CRM Ligne PME Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation 2012 - EBP - Manuels Utilisateurs
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CRM Ligne PME
Open Line
pour Windows XP ou Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Édité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2011 EBP Informatique, édition Octobre 2011
Convention d’Utilisation d’EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Châtel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers.
4
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices.
EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.2: Juin 2010
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Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP CRM Ligne PME Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
• La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
• Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Table des matières
INSTALLATION .................................................................................................... 11
1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 11
1.1. Accès au service technique ........................................................................... 11
1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 12
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 13
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 13
4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 13
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 13
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 14
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 15
5.1. La gestion des fenêtres .................................................................................. 15
6. ÉCRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 16
PRISE EN MAIN ................................................................................................... 17
1. ÉCRAN DE DEMARRAGE ............................................................................... 18
2. COMMENT CREER UNE PISTE ? ................................................................... 19
3. COMMENT CREER UN CONTACT ? .............................................................. 20
4. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................................ 20
5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? ........................................................... 21
5.1. Création d’une activité .................................................................................... 21
5.2. Rappel ............................................................................................................ 21
5.3. Suivre une activité .......................................................................................... 22
6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? ................................................... 22
6.1. Comment créer une opportunité ? ................................................................. 22
6.2. Comment suivre une opportunité ? ................................................................ 22
7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 23
8. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ................................................................. 23
9. COMMENT GERER LES DEVIS ? ................................................................... 24
9.1. L'entête du devis ............................................................................................ 24
9.2. Le corps ......................................................................................................... 24
9.3. Le pied ........................................................................................................... 24 8
9.4. Les autres onglets .......................................................................................... 25
9.5. Les actions d'un devis .................................................................................... 25
10. L’AGENDA ...................................................................................................... 25
11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ........................................................... 26
12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ........................................... 26
13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............................................................................................................................. 27
13.1. Les groupes d’utilisateurs ............................................................................ 27
13.2. Les utilisateurs ............................................................................................. 27
13.3. Les droits utilisateurs ................................................................................... 28
14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? ............................. 28
15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? ............... 29
LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................................ 30
1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? ................................................ 30
2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? ......................... 30
3. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? ....................... 31
3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. ....................... 31
3.2. Import/Export du calendrier ............................................................................ 31
4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ? ................................................... 31
5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 32
5.1. Comment préparer une campagne ? ............................................................. 32
5.2. Comment suivre une campagne ? ................................................................. 33
6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? ................................................. 34
6.1. Publipostage par courrier ............................................................................... 34
6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) ............................................................... 35
7. L’ENVOI DE MAIL ............................................................................................. 35
8. COMMENT ENVOYER DES SMS .................................................................... 35
9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES ............................................................. 36
10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ? ............................................... 36
11. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................. 36
12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ?.................................... 36
13. LA MODIFICATION PAR LOT ........................................................................ 37 9
10
13.1. Des pistes .................................................................................................... 37
13.2. Des contacts ................................................................................................ 37
13.3. Des comptes ................................................................................................ 37
13.4. Des activités ................................................................................................. 37
14. LA CONVERSION DE PISTE ......................................................................... 38
15. LES STATISTIQUES OLAP ............................................................................ 38
16. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? ........................................................... 39
17. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ............................... 39
18. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES ................... 40
18.1. Duplication de fiche ...................................................................................... 40
18.2. Archivage/Désarchivage .............................................................................. 40
19. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES .................... 41
19.1. La solvabilité ................................................................................................ 41
19.2. La géolocalisation ........................................................................................ 41
20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ................................................. 41
INDEX ................................................................................................................... 42
0BINSTALLATION
IN
STALLATION
1. AV
ANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L
'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter ; vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
• Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
8h00 à 18h00
Le vendredi
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
L
a configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Écran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Remarque
Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
11
Comment installer mon logiciel ?
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le support d’installation de votre logiciel dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécutez la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP CRM Ligne PME Open Line.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps, l’installation va rechercher les prérequis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le contrat de licence que vous devez obligatoirement lire s’affiche. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
9. Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.
10. Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ». Sous Vista : C:\Programmes\… Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
12
0BINSTALLATION
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + « Nom du module ».
4. CO
MMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis il sera limité en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration".
Rema
rque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si v
ous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.
13
Comment activer mon logiciel ?
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
• Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).
• Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.
• Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activer votre logiciel ».
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel.
Re
marque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
14
0BINSTALLATION
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.
Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
5.1. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes.
Le
s propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 15
Écran de travail
6. ÉCRAN DE TRAVAIL
Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues.
1
3
2
4
1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel.
2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel.
3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert.
Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts.
4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com
16
1BPRISE EN MAIN
PRISE EN MAIN
Le logiciel EBP CRM Ligne PME Open Line vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser.
Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM Ligne PME Open Line vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel.
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. 17
Écran de démarrage
1. ÉCRAN DE DEMARRAGE
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum.
L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel :
- Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing…
- Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qui a été qualifiée.
- Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents, …
18
1BPRISE EN MAIN
- Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux.
- Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec vos comptes.
- Campagnes : elles regroupent l’ensemble des opérations marketing réalisées.
- Démarrer mes activés : permet d’accéder à la liste des activités à traiter pour un collaborateur.
- Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir.
Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage - Démarrer une tâche.
2. COMMENT CREER UNE PISTE ?
Vous trouverez la définition de la piste page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre.
Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche.
Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page 39 de ce guide.
L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter.
L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités de la piste.
Remarque
Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée.
Co
nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes.
19
Comment créer un contact ?
3. COMMENT CREER UN CONTACT ?
Vous trouverez la définition du contact page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre.
Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche.
L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter.
L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet.
L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du contact.
Remarque
Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts.
4. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Vous trouverez la définition du compte page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre.
Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche.
L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter.
L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet.
20
1BPRISE EN MAIN
L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du compte.
L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en afficher.
Remarque
Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes.
5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ?
Vous trouverez la définition de l’activité page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
5.1. Création d’une activité
Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre.
Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche.
5.2. Rappel
Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité.
Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes.
Remarque
Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels.
21
Comment gérer une opportunité ?
5.3. Suivre une activité
Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée…
Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités.
6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ?
Vous trouverez la définition de l’opportunité page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
6.1. Comment créer une opportunité ?
Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez.
Remarque
Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ».
Vous ne pouvez pas créer plusieurs opportunités avec le même nom.
6.2. Comment suivre une opportunité ?
Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant le motif.
Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%).
Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%).
Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%).
Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 36). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre activité commerciale.
22
1BPRISE EN MAIN
Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré pourra être calculé.
L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter.
L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités.
7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ?
Vous trouverez la définition de la campagne page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
Pour créer une campagne, vous devez cliquer sur l’icône Campagnes de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Campagnes – Campagnes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type de campagne que vous souhaitez créer parmi e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Campagne s’ouvre.
Remplissez les informations souhaitées puis enregistrez la fiche.
La date de début de la campagne est par défaut la date du jour de création de la campagne, vous pouvez la modifier.
Par défaut votre campagne a le statut « En Préparation », ce qui interdit la création d’une activité ou d’une opportunité associée à cette campagne.
Remarque
Pour enregistrer une campagne, vous devez renseigner les champs « Libellé », « Type » et « Code ».
Pour plus de détails sur la préparation d’une campagne, reportez-vous à la page 33 de ce guide.
8. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez passer par le menu Actions - Affaires - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche article s’ouvre.
Sélectionner le type Bien ou Service et remplissez alors les informations liées à l’article puis enregistrez la fiche.
23
Comment gérer les devis ?
9. COMMENT GERER LES DEVIS ?
Les devis sont disponibles à partir du menu Actions
Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied.
9.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre opportunité de vente, le compte client sera automatiquement renseigné en fonction de celui sélectionné dans votre opportunité.
Le collaborateur associé peut y être renseigné.
Vous pouvez consulter et/ou modifier la fiche client et la fiche opportunité.
L’opportunité peut être créée directement depuis le devis.
Remarque
La date du devis ne doit pas être antérieure à la date de création de l’opportunité associée.
9.2. Le corps
Le corps du devis (onglet détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles de type bien ou service qui composeront le devis.
P
our faciliter la saisie, vous disposez :
•
D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Touche F1 pour plus de détails).
•
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes sont à votre disposition (remise, prix de revient….).
•
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier.
• D’une barre d’outils pour le texte enrichi de la description : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
9.3. Le pied
Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (le taux de TVA à appliquer au devis, le montant HT, le montant de la TVA et le montant TTC). 24
1BPRISE EN MAIN
9.4. Les autres onglets
À
ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :
•
L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.
•
L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
•
L’onglet Notes permet de saisir une référence et un commentaire
• L’onglet Documents associés permet d’ajouter des documents ou fichier et de saisir des adresses web ou URL.
9.5. Les actions d'un devis
À partir d'un devis, vous avez la possibilité d’accéder aux actions suivantes :
•
Afficher l’opportunité : Permet d’afficher l’opportunité associée au devis
•
Afficher le compte : Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné et à l’opportunité.
• Impression sous Microsoft Word : Permet d’imprimer le devis dans un document Word qui peut être personnalisé.
Con
sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
10. L’AGENDA
L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps.
Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda.
V
ous pouvez personnaliser l’affichage du planning :
•
En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel).
•
En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher.
• En filtrant la liste des tâches à afficher.
V
ous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités :
•
Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée. Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné.
• Aj
outer une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter.
25
Comment imprimer une fiche ?
11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions.
L
'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée :
•
Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre fiche.
•
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.
• Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée.
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions.
12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème.
Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.
Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
26
1BPRISE EN MAIN
13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ?
Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs.
Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
Ainsi
lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.
13.1. Les groupes d’utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom.
À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs.
Les droits du groupe seront automatiquement affectés à ces utilisateurs.
Remarque
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez- vous à l’aide en ligne (F1).
13.2. Les utilisateurs
Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
Remarque
Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base quelque soit l’application.
À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs.
Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.
27
Comment gérer les champs personnalisés ?
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1).
13.3. Les droits utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
I
l existe trois types de droit :
•
Visualisation et Modification
•
Exécution
• Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création".
Po
ur avoir des exemples d’application des droits, reportez-vous à l’aide en ligne (F1).
14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ?
Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés.
Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Contact, Piste, Client, Fournisseur, Opportunité, Activité, Collaborateur, Article, Document de vente (Devis) et Ligne de document de vente (Devis).
Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen.
28
1BPRISE EN MAIN
15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ?
À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison.
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
* sous réserve de compatibilité entre applications 29
Comment créer un collaborateur ?
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP CRM Ligne PME Open Line.
L’
utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ?
Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda).
Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre.
Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche.
Remarque
Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ».
2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ?
Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions.
Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le type d’opération : import ou export.
Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export de contact.
30
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
3. CO
MMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ?
3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook.
Vous pouvez synchroniser les événements de l’agenda de votre logiciel avec votre calendrier Outlook. Pour cela, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton Sync Outlook
Un assistant vous permettant de synchroniser les événements de votre agenda avec ceux de Microsoft Office Outlook s’affiche.
S
électionnez les éléments suivants :
-
La période à synchroniser ;
-
Votre code collaborateur ;
-
Votre calendrier Microsoft Office Outlook ;
- La règle de synchronisation à prendre en compte. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook
3.2. Import/Export du calendrier
Vous gérez un calendrier chez un autre fournisseur que Microsoft Office Outlook, ou votre calendrier n’est pas sur le même ordinateur que votre logiciel. Vous pouvez mettre à jour vos calendriers en passant par l’importation ou l’exportation au format icalendar (ICS) ou vCalendar (VCS).
Depuis votre logiciel CRM, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton icalendar/vCalendar. Vous pouvez choisir entre Exporter ou Importer un fichier au format ICS ou VCS.
Co
nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la l’import/export du calendrier
4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ?
Vous trouverez la définition de l’option Démarrer mes activités page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
Cette option permet de traiter vos activités par ordre de priorité et de date. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône Démarrer mes activités de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Démarrer mes activités.
Utilisez la touche Démarrer la prochaine activité afin d’ouvrir votre prochaine activité à traiter. 31
Comment gérer une campagne ?
5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ?
Accé
dez à vos campagnes en passant par le menu Actions – Campagnes, créez ensuite la fiche en choisissant le type de la campagne.
5.1. C
omment préparer une campagne ?
5.1.1. Ciblage
Effectuez le ciblage de votre campagne en sélectionnant l’onglet Cibles.
Ajoutez les clients potentiels (pistes, contacts, comptes) en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Filtre Avancé.
Afin d’affiner votre ciblage, vous pouvez exclure vos cibles en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Exclure - Filtre Avancé.
Votre logiciel vous permet également d’ajouter ou d’exclure vos cibles en les sélectionnant dans les listes de piste, contact et/ou compte, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Choisir les cibles ou Exclure - Choisir les cibles.
Détectez les doublons ou les cibles invalides en passant par le bouton Vérifier les cibles.
Remarque
Si vous effectuez une campagne de type e-mail :
- Si les cibles possèdent la même adresse e-mail, elles seront détectées comme doublons.
- Si des cibles ne possèdent pas d’adresse e-mail, elles seront considérées comme invalides.
Dans ces deux cas, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer ces cibles de votre sélection.
5.1.2. Paramétrage du coût de la campagne
P
aramétrez les coûts des activités sortantes en sélectionnant l’onglet Paramètres, puis en renseignant :
-
Le coût à la minute d’un appel sortant,
-
Le coût d’un envoi d’e-mail, fax et courrier,
- Le coût additionnel qui est un coût fixe pour la campagne.
Remarque
Ces éléments vous sont utiles pour le calcul des statistiques de votre campagne (coûts et chiffre d’affaires). 32
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
5.1.3. Affectation du modèle de publipostage
Choisissez le modèle associé à votre campagne en sélectionnant l’onglet Documents associés.
Vous avez alors le choix :
-
d’ajouter un document Word, à l’aide du bouton Ajouter et de l’attribuer en tant que Modèle de campagne ;
-
de sélectionner un modèle de publipostage existant à l’aide du bouton Choisir un modèle ;
- de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge à l’aide des boutons Choisir un modèle et Créer un nouveau modèle.
Remarque
Cette étape est obligatoire pour générer les campagnes de type Courrier, Fax et E-mail.
5.2. C
omment suivre une campagne ?
5.2.1. Génération de la campagne
Après avoir préparé votre campagne marketing, vous devez la générer. Pour cela, passez par le menu Actions - Générer
Le statut qui était à En préparation passe à En cours.
Une act
ivité du type de votre campagne est créée pour chacune des cibles.
5.2.2. Gestion du statut
V
ous avez la possibilité de modifier le statut de votre campagne par le menu Actions. Les statuts suivants sont proposés :
-
En préparation, statut par défaut à la création de votre campagne ; à ce stade, vous ne pouvez ni créer d’activités, ni d’opportunités associées à votre campagne ;
-
En cours, à ce stade votre campagne a démarré ;
-
Terminé, à renseigner lorsque vous n’avez plus d’activité en cours et que votre campagne est terminée ;
-
Suspendu, vous avez la possibilité de reporter toutes les activités (qui n’ont pas le statut Terminé) liées à la campagne ou uniquement celles créées lors de la génération de la campagne.
- Annuler, il est possible d’annuler une campagne qui a déjà été démarrée. Ce statut permet de supprimer les activités non terminées associées à la campagne.
5.2.3. Gestion des affaires
Les onglets Activités et Opportunités de ventes recensent toutes les activités et les opportunités associées à votre campagne.
Depuis ces onglets vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fiches.
33
Comment utiliser le publipostage ?
5.2.4. Statistiques
L
’onglet Statistiques vous permet de visualiser rapidement le pour d’avancement de la campagne ou même le chiffre d’affaires réalisés. Pour cela les graphiques suivants sont proposés :
-
Avancement en %
-
Coût et chiffre d’affaires
-
Taux de retour
-
Activités par statut
- Activités par type
6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ?
L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers.
En fonction du type de publipostage sélectionné, une Activité de type courrier (sortant) ou e-mail (sortant) sera généré pour tous les destinataires du publipostage.
Vous avez également la possibilité de créer ou non une campagne recensant la liste des cibles et des activités associées. Pour cela, une question vous sera posée lorsque votre publipostage sera lancé. Pour activer ou descativer l’affichage de cette question, vous devez le paramétrer dans les Paramètres de la société dans la partie Campagnes.
Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing.
6.1. Publipostage par courrier
Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers.
À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran.
À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus.
Remarque
Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou supérieur.
34
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail)
Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers.
À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran.
À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant.
Remarque
Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou supérieur doivent être installés sur votre ordinateur.
Co
nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types.
7. L’ENVOI DE MAIL
Dè
s lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail.
8. COMMENT ENVOYER DES SMS
L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs.
P
our utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
•
Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
• Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi).
Co
nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité.
35
Notes et documents associés
9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES
Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés.
L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre.
L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches.
10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ?
Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs.
Des
opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions – Affaires – Opportunités d’achats.
11. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité.
Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois…
Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités.
Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord.
Votre tableau de bord est personnalisable.
Con
sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ?
Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre.
Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre.
Rem
plissez alors le nom de la famille et son code. 36
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
13. LA
MODIFICATION PAR LOT
13.1. Des pistes
La modification par lot des pistes vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine de piste, un statut de piste et un collaborateur.
Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre.
13.2. Des contacts
La modification par lot des contacts vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine du contact et un collaborateur.
Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre.
13.3. Des comptes
La modification par lot des comptes vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine du compte, un collaborateur, une famille de comptes, un groupe 1 et un groupe 2.
Pour modifier vos comptes par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre.
13.4. Des activités
La modification par lot des activités vous permet d’affecter ou modifier en nombre une nouvelle Date, une nouvelle heure, repousser en nombre de jour la date d’une activité, une priorité, un statut, un collaborateur, une campagne.
Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 37
La conversion de piste
14. LA CONVERSION DE PISTE
La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant.
Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion.
Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion.
15. LES STATISTIQUES OLAP
Le cube de données OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou ENTREPRISE (2005 et 2008). Il est destiné à des analyses multi-dimensionnelles avancées sur les données. L’utilisation de ce cube vous permet de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide.
Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube.
L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu’il est possible d’interroger (Gestion des affaires, opportunités, campagnes, activités...).
L
es avantages de ce système sont les suivants :
•
La création de son propre cube de données ou la possibilité de modifier le cube existant ;
•
Un temps de restitution immédiat ;
• L’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®...
Vous devez passer par le menu Opérations - Statistiques OLAP pour accéder aux statistiques OLAP.
L'utilisation du Cube Olap dans EBP CRM Ligne PME Open Line consiste à définir les attributs et mesures du cube à afficher (Jour, Mois, Année, Ville, Département, Pays mais aussi Activité, Campagne, Cible de campagne, Collaborateur, Compte, Contact, Opportunité, Origine, Piste) et à visualiser immédiatement les résultats correspondants.
Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel®.
38
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
16. COMMENT IMPORTER DES TIERS ?
L’import de tiers vous permet de récupérer vos données d’autres sources (autres logiciels, fichiers Excel…) mais également d’importer des données issues de bases de données achetées…
Pour importer des pistes, contacts et comptes, accédez au menu Outils - Imports paramétrables, un assistant d’import s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions.
Con
sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import de données.
17. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE
Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure d’importation.
V
ous pouvez importer les données suivantes :
•
Articles
•
Pistes clients/prospects
•
Pistes fournisseurs
•
Contacts
•
Comptes clients/prospects
•
Famille clients/prospects
•
Comptes fournisseurs
•
Familles fournisseurs
•
Collaborateurs
•
Familles collaborateur
•
Groupes
•
Secteurs géographiques
• Origine d’une piste
S
uite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :
•
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...),
•
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
• les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
39
Actions pratiques communes à toutes les fiches
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il e
st possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail.
18. AC
TIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES
18.1. Duplication de fiche
La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche.
P
our pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes :
• Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer.
• Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer.
Remarque
Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées.
18.2. Archivage/Désarchivage
Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données.
Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles.
P
our archiver une fiche, deux méthodes sont possibles :
•
Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches.
• Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé.
P
our désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées :
•
Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches.
• Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé.
40
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
41
19. IN
FORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES
19.1. La solvabilité
Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu.
En cli
quant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes.
19.2. La géolocalisation
Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation.
Ces
options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement.
20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
Index
INDEX
A
Accès au service technique ..................................................................................................... 11
Actions .................................................................................................................................... 21
Actions contextuelles ............................................................................................................... 16
Activités ....................................................................................................................... 17, 19, 25
Agenda .............................................................................................................................. 19, 25
Archivage ................................................................................................................................ 40
Articles .............................................................................................................................. 23, 24
B
Barre de navigation ................................................................................................................. 16
Barre de statut ......................................................................................................................... 16
C
Campagnes
Activités .............................................................................................................................. 33
Ciblage................................................................................................................................ 32
Coûts .................................................................................................................................. 32
Fiche ....................................................................................................................... 19, 23, 31
Modèles .............................................................................................................................. 33
Opportunités de ventes ....................................................................................................... 33
Statistiques ......................................................................................................................... 34
Vérifier les cibles ................................................................................................................. 32
Champs personnalisés ............................................................................................................ 28
Clients ..................................................................................................................................... 20
Code d'activation ..................................................................................................................... 13
Collaborateurs ......................................................................................................................... 30
Comptes
Clients ................................................................................................................................. 17
Fournisseurs ....................................................................................................................... 36
Comptes clients ....................................................................................................................... 20
Comptes Clients ...................................................................................................................... 18
Comptes prospects .................................................................................................................. 20
Configuration minimale ............................................................................................................ 11
Contacts ...................................................................................................................... 17, 18, 20
Convention d'utilisation EBP ...................................................................................................... 3
Conversion .............................................................................................................................. 38
Création de dossier ................................................................................................................. 15
42
3BINDEX
D
Démarrer mes activités ............................................................................................................ 19
Désarchivage .......................................................................................................................... 40
DEVIS ..................................................................................................................................... 24
Documents associés ............................................................................................................... 36
Droits utilisateurs ..................................................................................................................... 28
Duplication ............................................................................................................................... 40
E
Ecran de démarrage ................................................................................................................ 18
ÉCRAN de travail .................................................................................................................... 16
E-mailing ................................................................................................................................. 35
Envoi d'e-mail .......................................................................................................................... 35
Evénements ............................................................................................................................ 25
F
Familles de comptes ................................................................................................................ 36
Fonctions avancées ................................................................................................................. 30
G
Géolocalisation ........................................................................................................................ 41
Gestion des fenêtres ............................................................................................................... 15
Groupe d'utilisateurs ................................................................................................................ 27
I
Import paramétrable ................................................................................................................ 39
Import paramétrables .............................................................................................................. 39
Import/Export de contacts ........................................................................................................ 30
Imprimer .................................................................................................................................. 26
Installation ......................................................................................................................... 11, 12
Itinéraire .................................................................................................................................. 41
L
Lancement du logiciel .............................................................................................................. 12
Liaison de dossier .................................................................................................................... 29
M
Menus ..................................................................................................................................... 16
Modification par lot
Activités .............................................................................................................................. 37
Comptes ............................................................................................................................. 37
Contacts .............................................................................................................................. 37
Pistes .................................................................................................................................. 37
N
Notes ....................................................................................................................................... 36
43
Index
44
O
Opportunités
% Probabilité ....................................................................................................................... 22
Etapes en cours .................................................................................................................. 22
Montant estimé ................................................................................................................... 23
Montant réalisé ................................................................................................................... 23
Motif de clôture ................................................................................................................... 22
Opportunités d’achats .............................................................................................................. 36
Opportunités de ventes ......................................................................................... 17, 19, 22, 24
Options .................................................................................................................................... 15
P
Pistes .................................................................................................................... 17, 18, 19, 38
Plan ......................................................................................................................................... 41
Prise en main .......................................................................................................................... 17
Prospects ................................................................................................................................ 20
Publipostage ............................................................................................................................ 34
Publipostage par courrier ......................................................................................................... 34
Publipostage par e-mail ........................................................................................................... 35
R
Rappel ..................................................................................................................................... 21
Restaurer mon dossier ............................................................................................................ 41
S
Sauvegarde ............................................................................................................................. 26
SMS ........................................................................................................................................ 35
Solvabilité ................................................................................................................................ 41
Statistiques OLAP ................................................................................................................... 38
T
Tableau de bord ................................................................................................................ 22, 36
Tiers .................................................................................................................................. 19, 20
U
Utilisateurs ............................................................................................................................... 27
Aide Business Plan
Table des matières
Félicitations !........................................................................................................................................1
Convention d'utilisation d'EBP.................................................................................................................3
Étendue des obligations de support d’EBP...........................................................................................3
Assistance de proximité sur le site.....................................................................................................3
Limitation de garantie.......................................................................................................................3
Présentation de l'aide.............................................................................................................................5
L'arborescence.................................................................................................................................5
Les pages.......................................................................................................................................5
Installation...........................................................................................................................................7
Configuration minimale........................................................................................................................7
Installation depuis le CD ROM EBP........................................................................................................7
Lancement du logiciel..........................................................................................................................7
Code d'activation................................................................................................................................8
Guide d'utilisation..................................................................................................................................9
Comment commencer ?.......................................................................................................................9
Le dossier de démonstration..............................................................................................................9
Création d'un nouveau dossier...........................................................................................................9
Saisie des prévisions......................................................................................................................11
Tout est prêt !...............................................................................................................................15
Les Prévisions..................................................................................................................................15
Comment saisir une prévision ?.......................................................................................................15
Comment saisir un investissement ?.................................................................................................15
Comment saisir une cession d'immobilisation ?..................................................................................17
Comment saisir un financement ?....................................................................................................18
Comment saisir une subvention d'exploitation ?.................................................................................19
Comment saisir une subvention d'investissement ?............................................................................20
Comment saisir une vente ?............................................................................................................21
Comment saisir un achat ?..............................................................................................................22
Comment saisir une charge ?..........................................................................................................23
Comment saisir une charge de personnel ?........................................................................................24
Comment saisir les autres charges de personnel ?..............................................................................26
Comment saisir un impôt ou une taxe ?............................................................................................26
Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ?..........................................................................27
Autres prévisions...........................................................................................................................28
Eléments antérieurs.......................................................................................................................33
Les Résultats....................................................................................................................................36
Consulter les résultats....................................................................................................................36
Les graphiques..............................................................................................................................44
Les ratios......................................................................................................................................45
Les Impressions................................................................................................................................46
Comment imprimer ou exporter ?....................................................................................................46
Comment accéder au rapport ?........................................................................................................46
Le Rapport....................................................................................................................................46
Gestionnaire de rapport..................................................................................................................48
L'assistant de création de sections de rapport....................................................................................48
Rapports personnalisés...................................................................................................................48
Les Rapports pré-définis.................................................................................................................49
Les Outils.........................................................................................................................................49
L'assistant de recopie des données...................................................................................................49
Épuration des prévisions.................................................................................................................49
Paramétrage de la reprise de la balance............................................................................................49
L'assistant de reprise de la balance..................................................................................................50
Générer un diaporama....................................................................................................................50
La Visionneuse...............................................................................................................................51
Calculatrice...................................................................................................................................52
Les options du dossier....................................................................................................................52
Suppression d'un fichier..................................................................................................................53
Sauvegardes....................................................................................................................................53
Comment sauvegarder les données ?................................................................................................53
EBP sur le web.................................................................................................................................53
Page d'accueil du WEBeb...................................................................................................................53
EBP Business Plan sur le web.............................................................................................................53
Manuel de référence............................................................................................................................55
Caractéristiques générales.................................................................................................................55
Présentation de l'interface...............................................................................................................55
Fenêtre d'anomalies.......................................................................................................................55
Menus contextuels.........................................................................................................................55
Navigation dans l'interface..............................................................................................................58
iii
Aide Business Plan
Touches de raccourcis.....................................................................................................................59
Saisie de données..........................................................................................................................60
Données..........................................................................................................................................60
Préférences...................................................................................................................................60
Prévisions.....................................................................................................................................80
Résultats.......................................................................................................................................124
Visualisation des résultats.............................................................................................................124
Le compte de résultat...................................................................................................................125
Le Tableau de trésorerie...............................................................................................................126
Le Seuil de rentabilité...................................................................................................................127
Le bilan......................................................................................................................................129
Fonds de Roulement.....................................................................................................................130
Comment consulter le récapitulatif de TVA ?....................................................................................133
Autres listes................................................................................................................................134
Les Graphiques............................................................................................................................134
Visualisation des graphiques..........................................................................................................136
Les Ratios...................................................................................................................................136
Visualisation des ratios.................................................................................................................138
Impressions...................................................................................................................................139
Navigation dans le Rapport............................................................................................................139
Glossaire..........................................................................................................................................141
Assistance technique..........................................................................................................................145
Nous contacter..................................................................................................................................147
Index...............................................................................................................................................149
iv
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition : Les raccourcis proposés dans la fenêtre d'aide proposée sur chacune des pages du logiciel, La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide sur EBP Business Plan pour obtenir une aide générale est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
1
Convention d'utilisation d'EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatives à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsable à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
3
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
L'aide est divisée en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de référence. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Business Plan. Le manuel de référence contient des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des remarques, astuces, exemples et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention xemple d'avertissement
e Remarque xemple de remarque
e Astuce
exemple d'astuce
Exemples
Exemple... d'exemples...
Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages où des fonctionnalités de
version Edition PME d'EBP Business Plan apparaissent.
Pour avoi mples informations concernant EBP Business Plan Edition PME contactez-nous.
la
r de plus a Remarque
Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
5
Installation
Configuration minimale
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante: Processeur: Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent, Ecran: supportant une résolution de 1024*768 (16 bits), Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista), Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®, 500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation, Internet Explorer 5.5 SP2, Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*. Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007
* Windows Vista version 32 bits
Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du
logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter.
Installation depuis le CD ROM EBP
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, vous devez fermer toutes les applications courantes.
Installation depuis le CD-ROM EBP
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement.
Cliquez sur Gamme pour accéder à la présentation et à l’installation des produits EBP.
Sélectionnez Installation du produit. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et
l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. Eventuellement, pour installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer un autre Dossier Programme. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes ermettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau.
p
Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté. Si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un e ces paramètres, cliquez sur
d
Précédent afin de revenir aux étapes précédentes.
ncer.
En fin d’installation, il vous est proposé d’afficher les dernières informations utiles sur le logiciel et de le laA partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel de suite.
Lancement du logiciel
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par le menu Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan.
7
Aide Business Plan
Code d'activation
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez saisir le code d'activation qui vous a été fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel est non activé, il est limité en nombre de jours d'utilisation et l'impression ou l'export des documents sont impossibles.
Au-delà de la limite (40 jours), le logiciel affichera un message d'avertissement, vous demandant de saisir votre code d'activation.
Comment obtenir le code d'activation ?
Vous avez deux possibilités : En vous connectant sur le site web d'EBP (www.ebp.com/enr). Vous obtiendrez ainsi votre code d'activation instantanément. En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d'activation.
Saisie du code d'activation
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction apparaît. Sélectionnez l'option "Activez votre logiciel". Dans la fenêtre d'Activation, vous avez alors accès à quatre zones : La Raison sociale
Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). Le code d'activation
Saisir en majuscules le code qu'EBP vous a communiqué. La licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. Clé internet
Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel..
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le message indique à quelle version du logiciel correspond ce code.
Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code. Remarque
Pour des raisons de sécurité et confidentialité, le code que vous saisissez pour débrider votre logiciel, n'est plus affiché après validation.
8
Guide d'utilisation
Comment commencer ?
Le dossier de démonstration
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre Business Plan.
Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier / Ouvrir, sélectionner le fichier intitulé Démonstration.bp, et cliquer sur le bouton Ouvrir.
Création d'un nouveau dossier
Comment créer le dossier ?
Pour créer un nouveau dossier, vous avez trois possibilités: Passer par le menu Fichier - Nouveau, Passer par l'icône Nouveau, Sélectionner directement l'option Créer un nouveau projet -Création d'un nouveau Business Plan depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel.
Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan.
L'assistant de création des dossiers
Cet assistant vous permettra de créer votre propre Business Plan.
La création d'un dossier se fera à partir d’un ‘’Squelette’’ créé par nos soins et contenant des fiches pré-créées mais non actives.
Une succession de fenêtre vous guidera dans la mise en place du dossier. Vous passerez donc par les fenêtres suivantes: la fenêtre de choix du fichier de référence, la fenêtre de saisie des informations du dossier, la fenêtre de sélection des données.
Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment.
L'assistant de duplication des dossiers
L'assistant de duplication de dossier vous permettra de créer votre propre Business Plan en vous basant sur n Business Plan existant.
u
Remarque a duplication de dossier n'est accessible seulement dans le cas où un dossier est ouvert.
L
a duplication de business plan se fera en 2 étapes:
L
Saisie des Préférences générales du dossier, Sélection des données a récupérer du business plan d’origine.
Vous pourrez, soit récupérer l’intégralité des données, soit choisir des données ponctuelles afin de réaliser un usiness plan plus adapté a votre situation.
b
9
Aide Business Plan
Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment.
Les options du dossier
r celle-ci avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble
a fenêtr
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, t de rempli
e
du logiciel.
L
e des options se décompose en deux parties :
une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options,
sur la partie droite, les options correspondantes à la partie option sélectionnée, à saisir.
Remarque Le bouton Valeurs par défaut permet de remettre les options de chaque partie comme vous les avez trouvées
lors de la création de votre dossier.
Les options Générales
n dis n
O
tigue trois grands types d'options :
Les options d'affichage des écrans d'accueil. Ces options permettent d'afficher ou non l'écran d'introduction au lancement du logiciel ainsi que la
fenêtre d'accueil.
Les options d'affichages de l'interface.
Ces options permettent d'afficher ou non les différentes barres de navigation ainsi que l'aide dynamique.
Di
Diverses options sur la gestion des dossiers.
Les Fichiers
an et
des squelettes (fichiers à extension bp et bpr), ainsi que l'emplacement des fichiers générés par l'export.
Les Sauvegardes
option vous permettra de générer des copies de sauvegardes et de faire des enregistrements en arrière-
.
vers
L'option des répertoires vous permettra de modifier l'emplacement de stockage des fichiers Business Pl
Cplan
ette
L'enregistrement en arrière-plan
eux ca
D
spourront être gérés :
La copie de reprise en cas d'incident Cette copie en cas d'incident se fera soit avant chaque impression, aperçu ou exportation
re du dossier il vous sera demandé si vous souhaitez récupérer les informations de
complète d'un rapport. Soit toutes les x minutes (Non disponible dans cette version). Ce fichier sera matérialisé de la façon suivante ~nom.bpk. Lorsque le fichier sera généré, à la réouvertu
celui-ci.
L'enregistrement automatique (Non disponible dans cette version).
Comment saisir les préférences ?
P
our accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous tdans la partie basse de l'arborescence.
rouverez
'y accéder par l'intermédiaire du menu Affichage / Préférences.
I
l est toutefois possible d
10
Guide d'utilisation
Cette partie permet de:
définir les paramètres du dossier,
établir le paramétrage des données de base,
Remarque L'option Plein Écran permet de faciliter la saisie des préférences.
Le Tableau de Bord
Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan.
Remarque
Les do n éel, au moment des saisies.
Vous u
nées affichées sont mises à jour en temps r
povez visualiser les informations suivantes :
La liste des principales prévisions saisies, La liste des dates importantes du dossier,
La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées,
La rentabilité du dossier, Une présentation des données importantes sous forme de graphique.
AstuLorsque
ce
vous placez le curseur de votre souris sur un mot souligné en bleu dans le Tableau de Bord, vous
pouvez par un simple clic à l'aide de la souris, visualiser les listes correspondantes.
In
fos
La fenêtre Infos permet de saisir un commentaire sur le fichier. Cette information sera présente lors de l'utilisation des outils de récupération de fichiers.
Exemple Si vous réalisez plusieurs Business Plan pour gérer des hypothèses différentes, vous pourrez qualifier chaque
chier par une Info.
Le bou ous permettra de modifier le style du texte saisie dans la partie commentaire. Vous aurez
donc a ification des informations suivantes :
fi
ton Format v
ccès à la mod
la police,
le style, la taille,
les éffets.
passe
EBP Business Plan vous offre la possibilité de protéger l'ouverture de votre dossier par la saisie d'un mot de
Pour cela, vous disposez du menu Fichier / Mot de passe.
Saisie des prévisions
outes les listes se présentent sous la forme d'un tableau composé de lignes et de colonnes. Chaque colonne
istrement différent.
T s ont pour but de récapituler les informations les plus importantes pour chaque donnée.
n onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur les listes.
M
ot de
passe.
L
es Listes
T
contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enreg
outes les liste
U
11
Aide Business Plan
Remarque
i.
Toutes les listes sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ic
Astuce
Vous disposez d'un menu contextuel sur l'arborescence qui vous facilitera la saisie.
des données de bases
utes les listes des données de base contiennent une partie Entête composée de la colonne Nom de la
onné
nsuit importantes et particulières de chaque préférence/donnée de base
Contenu des listes
Td
o
e de base. e, vous pouvez visualiser les données
E:
Taux de TVA: Taux de la fiche,
Saisonnalités: Nombres de mois répartis par exercice,
Echéanciers: Pourcentage de répartition pour chaque échéance.
Profils de gérant: Taux de cotisation par exercice,
Profils de salarié: Taux salariaux et patronaux pour chaque exercice.
ontenu des listes des prévisions
outes le
C
T
s listes des prévisions contiennent :
ts.
ement
er les différentes catégories de données.
une partie Entête composée de la colonne Nom de la prévision et d'une colonne Actif avec des casesà cocher qui indiquent si la prévision sera prise ou non en compte dans les résulta
Pour les prévisions Personnel, Investissements et Charges externes, vous disposez égal'une colonne Type qui permet de distingu
d
let général.
Les pré
informa
,
quelle
olonnes que d'exercices
.
ssements et de Subventions d'Investissements contiennent en plus une
partie Amortissement qui possède la durée et le type d'amortissement.
Pou x différentes fiches, il vous suffit de sélectionner dans le tableau la donnée souhaitée puis de
une partie Montants qui contient autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier, ong
visions ci-dessous ne contiennent pas de partie "Montants" mais des parties concernant des tions particulières:
- Prévision Emprunts et Crédits-Bail : Partie Définition (montant, mois de réalisation, tauxdurée), partie Coût correspondant à la somme totale que coûte l'emprunt ou au loyer TTC du Crédit bail.
- Prévision Achat : Partie Vente (Nom, type de vente et Actif ou non) qui référence à vente est associé l'achat, Partie Achats réels qui contient autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général. - Prévision Personnel : Partie Coûts qui contient autant de c
sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général. Partie Equivalents Temps Plein qui contient les effectifs de personnel répartis sur autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général
Les listes des prévisions d'Investi
Ouverture d'une fiche par la liste
r accéder au
cliquer sur le bouton Ouvrir.
Remarque
Pour identifier la fiche qui sera ouverte, cliquez sur l'icône au début de la ligne et celle-ci sera mise en
Créer une nouvelle fiche par la liste
surbrillance.
12
Guide d'utilisation
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous positionner sur le type de données à créer, puis cliquer sur le
outon Nouveau.
Suppression d'une fiche par la liste
La liste permettra également la suppression de fiches.
re d'une fiche, il faudra sélectionner la ligne souhaitée.
es de donnée dans les listes ainsi que
Les Fiches
ête et les onglets
ier la donnée. Elle se compose principalement du Nom et de la case à
cocher Actif (uniquement pour les prévisions).
es créées.
Les ongle
Toutes s fiches possèdent un onglet Notes mais suivant l'endroit ou vous vous positionnez (les préférences du
dossier o
b
Comme pour l'ouvertu
Réordonner les fiches
Les boutons Monter et Descendre, permettent de réordonner les ligndans l'arborescence.
Chaque fiche se décompose en deux parties : l'ent
L'entête de la fiche
L'entête de la fiche permet d'identif
Différentes informations supplémentaires seront disponibles en fonction des fich
ts des fiches de préférences
le
u de prévision ou des données de base), les autres onglets diffèrent : Pour les préférences du dossier, les fiches possèdent l'onglet Définition,
Pour les préférences de prévision, les fiches possèdent l'onglet Options,
Pour les préférences des données de base, les fiches possèdent l'onglet Définition sauf les fiches
ant ou Salariés qui possèdent respectivement les onglets Pourcentage et
Taux de cotisation.
Echéancier et Profils Gér Remarque
Toutes les grilles sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ici.
Personnel et des Autres impôts et taxes, toutes les fiches sont composées d'un
onglet Option, d'un onglet reprenant l'ensemble des valeurs de la prévision et d'un onglet Notes.
Les onglets des fiches de prévision
A l'exception des fiches
Remarque Toutes les grilles sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ici.
s préférences des données de base et plus précisément pour le
aux de TVA et les Saisonnalités.
rs qui seront disponibles pour ces données. Elles seront ensuite sélectionnées
des prévisions et des prévisions.
t dans les préférences des données de base et plus précisément pour
échéancier et les profils Gérant et Salarié.
ur le fonctionnement de ces onglets, cliquer ici.
Description des onglets
L'onglet Définition Cet onglet est disponible uniquement dans le
T
Il permet de déterminer les valeu
dans les options des préférences
Les onglets Pourcentage et Taux de cotisation Ces onglets sont disponibles uniquemen
l'
Pour plus de précision s
L'onglet récapitulatif des valeurs La décomposition de la fenêtre
13
Aide Business Plan
L'onglet se décompose en plusieurs lignes, autant de lignes que d'années sur lesquelles vous souhaiterez faire
votr an (cf. Préférences).
e business pl
a saisie se fera donc annuellement mais également mensuellement par l'intermédiaire du bouton
L. L
a saisie des données
En mode édition (ou création), toutes les cellules saisissables apparaissent sur fond blanc alors que les zones de calcul resteront sur fond jaune.
Remarque Pour distinguer ce qui a été saisi de ce qui a été calculé, les valeurs de la colonne seront mises en gras.
Exemple
Dans une prévision de vente, la saisie du CA annuel mettra la colonne en gras. Toutefois si une modification est
passera en gras.
L'onglet Option
isie et des options de calcul qui permettront d'établir les
u les documents comptables).
faite sur l'un des montants mensuels alors c'est la colonne CA mensuel qui
Cet onglet permet de choisir des options de sadifférents résultats (exemple : les récapitulatifs o
Remarque Pour les Prévisions, toutes les zones modifiables auront des valeurs par défaut lors de la création des fiches. es valeurs par défaut sont déterminer dans les préférences de prévision.
C
Comment créer une nouvelle fiche ?
T iches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois en fonction du type
oposeront déjà des fiches
lles que les taux de TVA, les saisonnalités, les charges ou les investissements.
arborescence (exemple: "Ventes") puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à gauche de
écran.
outes les f
de création de dossier choisi, certaines préférences, données de base ou prévisions pr
te
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de donnés que vous souhaitez créer dans
l'l'
Astuce Afin de faciliter la saisie des fiches, toutes les zones saisissables sont sur fond blanc.
ations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
trouverez en bas de la fiche, enregistrer les informations saisies.
Vous devez remplir les principales inform
Remarque
A part
La valida
om
irdu menu Outils, vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. tion se fera alors lors du changement de page.
C
ment modifier une fiche ?
L
'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :
Soit en se vo
positionnant dans l'arborescence sur le type de données à modifier (exemple "Ventes"). Puis
Ouvrir en bas de
us devez choisir la donnée dans le tableau récapitulatif et en cliquer sur le bouton la page.
Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve le type de la donnée à modifier puis vous devez cliquer sur la donnée souhaitée.
Une il vous suffit de procéder aux modifications directement sur celle-ci.
fois sur la fiche, Astuce
Toutes les zones saisissables seront alors sur fond blanc ce qui vous facilitera la saisie.
r, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra
d'enregistrer les modifications.
Une fois la modification réalisée, le bouton Valide Remarque Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
lors du changement de page.
14
Guide d'utilisation
Comment annuler la saisie d'une fiche ?
Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous
d ur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors
fiche se réalise par l'intermédiaire de la liste d'un type de données, exemple les "Ventes".
Pour supprimer une fiche, vous devez vous positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et
liquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre.
evez cliquer s
supprimées et la fiche retrouvera son état initial. Comment supprimer une fiche ?
La suppression d'une
c Remarque
Vous pouvez supprimer une fiche de préférences (par exemple une fiche Taux de TVA) uniquement si celle-ci
epuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
ssaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir comment créer vos prévisions qui vont vous permettre
es Prévisions
Pour accéder à z cliquer sur le bouton
n'est pas utilisée dans les préférences de prévision ou dans les prévisions. Dans le cas contraire, un messagevous signalera la liste des fiches dans lesquelles la fiche est référencée.
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites dvotre dossier avec les principales données néce
d'analyser les documents comptables qui en découlent et enfin de consulter et imprimer le rapport de votre Business Plan.
L
C
omment saisir une prévision ?
la saisie des prévisions, vous d
eve que vous trouverez
dans l p
Il est tou ons par l'intermédiaire du menu Affichage / Prévisions.
Cette s nécessaires pour élaborer le business plan. Vous
retrou
a artie basse de l'arborescence.
tefois possible d'accéder aux prévisi
partie permet de paramétrer les différentes es prévisions suivantes :
prévision
verez donc l
Invest
issements et les cessions d'immobilisations,
Financ
ements dont : Subventions d'exploitation, Subventions d'investissements,
Vente
s,
Achats, Charges externes & autres a
chats,
Person e onnel,
nls et les Autres charges de pers
Impôt e s t taxes (autre que l'IS et l'IFA),
Autres :
Prévisions d'Exploitation (Production immobilisé, Aucharges)
tres produits, Charges à répartir et Autres
Prévisions Financières (Produits financiers, Charges financières et Dividendes)
Prévisions Exceptionnelles (Produits exceptionnels et Charges exceptionnelles)
Prévisions Diverses (Provisions, Produits constatés d'avance et Charges constatées d'avance)
Impôt Société.
Éléments antérieurs dont :
Bilan & éléments antérieurs
Compte de résultat antérieur.
Remarque
Grâce à l'option Plein Écran, la saisie des prévisions sera plus facile.
ent saisir un investissement ?
Comm
15
Aide Business Plan
Ces prévisions permettent d’évaluer les dépenses liées aux divers investissements sur toute la durée du plan de
fi
ents peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les investissements
Incorporels, les investissements Corporels, les investissements Financiers.
nancement.
Trois types d’investissem
Astuce
Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet.
Attention Certains investissements ne sont pas amortissables tel que les investissements financiers, les fonds de
ommerce, les terrains.
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Investissements, puis cliquez sur
ouve en bas, à droite de l'écran.
Valider que vous
c
Création d'une fiche d'investissement
le bouton Nouveau qui se tr
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton rouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
t
Re
Vous de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
rs du changement de page.
marque
disposez d'une Option qui vous permet
lo
P
résentation de la fiche
On distingue trois types d’investissements proposés par EBP Business Plan qui sont : Les investissements incorporels,
Les investissements corporels, Les investissements financiers.
Remplissez alors les principales informations concernant votre fiche d'investissement contenues dans la partie
.
entête de la fiche
Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
seule et même fenêtre, sous forme d'onglets.
ntant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour le ou
les mois concernés. Le bouton
n
e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Un investissement se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une
Onglet Montants
L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à l'investissement qui sera effectués lors de la vie de l'entreprise.
Dans la colonne Mo
vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant à
Ong s
et onglet vous permet de paramétrer les options de TVA, d'amortissements et des décaissements nécessaires
ion du business plan.
l'investissement.
let Option
C
à l'élaborat
Onglet Notes perso
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce
16
Guide d'utilisation
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
ir aussi
sations liées aux divers investissements sur toute la
.
Vo
Comment saisir une cession d'immobilisation ?
Ces prévisions permettent d’évaluer les cessions d'immobilidurée du plan de financement.
Trois types d’investissements peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les investissements Incorporels, les investissements Corporels, les investissements Financiers
Astuce
Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
e
ssion d'immobilisation
, vous devez vous placer sur le type de prévision Cessions d'immobilisations, puis
cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
trouve s informations saisies.
ffet.
Création d'une fiche de ce
Pour créer une nouvelle fiche
R
rez en bas de la fiche, enregistrez le
Re
P tion de la fiche
Plan qui sont :
marque
V
ous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page.
résenta
O
n distingue trois types d’investissements proposés par EBP Business
Les investissements incorporels, Les investissements corporels,
Les investissements financiers.
Remplissez alors les principales informations concernant votre fiche d'investissement contenues dans la partie
entête de la fiche.
Astuce
A
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
mobilisation se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes
parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets.
L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la cession qui sera effectués lors de la vie de
L
La fonctionctif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
Une cession d'im
Onglet Montants
l'entreprise.
e bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant au reliquat à amortir.
nglet Options
de TVA nécessaires à l'élaboration du business plan.
Onglet Notes perso
e saisir des annotations sur chacune des fiches.
O
Cet onglet vous permet de paramétrer les options
Cet onglet permettra d
Astuce
17
Aide Business Plan
A
fin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
t ?
Voir aussi
Comment saisir un financemen
Ces prévisions permettent d’évaluer les dépenses liées aux divers financements sur l’ensemble de la durée duplan de financement.
Quatre types de financements peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les Apports en Capital, les Comptes courants, les Emprunts, les Crédits-bails.
Astuce
Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet.
Création d'une fiche de financement
e Financement que vous souhaitez créer,
uis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Remplissez alo ns concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
trouverez en b gistrez les informations saisies.
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type d
p
rs les principales informatio
as de la fiche, enre
Remarque Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page.
Présentation de la fiche
Différents types de financements peuvent être créés :
les Apports en Capital,
les Comptes courants, les Emprunts, les Crédits-bails.
Une fois le choix du financement fait, vous devez remplir alors les principales informations concernant votre financement contenues dans la partie entête de la fiche.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
Apports en Capital et Comptes courants
Les fiches des Apports en Capital et des Comptes Courants se composen Options et les Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une se
t de trois parties : les Montants,
ule et même fenêtre, sous forme
'onglets.
On nts
is iser le
plan d'affaires.
d
glet Monta
L'onglet Montants permet de saisir les différents montants nécessaires à l'utilation des fiches pour util
Astuce
ment en
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellecliquant sur le bouton .
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer les options nécessaires, pour chaque type de fiche, à l'élaboration dubusiness plan.
Onglet Notes perso
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce
18
Guide d'utilisation
Afin iser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône
de visual apparaîtra sur l'onglet.
t Crédits-bails
nt : l'onglet Définition, l'onglet
Onglet Définition
chéancier
E
mprunts e
Pour les fiches d'Emprunts et de Crédits-bails, les onglets proposés soÉchéancier et l'onglet Notes.
L'onglet Définition vous permet de paramétrer toutes les informations nécessaires à l'élaboration du business plan, pour chaque type de fiche. nglet É
O
L'onglet Échéancier reprend l'échéancier total de remboursement de l'emprunt. Onglet Notes Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce fin de visualiser au plus vi
A te si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Voir
Comment saisir une subvention d'exploitation ?
us souvent par l'Etat ou une Collectivité
îne des sur coûts
e s sont accordées en fonction du nombre d'emplois créés ou du montant des frais de recherche
aussi
La subvention est une aide financière non remboursable accordée le pl
locale. Les subventions d'exploitation viennent compléter le chiffre d'affaires quand l'activité entra
a
normaux ou n'est pas de nature à pouvoir être rentabilisée, mais que cette activité est reconnue d'utilité pour la collectivité.
C
s subventionour un produit nouvea
pu.
Astuce
dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
roite de l'écran.
Rempl rs les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
Afin de vous faciliter la saisie effet.
Création d'une fiche de subvention d'exploitation
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres / Subventions d'exploitation, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à d
issez alouverez en
tro bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Remarque
ne Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
nt de page.
R alors les principales informations concernant votre subvention contenues dans la partie entête de la
Une subvention d'exploitation se décompose en trois parties: Montants, Options et Notes. Ces différentes
ées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets.
Vous disposez d'ulors du changeme
Présentation de la fiche
emplissez
fiche.
parties sont affich
Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
vention qui seront reçu lors de la vie de
l'
Onglet Montants
L
'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la sub
entreprise.
19
Aide Business Plan
Astuce
ts pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton
Les montan.
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer les options de la TVA collectée et des encaissements nécessaires à élabor
l' ation du business plan.
nglet Notes perso
O
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
La subve une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité
ments ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements.
Voir aussi
Comment saisir une subvention d'investissement ?
ntion est le.
loca Les subventions d'investisse
Astuce
Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
our créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres / Subventions
d' ments, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
ée puis, par le bouton Valider que vous
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
effet.
C
réation d'une fiche de subvention d'investissement
P
investisse
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche cré
Remarque
s informations concernant votre subvention contenues dans la partie entête de la
seule et même fenêtre, sous forme d'onglets.
Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page.
Présentation de la fiche emplissez alors les principale
Rfi
che.
Une subvention d'investissement se décompose en trois parties: Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
Onglet Montants
L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la subvention qui sera reçue lors de la vie de
D nne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour le ou
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
l'entreprise.
ans la colo
les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'aortissement correspondantubvention d'investissement.
m à la
s
20
Guide d'utilisation
Astuce
ment années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
Les montants pourront être saisis directecliquant sur le bouton .
Onglet Options
et onglet vous permet de paramétrer les options d'amortissements et des encaissements nécessaires à
l' n du business plan.
es perso
nnotations sur chacune des fiches.
C
élaboratio
Onglet Not
Cet onglet permettra de saisir des a
Astuce
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Le chiffre d’affaires est la donnée essentielle pour établir un plan de financement.
t être distingués dans EBP Business Plan: les Marchandises, la Production.
Voir aussi
Comment saisir une vente ?
Deux types d’activités peuven
Astuce
Af us faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
réation d'une fiche de vente
liquez sur le
bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
in de voffet.
e
C
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Ventes, puis c
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Remarque
ngement de page.
Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du cha
P
résentation de la fiche
Remplissez alors les principales informations concernant votre vente contenues dans la partie entête de la fiche.
Astuce
ésactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
compte dans l’ensemble des résultats.
et
forme d'onglets.
res, vous permet de saisir les montants relatifs aux ventes qui seront potentiellement
e la vie de l'entreprise.
ype Chiffre d'affaires (CA), c'est le chiffre d'affaires que vous saisirez dans cet onglet.
La fonction Actif permet de dne seront alors pas prises en
Une vente se décompose en trois ou quartreq parties : Chiffre d'affaires, Encours de production, OptionsNotes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous
Ongffaires
let Chiffres d'a
L'onglet Chiffre d'affaieffectués lors d
Pour les ventes avec un type de saisie Quantités & Prix unitaires, vous saisirez des quantités et des prix unitaires.
Pour les ventes de t
21
Aide Business Plan
Astuce
L
es montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Onglet Encours de production
rs de productions qui permettrons d'alimenter le bilan. L'encours de
duction réalisée et la production vendue.
Cet onglet permet de calculer les encouproduction est la différence entre la pro
Remarque Cet onglet ne sera visible que lorsque l'option sera sélectionnée.
O
nglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie, de TVA et des encaissements nécessaires à l'élaboration du business plan.
Onglet Notes perso
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Voir
hat ?
an de financement, il est impératif de déterminer la marge réalisée. Pour cela, la
création des postes d’Achats associés aux postes de Ventes vous permettra d’y parvenir.
aussi
Comment saisir un ac
Pour compléter au mieux le pl
e montant des postes d’achats sera calculé en fonction d’une marge ou d’un coefficient appliqué aux Ventes.
L
Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
ffet.
Création d'une fiche d'achat
nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Achats, puis cliquez sur le
s informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
e
Pour créer une
bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. emplissez alors les principale
Rtr
ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Remarque
Vou une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
P tion de la fiche
in es informations concernant votre achat contenues dans la partie entête de la fiche.
s disposez d'
lors du changement de page.
résenta
Remplissez alors les prcipal
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
n achat se décompose en trois parties : Achats, Stocks, Options et Notes. Ces différentes parties sont
a ne seule et même fenêtre, sous forme d'onglets.
nglet Achats
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
U
ffichées sur u
O
22
Guide d'utilisation
L'ongl ats, vous permet de saisir les montants relatifs aux achats qui seront hypothétiquement effectués
n ement être saisis. Toutefois, pour ce faire, il faudra que l'option "Achats valorisés
par" soit la Saisie manuelle.
et Ach de la vie d
lorse l'entreprise. Les achats réels pourrot égal
Remarque
Une notion de saisonnalité pourra être utilisée pour les achats réels saisis.
Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Onglet Stocks
s
rties, le stock initial et le stock final.
L'onglet Stocks permet de visualiser tous les montants calculés concernant lestocks. Il met en avant les
e
ntrées, les so
Remarque Les stocks négatifs seront mentionnés en rouge.
Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
.
c
liquant sur le bouton
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie des achats réels, du stock minimum, du délai de
réa nnement, de la TVA et des décaissements nécessaires à l'élaboration du business plan.
otes perso
hes.
pprovisio
Onglet N
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fic
Astuce fin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies su
A r une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Comment saisir une charge ?
Pour établir un compte de Résultat des plus réaliste, il est impératif de prendre en compte l’ensemble des
s, liés aux ventes.
EBP Business Plan permet de distinguer deux types de charges : les charges fixes, les charges variables.
s
variables, elles, sont des charges directement liées à la réalisation du chiffre d’affaires.
Voir aussi
charges, autres que les achat
es charges fixes sont des frais réguliers engendrés par l’entreprise quel que soit le niveau d’activité. Le
Lcharges
Astuce
Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
Création d'une fiche de charge externe et autres achats
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Charge, puis cliquez sur le
emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
effet.
bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
R
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Re
marque
23
Aide Business Plan
Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
lors d
résentatio
u changement de page. n de la fiche
P
Remplissez alors les principales informations concernant la charge contenues dans la partie entête de la fiche.
Astuce
Une charge se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées
t même fenêtre, sous forme d'onglets.
L'onglet Montant, vous permet de saisir les montants relatifs aux charges qui seront potentiellement effectués
treprise.
rcentages de chiffre d'affaires.
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
sur une seule e
Onglet Montants
lors de la vie de l'en
En fonction du type de la charge, vous saisirez des montants ou des pou
Pour les charges fixes, vous saisirez un montant de charges.
Pour les charges variables, vous sélectionnerez les ventes pour lesqelles la charge interviend u ra en
cochant la case Actif. Puis vous indiquerez le pourcentage du chiffre d'affaires qui permettra de
lculer le montant total de la charge.
anière annuelle pour un montant global sur la
entant directement les mois concernés, ce qui
alimentera les montants annuels.
ca
La saisie des différentes valeurs pourra être faite, soit de mpremière ligne du tableau. Soit de façon mensuelle en alim Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
. cliquant sur le bouton
Onglet Options
ion du business plan.
Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie, de TVA et des décaissements nécessaires à l'élaborat
Onglet Notes perso
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Voir
harge de personnel ?
ermettent d’évaluer les dépenses liées à la gestion des salariés de la société. Pour
cela, il n’est pas nécessaire de définir un poste par individus. La fonction ETP vous permettra de gérer les
D e charges de personnel peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les salariés, les gérants
aussi
Comment saisir une c
Les prévisions en personnel p
équivalences sur un même poste.
eux types d
non salariés.
Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet Effet.
Création d'une fiche de charge de personnel
24
Guide d'utilisation
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Personnel, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Rempl s principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
issez alors leuverez en bas
trode la fiche, enregistrez les informations saisies.
Remarque
ez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
Présentation de la fiche
Remplissez alors les principales informations concernant la charge contenues dans la partie entête de la fiche.
Vous dispos
lors du changement de page. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous
rme d'onglets.
& cotisations
Cet onglet permet de saisir toutes les valeurs et de déterminer le coût total d'une fiche de personnel. L'onglet,
rants non salariés et celles des salariés, ne sera pas identique en tout point.
n
Une charge de personnel se décompose en cinq parties : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein,Commissions, Options et
fo
O
nglet Salaires
pour les fiches de Gé
Remarque Les colonnes "Commission" et "Primes" ne seront visibles qu'à partir du moment où les options de saisie
correspondantes auront été cochées (onglet Options de cette fiche).
Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Onglet Équivalent Temps Plein
t Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de salariés concernés par la fiche ou de gérer les
cas particuliers.
Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP (Équivalen
Exemple
vec des décimales (ex : 0.5 pour une
ersonne à mi-temps).
nel
t identique aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de salariés.
L'onglet "Commissions" fonctionne sur le même principe que le calcul des charges variables. Il est identique
Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs a
p
De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de persone la société.
d
et onglet es
C
Onglet Commissions
aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de salariés.
Remarque est possible de détermin
Iltout
er un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur
es le aque pourcentage.
Onglet Op
s lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement ch
tions
25
Aide Business Plan
Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie et des décaissements nécessaires à l'élaboration
d plan. Il est identique aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
u business
salariés.
Onglet Notes perso Astuce
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. oir aussi
V
Comment saisir les autres charges de personnel ?
les frais liés au personnel qui ne pourront
Les Autres charges de personnel permettent d'enregistrer tous être saisis dans la fiche Personnel proposée.
Cette fiche contient : u
ne entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges de personnel,
l'onglet Option qui permettra de paramétrer l'action de la saisie sur le compte de résultat, l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
nt saisir un impôt ou une taxe ?
fférents impôts et taxes auxquels la
société sera soumise.
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
R
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Comme
Afin de présenter une trésorerie des plus réaliste, il faut tenir compte des di
Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet.
Créa ne fiche des impôts et taxes (autre que l'IS)
er une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres impôts et taxes, puis
cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
rincipales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
tion d'u
Pour cré
Remplissez alors les p Remarque
V
ous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La lors du changement de page.
validation se fera alors
La fiche d'impôt se compose de trois onglets : Montants, Options et Notes.
Présentation de la fiche
Rs les principales informations concernant l'impôt ou la taxe contenue dans la partie entête de la fiche.
emplissez alor
26
Guide d'utilisation
Voir aussi
Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ?
ose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS
à payer. De plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA,
L’Impôt Société est un impôt direct frappant les bénéfices imposables de certaines personnes morales.
Le récapitulatif que prop
ainsi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt. Astuce
Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
er à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, puis cliquez sur le dossier Impôt
a création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée.
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche, puis par le bouton Valider que vous trouverez
effet.
Accéder à la fiche our accéd
P
Société pour y accéder.
Par défaut lors de l
en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Remarque
Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
lors du changement de page.
résentation des informations
mpôt Société se décompose en quatre parties : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde,
Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets.
rents ajustements qui vous permettront de calculer
l'Impôt Société le plus réaliste. Vous devez également saisir les taux ou les tranches d'imposition des
permet de saisir les acomptes de l'Impôt Forfaitaire Annuel si vous y
pôt Société si vous avez choisi cette option (dans l'onglet Option de
Il récap
Onglet Op
Cet ongl
liquida
Onglet No
Cet rmettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Vous disposez d'une
P
Une fois la fonction Assujetti activée, vous accéderez aux différents onglets.
La fiche d'I
Onglet Calcul de l'impôt
L'onglet Calcul de l'impôt vous permet de saisir les diffé
différentes années concernées.
O
nglet Acomptes & Liquidation du solde 'onglet Acomptes & Liquidation du solde
L
êtes assujetti ainsi que les acomptes de l'Im fiche).
la
itule toutes les échéances et tous les versements qui seront effectués.
tions
et vous permet de paramétrer les options de calcul de l'impôt, de l'impôt forfaitaire annuel, de la tion de l'impôt et de la saisie des acomptes nécessaires à l'élaboration du business plan.
tes perso
onglet pe Astuce
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Voir aussi
27
Aide Business Plan
Autres prévisions
Comment saisir la Production immobilisée ?
Ces prévisions permettent d’évaluer les recettes liées à la production immobilisée sur toute la durée du plan de
financem
Deux typ on
Incorporelle et la production Corporelle.
La fich
ent.
es de production immobilisé peuvent être distingués dans EBP Business Plan: la producti
e Production Immobilisée contient :
une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de production immobilisée et du bouton
Actif ;
l'onglet Montants, qui vous permet de saisir les montants relatifs à cette production lors de la vie del'entreprise ;
l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options d'amortissements nécessaires à l'élaboration du business plan ;
l'onglet Notes perso.
Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
l’ensemble des résultats.
emplissez a uton Valider que vous
trouverez
Comm ?
Afin de
La fich ntient :
n
e seront alors pas prises en compte dans
R
lors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bo en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
ent saisir les Autres Produits
rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision.
e de
s Autres Produits co
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ;
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits qui seront ; l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options de la TVA collectée et des encaissements
nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa défne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
inition. Les informations
ations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Comm
Afin de r
Une fic contient :
Remplissez alors les principales inform
tr
ent saisir les charges à répartir ?
endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision.
he de C
harges à répartir
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ;
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seronversées lors de la vie de l'entreprise.
t
l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso.
28
Guide d'utilisation
Astuce
inition. Les informations
emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
rouverez
Comm
Afin de r
La fiche des Autres Charges contient :
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa défe seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
n
Rt
en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
ent saisir les Autres Charges ?
endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision.
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ;
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges qui seront ; l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options de la TVA déductible et des
décaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
s concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Comment saisir des Produits Financiers ?
Afin de endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision.
Une fic oduit Financier contient :
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
Remplissez alors les principales information
tr
r
he de Pr
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ;
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seront
versées lors de la vie de l'entreprise. l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business
plan. l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
ptable, il est impératif de créer ce type de prévision.
Une fiche de Charge financière contient :
tr
Comment saisir des Charges Financières ?
Afin de rendre un bilan plus com une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ;
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges financières qui seront reçus lors de la vie de l'entreprise.
l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business
plan.
29
Aide Business Plan
l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
ne pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
nérale
ant la
seront alors
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous rouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
t
Comment saisir des dividendes ?
Un Dividende est la part des bénéfices distribuée à chaque associé sur décision de l'assemblée géannuelle approuvant les comptes de la société. Les dividendes doivent être versés dans les neuf mois suivlôture de l'exercice.
c
Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
ne fiche de dividende
D verez
ssier Autres, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
ies.
effet.
C
réation d'u
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévisionividendes, que vous trou
d
ans le do
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations sais
Remarque
Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
Présentat
Rempli
lors du changement de page.
ion de la fiche
ssez alors les principales informations concernant votre vente contenues dans la partie entête de la fiche.
Astu
La fonc tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
Un d e se décompose en deux parties : Montants et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une
ce tion Ac
ividendeule et m
sême fenêtre, sous forme d'onglets. Onglet Montants
L
'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs aux versements des dividendes qui seront versées lors de la vie de l'entreprise.
Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Onglet Notes perso
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Voir au
Comm
Afin de r le, il est impératif de créer ce type de prévision.
Une Produit Exceptionnel contient :
ssi
ent saisir des Produits Exceptionnels ?
endre un bilan plus comptab
fiche de
30
Guide d'utilisation
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits financiers qui seront
reçus lors de la vie de l'entreprise,
l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business
plan, l'onglet Notes perso.
Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
Rempli e
trouverez
Comm
Afin de le, il est impératif de créer ce type de prévision.
U e Charge Exceptionnelle contient :
n
ss
z alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
ent saisir des Charges Exceptionnelles ?
r
endre un bilan plus comptab
ne fiche d une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif,
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges financières qui seversées lors de la vie de l'entreprise,
ront
l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business
plan, l
'onglet Notes perso.
Astuce
Lne s
a fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
eron
Rempliss
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Comment saisir des Provisions ?
e de prévision.
t alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
ez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce typ
Une fiche de Provisions contient :
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif,
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seront
versées lors de la vie de l'entreprise,
l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business
plan,
l'onglet Notes perso.
Ast
La fonc on ctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
ne seron mpte dans l’ensemble des résultats.
Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision.
uti
ce
Actif permet de désactiver pont alors pas prises en co
R alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
emplissez
Comment saisir des produits constatés d'avance ?
31
Aide Business Plan
Une fiche de Produit constaté d'avance contient :
une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de produit et du bouton Actif, l
'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits constatés d'avance, l'onglet Notes perso.
Astuce
La tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
e la fiche, enregistrez les informations saisies.
.
fonction Ac
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
trouverez en bas d
Comment saisir des Charges constatées d'avance ?
Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision
Une fiche de Charge constatée d'avance contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de produit et du bouton Actif,
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges constatées d'avance, l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
sa définition. Les informations
e plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA,
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ?
L’Impôt Société est un impôt direct frapp
ant les bénéfices imposables de certaines personnes morales. Le récapitulatif que propose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. D
a
insi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt.
Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
ccéder à la fiche
u Impôt
y accéder.
Par défaut lors de la création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée.
s informations concernant la fiche, puis par le bouton Valider que vous trouverez
en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
effet.
A
Pour accéder à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, pis cliquez sur le dossier
S
ociété pour
Remplissez alors les principale
Remarque
ge.
etti activée, vous accéderez aux différents onglets.
Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de pa
Présentation des informations
Une fois la fonction Assuj
32
Guide d'utilisation
La fiche d'Impôt Société se décompose en quatre parties : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde,
ets.
ifférents ajustements qui vous permettront de calculer
l'Impôt Société le plus réaliste. Vous devez également saisir les taux ou les tranches d'imposition des
olde
L'onglet Acomptes & Liquidation du solde permet de saisir les acomptes de l'Impôt Forfaitaire Annuel si vous y
mpôt Société si vous avez choisi cette option (dans l'onglet Option de
pôt forfaitaire annuel, de la
quidation de l'impôt et de la saisie des acomptes nécessaires à l'élaboration du business plan.
et onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglOnglet Calcul de l'impôt L'onglet Calcul de l'impôt vous permet de saisir les d
différentes années concernées. Onglet Acomptes & Liquidation du s
êtes assujetti ainsi que les acomptes de l'Ila fiche).
Il récapitule toutes les échéances et tous les versements qui seront effectués. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de calcul de l'impôt, de l'im
li
Onglet Notes perso
C
Astuce
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Saisie des éléments antérieurs
Vous r votre entreprise en reprenant une société existante ! Aujourd'hui, EBP Business Plan
ous permet de la faire.
de résultat pour, au maximum, 3
nnées. Pour cela, vous devez paramètrer les préférences en conséquence.
t
La rmations concernant le compte de résultat antérieur est facultative. En effet, les valeurs
a saisie du bilan antérieur s'effectue en fonction des chiffres antérieurs dont vous disposez sur l'établissement
bilan antérieur sous forme de fichier texte, vous pourrez
importer directement dans le logiciel grâce à l'assistant de reprise de la balance.
La fich
Voir aussi
Eléments antérieurs
souhaitez crée
v
Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Compte
a
La procédure à suivre......
Compte de résulta
saisie des info
saisies dans celui-ci n'auront aucune incidence sur les résultats prévisionnels. Toutefois, ils pourront permettre un comparatif avec le compte de résultat prévisionnel.
Bilan & éléments associés
Comment saisir le bilan antérieur ?
L
que vous reprenez. Toutefois, si vous possédez votre
l'
e Bilan contient les rubriques du Bilan de la partie Résultat.
Atte
Toute
ment
Pour s
a rubri l'information et saisir le montant.
es to e Jaune ou violette) sont calculés automatiquement.
o totaux suivants :
ntion s les valeurs saisies auront des conséquences sur les résultats du dossier ainsi que sur les autres s à saisir.
élé
aisir les éléments antérieurs du bilan, vous devez vous positionner dans la case "blanche" correspondante que dont vous avez
à lL
taux de chaque partie (lign
V
us disposez des l'actif immobilisé, l'actif circulant,
les capitaux propres,
les dettes.
33
Aide Business Plan
A la fin de la saisie vous devez avoir un équilibre entre l'Actif et le Passif. Si toutefois votre saisie n'est pas équilibrée, le montant de sera alors indiqué en rouge sur la ligne ÉCART.
Remarque
mais il faussera l'interprétation
Le déséquilibre du bilan n'est pas bloquant pour l'enregistrement des données es résultats des différentes saisies.
d
Rem
ette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra
suppr
Com ks antérieurs ?
L an antérieur propose une saisie globale des stocks antérieurs. Toutefois, il est impératif d'éclater
arque
C
imer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général.
ment saisir les stoc
a saisie du bil
le montant des stocks N-1 sur les différents achats. Il faut donc créer en premier les ventes puis les achats qui leurs seront liées.
La fiche de prévisions des stocks antérieurs contient :
un onglet Stock de marchandises qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur ledifférents achats d
s
e marchandises.
un onglet Stock de matières premières qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur les
différents achats correspondants.
un onglet Encours de production qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur les
différentes ventes.
l'onglet Notes perso.
Remarque
Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra
énéral.
fin d'affiner au mieux la trésorerie en fonction des données reprisent dans le bilan N-1, il vous faudra éclater
outefois, l'éclatement des différents encaissements et des décaissements ne provoquera pas un déséquilibre
du bilan.
La fiche d
supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences G
Comment saisir les Encaissements et les Décaissements antérieurs ?
A
les encaissements et les décaissements.
T
e prévisions des encaissements & décaissements antérieurs contient :
nts qui permet de répartir les montants saisis dans le bilan N-1 sur les
différentes rubriques concernées.
un onglet Encaisseme
un onglet Décaissements qui permet de répartir les montants saisis dans le bilan N-1 sur ledifférentes rubriques concernées.
s
l'onglet Notes perso.
RemarquCette prév
e
ision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra
supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général.
Comment saisir la TVA collectée & la TVA déductible antérieur ?
bilan N-1 ainsi que les options de paiement de celle-ci implique une
a fiche de prévision de
La saisie des informations de TVA dans le
ré
partition des montants.
L
la TVA collectée & TVA déductible antérieur contient :
un
onglet TVA qui permet de répartir les montants de TVA saisis dans le bilan N-1, l'onglet Notes perso.
34
Guide d'utilisation
Rem
Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra
supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général.
de définir les amortissements restant à
pratiquer lors de la reprise de société.
rs contient :
arque
C
omment saisir les amortissements antérieurs ?
La fiche de prévisions des amortissements antérieurs permet
La fiche de prévisions des amortissements antérieu
une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux montants des amortissements,
l'onglet Notes perso.
Astu
La fonc on
ne sero mpte dans l’ensemble des résultats.
Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
tro bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
ciés antérieurs permet de rembourser des comptes
ce Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
tin
t alors pas prises en co
uverez en
Voir aussi
Comment saisir les comptes courants antérieurs ?
La fiche de prévisions des comptes courants d'assocourants ouverts sur la société reprise.
La fiche de prévisions des amortissements antérieurs contient :
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif,
l'onglet Montant qui vous permet de saisir les différents montants relatifs aux comptes courants
d
'associés,
l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonc on Ac ucher à sa définition. Les informations
ne sero mpte dans l’ensemble des résultats.
R les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
omment saisir les emprunts antérieurs ?
les emprunts contractés avant la reprise
et restant à rembourser.
es emprunts antérieurs contient :
tin
tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans to
t alors pas prises en co
emplissez
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
C
La fiche de prévisions des emprunts antérieurs permet de définir
de société La fiche de prévisions d une entête entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif,
l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux remboursements des emprunts, l'onglet Notes perso.
Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les infone seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
rmations
35
Aide Business Plan
Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
trouve , enregistrez les informations saisies.
Com ntérieurs ?
La fich s-bails antérieurs permet de définir les loyers restants à pratiquer sur les
crédit vant la reprise de société.
rez en bas de la fiche
ment saisir les crédits-ba
ils a
e de prévisions des crédit
s-bails contractés a
La fiche de prévisions des crédits-bails antérieurs contient :
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif,
l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux loyers et aux rachats des créditx-bails,
l'onglet Option qui vous permet de paramétrer la TVA,
l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctune seront alors pas prises en compte dans l’en
ellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
semble des résultats.
Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
utres
a saisie du compte de résultat antérieur s'éffectue en fonction des chiffres antérieurs que vous disposez sur
l'établ z.
La fich nt les rubriques du Compte de résultat de la partie Résultat.
Pour s nner dans la case
orrespondante à la rubrique dont vous avez l'information et saisir le montant.
Les que partie sont réalisés automatiquement.
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
A
Comment saisir un compte de résultat antérieur ?
L
issement que vous reprene
e Compte de résultat contie
aisir les élements antérieurs du compte de résultat, vous devez vous positio
c
totaux de cha
Vous disposez des totaux suivants :
La marge globale, La valeur ajoutée,
L’excédent brut d’exploitation, Le résultat d'exploitation, Le résultat courant, Le résultat exceptionnel,
Le résultat net.
a rnis
A la fin de l saisie vous devez avoir le même Résultat net que celui présent sur le document que vous a foul'établissement que vous reprenez.
Remarque
Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra
té dans les préférences Général.
Con
Comment consulter les résultats ?
supprimer la reprise de l'antériori
L
es Résultats
sulter les résultats
36
Guide d'utilisation
Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous
aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage / Résultats.
trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder
Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour élaborer le business plan. Vous retrouverez donc les résultats suivants :
Le Com
pte de résultat, Le Tableau de trésorerie,
Le Seuil de rentabilité,
Le Bilan,
Les Récapitulatifs de TVA (TVA collectée, TVA déductible, TVA à payer).
Remarque
mpte de Résultat ?
s sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de
çon
Il est possible de se faciliter la saisie grâce à l'option Plein Écran.
Comment consulter le Co
Le Compte de Résultat est proposé de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes partie
détaillée, par l'intermédiaire des par
fa amètres.
Re
Le bou
marque
ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lectur e.
tions sur le compte de résultat.
t :
e de vos résultats supplémentair
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annota
Contenu du compte de résultat Le Compte de résultat fait ressortir les différents chiffres importants de l’exploitation. Les chiffres clés son
La marge globale,
La valeur ajoutée, L’excédent brut d’exploitation, Le résultat d'exploitation,
Le résultat courant,
Le résultat exceptionnel,
Le résultat net.
e Trésorerie ?
Le tableau de trésorerie a pour but de récapituler tous les encaissements et tous les décaissements effectués
C
omment consulter le Tableau d
sur l’exercice, mois par mois.
Il se présente sous forme d'une grille récapitulant mensuellement les prévisions de trésorerie. Il est toutefoispossible de visualiser ce même tableau de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Re
Il est er l'état de la trésorerie tout au long du plan de financement.
marque
indispensable pour évalu
Re
Le bou
marque
ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lectur ire.
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le tableau de trésorerie.
e de vos résultats supplémenta
Contenu du Tableau de trésorerie
Le tableau de trésorerie fait donc ressortir différentes informations nécessaires pour l’analyse du projet. Il it apparaître :
fa
37
Aide Business Plan
Le total des encaissements, Le total des décaissements,
La trésorerie de début de mois,
La trésorerie de fin de mois, Les intérêts sur découvert.
Comment consulter le Seuil de Rentabilité ?
Aussi appelé "Point Mort", le Seuil de Rentabilité est un concept de gestion très important pour la gestion
d’e st nécessaire pour estimer les chances de réussite du projet. Il correspond au chiffre d'affaires
minimu t devrait impérativement réaliser dans l'exercice pour couvrir au moins toutes les
est proposé de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes parties
ce tableau de façon détaillée
ntreprise. Il em que le dirigean
charges de cet exercice.
Il
sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser , par
l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
n ong ermettra de saisir des annotations sur le seuil de rentabilité.
ontenu du Seuil de rentabilité
Rentabilité fait donc ressortir différentes informations nécessaires pour l’analyse de la rentabilité
u pro
lecture de vos résultats supplémentaire.
U
let Notes perso vous p
C
Le Seuil de
d
jet. Il fait apparaître :
Le Chiffre d’Affaires (CA),
Les Coûts Variables,
Les Coûts Fixes, La Marge sur Coûts Variables,
Le Taux de Marge sur Coûts Variables,
Le Seuil de Rentabilité, Le Mois d’atteinte du seuil,
L'Atteinte du seuil Annuel en %.
n t
ents ou décaissements restant à
forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est toutefois possible de visualiser
ce même bilan de façon détaillée
C
omment consulter le Bilan ?
Le Bilan done la situation patrimoniale de l’entreprise à une date donnée. Il est alimenté par l’enregistremendes flux de l’entreprise et représente les comptes de situation.
C'est donc le reliquat entre les montants saisis sur l'année et les encaissemeffectuer.
Il se présente sous
, par l'intermédiaire des paramètres.
Re
a pro u d'ouverture) et à la fin de chaque
xerci
marque dction du bilan est obligatoire à la création de l'entreprise (bilan
Le
ce comptable.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
isir des annotations sur le bilan.
Contenu du bilan
f et d’une partie Passif.
lecture de vos résultats supplémentaire. n onglet Notes perso vous permettra de sa
U
Le Bilan se compose d’une partie Acti
L'actif du bilan est l'image de ce que possède l'entreprise. Il se décompose en deux grandes parties, qui sont :
L’actif immobilisé,
38
Guide d'utilisation
L’actif circulant.
Le passif est l'image de ce que doit l'entreprise. Il se compose également de deux grandes parties, qui sont les
suiva
ntes :
Le capitaux propres, s
Les dettes.
Comment consulter le FRNG ?
Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est la partie de capitaux permanents de l'entreprise qui ne
inancer l'exploitation.
se p lle récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
visual détaillée
finançant pas les immobilisations est disponible pour f
Il
résente sous forme d'une griisation de ce résultat de façon , par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le FRNG.
Contenu du FRNG
lecture de vos résultats supplémentaire.
U
Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est composé : Des Capitaux Permanents (Fonds Propres et des Endettements),
Des Immobilisations Nettes (Différence entre le Montant Brut et les Amortissements).
n
total des capitaux permanents
Le Be onds de Roulement (BFR) représente le décalage dans le temps entre le cycle de production
(achat te) et le cycle de paiements fournisseurs-stockage-encaissements clients.
détaillée
Calcul du Fod de roulement
Le fonds de roulement Net globale est obtenus en réalisant la différence entre leet le total des immobilisations nettes
Voir aussi
Comment consulter le BFR ?
soin en F
-production-ven
Il se présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon , par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouto
n / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lectur d .
n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le BFR.
Contenu du BFR
Le Besoin en Fonds de Roulement est composé :
e e vos résultats supplémentaire
U De l'Actif d'Exploitation Du Passif d'Exploitation
Calcul du BFR
Le entre l'Actif d'exploitation et le Passif d'exploitation.
BFR est la différence
Voir aussi
39
Aide Business Plan
Comment consulter le Tableau récapitulatif du Fonds de Roulement ?
e d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
e résultat de façon détaillée
Il se présente sous formvisualisation de c , par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouto
n / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lectur d
otations sur le tableau.
e e vos résultats supplémentaire.
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des ann
Contenu du tableau récapitulatif du Fonds de Roulement
Ce tableau permet de contrôler les montants des tableaux suivants :
FRNG,
BFR, Trésorerie.
t Net Global (FRNG) et le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) doit
orrespondre à la Trésorerie.
a trésorerie est détaillée et contient ou moins un des éléments suivants :
La différence entre le Fonds de Roulemen
c
L
La trésorerie positive,
Le montant de Découvert, Les intérêts sur le découvert.
e 1er élément moins les suivants doit donner le montant de la Trésorerie.
Comm
La Capacité d
ises par l'en
Elle se
visualis
L
ent c
onsulter la Capacité d'Autofinancement (CAF) ?
'autofinancement (CAF) mesure pour un exercice donné l'ensemble des ressources internes treprise.
ém
présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la tion de ce résultat de façon
a
détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lecture de vos résultats supplémentaire.
Elle à partir des données du Compte de résultat suivant 2 méthodes :
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur la CAF.
Calcul de la CAF
est calculée
Méthoe Additive : la Capacité d'Autofinancement est calculée en ajoutant des rubriques, d
Méthode Soustractive : la Capacité d'Autofinancement est calculée par la soustraction d'éléments.
financement ou les variations ?
Ils se pr
visualisa
Pour avoir plus de détail sur ces méthodes cliquez ici.
C
omment consulter le tableau de
ésentent sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la tion de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Rem
Le bouton
arque /
vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de résultats supplémenta lecture de vos ire.
n onglet Note isir des annotations sur les variations.
s perso vous permettra de sa
U
40
Guide d'utilisation
Vous
disposez de 3 tableaux de variation :
Le tableau de financement (version Standard) ou la variation du FRNG (version Edition PME et
supérieures) (Fonds de Roulement Net Global) permet de connaître le détail des ressources stables de
ce et l'emploi qui en a été fait.
l'exerci La variation du BFR (version Edition PME et supérieures) (Besoin en Fonds de Roulement) permet de
connaître :
n de la trésorerie, en dégageant le Besoin de Fonds
t contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le Besoin en
t (BFR).
- Les postes qui ont contribué à l'amélioratiode Roulement (BFR),
- Les postes qui onFonds de Roulemen
La variation de trésorerie (version Edition PME et supérieur) permet de comparer les variations de Fonds de Roulement et les Variations de Trésorerie.
Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Variation du BFR.
Remarque
Les variations du FRNG et du BFR sont calculées par la différence entre les ressources et les emplois. Comment consulter le tableau de financement ou les variations ?
nt les années de prévision. Il est possible de modifier la
visualisation de ce résultat de façon détaillée
Ils se présentent sous forme d'une grille récapitula
, par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouto
n / vous perme
et de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lectur
Un ong rmettra de saisir des annotations sur les variations.
Vous d
de vos résultats supplémentaire.
le
t Notes perso vous pe
isposez de 3 tableaux de variation :
Le tableau de financement (version Standard) ou la variation du FRNG (version Edition PME et
es ressources stables de
supérieures) (Fonds de Roulement Net Global) permet de connaître le détail d
l'exercice et l'emploi qui en a été fait.
La variation du BFR (version Edition PME et supérieures) (Besoin en Fonds de Roulement) permet de
Fonds
de Roulement (BFR),
soin en
connaître :
- Les postes qui ont contribué à l'amélioration de la trésorerie, en dégageant le Besoin de
- Les postes qui ont contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le BeFonds de Roulement (BFR).
La variation de trésorerie (version Edition PME et supérieur) permet de comparer les variations de
ation du BFR.
Fonds de Roulement et les Variations de Trésorerie.Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Vari
RemarqueLes variations du FRNG et du BFR sont calculées par la différence entre les ressources et les emplois.
our consulter le récapitulatif de TVA, vous devez ouvrir le menu Résultats, dérouler le type Listes puis
es tableaux ont pour but de fournir un récapitulatif de la TVA, éventuellement de définir les montants
me boursement du crédit de TVA et de lister les encaissements et les décaissements.
x on
seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de
çon détaillée
Comment consulter le récapitulatif de TVA ?
Consulter le récapitulatif de TVA(s)
P
cliquez sur Récapitulatifs de TVA, pour accéder aux différents tableaux.
C
nsuels de rem
Les tableau st proposés de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes parties sont affichées sur une
fa , par l'intermédiaire des paramètres.
Présentation des récapitulatifs
41
Aide Business Plan
Chaque type de TVA est présenté sous la forme d'un tableau récapitulatif. Il est donc proposé les tableaux
suivants :
• La TVA collectée
ontants de TVA facturé aux clients.
•
•
TVA due et le crédit de TVA du mois précédent.
Elle est la somme des m
La TVA déductible Elle correspond au montant de TVA figurant sur les factures des fournisseurs.
La TVA à payer Elle est la différence entre la
Le calcul de la TVA due est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
Attention
La TVA est due dès lors ou le résultat est positif. Dans le cas, contraire c’est un crédit de TVA.
Les montants mensuels de remboursements seront calculés automatiquement en fonction des
caractéristiques saisies dans les préférences de TVA.
Remarque
Chaque grille donne un récapitulatif mensuel (année par année) ou annuel.
Astuce Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
cture de vos résultats supplémentaire.
bleau les différentes analyses faites dans la
et trésorerie) .
tulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
visualisation de ce résultat de façon détaillée
le
Comment consulter le Plan de financement ?
L
e Plan de Financement permet de regrouper dans un même tacatégorie Tableaux de financement (CAF, Variation du FRNG, BFR
Il se présente sous forme d'une grille récapi
, par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bou
ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lectur
Un ongle ons sur le plan de financement.
e de vos résultats supplémentaire.
t Notes perso vous permettra de saisir des annotati
Récapitulatif du plan de financement
Le Plan de financement fait ressortir les informations suivantes :
le total des Emplois Pour toutes les versions, le total des emplois regroupe l'insuffisance d'autofinancement (s'il y a lieu), la variation du BFR (positive ou négative), les acquisitions d'immobilisations, les remboursements de
financières. Pour les versions PME et Expert, il y aura en plus les distributions de dividendes et
ges à répartir.
dettes les char le total des Ressources
Pour toutes les versions, le total des ressources regroupe la capacité d'autofinancement (s'il y a lieu),
s de dettes financières. Pour les versions PME
et Expert, il y aura en plus les ventes d'immobilisations.
les augmentations de capitaux propres, les augmentation la Variation de trésorerie
La variation de trésorerie est la différence entre les ressources et les emplois. Toutefois, vous disposez
eau de trésorerie.
Com
Le réc insi que des
cessions
d'un rappel de la trésorerie calculée dans le Tabl
ment consulter le récapitulatif des Investissements ?
apitulatif des Investissements met en avant l'ensemble des investissements réalisés a.
42
Guide d'utilisation
Il se présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
visualisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lecture de vos résultats supplémentaire.
Un perso vous permettra de saisir des annotations.
s
onglet Notes
Contenu du récapitulatif des Investissement
Ce tableau permet de contrôler les montants suivants :
le total des investissements réalisés (Incorporels, Corporels ou Financiers) ;
le total des cessions d'immobilisations réalisées (Incorporels, Corporels ou Financiers) ;
l'écart entre les investissements et les cessions ; l'état du parc d'immobilisation en fin de période.
Comment consulter le récapitulatif des Amortissements ?
Le récapitulatif des Amortissements met en avant l'ensemble des amortissements pratiqués en fonction des
périodes.
Il se modifier la
visual
présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible
deisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque/
Le bouton vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un colecture de vos résultats supplémentaire.
nfort de
tenu du récapitulatif des Amortissements
m
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations.
Con
Ce tableau peret de contrôler les montants suivants :
le total des amortissements pratiqués (Incorporels, Corporels ou Financiers) ;
le total des amortissements déjà pratiqués sur les immobilisations cédées (Incorporels, Corporels
ou Financiers) ;
l'écart entre les amortissements primmobilisations cédées ;
atiqués et les amortissements déjà pratiqués sur des
l'état des amortissements en fin de période.
Comment consulter le récapitulatif des Financements des investissements ?
ents
s pour les investissements.
forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
ltat de façon détaillée
Le récapitulatif des Financements des investissements met en avant l'ensemble des financemnécessaire
Il se présente sous la visualisation de ce résu , par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendecture de vos résultats supplémentaire.
rez un confort de
Un erso vous permettra de saisir des annotations.
Contenu du récapitulatif des Amortissements
Ce tableau permet de contrôler les montants suivants :
l
onglet Notes p
43
Aide Business Plan
• le total des financements (les apports en capital, les comptes courants d'associés, les empruntssubventions d
, les
'investissements et les cessions d'immobilisations) ;
le montant des investissements pratiqués sur la période (cf récapitulatif des investissements) ;
l'excédent de financement (total des financements - les investissements pratiqués) ; l'insuffisance de financement (les investissements pratiqués - total des financements).
e récapitulatif des Effectifs de personnel met en avant l'effectif total du personnel de la société.
Il se présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
at de façon détaillée
Comment consulter le récapitulatif des effectifs de personnel ?
L
visualisation de ce résult , par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
cture de vos résultats supplémentaire.
n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations.
non salariés et des Salariés. Il comptabilise ensuite les deux
urants dans la société pour la période choisie.
le
U
Contenu du récapitulatif des Amortissements
Ce tableau décompose les effectifs des Gérants pour donner le nombre total du personnel fig
Attention
Les données saisies dans l'onglet ETP des fiches de prévisions personnel seront prises en compte dans ce
Les
iques
ésultats sou
tableau.
graphiques
Les graph
EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des rs forme de graphique.
Remarque
T iques proposés sont les mêmes mis à votre disposition dans l'impression du dossier final.
que est défini par son nom. Depuis la version chaque ratio est réparti par catégorie.
L'onglet Définition est utile pour visualiser les paramètres du graphiques ou pour en créer de nouveaux
XPERT).
ous les graph
Présentation des graphiques
Chaque graphi
(VERSION E
Remarque
ar catégorie de
proposés sont des graphiques de type histogramme (en bâtons), courbe ou secteur
A chaque segment/bâton est associé une couleur qui est reprise dans la légende placée en
dessous du graphique. Dans certains cas vous pourrez avoir la mention NS (Non Significatif). Pour visualiser
s de figure, cliquez ici.
Con ques
visualisation du
En positionnant votre souris sur le graphique vous pourrez visualiser la valeur exacte de chaque donnée.
Vous disposez à gauche de la liste des données disponibles. Ces données sont réparties ptableau de résultats.
Tous les graphiques(camembert).
les différents ca
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le graphique.
tenu des graphi
Dans la barre de navigation de droit, vous disposez de paramètres permettant de changer la
graphique.
44
Guide d'utilisation
Tous les graphiques sont imprimables ou exportables.
des graphiques disponibles, cliquez ici.
BP Business Plan vous permet de personnaliser vos résultats grâce à la création de graphiques.
Pour visualiser la liste
Comment créer des graphiques ?
E
L'ajout de graphiques peut se faire de deux manières :
par la création,
par la duplication.
La création
La création de nouveaux graphiques se fait par le bouton . Il vous suffit de saisir les informations
n
écessaires à la création de la fiche.
Remarque graphiques p
Lesersonnalisés ne pourront pas être intégrés dans les rappodans les rapports personnalisés.
rts pré-définis mais ils pourront l'être
La duplication
Le bouton permet de créer le même graphique que celui sur lequel vous étiez positionné. Tous les
critères de la fiche caractérisant le graphique seront repris. Attention
Les ratios peuvent être dupliqués. Seul les ratios personnalisés pourront être supprimé.
se l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de ratios.
Les ratios
Les Ratios
EBP Business Plan propo
Remarque
roposés dans l'impression du dossier final.
'onglet Définition est utile pour visualiser les éléments qui constituent le ratio ou pour en créer de nouveaux
Tous les ratios proposés sont identiques à ceux p
Présentation des ratios
Chaque ratio est défini par son nom. Depuis la version chaque ratio est réparti par catégorie.
L
(VERSION EXPERT).
Remarque Vous disposez à gauche de la liste des données disponibles. Ces données sont réparties par catégorie de tableau de résultats.
leaux : La première ligne correspond au numérateur et la seconde
roisième étant le résultat obtenu. Dans certains cas vous pourrez
avoir la mention NS (Non Significatif). Pour visualiser les différents cas de figure, cliquez ici.
n du
ratio.
Chaque Ratio se présente sous forme de tabau dénominateur de l'opération réalisée. La t
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le ratio.
Contenu des ratios
Dans la barre de navigation de droit, vous disposez de paramètres permettant de changer la visualisatio
45
Aide Business Plan
Tous les ratios sont imprimables ou exportables.
Remarque a mention NS vous indique que le calcul est "Non significatif".
L
Voir aussiComment créer des ratios ?
EBP Business Plan vous permet de personnaliser vos résultats grâce à la création de ratios. La création de nouveaux ratios se fait par le bouton . Il vous suffit de saisir les informations
écessaires à la création de la fiche.
n
Re
Les ra
les rap o
marque
tios personnalisés ne pourront pas être intégrés dans les rapports pré-définis mais ils pourront l'être dans prts personnalisés.
Attention
Les m
es Prévisions comme dans les Résultats peuvent être imprimées
dans le but de compléter votre rapport.
rimer.
Pour e actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier /
Expor
z cliquer sur le bouton
Les ratios peuvent être dupliqués. Seul les ratios personnalisés pourront être supprimé.
Ipressions
Comment imprimer ou exporter ?
Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan sont imprimables ou exportables.
En effet, toutes les grilles se trouvant dans l
Il vous suffira de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le enu Fichier / Imp
m
xorter les données il vous suffit d'
p
ter.
Comment accéder au rapport ?
Pour accéder à la rédaction et à l'impression du dossier final, vous deve
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
céder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage / Rapport.
Cette p rt que vous remettrez à vos financiers.
Le Ra
Un Bus
finance
e document constitue la synthèse la plus concentrée de la vie financière future de l'entreprise puisqu'il
récapitule re les besoins de financement (frais d'établissement, immobilisations, besoin en fonds de
roulem ent (capitaux
propres, capacité d'autofinancement, emprunts, autres ressources durables).
Il est toutefois possible d'ac
artie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rappo
pport
iness Plan est un document synthétique permettant de poser des hypothèses, d’évaluer le montant du ment nécessaire et de déterminer le seuil de rentabilité du projet.
C
et compa
ent, éventuels remboursements d'emprunts, autres besoins) et les ressources de financem
Astuce
Afin d'
présen
votre disposi
EBP Business Plan vous propose différents types de rapports :
optimiser au mieux vos chances de trouver des partenaires, il est impératif de faire attention à la tation du dossier que vous leur présenterez. Pour cela, en cliquant ici, nous mettons quelques conseils à tion.
46
Guide d'utilisation
vous permettront d'éditer un dossier convenable,
les rapports pré-définis, qui
les rapports de "présentation", qui vous permettront de visualiser les données sous forme de
a (comment ?),
diaporam
les rapports personnalisés.
Afin d'i ss Plan propose deux étapes :
mprimer un rapport le plus propre possible, EBP Busine
Rédaction et alimentation du rapport, Visualisation du rapport.
Remar
Toutes ni être imprimées, ni être exportées.
permettra de saisir des annotations sur les différentes pages du rapport.
on du rapport
En fon , différentes options s'offrent à vous. En effet, vous disposez des
rapports sui
que
les parties désactivées dans l'arborescence du dossier ne pourront
Un onglet Notes perso vous
Rédaction et alimentati
ction de la version que vous possédezvants :
des ra
pports pré-définis,
des rapports de "présentation",
des rapports personnalisés.
Remarque
rapport vous permet de réaliser des actions sur les différents rapports mis à votre
Le rapp s.
Les Propriétés d s
es propres Propriétés.
a structure choisie
Des opt te et de
pied de i que
d'indiquer qi le rapport est sélectionnable dans la visionneuse.
Un gestionnaire dedisposition.
ort se compose en deux parties : les propriétés et les section
e rapports
Chaque "Rapport" dispose de s
L'option Rapport par défaut, vous permettra d'accéder directement à lsystématiquement à chaque ouverture de la partie "Rapport".
ions vous permettent également de gérer
la mise en page de votre rapport (texte d'entê page, date d'édition, numérotation des pages, saut de page entre toutes les pages) ains
Astuce
es sections des rapports
rts pré-définis et les rapports de "présentation" les sections sont figées. Elles ne peuvent,
e déplacées.
sés, quand à eux, proposent un assistant de création de sections afin d'alimenter
Vous disposez de boutons de navigation qui vous permettront de vous faciliter la saisie.
L
Pour les rappo
en aucun cas, être supprimées ni mêm
Les rapports personnali
à votre gré le rapport créé.
Astuce
1/ Par l'intermédiaire du bouton , ou la touche F8, vous pourrez insérer des champs
nts calculs du business plan.
variables issus des différe
2/ Un correcteur d'orthographe est mis à votre disposition. Vous y accéderez par le bouton
ou par la touche F9.
Remarque
Dans tous les cas, les sections se composent de la même façon.
47
Aide Business Plan
Visualisation du rapport
Impressi
du rapport pourra se faire :
on depuis l'aperçu
L'aperçu depuis l'icône Aperçu que vous trouverez dans la barre des icônes,
depuis le menu Fichier / Aperçu.
vous lancerez l'impression par l'intermédiaire de l'icône représentant une
imprimante.
nières :
Ensuite, depuis cet aperçu,
Im
pression directe
L'impression du rapport pourra se faire de deux ma
depuis l'icône Imprimer que vous trouverez dans la barre des icônes,
depuis le menu Fichier / Imprimer.
tion sous forme de diaporama pourra se faire sous plusieurs forme :
Visualisation sous forme de diaporama
La visualisa
par l'intermédiaire de la visionneuse,
par la génération d'un fichier de diaporama utilisable dans des outils tel Power Point.
lan vous propose un Gestionnaire de rapport qui permet différentes actions sur les
s :
Gestionnaire de rapport
EBP Business Prapports.
Par cette fenêtre vous accédez aux actions suivante
Nouveau
Permet de créer un nouveau rapport.
Supprimer
primer un rapport personnalisé.
Permet de sup
Dupliquer
Permet de dupliquer un rapport pré-défini ou un rapport personnalisé.
Rapport par défaut
Permet de cocher l'option Rapport par défaut dans les propriétés. De ce fait elle vous permettra
d'accéd choisie systématiquement à chaque ouverture de la partie
"Rappo
L'assistant de création de sections de rapport
er directement à la structure
rt".
Cet assistant permet d'alimenter votre rapport personnalisé. Pour cela vous avez la possibilité de créer trois types de sections :
des section de saisie, des section de prévision,
des section de résultat.
Remarque
our cela vous pouvez partir d'un
pport déjà existant en le dupliquant ou créer un nouveau rapport.
Un seul type de section pourra être choisi. Il faudra renouveler l'opération autant de fois que nécessaire.
Rapports personnalisés
EBP Business Plan vous propose de créer des rapports personnalisés. P
ra
48
Guide d'utilisation
Re
es ra
BP Base.
marque pports personnalisés pourront être supprimés.
L
Les Rapports pré-définis
EBP Business Plan vous propose une structure appelée E
Attention Les rapports pré-définis ne seront pas supprimables. Toutefois, ils pourront servir de base pour la dupe rapports.
lication
d Remarque
Par défaut les Annexes seront exclus. Toutefois, vous pourrez les inclure en intégralité ou seulement une partie
Les
L'assistant de recopie des données
un autre business plan qui lui est
ous pourrez donc :
d'entre elles.
Outils
Cet assistant permet de recopier des données d’un business plan vers
encours d’utilisation.
V
Soit partir d’un business plan déjà existant ;
Soit partir d’un ‘’Squelette’’.
3) La sélection des données.
La recopie des données se fera donc en 3 étapes :
1) L choix du type de recopie, 2) La sélection du fichier de référence,
Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment.
en dehors de la période de prévision ainsi que les données
É
puration des prévisions
Cet outil permet de supprimer définitivement toutes les données en dehors de la période de définition des exercices.
Vous pourrez donc supprimer des données saisies antérieurs.
Exemple Dans le cas où vous saisissez des données sur 5 années de prévisions et que vous ramenez ces 5 années à 3,
ar l'épuration vous supprimerez les 2 dernières années de prévisions.
p
Cette suppression a pour but : de réduire la taille du fichier,
de ne plus retrouver les données non souhaitées.
Attenti
Le rés t
Paramétrage de la reprise de la balance
lance vous permet de visualiser, modifier ou créer un plan de
regroupement.
on ulat de cette opération ne sera effectif que lo
rs de l'enregistrement du fichier.
L
e paramétrage de la reprise de la ba
49
Aide Business Plan
Le plan de regroupement est nécessaire afin d'indiquer quel(s) compte(s) doit figurer dans chaque rubrique du Bilan ou du Compte de résultat antérieur.
ivants :
Vous disposez des trois onglets su
Le Bilan - Actif,
Le Bilan - Passif, Le Compte de résultat.
Attention
nt les suivants : 25,36, 37, 488, 4452,
Comm
Par défaut, c'est le fichier EBP.PlanDeRegroupement qui sera ouvert.
d'enregistrer les modification par le bouton Enregistrer sous.
hier, cliquez sur le bouton Ouvrir puis choisissez le fichier souhaité.
dans le fichier EBP.PlanDeRegroupement, vous pouvez saisir des formules de calcul sur
es de la colonne Numéro de compte.
Ts du plan comptable ne sont pas repris dans le fichier EBP.PlanDeRegroupement. En effet, selon l'usage ces comptes ne seront pas toujours dans la même rubrique. Les comptes pour lesquels une ventilation manuelle devra être faite so
ous les compte
4
458, 73, 69
ent utiliser la fenêtre ?
Pour créer un nouveau fichier de regroupement, il vous suffit de modifier ce que vous avez à l'écran puis
Pour ouvrir un autre fic
Saisie dans la grille
De la même façon que toutes les lignes blanch
Astuces ous pourrez saisir des numéros de comptes entiers (ex :
Vo
707000), des intervalles de comptes (ex : 602...608)
de comptes (ex : 13).
de la balance
d'entreprise, cet assistant permet de récupérer une balance généré par le logiciel EBP
Comptabilité.
u des racines
L'assistant de reprise
Dans le cas de la reprise
Remarque
ier
années en une seule fois. Il vous faudra donc renouveler autant de fois
opération afin de reprendre les différentes années.
Il est possible, avec EBP Business Plan, de récupérer 3 années antérieures. La reprise automatique du fichde balance ne récupère pas les 3
l'
Cette reprise de données se fera en deux étapes :
Choisir les fichiers nécessaires à l'import,
Aperçu de ce qui figurera dans le(s) Bilan(s) et le(s) Compte(s) de Résultat antérieurs.
Attention
saisis manuellement dans le(s) Bilan(s) et le(s) Compte(s) de Résultat antérieurs alors
l'importation écrasera ses données.
Si des montants ont été Astuce
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
ma
on de votre Business Plan (un fichier à extension ppt).
retravaill giciel
reprise de la balance. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment.
Générer un diapora
CUne fo
et outil permet de générer un diaporama de présentati
is les différentes options de génération du fichier sélectionnées, le fichier pourra alors être ouvert et é dans le lo Powerpoint.
Remarque
50
Guide d'utilisation
La génération du diaporama ne sera possible qu'avec au minimum les versions 2003 et 2007 de PowerPoint.
Dans générati
Pour r
le cas contraire, laon du fichier ne sera pas possible.
éussir au mieux votre présentation, nous vous proposons de :
consulter les préconisations techniques relatives à la génération du fichier,
consulter les informations relatives à la présentation du diaporama.
Astuce
Nou s à votre dispositions quelques astuces pour réussir votre présentation. Pour y accéder cliquez ici.
L e est un outil externe qui permet à l’utilisateur de présenter son Business Plan sous la forme d’un
Où til ?
s metton
La Visionneuse
a visionneus
diaporama.
trouver l'ou
La visionneuse est un exécutable qui se lance indépendamment du logiciel ou depuis le logiciel Business Plan. Cet outil est installé dans le répertoire de l’application.
Remarque Par défaut, l'installation de la visionneuse se fera automatiquement dans le dernier répertoire concerné par une
installation de business plan.
ess plan
Tous les dossiers proposés dans la visionneuse seront les dossiers ayant déjà étaient ouvert par l’application
i toutefois vous ne trouvez pas le dossier que vous souhaitez ouvrir, vous disposez de la touche Ouvrir un
La fenêtre de sélection du business plan ne sera pas proposé à l'utilisateur si la visionneuse est ouverte depuis
la visionneuse).
le dans la visionneuse" soit cochée dans les propriétés de celui-ci.
u données dés lors que le dossier est enregistré.
Les outils de la visionneuse
nt vous disposez dans la visionneuse :
Comment l'utiliser ?
Sélectionner un busin
figurant dans le même répertoire.
S
autre dossier... pour aller en sélectionner un autre.
Remarque
le logiciel (menu Outils / Lancer
Sélectionner un rapport Pour visualiser un rapport dans la visionneuse, il est impératif de que pour les rapports en question, l'option Sélectionnab
"
e diaporama est mis à jour avec les modifications apportées a
L
V
oici les outils do Le bouton vous permet de lancer le diaporama en plein écran. Une fois en plein écran sur une
on
diapositive, le bout vous permet de revenir à la vue globale du diaporama.
Les boutons et vous permettent de passer d'une diapositive à l'autre.
Le bouton vous permet de visualiser les commentaires qui auront été saisis sur une page de rapport de type Résultat (tableaux, graphiques et ratios).
uelq
Q
ues conseils
51
Aide Business Plan
As
Afin de e de diaporama, il est conseillé de présenter un Business
Plan de maximum 5 ans avec des exercices de maximum 12 mois. Ceux-ci permettra une présentation plus
le.
t
uce visualiser au mieux les informations sous form
claire et plus visib
Attention Le graphique du point mort n'est pas repris dans le diaporama même si la page est incluse.
Remarque
1/ Les pages de commentaires ne pourront être visibles dans la visionneuse que dés lors où un texte sera
pondante à cette liste.
alculatrice
Elle est accessible
Elle permet de
Mise en oeu
Pour en er les valeurs dans la calculatrice, saisissez directement les chiffres à l'aide du pavé numérique du
clavier ou cliqu
sur la touche " Entrée " du clavier ou cliquez sur le bouton " = ".
ns le presse papier, cliquez sur le menu " Edition + Copier ".
Outils,
ensemble
e décompose en deux parties :
saisie. 2/ De la même façon, les listes de prévisions ne seront présentés qu'après la création d'une fiche de prévision orres
c
C
depuis le menu Outils + Calculatrice.
réaliser des calculs sommaires sans quitter EBP Business .
vre
tr
ez sur les boutons.
Afin de calculer un montant, appuyez La zone de calcul peut être copiée da
Les options du dossier
Apr d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu et de remplir celle-ci avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'du logiciel.
ès la création
La fenêtre des options s
une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options,
sur la partie droite, les options correspondantes à la partie option sélectionnée, à saisir.
Remarque Le bouton Valeurs par défaut permet de remettre les options de chaque partie comme vous les avez trouvées
es options Générales
lo
rs de la création de votre dossier.
L
On distingue trois grands types d'options :
Les options d'affichage des écrans d'accueil.
ettent d'afficher ou non l'écran d'introduction au lancement du logiciel ainsi que la
Ces options permfenêtre d'accueil.
Les options d'affichages de l'interface. Ces options permettent d'afficher ou non les différentes barres de navigation ainsi que l'aide dynamique.
Divers
Diverses options sur la gestion des dossiers.
Les Fichiers
L'option des répertoires vous permettra de modifier l'emplacement de stockage des fichiers Business Plan et
des squelettes (fichiers à extension bp et bpr), ainsi que l'emplacement des fichiers générés par l'export.
52
Guide d'utilisation
Les Sauvegardes
Cette option vous permettra de générer des copies de sauvegardelan.
s et de faire des enregistrements en arrière-
p L'enregistrement en arrière-plan
Deux cas pourront être gérés :
La copie de reprise en cas d'incident
onible dans cette version).
om.bpk. Lorsque le fichier sera généré, à la
vous souhaitez récupérer les informations de
Cette copie en cas d'incident se fera soit avant chaque impression, aperçu ou exportation complète d'un rapport. Soit toutes les x minutes (Non disp
Ce fichier sera matérialisé de la façon suivante ~n
réouverture du dossier il vous sera demandé sicelui-ci.
L'enregistrement automatique (Non disponible dans cette version).
Suppression d'un fichier
Le menu Fichier / Supprimer permet de supprimer, définitivement, un Business Plan depuis le logiciel. La
suppression d'un fichier ne pourra se réaliser que si le fichier en question est ouvert.
Remarque
Un message de confirmation vous indiquera quel fichier est concerné par la suppression ainsi que son
emplacement exact.
Sauvegardes
Comment sauvegarder les données ?
Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de
travail.
Pour se faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier /
Enregistrer.
Attention
Si l'enregistrement n'est pas effectué, toutes les informations saisies depuis le dernier enregistrement ou
depuis la dernière ouverture du dossier ne seront pas conservées.
EBP sur le web
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Business Plan, d'accéder au
support technique sur le web...
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste.
Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
Page d'accueil du WEBeb
Cette page vous permet d'accéder au site EBP sans quitter le logiciel. Elle vous offre la possibilité de mettre à
jour la version d'EBP Business Plan, d'accéder au support technique sur le web...
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste.
Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
EBP Business Plan sur le web
53
Aide Business Plan
Cette page vous permet d'accéder au site EBP directement sur la page dédiée à EBP Business Plan. Elle vous
donne tous les renseignements techniques et commerciaux du produit.
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste.
Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
54
Manuel de référence
Caractéristiques générales
Présentation de l'interface
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie avec des caractéristiques particulières sont proposés :
La saisie d'une donnée se matérialise par une cellule du type . Toutefois, pour la saisie de
nombres la cellule prendra la forme suivante .
L'icône , ouvre une liste déroulante permettant de choisir une valeur.
L'icône , permet de faire augmenter ou diminuer la valeur indiquée dans la zone.
L'icône , permet d'identifier si une option est activée ou non.
ne série de boutons vous permet de naviguer simplement dans les fiches.
Les boutons à utiliser
U
Le bouton permet d'accéder à la première fiche du même type dans la liste.
Le bouton permet de revenir à la fiche précédente.
Le bouton permet de passer à la fiche suivante.
Le bouton permet d'accéder à la dernière fiche du même type dans la liste.
Le bouton permet de créer une nouvelle fiche dont le type sera identique à celle
ouverte.
Le bouton permet de revenir à la liste des prévisions.
Le bouton permet de supprimer la fiche qui est ouverte.
Le bouton permet de copier la fiche ouverte. L'ensemble des données de la fiche d'origine
seront reprises sauf le nom.
ies constatées par le logiciel sur une même fenêtre.
Elle permet d'éviter une succession de fenêtres d'erreurs.
Fenêtre d'anomalies
Cette fenêtre permet de répertorier un ensemble d'anomal
Menus contextuels
55
Aide Business Plan
Les menus contextuels (clic inverse sur la souris : "clic droit") proposés seront différents en fonction de la
catégo s vous trouvez. Vous disposerez donc d'un menu contextuel en fonction :
rie dans laquelle vou
des Préférences,
des Prévisions,
des Résultats,
du Rapport.
Les Préférences
Curse un dossier
ur positionné sur
Nouveau
Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera
créée.
Développer par défaut
l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier.
Permet de développer
r tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose
Développe
un dossier. Réduire tout
Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les
Curse une feuille
différents dossiers.
ur positionné sur
Nouveau
Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera
créée.
Renommer
mer une fiche directement dans l'arborescence.
Permet de renom
Supprimer
pprimer une fiche directement dans l'arborescence.
Permet de su
Permet de modifier l'ordre des fiches en remontant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire
e.
Monter
de l'arborescenc
Permet de modifier l'ordre des fiches en descendant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire
Descendre
de l'arborescence.
Développer par défaut
l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier.
Permet de développer
r tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose
Développe
un dossier.
Réduire tout
Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les
ossiers.
Curse un dossier
différents d
Les Prévisions
ur positionné sur
Nouveau
Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera
créée.
Activer tout
ve l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision.
Permet de rendre acti
56
Manuel de référence
Désactiver tout
e l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision.
Permet de ne pas rendre activ
Développer par défaut
l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier.
Permet de développer
r tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose
Développe
un dossier.
Réduire tout
Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les
Curse une feuille
différents dossiers.
ur positionné sur
Nouveau
Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera
créée.
Renommer
mer une fiche directement dans l'arborescence.
Permet de renom
Supprimer
pprimer une fiche directement dans l'arborescence.
Permet de su
Activer
une fiche active sans avoir à l'ouvrir.
Permet de rendre
Activer tout
e active l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision.
Permet de rendr
Désactiver
ctive une fiche avoir à l'ouvrir.
Permet de ne plus rendre a
Désactiver tout
e pas rendre active l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision.
Permet de n
Permet de modifier l'ordre des fiches en remontant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire
e.
Monter
de l'arborescenc
Permet de modifier l'ordre des fiches en descendant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire
Descendre
de l'arborescence.
Développer par défaut
l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier.
Permet de développer
r tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose
Développe
un dossier.
Réduire tout
Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les
dossiers.
es Résultats
différents
L
Développer par défaut
l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier.
Permet de développer
r tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose
Développe
un dossier.
Réduire tout
57
Aide Business Plan
Permetdifférents dossiers.
de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les
Le Rapport
Rappor
ts pré-définis
Activer
Permet d'activer une section ou un ensemble des sections du rapport.
Activer tout Permet d'activer toutes les sections désactivées d'une même partie du rapport.
Désactiver Permet désactiver une section ou un ensemble de sections du rapport.
Développer tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui composeun rapport.
Réduire tout
er entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les sections qui composent le
rapport.
Rappor
Permet de referm
ts personnalisés
Nouveau
Permet de créer une nouvelle section (Texte, Prévision ou Résultl'assistant de création de section.
at). Cette fonction évite l'ouverture de
Dupliquer
Permet de dupliquer une section directement par l'arborescence.
Supprimer
Permet de supprimer une section directement dans l'arborescence.
Activer
Permet d'activer une section ou un ensemble des sections du rapport.
Activer tout Permet d'activer toutes les sections désactivées d'une même partie du rapport.
Désactiver Permet désactiver une section ou un ensemble de sections du rapport.
Développer tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui composeun rapport.
Réduire tout
t l'arborescence afin de ne plus visualiser les sections qui composent le
n dans l'interface
EBP Bus
distincte
Permet de refermer entièremenrapport.
Navigatio
iness Plan reste un produit novateur dans sa présentation. En effet, il se présente en quatre parties s :
Une barre de menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter ainsi qu'une barre d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'écran) permettent l’accès rapide aux commandes lesplus utilisées par simple clic sur les icônes.
Une Aide en ligne interactive en fonction des différentes pages affichées En plus de l'aide normale qui
est accessible par la touche F1.
Une arborescence changeante en fonction de la catégorie choisie.
Une zone de saisie soit sous forme de liste, soit sous forme de fiche.
58
Manuel de référence
Touches de raccourcis
Principes de fonctionnement dans les grilles
On dist
ingue 3 états pour une grille de saisie :
L'état Ligne
Cet état permet de naviguer dans une grille de lignes en lignes.
L'état Cellule
ne grille de cellule en cellule sans pour autant pouvoir saisir des
Cet état permet de naviguer dans u
informations.
L'état CeCet état permet de nav
llule en mode édition
lle, simplement dans les cellules où la saisie est possible.
iguer dans une gri
Attention Dans les listes, seul l'état Ligne est possible.
Chan
gements d'états
dans les grilles
Ctrl + Espace
Permet de passer de l'état Ligne à l'état Cellule ou inversement.
F2
Permet de passer de l'état Cellule à l'état Cellule en mode édition ou inversement.
Tab
lacer sur les champs saisissables uniquement si vous vous trouvez en état Cellule ou
Permet de se dép
en état Cellule en mode édition.
Les flèches
Permettent de se déplacer sur toutes les cellules si vous êtes en état Cellule.
Le + et le -
e ou état Ligne.
Permettent de développer les lignes si vous êtes en état Cellul
Permet de sélectionner ou désélectionner une case à cocher.
Espace
Exemple Sélection et désélection d'une saisonnalité simple
s lignes
a rec ssible pour tous les champs de saisie de valeur et les champs "case à cocher"
(exem
Toutefo
Recopie de données sur le
L
opie de données est pople : les
Saisonnalités). is, elles ne peuvent être utilisées pour la saisie des éléments antérieurs.
F5
P
ermet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur la ligne située en dessous.
Maj +
F5 Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur la ligne située au dessus.
F6
Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur toutes les lignes situées en dessous.
Maj + F6 Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur toutes les lignes situées au dessus.
Les ra
ccourcis de navigation dans les fenêtres
ALT + V
Permet de valider la saisie faite dans une fiche en cours de modification.
ALT + A
59
Aide Business Plan
Permet d'annuler la saisie faite dans une fiche en cours de modification.
Echap Permet de passer de la saisie des commentaires au retour aux onglets.
Saisie de données
En mode édition (ou création), toutes les cellules saisissables apparaissent sur fond blanc alors que les zones de calcul resteront sur fond jaune.
L saisissez une donnée, elle est automatiquement en caractères gras. Cela permet de distinguer
orsque vous
ce qui est saisi et ce qui est calculé.
Exemple ans une prévision de vente, la saisie du CA ann
Dfa
uel mettra la colonne en gras. Toutefois si une modification est
ite sur lors c'est la colonne CA mensuel qui passera en gras.
La sai
l'un des montants mensuels a
sie de données est possible à 3 niveaux :
Saisie pour chaque mois, Saisie du montant annuel,
Saisie du% d'évolution annuel par rapport à l'exercice précédent. ans les 2 derniers cas, la répartition mensuelle s'effe
D ctue grâce à la saisonnalité (définie dans l'onglet option).
sibilité d'utiliser des touches de raccourcis pour vous permettre de recopier des
aleurs sur les cases du dessus ou dessous.
Vous avez également la pos
v
Notes perso
Cet onglet permet de saisir des annotations sur chacune des listes ou fiches. Afin de visualiser au plus vite si des notes sont saisies sur une liste ou fiche un icône apparaît sur l'onglet.
Astuce Sur toutes les notes vous disposez du correcteur d'orthographe. Vous pouvez également insérer des champs
dans vos textes mais aussi associer des documents à la note.
Préférences
Préférences du dossier
es Préférences du dossier regroupent l’ensemble des données spécifiques au dossier.
es données permettront d'identifier le projet et de mettre en place les grands principes de fonctionnements
comptabl la vie de votre société.
Vous t férences :
Données
Les Préférences du dossier
L
C
es choisis pour
rerouverez donc les pré Général, Dossier permanent,
Paiement de TVA,
Découvert de trésorerie,
Mise en page,
Divers.
60
Manuel de référence
Astuce
Chacune des valeurs saisies pourra être modifiée à tout instant. Les modifications serol'ensemble du dossier.
nt répercutées sur
Remarque
Un onglet Notes permet de saisir des informations sur tous les types de préférences.
Général"
P
références du dossier "
Cette partie vous permet de saisir ou de sélectionner les informations générales pour l'établissement de votredossier Business Plan.
Re
Il est im
Plan.
marque
portant de les renseigner car ces informations seront reprises dans le dossier final de votre Business
Description
Nom du dossier
Suite à la création de votre dossier, ce champ "Nom du dossier" est automatiquement renseigné. Vous
pouvez indiquer un autre nom. Ce nom sera reprit lors de l'impression du rapport.
Périod
Cette p
Elle est la création du dossier.
e des prévisions
artie permet de déterminer la période de réalisation de votre Business Plan. automatiquement alimentée lors de
Mois de début
Sélectionnez le mois de début de prévisions dans la liste déroutante. Puis activez le bouton pour
choisir l’année de début d’activité.
Nombre d'exercices
Cho de du bouton
isissez, à l'ai le nombre d'exercices nécessaire pour élaborer votre plan de
sion standard, le nombre d'exercices est au maximum 6 (reprise d'exercices antérieurs comprise).
financement. En ver
Pour cette version, le nombre d'exercices est au maximum de 20. Remarque
Vous pouvez à tout momenlan.
t revenir sur ces paramètres afin d'augmenter ou de réduire votre Business
ntaires).
P
Les données saisies sont automatiquement ajustées en fonction de votre paramétrage. (Toutefois suite à la 1ere augmentation du nombre d'années (maximum 6 y compris les antérieurs), vous devez saisir s prévisions pour les années suppléme
le
Déta
En cliq e
la duré
n version standard, la durée des exercices est de 12 mois.
des exercices grâce au bouton
il des exercices
uant sur le bouton "Détail des exercices...", vous obtenez un tableau qui vous permet ddéfinir, e et le nom de chaque exercice :
- La durée
E
Dans cette version, vous pouvez sélectionner la durée . Celle-
ci peut être de 1 à 23 mois.
- Le No des exercices (10 caractères maximum).
m
Le tableau contient également les éléments suivants : Il correspond au numéro d'ordre de l'exercice,
- N° :
- Début : Il correspond au début de période de l'exercice - Fin : Il correspond à la fin de période de l'exercice
Remarque
Vous pouvez à tout moment revenir aux "Nom(s) par défaut" en cliquant sur le bouton.
Élémen
Cette p
précéd
Vous disp antérieurs :
ts antérieurs
artie vous permet de déterminer si vous souhaitez saisir ou non les éléments du/des exercices ents.
osez d'informations de reprise(s) des
Bilan & éléments consécutifs
Cette fonction n'est disponible qu'en version EBP Business Plan Edition PME et supérieur.
61
Aide Business Plan
Elle permet de saisir le/les Bilan(s) antérieur(s) ainsi que les éléments permettant de gérer les conséquences sur les périodes prévisionnelles du Business Plan (trésorerie, amortissement...) ;
Compte de résultat (pour info)
Cette fonction est disponible sur toutes les versions. Elle permet de saisir les comptes de résultat des exercices antérieurs.
Vous pourrez ainsi avoir un comparatif des comptes de résultat antérieurs avec vos comptes de résultat
Sui e la reprise souhaitée, vous devez définir le nombre d'exercices de reprise
Vous pouvez si vous le souhaitez
térieurs à saisir.
des exercices antérieurs dans la partie prévision.
prévisionnels dans les résultats aussi bien que dans le rapport.
te à la sélection d défaut, suite
Par à la sélection d'une reprise, la case N-1 est cochée. sélectionner les cases N-2 et N-3. Vous aurez, dans ce cas, 3 exercices an
Cette sélection vous permettra ensuite de saisir les éléments
Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires.
Astuce
Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici.
.
Préférences du dossier
Cette partie vous permet de saisir l'identité de l'entreprise concernée par ce dossier Business Plan
Remarque
Il est important de les renseigner car certaines de ces informations seront reprises dans le dossier final de votre
L anent contient 5 onglets : Définition, Conseil, Associés, Etablissements, Notes.
lisation d'un Business Plan.
Business Plan.
e dossier perm
Onglet Définition
Cette partie permet de saisir l'identification, l'adresse et l'objectif de la réa
Re
Les inf r t les informations de base d'un Business Plan. Elles ne sont pas
obliga
rappeller
Identif
Vous u ans les zones de cette partie les données suivantes :
marque
omations suivantes notées d'une * son
toires. Toutefois, si vous n'avez pas renseigné ces informations lors de la validation, un message vous le a.
ication
povez saisir d
Raison sociale de l'entreprise *,
Forme juridique de l'entreprise *,
Type de société * : le type sera renseigné par défaut suite à la sélection de la forme juridique. Vous
à tout moment changer de type ou saisir un type à votre convenance.
pouvez
Activité * de l'entreprise, N° TVA ,
Code NACE, Capital, Responsable * de l'entreprise.
Remarque
Pour vous aider dans le choix de la forme juridique, un descriptif des principales formes est disponible ici.
isir dans les zones de cette partie l'Adresse Postale* de l'entreprise, ainsi que le Téléphone,
vez déterminer l'objectif de la création de votre business plan * (création
d'entreprise, reprise de société, investissement, .....) et fixé l'effectif prévu pour votre entreprise.
Onglet Conseil
financier...).
Adresse Vous pouvez sa
Fax et E-mail. Objectif Dans ce cadre, vous pou
Cet onglet permet de saisir l'identification et l'adresse postale de votre conseiller (Expert comptable, conseiller
62
Manuel de référence
Onglet Associés
Cet onglet permet d'indiquer le nom des personnes qui vont s'associer à votre entreprise. Vous pouvez référencer également le nombre de parts (titres) dans l'entreprise et le montant de l'apport de
hacun.
ectif ainsi que des notes éventuelles des
c
O
nglet Etablissement
Cetermet de saisir le nom, l'adresse postale, l'effétablissements appartenant à l'entreprise.
onglet p
Remarque
Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires.
Astuce
Pour revenir à la liste des préférences du dossi
er cliquez ici. Préférence du dossier "Paiement TVA"
La partie Paiement d
e TVA permet de paramétrer les différents critères qui entreront en compte dans le paiement de la TVA. Qu'est ce que la TVA, Pourquoi la payer... ?
Toute personne réalisant d
es opérations économiques de manière indépendante et à titre habituel est assujettà la TVA. Cette personne est donc tenue de collecter de la TVA vis-à-vis de ses clients sur les opérations qu’elle effectue et es
ie
t autorisée à déduire la TVA sur les biens et services qu’elle se procure pour les besoins de son
ctivité initive supportée par le client final.
Paiem
ans le vra
cquitter aupr impôts la différence (TVA à payer).
Descr
Cette p
a
. La TVA est en défent de la TVA
Da
cas où la TVA collectée est supérieure à la TVA déductible pour une période donnée, l'entreprise de
ès de la recette des iption des champs
artie vous permet de déterminer la fréquence de paiement de la TVA et de délai de paiement qui vous ordé.
est acc
Périodicité
Choisissez le type de périodicité de paiement dans la liste déroulante (Mensuelle ou Trimestrielle).
Délai de paiement
Choisissez, dans la liste déroulante, le nombre maximal de jours pour lequel le paiement doit inteSeul des multiples de 30 seront proposés. Visualisation dans la partie Résultat
rvenir.
o ualiser le montant de la TVA à payer dans le Tableau de trésorerie.
jusqu'à ce que la TVA collectée soit
tuation de l’entreprise
elon des formal ement trimestriel ou annuel).
Le calcul de la TVA à payer est détaillé dans la partie Résultats/liste/récapitulatifs de TVA.
V
us pouvez visembourseme
Rnt des crédits de TVA Dans le cas où la TVA déductible est supérieure à la TVA collectée, l’entreprise peut demander le remboursement de crédit de TVA ou reporter le crédit tous les mois
supérieur à la TVA déduc
tible + le Crédit de TVA. La demande de remboursement doit être adressée à la recette des impôts du lieu de si
s
ités à respecter (rembours
Attention
Le rem imestre civil, interviendra seulement dans le cas où toutes
les déc
Descrip
ette partie permet de définir les paramètres de remboursement du crédit de TVA :
boursement du crédit de TVA à la fin d'un tr
larations de ce trimestre civil présentent un crédit de TVA. tion des champs
C
Demande de remboursement
Si vous souhaitez le remboursement du crédit de TVA, vous devez cocher la case.
Délai de remboursement
ent qui correspond au délai entre la fin du trimestre et le mois de
Choisissez le délai de remboursem
remboursement du crédit.
inimale trimestrielle
pour lequel le remboursement doit être effectué en fin de trimestre.
sement en fin de
trimestre.
Borne m
Indiquez le montant minimum
Le crédit de TVA doit être supérieur ou égal à cette borne pour obtenir un rembour
63
Aide Business Plan
Borne minimale annuelle
le montant minimum pour lequel le remboursement doit être effectué en fin d’année.
obtenir un remboursement en fin
Vis n dans la partie Résultat
s/liste/récapitulatifs de TVA.
Vous pouvez visualiser le montant du Credit de TVA dans le Tableau de trésorerie.
Indiquez
Le crédit de TVA doit être supérieur ou égal à cette borne pour d'année.
ualistio
a
Le calcul du Crédit de TVA est détaillé dans la partie Résultat
Remarque
Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires.
Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici.Préférences du dossier "Découvert trésorerie"
te pour vous aidez
vert ?
uxquelles vous devez faire face sont supérieures à la somme que vous avez sur votre
t n décalage de trésorerie. Vous retrouvez donc à découvert
La gestion du Découvert de trésorerie permet d’obtenir un tableau de trésorerie plus réalis prendre les bonnes décisions.
à
Qu'est ce qu'un découorsque les dépenses a
Lcomp
e, vous êtes e pendant quelque temps. Ce
décou , il faut
donc le
Paramé
Découv
Dans c
Ces var
v
ert vous sera facturé par votre établissement bancaire sous forme intérêts de découvert ou Agio
prévoir dans votre Business Plan. trage dans EBP Business Plan
ert de trésorerie
ette partie, vous devez renseigner les variables nécessaires pour le calcul de l'intérêt.
ia
bles sont :
uvert est fourni par les établissements bancaires. Il varie en fonction des accords passés
le Taux ous devez indiquer dans cette zone le pourcentage de découvert autorisé. Ce taux est annuel
V
Ce taux de déco
entre votre établissement bancaire et vous.
Ce taux représente le pourcentage appliqué au montant de trésorerie négative. Le taux annuel sera converti en taux mensuel pour être appliquer à la trésorerie négative du mois.
Exemple
Pour un taux annuel de 12% et un exercice de 12 mois Si vous avez une trésorerie négative en février, le taux appliqué sera de 1 % (12% divisé par 12 mois).
le Plafond Indiquez le montant maximum de découvert que vous autorisez.
Cette valeur permet de mettre en avant les problèmes financiers sur le tableau de trésorerie (si le
ie,... .
plafond est dépassé, la valeur du découvert est indiquée en "Rouge"), les graphiques de trésorer
Attention e plafond est le montant pour lequel vous souhaitez avoir une alerte dans votre B
C usiness Plan. Il ne
aucun cas au plafond de découvert autorisé par votre établissement bancaire.
Paiem ert
Suite à
votre é
La périod ent des intérêts de découvert est à déterminer en fonction des options suivantes :
correspond en ent du découv
la facturation de l'intérêt sur le découvert, vous devez définir la période de paiement de cet intérêt à
tablissement bancaire.
e de paiem
Périodicité
Choisissez le type de périodicité de paiement des agios dans la liste déroulante.
Délai
Sélectionnez par l'intermédiaire du bouton , le délai du paiement de l’agio/intérêt qui sera appliqué.
Le minimum du délai est de 30 jours (Paiement en m+1 de l'agio/intérêt concernant le mois m).
Exemple
Pour avoir un exemple de période de paiement de l'intérêt, cliquez ici
u agios) dans le Compte résultat et le Tableau
de trésorerie.
Visualisation dans la partie Résultat Vous pouvez visualiser le montant des intérêts de découvert (o
64
Manuel de référence
La visualisation du paiement des intérêts de découvert (ou agios) se réalise dans le Tableau de trésorerie.
Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires.
Astuce
Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici.
Préférences du dossier "Divers"
Cette partie permet de déterminer les options de visualisation des montants, le nombre maximal de jours
que vous
siness Plan.
d'échéance ainsi que la mise en page des impressions des préférences, des prévisions et des résultatsautorisez dans votre Bu
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentanglet Échéances
ires.
termédiaire du bouton
O
L'échéance maximale est à choisir par l'in . Elle représente le nombre maximal de
jours des échéances du dossier. Seul des multiples de 30 seront proposés.
Cette e bloquer à la valeur choisie les différents échéanciers de l'ensemble des fiches.
Onglet
ette de déterminer l'unité par défaut pour les résultats et celle de la variable dans les
e choix d'une unité permettra une meilleure lecture des informations.
pour l’ensemble
option permet d
Devise
Cc
partie permet
ommentaires. Devises & Résultats
U
nité par défaut
L
Vous avez le choi
x de plusieurs unités : A l'unité,
Dizaines,
Centaines,
Milliers. Dans la partie Résultats, vous aurez les montants des résultats affichés dans l'unité sélectionnée ici.
Intitu
llé qui sera pris en compte lors des éditions (tableau de résultat,
ation du dossier, l'unité monétaire sera l'Euro et les symboles correspondants seront
s suivants :
lé de la devise
Cette graphiques...).
partie permet de déterminer le libe
Pour chaque unité, vous devez définir le libellé associé. Devises & Champs de commentaires
C
ette partie permet de déterminer le symbole monétaire repris dans les variables en fonction de l'unité choisie. Par défaut, lors de la cré
le
€
d€ (dizaine d'euro) h€ (centaine d'euro ou hecto euro)
k€ (millier d'euro ou KiOnglet Champs Cette onglet permet de
lo euro)
créer des champs spécifiques contenant une valeur définie. Ces champs sont utilisables
taires.
L'intitulé proposé par défaut pourra être modifié. Cette modification sera alors prise en compte dans l'assistant
dans les notes et commen
d'insertion de champs.
Astuce our revenir à la liste des préférences du dossier
P cliquez ici.
Donné
es données de base
es de base
L
65
Aide Business Plan
Les différentes informations à saisir dans la partie Données de base permettent de pré-paramétrer les comlistes des o
boptions
des préférences de prévisions et des prévisions.
V les données de base suivantes :
ous trouverez
Taux de TVA,
Saisonnalités, Echéanciers, Remarque
Une fois ces données saisies, vous pourrez les sélectionner à partir des combo-lises de différentes fiches de
pré
vision.
Remarque
Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires sur toutes les données de base.
Données de base "Echéanciers"
ifférents échéanciers pré-définis
La partie Echéanciers
des données de base vous permet de déterminer d
pour l’ensemble du dossier.
Remarque
Vous pouvez créer autant d'échéanciers que vous souhaitez. L'échéancier simple sera attribué par défaut dans
évision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir un autre.
ette partie des préférences liste l'ensemble des échéanciers que vous avez pré-définis. Il vous est toujours
possible
les préférences de pr
Liste des échéanciers
C
de modifier, de créer ou de supprimer des échéanciers.
Remarqu
Un ongle
Fiche d'
Une fic ne Entête, d'un onglet Pourcentage et d'un onglet Notes.
Entête de la fiche
Elle sée uniquement du champ Nom.
centage
e
t Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. un échéancier chéancier est composée d'u
he É
est compo
Vous devez saisir ici le nom de l'échéancier qui permet d'identifier les différentes fiches d'échéancier. Onglet Pour
Cet onglet est composé de 2 colonnes : Échéances et %.
La colonne Échéances contient la liste des échéances possibles. Cette liste commence à 0 jour
dans les
er/Général.
d'échéance jusqu'à l'échéance maximale autorisée. Cette échéance maximale est définie
préférences du dossi La colonne % vous permet de répartir le pourcentage de règlement/paiement que vous souhaitez
pour des échéances précises.
Exemp
Vous sou ce
identiq
ans ce 33 %, 60 jours : 33 %, 90 jours : 34 %
le
haitez avoir un échéancier à 30, 60 et 90 jours avec une répartition du montant de l'échéanue. cas, vous devez réaliser la saisie du pourcentage 30 jours :
D
Remarque Pour valider votre échéancier, le total de votre répartition doit obligatoirement être de 100 %. tilisation de
U s échéanciers
Dans l'onglet Option des Préférences de prévision et des Prévisions vous avez la possibilité de choisir le type d'échéancier pour la donnée. Vous disposez de 2 types d'échéancier : Échéancier "simple" : Dans ce cas, vous devez sélectionner l'échéance à un nombre de jours
uniquement. Échéancier prédéfini : Dans ce cas vous sélectionnez un échéancier que vous avez défini précédemment dans les préférences des données de base.
Exemple
Vous créer un échéancier '30-60jours' dans les préférences des données de base pour 50% à 30 jours et 50% à
60 jours.
66
Manuel de référence
* Pour une Prévision de Ventes, onglet Options, partie Encaissements, vous sélectionnez le type d'échéancie"Simple", puis "Échéanc
r
e à" 60 jours. Le règlement de vos ventes est donc reçu à 100% 60 jours après la
ente.
cier
rès la
v
* Pion de Ventes, onglet Options, partie Encaissements, vous sélectionnez le type d'échéan"Prédéfini", puis "Échéancier" '30-60 jours'. Le règlement de vos ventes est donc reçu à 50% 30 jours aprs après la vente.
our une Prévis
vente et à 50% 60 jou
Astuce Pour revenir à la liste des données de base cliquez ici.
a partie Taux de TVA des données de base vous permet de déterminer les différents taux de TVA pour
l’en ssier.
Données de base "Taux de TVA"
L
semble du do
Remarque
Vous pouvez créer autant de taux que vous souhaitez. Le taux Normal sera attribué par défaut dans les
vision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir un autre.
s du Business Plan. Il vous est toutefois possible de modifier, de créer ou de supprimer des
taux.
préférences de pré
Liste des taux de TVA
Cette partie des préférences liste l'ensemble des taux de TVA que rencontreront les entreprises françaises
durant les période
Remarqu
Des taux de T libre à vous de les utiliser ou
de les supprim
eV
A sont créés par défaut (Exonéré, Super-réduit, Réduit, Normal),
er.
Remarqu
Un onglet Note
Fiche d'un tau
Une fic 'une Entête, d'un onglet Définition et d'un onglet Notes.
Entête
Elle est sée uniquement du champ Nom.
Vous d
Onglet
aramétrage
e
s perso permet de saisir des informations complémentaires.
x de TVA
he de taux de TVA est composée d
de la fiche
compo
evez saisir ici le nom de la fiche de TVA qui permet d'identifier les différentes fiches de Taux de TVA. Définition
P
A partir de cet onglet vous avez 2 possibilité de paramétrer le taux de TVA :
Soit le taux est fixe :
cas, vous devez saisir le valeur unique : Taux de TVA.
Dans ce
Vous devez indiquer le taux de TVA qui sera appliqué lors de la sélection de la fiche TVA.
Soit le taux est différent pour chaque exercice :
Pour chaque exercice du business Plan, vous pouvez définir un taux de TVA différent.
evez sélectionner le nom d'une fiche de TVA.
me taux de TVA sera appliqué à chaque période de la fiche prévision
pour tous les exercices.
Application sur les Prévisions Sur chaque prévision dont la TVA peut être gérée, vous d
Si cette fiche est à taux fixe, le mê
Si la fiche de TVA est à Taux par exercice, un taux de TVA différent sur chaque exercice sera appliqué sur la fiche de prévision.
Remarque Pour une fiche de prévision Crédit Bail, si la fiche taux de TVA est paramétrée avec un taux par exercice,
le Loyer TTC de l'échéancier vont varier en fonction de ces taux.
le Loyer TVA et Astuce
Pour revenir à la liste des données de base cliquez ici.
Données de base "Saisonnalités"
67
Aide Business Plan
La partie Saisonnalités des données de base vous permet de déterminer les différentes périodes de saisie à
sélectionner sur l’ensemble des Préférences de prévision ou Prévisions.
Remarque Vous pouvez créer autant de saisonnalités que vous souhaitez. La saisonnalité Mensuelle qui attribuée par
défaut dans les préférences de prévision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir une autre.
définies vous sont proposées. Elles ne peuvent pas être modifiées, ni supprimées. Elles
: La 'case à cocher' ne sera pas sélectionnée.
Liste des saisonnalités Cette partie des préférences présente la liste de l'ensemble des saisonnalités. es saisonnalités pré-
D
sont dites "Fixes".
Toutefois, il vous est possible de créer, modifier, ou supprimer vos saisonnalités. Elles sont repérables grâce à a colonne "fixe"
l Remarque
Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires.
Fiche de
Une fic
Entête
Elle est sée uniquement du champ Nom.
Vous dev
fiches.
nglet Définition
L'o mpose en plusieurs lignes, autant de lignes que d'années sur lesquelles vous souhaitez faire
a définition de la saisonnalité s'effectue mensuellement par l'intermédiaire du bouton
saisonnalité he de saisonnalité est composée d'une Entête, d'un onglet Définition et d'un onglet Notes. de la fiche
compo
ez saisir ici le nom de la saisonnalité que vous souhaitez créer. Il permet d'identifier les différentes
O
nglet se déco
votre business plan.
L .
P nnée, vous avez automatiquement les lignes correspondantes au nombre de mois défini sur
s devez choisir votre mode de saisie/type puis effectuer la sélection des
ous choisissez :
our chaque a
chaque année.
Pour définir votre saisonnalité, voupériodes que vous souhaitez. Si v
la "Sélection simple" :"Sélection". A chaque coche,
vous devez définir la saisonnalité en cliquant dans la 'case à cocher'
un pourcentage est affiché et est automatiquement calculé au fûr et à
mesure des sélections.
le "Pourcentage" : vous définissez la saisonnalité en saisissant le pourcentage souhaité en face de
chaque période (la case à cocher est automatiquement sélectionnée).
Rem
Pour qu it prise en compte, vous devez obligatoirement avoir un pourcentage de 100% en
pied de t
arque ne saisonnalité so
'u
ableau pour chaque année de votre Business Plan.
Astuce
Pour reve ste des données de base cliquez ici.
Préférence
Les préf
Les différ s la partie Préférences de Prévision, permettent de pré-paramétrer
la majo té des zones de saisie des Prévisions elles-même.
Vous re ouverez les préférences de prévision suivantes:
nir à la li
s de prévision
érences de prévision
entes informations à saisir dan
ri
trInvestissements,
Financements (Apports en capital, Comptes courants d'associé, Emprunts, Crédits-Bails, Subventions :
Subventions d'exploitation, Subventions d'investissement),
Ventes,
Achats,
Charges externes,
68
Manuel de référence
Personnel (Gérant, Salarié, Autres charges de personnel),
Impôts & taxes (sauf IS),
Autres prévisions:
- Financier : Produits financier, Charges financières, Dividendes,
nelles,
- Exploitation : Production immobilisée, Autres produits, Charges à répartir, Autres charges,
- Exceptionnel : Produits exceptionnels, Charges exception
- Divers : Provisions, Produits constatés d'avance, Charges constatées d'avance.
Remarque Une fois ces données saisies, la réalisation du plan de financement sera plus rapide puisqu'un nombre restreint
e champs seront à saisir.
d
Astuce isie pourra ê
Chaque valeur sa tre modifiée à tout instant. Les modifications seront prises en compte uniquement
lors de la création des prochaines prévisions. Par conséquent, les prévisions existantes ne seront pas modifiées.
Remarque
Un onglet Notes pero permet de saisir des informations sur tous les types de préférences de prévision.
réfé
Les inf r de saisie
des Prév
nts contient 3 onglets (Options, Coefficients fiscaux et
otes).
L'onglet
nglet Options
Cet on l
amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Investissements
oient soumises au calcul d'amortissements.
P
rences de prévision "Investissements"
omations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones isions d'investissements.
L'écran des Préférences de Prévision des Investisseme
N
Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
O
get contient 3 zones.
Amortissements
Vous devez cocher la case "Soumis à
s
Ensuite, vous pouvez :
définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis.
sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez.
saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type
issement choisi précédemment.
t enfin, si le type d'amortissement est Dégressif :
d'amort
E
le Coef. fiscal sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. Ce coefficient est
pré-déf
ini dans l'onglet Coefficients fiscaux de cette fiche.
le Tau tomatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal.
VA à récupérer
Cette partie p
x dégressif sera calculéau
T
ermet de déterminer :
Le taux de TVA par défaut
ns les préférences des Données de
aux "Normal" qui sera affiché.
Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable da
base. Par défaut, c'est le t
Le moment d'application de la TVA à récupérer
ments
ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Investissement.
Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation.
Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". Décaisse
C
69
Aide Business Plan
Le chéancier proposé est soit :
Type d’é
Simple : Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de
gistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre
de jours par le bouton
l'investissement devront être enre
.
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
nglet Coefficients fiscaux
e seuil et le coefficient fiscal associé sont définis suivant une règle de calcul. Cliquez ici pour avoir une
explic i
et onglet fonctionne comme une liste, à chaque seuil correspond un coefficient fiscal.
Les co défaut.
our ajouter un Coefficient, vous devez saisir le seuil puis le coefficient souhaité pour ce seuil.
Lors d seuil dans les fiches qui nécessitent un amortissement dégressif, le coefficient sera
ffecté.
vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base.
O
Cet onglet permet de définir les coefficients fiscaux en fonction d'un seuil.
L
aton sur cette règle.
C
efficients de base sont créés par
P
e la sélection du
a
Astuce
Pour r e prévision cliquez ici.
Préfér nces de prévision "Financement"
e la partie "Financement" permettent de préaramétrer
la majorité des zones de saisie des différentes fonctions des Prévisions de financements.
à l'identique des autres fiches.
Vous retrouverez les préférences de prévision de financement suivantes :
evenir à la liste des p
références d
e
Les informations à sélectionner dans les différentes fonctions d
p
Pour toutes les préférences de financement, l'onglet Notes perso fonctionne Apports en capital,
Comptes courants d'associé,
Emprunts,
Crédits-Bails,
Subventions :
- Subventions d'investissement.
- Subventions d'exploitation,
Astuce
Pour revenir à a
Préfér nces de prévision "Financements - Apports en capital"
Les information s zones de saisie
es Prévisions de financements-Apports en capital.
s en capital contient 2 onglets (Options et
Notes).
Onglet Options
ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Apports en capital.
échéancier proposé est soit :
l liste des préférences de prévision cliquez ici.
e
s à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité de
d
L'écran des Préférences de Prévision des financements -Apport
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Cet onglet contient uniquement la zone Encaissements. Encaissements
C
Le Type d’
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les encaissements de
l'Apport en capital devront être enregistrés (Echéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre
de jours par le
bouton .
70
Manuel de référence
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Echéanciers que
écédemment dans les Préférences des Données de base.
vous avez définis pr
As
our rev éférences de prévision cliquez ici.
Préfér
inf r
es Pr
Prévision des financements -Comptes courants d'associé contient 2 onglets (Options
t Notes).
Onglet Options
êts.
Vous devez cocher la case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé
tuce enir à la liste des pr
P
ences de prévision "Financements - Comptes courants d'associé"
Les d
omations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie
évisions de financements-Comptes courants d'associé. es Préférences de
L'écran de
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Cet onglet contient uniquement la zone Remboursement des intérRemboursement des intérêts
gèrent les remboursements d'intérêts. nsuite, vous pouvez paramétrer :
E le Taux annuel (%) pour obtenir le calcul du montant d'intérêt à verser aux associés titulaires d'un
compte courant.
le Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant.
la Périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement des intérêts tirés des comptes courants
le Délai de règlement pour lequel interviendra le paiement des intérêts aux associés titulaires d'un
compte courant.
Astuce
Pour r cliquez ici.
références de prévision "Financements - Emprunts"
inf ones de saisie
es Prévisions de Financements - Emprunts.
nts contient 2 onglets (Options et Notes).
