EBP Compta_et_Facturation_Liberale_Mac.pdf
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Essential Guide for Business Plan Creation
Basic 12 step guide for executing a successful Business Plan
EBP Business Plan Designer
Written by Matthew Parfitt
EBP International Sales Executive
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The Essential Guide for Business Plan
Creation was written by EBP, the leader in
providing small and medium sized business
software solutions in Europe.
EBP Business Plan Designer is software
available in 5 languages.
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Introduction
This book is intended to be a quick guide to help
you design a business plan for you company.
The sections in this guide are the essential aspects
of any business plan and are also the main points
that a potential investor or bank will look for when
considering investing in your project.
It is best not to make the document more than 25
pages long, but anywhere between 20 and 50 pages
is acceptable, so long as the content is relevant.
As well as the basic information we have also
included a number of tips in each chapter that
should help you to complete each section
appropriately.
Finally, do not forget that the business plan is the
most important document you will create for your
company.
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Contents
1. Objectives
2. Executive review
3. Market analysis
4. Demand analysis
5. Environmental analysis
6. Company analysis
7. Analysis of the competition
8. Marketing strategy
9. Success factors
10. Economic analysis
11. Finance
12. Conclusion
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1. OBJECTIVES
This section explains why you are creating this
business plan and what it is, in brief, that you intend
to do.
It could be for different reasons: To look for
investors for a new project, to launch a new line of
products, to market the company, or to create a
new business unit.
TIPS
• Do not elaborate at all, get to the point and
be brief, each sentence is important. If a
sentence does not hold important
information, delete it.
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2. EXEUCTIVE SUMMARY
Here you will give a review of the whole plan, you
will define the market, the product or service, your
competitive advantage over the competition, the
investment required and the predicted results over a
given period of time.
This section is very important if you require
investment to execute the plan. It allows both your
executives and any potential external investors to
understand the entire plan in a few paragraphs;
more importantly it also permits the executive or
investor to quickly see if the project demands more
attention without having to read the entire plan.
The summary should be simple and well written
with only the essential information included. It
should be clear to the reader in the proposal what
the possibilities of success are.
TIPS
• Write with a positive and authoritative tone,
do not use if's, do not write ‘we could’, write
‘we will’.
• The reader should have a clear idea of your
business plan just by reading this page.
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3. MARKET ANALYSIS
In this chapter you will define:
3.1The market
3.2Geographical area
3.3Consumer behavior
3.4Market segmentation
3.1 The market is the people or organizations
that will participate in the buying and selling
processes of the products or services or use these
products or services.
3.2 The geographical area refers to a type or
range of products in a defined geographical zone,
for example, the automobile market in the USA or
the cosmetic market in the UK.
3.3 Once you have defined the market and the
geographical area you need to summarize the needs
and behaviors of the consumers. Who are they?
Why do they need the product or service?
3.4 Different groups of customers will have
different requirements. The market for any product
can be split into individual segments, where each
segment describes customers with similar
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requirements, tastes, characteristics, interests, or
lifestyles. Segmentation indicates gaps in the
market and highlights requirements of different
types of users, enabling products to be positioned to
meet those needs.
TIPS
• If you do not know your market, you can not
create a viable plan, so do your homework.
• Think about the behaviors and habits of each
of the segments.
• Identify consumer needs that the competition
does not cater for, and make sure that these
are highlighted clearly in the customer
requirements.
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4. DEMAND ANALYSIS
In this section you are going to make a numerical
evaluation of the market and the segments of the
market that you have defined in the following areas:
4.1 Potential demand
4.2 Actual demand
4.3 Future demand
4.4 Evolution of demand
4.1 The potential demand is the maximum the
consumers could buy in a determined period of
time.
4.2 Actual demand is the demand for the product
or service this year or the previous year if the data
is not available. It is possible to obtain sales data
on a national or regional level from many different
sources. If there is no data available you need to
make estimates using other methods.
4.3 To establish future demand, estimate the
increase in demand for the next year as a
percentage of actual demand. For example the
market for video games will go up by 10% in the
next year. You can also make estimate for the
medium and long term, 3-5 years would give you
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information to provide for and create future
strategies.
4.4 To see the potential evolution of demand
make a graph of historical sales in your sector, using
this you can see the market trends and define the
phases of the product life cycle.
Using the actual, potential and future demand
figures and applying them to the market segments
previously identified by geographical region,
objectives can be created as detailed later.
TIPS
• Do not commit the error of being over
optimistic with demand forecasts.
• Define the life cycle of your product or
service, apply this to future demand.
• The launch phase of many products is slow;
sometimes it is better to enter a market after
others when the demand has already been
created.
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5. ENVIRONMENTAL ANALYSIS
There are a number of environmental factors that
can influence the behaviors of the market place
affecting the consumers or the competition just as
much as you.
To introduce the variables you consider important
you can see how they will influence the decisions
you have to make or the decisions the consumers
make.
Environmental conditions to consider:
• Economic • Cultural
• Social • Technical
• Legal • Demographic
• Political • Religious
TIPS
• Think about unemployment, average income,
interest rate changes and technological
advances in your field.
• Analyze the socio-cultural changes in society.
• Compile relevant information using
newspapers, magazines, TV and the internet.
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6. COMPANY ANALYSIS
This section is like a brief presentation of your
company and its capabilities. The history,
philosophy, installations, personnel and the financial
situation and resources.
The main points to be highlighted are:
• Management team • Company history
• Technical capability • Products
• Strengths and
weaknesses
• Strategic
objectives
• Infrastructure,
offices, transport
Include some information on the capabilities of the
company, how it is expected to work and the
volumes it can handle.
TIPS
• Be optimistic but realistic.
• Emphasize the major strengths.
• Highlight the management team
remembering that the potential investors are
trusting them just as much as you with their
investment.
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7. ANALYSIS OF THE COMPETITION
Describe your competitors, their history, their
resources, their products and services and how they
operate in the competitive market place.
In the same way as you have analyzed your
company do the same for the competition, what are
their capabilities, how do they operate and what
volumes can they handle.
TIPS
• It is very important that you understand your
competitors in order to attack their market
place, to defend against their moves to
increase their share of the market or even to
avoid them all together if appropriate.
• Do not be worried about including
information on the competition; there is room
in the market place for everyone.
• Include the differences between your
business and the competition.
• Be thorough.
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8. MARKETING STRATEGY
Once you have established the market, the
competition and the factors that affect it you need
to detail the strategy of how you will enter the
market place.
The four principle strategies are:
• Penetrate in new markets
• To increase your share of the existing market
• To entrench yourself in the market
• To withdraw from the market place
Possible strategic objectives:
• Sales objectives
• Number of clients won
• Profit or margin objectives
• Share of the market
• Penetrate into new areas
• Penetrate into new market segments
• Positioning objectives
• Launching new products
• Withdrawing products from the market place
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Now the objectives of the business are identified
you need to look at the marketing mix, these are
the four elements that are at the heart of
marketing: product, price, distribution, and
promotion.
1. Product
There are three types of product decisions that can
be made:
• Create a new product
• Modify a current product
• Withdraw a product
These decisions need to based on gaps in the
current market, gaps in other markets and short
fallings of the competition.
2. Price
The most common pricing objectives are as follows:
• To obtain profit on the capital invested
• To obtain profit on sales
• To gain a share of the market
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There are basically three price strategies:
• Pricing low for penetration
• Price to match the competition
• High pricing
These pricing strategies can be applied:
• Generically across all products
• With each line of products having a different
pricing structure
• With each product priced independently
• By geographical area
3. Distribution
Distribution is the movement of merchandise from
the place of production to the end consumer and all
the processes in between.
All products that you sell can be sold in the same
way or can be split by product or line of products,
different market segments may be better served in
different ways or different geographical regions may
be better covered through different channels.
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The distribution channel allows the business access
to a market, to transport and sell products to the
consumer; there are two routs to reach the
customer:
• Direct sales. From manufacturer direct to the
end consumer.
• Via resellers. Through agents, wholesale or
retail.
Direct sales
Direct sales can be executed via the telephone,
through your web page, via sales people visiting
customers, by mail or through your high-street
outlet or office.
Agents
Agents organize distribution to the end consumer
through wholesale and retail. They will normally
offer further services to aid this process including:
• Transport
• Sales promotion
• A sales team
• Accounts facilities
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• Giving credit to clients
• Giving advise on the sector
Distributors
Distributors are companies that are authorized to
distribute products in a determined graphical area.
They will then sell direct to large clients or use
wholesale or retail as appropriate.
Wholesale
They buy the product and sell it onto other
wholesalers or direct to retailers.
Retail
Retail sell the product direct to the end consumer.
They can acquire the product via any or through all
of the above channels depending on their activity,
their location or product type. Retail takes two
forms, independent stores that have one or a few
outlets and retail multiples which may have many
outlets over a large geographical area.
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Franchises
Franchising is the process of a set formula being
applied by the franchisee that has been set up,
tried, tested and proven by the franchisor. The
franchisee is responsible for following the set plan
and the franchisor is responsible for supporting the
franchisee, providing operational advice and often
advertising or promotional material. The franchisee
has to pay the franchisor regular royalties or a
management fee from the operation and there is
often an initial buy in fee.
4. Promotion
There are four basic forms of promotion
• Personal sales
• Sales promotion
• Advertising
• Public relations
TIPS
• Be direct. Define the essential characteristics
of your products and how they satisfy the
needs of the market.
• Do not be excessively technical.
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• It is very important to define the distribution
strategy. Many products have failed because
they have not organized distribution correctly
or not supplied the necessary resources.
• Be realistic with the promotional budget,
remembering that the products or services
are as yet unknown in the market place.
• Be very careful when deciding on pricing
strategy and all its variants.
• This section is right at the heart of the
business plan along with the figures, so be
thorough.
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9. SUCCESS FACTORS
This section is very important as it provides a
summary explaining why the plan will succeed. You
could have a good marketing plan, an excellent
management team, sufficient capital and a strong
product, but what makes all the things you have to
offer different. You need a unique selling point or
points for your plan. What do you have that will
make it succeed?
These factors could be very different, for example:
• Strong initial advertising
• The ability to offer low prices
• Quality of service
• A product or products with their own unique
selling points
• Pre-agreed channels and volumes
• Capacity to innovate or modify products
quickly
• Exclusive distribution channels
All businesses, from fruit shops to car
manufacturers, cafes to banks have their own
success factors and in many cases there is only one
factor that creates this success.
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For a hairdresser it could be the quality and price, or
just the quality; for easyJet it is the price; for Rolls
Royce the quality and status; for a builder a
specialist area of expertise. The secret is to identify
these points and then to highlight them.
TIPS
• Write only the important points.
• Get to the point and be brief, each sentence
is important. If a sentence does not hold
important information, delete it.
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10. FINANCIAL ANALYSIS
This should include the following information:
10.1 Profit and Loss statement for previous
X years
10.2 Balance Sheet for previous X years
10.3 Fixed and variable cost projections
10.4 Sales projections for the next 3-5 years
10.5 Projected Cash Flow analysis for the
next 3-5 years
10.6 Projected Profit and Loss statements
for the next 3-5 years
10.7 Projected Balance Sheets for the next
3-5 years
10.1 If you have been trading previously, company
history is imperative when projecting future success.
The Profit and Loss accounts give a picture of a
company’s trading performance over a period of
time in terms of income, sales and expenditure.
10.2 As with the Balance Sheet a historical
perspective will provide a sound basis for future
projections. A Balance Sheet is a snapshot of a
company’s assets (what is owned) and liabilities
(what is owed).
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Total assets should always equal total liabilities,
hence the ‘balance’. For example the money value
of what you invest in the business (an asset) is
owed to you by the business (a liability).
10.3 Establishing the fixed cost and the variable
costs, when put together with the sales figures will
establish the break even point of the business, the
point at which the business start to make a profit.
10.4 Using historical information, your knowledge
of the market place and your product or service, you
will be able to project future sales.
10.5 A Cash Flow statement, usually constructed
over the course of a year, compares your cash
position at the end of the year to the position at the
start, and the constant flow of money into and out
of the business over the course of that year.
A Cash Flow statement deals only with the money
circulating in the business. Projecting Cash Flow for
a 3-5 year period will provide a useful tool in
establishing whether your business is eating up cash
or generating cash.
10.6 Using the projected sales and expenditures
you will be able to put together a projected Profit
and Loss statement.
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10.7 Projecting a Balance Sheet allows you to see
the funds that will be required as the business
matures.
TIPS
• Make sure all graphs and charts are clear and
well laid out.
• Prepare all information by year for a period of
3 to 5 years.
• Display at least the first year of Cash Flow
information by month.
• Use accounting terms where appropriate, and
always be clear when expressing a point.
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PROFIT AND LOSS STATEMENT
Turnover £600,000
Less Costs of goods sold
Opening stock/work in progress £60,000
Raw materials £100,000
Employee wages £200,000
Totals £360,000
Less closing stock £40,000
£320,000
Gross Profit £280,000
Less indirect costs
eg Rent £10,000
eg Rates £8,000
eg Depreciation £5,000
Totals £23,000
Operating Profit £257,000
BALANCE SHEET
Assets
Fixed assets
Property, plant and equipment £1,430,000.00
Available-for-sales investments £43,000.00
Long-term loans receivable £75,000.00
£1,548,000.00
Current assets
Inventories £40,000.00
Prepaid expenses and accrued income £7,500.00
Short-term loans receivable £8,900.00
Available for sales investments, cash equivalents £15,400.00
Bank and cash £64,500.00
£136,300.00
Total assets £1,684,300.00
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11. FINANCE
Here you need to lay out the capital you require to
start the business. Don’t just think about what you
need in the start up phase, but also think about any
further investment needed at a later date, which if
requested at the time when required will be seen as
a failure to plan properly or a failure to execute your
plan effectively.
These are the basic ways of obtaining the finance
you will require:
• Business associates
• External investors
• Finance companies
• Public grants
TIPS
• Be brief and to the point, the financial
information already supplied will support this
section.
• Do not elaborate at all, get to the point and
be brief, each sentence is important. If a
sentence does not hold important
information, delete it.
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12. CONCLUSION
Congratulations, you have completed your business
plan.
Conclude by highlighting the main items that point
to success of your plan and why your organization is
in a position to execute it.
Finally add any appendices that are relevant and will
support the plan.
TIPS
• Be brief.
• This is the best section to transmit your
optimism without exaggerating.
EBP Gestion Commerciale Open
Line PRO 2010
iii
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3
Préambule .........................................................................................................................................3
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3
Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3
Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3
Sauvegarde des données .....................................................................................................................3
Limitation de garantie .........................................................................................................................3
Limitations de responsabilité ................................................................................................................4
Dispositions finales .............................................................................................................................4
Présentation de l'aide.............................................................................................................................5
L'arborescence ...................................................................................................................................5
Les pages ..........................................................................................................................................5
MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7
Configuration minimale requise ...............................................................................................................7
Installation ...........................................................................................................................................8
Le dossier de démonstration ...................................................................................................................9
Activation du logiciel ............................................................................................................................10
Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................10
Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................10
INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................11
Interface ............................................................................................................................................11
Présentation du volet de navigation .......................................................................................................12
Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................12
Les Actions .........................................................................................................................................13
LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14
Les champs de saisie ...........................................................................................................................14
Liste déroulante...................................................................................................................................15
Ouverture de la liste..........................................................................................................................15
Sélection des données .......................................................................................................................15
Fonctions de la liste ..........................................................................................................................15
La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................16
Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................17
FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION..............................................................................................19
La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................19
Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................20
Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................21
Les filtres ...........................................................................................................................................22
Filtre automatique.............................................................................................................................22
Effacer le filtre..................................................................................................................................22
Les vues.............................................................................................................................................23
GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................24
Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................24
Création d'une fiche ..........................................................................................................................24
Sauvegarde d'une fiche .....................................................................................................................24
Autres .............................................................................................................................................24
Gestion des données .........................................................................................................................24
Navigation .......................................................................................................................................24
Aide ................................................................................................................................................25
Notes .................................................................................................................................................26
GUIDE................................................................................................................................................27
COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................27
Interface ............................................................................................................................................27
Comment commencer ?........................................................................................................................28
Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................29
Les données de base............................................................................................................................30
Comment créer les données principales ? ...............................................................................................31
Création d'un article..........................................................................................................................31
Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................31
Tout est prêt !.....................................................................................................................................32
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................33
Comment créer un devis ? ....................................................................................................................33
Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................34
Transférer un document .......................................................................................................................35
Préparation du transfert.....................................................................................................................35
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................35
Conséquences du transfert.................................................................................................................35
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................36
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
iv
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................36
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................36
Regrouper les documents .....................................................................................................................37
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................37
Depuis la liste des documents..........................................................................................................37
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................37
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................37
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................37
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................37
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................38
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................38
Lancement du regroupement...........................................................................................................39
Conséquences du regroupement.........................................................................................................39
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................39
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................39
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................39
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................40
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................41
Comment relancer un devis ?................................................................................................................42
Transfert d'un prospect en client............................................................................................................43
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................43
Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................43
Transfert d'un document....................................................................................................................43
COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................44
Comment créer une commande ? ..........................................................................................................44
Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................45
Comment solder une commande ? .........................................................................................................46
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................47
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................48
Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................48
Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................48
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................48
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................49
Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................49
Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................50
Transférer un document .......................................................................................................................51
Préparation du transfert.....................................................................................................................51
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................51
Conséquences du transfert.................................................................................................................51
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................52
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................52
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................52
Regrouper les documents .....................................................................................................................53
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................53
Depuis la liste des documents..........................................................................................................53
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................53
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................53
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................53
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................53
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................54
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................54
Lancement du regroupement...........................................................................................................54
Conséquences du regroupement.........................................................................................................55
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................55
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................55
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................55
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................56
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................57
Comment créer une facture ?................................................................................................................57
Transférer un document .......................................................................................................................58
Préparation du transfert.....................................................................................................................58
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................58
Conséquences du transfert.................................................................................................................58
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................59
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................59
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................59
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................60
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................61
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................62
Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................62
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................63
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................64
Table des matières
v
Historique de la ligne ...........................................................................................................................65
Présentation de l'historique ................................................................................................................65
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................65
Exemples.........................................................................................................................................66
Historique du document .......................................................................................................................67
Présentation de l'historique ................................................................................................................67
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................67
Exemples.........................................................................................................................................67
Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................69
Création du barème ..........................................................................................................................69
Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................69
Historique Clients/Articles.....................................................................................................................70
Historique par documents ..................................................................................................................70
Filtres...........................................................................................................................................70
Lignes de document .......................................................................................................................70
Historique par Articles .......................................................................................................................70
Filtres...........................................................................................................................................71
Lignes articles ...............................................................................................................................71
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?................................................................................72
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?.........................................................73
Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................73
Relances clients ................................................................................................................................73
Comment gérer le stock d'un article ? ....................................................................................................74
Comment visualiser le stock d'un article ?...............................................................................................75
Comment réaliser un publipostage ? ......................................................................................................76
Comment gérer les champs personnalisés ? ............................................................................................77
Le Transfert Comptable ........................................................................................................................78
Comment sauvegarder ?.......................................................................................................................79
Comment restaurer ? ...........................................................................................................................80
Comment consulter le journal des événements ? .....................................................................................81
MANUEL .............................................................................................................................................83
FICHIER ..........................................................................................................................................83
Nouveau dossier..................................................................................................................................83
Créer un nouveau raccourci ..................................................................................................................84
Ouvrir un dossier.................................................................................................................................85
Fermer un dossier................................................................................................................................86
Quitter l'application..............................................................................................................................87
VENTES ...........................................................................................................................................88
Ventes - Démarrer une tâche ................................................................................................................88
DOCUMENTS DE VENTE ..................................................................................................................89
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation............................................................................89
Actions spécifiques............................................................................................................................90
Devis .................................................................................................................................................91
L'entête ........................................................................................................................................91
Le corps........................................................................................................................................91
Le pied .........................................................................................................................................91
Les autres onglets..........................................................................................................................91
Les actions d'un devis.....................................................................................................................92
Commandes de vente...........................................................................................................................93
L'entête de la commande ................................................................................................................93
Le corps de la commande................................................................................................................93
Le pied de la commande .................................................................................................................93
Les autres onglets..........................................................................................................................93
Les actions d'une commande...........................................................................................................93
Bons de livraison .................................................................................................................................95
L'entête du bon de livraison.............................................................................................................95
Le corps du bon de livraison ............................................................................................................95
Le pied du bon de livraison..............................................................................................................95
Les autres onglets..........................................................................................................................95
Les actions d'un bon de livraison......................................................................................................95
Bons de retour ....................................................................................................................................97
L'entête du bon de retour................................................................................................................97
Le corps du bon de retour ...............................................................................................................97
Le pied du bon de retour.................................................................................................................97
Les autres onglets..........................................................................................................................97
Les actions d'un bon de retour .........................................................................................................97
Factures .............................................................................................................................................99
L'entête de la facture......................................................................................................................99
Le corps de la facture .....................................................................................................................99
Le pied de la facture.......................................................................................................................99
Les autres onglets..........................................................................................................................99
Les actions d'une facture.................................................................................................................99
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
vi
Avoirs .............................................................................................................................................. 101
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 101
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 101
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 101
Les autres onglets........................................................................................................................ 101
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 101
Factures d'acompte............................................................................................................................ 103
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 103
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 103
Les autres onglets........................................................................................................................ 103
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 103
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 105
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 105
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 105
Les autres onglets........................................................................................................................ 105
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 105
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 107
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 107
Préparation à la copie de document................................................................................................... 107
Traitement de la duplication............................................................................................................. 107
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 107
Regrouper les documents ................................................................................................................... 108
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 108
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 108
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 108
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 108
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 108
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 108
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 109
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 109
Lancement du regroupement......................................................................................................... 110
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 110
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 110
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 110
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 110
Supprimer un document..................................................................................................................... 111
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 111
Transférer un document ..................................................................................................................... 112
Préparation du transfert................................................................................................................... 112
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 112
Conséquences du transfert............................................................................................................... 112
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 113
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 113
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 113
CLIENTS ..................................................................................................................................... 114
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 114
Clients / Prospects ............................................................................................................................. 115
Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 117
Contacts........................................................................................................................................... 118
Entête ........................................................................................................................................... 118
Contact....................................................................................................................................... 118
Tiers........................................................................................................................................... 118
Onglets.......................................................................................................................................... 119
Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 119
Notes ......................................................................................................................................... 120
Familles de tiers ................................................................................................................................ 121
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 122
Historique par documents ................................................................................................................ 122
Filtres......................................................................................................................................... 122
Lignes de document ..................................................................................................................... 122
Historique par Articles ..................................................................................................................... 122
Filtres......................................................................................................................................... 123
Lignes articles ............................................................................................................................. 123
Statistiques....................................................................................................................................... 124
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 124
L'onglet Données ............................................................................................................................ 125
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 125
Facturation périodique........................................................................................................................ 126
Entête ........................................................................................................................................... 126
Onglets.......................................................................................................................................... 126
Paramètres ................................................................................................................................. 126
Clients ........................................................................................................................................ 126
Table des matières
vii
Famille clients.............................................................................................................................. 127
Notes ......................................................................................................................................... 127
Actions .......................................................................................................................................... 127
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 128
Échéancier ........................................................................................................................................ 128
Les onglets .................................................................................................................................... 128
Les filtres....................................................................................................................................... 128
Les actions..................................................................................................................................... 129
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 130
Les onglets .................................................................................................................................... 130
Les filtres....................................................................................................................................... 130
Les actions..................................................................................................................................... 130
Lettres de relance.............................................................................................................................. 132
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 133
Filtres............................................................................................................................................ 133
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 133
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 134
COMMERCIAUX............................................................................................................................ 135
Commercial ...................................................................................................................................... 135
Onglet Coordonnées........................................................................................................................ 135
Adresse ...................................................................................................................................... 135
Contact....................................................................................................................................... 136
Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 136
Onglet Notes .................................................................................................................................. 136
Familles commerciaux........................................................................................................................ 137
Barèmes........................................................................................................................................... 138
Entête ........................................................................................................................................... 138
Onglets.......................................................................................................................................... 138
Commissions..................................................................................................................................... 140
Les filtres....................................................................................................................................... 140
Liste des commissions ..................................................................................................................... 140
Les actions..................................................................................................................................... 140
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 141
Catégories ..................................................................................................................................... 141
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 141
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 141
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 141
RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 142
Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 142
CLIENTS ..................................................................................................................................... 143
Échéancier ........................................................................................................................................ 143
Les onglets .................................................................................................................................... 143
Les filtres....................................................................................................................................... 143
Les actions..................................................................................................................................... 144
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 145
Les onglets .................................................................................................................................... 145
Les filtres....................................................................................................................................... 145
Les actions..................................................................................................................................... 145
Lettres de relance.............................................................................................................................. 147
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 148
Filtres............................................................................................................................................ 148
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 148
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 149
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 150
Échéancier ........................................................................................................................................ 150
Les onglets .................................................................................................................................... 150
Les filtres....................................................................................................................................... 150
Les actions..................................................................................................................................... 151
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 152
Les onglets .................................................................................................................................... 152
Les filtres....................................................................................................................................... 152
Les actions..................................................................................................................................... 152
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 154
Filtres............................................................................................................................................ 154
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 154
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 155
DONNÉES.................................................................................................................................... 156
Banque ............................................................................................................................................ 156
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 156
Adresse ...................................................................................................................................... 156
Contact....................................................................................................................................... 157
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 157
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
viii
Onglet Coordonnées bancaires ......................................................................................................... 157
Onglet Notes .................................................................................................................................. 158
Moyens de paiement.......................................................................................................................... 159
Modes de règlement........................................................................................................................... 160
Onglet détail .................................................................................................................................. 160
Création des lignes....................................................................................................................... 160
Test des lignes créées................................................................................................................... 160
Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 161
Onglet Notes .................................................................................................................................. 161
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 162
Catégories ..................................................................................................................................... 162
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 162
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 162
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 162
ACHATS......................................................................................................................................... 163
Achats - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 163
DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 164
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 164
Actions spécifiques.......................................................................................................................... 165
Demandes de prix.............................................................................................................................. 166
Le corps...................................................................................................................................... 166
Le pied ....................................................................................................................................... 166
Les autres onglets........................................................................................................................ 166
Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 166
Commande d'achat............................................................................................................................ 168
L'entête de la commande .............................................................................................................. 168
Le corps de la commande.............................................................................................................. 168
Le pied de la commande ............................................................................................................... 168
Les autres onglets........................................................................................................................ 168
Les actions d'une commande......................................................................................................... 168
Bon de réception ............................................................................................................................... 170
L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 170
Le corps du bon de réception......................................................................................................... 170
Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 170
Les autres onglets........................................................................................................................ 170
Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 170
Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 172
L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 172
Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 172
Le pied du bon de retour............................................................................................................... 172
Les autres onglets........................................................................................................................ 172
Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 172
Facture d'achat ................................................................................................................................. 174
L'entête de la facture.................................................................................................................... 174
Le corps de la facture ................................................................................................................... 174
Le pied de la facture..................................................................................................................... 174
Les autres onglets........................................................................................................................ 174
Les actions d'une facture............................................................................................................... 174
Avoir d'achat..................................................................................................................................... 176
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 176
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 176
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 176
Les autres onglets........................................................................................................................ 176
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 176
Factures d'acompte............................................................................................................................ 178
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 178
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 178
Les autres onglets........................................................................................................................ 178
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 178
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 180
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 180
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 180
Les autres onglets........................................................................................................................ 180
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 180
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 182
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 182
Préparation à la copie de document................................................................................................... 182
Traitement de la duplication............................................................................................................. 182
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 182
Regrouper les documents ................................................................................................................... 183
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 183
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 183
Table des matières
ix
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 183
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 183
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 183
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 183
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 184
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 184
Lancement du regroupement......................................................................................................... 185
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 185
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 185
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 185
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 185
Supprimer un document..................................................................................................................... 186
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 186
Transférer un document ..................................................................................................................... 187
Préparation du transfert................................................................................................................... 187
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 187
Conséquences du transfert............................................................................................................... 187
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 188
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 188
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 188
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 189
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 189
Fournisseurs ..................................................................................................................................... 190
Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 192
Contacts........................................................................................................................................... 193
Entête ........................................................................................................................................... 193
Contact....................................................................................................................................... 193
Tiers........................................................................................................................................... 193
Onglets.......................................................................................................................................... 194
Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 194
Notes ......................................................................................................................................... 195
Familles de tiers ................................................................................................................................ 196
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 197
Historique par documents ................................................................................................................ 197
Filtres......................................................................................................................................... 197
Lignes de document ..................................................................................................................... 197
Historique par Articles ..................................................................................................................... 197
Filtres......................................................................................................................................... 198
Lignes articles ............................................................................................................................. 198
Statistiques....................................................................................................................................... 199
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 199
L'onglet Données ............................................................................................................................ 200
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 200
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 201
Échéancier ........................................................................................................................................ 201
Les onglets .................................................................................................................................... 201
Les filtres....................................................................................................................................... 201
Les actions..................................................................................................................................... 202
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 203
Les onglets .................................................................................................................................... 203
Les filtres....................................................................................................................................... 203
Les actions..................................................................................................................................... 203
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 205
Filtres............................................................................................................................................ 205
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 205
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 206
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 207
Catégories ..................................................................................................................................... 207
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 207
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 207
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 207
STOCK / ARTICLES ......................................................................................................................... 208
Articles - Démarrer une tâche ............................................................................................................. 208
STOCK........................................................................................................................................ 209
Bons de stock ................................................................................................................................... 209
Bons de stock ................................................................................................................................... 210
Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 211
Bienvenue...................................................................................................................................... 211
Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 211
Classement des données préparées................................................................................................... 212
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 212
Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 213
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
x
Entête ........................................................................................................................................... 213
Onglets.......................................................................................................................................... 213
Actions .......................................................................................................................................... 214
Ordre de fabrication ou désassemblage ................................................................................................ 215
Entête ........................................................................................................................................ 215
Onglets....................................................................................................................................... 215
Enregistrement du document......................................................................................................... 216
Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage.................................................................... 216
Bon de fabrication ou désassemblage................................................................................................... 217
Entête ........................................................................................................................................ 217
Onglets....................................................................................................................................... 217
Enregistrement du document......................................................................................................... 218
Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage ...................................................................... 218
Ordre de fabrication ou désassemblage ................................................................................................ 219
Entête ........................................................................................................................................ 219
Onglets....................................................................................................................................... 219
Enregistrement du document......................................................................................................... 220
Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage.................................................................... 220
Bon de fabrication ou désassemblage................................................................................................... 221
Entête ........................................................................................................................................ 221
Onglets....................................................................................................................................... 221
Enregistrement du document......................................................................................................... 222
Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage ...................................................................... 222
Ordre de transfert.............................................................................................................................. 223
Entête ........................................................................................................................................ 223
Onglets....................................................................................................................................... 223
Enregistrement du document......................................................................................................... 224
Les actions d'un ordre de transfert ................................................................................................. 224
Bon de transfert ................................................................................................................................ 225
Entête ........................................................................................................................................ 225
Onglets....................................................................................................................................... 225
Enregistrement du document......................................................................................................... 226
Les actions d'un bon de transfert ................................................................................................... 226
Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 227
Mouvements de stock......................................................................................................................... 228
Filtres............................................................................................................................................ 228
Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 228
ARTICLES.................................................................................................................................... 230
Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 230
Article .............................................................................................................................................. 231
Familles articles................................................................................................................................. 233
Sous familles articles ......................................................................................................................... 234
Statistiques....................................................................................................................................... 235
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 235
L'onglet Données ............................................................................................................................ 236
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 236
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 237
Historique par documents ................................................................................................................ 237
Filtres......................................................................................................................................... 237
Lignes de document ..................................................................................................................... 237
Historique par Articles ..................................................................................................................... 237
Filtres......................................................................................................................................... 238
Lignes articles ............................................................................................................................. 238
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 239
Historique par documents ................................................................................................................ 239
Filtres......................................................................................................................................... 239
Lignes de document ..................................................................................................................... 239
Historique par Articles ..................................................................................................................... 239
Filtres......................................................................................................................................... 240
Lignes articles ............................................................................................................................. 240
TARIFS ....................................................................................................................................... 241
Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 241
Entête ........................................................................................................................................... 241
Onglets.......................................................................................................................................... 241
Détail ......................................................................................................................................... 241
Notes ......................................................................................................................................... 242
Fiche Promotion................................................................................................................................. 243
Entête ........................................................................................................................................... 243
Onglets.......................................................................................................................................... 243
Détail ......................................................................................................................................... 243
Notes ......................................................................................................................................... 244
Catégories tarifaires........................................................................................................................... 245
Table des matières
xi
Entête ........................................................................................................................................... 245
Onglets.......................................................................................................................................... 245
Simulation de tarif ............................................................................................................................. 246
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 247
Catégories ..................................................................................................................................... 247
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 247
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 247
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 247
OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 248
Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 248
DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 249
Regrouper les documents ................................................................................................................... 249
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 249
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 249
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 249
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 249
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 249
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 249
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 250
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 250
Lancement du regroupement......................................................................................................... 251
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 251
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 251
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 251
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 251
Livraison de commandes .................................................................................................................... 252
Les filtres....................................................................................................................................... 252
Pièce à générer............................................................................................................................... 252
Commandes................................................................................................................................... 253
Conséquences de la livraison............................................................................................................ 253
Lettres de relance.............................................................................................................................. 255
Générer les factures........................................................................................................................... 256
Les filtres....................................................................................................................................... 256
Factures à générer .......................................................................................................................... 256
Conséquences de la facturation ........................................................................................................ 257
DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 258
Regrouper les documents ................................................................................................................... 258
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 258
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 258
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 258
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 258
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 258
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 258
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 259
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 259
Lancement du regroupement......................................................................................................... 260
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 260
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 260
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 260
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 260
Réception de commandes ................................................................................................................... 261
Les filtres....................................................................................................................................... 261
Pièce à générer............................................................................................................................... 261
Commandes................................................................................................................................... 261
Conséquences de la réception .......................................................................................................... 262
Réapprovisionnement......................................................................................................................... 263
Bienvenue...................................................................................................................................... 263
Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 263
Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 263
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 264
Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 264
DOCUMENTS DE STOCK................................................................................................................ 265
Réapprovisionnement......................................................................................................................... 265
Bienvenue...................................................................................................................................... 265
Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 265
Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 265
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 266
Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 266
TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 267
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 267
Historique des transferts comptables.................................................................................................... 268
Entête ........................................................................................................................................... 268
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
xii
Pièces transférées........................................................................................................................... 268
Détail des traitements ..................................................................................................................... 268
Actions .......................................................................................................................................... 268
Assistant de publipostage ................................................................................................................... 269
Bienvenue...................................................................................................................................... 269
Action de publipostage .................................................................................................................... 269
Choix des destinataires.................................................................................................................... 269
Modèle et document........................................................................................................................ 269
Publipostage avec un nouveau modèle............................................................................................ 269
Publipostage avec un modèle existant............................................................................................. 270
Destination .................................................................................................................................... 270
Document destination................................................................................................................... 270
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 270
Réalisation du publipostage.............................................................................................................. 270
Statistiques OLAP .............................................................................................................................. 272
Définition des critères et visualisation des résultats............................................................................. 272
Modèle de statistiques ..................................................................................................................... 272
Map Point ......................................................................................................................................... 273
Choix des filtres (onglet Sélection).................................................................................................... 273
Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)............................................................................... 273
Carte (Onglet Carte) ....................................................................................................................... 273
Recherche des adresses................................................................................................................... 274
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 275
Catégories ..................................................................................................................................... 275
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 275
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 275
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 275
PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 276
Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 276
TAXES ........................................................................................................................................ 277
Taux de TVA ..................................................................................................................................... 277
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 277
Onglet Notes .................................................................................................................................. 278
Types de TVA.................................................................................................................................... 279
Territorialités .................................................................................................................................... 280
Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 281
DIVERS....................................................................................................................................... 282
Civilités ............................................................................................................................................ 282
Contacts........................................................................................................................................... 283
Entête ........................................................................................................................................... 283
Contact....................................................................................................................................... 283
Tiers........................................................................................................................................... 283
Onglets.......................................................................................................................................... 284
Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 284
Notes ......................................................................................................................................... 285
Codes postaux .................................................................................................................................. 286
Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 286
Départements ................................................................................................................................... 287
Pays................................................................................................................................................. 288
Codes NAF........................................................................................................................................ 289
Remises complémentaires .................................................................................................................. 290
Frais de port ..................................................................................................................................... 291
Onglet Calcul.................................................................................................................................. 291
Onglet Coordonnées transporteur ..................................................................................................... 291
Adresse ...................................................................................................................................... 292
Contact....................................................................................................................................... 292
Onglet comptabilité......................................................................................................................... 293
Onglet Notes .................................................................................................................................. 293
Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 294
Unités .............................................................................................................................................. 295
STOCK........................................................................................................................................ 296
Localisation....................................................................................................................................... 296
Dépôts ............................................................................................................................................. 297
Entête ........................................................................................................................................ 297
Onglets....................................................................................................................................... 297
SOCIETE..................................................................................................................................... 298
Options - Coordonnées....................................................................................................................... 298
Identification.................................................................................................................................. 298
Adresse de la société....................................................................................................................... 298
Autres informations......................................................................................................................... 299
Options - Identification....................................................................................................................... 300
Informations administratives............................................................................................................ 300
Table des matières
xiii
Informations TVA............................................................................................................................ 300
Options - Logo .................................................................................................................................. 302
Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 303
Cabinet.......................................................................................................................................... 303
Identification ............................................................................................................................... 303
Adresse du cabinet....................................................................................................................... 303
Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 305
Contacts ........................................................................................................................................ 305
Expert Comptable ........................................................................................................................ 305
Collaborateur............................................................................................................................... 305
Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation .................................................................. 306
Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 307
Clients........................................................................................................................................... 307
Fournisseurs .................................................................................................................................. 307
Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 308
Macro............................................................................................................................................ 308
Ventes et achats............................................................................................................................. 308
Règlements.................................................................................................................................... 308
Stock ............................................................................................................................................ 308
Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 310
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 311
Journaux ....................................................................................................................................... 311
Tiers ............................................................................................................................................. 311
Règlements.................................................................................................................................... 311
Remises / Escomptes ...................................................................................................................... 311
Options - Numérotation...................................................................................................................... 313
Ventes........................................................................................................................................... 313
Achats........................................................................................................................................... 314
Stocks ........................................................................................................................................... 314
Autres ........................................................................................................................................... 315
Options - Articles............................................................................................................................... 317
Options - Tarifs et promotions............................................................................................................. 318
Utiliser le tarif le plus avantageux pour le client.................................................................................. 318
Application des............................................................................................................................... 318
Ordre d'application des tarifs et promotions ....................................................................................... 318
Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 319
Gestion des messages ..................................................................................................................... 319
Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 320
Etat Accepté................................................................................................................................... 320
États des devis ............................................................................................................................... 320
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 321
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 322
Options - Règlements......................................................................................................................... 323
Lettres de relance ........................................................................................................................... 323
Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 324
Options - Multi-dépôts........................................................................................................................ 325
Options - Paramétrages...................................................................................................................... 326
Décimales...................................................................................................................................... 326
Devise........................................................................................................................................... 326
Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 326
Transfert de documents................................................................................................................... 327
Statistiques OLAP .............................................................................................................................. 328
Import d'un cube ............................................................................................................................ 328
Options - Général .............................................................................................................................. 329
Police par défaut............................................................................................................................. 329
UTILISATEURS............................................................................................................................. 330
Les Utilisateurs.................................................................................................................................. 330
Création d'un utilisateur................................................................................................................... 330
Groupes associés ............................................................................................................................ 330
Gestion des droits........................................................................................................................... 330
Les Groupes d'utilisateurs................................................................................................................... 332
Création d'un groupe....................................................................................................................... 332
Utilisateurs associés ........................................................................................................................ 332
Gestion des droits........................................................................................................................... 332
Les Droits utilisateurs......................................................................................................................... 333
Types de droits............................................................................................................................... 333
Application des droits ...................................................................................................................... 333
Gestion commerciale .................................................................................................................... 333
Comptabilité................................................................................................................................ 333
Champs personnalisés........................................................................................................................ 335
Création des champs personnalisés ................................................................................................... 335
Modification des champs personnalisés .............................................................................................. 336
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
xiv
Suppression des champs personnalisés............................................................................................. 336
Validation de la création de champs personnalisés .............................................................................. 336
Visualisation des champs personnalisés ............................................................................................. 336
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 337
Catégories ..................................................................................................................................... 337
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 337
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 337
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 337
OUTILS.......................................................................................................................................... 338
Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 338
Sauvegarde ...................................................................................................................................... 339
Bienvenue...................................................................................................................................... 339
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 339
Informations nécessaires à la sauvegarde .......................................................................................... 339
Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 339
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 340
Restauration ..................................................................................................................................... 341
Bienvenue...................................................................................................................................... 341
Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 341
Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 341
Choix du type d'installation .............................................................................................................. 341
Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 341
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 342
Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 343
Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 344
Export du schéma de la base de données ............................................................................................. 345
Bienvenue...................................................................................................................................... 345
Sélection des paramètres d'export du schéma .................................................................................... 345
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 345
Opération terminée ......................................................................................................................... 345
Imports paramétrables....................................................................................................................... 346
Destination source de l'import .......................................................................................................... 346
Codage du fichier............................................................................................................................ 346
Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 346
Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 347
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 347
Traitement de l'import..................................................................................................................... 347
Import de données ............................................................................................................................ 348
Format des fichiers ......................................................................................................................... 348
Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 348
Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 349
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 349
Traitement de l'import..................................................................................................................... 349
Export de données............................................................................................................................. 350
Format des fichiers ......................................................................................................................... 350
Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 350
Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 350
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 350
Traitement de l'export..................................................................................................................... 350
Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 352
Type de données ............................................................................................................................ 352
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 352
Sélection du type de données........................................................................................................... 352
Editeur de requêtes......................................................................................................................... 352
Aperçu des données ........................................................................................................................ 352
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 352
Traitement de l'export..................................................................................................................... 352
Assistant de maintenance des données................................................................................................. 353
Bienvenue...................................................................................................................................... 353
Choix du dossier ............................................................................................................................. 353
Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 353
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 353
Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 354
Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 355
Bienvenue...................................................................................................................................... 355
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 355
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 355
Editeur de modèles ............................................................................................................................ 356
Import/Export de la configuration........................................................................................................ 357
Bienvenue...................................................................................................................................... 357
Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 357
Emplacement du fichier ................................................................................................................... 357
Table des matières
xv
Eléments à traiter ........................................................................................................................... 357
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 357
Archivage ......................................................................................................................................... 358
Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 358
Bienvenue................................................................................................................................... 358
Choix du dossier .......................................................................................................................... 358
Résumé des paramètres ............................................................................................................... 358
Format du fichier d'archive............................................................................................................... 358
Journal des événements ..................................................................................................................... 359
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 359
Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 359
Onglet Suppression......................................................................................................................... 359
Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 360
Onglet Changement de code ............................................................................................................ 360
Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat .......................................................... 360
OPTIONS .................................................................................................................................... 361
Options - Services Internet................................................................................................................. 361
Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 361
Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 361
INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 363
Assistance technique.......................................................................................................................... 363
Nous contacter .................................................................................................................................. 364
Glossaire .......................................................................................................................................... 365
Index ............................................................................................................................................... 367
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM
Pro et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
3
Convention d'utilisation d'EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte »
ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou
réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP.
Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à
aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
4
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 Mai 2009
5
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous
pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion
commerciale Open Line TM Pro.
L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis
dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes,
Règlements, Articles, Opérations, Paramètres).
Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés
dans le logiciel.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence.
Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page.
Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Champs obligatoires
Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière
le champ.
Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en
cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu
contextuel.
Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de
ce terme.
Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire.
Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Exemple... Remarque
Exemple...Astuce
Exemple...Exemples...
Exemple...Règles de calcul
Exemple...Avertissement
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
6
Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
7
MISE EN ROUTE
Configuration minimale requise
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP2
o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits,
o Windows 7 32 bits & 64 bits
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l’installation du logiciel.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 3.1
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 2.0 SP1
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp".
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
MISE EN ROUTE
9
Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
10
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro. Pour
pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures
comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir
votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
x La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
x Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
x La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
x Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
x Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro évolue dans un environnement Windows XP ou
supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre
environnement de travail quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'utilisateur connecté :
Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur,
Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
5 menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille,
Historique), Commerciaux (Fiche, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements, Échéancier, Lettres de relance,
Impressions ;
Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, Lettres de relance), Fournisseurs
(Règlements, Échéancier), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement) , Impressions ;
Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Ordres de fabrication ou de
désassemblage, Bons de fabrication ou de désassemblage, Ordres et bons de transfert, Mouvements de stock),
Articles (Fiche, Famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseurs), Tarifs (Tarifs et promotions,
Catégories tarifaire), Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de commandes,
Lettres de relances), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de commandes), Transfert en
comptabilité, Assistant de publipostage, Impressions;
Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (TVA, Territorialité, barèmes eco-contribution), Divers (Civilités,
Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Remises complémentaires, Frais de port, Secteurs
géographiques, Unités, ), , DépôtImpressions.
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icone >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en
icônes grace à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions
associées de chaque menu.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
x Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
x Les champs inaccessibles sont grisés.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
15
Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Code Client" en entête de document
- Champ "Pays" dans les parties Adresses
- Champ "Article" dans le corps du document ...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un code client en entête de document
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs articles dans le corps d'un document
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet
Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents
attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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Barres d'outils du corps des documents
Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions :
Insérer
Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné.
Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer :
o une ligne article de type Bien
o une ligne article de type Service
o une ligne article de type Nomenclature Commerciale
o un texte
o un texte standard
o un Saut de page
Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un
imprimé sur 2 pages.
o un Sous total
Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne.
Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente.
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Couper/Copier/Coller
Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas.
Générer l'article
Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles.
L'article généré contiendra les informations suivantes :
o Code
Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur.
Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente.
o Libellé
Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Type
Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document.
Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien".
Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service".
o Description commerciale
La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Prix de revient
Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document.
o Quantité par défaut
La quantité par défaut sera 1.
Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la
quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1.
o Unité
L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document.
Détail
Ce bouton permet d'accéder à :
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
18
o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour
les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et
d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs).
o au détail du tarif appliqué.
o au bouton "Recalculer" qui permet le recalcul des nomenclatures de type de calcul "Libre"
Voir la fiche article pour le détail des types de calcul.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au
préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter.
Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un
Client ou créer un Prospect.
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
la liste ouverte : Imprimer la liste.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
20
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la
possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant
sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
21
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir
un répertoire précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation
sélectionnées.
x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou pas dans la vue.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
INFORMATIONS GÉNÉRALES
23
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue
"système" puis lui donner un autre nom.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que
vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans
la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système
sera automatiquement créée.
Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut".
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
24
GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…).
Sauvegarde d'une fiche
Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Sauvegarder et Nouveau
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Sauvegarder et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante
et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
INFORMATIONS GÉNÉRALES
25
Actions -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier...
Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture...
Vues - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vues - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
26
Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
27
GUIDE
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro évolue dans un environnement Windows XP ou
supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre
environnement de travail quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'utilisateur connecté :
Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur,
Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
28
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
GUIDE
29
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Options.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des
écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros
de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres
fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos
articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de
contre-valeur.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
30
Les données de base
Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches clients :
x Les familles clients,
x Les modes de règlements,
x Les banques.
D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles :
x Les unités,
x Les familles articles,
x Les localisations,
x Les barèmes éco-contribution,
x Les fournisseurs,
x Les tarifs.
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
x Les civilités,
x Les codes postaux,
x Les départements,
x Les pays,
x Les codes NAF.
GUIDE
31
Comment créer les données principales ?
Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients.
Création d'un article
Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles.
La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services.
Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service ou nomenclature de fabrication ou
commerciale.
Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail et l'onglet
Nomenclatures pour les article de type nomenclature de fabrication ou commercial.
Création d'un Client / Prospect
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients.
La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que
vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer
en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de
navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects.
Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet
Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
32
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment rédiger un devis ?
Comment relancer un devis ?
Comment transférer un devis en facture ?
Comment rédiger une facture ?
Comment saisir un acompte ?
Comment saisir un règlement client ?
Comment transférer vos données vers la comptabilité ?
Comment imprimer vos données ?
Comment gérer l'eco-contribution ?
Comment consulter le journal des événements ?
Comment sauvegarder un dossier ?
Comment restaurer un dossier ?
...
GUIDE
33
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?
Comment créer un devis ?
Pour créer un devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis.
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
34
Comment accepter un devis ?
Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités :
changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ;
transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé)
Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis.
GUIDE
35
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
36
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
GUIDE
37
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
38
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
GUIDE
39
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
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40
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
41
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
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42
Comment relancer un devis ?
Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de
validité indiquée dans les options du dossier.
Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance
et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect.
Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions.
La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle
que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
GUIDE
43
Transfert d'un prospect en client
Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur
occasionnel ou régulier.
Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en
document supérieur.
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation
A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche
prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client".
Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de
navigation.
Transfert depuis la fiche
A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action".
La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client.
Transfert d'un document
Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes.
Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un
avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client.
De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche
Client. Il en va de même pour le regroupement de documents.
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44
COMMENT GERER UNE COMMANDE ?
Comment créer une commande ?
Pour créer une commande, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes.
Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
45
Comment livrer une commande ?
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au
fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
x les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer
x La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les
document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …)
x La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis
précédemment.
Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas).
Remarque
Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas
(croix rouge).
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46
Comment solder une commande ?
Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement.
La commande est accessible depuis :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande
Le menu Ventes - Documents de vente - Commande
Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez
cliquez sur le bouton Solder.
Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans
générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci.
GUIDE
47
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
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Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?
La saisie d'un acompte est possible depuis :
un devis,
une commande,
un bon de livraison,
une facture d'acompte,
une facture.
Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document.
Saisir un acompte sur un devis
Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le
montant souhaité dans la zone Acompte.
Ce montant ne génère pas de règlement.
Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une
facture d'acompte qui elle génèrera un règlement.
Saisir une facture d'acompte
La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client.
Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente -
Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte.
La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis
sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle
facture d'acompte.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte.
A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de
votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et
validez.
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une
facture
Lors de la confirmation de la vente par une commande ou la livraison de la commande, il vous est possible de
rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment.
De même, lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les)
facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Pour rattacher une factures d'acompte à un document vous devez :
ouvrir le document,
aller sur l'onglet Acompte,
cliquer sur le bouton Affecter,
sélectionner la facture d'acompte à associer.
GUIDE
49
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ?
Comment créer un bon de livraison ?
Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
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50
Comment créer un bon de retour ?
Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
51
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
52
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
GUIDE
53
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
54
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
GUIDE
55
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
56
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
57
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ?
Comment créer une facture ?
Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures.
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
58
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
GUIDE
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Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
61
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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COMMENT GÉRER UN AVOIR ?
Comment créer un avoir ?
Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs.
Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
.
L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
63
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
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Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
65
Historique de la ligne
L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de
documents.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente ou achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte.
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité
Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité livrée (vente) ou réceptionnée (achat)
Ce champ contient les quantités livrées/réceptionnées, il est renseigné uniquement à partir de la
livraison/réception ou, transfert d'une commande en document supérieur.
Reliquat
Ce champ contient les quantités en attente de livraison/réception (non livrées/réceptionnées), il est renseigné
uniquement à partir de la livraison/réception ou transfert d'une commande en document supérieur.
La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande :
Exemple :
- Sur une ligne de Bon de livraison/réception s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande.
- Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande.
La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de
Bon de livraison/réception.
En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés.
Vous pouvez augmenter ou diminuer une quantité sur un bon de livraison ou sur un facture.
De ce fait, la commande sera mise à jour (quantité livrée).
Si vous décidez d'augmenter la quantité, vous avez le choix de :
- tous répartir, la commande (quantité livrée) et le bon de livraison seront mis à jour.
- mettre cette quantité en supplémentaire (cocher la cas) sur le bon de livraison, dans ce cas la quantité livrée
sur la commande ne sera pas mise à jour.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible
dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre
type de document.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la
"Quantité de l'article".
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document
d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez :
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
66
Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du
document d'origine.
Dans le cas d'une livraison/réception partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée/réceptionnée" et
"Reliquat" seront renseignés.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture.
GUIDE
67
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou
achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL,
Facture.
Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de
l'avoir d'acompte. (voir exemple)
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Type de document
Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents.
Code du client ou Code du fournisseur
Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Nom du client ou Nom du fournisseur
Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou
précédents.
Net à payer
Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre
document ou transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine
mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements
du document d'origine.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture,
Création d'un Bon de retour puis transfert en Avoir
Création d'une Facture puis transfert en Avoir,
Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte,
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
68
GUIDE
69
Comment gérer l'éco contribution ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les
Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation
effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le
temps.
Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.
Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution,
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.
Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou
en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont
montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC".
Depuis la fiche article vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris
automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total écocontribution
TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR,
Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution,
vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
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70
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT, le Solde dû, le dépôt et la
notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document).
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
GUIDE
71
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT, la Marge nette HT et le Dépôt.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
72
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?
Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou
Règlements - Fournisseurs - Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils,
ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant du règlement reçu.
Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes.
Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement.
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré
en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
GUIDE
73
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs
?
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de
livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants
pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients.
Consultation de l'échéancier
La consultation des échéances s'effectue à partir :
de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs,
de la fiche clientou fournisseur,
du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les
acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date
donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le
menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou
Règlements fournisseurs- Echéancier.
Relances clients
Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date
donnée.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie
Règlements clients- Relances Clients.
Si vous souhaitez gérer les lettres de relance en fonction d'un niveau et historiser ces lettres, vous devez
vous placer dans le menu Règlement - Clients puis lettres de relance.
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74
Comment gérer le stock d'un article ?
Pour qu'un article puisse être géré en stock, il faut qu'il soit de type bien ou nomenclature de fabrication.
Ensuite, à partir de l'onglet stock de la fiche article, vous devez cocher la case "Géré en stock".
Pour entrer des articles en stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon d'entrée,
- réaliser un inventaire,
- réceptionner une commande fournisseur (bon de réception),
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir client,
- réaliser un bon et/ou un ordre de fabrication (entrée d'un article fabriqué et sortie de ses composants).
Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon de sortie,
- livrer une commande ou réaliser une facture de vente,
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir Fournisseur,
- réaliser un bon et/ou un ordre de désassemblage (sortie d'un article fabriqué et entrée de ses composants).
La page mouvements de stock permet de vérifier les différentes variations de stock d'un article.
GUIDE
75
Comment visualiser le stock d'un article ?
La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir :
x La liste des articles (menu Articles/Articles),
x La fiche article / onglet Stock,
x Les mouvements de stock (Menu Articles/Documents de stock).
A chaque sélection d'un article par la liste déroulante, vous avez également accès à ces informations si la vue
est de type "Défaut (Système)".
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76
Comment réaliser un publipostage ?
Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis.
Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word.
Le publipostage est possible avec Word 2003 et Word 2007 uniquement.
Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée.
L'assistant de publipostage vous permet de réaliser étape par étape le paramétrage du publipostage jusqu'au
document final "fusionné".
GUIDE
77
Comment gérer les champs personnalisés ?
Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés.
Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables :
o Clients,
o Fournisseurs,
o Articles,
o Documents (stock, vente, achat),
o Lignes de document (stock, vente, achat).
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables Clients, Fournisseurs, Articles, Documents (stock,
vente, achat), un onglet "Champs personnalisés" contenant les nouveaux champs sera créé sur les fiches.
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables de lignes de document, il faudra réaliser une
nouvelle vue pour insérer les champs personnalisés dans la grille de saisie.
Les types de champs personnalisés disponibles sont :
o Mémo : Permet de définir une zone de texte.
o Texte enrichi : Permet de définir une zone de texte avec possibilité de paramétrer la police de
caractères, alignement, couleurs...
o Texte : Permet de définir un champ qui autorise la saisie de tous les caractères. Les caractères saisis
sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul.
o Entier : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres sans décimales.
o Décimal : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres avec un nombre
défini de décimales.
o Date : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date ou la sélection d'une date depuis
un calendrier.
o Date/heure : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date et une heure ou la
sélection depuis un calendrier.
o Booléen : Permet de définir un état soit Oui ou Non. Ce champ se matérialise par une case à cocher.
Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de
valeurs autorisées.
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78
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
GUIDE
79
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre
dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données,
et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner
les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde
rapide.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
80
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque
dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner
le dossier à restaurer et lancer la procédure.
GUIDE
81
Comment consulter le journal des événements ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements
Il stocke chaque information concernant :
la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation
le manque d'un n° TVA intracommunautaire
la suppression de documents
la dévalidation d'inventaire
le changement de code,
la dévalidation de document.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des
événements.
83
MANUEL
FICHIER
Nouveau dossier
Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier.
Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant.
Ces étapes consistent à :
Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre
ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
Saisir le nom du dossier,
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir d'autres informations et les informations de TVA,
La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application
comme par exemple les taux de TVA pour le dossier.
Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables
par défaut.
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir
les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de
saisir et de renseigner les autres options.
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84
Créer un nouveau raccourci
Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création d'un raccourci.
x La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;
vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont
sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
x L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous
souhaitez ouvrir ;
x Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour
créer le raccourci.
x Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.
MANUEL
85
Ouvrir un dossier
Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la
base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un
nouveau raccourci" du menu Fichier.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
86
Fermer un dossier
Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous
aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
MANUEL
87
Quitter l'application
Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application,
vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
88
VENTES
Ventes - Démarrer une tâche
Accès : Ventes - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche
Client.
Nouveau devis
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis.
Nouvelle facture
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double
cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures.
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
MANUEL
89
DOCUMENTS DE VENTE
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Documents de vente - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison,
Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Clients (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez voir les documents
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Familles clients
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Livrer
Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
MANUEL
91
Devis
Accès : Ventes - Documents de vente - Devis
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer :
o L'état du devis
Sélectionnez ici l'état du devis.
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en
bon de livraison, commande ou facture.
o La date de validité
Indiquez ici la date de validité du devis.
Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du
dossier.
Date du document : 15/02/2008
Durée de validité des devis (jours) : 10
Date de validité : 25/02/2008
Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de
statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement)
Le corps
Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre
devis :
En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
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Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
93
Commandes de vente
Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Pour les commandes, vous avez également la possibilité de définir une priorité (Haute, Normal, Faible). Cette
priorité permet de réaliser un tri supplémentaire lors de la livraison des commandes.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
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94
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
95
Bons de livraison
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison
La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de livraison
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps du bon de livraison
Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de livraison :
En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de livraison
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de livraison
A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
96
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
97
Bons de retour
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
98
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
99
Factures
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
100
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
MANUEL
101
Avoirs
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants :
Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
102
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
MANUEL
103
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
104
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
MANUEL
105
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
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106
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
MANUEL
107
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Elle contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
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108
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
MANUEL
109
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
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110
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
111
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer
d’abord ce document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé
sont également supprimées.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
112
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
MANUEL
113
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
114
CLIENTS
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes.
La liste des clients/prospects contient les onglets :
Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés,
Clients,
Prospects.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Transférer en client
Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de
renseignements.
Action disponible uniquement pour une fiche prospect.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du client ou prospect" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du
client" sélectionné.
Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client.
Créer un document de vente
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement,
n° de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Changer un code client
Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Clients.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date
donnée.
Publipostage
Permet de définir le modèle d'envoi de publipostage pour le/les client/s sélectionné/s, puis visualiser le
publipostage généré dans word.
Changer le statut
Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches.
Générer les factures
Permet de générer les factures périodiques d'un ensemble de fiches.
MANUEL
115
Clients / Prospects
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches.
La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille client / prospects
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect.
Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur
la fiche clients/prospect
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques).
La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client.
Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse
de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
116
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de vente, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du client et les informations administratives.
Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du client.
Options de facturation
Cet onglet permet :
o de visualiser la liste des facturations périodiques affectées à ce client ainsi que d’en créer d’autres.
o de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en impression d’un
type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la
fenêtre principale de navigation des clients/prospects.
MANUEL
117
Contacts - Fenêtre principale de navigation
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes.
La liste des contacts contient les onglets :
Tous : Tous les contacts sont affichés,
Contacts autonomes : Contient la liste des contacts sans tiers associé.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer le tiers
Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact.
Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le tiers à créer.
Afficher le tiers
Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
118
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
Tiers
Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact.
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun".
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
autonome).
Client / Fournisseur
MANUEL
119
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse et Autre adresse
Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact.
Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques :
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des
codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
120
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
121
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois
que cette famille lui sera affectée.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).$
un onglet Options de facturation
Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et
des modèles de documents.
Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton
"Ajouter", ainsi que de nouveaux modèles.
Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette
famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de
la fiche facturation périodique.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
122
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT, le Solde dû, le dépôt et la
notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document).