Cet onglet contient uniquement la zone Emprunt.
evenir à la liste des préférences de prévision
P
Les d
ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des z
L'écran des Préférences de Prévision des financements - Empru
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options
Emprunt
Cette partie permet de paramétrer :
la Périodicité d'emprunt nez la périodicité de paiement souhaitée pour le r
Sélection emboursement de l'emprunt.
l'Échéance de remboursement du loyer
Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes :
A terme à échoir ou A terme échu.
la Modalité
Indiquez sous quelle forme le calcul des remboursements d’emprunts devra s’effectuer.
Astuce
Pour r cliquez ici.
evenir à la liste des préférences de prévision
71
Aide Business Plan
Préférences de prévision "Financements - Crédits-Bails"
Les inf e
des Pré
'écran dit Bail contient 2 onglets (Options et Notes).
L'o s perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Cet onglet contient uniquement la zone Loyer.
ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisivisions de Financements - Crédit Bail.
L
des Préférences de Prévision des financements - Cré
nglet Note
Onglet Options
Loyer
Cette partie permet de paramétrer :
la Périodicité du loyer
Sélectionnez la périodicité de paiement des loyers souhaités.
l'Échéance de remboursement du loyer
Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes :
terme échu.
A terme à échoir ou A
Le Taux de TVA
Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des
D tionner, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les
onnées de base. Vous devez sélec
loyers du crédit bail. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché.
Ast
Pour re
artie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie
Prévision
L'écran des Préf
L'ongle otes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Onglet Options
Cet onglet co
TVA collectée
ette partie permet de déterminer :
uce venir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
Préférences de prévision "Financements - Subventions d'exploitation"
Ldes
es informations à sélectionner dans cette p
s de Financements-Subventions d'exploitation. érences de Prévision des subventions d'exploitation contient 2 onglets (Options et Notes).
t N
ntient 2 zones.
C
Le taux de TVA par défaut
Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des
Données de base. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché.
Le moment d'application de la TVA à payer
ncaissements
Vous pouvez définir que votre TVA sera payée à l'encaissement ou à la facturation. Par défaut, il seraproposé "A la facturation".
E
Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'exploitation.
Le Type d’échéancier proposé est soit :
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les encaissements de
subvention d'exploitation devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner
la
le nombre de jours par le bouton .
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
es de base.
vous avez définis précédemment dans les Préférences des Donné
As
our revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
Préférence entions d'investissement"
tuce
P
s de prévision "Financements - Subv
72
Manuel de référence
Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie
ment.
L'écran d ).
'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Onglet
ent 2 zones.
ous devez cocher la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Subventions
d'amortissements.
Ensuite, vous
des Prévisions Financements-Subventions d'investisse
es Préférences de Prévision des Subventions d'Investissement contient 2 onglets (Options et Notes
L
Options
Cet onglet conti
Amortissements
V
d'investissement soient soumises au calcul
pouvez :
définir l ien s ra amortis. a Durée (nombre d'années) pour laquelle le be
sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez.
saisir
d'amorti
le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type ssement choisi précédemment.
Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif :
le Coef. fiscal (Cette zone est modifiable) sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement
sélectionnée.
le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal.
Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'investissement.
Le Type d’échéancier proposé est soit :
Simple : Vous devez ensuite sélectionner le nola Subvention d'investissement devront être enr
mbre de jours pour lequel les encaissements de
egistrés (Échéance à). Vous pouvez
sélectionnerle nombre de jours par le bouton .
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base.
vous
Astuce
Préfé
es inf r tent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie
des Pr
L'écran des Pr glets (Options et Notes).
s perso iches.
éfinition
Vous d
Option
Vous d
Pour revenir àa
l liste des préférences de prévision cliquez ici.
rences de prévision "Ventes"
L
omations à sélectionner dans cette partie permetévisions
de Ventes.
éférences de Prévision des ventes contie
nt 2 on
L'onglet Note
fonctionne à l'identique des autres f
Onglet Options et onglet contient 5 zones.
CD
evez choisir le type de vente correspondant à la fiche créée. s de saisie
evez choisir : le type de saisie qui conviendra à l’activité de la société,
la Saisonnalité par défaut,
la gestion des avances & acomptes / prévisions postérieurs. de l'encours onibles sont :
Gestion
Les options disp Gestion des encours de production
La coche active l'option de gestion des encours de production.
Choix du mode d'alimentation de l'onglet
- Calcul automatique de l'encours final annuel,
73
Aide Business Plan
- Saisie manuelle des variations d'encours, Saisie manuelle des encours finaux, ie manuels
-
- Sais le de productions réelles
TVA à payer
Cette partie permet de déterminer :
Le tau
Une liste rences des
nées de base.
x de TVA par défaut de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préfé
Don
Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché.
Le moment d'application de la TVA à payer
sera payée à l'encaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera
proposé "A la facturation".
Vous pouvez définir que votre TVA
Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Ventes.
Le Type d’échéancier proposé est soit :
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nomla vente devront être enregistrés (Échéance à). Vo
bre de jours pour lequel les encaissements de
us pouvez sélectionner le nombre de jours
par le bouton .
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base.
Astuce
Pour reve de prévision cliquez ici.
Préfér on "Achats"
Les info é-paramétrer la majorité des zones de saisie
des Pré
chats contient 2 onglets (Options et Notes).
s de sa i
Cette partie p r
Stock minimum
Cette partie per in le type de saisie et la durée du stock minimum de sécurité.
TVA à récupé r
Cette partie p r
nir à la liste des préférences
ences de prévisi
r
mations à sélectionner dans cette partie permettent de pr
visions d'achats. érences de Prévision des A
L'écran des Préf
'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
L
Onglet Options et onglet contient 3 zones.
COption
ise des achats réels emet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour les achats. de sécurité met de détermer
re emet de déterminer :
Le taux de TVA par défaut
taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des
Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché.
Une liste de
Données de base. Le moment d'application de la TVA à récupérer
Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il
ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche achat.
e Type d’échéancier proposé est soit :
sera proposé "Au décaissement". Décaissements
C
L
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de
nt être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours
l’achat devro. par le bouton
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
édemment dans les Préférences des Données de base.
vous avez définis préc
74
Manuel de référence
Ast
Pour re ici.
Préfére
artie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie
arges externes contient 2 onglets (Options et Notes).
et Note
Onglet Options
Cet onglet contie
Options de saisi
Cette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour les Charges externes.
TVA à récupérer
Cette partie p
uce
venir à la liste des préférences de prévision cliquez
nces de prévision "Charges"
Les informations
à sélectionner dans cette p
des Prévisions de charges externes.
L'écran des Préférences de Prévision des ch
L'ongl
s perso fonctionne à l'identique des autres fiches. nt 3 zones. e
ermet de déterminer :
Le taux de TVA par défaut
liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des
Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché.
Une
Données de base. Le moment d'application de la TVA à récupérer
Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il
ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Charge externe.
échéancier proposé est soit :
sera proposé "Au décaissement". Décaissements
C
Le Type d’
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de
la Charge externe devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre
jours par le bouton
de .
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvvous avez définis précédemment dans les
ez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
Préférences des Données de base.
Astuce
Préfé
la majorité des zones de saisie
évision du personnel Gérant non salarié ou Salarié contient 2 onglets (Options et
tes
'onglet fonctionne à l'identique des autres fiches.
et
Cet on
ptions
Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
rences de prévision "Personnel"
Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétreres Prévisions de Personnel (Gérants non salariés ou Salariés).
d
'écran des Préférences de Pr
LNo
). Notes perso
LOngl
Options glet contient 2 zones. de saisie
O
Cette partie permet de : définir le profil du gérant ou salarié par défaut,
Remarque
Dans cette version, vous avez la possibilité de paramétrer votre propre profil dans les préférences
des données de base/Profil de gérant ou de salarié.
sélectionner le type de commissions sur montants : Ce type permet de définir le calcul de la
ette partie n'est pas identique en tout points pour les Gérants et les Salariés.
commission sur les salaires. Décaissements
C
75
Aide Business Plan
Les points identiques sont :
le Décaissement des Salaires qui permet de choisir à quel moment seront payés les salaires du
poste créé.
le Décaissement des Cotisations qui permet de définir à quel moment seront payés les cotisations
relatives au poste créé.
our les Gérants non salariés, vous disposez également de l'option Cotisation forfaitaire minimale (1ère
année)
P
qui permet d'indiquer le montant de la cotisation forfaitaire. Par défaut, le montant saisi sera 3500.
As
Pour r
Préfére "Impôts et taxes (sauf IS)"
Les inf sie
des Pré
es Préférences de Prévision des Impôts et taxes contient 2 onglets (Options et Notes).
Onglet Options
la zone "Options de saisie".
Cette zone permet de définir la période de ventilation des Impôts & taxes dans le compte de résultat.
Cette ventilation peut-être :
tuce evenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. nces de prévision
ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saivisions Impôts & taxes (sauf IS).
L'écran d
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Cet onglet contient uniquementOptions de saisie Identique aux décaissements : le montant d'impôt saisi pour une période est décaissé pour cette période et est pris en compte dans le compte de résultat de cette période.
Saisie manuelle : le chiffre saisi dans la colonne "Montant" sera décaissé pour la période ou il est
t dans la "colonne Résultat" le montant de
ns le compte de résultat (exercice inférieur
présent. Vous avez la possibilité de saisir manuellemenqui sera pris en compte pour une autre période da
l'impôt
ou supérieur).
Exemple
Pour avoir un exemple de saisie manuelle pour la ventilation de l'impôt dans le Compte de résultat,
cliquez ici
Astuce our revenir à la liste de
P s préférences de prévision cliquez ici.
étai :
référ
es informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie
L'écran d
'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Onglet
Cet onglet contient 2 zones.
onnalité par défaut pour l'ensemble des fiches.
l d'amortissements.
D
l Autres prévisions
P
ences de prévision "Production immobilisée"
L
d'une prévision de Production immobilisée.
es Préférences de Prévision de Production immobilisée contient 2 onglets (Options et Notes).
L
Options
Options de saisie des montant Cette partie permet de sélectionner la Sais
Amortissements Vous devez cocher la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches de Production immobilisée soient soumises au calcu
Ensuite, vous pouvez :
définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis.
sélectionner le type
d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez.
76
Manuel de référence
saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type
ortissement choisi précédemment.
t enfin, si le type d'amortissement est Dégressif :
d'am
E
le Coef. fiscal sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. Ce coefficienpré-défini dans l'
t est
onglet Coefficients fiscaux de cette fiche.
le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal.
Préfére
trer l'ensemble des zones de saisie
es prévisions des Autres produits.
'écran des Préférences de Prévision des Autres produits contient 2 onglets (Options et Notes).
L'onglet Notes p
Onglet Options
Cet on contient 3 zones.
Options de sa i
Cette partie per , ainsi que d'indiquer
s'il est possible de saisir des montants par exercice.
TVA à payer
Cette partie permet de déterminer :
nces de prévision "Autres Produits"
Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramé
d
L
erso fonctionne à l'identique des autres fiches.
glet
ise des montants met de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches
Le taux de TVA par défaut
Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des
sera affiché.
Données de base. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui
Le moment d'application de la TVA à payer Vous pouvez définir que votre TVA sera payée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera
proposé "Au décaissement".
ette partie permet de paramétrer l'échéancier des paiements de la fiche.
ancier proposé est soit :
Encaissements
C
Le Type d’éché
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de
la fiche devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours . par le bouton Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base.
Spécifique : Un bouton vous permet de saisir un échéancier spécifique pour les fiches.
Astuce
Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
partir"
zones de saisie
évision des Charges à répartir contient 2 onglets (Options et Notes).
Saisonnalité par défaut des montants pour l'ensemble des fiches, ainsi
ue d'indiquer s'il est ntants par exercice.
Option
Cette hes,
ainsi q t possible de saisir des montants par exercice.
Préférences de prévision "Charges à ré
Ld
es informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des
es prévisions des Charges à répartir.
L'écran des Préf
érences de Pr
L'onglet Notes perso fonctionne à l'
identique des autres fiches. Onglet Options nt 2 zones.
Cet onglet contieOptions de saisie
des montants Cette partie permet de sélectionner la
q
possible de saisir des mo
s de saisie des amortissements partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut des amortissements pour l'ensemble des ficue d'indiquer s'il es
77
Aide Business Plan
Astuce
Pour re
révision "Achats charges"
artie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie
L'écran des Pr f
L'onglet Notes p à tique des autres fiches.
Onglet ons
Cet onglet contient 3 zones.
Options de sa i
Cette partie per i que d'indiquer
s'il est possible de saisir des montants par exercice.
TVA à récupé r
Cette partie permet de déterminer :
venir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
Préférences de p
L
es informations à sélectionner dans cette pdes prévisions des Autres Charges.
éérences de Prévision des Autres charges contient 2 onglets (Options et Notes). erso fonctionne l'iden
Opti
ise des montants met de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ains
re
Le taux de TVA par défaut Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des
Données de base.
ffiché.
Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera a
Le moment d'application de la TVA à récupérer Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement".
Décaissements ette partie permet de paramétrer l'échéancier des paiements de la fiche.
C
ancier proposé est soit :
Le Type d’éché
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de
la fiche devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton .
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base.
Spécifique : Un bouton vous permet de saisir un échéancier spécifique pour les fiches.
Astuce
Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
Préférences de prévision "Produits Financiers"
Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie des prévisions des Produits financiers.
es Produits financiers contient 2 onglets (Options et Notes).
ule zone.
ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer
s"
L'écran des Préférences de Prévision des Charges financières contient 2 onglets (Options et Notes).
L'écran des Préférences de Prévision d
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options et onglet ne contient qu'une se
C
Options de saisie des montants
C
s'il est possible de saisir des montants par exercice.
Préférences de prévision "Charges Financière
Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisiees prévisions des Charges financières.
d
78
Manuel de référence
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options
Cet onglet ne contient qu'une seule zone.
ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer
ettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie
des prévisions des Dividendes.
s contient 2 onglets (Options et Notes).
et onglet ne contient qu'une seule zone.
ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer
Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie
els.
L'écran des Préférences de Prévision des Produits exceptionnels contient 2 onglets (Options et Notes).
à l'identique des autres fiches.
nglet Options
ptions de saisie des montants
ur l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer
e saisir des montants par exercice.
cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie
L'écran des Préférences de Prévision des Charges exceptionnelles contient 2 onglets (Options et Notes).
nglet Options
Cet onglet ne contient qu'une seule zone.
des montants
et de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer
s'il est possible de saisir des montants par exercice.
Les ions à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie
'écran des Préférences de Prévision des Provisions contient 2 onglets (Options et Notes).
'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Onglet
Cet on
ptions de saisie des dotations
Cette sélectionner la Saisonnalité par défaut des montants de dotations pour l'ensemble des
fiches, ercice.
ptions de saisie des reprises
Cette ionner la Saisonnalité par défaut des reprises pour l'ensemble des fiches, ainsi que
d'indiq
Options de saisie des montants
C
s'il est possible de saisir des montants par exercice.
Préférences de prévision "Dividen
des"
Les informations à sélectionner dans cette partie perm
L'écran des Préférences de Prévision des Dividende
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options
C
Options de saisie des montants
C
s'il est possible de saisir des montants par exercice.
Préférences de prévision "Produits
Exceptionnels"
des prévisions des Produits exceptionn
L'onglet Notes perso fonctionne
O
Cet onglet ne contient qu'une seule zone.
O
Cette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut po
s'il est possible d
Préférences de prévision "Charges Exceptionnelles"
Les informations à sélectionner dans
des prévisions des Charges exceptionnelles.
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
O
Options de saisieCette partie perm
Préférences de prévision "Provisions"
informat
des prévisions des Provisions.
L
L
Options
glet contient 2 zones.
O
partie permet de
ainsi que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par ex
O
partie permet de sélect
uer s'il est possible de saisir des montants par exercice.
Astuce
79
Aide Business Plan
Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
Prévisions
Fiche Investissements
Astuce ans les préfér D ences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche
ar trois éléments principaux :
d'investissement.
Une prévision d’investissement est définie p
Le N m
o
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier la fiche d’investissement.
Le Type
Choisi ement concerné par la fiche créée.
ssez le type d’investiss
La fonction Actif
Cette o et de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
La fich lets : Montants et Options.
fnction perm
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. e est ensuite composée de deux ong
Remar
Un ong
Montan
Le tabl u de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
que
let Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
ts
ea
Remarqu
Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
Il est composé des colonnes suivantes :
e
N°
votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
Elle correspond au numéro d'ordre de
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Montants Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour
le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement
ndant à l'investissement.
correspo
Remarque
vestissements de type Financier.
Il ne sera pas possible d'amortir les in
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)".
TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA".
Options
Cet on
Option
tte p éments suivants :
glet est composé de
4 parties. s de saisie artie contient les él
Ce
80
Manuel de référence
Saisie possible par exercice
saisie annuelle des montants.
La coche autorise la
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
e attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Saisonnalité par défaut
"Mensuelle" sera cell
Remarque
La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ctivée.
ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est
morti s
Cette
aA
sements p
artie contient les éléments suivants :
Soumis à amortissements
ments.
Cochez la case si vous souhaitez que votre investissement soit soumis au calcul d'amortisse
Durée
Choisissez le nombre d’années sur lequel le bien sera amortis.
Type Sélectionnez le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créé.
Taux linéaire ette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et l
Cprécéd
e type d’amortissement choisi
emment.
Et enfin
, si le type d'amortissement est Dégressif :
Coef. fiscal
"Dégr
Cette zone est non modifiable. Elle sera alimentée dans le cas où le type d’amortissement choisi est essif" et en fonction de la durée d’amortissement sélectionnée.
Taux dégressif
t calculé dans le cas où le type d’amortissement choisi serait "Dégressif". Son calcul est le
Cette partie contient les éléments suivants :
Ce taux essuivant :
Taux Linéaire * Coef. Fiscal. TVA déductible Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, le taux "Normal" sera affiché.
Astuce
avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
Vous Déductible Sélectionnez à quel moment sera déduite la TVA des achats grâce au menu déroulant.
D
écaissements ette partie contient les éléments suivants :
C
Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
evez utiliser le bouton .
pour lequel le décaissement devra être enregistré. Pour cela vous d
Information
Pou mplément d'informations sur les investissements cliquez ici.
Fiche Ap o capital
r avoir un co
F
inancements
prt en
81
Aide Business Plan
Ast
Dans le sibilité de pré-définir la création d'une fiche Apport en
capital.
Une pr
uce préférences de prévision, vous avez la pos
s
évision
d’apports en capital est définie par deux éléments principaux :
iches d’apports de capitaux.
Le Nom aisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes f
S
La fonction Actif
s s toucher à sa définition. Les
formations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
e composée de deux onglets : Montants et Options
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste an
in
La fiche est ensuit
Re
Un ong mplémentaires.
ontan
e tab atif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
marque
let Notes perso permet de saisir des informations cots
ML
leau de cet onglet est un récapitul
Re
eule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
marque
S
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de numéro d'ordre de la période de l'exer
votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
cice.
Exercice/ Mois lle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou pé
E riode de cet exercice.
Montants
Saisissez le montant mensuel des apports réalisés.
As
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton
tce
u .
Options
et onglet est composé de 2 parties.
O
C
ptions de saisie
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par La coche autorise la sa
exercice
isie annuelle des montants.
SaiSélec
sonnalité par défaut
nnalité
tionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saiso"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est
activé
Encaiss
ette partie contient les éléments suivants :
e.
ements
C
Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
oir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
Pour av
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton .
Inform
Pour avoir un complément d'information sur l'apport en capital cliquez ici.
ation
82
Manuel de référence
Fiche
Comptes courants
Astuce
Dans le fiche Comptes
couran .
Une pr
s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une
ts
évision de compte courant est définie par deux éléments principaux :
Le N
om
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de comptes courants.
La fonction Actif
Cette o e désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
La fich st ensuite composée de deux onglets : Montants et Options
fnction permet d
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
e e
Re
Un ong rmations complémentaires.
Montan s
Le tabl dentique des autres fiches de prévisions.
Il est c
marque t Notes perso permet de saisir des info
let
eau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'i
ompos
é des colonnes suivantes :
N° lle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous te
E ê s dans le détail du tableau, au
riode de l'exercice.
numéro d'ordre de la pé Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Capital
Saisissez le montant du capital placé mensuellement sur le compte courant. Blocage
Indiquez le montant mensuel du capital qui sera bloqué par rapport au montant placé.
Ce capital bloqué entre dans le calcul de la rubrique Dettes/Dont à plus d'un an (LMT) du Bilan.
Intér. à payer La colonne Intérêt à payer est renseignée uniquement si vous souhaitez le remboursement
d'intérêts et que vous avez saisi un Taux annuel d'intérêt (onglet Options). Remboursement
sez à quel moment vous souhaitez le remboursement et la valeur du remboursement qui
a sur le compte courant créé.
Saisis
interviendr
Solde à payer
de cette colonne proviennent du calcul suivant :
r (période précédente) + Capital de la période + Intérêts - Remboursement
Les montantsSolde à paye
Astuce es montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
L
Options emboursements des intérêts
RVous case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé
gèrent
uit :
devez cocher la
les remboursements d'intérêts.
Ens
e, vous pouvez paramétrer
le Taux annuel (%) pour obtenir le calcul du montant d'intérêt à verser aux associés titulaires d'un compte courant. le Mode de paiement
Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant.
la Périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement des intérêts tirés des comptes courants
le Délai de règlement pour lequel interviendra le paiement des intérêts aux associés titulaires d'un
ompte courant.
c
83
Aide Business Plan
In
Pour a ptes courants d'associé cliquez ici.
Fiche
formation v
oir un complément d'information sur les com
Emprunts
As
Dans le ir la création d'une fiche Emprunt.
Une pr définie par deux éléments principaux :
tuce
s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-défin
évision d’emprunt est
Le Nom
m qui permet d’identifier les différentes fiches d’emprunts.
Saisissez ici le no
La fonction Actif
désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Définition et Échéancier
Cette fonction permet de
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Définition
Cet onglet est divisé en 2 parties : Emprunt et Coût.
Emprunt
Cette partie permet de déterminer les paramètres de l'emprunt. Elle contient les éléments suivants :
Capital emprunté
Saisissez le montant du capital emprunté.
Au mois de
Choisissez dans le menu déroulant le mois ainsi que l’année où l’emprunt sera contracté.
Taux d’intérêt (%)
Indiquez ici le taux d’intérêt de remboursement de l’emprunt.
Durée (en mois)
Saisissez ou choisissez par le bouton la durée, en mois, de remboursement du loyer.
Périodicité
Sélectionnez la périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement de l’emprunt.
Échéance
Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes :
A terme à échoir ou A terme échu.
Modalité
Indiquez sous quelle forme le calcul des remboursements d’emprunts devra s’effectuer.
Différé capital (en mois)
Saisissez ou choisissez par le bouton , le nombre de mois pour différer le remboursement de
l’emprunt.
Différé intérêts (en mois)
Saisissez ou choisissez par le bouton , le nombre de mois pour différer le remboursement des
intérêts de l’emprunt. Le différé d'intérêt ne pourra pas être supérieur au différé de capital.
Remboursement du capital en fin de période
Cocher la case afin de rembourser l'intégralité du capital sur le dernier mois de l'emprunt.
Coût
Cette partie permet de déterminer le montant réel de l'emprunt. Elle contient les éléments suivants :
Échéance constante
Cette zone indique le montant constant de l’échéance calculé en fonction des paramètres précédemment
saisis.
Amortissement constant
84
Manuel de référence
Cette zone indique le montant constant de l’amortissement calculé en fonction des paramètres
précédemment saisis.
Coût total (Intérêts)
Cette zone reprend le coût total de l’emprunt.
Échéancier
Aucune cellule n'est saisissable dans l'onglet Échéancier. Cet onglet permet de visualiser l'ensemble des
échéances de l'emprunt par années ou pour toutes les années.
Le tableau de l'échéancier contient les colonnes suivantes :
N°
Chaque cellule correspond au numéro d'ordre de l'échéancier.
Mois
Chaque cellule correspond au mois concerné par l'échéance.
Intérêts Chaque cellule correspond au montant d'intérêt pour chaque mois. Le calcul de ce montant est réalisé
comme celui d'un emprunt ordinaire.
Capital remboursé
Chaque cellule correspond l'amortissement constant ou non. S'il est constant, son montant est
déterminé par le calcul suivant : {Capital emprunté / [(Durée/12) * périodicité] }, sinon il est déterminé
par le calcul suivant : montant de l'échéance - les intérêts du mois.
Echéance
Chaque cellule correspond à l'échéance constante ou non. Si l'échéance est constante, elle est
déterminée par les intérêts + le capital du mois sinon elle est définie par le calcul d'une échéance d'un
emprunt ordinaire.
Capital restant du
Chaque cellule correspond au capital de l'emprunt restant à rembourser. Il est calculé de la façon
suivante : Montant de l'emprunt (pour la 1ère année) ou montant 'Capital restant du' de l'année
précédente - le capital remboursé de la période.
Information
Pour avoir un complément d'informations sur l'emprunt cliquez ici.
Fiche Crédits-bails
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche Crédits bails.
Une prévision de crédit bail est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de crédit-bail.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Définition et Échéancier
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Définition
Cet onglet est divisé en 3 parties : Crédit-bail, Loyer et Levée de l'option d'achat.
Crédit-bail
Cette partie contient les éléments suivants :
Capital
Vous devez indiquer dans ce champ le montant du crédit-bail.
Au mois de
85
Aide Business Plan
Grâce à la liste mise à votre disposition avec le bouton , vous devez choisir le mois ainsi que l’année
au cours duquel le crédit-bail a été contracté.
Loyer
Cette partie permet de déterminer les montants et le coût du crédit bail. Elle contient les éléments suivants :
Taux d’intérêt (%)
Saisissez ici le taux annuel de remboursement du crédit-bail.
Durée (en mois)
Saisissez ou choisissez par le bouton la durée, en mois, de remboursement du loyer.
Périodicité
Sélectionnez la périodicité de paiement des loyers souhaités.
Échéance
Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes :
A terme à échoir ou A terme échu.
Taux de TVA
Sélectionnez, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les loyers du crédit-bail.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
Remarque
Pour une fiche de prévision Crédit Bail, si la fiche taux de TVA est paramétrée avec un taux par exercice,
le Loyer TVA et le Loyer TTC de l'échéancier vont variés en fonction de ces taux.
LoyerHT
Cette zone indique le montant du loyer HT calculé en fonction des paramètres précédemment saisis.
Coût total HT
Cette zone indique le montant HT des frais d’intérêts sur le crédit-bail. Ce montant correspondant au
Loyer total HT du crédit bail - le Capital.
Coût total TTC
Cette zone indique le montant TTC des frais d’intérêts sur le crédit-bail. Ce montant correspondant au
Loyer total TTC du crédit bail - le Capital.
Levée de l'option d'achat
Cette partie permet de déterminer le montant du rachat du bien. Elle contient les éléments suivants :
Rachat HT
Cette zone permet de saisir le paiement d'une valeur résiduelle du bien dont le montant tient compte
pour partie des loyers versés.
Au mois de
Les zones Mois et Année ne peuvent pas être saisies. Elles sont automatiquement le mois et l'année de
la dernière échéance de Crédit bail.
Rachat TTC
Cette zone n'est pas saisissable. Elle contient le montant net du rachat du bien.
Ce montant est obtenu par le Rachat HT * le Taux de TVA de la partie Loyer.
Ce montant figurera dans le Tableau de trésorerie de l'année du rachat sous la rubrique Charges
externes et autres achats.
Échéancier
rédit-bail par année ou pour toutes les années.
Aucune cellule n'est saisissable dans l'onglet Échéancier. Cet onglet permet de visualiser l'ensemble deséchéances du c
Le tableau de l'échéancier contient les colonnes suivantes :
N°
Chaque cellule correspond au numéro d'ordre de l'échéancier.
Mois
Chaque cellule correspond au mois concerné par l'échéance.
Loyer HT
aque mois. Le calcul de ce montant est
réalisé comme celui d'un emprunt ordinaire.
Chaque cellule correspond au montant HT du loyer pour ch
86
Manuel de référence
Loyer TVA
Chtau
aque cellule correspond montant de TVA du loyer pour chaque mois. C'est le loyer HT multiplié par le
x de TVA qui détermine ce montant.
Loyer TTC
dire le montant du loyer HT + Le montant
Chaque cellule correspond au montant TTC du loyer, c'est àdu loyer TVA.
Informatio
Pour av
Fiche Subv
n
oir un complément d'informations sur le crédit bail cliquez ici.
entions Exploitation
Astuce
Dans le ation d'une fiche de Subventions
d'exploita
Une prévision
s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la crétion.
de subvention d'exploitation est définie par deux éléments principaux :
Le N m
o se ici le no
Saisiszm qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation. La fonction Actif
Cette o désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
onglets : Montants et Options
fnction permet deaions ne
informt seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Monta
Le tabl onne à l'identique des autres fiches de prévisions.
nts
eau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et foncti
Remarqu
Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
Il est composé des colonnes suivantes :
e
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Montants
Saisissez les montants de subventions pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement sur la grille proposée en cliquant sur le bouton .
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans
l'onglet Options de cette fiche)".
TTC
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA".
Options
Cet onglet est composé de 3 parties.
Options de saisie
Cette p ments suivants :
artie contient les élé
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
87
Aide Business Plan
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est
activée.
TVA à
Cette partie permet de déterminer :
payer
Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera
affiché.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
A payer
Choisissez à quel moment la TVA sera payée lors de la subvention. Par défaut, il sera proposé "A la
facturation". Cette information est toutefois modifiable.
Encaissements
Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'exploitation.
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Information
Pour avoir un complément d'informations sur les subventions d'exploitation cliquez ici.
Fiche Subventions Investissement
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de Subventions
d'investissement.
Une prévision de subvention d'exploitation est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Remarque
Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
88
Manuel de référence
Exercice / Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Montants
Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de la subvention
d'investissement réalisée, pour le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le
tableau d'amortissement correspondant à l'investissement.
Options
Cet onglet est composé de 3 parties.
Options de saisie
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est
activée.
la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Subventions
d'investissement soient soumises au calcul d'amortissements.
Ensu
Amortissements Vous devez cocherite, vous pouvez :
définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis.
sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez.
saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type
d'amortissement choisi précédemment.
Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif :
le Coef. fiscal (Cette zone est modifiable) sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement
sélectionnée.
le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal.
Encaissements
Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'investissement et
contient les éléments suivants :
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton .
Information
Pour avoir un complément d'informations sur les subventions d'investissement cliquez ici.
Fiche Ventes
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de Ventes.
Une prévision de vente est définie par trois éléments principaux :
Le Nom
89
Aide Business Plan
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de ventes.
Le Type
Choisissez le type de vente correspondant à la fiche créée.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Chiffre d’affaires et Options.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Chiffre d’affaires
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il contient les colonnes non saisissables suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Evol. CA/ % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la vente par mois et par an.
Astuce
Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution de vos ventes pour les années supérieures au premier
exercice N.
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans
l'onglet Options de cette fiche)".
TTC
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA".
En fonction du type de saisie choisi dans les options de la fiche, vous aurez à saisir soit :
CA
Saisissez le chiffre d’affaires, année par année. Cette zone alimentera automatiquement les données
mensuelles. Vous avez la possibilité de modifier les valeurs mensuelles et le CA annuel sera re-calculé
en conséquence.
soit :
Quantités
Saisissez les quantités vendues, année par année. Cette zone alimentera automatiquement les données
mensuelles. La modification des quantités mensuelles est permise, en conséquence, les quantités
annuelles seront calculées.
Prix Unitaire
Indiqué le prix unitaire pour chaque quantité vendue, année par année. Cette zone alimentera
automatiquement les données mensuelles. Toutefois, la modification mensuelle du prix unitaire est
possible et la valeur annuelle sera re-calculée en conséquence.
Astuce
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Encours de production
N°
90
Manuel de référence
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Période / Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Production vendue
La production vendue est égale au chiffre d'affaires réalisé pour la période ou pour le mois calculé dans
l'onglet montant.
Encours initial
L'encours initial du premier mois de la première année de prévision est égal au montant saisi dans le
Bilan N-1 pour la rubrique correspondante.
Pour les mois suivants c'est la valeur de l'encours final du mois précédent qui est repris.
Variation d'encours
La variation d'encours est la différence entre l'encours final et l'encours initial.
Remarque
En fonction des options la variation d'encours pourra être saisi. La mise à jour des autres colonnes se
fera automatiquement.
Encours final
L'encours final est égal à l'Encours initial + Variation d'encours.
Remarque
En fonction des options l'encours final pourra être saisi. La mise à jour des autres colonnes se fera
automatiquement.
Production réelle
La production réelle est égale à Production vendue + variation d'encours.
Remarque
En fonction des options la production réelle pourra être saisi. Les autres colonnes se mettrons
automatiquement à jour.
Options
Options de saisie
Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Chiffre d'affaires.
Les options disponibles sont :
Type de saisie
Sélectionnez le type de saisie qui conviendra à l’activité de la société.
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Remarque
Cette option est toujours cochée par défaut à la création d'une fiche.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base.
Avances & Acomptes / prévisions postérieures
En cochant cette option, vous affecterez le bilan pour la rubrique des Avances & Acompte déjà reçues
pour le dernier exercice de la période de prévision.
Options de saisie des encours de production
Cette partie permet d'activer ou non la gestion des encours de production. En l'activant un nouvel onglet est
mis à disposition.
Les options disponibles sont :
91
Aide Business Plan
Gestion des encours de production
La coche active l'option de gestion des encours de production.
Choix du mode d'alimentation de l'onglet
En sélectionnant l'option Calcul automatique de l'encours final annuel, vous choisirez alors :
Pourcentage sur CA annuel
Indiquer le pourcentage que représente l'encours de production sur le Chiffre d'Affaires annuel.
Nombre de jour sur CA annuel
Indiquez le nombre de jour correspondant à l'encours de production par rapport au Chiffre
d'affaires annuel
Saisonnalité
Permet de choisir la saisonnalité de calcul de la variation d'encours.
tion Saisie manuelle des variations d'encours, ou Saisie manuelle des
Saisie manuelle des productions réelles, vous choisirez alors :
En sélectionnant l'opencours finaux, ou
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Remarque
Cette option est toujours cochée dés que l'option de gestion des encours est cochée et que
l'option de saisie est sélectionnée.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base.
Remarque
En fonction de l'option de saisie choisie, une seule colonne sera saisissable et les autres seront
calculées.
TVA à payer
Cette partie permet de définir la TVA qui sera calculée dans l'onglet Chiffre d'affaires.
Les fonctions disponibles sont :
Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera
affiché.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
A payer
Choisissez à quel moment la TVA sera payée lors des ventes. Par défaut, il sera proposé "A la
facturation". Cette information est toutefois modifiable.
Encaissements
Cette partie contient les éléments suivants :
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton .
Info
rmation
92
Manuel de référence
Pour a ent d'informations sur les ventes cliquez ici.
Fiche Achats
voir un complém
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche Achats.
Une prévision d’achat est définie par quatre éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches d’achat.
La Vente
Sélectionnez dans la liste déroulante le nom du poste de vente associé à cet achat. La mention P&S ou
Nég précédent le nom de la vente associée vous indiquera le type de cette vente.
La zone "Actif" présent dans le champ "Vente" permet de déterminer si la vente choisie est active ou
non.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste d'achat sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Achats, Stocks et Options
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Achats
L'onglet Achats vous permet de saisir les montants relatifs aux achats qui seront hypothétiquement effectués
lors de la vie de l'entreprise.
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de val utres fiches de prévisions.
Il contient les colonnes suivantes :
eur et fonctionne à l'identique des a
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Cette colonne correspond aux montants que vous avez saisis dans la fiche de vente que vous avez
sélectionnée en entête.
Attention
Si la vente correspondant à l'achat gère les encours de production, alors le montant servant de base de
calcul est augmenté du montant de l'encours de production correspondant.
Consommés
Cette colonne est calculée en fonction de la Vente (CA) et du Taux ou du Tx marge/Tx marque que
vous avez saisi.
Cette colonne pourra être saisissable si dans les options, la Saisie des consommés se fait Par
montant. Dans ce cas les achats rééls seront donc égaux aux consommés.
En fonction de l'option choisie concernant le Taux de négoce, le calcul se fera différemment.
Si vous choisissez un calcul par Taux de Marque
La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix de Vente )
Exemple
Vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur.
Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 300 ) = 100 x ( 200 / 300 ) = 100 x 0,6666 = 66,66 %
93
Aide Business Plan
Si vous choisissez un calcul par Taux de Marge
La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix d'Achat )
Exemple (suite)
Dans votre exemple, vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur.
Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 100 ) = 100 x ( 200 / 100) = 100 x 2 = 200 %
Pour les calculs des achats de type Produits et services, il faudra saisir le Taux
La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( Prix d'Achat / Prix de Vente )
Exemple (suite)
Dans votre exemple, vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur.
Suivant la formule : 100 x ( 100 / 300 ) = 100 x 0,3333 = 33,33 %
Evol Ach./ % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de l'achat par mois et par an.
Astuce
Lorsque l'option de "Saisie des achats réels" est selectionnée, vous avez la possibilité de saisir un %
d'évolution de vos achats pour les années supérieures au premier exercice N.
Achats réels
Cette colonne n'est pas saisissable si l'option de saisie des achats réels de l'onglet Options est "Calcul
automatique".
Le calcul de cette colonne est réalisé en fonction du délai de réapprovisionnement :
Consommés + "Consommés des mois suivant le délai de réapprovisionnement" + stock mini - stock
initial.
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Achats réels * Taux de TVA" (Paramétré
dans l'onglet Options de cette fiche).
TTC
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Achats réels + Taux de TVA".
Suivant certaines conditions détaillées ci-dessous, vous avez la possibilité de saisir les colonnes suivantes :
Vous avez soit l'une ou l'autre des colonnes suivantes en fonction du type de vente sélectionné (Négoce ou
Produits & services) :
Tx marge/Tx marque (Négoce)
Saisissez le pourcentage de marge souhaité nécessaire au calcul des coûts d’achats.
OU
Taux (Produits & Services)
Saisissez le taux nécessaire au calcul des coûts d’achats.
La colonne Achats réels est saisissable dans le cas ou l'option de valorisation des achats réels est "Saisie
manuelle". Vous pouvez saisir vos achats annuellement ou mensuellement. Dans le dernier cas, le montant
annuel des achats réels sera re-calculé en conséquence.
Remarque
Une notion de saisonnalité pourra être utilisée pour les "Achats" réels saisis.
Astuce
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Stocks
Attention
Cet onglet ne sera pas proposé dans le cas où dans les options le calcul de la variation de stock n'est pas
coché.
94
Manuel de référence
Cet onglet contient les colonnes non saisissables suivantes :
Stock initial
Le stock initial est renseigné uniquement à partir de la 2ème période mensuelle. Le montant renseigné
correspond au stock final de la période précédente.
Entrées
Les entrées en stock correspondent aux Achats réels en tenant compte du Délai
d'approvisionnement sélectionné dans l'onglet Options de la fiche.
Sorties
Les sorties de stock correspondent aux Consommés de la Période.
Stock final
Le stock final est calculé en fonction du Stock initial, des Entrées et des Sorties.
Le calcul est : [Stock initial + Entrées - Sorties]
Stock mini
Cette colonne n'est pas saisissable si le type de saisie du stock minimum de sécurité de l'onglet Options
est "En jour" ou "Montant fixe".
Le stock minimum en fonction des "jours" est calcul de la façon suivante :
[Consommés annuels * (nombre de jours saisis dans les options / (nombre de jours de
l'exercice)]
Pour information : 1 mois est équivalent à 30 jours.
Exemple de stock minimum de sécurité "En jour"
Conditions :
- Exercice de 6 mois,
- Consommé de 45.000,
- Nombre de jours du stock minimum de sécurité : 10.
Le nombre de jours de l'exercice est donc 180 ( 6 mois * 30 jours ).
Résultat :
Le stock minimum sera : 2500 c'est à dire [45.000 * (10 /180)]
Le stock minimum en fonction d'un montant fixe est déterminé par la saisie d'un montant dans
l'onglet Options de la fiche. Ce montant sera identique pour tous les exercices.
La colonne Stock mini est saisissable si le type de saisie du stock minimum de sécurité de l'onglet Options est
"Montant par exercice". Vous pouvez pour chaque exercice définir un stock mini différent.
Astuce
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des achats réels
Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Montants.
Les options disponibles sont :
Calcul de la variation de stock
La coche permet de calculer les variations de stock et donc de proposer ou non l'onglet Stocks pour la
fiche
Achats valorisés par
Choisissez la façon dont les achats vont être valorisés.
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Remarque
95
Aide Business Plan
Cette option est toujours cochée par défaut et elle permet de saisir les achats réels annuels si l'option
"Saisie manuelle" est choisie précédemment.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base.
Stock minimum de sécurité
Cette partie permet de paramétrer comment sera défini le stock minimum de sécurité.
Par la liste déroulante de la zone Type de saisie, vous pouvez choisir le type de saisie de votre stock de
sécurité :
En jours : Vous devez indiquer le Nombre de jours pour lequel il faudra tenir compte du stock de
sécurité. Vous pouvez saisir le nombre de jours ou utiliser le bouton ,
Montant fixe : Vous devez indiquer le Montant fixe du stock minimum que vous souhaitez pour tous
les exercices,
Montant par exercice : Suite à la sélection de cette option, vous avez la possibilité de saisir un stock
l'onglet Montants.
La saisie des Consommés se fera soit Par pourcentage, soit Par montant. Par pourcentage permettra de
saisir dans la colonne Tx/Tx marge/Tx marque afin de calculer la colonne Consommés. La saisie par montant
permettra de saisir la valeur des consommés tout en recalculant la colonne Tx/Tx marge/Tx marque.
Cette partie permet de définir le Délai d'approvisionnement.
Vous devez indiquer le nombre de jours nécessaire pour faire entrer des produits afin que le stock soit suffisant
pour réaliser des ventes.
Vous utiliserez le bouton
minimum par exercice dans Divers
pour choisir le délai. Seul des multiples de 30 seront proposés.
Elle permet également de définir le Taux de négoce. Cette option permet de choisir si le calcul du prix d'achat
se fait en fonction du taux de marque ou du taux de marge.
Avances & Acomptes / prévisions postérieures
En cochant cette option, vous affecterez le bilan pour la rubrique des Avances & Acompte déjà versées pour le
dernier exercice de la période de prévision.
TVA déductible
Cette partie permet de définir la TVA qui sera calculée dans l'onglet Montants.
Les fonctions disponibles sont :
Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera
affiché.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
Déductible
Choisissez à quel moment la TVA sera à déduire lors des achats. Par défaut, il sera proposé "Au
décaissement". Cette information est toutefois modifiable.
Décaissements
Cette partie contient les éléments suivants :
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel le décaissement devra être enregistré. Pour cela, vous devez utiliser le bouton .
96
Manuel de référence
Information
Pour avoir un complément d'informations sur les achats cliquez ici.
Fiche Charges externes
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de charges
externes.
Une prévision de charge est définie par trois éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permettra d’identifier les différentes fiches de charges.
La Charge
Sélectionnez le type de charge pour la prévision créée.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Suivant le type de charges sélectionné, le tableau est composé différemment.
Dans tous les cas, il contient les colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro
d'ordre de la période de l'exercice
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Evol. Mt / % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la charge par mois et par an.
Astuce
Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution de vos charges fixes uniquement pour les années
supérieures au premier exercice N.
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans
l'onglet Options de cette fiche)".
TTC
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA".
Dans le cas d'une charge fixe, le tableau contient les colonnes :
Montant
Saisissez le montant annuel ou mensuel de la charge créée atiquement les
données mensuelles ou la zone annuelle.
Dans le cas d'une charge variable, le tableau contient les colonnes :
. Cette zone alimentera autom
Actif/vente
Ces colonnes correspondent aux prévisions de vente que vous avez saisi précédemment.
Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions
97
Aide Business Plan
CA
Cette colonne n'est pas saisissable. Elle correspond au montant des prévisions de vente et est la base
pour le calcul de la charge variable.
% CA
Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes que représente la charge.
Attention
Si plusieurs prévisions de vente sont actives, et que vous saisissez un pourcentage sur une ligne
seulement, ce pourcentage sera réparti mensuellement pour toutes les prévisions Actives.
Montant
Cette zone n'est pas saisissable. Les montants de cette colonne sont obtenu par le CA * %CA.
quement les données mensuelles.
Ellealimentera automati
Astuce
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Options
Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Montants.
Les options disponibles sont :
Options de saisie
Saisie possible par exercice
annuelle des montants. La coche autorise la saisie
Remarque
Cette option est toujours cochée par défaut.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
Cette zone est accessible uniquement pour les charges de type fixe.
La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base.
TVA déductible
Cette partie contient les options suivantes :
Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera
affiché.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
Déductible
Choisissez à quel moment sera déduite la TVA des achats grâce à la liste déroulante. Par défaut, il sera
proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable.
Décaissements
Cette partie contient les éléments suivants :
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
98
Manuel de référence
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionné l'Échéance à ou l'Echéancier
le décaissement pour lequel devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton .
Information
Pour avoir un complément d'informations sur les "charges externes & autres achats" cliquez ici.
Personnels
Fiche Personnel "Gérants non salariés"
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche du personnel.
Une prévision de personnel est définie par quatre éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de personnel.
Le Profil
Choisissez le type de personnel concerné par le poste créé.
Puis sélectionnez le profil souhaité pour le poste créé.
Remarque
Des profils "Personnel" sont proposés par défaut.
Avec cette version, vous avez la possibilité de gérer vos propres profils.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée des onglets suivants : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein,
Commissions et Options
Salaires & cotisations
et onglet permet de saisir les informations concernant le "Bulletin de paye" du personnel.
Il est composé des colonnes suivantes :
C
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Evol. Brut/ % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du brut par mois et par an.
Astuce
Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du brut pour les années supérieures au premier
exercice N.
Brut annuel / mensuel
Saisissez le montant du salaire brut à verser pour la fiche créée.
Primes
Cette colonne est visible et saisissable uniquement si l'option "Prime" est sélectionnée (onglet Options).
Saisissez le montant mensuel des primes pour la fiche créée.
Commission
Cette colonne est visible uniquement si l'option "Commission" est sélectionnée (onglet Options).
Les montants des commissions sont déterminés dans l'onglet Commission.
Tx cotisation
Indiquez le pourcentage des cotisations qui seront à payer pour la fiche créée.
Cotisation
99
Aide Business Plan
Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la
cotisation calculée ou saisies.
Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles
existent et du Taux de cotisation. [(Brut + Primes + Commissions) * Taux Cotisation].
Net à payer
Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le montant à payer au personnel.
Le calcul de ce montant est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent
et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions - Cotisations].
Coût
Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le coût total du personnel.
Le calcul de ce montant est réalisé à partir montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et
du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions + Cotisations] ou [Net à payer +
Cotisations].
Astuce
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Équivalent Temps Plein (ETP)
Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP
(Équivalent Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de gérants concernés par la fiche ou de gérer les
cas particuliers.
Exemple
Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs avec des décimales (ex : 0.5 pour une
personne à mi-temps).
Les colonnes du tableau de cet onglet sont quasi-identiques à celle de l'onglet "Salaires & Cotisations".
Toutefois, les colonnes Brut et Primes ne sont plus saisissables et la colonne Taux de cotisation n'apparaît
plus.
La colonne ETP vous permet de saisir le nombre d'employés concernés par le poste créé.
Cette valeur permettra de proratiser les montants saisis en fonction du nombre de gérants non salariés
concernés.
De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de personnel
de la société.
La colonne Evol.ETP contient le pourcentage d'évolution du nombre de personnel par an.
Astuce
Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du personnel pour les années supérieures au premier
exercice N.
Exemple
Si vous saisissez "2" dans la colonne ETP, tous les montants des colonnes suivantes seront doublés.
Commissions
Cet onglet est accessible uniquement si l'option Commission est sélectionnée dans l'onglet Options.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Actif/vente
Ces colonnes correspondent aux prévisions de vente que vous avez saisies précédemment.
Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions
Base
Cette colonne correspond au montant des prévisions de vente et est la base pour le calcul de la
commission.
% Base
Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes qui permettra de calculer le montant
des commissions pour la fiche créée.
100
Manuel de référence
Montant
Cette colonne contient le montant calculé de la commission. Ce calcul est effectué par la colonne Base *
la colonne % Base.
En fonction des options, cette colonne pourra être saisissable.
Evol. Mt / % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la prime par mois et par an.
Remarque
Il est possible de déterminer un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur
toutes les lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement chaque pourcentage.
Options
Cet onglet permet de paramétrer la saisie de salaires et les décaissements.
Options de saisie
Cette partie contient les options suivantes :
Type de saisie des cotisations
Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant
Primes
Cochez la zone si dans le calcul des salaires vous souhaitez intégrer des primes.
Commissions
Cochez la case si des commissions doivent intervenir dans le calcul des salaires.
Si cette zone est cochée alors l’accès à la zone "Basés sur le montant" est possible.
Type de saisie
Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant
Basés sur le montant
Choisissez sur quel type de montant le calcul des commissions sera réalisé.
Ensuite, vous devez cliquer sur l'onglet Commissions pour définir le montant des commissions.
Décaissements
Cette partie contient les options suivantes :
Décaissement des Salaires
Choisissez à quel moment seront décaissés les salaires du poste créé.
Décaissement des Cotisations
Sélectionnez à quel moment seront décaissés les cotisations relatives au poste créé.
Cotisation forfaitaire minimale (1ère année)
Indiquez le montant de la cotisation forfaitaire. Par défaut le montant saisi sera 3500.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Fiche Personnel "Salariés"
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche du personnel.
Une prévision de personnel est définie par quatre éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de personnel.
Le Profil
Choisissez le type de personnel concerné par le poste créé.
Puis sélectionnez le profil souhaité pour le poste créé.
Remarque
Des profils "Personnel" sont proposés par défaut.
Avec cette version, vous avez la possibilité de gérer vos propres profils.
101
Aide Business Plan
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée des onglets suivants : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein,
Commissions et Options
Salaires & cotisations
Cet onglet permet de saisir les informations concernant le "Bulletin de paye" du personnel.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Evol. Brut/ % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du brut par mois et par an.
Astuce
Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du brut pour les années supérieures au premier
exercice N.
Brut annuel / mensuel
Saisissez le montant du salaire brut à verser pour la fiche créée.
Primes
Cette colonne est visible et saisissable uniquement si l'option "Prime" est sélectionnée (onglet Options).
Saisissez le montant mensuel des primes pour la fiche créée.
Commission
Cette colonne est visible uniquement si l'option "Commission" est sélectionnée (onglet Options).
Les montants des commissions sont déterminés dans l'onglet Commission.
Tx patronale/salariale
Indiquez le pourcentage des cotisations qui seront à payer pour la fiche créée.
Cot.Patronale
Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la
cotisation patronale calculée ou saisie. Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut,
des Primes et Commissions si elles existent et du Taux de cotisation patronale. [(Brut + Primes +
Commissions) * Taux Cot. Patronale].
Cot.Salariale
Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la
cotisation salariale calculée ou saisie. Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut,
des Primes et Commissions si elles existent et du Taux de cotisation salariale. [(Brut + Primes +
Commissions) * Taux Cot. Salariale].
Net à payer
Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le montant à payer au personnel.
Le calcul de ce montant est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent
et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions - Cot. Salariale].
Coût
Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le coût total du personnel.
Le calcul de ce montant est réalisé à partir montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et
du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions + Cot. Patronale + Cot. Salariale] ou
[Net à payer + Cotisations (patronale et salariale)].
Astuce
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Équivalent Temps Plein
Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP
(Équivalent Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de gérants concernés par la fiche ou de gérer les
cas particuliers.
102
Manuel de référence
Exemple
Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs avec des décimales (ex : 0.5 pour une
personne à mi-temps).
Les colonnes du tableau de cet onglet sont quasi-identiques à celle de l'onglet "Salaires & Cotisations".
Toutefois, les colonnes Brut et Primes ne sont plus saisissables et les colonnes Taux de cotisation
patronale et salariale n'apparaissent plus.
La colonne ETP vous permet de saisir le nombre d’employés concernés par le poste créé.
Cette valeur permettra de proratiser les montants saisis en fonction du nombre de salariés concernés.
De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de personnel
de la société.
La colonne Evol.ETP contient le pourcentage d'évolution du nombre de personnel par an.
Astuce
Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du personnel pour les années supérieures au premier
exercice N.
Exemple
Si vous saisissez "2" dans la colonne ETP, tous les montants des colonnes suivantes seront doublés.
Commissions
Cet onglet est accessible uniquement si l'option Commission est sélectionnée dans l'onglet Options.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Actif/vente
ux prévisions de vente que vous avez saisies précédemment.
Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions
Ces colonnes correspondent a
Base
Cette colonne correspond au montant des prévisions de vente et est la base pour le calcul de la
commission.
% Base
Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes qui permettra de calculer le montant
des commissions pour la fiche créée.
Montant
Cette colonne contient le montant calculé de la commission. Ce calcul est effectué par la colonne Base *
la colonne % Base.
En fonction des options, cette colonne pourra être saisissable.
Evol. Mt / % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la prime par mois et par an.
Remarque
Il est possible de déterminer un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur
toutes les lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement chaque pourcentage.
Options
Cet onglet permet de paramétrer la saisie de salaires et les décaissements.
Options de saisie
Cette partie contient les options suivantes :
Type de saisie des cotisations
Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant
Primes
Cochez la zone si dans le calcul des salaires vous souhaitez intégrer des primes.
Commissions
Cochez la case si des commissions doivent intervenir dans le calcul des salaires.
103
Aide Business Plan
Si cette zone est cochée alors l’accès à la zone "Basés sur le montant" est possible.
Type de saisie
Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant
Basés sur le montant
Choisissez sur quel type de montant le calcul des commissions sera réalisé.
Ensuite, vous devez cliquer sur l'onglet Commissions pour définir le montant des commissions.
Décaissements
Cette partie contient les options suivantes :
Décaissement des Salaires
Choisissez à quel moment seront décaissés les salaires du poste créé.
Décaissement des Cotisations
Sélectionnez à quel moment seront décaissés les cotisations relatives au poste créé.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Fiche Impôts et taxes (sauf Impôt Société)
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche d'impôts et
taxes.
La fiche des Autres Impôts et Taxes est définie par les éléments principaux suivants :
Le Nom
Saisissez le nom de l’impôt que vous souhaitez créer.
Le Type de charge
Le type de charge attribué par défaut est "Fixe", pour chaque nouvelle fiche. Vous pouvez à tout
moment modifier ce type.
La fonction AsCette fonction pe
sujetti
rmet de désactiver ponctuellement la fiche d’Impôt Société dans le cas où l’entreprise
n’y serait pas soumise.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il contient les colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Vous pouvez saisir uniquement un montant mensuel dans cette colonne. Ce montant correspond au
paiement de l’impôt pour les mois correspondants.
Evol. Montant / % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de l'impôt par mois et par an.
Résultat
Vous avez accès à la saisie mensuelle de cette colonne uniquement si vous avez choisi l'option "saisie
manuelle" de la ventilation dans le compte de résultat (onglet Options).
104
Manuel de référence
Exemple
Pour avoir un exemple de saisie manuelle pour la ventilation de l'impôt dans le Compte de résultat,
cliquez ici
Options
Cette zone permet de définir la période de ventilation des Impôts & taxes dans le Compte de résultat.
Cette ventilation peut-être :
Identique aux décaissements : le montant d'impôt saisi pour une période est décaissé pour cette
période et est pris en compte dans le compte de résultat de cette période.
Saisie manuelle : le chiffre saisi dans la colonne "Montant" sera décaissé pour la période ou il est
présent. Vous avez la possibilité de saisir manuellement dans la "colonne Résultat" le montant de
l'impôt qui sera pris en compte pour une autre période dans le compte de résultat (exercice inférieur
ou supérieur).
Exemple
Pour avoir un exemple de saisie manuelle pour la ventilation de l'impôt dans le Compte de résultat,
cliquez ici
Information
Pour avoir un complément d'informations sur les "Autres Impôts & Taxes (sauf IS)" cliquez ici.
Autres prévisions
Exploitation
Fiche Production Immobilisée
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de production
immobilisée.
Une prévision de production immobilisée est définie par trois éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier la fiche.
Le Type
Choisissez le type concerné par la fiche créée, Corporel ou Incorporel.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Remarque
Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
105
Aide Business Plan
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montants
Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de la production réalisée, pour
le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement
correspondant à la production.
Options
Cet onglet est composé de deux parties.
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Amortissements
Cette partie contient les éléments suivants :
Soumis à amortissements
Cochez la case si vous souhaitez que votre production immobilisée soit soumise au calcul
d'amortissements.
Durée
Choisissez le nombre d’années sur lequel elle sera amortie.
Type
Sélectionnez le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créé.
Taux linéaire
Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type d’amortissement choisi
précédemment.
Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif :
Coef. fiscal
Cette zone est non modifiable. Elle sera alimentée dans le cas où le type d’amortissement choisi est
"Dégressif" et en fonction de la durée d’amortissement sélectionnée.
Taux dégressif
Ce taux est calculé dans le cas où le type d’amortissement choisi serait "Dégressif". Son calcul est le
suivant : Taux Linéaire * Coef. Fiscal.
Fiche Autres Produits
Une prévision d'autre produit est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options
Remarqu
Un ong et de saisir des informations complémentaires.
Montan
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
e let Notes perso permts
Remarque
Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
Il est composé des colonnes suivantes :
106
Manuel de référence
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
Exercice / Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Montants
Saisissez les montants pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement sur la grille proposée en cliquant sur le bouton .
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans
l'onglet Options de cette fiche)".
TTC
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA".
Options
Cet onglet contient 3 zones.
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
TVA collectée
Cette partie permet de déterminer :
Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera
affiché.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
A payer
Choisissez à quel moment la TVA sera payée. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette
information est toutefois modifiable.
Encaissements
Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche.
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton .
Fiche Charges à répartir
Une prévision de charge à répartir est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de provisions.
107
Aide Business Plan
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée des onglets : Montants et Options
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Evol. Mont. / % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant de charge à répartir par mois et par an.
Montant
Indiquez les montants des Charges à répartir pour l'année ou les mois correspondants.
Evol. Am. / % Mens. a.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant d'amortissement de la charge par mois et
par an.
Amort
Indiquez les montants d'amortissement pour l'année ou les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Options de saisie des amortissements
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option pr .
Fiche Autres charges
Une prévision d'autre charge est définie par deux éléments principaux :
écédente est activée
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation.
108
Manuel de référence
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
nt alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fich st ensuite composée de deux onglets : Montants et Options
informations ne seroe e
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Remarque
Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
Exercice / Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Montants
Saisissez les montants pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement sur la grille proposée en cliquant sur le bouton .
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans
l'onglet Options de cette fiche)".
TTC
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA".
Options
Cet onglet contient 3 zones.
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
TVA déductible
Cette partie permet de déterminer :
Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera
affiché.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
A récupere
Choisissez à quel moment la TVA sera récuperée. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette
information est toutefois modifiable.
Encaissements
Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche.
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
109
Aide Business Plan
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton .
Financier
Fiche Produits financiers
Une prévision de produit financier est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de dividendes.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Fiche Charges financières
Une prévision de charge financière est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de dividendes.
La fonction Actif
110
Manuel de référence
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Fiche Dividendes
Une prévision de dividende est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de dividendes.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants.
111
Aide Business Plan
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Information
Pour avoir un complément d'informations sur les dividendes cliquez ici.
Options
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Exceptionnels
Fiche Produits exceptionnels
Une prévision de produit exceptionnel est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice / Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
112
Manuel de référence
Fiche Charges exceptionnelles
Une prévision de charge exceptionnelle est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Divers
Fiche Provisions
Une prévision de provision est définie par trois éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de provisions.
Le Type
Le type pour la prévision créée.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée des onglets : Montants et Options
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
113
Aide Business Plan
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Evol. Dot. /% Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant des dotations par mois et par an.
Dotation
Indiquez les montants des dotations pour l'année ou les mois correspondants.
Evol. Rep. /% Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant de reprise par mois et par an.
Reprise
Indiquez les montants des reprises pour l'année ou les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des dotations
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Options de saisie des reprises
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Fiche Produits constatés d'avance
La fiche des Produits constatés d'avance est définie par les éléments principaux suivants :
Le Nom
Saisissez le nom du Produit que vous souhaitez créer.
Le Type
Le type pour la prévision créée.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants.
Remarque
114
Manuel de référence
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Il contient les colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice.
Exercice
Elle correspond à l'exercice de prévision.
Montant
Vous pouvez saisir uniquement un montant annuel dans cette colonne.
Charges constatées d'avance
La fiche des Charges constatées d'avance est définie par les éléments principaux suivants :
Le Nom
Saisissez le nom de la charge que vous souhaitez créer.
Le Type
Le type pour la prévision créée.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Il contient les colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice.
Exercice
Elle correspond à l'exercice de prévision.
Montant
Vous pouvez saisir uniquement un montant annuel dans cette colonne.
Fiche Impôt Société et Impôt Forfaitaire Annuel
La fiche de l’Impôt Société est définie par 2 éléments principaux :
Le Nom
A la création du dossier cette fiche est déjà créée. Le nom qui lui est attribué est ‘’Impôt société’’.
La fonction Assujetti
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement la fiche d’Impôt Société dans le cas où l’entreprise
n’y serait pas soumise.
Accéder à la fiche
Pour accéder à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, puis cliquez sur le dossier Impôt
Société pour y accéder.
Par défaut lors de la création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée.
Le récapitulatif que propose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS
à payer. De plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA,
ainsi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt.
La fiche est ensuite composée de trois onglets : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde et Options
Calcul de l'impôt
Cet onglet permet de paramétrer les ajustements et le taux d'imposition qui concernent votre établissement.
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Remarque
115
Aide Business Plan
Seules les colonnes Ajustements et Taux d'imposition sont saisissables.
Les colonnes de ce tableau sont :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice.
Exercice
Elle correspond au libellé de l'exercice.
Résultat avant impôt
Les montants affichés proviennent du résultat avant impôt du Compte de résultat de votre dossier.
Report déficitaire
Les montants affichés proviennent du résultat avant impôt "négatif" de l'année précédente si l'option
"Report déficitaire en avant" (voir onglet option) a été sélectionnée.
Ajustements
Saisissez les ajustements qui doivent intervenir afin de déterminer le montant du résultat imposable.
Résultat imposable
Le montant du Résultat imposable provient des 3 colonnes précédentes. Son calcul est suivant :
Résultat avant impôt +report déficitaire + ajustements.
Taux d'imposition
En fonction du choix réalisé dans l'onglet Options, saisissez le taux d’impôt ou les taux par tranches
utiles au calcul du montant de l'impôt.
Montant calculé
Le "montant calculé" est obtenu par le calcul suivant : Résultat imposable * Taux d'imposition.
Ajustements
Saisissez les ajustements qui doivent intervenir afin d'obtenir le montant final de l'impôt société.
Montant final
Le "montant final" est obtenu par le calcul suivant : Montant calculé + Ajustements.
Information
Pour avoir un complément d'informations sur l'Impôt Société cliquez ici.
Acomptes & Liquidation du solde
Cet onglet permet de paramétrer les acomptes d'IFA qui concernent votre établissement.
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Les colonnes de ce tableau sont réparties en 4 groupes :
Période
Les colonnes de cette partie ne sont pas saisissables.
Vous disposez des informations suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Période
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois de cet exercice.
Acomptes
Remarque
ctionnées, seules les colonnes IFA à payer, IFA imputé sur acompte IS,
ent être saisies.
Vous disposez des informations suivantes :
En fonction des options séleAcompte IS à payer peuv
IFA à payer
Saisissez le ou les montants d'IFA à verser pour l'année.
Acomptes IS calculés
Ces acomptes sont calculés sur la base de l'impôt société à payer en fin de l'année précédente et les
options sélectionnées.
116
Manuel de référence
IFA imputé sur acompte IS
En fonction des options sélectionnées, vous aurez automatiquement le montant d'IFA imputé sur
acompte IS ou vous devez saisir le montant des acomptes d'IFA qui seront imputés aux acomptes d'IS.
Acompte IS à payer
En fonction des options sélectionnées, vous aurez automatiquement le montant de l'acompte IS à payer
ou vous devez saisir le montant des acomptes IS à payer.
Acomptes IS non soldés
Ces acomptes sont calculés en fonction des renseignes des 3 colonnes précédentes.
Liquidation de l'impôt
Les colonnes de cette partie ne sont pas saisissables.
Vous disposez des informations suivantes :
Montant Impôt N-1
IFA imputé sur liquidation
Solde à payer
Excédent à récupérer
Solde IFA
Les colonnes de cette partie ne sont pas saisissables.
Vous disposez des informations suivantes :
IFA non soldés
IFA imputé en charge
Information
Pour avoir un complément d'informations sur l'Impôt Forfaitaire Annuel cliquez ici.
Options
Options de calcul de l'impôt
Taux d'imposition par tranche
Cette option permet de saisir des tranches d'imposition spécifiques pour un certain taux. Cette option
n'est pas cochée par défaut.
Report déficitaire en avant
Cochez la case si vous souhaitez que le déficit de chaque année soit reporté sur l'année suivante soit
reporté pour calculer votre impôt société.
Impôt forfaitaire annuel
Assujetti à l'impôt forfaitaire annuel
Cochez la case si vous êtes assujetti à l'impôt forfaitaire annuel.
Avance récupérable au titre de l'Impôt Société (en années)
Sélectionnez le nombre d'années pour lesquelles vous pouvez récupérer l'avance d'IFA au titre de
l'impôt société.
Liquidation de l'impôt
Déclaration des résultats
Choisissez le nombre de jours, après la fin de l’exercice pour lequel la déclaration du résultat sera
réalisée.
Règlement du solde
Choisissez le nombre de jours, après la déclaration des résultats pour lequel interviendra le règlement
du solde de l’impôt.
Remboursement du crédit
Choisissez le nombre de jours au cours duquel le remboursement du crédit interviendra après le
règlement du solde de l’impôt.
Saisie des acomptes IS
Acomptes IS valorisés par
Choisissez le mode de calcul qui sera utilisé pour générer les acomptes de l'Impôt Société (calcul
automatique ou saisie manuelle).
Calendrier
Cochez les mois pour lesquels le versement d’un acompte interviendra.
Eléments antérieurs
117
Aide Business Plan
Fiche Bilan Antérieur
Une prévision de Bilan antérieur est composée des onglets Actif, Passif et d'un onglet Notes perso qui permet
de saisir des informations complémentaires.
Les onglets Actif et Passif contiennent :
Les rubriques du Bilan,
Les colonnes correspondantes au nombre d'années antérieures à saisir (au maximum 3).
Astuce
Pour les prévisions qui devront être éclatées, vous disposerez d'un bouton dans la colonne Accès à la
répartition associée qui vous permettra de saisir les différents montants. Une fois les montants répartis, la
valeur saisie figurera dans colonne Mt N-1 réparti.
Les rubriques
Devant les sous rubriques, vous disposez des signes + et - qui vont vous permettre de suivre les calculs des
résultats.
Les listes des sous-rubriques, rubriques et totaux sont identiques au Bilan.
Les colonnes des années antérieures
Vous devez saisir les informations "antérieures" de chacune des sous-rubriques ou rubriques.
Remarque
Dans cette liste, il est impossible de préciser le détail des sous-rubriques (pas de saisie de prévision possible).
Incidences sur les éditions de résultats
Les valeurs saisies seront reprises dans les colonnes des éléments antérieurs du Bilan.
Elles seront également présentes dans les graphiques et ratios référençant des éléments du Bilan (Structure du
passif entre les fonds propres et les dettes, Actif, Passif...).
Bilan & éléments associés
Fiche Stocks Antérieurs
Une prévision de Stocks antérieurs est composée d'un onglet Stock initial & Entrées de stocks, d'un onglet
Options et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations complémentaires.
L'onglet Stock de marchandises
Tous les achats de type Négoce saisis dans les prévisions seront listés dans cette grille. Ainsi vous pourrez
saisir un stock initial dans la colonne correspondante.
Astuce
Les achats non actifs dans les prévisions seront indiqués, en grisé, et la saisie ne sera pas possible sur ces
lignes.
Cet onglet contient les zones de saisie suivantes :
Stock initial
Saisissez le montant du stock initial pour l'achat concerné, pour la première année du business plan.
Entrées
Saisissez le montant des entrées pour les mois correspondants.
Remarque
Le montant figurant dans le total de la colonne Total doit être égal à celui saisi dans le bilan N-1 sur la ligne
Stocks, de la rubrique Stocks de marchandises. Dans le cas contraire un message d'avertissement vous
indique la valeur du déséquilibre.
Attention
Si les stocks ne sont pas répartis sur chaque achats, le bilan sera alors déséquilibré. Le déséquilibre sera alors
matérialisé par un avertissement dans le tableau de bord.
L'onglet Stock de matières premières
Tous les achats de type Produits et services saisis dans les prévisions seront listés dans cette grille. Ainsi
vous pourrez saisir un stock initial dans la colonne correspondante.
Astuce
Les achats non actifs dans les prévisions seront indiqués, en grisé, et la saisie ne sera pas possible sur ces
lignes.
118
Manuel de référence
Cet onglet contient les zones de saisie suivantes :
Stock initial
Saisissez le montant du stock initial pour l'achat concerné, pour la première année du business plan.
Entrées
Saisissez le montant des entrées pour les mois correspondants.
Remarque
Le montant figurant dans le total de la colonne Total doit être égal à celui saisi dans le bilan N-1 sur la ligne
Stocks, de la rubrique Stocks de matières premières. Dans le cas contraire un message d'avertissement
vous indique la valeur du déséquilibre.
Attention
Si les stocks ne sont pas répartis sur chaque achats, le bilan sera alors déséquilibré. Le déséquilibre sera alors
matérialisé par un avertissement dans le tableau de bord.
L'onglet Encours de production
Toutes les ventes crées dans le dossier seront listées ici. Cela permettra de paramétérer l'encours initial pour la
première année de prévision.
Remarque
Le montant figurant dans le total de la colonne Total doit être égal à celui saisi dans le bilan N-1 sur la ligne
Encours, de la rubrique Encours de production. Dans le cas contraire un message d'avertissement vous
indique la valeur du déséquilibre.
L'onglet Options
Cet onglet permet d'indiquer le nombre de mois concernés par les entrées en stock.
Incidences sur les éditions de résultats
La saisie effectuée dans cette fiche aura une incidence sur les calculs de l'onglet Montants des fiches d'achats.
Fiche Encaissements & Décaissements antérieurs
La prévision des Encaissements & Décaissements antérieurs est composée d'un onglet Encaissements, d'un
onglet Décaissements, d'un onglet Options et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations
complémentaires.
Cette prévision permet de saisir les différents encaissements qui interviendront suite à la saisie du bilan N-1.
Les rubriques utilisées dans le bilan N-1 seront listées dans les deux onglets.
Remarque
La répartition des décaissements et encaissements n'est pas obligatoire dans le dossier mais elle permettra
d'obtenir une trésorerie plus réaliste.
Dans le cas où le montant figurant dans le total de la colonne Total est supérieur à celui saisi de la colonne
Bilan N-1 alors un message d'avertissement vous indique le déséquilibre du bilan.
Les Encaissements
Les Encaissements se feront sur les rubriques suivantes :
Clients,
Subventions d'exploitation,
Apports en capital,
Comptes courants d'associés,
Subventions d'investissements,
Remboursements de crédit d'IS.
Toutes les valeurs saisies dans le bilan N-1 concernant les différentes rubriques seront reprises dans la colonne
Bilan N-1(rappel).
La colonne Encaissements indiquera le montant total des valeurs qui seront réparties mensuellement.
Les Décaissements
Les Décaissements se feront sur les rubriques suivantes :
Fournisseurs
Charges externes & autres achats,
Personnel,
Immobilisations,
Comptes courants d'associé,
Impôt sur les sociétés,
Autres impôts & taxes.
119
Aide Business Plan
Toutes les valeurs saisies dans le bilan N-1 concernant les différentes rubriques seront reprises dans la colonne
Bilan N-1 (rappel).
La colonne Décaissements indiquera le montant total des valeurs qui seront réparties mensuellement.
Les Options
Cet onglet permet d'indiquer le nombre de mois pour lesquels il faudra réaliser une saisie.
Incidences sur les résultats
Les valeurs saisies dans cette fiche seront reprises sur le Tableau de trésorerie.
Fiche TVA à payer & TVA à récuperer antérieurs
La prévision TVA à payer & TVA à récuperer antérieur est composée de l'onglet TVA, de l'onglet Options et de
l'onglet Notes perso.
Cette prévision permet de prendre en compte la situation de TVA lors de la cession d'activité de la société que
vous reprenez.
Remarque
La répartition des TVA N-1 n'est pas obligatoire dans le dossier mais elle permettra d'obtenir une situation
financière plus compléte et réaliste.
Dans le cas où le montant figurant dans le total de la colonne Total est supérieur à celui saisi de la colonne
Bilan N-1 alors un message d'avertissement vous indique le déséquilibre du bilan.
L'Onglet TVA
Toutes les valeurs saisies dans le bilan N-1 concernant les rubriques TVA collectée et TVA déductible seront
reprises dans la colonne Bilan N-1(rappel).
La colonne Total indiquera le montant total des valeurs qui seront réparties mensuellement.
L'onglet Options
Cet onglet permet d'indiquer le nombre de mois pour lesquels il faudra réaliser une saisie.
Incidences sur les éditions de résultats
La répartition des TVA du bilan N-1 aura une conséquence sur les Récapitulatifs de TVA et donc par
conséquent sur le Tableau de trésorerie, le Bilan et le BFR.
Fiche Produits et Charges constatés d'avance antérieurs
La prévision des Produits & Charges constatés d'avance antérieurs est composée d'un onglet Produits constatés
d'avance, d'un onglet Charges constatées d'avances et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des
informations complémentaires.
Cette prévision permet de répartir la somme saisie dans le Bilan N-1
Remarque
La répartition des produits & charges constatés d'avance est obligatoire. Dans le cas contraire les montants
saisis dans le Bilan N-1 ne seront pas reprisent dans le Bilan prévisionnel.
Dans le cas où le montant figurant dans l'un des onglet est supérieur à celui saisi de la colonne Bilan N-1 alors
un message d'avertissement vous indique le déséquilibre du bilan.
Les Produits constatés d'avance
Les Produits constatés d'avance se feront sur les rubriques suivantes :
Vente de marchandise,
Production vendue,
Subventions d'exploitations,
Autres produits,
Produits financiers,
Produits exceptionnels.
Les Charges constatés d'avance
Les Charges constatées d'avance se feront sur les rubriques suivantes :
Achats de marchandises,
Achats de matières premières,
Loyers de crédit-bail,
Charges externes et autres achats,
Salariés,
Gérants non salariés,
Autres charges de personnel,
Impôts et taxes,
Autres charges,
Charges financières,
120
Manuel de référence
Charges exceptionnelles.
Incidences sur les résultats
Les valeurs saisies dans cette fiche seront reprises sur le Bilan.
Fiche Amortissements antérieurs
Une prévision d’amortissement antérieur est définie par trois éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier la fiche d’amortissement.
Le Type
Choisissez le type d’amortissement concerné par la fiche créée.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Montants
Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'amortissement à pratiquer,
pour le ou les mois concernés.
Fiche Comptes Courants antérieurs
Une prévision de compte courant antérieur est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de comptes courants.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Blocage
Indiquez le montant mensuel du capital qui sera bloqué par rapport au montant placé.
Ce capital bloqué entre dans le calcul de la rubrique Dettes/Dont à plus d'un an (LMT) du Bilan.
121
Aide Business Plan
Déblocage
Saisissez le montant du capital à débloquer pour le mois concerné.
Intér. à payer
La colonne "Intérêt à payer" est renseignée uniquement si vous souhaitez le remboursement
d'intérêts et que vous avez saisi un "Taux annuel d'intérêt"(onglet Options).
Remboursement
Saisissez à quel moment vous souhaitez le remboursement et la valeur du remboursement qui
interviendra sur le compte courant créé.
Solde à payer
Les montants de cette colonne proviennent du calcul suivant :
Solde à payer (période précédente) + Capital de la période + Intérêts - Remboursement
Options
Options de saisie
Vous devez cocher la case Blocage, déblocage du capital si vous souhaitez gérer les blocages ou déblocages
des capitaux. Par cette action, des colonnes supplémentaires seront à votre disposition dans l'onglet Montant.
Remboursements des intérêts
Vous devez cocher la case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé
gèrent les remboursements d'intérêts.
Ensuite, vous pouvez paramétrer :
le Mode de paiement
Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant.
Information
Pour avoir un complément d'information sur les comptes courants d'associé cliquez ici.
Fiche Emprunts antérieurs
Une prévision d’emprunt antérieurs est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches d’emprunts.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montant.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Cet onglet permet de saisir les montants relatifs à la reprise d'un emprunt lors de la reprise d'une société. Le
tableau contient les colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Intérêts
Saisissez le montant des intérêts qui seront à payer pour chaque mois.
Capital remboursé
Saisissez le montant du capital remboursé sur chaque mois.
Échéance
Chaque cellule correspond à une échéance constante. Elle est déterminée par les intérêts + le capital du
mois.
Capital restant du
122
Manuel de référence
Chaque cellule correspond au capital de l'emprunt restant à rembourser. Il est calculé de la façon
suivante : Montant de l'emprunt (pour la 1ère année) ou montant 'Capital restant du' de l'année
précédente - l'échéance de la période.
Le montant du 'Capital restant du' pour l'année N-1 devra être saisi.
Capital à remb. CT
Chaque cellule correspond au capital à rembourser à court terme (à moins d'un an).
Le montant du 'Capital à remb. CT' sera à saisir pour la dernière année de prévision. De ce montant
découlera le montant du 'Capital à remb. LMT'.
Capital à remb. LMT
Chaque cellule correspond au capital à rembourser à long et moyen terme (à plus d'un an).
Information
Pour avoir un complément d'informations sur l'emprunt cliquez ici.
Fiche Crédits-bails antérieurs
Une prévision de crédit bail est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de crédit-bail.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
ris lors de la reprise d'une société. Le tableau contient
les colonnes suivantes :
Montants Cet onglet permet de saisir les loyers d'un crédit-bail rep
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Loyer HT
Saisissez le montant HT du loyer pour chaque mois.
Loyer TVA
Chaque cellule correspond au montant de TVA du loyer pour chaque mois. C'est le loyer HT multiplié par
le taux de TVA qui est déterminé dans l'onglet Option.
Loyer TTC
Chaque cellule correspond au montant TTC du loyer, c'est à dire le montant du loyer HT + Le montant
du loyer TVA.
Rachat HT
Cette zone permet de saisir le montant HT du rachat du bien.
Rachat TVA
Cette cellule correspond au montant de TVA du rachat saisi pour chaque mois. C'est le rachat HT
multiplié par le taux de TVA qui est déterminé dans l'onglet Option.
Rachat TTC
Chaque cellule correspond au montant TTC du rachat, c'est à dire le montant du rachat HT + Le
montant du rachat TVA.
Options
Cet onglet permet de déterminer la TVA à pratiquer sur le crédit-bail.
123
Aide Business Plan
Taux de TVA
Sélectionnez, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les loyers et le rachat du crédit-bail
antérieur.
Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
Information
Pour avoir un complément d'informations sur le crédit bail cliquez ici.
Autres
Fiche Compte de Résultat Antérieur
Une prévision de Compte de Résultat antérieur est composée d'un onglet Liste et d'un onglet Notes perso qui
permet de saisir des informations complémentaires.
L'onglet liste contient :
Les rubriques du compte de résultat,
Les colonnes correspondantes au nombre d'années antérieures à saisir (au maximum 3).
Les rubriques
Devant chaque rubrique et sous rubrique, vous disposez des signes + et - afin de vous permettre de suivre les
calculs automatique des résultats.
La liste des sous-rubriques, rubriques et totaux est identique au Compte de résultat.
Les colonnes des années antérieures
Vous devez saisir les informations "antérieures" de chacune des sous-rubriques ou rubriques.
Remarque
Dans cette liste, il est impossible de préciser le détail des sous-rubriques (pas de saisie de prévision possible).
A la fin de la saisie vous devez avoir le même "Résultat net" que celui présent sur le document que vous a
fournis l'établissement que vous reprenez.
Incidences sur les éditions de résultats
Les valeurs saisies seront reprises dans les colonnes des éléments antérieurs du Compte de résultat.
Elles seront également présentes dans les graphiques et ratios référençant des éléments du Compte de résultat
(Analyse détaillée du résultat, Taux de marge...).
Résultats
Visualisation des résultats
Chaque Résultat se présentera sous forme de tableaux avec de multiples niveaux de tri.
Les tris se réalisent suivant une sélection de paramètres et de filtres:
Tris sous forme de paramètres d'affichage
Périodicité
Suivant l'endroit ou vous vous positionnez, vous avez la possibilité de visualiser votre résultat de façon :
Mensuelle,
Cumulée,
Annuelle.
Remarque
Vous pouvez visualiser uniquement annuellement les résultats concernant le noeud Fonds de Roulement.
Exercice
Vous devez sélectionner l'exercice dont vous souhaitez voir les données. Ce paramètre sera disponible
uniquement pour les périodicités Mensuelles ou Cumulées.
Remonter
Unité
Ce paramètre permet de visualiser les montants de vos résultats suivant une unité définie par défaut dans les
préférences du dossier, onglet divers.
124
Manuel de référence
Vous disposez des unités suivantes :
A l'unité,
Dizaines,
Centaines,
Milliers.
Remonter
Elts antérieurs
Ce paramètre est visible uniquement si vous gérez la reprise d'éléménts antérieurs dans votre dossier.
Suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des élements de visualisation suivants :
Aucun,
N-1,
N-2,
N-3.
Remonter
Visualisation
Ce paramètre est disponible uniquement pour le tableau de "Compte de résultat". Il permet d'afficher les
résultats en :
Montants,
Pourcentage de ventes (% ventes),
Les 2 : affichage des montants et en dessous des pourcentages.
Remonter
Tris sous forme de filtres d'affichage
Détail
Totaux : permet d'afficher ou non seulement les lignes de totaux.
Rubriques : permet d'afficher ou non l'ensemble des rubriques.
Sous-rubr. : permet d'afficher ou non l'ensemble des sous-rubriques.
Prévisions : permet d'afficher ou non le détail des prévisions.
Remonter
Non valorisées
Totaux : permet d'afficher ou non les totaux sans valeurs.
Rubriques : permet d'afficher ou non les rubriques sans valeurs.
Sous-rubr. : permet d'afficher ou non les sous-rubriques sans valeurs.
Remonter
Partie
Ce filtre permet d'afficher uniquement une partie du Résultat. Ces parties évoluent en fonction du tableau de
résultat sélectionné.
Par défaut, le filtre est positionné sur "Toutes".
Si vous souhaitez voir uniquement une partie du tableau de Résultat, vous devez cliquer sur l'une des parties
proposées.
Le compte de résultat
Le Compte de résultat se compose de différents calculs intermédiaires, qui sont :
la marge globale,
la valeur ajoutée,
l'excédent brut d'exploitation,
le résultat d'exploitation,
le résultat courant,
le résultat exceptionnel,
le résultat net.
La marge globale
La marge globale se décompose en deux : la marge commerciale et la marge sur produits & services.
Remonter
La valeur ajoutée
125
Aide Business Plan
La valeur ajoutée traduit le supplément de valeur donné par l'entreprise, dans son activité, aux biens et aux
services en provenance des tiers.
Remarque
Elle est utile pour caricaturer un secteur et constitue une mesure de l'intégration de l'entreprise dans son
secteur.
La valeur ajoutée est égale à la somme de la marge commerciale et de la marge sur produits et services,
diminuée des consommations de biens et de services en provenance des tiers.
Remonter
L'excédent brut d'exploitation
L’excédent brut d’exploitation représente la véritable richesse interne de l'entreprise et indique sa capacité
réelle à créer de la valeur, avec ses outils et son personnel.
Il est égal à la valeur ajoutée diminuée des charges liées au personnel (salaires bruts, commissions, primes
cotisations employeurs) et des différents Impôts & Taxes, autre que l’Impôt Société.
Remonter
Le résultat d'exploitation
Le résultat d'exploitation est le résultat du processus d'exploitation et d'investissement de l'exercice. Il
traduit l'accroissement de richesse dégagé par l'activité industrielle et commerciale de l'entreprise.
Il prend en compte le processus d'investissement par le biais des charges calculées (dotations aux
amortissements et provisions) en plus de l’excédent brut d’exploitation.
Remonter
Le résultat courant
Le résultat courant est le solde entre le résultat d'exploitation et les charges financières nettes des produits
financiers.
Les charges financières regroupent les intérêts sur Comptes Courants, les intérêts sur Emprunts et les intérêts
sur Découvert.
Remonter
Le résultat exceptionnel
Le résultat exceptionnel recense les éléments de nature exceptionnelle (procès, incendie, flux résultant
d'évènements passés), et en particulier les plus ou moins-values sur cessions d'actifs.
Il est égal au résultat courant augmenté des dotations aux amortissements des subventions d’investissements.
Remonter
Le résultat net
Le résultat net est appelé également ‘’Bénéfice’’ lorsqu’il est positif ou ‘’Perte’’ lorsqu’il est négatif.
Il s'agit en fait de la part résiduelle du résultat d'exploitation revenant aux actionnaires après que les créanciers
et l'Etat ont perçu leur part. Ce résultat net peut donc être distribué sous forme de dividendes, ou mis en
réserves (et augmenter ainsi le montant des capitaux propres de l'entreprise).
Remarque
Le résultat net constitue une ressource de l'entreprise et, par conséquent, il sera porté dans les capitaux
propres de la société. Les associés ou actionnaires décideront, par Assemblée Générale Ordinaire, de
l'affectation de ce résultat, à savoir la répartition entre dividendes ou réserves.
Le résultat net est obtenu par la somme des résultats partiels (résultat courant + résultat exceptionnel)
diminué du montant de l’Impôt Société.
Remonter
Le Tableau de trésorerie
126
Manuel de référence
La composition du Tableau de trésorerie est la suivante :
Le total des encaissements
Le total des encaissements reprend l'ensemble des encaissements qui ont été réalisés sur le dossier par
l'intermédiaire de la saisie des prévisions.
Le tableau reprend prévisions par prévisions pour chaque mois, avec ou sans détail. On retrouve donc les
encaissements des :
Clients,
Apports en capital,
Comptes courants,
Subventions d'investissements (pas disponible dans cette version),
Emprunts,
Remboursement du crédit de TVA,
Remboursement du crédit d'IS (pas disponible dans cette version).
Le total des décaissements
Le total des décaissements reprend l'ensemble des décaissements qui ont été réalisés sur le dossier par
l'intermédiaire de la saisie des prévisions.
Le tableau reprend prévisions par prévisions pour chaque mois, avec ou sans détail. On retrouve donc les
décaissements des :
Fournisseurs,
Charges externes et autres achats,
Personnel,
Comptes courants,
Remboursements d'emprunts,
Dividendes,
TVA à payer,
Impôts Société,
Autres impôts et taxes,
Agios bancaires.
La trésorerie de début de mois
La trésorerie de début de mois reprend le montant de la trésorerie de fin de mois du mois précédent.
La trésorerie de fin de mois
La trésorerie de fin de mois est la différence entre la trésorerie de début de mois et l'écart entre les
encaissements et les décaissements.
Attention
Lorsque la trésorerie est négative les valeurs passent en rouge.
Les intérêts de découvert
Des intérêts sur découvert sont calculés lorsque la trésorerie de fin de mois est négative. Le montant de ces
intérêts est calculé en fonction des indications figurantes dans les préférences.
Le paiement des intérêts sera indiqué dans le tableau de trésorerie par le terme Agios bancaires. Ces agios
sont calculés en fonction des préférences saisie.
Le Seuil de rentabilité
Le seuil de rentabilité dans EBP Business se découpe en huit parties :
Le Chiffre d’Affaires (CA),
Les Coûts Variables,
Les Coûts Fixes,
127
Aide Business Plan
La Marge sur Coûts Variables,
Le Taux de Marge sur Coûts Variables,
Le Seuil de Rentabilité,
Le Mois d’atteinte du seuil,
L'Atteinte du seuil Annuel en %.
Le Chiffre d’Affaires
Le chiffre d’affaires (CA) reprend le montant total des ventes réalisées au cours de l’exercice. C’est la somme
des ventes de négoce et des produits et services.
Remonter
Les Coûts Variables
Le total des coûts variables est l’ensemble des charges directement liées à la réalisation du chiffre d’affaires.
Ici, on distingue les achats consommés et les autres charges variables.
On entend par achats consommés, la somme des achats consommés de négoce et des achats consommés de
produits et services.
Pour ce qui est de la catégorie des charges variables, on regroupe les "charges externes & autres achats" de
type "Variable" ainsi que les "frais variables de personnel", tel que les "commissions" et "les impôts & taxes" de
type variable (Taxes basées sur le chiffre d'affaires de la société : "Taxe d'apprentissage", ...).
Remonter
Les Coûts Fixes
Le total des coûts fixes est l’ensemble des frais réguliers qu’engendre l’entreprise quel que soit le niveau
d’activité.
On regroupe dans la catégorie des coûts fixes l’ensemble des charges qualifiées comme fixes telles que : les
charges externes & autres achats de type "Fixe", les charges de personnel (salaires et cotisations), les impôts &
taxes (autre que l’IS et l'IFA), les charges financières (intérêts sur comptes courants, intérêts sur emprunts et
intérêts sur découvert), les dotations aux amortissements des subventions d’investissements et l’impôt société.
Remonter
La Marge sur Coûts Variables
La marge sur coûts variables correspond à la différence entre le chiffre d’affaires et le total des coûts
variables.
Le point mort est atteint lorsque la marge sur coûts variables couvre la totalité des coûts fixes.
Remonter
Le Taux de Marge sur Coûts Variables
Le taux de marge correspond au calcul précédemment réalisé (marge sur coût variable) divisé par le chiffre
d’affaires total.
Remonter
Le Seuil de Rentabilité
En divisant le montant des charges fixes par le taux de marge sur coûts variables on obtient le seuil de
rentabilité.
Remonter
Le Mois d’atteinte du Seuil
Le mois d’atteinte du seuil est le mois à partir duquel le chiffre d’affaires est supérieur ou égal au seuil de
rentabilité. Cela correspond au mois pour lequel l'atteinte du seuil annuel en % passe au dessus de 100% (cf.
ci-après).
Cette information ne sera disponible que sur l'onglet Annuel.
Remonter
128
Manuel de référence
Atteinte du seuil annuel en %
Le pourcentage d'atteinte du seuil annuel n'est disponible que dans l'onglet Mensuel Cumulé. Il permet
de déterminer sur quel mois le projet sera rentable.
Il est calculé en fonction du chiffre d'affaires du mois sur le seuil de rentabilité total de l'année.
Remonter
Le bilan
Le Bilan est composé de deux parties : l'Actif et le Passif.
L’Actif
L’Actif se décompose en deux grandes parties : l’actif immobilisé et l’actif circulant.
L’Actif Immobilisé
Représente les postes de l’actif qui ont une vocation à rester de façon durable dans l’entreprise. Ils ne se
consomment pas au premier usage et sont destinés à durer pendant plusieurs années.
L’actif immobilisé se compose :
des immobilisations incorporelles,
des immobilisations corporelles,
des immobilisations financières.
Il est fait apparaître le montant Brut de l'immobilisation pour lequel on déduit le montant des amortissements
pratiqués durant l'année, ainsi que le montant des provisions.
L’Actif Circulant
tion à rester de façon durable dans l’entreprise. Ils se
rapidement en liquidités.
L’actif circulant se compose :
Représente les postes de l’actif qui n’ont pas vocarenouvellent régulièrement et se transforment
des stocks (matières premières, marchandises et encours de production),
des créances (avances & acomptes versés sur commandes, créances clients et les créances aux
différents organismes),
des disponibilités (placements à court terme, la trésorerie et les charges constatées d'avances).
Le Passif
Le passif se compose également de deux parties : les capitaux propres et les dettes.
Les Capitaux Propres
Les capitaux propres constituent des ressources stables de l'entreprise et déterminent comptablement ce que
vaut l'entreprise.
Remarque
Que le résultat de l'exercice soit bénéficiaire (bénéfice) ou déficitaire (perte), il sera porté au passif du bilan
dans les capitaux propres.
Les Dettes
Le bilan fractionne les dettes en deux catégories :
Les dettes financières, qui sont obtenues auprès de marché obligataire ou des établissements de
crédit,
Les dettes issues de l'exploitation de l'entreprise, représentant ses engagements envers les
fournisseurs (après obtention de délais de paiement), le personnel, le fisc, les organismes sociaux et
les produits constatés d'avance).
Une analyse financière des dettes permet de distinguer les dettes à long et moyen terme (plus d'un an) et
les dettes à court terme.
se et constituent les
capitaux permanents.
Ces dettes sont composées du capital des emprunts non remboursés à plus d'un an et du montant bloqué pour
les comptes courants d'associés.
Les dettes à court terme forment les ressources à court terme destinées à financer les emplois à court terme
(éléments d'actifs à moins d'un an).
Les dettes à long et moyen terme se rapprochent des capitaux propres de l'entrepri
129
Aide Business Plan
Ces dettes sont composées de tous les éléments non pris en compte dans les dettes à long et moyen terme.
Fonds de Roulement
Le Fonds de Roulement Net Global
Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est composé :
Des Capitaux Permanents,
Des Immobilisations Nettes.
Le fonds de roulement Net globale est obtenu en réalisant la différence entre le total des capitaux
permanents et le total des immobilisations nettes.
Les Capitaux Permanents
Ils sont composés des Fonds Propres et des Endettements
Les Fonds Propres sont identiques aux Capitaux propres du Bilan. Ils sont composés :
Du capital,
Des réserves et le report à nouveau,
Du résultat de l'exercice, Des subventions d'investissement (Montant Brut - les Amortissements).
Remarque
Le report à nouveau de l'année N est le Résultat de l'exercice de l'année N-1.
Les Endettements sont :
Les emprunts : le montant correspond à la valeur du capital restant dû en fin d'exercice ;
Les comptes courants d'associé : le montant correspond au solde à payer en fin d'exercice + les
intérêts à payer.
Les immobilisations nettes
Elles correspondent à la différence entre le Montant Brut et les Amortissements.
Elles sont composées des :
Immobilisations Incorporelles,
Immobilisations Corporelles,
Immobilisations Financières.
Le Besoin en Fonds de Roulement
Le Besoin en Fonds de Roulement est composé :
De l'Actif d'Exploitation
Du Passif d'Exploitation
Le BFR est la différence entre l'Actif d'exploitation et le Passif d'exploitation.
L'actif d'exploitation est identique à l'Actif circulant du Bilan sans la Trésorerie positive.
Il est composé :
L'Actif d'exploitation
des stocks,
des créances clients,
des autres créances (TVA, subventions d'exploitation et d"investissement).
Le Passif d'exploitation
130
Manuel de référence
Le passif d'exploitation est identique aux dettes du Bilan sans les Dettes Financières.
Il est composé :
des dettes fournisseurs (Fournisseurs en Négoce, Fournisseurs de Produits & Services, Fournisseurs
d'investissement),
des dettes fiscales & sociales (Charges, Personnels, TVA).
Comment consulter le Tableau récapitulatif du Fonds de Roulement ?
Il se présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
visualisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lecture de vos résultats supplémentaire.
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le tableau.
Contenu du tableau récapitulatif du Fonds de Roulement
Ce tableau permet de contrôler les montants des tableaux suivants :
FRNG,
BFR,
Trésorerie.
La différence entre le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) et le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) doit
correspondre à la Trésorerie.
La trésorerie est détaillée et contient ou moins un des éléments suivants :
La trésorerie positive,
Le montant de Découvert,
Les intérêts sur le découvert.
Le 1er élément moins les suivants doit donner le montant de la Trésorerie.
La Capacité d'autofinancement
La capacité d'autofinancement ou CAF exprime le surplus monétaire dégagé par l'exploitation pendant une
période donnée qui indique la capacité de l'entreprise à financer sa croissance
Elle est calculée à partir des données du Compte de résultat suivant 2 méthodes :
Méthode Additive : la Capacité d'Autofinancement est calculée en ajoutant des rubriques,
Méthode Soustractive : la Capacité d'Autofinancement est calculée par la soustraction d'éléments.
Méthode Additive
Elle est obtenue en ajoutant le Résultat Net et les Dotations aux amortissements puis en enlevant les Dotations
aux amortissements des subventions d'investissement.
Méthode Soustractive
Elle est obtenue en réalisant la différence entre l'Excédent Brut d'Exploitation (EBE) et les Charges Financières
(intérêts des comptes courants, d'emprunts et de découvert).
Remarque
Par l'une ou l'autre des méthodes, vous devez obtenir le même résultat.
Autofinancement
131
Aide Business Plan
L'Autofinancement représente la richesse financière nouvelle générée par l'entreprise, dont elle pourra
disposer après avoir rémunéré ses actionnaires.
entre Capacité d'Autofinancement et les Dividendes distribués.
Tableau de financement
Le Tableau de financement permet de connaître le détail des ressources stables de l'exercice et l'emploi qui en
a été fait.
Elle est donc calculée par la différence entre les ressources et les emplois.
Les Ressources
Elles sont composées :
L'autofinancement est la différence
De la Capacité d'Autofinancement (Si la CAF est supérieur à zéro),
Des Augmentations des Capitaux Propres : Apports en capital, Subventions d'investissement,
Des Augmentations des Dettes Financières : Emprunts à Longs et Moyens Termes (+ d'1 an), Comptes
courants d'associé bloqués.
Remarque
Les augmentations sont obtenues par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année précédente.
Les Emplois
Ils sont composés :
De l'Insuffisance d'Autofinancement (si la CAF est inférieure ou égale à zéro)
De la distribution de Dividendes
Des Acquisitions d'Immobilisations (Elles correspondent au Brut de l'Actif Immobilisé du Bilan)
Des Remboursements des Dettes Financières : Emprunts à Court Terme (- d'1 an), Comptes courants
d'associé.
FRNG
La 1ere année le montant du FRNG est identique à la Variation du FRNG. Les années suivantes, le montant du
FRNG est égal à la Variation du FRNG de la 1ère année + la Variation des années suivantes.
La Variation BFR
La variation du BFR (Besoin en Fonds de Roulement) permet de connaître :
Les postes qui ont contribué à l'amélioration de la trésorerie, en dégageant le Besoin de Fonds de
Roulement (BFR),
Les postes qui ont contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le Besoin en Fonds
de Roulement (BFR).
Elle est donc calculée par la différence entre les ressources et les emplois.
Les ressources
Elles sont calculées en fonction de :
l'accroissement de l'Actif d'Exploitation : Toutes les rubriques de l'actif d'exploitation qui ont augmenté
par rapport à l'année précédente.
la diminution du Passif d'exploitation : Toutes les rubriques du passif d'exploitation qui ont été réduites
par rapport à l'année précédente.
Remarque
L'accroissement ou la diminution sont obtenus par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année
précédente.
132
Manuel de référence
Les Emplois
:
Elles sont calculées en fonction de
la diminution de l'Actif d'Exploitation : Toutes les rubriques de l'actif d'exploitation qui ont été réduites
par rapport à l'année précédente.
l'accroissement du Passif d'exploitation : Toutes les rubriques du passif d'exploitation qui ont
augmenté par rapport à l'année précédente.
Remarque
L'accroissement ou la diminution sont obtenus par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année
précédente.
BFR
En fin de tableau, vous avez un rappel du montant du BFR.
La 1ere année le montant du BFR est identique à la Variation du BFR. Les années suivantes, le montant du BFR
est égal à la Variation du BFR de la 1ère année + la Variation des années suivantes.
La Variation de trésorerie
La variation de trésorerie permet de comparer les variations de Fonds de Roulement et les Variations de
Trésorerie.
Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Variation du BFR.
La Variation de trésorerie est détaillée et contient ou moins un des éléments suivants :
La trésorerie positive,
La trésorerie négative (montant de Découvert),
Les agios bancaires (intérêts sur le découvert).
Le 1er élément moins les suivants doit donner le montant de la Variation de Trésorerie.
En fin de tableau, vous avez un rappel des montants du FRNG, du BFR et de la trésorerie.
Rappel
L'Addition du FRNG et du BFR doit correspondre au montant de la Trésorerie.
Comment consulter le récapitulatif de TVA ?
Consulter le récapitulatif de TVA(s)
Pour consulter le récapitulatif de TVA, vous devez ouvrir le menu Résultats, dérouler le type Listes puis
cliquez sur Récapitulatifs de TVA, pour accéder aux différents tableaux.
Ces tableaux ont pour but de fournir un récapitulatif de la TVA, éventuellement de définir les montants
mensuels de remboursement du crédit de TVA et de lister les encaissements et les décaissements.
Les tableaux sont proposés de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces
différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de
façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Présentation des récapitulatifs
Chaque type de TVA est présenté sous la forme d'un tableau récapitulatif. Il est donc proposé les tableaux
suivants :
• La TVA collectée
Elle est la somme des montants de TVA facturé aux clients.
• La TVA déductible
Elle correspond au montant de TVA figurant sur les factures des fournisseurs.
133
Aide Business Plan
• La TVA à payer
Elle est la différence entre la TVA due et le crédit de TVA du mois précédent.
Le calcul de la TVA due est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
Attention
La TVA est due dès lors ou le résultat est positif. Dans le cas, contraire c’est un crédit de TVA.
Les montants mensuels de remboursements seront calculés automatiquement en fonction des
caractéristiques saisies dans les préférences de TVA.
Remarque
Chaque grille donne un récapitulatif mensuel (année par année) ou annuel.
Astuce
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lecture de vos résultats supplémentaire.
Autres listes
Tableau de financement
Le Tableau de financement permet de connaître le détail des ressources stables de l'exercice et l'emploi qui en
a été fait.
Elle est donc calculée par la différence entre les ressources et les emplois.
Les Ressources
Elles sont composées :
De la Capacité d'Autofinancement (Si la CAF est supérieur à zéro),
Des Augmentations des Capitaux Propres : Apports en capital, Subventions d'investissement,
Des Augmentations des Dettes Financières : Emprunts à Longs et Moyens Termes (+ d'1 an), Comptes
courants d'associé bloqués.
Remarque
Les augmentations sont obtenues par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année précédente.
Les Emplois
Ils sont composés :
De l'Insuffisance d'Autofinancement (si la CAF est inférieure ou égale à zéro)
De la distribution de Dividendes
Des Acquisitions d'Immobilisations (Elles correspondent au Brut de l'Actif Immobilisé du Bilan)
Des Remboursements des Dettes Financières : Emprunts à Court Terme (- d'1 an), Comptes courants
d'associé.
FRNG
La 1ere année le montant du FRNG est identique à la Variation du FRNG. Les années suivantes, le montant du
FRNG est égal à la Variation du FRNG de la 1ère année + la Variation des années suivantes.
Les Graphiques
ose une interprétation des résultats sous forme de graphiques. Ces graphiques
trouvez dans le Dossier final.
Les graphiques à votre disposition sont :
EBP Business Plan vous propsont identiques à ceux que vous
L'analyse détaillée du Résultat,
134
Manuel de référence
La Trésorerie,
L'Actif,
Le Passif,
Le Seuil de rentabilité,
L'évolution des Ventes.
Analyse détaillée du résultat
L'analyse détaillée du résultat permet de mettre en avant les principales données issues du Compte de
Résultat. Ce graphique fait donc apparaître le Chiffre d'Affaires, la Valeur Ajoutée, l'Excédent Brut
d'Exploitation, le Résultat d'Exploitation et le Résultat Avant Impôt.
Le graphique d'analyse du résultat est décliné de trois manières : mensuellement, mensuellement cumulé et
annuellement.
Remonter
Trésorerie
Le graphique de trésorerie met en avant l'état de la trésorerie à un moment donné. Il est présenté
mensuellement.
Astuce
Lorsque la trésorerie est négative, un bandeau rouge vous indique la zone de dépassement du plafond autorisé
dans les préférences.
Remonter
Actif
L'actif permet de mettre en avant les principales données issues de l'actif du Bilan. Ce graphique fait donc
apparaître l'Actif immobilisé, l'Actif circulant hors trésorerie et la Trésorerie positive.
Comme le tableau du Bilan, le graphique n'est présenté qu'annuellement.
Remonter
Passif
Le passif permet de mettre en avant les principales données issues du passif du Bilan. Ce graphique fait donc
apparaître les Capitaux propres, les Dettes hors trésorerie et la Trésorerie négative.
Comme le tableau du Bilan, le graphique n'est présenté qu'annuellement.
Remonter
Le Seuil de Rentabilité
Le Seuil de rentabilité permet de mettre en avant les principales données issues du calcul du Seuil de
Rentabilité. Ce graphique fait donc ressortir le Chiffre d'Affaires, les Coûts variables, les Coûts fixes et le Seuil
de rentabilité.
Le graphique d'analyse du seuil de rentabilité est décliné de trois manières : mensuellement,
mensuellement cumulé et annuellement.
Remonter
Évolution des Ventes
135
Aide Business Plan
Ce graphique permet de mettre en avant les ventes. Il dépend des prévisions de ventes.
Le graphique est décliné de trois manières : mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement.
Remonter
Visualisation des graphiques
Chaque Graphique se présente sous forme d'un "Histogramme" ou "Histogramme base 100" ou "Courbe" ou
"Secteur" (Camembert).
L'affichage se réalise suivant une sélection de paramètres.
Paramètres d'affichage
Périodicité
Suivant le graphique visualisé, vous avez la possibilité de voir les données de celui-ci de façon :
Mensuelle,
Cumulée,
Annuelle.
Remonter
Exercice
Vous devez sélectionner l'exercice dont vous souhaitez voir les données. Ce paramètre sera disponible
uniquement pour les périodicités Mensuelles ou Cumulées.
Unité
Ce paramètre permet de visualiser les montants de vos graphiques suivant une unité définie par défaut dans les
préférences du dossier, onglet divers.
Vous disposez des unités suivantes :
A l'unité,
Dizaines,
Centaines,
Milliers.
Remonter
Elts antérieurs
Ce paramètre est visible uniquement si vous gérez la reprise d'éléménts antérieurs dans votre dossier.
Suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des élements de visualisation suivants :
Aucun,
N-1,
N-2,
N-3.
Remonter
Types de graphique
Ce paramètre permet de définir la présentation du graphique :
Histogramme,
Histogramme base 100,
Courbe,
Secteur (Camembert).
Remarque
En fonction du graphique sélectionné, certains types ne seront pas disponibles.
Remonter
Options du graphique
En fonction du graphique sélectionné et du type de graphique, vous disposerez ou non de cette partie.
Affichage
Cette partie permet de définir si la visualisation du graphique de type Histogramme ou Secteur sera en
2D ou 3D.
Affichage des valeurs
Cette partie permet de définir l'affichage des montants sur les graphiques par Secteur. Cet affichage
peut être avec aucune valeur (Sans), en pourcentage ou en valeur.
Les Ratios
136
Manuel de référence
EBP Business Plan vous propose une interprétation des résultats sous forme de ratios. Ces ratios sont
identiques à ceux que vous trouvez dans le Dossier final.
Remarque
La mention NS vous indique que le calcul du ratio est "Non significatif".
Les ratios à votre disposition sont :
Le taux de marge globale,
Le taux de marge commerciale,
La rentabilité d'exploitation en %,
La rentabilité financière en %,
Le délai de recouvrement des créances en jours,
Le délai de paiement des fournisseurs en jours,
La structure du passif en %,
Remonter
Le taux de marge globale
Le taux de marge globale est exprimé en % et est calculé de la façon suivante :
Marge globale / CA
La marge globale et le CA (Chiffre d'affaires) sont récupérés du Compte de Résultat.
Ce ratio est décliné mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement.
Remonter
Le taux de marge commerciale
Le taux de marge commerciale est surtout significatif pour les entreprises de négoce et dépend du secteur
d'activité.
Il est exprimé en % et est calculé de la façon suivante :
Marge commerciale / CA
La marge commerciale et le CA (Chiffre d'affaires) sont récupérés du Compte de Résultat.
Ce ratio est décliné mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement.
Remonter
Rentabilité d'exploitation en %
La rentabilité d'exploitation est exprimée en % et est calculée de la façon suivante :
Résultat d'exploitation / CA
Le résultat d'exploitation ainsi que le CA (Chiffre d'affaires) sont récupérés du Compte de Résultat.
Ce ratio est décliné mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement.
Remonter
Rentabilité financière en %
La rentabilité financière est exprimée en % et est calculée de la façon suivante :
Résultat net / Capitaux propres
Le résultat net est issu du Compte de Résultat et les capitaux propres sont issus du Bilan.
Ce ratio est décliné annuellement.
Remonter
Délai de recouvrement des créances
137
Aide Business Plan
Le délai de recouvrement des créances est à comparer avec les conditions standard de délai accordées aux
clients de l'entreprise.
Il est exprimé en jours et est calculé de la façon suivante :
[Créances Clients / Total des ventes TTC] * 365 jours
La valeur des créances clients est récupérée du Bilan. Le total des ventes TTC provient de la liste des
Prévisions de ventes.
Ce ratio est décliné annuellement.
Remonter
Délai de paiement des fournisseurs
Le délai de recouvrement des fournisseurs est à comparer avec les conditions standard de délai de crédit
que les fournisseurs accordent à l'entreprise.
Il est exprimé en jours et est calculé de la façon suivante :
[Dettes Fournisseurs / Total des achats TTC] * 365 jours
La valeur des dettes fournisseurs est récupérée du Bilan. Le total des achats TTC provient de la liste des
Prévisions d'achats.
Ce ratio est décliné annuellement.
Remonter
Structure du passif
La structure du passif entre fonds propres et dettes extérieures est exprimée en % et est calculée de la façon
suivante :
Capitaux propres / Total Passif
Les capitaux propres ainsi que le total passif sont issus du Bilan.
Ce ratio est décliné annuellement.
Remonter
Visualisation des ratios
Chaque Ratio se présente sous forme de tableaux. La première ligne correspond au numérateur, la seconde au
dénominateur de l'opération réalisée et la troisième au résultat obtenu.
L'affichage se réalise suivant une sélection de paramètres.
Paramètres d'affichage
Périodicité
Suivant le ratio visualisé, vous avez la possibilité de voir les données de celui-ci de façon :
Mensuelle,
Cumulée,
Annuelle.
Remonter
Exercice
Vous devez sélectionner l'exercice dont vous souhaitez voir les données. Ce paramètre sera disponible
uniquement pour les périodicités Mensuelles ou Cumulées.
Unité
Ce paramètre permet de visualiser les montants de vos ratios suivant une unité définie par défaut dans les
préférences du dossier, onglet divers.
Vous disposez des unités suivantes :
A l'unité,
Dizaines,
Centaines,
138
Manuel de référence
Milliers.
Remonter
Elts antérieurs
Ce paramètre est visible uniquement si vous gérez la reprise d'éléménts antérieurs dans votre dossier.
Suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des élements de visualisation suivants :
Aucun,
N-1,
N-2,
N-3.
Remonter
Impressions
Navigation dans le Rapport
Dans la rédaction du rapport, vous disposerez de boutons vous permettant de faciliter l'élaboration écrite du
projet.
Le bouton / permet de passer à la saisie du rapport lorsque l'on est dans
les propriétés ou de propriétés à la saisie du rapport.
Le bouton permet d'accéder à la première page de rédaction du rapport.
Le bouton permet de revenir à la catégorie de rédaction précédente de l'arborescence.
Le bouton permet de passer à la catégorie de rédaction suivante de l'arborescence.
Le bouton permet d'accéder à la dernière page de rédaction du rapport.
Pour les parties saisissables des boutons supplémentaires seront accessibles :
Le bouton permet de remettre une page de commentaire à l'état initial proposé par le
logiciel.
Le bouton permet de réinitialiser le suffixe, les propriétés du résultats et les
commentaires d'une même page.
Le bouton permet de modifier les propriétés du résultat que vous visualisez.
Le bouton permet de valider la rédaction réalisée.
Le bouton permet d'annuler la rédaction faite et de revenir à l'état initial au moment de
l'ouverture de la page.
139
Glossaire
Achats consommés = Ventes HT * Marge Commerciale ou Taux
L'Actif recense ce que l'entreprise possède. Il correspond aux éléments du patrimoine ayant une valeur
économique positive pour l'entreprise.
Exemples des éléments qui composent l'actif :
Immeubles,
Machines,
Matériels,
Brevets,
Marchandises,
Créances clients,
Argent,
...
L'Actif d'Exploitation est égal à l'Actif Circulant du Bilan sans la Trésorerie.
Il est donc composé des Stocks, des Créances Clients et des Autres Créances telles que la TVA à récupérer, le
Crédit de TVA, les Subventions...
Le Besoin en Fonds de Roulement est représenté par un montant financier total nécessaire à l'exploitation
de l'entreprise. Il représente le décalage dans le temps entre le cycle de production (achat-production-vente) et
le cycle de paiements fournisseurs-stockage-encaissements clients.
Ce montant devra figurer en permanence dans la trésorerie de l'entreprise. Il devra être ré-évalué si le Chiffre
d'affaires (CA) croît.
Le Bilan est un tableau qui, à un moment donné, représente la situation de l'entreprise en matière d'emploi
des fonds mis en oeuvre dans l'entreprise (actif) et l'origine des ressources (passif).
La Capacité d'autofinancement mesure pour un exercice donné l'ensemble des ressources internes émises
par l'entreprise.
Elle se calcule suivant 2 méthodes : Additive ou Soustractive.
Les Capitaux Permanents sont le total des ressources propres et de l'endettement à terme.
Ils doivent être supérieurs aux immobilisations de manière à dégager un fonds de roulement (voir FR)servant à
financer tout ou partie du besoin an fonds de roulement (voir BFR).
Les capitaux propres sont constitués des ressources apportées par les associés ou les actionnaires (capital
social) et des profits générés par l'entreprise à l'occasion de son activité (réserves et résultat).
Ils sont également la différence entre la égard des
tiers.
Les réserves regroupent les bénéfices des années antérieures qui n'ont pas été distribués aux associés ou
actionnaires pour être réinvestis dans l'entreprise.
Le report à nouveaux est un cumul des bénéfices des années antérieures non distribués et non affectés en
réserves.
Les Charges Fixes sont des frais réguliers qu veau
d'activité. Même quand l'entreprise n'a pas de chiffres d'affaires elle a à supporter les charges fixes, comme
par exemple le loyer du local commercial, les salaires, les primes d'assurance, etc...
Dans une entreprise l'ensemble des charges courantes se répartit en charges fixes, appelées également
"charges structurelles" et en charges variables, appelées également "charges fonctionnelles." Leur
évaluation sert à déterminer la "marge sur coûts variables" élément entrant dans le calcul du "point mort" ou
"seuil de rentabilité".
Les Charges variables également appelées "charges fonctionnelles" sont les charges qu'engendre
directement l'activité de l'entreprise. Elles sont intimement liées à la réalisation du chiffre d'affaires, comme par
exemple les "approvisionnements" , les frais de transports sur achats ou sur ventes, les commissionnements
sur ventes, etc...
Elles se distinguent des charges fixes. Leur évaluation sert à déterminer la "marge sur coûts variables"
élément entrant dans le calcul du "point mort" ou "seuil de rentabilité".
Le compte de résultat est un tableau récapitulatif des produits (le chiffre d’affaires) et des charges de
l’exercice. Ce document a pour but d'analyser le résultat dégagé par l'entreprise sur une période donnée. Il fait
donc apparaître un bénéfice ou une perte pour l’exercice.
Le compte de résultat permet de constater d'un seul coup d'oeil la rentabilité de l'entreprise pour une période
donnée.
valeur des biens d'une entreprise et celle de ses dettes à l''engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son ni
141
Aide Business Plan
Les "Gérants non salariés" doivent verser aux organismes sociaux un montant minimum de cotisations sociales.
Dans EBP Business Plan, la cotisation forfaitaire peut être saisie dans l'onglet "Options" d'une fiche de
"Prévision-Personnel-Gérant non salarié".
Si le montant des cotisations du gérant ne dépasse pas ce montant minimum, c'est le montant de la cotisation
forfaitaire qui sera versé aux organismes sociaux.
Corporel ou incorporel, le crédit-bail permet de financer à 100 % un bien professionnel.
Juridiquement c'est une location assortie de la possibilité de devenir propriétaire du bien loué au plus tard en fin
de contrat pour un prix fixé d'avance tenant compte pour partie des loyers versés.
Cette formule, sécurisante pour les crédit-bailleurs qui restent propriétaires des biens financés, permet une
certaine souplesse.
Ce type de financement est un peu plus cher que le crédit classique et moins intéressant depuis que les créditbailleurs
imposent le versement d'un dépôt de garantie ou un premier loyer important dans le barème de
location.
Toutefois, le crédit-bail présente l'avantage important d'éviter le problème de la récupération de la TVA payée
sur les investissements de départ.
A l'issue de cette période, plusieurs options seront offertes :
Devenir propriétaire du bien en versant "une valeur résiduelle" dont le montant tient compte pour
partie des loyers versés (on appelle cette option "la levée de l'option d'achat"),
Restituer le bien,
Renouveler le contrat de location dans des conditions largement avantageuses.
Il existe le Crédit Bail Mobilier ou Corporel pour les bien d'équipement : véhicules, machines, ordinateurs.
Le crédit bail immobilier ou incorporel concerne les bâtiments professionnels.
Le Cycle d'Exploitation est l'ensemble des opérations récurrentes représentant l'activité de l'entreprise.
Par exemple : Passage d'Achats de Matière Premières à Stockage, puis à Fabrication, suivie du Stockage de
Produits Finis, de la Vente et enfin à Encaissement....
Une échéance A terme à échoir est une échéance dont le règlement doit intervenir en début de période.
Une échéance A terme échu est une échéance dont le règlement doit intervenir en fin de période.
En gestion le mot "Emplois" désigne la façon dont les ressources ont été utilisées.
Les emplois représentent les avoirs que possède l'entreprise.
Le Fonds de Roulement est la partie de capitaux permanents de l'entreprise qui ne finançant pas les
immobilisations est disponible pour financer l'exploitation.
Si le Fonds de Roulement n'est pas suffisant pour financer correctement l'activité, cela se traduit par des
problèmes de trésorerie.
Les Immobilisations sont des valeurs de biens durables (à usage long) employés par une entreprise et qui
constituent une partie de ses actifs. L'ensemble des ses immobilisations constitue "l'actif immobilisé".
Les immobilisations financières ou investissements financiers sont les titres de participation détenus sur
d'autres entreprises, les dépôts et cautionnement...
Les immobilisations corporelles ou investissements corporels sont les terrains, les bâtiments, les
agencements, les machines, le mobilier, les véhicules, etc...
Les immobilisations Incorporelles ou les investissements Incorporels sont les frais de constitution de
l'entreprise, les frais de premier établissement, les brevets, les licences, les fonds de commerce..
La marge commerciale est la différence entre le montant des ventes HT, postes de Négoce, et les achats HT
liés à ces ventes (achats consommés).
La marge sur coût variable est le total du chiffre d'affaires (Ventes) moins le total des charges variables pour
une période donnée.
La marge sur produits et services est la différence entre le montant des ventes HT, postes Produits &
Services, et les achats HT liés à ces ventes (achats consommés).
Le Passif décrit l'origine des ressources (apports, subventions...) ainsi que les dettes de l'entreprise (emprunts,
comptes courants, dettes fournisseurs...)
Le Passif d'Exploitation est égal aux Dettes du Bilan sans les Dettes Financières.
Il est composé des Dettes Fournisseurs et des Dettes Fiscales & Sociales telles que les Charges, les Personnels,
la TVA à payer, les Autres Impôts et Taxes...
Le plan de financement est un tableau qui récapitule et compare :
les besoins de financement (frais d'établissement, immobilisations, Besoin en fonds de roulement,
éventuels remboursements d'emprunts, autres besoins)
les ressources de financement (capitaux propres, capacité d'autofinancement, emprunts autres
ressources durables).
Les ressources doivent être égales ou supérieures aux besoins.
142
Glossaire
Dans une création d'entreprise, ce tableau prévisionnel constitue la synthèse la plus concentrée de la vie
financière future de l'entreprise.
Le point mort est une autre façon d'appeler le "seuil de rentabilité".
Il correspond au chiffre d'affaires minimum que le dirigeant devrait impérativement réaliser dans l'exercice pour
couvrir au moins toutes les charges de cet exercice. C'est à dire qu'il représente le niveau de chiffre d'affaires
au delà duquel l'entreprise commence réellement à faire du bénéfice.
Le point mort est atteint lorsque la marge sur coûts variables couvre la totalité des coûts fixes.
Le rapport EBP Base est le rapport, le plus simple, proposé dans la version Standard.
Le rapport EBP Normal est une structure proposant les différents tableaux avec un niveau de détail aux
Rubriques.
Il propose en plus :
toutes les prévisions en annexes,
tous les résultats mentionnés dans la partie financière de façon détaillée,
tous les résultats non mentionnés dans la partie financière.
Le rapport EBP Complet est une structure proposant les différents tableaux détaillés (au détail des prévisions).
Il propose en plus :
toutes les prévisions en annexes,
tous les résultats non mentionnés dans la partie financière.
Le rapport EBP Simplifié est une structure qui peut être demandé par certains organismes.
En gestion le mot "ressources" désigne les ressources financières mises en oeuvres dans une entreprise.
Les ressources représentent l'ensemble des capitaux utilisés par l'entreprise qui vont permettre d'engager les
emplois dans le cycle d'exploitation.
Exemple de ressources financières :
Capitaux apportés,
Capitaux empruntés.
Le tableau de trésorerie a pour but de récapituler tous les encaissements et tous les décaissements effectués
sur l’exercice, mois par mois.
Il met en évidence le solde mensuel de trésorerie. Ce solde, cumulé, montre la situation de trésorerie de
l'entreprise. Les encaissements doivent dans la mesure du possible être supérieurs aux décaissements.
Le taux de marge compare la marge au prix de revient.
Taux de marge = Marge / Prix de revient.
(la marge est égale au Prix de Vente HT (PVHT) moins le coût de revient (CR). Marge = PVHT - CR)
La formule pour trouver le bon taux : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix d'Achat )
Exemple : vous achetez pour 100 € et vous vendez à 300 €.
Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 100 ) = 100 x ( 200 / 100) = 100 x 2 = 200 %
Le taux de marque représente le pourcentage de marge par rapport au prix de vente.
Taux de marque = Marge / PVHT.
(la marge est égale au Prix de Vente HT (PVHT) moins le coût de revient (CR). Marge = PVHT - CR)
La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix de Vente )
Exemple : vous achetez pour 100 € et vous vendez à 300 €.
Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 300 ) = 100 x ( 200 / 300 ) = 100 x 0,6666 = 66,66 %
La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est un impôt indirect sur la consommation touchant presque tous les biens
et services consommés ou utilisés en Belgique.
C'est le consommateur final qui supporte la charge de la TVA et non l'entreprise productrice du bien ou du
service.
L'entreprise facture au client la TVA et la reverse ultérieurement au Trésor Public, déduction faite de la TVA à
payer sur les achats constitutifs de son prix de revient (Achats de Marchandises, Produits & Services, Matières
Premières...)
On appelle Marchandises, les produits achetés par l'entreprise et revendus sans y avoir apporter aucune
transformation.
On appelle Production, tous les produits issus d'une transformation par l'entreprise ou les services réalisés par
celle-ci.
143
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
Par téléphone au 02. 737 95 95 : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible,
veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 09.00 à 12.30de 13.30 à 18.00 (17.00 le vendredi).
Par e-mail à l'adresse suivante : support.be@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
145
Nous contacter
EBP Business Software sprl
Avenue des Cerisiers, 15
1030 Bruxelles
Tél : 02 737 95 90
Fax : 02 737 95 91
Retrouvez-nous sur le www.ebp.com: Vous pourrez consulter la liste de nos produits, débrider en ligne
votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières
promotions...
147
149
Index
A
Achats....................................................22, 143
Achats consommés ....................................... 141
Actif..............................................129, 134, 141
Actif circulant ............................................... 129
Actif d'exploitation ................................. 130, 132
Actif immobilisé............................................ 129
Activation........................................................8 Annuler une saisie..........................................15 Assistance ................................................... 145
B
Besoin en Fonds de Roulement....36, 40, 130, 131,
132, 133
Besoins en Fonds de Roulement ..................... 141
BFR ........................... 36, 40, 130, 131, 133, 141
Bilan................................................36, 38, 129 C
CAF .................................................36, 40, 131 Calculatrice....................................................52 Capacité d'autofinancement................36, 40, 141 Capitaux permanents .................................... 130
Capitaux propres ................................... 129, 141
Charges.........................................................23 Charges fixes ............................................... 141
Charges variables ......................................... 141
Chiffre d'affaires........................................... 127
Compte de résultat ..................... 36, 37, 125, 141
Compte de résultat antérieur ....................36, 124
Configuration...................................................7 Contacter EBP .............................................. 147
Convention......................................................3 Cotisation forfaitaire ..................................... 142
Coûts fixes................................................... 127
Coûts variables ............................................ 127
Création de dossier...........................................9 Création de pages...........................................48 Création d'une prévision..................................14 Crédit Bail ................................................... 142
Cycle d'exploitation....................................... 142
D
Décaissements ............................................. 126
Démonstration.................................................9 Dettes ......................................................... 129
Diaporama.....................................................50 Dividendes.....................................................30 Dossier permanent.........................................62 Duplication de dossier.......................................9 E
EBE ............................................................ 125
Echéance..................................................... 142
Eléments antérieurs.33, 34, 35, 36, 118, 119, 120, 121, 122, 123 Emplois .........................................132, 134, 142
Encaissements ............................................. 126
Epuration des données....................................49 Excédent brut d'exploitation........................... 125
F
Financements.................................................18 Fonds de Roulement....36, 40, 130, 131, 133, 142
FR .............................................................. 142
FRNG ..................36, 40, 130, 131, 132, 133, 134
G
Graphiques .............................................44, 134
I
Immobilisations..................................... 130, 142
Import de balance..........................................50 Impôts et taxes..............................................26 Impressions...................................................46 Installation......................................................7 Intérêts de découvert.................................... 126
Introduction.....................................................1 Investissement Corporels .............................. 142
Investissements.............................................15 Investissements Financiers ............................ 142
Investissements Incorporels........................... 142
L
Lancement.......................................................7 Les données de base.......................................65 Les préférences de prévision............................68 M
Marchandises ............................................... 143
Marge commerciale....................................... 142
Marge globale .............................................. 125
Marge sur coûts variables.......................127, 142 Marge sur Produits et Services ....................... 142
Menu contextuel.............................................55 Méthode Additive .......................................... 131
Méthode Soustractive.................................... 131
N
Négoces ...................................................... 143
O
Options...................................................10, 52 P
Passif............................................129, 134, 142 Passif d'exploitation ...............................130, 132 Personnel......................................................24 Plan de financement...................................... 142
Plan de regroupement.....................................49 Point mort................................................... 143
Préférences de prévision..................................70 Présentation.....................................................5 Produits & Services....................................... 143
R
Raccourcis.....................................................59 Rapport ............................................ 48, 49, 143 Ratios ....................................................45, 136
Recopie des données.......................................49 Report à nouveaux........................................ 141
Reprise de la balance......................................49 Réserves..................................................... 141
Ressources....................................132, 134, 143
Résultat (analyse)......................................... 134
Résultat courant ........................................... 125
Résultat d'exercice........................................ 125
Résultat d'exploitation................................... 125
Résultat exceptionnel.................................... 125
Résultat net ................................................. 125
Résultats.......................................................36 S
Saisie de données...........................................60 Seuil de rentabilité...............36, 38, 127, 134, 143 Subventions.............................................19, 20 Supprimer.....................................................53 Supprimer une prévision..................................15 T
Tableau de bord.............................................11 Tableau de trésorerie.........................36, 37, 126 Taux ........................................................... 143
Taux de marge sur coûts variables.................. 127
Terme à échoir ............................................. 142
Terme échu.................................................. 142
Trésorerie...........................36, 40, 131, 133, 134 TVA................................................ 41, 133, 143
Aide Business Plan 150
V
Valeur ajoutée.............................................. 125
Variation BFR ............................................... 132
Variation de BFR......................................36, 133
Variation de FRNG ...................................36, 133
Variation de trésorerie..............................36, 133
Variation FRNG...................................... 132, 134
Ventes....................................................21, 143
Visionneuse...................................................51 Visualisation des graphiques .......................... 136
Visualisation des ratios .................................. 138
W
web ..............................................................53
i
Wingen .................................................................................................................................................... 1
Présentation du logiciel ........................................................................................................................ 1
Accès au logiciel .................................................................................................................................. 1
Le modèle ............................................................................................................................................ 2
• Les Menus 2
• Les barres d'outils 2
• La zone reservee au modele 6
• La barre d’état 6
Déplacement des barres d'outils........................................................................................................... 6
Gestion des modèles............................................................................................................................ 7
• Ouvrir un modele 7
• Importer/récupérer un modèle au format *. Ewg 8
• Créer un nouveau modele 8
• Propriétés du modèle 9
• Format du modele 11
• Format des étiquettes 11
• Suppression d’un modèle 11
Les sections ........................................................................................................................................11
• Présentation 12
• Taille d’une section 12
• Limite de section 12
• Désactiver une section à l’impression 12
• TYPE DE SECTIONS 13
• SAUT DE PAGE FORCE 13
• Impression des sections 13
• Croisement de sections d’entête et de pied 14
• Section complémentaire sur une variable multi-lignes 14
Fond de page......................................................................................................................................14
Les objets............................................................................................................................................14
• L’objet texte 15
• L’objet texte enrichi 15
• L’objet Variable 16
• L’objet Ligne 17
• L’objet Cadre 17
• L’objet Ellipse 17
• L’objet Graphique 17
• L’objet Image 17
Table of Contents
ii
Variable de base .................................................................................................................................18
Les variables calculées .......................................................................................................................18
• Définition 18
• Creation d’une variable calculee 18
• Assistant de formule 19
Les variables récapitulatives................................................................................................................19
• Definition 19
• Creation 19
Positionner une variable ......................................................................................................................20
Propriétés des objets...........................................................................................................................21
• Onglet Formatage 21
• L’onglet Position 21
• L’onglet Taille 21
• L’onglet Alignement 21
• L’onglet Police 22
• L’onglet Bordure 23
• L’onglet Variable 23
• L’onglet Motif 23
• L’onglet GRAPHIQUE 23
Sélection des objets ............................................................................................................................23
• Sélection simple 23
• Sélection Multiple 23
• Sélection automatique 25
• Verrouillage 25
Manipulation d'objets...........................................................................................................................25
• Dimensionnement d'un objet 25
• Déplacement d'un ou de plusieurs objets 26
• Utilisation de la grille 26
• Duplication d’un objet 26
Export de données ..............................................................................................................................27
Création d'un modèle d'étiquette..........................................................................................................27
Zoom ..................................................................................................................................................27
Collage spécial....................................................................................................................................27
Traduction...........................................................................................................................................27
Index ......................................................................................................................................................31
1
Wingen
Présentation du logiciel
WinGénérateur dit aussi “Wingen” est le générateur de modèles EBP qui permet de personnaliser les
modèles d’impression existants des logiciels de la même gamme (EBP Compta, Gestion Commerciale,
Paye Garage, Intégré de gestion, Immobilisations…) ainsi que de créer et paramétrer vos propres
modèles d'édition en toute liberté.
WinGen se lance à partir du logiciel pour lequel vous souhaitez réaliser/modifier un modèle. Pour cela,
cliquez sur le bouton Paramétrer disponible dans toutes les boîtes de dialogue d’impression ou lancez la
commande Paramétrage des Impressions du menu Outils ou du menu Impressions.
Les modèles Système, proposés en standard dans les logiciels ne peuvent être modifiés.
L’éditeur permet notamment de modifier, de définir ou d'insérer :
le format de vos modèles
WinGen propose ainsi d'associer à un modèle un des formats disponible pour l'imprimante par
défaut (A4, Enveloppe DL, Fanfold, etc…), de définir son orientation (portrait ou paysage) et, pour
certaines éditions, de définir un format "étiquettes" (articles dans la Gestion Commerciale ou Garage
par exemple).
des éléments fixes
Vous disposez d'une palette d'outils et d’un menu contextuel pour choisir et placer les objets suivants :
• textes simples,
• textes mis en forme (RTF),
• rectangles,
• lignes,
• ellipse,
• images,
• graphiques
les variables de vos modèles
Vous pouvez paramétrer votre modèle en y insérant des variables. Une variable fait référence à une
donnée de votre base dans le logiciel qui exploite le modèle (EBP Compta, EBP Paye, EBP
Gestion Commerciale,...).
Ainsi, lors de l'impression, les variables sont automatiquement évaluées en fonction des données
traitées et remplacées par la valeur de la variable.
des variables calculées ou récapitulatives
A partir des variables d'une même table de votre base de données, il vous est possible d'insérer des
variables calculées qui les utilisent dans une formule mathématique pour calculer une nouvelle valeur.
Les variables récapitulatives servent quand à elles a obtenir un total, une moyenne ou encore à
compter le nombre d'occurrences d'une variable présente.
Accès au logiciel
WinGénérateur
2
Le bouton Paramétrer proposé dans vos boîtes d’impression permet d’accéder à la consultation du
modèle courant ou la création d'un modèle de même type.
S’il s'agit d'un modèle système, vous obtenez le message suivant "Le modèle que vous venez d'ouvrir
est un modèle système qui ne peut pas être modifié. Voulez-vous l'enregistrer sous un autre nom afin
de pouvoir le modifier ?". Si vous répondez "non" à cette proposition aucune modification ne sera
possible mais vous pouvez cependant vérifier le nom des variables, leur position ou la structure
générale de ce modèle.
En répondant "oui" il vous sera demandé de donner un nouveau nom pour créer un modèle à partir de
celui qui était sélectionné. Sa structure, ses éléments fixes et toutes ses variables seront alors
dupliqués pour créer un modèle qui pourra être modifié ou complété.
Le modèle
! Les menus
! Les barres d'outils et le dictionnaire
! La zone réservée au modèle
! La barre d'état
Les Menus
Le titre de la fenêtre fait apparaître des menus où toutes les fonctionnalités de WinGen sont
accessibles.
Les lettres soulignées vous permettent de dérouler un menu sans avoir à cliquer dessus, appuyer sur
la touche Alt (à gauche de la barre d'espace) puis sur la lettre qui correspond au menu que vous
souhaitez visualiser. Vous pouvez alors utiliser les flèches du clavier ou bien les lettres soulignées pour
faire votre choix dans le menu.
Les barres d'outils
WinGen propose 5 barres d’outils que vous pouvez ou non afficher (menu Affichage - Barres
d'outils). Chaque barre correspond à une famille de fonctionnalités de WinGen, également accessibles
par les menus principaux.
Si vous avez accidentellement fermé une de ces barres, il suffit de retourner dans le menu Affichage -
Barres d'outils pour la recocher.
Les barres d’outils peuvent être positionnées à l'endroit souhaité dans votre fenêtre.
"Remarque
Si vous positionnez votre souris sur l'une des icônes présentes dans ces barres, la description de sa fonction est affichée en bas à
gauche de la fenêtre principale. Il en va de même lorsque vous placez la barre de sélection sur une commande d'un menu. Dans le
cas des icônes, une info-bulle apparaît également.
La barre d’outils Standard
Cette barre d’outils propose des fonctions de gestion de modèles et d’édition.
Wingen
3
Crée un nouveau modèle (commande Nouveau du menu Modèle).
Ouvre un modèle existant (commande Ouvrir du menu Modèle).
Enregistre le modèle en cours (commande Enregistrer du menu
Modèle).
Coupe la sélection pour la placer dans le Presse-papier (commande
Couper du menu Edition ou raccourci Ctrl + X).
Copie la sélection pour la placer dans le Presse-papier (commande
Copier du menu Edition ou raccourci Ctrl + C).
Colle le contenu du Presse-papier à l’endroit cliqué (commande Coller du
menu Edition ou raccourci Ctrl + V).
Annule la dernière action (commande Annuler du menu Edition).
La barre d’outils Objets
Cette barre d’outils propose d’ajouter des objets (ligne, cadre, ellipse, image, graphique, texte, texte
enrichi, variables) dans votre modèle.
Après avoir sélectionné l'objet, le pointeur de la souris prend la forme d'une croix ; il faut alors cliquer
à l'endroit dans le modèle où vous voulez positionner l'élément puis, en gardant le bouton enfoncé,
délimiter la zone qui sera occupée.
permet de placer une ligne verticale ou horizontale (commande Ligne du menu Insertion ou
raccourci clavier Ctrl + 1),
permet de placer un rectangle (commande Cadre du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl
+ 2),
permet de placer une ellipse (commande Ellipse du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl
+ 3),
permet d’insérer une image (commande Image du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl +
4),
permet d’insérer un graphique (commande Graphique du menu ou raccourci clavier Ctrl + 5
) si l’application et le modèle courant ont un jeu de donnée à traiter,
permet de placer une zone de texte à police unique (commande Texte du menu Insertion ou
raccourci clavier Ctrl + 6),
permet de placer une zone de texte à polices et mises en forme multiples (commande Texte
enrichi du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 7),
WinGénérateur
4
permet d’insérer une variable récapitulative (raccourci clavier Ctrl + R),
permet d’insérer une variable calculée (raccourci clavier Ctrl + T).
La barre d’outils Formatage
Cette barre d’outils propose des fonctions de mise en forme des caractères saisis :
/ / permet de mettre une zone de texte ou une variable en
gras/italique/souligné.
permet de modifier les couleurs d’un texte ou d'une
variable.
/ / permet d’aligner à gauche/centrer/à droite un texte dans
sa zone (alignement horizontal).
Pour une variable ou un champ texte simple, le format s'appliquera à l'ensemble du cadre. Pour un
texte mis en forme, il faut sélectionner la partie du texte à laquelle vous souhaitez appliquer le format.
Par ailleurs, certaines variables particulières telles que les champs Mémos dans EBP Gestion
Commerciale contiennent déjà un texte mis en forme (à partir du logiciel), il est donc impossible de leur
appliquer un formatage au niveau du modèle.
La barre d’outils Alignement
Cette barre d’outils permet d’aligner les objets les uns par rapport aux autres. Ces outils sont des
raccourcis aux commandes du menu Position.
aligne les objets sélectionnés avec celui situé le plus à gauche.
centre horizontalement les objets sélectionnés entre eux.
aligne les objets sélectionnés sur celui situé le plus à droite.
aligne les objets sélectionnés sur celui situé le plus haut.
centre verticalement les objets sélectionnés entre eux.
aligne les objets sélectionnés sur celui situé le plus bas.
aligne les objets sélectionnés au centre de la page
Wingen
5
horizontalement.
permet d’activer ou non la grille.
Lorsque la grille est activée, vous ne pouvez pas déplacer les éléments de manière continue puisque
les positions dépendent d'un quadrillage invisible qui a l'avantage d'aligner plus facilement les
différents objets.
La barre d’outils Dictionnaire
Le dictionnaire apparaît par défaut à droite de votre écran. Il contient l’ensemble des variables
pouvant être utilisées dans le modèle courant, en fonction bien évidemment de l'application et du type
d'impression. Il sert surtout à insérer rapidement une nouvelle variable dans votre modèle en la
sélectionnant dans le dictionnaire pour la déposer ensuite dans le modèle à l'aide de la souris
(drag&drop).
Tri des variables
Toutes les variables sont classées dans des rubriques représentée par un . Les variables sont
classées par défaut par ordre logique spécifique à l’application mais vous avez la possibilité de les
trier par ordre alphabétique (menu Affichage).
IMPORTANT ! ! Si votre dictionnaire est fermé, lancez la commande Barre d’outils du menu
Affichages et cochez la case Dictionnaire.
WinGénérateur
6
Recherche d’une variable
Le champ Edition placé en entête du dictionnaire permet de rechercher une variable selon son nom
interne ou affiché. Il est également possible de taper la première lettre du nom d'une variable pour se
positionner rapidement dessus.
Synchronisation modèle -> dictionnaire
Un mode synchronisation peut être activé afin de lier le dictionnaire au modèle. Ainsi, par simple
sélection d’un objet Variable dans le modèle, le logiciel positionne le curseur sur la variable
correspondante dans le dictionnaire. C’est la commande Synchroniser la liste des variables du menu
Affichage.
Rubrique Système
La rubrique Système contient quant à elle les variables Date et Heure qui sont celles du système
d'exploitation, le numéro de Page en cours et le nom de l'utilisateur.
"Remarque
Il n’est pas possible d’obtenir le nombre de pages total de l’édition car les impressions sont préparées "au fur et à mesure". La
première page est donc générée à un moment où le nombre de pages total n'est pas encore connu.
La zone reservee au modele
Le modèle lui-même est constitué d’une zone rectangulaire blanche découpée en sections. Sur le bord
gauche de cette zone apparaît le nom des sections. Vous pouvez également faire apparaître le nom
d'une section dans une info-bulle en laissant le pointeur de la souris dessus quelques secondes.
La barre d’état
Située en bas de la fenêtre WinGen, la barre d’état affiche des informations et des messages destinés
à vous aider dans l’utilisation du logiciel.
Elle permet par exemple d’afficher divers renseignements comme : la taille de l’objet sélectionné et sa
position verticale et horizontale en millimètres, le rôle des commandes des menus lorsque le pointeur
est positionné dessus, l’état du clavier numérique (Num)… Travailler sur un modèle permet de
présenter vos impressions selon vos goûts en y incluant les informations qui vous intéressent. Aucun
des modèles Système (fournis en standard dans le logiciel) n’est modifiable.
Déplacement des barres d'outils
Vous pouvez déplacer une barre d’outils de la position qu’elle occupe par défaut en haut de l’écran (ou
à droite pour le dictionnaire) vers n’importe quel autre endroit de l’écran, pour la rendre plus accessible.
Si vous déplacez une barre d’outils jusqu’au bord gauche ou droit de l’écran ou jusqu’au bas de l’écran,
elle devient “ ancrée ” dans sa nouvelle position (elle fait partie du bord). Si vous la déplacez partout
ailleurs, elle devient une fenêtre flottante avec une barre de titre et une petite croix pour la fermer.
Pour déplacer une barre
Wingen
7
1. Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d’outils, puis faites glisser celle-ci à
l’emplacement désiré.
2. Dès que la barre d’outils a été déplacée de sa position originale en haut de l’écran, vous pouvez
effectuer toutes les procédures suivantes :
Pour Procédez comme suit
Créer une barre
d’outils verticale
Faites glisser la barre d’outils vers le bord
gauche ou droit de l’écran. Lorsque la
bordure hachurée prend une forme verticale
allongée, relâchez le bouton de la souris.
Créer une barre
d’outils horizontale
Faites glisser la barre d’outils vers le haut
ou le bas de l’écran. Lorsque la bordure
hachurée se met à l’horizontale, relâchez le
bouton de la souris.
Déplacer une barre
d’outils flottante
Pointez sur la barre de titre de la barre
d’outils puis faites glisser cette dernière
jusqu’au nouvel emplacement.
Remettre une
barred’outils à sa
position précédente
Cliquez deux fois sur une zone vide de la
barre d’outils.
Gestion des modèles
! Ouvrir un modèle
! Importer/récupérer un modèle au format ewg
! Créer un nouveau modèle
! Propriétés d'un modèle
! Format du modèle
! Format d'étiquettes
Ouvrir un modele
Pour ouvrir un modèle, vous pouvez soit :
• sélectionner le modèle d’impression à partir d’une boîte d’impression et l’ouvrir en cliquant sur le
bouton Paramétrer,
• lancer WinGen par la commande Paramétrage des Impressions du menu Impressions ou du
menu Outils et sélectionner ensuite le modèle dans la liste des modèles de l’application,
• lancer, dans WinGen, la commande Ouvrir du menu Modèle. Le logiciel vous demande alors si vous
souhaitez enregistrer le modèle courant puis affiche la liste des modèles existants.
Modèle Système
Dans le cas d’un modèle Système, l’ouverture est un peu particulière.
Un modèle Système ne peut être modifié. De ce fait, lorsque vous ouvrez un modèle Système, le
message suivant apparaît : “ Le modèle que vous venez d’ouvrir est un modèle système qui ne
peut pas être modifié. Désirez-vous l’enregistrer sous un autre nom afin de pouvoir le modifier ? ”.
Si vous souhaitez simplement consulter le modèle, cliquez sur le bouton Non. Vous accédez
alors au modèle Système mais aucune modification ne peut lui être apportée.
WinGénérateur
8
Par contre, si vous souhaitez réaliser un modèle sur la base du modèle Système, cliquez sur le
bouton Oui et saisissez le nom de votre modèle. Le logiciel duplique alors le modèle Système.
Liste des modèles disponibles
La liste propose l’ensemble des types d’impression possibles (familles) dans le logiciel. Chaque
type d’impression est représenté par une icône Livre. Pour obtenir les modèles disponibles dans
chaque type d’impression, double-cliquez sur le type de l’impression qui vous intéresse. Les
modèles ou les sous-types apparaissent. Double-cliquez sur le modèle (icône Lettre) à ouvrir.
Importer/récupérer un modèle au format *. Ewg
La commande Import du menu Modèle vous permet d’intégrer et d’ouvrir un modèle au format :
ewg.
Cette procédure doit être utilisée pour récupérer un modèle réalisé par votre revendeur EBP ou par
le service technique EBP ou encore pour récupérer un modèle exporté (commande Export du menu
Modèle) depuis un autre poste par exemple.
Créer un nouveau modele
Aucun modèle système n’est modifiable avec WinGen. WinGen permet donc de créer de
nouveaux modèles.
A partir de la commande Nouveau du menu Modèle
Pour créer un nouveau modèle, vierge ou à partir d’un modèle existant, utilisez la commande
Nouveau du menu Modèle (raccourci clavier Ctrl + N ou icône ).
Vous entrez automatiquement en mode Assistant. Ce mode vous affiche directement à l’écran
les étapes à suivre pour réaliser une création correcte.
1. Sélectionnez le type (icône livre) du modèle d’impression à créer. Ce type correspond à une
famille d’impression dans votre application source.
2. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’écran suivant. L'étape suivante est proposée
uniquement si le type d'impression sélectionné précédemment permet d'imprimer des
étiquettes.
3. Pointez le type de modèle à créer : Documents ou Etiquettes,
4. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’écran suivant,
5. Une liste des modèles déjà existants apparaît augmentée d’un modèle vierge,
6. Saisissez le nom du nouveau modèle
7. Pointez le modèle à dupliquer. Le nouveau modèle sera une copie de celui-ci.
!! IMPORTANT
Si vous choisissez le modèle Vierge, le nouveau modèle devra être paramétré de A à Z.
Cette réalisation est très longue et demande une grande maîtrise de WinGen. Aussi,
nous vous conseillons fortement de dupliquer un modèle existant.
Cette étape est modifiable uniquement lorsque vous définissez un mode Vierge.
Autrement, le logiciel propose les choix par défaut.
8. WinGen vous permet de paramétrer un type de page et de fond différent pour la première
page de l’impression, la dernière page et l’ensemble des pages intermédiaires.
Wingen
9
Nous vous conseillons fortement de pointer l’option Pages Premières, Suivantes et
Dernières, pour pouvoir définir des entêtes et des pieds différents en fonction du type de
page.
Par exemple, pour saisir en entête de la première page les coordonnées de la société et ne
pas les répéter sur les pages suivantes. Ce choix pourra toutefois être changé dans
Propriétés + Onglet Avancé du menu Modèle. Toutefois, si vous souhaitez présenter de la
même manière toutes les pages, vous pouvez pointer Toutes Pages Identiques.
Un fond de page (impression en arrière-plan) est automatiquement proposé. Un fond de
page peut également être défini pour la première page, les pages suivantes et la dernière
page de l’impression. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la création du modèle ou
sur le bouton Précédent pour revenir aux écrans suivants.
Ouvrir un modèle Système et le dupliquer
Un modèle Système ne peut être modifié. De ce fait, lorsque vous ouvrez un modèle Système,
le message "Le modèle que vous venez d'ouvrir est un modèle système qui ne peut pas être
modifié. Voulez-vous l'enregistrer sous un autre nom afin de pouvoir le modifier ?" apparaît.
Répondez Oui pour dupliquer le modèle :
Dans certains cas (pièces de vente ou d'achat dans la Gestion Commerciale 2000 par exemple),
vous avez la possibilité de choisir une autre famille (pour par exemple créer un modèle de BL en
récupérant sa présentation depuis un modèle de devis).
Enregistrer un modèle sous un autre nom
Lorsqu’un modèle (système ou non) est chargé sous WinGen, vous pouvez lancer la commande
Enregistrer sous du menu Modèle pour lui donner un autre nom et ainsi le dupliquer.
S'il existe plusieurs familles pour ce modèle il vous sera possible de changer de famille.
Récupérer un document dans une autre famille*
*Disponible uniquement sous Gestion Commerciale 2000
Pour dupliquer un modèle existant et le récupérer dans une autre famille, créez le modèle et
enregistrez-le. Ensuite, lancez la commande Propriétés du menu Modèle + onglet Modèle et
choisissez la nouvelle famille. Cliquez sur OK pour que le modèle soit dupliqué dans la nouvelle
famille. Par exemple, vous récupérez un modèle de facture que vous avez soigneusement réalisé
pour obtenir le même modèle en bon de livraison, commande ou devis.