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
MANUEL
123
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT, la Marge nette HT et le Dépôt.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
124
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services,
Nomenclatures.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Nomenclatures
Sélectionnez la case à cocher "Tenir compte des composants" si vous souhaitez en plus de l'article composé voir
apparaître les composants.
Si cette case est cochée, vous avez la possibilité de déterminer le niveau maximal du détail des composants à
afficher.
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
MANUEL
125
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
126
Facturation périodique
Accès : Ventes - Clients – Facturation périodique
La gestion de la fiche "Facturation périodique" est commune à toutes les fiches.
La fiche Facturation périodique se compose d’une entête et d’onglets permettant de définir les paramètres
(fréquence de génération) ainsi que les clients et les familles associées à la facturation.
Entête
L’entête se compose :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la facturation périodique (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Onglets
Paramètres
Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures
mais également de simuler les dates de facturation.
Document de référence*
Sélectionnez le document de vente (devis, commande, bon de livraison, facture) que vous souhaitez utiliser
pour réaliser la facturation périodique.
Période
Cette partie permet de définir la période de facturation (Du … Au …) ainsi que la périodicité pré-définie
(Hebdomadaire, mensuel, …) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois …).
En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour
du mois le X du mois , le 3ème lundi du mois, X semaines …
Options de génération de facture
Cette partie permet de définir :
o L’actualisation des prix de la pièce/document
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Cette option permet de mettre à jour le document qui sera généré avec les prix des fiches article et pas
ceux du document de référence.
o Appliquer les tarifs et promotions
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Cette option permet d’appliquer dans le document généré les tarifs et promotions en cours pour les
articles.
o Récupérer les données de la fiche client
Case à cocher, sélectionnée par défaut
Cette option est grisée si plus d’un client est sélectionné dans l’onglet client ou famille client.
Si cette case est cochée, les données récupérées sur le document généré sont les coordonnées clients,
le frais de port, le commercial, le mode de règlement et la territorialité.
o Appliquer les remises et escompte du client
Case à cocher, non sélectionnée par défaut.
Si cette case est cochée, les 2 remises ainsi que l’escompte présents sont repris dans le pied du
document généré.
Simulation des dates de facturation
Cette partie permet de visualiser dates des prochains documents générés. Ces dates sont définies en fonction
d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates).
Clients
Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients.
MANUEL
127
La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches.
Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante.
Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client,
onglet Options de facturation.
Un client bloqué ou partiellement bloqué ne peut pas être défini comme client pour une facturation
périodique.
Suite à la génération d’une facturation périodique pour un/des client/s, la date de dernière facture et la date de
prochaine facture seront mises à jour sur chaque ligne client.
Famille clients
Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients.
La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches.
Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante.
Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche
famille client, onglet Options de facturation.
Suite à l’affectation d’une famille client, tous les clients associés à cette famille seront automatiquement
associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients.
Lorsque une famille client est modifiée ou supprimée, un message vous permettra de choisir la suppression
des clients (tous, ceux non facturés, aucun)
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Actions
A partir de la fiche facturation périodique, vous avez à votre disposition l’action « Générer les factures »
définie également dans la fenêtre principale de navigation des Facturation périodique.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
128
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
MANUEL
129
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
130
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
MANUEL
131
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
132
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
MANUEL
133
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du…au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer
le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée
sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
134
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements, LCR.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
MANUEL
135
COMMERCIAUX
Commercial
Accès : Ventes - Commerciaux - Commerciaux
La gestion de la fiche "Commercial" est commune à toutes les fiches.
La fiche commercial se compose d'une entête et d'onglets.
Le commercial peut être rattaché soit, à la fiche des clients soit, à un document de ventes (onglet
Compléments) ou encore, à une ligne d’article dans le document.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille commercial
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le commercial.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
commercial en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Secteur géographique
Ce champ permet de saisir ou sélectionner le secteur géographique de votre commercial (au maximum 10
caractères alphanumériques).
Si le secteur géographique que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le
fichier des secteurs géographiques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche secteur géographique en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre commercial (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Prénom
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Statut
Champ permettant la sélection du statut du commercial.
Les statuts possibles sont actif, en sommeil et bloqué.
Par défaut, le statut est actif.
Si le commercial est affecté à un/des client/s et que le statut est changé en "Bloqué", vous avez la
possibilité de remplacer automatiquement le commercial sur la/les fiche/s client/s.
La fiche du commercial se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Onglet Coordonnées
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du commercial.
Adresse
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
136
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du commercial.
Onglet Barèmes
La sélection d'un barème permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial.
L'affectation d'un "Barème" à une fiche "Commercial", affecte automatiquement le "Commercial" à la fiche
"Barème".
Onglet Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
MANUEL
137
Familles commerciaux
Accès : Ventes - Commerciaux - Familles commerciaux
La gestion de la fiche "Famille Commerciaux" est commune à toutes les fiches.
L'entête de la fiche famille se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
La fiche famille commerciaux se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Barème
La sélection d'un barème permet de définir un barème de calcul de commissions pour un ensemble de
commerciaux dont cette famille est affectée.
Règles sur la modification ou suppression d'un barème
- Si changement du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial.
- Si suppression du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial
- Si suppression du barème dans la famille (sans suppression du barème lui même), laquelle est attachée au
commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
138
Barèmes
Accès : Ventes - Commerciaux - Barèmes
La gestion de la fiche "Barème" est commune à toutes les fiches.
Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les
tiers ou pour une sélection donnée d'articles, de tiers, de familles articles ou tiers.
La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possible, et facilite le paramétrage des éléments
constituants le calcul des commissions.
Le/les barèmes sont associés aux commerciaux ou familles commerciaux depuis la fiche commercial ou famille
de commerciaux ou le commercial ou la famille de commerciaux sont affectés à la ou les fiches barèmes depuis
la fiche barème.
La fiche barème se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code barème.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du barème (au maximum 40 caractères).
Objectif basé sur
Il permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée.
Les types d'objectif possibles sont Chiffre d'affaires, Chiffre d'affaires encaissé, Quantité et Marge.
Champ d'application
Il permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées.
Les types de document disponibles sont Commande, Bon de livraison et Facture.
Mode de calcul
Il permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre
strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche).
Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global.
Type d'objectif
Il permet de regrouper les commissions par date.
Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour.
Valide du... Au...
Ces 2 champs permettent de définir une période de validité de la commission et notamment de gérer des
opérations ponctuelles.
Onglets
La fiche barème se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Définition des paliers
La définition des paliers s'effectue suivant les critères suivants :
- Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle.
La saisie de 3 dans ce champ signifie de 0 à 3.
- Formule : Permet de sélectionner l'un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission :
o % sur CA,
o Montant,
o Montant * Qté,
o % marge,
o Montant + %CA ,
o % montant.
Règles entre le type d’objectifs et les formules
Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées.
MANUEL
139
- Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée.
- % : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée.
Règles entre les formules et les champs de saisie 'Montant" et "%"
- Si formule "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n'est pas accessible,
- Si formule "% sur CA" ou "%marge", le champ 'Montant" n'est pas accessible,
- Si formule "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles,
- Si formule "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles.
Sélection
La sélection permet de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les
documents de tels familles clients ou des tels clients, avec tels ou tels articles ou familles articles, pour tels ou
tels commerciaux.
La sélection s'effectue en fonction des champs suivants :
o Type: Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles articles, articles,
familles clients, clients, familles commerciaux, commercial ;
o Du : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à prendre
en compte ;
o Au : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre
en compte.
o Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs DU /
AU comme à exclure du calcul de la commission ;
Commerciaux
Cet onglet permet d’affecter les commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche commercial.
L'affectation d'un "commercial" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la fiche
"Commercial".
Familles commerciaux
Cet onglet permet d’affecter les familles commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche Famille commerciaux.
L'affectation d'une "famille commerciaux" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la
fiche "Commercial".
Si vous souhaitez qu'une famille de commerciaux soit prise en compte pour un barème sauf un commercial
précis, vous devez :
- bouton Famille commerciaux, sélectionner le code de la famille,
- bouton "Sélection", saisir le code du commercial à exclure puis cliquer dans la case à cocher de la colonne
"Exclusion de la sélection".
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
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Commissions
Accès : Ventes - Commerciaux - Commissions
La page Commissions vous permet d'obtenir le montant des commissions de chaque commercial.
La gestion de la page est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents ventes.
Le calcul des commissions varie en fonction de différents données (Commercial, Barèmes, Clients, onglet
compléments des documents de ventes, lignes des documents de ventes...).
Les filtres
Avant de Lancer le calcul des commissions (bouton Actualiser la liste), vous devez définir dans votre entête
le ou l’intervalle :
Famille commerciaux
Sélectionnez la famille commerciaux pour laquelle vous souhaitez obtenir le montant des commissions de
chaque commercial.
Commerciaux (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de commerciaux sur lequel vous souhaitez obtenir le commissionnement.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour le calcul du commissionnement. Par
l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Sur chaque document rattaché à un commercial, le logiciel calcule une commission.
Liste des commissions
Le contenu qui s’affiche est le résultat fidèle du paramétrage effectué dans les fiches des barèmes, des
Commerciaux et des lignes d’articles.
Vous obtenez pour chaque commercial, le détail des documents entrant dans le domaine d’application de
chaque barème.
La liste des commissions contient les éléments suivants :
o une ligne pour chaque commercial de la base qu'ils aient ou non un barème affecté. Cette ligne contient le
chiffre d'affaires et le montant total de la commission du commercial ;
o une ligne comportant les caractéristiques du barème et notamment le code du barème et le montant de
commission provenant de ce barème ;
o une ou plusieurs ligne contenant le détail des lignes de document prises en compte dans le calcul de la
commission.
Vous avez la possibilité de voir ou pas de détail du calcul des commissions, en cliquant sur les boutons
"Déplier tout", "Replier tout" disponibles dans la barre de menus.
Les actions
A partir des commissions, vous avez accès aux actions suivantes :
Affiche le commercial
Permet d'afficher la fiche du commercial.
Afficher le barème
Permet d'afficher la fiche du barème affectée au commercial sélectionné.
Afficher le règlement
Permet d'afficher le règlement concerné par cette commission.
Afficher le document
Permet d'afficher le document de vente concerné par cette commission.
MANUEL
141
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
142
RÈGLEMENTS
Règlements - Démarrer une tâche
Accès : Règlements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche Client.
Consulter l'échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
MANUEL
143
CLIENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
144
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
MANUEL
145
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
146
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
MANUEL
147
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
148
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du…au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer
le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée
sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
MANUEL
149
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements, LCR.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
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150
FOURNISSEURS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
MANUEL
151
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
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152
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
MANUEL
153
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
154
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du…au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer
le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée
sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
MANUEL
155
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements, LCR.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
156
DONNÉES
Banque
Accès : Règlements - Données - Banques
La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
MANUEL
157
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
Le compte de banque *
Le journal de banque *
Onglet Coordonnées bancaires
Cet onglet affiche les coordonnées bancaires de la banque
RIB / BBAN
Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN
IBAN
Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN
BIC
Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le
RIB/BBAN et l'IBAN
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
158
ETEBAC
Le numéro national d'emetteur (NNE) est obligatoire pour pouvoir générer le, fiche ETEBAC.
Formater le ficher ETEBAC
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
159
Moyens de paiement
Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement
La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants :
un code *
Indiquez un code moyen de paiement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une nature *
Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
une banque
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen
de paiement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement.
La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement.
Remettre en banque
Case à cocher permettant de définir si ce moyen de paiement permet d'effectuer une remise en banque des
règlements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
160
Modes de règlement
Accès : Règlements - Données - Modes de règlement
La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants :
Le code *
Indiquez un code pour votre mode de règlement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le libellé *
Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance.
La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement.
Onglet détail
Cet onglet est divisé en 2 parties :
Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement
Test des lignes créées
Création des lignes
Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne.
Une ligne contient les renseignement suivants :
%
Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le
pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%.
Nbre de jours
Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365).
La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant.
Type de Règlement
Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer.
Jour de règlement
Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31).
Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le.
Mois comptable
Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de
la date d'échéance.
Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours
devient 2 mois, etc...).
Moyen de paiement
Indiquez ici le moyen de paiement de votre client.
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur
l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez.
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%.
Test des lignes créées
Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer :
une date qui correspond à la date du document
un montant qui correspond au montant du document
MANUEL
161
Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance,
Montant et Moyen de paiement)
L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture.
Exemple 1
Mode de règlement : CH30
Paramétrage d'une ligne échéance :
% NB jours Type
règlement
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
100 30 Net Chèque
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100
Votre date d'échéance sera calculée ainsi :
01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date
d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100.
Exemple 2
Mode de règlement :Prel4
Paramétrage de 4 lignes d'échéances:
% NB jours Type
règlement
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
25 Comptant Prélèvement
25 30 Net le 15 Prélèvement
25 60 Net le 15 Prélèvement
25 90 Net le 15 Prélèvement
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100 €
Les dates d'échéance seront calculées ainsi :
1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
Les actions possibles dans la liste
x Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste.
x Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes.
x Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante.
x Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de
les supprimer et de les recréer.
x Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard
défini, par exemple, dans Word et Excel.
Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de
respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
162
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
MANUEL
163
ACHATS
Achats - Démarrer une tâche
Accès : Achats - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Fournisseurs
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche Fournisseur.
Demande de prix
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Demande de prix".
Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Demande de prix.
Factures
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Factures". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Facture.
Règlements
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
164
DOCUMENTS D'ACHAT
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Documents d'achat - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Demande de prix, Commande, Bon de
réception, Bon de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de Fournisseurs sur lequel vous souhaitez voir les documents
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Familles fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre client
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
MANUEL
165
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Réceptionner
Permet de réceptionner globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée partiellement" en "Commande réceptionnée totalement" (sans
générer de bon de réception). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée totalement" en "Commande non réceptionnée" ou "Partiellement
réceptionnée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
166
Demandes de prix
Accès : Achats - Documents d'achat - Demandes de prix
La demande de prix propose des articles à un prix donné.
Aucune action n'est effectuée sur le stock.
La gestion de la fiche "Demande de prix" est commune à toutes les fiches.
La demande de prix se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la demande de
prix.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
Le corps
Vous retrouvez le corps de la demande de prix dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre demande de prix :
En définissant votre masque de saisie du demande de prix : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une demande de prix
A partir d'une demande de prix, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
MANUEL
167
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
168
Commande d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Commandes
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Réception le : Indiquez ici la date de réception de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de réception en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
MANUEL
169
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Réceptionner
Permet d'ouvrir l'assistant de réception globale ou partielle la/les commandes.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
170
Bon de réception
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de réception
La gestion de la fiche "Bon de réception" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de réception
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Le corps du bon de réception
Vous retrouvez le corps du bon de réception dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de réception :
En définissant votre masque de saisie du Bon de réception : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de réception
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de réception et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de réception
A partir d'un bon de réception, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
MANUEL
171
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
172
Bon de retour d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de retour
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
MANUEL
173
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
174
Facture d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre fournisseur pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
MANUEL
175
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
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176
Avoir d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
MANUEL
177
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
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178
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
MANUEL
179
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
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180
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
181
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
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182
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Elle contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
MANUEL
183
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
184
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
MANUEL
185
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
186
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer
d’abord ce document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé
sont également supprimées.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
MANUEL
187
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
188
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
189
FOURNISSEURS
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la liste des fournisseurs est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique Fournisseurs/articles avec le filtre
Fournisseur renseigné par le "code du Fournisseur" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre Fournisseur renseigné par le
"code du fournisseur" sélectionné.
Créer un document d'achat
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le fournisseur (coordonnées, mode de règlement, n°
de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Fournisseur.
Changer le statut
Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
190
Fournisseurs
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la fiche "Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche fournisseur se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille fournisseur
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le fournisseur.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
fournisseur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre fournisseur (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre fournisseur (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du fournisseur.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du fournisseur.
Si l'adresse de livraison du fournisseur est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir
l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du fournisseur, les documents associés et les informations
administratives.
Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du fournisseur.
Articles
Permet de visualiser et d'affecter des articles à ce fournisseur.
Options de facturation
MANUEL
191
Cet onglet permet de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en
impression d’un type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche Fournisseur, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des fournisseurs.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
192
Contacts - Fenêtre principale de navigation
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes.
La liste des contacts contient les onglets :
Tous : Tous les contacts sont affichés,
Contacts autonomes : Contient la liste des contacts sans tiers associé.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer le tiers
Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact.
Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le tiers à créer.
Afficher le tiers
Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact.
MANUEL
193
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
Tiers
Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact.
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun".
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
autonome).
Client / Fournisseur
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
194
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse et Autre adresse
Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact.
Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques :
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des
codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
MANUEL
195
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
196
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois
que cette famille lui sera affectée.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).$
un onglet Options de facturation
Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et
des modèles de documents.
Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton
"Ajouter", ainsi que de nouveaux modèles.
Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette
famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de
la fiche facturation périodique.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
197
Historique Fournisseurs/Articles
Accès :
Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles
ou
Articles - Historique Fournisseurs/Articles
L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs,
les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs
fournisseur(s), c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur,
le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer , le Solde dû, le dépôt et la
notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document).
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseurs
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
198
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Fournisseur (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseur
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la
Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et le Dépôt.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
MANUEL
199
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services,
Nomenclatures.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Nomenclatures
Sélectionnez la case à cocher "Tenir compte des composants" si vous souhaitez en plus de l'article composé voir
apparaître les composants.
Si cette case est cochée, vous avez la possibilité de déterminer le niveau maximal du détail des composants à
afficher.
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
200
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
MANUEL
201
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
202
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
MANUEL
203
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
204
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
MANUEL
205
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du…au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer
le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée
sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
206
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements, LCR.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
MANUEL
207
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
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208
STOCK / ARTICLES
Articles - Démarrer une tâche
Accès : Articles - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche article.he article
Nouveau bon d'entrée
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons d'entrée. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon d'entrée.
Nouveau bon de sortie
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons de sorties. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon de sortie.
Mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Mouvements de stock.
Statistiques
Permet d'ouvrir la page des statistiques.
MANUEL
209
STOCK
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Dépôt *
Indiquez le dépôt de stockage de l'entrée ou de la sortie du stock.
Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Si le dépôt que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé
pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
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210
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Dépôt *
Indiquez le dépôt de stockage de l'entrée ou de la sortie du stock.
Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Si le dépôt que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé
pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
MANUEL
211
INVENTAIRES
Assistant d'inventaires
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
La création d'un inventaire passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en
stock.
Un article de type Service ne peut pas être inventorié.
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Bienvenue...
... dans l'assistant de l'inventaire.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir le contenu de l'inventaire.
Préparation des données d'inventaire
Cette première étape permet de définir le contenu de l'inventaire :
Date du jour de l'inventaire
La date de l'inventaire est importante notamment lors de la validation de l'inventaire car elle détermine la prise
en compte au pas des mouvements de stock pour le calcul du stock actuel.
Dépôt *
Indiquez le dépôt de stockage de l'inventaire.
Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Si le dépôt que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Contenu
Cette partie permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire.
Celui-ci s'établi à l'aide d'une pré-sélection.
o Vide
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire vide.
La gestion des douchettes portatives sera donc possible car elles pourront déverser leur contenu
dans la grille. Sinon, parce que le logiciel ne permet pas d’insérer le même article plusieurs fois, elles
seraient obligées de supprimer les lignes avant le déversement.
o Sur la totalité des articles
Cette pré-sélection (sélectionné par défaut) permet de générer une feuille d'inventaire avec tous les
articles de type bien ou "Nomenclature de fabrication" gérés en stock.
o Sur une sélection d'articles
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire en fonction d'une sélection d'articles,
familles articles, localisations ou fournisseurs.
Les 3 derniers points signifient que seuls les articles appartenant à tel ou tels type seront pris en compte
dans l'inventaire
Soit 3 articles A, B, C et une famille articles FAM
La famille articles FAM est affectée sur les fiches articles B et C
=> Lors de la sélection du contenu de l'inventaire pour la famille articles FAM, seuls les articles B et C
seront pré-renseignés dans la feuille d'inventaire.
o Type d'article
Cette liste déroulante permet de définir si vous souhaitez une sélection d'article en fonction d'un type
d'article précis (Tous les articles, les articles de type Biens ou uniquement ceux de type Nomenclature
de fabrication)
Reprendre les quantités en stock des articles
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de la quantité en "Stock actuel" dans le champ "Quantité'.
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212
Doit être transféré en comptabilité
Cette option permet d'indiquer que l'inventaire, une fois validé, pourra être transféré en comptabilité.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer la définition du contenu de l'inventaire.
Classement des données préparées
Cette étape permet de définir le regroupement et le tri des données qui seront présentes dans la feuille
d'inventaire.
Vous n'avez pas l'obligation de choisir un regroupement ou un tri, pour cela sélectionner "Aucun" pour
chaque zone
Regroupement
Le type de regroupement peut-être "Aucun", "Famille articles", "Localisation" ou "Fournisseurs".
Le regroupement "aucun" est sélectionné par défaut.
Tri
Les tris possibles varient en fonction du regroupement choisis. Ils peuvent être sur le "code famille articles", le
"code article", le "code de localisation", le "code du fournisseur".
Le tri par "code article" est sélectionné par défaut.
Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de
regroupement.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération, puis Fermer afin d'ouvrir la feuille d'inventaire.
MANUEL
213
Feuille d'inventaire
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
Suite au traitement de l'assistant d'inventaire une feuille d'inventaire est ouverte.
Celle-ci peut ensuite être ouverte à tout moment à partir du menu Articles - Stock - Inventaires.
La gestion de la feuille d'inventaire est commune à toutes les fiches.
Il est impossible de dupliquer un inventaire.
Une feuille d'inventaire est composée d'une entête et des onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'inventaire.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat de validation
L'état de validation n'est pas saisissable.
A la création de la feuille d'inventaire, l'état de validation est "En cours".
A la validation de la feuille d'inventaire, l'état est "Validé" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire").
Suite au transfert comptable, l'état sera "Transféré" (voir le chapitre : "Comptabilisation d'un inventaire").
Suite à la dé-validation de la feuille d'inventaire comptabilisé ou pas, l'état de validation est "En cours" (voir le
chapitre : "Validation d'un inventaire").
Dépôt *
Le champ dépôt n'est pas saisissable.
Il contient le dépôt sélectionné lors de la création de l'inventaire.
Doit être transféré en comptabilité
Dès la validation de l'inventaire, la sélection de cette option permet de transférer automatiquement en
comptabilité les écritures d'inventaire.
L'information de la coche ou non est reprise automatiquement lors de la génération de l'inventaire. Vous pouvez
à tout moment cocher ou décocher la case.
Onglets
La fiche d'inventaire se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles en stock.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
L'enregistrement de la feuille d'inventaire permet de sauvegarder les lignes saisies.
En état "En-cours", l'inventaire reste modifiable mais ne peut être transféré en comptabilité.
Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous devez le "valider" puis le "transférer en comptabilité".
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Tant que l'inventaire est en cours :
- les documents réalisés à une date avant la date de l'inventaire agissent sur l'inventaire.
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214
- les modifications sur la fiche article (localisation, unité) agissent sur l"inventaire.
Un message à l'ouverture de l'inventaire indique le changement sur l'inventaire.
De même, si une famille articles est affectée ou modifiée sur une fiche article et que l'inventaire "en cours"
contient un regroupement par famille articles, l'inventaire sera mis à jour pour cet article avec la nouvelle
famille affectée.
Voir Exemple de mise à jour du stock suivant validation....
Actions
A partir de la feuille d'inventaire, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Valider
Permet de confirmer l'inventaire et de le préparer à la comptabilisation.
Dévalider
Cette action est disponible uniquement si l'inventaire n'est pas comptabilisé.
Elle permet de modifier l'inventaire.
Lancer l'assistant
Permet de lancer l'assistant de création d'une fiche inventaire.
Si l'utilisateur appelle l'assistant depuis une fiche inventaire en cours, cette fiche sera remplacée par la
génération de lignes effectuée par l'assistant.
MANUEL
215
Ordre de fabrication ou désassemblage
Accès : Articles - Documents de stock - Ordres...
La gestion de la fiche Ordre de fabrication ou de désassemblage est commune à toutes les fiches.
Un ordre de fabrication ou désassemblage permet de préparer l'entrée en stock d'un article composé (ordre de
fabrication) ou préparer la sortie du stock un article composé (ordre de désassemblage).
Les fiches Ordre de fabrication ou de désassemblage se composent d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'ordre.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat
Ce champ n'est pas saisissable.
Lors de la création d'un ordre de fabrication ou désassemblage, il est en état "En attente".
Suite au transfert de l'ordre de fabrication ou désassemblage en bon de fabrication ou désassemblage, il est en
état "Traité".
Dépôt d'origine et Dépôt de destination *
Indiquez le dépôt de stockage d'origine pour les composants (fabrication) / Composé (désassemblage).
Indiquez le dépôt de stockage de destination pour le composé (fabrication) / Composant (désassemblage).Le
dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une
nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de transit
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un ordre de fabrication/désassemblage, aucun dépôt de transit n'est sélectionné.
Le dépôt de transit n'est pas obligatoire.
Indiquez le dépôt de transit pour les composants (Ordre de fabrication), pour le/s composé/s (Ordre de
désassemblage).
Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un
dépôt intermédiaire.
Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Durée de transit *si dépôt de transit sélectionné
Ce champ numérique est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné.
La durée permettra de définir la date du mouvement de stock lors de la validation du bon de
fabrication/désassemblage.
Onglets
La fiche d'un ordre se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à fabriquer ou désassembler ainsi que la quantité et la valeur de l'article.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
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216
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Enregistrement du document
A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication, le stock virtuel des articles composés est
incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans l'ordre de
fabrication, de même le PUMP est re-calculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la
fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) d'un ordre de désassemblage, le stock virtuel des articles est
désincrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article composé diminue pour la quantité saisie dans
l'ordre de désassemblage. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage
A partir d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Traiter
Permet d'ouvrir l'assistant de traitement des ordres de fabrication/désassemblage.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
217
Bon de fabrication ou désassemblage
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de fabrication ou de désassemblage est commune à toutes les fiches.
Un bon de fabrication ou désassemblage permet d'entrée en stock d'un article composé (bon de fabrication) ou
de sortir du stock un article composé (bon de désassemblage).
Un bon de fabrication ou désassemblage peut être créé à partir d'un ajout de bon de fabrication/
désassemblage ou à partir d'un transfert d'un ordre de fabrication ou désassemblage.
Les fiches bon de fabrication ou de désassemblage se composent d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date du bon.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat
Champ non saisissable.
Il peut être en état "Traité Partiellement" ou "Traité".
Ces états sont définis en fonction du passage ou pas par un dépôt de transit ou un traitement partielle de
l'ordre de fabrication/désassemblage.
Lorsque le bon de fabrication/désassemblage passe par un dépôt de transit, vous devez faire appel à l'action
Terminer pour valider la fabrication/le désassemblage des articles.
Dépôt d'origine et Dépôt de destination *
Indiquez le dépôt de stockage d'origine pour les composants (fabrication) / Composé (désassemblage).
Indiquez le dépôt de stockage de destination pour le composé (fabrication) / Composant (désassemblage).
Les dépôts par défaut sont renseignés par le dépôt sélectionné dans les options.
Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une
nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de transit
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un bon de fabrication/désassemblage, aucun dépôt de transit n'est sélectionné.
Le dépôt de transit n'est pas obligatoire.
Indiquez le dépôt de transit pour les composants (Ordre de fabrication), pour le/s composé/s (Ordre de
désassemblage).
Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un
dépôt intermédiaire.
Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Date de fin de transit *si dépôt de transit sélectionné
Ce champ est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné.
Il permet de définir la date du mouvement de stock. Le calcul de la date du mouvement de chaque article est :
|Date du document + X jour(s) de transit].
Onglets
La fiche d'un bon se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à fabriquer ou désassembler ainsi que la quantité et la valeur de l'article.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
218
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Enregistrement du document
A la validation (enregistrement) d'un bon de fabrication, le stock réel des articles composés est
incrémenté. C'est à dire que le stock réel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon de
fabrication, de même le PUMP est re-calculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la
fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) d'un bon de désassemblage, le stock réel des articles est désincrémenté.
C'est à dire que le stock réel de chaque article composé diminue pour la quantité saisie dans le bon de
désassemblage. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage
A partir d'un bon de fabrication ou de désassemblage, vous avez la possibilité d'appeler l'action :
Traiter Partiellement/complètement
Ces actions permettent de valider la fabrication ou désassemblage.
Cette validation permet de générer les mouvements de stock.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
219
Ordre de fabrication ou désassemblage
Accès : Articles - Documents de stock - Ordres...
La gestion de la fiche Ordre de fabrication ou de désassemblage est commune à toutes les fiches.
Un ordre de fabrication ou désassemblage permet de préparer l'entrée en stock d'un article composé (ordre de
fabrication) ou préparer la sortie du stock un article composé (ordre de désassemblage).
Les fiches Ordre de fabrication ou de désassemblage se composent d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'ordre.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat
Ce champ n'est pas saisissable.
Lors de la création d'un ordre de fabrication ou désassemblage, il est en état "En attente".
Suite au transfert de l'ordre de fabrication ou désassemblage en bon de fabrication ou désassemblage, il est en
état "Traité".
Dépôt d'origine et Dépôt de destination *
Indiquez le dépôt de stockage d'origine pour les composants (fabrication) / Composé (désassemblage).
Indiquez le dépôt de stockage de destination pour le composé (fabrication) / Composant (désassemblage).Le
dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une
nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de transit
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un ordre de fabrication/désassemblage, aucun dépôt de transit n'est sélectionné.
Le dépôt de transit n'est pas obligatoire.
Indiquez le dépôt de transit pour les composants (Ordre de fabrication), pour le/s composé/s (Ordre de
désassemblage).
Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un
dépôt intermédiaire.
Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Durée de transit *si dépôt de transit sélectionné
Ce champ numérique est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné.
La durée permettra de définir la date du mouvement de stock lors de la validation du bon de
fabrication/désassemblage.
Onglets
La fiche d'un ordre se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à fabriquer ou désassembler ainsi que la quantité et la valeur de l'article.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
220
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Enregistrement du document
A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication, le stock virtuel des articles composés est
incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans l'ordre de
fabrication, de même le PUMP est re-calculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la
fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) d'un ordre de désassemblage, le stock virtuel des articles est
désincrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article composé diminue pour la quantité saisie dans
l'ordre de désassemblage. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage
A partir d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Traiter
Permet d'ouvrir l'assistant de traitement des ordres de fabrication/désassemblage.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
221
Bon de fabrication ou désassemblage
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de fabrication ou de désassemblage est commune à toutes les fiches.
Un bon de fabrication ou désassemblage permet d'entrée en stock d'un article composé (bon de fabrication) ou
de sortir du stock un article composé (bon de désassemblage).
Un bon de fabrication ou désassemblage peut être créé à partir d'un ajout de bon de fabrication/
désassemblage ou à partir d'un transfert d'un ordre de fabrication ou désassemblage.
Les fiches bon de fabrication ou de désassemblage se composent d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date du bon.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat
Champ non saisissable.
Il peut être en état "Traité Partiellement" ou "Traité".
Ces états sont définis en fonction du passage ou pas par un dépôt de transit ou un traitement partielle de
l'ordre de fabrication/désassemblage.
Lorsque le bon de fabrication/désassemblage passe par un dépôt de transit, vous devez faire appel à l'action
Terminer pour valider la fabrication/le désassemblage des articles.
Dépôt d'origine et Dépôt de destination *
Indiquez le dépôt de stockage d'origine pour les composants (fabrication) / Composé (désassemblage).
Indiquez le dépôt de stockage de destination pour le composé (fabrication) / Composant (désassemblage).
Les dépôts par défaut sont renseignés par le dépôt sélectionné dans les options.
Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une
nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de transit
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un bon de fabrication/désassemblage, aucun dépôt de transit n'est sélectionné.
Le dépôt de transit n'est pas obligatoire.
Indiquez le dépôt de transit pour les composants (Ordre de fabrication), pour le/s composé/s (Ordre de
désassemblage).
Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un
dépôt intermédiaire.
Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Date de fin de transit *si dépôt de transit sélectionné
Ce champ est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné.
Il permet de définir la date du mouvement de stock. Le calcul de la date du mouvement de chaque article est :
|Date du document + X jour(s) de transit].
Onglets
La fiche d'un bon se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à fabriquer ou désassembler ainsi que la quantité et la valeur de l'article.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
222
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Enregistrement du document
A la validation (enregistrement) d'un bon de fabrication, le stock réel des articles composés est
incrémenté. C'est à dire que le stock réel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon de
fabrication, de même le PUMP est re-calculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la
fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) d'un bon de désassemblage, le stock réel des articles est désincrémenté.
C'est à dire que le stock réel de chaque article composé diminue pour la quantité saisie dans le bon de
désassemblage. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage
A partir d'un bon de fabrication ou de désassemblage, vous avez la possibilité d'appeler l'action :
Traiter Partiellement/complètement
Ces actions permettent de valider la fabrication ou désassemblage.
Cette validation permet de générer les mouvements de stock.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
223
Ordre de transfert
Accès : Articles - Documents de stock - Ordres de transfert
La gestion de la fiche Ordre de transfert est commune à toutes les fiches.
Un ordre de transfert permet de préparer l'entrée en stock et la sortie du stock d'un article d'un dépôt vers un
autre.
La fiche Ordre de transfert se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'ordre.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat
Ce champ n'est pas saisissable.
Lors de la création d'un ordre de transfert, il est en état "En attente".
Suite au traitement partiel de l'ordre de transfert en bon de transfert, il est en état "Traité partiellement".
Suite au transfert complet de l'ordre de transfert en bon de transfert, il est en état "Traité".
Dépôt d'origine *
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un ordre de transfert, le dépôt principal est sélectionné par défaut comme dépôt d'origine.
Vous pouvez changer de dépôt si vous le souhaitez.
Si le dépôt que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de destination *
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un ordre de transfert, aucun dépôt de destination n'est sélectionné.
Si le dépôt que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de transit
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un ordre de transfert, aucun dépôt de transit n'est sélectionné.
Le dépôt de transit n'est pas obligatoire. Il permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le
"dépôt de destination". C'est un dépôt intermédiaire.
Si le dépôt que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Durée de transit *si dépôt de transit sélectionné
Ce champ numérique est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné.
La durée permettra de définir la date du mouvement de stock lors de la validation du bon de transfert.
Onglets
La fiche d'un ordre de transfert se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à transférer ainsi que la quantité et le dépôt d'origine vers le dépôt de
destination.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
224
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Enregistrement du document
A la validation (enregistrement) d'un ordre de transfert, le stock virtuel des articles est incrémenté dans
le dépôt de destination. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans
l'ordre de transfert. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Pour le dépôt d'origine, le stock virtuel des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de
chaque article diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de transfert. Les informations de l'onglet Stock de la
fiche Article sont mises à jour.
Les actions d'un ordre de transfert
A partir d'un ordre de transfert, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Traiter
Permet d'ouvrir l'assistant de traitement des ordres de transfert.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
225
Bon de transfert
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de transfert est commune à toutes les fiches.
Un bon de transfert permet de réaliser l'entrée en stock et la sortie du stock d'un article d'un dépôt vers un
autre.
Un bon de transfert peut être créé à partir d'un ajout de bon de transfert ou à partir d'un transfert d'un ordre
de transfert.
La fiche bon de transfert se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date du bon.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat
Champ non saisissable.
Il peut être en état "Traité Partiellement" ou "Traité".
Ces états sont définis en fonction :
o du passage ou pas par un dépôt de transit
o d'un traitement partielle de l'ordre de transfert.
Lorsque le bon de transfert passe par un dépôt de transit, vous devez faire appel à l'action Terminer pour
valider le transfert des articles.
Dépôt d'origine et Dépôt de destination *
Indiquez le dépôt de stockage d'origine.
Indiquez le dépôt de stockage de destination.
Le dépôt d'origine par défaut est celui sélectionné dans les options.
Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une
nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dépôt de transit
Ce champ est saisissable.
Lors de la création d'un bon de transfert, aucun dépôt de transit n'est sélectionné.
Le dépôt de transit n'est pas obligatoire.
Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un
dépôt intermédiaire.
Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Date de fin de transit *si dépôt de transit sélectionné
Ce champ est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné.
Il permet de définir la date du mouvement de stock. Le calcul de la date du mouvement de chaque article est :
|Date du document + X jour(s) de transit].
Onglets
La fiche d'un bon de transfert se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à transférer ainsi que la quantité reçu et les écarts.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
226
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Enregistrement du document
A la validation (enregistrement) d'un bon de transfert, le stock réel des articles est incrémenté dans le
dépôt de destination. C'est à dire que le stock réel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le
bon de transfert. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Pour le dépôt d'origine, le stock réel des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock réel de chaque
article diminue pour la quantité saisie dans le bon de transfert. Les informations de l'onglet Stock de la fiche
Article sont mises à jour.
Lorsqu'un écart est constaté, un mouvement de stock de type "écart" sera généré sur le dépôt de
destination (écart positif) ou le dépôt d'origine (écart négatif).
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
Les actions d'un bon de transfert
A partir d'un bon de transfert, vous avez la possibilité d'appeler l'action :
Traiter Partiellement/complètement
Ces actions permettent de valider le transfert.
Cette validation permet de générer les mouvements de stock.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
227
Stock - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Documents de stock - Tous
Cette fenêtre correspond à la liste des documents de stock.
La gestion de la liste des documents de stock est commune à toutes les listes.
La liste des documents de stock contient les onglets Tous, Bons d'entrée, Bons de sortie, Inventaires, Ordres de
fabrication, bons de fabrication, ordres de désassemblage, bons de désassemblage, ordres de transfert et bons
de transfert.
Pour chaque onglet, le filtre suivant est disponible :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Pour l'onglet Tous et l'onglet Inventaire, une liste d'actions est disponible :
Valider : Permet de valider les inventaires sélectionnés et en état "En cours"
Dévalider : Permet de dé-valider les inventaires sélectionnés en état "validé" ou "Transféré en comptabilité".
Pour l'onglet Tous et les onglets Ordres/Bons de fabrication, Ordres/Bons de désassemblage, Ordres/Bons de
transfert, une liste d'actions complémentaires est disponible :
Transférer : Permet de valider un ordres de fabrication, désassemblage ou de transfert en bon de
fabrication, désassemblage ou transfert, c'est à dire de constater le stock réel.
Historique du document : Permet de visualiser le parcours des documents.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
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228
Mouvements de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Mouvements de stock
L'affichage des mouvements de stock se présente sous la forme d'une fenêtre principale de navigation.
La gestion de la liste des mouvements de stock est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout et de la
duplication de mouvements qui s'effectue en fait en ajout de documents de stock ou ventes.
Chaque ligne article (sauf pour les devis et les documents d’acomptes) présente dans un document génère un
mouvement de stock à la condition que l’article gère le stock.
Filtres
L'affichage de la liste des mouvements de stock varie en fonction des critères suivants :
Période Du ... Au ...
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
La liste déroulante des articles est limitée aux articles de type Biens et Nomenclatures de fabrication.
Si saisie manuel d’un code article de type service, le message suivant apparaît :
« L’article "code article" est un article de type service, il ne peut être ajouté dans une pièce de stock »
Famille article
Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette famille.
Sous famille article
Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette sous famille.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche des mouvements de
stock s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
Type de mouvement
Cochez les différents types de mouvement sur lesquels vous souhaitez que la recherche des mouvements de
stock s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de mouvement
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut :
Date de mouvement
Date du document dont est issu le mouvement.
Code et libellé article
Éléments de l'article figurant sur la ligne du document créé pour lequel le mouvement est généré.
Numéro de document
Numéro du document dont est issu le mouvement.
Type de document
Le type sera :
o soit Stock,
o soit Achat,
o soit Vente.
Le type dépendra du document qui génère le mouvement.
Sous-type de document
Le sous type sera :
MANUEL
229
o pour les documents de stock : entrée, sortie...
o pour les documents d'achat : bon de réception, bon de retour, facture...
o pour les documents de vente : bon de livraison, bon de retour, facture...
Quantité
La quantité saisie dans le document va générer le mouvement.
o Les quantités d’entrée en stock, les quantités des facture d'achat et les quantités des avoirs de
ventes sont inscrites en positif dans le mouvement.
o Les quantités de sortie de stock, les quantités des avoirs d'achat et les quantités des factures de
vente sont inscrites en négatif dans le mouvement.
Il est possible de saisir des quantités négatives donc en fonction du document le mouvement sera inversé
(Ex : -1 dans une facture, le mouvement sera ajouté et non enlevé).
Prix unitaire du mouvement
Pour les documents d’entrée en stock, le prix unitaire est le prix figurant sur le document.
Pour les documents de sortie de stock ainsi que pour les documents de ventes (factures et avoirs), le prix
unitaire correspond au PUMP calculé sur le mouvement précédent.
Valeur du mouvement
La valeur du mouvement est le montant total du mouvement
Valeur du mouvement = Quantité du mouvement * prix unitaire du mouvement
Stock réel
Le stock réel correspond au stock physiquement présent dans le dépôt.
Stock réel = Stock réel du mouvement précédent + la quantité du mouvement encours
PUMP
Le PUMP est recalculé après chaque mouvement d’entrée.
(Valeur totale du stock + Valeur du mouvement de l’entrée) / (Stock total + Quantité du mouvement)
Valeur du stock
C'est le montant total de l'article en stock.
Valeur du stock = Stock réel * PUMP
Dépôt
C'est le dépôt référencé sur la ligne de document pour cet article.
Type de mouvement
Le type de mouvement peut être "Physique" ou "Ecart".
Le type de mouvement "Physique" est présent pour tous les mouvements des types et sous-types de
document.
Le type de mouvement "Ecart" est présent le type de document Stock et sous-types de document Bon de
transfert. Il correspond à la différence entre la quantité prévue et la quantité reçue sur un bon de transfert
traité complètement.
A partir des mouvements de stock, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le document : Permet d'afficher le/les documents associés aux mouvements de stock sélectionnés.
Afficher l'article : Permet d'afficher le/les fiche/s articles associées aux mouvements de stock sélectionnés.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
230
ARTICLES
Articles - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Articles
La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné
par le "code de l'article" sélectionné.
Changer un code article
Permet de recodifier le code d'un article (fiches, documents, mouvements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes pour
chaque article.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Liste des mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de la Liste des mouvements de stock avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Créer un bon d'entrée
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon d'entrée à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Pour chaque ligne, la valeur de l'article correspond au prix de revient de la fiche article.
Créer un bon de sortie
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon de sortie à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date
donnée.
MANUEL
231
Article
Accès : Articles - Articles
La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches.
La fiche article se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Type *
Le type article peut être Bien, Service, Nomenclature de fabrication ou Nomenclature commerciale.
Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut.
Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche.
Famille article
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Libellé *
Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique).
Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes.
En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation
commerciale.
La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Permet de définir la description complète de l'article, le tarif, codes barres...
Stock
Permet de suivre le stock pour tous les articles de type Bien ou Nomenclatures de fabrication.
Permet de définir un article de remplacement en le cas d'une rupture de stock.
Taxes
Permet de visualiser les taxes associées à cet article. Lors de la réalisation d'un document de ventes ou achats
avec l'article, les taxes seront automatiquement insérées.
Comptabilité
Permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes, achats, stock...).
Image
Permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents
avec images.
Nomenclatures
Permet de définir les composants de l'article de type 'Nomenclature de fabrication' ou 'Nomenclature
commerciale'.
Articles liés
Permet de visualiser les articles associés à cet article. Lors de la réalisation d'un document avec l'article, les
articles liés seront automatiquement insérés.
Fournisseurs
Permet de visualiser la liste des fournisseurs associés à la fiche article (ref fournisseur, prix achat...)
Tarifs
Permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
232
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre
principale de navigation des articles.
MANUEL
233
Familles articles
Accès : Articles - Familles articles
La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la localisation, le fournisseur, l'éco-contribution, le non imprimable, le non inclus,
la fixation d'un prix, marge..., la gestion de stock, le % de marge, le % de frais et les comptes comptables de
chaque territorialité à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui sera affectée.
un onglet Taxes
Cet onglet permet de définir la/les taxes à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui
sera affectée.
un onglet Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur)..
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
234
Sous familles articles
Accès : Articles - Sous familles articles
La gestion de la fiche "Sous famille articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Sous famille articles" peut être affectée à une fiche article onglet Détail, dans la partie Description
générale.
La fiche "Sous Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la sous-famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
une famille articles *
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle est associée la sous famille article.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
une Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
235
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services,
Nomenclatures.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Nomenclatures
Sélectionnez la case à cocher "Tenir compte des composants" si vous souhaitez en plus de l'article composé voir
apparaître les composants.
Si cette case est cochée, vous avez la possibilité de déterminer le niveau maximal du détail des composants à
afficher.
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
236
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
MANUEL
237
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT, le Solde dû, le dépôt et la
notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document).
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
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238
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT, la Marge nette HT et le Dépôt.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
MANUEL
239
Historique Fournisseurs/Articles
Accès :
Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles
ou
Articles - Historique Fournisseurs/Articles
L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs,
les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs
fournisseur(s), c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur,
le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer , le Solde dû, le dépôt et la
notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document).
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseurs
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
240
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Fournisseur (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseur
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Dépôt (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la
Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et le Dépôt.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
MANUEL
241
TARIFS
Fiche Tarif
Accès : Articles - Tarifs - Tarif et promotions
La gestion de la fiche "Tarif" est commune à toutes les fiches.
La fiche Tarif se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Tarif
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description du tarif (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité du tarif.
En dehors de cette date, le tarif ne sera pas appliqué.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul du tarif va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'un tarif depuis une fiche client, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul du
tarif est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches tarifs à la sélection
d'articles établit pour ce tarif :
o Cumuler avec les promotions :
Permet de regrouper les fiches "Promotions" notées "Cumuler avec les tarifs" avec cette fiche tarif ;
o Dernier tarif cumulable :
Permet de définir le tarif comme le dernier d'une chaîne de tarifs notés "Cumuler sur d'autres tarifs" ;
o Cumuler sur d'autres tarifs :
Permet d'associer le tarif avec les tarifs précédents.
Pour avoir un exemple d'application de tarifs dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer.
Les 2 premières parties "Pour les clients" et "Pour les articles" permettent de définir le champ d'application
du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients/articles, familles clients/articles, catégories tarifaires ou sur
une partie des clients/articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en
compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client ou article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans
le tarif.
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de tarif et d'une prix et/ou remise.
Les types de tarif possibles sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
242
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Création d'un tarif avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'un tarif accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en pré-
saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Tarif", vous devez saisir les informations suivantes :
Entête :
o Code : PSH0002
o Description : Pré-saison Hiver
o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
o Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille clients/prospects CR0001 CR0001
Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X
Pour les articles
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille articles CONS0001 CONS0001
Article LE0C0003 LE0C0003 X
Tarifs à appliquer
Jusqu'à Type de tarif Prix Remise
5.00 % remise 8
10.00 % remise 15
Plus de 10.00 % remise 30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
MANUEL
243
Fiche Promotion
Accès : Articles - Tarifs - Tarif et promotions
La gestion de la fiche "Promotion" est commune à toutes les fiches.
La fiche Promotion se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Promotion.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la promotion (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité de la promotion.
En dehors de cette date, la promotion ne sera pas appliquée.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul de la promotion va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'une promotion depuis une fiche client, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de
calcul de la promotion est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches promotions à la
sélection d'articles établit pour cette promotion :
o Cumuler avec les tarifs :
Permet de regrouper les fiches "tarifs" notées "Cumuler avec les promotions" avec cette fiche promotion
;
o Dernière promotion cumulable :
Permet de définir la promotion comme la dernière d'une chaîne de promotions notées "Cumuler sur
d'autres promotions" ;
o Cumuler sur d'autres promotions :
Permet d'associer la promotion avec les promotions précédentes.
Pour avoir un exemple d'application de promotions dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer.
Les 2 premières parties "Pour les clients" et "Pour les articles" permettent de définir le champ d'application
de la promotion.
Vous pouvez appliquer une promotion sur tous les clients/articles, familles clients/articles, catégories tarifaires
ou sur une partie des clients/articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en
compte dans la promotion.
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de tarif et d'une prix et/ou remise.
Les types de tarif possibles sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
244
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Création d'une promotion avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'une promotion accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en
pré-saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Promotion", vous devez saisir les informations suivantes :
Entête :
o Code : PSH0002
o Description : Pré-saison Hiver
o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
o Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille clients/prospects CR0001 CR0001
Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X
Pour les articles
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille articles CONS0001 CONS0001
Article LE0C0003 LE0C0003 X
Tarifs à appliquer
Jusqu'à Type de tarif Prix Remise
5.00 % remise 8
10.00 % remise 15
Plus de 10.00 % remise 30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
MANUEL
245
Catégories tarifaires
Accès : Articles - Tarifs - Catégories tarifaires
La gestion de la fiche "Catégories tarifaires" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des catégories tarifaires, vous avez la possibilité d'effectuer une simulation de tarif.
La fiche "Catégories tarifaires" permet de définir un regroupement supplémentaire de clients.
Elle est à définir dans l'onglet Gestion, partie Facturation de la fiche client.
La fiche Catégorie tarifaire se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code catégorie tarifaire.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la Catégories tarifaires (au maximum 40 caractères).
Onglets
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
246
Simulation de tarif
Accès : Articles - Tarifs - Catégories tarifaires
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une date donnée.
La fenêtre est composée des éléments :
Date
Ce champ permet de saisir la date pour laquelle vous souhaitez avoir le tarif de l'article.
Sélection client
Cette partie permet de sélectionner le client, la famille client et la catégorie tarifaire pour lequel/laquelle vous
souhaitez consulter le tarif.
Sélection article
Cette partie permet de sélectionner l'article et la quantité pour lequel/laquelle vous souhaitez consulter le tarif.
Prix et remise
Cette partie est non saisissable.
Elle correspond aux informations du tarif :
o PV HT / PV TTC
o % remise / soit (montant de la remise)
o PV Net HT / PV Net TTC
o Montant Net HT / Montant Net TTC
A partir de la fenêtre de "Simulation de tarif", vous avez la possibilité d'Afficher le détail des tarifs
appliqués.
MANUEL
247
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
248
OPÉRATIONS
Opérations - Démarrer une tâche
Accès : Opérations - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche".
Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
MANUEL
249
DOCUMENTS DE VENTE
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
250
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
MANUEL
251
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
252
Livraison de commandes
Accès : Opérations - Documents de vente - Livraison de commandes
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour livrer une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un client et une commande
précise.
Période
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Tiers
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à livrer.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la livraison.
Priorité
Sélectionnez la priorité des commandes pour lesquelles vous souhaitez réaliser la livraison.
Si aucune priorité n'est sélectionnée, l'application du filtre sélectionnera toutes les commandes quelque soit la
priorité (Haute, Normal, Faible).
Afficher les commandes dont le stock est disponible pour au moins une ligne
Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes ayant au moins une ligne article qui peut
être livrée.
Afficher les commandes qu'il est possible de livrer en fonction du stock disponible
Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes qui peuvent être livrées.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la livraison de la commande (Bon de livraison ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les lignes d'articles
identiques.
MANUEL
253
Recopier les lignes articles déjà livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une livraison précédemment.
Recopier les lignes articles non livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
non livrées : la "Quantité à livrer" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes".
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non livrée totalement ).
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà livrées" permet de visualiser les lignes totalement livrées
d'une commande en plus de celles non livrées ou partiellement livrées.
Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes"
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Disponible ? : icône permettant de voir si la commande peut être totalement livrée (coche verte) ou pas
(croix rouge)
Livrer,
Numéro du document,
Date,
Code client,
Nom du client.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" de la ligne "Commande" vous permet de livrer
totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à livrer".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Disponible ? : icône permettant de voir si la ligne de commande peut être livrée (coche verte) ou pas (croix
rouge)
Livrer,
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité livrée,
Quantité à Livrer,
Reliquat,
Stock réel.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à livrer" le nombre d'articles que vous souhaitez livrer.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" d'une ligne article vous permet de livrer totalement la
ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer".
Pour valider la livraison, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
le menu Fichier + "Sauvegarder"
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la livraison
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la livraison de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
254
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité livrée/réceptionnée" et "reliquat".
Pour avoir un exemple d'historique de lignes d'une commande ayant 2 bons de livraison associés, cliquez ici.
MANUEL
255
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
256
Générer les factures
Accès : Opérations – Documents de ventes - Générer les factures
La génération de factures permet de réaliser des factures automatiquement.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "Générer les factures" de la fenêtre principale des facturations périodiques
l'action « Générer les factures" de la fiche facturation périodique.
La fenêtre de « génération des factures périodiques » est divisée en 2 parties :
Filtres,
Liste des factures à générer
Les filtres
Pour générer les factures, vous avez la possibilité de déterminer des clients, une date et la facturation
périodique à prendre en compte.
Générer les factures jusqu’au
Saisir la date jusqu’à laquelle vous souhaitez générer les factures.
Facturation périodique
Sélectionnez la facturation périodique grâce à laquelle vous souhaitez réaliser les factures.
Clients
Sélectionnez le/s clients sur lequel/lesquels vous souhaitez obtenir la liste des factures à générer.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Factures à générer
Cette partie affiche les factures qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de factures.
Les boutons "Désélectionner tout", "Générer tout" et "Passer tout" vous permettent d’affecter
rapidement la génération ou le report de date.
Pour la ligne "factures", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Générer
Case à cocher permettant de définir qu’il faut générer cette facture.
Sélectionner par défaut.
Passer la date
Case à cocher permettant de définir qu’il ne faut pas générer cette facture
Non sélectionner par défaut
Date de facture
Date modifiable
Date de la facture qui sera générée.
Code facturation périodique
Non modifiable
Il représente le code de la facturation périodique sélectionné dans les filtres
Libellé de la facturation périodique
Non modifiable
Il représente le libellé de la facturation périodique sélectionné dans les filtres
Code client
Non modifiable
Nom du client
Non modifiable
N° de document de référence
MANUEL
257
Non modifiable
Si les cases « Générer » et « Passer la date » ne sont pas cochées, lors de la génération, la facture n’est
pas générée et la date de la prochaine facture n’est pas modifiée dans la fiche facturation périodique, client…
Si la case « Générer » n’est pas cochée, et que la case « Passer la date » est cochée, lors de la génération,
la facture n’est pas générée et la date de la prochaine facture est mise à jour dans la fiche facturation
périodique, client…
Pour valider la génération de factures, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
x Ctrl + S
x un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
x le menu Fichier + "Sauvegarder"
x le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la facturation
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la facturation.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
La date de la facture générée est égale à la prochaine date de facture calculée dans la fiche facturation
périodique.
Les champs des fiches facturation périodique, client et famille client sont mis à jour :
x Date de dernière facture (date de la facture qui vient d’être générée)
x Date de prochaine facture qui est calculée automatiquement en fonction de la périodicité.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
258
DOCUMENTS D'ACHAT
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
MANUEL
259
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
260
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
261
Réception de commandes
Accès : Opérations - Documents d'achats - Réception de commandes
La réception d'une commande permet de réaliser des réceptions partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de réception ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "réceptionner" de la fenêtre principale de navigation des documents d'achat
l'action "réceptionner" de la fiche Commande d'achat.
La réception d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de réception ou
facture ou par un regroupement de commandes en bon de réception ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement réceptionnée en 1 fois.
La fenêtre de réception d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour réceptionner une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un fournisseur et une
commande précise.
Période
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseur
Sélectionnez le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à réceptionner.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la réception (achat).
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la réception de la commande (Bon de livraison ou bon de
réception ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les lignes d'articles
identiques.
Recopier les lignes articles déjà réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une réception précédemment.
Recopier les lignes articles non réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
non réceptionnées : la "Quantité à réceptionner" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes".
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
262
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non réceptionnée totalement).
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà réceptionnées" permet de visualiser les lignes totalement
réceptionnées d'une commande en plus de celles non réceptionnées ou partiellement réceptionnées.
Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes".
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Réceptionner,
Numéro du document,
Date,
Code fournisseur,
Nom du fournisseur.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" de la ligne "Commande" vous permet de
réceptionner totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à réceptionner".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Réceptionner,
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité réceptionnée,
Quantité à réceptionner,
Reliquat,
Stock réel.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à réceptionner" le nombre d'articles que vous souhaitez
réceptionner.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" d'une ligne article vous permet de réceptionner
totalement la ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner".
Pour valider la réception, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
le menu Fichier + "Sauvegarder"
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la réception
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la réception de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité réceptionnée" et "reliquat".
MANUEL
263
Réapprovisionnement
Accès : Opération – Documents d’achat - Réapprovisionnement
Opération – Documents de stock - Réapprovisionnement
La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types
« biens ».
Un article de type Service ne peut pas être réapprovisionné.
Bienvenue...
... dans l'assistant de réapprovisionnement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir les filtres.
Préparation des articles à réapprovisionner
Cette première étape permet de définir les critères de sélection des articles à réapprovisionner :
Dépôt *
Indiquez le dépôt de stockage dont les quantités article sont à prendre en compte.
Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Le réapprovisionnement s’effectue sur un seul dépôt à la fois.
Articles
Sélectionnez l’intervalle d’articles pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Famille article
Sélectionnez l’intervalle de famille article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Sous-famille
Sélectionnez l’intervalle de sous famille article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Fournisseur
Sélectionnez l’intervalle de fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Famille Fournisseur
Sélectionnez l’intervalle de famille fournisseur pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Autres
Les options de cette partie permettent d’affiner la sélection d’article pour le réapprovisionnement.
o Inclure les articles en sommeil
o Inclure les articles non facturables en ventes
Par défaut, seul les articles avec le statut Actif sont pris en compte.
Si la case à cocher « Inclure les article en sommeil » est sélectionnée, les articles « en sommeil » seront pris en
compte.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer.
Traitement à réaliser
Cette étape permet de définir les paramètres de calcul des quantités à réapprovisionner.
Stock de référence
Le stock de référence est le stock à prendre en compte pour le calcul de la quantité à réapprovisionner.
Le stock de référence peut être :
o Virtuel : le stock de référence est le stock virtuel de la fiche article
o Réel : le stock de référence est le stock réel de la fiche article
o Virtuel personnalisé : le stock de référence est le stock virtuel que vous avez défini
Le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel.
Ce détail est à définir par le choix des documents à prendre en compte :
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
264
o Commande client : Quantité à livrer
o Commande fournisseur : Quantité à réceptionner
o Ordre de fabrication : Quantité nécessaire à la fabrication
o Ordre de désassemblage : Quantité provenant de désassemblages
o Ordre de transfert : Quantité à sortie ou à entrer de transferts
Les quantités sélectionnées seront ajoutées ou retranchées au stock réel selon leur nature et la nature de
l’article.
Quantité à atteindre
Les quantités sur les commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de la quantité à atteindre.
o Stock minimum
o Stock maximum
o Consommation sur la période : lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez définir une période
de consommation et une tendance en pourcentage.
La consommation est calculée par la somme des quantités vendues sur cette période, en prenant en compte les
lignes des factures et avoirs.
La tendance est appliquée à la quantité vendue sur la période. Ce pourcentage permettra d’augmenter ou de
diminuer virtuellement la quantité vendue.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération des commandes fournisseurs, puis Fermer.
Traitements du réapprovisionnement
Les articles sont pris en compte si le stock de référence est inférieur ou égal au seuil de réapprovisionnement
de la fiche article.
Quantité à réapprovisionner = [Quantité à atteindre] – [Stock de référence]
Si la « quantité à atteindre » se base sur la consommation sur la période, la quantité à réapprovisionner sera
réajustée pour se trouver dans l’intervalle [Quantité minimum – Quantité maximum]
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MANUEL
265
DOCUMENTS DE STOCK
Réapprovisionnement
Accès : Opération – Documents d’achat - Réapprovisionnement
Opération – Documents de stock - Réapprovisionnement
La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types
« biens ».
Un article de type Service ne peut pas être réapprovisionné.
Bienvenue...
... dans l'assistant de réapprovisionnement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir les filtres.
Préparation des articles à réapprovisionner
Cette première étape permet de définir les critères de sélection des articles à réapprovisionner :
Dépôt *
Indiquez le dépôt de stockage dont les quantités article sont à prendre en compte.
Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options.
Le réapprovisionnement s’effectue sur un seul dépôt à la fois.
Articles
Sélectionnez l’intervalle d’articles pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Famille article
Sélectionnez l’intervalle de famille article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Sous-famille
Sélectionnez l’intervalle de sous famille article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Fournisseur
Sélectionnez l’intervalle de fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Famille Fournisseur
Sélectionnez l’intervalle de famille fournisseur pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Autres
Les options de cette partie permettent d’affiner la sélection d’article pour le réapprovisionnement.
o Inclure les articles en sommeil
o Inclure les articles non facturables en ventes
Par défaut, seul les articles avec le statut Actif sont pris en compte.
Si la case à cocher « Inclure les article en sommeil » est sélectionnée, les articles « en sommeil » seront pris en
compte.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer.
Traitement à réaliser
Cette étape permet de définir les paramètres de calcul des quantités à réapprovisionner.
Stock de référence
Le stock de référence est le stock à prendre en compte pour le calcul de la quantité à réapprovisionner.
Le stock de référence peut être :
o Virtuel : le stock de référence est le stock virtuel de la fiche article
o Réel : le stock de référence est le stock réel de la fiche article
o Virtuel personnalisé : le stock de référence est le stock virtuel que vous avez défini
Le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel.
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266
Ce détail est à définir par le choix des documents à prendre en compte :
o Commande client : Quantité à livrer
o Commande fournisseur : Quantité à réceptionner
o Ordre de fabrication : Quantité nécessaire à la fabrication
o Ordre de désassemblage : Quantité provenant de désassemblages
o Ordre de transfert : Quantité à sortie ou à entrer de transferts
Les quantités sélectionnées seront ajoutées ou retranchées au stock réel selon leur nature et la nature de
l’article.
Quantité à atteindre
Les quantités sur les commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de la quantité à atteindre.
o Stock minimum
o Stock maximum
o Consommation sur la période : lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez définir une période
de consommation et une tendance en pourcentage.
La consommation est calculée par la somme des quantités vendues sur cette période, en prenant en compte les
lignes des factures et avoirs.
La tendance est appliquée à la quantité vendue sur la période. Ce pourcentage permettra d’augmenter ou de
diminuer virtuellement la quantité vendue.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération des commandes fournisseurs, puis Fermer.
Traitements du réapprovisionnement
Les articles sont pris en compte si le stock de référence est inférieur ou égal au seuil de réapprovisionnement
de la fiche article.
Quantité à réapprovisionner = [Quantité à atteindre] – [Stock de référence]
Si la « quantité à atteindre » se base sur la consommation sur la période, la quantité à réapprovisionner sera
réajustée pour se trouver dans l’intervalle [Quantité minimum – Quantité maximum]
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MANUEL
267
TRANSFERT EN COMPTABILITE
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
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268
Historique des transferts comptables
Accès : Opérations - Transfert en comptabilité - Historique des transferts comptables
L'historique des transferts comptables contient la liste des transferts effectués et aboutis en comptabilité.
La liste des transferts comptables a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La fiche "Historique" se compose des zones N° de lot, date de création et des onglets Pièces transférées,
Notes.
Lorsque le transfert comptable n'abouti pas car il y a un pb de compte, journal, verrou... ; un n° de lot sera
créé avec la date de la demande du transfert mais au niveau des pièces transférées, aucune information sera
présente.
Entête
Cette partie contient :
N° de lot
Ce numéro est unique. Il est auto-incrémenté par les différents transferts réalisés.
Date de création
Cette date est la date de réalisation du transfert en comptabilité.
Re-transfert
Cette case n'est pas saisissable, elle est renseigné lorsque qu'un lot est re-transféré en comptabilité.
Pièces transférées
Cet onglet contient une numéro document, le tiers et la date. En fonction du transfert réalisé (échéances,
ventes, achats, règlements) les données de ces champs seront différentes.
Exemples d'historiques :
Vente : FA00001 ; Dupond ; 02/06/08
Echéances : FA00001 ; Dupond ; 15/07/08
Règlements : "Rien" ; Dupond ; 15/06/08
Détail des traitements
Cet onglet contient la liste des traitements réalisé (création du lot, envoyé pour traitement..., pièces marquées
transférées, ...).
Actions
A partir de la fiche "Lot comptable", vous avez la possibilité d'appeler l'action "Annuler".
Cette action permet de supprimer un lot comptable lorsque celui-ci n'a pas abouti (Par exemple : Pièce envoyée
dans une autre application mais pas de réponse de cette application).
MANUEL
269
Assistant de publipostage
Accès : Opérations - Assistant de publipostage
Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis.
Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word.
Le publipostage est possible avec Word 2003 et Word 2007 uniquement.
Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée.
L'assistant de publipostage vous permet de réaliser par étape le paramétrage du publipostage.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de publipostage
Bienvenue...
...dans l'assistant de publipostage avec Microsoft Word.
Cette page vous présente les différentes étapes à réaliser pour le publipostage, cliquer sur Suivant pour passer
à l'étape suivante.
Action de publipostage
Cette étape vous permet de définir la fusion du publipostage, c'est à dire de définir si à la validation de
l'assistant, vous souhaitez :
x traiter et envoyer vos courrier client "Publipostage courrier"
x traiter et envoyer vos information par E-mailing "Réaliser un E-mailing"
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des destinataires
Cette étape vous permet de définir les clients/prospects pour lesquels vous souhaitez envoyer un publipostage.
Le publipostage vous propose 3 pré-sélections de "destinataires" :
x Tous les clients et/ou les prospects
x Meilleurs clients (Chiffre d'affaires)
x Clients par date de document (devis, factures)
En fonction du destinataire choisi, les filtres suivants seront disponibles :
x l'adresse (e-mail du contact principale de facturation et/ou adresse postale de facturation principale)
de la fiche client/prospect à prendre en compte pour ce publipostage ;
x si les clients et/ou les prospects sont concernés ;
x un intervalle de client/prospect ;
x un intervalle de famille client ;
x si l'envoi d'e-mailing est autorisé par le client/contact ;
x si le client/contact est une personne physique ou morale
x Nombre de client à prendre en compte ;
x un intervalle de famille article ;
x un intervalle d'article ;
x le type d'article concerné (bien et/ou service et/ou nomenclature et le niveau) ;
x le type de document à prendre en compte (facture ou devis) ;
x un intervalle de dates du premier et du dernier document à prendre en compte.
Suite à la sélection des filtres, vous pouvez voir la liste des destinataires. Pour cela cliquer sur le bouton
"Aperçu de la liste des destinataire".
La pré-visualisation contient des informations différentes en fonction du destinataire sélectionné.
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape de sélection du modèle.
Modèle et document
Cette étape permet de sélectionner le modèle à prendre en compte pour le publipostage. En fonction de l'action
sélectionnée, des champs spécifiques seront à renseigner.
Publipostage avec un nouveau modèle
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
270
Le publipostage avec un nouveau modèle permet de réaliser un envoi exceptionnel pour un/des client/s dont les
coordonnées sont repris automatiquement.
Pour réaliser un publipostage avec un nouveau modèle, vous devez sélectionner le bouton "Créer un nouveau
modèle à partir d'un document vierge".
Publipostage avec un modèle existant
Le publipostage avec un modèle existant permet de réaliser un envoi d'un courrier régulier pour un/des client/s
dont les coordonnées sont repris automatiquement.
Pour réaliser un publipostage avec un modèle existant, vous devez sélectionner le bouton "Utiliser un modèle
existant". De ce fait la partie "Fusion des données et du modèle" est dégrisée.
Vous devez ensuite sélectionner le modèle que vous souhaitez avoir pour le publipostage. Nous vous proposons
une dizaine de modèles par défaut.
Les boutons vous permettent de gérer cette liste de modèles :
x Ajouter : ce bouton permet d'insérer dans la liste des modèles un modèle créé dans Word.
x Ouvrir : suite à la sélection d'un modèle, la sélection de ce bouton permet de visualiser celui-ci dans
word.
Les pièces jointes "ajoutées" sont copiées dans le dossier.
Les modifications qui seront effectuées sur la pièce d'origine ne seront pas prises en compte dans la pièce
du dossier. Il faudra supprimer la pièce puis de nouveau associer la pièce.
x Modifier : suite à la sélection d'un modèle, la sélection de ce bouton permet de modifier et enregistrer
celui-ci dans Word.
x Supprimer : suite à la sélection d'un modèle, la sélection de ce bouton permet de supprimer
définitivement ce modèle de la liste.
Destination
Cet écran permet de sélectionner le mode d'envoi du publipostage :
x Envoyer l'e-mailing ou Imprimer les courriers
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, l'e-mail sera envoyé ou le mailing s'éditera.
Le choix de ce mode d'envoi vous permet de saisie le "Sujet de l'émail". Vous devez le renseigné pour
passer à l'étape suivante.
x Afficher les documents (une page par destinataire)
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, Word s'ouvre avec autant de page que de clients
sélectionnés.
x Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer
Cette action est sélectionnée obligatoirement si vous avez choisi la création d'un nouveau modèle.
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, une page Word s'ouvre sur l'onglet "Publipostage".
Elle contient aucune donnée (création de document) ou les informations du modèle sélectionné. Ensuite,
vous devez réaliser la fusion avec le "Blocadresse" et saisir/modifier le texte que vous souhaitez. Pour
envoyer le publipostage à vos clients, vous devez accéder à la fonction "Terminer & fusionner".
Document destination
Dans le champ "Document destination", vous devez sélectionner le document qui réceptionnera les
informations de publipostage (coordonnées des clients).
La saisie de ce champ n'est pas obligatoire lorsque vous réalisez une "Impression des courriers" ou un
"Envoi d'e-mailing" (courrier ou e-mail).
Ensuite, cliquer sur Suivant.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour réaliser le publipostage.
Réalisation du publipostage
En fonction du choix de l'action, vous aurez les résultats suivants :
MANUEL
271
Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer...
Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage". Elle contient soit aucune
donnée (nouveau modèle), soit le texte du modèle existant et les coordonnées du client.
Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser
l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner").
Envoyer l'e-mailing directement ou Imprimer directement les courriers
Suite au lancement du publipostage, un nouveau message est envoyé avec l'adresse e-mail du client, le sujet
saisie précédemment et le PDF du modèle sélectionné et ceci pour tous les clients/prospects filtrés
précédemment.
ou
Suite au lancement du publipostage, l'édition du publipostage est automatiquement réalisé sur l'imprimante par
défaut et ceci pour tous les clients/prospects filtrés précédemment.
Si vous avez saisi le champ "Document destination", en plus de l'impression ou l'envoi d'e-mail, une page
word s'ouvre sur l'onglet Publipostage avec les informations de fusions. Ainsi, vous aurez la possibilité de
sauvegarder le document imprimé/envoyé au client/contact.
Afficher les documents...
Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage" sur une page contenant
soit aucune donnée (nouveau modèle), soit le texte du modèle existant et les coordonnées du client.
Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser
l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner").
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
272
Statistiques OLAP
Accès : Opérations - Statistiques OLAP
Le cube de données OLAP (*On-Line Analytical Processing nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou
ENTREPRISE.) est destiné à des analyses multi-dimensionnelles complexes sur des données. L’utilisation de ce
cube vise à permettre aux utilisateurs de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide.
Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube.
L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de
données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu’il est possible
d’interroger (notion de temps, de famille, articles, clients...).
L’avantage de ce système est le suivant :
• la création de son propre cube de données ou la modification du cube existant
• un temps de restitution immédiat
• l’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting
Services®...
Définition des critères et visualisation des résultats
L'utilisation du Cube Olap dans Open Line® consiste à définir les critères du cube et à visualiser immédiatement
les résultats correspondants.
En plus de la notion de temps (Jours, mois, années) et de localisation (Ville, Département, Pays), les tables
suivantes sont disponibles :
o Articles, familles articles, type d’articles,
o Clients, Familles clients,
o Commercial, familles commerciaux,
o Documents de vente,
o Lignes de documents de vente.
Un indicateur de tendance (trend) est également disponible sur les champs de type "valeur" (CA, marge...).
Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel® afin de retravailler les statistiques en exploitant toute la
puissance du tableur.
Modèle de statistiques
Des modèles de statistiques sont définis :
o Historique du CA net HT par commercial
o Historique du CA net HT par département
o Historique du CA net par mois
o Historique du volume des ventes par article
A partir de ces modèles, vous pouvez définir vos propres modèles. Pour cela, sélectionnez un modèles puis
réalisez les modifications que vous souhaitez et sauvegardez à partir du bouton « Enregistrer ». Une fenêtre
vous propose alors d’indiquer un nom de modèle et une description. Cliquez sur OK pour enregistrer votre
modèle.
Au prochain appel de la statistique par la liste déroulante des modèles, cliquer sur « Actualiser les données
» pour que les dernières modifications réalisées sur les documents, clients, articles… soient prises en compte.
MANUEL
273
Map Point
Accès : Opérations - Map point
La géolocalisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts.
La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation.
Trois actions sont possibles :
- Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la
sélection courante.
- Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après
toutes les adresses de la sélection courante.
L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des
adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’.
- Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS
(Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante.
Choix des filtres (onglet Sélection)
Pour effectuer une des trois actions de géolocalisation, vous devez sélectionner/renseigner les zones de filtre
suivantes :
Trois types de sélection s’offrent à vous pour chaque catégorie :
o Aucun : ne sélectionne aucun élément de cette catégorie,
o Tous : Sélectionne tous les éléments de cette catégorie,
o Personnalisé : Sélectionne les éléments de la catégorie selon les critères définis dans les filtres.
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
o Client : Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Famille Client :Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les
actions.
o Fournisseur : Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Famille fournisseur : Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez
effectuer les actions.
o Commercial : Sélectionnez le/les codes commerciaux sur lesquels vous souhaitez effectuer les
actions.
o Famille Commercial : Sélectionnez le/les codes famille commercial sur lesquels vous souhaitez
effectuer les actions.
o Contact : Sélectionnez le/les codes contacts sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Ville : Sélectionnez le/les villes sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Code postal : Sélectionnez le/les codes postaux sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Département : Sélectionnez le/les départements sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Pays : Sélectionnez le/les pays sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
Vous pouvez combiner les filtres de plusieurs catégories.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton « Réinitialiser les filtres ».
Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés dans l’onglet Sélection.
Sous ce tableau, vous pouvez choisir le type d’itinéraire que vous préférez si vous souhaitez effectuer le calcul
d’un itinéraire.
Carte (Onglet Carte)
Cet onglet affiche la carte obtenue suite à l’exécution d’une action de géolocalisation.
La liste située à gauche de la carte permet de sélectionner les données localisées sur la carte et ainsi de zoomer
sur celles-ci.
En en-tête de la carte, vous disposez des boutons suivants :
- Sauvegarder la carte : Ce bouton permet de sauvegarder la carte sous un format de fichier MapPoint (*.ptm)
- Imprimer la carte : Ce bouton permet d’imprimer la carte :
o Si l’action en cours est une localisation, seule la carte sera imprimée
o Si l’action en cours est un calcul d’itinéraire, les différents segments de la route seront imprimés sous
forme de vignettes
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
274
Recherche des adresses
Cette fenêtre vous permet de préciser une adresse au cas où MapPoint serait dans l’impossibilité de trouver une
adresse strictement identique sur la carte.
Le champ Nom vous rappelle le propriétaire de l’adresse.
Si aucune des adresses que MapPoint a trouvé ne correspond à celle recherchée, vous pouvez préciser les
informations dans les champs Adresse, Code Postal, Ville, Pays.
Afin de vérifier si une adresse correspond bien à vos à ceux que vous recherchez, sélectionnez-là dans la liste.
La carte située en arrière-plan zoomera sur celle-ci.
Le bouton ‘OK’ validera l’adresse sélectionnera dans la liste alors que le bouton ‘Annuler’ abandonnera l’action
de géolocalisation pour cette adresse.
MANUEL
275
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
276
PARAMÈTRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Taux de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche taux de TVA.
Type de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des types de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche type de TVA.
Civilités
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche civilités.
Codes postaux
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche codes postaux.
Informations société
Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs...
MANUEL
277
TAXES
Taux de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Taux de TVA
La gestion de la fiche "TVA" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des taux de TVA est automatiquement généré.
Une fiche TVA se compose des éléments suivants :
un Type *
Sélectionnez un type de TVA dans la liste déroulante.
une Territorialité *
Sélectionnez une territorialité dans la liste déroulante.
un Taux
Champ numérique permettant de définir le taux de TVA pour cette fiche.
Le taux et la territorialité ne sont plus modifiables dès lors que la fiche Taux de TVA est sauvegardée.
ainsi que des cases à cocher :
Par défaut pour la territorialité
Cliquez dans cette case afin que ce taux soit proposé par défaut lors de l'appel de la territorialité dans un
document.
Il est obligatoire de déclarer un taux et un seul par défaut par territorialité
TVA non perçue récupérable (DOM)(loi)
Cliquez dans cette case lorsque vous souhaitez que la TVA soit calculée, bien que non perçue et non incluse
dans le TTC.
Cette option est disponible uniquement pour les taux associés à la territorialité DOM, possibilité de cocher
l’option sur plusieurs taux, pour une même territorialité DOM.
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce taux de TVA dans les vues standard, listes
déroulante....
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondantes à la territorialité sélectionnée
dans le dossier.
Il est interdit de créer deux taux de même valeur, pour la même territorialité, peu importe le type.
Interdiction de créer deux taux à 19.6, l’un en tant que Normal France, l’autre en tant que Réduit France.
Par conséquent les taux livrés par défaut par l'application ne peuvent être ré-utilisés.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir les comptes de TVA et de gestion des ventes/achats par défaut pour toutes les
fiches articles.
Comptes de TVA
Les 2 zones permettent de saisir le compte de TVA sur débits et le compte de TVA sur encaissement pour ce
taux de TVA.
Comptes de gestion
Les zones de cette partie permettent de saisir les comptes de produit.
o Les champs Biens et Services concernent les comptes comptables pour les articles.
o Le champ Port concerne le compte comptable des frais de port affecté en pied de document.
o Le champ Eco-contribution concerne le compte comptable des barèmes éco-contribution affectés sur
les lignes articles (uniquement pour les ventes).
Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection des comptes s'effectuera dans le plan
comptable de la comptabilité.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
278
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
279
Types de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA
La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Type de TVA" contient :
un champ Libellé *,
un champ Nature *,
une zone de Note.
Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA.
Les natures de TVA disponibles sont :
Normal
Réduit
Super réduit
Exonéré
Ancien
Autre
La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé.
Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
280
Territorialités
Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité
La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches.
La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à régime fiscal particulier.
A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé.
Une fiche Territorialité contient le champ Libellé et une zone de Note.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité.
Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les
nouvelles informations.
Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les
fiches TVA et les documents de ventes.
MANUEL
281
Barème Eco-contribution
Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution
La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches.
Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes.
La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution.
Une description détaillée du barème est affectée par défaut dans la zone "Note".
La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones :
Code eco-contrib. *
Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du barème.
Montant TTC
Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
282
DIVERS
Civilités
Accès : Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles
des personnes morales.
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / prospects / fournisseurs …) et
aux documents de vente (entête de documents).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
283
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
Tiers
Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact.
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun".
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
autonome).
Client / Fournisseur
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
284
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse et Autre adresse
Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact.
Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques :
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des
codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
MANUEL
285
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
286
Codes postaux
Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés.
La ville *
Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au Code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au Code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné
précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les actions des codes postaux
A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux".
Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux.
MANUEL
287
Départements
Accès : Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
288
Pays
Accès : Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels
qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes...
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
289
Codes NAF
Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF
La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches.
Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives, la fiche Client et la fiche fournisseur.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF.
La fiche "Code NAF" se compose des zones :
Code NAF *
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du code NAF.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
290
Remises complémentaires
Accès : Paramètres - Divers - Remises complémentaires
La gestion de la fiche "Remise complémentaire" est commune à toutes les fiches.
Les remises complémentaires pourront être sélectionnées dans les documents ventes et achats.
La fiche Remises complémentaires se compose des éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé de la remise complémentaire (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Comptabilité
Cet onglet permet de définir :
o les comptes comptables des remises accordées et obtenues,
o si le transfert comptable tient compte ou non des remises.
Ces champs sont renseignés automatiquement par les informations présentes dans les options du dossier.
Si une modification est réalisée dans les options, elle ne sera pas reportée dans les fiches "remises
complémentaires" créées précédemment. Elle sera valable pour les nouvelles fiches.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
291
Frais de port
Accès : Paramètres - Divers - Frais de port
La gestion de la fiche "frais de port" est commune à toutes les fiches.
Les frais de port pourront être sélectionnés dans les documents de vente.
La fiche frais de port s'identifie par les éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du frais (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Onglet Calcul
Cet onglet permet de définir le calcul des frais de port.
Ce calcul s'effectue en fonction de mode de calcul sélectionné.
Mode de calcul
Sélectionner le mode de calcul souhaité :
o Montant fixe : ce mode permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est
modifiable ponctuellement dans le pied de document.
o % du total HT : ce mode permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.
La saisie d'un palier n'est pas possible pour ces deux modes de calcul.
o Palier sur Montant HT facturé : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la
réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le champ total net HT du
document.
o Palier sur Poids total Brut : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la
réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le poids total brut présent dans
l'onglet complément du document.
o Palier sur Nombre total de colis : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la
réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le nombre de colis présent dans
l'onglet complément du document.
o Palier sur Quantité totale facturée : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la
réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec la quantité total des lignes article
de types "Biens".
o Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la réalisation
d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet
complément du document.
Valeur
Ce champ permet de saisir la valeur du frais de port lorsque le mode de calcul est "Montant fixe" ou "% du total
HT".
Taux de TVA
Le taux de TVA affiché par défaut correspond au taux saisi dans les options du dossier.
Vous pouvez le changer et sélectionner un autre taux.
Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont
automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance.
Calcul des paliers
La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller"
suivant les critères suivants :
- Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle.
La saisie de 3 sur la première ligne dans ce champ signifie de 0 à 3.
- Valeur : Permet de saisir une valeur pour ce palier.
Onglet Coordonnées transporteur
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du transporteur.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
292
Adresse
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
MANUEL
293
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet comptabilité
Cette partie permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables pour chaque taux de TVA.
Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés.
Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé.
Les comptes renseignés sont ceux saisis sur les fiches Taux de TVA.
Si la fiche frais de port demande une comptabilisation particulière, vous pouvez saisir un autre compte
comptable à cet endroit.
Le bouton "Visualiser la fiche de TVA" permet d'ouvrir la fiche Taux de TVA qui est sélectionnée.
Le bouton "Voir toutes les TVA" permet de visualiser pour chaque territorialité, tous les taux de TVA
disponibles avec les comptes comptables associés.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
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294
Secteurs géographiques
Accès : Paramètres - Divers - Secteurs géographiques
La gestion de la fiche "Secteur géographique" est commune à toutes les fiches.
La fiche secteur géographique se compose des éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Nom *
Saisissez le nom du secteur (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les secteurs pourront être sélectionnés dans la fiche Commercial.
MANUEL
295
Unités
Accès : Paramètres - Divers - Unités
La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches.
Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues.
La fiche unité se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Un type *
Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
Une décimale
Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5).
Un coefficient
Saisissez le coefficient que vous souhaitez (au maximum 8 décimales).
En fonction du type d'unité, le coefficient permet de rapprocher l'unité à ce type de référence.
Pour une unité "Gramme", de type Poids, coefficient saisi : 0.001
Dans la fiche article, indiquer l’unité Gramme et saisir dans la valeur du poids brut 125g, son équivalence en
kilogramme est donc de 125*0.001 soit 0.125 kilo.
La création du dossier propose par défaut une liste d'unités.
Les unités pourront être saisies dans la fiche article, les documents de ventes ou les documents de stock.
Si une unité est définie dans un article, dans une pièce de vente ou de stock, la quantité sera exprimée avec
le nombre de décimale défini dans la fiche unité.
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Exemple 1
Code unité : M3
Libellé : Mètre cube
Type : Volume
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
Exemple 2
Code unité : HEUR
Libellé : Heure
Type : Temps
Décimale : 2
Coefficient de conversion : 1
Exemple 3
Code unité : KG
Libellé : Kilo Gramme
Type : Poids
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
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296
STOCK
Localisation
Accès : Paramètres - Stock - Localisation
La gestion de la fiche "Localisation" est commune à toutes les fiches.
Une localisation est l'emplacement physique de l'article.
La fiche localisation se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 8 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Un dépôt *
Sélectionnez le dépôt associé à cette localisation.
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Les localisations pourront être saisies dans la fiche article et l'inventaire.
MANUEL
297
Dépôts
Accès : Paramètres - Stock - Dépôt
La gestion de la fiche "Dépôt" est commune à toutes les fiches.
Un Dépôt est l'endroit de stockage ou transit de l'article.
Une fiche dépôt compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Nom*
Champ saisissable.
Permet de saisir le nom du dépôt de stockage ou transit.
Type
Permet de sélectionner le type de stockage dans le dépôt.
o Stockage : les articles sont entreposés et en attente de livraison
o Transit : les articles sont sortie d'un dépôt et en attente d'affectation dans un autre dépôt.
Dépôt principal
Case à cocher.
Cette case vous permet de définir le dépôt par défaut lors de la réalisation d'un document.
Pour dé-sélectionner un dépôt principal, vous devez définir un autre dépôt comme principal.
Date de dernier inventaire
Champ non saisissable
Il contient la date du dernier inventaire réalisé sur ce dépôt.
Onglets
La fiche dépôt se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Permet de saisir les coordonnées et le contact du dépôt.
Articles
Permet de visualiser la liste des articles gérés en stock sur ce dépôt.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
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298
SOCIETE
Options - Coordonnées
Accès : Paramètres - Société
Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces
informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..).
Identification
Forme juridique ou civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom – Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse de la société
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
MANUEL
299
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Autres informations
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Télécopie/Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
300
IDENTIFICATION
Options - Identification
Accès : Paramètres - Société
Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être
imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...)
Informations administratives
SIRET
Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères.
Code NAF/APE
Ce champ permet la saisie d'un code NAF.
Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé.
Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
MSA
Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques.
N° Identification RCS
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13
caractères alphanumériques.
N° Identification RM
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères
alphanumériques.
Capital
Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales.
Informations TVA
N° de TVA intracommunautaire
Ce champ permet de saisir 14 caractères alphanumériques.
Territorialité de TVA
Ce champ permet la sélection d’une fiche dans la liste des Territorialités.
Cette territorialité sera reprise par défaut dans les documents.
Elle détermine l'affichage des taux de TVA par défaut.
Taux de TVA
Ce champ permet la sélection d’une fiche Taux de TVA et l'affichage du Taux.
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondant à la territorialité du dossier
(sélectionnée ci-dessus).
L'onglet "Liste des TVA" contient les taux de TVA des autres territorialités.
Si vous sélectionnez un taux de TVA qui ne correspond pas à la territorialité du dossier (sélectionnée cidessus),
la territorialité est alors remplacée par celle correspondante au taux de TVA sélectionné.
Option de calcul de la TVA
Ce champ permet de visualiser le type de gestion de la TVA :
o Sur les débits,
o Sur les encaissements,
o Mixte.
Il n'est pas possible de modifier cette option dansGestion commerciale, vous devez passer par les Options
du module de Compta.
Les changements d'option sont historisés. Cet historique contient le type de gestion de TVA précédent avec la
date de changement.
MANUEL
301
Le changement de mode de calcul n’intervient pas sur les documents déjà émis, qu’ils soient validés ou non.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
302
Options - Logo
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de
document avec logo.
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger.
Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo.
Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
MANUEL
303
EXPERT
Options - Expert- Cabinet
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant
de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions -
Dossier Expert Comptable).
Cabinet
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
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304
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
MANUEL
305
Options - Expert - Contacts
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est
intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés
(Impressions - Dossier Expert Comptable).
Contacts
Expert Comptable
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Collaborateur
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
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306
OPTIONS COMPTABLES
Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation
Accès : Paramètres - Société
Méthode de transfert
2 méthodes de transfert sont possibles :
o Manuelle (Transfert sur commande vers la comptabilité),
o Automatique (A chaque validation de document ou règlement).
La première méthode "Manuelle" est la méthode "classique". C'est la méthode par défaut à la création du
dossier. Suite à la réalisation de vos documents (ventes/achats/inventaires) et de vos règlements, vous pouvez
demander le transfert comptable (Opérations-Transfert en comptabilité).
La deuxième méthode "Automatique" consiste à comptabiliser automatiquement les documents
(ventes/achats/inventaire) et les règlements dès lors que ceux-ci sont validés.
Pour plus d'explications sur le transfert comptable en fonction de chaque méthode, nous vous conseillons de
vous reporter au chapitre "Transfert comptable".
Activer la validation des données à comptabiliser
Cette option permet à l’utilisateur d'imposer une validation des documents (factures, avoirs, factures
d'acompte, avoirs d'acompte) et règlements.
Si l'option est active, tous document ou règlement créé est en mode provisoire (mention imprimée sur le
document) et reste donc modifiable.
L'utilisateur doit alors volontairement valider le document de vente ou achat, règlement pour le transformer en
définitif et dans ce cas, le document n'est plus modifiable.
Cette option ne concerne pas l'inventaire.
Celui-ci doit dans tous les cas être validé pour que les informations saisies soient prises en compte dans les
mouvements de stock.
Afficher le message d'information de validation
Cette option permet de ré-activer les messages dont vous avez sélectionné à un moment "Ne plus afficher".
Vérifier à la sauvegarde, si l'exercice comptable est ouvert
Cette option permet de contrôler lors de la sauvegarde d'un document de vente (facture, avoir, facture
d'acompte, avoir d'acompte) si la date du document est comprise dans l'exercice comptable ouvert (Module de
Comptabilité).
Si la date du document n'est pas comprise dans les dates d'exercice, la sauvegarde du document ne s'effectue
pas.
MANUEL
307
Options - Options comptables - Tiers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de saisir la racine de comptes clients, fournisseurs et le paramétrage pour la création des
comptes clients et fournisseurs.
Clients
Racine de compte client
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches client
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte client
Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte client :
o Racine
ou
o Racine + code tiers
ou
o Racine + nom tiers
Pour le client Durand avec le code client DUR0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 411DUR0001
Si "Racine + Nom tiers" : 411DURAND
Fournisseurs
Racine de compte fournisseur
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches fournisseur
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte fournisseur
Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte fournisseur :
o Racine + code tiers
ou
o Racine + nom tiers
Pour le fournisseur Dubois avec le code fournisseur DUB0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 401DUB0001
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308
Options - Options comptables - Libellé des écritures
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les libellés des écritures générées par le transfert comptable.
Pour certain libellé (ventes et règlement), vous avez la possibilité de saisir des "macro".
Macro
EBP Gestion commerciale vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Pour cela, vous
pouvez indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable : dans la partie Ventes, pour les
factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement, pour les tiers et la banque.
Pour cela, vous disposez des constantes de {0} à {4} et {6} pour les documents et de la constante {5} pour
les règlements.
Les macros disponibles sont :
{0} = Type du document de vente ( ex : Facture, Avoir.. )
{1} = Numéro du document
{2} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...)
{3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....)
{4} = Nom tiers
{5} = Code banque
{6} = Date du document
Macro pour afficher le type de document "Avoir" et son numéro "AV001111"
La macro à saisir est : {0} N° {1} du {6}
Le résultat est : Avoir N° AV001111 du 06/12/2008
Macro pour afficher le type de tiers "Client", la civilité du tiers "Monsieur" et le nom du tiers "Dupont"
La macro à saisir est : {2} {3} {4}
Le résultat est : Client Monsieur Dupont
Ventes et achats
La zone Document permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des documents (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte).
Règlements
La zone Tiers permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des
règlements.
La case à cocher « Utiliser la référence en tant que libellé » permet une variante dans le libellé du tiers qui
a effectué un règlement.
Si la case est cochée et si le règlement saisi comporte une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de
Tiers est la REFERENCE
Si la case est cochée et si le règlement saisi ne comporte pas de référence, le libellé de l’écriture sur le
compte de TIERS est la macro
Si la case n'est pas cochée et que le règlement saisi comporte ou non une référence, le libellé de l’écriture sur
le compte de TIERS est la macro
La zone Banque permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des règlements.
Vous avez la possibilité de sélectionner une macro pour la fiche banque. Cette macro permet de référencé le
code de la banque sur laquelle le règlement a été éffectué.
Banque {5}
Stock
MANUEL
309
La comptabilisation du stock (Inventaire) peut être simplifiée ou détaillée.
Cette comptabilisation est définie dans l'onglet Stock des Options - Options Comptables
Cela signifie que vous comptabilisez :
uniquement les variations de stock (différences entre le stock précédent et le nouveau stock constaté), c'est
la méthode simplifiée : une zone de saisie de libellé pour la variation ;
ou
l'annulation du stock précédent et la constatation du nouveau stock, c'est la méthode détaillée : une zone de
saisie de libellé pour l'annulation, une zone de saisie de libellé pour la constatation.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
310
Options - Options comptables - Stock
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir la méthode de comptabilisation du stock, ainsi que les comptes de stock...
Méthode de comptabilisation du stock
Vous disposez de 2 méthodes :
o Simplifiée : comptabilisation des variations de stock uniquement (différences entre le stock précédent et le
nouveau stock constaté).
o Détaillée : comptabilisation de l'annulation du stock précédent et de la constatation du nouveau stock.
Pour avoir un exemple de comptabilisation en fonction de la méthode sélectionnée cliquez ici.
Compte de stock
La comptabilisation du stock s'effectue en fonction de la destination de l'article.
Cette destination est définie sur la fiche Article onglet Comptabilité.
Vous devez renseigner les comptes de "variation" et de "stock et encours" pour les différents types de variation
afin de pouvoir comptabiliser l'inventaire validé.
Les libellés de cette comptabilisation sont définis dans la partie stock de la page Libellé des écritures des
Options - Options Comptables
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
MANUEL
311
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir le paramétrage nécessaire au transfert comptable des données.
Journaux
Vous devez saisir dans cette partie les journaux de ventes, trésorerie et opérations diverses nécessaire pour le
transfert comptable.
Le journal de vente contient les écritures qui correspondent à vos documents de vente (factures, avoirs,
factures d'acompte, avoirs d'acompte).
Le journal de trésorerie contient les écritures qui correspondent aux règlements, écarts de règlement...
Le journal des Opérations diverses dites OD, contient les écritures qui correspondent à l'inventaire
(méthode de comptabilisation simplifiée ou détaillée)
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les journaux créés dans la partie Comptabilité.
Tiers
Ces zones correspondent à la comptabilisation des documents d'acompte.
Le compte d'acompte correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes.
Par défaut, le compte 419 est indiqué.
Le compte de TVA en attente est utilisé pour le transfert en comptabilité de vos documents d'acomptes,
selon le schéma de transfert.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Règlements
Les 2 zones ci-dessous correspondent à la comptabilisation des écarts de règlements constatés lors de la saisie
d'un règlement.
Le compte d'écart de règlement : Perte correspond à une échéance soldée manuellement.
Le compte d'écart de règlement : Profit correspond à un règlement supérieur à l'échéance
L'écart de règlement correspond au reste à affecter présent dans la fiche règlement.
Facture de 101.90 euros, règlement de 102 euros, écart de 0.10 euro.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Remises / Escomptes
En règle générale, les remises accordées (ventes) et obtenues (achats) sont comprises dans les comptes de
produits (ventes) ou charges (achats), on comptabilise la vente ou achat HT remisée et pas la vente HT avant
remise.
Dans le cas ou vous souhaitez distinguer la vente HT de la remise, il est possible de comptabiliser la remise :
Le compte de remises accordées permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
remises accordées sur les documents.
La case à cocher "Comptabiliser la remise" permet de définir si le transfert comptable des ventes tient
compte ou non des remises.
Ces informations seront automatiquement reportées lors de la création d'une nouvelle fiche remise
complémentaire.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
312
Lors de la modification des informations de "remises", il n'y aura pas de modification automatique sur les
fiches "remises complémentaires" existantes. Elle sera reprise sur les nouvelles fiches.
Les 2 zones d'escompte correspondent à la comptabilisation des escomptes accordés (Ventes) et des escompte
obtenus (Achat).
Le compte d'escompte accordé permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
escomptes accordés sur les documents de vente.
Le compte d'escompte obtenue permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
escomptes obtenues sur les documents d'achat.
MANUEL
313
NUMÉROTATION
Options - Numérotation
Accès : Paramètres - Société
Pour chaque type de documents de vente, d'achat et de stock, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à
attribuer au document.
Vous pouvez choisir de créer vos documents avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la
zone "Utiliser le compteur".
Le logiciel incrémente automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe.
Pour les documents de vente :
FA 0803001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mars, le numéro suivant sera le FA 0803002.
Pour les documents d'achat :
FF 0801001 pour les facture de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le FF 0801002.
Pour les documents de stock :
BS 080101 pour les bons de sortie de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le BS 080102.
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous allez
créer un document ou une fiche.
Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance
des données du menu Outils.
Ventes
Devis
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DE 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de livraison
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BL 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BR 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FA 000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AV 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
314
Achats
Demande de prix
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DEM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de réception
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRA 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FFD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FAD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Stocks
Bon d'entrée
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BE 000000011
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de sortie
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BS 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Inventaire
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par INV 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Ordre de transfert
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par OT 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de transfert
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BT 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Ordre de fabrication
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par OA 00000001
MANUEL
315
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de fabrication
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BA 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Ordre de désassemblage
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par OD 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de désassemblage
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BD 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Autres
Pour chacun des fichiers de données suivants, vous pouvez choisir de créer vos fiches avec une numérotation
automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur".
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez
une fiche.
Familles clients
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FCL00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Clients
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CL000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles Fournisseurs
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FFR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Fournisseurs
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles articles
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FAR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Sous famille articles
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SFAR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Articles
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par AR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Eco-contribution
Champ de type chaîne de 8 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par D3E00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commerciaux
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles commerciaux
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
316
En création de dossier, le compteur commence par FCO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Secteurs géographiques
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SG00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Barèmes
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Tarif
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par TF00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Remises complémentaires
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par RC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Texte standards
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par TXT00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facturation périodique
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FP00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Remise en banque
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par RE00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Décaissement
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par DEC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
MANUEL
317
Options - Articles
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de paramétrer par défaut la création d'une fiche article.
Type d’article par défaut
Liste déroulante permettant la sélection du type de l'article : Biens, Services, Nomenclature de fabrication,
Nomenclature commerciale.
En création du dossier, le type par défaut est Biens.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le type d'article par défaut sera celui défini ici.
Taux de marge par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le taux de marge par défaut de la ligne sera celui des options
Taux de marque par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux bien
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type bien, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux Service
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type service, cette valeur est reprise par défaut.
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318
Options - Tarifs et promotions
Accès : Paramètres - Société
Cet onglet permet de déterminer la politique tarifaire du dossier pour les documents de ventes.
Vous disposez de différentes politiques d'application de tarifs :
x le plus avantageux pour le client,
x les tarifs sont prioritaires (même s'il y a des promotions),
x les promotions sont prioritaires (même s'il y a des tarifs),
x Les tarifs et les promotions sont cumulables (cumuls de plusieurs tarifs, cumuls de plusieurs
promotions, cumuls de tarifs et promotions...).
Utiliser le tarif le plus avantageux pour le client
Si cette option est sélectionnée, quelques soit le tarif ou la promotion, c'est le prix/remise le/la plus
intéressant/e pour le client qui sera pris/e en compte dans le document de vente.
Pour cela, lors de la réalisation d'un document de vente, tous les tarifs et promotions possibles sont calculés et
le plus avantageux sera pris en compte. Cet avantage est matérialisé par les caractères "gras" sur cette ligne.
Application des....
Cette liste déroulante permet de définir si :
x les promotions sont appliquées en priorité "Appliquer les promotions avants les tarifs"
x les tarifs sont prioritaires sur les promotions "Appliquer les tarifs avant les promotions"
Ordre d'application des tarifs et promotions
Pour ce point, vous devez déterminer l'ordre des priorités à prendre en compte lors du calcul du tarif ou de la
promotion dans le document de vente.
Vous disposez des priorités : Clients, Famille Clients, Catégories tarifaires, Articles et Familles articles.
L'ordre des priorités est important pour la détermination du tarif ou de la remise dans les documents de vente.
Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici.
MANUEL
319
DOCUMENTS DE VENTE
Options - Documents de vente - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les avertissements, le paramétrage de taux, montants... des documents de
ventes.
Avertissement si le code article n’existe pas
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque
vous saisissez dans la colonne "Code article" une référence qui n'existe pas dans votre fichier article.
Utiliser la TVA de l’article
Cocher cette case si vous souhaitez que la TVA de l'article soit toujours reprise dans les documents. Dans le cas
contraire, c'est la TVA de l'entête du document qui est affectée à toutes les lignes articles.
Avertissement sur les articles en insuffisance de stock
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse en cas d'insuffisance de stock,
lorsque vous validez la ligne de l'article ou lorsque vous enregistrez (ou transférez) un document qui
mouvemente les stocks (commande (stock virtuel), Bon de livraison et Facture).
Durée de validité des devis (jours)
Indiquez, en nombre de jours, la durée de validité de vos devis.
La date de validité des devis sera alors automatiquement calculée, dans l'entête du devis..
Par défaut, le nombre de jours est 30.
Afficher le paiement pour les factures d'acompte
Cette option si elle est décochée permet de ne pas afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération
d’une facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte.
Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC
Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au Total TTC du document le montant des écocontributions
des lignes article.
Dans le cas contraire, le Total TTC ne varie pas en fonction des éco-contributions sélectionnées sur les lignes
article : Le total TTC comprend les montants éco-contributions.
Gestion des messages
Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information :
Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte
Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante.
Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un
remboursement d'acompte versé par le client...
Afficher le message d'ouverture du règlement créé
Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le
règlement généré automatiquement.
Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la
boite du message ou décocher la case à cet endroit.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
320
Options - Documents de vente - Devis
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir les états des devis encours, transféré, refusé par le client...
Etat Accepté
Le libellé indiqué dans ce champ sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en commande,
bon de livraison, ou facture.
La liste des états proposés correspond aux états définis dans les champs ci-dessous.
États des devis
Vous disposez de 10 zones (champ de type Alpha de 20 caractères) pour définir l'état de vos devis.
Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous
pouvez modifier ces libellés à votre convenance.
L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivants ce critère (dans la liste
des documents ou les impressions, par exemple).
Lors de la création d'un devis, l'état par défaut est " l'état 1 " (En cours).
MANUEL
321
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis
Accès : Paramètres - Société
Les devis doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de devis fournis avec le logiciel.
Par défaut, nous vous proposons des mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
322
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures
Accès : Paramètres - Société
Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de factures fournis avec le logiciel.
Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour
l'escompte et les taux de pénalité en cas de retard de paiement.
Par défaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
MANUEL
323
Options - Règlements
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir le paramétrage par défaut d'un moyen de paiement, d'une banque pour la
saisie d'un nouveau règlement et des jours pour déclencher l'édition des relances clients.
Moyen de paiement par défaut
Ce champ correspond au moyen de paiement par défaut lorsque vous créer une échéance.
Par exemple, création d'une facture sans "Mode de règlement", l'échéance de la facture contiendra le
moyen de paiement défini ici.
La liste des moyens de paiement est disponible par le menu Règlements - Données -Moyen de paiement.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Banque par défaut
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement si elle n'est pas
défini dans le moyen de paiement sélectionné sur la fiche règlement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques.
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
"Afficher le message d'avertissement en cas de banque non renseignée"
L'option permet d'être averti lorsque la banque n'est pas renseignée sur une facture d'acompte ou un avoir
d'acompte ou un règlement et que vous souhaitez valider l'un de ces éléments.
En effet, la validation d'un document d'acompte ou d'un règlement permet de transférer les échéances en
comptabilité et pour cela, il faut obligatoirement associé une banque.
Lettres de relance
Cette partie permet de définir par défaut les modèles et jour de déclenchement des relances :
- Modèles de relance par courrier, e-mail ou relance téléphonique.
- Nombre de jours après lesquels une relance est déclenchée :
o Le lancement de la première relance est réalisé X jours après la date d'échéance
o Le lancement de la deuxième relance est réalisé X jours après la première relance (relance de niveau
1)
o Le lancement de la première relance est réalisé X jours après la deuxième relance (relance de niveau
2)
Par défaut le nombre de jours est de 5 pour toutes les relances.
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324
Options - Documents de stock - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de justifier les écarts de stock dans un Bon de sortie ou un inventaire.
Vous avez à votre disposition 5 libellés d'écart possibles.
Les libellés par défaut sont :
Libellé 1 : Démarque inconnue,
Libellé 2 : Détérioriés,
Libellé 3 : Périmés,
Libellé 4 : Vols,
Libellé 5 : Autres.
MANUEL
325
Options - Multi-dépôts
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de paramétrer de définir le dépôt par défaut.
Dépôt par défaut
Liste déroulante permettant la sélection du dépôt.
En création du dossier, le dépôt par défaut n'est pas renseigné.
Le dépôt par défaut sera utilisé lors de la création de document. C'est ce dépôt qui sera automatiquement
renseigné.
Activer la vue détaillée par dépôt sur la fiche article
Case à cocher permettant de définir si vous souhaitez voir par défaut dans l'onglet stock de l'article le détail des
quantités par type (Quantité commandées, Quantité à réceptionner, ...)
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
326
Options - Paramétrages
Accès : Paramètres - Société
Décimales
Choisissez le nombre de décimales qui s'affichera dans les zones de type prix, quantités et montants.
Prix unitaire
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Quantités
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Montants
Par défaut, le nombre de décimales est de 2. Cette zone n'est pas modifiable.
Devise
L’option Devise est présente pour permettre d’imprimer, la contre valeur en pied de facture (au moins), et
cela sans devoir paramétrer en dur dans le modèle.
Devise du dossier
Champ alphabétique de 50 caractères.
Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, Euros est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, € est indiqué par défaut.
Devise de contre valeur
Champ alphabétique de 50 caractères.
Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellé complet de cette devise.
En création de dossier, Francs est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier.
En création de dossier, F est indiqué par défaut.
Taux de conversion
Champ numérique de 15 caractères dont 6 décimales.
Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur.
En création de dossier, 6.55957 est indiqué par défaut.
Codes alpha-numériques
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications
Cette option permet de saisir des caractères différent de A...Z 0...9.
En fonction de la fiche, ces caractères peuvent être :
[Espace] - \ / ( ) _
Les fiches concernées sont :
x Codes postaux - Code postal
x Secteur Géographique - Code secteur géographique
x NAF - Code NAF
x Frais de port - Code
x Article - Code article
x Familles Articles - Code Famille Articles
x Unité - Code unité
x Eco-contribution - Code éco-contribution
x Localisation - Code de localisation
x Tarif - Code
x Barème - Code barème
MANUEL
327
x Banque - Code
x Modes de Règlement - Code
x Moyens de Paiement - Code
x Client - Code (tiers)
x Familles Clients - Code Famille
x Fournisseur - Code (tiers)
x Familles Fournisseurs - Code Famille
x Commercial - Code Commercial
x Famille Commerciaux - Code Famille
Mais également les champs :
x TVA intracommunautaire
x Siren
Les points suivants ne sont pas concerné par les caractères supplémentaires :
- Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement.
- Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . -
Transfert de documents
Ouvrir les documents générés après transfert
La sélection de cette option permet de définir par défaut l'ouverture automatique du document généré par un
transfert.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
328
Statistiques OLAP
Accès : Paramètres - Société
Le cube de données OLAP est destiné à des analyses multi-dimensionnelles complexes sur des données.
L’utilisation de ce cube vise à permettre aux utilisateurs de traiter d’importants volumes de données de façon
intuitive et rapide.
Il est indispensable de posséder un serveur Olap de Microsoft (soit SQL Server Analysis Services). Cette page
permet d'indiquer les paramètres de connexion à ce serveur :
x Adresse du serveur OLAP : C'est le chemin pour accéder à l’instance du serveur Olap
x Authentification : Le type d’authentification utilisé est :
o soit Windows : connexion en local ou en réseau par TCP/IP
o Si le serveur est situé sur un poste distant, il faut autoriser ce compte à se connecter au
serveur Olap.
o soit Autre : Connexion en réseau par HTTP ou HTTPS
x Utilisateur,
x Mot de passe,
x Domaine,
x Base(s) de données OLAP,
x Cube(s).
Si les paramètres de connexion sont corrects, vous avez accès aux bases de données de son serveur Olap puis
au(x) cube(s) respectifs de chaque base de données.
Si vous ne possédez pas de cube Olap, vous pouvez importer le "cube exemple" via le bouton Importer.
Import d'un cube
Sur la fenêtre d’import, vous devez indiquer une base de données sur laquelle il faut importer le cube.
Si vous choisissez une base de données existante, elle sera entièrement supprimée ainsi que tous ses
cubes, et une nouvelle base de données vierge avec le même nom sera recréé.
Si vous ne souhaitez pas utiliser une base existante, vous pouvez indiquer un nouveau nom de base de
données à créer.
Ensuite, il faut choisir le cube à importer.
Enfin, vous devez définir la chaîne de connexion que le serveur Olap utilisera pour joindre le serveur de bases
de données pour récupérer les données à analyser.
Une chaîne de connexion est une chaîne texte composée des informations de connexion telles que l’adresse
du serveur, le nom de la base de donnée à utiliser, le protocole réseau à utiliser, les identifiants utilisateur,
etc...
Vous pouvez donc :
o utiliser la chaîne de connexion par défaut : à utiliser si le serveur Olap, le serveur de base de données
et la gestion commerciale sont sur le même poste,
o définir la chaîne de connexion vous-même : à utiliser si le serveur Olap, le serveur de base de données
ou la gestion commerciale sont sur des postes différents.
MANUEL
329
Options - Général
Accès : Paramètres - Société
Police par défaut
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) :
Police par défaut
Taille par défaut
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
330
UTILISATEURS
Les Utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs
Vous pouvez créer des utilisateurs, attacher ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour
chaque utilisateur.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer
d'utilisateur.
Création d'un utilisateur
Pour définir un utilisateur, vous avez accès aux zones suivantes :
Code *
Saisissez un identifiant unique pour votre utilisateur.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9).
Nom *
Saisissez le nom de l'utilisateur (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Mot de passe
Saisissez un mot de passe pour ouvrir le dossier avec cet utilisateur. Il sera demandé à chaque ouverture du
logiciel.
Confirmation
Retapez le même mot de passe pour confirmation.
Bloqué
Si cette case est cochée, cet utilisateur ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion
Commerciale ou en Comptabilité.
Cette sélection est reportée dans les bases des applications de Gestion commerciale et de Comptabilité.
Connexion interdite dans cette application
Si cette case est cochée, l'utilisateur ne pourra pas se connecter à l'application dans laquelle la case est cochée.
Si la case est cochée sur la fiche utilisateur en Gestion, l'utilisateur pourra se connecter à la Comptabilité mais
pas à la Gestion. Un message avertira l'utilisateur de ce fait.
Groupes associés
Cette partie vous permet de gérer les groupes d'utilisateurs rattachés à cet utilisateur à l'aide des boutons :
o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne groupe utilisateurs.
o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne groupe utilisateurs au dessus de celle
sélectionnée.
o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne groupe utilisateurs.
o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle
vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
Vous disposez également des fonctions :
o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un
coller.
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Si vous sélectionnez un groupe, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe.
Vous pouvez les modifier en sélectionnant ou en dé-sélectionnant les autorisations.
Gestion des droits
Cette partie permet de définir la gestion des droits par utilisateur.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
MANUEL
331
La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits.
Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné.
En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différentes :
Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés.
Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus.
Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus.
La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu.
La partie Autorisations héritées permet de visualiser les droits de chaque menu provenant du/des groupe/s
associé/s à cet utilisateur.
Vous pouvez cocher/ dé-cocher les autorisations que vous souhaitez accorder à l'utilisateur affiché.
Dès changement d'une autorisation sur un droit, l'autorisation héritée sera automatiquement dé-
sélectionnée.
Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
332
Les Groupes d'utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs
Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs, définir une gestion de droits par groupe d'utilisateurs, et attacher
ensuite un utilisateur à un groupe.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un
utilisateur.
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. On pourrait imaginer qu'un
groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
La gestion de la fiche "Groupe d'utilisateurs" est commune à toutes les fiches.
Création d'un groupe
En entête de la fiche groupe, vous devez saisir les informations suivantes :
Code *
Saisissez un identifiant unique pour votre groupe d'utilisateurs.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9).
Nom *
Saisissez le nom du groupe (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Nom d'un service de votre société
Utilisateurs associés
Cette partie vous permet de gérer les utilisateurs rattachés à ce groupe à l'aide des boutons :
o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne utilisateur.
o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne utilisateur au dessus de celle sélectionnée.
o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne utilisateur.
o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle
vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
Vous disposez également des fonctions :
o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un
coller.
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Gestion des droits
Cette partie permet de définir les droits pour ce groupe.
A la création d'une fiche, les droits sont tous autorisés par défaut.
La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits.
Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné.
En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différente :
Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés.
Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus.
Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus.
La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu.
Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits.
MANUEL
333
Les Droits utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs ou Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Types de droits
Il existe 3 types de droit :
Visualisation et Modification
Si le droit de modifier est sélectionné, la visualisation est automatiquement cochée.
Il est possible d'autoriser uniquement la visualisation.
Ces droits concernent les fonctions : Général / Options
Exécution
Ce droit est présent essentiellement pour les assistants.
Sauvegarde, Maintenance, Editions des modèles d’impression...
Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour ces droits, si on autorise :
o la création, la visualisation est automatiquement cochée.
o la création, la visualisation est automatiquement cochée.
o la modification, la visualisation est automatiquement cochée.
o la suppression, la visualisation est automatiquement cochée.
o l’impression, la visualisation est automatiquement cochée.
La "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création".
Le droit "impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Application des droits
Quelques exemples d'application des droits :
Gestion commerciale
1. Visualisation d'un type de document non autorisée. Dans l'onglet "Tous" de la liste des documents de ventes,
ce type de document ne sera pas visible.
2. Création d'un document de type X non autorisée. Regroupement ou Transfert d'un document vers ce type de
document, message d'information "Le regroupement est impossible car la création d’un document de "type X"
n’est pas autorisé".
Le document d'origine reste dans l'état initial.
3. Visualisation des clients non autorisée. Liste des documents de ventes, sélection d'une ligne et clic droit
"Afficher le client". Message d'information : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Clients
(Visualisation).".
4. Réalisation d'une sauvegarde non autorisée. Appel de l'assistant de sauvegarde, message d'information :
"L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Sauvegarde (Exécution).".
Pour certaine fonction, si vous n'autorisez pas les droits le nombre d'onglets dans les fiches associées peut
changer.
Par exemple, pas de droit sur les tarifs, la fonction "Tarifs" ne sera pas accessible. De plus l'onglet "Tarifs"
ne sera pas visible dans les fiches Articles, Clients, Catégories tarifaires...
Comptabilité
1. Création d'une saisie par classeur. La création d'un nouveau classeur de saisie est impossible. Message
d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : saisie par classeur (Création)".
2. Suppression des modèles de libellés. La suppression d'un modèle de libellé est impossible. Message
d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : modèle de libellé (Suppression)".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
334
3. Autorisation de consultation/lettrage/lettrage automatique. L'utilisateur n'est pas autorisé à consulter les
comptes, à les lettrer ou à procéder à des lettrages automatiques. Message d'information "L'utilisateur
actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Consultation/Lettrage/Lettrage automatique (autorisation)".
MANUEL
335
Champs personnalisés
Accès : Paramètres - Champs personnalisés.
Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables :
o Clients,
o Fournisseurs,
o Articles,
o Documents (stock, vente, achat),
o Lignes de document (stock, vente, achat).
Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de
document.
L'ajout de champs personnalisés est limité à 10 champs par table.
La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas
rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos documents ainsi que les
autres fichiers.
Création des champs personnalisés
Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ
puis cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ.
En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir :
Mémo Texte
enrichi
Texte Entier Décimal Date Date/Heure
Toujours
éditable
Valeur
facultative
Valeur par
défaut
Valeurs
autorisées
Longueur
maximale
Valeur
minimale
Valeur
maximale
Nombre
de
décimales
stockées
Nombre
de
décimales
affichées
Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ est :
o toujours éditable
o la saisie d'une valeur est toujours facultative
Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut".
Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place
disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé de la fiche client soient recopiées
dans un document de vente, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables.
Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de
valeurs autorisées.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
336
Si des valeurs sont autorisées :
- la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisés,
- les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales.
Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un
document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple
cliquez ici).
Modification des champs personnalisés
Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis
effectuer les modifications souhaitées.
Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables.
Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées.
Suppression des champs personnalisés
Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ
puis cliquer sur "Supprimer un champ".
La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
"Annuler", le champ sera toujours présent.
Validation de la création de champs personnalisés
Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci
dans les fiches et lignes.
Visualisation des champs personnalisés
Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Clients, Fournisseurs, Articles,
Documents (stock, vente, achat), un onglet "champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée.
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables de lignes de document (stock, vente, achat), il
faudra réaliser une nouvelle vue pour insérer les champs personnalisés dans la grille de saisie.
MANUEL
337
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
338
OUTILS
Sauvegarde rapide
Accès : Outils - Sauvegarde rapide
La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée.
La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde
"classique" effectuée précédemment.
Une seule étape "résumé des éléments" est affichée.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide.
MANUEL
339
Sauvegarde
Accès : Outils - Sauvegarde
La sauvegarde passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de sauvegarde des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de sauvegarde des données.
Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde.
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde
L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez
éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier.
Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un
affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire.
Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier.
L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet
de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Informations nécessaires à la sauvegarde
Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire doit être saisi dans
la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur".
Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde.
Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde.
Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de la destination de la sauvegarde
Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez.
Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque
dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre
ordinateur.
Sauvegarde en ligne
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un
contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
Mot de passe
Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec
un
partenaire.
Commentaire
Le renseignement de ce champ est facultatif.
Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde.
Envoi d’une sauvegarde à un partenaire
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
340
Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de
sauvegarde.
Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une
licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur “Vous souhaitez accéder à
une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe
partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client
effectuées avec ce mot de passe.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde.
MANUEL
341
Restauration
Accès : Outils - Restauration
La restauration de dossier passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de restauration des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de restauration des données.
Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va
remplacer et écraser toutes vos données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Sélection de la sauvegarde à restaurer
Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez
restaurer.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des informations à inclure dans la restauration
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration).
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration.
Choix du type d'installation
Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre
ordinateur).
En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :
- Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la destination de la
restauration (voir paragraphe suivant).
La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans
les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix de la destination de la restauration
Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données.
Nom du dossier
Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier
d'origine".
Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
342
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données.
MANUEL
343
Historique de sauvegarde
Accès : Outils - Historique de sauvegarde
L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant :
- la date de la sauvegarde,
- le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde,
- le nom de l'ordinateur (poste),
- la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
344
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur
Internet.
Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise.
EBP sauvegarde est un service payant.
La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur
se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge
ses sauvegardes si il a besoin de faire une restauration.
La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration.
o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne.
o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la
place de votre disque local.
o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne
que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com
Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application
activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web.
MANUEL
345
Export du schéma de la base de données
Accès : Outils - Exporter le schéma de l'application
L'export du schéma de l'application passe par un assistant.
Cet assistant permet de réaliser l'export de la liste de toutes les tables et champs de l'application.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export du schéma de la base de données.
Bienvenue...
...dans l'assistant d'export du/des schéma/s de base/s de données.
Cet écran vous indique, entre autre, la structure du nom du fichier sauvegardé.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre l'export.
Sélection des paramètres d'export du schéma
Cet écran permet de :
définir le chemin du fichier généré,
le mode d'export.
Deux modes d'export sont disponibles :
o Simple
Le fichier contient les tables avec pour chacune le nom des champs, la traduction du champ, le type de
données, la taille et si une valeur nulle est autorisée.
La liste des tables associées est également présente.
o Détaillé
Le fichier contient les tables avec pour chacune les options de la tables et un descriptif détaillé des
champs (exemple : champ système ou pas).
La liste des tables associées est également présente.
Le fichier généré sera au format XML.
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Opération terminée
Cet écran contient la liste des fichiers générés avec leurs emplacements.
Cliquez sur Fermer pour terminer le traitement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
346
Imports paramétrables
Accès : Outils - Imports paramétrables
L'importation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre
important d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import paramétrabe de données.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options Options/Société /
Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier
importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Destination source de l'import
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez
importer.
Vous pouvez importer les données suivantes :
x Articles
x Familles articles
x Clients
x Famille clients
x Fournisseurs
x Famille fournisseurs
x Contacts
x Commerciaux
x Familles commerciaux
x Barèmes des éco-contributions.
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, en vous aidant de
l'icône "..." pour le rechercher.