Propriétés du modèle
Les propriétés d’un modèle sont consultables et/ou modifiables à partir du menu Modèle :
Onglet Modèle
• Vous consultez ici le nom du fichier correspondant au modèle courant et le répertoire dans lequel il
est placé.
• Orientation
Sélectionnez l'orientation du modèle. Lorsque vous changez l'orientation du modèle, la zone de
paramétrage du modèle est modifiée afin que vous travaillez en mode réel.
En mode Portrait : vous travaillez sur une zone Modèle de largeur classique de 21 cm et sur
une hauteur de 29,7,
WinGénérateur
10
En mode Paysage, votre zone modèle est élargie à une largeur de 29,7 et sur une hauteur
réduite à 21 cm.
• Restriction
Permet de déterminer si le modèle sert uniquement en impression euros, francs ou dans les deux
cas.
Onglet Avancé
Cet onglet permet de modifier des paramètres avancés comme le croisement de sections,…
• Cacher les pages suivantes
Permet de masquer les pages suivantes à l'utilisation du modèle. Cela vous permet d'alléger
les manipulations entre pages.
• Ne montrer que les fonds
Permet de travailler uniquement sur les fonds.
• Ajuster à l'impression
En ajustement, lors de l’impression le logiciel adapte légèrement les modèles si ceux-ci sont
trop grand. Il effectue alors une réduction homothétique.
• Réservé Aperçu
A utiliser si le modèle en cours est uniquement utilisé en l'aperçu et n’est pas imprimé.
Onglet Etiquette
A partir de votre feuille (planche) d’étiquettes, mesurez les distances demandées (en
millimètres) et saisissez-les.
Wingen
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# Le nombre d’étiquettes de front correspond au nombre d’étiquettes à imprimer horizontalement.
# Le nombre de ligne correspond au nombre d’étiquettes à imprimer verticalement. Il dépendra
cependant aussi du format de papier.
Saisissez ici la distance qui sépare le haut du papier et le haut de la première ligne d’étiquettes.
Saisissez ici la distance entre le bord gauche du papier et le début de l’étiquette.
Indiquez ensuite de haut en bas et de gauche à droite :
- la distance entre le bord supérieur du papier et le haut de l'étiquette,
- la largeur d'une étiquette,
- la distance entre le bord gauche du papier et le début de l'étiquette,
- la distance entre deux étiquettes de front,
- la hauteur d'une étiquette,
- la distance entre deux étiquettes l'une en dessous de l'autre.Saisissez ici la distance qui sépare le haut du
papier et le haut de la première ligne d’étiquettes.
- Saisissez ici la distance entre le bord gauche du papier et le début de l’étiquette.
-
Format du modele
La dimension du modèle est par défaut un format A4 (21 * 29,7 cm), exception faite pour un modèle
d’étiquette. Pour consulter les différents formats gérés par votre imprimante, sélectionnez la commande
Configurer la page du menu Modèle.
Vous avez ici la possibilité de sélectionner ici une autre taille de modèle. Toutefois, si un modèle
existant est plus grand que la taille de papier réellement choisi, vous pouvez demander à le réduire
homothétiquement.
Vous pouvez également dans Propriétés + onglet Modèle, choisir l'orientation du modèle.
Format des étiquettes
Lorsque le modèle chargé est un modèle d’étiquette, vous devez paramétrer le format de la planche
d’étiquettes (nombre d’étiquettes de front, taille des étiquettes...). Pour cela, utilisez la commande
Propriétés + onglet Etiquettes du menu Modèle.
Le modèle d’étiquette est paramétrable comme un modèle normal. Pour générer des étiquettes codes
à barre, créez un objet Texte ou Variable puis allez dans l’onglet Police pour choisir le type de code à
barres.
Suppression d’un modèle
Pour supprimer un modèle, utilisez la commande Supprimer du menu Modèle.
Une liste propose toutes les impressions paramétrables, sélectionnez l'impression puis le modèle à
supprimer. Pour obtenir les modèles disponibles, ouvrez le dossier (livre) de l'impression qui vous
intéresse. Une arborescence apparaît contenant un ou plusieurs modèles représentés par un icône
Lettre.
La suppression est impossible sur le modèle en cours. Aussi, si vous désirez le supprimer, ouvrez
un autre modèle
Les sections
! Présentation
! Taille d'une section
WinGénérateur
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! Limite de section
! Désactiver une section
! Type de sections
! Saut de page forcé
! Ordre des sections
! Croisement de sections
! Sections complémentaires
Présentation
La dimension d’un modèle dépend des tailles de papier gérées par votre imprimante et de son
orientation.
Un modèle est partagé en sections qui seront imprimées suivant un ordre bien précis.
A chaque modèle vous pouvez également paramétrer un fond de page qui s’imprimera en arrière-plan
du contenu des sections.
Tous les modèles de même type (même famille) contiennent la même liste de sections.
Une section regroupe des informations de même nature. Le nom d’une section apparaît en écriture
verticale sur la barre grisée située le long du bord gauche du modèle. Lorsque la section est petite, son
nom est illisible, dans ce cas, pointez la partie grisée de la section et son nom apparaîtra dans une
info-bulle. Pour chaque section, vous définissez les informations que vous voulez voir apparaître :
texte, cadre, variable, etc en les présentant d’une certaine façon.
Taille d’une section
En plaçant la souris sur le bord supérieur ou inférieur du rectangle grisé affichant le nom d’une section,
le curseur se transforme en % . Vous pouvez alors, en maintenant le bouton de la souris enfoncé,
modifier la hauteur de la section.
Sur la barre d’état, vous voyez alors la valeur de la hauteur augmenter ou diminuer. La hauteur d’une
section est très importante puisqu’elle détermine les espaces de blanc imprimés et vous permet d’ajouter
des objets.
Limite de section
Les limites inférieures et supérieures des sections sont signalées par une ligne de pointillés. Le
placement d'objet sera toujours délicat à proximité de cette ligne aussi, WinGen vous aide en modifiant
la couleur des poignées : placées sur la première ligne d'une section, elles deviennent de couleur verte,
sur la dernière ligne d'une section elles deviennent de couleur rouge.
N'oubliez pas que certaines sections du modèle peuvent ne pas être imprimées (on dit aussi, jouées) :
lorsque vous les avez masquées (menu Sections) ou, lorsqu'au lancement de l'impression (dans la boîte
d’impression) vous avez coché certaines options excluant leur impression. Dans ce dernier cas, si vous
placez un objet dans une section qui n'est pas jouée par le logiciel, il ne sera pas imprimé.
Désactiver une section à l’impression
Pour n’imprimer que certaines sections, passez par le menu Section et décochez la section. Vous
pouvez également utiliser le menu contextuel de la section (clic droit sur le bord grisé de la section) en
choisissant Masquer la section. Vous pouvez vérifier les sections visibles (qui seront donc éditées)
dans le menu section où elles apparaissent avec une coche.
Wingen
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TYPE DE SECTIONS
Il existe deux types de sections, les sections qui s’impriment en continu sur toutes les pages de
l’impression à l'intérieur du modèle et les sections qui se trouvent en haut et en bas (Entête et Pied).
Les premières seront identiques pour toutes les pages de l'édition, en revanche, à la création d’un
modèle, vous avez la possibilité de demander la gestion de plusieurs entêtes et pieds de page qui
seront choisis automatiquement en fonction du type de page imprimée : première, dernière ou page
intermédiaire (Suivante).
Le menu Page vous permet d’accéder aux sections d’entête et de pied de chaque type de page.
Remarque
Pour obtenir 3 entêtes/pieds de page différents ou 3 fonds de page différents, il faut pointer l'option Page Première, Suivantes et
Dernière lors de la création du modèle ou passez par les Propriétés Avancées du modèle qui permettent de combiner ces
sections.
SAUT DE PAGE FORCE
Si vous souhaitez que le contenu d’une section soit toujours imprimé en début de page, il est possible
de demander un saut de page avant la section. De même si vous ne souhaitez pas que la section
suivante s’imprime à la suite d’une section, vous pouvez demander qu’un saut de page s’effectue
après cette dernière. Pour cela, cliquez droit sur le bord grisé de la section et sélectionnez le saut de
page à activer. Cette fonction permet d’aérer votre impression.
Impression des sections
Pour chaque modèle, l’impression s’effectuera (par défaut) de la manière suivante :
Première page
L’impression de la première page commence par le contenu de la section Entête Première Page, le
logiciel imprime alors le contenu de la section Pied Première Page et c'est dans l'espace qui reste
libre (longueur totale - longueur de l'entête - longueur du pied) que les sections intermédiaires sont
jouées une à une, en fonction éventuellement des options qui ont été demandées (par exemple
l'édition de la liste des pièces de vente dans la Gestion Commerciale 2000 ne va jouer la section
"Rupture client" qui si le tri par client a été sélectionné).
Page Suivante
L’impression des pages suivantes commence avec le contenu de la section Entête Page Suivante
puis le logiciel imprime le contenu de la section Pied Page Suivante et continu d’imprimer la suite
des sections intermédiaires dans l'espace disponible.
Dernière Page
L’impression de la dernière page commence par le contenu de la section Entête Dernière Page puis
le contenu de la section Pied Dernière Page et les sections intermédiaires entre les deux.
"Attention
Lorsque l’impression tient sur une seule page, le logiciel imprime la section Entête Première
Page et la section Pied Dernière Page.
Lorsque l’impression tient sur deux pages, la deuxième est considérée automatiquement comme
la dernière page de l’impression et non comme la “ suivante ”.
WinGénérateur
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Croisement de sections d’entête et de pied
Vous avez la possibilité de croiser les entêtes et les pieds de page entre eux. Ainsi, la commande
Propriétés + onglet Avancé du menu Modèle vous permet d’utiliser le contenu de telle entête ou tel
pied de page à la place de telle autre entête ou tel autre pied de page. Vous pouvez par exemple
demander à ce que l'entête de la première page soit utilisée pour les pages suivantes et la dernière.
Cela augmente de ce fait, le nombre de combinaisons possibles pour la présentation de vos pages.
Section complémentaire sur une variable multi-lignes
Cette fonction est très rarement utilisée mais peut être utile lorsqu’une variable a un contenu multi-lignes
(désignation, champs Mémo, …). Dans le cas où son contenu ne peut être imprimé entièrement dans le
cadre défini pour la variable, vous avez la possibilité de demander qu’une section complémentaire soit
jouée pour imprimer la suite. La variable doit évidemment y être présente.
Pour la définir il faut faire un clic droit sur le bord grisé de la section puis sélectionner la section dans la
liste.
Prenons l’exemple d’un texte que vous souhaitez présenter ainsi :
Caractéristiques de la garantie :
Le produit 02-12877 est sous garantie contractuelle de 2 ans à partir de la date d’achat. Toute
réclamation donnant lieu à un remboursement doit être faite dans les deux mois après la date
d’achat.
Dans la première section, la variable est mise en gras, dans la section complémentaire cette même
variable est positionnée avec une légère indentation. Cette fonctionnalité a cependant été rendue en
bonne partie obsolète par les possibilités d'ajustement (voir 4.5 Onglet Taille).
Fond de page
Tous les modèles proposent un fond de page. Un fond de page est une page dont le contenu
s’imprimera en arrière-plan de l’impression normale (contenu des sections). Ce fond peut contenir par
exemple, un logo de société, un formulaire…
Pour accéder aux fonds de page, utilisez le menu Page. Un fond de page distinct est paramétrable
pour chaque type de page (première, suivante ou dernière) si vous l’avez demandé à la création du
modèle. Autrement, vous avez un fond de page unique pour l’ensemble des pages imprimées.
Dans certains cas (par exemple pour les liasses fiscales), le modèle n’utilise pas les sections, vous
avez alors la possibilité d’activer uniquement les fonds par la commande Propriétés + onglet Avancé du
menu Modèle. Cochez alors la case Ne montrer que les fonds.
A l’impression, vous avez également la possibilité de croiser les fonds de page entre eux.
Les objets
Une section est composée des objets suivants :
# textes
# textes enrichis
# variables,
# lignes,
# cadres,
# ellipses,
Wingen
15
# graphiques,
# images.
Tous les objets peuvent être placés à partir de la barre d'outils Objets ou du menu Insertion.
Un menu contextuel est accessible à partir d’un clic droit sur l’objet et vous permet d’appliquer des
propriétés particulières à l’objet ou aux objets sélectionnés : couleur, bordure, fond, ajustement,
formule de variable…, et de modifier la taille et la position des objets.
Si vous souhaitez visualiser la taille prise par chacun des éléments vous pouvez demander à afficher
un cadre autour des éléments par le menu Affichage.
L’objet texte
Un objet de type texte est constitué d'une chaîne de caractères fixe, positionnée dans une zone
rectangulaire. Toute mise en forme (gras, police, taille, ..) s’applique sur la totalité des caractères.
Pour saisir un texte, lancez la commande Texte du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la
barre d’outils Objets (raccourci Ctrl + 6).
Cliquez à la position désirée pour avoir un cadre avec une taille par défaut ou dessiner le rectangle à
occuper, le logiciel ouvre alors un cadre fictif vous permettant de saisir votre texte.
Vous pouvez alors lui appliquer différentes mises en forme ; taille, police, motif, bordure, etc.
L’objet texte enrichi
La différence entre un objet texte simple et un objet texte enrichi est la suivante : le texte enrichi est au
format RTF (Rich Text Format) qui permet d’appliquer des mises en forme (gras, souligné, taille)
différentes à l’intérieur du même objet. Pour saisir un texte enrichi, lancez la commande Texte enrichi
du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets (raccourci Ctrl + 7). Cliquez
à la position désirée ou dessiner un rectangle, le logiciel ouvre alors un cadre fictif vous permettant de
saisir votre texte.
WinGénérateur
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L’objet Variable
Toutes les informations de votre base de donnée sont stockées et conservées dans des tables sous
forme de variables. Par exemple dans la Comptabilité 2000, le plan comptable est stocké dans la table
"Comptes". Une variable alphanumérique "N° de compte" contient le numéro du compte, une autre
variable "Création" de type date contient la date de création de ce compte et ainsi de suite pour toutes
les données.
En plus des variables de votre base de données, il vous est proposé quelques variables Système qui
sont également accessibles à partir du dictionnaire dans la rubrique "Système", elles permettent d'avoir
accès au numéro de page, à la date et à l'heure ainsi qu'au nom de l'utilisateur.
IMPORTANT ! ! Si votre dictionnaire est fermé, lancez la commande Barre d’outils du menu
Affichage et cochez la case Dictionnaire.
Il existe 3 sortes de variables : les variables de base, les variables calculées et les variables
récapitulatives.
Synchronisation variable -> dictionnaire
Une fonction intéressante est la synchronisation entre le dictionnaire et les variables du modèle.
Lorsque vous sélectionnez une variable dans le modèle, le logiciel positionne automatiquement le
curseur sur la variable correspondante dans le dictionnaire. Cette fonction peut être
activée/désactivée par le menu Affichage.
Dans certains cas, désactivez la synchronisation pour que la liste des variables reste telle que vous
l’avez définie (choix d’une rubrique particulière) pour par exemple positionner plusieurs variables à la
suite.
Indentation du contenu d’une variable
Lorsque le contenu d’une variable se présente sur plusieurs lignes, toutes les lignes commencent à la
même position gauche. Pour créer une indentation de première ligne (comme dans ce paragraphe),
vous devez insérer tout d’abord un objet de type Texte. Positionner la variable à l’intérieur et décalez
alors la variable du nombre d’espaces souhaités.
Affichage du format des variables
Il vous est possible d’afficher au choix, le nom de la variable ou son format (99/99/99 ou ABERER,
9999,99, …) avec la commande Afficher les valeurs du menu Affichage.
Wingen
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L’objet Ligne
Pour créer une ligne, lancez la commande Ligne du menu Insertion (raccourci Ctrl + 1) ou cliquez sur
l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre trait horizontalement ou verticalement.
Une ligne peut être horizontale (dans une seule section) ou verticale (sur une ou plusieurs sections)
mais jamais en diagonale. Lorsque la ligne est à cheval sur plusieurs sections, elle sera
nécessairement imprimée de la section où elle commence jusqu'à la section où elle se termine en
traversant toutes les sections intermédiaires.
L’objet Cadre
Pour créer un cadre (carré, rectangle), lancez la commande Cadre (raccourci Ctrl + 2 ) du menu
Insertion ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre cadre d’un coin au
coin opposé. Vous pouvez en arrondir les coins dans l'onglet Bordure de ses propriétés.
L’objet Ellipse
Pour créer une ellipse (ou un cercle), lancez la commande Ellipse du menu Insertion (raccourci Ctrl +
3) ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre ellipse.
L’objet Graphique
L’objet graphique est disponible uniquement si l’application EBP et le modèle courant permettent de
générer un graphique à partir d’un ou plusieurs jeux de données traitées dans l’application elle-même,
applicable au modèle et à la section.
Pour créer un graphique, lancez la commande Graphique du menu Insertion (raccourci Ctrl + 5) ou
cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre graphique.
Un assistant s’ouvre automatiquement et permet de choisir l’apparence générale du graphique (fond,
titre, graphique, légende), le type de graphique (aréa, camembert, chandelier, histogramme, …).
Une fois le graphique validé, si plusieurs jeux de données sont disponibles, vous devez alors l’associer
au jeu de données souhaité. Pour cela, lancez la commande Propriétés à partir du menu contextuel sur
l’objet graphique. Dans l'onglet Graphique, sélectionnez dans la zone Valeurs, le jeu de donnée.
Lorsqu’un seul jeu de donnée existe pour la section dans laquelle vous avez placé le graphique, ce lien
est automatiquement fait.
Des options plus avancées vous permettent de retravailler le graphique afin par exemple de mettre en
valeur certaines parties de ce dernier. Pour cela, cliquez sur le bouton Avancé (à partir des propriétés
du graphique).
L’objet Image
Pour insérer une image (bmp, jpeg, wmf, emf, pcx), lancez la commande Image du menu Insertion
(raccourci Ctrl + 4) ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Cliquez à l’endroit désiré, et
sur l’écran qui s’affiche choisissez l’image à intégrer.
La liste des formats supportés.
Modifiez ici l'échelle que prendra l'image dans votre modèle par rapport à sa taille d'origine.
WinGénérateur
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Variable de base
Lorsque la valeur d’une variable provient directement de la base de données, la variable est dite Variable
de base. Prenons l’exemple d’un fichier Articles qui contient 4 enregistrements.
Code Description Prix HT Prix TTC Stock Physique
2323 Pince coupante25,00 30,00 15
2324 Pince monseigneur 80,00 96,00 5
3000 1 m Fil électrique 2 mm 5,00 5,20 400
4000 Tondeuse électrique 3000,00 3600,00 2
Si vous souhaitez imprimer la liste des articles, vous allez faire appel à la variable Codearticle. Cette
variable est une variable de base puisqu’elle fait directement appel à la donnée introduite dans le
logiciel. A l’impression elle prendra successivement les valeurs suivantes : 2323, 2324, puis 3000 et
enfin 4000.
Les variables calculées
! Définition
! Création
! Assistant de formule
Définition
Les variables de base peuvent être combinées dans des formules mathématiques afin de déterminer
une nouvelle valeur. Il s'agit alors d'une variable calculée. Prenons comme exemple, un montant de
TVA sur une ligne d’article que nous souhaitons calculer à partir du prix TTC et du prix HT. La formule
de la variable calculée sera : MontantTVA = Prix TTC - Prix HT.
Une variable calculée ne peut cependant pas combiner les variables qui viennent de rubriques
différentes. L'exemple précédent utilise le Prix TTC et le Prix HT d'une même rubrique (Articles) ; on ne
pourra pas en revanche utiliser le poids de l'article qui est stocké dans la rubrique Articles avec le
colisage de la famille qui est stocké dans une autre rubrique (Famille d'articles)…
Creation d’une variable calculee
Pour créer une variable calculée, vous devez tout d’abord sélectionner dans le dictionnaire la rubrique
à laquelle la nouvelle variable doit appartenir. Si une variable de base est sélectionnée, la variable
calculée s'appliquera à sa rubrique.
Lancez ensuite la commande Variable calculée du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la
barre d’outils Objets (raccourci Ctrl + T). Cliquez à la position désirée, le logiciel ouvre alors l’écran
des propriétés d’un objet et active automatiquement l’onglet Variable. Définissez alors la formule de
cette variable.
Saisissez ici votre formule de calcul à l’aide des fonctions et des variables proposées. Si votre formule est incorrecte, un
message vous le signale. Les boutons permettent de redisposer, effacer, copier une partie de la formule.
Double-cliquez sur la fonction à introduire dans la formule. L'utilisation de la formule est détaillée dans le cadre Informations en
bas de la boîte. Les lettres x, y, représente des noms de variables.
Cliquez sur le bouton OK pour valider la formule, sur le bouton Tester pour vérifier la formule.
Lorsque vous créez une variable calculée, elle vient s'ajouter dans le dictionnaire, dans la rubrique
correspondante. La première aura comme nom "Calc01", les suivantes se numéroteront
automatiquement ; Calc02, Calc03…
Vous pouvez alors utiliser cette variable calculée comme une variable de base ; l'insérer par drag&drop
Wingen
19
ou l'utiliser pour calculer une variable récapitulative.
La saisie manuelle de la formule de calcul signale grâce aux couleurs les points suivants :
& les caractères saisis erronés (nom de variable incorrect par exemple) apparaissent en rouge,
& un nom de variable correct et reconnu apparaît en bleu foncé,
& une fonction apparaît en bleu/vert,
& si vous utilisez une imbrication de parenthèses, le logiciel signale en gras les parenthèses
s’appliquant à la formule courante.
Saisissez la formule de calcul de la variable directement dans cette zone ou par l'assistant, disponible à partir des trois points.
Assistant de formule
Les variables Système et les variables de la rubrique sélectionnée s’affichent ici. Double-cliquez sur la variable à introduire dans
la formule. Cette variable complète ainsi une fonction ou une formule de calcul.
A partir de l’onglet Variables des propriétés de la variable, le bouton permet d’ouvrir un assistant de
formule.
Les fonctions et les variables disponibles sont alors accessibles et il suffit de cliquer dessus pour les
insérer dans la formule. Une calculatrice et les principaux boutons d'édition vous sont également
proposés.
Les variables récapitulatives
Definition
Une variable récapitulative permet d’appliquer une fonction (somme, minimum, maximum, moyenne et
nombre) à l’ensemble des valeurs prises par une variable au cours de l’impression dans une section
donnée.
Exemple d’impression :
Date N° Compte Jrl Débit Crédit Libellé
20/01/96 5120000 BN 0,00 1000,00 Virement
20/01/96 4120000 BN 1000,00 0,00 Virement
22/01/96 4010000 AC 5487,00 0,00 Achat bureau
22/01/96 4456000 AC 400,00 0,00 Achat bureau
22/01/96 6060000 AC 0,00 5887,00 Achat bureau
22/01/96 4120000 VE 6000,00 0,00 Vente outillage
22/01/96 4457000 VE 1200,00 0,00Vente outillage
22/01/96 7070000 VE 0,00 7200,00Vente outillage
Totaux : 14087,00 14087,00
Dans cet exemple, le Total Débit correspond, dans le modèle d’impression, à une variable
récapitulative qui applique la fonction SOMME à l’ensemble des valeurs prises par la variable
DébitCompte (colonne Débit).
Bien sûr la plupart des éditions effectue directement ce type de totalisation.
Creation
Sélectionnez tout d’abord, dans le modèle, la variable de base à partir de laquelle vous allez générer la
nouvelle variable récapitulative. Utilisez la commande Variable récapitulative du menu Insertion ou
WinGénérateur
20
cliquez sur l’icône de la barre d’outils (raccourci Ctrl + R). Si aucune variable n'est sélectionnée,
le menu et l'icône sont inactifs. Cliquez ensuite à l’endroit désiré dans la section. Le logiciel affiche
automatiquement l’onglet Variable.
La définition de la variable passe impérativement par le paramétrage des quatre paramètres suivants :
variable de base, fonction, section de calcul et section de remise à zéro. Par défaut il s'agira de la
variable de base qui était sélectionnée, de la fonction Somme, de la section de calcul où se trouve la
variable de base et de l'Entête de page Première comme section de remise à zéro.
Variable
Le logiciel inscrit automatiquement sous forme de bouton, le nom de la rubrique à laquelle appartient
la variable sélectionnée, suivi du nom de la variable. Cliquez sur le bouton pour sélectionner une autre
variable de base.
Fonction
Choisissez ici la fonction à appliquer aux valeurs prises par la variable de base. Vous avez le choix
entre les cinq fonctions suivantes :
Somme (additionne toutes les valeurs de la section de calcul)
Min (la plus petite valeur prise par cette variable dans la section de calcul)
Max (la plus grande valeur prise par cette variable dans la section de calcul)
Moyenne (moyenne arithmétique des valeurs prises par cette variable dans la section de calcul)
Nombre (le nombre de fois que la variable est affichée)
Section de calcul
Indiquez ici le nom de la section dans laquelle se situe la variable de base à prendre en compte. Si la
variable de base est rencontrée dans une autre section, sa valeur dans cette autre section sera
ignorée.
Section de remise à zéro
Indiquez ici le nom de la section et le moment de l’impression où la variable doit être réinitialisée, c’està-
dire remise à zéro. Par défaut la section de remise à 0 est l'entête de page première. Pour une
modèle classique, cette section n'est jouée qu'au tout début de l'édition et la variable se calcule
progressivement tout au long de l'édition mais on peut également forcer sa remise à 0 pour chaque
nouvelle page (Entête de Page Suivante) par exemple.
Cliquez sur OK pour enregistrer la variable. Comme pour les variables calculées, lorsque vous créez
une variable récapitulative, elle vient s'ajouter au dictionnaire sous le nom de "Recap01" pour la
première puis Recap02, Recap03, etc. pour les suivantes. Il est donc possible de les utiliser dans une
variable calculée.
Positionner une variable
Pour positionner une variable du dictionnaire, ouvrez la rubrique qui contient la variable (cliquez sur le
petit + qui apparaît à gauche ou double-cliquez sur le cylindre ou encore appuyer sur la touche + du
clavier numérique si la rubrique est sélectionnée) puis cliquez sur la variable et en gardant le bouton de
la souris enfoncé, déplacez la jusqu’à la position désirée dans le modèle.
Lorsque le signe apparaît cela signifie que le positionnement de la variable à l’endroit pointé n’est
Wingen
21
pas possible : hauteur de section trop petite, variable non autorisée dans la section…
Propriétés des objets
Pour chaque objet, vous pouvez définir des propriétés particulières. Toutes ces propriétés sont
accessibles par Alt + Entrée ou en cliquant sur le bouton droit de votre souris. A partir du sous-menu
qui apparaît, sélectionnez Propriétés pour modifier ou ajouter des propriétés particulières à ou aux
objets sélectionné(s).
Onglet Formatage
Cet onglet apparaît uniquement dans le cas d’un objet de type Variable. Vous déterminez ici la forme
désirée pour votre variable.
Les différents types de formats applicables (des montants avec ou sans décimales, des dates en toutes
lettres, ...) sur une variable à l'impression se définissent dans le logiciel source à partir de l'onglet
Formats dans les Préférences du dossier (menu Dossier généralement).
Exemples :
Pour une variable numérique, vous pouvez par exemple demander que les montants à 0 ne soient pas
affichés, que les montants négatifs soient affichés entre parenthèses, que les montants soient arrondis,
.....
Pour une variable Date, vous pouvez demander le mois en toute lettre.
Pour une variable de type Logique, vous pouvez demander qu’apparaisse le terme Clôturé lorsque la
proposition est Vrai (1) et Non Clôturé lorsque la proposition est Fausse (0).
L’onglet Position
Cet onglet permet de saisir directement les coordonnées de l’objet. C’est à dire la position verticale et
horizontale de l’objet en millimètres. Par défaut les positions "0,00" signalent que l'objet reste à la
même place mais si vous modifiez ces valeurs, il s'agira de la position par rapport au coin supérieur
gauche.
L’onglet Taille
Cet onglet permet de saisir directement la hauteur et la largeur d’un objet, de mettre à la même taille
plusieurs objets (suivant le plus petit ou le plus grand), d’ajuster le contenu d’une bitmap à la taille de
l’objet.
L'ajustement va permettre à un cadre (une variable) d'adapter automatique sa hauteur et donc sa taille
en fonction de son contenu. Par exemple une désignation sur plusieurs lignes ne fera apparaître que la
première ligne si l'ajustement choisi est "Ne rien ajuster" alors que toutes les lignes seront visibles dans
une section élargie si l'ajustement est d'un autre type.
Dans le cas des images cette fonction permet aussi d'adapter la largeur de l'image à la taille du cadre
en conservant sa hauteur (Ne pas ajuster, ajuster le contenu, comme dans l'exemple ci-dessus),
l'adapter sur la largeur et augmenter la hauteur (Ajuster le champ et son contenu) ou augmenter la
hauteur mais en conservant sa largeur (Ajuster le champ, ne pas ajuster le contenu).
En changeant l'option, une illustration vous aidera à visualiser l'effet obtenu.
L’onglet Alignement
WinGénérateur
22
Cet onglet permet d’aligner horizontalement et/ou verticalement l’objet dans sa zone rectangulaire. Il est
inaccessible pour un objet de type Cadre ou Trait.
L’objet peut être aligné sur la bordure gauche, droite ou placé à mi-distance du bord gauche et droite
(alignement horizontal) et aligné sur la bordure supérieure, inférieure, ou placé à mi-hauteur du bord
haut et bas (alignement vertical).
Prenons l’exemple de 4 objets que nous avons sélectionné en maintenant appuyé la touche Ctrl.
Ceux-ci sont de type Numérique avec décimales et nous souhaitons qu’ils soient alignés sur la droite.
Pointez Horizontal Droite et cliquez sur OK, le logiciel vous affiche ceci :
A l’impression les montants apparaissent alors ainsi :
123333.00 12333.00
500.00 200.00
11700.00 9800.00
L’onglet Police
Cet onglet permet de modifier la police, la taille, la présentation (gras, souligné, couleur) et l’orientation
d’un objet texte ou variable et de générer différents types de codes à barres.
Pour réaliser un code à barre, sélectionnez le type : Automatique, EAN 8, EAN 13 Code 39, Code 39
étendu.
Choisissez ensuite d’afficher ou non les caractères sous le code à barres avec la case à cocher
Afficher le texte. Demandez un recalcul de la clé (après modification des caractères saisis) avec la
case à cocher Recalculer la clé, dans ce cas les codes eux-mêmes ne doivent pas contenir la clé.
'Attention
Le code à barre ne s’affiche pas si la valeur de la variable est incompatible avec les options choisies ici. De plus, la réalisation des
codes à barre n’est pas disponible dans certaines versions des logiciels (versions ES).
Wingen
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L’onglet Bordure
Cet onglet permet de modifier la couleur, le style, l’épaisseur et l’angle de la bordure d’un objet.
L’onglet Variable
Cet onglet permet de visualiser le nom, et la définition d’une variable et d’en modifier la formule de
calcul (à l’exception des variables standards).
L’onglet Motif
Cet onglet permet de créer un fond de couleur aux objets sélectionnés.
L’onglet GRAPHIQUE
Actif sur un objet Graphique, cet permet d’associer un jeu de données au graphique, de sélectionner
un type de graphique particulier et de modifier les paramètres précis concernant les éléments du
graphique par le bouton Avancé.
Le bouton Avancé permet de modifier l’apparence du graphique de manière très pointue et de jouer sur
les éléments suivants : Arrière-plan, Titre, Légende, Graphe. Ces éléments peuvent être positionnés
manuellement en les sélectionnant avec la touche MAJ (ou SHIFT) de votre clavier. Un clic droit sur le
graphe permet de le générer dans le Presse-papier, au format BMP (DIB), au format JPEG, de
l’imprimer séparément.
Le titre et les noms des légendes sont générés automatiquement par l’application qui envoie le jeu de
données.
Sélection des objets
Sélection simple
Sélection multiple
Sélection automatique
Verrouillage
Tous les objets ont des caractéristiques propres comme par exemple la dimension ou la couleur et des
caractéristiques de positionnement. Pour pouvoir modifier ces caractéristiques, il faut impérativement
sélectionner le ou les objets.
Sélection simple
Elle est effectuée à l'aide de la souris par un simple clic sur l'objet. Comme vous pouvez le constater,
après sélection, l'objet apparaît bordé de poignées représentées par des petits carrés. Les trois carrés
verticaux signalent les bordures droites et gauche.
Sélection Multiple
La sélection multiple peut être effectuée :
# soit en cliquant sur chaque objet tout en gardant la touche Ctrl du clavier appuyée,
# soit en définissant une zone de sélection. Cette opération consiste à tracer un rectangle fictif à
WinGénérateur
24
l'intérieur duquel tous les objets présents seront sélectionnés.
Pour cela cliquez avec la souris sur le coin haut gauche du rectangle que vous voulez définir et sans
relâcher le bouton, déplacer le pointeur en diagonale vers le coin bas droit du rectangle. Au fur et à
mesure que vous déplacez le pointeur, vous voyez apparaître la zone de sélection sous forme d'un
rectangle en pointillé. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, tous les objets qui se trouve dans
la zone ainsi définie sont sélectionnés.
"Remarques
Si vous commencez votre cadre de sélection sur un objet, utilisez la touche Shift pour qu’il ne soit pas
déplacé. Pour désélectionner l'un des éléments sélectionnés, il suffit de recliquer dessus tout en
maintenant la touche Ctrl enfoncée.
Wingen
25
Sélection automatique
La touche Tabulation vous permet de passer d’un objet à un autre selon l’ordre de création des objets
dans le modèle.
Verrouillage
Pour éviter qu’un objet ne soit modifié ou ne change de position, vous avez la possibilité d’activer un
verrouillage par la commande Verrouiller du menu contextuel, du menu Position ou par le raccourciclavier
Ctrl + Q. Vous pouvez ensuite interdir qu’un objet verrouillé puisse être sélectionné par la
commande Interdire la sélection des objets verrouillés du menu Affichage.
Manipulation d'objets
Toute manipulation d’un ou de plusieurs objets passe tout d’abord par la sélection du ou des dits
objets. Afin de faciliter le positionnement des différents objets du modèle d'impression, les
coordonnées (X,Y) (position horizontale, verticale) apparaissent sur la barre d’état, en bas à gauche,
dès que le pointeur de la souris passe au dessus.
Dimensionnement d'un objet
Lorsque vous positionnez votre pointeur sur un objet, vous voyez apparaître sur la barre d’état :
- la position horizontale X, et verticale Y de l’objet dans le modèle. Cette position est donnée par
rapport à l’angle supérieur, gauche du modèle et s’affiche ainsi : (X, Y).
- et les dimensions de l’objet (largeur, hauteur).
Utilisation de la souris
Lorsqu'un objet est sélectionné, il est possible d'en modifier les dimensions. En plaçant le pointeur de
la souris sur l’une des poignées, celui-ci se transforme en double flèche.
( % : si vous êtes sur le haut ou en bas de la bordure. Vous pouvez alors, en maintenant le bouton de la souris
enfoncé, modifier la hauteur de l'objet. Sur la barre d’état, vous voyez alors la valeur de la hauteur augmenter
ou diminuer.
( : si vous êtes sur un des côtés de la bordure. Vous pouvez alors, en maintenant le bouton de la souris
enfoncé, modifier la largeur de l'objet. Sur la barre d’état, vous voyez alors la valeur de la largeur augmenter
ou diminuer.
( *: si vous êtes sur un angle de la bordure. Vous pouvez alors en maintenant le bouton de la souris enfoncé
modifier simultanément la hauteur et la largeur de l'objet. Sur la barre d’état, vous voyez alors les valeurs de la
largeur et de la hauteur augmenter ou diminuer.
Utilisation des touches claviers
Une fois un ou plusieurs objets sélectionnés, vous pouvez également utiliser les touches-clavier
suivantes pour redimensionner votre sélection :
+ flèche gauche / haute réduit la sélection vers la gauche / le haut,
+ flèche droite / basse agrandit la sélection vers la droite / le bas.
Saisie de la taille d’un objet
Vous pouvez également saisir la valeur de la largeur et de la hauteur d’un ou plusieurs objets
directement. Pour cela, cliquez droit sur l’objet et choisissez Propriétés + onglet Taille. Saisissez
alors les valeurs.
WinGénérateur
26
Mettre un objet à la taille d’un autre
WinGen vous permet d’adapter la taille d’un ou plusieurs objets en prenant comme base de
référence la taille d’un des objets sélectionnés. Pour cela, sélectionnez l’objet de référence ainsi que
les objets à redimensionner et activez l’onglet Taille des Propriétés. Pointez alors le type de
redimensionnement : sur le plus petit ou le plus grand, horizontalement ou verticalement.
Déplacement d'un ou de plusieurs objets
Utilisation de la souris
Les objets étant sélectionnés, il suffit de cliquer à l'intérieur de l'un d'eux et de déplacer le pointeur de
la souris en gardant le bouton enfoncé. Tous les objets suivent alors ce déplacement. Il faut relâcher le
bouton de la souris lorsque l'on a atteint la position souhaitée.
Afin de faciliter le positionnement des différents objets du modèle d'impression, les coordonnées X
(distance horizontale) et Y (distance verticale) apparaissent sur la barre d’état sous cette forme (X ,
Y). Aidez-vous de ces informations pour votre déplacement. De plus, vous pouvez activer une grille
par le menu Position. Lorsque vous positionnez les objets, le logiciel vous aligne automatiquement
sur des repères fixes (lignes et colonnes fictives espacées respectivement d’environ 1 et 1,5
millimètres).
Utilisation des touches claviers
Une fois un ou plusieurs objets sélectionnés, vous pouvez également utiliser les touches claviers
suivantes pour déplacer votre sélection : Ctrl + flèche gauche, droite, haute et basse déplace
respectivement vers la gauche, droite, en haut et à droite la sélection.
Saisir des valeurs des coordonnées de l’objet
Vous pouvez également saisir les valeurs des coordonnées d’un objet directement. Pour cela, cliquez
droit sur l’objet et choisissez Propriétés + onglet Position. Saisissez alors les valeurs, en centimètres,
en partant du coin supérieur gauche.
Positionnement d’objets les uns par rapport aux autres
Lorsque plusieurs objets sont sélectionnés, il vous est possible d’aligner les objets les uns par rapport
aux autres. En effet, l’ensemble des objets sélectionnés forment un rectangle fictif dont les côtés
supérieur, inférieur, gauche et droite correspondent respectivement à la bordure de l’objet placé le plus
en haut, en bas, à gauche et à droite.
Utilisez alors les commandes d’Alignement du menu Position ou la commande Propriétés + Onglet
Alignement pour positionner vos éléments.
Utilisation de la grille
La commande Grille du menu Position ou l’icône de la barre d’outils Alignement permet d’activer
ou désactiver le positionnement guidé suivant des intervalles verticaux et horizontaux fixes. Pour des
positionnements plus précis, vous pouvez bien entendu désactiver la grille.
Duplication d’un objet
Les commandes Copier, Coller du menu Edition sont à utiliser pour la copie d’un objet. La manipulation
avec la souris est toutefois très pratique. Appuyez sur la touche Ctrl tout en tirant- l’objet à dupliquer à
Wingen
27
la position de la copie. Lâchez : une copie est créée.
Export de données
Il est possible dans le logiciel de Gestion Commerciale 2000 d'utiliser les aperçus des éditions et donc
les modèles pour exporter les données qui y figurent. Une option "Exporter l'aperçu" apparaît en bas à
droite de la fenêtre d'impression. Si vous la cochez et appuyez ensuite sur le bouton Aperçu vous
entrez dans un assistant.
Après avoir donné un nom au fichier texte (ASCII) que vous allez générer, cliquez sur le bouton
Suivant.
Dans le cadre de droite apparaissent toutes les variables présentes dans les sections
intermédiaires du modèle (une variable qui se trouverait dans l'entête ne sera donc pas proposée).
Les variables calculées et récapitulatives sont également disponibles (sous le nom de Calc01 ou
Recap01…). Choisissez les variables à exporter en les sélectionnant dans le cadre de droite pour
cliquer ensuite sur le bouton Exporter afin de la faire passer dans le cadre de gauche. Refaites suivant
pour consulter un aperçu de l'export et pour lui attribuer un séparateur puis Exporter pour générer le
fichier. Afin d'obtenir des fichiers cohérents il peut être nécessaire de créer un modèle spécifique pour
l'export ; dans un tel modèle la présentation importe peu (puisqu'il n'est pas destiné à être édité mais
uniquement utilisé pour exporter des données). En revanche ce qui importe c'est la présence des
variables que vous voulez obtenir dans une même section.
Création d'un modèle d'étiquette
Pour créer un modèle d'étiquette, il vous suffit de sélectionner le type Etiquette lors de la création d'un
nouveau modèle.
Ce format est affichée uniquement si le type de modèle sélectionné autorise la création d'étiquettes
(liste d'articles, de clients, d'immobilisations...).
Vous aurez ensuite à paramétrer le format de votre étiquette, dans Propriétés + onglet Etiquette du
menu Modèle.
Vous pouvez également ouvrir un modèle d'étiquette proposé par votre logiciel (donc non modifiable) et
l'enregistrer sous un autre nom (pour le dupliquer et le modifier) par la commande Enregistrer sous du
menu Modèle.
Zoom
Permet de modifier la taille du modèle sur l'écran afin d'avoir, soit une vue d'ensemble, soit une vue sur
une partie précise.
Vous précisez le pourcentage à appliquer : 100 correspond à la taille réelle de la feuille imprimée. 50 à
une taille deux fois plus petite.
Collage spécial
La commande Collage Spécial permet d'insérer dans le modèle courant, le contenu du presse-papier.
Ce contenu peut être soit des objets préalablement introduits dans le presse-papier par Couper ou
Coller soit une image d'un format particulier. Dans ce dernier cas, sélectionnez le format de l’image à
copier.
Traduction
WinGénérateur
28
Add to graph Permet de rajouter l’élément sélectionné
Alignment Alignement
Axis Axe
Background Arrière-plan
Bold Gras
Border
Thin
Thick
No border
User’s border
Bordure
Mince
Epaisse
Pas de bordure
Personnalisé
Canddle Chandelier
Center Centré
Chart title Titre du graphe
Choose Font Choisir la police
Component rec
Left
Right
Top
Bottom
Coordonnées de l’élément (Appliqué à ) à partir du coin supérieur
gauche
Gauche
Droite
Haut
Bas
Delete Supprime
Display Graphe
File name Nom du fichier de l’image à intégrer
Fill Style Trame de fond
Font Police
Grid Grille
Grid Width Espacement des points de la grille
Legend Légende
Misc Divers
Measure
Inches
Percent
Unité de mesure
Pouce
Pourcentage
Move to head Déplace en haut
Move up Déplace au dessus
Move down Déplace en dessous
Move to end Déplace en fin
Pie Camembert
Scatter Nuage de points
Scope Ensemble de valeurs
Setting Of Appliqué à
Wingen
29
Shadow Ombre
Show grid Afficher la grille
Show zero Rend obligatoire la référence au point ZERO
Size Taille de la police
Snap to grid Permet un positionnement sur les points de la grille
Stacked Stratifié
Start color
End color
Couleur de début
Couleur de fin, sert pour les dégradés
Ticks Repères sur l’axe
Type name Nom de la police
Underline Souligné
Italic Italique
Strike out Barré
Font Color Couleur des caractères
31
Index
A
Ajustement d'un champ 21
Alignement 21
Anglais 28
B
Barre d'outils 2
Bordure 21
C
Cadre 14
Centrage 21
Cercle 14
Clé à recalculer 21
Code 39 21
Code à barres 21
Couleur 21
Création d'un modèle 7
Création d'un modèle d'étiquette 27
Croisement des sections 11
D
Déplacement de la barre d'outils 6
Déplacement d'objets 25
Désactiver une section 11
Dictionnaire (liaison avec le modèle) 14
Dimensionnement d'un objet 25
Duplication d'un objet 25
E
EAN 13 21
Ellipse 14
Entête 11
Etiquette 27
Etiquette (format d') 7
Export de données 27
F
Fond de page 14
Format d'étiquettes 7
Format du modèle 7
Formule de calcul 18
Formule d'une variable 21
G
Graphique 14
Gras 21
Grille 25
I
Icônes 2
Image 14
Import d'un modèle (ewg) 7
Impression des sections 11
L
La barre d'état 2
Lancement de WinGen 1
Le dictionnaire 2
Le modèle 2
Les menus 2
Ligne 14
Ligne rouge 11
Ligne verte 11
Limite de section 11
M
Manipulation d'objets 25
Modèle (création) 7
Modèle (ouverture) 7
Modèle Système 7
Montant négatif 21
Multi-lignes 11
O
Objet (sélection) 23
Objets 14
Ordre des sections 11
Orientation 21
P
Pied de page 11
Position objet 25
Positionner une variable 20
Présentation du générateur d'état 1
Propriétés 21
Propriétés des objets 21
S
Saut de page forcé 11
Section supplémentaire 11
Sections 11
WinGénérateur
32
Sélection automatique 23
Sélection d'objets 23
Sélection multiple 23
Souligné 21
Synchronisation 14
T
Taille de section 11
Taille d'un champ 21
Taille objet 25
Texte 14
Texte enrichi 14
Traduction 28
Tri de la liste des variables 2
V
Variable de base 18
Variables 14
Variables (positionnement) 20
Variables calculées 18
Variables d'un modèle (export) 27
Variables récapitulatives 19
Verrouillage d'objets 23
Devis et Facturation
Classic
Pour Windows XP, Vista et 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009
EBP Devis et Facturation Classic 3
Convention d’Utilisation d’EBP
PREAMBULE
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat
d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur
un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une
licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il
estime opportunes.
LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL
DU 3 JANVIER 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
4 EBP Devis et Facturation Classic
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
EBP Devis et Facturation Classic 5
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
DISPOSITIONS FINALES
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 : Mai 2009
6 EBP Devis et Facturation Classic
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Devis et Facturation Classic et donne toutes
les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
· La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
· Le menu ? + Aide sur EBP Devis et Facturation Classic pour obtenir
une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche
l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche
qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très
approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Devis.rtf qui sera proposé à l’installation du
logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce
manuel y seront consignées.
EBP Devis et Facturation Classic 7
Table des matières
INSTALLATION 9
1. AVANT DE COMMENCER 9
1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9
1.2. Configuration minimale conseillée ........................................................... 9
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 10
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 11
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 11
4.1. Version d’évaluation .............................................................................. 11
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 11
4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 12
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 12
6. ECRAN DE TRAVAIL 13
PRISE EN MAIN 14
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 14
1.1. Les options à remplir dès maintenant .................................................... 15
1.2. Les autres options ................................................................................. 15
1.3. Gestion des fenêtres .............................................................................. 15
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 16
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 17
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 17
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? 19
5.1. L'entête du devis .................................................................................... 20
5.2. Le corps ................................................................................................. 20
5.3. Le pied ................................................................................................... 20
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? 21
7. COMMENT ENREGISTRER UN AVOIR ? 21
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 22
8.1. Transfert de documents ......................................................................... 22
8.2. Duplication ............................................................................................. 22
8.3. Impression des documents .................................................................... 22
8.4. Envoi par e-mail ..................................................................................... 22
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 23
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 23
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 24
11.1. Le tableau de bord ............................................................................... 24
11.2. L’historique des ventes ........................................................................ 24
11.3. L’historique Eco Contribution ............................................................... 25
12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 25
12.1. Les données à renseigner avant transfert ........................................... 25
12.2. Le transfert .......................................................................................... 26
8 EBP Devis et Facturation Classic
13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 27
14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? 28
LES FONCTIONS AVANCEES 29
1. L’ECHEANCIER CLIENT 29
2. LES RELANCES 29
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE 29
4. LES EPURATIONS 29
5. LES STATISTIQUES 29
6. EBP SAUVEGARDE 30
7. LE MENU INTERNET 30
INDEX 31
Avant de commencer
EBP Devis et Facturation Classic 9
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au
choix :
· Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez
patienter vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00
« Coût d’un appel local »
· Exposez votre problème par e-mail
devis.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :
· Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
· Mémoire : 1 Go
· Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
· Espace disque libre : 1.5 Go
· Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Les systèmes d’exploitation supportés sont :
· Windows XP SP2
· Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit
· Windows 7 32 bit & 64 bit
INSTALLATION
10 EBP Devis et Facturation Classic
Remarque
Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Classic .
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le
texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la
convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se
poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation
Complète.
7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur
Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est :
C:\PROGRAM FILES\EBP\DEVIS7.0. Pour éventuellement modifier ce
répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer.
Comment lancer mon logiciel ?
EBP Devis et Facturation Classic 11
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez
directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être
lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Devis et Facturation Classic…
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version
d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du
logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20
articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration"
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre
propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code
d’activation).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer
votre logiciel.
INSTALLATION
12 EBP Devis et Facturation Classic
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option
Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès
aux zones suivantes :
· Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez
communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la
même syntaxe (points, majuscules).
· Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
· Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les
dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
· Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement
apparaît :
· Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle
version du logiciel (Ex : 2010 monoposte) correspond ce code.
· Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code
saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en
passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus
visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les
boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il
s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous
Ecran de travail
EBP Devis et Facturation Classic 13
pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos
documents (devis, factures, avoirs..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
6. ECRAN DE TRAVAIL
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
Cliquez ici pour
accéder
rapidement aux
menus les plus
courants.
Partie contextuelle de la
barre de navigation.
Le tableau de bord*
La barre de statut affiche des messages
d’aide ou d’informations relatives à l’état de
votre clavier, le mode d’ouverture de votre
base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé
par un cadenas , l’utilisateur courant, …
Les menus
La barre de fenêtres
PRISE EN MAIN
14 EBP Devis et Facturation Classic
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales
fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier,
comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un
devis, d’une facture ou d’un avoir, et dans la saisie d’un règlement.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre
des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie
gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options
correspondantes à saisir.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Devis et Facturation Classic 15
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
· Numérotation : Permet d'indiquer les prochains numéros de documents
qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes
articles, clients etc..
· Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé
automatiquement à la fermeture de votre dossier.
· Articles : Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez
appliquer par défaut sur vos articles.
· Décimales : Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour
tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre
dossier.
· Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour
rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.
· TVA : Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous
permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des
paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents,
vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert
Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous
les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les
fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris
dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans
l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques
générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
PRISE EN MAIN
16 EBP Devis et Facturation Classic
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de
navigation, puis cliquez sur pour créer un nouvel article.
Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente,
à l’aide de l’icône et indiquer une description succincte.
Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à
l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes
correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée.
Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque
indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables,
vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés
tous les montants affichés.
La partie éco-contribution, vous permet de sélectionner le code du barème que
vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire
TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés.
L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône
Ajouter/Modifier pour l’importer.
Comment enregistrer un client ?
EBP Devis et Facturation Classic 17
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
· Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de
navigation,
· Activer le menu Données + Clients / Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects
(clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci
est transféré en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre
clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre
client contenues dans l'onglet Détail et validez par OK.
L’icône accessible dans la zone SIREN vous permet d’obtenir des informations sur
la société de votre client.
L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à
votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau.
L'onglet Divers vous permet d’associer un document associés à votre client.
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de
règlement. Ils incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à
générer.
Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau mode de règlement.
PRISE EN MAIN
18 EBP Devis et Facturation Classic
Vous devez renseigner le code, le libellé du mode de règlement, le type de
paiement, et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date
de création du document.
Remarque
Si vous choisissez le règlement Net le ou Fin de mois le, saisissez le jour du
règlement.
Exemple:
Code : 02
Libellé : Chèque à 30 jours
Type de paiement : Chèque
Echéance : 30 jours.
Mode de Règlement : Net
Ainsi, pour une facture du 01/01/2007, le calcul suivant sera effectué : 01/01 + 30
jours, soit 31/01, puis Net, ce qui donnera une date d’échéance au 31/01/2007.
La date d’échéance sera automatiquement calculée à la validation de vos factures.
Comment saisir un devis ?
EBP Devis et Facturation Classic 19
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
· L'option Nouveau devis depuis la barre de navigation,
· Le menu Traitements + Nouveau devis,
· Ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et
cliquer sur le bouton Ajouter.
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties :
· l'entête,
· le corps
· le pied.
Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre.
PRISE EN MAIN
20 EBP Devis et Facturation Classic
5.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et
utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier
directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de
règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre
de jours indiqués dans les options du dossier.
5.2. Le corps
Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui
composeront votre devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
· D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de
détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique
lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre
corps de document.
· D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20
colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.
· D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le
souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui
n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez
effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du
document, ou d'un document à un autre.
· D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer
différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions
articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un
traitement de texte.
5.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir
une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) , et d’indiquer un montant
d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).
Le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris ou pas dans le
Total TTC, est affiché. (voir aide en ligne)
Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet
d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton
Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contrevaleurs,
ainsi que des renseignements complémentaires sur le client.
Comment créer une facture ?
EBP Devis et Facturation Classic 21
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
· L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
· Le menu Traitements + Nouvelle facture,
· Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu
Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée par transfert d'un devis.
La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir
plus haut).
Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche
F1, dans chaque partie de la facture.
Remarque
Vous disposez d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte
à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de
fonctionnement de cette partie.
7. COMMENT ENREGISTRER UN AVOIR ?
Un avoir est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos
règlements.
Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou
bien, en utilisant le menu Traitements + Nouvel Avoir.
Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en
création de facture.
A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en
négatif dans la liste de vos règlements clients.
PRISE EN MAIN
22 EBP Devis et Facturation Classic
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE
DOCUMENTS
8.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type
de document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en avoirs.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera
conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements
+ Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton
Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
8.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en
utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente.
8.3. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos
documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du
document, et choisissez votre modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:
· Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression.
· Un onglet Aperçu avant impression.
Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans
l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).
8.4. Envoi par e-mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez
envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran.
Comment saisir un acompte ?
EBP Devis et Facturation Classic 23
Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué
avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article
289 c du CGI)
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu
Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la
prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture
finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été
enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés
avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux
du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en
attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués.
Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour
connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement
des documents d’acompte.
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements + Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au
bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du
règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
· affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur
l’échéance correspondante,
· ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les
lignes d’échéances concernées.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une
échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite
l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
PRISE EN MAIN
24 EBP Devis et Facturation Classic
Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un
code Banque sur la fiche règlement.
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES
11.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet
d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
· Les derniers documents,
· Les devis à relancer,
· Les échéances échues,
· Les statistiques,
· Un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois.
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
11.2. L’historique des ventes
Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Devis et
Facturation Classic vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes
clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en
choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez
pas de cliquer sur le bouton Actualiser
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.
Comment transférer mes écritures en comptabilité ?
EBP Devis et Facturation Classic 25
11.3. L’historique Eco Contribution
Depuis le menu Impressions + Historique éco-contribution, vous avez la
possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans
les documents.
12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN
COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de
règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain
nombre de données.
12.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis et Facturation Classic a
besoin de plusieurs renseignements :
· Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès
du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures,
ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA ;
Remarque
Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité,
vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en
comptabilité à l’aide de l’icône .
· Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez
utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options ;
· Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients ;
· Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à
renseigner dans la fiche banque ou dans les options ;
· Les journaux comptables (vente, banque) à saisir dans les options du
dossier.
Remarque
Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches
articles, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des
options qui seront utilisés pour le transfert des écritures.
PRISE EN MAIN
26 EBP Devis et Facturation Classic
12.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu
Traitements + Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert
comptable.
Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant
impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en
comptabilité.
Attention
La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation
Classic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide
en ligne du logiciel de comptabilité).
12.2.1. EBP Comptabilité
Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format)
et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert.
Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ».
A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré.
12.2.2. Communication entreprise expert
Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité +
Communication entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export
des écritures.
Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à
l'aide du bouton Lancer le transfert.
Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication
Entreprise Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un
fichier d’écritures comptables sous différents formats.
Comment sauvegarder mon dossier ?
EBP Devis et Facturation Classic 27
13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de
tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a
été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des
sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables,
comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 60
jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel.
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de
navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de
sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut,
tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage).
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
PRISE EN MAIN
28 EBP Devis et Facturation Classic
14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la
conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à
cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de
l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu
Outils + Archivage des données.
Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis
lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format
texte.
La description des champs du fichier se trouve en entête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
L’ECHEANCIER CLIENT
EBP Devis et Facturation Classic 29
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Devis et Facturation Classic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée
dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos
clients, filtrées selon les dates souhaitées.
2. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de
validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de
règlement échues ou arrivant à terme.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons
l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes
les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LES EPURATIONS
Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une
partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..).
Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser
une sauvegarde de vos données avant de la lancer
5. LES STATISTIQUES
EBP Devis et Facturation Classic vous permet d’obtenir de nombreuses
statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme
graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les
imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
LES FONCTIONS AVANCEES
30 EBP Devis et Facturation Classic
Remarque
Pour les articles et les clients, vous avez la possibilité de limité le résultat aux 15
premiers.
6. EBP SAUVEGARDE
EBP Devis et Facturation Classic permet de sauvegarder en ligne, grâce au
service EBP Sauvegarde accessible depuis l'assistant de sauvegarde des données.
EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de
vos données, la possibilité d'y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité
d'un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde
confirme le bon déroulement des opérations.
Avec l'achat du logiciel, 60 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts.
7. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis
et Facturation Classic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la
liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre
programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez
ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
Index
EBP Devis et Facturation Classic 31
Index
A
Accès au service technique ...................................................................................... 9
Acompte.................................................................................................................. 23
Aide sur EBP Devis et Facturation Classic ............................................................... 6
Archivage ................................................................................................................ 28
Articles .................................................................................................................... 16
Avoir ....................................................................................................................... 21
C
Clients ..................................................................................................................... 17
Code d'activation .............................................................................................. 11, 12
Communication Entreprise Expert .......................................................................... 26
Configuration minimale ............................................................................................. 9
Corps du devis ........................................................................................................ 20
Création de dossier ................................................................................................. 12
D
Date d’échéance ..................................................................................................... 18
Duplication de documents....................................................................................... 22
E
EBP Sauvegarde .................................................................................................... 30
Echéances ........................................................................................................ 18, 29
éco-contribution ...................................................................................................... 16
Ecran de travail ....................................................................................................... 13
e-mail ...................................................................................................................... 22
Entête du devis ....................................................................................................... 20
Epurations............................................................................................................... 29
Expert comptable .................................................................................................... 29
Expert Comptable ................................................................................................... 15
F
Facture.................................................................................................................... 21
Facture d’acompte .................................................................................................. 23
Fonctions avancées ................................................................................................ 29
G
Gestion des fenêtres ............................................................................................... 15
INDEX
32 EBP Devis et Facturation Classic
H
Historique des ventes ............................................................................................. 24
Historique eco-contribution ..................................................................................... 25
I
Images .................................................................................................................... 16
Impressions ............................................................................................................ 22
Initialisation du dossier ........................................................................................... 14
Installation............................................................................................................... 10
Internet.................................................................................................................... 30
L
Lancement du logiciel ............................................................................................. 11
M
Mode de règlement ................................................................................................. 17
N
Nouveau devis ........................................................................................................ 19
O
Options du dossier .................................................................................................. 15
P
Pied de devis .......................................................................................................... 20
Prospects ................................................................................................................ 17
R
Relances ................................................................................................................. 29
S
Saisie d’un Règlement ............................................................................................ 23
Sauvegarde ............................................................................................................ 27
Statistiques ............................................................................................................. 29
T
Tableau de bord ...................................................................................................... 24
Tarif article .............................................................................................................. 16
Transfert comptable ................................................................................................ 26
Transfert de documents .......................................................................................... 22
EBP Business Plan
Pour Windows XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juillet 2009
CONVENTION D’UTILISATION D’EBP
1. PREAMBULE
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat
d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur
un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une
licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il
estime opportunes.
2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3
JANVIER 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. DISPOSITIONS FINALES
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 Mai 2009
6 EBP Business Plan
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
• La touche F1 pour un accès direct à l’aide.
• Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de
la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis
l’impression de ce manuel y seront consignées.
EBP Business Plan 7
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION 9
1. Avant de commencer 9
1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9
1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10
1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10
2. Comment installer mon logiciel ? 11
3. Comment lancer mon logiciel ? 12
4. Comment Activer mon logiciel ? 12
4.1. Version non activée ............................................................................... 12
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 12
4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 13
5. Comment créer mon dossier ? 13
6. Ecran de travail 14
PRISE EN MAIN 15
1. Comment initialiser mon dossier ? 15
1.1. Accès aux Préférences .......................................................................... 15
1.2. Saisie des Préférences .......................................................................... 15
1.3. Les options ............................................................................................ 16
1.4. L’aide dynamique ................................................................................... 16
2. Comment utiliser les fiches de saisie ? 16
2.1. Créer une fiche ...................................................................................... 16
2.2. Modifier une fiche .................................................................................. 17
2.3. Annuler une modification sur une fiche .................................................. 17
2.4. Supprimer une fiche ............................................................................... 17
2.5. Les Notes perso ..................................................................................... 17
3. Comment saisir les prévisions ? 18
3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................. 18
3.2. Généralité sur les Prévisions ................................................................. 18
3.3. Spécificités ............................................................................................. 19
8 EBP Business Plan
4. Comment consulter les résultats ? 22
4.1. Les tableaux de résultats ....................................................................... 22
4.2. Les graphiques et les ratios ................................................................... 22
5. Comment reprendre une entreprise ? 23
6. Comment accéder au Rapport ? 23
6.1. Elaboration du rapport ........................................................................... 24
7. Comment sauvegarder les donnees ? 25
LES FONCTIONS AVANCEES 27
1. Le tableau de bord 27
2. Types de consultation des résultats 28
3. Les impressions et les exportations 28
3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 28
3.2. L’impression du rapport ......................................................................... 28
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 29
4. Les démarches administratives 29
4.1. Dossier économique EDEN ................................................................... 29
4.2. Formulaire ACCRE ................................................................................ 29
INDEX 30
Avant de commencer
EBP Business Plan 9
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au
choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez
patienter vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00
(Coût d’un appel local)
• Exposez votre problème par e-mail
vwin.support@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
INSTALLATION
10 EBP Business Plan
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
• OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit &
64 bit
• Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows.
• Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation
du Pack Office 2003 ou 2007
Remarque
Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition
préalablement à l'utilisation du logiciel.
1.3. La place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer
uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le
dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et
cochez uniquement les composants désirés.
Comment installer mon logiciel ?
EBP Business Plan 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Business Plan.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une,
cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.
5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit,
autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard.
8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des
répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire,
cliquez sur le bouton Parcourir.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer
l’ordinateur
INSTALLATION
12 EBP Business Plan
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le
bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel
peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business
Plan 2010.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version non activée
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non
activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas
imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour
découvrir toutes les fonctionnalités du produit.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer
votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :
• En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet +
Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de
activation instantanément.
• En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte
d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre
courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation.
Comment créer mon dossier ?
EBP Business Plan 13
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez
votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ».
Vous avez alors accès à quatre zones :
• Raison sociale
Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez
communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même
syntaxe (points, majuscules ou minuscules).
• Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
• Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint
avec la boîte du logiciel.
• Clé web
Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc..
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas
accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous
indiquera où est l’erreur.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus
visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes :
• Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran
d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel,
• Passez par le menu Fichier + Nouveau,
• Passez par l'icône Nouveau.
Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre
business plan.
Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum
(Version Expert).
INSTALLATION
14 EBP Business Plan
Reprise d’éléments antérieurs
Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options
« Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à
cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre
(maximum 3 ans).
Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible
par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création.
Remarque
Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier
de Business Plan (au minimum 10).
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus Une aide en ligne
interactive en fonction
de la page affichée.
Grille de saisie des
données.
Navigation dans les différentes catégories.
Arborescence contenant
les données du dossier
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Business Plan 15
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du
produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales
prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Accès aux Préférences
Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu
Affichage + Préférences.
Cette partie permet de :
• Définir les Préférences du dossier,
• Etablir le paramétrage des Données de base,
• Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction
est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME.
Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contacteznous.
1.2. Saisie des Préférences
Les préférences du dossier
Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la
création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se
positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations
souhaitées.
Les données de base
Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer
les combo-listes des options des prévisions.
Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les
saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont
disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME).
Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne.
PRISE EN MAIN
16 EBP Business Plan
Les Préférences de prévisions
Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer
la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de
prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants.
1.3. Les options
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre
des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
1.4. L’aide dynamique
Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au
bouton .
Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents
raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire
du raccourci « Voir aussi ».
2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ?
2.1. Créer une fiche
Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les
Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est
disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME).
Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous
aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts &
taxes de proposées.
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous
souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton
Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le
bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations
saisies.
Comment utiliser les fiches de saisie ?
EBP Business Plan 17
2.2. Modifier une fiche
L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :
• Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple
"Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur
le bouton Ouvrir en bas de la page.
• Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier
puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée.
Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones
modifiables seront alors visibles par leur fond blanc.
Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de
la fiche, permettra d'enregistrer les modifications.
2.3. Annuler une modification sur une fiche
Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail
effectué.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la
fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera
son état initial.
2.4. Supprimer une fiche
La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les
"Ventes", ou directement dans la fiche en question.
Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le
tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de
la fenêtre.
Remarque
La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu
contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche.
Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne.
2.5. Les Notes perso
Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils
sont disponibles dans cette note :
• Un correcteur d’orthographe,
• Un outils d’insertion de champs variables,
• Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note.
Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne.
PRISE EN MAIN
18 EBP Business Plan
3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ?
3.1. Accès aux Prévisions
Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu
Affichage + Prévisions.
Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous
retrouverez donc les prévisions suivantes :
• Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions
d’immobilisations ;
• Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé,
Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;
• Les Ventes (Négoce, Produits & services);
• Les Achats (Négoce, Produits & services);
• Les Charges Externes ;
• Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de
personnel ;
• Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;
• Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres
charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes,
Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges
constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan
Edition PME] ;
• Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de
Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME].
3.2. Généralité sur les Prévisions
Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches
créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans
l’analyse des résultats.
Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de
prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton
Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête
permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de
deux onglets nécessaires à la saisie des données.
L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour
l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera
possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter.
Comment saisir les prévisions ?
EBP Business Plan 19
Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les
montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan.
Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des
Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet.
3.3. Spécificités
Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des
options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires
aux différents tableaux de résultats.
3.3.1. Les investissements
Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou
Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette
partie.
Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options
saisies.
3.3.2. Les financements
On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la
fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les
fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier.
Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des
informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails
toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet
Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances.
La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée
le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale.
Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir
certains équipements.
3.3.3. Les ventes
Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis
revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les
produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise).
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution
annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice.
PRISE EN MAIN
20 EBP Business Plan
3.3.4. Les achats
Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le
montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de
Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de
cette vente.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution
annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice.
Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en
ligne.
3.3.5. Les charges externes & autres achats
Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être
prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux
ventes.
On distingue deux types de charges :
• les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence
de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.
• les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles"
elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution
annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier
exercice.
3.3.6. Les charges de personnel
Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui
sont liés aux frais de personnel.
On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés.
La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel
équivalent sur un même poste.
Par exemple :
Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le
même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la
fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP.
Comment saisir les prévisions ?
EBP Business Plan 21
3.3.7. Les impôts et taxes
Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions.
Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez
devoir payer.
Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation
d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne.
3.3.8. Les autres prévisions
Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business
Plan Edition PME.
Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous.
Les Prévisions d’Exploitation
Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont
moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres
produits, les Charges à répartir et les Autres charges.
Les Prévisions Financières
Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions
financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits
financiers, les Charges financières et les Dividendes.
Les Prévisions Exceptionnelles
Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits
exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles.
Les Prévisions Diverses
Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir
les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits
constatés d’avance et les Charges constatées d’avance.
L’Impôt Société
Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des
montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels
remboursements de crédit d'impôt.
PRISE EN MAIN
22 EBP Business Plan
4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?
Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu
Affichage + Résultats.
Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux
différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez
donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios.
4.1. Les tableaux de résultats
Les tableaux de résultats disponibles sont :
• Le compte de résultat,
• Le tableau de trésorerie,
• Le seuil de rentabilité,
• Le bilan,
• Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan
Edition PME et EBP Business Plan Expert),
• Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP
Business Plan Expert),
• Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement,
comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.
• Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP
Business Plan Expert).
Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en
ligne.
Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en
bas à gauche dans la barre de navigation).
4.2. Les graphiques et les ratios
EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de
graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents.
Chaque graphique ou ratio est défini par son nom.
L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :
• le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;
• le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour,
montant) et la description du ratio.
Comment reprendre une entreprise ?
EBP Business Plan 23
Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres
graphiques et vos propres ratios.
Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio.
Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables.
Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la
création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne.
5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?
Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte
de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les
préférences en conséquence.
Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats
prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif.
La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur
la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes :
• les stocks,
• les encaissements et les décaissements,
• la TVA,
• les amortissements,
• les comptes courants d’associés,
• les emprunts,
• les crédits-bails,
• l’impôt sur les sociétés.
Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous :
1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat
antérieur,
2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat
antérieur.
Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en
ligne.
6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?
Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le
bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il
PRISE EN MAIN
24 EBP Business Plan
est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage +
Rapports.
Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous
remettrez à vos financiers.
6.1. Elaboration du rapport
EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre
projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas
imprimer l'intégralité des parties ou des pages.
Remarque
Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher
permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport.
Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus
ou moins détaillées sont proposées.
Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres
rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez.
Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en
ligne.
Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business
Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par
les résultats qui en découlent.
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire
de l'onglet Commentaires.
Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône
associé :
• Les tableaux sont indiqués par l'icône ,
• Les graphiques sont indiqués par l'icône ,
• Les ratios sont indiqués par l'icône .
Remarque
Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par
un texte aussi bien avant, qu’après la donnée.
Comment sauvegarder les donnees ?
EBP Business Plan 25
7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?
Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous
devez Enregistrer le fichier de travail.
Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer
directement par le menu Fichier + Enregistrer.
Remarque
Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous
disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques
régulières.
Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide
en ligne.
Le tableau de bord
EBP Business Plan 27
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Business Plan.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan.
Remarque
Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
• La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de
visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou
Personnels ont été saisies ;
• La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner
des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier
enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du
dossier final ;
• La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone
permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le
Business Plan créé ;
• La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil
de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à
quel moment ;
• Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce
graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des
charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business
Plan.
Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne.
LES FONCTIONS AVANCEES
28 EBP Business Plan
2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS
La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des
paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée
ou annuellement.
Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents
exercices sont disponibles.
Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de
reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3.
En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont
possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques,
Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents
parties.
Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide
en ligne.
3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS
3.1. L’impression et l’exportation des grilles
Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les
Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés.
Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner
l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer.
Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de
passer par le menu Fichier + Exporter.
3.2. L’impression du rapport
EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition
PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant
non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties
grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran.
Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business
Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que
par les résultats qui en découlent.
Les démarches administratives
EBP Business Plan 29
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire
de l’onglet Commentaires.
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama
EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant
de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan
Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer
un diaporama ou par le bouton portant le même nom.
Remarque
Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft.
Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles.
Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide
en ligne.
4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES
4.1. Dossier économique EDEN
Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business
Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de
cette aide.
Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour
composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies
réalisées vous seront demandées.
Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN,
reportez-vous à l’aide en ligne.
4.2. Formulaire ACCRE
Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business
Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE.
Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en
ligne.
INDEX
30 EBP Business Plan
INDEX
A
Accès au service technique ..................................................................................................... 9
ACCRE ................................................................................................................................. 29
Achats ................................................................................................................................... 20
Aide dynamique .................................................................................................................... 16
Aide sur Business Plan ........................................................................................................... 5
B
Balance ................................................................................................................................. 23
C
Charges ................................................................................................................................. 20
Configuration minimale ........................................................................................................ 10
Créer le dossier ..................................................................................................................... 13
D
Dossier final
Généralités ........................................................................................................................ 23
Impression ........................................................................................................................ 28
E
Ecran de travail ..................................................................................................................... 14
Elements antérieurs ............................................................................................................... 14
Exportation des grilles .......................................................................................................... 28
F
Fiches
Annulation ........................................................................................................................ 17
Création ............................................................................................................................ 16
Modification ..................................................................................................................... 17
Suppression ....................................................................................................................... 17
Financements ........................................................................................................................ 19
G
Graphiques ............................................................................................................................ 22
I
Impôt Société ........................................................................................................................ 21
Impôts et taxes ...................................................................................................................... 21
Index
EBP Business Plan 31
Impressions
Des grilles ......................................................................................................................... 28
Dossier .............................................................................................................................. 28
Exportations ...................................................................................................................... 28
Installation ............................................................................................................................ 11
L
Lancer le logiciel .................................................................................................................. 12
O
Options ................................................................................................................................. 16
P
Personnels ............................................................................................................................. 20
Place disque nécessaire ......................................................................................................... 10
Préférences
Accéder ............................................................................................................................. 15
de Prévisions ..................................................................................................................... 15
Données de base ............................................................................................................... 15
du Dossier ......................................................................................................................... 15
Saisir ................................................................................................................................. 15
Prévisions
Accéder ............................................................................................................................. 18
Achats ............................................................................................................................... 20
Charges ............................................................................................................................. 20
Financements .................................................................................................................... 19
Généralités ........................................................................................................................ 18
Impôt société ..................................................................................................................... 21
Impôts et taxes .................................................................................................................. 21
Personnels ......................................................................................................................... 20
Subventions d'exploitation ................................................................................................ 19
Subventions d'investissements .......................................................................................... 19
Ventes ............................................................................................................................... 19
R
Ratios .................................................................................................................................... 22
Reprise de societe ................................................................................................................. 23
Reprise de société ................................................................................................................. 14
Résultats
Consultation ...................................................................................................................... 22
Exportation ....................................................................................................................... 28
Graphiques ........................................................................................................................ 22
Impression ........................................................................................................................ 28
Ratios ................................................................................................................................ 22
Tableaux ........................................................................................................................... 22
Types de consultation ....................................................................................................... 28
INDEX
32 EBP Business Plan
S
Sauvegarde des données ....................................................................................................... 25
Subventions d'exploitation .................................................................................................... 19
Subventions d'investissements .............................................................................................. 19
T
Tableau de bord .................................................................................................................... 27
TVA ...................................................................................................................................... 22
V
Ventes ................................................................................................................................... 19
Version bridée....................................................................................................................... 12
EBP Bouw
Voor Windows XP en Vista
Installatie- en initiatiegids
Uitgegeven door EBP Business Software bvba,
Kerselarenlaan 15 - 1030 Brussel
Tel : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Website: www.ebp.com
© Copyright 2009 EBPBusiness Software, editie 2010
Gebruikersovereenkomst EBP
Door de aankoop een toepassing EBP heeft u het niet exclusief recht verworven om die voor professionele of persoonlijke doeleinden te gebruiken op een computer. U mag de toepassing niet overdragen naar een andere computer via netwerk. Het is ten strengste verboden, volgens de huidige wet, het programma of de documentatie te kopiëren. De toepassing mag alleen gekopieerd worden voor backup doeleinden. Elk geïnstalleerd werkstation moet over een gebruikerslicentie beschikken. De aankoop van een product geeft slechts recht op de gebruikerslicenties bepaald volgens de versie: EEN post voor licenties stand-alone, x posten voor netwerklicentie x posten. Het geheel van programma’s is beschermd door de copyright EBP. Elke ongeoorloofde duplicatie is vatbaar voor juridische vervolging en/of boetes. De toepassingen zijn niet overdraagbaar en vatbaar voor in beslagname. Ze mogen geen deel uitmaken van een onderpand of een huur ten welke titel ook. EBP behoudt zich het recht voor om in de toepassing alle nodige wijzigingen uit te voeren die zij nodig acht.
Omvang verplichtingen bijstand van EBP
De bijstand van EBP is bedoeld om raad, aanbevelingen en informatie te geven met betrekking tot de toepassingen EBP in de aanbevolen hardware en software. EBP verbindt zich ertoe om een de KLANT de meest adekwate raad te geven om te helpen bij het oplossen van het probleem dat de KLANT kan tegenkomen in het gebruik of de werking van de toepassing maar EBP geeft geen enkele garantie in het oplossen van het probleem. Die bijstand van EBP bevat geen bijstand on site.
Bijstand on site
De gebruiker moet beroep kunnen doen op een professionele informaticus om on site een technisch probleem op te lossen waarvan de oorzaak niet opgelost of gevonden werd door de telefonische bijstand van EBP. Om dit mogelijk te maken, herkent hij/zij een overeenkomst te hebben afgesloten met een verdeler of een professionele informaticus om hem/haar bij te staan indien nodig. Die overeen- komst bepaalt de interventievoorwaarden van de consultant. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden bij gebrek aan zo’n akkoord of de gevolgen van het niet naleven van die wederzijdse verplichtingen door de partijen overeengekomen in die overeenkomst.
Backup gegevens
De KLANT herkent ingelicht te zijn door EBP en/of door zijn consultant dat het nodig is in term van goed informaticabeheer om zeker eenmaal per vierentwintig (24) uur een backup te nemen van het systeem, programma en database. Het ontbreken van zo’n backup vermindert de kans om de schade die beperken die kunnen voortvloeien uit een onregelmatig werken van het systeem of de software en kan de bijstandsdiensten geleverd door EBP verminderen. De KLANT herkent dat het zijn verantwoordelijkheid is om een procedure in te stellen om de
EBP Bouw 3
recuparatie van gegevens, bestanden of beschadigde of verloren programma’s te verzekeren. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden ingeval van het verliezen van gegevens.
Garantie beperking
EBP verzekert dat de producten en de geleverde diensten conform zijn volgens de noden van een standaard gebruiker. De huidige garantie is exclusief aan elke andere garantie. Bovendien erkent de KLANT dat de levering van diensten van de technische dienst in het kader van het bijstandscontract afhangt van de doorlopende beschikbaarheid van communicatiemiddelen en dat EBP die beschikbaarheid niet kan garanderen.
Beperking verantwoordelijkheid
Tenzij anders bepaald door de wetgeving kan EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor rechtstreekse en/of onrechtstreekse schade ( met inbegrip van winstderving, onderbreking van de activiteit, verlies van gegevens of een andere vorm van winstderving) voortvloeiend uit een afwezigheid en/of een gebrekkige bijstand geleverd door EBP ; zelfs indien EBP en/of zijn leveranciers van de eventuele schade op voorhand op de hoogte gesteld zouden zijn. EBP kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de afwezigheid van een functionaliteit, het niet conform functioneren, een dysfonctionaliteit of een specifiek gebrek van zijn softwarepaketten.
Daarenboven erkent de klant dat EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze
aansprakelijk kunnen gesteld worden voor schade geleden door derden van de klant en geen enkele vorm van juridische medeverantwoordelijkheid dragen in geval de klant door een derde zou worden aangevallen. De verantwoordelijkheid van EBP en/of zijn leveranciers wordt beperkt tot de som die de klant betaald heeft aan EBP voor de levering van de producten en of diensten voorzien in het bijstandscontract. Het programma wordt geleverd zonder garantie dat het beantwoord aan een specifiek gebruik, het risico aangaande de werking en het resultaat van het gebruik van deze software worden geheel gedragen door de klant. De klant verklaart dan ook dat hij het programma grondig getest heeft (hetzij via een demonstratie hetzij via een testfase) en dat het in overeenstemming is met zijn verwachtingen/noden. Voor iedere betwisting zal beroep gedaan worden op de rechtbanken van Brussel, die als enige bevoegdheid zullen hebben en dit in alle mogelijke gevallen.
4 EBP Bouw
Proficiat !
U hebt zojuist een toepassing EBP aangekocht. Wij danken u voor het vertrouwen dat u in ons stelt.
Deze gids stelt de toepassing EBP Bouw voor en geeft alle nodige informatie voor de installatie en het van start gaan.
Voor uitleg over onderwerpen of functies die niet in deze gids staan, raadpleegt u de help online beschikbaar in de toepassing. Die wordt regelmatig bijgewerkt en beantwoordt op de vragen die u zich stelt. Er zijn twee mogelijkheden om de help online te verkrijgen :
• De toets F1 voor help op een bepaald scherm
• De menu ? + Help EBP Bouw om een algemene hulp te verkrijgen samengesteld uit een Inhoud, Index welke de behandelde informatie in de help weergeeft en een tabblad Opzoeken die alle gebruikte woorden in de help toont voor een gerichtere opzoeking.
Opmerking
Wij raden u aan om het bestand Bouw.rtf te lezen dat wordt voorgesteld in het menu ? + Lees mij. Alle aangebrachte wijzigingen aan de toepassing uitgaande van de afdruk van die handleiding zijn erin opgenomen.
EBP Bouw 5
Inhoudstafel
Installatie 9
1. ALVORENS TE STARTEN................................................................................9
1.1. Toegang technische dienst......................................................................9
1.2. Minimum aanbevolen configuratie...........................................................9
1.3. De nodige schijfruimte...........................................................................10
2. HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN ?......................................................10
3. HOE DE TOEPASSING STARTEN ?..............................................................11
4. HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN?...........................................................11
4.1. Demoversie...........................................................................................11
4.2. Hoe uw activeringscode krijgen?...........................................................11
4.3. Hoe de activeringscode ingeven ?.........................................................11
5. HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN ?...............................................................12
6. WERKSCHERM..............................................................................................14
Van start gaan 15
1. HOE UW DOSSIER INSTELLEN ?..................................................................15
1.1. De in te vullen opties.............................................................................16
1.2. De andere opties...................................................................................17
1.3. De weergave opties...............................................................................17
1.4. Paswoord...............................................................................................18
1.5. Beheer schermen..................................................................................18
2. HOE EEN ELEMENT AANMAKEN ?...............................................................18
2.1. Aanmaak element in interne bibliotheek................................................19
2.2. De bibliotheken van uw partners............................................................21
3. HOE DE FORMULES GEBRUIKEN ?.............................................................21
3.1. Voorbeeld formule.................................................................................22
4. HOE EEN KLANT AANMAKEN ?....................................................................23
5. HOE EEN MULTI-TARIEF - PROMOTIE AANMAKEN ? ........................24
5.1. Promoties..............................................................................................24
5.2. Tarief.....................................................................................................25
6. HOE EEN BETALINGSWIJZE AANMAKEN ?.................................................25
7. HOE EEN OFFERTE INGEVEN ?...................................................................27
7.1. De hoofding...........................................................................................28
7.2. De body.................................................................................................28
7.3. De voet..................................................................................................29
8. HOE EEN FACTUUR AANMAKEN ?...............................................................29
9. HOE RECUPELBEHEREN?.........................................................................30
9.1. Aanmaak barema...........................................................................30
9.2. Gebruik barema Recupel................................................................30
10. HOE EEN VORDERINGSFACTUUR AANMAKEN ?........................................30
10.1. Ingave vordering werken................................................................31
10.2. Aanmaak nieuwe vorderingsfactuur...............................................31
11. OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN.................32
6 EBP Bouw
11.1. Omzetten........................................................................................32
11.2. Dupliceren......................................................................................32
11.3. Groeperen leveringsbonnen...........................................................32
11.4. Afdrukken.......................................................................................33
11.5. Per mail zenden.............................................................................33
12. HOE EEN WERFOPVOLGING UITVOEREN ?........................................33
13. DE VEREENVOUDIGDE WERFOPVOLGING.........................................34
14. INGAVE TIJD WERKNEMERS.................................................................35
15. HOE DE AANKOPEN BEHEREN ? ..................................................36
15.1. Hoe bestellen ?..............................................................................37
15.2. Automatische herbevoorrading.......................................................38
15.3. Hoe de aankopen ontvangen ?............................................................39
15.4. Hoe leveranciersfacturen aanmaken ?...........................................39
16. HOE PROJECTEN BEHEREN ? ......................................................40
16.1. Hoe een project aanmaken ?.........................................................40
16.2. Hoe een document linken aan een project ?..................................41
17. HOE DE VOORRAAD BEHEREN ?..........................................................41
17.1. Twee manieren van voorraadbeheer..............................................41
17.2. De voorraaddocumenten................................................................42
17.3. De ingave van de inventaris ...................................................43
17.4. De voorraadbewegingen................................................................44
18.HET BEHEER VAN ONDERHOUDSCONTRACTEN EN DIENST NA VERKOOP .........................................................................................45
18.1. De onderhoudscontracten..............................................................45
18.2. De dienst na verkoop.....................................................................46
18.3. Historiek Onderhoud / DNV............................................................47
19. DE PLANNING..................................................................................47
19.1. Voorstelling planning......................................................................48
19.2. Toevoegen, wijzigen en verwijderen van afspraken.......................49
19.3. Toevoegen interventie....................................................................50
19.4. Fiche afspraak................................................................................50
20. FINANCIELE OPVOLGING KLANTEN EN LEVERANCIERS..................51
20.1. Hoe een voorschot ingeven?..........................................................51
20.2. Hoe een betaling klant ingeven?....................................................52
21. BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK....................................................53
21.1. Beheeroverzicht.............................................................................53
21.2. Historiek klanten/prospecten..........................................................53
22. HOE EEN MAILING DOEN ? ...........................................................54
23. HOE BOEKINGENTRANSFEREREN NAAR DE BOEKHOUDING ?................55
23.1. In te vullen opties voor transfer......................................................55
23.2. De transfer......................................................................................56
24. HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER ?...............................56
25. HOE MIJN GEGEVENS ARCHIVEREN ?................................................57
EBP Bouw 7
De gevorderde functies 59
1. DE HERINNERINGEN.............................................................................59
2. VERVALDAGBOEK KLANT......................................................................59
3. DOSSIER ACCOUNTANT........................................................................59
4. DE PERSONALISATIE VAN DOCUMENTEN..........................................59
5. DE STATISTIEKEN...................................................................................60
6. IMPORT PRIJSAANVRAAG .............................................................60
7. HET MENU INTERNET............................................................................60
8 EBP Bouw
Alvorens te starten
Installatie
1.
ALVORENS TE STARTEN
1.1. Toegang technische dienst
De aankoop van de software als licentie geeft recht op het gebruik van onze technische dienst*. Om toegang te hebben moet u uw licentienummer bij de hand hebben en ofwel :
• Belt u. Als de technieker niet vrij is, zal u in wacht gezet worden. 02/737 95 95
• Stuurt u een mail met beschrijving van het probleem support.be@ebp.com
Uren
Maandag tot vrijdag
09u00 tot 17u30
Middagpauze 12u30 tot 13 :30
*Het recht op technische bijstand is afhankelijk van de aankoopdatum, de versie van de software en het onderschreven contract.
1.2. Minimum aanbevolen configuratie
De minimum aanbevolen configuratie voor het gebruik van de toepassing is de volgende:
• Intel Pentium processor 4 –2 gHz of gelijkwaardig
• Geheugen van 512 Kb RAM (1Gb voor Vista),
• Microsoft Windows® XP SP2 of Vista SP1*,
• Een scherm 15’’ minimum is aanbevolen, resolutie 1024 * 768 en 16 bits.
• Microsoft Internet Explorer 6
• Een printer met driver Windows* (inktjet of laser).
* Windows Vista versie 32 bits
EBP Bouw 9
Opmerking
Windows XP of VIsta zijn Microsoft toepassingen die u eerst moet aanschaffen voor de installatie van de software.
1.3. De nodige schijfruimte
De vrije schijfruimte moet 500 Kb zijn.
2.
HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN ?
Opgelet Sluit eerst alle geopende toepassingen af alvorens de installatie op te starten.
1. Plaats de CD-Rom EBP in de lezer van de computer. Het welkomstscherm wordt automatisch geactiveerd. Als dit niet het geval is, klikt u op het menu Start en selecteert u Uitvoeren. U typt het commando: X:\Install.exe waar X de letter is van de CD-Rom lezer. U klikt op OK.
2. Het welkomstscherm verschijnt. Klik op Bouw om de installtie van EBP Bouw te starten.
3. EBP Bouw heeft drie versies: Standaard, Onderhoud en Pro. Selecteer de installatie volgens de aangekochte versie.
4. De installatiewizard van de toepassing is zichtbaar. U volgt de stappen een voor een. U klikt op de knop Volgend om de procedure te starten. De getoonde tekst komt overeen met het licentiecontract dat u verplichtend moet lezen. De installatie en het gebruik van de toepassing is hiervan afhankelijk.
5. Klik op Ik aanvaard de licentievoorwaarden om de gebruikersovereenkomst te aanvaarden voor die toepassing anders kan de installatie niet doorgaan. Klik op Volgende om verder te gaan.
6. U klikt op het gewenste installatietype. Wij raden u aan, bij een eerste installatie, te kiezen voor de knop Volledige installatie.
7. Om bepaalde mappen te bepalen, klikt u op Gepersonaliseerde installatie.
8. De standaard installatiemap is : C:\PROGRAM FILES\EBP\Bouw10.0. Om die te wijzigen, klikt u op de knop Doorlopen.
9. U klikt dan op Installeren om de kopei van de bestanden op uw schijf uit te voeren.
10. Op het einde van de installatie klikt u op de knop Beëindigen om de wizard af te sluiten.
10 EBP Bouw
Hoe de toepassing starten ?
3.
HOE DE TOEPASSING STARTEN ?
U kunt de toepassing starten door te klikken op het icoon op het bureaublad. De toepassing kan ook gestart worden via Start + Programma’s + EBP + EBP Bouw.
4.
HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN?
4.1. Demoversie
Zolang de toegangscode niet ingeven is, blijft de software in demoversie. Dit betekent dat deze beperkt is tot 40 dagen. Daarna is de toepassing beperkt in gegevens : 20 elementen, 20 documenten en de afdrukken krijgen de vermelding "Demonstratie".
Opmerking De software heeft een dossier Demonstratie waardoor u alle functies van de toepassing kan ontdekken. Wij raden u aan om dit dossier te openen zodat u zich de software kan eigen maken.
4.2. Hoe uw activeringscode krijgen?
U moet de software EBP aankopen. Om alle functies te kunnen gebruiken, moet u een activeringscode ingeven die geleverd wordt door EBP.
Klik op de optie "Uw activeringscode krijgen" (menu ? + Activeren toepassing).
De activering van de toepassing gebeurt via de internetsite EBP. De verbinding met onze site is automatisch vanaf de toepassing als u pc over internet beschikt. Vervolgens laat u zich leiden door de instructies op het scherm.
Als u op uw pc niet over internet beschikt, verschijnt er automatisch een bericht dat u de procedure uitlegt.
4.3. Hoe de activeringscode ingeven ?
Bij de opstart van de toepassing wordt het openingsscherm geopend. Daar kiest u de optie Activeer uw toepassing. Het Activeringsscherm opent en u heeft toegang tot volgende zones:
• Handelsnaam
U moet dezelfde handelsnaam ingeven als meegedeeld op uw «Registratiekaart » rekening houdend met de schijfwijze (punten, hoofdletters).
EBP Bouw 11
• Licentienummer
U vult het licentienummer in van « Registratiekaart» die in de doos steekt.
• Websleutel
Die wordt gevraagd om u in te loggen op het klantgedeelte van de site www.ebp.com. Hiermee kan u bijwerkingen downloaden, … .
• Activeringscode
U geeft de code in (4 maal 4 posities) zonder spaties noch punten meegedeeld door EBP.
U valideert door te klikken op de knop OK. Er verschijnt een bericht :
• Als de code correct is ingevoerd, verschijnt een bericht met melding van de versie (bv.: 2007 stand-alone) volgens de code.
• Als de code onjuist is, krijgt u volgend bericht: De ingebrachte code is onjuist. In dat geval kunt u uw code opnieuw ingeven via het menu ? + Activeringscode.
Opmerking Omwille van beveiliging en eens gevalideerd, zal uw code niet meer zichtbaar zijn.
5.
HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN ?
Via menu Via klavier [Ctrl]+[N]
Om een dossier aan te maken in de toepassing activeert u het menu Bestand\ Nieuw.
U komt dan in de wizard aanmaak dossier. Tussen elke stap maakt u gebruik van de knoppen Volgend en Vorig om voort of terug te gaan in de aanmaak van uw dossier.
12 EBP Bouw
hoe mijn dossier aanmaken ?
U geeft de dossiersnaam in, de folder waarin het dossier staat, de tabellen, de gegevens en informatie. U kan uw logo invoegen zodat dit automatisch wordt overgenomen op uw documenten (offerten, facturen, creditnota’s..). Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm.
EBP Bouw 13
6.
WERKSCHERM
De menus
Navigatiebalk.
Het beheeroverzicht*
Snelle toegang tot de meest courante menus.
De vensterbalk
De statusbalk toont berichten of informatie in functie van de status van uw klavier, de wijze van openen in netwerk, huidige user, …
*Het beheeroverzicht wordt getoond vanaf de tweede opening van het dossier.
Herinnering: Wij raden u aan de schermresolutie 1064*768 in te stellen.
14 EBP Bouw
Van start gaan
In de volgende hoofdstukken ontdekt u de hoofdfuncties van de toepassing door uit te leggen hoe het dossier in te stellen, hoe de gegevens aan te maken. Wij begeleiden u ook bij het aanmaken van een offerte, factuur of werfopvolging en de ingave van een betaling.
De opties die de versies Onderhoud of PRO van EBP Bouw betreffen verschijnen respectievelijk de pictogrammen : ou .
Opmerking De functies van de versie Onderhoud zijn ook beschikbaar in de versie PRO.
1.
HOE UW DOSSIER INSTELLEN ?
Na de aanmaak van een nieuw dossier raden wij u aan om naar het menu « Tools\Opties » te gaan en dit met zorg in te vullen omdat bepaalde optie de werkwijze van de software bepalen.
Dit venster bestaat uit twee delen: links de naam van elke optie, rechts de in te brengen informatie.
EBP Bouw 15
1.1. De in te vullen opties
Het is belangrijk om volgende delen in te vullen:
• Nummering: hier bepaald u de nummering van uw documenten, artikels, klanten, enz… die daarna automatisch verhoogt.
Backup: bepaalt of de wizard backup automatisch wordt voorgesteld bij het afsluiten van uw dossier.
• Werken: bepaalt de berekeningswijze die u wenst toe te passen op de werken en de werking voor het bijwerken van de prijzen.
• Documenten: vkeuze hoe de voorraadopvolging beheerd wordt en welk type van vordering toegepast wordt in de vorderingsfacturen.
• Decimalen: het geeft het aantal decimalen weer van uw bedragen, hoeveelheden en eenheden, berekend of ingegeven.
• Boekhouding: hier legt u de link met uw boekhouddossier. U bepaalt uw journalen, klantenrekeningen voor de boekhoudtransfer.
• BTW: u kan tot 5 BTW-percentages en –rekeningen ingeven.
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1.2. De andere opties
De andere opties zijn praktisch zoals het deel Beheeroverzicht waar u de alarmparameters ingeeft en het aantal maanden voor de grafiek zakencijfer. In Diversen - Verkopen kan u de geldigheidsduur van offerten instellen. In Accountant geeft u de gegevens van de boekhouder in zodat die info verschijnt op alle voor hem/haar bestemde documenten (Dossier Accountant). Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm.
1.3. De weergave opties
EBP Bouw levert vele mogelijkheden om de weergave van de toepassing te personaliseren :
• In de opties Algemeen kan u al dan niet de tips of welkomstscherm weergeven, het achtergrondscherm veranderen, keuze weergavebalken, enz..
• U kan het weergavetype van menus wijzigen door de inhoud van de menus te veranderen met alleen de meest gebruikte menus.
• U kan de lijsten personaliseren door de gewenste kolommen te slecteren en sorteringen en filters multi-criteria erop uit te voeren et berekeningen weer te geven.
• Alle lijsten kan u in boomstructuur organiseren dankzij de categorieën
• Via de groeperingsbalk (toegang via menu Weergave) kan u snel de inhoud van lijsten rangschikken.
• In alle fiches (elementen, klanten, leveranciers, enz..) kan u gepersonaliseerde velden aanmaken .
• In alle documenten (offerte, factuur, opvolging, enz..) kan u ingaveschermen instellen door de weer te geven kolommen te kiezen. U kan ook de kleuren en stijlen van alle elementen veranderen die u in ene offerte kan invoegen (Schijven, sub schijven, werken, formules...) Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm.
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1.4. Paswoord
U kan uw dossier bji het openen beveiligen door middel van een paswoord. U gaat hiervoor naar het menu Gegevens + Diversen + Gebruikers.
De gebruiker ADM (Beheerder) is standaard aangemaakt. Om hieraan een paswoord toe te kennen selecteert u die en klikt op de knop Wijzigen.
U vult het paswoord in de zone paswoord en Bevestiging in en valideert de fiche beheerder.
Bij de volgende opstart van het dossier zal de identificatie en het paswoord gevraagd worden.
1.5. Beheer schermen
Er bestaan twee venstertypes in de toepassing: de lijsten en fiches. U kan uw eigen kolommen, filters, sorteringen instellen in de lijsten. De kenmerken van elke van die schermen zijn gedetailleerd in help online in het deel Gebruikershandleiding, Algemene kenmerken of via de toets F1 op elk scherm.
2.
HOE EEN ELEMENT AANMAKEN ?
U kan naar de bibliotheken lijst gaan via:
• Menu Gegevens - Elementen
• Optie Elementen beschikbaar in Favorieten van de navigatiebalk.
De lijst van elementen vermeld het geheel van bibliotheken waarover u beschikt.
Ze heeft het voordeel om elementen afkomstig van uw eigen bibliotheek te scheiden van die komende van partners.
Om de elementlijst samen te stellen kan u een interne bibliotheek aanmaken en/of een prijslijst (of leverancierstarieven) importeren.
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2.1. Aanmaak element in interne bibliotheek
U kunt elementen aanmaken type Materialen, Manuren, Gereedschap, Diversen, Tekst en Werken.
• Werken zijn samengestelde elementen (materialen, manuren, gereedschap, diversen) nodig voor de realisatie van een volledige prestatie.
• Materialen de fysieke elementen met soms inbegrepen de plaatsing
• Manuren is de nodige werktijd
• Gereedschap is algemeen wat in huur heeft en waarvan u het gebruik factureert aan de klant.
• Diversen is eventueel gereedschap dat nodig is voor het werk (bv: handschoenen, helmen, enz..)
• Tekst types kunnen ingevoerd worden in de body van documenten
Om een element aan te maken in de bibliotheek kan u de knoppen [CTRL]+[Inser] van het klavier gebruiken of klikken op TOEVOEGEN onderaan de elementlijst.
De elementfiche wordt geopend. Kies het type Materialen en selecteer de familie, verkoopeenheid in via het icoon en vul een bondige omschrijving in.
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Opmerking
Om een tab te selecteren klikt u erop of gebruikt u de toetsen [ALT] + de onderlijnde letter van de tab.
Geef dan de commerciële en/of technische beschrijving in, onderlijn enkele woorden met behulp van de attributen (vet, cursief, onderlijnd..). - De tab Aanvulling : bepalen van gewicht en volume van een element. In documenten kan u zo het totaal gewicht en volume verkrijgen van elementen. In de versie Onderhoud kunt u het materiaal een waarborgtype en de duur meegeven. In de versie Pro van EBP Bouw kunt u de verschillende verpakkingseenheden beheren tussen de aankopen, verkopen en voorraad.
Hiervoor dient u de aankoop-, voorraad- en verkoopeenheid in te vullen en de toe te passen coëfficiënten te vermelden tussen elke eenheid. De X betekent bevat.
Voorbeeld U koopt lijm in palet. Elke palet bevat 50 kartons die u opslaagt in depot. Elk karton bevat 250 zakken et u verkoop de zakken per eenheid :
- De tab Tarieven: geef de aankoopprijs in en doe Enter. De prijs incl. BTW is automatisch berekend in functie van de percentages algemene kosten en opbrengst ingegeven in de dossieropties. Alle bedragen en percentages zijn wijzigbaar indien nodig.
In deel Manuren kunt u een prijs manuren linken aan de prijs van materiaal meer bepaald als het materiaal verkocht wordt incluis plaatsing. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm legt uit hoe de bedragen berekend worden.
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Vervolgens kan u de fiche vervolledigen door volgende tabs in te vullen :
• Tarief/Promoties: u geeft de uitzonderlijke tarieven in en u ziet de promoties.
• Rekeningen: geef hier de boekhoudrekeningen in gebruikt voor de transfer boekhouding.
• Gelinkte ref.: laat toe om elementen in te voegen die toegevoegd en gefactureerd worden op hetzelfde moment dat u het artikel invoegt.
• Leveran.: u kan tot 10 verschillende leveranciers ingeven voor een element met de aankoopprijs, kotingen, leveringstermijn, kosten, enz...
• Beeld : laat toe om een beeld van het element in te voegen dat automatisch overgenomen wordt op de afdrukken van documenten (lijst elementen, offerte...) met beeld.
Opmerking Bij de aanmaak van een element type Werk heeft u toegang tot de tab Samenstelling om de elementen in te voegen waaruit het werk bestaat en de tab Formule. Dit is een berekeningsblad en dient om het aantal van een of meerdere elementen te berekenen nodig om het werk te realiseren. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vindt u het detail van alle functies gelinkt aan de tabs en elementtypes.
2.2. De bibliotheken van uw partners
Om een (of meerdere) bibliotheek(eken) van uw partners weer te geven moet u eerst alles importeren. De importprocedure en de elementfiches zijn eigen aan elke bibliotheek.
Dan vinkt u in het menu Tools + Opties + Bibliotheken de bibliotheek(eken) aan weer te geven in de elementlijst. U vindt, bovenaan de tabs, in de elementlijst een knop voor elke bibliotheek .
3.
HOE DE FORMULES GEBRUIKEN ?
De formule is een handeling die erin bestaat de aantallen te berekenen van materialen en/of gereedschap nodig voor het realiseren van het werk.
EBP Bouw laat u toe om formules te linken aan werken en verkoopdocumenten. De tab Formule is een berekeningsblad waarin u de handelingen opsomt voor een of meerdere materialen.
Die handelingen kunnen eenvoudig gerealiseerd worden door de berekeningen direct in te geven in de zone Formule of door beroep te doen om de wizard.
EBP Bouw 21
Wij stellen u voor om type formules aan te maken vanaf het menu Gegevens + Diverse + Type formule. Dit zijn berekeningsformules die altijd gebruikt kunnen worden. Enkel de variabelen moeten telkens ingevuld worden.
Hieronder staat een voorlbeeld van een formule aangemaakt met de wizard.
Opmerking U kan het demodossier raadplegen waarin een aantal voorbeelden staan.
3.1. Voorbeeld formule
Vanaf het menu Gegevens + Diverse + Type formule klikt u op Toevoegen onderaan de lijst.
U wenst het volume van een cylinder te berekenen om de hoeveelheid beton te kennen.
De omschrijving: Volume cilinder
In de lijnen van de formule doet u volgende handelingen:
• Voor meer zichtbaarheid typt u volgende commentaar: ‘Afmeting cilinder’. De aanhalingsteken zijn noodzakelijk om de toepassing te melden dat het tekst is.
• Op de 2de lijn typt u de variabele: DIAM= ? en eronder HOOGTE= ? (diameter en hoogte cilinder)
• Op een nieuwe lijn terug commentaar: ‘Oppervlakte cilinder’
• U opent de wizard al klikkend op icoon van de toolbalk.
• In de Functies opent u de rubriek Volume en selecteert u Volcilinder via dubbelel klik.
• De functie verschijnt in de ingave zone. Onderaan komt de formule te staan. In de ingave zone bepaalt u de variabelen met de diameter en de hoogte als volgt: Volcilinder(DIAMETER;HOOGTE)
• Klik op Beëindigen
De formule is aangemaakt. U kan de test uitvoeren door in de kolom Waarden de twee afmetingen diameter en hoogte in te geven. De berekening staat in de kolom Totaal.
Vergeet niet die waarden te verwijderen alvorens te valideren anders staan ze standaard in formule.
22 EBP Bouw
Dan opent u een element type Werk en klikt op tab Formule. U vindt de elementen terug waaruit het werk bestaat.
• Plaatst u op een lijn materiaal en klik op icoon ,
• Selecteer de formule en de handelingen verschijnen.
• Geef de waarden in Diameter en Hoogte.
• De formule berekent automatisch en het totaal is overgedragen in de kolom totaal van de tab Formule en in de kolom hoeveelheid van de tab Samenstelling.
U kan op dezelfde wijze de formules oproepen in de tab Formule van verkoopdocumenten.
4.
HOE EEN KLANT AANMAKEN ?
Om naar de klant- of prospectlijst te gaan, heeft u twee mogelijkheden:
• Selecteer Klanten/Prospecten uit Favorieten van de navigatiebalk,
• Activeer het menu Gegegevens + Klanten / Prospecten.
EBP Bouw 23
De toepassing maakt een onderscheidt tussen klanten en prospecten (mogelijke klanten). Eens een offerte omgezet naar factuur wordt de prospect omgezet naar klant.
Om een klant of prospect aan te maken gebruikt u de toetsen [CTRL] + [Inser] van het klavier.
Vul de gegevens in in de tab Detail en valideer met OK.
In tab Contacten kunt u de lijst en fiches van contacten, gelinkt aan de klant, raaplegen. U kan een nieuw contact toevoegen door de klilkken op icoon Nieuw.
5.
HOE EEN MULTI-TARIEF - PROMOTIE AANMAKEN ?
5.1. Promoties
De promoties worden beheerd vanaf het menu Gegevens + Promoties. U gebruikt de knop Toevoegen om een nieuwe promotie aan te maken.
De begin- en einddatum zijn niet verplicht maar u moet toch minstens een van die datums invullen om de fiche te valideren.
De tab Tarieven / Promoties laat u toe om een promotie in te geven voor een bepaalde cliënt, voor een familie van artikels of voor een familie klanten.
24 EBP Bouw
De minimum hoeveelheid is de hoeveelheid waarop de korting toegepast wordt. Die is bekomstig.
Om de aanmaak van de promotie valideren moet u minstens een kortingspercentage ingeven.
5.2. Tarief
Om uitzonderlijke tarieven aan te maken, gaat u naar de tab Tarieven en Promoties in de fiches Families klanten, Families Elementen, Klanten of Elementen.
Voor de Families Klanten en Klanten moet u een tarief instellen voor een elementcode of voor een bepaalde familie elementen.
Voor de Families Artikel en Artikels moet u een tarief instellen voor een bepaalde klant of voor een familie van klanten.
Opmerking Als u, bij het aanmaken van een tarief, meerdere criteria invult op de tarieflijn zal die lijn voorrang hebben bij de berekening van de korting/promotie in het verkoopdocument.
De minimum hoeveelheid en de verkoopprijs, waarvan de prijs of korting zal toegepast worden, zijn alleen ingeefbaar in de tab van de klant- of artikelfiche.
De begin- en einddatum zijn niet ingeefbaar noch wijzigbaar omdat ze alleen in de promoties bepaald worden.
Opmerking Als er een familie werd ingegeven, is de code niet ingeefbaar (en omgekeerd).
Als er een verkoopprijs staat in de lijn is het onmogelijk om een kortingspercentage in te geven (en omgekeerd).
De volgorde van tarieven geeft niet de voorrangsvolgorde dat in het verkoopdocument genomen wordt.
Het toepassen gebeurt volgens het beheer bepaald in de Opties.
6.
HOE EEN BETALINGSWIJZE AANMAKEN ?
De betalingswijzen worden beheerd vanaf het menu Gegevens + Diverse + Betalingswijzen. Gebruik de knop Toevoegen om er een aan te maken.
De betalingswijzen in EBP Bouw betreffen en de gebruikte betalingswijze en de te genereren vervaldag.
U moet een code en omschrijving ingeven. In het rooster vervaldag geeft u op de lijn de betalingswijze in en het aantal dagen voor de berekening van de vervaldag vanaf de datum aanmaak document.
EBP Bouw 25
De vervaldag zal automatisch berekend worden in verkoopdocumenten. In de Pro kan u meerdere vervaldaglijnen aanmaken voor een betalingswijze. Zo kan u automatisch de vervaldagen van klanten instellen.
Klik op het icoon om een nieuwe lijn in het rooster in te voegen en geef de criteria’s in.
Opgelet De som van de % van de aangemaakte lijnen moeten gelijk zijn aan 100%. BV : Aanmaak betalingswijze met drie vervaldagen: - Eerste lijn met 20% contant, - Tweede lijn met 40% en 30 dagen einde maand, - Derde lijn met 40% en 60 dagen einde maand.
Selecteer dan de betalingswijze in de klantfiche in de tab Beheer zone Betalingswijze. Bij het valideren van de factuur, zullen de vervaldagen (datum, type en bedrag) automatisch berekend worden.
26 EBP Bouw
7.
HOE EEN OFFERTE INGEVEN ?
U kan een offerte aanmaken via :
• Optie Nieuwe offerte van de navigatiebalk,
• Menu Verwerking + Nieuwe offerte,
• Of de lijst van verkoopdocumenten openen via menu Verwerking + Verkoopdocumenten en onderaan klikken op Toevoegen.
Een nieuwe offerte verschijnt.
De offerte bestaat uit drie delen onder de vorm van tabs : de hoofding, de body en de voet. De hoofdgegevens (nummer, klant, Datum, status...) staat bovenaan het venster.
EBP Bouw 27
U heeft een zone Project. Als u een offerte linkt aan een project verschijnt een bericht of u de informatie gelinkt aan het project automatisch wilt overnemen (klant, gegevens, commentaar, enz…).
7.1. De hoofding
In de delen Hoofding en Aanvulling kan u de klant oproepen met behulp van het icoon en icoon om de fiche te zien. Hier kan u ook de gegevens wijzigen. U kan ook de status van de offerte invullen (lopende, aanvaard...).
De geldigheidsdatum wordt automatisch berekend in functie van het aantal dagen bepaald in de dossieropties.
In de zone Gelinkt document kan u aan de offerte een document linken (*.doc, *.pdf, *.xls..) of een plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) en dit afdrukken met de offerte.
De zone Voorraadbeweging is default aangevinkt als u de voorraad beheert op leveringsbonnen en facturen (zie pg 40). Als u dit ontvinkt en documenten genereert vanaf de offerte, zal de voorraad niet verminderd worden.
7.2. De body
De body van de offerte is deel waarin alle elementen van de bibliotheek (intern of extern) worden ingevoegd of zelfs artikels die niet in de lijst staan die u aan de lijst kan toevoegen.
De body is een rooster en om de ingave te vergemakkelijken beschikt u over:
• Een toolbalk juist boven het rooster (F1 voor meer detail). U kan tot 6 niveau’s van schijven ingeven. De knop Ingave volledig scherm is handig als u veel lijnen moet ingeven in de body van het document.
• Als u een omschrijving ingeeft kan u de toolbalk gebruiken om tekst in het vet, onderlijnd, doorstreept te zetten en u kunt de schrijfwijze nazien.
•
•Een ingavescherm volledig instelbaar. Meer dan 40 kolommen (zie help on line) zijn beschikbaar.
• Een soepele ingave : u voegt de elementen in waar u wilt in het rooster, u kan elementen invoegen die niet bestaan in de lijst door direct de omschrijving en prijs in te geven en u kan werken met knippen-kopiëren-plakken werken in het document of van een document naar een ander. De prijzen kunnen gewijzigd worden.
•
28 EBP Bouw
In de tab Formule kunt u de nodige hoeveelheid berekenen voor het realiseresn van de werken en ze direct bijwerken in de offerte (zie pagina 21).
De tab Type brieven laat toe om een briefhoofding of voet toe te voegen dat zal afgedrukt worden op een aparte pagina van de offerte. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm.
•
7.3. De voet
De voet is het totalisatie deel van de offerte. U kan een actualisering ingeven, bijkomende posten, portkosten (ex. of incl. BTW) toevoegen en een bedrag van voorschot ingeven (wordt niet geregistreerd in de betalingen).
Onderaan heeft u twee knoppen: BTW om een overzicht van de bedragen ex. BTW en BTW bedragen per percentage te hebben en Overzicht geeft u de aankoopprijs, de verkoopprijs en de totaalkost per elementtype en de plaatsingstijd en MU uitgedrukt in uren en dagen.
8.
HOE EEN FACTUUR AANMAKEN ?
Om een factuur aan te maken kan u gebruikmaken van :
• Optie Nieuwe factuur vanaf de navigatiebalk,
• Menu Verwerking + Nieuwe factuur,
• Of de lijst van verkoopdocumenten openen via menu Verwerking + Verkoopdocumenten en onderaan klikken op Toevoegen.
Een factuur kan ook aangemaakt worden door de omzetting van een offerte.
De factuur heeft ook drie delen: hoofding, body en voet. Ze hebben dezelfde werking als een offerte (zie hoger). Alle velden worden uitgelegd in de help on line toegankelijk via de toets F1 in elk deel van de factuur.
Opmerking In bestellingen klanten, leveringsbonnen en facturen heeft u: - bijkomende kolommen in de body van het document, - een tab Voorschot om een voorschotfactuur aan te maken of te linken aan uw document. Voor die punten, raadpleeg de help on line om het werkingsprincipe te kennen.
EBP Bouw 29
9. HOE RECUPEL BEHEREN?
Sinds 1 juli 2001 wordt Recupel toegepast op Afgedankte Elektrische en Elektronische Apparaten (AEEA).
7 organisaties staan in voor innen van die belasting en elke organisatie heeft zijn eigen barema.
Wij stellen u standaard de barema’s van de vzw Recupel voor. In EBP Bouw gebeurt de parametrage van Recupel in enkele stappen.
9.1. Aanmaak barema
Om een barema aan te maken, kunt u de fiches ingeven of u selecteert « Aanmaak barema Recupel » bij de aanmaak van het dossier of u importeert het barema.
9.2. Gebruik barema Recupel
Op de elementfiche
Na de aanmaak van uw fiches Barema moet u het barema aan elk element toekennen. Het bedrag Recupel is inclusief BTW.
Standaard bevat de verkoopprijs incl. BTW het bedrag Recupel (bedrag element waarvan Recupel).
In de documenten
Telkens u een element in een document (Offerte, Bestelling, LB, RB, Factuur, Creditnota) oproept, wordt het barema Recupel gelinkt aan dit element automatisch overgenomen. Het totaalbedrag Recupel incl. BTW wordt berekend in functie an het aantal verkochte elementen.
Onderaan elk document Offerte, Bestelling, LB, RB, Factuur, Creditnota) staat het totaalbedrag Recupel (Waarvan Recupel).
Via het menu Afdrukken-Historiek Recupel kunt u een overzicht afdrukken van de gebruikte barema’s Recupel in uw documenten. Al deze stappen worden uitgelegd in de helpfunctie.
10. HOE EEN VORDERINGSFACTUUR AANMAKEN ?
De vorderings- of situatiefacturen worden aangemaakt :
• Vanaf de facturen zelf,
• Via omzetting van een offerte of besteling.
30 EBP Bouw
10.1. Ingave vordering werken
De ingave van vordering gebeurt vanaf de eerste aangemaakte factuur.
U beschikt over bijkomende kolommen in de body van de factuur: % gecumuleerde vordering, % gecumuleerde vordering op hoeveelheid en de gecumuleerde hoeveelheid.
Bepaal in de kolommen de verbruikte hoeveelheid volgens de vordering van de werken. De toepassing herberekent dan het te factureren bedrag (nettobedrag ex. BTW Vordering).
Opmerking
Het % gecumuleerde vordering laat toe om het te factureren bedrag aan de klant te bepalen. In wijze kwantitatief geeft u het % gecumuleerde vordering hoeveelheid in en dit wordt gekopieerd in het % gecumuleerde vordering om het te factureren bedrag aan de klant te berekenen.
In wijze kwalitatief geeft u het te factureren % vordering in onafhankelijk van het % gecumuleerde vordering hoeveelheid om de reële vordering van de werken te bepalen.
De wijze wordt gekozen in de dossieropties (menu Tools + Opties +Document, Ventes.
In alle gevallen kan u de bedragen wijzigen in de kolom MNettobedrag ex. BTW Vordering in de body van de factuur, op de schijven, sub-schijven of werken.
De tab Vordering toont de totaalbedragen (ex. BTW, BTW, incl. BTW, enz..) dat de klant moet betalen in functie van de vordering van de werken ingebracht in de body van de factuur.
De tab Vervaldagen geeft de betalingswijze en de vervaldagen van de factuur weer. U kunt ervoor kiezen om de inhouding waarborg te berekenen op elke vorderingsfactuur of op alleen op de laatste (F1 voor Help).
10.2. Aanmaak nieuwe vorderingsfactuur
Om een nieuwe vordering in te geven selecteert u de aangemaakte factuur uit de lijst verkoopdocumenten en klit u op Vordering in de Navigatiebalk. Een nieuwe factuur wordt geopend, identiek aan de vorige, en u geeft de nieuwe vorderings % in.
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11. OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN
11.1. Omzetten
Het omzetten van een document dient om het oorspronkelijk document om te zetten in een ander documenttype. Het origineel document is dan niet meer wijzigbaar.
Een offerte kan omgezet worden naar een bestelling, leveringbonnen of facturen.
Opmerking
Een document kan slechts éénmaal omgezet worden. Het origineel document wordt bewaard maar kan niet meer gewijzigd of verwijderd worden maar wil gedupliceerd.
Hiervoor moet u de lijst documenten weergeven via menu Verwerking + Verkoopdocumenten. Selecteer het oorspronkelijk document en klik op de knop Omzetten in het deel Navigatie van de navigatiebalk. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info over het omzetten van documenten.
11.2. Dupliceren
U kunt alle documenten dupliceren (behalve voorschotdocumenten) om de inhoud over te nemen. U gebruikt hiervoor de knop Dupliceren onderaan de lijst verkoop-documenten.
11.3. Groeperen leveringsbonnen
Het groeperen van LB gebeurt vanaf de lijst van verkoopdocumenten en de knop Groeperen LB. Het groeperen van LB kan op volgende manieren:
• Groeperen geselecteerde documenten in de tab Leveringsbonnen naar een factuur.
• Groeperen op een periode voor eenzelfde klant (een zelfde voorraaddepot) van alle leveringsbonnen naar een factuur. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info over het omzetten van documenten.
32 EBP Bouw
11.4. Afdrukken
Er worden, met de toepassing, vele standaard afdrukmodellen meegeleverd. Gebruik de toets Afdrukken onderaan het venster van het document en kies het afdrukmodel.
Een afdrukvenster opent en u hebt toegang tot de tabs:
• Kenmerken om de afdrukparameters in te stellen.
• Overzicht voor afdruk. De functies in elke tab worden uitgelegd in de help online (via F1 vanaf elke tab).
11.5. Per mail zenden
Vanaf de navigatiebalk of het afdrukvenster, is het mgelijk om het document per mail te verzenden. Er verschijnt een venster waarin u het afdrukmodel en het formaat kiest. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info hierover.
12. HOE EEN WERFOPVOLGING UITVOEREN ?
De werfopvolging is een intern document waarin u de verbruikte hoeveelheden materialen ingeeft op de werf en vanaf waar u de voorraad zal verminderen.
Het aanmaken ervan gebeurt via het menu Verwerking + Werfopvolging + In detail. De lijst van opvolgingen verschijnt en u klikt onderaan op Toevoegen .
De werfopvolging bestaat uit twee delen : Hoofding en Body.
In de hoofding linkt u de opvolging linken aan het oorspronkelijk document (offerte of factuur), geeft u informatie over de klant en een commentaar in.
In de body geeft u voor elk element (type materiaal, divers, manuren, gereedschap) de kostprijs en de voorziene hoeveelheid in voor die werf. Dan, naargelang de vordering van de werken, kan u telkens in de werfopvolging komen en elementen toevoegen, verwijderen of wijzigen en de verbruikte hoeveelheden bijwerken.
Klik op Uitgaande bon om de uitgaande voorraad volgens de nieuwe verbruikte hoeveelheid aan te maken.
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13. DE VEREENVOUDIGDE WERFOPVOLGING
EBP Bouw stelt een tweede werfopvolging voor: vereenvoudigd. In die opvolging geeft u de bedragen van uw uitgaven in, gerangschikt per uitgavecategorie en u vergelijkt telkens de voorziene uitgaven met de gerealiseerde.
Het aanmaken ervan gebeurt via het menu Verwerking + Werfopvolging + Vereenvoudigd. De lijst van opvolgingen verschijnt en u klikt onderaan op Toevoegen .
In de tabs Hoofding en Aanvulling geeeft u de gegevens van de klant en een omschrijving van de werken in. Via het icoon in de zone Document selecteert u het verkoopdocument (offerte, bestelling, enz..). De totale voorziene aankopen verschijnen onderaan. In de versie Onderhoud kan u een vereenvoudigde opvolging aanmaken vanaf een Code contract om de rentabiliteit te controleren.
Zonder zelfs een Contract in te stellen kan u, via de sneltoets Interventies in de Navigatiebalk de manuren en de verbruikte materialen overnemen.
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In de tabs Materialen/Diversen, Manuren, Gereedschap en Bijkomende kosten, beschikt u over een toolbalk om uitgavelijnen in te voegen, toe te voegen en te verwijderen. Op elke lijn voert u de datum, de uitgave en het bedrag in. In de tabs MU en Gereedschap geeft u de gepresteerde uren in. U roept de werknemer op om de naam en uurkost over te nemen alsook voor het gereedschap.
Opmerking Het ingeven van de werkuren kunnen direct gebeuren via de optie Ingave tijd werknemers (zie pg 35).
Met de tab Overzicht verkrijgt u een synthese van alle uitgaven gelinkt aan de werf gerangschikt per categorie:
• totaal materialen/ diversen
• totaal MU
• totaal gereedschappen
• totaal uren
• totaal bijkomende kosten
Het algemeen totaal staat in de zone Totaal gerealiseerde aankopen in vergelijking met Totaal voorziene aankopen afkomstig van het brondocument (in de hoofding van de werfopvolging).
Als de uitgaven groter zijn dan voorzien (de winst is negatief) zal de toepassing een icoon plaatsen.
Druk de opvolging en de rentabiliteit van de werf af via het menu Afdrukken + Vereenvoudigde werven.
14. INGAVE TIJD WERKNEMERS
De optie ingave tijd werknemers vult de vereenvoudigde werfopvolging aan. U kan hier, werknemer per werknemer, de gepresteerde tijd ingeven op elk van de vereenvoudigde werven.
U selecteert de code werknemer. De al ingebrachte uren voor die werknemer verschijnen in de lijst Gebruik icoon Toevoegen om een nieuwe lijn aan te maken en geef de code werfopvolging, de datum, het aantal uren en de uurkost in.
Opmerking U moet de ingave valideren alvorens een andere werknemer te selecteren.
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Bij validering van de ingave worden de vereenvoudigde werven, waarvoor de arbeiders werkten, bijgewerkt.
15. HOE DE AANKOPEN BEHEREN ?
Het aankoopbeheer is alleen beschikbaar in de versie PRO.
De aankoopdocumenten zijn toegankelijk via de sneltoets Aankoopdocument in de Favorieten van de navigatiebalk.
U komt in de lijst aankoopdocumenten die dezelfde kenmerken heeft als de lijst verkoopdocumenten. De kenmerken worden beschreven in de help on line via de toets F1.
Ook het raadplegen, wijzigen, afdrukken, dupliceren, omzetten en verwijderen van documenten werkt zoals vermeld op pagina 32.
U kan meerdere documenttypess aanmaken: prijsaanvragen, bestellingen, ontvangstbonnen, retourbonnen, facturen en creditnota’s.
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15.1. Hoe bestellen ?
U kan een bestelling plaatsen bij uw leverancier via de optie Automatische herbevoorrading (zie pg 38) of door manueel een bestelling aan te maken.
De bestelling bestaat uit drie tabs: hoofding, body en voet. De hoofdinformatie staat bovenaan en is altijd zichtbaar wat ook de tab is. (behalve bij ingave volledig scherm)
15.1.1. Hoofding
Bevat twee tabs Hoofding en Aanvulling waarin u de leveranciersgegevens, de depot, een werkomschrijving of –commentaar… ingeeft.
15.1.2. Body
Alles wat u wenst te bestellen bij de leverancier wordt ingegeven in de tab Body. Om u te helpen beschikt u over:
• een toolbalk met iconen.
• Een ingavescherm volledig instelbaar (weergave gewenste kolommen en plaats) via het contextueel menu (doe rechterklik).
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U voert de elementen in komende van uw interne bibliotheek of van een prijslijst. De aankoopprijzen komen automatisch overeen met het tarief bepaald in de elementfiche voor de leverancier in de hoofding van de bestelling.
U kan ook niet bestaande elementen ingeven. De ingave van tekst is onbeperkt en kan verwijzen naar type teksten.
Als u veel elementen moet ingeven is het handig om gebruik te maken van de inave in volledig scherm.
U kunt verschillende projecten selecteren op elke lijn van uw bestelling. Zo ziet u in uw eenvoudige werfopvolging elk aankoopdocument waarvan minstens een lijn een project heeft.
15.1.3. Voet
De tab Voet laat u toe om het totaal aankopen te zien, het globaal bedrag van de korting en het totaal ex. BTW. Aan dit bedrag kan u portkosten toevoegen. De knop BTW laat u toe om een overzicht te zien van de bedragen ex. BTW per BTW percentage.
Bij die noodzakelijke tabs vindt u nog de tabs Vervaldagen en Type brieven.
Hiermee kan u respectievelijk de voorschotten zien en een brief toevoegen bij het begin of einde van de bestelling (afgedrukt op aparte bladt) en algemene voorwaarden die onderaan de bestelling komen te staan.
15.2. Automatische herbevoorrading
De wizard Automatische herbevoorrading vindt u in het menu Verwerking + Automatische herbevoorrading.
Dit wizard laat u toe om de te herbevoorraden depot of document te kiezen (offerte of bestelling), de in rekening te nemen hoeveelheid (virtueel of reëel) en de leverancier (hoofd, beste prijs of beste termijn).
Opgelet
Alvorens de leveranciersbestellingen te genereren, moet u in de tab Voorraad van de elementfiche de minimum te bestellen hoeveelheid en minimum voorraad ingesteld hebben en de tab Leveran. .
Volg de stappen van de wizard gebruikmakend van de knoppen Volgend en Vorig om van scherm te veranderen. De helpfunctie (F1) geeft u meer uitleg over de stappen.
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15.3. Hoe de aankopen ontvangen ?
Nadat de bestelling geplaatst is bij de leverancier kan u alles of een deel van de bestelling ontvangen.
Hiervoor selecteert u de leveranciersbestelling en kiest u naar keuze :
• Optie Omzetten in de navigatiebalk. Zo kan u een globale ontvangstbon genereren voor de bestelling (behalve elementen type Manuren)
• Optie Ontvangen in de navigatiebalk. Zo kan u lijn per lijn de ontvangen hoeveelheid ingeven en een ontvangstbon of factuur genereren voor elke gedeeltelijke ontvangst.
De ontvangstbonnen hernemen de gegevens van de hoofding van de originele bestelling. De body bevat de ontvangen elementen en in de voet kunt u een voorschot ingeven dat automatisch geregistreerd wordt in de betalingen leveranciers.
15.4. Hoe leveranciersfacturen aanmaken ?
Een factuur kan aangemaakt worden vanaf de omzetting van een bestelling, ontvangstbon of groepering van ontvangstbonnen. U kan ook direct een factuur aanmaken.
Daarvoor moet u eerst de lijst aankoopdocumenten weergeven via het menu Verwerking + Aankoopdocumenten, klikken op Toevoegen en het documenttype Factuur nemen.
De ingave van een factuur is identiek aan de bestellingen. De vervaldagen worden automatisch berekend in de tab Vervaldagen als de betalingswijze in de leveranciersfiche staat.
Bij het valideren van de factuur zal de voorraad en de GGEK van de elementen bijgewerkt worden. De helpfuncite (F1) geeft u meer uitleg over de aankoopdocumenten.
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16. HOE PROJECTEN BEHEREN ?
De aanmaak van een project is alleen in de versie PRO.
EBP Bouw laat toe om klantprojecten aan te maken waaraan u de verkoop- en aankoopdocumenten, betalingen en een werfopvolging kan linken.
Zo verkrijgt u een synthese over de vordering van de klant dossiers.
16.1. Hoe een project aanmaken ?
Dit kan via de sneltoets Projecten in de Favorieten van de navigatiebalk. De lijst van projecten wordt geopend. Gebruik de toetsen [CTRL] + [Inser] of de knop onderaan Toevoegen om een project aan te maken.
In het scherm van een project vindt u tabs terug per documenttype.
In de tabs Klant en Informatie vult u de klantgegevens, een commentaar, beschrijving in en andere parameters zoals de vertegenwoordiger, de voorziene start- en einddatum van de werken…
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In de tabs Verkopen, Aankopen, Gedetailleerde werfopvolging, Vereenvoudigde werfopvolging en Betalingen vindt u de documenten terug gelinkt aan het project.
16.2. Hoe een document linken aan een project ?
Om meerdere documenten te linken aan eenzelfde project moet u hen een gemeenschappelijk projectnummer toekennen.
U kan op twee manieren te werk gaan:
• In de hoofding van documenten is de zone Project aanwezig. U selecteert of maakt een nieuw project aan met behulp van de iconen en .
• Of u opent een project en gebruikt de toets Toevoegen in de tabs Verkopen, Aankopen, Gedetailleerde werfopvolging, Vereenvoudigde werfopvolging om nieuwe documenten aan te maken. De toepassing stelt u voor om de informatie gelinkt aan het project over te nemen (klantcode, gegevens, commentaar, enz..).
Opmerking De zone project bestaat niet in de betalingen. De betalingen zijn verbonden met een project als ze afgepunt werden met een factuur die zelf ook verbonden is met een project.
Op elke moment kan u een overzicht of een analyse van uw project afdrukken door onderaan op de knop Afdrukken te klikken.
17. HOE DE VOORRAAD BEHEREN ?
17.1. Twee manieren van voorraadbeheer
EBP Bouw stelt twee wijzen voor om de voorraad te verminderen:
• Vanaf leveringsbonnen en facturen klanten,
• Of vanaf de gedetailleerde werfopvolging
De keuze wordt bepaald in de dossieropties Documenten.
Maar u kunt die keuze veranderen bij de aanmaak van een nieuw document door al dan niet de zone Voorraadbeweging in de tab Aanvulling van documenten.
EBP Bouw 41
Opgelet Als u uitzonderlijk de wijze van voorraadbeheer verandert, moet u dit doen bij de aanmaak van de offerte. De zone Voorraadbeweging zal niet meer toegankelijk zijn in het gegenereerde document vanaf de offerte.
Als u ervoor gekozen heeft de voorraad te beheren vanaf de leveringsbonnen of facturen wordt de voorraad verminderd bij de validering van de factuur.
Als u de voorraad beheert vanaf een werfopvolging verschijnt een bericht bij het valideren van de opvolging om een uitgaande bon aan te maken volgens de laatste ingaven.
17.2. De voorraaddocumenten
Vanaf het menu Verwerking + Voorraaddocumenten maakt u inkomende en uitgaande bonnen aan.
Voor elk materiaal geeft u de hoeveelheid in of uit voorraad in.
Bij het valideren van de inkomende bon wordt de voorraad bijgewerkt en de GGEK herberekend.
42 EBP Bouw
De helpfunctie (F1) geeft meer uitleg over de voorraaddocumenten.
De versie PRO is multi-depot. Dit houdt in dat u de voorraad kan beheren op meerdere depots. De depots maakt u aan in het Gegevens + Depots.
In de voorraaddocumenten kan u op elke lijn melden op welk depot de voorraad binnenkomt of buitengaat.
Ook kunt u transferbonnen ingeven voor de transfer van materialen van de ene naar de andere depot.
17.3. De ingave van de inventaris
De ingave van de inventaris is alleen voor de versie PRO.
Hiervoor gaat u naar de lijst voorraaddocumenten, klikt u op Toevoegen en kiest u het type Inventaris. Selecteer het type groepering (familie, groep, lokalisatie) en het depot.
Een vraag verschijnt om u te vragen of u de nieuwe inventarishoeveelheid op nul wil zetten of ze standaard de huidige hoeveelheden overnemen dit om de ingave van de inventaris te vergemakkelijken.
Het inventarisblad staat op de tab Body. Alle elementen opgevolgd in voorraad staan afgebeeld, geklasseerd volgens de gekozen groepering. Er staat: huidige hoeveelheid, voorraadeenheid, GGEK en de huidige voorraadwaarde.
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Om de inventaris in te geven heeft u twee kolommen :
• Nieuwe hoeveelheid (voorraadeenheid) Is de nieuwe hoeveelheid uitgedrukt in voorraadeenheid.
• Nieuwe hoeveelheid (verkoopeenheid) Is de nieuwe hoeveelheid in verkoopeenheid.
Voorbeeld De lijm is opgeslagen in karton en u verkoopt per zak. Bij de inventaris blijft er nog X karton en Y zakken. Geef X in in de kolom Nieuwe hoeveelheid in voorraadeenheid en Y in de kolom Nieuwe hoeveelheid verkoopeenheid. Het totaal van die twee hoeveelheden wordt getoond in voorraadeenheid in de kolom Nieuwe hoeveelheid totaal.
• Nieuwe GGEK Per default is de nieuwe GGEK gelijk aan de huidige GGEK. Toch is dit wijzigbaar.
• Nieuwe totaal aantal Toont het totaal nieuwe hoeveelheden in voorraad (Nieuwe hoeveelheid voorraadeenheid + Nieuwe hoeveelheid verkoopeenheid).
Het totaal van de hoeveelheden vermenigvuldigt met de GGEK laat toe om de nieuwe voorraadwaarde berekenen.
Als de ingave van de inventaris plaatsvindt over meerdere dagen kunt u erop terugkomen en de waarden en hoeveelheden wijzigen zoals u wenst. Als u nieuwe elementen heeft toegevoegd in uw interne bibliotheek kan u ze toevoegen aan de inventaris door te klikken op Herladen.
De voorraadbewegingen worden automatisch bijgewerkt bij de validering van het document.
De elementen in rust die geen voorraad hebben, verschijnen niet de in de body van de inventaris. Indien u die toch uitzonderlijk wilt toevoegen, moet u klikken op de knop Toevoegen element in rust en selecteer het gewenste element.
17.4. De voorraadbewegingen
U kan de historiek van alle voorraadbewegingen vanaf menu Gegevens + Voorraadbewegingen. Kies de gewenste filters en klik op Opzoeken om alles weer te geven.
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Opmerking De voorraadbewegingen kan u snel rangschikken dankzij de groeperingsbalk in het menu Weergave + Groeperingsbalk. Selecteer de kolom naar keuze en plaats ze in de grijze band.
Zo kan u voor elke voorraadbeweging de code, documentnummer, datum, GGEK, voorraadwaarde, enz. raadplegen.
Met de knop Visualiseren gaat u direct naar het document gelinkt aan de beweging.
18. HET BEHEER VAN ONDERHOUDSCONTRACTEN EN DE DIENST NA VERKOOP
18.1. De onderhoudscontracten
Het contractbeheer bestaat uit:
• De ingave en afdruk van contracten
• De periodieke facturatie van die contracten
• Het verlengen of hernieuwen van contracten met afdruk van herinneringsbrief of stilzwijgende verlenging
• De studie van de rentabiliteit van een contract via een eenvoudige werfopvolging
Om een nieuw contract aan te maken gaat u naar het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Contracten. In de lijst contracten klikt u op Toevoegen of u gebruikt de knoppen [Ctrl] + [Inser].
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De help online, via F1 op de contractfiche detailleert de beschikbare functies.
18.2. De dienst na verkoop
Het beheer van de DNV (Dienst na Verkoop) laat u toe om de interventies te volgen vanaf de voorbereiding tot de ingave van het interventierapport.
Vanaf de onderhoudscontracten worden de voor te bereiden interventiefiches automatisch gegenereerd.
Maar u kan ook interventiefiches aanmaken zonder dat ze gelinkt zijn aan een contract (meerbepaald wanneer u een materiaal geïnstalleerd en verkocht hebt en u moet naar de werf gaan).
Als u de interventie voorbereidt, kan u de werknemer bepalen die tussenkomt en het te voorzien gereedschap, de totaal voorziene duurtijd, de verplaatsingkosten en de elementen (code, serienummer, type en duur waarborg, enz...) waarop de interventie betrekking heeft.
U druk de interventiebonnen voor de werknemers af.
De afspraken worden automatisch gegenereerd in de planning of omgekeerd kan u een nieuwe interventie raadplegen of aanmaken vanaf de plannig.
46 EBP Bouw
Interventies aanmaken gebeurt vanaf het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Interventies. De helpfunctie (F1) op de interventiefiche voor een detail over de werking.
Om de opvolging van interventies te vervolledigen, wordt een opvolging van acties (oproep, brief…) voorgesteld vanaf het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Acties.
18.3. Historiek Onderhoud / DNV
Vanaf het menu Gegevens + Onderhoud / DNV + Historiek Onderhoud / DNV vindt u een serienummer een klant, contract, enz… terugvinden. Alle documenten die eraan verbonden zijn : Contracten, Facturen, Interventies, Acties.
De historiek verschijnt gedetailleerd met alle documentlijnen waar de gekozen filter aanwezig is of niet gedetailleerd door de lijst documenten weer te geven waar de gekozen filter verschijnt.
19. DE PLANNING
In de versie PRO laat de planning toe om de afspraken van werknemers en de reservatie van bedrijfsmateriaal en interventies gelinkt aan het onderhoud en DNV in te geven of te visualiseren.
Opmerking
Alvorens naar de planning te gaan moet u de werknemers aanmaken in het menu
Gegevens + Werknemers en het bedrijfsmateriaal in menu Gegevens +Bedrijfsmaterieel.
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Om toegang te hebben tot de planning klikt u op Planning in de Favorieten van de navigatiebalk.
19.1. Voorstelling planning
U kan de planning onder verschillende vormen visualiseren. U beschikt hiervoor over volgende parameters:
• Zicht U kan kiezen tussen een dagelijks gegroepeerd per resource, dagelijks gegroepeerd per dag of maandelijks. - Het zicht dagelijks gegroepeerd per resourcetype toont de dagelijkse planning van werknemers en materiaal. - Het zicht dagelijks gegroepeerd per dag toont de dagen en voor elke dag de lijst van werknemers en materiaal met hun planning. - Het zicht maandelijks toont voor elke werknemer en materiaal alle dagen van de maan met de voorziene afspraken.
• Type resource Hier kiest u tussen de weergave afspraken werknemers of reservaties materiaal in de planning.
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• Resource Toont de afspraken van een werknemer of de reservatie van materiaal.
• Datum Bepaal de weer te geven begindatum van de planning.
• Lijnhoogte Bepaal in pixels, de lijnhoogte in de planning. Dit kan u verhogen of verlagen dankzij de kleine pijltjes in de ingave zone.
• Aantal dagen Geef het aantal weer te geven dagen in.
• Intervals Bepaal de weer te geven intervals in de planning.
Opmerking
De zones Aantal dagen en Intervals zijn niet zichtbaar in het maandelijks zicht van de planning.
19.2. Toevoegen, wijzigen en verwijderen van afspraken
U kan tot 10 verschillende afspraaktypes instellen met hun naam en kleur. U geeft u de openingsuren en middagpauze in die in een andere kleur verschijnen in de planning. Die parametrage gebeurt in de het menu Tools\Opties\Planning.
- Om een afspraak toe te voegen kan u :
• Direct klikken op icoon Toevoegen. De fiche wordt geopend.
• In de planning te staan en icoon Toevoegen gebruiken of contextueel menu en dan Toevoegen. De fiche wordt geopend met de begin- en einddatum al ingevuld.
• In de planning staan, het contextueel menu gebruiken (rechterklik muis) en de optie Toevoegen per type nemen + type afspraak. De fiche wordt geopend met de begin- en einddatum al ingevuld en het gekozen afspraaktype.
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- Om een afspraak te wijzigen, selecteert u het in de planning en dan klikt op icoon Wijzigen van de toolbalk bovenaan de planning of de optie Wijzigen in het contextueel menu via rechterklik. De fiche is geopend en u voert de wijzigen door.
- Om een afspraak te verwijderen, selecteert u het in de planning en dan klikt op icoon Verwijderen van de toolbalk bovenaan de planning of het contextueel menu via rechterklik.
19.3. Toevoegen interventie
In het kader van de DNV, kan u vanaf de planning, een nieuwe interventie aanmaken. Via het contextueel menu selecteert u de optie Nieuwe Interventie. Bij de validering hiervan verschijnt de afspraak in de planning voor elke werknemer en materiaal dat moet tussenkomen. In de fiche Afspraak staat de interventiecode.
Om het detail van een interventie te zien vanaf de planning, selecteert u de afspraak en klikt op Visualiseren Interventie in de navigatiebalk.
19.4. Fiche afspraak
Volgende velden zijn beschikbaar :
• Object Een zone van 100 posities om het onderwerp van de afspraak in te geven. Dit is de omschrijving die in de planning komt onderaan het uur (als het interval het toelaat).
• Begin- en einddatum: Selecteer de begin- en eind dagen/uren met behulp van de pijltjes in de ingave zone.
• Knipperend: Vink dit aan als u wenst dat de afspraak in de planning knippert.
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U heeft een zone Nota’s om de doel van de afspraak aan te vullen en de attributen (vet, kleur, enz...) om de tekst te bewerken.
• Tab Link U kan automatisch de afspraak aan meerdere werknemers linken. Hiervoor vinkt u de vakken aan.
20. FINANCIELE OPVOLGING KLANTEN EN LEVERANCIERS
De betalingen leveranciers is alleen voor de versie PRO van EBP Bouw en werkt op dezelfde manier als de betalingen zie punten 16.2 en 16.3.
20.1. Hoe een voorschot ingeven?
Een voorschotfactuur moet uitgeschreven worden voor elk gestort voorschot voor levering van een goed of dienst.
U kan het direct aanmaken vanaf de lijst verkoopdocumenten van het menu Verwerking of vanaf de tab Voorschot in de bestelling of LB.
Wanneer de dienst of het geleverd is, kan u eindfactuur opstellen en die linken aan een of alle voorschotfactuur(en).
Op de facturen vindt u een overzicht van de gestorte voorschotten met de datum en factuurnummers alsook het detail per percent van het totaalbedrag BTW, betaalde BTW en rest te betalen.
In de dossieropties, deel Boekhouding + Derden staan de rekeningen BTW in wacht en de rekeningen derden voor voorschotten ingevuld.
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Raadpleeg help online (F1), deel Handleiding + Voorschotfactuur om de werking van voorschotfacturen te kennen.
20.2. Hoe een betaling klant ingeven?
Om een betaling klant in te geven gaat u naar menu Verwerking + Klanten + Betalingen. De lijst van al gedane betalingen verschijnt. Klik onderaan op Toevoegen.
Vul de informatie over de klant in en het bedrag. Dan kan u :
• Het totaalbedrag toekennen door dubbele klik op de vervaldag of het bedrag in te geven in de kolom Toegekend bedrag op de desbetreffende vervaldaglijnen.
• Mocht u via de stap afgifte bank gaan, bepaalt u hier ook de bankcode. Bij de transfer naar de boekhouding, zal de betaling naar de bank overgedragen worden.
Opmerking U kan ook een betaling ingeven zonder die aan een vervaldag toe te kennen. Ze zal naar de boekhouding overgezet worden en daar kunt u ze toekennen.
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21. BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK
21.1. Beheeroverzicht
Het beheeroverzicht verschijnt als het dossier opent. Het geeft een synthese van de activiteit.
U ziet er volgende informatie: laatste documenten, te hernemen offerten, verstreken vervaldagen, statistieken en een grafiek met uw zakencijfer per maand.
Tip U kan de documenten openen door erop te klikken.
De gegevens worden bij het openen van het dossier bijgewerkt.
U kan ook de laatste aankoopdocumenten en aankoopstatistieken raadplegen.
21.2. Historiek klanten/prospecten
Vanaf het menu Gegegevens + Historiek klanten kunt u een historiek verkrijgen al dan niet gedetailleerd par element, familie door de periode en het documenttype te kiezen.
EBP Bouw 53
Opmerking Telkens als u de criteria wijzigt moet u klikken op Actualiseren om de lijst bij te werken.
U heeft ook een historiek leveranciers via menu Gegevens + Historiek leveranciers. Raadpleeg de help online (F1) op het scherm beheeroverzicht en historiek voor meer info.
22. HOE EEN MAILING DOEN ?
In versie PRO gaat u naar menu Tools + Mailing klanten /prospecten en u komt in de wizard mailing.
Om die functie te gebruiken moet u beschikken over Microsoft Word versie 97 of hoger.
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Volg de stappen van de wizard waarmee u de klanten en/of prospecten kan selecteren en selecteer het Word document.
Opgelet
De beschikbare velden voor de fusie zijn : Aanspreking, Naam, Adres1,
Adres2, Postcode, Stad, Land, Tel, Fax, GSM, Mail, Website.
U moet ze inlassen in het Word document voor de wizard mailing op te roepen zodat de fusie automatisch gebeurt op het einde van de wizard.
23. HOE BOEKINGEN TRANSFEREREN NAAR DE BOEKHOUDING ?
U kunt boekingen transfereren naar de boekhouding. Om die interface op te zetten moet u een aantal gegevens inbrengen.
23.1. In te vullen opties voor transfer
EBP Bouw heeft een aantal gegevens nodig om de transfer te kunnen uitvoeren :
• In de dosisieropties (menu Tools + Opties) moet u de boekhoudjournalen en de rekeningen ingeven.
• De verkooprekeningen (per BTW percentage) die u gebruikt in te vullen in de elementfiche of de opties.
• De klantrekeningen in de klantfiches.
• De boekhoudrekening bank in de bankfiche of de opties.
• Het boekhoudjournaal bank
EBP Bouw 55
Opmerking De toepassing neemt default de rekeningen in de element-, bank-, klantfiche. Als die niet bestaan worden die van de opties gebruikt.
23.2. De transfer
Om dit uit te voeren gaat u naar het menu Verwerking + Transfer boekhouding, geef de parameters in en start de procedure met de knop Start.
Opmerking U kan boekingen genereren in het volgende formaten : BOB, Winbooks, Solid data, Popsy en EBP Boekhouding.
Wij raden u aan eerst het afdrukvoorbeeld te raadplegen. Dit geeft u de lijst van boekingen die getransfereerd worden.
Klik op Starten om het bestand aan te maken.
24. HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER ?
Het is sterk aanbevolen regelmatig een backup van de gegevens te nemen en minstens twee sets in omloop te hebben.
Opmerking De backup is de enige manier om uw werk terug te vinden als u database verwijderd of beschadigd werd.
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In functie van de grootte van het dossier raden wij u aan om de backup te nemen op een ZIP, USB sleutel of CD-ROM*.
Via het menu Tools + Backup of de optie Backup van de navigatiebalk komt u terecht in de wizard backup waarin u het dossier kan kdiezen en de procdure starten.
De backup kan verlicht worden in functie van de aangevinkte opties. Default wordt alle bewaard (gegevens, modellen en weergaveformaten). Elke stap wordt uitgelegd in de help online (F1).
25. HOE MIJN GEGEVENS ARCHIVEREN ?
Wij herinneren u eraan dat het archiveren van gegevens een aanbevolen handeling is voor het bewaren van uw documenten. Het nemen van de backup blijft echter wel noodzakelijk.
Het is bij het afsluiten van het boekjaar of de boekhoudperiode dat de archiveringsprocedure tussenkomt.
U gebruikt hiervoor de wizard archivering van gegevens in het Tools + Archivering gegevens.
EBP Bouw 57
Selecteer het te archiveren dossier en de plaats van de te genereren bestanden. Start de handeling al klikkend op Beëindigen.
Alle gegevens van uw dossier worden gearchiveerd in een tekstbestand.
De bestanden worden daarna gecomprimeerd in een bestand type Archives_Naamdossier_ddmmjj.zip
De beschrijving van de bestanden staat in het bestand Dictionnaire.xml beschikbaar in het archief.
58 EBP Bouw
De gevorderde functies
Hieronder vindt u de beschrijving van een aantal andere functies waarover EBP Bouw. Het gebruik van die functies staat gedetailleerd uitgelegd in de help on line (F1).
1. DE HERINNERINGEN
Er bestaan twee types herinneringen: herinneringen voor offerten waarvan de geldigheidsdatum overschreden is en de herinneringen klanten betreft de vervallen vervaldagen.
U vindt die afdrukken terug in het menu Afdrukken + Verkoopdocumenten + Offerten en Afdrukken + Betalingen + Herinneringen.
2. VERVALDAGBOEK KLANT
U kan de vervaldagen raadplegen op het scherm en ze afdrukken aan de hand van filters vanaf het menu Verwerking + Klanten + Vervaldagboek en Vervaldagboek + Leveranciers + Vervaldagboek als u over de versie PRO beschikt.
3. DOSSIER ACCOUNTANT
Vanaf het menu Afdrukken + Dossier accountant stellen wij u de afdruk voor van uw facturen en betalingen met de boekhoudrekeningen en alle informatie die de accountant nodig heeft.
4. DE PERSONALISATIE VAN DOCUMENTEN
Vele afdrukmodellen zijn beschikbaar in de toepassing. Alle gegevens kunnen afgedrukt worden vanaf het menu Afdrukken en elk model kan gepersonaliseerd worden door te klikken op Wijzigen model (beschikbaar in elk afdrukvenster).
EBP Bouw 59
5. DE STATISTIEKEN
Met EBP Bouw kan u tal van stastitieken klanten, elementen, betalingen of documenten opvragen onder grafiek of tabelvorm (menu Verwerking + Statistieken). U kan ze afdrukken of exporteren naar Microsoft Excel.
6. IMPORT PRIJSAANVRAAG
EBP Bouw laat u toe om prijsaanvragen over te nemen in het formaat Microsoft Excel.
Na selectie van het te importeren bestand selecteert u een voor een de kolommen van uw prijsaanvraag en duidt u aan met welke kolom ze overeenkomt. U kunt tot 7 kolommen bepalen: Ongebruikt (er is geen import van die kolom), Code (Code element), Nummering lijn, Omschrijving (of beschrijving), Prijs ex. BTW, Verkoopeenheid en Hoeveelheid.
Daarna genereert u de offerte. U hoeft enkel nog de cliënt te kiezen, de cijfers in te vullen en op te slaan.
U doet dit van het menu Tools + Import prijsaanvraag.
7. HET MENU INTERNET
Het menu Internet biedt u de mogelijkheid om de versie van EBP Bouw bij te werken, toegang te hebben tot de technische bijstand, online te ontgrendelen, enz...
Hiervoor moet u toegang hebben tot Internet vanaf uw computer. Selecteer de opties en laat u begeleiden !
60 EBP Bouw
EBP Gestion Commerciale
Pour Windows® XP et Vista
Manuel utilisateur
Table des matières
Ecran d'accueil (logiciel non activé) ........................................................................................................ 1
Comparez ......................................................................................................................................... 1
Evaluez ............................................................................................................................................. 1
Achetez............................................................................................................................................. 1
Activez .............................................................................................................................................. 1
Ecran d'accueil (liste des dossiers) ......................................................................................................... 3
Comment activer le logiciel ? ................................................................................................................... 5
Activation manuelle du logiciel ......................................................................................................... 5
Dossier ..................................................................................................................................................... 7
Ouverture d'un dossier ......................................................................................................................... 7
Fermer un dossier ................................................................................................................................ 8
Arrêter toutes les impressions ............................................................................................................. 9
Quitter ................................................................................................................................................ 10
Nouveau ............................................................................................................................................. 11
Création d'un dossier ..................................................................................................................... 11
Etape 2 : Identification de la société .............................................................................................. 12
Etape 3 : L'adresse ........................................................................................................................ 13
Etape 4 : Le contact ....................................................................................................................... 14
Etape 5 : Choix de la devise........................................................................................................... 15
Recopie .............................................................................................................................................. 16
La recopie ....................................................................................................................................... 16
Recopie des pièces de ventes ....................................................................................................... 17
Recopie des pièces d'achats .......................................................................................................... 18
Recopie des pièces de stock ......................................................................................................... 19
Recopie des paiements clients ...................................................................................................... 20
Recopie des paiements fournisseurs ............................................................................................. 21
Recopie des lignes d'action ............................................................................................................ 22
Recopie des déclarations d'échanges de biens ............................................................................. 23
Recopie des fichiers de base ......................................................................................................... 24
Utilisateurs ......................................................................................................................................... 25
Gestion des utilisateurs .................................................................................................................. 25
Création de droits pour un utilisateur ............................................................................................. 27
Liste des droits ............................................................................................................................... 28
Droits CLIENTS .............................................................................................................................. 28
Droits FOURNISSEURS ................................................................................................................ 28
Droits ARTICLES ........................................................................................................................... 28
Droits COMMERCIAUX .................................................................................................................. 28
Droits MODE DE REGLEMENT ..................................................................................................... 29
Droits BANQUE .............................................................................................................................. 29
Droits FRAIS DE PORT ................................................................................................................. 29
Droits FAMILLES ARTICLES ......................................................................................................... 29
Droits FAMILLES CLIENTS ........................................................................................................... 29
Droits FAMILLES FOURNISSEURS .............................................................................................. 29
Droits PROMOTIONS SOLDES ..................................................................................................... 29
Droits CODE REMISE .................................................................................................................... 29
Droits UNITES ................................................................................................................................ 30
Droits LOCALISATIONS ................................................................................................................ 30
Droits DEVISES ............................................................................................................................. 30
Droits TEXTES STANDARDS ........................................................................................................ 30
Droits DEB ...................................................................................................................................... 30
Droits DIVERS ................................................................................................................................ 30
1. VENTES ................................................................................................................................ 30
Droits DEVIS .................................................................................................................................. 30
Droits COMMANDES ..................................................................................................................... 31
Droits BL ......................................................................................................................................... 31
Droits FACTURES .......................................................................................................................... 31
2. ACHATS ................................................................................................................................ 31
Droits COMMANDES FOURNISSEURS ....................................................................................... 31
Droits BONS DE RECEPTION ....................................................................................................... 31
Droits FACTURES D’ACHAT ......................................................................................................... 31
3. STOCKS ................................................................................................................................ 31
Droits ENTREES ............................................................................................................................ 31
Droits SORTIES ............................................................................................................................. 32
Droits ORDRES DE FABRICATION .............................................................................................. 32
Droits INVENTAIRE ....................................................................................................................... 32
OPERATIONS ................................................................................................................................ 32
OUTILS........................................................................................................................................... 32
INTERNET ..................................................................................................................................... 32
Modification du mot de passe ........................................................................................................ 33
Changement d'utilisateur ................................................................................................................ 34
Utilisateurs connectés .................................................................................................................... 35
Historique des connexions ............................................................................................................. 36
Propriétés ........................................................................................................................................... 37
Paramétrage de la devise locale .................................................................................................... 37
Barèmes DEEE .............................................................................................................................. 38
Le mémo......................................................................................................................................... 39
Infos base de données ................................................................................................................... 40
Coordonnées .................................................................................................................................. 41
Préférences .................................................................................................................................... 46
Taux de TVA et TPF ....................................................................................................................... 67
Configuration de l'impression ............................................................................................................. 69
Configuration de l'impression ......................................................................................................... 69
Options du convertisseur de fichiers - Excel .................................................................................. 70
Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................... 71
Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................... 72
La sauvegarde ................................................................................................................................... 73
La sauvegarde ................................................................................................................................ 73
Que sauvegarder ? ......................................................................................................................... 74
Où sauvegarder ? ........................................................................................................................... 75
Saisie d'un commentaire ................................................................................................................ 76
Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................... 77
Sauvegarde en ligne ...................................................................................................................... 78
La restauration ................................................................................................................................... 79
La restauration ............................................................................................................................... 79
Sélection du fichier de sauvegarde ................................................................................................ 80
Type de restauration ...................................................................................................................... 81
Répertoire de destination ............................................................................................................... 82
Affichage ................................................................................................................................................ 83
La barre d'état .................................................................................................................................... 83
Barre de fenêtres ............................................................................................................................... 84
Le volet de navigation ........................................................................................................................ 85
Options du menu Fenêtre .................................................................................................................. 86
Barres d'outils .................................................................................................................................... 87
Barres d'outils ................................................................................................................................. 87
Barre d'outils Dossier ..................................................................................................................... 88
Barre d'outils Navigation ................................................................................................................ 89
Barre d'outils Données ................................................................................................................... 90
Barre d'outils Formatage texte enrichi ........................................................................................... 91
Barre d'outils Ventes ...................................................................................................................... 92
Barre d'outils Internet ..................................................................................................................... 93
Barre d'outils Achats ...................................................................................................................... 94
Barre d'outils Stock......................................................................................................................... 95
Barre d'outils Opérations ................................................................................................................ 96
Barre d'outils Tiers.......................................................................................................................... 97
Barre d'outils Outils ........................................................................................................................ 98
Barre d'outils Utilisateurs ................................................................................................................ 99
Données .............................................................................................................................................. 101
Table des matières
La fiche Affaire ................................................................................................................................. 101
La fiche Frais de port ....................................................................................................................... 102
La fiche Devise ................................................................................................................................ 103
La fiche Texte standard ................................................................................................................... 104
Les filtres .......................................................................................................................................... 105
Stock ................................................................................................................................................ 106
La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................. 106
La fiche Promotions ou Soldes .................................................................................................... 107
La fiche Unité ............................................................................................................................... 108
La fiche Localisation ..................................................................................................................... 109
Articles .......................................................................................................................................... 110
Familles d'articles ......................................................................................................................... 139
Codes remises ............................................................................................................................. 153
Tiers ................................................................................................................................................. 157
La fiche Contact ........................................................................................................................... 157
Clients........................................................................................................................................... 158
Familles de clients ........................................................................................................................ 191
Fournisseurs ................................................................................................................................. 195
Familles de fournisseurs .............................................................................................................. 206
Commerciaux ................................................................................................................................... 210
La fiche Commercial ..................................................................................................................... 210
Onglet Formules de commissions ................................................................................................ 211
Création d'une formule de commissions ...................................................................................... 212
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 213
Onglet Infos .................................................................................................................................. 214
Onglet Région .............................................................................................................................. 215
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 216
Modes de règlement ........................................................................................................................ 217
La fiche Mode de règlement ......................................................................................................... 217
Les écarts de règlement ............................................................................................................... 219
Les écarts de change ................................................................................................................... 220
Banques ........................................................................................................................................... 221
La fiche Banque ........................................................................................................................... 221
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 222
Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 223
Onglet Infos .................................................................................................................................. 224
Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 225
DEB .................................................................................................................................................. 226
La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 226
La fiche Mode de transport........................................................................................................... 227
La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 228
La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 229
Divers ............................................................................................................................................... 230
La fiche NAF ................................................................................................................................. 230
La fiche Code postal ..................................................................................................................... 231
La fiche Département ................................................................................................................... 232
La fiche Pays ................................................................................................................................ 233
Tableau de bord ............................................................................................................................... 234
Le tableau de bord ....................................................................................................................... 234
Les règlements clients .................................................................................................................. 241
Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 242
Liste des données ............................................................................................................................ 243
La liste des données .................................................................................................................... 243
Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 247
Ventes .................................................................................................................................................. 249
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 249
Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 249
L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 250
Appel du client .............................................................................................................................. 252
Type de facturation ....................................................................................................................... 253
Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 254
Saisie des articles ........................................................................................................................ 255
Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 256
Onglet Infos .................................................................................................................................. 258
Onglet Règlement ........................................................................................................................ 259
Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 260
Onglet Echéances ........................................................................................................................ 262
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 263
Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 264
La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 264
Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 265
Liste des devis .............................................................................................................................. 266
Liste des commandes .................................................................................................................. 267
Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 268
Liste des factures ......................................................................................................................... 269
L'avoir ........................................................................................................................................... 270
Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 271
Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 281
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 281
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 282
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 283
Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 284
Livraison des commandes............................................................................................................ 284
La livraison partielle ...................................................................................................................... 285
Traitement des commandes ......................................................................................................... 286
Relances .......................................................................................................................................... 287
Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 287
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 288
Les relances des Devis ................................................................................................................ 289
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 290
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 290
Achats .................................................................................................................................................. 291
Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 291
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 292
Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 292
Entête de pièce ............................................................................................................................ 293
Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 294
Type de facturation ....................................................................................................................... 295
Pied de pièce ................................................................................................................................ 296
Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 297
Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 298
La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 298
Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 299
Liste des bons de réception ......................................................................................................... 300
Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 301
La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 302
Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 303
Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 304
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 304
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 305
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 306
Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 307
Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 307
La réception partielle .................................................................................................................... 308
Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 309
Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 309
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 310
Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 311
Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 312
Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 313
Table des matières
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 314
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 314
Stock .................................................................................................................................................... 315
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 315
Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 315
La saisie des articles .................................................................................................................... 316
Onglet Infos .................................................................................................................................. 317
Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 318
La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 318
Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 319
Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 320
Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 321
Liste des inventaires ..................................................................................................................... 322
Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 323
Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 324
L'inventaire ................................................................................................................................... 324
Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 325
Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 326
Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 327
Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 327
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 328
Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 329
Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 330
Intervalle de sélection ................................................................................................................... 331
Modification du tarif ...................................................................................................................... 332
Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 333
Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 334
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 335
Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 336
Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 336
Choix des données à modifier ...................................................................................................... 337
Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 338
Intervalle des articles .................................................................................................................... 339
Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 340
Modification du tarif ...................................................................................................................... 341
Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 342
Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 342
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 343
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 344
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 345
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 346
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 347
Opérations ........................................................................................................................................... 349
Ecart de règlements ......................................................................................................................... 349
Règlements clients ........................................................................................................................... 350
Les règlements clients .................................................................................................................. 350
Affectation du paiement................................................................................................................ 352
Affectation du règlement .............................................................................................................. 353
Remise en banque ........................................................................................................................... 354
La remise en banque .................................................................................................................... 354
Modifier le RIB .............................................................................................................................. 356
Lettre de change relevé................................................................................................................ 357
Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 358
Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 359
Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 359
Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 361
Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 362
Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 362
Opération de virement .................................................................................................................. 363
Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 364
Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 365
Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 365
Sélection des clients ..................................................................................................................... 366
Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 367
Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 368
Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 369
Génération automatique des paiements ...................................................................................... 370
Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 371
Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 371
Options du transfert comptable .................................................................................................... 372
Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 373
Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 374
Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 375
Lettres de relance ............................................................................................................................ 376
La lettre de relance ....................................................................................................................... 376
Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 377
DEB .................................................................................................................................................. 378
La DEB ......................................................................................................................................... 378
Validation de la DEB .................................................................................................................... 379
Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 380
Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 381
Impression de la DEB ................................................................................................................... 382
Facturation périodique ..................................................................................................................... 383
Génération des factures périodiques ........................................................................................... 383
Mise à jour des facturations périodiques ...................................................................................... 384
Récapitulatif de la mise à jour ...................................................................................................... 385
Alertes .......................................................................................................................................... 386
Classification des clients .................................................................................................................. 388
Définition des classifications ........................................................................................................ 388
Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 389
Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 391
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 393
Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 395
La mise à jour de la classification ................................................................................................ 396
Une sélection de clients ............................................................................................................... 397
Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 398
Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 399
EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 400
Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 401
Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 421
Impressions ......................................................................................................................................... 423
Sélection des affaires ....................................................................................................................... 423
Sélection des articles ....................................................................................................................... 424
Sélection des clients ........................................................................................................................ 425
Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 426
Sélection des devises ...................................................................................................................... 427
Sélection des familles articles .......................................................................................................... 428
Sélection des familles clients ........................................................................................................... 429
Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 430
Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 431
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 432
Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 434
Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 435
Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 436
Impression de la relation client ........................................................................................................ 437
Impression des étiquettes ................................................................................................................ 438
Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 439
Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 440
Impression des encours dépassés .................................................................................................. 441
Impression des paiements ............................................................................................................... 442
Table des matières
Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 443
Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 444
Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 445
Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 446
Pièces .............................................................................................................................................. 447
Impression des pièces .................................................................................................................. 447
Options d'impression des pièces .................................................................................................. 448
Traites .............................................................................................................................................. 449
Impression des traites .................................................................................................................. 449
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 450
Liste des pièces ............................................................................................................................... 451
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 451
Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 452
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 453
Journaux .......................................................................................................................................... 454
Ventes .......................................................................................................................................... 455
Achats........................................................................................................................................... 457
Courriers et lettres types .................................................................................................................. 459
Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 459
Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 460
Création d'un classeur .................................................................................................................. 461
Création d'une lettre ..................................................................................................................... 462
Données ........................................................................................................................................... 463
Impression des affaires ................................................................................................................ 463
Impression des articles ................................................................................................................. 464
Impression des clients .................................................................................................................. 465
Impression des commerciaux ...................................................................................................... 466
Impression des familles d'articles................................................................................................. 467
Impression des familles de clients ............................................................................................... 468
Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 469
Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 470
Impression des textes standards ................................................................................................. 471
Banques ....................................................................................................................................... 472
Codes remises ............................................................................................................................. 474
Devises ......................................................................................................................................... 476
Frais de port ................................................................................................................................. 478
Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 480
Localisations / Rayons ................................................................................................................. 482
Modes de règlement ..................................................................................................................... 484
Promotions ou soldes ................................................................................................................... 486
Unités ........................................................................................................................................... 488
DEB .............................................................................................................................................. 490
Divers ........................................................................................................................................... 499
Historique des ventes ...................................................................................................................... 508
Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 508
Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 509
Historique des achats ...................................................................................................................... 510
Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 510
Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 511
Statistiques....................................................................................................................................... 512
Impression des commissions commerciaux................................................................................. 512
Articles .......................................................................................................................................... 513
Clients........................................................................................................................................... 515
Fournisseurs ................................................................................................................................. 519
Stock ................................................................................................................................................ 522
Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 522
Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 523
Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 524
Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 525
Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 526
Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 527
Outils .................................................................................................................................................... 529
Recalcul des données ...................................................................................................................... 529
Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 530
Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 531
Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 532
Le journal des évènements .............................................................................................................. 533
Champs personnalisés .................................................................................................................... 534
Les champs personnalisés ........................................................................................................... 534
Agenda ............................................................................................................................................. 538
L'agenda ....................................................................................................................................... 538
Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 539
Options de l'agenda ..................................................................................................................... 540
Suppression de données ................................................................................................................. 541
Suppression de données.............................................................................................................. 541
Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 542
Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 543
Suppression des paiements ......................................................................................................... 544
Archivage des données ................................................................................................................... 545
Archivage des données ................................................................................................................ 545
Import paramétrable ......................................................................................................................... 546
Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 546
Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 547
Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 548
Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 549
Import du fichier articles ............................................................................................................... 550
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 551
Import du fichier clients ................................................................................................................ 552
Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 553
Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 554
Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 555
Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 556
Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 557
Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 558
Export paramétrable ........................................................................................................................ 559
Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 559
Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 560
Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 561
Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 562
Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 563
Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 563
Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 564
Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 565
Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 566
Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 567
Import Devis Flash ....................................................................................................................... 567
Internet ................................................................................................................................................. 571
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 571
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 572
Envoi des données ....................................................................................................................... 572
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 573
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 574
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 575
Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 576
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 577
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 578
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 579
La préparation des données ........................................................................................................ 580
Télécharger les commandes............................................................................................................ 581
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 581
Table des matières
Sélection de la période ................................................................................................................. 582
Choix du client .............................................................................................................................. 583
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 584
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 584
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 585
Choix du format d'export .............................................................................................................. 586
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 587
Création du fichier XML ................................................................................................................ 588
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 589
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 589
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 590
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 591
Menu ? ................................................................................................................................................. 593
Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 593
A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 594
Divers ................................................................................................................................................... 595
Félicitations ...................................................................................................................................... 595
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 596
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 598
Internet ................................................................................................................................................. 601
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 601
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 602
Envoi des données ....................................................................................................................... 602
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 603
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 604
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 605
Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 606
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 607
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 608
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 609
La préparation des données ........................................................................................................ 610
Télécharger les commandes............................................................................................................ 611
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 611
Sélection de la période ................................................................................................................. 612
Choix du client .............................................................................................................................. 613
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 614
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 614
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 615
Choix du format d'export .............................................................................................................. 616
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 617
Création du fichier XML ................................................................................................................ 618
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 619
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 619
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 620
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 621
Menu ? ................................................................................................................................................. 623
Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 623
A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 624
Divers ................................................................................................................................................... 625
Félicitations ...................................................................................................................................... 625
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 626
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 628
Index .................................................................................................................................................... 631
1
Ecran d'accueil (logiciel non activé)
Le logiciel est livré en version d’évaluation. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limitée à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs.
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP.
Evaluez
Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation.
Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de gestion commerciale RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP.
Activez
Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel.
3
Ecran d'accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
Ouvrir un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir,
Ouvrir le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration,
Ouvrir un dossier non listé : cliquez sur Parcourir,
Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier,
Ouvrir un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix.
Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier.
5
Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
7
Dossier
Ouverture d'un dossier
Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :
A partir du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + EBP Gestion Commerciale 13.0 pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé, et que vous avez coché dans la liste des dossiers l'option Ouvrir le dernier dossier ouvert au lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier + Ouvrir.
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Gestion Commerciale vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur l'ascenseur pour monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus.
Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir. EBP Gestion Commerciale propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Partage\Dossiers\). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier *.EGC qui apparaît pour accéder à votre gestion.
A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EGC).
Si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire.
Gestion
8
Fermer un dossier
Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Cette commande est appelée de façon implicite par Gestion Commerciale lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation. Lorsque vous sélectionnez cette option, la liste des dossiers est affichée et un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que quatre menus (Dossier, Affichage, Internet et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles.
Dossier
9
Arrêter toutes les impressions
La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les impressions en cours.
Gestion
10
Quitter
La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier.
Dossier
11
Nouveau
Création d'un dossier
Pour créer un dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie, cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire. Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP\Partage\Dossiers\raison sociale. Dans le répertoire EBP\Dossiers sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en cliquant sur . A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation du dossier. Lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la suppression et la sauvegarde d'un dossier. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 2 : Identification de la société Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise
Gestion
12
Etape 2 : Identification de la société
Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise
Dossier
13
Etape 3 : L'adresse
Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 4 : contact Etape 5 : Choix de la devise
Gestion
14
Etape 4 : Le contact
Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici la dernière étape de la création d’un dossier : Etape 5 : Choix de la devise
Dossier
15
Etape 5 : Choix de la devise
En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros. Cependant, pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs, d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier.
Gestion
16
Recopie
La recopie
Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du menu Dossier. La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données (pièces, articles, clients, fournisseurs, …). Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de ventes Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Dossier
17
Recopie des pièces de ventes
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons, factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Gestion
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Recopie des pièces d'achats
Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions, factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Dossier
19
Recopie des pièces de stock
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Gestion
20
Recopie des paiements clients
Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Dossier
21
Recopie des paiements fournisseurs
Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Gestion
22
Recopie des lignes d'action
Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les lignes d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails, Courriers). Indiquez alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes d’action. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Dossier
23
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici la dernière étape de la recopie : Recopie des fichiers de base
Gestion
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Recopie des fichiers de base
Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients … sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Dossier
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Utilisateurs
Gestion des utilisateurs
La gestion des utilisateurs n’est pas disponible en version Standard. Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs.
Quelques grands principes
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous les dossiers. La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit. Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à un dossier : créer ou supprimer une facture. Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut donc, selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon les dossiers ouverts.
Comment préparer votre gestion des utilisateurs
Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité. Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui ont été attribués. Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela, placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot de passe dans l’onglet Accès. Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création d’un nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code.
Comment créer un utilisateur
1) Vous débutez avec l’option : Sans dossier ouvert, vous devez d’abord désactiver l’option Désactiver la gestion des utilisateurs depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres paramétrages liés à cette option. 2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux : Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant l’ouvrir en tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK. 3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur.
Gestion
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Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour l’ensemble des dossiers. Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de connaître le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici. Exemple de création de droits pour un utilisateur
Dossier
27
Création de droits pour un utilisateur
Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers parmi 5 dossiers. Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock. Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier. Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et modifier les pièces d’achat. Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs personnalisés. La démarche à suivre est la suivante :
1. Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration ce qui implique que vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la commande Changer d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateur et saisissez dans code utilisateur ADM et un mot de passe si nécessaire.
2. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez paramétrer des droits spécifiques. Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des dossiers. Ces droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers.
Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques Ventes, Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces d’achat et Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez Maintenance.
3. Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration et sélectionnez votre nouvel utilisateur.
Par défaut, dans tous les carrés sera indiqué DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez Consultation clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique Pièces, double-cliquez sur la sous-rubrique Ventes puis Devis et cochez l’option Gestion devis. Faites de même pour les commandes, bons de livraison et factures. 4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en choisissant les options et menus que vous souhaitez autoriser.
Gestion
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Liste des droits
Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui leur sont associées.
Paramétrage des impressions
DOSSIER
Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration
Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs
Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF
FICHIERS
Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord
Droits CLIENTS
Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML
Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures, Encours dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures,
Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)
Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables
Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression clients : Supprimer
Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées
Import/Export clients: Import/Export
Droits FOURNISSEURS
Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML
Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque Fournisseurs, Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures,
Décaissements fournisseurs : Décaissements fournisseurs, Impression (Bordereaux de décaissement)
Consultation des écritures comptables fournisseurs: Consultation des écritures comptables
Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression fournisseurs : Supprimer
Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées
Import/Export fournisseurs : Import/Export
Droits ARTICLES
Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML
Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage
Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement
Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs
Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression articles : Supprimer
Statistiques articles : Statistiques Articles
Import/Export articles: Import/Export
Droits COMMERCIAUX
Dossier
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Consultation commerciaux: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion commerciaux: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commerciaux: Supprimer
Statistiques commerciaux: Commissions commerciaux
Droits MODE DE REGLEMENT
Consultation mode de règlement: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion mode de règlement: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression mode de règlement: Supprimer
Droits BANQUE
Consultation banque: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion banque: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression banque: Supprimer
Droits FRAIS DE PORT
Consultation frais de port: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion frais de port: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression frais de port: Supprimer
Droits FAMILLES ARTICLES
Consultation familles articles: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles articles: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles articles: Supprimer
Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles
Droits FAMILLES CLIENTS
Consultation familles clients: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles clients: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles clients: Supprimer
Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients
Droits FAMILLES FOURNISSEURS
Consultation familles fournisseurs: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression famille fournisseurs: Supprimer
Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs
Droits PROMOTIONS SOLDES
Consultation promotions ou soldes : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion promotions ou soldes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression promotions ou soldes : Supprimer
Droits CODE REMISE
Consultation code remise: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion code remise: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Gestion
30
Suppression code remise: Supprimer
Droits UNITES
Consultation unités: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion unités: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression unités: Supprimer
Droits LOCALISATIONS
Consultation localisations: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion localisations: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression localisations: Supprimer
Droits DEVISES
Consultation devises: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion devises: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devises: Supprimer
Droits TEXTES STANDARDS
Consultation textes standards: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion textes standards: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression textes standards: Supprimer
Droits DEB
Consultation DEB: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion DEB: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression DEB: Supprimer
Droits DIVERS
Consultation divers: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion divers: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression divers: Supprimer
Import Codes Postaux : Import
PIECES
Impression Pièces
1. VENTES
Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande, BL, Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique - Ventes
Impression listes des pièces - Ventes
Droits DEVIS
Traitement devis: Regroupement, Transfert
Gestion devis: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devis: Supprimer
Dossier
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Droits COMMANDES
Traitement commandes: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle
Gestion commandes: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes: Supprimer
Droits BL
Traitement BL: Regroupement, Transfert
Gestion BL: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression BL: Supprimer
Droits FACTURES
Traitement factures: Transfert
Gestion factures: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures: Supprimer
2. ACHATS
Consultation pièces d'achat: Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique - Achats
Impression listes des pièces - Achats
Droits COMMANDES FOURNISSEURS
Traitement commandes fournisseurs: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle
Gestion commandes fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes fournisseurs: Supprimer
Droits BONS DE RECEPTION
Traitement bons de réception: Regroupement, Transfert
Gestion bons de réception: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression bons de réception: Supprimer
Droits FACTURES D’ACHAT
Traitement factures d'achat: Transfert
Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable
Gestion factures d'achat: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures d'achat: Supprimer
3. STOCKS
Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie, OR, Inventaire, Etiquettes), Visualiser
Droits ENTREES
Gestion
32
Gestion entrées: Nouveau, Enregistrer
Suppression entrées: Supprimer
Droits SORTIES
Gestion sorties: Nouveau, Enregistrer
Suppression sorties: Supprimer
Droits ORDRES DE FABRICATION
Suppression ordres de fabrication: Supprimer
Droits INVENTAIRE
Gestion inventaire: Nouveau, Enregistrer
Suppression inventaire: Supprimer
OPERATIONS
Ecart de règlement: Ecart de règlements
DEB : Déclaration, Impression de la DEB
Transfert comptable : Transfert en comptabilité
Facturation périodique : Facturation périodique
Bascule euros : Basculement en euros
OUTILS
Champs personnalisés
Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression
Filtres
Agenda
INTERNET
Fonctionnalités Internet
Dossier
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Modification du mot de passe
Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur.
Gestion
34
Changement d'utilisateur
Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier.
Dossier
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Utilisateurs connectés
Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la possibilité de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc la commande Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs. La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur connecté, vous obtenez les informations suivantes :
Le code de l’utilisateur connecté,
Le nom de l’utilisateur,
Son e-mail,
Sa fonction,
Son numéro de téléphone,
La date de la connexion,
L’heure de la connexion,
Le nombre de connexions,
Le nom de l’ordinateur.
Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs.
Gestion
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Historique des connexions
L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier depuis sa création. Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et il est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :
Le nom de l’ordinateur,
La date de connexion,
L’heure de connexion,
Le nom de l’utilisateur.
Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs n’est pas activée. Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran. Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre.
Dossier
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Propriétés
Paramétrage de la devise locale
Dans cette fenêtre, est indiquée la devise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier pour valoriser tous vos documents. La zone se grise dès que vous créez un article. En revanche, tant que vous n’avez rien créé, la zone est accessible et vous pouvez alors modifier la devise.
Gestion
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Barèmes DEEE
La DEEE est une taxe pour les Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques applicable depuis le 15 Novembre 2006. Ce sont 4 organismes qui ont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons, par défaut, les barèmes de la société Eco-systèmes. Si, dans la liste des barèmes, ils n’apparaissent pas, sélectionnez l’option Réinitialiser les barèmes DEEE depuis le menu contextuel. Cependant, vous pouvez créer d’autres barèmes. Pour créer un nouveau barème à partir de la liste des barèmes (menu Dossier + Propriétés + Barèmes DEEE), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le libellé du barème, le montant TTC et la description longue. Vous devrez ensuite indiquer dans les familles d’articles ou les articles, le barème qui est applicable. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Dossier
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Le mémo
Saisissez ici des informations concernant le dossier en cours. Elles pourront être affichées automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour activer automatiquement l'apparition de ces informations, décochez la case Ne plus afficher cette boîte par la commande Notes du menu Dossier + Propriétés.
Gestion
40
Infos base de données
Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données.
Dossier
41
Coordonnées
Onglet Identification
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre, ou le clic de votre souris. Le Numéro de TVA Intra-communautaire correspond à l’ancien NII, et le NAF au Numéro d’Appartenance Française (anciennement APE).
Gestion
42
Onglet Contact
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Dossier
43
Onglet Adresse
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + entrée en même temps après avoir saisi votre première ligne d’adresse.
Gestion
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Onglet Sécurité
Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe général qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque utilisateur). Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l'oubliez pas !!
Dossier protégé
Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et à sa confirmation.
Mot de passe et Confirmation
Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe.
Dossier
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Onglet Dossier
Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de données.
Gestion
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Préférences
Bouton Articles
Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles.
Choix du tarif
Définissez l’intitulé, le coefficient et la TVA à appliquer pour les 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés automatiquement à la création des familles d’articles et des fiches articles qui n’ont pas de famille.
Codification automatique de l'article
Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le code article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la désignation selon le principe suivant : Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant : ART0001 pour une codification sur 7 caractères ARTI0001 sur 8 caractères ARTI00001 sur 9 caractères ... Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise.
Libellé des variables de la formule de calcul
Par défaut, nous proposons la longueur, la largeur et la hauteur comme opérande de la formule pour calculer le coefficient multiplicateur au niveau de la fiche article et de la fiche famille article. Néanmoins, si vous n’utilisez pas ces données et que vous souhaitez réaliser cette formule suivant d’autres critères, vous avez ici la possibilité de changer le nom des variables.
Dossier
47
Bouton Formats
Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités.
Liste des formats
La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression.
Nouveau
Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant.
Modifier
Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que les formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé.
Supprimer
Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système. Seuls les formats que vous avez créé peuvent être supprimés.
Défaut
Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type.
Test
Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En face, dans la zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression.
Aperçu
Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il sera à l'impression.
Gestion
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Création d'un format
Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton Formats. Cliquez sur le bouton Nouveau et vous êtes alors en mode Assistant. Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à créer. Ensuite, vous devez définir les propriétés du format. Les formats sont applicables dans les modèles d’impression.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez :
Le symbole décimal,
Le nombre de chiffres après la virgule,
La devise (symbole et valeur),
Le séparateur de milliers,
L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),
L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),
L’affichage en toutes lettres.
Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun.
Format Date
Déterminez la couleur et le format de date.
Format Heure
Déterminez la couleur et le format de l’heure.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Dossier
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Bouton Général
Cet onglet permet de définir différents paramètres de fonctionnement.
Banque
Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque en version millésimée (mono-banque).
Pays
Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut.
Activer le mode Client-Serveur
IMPORTANT !! Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses de traitement.
Sauvegarder les informations de l’imprimante
Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas l’imprimante par défaut de Windows.
Gestion
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Bouton Décimales
Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos montants, quantités, prix, taux, volumes et poids. Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où des pièces et des règlements ont été saisis. Exemple Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658.50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un règlement du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €. Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à payer ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 – 1658.50 = 0.50 soit 1 €).
Dossier
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Bouton Pièces
Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, d’achats, de stocks et de ventes.
Calcul du poids
Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche article, vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le logiciel convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici. Options générales
Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock
Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa validation.
Génération automatique des factures périodiques
***Non disponible en version millésimée*** A activer uniquement si vous avez défini des factures périodiques. Permet d’obtenir la liste des factures périodiques arrivées à échéance dès l’ouverture du dossier. Sinon, la génération des factures devra être lancée manuellement par la commande Facturation Périodique du menu Opérations.
Comptabilisation des avoirs en négatif
Permet de traiter les avoirs en négatif dans votre comptabilité et d’obtenir de ce fait, le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif.
Gestion
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Bouton Devis
Cet onglet permet de paramétrer les informations relatives à l'état des devis.
Durée de validité des devis
La durée de validité des devis est par défaut fixée à 30 jours. Cette durée va permettre de calculer une date de validité pour un devis. Lorsque cette date est arrivée à échéance, les devis En cours pourront alors être relancés.
Autoriser la modification des devis en cours
Un devis dont l’état est En cours n’est par défaut pas modifiable. L’option Autoriser la modification des devis en cours permet de les modifier.
Dossier
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Bouton Pièces : options pour les ventes
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce de vente, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer.
Choix du mode de TVA
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Priorité code remise
Vous avez la possibilité d’indiquer dans les fiches clients et articles une grille de remise. Par conséquent, vous devez indiquer quelle remise doit être prioritaire en facturation. Ainsi, en fonction de votre choix, la remise client ou la remise article sera prise en compte lors de la facturation. En revanche, dans la cas où vous paramétrez, la remise en priorité sur le client et qu’aucune grille de remise n’est disponible dans la fiche client, le logiciel reprendra automatiquement la grille paramétrée dans la fiche article et inversement.
Contrôler le tarif des articles composants (en cours de saisie des lignes de pièces de vente)
Cette option permet de vérifier, lors de la facturation d’un article composé à un client, que son prix d’achat est égal aux prix des articles composants. Si ce n’est pas le cas, un message vous précise de vérifier la composition des tarifs de cet article composé. Cette option n’est valable que si votre dossier de Gestion Commerciale provient de la version 3 et qu’il a été converti en version 7.
Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes clients et Bons de livraison
Cette fonctionnalité permet lors de la création d’un devis, commande client ou bon de livraison l’accès au numéro de pièce. Celui-ci sera automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro de pièce paramétré dans le bouton Numéros de pièce mais la zone sera accessible ce qui vous permettra de saisir un numéro différent. Cette option est utile pour les personnes qui utilisent des carnets à souche puisqu’ils auront la possibilité d’indiquer sur leur pièce de vente le numéro figurant sur la souche.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code client. Cette option permet d’effectuer la recherche sur la raison sociale du client.
Avertissement d’une vente à perte
Cette option permet d’obtenir un message d’avertissement lors de la facturation client si vous facturez un article à un prix de vente inférieur à son prix de revient. Le logiciel vous prévient et vous demande de confirmer l’opération.
Activer la validation des factures ou avoirs
Si vous cochez cette option, lors de l’impression des factures et des avoirs, la mention Provisoire apparaît en travers de l’édition tant que la pièce n’est pas validée. La pièce peut également être modifiable. En revanche, dès que la pièce est validée, la mention n’est alors plus éditée et la pièce n’est plus modifiable. En cochant cette option, la fonction Valider la facture apparaît alors dans le volet de navigation depuis la liste des factures de ventes.
Gestion
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Valider les factures issues d’un transfert, regroupement ou livraison
Si vous cochez cette option, lors d’un regroupement, d’un transfert ou d’une livraison, la facture résultant de l’opération sera alors validée, elle ne passera donc pas par l’état provisoire et ne sera pas modifiable.
Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs
Avec la mise en application du BOI, les factures de ventes et les factures d’acompte sont numérotées sur une séquence chronologique. Or, cette option permet de numéroter des factures ou des factures d’acompte avec une date antérieure à la facture la plus récente. Cependant, une action est alors générée dans un journal afin de conserver une trace de toutes les factures et factures d’acompte créées avec une date antérieure à la facture la plus récente. Si vous créez une pièce avec une date antérieure à l’enregistrement ou à la génération de la pièce, un message d’avertissement est alors affiché.
Exclure le montant DEEE du net à payer
Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces de ventes. En effet, vous n’êtes pas obligés de refacturer cette taxe à votre client. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE.
Insérer automatiquement les articles liés
Cette option permet d'insérer automatiquement les articles liés a l'article saisi dans le document de vente. Seuls les articles cochés Sélection par défaut seront insérés automatiquement. Dans le cas où l'option n'est pas cochée alors une fenêtre listant tous les articles liés de l'article saisi sera proposée.
Dossier
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Bouton Pièces : options pour les achats
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce d’achat, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer.
Choix du mode de TVA
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Saisir le N° de pièce pour les Commandes fournisseurs, Bons de réception et Factures
Cette fonctionnalité est identique à la saisie du numéro de pièce des devis, commandes clients et bons de livraisons.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code fournisseur. Cette option permet également d’effectuer la recherche sur la raison sociale du fournisseur.
Gestion des frais d’approche
Dans vos fiches articles, vous avez indiqué des frais d’approche. Lors de la création de pièces d’achat, vous avez la possibilité que ce soit le prix d’achat + les frais d’approche donc le prix de revient qui soit repris en prix unitaire.
Exclure le montant DEEE du net à payer
Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces d’achat. En effet, le fournisseur n’est pas obligé de vous refacturer cette taxe. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE.
Gestion
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Bouton Pièces : options pour les stocks
Inclure les articles en sommeil
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles en sommeil sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles en sommeil, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Inclure les articles non facturables
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles non facturables sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles non facturables, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Dossier
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Bouton Tiers
Cet onglet permet de définir les civilités et le mode de codification des clients et des fournisseurs.
Civilités
Définir des civilités particulières est intéressant lorsque vous traitez avec des clients ayant des titres particuliers (Dr, Pr, ..). Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle civilité. Les nouvelles civilités apparaîtront automatiquement dans les fiches clients et fournisseurs.
Clients - Fournisseurs
Vos fiches clients et fournisseurs peuvent être codifiées automatiquement. Dans ce cas, Indiquez la longueur de code souhaité (entre 6 et 10). Lors de la création d’une fiche, la zone Code sera inaccessible à la saisie et le code sera calculé automatiquement à la validation de la fiche à partir de la raison sociale et d’un numéro. Exemple pour le client DUPONT, avec une longueur de code sur : 6 le code généré est DUP001 7 DUP0001 8 DUPO0001 9 DUPO00001 10 DUPON00001
Modification du N° de Compte
Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir modifier le compte comptable de Tiers proposé automatiquement par le logiciel sur 10 caractères (racine de compte défini dans le bouton Racines de Comptes + premiers caractères du code client ou uniquement racine de compte si code client supérieur ou égal à 8 caractères). Si vous avez EBP Comptabilité et que vous avez lié le dossier comptable (Bouton Comptabilité), vous pouvez vérifier si le tiers est déjà créé et reprendre le même compte.
Gestion
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Bouton Divers
Vous devez définir ici les libellés qui seront repris lors du transfert en comptabilité.
Transfert ou copie de pièces
Le libellé que vous définissez ici sera inscrit en première ligne dans le corps du document transféré. Vous pouvez y inclure le N° de la pièce d’origine et sa date. Ce libellé pourra bien entendu être supprimé.
Comptabilisation des pièces
Saisissez le libellé des écritures que vous souhaitez avoir en transfert en comptabilité des pièces de vente et d’achat. Vous pouvez inclure le N° de pièce et la raison sociale du client/fournisseur.
Comptabilisation des règlements
Indiquez le libellé que vous souhaitez avoir pour la comptabilisation des règlements. Vous pouvez inclure le N° de la facture et la raison sociale. Ce paramétrage est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs. Ainsi, vous pouvez indiquer un libellé différent pour les clients et fournisseurs. Vous avez également la possibilité d’utiliser le commentaire que vous saisissez sur chaque ligne de règlement lors de la remise en banque en tant que libellé pour le transfert comptable. Ce libellé ne sera repris que sur la ligne comptable 40XXXX ou 41XXXX.
Dossier
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Bouton Paramètres du réseau local
Dans le cas où vous utilisez un serveur Proxy pour vous connecter à Internet, renseignez les différentes informations dans cette fenêtre afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités concernant votre site Oxatis (Consulter votre site, Administrer votre site …
Gestion
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Bouton Déclaration d'échanges de biens
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez indiquer dans cet onglet les informations concernant l’introduction et l’expédition pour remplir la DEB. Ces informations seront reprises automatiquement lors de la préparation de la DEB (menu Opérations + Déclaration d’échanges de biens). Cependant, ces informations restent modifiables à tout moment dans la DEB.
Dossier
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Bouton Comptabilité
Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de ventes, achats, règlements dans le dossier comptable.
Dossier Comptabilité
Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Journaux Comptables
Indiquez les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur l’icône pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale.
Transferts Analytiques
***Non disponible en version millésimée*** La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques de vos produits (ventes) et de vos charges (achats). Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et fournisseurs), la ventilation par familles d’articles. Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les grilles soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles.
Transfert du pointage
***Non disponible en version millésimée*** Dans Gestion Commerciale, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert comptable, de récupérer dans l’échéancier – règlements, accessible depuis le journal de banque, les factures qui ont été affectées à chaque règlement.
Gestion
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Bouton Racines de comptes comptables
Cet onglet permet de définir les différents comptes ou racines de comptes à utiliser par défaut pour la génération des comptes de Tiers et des écritures comptables. Pour chaque racine de compte à indiquer, vous pouvez cliquer sur l’icône pour obtenir les comptes de votre dossier comptable à condition que le dossier comptable ait été indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Client - Fournisseur
Définissez les racines de compte associées (escompte, remise, divers TTC) pour les clients et les fournisseurs. Le compte comptable peut être généré selon différents schémas. Il peut être composé de la racine, de la racine + code tiers, ou racine + raison sociale du tiers. Ce choix est reporté dans les familles de tiers. Vous pouvez également décider si la remise et la remise supplémentaire doivent être comptabilisées, c’est-à-dire si une écriture doit être générée pour chaque remise en pied de facture.
Vente - Achat
Définissez les racines de comptes propres à chaque type de vente et à chaque type d’achat. A la création d’une fiche famille article, ces racines de comptes seront automatiquement proposées. Indiquez également la racine de compte pour les frais de port sur les ventes et les achats. Cette racine sera proposée lors de la création de la fiche frais de port. Si vous êtes assujettis à la DEEE, précisez le compte comptable pour les achats et les ventes à mouvementer lors du transfert comptable. L’écriture comptable ne sera générée que si l’option Exclure le montant DEEE du net à payer n’est pas cochée dans le bouton Pièces des préférences.
Banque
La racine de compte Banque définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Banque.
Valeurs à l’encaissement
Indiquez la racine à proposer par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements clients.
Décaissement
La racine de compte Décaissement définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements fournisseurs.
Acompte HT
Indiquez le compte d’acompte HT. Ce compte est utilisé pour le transfert comptable des acomptes.
Dossier
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Les comptes du dossier comptable
Dans cette fenêtre, apparaissent tous les comptes comptables de votre dossier qui ont été créés dans EBP Comptabilité pour chaque classe de comptes. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de vos comptes et sélectionner dans les différents onglets les comptes comptables souhaités pour le transfert des pièces.
Gestion
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Ecritures comptables avec ou sans remise
J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €. Donc, mon nouveau montant HT est de 1350 €. La TVA à 19.6 % s’élève à 264.60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614.60 €. Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes : 411XXX 1614.60 709 150.00 44571 264.60 701 1500.00 Total journal 1764.60 1764.60 Dans ce cas, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte comptable de classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise. Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes : 411XXX 1614.60 44571 278.10 701 1350 Total journal 1614.60 1614.60 Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a donc pas de trace de la remise sur un compte comptable.
Dossier
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Bouton Numéros de pièces
Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque type d'impression.
Numérotation des pièces
Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres maximum). Le préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement augmenté de 1 à la création des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est attribué. Définissez le préfixe et le premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …).
Modèle d'impression par défaut
De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …), pour les modèles en HT et en TTC.
Gestion
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Bouton Préférences Liaison E-mail
Dans cet onglet, vous devez paramétrer l'interrogation de votre messagerie pour la réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Vous pouvez soit le faire manuellement dans votre boîte de réception soit le demander au logiciel.
Vérifiez les mails entrants à l'ouverture du dossier
Si cette option est cochée, chaque accès au dossier conduira à la proposition d’importation de pièces de ventes, si le mail est présent dans la boîte de réception et que l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée.
Vérifiez les mails entrants toutes les X mins
Si cette option est cochée, l’application proposera l’importation des pièces de ventes toutes les x minutes, et à condition que le mail soit déjà dans la boîte de réception si l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée.
Télécharger automatiquement
Si cette option est cochée, l’application pratique pour vous la fonctionnalité Envoyer/Recevoir de votre messagerie. Si elle n’est pas activée, c’est à vous de récupérer au préalable vos mails dans votre boîte de réception avant de lancer l’opération d’importation
Dossier
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Taux de TVA et TPF
Taux de TVA
Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour la TVA sur Débits et sur Encaissements (non disponible en Version millésimée) pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et définissez un autre code TVA, etc…
Vente DOM – TOM
Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM – TOM : le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal de vente indique un montant de TVA à zéro.
Gestion
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Taux de TPF
La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine TPF, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour le transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique à vos ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF, etc…
Dossier
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Configuration de l'impression
Configuration de l'impression
Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel (imprimante ou fax) à utiliser. Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL (Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes (Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes). Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône ), vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes. Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale.
Gestion
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Options du convertisseur de fichiers - Excel
Placer toutes les pages sur la même feuille
Cette option vous permet si vous la cochez, de placer toutes les pages d’une impression exportée au format XLS dans une même feuille Excel. Dans le cas où cette option est désactivée, chaque page sera placée dans une feuille différente.
Dossier
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Options du convertisseur de fichiers - RTF
Format de fichier
Sélectionnez le format de fichier à utiliser lors de l’export d’une impression au format RTF
Remplacer les tabulations par des espaces
Cochez cette option si vous souhaitez remplacer les tabulations par des espaces l’export d’une impression au format RTF
Gestion
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Options du convertisseur de fichiers - Jpeg
Résolution
Cette option permet de réduire la résolution de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format
Niveau de compression
Cette option permet de réduire la compression de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format La réduction de ces deux options peut permettre d’accélérer l’export au format Jpeg.
Dossier
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La sauvegarde
La sauvegarde
Pour accéder à la sauvegarde, allez dans le menu Dossier + Sauvegarde ou cliquez sur l’icône à côté d’un dossier dans la liste des dossiers. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie compressée de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Que sauvegarder ? Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Gestion
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Que sauvegarder ?
Deux types de sauvegardes existent :
La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail,
La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble de vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles.
Voici les autres étapes de la sauvegarde : Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Dossier
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Où sauvegarder ?
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
Attention !!!
Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien via le nouveau service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données après recalcul des données, semaine 10, mois 07/20XX...). Indiquez le répertoire de destination.
Crypter l’archive avec un mot de passe
Cochez cette option si vous souhaitez protéger votre archive avec un mot de passe.
Ajouter un commentaire à l’archive
Cette option permet d’associer un commentaire à votre archive. Cette option est surtout intéressante en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde
Sauvegarde Internet
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Gestion
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Saisie d'un commentaire
Cette étape n’est proposée que si vous avez coché l’option Ajouter un commentaire à l’archive dans l’étape Où sauvegarder ?. Saisissez alors le commentaire puis cliquez deux fois sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde.
Dossier
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Saisie du mot de passe de l'archive
Cette étape n’est affichée que si vous avez demandé à crypter votre archive avec un mot de passe dans l’étape précédente. Saisissez alors le mot de passe et sa confirmation qui doit contenir au minimum 6 caractères. Ce mot de passe sera nécessaire pour la restauration de votre archive. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie d'un commentaire
Gestion
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Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. Par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, configurez votre sauvegarde en ligne. Dans le bouton Internet + Sauvegarde en ligne, indiquez le mot de passe pour protéger votre site de sauvegarde ainsi que votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée. Dans le bouton Internet + Proxy HTTP des préférences, paramétrez l’accès au proxy si vous en utilisez un.
Dossier
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La restauration
La restauration
La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Voici les autres étapes de la restauration : Sélection du fichier de sauvegarde Type de restauration Répertoire de destination
Gestion
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Sélection du fichier de sauvegarde
Dans cette fenêtre, vous devez sélectionner le fichier de sauvegarde à restaurer. Par défaut, l’archive proposée correspond à la dernière sauvegarde effectuée. Pour changer de fichier d’archive, cliquez sur l’icône et rechercher votre archive. Voici les autres étapes de la restauration : Type de restauration Répertoire de destination
Dossier
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Type de restauration
Sélectionnez la restauration que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez restaurer soit un dossier soit la configuration. Cette dernière option permet de restaurer les modèles d’impression ainsi que les formats si vous en avez créé. Voici la dernière étape de la sauvegarde : Répertoire de destination
Gestion
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Répertoire de destination
Choisissez le répertoire où vous souhaitez restaurer votre dossier. Par défaut, est proposé le répertoire où est enregistré votre dossier. Conservez ce chemin ou modifiez-le. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration.
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Affichage
La barre d'état
La barre d’état correspond à une zone d’affichage située tout en bas de votre écran. Dans cette zone, est notamment indiquée la devise dans laquelle votre dossier est tenu. L’état de votre clavier est également précisé :
Si la mention NUM apparaît, cela signifie que le pavé numérique est disponible. Dans le cas contraire, il est verrouillé et donc inutilisable.
Si la mention MAJ apparaît, cela signifie que le clavier alphabétique est en majuscule. Dans le cas inverse, le clavier est en minuscule.
Si vous avez activé la gestion des droits, est également indiqué l’utilisateur qui est connecté. Dans le cas où elle n’est pas activée, la mention Invité est précisée. Pour activer la barre d’état, cochez l’option Barre d’état dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option.
Gestion
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Barre de fenêtres
Cette option affiche un cadre autour de l’écran et permet d’obtenir des onglets correspondants à chaque fenêtre ouverte. Ainsi, vous pouvez naviguer d’une fenêtre à l’autre en cliquant sur les onglets. Pour activer la barre de fenêtres, cochez l’option Barre de fenêtres dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option.
Affichage
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Le volet de navigation
Le volet de navigation propose d'accéder à différentes fonctionnalités du logiciel qui sont regroupés en thèmes. Si votre dossier est ouvert, les thèmes affichés dans le volet de navigation ne sont pas les mêmes que si votre dossier est fermé. Cependant, tous les thèmes proposés se composent des mêmes fonctionnalités à l'exception des thèmes Opérations et Tiers qui proposent des fonctions adaptées au traitement en cours. Ce volet de navigation est accessible par le menu Affichage + Volet de navigation.
Thèmes proposés si votre dossier est fermé et composition de ces thèmes
Dossier : Créer un nouveau dossier, Ouvrir un dossier existant, Supprimer un ou plusieurs dossiers,
Sauvegarde – Restauration : Sauvegarder un dossier, Restaurer un dossier, Configuration EBP Sauvegarde,
Utilisateurs : Gestion des droits par utilisateur, Liste des utilisateurs, Modification du mot de passe d'un utilisateur, Changer d'utilisateur,
Internet : Administrer vos sauvegardes en ligne, Page d'accueil du site EBP Informatique, Code de débridage en ligne.
Thèmes proposés si votre dossier est ouvert et composition de ces thèmes
Données : Gestion des clients, Gestion des articles, Gestion des fournisseurs,
Ventes : Nouvelle pièce de vente, Devis, Commandes clients, Bons de livraison, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Livraison des commandes,
Achats : Nouvelle pièce d'achat, Commandes fournisseurs, Bons de réception, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Réception des commandes,
Stock : Nouvelle pièce de stock, Entrées, Sorties, Inventaires, Saisie de l'inventaire, Préparation / Mise à jour des tarifs, Assemblage / Désassemblage,
Relation Client : Agenda
Les thèmes Opérations et Tiers sont donc affichés lorsqu'un traitement est en cours et proposent les fonctions adaptées à ce traitement. De plus, toutes les fonctions proposées dans ces thèmes sont accessibles par le menu contextuel. Vous pouvez donc, si vous le désirez, désactiver le volet de navigation par le menu Affichage. Chaque thème peut être plié ou déplié en cliquant sur la flèche présente à côté de chaque thème.
Gestion
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Options du menu Fenêtre
Tout fermer
Cette option permet de fermer toutes les fenêtres ouvertes.
Affichage
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Barres d'outils
Barres d'outils
Par cette option , vous pouvez personnaliser vos barres d'outils c'est-à-dire y ajouter des icônes supplémentaires ou en supprimer. Par défaut, vous disposez de 11 barres d'outils. Ces barres d’outils sont accessibles depuis le menu Affichage + Barre d’outils :
La barre d’outils Dossier,
La barre d'outils Navigation,
La barre d’outils Données,
La barre d’outils Formatage texte enrichi,
La barre d'outils Ventes,
La barre d’outils Internet,
La barre d'outils Achats,
La barre d’outils Stock,
La barre d’outils Tiers,
La barre d’outils Outils,
La barre d’outils Utilisateurs.
Le bouton Nouvelle permet de créer une nouvelle barre d’outils. Indiquez alors le nom de la barre d’outils et validez par OK. Le bouton Personnaliser permet d’ajouter à une nouvelle barre d’outils des commandes. Pour cela, cochez la barre d’outils à modifier, cliquez sur le bouton Personnaliser et placez-vous dans l’onglet Commandes. Sélectionnez la catégorie, choisissez l’icône à ajouter et faites-la glisser vers la barre d’outils. Le bouton Renommer permet de renommer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être renommées. Le bouton Supprimer permet de supprimer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être supprimées. Le bouton Réinitialiser n’est utile que pour les barres d’outils système. Si vous avez modifié une barre d’outils, ce bouton permet de récupérer la barre d’outils telle qu’elle était à l’origine.
Bulles d’aide
La bulle d’aide permet de connaître la fonction de chaque icône. Lorsque vous pointez la souris sur une icône, un texte apparaît et donne l’option à laquelle vous pouvez accéder par cette icône.
Boutons larges
Cette option permet d’afficher les icônes en grande taille. Dans le cas contraire, les icônes sont de taille normale.
Gestion
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Barre d'outils Dossier
Description de la barre d’outils Dossier : Lance la création de dossiers. : Accède à l’ouverture des dossiers. : Accède à la suppression de dossiers.
Affichage
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Barre d'outils Navigation
Description de la barre d’outils Navigation : Affiche une nouvelle fiche ou une nouvelle pièce. : Enregistre la fiche ou la pièce en cours. : Affiche la fiche ou la pièce sélectionnée. : Duplique la fiche ou la pièce sélectionnée. : Enregistre et affiche une nouvelle fiche ou pièce. : Annule les dernières modifications effectuées. : Supprime la fiche ou la pièce sélectionnée. : Affiche la première page d’une impression ou sélectionne la première ligne d’une liste. : Affiche la page précédente d’une impression ou sélectionne la ligne précédente d’une liste. : Affiche la page suivante d’une impression ou sélectionne la ligne suivante d’une liste. : Affiche la dernière page d’une impression ou sélectionne la dernière ligne d’une liste. : Imprime le document en cours. : Accède à la gestion des filtres. : Affiche les propriétés de la liste.
Gestion
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Barre d'outils Données
Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards.
Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. : Affiche la liste des clearings
Affichage
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Barre d'outils Formatage texte enrichi
La barre d’outils Formatage texte enrichi permet de mettre en forme du texte. Elle peut notamment être utilisée lors de la création ou modification des textes standards ou lors de la saisie d’un commentaire dans l’onglet Infos des différentes pièces.
Description de la barre d'outils Formatage texte enrichi : Modifie la police du texte. : Change la taille de la police. : Applique du gras sur le texte sélectionné. : Met en italique le texte sélectionné. : Souligne le texte sélectionné. : Modifie la couleur de la police. : Aligne à gauche le texte sélectionné. : Centre le texte sélectionné. : Aligne à droite le texte sélectionné.
Gestion
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Barre d'outils Ventes
Description de la barre d'outils Ventes : Crée une nouvelle pièce de vente. : Affiche la liste des devis. : Affiche la liste des commandes clients. : Affiche la liste des bons de livraison. : Affiche la liste des factures et avoirs clients. : Lance le regroupement des pièces de ventes. : Affiche la livraison globale ou partielle des commandes clients.
Affichage
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Barre d'outils Internet
Description de la barre d’outils Internet : Affiche la page sur l’e-commerce. : Accède à la consultation de votre site. : Accède à l’envoi des données sur votre site. : Accède au téléchargement des commandes. : Accède au site d’EBP.
Gestion
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Barre d'outils Achats
Description de la barre d'outils Achats : Crée une nouvelle pièce d'achats. : Affiche la liste des commandes fournisseurs. : Affiche la liste des bons de réception. : Affiche la liste des factures et des avoirs fournisseurs. : Lance le regroupement de pièces d'achats. : Affiche la réception globale ou partielle des commandes fournisseurs.
Affichage
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Barre d'outils Stock
Description de la barre d’outils Stock : Crée une nouvelle pièce de stock. : Affiche la liste des entrées. : Affiche la liste des sorties. : Affiche la liste des inventaires. : Accède à la saisie d’un inventaire. : Lance la mise à jour des tarifs. : Lance l’assemblage – désassemblage.
Gestion
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Barre d'outils Opérations
Description de la barre d’outils Opérations : Affiche les règlements clients. : Accède à la remise en banque. : Affiche les règlements fournisseurs. : Accède aux décaissements fournisseurs. : Accède à la gestion des écarts de règlements. : Affiche le transfert en comptabilité. : Accède aux lettres de relance. : Affiche la Déclaration d’Echanges de Biens. : Accède à la génération des factures périodiques.
Affichage
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Barre d'outils Tiers
Description de la barre d’outils Tiers : Affiche l’historique du client ou du fournisseur sélectionné. : Affiche les règlements clients. : Affiche les écritures comptables du client ou du fournisseur sélectionné. : Lance les courriers et lettres-types client ou fournisseur. : Affiche un graphique concernant le chiffre d’affaires et la marge du client sélectionné ou un graphique concernant le chiffre d’affaires du fournisseur sélectionné. : Affiche la relation client. : Lance le site Internet du client ou du fournisseur sélectionné. : Ouvre un nouveau message pour envoyer au client ou fournisseur sélectionné.
Gestion
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Barre d'outils Outils
Description de la barre d’outils Outils : Affiche l’agenda. : Accède au paramétrage des impressions. : Accède à la réorganisation des fichiers. : Accède à la suppression de données. : Affiche la page sur le gestionnaire de clients. : Accède au recalcul des données. : Affiche les champs personnalisés.
Affichage
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Barre d'outils Utilisateurs
Description de la barre d’outils Utilisateurs : Affiche la fenêtre pour changer d’utilisateur. : Affiche la liste des utilisateurs.
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Données
La fiche Affaire
L'affaire permet de créer un lien entre les actions d'un client. Une affaire est un dossier, comportant une date d’ouverture et de clôture, ainsi qu’un pourcentage de réussite, un chiffre d’affaires prévu et un état. Le pourcentage de réussite et le chiffre d’affaires prévu sont deux données reprises dans les éditions. L’état est une donnée reprise également dans les éditions, mais qui a le même caractère que le champ objet d’une action : vous pouvez saisir autant d‘état que vous jugez utile, ceux-ci étant sauvegardés dans une table, accessible depuis le menu Données + Relation client + Liste des états par affaire. Une affaire est alors affectée à une action depuis :
L’historique des actions, en appelant, sur la ligne, depuis la colonne Affaire, la liste des affaires créées,
Une pièce commerciale (dans la liste ou dans la pièce), par le menu contextuel ou par le volet de navigation, en cliquant sur l'option Affecter un code affaire,
L’édition d’un courrier et lettres-types : Une réponse affirmative à la question Voulez-vous générer une action de type « Courrier » dans l’historique des actions conduit à l’affectation d’un code affaire.
Pour créer une nouvelle affaire à partir de la liste des affaires (menu Données + Relation client), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'affaire. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
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La fiche Frais de port
Pour créer un nouveau frais de port à partir de la liste des frais de port (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît, ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le frais de port. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Code
Saisissez ici le code du frais de port (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du frais de port à définir.
Montant à saisir / Pourcentage/Paliers
Pointez Montant à saisir pour pouvoir indiquer un montant lors de l’établissement du document client ou fournisseur,
Pointez Pourcentage du total HT, afin que les frais de port soient calculés à partir du montant HT du document courant et du pourcentage saisi,
Pointez Paliers HT pour définir des frais de port fixes fonction du montant facturé. Dans ce cas, définissez pour chaque tranche le montant de frais à appliquer.
N° de compte
Cette zone correspond aux numéros de comptes des frais de port sur les ventes et les achats pour la catégorie National, U.E. et International. Les racines de comptes (ou les comptes) proposées ici sont définies dans les Préférences du dossier. Complétez-la si besoin est.
Soumis à une TVA
Sélectionnez ici le taux de TVA à appliquer si le frais de port à définir est soumis à TVA.
Données
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La fiche Devise
Par défaut, les devises les plus courantes sont déjà créées. Cependant, vous avez la possibilité de créer une nouvelle devise à partir de la liste des devises accessibles depuis le menu Données + Devises. Pour chaque devise que vous créez, vous devez renseigner le code de la devise, son libellé, l’unité monétaire, la sous-unité ainsi que la valeur du dernier cours. Dans cette fiche, vous pouvez également stocker l’historique du cours de la devise. Le cours indiqué dans ce fichier est l’expression de la devise par rapport à la devise du dossier. Par exemple, votre dossier est tenu en Euros et vos souhaitez facturer en dollars. Vous saisirez, alors, dans ce fichier, sur le code USD (dollar), le cours du jour du Dollar par rapport à 1 Euro. En revanche, si vous changez le cours d’une devise plusieurs fois dans la journée, seul le dernier cours saisi sera conservé. La mise à jour de cet historique des cours est partagée par tous les dossiers, simultanément : une saisie unique dans un dossier suffit à intégrer les derniers cours à l’ensemble des dossiers exploités.
Gestion
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La fiche Texte standard
Les textes standards servent à enregistrer différentes formulations types que vous utilisez dans vos pièces. Pour créer un nouveau texte standard à partir de la liste des textes (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (ou libellé) et le texte. Le texte peut être appelé en cours de réalisation d’une pièce de vente ou d’achat, à partir de l’onglet Infos. Il peut ensuite être imprimé sur la pièce si vous paramétrez le modèle d’édition. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
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Les filtres
Sur toutes les listes, vous avez la possibilité de filtrer les enregistrements qui apparaissent en sélectionnant un filtre créé. Un filtre c’est la possibilité de limiter, par des critères que vous définissez, les éléments à afficher ou à imprimer. Par la commande clic droit + Filtres ou par l'icône , vous accédez à la gestion des filtres. Si des filtres ont déjà été créés, ils apparaissent dans la liste déroulante. Les boutons vous permettent de créer un nouveau filtre, de supprimer un filtre, de modifier la définition d'un filtre ou de renommer un filtre.
Créer un nouveau filtre
Le logiciel crée une ligne marquée sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au filtre que vous allez définir. Son nom pourra bien entendu être modifié, Dans Type, choisissez tout d'abord le type de condition du filtre à créer. Si le filtre à créer répond à un critère unique, pointez Une condition. Si vous désirez créer un filtre répondant à plusieurs critères de sélection, pointez Groupe de Conditions. Le nom du filtre devient alors , Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui crée une sous-ligne marquée par un carré gris représentant la première condition du filtre.
Dans Variable, sélectionnez ensuite la variable (associée à l'une des colonnes de la grille) sur laquelle vous désirez appliquer le filtre.
Dans Relation, sélectionnez la condition.
Dans Valeur, saisissez la valeur ou l'état (une flèche apparaît alors sur la droite du champ) qui va correspondre à une borne inférieure, supérieure, une date maximale, ... à prendre en compte.
Une fois, les trois champs précédents renseignés, la condition est complète. Si le filtre est multi-critères, cliquez sur Ajouter pour définir une nouvelle condition (autre sous-ligne). Déterminez si cette deuxième (ou plus) condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Le petit carré à gauche d'une nouvelle condition fait apparaître un ET par défaut. Cela signifie que les enregistrements retenus après application du filtre devront répondre aux deux conditions (à l'une ET à l'autre). Vous pouvez toutefois définir une condition exclusive (OU) en cliquant sur le petit carré. Cela signifie alors que les renseignements retenus après application du filtre répondent à l'un OU l'autre des critères. Puis, définissez votre nouvelle condition comme expliqué ci-dessus.
Renommer un filtre
Pour un filtre simple (une seule condition), le logiciel nomme automatiquement le filtre avec la condition qu'il contient, pour un filtre multiple, son nom est . Ces noms ne sont pas très significatifs, aussi vous pouvez les renommer. Pour cela, sélectionnez la ligne du filtre (ou de la condition) à renommer et cliquez sur Renommer. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur OK ou Appliquer en fonction de l'endroit où vous êtes.
Gestion
106
Stock
La fiche Grille de tarifs
***Option disponible uniquement en version PRO*** Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs particuliers pour chaque article et chaque famille d’articles. Ces grilles sont ensuite rattachées à des clients. Pour créer une grille de tarifs, allez dans le menu Données + Stock + Grilles de tarifs. Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de la grille de tarifs. L’option Arrondi permet de choisir le prix de vente à saisir. Si vous cochez HT, vous devrez alors saisir le prix de vente HT et si vous cochez TTC, vous devrez alors saisir le prix de vente TTC. Ensuite, saisissez vos articles concernés par cette grille de tarifs. Indiquez le code article, le prix de vente HT et le taux de TVA. Vous pouvez également définir une remise sur chacune de ces lignes. Choisissez le type de remise, le seuil et la remise. Procédez de la même manière pour le familles d’articles. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
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La fiche Promotions ou Soldes
Cette option, uniquement disponible en version PRO, va vous permettre de gérer des promotions et des soldes de manière automatique pour des périodes et des articles donnés.
Période
Indiquez ici la période sur laquelle la promotion va être appliquée.
Remise en
Choisissez ici le type de remise, en pourcentage ou en valeur ; en fonction de votre choix, saisissez le pourcentage de remise, ou le montant qui devra être déduit du prix de vente. Lorsque vous choisissez une promotion de type valeur, un pourcentage de remise sera tout de même calculé dans la pièce afin de réaliser la déduction correspondant à la valeur de la promotion. Articles et Familles d’articles Sélectionnez dans ces parties les articles ou les familles d’articles sur lesquels la promotion s’appliquera. Remarques
Vous pouvez réaliser une promotion à la fois sur des articles précis, et sur des familles d’articles.
Si la promotion doit s’appliquer à tous les articles, il suffit de n’indiquer aucun article et ni aucune famille.
Si un article est rattaché à une grille de remise automatique, la promotion sera prioritaire par rapport à la grille.
Pour supprimer un article ou une famille dans la promotion, sélectionnez la ligne et utilisez la touche Suppr de votre clavier, ou cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option Supprimer. Pour faire apparaître les colonnes Désignation (dans la zone Articles) et Libellé (dans la zone Familles), comme dans la capture d’écran de la page précédente, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone souhaitée, et sélectionnez l’option Propriétés. Cliquez ensuite sur le champ Désignation de la base Article, ou le champ Libellé de la base Famille, puis sur le bouton Ajoutez. Validez par OK. De même, dans le corps de la pièce de vente, la colonne Code Promotion peut être ajoutée par le clic droit de la souris, option Propriétés.
Gestion
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La fiche Unité
Pour créer une nouvelle unité de vente, à partir de la liste des unités (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de l’unité. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
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La fiche Localisation
Pour créer une nouvelle localisation, à partir de la liste des localisations (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (6 caractères maximum) et le libellé de la localisation. La définition des localisations permet de gérer physiquement le stock. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
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Articles
La fiche Article
Pour créer un nouvel article à partir de la liste des articles (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'article. Sur cette fiche, vous sont proposés les onglets suivants : Tarifs, Complément, Statistiques, Divers, Composants, Infos / Image, Description longue, Nouveaux tarifs, Fournisseurs, Champs personnalisés, Web, Formule de calcul du coefficient multiplicateur et Numéros de comptes. Ces onglets peuvent être consultés par simple clic sur l'onglet correspondant. Vous pouvez choisir une codification automatique des articles. Pour cela, il est nécessaire de le spécifier dans le bouton Articles des Préférences du menu Dossier + Propriétés. En cours de création de l’article, vous pouvez saisir une quantité initiale. Si tel est le cas, un bon d’entrée sera automatiquement généré valorisé au prix d’achat que vous aurez indiqué dans l’article. Lorsque vous avez validé la fiche d’un article après création, le logiciel remplace la zone Quantité initiale par les quantités saisies en inventaire, entrées, sorties, le stock actuel, les commandes clients et fournisseurs et le stock virtuel. Il vous affiche également le Prix Moyen Pondéré. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
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Onglet Tarifs
Cet onglet permet de saisir le prix d'un article, d'appliquer des frais d’approche et de définir jusqu'à 5 tarifs. Les tarifs saisis sont exclusivement exprimés dans la monnaie du dossier.
Prix d’achat
Saisissez ici le prix d’achat de l’article. Dans le cas d’un article composé, ce prix d’achat pourra être calculé à partir des prix d’achats des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants.
Les frais d’approche
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Cliquez sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarifs de la fiche article pour définir les frais d’approche. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage. Sélectionnez dans la 1ère colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande. La 2ème colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche. Vous avez également la possibilité d’ajouter une valeur constante au prix d’achat dans le champ Constante. Exemple de frais d'approche
Prix de revient
Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis.
Barèmes DEEE
Si votre article entre dans le cadre de la DEEE, indiquez ici le barème à lui appliquer lors de la vente.
TPF
Le taux proposé ici est celui indiqué dans la fiche de la famille de l’article. Modifiez-le si besoin.
Gestion
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Exemple de frais d'approche
Vous achetez des sacs de sable de différentes origines sur lesquels vous imprimez votre marque pour les revendre. Le coût supplémentaire pour chaque sac est de 1,25 €. De plus, le prix du transport est de 1,30 € par sac. La valeur ajoutée au sac (impression), plus le coût du transport génère une augmentation du prix de revient. Dans le tableau frais d'approche, vous indiquez : - en 1ère ligne, le signe " * multiplication " puis 1,25 - en 3ème ligne, le signe " * multiplication " puis le montant de 1,30. Pour un prix de 6 €, votre sac de sable reviendra à 8,80 €.
Données
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Les différents tarifs
Ce tableau permet de définir 5 tarifs différents avec un taux de TVA propre à chaque tarif. Les intitulés des tarifs sont définis dans le bouton Articles des Préférences (menu Dossier + Propriétés) et les coefficients proposés par défaut sont ceux définis dans la fiche Famille d’Articles ou ceux définis dans les Préférences. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client. A ce prix, sera déduit automatiquement une remise à condition qu’elle ait été indiquée dans la fiche client ou dans la fiche article. L’accès aux colonnes Prix de Vente HT ou Prix de Vente TTC dépend du mode d’arrondi défini dans la famille Article pour chacun des tarifs.
Coefficient
Les coefficients proposés automatiquement sont ceux indiqués dans la fiche Famille ou dans les Préférences du dossier. Modifiez-les si besoin. Ce coefficient lie le prix de revient au prix de vente HT. Si vous modifiez le prix HT ou le prix TTC ce coefficient est automatiquement recalculé.
Prix de vente HT
Le prix de vente est automatiquement calculé à partir du prix de revient (prix d’achat + frais d’approche) et du coefficient. Si vous modifiez le prix de vente , le coefficient et le TTC sont automatiquement recalculés. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente HT des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants. Si vous modifiez le prix d’achat, le prix de vente ou le coefficient est recalculé en fonction du choix effectué dans la famille d'articles.
Prix de vente TTC
Le prix TTC est calculé automatiquement à partir du prix HT saisi. Si vous modifiez le prix TTC ( champ uniquement accessible si dans la famille article la case Arrondi sur TTC est cochée), le coefficient est automatiquement recalculé. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente TTC des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants.
TVA
Cette colonne permet de définir un taux de TVA propre à chaque tarif. Cela permet donc de facturer le même article avec des taux de TVA différents. Le taux de TVA proposé pour chaque tarif est celui qui a été indiqué dans la famille de l’article. Vous pouvez le modifier ou le conserver. Attention ! ! Si vous avez accès au prix de vente TTC, vous n’aurez pas accès au prix de vente HT.
Gestion
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Onglet Complément
Nature de l’article
Cette option permet de définir l’état de l’article. 3 états sont possibles :
Actif. Cette option signifie que l’article peut-être vendu,
En sommeil. Cette option signifie que l’article ne peut plus être vendu mais vous pouvez enregistrer un avoir avec cet article. Par exemple, un agenda 2004-2005 ne pourra plus être vendu en 2005-2006, vous pourrez donc le mettre en sommeil,
Non facturable. Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à la vente. Vous ne pourrez donc pas l’insérer dans une pièce de vente. De toute façon, si vous insérez un article non facturable, vous aurez le message d’erreur : Article non facturable !
Vous pouvez également vous servir de ces notions pour filtrer votre liste articles.
Facturable (Achats)
Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à l’achat. Vous ne pourrez donc pas l’insérer dans une pièce d’achat.
Imprimable (Ventes)
Imprimable signifie que l’article est imprimé sur tous les documents de ventes. Dans le cas contraire, l’article n’apparaîtra pas à l’impression même si il a été inséré dans le document. Vous pouvez également l’utiliser comme filtre.
Imprimable (Achats)
Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats.
Non soumis aux remises en pied
Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des remises saisies en pied de pièce.
Non soumis à l'escompte
Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul de l’escompte saisi en pied de pièce.
Non soumis aux frais de port
permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des frais de port saisis en pied de pièce. Hors Stock Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock. Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :
Le stock de ces articles n’est pas tenu,
La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,
En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le message Saisie interdite,
Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,
En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris.
Facturation au temps
* Champ disponible uniquement en version PRO * Ce champ n’est accessible que si c’est un article hors stock et il vous permet de facturer en heures. En fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement recalculée.
Unité de vente
Indiquez ici l'unité de vente de l'article (ML, L, KG). Cette unité pourra s'imprimer sur la facture si vous le paramétrez avec l’outil Win Générateur. Les unités de vente sont à créer dans le menu Données + Stock + Unités.
Données
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Localisation / Rayon
Saisissez l’emplacement de l’article dans le dépôt (utile pour l’inventaire). Les localisations sont à créer par le menu Données + Stock + Localisations / Rayons.
Grille de Remise
Vous pouvez indiquer pour chaque article une grille de remise qui sera reprise automatiquement en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients. La grille de remise indiquée dans la fiche article s’applique à tous les clients et tous les fournisseurs. Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises.
Article de remplacement
En facturation, si l’article sélectionné n’est plus disponible, vous avez la possibilité de proposer un autre article. C’est ce qu’on appelle l’article de remplacement. C’est, dans cette zone, que vous devez indiquer si l’article possède un article de remplacement. Si jamais, l’article de remplacement n’est également plus en stock, l’article principal est alors proposé et le logiciel vous informe de la rupture de stock de l’article.
Nomenclature NC8
Saisissez ici la nomenclature NC8 de l’article qui sera utilisé pour la D.E.B. La nomenclature NC8 est le numéro qui identifie le type de marchandise (8 chiffres).
Code barre
Cette zone permet d’indiquer le code barre de l’article. Ainsi, en facturation, vous pourrez insérer des articles en utilisant le code barre. En effet, la douchette renvoie le code barre dans la zone article et le logiciel reconnaît l’article à partir du moment où vous passez au champ suivant.
Conditionnement
Le conditionnement correspond à la quantité qui sera facturée par défaut. Cette dernière reste accessible lors de la création du document.
Colisage
Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Le nombre de colis total sera affiché sur les documents clients et fournisseurs et pourra être imprimé. Si nous supposons qu'un colis de papier blanc contient 5 ramettes, si vous indiquez 5, comme valeur de colisage, la vente de 10 ramettes donnera 2 colis.
Poids Brut
Indiquez son poids brut. A la facturation, le total poids des articles saisis sera calculé dans l'unité choisie dans les Préférences du dossier (bouton Général).
Poids Net
Saisissez le poids net à prendre en compte dans la DEB (facturation UE).
Unité
Sélectionnez l'unité de poids de l'article : Milligramme, Gramme, Kilogramme ou Tonne.
Dimensions
Saisissez le volume de l’article à l’unité pour obtenir le total volume dans les documents clients ou fournisseurs. Cette information n’est qu’indicative.
Gestion
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Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :
Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.
Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,
CA & Marges mois par mois et totalisées.
L'option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Données
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Onglet Divers
Disponible sur PDA
Si vous possédez un PDA avec l’application Gescom Pocket, cette option permet d’indiquer si l’article doit être envoyé sur le PDA ou non. Cet onglet donne des informations sur les dernières pièces effectués contenant l’article. Vous avez comme information :
Le numéro et la date de la dernière pièce de vente,
Le numéro et la date du dernier inventaire,
La date de dernière modification de la fiche,
Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat ainsi que la quantité facturée et le prix de revient.
Vous pouvez visualiser chaque pièce en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce.
Gestion
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Onglet Composants
Cet onglet sert uniquement dans le cas d’un article composé et permet d'enregistrer les articles qui le composent. Un article composé est un article qui est constitué de plusieurs articles. Exemple : un ordinateur est constitué, entre-autres, d’une unité centrale et d’un écran. Donc, l’ordinateur est l’article composé, l’unité centrale et l’écran sont les composants. Attention : un seul niveau de composition est possible et un composant ne peut pas être lui même composé. Le prix de l'article composé peut être défini à partir des composants. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Recalcul si vous souhaitez recalculer le prix d’achat ou le prix de vente de l’article composé à partir des prix des articles composants. Choisissez alors de recalculer le prix d’achat, le prix de vente HT de tous les tarifs ou d’un tarif précis ou encore le prix de vente TTC. L’onglet Tarifs sera mis à jour. Vous pouvez bien entendu saisir un prix forfaitaire directement dans l’onglet Tarifs.
Calcul du prix des composants
Un article composé est fabriqué à partir d’articles pouvant eux-mêmes être vendus à l’unité. Le prix de l’article composé peut ne pas être égal à la somme des prix des articles composants : la somme des prix des articles composants peut, en effet, être supérieure au prix du composé (c’est le principe du pack, du lot). Or, vous souhaitez peut-être connaître le chiffre d’affaires réalisé d’un composant, toutes ventes confondues : ventes directes de l’article ou ventes de l’article dans un lot. Indiquez alors la part que l’article représente dans le prix global de l’article composé (cette part étant égale au rapport entre le prix unitaire de l’article et la somme des prix unitaires des articles entrant dans la composition). Cette information doit être saisie dans la colonne Pourcentage du prix composé (Tarif 1). Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes. Voir aussi : Assemblage / Désassemblage
Données
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Onglet Infos / Image
Cet onglet permet de saisir une description de l’article, des informations commerciales, techniques ou autres ainsi qu’insérer une image de l’article. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Vous pouvez également insérer une photo (format BMP, JPG ou PCX) de l’article. Ces informations pourront être reprises en impression sur un document client ou fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. La photo pourra être envoyée sur le site Internet (option version PRO).
Gestion
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Onglet Description longue
***Disponible uniquement en version PRO*** Cet onglet permet de saisir une description longue au format RTF. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Cette description peut être utilisée pour votre facturation quotidienne ainsi que pour la diffusion de votre catalogue sur votre site OXATIS.
Données
121
Onglet Nouveaux tarifs
Cet onglet permet de définir 5 nouveaux tarifs pour cet article à partir d’une date donnée.
Prix d’achat
Indiquez le nouveau prix d’achat.
Frais d’approche
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Si un montant apparaît, il n’est pas modifiable et a été défini dans l’onglet Tarifs. Vous devez donc vous reporter à cet onglet et consulter les frais d’approche qui ont été définis.
Prix de revient
Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis.
Date de mise en application
Dans cette zone, vous devez déterminer la date à partir de laquelle les nouveaux tarifs doivent être appliqués. A partir de cette date, le logiciel mettra à jour automatiquement l’onglet Tarifs en y reportant les tarifs définis dans cet onglet. Les anciens tarifs ne seront donc plus visibles. De nouveaux tarifs peuvent être également définis à partir d’une facture d’achat. En effet, si vous indiquez un prix d’achat différent de celui indiqué dans l’onglet Tarifs en saisie de facture, lors de l’enregistrement de cette pièce, un message vous demandera si vous souhaitez mettre à jour le prix d’achat des articles à partir des lignes de la pièce ainsi que la mise à jour du prix d’achat du fournisseur principal. Si vous répondez par oui, dans l’onglet Nouveaux tarifs de ces fiches articles, le prix d’achat saisi lors de l’élaboration de la facture sera reporté dans le champ Prix d’achat. Vous n’aurez plus qu’à indiquer une date d’application.
Gestion
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Onglet Fournisseurs
Cet onglet vous permet de gérer le réapprovisionnement automatique de votre article et certains paramètres d’achat.
TVA sur Achat
Sélectionnez le taux de TVA à appliquer lors de l'achat de cet article. Le taux reste modifiable ponctuellement sur la ligne de la pièce.
Stock minimum
Le stock minimum correspond à la quantité que vous devez toujours avoir en stock.
Stock d’alerte
Le stock d'alerte correspond à la quantité en dessous de laquelle le logiciel considérera cet article comme un article à réapprovisionner.
Multiple de réappro
Saisissez ici la quantité multiple de réapprovisionnement à commander chez ce fournisseur. Le logiciel tiendra compte de ces renseignements pour calculer la quantité à commander qui sera un multiple de cette valeur. Exemple : Dan ma fiche article, j’indique en multiple de réapprovisionnement 2 et en stock minimum 10. Mon stock actuel est de –259. Lors du réapprovisionnement, je choisis de tenir compte du stock actuel uniquement. La quantité manquante est donc de 269 ( stock minimum – stock actuel ). Le premier multiple de 2 étant 270, la quantité à commander sera donc de 270. Liste des fournisseurs Saisissez dans ce tableau le code des différents fournisseurs et les informations propres à la commande de l'article. Voici les différentes colonnes de ce tableau : Principal : Cochez cette case pour le fournisseur à prendre en compte lors d'un réapprovisionnement automatique. Si cette colonne ne s’affiche pas, accédez aux propriétés de la grille, en faisant clic droit + Propriétés. Ensuite, il suffit de sélectionner le champ Principal et de cliquer sur Ajouter.
Code Fournisseur
Saisissez ici le code du fournisseur.
Prix d’achat
Saisissez le prix d’achat de l’article chez ce fournisseur. La saisie de plusieurs fournisseurs avec leur prix d’achat respectif permettra, lors du réapprovisionnement, la recherche du fournisseur proposant le meilleur prix dans le cas où aucun fournisseur n’est fournisseur principal. Elle permet également lors de l’établissement d’une pièce fournisseur de renvoyer le prix d’achat en fonction du fournisseur indiqué dans l’entête de la pièce.
Délai de livraison
Indiquez ici le délai de livraison de cet article. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes fournisseurs.
Référence
Données
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Saisissez ici la référence de l’article chez le fournisseur. A l’impression de la commande, vous pourrez ainsi obtenir la référence de l’article chez vous et chez le fournisseur. Cette référence pourra ou non être imprimée sur la facture fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes.
Gestion
124
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des articles apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés.
Données
125
Onglet Web
En vente sur le Web
Dans le cadre du e-commerce, cette option permet de définir les familles d’articles dont les articles seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles dont l’option est cochée seront automatiquement envoyés sur celui-ci ainsi que les familles correspondantes. L'activation de cette option donne accès à 3 sous-onglets : Principal, Stock / Disponibilité et Référencement.
Gestion
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Onglet Principal
Image
Cette option permet d'associer une image à votre famille. Cette image sera envoyée sur votre site Web.
Description
Saisissez une description de votre famille d'articles. Cette description sera envoyée sur votre site Web eafin d'être utilisée dans votre catalogue Web.
Entête
Cette information est également utile pour votre catalogue sur le Web.
Données
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Onglet Stock / Disponibilité
Afficher une note quand l'article est en stock Cette option permet que le texte En stock apparaisse lorsque votre article est disponible.
Afficher le niveau du stock
Cette option permet d'indiquer le nombre d'articles restant en stock.
Quantité d'alerte
Cette information correspond à la quantité à partir de laquelle un réapprovisionnement doit être déclenché. La valeur indiquée est reprise depuis l'onglet Fournisseurs de la fiche article.
Envoyer le délai de livraison du fournisseur principal si le délai de disponibilité est nul
Si vous cochez cette option, le délai de livraison envoyé sur le site correspond à celui du fournisseur principal paramétré dans l'onglet Fournisseurs de la fiche article. En revanche, si vous cochez cette option mais que vous avez indiqué un délai de disponibilité différent de 0, c'est le délai de livraison que vous avez saisi qui sera envoyé sur le site. Délai de disponibilité Indiquez en nombre de jours le délai de disponibilité de l'article.
Afficher le délai de disponibilité
Cette information permet d’indiquer au visiteur du site le délai moyen de livraison de l'article. Montrer ce produit même si il est indisponible Cette option permet de décider de l’affichage, lors de la vente en ligne, d’un article non disponible en stock (quantité en stock inférieure ou égale à 0).
Proposer ce produit à la vente même si il est indisponible
Cette option permet de vendre le produit même s'il est en rupture de stock.
Cause de l'indisponibilité
En cas de rupture de stock de votre article, vous pouvez indiquer la raison pour laquelle l'article est indisponible (En rupture, Disponible chez le fournisseur, Article discontinué ou Aucune).
Gestion
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Onglet Référencement
Ces informations permettent de référencer l'article dans les moteurs de recherche.
Données
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Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur
Cet onglet permet de définir une formule de calcul qui va vous permettre de facturer des surfaces ou des volumes. Cette formule de calcul va permettre de calculer un coefficient multiplicateur et la quantité correspondra à Coefficient multiplicateur * Nombre.
Variables
Indiquez les dimensions de l’article nécessaires à l’établissement de votre formule de calcul. Si, dans une version antérieure, vous aviez renseigné la largeur, la longueur et la hauteur dans l’onglet Complément de la fiche article, ces valeurs sont alors respectivement reportées dans les champs correspondants de cette zone.
Formule de calcul
Saisissez, dans ce champ, la formule qui va être utilisée à la facturation de cet article. Vous pouvez la saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B. Par défaut, cette formule est égale à 1. Si, dans une version antérieure de la Gestion Commerciale, vous aviez saisi une valeur dans le champ Coefficient multiplicateur dans l’onglet Complément, cette valeur est alors reportée dans ce champ.
Coefficient multiplicateur
Dans ce champ, apparaît le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur. Ce champ est calculé, il n’est donc pas modifiable. Vous devez agir sur la formule de calcul pour modifier le résultat obtenu.
En facturation
Dans le corps d’une pièce de vente ou d’achat, vous devez ajouter par les propriétés d’affichage (option Propriétés du menu contextuel) les variables Largeur, Longueur, Hauteur, Coefficient multiplicateur et Nombre. Lorsque vous facturez un article, si vous avez indiqué des valeurs dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur, ces valeurs sont alors automatiquement reportées dans les colonnes du même nom. Dans la colonne Coefficient multiplicateur, apparaît alors le résultat de la formule de calcul. La valeur, dans la colonne Quantité, correspond à Coefficient multiplicateur * Nombre. Vous pouvez également modifier la largeur, la longueur et / ou la hauteur dans la ligne. Le coefficient multiplicateur est alors recalculé en fonction de la saisie.
Gestion
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Onglet Numéros de comptes
Dans cet onglet, vous devez définir les comptes comptables pour les achats et pour les ventes pour chaque type. Vous pouvez indiquer pour chaque taux de TVA des comptes différents ce qui vous permet de distinguer les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 % en comptabilité. Si un article a été défini dans sa fiche à 19,60 % et que lors d’une création de pièces vous le facturez au taux à 5,50 %, lors du transfert comptable, le logiciel ira rechercher le compte comptable du taux à 5,50 %. Les taux de TVA sont définis dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés. Ces comptes comptables seront repris pour chaque article lors du transfert en comptabilité. Par défaut, les comptes de vente et d'achat renseignés dans la famille de l'article s'inscrivent ici mais vous pouvez indiquer un compte de vente et/ou d'achat particulier pour l'article. Vous pouvez utiliser l’icône du petit livre face à chaque zone, ce qui vous renverra le plan comptable de votre dossier comptable, à condition de l’avoir paramétré dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Données
131
Onglet Articles liés
Cet onglet permet de lier plusieurs articles à un même article. Lors de la facturation, les différents articles pourront être insérés, automatiquement ou manuellement, dans les documents de vente.
Liste des articles liés :
Code article
Saisissez le code de l’article qui sera lié.
Quantité
Saisir la quantité qui sera indiquée lors de la facturation de l’article principal. Par défaut, lors de la saisie de l’article lié, la quantité se mettra à 1.
Multiplié par la quantité facturée
Cocher cette case pour indiquer, lors de la facturation de l’article principal, si la ligne de l’article lié reprendra la même quantité que la ligne de l’article principal. Cette option n’est pas cochée par défaut lors de l’insertion d’un article lié.
Article gratuit
Cocher cette case permet de facturer cet article lié avec une remise de 100% quelque soit la quantité figurant dans la pièce. Cette option n’est pas cochée par défaut lors de l’insertion d’un article lié.
Sélection par défaut
Cocher cette case afin d’identifier les articles liés qui seront insérés automatiquement dans le cas où l’option est cochée dans les préférences. Dans le cas contraire, la coche Sélection par défaut permettra de présélectionner les articles liés à insérer dans la fenêtre Articles liés situé dans le menu contextuel de la saisie de pièce.
Gestion
132
Dupliquer une fiche article
Depuis le menu contextuel accessible dans la liste des articles, vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires. Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches articles (choix effectué dans les Préférences, bouton Articles), lors de la duplication d’une fiche article, vous devez renseigner la désignation et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie. En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code article. Dans les deux cas, vous avez la possibilité d’indiquer une quantité initiale. Cette information engendre alors la création d’un bon d’entrée à la date que vous avez indiqué.
Données
133
Envoi sur le site Web
Après avoir créé votre site Web par Oxatis, l’envoi sur le site Web permet d’expédier vos articles vers le site. Cette option est disponible depuis le menu contextuel dans la liste des articles. Afin de vous connecter à votre site, vous devez préciser votre identifiant de connexion, votre mot de passe si vous en avez un, ainsi que l’adresse du site que vous avez créé. Validez toutes ces informations par le bouton OK.
Gestion
134
Historique des mouvements
L’historique permet de consulter pour chaque article les mouvements réalisés sur tous les types de pièces sur une période donnée. La consultation se fait par type de pièces contrairement aux mouvements de stock où ces derniers sont imprimés les uns à la suite des autres. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article… Vous pouvez visualiser ou modifier une pièce en utilisant le menu contextuel. Vous avez également la possibilité de modifier les propriétés de la grille soit en cliquant sur l’icône soit en utilisant le menu contextuel. Vous pouvez soit ajouter des colonnes, soit en supprimer soit modifier la disposition des colonnes à l’aide des boutons Monter et Descendre.
Données
135
Historique des commandes
***Disponible uniquement en version PRO*** L’historique des commandes permet de consulter pour chaque article les commandes réalisées sur une période donnée. Des onglets vous permettent de n’afficher que les commandes clients, ou uniquement les commandes fournisseurs. Un double-clic sur une commande vous permet de consulter le contenu de la commande.
Gestion
136
Assemblage - Désassemblage
Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé et le désassemblage permet de l’annuler. La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé. Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées ou Sorties du menu Stock (onglet OF). L’assemblage / désassemblage peut être également effectué par le menu Stock + Assemblage – Désassemblage. Choisissez l’opération que vous souhaitez effectuer et indiquez la quantité des articles à désassembler (ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation des mouvements) et un commentaire sur cette opération.
Contrôler la disponibilité des articles composants
Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :
Imprimer la liste des articles composants non disponibles,
Effectuer un réapprovisionnement automatique,
Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles.
Données
137
Stock actuel et stock virtuel
Stock actuel
Le stock actuel correspond au résultat entre : Stock initial – Ventes + Achats + Entrées – Sorties. Le stock actuel tient compte également des inventaires. En effet, si vous réalisez un inventaire, vous obtiendrez en stock actuel les quantités saisies dans ce dernier et les mouvements antérieurs ne seront plus pris en compte dans le stock actuel.
Stock virtuel
Le stock virtuel est automatiquement mis à jour suivant la formule : Stock actuel – commandes clients + commandes fournisseurs.
Valorisation au PMP
Le coût moyen pondéré consiste à évaluer le stock sur la base du coût moyen des articles initialement en stock et de ceux entrés sur la période. PMP = Valeur initiale + Valeur des entrées Stock initial + Quantité Entrée Exemple de calcul de PMP :
Date
Nature de l’opération
Quantité
Prix unitaire
Total
1 / 01
Quantité initiale
100
10
1000
2 / 04
Sortie pour ventes
-20
3 / 08
Sortie pour ventes
-10
4 / 09
Achats
100
15
1500
5 / 10
Sortie pour ventes
-110
7 / 10
Sortie pour ventes
-30
6 / 11
Achats
200
20
4000
10 / 12
Sortie pour ventes
-130
31 / 12
Stock final
100
Formule de calcul lors de chaque entrée : les sorties de stock sont valorisées au dernier coût moyen pondéré, le nouveau étant obtenu par la formule : (Valeur du stock précédent + Prix total des achats) / Quantités totales en stock. Q = Quantité P = Prix V = Valeur
Mouvements
Stock
Q
P
V
Q
1 / 01
100
10
1000
2 / 04
(20)
10
200
80
10
800
3 / 08
(10)
10
100
70
10
700
4 / 09
100
15
1500
170
12.94
2199.80
5 / 10
(110)
12.94
1423.40
60
12.94
776.40
Gestion
138
7 / 10
(30)
12.94
388.20
30
12.94
388.20
6 / 11
+200
20
4000
230
19.07
4386.10
10 / 11
(130)
19.078
2480.14
100
19.07
1907
Valorisation au DPR
La valorisation au Dernier Prix de Revient consiste à évaluer le stock sur le dernier prix d’achat de l’article. Exemple de calcul au DPR : Les calculs sont effectués à partir des mouvements indiqués ci-dessus.
Mouvements
Stock
Q
P
V
Q
P
V
1 / 01
100
10
1000
2 / 04
(20)
10
200
80
10
800
3 / 08
(10)
10
100
70
10
700
4 / 09
100
15
1500
170
15
2200
5 / 10
(110)
15
1650
60
15
550
7 / 10
(30)
15
450
30
15
100
6 / 11
+200
20
4000
230
20
4100
10 / 11
(130)
20
2600
100
20
1500
Données
139
Familles d'articles
La fiche Famille d'articles
Pour créer une nouvelle famille d'articles à partir de la liste des familles (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Familles d’articles est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Généralités, Infos, Statistiques, TVA/TPF, Frais d'approche, Formule de calcul du coefficient multiplicateur, Coefficients / Arrondis, Numéros de comptes / Ventilations Analytiques et Web / PDA. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône de la barre d’outils Navigation. L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Après avoir créé vos familles d’articles ainsi que les articles qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) d’articles (racines de comptes, coefficients, TVA…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux articles appartenant aux familles modifiées.
Gestion
140
Onglet Généralités
Cet onglet permet de définir des informations d’ordre général sur la famille et donc les articles qui la composera.
Localisation / Rayon
Indiquez la localisation habituelle des articles de cette famille. Cette localisation sera automatiquement reportée dans les fiches articles mais vous pourrez la modifier ponctuellement.
Grille de remise
Précisez la grille de remise à affecter aux articles de cette famille. Cette grille de remise sera automatiquement appliquée en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients. Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises.
Nomenclature NC8
Saisissez la nomenclature NC8 des articles de cette famille. Ce numéro identifie le type de marchandise (8 chiffres). Lors de l’impression de la DEB, le logiciel prendra en compte cette nomenclature si aucune nomenclature particulière n’est indiquée dans la fiche de l’article.
Valorisation du stock
Vous avez le choix entre PMP et Dernier prix de revient. Ce choix intervient dans le calcul de la marge et dans la valorisation du stock. Donc le choix que vous devez effectuer est important dans la mesure où la valorisation ne sera pas la même.
Colisage
Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Indiquez ici le colisage à proposer dans la fiche des articles appartenant à cette famille.
Fournisseur
Indiquez le code du fournisseur habituel des articles de cette famille. Le logiciel commandera en priorité au fournisseur principal associé à la fiche de l’article, autrement il prendra en compte le fournisseur de la famille de l’article.
Article
Nature de l’article Cette option permet de définir l’état des articles de cette famille. 3 états sont possibles :
Actif. Cette option signifie que les articles de cette famille peuvent être vendus,
En sommeil. Cette option signifie que les articles de cette famille ne peuvent plus être vendus mais vous pouvez enregistrer un avoir avec ces articles.
Non facturable. Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à la vente. Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce de vente.
En vente sur le Web Dans le cadre du e-commerce et donc de la solution Oxatis, cette option permet de définir les familles d’articles qui seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles rattachés à cette famille seront automatiquement envoyés sur celui-ci. Facturable (Achats) Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à l’achat. Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce d’achat. Facturation au temps
Données
141
* Champ disponible uniquement en version PRO * Ce champ n’est accessible que si c’est une famille hors stock et il vous permet de facturer en heures. En fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement recalculée. Hors Stock Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock. Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :
Le stock de ces articles n’est pas tenu,
La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,
En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le message Saisie interdite,
Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,
En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris.
Imprimable (Ventes) Décochez la case si vous souhaitez que les articles appartenant à cette famille ne soient pas imprimés lors des impressions des pièces de ventes (ce choix par défaut pourra bien entendu être modifié dans chaque fiche article). Imprimable (Achats) Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats. Non soumis aux remises en pied Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des remises saisies en pied de pièce. Non soumis à l'escompte Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul de l’escompte saisi en pied de pièce. Non soumis aux frais de port permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des frais de port saisis en pied de pièce.
Impression des étiquettes par
Vous devez choisir entre quantité et nombre. Mais ce choix n’a une incidence que pour la version PRO. En effet, en facturation, vous pouvez indiquer une valeur dans la colonne Nombre qui peut être différente de la quantité. Ainsi, en fonction de votre choix, le logiciel ira rechercher soit la valeur dans Quantité soit la valeur dans Nombre pour imprimer le nombre d’étiquettes. Vous n’obtiendrez donc pas le même nombre d’étiquettes en fonction des valeurs dans chacune des colonnes.
Totaliser les quantités
Cochez la case si vous souhaitez totaliser les quantités vendues lors de l’édition de l’historique des ventes par famille, des statistiques de stock par famille articles.
Disponible sur PDA
Si vous possédez un PDA avec l’application Gescom Pocket, cette option permet d’indiquer si les articles appartenant à cette famille doivent être envoyés sur le PDA ou non.
Gestion
142
Onglet Frais d'approche
Cet onglet permet de définir des frais d'approche applicables automatiquement aux articles créés appartenant à cette famille. Ces frais d'approche seront toutefois modifiables au niveau de chaque fiche article par clic sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarif de la fiche article. Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur un article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage. Sélectionnez dans la 1ière colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande. La 2ième colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche. Exemple de frais d'approche
Données
143
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de la famille articles. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller.
Gestion
144
Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :
Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.
Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,
CA & Marges mois par mois et totalisées.
L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Données
145
Onglet Coefficients / Arrondis
Cet onglet permet de définir le coefficient par défaut et le mode d'arrondi par défaut à appliquer aux articles de cette famille. Vous devez également déterminer quelle donnée sera recalculée si vous modifiez le prix d’achat.
Coefficient
Validez ou modifiez le coefficient de chacun des tarifs (définis dans Préférences du menu Dossier + Propriétés). Ces coefficients seront appliqués automatiquement lors de la création d’un article de cette famille, vous pourrez bien entendu les modifier.
Arrondi sur TTC
Si vous voulez saisir le prix de vente TTC dans la fiche article, vous devez cocher cette case.
Recalcul
Lors de la modification ou de la saisie du prix d’achat, ce sont soit les coefficients soit les tarifs de vente qui sont recalculés. Vous devez donc choisir la donnée qui doit être recalculée. Exemple : Le prix d’achat de mon article est de 50,00 €. Pour mon tarif 1, j’ai un coefficient de 1,2 et le prix de vente HT est donc de 60,00 €. Je modifie le prix d’achat dans ma fiche article et saisit 55,00 €. Si, dans la famille article, j’ai choisi recalculer le coefficient, j’obtiendrai alors un coefficient de 1,090909 et un prix de vente toujours égal à 60,00 €. En revanche, si j’ai choisi de recalculer le tarif de vente, j’obtiendrai un coefficient égal à 1,2 et un prix de vente HT de 66,00 €.
Gestion
146
Onglet TVA / TPF
Sélectionnez le taux de TVA à appliquer sur les ventes pour chaque tarif de cette famille d’articles. Ce choix sera automatiquement reporté dans les fiches articles de cette famille mais vous pourrez modifier ces taux si besoin est. Indiquez également le taux de TVA sur les achats à proposer automatiquement pour les articles de cette famille Précisez si la TPF doit ou non être soumise à TVA. Dans ce cas, sélectionnez le taux de TPF à appliquer par défaut aux articles appartenant à cette famille et la base de calcul (Base HT ou Base HT + TVA). Le logiciel propose les taux définis dans les propriétés du dossier.
Barème DEEE
Si les articles de cette famille sont soumis à la DEEE, indiquez le barème. Lors de la création des articles, le barème indiqué dans la famille sera répercuté.
Données
147
Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur
Pour une aide sur l’onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur dans la fiche article, cliquez ici. Si vous facturez des volumes ou des surfaces, cet onglet permet de définir une formule de calcul à appliquer aux articles de cette famille en facturation. Cette formule reste modifiable dans les fiches articles.
Variables
Les valeurs que vous renseignez dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur permettent uniquement de tester la formule que vous avez saisi dans le champ Formule de calcul. Par défaut, dans ces champs, la valeur est à 1. Si vous saisissez des valeurs pour tester la formule, lorsque vous reviendrez dans l’onglet de cette famille, les valeurs seront de nouveau à 1.
Formule de calcul
Dans ce champ, vous devez donc saisir la formule de calcul. Vous pouvez la saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B. Vous pouvez également indiquer un coefficient.
Coefficient multiplicateur
Dans ce champ, est indiqué le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur. C’est un champ calculé donc non modifiable.
Gestion
148
Onglet Numéros de comptes / Ventilations Analytiques
Cet onglet permet de définir les comptes de ventes et d'achats à utiliser par défaut pour les ventes et les achats des articles de cette famille. Vous pouvez définir pour chaque taux de TVA des comptes comptables différents, ce qui vous permet, en comptabilité, de différencier les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 %. Les différents numéros correspondent à un taux de TVA qui a été défini dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés. Pour chaque type de vente et d’achat, vous avez la possibilité d’indiquer des comptes comptables différents. Les racines de comptes qui vous sont proposées par défaut sont celles définies dans le bouton Racines de Comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Ventilation analytique
Vous devez définir votre ventilation analytique pour les ventes et les achats. Vous avez donc la possibilité d’indiquer des postes ou des grilles différents pour vos ventes et vos achats. Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste ou une grille. Ils seront imputés aux comptes de classes 6 et 7 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous donnera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Données
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Onglet Web
En vente sur le Web
Dans le cadre du e-commerce, cette option permet de définir les articles qui seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles dont l’option est cochée seront automatiquement envoyés sur celui-ci. Cette activation donne accès à d'autres options concernant l'envoi de vos articles sur votre site Internet regroupés dans 3 sous-onglets : Principal, Stock / Disponibilité et Référencement. Dans cet onglet, vous pouvez également visualiser la dernière date à laquelle l'article a été envoyé sur votre site.
Gestion
150
Onglet Principal
Classement par catégories
Lorsque vous créez un site Web, l'interface par laquelle vous le créez peut vous permettre de gérer des catégories d’articles. Ces catégories correpondent aux « Familles » dans l'application. vous pouvez donc indiquer jusqu'à 3 catégories sachant que la première catégorie correspond à la famille indiquée dans l'entête de la fiche article. Ces trois familles (ou catégories) vont permettre à vos clients, lors de la navigation sur votre site, de rechercher des articles selon trois catégories différentes (au lieu d’une).
Description
Sur le Web, vous disposez de trois zones de description d’un article : Un nom, une description et une description détaillée. Cette description viendra alimenter la zone Description de l’article dans le catalogue sur le Web. Vous pouvez mettre en forme cette description grâce à la barre d'outils Formatage texte enrichi et la mise en forme est également envoyée sur votre site web. Donc, les champs Désignation, Description et Désignation longue de la fiche article correspondent respectivement aux champs Nom, Description et Description détaillée du catalogue sur le Web.
Vignette
La vignette correspond à la petite image sur votre site. Cette image peut donc être distincte de l'image que vous indiquez dans l'onglet Infos / Image qui est également envoyée sur le site web. La vignette apparaît dans la liste des articles sur le web.
Données
151
Onglet Stock / Disponibilité
Toutes les informations contenues dans cet onglet sont utiles pour les articles de cette famille. A l'enregistrement de la famille, tous les paramètres définis dans cet onglet seront alors appliqués aux articles de cette famille. Afficher une note quand l'article est en stock Cette option permet que le texte En stock apparaisse lorsque les articles de cette famille sont disponibles.
Afficher le niveau du stock
Cette option permet d'indiquer le nombre d'articles restant en stock.
Envoyer le délai de livraison du fournisseur principal si le délai de disponibilité est nul
Si vous cochez cette option, le délai de livraison envoyé sur le site correspond à celui du fournisseur principal paramétré dans l'onglet Fournisseurs de la fiche article. En revanche, si vous cochez cette option mais que vous avez indiqué un délai de disponibilité différent de 0, c'est le délai de livraison que vous avez saisi qui sera envoyé sur le site. Délai de disponibilité Indiquez en nombre de jours le délai de disponibilité des articles de cette famille.
Afficher le délai de disponibilité
Cette information permet d’indiquer au visiteur du site le délai moyen de livraison de l'article. Montrer ce produit même si il est indisponible Cette option permet de décider de l’affichage, lors de la vente en ligne, d’un article non disponible en stock (quantité en stock inférieure ou égale à 0).
Proposer ce produit à la vente même si il est indisponible
Cette option permet de vendre le produit même s'il est en rupture de stock.
Cause de l'indisponibilité
En cas de rupture de stock de votre article, vous pouvez indiquer la raison pour laquelle l'article est indisponible (En rupture, Disponible chez le fournisseur, Article discontinué ou Aucune).
Gestion
152
Onglet Référencement
Les informations contenues dans cet onglet permettent de référencer la famille d'articles sur les moteurs de recherche.
Données
153
Codes remises
La fiche Code remise
Une remise permet pour des articles précis d’appliquer une réduction en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires réalisés sur la vente de l’article. Pour créer une nouvelle remise à partir de la liste des codes remises (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le code remise. Cette fiche se compose d’une entête et de deux onglets : Ventes et Achats. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
154
Onglet Ventes
Sur cet onglet , vous pouvez définir des remises sur les articles à la vente pour les 5 tarifs et par palier.
Type
Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires. Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante, intervalle par intervalle et tarif par tarif. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article ou dans la fiche client en fonction de la priorité que vous avez choisi dans le bouton Pièces du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Grilles de tarifs
Il est possible de rattacher une grille de tarifs à une grille de remise. Ceci permet de combiner l’utilisation des grilles de tarifs et des codes remises et d’obtenir ainsi une gestion des pourcentages de remise plus personnalisée. Explication du principe : Chaque début d’année, votre client négocie les prix auxquels il achète vos produits. Vous créez donc une grille de tarif pour votre client, dans laquelle vous précisez les articles concerné et leur prix de vente. Vous pouvez également utiliser les grilles de tarif pour une autre raison : fixer des remises en fonction de quantité vendues, selon les clients et les articles. Prenons un exemple : Pour vos clients occasionnels, vous proposez systématiquement une remise de 30% pour toute commande inférieure à 150€, et de 35% pour toute commande entre 150 et 450€, et 40% au dessus de 450€, mais uniquement sur les produits de la famille FOURNITURES.
Vous allez créer une 1ière grille de tarif, dans laquelle vous insérez uniquement la famille FOURNITURES, vous cocherez l’option REPRENDRE LE TARIF DE
Données
155
L’ARTICLE pour que le prix de l’article (stocké dans sa fiche) soit proposé par défaut lors de la vente de l’article. Cette grille de tarif pourra s’appeler Tarif clients occasionnels Vous allez créer ensuite une grille de remise, que vous allez appeler Remise clients occasionnels, de type ventes, sur le CA, Vous indiquerez dans les intervalles 1, 150, 450 Puis vous insérerez la grille de tarif ‘Tarif clients occasionnels’ et vous indiquez les taux suivants : 30, 35, 40 La grille de remise et la grille de tarifs sont ensuite affectées dans les fiches clients concernées, et lors de la facturation, pour ces clients, et pour les articles appartenant à la famille FOURNITURES, la remise appliquée sera fonction des informations saisies dans la grille de remise.
Gestion
156
Onglet Achats
Sur cet onglet, vous pouvez définir des remises sur les articles à l’achat par palier.
Type
Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles achetés ou du chiffre d’affaires. Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante intervalle par intervalle. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans l’onglet Fournisseurs ou l’onglet Tarifs de la fiche article, sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article.
Données
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Tiers
La fiche Contact
Pour créer un nouveau contact , allez dans le menu Données + Tiers + Contacts. Si vous souhaitez créer un contact client, sélectionnez Clients dans la liste déroulante en haut à droite de l’écran, pour créer un contact fournisseur, sélectionnez Fournisseurs dans cette même liste et l’option Autres permet de créer un contact qui n’est pas rattaché à un client ou un fournisseur. Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît et permet d’identifier votre contact. Si votre contact est rattaché à un client ou à un fournisseur, il apparaîtra alors dans la fiche de ce client ou fournisseur. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Gestion
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Clients
La fiche Client
Pour créer un nouveau client à partir de la liste des clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le client. La fiche Client est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Contacts, Vente, Statistiques, Infos, Modèles d’impression, Champs Personnalisés, Banque / Mode de règlement,Compte et Autres données que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Concernant la codification de la fiche client, vous pouvez demander une codification automatique au niveau des Préférences dans le bouton Tiers. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
159
Onglet Adresses
En version millésimée
Cet onglet permet de saisir les coordonnées du client (adresse de livraison et de facturation, ainsi que les coordonnées des différents contacts). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs Adresse. Fiche contact Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce client. Vous n’êtes pas limité en nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible depuis le menu contextuel de la liste des contacts. Liste des contacts Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :
Ajouter un contact,
Enregistrer le contact,
Supprimer un contact,
Envoyer un e-mail,
Accéder au site web du contact,
Prendre en rendez-vous,
Modifier les propriétés d’affichage.
En version Pro et supérieures
Cet onglet permet de saisir les différentes adresses du client, le nombre d’adresses étant illimité. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ Adresse. Adresse principale Cette option permet de déterminer l’adresse de facturation ainsi que l’adresse de livraison principale. Par défaut, ces adresses seront reprises lors de la création des pièces. Toutes les adresses créées apparaissent alors dans la partie droite de l’onglet. Depuis cette liste, les fonctions suivantes sont proposées :
Ajouter,
Enregistrer,
Supprimer,
Enregistrer.
Ces fonctions sont également accessibles depuis le volet de navigation.
NPAI
Cette option permet de spécifier que l’adresse de facturation ou de livraison indiquée dans la fiche du client n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de facturation et / ou l’adresse de livraison. Ainsi, sur les impressions de pièces ou de fiches clients, l’adresse des clients dont l’option est cochée sera barrée. De plus, lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que l’adresse n’est pas correcte et empêchera de facturer le client.
Gestion
160
Onglet Contacts
***Non disponible en version millésimée*** Cet onglet permet de saisir tous les contacts attachés au client. Son nombre est illimité et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail, le site web, l’adresse de livraison et l’adresse de facturation. Ces adresses ne sont pas obligatoires puisque par défaut à la création d’une pièce, les adresses utilisées seront celles cochées Principales dans l’onglet Adresses de la fiche client. Cliquez sur l’option Enregistrer dans le volet de navigation.
Principal Facturation et Principal Livraison
Ces options permettent d’indiquer le contact principal pour la facturation et celui pour la livraison. Vous pouvez donc indiquer un contact différent pour la facturation et pour la livraison. Lors de la création de pièces, ce sont ces contacts qui seront par défaut repris.
Mot de passe (Web)
Ce mot de passe est nécessaire pour l’identification du contact client sur votre site web. En effet, lorsque votre contact passe une commande sur votre site, la saisie de son adresse e-mail et de son mot de passe l’identifient automatiquement et lui évite la ressaisie de ses coordonnées.
Liste des contacts
Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :
Ajouter un contact,
Enregistrer le contact,
Supprimer un contact,
Composer le N° de téléphone,
Composer le N° de fax,
Composer le N° de portable,
Envoyer un e-mail,
Accéder au site web du contact,
Prendre en rendez-vous,
Modifier les propriétés d’affichage.
Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation. En version PRO et supérieures, et avec Windows 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows. Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches clients sont regroupés dans le menu Données + Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le clic droit de la souris (en version PRO et supérieures).
Données
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Onglet Vente
Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour la gestion du client et de ses ventes.
Type
Le type indiqué dans la famille du client s’inscrit automatiquement ici. Vous pouvez le modifier. Dans le cas d’un client U.E (Union Européenne), International ou Exonération de taxe, le logiciel ne calculera pas de TVA (même si l’article facturé est soumis à TVA).
N° TVA intra-communautaire
Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour un client UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la Déclaration d’Echanges de Biens (fonction non disponible uniquement en version Millésimée). Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icône présent dans le champ de saisie. L’application accède alors au site www.inforisk.com, lequel affiche les informations générales sur l’entreprise consultée.
Devise
Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre client. Par défaut, est indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce de ventes. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce.
Commercial
Si, dans les fiches commerciaux, vous avez associé les départements à chaque commercial, le code commercial est automatiquement indiqué en fonction de ces informations. Cependant, vous pouvez le modifier et saisir un autre code. Il sera repris dans tous les documents clients. Ce choix permettra de calculer d’une part des statistiques et d’autre part des commissions basées sur le CA ou la marge brute.
Frais de port
Saisissez un code frais de port pour ce client, il sera automatiquement repris à la facturation. Les fiches frais de port sont à créer dans le menu Données + Frais de Port.
Remise Article
Indiquez la grille de remise qui sera applicable au client lors de la facturation. Par conséquent, vous devez préciser, dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc faire un choix entre la remise article et la remise client.
Grille de tarifs
Indiquez la grille de tarifs à appliquer à votre client. Ces grilles de tarifs sont à définir par le menu Données + Stock + Grilles de tarifs. Elles permettent de définir des tarifs particuliers à chaque client pour chaque article et chaque famille d’articles. En fonction des données créées et appliquées sur les articles et les clients (grilles de tarifs, promotions, grilles de remise…), la priorité du tarif appliqué n’est pas la même.
Tarif Appliqué
Gestion
162
Le tarif de la famille du client est automatiquement proposé. Sélectionnez le tarif à appliquer au client en fonction de son type. Ce tarif sera automatiquement proposé en facturation mais reste modifiable. Lors de la facturation, un article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client.
Nombre d’exemplaires
Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut.
Remise
Saisissez le pourcentage de la remise commerciale à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise dans chaque pièce.
Remise supplémentaire
Saisissez le pourcentage de la remise supplémentaire à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise dans chaque pièce.
Données
163
Priorité du tarif appliqué
Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le même.
Cas N°1
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée à cet article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Euros (sans la remise) avec un taux de TVA à 5.5% Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est associée mais aucune grille de remise n’est indiquée. Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au client est affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le tarif alors appliqué est de 15,365 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de TVA est à 5,50 %.
2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15,365 Euros (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.90 Euros HT avec un taux de TVA 5.5%
Cas N°2
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à cet article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Euros.
Cas N°3
Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur article a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est donc de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Euros.
Cas N°4
Gestion
164
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.55 Euros.
Cas N°5
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’ une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est valide. En revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle est basée sur les 5 premiers tarifs et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la promotion est prioritaire même si le seuil du 6ième tarif est atteint.
Cas N°6
Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour l’article A est de 10 Euros et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Euros. Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Euros. La même grille de tarifs est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Euros. Cette grille de tarifs est rattachée à un client.
1. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 2 Euros.
2. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 5 Euros.
Cas N°7
Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B. Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est rattaché à ce client. Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille.
Cas N°8
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de tarifs est associée à cet article et contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros.
Données
165
Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est associée. Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros converti en Dollars. Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le même.
Cas N°1
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée à cet article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Francs Suisses (sans la remise) avec un taux de TVA à 7.6% Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est associée mais aucune grille de remise n’est indiquée. Il n’y a pas de promotions valides.
3. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au client est affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le tarif alors appliqué est de 15,365 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de TVA est à 7.6 %.
4. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15,365 Francs Suisses (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.90 Francs Suisses HT avec un taux de TVA 7.6 %
Cas N°2
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à cet article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Il n’y a pas de promotions valides.
3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
4. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Francs Suisses.
Cas N°3
Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur article a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides.
3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
Gestion
166
4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est donc de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Francs Suisses.
Cas N°4
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides.
3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.55 Francs Suisses.
Cas N°5
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’ une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%.
3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est valide. En revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle est basée sur les 5 premiers tarifs et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la promotion est prioritaire même si le seuil du 6ième tarif est atteint.
Cas N°6
Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour l’article A est de 10 Francs Suisses et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Francs Suisses. Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Francs Suisses. La même grille de tarifs est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Francs Suisses. Cette grille de tarifs est rattachée à un client.
3. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 2 Francs Suisses.
4. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 5 Francs Suisses.
Cas N°7
Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B. Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est rattaché à ce client. Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille.
Données
167
Cas N°8
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de tarifs est associée à cet article et contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses. Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est associée. Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses converti en Dollars.
Gestion
168
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois. L’option K divise la valeur par 1000.
Données
169
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du client, des informations commerciales, techniques ou autres ainsi qu’insérer une image. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :
Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,
Supprimer l’image,
Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est plus petite que l’espace prévue,
Ajuster l’image à son contenu.
Accéder aux propriétés de l’image.
Gestion
170
Onglet Modèles d'impression
***Non disponible en version millésimée *** Cet onglet n’est visible que si l’option Utiliser un modèle d’impression de pièce par tiers a été cochée dans le bouton Numéros de pièces des préférences. Définissez alors pour chaque type de pièce HT et TTC le type de modèle a utilisé pour l'impression de la pièce.
Données
171
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des clients apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés.
Gestion
172
Onglet Banque / Mode de règlement
Saisissez les coordonnées bancaires des différentes banques de votre client. Vous pouvez saisir au choix le RIB de l’IBAN. En fonction de l’information que vous saisissez, le logiciel reconstruit l’autre information. Si dans la première cellule de l’IBAN, vous saisissez un code différent de FR, la partie RIB est alors cachée. L’enregistrement de ces coordonnées vous permettra de traiter très rapidement vos règlements clients. Lors des remises en banque, si le mode utilisé par votre client est de type LCR ou Prélèvements, ces renseignements seront automatiquement repris dans le fichier Etebac généré. Depuis cet onglet, vous pouvez également choisir le mode de règlement du client et son niveau de relance.
Mode de règlement
Saisissez le code du mode de règlement utilisé habituellement par le client. Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type. La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements.
Niveau de relance
Vous pouvez choisir pour chaque client le niveau de relance à générer pour les lettres de relance.
Données
173
Onglet Compte
Cet onglet permet de saisir toutes les informations concernant le suivi comptable, financier et commercial de votre client.
Relance par télécopie
Cochez cette case si vous souhaitez générer les relances par fax. Attention : Les logiciels Delrina, Winfax et le gestionnaire de télécopie fourni par Windows XP sont les seuls applicatifs avec lequel les numéros de fax seront reconnus automatiquement. Avec les autres, il est nécessaire de ressaisir le numéro de fax du client.
Numéro de compte
Validez ou modifiez le compte comptable du client généré automatiquement par le logiciel : racine de compte + code client qui a été indiqué en entête de la fiche ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre code client aurait 8 caractères et plus. C’est ce numéro de compte qui sera utilisé lors du transfert en comptabilité. Vérification de la longueur des comptes comptables : Vous possédez l’application de Comptabilité et avez paramétré votre longueur de compte comptable à 9 caractères : les comptes comptables clients et articles, initialisés lors de la création des fiches, seront alignés par défaut sur la longueur des comptes de la comptabilité. La racine par défaut est définie dans le bouton Racines de comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. L’accès au compte comptable client est possible uniquement si vous avez coché la case Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers.
Encours maximum
Indiquez ici le montant maximum autorisé comme encours. Un message vous avertira lorsque cet encours sera dépassé, à la facturation. Par contre, si cet encoursn’est pas dépassé, la lettre de relance ne s’imprimera pas.
Code Risque
Sélectionnez ici le code risque du client.
Client bloqué
Cochez cette case si vous souhaitez bloquer ce client. Aucune vente ne pourra lui être effectuée.
Solde échu
Ce solde correspond à l ‘ensemble des factures qui sont arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance est dépassée.
Solde à échoir
Ce solde correspond à l’ensemble des factures qui ne sont pas arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance n’est pas encore passée.
Solde des opérations courantes
Ce solde correspond au solde dû du client. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant à la date de la pièce.
Gestion
174
Onglet Autres données
Cet onglet donne accès à différentes informations concernant le client.
Classification
La classification correspond au statut du client. Il existe une double notion de classification : la classification théorique et la classification réelle. En version millésimée Il existe, par défaut, 3 statuts : Client, Prospect, Inactif. Le statut Client est attribué à un client dès qu’une pièce de vente (hors devis) lui est attribuée, le statut Prospect est attribué à un nouveau client. La classification théorique dépend uniquement des pièces enregistrées dans le dossier alors que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement accessible depuis le menu contextuel de la liste des clients (Mise à jour de la classification ou manuellement par l’utilisateur. En version Pro et supérieures Comme en version millésimée, il existe, par défaut, 3 statuts : Client, Prospect et Inactif. Cependant, vous pouvez définir une grille de statuts. La classification théorique dépendra alors du paramétrage de la grille que vous avez effectué alors que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement global automatique ou manuellement par l'utilisateur. Remarque Que les 2 classifications soient en phase ou non, c'est toujours la classification réelle qui sera exploitée dans les filtres (dans les listes comme dans les éditions).
Relation client
***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de suivre toutes les actions menées auprès de ce client à travers un historique accessible par l'option Relation client dans le menu contextuel de la liste des clients. Cet historique se constitue des appels téléphoniques, des courriers envoyés, des rendez-vous pris…
Code NAF
Dans la zone Code NAF, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du client en le sélectionnant dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône .
Web
Cette option n’a d’incidence que pour les utilisateurs d’OXATIS et permet d’indiquer si votre client est en compte ou non. Un client en compte signifie que, lors de ses commandes sur votre site OXATIS, il ne règle pas dans l’immédiat la commande. Ainsi, lors de la commande sur le site, l’étape sur la saisie des paiements ne sera pas proposée.
Dernière pièce de vente
Dans cette zone, sont indiqués le numéro et la date de la dernière pièce de vente. Vous pouvez la visualiser en cliquant sur le numéro ou sur la date de la pièce. Vous avez également la date de la dernière modification de la fiche.
Données
175
Consultation des écritures comptables
Dans cette fenêtre, vous pouvez visualiser les écritures comptables qui ont été générées en comptabilité sur le compte comptable du client ou du fournisseur. Ces écritures ne peuvent être visualisées que si les factures rattachées au client ou au fournisseur ont été transférées et récupérées en comptabilité. Donc, cela implique que vous ayez le logiciel Comptabilité EBP. Il faut également que le lien comptable ait été spécifié dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Vous avez également en bas de l’écran le solde du client ou du fournisseur au dernier jour de la période indiquée.
Gestion
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Historique Client
Cet historique permet de consulter pour chaque client tous les articles qui lui ont été vendus, livrés, commandés ou proposés sur une période donnée. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité… Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise. Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu contextuel. La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article.
Données
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Graphique
Le graphique proposé par le menu contextuel dans la liste des données fournisseurs, clients et articles ne donne pas les mêmes informations selon le type de données analysées :
Pour le fichier article, le graphique retrace pour chaque article l’évolution des quantités vendues, du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,
Pour le fichier famille d’articles, ce sont les mêmes informations que dans le fichier article qui sont traitées,
Pour le fichier client, ce graphique fait état de l’évolution du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,
Pour le fichier fournisseur, le graphique retrace l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze derniers mois,
Pour le fichier famille de fournisseurs, le graphique donne également l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze derniers mois.
Par le menu contextuel, vous accédez à toutes les commandes disponibles. Vous pouvez :
Enregistrer le graphique en tant qu’image au format JPG,
Imprimer le graphique,
Modifier les propriétés du graphique.
Concernant les propriétés du graphique, vous pouvez choisir :
Le type de graphe,
La couleur de fond,
La couleur du titre.
Gestion
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E-mail
La fonction e-mail disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet d’envoyer un message via Internet à votre correspondant. Si vous avez indiqué l’adresse électronique de votre client ou de votre fournisseur dans l’onglet Adresse de sa fiche, son adresse est automatiquement reprise dans le message généré par cette option. L’envoi d’e-mail n’est possible qu’avec la messagerie OUTLOOK EXPRESS 5.
Données
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Site Web
La fonction site Web disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet de lancer le site Internet correspondant à votre client ou fournisseur. Vous devez auparavant renseigner l’adresse du site Internet de votre client ou fournisseur dans l’onglet Adresse de sa fiche. Cette opération n’est possible que si vous possédez Internet.
Gestion
180
Dupliquer une fiche
Depuis le menu contextuel accessible dans toutes les listes des fichiers de base (clients, fournisseurs, commerciaux…), vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires. Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches clients et fournisseurs (choix effectué dans les Préférences, bouton Tiers), lors de la duplication d’une fiche client ou fournisseur, vous devez renseigner la raison sociale et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie. En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code client ou fournisseur. Pour la duplication des fiches commerciaux, vous devez indiquer la code commercial de la nouvelle fiche. Pour toutes les autres fiches excepté la fiche article, la nouvelle fiche issue de la duplication apparaît automatiquement (vous devez quand même indiquer le code de la nouvelle fiche) contrairement à la duplication des fiches clients, fournisseurs et commerciaux où une fenêtre est à renseigner avant d’obtenir la nouvelle fiche.
Données
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Factures périodiques
** Disponible uniquement en version PRO ** Cette option permet de définir plusieurs facturations périodiques pour un même client. La facturation périodique signifie que vous réalisez une ou plusieurs factures à intervalle régulier pour le même client. Donc cette commande vous permet de générer ces factures automatiquement. Si vous définissez ces factures périodiques depuis les familles de clients, ces factures périodiques seront reportées sur tous les clients appartenant à ces familles.
Période de facturation
Tout d’abord, indiquez la période concernée par cette facturation.
Fréquence
Pointez Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle. Si vous laissez l’option Hebdomadaire cochée, cliquez sur le lien Prochaine facture le afin de déterminer avec précision le jour de génération. Par contre, si vous cochez une autre fréquence, une fenêtre apparaîtra automatiquement afin de déterminer avec précision les paramètres de génération. Si vous avez pointé Hebdomadaire, indiquez le jour de la semaine où vous souhaitez la générer (Lundi, Mardi...). Si vous pointez Mensuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois, soit enfin un jour bien précis du mois. Si vous pointez Trimestrielle, choisissez tout d'abord 1er, 2ème ou 3ème mois puis déterminez le jour. La période de 3 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Si vous pointez Semestrielle, choisissez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le 1er, 2ème, 3ème, 4ème, 5ème ou 6ème mois ou indiquez un jour précis. La période de 6 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Si vous pointez Annuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le mois de génération ou un jour précis. La période de 12 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique.
Générer une facture à partir de la pièce
Sélectionnez ici le type de pièce et le numéro de la pièce à utiliser comme modèle pour la génération de la facture : devis, commande, BL, facture. Pour sélectionner le numéro de la pièce, cliquez sur le bouton Liste des pièces, pointez la pièce et cliquez sur le bouton Sélectionner en bas à droite de la liste. Le préfixe et le numéro de la pièce sont automatiquement récupérés. L'option Actualiser les prix de la pièce permet de tenir compte des nouveaux tarifs article dans la facture périodique générée et non pas de reprendre les prix figurants dans le document d'origine. Si l'option n'est pas cochée alors les prix des articles seront repris de la pièce d'origine. L'option Appliquer les promotions ou soldes permet de prendre en compte les promotions ou soldes dans la facture périodique. Si l'option n'est pas cochée les promotions ou soldes ne sont jamais prisent en compte lors de la génération des factures périodiques.
Options de génération
Pour générer la facture, vous pouvez soit récupérer les données de la fiche client soit récupérer les données de la pièce d’origine. Si vous cochez l’option Récupérer les données de la fiche client, dans la pièce générée, la remise, la remise supplémentaire, le frais de port et le mode de règlement correspondront à ceux indiqués dans la fiche du client. A l’inverse, si vous cochez l’option Récupérer les données de la pièce d’origine, dans la pièce générée, toutes les données correspondront aux données de la pièce d’origine.
Pour valider la création de cette facturation, cliquez sur l’option Enregistrer la ligne depuis le volet de navigation. Une ligne apparaît alors dans le tableau en bas de la fenêtre et contient toutes les caractéristiques définies précédemment. Cette sauvegarde n’est que temporaire, pour enregistrer
Gestion
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définitivement votre nouvelle facturation périodique, cliquez sur l’option Enregistrer tout depuis le volet de navigation. Pour modifier une ligne existante, sélectionnez-la dans le tableau. Ces caractéristiques apparaissent alors dans la partie haute de l’écran. Si par la suite, vous ne souhaitez pas enregistrer vos modifications, l’option Restaurer tout permet d’annuler vos modifications. Par l’option Supprimer du menu contextuel, vous pouvez également supprimer une facturation périodique. La génération des factures périodiques s'effectuera par la commande Facturation Périodique du menu Opérations ou de manière automatique si vous avez coché cette option dans le bouton Général du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Données
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Relation client
La relation client permet d'historiser des rendez-vous pris, des courriers envoyés, des appels émis, des pièces commerciales créées, des e-mails reçus et envoyés et de les rattacher ou non, à une affaire. Cette option n'est accessible que si vous avez activé l'option Relation client dans la fiche client ou dans la famille de clients. La relation client peut également être lancée depuis le menu Opérations. L'historique des actions se compose d'une entête et de 7 onglets : Tous, Appel téléphonique, Tâches / Rendez-vous, Notes, E-mail, Courrier et Vente. Tous ces onglets à l'exception de l'onglet Tous caractérisent un type d'action. L'onglet Notes permet de saisir un texte. L'entête propose des filtres et des tris :
La période permet d'afficher les actions créées sur une durée que vous délimitez en choisissant une date dans la liste déroulante,
Le tri permet de classer les actions par Date, Code Affaire ou Type d'action et par ordre croissant ou décroissant,
La priorité permet de trier les actions par priorité définie sur chacune des actions,
Les filtres créées par l'utilisateur sur la table Relation client (clic sur le mot Filtre pour créer un nouveau filtre),
L'option Actions exécutées permet d'afficher les actions cochées Exécutées (un clic sur l'option) et les actions dont l'option Exécutées n'est pas cochée (2 clics sur l'option).
L'option E-mail entrant permet d'afficher uniquement les e-mails entrants (un clic sur l'option) ou uniquement les e-mails sortants (2 clics sur l'option).
Le choix des tris n'est pas conservé d'une consultation à l'autre à l'exception de l'option Actions exécutées. Donc, si vous ne voyez pas toutes vos actions, pensez à vérifier l'état de cette option. Vous avez également la possibilité d'indiquer une affaire afin que seules les actions associées à cette affaire soient affichées.
Gestion
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Onglet Tous
Cet onglet regroupe tous les types d'actions menés sur ce client. Ces différents types ont des caractéristiques communes telles que la priorité, la date, l'objet ou son caractère « Fait » ou « Non fait ». Cette dernière caractéristique permet entre autre, d’afficher ou d’éditer une liste des tâches à effectuer. Par le menu contextuel, cliquez sur l'option Propriétés et sélectionnez la variable Action exécutée afin de l'afficher dans la grille. Ensuite, cochez la case pour confirmer l'exécution de l'action.
Remarques
Les actions générées automatiquement par l’application, c’est à dire celles issues des pièces commerciales, des e-mails entrants et sortants et de l’édition des courriers et lettres-types sont automatiquement cochées Exécutées. Les appels téléphoniques, les notes et les rendez-vous sont à valider manuellement.
Données
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Onglet Appel téléphonique
Cet onglet permet de programmer un appel téléphonique. Cette action peut être créée de 2 manières différentes :
Par l'option Programmer un appel du menu contextuel en indiquant une date, une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,
Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cet appel (interlocuteur, numéro de téléphone et durée).
Tous les appels téléphoniques paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda (menu Outils + Agenda). Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne.
Gestion
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Onglet Tâches / Rendez-vous
Cet onglet permet de programmer une tâche ou un rendez-vous. Cette action peut être créée de 2 manières différentes :
Par l'option Programmer une tâche ou un rendez-vous du menu contextuel en indiquant une date, une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,
Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cette tâche ou ce rendez-vous (contact, heure et durée).
Toutes les tâches ou rendez-vous paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda (menu Outils + Agenda). Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne.
Données
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Onglet E-mail
Depuis cet onglet, vous pouvez envoyer un e-mail à votre client ou importer les e-mails qu'il a pu vous envoyer.
Envoi d'un e-mail
Tout d'abord, par l'option Propriétés du menu contextuel, affichez la variable Action. Cette variable vous permettra d'indiquer qu'il s'agit d'un e-mail de type sortant. Saisissez ensuite l’ensemble des données souhaitées et validez votre ligne. Vous obtenez alors la boîte d’envoi d’e-mail. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne.
Import d'un e-mail
Pour effectuer cette opération, sélectionnez l'option Importer un e-mail par le menu contextuel. L’application interroge alors votre boîte de réception et vous présente l’ensemble des mails du jour. L’importation du mail conduit donc à la création d’une action de type e-mail entrant avec la possibilité d’établir un lien direct avec la pièce jointe. L’objet du mail et son contenu sont respectivement récupérés dans les colonnes Objet et Texte. En sélectionnant la ligne, vous pouvez, par le menu contextuel ou par le volet de navigation, ouvrir la pièce jointe. Remarques Si le mail contient plusieurs pièces jointes et que vous souhaitez importer toutes les pièces, l’importation conduira à la création d’autant d’actions qu’il y a de pièces jointes, chaque action pointant sur une seule pièce. L’objet, récupéré depuis l'e-mail, est également disponible dans tous les autres types d’actions, et est saisissable. La caractéristique de ce champ est son enregistrement, lors de sa saisie, dans une table, consultable depuis le menu Données + Relation client + Liste des objets par type d’actions. C’est également par ce menu que vous allez pouvoir supprimer les objets devenus inutiles.
Gestion
188
Importer un e-mail
Dans la zone Sélectionnez les mails que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de l'e-mail que vous souhaitez importer et cliquez sur la ligne pour voir les pièces jointes s'il y en a. Les mails qui apparaissent sont compris dans l'intervalle de dates indiquée dans la zone Période. Dans la zone Contact, si vous sélectionnez un contact, seuls les e-mails de ce contact seront affichés. Dans le cas contraire, tous les e-mails présents dans votre boîte de réception apparaîtront. Si votre mail contient une pièce jointe que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de la pièce dans la zone Pièces jointes. Avant d'importer votre mail, vous pouvez rattacher votre mail à une affaire en indiquant le code dans la zone Affecter un code affaire.
Données
189
Onglet Courrier
Cet onglet permet d'adresser un courrier à votre client. Que votre courrier soit généré par l’application (par le menu Impressions + Courriers et lettres-types) ou depuis un traitement de texte, vous pouvez non seulement disposer de la ligne d’historique correspondante mais également faire un lien sur le document, pour une consultation rapide dans la colonne Chemin d'une pièce jointe. Si le courrier est généré par l’application, depuis le menu Impressions + Courriers et lettres-types, l’action est générée sur demande par un clic sur le bouton Imprimer, Editer ou Envoi par e-mail, avec le message : Voulez-vous générer une ligne d'action de type 'Courrier' dans l'historique des Relations Clients ?
Remarques
L’édition d’un courrier depuis l’application peut être effectuée sur un ensemble de clients mais la génération de l’action s’effectuera uniquement sur les clients disposant de la relation client. De même, lorsque l’édition est effectuée sur un ensemble de clients, le courrier généré est sous la forme d’un document unique, contenant tous les clients concernés. Le lien avec le document, depuis l’action, est quand à lui géré de façon individuel.
Gestion
190
Onglet Vente
Toutes pièces commerciales, depuis le devis jusqu’à la facture, font l’objet, implicitement, d’une génération d’action. Dans cet onglet, sont donc listées toutes les pièces de ventes créées avec ce client. Vous disposez de la possibilité, non seulement d’afficher le numéro de la pièce, par l'option Propriétés du menu contextuel, mais également de consulter la pièce commerciale par l'option Visualiser la pièce de ce même menu.
Remarque
Supprimer une pièce commerciale, par quelque traitement que ce soit, entraîne immédiatement la suppression de l’action correspondante. Il est entendu que l’inverse ne se vérifie pas.
Données
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Familles de clients
La fiche Famille de clients
Pour créer une nouvelle famille de clients à partir de la liste des familles clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Famille client est composée d'une entête et des onglets suivants : Général, Statistiques et DEB. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Après avoir créé vos familles de clients ainsi que les clients qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de clients (racine de compte, remises, facturation périodique…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux clients appartenant à ces familles.
Gestion
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Onglet Général
Type
Indiquez ici le type des clients de cette famille. Dans le cas d’un client UE, International ou Exonération de taxe, le logiciel n’appliquera pas de TVA.
Activer la relation client
Si vous cochez cette option, la relation client sera automatiquement activée sur tous les clients appartenant à cette famille. Vous pourrez bien entendu modifier ce choix dans les fiches clients.
Racine de compte
Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable client. En automatique, à la création d’une fiche client le logiciel ajoute à la racine définie ici le code client. Si vous possédez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la comptabilité les comptes disponibles.
Grille de tarifs
Indiquez la grille de tarifs à appliquer aux clients de cette famille. Cette grille sera alors automatiquement reprise lors de la création des clients appartenant à cette famille. Cependant, ce choix reste modifiable dans les fiches clients.
Tarif appliqué
Sélectionnez ici le tarif à appliquer aux clients de cette famille. Le tarif indiqué ici sera repris automatiquement dans la fiche client en création mais également lors de l’élaboration de vos pièces commerciales.
Remise / Remise supplémentaire
Vous pouvez appliquer ici deux remises commerciales successives pour les clients de cette famille. Ces remises s’appliqueront sur le brut HT de vos pièces de ventes.
Remise article
Indiquez la grille de remise qui sera applicable aux clients de cette famille lors de la facturation. Par conséquent, vous devez préciser dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc choisir entre la grille de remise dans la fiche article et dans la fiche client.
Ventilation analytique
En fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences, vous pouvez ici déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de ventes lors du transfert en comptabilité. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous affichera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétrer le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Données
193
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois pour l’ensemble des clients appartenant à une même famille. Ces statistiques sont représentées sous-forme d’un tableau récapitulatif sur les douze derniers mois. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Gestion
194
Onglet DEB
Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un client rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB.
Données
195
Fournisseurs
La fiche Fournisseur
Pour créer un nouveau fournisseur à partir de la liste des fournisseurs (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le fournisseur. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Banque/ Mode de règlement, Compte, Achat, Articles, Infos, Statistiques, Champs Personnalisés et Divers que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Concernant la codification de la fiche fournisseur, vous pouvez demander une codification automatique au niveau des Préférences, dans le bouton Tiers. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
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Onglet Adresse
Cet onglet permet de saisir les coordonnées du fournisseur (adresse de commande et d’enlèvement, ainsi que les coordonnées des différents contacts). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs Adresse.
NPAI
Cette option permet de spécifier que l’adresse de commande ou d’enlèvement indiquée dans la fiche du fournisseur n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de commande et / ou l’adresse d’enlèvement. Lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que l’adresse n’est pas correcte et empêchera de créer une pièce d’achat avec ce fournisseur.
Fiche contact
Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce fournisseur. Vous n’êtes pas limité en nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible depuis le menu contextuel de la liste des contacts.
Liste des contacts
Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce fournisseur. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :
Ajouter un contact,
Enregistrer le contact,
Supprimer un contact,
Composer le N° de téléphone,
Composer le N° de fax,
Composer le N° de portable,
Envoyer un e-mail,
Accéder au site web du contact,
Prendre en rendez-vous,
Modifier les propriétés d’affichage.
Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation. En version PRO, et avec Windows Millénium, 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows. Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches fournisseurs sont regroupés dans le menu Données + Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le clic droit de la souris (en version PRO).
Données
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Onglet Banque / Mode de règlement
Saisissez les coordonnées bancaires de la banque à laquelle vous réglez votre fournisseur. Vous pourrez ainsi traiter très rapidement vos paiements fournisseurs. Indiquez la banque auquel votre fournisseur est rattaché par l’intermédiaire du numéro Clearing Bancaire,
Saisissez son numéro de compte,
Précisez le type de décaissement utilisé pour payer votre fournisseur : 826 (Paiement BVR) ou 827 (Paiement en Francs Suisses en Suisse). Seuls ces deux types de DTA sont gérés par le logiciel,
Renseignez son N° d’adhérent BVR. Ce numéro est nécessaire si vous avez choisi le type de décaissement 826.
Indiquez le pays où est situé sa banque, l’IBAN (International Bank Account Number) et le BIC (Bank Identifier Code) de son compte bancaire.
Le numéro de compte, le type de décaissement et le N° d’adhérent BVR sont nécessaires pour la génération des fichiers DTA. Indiquez également le code du mode de règlement utilisé habituellement pour régler votre fournisseur. Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type. La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements.
Gestion
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Onglet Compte
Cet onglet permet de saisir le compte comptable du fournisseur et d'indiquer un encours maximal. Validez ou modifiez le compte comptable du fournisseur généré automatiquement par le logiciel : racine de compte + le code fournisseur saisi dans l’entête ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre code fournisseur aurait 8 caractères et plus. Ces comptes seront repris lors du transfert en comptabilité. La racine par défaut est défini dans le bouton Racines de Comptes du menu Dossier + Propriétés + Préférences. La modification du compte comptable fournisseur est uniquement possible si vous avez coché la case Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers.
Solde des opérations courantes
Ce solde correspond au solde dû au fournisseur. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant à la date de la pièce.
Données
199
Onglet Achat
Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour vos achats à ce fournisseur.
Type
Pointez le type du fournisseur. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International, le logiciel n’appliquera pas de TVA.
N° de TVA Intra-communautaire
Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour le fournisseur s'il est de type UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la DEB (fonction disponible uniquement en version PRO). Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icône présent dans le champ de saisie. L’application accède alors au site www.Inforisk.com lequel affiche les informations générales sur l’entreprise consultée.
Devise
*** Non disponible en version millésimée *** Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre fournisseur. Par défaut, est indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce d’achats. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce.
Frais de port
Si vous souhaitez appliquer systématiquement des frais de port lors de la création de pièces d’achats avec ce fournisseur, indiquez ici le code des frais de port à utiliser.
Remise
Saisissez le pourcentage de remise accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur.
Remise supplémentaire
Saisissez le pourcentage de remise supplémentaire accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur.
Délai de livraison
Indiquez ici le délai de livraison habituel du fournisseur. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes fournisseurs si aucun délai n'est saisi dans la fiche de l'article en particulier. Il sera repris dans les documents fournisseurs que vous établirez.
Nombre d’exemplaires
Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut.
Gestion
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Onglet Articles
Cet onglet permet d'enregistrer les articles que vous pouvez vous procurer chez ce fournisseur ainsi que la référence de l'article chez ce fournisseur. Cependant, si vous avez déjà créé votre fichier article en indiquant les fournisseurs, dans cet onglet, les articles de ce fournisseur seront repris automatiquement.
Données
201
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du fournisseur, des informations commerciales, techniques ou autres et d’insérer une image. Dans la zone de saisie, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :
Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,
Supprimer l’image,
Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est plus petite que l’espace prévue,
Ajuster l’image à son contenu.
Accéder aux propriétés de l’image.
Gestion
202
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois. L’option K divise la valeur par 1000.
Données
203
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des fournisseurs apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés.
Gestion
204
Onglet Divers
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du fournisseur en le sélectionnant dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône représentant un livre ouvert. Cet onglet donne également des informations sur la dernière facture effectuée et les dernières modifications. Vous avez comme information :
Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat,
La date de la dernière modification de la fiche.
Vous pouvez visualiser la dernière pièce d’achat en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce.
Données
205
Historique fournisseur
Cet historique permet de consulter pour chaque fournisseur tous les articles qui lui ont été commandés, ceux que vous avez réceptionné et ceux qui vous ont été facturés sur une période donnée. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité… Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise. Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu contextuel. La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article.
Gestion
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Familles de fournisseurs
La fiche Famille de fournisseurs
Pour créer une nouvelle famille de fournisseurs à partir de la liste des familles fournisseurs (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Famille fournisseur est composée d'une entête et des onglets suivants: Compte / Analytique, Statistiques et DEB. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Après avoir créé vos familles de fournisseurs ainsi que les fournisseurs qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de fournisseurs (racines de comptes, DEB…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux fournisseurs appartenant à ces familles.
Données
207
Onglet Compte / Analytique
Type
Indiquez ici le type des fournisseurs de cette famille. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International, le logiciel n’appliquera pas de TVA.
Racine N° Compte
Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable fournisseur. En automatique, à la création d’une fiche fournisseur, le logiciel ajoute à la racine définie ici le code fournisseur. Si vous avez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la comptabilité les comptes disponibles.
Ventilation analytique
Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de classe 6 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous affichera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Gestion
208
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois pour l’ensemble des fournisseurs appartenant à cette famille. Ces statistiques sont représentées sous-forme de tableau récapitulatif sur les douze derniers mois. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Données
209
Onglet D.E.B
Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un fournisseur rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB.
Gestion
210
Commerciaux
La fiche Commercial
Pour créer un nouveau commercial à partir de la liste des commerciaux (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le commercial. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Formules de commissions, Adresse, Infos, Région et Champs personnalisés que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. La saisie du code commercial est obligatoire sur 6 caractères maximum. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
211
Onglet Formules de commissions
Cet onglet permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial. Pour créer une nouvelle formule de commission, cliquez sur l’option Nouvelle formule dans le volet de navigation ou cliquez sur l’option Nouvelle du menu contextuel. La définition de la formule de calcul des commissions ouvre un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre. Dans le choix de la base de calcul, vous avez la possibilité de sélectionner chiffre d’affaires encaissé. Cette possibilité correspond aux ventes dont le règlement client a été perçu. Une fois la formule créée, elle s’affiche dans le tableau et vous rappelle les propriétés de celle-ci, soit la cible, la base de calcul et le résultat. Vous pouvez également supprimer ou modifier une formule existante depuis le menu contextuel ou le volet de navigation.
Gestion
212
Création d'une formule de commissions
Il peut s’agir soit d’une commission globale sur la pièce, soit d’une commission calculée article par article. Ensuite, choisissez la base de calcul de la formule et l’intervalle de variation de cette base. Pour finir, vous devez indiquer le type de résultat de la formule. Exemples : 1) La formule de commission est une commission globale à appliquer sur chaque pièce. La base de calcul est le chiffre d’affaires compris entre 100 et 5000 € et le résultat de la formule est 5 % du chiffre d’affaires. Ma facture s’élève à 2713.50 € TTC. Donc, le montant HT est de : 2713.5 / 1.206 = 2250 Mon chiffre d’affaires sur cette facture est de 2250 €. La commission du commercial est de : 2250 * 0.05 = 112.50 € 2) La formule de commission est établie sur tous les articles. La base de calcul est la marge des articles comprises entre 5 et 25 et le résultat de la formule est 15 % de la marge. J’ai deux articles A et B que j’achète respectivement 87 € et 12 € et vend 107 € et 20 €. J’établis une facture où je vend 5 articles A et 15 articles B. La marge sur l’article A est de : (107-87)*5 = 100 € La marge sur l’article B est de : (20-12)*15 = 120 € La commission du commercial est de : (100+120) * 0.15 = 33 €
Données
213
Onglet Adresse
Vous pouvez saisir dans cet onglet les coordonnées du commercial (adresse, téléphone…). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour obtenir une deuxième ligne d’adresse.