Si lors du précédent import pour le même type de données, vous avez sauvegardé les paramètres d'import ;
pour cet import, vous avez la possibilité de sélectionner le Nom du paramétrage.
Vous avez également la possibilité de supprimer les paramétrages inutiles. Cette suppression est définitive.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Codage du fichier
Cette étape permet de définir le paramétrage de codage du fichier texte. C'est à dire de rendre le fichier
importé lisible pour le logiciel.
Après avoir défini le type de séparation des champs, vous devez indiquer le type de Codage du fichier.
La case à cocher "Ligne d'entête : La première ligne contient le nom des champs" permet de distinguer
les données de la ligne contenant le nom des colonnes.
En dessous, vous visualisez l'aperçu du fichier à importer (15 premières lignes).
Suite à la définition du codage du fichier, cliquez sur Suivant.
Délimités : Champs séparés par des caractères
Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés.
Cliquez sur Suivant pour définir les liens entre les champs de la table (clients ou articles) et les champs du
fichier à importer.
MANUEL
347
Association des champs de la table avec les champs du fichier
Cette étape permet de lier les champs à importer à ceux de la table du type de données sélectionné
précédemment.
Pour cela, dans le tableau des associations, en face de chaque "champ destination", vous devez sélectionner la
"colonne source" correspondante. Chaque colonne source correspond à une donnée du fichier à importer. Ces
données sont affichées en dessous du tableau des associations.
Au fur est à mesure de l'association des champs destinations aux colonnes sources, la visualisation des données
à importer est modifiée.
Les colonnes associées sont renommées avec le "nom du champ destination". Les colonnes sources non
associées sont nommées "(Colonne X) Ignoré".
Vous avez la possibilité de sauvegarder les paramètres. Ces paramètres correspondent aux associations des
champs de la table avec ceux du fichier à importer. Pour cela, vous devez indiquer un Nom de paramétrage.
Suite à la réalisation de l'import, les informations de paramétrage seront stockées dans la base de données.
Si un nom de paramétrage est déjà indiqué, il correspond à ce que vous avez sélectionné lors du choix du
fichier à importer.
Si vous gardez ce nom, le fichier de paramétrage sera modifié en fonction des modifications que vous venez
d'effectuer.
Si vous changez de nom, le fichier de paramétrage initial sera inchangé et un nouveau ficher de paramétrage
sera inséré.
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné
précédemment :
o Type de données à importer,
o Chemin et nom du fichier à importer
o Format du fichier importé et délimiteur
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
348
Import de données
Accès : Outils - Import de données
L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import de données au format texte.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options du dossier /
Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier
importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Si une chaîne de caractères contient [;] cette chaîne doit être encadrée de guillemets ["]["].
Pour un fichier donné, le séparateur décimal doit être le même [.] ou [,]
Si le fichier contient des informations (codes) provenant d'autres fiches, ces fiches doivent exister dans le
dossier et être saisie en Majuscules.
Import fiche article : le code de la famille article présent dans le fichier d'import de l'article doit être présent
dans la liste des "familles article" du dossier
Le fichier d'import devra contenir les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en
terme de données et en terme d’ordre des champs).
Le type de donné doit correspondre avec le type du champ importé valeur numérique, chaîne de caractères,
montant...
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains n’existent pas dans le fichier à importer,
l’emplacement de ce champ dans le fichier à importer est matérialisé par 2 points virgules consécutifs [;;], ce
qui permet l’import du fichier même si le champ n'existe pas.
Exemple :
Fichier avec 4 champs :
Code;Nom;Prénom;Ville
Si vous ne souhaitez pas importer le prénom. Le fichier sera donc :
Code;Nom;;Ville
Si le code importé existe déjà dans la base, l’enregistrement est modifié par l’import (et non ignoré).
Sélection du fichier à importer
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez
importer.
Vous pouvez importer les données suivantes :
x Familles articles,
x Unités,
x Localisation,
x Barème éco-contribution,
x Articles,
x Familles clients,
x Clients,.
x Familles fournisseurs, (version classic et pro)
MANUEL
349
x Fournisseurs. (version classic et pro)
Pour voir le format de chaque fichier, cliquez sur le type de données souhaité.
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour
le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Aperçu du fichier
L'étape suivante vous permet d’avoir un aperçu avant l'importation du fichier. Il contient les 10 premières
lignes du fichier à importer avec une répartition de ces données dans chaque champ de la table de la base de
données.
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné
précédemment :
o Chemin et nom du fichier à importer,
o Type de fichier,
o Remplacement ou pas des données existantes
Cliquez sur Lancer pour executer le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
350
Export de données
Accès : Outils - Export de données
L'export de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à
exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Pour exporter que quelques données et colonnes du fichier, vous devez passer par la liste des données /
Export.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de
données et en terme d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Structure des fichiers exportés
Cliquez sur les noms de fichier pour voir les données exportées :
Les familles fournisseurs
Les fournisseurs
Les familles articles
Les unités
Les localisations
Les barèmes eco-contribution
Les articles
Les familles clients
Les clients
Sélection du fichier à exporter
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
Chemin et nom du fichier à exporter,
Type de fichier.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
MANUEL
351
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
352
Export art L 215-3
Accès : Outils - Export art L 215-3
Cet assistant permet de réaliser un export de toutes les données de chaque table du logiciel suivant l'article
L215-3.
L'export art L 215-3 est une opération qui peut être assez longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Type de données
Les types de données disponibles sont toutes les tables de l'application.
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier
L'emplacement du fichier d'export est par défaut le répertoire "Mes documents" sous Xp ou "Documents" sous
Vista.
Les formats des fichiers sont de type csv et xls, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en termes de
données et en termes d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Sélection du type de données
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Editeur de requêtes
L'éditeur de requête fonctionne comme la réalisation d'une vue depuis une liste.
Il permet d'ajouter les colonnes souhaitées pour l'export de la table sélectionnée précédemment.
Pour cela, sélectionnez le mot Colonnes puis Clic droit, la fenêtre "Choix des colonnes à ajouter" s'affiche. Le
choix s'effectue en sélectionnant la case devant chaque colonne souhaitée.
Une fois le choix effectué, cliquer sur Ok pour poursuivre l'export.
Aperçu des données
Cet écran permet de visualiser les 10 premières lignes de la table et des colonnes sélectionnées précédemment.
Cliquez une dernière fois sur Suivant pour visualiser les paramètres de l'export.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
x Format du fichier,
x Chemin et nom du fichier à exporter,
x Type de données.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
MANUEL
353
Assistant de maintenance des données
Accès : Outils - Maintenance de données
Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de maintenance des données.
Bienvenue...
Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant.
Opérations de maintenance à effectuer
Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.
Base de donnée
Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle
(Défragmenter les index, compacter).
Verrous
Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement
le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..).
Utilisateurs
Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs.
Recalculer
Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis.
Configuration
Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la
position des fenêtres et les tableaux de bord personnalisés.
Base de démonstration
L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une
maintenance sur la base de démonstration.
Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente
à une restauration du dossier de démonstration.
Clients
Permet de recalculer les soldes clients (fiche client/onglet Gestion).
Fournisseurs
Permet de recalculer les soldes fournisseurs (fiche fournisseur/onglet Gestion).
Stock
Permet de supprimer tous les mouvements de stocks et les regénérer par rapport aux bons d'entrées, bons de
sorties, inventaires, ... et documents de vente.
Modèles d'impression
Permet de réparer les modèles personnalisés et éventuellement les images (miniatures) avec l'assistant des
modèles de documents vente.
Cette opération peut être longue.
Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
354
Traitement de la maintenance
En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée.
Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
MANUEL
355
Supprimer un dossier
Accès : Outils - Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de suppression d'un dossier.
Bienvenue...
...dans l'assistant suppression de dossier.
Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par
l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage.
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer
Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer.
Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné.
Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier
raccourci.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
356
Editeur de modèles
Accès : Outils - Éditeur de modèles Ou A partir d'un modèle et l'icône "Modifier le modèle"
EBP Compta et Gestion Commerciale et EBP Compta et Gestion Commerciale Open lineTM PRO est livré
avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impression
que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale
d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez au générateur d'état en cliquant sur le bouton
Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur le paramétrage
de ce modèle.
Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier
en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation.
MANUEL
357
Import/Export de la configuration
Accès : Outils - Import/Export de la configuration
Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et
des vues personnalisées.
Bienvenue...
Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix de l'opération à effectuer
L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel
vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export).
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Emplacement du fichier
Cette étape vous permet d'indiquer :
en import, l'emplacement du fichier à importer,
en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter.
Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Eléments à traiter
Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées.
Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
358
Archivage
Accès : Outils - Archivage
L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi.
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Traitement de l'archivage
L'archivage passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'archivage des données.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que
l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage.
x Sélectionnez le dossier à archiver
Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...".
Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche.
x Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur.
Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer.
Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du
logiciel.
Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant,
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
L'archivage de données est une opération qui peut être longue.
Format du fichier d'archive
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv).
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive.
Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes)
apparaissent en clair.
Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé.
MANUEL
359
Journal des événements
Accès : Outils - Journal des événements
Le journal des événements stocke chaque information concernant :
- la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation ;
- le manque d'un n° TVA intracommunautaire ;
- la suppression de documents ;
- la dévalidation d'inventaire ;
- le changement de code,
- la dévalidation de document.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Le journal des événements se présente sous forme de liste composée d'onglets :
o Rupture,
o TVA intracommunautaire,
o Suppression,
o Dévalidation d'inventaire,
o Changement de code (article ou client),
o Dévalidation de document.
Chaque onglet est composé des colonnes suivantes :
o un type d'événement,
o une description,
o une date : Elle représente la date de génération de l'événement.
Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs.
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente
A la validation de la facture, dans le cas où la date de la facture est inférieure à la date de la dernière facture
et/ou le n° de facture est inférieur au dernier numéro de facture, un message d'avertissement s'affiche.
Le message est :
« La date de la facture est inférieure à la dernière facture enregistrée dans votre dossier et/ou le numéro de
facture est inférieur au dernier numéro de facture enregistré dans votre dossier.
Nous vous rappelons, d’après l’art. 121 du B.O des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un
numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Voulez vous valider cette facture ? »
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Erreur de continuité : Document « N°doc » du « Date du document » /Document précédent « N° du dernier
doc » du « date du dernier doc »"
Onglet TVA intracommunautaire
Si vous avez sélectionné un tiers intracommunautaire n’ayant pas de N° de TVA intracommunautaire et si vous
acceptez l'enregistrement du document, un événement sera créé dans le journal des événements.
La description contient le message suivant :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a pour territorialité Intracommunautaire alors que le N° de TVA
intracommunautaire est absent de la fiche client."
Onglet Suppression
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message
d'avertissement s'affiche.
Le message est :
"Vous supprimez une pièce de vente, ce qui déclenche une rupture dans la numérotation de vos documents,
pour justifier cette rupture, un événement va être créé dans le journal des événements."
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a été supprimé le « date de suppression »."
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
360
Onglet Dévalidation d'inventaire
Si vous demandez la dévalidation d'un inventaire, cela entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Dévalidation de l'inventaire n° « N° de l'inventaire » du « date du doc » "
Onglet Changement de code
Si vous demandez la recodification d'un code article ou la recodification d'un code client, cela entraîne la
création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"L'article X est devenu l'article Y " ou "Le client n° X est devenu le client n° Y ".
Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat
Si vous demandez la dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat, cela entraîne la création d'un
événement.
La description de cet événement contient :
"Le document n° « N° de facture ou avoir » du « date du doc » pour le tiers « code du tiers » a été dévalidé
(Total HT = xxx €, total TVA = XXX €)"
MANUEL
361
OPTIONS
Options - Services Internet
Accès : Outils- Options
Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne.
Proxy HTTP / FTP
Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en
ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy.
Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre
installation.
Sauvegarde en ligne
Cette partie permet de définir :
Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde.
Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera
créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier.
E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde
363
INFORMATIONS SOCIÉTÉ
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
x Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
x Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
364
Nous contacter
EBP Informatique SA
ZA Du Bel Air
BP 95
Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01.34.94.80.00.
Fax: 01.34.85.62.07.
Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne
votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières
promotions, etc...
365
Glossaire
Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale.
Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme.
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z
A
Acompte
Articles
Avoirs
B
BBAN
BIC
Bons de livraison
Bons de retour
Bons de stock
C
Clients
Commandes
Créditeurs
D
Débiteurs
Devis
E
Échéances
Échéancier
F
Factures
Factures d'acompte
Familles
Fournisseurs
I
IBAN
INSEE
Inventaire
ISO
M
Macro
Modes de règlement
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
366
Mouvements de stock
N
N° TVA intracommunautaire
NAF
P
Prospect
R
Règlements
RIB
RSS
S
SIREN
SIRET
Solde
Stock
T
Tarif
TVA
367
Index
A
Achats......................................................... 164
Aide................................................................5
Archivage .................................................... 358
Articles........................................... 69, 231, 233
Avoir.............................................................62
Avoir d'achat................................................ 176
Avoirs ......................................................... 101
B
Banques ...................................................... 156
Barème ....................................................... 138
Barème éco-contribution ............................... 281
Barres d'outils ................................................16
Bon de livraison..............................................49
Bon de réception .......................................... 170
Bon de retour..........................................50, 172
Bon de transfert ........................................... 225
Bons de désassemblage..........................217, 221
Bons de fabrication ................................217, 221
Bons de livraison ............................................95
Bons de retour ...............................................97
Bons d'entrée........................................209, 210
C
Catégories tarifaires...................................... 245
Champs personnalisés..............................77, 335
Civilités ....................................................... 282
Clients.... 43, 70, 72, 115, 121, 122, 126, 196, 237
Code activation ..............................................10
Code NAF .................................................... 289
Code postal.................................................. 286
Codes Postaux.............................................. 286
Commande ....................................................44
Commandes............................................93, 168
Commercial ................................................. 135
Commerciaux........................................135, 138
Configuration requise ........................................7
Contacts......................... 117, 118, 192, 193, 283
Convention utilisation EBP .................................3
Création de dossier ................................... 28, 83
D
Décaissement......................... 133, 148, 154, 205
Demandes de prix......................................... 166
Démonstration .................................................9
Départements .............................................. 287
Dépôts ........................................................ 297
Devis ................33, 34, 40, 42, 47, 56, 60, 64, 91
Dossier..........................................................83
Droits utilisateurs ......................................... 333
Dupliquer un document ..........................107, 182
E
Échéances .....................................................73
Échéancier ........................73, 128, 143, 150, 201
Eco-contribution .............................................69
Editeur de filtres.............................................22
Editeur de modèles ....................................... 356
E-mail ................................................41, 61, 63
Export art L 215-3 ........................................ 352
Export du schema de la base de données ........ 345
F
Facturations périodiques................................ 126
Facture..........................................................57
Facture d'achat ............................................ 174
Factures ............................ 40, 47, 56, 60, 64, 99
Famille commerciaux .................................... 138
Familles articles............................................ 233
Familles clients...............................121, 126, 196
Familles prospects .................................121, 196
Filtre automatique ..........................................22
Filtres ...........................................................22
Fournisseurs ..................................190, 197, 239
G
Générer les factures...................................... 256
Géolocaliser ................................................. 273
Glossaire ..................................................... 365
Groupes ...................................................... 332
H
Historique.................................................... 268
Historique Clients/Articles................. 70, 122, 237
Historique Clients/Prospects.............. 70, 122, 237
Historique du document ..................................67
Historique fournisseurs/articles ...............197, 239
I
Import de données ....................................... 348
Import paramétrable..................................... 346
Impression ..............141, 162, 207, 247, 275, 337
Impressions .............................40, 47, 56, 60, 64
Installation ......................................................8
Introduction.....................................................1
Inventaire.................................................... 211
J
Journal des événements ...........................81, 359
L
Lettres de relance...........................132, 147, 255
Liste déroulante..............................................15
Liste des documents d'achat .......................... 164
Liste des documents de ventes.........................89
Livrer une commande ................................... 252
Localisation.................................................. 296
M
MapPoint ..................................................... 273
Modes de règlement...................................... 160
Mouvements de stock.................................... 228
Moyens de paiement..............................159, 160
N
Notes ............................................................26
Nous contacter ............................................. 364
O
Objectifs...................................................... 138
OLAP........................................................... 272
Options .........................................................29
Ordre de transfert......................................... 223
Ordres de désassemblage.......................215, 219
Ordres de fabrication .............................215, 219
P
Paliers......................................................... 138
Pays............................................................ 288
Présentation ....................................................5
Promotion.............................................243, 318
Prospects................................. 43, 115, 121, 196
Proxy FTP .................................................... 361
Proxy HTTP.................................................. 361
Publipostage (assistant) ................................ 269
R
Réapprovisionnement................................263, 265
Règlement.....................................................72
Règlements............................ 133, 148, 154, 205
Règlements clients..........................................72
Regrouper des documents ...37, 53, 108, 183, 249,
258
Relancer .................................................. 42, 73
Relances.................................................. 42, 73
Remise Complémentaire................................ 290
Remise en banque .................. 133, 148, 154, 205
Restauration de dossier ............................80, 341
S
Sauvegarde .................................... 79, 338, 339
Sauvegarde en ligne ..............................344, 361
Sauvegarde rapide...................................79, 338
EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010
368
Secteurs géographiques ................................ 294
Simulation de tarif ........................................ 246
Sous famille article ....................................... 234
Statistiques....................................124, 199, 235
Stock ...................................................209, 210
Supprimer .....................................111, 186, 355
Supprimer un document.........................111, 186
Supprimer un dossier .................................... 355
T
Tarif............................................................ 241
Tarifs .......................................................... 245
Taux de TVA ................................................ 277
Territorialité................................................. 280
Textes enrichis ...............................................16
Transférer un document ........ 35, 51, 58, 112, 187
Transfert comptable......................... 78, 267, 268
Types de TVA............................................... 279
U
Unités ......................................................... 295
Utilisateurs .................................................. 330
V
Ventes ..........................................................89
Vues .............................................................23
EBP Gestion Commerciale 2010
iii
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3
Préambule .........................................................................................................................................3
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3
Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3
Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3
Sauvegarde des données .....................................................................................................................3
Limitation de garantie .........................................................................................................................3
Limitations de responsabilité ................................................................................................................4
Dispositions finales .............................................................................................................................4
Présentation de l'aide.............................................................................................................................5
L'arborescence ...................................................................................................................................5
Les pages ..........................................................................................................................................5
MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7
Configuration minimale requise ...............................................................................................................7
Installation ...........................................................................................................................................8
Le dossier de démonstration ...................................................................................................................9
Activation du logiciel ............................................................................................................................10
Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................10
Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................10
INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................11
Interface ............................................................................................................................................11
Présentation du volet de navigation .......................................................................................................12
Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................12
Les Actions .........................................................................................................................................13
LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14
Les champs de saisie ...........................................................................................................................14
Liste déroulante...................................................................................................................................15
Ouverture de la liste..........................................................................................................................15
Sélection des données .......................................................................................................................15
Fonctions de la liste ..........................................................................................................................15
La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................16
Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................17
FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION..............................................................................................19
La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................19
Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................20
Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................21
Les filtres ...........................................................................................................................................22
Filtre automatique.............................................................................................................................22
Effacer le filtre..................................................................................................................................22
Les vues.............................................................................................................................................23
GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................24
Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................24
Création d'une fiche ..........................................................................................................................24
Sauvegarde d'une fiche .....................................................................................................................24
Autres .............................................................................................................................................24
Gestion des données .........................................................................................................................24
Navigation .......................................................................................................................................24
Aide ................................................................................................................................................25
Notes .................................................................................................................................................26
GUIDE................................................................................................................................................27
COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................27
Interface ............................................................................................................................................27
Comment commencer ?........................................................................................................................28
Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................29
Les données de base............................................................................................................................30
Comment créer les données principales ? ...............................................................................................31
Création d'un article..........................................................................................................................31
Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................31
Tout est prêt !.....................................................................................................................................32
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................33
Comment créer un devis ? ....................................................................................................................33
Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................34
Transférer un document .......................................................................................................................35
Préparation du transfert.....................................................................................................................35
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................35
Conséquences du transfert.................................................................................................................35
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................36
EBP Gestion Commerciale 2010
iv
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................36
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................36
Regrouper les documents .....................................................................................................................37
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................37
Depuis la liste des documents..........................................................................................................37
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................37
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................37
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................37
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................37
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................38
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................38
Lancement du regroupement...........................................................................................................39
Conséquences du regroupement.........................................................................................................39
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................39
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................39
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................39
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................40
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................41
Comment relancer un devis ?................................................................................................................42
Transfert d'un prospect en client............................................................................................................43
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................43
Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................43
Transfert d'un document....................................................................................................................43
COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................44
Comment créer une commande ? ..........................................................................................................44
Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................45
Comment solder une commande ? .........................................................................................................46
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................47
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................48
Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................48
Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................48
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................48
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................49
Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................49
Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................50
Transférer un document .......................................................................................................................51
Préparation du transfert.....................................................................................................................51
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................51
Conséquences du transfert.................................................................................................................51
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................52
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................52
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................52
Regrouper les documents .....................................................................................................................53
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................53
Depuis la liste des documents..........................................................................................................53
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................53
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................53
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................53
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................53
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................54
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................54
Lancement du regroupement...........................................................................................................54
Conséquences du regroupement.........................................................................................................55
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................55
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................55
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................55
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................56
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................57
Comment créer une facture ?................................................................................................................57
Transférer un document .......................................................................................................................58
Préparation du transfert.....................................................................................................................58
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................58
Conséquences du transfert.................................................................................................................58
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................59
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................59
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................59
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................60
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................61
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................62
Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................62
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................63
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................64
Table des matières
v
Historique de la ligne ...........................................................................................................................65
Présentation de l'historique ................................................................................................................65
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................65
Exemples.........................................................................................................................................66
Historique du document .......................................................................................................................67
Présentation de l'historique ................................................................................................................67
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................67
Exemples.........................................................................................................................................67
Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................69
Création du barème ..........................................................................................................................69
Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................69
Historique Clients/Articles.....................................................................................................................70
Historique par documents ..................................................................................................................70
Filtres...........................................................................................................................................70
Lignes de document .......................................................................................................................70
Historique par Articles .......................................................................................................................70
Filtres...........................................................................................................................................71
Lignes articles ...............................................................................................................................71
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?................................................................................72
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?.........................................................73
Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................73
Relances clients ................................................................................................................................73
Comment gérer le stock d'un article ? ....................................................................................................74
Comment visualiser le stock d'un article ?...............................................................................................75
Le Transfert Comptable ........................................................................................................................76
Comment sauvegarder ?.......................................................................................................................77
Comment restaurer ? ...........................................................................................................................78
Comment consulter le journal des événements ? .....................................................................................79
MANUEL .............................................................................................................................................81
FICHIER ..........................................................................................................................................81
Nouveau dossier..................................................................................................................................81
Créer un nouveau raccourci ..................................................................................................................82
Ouvrir un dossier.................................................................................................................................83
Fermer un dossier................................................................................................................................84
Quitter l'application..............................................................................................................................85
VENTES ...........................................................................................................................................86
Ventes - Démarrer une tâche ................................................................................................................86
DOCUMENTS DE VENTE ..................................................................................................................87
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation............................................................................87
Actions spécifiques............................................................................................................................87
Devis .................................................................................................................................................89
L'entête ........................................................................................................................................89
Le corps........................................................................................................................................89
Le pied .........................................................................................................................................89
Les autres onglets..........................................................................................................................89
Les actions d'un devis.....................................................................................................................90
Commandes de vente...........................................................................................................................91
L'entête de la commande ................................................................................................................91
Le corps de la commande................................................................................................................91
Le pied de la commande .................................................................................................................91
Les autres onglets..........................................................................................................................91
Les actions d'une commande...........................................................................................................91
Bons de livraison .................................................................................................................................93
L'entête du bon de livraison.............................................................................................................93
Le corps du bon de livraison ............................................................................................................93
Le pied du bon de livraison..............................................................................................................93
Les autres onglets..........................................................................................................................93
Les actions d'un bon de livraison......................................................................................................93
Bons de retour ....................................................................................................................................95
L'entête du bon de retour................................................................................................................95
Le corps du bon de retour ...............................................................................................................95
Le pied du bon de retour.................................................................................................................95
Les autres onglets..........................................................................................................................95
Les actions d'un bon de retour .........................................................................................................95
Factures .............................................................................................................................................97
L'entête de la facture......................................................................................................................97
Le corps de la facture .....................................................................................................................97
Le pied de la facture.......................................................................................................................97
Les autres onglets..........................................................................................................................97
Les actions d'une facture.................................................................................................................97
Avoirs ................................................................................................................................................99
L'entête de l'avoir ..........................................................................................................................99
EBP Gestion Commerciale 2010
vi
Le corps de l'avoir ..........................................................................................................................99
Le pied de l'avoir............................................................................................................................99
Les autres onglets..........................................................................................................................99
Les actions d'un avoir .....................................................................................................................99
Factures d'acompte............................................................................................................................ 101
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 101
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 101
Les autres onglets........................................................................................................................ 101
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 101
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 102
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 102
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 102
Les autres onglets........................................................................................................................ 102
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 102
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 104
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 104
Préparation à la copie de document................................................................................................... 104
Traitement de la duplication............................................................................................................. 104
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 104
Regrouper les documents ................................................................................................................... 105
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 105
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 105
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 105
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 105
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 105
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 105
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 106
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 106
Lancement du regroupement......................................................................................................... 107
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 107
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 107
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 107
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 107
Supprimer un document..................................................................................................................... 108
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 108
Transférer un document ..................................................................................................................... 109
Préparation du transfert................................................................................................................... 109
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 109
Conséquences du transfert............................................................................................................... 109
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 110
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 110
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 110
CLIENTS ..................................................................................................................................... 111
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 111
Clients / Prospects ............................................................................................................................. 112
Statistiques....................................................................................................................................... 114
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 114
L'onglet Données ............................................................................................................................ 114
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 115
Familles de tiers ................................................................................................................................ 116
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 117
Historique par documents ................................................................................................................ 117
Filtres......................................................................................................................................... 117
Lignes de document ..................................................................................................................... 117
Historique par Articles ..................................................................................................................... 117
Filtres......................................................................................................................................... 118
Lignes articles ............................................................................................................................. 118
COMMERCIAUX............................................................................................................................ 119
Commercial ...................................................................................................................................... 119
Onglet Coordonnées........................................................................................................................ 119
Adresse ...................................................................................................................................... 119
Contact....................................................................................................................................... 120
Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 120
Onglet Notes .................................................................................................................................. 120
Familles commerciaux........................................................................................................................ 121
Barèmes........................................................................................................................................... 122
Entête ........................................................................................................................................... 122
Onglets.......................................................................................................................................... 122
Commissions..................................................................................................................................... 124
Les filtres....................................................................................................................................... 124
Liste des commissions ..................................................................................................................... 124
Les actions..................................................................................................................................... 124
Table des matières
vii
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 125
Échéancier ........................................................................................................................................ 125
Les onglets .................................................................................................................................... 125
Les filtres....................................................................................................................................... 125
Les actions..................................................................................................................................... 126
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 127
Les onglets .................................................................................................................................... 127
Les filtres....................................................................................................................................... 127
Les actions..................................................................................................................................... 127
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 129
Catégories ..................................................................................................................................... 129
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 129
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 129
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 129
RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 130
Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 130
CLIENTS ..................................................................................................................................... 131
Échéancier ........................................................................................................................................ 131
Les onglets .................................................................................................................................... 131
Les filtres....................................................................................................................................... 131
Les actions..................................................................................................................................... 132
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 133
Les onglets .................................................................................................................................... 133
Les filtres....................................................................................................................................... 133
Les actions..................................................................................................................................... 133
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 135
Échéancier ........................................................................................................................................ 135
Les onglets .................................................................................................................................... 135
Les filtres....................................................................................................................................... 135
Les actions..................................................................................................................................... 136
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 137
Les onglets .................................................................................................................................... 137
Les filtres....................................................................................................................................... 137
Les actions..................................................................................................................................... 137
DONNÉES.................................................................................................................................... 139
Banque ............................................................................................................................................ 139
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 139
Adresse ...................................................................................................................................... 139
Contact....................................................................................................................................... 140
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 140
Onglet Notes .................................................................................................................................. 140
Moyens de paiement.......................................................................................................................... 141
Modes de règlement........................................................................................................................... 142
Onglet détail .................................................................................................................................. 142
Création des lignes....................................................................................................................... 142
Test des lignes créées................................................................................................................... 142
Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 143
Onglet Notes .................................................................................................................................. 143
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 144
Catégories ..................................................................................................................................... 144
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 144
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 144
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 144
ACHATS......................................................................................................................................... 145
Achats - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 145
DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 146
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 146
Actions spécifiques.......................................................................................................................... 146
Demandes de prix.............................................................................................................................. 148
Le corps...................................................................................................................................... 148
Le pied ....................................................................................................................................... 148
Les autres onglets........................................................................................................................ 148
Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 148
Commande d'achat............................................................................................................................ 150
L'entête de la commande .............................................................................................................. 150
Le corps de la commande.............................................................................................................. 150
Le pied de la commande ............................................................................................................... 150
Les autres onglets........................................................................................................................ 150
Les actions d'une commande......................................................................................................... 150
Bon de réception ............................................................................................................................... 152
L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 152
Le corps du bon de réception......................................................................................................... 152
EBP Gestion Commerciale 2010
viii
Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 152
Les autres onglets........................................................................................................................ 152
Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 152
Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 154
L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 154
Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 154
Le pied du bon de retour............................................................................................................... 154
Les autres onglets........................................................................................................................ 154
Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 154
Facture d'achat ................................................................................................................................. 156
L'entête de la facture.................................................................................................................... 156
Le corps de la facture ................................................................................................................... 156
Le pied de la facture..................................................................................................................... 156
Les autres onglets........................................................................................................................ 156
Les actions d'une facture............................................................................................................... 156
Avoir d'achat..................................................................................................................................... 158
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 158
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 158
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 158
Les autres onglets........................................................................................................................ 158
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 158
Factures d'acompte............................................................................................................................ 160
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 160
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 160
Les autres onglets........................................................................................................................ 160
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 160
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 161
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 161
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 161
Les autres onglets........................................................................................................................ 161
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 161
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 163
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 163
Préparation à la copie de document................................................................................................... 163
Traitement de la duplication............................................................................................................. 163
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 163
Regrouper les documents ................................................................................................................... 164
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 164
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 164
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 164
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 164
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 164
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 164
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 165
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 165
Lancement du regroupement......................................................................................................... 166
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 166
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 166
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 166
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 166
Supprimer un document..................................................................................................................... 167
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 167
Transférer un document ..................................................................................................................... 168
Préparation du transfert................................................................................................................... 168
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 168
Conséquences du transfert............................................................................................................... 168
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 169
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 169
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 169
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 170
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 170
Fournisseurs ..................................................................................................................................... 171
Statistiques....................................................................................................................................... 173
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 173
L'onglet Données ............................................................................................................................ 173
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 174
Familles de tiers ................................................................................................................................ 175
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 176
Historique par documents ................................................................................................................ 176
Filtres......................................................................................................................................... 176
Lignes de document ..................................................................................................................... 176
Historique par Articles ..................................................................................................................... 176
Table des matières
ix
Filtres......................................................................................................................................... 176
Lignes articles ............................................................................................................................. 177
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 178
Échéancier ........................................................................................................................................ 178
Les onglets .................................................................................................................................... 178
Les filtres....................................................................................................................................... 178
Les actions..................................................................................................................................... 179
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 180
Les onglets .................................................................................................................................... 180
Les filtres....................................................................................................................................... 180
Les actions..................................................................................................................................... 180
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 182
Catégories ..................................................................................................................................... 182
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 182
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 182
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 182
ARTICLES ...................................................................................................................................... 183
Articles - Démarrer une tâche ............................................................................................................. 183
ARTICLES.................................................................................................................................... 184
Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 184
Article .............................................................................................................................................. 185
Familles articles................................................................................................................................. 186
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 187
Historique par documents ................................................................................................................ 187
Filtres......................................................................................................................................... 187
Lignes de document ..................................................................................................................... 187
Historique par Articles ..................................................................................................................... 187
Filtres......................................................................................................................................... 188
Lignes articles ............................................................................................................................. 188
Statistiques....................................................................................................................................... 189
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 189
L'onglet Données ............................................................................................................................ 189
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 190
STOCK........................................................................................................................................ 191
Bons de stock ................................................................................................................................... 191
Bons de stock ................................................................................................................................... 192
Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 193
Bienvenue...................................................................................................................................... 193
Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 193
Classement des données préparées................................................................................................... 193
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 194
Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 195
Entête ........................................................................................................................................... 195
Onglets.......................................................................................................................................... 195
Actions .......................................................................................................................................... 196
Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 197
Mouvements de stock......................................................................................................................... 198
Filtres............................................................................................................................................ 198
Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 198
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 200
Catégories ..................................................................................................................................... 200
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 200
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 200
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 200
OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 201
Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 201
Documents de vente..................................................................................................................... 202
Regrouper les documents ................................................................................................................... 202
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 202
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 202
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 202
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 202
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 202
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 202
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 203
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 203
Lancement du regroupement......................................................................................................... 204
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 204
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 204
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 204
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 204
Livraison de commandes .................................................................................................................... 205
EBP Gestion Commerciale 2010
x
Les filtres....................................................................................................................................... 205
Pièce à générer............................................................................................................................... 205
Commandes................................................................................................................................... 206
Conséquences de la livraison............................................................................................................ 206
Documents d'achat....................................................................................................................... 208
Regrouper les documents ................................................................................................................... 208
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 208
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 208
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 208
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 208
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 208
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 208
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 209
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 209
Lancement du regroupement......................................................................................................... 210
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 210
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 210
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 210
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 210
Réception de commandes ................................................................................................................... 211
Les filtres....................................................................................................................................... 211
Pièce à générer............................................................................................................................... 211
Commandes................................................................................................................................... 211
Conséquences de la réception .......................................................................................................... 212
Transfert en comptabilité .............................................................................................................. 213
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 213
Historique des transferts comptables.................................................................................................... 214
Entête ........................................................................................................................................... 214
Pièces transférées........................................................................................................................... 214
Détail des traitements ..................................................................................................................... 214
Actions .......................................................................................................................................... 214
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 215
Catégories ..................................................................................................................................... 215
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 215
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 215
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 215
PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 216
Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 216
TAXES ........................................................................................................................................ 217
Taux de TVA ..................................................................................................................................... 217
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 217
Onglet Notes .................................................................................................................................. 218
Types de TVA.................................................................................................................................... 219
Territorialités .................................................................................................................................... 220
Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 221
DIVERS....................................................................................................................................... 222
Civilités ............................................................................................................................................ 222
Contacts........................................................................................................................................... 223
Entête ........................................................................................................................................... 223
Contact....................................................................................................................................... 223
Tiers........................................................................................................................................... 223
Onglets.......................................................................................................................................... 224
Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 224
Notes ......................................................................................................................................... 225
Codes postaux .................................................................................................................................. 226
Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 226
Départements ................................................................................................................................... 227
Pays................................................................................................................................................. 228
Codes NAF........................................................................................................................................ 229
Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 230
Localisation....................................................................................................................................... 231
Unités .............................................................................................................................................. 232
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 233
Catégories ..................................................................................................................................... 233
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 233
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 233
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 233
SOCIETE..................................................................................................................................... 234
Options - Coordonnées....................................................................................................................... 234
Identification.................................................................................................................................. 234
Adresse de la société....................................................................................................................... 234
Autres informations......................................................................................................................... 235
Table des matières
xi
Options - Identification....................................................................................................................... 236
Informations administratives............................................................................................................ 236
Informations TVA............................................................................................................................ 236
Options - Logo .................................................................................................................................. 238
Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 239
Cabinet.......................................................................................................................................... 239
Identification ............................................................................................................................... 239
Adresse du cabinet....................................................................................................................... 239
Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 241
Contacts ........................................................................................................................................ 241
Expert Comptable ........................................................................................................................ 241
Collaborateur............................................................................................................................... 241
Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation .................................................................. 242
Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 243
Clients........................................................................................................................................... 243
Fournisseurs .................................................................................................................................. 243
Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 244
Macro............................................................................................................................................ 244
Ventes et achats............................................................................................................................. 244
Règlements.................................................................................................................................... 244
Stock ............................................................................................................................................ 244
Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 246
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 247
Journaux ....................................................................................................................................... 247
Tiers ............................................................................................................................................. 247
Règlements.................................................................................................................................... 247
Remises......................................................................................................................................... 247
Options - Numérotation...................................................................................................................... 249
Ventes........................................................................................................................................... 249
Achats........................................................................................................................................... 250
Stocks ........................................................................................................................................... 250
Autres ........................................................................................................................................... 250
Options - Articles............................................................................................................................... 252
Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 253
Gestion des messages ..................................................................................................................... 253
Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 254
Etat Accepté................................................................................................................................... 254
États des devis ............................................................................................................................... 254
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 255
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 256
Options - Règlements......................................................................................................................... 257
Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 258
Options - Paramétrages...................................................................................................................... 259
Décimales...................................................................................................................................... 259
Devise........................................................................................................................................... 259
Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 259
Transfert de documents................................................................................................................... 260
Options - Général .............................................................................................................................. 261
Police par défaut............................................................................................................................. 261
Options - Mot de passe utilisateur........................................................................................................ 262
Création du mot de passe ................................................................................................................ 262
Changer un mot de passe ................................................................................................................ 262
Suppression du mot de passe........................................................................................................... 262
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 263
Catégories ..................................................................................................................................... 263
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 263
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 263
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 263
OUTILS.......................................................................................................................................... 264
Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 264
Sauvegarde ...................................................................................................................................... 265
Bienvenue...................................................................................................................................... 265
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 265
Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 265
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 265
Restauration ..................................................................................................................................... 266
Bienvenue...................................................................................................................................... 266
Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 266
Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 266
Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 266
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 266
Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 267
EBP Gestion Commerciale 2010
xii
Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 268
Imports paramétrables....................................................................................................................... 269
Destination source de l'import .......................................................................................................... 269
Codage du fichier............................................................................................................................ 269
Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 269
Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 269
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 270
Traitement de l'import..................................................................................................................... 270
Import de données ............................................................................................................................ 271
Format des fichiers ......................................................................................................................... 271
Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 271
Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 272
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 272
Traitement de l'import..................................................................................................................... 272
Export de données............................................................................................................................. 273
Format des fichiers ......................................................................................................................... 273
Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 273
Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 273
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 273
Traitement de l'export..................................................................................................................... 273
Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 275
Type de données ............................................................................................................................ 275
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 275
Sélection du type de données........................................................................................................... 275
Editeur de requêtes......................................................................................................................... 275
Aperçu des données ........................................................................................................................ 275
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 275
Traitement de l'export..................................................................................................................... 275
Assistant de maintenance des données................................................................................................. 276
Bienvenue...................................................................................................................................... 276
Choix du dossier ............................................................................................................................. 276
Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 276
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 276
Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 277
Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 278
Bienvenue...................................................................................................................................... 278
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 278
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 278
Import/Export de la configuration........................................................................................................ 279
Bienvenue...................................................................................................................................... 279
Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 279
Emplacement du fichier ................................................................................................................... 279
Eléments à traiter ........................................................................................................................... 279
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 279
Archivage ......................................................................................................................................... 280
Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 280
Bienvenue................................................................................................................................... 280
Choix du dossier .......................................................................................................................... 280
Résumé des paramètres ............................................................................................................... 280
Format du fichier d'archive............................................................................................................... 280
Journal des événements ..................................................................................................................... 281
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 281
Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 281
Onglet Suppression......................................................................................................................... 281
Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 282
Onglet Changement de code ............................................................................................................ 282
Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat .......................................................... 282
OPTIONS .................................................................................................................................... 283
Options - Services Internet................................................................................................................. 283
Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 283
Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 283
INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 285
Assistance technique.......................................................................................................................... 285
Nous contacter .................................................................................................................................. 286
Glossaire .......................................................................................................................................... 287
Index ............................................................................................................................................... 289
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic et donne
toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
3
Convention d'utilisation d'EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte »
ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou
réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP.
Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à
aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
EBP Gestion Commerciale 2010
4
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 Mai 2009
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Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous
pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion
Commerciale Open Line TM .
L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis
dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes,
Règlements, Articles, Opérations, Paramètres).
Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés
dans le logiciel.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence.
Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page.
Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Champs obligatoires
Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière
le champ.
Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en
cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu
contextuel.
Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de
ce terme.
Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire.
Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Exemple... Remarque
Exemple...Astuce
Exemple...Exemples...
Exemple...Règles de calcul
Exemple...Avertissement
EBP Gestion Commerciale 2010
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Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
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MISE EN ROUTE
Configuration minimale requise
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP2
o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits,
o Windows 7 32 bits & 64 bits
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l’installation du logiciel.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 3.1
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 2.0 SP1
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp".
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
MISE EN ROUTE
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Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
EBP Gestion Commerciale 2010
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Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic . Pour pouvoir
utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures
comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir
votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
x La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
x Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
x La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
x Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
x Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Compta & Gestion Commerciale Classic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur.
Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de
travail quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
EBP Gestion Commerciale 2010
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Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
5 menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille,
Historique), Commerciaux (Fiche, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements, Échéancier, , Impressions ;
Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, ), Fournisseurs (Règlements,
Échéancier), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement) , Impressions ;
Achats : Démarrer une tâche, Documents d'achat, Fournisseurs (Fiche, Contact, Statistiques, Famille,
Historique), Règlements, Échéancier, Impressions ;
Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Mouvements de stock),
Articles (Fiche, Famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseursTarifs (Tarifs et promotions,
Catégories tarifaire), Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de
commandes), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de commandes), Transfert en
comptabilité, Impressions;
Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (TVA, Territorialité, barèmes eco-contribution), Divers (Civilités,
Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, ),
Stock (Localisation, Dépôt), Impressions.
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icone >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en
icônes grace à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions
associées de chaque menu.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
13
Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
EBP Gestion Commerciale 2010
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LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
x Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
x Les champs inaccessibles sont grisés.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Code Client" en entête de document
- Champ "Pays" dans les parties Adresses
- Champ "Article" dans le corps du document ...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un code client en entête de document
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs articles dans le corps d'un document
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
EBP Gestion Commerciale 2010
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La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet
Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents
attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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Barres d'outils du corps des documents
Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions :
Insérer
Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné.
Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer :
o une ligne article de type Bien
o une ligne article de type Service
o un texte
o un Saut de page
Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un
imprimé sur 2 pages.
o un Sous total
Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne.
Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente.
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Couper/Copier/Coller
Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas.
Générer l'article
Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles.
L'article généré contiendra les informations suivantes :
o Code
Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur.
Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente.
o Libellé
Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Type
Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document.
Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien".
Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service".
o Description commerciale
La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Prix de revient
Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document.
o Quantité par défaut
La quantité par défaut sera 1.
Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la
quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1.
o Unité
L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document.
Détail
Ce bouton permet d'accéder à :
o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour
les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et
d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs).
EBP Gestion Commerciale 2010
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o au détail du tarif appliqué.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au
préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter.
Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un
Client ou créer un Prospect.
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
la liste ouverte : Imprimer la liste.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
EBP Gestion Commerciale 2010
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Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la
possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant
sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
21
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir
un répertoire précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation
sélectionnées.
x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou pas dans la vue.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue
"système" puis lui donner un autre nom.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que
vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans
la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système
sera automatiquement créée.
Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut".
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
EBP Gestion Commerciale 2010
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GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…).
Sauvegarde d'une fiche
Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Sauvegarder et Nouveau
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Sauvegarder et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante
et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
INFORMATIONS GÉNÉRALES
25
Actions -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier...
Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture...
Vues - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vues - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
EBP Gestion Commerciale 2010
26
Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
27
GUIDE
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Compta & Gestion Commerciale Classic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur.
Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de
travail quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
EBP Gestion Commerciale 2010
28
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
GUIDE
29
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Options.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des
écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros
de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres
fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos
articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de
contre-valeur.
EBP Gestion Commerciale 2010
30
Les données de base
Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches clients :
x Les familles clients,
x Les modes de règlements,
x Les banques.
D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles :
x Les unités,
x Les familles articles,
x Les localisations,
x Les barèmes éco-contribution,
x Les fournisseurs,
x Les tarifs.
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
x Les civilités,
x Les codes postaux,
x Les départements,
x Les pays,
x Les codes NAF.
GUIDE
31
Comment créer les données principales ?
Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients.
Création d'un article
Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles.
La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services.
Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service .
Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail.
Création d'un Client / Prospect
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients.
La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que
vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer
en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de
navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects.
Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet
Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
EBP Gestion Commerciale 2010
32
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment rédiger un devis ?
Comment relancer un devis ?
Comment transférer un devis en facture ?
Comment rédiger une facture ?
Comment saisir un acompte ?
Comment saisir un règlement client ?
Comment transférer vos données vers la comptabilité ?
Comment imprimer vos données ?
Comment gérer l'eco-contribution ?
Comment consulter le journal des événements ?
Comment sauvegarder un dossier ?
Comment restaurer un dossier ?
...
GUIDE
33
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?
Comment créer un devis ?
Pour créer un devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis.
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
EBP Gestion Commerciale 2010
34
Comment accepter un devis ?
Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités :
changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ;
transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé)
Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis.
GUIDE
35
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats -
Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
EBP Gestion Commerciale 2010
36
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
GUIDE
37
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
EBP Gestion Commerciale 2010
38
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
GUIDE
39
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale 2010
40
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
41
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
EBP Gestion Commerciale 2010
42
Comment relancer un devis ?
Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de
validité indiquée dans les options du dossier.
Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance
et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect.
Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions.
La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle
que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
GUIDE
43
Transfert d'un prospect en client
Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur
occasionnel ou régulier.
Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en
document supérieur.
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation
A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche
prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client".
Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de
navigation.
Transfert depuis la fiche
A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action".
La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client.
Transfert d'un document
Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes.
Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un
avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client.
De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche
Client. Il en va de même pour le regroupement de documents.
EBP Gestion Commerciale 2010
44
COMMENT GERER UNE COMMANDE ?
Comment créer une commande ?
Pour créer une commande, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes.
Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
45
Comment livrer une commande ?
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au
fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
x les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer
x La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les
document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …)
x La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis
précédemment.
Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas).
Remarque
Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas
(croix rouge).
EBP Gestion Commerciale 2010
46
Comment solder une commande ?
Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement.
La commande est accessible depuis :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande
Le menu Ventes - Documents de vente - Commande
Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez
cliquez sur le bouton Solder.
Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans
générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci.
GUIDE
47
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?
La saisie d'un acompte est possible depuis :
un devis,
une commande,
un bon de livraison,
une facture d'acompte,
une facture.
Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document.
Saisir un acompte sur un devis
Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le
montant souhaité dans la zone Acompte.
Ce montant ne génère pas de règlement.
Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une
facture d'acompte qui elle génèrera un règlement.
Saisir une facture d'acompte
La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client.
Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente -
Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte.
La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis
sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle
facture d'acompte.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte.
A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de
votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et
validez.
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une
facture
Lors de la confirmation de la vente par une commande ou la livraison de la commande, il vous est possible de
rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment.
De même, lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les)
facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Pour rattacher une factures d'acompte à un document vous devez :
ouvrir le document,
aller sur l'onglet Acompte,
cliquer sur le bouton Affecter,
sélectionner la facture d'acompte à associer.
GUIDE
49
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ?
Comment créer un bon de livraison ?
Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
EBP Gestion Commerciale 2010
50
Comment créer un bon de retour ?
Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
51
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats -
Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
EBP Gestion Commerciale 2010
52
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
GUIDE
53
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
EBP Gestion Commerciale 2010
54
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
GUIDE
55
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale 2010
56
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
57
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ?
Comment créer une facture ?
Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures.
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
EBP Gestion Commerciale 2010
58
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats -
Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
GUIDE
59
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
61
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
EBP Gestion Commerciale 2010
62
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?
Comment créer un avoir ?
Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs.
Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
.
L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
GUIDE
63
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
EBP Gestion Commerciale 2010
64
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
65
Historique de la ligne
L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de
documents.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente ou achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte.
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité
Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité livrée (vente) ou réceptionnée (achat)
Ce champ contient les quantités livrées/réceptionnées, il est renseigné uniquement à partir de la
livraison/réception ou, transfert d'une commande en document supérieur.
Reliquat
Ce champ contient les quantités en attente de livraison/réception (non livrées/réceptionnées), il est renseigné
uniquement à partir de la livraison/réception ou transfert d'une commande en document supérieur.
La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande :
Exemple :
- Sur une ligne de Bon de livraison/réception s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande.
- Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande.
La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de
Bon de livraison/réception.
En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés.
Vous pouvez augmenter ou diminuer une quantité sur un bon de livraison ou sur un facture.
De ce fait, la commande sera mise à jour (quantité livrée).
Si vous décidez d'augmenter la quantité, vous avez le choix de :
- tous répartir, la commande (quantité livrée) et le bon de livraison seront mis à jour.
- mettre cette quantité en supplémentaire (cocher la cas) sur le bon de livraison, dans ce cas la quantité livrée
sur la commande ne sera pas mise à jour.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible
dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre
type de document.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la
"Quantité de l'article".
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document
d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez :
EBP Gestion Commerciale 2010
66
Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du
document d'origine.
Dans le cas d'une livraison/réception partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée/réceptionnée" et
"Reliquat" seront renseignés.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture.
GUIDE
67
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou
achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL,
Facture.
Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de
l'avoir d'acompte. (voir exemple)
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Type de document
Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents.
Code du client ou Code du fournisseur
Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Nom du client ou Nom du fournisseur
Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou
précédents.
Net à payer
Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre
document ou transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine
mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements
du document d'origine.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture,
Création d'un Bon de retour puis transfert en Avoir
Création d'une Facture puis transfert en Avoir,
Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte,
EBP Gestion Commerciale 2010
68
GUIDE
69
Comment gérer l'éco contribution ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les
Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation
effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le
temps.
Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.
Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution,
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.
Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou
en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont
montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC".
Depuis la fiche article vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris
automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total écocontribution
TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR,
Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution,
vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
GUIDE
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Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?
Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou
Règlements - Fournisseurs - Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils,
ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant du règlement reçu.
Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes.
Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement.
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré
en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
GUIDE
73
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs
?
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de
livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants
pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients.
Consultation de l'échéancier
La consultation des échéances s'effectue à partir :
de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs,
de la fiche client ou fournisseur,
du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les
acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date
donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le
menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou
Règlements fournisseurs- Echéancier.
Relances clients
Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date
donnée.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie
Règlements clients- Relances Clients.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Comment gérer le stock d'un article ?
Pour qu'un article puisse être géré en stock, il faut qu'il soit de type bien.
Ensuite, à partir de l'onglet stock de la fiche article, vous devez cocher la case "Géré en stock".
Pour entrer des articles en stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon d'entrée,
- réaliser un inventaire,
- réceptionner une commande fournisseur (bon de réception),
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir client
.
Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon de sortie,
- livrer une commande ou réaliser une facture de vente,
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir Fournisseur
.
La page mouvements de stock permet de vérifier les différentes variations de stock d'un article.
GUIDE
75
Comment visualiser le stock d'un article ?
La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir :
x La liste des articles (menu Articles/Articles),
x La fiche article / onglet Stock,
x Les mouvements de stock (Menu Articles/Documents de stock).
A chaque sélection d'un article par la liste déroulante, vous avez également accès à ces informations si la vue
est de type "Défaut (Système)".
EBP Gestion Commerciale 2010
76
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
GUIDE
77
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre
dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données,
et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner
les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde
rapide.
EBP Gestion Commerciale 2010
78
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque
dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner
le dossier à restaurer et lancer la procédure.
GUIDE
79
Comment consulter le journal des événements ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements
Il stocke chaque information concernant :
la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation
le manque d'un n° TVA intracommunautaire
la suppression de documents
la dévalidation d'inventaire
le changement de code,
la dévalidation de document.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des
événements.
81
MANUEL
FICHIER
Nouveau dossier
Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier.
Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant.
Ces étapes consistent à :
Saisir le nom du dossier,
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir d'autres informations et les informations de TVA,
La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application
comme par exemple les taux de TVA pour le dossier.
Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables
par défaut.
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir
les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de
saisir et de renseigner les autres options.
EBP Gestion Commerciale 2010
82
Créer un nouveau raccourci
Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création d'un raccourci.
x La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;
x L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous
souhaitez ouvrir ;
x Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour
créer le raccourci.
x Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.
MANUEL
83
Ouvrir un dossier
Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la
base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un
nouveau raccourci" du menu Fichier.
EBP Gestion Commerciale 2010
84
Fermer un dossier
Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous
aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
MANUEL
85
Quitter l'application
Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application,
vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
EBP Gestion Commerciale 2010
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VENTES
Ventes - Démarrer une tâche
Accès : Ventes - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche
Client.
Nouveau devis
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis.
Nouvelle facture
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double
cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures.
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
MANUEL
87
DOCUMENTS DE VENTE
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Documents de vente - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison,
Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Livrer
EBP Gestion Commerciale 2010
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Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
MANUEL
89
Devis
Accès : Ventes - Documents de vente - Devis
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer :
o L'état du devis
Sélectionnez ici l'état du devis.
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en
bon de livraison, commande ou facture.
o La date de validité
Indiquez ici la date de validité du devis.
Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du
dossier.
Date du document : 15/02/2008
Durée de validité des devis (jours) : 10
Date de validité : 25/02/2008
Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de
statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement)
Le corps
Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre
devis :
En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
EBP Gestion Commerciale 2010
90
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
91
Commandes de vente
Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Pour les commandes, vous avez également la possibilité de définir une priorité (Haute, Normal, Faible). Cette
priorité permet de réaliser un tri supplémentaire lors de la livraison des commandes.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
EBP Gestion Commerciale 2010
92
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
93
Bons de livraison
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison
La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de livraison
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps du bon de livraison
Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de livraison :
En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de livraison
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de livraison
A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
EBP Gestion Commerciale 2010
94
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
95
Bons de retour
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
EBP Gestion Commerciale 2010
96
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
MANUEL
97
Factures
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
EBP Gestion Commerciale 2010
98
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
MANUEL
99
Avoirs
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants :
Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
EBP Gestion Commerciale 2010
100
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
MANUEL
101
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
EBP Gestion Commerciale 2010
102
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
MANUEL
103
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
EBP Gestion Commerciale 2010
104
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Elle contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
MANUEL
105
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
EBP Gestion Commerciale 2010
106
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
MANUEL
107
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale 2010
108
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer
d’abord ce document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
MANUEL
109
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats -
Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
EBP Gestion Commerciale 2010
110
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
111
CLIENTS
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes.
La liste des clients/prospects contient les onglets :
Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés,
Clients,
Prospects.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Transférer en client
Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de
renseignements.
Action disponible uniquement pour une fiche prospect.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du client ou prospect" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du
client" sélectionné.
Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client.
Créer un document de vente
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement,
n° de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Changer un code client
Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Clients.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date
donnée.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Clients / Prospects
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches.
La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille client / prospects
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect.
Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur
la fiche clients/prospect
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques).
La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client.
Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse
de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Pour voir les tarifs en cours (la date du jour est comprise dans la période du tarif) ainsi sur les précédents ou
suivants, vous devez cliquer sur le bouton "Voir tous les tarifs".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
MANUEL
113
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de vente, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du client et les informations administratives.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la
fenêtre principale de navigation des clients/prospects.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
MANUEL
115
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois que
cette famille lui sera affectée.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).$
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
117
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
MANUEL
119
COMMERCIAUX
Commercial
Accès : Ventes - Commerciaux - Commerciaux
La gestion de la fiche "Commercial" est commune à toutes les fiches.
La fiche commercial se compose d'une entête et d'onglets.
Le commercial peut être rattaché soit, à la fiche des clients soit, à un document de ventes (onglet
Compléments) ou encore, à une ligne d’article dans le document.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille commercial
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le commercial.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
commercial en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Secteur géographique
Ce champ permet de saisir ou sélectionner le secteur géographique de votre commercial (au maximum 10
caractères alphanumériques).
Si le secteur géographique que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le
fichier des secteurs géographiques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche secteur géographique en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre commercial (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Prénom
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques).
La fiche du commercial se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Onglet Coordonnées
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du commercial.
Adresse
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
EBP Gestion Commerciale 2010
120
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du commercial.
Onglet Barèmes
La sélection d'un barème permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial.
L'affectation d'un "Barème" à une fiche "Commercial", affecte automatiquement le "Commercial" à la fiche
"Barème".
Onglet Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
MANUEL
121
Familles commerciaux
Accès : Ventes - Commerciaux - Familles commerciaux
La gestion de la fiche "Famille Commerciaux" est commune à toutes les fiches.
L'entête de la fiche famille se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
La fiche famille commerciaux se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Barème
La sélection d'un barème permet de définir un barème de calcul de commissions pour un ensemble de
commerciaux dont cette famille est affectée.
Règles sur la modification ou suppression d'un barème
- Si changement du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial.
- Si suppression du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial
- Si suppression du barème dans la famille (sans suppression du barème lui même), laquelle est attachée au
commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
122
Barèmes
Accès : Ventes - Commerciaux - Barèmes
La gestion de la fiche "Barème" est commune à toutes les fiches.
Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les
tiers ou pour une sélection donnée d'articles, de tiers, de familles articles ou tiers.
La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possible, et facilite le paramétrage des éléments
constituants le calcul des commissions.
Le/les barèmes sont associés aux commerciaux ou familles commerciaux depuis la fiche commercial ou famille
de commerciaux ou le commercial ou la famille de commerciaux sont affectés à la ou les fiches barèmes depuis
la fiche barème.
La fiche barème se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code barème.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du barème (au maximum 40 caractères).
Objectif basé sur
Il permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée.
Les types d'objectif possibles sont Chiffre d'affaires, Chiffre d'affaires encaissé, Quantité et Marge.
Champ d'application
Il permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées.
Les types de document disponibles sont Commande, Bon de livraison et Facture.
Mode de calcul
Il permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre
strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche).
Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global.
Type d'objectif
Il permet de regrouper les commissions par date.
Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour.
Valide du... Au...
Ces 2 champs permettent de définir une période de validité de la commission et notamment de gérer des
opérations ponctuelles.
Onglets
La fiche barème se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Définition des paliers
La définition des paliers s'effectue suivant les critères suivants :
- Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle.
La saisie de 3 dans ce champ signifie de 0 à 3.
- Formule : Permet de sélectionner l'un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission :
o % sur CA,
o Montant,
o Montant * Qté,
o % marge,
o Montant + %CA ,
o % montant.
Règles entre le type d’objectifs et les formules
Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées.
MANUEL
123
- Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée.
- % : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée.
Règles entre les formules et les champs de saisie 'Montant" et "%"
- Si formule "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n'est pas accessible,
- Si formule "% sur CA" ou "%marge", le champ 'Montant" n'est pas accessible,
- Si formule "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles,
- Si formule "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles.
Sélection
La sélection permet de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les
documents de tels familles clients ou des tels clients, avec tels ou tels articles ou familles articles, pour tels ou
tels commerciaux.
La sélection s'effectue en fonction des champs suivants :
o Type: Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles articles, articles,
familles clients, clients, familles commerciaux, commercial ;
o Du : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à prendre
en compte ;
o Au : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre
en compte.
o Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs DU /
AU comme à exclure du calcul de la commission ;
Commerciaux
Cet onglet permet d’affecter les commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche commercial.
L'affectation d'un "commercial" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la fiche
"Commercial".
Familles commerciaux
Cet onglet permet d’affecter les familles commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche Famille commerciaux.
L'affectation d'une "famille commerciaux" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la
fiche "Commercial".
Si vous souhaitez qu'une famille de commerciaux soit prise en compte pour un barème sauf un commercial
précis, vous devez :
- bouton Famille commerciaux, sélectionner le code de la famille,
- bouton "Sélection", saisir le code du commercial à exclure puis cliquer dans la case à cocher de la colonne
"Exclusion de la sélection".
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
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Commissions
Accès : Ventes - Commerciaux - Commissions
La page Commissions vous permet d'obtenir le montant des commissions de chaque commercial.
La gestion de la page est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents ventes.
Le calcul des commissions varie en fonction de différents données (Commercial, Barèmes, Clients, onglet
compléments des documents de ventes, lignes des documents de ventes...).
Les filtres
Avant de Lancer le calcul des commissions (bouton Actualiser la liste), vous devez définir dans votre entête
le ou l’intervalle :
Famille commerciaux
Sélectionnez la famille commerciaux pour laquelle vous souhaitez obtenir le montant des commissions de
chaque commercial.
Commerciaux (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de commerciaux sur lequel vous souhaitez obtenir le commissionnement.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour le calcul du commissionnement. Par
l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Sur chaque document rattaché à un commercial, le logiciel calcule une commission.