Mot de passe Web (Option disponible uniquement en version PRO)
Ce mot de passe permet au commercial de saisir les commandes de ses clients sur le site Web. Sans ce mot de passe, le commercial ne sera pas identifié en tant que commercial de votre société et ne pourra donc pas saisir de commandes. Si vous êtes sous Windows Millénium, 2000 ou XP, vous pouvez utiliser le numéroteur de Windows à partir de cet onglet. Cette fonctionnalité n’est pas disponible en version Standard du logiciel. Une fois le numéro de téléphone saisi, cliquez simplement sur Téléphone : le numéro se composera automatiquement. Attention : Les numéros doivent être saisis sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures.
Disponible sur PDA
Cette option permet d’indiquer que le commercial doit être pris en compte pour l’envoi des données vers le PDA.
Mot de passe (PDA)
Si vous avez coché l’option Disponible sur PDA, vous devez obligatoirement indiquer un mode de passe PDA pour le commercial.
Gestion
214
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du commercial, des informations commerciales, techniques ou autres. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi.
Données
215
Onglet Région
Cet onglet permet d’indiquer pour chaque commercial les départements qui lui sont rattachés. Ainsi, lors de la création d’une fiche client, le commercial sera automatiquement affecté au client en fonction du code postal saisi dans sa fiche au niveau de l’adresse de facturation. Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes.
Gestion
216
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des commerciaux apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés.
Données
217
Modes de règlement
La fiche Mode de règlement
Pour créer un nouveau mode de règlement à partir de la liste des modes de règlements (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le mode de règlement. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Code
Saisissez ici le code du mode de règlement (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du mode de règlement.
Type
Si vous souhaitez générer un fichier au format ETEBAC, sélectionnez Lettre de change ou Prélèvement en fonction du mode de règlement que vous souhaitez créer. Si vous souhaitez imprimer un billet à ordre (pour un fournisseur), sélectionnez Billet à ordre. Le type de règlement Ecart permet de gérer :
Les écarts de règlement. écarts de règlement. Par exemple, vous avez une facture de 100.02 € réglée par un paiement de 100 €. Dans le cas présent, il y a donc un écart de règlement que vous devez gérer par la saisie d’une ligne, dans les règlements clients, avec comme type de règlement Ecart.
Les écarts de change. écarts de change. Par exemple, vous avez une facture en dollars à une date N. Le client la règle en totalité en Euros à une date N+1. Le cours de change est donc différent. Il y aura donc un écart de change à constater.
Echéance
Cochez cette case si vous souhaitez définir une ou plusieurs (Option disponible uniquement en version Pro) échéances associées à ce mode de règlement. Les différentes possibilités sont Net, Fin de décade et Fin de mois. Pour l’échéance Fin de mois, vous pouvez indiquer un nombre de jours, ou cocher l’option 30 jours équivalent à un mois. Exemple de fonctionnement : Nous sommes le 12 Février 2003. Si vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera calculée au 13 Mars. Si vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance sera calculée au 1 Avril. Dans le cas de la version Pro, 10 lignes d'échéances pourront être créées. Afin de paramétrer plusieurs lignes d'échéances, vous devrez saisir une valeur dans la colonne %. L'enregistrement de la fiche se fera seulement si le total des pourcentages est égal à 100.
Impression d'une traite
Cochez cette case si vous souhaitez imprimer une traite en pied de facture, ou imprimer une traite seule par le menu Impression + Traites. ATTENTION ! !
Gestion
218
Avant de déterminer si vous souhaitez ou non générer un journal de Valeurs à l'encaissement, consultez la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements.
N° de compte
Saisissez ici un numéro de compte de valeur à l'encaissement (511.....) uniquement si vous souhaitez générer un journal de Valeurs à l'encaissement contenant des écritures de type : 411DUPONT 511CHEQUE 511CB... Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, cliquez sur l'icône pour sélectionner le compte directement dans la liste des comptes de Trésorerie disponibles dans le dossier comptable. Vous devez également indiquer un compte pour les décaissements fournisseurs si vous souhaitez générer un journal de décaissements. Le principe est le même que pour les valeurs à l’encaissement.
Journal
Si vous avez indiqué un compte de valeur à l'encaissement, saisissez le code du journal dans lequel vous souhaitez générer les écritures correspondantes. Vous pouvez indiquer un code journal distinct pour chaque mode de règlement ou un code journal identique pour plusieurs modes de règlement. Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, sélectionnez le code en cliquant sur l'icône . Le code journal proposé par défaut est celui indiqué dans les Préférences du dossier. Faites de même pour le journal de décaissement si vous avez indiqué un compte de décaissement.
Transférer la date d’échéance du paiement dans le journal de banque
Pour utiliser cette option, il est impératif de gérer les valeurs à l’encaissement. Elle permet pour des règlements par LCR et prélèvements de récupérer en date d’écriture la date d’échéance du règlement dans le journal de banque.
Données
219
Les écarts de règlement
Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone Valeurs à l’encaissement 6688 et dans la zone Décaissement 7688. Pour le journal de décaissement et le journal des valeurs à l’encaissement, vous devez indiquer un journal d’OD. Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement. Si l’écart est positif, on ne peut pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert comptable. Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas remises en banque. Selon le sens de l’écart, les écritures comptables ne sont pas identiques : Client Débit Crédit Si Ecart > 0 6688 411 Si Ecart < 0 411 7688 Fournisseur Débit Crédit Si Ecart > 0 6688 401 Si Ecart < 0 401 7688
Gestion
220
Les écarts de change
Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone Valeurs à l’encaissement 666 et dans la zone Décaissement 766. Pour le journal des valeurs à l’encaissement et le journal de décaissement, vous devez indiquer le code d’un journal d’OD. Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement. Si l’écart est positif, vous ne pouvez pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert comptable. Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas à remettre en banque. Selon le sens de l’écart, les écritures comptables ne sont pas identiques :
Client
Débit
Crédit
Si Ecart > 0
666
411
Si Ecart < 0
411
766
Fournisseur
Débit
Crédit
Si Ecart > 0
666
401
Si Ecart < 0
401
766
Données
221
Banques
La fiche Banque
Pour créer une nouvelle banque dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la banque. La saisie du code Banque est obligatoire et sur 6 caractères maximum. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Comptabilité, Infos et R.I.B. / N° émetteur que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
222
Onglet Adresse
Cet onglet permet de saisir l'adresse de la banque. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans la zone Adresse.
Données
223
Onglet Comptabilité
ATTENTION ! ! Avant de déterminer le code journal et le compte comptable de Trésorerie, consultez la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements. Cet onglet permet de saisir le compte comptable de Trésorerie associé à la banque et le code journal correspondant. Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, vous pouvez utiliser l'icône pour accéder aux journaux de banque et aux comptes de trésorerie de votre dossier comptable. Lors de la remise en banque, ces renseignements seront automatiquement repris à l'appel de cette banque.
Gestion
224
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de la banque (heures d'ouverture, contact....). Utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..) Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi.
Données
225
Onglet RIB / N° Emetteur
Cet onglet permet de saisir les différents codes et numéros nécessaires à la génération d'un fichier ETEBAC ou d'une traite.
Fichier ETEBAC formaté
Lors de la remise en banque des LCR et des prélèvements, vous avez la possibilité de générer un fichier LCR au format ETEBAC destiné à votre banque. Cette option permet d’obtenir un paiement par ligne dans le fichier généré. Par exemple, si vous effectuez une remise en banque de plusieurs LCR (ou prélèvements), dans le fichier qui sera généré, vous aurez une LCR (ou prélèvement) par ligne. Dans le cas contraire, toutes les LCR remises en banque (ou prélèvements) seront sur la même ligne.
Gestion
226
DEB
La fiche Nature des transactions
La nature de la transaction décrit l'opération réalisée (ex : vente, achat….). Pour créer une nouvelle nature des transactions à partir de la liste des natures des transactions (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des natures de transactions, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
227
La fiche Mode de transport
Le transport correspond au moyen de transport utilisé pour acheminer la marchandise jusqu’au destinataire. Pour créer un nouveau mode de transport à partir de la liste des modes de transports (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des modes de transports, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
228
La fiche Condition de livraison
Les conditions de livraison correspondent aux obligations des parties selon les dispositions du contrat de vente. Pour créer une nouvelle Condition de Livraison à partir de la liste des conditions de livraison (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle condition de livraison. Cependant, tous les codes de conditions de livraison, utilisés et fournis par la douane, sont déjà créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
229
La fiche Nomenclature NC8
Les Nomenclatures NC8 permettent d’identifier le type de marchandises. Pour créer une nouvelle Nomenclature NC8 à partir de la liste des nomenclatures NC8 (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle nomenclature NC8. Cependant, toutes les nomenclatures NC8, utilisées et fournies par la douane, sont déjà créées dans le logiciel. C’est la nomenclature 2004. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
230
Divers
La fiche NAF
Le code NAF correspond au Numéro d’Appartenance Française (anciennement code APE). Pour créer un nouveau code NAF à partir de la liste des codes NAF (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes NAF existants ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
231
La fiche Code postal
Pour créer un nouveau code postal à partir de la liste des codes postaux (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir le pays, le département, le code postal et le nom de la ville. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
232
La fiche Département
Pour créer un nouveau département à partir de la liste des départements (menu Données + Divers) dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le pays, le code et le nom du département ainsi que l’indicatif téléphonique du département. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Données
233
La fiche Pays
Pour créer un nouveau pays à partir de la liste des pays (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le nom du pays et le code DEB. Si c’est un pays UE, vous pouvez également le spécifier. Le code DEB correspond au code du pays qui est repris dans la DEB ( code pays sur 3 chiffres). Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Gestion
234
Tableau de bord
Le tableau de bord
Le tableau de bord se composent de différents éléments qui sont :
Les commandes à traiter,
Les Devis à relancer,
Les rendez-vous du jour,
Mes meilleurs clients,
Le chiffre d'affaires,
Mes meilleurs articles vendus,
Les règlements clients.
Le graphique visible dès l’appel du tableau de bord compare le chiffre d'affaires des 4 derniers mois sur les 3 dernières années. Un simple clic sur ce graphique vous amène sur un autre graphique (pour ceux d’entre vous qui utilisaient déjà une gestion commerciale, le second graphique proposé est celui dont vous disposiez auparavant, en accès direct depuis le menu Données + Tableau de bord). Les données du tableau de bord en ce qui concernent les paiements, sont actualisées lors de :
La création d’une nouvelle facture,
La modification d’une date d’échéance sur une facture,
Le pointage d’un règlement,
Le dépointage d’un règlement.
Le rafraîchissement du contenu du tableau peut s'effectuer par :
L’appel du tableau par le menu Affichage + Tableau de bord,
L’utilisation de la touche F5 depuis le tableau, lorsque celui-ci est déjà ouvert,
L’utilisation du menu contextuel depuis le tableau (par un clic droit) à travers l’option Actualiser.
Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :
Enregistrer le tableau de bord au format HTML,
Imprimer le tableau de bord,
Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir la couleur de votre tableau de bord selon votre sensibilité. 6 thèmes sont proposés. Vous pouvez également choisir si vous souhaitez afficher ou non le tableau de bord au démarrage du logiciel.
Données
235
Les commandes affichées dans cette partie du tableau de bord sont les 5 commandes les plus anciennes, pour lesquelles aucun traitement n'a été effectué, ou bien un traitement partiel : nous trouverons donc les commandes non clôturées, non transférées, non regroupées, livrées partiellement (par l'option disponible dans le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients). Les commandes affichées sont exprimées dans leur monnaie de saisie. Un accès direct à la commande sélectionnée, par simple clic, vous est offert afin de permettre le traitement de la pièce.
Gestion
236
Sont affichés les devis dont l’état est En cours et dont la date de validité est antérieure à la date du jour. Sont affichés les 5 devis les plus anciens. En cliquant sur Devis à relancer, vous accéderez à la boite d'impression des devis à relancer. En sélectionnant un des devis affiché, vous accéderez à celui-ci.
Données
237
Sont affichés ici les 5 prochains rendez-vous, à compter de l’heure système. Un accès direct « au rendez-vous affiché dans le tableau de bord» est possible par un simple clic sur le lien proposé.
Gestion
238
Sont affichés les 5 clients ou les 5 familles de clients, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, sur les 12 derniers mois (du chiffre d’affaires le plus élevé vers le chiffre d’affaires le moins élevé). Un accès direct à la fiche client ou à la famille clients par simple clic sur le code (code client ou code famille client) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche).
Données
239
Vous disposez ici du chiffre d’affaires correspondant au dernier jour facturé, exclu le jour courant. Distinctement, vous disposez donc également du chiffre d’affaires du jour. Enfin, nous vous proposons le chiffre d’affaires global sur les 12 derniers mois.
Gestion
240
Sont affichés les 5 articles ou les 5 familles d’articles les plus vendus, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, de la quantité ou de la marge. Un accès direct à la fiche article ou à la famille articles par simple clic sur le code (code article ou code famille article) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche).
Données
241
Les règlements clients
Sont cumulées ici les factures arrivées à échéance (paiements en retard) et les factures non encore échues (paiements à venir). Ces données sont construites à partir de l’état des échéances de chacune des factures, et réparties dans l’une ou l’autre catégorie en fonction de leur date. Font donc partie de la catégorie Paiements en retard toutes les échéances dont la date est antérieure à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi ; ou si un paiement a été saisi, aucun pointage entre l’échéance et le paiement n’a été effectué. Font partie de la catégorie Paiements à venir toutes les échéances dont la date est postérieure à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi. Un accès direct à l’un ou l’autre montant par simple clic vous conduit à l’édition des relances (pour les paiements en retard) ou à l’édition de l’échéancier (pour les paiements à venir)
Remarques
Vous pourriez constater une différence entre le montant des paiements en retard affiché dans le tableau de bord et le montant total affiché dans les relances clients. La raison de cette différence est l’absence dans les relances de certains clients et la cause de cette absence est un montant d’encours minimum indiqué dans leur fiche, et non encore atteint (cette donnée conditionne le fait de relancer ou non le client). Vous pourriez également constater une différence entre le montant des paiements à venir affiché dans le tableau de bord et le montant total affiché dans l’échéancier : les factures réglées mais non pointées seront prises en compte dans le tableau de bord alors qu’elles n’apparaîtront pas ou apparaîtront comme réglées dans l’échéancier. Les valeurs affichées sont exprimées dans la monnaie du dossier, cela signifie donc ce que toutes données saisies dans une autre devise sont analysées dans la devise du dossier pour être cumulées.
Gestion
242
Le 2ème tableau de bord
Ce tableau donne la marge (option Marge cochée) ou le chiffre d’affaires (option Marge décochée) mois par mois et pour chaque année où des pièces ont été effectuées. Ces valeurs sont reprises à partir du journal de ventes et peuvent être affichées en kilos + devise du dossier en cochant l'option Chiffres en K. Le logiciel calcule également l’évolution du chiffre d’affaires d’une année sur l’autre. Vous pouvez visualiser les valeurs en kilos + devise du dossier en cochant l’option Chiffres en K. Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :
Enregistrer le tableau de bord en tant qu’image au format JPG,
Imprimer ce tableau de bord sous forme de graphique,
Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir le type de graphe, la couleur de fond, la couleur du titre.
Consolidation de dossiers
***Disponible uniquement en version PRO*** La consolidation de dossiers permet de consolider les statistiques de plusieurs dossiers. Pour cela, par le bouton droit de la souris, choisissez l’option Définir les dossiers. Une fenêtre apparaît alors avec la liste des dossiers de Gestion Commerciale. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez consolider et validez par le bouton OK. La zone Dossier, en haut de la fenêtre devient, alors, accessible et vous pouvez choisir les statistiques du dossier que vous souhaitez visualiser. La mention Tous permet donc d’obtenir des statistiques globales sur les différentes années et elles sont illustrées de graphiques.
Données
243
Liste des données
La liste des données
La liste des données est composée de champs qui permettent de rechercher une donnée, de trier la liste et de filtrer la liste. Un certain nombre de champs est proposé dans la liste des tris. Une icône en forme de clef précède le nom de chacun des champs : si la clef est jaune cela signifie qu’un tri a déjà été effectué au préalable suivant ce critère. Si la clef est grise, aucun tri n’a encore été effectué sur ce champ. Lors de la première sélection de ce champ pour trier la liste, le traitement peut prendre un certains temps suivant le nombre de données disponibles.
1er cas particulier : Liste des articles
Dans la liste des articles, vous disposez également d’un autre filtre concernant la nature de l'article. A droite des filtres, une liste déroulante est proposée dans laquelle apparaissent les 3 natures : Actifs, En sommeil, Non facturable. La sélection d’un état est sauvegardée d’une fois sur l’autre.
2ème cas particulier : Liste des clients
Dans la liste des clients, vous disposez d'un filtre concernant la classification des clients. A droite des filtres, une liste déroulante est proposée dans laquelle apparaissent tous les statuts clients définis dans la classification. Le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris, vous offre de nombreuses fonctions :
Pour les clients ou fournisseurs : Modifier (la fiche), Nouveau (création), Dupliquer, Supprimer, Imprimer (la fiche), Imprimer les règlements, Imprimer l’échéancier, Courriers et Lettres Types, Etiquettes (impression), Graphiques, Liste des contacts, Règlements (saisie), Nouvelle pièce (création d’une pièce pour ce client), Historique, Prendre un rendez-vous, Composer le N° de téléphone, etc...
Pour les articles : Modifier, Nouveau, Dupliquer, Supprimer, Imprimer, Etiquettes, Graphiques, Envoi sur le site Web, Historique des mouvements, Historique des commandes...
Lorsque la fenêtre de la liste ne permet pas de visualiser la totalité des colonnes et des lignes proposées par le logiciel, cliquez sur les barres de défilement gauche/droite et haut/bas pour les afficher. Pour toute grille, vous pouvez modifier la largeur de vos colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Cette liste de données permet d’effectuer différentes opérations.
Bouton de synchronisation et de désynchronisation
Dans la liste des clients ou toute autre liste de données, lorsque vous ouvrez une fiche, l’icône ou apparaît en haut à gauche de la fiche. L’icône permet de passer d’une fiche à l’autre par les icônes de la barre d’outils Navigation (Suivante, Précédente, Dernière ou Première). En d’autres termes, cette icône signifie que la fiche est synchronisée avec la liste des données. Par exemple, si dans la liste, vous sélectionnez une autre ligne, le logiciel se positionnera automatiquement sur la fiche qui correspond à la donnée sélectionnée. En revanche, l’icône indique que le logiciel restera systématiquement positionner sur la fiche ouverte même si vous sélectionnez une autre donnée dans la liste. La fiche ouverte est alors désynchronisée de la liste des données.
Gestion
244
Pour n’afficher que les données répondant à certains critères, sélectionnez l’un des filtres dans le champ signalé par un entonnoir. Ces filtres sont à créer par la commande Nouveau filtre obtenue par le menu contextuel de la liste.
Données
245
Le champ signalé par une clé permet de trier la liste suivant les différents critères proposés dans la liste déroulante.
Gestion
246
Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (dans le champ signalé par une clé), sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Le logiciel affiche alors la liste des données à partir des caractères saisis.
Données
247
Les opérations disponibles depuis la liste des données
Pour créer une nouvelle fiche, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône ,
Pour consulter ou modifier une fiche, sélectionnez-la et validez la ligne par la touche Entrée ou par le menu contextuel + Modifier,
Pour supprimer un élément dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante (en cliquant sur le bord grisé de la ligne) et appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur l’icône . Pour sélectionner plusieurs lignes à la fois, appuyez sur la touche Ctrl tout en les sélectionnant.
Cas particuliers : Réinitialiser les fichiers
Dans la liste des Codes NAF et des Codes postaux, une option de réinitialisation est proposée dans le menu contextuel. Elle permet la remise à zéro de ce fichier depuis le fichier fourni par défaut par le logiciel. Toutes les modifications apportées seront donc perdues .
Propriétés d’une liste
Vous pouvez également personnaliser l’affichage dans chaque fichier. Pour cela, utilisez le menu contextuel (clic droit sur le bord grisé de la grille) et sélectionnez Propriétés. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône .
Dans la fenêtre qui apparaît, à gauche, vous avez les champs disponibles et à droite les colonnes qui constituent la liste. Pour ajouter un champ, sélectionnez-le à gauche et pour supprimer une colonne sélectionnez-la à droite. Vous pouvez également modifier la disposition des colonnes.
249
Ventes
Nouvelle pièce
Choix du type de pièce à créer
Sélectionnez le type de pièce à créer.
Gestion
250
L'entête de la pièce
Pour créer une nouvelle pièce de vente, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Ventes ou placez-vous dans la liste des devis, des commandes, des BL ou des Factures par le menu Ventes + Devis, Commande, BL ouFacture puis cliquez sur la fonction Nouvelle dans le thème Opérations du volet de navigation. L’entête de la pièce permet d’enregistrer le nom du client, le type de facturation (HT/TTC) et la devise de facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche du client. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce. Attention !! Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), les dates des factures de ventes (et factures d’acompte) doivent être numérotées sur une séquence chronologique. Aussi, il n’est pas possible de créer une facture de vente (ou une facture d’acompte) à une date antérieure à la date de la dernière facture de vente créée sauf si vous avez coché l'option Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs dans les préférences. Par exemple, si votre dernière facture de vente date du 06/06/2006, si vous essayez de valider une facture de vente créée le 05/06/06, vous obtiendrez le message suivant : « La date du 05/06/2006 est inférieure à la pièce : Facture n°X du 06/06/2006 enregistrée dans votre dossier … (cf l’aide en ligne pour plus de détails) ». De plus, une fois la facture de vente validée la date n’est plus modifiable.
Touches à utiliser
Tabulation : permet de passer de champ en champ. PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce). Attention : en version Standard, les onglets Echéances et Champs personnalisés ne sont pas disponibles. L’icône : enregistre la pièce. Les informations Code, Code Postal / Ville, Pays, Commercial, Contact et Grille de tarifs apparaissent en bleues et soulignées. Cette différenciation des autres champs signifie deux choses :
Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones engendre l’accès à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche alors une nouvelle fiche pays que vous pouvez compléter,
En revanche, si le client a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la fiche correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche client correspondante au client indiqué apparaît.
Impression automatique d’un BL et d’une facture
Vous avez la possibilité d’imprimer automatiquement un BL et une facture à la suite de la validation d’une facture. Pour cela, en création d’une nouvelle facture, sélectionnez la commande Imprimer du menu contextuel. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez l’option Impression à la validation et Imprimer un BL si vous souhaitez imprimer un BL à partir des informations de la facture. Pour les factures suivantes, vous devrez les enregistrer par la touche F2 pour avoir la boîte d’impression automatiquement.
Grille de tarifs
Si vous avez indiqué une grille de tarifs dans la fiche du client, elle apparaît alors dans cette zone. Les articles insérés dans le corps de la pièce auront alors comme prix celui qui a été défini dans la grille de tarifs. La grille de tarifs est prioritaire sur le tarif appliqué.
Ventes
251
Le menu contextuel vous donne accès à différentes commandes :
L’historique du client,
La consultation des écritures comptables du client,
Les courriers et lettres-types,
Valider,
Valider et Nouvelle pièce,
Imprimer,
Télécopier.
Gestion
252
Appel du client
Appel d'un client
La sélection d’un client dans une pièce de ventes peut s’effectuer soit sur son code soit sur sa raison sociale. Pour avoir accès aux autres champs de la pièce, vous devez donc indiquer la raison sociale ou le code client. Pour la sélection par code, vous pouvez soit saisir le code complet du client, soit saisir les premiers caractères (par exemple F). Dans ce dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des clients à partir du client dont le code se rapproche le plus des caractères saisis. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le client à facturer. Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône pour afficher la liste des clients ou appuyez sur la touche F4. Pour la sélection par raison sociale, vous pouvez saisir la raison sociale dans son intégralité. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône ou d’appuyer sur la touche F4 pour obtenir la liste des clients. La liste est triée par code client mais la recherche s’effectue sur la raison sociale. Saisissez alors les premiers caractères de la raison sociale que vous recherchez. Le logiciel se positionne sur le client dont la raison sociale correspond au plus près aux caractères saisis.
Nouveau client
Saisissez le code d’un nouveau client (par exemple DUPONT) et validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des clients ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce client. Utilisez alors la touche Inser pour créer la fiche client, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend le code saisi dans l’entête de la facture. Saisissez les renseignements concernant le client et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S. Sortez avec Echap. La fiche client apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la facture. Attention : il faut absolument que le client saisi dans l’entête existe dans le fichier client sinon lors de l’enregistrement de la pièce vous aurez le message suivant : Vérifier le code client. Une fois le code client indiqué, toutes les zones saisissables tel que le commercial, le tarif appliqué ou le contact sont remplies automatiquement par rapport aux informations saisies dans la fiche client. Cependant, vous pouvez les modifier ou les compléter. Concernant la zone Contact, cette information correspond aux interlocuteurs saisis dans la fiche client. Si plusieurs contacts ont été saisis, cliquez sur l'icône pour accéder à la liste des contacts du client. Vous pouvez alors en changer aisément. Les différents tarifs définis dans les Préférences du dossier apparaissent également sous forme de liste déroulante. Vous pouvez en changer ponctuellement en sélectionnant le nouveau tarif à appliquer dans cette liste. Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Ventes
253
Type de facturation
Vous pouvez établir des pièces en HT ou en TTC. Remarque : la différence entre TTC et HT n’est pas une question d’exonération de TVA ou non. Cela signifie que le calcul de la TVA n’est pas effectuée de la même manière. Si vous êtes en TTC, la TVA sera calculée à partir du TTC de chaque ligne article. Si vous êtes en HT, la TVA sera calculée à partir du HT de chaque article.
Gestion
254
Le corps de la pièce
Le corps de la pièce vous permet de saisir des articles existants ou de créer de nouveaux articles à facturer, d'insérer des sous-totaux et des commentaires. La combinaison de touches Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante ; la touche Entrée permet de passer de colonne en colonne et clic droit sur le bord grisé de la grille permet d'accéder au menu contextuel qui offre toutes les fonctions utiles en saisie d'articles. Il faut absolument saisir un code article existant sinon vous n’aurez pas accès aux colonnes Quantité, PU Brut, Remise, Prix net et TVA. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis le corps de la pièce, vous avez également la possibilité de modifier le type de facturation (HT ou TTC) ainsi que la devise de facturation. Une barre d’outils est également disponible pour effectuer différentes opérations. Cette barre d’outils permet de déplacer les lignes articles, insérer de nouvelles lignes, insérer des commentaires, insérer des sous-totaux, supprimer des lignes, afficher la fiche article et le détail d’un article composé.
Gestion des frais d’approche (uniquement pour les achats)
Si vous facturez en HT, vous pouvez gérer les frais d’approche sur les achats en ajoutant les colonnes Prix d’achat Fournisseur et Frais d’approche dans le corps de votre pièce d’achat ce qui vous permet de gérer votre PMP. Le menu contextuel du corps de la pièce permet de :
Insérer ou supprimer une ligne ,
Insérer des sous-totaux,
Insérer des commentaires par la commande Texte,
Visualiser la composition d’un article composé par la commande Détail de l’article composé,
Afficher la liste permettant de sélectionner les Articles liés,
Visualiser la fiche client, fournisseur ou article,
Valider,
Accéder aux onglets Echéances et Règlements de la pièce en cours,
Valider et afficher une nouvelle pièce,
Imprimer,
Télécopier,
Personnaliser les colonnes qui apparaissent dans le corps de la pièce par la commande Propriétés. Vous pouvez alors ajouter des colonnes en les sélectionnant dans la partie gauche (champs disponibles) ou en supprimer en les sélectionnant dans la partie droite. Vous avez également la possibilité de modifier la disposition des colonnes.
Ventes
255
Saisie des articles
Saisie d'un article
Après appel du code article, utilisez la touche Entrée pour accéder aux autres colonnes de la ligne (Désignation, Quantité, Prix Brut HT ou Prix Brut TTC, Remise, Prix Net HT ou Prix Net TTC et TVA/TPF). Dans les pièces de ventes, le taux de TVA proposé par défaut est celui du tarif appliqué. Validez la ligne avec Ctrl + Entrée. Le logiciel ouvre alors une nouvelle ligne de saisie et affiche sous la grille le total de la facture. Si vous insérez un article composé dans le corps d’une pièce, par le menu contextuel, vous avez la possibilité de visualiser son détail c’est-à-dire les articles qui le composent. Apparaissent le code, la désignation et la quantité de chaque article qui permettent de composer l’article.
Saisie d'un numéro de série (uniquement en version PRO)
Le champ Numéro de série est un champ libre qui autorise la saisie de texte et de chiffres. Après avoir saisi une valeur dans ce champ, vous pourrez ultérieurement effectuer une recherche afin de retrouver les pièces contenant cette donnée.
Formules de calcul sur les quantités à facturer (uniquement en version PRO)
Le champ Coefficient multiplicateur, disponible dans le corps des pièces de vente, permet de proposer un système de facturation en fonction des dimensions d’un article. En effet, dans la fiche Article ( et dans la fiche Familles d'articles) , un onglet Formule de calcul du Coefficient multiplicateur a été ajouté . Il permet de définir la formule de calcul du coefficient multiplicateur en fonction de la largeur, de la longueur et de la hauteur de l’article. Lors de la facturation, cette formule est appliquée dans la zone Coefficient multiplicateur.
Saisie d’un article par sa référence fournisseur (uniquement pour les achats en version PRO)
Dans le corps de la pièce d’achat, vous disposez pour appeler un article des champs Code article et Référence. Ce second champ correspond à la codification de l’article chez le fournisseur (Information disponible dans l’onglet Fournisseur de la fiche Article). Vous pouvez donc pour ajouter votre article, vous positionner dans le champ Référence et au choix, saisir sa valeur si vous la connaissez, ou appeler la liste et le sélectionner parmi les articles proposés (seuls les articles liés au fournisseur sélectionné dans l’en-tête seront proposés).
Nouvel article
Pour créer un nouvel article à partir du corps de la pièce, appelez la liste articles, soit par le petit livre soit par la touche F4, puis utilisez la touche Inser. Vous pouvez également saisir le code article dans le corps de la pièce et taper Entrée. Automatiquement, la liste articles est renvoyée, utilisez la touche Inser pour confirmer la création de cet article. Une nouvelle fiche article apparaît ce qui vous permet de saisir les informations du nouvel article. Ensuite, enregistrez avec les touches Ctrl + S et appuyez sur Echap pour sortir de la fiche. Validez votre code avec Entrée pour revenir au corps de la pièce.
Gestion
256
Le pied de la pièce
Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés. Seules quelques zones sont modifiables. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps ou Saisie d'articles, Infos, Règlements, Echéances et Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Attention : en version Standard, les onglets Echéances et Champs personnalisés ne sont pas disponibles. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document.
TVA et TPF
Dans le pied de la pièce, un tableau récapitulatif concernant le détail de la TVA et de la TPF est présent. En effet, pour chaque taux de TVA, vous avez la base qui est imposée, le taux et le montant de la TVA. Ces montants sont calculés à partir des articles dont le taux de TVA est indiqué pour chacun qui sont insérés dans le corps de la pièce. C’est le même système pour le calcul de la TPF et de la TVA sur TPF. Le logiciel examine les articles qui sont soumis à la TPF et de cette analyse, sont calculées la TPF qui est uniquement sur la base HT et la TPF qui est sur la base HT + la TVA. Attention, tous les champs qui suivent ne sont pas forcément dans tous les types de pièces.
Remise
Vous pouvez saisir directement une remise appliquée en pourcentage du brut HT ou un montant de remise. La remise s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou fournisseur mais elle reste modifiable.
Remise supplémentaire
Vous pouvez saisir directement une remise supplémentaire appliquée en pourcentage du brut HT ou un montant de remise. La remise supplémentaire s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou fournisseur mais elle reste modifiable.
Frais de port
Pour cela, vous devez utiliser un code Frais de port déjà défini. Dans ce cas, le montant sera soit calculé à partir du montant HT de la facture soit à saisir. Le code frais de port s’affiche automatiquement lorsqu’il a été défini dans la fiche du client mais il reste modifiable. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche frais de port qui a été sélectionné.
Escompte
Vous pouvez saisir ici un escompte accordé pour paiement antérieur à la date d'échéance. Cet escompte est un pourcentage du brut HT + les frais de port.
Divers TTC
Saisissez le libellé correspondant aux frais supplémentaires à appliquer et le montant.
Acompte
Saisissez le montant d’un acompte éventuel.
Acompte déjà comptabilisé
Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Cet acompte ne sera pas repris lors du transfert en comptabilité car il est considéré comme déjà comptabilisé.
Ventes
257
Règlement reçu
Indiquez le mode de règlement et saisissez ensuite le montant réglé directement par le client. Le règlement vient évidemment en déduction du net à payer. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche du mode de règlement qui a été sélectionné. Dans les règlements clients, ce règlement sera automatiquement pointé et affecté à la facture.
Echéance
Lorsque la facture est à régler à échéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. La date d’échéance est automatiquement générée en fonction du mode de règlement indiqué dans la fiche client. Dans le cas où le mode de règelement est paramétré avec plusieurs échéances (uniquement en version Pro) alors seul le mode de règlement et le montant total des échéances figure dans le pied de la pièce. Si aucun mode de règlement n’est indiqué, la date d’échéance est à la date de pièce. Vous pouvez modifier l’échéance indiquée ou en saisir une autre. Pour définir une ou plusieurs échéances particulières (en version PRO uniquement), cliquez sur l’onglet Echéances ou sélectionnez un mode de règlement paramétré avec plusieurs lignes d'échéances . Pour imprimer une traite, cochez la case correspondante dans la fiche du mode de règlement.
Net à payer
Si, sur votre modèle d’impression, vous souhaitez imprimer le net à payer en toutes lettres, vous devez paramétrer votre modèle par le menu Outils + Paramétrage des impressions ou en cliquant sur le lien Modèle d'impression présent dans la fenêtre d’impression des pièces. Vous devrez alors insérer la variable Montant en Lettres de la rubrique Pièces. Par le menu contextuel, vous pouvez valider votre pièce ou encore valider la pièce et en afficher une nouvelle.
Gestion
258
Onglet Infos
Saisissez directement le texte souhaité ou appelez un texte déjà créé (par la commande Textes Standards du menu Données) par le bouton Texte. Complétez le texte en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps, Pied, Règlement, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis cet onglet, vous pouvez également accéder à la fiche du client ou fournisseur en cliquant sur son nom dans la zone Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Infos.
Ventes
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Onglet Règlement
Attention : l’onglet Règlement dans les factures fournisseurs n’est pas disponible en version Standard. L’onglet Règlements permet d’enregistrer directement dans la facture les règlements clients ou fournisseurs. Si un règlement au comptant a été enregistré dans le pied de la pièce, il s’inscrit automatiquement ici. Pour enregistrer un nouveau règlement, indiquez le mode de règlement, la date de règlement, la devise du règlement et le montant perçu. La zone Montant Devise est destinée à recevoir le montant du règlement à saisir, quelque soit la devise. Si la pièce est émise et réglée dans la même devise, le montant saisi dans la zone Montant devise est donc identique à celui calculé dans la zone Montant. Pour un règlement DTA ou BVR, vous pouvez ne pas indiquer de mode de règlement. Validez la ligne avec Ctrl + Entrée ou Entrée. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête de pièce, Corps ou Saisie d'articles, Pied de pièce, Infos, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Attention : en version Standard, les onglets Echéances et Champs personnalisés ne sont pas disponibles. Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du tiers en cliquant sur son nom dans la zone Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Règlements. Par le menu contextuel, vous avez accès aux commandes Valider et Valider et nouvelle pièce.
Cas particulier : les factures d’acomptes
A partir d’une commande client, vous avez la possibilité de générer une facture d’acompte. Une facture d’acompte correspond à un règlement versé par votre client avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Pour générer cette facture d’acompte, vous devez, dans l’onglet Règlement de la commande, cocher l’option Facture d’acompte sur la ligne de règlement et choisir le taux de TVA. La facture sera alors générée à la validation de la commande.
Gestion
260
Les factures d'acomptes
Assujetti à la TVA, vous devez nécessairement émettre une facture d’acompte pour tout acompte versé par vos clients avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Quelle solution vous propose la gestion commerciale ?
Création d’une commande avec saisie d’un ou plusieurs acomptes
Votre client vous commande un bien ou une prestation. Vous allez donc créer une commande, dans laquelle vous allez saisir le contenu de la prestation et dans l’onglet Règlement, vous allez saisir le montant de l’acompte versé. Sur cet acompte, vous devez cocher l’option Facture d’acompte et choisir un taux de TVA afin de permettre la génération de la facture d’acompte, laquelle sera créée lors de la validation de la commande, si vous le souhaitez.
Liste des factures d’acomptes
Les factures d’acomptes émises sont visibles dans l’onglet Factures d’acomptes de la liste des pièces de ventes, et ne peuvent être qu’imprimées.
Impression de la facture d’acompte
La facture d’acompte peut être imprimée, soit depuis la liste des factures d’acomptes, soit depuis la commande à laquelle elle est liée, en même temps que cette dernière.
Suppression de la facture d’acompte
La facture d’acompte ne peut être supprimée sauf si la commande dont elle dépend l’est (et à condition que la facture d’acompte n’ait pas été comptabilisée au préalable) Attention : seule la suppression manuelle de la commande peut entraîner la suppression de la facture d’acompte (la suppression de la commande lors de la livraison ou du transfert de pièce ne peut en aucun cas entraîner la suppression de la facture d’acompte, même si elle n’a pas été comptabilisée).
Transfert comptable de la facture d’acompte
La génération d’une facture d’acompte impose sa comptabilisation, en tant que pièce d’une part et en tant qu’encaissement du règlement d’autre part C’est donc la remise en banque de l’acompte qui entraîne la comptabilisation de la facture d’acompte. Par conséquent, lors du transfert en comptabilité (Opérations + Transfert en comptabilité), vous devez sélectionner l’option Paiements clients afin de comptabiliser votre acompte. Au préalable, vous aurez paramétré votre compte d’acompte HT depuis le menu Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Racines de comptes comptables. Le compte de tiers utilisé sera celui de votre client Le compte de TVA sera celui associé au taux de TVA, paramétré également par le menu Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF. L’écriture comptable de la facture d’acompte, dans le journal des ventes, sera alors de la forme : 411xxx au dédit pour le montant TTC de l’acompte 4457xx au crédit pour le montant de la TVA sur l’acompte 487 ou autre compte pour crédit pour le montant HT de l’acompte L’écriture comptable de l’encaissement de l’acompte, dans le journal de banque, sera alors de la forme : 411xxx au crédit pour le montant TTC de l’acompte 512 au débit pour le montant TTC de l’acompte
Génération et impression de la facture finale
Ventes
261
La facture finale, émise lorsque la prestation est réalisée ou les biens livrés doit mentionner la totalité des acomptes versés Cette pièce va donc être générée par transfert de la commande en facture (soit directement, soit par l’intermédiaire d’un BL, que ce soit par la livraison partielle ou non).
Gestion
262
Onglet Echéances
Lorsque le mode de règlement indiqué est de type Echéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. Cet onglet (disponible uniquement en version PRO) permet de définir plusieurs échéances particulières. Dans la grille des échéances, le logiciel affiche automatiquement le montant restant à régler. Saisissez les différentes échéances avec le montant associé. Cliquez sur l'icône pour afficher la liste des modes de règlements ou appuyez sur la touche F4. Si vous souhaitez générer plusieurs échéances à intervalles réguliers, utilisez le bouton Nouvelles Echéances. Vous indiquerez alors le nombre d’échéances à générer, le nombre de jours et le mode de règlement. Le bouton Solder permet de générer une échéance si le montant total des échéances n’est pas égal au Net à payer. Il faut néanmoins saisir le mode de règlement. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps, Pied, Infos, Règlements, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du client en cliquant sur son nom dans la zone Client située en haut de l’onglet Règlements. Par le menu contextuel, vous avez accès aux commandes Valider et Valider et nouvelle pièce.
Ventes
263
Onglet Champs personnalisés
***Disponible uniquement en version PRO*** Cet onglet permet de créer des champs personnalisés pour vos pièces. Ces champs pourront être insérés en entête, en pied de pièce ou dans les lignes de pièces en paramétrant vos modèles d’impression. Vous pouvez également les créer à partir du menu Outils + Champs personnalisés. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la pièce. Cette fenêtre permet également de définir ou modifier des champs personnalisés sur les fichiers articles, clients, fournisseurs et commerciaux. L’ajout de champs personnalisés est limité à 128 caractères pour l’ensemble des champs nouveaux. Dans la mesure du possible, nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos pièces ainsi que les autres fichiers. En effet à chaque nouveau champ, le logiciel doit réorganiser la base ce qui prend un certain temps, proportionnel aux nombres d’enregistrements.
Comment ajouter un nouveau champ ?
Nous allons ici prendre l'exemple du fichier Pièces dans lequel nous allons ajouter un champ Transporteur afin de préciser le transporteur chargé de livrer la marchandise. Sélectionnez la rubrique Pièces. Le logiciel affiche alors à droite la taille restante pour la création de champs (1 octet correspond à 1 caractère). Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui donne accès à la saisie d'un nouveau champ, le logiciel propose automatiquement une nouvelle variable ayant comme nom VarPerso. Définissez alors la variable. Saisissez le nom de la variable : ce nom apparaîtra dans l'onglet Champs Personnalisés de la pièce. Indiquez le type de la variable : Chaîne, Date, Entier, Heure, Logique. Les types suivants (Montant, Poids, Quantité, Prix, Taux, Volume) appliquent à la variable le format défini dans le bouton Décimales de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Choisissez ensuite la longueur du champ (nombre de caractères maximum que vous allez saisir dans le champ). Saisissez une longueur au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres variables. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Gestion
264
Liste des pièces de ventes
La liste des pièces de ventes
La liste des pièces est composée d’une part d’une liste de pièce, et d’autre part d’un volet qui permet d’effectuer des recherches et des filtres sur cette liste. Des tris standards sont proposés par défaut sur la Date, le Code Tiers ou encore la Raison Sociale. Un liste comportant d’autres possibilités de tris est également disponible. Les champs proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où un tri a déjà été effectué sur le critère sélectionné. Dans le cas contraire le symbole est gris, et le traitement de tri peut prendre un moment en fonction de la quantité de données présentes. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Cette liste est composée de plusieurs onglets : Factures d'acompte, Devis, Commandes, Bons de livraison, Factures. Pour chacune des listes, la recherche peut être effectuée par date, code client, raison sociale, numéro de pièce, ou Commercial. D’autre critères de recherche sont disponibles dans la rubrique Autre Recherche du volet de Recherche Multicritères. Si vous sélectionnez un critère de recherche qui n’a pas été utilisé au préalable, un message apparaît dans la liste des pièces afin de vous indiquer la manipulation à suivre : à savoir la saisie d’une valeur dans le champ de recherche.
Ventes
265
Liste des factures d'acompte
Cette liste représente les factures d’acompte créées sur une période donnée. Seules les commandes suivantes sont disponibles à partir de cette liste :
L'impression de la facture d’acompte sélectionnée,
La télécopie de la facture d’acompte sélectionnée,
L'envoi d'un e-mail avec la facture d’acompte en pièce jointe.
Quant au menu contextuel, il propose les fonctionnalités suivantes : Imprimer, Télécopier, Envoi par e-mail, Nouveau filtre et Propriétés. Toutes ces fonctions à l'exception de Propriétés sont également disponibles dans le thème Opérations du volet de navigation.
Gestion
266
Liste des devis
Dans cette liste, vous obtenez les devis établis sur une période donnée. Depuis la liste des devis, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier un devis (icône ),
Créer un nouveau devis (icône ),
Supprimer un devis (icône ),
Dupliquer un devis (icône ),
Imprimer un devis (icône ),
Faxer le devis,
Créer un filtre sur les devis (icône ),
Envoyer par e-mail le devis sélectionné,
Imprimer des étiquettes,
Transférer un devis en commande, BL ou facture,
Affecter un code affaire,
Regrouper des devis en commandes, BL ou factures. Sélectionnez les devis à regrouper en cliquant sur chaque devis tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des devis est de pouvoir sélectionner les devis que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra tous les devis sur la période indiquée,
Etat des devis. Modifiez l'état d'un devis depuis la liste des devis sans avoir à ouvrir le document. Les état proposés sont : En cours, Accepté, Refusé. Les état antérieurs à l'état du document sélectionné ne seront pas accessibles.
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des devis, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de devis :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les devis créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans une liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les devis non imprimés (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les devis non réglés en totalité (2 clics sur l'option).
Ventes
267
Liste des commandes
Dans cette liste, vous obtenez les commandes établies sur une période donnée. Depuis cette liste, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier une commande (icône ),
Créer une nouvelle commande (icône ),
Supprimer une commande (icône ),
Dupliquer une commande (icône ),
Imprimer une commande (icône ),
Faxer une commande,
Créer un filtre sur les commandes (icône ),
Envoyer une commande par e-mail,
Imprimer des étiquettes,
Transférer les commandes en bon de livraison ou facture,
Affecter un code affaire,
Regrouper les commandes en bon de livraison ou facture. Sélectionnez les commandes à regrouper en cliquant sur chaque commande tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des commandes est de pouvoir sélectionner les commandes que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra toutes les commandes sur la période indiquée,
Clôturer une commandes. Cette option permet de « fermer » les commandes qui ont été livrées partiellement et qui ne seront jamais livrées dans leur globalité,
Livraison de commande(s). Cette option permet de livrer une ou plusieurs commandes globalement ou partiellement comme cela pourrait être fait par le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients.
Envoyer par e-mail une commande afin d'être importé dans un autre dossier EBP Gestion commerciale,
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Vous avez également la possibilité d’effectuer la livraison des commandes par le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients.
Tris disponibles
Depuis la liste des commandes, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de commandes :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les commandes créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non imprimées (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Livrées partiellement. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes livrées partiellement (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non livrées partiellement (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes transférées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non transférées (2 clics sur l'option).
Gestion
268
Liste des bons de livraison
Dans cette liste, vous obtenez les bons de livraison établis sur une période donnée. A partir de la liste des BL, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier un BL (icône ),
Créer un BL (icône ),
Supprimer un BL (icône ),
Dupliquer un BL (icône ),
Imprimer un BL (icône ),
Faxer un BL,
Créer un filtre sur les BL (icône ),
Envoyer un BL par e-mail,
Imprimer des étiquettes,
Transférer un BL en facture,
Affecter un code affaire,
Regrouper des BL en facture. Sélectionnez les BL à regrouper en cliquant sur chaque BL tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des BL est de pouvoir sélectionner les BL que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra tous les BL sur la période indiquée,
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des BL, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de BL :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les BL créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non imprimés (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non réglés en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL transférés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non transférés (2 clics sur l'option).
Ventes
269
Liste des factures
Dans cette liste, vous obtenez les factures établies sur une période donnée. Depuis la liste des factures, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier une facture (icône ),
Créer une facture (icône ),
Supprimer une pièce (icône ). Attention ! ! ! Une facture ne peut être supprimée que si celle-ci est la dernière facture. Dans le cas où vous souhaitez supprimer une facture de la liste, vous devez impérativement supprimer toutes les factures qui ont été effectuées depuis,
Copier une pièce (icône ). En copie, vous pourrez demander à transférer la facture en avoir,
Imprimer une facture (icône ),
Télécopier une pièce,
Créer un filtre sur les factures (icône ),
Envoyer une facture par e-mail,
Imprimer des étiquettes.
Transférer une facture en devis, commande ou BL,
Affecter un code affaire,
Régler une facture,
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des factures, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de factures :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les factures créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non imprimées (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Avoirs. Ce filtre permet d'afficher uniquement les avoirs (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures transférées en comptabilité (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non transférées (2 clics sur l'option).
Propriétés de la grille
Un certain nombre de champs est proposé à l’affichage de la liste des factures. Le champ Reste dû, permet de visualiser le montant restant à payer sur une facture donnée en tenant compte à la fois des paiements saisis dans la pièce, et de ceux saisis par le menu Opérations + Règlement Clients et pointés avec une échéance de la facture sélectionnée. Par exemple, pour une facture de 1000 euros, si on saisit un paiement de 500 euros dans la pièce, on obtiendra un Reste dû de 500 euros. Si on saisit un second règlement, depuis le menu Opérations + Règlement Clients, d’un montant de 250 euros que l’on pointe avec l’échéance de cette facture, le Reste dû est actualisé à 250 euros. Attention !! Si votre dossier a été créé dans une version antérieure à la Version 2007/PRO v11, vous devez effectuer un recalcul des données en passant par le menu Outils + Recalcul des données, afin que le champ Reste dû soit actualisé.
Gestion
270
L'avoir
Pour effectuer un avoir dans Gestion commerciale, vous avez deux possibilités. Si l’avoir à créer a pour objectif d’annuler une facture, sélectionnez la facture dans la liste des factures clients et cliquez sur la fonction Copier dans le thème Opérations du volet de navigation. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez Transformer en avoir et automatiquement la facture est dupliquée en avoir puisque le net à payer est négatif. Si vous souhaitez réaliser un avoir qui n’a aucun lien avec une facture, créez une nouvelle facture, dans le corps sélectionnez vos articles et indiquez en quantité une valeur négative c’est-à-dire un chiffre avec le signe moins devant. Quand vous enregistrez la pièce, le numéro de l’avoir est le numéro postérieur à la dernière facture, la numérotation étant identique entre les deux types de pièces. Mais lors de l’impression de votre pièce, sur le modèle sera indiquée la mention Avoir.
Ventes
271
Opérations depuis la liste des pièces
La copie de pièces de ventes
La copie de pièces, contrairement au transfert de pièces, permet de dupliquer une pièce mais dans le même type sauf pour la facture à partir de laquelle vous pouvez générer un avoir. Ainsi, la copie d’une facture permet de l’annuler par un avoir. L’intégralité des données de la pièce d’origine est recopiée dans la pièce générée à l’exception des règlements. Indiquez la date ainsi que le client à affecter à la pièce.
Gestion
272
Imprimer une pièce
Cette option permet d’imprimer les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes ou d’achats.
Définissez le nombre d’exemplaires que vous souhaitez imprimer. Par défaut, le chiffre indiqué correspond à celui qui a été défini dans la fiche du tiers affecté à la pièce,
Choisissez le modèle d’impression. Par défaut, ce sont les modèles d’impression correspondant au mode de calcul choisi dans la pièce qui sont proposés. Donc, si dans la pièce, l’option TTC est cochée, ce sont les modèles TTC qui sont affichés et si elle est décochée, ce sont les modèles HT. Cependant, vous pouvez modifier ce choix, en cochant ou décochant l’option Modèles TTC dans cette fenêtre.
Dans le cas d’une multi-sélection de pièces, les modèles proposés par défaut, correspondront au mode de calcul choisi dans les préférences. Plusieurs modèles sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Pour les pièces de ventes, l'impression s'effectuera sur l'imprimante choisie pour chaque type de pièce. Quant aux pièces d'achats, l'impression s'effectuera sur l'imprimante principale. Cliquez sur le bouton Aperçu afin de visualiser l'impression à l'écran, puis depuis l’aperçu choisissez Imprimer afin de l'éditer sur papier.
Imprimer avec un autre modèle
Attention : cette option n'est disponible que pour les pièces de ventes. De plus, pour accéder à cette option, vous devez obligatoirement demander l'impression depuis l'entête ou le corps de la pièce (icône ou option Imprimer depuis le menu contextuel). Cette option vous permet d'imprimer la pièce sélectionnée à partir d'un autre modèle d'impression et sur une autre imprimante. Pour l'impression des factures, vous pouvez également choisir un autre type de pièce. Cochez l'option et indiquez un nombre d'exemplaires. Choisissez le modèle d'impression et l'imprimante sur laquelle effectuer l'impression puis cliquez sur le bouton Imprimer.
Ventes
273
Télécopier une pièce
Cette option permet de télécopier les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes ou d’achats. Cet écran propose différents critères d’impression : Le nombre d’exemplaires proposé par défaut est celui qui a été défini dans la fiche du client ou fournisseur affecté à la pièce que vous souhaitez imprimer. Cependant, vous pouvez modifier ponctuellement cette donnée dans cet écran. Est indiquée la raison sociale du client ou fournisseur. Apparaissent également le numéro de fax ainsi que l’interlocuteur que vous avez associé à ce numéro dans la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de choisir l’interlocuteur à qui vous souhaitez envoyer ce fax en sélectionnant le numéro du contact. Automatiquement le numéro de fax et l’interlocuteur sont mis à jour en fonction des données saisies dans la fiche client ou fournisseur. Mais vous pouvez aussi saisir un numéro et un interlocuteur qui ne sont pas référencés dans la fiche du client ou fournisseur. Ensuite, choisissez le modèle d’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Par contre, en fonction du mode de calcul choisi pour établir vos pièces de ventes c’est-à-dire HT ou TTC, les modèles proposées ne sont pas identiques. Le bouton Configurer permet de choisir le fax sur lequel l’édition doit être effectuée. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’envoi du fax. Le bouton Envoyer permet d’envoyer le fax directement sans effectuer d’aperçu auparavant.
Gestion
274
Imprimer des étiquettes
Lorsque vous êtes dans la liste des pièces de ventes ou d’achats, vous avez accès à la fonction Etiquettes dans le thème Opérations du volet de navigation qui permet d’imprimer des étiquettes à partir de la pièce sélectionnée. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B. Choisissez le modèle d’impression avec lequel vous souhaitez effectuer l’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’impression des étiquettes à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier. Le bouton Imprimer permet d’éditer les étiquettes directement sur papier sans passer par un aperçu.
Ventes
275
Envoi d'une pièce par e-mail
Gestion commerciale permet également d’envoyer des pièces par e-mail. Cette fonction n’est validée qu’avec Microsoft Outlook version 5. Pour cela, sélectionnez la pièce que vous souhaitez envoyer dans la liste des pièces de vente ou d’achat et cliquez sur la fonction Envoi par e-mail dans le thème Opérations du volet de navigation. Automatiquement, est indiquée l’adresse électronique du destinataire que vous avez indiqué dans la fiche du client. Si vous avez plusieurs contacts avec une adresse e-mail, l'icône permet de sélectionner le contact auquel vous devez adresser votre courrier. Le bouton Carnet d’adresses permet également de sélectionner un destinataire qui n’a pas été créé dans la fiche client mais qui existe dans votre répertoire d’adresses e-mail. Le logiciel a automatiquement indiqué en sujet et en message le type de pièce envoyé et le numéro de celle-ci (exemple : Commande Client N° CC 4). Mais vous pouvez personnaliser votre message et saisir un autre sujet. Vous pouvez également joindre une pièce en cliquant sur le bouton Joindre et choisir que cette même pièce soit automatiquement jointe lors du prochain envoi. Ensuite, précisez le format du document que vous souhaitez envoyer. Vous avez le choix entre PDF, RTF, JPG, TIFF et EXCEL. Choisissez également le modèle d'impression. Tous les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression. Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer le mail. A côté du bouton Envoyer, l'icône propose les options suivantes :
Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier ou d’envoyer le mail,
Configurer l'imprimante permet de choisir l'imprimante sur laquelle l'édition va être effectuée.
Gestion
276
Le transfert de pièces de ventes
Cette option permet de transférer un type de pièce en un autre type. Par exemple, un devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture, une facture peut être transférée en devis, commande ou bon de livraison et ainsi de suite. Cela évite des ressaisies inutiles. Le transfert reprend l’intégralité des données de la pièce d’origine dans la nouvelle pièce. Attention : Les commandes et les bons de livraison ne sont plus modifiables dès qu’ils ont été transférés. Pour effectuer cette opération, vous devez indiquer :
La date de la pièce à générer,
Le code du client à affecter à la pièce à générer : ainsi, la pièce obtenue peut être affectée à un autre client que le client de la pièce d’origine.
Calculer une nouvelle date de livraison pour la pièce générée
Vous pouvez choisir la date de livraison à appliquer à la pièce générée. Elle correspondra soit à la date de livraison de la pièce d’origine soit à la date du transfert.
Recopier dans la pièce générée toutes les lignes dont la quantité est nulle
Toutes les lignes de la pièces d’origine seront recopiées, même celles dont la quantité est à zéro.
Recopier les lignes de texte
Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert.
Transfert en commande fournisseur
Vous avez également la possibilité de transférer une pièce de vente en commande fournisseur. Les commandes sont générées à partir des fournisseurs qui sont indiqués dans chaque fiche article. Vous pouvez soit générer une commande par article soit regrouper les articles qui ont le même fournisseur en une seule commande. Pour la quantité à commander, vous avez le choix entre générer la commande fournisseur avec la quantité totale de la commande client ou générer la commande fournisseur avec la quantité qui reste à livrer dans la commande client.
Ventes
277
Etat des devis
***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de mettre en place une gestion des devis.
Etat du devis
Une liste de quatre états est proposée aux utilisateurs :
En préparation,
En cours,
Refusé
Accepté.
Aucun autre état ne pourra être ajouté et ses états ne sont pas modifiable. L’état En préparation est automatiquement affecté Lors de la création d’une pièce. Tant que cet état est sélectionné, la pièce reste modifiable. L’état En cours peut être sélectionné manuellement ou automatiquement par l’envoi par e-mail ou par fax. Lors de l'envoie par e-mail ou par fax un devis en cours ou en préparation, la date de validité est vérifiée. Si elle est dépassée, un message est affiché pour prévenir que la date de validité n’est plus valable.. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. Toutefois, dans les préférences, l’option Autoriser la modification des devis en cours permettra la modification des devis en état En cours. L’état Accepté peut être sélectionné manuellement ou automatiquement par le transfert ou le regroupement de devis. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. L’état Refusé ne peut être sélectionné que manuellement. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. Il n'est pas possible de rétrograder l'état d'un devis. Par exemple: un devis Accepté ou Refusé ne peut pas de nouveau être En cours ou En préparation. Un devis En cours ne peut pas de nouveau être En préparation.
Zone de saisie
Cette zone permet de détailler l’état sélectionné. Par exemple : un client qui ne donne pas suite au devis pour des raisons de prix, dans la zone de saisie pour un état Refusé on indiquera prix trop élevés.
Gestion
278
Règlement de la facture
Par cette option, vous avez la possibilité de régler la facture que vous avez sélectionné. Cependant, pour effectuer cette opération, la pièce ne doit pas contenir de règlements, le règlement s’effectue automatiquement dans la devise de la pièce et il doit correspondre au montant global de la facture.
Indiquez le mode de règlement qui règle la facture,
Précisez la date du règlement,
Saisissez un commentaire.
Validez l’opération par le bouton OK.
Le règlement apparaît alors dans l’onglet Règlement de la facture.
Ventes
279
Envoi par e-mail (saisie déportée)
Cette option permet d'envoyer une commande client par e-mail dans le but de la réceptionner dans un autre dossier EBP Gestion Commerciale. C'est le principe de la saisie déportée. Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG : Commande client.
Remarques
En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail. Si vous avez plusieurs commandes clients à envoyer, au lieu les sélectionner une par une, vous pouvez effectuer cette opération par le menu Internet + Envoi de commandes EBP Gestion Commerciale.
Gestion
280
Affecter un code affaire
Dans le cadre de la relation client, cette option permet d'affecter un code affaire à votre pièce de vente. Indiquez le code affaire en le saisissant ou en cliquant sur l'icône puis choisissez l'objet dans la liste déroulante. Cette opération n'est utile que si vous avez coché l'option Relation client dans l'onglet Autres données de la fiche client.
Ventes
281
Regroupement des pièces de ventes
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période
Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Le regroupement des pièces de ventes permet de générer pour un client donné une seule pièce de ventes pour plusieurs pièces. Les regroupements possibles sont :
Devis en Commande, BL ou Facture,
Commandes en BL ou Facture,
BL en Facture.
Indiquez ici la période de réalisation des pièces de ventes à prendre en compte pour le regroupement. Si vous voulez ne sélectionner qu’une partie des pièces, il faut exécuter le regroupement de pièces en passant par la liste des pièces de ventes concernées. Voici les autres étapes du regroupement de pièces : Le choix des clients Le type de pièces à générer
Gestion
282
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients
Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Sélectionnez le ou les clients pour lesquels vous souhaitez regrouper les pièces de ventes. Voici la dernière étape du regroupement de pièces : Le type de pièces à générer
Ventes
283
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer
Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Indiquez ici la date à prendre en compte pour les pièces de ventes à générer, le type de pièce que vous souhaitez générer et définissez les options de regroupement.
Regrouper les articles
Cette option permet de regrouper tous les articles sans garder le détail.
Copier les lignes Textes
Cette option permet de récupérer les commentaires et sous-totaux intégrés dans les pièces.
Générer un sous-total
Cette option permet d’obtenir un sous-total par pièce traitée dans la pièce générée. Si vous choisissez cette option, vous ne pourrez évidemment pas regrouper les articles.
Gestion
284
Livraison globale ou partielle des commandes clients
Livraison des commandes
Indiquez une période et vous obtiendrez toutes les commandes réalisées sur cette période. Lorsque tous les articles d’une commande sont disponibles, la case Stock Dispo est cochée pour le signaler. Les commandes peuvent être livrées en totalité. Le bouton Tout pointer permet de sélectionner toutes les commandes qui peuvent être livrées. Quant au bouton Tout dépointer, il permet, à l’inverse, de désélectionner toutes les commandes pointées. Vous pouvez ici effectuer une livraison partielle ou globale. La livraison partielle vous permet de sélectionner, par commande, les articles reçus et la quantité. La livraison globale s’effectue par simple pointage sur la commande pour l’ensemble des articles. La livraison globale peut être également effectuée par la liste des commandes. Une fois les livraisons d'articles enregistrées, vous avez alors la possibilité de les transférer en BL ou Facture. Vous pouvez personnaliser les colonnes affichées en utilisant le menu contextuel. Pour obtenir le menu contextuel, faites un clic avec le bouton droit de la souris sur le rebord gris de la grille. Dans les Propriétés, il vous suffira de sélectionner dans la colonne de gauche le champ à ajouter ou sélectionner dans la colonne de droite le champ à supprimer. Voici les autres étapes de la livraison des commandes : La livraison partielle Le traitement des commandes
Ventes
285
La livraison partielle
Sélectionnez la commande et cliquez sur le bouton Livraison Partielle. La liste des articles de la commande apparaît et affiche le total des articles commandés, les articles déjà livrés, les quantités à livrer, et le reliquat. Saisissez dans la colonne Quantité à livrer, les quantités à livrer au client. Cliquez sur OK pour valider l’enregistrement des quantités livrées. Le logiciel signale la commande comme partiellement livrée en cochant la case Livraison Partielle. Par cette option, vous avez également la possibilité de livrer une quantité supérieure à la quantité commandée. Pour cela, choisissez la commande à livrer et cliquez sur le bouton Partielle. Dans la colonne Quantités à livrer, saisissez alors la quantité à livrer supérieure à la quantité commandée et validez par le bouton OK. Voici les autres étapes de la livraison des commandes : La livraison des commandes Le traitement des commandes
Gestion
286
Traitement des commandes
Une fois la livraison (ou réception) partielle ou globale effectuée, la commande va être transférée soit en bon de livraison (ou bon de réception) soit en facture. Vous devez également préciser la date à laquelle la pièce doit être générée.
Calculer une nouvelle date de livraison pour la pièce générée
Vous pouvez choisir la date de livraison a appliquer à la pièce générée. elle correspondra soit à la date de livraison de la pièce d'origine soit à la date du traitement.
Recopier les lignes de texte
Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert.
Regrouper les pièces d'un même client
Permet, lorsque l’on livre partiellement plusieurs commandes du même client, de ne générer qu’une seule pièce regroupant les lignes des différentes commandes livrées.
Générer un sous-total par Commande Client
Cette option n'est disponible que si l'option Regrouper les pièces d'un même client est sélectionnée. Elle permet de générer une ligne de sous-total dans le cas du regroupement de plusieurs commandes pour un même client.
Recopier dans la pièce générée les lignes des articles déjà livrés
Cette option permet de récupérer dans la pièce qui va être générée les articles qui ont été livrés (ou réceptionnés) partiellement ou en totalité. La quantité de ces articles sera bien évidemment à zéro.
Recopier dans la pièce générée les lignes des articles non livrés
Cette option permet de récupérer dans la pièce qui va être générée les articles qui n’ont pas encore été livrés (ou réceptionnés). La quantité des ces articles sera bien évidemment à zéro. Dès que la pièce est générée, vous pouvez soit la visualiser soit l’imprimer et la commande devient alors non-modifiable. Le Stock Actuel des articles est mouvementé dès la génération du bon de livraison (ou bon de réception) ou des factures. Attention : si vous supprimez un BL (ou un BR) ou une facture résultant d’une livraison (ou réception) partielle ou globale, la pièce d’origine ne sera pas pour autant accessible.
Ventes
287
Relances
Les relances Commandes Clients
Pour obtenir une aide sur les relances commandes fournisseurs, cliquez ici. Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de livraison est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances commandes clients du menu Ventes.
A partir du
Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes non livrées et dont la date de livraison est antérieure seront rééditées.
Nombre minimal de jours de dépassement
Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de livraison est dépassée depuis un certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours. Exemple Vous avez établi une commande au 10/01/03 avec une date de livraison prévue le 14/01/03. Le 21/01/03, vous effectuez une relance des commandes clients. 1er cas En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 est imprimée puisque la date de livraison est antérieure à la date de référence. 2ème cas En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et vous indiquez en nombre minimal de jours de dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 n’est pas édité puisque la date de livraison ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement.
Appliquer une nouvelle date de livraison
Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la possibilité d’appliquer une nouvelle date de livraison. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce, vous aurez toujours la date de livraison d’origine. Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de rééditer les commandes pour une sélection de clients en indiquant l’intervalle à prendre en compte dans l’onglet Clients. Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes. Les différents modèles d’impression qui sont proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le bouton Paramétrer que vous avez dans l’onglet Général soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Vous pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes clients.
Export au format PDF
Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Acrobat. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat.
Gestion
288
Onglet Pièces
Dans cet onglet, vous devez choisir des critères d’impression.
Période
Permet de ne prendre en compte que les commandes réalisées sur une période précise. Indiquez donc la date de début et la date de fin de cette période.
N° de pièces
Permet d’indiquer un intervalle de pièces à prendre en compte pour l’édition. Précisez donc l’intervalle de ces numéros de pièces.
Options
Vous avez la possibilité d’éditer les commandes dans la devise du dossier ou dans la devise auxiliaire en cochant l’option prévue à cet effet.
Nombre d’exemplaires
La commande peut s’éditer en un ou plusieurs exemplaires. Vous pouvez :
Définir le nombre d’exemplaires à imprimer dans cet onglet. Dans ce cas, le nombre d’exemplaires indiqué ici s’appliquera à toutes les commandes qui seront rééditées.
Utiliser le nombre d’exemplaires défini dans la fiche du client. En effet, le logiciel va rechercher dans la pièce à imprimer le client à qui s’adresse la commande. Puis dans la fiche de ce client, il recherche le nombre d’exemplaires indiqué. Dans ce cas précis, le nombre d’exemplaires imprimé est propre à chaque pièce.
Ventes
289
Les relances des Devis
Ces relances permettent de rééditer la liste des devis en état En cours dont la date de validité est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances devis du menu Ventes.
Date de validité
Saisir la date de référence permettant d'indiquer tous les devis en état En cours dont la date de validité est dépassée.
Gestion
290
Recherche sur les lignes de pièces
Recherche sur les lignes de pièces
Ce menu vous permet d’effectuer différentes recherche sur les lignes de pièces. Cette option est accessible depuis trois menus de l’application : Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, Achats + Recherche sur les lignes de pièces, Stock + Recherche sur les lignes de pièces. En accédant à l’option depuis le menu Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, vous serez positionné par défaut sur l’onglet Factures, mais vous pouvez sélectionner le type de pièce sur lequel vous souhaitez travailler. Le volet de Recherche Multicritères proposé à gauche de l’écran vous permet de réaliser des recherche et des tris sur la date, le code article et le numéro de pièce. Des critères de tris et de recherches supplémentaires sont proposés dans la zone Autre recherche de ce volet. Les champs personnalisés (Disponibles en version PRO) créés dans les lignes de pièces ainsi que le Numéro de série (Disponible en version PRO), sont entre autres disponibles dans cette zone.
Vous pouvez également depuis ce volet réaliser des filtres sur vos lignes de pièces.
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Achats
Les relances commandes fournisseurs
***Non disponible en version millésimée*** Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de réception est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances commandes fournisseurs du menu Achats.
A partir du
Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes non réceptionnées et dont la date de réception est antérieure seront rééditées.
Nombre minimal de jours de dépassement
Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de réception est dépassée depuis un certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours. Exemple Vous avez établi une commande au 10/01/07 avec une date de réception prévue le 14/01/07. Le 21/01/07, vous effectuez une relance des commandes fournisseurs. 1er cas En date de référence, est indiquée le 21/01/07 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/07 est imprimée puisque la date de réception est antérieure à la date de référence. 2ème cas En date de référence, est indiquée le 21/01/07 et vous indiquez en nombre minimal de jours de dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/07 n’est pas édité puisque la date de réception ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement.
Appliquer une nouvelle date de réception
Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la possibilité d’appliquer une nouvelle date de réception. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce, vous aurez toujours la date de réception d’origine. Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes. Les différents modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de rééditer les commandes pour une sélection de fournisseurs en indiquant l’intervalle à prendre en compte dans l’onglet Fournisseurs. L'option Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Vous pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes clients.
Gestion
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Nouvelle pièce
Choix du type de pièce d'achat à créer
Sélectionnez ici le type de pièces à créer puis validez avec OK.
Achats
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Entête de pièce
Pour créer une nouvelle pièce d’achat, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Achats, ou placez-vous dans la liste des commandes, des BR ou des factures par le menu Achats + Commande, Bon de réception ou Facture, puis cliquez sur la fonction Nouveau dans le thème Opérations du volet de navigation. L’entête de la pièce permet de saisir le nom du fournisseur, le type de facturation (HT ou TTC) et la devise de facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche du fournisseur. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce.
Touches et icônes à utiliser
Tabulation : permet de passer d’un champ à l’autre. PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce). L’icône enregistre la pièce. Les informations Code, Code Postal / Ville et Pays apparaissent en bleues et soulignées. Cette différenciation des autres champs signifie que :
Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones permet d’accéder à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche alors une nouvelle fiche Pays que vous pouvez compléter,
En revanche, si le fournisseur a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la fiche correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche fournisseur correspondante au fournisseur indiqué apparaît.
Le menu contextuel donne accès à différentes commandes :
Historique,
Consultation des écritures comptables,
Courriers et lettres types,
Valider,
Valider et affichage d’une nouvelle pièce,
Imprimer,
Télécopier,
Etiquettes.
Gestion
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Appel d'un fournisseur
Appel d'un fournisseur
Le code fournisseur est obligatoire sinon vous n’aurez accès à aucun champ de la pièce. Vous pouvez soit saisir le code complet du fournisseur, soit saisir les premiers caractères (par exemple F). Dans ce dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des fournisseurs à partir du fournisseur dont le code se rapproche le plus des caractères saisis. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le fournisseur. Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 pour afficher la liste des fournisseurs.
Nouveau fournisseur
Saisissez le code d’un nouveau fournisseur (par exemple DURAND) et validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des fournisseurs ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce fournisseur. Utilisez alors la touche Inser pour créer la fiche fournisseur, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend le code saisi dans l’entête de la pièce. Saisissez les renseignements concernant le fournisseur et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S. Sortez avec Echap. La fiche fournisseur apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la pièce. Attention : il faut absolument que le fournisseur saisi dans l’entête existe dans le fichier fournisseur dans le cas contraire, lors de l’enregistrement, de la pièce vous aurez le message suivant Vérifiez le code fournisseur. Une fois le code fournisseur indiqué, toutes les zones saisissables sont remplies automatiquement par rapport aux informations saisies dans la fiche fournisseur. Cependant, vous pouvez les modifier ou les compléter. Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Achats
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Type de facturation
Vous pouvez établir des pièces en HT ou en TTC. Remarque : la différence entre TTC et HT n’est pas une question d’exonération de TVA ou non. Cela signifie que le calcul de la TVA n’est pas effectuée de la même manière. Si vous êtes en TTC, la TVA sera calculée à partir du TTC de chaque ligne article. Si vous êtes en HT, la TVA sera calculée à partir du HT de chaque article.
Gestion
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Pied de pièce
Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés. Seules quelques zones sont modifiables. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête de pièce, Corps ou Saisie d'articles, Infos, Règlements, Echéances et Champs personnalisés selon le type de pièce. Attention : Les onglets Règlements et Echéances ne sont pas disponibles en version Standard. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document.
Remise et Remise supplémentaire
Ces remises s'inscrivent automatiquement lorsqu'elle ont été définies dans la fiche du fournisseur mais vous pouvez toujours en saisir une manuellement.
Frais de port
Pour cela, vous devez utiliser un code Frais de port déjà défini. Dans ce cas, le montant sera soit calculé à partir du montant HT de la facture soit à saisir.
Divers TTC
Saisissez le libellé correspondant aux frais supplémentaires à appliquer et le montant.
Acompte déjà comptabilisé
Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Cet acompte ne sera pas repris lors du transfert en comptabilité car il est considéré comme déjà comptabilisé.
Règlement reçu
Indiquez le mode de règlement et saisissez ensuite le montant réglé directement à votre fournisseur. Le règlement vient évidemment en déduction du net à payer. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche du mode de règlement utilisé. Dans les règlements fournisseurs, ce règlement sera automatiquement pointé et affecté à la facture.
Echéance
Lorsque la facture est à régler à échéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. La date d’échéance est automatiquement générée en fonction du mode de règlement indiqué dans la fiche fournisseur . Si aucun mode de règlement n’est indiqué, la date d’échéance est à la date de pièce. Vous pouvez soit modifier l’échéance indiquée soit en saisir une. Pour définir une ou plusieurs échéances particulières (en version PRO uniquement), cliquez sur l’onglet Echéances. Par le menu contextuel, vous pouvez valider votre pièce ou encore valider et afficher une nouvelle pièce.
Achats
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Mise à jour du prix d'achat
La mise à jour du prix d’achat peut maintenant être demandé lors de la validation d’un bon de réception ou d’une facture d’achat. De ce fait, les marges réalisées seront recalculées au plus juste. Vous avez également la possibilité de prendre en compte ce prix d’achat pour mettre à jour le prix d’achat du fournisseur principal dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article.
Gestion des frais d’approche
Si vous avez coché l’option Gestion des frais d’approche dans les préférences, vous devez saisir, dans vos pièces d ‘achat, vos prix en utilisant les colonnes Prix d’achat Fournisseur et Frais d’approche afin de conserver les frais d’approche que vous avez renseigné dans la fiche article. Dans le cas contraire, si vous ne saisissez pas vos prix dans ces colonnes et que vous avez paramétré des frais d’approche dans votre fiche article, ceux-ci seront écrasés lors de la copie du nouveau prix d’achat. De plus, si vous avez paramétré des opérateurs et des opérandes dans les frais d’approche, ces valeurs seront supprimées et remplacées au profit d’une constante. Si vous n’avez pas coché l’option Gestion des frais d’approche dans les préférences, lors de la validation du message, le nouveau prix d’achat sera copié dans le champ Prix d’achat de la fiche article et les frais d’approche seront conservés.
Gestion
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Liste des pièces d'achats
La liste des pièces d'achats
La liste des pièces est composée d’une part d’une liste de pièce, et d’autre part d’un volet qui permet d’effectuer des recherches et des filtres sur cette liste. Des tris standards sont proposés par défaut sur la Date, le Code Tiers ou encore la Raison Sociale. Un liste comportant d’autres possibilités de tris est également disponible. Les champs proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où un tri a déjà été effectué sur le critère sélectionné. Dans le cas contraire le symbole est gris, et le traitement de tri peut prendre un moment en fonction de la quantité de données présentes. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Cette liste est composée de plusieurs onglets : Commandes Fournisseur, Bons de réception et Factures Fournisseur. Pour chacune des listes, la recherche peut être effectuée par Date, Code Fournisseur, Raison Sociale ou Numéro de pièce. D’autre critères de recherche sont disponibles dans la rubrique Autre Recherche du volet de Recherche Multicritères. Si vous sélectionnez un critère de recherche qui n’a pas été utilisé au préalable, un message apparaît dans la liste des pièces afin de vous indiquer la manipulation à suivre : à savoir la saisie d’une valeur dans le champ de recherche.
Achats
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Liste des commandes fournisseurs
Dans cette liste, vous obtenez les commandes établies sur une période donnée. Depuis cette liste, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier une commande (icône ),
Créer une commande (icône ),
Supprimer une commande (icône ),
Dupliquer une commande (icône ),
Imprimer une commande (icône ),
Télécopier une commande,
Créer un filtre sur les commandes fournisseurs (icône ),
Envoyer une commande par e-mail,
Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,
Transférer une commande en BR ou facture,
Regrouper des commandes en BR ou facture. Sélectionnez les différentes commandes à regrouper en cliquant sur chaque commande tout en appuyant sur la touche Ctrl. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des commandes est de pouvoir sélectionner les commandes que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Achats + Regroupement où le logiciel prendra toutes les commandes sur la période indiquée,
Clôturer une commande. Cette option permet de « fermer » les commandes qui ont été réceptionnées partiellement et qui ne seront jamais réceptionnées dans leur globalité,
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des commandes, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de commandes :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les commandes créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non imprimées (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes transférées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non transférées (2 clics sur l'option).
Le filtre Réceptionnés partiellement. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réceptionnées partiellement (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réceptionnées partiellement (2 clics sur l'option),
Gestion
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Liste des bons de réception
Dans cette liste, vous obtenez les bons de réception établis sur une période donnée. Depuis la liste des bons de réception, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier un bon de réception (icône ),
Créer un bon de réception (icône ),
Supprimer un bon de réception (icône )
Dupliquer une pièce (icône ),
Imprimer un bon de réception (icône ),
Télécopier un bon de réception,
Créer un filtre sur les bons de réception (icône ),
Envoyer un bon de réception par e-mail,
Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,
Transférer un bon de réception en commande ou facture. Dès que le bon de réception est transféré, vous ne pouvez plus le modifier,
Regrouper des bons de réception en facture. Sélectionnez les différents BR à regrouper en cliquant sur chaque BR tout en appuyant sur la touche Ctrl. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des BR est de pouvoir sélectionner les BR que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Achats + Regroupement où le logiciel prendra tous les BR sur la période indiquée.
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des BR, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de BR :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les BR créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non imprimés (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non réglés en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR transférés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non transférés (2 clics sur l'option).
Achats
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Liste des factures fournisseurs
Dans cette liste, vous obtenez les factures fournisseur établies sur une période donnée. Depuis la liste des factures fournisseurs, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :
Modifier une facture (icône ),
Créer une facture (icône ),
Supprimer une pièce (icône ),
Dupliquer une facture (icône ). Lors de la copie, vous pourrez demander à transférer la facture en avoir,
Imprimer une facture (icône ),
Télécopier une facture fournisseur,
Créer un filtre sur les factures fournisseur (icône ),
Envoyer une facture fournisseur par e-mail,
Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,
Transférer une facture en commande ou bon de réception,
Régler une facture fournisseur,
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des factures, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de factures :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les factures créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non imprimées (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Avoirs. Ce filtre permet d'afficher uniquement les avoirs (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures transférées en comptabilité (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non transférées (2 clics sur l'option).
Propriétés de la grille
Un certain nombre de champs est proposé à l’affichage de la liste des factures. Le champ Reste dû, permet de visualiser le montant restant à payer sur une facture donnée en tenant compte à la fois des paiements saisis dans la pièce, et de ceux saisis par le menu Opérations + Règlement Fournisseurs et pointés avec une échéance de la facture sélectionnée. Par exemple, pour une facture de 1000 €, si on saisit un paiement de 500 € dans la pièce, on obtiendra un Reste dû de 500 €. Si on saisit un second règlement, depuis le menu Opérations + Règlement Fournisseurs, d’un montant de 250 € que l’on pointe avec l’échéance de cette facture, le Reste dû est actualisé à 250 €.
Gestion
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La copie de pièces d'achats
La copie de pièces permet de dupliquer une pièce mais dans le même type sauf pour la facture à partir de laquelle vous pouvez générer un avoir. Ainsi, la copie d’une facture permet de l’annuler par un avoir. L’intégralité des données de la pièce d’origine est recopiée dans la pièce générée à l’exception des règlements. Indiquez la date ainsi que le fournisseur à affecter à la pièce.
Achats
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Le transfert de pièces d'achats
Cette option permet de transférer un type de pièce en un autre type. Par exemple, une commande peut être transférée en bon de réception ou en facture, un bon de réception peut être transféré en commande ou en facture... Cela évite des ressaisies inutiles. Le transfert reprend l’intégralité des données de la pièce d’origine dans la nouvelle pièce. Attention : Les pièces ne sont plus modifiables après transfert. Pour effectuer cette opération, vous devez indiquer :
La date de la pièce à générer,
Le code du fournisseur à affecter à la pièce à générer : ainsi, la pièce obtenue peut être affectée à un autre fournisseur que le fournisseur de la pièce d’origine.
Calculer une nouvelle date de réception pour la pièce générée
Vous pouvez choisir la date de réception à appliquer à la pièce générée. Elle correspondra soit à la date de réception de la pièce d’origine soit à la date du transfert.
Recopier dans la pièce générée toutes les lignes dont la quantité est nulle
Toutes les lignes de la pièces d’origine seront recopiées, même celles dont la quantité est à zéro.
Recopier les lignes de texte
Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert.
Gestion
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Regroupement des pièces d'achats
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période
Le regroupement de pièces d’achats permet de générer pour un fournisseur donné une seule pièce d’achat pour plusieurs pièces. Indiquez ici la période de réalisation des pièces d’achats à prendre en compte pour le regroupement. Si vous voulez ne sélectionner qu’une partie des pièces d’achats, il faut exécuter le regroupement de pièces en passant par la liste des pièces d’achats concernées. Voici les autres étapes du regroupement de pièces d’achats : Choix des fournisseurs Le type de pièce à générer
Achats
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Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs
Sélectionnez le ou les fournisseurs pour lesquels vous souhaitez générer les pièces d’achats correspondantes. Voici la dernière étape du regroupement de bons de réception : Le type de pièce à générer
Gestion
306
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer
Indiquez ici la date à prendre en compte pour les pièces d’achats à générer et définissez les options de regroupement.
Regrouper les articles
Cette option permet de regrouper tous les articles sans garder le détail.
Copier les lignes Textes
Cette option permet de récupérer les commentaires et sous-totaux intégrés dans les pièces.
Générer un sous-total
Cette option permet d’obtenir un sous-total par pièce traitée dans la pièce d’achat générée. Si vous choisissez cette option, vous ne pourrez évidemment pas regrouper les articles.
Achats
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Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs
Réception des commandes fournisseurs
Indiquez une période. Toutes les commandes fournisseurs réalisées sur la période s'affichent. Lorsqu’un article d’une commande a déjà été reçu, la case Partielle est cochée pour le signaler. Enregistrez une réception globale ou une réception partielle pour chaque commande à traiter. Si vous voulez réceptionner toutes vos commandes en attente, utilisez le bouton Tout pointer. Sinon, sélectionnez individuellement les commandes à réceptionner en globalité en cochant la case Globale. Le bouton Tout dépointer permet de désélectionner toutes les commandes pointées. Lancez ensuite la génération automatique en Bon de réception ou en facture en cliquant respectivement sur les boutons Transfert en Bon de réception ou Transfert en Facture. Voir les différentes étapes de la réception des commandes : La réception partielle Le traitement des commandes
Gestion
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La réception partielle
Sélectionnez la commande et cochez la case Partielle (ou cliquez sur le bouton Réception Partielle). La liste des articles de la commande apparaît et affiche pour chaque article : la quantité commandée, la quantité déjà reçue et le reliquat. Saisissez la quantité reçue. Cliquez sur OK pour valider l'enregistrement des quantités reçues. Le logiciel signale alors la commande comme partiellement reçue. Voir les différentes étapes de la réception des commandes : La réception des commandes Le traitement des commandes
Achats
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Réapprovisionnement
Le réapprovisionnement : choix des articles
Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles à commander. Ces articles sont déterminés en fonction du choix du traitement que vous allez effectuer par la suite. Le réapprovisionnement est possible uniquement si vous avez indiqué un fournisseur dans la fiche de l’article. Vous avez la possibilité de préciser plusieurs fournisseurs pour un même article (onglet Fournisseur). Lors du réapprovisionnement, le logiciel prend automatiquement le fournisseur pour lequel vous avez coché la case Fournisseur principal. Si aucun fournisseur principal n’a été précisé, le logiciel prend automatiquement le premier fournisseur trouvé. La gestion de plusieurs fournisseurs est disponible uniquement à partir de la version PRO. Le réapprovisionnement peut être effectué sur tous les articles ou une sélection d’articles. Voici les autres étapes pour le réapprovisionnement automatique : L'intervalle de sélection Le choix du traitement Exemple de calcul de réapprovisionnement
Gestion
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Le réapprovisionnement : intervalle de sélection
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles, de familles ou de fournisseurs. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles, de familles ou de fournisseurs à prendre en compte pour le réapprovisionnement automatique. Voici les autres étapes pour le réapprovisionnement automatique : Le choix du traitement Exemple de calcul de réapprovisionnement
Achats
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Le réapprovisionnement : choix du traitement
Pointez le type de réapprovisionnement souhaité. Les quantités commandées varient en fonction du type choisi. Indiquez la date de référence à prendre en compte pour la génération des commandes.
Fonctionnement du réapprovisionnement automatique
Pour chaque article compris dans la sélection (d’articles, de familles et ou de fournisseur) que vous allez définir, le logiciel compare le seuil d’alerte (saisi dans la fiche de l’article) au stock actuel, virtuel ou partiel (lié au type de réapprovisionnement que vous allez définir). Lorsque le stock de référence est inférieur ou égal au stock d’alerte et si un fournisseur a été indiqué dans la fiche article, le réapprovisionnement est déclenché sur cet article. Voici ci-dessous la condition de déclenchement pour chacune des possibilités proposées par le logiciel :
Cas 1 : Tenir compte du stock virtuel (prenant en compte les commandes clients et les commandes fournisseurs).
Stock virtuel = Stock Actuel + Commandes fournisseurs - Commandes clients Condition de déclenchement : Stock virtuel <= Stock d’alerte.
Cas 2 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes clients.
Stock partiel = Stock Actuel - Commandes clients Condition de déclenchement : Stock partiel <= Stock d’alerte.
Cas 3 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes fournisseurs.
Stock partiel = Stock Actuel + Commandes fournisseurs Condition de déclenchement : Stock partiel <= Stock d’alerte.
Cas 4 : Tenir compte du stock actuel uniquement (aucune commande n’est prise en compte)
Condition de déclenchement : Stock actuel <= Stock d’alerte
Calcul des quantités à commander
La quantité à commander dépend : du stock minimum, du multiple de réapprovisionnement et du type de réapprovisionnement sélectionné. Le calcul s’effectue en deux temps : Le logiciel calcule tout d’abord la quantité manquante :
Cas 1 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock virtuel
Cas 2 et 3 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock partiel
Cas 4 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock Actuel
Le logiciel compare ensuite la quantité manquante au multiple de réapprovisionnement. Le logiciel prendra en compte comme quantité à commander le premier multiple de la valeur saisi en multiple de réapprovisionnement supérieur ou égal à la quantité manquante. Exemple de calcul de réapprovisionnement
Gestion
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Résultat du réapprovisionnement
Dans cette fenêtre, vous obtenez les commandes à effectuer auprès de vos fournisseurs. Chaque commande correspond à un fournisseur et dans chacune, sont indiqués les articles à commander pour honorer vos commandes clients. Le logiciel choisit le fournisseur en fonction des indications que vous avez effectué dans la fiche article sur l’onglet Fournisseurs. Pour chaque article, est indiquée la quantité minimum à commander. Vous pouvez soit modifier soit imprimer les commandes générées.
Achats
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Exemple de calcul du réapprovisionnement
Pour l’article CD-ROM : Le stock physique est égal à 650. Les commandes clients en attente sont de 500 CD-ROM. Les commandes fournisseurs en attente sont de 450 CD-ROM. Le stock théorique est de 600 (Stock physique – Commandes clients + Commandes fournisseurs). Le stock minimum (quantité à avoir en stock après un réapprovisionnement) est de 2000. Le multiple de réapprovisionnement est de 100. Le seuil d’alerte est de 1000 (quantité en dessous de laquelle l’article est à réapprovisionner). Voici la quantité à commander pour chacun des 4 cas : Cas 1 : Tenir compte du stock virtuel (Prendre en compte les commandes clients et fournisseurs). La quantité de référence est le stock virtuel : 650 – 500 + 450 = 600. La quantité manquante est donc de 2000 – 600 = 1400 (qui est un multiple de 100) La quantité à commander est de 1400. Cas 2 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes clients. La quantité de référence est le stock partiel : 650 – 500 = 150. La quantité manquante est de 2000 – 150 = 1850 (qui n’est pas un multiple de 100). La quantité à commander est donc de 1900. Cas 3 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes fournisseurs. La quantité de référence est le stock partiel : 654 + 450 = 1100 (supérieur au seuil d’alerte). L’article n’intervient pas dans le réapprovisionnement. Cas 4 : Tenir compte du stock actuel uniquement (aucune commande n’est prise en compte). La quantité de référence est le stock actuel : 650. La quantité manquante est de 2000 – 650 = 1350 (qui n’est pas un multiple de 100). La quantité à commander est donc de 1400.
Gestion
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Recherche sur les lignes de pièces
Recherche sur les lignes de pièces
Ce menu vous permet d’effectuer différentes recherche sur les lignes de pièces. Cette option est accessible depuis trois menus de l’application : Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, Achats + Recherche sur les lignes de pièces, Stock + Recherche sur les lignes de pièces. En accédant à l’option depuis le menu Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, vous serez positionné par défaut sur l’onglet Factures, mais vous pouvez sélectionner le type de pièce sur lequel vous souhaitez travailler. Le volet de Recherche Multicritères proposé à gauche de l’écran vous permet de réaliser des recherche et des tris sur la date, le code article et le numéro de pièce. Des critères de tris et de recherches supplémentaires sont proposés dans la zone Autre recherche de ce volet. Les champs personnalisés (Disponibles en version PRO) créés dans les lignes de pièces ainsi que le Numéro de série (Disponible en version PRO), sont entre autres disponibles dans cette zone.
Vous pouvez également depuis ce volet réaliser des filtres sur vos lignes de pièces.
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Stock
Nouvelle pièce
Choix du type de pièce de stock à créer
Sélectionnez le type de pièce à créer et validez par OK.
Gestion
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La saisie des articles
Pour créer une nouvelle pièce de stock, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Stock ou placez-vous dans la liste des Bons d’entrée ou des Bons de sortie par le menu Stock + Bons d’entrée ou Bons de sortie puis cliquez sur la fonction Nouvelle dans le thème Opérations du volet de navigation. La grille de saisie proposée est identique pour les bons d'entrée, les bons de sorties ou l'inventaire.
Touches à utiliser
La touche Entrée permet de passer de colonne en colonne,
Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante,
La touche F4 ou l'icône permet d'obtenir la liste des articles.
Utilisez les touches PgDn ou PgUp pour passer d'un onglet à l'autre.
Dès que le code article est validé, automatiquement, en haut de l’écran s’affichent les renseignements sur l’état de stock de l’article saisi. Le message Saisir la quantité apparaît lors de la validation d'un article inséré dans la grille dont la quantité n'a pas été saisie. La fonction Rechercher dans le thème Opérations du volet de navigation permet de rechercher un article dans la grille de saisie par code article, désignation ou famille d’articles. Vous avez également la possibilité de trier les articles dans la grille de saisie par code article, désignation ou code famille en utilisant le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). La validation de la pièce engendre soit une entrée en stock soit une sortie selon le type de pièce. Attention : dès que la pièce de stock est enregistrée, elle n’est plus modifiable. Le menu contextuel accessible par le clic droit permet d'insérer une ligne, supprimer une ligne, trier les articles insérés dans le corps de la pièce par code article, désignation ou code famille, rechercher un article dans la pièce, visualiser la fiche de l’article sélectionné, valider la pièce, imprimer la pièce, imprimer des étiquettes et modifier les propriétés d'affichage. Certaines de ces fonctionnalités sont également accessibles depuis le thème Opérations du volet de navigation.
Stock
317
Onglet Infos
Saisissez directement le texte souhaité ou appelez un texte déjà créé (par la commande Textes Standards du menu Données) par le bouton Texte. Complétez le texte en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi.
Gestion
318
Liste des pièces de stock
La liste des pièces de stock
Cette fenêtre affiche la totalité des pièces de stock, classées par onglet : Entrées, Sorties, Ordres de fabrication et Inventaires. Dans chaque liste, vous pouvez effectuer une recherche par date ou par numéro de pièce. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut.
Stock
319
Liste des bons d’entrées
Depuis la liste des bons d'entrées, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :
Créer une nouvelle pièce (icône ),
Visualiser un bon d’entrée,
Supprimer un bon d’entrée (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités entrées,
Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le bon d’entrée.
Gestion
320
Liste des bons de sorties
Depuis la liste des bons de sorties, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :
Créer une nouvelle pièce (icône ),
Visualiser un bon de sortie,
Supprimer un bon de sortie (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités sorties,
Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le bon de sortie.
Stock
321
Liste des ordres de fabrication
Depuis la liste des ordres de fabrication, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :
Visualiser l’ordre de fabrication,
Supprimer un ordre de fabrication (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités entrées pour l’article composé et l’annulation des quantités sorties pour les composants,
Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront aux articles dans l’ordre de fabrication.
Gestion
322
Liste des inventaires
Depuis la liste des inventaires, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :
Créer une nouvelle pièce (icône ),
Visualiser un inventaire même si l’inventaire a été validé définitivement,
Supprimer un inventaire (icône ). Attention, dès lors que l’inventaire a été validé définitivement, vous ne pouvez plus le supprimer,
Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans l’inventaire.
Stock
323
Impression d'une pièce de stock
Cette option permet d’imprimer les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de stock. Cet écran propose différents critères d’impression :
Le nombre d’exemplaires qui est par défaut à 1,
L’application d’un tri (Option non disponible en version Standard). Vous avez trois possibilités de tris : par Code article, Désignation ou Code famille. Le tri Code famille offre la possibilité d’effectuer un sous-total par famille.
Ensuite, choisissez le modèle d’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’impression de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier. Le bouton Imprimer permet d’éditer la pièce directement sur papier.
Gestion
324
Saisie de l'inventaire
L'inventaire
L’inventaire permet de réajuster son stock actuel dans le logiciel par rapport au stock physique dans vos locaux c’est-à-dire le stock réel. Sur cette étape, vous devez indiquer si vous souhaitez réaliser un inventaire sur tous les articles ou une sélection. Par défaut les articles en sommeil et non facturables ne sont pas pris en compte dans l’inventaire à moins que vous ne cochiez l’option adéquate dans les préférences du dossier. Si vous cochez l'option Proposer par défaut la quantité du stock actuel, dans la saisie de l'inventaire, la valeur dans la colonne Quantité correspond au stock actuel de l'article. Dans le cas contraire, cette colonne est à 0. Dans le champ Dépôt, par défaut, est sélectionné le dépôt principal. Vous pouvez le modifier en le sélectionnant dans la liste déroulante. Voici les autres étapes de la saisie de l’inventaire : Date de l'inventaire Saisie de l'inventaire
Stock
325
Date de l'inventaire
Saisissez la date à laquelle vous souhaitez que l’inventaire soit généré sachant que tous les mouvements antérieurs à cette date ne seront plus pris en compte dans le stock. Si vous saisissez des pièces à la même date que l’inventaire, ces pièces auront la date du lendemain. Exemple : Vous réalisez un inventaire le 25/10/04. Le même jour, vous saisissez des pièces. Ces pièces auront comme date le 26/10/04. Voici la dernière étape de la saisie de l’inventaire : Saisie de l'inventaire
Gestion
326
Saisie de l'inventaire
Pour effectuer un inventaire, utilisez la commande Saisie de l’inventaire du menu Stock. En saisie de l’inventaire, vous obtenez tous les articles pour lesquels vous gérez le stock. Pour chaque article, vous connaissez son code, sa désignation, le stock actuel et l’écart. La touche Entrée permet de passer de colonne en colonne, Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante. Quand vous sélectionnez une ligne article, en haut de l’écran, vous obtenez différents renseignements concernant les mouvements de cet article. La colonne Quantité vous permet de saisir la quantité que vous souhaitez avoir pour cet article après la validation de l’inventaire. Par défaut, la valeur indiquée dans cette colonne correspond au stock actuel de cet article dans le logiciel. Le bouton Rechercher permet de rechercher un article dans la grille de saisie par code article, désignation ou famille d’articles. Vous avez également la possibilité de trier les articles dans la grille de saisie sur ces 3 critères en utilisant le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Après avoir saisi la quantité pour chaque article, enregistrez en cliquant sur l’icône . Un message de confirmation apparaîtra. Ensuite, le logiciel vous demandera si vous souhaitez valider votre inventaire. Si vous répondez oui, un message de confirmation apparaîtra également et vous pourrez également supprimer les mouvements de stock antérieurs à la date de l’inventaire. Si vous ne le validez pas, il n’y aura aucune conséquence sur le stock.
Conséquences de la validation de l’inventaire
Tous les mouvements antérieurs ne sont plus pris en compte dans la gestion de stock,
L’impression de l’état de stock reprend les mouvements à partir de la date d’inventaire,
Si vous supprimez les mouvements antérieurs, tous les bons d’entrée, bons de sortie et ordres de fabrication sont supprimés,
L’inventaire est automatiquement valorisé au PMP sauf si en saisie d’inventaire vous avez saisi un prix de revient auquel cas l’inventaire sera valorisé au prix saisi et le PMP sera changé par ce prix.
Stock
327
Mise à jour des tarifs
Mise à jour des tarifs
La mise à jour des tarifs permet de :
Réactualiser vos prix (prix d’achat ou prix de vente)
Réactualiser les prix des articles composés,
Recopier des tarifs entre eux très rapidement,
Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,
Modifier éventuellement la date d’application,
Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient,
Modifier manuellement des nouveaux tarifs avant validation avec calcul automatique du pourcentage.
La mise à jour des prix s’effectue à partir de la commande Mise à jour des tarifs du menu Stock. Selon votre choix, les étapes ne seront pas les mêmes. Pour la mise à jour des prix, vous devrez indiquer le type de données, le tarif et les articles à modifier, l’intervalle des articles, la valeur à appliquer et le récapitulatif de la demande. Pour la recopie des tarifs entre-eux, vous devrez indiquer le tarif à dupliquer, les articles à modifier, l’intervalle des articles et le récapitulatif de la demande. Après le choix de l’opération que vous souhaitez effectuer, indiquez la devise dans laquelle l’opération doit être faite. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : Le choix du type de données à modifier Le choix du tarif à modifier Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : Le choix du tarif à dupliquer Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Gestion
328
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier
Sélectionnez la donnée à modifier. Que vous pointiez Prix de vente HT, Prix de vente TTC ou Prix d’achat, c’est le coefficient qui sera automatiquement recalculé. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le choix du tarif à modifier Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Stock
329
Mise à jour : choix du tarif à modifier
Vous pouvez modifier tous les tarifs ou modifier un tarif ponctuellement. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Gestion
330
Choix des articles à modifier
Vous pouvez effectuer l’opération de mise à jour sur tous les articles ou sur une sélection d’articles selon différents critères. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Stock
331
Intervalle de sélection
Cette étape s’affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles, de familles ou de fournisseurs. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles, de familles ou de fournisseur à prendre en compte pour la mise à jour des tarifs. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Gestion
332
Modification du tarif
La modification peut être effectuée en valeur ou en pourcentage mais vous pouvez également fixer une nouvelle valeur c’est-à-dire que la valeur que vous saisissez dans ce champ remplace la valeur dans la fiche. Vous pouvez également indiquer une valeur ou un pourcentage négatif en indiquant le signe - devant. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Stock
333
Le récapitulatif de la mise à jour
Sur cet écran, vous obtenez un récapitulatif de la mise à jour, ce qui vous permet de vérifier les différents éléments et de revenir en arrière si nécessaire.
Gestion
334
Mise à jour de tarifs : la grille de saisie
En fin d’assistant, la mise à jour des tarifs propose une grille de saisie qui affiche les articles concernés par cette mise à jour avec leurs nouveaux prix (si vous avez demandé une mise à jour en valeur ou en pourcentage) ou les tarifs courants (si aucune modification globale n’a été demandée). Ce tableau permet donc de vérifier le résultat obtenu avant de valider. Cependant, cette grille peut être modifiée avant validation définitive, afin de réajuster manuellement, pour les articles de votre choix, les informations suivantes : prix d’achat, coefficient, prix de vente HT ou prix de vente TTC. Plusieurs tris d’affichage sont à votre disposition et permettent de trier la liste des articles selon différents critères à savoir le code article, la désignation, la famille d’articles et le fournisseur. Pour effectuer la mise à jour des tarifs de ventes, vous avez également la possibilité de modifier pour chaque tarif la marge en valeur ou la marge en pourcentage. Pour cela, vous devez modifier les propriétés de la liste afin d’avoir les colonnes nécessaires à cette modification. Cliquez donc sur l’entête d’une des colonnes (par exemple : Code Article) avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option Propriétés. Puis dans la liste des champs, sélectionnez ceux que vous souhaitez (Nouvelle Marge Tarif 1, Nouvelle Marge Tarif 2...). Automatiquement, ces colonnes seront rajoutées dans la grille de saisie et vous pourrez alors indiquer les nouvelles marges pour chacun des tarifs. Après avoir vérifié le résultat obtenu, cliquez sur l’icône puis sur Oui pour valider définitivement la mise à jour des tarifs. Si vous ne souhaitez pas valider cette mise à jour, cliquez sur Non pour annuler l’opération.
Stock
335
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer
Sélectionnez le tarif que vous souhaitez prendre en compte comme tarif de base puis sélectionnez le tarif à mettre à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par recopie : Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie
Gestion
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Mise à jour des grilles de tarifs
Mise à jour des grilles de tarifs
Cette option permet de modifier le prix de vente HT ou TTC des lignes des grilles de tarifs. Pour effectuer cette opération, allez dans le menu Stock + Mise à jour des grilles de tarifs. Indiquez la donnée qui doit être recalculée : prix de vente HT ou prix de vente TTC. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Choix des données à modifier Intervalle des grilles de tarifs Intervalle des articles Intervalle de familles d'articles Modification du tarif
Stock
337
Choix des données à modifier
La mise à jour des grilles de tarifs peut s’effectuer sur l’ensemble des grilles, des articles et des familles d’articles ou sur un intervalle. Par défaut, les 3 types de données sont cochées ce qui signifie que la mise à jour s’effectuera sur l’ensemble des grilles de tarifs, l’ensemble des lignes articles et sur l’ensemble des familles d’articles qui composent ces grilles. En revanche, si vous décochez, par exemple, Grilles de tarifs, la mise à jour s’effectuera sur l’intervalle des grilles que vous aurez indiqué mais sur l’ensemble des lignes articles et des lignes familles d’articles qui composent ces grilles. Pour chaque donnée que vous décochez, vous devez, par la suite, indiquer un intervalle . Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des grilles de tarifs Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Modification du tarif
Gestion
338
Intervalle des grilles de tarifs
Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape précédente l’option Grilles de tarifs. Vous devez alors indiquer l’intervalle de grilles de tarifs concernés par cette mise à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Modification du tarif
Stock
339
Intervalle des articles
Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape Choix des données à modifier l’option Articles. Vous devez alors indiquer l’intervalle des articles concernés par cette mise à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des familles d'articles Modification du tarif
Gestion
340
Intervalle des familles d'articles
Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape Choix des données à modifier l’option Familles d’articles. Vous devez alors indiquer l’intervalle des familles d’articles concernés par cette mise à jour. Voici la dernière étape de la mise à jour des grilles de tarifs : Modification du tarif
Stock
341
Modification du tarif
La modification peut être effectuée en valeur ou en pourcentage mais vous pouvez également fixer une nouvelle valeur c’est-à-dire que la valeur que vous saisissez dans ce champ remplace la valeur dans la fiche. Vous pouvez également indiquer une valeur ou un pourcentage négatif en indiquant le signe - devant.
Gestion
342
Assemblage / Désassemblage
Assemblage / Désassemblage
Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé et le désassemblage permet de l’annuler. La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé. L’assemblage / désassemblage peut également être lancé à partir de la liste article si vous souhaitez l’effectuer sur un article précis. Dans ce cas, utilisez le menu contextuel disponible dans la liste article. Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées / Sorties du menu Stock (onglet OF). Dans ce processus, vous êtes guidé étape par étape. Vous pouvez effectuer l’opération d’assemblage ou de désassemblage sur tous les articles composés, une sélection d’articles composés, une sélection de familles ou une sélection de fournisseurs. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif
Stock
343
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Sélection d'articles dans l’étape précédente. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des familles d'articles Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif
Gestion
344
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Une Sélection de familles dans la première étape. Indiquez alors ici l'intervalle des familles d'articles à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif
Stock
345
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Une Sélection de fournisseurs dans la première étape. Indiquez alors ici l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Le choix de la quantité Le récapitulatif
Gestion
346
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité
Indiquez la quantité des articles à désassembler (ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation des mouvements) et un commentaire.
Contrôler la disponibilité des articles composants
Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :
Imprimer la liste des articles composants non disponibles,
Effectuer un réapprovisionnement automatique,
Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles.
Voici la dernière étape de l’assemblage / désassemblage : Le récapitulatif
Stock
347
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif
Le logiciel récapitule les choix effectués dans les étapes précédentes. Vous pouvez modifier ce choix si nécessaire par simple clic sur le bouton Précédent.
349
Opérations
Ecart de règlements
***Non disponible en version Standard*** Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements. Cette fonction est disponible depuis le menu Opérations + Ecart de règlements. Dans un premier temps, vous devez préciser si le traitement est à effectuer sur les clients ou les fournisseurs. L’onglet Clients ou Fournisseurs permet de réaliser l’opération sur une sélection de clients ou de fournisseurs en précisant l’intervalle dans les onglets correspondants.
Ecart maximal
Dans ce champ, vous devez préciser le montant maximum pour lequel le logiciel doit générer une écriture d’écart. Par exemple, si vous indiquez 0,05 dans cette zone, le logiciel génèrera une écriture d’écart pour tous les comptes clients ou fournisseurs qui ont un solde inférieur ou égal à ce montant.
Date
Précisez la date à laquelle vous souhaitez que l’écriture d’écart soit générée.
Mode de règlement
Dans ce champ, vous devez indiquer un mode de règlement de type Ecart.
Commentaire
Cette zone permet de noter un commentaire que vous retrouverez sur l’écriture d’écart dans les règlements clients ou fournisseurs.
Gestion
350
Règlements clients
Les règlements clients
Pour enregistrer un règlement, vous avez trois possibilités :
Saisir le règlement directement dans l’onglet Règlement de la facture,
Utiliser le menu Opérations + Règlements clients,
Cliquer sur le bouton Régler présent dans la liste des factures de ventes.
Dès que vous cliquez sur Règlements clients du menu Opérations, vous obtenez une fenêtre avec tous les règlements du premier client de la liste saisis directement dans cet écran, dans les factures ou par le bouton Régler. Cet écran est composé d’onglets qui permet de filtrer les règlements du client en cours. Vous pouvez ainsi connaître les règlements pointés, les règlements non pointés (exemple : des règlements saisis dans des devis), les règlements remis en banque et ceux à déposer en banque.
La recherche d’un client
Pour obtenir les règlements d’un client précis, vous pouvez :
Cliquer sur les icônes de navigation ,
Utiliser la recherche. En effet, lorsque vous sélectionnez Règlements clients du menu Opérations, deux fenêtres s’affichent l’une au-dessus de l’autre. Donc sous la fenêtre des règlements, vous avez la liste des clients.
Pour la voir à l’écran, il suffit de déplacer la fenêtre des règlements. Cliquez dans la barre de titre où est inscrit Règlements : DUP001- Dupont Henry et maintenez. Ce déplacement n’est à effectuer qu’une seule fois dans la mesure où la position des deux fenêtres est conservée et lors de la prochaine utilisation de ce module, les fenêtres seront automatiquement positionnées. Ensuite, dans la liste client, tapez dans la zone de recherche située en haut à gauche de la liste, les premières lettres du code client si la liste est triée par code ou encore les premières lettres de la raison sociale si celle-ci est triée par raison sociale. Puis, sélectionnez le client que vous souhaitez. Si le bouton synchro, qui se situe en haut à gauche de la fenêtre des règlements, correspond à cette icône , automatiquement, les règlements qui sont affichées correspondent au client que vous avez sélectionné. Dans le cas contraire, le bouton synchro correspondra à cette icône et vous devrez cliquer dessus pour obtenir l’icône précédente. Ainsi, la fenêtre des règlements se mettra à jour et reprendra les règlements du client sélectionné dans la liste client. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pouvez choisir une devise dans l’entête de la fenêtre. La devise qui est proposée par défaut correspond à la devise que vous avez choisie dans la fiche du client. En fait, ce choix permet d’afficher les échéances des factures qui ont été saisies dans cette même devise. En effet, la visualisation des échéances s’effectue devise par devise. Donc, les montants indiqués sur les lignes Total et Pointés sont exprimés dans la devise sélectionnée. Seule la valeur indiquée dans S.O.C est exprimée dans la devise du dossier. Par conséquent, pour régler une facture, vous devez obligatoirement sélectionner la devise dans laquelle elle a été établie afin de pouvoir la pointer avec son règlement.
Saisie d’un règlement
Pour saisir un règlement, il vous suffit de saisir la date du règlement, le mode de règlement, le montant et un commentaire. Le montant du règlement doit être obligatoirement saisi dans la zone Montant devise que le règlement soit ou non dans la devise du dossier. En fonction du mode de règlement choisi, vous pourrez générer un fichier à la norme CFONB lors de la remise en banque.
Opérations
351
Si le montant du règlement correspond exactement au montant d’une échéance, dans ce cas, le règlement est automatiquement pointé avec l’échéance correspondante. Dans le cas contraire, vous devrez affecter manuellement l’échéance correspondante par le bouton Echéances.
Affectation automatique des règlements
Si vous saisissez un règlement dont le montant correspond exactement à une ou plusieurs échéances de factures, le logiciel vous propose automatiquement une fenêtre contenant toutes les échéances de ce montant. Sélectionnez alors l’échéance à solder et validez.
Tout pointer
Si pour un client, vous avez saisi tous les règlements correspondants à toutes les factures en cours, vous pouvez par ce bouton pointer en une seule fois tous les règlements aux échéances. Cela sous-entend que le client a réglé toutes ses factures.
Dépointer tout
Ce bouton a pour fonction de dépointer tous les règlements affectés à une échéance. Si vous souhaitez dépointer un seul règlement, vous devez absolument effectuer cette opération en passant par le bouton Echéances.
Imprimer
Par les règlements clients, vous avez la possibilité d’imprimer les paiements ou l’échéancier du client en cours. Le menu contextuel offre les options suivantes :
Insérer une ligne de règlement,
Supprimer une ligne de règlement,
Affecter une échéance à un règlement,
Pointer toutes les échéances d’un client avec un règlement,
Dépointer tous les règlements,
Débloquer la remise en banque. Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée,
Imprimer l’échéancier,
Imprimer les paiements,
Changer l’affichage des colonnes par la commande Propriétés.
Gestion
352
Affectation du paiement
Cette fenêtre permet d’affecter un règlement à une échéance. Dans l’entête de cette fenêtre, est rappelé le client sur lequel vous saisissez des règlements et le règlement à pointer. Sont également indiqués le montant global des échéances non pointées (=Total échu), le montant des échéances pointées dans l’échéancier (=Echéances pointées), le montant du règlement à pointer (=Reste à pointer) et le montant des échéances affectées au paiement (=Total pointé).
Affectation du règlement
Pour cela, sélectionnez dans la partie gauche de la fenêtre l’échéance à affecter. Ensuite, cliquez sur le bouton Pointer ou double-cliquez sur l’échéance. L’échéance apparaît alors dans la partie droite de la fenêtre. Pour sélectionner plusieurs échéances, enfoncez la touche Ctrl du clavier et sélectionnez les échéances une par une soit avec la souris soit avec les flèches de direction.
Dépointer
Ce bouton permet de dépointer les échéances affectées au paiement.
Opérations
353
Affectation du règlement
Après la saisie d’un règlement, cette fenêtre apparaît si plusieurs échéances ont exactement le même montant que le règlement saisi. Pour chaque ligne d’échéance, sont indiqués le montant de l’échéance, le numéro de la facture et la date d’échéance. Vous devez alors choisir l’échéance que vous souhaitez pointer avec le règlement saisi et validez par le bouton OK.
Gestion
354
Remise en banque
La remise en banque
Seuls les règlements remis en banque pourront être transférés en comptabilité. Utilisez la commande Remise en banque du menu Opérations pour accéder à la liste des règlements perçus à remettre en banque. Vous obtenez alors la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, sont affichés les règlements saisis dans la devise du dossier. Pour afficher les règlements saisis dans d’autres devises, sélectionnez la devise dans la liste déroulante. En version PRO, vous avez la possibilité de trier cette liste par numéro de pièce de facture. Si vous n’avez pas les colonnes qui permettent d’afficher le numéro et le préfixe de la pièce, sélectionnez la commande Propriétés par le bouton droit de la souris. Ensuite, ajoutez les champs Préfixe (Pièce) et Numéro (Pièce) puis validez.
Indiquez tout d'abord la période sur laquelle vous avez effectué vos paiements puis le type de remise en banque que vous souhaitez réaliser (la liste des règlements enregistrés sous ce mode s'affiche automatiquement).
Ensuite, indiquez le mode de règlement, la banque (uniquement pour la Version PRO qui, permet de gérer plusieurs banques, donc d’indiquer une banque différente à chaque remise), le libellé et la date de remise en banque. Si lors de la validation de la remise en banque, aucune banque n’est indiquée, un message vous en avertit.
Si vous souhaitez réalisé une remise en banque de vos règlements sur disquette, il faut indiquer dans le mode de règlement, un règlement que vous avez défini comme lettre de change ou prélèvement.
Saisissez le libellé concernant la remise en banque que vous souhaitez sachant que celui-ci est repris lors du transfert en comptabilité sur l’écriture concernant le compte banque.
Vous avez également la possibilité de mettre un commentaire sur chaque règlement en sélectionnant la commande Commentaire par le menu contextuel.
Pointage pour remise des valeurs
A partir de la liste des règlements enregistrés, utilisez les boutons ou le menu contextuel (clic droit). Le menu contextuel contient l’ensemble des commandes nécessaires à la remise en banque : Tout Pointer / Tout dépointer / Valider / Imprimer... Cliquez sur la case à cocher de chaque règlement à remettre en banque. Lorsque vous avez coché les règlements à remettre, validez la remise par le menu contextuel + Valider.
Les règlements de type LCR ou Prélèvement
Pour les règlements de type LCR ou Prélèvement, la remise en banque permet de générer un fichier au format Etebac à transmettre à votre banque.
Le type choisi en entête doit être Lettre de change ou Prélèvement. Les informations bancaires concernant la banque à laquelle vous allez remettre ce fichier sont reprises automatiquement à partir de la fiche de la banque.
Les informations bancaires du client sont automatiquement reprises à partir de la fiche du client. Si vous souhaitez vérifier ou choisir une autre banque pour le client, cliquez avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le RIB.
L’option Référence tiré et nom du tireur présente dans le menu contextuel affiche des colonnes supplémentaires dans la remise en banque et permet de renseigner ces informations.
Opérations
355
La validation des règlements pointés entraînera automatiquement la disparition des valeurs en attente. Le logiciel vous propose alors d'imprimer un bordereau de remise en banque. Si vous demandez un aperçu du bordereau de remise en banque, celui-ci sera validé. Pour le rééditer, il sera nécessaire d’utiliser la commande Bordereaux de remise en banque du menu Impressions. C’est uniquement après la validation des règlements pointés ici que les écritures comptables correspondantes pourront être générées.
Gestion
356
Modifier le RIB
Dans cette fenêtre, sont indiqués les différentes coordonnées bancaires du client. Si vous avez renseigné différentes banques dans la fiche du client, elles apparaissent toutes. Il suffit de sélectionner la banque avec laquelle la transaction doit être réalisée. Vous pouvez également saisir d’autres coordonnés dans la partie basse de la fenêtre.
Opérations
357
Lettre de change relevé
Cette fenêtre n’apparaît que si vous remettez en banque un règlement de type LCR. Vous devez préciser le code entrée et le code acceptation. En bas de l’écran, est indiquée la banque où la remise va être effectuée et vous devez indiquer la date de valeur de la LCR. Validez par OK.
Gestion
358
Impression du bordereau de remise en banque
Cette fenêtre permet d’imprimer le bordereau généré par la remise en banque du ou des règlements. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Déterminez le nombre d’exemplaires à imprimer et sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles proposés sont paramétrables par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats.
Opérations
359
Règlements fournisseurs
Les règlements fournisseurs
Pour enregistrer un règlement, vous avez trois possibilités :
Saisir le règlement directement dans l’onglet Règlement de la facture,
Utiliser le menu Opérations + Règlements fournisseurs,
Cliquer sur le bouton Régler présent dans la liste des factures d’achats.
Dès que vous cliquez sur Règlements fournisseurs du menu Opérations, vous obtenez une fenêtre avec tous les règlements effectués auprès du premier fournisseur de la liste. Ces règlements ont été saisis soit directement dans ce module soit dans les factures. Cet écran est composé d’onglets qui permet de filtrer les règlements effectués auprès du fournisseur en cours. Vous pouvez ainsi connaître les règlements pointés, les règlements non pointés, les règlements décaissés et ceux à décaisser.
La recherche d’un fournisseur
Pour obtenir les règlements effectués auprès d’un fournisseur, vous pouvez :
Utiliser les icônes de navigation ,
Utiliser la recherche. En effet, lorsque vous sélectionnez Règlements fournisseurs du menu Opérations, deux fenêtres s’affichent l’une au-dessus de l’autre. Donc sous la fenêtre des règlements, vous avez la liste des fournisseurs.
Pour la voir à l’écran, il suffit de déplacer la fenêtre des règlements. Cliquez dans la barre de titre où est inscrit Règlements : DUB001- Dubois Jacques et maintenez. Ce déplacement n’est à effectuer qu’une seule fois dans la mesure où la position des deux fenêtres est conservée et lors de la prochaine utilisation de cette option, les fenêtres seront automatiquement positionnées. Ensuite, dans la liste fournisseurs, tapez dans la zone de recherche située en haut à gauche de la liste, les premières lettres du code fournisseur si la liste est triée par code ou encore les premières lettres de la raison sociale si celle-ci est triée par raison sociale. Puis, sélectionnez le fournisseur que vous souhaitez. Si le bouton synchro, qui se situe en haut à gauche de la fenêtre des règlements, correspond à cette icône , automatiquement, les règlements qui sont affichés correspondent au fournisseur que vous avez sélectionné. Dans le cas contraire, le bouton synchro correspondra à cette icône et vous devrez cliquer dessus pour obtenir l’icône précédente. Ainsi, la fenêtre des règlements se mettra à jour et reprendra les règlements du fournisseur sélectionné dans la liste fournisseur. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pouvez choisir une devise dans l’entête de la fenêtre. La devise qui est proposée par défaut correspond à la devise que vous avez choisie dans la fiche du fournisseur. En fait, ce choix permet d’afficher les échéances des factures qui ont été saisies dans cette même devise. En effet, la visualisation des échéances s’effectue devise par devise. Donc, les montants indiqués sur les lignes Total et Pointés sont exprimés dans la devise sélectionnée. Seule la valeur indiquée dans S.O.C est exprimée dans la devise du dossier. Par conséquent, pour régler une facture, vous devez obligatoirement sélectionner la devise dans laquelle elle a été établie afin de pouvoir la pointer avec son règlement.
Saisie d’un règlement
Pour saisir un règlement, il vous suffit de saisir la date du règlement, le mode du règlement, le montant et un commentaire. Le montant du règlement doit être obligatoirement saisi dans la zone Montant devise que le règlement soit ou non dans la devise du dossier. En fonction du mode de règlement choisi, vous pourrez générer un fichier de type virement, à la norme CFONB lors des décaissements.
Gestion
360
Si le montant du règlement correspond exactement au montant d’une échéance, dans ce cas, le règlement est automatiquement pointé avec l’échéance correspondante. Dans le cas contraire, vous devrez affecter manuellement l’échéance correspondante par le bouton Echéances.
Affectation automatique des règlements
Si vous saisissez un règlement dont le montant correspond exactement à une ou plusieurs échéances de factures, le logiciel vous propose automatiquement une fenêtre contenant toutes les échéances de ce montant. Sélectionnez alors l’échéance à solder et validez.
Tout pointer
Si pour un fournisseur, vous avez saisi tous les règlements correspondants à toutes les factures en cours, vous pouvez par ce bouton pointer en une seule fois tous les règlements aux échéances. Cela sous-entend que vous avez réglé toutes les factures auprès de votre fournisseur sinon cette fonction ne marchera pas.
Tout dépointer
Ce bouton a pour fonction de dépointer tous les règlements affectés à une échéance. Si vous souhaitez dépointer un seul règlement, vous devez absolument effectuer cette opération en passant par le bouton Echéances.
Imprimer
Par les règlements fournisseurs, vous avez la possibilité d’imprimer les paiements ou l’échéancier du fournisseur en cours. Le menu contextuel offre les possibilités suivantes :
Insérer une ligne de règlement,
Supprimer une ligne de règlement,
Affecter une échéance à un règlement,
Pointer toutes les échéances d’un fournisseur avec un règlement,
Dépointer tous les règlements,
Débloquer la remise en banque avec le mot de passe du jour. Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée
Imprimer l’échéancier,
Imprimer les paiements,
Changer l’affichage des colonnes par la commande Propriétés.
Opérations
361
Affectation d'un règlement fournisseur
Cette fenêtre permet d’affecter un règlement à une échéance. Dans l’entête de cette fenêtre, est rappelé le fournisseur sur lequel vous saisissez des règlements et le règlement à pointer. Sont également indiqués le montant global des échéances non pointées (=Total échu), le montant des échéances pointées dans l’échéancier (=Echéances pointées), le montant du règlement à pointer (=Reste à pointer) et le montant des échéances affectées au paiement (=Total pointé).
Affectation du règlement
Pour cela, sélectionnez dans la partie gauche de la fenêtre l’échéance à affecter. Ensuite, cliquez sur le bouton Pointer ou double-cliquez sur l’échéance. L’échéance apparaît alors dans la partie droite de la fenêtre. Pour sélectionner plusieurs échéances, enfoncez la touche Ctrl du clavier et sélectionnez les échéances une par une soit avec la souris soit avec les flèches de direction.
Dépointer
Ce bouton permet de dépointer les échéances affectées au paiement.
Gestion
362
Décaissements fournisseurs
Les décaissements fournisseurs
Pour pouvoir transférer en comptabilité vos paiements fournisseurs, vous devez utiliser le décaissement fournisseur. Sélectionnez la commande Décaissements (Fournisseurs) du menu Opérations pour accéder à la liste des règlements émis à décaisser. Vous obtenez alors la liste des règlements à décaisser. En version PRO, vous avez la possibilité de trier cette liste par numéro de pièce de facture. Si vous n’avez pas les colonnes qui permettent d’afficher le numéro et le préfixe de la pièce, sélectionnez la commande Propriétés par le bouton droit de la souris. Ensuite, ajoutez les champs Préfixe (Pièce) et Numéro (Pièce) puis validez.
Choix du type de remise
Indiquez tout d'abord la période sur laquelle vous avez effectué vos paiements puis le type de décaissement que vous souhaitez réaliser (la liste des règlements enregistrés sous ce mode s'affiche automatiquement). Ensuite, indiquez le mode de règlement, la banque (uniquement pour la Version PRO qui, permet de gérer plusieurs banques, donc d’indiquer une banque différente à chaque décaissement), le libellé et la date de décaissement. Si vous souhaitez réaliser une disquette avec les règlements effectués auprès de vos fournisseurs, il faut indiquer dans le mode de règlement, un règlement que vous avez défini comme virement. Les informations bancaires du fournisseur sont automatiquement reprises à partir de la fiche du fournisseur. Si vous souhaitez vérifier ou choisir une autre banque pour le fournisseur, cliquez avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le RIB. L’option Référence tiré et nom du tireur présente dans le menu contextuel affiche des colonnes supplémentaires dans la remise en banque et permet de renseigner ces informations. Vous avez également la possibilité d’imprimer des lettres-chèque si votre mode de règlement est défini comme étant un chèque. Saisissez le libellé concernant le décaissement que vous souhaitez sachant que celui-ci est repris lors du transfert en comptabilité sur l’écriture concernant le compte banque.
Pointage pour décaissement des valeurs
A partir de la liste des règlements enregistrés, utilisez le menu contextuel (clic droit). Le menu contextuel contient l’ensemble des commandes nécessaires à la remise en banque : Tout Pointer / Tout dépointer / Valider / Imprimer... Cliquez sur la case à cocher de chaque règlement à décaisser. Vous avez également la possibilité de mettre un commentaire sur chaque règlement en sélectionnant la commande Commentaire par le menu contextuel. Lorsque vous avez coché les règlements à décaisser, validez le décaissement par le menu contextuel + Valider. Pour les règlements de type virement, indiquez des paramètres particuliers. La validation des règlements pointés entraînera automatiquement la disparition des valeurs en attente. Le logiciel vous propose alors d'imprimer un bordereau de décaissement ou une lettre-chèque dans un premier temps pour les règlements par chèque. Si vous demandez un aperçu du bordereau de décaissement, celui-ci sera validé. Pour le rééditer, il sera nécessaire d’utiliser la commande Bordereaux de décaissements du menu Impressions. C’est uniquement après la validation des règlements pointés ici que les écritures comptables correspondantes pourront être générées.
Opérations
363
Opération de virement
Cette fenêtre n’apparaît que si lors des décaissements fournisseurs, vous validez un règlement de type virement. Vous devez préciser la date d’échéance et l’opération. En bas de l’écran, est indiquée la banque où le décaissement va être effectué. Validez par OK.
Gestion
364
Impression du bordereau de décaissement
Cette fenêtre permet d’imprimer le bordereau généré par les décaissements du ou des règlements. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Déterminez le nombre d’exemplaires à imprimer et sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles proposés sont paramétrables par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Ensuite, cliquez sur le bouton Aperçu ou Imprimer en fonction de ce que vous souhaitez effectuer.
Export au format PDF
Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat.
Opérations
365
Générer les prélèvements/virements
Générer les prélèvements/virements
***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de générer automatiquement des règlements clients ou fournisseurs à partir d’échéances non réglées. Cette option est accessible depuis le menu Opérations + Générer les Prélèvements/Virements.
Choisissez le type de tiers à traiter,
Indiquez les dates d’échéances à traiter,
Sélectionnez la devise pour laquelle vous souhaitez régler les échéances. Par défaut, est sélectionnée la devise du dossier. Une seule devise à la fois est traitée,
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l’étape suivante.
Voici les autres étapes : Sélection des clients Sélection des fournisseurs Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements
Gestion
366
Sélection des clients
Dans cette étape, vous devez sélectionner les clients à traiter. Vous pouvez effectuer cette sélection :
Sur la classification en choisissant un statut,
En indiquant un intervalle de codes clients,
En précisant un intervalle de familles de clients,
En appliquant un filtre.
Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante. Voici les autres étapes : Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements
Opérations
367
Sélection des fournisseurs
Dans cette étape, vous devez sélectionner les fournisseurs à traiter. Vous pouvez effectuer cette sélection :
En indiquant un intervalle de codes fournisseurs,
En précisant un intervalle de familles de fournisseurs,
En appliquant un filtre.
Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante. Voici les autres étapes : Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements
Gestion
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Sélection des modes de règlement
Sélectionnez les modes de règlements pour lesquels vous souhaitez traiter les échéances correspondantes. Indiquez un intervalle de modes de règlements ou même le type de règlement à traiter. Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant. Voici les autres étapes : Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements
Opérations
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Date et commentaire de paiement
Indiquez la date à laquelle le paiement doit être généré ainsi que le commentaire à affecter à la ligne de paiement. Toutes les échéances trouvées par le logiciel auront la date de paiement et le commentaire saisis. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l’opération. Voici la dernière étape : Génération automatique des paiements
Gestion
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Génération automatique des paiements
Dans cette fenêtre, apparaissent toutes les échéances non réglées correspondant aux critères définis dans l’assistant. Pour chaque échéance, sont indiqués le code tiers, le mode de règlement, la date de paiement indiquée dans l’assistant, le montant de l ‘échéance, le commentaire saisi dans l’assistant et la date d’échéance. Le bouton Tout pointer permet de sélectionner toutes les échéances affichées. Le bouton Tout dépointer permet de désélectionner toutes les échéances pointées. Lorsque vous sélectionnez ces échéances, le champ Total pointé est mis à jour et correspond à l’ensemble des échéances pointées. Le menu contextuel permet de :
Tout pointer,
Tout dépointer,
Modifier le RIB,
Propriétés.
Validez par le bouton OK pour générer les paiements correspondants. Un message de confirmation est affiché. Validez pour les générer ou refusez pour retourner dans la liste des échéances. Après la génération des paiements, vous pouvez accéder à la remise en banque afin de remettre en banque les paiements générés.
Opérations
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Transfert en comptabilité
Le transfert en comptabilité
Cette option permet de transférer directement vos écritures dans EBP Comptabilité. EBP Comptabilité n’apparaît que si vous avez indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences (menu Dossier + Propriétés) le dossier comptable dans lequel les écritures doivent être récupérées. Le transfert en comptabilité permet de générer les écritures comptables correspondant aux opérations de ventes, achats, TVA, échéances, règlements clients et fournisseurs enregistrées dans votre gestion commerciale. L’opération de transfert en comptabilité est irréversible. Nous vous conseillons fortement d’effectuer une sauvegarde (commande Sauvegarde du menu Dossier) avant de lancer le transfert comptable. ATTENTION !! Pour que le transfert comptable fonctionne correctement, vous devez, avant le premier transfert, choisir, compléter et vérifier différents paramètres, ensuite seulement lancez le transfert en comptabilité.
Période
Indiquez la période des opérations à prendre en compte c’est-à-dire les dates à laquelle les opérations ont été réalisées. Attention : une fois les pièces transférées, elles ne seront plus modifiables. C’est pour cette raison qu’il est conseillé de faire une sauvegarde avant transfert.
Comptabiliser les
Déterminez le type d'écritures que vous souhaitez générer : ventes, achats, paiements. Seuls les règlements remis en banque ou décaissés (Remise en banque du menu Opérations, ou Décaissements du même menu) sont transférés. L’option Paiements clients permet également de générer les écritures comptables pour les factures d’acompte. Une écriture est alors générée pour la facture d’acompte dans le journal de ventes et une autre dans le journal de banque pour l’encaissement de l’acompte. Remarque : les ventes, les achats et les règlements sont transférés dans leur monnaie d’émission. Donc, afin de conserver une parfaite cohérence entre la contre-valeur de la pièce dans la Gestion Commerciale et celle exprimée dans le transfert comptable, le cours de la pièce et le code ISO de la devise sont exportés. La zone Options permet de faire différents choix pour le transfert comptable. Vous pouvez visualiser par un aperçu ou imprimer votre transfert en comptabilité afin de vérifier les écritures qui vont être générées et les comptes comptables utilisés. Cependant, l’impression ou l’aperçu ne valide en aucun cas le transfert. Il est nécessaire de recommencer l’opération. Dès que le transfert en comptabilité est lancé dans Gestion Commerciale, vous aurez un message sur le nombre d’écritures générées et dans Comptabilité, le logiciel vous demandera de récupérer des écritures provenant d’un autre logiciel EBP lors de l’ouverture du dossier ou par le menu Outils + Import de données + Import écritures. Vous pourrez intégrer ces écritures en mode simulation afin de les vérifier.
Gestion
372
Options du transfert comptable
Lors du transfert en comptabilité, vous pouvez demander de transférer l’analytique. Les postes et grilles seront repris dans les familles de clients, fournisseurs ou d'articles selon le choix effectué dans le bouton Comptabilité des préférences du dossier. Il est possible de retransférer des pièces qui ont déjà été comptabilisées. Dans le cas où vous cochez cette option, le message suivant apparaît « Attention ! Des écritures comptables déjà passées dans votre comptabilité vont être à nouveau générées . Assurez vous que ces écritures ont été contre-passées dans votre comptabilité auparavant. » Ce message affiché pour répondre au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées) n’a aucun effet sur la Gestion Commerciale et vous informe de la nécessité de contre-passer vos écritures dans votre logiciel de Comptabilité.
Opérations
373
Paramétrage du transfert en comptabilité
Afin que votre transfert comptable soit correct, vous devez définir les différents comptes et journaux comptables nécessaires à la génération des écritures de ventes, d'achats, de TVA et de règlements. Tout d'abord, si vous possédez EBP Comptabilité, vous devez sélectionner le dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Recherchez le dossier comptable et cochez-le. Le lien avec la comptabilité est maintenant effectif et vous avez accès à la liste des numéros de compte et des journaux existants dans votre dossier comptable.
Paramétrage des numéros de compte
Les comptes comptables sont repris soit :
Dans la fiche (article, client, mode de règlement...),
Dans la fiche de la famille (articles, clients) si rien n’est indiqué dans la fiche,
Dans les préférences du dossier (onglet Racines de Comptes) si rien n’est indiqué dans la famille.
La saisie du compte comptable de l'escompte global, de la remise et de la remise supplémentaire est paramétrable uniquement dans les préférences du dossier dans le bouton Racines de Comptes. Vous pouvez également choisir de comptabiliser ou non ces opérations.
TVA : Taux, compte comptable et type de TVA
Le taux, le compte comptable et le type de TVA applicable doivent être paramétrés dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et de TPF. Les taux définis ici pourront être sélectionnés dans la fiche des familles d’articles et/ou dans la fiche des articles.
Tiers : racine de compte
Indiquez dans les préférences du dossier, la racine du compte client et fournisseur à prendre par défaut. En création d'une fiche client et fournisseur, le compte comptable sera automatiquement généré à partir de cette racine et des premiers caractères de la raison sociale. Le compte du tiers sera toutefois modifiable.
Journaux de ventes et d'achat
Indiquez dans les préférences du dossier le code du journal des ventes et des achats. Si vous avez EBP Comptabilité, sélectionnez directement dans la liste le code du journal souhaité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO v9 permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale.
Journaux de banque et de valeurs à l'encaissement
Indiquez ici le code du journal de banque, de décaissements et le code du journal des valeurs à l'encaissement puis paramétrez vos fiches Modes de règlement et Banques en fonction du type de transfert souhaité pour vos règlements (clients et fournisseurs).
Gestion
374
Transfert comptable des règlements
Trois emplacements dans votre dossier sont destinés au journal et au compte comptable de trésorerie : les préférences du dossier, la fiche du mode de règlement, la fiche de la banque. Dans le mode de règlement, vous indiquez le compte et le journal de remise à l'encaissement et dans la fiche de la banque, vous indiquez le compte et le journal de trésorerie. Avant de paramétrer vos fiches, vous devez déterminer le type de transfert de paiements que vous souhaitez effectuer c’est-à-dire si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement.
1er cas : Vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement.
Indiquez un code journal de type valeur à l’encaissement dans la fiche des modes de règlements ainsi qu'un compte comptable (511) et saisissez un code journal dans la fiche de la banque et un compte comptable (512). En transfert en comptabilité, vous obtiendrez les écritures suivantes : Pour le journal d’encaissement : 411 au crédit 511 au débit Pour le journal de banque : 511 au crédit 512 au débit
2ème cas : Vous ne souhaitez pas gérer les valeurs à l’encaissement.
N’indiquez ni de code journal ni de compte comptable dans la fiche du mode de règlement mais saisissez un code journal dans la fiche de la banque ainsi que le compte de banque (512). En transfert en comptabilité, vous obtiendrez les écritures suivantes : Pour le journal de banque : 411 au crédit 512 au débit
Opérations
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Communication Entreprise-Expert
Cette option permet de transférer vos écritures comptables vers un autre logiciel que EBP Comptabilité. Cependant, pour effectuer cette opération, il faut que le logiciel Communication Entreprise Expert soit installé sur votre ordinateur.
Période
Indiquez la période des opérations à prendre en compte c’est-à-dire les dates à laquelle les opérations ont été réalisées. Attention : une fois les pièces transférées, elles ne seront plus modifiables. C’est pour cette raison qu’il est conseillé de faire une sauvegarde avant transfert.
Comptabiliser les
Déterminez le type d'écritures que vous souhaitez générer : ventes, achats, paiements. Seuls les règlements remis en banque ou décaissés (Remise en banque du menu Opérations, ou Décaissements du même menu) sont transférés. L’option Paiements clients permet également de générer les écritures comptables pour les factures d’acompte. Une écriture est alors générée pour la facture d’acompte dans le journal de ventes et une autre dans le journal de banque pour l’encaissement de l’acompte. Remarque : les ventes, les achats et les règlements sont transférés dans leur monnaie d’émission. Donc, afin de conserver une parfaite cohérence entre la contre-valeur de la pièce dans la Gestion Commerciale et celle exprimée dans le transfert comptable, le cours de la pièce et le code ISO de la devise sont exportés. La zone Options permet de faire différents choix pour le transfert comptable. Vous pouvez visualiser par un aperçu ou imprimer votre transfert en comptabilité afin de vérifier les écritures qui vont être générées et les comptes comptables utilisés. Cependant, l’impression ou l’aperçu ne valide en aucun cas le transfert. Il est nécessaire de recommencer l’opération. Dès que le transfert en comptabilité est lancé dans Gestion Commerciale, vous aurez un message sur le nombre d’écritures générées et le logiciel Communication Entreprise-Expert sera lancé afin de générer le fichier au format souhaité.
Gestion
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Lettres de relance
La lettre de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. L’automatisation de cette opération nécessite donc que les coordonnées du client soient saisies dans sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé par lettre ou par fax. La gestion des relances s’effectue à partir du menu Opérations.
Date de référence
La date de référence correspond à la date d’échéance qui doit être prise comme appui.
Nombre minimal de jours de dépassement
C’est le nombre de jours dépassés par rapport à la date d’échéance spécifiée en date de référence. A partir de ces deux indications, le logiciel va rechercher les échéances passées, donc antérieures à la date de référence plus le nombre de jours de dépassement.
Seuils
Le seuil est un montant de référence et permet de relancer uniquement les clients dont le solde dépasse ce seuil. Le seuil automatique est égal au montant d’encours saisi dans chaque fiche client. Donc si, lors de la relance, le solde du client ne dépasse pas cet encours, aucune lettre de relance s’éditera. Le seuil fixe est à saisir et s’applique pour tous les clients. Si le solde du client ne dépasse pas cet encours, aucune lettre de relance ne s’éditera.
Options
Quatre niveaux de relance sont gérés par le logiciel qui permettent d’éditer 3 lettres de relance différentes. Toutefois, les niveaux peuvent être gérés par client. Si vous pointez incrémentation automatique, le logiciel met à jour un compteur au niveau de chacune des échéances et prend la lettre correspondant au niveau de chaque échéance. Cependant, si vous avez plusieurs échéances et que certaines ont déjà été relancées, le logiciel applique la lettre de niveau le plus élevé. Pour que le niveau de relance soit incrémenté, il faut que la lettre ait été imprimée sur papier. Si vous ne faites que des aperçus, le niveau ne change pas. Si vous pointez Tenir compte du niveau de relance du client, le logiciel ne tient pas compte du niveau de relance de chacune des échéances mais du niveau indiqué dans la fiche client. Si vous pointez Indiquer un niveau de relance, le logiciel tient compte du niveau que vous indiquez dans la zone prévue. Vous choisissez donc le contenu de la lettre.
Sélection automatique du texte de la relance
Cette option permet de sélectionner automatiquement le texte qui correspond au niveau de relance incrémenté. Dans l’onglet Clients, vous pouvez indiquer une sélection de clients ou effectuer l’opération sur tous les clients. Vous pouvez également appliquer un filtre pour relancer un groupe de clients. Le contenu de chaque niveau de relance peut bien sûr être paramétré par l’outil Win générateur en cliquant sur le bouton Paramétrer. Les lettres imprimées peuvent être triées selon un critère précis que vous choisissez dans la liste déroulante.
Opérations
377
Télécopier une lettre de relance
Cette fenêtre permet d’envoyer votre lettre de relance par fax. Est indiquée la raison sociale du client. Ensuite, choisissez le contact auquel la lettre doit être adressée. Les contacts proposés sont ceux qui ont été saisis dans la fiche du client. Cependant, vous avez la possibilité de saisir ponctuellement le numéro et le nom de l’interlocuteur.
Gestion
378
DEB
La DEB
***Fonction non disponible en version millésimée*** La DEB un document destiné à l'administration des Douanes afin de déclarer les mouvements de marchandises au sein de l'Union Européenne. DEB signifie Déclaration d’Echanges de Biens. Vous avez la possibilité d ‘éditer deux états PREPARATOIRES de la DEB : un exemplaire pour les introductions (arrivée d’une marchandise communautaire en France) et un autre pour les expéditions (départ d’une marchandise vers un autre Etat membre de l’UE). La déclaration est mensuelle, la date limite de dépôt étant le 10ème jour du mois qui suit la période de référence. Cette déclaration doit être effectuée à partir du moment où vos opérations de TVA dépassent certains seuils. En fonction de vos opérations de TVA, la déclaration sera soit simplifiée soit détaillée. Seuils depuis le 01/01/2002 :
INTRODUCTION
EXPEDITION
NIVEAU
> 2 300 000 €
> 2 300 000 €
1 – Détaillé avec valeur statistique
> 230 000 €
> 460 000 €
2 – Détaillé mais valeur statistique facultative
> 100 000 €
> 100 000 €
3 – Simplifié
< 100 000 €
4 – Simplifié avec données limitées
< 100 000 €
Pas de déclaration
Pour que les lignes de votre DEB, puissent être correctement générées, les informations suivantes doivent être saisies :
Le numéro d’identification pour votre société (menu Dossier + Propriétés + Coordonnées),
Le code régime, la nature de la transaction, la condition de livraison et le mode de transport par défaut (menu Dossier + Propriétés + Préférences + D.E.B.). Cependant, ces informations restent modifiables sur chaque ligne de la DEB,
La nomenclature UE et le poids net de chacun des articles susceptibles d’être vendus ou achetés sur la UE ( Données + Stock + Articles, onglet Complément),
Le code DEB de chacun des pays dont font partie les clients et les fournisseurs avec lesquels vous traitez sur la UE (le fichier des pays est accessible par la commande Divers du menu Données).
Opérations
379
Validation de la DEB
Les lignes qui apparaissent dans la DEB sont reprises des factures où le client et le fournisseur sont définis de type UE.
Indiquez la période sur laquelle les factures ont été saisies,
Indiquez le type de déclaration. Si les différentes informations concernant la DEB ont été correctement renseignées, la majorité des colonnes sont remplies automatiquement. Cependant, les informations restent modifiables,
Indiquez si c’est une arrivée ou un départ de marchandises,
Indiquez la date que la déclaration doit avoir,
Saisissez une référence si besoin,
Le nom qui apparaît ici est le nom du contact saisi dans l’onglet Contact des Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Cependant, vous pouvez le modifier,
Saisissez le niveau d’obligation (1, 2, 3 ou 4) qui dépend du seuil et des opérations de TVA réalisées.
Quelques explications sur les différentes colonnes : Valeur fiscale : correspond au montant net HT et cette information est éditée sans décimale. Régime : fixe la nature de l’opération Valeur statistique : Valeur fiscale augmentée des frais accessoires et cette valeur est éditée sans décimale. Masse nette : exprimée en kilos, arrondis c’est-à-dire pour un poids net inférieur à 500 g vous aurez en masse nette 0 et pour un poids compris entre 500 et 1499 g vous aurez 1. Unités supplémentaires : pour certains articles qui ne se mesurent pas en kilos N° condition de livraison : ne peut être que 1 ou 2 et ils correspondent aux pays mentionnés dans les contrats de transport ( 1 pour la France et 2 pour les autres Etats membres). Pour obtenir plus d’informations sur la DEB, vous pouvez cliquer sur le lien Plus d’infos sur Internet qui vous connectera au site du ministère des finances et affichera une page concernant la DEB. Vous pouvez supprimer des lignes en utilisant le menu contextuel mais vous avez également la possibilité d’en saisir des supplémentaires. Lorsque le contenu de votre DEB est correct, vous devez valider les lignes pour pouvoir générer l’impression. Pour cela, utilisez le menu contextuel ou cliquez sur l‘icône . Les lignes disparaissent alors de l’écran et vous pouvez éditer votre DEB par le menu Impressions. La DEB peut également être éditée, à partir de cette fenêtre, par le menu contextuel avant de la valider définitivement. Vous avez également la possibilité de générer un fichier Intracom. C’est une opération irréversible, nous vous conseillons donc fortement de faire une sauvegarde auparavant. Le menu contextuel permet également d’accéder aux propriétés du tableau. Vous pouvez alors changer l’affichage des colonnes ou ajouter de nouvelles colonnes.
Gestion
380
Exemple de calcul de la valeur fiscale
Le 15 du mois M, la société B expédie les biens à l’attention de la société A. Les biens sont réceptionnés par la société A le 18 du mois M, date à laquelle la société B établit sa facture pour un montant hors taxe de 12 000 €. La facture 18 du mois M établie par la société B à l’attention de la société A se présente schématiquement de la façon suivante : Société B Société A Facture n° 150 du 18 M Produits A (NC 05) 4000 € - Remise de 25 % - 1000 € Produits B (NC 15) 3000 € Produits C (NC 25) 5000 € - Remise de 20 % - 1000 € Sous-total 1 10000 € - Remise de 10 % - 1000 € Sous-total 2 9000 € + Divers + 2000 € + Frais de transport + 1000 € Total général 12000 € Dans cette hypothèse, la facture du 18 du mois M emporte exigibilité de la TVA. Afin d’établir sa DEB à l’introduction au titre du mois M, la société A doit, en regard de la facture du 18 du mois M, déterminer, pour chaque produit possédant une nomenclature douanière différente, une valeur fiscale de la façon suivante : Prix d’achat du produit A (NC 05) 4000 € - Remise de 25 % (25 % x 4000 €) - 1000 € - Remise de 10 % (30 % x 1000 €) - 300 € + Divers (30 % x 2000 €) + 600 € + Frais de transport (30 % x 1000 €) + 300 € soit : 3600 € Prix d’achat du produit B (NC 15) 3000 € - Remise de 10 % (30 % x 1000 €) - 300 € + Divers (30 % x 2000 €) + 600 € + Frais de transport (30 % x 1000 €) + 300 € soit : 3600 € Prix d’achat du produit C (NC 25) 5000 € - Remise de 20 % (20 % x 5000 €) - 1000 € - Remise de 10 % (40 % x 1000 €) - 400 € + Divers (40 x 2000 €) + 800 € + Frais de transport (40 % x 1000 €) + 400 € soit : 4800 €
Opérations
381
Génération d'un fichier Intracom
Le fichier intracom se génère depuis la déclaration d’échanges de biens, soit par le clic droit dans l’entête de la DEB, soit après la validation de cette dernière. Ce fichier est conçu selon la structure Intracom, correspondant à la description des enregistrements pour la transmission par voie informatique des informations statistiques. Ce format est compatible avec le logiciel IDEP/CN8, outil fourni gratuitement par les douanes, permettant entre autre traitement, de mettre en évidence toutes les erreurs de saisies que vous auriez pu commettre. Depuis la gestion commerciale, nous appliquons deux contrôles principaux sur les données générées :
1. Le numéro de TVA intracommunautaire du tiers : ce dernier doit être saisi sans espace ni point. Si vous avez inclus dans votre codification ces caractères, le traitement permettant la génération du fichier supprimera ces caractères. Par contre, toutes autres erreurs dans la cohérence du numéro de TVA seront mises en évidence par le logiciel IDEP/CN8.
2. Les factures d’avoirs : toutes factures d’avoirs émises sur un client de type UE doivent faire l’objet d’une déclaration à l’expédition. Le code régime associé à ce type de pièce est le code 25, code saisissable par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, bouton DEB.
Remarque Le logiciel IDEP/CN8 mettra en évidence toutes les erreurs constatées dans votre DEB. Nous vous conseillons fortement de reporter les corrections dans la Gestion Commerciale (en particulier par rapport aux erreurs sur les numéros de TVA) ceci afin d‘éviter le retour de l’erreur à chaque déclaration, et par conséquent, la nécessité de la corriger à chaque fois.
Gestion
382
Impression de la DEB
Pour imprimer la DEB, utilisez la commande Déclaration d’échanges de biens du menu Impressions. Cette commande imprime la DEB en fonction des lignes et des renseignements que vous avez validé par le menu Opérations + Déclaration d'échanges de biens. L’édition obtenue ne peut en AUCUN CAS être envoyée à votre centre de collecte. C’est pour éviter cet envoi que nous avons apposé, sur l’état imprimé, le terme Non agréé. Vous devez donc impérativement utiliser le logiciel IDEP/CN8 fourni par les douanes pour effectuer votre déclaration Précisez la date de déclaration de la DEB au niveau de la période et choisissez le flux. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Le modèle dont vous disposez est modifiable par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu si vous souhaitez vérifier les valeurs éditées ou sur le bouton Imprimer.
Export au format PDF
Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat.
Opérations
383
Facturation périodique
Génération des factures périodiques
Dans cette fenêtre, s’inscrivent toutes les factures à générer que vous avez déterminé dans l’option Factures périodiques. Sélectionnez les pièces que vous souhaitez valider et cliquez sur Générer. Le logiciel génère automatiquement les factures correspondantes. Vous pouvez également supprimer des factures à générer par le bouton Supprimer.
Gestion
384
Mise à jour des facturations périodiques
La Mise à jour des facturations périodiques permet de faire un traitement global ou non sur le paramétrage des factures périodique du dossier. La Mise à jours des facturations périodiques s'effectue par le menu Facturation périodique, du menu Opérations. Cet assistant permet d'activer ou désactiver les options Actualiser les prix et Appliquer les promotions dans les fiches de paramétrage des facturation périodiques. Voici les autres étapes de la mise à jour des facturations périodiques : Choix de l'option, Choix des Données à modifier, Choix des fiches à modifier, Intervalle de sélection, Récapitulatif de la mise à jour.
Opérations
385
Récapitulatif de la mise à jour
Sur cet écran, vous obtenez un récapitulatif de la mise à jour, ce qui vous permet de vérifier les différents éléments et de revenir en arrière si nécessaire.
Gestion
386
Alertes
Alertes sur la facturation périodique
Dans cette fenêtre, apparaissent toutes les alertes du jour paramétrées sur la facturation périodique. Pour chaque alerte, sont indiquées la date d’alerte et la raison sociale du client concernée par l’alerte. Tant que vous n’avez pas imprimé une alerte, elle est conservée dans cette fenêtre. Le bouton Sélectionner tout permet de sélectionner simultanément toutes les alertes affichées. Le bouton Désélectionner tout permet de décocher toutes les alertes cochées. Le bouton Supprimer permet de supprimer définitivement les alertes de la fenêtre. Aucun traitement ne pourra être effectué sur ces alertes. Dès que vous avez sélectionné les alertes à traiter, cliquez sur le bouton OK.
Opérations
387
Impression des alertes
Pour les alertes sélectionnées, vous devez choisir les impressions à effectuer. Vous pouvez éditer la liste des clients et un courrier. L’édition de la liste des clients affiche la fenêtre d’impression des clients et l’impression d’un courrier affiche la fenêtre des courriers et lettres types. Cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix. Les alertes seront alors considérées comme traitées et elles n’apparaîtront plus dans la liste des alertes à traiter. Les boîtes d’impression apparaîtront l’une après l’autre. En cliquant sur le bouton Annuler, vous revenez dans la liste des alertes à traiter.
Gestion
388
Classification des clients
Définition des classifications
La classification consiste en la définition de statuts clients (16 possibilités) répartis dans une grille, laquelle dispose d’un intervalle de chiffre d’affaires et ou d’un intervalle de périodicité. Ces statuts sont définis pour l’ensemble du dossier, et répercutés sur chaque client, selon les intervalles définis, soit lors d’un traitement global de mise à jour de la fiche client, soit lors d’une facturation. Pour définir vos classifications (ou statuts clients), allez dans Opérations + Classifications des clients et cliquez sur l'onglet Définition des classifications. Créez vos statuts clients en cliquant sur l'icône . Les icônes et permettent de classer vos statuts dans l'ordre que vous souhaitez. Si vous avez créé un statut que finalement vous n'utilisez pas, cliquez sur l'icône pour le supprimer.
Remarque
Il existe par défaut le statut Aucun, non visible dans cet onglet, qui est utilisé si le contact ne répond à aucun des critères. Dès que vous avez créé vos statuts, cliquez sur l'onglet Paramétrage de la grille afin de définir vos intervalles de périodicité et ou de chiffre d'affaires.
Opérations
389
Paramétrage de la grille
Avant de paramétrer cet onglet, vous devez auparavant définir vos statuts dans l'onglet Définition des classifications. Dès que vous avez défini vos statuts, vous devez donc, paramétrer votre grille selon un intervalle de périodicité et ou de chiffre d'affaires. Vous avez donc 3 possibilités pour définir votre grille :
Seul l'intervalle de périodicité suffit à décider du statut de votre client. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra à la période de facturation la plus récente et pour laquelle la condition est remplie,
Seul le chiffre d'affaires suffit à décider du statut de votre contact. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra au chiffre d'affaires le plus élevé et pour laquelle la condition est remplie.
Autant le chiffre d'affaires et la périodicité sont considérés pour décider du statut du client. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra au chiffre d'affaires le plus élevé sur la période la plus récente.
Légende
1. Activation de l'intervalle de période
5. CA minimum
2. Période la plus proche
6. CA maximum
3. Période la plus éloignée
7. Grille de statuts
4. Activation de l'intervalle de chiffre d'affaires
La classification affectée à chaque client est visible dans l'onglet Autres données de la fiche client.
Mise à jour de la classification
La classification est mise à jour lors d’un traitement global, accessible depuis le menu Opérations + classification des clients, ou lors de la saisie d’une facture, à sa validation. La mise à jour par traitement global permet, dès que vous avez paramétré votre grille, d'affecter la classification correspondante à votre client. Elle permet également de mettre à jour à la fois la classification théorique et la classification réelle. Pour effectuer cette mise à jour, cliquez sur le bouton OK dans la fenêtre où vous avez paramétré votre grille.
Gestion
390
La mise à jour à la facturation permet de mettre à jour uniquement la classification théorique de votre client en fonction de la grille paramétrée et sans qu'il soit nécessaire de valider une option supplémentaire.
Opérations
391
Exemple de classification sur la périodicité
Vous avez décidé de ne gérer que deux statuts, Clients et Prospects, et vous considérez que seul le critère de périodicité suffit à décider du statut de votre tiers : un contact dont la dernière facture date de plus de 9 mois n’est plus un client mais un prospect, par contre, un contact dont la dernière facture date de moins de 6 mois est un client et non plus un prospect. Nous considérons que la date système de l'ordinateur est au mois d'avril.
Comment le traduire dans la grille de statuts ?
1. Allez dans le menu Opérations + Classification des clients et cliquez sur l'onglet Définition des classifications.
2. Créez les statuts Prospect et Client.
3. Cliquez sur l'onglet Paramétrage de la grille.
4. Cliquez sur l'option Pour une période moins de.
5. Indiquez la périodicité : le mois plancher se calcule automatiquement en fonction du mois courant.
6. Affectez le statut Client et Prospect sur chaque ligne correspondant à la période.
Création des factures pour illustrer l’exemple
1er cas : Pour un même client, créez 6 factures comme suit :
En date du 06/04/2004,
En date du 15/02/2004,
En date du 01/01/2004,
En date du 15/12/2003,
En date du 01/11/2003,
En date du 01/01/2000.
Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : 3 factures ont été émises entre Avril 2004 et Janvier 2004, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et octobre 2003, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et Juillet 2003, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et Avril 2003. Une facture a été émise avant le mois d’Avril 2003, elle est donc exclue des critères définis. Par conséquent, nous trouvons notre client dans les 4 lignes de notre tableau à une dimension.
Gestion
392
Dans notre exemple, notre contact est donc CLIENT puisque la classification choisie correspond à la période de facturation la plus récente, et pour laquelle la condition est remplie. Par conséquent, le parcours de la grille s’effectue du haut vers le bas. 2ème cas : Pour un client (autre que le client du 1er cas), créez 1 facture au 01/11/2003. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : 1 facture a été émise entre Avril 2004 et Juillet 2003, 1 facture a été émise en Avril 2004 et Avril 2003. Par conséquent, nous trouvons notre client dans la 3ième et 4ième ligne de notre tableau à une dimension. Selon le principe énoncé plus haut, la classification choisie sera la première pour laquelle la condition est remplie, soit la 3ième ligne. Dans notre exemple, notre contact est donc PROSPECT.
Opérations
393
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires
Vous considérez que seul le critère de chiffre d’affaires suffit à décider du statut de votre tiers : un contact dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 1000 Euros est un client faible, alors qu’un contact dont le chiffre d’affaires est supérieur à 20000 Euros est un excellent client.
Comment le traduire dans la grille de statuts ?
Comme dans l’exemple sur la périodicité, créez les statuts faible, moyen, bon et excellent puis répartissez ces statuts dans votre grille, en ayant au préalable déterminé votre intervalle de chiffre d’affaires.
Création de factures pour illustrer l’exemple
1er cas : Pour un même client, créez 4 factures comme suit :
Une facture de 500 Euros HT,
Une facture de 1000 Euros HT,
Une facture de 5000 Euros HT,
Une facture de 30000 Euros HT.
Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA cumulé du client est de 36500 Euros, soit supérieur à 1000, 5000, 15000 et 25000. Notre contact est donc à la fois faible, moyen, bon et excellent. Un choix s’impose donc nécessairement. Ce choix est imposé par l’application, selon le principe suivant : la classification choisie sera celle correspondant au chiffre d’affaires le plus élevé et pour laquelle la condition est remplie. Par conséquent, le parcours de la grille s’effectue de la gauche vers la droite. Dans notre exemple, notre contact est donc EXCELLENT. 2ème cas : Pour un même client (différent du cas précédent), créez une facture de 500 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : le CA de ce client ne dépasse pas 500 Euros, il ne rentre dans aucun des intervalles, le contact est donc affecté du statut AUCUN. 3ème cas : Pour un 3ème client, créez une facture de 1500 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA de ce client est supérieur à 1000 Euros, mais inférieur à 5000, 15000 et 25000, le contact est donc affecté du statut FAIBLE.
Gestion
394
4ème cas : Pour un 4ème client, créez une facture de 1500 Euros HT, une facture de 5500 Euros HT, une facture de 10000 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA cumulé de ce client est de 17000, soit supérieur à 1000, 5000, 15000 mais inférieur à 25000 Euros, le contact est donc affecté du statut BON.
Opérations
395
Exemple de classification selon le double critère
Dans ce cas de figure, nous considérons autant la période que le chiffre d’affaires réalisé, avec la logique suivante : plus le chiffre d’affaires du client est récent et élevé et plus le client tend vers l’excellence. Nous considérons que la date système de l'ordinateur est au mois d'avril.
Comment le traduire dans la grille de statuts ?
Création des factures pour illustrer l’exemple
1er cas : Pour un même client, créez 6 factures comme suit :
En date du 06/04/2004 pour 1000 Euros HT,
En date du 15/02/2004 pour 2000 Euros HT,
En date du 01/01/2004 pour 1500 Euros HT,
En date du 15/12/2003 pour 5000 Euros HT,
En date du 01/11/2003 pour 20000 Euros HT,
En date du 01/01/2000 pour 25000 Euros HT.
Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : Entre Avril 2004 et Janvier 2004, nous avons un cumul CA de 4500 Euros, Entre Avril 2004 et Octobre 2003, nous avons un cumul CA de 29500 Euros, Entre Avril 2004 et Juillet 2003, nous avons un cumul CA de 29500 Euros, Entre Avril 2004 et Avril 2003, nous avons un CA de 29500 Euros. Par conséquent, le contact de notre exemple est qualifié d’EXCELLENT
Gestion
396
La mise à jour de la classification
La mise à jour peut s'effectuer sur l'ensemble des clients ou sur une sélection de clients en précisant l'intervalle dans l'étape suivante. En cochant l'option Classification réelle, non seulement la classification théorique sera mise à jour mais également la classification réelle. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération de mise à jour.
Opérations
397
Une sélection de clients
Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de clients dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle de clients sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code client.
Gestion
398
Une sélection de familles de clients
Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de familles de clients dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle des familles clients sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code famille clients. Seuls les clients compris dans l'intervalle de familles de clients seront mis à jour.
Opérations
399
Une sélection de commerciaux
Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de Commerciaux dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle des commerciaux sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code famille clients. Seuls les clients rattachés aux commerciaux compris dans l'intervalle seront mis à jour.
Gestion
400
EBP Gescom Pocket
Opérations
401
Envoi des données vers le PDA
Gestion
402
En mode socle
Envoi des données vers le PDA en mode socle
* Fonction non disponible en version Standard * Pour une aide concernant l’envoi des données vers le PDA en mode mobile, cliquez ici. Avant d’effectuer l’envoi des données, il faut installer le logiciel ActiveSync qui est généralement fourni avec le PDA ou le télécharger sur le site de Microsoft. Après installation de l’application, ActiveSync est automatiquement lancé si le PDA est connecté au PC. Suivez les différentes étapes de paramétrage et dans l’étape de paramétrage des synchronisation, vous devez cocher l’option Fichiers. Si l’option Fichiers n’a pas été cochée lors du paramétrage d’ActiveSync, vous pouvez le faire par le menu Outils + Options dans ActiveSync. Pour accéder à l’envoi des données vers le PDA, allez dans le menu Opérations + EBP Gescom pocket + Envoi des données vers le PDA. Cette option vous permet d’envoyer vos articles, clients vers le PDA. Pour accéder à l’option d’envoi des données vers le PDA, il faut que l’option Disponible sur PDA soit cochée dans l’onglet Adresse des fiches commerciaux. Choix du commercial Indiquez le commercial pour lequel vous souhaitez envoyer les données. Si vous cliquez sur l’icône , vous accédez alors à la liste des commerciaux. Seuls les commerciaux pour lesquels vous avez coché l’option Disponible sur PDA apparaissent dans cette liste. Envoyer les Cochez les données que vous souhaitez envoyer vers le PDA. Concernant les articles, les données de la gestion commerciale exploitées dans la fiche article du PDA sont les suivants : Code article, Libellé, Famille, Prix de vente HT (tarif 1), Taux de TVA (1) et Description longue. Concernant les clients, les données de la gestion commerciale exploitée dans la fiche client du PDA sont les suivants : Code, Raison sociale, Adresse de facturation, Code postal, Téléphone (contact principal), Télécopie (contact principal), E-mail (contact principal), Interlocuteur (contact principal), Commercial et Remise. Tous les commerciaux voient tous les clients Lorsque vous envoyez vos données vers le PDA, ce sont les clients du commercial sélectionné qui sont envoyés. Cependant, vous pouvez demander à envoyer tous les clients en cochant l’option Tous les commerciaux voient tous les clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Sélection des articles en mode socle Intervalle des articles en mode socle Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Opérations
403
Sélection des articles en mode socle
Pour une aide sur la sélection des articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les articles vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les articles ou une sélection d’articles. Cette sélection peut s’effectuer sur les articles, les familles d’articles et les fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous avez inséré des images dans les fiches articles, par défaut, elles sont également envoyées vers le PDA. En cochant cette option, elles ne le seront pas. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des articles en mode socle Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Gestion
404
Intervalle des articles en mode socle
Pour une aide sur l’intervalle des articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Sélectionnez donc le premier et le dernier article que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Opérations
405
Intervalle des familles d'articles en mode socle
Pour une aide sur l’intervalle des familles d’articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Indiquez donc la première et la dernière famille d’articles que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux familles d’articles compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Gestion
406
Intervalle des fournisseurs en mode socle
Pour une aide sur l’intervalle des fournisseurs en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de fournisseurs dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Indiquez donc le premier et le dernier fournisseur que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux fournisseurs compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Opérations
407
Sélection des clients en mode socle
Pour une aide sur la sélection des clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les clients vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les clients ou une sélection de clients. Cette sélection peut s’effectuer sur les clients et les familles de clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Gestion
408
Intervalle des clients en mode socle
Pour une aide sur l’intervalle des clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de clients dans l’étape Sélection des clients en mode socle. Indiquez donc le premier et le dernier client que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle
Opérations
409
Intervalle de familles de clients en mode socle
Pour une aide sur l’intervalle des familles de clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles de clients dans l’étape Sélection de clients en mode socle. Indiquez donc la première et la dernière famille de clients que vous souhaitez traiter. Seuls les clients rattachés aux familles de clients compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici la dernière étape de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Validation du traitement en mode socle
Gestion
410
Validation du traitement en mode socle
Pour une aide sur la validation du traitement en mode mobile, cliquez ici. La validation de l’envoi des données vers le PDA peut intervenir sur n’importe quelle étape. En effet, si, par exemple, vous avez demandé à n’envoyer que les articles et l’ensemble des articles, les étapes concernant la sélection des articles et l’envoi des clients ne seront pas proposées, donc le bouton Terminer apparaîtra dans l’étape 2. Dès que vous cliquez sur le bouton Terminer, le logiciel examine les articles, clients et commerciaux pour connaître ceux répondant aux différents critères sélectionnés dans l’envoi des données vers le PDA. Pour les articles, il faut que l’option Disponible sur PDA soit également cochée dans l’onglet Divers de la fiche article. Ensuite, un message est affiché indiquant le nombre d’articles, le nombre de clients et le nombre de commerciaux à envoyer. Si tout est correct, vous pouvez alors confirmer l’envoi de vos données vers le PDA en mode Socle. Il faut, d’ailleurs, que le PDA soit sur son socle pour pouvoir récupérer les données.
Opérations
411
En mode mobile
Envoi des données vers le PDA en mode mobile
* Fonction non disponible en version Standard * L’envoi en mode mobile n’est possible que si vous avez un code de débridage qui mentionne le mode mobile. Si vous allez dans le menu ? + Licence, il doit être indiqué Gescom Pocket (GPRS). Cette option vous permet d’envoyer vos articles, clients vers le PDA en mode mobile. Pour accéder à l’option d’envoi des données vers le PDA, il faut que l’option Disponible sur PDA soit cochée dans l’onglet Adresse des fiches commerciaux. Pour accéder à l’envoi des données vers le PDA, allez dans le menu Opérations + EBP Gescom pocket + Envoi des données vers le PDA. Cochez l’option Envoi en mode mobile. E-mail Cette adresse e-mail vous permet de recevoir le rapport d’envoi des données. Indiquez donc l’adresse à laquelle vous souhaitez recevoir ce rapport. Commerciaux Vous pouvez envoyer tous les commerciaux ou une sélection de commerciaux. Envoyer les Cochez les données que vous souhaitez envoyer vers le PDA. Concernant les articles, les données de la gestion commerciale exploitées dans la fiche article du PDA sont les suivants : Code article, Libellé, Famille, Prix de vente HT (tarif 1), Taux de TVA (1) et Description longue. Concernant les clients, les données de la gestion commerciale exploitée dans la fiche client du PDA sont les suivants : Code, Raison sociale, Adresse de facturation, Code postal, Téléphone (contact principal), Télécopie (contact principal), E-mail (contact principal), Interlocuteur (contact principal), Commercial et Remise. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des commerciaux en mode mobile Sélection des articles en mode mobile Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Gestion
412
Sélection des commerciaux en mode mobile PDA
Cette étape n’est affichée que si, dans l’étape précédente, vous avez choisi d’envoyer une sélection de commerciaux. Indiquez donc l’intervalle des commerciaux à traiter pour l’envoi des données. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des articles en mode mobile Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Opérations
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Sélection des articles en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les articles vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les articles ou une sélection d’articles. Cette sélection peut s’effectuer sur les articles, les familles d’articles et les fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous avez inséré des images dans les fiches articles, par défaut, elles sont également envoyées vers le PDA. En cochant cette option, elles ne le seront pas. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Gestion
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Intervalle des articles en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Sélectionnez donc le premier et le dernier article que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Opérations
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Intervalle des familles d'articles en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Indiquez donc la première et la dernière famille d’articles que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux familles d’articles compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Gestion
416
Intervalle des fournisseurs en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de fournisseurs dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Indiquez donc le premier et le dernier fournisseur que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux fournisseurs compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Opérations
417
Sélection des clients en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les clients vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les clients ou une sélection de clients. Cette sélection peut s’effectuer sur les clients et les familles de clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Gestion
418
Intervalle des clients en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de clients dans l’étape Sélection des clients en mode mobile. Indiquez donc le premier et le dernier client que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile
Opérations
419
Intervalle de familles de clients en mode mobile
Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles de clients dans l’étape Sélection de clients en mode mobile. Indiquez donc la première et la dernière famille de clients que vous souhaitez traiter. Seuls les clients rattachés aux familles de clients compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici la dernière étape de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Validation du traitement en mode mobile
Gestion
420
Validation du traitement en mode mobile
La validation de l’envoi des données vers le PDA peut intervenir sur n’importe quelle étape. En effet, si, par exemple, vous avez demandé à n’envoyer que les articles et l’ensemble des articles, les étapes concernant la sélection des articles et la sélection des commerciaux ne seront pas proposées, donc le bouton Terminer apparaîtra dans l’étape 2. Dès que vous cliquez sur le bouton Terminer, le logiciel examine les articles, clients et commerciaux pour connaître ceux répondant aux différents critères sélectionnés dans l’envoi des données vers le PDA. Pour les articles, il faut que l’option Disponible sur PDA soit également cochée dans l’onglet Divers de la fiche article. Ensuite, un message est affiché indiquant le nombre d’articles, le nombre de clients et le nombre de commerciaux à envoyer. Si tout est correct, vous pouvez alors confirmer l’envoi de vos données vers le PDA en mode mobile.
Opérations
421
Réception des commandes passées sur un PDA
Réception des pièces enregistrées sur un PDA en mode socle
* Fonction non disponible en version Standard * Pour une aide concernant la réception des pièces passées sur le PDA en mode mobile, cliquez ici. Pour récupérer les pièces enregistrées sur le PDA, il faut aller dans le menu Opérations + EBP Gescom Pocket + Réception des commandes passées sur un PDA. Cliquez sur le bouton Terminer. Le logiciel va alors vérifier la présence du fichier Orders.xml dans le répertoire \Mes documents\Nom du PDA Mes documents\EBP. Ce répertoire est également le répertoire d’échange pour l'envoi des données vers le PDA en mode socle. Ce répertoire apparaît sur le bureau du PC. Lorsque vous demandez à transférer les pièces depuis le PDA, vous pouvez soit transférer les pièces de date à date soit transférer les pièces en attente. Pour valider le transfert, le PDA doit être sur son socle. Lors de la réception du fichier dans la Gestion Commerciale, toutes les pièces présentes dans le fichier sont créées avec un numéro de pièce propre à la gestion commerciale. Le numéro de la pièce sur le PDA est récupéré dans le champ Référence de l’entête de la pièce. Sur le PDA, vous pouvez créer des clients, donc lors de l’import des pièces, les clients non présents dans la Gestion commerciale sont créés et toutes les informations implémentées sur le PDA sont également récupérées dans la fiche client créée. Lors de l’import d’un fichier, pour vérifier l’existence d’un client ou non dans la gestion commerciale, le logiciel compare la raison sociale et l’e-mail du client indiqués dans le fichier avec ceux dans la gestion commerciale. Si la raison sociale dans le fichier est identique à une raison sociale dans la gestion commerciale mais que l’adresse e-mail est différente ou inversement, une fenêtre est affichée proposant de choisir un client existant sinon, vous pouvez le créer. Une fois que le fichier est importé, le fichier n’est pas supprimé du répertoire. Cependant, si on réessaie l’import du même fichier, un message est affiché indiquant qu’aucune pièce n’a été importée.
Gestion
422
Réception des pièces enregistrées sur un PDA en mode mobile
* Fonction non disponible en version Standard * Pour récupérer les pièces enregistrées sur le PDA, il faut aller dans le menu Opérations + EBP Gescom Pocket + Réception des commandes passées sur un PDA. Cochez l’option Réception en mode GPRS, indiquez la période des pièces à récupérer et cliquez sur le bouton Terminer. Le logiciel va alors interroger le serveur pour vérifier la présence d’un fichier contenant des pièces à importer. Lorsque vous demandez à transférer les pièces depuis le PDA, vous pouvez soit transférer les pièces de date à date soit transférer les pièces en attente. Lors de la réception du fichier dans la Gestion Commerciale, toutes les pièces présentes dans le fichier sont créées avec un numéro de pièce propre à la gestion commerciale. Le numéro de la pièce sur le PDA est récupéré dans le champ Référence de l’entête de la pièce. Sur le PDA, vous pouvez créer des clients, donc lors de l’import des pièces, les clients non présents dans la Gestion commerciale sont créés et toutes les informations implémentées sur le PDA sont également récupérées dans la fiche client créée.
Lors de l’import d’un fichier, pour vérifier l’existence d’un client ou non dans la gestion commerciale, le logiciel compare la raison sociale et l’e-mail du client indiqués dans le fichier avec ceux dans la gestion commerciale. Si la raison sociale dans le fichier est identique à une raison sociale dans la gestion commerciale mais que l’adresse e-mail est différente ou inversement, une fenêtre est affichée proposant de choisir un client existant sinon, vous pouvez le créer.
423
Impressions
Sélection des affaires
Définissez ici les affaires à prendre en compte pour l’impression des fiches affaires en indiquant le code et le nom de la première et dernière affaire.
Gestion
424
Sélection des articles
Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection d'articles :
La définition d'un intervalle d'articles,
Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les articles à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier des articles et cliquez sur l’icône .
Impressions
425
Sélection des clients
Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection de clients :
Le filtre sur la classification. Si vous avez paramétré une classification des clients, les différents statuts clients sont proposés dans une liste déroulante. Vous pouvez ainsi n'imprimer que les clients répondant à une classification précise,
La définition d'un intervalle de clients,
Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier des clients et cliquez sur l’icône .
Gestion
426
Sélection des commerciaux
Définissez ici les commerciaux à prendre en compte pour l’impression en cours.
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les commerciaux à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, cliquez sur le lien Filtres.
Impressions
427
Sélection des devises
Définissez ici les devises à prendre en compte pour l’impression de la liste des devises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière devise.
Gestion
428
Sélection des familles articles
Définissez ici les familles articles à prendre en compte pour l’impression en cours.
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles articles à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir.
Impressions
429
Sélection des familles clients
Définissez ici les familles clients à prendre en compte pour l’impression en cours.
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir.
Gestion
430
Sélection des familles fournisseurs
Définissez ici les familles fournisseurs à prendre en compte pour l’impression en cours.
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles fournisseurs à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir.
Impressions
431
Sélection des fournisseurs
Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection de fournisseurs :
La définition d'un intervalle de fournisseurs,
Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier clients et cliquez sur l’icône .
Gestion
432
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu
Lorsque vous effectuez l’aperçu d’un document, des fonctions deviennent accessibles par le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris) ou par le volet de navigation.
Imprimer
Cette option édite directement le document sur l’imprimante sans que vous puissiez choisir les pages à imprimer et le nombre de copies.
Exporter au format PDF
Cette commande exporte les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Acrobat. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr70_fra_full.exe. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré est automatiquement ouvert sous ACROBAT.
Exporter au format RTF
Cette option permet d’exporter les données contenues dans l’édition au format RTF. Le format RTF est un format texte qui est lu par Word. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré.
Exporter au format JPEG
Cette option permet de générer une image de l’édition au format JPEG. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré.
Exporter au format TIFF
Cette option permet de générer une image de l’édition au format TIFF. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré.
Exporter au format HTML
Cette option permet de générer une image de l’édition au format HTML. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré.
Exporter au format EXCEL
Cette option permet d’exporter des données vers Microsoft Excel. Un fichier au format CSV est généré et directement récupéré sous Excel depuis le logiciel EBP. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré.
Envoyer par mail
Cette option permet d’envoyer par e-mail le document édité à l’écran sous forme de fichier PDF.
Copier
Cette commande permet de copier l’aperçu écran et de le coller dans un traitement de texte tel que WORD.
Zoom
Impressions
433
Cette option permet d’augmenter ou de réduire l’aperçu du document. Les zoom disponibles sont :
200 %,
150 %,
100 %,
50 %,
25 %,
Largeur de page,
Page entière.
Gestion
434
Impression des billets à ordre
***Non disponible en version millésimée*** Il s’agit de l’impression des billets à ordre pour vos fournisseurs. Avant d’utiliser cette impression, vous devez suivre la procédure suivante :
1. Créez un mode de règlement de type Billet à ordre, par l’option Modes de règlement du menu Données.
2. Saisissez le règlement du fournisseur par l’option habituelle accessible par Opérations + Règlements Fournisseurs, en choisissant le mode de règlement créé précédemment.
3. Validez le règlement par l’option Opérations + Décaissement. Attention : sélectionnez bien la banque source dont les coordonnées apparaîtront sur le billet à ordre.
4. Imprimez le bordereau par le menu Impressions + Billet à ordre.
Dans la fenêtre d’impression :
Précisez la période à prendre en compte.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Fournisseurs, sélectionnez une catégorie de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
435
Impression du portefeuille des devis
Pour imprimer le portefeuille des devis, utilisez la commande Portefeuille des devis du menu Impressions. Cette impression permet d’obtenir les devis effectués sur une période donnée et pour une date de livraison précise. Dans l’édition, vous obtiendrez donc les devis qui répondent aux deux critères que vous aurez défini dans les zones Période et Date de livraison.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,
Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des devis, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Articles, déterminez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
436
Impression du portefeuille des commandes
Pour imprimer le portefeuille des commandes clients ou fournisseurs, utilisez la commande Portefeuille des commandes du menu Impressions.
Vous pouvez obtenir les commandes clients ou fournisseurs par date de commande et date de livraison (ou réception) prévue : ainsi, renseignez les zones Période et Date de livraison (ou réception),
Choisissez le type de commandes : Non livrées, Soldées ou Toutes,
Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le tri par code article permet d’avoir une totalisation par article. En effet, si vous avez plusieurs commandes avec le même article, ce tri permettra d’obtenir pour l’article la liste des commandes dans lesquelles ils figurent,
Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des commandes, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Clients (ou Fournisseurs pour le portefeuille des commandes fournisseurs), indiquez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
437
Impression de la relation client
*** Disponible uniquement en version PRO *** Pour éditer la relation client, sélectionnez la commande Relation client du menu Impressions. Cette option permet d’analyser ou de récapituler les actions et affaires créées selon différents modèles.
Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez prendre en compte toutes les actions créées,
Choisissez si vous souhaitez imprimer uniquement les actions exécutées (un clic sur l’option Actions exécutées, si vous cliquez une 2ème fois, seules les actions non encore exécutées seront imprimées) ou toutes les actions,
Cochez l’option Affaires uniquement si vous souhaitez n’imprimer que l’affaire et ses statistiques, sans le détail des actions par affaire,
Vous pouvez également imprimer un seul type d’action en choisissant son type dans la zone Type d’action,
Indiquez si vous souhaitez imprimer toutes les actions, priorité confondue, ou seulement les actions rattachées à une priorité en choisissant cette priorité dans la zone Priorité,
Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués. Classez ces tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Code affaire, Type d’action, Date, Code client et Commercial,
Vous pouvez choisir des ruptures c’est-à-dire l’édition d’un sous-total par rupture choisie,
Dans l’onglet Affaires, précisez l’intervalle des affaires,
Dans l’onglet Commerciaux, définissez l’intervalle des commerciaux.
Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,
Remarque
Selon le modèle d’impression que vous choisissez, nous préconisons de choisir certaines options :
Modèle Historique des affaires et des actions par tiers : cochez les ruptures Code affaire et Client, dans la zone Ordre de tri, positionnez le tri Code client en premier suivi du tri Code affaire et ne sélectionnez pas les options Actions exécutées et Affaires uniquement.
Modèle Liste des tâches à faire : cochez l’option Actions exécutées, ne sélectionnez pas de rupture, n’indiquez pas de tri particulier afin d’obtenir les actions exécutées ou celles non exécutées.
Modèle Récapitulatif des actions par commercial : cochez la rupture Commercial et positionnez le tri Commercial en premier.
Modèle Standard : toutes les ruptures sont paramétrées dans le modèle d’impression, vous pouvez donc choisir votre ordre de tri et vos ruptures.
Modèle Historique affaire : cochez l’option Affaires uniquement, choisissez la rupture Code affaire et positionnez le tri Code affaire en premier.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
438
Impression des étiquettes
Pour imprimer des étiquettes fournisseurs, clients ou articles, utilisez la commande Fournisseurs, Clients ou Articles Stock du menu Impressions + Etiquettes. Pour chaque impression, vous pouvez indiquer une sélection de fournisseurs, clients ou articles en personnalisant l’intervalle dans l’onglet Fournisseurs, Clients ou Articles. Les étiquettes peuvent être imprimées selon différents tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition. Différents choix de modèles sont disponibles et ils peuvent être modifiés à votre convenance en utilisant Win Générateur en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Vous avez la possibilité d’éditer une étiquette plusieurs fois en indiquant le nombre d’exemplaires souhaité. Pour les étiquettes articles, vous pouvez générer des étiquettes avec les codes barres en sélectionnant les modèles Etiquettes code barre (code 39), Etiquettes code barre (EAN 13) ou Etiquettes code barre (EAN 8). Vous avez également la possibilité d’imprimer les étiquettes en fonction de la quantité en stock c’est-à-dire d’éditer le nombre d’étiquettes propre au stock actuel de chaque article. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
439
Impression de l'échéancier
***Fonction non disponible en version millésimée*** Pour imprimer l’échéancier, utilisez la commande Echéancier du menu Impressions. Vous pouvez l’imprimer pour les clients ou les fournisseurs. L’échéancier permet de consulter pour chaque client ou fournisseur les échéances non réglées ainsi que leur date. Les clients ou fournisseurs sont édités en continu.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Les modèles sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Modes de règlements, indiquez une sélection de modes de règlements,
Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises,
Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,
Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
440
Impression du relevé de factures
Pour imprimer un relevé de factures, utilisez la commande Relevés de factures du menu Impressions. Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction du modèle choisi).
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Appliquez un filtre,
Les modèles disponibles sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Pièces, définissez vos critères d’impression,
Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
441
Impression des encours dépassés
Pour imprimer les encours dépassés, utilisez la commande Encours dépassés du menu Impressions. Cet état permet d’éditer les clients qui ont dépassé leur encours indiqué dans l’onglet Compte de la fiche client. Pour chaque client, vous obtenez son SOC (=solde des opérations courantes), son encours et le montant du dépassement.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle dont vous disposez est modifiable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Clients, déterminez une sélection de clients.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
442
Impression des paiements
Pour obtenir une aide sur l’impression des billets à ordre, cliquez ici. Pour imprimer les paiements, utilisez la commande Paiements du menu Impressions. Vous imprimez les paiements clients ou fournisseurs. Cet état est un récapitulatif de tous les paiements qui ont été saisis soit dans une facture soit dans Opérations + Règlements Clients ou Opérations + Règlements fournisseurs sur une période donnée.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Clients, définissez une sélection de clients,
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs,
Dans l’onglet Mode de règlement, précisez un intervalle de modes de règlement,
Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
443
Impression des bordereaux de remise en banque
Pour imprimer un bordereau de remise en banque, utilisez la commande Bordereaux de remise en banque du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les bordereaux de remise en banque qui ont été réalisés par le menu Opérations + Remise en banque.
Indiquez un intervalle de numéros de pièces,
Précisez une période de dates de remises,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Exporter l’aperçu
***Non disponible en version STANDARD*** Cette fonction permet de récupérer dans un fichier texte les informations qui vont être reprises lors de l’impression. Si vous souhaitez exporter des renseignements particuliers qui ne figurent pas sur le modèle d’édition d’origine, vous pouvez personnaliser celui-ci par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour avoir les informations complémentaires. Ensuite, vous pourrez ouvrir ce fichier sous un éditeur de texte ou encore sous un tableur comme Excel.
Gestion
444
Impression des bordereaux de décaissements
Pour imprimer un bordereau de décaissement, utilisez la commande Bordereaux de décaissements du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les bordereaux de décaissements qui ont été réalisés par le menu Opérations + Décaissements.
Indiquez un intervalle de numéros de pièces,
Précisez une période de dates de remises,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
445
Impression des lettres-chèque
Pour imprimer une lettre-chèque, utilisez la commande Lettres-chèque du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les lettres-chèque qui ont été réalisées par le menu Opérations + Décaissements.
Indiquer les numéros de remise,
Indiquez la période sur laquelle les remises ont été effectuées,
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
446
Impression du tableau de bord
Le tableau de bord permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires sous forme de graphique. Pour éditer le tableau de bord sélectionnez la commande Tableau de bord du menu Impressions. Indiquez les années sur lesquelles vous souhaitez éditer ce tableau. Vous avez la possibilité d’éditer en kilos Euros. Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
447
Pièces
Impression des pièces
Pour imprimer les pièces, utilisez la commande Pièces du menu Impressions. Cela vous permet d’obtenir en continu toutes les pièces établies sur une période donnée. Attention : Toutes les pièces sélectionnées seront imprimées selon le même modèle.
Choisissez le type de pièce à imprimer. Vous avez le choix entre Devis, Commandes client, Bons de livraison, Factures, Commandes fournisseur, Bons de réception et Factures fournisseurs.
Précisez la période à prendre en compte,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Appliquez un filtre si besoin afin d’alléger le nombre de pièces à imprimer,
Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Options, définissez vos choix d’impression tel que le nombre d’exemplaires à imprimer.
Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients.
Dans l’onglet Commerciaux, définissez une sélection de commerciaux.
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
448
Options d'impression des pièces
Pour imprimer les pièces de ventes ou d’achats, des options sont disponibles et permettent de définir des choix d’impression.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces que vous souhaitez imprimer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce à imprimer. Si vous voulez imprimer plusieurs pièces, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées.
Pièces non imprimées
Cette option permet d’imprimer uniquement les pièces qui n’ont pas encore été éditées. Dans le cas contraire, toutes les pièces sont imprimées.
Utiliser le nombre d’exemplaires défini dans la pièce
Lors de l’impression, le nombre d’exemplaires éditer pour chaque pièce est celui qui a été défini dans la fiche du client qui lui est associée. Dans le cas contraire, le logiciel édite le nombre d’exemplaires qui est indiqué dans le champ Nombre d’exemplaires.
Impressions
449
Traites
Impression des traites
Pour imprimer les traites, utilisez la commande Traites du menu Impressions. Cette impression vous permet d’éditer les traites des factures non réglées.
Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Choisissez un modèle d’impression. Le modèle de traite est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Pièces, indiquez un intervalle de pièces et une période pour les dates d’échéances.
Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients.
Attention : Le logiciel considère comme traite imprimable, toutes les échéances enregistrées avec un mode de règlement de type LCR et dont la case Impression traite est cochée. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
450
Onglet Pièces
L’onglet Pièces permet de définir les pièces et les dates d’échéances à prendre en compte.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces que vous souhaitez prendre en compte pour l’édition des traites en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Donc, seules les pièces comprises dans l’intervalle que vous indiquez sont prises en compte.
Dates déchéances
Déterminez la période des dates d’échéances à prendre en compte. Seules les factures non réglées et dont la date d’échéance est comprise dans l’intervalle auront une traite d’éditer.
Impressions
451
Liste des pièces
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats
Pour imprimer la liste des pièces de ventes ou d’achats, utilisez la commande Ventes ou Achats du menu Impressions + Listes des pièces. Pour les ventes, vous pouvez obtenir la liste des devis, commandes, BL ou factures. Pour les achats, vous pouvez obtenir la liste des commandes, BR ou factures.
Indiquez la période sur laquelle les pièces ont été établies et le type de pièce dont vous souhaitez avoir la liste.
Appliquez un filtre afin de limiter votre impression à quelques pièces selon des critères particuliers,
Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs,
Dans l’onglet Commerciaux (accessible uniquement pour les pièces de ventes), définissez une sélection de commerciaux,
Dans l’onglet Options, définissez vos critères d’impression,
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
452
Options d'impression de la liste des pièces de ventes
Cet onglet permet de définir des options d’impression pour les pièces de ventes. Pour les factures, vous pouvez demander à imprimer toutes celles qui ont été transférées en comptabilité ou toutes celles qui ont été imprimées ou encore uniquement imprimer les avoirs. Pour les commandes, vous avez un autre critère qui est la livraison partielle c’est-à-dire que vous pouvez imprimer uniquement les commandes qui ont été livrées partiellement.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans la liste à éditer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être prises en compte, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées.
Tri
Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par client et par commercial. En revanche, si vous choisissez par client, vous pouvez imprimer un sous-total par client ainsi que par jour, mois et semaine et si vous choisissez par commercial, vous pouvez imprimer un sous-total par commercial et également par jour, mois et semaine.
Impressions
453
Options d'impression de la liste des pièces d'achats
Cet onglet permet de définir des options d’impression pour les pièces d’achats. Pour les factures, vous pouvez demander à imprimer toutes celles qui ont été transférées en comptabilité ou toutes celles qui ont été imprimées ou encore uniquement imprimer les avoirs. Pour les commandes, vous avez un autre critère qui est la réception partielle c’est-à-dire que vous pouvez imprimer uniquement les commandes qui ont été réceptionnées partiellement.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans la liste à éditer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être prises en compte, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées.
Tri
Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par fournisseur. En revanche, si vous choisissez par fournisseur, vous pouvez imprimer un sous-total par fournisseur ainsi que par jour, mois et semaine.
Gestion
454
Journaux
Impressions
455
Ventes
Impression du journal de ventes
Pour imprimer le journal des ventes, utilisez la commande Ventes du menu Impressions + Journaux. Cet état vous permet d’avoir la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements effectués dans les factures par mode de règlement.
Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,
Appliquez un filtre afin d’imprimer quelques factures,
Choisissez un modèle d’impression que vous pouvez éventuellement paramétrer par Win générateur en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions.
Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des factures, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,
Dans l’onglet Clients, définissez une sélection de clients,
Dans l’onglet Commerciaux, précisez une sélection de commerciaux,
Dans l’onglet Options, définissez vos critères d’impression,
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
456
Options d'impression du journal de ventes
L’onglet Options permet d’effectuer des choix d’impression.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans l’impression du journal de ventes en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être éditées, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont prises en compte.
Tri
Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par client et par commercial. En revanche, si vous choisissez par client, vous pouvez imprimer un sous-total par client ainsi que par jour, mois et semaine et si vous choisissez par commercial, vous pouvez imprimer un sous-total par commercial et également par jour, mois et semaine.
Impressions
457
Achats
Impression du journal d'achats
Pour imprimer le journal d’achats, utilisez la commande Achats du menu Impressions + Journaux. Cet état vous permet d’avoir la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements effectués dans les factures par mode de règlement.
Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,
Appliquez un filtre,
Choisissez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des factures, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,
Dans l’onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs,
Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises,
Dans l’onglet Options, effectuez vos choix d’impression
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
458
Options d'impression du journal d'achats
L’onglet Options permet d’effectuer des choix d’impression.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans l’impression du journal d’achats en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être éditées, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont prises en compte.
Tri
Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par fournisseur. En revanche, si vous choisissez par fournisseur, vous pouvez imprimer un sous-total par fournisseur ainsi que par jour, mois et semaine.
Impressions
459
Courriers et lettres types
Courriers et lettres types clients et fournisseurs
Pour envoyer une lettre à un client ou un fournisseur, utilisez la commande Lettres-type du menu Impressions. Ces lettres vous permettent de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients, fournisseurs. Une lettre-type est un modèle de lettre à partir duquel le logiciel génère le courrier proprement dit. Il existe des modèles de lettres-types qui peuvent être modifiés ou supprimés. Vous pouvez également créer de nouveaux modèles. La modification ou la création d’une lettre s’effectue à partir d’un traitement de texte. La lettre est au format RTF, le logiciel ouvre donc le traitement de texte qui est associé aux fichiers d’extension RTF dans le paramétrage des types de fichiers Windows. Si vous souhaitez modifier cette association, le plus simple consiste à : Aller dans le répertoire EBP \ GESTION \ LETTRES par l’explorateur Windows, Sélectionner un des fichiers et faire un clic avec le bouton droit de la souris tout en appuyant sur la touche Shift, Dans le menu contextuel, choisir Ouvrir Avec, rechercher et sélectionner dans la liste le programme (word ou wordpad...) puis cocher l'option "Toujours utiliser ce programme pour ouvrir les fichiers de ce type".
Création d’une lettre
Pour créer une lettre, cliquez sur le bouton Créer. Ensuite, vous serez dans le traitement de texte où vous devrez saisir votre texte et insérer les variables du dictionnaire. Une variable correspond à un champ que vous avez déjà saisi dans la Gestion Commerciale (ex : le code client). Le dictionnaire contient différentes rubriques qui concernent notamment le client. Les variables permettent d’insérer une donnée qui est spécifique à chaque client. Elles apparaissent entre parenthèses sur la lettre mais à l’impression, elles sont remplacées par la donnée spécifique au client. Dès que la lettre est établie, enregistrez-la par l’icône et elle sera sauvegardée au format RTF.
Modification d’une lettre
Pour modifier une lettre, cliquez sur le bouton Modifier. Ensuite, apportez les modifications que vous souhaitez. Nous vous conseillons d’enregistrer la lettre modifiée sous un autre nom par le menu Fichier + Enregistrer sous pour garder la lettre d’origine.
Consultation d’une lettre
Pour consulter une lettre, utilisez le bouton Editer. Cette fonction permet de vérifier la mise en page des lettres et d’ajouter des précisions pour un tiers particulier : celles-ci n’affecteront pas la lettre-type . Le logiciel lance automatiquement le traitement qui fusionne la lettre-type avec les informations concernant chacun des clients ou fournisseurs. Les coordonnées du tiers et autres renseignements spécifiques aux tiers sont automatiquement intégrés à partir de la fiche du tiers. Un saut de page est généré entre chaque lettre.
Impression d’une lettre
Pour imprimer une lettre, cliquez sur le bouton Imprimer. Vous pouvez également imprimer la lettre lorsque vous êtes en modification, en création ou en édition. Dans l’onglet Clients, définissez un intervalle de clients et faites de même dans l’onglet Fournisseurs.
Gestion
460
Envoi d'un mailing commercial par le Net
La fonction Lettres types et Courriers permet d’envoyer des lettres ou des mailings commerciaux ou administratifs à l’attention de vos clients ou fournisseurs par le moyen de la messagerie Internet (e-mail). Le contenu de cet e-mail n’est pas limité aux courriers, des documents peuvent y être joints. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton Joindre puis ces documents sont listés dans la zone Pièces jointes. Vous pouvez également indiquer un message particulier et le sujet du mail. Enfin, cet envoi peut être individualisé (un mail par client ou par fournisseur) ou groupé (un seul mail est envoyé à l’ensemble des clients ou fournisseurs sélectionnés). Dans ce dernier cas, un seul destinataire s’inscrit dans la zone A et les autres destinataires s’inscrivent en CCI.
Impressions
461
Création d'un classeur
Un classeur correspond à un thème et peut vous permettre de distinguer les différents types de lettre en les rangeant dans les classeurs. Si aucun classeur existe, vous pouvez en créer par le bouton Nouveau puis saisir le nom du classeur.
Gestion
462
Création d'une lettre
Renseignez le nom de la lettre et le classeur dans lequel elle doit être annexée. Vous pouvez ne pas l’affecter un classeur bien particulier. Elle apparaîtra directement dans la liste.
Impressions
463
Données
Impression des affaires
Pour imprimer les affaires, utilisez la commande Affaires du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Affaires, précisez une sélection d'affaires.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
464
Impression des articles
Pour imprimer les articles, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Vous avez le choix entre imprimer la liste des articles ou une fiche détaillée de chaque article en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles d’impression peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Fournisseurs, définissez un intervalle de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
465
Impression des clients
Pour imprimer les clients, utilisez la commande Clients du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Vous avez le choix entre imprimer la liste des clients ou une fiche détaillée de chaque client en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant
Dans l’onglet Clients, précisez une sélection de clients.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
466
Impression des commerciaux
Pour imprimer les commerciaux, utilisez la commande Commerciaux du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Vous avez le choix entre imprimer la liste des commerciaux ou une fiche détaillée de chaque commercial en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Commerciaux, indiquez une sélection de commerciaux.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
467
Impression des familles d'articles
Pour imprimer les familles d’articles, utilisez la commande Familles d’articles du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Vous avez le choix entre imprimer la liste des familles d’articles ou une fiche détaillée de chaque famille d’articles en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Familles d'articles, indiquez une sélection de familles d’articles.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
468
Impression des familles de clients
Pour imprimer les familles de clients, utilisez la commande Familles de clients du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Vous avez le choix entre imprimer la liste des familles de clients ou une fiche détaillée de chaque famille de clients en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Familles clients, définissez une sélection de familles clients.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
469
Impression des familles de fournisseurs
Pour imprimer les familles de fournisseurs, utilisez la commande Familles de fournisseurs du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Familles fournisseurs, précisez un intervalle de familles fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
470
Impression des fournisseurs
Pour imprimer les fournisseurs, utilisez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Vous avez le choix entre imprimer la liste des fournisseurs ou une fiche détaillée de chaque fournisseur en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
471
Impression des textes standards
Pour imprimer les textes standards, sélectionnez la commande Textes standards du menu Impressions + Données. Vous avez la possibilité d’imprimer l’ensemble des textes standards ou une partie en indiquant dans les champs prévus à cet effet les deux bornes. Le seul modèle disponible est une liste des textes standards. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
472
Banques
Impression des banques
Pour imprimer les banques, utilisez la commande Banques du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Banques, précisez une sélection de banques.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
473
Sélection des banques
Définissez ici les banques à prendre en compte pour l’impression des fiches banques en indiquant le code et le nom de la première et dernière banque.
Gestion
474
Codes remises
Impression des grilles de remise
Pour imprimer les grilles de remise, utilisez la commande Codes remises du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Codes remises, indiquez une sélection de codes remises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
475
Sélection des remises
Définissez ici les grilles de remise à prendre en compte pour l’impression des fiches codes remises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière grille de remise.
Gestion
476
Devises
Impression des devises
Pour imprimer les devises, utilisez la commande Devises du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des devises. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant
Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
477
Sélection des devises
Définissez ici les devises à prendre en compte pour l’impression de la liste des devises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière devise.
Gestion
478
Frais de port
Impression des frais de port
Pour imprimer les frais de port, utilisez la commande Frais de port du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Frais de port, précisez un intervalle de frais de port.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
479
Sélection des frais de port
Définissez ici les frais de port à prendre en compte pour l’impression des fiches frais de port en indiquant le code et le libellé du premier et dernier frais de port.
Gestion
480
Grilles de tarifs
Impression des grilles de tarifs
Pour imprimer les grilles de tarifs, utilisez la commande Grilles de tarifs du menu Impressions + Données.
L'option Famille article puis par code article permet de trier dans la partie Articles de la grille de tarifs les articles par code famille puis par code article,
Le seul modèle disponible est une fiche des grilles de tarifs. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Grilles de tarifs, indiquez une sélection de grilles de tarifs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
481
Sélection des grilles de tarifs
Définissez ici les grilles de tarifs à prendre en compte pour l’impression des fiches grilles de tarifs en indiquant le code et le libellé de la première et dernière grille de tarif.
Gestion
482
Localisations / Rayons
Impression des localisations / rayons
Pour imprimer les localisations, utilisez la commande Localisations / Rayons du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des localisations. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Localisations, définissez l’intervalle de localisations.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
483
Sélection des localisations
Définissez ici les localisations à prendre en compte pour l’impression de la liste des localisations en indiquant le code et le libellé de la première et dernière localisation.
Gestion
484
Modes de règlement
Impression des modes de règlement
Pour imprimer les modes de règlement, utilisez la commande Modes de règlement du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Modes de règlements, définissez l’intervalle des modes de règlements.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
485
Sélection des modes de règlement
Définissez ici les modes de règlement à prendre en compte pour l’impression des fiches modes de règlement en indiquant le code et le libellé du premier et dernier mode de règlement.
Gestion
486
Promotions ou soldes
Impression des promotions ou soldes
Pour imprimer les promotions ou soldes, utilisez la commande Promotions ou soldes du menu Impressions + Données.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Promotions, définissez l’intervalle des promotions ou soldes.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
487
Sélection des promotions ou soldes
Définissez ici les promotions ou soldes à prendre en compte pour l’impression des fiches promotions ou soldes en indiquant le code et le libellé de la première et dernière promotion ou solde.
Gestion
488
Unités
Impression des unités
Pour imprimer les unités, utilisez la commande Unités du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des unités. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Unités, indiquez la sélection des unités.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
489
Sélection des unités
Définissez ici les unités à prendre en compte pour l’impression de la liste des unités en indiquant le code et le libellé de la première et dernière unité.
Gestion
490
DEB
Impressions
491
Conditions de livraison
Impression des conditions de livraisons
Pour imprimer les conditions de livraisons, utilisez la commande Conditions de livraisons du menu Impressions + Données + DEB.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Dans l’onglet Conditions de livraisons, précisez un intervalle de conditions de livraison.
Le seul modèle disponible est une liste des conditions de livraisons. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour l’adapter selon vos besoins. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats. Exporter l’aperçu ***Non disponible en version STANDARD*** Cette fonction permet de récupérer dans un fichier texte les informations qui vont être reprises lors de l’impression. Si vous souhaitez exporter des renseignements particuliers qui ne figurent pas sur le modèle d’édition d’origine, vous pouvez personnaliser celui-ci par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour avoir les informations complémentaires. Ensuite, vous pourrez ouvrir ce fichier sous un éditeur de texte ou encore sous un tableur comme Excel.
Gestion
492
Sélection des conditions de livraison
Définissez ici les conditions de livraison à prendre en compte pour l’impression de la liste des conditions de livraison en indiquant le code et le libellé de la première et dernière condition de livraison.
Impressions
493
Modes de transport
Impression des modes de transport
Pour imprimer les modes de transport, utilisez la commande Modes de transport du menu Impressions + Données + DEB.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des modes de transport. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Modes de transport, indiquez une sélection de modes de transport.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
494
Sélection des modes de transport
Définissez ici les modes de transport à prendre en compte pour l’impression de la liste des modes de transport en indiquant le code et le libellé du premier et dernier mode de transport.
Impressions
495
Nature des transactions
Impression des natures de transactions
Pour imprimer les natures de transactions, utilisez la commande Natures de transactions du menu Impressions + Données + DEB.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des natures de transactions. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Natures de transactions, précisez une sélection de natures de transaction.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
496
Sélection des natures de transaction
Définissez ici les natures de transaction à prendre en compte pour l’impression de la liste des natures de transaction en indiquant le code et le libellé de la première et dernière nature de transaction.
Impressions
497
Nomenclatures NC8
Sélection des nomenclatures NC8
Définissez ici les nomenclatures NC8 à prendre en compte pour l’impression de la liste des nomenclatures NC8 en indiquant le code et le libellé de la première et dernière nomenclature NC8.
Gestion
498
Impression des nomenclatures NC8
Pour imprimer les nomenclatures NC8, utilisez la commande Nomenclatures NC8 du menu Impressions + Données + DEB.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des nomenclatures NC8. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet NC8, précisez une sélection de nomenclatures NC8.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
499
Divers
Impression des départements
Pour imprimer les départements, utilisez la commande Départements du menu Impressions + Données + Divers.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Nom,
Dans l’onglet Départements / Pays, sélectionnez un intervalle de départements ou pays.
Le seul modèle disponible est une liste des départements. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour l’adapter selon vos besoins. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats.
Gestion
500
Impression des pays
Pour imprimer les pays, utilisez la commande Pays du menu Impressions + Données + Divers. Vous avez la possibilité d’imprimer l’ensemble des pays ou une partie en indiquant dans les champs prévus à cet effet les deux bornes. Le seul modèle disponible est une liste des pays. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
501
Codes NAF
Impression des codes NAF
Pour imprimer les codes NAF, utilisez la commande Codes NAF du menu Impressions + Données + Divers.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des codes NAF. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Codes NAF, déterminez une sélection de codes NAF.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
502
Sélection des codes NAF
Définissez ici les codes NAF à prendre en compte pour l’impression de la liste des codes NAF en indiquant le code et le libellé du premier et dernier code NAF à imprimer.
Impressions
503
Codes postaux
Impression des codes postaux
Pour imprimer les codes postaux, utilisez la commande Codes postaux du menu Impressions + Données + Divers.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Ville,
Le seul modèle disponible est une liste des codes postaux. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Codes postaux, indiquez une sélection de codes postaux,
Dans l’onglet Départements / Pays, déterminez un intervalle de départements ou pays.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
504
Sélection des codes postaux
Définissez ici les codes postaux à prendre en compte pour l’impression de la liste des codes postaux en indiquant le code et le libellé du premier et dernier code postal.
Impressions
505
Sélection des départements et pays
Définissez ici les départements ainsi que les pays à prendre en compte en indiquant le code et le libellé du premier et dernier département et pays.
Gestion
506
Barèmes DEEE
Impression des barèmes DEEE
Pour imprimer les barèmes DEEE, allez dans le menu Impressions + Données + Divers + Barèmes DEEE.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste des barèmes DEEE. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet DEEE, précisez un intervalle de DEEE.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
507
Sélection des barèmes DEEE
Définissez ici les barèmes DEEE à prendre en compte pour l’impression de la liste des barèmes DEEE en indiquant le libellé du premier et du dernier barème DEEE.
Gestion
508
Historique des ventes
Impression de l'historique des ventes par client
Pour imprimer un historique des ventes par client, utilisez la commande Client du menu Impressions + Historique des ventes. L’historique est un état qui se compose de toutes les lignes articles des différentes factures établies sur une période donnée et par client. En plus du sous-total par client, un sous-total par article est édité. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité vendue, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…. Ce détail est accompagné d’un total par client du montant HT et du net HT.
Indiquez la période d'impression,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Choisissez également si les articles vendus par client doivent être triés par code ou par date de vente,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,
Dans l’onglet Commerciaux, définissez un intervalle de commerciaux,
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
509
Impression de l'historique des ventes par article
Pour imprimer un historique des ventes par article, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Historique des ventes. Cet état permet de savoir pour chaque article les factures qui ont été établies. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité vendue, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…. Ce détail est accompagné d’un total par article du montant HT et du net HT.
Indiquez la période d'impression,
Choisissez les articles à imprimer : Simples et Composés ou Simples et Composants. Si vous optez pour la deuxième solution, les articles composés ne seront pas imprimés. Ce sont ces composants qui seront édités,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
L'option Ne pas imprimer le détail permet d'ignorer le détail pour chaque article et de n'imprimer qu'un total par article,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, définissez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
510
Historique des achats
Impression de l'historique des achats par fournisseur
Pour imprimer un historique des achats par fournisseur, utilisez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Historique des achats. L’historique est un état qui ressort toutes les lignes articles dans les différentes factures établies sur une période donnée par fournisseur. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité achetée, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…
Indiquez la période d'impression,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs,
Dans l'onglet Articles, sélectionnez un intervalle d'articles,
Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
511
Impression de l'historique des achats par article
Pour imprimer un historique des achats par article, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Historique des achats. Cet état permet de savoir pour chaque article les factures qui ont été établies. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité achetée, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…
Indiquez la période d'impression,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, définissez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
512
Statistiques
Impression des commissions commerciaux
Pour imprimer les commissions des commerciaux, lancez la commande Commissions commerciaux du menu Impressions + Statistiques. Les statistiques commissions commerciaux calculent la commission du commercial en fonction des ventes et de la formule de calcul établie dans la fiche du commercial.
Indiquez l’intervalle de dates dans Période de ventes si la formule de calcul a été créée sur le chiffre d’affaires réalisé ou dans Période d’encaissements si la formule a été établie sur le chiffre d’affaires encaissé,
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Commerciaux, définissez une sélection de commerciaux.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
513
Articles
Impression des statistiques articles
Pour imprimer des statistiques articles, sélectionnez la commande Articles du menu Impressions + Statistiques + Articles. Les statistiques articles permettent d’obtenir pour chaque article selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris classent les articles par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premiers articles de ce classement,
Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles,
Dans l'onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
514
Impression des statistiques par famille d'articles
Pour imprimer des statistiques par famille d’articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du menu Impressions + Statistiques + Articles. Les statistiques par famille d’articles permettent d’obtenir pour chaque famille d’articles selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires et la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de voir l’évolution des différentes données.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris classent les familles d’articles par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premières familles d’articles de ce classement,
Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Familles d'articles, définissez l’intervalle des familles d’articles.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
515
Clients
Impression des statistiques clients
Pour imprimer des statistiques clients, lancez la commande Clients du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques clients permettent d’obtenir pour chaque client selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Deux autres tris sont disponibles : chiffre d’affaires et marge. Ces deux derniers tris classent les clients par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premiers clients de ce classement,
Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
516
Impression des statistiques par famille de clients
Pour imprimer des statistiques par famille de clients, lancez la commande Famille de Clients du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques par famille de clients permettent d’obtenir pour chaque famille de clients selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Deux autres tris sont disponibles : chiffre d’affaires et marge. Ces deux derniers tris classent les familles de clients par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premières familles de clients de ce classement,
Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Familles clients, définissez l’intervalle des familles clients.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
517
Impression des statistiques comparatives
Pour imprimer des statistiques comparatives, sélectionnez la commande Comparatives du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques comparatives permettent de comparer 4 périodes différentes concernant le chiffre d’affaires réalisé client par client et l’évolution de leur CA d’une période sur l’autre.
Définissez les 4 périodes à comparer,
Indiquez un intervalle de chiffre d’affaires pour limiter l’impression,
L’édition peut être effectuée en kilos + devise du dossier en cochant l’option appropriée,
Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Clients, précisez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
518
Impression des statistiques croisées clients
*** Disponible uniquement en version PRO *** Pour éditer des statistiques croisées clients, sélectionnez la commande Statistiques croisées du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques croisées permettent de totaliser différentes données comme les quantités, le CA… pour les critères suivants : Année, Mois, Commercial, Clients, Familles d’articles, Articles.
Choisissez le type de statistiques à imprimer : mensuelles ou journalières. En mensuelle, seules les factures sont prises en compte et en journalière, les commandes, les BL et les factures sont prises en compte,
Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués,
Classez les tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Commercial, Mois, Tiers, Famille d’articles, Articles et Années,
Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Articles, précisez l’intervalle des articles,
Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,
Dans l’onglet Commerciaux, définissez l’intervalle des commerciaux.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
519
Fournisseurs
Impression des statistiques par famille de fournisseurs
Pour imprimer des statistiques par famille de fournisseurs, sélectionnez la commande Famille de fournisseurs du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques par famille de fournisseurs permettent d’obtenir, selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires sur une période donnée, le report total des mois antérieurs et le total égal au report plus la période. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires, le report antérieur et le total. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Un autre tri est disponible : chiffre d’affaires. Ce tri classe les familles de fournisseurs par ordre d’importance et offre donc la possibilité d’imprimer les n premières familles de fournisseurs de ce classement,
Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Familles fournisseurs, précisez l’intervalle de familles fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
520
Impression des statistiques fournisseurs
Pour imprimer des statistiques fournisseurs, lancez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques fournisseurs permettent d’obtenir, selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires sur une période donnée, le report total des mois antérieurs et le total égal au report plus la période. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires, le report antérieur et le total. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
521
Impression des statistiques croisées fournisseurs
***Disponible uniquement en version PRO*** Pour éditer des statistiques croisées fournisseurs, sélectionnez la commande Statistiques croisées du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques croisées permettent de totaliser différentes données comme les quantités, le CA… pour les critères suivants : Articles, Fournisseurs, Familles d’articles, Mois, Année.
Choisissez le type de statistiques à imprimer : mensuelles ou journalières. En mensuelle, seules les factures sont prises en compte et en journalière, les commandes, les BR et les factures sont prises en compte,
Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués,
Classez les tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Mois, Tiers, Famille d’articles, Articles et Années,
Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Articles, précisez l’intervalle des articles,
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
522
Stock
Impression des mouvements de stock
Pour imprimer les mouvements de stock, sélectionnez la commande Mouvements du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Les mouvements de stock impriment l’ensemble des entrées et des sorties de l’article sur une période donnée. Vous pouvez éditer les mouvements sur tous les types de pièces (Sorties, Entrées, BL, Réceptions, Ventes, Achats, OF, Inventaires) ou sur une sélection. Le stock est valorisé soit au PMP soit au dernier prix d’achat selon ce que vous avez indiqué dans les familles de vos articles.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle d’impression peut être personnalisé par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
523
Impression de l'état de stock
Pour imprimer l’état de stock, lancez la commande Etat de stock du menu Impression + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cet état édite les quantités entrées et sorties de chaque article et les valeurs. Selon le modèle d’impression utilisé, vous obtiendrez :
Les entrées et les sorties en quantité et en valeur de chaque article ainsi que le stock final,
Un état avec uniquement le stock final pour chaque article,
Le stock final valorisé au dernier prix d’achat et au PMP,
Les entrées, les sorties et le stock final mois par mois en quantité et en valeur ainsi que le report des mois antérieurs et un total.
Le stock est valorisé soit au PMP soit au dernier prix d’achat selon ce que vous avez indiqué dans les familles de vos articles.
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition.
Les modèles d’impression peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Par défaut, les articles dont le stock est nul ne sont pas édités. Si vous souhaitez qu'ils soient imprimés, cochez l'option prévue à cet effet,
Dans l'onglet Articles, indiquez une sélection d'articles,
Dans l'onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
524
Impression du palmarès de rotation
***Non disponible en version millésimée*** Le palmarès de rotation permet de connaître le nombre de jours restant avant la rupture de stock pour chaque article. Afin d’imprimer ce palmarès, sélectionnez la commande Palmarès de rotation du menu Impressions + Stock.
Précisez la période d’impression. Cette période va permettre de savoir le nombre d’articles sortis sur cette période et ainsi de calculer le nombre d’exemplaires sortis par jour,
Cette édition est un palmarès des articles classés par le nombre de quantités sorties. L’option Imprimer les permet d’imprimer les n premiers articles de ce classement,
Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l'onglet Articles, indiquez un intervalle d'articles,
Dans l'onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
525
Impression du palmarès des commandes
***Non disponible en version millésimée*** Le palmarès des commandes permet de connaître pour chaque article le nombre commandé. Afin d’imprimer ce palmarès, sélectionnez la commande Palmarès des commandes du menu Impressions + Stock.
Précisez la période d’impression sur laquelle vous souhaitez connaître le nombre d’articles commandés par référence.
Ce palmarès peut être effectué pour les commandes clients et pour les commandes fournisseurs.
Dans l’onglet Articles, définissez un sélection d’articles.
Choisissez le tri à appliquer : quantité (vendue) ou valeur (chiffre d’affaires).
Cette édition est un palmarès des articles commandés classés par ordre d’importance. L’option Imprimer les permet donc d’imprimer les n premiers articles de ce classement,
Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l'onglet Articles, indiquez un intervalle d'articles,
Dans l'onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs,
Dans l'onglet Devises, sélectionnez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Gestion
526
Impression du réapprovisionnement
Pour imprimer l’état de réapprovisionnement, sélectionnez la commande Réapprovisionnement du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cette impression édite uniquement les articles que vous devez commander pour honorer vos commandes clients. Sont indiquées les quantités minimum à commander.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle d’impression peut être personnalisé en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, indiquez un intervalle d’articles,
Dans l’onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Impressions
527
Impression de la disponibilité
Pour imprimer la disponibilité du stock, lancez la commande Disponibilité du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cet état permet d’obtenir le stock prévisionnel article par article en fonction des commandes clients et fournisseurs. Il édite toutes les commandes clients et fournisseurs sur la période donnée. Le logiciel calcule le stock prévisionnel à partir du stock actuel + les commandes clients – les commandes fournisseurs.
Indiquez la date de livraison prévue,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Le modèle d’impression peut être personnalisé en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Articles, définissez un intervalle d’articles.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
529
Outils
Recalcul des données
Pour effectuer un recalcul des données, utilisez la commande Recalcul des données du menu Outils. Cette opération permet de recalculer les soldes clients et de mettre à jour les données statistiques des articles (entrée / sorties / ventes) en fonction des documents enregistrés. Cette opération peut prendre un certain temps.
Gestion
530
Réorganisation des fichiers
Pour réorganiser les fichiers, utilisez la commande Réorganisation des fichiers du menu Outils. La réorganisation peut être effectuée sur les fichiers suivants : Pièces, Clients, Fournisseurs, Articles, Paiements, D.E.B., Codes postaux et Autres fichiers de la base. Donc, cochez les fichiers que vous souhaitez réorganiser, puis cliquez sur OK. Ce traitement peut être long, c'est pourquoi nous vous conseillons de lancer le traitement la nuit ou lors d’une pause dans la journée si vous traitez de gros fichiers de travail.
Outils
531
Paramétrage des modèles
Pour accéder au paramétrage des modèles d’impression proposés dans le logiciel, vous avez deux solutions :
Allez dans le menu Outils + Paramétrage des impressions, choisissez la catégorie du modèle à modifier, sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton Ouvrir. Saisissez un nouveau nom et validez par le bouton OK. L’utilitaire pour paramétrer le modèle est alors ouvert,
Allez dans le menu Impressions, choisissez l’impression souhaitée, sélectionnez le modèle et cliquez sur le lien Modèle d'impression.
Gestion
532
Sauvegarde du format d'exportation
Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain export, en sélectionnant ce format les champs que vous souhaitez exporter seront automatiquement sélectionnés. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Les formats d’import sont également enregistrés dans ce fichier donc la suppression de ce fichier entraîne également la perte de ces formats. Si vous êtes en réseau et vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire de la Gestion (par défaut C:\ Program Files \ EBP \ Gestion).
Outils
533
Le journal des évènements
Le journal des évènements est accessible depuis le menu Outils + Journal des évènements. C’est une édition dans laquelle sont consignées toutes les factures, factures d’acompte et avoirs créés avec une date antérieure à la facture la plus récente. Différentes fonctionnalités du logiciel permettent d’enregistrer ou de générer une facture :
Copie de factures ou avoirs,
Création de factures d’acompte,
Création de factures ou avoirs,
Facturation périodique,
Livraison globale ou partielle,
Modification de factures ou avoirs,
Regroupement de pièces,
Transfert de pièces.
Les pièces qui apparaissent dans l’édition sont donc replacées dans leur contexte (quelle fonctionnalité a permis de créer cette pièce avec une date antérieure). Par défaut, tous les évènements sont affichés mais vous pouvez les demander sur une période précise en indiquant l’intervalle de dates.
Gestion
534
Champs personnalisés
Les champs personnalisés
Pour créer un champ personnalisé, utilisez la commande Champs Personnalisés du menu Outils. Vous pouvez également les créer à partir de l’onglet Champs Personnalisés d’une fiche article, client, fournisseur ou commercial. Cette fenêtre vous permet de définir ou modifier des champs personnalisés sur les fichiers articles, clients, fournisseurs et commerciaux. L’ajout de champs personnalisés est limité à 128 caractères pour l’ensemble des champs nouveaux. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant l’article, le client, le fournisseur ou le commercial. Nous vous conseillons fortement de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches articles, clients, fournisseurs et commerciaux. En effet à chaque nouveau champ, le logiciel doit réorganiser la base ce qui prend un certain temps, proportionnel aux nombres d’enregistrements. Les champs personnalisés peuvent être repris lors des impressions en paramétrant le modèle.
Comment ajouter un nouveau champ ?
Nous allons ici prendre l'exemple du fichier articles dans lequel nous allons ajouter un champ Couleur afin de pouvoir préciser la couleur de chacun des articles. Sélectionnez la rubrique Articles. Le logiciel affiche alors à droite la taille restante pour la création de champs (1 octet correspond à 1 caractère). Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui donne accès à la saisie d'un nouveau champ, le logiciel propose automatiquement une nouvelle variable ayant comme nom VarPerso. Définissez alors la variable. Saisissez le nom de la variable : ce nom apparaîtra dans l'onglet Champs Personnalisés de la fiche Article. Indiquez le type de la variable : Chaîne, Date, Entier, Heure, Logique. Les types suivants (Montant, Poids, Quantité, Prix, Taux, Volume) dépendent des formats définis dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Décimales. Choisissez ensuite la longueur du champ (nombre de caractères maximum que vous allez saisir dans le champ). Saisissez une longueur au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres variables. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Outils
535
Une variable de type Chaîne est une variable qui autorise tous les caractères. Les caractères saisies sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul.
Gestion
536
Une variable de type Entier est une variable qui permet de saisir uniquement des nombres sans décimales et pour laquelle vous allez pouvoir préciser un intervalle de valeur.
Outils
537
Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état soit Oui ou Non soit 1 ou 0.
Gestion
538
Agenda
L'agenda
L’agenda vous permet de planifier tous vos rendez-vous avec vos clients et fournisseurs. Pour une utilisation optimum de cette fonctionnalité, vous devez auparavant paramétrer les contacts de vos fiches clients et fournisseurs. L’agenda est accessible depuis le menu Outils + Agenda.
Dans la fenêtre qui apparaît, vous obtenez le planning de la semaine qui correspond à la date système de votre ordinateur. Pour afficher une semaine précédente ou suivante, choisissez une date dans le calendrier à gauche de votre écran,
Dès que vous avez paramétré un rendez-vous, la plage horaire est marquée. Est également indiqué l’objet de votre rendez-vous et si vous pointez votre souris sur le rendez-vous apparaissent alors le client, le contact et ses coordonnées.
Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur l’option Supprimer l'événement par le menu contextuel.
Pour modifier un rendez-vous, double-cliquez dessus,
A gauche de votre écran, vous pouvez consulter vos tâches de la semaine en cliquant sur Tâches hebdomadaires. Sont indiqués tous les rendez-vous et appels téléphoniques que vous avez pu créer par l'agenda ou par la relation client.
Le menu contextuel donne accès aux fonctions suivantes :
des critères d'affichage de la grille (60, 30, 15, 10, 6 et 5 minutes)
Ajouter un nouvel événement.
Depuis le volet de navigation, vous avez accès à diverses options de l'agenda.
Outils
539
Ajouter un nouvel événement
Cet écran vous permet de paramétrer un nouveau rendez-vous.
Indiquez l'objet et l'emplacement du rendez-vous,
Sélectionnez des critères d'affichages,
Indiquez l’heure et la date de début et de fin du rendez-vous,
Indiquez si le rendez-vous est Privé ou si c'est une réunion,
Paramétrez un rappel du rendez-vous, un commentaire ainsi que la périodicité de ce rendez-vous.
Choisissez le type (rendez-vous ou appel téléphonique),
Précisez si c’est un rendez-vous avec un client ou un fournisseur et indiquez le code tiers,
Choisissez le contact en cliquant sur l’icône ,
Validez-le par le bouton OK.
Le rendez-vous apparaît alors dans votre planning.
Gestion
540
Options de l'agenda
Cette fenêtre vous permet de paramétrer les propriétés d’affichage dans l’agenda.
Définissez la vue quotidienne en indiquant une échelle de temps. Par exemple, si vous indiquez 30 minutes, vous aurez 2 plages par heure,
Indiquez les jours où vous travaillez. Par défaut, sont cochés les jours de Lundi à Vendredi.
Définissez le premier jour de la semaine,
Précisez la plage horaire que vous souhaitez voir apparaître dans l’agenda en indiquant l'heure de début et l'heure de fin,
Vous pouvez également ne pas afficher le samedi et le dimanche dans votre agenda en décochant l’option Compresser les week-end.
Vous pourrez également visualiser les rendez-vous des autres utilisateurs en cochant Afficher l'agenda des autres utilisateurs.
Si vous le souhaitez vous pourrez choisir d'Afficher l'agenda Outlook,
Si vous souhaitez que votre agenda s’affiche au lancement du logiciel, cochez l’option Afficher l’Agenda au démarrage.
Afin d’épurer l’historique de votre agenda, indiquez au bout de combien de jours les rendez-vous doivent être effacés.
Outils
541
Suppression de données
Suppression de données
Pour supprimer des données, allez dans le menu Outils + Maintenance technique + Suppression des données. Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. Cette commande permet de supprimer les entrées, les sorties, les ordres de fabrication, les devis, BL, les factures transférées, les règlements clients transférés, les commandes fournisseurs, les bons de réception et les factures fournisseurs transférées. Cette option peut par exemple, être utile pour supprimer des devis qui ne sont plus utilisés. La suppression engendre également l’annulation des statistiques et les mouvements de stock rattachés aux pièces. Attention !! Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), avant toute suppression de données, il est nécessaire de procéder d’une part à une sauvegarde du dossier de Gestion Commerciale et d’autre part à un archivage des données à supprimer. Un bouton est proposée dans l’assistant de Suppression de données afin de réaliser l’archivage du dossier. Il est également accessible depuis le menu Outils + Maintenance technique + Archivage des données. La sauvegarde peut être réalisée en passant par le menu Dossier + Sauvegarde. Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces de ventes (Devis, Commandes, Bons de livraison et Factures) à supprimer du dossier courant. Voici les autres étapes de la suppression de données : Suppression des pièces d'achat Suppression des pièces de stock Suppression des paiements clients
Gestion
542
Suppression des pièces d'achats
Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces d’achat (Commandes, Bons de réception et Factures) à supprimer du dossier courant. Seules les factures transférées en comptabilité peuvent être supprimées. Voici les autres étapes de la suppression de données : Suppression des pièces de stock Suppression des paiements clients
Outils
543
Suppression des pièces de stock
Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces de stock (Entrées, Sorties, Ordres de fabrication, Inventaires) à supprimer du dossier courant. Voici la dernière étape de la suppression de données : Suppression des paiements clients
Gestion
544
Suppression des paiements
Indiquez la période et les paiements à prendre en compte (clients et fournisseurs). Seuls les paiements transférés en comptabilité peuvent être supprimés.
Outils
545
Archivage des données
Archivage des données
Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), il est obligatoire de réaliser un archivage des données pour chaque année comptable. Cette opération est différente de la sauvegarde, qui reste une opération indispensable dont la fréquence doit être régulière. L’archivage est également nécessaire lorsque vous effectuez certaines manipulations telle que la suppression de données par exemple.
Gestion
546
Import paramétrable
Import paramétrable-1
* Non disponible en version Standard * Pour effectuer un import dans votre dossier, utilisez la commande Import Paramétrable du menu Outils. L’opération d’import de données étant une opération délicate, nous vous recommandons vivement d’effectuer une sauvegarde avant de la lancer. Seuls des articles, des clients ou des fournisseurs peuvent être importés. Le fichier qui va être importé doit être de type texte ou DBF et le séparateur de champ doit être unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, pour les champs numériques il faudra utiliser le point pour les décimales sinon les unités seront considérées comme un champ et les décimales comme un autre champ. Dans cette première fenêtre, vous devez indiquer le chemin du fichier contenant les données à importer. Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour rechercher le fichier.
Format d'import
Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente importation, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (à importer) à la table sélectionnée précédemment. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier import, de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’importation. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 2 Import paramétrable 3 Import paramétrable 3 bis Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Outils
547
Import paramétrable-2
Le logiciel reconnaît automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette étape permet de valider ou de compléter le type de fichier proposé par défaut.
Le fichier est au format DOS
Un fichier au format DOS correspond à un fichier qui a été modifié sous DOS. Si vous cochez l’option, les caractères accentués sont importés. En revanche, dans le cas inverse, les caractères accentués sont ignorés et remplacés par un code ASCII.
Type
Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer. Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre chaque champ.
Début des données
Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs à importer, indiquez ici le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 3 Import paramétrable 3 bis Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Gestion
548
Import paramétrable-3
Pour un fichier Délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez préciser vous même le séparateur (et le délimiteur) contenu dans le fichier.
Séparateur de champs
Si le séparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez le dans Autre. Les séparateurs proposés sont la tabulation, le point-virgule, la virgule et l’espace.
Les champs Texte sont entourés par
Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets, des apostrophes ou rien, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix précisés.
Ignorer les espaces à la fin des champs
Si dans votre fichier, vous avez des espaces à la fin des différents champs, vous avez la possibilité de les ignorer ou de les conserver. L’option Ignorer les espaces à la fin des champs permet de les supprimer.
Les noms des champs sont sur la première ligne
Cette option permet d’associer automatiquement les champs du fichier aux champs de la table à condition donc que le nom de chaque champ soit sur la première ligne du fichier. Si tel est le cas, cochez cette option. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Outils
549
Import paramétrable-3 bis
Pour un fichier de type Fixe, le logiciel dispose le fichier en séparant par colonne les champs les uns des autres. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle donne la position de chaque caractère. Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à déplacer et tirez-glissez le jusqu’à la position désirée. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire la largeur de chaque colonne.
Utilisation du clavier
Le triangle est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche SUPPR. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Gestion
550
Import du fichier articles
Cette étape est très importante. Elle permet d'indiquer un code famille à prendre par défaut en importation des articles lorsqu'un article n'a pas de famille associé. Vous pouvez également ici mettre à jour les prix de vente d'articles existants (en import pour mise à jour).
Code Famille
Sélectionnez ici le code de la famille article à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code famille.
Génération automatique des codes articles
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code article à partir de la désignation. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans les Préférences du dossier, bouton Articles du menu Dossier + Propriétés.
Souhaitez-vous la mise à jour des tarifs ?
Cette option sert uniquement lorsque vous importez des articles pour une mise à jour et que vous souhaitez mettre à jour un prix article (d'achat, HT, ou TTC) ou un coefficient dans vos fiches articles. La mise à jour du prix de vente HT ou TTC peut s'effectuer sur tous les tarifs ou sur un tarif particulier, dans ce cas, sélectionnez dans la liste déroulante votre choix : Tous ou le tarif précis. L'étape suivante vous permettra d'indiquer le paramètre à recalculer. Concernant la mise à jour du prix d’achat, vous pouvez demander la recopie de ce nouveau prix d’achat dans le fournisseur principal. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Outils
551
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer
Cette étape intervient uniquement si vous avez demandé la mise à jour des tarifs. Vous devez indiquer le paramètre à recalculer. Si vous avez demandé la mise à jour du prix d'achat, le logiciel vous propose alors de recalculer, soit le prix de vente HT soit le coefficient. Si vous avez demandé la mise à jour du coefficient, le logiciel vous propose alors de recalculer, soit le prix de vente HT soit le prix d'achat. Si vous avez demandé la mise à jour du prix de vente HT, le logiciel vous propose de recalcul soit le coefficient soit le prix d'achat. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Gestion
552
Import du fichier clients
Cette étape est très importante. Elle permet d'indiquer, si vous le souhaitez, un code famille client, un mode de règlement et un commercial à intégrer par défaut, dans les fiches clients. Le logiciel complétera automatiquement avec les fiches clients qui n'en ont pas (dans votre fichier d'import).
Famille - Mode de règlement - Commercial
Sélectionnez ici le code de la famille client, le code du mode de règlement et le code du commercial à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code famille, de code mode de règlement et de code commercial.
Copier l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel récupère automatiquement l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison si la fiche du client ne possède pas d'adresse de livraison.
Génération automatique des codes clients
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code client à partir de la raison sociale. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans le bouton Tiers du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Attribution automatique d'un numéro de compte
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le numéro de compte comptable (racine de compte définie dans les Préférences ). Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Outils
553
Import du fichier fournisseurs
Cette étape est très importante. Elle permet de préciser une racine de compte, modes de règlements par défaut. Le logiciel complétera automatiquement avec les fiches fournisseurs qui n'en ont pas (dans votre fichier d'import).
Famille
Indiquez le code famille à affecter aux fiches fournisseurs à importer qui n’ont pas de code famille dans le fichier d’import.
Mode de règlement
Sélectionnez ici le code du mode de règlement à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code mode de règlement associé.
Copier l'adresse de commande dans l'adresse d'enlèvement
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel récupère automatiquement l'adresse de commande dans l'adresse d'enlèvement si la fiche du fournisseur ne possède pas d'adresse d'enlèvement.
Génération automatique des codes fournisseurs
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code fournisseur à partir de la raison sociale. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans le bouton Tiers du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Attribution automatique d'un numéro de compte
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le numéro de compte comptable (racine de compte définie dans les Préférences). Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Gestion
554
Import des tarifs fournisseurs
Pour importer les tarifs fournisseurs, votre fichier doit se composer au moins du code article et du code fournisseur. Les tarifs que vous allez importer vont être recopiés dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article. En cochant l’option Recopie du prix d’achat du fournisseur principal dans l’onglet Tarifs de la fiche article, vous pouvez recopier les tarifs importés dans l’onglet Tarifs de la fiche article. Si tel est le cas, indiquez la donnée à recalculer : le prix de vente HT ou le coefficient de vente. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Outils
555
Import du fichier Codes Postaux
Cette étape permet d’indiquer le pays correspondant aux codes postaux présents dans le fichier à importer. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5
Gestion
556
Import paramétrable-4
Association du fichier source avec la table
Cette étape est très importante puisqu'elle permet d'attribuer à une colonne un champ de la table. Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier importé) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des colonnes de votre fichier. Vous devez maintenant associer les colonnes que vous souhaitez importer à un champ de la table par le bouton Associer. Le bouton Recommencer permet d’annuler toutes les associations effectuées afin de recommencer à zéro. Si vous avez associé un champ du fichier à un mauvais champ de la table, le bouton Libérer permet d’annuler cette association. Une fois l’importation terminée, cliquez sur le bouton Suivant pour valider la structure d’importation. Un message vous prévient si toutes les colonnes du fichier ne sont pas importées. Confirmez cette structure d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier cette association. Voici la dernière étape de l’import paramétrable : Import paramétrable 5
Outils
557
Import paramétrable-5
Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes.
Enregistrer le format
Si vous pensez récupérer par la suite d'autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format. A la prochaine importation d'un fichier de même structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminée, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutés à la table de votre dossier.
Gestion
558
Sauvegarde du format d'importation
Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain import, en sélectionnant ce format, les champs de votre fichier seront automatiquement associés au champ de la table. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Les formats d’export sont également enregistrés dans ce fichier donc la suppression de ce fichier entraîne également la perte de ces formats. Si vous êtes en réseau et vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire de la Gestion (par défaut C:\ Program Files \ EBP \ Gestion).
Outils
559
Export paramétrable
Export paramétrable-1
* Fonction non disponible en version Standard * Pour exporter dans un fichier des données, utilisez la commande Export paramétrable du menu Outils. Sélectionnez Texte pour générer un fichier texte. Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de générer des fichiers à un format prédéfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exporté et le répertoire dans lequel vous souhaitez le générer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son répertoire, si vous souhaitez écraser un fichier existant.
Format d'export
Si vous avez déjà exporté un fichier ayant la même structure (ordre et champs) que le fichier que vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente exportation, sélectionnez le format dans la liste. Les champs à exporter seront automatiquement sélectionnés. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier export, de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’export. Voici les autres étapes de l’export paramétrable : Export paramétrable 2 Export paramétrable 3 Export paramétrable 4
Gestion
560
Export paramétrable-2
La liste de droite affiche la totalité des champs de la table à exporter. Sélectionnez le champ à placer en premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du fichier à obtenir. Le bouton Recommencer permet d’enlever tous les champs exportés dans le fichier et de choisir de nouveau les champs à exporter. Si vous avez choisi d’exporter un champ dont au final vous n’avez pas besoin, le bouton Libérer permet de le supprimer du fichier généré. Le bouton Tout exporter permet d’exporter tous les champs présents dans la table dans l’ordre où ils apparaissent. Voici les autres étapes de l’export paramétrable : Export paramétrable 3 Export paramétrable 4
Outils
561
Export paramétrable-3
Dans cette fenêtre, il faut définir les propriétés du fichier.
Séparateur de champs
Sélectionnez le séparateur de champs à appliquer au fichier à exporter (tabulation, espace, point virgule, virgule) ou encore un caractère de votre choix.
Les champs Texte sont entourés par
Vous pouvez ici indiquer un délimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adapté en fonction des choix effectués.
Séparateur de décimal
Si vous avez sélectionné un séparateur de champ autre que la virgule, vous avez le choix entre la virgule et le point comme séparateur de décimal. Si vous cochez l’option Utiliser le '.' comme séparateur de décimal, le point sera alors le séparateur de décimal. Dans le cas inverse, ce sera la virgule.
La première ligne devra contenir
Vous avez la possibilité de choisir le contenu de la première ligne du fichier. Le fichier peut donc débuter soit par les données, soit par le nom de champs, soit par le titre des champs. Si vous choisissez le nom ou le titre des champs, cela permet de connaître à quoi correspond chaque valeur. Voici la dernière étape de l’export paramétrable : Export paramétrable 4
Gestion
562
Export paramétrable-4
Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être exporté. Vérifiez que les données sont celles que vous souhaitez récupérer et que leur ordre est correct.
Enregistrer le format
Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour générer ce même type de fichier, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors généré
Outils
563
Export des données vers le logiciel de cartographie
Export des données vers le logiciel de cartographie
Cette option permet d’exporter des données vers un logiciel de cartographie. Depuis ce logiciel, vous pourrez alors repérer vos clients par distance et par tâches communes ainsi qu’effectuer des statistiques. Vous pouvez, également, dans la gestion commerciale, depuis les fiches clients, les fiches fournisseurs, les pièces de ventes et les pièces d’achats localiser vos clients ou vos fournisseurs en cliquant sur le mot Code postal indiqué dans l’adresse. Indiquez si vous souhaitez exporter toutes les ventes ou une sélection de ventes et précisez le répertoire dans lequel le fichier doit être généré. Voici les autres étapes de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection des clients à exporter Sélection des commerciaux à exporter Sélection de la période et des filtres
Gestion
564
Sélection des clients à exporter
Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez l’intervalle des clients à prendre en compte pour l’export des données. Seuls les clients compris dans l’intervalle et rattachés au moins à une vente seront exportés. Donc, si un client est compris dans l’intervalle mais qu’il n’a pas été facturé, il ne sera pas exporté vers le logiciel de cartographie. Voici les autres étapes de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection des commerciaux à exporter Sélection de la période et des filtres
Outils
565
Sélection des commerciaux à exporter
Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez l’intervalle des commerciaux à prendre en compte pour l’export des données. Seuls les commerciaux répondant aux critères suivants seront exportés :
Etre compris dans l’intervalle indiqué ci-dessus,
Etre rattachés au moins à une vente,
Le client de la vente doit être compris dans l’intervalle indiqué dans l’étape précédente.
Voici la dernière étape de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection de la période et des filtres
Gestion
566
Sélection de la période et des filtres
Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez la période sur laquelle les pièces et les actions de la relation client doivent être exportées. Vous pouvez également limiter l’export des données en appliquant des filtres créées sur les pièces et la relation client. Enfin, choisissez le type d’action de la relation client que vous souhaitez exporter.
Outils
567
Imports Devis-Flash
Import Devis Flash
L’importation des données de Devis-Flash dans Gestion Commerciale impose d’abord de générer, depuis un assistant disponible dans la version 4.0 de Devis Flash, les fichiers. Cette exportation est accessible depuis le menu Outils + Migration vers EBP Gestion Commerciale. Un assistant vous permet de définir le dossier pour lequel vous souhaitez récupérer les données, et le répertoire dans lequel vous souhaitez générer les fichiers (par défaut, il s’agit de C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\EBP\Devis\Export\) Il est important que vous reteniez le répertoire dans lequel vous allez générer vos fichiers Devis-Flash, il vous sera demandé lors de l’importation dans Gestion Commerciale Les données récupérées par Gestion Commerciale sont les suivantes :
Les articles
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Description commerciale
Résumé
Famille
Fournisseur
Prix de revient
Prix de vente HT
Taux de TVA
Compte vente
Compte vente export
Compte vente UE
Unité
Code barre
Notes en clair
Table clients
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Civilité
Nom
Adresse
Adresse suite
Code Postal
Ville
Pays
Téléphone
Mobile
Fax
Email
Site Web
NAF
N° TVA Intracommunautaire
Code Mode de règlement
Encours maximum
Compte comptable
Code famille
Gestion
568
Table Prospects
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Civilité
Nom
Adresse
Adresse suite
Code Postal
Ville
Pays
Téléphone
Mobile
Fax
Email
Site Web
NAF
N° TVA Intracommunautaire
Code famille
Table Fournisseurs
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Civilité
Nom
Adresse
Adresse suite
Code Postal
Ville
Pays
Téléphone
Mobile
Fax
Email
Site Web
NAF
N° TVA Intracommunautaire
Code famille
Table Unités
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Libellé
Table Modes de règlement
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Libellé
Type de paiement (Carte bancaire : CB, Chèque : CHQ, Prélèvement : PVT, Virement : VRT, Contre-Remboursement : CRB, Traite : TRT, Avoir : AVO, LCR : LCR, Lettre au porteur : LAP)
Echéance (Nb. Jours)
Outils
569
Table Contacts
Champs exportés depuis Devis Flash
Type
Codetiers
Civilité
Fonction
Nom
Tél
T mobile
Fax
e-mail
Table Famille clients
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Libellé
Table Famille articles
Champs exportés depuis Devis Flash
Code
Libellé
Remarques :
1. Les prospects de Devis-Flash sont récupérés dans la base Clients d’EBP Gestion Commerciale
2. Les codes familles clients dans Gestion commerciale sont au maximum sur 6 caractères. Dans Devis-Flash, les codes familles clients sont sur 8 caractères. Si vous avez créé des familles clients sur 8 caractères, celles-ci ne seront pas récupérées dans Gestion Commerciale.
L’importation dans EBP Gestion commerciale est accessible depuis le menu Outils + Imports Devis-Flash L’assistant affiche le répertoire par défaut dans lequel les fichiers sont générés, si vous avez défini un autre répertoire, vous devez ici le modifier. Cliquez ensuite sur OK pour démarrer l’importation des données.
A la fin de l’importation, un résumé sur le nombre d’enregistrements importés, modifiés et ignorés est affiché.
571
Internet
La solution Oxatis
La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…) de manière simple et rapide. Avant de l’utiliser, nous vous conseillons de consulter le manuel Le e-commerce pas à pas avec Oxatis qui donne toutes les informations concernant le e-commerce. La mise en place de cette vitrine commerciale sur le WEB s’effectue soit au lancement du produit, soit par le menu Internet + Créer un site Important ! ! L’accès à ce module n’est possible que si vous avez introduit votre code de débridage et votre numéro de licence. Après création de votre site, vous devez impérativement Sauver les paramètres d’accès pour que la liaison puisse se faire automatiquement. Depuis cette fenêtre, vous pouvez :
Créer votre site,
Consulter votre site créé par OXATIS,
Administrer votre site,
Envoyer le catalogue de vos articles,
Télécharger les commandes effectuées depuis votre site.
Cette fenêtre s'affiche automatiquement au lancement du logiciel. L'option Ne plus afficher la page e-Solution au démarrage permet que cette fenêtre ne soit plus affiché à chaque lancement du logiciel.
Gestion
572
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...)
Envoi des données
Dans un premier temps, vous devez indiquer les paramètres d’accès à votre site e-commerce en cliquant sur l’option Paramètres d’accès au site e-commerce … Cette option, accessible par le menu Internet, permet d’envoyer :
Vos références articles. Cependant, avant d’effectuer l’envoi de vos articles, vous devez indiquer, dans chaque famille d’articles, ou dans l’onglet Web de chaque article, si l’article est En vente sur le Web ou non. D’autres informations concernant l’envoi des données sont à renseigner dans cet onglet. Pour plus d’informations, consultez la partie onglet Web de la fiche article,
Vos commerciaux. Lors du premier envoi, tous les commerciaux qui ont un mot de passe dans leur fiche sont envoyés sur votre site web. Cet envoi permet aux commerciaux de saisir directement sur le site web les commandes de leurs clients au moyen d’un mot de passe qui permet de les identifier. Cependant, si vous ne leur attribuez pas un mot de passe dans leur fiche, ils ne seront alors pas reconnus comme commercial sur votre site.
Vos contacts clients. Ainsi, lors d’une prise de commande sur le web, l’utilisateur devra saisir son adresse e-mail ainsi que son mot de passe, cette saisie l’identifiera automatiquement et lui évitera alors de ressaisir ses coordonnées. Seuls les contacts clients qui ont un mot de passe seront envoyés sur votre site. Cet e-mail et ce mot de passe sont à indiquer dans la fiche du client. Par contre, si les contacts que vous envoyez sont déjà présents sur le site, le mot de passe de la Gestion Commerciale viendra écraser celui du site.
Vos codes remises. Lors du premier envoi, toutes vos grilles de remises sont envoyées sur le site web. Cet envoi permet alors au client de bénéficier des mêmes conditions commerciales que la commande soit effectuée par téléphone ou sur le web.
La synchronisation entre les données d’EBP et les données du site Web fonctionne ainsi :
Seules les nouvelles données et les données modifiées seront envoyées sur le site Web,
Les données supprimées du fichier, ou les articles dont la case En vente sur le Web aura été décochée (onglet Web de la fiche article), seront supprimés du site.
Les caractéristiques des articles modifiées prises en compte pour mettre à jour le site Web sont : la désignation, la famille, la description longue, la description courte, les paramètres En vente sur le Web et Montrer si indisponible, les autres familles, le délai de disponibilité, la quantité en stock, la quantité commandée, le poids, les dimensions, le taux de TVA, les tarifs de 1 à 5.
Forcer l’envoi des données
Il s’agit de la possibilité de renvoyer la totalité des données (articles, commerciaux, contacts, codes remises), même si aucune modification n’a été apportée sur les données de la base du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Sélection des options de l'envoi des données Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Internet
573
Sélection des options de l'envoi des données
Précisez ici si vous souhaitez envoyer tous les articles, une sélection d'articles, de familles d'articles et de fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous ne cochez pas cette case, les images des fiches articles seront envoyées. Si vous ne souhaitez pas que l’envoi des images ait lieu, cochez cette case. Supprimer le catalogue en ligne avant l’envoi Cochez cette case si vous souhaitez que tous les articles du site Web soient supprimés avant d’envoyer les articles du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données: Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Gestion
574
Intervalle de sélection des articles à envoyer
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles. Indiquez alors l'intervalle des articles à prendre en compte pour l’envoi des données, et seuls les articles dont la case En vente sur le Web aura été cochée (onglet Web de la fiche article) seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Internet
575
Intervalle de sélection des familles d'articles
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles d’articles à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles appartenant à ces familles seront pris. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Gestion
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Intervalle de sélection de fournisseurs
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de fournisseurs. Indiquez alors l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles rattachés à ces fournisseurs seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Internet
577
Critères d'envoi des contacts
Dans cette étape, vous devez préciser si vous souhaitez envoyer tous les contacts ou une sélection de clients et de familles clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Gestion
578
Intervalle de sélection des clients à envoyer
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de Clients. Indiquez alors l'intervalle des clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Internet
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Intervalle de sélection des familles clients
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles de clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les clients appartenant à ces familles seront pris. Voici la dernière étape de l’envoi des données : Préparation des données
Gestion
580
La préparation des données
Dans cette étape, cliquez sur le bouton Suivant pour préparer le catalogue si toutes les informations sont correctes ou sur le bouton Précédent pour revenir aux étapes précédentes et vérifier les informations. Dans l’étape suivante, le logiciel précise le nombre d’articles qui va être envoyé sur le site. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l’envoi du catalogue ou sur le bouton Précédent pour vérifier les étapes précédentes.
Internet
581
Télécharger les commandes
Téléchargement des commandes
Cette option permet de récupérer dans votre dossier de Gestion commerciale les commandes que vos clients ont effectuées sur votre site. Toutes les données saisies dans les commandes seront également créées dans le logiciel : modes de règlements, clients, articles et frais de port. Les paiements effectués lors de la commande sur votre site sont récupérés dans le pied de la commande générée. Le client ne sera pas créé s’il existe déjà dans le fichier des clients : le logiciel permet une reconnaissance automatique du client selon l’adresse e-mail ou la raison sociale. Lors de la réception d’une commande saisie sur le Web, plusieurs cas sont envisageables :
Le client n’existe pas dans votre logiciel, il est alors automatiquement créé ;
Le client a déjà été créé lors de la réception d’une commande Web, il est reconnu et n’est donc pas recréé ;
Le client a déjà été créé directement dans votre logiciel, il ne vient pas d’une commande Web :
o Le client est identifié par son adresse e-mail, et le logiciel vous ouvre une fenêtre qui va vous permettre de contrôler cette identification ;
o En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale est analysée, et le client est identifié si la raison sociale est strictement identique entre la commande Web et le fichier EBP. Le logiciel vous ouvre également une fenêtre afin de contrôler cette identification.
Voici l’étape suivante : Sélection de la période
Gestion
582
Sélection de la période
Dans cet écran, vous devez sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez télécharger vos commandes. Ensuite, cliquez sur le bouton Terminer puis confirmer pour lancer le téléchargement. Dès que celui-ci est fini, un message vous avertit du nombre de commandes téléchargées
Internet
583
Choix du client
Cette fenêtre s’affiche car le client de la commande saisie sur le Web correspond à un client créé dans votre Gestion Commerciale. Vous vous trouvez dans une des deux situations suivantes :
L’adresse e-mail du client Internet est identique à l’adresse e-mail du client de la Gestion Commerciale ;
En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale a été analysée, et elle est strictement identique à celle du client Internet.
Cliquez sur l’icône pour sélectionner un autre client ; ou Répondez OK, pour confirmer cette correspondance ; ou Répondez Annuler, et le client sera créé.
Gestion
584
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale
Cette option, accessible depuis le menu Internet, permet d'envoyer vos pièces de ventes via le courrier électronique. Cependant, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. Par exemple, vos commerciaux saisissent des commandes ou des devis de leurs clients dans EBP Gestion Commerciale et par cette option, ils peuvent vous les envoyer et vous pourrez, par l'option Depuis des mails ou Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale les réceptionner. Cela évite ainsi des ressaisies inutiles. Si vous ne devez envoyer qu'une ou deux pièces de ventes, vous pouvez effectuer cette opération depuis la liste des pièces de ventes clients en cliquant sur la fonction Envoi par e-mail (saisie déportée) dans le thème Opérations du volet de navigation. Indiquez le type de pièces de vente à envoyer ainsi que la période sur laquelle vous souhaitez envoyer ces pièces. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Sélection par numéro de pièce Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Internet
585
Sélection par numéro de pièce
Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer l'intervalle de numéros de pièces de ventes à envoyer si vous ne souhaitez pas envoyer toutes les pièces créées sur une même journée par exemple. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Gestion
586
Choix du format d'export
Lorsque vous arrivez à cette étape, le logiciel indique le nombre de pièces de ventes à envoyer et vous devez alors choisir sous quel format vous souhaitez les envoyer :
Envoyer un e-mail contenant les pièces de ventes,
Générer un fichier sur votre disque au format XML (cette option étant destinée à tous ceux ne possédant de compte e-mail mais souhaitant profiter de la saisie déportée).
Voici la dernière étape de l'envoi des pièces de ventes : Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Internet
587
Coordonnées du destinataire
Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, de générer un e-mail contenant les pièces de ventes. Vous devez alors indiquer l'adresse électronique de votre destinataire. Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG + le type de pièces envoyé.
Remarques
En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail.
Gestion
588
Création du fichier XML
Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, d'exporter les pièces de ventes dans un fichier XML. Pour cela, saisissez le chemin où vous souhaitez générer le fichier ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire dans lequel générer le fichier. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération.
Internet
589
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails
Cette option permet de récupérer par e-mail, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Comme pour l'envoi des pièces de ventes par e-mail, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. La réception du mail passe par l'interrogation de la messagerie, vous devez donc paramétrer dans le logiciel l'interrogation de votre messagerie. Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis des mails du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Cette opération qui consiste à interroger la boîte de réception peut prendre plusieurs secondes (cela dépend du nombre de mails présent dans votre boîte de mails). Si des mails sont effectivement en attente, une image indiquant Pièces en attente apparaît en bas à droite de l'écran. Un simple clic sur cette image lance l’importation. Un écran détaillant le contenu de chaque mail et leur provenance apparaît. Chaque mail est identifié par le répertoire du dossier depuis lequel la pièce a été saisie, le nom du dossier, le nom de l'émetteur et l'adresse e-mail de l'émetteur. Quant à la pièce, elle est identifiée par son numéro, sa date d’émission et la raison sociale du client concerné.
Conserver les numéros de pièces
Pour tous les types de pièces, vous pouvez choisir si ces pièces doivent être importées avec leur numéro d’origine ou si elles doivent être renumérotées en fonction de la dernière pièce présente dans le dossier. Si vous choisissez de les renuméroter, le numéro de la pièce d’origine est indiquée dans l’onglet Infos de la pièce en début de zone. Quant aux factures, elles sont obligatoirement importées avec leur numéro d’origine. Donc, une facture qui porte le même numéro qu’une facture déjà présente dans le dossier ne sera pas importée.
Remarques
Si le mail contient plusieurs pièces, la liste de toutes les pièces présentes sont affichées. L’importation concerne donc soit la totalité des pièces présentes dans le mail, soit aucune, il n’est pas possible d’importer une partie des pièces présentes dans le mail. Si vous ne choisissez pas d’importer le mail, il vous sera proposé lors de chaque importation, à moins que vous ne le supprimiez manuellement de votre boîte de réception. Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées.
Gestion
590
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ?
La pièce émise au départ est restituée à l’identique à l’arrivée, à l’exception des éventuels champs personnalisés qui auraient pu être saisi sur les lignes de la pièce, et la facture d’acompte qui aurait pu être générée. Par conséquent, sont récupérés :
Dans l’entête, toutes les caractéristiques de la pièce (devise, client, date de pièce et de livraison, référence, base de calcul, contact, commercial, tarif),
Dans le corps, toutes les lignes du corps, quelque soit leur type (article, texte, sous totaux),
Pour chaque ligne, le taux de TVA, le taux de TPF,
La composition d’un article s’il y a lieu,
La quantité, le prix unitaire, la remise, le code promotion, le code commercial, la date de livraison, la description longue,
Dans le pied, les remises, frais de port, escompte, divers, acompte déjà comptabilisé, règlement,
Dans l’onglet Infos, le texte saisi, mais non formaté.
Contenu des dossiers émetteurs et récepteurs
Nous pouvons distinguer plusieurs cas :
Le dossier dans lequel la pièce a été créée ne contient aucune donnée commune avec le dossier dans lequel la pièce est importée : l’importation est tout à fait possible, elle conduira à la création de la fiche client, à la fiche article, frais de port, promotions ou soldes et mode de règlement.
Le dossier dans lequel la pièce a été créée contient des données communes mais le libellé de la ligne d’article, dans la pièce émise, a été modifié.
Dans ce cas, l’importation de la pièce est possible mais lors de celle-ci, un écran est affiché annonçant qu’un article comportant le même code que celui présent dans la pièce a été trouvé, mais avec une désignation différente : soit vous indiquez qu’il s’agit du même article, soit vous choisissez de créer un nouvel article. Ce principe d’identification de l’article par son code, ou sa désignation, est également appliqué pour le client (identification du client par son code ou sa raison sociale)
Internet
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Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML
Cette option permet de récupérer par un fichier, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Les factures de vente ne peuvent pas être importées dans un souci de cohérence avec le Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées). Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Saisissez le chemin du répertoire dans lequel le fichier a été enregistré ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire. Cliquez sur le bouton Importer pour valider l'opération.
Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées.
593
Menu ?
Licence d'utilisation
Comment saisir le code d’activation ?
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel ou par la commande Activer le logiciel du menu ?.
Activation automatique
L’activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Activation manuelle
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de génération ODBC est également disponible. Dans cette fenêtre, les différentes informations concernant votre assistance peuvent être saisies. La date de fin d’assistance proposée n’est pas contractuelle, puisqu’elle est calculée par le logiciel à partir du jour où vous saisissez votre code et que votre assistance prend effet dès la date d’achat. Vérifiez cette date et rectifiez la si besoin est. Une option vous permet d’être averti deux semaines avant, de l’expiration de l’assistance. Pour obtenir un renouvellement de votre assistance, contactez votre revendeur EBP ou notre service commercial au 01 34 90 80 20.
Gestion
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A propos de Gestion Commerciale
Les informations suivantes sont accessibles par le menu ? + A propos de Gestion Commerciale :
Version du logiciel (à connaître avant tout appel au technique),
Changer le code d’activation.
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Divers
Félicitations
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Gestion
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Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP
Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes :
Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,
Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),
Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter),
Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft),
En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits,
Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur.
Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15,
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Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8).
Gestion
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CGV et Contrat de licence des progiciels EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut
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réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
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Internet
La solution Oxatis
La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…) de manière simple et rapide. Avant de l’utiliser, nous vous conseillons de consulter le manuel Le e-commerce pas à pas avec Oxatis qui donne toutes les informations concernant le e-commerce. La mise en place de cette vitrine commerciale sur le WEB s’effectue soit au lancement du produit, soit par le menu Internet + Créer un site Important ! ! L’accès à ce module n’est possible que si vous avez introduit votre code de débridage et votre numéro de licence. Après création de votre site, vous devez impérativement Sauver les paramètres d’accès pour que la liaison puisse se faire automatiquement. Depuis cette fenêtre, vous pouvez :
Créer votre site,
Consulter votre site créé par OXATIS,
Administrer votre site,
Envoyer le catalogue de vos articles,
Télécharger les commandes effectuées depuis votre site.
Cette fenêtre s'affiche automatiquement au lancement du logiciel. L'option Ne plus afficher la page e-Solution au démarrage permet que cette fenêtre ne soit plus affiché à chaque lancement du logiciel.
Gestion
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Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...)
Envoi des données
Dans un premier temps, vous devez indiquer les paramètres d’accès à votre site e-commerce en cliquant sur l’option Paramètres d’accès au site e-commerce … Cette option, accessible par le menu Internet, permet d’envoyer :
Vos références articles. Cependant, avant d’effectuer l’envoi de vos articles, vous devez indiquer, dans chaque famille d’articles, ou dans l’onglet Web de chaque article, si l’article est En vente sur le Web ou non. D’autres informations concernant l’envoi des données sont à renseigner dans cet onglet. Pour plus d’informations, consultez la partie onglet Web de la fiche article,
Vos commerciaux. Lors du premier envoi, tous les commerciaux qui ont un mot de passe dans leur fiche sont envoyés sur votre site web. Cet envoi permet aux commerciaux de saisir directement sur le site web les commandes de leurs clients au moyen d’un mot de passe qui permet de les identifier. Cependant, si vous ne leur attribuez pas un mot de passe dans leur fiche, ils ne seront alors pas reconnus comme commercial sur votre site.
Vos contacts clients. Ainsi, lors d’une prise de commande sur le web, l’utilisateur devra saisir son adresse e-mail ainsi que son mot de passe, cette saisie l’identifiera automatiquement et lui évitera alors de ressaisir ses coordonnées. Seuls les contacts clients qui ont un mot de passe seront envoyés sur votre site. Cet e-mail et ce mot de passe sont à indiquer dans la fiche du client. Par contre, si les contacts que vous envoyez sont déjà présents sur le site, le mot de passe de la Gestion Commerciale viendra écraser celui du site.
Vos codes remises. Lors du premier envoi, toutes vos grilles de remises sont envoyées sur le site web. Cet envoi permet alors au client de bénéficier des mêmes conditions commerciales que la commande soit effectuée par téléphone ou sur le web.
La synchronisation entre les données d’EBP et les données du site Web fonctionne ainsi :
Seules les nouvelles données et les données modifiées seront envoyées sur le site Web,
Les données supprimées du fichier, ou les articles dont la case En vente sur le Web aura été décochée (onglet Web de la fiche article), seront supprimés du site.
Les caractéristiques des articles modifiées prises en compte pour mettre à jour le site Web sont : la désignation, la famille, la description longue, la description courte, les paramètres En vente sur le Web et Montrer si indisponible, les autres familles, le délai de disponibilité, la quantité en stock, la quantité commandée, le poids, les dimensions, le taux de TVA, les tarifs de 1 à 5.
Forcer l’envoi des données
Il s’agit de la possibilité de renvoyer la totalité des données (articles, commerciaux, contacts, codes remises), même si aucune modification n’a été apportée sur les données de la base du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Sélection des options de l'envoi des données Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Internet
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Sélection des options de l'envoi des données
Précisez ici si vous souhaitez envoyer tous les articles, une sélection d'articles, de familles d'articles et de fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous ne cochez pas cette case, les images des fiches articles seront envoyées. Si vous ne souhaitez pas que l’envoi des images ait lieu, cochez cette case. Supprimer le catalogue en ligne avant l’envoi Cochez cette case si vous souhaitez que tous les articles du site Web soient supprimés avant d’envoyer les articles du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données: Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Gestion
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Intervalle de sélection des articles à envoyer
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles. Indiquez alors l'intervalle des articles à prendre en compte pour l’envoi des données, et seuls les articles dont la case En vente sur le Web aura été cochée (onglet Web de la fiche article) seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
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Intervalle de sélection des familles d'articles
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles d’articles à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles appartenant à ces familles seront pris. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Gestion
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Intervalle de sélection de fournisseurs
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de fournisseurs. Indiquez alors l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles rattachés à ces fournisseurs seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
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Critères d'envoi des contacts
Dans cette étape, vous devez préciser si vous souhaitez envoyer tous les contacts ou une sélection de clients et de familles clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
Gestion
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Intervalle de sélection des clients à envoyer
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de Clients. Indiquez alors l'intervalle des clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données
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Intervalle de sélection des familles clients
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles de clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les clients appartenant à ces familles seront pris. Voici la dernière étape de l’envoi des données : Préparation des données
Gestion
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La préparation des données
Dans cette étape, cliquez sur le bouton Suivant pour préparer le catalogue si toutes les informations sont correctes ou sur le bouton Précédent pour revenir aux étapes précédentes et vérifier les informations. Dans l’étape suivante, le logiciel précise le nombre d’articles qui va être envoyé sur le site. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l’envoi du catalogue ou sur le bouton Précédent pour vérifier les étapes précédentes.
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Télécharger les commandes
Téléchargement des commandes
Cette option permet de récupérer dans votre dossier de Gestion commerciale les commandes que vos clients ont effectuées sur votre site. Toutes les données saisies dans les commandes seront également créées dans le logiciel : modes de règlements, clients, articles et frais de port. Les paiements effectués lors de la commande sur votre site sont récupérés dans le pied de la commande générée. Le client ne sera pas créé s’il existe déjà dans le fichier des clients : le logiciel permet une reconnaissance automatique du client selon l’adresse e-mail ou la raison sociale. Lors de la réception d’une commande saisie sur le Web, plusieurs cas sont envisageables :
Le client n’existe pas dans votre logiciel, il est alors automatiquement créé ;
Le client a déjà été créé lors de la réception d’une commande Web, il est reconnu et n’est donc pas recréé ;
Le client a déjà été créé directement dans votre logiciel, il ne vient pas d’une commande Web :
o Le client est identifié par son adresse e-mail, et le logiciel vous ouvre une fenêtre qui va vous permettre de contrôler cette identification ;
o En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale est analysée, et le client est identifié si la raison sociale est strictement identique entre la commande Web et le fichier EBP. Le logiciel vous ouvre également une fenêtre afin de contrôler cette identification.
Voici l’étape suivante : Sélection de la période
Gestion
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Sélection de la période
Dans cet écran, vous devez sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez télécharger vos commandes. Ensuite, cliquez sur le bouton Terminer puis confirmer pour lancer le téléchargement. Dès que celui-ci est fini, un message vous avertit du nombre de commandes téléchargées
Internet
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Choix du client
Cette fenêtre s’affiche car le client de la commande saisie sur le Web correspond à un client créé dans votre Gestion Commerciale. Vous vous trouvez dans une des deux situations suivantes :
L’adresse e-mail du client Internet est identique à l’adresse e-mail du client de la Gestion Commerciale ;
En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale a été analysée, et elle est strictement identique à celle du client Internet.
Cliquez sur l’icône pour sélectionner un autre client ; ou Répondez OK, pour confirmer cette correspondance ; ou Répondez Annuler, et le client sera créé.
Gestion
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Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale
Cette option, accessible depuis le menu Internet, permet d'envoyer vos pièces de ventes via le courrier électronique. Cependant, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. Par exemple, vos commerciaux saisissent des commandes ou des devis de leurs clients dans EBP Gestion Commerciale et par cette option, ils peuvent vous les envoyer et vous pourrez, par l'option Depuis des mails ou Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale les réceptionner. Cela évite ainsi des ressaisies inutiles. Si vous ne devez envoyer qu'une ou deux pièces de ventes, vous pouvez effectuer cette opération depuis la liste des pièces de ventes clients en cliquant sur la fonction Envoi par e-mail (saisie déportée) dans le thème Opérations du volet de navigation. Indiquez le type de pièces de vente à envoyer ainsi que la période sur laquelle vous souhaitez envoyer ces pièces. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Sélection par numéro de pièce Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Internet
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Sélection par numéro de pièce
Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer l'intervalle de numéros de pièces de ventes à envoyer si vous ne souhaitez pas envoyer toutes les pièces créées sur une même journée par exemple. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Gestion
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Choix du format d'export
Lorsque vous arrivez à cette étape, le logiciel indique le nombre de pièces de ventes à envoyer et vous devez alors choisir sous quel format vous souhaitez les envoyer :
Envoyer un e-mail contenant les pièces de ventes,
Générer un fichier sur votre disque au format XML (cette option étant destinée à tous ceux ne possédant de compte e-mail mais souhaitant profiter de la saisie déportée).
Voici la dernière étape de l'envoi des pièces de ventes : Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
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Coordonnées du destinataire
Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, de générer un e-mail contenant les pièces de ventes. Vous devez alors indiquer l'adresse électronique de votre destinataire. Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG + le type de pièces envoyé.
Remarques
En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail.
Gestion
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Création du fichier XML
Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, d'exporter les pièces de ventes dans un fichier XML. Pour cela, saisissez le chemin où vous souhaitez générer le fichier ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire dans lequel générer le fichier. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération.
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Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails
Cette option permet de récupérer par e-mail, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Comme pour l'envoi des pièces de ventes par e-mail, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. La réception du mail passe par l'interrogation de la messagerie, vous devez donc paramétrer dans le logiciel l'interrogation de votre messagerie. Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis des mails du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Cette opération qui consiste à interroger la boîte de réception peut prendre plusieurs secondes (cela dépend du nombre de mails présent dans votre boîte de mails). Si des mails sont effectivement en attente, une image indiquant Pièces en attente apparaît en bas à droite de l'écran. Un simple clic sur cette image lance l’importation. Un écran détaillant le contenu de chaque mail et leur provenance apparaît. Chaque mail est identifié par le répertoire du dossier depuis lequel la pièce a été saisie, le nom du dossier, le nom de l'émetteur et l'adresse e-mail de l'émetteur. Quant à la pièce, elle est identifiée par son numéro, sa date d’émission et la raison sociale du client concerné.
Conserver les numéros de pièces
Pour tous les types de pièces, vous pouvez choisir si ces pièces doivent être importées avec leur numéro d’origine ou si elles doivent être renumérotées en fonction de la dernière pièce présente dans le dossier. Si vous choisissez de les renuméroter, le numéro de la pièce d’origine est indiquée dans l’onglet Infos de la pièce en début de zone. Quant aux factures, elles sont obligatoirement importées avec leur numéro d’origine. Donc, une facture qui porte le même numéro qu’une facture déjà présente dans le dossier ne sera pas importée.
Remarques
Si le mail contient plusieurs pièces, la liste de toutes les pièces présentes sont affichées. L’importation concerne donc soit la totalité des pièces présentes dans le mail, soit aucune, il n’est pas possible d’importer une partie des pièces présentes dans le mail. Si vous ne choisissez pas d’importer le mail, il vous sera proposé lors de chaque importation, à moins que vous ne le supprimiez manuellement de votre boîte de réception. Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées.
Gestion
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Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ?
La pièce émise au départ est restituée à l’identique à l’arrivée, à l’exception des éventuels champs personnalisés qui auraient pu être saisi sur les lignes de la pièce, et la facture d’acompte qui aurait pu être générée. Par conséquent, sont récupérés :
Dans l’entête, toutes les caractéristiques de la pièce (devise, client, date de pièce et de livraison, référence, base de calcul, contact, commercial, tarif),
Dans le corps, toutes les lignes du corps, quelque soit leur type (article, texte, sous totaux),
Pour chaque ligne, le taux de TVA, le taux de TPF,
La composition d’un article s’il y a lieu,
La quantité, le prix unitaire, la remise, le code promotion, le code commercial, la date de livraison, la description longue,
Dans le pied, les remises, frais de port, escompte, divers, acompte déjà comptabilisé, règlement,
Dans l’onglet Infos, le texte saisi, mais non formaté.
Contenu des dossiers émetteurs et récepteurs
Nous pouvons distinguer plusieurs cas :
Le dossier dans lequel la pièce a été créée ne contient aucune donnée commune avec le dossier dans lequel la pièce est importée : l’importation est tout à fait possible, elle conduira à la création de la fiche client, à la fiche article, frais de port, promotions ou soldes et mode de règlement.
Le dossier dans lequel la pièce a été créée contient des données communes mais le libellé de la ligne d’article, dans la pièce émise, a été modifié.
Dans ce cas, l’importation de la pièce est possible mais lors de celle-ci, un écran est affiché annonçant qu’un article comportant le même code que celui présent dans la pièce a été trouvé, mais avec une désignation différente : soit vous indiquez qu’il s’agit du même article, soit vous choisissez de créer un nouvel article. Ce principe d’identification de l’article par son code, ou sa désignation, est également appliqué pour le client (identification du client par son code ou sa raison sociale)
Internet
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Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML
Cette option permet de récupérer par un fichier, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Les factures de vente ne peuvent pas être importées dans un souci de cohérence avec le Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées). Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Saisissez le chemin du répertoire dans lequel le fichier a été enregistré ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire. Cliquez sur le bouton Importer pour valider l'opération.
Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées.
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Menu ?
Licence d'utilisation
Comment saisir le code d’activation ?
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel ou par la commande Activer le logiciel du menu ?.
Activation automatique
L’activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Activation manuelle
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de génération ODBC est également disponible. Dans cette fenêtre, les différentes informations concernant votre assistance peuvent être saisies. La date de fin d’assistance proposée n’est pas contractuelle, puisqu’elle est calculée par le logiciel à partir du jour où vous saisissez votre code et que votre assistance prend effet dès la date d’achat. Vérifiez cette date et rectifiez la si besoin est. Une option vous permet d’être averti deux semaines avant, de l’expiration de l’assistance. Pour obtenir un renouvellement de votre assistance, contactez votre revendeur EBP ou notre service commercial au 01 34 90 80 20.
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A propos de Gestion Commerciale
Les informations suivantes sont accessibles par le menu ? + A propos de Gestion Commerciale :
Version du logiciel (à connaître avant tout appel au technique),
Changer le code d’activation.
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Félicitations
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
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Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP
Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes :
Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,
Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),
Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter),
Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft),
En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits,
Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur.
Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15,
Divers
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Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8).
Gestion
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CGV et Contrat de licence des progiciels EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut
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réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
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Index
A Acompte ....................................................... 262 Acrobat ........................................................ 434 ActiveSync ................................................... 404 Affaire .......................................................... 103 Archivage ..................................................... 547 Articles [Fiche]112, 114, 115, 116, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 126, 131, 132, 133, 135 Articles [Impression] .................................... 466 Avoir ............................................................. 272 B Banque ........................................................ 223 Banques [Impression] .................................. 474 Barre d état .................................................... 85 Barre de fenêtres ........................................... 86 Billet à ordre [Impression] ............................ 436 Bons de livraison ......................................... 270 Bordereaux de remise en banque [Impression] ................................................................. 445 C Choix du client ..................................... 585, 615 Classification................................................ 390 Clients [Fiche]160, 161, 170, 171, 173, 174, 175, 176, 192 Clients [Impression] ..................................... 467 Clôturer une commande client..................... 269 Clôturer une commande fournisseur ........... 301 Code postal.................................................. 233 Codes NAF [Impression] ............................. 503 Codes postaux [Impression] ........................ 505 Commande .................................................. 269 Commandes fournisseurs ............................ 301 Commerciaux [Impression] .......................... 468 Commissions commerciaux [Impression] .... 514 Composants d un article .............................. 120 Comptes du dossier comptable ..................... 65 Conditions de livraison [Impression] ............ 493 Configurer ...................................................... 71 Copier une pièce de vente ........................... 273 Courriers ...................................................... 461 Création d un nouveau format ....................... 50 Création d'un classeur ................................. 463 Création d'une nouvelle lettre ...................... 464 D DEB ............................................................. 380 DEB [Impression] ......................................... 384 Décaissements fournisseurs ....................... 364 Département ................................................ 234 Départements [Impression] ......................... 501 Description longue ....................................... 122 Devises [Impression] ................................... 478 Disponibilité [Impression] ............................. 529 Dossier [Barre d outils] .................................. 90 Dupliquer ..................................................... 182 E Ecart de règlements .................................... 351 Echéancier (Impression) .............................. 441 E-mail .......................................................... 180 Encours dépassés [Impression] .................. 443 Envoi d'un mailing commercial par le Net ... 462 Envoi d'une pièce par e-mail ....................... 277 Envoi par e-mail .......................................... 277 Envoyer par mail ......................................... 434 Etat de stock ............................................... 525 Etat des devis ............................................. 279 Etiquettes .................................................... 440 Export paramétrable ................................... 561 F Facturation périodique ................ 183, 386, 387 Facturation périodique [paramétrage]183, 386, 387 Factures ...................................................... 271 Factures d acomptes .................................. 262 Factures fournisseurs ................................. 303 Famille d articles ......................................... 141 Famille de clients ........................................ 193 Famille de fournisseurs ............................... 208 Familles d articles [Impression] .................. 469 Familles de clients [Impression] .................. 470 Familles de fournisseurs [Impression] ........ 471 Fenêtres [Barre de] ....................................... 86 Fermer un dossier ......................................... 10 Fichier Intracom .......................................... 383 Fichiers [Barre outils] .................................... 92 Filtres .......................................................... 107 Format EBP Comptabilité ........................... 373 Formatage texte enrichi [barre d outils] ........ 93 Formats ......................................................... 49 Fournisseurs [Impression] .......................... 472 Frais d approche ......................................... 113 Frais de port ................................................ 104 Frais de port [Impression] ........................... 480 G Graphique client .......................................... 179 Grilles de remise [Impression] .................... 476 H Historique des achats ................................. 512 Historique des achats par article ................ 513 Historique des commandes ........................ 137 Historique des connexions ............................ 38 Historique des ventes par client .................. 510 I IDEP/CN8 ................................................... 383 Import Paramétrable ................................... 548 Imprimante BL ............................................... 71 Intracom ...................................................... 383 J Journal des achats ...................................... 457 Journal des ventes ...................................... 457 L Les factures d acompte............................... 262 Lettre de relance ......................................... 378 Lettres types ............................................... 461 Liste des droits .............................................. 30 Livraison des commandes .......................... 286
Gestion
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Livraison partielle ......................................... 287 Localisation .................................................. 111 Localisations [Impression] ........................... 484 M Mise à jour des tarifs ................................... 329 Mise à jour du prix d achat .......................... 299 Mode de règlement ...................................... 219 Mode socle .................................................. 404 Modèles ....................................................... 533 Modes de règlement [Impression] ............... 486 Modes de transport [Impression] ................. 495 Mouvements de stock [Impression] ............. 524 N NAF .............................................................. 232 Natures de transaction [Impression] ............ 497 Navigation [Barre d outils] ............................. 91 Nomenclature UE ........................................ 116 Numéroteur téléphonique ............................ 161 O Opérations [Barre d outils] ............................. 98 P Paiements (Impression) ............................... 444 Palmarès de rotation ................................... 526 Palmarès des commandes .......................... 527 Paramétrage ................................................ 533 Pays ............................................................. 235 Pays [Impression] ........................................ 502 PDA404, 405, 406, 407, 408, 409, 410, 411, 412, 413, 414, 415, 416, 417, 418, 419, 420, 421, 422, 423 PDF .............................................................. 434 Pièce de stock [Impression] ......................... 325 Pièces (onglet de l'impression des relances commandes clients) ................................. 290 Pièces de stock [Liste] ........ 321, 322, 323, 324 Portefeuille des commandes ....................... 438 Portefeuille des devis .................................. 437 Promotions................................................... 109 Propriétés de l agenda ................................ 542 R Réapprovisionnement .......................... 311, 315 Réapprovisionnement [Impression] ............. 528 Recalcul des données ................................. 531 Réception des commandes ......................... 309 Réception partielle ....................................... 310 Recherche lignes de pièces ................ 292, 316 Recopie .......................................................... 18 Règlement d une facture ............................. 280 Règlements clients ...................................... 352 Règlements fournisseurs ............................. 361 Regroupement des pièces d achats ............ 306
Relances Commandes Clients ................... 289
Relances Commandes Fournisseurs .......... 293
Relances Devis Clients ............................... 291
Relation client185, 186, 187, 188, 189, 190, 191
Relevés de factures (Impression) ............... 442
Remise ........................................................ 155
Réorganisation des fichiers ........................ 532
Réorganiser les icônes ................................. 88
S Saisie déportée ................................... 586, 616 Sauvegarde du format d exportation .......... 534 Sauvegarde du format d importation .......... 560 Site Web ..................................................... 181 Soldes ......................................................... 109 Statistiques articles ..................................... 515 Statistiques clients ...................................... 517 Statistiques comparatives ........................... 519 Statistiques croisées clients ........................ 520 Statistiques croisées fournisseurs .............. 523 Statistiques fournisseurs ............................. 522 Statistiques par famille d'articles................. 516 Statistiques par famille de fournisseurs ...... 521 Stock actuel ................................................ 139 Stock virtuel ................................................ 139 Suppression de données ............................ 543 T Tableau de bord (Impression) ..................... 448 Téléchargement des commandes ...... 583, 613 Télécopier une lettre de relance ................. 379 Télécopier une pièce................................... 275 Textes standards [Impression] .................... 473 Tiers [Barre d outils] ...................................... 99 Transfert comptable [Paramétrage] ............ 375 Transfert comptable des règlements .......... 376 Transfert de pièces ..................................... 278 U Unité ............................................................ 110 Unités [Impression] ..................................... 490 Utilisateurs .................................. 27, 29, 35, 36 Utilisateurs [Barre d outils] .......................... 101 Utilisateurs connectés ................................... 37 V Vente à perte ................................................ 55 Ventilation analytique [famille article] .......... 150 Ventilation analytique [famille client] ........... 194 Ventilation analytique [famille fournisseur] . 209 W Web [Fiche article] ...................................... 151 Z
Zoom ........................................................... 434
EBP Bâtiment
Pour Windows XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Business Software sprl,
Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles
Tél : 02/737 95 90 - Fax : 02/737 95 91 - Site: www.ebp.com
© Copyright 2009 Business Software sprl, édition 2010
Convention d’Utilisation d’EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l’utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d’autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu’à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d’une licence d’utilisation. L’achat d’un produit ne donne droit qu’aux seules licences d’utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L’ensemble des programmes est protégé par le copyright d’EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu’il estime opportunes.
1.
ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
2.
ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
3.
SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
EBP Bâtiment 3
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
4.
LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l’essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
5.
LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l’éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d’aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu’en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l’état sans garantie d’aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l’acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
4 EBP Bâtiment
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
• La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
• Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées.
EBP Bâtiment 5
Table des matières
Installation 9
1. AVANT DE COMMENCER................................................................................9
1.1. Accès au service technique.....................................................................9
1.2. Configuration minimale conseillée...........................................................9
1.3. La place disque nécessaire...................................................................10
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?....................................................10
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?.........................................................11
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................11
4.1. Version d’évaluation..............................................................................11
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................11
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?...........................................................13
6. ECRAN DE TRAVAIL......................................................................................14
Prise en main 15
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?...................................................15
1.1. Les options à remplir dès maintenant....................................................16
1.2. Les autres options.................................................................................17
1.3. Les options d’affichage..........................................................................17
1.4. Mot de passe.........................................................................................18
1.5. Gestion des fenêtres..............................................................................18
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?..............................................................18
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne......................................19
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires....................................................22
3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ?...........................................22
3.1. Exemple de métré..................................................................................23
4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.....................................................25
5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ?...............................26
5.1. Promotions.....................................................................................26
5.2. Tarifs......................................................................................................26
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?.......................................27
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.....................................................................28
7.1. L’entête du devis............................................................................29
7.2. Le corps..........................................................................................29
7.3. Le pied...........................................................................................30
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ?...........................................................30
9. COMMENT GERER LE RECUPEL?...............................................................31
10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ?............................32
10.1. Saisie de l’avancement des travaux...............................................32
10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement...............................32
11. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS.......................33
11.1. Transfert de documents.................................................................33
11.2. Duplication......................................................................................33
11.3. Regroupement de bons de livraison...............................................33
6 EBP Bâtiment
11.4. Impression des documents..................................................................34
11.5 .Envoi par e-mail...................................................................................34
12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ?............................34
13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE........................................................35
14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES.........................................................37
15. COMMENT GERER LES ACHATS ? ...............................................38
15.1. Comment commander ?.................................................................38
15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks..........................40
15.3. Comment réceptionner les achats ?...............................................40
15.4. Comment créer les factures fournisseurs ?....................................41
16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ............................................41
16.1. Comment créer une affaire ?..........................................................41
16.2. Comment associer des documents à une affaire ?........................42
17. COMMENT GERER LES STOCKS ?.......................................................43
17.1. Deux modes de gestion du stock...................................................43
17.2. Les documents de stock.................................................................44
17.3. La saisie de l’inventaire ..........................................................45
17.4. Les mouvements de stocks............................................................46
18. LA GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET LE SERVICE APRES VENTE ........................................................................................47
18.1. Les contrats de maintenance.........................................................47
18.2. Le service après vente...................................................................48
18.3. L’historique Maintenance / SAV.....................................................49
19. LE PLANNING ..................................................................................49
19.1. Présentation du planning................................................................49
19.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous........................50
19.3. Ajout d'une intervention..................................................................51
19.4. La fiche rendez-vous......................................................................51
20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS....................52
20.1. Comment saisir un acompte ?........................................................52
20.2. Comment saisir un règlement client ?............................................53
20.3. La remise en banque......................................................................54
21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE....................................................54
21.1. Le tableau de bord........................................................................54
21.2. L’historique client/prospect.............................................................55
22. COMMENT CREER UN MAILING ? .................................................56
23. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURESEN COMPTABILITE ?..............57
23.1. Les données à renseigner avant transfert......................................57
23.2. Le transfert.....................................................................................58
24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?..........................................59
25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?..............................................60
Les fonctions avancées 61
EBP Bâtiment 7
1. LES RELANCES.......................................................................................61
2. L’ECHEANCIER CLIENT..........................................................................61
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE..............................61
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS........................................61
5. LES STATISTIQUES................................................................................62
6. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE ........................................................62
7. LE MENU INTERNET...............................................................................62
8 EBP Bâtiment
Installation
1.
AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d’attente. 02/737 95 95
• Exposez votre problème par e-mail support.be@ebp.com
Horaires
Lundi à vendredi
09h00 à 17h30
Pause 12h30 à 13h30
*Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
• Un processeur Intel Pentium 4 –2 gHz ou équivalent
• Mémoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Windows Vista),
• Microsoft Windows® XP SP2 ou Vista SP1 *,
• Un écran 15’’ minimum est conseillé, résolution 1024 * 768 en 16 bits
• Microsoft Internet Explorer 6
• Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser).
* Windows Vista version 32 bits EBP Bâtiment 9
Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
1.3. La place disque nécessaire
L’espace disque libre doit être de 500 Mo.
2.
COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Bâtiment pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Bâtiment.
3. EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard, Maintenance et PRO. Sélectionnez l’installation correspondante à la version que vous avez acquise.
Remarque Si vous avez acheté une version réseau, cliquez sur le lien Installation en réseau, et suivez la procédure d’installation disponible sur le CD-ROM.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation.
5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
7. Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée.
8. Le répertoire d’installation par défaut est: C:\PROGRAM FILES\EBP\BATIMENT. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
10 EBP Bâtiment
3.
COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le bureau par défaut. Le logiciel peut également être lancé par le menu par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Bâtiment.
4.
COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 éléments, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration"
Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activez votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel.
La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
• Nom de l’entreprise
EBP Bâtiment 11
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).
• Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2009 monoposte) correspond ce code.
• Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera plus visible.
12 EBP Bâtiment
5.
COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, commandes , factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
EBP Bâtiment 13
6.
ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
Partie contextuelle de la barre de navigation.
Le tableau de bord*
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
La barre de fenêtres
La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, …
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768.
14 EBP Bâtiment
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui ne concernent que les versions Maintenance ou PRO d’EBP Bâtiment apparaîtront respectivement avec les pictos suivants : ou .
Remarque Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO
1.
COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
EBP Bâtiment 15
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
• Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes éléments, clients etc..
• Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.
• Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en cas de mise à jour des prix.
• Documents : vous permet de choisir notamment comment gérer votre suivi de stock, et quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures de situation.
• Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.
• Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.
• TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA.
16 EBP Bâtiment
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffres d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Les options d’affichage
EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel :
• Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc…
• Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés..
• Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples, et en affichant des calculs.
• Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, grâce aux catégories
• Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.
• Dans toutes les fiches (éléments, clients, fournisseurs, etc..), vous pourrez créer des champs personnalisés
• Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, métrés etc...) Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options.
EBP Bâtiment 17
1.4. Mot de passe
Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Données + Divers + utilisateurs.
L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui attribuer un mot de passe, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Modifier.
Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et re-saisissez le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche de l’administrateur.
Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre Identification s’affichera et vous demandera de saisir votre mot de passe.
1.5. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel.
2.
COMMENT CREER UN ELEMENT ?
Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :
• Le menu Données - Eléments
• L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation.
La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires.
18 EBP Bâtiment
Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs).
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne
Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'oeuvre, matériel, divers, ouvrage et textes.
• Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’oeuvre, matériel, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.
• Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.
• Les main-d'oeuvre correspondent au temps de travail nécessaire.
• Les matériels correspondent généralement à ce que vous avez en location et dont vous facturez au client l’utilisation.
• Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..)
• Les textes types pourront être insérés dans le corps de vos documents.
Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'éléments.
Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte.
EBP Bâtiment 19
Remarque
Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet.
Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). - L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume de l’élément. Dans les documents, vous pourrez ainsi obtenir le poids et le volume total de vos éléments. En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le type de garantie et la durée de garantie de votre fourniture. Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité de gérer des unités de conditionnement différentes entre vos achats, vos ventes, et le stockage.
Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités de vente, et précisez les coefficients à appliquer entre chaque unité. Le X signifie contient.
20 EBP Bâtiment
Exemple Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque palette contient 50 cartons, que vous stockez dans votre dépôt. Chaque cartons contient 250 sachets et vous vendez les sachets à l’unité :
- Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
La partie Main-d’oeuvre vous permet d’associer un prix de main-d’oeuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.
Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants :
• Tarifs/Promotions: Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions éléments.
• Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.
• Références associées: Permet d'insérer des éléments qui seront ajoutés et facturés en même temps que l'élément que vous êtes en train de créer.
• Fourn.: Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs différents pour un élément, avec les prix d'achat, remises, multiples de réappro, délai de livraison, frais, etc..
• Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images.
Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré, qui se présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer la quantité d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la réalisation de l’ouvrage.
EBP Bâtiment 21
Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments.
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires
Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez
d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments
sont spécifiques à chaque bibliothèque.
Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter.
3.
COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ?
Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités de matériels et/ou de matériaux qui seront nécessaires pour la réalisation de travaux.
EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos ouvrages et à vos documents de vente. L’onglet Métré se présente comme une feuille de calcul dans laquelle vous pourrez saisir vos opérations pour une, ou plusieurs fournitures.
Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en saisissant les calculs directement dans la zone Métré, ou bien en faisant appel à l’assistant métré.
Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis le menu Données + Divers + Métrés-types. Les métrés-types sont des formules de calcul qui pourront être utilisées autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à saisir.
Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et utilisation d’un métré-type avec l’utilisation de l’assistant métré.
Remarque Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui contient deux exemples de métrés-types.
22 EBP Bâtiment
3.1. Exemple de métré
A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste.
Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer la quantité de béton nécessaire pour une colonne.
Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre.
Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations suivantes :
• Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire suivant : ‘Dimension du cylindre’. Les apostrophes sont indispensables pour signaler au logiciel qu’il s’agit d’un commentaire.
• Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante : DIAM= ? et sur la ligne suivante HAUT= ? (diamètre et hauteur d’un cylindre)
• Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire suivant : ‘Surface du cylindre’
• Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône de la barre d’outils.
• Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes et sélectionnez la fonction Volcylindre en double-cliquant dessus, à l’aide de la souris.
• La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous pouvez alors indiquer, comme cela est précisé au bas de la fenêtre, les variables correspondantes au diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit : Volcylindre(DIAM;HAUT)
• Cliquez ensuite sur le bouton Terminer
Votre métré-type est terminé. Vous pouvez le tester en indiquant dans la colonne Valeurs, les deux dimensions de vos diamètre et hauteur. Le calcul s’affichera dans la zone Total.
N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer, sinon elles apparaîtront par défaut à chaque fois que vous aurez besoin de votre métré.
EBP Bâtiment 23
Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur l’onglet Métré. Vous retrouvez les éléments qui composent votre ouvrage.
• Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez sur l’icône ,
• Sélectionnez le métré-type. Les opérations s’affichent alors.
• Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de cylindre.
• Le métré se calcule automatiquement, et son total est reporté dans la colonne quantité de l’onglet Métré et dans la colonne quantité de l’onglet Composition.
Vous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré-type dans l’onglet Métré des documents de vente.
24 EBP Bâtiment
4.
COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
• Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,
• Activer le menu Données + Clients/Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l’onglet Détail et validez par OK.
L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau.
EBP Bâtiment 25
5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ?
5.1. Promotions
Les promotions sont gérées à partir du menu Données + Promotions. Utilisez le bouton Ajouter pour créer une nouvelle promotion.
Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois vous devez renseigner au minimum une de ces dates pour valider la fiche.
L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une promotion pour un élément particulier, pour une famille éléments ou pour une famille clients.
La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliquée la remise. Elle est facultative.
Pour valider la création de la promotion, vous devez au minimum renseigner le % de remise.
5.2. Tarifs
Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans l’onglet Tarifs et Promotions dans les fiches Familles clients, Familles Eléments, Clients ou Eléments.
Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour un code élément précis ou pour une famille précise d’éléments.
Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif pour un code client précis ou pour une famille précise de clients.
Remarque Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs critères sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en priorité dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente.
La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle sera appliqué le prix ou la remise, sont saisissables uniquement dans l’onglet de la fiche Clients ou Eléments.
Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiable car elles sont définies uniquement dans les promotions.
Remarque Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et inversement).
Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible de saisir de % de remise (et inversement).
L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de priorité pris en compte dans le document. L’application se fait selon la gestion que vous avez définie dans les Options.
26 EBP Bâtiment
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer.
Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document.
La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes d’échéances pour un mode de règlement. Vous pourrez ainsi paramétrer automatiquement les échéances de vos clients.
Cliquez sur l’icône pour ajouter une nouvelle ligne d’échéance dans la grille, et saisissez ses différents critères.
Attention La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Ex : Création d’un mode de règlement avec trois échéances : - Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au Comptant, - Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin de mois, - Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin de mois.
EBP Bâtiment 27
Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, les échéances (date, type de paiement et montant) seront automatiquement calculées.
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
• L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,
• Le menu Traitements + Nouveau devis,
• Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Un nouveau devis apparaît à l’écran.
Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont découpées sous forme d’onglets. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat..) sont affichées en haut de la fenêtre.
28 EBP Bâtiment
Vous disposez de la zone N° d’affaire. Si vous rattachez votre devis à une affaire, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez récupérer automatiquement les informations liées à l’affaire (Client, coordonnées, commentaires…).
7.1. L’entête du devis
Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.
La zone Document Associé permet de relier à votre devis un document (*.doc, *.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et d’imprimer ce dernier avec votre devis.
La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si vous avez choisi de gérer votre stock sur les bons de livraisons et factures. Si vous la décochez, et les documents générés à partir de ce devis, ne décrémenteront pas les stocks.
7.2. Le corps
Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques externes ou interne, ou même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne.
Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez :
• D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (F1 pour plus de détails)
• Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de tranches..
• Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.
• Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là vous vous le souhaitez ..Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.
• D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 40 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.
• D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer
EBP Bâtiment 29
des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés.
L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités nécessaires à la réalisation de vos travaux et de les mettre à jour directement dans le corps de votre devis.
L’onglet Lettres types, permet d’ajouter une lettre d’entête ou de pied, qui sera imprimée sur une page à part du devis. Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1.
•
7.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une actualisation, d’ajouter des postes complémentaires, des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).
Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Récapitulatif vous indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par type d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en heures et en jours.
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :
• L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
• Le menu Traitements + Nouvelle facture,
• Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée par transfert d’un devis.
La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture.
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Remarque Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures, vous disposez : - De colonnes supplémentaires dans le corps de votre document, - Dun onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement en détail.
9. COMMENT GERER LE RECUPEL?
Depuis le 1 juillet 2001 le Recupel est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques (DEEE).
7 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de l’ASBL Recupel. Dans EBP Batiment, le paramétrage de la gestion du Recupel s'effectue en plusieurs étapes.
9.1.1.1. Création du barème
Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous souhaitez ou sélectionnez « Créer le barème Recupel » lors de la création de dossier ou d’importer le barème.
9.1.1.2. Utilisation du barème Recupel
Sur la fiche élément
Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant du Recupel est TTC.
Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant du Recupel (Montant de l’élément dont Recupel).
Dans les documents
A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Note de crédit), le barème du Recupel associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total Recupel TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus.
En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Note de crédit), le montant total Recupel inclus (Dont Recupel) ou ajouté dans le Total TTC du document est indiqué.
Par le menu Impressions-Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
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10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ?
Les factures d’avancement, appelées aussi factures de situation, se créent :
• A partir de factures directes
• Par transfert de devis ou de commande
10.1. Saisie de l’avancement des travaux
La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture que vous créez.
Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des factures: le % d'avancement cumulé, le % d'avancement cumulé quantité et la quantité cumulée.
Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rapport à l'avancement des travaux. Le logiciel re-calcule alors le montant à facturer au client (montant net HT Avancement).
Remarque
Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à facturer au client. En mode quantitatif, vous saisissez le % d’avancement cumulé quantité, et celui-ci se recopie dans le % d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au client.
En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à facturer au client, indépendamment du % d’avancement cumulé quantité pour indiquer l’avancement réel des travaux.
Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du dossier, dans le menu Outils + Options, partie Document, Ventes.
Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la colonne Montant Net HT Avancement dans le corps de la facture, sur les tranches, sous-tranches ou ouvrages.
L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture.
L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les échéances de la facture. Vous pouvez choisir de calculer la retenue de garantie sur chacune des factures d’avancement, ou bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide).
10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement
Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déjà réalisée dans la liste des documents de vente et cliquez sur le bouton Avancement disponible dans la
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barre de Navigation. Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement.
11. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS
11.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en commande, bons de livraison ou factures.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les modes de transferts des documents.
11.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente.
11.3. Regroupement de bons de livraison
Le regroupement de Bons de livraison s’effectue à partir de la liste des documents de vente et du bouton Regroupement BL.
Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux possibilités :
• Regrouper les documents sélectionnés dans l’onglet Bons de livraison en une facture.
• Regroupe sur une période donnée pour un même client (et un même dépôt de stock) tous les bons de livraison qui ont été effectués en une facture. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les modes de transferts des documents.
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11.4. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:
• Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.
• Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).
11.5. Envoi par e-mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ?
Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous saisissez les quantités fournitures consommées sur votre chantier, et à partir duquel vous pouvez décrémenter votre stock.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantier + Détaillé. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste.
Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le Corps du suivi.
L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un document initial (devis ou facture), de renseigner les informations liées au client, au stock et de saisir un commentaire.
Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des éléments (de type fourniture, divers, matériel ou MO), le déboursé et la quantité prévue pour le chantier. Puis, au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez revenir autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier et ajouter, modifier, ou supprimer des éléments si nécessaire, et mettre à jour les quantités consommées.
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Cliquez sur le bouton Bon de Sortie pour créer un bon de sortie de stock correspondant aux nouvelles quantités consommées.
13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE
EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier, simplifié. Dans ce suivi, vous indiquez les montants de vos dépenses, classées par catégorie de dépense, et vous pouvez comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé réalisé.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement +
Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour le créer.
Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir les coordonnées de votre client, et un descriptif de vos travaux. A l’aide de l’icône , Sélectionnez dans la zone Document le document de vente source (devis, commande, etc..). Le déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi. En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un suivi de chantier simplifié à partir d’un Code contrat afin d’étudier sa rentabilité.
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Sans même préciser de Contrat, vous pourrez, via le raccourci Interventions dans la barre de Navigation, récupérer les heures de main d’oeuvre et de matériels réalisées.