Liste des commissions
Le contenu qui s’affiche est le résultat fidèle du paramétrage effectué dans les fiches des barèmes, des
Commerciaux et des lignes d’articles.
Vous obtenez pour chaque commercial, le détail des documents entrant dans le domaine d’application de
chaque barème.
La liste des commissions contient les éléments suivants :
o une ligne pour chaque commercial de la base qu'ils aient ou non un barème affecté. Cette ligne contient le
chiffre d'affaires et le montant total de la commission du commercial ;
o une ligne comportant les caractéristiques du barème et notamment le code du barème et le montant de
commission provenant de ce barème ;
o une ou plusieurs ligne contenant le détail des lignes de document prises en compte dans le calcul de la
commission.
Vous avez la possibilité de voir ou pas de détail du calcul des commissions, en cliquant sur les boutons
"Déplier tout", "Replier tout" disponibles dans la barre de menus.
Les actions
A partir des commissions, vous avez accès aux actions suivantes :
Affiche le commercial
Permet d'afficher la fiche du commercial.
Afficher le barème
Permet d'afficher la fiche du barème affectée au commercial sélectionné.
Afficher le règlement
Permet d'afficher le règlement concerné par cette commission.
Afficher le document
Permet d'afficher le document de vente concerné par cette commission.
MANUEL
125
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
EBP Gestion Commerciale 2010
126
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
MANUEL
127
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
EBP Gestion Commerciale 2010
128
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
MANUEL
129
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale 2010
130
RÈGLEMENTS
Règlements - Démarrer une tâche
Accès : Règlements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche Client.
Consulter l'échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
MANUEL
131
CLIENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
EBP Gestion Commerciale 2010
132
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
MANUEL
133
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
EBP Gestion Commerciale 2010
134
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
MANUEL
135
FOURNISSEURS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
EBP Gestion Commerciale 2010
136
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
MANUEL
137
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
EBP Gestion Commerciale 2010
138
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
MANUEL
139
DONNÉES
Banque
Accès : Règlements - Données - Banques
La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
EBP Gestion Commerciale 2010
140
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
Le compte de banque *
Le journal de banque *
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
141
Moyens de paiement
Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement
La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants :
un code *
Indiquez un code moyen de paiement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une nature *
Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
une banque
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen
de paiement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement.
La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
142
Modes de règlement
Accès : Règlements - Données - Modes de règlement
La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants :
Le code *
Indiquez un code pour votre mode de règlement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le libellé *
Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance.
La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement.
Onglet détail
Cet onglet est divisé en 2 parties :
Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement
Test des lignes créées
Création des lignes
Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne.
Une ligne contient les renseignement suivants :
%
Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le
pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%.
Nbre de jours
Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365).
La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant.
Type de Règlement
Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer.
Jour de règlement
Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31).
Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le.
Mois comptable
Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de
la date d'échéance.
Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours
devient 2 mois, etc...).
Moyen de paiement
Indiquez ici le moyen de paiement de votre client.
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur
l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez.
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%.
Test des lignes créées
Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer :
une date qui correspond à la date du document
un montant qui correspond au montant du document
MANUEL
143
Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance,
Montant et Moyen de paiement)
L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture.
Exemple 1
Mode de règlement : CH30
Paramétrage d'une ligne échéance :
% NB jours Type
règlement
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
100 30 Net Chèque
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100
Votre date d'échéance sera calculée ainsi :
01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date
d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100.
Exemple 2
Mode de règlement :Prel4
Paramétrage de 4 lignes d'échéances:
% NB jours Type
règlement
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
25 Comptant Prélèvement
25 30 Net le 15 Prélèvement
25 60 Net le 15 Prélèvement
25 90 Net le 15 Prélèvement
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100 €
Les dates d'échéance seront calculées ainsi :
1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
Les actions possibles dans la liste
x Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste.
x Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes.
x Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante.
x Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de
les supprimer et de les recréer.
x Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard
défini, par exemple, dans Word et Excel.
Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de
respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
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144
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
MANUEL
145
ACHATS
Achats - Démarrer une tâche
Accès : Achats - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Fournisseurs
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche Fournisseur.
Demande de prix
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Demande de prix".
Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Demande de prix.
Factures
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Factures". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Facture.
Règlements
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
EBP Gestion Commerciale 2010
146
DOCUMENTS D'ACHAT
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Documents d'achat - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Demande de prix, Commande, Bon de
réception, Bon de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre client
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Réceptionner
MANUEL
147
Permet de réceptionner globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée partiellement" en "Commande réceptionnée totalement" (sans
générer de bon de réception). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée totalement" en "Commande non réceptionnée" ou "Partiellement
réceptionnée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
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148
Demandes de prix
Accès : Achats - Documents d'achat - Demandes de prix
La demande de prix propose des articles à un prix donné.
Aucune action n'est effectuée sur le stock.
La gestion de la fiche "Demande de prix" est commune à toutes les fiches.
La demande de prix se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la demande de
prix.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
Le corps
Vous retrouvez le corps de la demande de prix dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre demande de prix :
En définissant votre masque de saisie du demande de prix : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une demande de prix
A partir d'une demande de prix, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
149
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
EBP Gestion Commerciale 2010
150
Commande d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Commandes
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Réception le : Indiquez ici la date de réception de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de réception en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
MANUEL
151
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Réceptionner
Permet d'ouvrir l'assistant de réception globale ou partielle la/les commandes.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
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152
Bon de réception
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de réception
La gestion de la fiche "Bon de réception" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de réception
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Le corps du bon de réception
Vous retrouvez le corps du bon de réception dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de réception :
En définissant votre masque de saisie du Bon de réception : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de réception
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de réception et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de réception
A partir d'un bon de réception, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
MANUEL
153
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
EBP Gestion Commerciale 2010
154
Bon de retour d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de retour
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
MANUEL
155
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
EBP Gestion Commerciale 2010
156
Facture d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre fournisseur pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
MANUEL
157
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
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158
Avoir d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants
: Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
MANUEL
159
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
EBP Gestion Commerciale 2010
160
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
MANUEL
161
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
EBP Gestion Commerciale 2010
162
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
MANUEL
163
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Elle contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
EBP Gestion Commerciale 2010
164
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
MANUEL
165
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
EBP Gestion Commerciale 2010
166
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
167
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer
d’abord ce document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
EBP Gestion Commerciale 2010
168
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats -
Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
MANUEL
169
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
EBP Gestion Commerciale 2010
170
FOURNISSEURS
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la liste des fournisseurs est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique Fournisseurs/articles avec le filtre
Fournisseur renseigné par le "code du Fournisseur" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre Fournisseur renseigné par le
"code du fournisseur" sélectionné.
Créer un document d'achat
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le fournisseur (coordonnées, mode de règlement, n°
de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Fournisseur.
MANUEL
171
Fournisseurs
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la fiche "Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche fournisseur se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille fournisseur
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le fournisseur.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
fournisseur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre fournisseur (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre fournisseur (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du fournisseur.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du fournisseur.
Si l'adresse de livraison du fournisseur est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir
l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du fournisseur, les documents associés et les informations
administratives.
Articles
Permet de visualiser et d'affecter des articles à ce fournisseur.
Notes
EBP Gestion Commerciale 2010
172
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
A partir de la fiche Fournisseur, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des fournisseurs.
MANUEL
173
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
EBP Gestion Commerciale 2010
174
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
MANUEL
175
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois que
cette famille lui sera affectée.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).$
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
176
Historique Fournisseurs/Articles
Accès :
Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles
ou
Articles - Historique Fournisseurs/Articles
L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs,
les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs
fournisseur(s), c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur,
le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseurs
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté.
Filtres
MANUEL
177
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Fournisseur (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseur
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la
Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne et le PV Net HT..
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
EBP Gestion Commerciale 2010
178
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
MANUEL
179
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
EBP Gestion Commerciale 2010
180
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
MANUEL
181
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
EBP Gestion Commerciale 2010
182
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
MANUEL
183
ARTICLES
Articles - Démarrer une tâche
Accès : Articles - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche article.he article
Nouveau bon d'entrée
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons d'entrée. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon d'entrée.
Nouveau bon de sortie
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons de sorties. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon de sortie.
Mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Mouvements de stock.
Statistiques
Permet d'ouvrir la page des statistiques.
EBP Gestion Commerciale 2010
184
ARTICLES
Articles - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Articles
La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné
par le "code de l'article" sélectionné.
Changer un code article
Permet de recodifier le code d'un article (fiches, documents, mouvements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes pour
chaque article.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Liste des mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de la Liste des mouvements de stock avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Créer un bon d'entrée
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon d'entrée à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Pour chaque ligne, la valeur de l'article correspond au prix de revient de la fiche article.
Créer un bon de sortie
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon de sortie à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date
donnée.
MANUEL
185
Article
Accès : Articles - Articles
La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches.
La fiche article se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Type *
Le type article peut être Bien, Service.
Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut.
Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche.
Famille article
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Libellé *
Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique).
Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes.
En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation
commerciale.
La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Permet de définir la description complète de l'article, le tarif, codes barres...
Stock
Permet de suivre le stock pour tous les articles de type Bien.
Comptabilité
Permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes, achats, stock...).
Image
Permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents
avec images.
Fournisseurs
Permet de visualiser la liste des fournisseurs associés à la fiche article (ref fournisseur, prix achat...)
Tarifs
Permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre
principale de navigation des articles.
EBP Gestion Commerciale 2010
186
Familles articles
Accès : Articles - Familles articles
La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la localisation, le fournisseur, l'éco-contribution, la gestion de stock, le % de
marge, le % de frais et les comptes comptables de chaque territorialité à affecter par défaut à la fiche article à
chaque fois que cette famille lui sera affectée.
un onglet Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer"
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur)..
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
187
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
EBP Gestion Commerciale 2010
188
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
MANUEL
189
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
EBP Gestion Commerciale 2010
190
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
MANUEL
191
STOCK
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé
pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
EBP Gestion Commerciale 2010
192
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé
pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
MANUEL
193
INVENTAIRES
Assistant d'inventaires
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
La création d'un inventaire passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en
stock.
Un article de type Service ne peut pas être inventorié.
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Bienvenue...
... dans l'assistant de l'inventaire.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir le contenu de l'inventaire.
Préparation des données d'inventaire
Cette première étape permet de définir le contenu de l'inventaire :
Date du jour de l'inventaire
La date de l'inventaire est importante notamment lors de la validation de l'inventaire car elle détermine la prise
en compte au pas des mouvements de stock pour le calcul du stock actuel.
Contenu
Cette partie permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire.
Celui-ci s'établi à l'aide d'une pré-sélection.
o Vide
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire vide.
La gestion des douchettes portatives sera donc possible car elles pourront déverser leur contenu
dans la grille. Sinon, parce que le logiciel ne permet pas d’insérer le même article plusieurs fois, elles
seraient obligées de supprimer les lignes avant le déversement.
o Sur la totalité des articles
Cette pré-sélection (sélectionné par défaut) permet de générer une feuille d'inventaire avec tous les
articles de type bien gérés en stock.
o Sur une sélection d'articles
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire en fonction d'une sélection d'articles,
familles articles, localisations ou fournisseurs.
Les 3 derniers points signifient que seuls les articles appartenant à tel ou tels type seront pris en compte
dans l'inventaire
Soit 3 articles A, B, C et une famille articles FAM
La famille articles FAM est affectée sur les fiches articles B et C
=> Lors de la sélection du contenu de l'inventaire pour la famille articles FAM, seuls les articles B et C
seront pré-renseignés dans la feuille d'inventaire.
Reprendre les quantités en stock des articles
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de la quantité en "Stock actuel" dans le champ "Quantité'.
Doit être transféré en comptabilité
Cette option permet d'indiquer que l'inventaire, une fois validé, pourra être transféré en comptabilité.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer la définition du contenu de l'inventaire.
Classement des données préparées
Cette étape permet de définir le regroupement et le tri des données qui seront présentes dans la feuille
d'inventaire.
EBP Gestion Commerciale 2010
194
Vous n'avez pas l'obligation de choisir un regroupement ou un tri, pour cela sélectionner "Aucun" pour
chaque zone
Regroupement
Le type de regroupement peut-être "Aucun", "Famille articles", "Localisation" ou "Fournisseurs".
Le regroupement "aucun" est sélectionné par défaut.
Tri
Les tris possibles varient en fonction du regroupement choisis. Ils peuvent être sur le "code famille articles", le
"code article", le "code de localisation", le "code du fournisseur".
Le tri par "code article" est sélectionné par défaut.
Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de
regroupement.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération, puis Fermer afin d'ouvrir la feuille d'inventaire.
MANUEL
195
Feuille d'inventaire
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
Suite au traitement de l'assistant d'inventaire une feuille d'inventaire est ouverte.
Celle-ci peut ensuite être ouverte à tout moment à partir du menu Articles - Stock - Inventaires.
La gestion de la feuille d'inventaire est commune à toutes les fiches.
Il est impossible de dupliquer un inventaire.
Une feuille d'inventaire est composée d'une entête et des onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'inventaire.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat de validation
L'état de validation n'est pas saisissable.
A la création de la feuille d'inventaire, l'état de validation est "En cours".
A la validation de la feuille d'inventaire, l'état est "Validé" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire").
Suite au transfert comptable, l'état sera "Transféré" (voir le chapitre : "Comptabilisation d'un inventaire").
Suite à la dé-validation de la feuille d'inventaire comptabilisé ou pas, l'état de validation est "En cours" (voir le
chapitre : "Validation d'un inventaire").
Doit être transféré en comptabilité
Dès la validation de l'inventaire, la sélection de cette option permet de transférer automatiquement en
comptabilité les écritures d'inventaire.
L'information de la coche ou non est reprise automatiquement lors de la génération de l'inventaire. Vous pouvez
à tout moment cocher ou décocher la case.
Onglets
La fiche d'inventaire se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles en stock.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
L'enregistrement de la feuille d'inventaire permet de sauvegarder les lignes saisies.
En état "En-cours", l'inventaire reste modifiable mais ne peut être transféré en comptabilité.
Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous devez le "valider" puis le "transférer en comptabilité".
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Tant que l'inventaire est en cours :
- les documents réalisés à une date avant la date de l'inventaire agissent sur l'inventaire.
- les modifications sur la fiche article (localisation, unité) agissent sur l"inventaire.
Un message à l'ouverture de l'inventaire indique le changement sur l'inventaire.
De même, si une famille articles est affectée ou modifiée sur une fiche article et que l'inventaire "en cours"
contient un regroupement par famille articles, l'inventaire sera mis à jour pour cet article avec la nouvelle
famille affectée.
EBP Gestion Commerciale 2010
196
Voir Exemple de mise à jour du stock suivant validation....
Actions
A partir de la feuille d'inventaire, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Valider
Permet de confirmer l'inventaire et de le préparer à la comptabilisation.
Dévalider
Cette action est disponible uniquement si l'inventaire n'est pas comptabilisé.
Elle permet de modifier l'inventaire.
Lancer l'assistant
Permet de lancer l'assistant de création d'une fiche inventaire.
Si l'utilisateur appelle l'assistant depuis une fiche inventaire en cours, cette fiche sera remplacée par la
génération de lignes effectuée par l'assistant.
MANUEL
197
Stock - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Documents de stock - Tous
Cette fenêtre correspond à la liste des documents de stock.
La gestion de la liste des documents de stock est commune à toutes les listes.
La liste des documents de stock contient les onglets Tous, Bons d'entrée, Bons de sortie, Inventaires.
Pour l'onglet Tous et l'onglet Inventaire, une liste d'actions est disponible :
Valider : Permet de valider les inventaires sélectionnés et en état "En cours"
Dévalider : Permet de dé-valider les inventaires sélectionnés en état "validé" ou "Transféré en comptabilité".
EBP Gestion Commerciale 2010
198
Mouvements de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Mouvements de stock
L'affichage des mouvements de stock se présente sous la forme d'une fenêtre principale de navigation.
La gestion de la liste des mouvements de stock est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout et de la
duplication de mouvements qui s'effectue en fait en ajout de documents de stock ou ventes.
Chaque ligne article (sauf pour les devis et les documents d’acomptes) présente dans un document génère un
mouvement de stock à la condition que l’article gère le stock.
Filtres
L'affichage de la liste des mouvements de stock varie en fonction des critères suivants :
Période Du ... Au ...
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
La liste déroulante des articles est limitée aux articles de type Biens.
Si saisie manuel d’un code article de type service, le message suivant apparaît :
« L’article "code article" est un article de type service, il ne peut être ajouté dans une pièce de stock »
Famille article
Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette famille.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche des mouvements de
stock s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de mouvement
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut :
Date de mouvement
Date du document dont est issu le mouvement.
Code et libellé article
Éléments de l'article figurant sur la ligne du document créé pour lequel le mouvement est généré.
Numéro de document
Numéro du document dont est issu le mouvement.
Type de document
Le type sera :
o soit Stock,
o soit Achat,
o soit Vente.
Le type dépendra du document qui génère le mouvement.
Sous-type de document
Le sous type sera :
o pour les documents de stock : entrée, sortie...
o pour les documents d'achat : bon de réception, bon de retour, facture...
o pour les documents de vente : bon de livraison, bon de retour, facture...
Quantité
La quantité saisie dans le document va générer le mouvement.
o Les quantités d’entrée en stock, les quantités des facture d'achat et les quantités des avoirs de
ventes sont inscrites en positif dans le mouvement.
o Les quantités de sortie de stock, les quantités des avoirs d'achat et les quantités des factures de
vente sont inscrites en négatif dans le mouvement.
MANUEL
199
Il est possible de saisir des quantités négatives donc en fonction du document le mouvement sera inversé
(Ex : -1 dans une facture, le mouvement sera ajouté et non enlevé).
Prix unitaire du mouvement
Pour les documents d’entrée en stock, le prix unitaire est le prix figurant sur le document.
Pour les documents de sortie de stock ainsi que pour les documents de ventes (factures et avoirs), le prix
unitaire correspond au PUMP calculé sur le mouvement précédent.
Valeur du mouvement
La valeur du mouvement est le montant total du mouvement
Valeur du mouvement = Quantité du mouvement * prix unitaire du mouvement
Stock réel
Le stock réel correspond au stock physiquement présent dans le dépôt.
Stock réel = Stock réel du mouvement précédent + la quantité du mouvement encours
PUMP
Le PUMP est recalculé après chaque mouvement d’entrée.
(Valeur totale du stock + Valeur du mouvement de l’entrée) / (Stock total + Quantité du mouvement)
Valeur du stock
C'est le montant total de l'article en stock.
Valeur du stock = Stock réel * PUMP
A partir des mouvements de stock, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le document : Permet d'afficher le/les documents associés aux mouvements de stock sélectionnés.
Afficher l'article : Permet d'afficher le/les fiche/s articles associées aux mouvements de stock sélectionnés.
EBP Gestion Commerciale 2010
200
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
MANUEL
201
OPÉRATIONS
Opérations - Démarrer une tâche
Accès : Opérations - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche".
Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
EBP Gestion Commerciale 2010
202
Documents de vente
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
MANUEL
203
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
EBP Gestion Commerciale 2010
204
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
205
Livraison de commandes
Accès : Opérations - Documents de vente - Livraison de commandes
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour livrer une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un client et une commande
précise.
Période
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Tiers
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à livrer.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la livraison.
Priorité
Sélectionnez la priorité des commandes pour lesquelles vous souhaitez réaliser la livraison.
Si aucune priorité n'est sélectionnée, l'application du filtre sélectionnera toutes les commandes quelque soit la
priorité (Haute, Normal, Faible).
Afficher les commandes dont le stock est disponible pour au moins une ligne
Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes ayant au moins une ligne article qui peut
être livrée.
Afficher les commandes qu'il est possible de livrer en fonction du stock disponible
Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes qui peuvent être livrées.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la livraison de la commande (Bon de livraison ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les lignes d'articles
identiques.
EBP Gestion Commerciale 2010
206
Recopier les lignes articles déjà livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une livraison précédemment.
Recopier les lignes articles non livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
non livrées : la "Quantité à livrer" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes".
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non livrée totalement ).
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà livrées" permet de visualiser les lignes totalement livrées
d'une commande en plus de celles non livrées ou partiellement livrées.
Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes"
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Disponible ? : icône permettant de voir si la commande peut être totalement livrée (coche verte) ou pas
(croix rouge)
Livrer,
Numéro du document,
Date,
Code client,
Nom du client.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" de la ligne "Commande" vous permet de livrer
totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à livrer".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Disponible ? : icône permettant de voir si la ligne de commande peut être livrée (coche verte) ou pas (croix
rouge)
Livrer,
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité livrée,
Quantité à Livrer,
Reliquat,
Stock réel.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à livrer" le nombre d'articles que vous souhaitez livrer.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" d'une ligne article vous permet de livrer totalement la
ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer".
Pour valider la livraison, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
le menu Fichier + "Sauvegarder"
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la livraison
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la livraison de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
MANUEL
207
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité livrée/réceptionnée" et "reliquat".
Pour avoir un exemple d'historique de lignes d'une commande ayant 2 bons de livraison associés, cliquez ici.
EBP Gestion Commerciale 2010
208
Documents d'achat
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
MANUEL
209
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat),
x Les Commandes,
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat),
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
EBP Gestion Commerciale 2010
210
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
MANUEL
211
Réception de commandes
Accès : Opérations - Documents d'achats - Réception de commandes
La réception d'une commande permet de réaliser des réceptions partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de réception ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "réceptionner" de la fenêtre principale de navigation des documents d'achat
l'action "réceptionner" de la fiche Commande d'achat.
La réception d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de réception ou
facture ou par un regroupement de commandes en bon de réception ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement réceptionnée en 1 fois.
La fenêtre de réception d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour réceptionner une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un fournisseur et une
commande précise.
Période
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseur
Sélectionnez le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à réceptionner.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la réception (achat).
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la réception de la commande (Bon de livraison ou bon de
réception ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les lignes d'articles
identiques.
Recopier les lignes articles déjà réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une réception précédemment.
Recopier les lignes articles non réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
non réceptionnées : la "Quantité à réceptionner" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes".
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
EBP Gestion Commerciale 2010
212
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non réceptionnée totalement).
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà réceptionnées" permet de visualiser les lignes totalement
réceptionnées d'une commande en plus de celles non réceptionnées ou partiellement réceptionnées.
Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes".
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Réceptionner,
Numéro du document,
Date,
Code fournisseur,
Nom du fournisseur.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" de la ligne "Commande" vous permet de
réceptionner totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à réceptionner".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Réceptionner,
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité réceptionnée,
Quantité à réceptionner,
Reliquat,
Stock réel.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à réceptionner" le nombre d'articles que vous souhaitez
réceptionner.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" d'une ligne article vous permet de réceptionner
totalement la ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner".
Pour valider la réception, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
le menu Fichier + "Sauvegarder"
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la réception
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la réception de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité réceptionnée" et "reliquat".
MANUEL
213
Transfert en comptabilité
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
EBP Gestion Commerciale 2010
214
Historique des transferts comptables
Accès : Opérations - Transfert en comptabilité - Historique des transferts comptables
L'historique des transferts comptables contient la liste des transferts effectués et aboutis en comptabilité.
La liste des transferts comptables a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La fiche "Historique" se compose des zones N° de lot, date de création et des onglets Pièces transférées,
Notes.
Lorsque le transfert comptable n'abouti pas car il y a un pb de compte, journal, verrou... ; un n° de lot sera
créé avec la date de la demande du transfert mais au niveau des pièces transférées, aucune information sera
présente.
Entête
Cette partie contient :
N° de lot
Ce numéro est unique. Il est auto-incrémenté par les différents transferts réalisés.
Date de création
Cette date est la date de réalisation du transfert en comptabilité.
Re-transfert
Cette case n'est pas saisissable, elle est renseigné lorsque qu'un lot est re-transféré en comptabilité.
Pièces transférées
Cet onglet contient une numéro document, le tiers et la date. En fonction du transfert réalisé (échéances,
ventes, achats, règlements) les données de ces champs seront différentes.
Exemples d'historiques :
Vente : FA00001 ; Dupond ; 02/06/08
Echéances : FA00001 ; Dupond ; 15/07/08
Règlements : "Rien" ; Dupond ; 15/06/08
Détail des traitements
Cet onglet contient la liste des traitements réalisé (création du lot, envoyé pour traitement..., pièces marquées
transférées, ...).
Actions
A partir de la fiche "Lot comptable", vous avez la possibilité d'appeler l'action "Annuler".
Cette action permet de supprimer un lot comptable lorsque celui-ci n'a pas abouti (Par exemple : Pièce envoyée
dans une autre application mais pas de réponse de cette application).
MANUEL
215
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale 2010
216
PARAMÈTRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Taux de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche taux de TVA.
Type de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des types de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche type de TVA.
Civilités
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche civilités.
Codes postaux
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche codes postaux.
Informations société
Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs...
MANUEL
217
TAXES
Taux de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Taux de TVA
La gestion de la fiche "TVA" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des taux de TVA est automatiquement généré.
Une fiche TVA se compose des éléments suivants :
un Type *
Sélectionnez un type de TVA dans la liste déroulante.
une Territorialité *
Sélectionnez une territorialité dans la liste déroulante.
un Taux
Champ numérique permettant de définir le taux de TVA pour cette fiche.
Le taux et la territorialité ne sont plus modifiables dès lors que la fiche Taux de TVA est sauvegardée.
ainsi que des cases à cocher :
Par défaut pour la territorialité
Cliquez dans cette case afin que ce taux soit proposé par défaut lors de l'appel de la territorialité dans un
document.
Il est obligatoire de déclarer un taux et un seul par défaut par territorialité
TVA non perçue récupérable (DOM)(loi)
Cliquez dans cette case lorsque vous souhaitez que la TVA soit calculée, bien que non perçue et non incluse
dans le TTC.
Cette option est disponible uniquement pour les taux associés à la territorialité DOM, possibilité de cocher
l’option sur plusieurs taux, pour une même territorialité DOM.
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce taux de TVA dans les vues standard, listes
déroulante....
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondantes à la territorialité sélectionnée
dans le dossier.
Il est interdit de créer deux taux de même valeur, pour la même territorialité, peu importe le type.
Interdiction de créer deux taux à 19.6, l’un en tant que Normal France, l’autre en tant que Réduit France.
Par conséquent les taux livrés par défaut par l'application ne peuvent être ré-utilisés.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir les comptes de TVA et de gestion des ventes/achats par défaut pour toutes les
fiches articles.
Comptes de TVA
Les 2 zones permettent de saisir le compte de TVA sur débits et le compte de TVA sur encaissement pour ce
taux de TVA.
Comptes de gestion
Les zones de cette partie permettent de saisir les comptes de produit.
o Les champs Biens et Services concernent les comptes comptables pour les articles.
o Le champ Port concerne le compte comptable des frais de port affecté en pied de document.
o Le champ Eco-contribution concerne le compte comptable des barèmes éco-contribution affectés sur
les lignes articles (uniquement pour les ventes).
Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection des comptes s'effectuera dans le plan
comptable de la comptabilité.
EBP Gestion Commerciale 2010
218
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
219
Types de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA
La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Type de TVA" contient :
un champ Libellé *,
un champ Nature *,
une zone de Note.
Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA.
Les natures de TVA disponibles sont :
Normal
Réduit
Super réduit
Exonéré
Ancien
Autre
La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé.
Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre.
EBP Gestion Commerciale 2010
220
Territorialités
Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité
La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches.
La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à régime fiscal particulier.
A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé.
Une fiche Territorialité contient le champ Libellé et une zone de Note.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité.
Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les
nouvelles informations.
Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les
fiches TVA et les documents de ventes.
MANUEL
221
Barème Eco-contribution
Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution
La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches.
Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes.
La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution.
Une description détaillée du barème est affectée par défaut dans la zone "Note".
La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones :
Code eco-contrib. *
Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du barème.
Montant TTC
Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
222
DIVERS
Civilités
Accès : Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles
des personnes morales.
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / prospects / fournisseurs …) et
aux documents de vente (entête de documents).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
223
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
Tiers
Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact.
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun".
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
autonome).
Client / Fournisseur
EBP Gestion Commerciale 2010
224
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse et Autre adresse
Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact.
Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques :
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des
codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
MANUEL
225
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
226
Codes postaux
Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés.
La ville *
Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au Code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au Code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné
précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les actions des codes postaux
A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux".
Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux.
MANUEL
227
Départements
Accès : Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
228
Pays
Accès : Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels
qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes...
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
MANUEL
229
Codes NAF
Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF
La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches.
Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives, la fiche Client et la fiche fournisseur.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF.
La fiche "Code NAF" se compose des zones :
Code NAF *
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du code NAF.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
EBP Gestion Commerciale 2010
230
Secteurs géographiques
Accès : Paramètres - Divers - Secteurs géographiques
La gestion de la fiche "Secteur géographique" est commune à toutes les fiches.
La fiche secteur géographique se compose des éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Nom *
Saisissez le nom du secteur (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les secteurs pourront être sélectionnés dans la fiche Commercial.
MANUEL
231
Localisation
Accès : Paramètres - Stock - Localisation
La gestion de la fiche "Localisation" est commune à toutes les fiches.
Une localisation est l'emplacement physique de l'article.
La fiche localisation se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 8 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Les localisations pourront être saisies dans la fiche article et l'inventaire.
EBP Gestion Commerciale 2010
232
Unités
Accès : Paramètres - Divers - Unités
La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches.
Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues.
La fiche unité se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Un type *
Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
Une décimale
Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5).
Un coefficient
Saisissez le coefficient que vous souhaitez (au maximum 8 décimales).
En fonction du type d'unité, le coefficient permet de rapprocher l'unité à ce type de référence.
Pour une unité "Gramme", de type Poids, coefficient saisi : 0.001
Dans la fiche article, indiquer l’unité Gramme et saisir dans la valeur du poids brut 125g, son équivalence en
kilogramme est donc de 125*0.001 soit 0.125 kilo.
La création du dossier propose par défaut une liste d'unités.
Les unités pourront être saisies dans la fiche article, les documents de ventes ou les documents de stock.
Si une unité est définie dans un article, dans une pièce de vente ou de stock, la quantité sera exprimée avec
le nombre de décimale défini dans la fiche unité.
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Exemple 1
Code unité : M3
Libellé : Mètre cube
Type : Volume
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
Exemple 2
Code unité : HEUR
Libellé : Heure
Type : Temps
Décimale : 2
Coefficient de conversion : 1
Exemple 3
Code unité : KG
Libellé : Kilo Gramme
Type : Poids
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
MANUEL
233
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale 2010
234
SOCIETE
Options - Coordonnées
Accès : Paramètres - Société
Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces
informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..).
Identification
Forme juridique ou civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom – Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse de la société
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
MANUEL
235
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Autres informations
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Télécopie/Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
EBP Gestion Commerciale 2010
236
IDENTIFICATION
Options - Identification
Accès : Paramètres - Société
Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être
imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...)
Informations administratives
SIRET
Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères.
Code NAF/APE
Ce champ permet la saisie d'un code NAF.
Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé.
Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
MSA
Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques.
N° Identification RCS
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13
caractères alphanumériques.
N° Identification RM
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères
alphanumériques.
Capital
Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales.
Informations TVA
N° de TVA intracommunautaire
Ce champ permet de saisir 14 caractères alphanumériques.
Territorialité de TVA
Ce champ permet la sélection d’une fiche dans la liste des Territorialités.
Cette territorialité sera reprise par défaut dans les documents.
Elle détermine l'affichage des taux de TVA par défaut.
Taux de TVA
Ce champ permet la sélection d’une fiche Taux de TVA et l'affichage du Taux.
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondant à la territorialité du dossier
(sélectionnée ci-dessus).
L'onglet "Liste des TVA" contient les taux de TVA des autres territorialités.
Si vous sélectionnez un taux de TVA qui ne correspond pas à la territorialité du dossier (sélectionnée cidessus),
la territorialité est alors remplacée par celle correspondante au taux de TVA sélectionné.
Option de calcul de la TVA
Ce champ permet de visualiser le type de gestion de la TVA :
o Sur les débits,
o Sur les encaissements,
o Mixte.
Il n'est pas possible de modifier cette option dans Gestion commerciale, vous devez passer par les Options
du module de Compta.
Les changements d'option sont historisés. Cet historique contient le type de gestion de TVA précédent avec la
date de changement.
MANUEL
237
Le changement de mode de calcul n’intervient pas sur les documents déjà émis, qu’ils soient validés ou non.
EBP Gestion Commerciale 2010
238
Options - Logo
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de
document avec logo.
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger.
Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo.
Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
MANUEL
239
EXPERT
Options - Expert- Cabinet
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant
de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions -
Dossier Expert Comptable).
Cabinet
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
EBP Gestion Commerciale 2010
240
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
MANUEL
241
Options - Expert - Contacts
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est
intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés
(Impressions - Dossier Expert Comptable).
Contacts
Expert Comptable
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Collaborateur
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
EBP Gestion Commerciale 2010
242
OPTIONS COMPTABLES
Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation
Accès : Paramètres - Société
Méthode de transfert
2 méthodes de transfert sont possibles :
o Manuelle (Transfert sur commande vers la comptabilité),
o Automatique (A chaque validation de document ou règlement).
La première méthode "Manuelle" est la méthode "classique". C'est la méthode par défaut à la création du
dossier. Suite à la réalisation de vos documents (ventes/achats/inventaires) et de vos règlements, vous pouvez
demander le transfert comptable (Opérations-Transfert en comptabilité).
La deuxième méthode "Automatique" consiste à comptabiliser automatiquement les documents
(ventes/achats/inventaire) et les règlements dès lors que ceux-ci sont validés.
Pour plus d'explications sur le transfert comptable en fonction de chaque méthode, nous vous conseillons de
vous reporter au chapitre "Transfert comptable".
Activer la validation des données à comptabiliser
Cette option permet à l’utilisateur d'imposer une validation des documents (factures, avoirs, factures
d'acompte, avoirs d'acompte) et règlements.
Si l'option est active, tous document ou règlement créé est en mode provisoire (mention imprimée sur le
document) et reste donc modifiable.
L'utilisateur doit alors volontairement valider le document de vente ou achat, règlement pour le transformer en
définitif et dans ce cas, le document n'est plus modifiable.
Cette option ne concerne pas l'inventaire.
Celui-ci doit dans tous les cas être validé pour que les informations saisies soient prises en compte dans les
mouvements de stock.
Afficher le message d'information de validation
Cette option permet de ré-activer les messages dont vous avez sélectionné à un moment "Ne plus afficher".
Vérifier à la sauvegarde, si l'exercice comptable est ouvert
Cette option permet de contrôler lors de la sauvegarde d'un document de vente, achat ou stock (facture, avoir,
facture d'acompte, avoir d'acompte, inventaire) si la date du document est comprise dans l'exercice comptable
ouvert (Module de Comptabilité).
Si la date du document n'est pas comprise dans les dates d'exercice, la sauvegarde du document ne s'effectue
pas.
MANUEL
243
Options - Options comptables - Tiers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de saisir la racine de comptes clients, fournisseurs et le paramétrage pour la création des
comptes clients et fournisseurs.
Clients
Racine de compte client
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches client
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte client
Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte client :
o Racine
ou
o Racine + code tiers
ou
o Racine + nom tiers
Pour le client Durand avec le code client DUR0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 411DUR0001
Si "Racine + Nom tiers" : 411DURAND
Fournisseurs
Racine de compte fournisseur
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches fournisseur
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte fournisseur
Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte fournisseur :
o Racine + code tiers
ou
o Racine + nom tiers
Pour le fournisseur Dubois avec le code fournisseur DUB0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 401DUB0001
Si "Racine + Nom tiers" : 401DUBOIS
EBP Gestion Commerciale 2010
244
Options - Options comptables - Libellé des écritures
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les libellés des écritures générées par le transfert comptable.
Pour certain libellé (ventes et règlement), vous avez la possibilité de saisir des "macro".
Macro
EBP Gestion commerciale vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Pour cela, vous
pouvez indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable : dans la partie Ventes, pour les
factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement, pour les tiers et la banque.
Pour cela, vous disposez des constantes de {0} à {4} et {6} pour les documents et de la constante {5} pour
les règlements.
Les macros disponibles sont :
{0} = Type du document de vente ( ex : Facture, Avoir.. )
{1} = Numéro du document
{2} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...)
{3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....)
{4} = Nom tiers
{5} = Code banque
{6} = Date du document
Macro pour afficher le type de document "Avoir" et son numéro "AV001111"
La macro à saisir est : {0} N° {1} du {6}
Le résultat est : Avoir N° AV001111 du 06/12/2008
Macro pour afficher le type de tiers "Client", la civilité du tiers "Monsieur" et le nom du tiers "Dupont"
La macro à saisir est : {2} {3} {4}
Le résultat est : Client Monsieur Dupont
Ventes et achats
La zone Document permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des documents (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte).
Règlements
La zone Tiers permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des
règlements.
La case à cocher « Utiliser la référence en tant que libellé » permet une variante dans le libellé du tiers qui
a effectué un règlement.
Si la case est cochée et si le règlement saisi comporte une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de
Tiers est la REFERENCE
Si la case est cochée et si le règlement saisi ne comporte pas de référence, le libellé de l’écriture sur le
compte de TIERS est la macro
Si la case n'est pas cochée et que le règlement saisi comporte ou non une référence, le libellé de l’écriture sur
le compte de TIERS est la macro
La zone Banque permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des règlements.
Vous avez la possibilité de sélectionner une macro pour la fiche banque. Cette macro permet de référencé le
code de la banque sur laquelle le règlement a été éffectué.
Banque {5}
Stock
MANUEL
245
La comptabilisation du stock (Inventaire) peut être simplifiée ou détaillée.
Cette comptabilisation est définie dans l'onglet Stock des Options - Options Comptables
Cela signifie que vous comptabilisez :
uniquement les variations de stock (différences entre le stock précédent et le nouveau stock constaté), c'est
la méthode simplifiée : une zone de saisie de libellé pour la variation ;
ou
EBP Gestion Commerciale 2010
246
Options - Options comptables - Stock
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir la méthode de comptabilisation du stock, ainsi que les comptes de stock...
Méthode de comptabilisation du stock
Vous disposez de 2 méthodes :
o Simplifiée : comptabilisation des variations de stock uniquement (différences entre le stock précédent et le
nouveau stock constaté).
o Détaillée : comptabilisation de l'annulation du stock précédent et de la constatation du nouveau stock.
Pour avoir un exemple de comptabilisation en fonction de la méthode sélectionnée cliquez ici.
Compte de stock
La comptabilisation du stock s'effectue en fonction de la destination de l'article.
Cette destination est définie sur la fiche Article onglet Comptabilité.
Vous devez renseigner les comptes de "variation" et de "stock et encours" pour les différents types de variation
afin de pouvoir comptabiliser l'inventaire validé.
Les libellés de cette comptabilisation sont définis dans la partie stock de la page Libellé des écritures des
Options - Options Comptables
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
MANUEL
247
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir le paramétrage nécessaire au transfert comptable des données.
Journaux
Vous devez saisir dans cette partie les journaux de ventes, trésorerie et opérations diverses nécessaire pour le
transfert comptable.
Le journal de vente contient les écritures qui correspondent à vos documents de vente (factures, avoirs,
factures d'acompte, avoirs d'acompte).
Le journal d'achat contient les écritures qui correspondent à vos documents d'achat (factures, avoirs,
factures d'acompte, avoirs d'acompte).
Le journal de trésorerie contient les écritures qui correspondent aux règlements, écarts de règlement...
Le journal des Opérations diverses dites OD, contient les écritures qui correspondent à l'inventaire
(méthode de comptabilisation simplifiée ou détaillée)
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les journaux créés dans la partie Comptabilité.
Tiers
Ces zones correspondent à la comptabilisation des documents d'acompte.
Le compte d'acompte correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes.
Par défaut, le compte 419 est indiqué.
Le compte de TVA en attente est utilisé pour le transfert en comptabilité de vos documents d'acomptes,
selon le schéma de transfert.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Règlements
Les 2 zones ci-dessous correspondent à la comptabilisation des écarts de règlements constatés lors de la saisie
d'un règlement.
Le compte d'écart de règlement : Perte correspond à une échéance soldée manuellement.
Le compte d'écart de règlement : Profit correspond à un règlement supérieur à l'échéance
L'écart de règlement correspond au reste à affecter présent dans la fiche règlement.
Facture de 101.90 euros, règlement de 102 euros, écart de 0.10 euro.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Remises
En règle générale, les remises accordées (ventes) et obtenues (achats) sont comprises dans les comptes de
produits (ventes) ou charges (achats), on comptabilise la vente ou achat HT remisée et pas la vente ou achat
HT avant remise.
Dans le cas ou vous souhaitez distinguer la vente ou achat HT de la remise, il est possible de comptabiliser la
remise :
Le compte de remises accordées permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
remises accordées sur les documents.
Le compte de remises obtenues permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des remises
obtenues sur les documents.
La case à cocher "Comptabiliser la remise" permet de définir si le transfert comptable des ventes/achats
tient compte ou non des remises.
EBP Gestion Commerciale 2010
248
MANUEL
249
NUMÉROTATION
Options - Numérotation
Accès : Paramètres - Société
Pour chaque type de documents de vente, d'achat et de stock, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à
attribuer au document.
Vous pouvez choisir de créer vos documents avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la
zone "Utiliser le compteur".
Le logiciel incrémente automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe.
Pour les documents de vente :
FA 0803001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mars, le numéro suivant sera le FA 0803002.
Pour les documents d'achat :
FF 0801001 pour les facture de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le FF 0801002.
Pour les documents de stock :
BS 080101 pour les bons de sortie de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le BS 080102.
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous allez
créer un document ou une fiche.
Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance
des données du menu Outils.
Ventes
Devis
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DE 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de livraison
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BL 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BR 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FA 000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AV 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
EBP Gestion Commerciale 2010
250
Achats
Demande de prix
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DEM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de réception
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRA 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FFD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FAD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Stocks
Bon d'entrée
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BE 000000011
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de sortie
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BS 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Inventaire
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par INV 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Autres
Pour chacun des fichiers de données suivants, vous pouvez choisir de créer vos fiches avec une numérotation
automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur".
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez
une fiche.
Familles clients
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FCL00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
MANUEL
251
Clients
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CL000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles Fournisseurs
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FFR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Fournisseurs
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles articles
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FAR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Articles
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par AR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Eco-contribution
Champ de type chaîne de 8 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par D3E00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commerciaux
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles commerciaux
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FCO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Secteurs géographiques
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SG00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Barèmes
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Tarif
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par TF00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
EBP Gestion Commerciale 2010
252
Options - Articles
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de paramétrer par défaut la création d'une fiche article.
Type d’article par défaut
Liste déroulante permettant la sélection du type de l'article : Biens, Services.
En création du dossier, le type par défaut est Biens.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le type d'article par défaut sera celui défini ici.
Taux de marge par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le taux de marge par défaut de la ligne sera celui des options
Taux de marque par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux bien
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type bien, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux Service
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type service, cette valeur est reprise par défaut.
MANUEL
253
DOCUMENTS DE VENTE
Options - Documents de vente - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les avertissements, le paramétrage de taux, montants... des documents de
ventes.
Avertissement si le code article n’existe pas
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque
vous saisissez dans la colonne "Code article" une référence qui n'existe pas dans votre fichier article.
Utiliser la TVA de l’article
Cocher cette case si vous souhaitez que la TVA de l'article soit toujours reprise dans les documents. Dans le cas
contraire, c'est la TVA de l'entête du document qui est affectée à toutes les lignes articles.
Avertissement sur les articles en insuffisance de stock
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse en cas d'insuffisance de stock,
lorsque vous validez la ligne de l'article ou lorsque vous enregistrez (ou transférez) un document qui
mouvemente les stocks (commande (stock virtuel), Bon de livraison et Facture).
Durée de validité des devis (jours)
Indiquez, en nombre de jours, la durée de validité de vos devis.
La date de validité des devis sera alors automatiquement calculée, dans l'entête du devis..
Par défaut, le nombre de jours est 30.
Afficher le paiement pour les factures d'acompte
Cette option si elle est décochée permet de ne pas afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération
d’une facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte.
Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC
Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au Total TTC du document le montant des écocontributions
des lignes article.
Dans le cas contraire, le Total TTC ne varie pas en fonction des éco-contributions sélectionnées sur les lignes
article : Le total TTC comprend les montants éco-contributions.
Gestion des messages
Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information :
Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte
Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante.
Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un
remboursement d'acompte versé par le client...
Afficher le message d'ouverture du règlement créé
Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le
règlement généré automatiquement.
Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la
boite du message ou décocher la case à cet endroit.
EBP Gestion Commerciale 2010
254
Options - Documents de vente - Devis
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir les états des devis encours, transféré, refusé par le client...
Etat Accepté
Le libellé indiqué dans ce champ sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en commande,
bon de livraison, ou facture.
La liste des états proposés correspond aux états définis dans les champs ci-dessous.
États des devis
Vous disposez de 10 zones (champ de type Alpha de 20 caractères) pour définir l'état de vos devis.
Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous
pouvez modifier ces libellés à votre convenance.
L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivants ce critère (dans la liste
des documents ou les impressions, par exemple).
Lors de la création d'un devis, l'état par défaut est " l'état 1 " (En cours).
MANUEL
255
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis
Accès : Paramètres - Société
Les devis doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de devis fournis avec le logiciel.
Par défaut, nous vous proposons des mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
EBP Gestion Commerciale 2010
256
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures
Accès : Paramètres - Société
Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de factures fournis avec le logiciel.
Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour
l'escompte et les taux de pénalité en cas de retard de paiement.
Par défaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
MANUEL
257
Options - Règlements
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir le paramétrage par défaut d'un moyen de paiement, d'une banque pour la
saisie d'un nouveau règlement et des jours pour déclencher l'édition des relances clients.
Moyen de paiement par défaut
Ce champ correspond au moyen de paiement par défaut lorsque vous créer une échéance.
Par exemple, création d'une facture sans "Mode de règlement", l'échéance de la facture contiendra le
moyen de paiement défini ici.
La liste des moyens de paiement est disponible par le menu Règlements - Données -Moyen de paiement.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Banque par défaut
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement si elle n'est pas
défini dans le moyen de paiement sélectionné sur la fiche règlement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques.
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
"Afficher le message d'avertissement en cas de banque non renseignée"
L'option permet d'être averti lorsque la banque n'est pas renseignée sur une facture d'acompte ou un avoir
d'acompte ou un règlement et que vous souhaitez valider l'un de ces éléments.
En effet, la validation d'un document d'acompte ou d'un règlement permet de transférer les échéances en
comptabilité et pour cela, il faut obligatoirement associé une banque.
EBP Gestion Commerciale 2010
258
Options - Documents de stock - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de justifier les écarts de stock dans un Bon de sortie ou un inventaire.
Vous avez à votre disposition 5 libellés d'écart possibles.
Les libellés par défaut sont :
Libellé 1 : Démarque inconnue,
Libellé 2 : Détérioriés,
Libellé 3 : Périmés,
Libellé 4 : Vols,
Libellé 5 : Autres.
MANUEL
259
Options - Paramétrages
Accès : Paramètres - Société
Décimales
Choisissez le nombre de décimales qui s'affichera dans les zones de type prix, quantités et montants.
Prix unitaire
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Quantités
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Montants
Par défaut, le nombre de décimales est de 2. Cette zone n'est pas modifiable.
Devise
L’option Devise est présente pour permettre d’imprimer, la contre valeur en pied de facture (au moins), et
cela sans devoir paramétrer en dur dans le modèle.
Devise du dossier
Champ alphabétique de 50 caractères.
Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, Euros est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, € est indiqué par défaut.
Devise de contre valeur
Champ alphabétique de 50 caractères.
Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellé complet de cette devise.
En création de dossier, Francs est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier.
En création de dossier, F est indiqué par défaut.
Taux de conversion
Champ numérique de 15 caractères dont 6 décimales.
Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur.
En création de dossier, 6.55957 est indiqué par défaut.
Codes alpha-numériques
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications
Cette option permet de saisir des caractères différent de A...Z 0...9.
En fonction de la fiche, ces caractères peuvent être :
[Espace] - \ / ( ) _
Les fiches concernées sont :
x Codes postaux - Code postal
x Secteur Géographique - Code secteur géographique
x NAF - Code NAF
x Frais de port - Code
x Article - Code article
x Familles Articles - Code Famille Articles
x Unité - Code unité
x Eco-contribution - Code éco-contribution
x Localisation - Code de localisation
x Tarif - Code
x Barème - Code barème
EBP Gestion Commerciale 2010
260
x Banque - Code
x Modes de Règlement - Code
x Moyens de Paiement - Code
x Client - Code (tiers)
x Familles Clients - Code Famille
x Fournisseur - Code (tiers)
x Familles Fournisseurs - Code Famille
x Commercial - Code Commercial
x Famille Commerciaux - Code Famille
Mais également les champs :
x TVA intracommunautaire
x Siren
Les points suivants ne sont pas concerné par les caractères supplémentaires :
- Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement.
- Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . -
Transfert de documents
Ouvrir les documents générés après transfert
La sélection de cette option permet de définir par défaut l'ouverture automatique du document généré par un
transfert.
MANUEL
261
Options - Général
Accès : Paramètres - Société
Police par défaut
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) :
Police par défaut
Taille par défaut
EBP Gestion Commerciale 2010
262
Options - Mot de passe utilisateur
Accès : Paramètres - Société
Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe.
Le mot de passe de la gestion est indépendant de celui de la comptabilité et inversement.
Création du mot de passe
Pour créer un mot de passe, vous devez :
Ne rien saisir dans la zone "Ancien mot de passe",
Saisir le mot de passe que vous souhaitez dans la zone "Nouveau mot de passe",
Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot
de passe"),
Valider par le bouton Appliquer.
Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe à chaque ouverture de votre dossier.
Changer un mot de passe
Vous avez la possibilité de changer de mot de passe.
Pour cela, vous devez :
Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe",
Saisir le "Nouveau mot de passe",
Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot
de passe"),
Valider par le bouton Appliquer.
Suppression du mot de passe
Vous pouvez supprimer la demande de saisi d'un mot de passe en ouverture de dossier.
Pour cela, vous devez :
Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe",
Ne rien saisir dans "Nouveau mot de passe" et "Confirmer le nouveau mot de passe",
Valider par le bouton Appliquer.
MANUEL
263
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Gestion Commerciale 2010
264
OUTILS
Sauvegarde rapide
Accès : Outils - Sauvegarde rapide
La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée.
La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde
"classique" effectuée précédemment.
Une seule étape "résumé des éléments" est affichée.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide.
MANUEL
265
Sauvegarde
Accès : Outils - Sauvegarde
La sauvegarde passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de sauvegarde des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de sauvegarde des données.
Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde.
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde
L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez
éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier.
Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un
affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire.
Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier.
L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet
de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de la destination de la sauvegarde
Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez.
Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque
dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre
ordinateur.
Sauvegarde en ligne
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un
contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
Mot de passe
Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec
un
partenaire.
Commentaire
Le renseignement de ce champ est facultatif.
Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde.
Envoi d’une sauvegarde à un partenaire
Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de
sauvegarde.
Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une
licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur “Vous souhaitez accéder à
une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe
partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client
effectuées avec ce mot de passe.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde.
EBP Gestion Commerciale 2010
266
Restauration
Accès : Outils - Restauration
La restauration de dossier passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de restauration des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de restauration des données.
Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va
remplacer et écraser toutes vos données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Sélection de la sauvegarde à restaurer
Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez
restaurer.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des informations à inclure dans la restauration
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration).
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration.
La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans
les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix de la destination de la restauration
Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données.
Nom du dossier
Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier
d'origine".
Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données.
MANUEL
267
Historique de sauvegarde
Accès : Outils - Historique de sauvegarde
L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant :
- la date de la sauvegarde,
- le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde,
- le nom de l'ordinateur (poste),
- la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde.
EBP Gestion Commerciale 2010
268
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur
Internet.
Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise.
EBP sauvegarde est un service payant.
La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur
se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge
ses sauvegardes si il a besoin de faire une restauration.
La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration.
o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne.
o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la
place de votre disque local.
o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne
que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com
Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application
activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web.
MANUEL
269
Imports paramétrables
Accès : Outils - Imports paramétrables
L'importation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre
important d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import paramétrabe de données.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options Options/Société /
Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier
importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Destination source de l'import
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez
importer.
Vous pouvez importer les données suivantes :
x Articles
x Familles articles
x Clients
x Famille clients
x Fournisseurs
x Famille fournisseurs
x Commerciaux
x Familles commerciaux
x Barèmes des éco-contributions.
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, en vous aidant de
l'icône "..." pour le rechercher.
Si lors du précédent import pour le même type de données, vous avez sauvegardé les paramètres d'import ;
pour cet import, vous avez la possibilité de sélectionner le Nom du paramétrage.
Vous avez également la possibilité de supprimer les paramétrages inutiles. Cette suppression est définitive.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Codage du fichier
Cette étape permet de définir le paramétrage de codage du fichier texte. C'est à dire de rendre le fichier
importé lisible pour le logiciel.
Après avoir défini le type de séparation des champs, vous devez indiquer le type de Codage du fichier.
La case à cocher "Ligne d'entête : La première ligne contient le nom des champs" permet de distinguer
les données de la ligne contenant le nom des colonnes.
En dessous, vous visualisez l'aperçu du fichier à importer (15 premières lignes).
Suite à la définition du codage du fichier, cliquez sur Suivant.
Délimités : Champs séparés par des caractères
Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés.
Cliquez sur Suivant pour définir les liens entre les champs de la table (clients ou articles) et les champs du
fichier à importer.
Association des champs de la table avec les champs du fichier
EBP Gestion Commerciale 2010
270
Cette étape permet de lier les champs à importer à ceux de la table du type de données sélectionné
précédemment.
Pour cela, dans le tableau des associations, en face de chaque "champ destination", vous devez sélectionner la
"colonne source" correspondante. Chaque colonne source correspond à une donnée du fichier à importer. Ces
données sont affichées en dessous du tableau des associations.
Au fur est à mesure de l'association des champs destinations aux colonnes sources, la visualisation des données
à importer est modifiée.
Les colonnes associées sont renommées avec le "nom du champ destination". Les colonnes sources non
associées sont nommées "(Colonne X) Ignoré".
Vous avez la possibilité de sauvegarder les paramètres. Ces paramètres correspondent aux associations des
champs de la table avec ceux du fichier à importer. Pour cela, vous devez indiquer un Nom de paramétrage.
Suite à la réalisation de l'import, les informations de paramétrage seront stockées dans la base de données.
Si un nom de paramétrage est déjà indiqué, il correspond à ce que vous avez sélectionné lors du choix du
fichier à importer.
Si vous gardez ce nom, le fichier de paramétrage sera modifié en fonction des modifications que vous venez
d'effectuer.
Si vous changez de nom, le fichier de paramétrage initial sera inchangé et un nouveau ficher de paramétrage
sera inséré.
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné
précédemment :
o Type de données à importer,
o Chemin et nom du fichier à importer
o Format du fichier importé et délimiteur
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
MANUEL
271
Import de données
Accès : Outils - Import de données
L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import de données au format texte.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options du dossier /
Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier
importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Si une chaîne de caractères contient [;] cette chaîne doit être encadrée de guillemets ["]["].
Pour un fichier donné, le séparateur décimal doit être le même [.] ou [,]
Si le fichier contient des informations (codes) provenant d'autres fiches, ces fiches doivent exister dans le
dossier et être saisie en Majuscules.
Import fiche article : le code de la famille article présent dans le fichier d'import de l'article doit être présent
dans la liste des "familles article" du dossier
Le fichier d'import devra contenir les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en
terme de données et en terme d’ordre des champs).
Le type de donné doit correspondre avec le type du champ importé valeur numérique, chaîne de caractères,
montant...
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains n’existent pas dans le fichier à importer,
l’emplacement de ce champ dans le fichier à importer est matérialisé par 2 points virgules consécutifs [;;], ce
qui permet l’import du fichier même si le champ n'existe pas.
Exemple :
Fichier avec 4 champs :
Code;Nom;Prénom;Ville
Si vous ne souhaitez pas importer le prénom. Le fichier sera donc :
Code;Nom;;Ville
Si le code importé existe déjà dans la base, l’enregistrement est modifié par l’import (et non ignoré).
Sélection du fichier à importer
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez
importer.
Vous pouvez importer les données suivantes :
x Familles articles,
x Unités,
x Localisation,
x Barème éco-contribution,
x Articles,
x Familles clients,
x Clients,.
x Familles fournisseurs, (version classic et pro)
EBP Gestion Commerciale 2010
272
x Fournisseurs. (version classic et pro)
Pour voir le format de chaque fichier, cliquez sur le type de données souhaité.
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour
le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Aperçu du fichier
L'étape suivante vous permet d’avoir un aperçu avant l'importation du fichier. Il contient les 10 premières
lignes du fichier à importer avec une répartition de ces données dans chaque champ de la table de la base de
données.
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné
précédemment :
o Chemin et nom du fichier à importer,
o Type de fichier,
o Remplacement ou pas des données existantes
Cliquez sur Lancer pour executer le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
MANUEL
273
Export de données
Accès : Outils - Export de données
L'export de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à
exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Pour exporter que quelques données et colonnes du fichier, vous devez passer par la liste des données /
Export.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de
données et en terme d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Structure des fichiers exportés
Cliquez sur les noms de fichier pour voir les données exportées :
Les familles fournisseurs
Les fournisseurs
Les familles articles
Les unités
Les localisations
Les barèmes eco-contribution
Les articles
Les familles clients
Les clients
Sélection du fichier à exporter
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
Chemin et nom du fichier à exporter,
Type de fichier.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Gestion Commerciale 2010
274
MANUEL
275
Export art L 215-3
Accès : Outils - Export art L 215-3
Cet assistant permet de réaliser un export de toutes les données de chaque table du logiciel suivant l'article
L215-3.
L'export art L 215-3 est une opération qui peut être assez longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Type de données
Les types de données disponibles sont toutes les tables de l'application.
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier
L'emplacement du fichier d'export est par défaut le répertoire "Mes documents" sous Xp ou "Documents" sous
Vista.
Les formats des fichiers sont de type csv et xls, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en termes de
données et en termes d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Sélection du type de données
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Editeur de requêtes
L'éditeur de requête fonctionne comme la réalisation d'une vue depuis une liste.
Il permet d'ajouter les colonnes souhaitées pour l'export de la table sélectionnée précédemment.
Pour cela, sélectionnez le mot Colonnes puis Clic droit, la fenêtre "Choix des colonnes à ajouter" s'affiche. Le
choix s'effectue en sélectionnant la case devant chaque colonne souhaitée.
Une fois le choix effectué, cliquer sur Ok pour poursuivre l'export.
Aperçu des données
Cet écran permet de visualiser les 10 premières lignes de la table et des colonnes sélectionnées précédemment.
Cliquez une dernière fois sur Suivant pour visualiser les paramètres de l'export.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
x Format du fichier,
x Chemin et nom du fichier à exporter,
x Type de données.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Gestion Commerciale 2010
276
Assistant de maintenance des données
Accès : Outils - Maintenance de données
Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de maintenance des données.
Bienvenue...
Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant.
Opérations de maintenance à effectuer
Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.
Base de donnée
Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle
(Défragmenter les index, compacter).
Verrous
Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez
plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..).
Utilisateurs
Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs.
Recalculer
Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis.
Configuration
Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la
position des fenêtres.
Base de démonstration
L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une
maintenance sur la base de démonstration.
Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente
à une restauration du dossier de démonstration.
Clients
Permet de recalculer les soldes clients (fiche client/onglet Gestion).
Fournisseurs
Permet de recalculer les soldes fournisseurs (fiche fournisseur/onglet Gestion).
Stock
Permet de supprimer tous les mouvements de stocks et les regénérer par rapport aux bons d'entrées, bons de
sorties, inventaires, ... et documents de vente.
Modèles d'impression
Permet de réparer les modèles personnalisés et éventuellement les images (miniatures) avec l'assistant des
modèles de documents vente.
Cette opération peut être longue.
Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
MANUEL
277
Traitement de la maintenance
En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée.
Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Gestion Commerciale 2010
278
Supprimer un dossier
Accès : Outils - Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de suppression d'un dossier.
Bienvenue...
...dans l'assistant suppression de dossier.
Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par
l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage.
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer
Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer.
Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné.
Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier
raccourci.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier.
MANUEL
279
Import/Export de la configuration
Accès : Outils - Import/Export de la configuration
Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et
des vues personnalisées.
Bienvenue...
Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix de l'opération à effectuer
L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel
vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export).