Dans les onglets Fournitures/Divers, Main d’oeuvre, Matériel et Frais complémentaires, vous disposez d’une barre d’outils pour ajouter, insérer, et supprimer les lignes de dépenses. Sur chaque ligne, saisissez la date, l’objet de la dépense et son montant. Dans les parties Mo et Matériel, vous pouvez saisir les heures passées sur le chantier et faire appel à votre fichier salarié afin de récupérer le nom du salarié et son taux horaire, et votre fichier matériel pour récupérer le coût horaire.
Remarque La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via l’option de Saisie des temps salariés (voir p. 37).
L'onglet récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de toutes vos dépenses
liées au chantier, classées par catégorie :
• le total des fournitures/ divers,
• le total des Mo
• Le total des matériels,
• le total des heures et
• le total des frais complémentaires saisis dans les onglets correspondant à chaque catégorie de dépenses.
Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé, en comparaison avec
le Total déboursé prévu, issu du document source (indiqué en entête du suivi de chantier).
Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu (lorsque votre gain est en négatif), le logiciel vous le signale en affichant une icône d’avertissement
imprimez votre suivi de chantier et votre rentabilité de chantier à partir du menu Impressions + Chantier simplifié.
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14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES
L’option de saisie des temps salariés complète le suivi de chantier simplifié. En effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié par salarié, les heures effectuées sur chacun des chantiers simplifiés.
Pour cela, sélectionnez le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste. Utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le nombre d’heures effectuées, et le taux horaire.
Remarque Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié.
A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers simplifiés sur lesquels vos salariés ont travaillé, seront mis à jour.
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15. COMMENT GERER LES ACHATS ?
La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO.
Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci Document d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste.
De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 33 de ce manuel.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes fournisseurs, les bons de réceptions et bons de retours, les factures fournisseurs et les notes de crédits.
15.1. Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 40) ou bien en créant une commande manuelle.
La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le
pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans
la partie haute de la commande et sont visibles quel que soit l'onglet de la commande affiché à l'écran. (sauf en mode saisie plein écran)
15.1.1. L'entête de la commande
Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut...
15.1.2. Le corps de la commande
Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi
dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :
• d'une barre d'outils avec des icônes.
• d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris.
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Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de
vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué en entête de commande.
Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est
illimitée, et peut faire appel à des textes types.
Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein
écran.
Vous avez la possibilité de sélectionner une affaire différente sur chaque ligne de votre commande. Ainsi sur votre suivi de chantier simplifié, vous pouvez voir chaque document d’achat dont au moins une ligne référence l’affaire.
15.1.3. Le pied de la commande
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre commande, ainsi que
le montant global de votre remise, et le total HT. Et vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA.
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres -types
qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, et d'ajouter une
lettre de présentation de début ou de fin de commande (qui sera imprimée sur une
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page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre commande.
15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks
L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est accessible à partir du menu Traitements + Réapprovisionnement des stocks.
Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le document (Devis ou Commande) à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte (virtuelles ou réelles), et le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix, ou au meilleur délai) pour les commandes d’achat qui vont être générées.
Attention
Avant de générer les commandes fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet Stock de la fiche élément, les quantités minimum à commander et le stock d’alerte, et avoir renseigné l’onglet Fourn dans la fiche élément.
Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et Précèdent pour passer d’une page à l’autre. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes.
15.3. Comment réceptionner les achats ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés.
Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur, puis au choix :
• Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la commande (sauf les éléments de type Main-d'oeuvre)
• Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées, et générer un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle.
Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la commande initiale. Le corps se compose des éléments réceptionnés et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les paiements fournisseurs.
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15.4. Comment créer les factures fournisseurs ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de réception ou d' un regroupement de bons de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le
menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture.
La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats.
16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ?
La création d’affaires est uniquement disponible en version PRO.
EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles vous pourrez rattacher les documents de vente, achat, règlement et suivi de chantier. Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur l’avancement de vos dossiers clients.
16.1. Comment créer une affaire ?
Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci Affaires disponible dans les Favoris de la barre de navigation. La liste des affaires s’affiche. Utilisez les touches [CTRL] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer une nouvelle affaire.
L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous allez retrouver des onglets par type de documents.
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Les onglets Client et Informations permettent de renseigner les coordonnées du client, une description de l’affaire, ainsi que des paramètres comme le nom du représentant, les dates prévues de début et de fin de travaux, la distance du chantier…
Dans les onglets Ventes, Achats, Suivi Chantiers, Suivi chantiers simplifiés, et Règlements, vous retrouverez la liste des documents rattachés à l’affaire.
16.2. Comment associer des documents à une affaire ?
Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut leur attribuer un numéro d’affaire commun.
Vous pouvez procéder de deux façons différentes :
• Dans l’entête des documents, une zone N° affaire est disponible. Vous pouvez sélectionner ou créer une affaire à l’aide des icônes et .
• Dans le corps des documents d’achats, colonne numéro d’affaire, vous pouvez avoir ainsi plusieurs affaires pour une commande fournisseur.
• Ou bien ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans les onglets Ventes, Achat, Suivi de chantiers, Suivi de chantiers simplifiés pour créer de nouveaux documents. De plus, le logiciel vous proposera de reprendre
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les informations liées à l’affaire (code client, coordonnées, commentaires..).
Remarque La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les règlements sont rattachés à une affaire dès lors qu’ils ont été pointés avec une facture qui elle-même, est rattachée à une affaire.
Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une analyse de votre affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer au bas de la liste.
17. COMMENT GERER LES STOCKS ?
17.1. Deux modes de gestion du stock
EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du stock :
• A partir des bons de livraisons et factures clients,
• A partir du suivi de chantier détaillé
Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans la partie Documents.
Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un nouveau document, en cochant (ou décochant) la zone Mouvemente le stock, disponible dans l’onglet Complément des documents.
Attention Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de gestion du stock, vous devez le faire dès la création du devis. La zone Mouvemente le stock ne sera plus accessible dans le document généré à partir du devis.
Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de livraisons ou factures, il sera décrémenté au moment de la validation de la facture.
Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un message s’affichera à la validation du suivi pour générer un bon de sortie de stock correspondant aux dernières saisies.
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17.2. Les documents de stock
Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de stock, à partir du menu Traitements + Documents de stock.
Vous indiquerez, pour chacune de vos fournitures, la quantité en stock à entrer ou à sortir.
A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos fournitures est recalculé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks.
La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez gérer vos stocks sur plusieurs dépôts. Créez vos différents dépôts depuis le menu Données + Dépôts.
Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne, préciser sur quel dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à effectuer.
Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer le transfert d’une fourniture d’un dépôt à un autre.
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17.3. La saisie de l’inventaire
La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO
Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de stocks cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. Choisissez alors le type de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..), et le dépôt.
Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez initialiser les nouvelles quantités d’inventaire à zéro, ou bien si vous voulez qu’elles reprennent par défaut les quantités actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire.
La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Corps. Tous les éléments suivis en stock sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Sont affichés : la quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump, et la valeur actuelle du stock.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes :
• Nouvelle quantité (unité stock) Permet de saisir la nouvelle quantité d’éléments, exprimée en unité de stock.
• Nouvelle quantité (unité de vente) Permet de saisir la nouvelle quantité en unité de vente.
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Exemple Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que vous vendez en sachet. A l’issue de l’inventaire, il vous reste X cartons et Y sachets. Indiquez X dans la colonne Nouvelle quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouvelle quantité en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera affiché en unité de stock dans la colonne Nouvelle quantité totale.
• Nouveau PUMP Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.
• Nouvelle quantité totale Affiche le total des nouvelles quantités en stock (Nouvelle quantité en unité de stock + nouvelle quantité en unité de vente).
Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de calculer la nouvelle valeur du stock.
Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux éléments dans votre bibliothèque interne, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Recharger.
Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour à la validation du document.
- Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire. Toutefois, si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre inventaire un élément mis en sommeil, vous devez cliquer sur le bouton Ajout d’un élément en sommeil et sélectionner l'élément que vous souhaitez. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
17.4. Les mouvements de stocks
Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stocks depuis le menu Données + Mouvements de stocks. Choisissez les filtres souhaités et cliquez sur le bouton Rechercher pour les afficher.
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Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu Affichage + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock.
Le bouton Visualiser permet d’accéder directement au document lié au mouvement sélectionné.
18. LA GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET LE SERVICE APRES VENTE
18.1. Les contrats de maintenance
La gestion des contrats de maintenance consiste en :
• La saisie et l'impression des contrats
• La facturation périodique de ces contrats
• La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des lettres de relances ou reconductions tacites...
• L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi de chantier simplifié
Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton
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Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier , pour ajouter un nouveau contrat. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche contrat, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
18.2. Le service après vente
La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de suivre vos interventions,
de la préparation jusqu'à la saisie du rapport d'intervention.
A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions à préparer sont
automatiquement générées.
Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans qu’elles soient liées à un contrat (notamment dans le cas où vous avez installé et vendu une fourniture et vous devez revenir sur le chantier)
Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée totale prévue, les frais de déplacement, et saisir les éléments (code, numéro de série, type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez intervenir.
Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés.
Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le planning, ou à l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à partir du planning, une nouvelle intervention.
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Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance /SAV + Interventions. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche intervention, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..)
vous est proposé, à partir du menu Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions.
18.3. L’historique Maintenance / SAV
A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique Maintenance /SAV, vous pouvez retrouver pour un numéro de série, un client, un contrat, etc., tous les documents qui lui sont liés : Contrats, Factures, Interventions, Actions..
L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents
où le filtre choisi est présent, ou bien, de façon non détaillée, en affichant la
liste des documents où le filtre sélectionné apparaît.
19. LE PLANNING
En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos salariés, les réservations de vos matériels, et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V
Remarque
Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à partir du menu
Données + Salariés, et créer vos ressources matérielles à partir du menu Données + Matériels
Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci Planning disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation.
19.1. Présentation du planning
Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différentes formes. Pour
cela, vous disposez des paramètres suivants :
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• Vue Vous pouvez choisir entre la vue journalière groupée par ressources, par jour ou une vue mensuelle. - La vue journalière groupée par type de ressource affiche le planning journalier des salariés et matériels. - La vue journalière groupée par jour affiche les journées et pour chaque journée, la liste des salariés et matériels avec leur planning. - La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et matériel, tous les jours du mois avec les RDV prévus.
• Type de ressource Permet de choisir entre l'affichage des rendez-vous salariés ou les réservations matérielles dans le planning.
• Ressource Permet d'afficher les rendez-vous d'un salarié ou les réservations d'un matériel
• Date Indiquez la date de début du planning à afficher.
• Hauteur d'une ligne Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la zone de saisie.
• Nombre de jours Saisissez le nombre de jours à afficher dans le planning.
• Intervalles Indiquez les intervalles à afficher dans le planning.
Remarque
Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponibles pour la vue mensuelle du planning.
19.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous
Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur
nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser vos heures d'ouverture, de pause et de déjeuner, qui apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces paramètres se définissent dans les options du dossier partie Planning, à partir du menu Outils.
- Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :
• cliquer directement sur l'icône Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche.
• vous placer sur le planning et utiliser l'icône Ajouter ou le menu contextuel puis Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de début et date de fin pré-remplies.
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• vous placer sur le planning et utiliser le menu contextuel (accessible par le clic droit de la souris) et choisir l'option Ajouter par type + type de rendez-vous souhaité. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de début et de fin pré-remplie et le type de rendez-vous sélectionné.
- Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis utilisez l'icône Modifier disponible dans la barre d'outils au dessus du planning, ou bien utilisez l'option Modifier disponible dans le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris.
La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez.
- Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris).
19.3. Ajout d'une intervention
Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à partir du planning,
une nouvelle intervention. Pour cela, Sélectionnez, dans le menu contextuel accessible à partir du clic droit de la souris, l'option Nouvelle Intervention. A la validation de celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour tous les salariés et matériels qui doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affiché.
Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur le raccourci Visualiser Intervention disponible dans la barre de navigation.
19.4. La fiche rendez-vous
Vous disposez des champs suivants :
• Objet Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractères pour indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning au dessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet).
• Dates de début et fin de rendez-vous Sélectionnez les jours et heures de début et fin de rendez-vous, à l'aide des flèches disponibles dans les zones de saisie.
• Clignotant Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre planning.
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Vous disposez d'une zone de saisie intitulée Notes pour compléter l'objet de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras, couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur tout ou une partie de votre texte.
• L’onglet Affectation Vous avez la possibilité d'affecter automatiquement le rendez-vous à plusieurs salariés. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des noms des salariés concernés, ou bien cochez la zone en face du libellé Salariés pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris.
20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS
Les paiements et les décaissements fournisseurs, accessibles seulement en version PRO d’EBP Bâtiment, fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements et la remise en banque, détaillés dans les parties 16.2 et 16.3 ci-dessous.
20.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée.
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements, ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande ou du BL.
Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
52 EBP Bâtiment
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte.
20.2. Comment saisir un règlement client ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
• affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.
• Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l'étape de remise en banque, indiquer directement ici le code banque. Lors du transfert
comptable, le règlement sera transféré sur la banque sélectionnée.
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Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
20.3. La remise en banque
EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos règlements clients en éditant le bordereau de remise en banque.
Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Remise en banque, et utilisez les touches [Ctrl]+[Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste.
Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et sélectionnez les règlements concernés, en cochant la colonne Pointé. Vous pouvez utiliser les options et de la barre d’outils pour tous les pointer ou les dépointer.
Attention Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients et fournisseurs, dans leurs fiches respectives.
21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
21.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois.
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Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats, et les statistiques d’achat.
21.2. L’historique client/prospect
Depuis le menu Données + Historique clients, EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou famille d’article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte.
Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste.
Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible depuis le menu Données + Historique fournisseur. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
EBP Bâtiment 55
22. COMMENT CREER UN MAILING ?
En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients /prospects, et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft
Word, en version 97 ou supérieure.
Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing, et choisissez le fichier Word avec lequel effectuer la fusion.
Attention
Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1,
Adresse2, CodePost, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb.
Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing,
afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant.
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23. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données.
23.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a besoin de plusieurs renseignements :
• Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA.
Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône .
• Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.
• Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.
• Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.
• Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier
EBP Bâtiment 57
Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures.
23.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l’aide du bouton Lancer.
Remarque Vous pouvez aussi générer, pour votre expert comptable, un fichier d’écritures comptable aux formats suivants : EBP Comptabilité, BOB, Winbooks, Solid data, Popsy et TOP Comptabilité.
Nous vous conseillons de consulter auparavant l’aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.
Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité).
Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier au format choisi.
58 EBP Bâtiment
24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
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25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
C’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données.
Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive.
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Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme.
Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Devis et Impressions + Règlements + Relances.
2. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers et Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous possédez une version PRO.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS
Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponibles dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions.
EBP Bâtiment 61
5. LES STATISTIQUES
EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
6. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE
EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au format Microsoft Excel.
Pour cela, après avoir sélectionner le fichier à importer, vous devez sélectionner une à une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez à quel type de colonne elle correspond. Vous pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette colonne ne s'effectuera pas), Code (code élément), Numérotation de la ligne,
Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité de vente et Quantité.
Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus qu'à compléter le nom du client, chiffrer le devis et l'enregistrer.
Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Outils + Import d’appel d’offre.
7. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d’EBP Bâtiment, d’accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider !
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EBP Devis & Facturation Pratic
pour Windows XP, Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Business Software sprl
Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles
Tél : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Site web : www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Business Software sprl, édition 2010
Convention d’Utilisation d’EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
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des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
4 EBP Devis & Facturation
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Devis & Facturation Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
• La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
• Le menu ? + Aide sur EBP Devis & Facturation Pratic pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Devis.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées.
EBP Devis & Facturation 5
TABLE DES MATIERES
Table des matières
INSTALLATION 8
1. AVANT DE COMMENCER 8
1.1. Accès au service technique.....................................................................8
1.2. Configuration minimale conseillée...........................................................8
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 9
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 10
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 10
4.1. Version d’évaluation..............................................................................10
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................10
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 12
6. ECRAN DE TRAVAIL 13
PRISE EN MAIN 14
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 14
1.1. Les options à remplir dès maintenant....................................................15
1.2. Les autres options.................................................................................15
1.3. Gestion des fenêtres..............................................................................15
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 16
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 17
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 18
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? 19
5.1. L'entête du devis....................................................................................20
5.2. Le corps.................................................................................................20
5.3. Le pied...................................................................................................20
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? 21
7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ? 21
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 21
8.1. Transfert de documents.........................................................................21
8.2. Duplication.............................................................................................22
8.3. Impression des documents....................................................................22
8.4. Envoi par mail........................................................................................22
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 23
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 23
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 25
11.1. Le tableau de bord..............................................................................25
11.2. L’historique des ventes........................................................................25
11.3. L’historique Recupel............................................................................25
12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 26
12.1. Les données à renseigner avant transfert...........................................26
12.2. Le transfert..........................................................................................26
6 EBP Devis & Facturation
TABLE DES MATIERES
13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 27
LES FONCTIONS AVANCEES 29
1. L’ECHEANCIER CLIENT 29
2. LES RELANCES 29
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE? 29
4. LES EPURATIONS 29
5. LES STATISTIQUES 30
6. LE MENU INTERNET 30
EBP Devis & Facturation 7
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 02/737 95 95
• Exposez votre problème par mail support.be@ebp.com
Horaires
Lundi à vendredi
9h00 à 17h00
Pause 12h30 à 13h30
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Les systèmes d’exploitation supportés sont :
• WindowsXP SP2
• Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit
8 EBP Devis & Facturation
Error! Style not defined.
• Windows 7 32 bit & 64 bit
Remarque
Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis & Facturation Pratic.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.
5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation.
6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Complète.
8. Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\VENTES 6.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
10. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme.
EBP Devis & Facturation 9
11. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau.
12. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes.
13. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Devis & Facturation Pratic.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code de débridage n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
10 EBP Devis & Facturation
Error! Style not defined.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
• Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).
• Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.
• Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera plus visible.
EBP Devis & Facturation 11
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, avoirs..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
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Error! Style not defined.
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
Partie contextuelle de la barre de navigation.
Le tableau de bord*
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
La barre de fenêtres
La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, …
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768.
EBP Devis & Facturation 13
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un avoir, et dans la saisie d’un règlement.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
14 EBP Devis & Facturation
Error! Style not defined.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc..
Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.
Articles : Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.
Décimales : Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.
Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.
TVA : Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
EBP Devis & Facturation 15
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de navigation, puis cliquez sur pour créer un nouvel article.
Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquer une description succincte.
Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.
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La partie Recupel, vous permet de sélectionner le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés.
L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône Ajouter/Modifier pour l’importer.
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,
Activer le menu Données + Clients / Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenue dans l'onglet Détail et validez par OK.
EBP Devis & Facturation 17
L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau.
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Ils incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer.
Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Vous devez renseigner le code, le libellé du mode de règlement, le mode de paiement, et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document.
Remarque Si vous choisissez le règlement Net le ou Fin de mois le, saisissez le jour du règlement.
Exemple: Code : 01
Mode de paiement : Chèque
Echéance : 30 jours.
Règlement : Net le
Le : 15
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Ainsi, pour une facture du 01/01/2009, le calcul suivant sera effectué : 01/01 + 30 jours, soit 31/01, puis Net le 15, ce qui donnera une date d’échéance au 15/02/2009.
La date d’échéance sera automatiquement calculée à la validation de vos factures.
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
L'option Nouveau devis depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouveau devis,
Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter.
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre.
EBP Devis & Facturation 19
5.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.
5.2. Le corps
Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
• D'une barre d'outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.
• D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.
• D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre.
• D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
5.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).
Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contre-valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client.
20 EBP Devis & Facturation
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6. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouvelle facture,
Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée par transfert d'un devis.
La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture.
Remarque Vous disposez d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement de cette partie.
7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ?
Une note de crédit est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements.
Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou bien, en utilisant le menu Traitements + Nouvel Note de crédit.
Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en négatif dans la liste de vos règlements clients.
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS
8.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en note de crédit.
EBP Devis & Facturation 21
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
8.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente.
8.3. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:
•
Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression.
Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).
8.4. Envoi par mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
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9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée.
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte.
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
EBP Devis & Facturation 23
Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
• affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,
• ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.
Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
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11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
11.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
• les derniers documents
• les devis à relancer
• les échéances échues
• des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois.
Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
11.2. L’historique des ventes
Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Devis & Facturation Pratic vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte.
Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
11.3. L’historique Recupel
Depuis le menu Impressions + Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents.
EBP Devis & Facturation 25
12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données.
12.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis & Facturation Pratic a besoin de plusieurs renseignements :
Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables et les comptes de TVA.
Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options.
Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.
Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.
Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier
Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches articles, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures.
12.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer.
Remarque Vous pouvez aussi générer, pour votre expert comptable, un fichier d'écritures comptable aux formats suivants: EBP Comptabilité, TOP Comptabilité, BOB, Popsy, Winbooks et Pro Acc.
26 EBP Devis & Facturation
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Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.
Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis & Facturation Pratic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité).
Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier au format choisi.
13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
EBP Devis & Facturation 27
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
28 EBP Devis & Facturation
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LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis & Facturation Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées.
2. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE?
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LES EPURATIONS
Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..). Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser une sauvegarde de vos données avant de la lancer
EBP Devis & Facturation 29
5. LES STATISTIQUES
EBP Devis & Facturation Pratic vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
.
6. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis & Facturation Pratic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
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EBP Comptabilité
pour Windows 2000, XP ou Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Business Software sprl
Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles
Tél : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Site web : www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Business Software sprl, édition 2010
TABLE DES MATIERES
Convention d’Utilisation d’EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
TABLE DES MATIERES
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
TABLE DES MATIERES
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Comptabilité et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne : Le menu ? + Manuel d’utilisation pour obtenir une aide générale.
TABLE DES MATIERES
Table des matières
INSTALLATION 8
1. AVANT DE COMMENCER 8
1.1. Accès au service technique.....................................................................8
1.2. Configuration minimale conseillée...........................................................8
1.3. La place disque nécessaire.....................................................................9
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 9
2.1. Version monoposte..................................................................................9
2.2. Version réseau.......................................................................................10
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 10
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 10
4.1. Version d’évaluation..............................................................................10
4.2. Comment activer mon logiciel?..............................................................10
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11
5. COMMENT ENTRER DANS LA SOCIETE DEMO ? 12
6. ECRAN DE TRAVAIL 13
PRISE EN MAIN 14
1. LES ASTUCES DU LOGICIEL? 15
1.1. Les raccourcis clavier............................................................................15
1.2. La saisie dans un journal.......................................................................15
2. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 16
2.1. Onglet Création......................................................................................16
2.2. Onglet Périodes.....................................................................................17
2.3. Onglet Paramétrage..............................................................................17
3. COMMENT CREER UN JOURNAL? 18
4. COMMENT CREER UN COMPTE COMPTABLE? 19
5. COMMENT CREER UN CLIENT? 20
6. COMMENT CREER UN FOURNISSEUR? 22
7. COMMENT CREER UN TIERS? 23
8. COMMENT ENCODER UNE VENTE ? 24
8.1. Encodage vente sur plusieurs comptes comptables..............................25
8.2. Encodage vente Intracom......................................................................26
8.3. Encodage vente Cocontractant..............................................................28
9. COMMENT ENCODER UN ACHAT ? 28
9.1. Encodage achat Intracom......................................................................30
9.2. Encodage achat avec DNA (Dépense Non Admissible)........................30
9.3. Encodage d’un investissement..............................................................32
9.4. Encodage honoraire..............................................................................34
10. COMMENT ENCODER LE FINANCIER ? 35
10.1. Comment créer un nouveau journal financier ?...................................35
10.2. Comment encoder son solde d’ouverture ?.........................................36
10.3. Comment lettrer un paiement avec une facture ?................................38
10.4. Comment utiliser l’écart de paiement ?................................................40
TABLE DES MATIERES
10.5. Comment rechercher une informartion?..............................................41
11. COMMENT ENCODER UNE OPERATION DIVERSE ? 45
12. LA DECLARATION TVA INTERVAT 45
12.1. Génération du fichier « .XML »............................................................46
12.2. Intervat.................................................................................................46
13. SAUVEGARDE 47
14. PARAMETRES EBP COMPTA 48
LES FONCTIONS AVANCEES 8
1. L’ECHEANCIER 54
2. LES RAPPELS 54
3. L’ANALYTIQUE 54
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INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1.
Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 02/737 95 95
• Exposez votre problème par mail support.be@ebp.com
Horaires
Lundi à vendredi
9h00 à 17h00
Pause 12h30 à 13h30
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2.
Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
• Pentium 4 - 2 gHz avec processeur Intel et 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista),
• Microsoft Windows 2000 SP4, XP Pro SP2, XP Familiale SP2 ou Vista
• Microsoft Internet Explorer 5.5 SP 2
• Un écran supportant la résolution 1024*768 (24 bits),
• Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
• Le logiciel tourne sur Windows Vista 32-bits Edition et pas sur 64-bits.
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Remarque
Windows 2000, XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
1.3.
La place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 120 Mo d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
2.1.
Version monoposte
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Gamme Entreprise pour accéder à la présentation et à l’installation EBP Comptabilité.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Vous sélectionnez la langue et vous cliquez sur le bouton OK pour démarrer la procédure. Vous arrivez sur l’écran d’installation et vous cliquez sur Suivant.
5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation.
6. Cliquez sur Je comprends et j’accepte les conditions pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Je refuse les termes et l’installation s’arrêtera. Vous cliquez sur Suivant.
7. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\EBP\Accounting. Vous cliquez sur Suivant.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
8. Dans l’écran Installation vous cliquer sur le bouton Installer.
9. Sur l’écran InstallShield Self-extraction vous répondez Oui.
10. Après vous pouvez redémarrer votre ordinateur. Vous devez cliquer sur le bouton Terminer.
2.2.
Version réseau
Pour les installations en réseau, installez d'abord le logiciel sur le serveur.
Ensuite, complétez l’installation sur les postes clients en installant le fichier « DLLEBPAS.exe ». Ce fichier se trouve dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\BIN. Sur chaque poste de travail, il faudra créer un raccourci en cherchant le fichier « EBPAS.exe » sur le serveur.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, une icône s’est créée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Comptabilité.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1.
Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2.
Comment activer mon logiciel?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Il nous faut les éléments suivant afin de pouvoir vous renvoyez votre code :
• Le n° de série ou le n° de licence (se trouve dans la boîte),
• La zone « Clé » à l’écran d’activation. Pour cela il faut installer le logiciel.
Error! Style not defined.
4.3.
Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'activation s’ouvre et vous avez accès aux zones suivantes :
• Nom
Vous devez impérativement saisir le même nom qu’EBP vous communique en respectant la même syntaxe (points, majuscules).
• Clé
La zone Clé est une clé propre à votre ordinateur et se calcule automatiquement.
• N° série
Le n° de série vous sera communiqué par EBP et est à introduire dans cette zone.
• Code d’activation
Saisir le code comme communiqué par EBP.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Suivant. Un message pourrait s’afficher :
• Si le code a été correctement saisi, vous avez le choix de la société.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
• Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : « Code d’activation invalide ! ». Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code et bien vérifier que la zone « Nom » est renseignée correctement.
Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT ENTRER DANS LA SOCIETE DEMO ?
Après avoir renseigner votre code d’activation, vous arrivez sur l’écran de « Choix de la société ».
Tant que vous n’avez pas créée votre propre dossier, vous faites des écritures de tests dans la société de démo.
L’utilisateur est par défaut ADMIN et le mot de passe est par défaut 0001.
Error! Style not defined.
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
Partie contextuelle de la barre de navigation.
Cliquez ici pour changer de langue.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer des journaux, comment créer un client / fournisseur et en vous guidant dans la réalisation des écritures comptables.
Il est recommandé de passer chaque zone via la touche [Entrée].
La comptabilité existe en deux versions : Standard et Pro.
Les options qui ne concernent que la version PRO d’EBP Comptabilité apparaîtront avec le picto suivant :.
Avec la version standard vous pouvez créer 5 dossier. Avec la version Pro c’est limité jusqu’ à 10.
Error! Style not defined.
1. LES ASTUCES DU LOGICIEL?
1.1.
Les raccourcis clavier
1.2.
La saisie dans un journal
Si vous encodez dans une période ultérieure lors de la validation de la pièce le message suivant apparaît :
Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
2. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
2.1.
Onglet Création
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier\Nouveau onglet Création.
Dans la partie Fichier vous renseignez le nom de votre société et le nom que portera votre dossier sur le disque dur.
Dans la partie Importations vous sélectionnez pour chaque rubrique la législation souhaitée. Par défaut, c’est mis sur « Législation Belge (F) ».
Afin de créer votre dossier comptable vous cliquez sur le bouton Création .
Après création la fenêtre suivante apparaît :
Error! Style not defined.
2.2.
Onglet Périodes
Si vous cliquez sur le bouton OK, le logiciel se positionne dans l’onglet Périodes. Vous renseignez votre Excecice 1 et vous cliquez sur le bouton Enregistrer.
2.3.
Onglet Paramétrage
Dans cet onglet vous renseignez les coordonnées de votre société et vous cliquez sur le bouton Enregistrer.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
3. COMMENT CREER UN JOURNAL?
Par défaut une liste des journaux est créée. Vous pouvez les modifier, supprimer ou en ajouter.
Si vous souhaitez créer un nouveau journal du type « Financier », il faut d’abord créer le compte comptable de la classe 55 afin de le rattacher à votre journal financier. Dans les Financiers, vous pouvez faire l’imputation directe de la TVA.
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Les codes journaux *xx* sont des journaux utilisé par le soft et donc ne pas à supprimer.
4. COMMENT CREER UN COMPTE COMPTABLE?
Pour accéder au plan comptable vous utilisez le menu Données\Comptes Généraux.
Afin de rechercher un compte vous tapez les premiers chiffres. Le logiciel se positionne sur le premier compte en question. Exemple : Vous tapez 6111, le logiciel se met sur le premier compte 6111 qui est « Entretien et meubles ».
Pour ajouter un compte général, vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un compte général,
• La touche [Insert] de votre clavier.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Vous remplissez le n° de compte à créer ainsi que son libellé. Si le compte n’est plus utilisé vous pouvez cocher la case « Masqué ».
Vous enregistrez la fiche du compte en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer un compte via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un compte mouvementé.
Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur l’icône . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel.
5. COMMENT CREER UN CLIENT?
Pour accéder à la liste des clients vous passez via le menu Données\Comptes Clients. Pour ajouter un client vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un client,
• La touche [Insert] de votre clavier.
Error! Style not defined.
Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre client.
Si le client n’est plus utilisé vous pouvez cocher la case « Masqué ».
Vous pouvez rattacher un compte d’imputation au client. Ceci facilite l’encodage des écritures.
Vous enregistrez la fiche du client en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Le message
Vous pouvez supprimer un client via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un client mouvementé.
Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux clients. Ceci facilite l’encodage des écritures.
En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période.
Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
6. COMMENT CREER UN FOURNISSEUR?
Pour accéder à la liste des fournisseurs vous passez via le menu Données\Comptes fournisseurs. Pour ajouter un fournisseur vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un fournisseur,
• La touche [Insert] de votre clavier.
Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre fournisseur.
Si le fournisseur n’est plus utilisé, vous pouvez cocher la case « Masqué ».
Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux fournisseurs. Ceci facilite l’encodage des écritures.
Vous enregistrez la fiche du fournisseur en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer un fournisseur via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un fournisseur mouvementé.
En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période.
Error! Style not defined.
Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. : Dans la version Pro vous pouvez imprimer les fiches 281.50. Pour cela il faudra renseigner sur la fiche du fournisseur la zone « Fiche 281 à établir ».
7. COMMENT CREER UN TIERS?
Pour accéder à la liste des tiers vous passez via le menu Données\Comptes tiers. Pour ajouter un fournisseur vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un fournisseur,
• La touche [Insert] de votre clavier.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre employé. Si l’employé n’est plus utilisé, vous pouvez cocher la case « Masqué ».
Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux tiers. Ceci facilite l’encodage des écritures.
Vous enregistrez la fiche du tiers en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer un tiers via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un tiers mouvementé.
En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période.
Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel.
8. COMMENT ENCODER UNE VENTE ?
Pour accéder à l’encodage des ventes vous passez via le menu Saisies\Ventes ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Si vous avez plusieurs journaux de ventes, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler.
Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône ,
• La touche [Insert] de votre clavier.
Vous sélectionnez la période dans laquelle vous voulez faire l’encodage.
ATTENTION : Dès que vous validez la saisie le message suivant apparaît :
Error! Style not defined.
Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure.
8.1.
Encodage vente sur plusieurs comptes comptables
Pour une question de vitesse d'encodage, vous pouvez voyager de zone en zone par la touche [Entrez].
Ensuite, vous placez le curseur sur la zone « Numéro ». Le numéro est laissé libre (le programme vous propose le premier numéro disponible). Le programme incrémente le numéro automatiquement.
Dans la zone « Code client », s’il s’agit d’un client déjà encodé. Il suffit d’inscrire les premières lettres du code et d’appuyer sur la touche [Entrez] pour que le programme propose une liste. Vous sélectionnez le client avec les flèches et [Entrez].
Si ce code n’existe pas vous pouvez le créer via les touches [CTRL] + [F2].
En vous plaçant sur la zone « Date de la pièce », il suffit de taper le jour. EBP Comptabilité vous propose automatiquement le mois et l’année.
Vous continuez à avancer avec la touche [Entrez] pour modifier l’échéance. La devise est mise par défaut sur EUR. Dans la case « Total EUR » vous allez indiquer le montant total de la facture.
Dans la zone « Taux de TVA » il reprend le paramétrage de la fiche client. Cette zone est modifiable.
En dessous vous avez le formulaire d’encodage. Si vous avez préparamétré des comptes d’imputations sur la fiche client, le formulaire se remplit automatiquement. Vous pouvez modifier ces paramètres en cliquant dans la zone. La recherche d’un autre compte se fait en tapant les premiers chiffres et de valider avec [Entrez]. Il vous propose la liste des comptes sélectionnés.
Le Commentaire de l’écriture se remplit de lui-même (voir Fichier\Journaux) et vous pouvez le complèter. Vous passez dans la colonne « Montant HTVA » et vous encodez le montant HTVA.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Vous pouvez changer le taux ainsi que le code de TVA. Si vous avez plusieurs lignes de ventes il suffit de taper sur la dernière ligne dans la colonne « Montant HTVA » *+ le pourcentage TVA.
Le logiciel reprend automatiquement le taux et le code.
Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton .
8.2.
Encodage vente Intracom
Afin d’encoder une vente Intracom, il faut vous assurer que sur la fiche du client vous avez renseigné le pays européen ainsi que le taux qui doit être 0.00 %.
Error! Style not defined.
Après vous allez dans le menu Saisies\Ventes ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Ci-dessous l’écran d’un encodage INTRACOM.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Il met automatiquement le Code TVA. Ce code est modifiable en cliquant dans la case. Il vous laisse choisir un autre code de TVA.
Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
8.3.
Encodage vente Cocontractant
Dans l’écriture, vous sélectionnez dans le champ Taux de TVA 0.00.
Sur la ligne de l’écriture vous changer dans le champ Code TVA le code en Vente Co-contractant (VCC).
Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
9. COMMENT ENCODER UN ACHAT ?
Pour accéder à l’encodage des ventes vous passez via le menu Saisies\Achats ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Si vous avez plusieurs journaux d’achats, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler.
Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône ,
• La touche [Insert] de votre clavier.
Vous sélectionnez la période dans laquelle vous voulez faire l’encodage.
ATTENTION : Dès que vous validez la saisie le message suivant apparaît :
Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure.
Pour une question de vitesse d'encodage, vous pouvez voyager de zone en zone par la touche [Entrez].
Error! Style not defined.
Ensuite, vous placez le curseur sur la zone « Numéro ». Le numéro est laissé libre (le programme vous propose le premier numéro disponible). Le programme incrémente le numéro automatiquement.
Dans la zone « Code Fournissseur », s’il s’agit d’un fournisseur déjà encodé. Il suffit d’inscrire les premières lettres du code et d’appuyer sur la touche [Entrez] pour que le programme propose une liste.
Si ce code n’existe pas vous pouvez le créer via les touches [CTRL] + [F3]. Le programme vous propose toutes les coordonnées du fournisseur.
En vous plaçant sur la zone « Date de la pièce », il suffit de taper le jour. EBP Comptabilité vous propose automatiquement le mois et l’année.
Vous continuez à avancer avec la touche [Entrez] pour modifier l’échéance. La devise est mise par défaut sur EUR. Dans la case « Total EUR » vous allez indiquer le montant total de la facture.
Dans la zone « Taux de TVA » il reprend le paramétrage de la fiche fournisseur. Cette zone est modifiable.
En dessous vous avez le formulaire d’encodage. Si vous avez préparamétré des comptes d’imputations sur la fiche fournisseur, le formulaire se remplit automatiquement. Vous pouvez modifier ces paramètres en cliquant dans la zone. La recherche d’un autre compte se fait en tapant les premières chiffres et de valider avec [Entrez]. Il vous propose la liste des comptes sélectionnés.
Le Commentaire de l’écriture se remplit de lui-même (voir Fichier\Journaux) et vous pouvez le complèter. Vous passez dans la colonne ’Montant’ et vous encodez le montant HTVA.
Vous pouvez changer le taux ainsi que le code de TVA. Si vous avez plusieurs lignes de ventes il suffit de taper sur la dernière ligne dans la colonne Montant *+ le pourcentage TVA.
Le logiciel reprend automatiquement le taux et le code.
Vous enregistrez la fiche du tiers en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier.
Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton .
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Ci-dessous quelques encodages particuliers dans les achats.
9.1.
Encodage achat Intracom
En fonction du type de compte utilisé il faudra modifier le Code TVA en cliquant sur la flèche.
La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down].
9.2.
Encodage achat avec DNA (Dépense Non Admissible)
Ce régime est géré automatiquement par EBP Comptabilité grâce au paramétrage du logiciel. Ci-dessous un exemple d’un compte :
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Lors de l’encodage de cette écriture, la case TVA non-déductible est automatiquement calculée.
La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. Pour l’impression de la liste des Dépenses Non Admissible, reportez-vous à l’aide en ligne .
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
9.3.
Encodage d’un investissement
EBP Comptabilité gére les amortissements en automatique. Pour cette raison, les comptes comptables d’investissements sont préparamètrés. Dans la partie Liaison à d’autres comptes en bas à droite le compte est mis comme type Investissement.
Après vous faites l’encodage de votre investissement. EBP Comptabilité reprend le bon code TVA.
Error! Style not defined.
En validant votre écriture via le bouton ou la touche [Page Down], l’écran Ecritures automatiques liées avec le compte s’ouvre. Il faudra renseigner le libellé de l’investissement.
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Pour contrôler et générer votre tableau d’amortissement il faut cliquer sur le bouton en bas à gauche.
Ensuite il génère votre tableau d’amortissement.
Si vous apportez des modifications à ce tableau, il faut cliquer sur le bouton Regénérer le tableau. Pour l’impression des Immobilisations, reportez-vous à l’aide en ligne.
9.4.
Encodage honoraire
Avant d’encoder un honoraire il faut vérifier que sur le fournisseur vous avez bien indiqué la fiche 281 à établir.
Error! Style not defined.
Après vous encodez votre écriture comme vu précèdement. Pour l’impression de la liste des Fiches 281.50, reportez-vous à l’aide en ligne .
10. COMMENT ENCODER LE FINANCIER ?
Pour accéder à l’encodage du financier vous passez via le menu Saisies\Financiers ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Si vous avez plusieurs journaux financiers, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler.
10.1.
Comment créer un nouveau journal financier ?
Avant de pouvoir créer votre journal financier, il faudra créer le compte général. Pour cela vous allez dans le menu Données \ Comptes Généraux.
Pour ajouter un compte financier vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône pour ajouter un compte,
• La touche [Insert] de votre clavier.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Après vous prenez le menu Fichier \ Journaux et vous cliquez sur le bouton .
Dans le champ « Type », il faut sélectionner Financiers. Dans le champ Centralisateur, vous tapez le compte financier que vous venez de créer.
10.2.
Comment encoder son solde d’ouverture ?
Si vous avez votre balan d’ouverte, vous faites la récupération du solde financier comme décrit ci-dessous:
1) Dans l’OD d’ouverture vous indiquez le solde repris du bilan sur le compte d’attente 499000.
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2) Dans le journal Financier, vous indiquez sur la 1ière ligne le compte d’attente 499000 et vous le lettrez avec le montant du solde initial.
Pour cela vous cliquez sur le bouton à côté du champ « Lettrage ». L’écran suivant s’ouvre.
Vous sélectionnez la ligne et vous cliquez sur le bouton « OK ».
Vous validez deux fois avec la touche [Entrez] afin d’enregistrer la
ligne.
3) Ensuite vous encodez le reste de votre extrait de compte.
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Si un client/fournisseur/tiers vous paie vous tapez dans la zone « Compte » C, F ou T et [Entrez]. Vous arrivez sur la liste des clients/fournisseurs et vous le sélectionnez.
Si vous n’avez pas votre bilan d’ouverture, vous faites d’abord 2 et 3. Dès que le bilan est en votre possession, vous l’encodez dans le journal Divers.
10.3.
Comment lettrer un paiement avec une facture ?
Taper dans la zone « Lettrage » « * » pour ouvrir l’écran de lettrage et sélectionner la facture avec les lfèches et la barre d’espacement.
Error! Style not defined.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Aller avec [Entrez] jusque dans la champ « Montant EUR ».
10.4.
Comment utiliser l’écart de paiement ?
Nous avons une facture mais le client nous paie moins. Vous tapez le montant reçu a la place du montant et on fait [Entrez].
Taper « * » dans case « Lettrage » à côté du champ « Ecart ».
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Le lettrage devient imparfait. Le « # » devant la référence de lettrage nous le signale et on voit un écart. Pour le gérer, la seule chose à faire est de taper « * » dans le champ « Lettrage » à côté de la zone « Ecart ».
Et un écran « Ecart de paiement » s’ouvre automatiquement. Il n’y a plus qu’à le compléter en avançant avec [Entrez] et en mettant la différence dans la bonne case puis continuez en laissant [Entrez] appuyé. Vou sortez de cet écran avec le bouton OK.
10.5.
Comment rechercher une informartion?
Supposons maintenant que vous avez un montant mais vous savez plus de quoi il s’agit. De nouveau taper « * » dans le champ « Compte » et faire [Entrez].
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
La fenêtre « Paramètres de sélection » s’ouvre. Par défaut on est positionné sur le plus fréquent, le montant. Taper le montant recherché dans la zone « Cible » et faire 2x [Entrez].
Error! Style not defined.
Et on a retrouvé Belgacom. Vous allez dans zone « Lettrage » et taper « * » et pointer toutes les factures Belgacom avec la barre d’espacement et les flèches.
Laisser ensuite [Entrez] appuyé pour revenir sur le compte. Valider via [Page Down].
Vous devez renseigner votre nouveau solde dans le champ « Nouveau ».
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
Si le solde n’est pas correct, il affiche un message.
Après correction de votre extrait bancaire, la validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down].
Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton .
Error! Style not defined.
11. COMMENT ENCODER UNE OPERATION DIVERSE ?
Pour accéder à l’encodage des opérations diverses vous passez via le menu Saisies\Opérations diverses ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation.
Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités:
• Cliquer sur l’icône ,
• La touche [Insert] de votre clavier.
L’encodage d’une opération diverse se fait comme décrit pour les ventes/achats sauf qu’il faut ajouter dans le champ « Montant EUR » le signe D ou C pour indiquer le sens de l’écriture Débit ou Crédit.
La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down].
Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton .
12. LA DECLARATION TVA INTERVAT
Pour imprimer votre déclaration de TVA vous allez dans le menu Impression\Déclaration TVA.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
12.1.
12.2.
Génération du fichier « .XML »
• Entrer dans le menu « Impressions\Déclaration TVA »,
• Indiquer les bons paramètres nécessaires à l’envoi de la déclaration,
• Cocher la case « Fichier XML – Déclaration Unique »,
• Cliquer sur l’icône « Prévisualiser » ou [F9].
Lors de la prévisualisation, un fichier « DECLUNIBE…_....XML » se génère dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\EXPORTTVA. Le fichier est déterminé comme suite : Déclaration Unique BE + n° de TVA + date de création du fichier. Imprimer la déclaration et sortir de l’écran de prévisualisation.
Intervat
Au préalable, il faut avoir un certificat valable pour accéder aux fonctions Intervat. Vous pouvez obtenir ce certificat :
• Sur le site internet des autorités de certification concernées. La procédure à suivre y est décrite en détails. - Global Sign - Isabel - Certipost
• Vous pouvez également obtenir un accès via votre carte d'identité électronique. Pour ce faire, vous devez disposer d'un lecteur de carte et d'un software. Vous trouverez plus de renseignements à ce sujet sur http://readers.eid.belgium.be
Le site ne fonctionne, pour l’instant, qu’avec « Microsoft Internet Explorer ».
• Introduire votre carte d’identité dans le lecteur d’ID,
Error! Style not defined.
• Entrer dans le site du Ministère des finances (icône « .be »),
• Cliquer sur le lien « INTERVAT »,
• Cliquer sur « Authentification par carte d’identité électronique »,
• Cliquer sur le bouton « LOGIN ».
A la première entrée de la journée, un écran d’identification numérique apparaît. Sélectionner l’identifiant et introduire le code PIN.
12.2.1. La déclaration manuelle
• Cliquer sur le lien « Déclaration manuelle » à gauche de l’écran,
• Cliquer sur « Ouvrir » ;
• Cliquer sur le bouton « Parcourir… » afin de sélectionner le fichier « .XML » de la déclaration TVA unique, à envoyer, dans le répertoire C:\EBP/ACCOUNTING/EXPORTTVA,
• Cliquer sur le bouton « Ouvrir » (ceci peut prendre plusieurs minutes),
• Vérifier les renseignements repris sur la déclaration.
Les montants sur la déclaration e-TVA doit(vent) avoir le format suivant : 00 000.00.
Si ce n’est pas le cas, merci de vérifier les paramètres régionaux de votre ordinateur. Ci-dessous les paramètres requit :
• Symbole décimal : un point
• Symbole de groupement des chiffres: un espace
• Format de l’heure: HH :mm :ss
• Format de date courte : jj/MM/aaaa)
Vous redemandez la prévisualisation de votre déclaration TVA dans EBP Comptabilité 2008.
Une fois la vérification terminée, remplir les champs obligatoires dans le Cadre VIII de la déclaration et cliquer sur le bouton « Envoyer » ;
Vous suivez les instructions reprisent à l’écran afin d’enregistrer/imprimer votre accusé de réception de la déclaration TVA qui vient d’être envoyée.
13. SAUVEGARDE
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, clé USB ou CD-ROM.
Ceci se fait en prenant une copie de votre dossier avec extension EBP. Votre dossier se trouve par défaut dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\AS\DATA.
14. PARAMETRES EBP COMPTA
Si vos chiffres sont multiplié par 100, il faudra modifier les options régionales. Pour cela vous cliquez sur le bouton « Démarrer » en bas à gauche de votre écran. Vous sélectionnez Panneau de configuration – Options régionales et vous cliquez sur “Personnaliser”.
Error! Style not defined.
• Sous-menu « Nombres »
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
1 espace
1 point
Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider
Error! Style not defined.
• Sous-menu « Symbole monétaire »
1 point
1 espace
Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
• Sous-menu « Heure »
HH:mm:ss
Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider.
Error! Style not defined.
• Sous menu « Date »
jj/MM/aaaa
Cliquer sur la touche « Appliquer » ensuite sur la touche « OK »
A l’écran « Options régionales et linguistiques », cliquer sur la touche « Appliquer » puis « OK »
ERROR! STYLE NOT DEFINED.
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité.
1. L’ECHEANCIER
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances.
2. LES RAPPELS
Il existe cinq niveaux de relances. Vous pouvez indiquer un texte pour les 4 langues. En fonction de la langue du client le rappel sera imprimé.
3. L’ANALYTIQUE
EBP Comptabilité gére 5 niveaux analytiques. Vous pouvez aussi imprimer la balance analytique. Pour l’impression de l’analytique, reportez-vous à l’aide en ligne.
Paye
Pour Windows® XP, Vista et 7
Manuel utilisateur
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 0811 65 20 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2013 EBP Informatique, édition juin 2012
Table des matières
Félicitations ! .................................................................................................................................... 1
A lire attentivement .......................................................................................................................... 3
Le code d’activation ..................................................................................................................... 3
Le fichier Alire attentivement ........................................................................................................ 3
La sauvegarde ............................................................................................................................. 3
L'assistance technique .................................................................................................................... 5
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP ....................................................... 7
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ..................................................................... 7
B. Contrat de services EBP ......................................................................................................... 8
C. Mode locatif ........................................................................................................................... 12
Licence d'utilisation ........................................................................................................................ 13
Activation automatique ............................................................................................................... 13
Activation manuelle .................................................................................................................... 13
Configuration minimale requise ..................................................................................................... 15
La gestion des 35 heures .............................................................................................................. 17
Comment y accéder ? ................................................................................................................ 17
A quoi sert ce module ? ............................................................................................................. 17
Code d'activation ........................................................................................................................... 19
Comment activer mon logiciel ? .................................................................................................... 21
Activation manuelle du logiciel ...................................................................................................... 23
Evaluer une version d'évaluation ................................................................................................... 25
Rechercher les mises à jour .......................................................................................................... 27
Général .......................................................................................................................................... 29
Ecran de bienvenue ................................................................................................................... 29
Ecran de bienvenue (version d'essai) ........................................................................................ 29
Installation du logiciel .................................................................................................................... 31
Installation monoposte ............................................................................................................... 31
Installation gestion des 35 heures ............................................................................................. 31
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ....................................................... 31
Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) ................................................................... 33
Désinstallation du produit ........................................................................................................... 34
Menu Dossier ................................................................................................................................. 35
Ouverture d'un dossier ............................................................................................................... 35
La suppression de dossiers ....................................................................................................... 35
Fermer un dossier ...................................................................................................................... 35
Création d'un dossier ................................................................................................................. 36
La recopie à partir d'un autre dossier ........................................................................................ 41
La recopie vers plusieurs dossiers ............................................................................................ 43
Les propriétés du dossier ........................................................................................................... 45
Les utilisateurs ........................................................................................................................... 64
La sauvegarde ........................................................................................................................... 66
La sauvegarde en ligne .............................................................................................................. 67
La restauration ........................................................................................................................... 68
Menu Edition .................................................................................................................................. 71
Rechercher une fiche ................................................................................................................. 71
Les fiches ................................................................................................................................... 71
La fiche salarié ......................................................................................................................... 112
Menu Affichage ............................................................................................................................ 159
Recherche dans l'arborescence .............................................................................................. 159
Le paramétrage des barres d'outils ......................................................................................... 159
Tableau de Bord ...................................................................................................................... 160
Menu Gestion .............................................................................................................................. 163
Mois courant ............................................................................................................................. 163
EBP Paye V17
Saisie des variables ................................................................................................................. 163
Saisie des variables : Choix des variables à saisir .................................................................. 164
Saisie des congés / heures ...................................................................................................... 164
Préparation des bulletins ......................................................................................................... 165
Généralisation de la date de la paye ....................................................................................... 166
Généralisation des jours travaillés ........................................................................................... 166
Calcul de la paye ..................................................................................................................... 167
Cumuls de la société ................................................................................................................ 167
Historique des bulletins ............................................................................................................ 167
Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF .............................. 168
Historique des bulletins de tous les salariés ............................................................................ 168
Interrogation des données de paye ......................................................................................... 169
Postes analytiques ................................................................................................................... 170
La clôture des bulletins ............................................................................................................ 170
La clôture mensuelle ................................................................................................................ 171
La clôture annuelle................................................................................................................... 172
Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 172
Envoi du bulletin par e-mail ...................................................................................................... 174
Le virement des salaires .......................................................................................................... 177
Menu Impression ......................................................................................................................... 181
Impressions : Choix des établissements ................................................................................. 181
Impression des bulletins .......................................................................................................... 182
Impression des lettres-chèque ................................................................................................. 182
Impression des lettres-chèque des acomptes ......................................................................... 183
Impression des salariés ........................................................................................................... 183
Impression des fiches individuelles.......................................................................................... 184
Impression de la liste des salariés ........................................................................................... 184
Impression des imputations analytiques .................................................................................. 185
Impression du trombinoscope .................................................................................................. 185
Impression de l'état des heures ............................................................................................... 185
Comment y accéder ? .............................................................................................................. 186
Généralités : ............................................................................................................................. 186
Impression des organismes ..................................................................................................... 187
Impression des profils .............................................................................................................. 187
Impression des rubriques ......................................................................................................... 188
Impression des tables de calcul ............................................................................................... 189
Impression des variables ......................................................................................................... 189
Impression des cumuls ............................................................................................................ 190
Impression de la liste des acomptes ........................................................................................ 190
Impression de l'état des congés .............................................................................................. 191
Impression liste des congés et absences ................................................................................ 191
Impression de la provision de Congés Payés .......................................................................... 192
Impression du DIF .................................................................................................................... 193
Impression du livre des variables............................................................................................. 194
Impression des états salariés .................................................................................................. 195
Impression de l'état des variables ............................................................................................ 195
Impression du récapitulatif des allégements ............................................................................ 196
Coefficients à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................................ 196
Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................... 196
Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 196
Impression de l'enquête sociale............................................................................................... 198
Impression de l'état MSA ......................................................................................................... 198
Impression des états préparatoires ......................................................................................... 199
Impression des cumuls des salariés ........................................................................................ 199
Impression des cumuls de la société ....................................................................................... 200
Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 201
Table des matières
Conséquence sur le registre .................................................................................................... 202
Impression de la liste des entrées/sorties ................................................................................ 204
Les interactions ........................................................................................................................ 204
Aperçu ...................................................................................................................................... 205
Export au format Microsoft Excel ............................................................................................. 205
Export aux différents formats. .................................................................................................. 205
Les filtres .................................................................................................................................. 206
Les impressions de fin de mois ................................................................................................ 206
Menu WebPaye ........................................................................................................................... 213
Menu WebPaye ....................................................................................................................... 213
Menu Outils .................................................................................................................................. 217
Fiche salarié : Les Champs personnalisés .............................................................................. 217
Envoi d'un SMS ........................................................................................................................ 217
Intéressement et participation .................................................................................................. 218
Archivage des données ........................................................................................................... 219
Journal des événements .......................................................................................................... 219
Justificatif de l'événement ........................................................................................................ 219
Import/Export ............................................................................................................................ 219
Maintenance Utilisateur ........................................................................................................... 230
Maintenance Technique ........................................................................................................... 231
La reprise de paye ................................................................................................................... 233
Les statistiques ........................................................................................................................ 236
Contrat et lettre type ................................................................................................................ 237
Etats Administratifs ...................................................................................................................... 241
Onglet Administratif .................................................................................................................. 241
Onglet Administratif .................................................................................................................. 241
Paramétrage des Attestations .................................................................................................. 242
Nouveau document administratif ............................................................................................. 242
Paramétrage des contrats et lettres types ............................................................................... 243
La modification d'un contrat et d'une lettre type ...................................................................... 244
Les contrats et lettres types : Modification d’un document ...................................................... 245
Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ? ............................. 245
L'attestation d'Employeur ......................................................................................................... 245
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité ................................................................ 257
L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole) .................................... 261
L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle ................................................................ 265
La Déclaration d'accident du travail ......................................................................................... 268
Feuilles d'aide aux calculs ....................................................................................................... 271
FAQ .......................................................................................................................................... 271
Paye Agricole ............................................................................................................................... 275
La DAS Bilatérale ..................................................................................................................... 275
Le fichier MSA .......................................................................................................................... 278
La DUCS ...................................................................................................................................... 283
La DUCS .................................................................................................................................. 283
Paramétrage de la DUCS ........................................................................................................ 283
Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 285
Mise à jour de la DUCS ........................................................................................................... 287
Le fichier DADS-U : Préparer ................................................................................................... 287
Sélection des déclarations ....................................................................................................... 288
Déclarer votre fichier DUCS EDI .............................................................................................. 288
Les effectifs de la DUCS URSSAF .......................................................................................... 289
La DUCS : Fonctionnement général ........................................................................................ 290
Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ? .............................. 290
DADS-U ....................................................................................................................................... 293
Qu'est-ce que la DADS-U ? ..................................................................................................... 293
Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? ............................ 295
EBP Paye V17
Les déclencheurs automatiques DADS-U ............................................................................... 295
Configuration des cumuls DADS-U ......................................................................................... 296
Avertissement .......................................................................................................................... 299
Le rapport DADS-U .................................................................................................................. 299
Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 300
Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 301
Import des cumuls DADS-U ..................................................................................................... 301
Export des Cumuls DADS-U .................................................................................................... 301
L'éditeur DADS-U ..................................................................................................................... 302
Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? ......................... 302
Notice de génération ................................................................................................................ 303
DADS-U CI-BTP (Bâtiment) ........................................................................................................ 313
Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ? ........................................................................................ 313
Préparation du fichier DADS-U CI-BTP ................................................................................... 314
Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI
BTP) ......................................................................................................................................... 315
Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ? .............................................. 316
Notice de génération ................................................................................................................ 317
DADS-U Prévoyance ................................................................................................................... 323
Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ............................................ 323
Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation ......................... 324
Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ? ................................. 324
Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ? .. 325
Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) .................................... 325
Notice de génération ................................................................................................................ 326
FAQ ............................................................................................................................................. 333
Liste des questions .................................................................................................................. 333
Création d'un nouveau dossier ................................................................................................ 334
Ouverture d'un dossier ............................................................................................................. 334
Création d'un salarié ................................................................................................................ 335
La Déclaration Unique d'Embauche ........................................................................................ 335
Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? ................. 336
Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? ......................................................... 336
La fiche Variable : Quels sont les types de variables ? ........................................................... 337
La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ? ................................... 337
La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? ................................. 338
La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ? .............................................. 338
La fiche Variable : A quoi servent les variables ? .................................................................... 338
Virement des salaires .............................................................................................................. 338
Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 340
Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 340
Conséquence sur le registre .................................................................................................... 341
Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED),
apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ? ..................... 343
Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des
jours de repos .......................................................................................................................... 343
Comment supprimer une rubrique ou une variable ? .............................................................. 345
Comment supprimer une fiche salarié ? .................................................................................. 346
Comment supprimer un organisme ? ...................................................................................... 346
La clôture mensuelle ................................................................................................................ 347
Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 348
Historique des bulletins ............................................................................................................ 348
Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option
"bulletin précédent" ? ............................................................................................................... 349
Gestion des entrées / Sorties ................................................................................................... 349
Les sommes isolées ................................................................................................................ 352
Table des matières
Vendeur Représentant Placier (VRP) ...................................................................................... 353
La gestion des Congés Payés / DIF ........................................................................................ 357
Index ............................................................................................................................................ 373
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
3
A lire attentivement
Votre logiciel est prêt à l’emploi et s’adapte complètement aux petites entreprises.
Vous disposez de tous les outils nécessaires à la bonne gestion de votre paye.
Le code d’activation
Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités,
selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue ). Au delà de ces 40 jours, les
fonctionnalités seront limitées (consultez la partie intitulée Comment saisir le code d'activation ?
).
Le fichier Alire attentivement
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez
consulter le fichier A lire attentivement est accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il
contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation
et/ou l'aide ont été réalisées.
La sauvegarde
La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des
données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur
votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données
correctes.
5
L'assistance technique
EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions.
Avant de nous contacter, notez ...
• Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens
ne pourront vous répondre sans ce numéro.
• La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur,
fonctionnement réseau ou monoposte...)
• Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) .
Notre support téléphonique technique est ouvert :
Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00
Le vendredi : 8H00 à 18H00
Comment contacter le service technique ?
Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est
disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente).
Composez le :
0811 65 20 00
(coût d’un appel local)
Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail
au :
paye.support.fr@ebp.com
En précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit.
7
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au
RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser
à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut
transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est
strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à
des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier
d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via
Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication
illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou
d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes
les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les
3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En
cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible
depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même
si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de
l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son
installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider
à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes.
Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site
une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
EBP Paye V17
8
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie
d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance
du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations
de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de
toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière
non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le
CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un
contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et
qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un
retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des
services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le
fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne
vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue
à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés.
Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit
d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs
ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
Convention d'utilisation d'EBP
9
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de
Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838
947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis
minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à
compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an.
La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée
AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne
peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la
mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à
compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec
sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du
contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit
(8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute
autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc
le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code
d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit
ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du
EBP Paye V17
10
Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le
territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi
sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire
par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom
du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité
d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La
nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard
des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation
en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données
associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus,
outils bureautiques, etc.)
o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit
sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix
par rapport au droit de licence initialement payé.
o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le
conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des
modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu
dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un
prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.
o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande
aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables,
conseils juridiques, etc.)
o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de
logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en
cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions
d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports
magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur
reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le
logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au
rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie
du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit.
EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition
du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique
de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée,
Convention d'utilisation d'EBP
11
il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit
l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour
analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de
l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les
copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions
fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le
fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de
formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences
requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se
substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur
les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un
problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site
une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de
l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties
convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier,
commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction
tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou
d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait
été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et
intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront
excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en
cours.
EBP Paye V17
12
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne
vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue
à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence
ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes
et automatiquement liées :
o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux
charges et conditions décrites au paragraphe A
o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui
d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au
paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de
maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
13
Licence d'utilisation
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous
utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de
l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé.
Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d'activation au lancement du logiciel, en
cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?.
Activation automatique
L'activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas
de code à saisir.
Activation manuelle
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à
Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Saisissez manuellement tous les champs.
Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous
avez accès au service technique d'EBP pour une durée en fonction du contrat d’assistance
souscrit.
Pour l’installation de la version complète de Pervasive.SQL V8, une procédure est disponible sur
votre CD-rom d’installation : pour y accéder, insérez le CD-rom dans le lecteur, puis, dans l’onglet
Aide, cliquez sur Procédures d’installation de Pervasive.SQL V8 Poste à Poste.
15
Configuration minimale requise
Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) :
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP3
o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits,
o Windows 7 32 bits & 64 bits
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4
2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ).
Contactez notre réseau de revendeurs.
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
17
La gestion des 35 heures
Votre logiciel de paye est livré avec le module de Gestion des 35 heures. Vous devez au
préalable l’installer avec votre CD d’installation.
Comment y accéder ?
Par le menu Dossier + Gestion des 35 heures
A quoi sert ce module ?
o Planifier les heures de travail à effectuer pour un salarié ou un ensemble de
salariés,
o Enregistrer pour chaque jour de la semaine les écarts entre les heures
théoriques de travail et les heures réellement effectuées,
o Enregistrer les heures maladie, maternité, absences non payées, congés
payés, heures supplémentaires, absences diverses,
o Suivre en temps réel le solde des RTT de chacun de vos salariés,
o Editer différents états récapitulatifs,
o Transférer le RTT Solde et Période vers EBP Paye pour une impression
éventuelle sur les bulletins.
En version d’évaluation, vous ne pouvez ni créer de nouveaux dossiers et de nouveaux salariés,
ni communiquer avec EBP Paye. Un dossier de démonstration ’Démo’ vous permet de
découvrir les possibilités de ce module.
Nous vous conseillons vivement de l’ouvrir (commande Ouvrir du menu Dossier) pour vous
familiariser avec le module avant de créer votre propre dossier.
Une aide détaillée est accessible directement dans le module par le menu ?.
19
Code d'activation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel de paye reste en version d’évaluation.
Plusieurs versions sont proposées :
• Version Millésime,
• Version Pro,
• Version Bâtiment,
• Version Agricole.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période prédéfinie.
Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel
seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien ’’comparer les versions de EBP paye’’
de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP.
Remarque
Le logiciel contient trois dossiers de Démonstration pré-remplis vous permettant de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie
(Millésime, Pro, Agricole, Bâtiment). Il est fortement recommandé d’ouvrir un ou plusieurs de ces
dossiers afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer
votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur une des sociétés de
Démonstration ou créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Paye REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Paye REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez
votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même
que la version avec laquelle vous avez créée votre dossier.
Consultez aussi :
• Comment activer mon logiciel ?
• Activation manuelle du logiciel
• Evaluer une version après activation
21
Comment activer mon logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions, vous
devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas
de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Retour à code d'activation
23
Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si vous ne possédez pas Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de
l’écran de bienvenue et sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ puis sur le bouton "Activer
Manuellement". Vous avez alors accès aux zones suivantes :
• Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom de l'entreprise que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
• Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la
boîte du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous
permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises
à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous
a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, un message vous indique à quelle version du
logiciel correspond le code.
• Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez
pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le
même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
Retour à code d'activation
25
Evaluer une version d'évaluation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version
d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre
version de la paye que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement
désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
• réactiver votre produit tel qu’il était avant de basculer en mode d’évaluation en cliquant
sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre
la procédure d’activation puisque votre code a été conservé.
• répéter la procédure d’activation du début pour basculer vers une nouvelle version.
Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
Retour à code d'activation
27
Rechercher les mises à jour
Le logiciel fait une recherche afin de savoir s'il y a des versions plus récentes que celle installée
sur votre ordinateur.
29
Général
Ecran de bienvenue
Sous chaque dossier figure le dernier exercice. L’accès aux exercices précédents se fait en
cliquant sur la petite flèche située à côté de l’exercice en cours.
Les dossiers sont suivis d’une disquette vous permettant d’effectuer vos sauvegardes. Ils
peuvent être suivis d’une mention indiquant qu’il est nécessaire d’effectuer une mise à jour avant
ouverture du dossier.
Remarque !!!
Pour ouvrir un dossier, il vous suffit de sélectionner l’exercice souhaité du dossier que vous
souhaitez ouvrir.
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
• Ouvrir :
• Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez
sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice.
• Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration.
• Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir.
• Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche
afin de sélectionner un ancien exercice.
• Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier.
• Sauvegarder un dossier en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier.
• Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier.
Attention, cette suppression est définitive.
Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier..
Cet écran de bienvenue s’affichera à chaque lancement du logiciel. Cependant, si vous préférez
que votre dossier soit ouvert directement, sans passer par cet écran, cochez la case située en
bas de la fenêtre : La prochaine fois, ouvrir directement mon dossier sans afficher cet
écran.
Ecran de bienvenue (version d'essai)
Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version propose
l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation.
Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limité en fonctionnalités.
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel.
Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP.
Evaluez
Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez
réaliser cette évaluation.
Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d’évaluation,
lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la
EBP Paye V17
30
même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le
site Web EBP.
Activez
Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre
logiciel.
31
Installation du logiciel
Installation monoposte
Attention !!!
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre Paye pour accéder aux différentes
versions du produit.
3. Cliquez sur EBP Paye pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et
l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option
J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce
produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une
première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite
lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous
permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir chapitre Installation Réseau).
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS\PAYE12.0
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS
AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.
Installation gestion des 35 heures
Le module Gestion des 35 heures est installé en même temps que votre logiciel de paye.
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP
Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les
produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour
accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre
installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par
conséquent révéler des défauts non constatés par le passé.
Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de
compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel
de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique
d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires.
EBP Paye V17
32
Fiabilité
Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau
qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données
causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre
matériel.
Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations
suivantes :
• Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,
• Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée
certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),
• Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée
(EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à
nous consulter),
• Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés
Microsoft),
• En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande
quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau
100Mbits,
Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un
professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour
tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne
peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les
problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de
votre réseau.
Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des
sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance
ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation
électrique).
En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement
peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de
vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un
onduleur (ou UPS).
Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure
prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non
seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers.
Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent
parfaitement la procédure d'arrêt.
Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service
technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation.
Informations sur le moteur de base de données
Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de
données Pervasive.SQL V8.
Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les
versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur.
Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous
utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15
ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15,
Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun
de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8,
vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de
données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un
Installation du logiciel
33
faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8).
Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier)
Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® 2000
Windows® Vista
Serveur dédié
Windows® 2000, Windows® 2003
Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et
le serveur.
Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est
obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45.
N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux
validées.
Attention !!!
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de
fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
Installation et configuration en réseau poste à poste
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de
serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du
logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :
Répertoire du logiciel C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE
Répertoire des dossiers de démonstration C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL
USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS\PAYE12.0
Répertoire des données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers
le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la
station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous
pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre
bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi
cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et
EBP Paye V17
34
sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en
modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau
précédemment créé) :
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE
Répertoire des dossiers de démonstration X:\DEMONSTRATIONS
Répertoire des données X:\PARTAGE
Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car
elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez
la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau.
Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à
jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
Problème d’utilisation
Important !!!
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre
logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre
logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurezvous
la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de
travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel
est à l'origine des problèmes.
Désinstallation du produit
Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue,
problème fichier programme...), utilisez la procédure suivante. Celle-ci a l’avantage de supprimer
uniquement les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés
par l’utilisateur.
Comment y accéder ?
Démarrer de Windows Pramètres + panneau de configuration +
Ajout/Suppression de programmes
Suivez les étapes proposées par la procédure de désinstallation.
35
Menu Dossier
Ouverture d'un dossier
Comment afficher la liste des dossiers ?
Barre de menu Dossier + Ouvrir
Comment ouvrir un dossier ?
Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si
votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien
Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez
sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA.
Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de
bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de
démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que
la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \
DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au
moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier
que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice
du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice
antérieur.
Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP
Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue
s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des
dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de
démonstration ou choisir un dossier dans la liste des
dossiers.
Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous
dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le
raccourci (*.EPA).
La suppression de dossiers
Cette fonction permet de Supprimer définitivement un dossier de votre ordinateur.
Comment y accéder ?
Ecran de bienvenue Icône qui se trouve sur la ligne de votre dossier
dans l'écran de bienvenue
.
Fermer un dossier
Cette fonction permet de Fermer un dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Fermer
EBP Paye V17
36
Dans le logiciel Par la croix (en haut à droite de l’écran)
Création d'un dossier
Création d'un nouveau dossier
Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes :
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Nouveau
Barre d’outils , Nouveau
Raccourci clavier Alt + Entrée
Suivi des étapes
La création d’un dossier comprend 10 étapes.
Etape 1 : Partage de données
Etape 2 : Nom et emplacement
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton
Précédent permet de revenir sur une étape antérieure.
Etape 1 : Partage de données
Cette première étape vous permet de créer un nouveau dossier dans un nouveau répertoire (Cas
1) ou dans le répertoire d’un dossier créé avec un autre logiciel EBP (Cas 2)
Cas 1 :
Votre dossier n’a été créé dans aucun autre logiciel de cette gamme (EBP Comptabilité, EBP
Gestion Commerciale, EBP Garage &ldots;), pointez alors Créer un dossier Paye dans un
nouveau répertoire.
Cas 2 :
Votre dossier a déjà été créé dans un autre logiciel de cette gamme, pointez Placer les données
&ldots; et choisissez le dossier dans la liste. Cela vous évitera de ressaisir les coordonnées et le
mot de passe de votre dossier, ces données seront communes aux deux logiciels. Vous passerez
alors directement à l’étape 6.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 2 : Nom et emplacement
Menu Dossier
37
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 2 : Nom et emplacement
Saisissez la raison sociale de votre société (31 caractères maximum). La raison sociale sera
modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse.
Automatiquement, le logiciel crée un répertoire avec le nom de la raison sociale saisie, à
l’exception des espaces et des caractères spéciaux, dans lequel seront stockées toutes les
données du dossier. Tous les dossiers EBP sont regroupés dans le répertoire EBP\DOSSIERS :
ce répertoire a été créé à l’installation du premier logiciel EBP. Pour préciser un autre répertoire
(non conseillé), cliquez sur .
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 3 : Identification
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 3 : Identification
Saisissez l’identification de votre société. Ces informations seront modifiables par la suite dans
Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Identification.
• Le SIRET est obligatoire pour les déclarations de fin d’année (ne saisissez pas les
espaces).
• Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire.
• Le NAF correspond au numéro d'appartenance française (anciennement APE).
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
EBP Paye V17
38
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 4 : Adresse
Saisissez l’adresse de votre société. L’adresse sera modifiable par la suite dans Dossier +
Propriétés + Coordonnées onglet Adresse.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche CTRL + Entrée
pour passer à la ligne suivante.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 5 : Contact
Saisissez les informations du contact de la société (non obligatoire). Ces informations seront
modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Contact.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 6 : Paramétrage du dossier
Attention !!!
Ce choix est TRES important.
Choisissez le paramétrage correspondant à votre activité, afin que le logiciel crée les données
vous concernant. Si vous englobez plusieurs types d’activités pour une même société, choisissez
le paramétrage Standard. Vous pourrez par la suite, dans votre dossier, importer les rubriques
d’un autre paramétrage.
Remarque !!!
Menu Dossier
39
Le paramétrage Agricole et Bâtiment sont disponibles à partir de la version PRO. Les dossiers
de démonstration Agricole et Bâtiment sont toutefois à votre disposition.
Attention !!!
Le paramétrage Vide génère un dossier sans aucune rubrique ou profil. Il crée uniquement les
variables. Il est utile pour :
- récupérer les données d’un dossier existant (menu Dossier + Recopier),
- sélectionner une partie seulement des données à importer (menu Outils + Importer).
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 7 : Exercice courant
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 7 : Exercice courant
Paye Décalée
Un exercice de paye démarre généralement en janvier et termine en décembre. Si votre exercice
de paye démarre en décembre et termine en novembre, le mois de décembre (N-1) fera alors
partie de votre exercice.
Choisir entre les options suivantes :
• Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye
• Constant : si votre société est déjà en décalage de paye
• Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année.
Attention !!!
Le choix entre ces différentes informations est important car ces informations seront reprises lors
de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO).
Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun
bulletin n’a été calculé.
Si votre dossier n’est pas en paye décalé choisir l’option Sans décalage de paye
Mois et Année
Indiquez le mois et l’année à partir duquel vous voulez démarrer les payes. Attention, si vous
indiquez un autre mois que janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées), vous aurez à
saisir les cumuls de tous vos salariés (reprise de paye), ce qui est une opération lourde et
risquée. Il est préférable de démarrer la paye en janvier (ou décembre (N-1) pour les payes
décalées).
Pour les payes décalées, indiquez N pour l’année, et décembre (N-1) pour le mois.
Attention !!!
Ces informations ne seront pas modifiables lorsque le dossier sera créé.
EBP Paye V17
40
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 8 : Paramètres
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 8 : Paramètres
Saisissez les paramètres de votre société. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans
Dossier + Propriétés + Préférences onglet Paramètres.
Heures mensuelles de références
Saisissez les heures mensuelles de référence de la société (par défaut 151,67 heures). Le
nombre d’heures de référence sera automatiquement proposé dans la fiche d’un salarié comme
nombre d’heures mensuelles travaillées mais pourra être modifié.
Convention collective
Saisissez ici la convention collective de l’entreprise en sélectionnant le code IDDC. Une
convention différente pourra toutefois être indiquée pour un salarié.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier :
Etape 9 : Congés / Absences
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 9 : Congés payés
Saisissez les paramètres des congés payés. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans
Dossier + Propriétés + Préférences onglet Congés / DIF.
Congés Payés
La durée du congé mensuel peut être déterminée au choix :
• 2,5 jours ouvrables par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total trente
jours ouvrables,
• 2,08 jours ouvrés par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total vingt cinq
jours ouvrés,
Ces deux premiers cas sont les plus courants. Vous pouvez toutefois indiquer un nombre de
jours particuliers (par exemple 0 pour certaines sociétés dans les DOM-TOM).
Date de clôture des congés payés
Le mois de mai est proposé automatiquement. Pour les entreprises du bâtiment, vous devez
indiquer le mois de mars.
L’exercice de congés payés est fixé par la convention collective ou, à défaut, par l'employeur
conformément aux usages et après consultation des délégués du personnel et du comité
d'entreprise.
Menu Dossier
41
Suivi des étapes
Voici la dernière étape de la création d’un nouveau dossier :
Etape 10 : Banque
Retour à la fenêtre de création de dossier
Etape 10 : La banque
Saisissez les coordonnées de la banque de la société à partir de laquelle vous souhaitez faire les
virements. Ces paramètres seront modifiables dans le classeur Banques de votre arborescence,
dans lequel vous pourrez créer d’autres banques.
Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la création du dossier, ou utilisez le bouton
Précédent pour revenir sur les étapes précédentes.
Retour à la fenêtre de création de dossier
La recopie à partir d'un autre dossier
La recopie à partir d'un autre dossier
Cette option permet de recopier des données d’un dossier à l’autre. Pourront être recopiés les
organismes, les tables de calcul, les variables, les rubriques, les profils et les salariés.
Attention !!!
La recopie à partir d’un autre dossier est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Recopie + à partir d’un autre dossier
Comment faire la recopie ?
Ouvrez le dossier cible (celui qui reçoit les données) et lancez la commande Dossier + recopie +
A partir d’un autre dossier. Choisissez le dossier source (celui à partir duquel vous souhaitez
recopier les données).
Si le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier les données est protégé par un mot de
passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie.
Suivi des étapes
Voici les différentes étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des organismes
Récupération des tables de calcul
Récupération des variables
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Récupération des organismes
Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source.
EBP Paye V17
42
Cochez les organismes à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent
respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des tables de calcul
Récupération des variables
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des tables de calcul
Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source.
Cochez les tables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des tables.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des variables
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des variables
Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source.
Cochez les variables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement
de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des rubriques
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des rubriques
Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source.
Menu Dossier
43
Cochez les rubriques à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement
de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer
contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les
variables et les tables de calcul concernées.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des profils
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des profils
Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source.
Cochez les profils à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils
doivent également être recopiées.
Suivi des étapes
Voici la dernière étape de la recopie à partir d’un autre dossier :
Récupération des salariés
Retour à la fenêtre de recopie
Récupération des salariés
Cette étape affiche la liste des salariés du dossier source.
Cochez les salariés à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des salariés.
Cliquez ensuite sur le bouton Terminer.
Retour à la fenêtre de recopie
La recopie vers plusieurs dossiers
La recopie vers plusieurs dossiers
Cette option permet de recopier des données d’un dossier vers plusieurs autres dossiers.
Pourront être recopiés les rubriques, variables, profils, organismes et tables de calcul.
Attention !!!
La recopie vers plusieurs dossiers est disponible qu’en version EXPERT.
EBP Paye V17
44
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Recopie + Vers plusieurs dossiers
Comment faire la recopie ?
Ouvrez le dossier source (celui qui contient les données à recopier) et lancez la commande
Dossier + recopie + Vers plusieurs dossiers. Choisissez les dossiers cibles (ceux qui vont
recevoir les données). Le bouton Tous permet de sélectionner tous les dossiers et le bouton
Aucun permet d’annuler la sélection en cours.
Si les dossiers dans lesquels vous souhaitez recopier les données sont protégés par un mot de
passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie.
Suivi des étapes
Voici les différentes étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des rubriques
Recopie des variables
Recopie des profils
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Choix des rubriques à recopier
Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source.
Cochez les rubriques à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer
contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les
variables et les tables de calcul concernées.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des variables
Recopie des profils
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des variables à recopier
Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source.
Cochez les variables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des variables.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Menu Dossier
45
Recopie des profils
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des profils à recopier
Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source.
Cochez les profils à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils
doivent également être recopiées.
Suivi des étapes
Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des organismes
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des organismes à recopier
Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source.
Cochez les organismes à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement
de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes.
Suivi des étapes
Voici la dernière étape de la recopie vers plusieurs dossiers :
Recopie des tables de calcul
Retour à la fenêtre de recopie
Choix des tables de calcul à recopier
Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source.
Cochez les tables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de
sélectionner et de désélectionner la totalité des tables.
Retour à la fenêtre de recopie
Les propriétés du dossier
Les notes personnelles
Vous pouvez saisir vos notes personnelles par dossier.
EBP Paye V17
46
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Notes
Barre d’outils , Notes
Généralités :
Cette option équivaut à un pense-bête, vous pourrez y noter les actions à ne pas oublier :
changer un taux, augmenter un salarié, changer son coefficient, saisir ses congés&ldots;
Ces notes s’afficheront automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour ne pas afficher les notes
à l’ouverture du dossier, cochez la case Ne plus afficher cette boîte à l’ouverture du dossier.
Les paramètres généraux
Onglet Options
Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez choisir les paramètres de
fonctionnement de l’ensemble des dossiers de paye.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet
Options
Explication des différents choix :
• Ne pas afficher les séparateurs de lignes de bulletin : en consultation du bulletin à
l’écran, vous pouvez demander des lignes séparatrices horizontales entre chaque
rubriques en cochant l'option.
• Vérifier la cohérence des données DADS-U à la clôture : vous pouvez désactiver
cette option si vous ne souhaitez pas que le logiciel vérifie vos données de paye en vue
de votre déclaration DADS-U de fin d’année. Le rapport DADS-U ne sera donc pas
généré à la clôture de vos bulletins. Nous vous conseillons de laisser actif ce contrôle si
vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO)
• Arrondir les montants calculés des bulletins à x décimales : Indiquez le nombre de
chiffres après la virgule que vous souhaitez (deux généralement).
• Modèle par défaut pour imprimer les bulletins : choisissez ici votre modèle préféré,
pour ne pas avoir à faire ce choix à chaque impression.
• Afficher les avertissements de la liaison avec le lecteur de PDF : Lors de la création
des états administratifs un message d’avertissement apparaît à l’écran, vous avez la
possibilité de désactiver ce message en décochant l’option.
Onglet Formats
Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez définir des formats de variable
Menu Dossier
47
d’impression (utilisateurs expérimentés).
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet
Formats
Comment créer un format ?
Pour définir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau et suivez les étapes de
l’assistant :
• Faites Suivant pour poursuivre ;
• Saisissez le nom et la description du format, ainsi que son type : numérique ou
monétaire, date, heure, logique (= oui ou non), chaîne (= texte) :
• Définissez l’apparence du format, en fonction des choix proposés, puis cliquez sur le
bouton Terminer.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur,
parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers,
l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. Vous
pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £, ou $,ou
Livre, Dol...).
Attention !!!
Le format Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limités tels que
les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de
décimales.
Format Date
Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour,
le mois et l’année. Vous pouvez également afficher le nom du jour.
Format Heure
Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous
pouvez également afficher heure et minute en abrégé.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer
un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Onglet Emetteur / Déclarant
EBP Paye V17
48
Vous devez renseigner dans cet onglet les informations sur l’émetteur DADS-U, les contacts
DADS-U, ainsi que les informations sur le destinataire du compte rendu d’exploitation (CRE).
Attention !!!
Si votre dossier est de type agricole les informations de cet onglet ne vous concernent pas.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet
Emetteur / Déclarant
L’émetteur DADS-U
Il faut noter ici le nom et l’adresse de l’émetteur de la DADS-U. Il peut être soit l’entreprise soit un
tiers déclarant (expert-comptable par exemple).
L’émetteur sera commun à l’ensemble des dossiers de paye et il sera repris lors de la génération
des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel
de paye.
Attention !!!
Les informations de l'émetteur doivent être obligatoirement saisies pour la génération du fichier
DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Si ce n’est pas le cas, vous ne pourrez
pas préparer votre fichier DADS-U.
Si vous souhaitez gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U, reportez-vous cidessous
à la question : Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ?
Les contacts
Vous avez la possibilité de créer jusqu'à trois contacts maximum.
Par défaut, les contacts sont communs à l’ensemble des dossiers de paye. Ils sont repris lors de
la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à
partir du logiciel de paye.
Si vous souhaitez gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U reportez-vous,
ci-dessous à la question : Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADSU
?
Le compte rendu d’exploitation (CRE)
Le compte rendu d’exploitation est un bilan global du traitement de votre déclaration. Ce compte
rendu comprendra, le cas échéant:
• Le bilan quantitatif qui constitue un document comptable à conserver ou à
transmettre à votre comptable ;
• Les Reports Non Effectués (RNE) : liste des salariés pour lesquels le salaire n’a
pas été reporté sur le compte vieillesse ;
• Les solutions d’identification de salariés vous permettant de mettre à jour vos
fichiers.
Pour recevoir ce bilan vous devez renseigner :
• le SIREN et le NIC de l'établissement
• l'adresse e-mail de la personne
Questions
Menu Dossier
49
Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ?
Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ?
Les coordonnées
Onglet Adresse
L’adresse de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant
compléter ou modifier les informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Adresse
Barre d’outils , onglet Adresse
Raccourci clavier Alt + Entrée
Explications :
• Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre.
• Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes d’adresse.
Onglet Contact
Le contact de la société est renseigné lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant
compléter ou modifier les informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Contact
Barre d’outils , onglet Contact
Raccourci clavier Alt + Entrée
Explications :
• Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre.
• Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes de notes
Onglet Identification
L’identification de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez
cependant le compléter ou modifier les informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
EBP Paye V17
50
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Identification
Barre d’outils , onglet Identification
Raccourci clavier Alt + Entrée
Explications :
• Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre.
• Le SIRET est obligatoire pour la DADS-U (ne saisissez pas les espaces).
• Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire.
• Le NAF (4 car.) correspond à l'ancien numéro d'appartenance française (anciennement
APE)
• La NAF (5 car.) correspond au nouveau numéro d'appartenance française applicable au
1er janvier 2008.
Remarque!!!
Par défaut en mise à jour de dossier, le code NAF 4 caractères est reporté dans la zone Code
NAF 5 caractères.
Pour toutes les impressions, c'est le code NAF (5 caractères) qui est repris.
Pour la déclaration DADS-U 2007 (Disponible à partir de la version PRO) c'est le code NAF (4
car.) qui est utilisé.
Onglet sécurité
Vous pouvez protéger votre dossier par un mot de passe. Il vous sera demandé à l’ouverture du
dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Sécurité
Barre d’outils , onglet Sécurité
Raccourci clavier Alt + Entrée
Comment le saisir ?
• Cochez la case Dossier protégé par un mot de passe ;
• Saisissez le mot de passe dans les deux champs, Mot de passe et Confirmation.
Attention !!!
Vérifiez si vous tapez en majuscule ou en minuscule. N’oubliez pas votre mot de passe.
Menu Dossier
51
Onglet Dossier
Cet onglet vous indique le chemin d’accès au répertoire de votre dossier, soit l’emplacement des
fichiers de données, ainsi que le nom du dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Dossier.
Barre d’outils , onglet Dossier
Raccourci clavier Alt + Entrée
Onglet Correspondance
Vous devez indiquer ici l’adresse de correspondance pour votre DUE si elle est différente de
l’adresse de votre établissement.
Vous recevrez l'accusé de réception à cette adresse au cas où le numéro de télécopie n'est pas
mentionné.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet
Correspondance.
Barre d’outils , onglet Correspondance
Raccourci clavier Alt + Entrée
Préférences
Onglet Paramètres
Les paramètres généraux de l’entreprise sont renseignés lors de la création du dossier. Vous
pouvez compléter ou modifier certaines informations dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
Paramètres.
Caractéristiques de l’entreprise :
L’année de l’exercice courant n’est pas modifiable. La clôture annuelle effectuera le
changement automatiquement.
La section prud’homale doit être renseignée pour les élections prud’homales. En effet, c’est à
travers la DADS-U que les informations seront transmises. Précisez ici, la section prud’homale de
EBP Paye V17
52
votre dossier de paye. A la validation des préférences, un message vous demandera si vous
souhaitez appliquer cette section à tous vos salariés.
La coche régime Alsace-Moselle’’ permet lorsqu’elle est cochée de mettre à disposition la liste
des codes DUCS applicables à ce régime. C’est à partir de cette liste que sera paramétrée votre
DUCS URSSAF.
Cocher l’option Entreprise de travail temporaire (ETT) si vous êtes une entreprise de travail
temporaire. En effet, cette option vous permettra de réaliser la Déclaration Unique d'Embauche
spécifiquement réservée aux salariés intérimaires.
L’effectif de la société affiche le nombre de salariés créés et pour lesquels l’option du bulletin
’r;’Hors effectif’’ n’est pas cochée dans la fiche salarié. Le bouton Détails permet de réaliser des
modifications mois par mois.
Options par défaut pour tous les salariés
Si vous souhaitez une numérotation automatique des matricules salariés, cochez alors l’option
et saisissez le prochain numéro souhaité.
Choisissez le type de régularisation à appliquer sur les tranches des cotisations plafonnées,
Mensuelle étant le choix par défaut et celui le plus fréquemment utilisé.
Indiquez le nombre d’heures de référence de la société (151,67 si vous êtes aux 35 heures).
Cochez Calculer la variable PRORATA E/S selon la règle du trentième si vous souhaitez que
le salaire, les heures et les plafonds soient proratisés selon la règle du 30ème. La variables
PRORATA intervient dans le cas où la période de paye pour un salarié serait incomplète sur le
mois (embauche ou départ en cours de mois).
Cochez Afficher uniquement les profils correspondant au statut du salarié si vous souhaitez
que le logiciel ne vous propose que les profils correspondant au statut Catégoriel du salarié.
Tous les profils sont rattachés à un statut catégoriel.
Attention !!!
Le statut n’est plus modifiable. Vous devez obligatoirement choisir un des statuts proposés.
Fraction du dossier
La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner
votre fichier DADS-U vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les
préférences de votre dossier le n° de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre
total de fraction que vous possédez.
Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant.
Vous pourrez ensuite générer un fichier DADS-U par dossier comportant les numéros de fraction,
dans la rubrique S20.G01.00.005 Numéro de fraction de déclaration.
Exemple !!!
Vous avez 3 fractions.
Dans votre dossier n° 1 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 1 sur 3
Dans votre dossier n° 2 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 2 sur 3
Dans votre dossier n° 3 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 3 sur 3
Menu Dossier
53
Type du dossier
Si vous êtes une entreprise du bâtiment, sélectionnez Bâtiment.
Remarque !!!
Si vous possédez une version EXPERT ou BATIMENT, cette option va vous permettre de
réaliser votre fichier DADS-U CI-BTP et vous aurez accès à l’onglet Bâtiment de la fiche de vos
salariés.
Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous
intéressent, contactez notre service commercial.
Si vous êtes une entreprise agricole, sélectionnez Agricole
Remarque !!!
Si vous possédez une version EXPERT ou AGRICOLE, cette option va vous permettre de
réaliser votre fichier DAS Bilatérale ou votre déclaration MSA sur disquette.
Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous
intéressent, contactez notre service commercial.
Pour tous les autres types de dossier sélectionnez Standard
Gestion de la DNA
Si vous souhaitez générer la DNA, vous devez cocher Gestion de la DNA UNEDIC, ceci vous
permettra d'accéder à l'onglet DNA de la fiche de votre salarié et générer mensuellement le
fichier DNA (Option disponible en version PRO).
Gestion des acomptes
En activant cette option, vous aurez ainsi la possibilité de saisir plusieurs acomptes dans le mois.
Vous pourrez effectuer les transferts en comptabilité des règlements d'acomptes.
Décalages de paye
Après la création de votre dossier, ou le premier mois de votre exercice, vous avez la possibilité
de choisir entre les options suivantes :
• sans décalage de paye : si votre dossier n’est pas en paye décalée
• Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye
• Constant : si votre société est déjà en décalage de paye
• Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année.
Attention !!!
Le choix entre ces différentes informations est important car elles seront reprises lors de la
génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO).
Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun
bulletin n’a été calculé.
Convention collective par défaut
Chaque salarié relève d’une convention collective .
Le choix de la convention collective s’initialise à la création du dossier. Il est possible de la
modifier à cet emplacement. Elle sera reprise à la création d’une nouvelle fiche salarié dans
l’onglet Affectations Cependant, vous pourrez sélectionner directement une autre convention
dans la fiche salarié pour les personnes concernées.
Effectif de la société
EBP Paye V17
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Cette fonctionnalité vous permet de modifier les effectifs de votre société mois par mois.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
Paramètres, bouton Détails
Comment modifier l’effectif affiché ?
Cochez le mois à modifier puis saisissez le bon effectif
Convention collective
La convention collective peut être paramétré dans les préférences du dossier ou dans la fiche du
salarié.
Pour la norme DADS-U, la convention collective doit être sélectionnée dans la liste officielle des
Identifiants Des Conventions Collectives (IDCC). Si vous ne connaissez pas votre code IDCC,
vous pouvez aller sur le site : http://www.travail.gouv.fr/idcc/rech_emploi.asp
Le champ IDCC : est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour la
DADS-U.
Le champ Libellé pour impressions : Le libellé de la convention sélectionné s’indique
automatiquement si le champ est vide. En cas de mise à jour de dossier c’est votre convention
collective saisie dans les préférences du dossier qui sera reprise.
Dans tous les cas, c’est le champ Libellé pour impressions qui est repris sur l’édition du
bulletin.
Lorsque vous sélectionnez un code IDCC et que le champ Libellé pour impressions est déjà
renseigné, un message vous demande alors si vous souhaitez remplacer le libellé existant par
celui de la convention sélectionnée ou conserver le libellé en cours.
Une fois le code IDCC et le libellé sélectionnés, le logiciel va appliquer cette convention
uniquement aux salariés présents dans le dossier de paye et rattachés à la convention de
l’entreprise par défaut. Tout nouveau salarié sera également initialisé avec cette convention par
défaut et modifiable si besoin.
Onglet Congés / DIF
Complétez dans cet onglet toutes les informations de votre dossier relatives aux congés payés et
au DIF (Droit Individuel à la Formation).
Certains choix concernant les congés payés sont définis lors de la création du dossier.
Vous pouvez compléter ou modifier ces choix dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Congés
/ DIF
Menu Dossier
55
Généralité :
Toutes les informations saisies dans cet onglet seront reprises par défaut lors de la création de
vos salariés.
Les Congés Payés
Choisissez le mode d'acquisition des congés payés : en jours ouvrés (5 jours par semaine), en
jours ouvrables (6 jours par semaine) ou Autres.
Si vous choisissez Autres, renseignez le nombre de jours de congés à acquérir pour un mois
ainsi que le nombre de jours qui permet de calculer la retenue de l'absence CP.
La zone Calcul de l'absence CP sert au calcul de la retenue de l'absence CP. La valeur saisie
alimente la variable "JABSENCECP".
Indiquez également le nombre de jours de congés supplémentaires à acquérir par mois auxquels
ont droit vos salariés.
Indiquez le mois de clôture des congés (généralement le mois de mai, ou le mois de mars pour
les entreprises de bâtiment).
Si vous souhaitez imprimer les valeurs de congés payés sur le bulletin des salariés sortants, vous
devez cocher l'option "Imprimer valeurs des congés sur bulletins des salariés sortants". Par
défaut cette option est décochée.
Si vos salariés bénéficient de congés d'anciennetés indiquez l'ordre de décompte des CP. En
effet, lorsque votre salarié prend des congés d'anciennetés, ils seront décomptés soit en premier
(avant les CP N-1) soit en dernier (lorsque les CP N-1 seront épuisés)
Les provisions pour Congés Payés
Indiquez le taux de charges sociales et fiscales applicables dans votre entreprise pour le calcul
de la provision pour Congés Payés.
Ces informations servent à l'impression de la provision pour congés payés (Option disponible à
partir de la version PRO)
Le Droit Individuel à la Formation
Chaque année un salarié bénéficiant du DIF acquiert 20h (sauf accord collectif prévoyant une
durée supérieure), modifier dans la zone Droit annuel au DIF le nombre d'heure s'il est différent
de 20. Ce nombre d'heure sera reporté dans la fiche du salarié, dès que l'option Acquisition du
DIF sera cochée.
Ce droit annuel est cumulable sur 6 ans, il faut donc indiquer dans la zone Plafond du droit au
DIF le nombre d'heures maximum à acquérir soit 120h si le droit annuel au DIF est de 20h.
Le salarié bénéficie de ces heures tous les ans, pour cela, vous devez indiquer le mois de
clôture du DIF (dit mois anniversaire), afin de mettre à jour les compteurs DIF dans la fiche du
salarié (onglet DIF).
Lors de la clôture du DIF, vous pouvez appliquer un arrondi en choisissant l'une des options
suivantes :
• Ne pas arrondir
• Au nombre entier supérieur d'heures
EBP Paye V17
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• Au nombre entier inférieur d'heures
• A l'heure la plus proche
Onglet Banque
La banque proposée est celle définie lors de la création du dossier. Vous pouvez modifier votre
choix dans cet onglet.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Banque.
Généralité :
La banque indiquée ici servira automatiquement lors des virements de salaire. Les banques sont
créées et modifiées à partir du classeur Banques de votre arborescence.
Onglet URSSAF
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme URSSAF ainsi que les
différents taux d’Accident du travail et de Transport.
Attention !!!
Cet onglet s'appelle MSA en version agricole.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet
URSSAF.
Comment sélectionner l’organisme ?
Vous devez sélectionner ici l’organisme URSSAF en ouvrant la liste déroulante.
L’organisme URSSAF est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des
organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence.
Groupement d'employeurs (option disponible en paye AGRICOLE)
Si vous n'êtes pas un groupement d'employeurs la ligne TOP FILLON BONIFIEE (PE31) de
votre déclaration trimestrielle des salaires ne doit pas être renseignée. Par conséquent vous ne
devez pas cocher cette option.
Par contre, si vous êtes un groupement d'employeurs, il faut indiquer dans votre déclaration
trimestrielle des salaires et pour chaque salarié s'il y a de la TOP FILLON BONIFIEE (PE31 de
votre déclaration) ou non. Vous devez donc cocher cette option afin d'indiquer que vous êtes bien
un groupement d'employeurs, puis dans la fiche de chaque salarié, onglet Info.Paye, vous devez
cocher ou non la case TOP FILLON BONIFIEE.
Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ?
Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son
code bureau, car pour chaque salarié, ces informations doivent obligatoirement apparaître dans
la DADS-U et pour chacune de ses situations déclarées pendant un exercice.
Menu Dossier
57
Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés afin de préparer
le fichier DADS-U et d'éditer la DUCS.
Remarque !!!
la génération du fichier DADS-U et l’impression de l’état préparatoire à la DUCS sont des options
uniquement disponibles à partir de la version PRO.
Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ?
C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue.
Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la
DUCS.
Attention !!!
Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer.
Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau.
• Exemples de paramétrage des taux de 0 à 7
Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur
Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50.
De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les
informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche.
• Exemples de paramétrage des taux 9
Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé :
Renseigner : N° d’ordre = 9
Code section=99
Taux AT=99999
Code Risque = 99999
Si vous avez des salariés concernés par ce cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye
de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire.
Onglet MSA
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme MSA ainsi que les différents
taux d’Accident du travail et de Transport.
Attention !!!
Cet onglet est spécifique à la paye Agricole
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet MSA
Comment sélectionner l’organisme ?
Vous devez sélectionner ici l’organisme MSA en ouvrant la liste déroulante. L’organisme MSA est
sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le
classeur Organisme de votre arborescence.
EBP Paye V17
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Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ?
Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son
code bureau pour chaque salarié.
Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés.
Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ?
C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue.
Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la
DUCS.
Attention !!!
Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer.
Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau.
• Exemples de paramétrage des taux de 0 à 8
Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur
Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50.
De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les
informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche.
• Exemple de paramétrage du taux 9
Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé :
Renseigner : N° d’ordre = 9
Code section=99
Taux AT=99999
Code Risque = 99999
Si vous avez des salariés concernés par un de ces cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet
Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin
de salaire.
Onglet Pôle emploi
Dans cet onglet, vous devez sélectionner les organismes :
• pour le Pôle emploi
• pour les caisses de retraite Cadre et Non cadre et pour les cadres.
Attention !!!
Cet onglet n’existe pas en version agricole
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Pôle
emploi.
Comment sélectionner l’organisme ?
Menu Dossier
59
Vous devez sélectionner ici les organismes associés à chaque zone en ouvrant la liste
déroulante des organismes. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le
classeur Organisme de votre arborescence.
Onglet Médecine du travail
Vous devez saisir ici les informations concernant votre service de santé au travail.
La saisie de ces éléments est obligatoire pour la réalisation de la Déclaration Unique
d'Embauche.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Médecine
du travail
Généralités :
Tout établissement employeur doit être inscrit à un service de santé au travail pour l’ensemble de
ses salariés.
Reportez le code, le nom et l’adresse du service de santé au travail auquel vous adhérez ou que
vous souhaitez adhérer.
Comment trouver ses informations ?
La Direction Départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP),
ou l’URSSAF peuvent vous mettre à disposition les différentes coordonnées des services de
santé au travail.
Onglet siège
Vous devez renseigner dans cet onglet les coordonnées de l’entreprise siège, si elle est
différente de votre dossier.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Siège
Généralités :
Par défaut se sont les informations saisies dans les coordonnées de votre dossier qui sont
reprises.
Si vous souhaitez indiquer les coordonnées de l’entreprise siège, cochez l’option Siège autre
que le dossier, puis modifier les coordonnées.
Attention !!!
Les informations de cet onglet sont utilisées uniquement dans votre fichier DADS-U (option
disponible à partir de la version PRO)
Onglet taxes
EBP Paye V17
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Dans cet onglet, vous devez renseigner si votre entreprise est assujettie ou non à la taxe sur les
salaires, à la taxe d'apprentissage ou à la formation professionnelle continue.
Attention !!!
Toutes ces informations servent à la génération de votre fichier DADS-U disponible à partir de la
version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Taxes.
Assujettissement à la taxe sur les salaires
Cocher l’option Assujettissement à la taxe sur les salaires si l’établissement est assujetti à la
taxe sur les salaires. Si tel est le cas, les rubriques de cotisations Taxes sur salaires devront
être présentes dans les bulletins afin que les sommes soient correctement renseignées dans la
préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO).
Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de
l'apprentissage (TA/CDA)
Il n'y a pas de seuil d'effectif pour déclarer la TA/CDA par le biais de la DADS-U. Si vous êtes
redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la taxe
d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage.
En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base arrondie de la taxe et contribution,
dans la zone prévue à cet effet.
La valeur à renseigner est le total arrondi des rémunérations versées sur l'année (en pratique, il
s'agit de la même base que celle retenue pour le calcul des cotisations de sécurité sociale).
Remarque !!!
La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle.
Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage
Cette contribution est due par les entreprises d'au moins 250 salariés qui sont redevables de la
taxe d'apprentissage et dont le nombre annuel moyen de salariés en contrat d'apprentissage ou
de professionnalisation et de jeunes accomplissant un volontariat international en entreprise ou
bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche en entreprise (CIFRE) est
inférieur à 3% de l'effectif annuel moyen. Elle remplace le taux majoré de taxe d'apprentissage
prévu aux troisième et quatrième alinéas de l'article 225 du CGI.
Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la
contribution supplémentaire apprentissage.
En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base de la contribution.
Remarque !!!
La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle.
Assujettissement à la participation à la formation professionnelle continue (FPC)
Contrairement à la TA/CDA; il existe un seuil d'effectif pour déclarer la FPC par le biais de la
DADS-U. Seules les entreprises de moins de 10 salariés peuvent utiliser cette déclaration, les
autres devront remplir la déclaration 2483.
Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la
Menu Dossier
61
participation à la formation professionnelle continue.
En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner :
• La base arrondie formation professionnelle continue à déclarer en DADS-U.
• La base arrondie formation professionnelle continue (CDD) à déclarer en DADSU.
Remarque !!!
Ces bases sont remises à 0 lors de la clôture annuelle.
Etats Administratifs
Paramétrage des Attestations
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant
soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les
différentes rubriques utilisées dans vos bulletins.
Attention !!!
Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations de salaire
Comment réaliser le paramétrage ?
Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul
permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites
des bulletins.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité
et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes.
Explications sur les différents encadrés :
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ?
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ?
Cotisations dues au titre des assurances maladie
Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le
montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de
cotisation COTMALAD.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes
Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial.
La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX)
EBP Paye V17
62
Nombre d’heures de travail
Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est
la variable HEUREEL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués.
Montant du salaire en cas de maladie
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable
SBRUTABT.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maladie
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT
Montant du salaire en cas de maternité ou paternité
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de
référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la
Part salariale des cotisations et de la CSG.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas
de maternité ou paternité.
La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ?
Montant brut soumis à cotisations
Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT.
Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les
zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations.
Avantages en nature
Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui
ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature.
Indemnités, primes, gratifications
Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins
et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
Données disponibles la rubrique.
Frais professionnels
Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui
sont soumis aux cotisations.
Menu Dossier
63
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la rubrique.
Part salariale des cotisations
Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale
des cotisations est SCOTSAL.
Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne
données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales
réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la
CSG.
La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%)
Retour à l'onglet
Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi)
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur
(précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes
rubriques utilisées dans vos bulletins.
Attention !!!
L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet
Attestations d'employeur
Comment réaliser le paramétrage ?
Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques
de salaires brut.
Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte
d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage.
Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul
permettant d’alimenter les zones de Formule.
Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ?
Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage.
Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une
modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre
salarié.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ?
Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner
dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage.
EBP Paye V17
64
La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2
Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour
chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris
les heures supplémentaires).
La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ?
Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents
(cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous
nature Liée à l'activité avec période spécifique.
Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité
de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le
remplissage de l'attestation.
Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ?
Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre
entreprise verse aux salariés lors d’un départ.
Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde
de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos
salariés.
La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes :
- Indemnité légale supplémentaire de licenciement
- Dommages et intérêts dus à un CDD
- Indemnité suite à la clause de non concurrence
- Indemnités versée au titre des RTT
Les utilisateurs
La liste des utilisateurs
Attention !!!
La gestion des utilisateurs est accessible uniquement en version PRO RESEAU ou
EXPERT COMPTABLE.
La gestion des utilisateurs permettra d’autoriser ou non l’accès aux différentes options. Les
utilisateurs sont communs à toutes les applications EBP, sauf Gestion Commerciale. Aussi, un
même dossier de paye et de compta créé dans le même répertoire auront les mêmes utilisateurs.
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant
qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de
tous les droits sur les dossiers. Pour cet utilisateur, vous pouvez modifier son identité dans la liste
des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs en cliquant sur le bouton Modif et les droits qui
lui sont attribués. Il n’est tout de même pas conseillé de les modifier.
Conseil : l’administrateur n’a pas de mot de passe par défaut, il est donc préférable de lui
attribuer un mot de passe afin d’en limiter son accès. Pour cela, faites Dossier + Utilisateurs +
Modifier le mot de passe.
Comment créer un utilisateur ?
1. Vous débutez avec l’option : placez-vous dans la liste des utilisateurs par Dossier +
Menu Dossier
65
Utilisateurs + Liste des utilisateurs, et cliquez sur Nouv.
2. Vous avez déjà créé un utilisateur et vous souhaitez en créer de nouveaux : ouvrez
votre dossier en tant qu’administrateur, par Dossier + Utilisateurs + Changer
d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire. Puis placezvous
dans la liste des utilisateurs et cliquez sur Nouv.
3. Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer.
Définissez pour chaque utilisateur ses droits par dossier.
L’Administrateur peut suivre pour l’ensemble des utilisateurs l’ensemble des transactions
effectuées sur les différents dossiers. Définissez les transactions dans Dossier + Utilisateurs +
Sélection des transactions, et imprimez le résultat dans Dossier + Utilisateurs + Impressions
des transactions.
Modification du mot de passe
Changez le mot de passe de l’utilisateur par l’option Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de
passe.
Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra être saisi ainsi que le mot de passe associé.
Ancien mot de passe
Si aucun mot de passe n’est encore défini pour l’utilisateur en cours, passez au champ suivant.
En revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez l’ancien mot de passe.
Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles.
Nouveau mot de passe
Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractères au maximum. Les caractères saisis seront
affichés sous forme d’étoiles.
Confirmer le mot de passe
Afin d’éviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le à nouveau pour
confirmation. Le logiciel vérifie la correspondance entre cette saisie et la précédente. Si les deux
mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe.
Changer d'utilisateur
Cette commande permet d’indiquer le code d’un autre utilisateur qui prend le relais et va travailler
sur le dossier. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associé.
La gestion des transactions
Seul l’Administrateur a accès à cette commande. Elle permet de définir les transactions à suivre
sur l’ensemble des dossiers pour l’application courante.
Une transaction est une opération particulière effectuée dans le logiciel (une option). Chaque fois
qu’un utilisateur travaille dans une transaction cochée, le code de l’utilisateur et sa durée
d’utilisation de la fonction sont mémorisés.
Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions.
Impression des transactions
EBP Paye V17
66
Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’imprimer toutes les
transactions effectuées sur le dossier courant ou sur l’ensemble des dossiers.
Cette fenêtre permet de définir les critères de sélection d’impression. Vous pouvez imprimer la
liste des transactions pour le dossier courant ou l’ensemble des dossiers et sélectionner une date
particulière.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
Purge des transactions
Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’effacer l’historique de
toutes les transactions. Indiquez une date à partir de laquelle vous souhaitez supprimer les
transactions.
La sauvegarde
La sauvegarde
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier
d'archive. Il s'agit d'une copie (généralement compressée) de vos données. Vous pouvez
sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous
devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos
données.
Consultez aussi :
• Que sauvegarder ?
• Où sauvegarder ?
• Comment y accéder
• Comment procéder ?
Sauvegarde - Que sauvegarder ?
Deux types de sauvegardes existent :
• La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail.
• La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles
et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage etc.
Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble vos dossiers, les modèles d'impression
paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui
auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles.
Revenir à la sauvegarde
Sauvegarde - Où sauvegarder ?
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la
sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet.
Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux
physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
Attention !!!
Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien
Menu Dossier
67
via le service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous
stockez sans y toucher), dans un répertoire précis ET sur disquettes. Ces sauvegardes
d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent
être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple,
données avant clôture septembre, données après recalcul des soldes, données après clôture
annuelle 20XX, données après RAZ, semaine 10, mois 07/20XX...).
Attention !!!
Pour les logiciels de comptabilité et de paye, réalisez une sauvegarde de vos dossiers avant
clôture annuelle, et conservez-les.
Revenir à la sauvegarde
Sauvegarder - Comment procéder ?
• Accédez à la fonction de sauvegarde
• Choisissez le type de sauvegarde que vous souhaitez effectuer (sauvegarde complète,
sauvegarde d’un dossier)
• Choisissez un fichier de destination
• Cochez Crypter l’archive par un mot de passe si vous souhaitez protéger l’archive
par un mot de passe
• Cochez Ajout d’un commentaire à l’archive si vous souhaitez associer un
commentaire à votre archive en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera
affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde
• Cochez Sauvegarde Internet si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service
commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un
serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
• Sauvegardez
Revenir à la sauvegarde
La sauvegarde en ligne
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos
sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes
externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de
fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un
périphérique de stockage.
Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il
vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre
service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique.
• Configuration de la sauvegarde sur Internet
• Comment y accéder ?
• Comment récupérer vos archives sur Internet ?
Configuration de la sauvegarde en ligne
Par le menu Dossier + Propriétés + Internet configurez votre sauvegarde en ligne.
• Protégez votre site de sauvegarde par un mot de passe
• Indiquez votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un
EBP Paye V17
68
message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée
• Configurez des Proxys http et FTP
Revenir à la sauvegarde en ligne
Comment accéder à la sauvegarde en ligne ?
Barre d’outils
Sauvegarde
Barre de menu Dossier + Sauvegarde
Ecran de bienvenue
Sauvegarde
La procédure de sauvegarde en ligne est identique à celle de la sauvegarde classique. Vous
devez simplement au préalable configurer votre sauvegarde en ligne.
Revenir à la sauvegarde en ligne
Comment récupérer vos archives ?
Pour récupérer vos archives sur Internet, ou faire du ménage dans les anciens fichiers, vous
devez vous connecter à votre site de sauvegarde à l'aide de votre navigateur (par exemple
Internet Explorer) grâce à l'adresse http://sauvegarde.ebp.com.
Pour restaurer :
• Indiquez le numéro de licence et la clé Internet fournis par le service commercial
• Sélectionnez le pays associé à votre licence
• Indiquez votre mot de passe personnel
• Choisissez l'archive et cliquez sur le bouton de téléchargement
• Validez et demandez à enregistrer le fichier sur votre disque dur
• Dans votre logiciel, utilisez l'option de restauration habituelle (Dossier + Restauration) et
choisissez le fichier contenant l'archive qui vient d'être récupérée
Remarque !!!
Cet outil ne vous dispense pas de réaliser des sauvegardes stockées dans vos locaux, ni
de stocker des sauvegardes d'archive, mais vous offre une sécurité supplémentaire.
Revenir à la sauvegarde en ligne
La restauration
La restauration
La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque
dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être
résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois.
La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains
de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs
apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive.
Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de
travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais
attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la
restauration seront à ressaisir.
Menu Dossier
69
Attention !!!
La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons
vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui
étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour
éviter que cela ne se reproduise.
Consultez aussi :
• Comment y accéder ?
• Comment procéder ?
Restauration - Comment y accéder ?
Barre d’outils
Restauration
Barre de menu Dossier + Restauration
Revenir à la restauration
Restauration - Comment procéder ?
• Indiquez le chemin de l’archive contenant les données à restaurer
• Saisissez votre mot de passe (optionnel si l’archive est protégée)
• Indiquez le dossier de destination des données à restaurer
Attention !!!
Cette opération va écraser les données concernées de votre disque, afin de les remplacer
par les données archivées. Cela a pour conséquence d’engendrer la perte des opérations
effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration.
Exemple : la sauvegarde a lieu le 10 juin, à la fin de la journée. Le 12 juin au matin, une
restauration est lancée. Toutes les données saisies le 11 juin sont alors perdues. On se
retrouve dans l'état où l'on était le 10 juin au soir.
Revenir à la restauration
71
Menu Edition
Rechercher une fiche
Pour rechercher une fiche, lancez la commande Fiche + Rechercher, ou cliquez sur l’icône .
Cochez le type de fiche concerné (salarié, rubrique, variable &ldots;) et tapez le nom ou la
description de la fiche recherchée.
Les fiches
La fiche Banque
Pour créer une fiche banque, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de
l’écran. Saisissez obligatoirement le RIB de la banque si vous désirez effectuer des virements
automatiques des salaires.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Banque
Barre d’outils , Banques
Raccourci clavier Alt + 9 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Banques une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
Explications :
Le classeur Banques contient les banques de la société, qui vous permettront de réaliser des
virements.
Vous pouvez compléter les informations de la banque définie lors de la création du dossier, et
créer de nouvelles banques.
Le champ Titulaire du compte est utilisé dans le cas d'un télérèglement dans la DUCS EDI.
La banque utilisée par défaut pour le transfert des salaires sur disquette (option Gestion +
Virements) est celle indiquée dans l’onglet Banque de l’option Dossier + Propriétés +
Préférences.
La fiche Organisme
Pour créer une fiche organisme, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de
l’écran. Saisissez obligatoirement les comptes comptables si vous désirez effectuer des
transferts en comptabilité.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Organismes
EBP Paye V17
72
Barre d’outils , Organismes
Raccourci clavier Alt + 6 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Organismes une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
Description de la fiche :
• Type de caisse :
Sélectionnez le type de caisse URSSAF, IRC, IP .....
Le type Assurance correspond aux organismes qui sont considérés comme des sociétés
d'assurances ou des courtiers délégataires de gestion qui couvrent la complémentaire santé, la
prévoyance et la retraite supplémentaire. Celles qui ne sont pas garantie par votre société
d'assurance doivent être déclarées en type Prévoyance/santé.
Compléter ensuite vos différents contrats à l'aide de la fiche de paramétrage que votre société
d'assurance vous a fourni.
Le type IRC correspond aux caisses de retraites complémentaires. Ces caisses seront déclarées
pour chaque salarié affilié, à l’intérieur de sa ou ses situations.
Le type Prévoyance / Santé correspond aux Institutions de Prévoyance ou les mutuelles . Ces
caisses permettent de gérer les différents contrats de prévoyance qui ne sont pas garantis par
une société d'assurance. Elles sont rattachées ensuite au niveau de la fiche salarié. Pour chaque
salarié affilié à un contrat de prévoyance, des informations seront consultables dans la
préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO)
Le type Caisse de congés payés est réservé aux caisses de congés payés du BTP. Comme
pour les caisses IRC, les salariés rattachés à une caisse de CP auront des informations sur cette
caisse dans la préparation du fichier DADS-U CI-BTP (Options disponibles en version Bâtiment
et EXPERT)
Les types IRCANTEC (Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'État et
des collectivités publiques), CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des
Collectivités Locales), RAFP (Retraite Additionnelle de la Fonction Publique) sont réservés à la
fonction publique.
• Code :
Le code de l’organisme dépend du type de l’organisme sélectionné (Assurance, IRC,
Prévoyance, Caisse de congés payés). Une liste est proposée en fonction du type.
Pour les types URSSAF, Pôle emploi, MSA et Autres, le code est grisé.
Pour chaque organisme, complétez sa fiche. Le numéro correspond au numéro de rattachement
communiqué par vos organismes de gestion.
A la validation de la fiche, cette dernière est rangée dans le type qui lui correspond.
• Compte de Tiers :
Le logiciel propose automatiquement la racine 43 correspondant à la racine des comptes de
sécurité sociale et des autres organismes sociaux. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan
Comptable Général. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le
nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &.
Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera
Menu Edition
73
par le nom du salarié concerné.
• Compte de Charge :
Le logiciel propose automatiquement la racine 645 correspondant à la racine des comptes de
charges de sécurité sociale et de prévoyance. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan
Comptable Général.
• Informations complémentaires
Les coordonnées de l’organisme seront reprises dans les différentes impressions.
Vous pouvez ensuite contrôler la bonne affectation des caisses dans l’option Dossier +
Propriétés + Préférences, dans les onglets des organismes (URSSAF par exemple).
Explications :
Le classeur Organismes contient les différentes caisses de cotisations, classées par type de
caisse. Chaque cotisation sera rattachée à un organisme.
Vous pouvez compléter les coordonnées des organismes créés par défaut par le logiciel, changer
leur nom, compléter les comptes comptables (compte de Tiers et compte de Charge), et créer de
nouveaux organismes. Vous devez obligatoirement compléter le numéro de l’URSSAF.
Cette partie est très importante car elle a des influences directes sur la déclaration des données
pour un salarié, vous pouvez consulter les informations DADS-U dans la préparation du fichier
DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO)
En effet, à l’intérieur d’une situation, il faut déclarer des informations complémentaires sur les
organismes de retraite ou sur les régimes de prévoyance collective ou de complémentaire santé
gérés par une institution de prévoyance.
D’une part, le type de caisse permet de trier les organismes par type (URSSAF, Pôle emploi,
IRC, IP &ldots;).
Pourquoi le type de l’organisme est-il grisé ?
L’organisme a déjà été rattaché à un de vos salariés dans l'onglet affectations de sa fiche pour
une période d’activité, vous ne pouvez donc plus le changer.
A quoi sert le lien : Où est utilisé cet organisme ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisations qui utilisent l’organisme
sélectionné.
Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise l'organisme, vous avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de
salaire, les variables, les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique
dans le bulletin (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique
de cotisation) ;
• où est utilisée la rubrique de cotisation comme le profil ou les cumuls qui sont
alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique
de cotisation).
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Autres questions :
EBP Paye V17
74
Comment supprimer un organisme ?
Comment gérer les contrats dans un organisme Assurance ?
Comment gérer les contrats dans un organisme de Prévoyance / Santé ?
La fiche Organisme : Contrats pour les sociétés d'assurances
Vous pouvez renseigner toutes les zones de cette fiche à l'aide de la fiche de paramétrage que
vous a transmis votre société d'assurance.
Remarque !!!!
Toutes ces informations doivent être remplies pour la préparation de votre fichier DADS-U
sociétés d'assurances (Option disponible à partir de la version PRO)
Comment y accéder ?
Fiche Organismes Type = Assurance
Généralité
• Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat d'assurance, et compléter les différentes
zones à l'aide de votre fiche de paramétrage.
• Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat d'assurance, pour cela
sélectionnez-le puis faites Supprimer.
Remarque !!!!
Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la suppression ne sera pas
possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé
ce contrat ?
• Le bouton Modifier, permet de modifier un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le
puis faites Modifier
Remarque !!!!
Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la modification du Type
nature cotisation ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat
sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ?
Qu'est-ce que la fiche de paramétrage ?
La fiche de paramétrage est émise par les sociétés d'assurances que ce soit par des compagnies
d'assurances ou par des sociétés de courtage en assurance.
Cette fiche est mise à disposition à tous les clients des sociétés d'assurances. Vous la trouverez
soit à partir du module fourni par SINTIA soit par demande auprès de votre société d'assurance.
Comment renseigner les éléments de la fiche de paramétrage dans le logiciel ?
Une fiche de paramétrage correspond à un organisme de type Assurance.
Informations en entête de chaque fiche de paramétrage
Code organisme destinataire est à renseigner dans la fiche organisme.
Siren et la dénomination de l'entreprise souscriptrice est à renseigner dans les onglets
Identification et Adresse des coordonnées du dossier.
Date d'application de la fiche, permet d'avoir la date de début d'application du contrat.
Les différentes zones des lignes d'information
Menu Edition
75
Le code Unité de Gestion (UG) est à renseigner dans la zone UG. L'UG sert à la société
d'assurance, elle permet de structurer en plusieurs UG le portefeuille de l'assurance collective
(retraite, complémentaire santé, prévoyance décès invalidité)
La périodicité vous permet de connaître la périodicité d'émission de votre DADS-U assurance.
La référence contrat est à renseigner dans la zone Référence contrat. Chaque référence contrat
correspond à une population de salariés ayant la même cotisation vis-à-vis d'un contrat
d'assurance collective. Pour une même référence contrat vous pouvez avoir plusieurs natures de
cotisation.
La désignation commerciale est à renseigner dans la zone Désignation commerciale. Cette
information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat.
De plus elle apparaît dans la liste de choix de l'organisme à affecter à votre rubrique de
cotisation.
Les informations de cotisations sont à renseigner dans la zone Type nature de cotisation.
Sélectionnez le code dans la liste déroulante, il vous permettra par la suite de renseigner
correctement la base de votre cotisation.
Exemple !!!!
Si vous sélectionnez le code 001, la base de votre cotisation devra être TA
Si vous sélectionnez le code 004, la base de votre cotisation devra être TB
....
Le code organisme porteur de risques est à renseigner dans la zone Code porteur de risques.
Saisissez le code de la compagnie d'assureur qui est le porteur de risques dans le cas où le
contrat est souscrit avec un courtier d'assurance.
A quoi sert le lien : Où est utilisé ce contrat ?
Ce lien permet de déterminer dans quelles rubriques est utilisée la référence du contrat
sélectionnée.
Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise la référence contrat dans votre organisme, vous
avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de
salaire, les variables et les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique
dans le bulletin, ainsi que l'organisme et le contrat d'assurance associé (par la
question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ;
• où est utilisée la rubrique de cotisation, comme le profil ou les cumuls qui sont
alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la
rubrique de cotisation).
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Retour à la fiche Organisme
La fiche Organisme : Contrats pour les caisses de Prévoyance
Les informations de la fiche contrat de prévoyance vont servir à déclarer le contenu aux
EBP Paye V17
76
différentes caisses à travers votre fichier DADS-U complète ou DADS-U Prévoyance.
Comment y accéder ?
Fiche Organismes Type = Prévoyance / Santé
Généralité
• Pour déterminer la fréquence de vos déclarations aux caisses de prévoyance, vous
devez indiquer soit Annuelle ou Trimestrielle.
• La coche Déclaré en DADS-U Complète permet de définir si les données du contrat de
prévoyance seront intégrées dans le fichier de DADS-U complète ou non.
• Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat de prévoyance, et compléter les
différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage.
• Le bouton Modifier permet de modifier un contrat déjà existant.
• Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat de prévoyance, pour cela
sélectionnez-le puis faites Supprimer.
Remarque !!!!
Si votre contrat est rattaché à un salarié, sa suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la
liste des salariés utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ?
Les différentes zones de la fiche du contrat de prévoyance
Pour chaque contrat vous aurez à indiquer :
• une référence contrat,
• une désignation commerciale,
• s'il y a ou non une majoration pour enfants à charge,
• Eventuellement, le nombre d'enfants à charge,
• le code délégataire de gestion.
Si vous ne connaissez pas un de ces éléments vous pouvez vous rapprocher auprès de votre
caisse de prévoyance qui vous les communiquera.
Retour à la fiche Organisme
La fiche Table de calcul
Pour créer une table de calcul, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de
l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Table de calcul
Barre d’outils , Tables de calcul
Raccourci clavier Alt + 8 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Tables de calcul une fiche
vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi sert une table de calcul ?
Les tables de calcul sont très utiles pour le calcul de la prime d’ancienneté, les primes sur chiffre
Menu Edition
77
d’affaires, le remboursement des frais kilométriques... En fait dans tous les cas où une liste de
valeurs est associée à une autre liste valeurs.
Exemple !!!
Le taux de la prime d’ancienneté dépend de l’ancienneté du salarié. La convention collective peut
définir un tableau du type :
Moins de 3 ans d’ancienneté 0 %
De 3 ans à 6 ans 3 %
De 6 ans à 9 ans 6 %
...
La table de calcul intervient dans la formule de calcul d'une rubrique ou d'une variable.
Vous pouvez modifier les tables créées par défaut pour les adapter à votre entreprise et en créer
de nouvelles.
Comment créer une table de calcul ?
Pour créer une table de calcul, cliquez sur le classeur Table de calcul, et complétez la fiche
vierge dans la partie droite de l’écran :
• Saisissez le nom et la description de la nouvelle table,
• Pointez le type de la table (voir paragraphe suivant),
• Enregistrez la nouvelle table avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de
navigation,
• Définissez les valeurs de la table avec le bouton Ajouter,
• Enregistrez de nouveau la table.
Quels sont les différents types de tables de calcul :
• Table de calcul à index
Une table de calcul à index permet d'associer une valeur d’entrée à une valeur de retour.
• Table de calcul à intervalles
Une table de calcul à intervalle permet d’associer un intervalle à une valeur de sortie. Un
intervalle comprend une borne inférieure, et une borne supérieure qui est exclue de l’intervalle.
Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur
d’entrée et à retourner le résultat qui lui est associé.
• Table de calcul cumulative
Le principe d'une table cumulative consiste à retourner le résultat total de toutes les valeurs de
retour des lignes précédentes.
• Table de calcul à intervalles progressifs
Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la
valeur recherchée et à retourner le résultat total de tous les montants calculés des intervalles
précédents, y compris le montant calculé sur l’intervalle où se situe la valeur recherchée (la
valeur d’entrée devenant le montant de la borne supérieure).
• Appel d’une table dans une formule
Pour faire appel à une table de calcul dans la formule d’une variable ou d’une rubrique, vous
devez respecter la syntaxe suivante :
NomDeLaTable[VARIABLE]
EBP Paye V17
78
Indiquez alors entre les crochets le nom de la variable correspondant à la valeur d’entrée. Lors
du calcul du bulletin, une valeur sera automatiquement retournée.
Exemples !!!
La table de calcul des indemnités kilométriques sera utilisée dans une rubrique avec la formule
Indkm[CYLINDRE], où CYLINDRE contient le nombre de chevaux du véhicule.
La table de calcul de la prime d’ancienneté est utilisée dans la rubrique GPAC (prime
d’ancienneté) avec la formule Ancien[ANCIENNETE], où ANCIENNETE contient le nombre de
mois d’ancienneté du salarié.
A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés
par la table de calcul sélectionnée.
Pour chaque élément qui utilise la table de calcul, vous avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent la variable ou la rubrique, comme les rubriques de
cotisation ou de salaire, et les variables rattachées permettant de calculer la table
de calcul dans une variable ou dans une rubrique (par la question : Quels sont les
éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ;
• où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la
rubrique ou l'organisme) :
• pour les variables : la liste des rubriques associées est indiquée;
• pour les rubriques : la liste des cumuls, rubriques ou profils associés sont
indiqués.
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Liste des organismes
Sélectionnez l’organisme que vous souhaitez dans la liste puis faites OK.
Tous les organismes proposés dans cette liste sont ceux de votre dossier. Pour créer ou modifier
les données d’un organisme, sélectionnez dans votre arborescence la table Organisme puis
l’organisme concerné.
Pour obtenir de l’aide sur les organismes cliquez ici
La fiche Rubrique de salaire brut
Pour créer une rubrique de salaire brut, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite
de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de Salaire Brut
Raccourci clavier Alt + 1 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de salaire brut une
fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
A quoi servent les rubriques de salaire brut ?
Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique.
Menu Edition
79
Si la rubrique à créer est soumise aux cotisations, elle se trouvera en haut du bulletin : il s’agit
d’une rubrique de Salaire Brut.
Quelles sont les types des rubriques ?
Voici les différents types des rubriques de Salaire Brut que vous pouvez créer :
• Les gains qui augmentent le brut total et le net à payer (salaires, primes, heures
supplémentaires...).
• Les retenues qui diminuent le brut total et le net à payer (heures d’absence, ...),
Remarque !!!
Dans une rubrique de type Gain ou Retenue vous avez la possibilité de la rattacher à une nature
dans la zone Nature de la rubrique. En effet, si la rubrique est une rubrique d'heures
supplémentaires exonérées ou tout autres exonérations ( dans le cadre de la loi TEPA), de prime
ou de frais professionnel, vous devez sélectionner les différentes natures concernées.
• Les abattements sur le brut qui diminuent le brut (la base des cotisations), mais
n’interviennent pas sur le net à payer (secteur du bâtiment et du transport),
• Les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à
payer (vous devez obligatoirement sélectionner une des natures suivantes : avantage
voiture, nourriture, logement, outils NTIC ou autres).
Attention !!!
Une rubrique de type Avantage en nature est automatiquement déduite du net. Vous insérerez
éventuellement une rubrique de Commentaire pour la faire apparaître en bas de bulletin.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) utilisés par la rubrique de brut sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans
le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de salaire brut sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de
salaire brut sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ?
Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
EBP Paye V17
80
Autre question :
Comment créer une rubrique de salaire brut ?
A quoi servent les thèmes ?
Comment créer une rubrique de salaire brut ?
Pour créer une rubrique de Salaire Brut, cliquez sur le classeur Rubriques de Salaire Brut,
• Sélectionnez le Type de la rubrique.
• En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par
G pour un gain, AVN pour un avantage en nature, ABT pour un abattement sur le brut ou
R pour une retenue. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les
bulletins.
• Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez
personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque
écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable,
dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié
concerné.
• Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une
rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.
o Saisissez directement la formule dans l'une des zones. Si vous ne
connaissez pas le nom des variables, des tables ou des rubriques à
faire intervenir ; utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur un des
boutons suivants : , , .
o Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces
zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin
et pourra être renseignée.
o Pour le calcul d’une rubrique de Brut, le logiciel prend en compte en
priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le
contenu de la zone Base par celui de la zone Taux.
o Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez un astérisque (*), sinon la
zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le
bulletin.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la
formule.
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera
que si son résultat n’est pas zéro.
• Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone
Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus
souvent la variable de la Base.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut
intervenir pour un ou plusieurs mois, comme une prime de fin d’année).
Menu Edition
81
• Indiquez les propriétés de la rubrique, cocher :
o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable.
o Non soumise aux cotisations classiques, si la rubrique ne doit pas
intervenir dans le calcul des bases de cotisations.
o Soumise à CSG / CRDS, si la rubrique entre dans le calcul de la base
CSG-RDS
o Soumise à abattement, si la rubrique entre dans le calcul des
abattements.
o Participe à la base dixième CP, le montant de la rubrique sera ainsi
pris en compte ou non dans la base 10ième ou base CP de l'année en
cours qui servira au calcul de la règle du 10ième. Elle alimente la zone
Base CP période de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié
o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre
dans le calcul de la base brute fiscale
o Participe au calcul absence CP, permet de prendre en compte les
éléments de salaire du bulletin afin de valoriser une journée d'absence
CP (aide au calcul du cumul SBASEABSCP))
• Indiquez la Nature de la rubrique :
o Si la rubrique est une rubrique calculant des heures exonérées,
sélectionnez Exonérations des Heures dans la liste déroulante, puis
l'une des natures suivantes :
Heures supplémentaires exonérées (la rubrique alimentera
le cumul SCUMHSEXO)
Heures complémentaires exonérées (la rubrique alimentera
le cumul SCUMCOMPEXO)
Jours excédant le forfait exonérés (la rubrique alimentera le
cumul SCUMJREXO)
o Si la rubrique est une rubrique calculant des rachats de jours de
repos, sélectionnez Rachat de jours de repos dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
RTT acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul
SRTTAVT311207)
RTT acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul
SRTT)
Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 (la rubrique
alimentera le cumul SFORFAVT311207)
Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 (la rubrique
alimentera le cumul SFORF)
CET acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul
SCETAVT311207)
CET acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul
SCET)
Repos compensateur acquis depuis 01/08 (la rubrique
alimentera le cumul STCR)
Attention !!!
EBP Paye V17
82
Si vous n'indiquez pas le type d'exonération dans la rubrique, le montant de cette dernière ne
sera pas repris dans l'impression de l'état récapitulatif des réductions de cotisations
(Fillon/TEPA) qui se trouve dans le menu Impressions.
Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront
déclarées dans cet état.
o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels,
sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une
des natures suivantes :
Allocations forfaitaires,
Remboursement des frais,
Prise en charge par l’employeur
Autres
o Si la rubrique est une rubrique calculant une prime, sélectionnez
Prime dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Autre
Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) (la
rubrique alimentera le cumul SPEXC)
Exceptionnelle loi Revenus du Travail (avant fin 09/09)
Exceptionnelle liée à l'activité
Liée à l'activité avec période spécifique, en sélectionnant
cette option, vous devrez renseigner dans le bulletin la
période de rattachement de la prime.
Non liée à l'activité - événement personnel
o Si la rubrique est une rubrique calculant une indemnité versée tous les
mois, sélectionnez Indemnité versée mensuellement dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Indemnité légale de fin de CDD
Indemnité légale de fin de mission
Indemnité compensatrice de congés payés
o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte,
sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Indemnité légale de licenciement
Indemnité légale supplémentaire de licenciement
Indemnité légale spéciale de licenciement
Indemnité légale spécifique de licenciement
Indemnité légale de fin de CDD
Indemnité légale de fin de mission
Indemnité légale de départ à la retraite
Indemnité légale due aux journalistes
Indemnité légale de clientèle
Indemnité légale de due au personnel navigant de
Menu Edition
83
l'aviation civile
Indemnité légale versée à l'apprenti
Dommage et intérêts dus à un CDD
Indemnité due ne raison d'un sinistre
Indemnité suite à clause de non concurrence
Indemnité compensatrice de congés payés
Indemnité conventionnelle
Indemnité transactionnelle
Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué
Indemnité de fin de CNE
.....
Attention !!!
Si vous n'indiquez pas le type d'indemnité dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera
pas repris dans l'impression de l'attestation d'employeur (option disponible à partir de la
version PRO) qui se trouve dans l'onglet Administratif de la fiche de vos salariés.
Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront
déclarées dans cet état.
o Si la rubrique est une rubrique de paiement des Congés payés,
uniquement en cas de paiement des CP pris N et N-1 (de type Gain),
sélectionnez Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis l'un
des types suivants :
Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP dans
la colonne CP N s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de
la fiche du salarié )
Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP
dans la colonne CP N-1 s'alimentera, dans l'onglet
Congés/heures de la fiche du salarié)
Remarque !!!
Si vous souhaitez vous servir de l'état de provision des CP (disponible à partir de la version
PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures.
o Si la rubrique est une rubrique d'absence et qu'elle est de type
Retenue, sélectionnez Absence dans la liste déroulante, puis le
calendrier correspondant à l'absence (la sélection du calendrier
permet d'imprimer les dates d'absences de votre salarié sur son
bulletin)
o Si la rubrique est une rubrique de rappel de paye, sélectionnez
Rappel de paie dans la liste déroulante, puis l'une des natures
suivantes :
Rappel de paie sur évolution de salaire
Rappel de paie sur heures supplémentaires
Rappel de paie suite à une absence
Autre rappel de paie
Remarque !!!
Cette nature est indispensable pour votre déclaration DNA (disponible prochainement en Version
EBP Paye V17
84
PRO de votre logiciel)
o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des
sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Somme versée au départ de l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de
l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la
collectivité ou ne relevant plus de l'ircantec au moment
du versement
Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA)
Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement
pour la DNA)
Retour à la fiche Rubrique de salaire brut
La fiche Rubrique de cotisation
Pour créer une rubrique de cotisation, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite
de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation
Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de cotisation une
fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi servent les rubriques de cotisation ?
Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique.
La rubrique de cotisation sert à calculer une cotisation salariale ou patronale.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) utilisés par la rubrique de cotisation sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique de
cotisation dans le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de cotisation sélectionnée.
Menu Edition
85
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de
cotisation sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ?
Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Comment créer une rubrique de cotisation ?
Pour créer une rubrique de cotisation, cliquez sur le classeur Rubriques de Cotisation.
• Le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par COT. Complétez le nom,
et la description que vous retrouverez sur les bulletins.
• Le rattachement de la rubrique à un organisme est obligatoire pour obtenir des cumuls
par caisse et générer les écritures comptables correspondantes.
• Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique
sera classée en fonction de l'organisme choisi (URSSAF, pôle emploi....).
• Trois zones : Base, Taux Salarial et Taux Patronal permettent de définir la formule de
calcul de la rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules.
• Le calcul d’une rubrique de Cotisation consiste à multiplier le contenu de la Base par
celui du Taux Salarial et le contenu de la Base par celui du Taux Patronal.
• Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des
variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur de
formule en cliquant sur le bouton associé à la zone.
• Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ;
cette zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée.
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera
que si son résultat n’est pas zéro.
• Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone
Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin.
Généralement, on ne renseigne pas cette case pour une cotisation car le calcul est
entièrement automatique.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut
intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement).
Si vous souhaitez qu'une rubrique se calcule seulement sur le mois où le salarié a un
statut sortant vous devez indiquer : Calculer la rubrique pour le mois de sortie. Par
EBP Paye V17
86
conséquent le mois de validité est ignoré.
Si vous souhaitez qu'une rubrique ne se calcule pas sur le mois où le salarié a un statut
sortant vous devez indiquer : Ne pas calculer la rubrique sur le mois de sortie. Par
conséquent le mois de validité est ignoré.
• Indiquez les propriétés de la rubrique, en cochant :
o Participe au calcul du net imposable, si la rubrique de cotisation
entre dans le calcul de la base imposable.
Remarque !!!
Le calcul du net imposable reprend le cumul de vos rubriques de Salaire Brut imposables -
le montant des cotisations salariales + le montant des rubriques de cotisation cochées
Participe au calcul du net imposable ( exemple : le montant de la CSG non déductible ).
Dans le cas d'une réduction des cotisations salariales, il ne faut pas que cette réduction
augmente le montant de votre salaire imposable, il faut donc cocher cette option afin
qu'elle soit ignorée dans le calcul de votre salaire imposable.
o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre
dans le calcul de la base brute fiscale
o Part. sal. participe au taux de réduction loi TEPA, si la part salariale
de la cotisation est soumise au calcul du taux de la réduction des
charges salariales.
o Ne pas tenir compte du taux (impression état des charges), si vous
souhaitez ignorer le changement de taux de cotisation afin de ne pas
imprimer une ligne différente par taux dans l'état des charges.
o Part pat. soumise à CSG / RDS, si la part patronale de la cotisation
est soumise à CSG / RDS (rubriques de retraite supplémentaire,
prévoyance et mutuelle).
o Participe à la Taxe sur la prévoyance, si la part salariale de la
cotisation participe au calcul de la taxe de prévoyance. (calcul du
cumul STAXPREV)
o Participe au cumul de charges URSSAF
o Régularisation de cotisation prévoyance ou assurance : Cette
option est accessible si l'organisme de la rubrique de cotisation est de
type Assurance ou Prévoyance/Santé.
Si la rubrique est de type Assurance, les valeurs de cette rubrique
seront déclarées dans votre fichier DADS-U Sociétés d'assurances en
tant que régularisation.
Si la rubrique est de type Prévoyance/Santé, les valeurs de cette
rubrique seront déclarées dans la structure éléments de rémunération
(S45.G05.15). Les montants de la rubrique ne déclencheront pas de
nouvelle structure S45.G05.15.
o Participe au cumul de charges exo. TO/DE : Cette propriété permet
d'alimenter un nouveau cumul SCUMSSMSA. Ce cumul est utilisé pour
calculer l'exonération concernant les travailleurs occasionnels. Si vous
êtes dans le secteur agricole et que vous disposez de salariés
travailleurs occasionnels, vous devez cocher toutes les rubriques de
cotisation qui sont exonérées par ce dispositif.
• Indiquez la nature de la rubrique :
Menu Edition
87
o Cotisation Chômage (cette nature s'affiche seulement si votre
organisme est de type Pôle emploi ou URSSAF).
Cotisation chômage si la rubrique est une rubrique de
cotisation chômage
Cotisation AGS si la rubrique est une rubrique de cotisation
AGS
o Exonération TEPA
Réduction salariale si la rubrique est une rubrique de
réduction de cotisation salariale, tel que la COTRED par
exemple.
Déduction patronale si la rubrique est une rubrique de
déduction de cotisation patronale, tel que la COTDEF01 par
exemple.
Remarque !!!
Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version
PRO), en effet, elle permet de renseigner automatiquement les rubriques de la structure
S41.G30.35)
o Part pat. au financement d'avantage particulier
La présence de cette nature varie en fonction de l'organisme
choisi. Par exemple, si l'organisme est Aucun la nature sera
présente alors que si l'organisme est ARRCO, la nature ne
sera pas présente.
o Exonération MSA
Cette nature sert à indiquer la rubrique de cotisation qui
calcule l'exonération des travailleurs occasionnels dans le
bulletin. Cette nature n'est visible que dans les dossiers de
type agricole.
o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des
sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste
déroulante, puis l'un des types suivants :
Somme versée au départ de l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de
l'entreprise
Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la
collectivité ou ne relevant plus de l'Ircantec au moment
du versement
Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA)
Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement
pour la DNA)
Remarque !!!
Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version
PRO de votre logiciel).
Une procédure est à votre disposition dans la veille sociale, pour la mise en place des sommes
isolées.
• Indiquez les Paramètres spécifiques Prévoyance (pour la DADS-U complète et la
DADS-U prévoyance)
EBP Paye V17
88
Si vous souhaitez transmettre via le fichier de DADS-U complète ou de DADS-U Prévoyance les
éléments de salaire de vos salariés à vos caisses de prévoyance, vous devez impérativement
compléter les Paramètres spécifiques Prévoyance.
Important !!!
Le bouton Paramètres spécifiques Prévoyance est visible seulement si l'organisme de la rubrique
de cotisation sélectionné est de type Prévoyance/Santé.
Remarque !!!
Si vous constatez que votre organisme de prévoyance/santé à la notion "Par défaut", cela signifie
que votre organisme ne dispose d'aucun contrat. Pour créer vos différents contrats, sélectionnez
la fiche de votre organisme de prévoyance/santé et faire "Ajouter" les contrats.
Explication de la boîte : Paramètres spécifiques Prévoyance
• Base de calcul : cette information sert à déterminer si la base de la rubrique est
un forfait, un salaire brut, une tranche, un plafond, ou un versement libre.
A quoi va servir cette base de calcul ?
Pour la DADS-U Prévoyance ou la DADS-U complète, vous devez déclarer dans la structure
S45.G05.10 la période de cotisation. Une période s'arrête dès qu'un événement a lieu. Dès que
vous effectuez une modification dans votre rubrique au niveau du taux, de la base ou du montant,
la base de calcul indiquée nous permet de déterminer si le changement qui a été fait dans la
rubrique est un élément déclencheur d'une nouvelle structure S45.G05.10 ou non.
Exemple !!!
Le forfait de votre cotisation augmente (suite à la naissance d'un enfant), une nouvelle période de
cotisation doit être générée. Par conséquent, si vous avez choisi en base de calcul "Forfait", c'est
le changement de montant du forfait dans la base de votre rubrique qui déclenchera une autre
période de cotisation.
Autre exemple !!!
Vous avez choisi en base de calcul un salaire brut, c'est le changement de taux qui déclenchera
une nouvelle période de cotisation.
• Eléments de rémunération : Cette information va permettre de déclarer les
montants dans la structure S45.G05.15 de votre déclaration DADS-U
prévoyance ou complète.
• Salaire brut prévoyance : Ce choix est à prendre lorsqu'en
base de votre rubrique de cotisation vous avez SBRUTABT ou
SBRUT
• Montant de la tranche A prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est inférieure ou égale au plafond
de la sécurité sociale
• Montant de la tranche 2 prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la
sécurité sociale et 3 fois ce plafond
• Montant de la tranche B prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la
sécurité sociale et 4 fois ce plafond
• Montant de la tranche C prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre 4 fois le plafond
de la sécurité sociale et 8 fois ce plafond
Menu Edition
89
• Montant de la tranche D prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est comprise entre 8 fois le plafond
de la sécurité sociale et 12 fois ce plafond
• Montant de la tranche D1 prévoyance : ce choix est à prendre
lorsque la tranche de salaire est au delà de 8 fois le plafond de
la sécurité sociale. Son montant n'est pas plafonné.
• Montant d'une base spécifique Prévoyance : ce choix est à
prendre lorsque la base de votre rubrique de cotisation est
calculée sur aucun des éléments cités ci-dessus. Le choix
"Montant d'une base spécifique Prévoyance" implique d'indiquer
la spécificité de la base. Pour cela une liste de choix apparaît.
• base allocation spéciale PRP
• base des salariés bénéficiaires de conventions FNE
d'aide au passage à temps partiel
• base des salariés qui acceptent de réduire leur temps de
travail dans un contexte économique difficile
• ..........
La fiche Rubrique de net
Pour créer une rubrique de salaire net, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite
de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de net
Raccourci clavier Alt + 3 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de net une fiche
vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi servent les rubriques de net ?
Si la rubrique à créer n’est pas soumise à cotisations, elle se trouvera en bas de bulletin : c’est
une rubrique de Net.
Quelles sont les types des rubriques ?
Voici les types de rubriques de Net que vous allez rencontrer :
• les gains qui augmentent le net à payer (remboursement carte orange, frais kilométrique,
..),
• les retenues qui diminuent le net à payer (acompte).
• les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à
payer (avantages voiture, nourriture, logement, outils NTCI ou autres seront à
sélectionner).
EBP Paye V17
90
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
comptes comptables) utilisés par la rubrique de salaire net sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans
le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la
rubrique de salaire net sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de
salaire net sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ?
Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Comment créer une rubrique de salaire net ?
Pour créer une rubrique de net, cliquez sur le classeur Rubriques de Net.
• Sélectionnez le type de la rubrique.
• En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par
G pour un gain et R pour une retenue. Complétez le nom, et la description.
• Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique
sera classée en fonction du type choisi (Gain, retenue, avantage en nature).
• Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez
personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque
écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable,
dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié
concerné.
• Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une
rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des
formules.
• Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des
Menu Edition
91
variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir. Sinon utilisez l’éditeur de formule
en cliquant sur le bouton associé à la zone.
• Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ;
la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée.
• Pour le calcul d’une rubrique de Net, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu
de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la
zone Taux.
• Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez une astérisque (*), sinon la zone est
considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin.
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera
que si son résultat n’est pas zéro.
• Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone
Variable le nom de la variable pour laquelle vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin,
le plus souvent la variable de la Base.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique.
• Indiquez les propriétés de la rubrique, cochez :
o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable.
o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique
entre dans le calcul de la base brute fiscale
• Indiquez la Nature de la rubrique :
o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels,
sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une
des natures suivantes :
Allocations forfaitaires,
Remboursement des frais,
Prise en charge par l’employeur.
Autres
o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte,
sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste
déroulante, puis l'une des natures suivantes :
Indemnité légale de licenciement,
Indemnité légale supplémentaire de licenciement,
Indemnité légale spéciale de licenciement,
Indemnité légale spécifique de licenciement,
Indemnité légale de fin de CDD,
Indemnité légale de fin de mission,
Indemnité légale de départ à la retraite,
Indemnité légale due aux journalistes,
EBP Paye V17
92
Indemnité légale de clientèle,
Indemnité légale de due au personnel navigant de
l'aviation civile,
Indemnité légale versée à l'apprenti,
Dommage et intérêts dus à un CDD,
Indemnité due ne raison d'un sinistre,
Indemnité suite à clause de non concurrence,
Indemnité compensatrice de congés payés,
Indemnité conventionnelle,
Indemnité transactionnelle,
Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué,
Indemnité de fin de CNE.
......
o Si la rubrique est une rubrique calculant le net à payer négatif du mois
en cours, sélectionnez Net à payer négatif dans la liste déroulante.
(Pour savoir comment gérer le net à payer négatif dans vos bulletins
cliquez ICI)
o Si la rubrique est la rubrique calculant l’ajustement du net à payer du
mois en cours, sélectionnez Ajustement du net à payer dans la liste
déroulante.(Pour savoir comment gérer l'ajustement du net à payer
dans vos bulletins cliquez ICI)
o Si la rubrique est une rubrique permettant de calculer la part patronale
au financement d'avantages particuliers, sélectionnez la nature Part.
pat. au financement d'avantages particuliers, puis l'une des sousnatures
suivantes :
Participation patronale aux frais de transports publics
Participation patronale aux frais de transports personnel
o Si la rubrique est une rubrique permettant le versement d'un acompte,
sélectionnez la nature Acompte. La sélection de cette nature a pour
but d'imprimer, sur le bulletin, la date de versement de l'acompte.