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Emplacement du fichier
Cette étape vous permet d'indiquer :
en import, l'emplacement du fichier à importer,
en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter.
Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Eléments à traiter
Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées.
Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
EBP Gestion Commerciale 2010
280
Archivage
Accès : Outils - Archivage
L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi.
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Traitement de l'archivage
L'archivage passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'archivage des données.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que
l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage.
x Sélectionnez le dossier à archiver
Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...".
Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche.
x Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur.
Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer.
Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du
logiciel.
Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant,
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
L'archivage de données est une opération qui peut être longue.
Format du fichier d'archive
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv).
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive.
Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes)
apparaissent en clair.
Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé.
MANUEL
281
Journal des événements
Accès : Outils - Journal des événements
Le journal des événements stocke chaque information concernant :
- la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation ;
- le manque d'un n° TVA intracommunautaire ;
- la suppression de documents ;
- la dévalidation d'inventaire ;
- le changement de code,
- la dévalidation de document.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Le journal des événements se présente sous forme de liste composée d'onglets :
o Rupture,
o TVA intracommunautaire,
o Suppression,
o Dévalidation d'inventaire,
o Changement de code (article ou client),
o Dévalidation de document.
Chaque onglet est composé des colonnes suivantes :
o un type d'événement,
o une description,
o une date : Elle représente la date de génération de l'événement.
Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs.
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente
A la validation de la facture, dans le cas où la date de la facture est inférieure à la date de la dernière facture
et/ou le n° de facture est inférieur au dernier numéro de facture, un message d'avertissement s'affiche.
Le message est :
« La date de la facture est inférieure à la dernière facture enregistrée dans votre dossier et/ou le numéro de
facture est inférieur au dernier numéro de facture enregistré dans votre dossier.
Nous vous rappelons, d’après l’art. 121 du B.O des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un
numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Voulez vous valider cette facture ? »
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Erreur de continuité : Document « N°doc » du « Date du document » /Document précédent « N° du dernier
doc » du « date du dernier doc »"
Onglet TVA intracommunautaire
Si vous avez sélectionné un tiers intracommunautaire n’ayant pas de N° de TVA intracommunautaire et si vous
acceptez l'enregistrement du document, un événement sera créé dans le journal des événements.
La description contient le message suivant :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a pour territorialité Intracommunautaire alors que le N° de TVA
intracommunautaire est absent de la fiche client."
Onglet Suppression
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message
d'avertissement s'affiche.
Le message est :
"Vous supprimez une pièce de vente, ce qui déclenche une rupture dans la numérotation de vos documents,
pour justifier cette rupture, un événement va être créé dans le journal des événements."
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a été supprimé le « date de suppression »."
EBP Gestion Commerciale 2010
282
Onglet Dévalidation d'inventaire
Si vous demandez la dévalidation d'un inventaire, cela entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Dévalidation de l'inventaire n° « N° de l'inventaire » du « date du doc » "
Onglet Changement de code
Si vous demandez la recodification d'un code article ou la recodification d'un code client, cela entraîne la
création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"L'article X est devenu l'article Y " ou "Le client n° X est devenu le client n° Y ".
Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat
Si vous demandez la dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat, cela entraîne la création d'un
événement.
La description de cet événement contient :
"Le document n° « N° de facture ou avoir » du « date du doc » pour le tiers « code du tiers » a été dévalidé
(Total HT = xxx €, total TVA = XXX €)"
MANUEL
283
OPTIONS
Options - Services Internet
Accès : Outils- Options
Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne.
Proxy HTTP / FTP
Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en
ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy.
Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre
installation.
Sauvegarde en ligne
Cette partie permet de définir :
Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde.
Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera
créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier.
E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde
285
INFORMATIONS SOCIÉTÉ
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
x Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
x Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
EBP Gestion Commerciale 2010
286
Nous contacter
EBP Informatique SA
ZA Du Bel Air
BP 95
Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01.34.94.80.00.
Fax: 01.34.85.62.07.
Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne
votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières
promotions, etc...
287
Glossaire
Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale.
Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme.
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z
A
Acompte
Articles
Avoirs
B
Bons de livraison
Bons de retour
Bons de stock
C
Clients
Commandes
Créditeurs
D
Débiteurs
Devis
E
Échéances
Échéancier
F
Factures
Factures d'acompte
Familles
Fournisseurs
I
INSEE
Inventaire
ISO
M
Macro
Modes de règlement
Mouvements de stock
N
EBP Gestion Commerciale 2010
288
N° TVA intracommunautaire
NAF
P
Prospect
R
Règlements
RSS
S
SIREN
SIRET
Solde
Stock
T
Tarif
TVA
289
Index
A
Achats......................................................... 146
Aide................................................................5
Archivage .................................................... 280
Articles........................................... 69, 185, 186
Avoir.............................................................62
Avoir d'achat................................................ 158
Avoirs ...........................................................99
B
Banques ...................................................... 139
Barème ....................................................... 122
Barème éco-contribution ............................... 221
Barres d'outils ................................................16
Bon de livraison..............................................49
Bon de réception .......................................... 152
Bon de retour..........................................50, 154
Bons de livraison ............................................93
Bons de retour ...............................................95
Bons d'entrée........................................191, 192
C
Civilités ....................................................... 222
Clients........... 43, 70, 72, 112, 116, 117, 175, 187
Code activation ..............................................10
Code NAF .................................................... 229
Code postal.................................................. 226
Codes Postaux.............................................. 226
Commande ....................................................44
Commandes............................................91, 150
Commercial ................................................. 119
Commerciaux........................................119, 122
Configuration requise ........................................7
Contacts...................................................... 223
Convention utilisation EBP .................................3
Création de dossier ................................... 28, 81
D
Demandes de prix......................................... 148
Démonstration .................................................9
Départements .............................................. 227
Devis ................33, 34, 40, 42, 47, 56, 60, 64, 89
Dossier..........................................................81
Dupliquer un document ..........................104, 163
E
Échéances .....................................................73
Échéancier ........................73, 125, 131, 135, 178
Eco-contribution .............................................69
Editeur de filtres.............................................22
E-mail ................................................41, 61, 63
Export art L 215-3 ........................................ 275
F
Facture..........................................................57
Facture d'achat ............................................ 156
Factures ............................ 40, 47, 56, 60, 64, 97
Famille commerciaux .................................... 122
Familles articles............................................ 186
Familles clients......................................116, 175
Familles prospects .................................116, 175
Filtre automatique ..........................................22
Filtres ...........................................................22
Fournisseurs .........................................171, 176
G
Glossaire ..................................................... 287
H
Historique.................................................... 214
Historique Clients/Articles................. 70, 117, 187
Historique Clients/Prospects.............. 70, 117, 187
Historique du document ..................................67
Historique fournisseurs/articles ...................... 176
I
Import de données ....................................... 271
Import paramétrable..................................... 269
Impression ...... 129, 144, 182, 200, 215, 233, 263
Impressions .............................40, 47, 56, 60, 64
Installation ......................................................8
Introduction.....................................................1
Inventaire.................................................... 193
J
Journal des événements ...........................79, 281
L
Liste déroulante..............................................15
Liste des documents d'achat .......................... 146
Liste des documents de ventes.........................87
Livrer une commande ................................... 205
Localisation.................................................. 231
M
Modes de règlement...................................... 142
Mot de passe utilisateur................................. 262
Mouvements de stock.................................... 198
Moyens de paiement..............................141, 142
N
Notes ............................................................26
Nous contacter ............................................. 286
O
Objectifs...................................................... 122
Options .........................................................29
P
Paliers......................................................... 122
Pays............................................................ 228
Présentation ....................................................5
Prospects................................. 43, 112, 116, 175
Proxy FTP .................................................... 283
Proxy HTTP.................................................. 283
R
Règlement.....................................................72
Règlements clients..........................................72
Regrouper des documents ...37, 53, 105, 164, 202,
208
Relancer .................................................. 42, 73
Relances.................................................. 42, 73
Restauration de dossier ............................78, 266
S
Sauvegarde .................................... 77, 264, 265
Sauvegarde en ligne ..............................268, 283
Sauvegarde rapide...................................77, 264
Secteurs géographiques ................................ 230
Statistiques....................................114, 173, 189
Stock ...................................................191, 192
Supprimer .....................................108, 167, 278
Supprimer un document.........................108, 167
Supprimer un dossier .................................... 278
T
Taux de TVA ................................................ 217
Territorialité................................................. 220
Textes enrichis ...............................................16
Transférer un document ........ 35, 51, 58, 109, 168
Transfert comptable......................... 76, 213, 214
Types de TVA............................................... 219
U
Unités ......................................................... 232
V
Ventes ..........................................................87
Vues .............................................................23
EBP_Paye_PRO_Open_Line
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Félicitations ! ........................................................................................................................................3
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP........................................................................5
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ....................................................................................5
Article 1. Préambule .........................................................................................................................5
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) .......................................5
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................5
Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................5
Article 5. Sauvegarde des données.....................................................................................................5
Article 6. Limitation de garantie .........................................................................................................5
Article 7. Limitations de responsabilité................................................................................................6
Article 8. Dispositions finales .............................................................................................................6
B. Contrat de services EBP...................................................................................................................6
Article 1. Objet du contrat.................................................................................................................6
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation............................................................................6
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ...........................................................................7
Article 4. Accès aux services..............................................................................................................7
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support.......................................................................7
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance ..............................................................7
Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................8
Article 8. Obligations du client ...........................................................................................................8
Article 9. Limites de responsabilité .....................................................................................................8
Article 10. Loi et attributions de compétences......................................................................................8
C. Mode locatif ...................................................................................................................................9
MISE EN ROUTE ..................................................................................................................................11
Configuration minimale requise ..........................................................................................................11
Installation.......................................................................................................................................11
Le dossier de démonstration ..............................................................................................................11
Activation du logiciel .........................................................................................................................11
Comment obtenir le code d'activation ?.............................................................................................11
Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................12
INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................13
Interface..........................................................................................................................................13
Présentation du volet de navigation.....................................................................................................13
Détail des menus et fonctions associées............................................................................................13
Les Actions ......................................................................................................................................14
LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14
Les champs de saisie......................................................................................................................14
Liste déroulante .............................................................................................................................14
La barre d'outils des textes enrichis..................................................................................................15
Barres d'outils du corps des documents ............................................................................................16
Menu contextuel du corps des documents .........................................................................................16
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION............................................................................................17
La fenêtre principale de navigation...................................................................................................17
Menu contextuel des colonnes .........................................................................................................18
Export à partir de la fenêtre principale de navigation..........................................................................18
Les filtres......................................................................................................................................19
Les vues .......................................................................................................................................19
GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................21
Gestion d'une fiche.........................................................................................................................21
Notes ...........................................................................................................................................22
COMMENT FAIRE...?.............................................................................................................................23
COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................23
Interface.......................................................................................................................................23
Comment commencer ? ..................................................................................................................23
Options à remplir dès maintenant ....................................................................................................23
Les données de base ......................................................................................................................24
Comment créer les données principales ............................................................................................24
Tout est prêt .................................................................................................................................25
TRAVAILLER.....................................................................................................................................25
Comment créer un établissement ? ..................................................................................................25
Comment créer un salarié ?.............................................................................................................25
Comment préparer un bulletin ?.......................................................................................................25
Comment créer une rubrique ? ........................................................................................................26
Comment créer une variable ? .........................................................................................................26
Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?...............................................................26
Comment effectuer une clôture mensuelle ? ......................................................................................26
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?...................................................................................26
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
Comment effectuer une clôture annuelle ?.........................................................................................27
Comment effectuer une déclôture annuelle ? .....................................................................................27
Comment saisir une absence ?.........................................................................................................27
La DUCS .......................................................................................................................................27
Comment transférer les écritures en comptabilité ? ............................................................................28
Comment imprimer ?......................................................................................................................29
DIVERS ...........................................................................................................................................29
Comment sauvegarder ? .................................................................................................................29
Comment restaurer ?......................................................................................................................29
Comment créer et gérer ROL ?.........................................................................................................29
DETAIL DES FONCTIONNALITES............................................................................................................33
FICHIER ..........................................................................................................................................33
Nouveau dossier ............................................................................................................................33
Créer un nouveau raccourci.............................................................................................................33
Ouvrir un dossier ...........................................................................................................................34
Fermer un dossier ..........................................................................................................................35
Quitter l'application ........................................................................................................................35
FAVORIS..........................................................................................................................................35
Favoris .........................................................................................................................................35
AFFICHAGE ......................................................................................................................................36
Tableau de bord.............................................................................................................................36
SALARIÉS ........................................................................................................................................37
Salariés- Démarrer une tâche ..........................................................................................................37
SALARIÉS .....................................................................................................................................38
ADMINISTRATIF.............................................................................................................................40
CONGÉS ET ABSENCES...................................................................................................................42
Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................43
BULLETINS.......................................................................................................................................43
Bulletins- Démarrer une tâche .........................................................................................................43
BULLETINS....................................................................................................................................44
VARIABLES ...................................................................................................................................47
INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE.........................................................................................49
Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................51
ÉTABLISSEMENTS.............................................................................................................................51
Établissements - Démarrer une tâche ...............................................................................................51
ETABLISSEMENTS ..........................................................................................................................52
TAUX AT .......................................................................................................................................59
TAUX TRANSPORTS........................................................................................................................61
PLANNINGS...................................................................................................................................61
ORGANISMES ................................................................................................................................62
CONTRAT DE PREVOYANCE .............................................................................................................63
Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................64
OPÉRATIONS....................................................................................................................................65
Opérations- Démarrer une tâche......................................................................................................65
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE......................................................................................................65
TRANSFERT EN COMPTABILITE ........................................................................................................66
REGLEMENTS ................................................................................................................................67
DUCS ...........................................................................................................................................69
Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................75
PARAMETRES DE PAYE ......................................................................................................................75
Paramètres de paye - Démarrer une tâche ........................................................................................75
CONSTANTES ................................................................................................................................76
VARIABLES ...................................................................................................................................77
RUBRIQUES...................................................................................................................................78
TABLES DE CALCUL........................................................................................................................83
NATURES DE RUBRIQUE .................................................................................................................84
FONCTIONS...................................................................................................................................85
CUMULS........................................................................................................................................86
Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................89
PARAMETRES ...................................................................................................................................89
Paramètres - Démarrer une tâche ....................................................................................................89
Fiche Banques ...............................................................................................................................90
PCG - Plan Comptable Général.........................................................................................................92
PUBLICATION REPORTS ON LINE .....................................................................................................92
CHAMPS SALARIES.........................................................................................................................95
DIVERS....................................................................................................................................... 106
SOCIETE..................................................................................................................................... 110
Champs personnalisés .................................................................................................................. 115
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 116
OUTILS.......................................................................................................................................... 117
Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 117
Sauvegarde................................................................................................................................. 117
Restauration................................................................................................................................ 119
Historique de sauvegarde.............................................................................................................. 121
Sauvegarde en ligne..................................................................................................................... 121
Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 121
Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 122
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 122
Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 122
Mettre à jour le paramétrage......................................................................................................... 122
Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 123
Journal des événements................................................................................................................ 124
Supprimer un dossier ................................................................................................................... 124
Archivage.................................................................................................................................... 125
Import paramétrable .................................................................................................................... 126
Import des salariés issus de EBP Paye V16...................................................................................... 126
OPTIONS .................................................................................................................................... 127
INFORMATIONS SOCIETÉ ................................................................................................................... 129
Assistance technique....................................................................................................................... 129
Nous contacter ............................................................................................................................... 129
Glossaire .......................................................................................................................................... 131
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP.................................................................... 133
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 133
Article 1. Préambule ..................................................................................................................... 133
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) ................................... 133
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP.......................................................................... 133
Article 4. Assistance de proximité sur le site .................................................................................... 133
Article 5. Sauvegarde des données................................................................................................. 133
Article 6. Limitation de garantie ..................................................................................................... 133
Article 7. Limitations de responsabilité............................................................................................ 134
Article 8. Dispositions finales ......................................................................................................... 134
B. Contrat de services EBP............................................................................................................... 134
Article 1. Objet du contrat............................................................................................................. 134
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation........................................................................ 134
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ....................................................................... 135
Article 4. Accès aux services.......................................................................................................... 135
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support................................................................... 135
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance .......................................................... 135
Article 7. Interventions sur les fichiers ............................................................................................ 136
Article 8. Obligations du client ....................................................................................................... 136
Article 9. Limites de responsabilité ................................................................................................. 136
Article 10. Loi et attributions de compétences.................................................................................. 136
C. Mode locatif ............................................................................................................................... 137
MISE EN ROUTE ................................................................................................................................ 139
Configuration minimale requise ........................................................................................................ 139
Installation..................................................................................................................................... 139
Le dossier de démonstration ............................................................................................................ 139
Activation du logiciel ....................................................................................................................... 139
Comment obtenir le code d'activation ?........................................................................................... 139
Introduction du code d'activation manuellement .............................................................................. 140
INFORMATIONS GÉNÉRALES............................................................................................................... 141
Interface........................................................................................................................................ 141
Présentation du volet de navigation................................................................................................... 141
Détail des menus et fonctions associées.......................................................................................... 141
Les Actions .................................................................................................................................... 142
LES MASQUES DE SAISIE ................................................................................................................ 142
Les champs de saisie.................................................................................................................... 142
Liste déroulante ........................................................................................................................... 142
La barre d'outils des textes enrichis................................................................................................ 143
Barres d'outils du corps des documents .......................................................................................... 144
Menu contextuel du corps des documents ....................................................................................... 144
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION.......................................................................................... 145
La fenêtre principale de navigation................................................................................................. 145
Menu contextuel des colonnes ....................................................................................................... 146
Export à partir de la fenêtre principale de navigation........................................................................ 146
Les filtres.................................................................................................................................... 147
Les vues ..................................................................................................................................... 147
GESTION D'UNE FICHE.................................................................................................................... 149
Gestion d'une fiche....................................................................................................................... 149
Notes ......................................................................................................................................... 150
COMMENT FAIRE...?........................................................................................................................... 151
COMMENT COMMENCER ? ................................................................................................................ 151
Interface..................................................................................................................................... 151
Comment commencer ? ................................................................................................................ 151
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
Options à remplir dès maintenant .................................................................................................. 151
Les données de base .................................................................................................................... 152
Comment créer les données principales .......................................................................................... 152
Tout est prêt ............................................................................................................................... 153
TRAVAILLER................................................................................................................................... 153
Comment créer un établissement ? ................................................................................................ 153
Comment créer un salarié ?........................................................................................................... 153
Comment préparer un bulletin ?..................................................................................................... 153
Comment créer une rubrique ? ...................................................................................................... 154
Comment créer une variable ? ....................................................................................................... 154
Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?............................................................. 154
Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 154
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 154
Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 155
Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 155
Comment saisir une absence ?....................................................................................................... 155
La DUCS ..................................................................................................................................... 155
Comment transférer les écritures en comptabilité ? .......................................................................... 156
Comment imprimer ?.................................................................................................................... 157
DIVERS ......................................................................................................................................... 157
Comment sauvegarder ? ............................................................................................................... 157
Comment restaurer ?.................................................................................................................... 157
Comment créer et gérer ROL ?....................................................................................................... 157
DETAIL DES FONCTIONNALITES.......................................................................................................... 161
FICHIER ........................................................................................................................................ 161
Nouveau dossier .......................................................................................................................... 161
Créer un nouveau raccourci........................................................................................................... 161
Ouvrir un dossier ......................................................................................................................... 162
Fermer un dossier ........................................................................................................................ 163
Quitter l'application ...................................................................................................................... 163
FAVORIS........................................................................................................................................ 163
Favoris ....................................................................................................................................... 163
AFFICHAGE .................................................................................................................................... 164
Tableau de bord........................................................................................................................... 164
SALARIÉS ...................................................................................................................................... 165
Salariés- Démarrer une tâche ........................................................................................................ 165
SALARIÉS ................................................................................................................................... 166
ADMINISTRATIF........................................................................................................................... 168
CONGÉS ET ABSENCES................................................................................................................. 170
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 171
BULLETINS..................................................................................................................................... 171
Bulletins- Démarrer une tâche ....................................................................................................... 171
BULLETINS.................................................................................................................................. 172
VARIABLES ................................................................................................................................. 175
INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE....................................................................................... 177
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 179
ÉTABLISSEMENTS........................................................................................................................... 179
Établissements - Démarrer une tâche ............................................................................................. 179
ETABLISSEMENTS ........................................................................................................................ 180
TAUX AT ..................................................................................................................................... 187
TAUX TRANSPORTS...................................................................................................................... 189
PLANNINGS................................................................................................................................. 189
ORGANISMES .............................................................................................................................. 190
CONTRAT DE PREVOYANCE ........................................................................................................... 191
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 192
OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 193
Opérations- Démarrer une tâche.................................................................................................... 193
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE.................................................................................................... 193
TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 194
REGLEMENTS .............................................................................................................................. 195
DUCS ......................................................................................................................................... 197
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 203
PARAMETRES DE PAYE .................................................................................................................... 203
Paramètres de paye - Démarrer une tâche ...................................................................................... 203
CONSTANTES .............................................................................................................................. 204
VARIABLES ................................................................................................................................. 205
RUBRIQUES................................................................................................................................. 206
TABLES DE CALCUL...................................................................................................................... 211
NATURES DE RUBRIQUE ............................................................................................................... 212
FONCTIONS................................................................................................................................. 213
CUMULS...................................................................................................................................... 214
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 217
PARAMETRES ................................................................................................................................. 217
Paramètres - Démarrer une tâche .................................................................................................. 217
Fiche Banques ............................................................................................................................. 218
PCG - Plan Comptable Général....................................................................................................... 220
PUBLICATION REPORTS ON LINE ................................................................................................... 220
CHAMPS SALARIES....................................................................................................................... 223
DIVERS....................................................................................................................................... 234
SOCIETE..................................................................................................................................... 238
Champs personnalisés .................................................................................................................. 243
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 244
OUTILS.......................................................................................................................................... 245
Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 245
Sauvegarde................................................................................................................................. 245
Restauration................................................................................................................................ 247
Historique de sauvegarde.............................................................................................................. 249
Sauvegarde en ligne..................................................................................................................... 249
Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 249
Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 250
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 250
Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 250
Mettre à jour le paramétrage......................................................................................................... 250
Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 251
Journal des événements................................................................................................................ 252
Supprimer un dossier ................................................................................................................... 252
Archivage.................................................................................................................................... 253
Import paramétrable .................................................................................................................... 254
Import des salariés issus de EBP Paye V16...................................................................................... 254
OPTIONS .................................................................................................................................... 255
INFORMATIONS SOCIETÉ ................................................................................................................... 257
Assistance technique....................................................................................................................... 257
Nous contacter ............................................................................................................................... 257
Glossaire .......................................................................................................................................... 259
Index ............................................................................................................................................... 261
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye Open Line PRO, et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
3
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye Open Line PRO, et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
5
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail
habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels
est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes
les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
6
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne
seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres
abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par
EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La
nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les
niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site
http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les
Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les
modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une
prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document,
définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son
acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation
du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant
son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
Convention d'utilisation d'EBP
7
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent
contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent
contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client
ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours
calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec
accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du
présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure
de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour
quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de
plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie
en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période
sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le
poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être
utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non
parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel
») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe
et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours
fériés légaux de France Métropolitaine
o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées
par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des
nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par
courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site
www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au
regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux
annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte
ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL,
etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration
d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au
CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement
payé.
o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil
spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc.
Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par
EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le
client.
o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux
entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques,
etc.)
o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers
reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de
destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant
sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel
nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7.
EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de
résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
8
conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse
approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du
système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la
nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service
assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la
réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la
responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des
informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP
s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer
par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par
EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du
système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il
apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses
données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus»
ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur
les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec
le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui
peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à
l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le
fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même
sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté
technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce
faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site
en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être
rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les
logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il
devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à
jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou
immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT
pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités
insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et
toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées
par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement
ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP
ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Convention d'utilisation d'EBP
9
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier
1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité
des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se
réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et
automatiquement liées :
o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et
conditions décrites au paragraphe A
o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service «
Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au
plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette
date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement
que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
11
MISE EN ROUTE
Configuration minimale requise
Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) :
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP3
o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits,
o Windows 7 32 bits & 64 bits
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou
équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de
revendeurs.
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l’installation du logiciel.
Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 4.5
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 4.0
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SLQ Server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp".
Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé.
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
SQL Server Compact Edition 3.5 SP2 est également installé.
Ensuite, les éléments composant le logiciel sont installés.
Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel . Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez
utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP.
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser les fonctions du logiciel pendant 40 jours en version limitée : 4 mois de paye, clôture annuelle
impossible, la déclaration N4DS et le transfert comptable limité à 3 salariés.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 salariés maximum, les impressions
porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir
votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
12
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
• La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
• Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
• La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
• Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
13
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de
fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien :
• Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
• Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
• Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
• Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
• Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
• Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
• Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
des menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Salariés : Démarrer une tâche, Salariés, Documents administratifs, Modèles de documents,Saisie des congés
et absences, Types d'absences, Interrogation des données de paye, Impressions ;
Bulletins : Démarrer une tâche, Bulletins, Profils, Préparation des bulletins, Calcul des bulletins, Salariés,
Documents administratifs, Saisie des variables, Grille de saisie, Saisie des congés et absences, Interrogation
des données de paye, Impressions;
Etablissements : Démarrer une tâche, Etablissements, Taux AT, Taux transport, Planning, Organismes,
Contrat de prévoyance, Documents administratifs, Modèles de documents, Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Transfert en comptabilité, Communication Entreprise-Expert, Historique
des transferts comptables, Virements des salaires, Moyens de paiement, Impressions ;
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Paramètres de paye : Démarrer une tâche, Constantes taux, Constantes plafonds et smic, Variables à
saisir, Variables calculées, Grille de saisie, Rubriques de brut, Rubriques de cotisation, Rubriques de net,
Rubriques de commentaire, Rubriques intermédiaires, Natures de rubriques, Tables de calcul, Fonctions,
Cumuls alimentés, Cumuls calculés, Grilles de cumuls, Impressions ;
Paramètres : Démarrer une tâche, Banques, Plan comptable général, Régimes, Caisses, Thèmes, Type
d'Absences, Classeurs, Code risque, Civilités, Pays, Codes postaux, Départements, Moyens de paiement, Codes
Naf, Entreprise, Préférences graphiques utilisateurs, Préférences utilisateurs, Préférences comptables,
Préférences de transfert, Général, Synchronisation, Utilisateurs, Groupes d'utilisateurs;
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en
icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions
associées de chaque menu.
Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
• Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
• Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
• Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
• Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
• Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
• Les champs inaccessibles sont grisés.
Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Profil salarié" dans la fiche salarié, onglet Paye
- Champ "Pays" dans les parties Adresses...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
INFORMATIONS GÉNÉRALES
15
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un service dans la fiche salarié
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs rubriques dans le corps du bulletin
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existantes en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes
les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
16
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Réinitialiser le style
Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
Barres d'outils du corps des documents
Menu contextuel du corps des documents
Dans le corps d'un bulletin, vous disposez d'une barre d'outils d'un menu contextuel (clic droit) avec de
nombreuses fonctions :
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
17
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Voir rubrique
Ce bouton permet d'accéder directement à la rubrique sélectionnée.
Afficher le complément
Ce bouton permet d'afficher les compléments de lignes définis dans les formules de vos rubriques.
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (saisie pratique...), vous devez :
- soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à
créer),
- soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter.
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,
la liste ouverte : Imprimer la liste.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
18
Déplier tout ou Replier tout
Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'en-tête des colonnes, des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez
la possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez, sur au moins une colonne de la liste, en
cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier dans un ordre croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'en-tête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au-dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
INFORMATIONS GÉNÉRALES
19
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/Paye/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire
précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
• Exporter la sélection consiste à exporter uniquement les lignes, de la fenêtre principale de navigation,
sélectionnées.
• Exporter Tout consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou non dans la vue.
Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Présentation de l’éditeur
L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées
Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code
utilisateur et code Groupe.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
20
Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter.
Une boite s’affiche alors pour affecter le vue :
• A tous les utilisateurs
• un utilisateur précis
• un groupe précis
Actions disponibles
Les actions disponibles sont :
o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement
dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée
précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue
Les vues système ne sont pas supprimables
o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe
ci-dessous éditeur de requêtes).
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la
vue "système" puis lui donner un autre nom.
o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs
et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé.
o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut"
Vous pouvez également importer ou exporter une vue.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès
que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte
dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot
système sera automatiquement créée.
Vues multi-utilisateurs
Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier.
Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue.
Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur.
Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes.
Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs.
Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et
tableau de bord
Editeur de requêtes
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment
renommée.
d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en
"Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
INFORMATIONS GÉNÉRALES
21
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
Sauvegarde d'une fiche
Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Sauvegarder et Nouveau
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Sauvegarder et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une "info bulle" le nom de
l'imprimante et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - Annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Désactiver le Annuler/Refaire
Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire.
Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
22
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
Actions -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Salarié a pour actions associées : Ajouter un nouveau contrat, Nouvelle entrée...
Un Bulletin a pour actions associées : Voir salarié, Créer un profil, Valider...
Vues - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vues - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre, vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
23
COMMENT FAIRE...?
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de
fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien :
• Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
• Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
• Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
• Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
• Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
• Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
• Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Sociétés.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Préférences graphique utilisateurs : Permet de déterminer le thème des rubriques.
Préférences utilisateurs : Permet de définir les contrôles de la fiche salarié, les avertissements liés au
calcul du bulletin, les règles de saisie des absences.
Préférences comptables : Permet de définir le paramètrage des comptes comptables.
Préférences de transfert : Permet de déterminer les libellés des écritures comptables, le détail des
écritures.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
24
Les données de base
Un certain nombre de données peut être crée au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches Salariés :
• Les natures d'emplois,
• Les conventions collectives,
• Les Codes emplois (PCS-ESE)
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
• Les civilités,
• Les codes postaux,
• Les départements,
• Les pays,
• Les codes NAF.
Comment créer les données principales
Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos établissements, de vos
salariés et de vos bulletins.
Création d'un établissement
Vous pouvez accéder à la liste des établissements depuis le menu Etablissements - Etablissements
La liste des établissements répertorie l'ensemble des établissements existants sur le dossier.
Elle permet, entre autres, d'identifier la période de paye, d'effectuer une clôture ou déclôture périodique grâce
aux tâches Clôture périodique et Déclôture périodique.
Pour créer un établissement, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter".
Création d'un salarié
Vous pouvez accéder à la liste des salariés depuis le menu Salariés - Salariés.
La liste des salariés répertorie l'ensemble des salariés existants sur le dossier.
Si vous avez plusieurs établissements pour le dossier, la liste des salariés sera triée tout d'abord par
établissement.
Pour créer un salarié, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" ou bien
encore la tâche Assistant de création d'un salarié.
Remplissez alors les champs de paramétrage, comme la date d'entrée dans l'entreprise, le profil, le salaire,
l'état civil, les informations relatives au contrat de travail.....
Le choix de l'établissement est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier l'établissement dès que le
salarié aura été enregistré.
Création d'un bulletin
Vous pouvez accéder à la préparation des bulletins depuis les menus Salariés - Salariés grâce aux tâches :
• Préparer le bulletin à partir du profil salariés,
• Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent,
• Préparer le bulletin sans profil.
Vous pouvez modifier ou consulter les bulletins préparés depuis les menus Bulletins - Bulletins - Bulletins.
La liste des bulletins est découpée par plusieurs onglets :
• en cours : indique tous les bulletins en cours en état brouillon,
• par exercice : indique tous les bulletins de l'exercice en état brouillon et validé,
• tous : indique tous bulletins de tous les exercices en état brouillon et validé.
La liste des bulletins permet, entre autres d'effectuer une validation ou dévalidation des bulletins grâce aux
tâches Valider et Dévalider.
COMMENT FAIRE...?
25
Tout est prêt
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
• Comment créer un établissement ?
• Comment créer un salarié ?
• Comment créer un bulletin ?
• Comment créer une rubrique ?
• Comment créer une variable ?
• Comment mettre à jour les taux et les plafonds ?
• Comment effectuer une clôture mensuelle ?
• Comment effectuer une déclôture mensuelle ?
• Comment effectuer une clôture annuelle ?
• Comment effectuer une déclôture annuelle ?
• Comment saisir une absence ?
• Comment effectuer un transfert comptable ?
• Comment générer un fichier de virement ?
• Comment imprimer ?
• Comment sauvegarder ?
• Comment restaurer ?
TRAVAILLER
Comment créer un établissement ?
Vous pouvez créer un nouvel établissement dans le menu Etablissement - Etablissements.
Pour créer un établissement, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche établissement, saisissez les informations obligatoires.
Comment créer un salarié ?
Vous pouvez créer un nouveau salarié dans le menu Salarié - Salarié.
Pour créer un salarié, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche salarié, saisissez les informations obligatoires.
Comment préparer un bulletin ?
Pour créer un bulletin, il faut au minimum avoir créer un établissement, et un salarié. Il est ensuite possible de
créer des bulletins de manière individualisée par le menu Salariés - Salariés , ou en masse par le menu
Bulletins- Préparations des bulletins.
Vous pouvez créer ainsi un bulletin :
- soit sans profil, par le bouton Créer un bulletin sans profil, accessible dans la fiche salarié ou dans la barre
des tâches de la liste des salariés,
- soit à partir du profil employé, par la tâche Préparer un bulletin à partir du profil employé accessible par
la liste des salariés ou bien directement sur le bulletin,
- soit à partir du bulletin précédent, lorsque le salarié en possède au moins un, par la tâche Préparer un
bulletin à partir du bulletin précédent accessible dans la liste des salariés ou directement sur le bulletin.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
26
Enfin il est possible d'accéder aux mêmes options avec la préparation en masse des bulletins.
Le bulletin est d'abord créer à l'état Brouillon. Il faut nécessairement le calculer avant de l'enregistrer.
Il est impossible d'avoir deux bulletins brouillons pour le même salarié, pour créer un second bulletin il faut
d'abord valider le premier bulletin par l'action Valider ou par l'intermédiaire de la clôture périodique.
Comment créer une rubrique ?
Vous pouvez créer une nouvelle rubrique dans le menu Paramètres de paye - Rubriques.
Pour créer une variable, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche Rubrique, saisissez les informations obligatoires.
Comment créer une variable ?
Vous pouvez créer une nouvelle variable dans le menu Paramètres de paye - Variables.
Pour créer une variable, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche Variable, saisissez les informations obligatoires.
Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?
Certains taux ou plafonds peuvent évoluer en début ou en cours d'année. Le paramétrage des constantes
permet de mettre à jour, par anticipation et sans supprimer les anciennes valeurs, vos constantes et vos taux
en définissant la période d'entrée en vigueur de la nouvelle valeur. La nouvelle valeur ne sera alors prise en
compte, pour le calcul de vos bulletins, qu' à partir de la période indiquée. Pour cela, rendez vous sur les fiches
constantes.
La déclôture annuelle supprimera les modifications faites après la dernière clôture annuelle.
Comment effectuer une clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période
courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période.
Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une
clôture annuelle.
La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique,
- soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?
La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment
clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de
COMMENT FAIRE...?
27
l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période
courante.
La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique,
- soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique.
Comment effectuer une clôture annuelle ?
La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice
social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de
l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF.
La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez :
- soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Comment effectuer une déclôture annuelle ?
La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social
clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications
effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la
raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable.
La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant.
La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle.
Comment saisir une absence ?
Avant de saisir une absence ou des congés payés, pensez à vérifier le mode de décompte des absences dans
les calendriers d'absences du menu Paramètres - Liste de valeurs- Absences ou bien dans la fiche salarié-
Onglet Congés payés/DIF, ainsi que le planning du salarié disponible dans la fiche du salarié.
Il est ensuite possible de saisir une absence de manière individualisée par l'onglet Congés Payés/Absences
du bulletin.
La DUCS
Grâce au logiciel EBP Paye Open Line vous pourrez effectuer vos DUCS chaque mois ou chaque trimestre et
ainsi déclarer et payer par échanges de données informatisés (EDI) à l’aide de votre logiciel de paye. C’est la
transmission des déclarations de cotisations sociales au format électronique (DUCS-EDI) par transfert de
fichier, généré par votre application de paye.
La DUCS-EDI ne se substitue pas à la déclaration annuelle de données sociales (DADS).
Votre logiciel est aujourd’hui conforme aux normes DUCS-EDI Coplat, version 4.2. Il ne vous reste plus qu’à
vous inscrire à l'aide du kit d'adhésion téléchargeable sur le site Net-entreprises.
Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version Classic.
Pour utiliser la fonction EDI, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter
votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Que signifie DUCS ?
La DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales) regroupe les déclarations périodiques. Elle vous permet de
déclarer, sous une forme unifiée, les cotisations sociales obligatoires :
• Urssaf et Pôle emploi,
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
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• Retraite complémentaire Agirc-Arrco et prévoyance.
La DUCS MSA n’est gérée ni en état préparatoire, ni en déclaration.
Qui peut déclarer ?
Tous les employeurs ainsi que les tiers déclarants (experts-comptables, associations et centres de gestion
agréés...).
Quand ?
Aux échéances réglementaires.
Quels sont les avantages pour l'entreprise ?
• Simple : une gestion sans papier,
• Souple : La possibilité d’anticiper l’envoi des déclarations et de les modifier jusqu’à la date
d’exigibilité,
• Fiable : La réception d’un certificat d’enregistrement constitue la preuve des envois.
Le logiciel EBP Open Line version Pro vous propose :
Un état préparatoire pour les caisses suivantes :
• URSSAF,
• IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle)
Une DUCS EDI agréée pour les organismes suivants :
• URSSAF,
• IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle)
Comment paramétrer la DUCS ?
• Paramétrage de la DUCS IRC/IP
• Paramétrage de la DUCS URSSAF
Comment préparer la DUCS ?
• Comment préparer une DUCS ?
• Comment préparer une DUCS néant ?
• Comment préparer une DUCS annuelle IRC/IP ?
Où déposer les déclarations DUCS ?
• Où déposer les déclarations DUCS ?
Comment imprimer un état préparatoire DUCS ?
• Comment imprimer un état préparatoire DUCS ?
Comment transférer les écritures en comptabilité ?
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le logiciel EBP Comptabilité Open Line.
Ces écritures concernent :
- les éléments du bulletin (charges sociales salariales et patronales, rémunération du personnel...),
- les règlements.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures dans les préférences de transfert,
Les comptes comptables des salariés, dans les préférences comptables ou bien dans la fiche salarié,
Les comptes de charges et de tiers des différents organismes,
Les comptes de charges des rubriques de brut et de net.
COMMENT FAIRE...?
29
Vous pouvez réaliser un transfert comptable de type Open line ou par l'intermédiaire de ComExpert tous deux
accessibles par le menu Opération - Transfert en Comptabilité.
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
Comment imprimer ?
Une impression peut être lancée de plusieurs façons :
A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre
d'outils.
A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres.
A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré.
Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles
d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus).
Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer. Vous pouvez imprimer entre autres :
- un salarié
- un bulletin
- un établissement
- l'état des charges
- l'état des absences
- un organisme
- un régime
- le journal des événements
- l'interrogation des données de paye
- le transfert comptable ....
Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles.
DIVERS
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre
dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données,
et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner
les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde
rapide.
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque
dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner
le dossier à restaurer et lancer la procédure.
Comment créer et gérer ROL ?
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de
votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de
consultation.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
30
Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez
les diffuser, et la fréquence de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir donc :
o Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.
o Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents
sur l’espace de publication ROL (site web).
o
Des droits utilisateurs sont à votre disposition :
Publication dans ROL : droits sur la fiche publication
Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte
Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL
La mise en place des publications
Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre
d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :
1. La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne
ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents
2. La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet
Comptes
3. La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous
n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications,
une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement.
Manuellement
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de
déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.
Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.
Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour
automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié
vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur
et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors
d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et
ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de
miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous
permettre de le télécharger.
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications.
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures
les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30
minutes après l’ouverture de votre dossier.
COMMENT FAIRE...?
31
La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web
(Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour
consulter les documents sur votre site ROL.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à
son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier
différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière
diffusion, description de la publication.
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.
L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte).
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :
1. Voir tous les documents diffusés
2. Voir les comptes
3. Supprimer les publications
4. Supprimer des documents
33
DETAIL DES FONCTIONNALITES
FICHIER
Nouveau dossier
Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier.
Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant.
Ces étapes consistent à :
Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
Si vous possédez une version Gestion commerciale Pro et Comptabilité Pro ou CRM PRO, vous avez la
possibilité de créer un dossier avec liaison entre les applications :
• Gestion commerciale PRO + Comptabilité PRO + CRM PRO + Paye PRO
De même, si vous possédez une version Immobilisation PRO, ...
Cliquer ici pour avoir un graphique récapitulatif des liaisons possibles.
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
Saisir le nom du dossier,
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir les autres informations,
Saisir les informations administratives, les paramètres de l'exercice social, les informations de paye, les
organismes, les informations de congés payés.
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression.
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir
les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de
saisir et de renseigner les autres options.
Créer un nouveau raccourci
Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
34
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création d'un raccourci.
• La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;
Vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur
l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
• indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ;
• Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour
créer le raccourci.
• Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.
Ouvrir un dossier
Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le
raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la
fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
35
Fermer un dossier
Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous
aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
Quitter l'application
Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification, lorsque vous demandez la fermeture de l'application,
vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
FAVORIS
Favoris
Accès : Favoris
Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Ajouter un favori
Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation
+ clic droit et cliquer sur "Ajouter aux favoris"
Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris.
Aller dans le menu Bulletins + Préparation des bulletins, faire clic droit puis "Ajouter aux favoris".
Dans la volet Favoris, vous retrouvez "Préparation des bulletins".
Gestion des Favoris
Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer.
Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers.
Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit + Ajouter un dossier.
Par défaut, le libellé est "Nouveau dossier".
Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance.
Le nombre de dossier est illimité.
Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier.
Chaque dossier et action peuvent être renommer.
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Propriétés.
Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action.
Le bouton réinitialiser permet de retrouver le libellé d'origine :
- pour les dossiers : Nouveau dossier
- pour les actions : Nom de l'action d'origine
Chaque dossier ou action peuvent être déplacer. Ceci à l'aide des boutons Monter/Descendre (clic droit +
Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser.
A l'aide de la touche shift, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit
+ Remonter d'un niveau)
2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers : "sélectionner
l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau".
Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des
utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.
Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
36
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Enlever des Favoris.
Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre.
Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration.
Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données.
AFFICHAGE
Tableau de bord
Accès : Affichage - Tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier si l'option "ne plus afficher" n'est pas
sélectionnée.
Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du tableau de bord.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
la répartition des salariés,
la répartition des effectifs,
les congés payés,
les absences.
Vous avez la possibilité de créer votre propre tableau de bord.
Création d'un tableau de bord
Pour Créer un tableau de bord, vous devez cliquer sur le bouton "Editer" disponible dans la barre d'outils de la
page "Tableau de bord".
Il est possible de créer un Tableau de bord depuis un tableau existant (système) (Bouton "Nouveau") ou créer
un tableau de bord vide (Bouton "Nouveau Vide").
Quelque soit le bouton sélectionné, vous devez ensuite renseigner le libellé de votre nouveau Tableau de bord.
Si le Libellé que vous avez saisi ne vous convient pas, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton
"Renommer".
Si vous souhaitez voir votre tableau de bord lors de l'affichage de la page tableau de bord, vous devez
sélectionner votre tableau et cliquer sur le bouton "Par défaut".
Un tableau de bord personnalisé peut à tout moment être supprimé. Pour cela, sélectionnez le tableau et
cliquez sur "Supprimer".
Les parties / informations
Dans un tableau de bord personnalisé, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des parties/informations.
L'ajout d'une partie s'effectue depuis le bouton "Ajouter" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau
de bord".
Les parties disponibles sont :
Répartition des salariés : Permet d'afficher la répartition hommes/ femmes. Plusieurs types de répartitions
possibles :
• Répartition des salariés par âge
• Répartition des salariés par sexe
Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Répartition des effectifs : Permet d'afficher la répartition par effectif selon différents critères. Plusieurs types
de répartitions possibles :
• Répartition des effectifs par statut professionnel
• Répartition des effectifs par type de contrat
• Répartition des effectifs par ancienneté
• Répartition des effectifs par établissement
DETAIL DES FONCTIONNALITES
37
Par défaut, l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Répartition des congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés pris chaque mois, pour
l'exercice en cours, pour l'ensemble des salariés. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher.
Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Répartition des absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour
l'exercice en cours. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher.
Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Sur chacune de ces parties, vous disposez de 3 boutons (en haut à droite) :
• Icône Rafraîchir : permet de mettre à jour les informations
• Editer : Permet de définir l'affichage des informations
• Supprimer (croix) : permet de supprimer la partie
Après chaque modification, ajout, n'oubliez pas de sauvegarder votre tableau de bord par le bouton
"Sauvegarder" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord" ou en cliquant sur le bandeau
jaune situé en dessous du titre de la page.
Personnalisation du tableau de bord
Le bouton "Personnaliser" ou clic droit depuis le Tableau de bord + "Afficher la fenêtre de
personnalisation" permet de définir les emplacements des différentes parties dans le tableau de bord.
C'est uniquement lorsque la fenêtre de Personnalisation est ouverte que vous pouvez déplacer les
différentes parties.
Pour déplacer une partie, vous devez sélectionner celle-ci puis la déplacer où vous le souhaitez.
Par un clic droit sur une partie dans le tableau de bord, vous disposez :
• Cacher la fenêtre de personnalisation
• Afficher le texte
• Cacher l'élément
• Regrouper
• Créer un élément Espace vide
• Contrainte de taille (redimension, verrou de la taille, largeur, hauteur...)
Si un groupe d'éléments (parties) a été créé, par un clic droit sur le groupe, vous disposez :
• Cacher la fenêtre de personnalisation
• Cacher l'élément
• Regrouper
• Créer un élément Espace vide
• Dégrouper le groupe
• Ajouter un onglet
Dans la fenêtre de personnalisation, 2 onglets sont présents :
• L'onglet "Eléments cachés" vous permet d'ajouter :
o un espace vide
o un séparateur vertical
o un séparateur horizontal
o les éléments que vous avez précédemment enlevés
• L'onglet "Arbre des éléments" contient les éléments présents dans le tableau de bord avec
arborescence des groupes, onglets...
SALARIÉS
Salariés- Démarrer une tâche
Accès : Salariés - Démarrer une tâche
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
38
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
• Salariés : permet de créer un nouveau salarié.
• Assistant de création salarié : permet d'accéder à l'assistant de création de salarié.
• Consulter les congés payés : permet d'accéder à la consultation des congés payés.
• Consulter les bulletins: permet d'accéder à la consultation des bulletins.
• Consulter les documents administratifs: permet d'accéder aux documents administratifs.
• Virements des salaires : permet d'accéder à la liste des virements des salaires.
SALARIÉS
Assistant de création de salarié
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de salarié.
Bienvenue...
...dans l'assistant de création de salarié.
Vous pouvez effectuer une sauvegarde du dossier avant de créer votre salarié.
Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Champs obligatoires à renseigner
Certains champs sont obligatoires pour lancer la création de votre salarié :
Matricule
Civilité
Prénom
Nom
Date d'entrée dans le contrat
Date d'entrée dans l'entreprise
Tous les autres champs de l'assistant sont facultatifs. Vous pourrez les renseigner en modifiant la fiche de votre
salarié.
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la création de votre salarié.
Liste des salariés
Accès : Salariés-Salariés
Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est
possible directement.
Elle affiche la liste des salariés par statut de présence.
Les onglets
Présent
Cet onglet permet d'afficher les salariés présents sur la période courante de l'établissement. Les champs
disponibles sont identiques à l'onglet Tous.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
39
Sortis
Cet onglet permet d'afficher les salariés sortis sur la période courante de l'établissement. Les champs
disponibles sont identiques à l'onglet Tous.
Absents
Cet onglet permet d'afficher les salariés absents sur la période courante de l'établissement. Les champs
disponibles sont identiques à l'onglet Tous.
Tous
Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des salariés de l'entreprise, indépendamment de leur statut de
présence. Elle précise ainsi le matricule du salarié, la civilité , le nom, le prénom, le numéro de sécurité sociale,
la date d'entrée dans le contrat ,le service, le profil, le statut du salarié et enfin si le salarié est En sommeil.
La liste est affichée selon un regroupement par établissement.
Les tâches disponibles à partir de la liste des salariés
Assistant de création d'un salarié : Cette tâche vous permet de créer, rapidement, un nouveau salarié à
l'aide d'un assistant.
Créer un nouveau document administratif : Cette tâche vous permet de créer un nouveau document
administratif (contrat de travail, certificat de travail....).
DUE : Cette tâche vous permet de créer la déclaration unique d'embauche.
Assistant de mise à jour des salariés : Cet assistant vous permet de mettre à jour rapidement les champs
de vos salariés. Vous disposez de plusieurs filtres afin d'affiner les salariés à mettre à jour.
Accéder aux bulletins:
A partir de la liste, vous pouvez accéder aux différents mode de préparation du bulletin.
Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du profil employé, il suffit de sélectionner un ou plusieurs
salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
• sélectionner Préparer le bulletin à partir du profil dans la barre des tâches ou par le menu
contextuel.
Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du bulletin précédent, il suffit de sélectionner un ou plusieurs
salariés dans la liste,ayant au moins un bulletin préparé, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
• sélectionner Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent dans la barre des tâches ou par le
menu contextuel.
Pour créer un bulletin sans profil, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir
l'une de ces possibilités ;
• sélectionner Créer un bulletin sans profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel.
Fiche salarié
Accès : Salariés - Salariés
La fiche salarié est accessible à partir de la liste des salariés.
La fiche salarié se compose d'un en-tête, d'actions et permet d'accéder à plusieurs onglets.
En-tête de la fiche salarié
Matricule :
Le matricule est unique.
Le champ accepte les caractères alphanumériques, mais ni les caractères spéciaux ni les espaces.
Le code est modifiable tant que la fiche salarié est en cours de création.
En revanche, si la fiche salarié a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable.
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Numérotation
automatique du matricule qui se trouve dans la fiche de l'établissement du salarié.
Ce code est limité à 7 caractères alphanumériques.
Civilité : Ce champ permet d'indiquer la civilité de votre salarié.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
40
Nom : Ce champ permet d'indiquer le nom de famille du salarié. Pour les femmes mariées, il convient
d'indiquer le nom d'usage.
N° SS : Ce champ permet d'indiquer le numéro de Sécurité sociale du salarié.
Si votre salarié dispose d'un n° de sécurité sociale provisoire, vous devez le renseigner dans l'onglet
Adresse de la fiche salarié.
Nom de naissance : Ce champ permet de renseigner le nom de naissance. Pour les femmes mariées, il
convient de renseigner le nom de jeune fille.
Prénom : Ce champ permet de renseigner le prénom du salarié.
Référence du contrat : Ce champ permet de renseigner la référence du contrat de travail. C'est un champ
de saisie libre, alphanumérique.
Photo : le bouton Charger ou un clic droit dans le cadre Photo vous permet d'insérer une photo ou image.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
Les actions
Créer un bulletin sans profil : Cette action vous permet de lancer la création d'un bulletin directement à
partir de la fiche salarié.
Les onglets
Adresse
L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées, l'état civil et la situation familiale du salarié.
Contrat
L'onglet Contrat permet de visualiser les informations relatives à l'entrée, l'emploi et la sortie du salarié.
Paye
L'onglet Paye permet de visualiser les informations relatives au salaire, au classement conventionnel, aux
exonérations URSSAF, aux tranches de cotisation, au régime de retraite, au profil.
Congés payés / DIF
L'onglet Congés payés/DIF permet de visualiser les informations relatives aux congés payés, au droit
individuel de formation (DIF) ainsi que le planning du salarié.
Prévoyance / Assurance
L'onglet Prévoyance / Assurance permet d'affilier les salariés aux différents contrats de prévoyance et / ou
d'assurance et / ou de mutuelle de l'entreprise.
Règlement
L'onglet Règlement permet de visualiser les informations bancaires et comptables du salarié.
Bulletins
L'onglet Bulletins permet de visualiser les bulletins réalisés, ainsi que les changements de situations du
salarié.
Déclarations
L'onglet Déclarations permet de visualiser les informations nécessaires aux différentes déclarations.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
ADMINISTRATIF
Liste des documents administratifs
Accès : Salariés - Administratif
La gestion de la liste des documents administratifs est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer un document administratif
DETAIL DES FONCTIONNALITES
41
Cette action vous permet de réaliser un nouveau document administratif pour un établissement ou un de vos
salariés.
Nouveau modèle de document administratif
Vous permet de créer un nouveau modèle de document administratif.
Assistant de création de documents administratifs
Accès : Salariés - Administratif ou action de la fiche salarié
Nous vous proposons un large choix de modèles de documents. Ces différents modèles sont classés par thème :
• Congés,
• Embauche CDD,
• Embauche CDI,
• Portabilité du droit individuel à la formation,
• Portabilité de la prévoyance,
• Sanctions,
• Sortie salarié,
• Autres documents.
Si le document que vous devez créer n'existe pas, vous avez la possibilité de créer vos propres modèles.
Sélection du modèle
Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document.
En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner.
Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
A la fin du traitement, le nouveau document s'ouvre automatiquement.
Document administratif
Classeur
Ce champ permet de sélectionner ou modifier le classeur initialement défini par l'assistant de création du
document, parmi une liste déroulante.
Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom de fichier
Ce champ permet de modifier le nom du fichier initialement paramétré par l'assistant de création de
documents.
Description
Ce champ vous permet de saisir ou modifier le libellé de votre document.
Corps du texte
Modifiez à souhait le corps du texte à l'aide de la barre d'outil disponible au dessus du texte. Certains champs
sont remplis automatiquement à l'aide des champs fusions. Un champ de fusion correspond à une donnée
provenant de la paye.
Modèle de document administratif
Accès : Salariés - Administratif - Modèles de documents administratifs
Pour créer un nouveau modèle de document administratif, sélectionnez au niveau du volet des tâches Nouveau
modèle de document administratif.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
42
La cible
Sélectionnez la cible de votre modèle de document. Plusieurs cibles disponibles :
• Salariés
• Etablissements
• Bulletins
Classeur
Indiquez le thème de votre document.
Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom
Saisissez le nom de votre document.
Le contenu du modèle
Réalisez votre document à l'aide de l'outil de traitement de texte.
Champs de fusion
Dans vos documents vous pouvez faire appel à des champs de fusion. Un champ de fusion correspond à une
donnée provenant de la paye.
Exemple
Salarie.Adresse1 sera remplacé par le champ adresse 1 de la fiche salarié.
Salarie.DateEntree sera remplacé par le champ date d'entrée de la fiche salarié.
CONGÉS ET ABSENCES
Type d'absences
Accès : Paramètres-Divers- Type d'absences
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez
ajouter.
Méthode de calcul: Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la méthode
de calcul utilisée pour le décompte des jours d'absences. Quatre méthodes sont disponibles, jours ouvrés, jours
ouvrables, jours calendaires et Heures réelles.
Nombre de jours pour le calcul de l'absence: Ce champ est nécessaire au calcul de l'indemnité
journalière moyenne en cas d'absence. Il est renseigné par défaut en fonction de la méthode choisie, à
l'exception de la méthode en heures réelles pour laquelle le champ sera alors grisé et non saisissable. Dans les
autres cas, la valeur est modifiable en saisissant manuellement une valeur ou à l'aide de la calculatrice
accessible par l'icône
DETAIL DES FONCTIONNALITES
43
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
BULLETINS
Bulletins- Démarrer une tâche
Accès : Bulletins - Démarrer une tâche
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
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Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
• Bulletins : permet d'accéder à la liste des bulletins.
• Saisie des variables : permet d'accéder à la grille de saisie des variables en vue de préparer les
bulletins en masse.
• Saisie des congés payés et absences : permet d'accéder au tableau de saisie des congés payés et
absences en masse.
• Calculer les bulletins : permet d'accéder au calcul des bulletins en masse.
• Virement des salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et
des acomptes.
• Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de
salaires et de règlements.
BULLETINS
BULLETINS
Liste des bulletins
Accès: Bulletins-Bulletins
La gestion de la liste des bulletins est commune à toutes les listes.
Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est
possible directement.
Elle affiche les bulletins préparés et permet d'accéder au calcul et la validation des bulletins.
La liste précise la date de paiement, le statut du bulletin (validé ou brouillon), le nom et le prénom du salarié, le
début et la fin de la période d'emploi du bulletin.
Les onglets
En cours
Cet onglet affiche tous les bulletins en état brouillon sur la période courante. La liste est affichée selon un
regroupement par établissement puis par période courante.
Exercice
Les onglets Exercices s'incrémentent au fur et à mesure des clôtures annuelles. Ils affichent tous les bulletins
préparés et validés sur cet exercice. La liste affiche également un regroupement par établissement puis par
période de paye.
Tous
Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des bulletins préparés, indépendamment de leur état, de l'exercice ou
encore de l'établissement.
Accéder au calcul et à la validation des bulletins
Pour accéder à la validation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans
la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Valider dans la barre des tâches;
- sélectionner Valider dans le menu contextuel.
Un salarié ne peut avoir deux bulletins en état brouillon. Pour créer un second bulletin sur une même
période, il faut nécessairement que le premier soit validé.
Pour accéder à la dévalidation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Validé dans
la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Dévalider dans la barre des tâches;
- sélectionner Dévalider dans le menu contextuel.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
45
La dévalidation d'un bulletin est limitée à la période courante et la période M-1, tant que vous n'effectuez
pas de déclôture périodique.
La dévalidation doit s'effectuer dans l'ordre chronologique de préparation des bulletins, du plus récent au
plus ancien. Pour un salarié qui possède deux bulletins validés sur la même période, la dévalidation doit
s'effectuer en premier sur le bulletin dernièrement validé puis, après suppression de celui-ci, la dévalidation
pourra s'opérer sur le second bulletin.
Pour accéder au calcul du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la
liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Calculer dans la barre des tâches;
- sélectionner Calculer dans le menu contextuel.
Le bulletin
Accès: Le bulletin est accessible par la liste des salariés et la préparation des bulletins.
Le bulletin peut être créé, soit à partir du profil du salarié, soit à partir du bulletin précédent s'il en existe au
moins un, ou encore créer de toute pièce par l'utilisateur. Le bulletin peut être ensuite modelé et modifié à
votre gré grâce aux actions et au volet de navigation disponible sur la page du bulletin.
Les actions
Un ensemble d'actions permettent d'agir sur le calcul du bulletin et de prendre en considération les éventuelles
modification du paramétrage de celui-ci.
Les informations modifiables
Certaines informations sont renseignées par défaut à la préparation du bulletin, elles restent cependant
modifiables et peuvent avoir un impact sur le calcul du bulletin.
Les colonnes du bulletin
Si dans au moins une rubrique la formule de la base salariale est différente de celle de la base patronale
alors la colonne Base Pat. sera affichée.
Les onglets
Saisie des variables : Cet onglet vous permet de saisir les variables du bulletin.
Congés Payés/Absences : Cet onglet vous permet de saisir les congés payés et/ ou les absences du salarié.
Rubriques disponibles : Cet onglet vous permet d'ajouter une rubrique et de consulter les rubriques
disponibles.
Cumuls : Cet onglet vous permet de consulter les cumuls alimentés par ce bulletin et de faire des reprises.
Tranches : Cet onglet vous permet de consulter le calcul de vos tranches et de faire des reprises.
Explications des lignes : Cet onglet vous permet d'expliquer le calcul des lignes de votre bulletin.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Duplicata
Le duplicata permet de conserver la copie conforme, sous format PDF, d'un bulletin, au moment de l'aperçu ou
de l'impression d'un bulletin en état Brouillon.
Il est impossible de générer un duplicata d'un bulletin validé.
Pour générer un duplicata, il existe deux possibilités:
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
46
- soit en cochant l'option "Gérer les duplicatas en impression du bulletin" dans les préférences utilisateurs.
Ainsi à chaque impression, ou aperçu du bulletin, un duplicata sera généré.
- soit, si l'option n'est pas cochée, il est toujours possible de cocher l'option "Duplicata des bulletins" dans les
filtres d'impressions des bulletins.
Pour que les mises à jours du bulletins soient prises en compte dans le duplicata, il est nécessaire de
relancer une impression ou un aperçu du bulletin.
PROFILS
Liste des profils
Accès : Bulletins - Bulletins - Profils
La gestion de la liste des profils et sous profils est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Inactiver
Vous pouvez choisir de rendre un profil ou sous profil Inactif, si vous souhaitez ne pas les afficher dans les vues
standard, listes déroulantes...
Les profils ou sous profils mis en Inactif sont visibles à partir de l'onglet Tous.
Activer
Permet de rendre un profil ou sous profil à nouveau actif. Le profil ou le sous profil sera présent dans les vues
standard, listes déroulantes...
La liste des profils contient plusieurs onglets.
A partir de chaque onglet vous pouvez créer de nouveaux profils ou sous profils.
Préparer les bulletins des salariés attachés
Permet de lancer l'assistant de préparation des bulletins pour tous les salariés ayant le profil sélectionné.
Profils et sous profils
Accès : Bulletins - Bulletins - Profils
A partir de la liste des profils, vous avez la possibilité de créer des profils ou des sous profils.
Les profils sont un ensemble de rubriques répondant à un modèle de contrat de travail (Cadre, Non cadre,
Apprenti....). Un profil peut être constitué de rubriques et de sous profils.
Les profils servent à la préparation des bulletins.
Les sous profils sont un sous ensemble de rubriques. Les sous profils sont à insérer dans les profils. Ils servent
à faciliter les modifications dans les profils.
Exemple
Vous disposez d'un sous profil CSG dans lequel est paramétré les rubriques COTCSG et COTCSG1.
Vous devez ajouter dans tous vos bulletins la rubrique COTCSG2. En ajoutant simplement la COTCSG2 à votre
sous profil, automatiquement tous les profils utilisant ce sous profil seront mis à jour.
En-tête
Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants :
Nom du profil : Indiquez le nom de votre profil. Ce champ est alphanumérique.
Le nom est un champ de saisie libre.
Description : Saisissez la description du profil. Ce champ est alphanumérique.
La description est un champ de saisie libre.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
47
Statut catégoriel : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un statut catégoriel en particulier. Lors de
la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au statut catégoriel du salarié seront
proposés.
Type de profil : Sélectionner si vous souhaitez créer un profil ou un sous profil. Il n'est pas possible de créer
d'autre type.
Grille de saisie de variables : La sélection d'une grille de saisie de variables permet de filtrer la liste des
variables à saisir par profil.
Vous avez la possibilité de créer une nouvelle grille de variables en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Contrat : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un type de contrat. Lors de la sélection du profil de
votre salarié, seuls les profils correspondant au type de contrat du salarié seront proposés.
Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes
déroulantes....
Onglets
Création du profil
La partie de gauche contient les rubriques ou sous profil du profil. Ce sont les lignes que vous retrouverez sur le
bulletin.
La partie de droite contient toutes les rubriques, profils et sous profils disponibles.
Pour ajouter des lignes à votre profil, plusieurs possibilités :
o le double clic,
o le menu Ajouter au profil du menu contextuel,
o le bouton Ajouter au profil,
o Le drag and drop.
Pour retirer des lignes du profil, vous devez cliquer sur le bouton Supprimer.
Pour modifier l'emplacement des lignes, vous devez utiliser la flèche haute ou flèche basse pour faire Monter
ou descendre vos rubriques.
Le Bouton "Voir la rubrique" permet de visualiser la fiche de la rubrique.
Aperçu des rubriques du profil
Cet onglet permet de visualiser les rubriques du profil.
L'ordre des rubriques sera identique dans le bulletin.
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
VARIABLES
SAISIE DES VARIABLES
Saisie des variables
Accès : Bulletins - Variables - Saisie des variables
Ce tableau vous permet de saisir chaque mois, pour l'ensemble des salariés, les éléments variables du salaire.
La saisie des variables est indispensable pour calculer les bulletins.
Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau.
Les variables calculées apparaissent dans une colonne de couleur grise.
Un simple clic sur l'en-tête d'une colonne permet de trier par ordre croissant ou décroissant.
La ligne Total permet de donner la somme globale de toutes les valeurs de la colonne.
Par défaut, la saisie des variables affiche l'ensemble des salariés, tous profils et services confondus. Vous
pouvez filtrer la saisie par service, profil, ou bien encore par grille de variables.
Les filtres
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
48
Service : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par service, pour cela, sélectionnez le ou les services à
prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au service sélectionné apparaîtront dans la liste.
Profil : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par profil, pour cela sélectionnez le ou les profils à prendre en
compte. Seuls les salariés rattachés au profil sélectionné apparaîtront dans la liste.
Filtre : Ce champ permet de filtrer la liste des variables. Vous disposez de 3 possibilités de filtrer la liste des
variables :
o Toutes : Ce filtre affiche toutes les variables du dossier,
o Variables du profil : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans les rubriques du profil
sélectionné,
o Variables de la grille : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans la grille sélectionnée.
Grille de saisie : Vous ne pouvez sélectionner une grille de saisie que si le champ "filtre" est positionné sur
Variable de la grille.
Vue : Par défaut le champ vue propose la période du bulletin courant. C'est la vue qui permet de saisir les
valeurs de variables à prendre en compte pour la préparation des bulletins.
D'autres vues vous sont proposées à titre de consultation, aucune modification possible :
o les 12 mois de l'exercice,
o annuel,
o annuel hors bulletin.
Il existe une dernière vue qui se nomme Reprises. Cette vue permet de reprendre des valeurs cumulées
erronées.
Exemple
Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce
cumul devrait être à 1300.
Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la
différence soit 100.
Afin de vérifier l'exactitude de votre cumul après reprise, sélectionnez la vue Annuel, il doit être à 1300.
Autre exemple
Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce
cumul devrait être à 1100.
Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la
différence soit -200.
Voir les champs du salarié : Les champs de la fiche salarié tels que Salaire mensuel, heures mensuelles....
sont des variables de la fiche salarié. Elles ont le même comportement que les autres variables mais ne sont
pas présentes dans la liste des variables. Pour voir ces variables, il faut que l'option soit cochée.
Les actions
Généraliser : Ce bouton permet de généraliser une valeur pour l'ensemble des salariés. Pour cela placezvous
sur le premier salarié de la liste, saisissez la valeur puis cliquez sur le bouton Généraliser.
Voir le salarié : Ce bouton permet d'accéder à la fiche du salarié de la ligne sélectionnée.
Le salarié sélectionné est celui qui dispose d'une pointe de flèche à gauche de son nom. De plus toutes les
valeurs de la ligne sont en gras.
Calculer le bulletin : Ce bouton permet de lancer à partir de la saisie des variables un calcul des bulletins.
Vérifier l'état lecture seule : L'état lecture seule signifie que certaines lignes de la saisie des variables sont
bloquées car une modification est déjà en cours pour ces salariés. Ce bouton permet de débloquer les lignes en
lecture seule qui n'ont plus de raison d'y être.
Exemple
Vous avez 2 salariés A et B, le bulletin du salarié A est ouvert en modification, si vous ouvrez la saisie des
variables la ligne du salarié A sera en lecture seule (ligne grisée)
Si vous enregistrez et fermer le bulletin la ligne est toujours en lecture seule pour le salarié A alors que le
bulletin n'est plus en modification. Pour débloquer l'état lecture seule il convient de cliquer sur le bouton
vérifier l'état lecture seule.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
49
Actualiser : A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de
cliquer sur le bouton "Actualiser la liste".
Liste des grilles de saisie
Accès : Bulletin - Variables - Grilles de saisie
La gestion de la liste des grilles de saisie est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Inactiver
Vous pouvez choisir de rendre une grille de saisie Inactive, si vous souhaitez ne pas afficher cette grille de
saisie dans les vues standard, listes déroulantes...
Les grilles mises en Inactif sont visibles en sélectionnant la vue Inactif (Système).
Activer
Permet de rendre une grille à nouveau active. La grille sera présente dans les vues standard, listes
déroulantes...
Grille de variables
Accès : Bulletins - Variables - Grilles de saisie
Les grilles permettent de filtrer les variables les plus couramment utilisées. Les grilles servent aux impressions
et à la saisie des variables.
En-tête
Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants :
Nom : Indiquez le nom de votre grille. Ce champ est alphanumérique.
Le nom est un champ de saisie libre.
Description : Saisissez la description de la grille de variables. Ce champ est alphanumérique.
La description est un champ de saisie libre.
Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes
déroulantes....
Onglets
Variables
Cet onglet permet de saisir ou sélectionner les variables qui vont constituer la grille.
A partir de cet onglet vous pouvez :
o Ajouter
o Supprimer
o Insérer (s'insère au dessus de ligne sélectionnée)
o Déplacer (Flèche haute et flèche basse)
o Couper / copier / coller
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE
Interrogation des données de paye
Accès: Bulletins - Variables - Interrogation des données de paye
Un en-tête
Filtre sur l'établissement
Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer
l'interrogation.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
50
Filtre sur les salariés
Ce filtre permet de sélectionner le ou les salariés pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation..
Filtre sur les services
Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les services pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation.
Filtre sur les profils
Ce filtre permet de sélectionner le ou les profils pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation.
Filtre sur les statuts de présence des salariés
Ce filtre permet de filtrer les salariés par leur statut de présence.
3 statuts de présence sont proposés : Présent, Sorti ou Absent.
Filtre sur la mise en sommeil des salariés
Ce filtre permet de sélectionner les salariés mis en sommeil.
Salariés
Voir le salarié : Cette action vous permet, après avoir sélectionné un salarié dans la liste de visualiser la
fiche du salarié.
Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des
filtres.
Interroger : Une fois les filtres renseignés, et la formule saisie, cliquer sur ce bouton pour faire apparaître le
résultat.
Formules
Saisissez la ou les formules que vous souhaitez interroger. Pour interroger plusieurs formules aller à la ligne
entre chaque formule grâce à la touche Entrée de votre clavier.
Exemple
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars :
Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année :
Saisissez : $HEUREEL
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social précédent :
Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours :
Saisissez : HEUREEL
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à
février N (vous êtes en période de paye mars)
Saisissez : $HEUREEL[-9,-1]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours :
Saisissez : crhb(HEUREEL)
Pour obtenir de l'aide sur la syntaxe des formules, cliquez ici.
A chaque changement de formule, cliquer sur le bouton Interroger.
Résultats
Cette zone permet d'afficher les résultats sous forme de tableau avec la liste des salariés sélectionnés en ligne.
Les champs sont non saisissables.
Imprimer : Cette action vous permet de lancer l'aperçu puis l'impression du résultat de l'interrogation en
cours.
Fermer : Cette action ferme la fenêtre d'interrogation des données de paye. Les données saisies ne sont pas
conservées.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
51
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
ÉTABLISSEMENTS
Établissements - Démarrer une tâche
Accès : Établissements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
• Établissements : permet d'accéder à la liste des établissements.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
52
• Documents administratifs : permets d'accéder à la liste des documents administratifs.
• Taux AT : permet d'accéder à la liste des taux AT.
• Organismes : permet d'accéder à la liste des organismes.
• Clôture périodique : permet d'accéder à l'assistant de clôture périodique.
• Clôture annuelle : permet d'accéder à l'assistant de clôture annuelle.
ETABLISSEMENTS
Liste des établissements
Accès: Établissements- Établissements
Cette liste est affichée pour information seulement. Vous pouvez créer un seul établissement supplémentaire.
Il est impossible de supprimer l'établissement principal.
La liste précise la forme juridique ou la civilité, la raison sociale, la période paye de l'établissement, si
l'établissement est en décalage de paye ou non et enfin le NIC de l'établissement.
Clôture/ Déclôture périodique
A partir des tâches, vous pouvez accéder à la clôture ou déclôture périodique.
Pour accéder à la clôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une
de ces possibilités ;
- sélectionner Clôture périodique dans la barre des tâches;
- sélectionner Clôture périodique dans le menu contextuel.
Pour accéder à la Déclôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir
l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Déclôture périodique dans la barre des tâches;
- sélectionner Déclôture périodique dans le menu contextuel.
Fiche établissement - Onglet Congés payés / DIF
Congés payés
Planning établissement : Ce champ permet d'appliquer un planning, par défaut, à l'établissement. Lors de
la création des salariés de cet établissement ils seront automatiquement rattachés à ce planning.
Vous avez la possibilité de créer un nouveau planning en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône
Mois de fin des exercices de CP : Le clôture des congés étant le plus souvent au mois de mai le champ est
renseigné par défaut. Si la clôture des congés de votre établissement n'est pas le mois de mai vous avez la
possibilité d'en sélectionner un autre.
Mode : Trois modes d'acquisition des congés vous sont proposés : jours ouvrés, jours ouvrables ou autres.
Vous devez sélectionner celui qui correspond à l'établissement.
Congés payés acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés acquis par
mois. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres".
Nombre de jours pour le calcul de l'absence CP : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours à
prendre en compte pour le calcul de l'absence CP. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur
"Autres".
A quoi correspond 21,67 : C'est une moyenne 5 jours ouvrés * 52 semaines / 12 mois
A quoi correspond 26 : C'est une moyenne 6 jours ouvrables * 52 semaines / 12 mois
DETAIL DES FONCTIONNALITES
53
Congés supplémentaires acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés
supplémentaires acquis par mois. Tous les établissements ne pratiquent pas ce type d'acquisition.
En cas de doute, reportez-vous à votre convention collective.
Gestion des CP ancienneté : Cette option est à cocher si votre établissement pratique l'acquisition des
congés pour ancienneté.
Ordre de décompte des CP : Cette option est accessible si votre établissement gère les congés
d'ancienneté. L'option offre deux possibilités :
o Congés payés acquis sur N-1 puis les congés d'ancienneté,
o Les congés d'ancienneté puis les congés payés acquis sur N-1.
Provision CP
Taux de charge fiscales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état
des provisions de congés payés.
Taux de charges sociales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de
l'état des provisions de congés payés.
Si votre taux est de 29%, vous devez saisir 29.
DIF (Droit individuel à la formation)
Gestion du DIF : Cette option est à cocher si vous souhaitez gérer le compteur du DIF
(Droit individuel à la formation) à partir de votre logiciel de paye.
Mois de fin des exercices de DIF : Ce champ permet d'indiquer le mois de clôture du DIF.
Par défaut le mois de clôture est le même que celui de l'exercice de paye.
Droit annuel au DIF (en heures) : De façon général l'acquisition par an est de 20 heures de
formation. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur
qui vous convient.
Plafond du droit au DIF : Le plafond du DIF est fixé à 120 heures, soit 6 années de travail.
Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous
convient.
Arrondir le nombre d'heures du droit au DIF à la clôture : Si vous souhaitez qu'à la
clôture de l'exercice du DIF, le nombre d'heures acquis soit arrondi, vous devez cocher cette
option.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
54
Congés de l'établissement
Les calendriers référencent mois par mois tous les jours fériés nationaux. Les jours fériés sont de couleurs
orange.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des jours fériés en double cliquant sur le jour concerné.
Les jours fériés sont importants pour le décompte des jours de congés.
Fiche établissement - Onglet Médecine du travail
Service de santé intégré à l'entreprise : Si le service de santé est directement intégré à l'entreprise, vous
devez cocher l'option. Dans le cas où l'option est cochée tous les autres champs deviennent non saisissables.
Code du service de santé externe : Ce champ saisissable permet d'indiquer le code correspondant à votre
service de santé.
Adresse
Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Organismes
Cet onglet vous permet de définir les organismes de cotisation de votre établissement. Ainsi, tous les salariés
rattachés à cet établissement seront paramétrés par défaut avec les organismes définis dans cet onglet.
L'organisme de sécurité sociale et de Pôle emploi sont obligatoires pour enregistrer une fiche établissement.
Organisme de sécurité sociale: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de sécurité sociale
de votre établissement.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
55
Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Dans ce champ, seul un organisme avec un régime SS pourra être sélectionné.
Organisme de Pôle emploi: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de Pôle emploi de votre
établissement.
Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Dans ce champ, seul un organisme avec un régime CHOMAGE pourra être sélectionné.
Organismes : La liste page vous permet d'ajouter, à souhait, les organismes auxquels est rattaché votre
établissement, afin qu'ils soient définis, par défaut, sur les salariés rattachés à cet établissement.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Ajouter", une fenêtre vous permet de saisir ou sélectionner l'organisme de
votre choix.
• N° de centre payeur : Si vos organismes de retraite et de prévoyance souhaitent que vous
établissiez vos déclarations DUCS par centre payeur, il convient de renseigner ici le n° de centre
payeur que vous a communiqué l'organisme.
• N° de compte cotisant : Vous devez renseigner ici le n° de compte cotisant URSSAF.
Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Fiche établissement - Onglet Informations de paye
Accès : Établissement - Établissement
Date de paiement : Ce champ permet de sélectionner si la date de paiement par défaut doit être sur la
période en cours ou suivante.
Jour : Ce champ permet d'indiquer le jour de la date de paiement à générer par défaut.
Banque principale : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires
et à la génération des fichiers de virements.
Décalage de paye : Ce champ est renseigné avec la valeur indiquée lors de la création du dossier. Si
toutefois votre établissement change, vous pouvez sélectionner un autre mode de décalage.
Prendre les plafonds et taux en vigueur à la période d'emploi : Si vous pratiquez le décalage de paye,
les plafonds et taux se réfèrent à la période de paye. Cette option permet de se baser sur la période d'emploi
au lieu de la période de paye.
Cette option n'est accessible que si le champ "Décalage de paye" est à "Décalage" ou
"Abandon".
Régime Alsace / Moselle : Si votre établissement bénéficie du régime Alsace / Moselle, vous devez cocher
cette option.
Si vous cochez cette option, tous les salariés crées sur cet établissement auront automatiquement l'option
"Régime Alsace / Moselle" cochée. Toutefois vous aurez la possibilité de la décocher.
Heures de référence : Ce champ permet d'indiquer les heures de référence de l'entreprise.
Mode de régularisation : Il existe 3 modes de régularisation : aucune, progressive et annuelle. La
régularisation fortement conseillée est la progressive, car elle permet un lissage des régularisations au fur et à
mesure que le salarié a des bulletins.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
56
La régularisation annuelle s'effectue une fois par an (dernier mois de l'exercice) ou sur le dernier bulletin du
salarié en cas de sortie.
Etablissement de travail temporaire : Si vous êtes un établissement de travail temporaire, cochez cette
option.
Taux AT : Ce champ permet d'indiquer le taux d'accident de travail principal auquel l'établissement est
assujetti.
Taux transport : Ce champ permet d'indiquer le taux de transport auquel l'établissement est assujetti.
Section prud'homale : Ce champ permet de sélectionner le code de la section prud'homale. Ce code est
déterminé en fonction du code NAF de l'établissement. Cette information sert aux élections prud'homales. Une
table de référence est disponible dans le cahier technique de la N4DS, que vous trouverez sur le portail de Netentreprises.
N° de fraction : Ce champ permet d'indiquer le nombre de fractions pour l'envoi de votre déclaration N4DS.
Pour un même établissement le nombre total de fractions doit rester constant.
Exemple :
1ère fraction pour les dirigeants
2ème fraction pour les cadre et salariés
Code Idcc : Ce champ permet de sélectionner le code de la convention collective de l'établissement.
Si le code que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle convention
collective en faisant Ajouter de la liste déroulante accessible par l'icône .
Immatriculation automatique des salariés
Utilise le compteur et le préfixe de l'établissement principal : Cette option n'est pas visible dans
l'établissement principal.
Lorsque l'option est cochée elle indique que le ou les établissements secondaires utilisent le même préfixe et
compteur que l'établissement principal.
Si vous ne souhaitez pas utiliser le même préfixe et compteur, vous devez décocher cette option, de là deux
possibilités s'offrent à vous:
o soit gérer les matricules des salariés de cet établissement en automatique mais avec un préfixe et
compteur différents de celui de l'établissement principal.
o soit définir un préfixe et un compteur propre à l'établissement.
Numérotation automatique du matricule : Cet option permet de choisir ou non une incrémentation
automatique des matricules.
Fiche établissement : Informations administratives
Accès : Établissements - Établissements
Cet onglet permet de saisir les informations administratives de votre établissement. Il est important de les
renseigner, car ces informations seront reprises sur certaines impressions.
Forme juridique ou civilité : C'est un champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne : C'est un champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
NIC : ce champ permet de saisir 5 caractères.
NAF/APE : Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et l'affichage du libellé.
Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Capital : Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales.
Logo : Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
57
Il sera automatiquement repris sur les modèles d'impression avec le logo (bulletins...).
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Importer.
Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo.
Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci.
vous pouvez également Couper, copier coller ou supprimer le logo.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
Contact
Tél. fixe : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères.
Fax : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères.
Tél. portable : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères.
E-mail : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères.
Site internet : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères.
Adresse
Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Fiche établissement - Onglet Exercices
Période de paye : Ce champ indique la période de paye courante. La période de paye est modifiable tant
qu'aucun bulletin de l'établissement n'est validé.
Exercices : Il existe plusieurs types d'exercices : social, congés payés. Les dates de début et fin se
renseignent automatiquement .
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
58
Les dates de clôture se génèrent, elles aussi, automatiquement.
Exemple :
Si vos congés payés se clôturent en mai alors votre exercice de congés ira du 01/06/NN au 31/05/NN.
Pour les exercices de congés payés les exercices N-1 et N sont présents.
Fiche Etablissement- Onglet Effectifs
Cet onglet permet de connaître en temps réel les effectifs de votre entreprise et de vos établissements. Pour
l'ensemble des calculs, les effectifs sont calculés en fonction du statut de présence du salarié et du paramètrage
de l'onglet effectif dans la fiche salarié.
En conséquence, une valeur est comptabilisée pour l'effectif si le salarié n'a ni un statut Absent sur la fiche
salarié ni une date de sortie égale ou inférieure à la date de fin de période courante.
En-tête de l'onglet Effectif
Effectif établissement: Cette grille comptabilise l'effectif de l'établissement, par type d'effectif, pour la
période courante de l'établissement, indiquée au dessus de la grille. La grille est actualisée à chaque clôture
périodique.
Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante:
Etablissement.EffectifFNAL.Effectifcourant
Effectif entreprise: Cette grille comptabilise l'effectif de l'entreprise par type d'effectif, tous établissements
confondus, sur la période courante.
Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante:
Entreprise.EffectifFillon.Effectifcourant
Les onglets
Effectifs : Cet onglet permet de connaître l'effectif de l'établissement et de l'entreprise sur les périodes
clôturées.
Moyenne des 12 derniers mois : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur les 12 derniers mois
clôturés.
Moyenne de l'exercice précédent : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur le dernier exercice
clôturé.
Effectif au 31/12: Cet onglet recense l'effectif au 31 décembre du dernier exercice clôturé.
Fiche Établissement Onglet Comptabilité
Le paramétrage de cet onglet est nécessaire au transfert comptable.
Destination du fichier de transfert : Le répertoire C:\ProgramData\EBP est renseigné par défaut. Ce
champ permet de saisir ou sélectionner un autre chemin de destination du fichier de transfert.
Journal d'OD : Ce champ permet de saisir le journal d'opérations diverses dans lequel seront générées les
écritures comptables.
Banque : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la
génération des fichiers de virements.
Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle banque en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Date d'écriture : Ce champ permet d'indiquer le jour de paiement des salaires par défaut.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
59
Clôture périodique
Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Clôture périodique
Etablissements- Etablissements - Clôture périodique
Outils -Clôture périodique
La clôture périodique a pour effet de clôturer la période courante d'un établissement afin de passer à la période
courante suivante. Les bulletins créés après la clôture périodique auront donc par défaut comme période de
paye, la nouvelle période courante. Lors de la clôture périodique, les bulletins en état Brouillon de la période en
cours sont automatiquement validés.
Sur la dernière période de l'exercice social, la clôture périodique n'aura aucun effet, il faudra faire une clôture
annuelle.
La clôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de clôture :
Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la clôture périodique et propose également
de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant.
Etablissement à clôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont
vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche
dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple".
Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous
souhaitez clôturer.
Vous pouvez ensuite Lancer votre clôture périodique.
Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la clôture s'est
déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton
Afficher le détail.
Déclôture périodique
Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Déclôture périodique
Etablissements- Etablissements - Déclôture périodique
Outils -Déclôture périodique
La déclôture périodique s'effectue sur la dernière période de paye clôturée d'un établissement. Elle entraîne la
suppression de tous les bulletins de la période en cours. Par conséquent, si vous possédez un bulletin validé sur
la période en cours la déclôture périodique sera bloquée.
La déclôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de déclôture :
Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la déclôture périodique et propose
également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant.
Etablissement à déclôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont
vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche
dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple".
Motif de cette action : Ce champ vous permet de saisir la justification de la déclôture périodique et garder
la trace de cette action et la raison dans le Journal des événements.
Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous
souhaitez déclôturer.
Vous pouvez ensuite Lancer votre déclôture périodique.
Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la déclôture s'est
déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton
Afficher le détail.
TAUX AT
Liste des taux AT
Accès : Établissements - Taux AT
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
60
La gestion de la liste des taux AT est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les taux AT créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus.
Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié.
Taux AT
Accès : Etablissement- Taux AT
vous devez créer une fiche pour chaque taux accident de travail défini pour l'entreprise.
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Code : Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code section : Saisissez un code section
Ce code est limité à 2 caractères numériques.
Taux : Saisissez un taux manuellement ou à l’aide de la calculatrice accessible par l’icône .
Code risque : Ce champ permet de saisir ou sélectionner le code risque de l’établissement.
Si le code risque que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
codes risques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code risque en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux AT que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux AT dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Valeurs
Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra.
Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année)
à partir de laquelle la constante entre en vigueur.
Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec
la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est
cochée dans la fiche salarié.
Taux : Saisissez le taux d'accident de travail auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage.
Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche AT.
Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
61
TAUX TRANSPORTS
Liste des taux transport
Accès : Établissements - Taux transport
La gestion de la liste des taux de transport est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les taux de transport créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus.
Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié.
Taux transport
Accès : Etablissement - Taux Transport
vous devez créer une fiche pour chaque taux de transport défini pour l'entreprise.
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux de transport que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux transport dans les listes déroulantes en vue
standard.
Les onglets
Valeurs
Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra.
Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année)
à partir de laquelle la constante entre en vigueur.
Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec
la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est
cochée dans la fiche salarié.
Taux : Saisissez le taux de transport auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage.
Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche
transport.
Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
PLANNINGS
Fiche Planning
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
62
Accès: Établissements - Plannings
Il est possible de créer plusieurs plannings, et permettre ainsi de les affecter aux différentes catégories de
salariés, ne suivant pas le même planning hebdomadaire.
Le planning saisi aura un impact sur le décompte des jours de congés payés et d'absences.
Nom: Ce champ vous permet de saisir le nom de votre planning, limité à 130 caractères.
Description : Champ alphanumérique, saisissable, limité à 255 caractères.
1er jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de
sélectionner parmi une liste de valeurs système le premier jour de repos hebdomadaire de vos salariés.
Dans la majorité des cas il s'agit du Dimanche.
2ème jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de
sélectionner parmi une liste de valeurs système le deuxième jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Si vos
salariés n'ont pas deux jours de repos hebdomadaire, sélectionnez la valeur à vide disponible dans la liste
déroulante.
Pour faire une recherche du jour de la semaine sans dérouler la liste, vous pouvez saisir la première lettre
du jour dans le champ de votre choix, le premier jour de la liste commençant par cette lettre s'affichera.
Les jours de repos hebdomadaires saisis dans ces champs seront affichés sur un fond gris dans le planning.
Ces champs seront alors non saisissables.
Jour : Liste des sept jours de la semaine. Liste non modifiable.
Matin et Après midi: Ce planning permet de saisir le temps de travail journalier, par demi-journée, de
l'ensemble des salariés de votre entreprise. Il est initialisé par défaut à 3h30 le matin et l'après midi.
les valeurs sont saisissables selon un format horaire.
Si vous indiquez des valeurs à zéro sur l'ensemble de la journée, ce jour sera considéré comme un jour de
repos hebdomadaire supplémentaire. Les valeurs s'afficheront sur un fond jaune.
Total : Champ non saisissable. Il totalise l'horaire journalier selon un format horaire.
Horaire journalier moyen: Par défaut, ce champ est calculé selon le planning saisi et selon un format
Nombre. Il est cependant saisissable manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône .
Il est possible d'interroger cette information dans une rubrique grâce à la syntaxe suivante:
Salarie.HoraireJournalierMoyen
ORGANISMES
Liste des organismes
Accès : Établissements - Organismes
La gestion de la liste des Organismes est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les organismes créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus.
Les suppressions restent possibles si l'organisme n'est pas utilisé dans une rubrique, un établissement.
Fiche Organismes
Accès: Etablissements-Organismes
DETAIL DES FONCTIONNALITES
63
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En-tête
Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner un régime (Urssaf, Prévoyance, Irc...)
Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Le régime sélectionné n'est plus modifiable dès lors que l'organisme est affecté et utilisé dans une rubrique,
une fiche Salarié...
Caisse: Ce champ permet de sélectionner un type de caisse URSSAF, IRC,....
Si la caisse que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des caisses,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche caisse en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom: Ce champ permet de saisir le nom de l'organisme que vous souhaitez créer.
Organisme collecteur: Ce champ permet de saisir l'organisme collecteur lorsque celui-ci est différent de
l'organisme d'affectation. Cette information sera principalement utile à l'impression de l'état des charges, l'état
préparatoire à la DUCS et vous permettra d'effectuer un regroupement par organisme collecteur.
Numéro: Il correspond au numéro identifiant communiqué par vos organismes.
Déclaration découpée par établissement : Cette option sert à réaliser la DUCS. Elle ne sert que pour la
déclaration DUCS URSSAF. Si vous la cochez vous obtiendrez une déclaration DUCS par établissement.
Exemple :
Vous avez 3 établissements sur Paris.
Les 3 reversent leurs cotisations à l'URSSAF de Paris.
En cochant cette option chaque établissement établira sa DUCS séparément. Dans le cas contraire, vous
obtiendrez une seule déclaration avec un détail par établissement.
Type de DUCS : Cette information sert à indiquer à quel type de DUCS appartient l'organisme. Cette
information est utilisée ensuite lors de la génération DUCS pour filtrer la liste des organismes.
Cette information est obligatoirement à renseigner pour établir une déclaration DUCS.
Si vous avez personnalisé les organismes système EBP, le champ type de DUCS ne sera pas initialisé en
mise à jour de dossier et vous aurez donc à le renseigner pour établir votre première déclaration.
Type d'activité : Ce champ permet de définir le secteur d'activité de l'organisme concerné.
Si votre organisme ne figure pas dans la liste de tous les organismes, vérifiez que le type d'activité
concerné est bien activé dans les paramètres entreprise.
Les Onglets:
Comptabilité: L'onglet comptabilité permet de paramétrer les comptes comptables nécessaires au transfert
comptable.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
CONTRAT DE PREVOYANCE
Liste des contrats de prévoyance
Accès : Établissements - Contrats de prévoyance
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
64
La gestion de la liste des contrats de prévoyance est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les contrats de prévoyance crées et sauvegardés pour tous les établissements
confondus.
Les suppressions restent possibles si le contrat n'est pas rattaché à une fiche salarié.
Contrats de prévoyance
Accès : Établissements - Contrats de prévoyance
Référence du contrat : Ce champ permet d'indiquer la référence du contrat. Ce champ est à renseigner
avec les éléments fournis par votre institution de prévoyance.
Désignation commerciale : Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par
la référence du contrat. C'est un champ de saisie libre.
Code délégataire de gestion : Ce champ est à renseigner en complément du code organisme (Ex : Pxxxx).
Ce champ est à renseigner uniquement sur instruction spécifique de l'institution de prévoyance, de la mutuelle
ou de la société d'assurance qui fournira les valeurs.
Code population de rattachement : C'est le code population défini dans le contrat. Les valeurs sont
fournies par l'organisme de prévoyance et sont à renseigner seulement sur sa demande.
Nature de cotisation : Sélectionner le code nature
Organisme : Sélectionnez l'organisme de prévoyance où le contrat de prévoyance a été souscrit.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
65
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
OPÉRATIONS
Opérations- Démarrer une tâche
Accès : Opérations - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Mise à jour des publications : Permet d'ouvrir l'assistant de mise à jour des publications.
Site web Reports on Line : Permet d'ouvrir la page de votre site Reports on Line.
Virement de salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des
acomptes.
Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et
de règlements.
Communication Entreprise-Expert : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de
salaires et de règlements vers un logiciel de comptabilité.
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line
Accès : Paramètres &endash; Publier sur Reports On Line - Mise à jour des publications
La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de
publications sur le site ROL.
Cette mise à jour passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web.
Cliquer sur le bouton Suivant, pour poursuivre la mise à jour.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
66
2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour
Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans ROL.
Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont :
Sélectionné
Case à cocher.
Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée).
Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité de ne
pas les envoyer (dé-sélectionner la case).
Libellé
Champ non modifiable.
Contient le libellé de la fiche publication.
Description
Champ non modifiable.
Contient la description de la fiche publication.
Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant.
3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées
Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de
publications disponible dans votre dossier
Lancement de la mise à jour
Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur Lancer.
La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état).
Elle s’effectue en 2 temps :
- Génération des documents de publication
- Envoi des publications sur le site ROL
Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour.
Cliquer sur Terminer pour fermer l’assistant.
Site Web
Accès : Paramètres - Publier sur Reports On Line - Site web
Cette fonction permet d’ouvrir votre site web ROL.
Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre
mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu Paramètres
- Publication dans ROL - Compte).
Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez :
- Au tableau de bord, s’il en existe un.
- A la liste des documents dont vous avez l’autorisation.
Pour l’administrateur du site, il est possible :
- De réaliser/modifier le tableau de bord du site.
- De visualiser tous les documents présents sur le site.
- De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés.
TRANSFERT EN COMPTABILITE
Transfert en comptabilité
Accès: Opérations- Transfert en comptabilité- Transfert en comptabilité/ Communication Entreprise Expert
Le transfert en comptabilité se fait à l'aide d'un assistant au transfert comptable.
Page d'accueil
DETAIL DES FONCTIONNALITES
67
Cette page vous rappelle le fonctionnement du transfert comptable et vous offre la possibilité de sauvegarder
votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant.
Choisissez les données à transférer
Type de transfert : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de
transfert souhaité. Deux possibilités: Openline/ CommExpert.
Filtre sur l'établissement
Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer le transfert
comptable.
Filtre sur l'exercice
Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, l'exercice sur lequel s'opère le transfert
comptable.
Filtre sur la période de paye
Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, le ou les périodes sur lesquelles s'opère (nt) le
transfert comptable.
Données à comptabiliser: Les options disponibles permettent de transférer en comptabilité uniquement les
salaires, uniquement les règlements ou encore les deux. Cela permet également de sélectionner si le transfert
s'opère uniquement sur les bulletins validés, non validés ou encore les deux.
Pré visualiser : Ce bouton vous dirige vers l'aperçu de la simulation du transfert comptable préalablement
paramétré. A partir de cette fenêtre vous pouvez lancer une impression.
Toutes les données nécessaires ont été collectées
Un récapitulatif des paramètres saisis, vous permet de contrôler votre transfert. Vous pouvez ensuite lancer le
transfert comptable. Un compte rendu vous permet de contrôler si votre transfert s'est déroulé avec succès.
Historique des transferts comptables
Accès : Opérations- Transfert en comptabilité- Historique des transferts comptables
Cette fonctionnalité vous permet de conserver l'historique des derniers transferts exécutés de la paye vers une
autre application.
La liste précise le numéro du lot, la date et l'heure du transfert, ainsi que la raison sociale de l'établissement.
Il est possible, à partir de la liste page, de re-transférer ce même lot par la tâche Retransfert du volet de
navigation ou bien par le menu contextuel.
REGLEMENTS
Liste des virements
Accès : Opérations - Paiements- Virements des salaires
Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est
possible directement.
Les filtres
Filtre sur les banques
Ce filtre permet de sélectionner la ou les banques pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche.
Filtre sur les dates
Ce filtre permet de sélectionner la ou les dates pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche.
Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des
filtres.
La liste
La liste vous permet de recenser l'ensemble des virements créés et enregistrés.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
68
La liste affiche les champs suivants:
Référence Virement : Ce champ reprend la référence du virement.
Date de virement: Ce champ notifie la date du virement.
Montant total du virement: Ce champ totalise le montant global du virement.
Code de l'établissement : Ce champ reprend la raison sociale de l'établissement.
SIRET: Ce champ reprend le numéro SIRET de l'établissement.
Référence SEPA: Ce champ notifie la référence SEPA du virement.
Généré en Cfonb: Ce champ est flagué lorsque le fichier a déjà été généré une première fois sous un format
Cfonb.
Générer un fichier
Pour accéder à générer un fichier, il suffit de sélectionner un ou plusieurs virements dans la liste, puis de choisir
l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Générer le fichier Cfonb dans la barre des tâches;
- sélectionner Générer le fichier Cfonb dans le menu contextuel.
Il en est de même pour générer un fichier au format SEPA.
Fiche Virement bancaire
Accès: Bulletins-Paiements-Virements bancaires
Informations bancaires
Banque : Ce champ vous permet de sélectionner la banque.
RIB/BBAN: Ce champ vous permet de saisir le RIB ou le BBAN de votre banque émettrice. Il est renseigné
par défaut selon celui de la fiche banque.
Informations virement
Numéro national d'émetteur: Initialisé par défaut selon celui de la fiche banque. Il reste tout même
modifiable.
Date virement: Ce champ vous permet de saisir manuellement ou à l'aide du calendrier accessible par
l'icône , la date du virement.
Etablissement : Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un établissement.
SIRET: Initialisé par défaut selon l'établissement sélectionné, le champ reste saisissable.
Référence virement: Saisir une référence limitée à 7 caractères alphanumérique.
Options
Centralisation par salarié : Cochez cette option si vous souhaitez regrouper les lignes de virement pour un
même salarié.
Retour à ligne
Salaires
Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter, une fenêtre Ajouter une ligne de salaire s'ouvre.
La zone est remplie automatiquement par la fenêtre Ajouter une ligne de salaire.
Voir le bulletin : Ce bouton permet de visualiser le bulletin concerné par le virement, en sélectionnant la
ligne de salaire.
Rafraîchir les montants : Ce bouton permet de rafraîchir les montants lorsqu'il y eu des modifications sur le
bulletin.
Code du salarié : Champ non saisissable. Il s'agit du nom et du prénom du salarié.
Libellé : Champ saisissable rempli par défaut selon l'intitulé suivant: Salaire+ Période.
Montant : Champ non saisissable. Il reprend le net à payer du bulletin de salaire sélectionné.
RIB/BBAN : Ce champ permet de saisir le RIB ou le BBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de
l'onglet règlement de la fiche salarié.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
69
IBAN : Ce champ permet de saisir l'IBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet
règlement de la fiche salarié.
BIC : Ce champ permet de saisir le BIC du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement
de la fiche salarié.
Banque : Ce champ permet de saisir la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet
règlement de la fiche salarié.
Domiciliation : Ce champ permet de saisir la domiciliation de la banque du salarié. Elle est initialisée par
défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié.
Code pays : Ce champ permet de saisir le code pays de la banque du salarié. Il est initialisé par défaut selon
celui de l'onglet règlement de la fiche salarié.
Motif économique : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le motif
économique de ce virement. Il est obligatoire pour les virements internationaux.
Référence : Ce champ permet de saisir la référence du virement.
DUCS
DUCS - Nouvelle DUCS
Pour préparer la déclaration unifiée des cotisations sociales il convient de renseigner les paramètres utiles à la
génération à l'aide de la fiche de préparation.
Onglet Paramètres
Type de DUCS
Vous devez sélectionner le type de DUCS que vous souhaitez. Actuellement 2 possibilités :
• URSSAF
• IRC/IP
Etablissement
Vous devez sélectionner le ou les établissements à prendre en compte dans la déclaration. Le choix des
établissements peut se faire de plusieurs façons :
• soit en saisissant directement dans les champs appropriés,
• soit en sélectionnant les établissements dans la liste.
Lorsque ni la borne de début ni la borne de fin ne sont renseignées cela signifie que ce sont tous les
établissements du dossier.
Période
Vous devez indiquer la période de votre déclaration. La période est une fourchette de mois dans laquelle il faut
définir le premier et le dernier mois.
Les deux bornes de cette fourchette, ainsi que tous les mois compris entre ces deux bornes sont inclus dans
cette période.
La date de fin de période doit être supérieure ou égale au premier mois de cette période.
Organisme
Vous devez sélectionner le ou les organismes à prendre en compte dans votre déclaration.
Seuls les organismes correspondant au type de DUCS sélectionné doivent apparaître, si ce n'est pas le cas,
vérifiez que sur chaque organisme le champ "Type de ducs" est correctement renseigné.
Options
Tenir compte de l’organisme collecteur : Cette option est cochée par défaut. Si votre organisme est le
collecteur des cotisations d'un autre organisme, cochez cette option.
Si vous êtes dans ce cas de figure, sur le champ organisme vous devez sélectionner le collecteur mais aussi
les organismes collectés.
Exemple :
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
70
L'URSSAF collecte les cotisations de Pôle Emploi. l'URSSAF est donc le collecteur de Pôle Emploi. Afin que les
cotisations de Pôle Emploi soient intégrées à la déclaration à destination de l'URSSAF il convient donc de cocher
cette option.
Pour que l'exemple ci-dessus fonctionne, il faut qu'au préalable le champ organisme collecteur soit
renseigné sur la fiche organisme de Pôle Emploi.
Faire une déclaration Néant : Cette case est à cocher si vous n’avez pas occupé de personnel durant la
période choisie ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. La déclaration sera générée sans aucune cotisation, et
aucun paiement.
Faire une déclaration papier : Cette option permet de réaliser une impression de votre déclaration à partir
des données de paye.
Paiement
Mode de paiement : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le moyen de
paiement utilisé pour payer vos cotisations sociales. Trois choix possibles :
• Aucun : l'enregistrement servant au paiement ne sera pas présent dans votre déclaration.
• Utiliser le mode de paiement par défaut pour ce ou ces organisme(s) : l'enregistrement
servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la fiche
caisse de l'organisme destinataire.
• Télérèglement : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les
informations indiquées sur la banque de l'établissement déclarant (Options + Société + Entreprise)
Si vous pratiquez le "Télérèglement" vous devez sélectionner Télérèglement sur le champ "Mode de
paiement" ce moyen de paiement, à chaque déclaration.
Si vos coordonnées bancaires comportent une erreur la déclaration ne pourra pas être générée.
Date d'exécution de l'ordre de paiement : Si vous utilisez le mode de règlement prélèvement ou
télérèglement, il convient de préciser la date d'exécution de l'ordre de paiement.
Référence de paiement : Champ de saisie libre permettant de saisir la référence du paiement. Cette
référence permet de rapprocher le paiement à la déclaration.
Payer les cotisations de : Ce filtre permet de sélectionner, à l’aide d’une liste déroulante la période sur
laquelle porte le paiement. Ce champ n'est à renseigner que dans le cas où le paiement porte sur une période
différente de celle de la déclaration.
Exemple :
Pour une déclaration récapitulative annuelle (DRA) à destination des caisses de retraite il convient le plus
souvent de déclarer les cotisations pour l'année entière mais avec un paiement ne portant que sur les
cotisations du dernier trimestre. Pour gérer ce cas de figure il convient d'indiquer une période de déclaration
allant du 01/01/NN au 31/12/NN et une période de paiement allant du 01/10/NN au 31/12/NN.
Chemin de déclaration du fichier EDI
Le chemin par défaut est : C:\Users\Public\Documents\DUCS EDI\xxx. Vous avez la possibilité d'indiquer un
autre chemin.
Les actions de la fiche de préparation
Préparer ou Actualiser
Une fois que tous les paramètres ont été renseignés, vous avez la possibilité soit :
• d'imprimer un état préparatoire
• d'accéder à l'éditeur de fichier afin de contrôler et éventuellement de modifier le contenu de votre
déclaration. Pour accéder à l'éditeur de fichier, cliquez sur le bouton Préparer ou Actualiser. Placezvous
sur l'onglet "Edition".
Si vous vous êtes trompé dans les paramètres renseignés, vous pouvez les modifier en revenant dans
l'onglet "Paramètres". N'oubliez pas de faire "Actualiser" pour charger votre déclaration avec les nouveaux
paramètres saisis.
Déclarer le fichier DUCS EDI
La fonction "Déclarer le fichier DUCS EDI" permet de convertir le fichier préparé au format tel qu'il est
demandé par le cahier des charges par chaque organisme.
Vous ne pouvez pas transmettre votre fichier tant que cette étape n'a pas été réalisée.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
71
Editeur de fichier DUCS
Cette partie vous permet de consulter ou modifier votre déclaration.
Votre déclaration est composée d'enregistrements.
Enregistrement DEB : Déclaration
Cet enregistrement décrit et référence la déclaration. Un fichier peut contenir plusieurs déclarations (plusieurs
DEB).
Exemple :
Une déclaration à destination de l'ARRCO et une autre à destinataion de l'AGIRC (mode gestion isolée). Un seul
fichier contenant 2 enregistrements DEB.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DEB :
Identification de l'émetteur physique : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres
+ Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant ou désigné comme "Concerné par le CRE" ou le
SIRET de l'expert comptable.
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société +
Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert" est cochée alors l'identification de
l'émetteur sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert).
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors
l'identification de l'émetteur sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE.
Type de bordereau : Sur ce champ est indiqué la périodicité de votre déclaration (mensuelle, trimestrielle,
annuelle).
Enregistrement FR : Emetteur physique
Cet enregistrement décrit l'émetteur de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement FR:
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres +
Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant.
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société +
Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert est cochée" alors l'identification de
l'intervenant sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert).
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors
l'identification de l'intervenant sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire.
Enregistrement DT : Entreprise / Déclarant
Cet enregistrement décrit le déclarant de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DT :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres +
Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire.
Numéro de référence 2 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend le code APE renseigné sur l'établissement déclarant.
Adresse mél de l'intervenant : Cette rubrique reprend l'adresse mail indiquée au niveau du contact de
l'établissement déclarant.
Enregistrement MR : Organisme destinataire
Cet enregistrement décrit l'organisme social destinataire de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
72
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement MR :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET indiqué sur la fiche caisse de
l'organisme destinataire.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire.
Enregistrement AE: Tiers rédacteur
Cet enregistrement décrit le tiers rédacteur de la déclaration (Expert comptable). Il est facultatif. Il n'est
présent que si l'option "Utiliser les données de l'expert pour les déclarations" est cochée dans les Paramètres +
Société + Entreprise.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'expert comptable indiqué dans
les Préférences + Société + Expert.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire.
Enregistrement FZ: Entité de regroupement
Cet enregistrement décrit l'entité de regroupement. Il est facultatif et n'est présent que pour les déclarations à
destination des URSSAF et si l'option "Etablissement en versement lieu unique (VLU)" est cochée dans les
Paramètres + Société + Entreprise.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement défini comme
étant celui responsable du paiement groupé dans les Préférences + Société + Entreprise.
Enregistrement GEN : Généralités
Cet enregistrement décrit les généralités telles que le total des cotisations, l'effectif global URSSAF. Cet
enregistrement est obligatoire.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement GEN :
Effectif global de l'éntreprise au 31/12 : Cette rubrique n'est à produire que pour une DUCS de type
URSSAF et seulement si la déclaration est un TR (Tableau récapitulatif annuel)
Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer (régularisation et acompte
inclus) (+ transport et taxe additionnelle en URSSAF).
Montant 2 : Cette rubrique permet d'indiquer un acompte ou un crédit à déduire. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip.
Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 2, vous devez absolument modifier manuellement la
rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2.
Montant 3 : Cette rubrique permet d'indiquer une régularisation ou un débit à ajouter. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip.
Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 3, vous devez absolument modifier manuellement la
rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2.
Nombre de lignes total : Cette rubrique indique le nombre de lignes de cotisations pour l'ensemble de la
déclaration
Enregistrement EN ou WP : Unité déclarée
Cet enregistrement décrit l'unité déclarée. Cet enregistrement est obligatoire. Une déclaration peut contenir
plusieurs unités déclarées.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement EN :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement de l'unité
déclarée.
Dans une DUCS de type URSSAF il y a une unité déclarée par établissement. Dans une DUCS de type IRC/IP
les unités représentent un contrat ou un centre payeur.
Numéro de référence 1 : Pour une DUCS de type URSSAF c'est le n° de compte cotisant.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
73
Le numéro de compte cotisant se renseigne sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet
Organismes.
Pour une DUCS de type IRC/IP c'est le numéro de contrat indiqué sur la fiche de l'organisme destinataire.
Votre organisme de retraite peut vous demander de gérer les unités déclarées par centre payeur, dans ce
cas, il convient de renseigner sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes le n° de centre
payeur.
Numéro de référence 2 : Cette rubrique indique le code APE de l'établissement déclaré. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et uniquement pour une déclaration TR (Tableau
récapitulatif annuel).
Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer de l'unité déclarée (régularisation
et acompte).
Montant 2 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements transport. Cette rubrique
n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte
plusieurs taux de transport.
Montant 3 : Cette rubrique indique le montant des régularisations de l'unité déclarée. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF.
Montant 4 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements taxes additionnelles
transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si
l'unité déclarée comporte plusieurs taux de taxes additionnelles transport.
Quantité 1 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés rémunérés au cours de la période de référence de la
déclaration. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF.
Quantité 2 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés inscrits dans l'établissement au dernier jour de la
période de référence de la déclaration, y compris les salariés absents pour maladie ou congés (à l'exception des
apprentis). Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF.
Enregistrement COT : Ligne de cotisation
Cet enregistrement décrit la ligne de cotisation. Cet enregistrement est facultatif (non présent dans le cas d'une
DUCS néant).
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement COT :
Qualifiant ligne cotisation : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code risque indiqué sur
la fiche code DUCS. Pour une DUCS de type URSSAF cette rubrique est renseignée avec une valeur fixe non
paramétrable.
Type de cotisation : Cette rubrique reprend le code déclaré indiqué sur la fiche code DUCS.
Instruction codée : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code condition spéciale indiqué
sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF.
Pourcentage de cotisation : Pour une ducs de type URSSAF cette rubrique n'indique que les taux de
cotisations de transport, de taxe additionnelle de transport et d'accident de travail. Pour une ducs de type
IRC/IP cette rubrique indique le taux de cotisation. Si la rubrique est de type forfait cette rubrique n'est pas
renseignée.
Montant monétaire 1 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 1 représente la base
déplafonnée. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 1 représente le montant calculé de la
cotisation.
Montant monétaire 2 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 2 représente la base
plafonnée ou la réduction de cotisation. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 2 représente
l'assiette ou la valeur unitaire du forfait.
Quantité associée 1 : Cette rubrique indique l'effectif concerné par cette ligne.
Quantité associée 2 : Pour une ducs de type URSSAF la quantité 2 est utilisée uniquement pour la loi TEPA
et représente le nombre d'heures supplémentaires pour les codes 04 et 05. Pour une ducs de type IRC/IP la
quantité 2 représente le nombre de forfaits.
Numéro référence 1 : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code groupe cotisant indiqué
sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
74
Numéro référence 2 : Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de
l'organisme destinataire de la cotisation et non de la déclaration.
Exemple :
Vous transmettez vos déclarations au groupe Malakoff (G022). sur la rubrique référence 1de l'enregistrement
MR sera indiqué G022.
Par contre sur l'enregistrement COT devra être indiqué le code organisme destinataire de la cotisation, à savoir
0012 si c'est une cotisation à destination de la prévoyance, A202 si c'est une cotisation à destination de
l'ARRCO......
Enregistrement TRS : Versement transport
Cet enregistrement décrit le versement transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée
comporte des taux transport multiples.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TRS :
Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié
(Onglet Déclarations).
Enregistrement TAT : Taxe additionnelle transport
Cet enregistrement décrit le versement de la taxe additionnelle transport. Il est facultatif et ne doit être présent
que si l'unité déclarée comporte des taux de taxe transport multiples.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TAT :
Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié
(Onglet Déclarations).
Enregistrement PAI : Paiement
Cet enregistrement décrit le paiement. Cet enregistrement est facultatif.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement PAI :
Montant réglé : Cette rubrique indique le montant qui va être versé à l'organisme destinataire de la
déclaration.
Date associée au paiement : La date qui est produite sur cette rubrique est celle indiquée dans l'assistant
de préparation à la DUCS.
Editeur de déclaration
Ajouter un enregistrement : L'ajout se fait par le menu contextuel (clic droit).
Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Ajouter" c'est que l'enregistrement ne peut pas être
ajouté. Plusieurs raisons :
- L'enregistrement ne peut pas être ajouté à l'emplacement sélectionné,
- L'enregistrement est déjà présent et ne peut pas l'être une seconde fois.
Supprimer : La suppression se fait par le menu contextuel (clic droit). Elle permet de supprimer un
enregistrement de la déclaration.
Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Supprimer" c'est que l'enregistrement est obligatoire et
donc non supprimable.
Il n'est pas possible de supprimer une rubrique (partie droite de l'écran).
Déclarer le fichier DUCS EDI : Une fois votre fichier vérifié et/ou corrigé, vous devez le déclarer afin qu'il soit
au format autorisé par la norme. Pour cela, cliquez sur le bouton "Déclarer" et suivez les étapes.
Les erreurs
En bas de l'écran vous disposez d'un récapitulatif des erreurs du fichier.
Pour corriger une ligne vous pouvez directement saisir dans la colonne "valeur".
Certaines rubriques proposent des listes de choix. A vous de sélectionner la valeur attendue.
Pensez à enregistrer vos modifications à l'aide du bouton "Enregistrer" située en haut à gauche de l’écran ou
par le menu Fichier + Enregistrer.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
75
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
PARAMETRES DE PAYE
Paramètres de paye - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres de paye - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Ajouter une publication Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des publications. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche publication.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
76
Ajouter un compte Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des comptes du ROL. Double cliquer sur une ligne pour
ouvrir une fiche compte du ROL.
Variables : permet d'accéder à la liste des variables à saisir et des variables formule.
Rubriques : permet d'accéder à la liste des rubriques de brut, des rubriques de cotisation, des rubriques de
net, des rubriques de commentaire, des rubriques intermédiaire.
Constantes : permet d'accéder à la liste des taux et des plafonds et smic.
Tables de calcul : permet d'accéder à la liste des tables de calcul.
CONSTANTES
Liste des constantes
Accès: Paramètres de paye- Constantes
La gestion de la liste des constantes est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les constantes créées et enregistrées selon trois onglets:
Taux: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type taux
Valeurs: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type valeur.
Tous: Cet onglet recense l'ensemble des constantes.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les suppressions restent possibles si la constante n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par
exemple.
Fiche Constantes
Accès: Paramètres de paye- Constantes
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est un
taux ou une valeur. La sélection détermine la présentation de l'onglet Valeurs.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la constante. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des constantes.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la constante que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux dans les listes déroulantes en vue
standard.
Les onglets
DETAIL DES FONCTIONNALITES
77
Valeurs
Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra.
Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou l'aide du calendrier, la période (mois et année) à
partir de laquelle la constante entre en vigueur.
Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec
la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est
cochée dans la fiche salarié.
S'il s'agit d'une valeur :
Valeur: Ce champ vous permet de saisir la valeur de la constante, manuellement ou à l'aide de la calculatrice
accessible par l'icône .
Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique en saisissant le code de cette constante.
S'il s'agit d'un taux:
Taux salarial: Saisissez un taux salarial sous un format de type pourcentage.
Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02.
Taux patronal: Saisissez un taux patronal sous un format de type pourcentage.
Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique par la syntaxe suivante: Code de la
constante.tauxsal ou Code de la constante.tauxpat
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
VARIABLES
Fiche Variables
Accès : Paramètres de paye-Variables
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est de
type "à saisir" ou de type "formule".
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la variable. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des variables.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la variable que vous souhaitez ajouter.
Report mensuel: Cette option n'apparaît que pour les variables de type "A saisir". Cochez cette option si
vous souhaitez que la valeur saisie sur un mois soit reportée les mois suivants.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette variable dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Formule
Cet onglet vous permet de saisir la formule nécessaire au calcul de la variable.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
78
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Cet onglet est disponible uniquement si la variable est de type "formule".
Vous ne pouvez pas faire appel à des rubriques dans les variables.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Liste des variables
Accès: Paramètres de paye- Variables
La gestion de la liste des variables est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les variables créées et enregistrées selon trois onglets:
Variables à saisir : Cet onglet affiche uniquement les variables de type A saisir.
Variables calculées : Cet onglet affiche uniquement les variables de type Formule.
Tous: Cet onglet recense l'ensemble des variables.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les suppressions restent possibles si la variable n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par
exemple.
RUBRIQUES
Liste des rubriques
Accès: Paramètres de paye-Rubriques
La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche toutes les rubriques créées et enregistrées, triées par type de rubrique. Les onglets suivants
sont donc disponibles: Rubrique de brut, Rubrique de cotisation, Rubrique de net, Rubrique de commentaire,
Rubrique intermédiaire. L'onglet Tous recense l'ensemble des rubriques.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les suppressions restent possibles si le rubrique n'est pas utilisée dans un profil ou un bulletin.
Rubrique de brut
Accès: Paramètres de paye- Rubrique- Rubriques de brut
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
79
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue.
Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls.
Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de
rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général.
Cette information est nécessaire au transfert comptable
Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous
souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le
statut de présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Absences: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un type d'absences. Cette liaison permet
d'afficher sur le bulletin, la période d'absence, dès lors qu'une absence de ce type est saisie.
Si le type d'absences que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
absences, vous avez la possibilité de créer un nouveau type d'absences en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Dates à préciser sur le bulletin: Cette option vous permet de préciser sur le bulletin la période à laquelle
correspond cette rubrique afin de le préciser sur vos déclarations.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique.
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique de cotisation
Accès: Paramètres de paye- Rubriques- Rubriques de cotisation
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
80
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner le régime correspondant à la rubrique.
Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Organisme : Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme correspondant à la rubrique.
Une pré-sélection des organismes est établie sur l'onglet "Courants" selon le régime sélectionné sur le
champ précédent.
Si l'organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Ne pas prendre en compte le taux: Cette option permet de ne pas afficher le détail sur l'état des charges,
d'un éventuel changement de taux en cours d'année.
Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous
souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le
statut de présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Contrat : Ce champ permet de lier un contrat de prévoyance pour les rubriques de cotisations de
prévoyance, afin de faciliter la déclaration N4DS.
Si le Contrat de prévoyance que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le
fichier des contrats, vous avez la possibilité de créer un nouveau contrat en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Type d'activité : Ce champ permet de classer les rubriques par secteur d'activité. Les rubriques visibles dans
les listes pages dépendent du ou des types d'activité définis dans les options entreprise.
Codes DUCS : Ce champ permet de rattacher le ou les codes DUCS correspondant au type de la rubrique.
Sans cela, la déclaration unique des cotisations sociales (DUCS) ne pourra pas fonctionner correctement.
Pour rattacher votre code DUCS, cliquez sur l'icône .... Une fenêtre "Codes DUCS associés" s'ouvre. Utilisez le
bouton "Ajouter" puis saisissez ou sélectionnez le code DUCS souhaité. Recommencez l'opération autant de
fois que vous avez de codes DUCS à paramétrer.
Option utiliser les formules par défaut : Cette option signifie que les formules utilisées pour
évaluer la rubrique seront celles indiquées sur la fiche code DUCS. Toutefois si les formules ne vous
conviennent pas vous avez la possibilité de décocher cette option. A partir de là, le bouton "Formules"
deviendra actif et vous pourrez modifier les formules sans avoir à créer une nouvelle fiche code DUCS.
Les formules évaluées deviendront celles définies sur la rubrique et non plus celles de la fiche code
DUCS.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique
DETAIL DES FONCTIONNALITES
81
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique de net
Accès: Paramètres de paye-Rubriques-Rubrique de net
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue.
Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls.
Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de
rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général.
Cette information est nécessaire au transfert comptable.
Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre les périodes pour lesquelles vous souhaitez
que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de
présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique.
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique intermédiaire
Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique intermédiaire
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
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L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous
souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le
statut de présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... ,de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique.
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique de commentaire
Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique de commentaire
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
83
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez
que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de
présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ..., de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Afficher dans la colonne: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la colonne
dans laquelle vous souhaitez voir s'afficher l'information. Les colonnes disponibles sont Nombre ou Base/Taux
salarial/Taux patronal/Gain salarial/Retenue salariale/ Montant patronal.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
TABLES DE CALCUL
Fiche Table de calcul
Accès: Paramètres de paye-Tables de calcul
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite
utilisable dans une fonction ou une rubrique par exemple, grâce à la syntaxe suivante Code de la table de calcul
[], en prenant soin de préciser entre crochets les éléments nécessaires au calcul.