La fiche Rubrique de commentaire
Pour créer une rubrique de commentaire, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie
droite de l’écran.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Rubrique de commentaire
Raccourci clavier Alt + 4 (du clavier Numérique)
Arborescence Clique sur le classeur Rubriques de commentaire
une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran
A quoi servent les rubriques de commentaire ?
Menu Edition
93
Les rubriques de commentaire n’interviennent pas dans le calcul du bulletin, et permettent
d’afficher un sous-total, d’insérer un saut de ligne entre deux rubriques, ou un commentaire.
Pour aérer votre bulletin, le logiciel met à votre disposition une rubrique de commentaire un peu
spéciale : COMVIDE qui permet d’insérer des sauts de ligne dans les bulletins.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques,
cumuls) utilisés par la rubrique de commentaire sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant d'alimenter ce commentaire
dans le bulletin.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est
utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ?
Ce lien permet de déterminer dans quels profils est utilisée la rubrique de commentaire
sélectionnée.
En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des profils qui utilise la rubrique de commentaire
sélectionnée.
De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque profil les éléments qui le compose. Un
retour en arrière est possible par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
A quoi servent les choix entre Traduction de la formule et Modification de la formule ?
Le choix Traduction de la formule permet de remplacer chaque élément de la formule par sa
description afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Comment créer une rubrique de commentaire ?
Pour créer une rubrique de Commentaire, cliquez sur le classeur Rubriques de Commentaires.
• Le nom (code) commence automatiquement par COM. Complétez le nom et la
description.
• Cochez la case Ne pas imprimer le nom si vous ne souhaitez pas que le nom de la
rubrique apparaisse sur le bulletin (seule la description apparaîtra).
• Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à
l’impression.
• Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut
intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement, comme une prime de fin d’année).
• Indiquez, dans la zone Afficher le résultat dans la colonne, la colonne du bulletin dans
laquelle vous souhaitez faire apparaître le résultat de la formule.
• Paramétrez la formule de calcul. Saisissez-la directement si vous connaissez le nom
des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur
EBP Paye V17
94
de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone.
Remarque !!!
Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car
vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la
formule.
La fiche Profil
Comment y accéder ?
Création à partir d’une nouvelle fiche profil
Barre de menu Edition + Profil
Barre d’outils , Profils
Raccourci clavier Alt + 5 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Profil une fiche vierge s’ouvre
dans la partie droite de l’écran
Création à partir de la fiche salarié
Onglet bulletin
Créer un profil
Comment créer un profil ?
Pour créer un nouveau Profil, vous pouvez :
• A partir d’une nouvelle fiche profil
o Accéder à une fiche profil vierge grâce aux raccourcis cités ci-dessus,
o Affecter un nom et un statut à votre profil
o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez
rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non
cadre....).
o Ajouter ensuite les rubriques souhaitées dans la partie gauche de
l’écran
• A partir de l’onglet bulletin de la fiche salarié
o Sélectionner le profil Aucun ou un profil existant
o Ajouter ou supprimer (profil existant) vos rubriques et cliquer sur le
bouton Créer un profil
o Affecter un nom et un statut à votre profil
o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez
rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non
cadre....).
A quoi servent les profils ?
Un profil est un modèle de bulletin type. Il vous faut donc un profil par catégorie de salarié (cadre,
employé, ouvrier, temps partiel, apprenti...). Plutôt que de créer un profil de A à Z, comparez les
profils proposés aux bulletins de votre entreprise, et adaptez-les en ajoutant ou en supprimant
des rubriques comme détaillé ci-après. Vous pouvez également dupliquer un profil existant par
l’icône .
Menu Edition
95
Comment modifier un profil ?
Dans le classeur Profils choisissez le profil à paramétrer. Le contenu du profil s’affiche dans la
partie gauche de l’écran.
• Modifiez si vous le souhaitez le nom du profil.
• Sélectionnez dans la liste déroulante le statut des salariés pour lesquels vous réalisez le
profil.
• Pour éditer la DUCS, vous devez la paramétrer grâce au bouton DUCS (disponible à
partir de la version PRO).
• La liste de gauche contient les rubriques du profil, celles que vous retrouverez ensuite
sur le bulletin (Rappel : les rubriques qui auront zéro pour résultat ne s’imprimeront pas).
• La liste de droite contient les rubriques disponibles.
Le principe du paramétrage est le suivant :
• Ajoutez la rubrique manquante en la sélectionnant dans la liste de droite, puis en
cliquant sur le bouton Ajouter, ou en la faisant glisser de la liste de droite à la liste de
gauche. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez appuyée la touche Ctrl.
• Retirez la rubrique inutile en la sélectionnant dans la liste de gauche, puis en cliquant
sur le bouton Retirer, ou en la faisant glisser de la liste de gauche à la liste de droite.
• Classez les rubriques par les boutons Monter ou Descendre.
Important !!!
Le logiciel calcule vos rubriques de haut en bas. Ainsi une rubrique qui utilise le résultat d’une
autre rubrique devra obligatoirement être placée plus bas.
Pour ajouter une rubrique à un profil vous pouvez aussi à partir de l’arborescence la sélectionner
dans le classeur des Rubriques puis tirer l’icône de la rubrique vers l’icône du profil.
Comment dupliquer un profil existant ?
Pour dupliquer un profil :
• Sélectionnez le profil qui se rapproche du profil à créer, cliquez sur l’icône de la
barre de navigation (Ctrl + D). Le logiciel crée automatiquement une copie du profil et lui
donne le même nom suivi du chiffre 1 (2, 3, ...),
• Modifiez le contenu du profil.
Comment supprimer un profil non utilisé ?
Lorsque que vous avez mis en place vos profils, n’hésitez pas à supprimer les profils qui ne vous
servent pas par l’icône . Cela allégera ainsi votre base des profils inutiles.
Éditeur de formule
Vous pouvez saisir manuellement les formules de calcul des variables et des rubriques, ou lancer
l’éditeur de formule. Pour cela, cliquez sur le bouton situé à gauche de chaque zone de calcul à
définir (Base, Taux, Montant, Tx sal., Tx pat., Formule).
EBP Paye V17
96
L’écran se divise en cinq parties :
• La formule,
• La description de la formule,
• Les fonctions disponibles,
• Les données disponibles,
• La calculatrice.
Lorsque la saisie du code (dans la zone formule) d’une variable, d’une rubrique ou d’une table est
incorrecte, le logiciel le signale en inscrivant les caractères en rouge.
La traduction de la formule:
Pour une meilleure compréhension des formules, ce cadre affiche la description que vous avez
saisie dans les rubriques, les variables ou les tables de calcul à la place des codes.
Fonctions disponibles :
Le rôle d’une fonction est détaillé dans le cadre Information en bas de la boîte lorsque vous
cliquez sur la fonction. Les lettres x, y, représentent des noms de variables que vous choisissez
dans la fenêtre de droite. Pour insérer une fonction, cliquez sur le bouton Insérer la fonction.
Données disponibles :
Vous trouvez ici la liste des cumuls, des rubriques, des tables de calculs et des variables.
L’élément le plus courant à insérer est une variable. La description de l’élément est affichée dans
le cadre Information. Pour insérer une donnée, cliquez sur le bouton Insérer la donnée.
Calculatrice :
Vous pouvez utiliser indifféremment la calculatrice ou le clavier numérique.
Les fonctions de l'éditeur de formule
Les fonctions mathématiques
Nom de la fonction Signification
ABS (x) Retourne la valeur absolue du nombre x.
ARRONDI (x) Retourne la valeur entière la plus proche du nombre x.
BORNE (min, x, max) Compare une valeur à un intervalle, retourne 0 si x < min,
retourne x-min si min < x < max et retourne max &endash; min
si x > max.
ENTIER (x) Retourne la valeur entière du nombre x.
ENTSUP (x) Retourne la valeur entière supérieure du nombre x.
MIN (x, y) Retourne la plus petite valeur entre x et y.
MAX (x, y) Retourne la plus grande valeur entre x et y.
RESTE (x, y) Retourne le reste de la division entière de x par y.
Les fonctions logiques
Nom de la fonction Signification
X=Y Retourne vrai si x=y sinon faux.
X <> Y Retourne vrai si x <> y sinon faux.
Menu Edition
97
X > Y Retourne vrai si x est strictement supérieur à y sinon faux.
X < Y Retourne vrai si x est strictement inférieur à y sinon faux.
X >= Y Retourne vrai si x est supérieur ou égal à y sinon faux.
X <= Y Retourne vrai si x est inférieur ou égal à y sinon faux.
A et B Retourne vrai si les deux propositions a et b sont réalisées
sinon faux.
A ou B Retourne vrai si au moins l’une des deux propositions a ou
b est réalisée sinon faux.
NON (a) Retourne vrai si a est faux sinon faux.
SI c ALORS x SINON y Retourne x si la condition c est réalisée sinon y.
Comment supprimer une rubrique ou une variable ?
Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a
pas été utilisée sur votre exercice précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la
rubrique ou variable à supprimer)
Barre d’outils Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic
droit de la souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est
utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain
exercice » ?
Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez
pas la supprimer avant votre prochain exercice.
Comment supprimer un organisme ?
Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur
votre exercice précédent et l’exercice en cours.
Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de
sa fiche
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné
l’organisme à supprimer)
Barre d’outils Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
EBP Paye V17
98
Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la
souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans
l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice »
apparaît en suppression ?
Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant
votre prochain exercice.
Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible
de le supprimer » apparaît en suppression ?
Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer.
Les thèmes dans les fiches
Les thèmes permettent de regrouper un certain nombre d'éléments de votre paye dans un
groupe afin de vous faciliter par la suite le classement et ou la recherche.
Par défaut la paye propose des thèmes pour chaque catégorie de l'arborescence.
• Pour les organismes : C'est le type d'organisme (URSSAF, pôle emploi, IRC....) qui
définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre).
• Pour les variables : c'est le type de la variable (constante, variable à saisir ou formule de
calcul) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre).
• Pour les rubriques de brut et de net : c'est le type de la rubrique (Abattement sur le
brut, avantage en nature, gain ou retenue) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis
un autre).
• Pour les rubriques de cotisation : C'est l'organisme de la rubrique (URSSAF, pôle
emploi...) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre).
• Pour les profils : c'est le statut du profil (cadre, non cadre, pas de statut..) qui définit le
thème (sauf si vous en avez mis un autre).
Comment créer un nouveau thème ?
Pour créer un nouveau thème vous devez saisir dans la zone prévue à cet effet le nom du thème.
Lors de l'enregistrement de votre fiche, vous aurez au niveau de l'arborescence sur votre gauche
un classeur supplémentaire portant le nom du thème choisi.
Comment supprimer un thème ?
Le thème est automatiquement supprimé à partir de l'instant où il n'y a plus aucun élément
rattaché à ce thème. Par conséquent, pour supprimer un thème vous devez modifier tous les
éléments qui le compose.
Que signifie le thème : cachées dans les versions précédentes ?
Sur les versions antérieures à celles des V14, on avait la possibilité de masquer des variables,
des rubriques, des tables de calcul...... Lors de la mise à jour en V14, tous les éléments cachés
ont été récupérés dans le thème cachées dans les versions précédentes.
Les variables
La fiche Variable
Pour créer une variable, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran.
Menu Edition
99
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Variables
Barre d’outils , Variables
Raccourci clavier Alt + 7 (du clavier Numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Variables une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran.
Comment créer une variable ?
Pour créer une variable, cliquez sur le classeur Variables, et complétez la fiche vierge dans la
partie droite de l’écran :
• Saisissez le nom de la variable qui doit commencer par une lettre et est limité à 31
caractères maximum.
• La description de la variable,
• Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre variable
sera classée en fonction du type choisi (constante, variable à saisir ou formule de calcul).
• Pointez le type de la variable (voir dans les Questions diverses). Un report mensuel et/ou
à la clôture de l'exercice est possible pour les variables de type "Variable à saisir".
Enregistrez la nouvelle variable avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de
navigation.
A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette variable ?
Ce lien permet de déterminer quelles sont les éléments (variables, rubriques) utilisés par la
variable sélectionnée.
A quoi sert le lien : Où est utilisée cette variable ?
Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable
sélectionnée.
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Questions diverses :
A quoi servent les variables ?
Quels sont les types de variables ?
Comment utiliser une variable dans une formule ?
Comment obtenir le cumul d'une variable ?
Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ?
Comment supprimer une variable ?
Pourquoi certaines variables sont grisées ?
EBP Paye V17
100
A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la formule ?
Pourquoi le type de certaines variables est grisé ?
A quoi sert l'option "Saisissable dans un calendrier (en heures)" ?
La liste des variables standards
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standards :
Nom Type Description
ACOMPTE A saisir Acompte
ACQ A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N,
en vue du calcul des congés payés.
AGE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du
calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation.
AJUSTNAPMM1 A saisir Ajustement du net à payer du mois en cours et du mois
précédent
ASSUJASS A saisir Assujettis à l’assurance chômage
AUBRY1 A saisir Montant par salarié et par mois de l’aide Aubry 1.
BASEMINI Formule Base minimum, c'est-à-dire SMIC ou salaire conventionnel.
BASESMIC Formule Calcul de la base du SMIC.
CHIFFRE A saisir Chiffre d'affaires du mois, en vue du calcul de la prime sur
chiffre d’affaire.
COEFAUBRY Const. Coefficient pour le calcul de l’allègement Aubry II des Hôtels,
Cafés, Restaurants.
CONTRAT A saisir Année du contrat de travail pour les apprentis et les contrats de
qualification (1 pour 1ère année, 2 pour 2ème année, 3 pour 3ème
année), en vue du calcul automatique du salaire ou de la base
de cotisation.
CYLINDRE A saisir Nombre de chevaux de la voiture, en vue du calcul des
indemnités kilométriques.
ECHELON A saisir Echelon du salarié à saisir
FORFAIT A saisir Montant du forfait.
GMP Formule Salaire charnière pour le calcul de la Garantie Minimale de
Points (pour les cadres).
HEUBONI Formule Nombre d’heures de bonification.
HEUCOMP A saisir Nombre d’heures complémentaires.
HEUNTRAV Formule Total des heures non travaillées.
HEUREEL Formule Nombre d'heures réellement travaillées.
HEUREF A saisir Nombre d’heures de référence de la société, indiqué dans les
préférences du dossier
HEURTAV A saisir Heures travaillées dans le mois.
HEUSU A saisir Nombre d’heures supplémentaires bonifiées en repos.
HEUSU10 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 10%.
HEUSU100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100%.
Menu Edition
101
HEUSU25 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25%.
HEUSU50 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50%.
HEUCOMPEXO A saisir Nombre d'heures complémentaires exonérées
HEU25EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 25 % exo IR
HEU50EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 50 % exo IR
HJOUR Formule Nombre d’heures moyen par jour (pour les conversion de jours
en heures).
JOURABSENCE A saisir Nombre de jours d'absence du mois.
JOURMOIS A saisir Nombre de jours travaillés par mois.
JOUROUVR A saisir Nombre de jours ouvrables (ou ouvrés) par mois en vue du
calcul des congés payés.
KMS A saisir Nombre de kilomètres effectués dans le mois, en vue du calcul
des indemnités kilométriques.
MAXABT Const. Abattement maximum autorisé pour l’année (entreprises de
bâtiment et de transport).
MC A saisir Minimum conventionnel mensuel.
MG A saisir Minimum garanti
NAPNEGMM1 A saisir Net à payer du mois en cours et du mois précédent
NBHEUSUP Formule Total des heures supplémentaires.
NBPERS A saisir Nombre de personnes à charge, en vue du calcul de la saisie
sur arrêt.
NIVEAU A saisir Niveau du salarié.
PANIERS A saisir Nombre de paniers repas.
PIECE A saisir Nombre de pièce pour le calcul de l’avantage en nature
logement.
PLAFA Formule Calcul du plafond tranche A.
PLAFASS Const. Montant du plafond tranche A.
PLAFB Formule Calcul du plafond tranche B.
PLAFBSS Const. Montant du plafond tranche B.
PLAFC Formule Calcul du plafond tranche C.
PLAFCSS Const. Montant du plafond tranche C.
PLAFD Formule Calcul du plafond tranche D.
PLAFDSS Const. Montant du plafond tranche D.
PLAFT2 Const. Montant du plafond tranche 2 caisses de retraite.
PLAFT2CR Formule Calcul du plafond tranche 2 caisses de retraite.
POINT Const. Valeur du point, en vue du calcul des salaires au point.
POSITION A saisir Position du salarié.
POURCMALA A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur
en cas de maladie.
POURCSUSP A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur
en cas de suspension du contrat de travail.
PRIME A saisir Montant de la prime exceptionnelle.
PRORATA A saisir Coefficient de proratisation de la paye, se calcule
automatiquement en fonction de la période de paye du bulletin.
RAPHOR Formule Proratisation des heures pour le calcul des allègements bas
salaires.
REDB Formule Plafond pour les allègements bas salaires.
EBP Paye V17
102
REMTACHE A saisir Rémunéré à la tâche.
REPOSACQMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs acquis dans le mois
REPOSOLDE Formule Nombre de jours de repos compensateurs à prendre.
REPOSPRISMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs pris dans le mois
REV A saisir Revenu brut du 1er juin N-1 au 31 mai N (provision congé), en
vue du calcul des congés payés.
RTTADIV A saisir Nombre d’heures d’absences diverses en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTAM A saisir Nombre d’heures d’absences maladie en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTANP A saisir Nombre d’heures d’absences non payées en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTCONGESPRIS A saisir Nombre d’heures de congés payés pris en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTHREF A saisir Nombre d’heures de référence en provenance du module
Gestion des 35 heures
RTTS025 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25 % en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTS050 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50 % en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTS100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100 % en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTHTR A saisir Nombre d’heures de travail retenues en provenance du module
Gestion des 35 heures
RTTHTT A saisir Nombre d’heures théoriques de travail en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTM A saisir Nombre d’heures d’absences maternité en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTP A saisir Nombre d’heures collectif (planning collectif) en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTPERIODE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) du mois en provenance du
module Gestion des 35 heures
RTTSOLDE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) de l’exercice (solde global)
en provenance du module Gestion des 35 heures
SALBASANC A saisir Salaire de base avant le passage à 35 heures, en vue du calcul
du complément différentiel de salaire.
SALMOIS Formule Salaire du mois, en vue du calcul des plafonds régularisés des
temps partiels.
SALPLEIN Formule Salaire temps plein, en vue du calcul des plafonds régularisés
des temps partiels.
SMI120 Formule 120 % du SMIC mensuel.
SMI120A Formule 120 % du SMIC mensuel du 1er janvier
SMI130 Formule 130 % d’un SMIC de 169 heures, en vue du calcul des
allègements bas salaire.
SMI150 Formule 150 % du SMIC mensuel.
SMI169 Formule Smic de 169 heures.
SMIC Const. Smic horaire.
SMIC1 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 16/06/98 et
Menu Edition
103
le 30/06/99.
SMIC130 Formule 130 % du SMIC mensuel.
SMIC2 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/99 et
le 30/06/00.
SMIC3 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/00 et
le 30/06/01.
SMIC4 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/01.
SMIC5 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/02.
SMICA Const. SMIC horaire au 1er janvier, en vue du calcul des bases
forfaitaires de cotisations des apprentis.
SMIMEN Formule SMIC mensuel.
SOUMISABT A saisir Soumis à l’abattement.
TAUXHOR Formule Taux horaire.
TICKETS A saisir Nombre de tickets restaurant du mois.
TOTSAL A saisir Total des salaires du mois pour les salariés multi employeurs.
La liste des variables spécifiques à la paye Hôtel, Restaurant, Café
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie Hôtel, Restaurant, Café :
Nom Type Description
AVREPAS A saisir Nombre de repas pris.
INDREP A saisir Nombre de repas non pris.
MG A saisir Minimum garanti.
POURB A saisir Pourboires.
REPDE A saisir Nombre de repas à déduire.
La liste des variables spécifiques à la paye du Spectacle
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie du Spectacle :
Nom Type Description
CACHET A saisir Prix d’un cachet.
FORFJOUR A saisir Prix du forfait journalier.
FORFSEM A saisir Prix du forfait hebdomadaire.
MG A saisir Minimum garanti.
NBCAC12 A saisir Nombre de cachets de 12 heures.
NBCAC8 A saisir Nombre de cachets de 8 heures.
NBJOURS A saisir Nombre de jours de forfait.
EBP Paye V17
104
NBSEM39 A saisir Nombre de semaines à 39 heures.
NBSEM47 A saisir Nombre de semaines à 47 heures.
PLAFJAS Const. Plafond journalier artiste du spectacle (12 fois le plafond
horaire).
PLAFJOUR Const. Plafond journalier.
PLAFSEM Const. Plafond hebdomadaire.
SEM39 A saisir Prix du forfait de semaines à 39 heures.
SEM47 A saisir Prix du forfait de semaines à 47 heures.
La liste des variables spécifiques à la paye du Bâtiment
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie du Bâtiment :
Nom Type Description
ANCPROF A saisir Nombre de mois d’ancienneté dans la profession.
ANCPROFAN Formule Nombre d’année d’ancienneté dans la profession.
HEUABSCHOP A saisir Nombre d’heures d’absence pour chômage partiel.
HEUABSFAMIL A saisir Nombre d’heures d’absence pour évènements familiaux.
HEUABSINT A saisir Nombre d’heures d’absence pour intempéries.
HEUABSJFERIE A saisir Nombre d’heures d’absence pour jours fériés.
HEUABSMATER A saisir Nombre d’heures d’absence pour maternité.
HEUABSMNP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie non professionnelle.
HEUABSMP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie professionnelle.
HEUABSNAISS A saisir Nombre d’heures d’absence pour naissance ou adoption.
HEUABSPREAV A saisir Nombre d’heures d’absence pour préavis.
HEUABSSTAGE A saisir Nombre d’heures d’absence pour stage de formation
professionnelle et stage d’apprentissage.
HEUFAMIL A saisir Nombre d’heures pour évènements familiaux payées.
HEUINDAT A saisir Nombre d’heures d’indemnités accident du travail.
HEUINDINT A saisir Nombre d’heures d’indemnités intempéries.
HEUINDMATER A saisir Nombre d’heures d’indemnités maternité.
HEUINDMNP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie non professionnelle.
HEUINDMP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie professionnelle.
HEUJFERIE A saisir Nombre d’heures pour jours fériés payées.
HEUNAISS A saisir Nombre d’heures pour congés naissance et adoption payées.
HEUPAYE Formule Nombre d’heures payées.
HEUPREAV A saisir Nombre d’heures de préavis payées.
HEUSTAGE A saisir Nombre d’heures de stage de formation professionnelle et
formation d’apprentissage payées.
INDKMS Const. Pris du kilomètre pour les indemnités kilométriques non
soumises à cotisation.
MG Const. Minimum garanti.
NJOURDP A saisir Nombre de jours de grands déplacements.
NKMS A saisir Nombre de kilomètres pour les indemnités kilométriques.
Menu Edition
105
NREPAS A saisir Nombre de repas.
TRAJET A saisir Indemnité de trajet.
VKMS A saisir Prix du kilomètre pour les indemnités kilométriques soumises à
cotisation.
VREPAS A saisir Valeur du repas soumis à CSG/RDS.
La liste des variables spécifiques à la paye Agricole
Définition des variables de la fiche salarié.
Définition des variables du calendrier.
Définition des variables standard
Définition des variables spécifiques à la paie Agricole :
Nom Type Description
ABATCOT A saisir Acompte
AC13M A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N,
en vue du calcul des congés payés.
APE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du
calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation.
BRUIT A saisir Travail dans le bruit.
CONDLOURD A saisir Conduite de véhicules lourds.
CRCCA A saisir Cotise à la CRCCA.
EMBAUC1 A saisir Exonération pour 1ère embauche.
ETRANG A saisir Domicilié fiscalement à l’étranger.
HANDICAP A saisir Handicap reconnu.
LICENCI A saisir Licenciement dans les 12 mois précédant l’embauche.
MANIPLOURDES A saisir Manipulation de charges lourdes.
MANIPPROD A saisir Manipulation de produits chimiques / traitement.
MEDEC6 A saisir Médecine du travail avant 6 mois.
NUIT A saisir Travail de nuit.
REMNATURE A saisir Rémunéré en nature.
RTT A saisir Concerné par l’aide.
RTTAPPLI A saisir Application de l’aide.
TXAT A saisir Calcul du taux en fonction du code APE (0 ou 1).
TXEXO A saisir N° d’exonération des occasionnels pour la déclaration MSA.
TXRED A saisir Taux de la réduction des TO / TODE en pourcentage.
TXREDDE A saisir Taux de la réduction des demandeurs d’emploi en
pourcentage.
TXREDOCC A saisir Taux de la réduction des travailleurs occasionnels en
pourcentage.
La liste cumuls systèmes
Les cumuls systèmes ne peuvent être modifiées, leur formule n’est pas visible.
Lorsque le nom de la variable n’est pas précédé du signe $, il s’agit du cumul du mois, lorsque le
nom de la variable est précédé du signe $, il s’agit du cumul depuis le début de l’exercice. Par
exemple, la variable SNETIMP correspond au net imposable du mois, et la variable $SNETIMP
au cumul du net imposable depuis le début de l’exercice.
Tous les cumuls commençant par TOT ne peuvent pas être précédé du $ car ce sont des cumuls
EBP Paye V17
106
progressifs.
Nom Description
Variables Servant au calcul des congés payés
CPLEGACQUIS Nombre de jours de CP légal que le salarié acquiert sur sa période
de paye
CPSUPACQUIS Nombre de jours de CP supplémentaires que le salarié acquiert
chaque mois
JOURPRIS Nombre de jours de congés pris sur la période du bulletin.
CPACQUISN1 Nombre total des CP acquis au 31/05/XX (ou à la fin du mois de
clôture des CP)
CPPRISN1 Valeur des CP pris sur les CP acquis.
TOTCPLEGACQUISN1 Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP N-1
TOTCPSUPACQUISN1 Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP
N-1
TOTCPACQUISN1 Reprend le total des CP acquis à la clôture des CP.
( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure
de la fiche du salarié)
TOTCPPRISN1 Reprend le total des CP N-1 pris depuis la clôture des CP
( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet
Congés/Heure de la fiche du salarié)
CPRESTEN1 C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis
légaux N-1 diminués des CP pris N-1 total ( - TOTCPPRISN)
TOTCPLEGACQUISN Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP
(CPLEGACQUIS et les valeurs de reprises)
TOTCPSUPACQUISN Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP
(CPSUPACQUIS et les valeurs de reprises)
TOTCPACQUISN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis
légaux et supplémentaires (TOTCPLEGACQUISN +
TOTCPSUPACQUISN)
( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure
de la fiche du salarié)
CPPRISN Valeur des CP pris par anticipation sur le mois, dans le cas ou le
CP reste N-1 est à 0.
TOTCPPRISN Reprend le cumul de CPPRISN.
Lors de la clôture des congés, la valeur de cette variable passe en
reprise dans la variable TOTCPPRISN1.
( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet
Congés/Heure de la fiche du salarié)
Menu Edition
107
CPRESTE C'est la somme des CP restants sur N-1 et N.
CPRESTEN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis
légaux N diminués des CP pris total (TOTCPLEGACQUISN +
TOTCPSUPACQUISN - TOTCPPRISN)
CPANCACQUISN Indique le nombre de jour total de CP d'ancienneté acquis pour
l'année. Cette valeur est fixe.
( zone CP Ancienneté Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la
fiche du salarié)
CPANCPRISN Reprend la valeur du CP ancienneté pris sur la période.
TOTCPANCPRISN Reprend la valeur de CPANCPRISN cumulée mois pas mois sur la
période de l'exercice CP
( zone CP ancienneté Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la
fiche du salarié)
CPANCRESTEN C'est une donnée calculé, qui reprend CPANCACQUISN -
TOTCPANCP
CONGE Provision congés sur la période : somme de toutes les rubriques de
brut dans lesquelles l’option « Participe à la base dixième CP »
est cochée sur la période
TOTCONGEN Provision congés cumulée sur l'exercice CP : somme de la
variables CONGE
CONGEN1 Provision congés cumulée sur l'exercice CP précédent pour le
paiement des congés acquis. ( zone Base CP n-1 dans l'onglet
Congés/Heure de la fiche du salarié)
MTCPVERSEEN Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N»
sur le bulletin en cours
MTCPVERSEEN1 Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N-
1» sur le bulletin en cours
TOTMTCPVERSEEN Reprend la valeur de MTCPVERSEEN cumulée mois pas mois sur
la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N dans
l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié)
TOTMTCPVERSEEN1 Reprend la valeur de MTCPVERSEEN1 cumulée mois pas mois
sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N-1
dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié)
CONGESACQUIS Nombre de jours de congés payés acquis. Cette variable n'est plus
utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par les variables
TOTCPACQUISN
EBP Paye V17
108
CONGESPRIS Nombre de jours de congés pris. Cette variable n'est plus utilisé
depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable JOURPRIS
CONGESRESTE Nombre de jours restant à prendre. Cette variable n'est plus utilisé
depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable CPRESTN1
Variables concernant le DIF
DIFACQUISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié acquiert sur sa période de
paye
DIFPRISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié prend sur sa période de
paye
DIFAPRENDRE Cumul le DIF que le salarié dispose à la clôture du DIF (cette valeur
est plafonnée)
TOTDIFN Reprend le total du DIF cumulé sur l'année en cours et que le
salarié pourra disposer dès la clôture du DIF.
TOTDIFPRIS Reprend le total du DIF que le salarié à pris sur l'année en cours.
DIFRESTE C'est une donnée calculée qui reprend DIFAPRENDRE -
TOTDIFPRIS
Variables diverses
SABT Montant de l’abattement.
SABTBASE Base de calcul de l’abattement : somme de toutes les rubriques de
brut dans lesquelles l’option Soumise à abattement est cochée.
SAJUSTNAPM Ajustement du net à payer du mois en cours
SAVN Somme des avantages en nature.
SAVNABT Somme des avantages en nature soumis à abattement.
SAVNIC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables
et soumis aux cotisations.
SAVNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables
et non soumis aux cotisations
SAVNNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, non
imposables et non soumis aux cotisations
SBASEABSCP Somme des rubriques de salaire brut cochées Participe au calcul
de l'absence CP.
SBAT1 à SBAT20 Cumuls de l’onglet Bâtiment (disponible en version BATIMENT).
SBRUT Brut : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux
cotisations.
SBRUTABT Brut abattu : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux
cotisations après abattement.
SBRUTFISC Somme des rubriques qui participent au calcul de la base brute
fiscale
Menu Edition
109
SCOTFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature "Réduction
Fillon"
SCOTMAJFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature 'Majoration
réduction Fillon"
SCOTPAT Somme des cotisations patronales.
SCOTSAL Somme des cotisations salariales.
SCOTSALNI Somme des cotisations salariales non imposables.
SCOTSSSAL Somme des cotisations salariales qui ont la propriété montant limite
"Total cotisations SS salariales"
SCOTSSPAT Somme des cotisations patronales qui ont la propriété montant
limite "Total cotisations SS patronales"
SCOTHS Somme des rubriques de cotisations qui ont la case Part sal.
participe au taux de réduction loi TEPA de cochés.
SCSG Somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations
patronales soumises à CSG.
SCSGCOMP Somme des rubriques qui ont la propriété "Base alimente assiette
CSG abattue".
SCSGABT Base de la CSG et de la RDS : somme des rubriques de brut
soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG, et
multipliée par 0,97.
SCUMSSMSA Somme des montants patronaux des rubriques de cotisation qui ont
été cochées Participe au cumul de charges exo TO/DE
SFRP Somme des rubriques de brut et de net dans lesquelles une des
options qui se trouve dans Frais professionnels est sélectionnée.
(nature de rubrique dans les rubriques de salaires brut)
SGAIN Somme de tous les gains.
SGAINABT Somme des rubriques de brut soumises à abattement.
SGAINIC Somme des gains et des retenues imposables et soumis à
cotisations.
SGAININC Somme des gains et des retenues imposables et non soumis à
cotisations.
SGAINNIC Somme des gains et des retenues non imposables et soumis à
cotisations.
SGAINNINC Somme des gains et des retenues non imposables et non soumis à
cotisations.
SNAPNEGM Net à payer négatif du mois en cours
SNET Net à payer.
SNETIMP Net imposable.
SNETNIMP Net non imposable.
SRET Retenues sur le net.
EBP Paye V17
110
TA Tranche A de cotisations.
TB Tranche B de cotisations.
TC Tranche C de cotisations.
TD Tranche D de cotisations.
Variables de cumuls créées dans la cadre de la loi TEPA
SCUMCOMPEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type
Heures complémentaires exonérées est sélectionné.
SCUMHSEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type
Heures supplémentaires exonérées est sélectionné.
SCUMJREXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type
Jours excédants forfait exonérés est sélectionné.
SPEXC Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Prime et que le type Exceptionnelle Loi
Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) est sélectionné.
SRTTAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
RTT acquis avant fin 12/07 est sélectionné.
SRTT Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
RTT acquis depuis 01/08 est sélectionné.
SFORFAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 est sélectionné.
SFORF Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 est sélectionné.
SCETAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
CET acquis avant fin 12/07 est sélectionné.
SCET Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
CET acquis depuis 01/08 est sélectionné.
STCR Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la
nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type
Repos compensateur acquis depuis 01/08 est sélectionné.
Menu Edition
111
STAXPREV Somme des tous les montants patronaux des rubriques de
cotisation qui sont cochées Participe à la taxe sur la Prévoyance.
CUMRACHAT07 Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des
jours de repos acquis avant fin décembre 2007. Soit le cumul des
variables : SRTTAVT311207 / SFORFAVT311207 /
SCETANT311207.
CUMRACHAT Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des
jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 et qui sont
exonérés de charges. Soit le cumul des variables : SRTT / SFORF /
STCR, le cumul SCET n'est pas repris car il n'est pas concerné par
les exonérations.
La liste des variables alimentées par le calendrier
Définition des variables alimentées par le calendrier :
JOURPRIS A saisir Nombre de jours de congés pris dans le mois.
HEUABS A saisir Nombre d’heures d’absence.
JOURMALADIE A saisir Nombre de jours d'absence maladie non professionnelle du
mois.
JOURMALPROF A saisir Jours Maladie professionnelle
JOURMATERPATER A saisir Jours Maternité/Paternité
HEUABSAT A saisir Nombre d’heures d’absence pour accident du travail.
JOURTRAJET A saisir Nombre de Jours Accident de trajet
JOURINVAL1 A saisir Nombre de Jours Invalidité première catégorie
JOURINVAL2 A saisir Nombre de Jours Invalidité deuxième catégorie
JOURTHERA A saisir Nombre de Jours Mi-temps thérapeutiques
HEUABSINT A saisir Heures Chômage intempéries
JOURMALDEMI A saisir Nombre de Jours Maladie à demi traitement (CNRACL)
JOURCPNONREM A saisir Jours CP non rémunérés par employeur
JOURSUSPENSION A saisir Nombre de jours de suspension du contrat de travail, alimenté
par le calendrier.
La liste des variables alimentées par la fiche du salarié
Définition des variables alimentées par la fiche salarié :
Nom Type Description
ADULTES A saisir Nombre d’adultes à charge
ANCIENNETE A saisir Ancienneté du salarié en mois, s’incrémente automatiquement
chaque mois de 1 (à la clôture mensuelle).
ENFANTS A saisir Nombre d’enfants à charge
HEUMOIS A saisir Nombre d'heures travaillées par mois (nombre fixe pour les
mensuels).
MULTI A saisir Permet la proratisation des plafonds pour les salariés multi
employeurs. (zone Employeur multiple dans la fiche salarié)
SALBASE A saisir Salaire de base mensuel.
SALHOR A saisir Salaire horaire.
TAUXAT A saisir Taux accident du travail, repris automatiquement des
EBP Paye V17
112
préférences et renseigné dans la fiche du salarié
TEMPSPARTIEL A saisir En vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels, 1
est indiqué si vous sélectionnez « Temps partiel » dans la zone
Caractéristique de l’activité de la fiche salarié.
POINTBASE A saisir Base forfaitaire pour les salariés payés au point.
POINTCOEF A saisir Coefficient hiérarchique du salarié
La fiche Variable : Pourquoi certaines variables sont grisées ?
Les variables qui sont grisées dans l'arborescence sont les variables qui sont protégées. Vous ne
pouvez ni les supprimer ni les modifier.
De plus elles ne sont pas consultables dans la saisie des variables du menu Gestion.
Retour à la fiche Variable.
Fiche Variable : A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la
formule dans une variable de type Formule de calcul?
Le choix Traduction de la formule permet d’afficher une description pour chaque élément de la
formule afin d’en faciliter sa compréhension.
Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en
insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique.
Retour à la fiche Variable.
Pourquoi le type de certaines variables est grisé ?
Le type de certaines variables n'est pas modifiable afin de protéger des éléments indispensables
pour le traitement de la paye.
Retour à la fiche Variable.
La fiche salarié
Création d'un salarié
Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ?
Barre de menu Edition + Salarié
Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique)
Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge
s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez
alors les éléments de la fiche, en commençant par
l'entête.
Fiche salarié : Entête
Matricule : cette saisie est obligatoire *
En numérotation automatique (option à demander dans Dossier + Propriétés + Préférences,
onglet Options), un numéro vous est automatiquement proposé. En numérotation manuelle,
saisissez le matricule du salarié sur 10 caractères maximum.
Menu Edition
113
Titre, Prénom, Nom de naissance, Nom marital / Usage : ces zones sont obligatoires *
Le nom d’Usage est accessible pour tous. S’il est renseigné, il sera repris pour les impressions.
Code Emploi (PCS-ESE) : cette saisie est obligatoire *
C’est le code de la catégorie socioprofessionnelle. Selon le cahier des charges DADS-U, ce
champ doit obligatoirement être renseigné pour les établissements de 20 salariés et plus.
Cependant pour simplifier et faciliter les échanges avec les émetteurs du fichier DADS-U, tous
les partenaires DADS-U conseillent toutes les entreprises de moins de 20 salariés de valoriser
cette rubrique. C’est pourquoi, ce champ est devenu obligatoire dans votre logiciel de paye.
Attention !!!
Le code INSEE a changé pour les déclarations de fin d’année 2003. Il faut vérifier pour chacun
des salariés que le code INSEE soit bien renseigné, sinon l’icône apparaîtra dans la zone.
Certains des anciens codes ont une équivalence avec les nouveaux codes, ils seront donc
automatiquement changés lors de la récupération de dossier.
Code Employeurs multiples : cette saisie est obligatoire *
Le choix Unique est proposé par défaut. Ouvrez la liste et sélectionnez un autre choix si votre
salarié travaille pour plusieurs employeurs.
Ce champ est lié à une variable de paye MULTI. Par défaut, cette dernière est à 0 pour un choix
Unique ou Non connu et s’initialise à 1 pour un choix Multiple.
Attention !!!
Si vous sélectionnez cette option veuillez vérifier le calcul de votre plafond de sécurité sociale
(variable PLAFA). En effet, il se calcule différemment dans le cas d’un emploi multiple.,
Code Emplois multiples : cette saisie est obligatoire *
Le choix Unique est proposé par défaut. Ce champ concerne uniquement les salariés ayant des
emplois multiples simultanées chez un même employeur au cours d’une même période d’activité.
Référence contrat
Dans la cas d'un multi-contrat vous devez renseigner une référence.
En effet, dans le cadre de la génération du fichier DNA (option disponible à partir de la version
PRO) il est nécessaire d'identifier le contrat auquel se rattachent les informations transmises pour
le salarié.
Photo :
Un clic droit dans le cadre Photo vous permet d’insérer un fichier au format JPEG, BMP, TGA et
PCX représentant la photo du salarié, de supprimer la photo, ou de connaître le nom de l'image
et sa taille par l’option Informations.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Etat civil
EBP Paye V17
114
Adresse, CP / Ville, Pays : ces zones sont obligatoires
Par défaut le pays France est sélectionné. S’il est différent, il faut donc le spécifier.
E-mail :
Renseignez éventuellement l’adresse e-mail de votre salarié.
Option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail"’ :
Cette option permet de marquer le salarié comme souhaitant recevoir ses bulletins par e-mail.
Elle ne peut-être cochée sans l’accord préalable du salarié.
Téléphone, Personne à charge
Ces éléments sont à titre d’informations
Situation familiale :
Le code situation familiale n’est pas un champ obligatoire mais conseillé.
Numéro de sécurité sociale : cette saisie est obligatoire
En fonction de la civilité, le numéro S.S. est initialisé à 1 ou 2 lors de l’enregistrement. Si vous
validez une fiche salarié sans numéro de sécurité sociale, car non connu, ce champ sera, alors,
complété par des 999999999999
Date de naissance, Commune de naissance, Département de naissance : ces zones sont
obligatoires*
Dans le département de naissance, si le salarié est né à l’étranger, il faudra alors sélectionner le
code 99 Pays étranger
Pays de naissance : cette saisie est obligatoire
Si le département de naissance est différent de 99 Pays étranger cette zone est inaccessible et
FR apparaît par défaut. Si 99 Pays étranger est sélectionné dans le département de naissance,
cette zone sera alors dégrisée et il faudra sélectionner le pays au choix.
Nationalité : cette saisie est obligatoire
Par défaut la nationalité sélectionnée est FR-France. Si le salarié a une nationalité différente, il
faut sélectionner le pays concerné.
N° titre de séjour, N° de carte de séjour, Libellé, validité et délivré par :
Ces zones doivent être renseignées pour les salariés étrangers pour l’édition du registre unique
du personnel.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Info. Paye
Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent :
Options de bulletin
Menu Edition
115
Salaire et Durée du travail
Classement conventionnel
Contrat de Travail et statut catégoriel
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : options de bulletin
Payé au point :
La zone Payé à l’heure sera grisée et dans la zone Salaire, Base forfaitaire s’affichera et c’est la
variable POINBASE qui sera alimentée.
Payé à l’heure :
La zone Payé au point sera grisée et dans la zone Salaire, Salaire horaire s’affichera et c’est la
variable SALHOR qui sera alimentée.
Pourboire
Cochez l’option si le salarié est rémunéré au pourboire.
Base de cotisation forfaitaire :
Vous devez cocher cette option si les cotisations de votre salarié sont calculés sur une base
forfaitaire.
Remarque !!!
Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U
disponible à partir de la version PRO.
Vacataire et Hors effectifs :
Ces zones sont à titre indicatif.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Salaire
Salaire mensuel :
Selon les cases cochées précédemment, vous saisissez le salaire mensuel (variable SALBASE,
pour les salariés mensuels), le salaire horaire (variable SALHOR, pour les salariés payés à
l’heure), ou la base forfaitaire (variable POINTBASE, pour les salariés payés au point)..
Nombre de payes par mois :
Pour les salariés ayant plusieurs payes (bulletins) par mois, indiquez le nombre de payes (entre 1
et 20) que vous souhaitez pouvoir générer sur le mois.
Taux A.T. :
EBP Paye V17
116
Sélectionnez dans la liste déroulante le taux AT du salarié. Ce choix est nécessaire pour la
DADS et il est reporté dans la variable TAUXAT qui est utilisé dans certaines rubriques. Chaque
taux proposé ici a été défini dans Dossier + Propriétés + Préférences, Onglet URSSAF.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Durée de travail mensuelle :
Renseignez ici, la durée de travail mensuelle contractuelle du salarié.
Durée de travail hebdomadaire :
La durée hebdomadaire est calculée de façon automatique en fonction de la durée de travail
mensuelle. (Durée mensuelle / 4.33333333)
Ancienneté :
(variable ANCIENNETE) :
Le nombre de mois d’ancienneté du salarié doit être saisi manuellement en création. Il sera
incrémenté à chaque clôture du mois et pourra servir dans le calcul de la prime d’ancienneté.
Unité horaire :
Vous devez sélectionner le code unité horaire dans lequel est exprimé la durée contractuelle du
temps de travail du salarié et de l'entreprise.
Horaire entreprise :
Vous devez indiquer ici l'horaire usuel de l'entreprise.
Périodicité de paiement :
Vous devez indiquer la fréquence pour le paiement des salaires.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Affectations : Exonérations URSSAF
Il est obligatoire de déclarer l’ensemble des exonérations auxquelles a droit un salarié. Par
exemple, Loi Fillon (allégement de cotisations), Temps partiel exo 30 %...
Même si le salaire brut du salarié ne justifie pas d’exonération, le nom de l’aide à laquelle il
pourrait avoir droit doit être déclaré dans les déclarations de fin d'année (DADS-U) (Option
disponible à partir de la version PRO).
Pour sélectionner la ou les exonérations, cliquez sur Modifier. Une liste s’affiche. Sélectionnez
toutes les exonérations du salarié pour la période en cours.
Par exemple, les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003.
Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II ne doit plus apparaître et mettre à la Fillon.
Dans le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du
mois où elles doivent être prises en compte.
C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes.
Pour valider votre sélection, cliquez sur valider.
Menu Edition
117
Attention !!!
Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié.
A quoi sert le bouton Généraliser ?
Si vous avez renseigné en cours d’année vos exonérations URSSAF vous avez la possibilité de
les généraliser depuis le début de l’année.
Exemple !!!
CAS N°1 : Jamais renseigné :
Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous ne l’avez jamais
renseigné.
Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération
n’a été trouvée et si vous souhaitez l’appliquer depuis le début de l’année.
Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible.
CAS N°2 : Renseigné au cours de l’année
Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous êtes sur le mois de
Décembre et vous l’avez renseigné en Février.
Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération
n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier.
Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible.
CAS N°3 : Renseigné au cours de l’année et changé en fin d’année.
Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE de janvier à juin, en février vous avez renseigné le
code 10. En juillet vous avez renseigné le code 13 et vous êtes sur le mois de décembre.
Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît en vous indiquant qu’aucune
exonération n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier.
Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible
Le code 13 ne sera pas généralisé car vous avez renseigné avant ce code, le code 10.
Pourquoi le bouton généraliser est grisé ?
Soit vous avez déjà appliqué cette option à votre salarié, soit vous avez toujours renseigné vos
exonérations à votre salarié depuis le début de leur période d’activité.
Si vous constatez un erreur, vous devrez la modifier manuellement dans votre fichier DADS-U
(option disponible à partir de la version PRO)
Retour à l'onglet Affectations
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Classement conventionnel
Renseignez les champs concernés pour déterminer le classement de votre salarié. Si aucun
champ n’est renseigné, dans votre fichier DADS-U, (option disponible à partir de la version PRO)
la rubrique concernant le classement conventionnel sera alors renseignée avec Sans
classement conventionnel.
La zone Coef. Hiérarchique alimente une variable POINTCOEF accessible par la saisie des
variables et pouvant être utilisée dans les rubriques de paye.
En revanche, le Niveau, l’Indice, la Position et l’Echelon sont des zones alphanumériques qui
n’alimentent pas de variable accessible par la saisie des variables. Ces données peuvent
toutefois être imprimées sur les bulletins de salaire.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Contrat de Travail et Statut catégoriel
EBP Paye V17
118
Code population : ce champ est obligatoire*
Le code population permet de définir la situation administrative générale du salarié ou de l'agent.
Ce champ est très important pour la déclaration N4DS.
Nature du contrat de travail : ce champ est obligatoire*
Il faut indiquer ici la nature du contrat de travail signé avec le salarié.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Intitulé du contrat de travail : ce champ est obligatoire*
Il faut préciser l'intitulé du contrat de travail. Si aucun intitulé ne correspond à votre salarié, vous
devez sélectionner "Autres contrats".
Date de fin de contrat prévue
Si le contrat de travail est un Contrat à Durée Déterminée vous devez obligatoirement renseigner
la date de fin de CDD.
Au moment de la préparation du bulletin, un message d'avertissement s'affichera dès que la date
de fin de CDD arrive à échéance.
Modalité de l'activité : ce champ est obligatoire*
Ce champ permet d'indiquer la spécificité du contrat de travail. Si le contrat de travail de votre
salarié ne dispose pas de l'une des spécificités proposées alors sélectionner "salarié non
concerné".
Modalité de l'exercice : ce champ est obligatoire*
Il convient de renseigner sur ce champ les modalités de l'exercice du travail. Cette information
est nécessaire notamment pour calculer les droits à l'assurance chômage.
Taux de travail à temps partiel : ce champ est obligatoire*
C’est le rapport entre l’horaire du salarié et la durée collective du travail. Par exemple 80.00 pour
un salarié à 80%. Ce champ doit être renseigné si la caractéristique du contrat de travail est
Temps partiel.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Statut catégoriel : ces champs sont obligatoires*
• IRC : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens du régime
de retraite complémentaire
• CCN : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens de la
convention collective de votre entreprise
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Nature d’emploi : ce champ est obligatoire*
La nature d'emploi est un champ de saisie libre.
Qualification :
Cette information est reprise pour l’impression de l’attestation Pôle emploi et l’impression des
bulletins
Menu Edition
119
Service :
Le service peut servir à faire un tri dans la saisie des variables.
Le service est un champ de saisie libre.
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Retour à l'onglet Info. Paye
Fiche salarié : Onglet Affectations
Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent :
Caisse de rattachement
Exonérations URSSAF
Régimes
Convention Collective
Attention !!!
Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche
du salarié.
En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année.
Fiche salarié : Onglet Affectation : Caisse de rattachement
Attention !!!
Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié.
Attention !!!
Vous devez obligatoirement renseigner cette zone avant la création de votre premier bulletin.
Si vous ne le faites pas tout de suite, lors de la péparation de votre fichier DADS-U (option
disponible à partir de la version PRO) une nouvelle situation sera créée.
A quoi sert cette option ?
Chaque salarié est affilié, lorsqu’il est embauché, à un régime complémentaire, spécial ou de
congés payés BTP.
Il est obligatoire de préciser ici, les caisses pour lesquelles il va cotiser. Ces caisses ou
organismes sont créés dans la table Organisme
Remarque !!!
Si vous êtes une entreprise du bâtiment, chaque salarié doit obligatoirement être rattaché à une
caisse de congés payés BTP et une seule.
Le salarié ne relève d’aucun régime :
L’option Pas de régime complémentaire est sélectionnée par défaut.
EBP Paye V17
120
Le salarié relève au moins d’une caisse :
Désactivez l’option Pas de régime complémentaire et cliquez sur le bouton Modifier puis
sélectionnez le ou les organismes du salarié.
Exemple !!! Pour un salarié cadre
Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC.
Ces organismes devront être déclarés dans la préparation de votre fichier DADS-U (option
disponible à partir de la version PRO) et pour chaque situation.
Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera
une nouvelle situation.
Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre
Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO.
Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC.
Deux situations sont à déclarer :
- Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée.
- Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées.
Souvent le changement de caisse est lié à un changement dans l’activité du salarié (ici, le statut
professionnel).
Le déclencheur (et motif de début de nouvelle situation) est la modification de son Statut
professionnel.
Aucun organisme n’apparaît dans la liste ?
Aller dans la table Organisme, et vérifier que le type de caisse est bien renseigné (caisse de
conges payés BTP, Cnracl, IRC ou IRCANTEC)
Retour
Fiche salarié : Onglet Affectation : Régimes
Chaque salarié relève d’un ou plusieurs régimes de base obligatoire (200 : régime général, 300 :
régime agricole...) pour couvrir les risques maladie, accident du travail, vieillesse.
Renseignez alors le Régime Base Obligatoire si tous les risques sont couverts par le même
régime.
En revanche si pour l’un des risques, l’affiliation est différente, il ne faut alors pas renseigner le
Régime de base obligatoire mais renseigner les quatre autres risques (maladie, Accident du
travail, vieillesse).
Le ou les régimes sont à déclarer dans la DADS-U (option disponible à partir de la version PRO)
pour chaque situation.
Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U
Retour
Sélection d'un organisme
Vous devez cocher dans cette fenêtre la ou les caisses de retraite auxquels le salarié cotise.
Pour les dossiers crées avec un type bâtiment, vous devez également affecter la caisse du
Menu Edition
121
bâtiment dont dépend le salarié.
Comment faire quand je n'ai pas mes organismes ou rien dans cette fenêtre ?
Vous devez aller paramétrer la fiche de vos différents organismes. Pour cela :
• allez dans le menu Edition + Organisme,
• ouvrez le dossier Autres
• sélectionnez votre organisme et indiquez le code de la caisse.
• enregistrez la modification.
Fiche salarié : Onglet Affectation : Convention Collective
La convention collective est par défaut celle des préférences du dossier.
Le champ IDCC est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour dans
le fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO).
Un champ Libellé pour impressions correspond au libellé qui est repris pour les éditions. Pour
les salariés déjà présents avant la mise à jour de votre dossier, le libellé antérieurement saisi est
repris ici ou réinitialisé avec le libellé des préférences du dossier si vous avez modifié vos
préférences.
Pour un nouveau salarié, Le code IDCC et le libellé sont repris à partir des préférences du
dossier.
Pour chacun de vos salariés, vous pouvez modifier le code IDCC et le libellé.
Retour
Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie
Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent :
Gestion des Entrées / Sorties
Gestion des situations
Gestion du Solde de tout compte
Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie : Gestion du Solde de Tout Compte
Vous avez la possibilité, afin de créer votre attestation Pôle emploi ou pour la future génération
du fichier DNA (Option disponible à partir de la version PRO), de typer le dernier bulletin de vos
salariés solde de tout compte (STC).
Dans la zone Changements de Situation, STC apparaît devant la date de début et de fin du
bulletin.
Comment créer un solde de tout compte ?
Vous devez sélectionner le bulletin que vous souhaitez typer "Solde de Tout Compte" en vous
positionnant sur la période de Début ou de Fin puis :
• Cliquez sur le bouton Créer un STC
• Complétez les informations dans la fenêtre Informations sur le Solde de Tout
Compte
Vous pouvez également Modifier ou Supprimer un STC en le sélectionnant dans la liste.
EBP Paye V17
122
Remarque !!!
Vous pouvez également créer votre STC sur le bulletin en cours
Retour à l'onglet Entrée / Sortie
Fiche salarié : Onglet chômage
Assujettissement assurance chômage :
Il faut sélectionner le code assujettissement de l'activité du salarié afin d'identifier s'il est assujetti
à l'assurance chômage ou non.
Exonération assurance chômage :
Renseigner ici si votre activité est exonérée de cotisation à l'assurance chômage sur la part
patronal ou salarié ou si vous n'êtes pas concerné par cette exonération.
Assujettissement à l'AGS :
Renseigner ici si votre activité est assujettie à titre obligatoire à l'AGS ou non.
Contrat aidé au sens Pôle emploi :
Renseignez, si vous avez signé ou non un contrat aidé avec votre assurance Chômage. Il existe
3 aides qui sont les suivantes :
• Contrat jeune en entreprise
• Aide dégressive à l'employeur (ADE)
• Soutien à l'emploi des jeunes diplômés dans les DOM et à Saint-Pierre-et-
Miquelon.
Date de signature de la convention et la référence de la convention :
Vous devez renseigner la date de signature avec le pôle emploi du contrat aidé et la référence de
la convention.
Fiche salarié : Onglet Congés / DIF
Les congés
Indiquez les différents éléments de congés liés au salarié :
• Son droit aux congés payés par mois. Il faut y indiquer le nombre de jours acquis
chaque mois par le salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les
préférences du dossier qui est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour
chaque salarié.
• Son droit aux congés supplémentaires par mois. Si votre salarié a des congés
Menu Edition
123
supplémentaires, vous devez y indiquer le nombre de jours acquis chaque mois par le
salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les préférences du dossier qui
est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour chaque salarié.
• Son droit aux congés ancienneté pour l’année. Si votre salarié acquiert des congés
d'ancienneté, vous devez y indiquer le nombre de jour qui s'incrèmentera chaque année
sur le premier mois de l'exercice des congés.
Le bouton Reprise CP vous permet de reprendre l'intériorité des congés payés de votre salarié si
vous créez votre dossier en cours d'exercice.
Le DIF
Cochez l’option Acquisition au DIF, si votre salarié en est bénéficiaire. Le nombre d'heure qui
apparaît est celui qui est renseigné dans l'onglet Congés/DIF des préférences de votre dossier.
Vous avez la possibilité de modifier ce nombre d'heure. Par exemple dans le cas de travail à
temps partiel, indiquez lui son droit annuel proratisé.
Remarque !!!
Vous pouvez décocher l'option si vous souhaitez que le DIF ne se cumule plus lors de la
clôture mensuelle.
Le bouton Reprise DIF vous permet de mettre à jours le DIF de votre salarié.
Remarque !!!
Vous devez renseigner un mois de clôture du DIF dans les préférences de votre dossier
(ce dernier permet de mettre à jour le droit annuel du DIF de vos salarié lors de la clôture
mensuelle)
Fiche salarié : Onglet Prévoyance/Assurance
Qu’est-ce qu’une prévoyance ?
Dans le cadre collectif des entreprises, les institutions de prévoyance apportent aux salariés des
couvertures complémentaires liées à la personne humaine. Il s’agit des garanties de prévoyance
(décès, invalidité, incapacité, ...) et de complémentaire santé (frais de soins de santé).
La quasi totalité des institutions de prévoyance, sont adhérentes au CTIP (Centre Technique des
Institutions de Prévoyance).
Pourquoi renseigner l'onglet prévoyance/Assurance de votre salarié ?
Les caisses de prévoyance et d'assurance ont besoin de connaître tous les événements
(S45.G05.05) liés à un contrat. Il nous est impossible de déterminer d'après les bulletins les
événements qui ont lieu sur le contrat. Par conséquent il est indispensable que vous indiquiez
manuellement dans cet onglet les différents événements que le salarié a eu.
Remarques !!!
Pour la DADS-U, il faut déclarer la prévoyance dans les structures commençant par S45. Elles
sont présentes par salarié et par période d’activité et uniquement si le salarié relève d’un régime
de prévoyance.
EBP Paye V17
124
Explication de l'onglet prévoyance/assurance :
• Affilier à un contrat : Le bouton Affilier à un contrat sert à rattacher votre salarié aux
différents contrats.
• Supprimer une affiliation : Le bouton Supprimer une affiliation sert à retirer
complètement un contrat auquel le salarié est rattaché.
Important !!!
Si vous supprimez une affiliation vous n'avez pas d'autre solution que de tout remettre
manuellement.
• Modifier les périodes : Le bouton modifier les périodes permet de changer les périodes
de cotisation. Ces périodes sont automatiquement détectées en fonction de vos bulletins.
Pour avoir plus d'informations sur la boîte Modifier les périodes, cliquez ici.
• Contrat : Dans la zone contrat, vous n'avez que les contrats auxquels le salarié a été
rattachés.
• Ajouter : Le bouton ajouter permet d'ajouter un événement sur le contrat qui est
sélectionné. Il n'est pas possible d'ajouter un nouveau contrat par ce bouton. Si vous
souhaitez ajouter un contrat supplémentaire à votre salarié, vous devez passer par le
bouton Affilier à un contrat.
• Modifier : Le bouton modifier permet de modifier un événement lié au contrat. Seuls les
événements en noir peuvent être modifiés.
• Dupliquer : Le bouton Dupliquer permet de copier un événement lié au contrat. Seuls les
événements en noir peuvent être modifiés.
• Supprimer : Le bouton Supprimer permet de supprimer un événement lié au contrat.
Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. Il n'est pas possible de supprimer
un contrat dans sa totalité par ce bouton, si vous souhaitez supprimer un contrat dans sa
totalité vous devez passer par le bouton Supprimer une affiliation.
Comment sont générées les périodes de cotisation ?
Dès que la salarié est affilié un à un contrat, et que ce dernier a dans son bulletin une ou
plusieurs rubriques de cotisation rattachées à ce même contrat, une période de cotisation est
créée.
Combien de contrats peut-on gérer en même temps ?
Le nombre de contrats par salarié n'est plus limité.
Fiche salarié : Onglet Prévoyance, événement du contrat de prévoyance
La prévoyance a besoin de connaître tous les événements liés à un contrat. Pour indiquer les
événements qui sont intervenus tout au long du contrat vous devez indiquer dans cette boîte les
informations concernant le changement dans le contrat.
• Contrat
Si vous faites une affiliation à un contrat vous devez indiquer à quel contrat votre salarié est
affilié.
Si vous ajouter un événement sur le contrat de prévoyance la zone est grisée. L'ajout d'un
événement se fait obligatoirement sur le contrat de prévoyance qui est sélectionné.
• A partir de
Vous devez indiquer à partir de quelle date a lieu le motif de changement du contrat de
prévoyance.
• Le motif de changement du contrat
Vous devez indiquer le motif du changement du contrat.
• Code option
Il s'agit des codes options définis dans le contrat, que le salarié peut choisir individuellement. Les
valeurs de code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner
sur sa demande.
Menu Edition
125
• Code population
Il s'agit du code population défini dans le contrat, auquel le salarié est rattaché. Les valeurs de
code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner sur sa
demande.
Fiche salarié : Onglet Complément
Niveau d’études
Sélectionnez ici le niveau d’étude de votre salarié.
Lieu de travail à l'étranger
Ce champ permet de préciser si le lieu de travail du salarié est situé en zone frontalière ou à
l'étranger.
Remarque !!!
Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U
disponible à partir de la version PRO.
Rémunération sur plusieurs établissements
Cette zone doit être renseignée pour une entreprise soumise à la taxe sur les salaires, et dans le
cas où le salarié travaillerait pour plusieurs établissements de l’entreprise : il faut préciser pour
l’établissement en cours (dossier ouvert) s’il est Agglomérant ; c’est-à-dire si c’est cet
établissement qui détermine la taxe sur les salaires pour l’ensemble des rémunérations perçues
par le salarié. Dans ce cas la zone est renseignée à A pour le salarié.
Si l’établissement agglomérant est un autre établissement que celui en cours, alors il faut
renseigner la zone avec la lettre P + NIC de l’établissement agglomérant.
Lieu de travail autre que l’établissement
Indiquez ici l’adresse du lieu géographique de travail de votre salarié si elle est différente du lieu
d’affectation.
La raison sociale, l’adresse, CP, ville et SIRET sont des informations obligatoires pour la DADS.
Salarié travaillant pour une entreprise étrangère
Vous devez préciser le statut du salarié s'il travaille pour le compte d'une entreprise étrangère en
sélectionnant un des choix de la liste.
Elections prud’homales
Les élections prud’homales ont lieu tous les 5 ans.
Pour la procédure de constitution des listes électorales (C. trav., art. L. 513-3), la déclaration
prud’homale ne prendra plus la forme d’une déclaration spécifique faite par l’employeur. Elle sera
intégrée dans la DADS.
Aussi, il faut dès maintenant renseigner les informations nécessaires au niveau de la fiche
salarié. (Collège, Section)
La zone Droit de contrat de travail doit obligatoirement être renseignée pour valider la fiche de
votre salarié.
Dans le secteur public, la zone Droit de contrat de travail doit être renseignée 02 - Pas de
contrat de travail de droit privé, puis renseigner la Situation administrative du salarié.
EBP Paye V17
126
Fiche salarié : Onglet Règlement
Cet onglet permet de saisir les informations nécessaires au règlement du salarié, et le compte
comptable.
Le mode de règlement choisi vous permettra d’éditer une lettre-chèque par Impressions +
Lettres chèque (disponible à partir de la version PRO), ou d’effectuer un virement sur disquette
par Gestion + Virements + Des salaires (saisie du RIB obligatoire, le numéro d’IBAN sert
uniquement pour des communications avec des banques étrangères).
Le logiciel vous propose le numéro de compte 421 (Rémunérations dues) qui regroupera
l'ensemble des salaires nets. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général.
Fiche salarié : Onglet Commentaires
Saisissez ici les commentaires concernant votre salarié. Cette zone est reprise lors de
l’impression du bulletin du salarié.
Fiche salarié : Les Champs personnalisés
La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Outils + Champs personnalisés
Fiche salarié Onglet Champs personnalisés
Généralités :
La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en
ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières.
Ils pourront être édités sur les bulletins de paye.
Important !!!
L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons
donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés.
Comment créer un champ personnalisé ?
• Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ.
• Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter.
• Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur
du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un
caractère.
Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du
dossier. Cliquez sur Oui.
De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette
Menu Edition
127
zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ.
Fiche salarié : Onglet DUCS
Cet onglet affiche la liste des codes de personnel du profil rattaché au salarié. Il permet
également de rajouter d'autres codes (URSSAF ou Pôle emploi) pour des rubriques de
cotisations ajoutées dans le bulletin du salarié.
L’ajout des codes personnels doit être effectué avant de lancer le calcul du bulletin pour que les
montants soient correctement calculés. Ce paramétrage peut être réalisé également à partir des
profils : voir la DUCS.
Fiche salarié : Bouton Modifier
Exonérations URSSAF
Sélectionnez dans cette liste toutes les exonérations du salarié pour la période en cours.
Par exemple !!!
Les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003.
Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II était détachée et Fillon était sélectionnée. Dans
le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du mois où
elles doivent être prises en compte.
C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes.
Pour valider votre sélection, cliquez sur valider.
Retour Onglet Affectations : Exonérations URSSAF
Caisses de rattachement
Sélectionnez dans cette liste toutes les caisses de rattachement de votre salarié pour la période
en cours.
Exemple !!! Pour un salarié cadre
Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC.
Ces organismes devront être déclarés dans chaque situation DADS-U (S41.G01.01)
Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera
une nouvelle situation.
Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre
Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO.
Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC.
Deux situations sont à déclarer :
- Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée.
- Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées.
C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les caisses de rattachement de votre
salarié.
Pour valider votre sélection, cliquez sur valider.
Retour Onglet Affectation : Caisse de rattachement
Comment supprimer une fiche salarié ?
EBP Paye V17
128
Si vous souhaitez supprimer une fiche salarié vous devez vous assurer que le salarié n’a pas eu
de bulletin de salaire au cours de l’exercice précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné le salarié
à supprimer)
Barre d’outils
Supprimer Fiche
Raccourci clavier CTRL+DEL
Arborescence Cliquez sur le salarié à supprimer, clic droit de la
souris puis supprimer..
Pourquoi le message «Impossible de supprimer ce salarié car il possède au moins un
bulletin dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain
exercice » apparaît en suppression ?
Votre salarié a eu au moins un bulletin de réalisé au cours de votre exercice précédent, vous ne
pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice.
Si vous ne souhaitez plus le voir dans l’arborescence faites un clic droit sur votre salarié puis
sélectionnez « Masquer les salariés sortis »
La DUE
La Déclaration Unique d'Embauche
La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un
salarié.
Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter
votre DUE.
Comment y accéder ?
Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié
Remarque !!!
Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée.
Comment paramétrer les différentes données ?
Avant de lancer cette option, vous devez renseigner :
• les coordonnées de votre dossier
• les informations légales d'identification
• les informations concernant le service de santé au travail
Attention !!!
Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner
cette dernière dans les coordonnées de votre dossier.
Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ?
Menu Edition
129
• une DUE pour le régime général
• une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à
partir de la version PRO)
• une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les
entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier)
Q'est-ce que la DUE régime général ?
La déclaration unique d'embauche (DUE) permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs
formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la déclaration préalable à l'embauche
(DPAE).
Qui doit déclarer ?
Tous les employeurs, à l'exception des particuliers, quels que soient le secteur d'activité, les
conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement, pour toute embauche d'un
salarié relevant du régime général de la Sécurité Sociale.
Quand ?
Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant
l'embauche, notamment pour la DPAE.
Que déclarer ?
La DUE regroupe les 7 formalités suivantes :
la déclaration préalable à l'embauche,
la déclaration d'une première embauche dans un établissement,
la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
la demande d'adhésion à un service de santé au travail,
la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de
la visite médicale obligatoire,
la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle
de données sociales (DADS).
Auprès de qui ?
La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche.
Comment ?
La DUE peut être effectuée dans votre logiciel, soit sur papier soit directement par Internet, en
passant par la fiche du salarié.
Conséquences d'une déclaration incorrecte
Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information
incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE qui aura pour effet :
de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux,
de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération,
de rendre l'employeur passible de sanctions.
Suivi des étapes de la DUE Régime général :
• Etape 2 : Choix DUE Papier ou Internet
• Etape 3 : Internet : Lien sur le site Internet
EBP Paye V17
130
• Etape 3 : Papier : Situation du salarié
• Etape 4 : Papier : Date et Heure d'embauche
• Etape 5 : Contrat de travail
• Etape 6 : Eléments sur l'emploi
• Etape 7 : Rémunération
• Etape 8 : Durée du travail
• Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise
• Etape 10 : Demande d'immatriculation
• Etape 11 : Edition
Les étapes DUE : régime général
Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE régime général ?
Etape 2 : Type de la déclaration
Etape 3 : Situation du salarié
Etape 4 : Date et Heure d'embauche
Etape 5 : Contrat de travail
Etape 6 : Eléments sur l'emploi
Etape 7 : Rémunération
Etape 8 : Durée du travail
Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise
Etape 10 : Demande d'immatriculation
Etape 11 : Edition
Qu'est-ce que la DUE MSA ?
La déclaration unique d'embauche pour les salariés agricoles (DUE MSA) permet d'effectuer, en
une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la
déclaration préalable à l'embauche (DPE).
Attention !!!
Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
Qui doit déclarer ?
Tous les employeurs relevant du régime de protection sociale agricole, à l'exception de ceux qui
utilisent le titre emploi simplifié agricole (TESA), pour toute embauche d'un salarié relevant du
régime de protection sociale agricole.
Quand ?
Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant
l'embauche.
Que déclarer ?
La DUE MSA regroupe les formalités suivantes :
la déclaration préalable à l'embauche (DPE),
la déclaration d’embauche,
la demande d'immatriculation d'un salarié au régime de protection sociale agricole,
la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de
la visite médicale obligatoire,
la demande d’affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire
obligatoire pour les entreprises adhérentes à la CAMARCA et à la CRCCA,
la demande de bénéfice de taux réduits pour l'emploi d'un travailleur occasionnel ou
Menu Edition
131
demandeur d'emploi,
la demande de bénéfice de certaines mesures pour l’emploi, détaillées dans la notice
explicative (à demander à votre MSA)
Auprès de qui ?
La DUE MSA doit être transmise à la caisse MSA dont relève l'établissement concerné par
l'embauche.
Comment ?
La DUE MSA peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier.
Conséquences d'une déclaration incorrecte
Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information
incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE MSA qui aura pour effet :
de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux,
de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération,
de rendre l'employeur passible de sanctions.
Suivi des étapes de la DUE MSA :
• Etape 2 : Type de la déclaration
• Etape 3 : Situation du salarié
• Etape 4 : Date et Heure d'embauche
• Etape 5 : Contrat de travail
• Etape 6 : Eléments sur l'emploi
• Etape 7 : Rémunération
• Etape 8 : Durée du travail
• Etape 9 : Conditions de travail
• Etape 10 : Service de santé au travail
• Etape 11 : Pièce à joindre
• Etape 11 : Edition
Les étapes DUE : Régime MSA
Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE MSA ?
Etape 2 : Type de la déclaration
Etape 3 : Situation du salarié
Etape 4 : Date et Heure d'embauche
Etape 5 : Contrat de travail
Etape 6 : Eléments sur l'emploi
Etape 7 : Rémunération
Etape 8 : Durée du travail
Etape 9 : Conditions de travail
Etape 10 : Service de santé au travail
Etape 11 : Pièce à joindre
Etape 11 : Edition
Attention !!!
Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO
Qu'est-ce que la DUE Salarié intérimaire ?
EBP Paye V17
132
La déclaration unique d'embauche pour un salarié intérimaire permet d'effectuer, en une seule
fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié.
Votre logiciel vous permet d’imprimer cette Déclaration spécifique, cependant ce formulaire est
disponible auprès de votre U.R.S.S.A.F.
Attention !!!
Cette option est uniquement disponible si vous avez coché l’option Entreprise de travail
temporaire dans les préférences de votre dossier
Pourquoi cette déclaration particulière ?
Cette déclaration permet aux Entreprises de Travail Temporaire recrutant un salarié intérimaire
de réaliser les seules formalités les concernant et de tenir compte des spécificités liées à
l’embauche de personnels intérimaires.
Que déclarer ?
La DUE regroupe en une formalité les 5 obligations suivantes :
- La déclaration préalable à l'embauche,
- La demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la sécurité sociale,
- La demande d'adhésion à un service de santé au travail,
- La déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite
médicale d’embauche obligatoire,
- La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de
données sociales (DADS
Auprès de qui ?
La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche.
Comment ?
La DUE E.T.T. peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier.
Suivi des étapes de la DUE E.T.T :
• Etape 2 : Type de déclaration
• Etape 3 : Date et Heure d'embauche
• Etape 4 : Edition
Les étapes DUE : Salarié Intérimaire
Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE Salarié Intérimaire
Etape 2 : Type de déclaration
Etape 3 : Date et Heure d'embauche
Etape 4 : Edition
DUE : Type de déclaration
Choisissez le type de Déclaration que vous souhaitez réaliser pour votre salarié.
• une DUE pour le régime général
• une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à
partir de la version PRO)
• une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les
entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier)
Menu Edition
133
Attention !!!
Cette fenêtre ne s’affiche qu’à partir du moment ou vous avez coché l’option Entreprise de
travail temporaire dans les préférences de votre dossier ou que vous êtes une société de type
Agricole.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Choix du support
Indiquez ici le type de support que vous souhaitez utiliser pour envoyer votre déclaration, soit sur
papier, soit directement par Internet.
Attention !!!
L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général.
Si vous choisissez de déclarer votre DUE par Internet, vous arriverez directement à l’étape
Internet : Lien sur le site Internet. Sinon, complétez les informations demandées dans les
différentes étapes.
DUE : Accès au site Internet
Si vous souhaitez que les informations de votre société ainsi que de votre salarié se préremplissent
dans le formulaire, vous devez décocher l’option « Utiliser le navigateur Internet
par défaut et ne pas tenter de pré-remplir le formulaire ».
Cliquez ensuite sur Terminer pour accéder directement à votre DUE pré-remplie.
Vous pouvez accéder directement au site de l’URSSAF sur la DUE en sélectionnant le lien
Internet proposé (Attention, dans ce cas, le formulaire ne sera pas pré-rempli).
Attention !!!
L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général.
Remarque !!!
Sous le sytème d'exploitation Windows Vista, votre DUE ne pourra pas être pré-remplie. En effet,
cela est dû aux contraintes de sécurités imposées par ce système d'exploitation.
DUE : Situation du salarié
Sélectionnez ici la situation que votre salarié avait avant son arrivée dans votre établissement.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Situation du salarié MSA
Vous pouvez cocher l’une de ces deux cases si votre activité professionnelle est une activité de
culture, élevage, dressage, pisciculture ou toute autre activité visée à l’article L.7222-1 1° et 4° du
code rural et si le salarié que vous embauchez pour réaliser cette activité est :
• un salarié, que vous occupez pour une durée de maximum de 132 jours de travail
EBP Paye V17
134
effectif, consécutif ou non par année civile, sous contrat à durée déterminée. (sauf
dérogations)
• un demandeur d’emploi, inscrit à l’ANPE depuis au moins 4 mois ou depuis au
moins 1 mois s’il s’agit d’une inscription consécutive à un licenciement (justificatif à
joindre)
Remarque !!!
La durée maximum d’application des taux réduits est de 100 jours ouvrés par année civile, par
salarié et par employeur.
Pour bénéficier de la mesure, la demande doit intervenir au plus tard, dans les instants qui
précédent l’embauche (délais de la DPE).
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Date et heures d'embauche
Renseignez ici la date et l’heure prévisible d’arrivée de votre salarié dans votre établissement.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Contrat de travail
DUE régime général :
Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez
la date de fin du contrat.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) :
Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez
la date de fin du contrat.
Si votre type de contrat est particulier (exemple : Contrat de vendange, contrat
d’apprentissage&ldots;) veuillez le préciser.
Vous devez impérativement joindre le justificatif, visé par l’administration compétente (volet
spécifique ou photocopie du contrat). Ce justificatif est indispensable pour vous permettre de
bénéficier d’une exonération de cotisations (à l’exception de certains contrats)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Menu Edition
135
DUE : Eléments sur l'emploi (MSA)
Cochez l’option si votre salarié est cadre ou assimilé.
Dans ce cas préciser s’il est déclaré ou non à la CRCCA (Caisse de Retraite Complémentaire
des cadres de l’Agriculture)
• Déclaré dans la catégorie art. 4 ou 4 bis : ce sont les cadres de plein droit du fait
de leur fonction et de leur classification (ex : cadre dirigeant, ingénieur&ldots;)
• Déclaré dans la catégorie art. 36 : il s’agit des agents de maîtrise et techniciens
reconnus cadres par leur employeur (ex : chef d’équipe&ldots;)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Rémunération
DUE régime général :
Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de
votre salarié.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) :
Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de
votre salarié.
Précisez également si votre salarié est rémunéré exclusivement en nature ou s’il est domicilié
fiscalement à l’étranger (dans ces cas, cochez les cases concernées)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Durée du travail
Renseignez la durée du travail du salarié qui a été portée au contrat de travail.
Sélectionnez dans la liste déroulante la périodicité et saisir la durée de travail.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
DUE : Conditions de travail
Ces renseignements permettent de déterminer si votre salarié devra effectuer des travaux
soumis à certaines exigences ou sera soumis de façon habituelle à des risques spéciaux
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Renseignez les conditions de travail à l’embauche en sélectionnant les choix proposés. Si le
salarié doit être soumis à un autre risque non listé, veuillez indiquer ce risque dans Autre risque
(ex : travaux en hauteur, travaux comportant des gestes répétitifs à cadence élevée&ldots;)
Remarque !!!
Le médecin du travail peut vous aider à préciser les risques de votre salarié en fonction de
l’emploi.
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la version PRO)
Attention !!!
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PRO)
DUE : Service de santé au travail
Cochez la case si le salarié :
• a été examiné par un médecin du travail pour un emploi identique dans les 6
mois précédant l’embauche ;
• a un handicap reconnu (soit par la COTOREP, soit à la suite d’un accident de
travail ayant entraîné une incapacité permanente partiel (IPP) d’au moins 10%) ;
• est un saisonnier recruté pour une durée égale ou supérieur à 45 jours (un
emploi saisonnier : il s’agit de travaux qui sont normalement appelés à se répéter
chaque année, à date à peu près fixe, en fonction du rythme des saisons)
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Pièces à joindre
Cette étape vous permet de visualiser les pièces à joindre à votre déclaration.
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Attention !!!
Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version
PRO)
DUE : Demande d'immatriculation
Menu Edition
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Si le salarié n’est pas en mesure de fournir son numéro de sécurité, vous devez compléter ce
cadre.
Vous êtes tenu de déclarer dans les 8 jours qui suivent la date d’embauche, tout salarié non
immatriculé au régime général de la sécurité sociale.
Attention !!!
Cette demande d’immatriculation apparaît à partir du moment ou vous n’avez pas renseigné le n°
de sécurité sociale dans la fiche du salarié.
Seuls les salariés ne possédant ce numéro d’immatriculation doivent faire l’objet d’une demande.
Dans le cas ou vous avez oublié de le noter dans sa fiche, veuillez retourner dans la fiche du
salarié puis le saisir dans l’onglet Etat civil.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Eléments sur l'emploi
Renseignez les éléments décrivant l’emploi que votre salarié va occuper.
Sélectionnez dans la liste proposée la nature de l’emploi et la qualification de votre salarié et
renseignez la Durée en jour(s) de la période d’essai.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Renseignements sur l'entreprise
Effectif de l’établissement
Saisissez l’effectif de votre établissement avant l’embauche de ce salarié.
Attention !!!
Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer
l’effectif de votre établissement uniquement dans cette zone.
Première embauche
Si votre salarié est le premier embauché dans votre établissement, vous devez renseigner
l’effectif complet de l’entreprise avant l’embauche.
Attention !!!
Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer
l’effectif de l’entreprise, sinon, laissez cette zone à 0.
Liste des étapes pour la DUE régime Général
DUE : Edition
Editez votre Déclaration Unique d’Embauche en sélectionnant Terminer.
Remarque !!!
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Si vous souhaitez réaliser un aperçu écran avant d’imprimer votre DUE, cochez l’option «Ouvrir
un aperçu à l’écran au lieu d’imprimer ».
Liste des étapes pour la DUE régime Général
Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire
Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de
la version PRO)
Eléments de la fiche Salarié
Fiche salarié : Onglet Bulletin
Cet onglet vous permet de contrôler, modifier, calculer, imprimer et envoyer par e-mail le bulletin
de votre salarié.
Pour réaliser un bulletin, vous devez :
• Saisir les congés, à partir de l’onglet Congés/Heures, ou dans Gestion +
Saisie des congés/heures.
• Saisir les variables directement dans le bulletin, ou à partir du bouton Variables
ou dans Gestion + Saisie des variables.
• Lancer la préparation du bulletin à partir du bouton Préparer ou dans Gestion
+ Préparation des bulletins.
• Lancer le calcul du bulletin, à partir du bouton Calculer ou dans Gestion
+ Calcul de la paye.
• Imprimer le bulletin à partir du bouton Imprimer ou dans Impressions +
Bulletins
Ces opérations, sauf la saisie des congés, peuvent être réalisées directement dans l’onglet
bulletin, ou d’une manière globale pour tous les salariés dans le menu Gestion ou Impressions.
Le bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Les rubriques sont
regroupées dans des profils. Chaque salarié doit être associé à un profil pour que le logiciel
calcule le bulletin. Vous devez auparavant vous assurer que les variables, rubriques et profils
sont correctement paramétrés.
Si vous avez un doute sur le résultat d'une rubrique, consultez le justificatif des calculs de la
rubrique par le lien Expliquer la rubrique en ayant sélectionné au préalable la rubrique.
Les zones vertes dans le bulletin sont des zones de saisie.
Explication des options du bulletin :
Période de paye : Le logiciel propose automatiquement le premier et dernier jour du mois en
cours, sauf si le salarié est entré en cours de mois. Vous pouvez cependant la modifier.
Date de paye : Le logiciel propose automatiquement la date du dernier jour du mois courant.
Vous avez la possibilité de saisir une autre date de paye directement, ou de généraliser une date
à l’ensemble des salariés, par Gestion + Date de la paye.
Profil : Indispensable ! ! Sélectionnez ici le profil à associer au salarié. Les rubriques du profil
sont automatiquement intégrées, et le bulletin calculé.
Menu Edition
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Régularisation : Le type de régularisation défini dans les préférences de votre dossier est
proposé par défaut, vous pouvez bien entendu sélectionner une autre fréquence de régularisation
pour le salarié. Pour un salarié Multi-bulletins, vous pouvez demander une régularisation bulletin
par bulletin.
Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant les rubriques :
Ajouter permet d’ajouter une rubrique au bulletin. Cliquez sur le bouton et cochez
la ou les rubriques à ajouter. Une zone de recherche est disponible afin d'atteindre
plus facilement la rubrique désirée.
Retirer permet de retirer une rubrique du bulletin. Cliquez sur la ligne à retirer puis
sur le bouton. Dans tous les cas, les lignes à 0 ne s’impriment pas sur le bulletin.
De ce fait, ne les retirez pas car si vous établissez sur le mois suivant un bulletin
que vous aurez préparé à partir du bulletin précédent, alors, le bulletin préparé
risquerait d’être erroné après calcul.
Variables permet d’afficher les variables de la rubrique courante en vue de leur
saisie.
Monter permet de remonter la ligne courante.
Descendre permet de descendre la ligne courante.
Expliquer la rubrique ce lien permet d'afficher à l'écran le contenu de la rubrique
avec une explication et le résultat des formules indiquées dans la rubrique. Cette
aide est précieuse pour comprendre le résultat des formules.
Remarques !!!
- Les boutons Ajouter, Retirer, Monter et Descendre ne sont pas utiles si le profil a été
correctement paramétré.
- La saisie des variables peut être réalisée par le bouton Variables, ou directement en saisissant
dans les cases vertes, ou par le clic droit Variables à saisir ou par la commande Gestion +
Saisie des variables (très pratique à partir de cinq salariés).
Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant le bulletin :
Préparer vous permet de construire le bulletin à partir du profil, à partir du bulletin
précédent, ou encore, pour un salarié multi-bulletins, de détruire le bulletin afin de
revenir au précédent.
Calculer calcule les montants du bulletin.
A l’envers vous permet de trouver un montant brut par rapport à un net voulu.
Historique vous ouvre l’historique des bulletins de l’année, afin de les consulter, de
les imprimer ou de les envoyer par e-mail.
E-mail lance l’envoi par e-mail du bulletin. Il faut au préalable, avoir : renseigné le
modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux, l’adresse email
du salarié dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié et coché l’option ’'Préfère
obtenir ses bulletins par e-mail".
Clôturer n’est utilisé que pour les salariés multi-bulletins, et permet de passer au
bulletin suivant.
Aperçu affiche le bulletin à l'écran (il faut au préalable, avoir renseigné le modèle
de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux
Imprimer lance directement l’impression sans passer par l'aperçu (il faut au
préalable, avoir renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les
paramètres généraux
Créer STC permet de créer un bulletin de solde de tout compte pour le salarié.
Vous devez renseigner les différentes zones proposées dans la fenêtre
"Informations sur le solde de tout compte (STC)".
Modifier STC permet de modifier le solde de tout compte créé sur le bulletin.
Suppr STC permet de supprimer le solde de tout compte créé.
Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site
WebPaye du client un bulletin au format PDF.
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Remarques !!!
- Pour lancer une impression globale pour tous les bulletins, utilisez l’option Impressions +
Bulletins.
- Le bouton E-mail : Si l’adresse e-mail est renseignée dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié
et que l’option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée, vous pourrez envoyer
exceptionnellement par e-mail le bulletin à votre salarié. Si aucun des deux champs n’est
renseigné (adresse e-mail et coche), l’adresse du salarié ne sera pas pré-renseignée dans votre
messagerie, vous devrez alors l’indiquer manuellement ou la renseigner dans la fiche de votre
salarié.
- L’historique des bulletins est accessible par le bouton Historique, ou par l’option Gestion +
Historique des bulletins.
- La préparation et le calcul du bulletin peuvent être lancer pour tous les salariés par Gestion +
Préparation des bulletins et Gestion + Calcul de la paye.
- La clôture des bulletins, pour les salariés multi-bulletins, peut être lancée par le bouton Clôturer
ou d’une manière globale dans Gestion + Clôturer les bulletins.
- La création, la modification ou la suppression du STC peut également se faire dans l'onglet
entrée/sortie de la fiche du salarié
Comment créer un solde de tout compte sur un bulletin ?
Lors du départ d'un salarié, vous devez réaliser son bulletin 'Solde de tout compte".
Vous avez la possibilité de renseigner sur le bulletin de votre salarié les informations concernant
son solde de tout compte (date de préavis, s'il a été effectué ou non, payé ou non, ainsi que les
informations concernant la rupture du contrat de travail)
Comment accéder à la création d’un solde de tout compte ?
L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Onglet bulletin +
Bouton créer STC (pour typer un solde de tout compte
sur le bulletin courant)
L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Entrée sortie
+ Bouton créer STC (pour typer un solde de tout
compte sur un des bulletins du salarié)
Définition des différentes zones concernant le préavis
Ces informations permettent de connaître la situation du salarié au regard du préavis. Cochez et
indiquez les dates de références, si le préavis a été :
• effectué et payé
• non effectué et payé
• non effectué et non payé
S'il n'y a pas de clause de préavis applicable cochez l'option Pas de clause de préavis
applicable.
Définition des différentes zones concernant la rupture du contrat de travail
Saisissez la date de dernier jours travaillé.
Menu Edition
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La date de fin de contrat se renseigne automatiquement avec la date de sortie du salarié. Si la
date de fin de contrat est différentes, vous devez sélectionner dans cette zone la bonne date.
Sélectionnez le motif de rupture du contrat. Si vous sélectionnez l'un des motifs suivants :
licenciement pour liquidation judiciaire, fermeture définitive de l'établissement, pour motif
économique vous devez renseigner la date d'engagement de la procédure de licenciement et la
date de notification de la rupture.
Précisez s'il existe une clause de non concurrence au contrat de travail du salarié
Indiquez si le salarié a perçu une indemnité supra-légale lors du solde de tout compte lié a la
rupture du contrat de travail.
Si vous avez versé une indemnité compensatrice de CP, indiquez le nombre de jours ouvrables
de CP correspondant.
Remarques importantes !!
Toutes les informations saisies dans cette fenêtre sont récupérées lors de l'édition de
l'attestation d'employeur
Fiche salarié : Onglet Bulletin : Période de rattachement
Renseignez la période de rattachement de votre rubrique en indiquant la date de début et de fin
de la période de rattachement de la prime.
Pour pouvoir renseigner une période de rattachement vous devez avoir sélectionné dans votre
rubrique :
• la nature "Prime" et "Liée à l'activité avec période spécifique".
Remarques !!!
Cette période est reportée dans l'attestation Pôle emploi ainsi qu'à l'impression des bulletins de
salaires.
• la nature "Rappel de paie" avec une des autres sous-natures
Remarques !!!
Cette période est reportée dans la DNA ainsi qu'à l'impression des bulletins de salaires.
Liste des calendriers
Le calendrier des Congés payés
Ce calendrier permet de déclarer les jours de congés pris sur la période en cours. Les zones
Pris, RST N-1, RST N et RST ANC s’alimentent avec la saisie dans le calendrier. Les rubriques
associées sont RCONG, GCP, GCPA et GCPN1 . La variable alimentée est JOURPRIS.
Le calendrier Absences non payées
Ce calendrier reste inchangé. La saisie s’effectue en heures et alimente la variable HEUABS. La
rubrique associée est RABS.
Le calendrier des jours de suspension
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Ce calendrier alimente la variable JOURSUSPENSION.
Le calendrier Maladie non professionnelle
Ce calendrier remplace l’ancien calendrier Maladie. Il alimente la variable JOURMALADIE. La
saisie est en jours. La rubrique associée est RABSMAL (Ou RBR00107 pour le bâtiment).
Le calendrier Maladie Professionnelle
Ce calendrier alimente une variable JOURMALPROF. La saisie s’effectue en jours. La rubrique
associée est RABSMAPR (Ou RBR00104 pour le bâtiment.).
Le calendrier Maternité/Paternité
Ce calendrier alimente une variable JOURMATERPATER. La saisie est en jours. La rubrique
associée est RABSMAPA (Ou RBR00105 pour le bâtiment).
Le calendrier Accident du travail
Ce calendrier reste le même et alimente une variable HEUABSAT. La saisie s’effectue en
heures. La rubrique associée est RABSAT (Ou RBR00103 pour le bâtiment)
Le calendrier Accident de trajet
Ce calendrier alimente une variable JOURTRAJET. La saisie est en jours. La rubrique associée
est RABSTRAJ (Ou RBR00116 pour le bâtiment).
Le calendrier Invalidité première catégorie
Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL1. La saisie est en jours. La rubrique associée
est RABSINV1 (Ou RBR00114 pour le bâtiment).
Le calendrier Invalidité deuxième catégorie
Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL2. La saisie est en jour. La rubrique associée
est RABSINV2 (Ou RBR00115 pour le bâtiment).
Le calendrier Mi-temps thérapeutique
Ce calendrier alimente une variable JOURTHERA. La saisie est en jours. La rubrique associée
est RABSTHER (Ou RBR00113 pour le bâtiment).
Le calendrier Chômage Intempéries
Ce calendrier alimente une variable HEUABSINT. La saisie est en heures. Ce calendrier est
réservé aux entreprises du BTP qui pratiquent le chômage intempéries. La rubrique associée est
RABSINT. (Ou RBR00106 pour le bâtiment.).
Le calendrier à demi traitement (CNRACL)
Ce calendrier alimente une variable JOURMALDEMI. La saisie est en jours.
Ce calendrier est réservé aux entreprises du secteur public relevant de la CNRACL (Caisse
Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales). La rubrique associée est
RABSMADE. (Ou RBR00112 pour le bâtiment).
Le calendrier CP non rémunérés par l’employeur
Ce calendrier alimente une variable JOURCPNONREM. La saisie est en jours.
Ce calendrier est réservé aux entreprises du BTP pour lesquelles les congés pris ne sont pas
Menu Edition
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payés par l’entreprise mais par une caisse de congés payés. La rubrique associée est
RABSNONRE (Ou la variable HEUCP = Min(JOURCPNONREM*HJOUR,HEUMOIS)).
Paye à l'envers
Pour réaliser une paye à l’envers, le bulletin doit être au préalable préparé et calculé.
Dans l’onglet Bulletin de votre salarié, vous devez ajouter ou vérifier que la rubrique dans
laquelle vous souhaitez ajuster votre salaire soit bien présente. Pour l'ajouter cliquez sur le
bouton Ajouter une rubrique (icône +).
Fonctionnement :
Cliquez sur le bouton A l’envers.
• Indiquez le Salaire net à payer désiré dans la zone de saisie ;
• Dans le cadre Rubriques de brut, sélectionnez la rubrique que vous souhaitez
modifier afin d'y intégrer la nouvelle valeur ;
• Dans le cadre Eléments à saisir, sélectionnez la variable ou la zone de saisie dans
laquelle vous souhaitez transférer le résultat du calcul. Les différentes zones de
saisie sont les suivantes :
o Base : si vous souhaitez modifier la base de votre rubrique. Si une variable à
saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez
directement le terme Base à saisir.
o Taux : si vous souhaitez modifier le taux de votre rubrique. Si une variable à
saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez
directement le terme Taux à saisir.
o Montant : si vous souhaitez modifier le montant de votre rubrique. Si une
variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez
directement le terme Montant à saisir.
• Cliquez sur le bouton Calculer, la valeur qui permettra d'obtenir le salaire net à payer
désiré s'affiche en bas de l'écran. Vous obtenez également un tableau qui vous affiche la
base, le taux et le montant de la rubrique que vous avez sélectionné et qui permet
d'obtenir le salaire net à payer désiré.
• Cliquez sur le bouton Transférer, la valeur se transférera dans l'Elément à saisir
choisi.
Il n'y a pas de variable à saisir dans ma rubrique, que se passe-t'il ?
Dans votre onglet bulletin lorsqu'il n'y a pas de variable associée ni de valeur fixe dans
une de vos rubriques, la zone de calcul est vide et elle apparaît dans une zone de saisie
avec un fond vert.
Dans le calcul à l'envers dans le cadre Eléments à saisir, vous devez sélectionner soit
base à saisir, taux à saisir, ou montant à saisir.
Le salaire net à payer désiré n'est pas celui que j'ai demandé, il y a une erreur de centimes
?
La variable sélectionnée a une formule de calcul qui ne peut pas donner le montant que
vous souhaitez.
Le logiciel vous propose donc une valeur approchée que vous pouvez transférer ou non.
Ce cas peut se présenter si vous souhaitez modifier un nombre d'heures, ou une variable
qui ont un coefficient multiplicateur.
Pourquoi ce message apparaît : "La variable choisie n'est pas adaptée pour le net à payer
désiré" ?
EBP Paye V17
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Il est possible que la variable que vous avez sélectionnée n'a pas d'incidence sur le résultat de
votre salaire net à payer. Nous vous conseillons de sélectionner une autre variable ou de vérifier
la formule de calcul dans votre rubrique.
Exemple 1 : ajustement du salaire brut du salarié !!!
Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne
(selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. Or, le salaire net à payer
souhaité est de 1100 euros net.
Cliquez sur A l’envers,
Saisissez le Salaire net à payer désiré 1100,
Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez GMENS,
Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez SALBASE,
Cliquez sur Calculer
Le logiciel vous indique la valeur de la variable SALBASE à indiquer afin d'obtenir le
salaire net de 1100 euros..
Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur de la variable SALBASE trouvée.
Exemple 2 : indemnités journalières brutes à calculer !!!
Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne
(selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. L’employeur touche les
indemnités journalières de la Sécurité Sociale de 380 euros, car le salarié était en maladie
le mois précédent.
En bas du bulletin, il faut saisir sur la rubrique des indemnités journalières nettes, les 380
euros : le net passe alors à 1420 euros.
Cliquez sur A l’envers,
Saisissez le Salaire net à payer désiré 1040,
Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez RINDB,
Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez Base à saisir,
Cliquez sur Calculer
Le logiciel vous indique la valeur de la Base à saisir afin d'obtenir le salaire net de 1040
euros.
Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur directement dans la Base de la rubrique
Retour à l'onglet bulletin de la fiche du salarié
Ajouter une rubrique
Sélectionner la ou les rubriques à ajouter.
Le nombre de rubriques sélectionnées s’affiche et vous avez la possibilité d’annuler cette
sélection par le bouton Aucun.
Dans la zone de recherche, vous pouvez saisir le code de la rubrique ou un terme de la
description afin d'atteindre plus rapidement la rubrique à ajouter.
Fiche salarié : Onglet Congés / Heures
Présentation
Cet onglet permet de traiter les absences et les heures de travail.
Les calendriers de type "Congés et absences" :
Menu Edition
145
Il est indispensable de gérer toutes les absences qui ont lieu dans l'année, et qui doivent être
déclarées dans la DADS-U car ce sont des situations particulières.
Ces périodes d’inactivités (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période
d’activité (S41) mais dans une structure à part S46.
Pour la déclaration de fin d’année DADS-U, les dates début et fin sont à déclarer.
Les calendriers Congés payés, Absences non payées et Absences pour suspension du CDT ne
sont pas utiles pour la déclaration de fin d’année DADS-U.
Pour avoir la liste des calendriers de type congés et absence, cliquez ICI
Les calendriers de type "Heures de travail" :
Les calendriers d'heures proposés sont ceux pour lesquels dans la fiche variable l'option
"Saisissable dans un calendrier" est cochée. Pour savoir à quelle variable le calendrier fait
référence, il suffit de regarder sous le calendrier le nom de la variable qui apparaît.
Le nom du calendrier est repris du libellé de la variable.
La saisie des heures se fait par jour.
Le total qui découle de la saisie est repris pour la préparation du bulletin.
Un nouvel état a été crée afin de pouvoir imprimer le détail des heures effectuées. L'impression
se trouve dans le menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des heures.
Fonctionnement général :
• Les jours de travail hebdomadaire sont automatiquement indiqués, lors de la création
d’un salarié, et sont par défaut fixés du Lundi au Vendredi.
• Le mois en rouge correspond au mois en cours. Les jours en gris clair sont les samedis,
en gris foncé les dimanches et les jours fériés. Le trait noir entre deux mois symbolise la
clôture des congés (la clôture des congés sera automatique au moment de la clôture
mensuelle).
• Pour pointer :
o Le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre
Espace, le logiciel signale la case en vert,
o une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½,
o un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼,
o pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche
Suppr.
• Utilisez la touche Tabulation ou les flèches de direction pour vous déplacer de gauche à
droite.
• A la première saisie, vous devez paramétrer les jours travaillés hebdomadaires au moins
une fois, par l’icône , afin de gérer correctement les dates de congés sur les bulletins.
Cochez les jours travaillés et validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être saisis pour
tous les salariés de manière globale dans Gestion + Jours travaillés.
• L’icône vous permettra d’imprimer le tableau des congés.
Fonctionnement pour les congés :
Pour obtenir des informations sur les différentes zones de l'encadré congés, cliquez ici
EBP Paye V17
146
Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici
Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Gestion des CP
Avant la réalisation des premiers bulletins, nous vous conseillons de réaliser une Reprise de vos
congés payer.
Les zones suivantes sont saisissables sur la période :
• CP légaux acquis période : indique le nombre de CP légal acquis pour la période de
paye par le salarié en fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période
indiquée dans le bulletin de paye ;
• CP supp acquis période : indique le nombre de CP supplémentaires acquis pour la
période de paye par le salarié en fonxction des éléments renseignés dans sa fiche et de l
apériode indiquée dans le bulletin de paye ;
• CP pris période : indique le nombre de CP supplémentaires et légaux pris pour la
période de paye par le salarié.
Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous
pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster (en saisissant la différence uniquement).
• Les congés payés acquis :
• CP acquis N-1 : indique le total des CP acquis (légaux + supplémentaires) au
31/05/XX (ou à la fin du mois de clôture des CP) ;
• CP pris N-1 : indique le total des CP N-1 (légaux + supplémentaires) pris depuis
la clôture des CP ;
• CP reste N1 : indique les CP (légaux + supplémentaires) restant à prendre
jusqu'à la prochaine clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP
acquis N-1 diminués des CP pris N-1.
Remarque !!!
S'il reste de CP N-1, ils seront reportés lors de la clôture dans le CP total acquis N-1.
• Les congés payés en cours :
• CP acquis N : indique le total des CP (légaux + supplémentaires) en cours
d'acquisition depuis le 01/06/N (ou le 1er mois de l'exercice des CP). Cette zone
deviendra le CP N-1 acquis total à la prochaine clôture des CP ;
• CP pris N (ou CP pris par anticipation) : indique le total des CP (légaux +
supplémentaires) en cours pris depuis le 1er mois de l'exercice des CP après
épuisement des CP N-1 et l'ancienneté s'il y a lieu. Cette zone deviendra le CP
N-1 pris total à la prochaine clôture des CP ;
• CP reste N : indique les CP acquis N diminués des CP pris sur l’année en cours.
• Les congés payés d’ancienneté
• CP anc acquis : indique le total des CP d’ancienneté pour l’année en cours
(vous devez au préalable le noter dans la fiche du salarié). Cette zone
s'incrémente le premier mois de l’exercice des CP ;
• CP anc pris : Indique le total des CP d’ancienneté pris depuis la clôture des CP ;
• CP anc reste : indique les CP ancienneté restant à prendre jusqu'à la prochaine
clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP ancienneté acquis
diminués des CP ancienneté pris.
Remarque !!!
S'il reste des CP anciennetés à la clôture alors ils se reportent dans le CP total ancienneté
acquis.
Vous pouvez indiquer dans les préférences de votre dossier l'ordre de décompte des congés.
Soit les congés N-1 en priorité soit les congés d'ancienneté.
• Les bases de congés payés :
Menu Edition
147
• Base CP période : indique le total des montants entrant dans la base CP ou la
base 10ème pour la période de paye du salarié ;
• Base CP N-1 : indique la base CP ou la base 10ème cumulée sur l'exercice des
CP précédent ;
• Total ind CP N-1 : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début
de l’exercice des CP et au titre des CP pris N-1 ;
• Base CP N : indique le total de la base CP ou de la base 10ème depuis le début
de l’exercice des CP en cours ;
• Total ind CP N : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début
de l’exercice des CP et au titre des CP pris N.
Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici
Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Ajuster ou Reprise
Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI
Comment faire une reprise des CP ?
Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié.
La reprise des CP ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre
dossier avec les reprises des soldes de CP de vos salarié.
Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement
Comment faire un ajustement des CP ?
Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet Congés/Heures de la fiche de votre salarié.
L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou
déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant.
Exemple !!!
Dans votre CP Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez
donc saisir -1 dans la zone à ajuster
Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car
certains ajustement donnent un total négatif ?
Vous ne pouvez pas ajuster ou reprendre une valeur qui rend un reste à prendre négatif.
Exemple !!!
Vous avez un CP Acquis N de 10, et un CP Acquis période de 2 vous ne pouvez pas ajuster une
valeur supérieur à -8.
En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le CP Acquis période, le CP Acquis
N passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8.
Onglet DIF : Saisie de la période du DIF
Saisissez dans cette fenêtres :
• la date de début et de fin de formation (la date de début est obligatoire, contrairement à
EBP Paye V17
148
la date de fin
• le motif ou un commentaire sur la formation qui a été prise
• Le nombre d'heures prises pendant cette période
• Le montant de l'allocation versée.
Toutes ses informations peuvent être imprimé sur la lettre de DIF que vous communiquerez à vos
salariés.
Que doit-on saisir dans le montant de l'allocation versée ?
La formation au titre du DIF se déroule en principe hors du temps de travail. Dans ce cas, elle
donne lieu au versement d'une allocation de formation.
Il est possible (en fonction d'un convention, accord collectif de branche ou d'entreprise) que le
DIF s'exerce en partie pendant le temps de travail. Dans ce cas, les heures consacrées à la
formation donne droit au maintien de la rémunération du salarié.
Dans le cas contraire, où les heures de DIF ont été effectuées en dehors du temps de travail, le
salarié bénéficie du versement d'une allocation de formation égale (le plus souvent) à 50¨% de la
rémunération nette.
Onglet DIF Ajuster ou reprise
Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI
Comment faire une reprise du DIF ?
Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié.
La reprise du DIF ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre
dossier avec les reprises des soldes de DIF de vos salarié.
Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement
Comment faire un ajustement du DIF ?
Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet DIF de la fiche de votre salarié.
L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou
déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant.
Exemple !!!
Dans votre DIF Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez
donc saisir -1 dans la zone à ajuster
Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car
certains ajustement donnent un total négatif ?
Vous ne pouvez pas ajuster une valeur qui rend un reste à prendre négatif.
Exemple !!!
Vous avez un DIF Acquis Année de 10, et un DIF Acquis période de 2 vous ne pouvez pas
ajuster une valeur supérieur à -8.
En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le DIF Acquis période, le DIF
Menu Edition
149
Acquis année passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8.
Onglet DIF
Le DIF, le Droit Individuel à la Formation, permet aux salariés disposant d’une certaine
ancienneté dans l’entreprise de bénéficier de formation professionnelle, rémunérée ou
indemnisée, en dehors du temps de travail ou durant celui-ci.
Pour cela vous devez cocher l'option Acquisition du DIF dans sa fiche.
Les salariés acquièrent un crédit d’heures de formation annuel qu’ils peuvent cumuler pendant 6
ans (soit 120 heures ou plus en fonction des accords dans l’entreprise). Pour cela vous devez
renseigner le nombre d'heures maximum à acquérir dans l'onglet congés / DIF des préférences.
La date d’entrée en vigueur du Droit Individuel à la Formation est le 7 mai 2004.
Le 7 mai 2005 est la date d’anniversaire de l’entrée en vigueur de la loi du 4 mai 2004, tous les
salariés ayant plus de 12 mois d’ancienneté en CDI et 4 mois en CDD (dans les 12 derniers
mois) ont acquis leur nombre d’heures de DIF. (20h ou plus en fonction de l’accord de branche)
Pour certaines conventions comme la Syntec, l’acquisition des droits se fait au 1er janvier de
chaque année.
Vous avez donc la possibilité de sélectionner le mois d'anniversaire (mois de clôture) dans
l'onglet congés / DIF des préférences..
Historisation des périodes du DIF pris
Lorsque votre salarié fait une formation dans le cadre du DIF, vous pouvez saisir les périodes
(dates de début et de fin, commentaire, nombre d'heures et montant de l'allocation versée) grâce
au bouton Ajouter.
Vous pouvez modifier ou supprimer les différentes périodes affichées.
Remarque !!!
Toutes ces informations sont saisies à titre informatifs.
Vous pouvez toutefois les imprimer par le menu Impressions + DIF + Liste récapitulative du DIF
pris
Explication des zones
Les zones suivantes sont saisissables sur la période :
• DIF Acquis période : indique le DIF acquis pour la période de paye par le salarié en
fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période indiqués dans le bulletin
de paye ;
• DIF pris période : indique le nombre de DIF pris pour la période de paye par le salarié.
Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous
pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster.
• Acquis année : indique le total du DIF en cours d'acquisition depuis la date
d'anniversaire du DIF (mois d'acquisition du DIF). La valeur de cette zone alimente le DIF
prendre lors de la clôture du DIF et se remet à 0.
• DIF à prendre : indique le total du DIF que le salarié peut prendre au cours de l'année.
Lors de la clôture, cette zone reprend le DIF reste à prendre ajouté du Acquis année
(avant clôture). La valeur doit être limité à 6 fois l'acquisition annuel qui est le plafond
indiqué dans les préférences du dossier.
• DIF pris année : indique le total du DIF pris sur la période en cours.
• DIF reste à prendre : indique le DIF qu'il reste à prendre au salarié. Cette zone est une
zone calculée, la valeur indiquée est le résultat du DIF à prendre moins le DIF pris
année.
EBP Paye V17
150
Fiche salarié : Onglet Cumuls
Cet onglet permet de consulter les cumuls d’un salarié, cumuls mensuels ou annuels. C’est
également ici que vous pourrez saisir une partie des cumuls des salariés dans le cas d’une
reprise de paye, lorsque vous créez un dossier de paye en cours d’année.
• Sélectionnez la période concernée : choisissez le Mois de consultation, ou pointez
Exercice. La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours
d'exercice.
• La case Autoriser la modification ne peut être cochée que lorsque Reprise de paye
est sélectionnée.
• Les Tranches de cotisations correspondent aux montants des tranches sur lesquelles
le salarié a déjà cotisé. Le logiciel tient compte de ces valeurs pour calculer les
régularisations de tranches.
Saisie des variables par le bulletin
• Dans la colonne Variables apparaît la liste des variables de la rubrique courante
• Dans la colonne Valeurs saisissez la valeur de la variable
Fiche salarié : Onglet Bâtiment
Cet onglet contient les informations nécessaires pour les déclarations auprès des caisses de
congés et de retraites.
Vous avez la possibilité d’éditer les états préparatoires par le menu Impression + Etats
préparatoires.
Certaines de ces informations sont également nécessaires pour la déclaration DADS-U CI-BTP.
Attention !!!
Cet onglet n’est disponible qu’en version Expert et Bâtiment
Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas
Les cumuls
Les différents cumuls sont repris dans la Déclaration Nominative Annuelle de la caisse des
congés payés. Chaque cumul SABT est rattaché à une variable ou à une rubrique. Ces cumuls
sont remis à zéro à la clôture des congés (à la clôture du mois de mars ou le mois que vous avez
sélectionné dans l'onglet Congés de vos préférences), et non à la clôture annuelle : les états
devront être édités avant la clôture de mars. Reportez-vous au paramétrage des cumuls
bâtiment.
Pour consulter vos cumuls, sélectionnez la période concernée, choisissez le Mois de
consultation, ou pointez Exercice.
La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours d’exercice de congés
payés.
La case Autoriser la modification ne doit être cochée QU’EN CAS DE REPRISE DE PAYE.
DNA
Ce cadre contient des informations nécessaires à la Déclaration Nominative Annuelle de la
caisse des congés payés ainsi qu’à la DADS-U CI-BTP. Sélectionnez les différents éléments
dans les listes déroulantes.
Menu Edition
151
• Caisse : indiquez le type de caisse auquel est affilé votre salarié
• Qualification : indiquez la qualification de votre salarié
• Métier : choisissez le code métier correspondant à votre salarié. Cette zone alimente une
rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Statut cotisant : indiquez le mode de cotisation de votre salarié. Cette zone alimente
une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Rémunéré à la tâche : cochez ou non cette option en fonction de votre salarié.
• Assujettis à l’Assurance Chômage : cochez ou non cette option en fonction de votre
salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être
obligatoirement renseignée
PROBTP
Ce cadre contient les informations nécessaires à la déclaration auprès de la caisse de retraite.
Sélectionnez les différents éléments dans les listes déroulantes.
• Catégorie : sélectionnez la catégorie de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique
pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Fin de contrat, Nature et Qualification : Indiquez des valeurs dans ces zones, elles
permettent d’alimenter votre état préparatoire à la PROBTP.
Autres
• Taux d’abattement pour frais professionnel : Choisissez le taux d’abattement pour
frais professionnels dont bénéficie le salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la
DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée.
• Entrée dans la profession : l’ancienneté de votre salarié dans sa profession actuelle
peut être différente de l’ancienneté qu’il a dans l’entreprise, indiquez ici sa date d’entrée
dans la profession. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être
obligatoirement renseignée.
• Affiliation retraite complémentaire : Ce code précise le type d’affiliation à l’institution
de retraite complémentaire qui peut être différent du rattachement conventionnel du
salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être
obligatoirement renseignée.
Fiche salarié : Onglet Analytique
Attention !!!
Cet onglet est disponible à partir de la version PRO.
L'analytique est une ventilation des coûts salariaux par poste.
Sélectionnez en bas de la fenêtre le poste analytique concernant le salarié, puis le pourcentage
du temps passé sur ce poste.
Remarque !!!
Pour faire par la suite le transfert en comptabilité de l’analytique, vous devez créer les postes
analytiques dans le menu Gestion / Postes analytiques, et indiquer pour chaque poste un nom,
et le code comptable du poste.
Vous pourrez imprimer le livre analytique par le menu Impressions.
EBP Paye V17
152
Fiche salarié : Onglet Historique
Cet onglet affiche la liste des événements survenus pour le salarié depuis sa date d'entrée.
Quels sont les événements indiqués avec l’icône ?
Ce sont les changements effectués dans la fiche du salarié. Certains événements sont
déclencheurs de nouvelles situations DADS-U. Ils sont à indiquer lors des déclarations de fin
d’année.
Il n’est pas possible de modifier ou d'ajouter des changements de situation car ils sont générés
en fonction des éléments renseignés.
Les motifs de déclenchement de situation DADS-U et présents dans l’onglet historique sont les
suivants :
• Dans l'onglet Info. Paye, le changement :
o de contrat de travail,
o de caractéristique de l'activité,
o de statut professionnel,
o du statut catégoriel AGIRC-ARRCO,
o du taux accident du travail,
o du taux de travail à temps partiel,
o du type de déclarations (uniquement en agricole).
• Dans l'onglet Affectations, le changement :
o de caisse de rattachement,
o de régime.
Les motifs qui ne déclenchent pas de situation dans la DADS-U et présents dans l’onglet
historique sont les suivants :
• Dans l'onglet Info. Paye, le changement :
o du montant du salaire,
o de la coche étranger,
o de la coche payé à l’heure,
o de la coche payé au point,
o de la coche hors effectif,
o du nombre d’heures,
o du niveau,
o de l’indice,
o de la position,
o de l’échelon,
o du coefficient hiérarchique,
o du code CIPDZ (seulement en agricole)
• Dans l'onglet Entrée/Sortie, le changement :
o du motif de début ou de fin de situation
Comment ajouter une note ?
Vous avez la possibilité d’ajouter des notes manuellement (visites médicales, mariage…) grâce
au bouton Ajouter.
Toutes les informations possédant l’icône peuvent être modifiées ou supprimées.
A quoi servent les différents boutons disponibles en bas de la fenêtre ?
Ce bouton permet d’ajouter une note manuellement.
Ce bouton permet de modifier uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur
un événement de l’historique, le bouton est grisé.
Menu Edition
153
Ce bouton permet d’imprimer tous les événements qui se sont produits depuis
l’embauche d’un salarié.
Ce bouton permet de supprimer uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne
sur un événement de l’historique, le bouton est grisé.
Ce bouton permet de vider toutes les notes et uniquement les notes. Lorsque l’on
se positionne sur un événement automatique de l’historique, le bouton est grisé.
Cumuls bâtiment
• Indiquez pour chaque cumul le mois de clôture (mars est indiqué par défaut)
SABT1 Heures de travail HEUPAYE (1)
SABT2 Heures d’indemnités d’intempéries HEUINDINT
SABT3 Heures d’indemnités d’accident du travail HEUINDAT
SABT4 Heures de maladie professionnelle HEUINDMP
SABT5 Heures de maternité HEUINDMATER
SABT6 Heures de maladie non professionnelle HEUINDMNP
SABT7 Salaires bruts (2)
SABT8 Prime d’insalubrité et prime de risque Base(GTOT0003)
SABT9 Indemnités d’intempéries Montant(GBR00303)
SABT10 Indemnités d’accident du travail Montant(GBR00300)
SABT11 Salaire maternité Montant(GBR00302)
SABT12 Indemnités maladie professionnelle Montant(GBR00301)
SABT13 Indemnités maladie non professionnelle Montant(GBR00304)
SABT14 Tranche A TA
SABT15 Tranche B TB
SABT16 Tranche C TC
SABT17 Montant chômage intempéries A définir
SABT18 A définir A définir
SABT19 A définir A définir
SABT20 A définir A définir
(1) HEUPAYE fait la somme des heures payées :
HEUMOIS*PRORATA + NBHEUSUP + HEUCOMP + HEUPREAV + HEUNAISS +
HEUFAMIL + HEUSTAGE + HEUJFERIE + REPOSPRISMOIS
(2) « Salaires bruts » regroupe :
o salaire mensuel
o heures supplémentaires
o heures complémentaires
o prime d’ancienneté
o prime de 13ème mois
o prime d’insalubrité
o prime de risque
o avantages en nature
o indemnité de préavis
EBP Paye V17
154
o indemnités de sécurité sociale pour
o maladie professionnelle
o accident du travail
o maladie non professionnelle
Base(GTOT0002) + Base(GTOT0001) + Base(GTOT0003) + Base(GTOT0005) +
Base(GTOT00004) + Base(GBR00310)
Ce paramétrage est valable si vous utilisez dans vos payes ces variables
et ces rubriques. Sinon, vous devez l’adapter à vos propres
paramétrages.
Si vous commencez une paye en cours d’exercice de congé, ou si vous
bénéficiez de la version BATIMENT en cours d’exercice de congés, vous
devez effectuer une reprise de paye. Cela consiste à saisir les cumuls
des zones SBAT1 à SBAT20 pour les mois antérieurs au mois en cours,
AVANT de réaliser les payes du mois en cours. Pour cela, pointez
Reprise de paye et Autoriser la modification.
Retour à l'onglet bâtiment de la fiche du salarié
Onglet Administratif
Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié.
Attention !!!
Cette option n’est disponible qu’en version Millésime.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Explications
Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types.
Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous
avez sélectionnés.
Remarque !!!
Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en
double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos
salariés.
La régularisation
Certaines cotisations sont dites plafonnées (vieillesse TA, FNAL TA, retraite TA, retraite
Menu Edition
155
TB&ldots;), ce qui signifie que leur base de calcul ne doit pas dépasser un certain plafond.
La régularisation des cotisations est un redressement des bases théoriques de cotisations en
fonction des plafonds de la sécurité sociale. Elle se fait soit par un supplément de la base, soit
par une diminution. Elle est obligatoire et s’effectue au moins une fois par an (décembre). Le
logiciel vous évite d’attendre l’avis de régularisation des différentes caisses de cotisations en
vous permettant de réaliser automatiquement ces calculs selon la fréquence souhaitée :
mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. La fréquence généralement choisie est
mensuelle, elle est déterminée dans Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres.
Remarque importante !!!
Si vous avez choisi la régularisation annuelle, et que vous embauchez des salariés ne travaillant
que quelques mois dans l’année, la régularisation ne va s’effectuer qu’au mois de décembre.
Dans le cas de supplément de cotisations ou de diminution, il faudra reprendre contact avec le
salarié (c’est pourquoi la fréquence mensuelle est souhaitable).
Formules de calculs utilisées en régularisation :
Cette formule doit impérativement être appliquée en commençant par le calcul de la tranche A,
puis B, C et enfin D.
• Si le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la
tranche est égal à :
Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures
• Si le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la
tranche est égal à :
Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche
Le plancher d’une tranche correspond au plafond de la tranche inférieure.
Exemple !!!
Le tableau ci-dessous correspond aux bulletins 2005 d’un salarié : (nous mettrons de côté les
tranches C, D et 2 )
Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB
Janvier 3050 2516 2516 10064 534
Février 3200 2516 2516 10064 684
Cumuls 6250 5032 5032 20128 1218
En février, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 6250 > 5032 ), donc la base de
cotisation sur la tranche A est de :
Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche
Soit 5032 - 2516 = 2516
Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 6250 < 20128), donc la base de cotisation sur
la tranche B est de :
Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures
Soit 6250 - 534 - 5032 = 684
Passons au mois de mars :
EBP Paye V17
156
Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB
Janvier 3050 2516 2516 10064 534
Février 3200 2516 2516 10064 684
Mars 1500 2516 2516 10064 - 1016
Cumuls 7750 7548 7548 30192 202
En mars, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 7750 > 7428 ), donc la base de
cotisation sur la tranche A est de :
Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche
Soit 7428 - 4952 = 2476
Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 7750 < 29715 ), donc la base de cotisation sur
la tranche B est de :
Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures
Soit 7750 - 1218 - 7548 = - 1016
Ce résultat est tout à fait normal. Le salarié a une baisse importante de salaire en mars, ce qui
signifie qu’annuellement, il a trop cotisé sur la tranche B : on obtient alors une tranche B
négative.
Le transfert en comptabilité
Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel
EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels
de comptabilité.
Consultez aussi :
• Le transfert vers EBP comptabilité
• La communication entreprises experts . . .
Onglet Administratif
Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet
d’avoir un suivi complet de vos états administratifs.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet
Administratif
Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif
Comment créer un document ou une attestation?
Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document
administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer.
Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants :
Menu Edition
157
• L'attestation d'employeur (Pôle emploi)
• L'attestation AT-Maladie Professionnelle
• L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité
• Un contrat ou une lettre type
Explication des autres options :
Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une
attestation ou un document existant.
Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un
document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste.
Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré.
Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou
d’une lettre type.
159
Menu Affichage
Recherche dans l'arborescence
Vous avez la possibilité de faire une recherche d'un code, d'une description, d'un nom ou d'un
prénom dans toute l'arborescence.
Remarque !!!
Si vous avez trié la liste de vos salariés par matricule, vous pouvez également rechercher un
salarié par son matricule
Exemple !!!
Recherche d'une rubrique d'indemnité :
- Saisir Indem dans la zone de recherche
- Faire Entrée ou F3 ou
- Recommencer pour passer à la fiche suivante
Le paramétrage des barres d'outils
Il s’agit soit de personnaliser les barres d’outils, soit d’activer ou désactiver certains éléments de
l’affichage.
Comment y accéder ?
Barre de menu Affichage + Barre d’outils + Personnaliser ou
Outils + Personnaliser
Onglet Barres d’outils
Cet onglet vous permet de désactiver les barres inutilisées.
• La Barre de menus n’est pas désactivable : elle permet d’accéder à toutes les
fonctions du logiciel.
• La barre Standard comprend toutes les icônes associant une commande des
menus.
• La barre Fiche permet de naviguer dans un aperçu de page en page, et enregistrer,
modifier, dupliquer les fiches.
• La barre Impression comprend les icônes pour les éditions des éléments le
l’arborescence.
• La barre Gestion comprend les icônes du menu Gestion
Onglet Commandes
Cet onglet vous permet d’ajouter ou de retirer une commande à une barre d’outils, en la faisant
glisser grâce à la souris.
Onglet Options
EBP Paye V17
160
Cet onglet vous permet de paramétrer le mode d’affichage des menus, des icônes et des infobulles.
Activer les éléments de l’affichage
A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou désactiver d’autres éléments :
• La Barre d’état, qui correspond à la barre grise en bas d’écran dans laquelle des
informations utiles s’affichent en fonction de la fenêtre dans laquelle vous vous
trouvez.
• La Barre de fenêtre qui permet d’afficher en haut d’une fenêtre un onglet, afin de
passer facilement d’une fenêtre à l’autre lorsque plusieurs options sont ouvertes
simultanément.
• Le Tableau de bord qui s’affiche automatiquement à l’ouverture du dossier.
Pour déplacer une barre
Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci à
l'emplacement désiré.
Vous pouvez déplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par défaut en haut de
l'écran vers n'importe quel autre endroit de l'écran, pour la rendre plus accessible.
Si vous déplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'écran ou jusqu'au bas de
l'écran, elle devient "ancrée" dans sa nouvelle position. Si vous la déplacez partout ailleurs, elle
devient une fenêtre flottante.
Tableau de Bord
Le tableau de bord s’affiche à chaque ouverture du dossier, si vous préférez que cet écran ne
s’affiche pas, cochez la case située en bas de la fenêtre : Ne pas ouvrir le tableau de bord
automatiquement à l’ouverture du dossier.
Comment y accéder de nouveau ?
Barre de menu Affichage + Tableau de bord
Le tableau de bord a pour objectif de vous présenter les opérations courantes du logiciel de
paye. Il est séparé en plusieurs parties :
Les statistiques
Plusieurs statistiques vous sont proposées :
Répartition Hommes/Femmes
Vous permet de déterminer rapidement le nombre d'hommes et de femmes présents dans
votre dossier. Un pourcentage est calculé. Cette répartition ne tient pas compte des salariés
sortis.
Répartition en fonction de l'âge
Vous permet de déterminer rapidement le nombre de salariés qui ont moins de 26 ans, entre
26 et 35, entre 36 et 45 ans ou plus de 45 ans qui sont présents dans votre dossier.
L'âge des salariés est calculé en fonction de la date de naissance qui est saisie dans la fiche.
Cette répartition ne tient pas compte des salariés sortis.
La répartition des âges se fait en fonction de la date système de votre ordinateur.
Menu Affichage
161
Evolution de la masse salariale
Vous permet de contrôler l'évolution de votre masse salariale sur les 12 mois de l'exercice
courant.
En fonction de la rémunération brute des salariés.
Répartition en fonction de l'ancienneté
Vous permet de visualiser le nombre de salariés qui sont présents dans la société depuis plus
ou moins longtemps.
L'ancienneté qui est reprise est celle qui est indiquée dans la fiche du salarié (onglet Info
paye).
Les opérations courantes à réaliser
Bulletins à préparer
Les bulletins à préparer sont regroupés par profil, pour les réaliser, vous devez suivre les
étapes suivantes :
• Sélectionnez Saisie Variables pour accéder à la saisie des variables.
• Sélectionnez Préparation pour accéder à la préparation des bulletins.
Autres étapes
Les opérations les plus couramment utilisées dans le logiciel vous sont proposées, telles que
l'impression des bulletins, l'état des charges et la clôture mensuelle.
Informations diverses
Contrats arrivant à terme
Dès qu'un contrat CDD arrive à échéance, les noms des salariés avec la date de fin du contrat
s'affichent.
Heures exonérées (Top 5)
Vous permet de consulter rapidement le nombre d'heures supplémentaires (à 25 et 50%) et
complémentaires cumulées depuis le début de l'année pour les 5 salariés ayant la plus grande
quantité d'heures.
163
Menu Gestion
Mois courant
Cette option vous permet de consulter le mois de paye sur lequel vous êtes.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Mois courant
Saisie des variables
La saisie des variables est indispensable pour obtenir le calcul correct des bulletins.
Ce tableau vous permet de saisir chaque mois d'une façon globale les éléments variables pour
l'ensemble des salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Saisie des variables
Barre dӀoutils , Saisie des variables
Raccourci clavier Ctrl + S
Paramétrage d'un tableau de saisie adapté
Important !!!
Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau et les variables calculées
apparaissent en gras.
Généralement la première utilisation, il est nécessaire d'adapter ce tableau votre saisie
mensuelle..
Par défaut, le logiciel vous affiche l'ensemble des salariés (zone Profil Tous) et la totalité des
variables définies dans votre dossier ( l'exception des variables de type Constante). Vous allez
donc afficher uniquement dans ce tableau, les variables que vous souhaitez saisir
mensuellement
Pour cela, cliquez sur l'icone de votre tableau. La liste des variables apparaît. Utilisez les
boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l'ensemble des variables.
Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être coches (par exemple, cochez
uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le tableau s'ajuste
automatiquement.
Cette sélection de variables est mémorise par le logiciel et s'affichera automatiquement la
prochaine ouverture du tableau de saisie des variables (pour Profil = Tous).
La sélection des variables peut se faire également pour les salariés d'un profil particulier.
Pour cela, sélectionnez dans la zone Profil, le profil des salariés pour lesquels vous souhaitez
saisir des variables particulières et définissez les variables renseigner.
Saisie des valeurs
Saisissez maintenant les valeurs de vos variables (chiffre d'affaires, nombre de tickets, acompte
versé). Utilisez les touches de direction pour vous déplacer dans le tableau. Les valeurs saisies
apparaissent en rouge : cela signifie qu'elles n'ont pas encore t sauvegardes.
EBP Paye V17
164
Valeur identique pour tous les salariés (ou presque)
Vous pouvez saisir la m me valeur dans toute une colonne (donc pour l'ensemble des salariés
affichés). Pour cela, saisissez la valeur dans la première ligne de la colonne, positionnez le
curseur sur cette case et cliquez sur l'icone : le montant s'inscrit sur toute la colonne. Si
besoin, modifiez cette valeur pour certains salariés.
Enregistrement des valeurs
L'icone sert enregistrer la saisie des valeurs. Sinon, en quittant le tableau, le logiciel vous
proposera d'enregistrer les modifications.
Récupération des valeurs saisies par le client
Cette fonction ne concerne que les clients qui disposent du service WebPaye (Version expert).
La fonction permet de récupérer ou non les valeurs que le client a saisi sur WebPaye.
Saisie des variables : Choix des variables à saisir
Utilisez les boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l’ensemble des
variables. Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être cochées (par
exemple, cochez uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le
tableau s’ajuste automatiquement
Dans le tableau de saisie des variables, vous pouvez trier vos salariés en fonction de leur nom,
prénom, service, nature d’emploi ou Matricule
Retour à la saisie des variables
Saisie des congés / heures
Cette option permet de saisir les différentes absences pour l’ensemble des salariés.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Saisie des congés / heures
Barre d’outils , Saisie des congés
Raccourci clavier Ctrl + G
Comment les saisir ?
Important !!!
Toutes les absences qui ont lieu durant une année, doivent être déclarées dans la DADS-U car
elles sont des situations particulières.
Ces périodes d’inactivité (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période
d’activité (S41) mais dans une structure séparée (S46).
Vous pouvez consulter, sans générer le fichier DADS-U, les dates de début et de fin déclarées
dans la préparation des données DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO)
Menu Gestion
165
La saisie des congés pour l’ensemble des salariés peut s’effectuer très rapidement par cette
commande. La saisie des congés peut également être réalisée salarié par salarié dans l’onglet
Congés/Heures de la fiche salarié.
• Choisissez le mois de paye concerné. Lorsque vous êtes sur le mois en cours de paye,
vous avez des colonnes supplémentaires ACQ L, ACQ S, PRIS, RST N-1, RST N et
RST ANC. Vous pouvez saisir directement dans les colonnes ACQ L, ACQ S et PRIS.
o La colonne ACQ L correspond au nombre de jours de congés légaux
pour la période de paye.
o La colonne ACQ S correspond au nombre de jours de congés
supplémentaires pour la période de paye.
o La colonne PRIS correspond au nombre de jours pris sur la période de
paye.
• Pour faciliter votre saisie, vous pouvez trier les salariés par nom, prénom, service, nature
d’emploi ou matricule. Pour cela, sélectionnez le critère de tri dans le champ Trier par.
• Pour changer de calendrier, il suffit de changer le type de saisie dans le champ Type de
saisie. (explication et liste de chaque calendrier)
• Les jours en gris clair correspondent aux samedis, les jours en gris foncé correspondent
aux dimanches. Pointez les jours de congés pris par les salariés suivant le principe
suivant :
• le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre Espace,
le logiciel signale la case en vert,
• une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½.
• un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼.
• pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr.
Utilisez les touches de direction : flèche gauche et droite pour vous déplacer de jour en jour dans
le mois.
Cette option intègre un bouton , qui permet d’exporter le tableau dans un fichier Excel.
Sauvegardez votre saisie en cliquant sur l’icône de votre tableau
Préparation des bulletins
La préparation des bulletins consiste à intégrer les rubriques dans les bulletins, à partir du profil
associé, ou par recopie du bulletin du mois précédent.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Préparation des bulletins
Barre d’outils , Mise à jour des bulletins
Choisissez le type de préparation voulu :
• Reconstruction à partir du profil
Le logiciel génère les bulletins en reportant les rubriques du profil dans les bulletins.
EBP Paye V17
166
• Reconstruction à partir du bulletin précédent
Le logiciel reprend dans ce cas les rubriques du bulletin du mois précédent. Utilisez cette option
uniquement si vous avez ajouté des rubriques particulières directement dans le bulletin.
A ce stade, vos bulletins sont construits (c'est-à-dire qu’ils contiennent les rubriques) mais ne
sont pas calculés, sauf si vous avez coché Recalculer les bulletins après mise à jour.
Questions :
Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option
"bulletin précédent" ? Non, la préparation ne peut se faire que si un bulletin a été préparé le mois
précédent.
Généralisation de la date de la paye
La date et la période de paye proposées par défaut par le logiciel sont le dernier jour et la période
de votre mois de paye. Vous avez la possibilité de saisir une autre date ou une autre période et
de la généraliser à l’ensemble de vos salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Date de la paye
Comment modifier la date de la paye?
Saisissez la date de paye, choisissez tous ou une partie des salariés, et validez par Ok. La date
de paye est toutefois modifiable pour un salarié dans l’entête de l’onglet Bulletin de la fiche du
salarié.
La date de la paye sélectionnée s’imprimera sur vos bulletins.
Comment modifier la période de paye?
Vous devez cocher l’option Période de paye puis saisissez la bonne période de paye à
généraliser.
Sélectionnez ensuite les salariés qui doivent avoir dans leur bulletin la période saisie.
Attention !!!
La modification de la période de paye à une incidence sur le calcul de votre bulletin, veuillez le
recalculer et le contrôler dans l’onglet bulletin de la fiche du salarié
Généralisation des jours travaillés
Vous devez indiquer au logiciel les jours travaillés de vos salariés, afin de gérer correctement les
dates de congés sur les bulletins.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Jours travaillés
Comment les modifier ?
Vous devez cocher les jours travaillés, pour tous les salariés, ou les salariés appartenant à un
certain profil, ou à une certaine nature d’emploi. Validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être
saisis salarié par salarié dans l’onglet Congés/Heures de chaque fiche salarié.
Menu Gestion
167
Lorsque le salarié prendra deux semaines de congés, vous saisirez dans le tableau des congés
deux fois cinq jours en jours ouvrés, ou deux fois six jours en jours ouvrables. Sachant que ni le
samedi, ni le dimanche sont des jours travaillés, le logiciel saura que le week-end est compris
dans les deux semaines de congés et affichera alors les bonnes dates de congés sur le bulletin.
Par contre, si le salarié prend par exemple le lundi et le mardi, puis le jeudi et le vendredi, le
logiciel saura que le mercredi est un jour travaillé, et affichera donc sur le bulletin deux périodes
de congés distinctes.
Calcul de la paye
Le calcul de la paye consiste à calculer les différentes rubriques en fonction des valeurs saisies
dans le tableau des variables.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Calcul de la paye
Barre d’outils
, Calcul de la paye
Raccourci clavier Ctrl + R
Comment calculer la paye ?
Vous devez au préalable avoir préparé vos bulletins.
Vous pouvez calculer les bulletins pour seulement quelques salariés. Pour ce faire utiliser les
boutons Tous ou Aucun et sélectionner les salariés voulus.
Si vous avez réalisé un bulletin de paye pour un salarié sorti, vous pouvez afficher la liste des
salariés sortis en décochant l'option Cacher les salariés sortis, puis sélectionnez le salarié dont
le bulletin est à calculer.
Cliquez ensuite sur OK pour lancer le calcul. A ce stade, les bulletins de vos salariés sont prêts.
Vous pouvez les contrôler à partir de l’onglet Bulletin de chaque salarié.
Important !!!!
Si vous rencontrez des bases de cotisations négatives sur la tranche B ou C, ne vous en étonnez
pas. En effet, en cours d’année, pour un salarié dont le salaire varie (valeur en dessous puis en
dessus ... du plafond de S.S.), le logiciel effectue les régularisations.
Cumuls de la société
Cette option vous permet de consulter ou recalculer les cumuls société.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Cumul de la société
Explications :
Par défaut, ce sont les cumuls de l’exercice qui s’affichent, mais vous pouvez sélectionner un
mois précis.
Le bouton Calculer recalculera tous les cumuls de la société (obligatoire après une reprise de
paye). Le calcul tient compte de tous les bulletins, et d’une reprise de paye éventuelle.
Historique des bulletins
EBP Paye V17
168
Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer ou d’envoyer les bulletins par e-mail.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique par salarié
Barre d’outils , Historique des bulletins
Raccourci clavier Ctrl + H
Dans l’onglet bulletin de
la fiche salarié
Explications :
Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice
courant. Choisissez dans la liste déroulante le salarié concerné. Passez d’un mois à l’autre grâce
aux boutons Précédent et Suivant.
Le bouton Imprimer permet d’éditer un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même
salarié en une seule opération.
Le bouton E-mail permet d’envoyer par e-mail un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un
même salarié en une seule opération.
Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client des bulletins au format PDF.
Vous pouvez également consulter l’historique dans l'onglet Bulletin de la fiche Salarié.
Remarque !!!
Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre
bulletin.
Comment consulter la seconde page du bulletin ?
Si votre bulletin fait deux pages, vous devez sélectionner la page n°2
Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF
Cochez les bulletins de l’historique de votre salarié que vous souhaitez imprimer, envoyer par email
ou exporter au format PDF.
Vous pouvez vous aider des boutons Tous et Aucun pour sélectionner ou désélectionner les
bulletins.
Retour à l'historique
Historique des bulletins de tous les salariés
Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer les bulletins de tous les salariés pour une
période que vous souhaitez.
Comment y accéder ?
Menu Gestion
169
Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique de tous les
salariés
Explications :
Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice
courant.
Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou
matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à
la gestion des filtres.
Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression.
L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats.
Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF.
Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye
du client des bulletins au format PDF.
Remarque !!!
Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre
bulletin.
Choix de la périodicité :
• Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer les
bulletins de vos salariés.
• Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de
début est automatiquement indiqué.
• Annuelle : vous permet d’imprimer les bulletins de votre sélection de salarié sur toute
l'année.
• De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois sur laquelle vous
souhaitez imprimer les bulletins.
Interrogation des données de paye
L'interrogation des données de paye consiste à rechercher la valeur d'une ou de plusieurs
formules, variables ou rubriques pour un ensemble de salariés.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Interrogation des données de paye
Comment réaliser une interrogation des données de paye ?
• Sélectionnez dans l’entête les salariés pour lesquels vous souhaitez obtenir des
informations. Vous pouvez définir une fourchette (premier et dernier salarié) et/ou
appliquer un filtre.
• Pour définir les interrogations (voir L'éditeur de formule pour la saisie de la formule
interrogative), utilisez l'onglet Interrogation simple pour le calcul d’une seule formule,
ou l'onglet Interrogation multiple (non disponible en version STANDARD) pour le
calcul de plusieurs formules.
Exemple !!!
EBP Paye V17
170
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées pour votre salarié :
- de Janvier à Mars, saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar]
- depuis le début de l’année, saisissez : $HEUREEL
- sur le mois en cours, saisissez : HEUREEL
Qu’est ce qu’une interrogation simple
L'onglet Interrogation simple permet de saisir la formule dont vous désirez connaître la valeur.
Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule. Cliquez
ensuite sur le bouton Calculer pour obtenir automatiquement les valeurs calculées par salarié.
Pour imprimer ce résultat, cliquez sur le bouton Imprimer.
Le bloc-notes de Windows est automatiquement lancé et affiche le fichier d’interrogation. Utilisez
le menu Fichier pour imprimer ou sauvegarder votre fichier.
Qu’est-ce qu’une interrogation multiple
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO
L'onglet Interrogation multiple permet d’obtenir la valeur de plusieurs formules (une à chaque
ligne). Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule.
Une fois les formules saisies, cliquez sur le bouton Calculer pour obtenir le tableau des valeurs.
Une saisie directe dans ce tableau est possible.
Un export du tableau dans un fichier Excel peut être réalisé grâce à l'icône .
Vous pouvez d’autre part enregistrer le résultat par l'icône . Celle-ci pourra être rappelée à
partir de l'onglet Charger une interrogation.
Dans l’onglet Interrogation multiple, vous pouvez sauvegarder vos formules par le bouton
Enregistrer, et les rappeler (à une autre date par exemple) par le bouton Charger.
Postes analytiques
Cette option vous permet de créer, modifier ou supprimer des postes analytiques.
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Postes analytiques
Q’est-ce que les postes analytiques ?
Les postes analytiques vous permettront de ventiler les gains et les charges patronales pour
chaque bulletin à partir de l'onglet Analytique dans la fiche Salarié. Vous pourrez par la suite
imprimer le livre analytique par Impressions + Livre analytique.
Comment créer un poste analytique ?
Dans la partie basse de la fenêtre, renseignez le nom du poste, et le code comptable si vous
souhaitez réaliser des transferts comptables de l’analytique.
Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter, et recommencez l’opération pour tous les postes.
La clôture des bulletins
Si vous gérez plusieurs bulletins (différents) pour certains salariés dans le même mois, la clôture
Menu Gestion
171
mensuelle ne doit être lancée qu’après la réalisation et l’impression du dernier bulletin du mois.
Entre chaque bulletin, lancez la clôture
Attention !!!
Cette option est disponible à partir de la version PRO.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer les bulletins
Par la fiche salarié Bouton Clôturer dans l’onglet Bulletin
Explications :
Le logiciel liste les bulletins déjà réalisés pour les salariés multi-bulletin, c'est-à-dire ceux qui ont
dans leur fiche un nombre de bulletin par mois supérieur à un.
Cochez les salariés pour lesquels vous souhaitez clôturer le bulletin et cliquez sur Ok.
Si vous devez annuler la clôture d’un bulletin, ouvrez le bulletin du salarié (onglet Bulletin),
cliquez sur le bouton Préparer et choisissez l’option Détruire ce bulletin et revenir au
précédent.
Pourquoi y a-t-il un message d’erreur indiquant que des erreurs ont été détectées dans
certaines fiches salarié et que la clôture a été interrompue ?
Ce message est un message Bloquant, si vous rencontrez ce message c’est que vous n’avez
pas complété toutes les données de la fiche du salarié.
En effet, si toutes les informations obligatoires ne sont pas renseignées dans la fiche de votre
salarié, alors cela peut fausser votre déclaration DADS-U de fin d’année.
Pour avoir la liste des anomalies rencontrées dans la fiche de votre salarié, vous devez
sélectionner Afficher le rapport.
Vous devez donc corriger votre fiche salarié avant de pouvoir réaliser votre bulletin suivant.
La clôture mensuelle
Pour réaliser les payes du mois suivant, lorsque les bulletins du mois en cours ont été calculés et
imprimés, vous devez lancer la clôture mensuelle.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer le mois
Barre d’outils Clôture mensuelle
Tableau de bord Clôture mensuelle
Explications :
Tant que le mois n’est pas clôturé, il est possible de modifier, recalculer ou effacer des bulletins
du mois ouvert, cependant, il est impossible de réaliser les payes du mois suivant ou du mois
précédent.
Lors de la clôture un fichier sera automatiquement généré dans le répertoire de votre dossier,
afin de pouvoir revenir au mois clôturé (Maintenance sur les bulletins). Cependant, il est
fortement conseillé de réaliser vous-même une sauvegarde par Dossier + Sauvegarde avant
EBP Paye V17
172
chaque clôture.
Conséquences de la clôture :
• Le mois en cours est modifié ;
• L’ancienneté des salariés est augmentée de un ;
• L’acquis période (congés payés) est cumulé à l’acquis année.
Attention !!!
Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le
menu Dossier + Sauvegarde.
Que doit-on faire en décembre ?
Sur le mois de décembre, vous devez réaliser une clôture mensuelle, surtout si vous générez
votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO), car il est fortement conseillé
de réaliser ce fichier sur le mois de décembre clôturer. En effet, si vous avez des changements
de situations pratiqués sur le mois de décembre cela permet au logiciel de les prendre en compte
lors de la génération de votre fichier DADS-U.
Si vous ne faites pas de DADS-U, vous pouvez lancer directement votre clôture annuelle, le
logiciel clôturera automatiquement votre mois de décembre.
La clôture annuelle
Pour réaliser les payes de l’exercice suivant, lorsque les bulletins du mois de décembre ont été
calculés, imprimés et clôturés, vous devez lancer la clôture annuelle.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Clôturer l’exercice
Conséquences de la clôture :
• Les cumuls sont remis à zéro, hormis les cumuls de congés payés et les variables
ayant de coché Report du cumul à la clôture annuelle ;
• Les cumuls congés, ainsi que les nombres de jours acquis et restant à prendre sont
reportés.
• Les cumuls du DIF sont reportés
Attention !!!
Vous devez auparavant réaliser une sauvegarde de vos données par Dossier + Sauvegarde.
Contrôlez également que tous vos états sont corrects : une fois l’exercice clôturé, vous pourrez
consulter les états et les bulletins, mais vous ne pourrez rien modifier sur votre exercice archivé.
Le transfert en comptabilité
Le transfert en comptabilité
Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel
EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels
de comptabilité.
Consultez aussi :
• Le transfert vers EBP comptabilité
• La communication entreprises experts . . .
Menu Gestion
173
Le transfert vers EBP comptable
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité + EBP
Comptabilité
Comment initialiser le dossier ?
Vous devez vous assurer que les comptes comptables ont été paramétrés : dans les fiches
organismes, dans les rubriques de brut, les rubriques de net, dans les fiches salariés.
Comment initialiser le transfert des écritures de salaires et de paiements ?
• Choisissez le mois à transférer.
• Indiquez la date des écritures. La date de fin du mois de la paye est indiquée par défaut.
• Coche "Salaires" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des
écritures de salaires.
• Indiquez le code du journal comptable.
• Cochez la case Analytique si vous souhaitez transférer les ventilations analytiques sur
les écritures de classe 6.
• Coche "Paiements" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des
écritures de paiements des salaires.
Information :
Vous pouvez faire un transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires en
même temps. Pour cela cocher les 2 options.
Comment initialiser le transfert des règlements des acomptes?
• Choisissez le mois à transférer.
• Choisissez les dates d'acomptes
• Transférer les écritures déjà comptabilisées : Si vous avez déjà réalisé le transfert
comptable des règlements d'acomptes et que vous souhaitez le refaire, vous le pouvez
en cochant "Transférer les écritures déjà comptabilisées"
Remarque !!!
Contrairement au transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires le mois
de paye n'a pas à être clôturé pour effectuer le transfert
Comment transférer les écritures comptables vers EBP Comptabilité ou EBP Gestion
Intégrée ?
• Pour un transfert analytique vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation),
qui gère les axes analytiques, vous devez indiquer obligatoirement le numéro de l’axe
(1, 2 ou 3). Si vous ne gérez pas les axes analytiques dans EBP Comptabilité, indiquez
1.
• Pour un transfert vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation), cochez la
première option, et sélectionnez le dossier comptable par l’icône .
EBP Paye V17
174
• Sélectionner l'exercice comptable pour lequel vous souhaitez transférer vos écritures
• Après transfert, à l'ouverture du logiciel de comptabilité la récupération automatiquement
des écritures vous sera proposée.
Comment transférer les écritures comptables vers un fichier texte ?
Pour un transfert dans un fichier texte, cochez la seconde option et indiquez le nom du fichier à
générer : le fichier est généré dans le répertoire du dossier.
Comment imprimer les écritures comptables ?
Pour imprimer les écritures comptables, cochez la troisième option, puis sélectionnez le bouton
OK
A quoi sert le lien : Où sont utilisés les comptes du transfert ?
Il permet de connaître où sont paramétrés tous les numéros de compte qui composent le
transfert comptable.
Dans cette fenêtre sélectionnez dans la liste déroulante le n° de compte que vous souhaitez
vérifier. Vous aurez ensuite la liste des employés, des rubriques ou des organismes qui utilisent
le numéro de compte que vous avez sélectionné.
Pour chaque élément de la liste vous avez la possibilité de consulter :
• les éléments qui composent votre sélection, comme les rubriques de salaire, les
variables ou les cumuls rattachés permettant de calculer le total du compte qui
sera transféré en comptabilité (par la question : Quels sont les éléments utilisés
par la rubrique, l'organisme ou le salarié).
• où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la
rubrique ou l'organisme) :
Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent.
Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité.
Communication Entreprise Expert ...
Une nouvelle fonctionnalité vous permet de transférer les Opérations Diverses (OD) de paye vers
d'autres logiciels de comptabilité existants. Il s’agit des logiciels suivants : EBP, CEGID (Sisco et
PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI,
AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM.
Comment y accéder ?
Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité +
Communication Entreprises Experts
Remarques !!!
Avant de réaliser tout transfert d’écritures, vous devez vous assurer que les dates d’exercice du
dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques.
Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert
sera annulé.
Envoi du bulletin par e-mail
Menu Gestion
175
Envoi des bulletins par e-mail
Les employeurs peuvent envoyer à leurs salariés qui le souhaitent leurs bulletins de paye par
voie électronique. Cette méthode permet d’une part, de faciliter les échanges (rapidité d’envoi par
l’employeur et de réception par le salarié) et d’autre part, de faire des économies de papier.
Remarque !!!
Les bulletins de salaire électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord
préalable de ce dernier.
Vous pouvez envoyer les bulletins par e-mail à vos salariés grâce à :
• La boîte de dialogue d’envoi des bulletins par e-mail
Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail
Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail
Raccourci clavier Ctrl + E
• L'onglet bulletin
• L'historique des bulletins
Comment envoyer les bulletins par e-mail
Cette fonction vous permet d’envoyer les bulletins par voie électronique grâce au bouton E-mail,
aux salariés pour lesquels :
• L’adresse e-mail est renseignée dans l’onglet Info. Paye de la fiche salarié
• La coche Préfère obtenir ses bulletins par e-mail est cochée
Remarque !!!
Les bulletins de salaires électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord
préalable de ce dernier.
Les salariés pour lesquels l’adresse e-mail n’est pas renseignée (et la coche ’’Préfère
obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas sélectionnée) ne seront pas concernés par l’envoi.
Généralités :