Le salaire d'un apprenti est défini selon un pourcentage du SMIC d'après son âge et son année de scolarité.
Une table de calcul à double entrée permet de stocker les valeurs de ces pourcentages. Ainsi, la table de calcul
peut être utilisée dans la rubrique du salaire mensuel de l'apprenti. Le calcul s'effectuera automatiquement
grâce à la table de calcul, pour laquelle l'âge et l'année de scolarité ont été renseignés.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la table de calcul que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette table de calcul dans les listes
déroulantes en vue standard.
Les onglets
Paramétrage
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
84
Dimension
Les dimensions permettent de renseigner les intervalles ou les valeurs pour lesquelles il existe une donnée
correspondante. Il est possible d'avoir une ou deux dimensions. Leur paramétrage est identique.
Libellé: Saisissez la description de votre dimension
Type: Sélectionnez parmi une liste de valeurs système le type d'intervalle que vous souhaitez :
Index: A une valeur correspond une autre valeur.
Intervalle: A un intervalle correspond une valeur.
Intervalle progressif: les valeurs de chaque intervalle se cumulent.
Pour ajouter une ligne dans la grille, cliquer sur le bouton Ajouter au dessus de la grille.
Libellé: Saisissez le libellé des lignes de votre table de calcul.
Valeur: Champ disponible uniquement pour le type Index. Saisissez une valeur ou taux.
Intervalle de début: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif.
Saisissez la borne de début de l'intervalle. La valeur sera incluse dans l'intervalle. Sur le premier intervalle,
vous pouvez choisir le symbole moins l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de début.
Intervalle de fin: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif.
Saisissez la borne de fin de l'intervalle. La valeur sera exclue de l'intervalle. Sur le dernier intervalle, vous
pouvez choisir le symbole plus l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de fin.
Table de calcul
Une fois les dimensions paramétrées, saisissez directement dans la table de calcul, les données
correspondantes aux différents intervalles ou valeurs.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Liste des tables de calcul
Accès : Paramètres de paye - Table de calcul
La gestion de la liste des tables de calcul est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les tables de calcul créées et enregistrées.
Les suppressions restent possibles si le table de calcul n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction
par exemple.
NATURES DE RUBRIQUE
Liste des natures de rubriques
Accès : Paramètres - Divers - Natures de rubriques
La gestion de la liste des natures des rubriques est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche toutes les natures de rubriques créées et sauvegardées pour tous les établissements
confondus.
Les suppressions restent possibles si la nature n'est pas rattachée à une rubrique.
Fiche Nature de rubrique
Accès : Paramètres de paye- Nature de rubrique
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
85
Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d'après les sous natures ainsi qu'un
cumul global généré d'après la nature de rubrique.
Vous retrouvez ces cumuls dans la liste page des cumuls avec les syntaxes suivantes:
SCAT_Nom de la sous nature pour les cumuls alimentés et CAT_Code de la nature de rubrique pour les cumuls
calculés.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la nature de rubrique que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature de rubrique dans les listes
déroulantes en vue standard.
Les Onglets
Paramètres
Sous natures
Code: Saisissez un code limité à 32 caractère de type alphanumérique. Les espaces ne sont pas autorisés.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la sous nature que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette sous nature dans les listes
déroulantes en vue standard.
Méthodes d'alimentations
La ou les méthode(s) d'alimentation choisies seront communes à tous les cumuls correspondant aux sous
natures.
Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui
alimentera le cumul.
Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la méthode
d'alimentation de la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul.
Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le
montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/
une formule.
Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible.
Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce
champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
FONCTIONS
Liste des fonctions
Accès : Paramètres de paye - Fonctions
La gestion de la liste des fonctions est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les fonctions créées et enregistrées.
Les suppressions restent possibles si la fonction n'est pas utilisée dans une rubrique.
Fiche Fonctions
Accès : Paramètres de paye-Fonctions
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
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Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter
certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser
l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Type de retour: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, le format sous lequel
la fonction renvoie l'information. Trois types de retour sont disponibles: Numérique/Date/Booléen.
Portée: Ce champ permet de définir si la fonction fait appel uniquement à des variables ou bien également à
des champs du bulletin.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la fonction que vous souhaitez ajouter.
Déclaration: Champ non saisissable. Il précise la syntaxe à utiliser pour interroger cette fonction dans une
rubrique par exemple.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette fonction dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Formule
Cet onglet permet de saisir une formule, à l'aide de variables, de tables de calcul ou encore d'une autre
fonction, etc...
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Paramètres
Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des
valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec
des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à
cette fonction.
Dans la fonction CP_REGLE_MAINTIEN, suivant la rubrique dans laquelle elle est interrogée, la fonction fait
appel aux CP Pris en N ou en N-1. Pour cela, on crée un paramètre CONGES, qui sera remplacé dans la rubrique
par CP.Pris N ou CP.PrisN1 selon la rubrique appropriée.
Nom: Saisissez un nom de paramètre limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Type : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type du paramètre. Les types
disponibles sont: Numérique/Date/Booléen/Rubrique de brut/Rubrique de net/Rubrique de cotisation/ Valeurs
cumulables.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du paramètre que vous souhaitez ajouter.
L'ordre dans lequel sont saisis les paramètres devra être conservé lorsqu'ils seront remplacés par les
valeurs correspondantes dans une rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
CUMULS
Fiche Cumuls
Accès : Paramètres de paye-Cumuls
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
87
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Type Formule: Cette option permet d'alimenter un cumul par une formule de son choix. Une fois l'option
cochée, l'onglet Formule apparaît.
Cumul de taux : Cette option permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux , l'arrondi
se fasse à 3 décimales et non à 2 (standard logiciel)
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des cumuls.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du cumul que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce cumul dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Méthode d'alimentation par défaut
Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule n'est pas cochée.
Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet.
Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui
alimentera ce cumul.
Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la rubrique
augmente ou diminue la valeur du cumul.
Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le
montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/
une formule.
Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible.
Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce
champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul.
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Alimenté par défaut : Si vous cochez cette option, toutes les rubriques crées selon le type défini dans la
colonne "Alimenté par", alimenteront ce cumul. Le cumul sera donc visible par défaut dans l'onglet Cumuls des
rubriques en question.
Afficher comme propriété : Cocher cette option vous permet d'afficher une propriété qui sera visible dans
toutes les rubriques du type défini dans la colonne "Alimenté par", dans la partie Propriétés de l'onglet
Paramétrage.
Libellé de propriété: Champ saisissable limité à 255 caractères de type alphanumérique, uniquement si
l'option "Afficher comme propriété" est cochée.
Formule
Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule est cochée.
Saisissez la formule de votre choix grâce à l'aide à la saisie qui alimentera le cumul crée, indifféremment du
type de la rubrique.
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Liste des cumuls
Accès: Paramètres de paye- Cumuls
La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les cumuls crées et enregistrés selon trois onglets:
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
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Cumuls alimentés: Cet onglet affiche uniquement les cumuls paramétrés avec une méthode d'alimentation
ou bien issus des sous natures de rubrique, ou encore de la création d'un régime.
Cumuls calculés: Cet onglet affiche les cumuls de type Formule ou bien issus des natures de rubriques, ou
encore de la création d'un régime.
Tous: Cet onglet recense l'ensemble des cumuls.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les cumuls créés à partir d'un régime ou d'une nature de rubrique ne peuvent pas être supprimés à partir
de la liste des cumuls. Ces cumuls ne peuvent supprimés qu'à partir de la fiche Nature de rubrique ou bien la
fiche Régime. Les suppressions restent possibles si le cumul n'est pas utilisée dans une rubrique.
Fiche d'une grille de cumuls
Accès : Paramètres de paye - Cumuls - Grilles de cumuls
En tête
Code: Saisissez un code de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du de la grille des cumuls que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette grille dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Cumuls
Cet onglet vous permet de définir les cumuls qui vont composés votre grille.
Pour ajouter un cumul, deux possibilités :
• Le bouton Ajouter,
• Menu contextuel + Ajouter (clic droit)
Pour insérer un cumul parmi d'autres cumuls, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre cumul
puis cliquer sur Insérer.
Pour supprimer un cumul, cliquez sur le bouton Supprimer.
Vous pouvez changer la position d'un cumul à l'aide des boutons Monter et Descendre.
Tranches
Cet onglet vous permet de définir les tranches qui vont composés votre grille.
Pour ajouter une tranche, 2 possibilités :
• Le bouton Ajouter,
• Menu contextuel + Ajouter (clic droit)
Pour insérer une tranche parmi d'autres tranches, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre
tranche puis cliquer sur Insérer.
Pour supprimer une tranche, cliquez sur le bouton Supprimer.
Vous pouvez changer la position d'une tranche à l'aide des boutons Monter et Descendre.
Notes
La gestion d'une "Notes" est commune à toutes les fiches.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
89
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
PARAMETRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
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• Informations société : permet d'accéder aux options du dossier telles que les coordonnées, les
préférences graphiques utilisateurs, les préférences utilisateurs, les préférences comptables et de
transfert, la police, et la synchronisation...
• Services : permet d'accéder à la liste des services.
• Natures d'emploi : permet d'accéder à la liste des natures d'emploi.
• Régimes de cotisation : permet d'accéder à la liste des régimes.
Fiche Banques
Accès : Paramètres - Banques
La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches.
Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques.
Créer une fiche Banque est une opération est indispensable pour exécuter les transferts de règlements vers
l'application Comptabilité Open Line.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques.
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque.
Ce nom est limité à 40 caractères alphanumériques.
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
- si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par
défaut,
- si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie,
- si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
91
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraîne pas la création d’une nouvelle
fiche Code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
Pays
Champ saisissable.
Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
Le compte de banque
Le journal de banque
Onglet Coordonnées bancaires
Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte et de définir les éléments
nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
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Les RIB/BBAN, IBAN et BIC sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le
R.I.B. transmis par votre établissement bancaire.
RIB / BBAN
Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN
IBAN
Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN
BIC
Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le
RIB/BBAN et l'IBAN
ETEBAC
o Numéro national d'emetteur (NNE)
Numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des
virements informatiques au format CFONB.
Champ saisissable de 6 caractères numériques.
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier ETEBAC.
o Formater le ficher ETEBAC (retour à la ligne)
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC avec des retours à la ligne.
Pour savoir si vous devez ou non sélectionner cette case, vous devez contacter votre banque.
SEPA
o Identifiant de créancier SEPA (ICS)
Champ saisissable de 35 caractères numériques maximum (minimum 8).
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier SEPA.
o Formater le ficher SEPA (retour à la ligne)
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier SEPA avec des retours à la ligne.
Onglet Notes
La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches.
PCG - Plan Comptable Général
Accès : Paramètres - PCG (Plan comptable général)
Le PCG vous donne la liste intégrale des comptes définie par la réglementation.
Vous pouvez modifier les vues.
Aucune action (ajout, modification, suppression) n'est directement possible dans cette liste.
PUBLICATION REPORTS ON LINE
Publications
Accès : Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publications
La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches.
Les publications sont utilisées pour la gestion du site ROL.
La fiche publication peut être créée directement depuis :
- le menu "Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publication" + ajouter
- la publication d’une liste, impression (bouton ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".)
Présentation de la fiche
DETAIL DES FONCTIONNALITES
93
La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets.
Entête
Libellé*
Champ alphanumérique de 80 caractères maximum.
La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document.
Description
Champ alphanumérique de 200 caractères maximum.
Onglets
Documents
Icône
Permet de sélectionner une image pour la publication.
Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options.
Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre publication ou par
le bouton "Importer", aller chercher une icône d'autre provenance Personnaliser.
Cette icône est indépendante du logo du dossier.
Nom de la publication dans Reports On Line
Champ alphanumérique de 40 caractères maximum.
La donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête.
Il reste modifiable.
Date de dernière publication
Champ date non modifiable.
Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication.
Date de prochaine publication
Champ date non modifiable.
Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité).
Inactif
Case à cocher.
Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier.
La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour.
Modifié depuis le dernier envoi
Case à cocher, non saisissable.
Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée.
Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit
sélectionnée par défaut.
Liste de documents
Cette liste contient tous les documents associés à la publication.
Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description.
Il est possible de :
- supprimer un document,
- modifier la vue de la liste,
- changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre).
Comptes
Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication.
La gestion de cette liste est commune à toutes les listes.
Le bouton "Voir la fiche compte" permet d'ouvrir la fiche du compte.
Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera
envoyée.
Les informations disponibles sont :
Login(email) compte utilisateur Reports On Line
Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
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Prénom
Non modifiable.
Prénom du compte.
Nom
Non modifiable.
Nom du compte.
Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une multisélection
dans la liste déroulante des comptes.
Périodicité
Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site.
La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action "Envoyer" est sélectionnée.
Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, &ldots;) ou définie par l’utilisateur
(toutes les n semaines ou n mois &ldots;).
Prochaines dates
Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en
fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates).
En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du
mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines&ldots;
Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché :
"Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous
devrez mettre à jour le planificateur de tâche Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste
choisi."
Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis par
vous. Il est accessible en cliquant sur Démarrer/Tous les programmes/Accessoires/Outils système/Tâches
planifiées.
Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant sur le
bouton "Envoyer".
Actions de la liste publication
Envoyer
Permet de forcer l’envoi sur le site ROL des publications sélectionnées et actives.
Mettre à jour le planificateur de tâche
Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (ROL) pour les publications avec une périodicité.
Un message vous demande confirmation de mise à jour : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour.
Les publications seront envoyées automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste.".
Supprimer la tâche du planificateur
Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée.
Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche : "Le planificateur de tâches Windows a été
mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées automatiquement à partir de ce poste."
Comptes
Accès : Paramètres - Publication Reports On Line &endash; Comptes
La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches.
Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line.
La fiche compte contient :
Login (e-mail)*
Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail.
Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur.
Administrateur
Case à cocher.
Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur.
Un seul compte peut-être administrateur.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
95
Nom
Champ saisissable.
Prénom
Champs saisissable.
Mot de passe*
Obligatoire.
Confirmation*
Identique au mot de passe
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte.
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier.
Actions
A partir de la liste des comptes, il est possible de :
- Récupérer les comptes du site
- Mettre à jour l'identification
CHAMPS SALARIES
Services
Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Services
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du service que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Service dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Lien de parenté
Accès : Paramètres - Liste des champs salariés
Les liens de parenté pourront être sélectionnés dans les fiches salariés.
La fiche lien de parenté s'identifie par les éléments suivants :
Code
Le code est à saisir manuellement.
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Il est interdit de créer deux fiches lien de parenté avec le même code.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système.
Description
Saisissez le libellé du lien de parenté (caractères alphanumériques).
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
96
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce lien de parenté dans les vues standard, listes
déroulantes....
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Motif d’entrée
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs d’entrée
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif d’entrée dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Situation administrative
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Situation administrative
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du code population que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette situation administrative dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Statut catégoriel
Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Statut catégoriel
Les statuts catégoriels pourront être sélectionnés dans les fiches salariés et les profils.
La fiche statut catégoriel s'identifie par les éléments suivants :
Code
Le code est à saisir manuellement.
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
97
Il est interdit de créer deux fiches statut catégoriel avec le même code.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système.
Description
Saisissez le libellé du statut catégoriel (caractères alphanumériques).
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce statut catégoriel dans les vues standard, listes
déroulantes....
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Convention Collective (IDCC)
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Conventions collectives (IDCC)
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système :
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du code IDCC que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Code IDCC dans les listes déroulantes en vue
standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Nature d’emploi
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Nature d’emploi
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature d'emploi dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
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Motif de sortie
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs de sorties
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif de sortie dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Type de contrat
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Contrats de travail
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Type de contrat de travail dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Spécificité du contrat de travail
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Spécificité du contrat de travail
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
DETAIL DES FONCTIONNALITES
99
Champ saisissable pour indiquer le libellé de la spécificité du contrat que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette spécificité du contrat de travail dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Caractéristique de l’activité
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Caractéristique de l’activité
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système :
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé de la caractéristique de l’activité du contrat que vous souhaitez
ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caractéristique dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Statut catégoriel CCN
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Statut catégoriel CCN
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du statut catégoriel CCN que vous souhaitez ajouter
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Intitulé du contrat de travail
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Intitulé du contrat de travail
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
100
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer l’intitulé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet intitulé dans les listes déroulantes en vue
standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Code emploi PCS-ESE
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Code emploi PCS-ESE
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Catégorie :
Saisissez une catégorie.
Sous-catégorie :
Saisissez une sous-catégorie
Description :
Champ saisissable pour indiquer l’intitulé de la catégorie socioprofessionnelle que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce code dans les listes déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Code risque
Accès : Paramètres- Divers - Code risque
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du code risque que vous souhaitez ajouter.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
101
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime obligatoire
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime obligatoire
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du Régime que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Codes populations
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Codes populations
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du codes populations que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Assujettissement à l'AGS
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'AGS
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
102
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
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Assujettissements à l'assurance chômage
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'assurance chômage
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Exonération à l'assurance chômage
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération à l'assurance chômage
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Exonération URSSAF
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération URSSAF
DETAIL DES FONCTIONNALITES
103
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime risque maladie
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime risque maladie
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime risque maladie que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime Accident de travail
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime accident du travail
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime accident du travail que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
104
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime vieillesse
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime vieillesse
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime vieillesse que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Titre de séjour
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Titre de séjour
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du titre de séjour que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce titre de séjour dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Catégories Professionnelles spécifiques
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Catégories professionnelles spécifiques
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
105
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Salarié travaillant pour une entreprise étrangère
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Salarié travaillant pour entreprise étrangère
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer un libellé.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Evènement Prévoyance/Assurance
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Evènements prévoyances/assurance
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de l'événement que vous souhaitez ajouter
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet événement dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Types d'ayants droits
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Types d'ayants droits
Code :
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
106
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'ayants droits que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'ayants droits dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DIVERS
Civilités
Accès : Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles
des personnes morales.
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour les fiches (salariés, établissements).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Codes postaux
Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés.
La ville *
Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au Code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au Code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné
précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les actions des codes postaux
DETAIL DES FONCTIONNALITES
107
A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux".
Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux.
Départements
Accès : Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Pays
Accès : Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels
qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes...
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Thèmes
Accès : Paramètres- Divers -Thème
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description : Champ saisissable pour indiqué le libellé du thème que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce thème dans les listes déroulantes en
vue standard.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
108
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régimes
Accès: Paramètres- Divers- Régimes
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de votre régime.
Exemple:Irc, Pôle emploi, Cnfb...
Le type URSSAF/MSA doit être unique.
Code: Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Tranches
Cet onglet vous permet de définir les tranches et les méthodes de calcul, rattachées à ce régime.
Pour ajouter une tranche, cliquer sur le bouton disponible dans la barre de menu sur le dessus de l'onglet
Tranches.
Code: Saisir un code, limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Formule plancher : Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par
exemple, en dessous de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur.
Formule plafond: Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple,
au dessus de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur.
Formule du montant de la cotisation: Ce champ vous permet d'indiquer la formule de calcul du montant
de la cotisation à l'aide d'une fonction par exemple. Celle-ci sera bornée par les valeurs plancher et plafond
précisées précédemment.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Fiches Caisses de cotisations
Accès: Paramètres- Divers - Caisses de cotisations
En tête
Code : Saisissez un code.
Ce code doit être unique et ne pourra être modifié après enregistrement.
Type de régime : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de
régime.
Description: Ce champ vous permet de saisir la description de la caisse.
SIRET: Ce champ permet de saisir le numéro SIRET de la caisse.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
109
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caisse dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Adresse : L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées de l'organisme.
Contact: L'onglet Contact permet de visualiser les coordonnées d'un contact établi au sein de l'organisme.
Coordonnées bancaires: L'onglet Coordonnées bancaires permet de renseigner les coordonnées bancaires
de l'organisme.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
DUCS : Codes DUCS
Les codes DUCS EBP ne sont pas modifiables. Si vous devez en modifier-un, dupliquez un code déjà existant.
Identifiant : Champ de saisie libre. L'identifiant doit être unique.
Par défaut EBP a choisi de mettre un identifiant commençant par un U pour les codes URSSAF, par IRC pour les
codes de retraite et IP pour les codes de prévoyance.
Type de DUCS : Ce champ permet d'indiquer si le code concerne une déclaration à destination de l'URSSAF
ou des Caisses de Retraite et Prévoyance.
Format :
• Si votre code DUCS est destiné à l'URSSAF, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les
suivants : Format A - Format B - Format C - Format D - Format E - Format F - Format K - Format R -
Format Y - Format Z - Format E Positif - Format F Négatif.
Pour connaître la format à utiliser, référez-vous à la liste des codes DUCS fournie par l'ACOSS.
Les formats "E positif" et "F négatif" sont propres à EBP.
Ils permettent de traiter le cas spécifique de la réduction Fillon. A savoir lorsque le montant de la réduction
Fillon est négatif il faut déclarer le code 671 et lorsque le montant est positif il faut déclarer le code 801. Dans
tous les cas ces 2 codes ne doivent pas être utilisés en même temps.
• Si votre code DUCS est destiné aux organismes de retraite et prévoyance, les formats qui peuvent
être sélectionnés sont les suivants : Cotisation IRC en % - Cotisation IRC au forfait - Cotisation IRC en
% salaire fictif.
Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont de type forfaitaire alors choisissez le format Cotisation
IRC au forfait.
Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation alors choisissez le
format Cotisation IRC en %.
Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation et une assiette fictive
(cas des salariés temps partiel qui cotisent sur un temps plein) alors choisissez le format Cotisation IRC en %
salaire fictif.
Code déclaré : Indiquez sur ce champ le type de cotisation.
Pour les codes à destination de l'URSSAF ce code correspond au code type personnel fourni par l'ACOSS.
Pour les codes à destination des caisses de retraite et prévoyance ce code correspond à la table
"ligne_irc_assiette"
Régime DUCS : Si le code DUCS est spécifique au régime Alsace /Moselle, sélectionnez Alsace/Moselle. Si
le code DUCS est spécifique au régime général (donc autre que Alsace/Moselle), sélectionnez Général. Si le
code DUCS n'est pas spécifique à un régime, sélectionnez Tous.
Le régime DUCS n'est valable que pour les codes DUCS de type URSSAF.
Description : Champ de saisie libre.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
110
Options : Actuellement, seuls les codes 900 et 901 (URSSAF) ont besoin d'avoir une option. Si le code DUCS
sert à déclarer le transport, sélectionnez Participe aux taux transports. Si le code DUCS sert à déclarer la
taxe additionnelle de transport, sélectionnez Participe aux taxes additionnelles sur les transports.
Mode étendu : Par défaut ne sont visibles que les éléments les plus couramment utilisés. Toutefois
Tableau
Le nombre de lignes et de colonnes affiché dans le tableau dépend du type et du format sélectionnés.
Exemple :
Si vous choisissez un format A vous aurez 3 lignes A, D, P.
Si vous sélectionnez un format E vous aurez seulement 2 lignes D et P.
Si vous sélectionnez un format Cotisation IRC en %vous aurez seulement 1 ligne SCS.
Type de DUCS URSSAF
Conditions spéciales : Les conditions spéciales dépendent du format sélectionné. Certains formats
proposent les conditions A,D et P d'autres seulement D et P....
Taux : Dans la colonne Taux indiquez les constantes utilisées pour calculer ce code DUCS.
Base déplafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base déplafonnée. Par défaut,
en général la base déplafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale"
Il est important de faire appel aux constantes, elles permettent de détecter les dates d'applications dans le
fichier EDI.
Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression.
Base plafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base plafonnée. Par défaut, en
général la base plafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale"
Certains montants comme celui de la réduction Fillon, par exemple, doivent être négatifs à l'impression et
déclarés en positif en EDI. Cette option permet de gérer cette particularité.
Type de DUCS IRC/IP
Conditions spéciales : Par défaut, seule la condition spéciale SCS est visible. Pour voir les autres conditions
possibles, cochez l'option "Mode étendu". Les conditions spéciales correspondent à la table "AGIRC & ARRCO
des conditions spéciales de Cotisations". il n'est pas possible d'ajouter de nouvelles valeurs à la liste proposée.
Code risque : Les codes risques correspondent à la table "Codes risques".
Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression.
Code groupe cotisant : Les codes groupes cotisants correspondent à la table "Catégories de population CPN
Agirc Arrco"
SOCIETE
Entreprise
Accès : Paramètres- Société-Entreprise
SIREN : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIREN de votre entreprise. Il est limité à 9 caractères
numériques.
Nombre de fractions pour la norme 4DS : La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet,
si vous souhaitez fractionner votre fichier N4DS vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les
préférences de votre dossier le numéro de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de
fraction que vous possédez.
Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
111
Utiliser les données de l'expert pour les déclarations : Si cette option est cochée alors dans votre
déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Tiers rédacteur, complété avec les informations de l'expert
comptable.
Déclaration DUCS déclarée en EDI : Cette option est cochée par défaut et ne sert qu'à la déclaration DUCS
EDI annuelle (TR) à destination de l'URSSAF. Elle sert à indiquer si vous effectuez vos déclarations DUCS
mensuelles et trimestrielles en EDI.
Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE) : Si cette option est cochée alors
dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Emetteur, complété avec les informations de
l'établissement destinataire du CRE.
Etablissement destinataire du CRE : Ce champ ne peut être renseigné que si l'option "Etablissement
concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée. Il permet la sélection de l'établissement
émetteur de la déclaration et donc destinataire du compte rendu d'exploitation.
Etablissement en versement lieu unique (VLU) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration
DUCS EDI figurera l'enregistrement Entité de regroupement. Cette option ne doit être cochée que si vous
pratiquez le paiement groupé (Versement en lieu unique) pour vos déclarations EDI à destination de l'URSSAF.
Etablissement déclarant : Ce champ vous permet de saisir ou de sélectionner l'établissement déclarant.
Si l'établissement que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Etablissement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Type d'activité : Cochez le ou les types d'activité de votre entreprise. Par conséquent, les listes pages de
votre dossier n'afficheront que les paramètres de paye correspondant au type d'activité sélectionné.
Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Contact : Ce champ vous permet de saisir le nom d'un contact au sein de l'établissement déclarant.
SIRET : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIRET de l'établissement déclarant.
Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
112
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Voir l'établissement principal : Ce bouton permet de visualiser la fiche établissement de votre
établissement principal. Par défaut, il s'agit du premier établissement que vous avez crée.
Préférences utilisateurs
Impression des bulletins
Nombre d'exemplaires : Ce champ permet de saisir le nombre d'exemplaires de bulletins que vous
souhaitez imprimer à chaque impression. Limité à 99 exemplaires.
Gérer les duplicatas en impression de bulletin : Cette option permet de générer, par défaut, un duplicata
de bulletin à chaque impression ou aperçu du bulletin.
Calcul automatique du bulletin
Calcul automatique du bulletin lors de la préparation à partir du profil ou à partir du bulletin
précédent : Cette option est cochée par défaut. Si vous décochez cette option, vos bulletins ne seront pas
calculés après leur préparation, et la coche "Calcul du bulletin"dans la fenêtre de préparation en masse sera
décochée.
Vous devez calculer un bulletin pour le valider.
Contrôle de la fiche salarié
Contrôles de la fiche salarié : Ce champ permet de sélectionner, parmi une liste de valeurs système, le
moment où vous souhaitez, ou non, être averti, par un message bloquant, des champs obligatoires à la
déclaration N4DS. Sont disponibles: A l'enregistrement du salarié/ A la validation du bulletin/ Aucun contrôle.
Avertir au moment du calcul du bulletin
CP pris par anticipation : Si vous cochez cette option, un message vous averti que votre salarié prend des
congés payés par anticipation, lorsque le reste de CP sur l'exercice N-1 est insuffisant et que les CP sont
désormais décompté sur l'exercice N.
Total CP reste sur N négatif : Si vous cochez cette option, un message vous avertit que votre salarié prend
des congés payés qu'il n'a pas encore acquis, et que par conséquent le reste de l'exercice N est négatif.
Une rubrique est rattachée à un organisme qui n'est pas affecté au salarié : Cette option, cochée par
défaut, vous averti par un message bloquant au calcul du bulletin, qu'une rubrique du profil du salarié fait appel
à un organisme auquel votre salarié n'est pas rattaché. Nous vous conseillons de compléter l'onglet Paye de
votre salarié.
Le salarié est rattaché à un organisme qui n'est pas présent dans les rubriques : Cette option,
cochée par défaut, vous averti par un message non bloquant, qu'un organisme rattaché à votre salarié n'est
pas utilisé dans les rubriques du profil de votre salarié.
Appliquer les contrôles des organismes lorsque le bulletin est crée sans profil : Cette option est
décochée par défaut. Vous pouvez cocher cette option pour activer les messages d'avertissements au calcul du
bulletin.
Saisie des absences
Calcul automatique du bulletin à la saisie, la modification et la suppression des absences : Cette
option vous permet, si vous la cochez, de lancer un recalcul automatique du bulletin dès que vous saisissez,
modifiez ou supprimez une absence dans l'onglet Saisie des Congés/Absences du bulletin.
Avertir lorsque la saisie d'une période d'absence est antérieure à la période emploi : Cette option
permet d'afficher un message d'avertissement lorsque vous saisissez une période d'absence antérieure à la
période d'emploi du bulletin.
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications : Cette option permet de saisir des
caractères différents de A...Z 0...9.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
113
Les points suivants ne sont pas concernés par les caractères supplémentaires :
- Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement.
- Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . -
Matricule des salariés
Conserver le matricule pour tous les contrats du salarié : Cette option est cochée par défaut. Elle
permet de garder le même matricule pour chaque contrat du salarié. Si vous décochez l'option,
l'implémentation du matricule s'effectuera suivant les règles définies dans la fiche établissement.
Options - Expert- Cabinet
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant
de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions -
Dossier Expert Comptable).
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des
codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
114
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Les préférences de transfert
Accès: Paramètres-Société-Les préférences comptables
Les montants négatifs
Montants négatifs présents dans les bulletins: Ce champ permet de sélectionner dans la liste déroulante
la méthode de comptabilisation des montants négatifs. Deux possibilités:
• Conserver le signe et le sens,
• Inverser le signe et le sens.
Si l'on conserve le signe et le sens un montant de -100 au débit en paye, sera comptabilisé -100 au débit
en comptabilité, si l'on inverse le signe et le sens, un montant de -100 au débit en paye sera comptabilisé +100
au crédit en comptabilité.
Détail des écritures
Détailler les parts salariales et patronales: Cette option permet de distinguer les écritures comptables
liées à la part patronales de celles de la part salariales.
Libellés des écritures
Cette zone vous permet de personnaliser le libellé des écritures générées lors du transfert comptable.
Pour cela, saisissez dans le champ adéquate le libellé que vous souhaitez voir s'afficher dans vos écritures
comptables. Les numéros entre accolades permettent d'associer de manière automatique et personnalisée, lors
du transfert comptable, le champ auxquels ils correspondent.
Options - Général
Accès : Paramètres - Société - Général
Police des caractères
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) :
Police par défaut
Taille par défaut
Synchronisation
Accès : Paramètres - Société - Synchronisation
Vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Synchronisation automatique des données
DETAIL DES FONCTIONNALITES
115
Cette case à cocher permet de définir la liaison automatique entre les applications.
Liste des dossiers liés par application
Cette liste contient les dossiers liés par application, leurs versions, les identifiants et les informations de
connexion pour chaque dossier.
Par défaut, cette liste contient uniquement le dossier en cours pour l'application ouverte.
Vous pouvez associer d'autres dossiers en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres
applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les
applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la
liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier de l'application déliée.
Après la déliaison des dossiers Comptabilité et Gestion commerciale, les pointages exécutés dans l'autre
application sont conservés et l'application restante se les approprie : ils deviennent donc directement
modifiables.
Pour connaître les liaisons possibles, reportez-vous à la page Liaisons entre applications.
Champs personnalisés
Accès : Paramètres - Champs personnalisés.
Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables :
o Salarié,
o Etablissement.
Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de
document.
L'ajout de champs personnalisés est limité à 30 champs par table.
La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas
rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches.
Création des champs personnalisés
Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ
puis cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ.
En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir :
Mémo Texte enrichi Texte Entier Décimal Date Date/Heure
Valeur
facultative
Valeur par
défaut
Valeurs
autorisées
Longueur
maximale
Valeur
minimale
Valeur
maximale
Formule
Nombre de
décimales
stockées
Nombre de
décimales
affichées
Date
d'aujourd'hui
par défaut
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
116
Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ la saisie d'une valeur est toujours facultative.
Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut".
L'option "Date d'aujourd'hui par défaut" permet d'avoir une date fixe à la date du jour de création de la
fiche.
Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place
disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de
valeurs autorisées.
Si des valeurs sont autorisées :
- la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisés,
- les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales.
Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un
document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple
cliquez ici).
Modification des champs personnalisés
Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis
effectuer les modifications souhaitées.
Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables.
Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées.
Suppression des champs personnalisés
Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ
puis cliquer sur "Supprimer un champ".
La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
"Annuler", le champ sera toujours présent.
Ordre des champs personnalisés
Si vous souhaitez positionner verticalement les champs personnalisés dans les fiches, vous devez sélectionner
le champs puis cliquer sur Monter ou Descendre.
Validation de la création de champs personnalisés
Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci
dans les fiches et lignes.
Visualisation des champs personnalisés
Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Salariés, Etablissements, un onglet
"champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
DETAIL DES FONCTIONNALITES
117
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
OUTILS
Sauvegarde rapide
Accès : Outils - Sauvegarde rapide
La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée.
La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde
"classique" effectuée précédemment.
Une seule étape "résumé des éléments" est affichée.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide.
Sauvegarde
Accès : Outils - Sauvegarde
La sauvegarde passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de sauvegarde des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de sauvegarde des données.
Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
118
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde.
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde
L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez
éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier.
L'assistant de sauvegarde sélectionne automatiquement la sauvegarde du dossier ("Inclure le dossier").
Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un
affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire.
Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier.
L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet
de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de l'application à sauvegarder
Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application est celle à partir
de laquelle vous demandez la sauvegarde (application en cours de fonctionnement).
Si votre dossier est lié entre la Gestion commerciale et Comptabilité, vous aurez 2 lignes
d'application.
Nous vous conseillons de sauvegarder toutes les applications liées à votre dossier.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Informations nécessaires à la sauvegarde
Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire
doit être saisi dans la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur".
"Chemin réseau partagé" (texte jusqu'à version 1.0.1).
Indiquez, dans la zone "Chemin local correspondant sur le serveur", le chemin physique pour
accéder au répertoire partagé depuis le poste serveur. (texte jusqu'à version 1.0.1)
Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde.
Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde.
Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de la destination de la sauvegarde
Cette partie vous propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde
Disque local
Case sélectionnée par défaut.
Cochez cette case si vous souhaitez réaliser la sauvegarde sur le disque dur.
Dossier de sauvegarde
Suite à la sélection de la case ci-dessous, sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
119
Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque
dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre
ordinateur.
Sauvegarde en ligne
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un
contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
Mot de passe
Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec
un
partenaire.
Commentaire
Le renseignement de ce champ est facultatif.
Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde.
Envoi d’une sauvegarde à un partenaire
Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de
sauvegarde.
Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une
licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur ”r;Vous souhaitez accéder
à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe
partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client
effectuées avec ce mot de passe.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde.
Restauration
Accès : Outils - Restauration
La restauration de dossier passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de restauration des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de restauration des données.
Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va
remplacer et écraser toutes vos données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Sélection de la sauvegarde à restaurer
Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez
restaurer.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des informations à inclure dans la restauration
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration).
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration.
Choix de l'application à sauvegarder
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
120
Par défaut, vous avez au minimum une application affichée.
Cette application et les éventuelles autres applications proviennent du fichier de sauvegarde.
Nous vous conseillons de restaurer toutes les applications liées à votre dossier.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix du type d'installation
Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur
un autre ordinateur).
En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :
- Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur
l'ordinateur".
- Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la
destination de la restauration (voir paragraphe suivant).
La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans
les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix de la destination de la restauration
Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données.
Nom du dossier
DETAIL DES FONCTIONNALITES
121
Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom
du dossier d'origine".
Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la
base d'origine.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données.
Historique de sauvegarde
Accès : Outils - Historique de sauvegarde
L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant :
- la date de la sauvegarde,
- le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde,
- le nom de l'ordinateur (poste),
- la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde.
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur
Internet.
Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise.
EBP sauvegarde est un service payant.
La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur
se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge
ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration.
La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration.
o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne.
o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la
place de votre disque local.
o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne
que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com
Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application
activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web.
Comment effectuer une clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période
courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période.
Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une
clôture annuelle.
La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique,
- soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
122
Comment effectuer une clôture annuelle ?
La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice
social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de
l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF.
La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez :
- soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?
La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment
clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de
l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période
courante.
La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique,
- soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique.
Comment effectuer une déclôture annuelle ?
La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social
clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications
effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la
raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable.
La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant.
La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle.
Mettre à jour le paramétrage
Accès : Outils &endash; Mettre à jour le paramétrage
Cette option vous permet d'importer des fichiers de mise à jour de paramétrage.
Les modifications sont très souvent liées à des changements de la législation (plafonds sécurité sociale, smic...)
Si votre dossier est à jour et que vous accédez à ce menu, vous aurez un message "Votre dossier est à jour".
Dans le cas où une mise à jour est disponible, une fenêtre "Mise à jour du paramétrage" s'ouvre.
2 possibilités s'offrent à vous :
• Mettre à jour le paramétrage système : Cela signifie que vous souhaitez intégrer les nouveautés
du paramétrage système. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Elle est composée de 2 onglets :
- Mise à jour : indique les éléments que vous pouvez ou non mettre à jour. Pour qu'une ligne
soit importée, elle doit être cochée. Pour plus de rapidité vous disposez des boutons
"Sélectionner tout" et "Désélectionner tout"
- Ajout : indique les nouveaux éléments qui n'existent pas encore dans votre dossier et qui vont
donc être créés. Pour tous les éléments de type Ajout vous n'avez pas la possibilité de choisir de
les importer ou non.
Paramétrage système signifie que seuls les éléments propres à EBP seront modifiés.
• Plus tard : Cela signifie que le paramétrage de votre dossier n'est pas modifié. Si vous souhaitez le
faire par la suite, vous le pouvez par le menu Outils + Mettre à jour le paramétrage.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
123
Actions disponibles
Importer maintenant : Importe les éléments de mise à jour que vous avez sélectionnés, plus tous les
ajouts.
Plus tard : Le paramétrage de votre dossier n'est pas mis à jour.
Détail de la mise à jour : C'est un document qui récapitule dans son ensemble toutes les modifications de
paramétrage apportées à la version.
Assistant de maintenance des données
Accès : Outils - Maintenance de données
Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de maintenance des données.
Bienvenue...
Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant.
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône de la liste déroulante puis cliquez sur le bouton
Suivant.
Opérations de maintenance à effectuer
Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.
Base de donnée
Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle
(Défragmenter les index, compacter).
Verrous
Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement
le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..).
Utilisateurs
Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs.
Recalculer
Permet de recalculer tous les compteurs.
Configuration
Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la
position des fenêtres , les vues personnalisées Olap et les tableaux de bord personnalisés.
Liaison de dossier
Permet de supprimer les liaisons de dossier entre les applications. Il faut re-créer les raccourcis pour accéder
aux dossiers de chaque application.
Barre de navigation
L'opération "réinitialiser les favoris de la barre de navigation" permet de supprimer de la base les informations
concernant les favoris.
Cette opération est irréversible. Pour récupérer les favoris, il faudra restaurer un dossier ou importer les favoris
(import/export de la configuration).
Base de démonstration
L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une
maintenance sur la base de démonstration.
Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente
à une restauration du dossier de démonstration.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
124
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de la maintenance
En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée.
Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
Journal des événements
Accès : Outils - Journal des événements
Le journal des événements stocke chaque information concernant :
- la clôture périodique ;
- la clôture annuelle ;
- la déclôture périodique ;
- la déclôture annuelle ;
- la dévalidation des bulletins.
Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessite d'être tracé sur un même dossier.
Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatifs et les événements avec justificatifs.
- Evénement sans justificatif :
L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur.
C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture périodique.
- Evénement avec justificatif :
L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification.
C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez une déclôture périodique.
Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus
sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant.
Le journal des évènements est affiché à titre informatif : la modification et la suppression y sont impossibles.
Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs.
Supprimer un dossier
Accès : Outils - Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de suppression d'un dossier.
Bienvenue...
...dans l'assistant suppression de dossier.
Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par
l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage.
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer
Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer.
Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné.
Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier
raccourci.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
125
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier.
Archivage
Accès : Outils - Archivage
L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi.
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Traitement de l'archivage
L'archivage passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'archivage des données.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que
l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage.
• Sélectionnez le dossier à archiver
Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...".
Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche.
• Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur.
Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer.
Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du
logiciel.
Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant,
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
L'archivage de données est une opération qui peut être longue.
Format du fichier d'archive
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv).
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive.
Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes)
apparaissent en clair.
Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
126
Import paramétrable
Accès : Outils &endash; Import paramétrable
L’import paramétrable vous permet d’importer un fichier de salariés de n'importe quel format. Définissez vousmême
le format d'import en vous laissant guider par l'assistant.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
• Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre.
• Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue
Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée.
Destination et source de l’import
Choisissez le type de données à importer :
• Salariés :
Ce type permet d'importer des salariés.
Sélectionnez le fichier à importer.
Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré.
Codage du fichier
• Champs délimités ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu
fichier.
- Champs délimités signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule,
la virgule, l’espace, la tabulation &ldots;).
- Champs en largeur fixe signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne.
• Commencer l’import à la ligne &ldots; permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le
cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer).
• Ligne d’entête, la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier
contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des
colonnes et des champs.
Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe
Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de
caractères.
Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités
Indiquez le caractère séparateur des champs.
Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple).
Association
Associez chaque champ avec la colonne correspondante.
Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un
fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à
l’étape de début.
Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /.
- JJMMAA
- JJ/MM/AA
- JJMMAAAA
- JJ/MM/AAAA
Import des salariés issus de EBP Paye V16
DETAIL DES FONCTIONNALITES
127
Accès : Outils &endash; Import des salariés issus de EBP Paye V16
Cet import vous permet d’importer un fichier de salariés provenant de l'application EBP Paye version 16.0.0 au
minimum.
L'import se fait en automatique. Contrairement à l'import paramétrable il n'y a d'association des champs.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
• Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre.
• Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue
Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée.
Import des salariés
Pour effectuer cette opération, vous devez avoir au préalable effectué un export de vos salariés à partir de
l'application EBP Paye.
• Fichier .Sal à importer :
Sélectionnez le fichier à importer. Le fichier doit avoir l'extension .SAL.
• Etablissement d'affectation du fichier :
Sélectionner l'établissement d'affectation.
• Tous les salariés sont affectés au même établissement :
Cette option permet de rattacher automatiquement tous les salariés au même établissement. Cette option n'est
valable que dans le cas d'un dossier multi-établissements. Dans le cas où elle est décochée, l'établissement
d'affectation sera à renseigner salarié par salarié.
• Période courante du fichier source Paye V16 :
Dans l'application EBP Paye l'ancienneté se gère en nombre de mois alors que dans la paye Open Line c'est une
date. Afin de recalculer la date d'ancienneté par rapport au nombre de mois, il faut indiquer la période courante
actuelle de votre dossier dans EBP Paye.
• Prendre la date d'entrée en tant que date d'ancienneté :
Cette option permet d'indiquer comme date d'ancienneté la même que celle de la date d'entrée. Si cette option
est cochée le champ "période courante" est ignoré.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'import.
OPTIONS
Options - Général
Accès : Paramètres - Société - Général
Police des caractères
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) :
Police par défaut
Taille par défaut
129
INFORMATIONS SOCIETÉ
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
• Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
• Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
Nous contacter
EBP Informatique SA
ZA Du Bel Air
BP 95
Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01.34.94.80.00.
Fax: 01.34.85.62.07.
Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne
votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières
promotions, etc...
131
Glossaire
Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale.
Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme.
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z
A
Acompte
Absent
B
BBAN Le BBAN (Basic Bank Account Number : numéro de compte) est l'élément du(des) système(s)
national(aux) de numérotation des comptes utilisé dans chaque pays par les institutions financières pour
identifier de manière unique le compte d'un client dans une institution financière.
BIC Le BIC (Bank Identifier Code) permet d'effectuer un transfert transfrontalier dont le coût pour le titulaire
du compte ne dépasse pas le coût d'un virement dans le réseau national de la banque.
La norme définit la structure et les composantes d'un code universel d'identification des banques (BIC), destiné
à être utilisé dans les traitements automatisés dans les milieux bancaires et financiers.
La Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) gère l'enregistrement de ces codes.
Pour cette raison, le BIC est aussi souvent appelé code SWIFT.
C
D
E
F
I
IBAN IBAN pour International Bank Account Number.
C'est un numéro de compte bancaire international (IBAN) élaborée par l'Organisation internationale de
normalisation (ISO) et le European Committee for Banking Standards (ECBS).
M
Modes de règlement Définissent de quelle manière les clients procèderont aux règlements des factures établies
en leur nom.
N
NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité
principale exercée dans l'entreprise ou l'association.
Le code NAF est l'un des codes INSEE.
Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992.
Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du
Commerce.
On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993.
La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique
nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993.
La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté
européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé)
pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales.
La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique
nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003.
Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
132
Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire.
NIC
P
Présent
R
RIB RIB pour relevé d'identité bancaire en France
Le RIB est un document papier qui contient l'identité du titulaire d'un compte-chèques.
S
SIREN Système d’Identification du Répertoire des ENtreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux
entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de
façon unique chaque entreprise.
Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE.
Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale)
des personnes physiques.
Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes
publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle.
Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro
d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire
(TVA)
N° Siren : 732 829 320.
Source INSEE
SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement.
Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties :
- la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient
l'unité SIRET ;
- la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à
quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de
l'ensemble du numéro SIRET.
Source INSEE
Sorti
T
133
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail
habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels
est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes
les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
134
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne
seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres
abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par
EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La
nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les
niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site
http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les
Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les
modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une
prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document,
définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son
acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation
du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant
son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
Convention d'utilisation d'EBP
135
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent
contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent
contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client
ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours
calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec
accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du
présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure
de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour
quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de
plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie
en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période
sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le
poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être
utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non
parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel
») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe
et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours
fériés légaux de France Métropolitaine
o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées
par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des
nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par
courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site
www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au
regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux
annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte
ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL,
etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration
d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au
CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement
payé.
o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil
spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc.
Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par
EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le
client.
o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux
entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques,
etc.)
o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers
reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de
destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant
sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel
nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7.
EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de
résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
136
conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse
approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du
système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la
nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service
assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la
réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la
responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des
informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP
s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer
par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par
EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du
système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il
apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses
données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus»
ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur
les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec
le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui
peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à
l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le
fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même
sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté
technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce
faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site
en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être
rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les
logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il
devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à
jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou
immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT
pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités
insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et
toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées
par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement
ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP
ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Convention d'utilisation d'EBP
137
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier
1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité
des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se
réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et
automatiquement liées :
o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et
conditions décrites au paragraphe A
o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service «
Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au
plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette
date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement
que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
139
MISE EN ROUTE
Configuration minimale requise
Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) :
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP3
o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits,
o Windows 7 32 bits & 64 bits
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou
équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de
revendeurs.
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l’installation du logiciel.
Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 4.5
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 4.0
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SLQ Server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp".
Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé.
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
SQL Server Compact Edition 3.5 SP2 est également installé.
Ensuite, les éléments composant le logiciel sont installés.
Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel . Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez
utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP.
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser les fonctions du logiciel pendant 40 jours en version limitée : 4 mois de paye, clôture annuelle
impossible, la déclaration N4DS et le transfert comptable limité à 3 salariés.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 salariés maximum, les impressions
porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir
votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
140
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
• La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
• Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
• La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
• Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
141
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de
fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien :
• Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
• Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
• Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
• Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
• Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
• Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
• Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
des menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Salariés : Démarrer une tâche, Salariés, Documents administratifs, Modèles de documents,Saisie des congés
et absences, Types d'absences, Interrogation des données de paye, Impressions ;
Bulletins : Démarrer une tâche, Bulletins, Profils, Préparation des bulletins, Calcul des bulletins, Salariés,
Documents administratifs, Saisie des variables, Grille de saisie, Saisie des congés et absences, Interrogation
des données de paye, Impressions;
Etablissements : Démarrer une tâche, Etablissements, Taux AT, Taux transport, Planning, Organismes,
Contrat de prévoyance, Documents administratifs, Modèles de documents, Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Transfert en comptabilité, Communication Entreprise-Expert, Historique
des transferts comptables, Virements des salaires, Moyens de paiement, Impressions ;
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
142
Paramètres de paye : Démarrer une tâche, Constantes taux, Constantes plafonds et smic, Variables à
saisir, Variables calculées, Grille de saisie, Rubriques de brut, Rubriques de cotisation, Rubriques de net,
Rubriques de commentaire, Rubriques intermédiaires, Natures de rubriques, Tables de calcul, Fonctions,
Cumuls alimentés, Cumuls calculés, Grilles de cumuls, Impressions ;
Paramètres : Démarrer une tâche, Banques, Plan comptable général, Régimes, Caisses, Thèmes, Type
d'Absences, Classeurs, Code risque, Civilités, Pays, Codes postaux, Départements, Moyens de paiement, Codes
Naf, Entreprise, Préférences graphiques utilisateurs, Préférences utilisateurs, Préférences comptables,
Préférences de transfert, Général, Synchronisation, Utilisateurs, Groupes d'utilisateurs;
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en
icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions
associées de chaque menu.
Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
• Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
• Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
• Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
• Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
• Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
• Les champs inaccessibles sont grisés.
Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Profil salarié" dans la fiche salarié, onglet Paye
- Champ "Pays" dans les parties Adresses...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
INFORMATIONS GÉNÉRALES
143
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un service dans la fiche salarié
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs rubriques dans le corps du bulletin
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existantes en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes
les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
144
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Réinitialiser le style
Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
Barres d'outils du corps des documents
Menu contextuel du corps des documents
Dans le corps d'un bulletin, vous disposez d'une barre d'outils d'un menu contextuel (clic droit) avec de
nombreuses fonctions :
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
145
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Voir rubrique
Ce bouton permet d'accéder directement à la rubrique sélectionnée.
Afficher le complément
Ce bouton permet d'afficher les compléments de lignes définis dans les formules de vos rubriques.
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (saisie pratique...), vous devez :
- soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à
créer),
- soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter.
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,
la liste ouverte : Imprimer la liste.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
146
Déplier tout ou Replier tout
Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'en-tête des colonnes, des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez
la possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez, sur au moins une colonne de la liste, en
cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier dans un ordre croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'en-tête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au-dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
INFORMATIONS GÉNÉRALES
147
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/Paye/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire
précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
• Exporter la sélection consiste à exporter uniquement les lignes, de la fenêtre principale de navigation,
sélectionnées.
• Exporter Tout consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou non dans la vue.
Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Présentation de l’éditeur
L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées
Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code
utilisateur et code Groupe.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
148
Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter.
Une boite s’affiche alors pour affecter le vue :
• A tous les utilisateurs
• un utilisateur précis
• un groupe précis
Actions disponibles
Les actions disponibles sont :
o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement
dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée
précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue
Les vues système ne sont pas supprimables
o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe
ci-dessous éditeur de requêtes).
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la
vue "système" puis lui donner un autre nom.
o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs
et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé.
o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut"
Vous pouvez également importer ou exporter une vue.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès
que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte
dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot
système sera automatiquement créée.
Vues multi-utilisateurs
Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier.
Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue.
Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur.
Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes.
Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs.
Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et
tableau de bord
Editeur de requêtes
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment
renommée.
d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en
"Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
INFORMATIONS GÉNÉRALES
149
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
Sauvegarde d'une fiche
Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Sauvegarder et Nouveau
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Sauvegarder et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une "info bulle" le nom de
l'imprimante et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - Annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Désactiver le Annuler/Refaire
Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire.
Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
150
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
Actions -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Salarié a pour actions associées : Ajouter un nouveau contrat, Nouvelle entrée...
Un Bulletin a pour actions associées : Voir salarié, Créer un profil, Valider...
Vues - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vues - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre, vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
151
COMMENT FAIRE...?
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de
fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien :
• Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
• Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
• Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
• Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
• Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
• Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
• Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Sociétés.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Préférences graphique utilisateurs : Permet de déterminer le thème des rubriques.
Préférences utilisateurs : Permet de définir les contrôles de la fiche salarié, les avertissements liés au
calcul du bulletin, les règles de saisie des absences.
Préférences comptables : Permet de définir le paramètrage des comptes comptables.
Préférences de transfert : Permet de déterminer les libellés des écritures comptables, le détail des
écritures.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
152
Les données de base
Un certain nombre de données peut être crée au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches Salariés :
• Les natures d'emplois,
• Les conventions collectives,
• Les Codes emplois (PCS-ESE)
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
• Les civilités,
• Les codes postaux,
• Les départements,
• Les pays,
• Les codes NAF.
Comment créer les données principales
Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos établissements, de vos
salariés et de vos bulletins.
Création d'un établissement
Vous pouvez accéder à la liste des établissements depuis le menu Etablissements - Etablissements
La liste des établissements répertorie l'ensemble des établissements existants sur le dossier.
Elle permet, entre autres, d'identifier la période de paye, d'effectuer une clôture ou déclôture périodique grâce
aux tâches Clôture périodique et Déclôture périodique.
Pour créer un établissement, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter".
Création d'un salarié
Vous pouvez accéder à la liste des salariés depuis le menu Salariés - Salariés.
La liste des salariés répertorie l'ensemble des salariés existants sur le dossier.
Si vous avez plusieurs établissements pour le dossier, la liste des salariés sera triée tout d'abord par
établissement.
Pour créer un salarié, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" ou bien
encore la tâche Assistant de création d'un salarié.
Remplissez alors les champs de paramétrage, comme la date d'entrée dans l'entreprise, le profil, le salaire,
l'état civil, les informations relatives au contrat de travail.....
Le choix de l'établissement est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier l'établissement dès que le
salarié aura été enregistré.
Création d'un bulletin
Vous pouvez accéder à la préparation des bulletins depuis les menus Salariés - Salariés grâce aux tâches :
• Préparer le bulletin à partir du profil salariés,
• Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent,
• Préparer le bulletin sans profil.
Vous pouvez modifier ou consulter les bulletins préparés depuis les menus Bulletins - Bulletins - Bulletins.
La liste des bulletins est découpée par plusieurs onglets :
• en cours : indique tous les bulletins en cours en état brouillon,
• par exercice : indique tous les bulletins de l'exercice en état brouillon et validé,
• tous : indique tous bulletins de tous les exercices en état brouillon et validé.
La liste des bulletins permet, entre autres d'effectuer une validation ou dévalidation des bulletins grâce aux
tâches Valider et Dévalider.
COMMENT FAIRE...?
153
Tout est prêt
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
• Comment créer un établissement ?
• Comment créer un salarié ?
• Comment créer un bulletin ?
• Comment créer une rubrique ?
• Comment créer une variable ?
• Comment mettre à jour les taux et les plafonds ?
• Comment effectuer une clôture mensuelle ?
• Comment effectuer une déclôture mensuelle ?
• Comment effectuer une clôture annuelle ?
• Comment effectuer une déclôture annuelle ?
• Comment saisir une absence ?
• Comment effectuer un transfert comptable ?
• Comment générer un fichier de virement ?
• Comment imprimer ?
• Comment sauvegarder ?
• Comment restaurer ?
TRAVAILLER
Comment créer un établissement ?
Vous pouvez créer un nouvel établissement dans le menu Etablissement - Etablissements.
Pour créer un établissement, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche établissement, saisissez les informations obligatoires.
Comment créer un salarié ?
Vous pouvez créer un nouveau salarié dans le menu Salarié - Salarié.
Pour créer un salarié, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche salarié, saisissez les informations obligatoires.
Comment préparer un bulletin ?
Pour créer un bulletin, il faut au minimum avoir créer un établissement, et un salarié. Il est ensuite possible de
créer des bulletins de manière individualisée par le menu Salariés - Salariés , ou en masse par le menu
Bulletins- Préparations des bulletins.
Vous pouvez créer ainsi un bulletin :
- soit sans profil, par le bouton Créer un bulletin sans profil, accessible dans la fiche salarié ou dans la barre
des tâches de la liste des salariés,
- soit à partir du profil employé, par la tâche Préparer un bulletin à partir du profil employé accessible par
la liste des salariés ou bien directement sur le bulletin,
- soit à partir du bulletin précédent, lorsque le salarié en possède au moins un, par la tâche Préparer un
bulletin à partir du bulletin précédent accessible dans la liste des salariés ou directement sur le bulletin.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
154
Enfin il est possible d'accéder aux mêmes options avec la préparation en masse des bulletins.
Le bulletin est d'abord créer à l'état Brouillon. Il faut nécessairement le calculer avant de l'enregistrer.
Il est impossible d'avoir deux bulletins brouillons pour le même salarié, pour créer un second bulletin il faut
d'abord valider le premier bulletin par l'action Valider ou par l'intermédiaire de la clôture périodique.
Comment créer une rubrique ?
Vous pouvez créer une nouvelle rubrique dans le menu Paramètres de paye - Rubriques.
Pour créer une variable, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche Rubrique, saisissez les informations obligatoires.
Comment créer une variable ?
Vous pouvez créer une nouvelle variable dans le menu Paramètres de paye - Variables.
Pour créer une variable, vous pouvez activer :
- soit le bouton Ajouter de la barre d'outils,
- soit la touche Inser de votre clavier,
- soit Ajouter par le menu contextuel.
Enfin, dans la nouvelle fiche Variable, saisissez les informations obligatoires.
Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?
Certains taux ou plafonds peuvent évoluer en début ou en cours d'année. Le paramétrage des constantes
permet de mettre à jour, par anticipation et sans supprimer les anciennes valeurs, vos constantes et vos taux
en définissant la période d'entrée en vigueur de la nouvelle valeur. La nouvelle valeur ne sera alors prise en
compte, pour le calcul de vos bulletins, qu' à partir de la période indiquée. Pour cela, rendez vous sur les fiches
constantes.
La déclôture annuelle supprimera les modifications faites après la dernière clôture annuelle.
Comment effectuer une clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période
courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période.
Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une
clôture annuelle.
La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique,
- soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?
La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment
clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de
COMMENT FAIRE...?
155
l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période
courante.
La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique,
- soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique.
Comment effectuer une clôture annuelle ?
La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice
social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de
l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF.
La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez :
- soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Comment effectuer une déclôture annuelle ?
La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social
clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications
effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la
raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable.
La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant.
La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle.
Comment saisir une absence ?
Avant de saisir une absence ou des congés payés, pensez à vérifier le mode de décompte des absences dans
les calendriers d'absences du menu Paramètres - Liste de valeurs- Absences ou bien dans la fiche salarié-
Onglet Congés payés/DIF, ainsi que le planning du salarié disponible dans la fiche du salarié.
Il est ensuite possible de saisir une absence de manière individualisée par l'onglet Congés Payés/Absences
du bulletin.
La DUCS
Grâce au logiciel EBP Paye Open Line vous pourrez effectuer vos DUCS chaque mois ou chaque trimestre et
ainsi déclarer et payer par échanges de données informatisés (EDI) à l’aide de votre logiciel de paye. C’est la
transmission des déclarations de cotisations sociales au format électronique (DUCS-EDI) par transfert de
fichier, généré par votre application de paye.
La DUCS-EDI ne se substitue pas à la déclaration annuelle de données sociales (DADS).
Votre logiciel est aujourd’hui conforme aux normes DUCS-EDI Coplat, version 4.2. Il ne vous reste plus qu’à
vous inscrire à l'aide du kit d'adhésion téléchargeable sur le site Net-entreprises.
Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version Classic.
Pour utiliser la fonction EDI, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter
votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Que signifie DUCS ?
La DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales) regroupe les déclarations périodiques. Elle vous permet de
déclarer, sous une forme unifiée, les cotisations sociales obligatoires :
• Urssaf et Pôle emploi,
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
156
• Retraite complémentaire Agirc-Arrco et prévoyance.
La DUCS MSA n’est gérée ni en état préparatoire, ni en déclaration.
Qui peut déclarer ?
Tous les employeurs ainsi que les tiers déclarants (experts-comptables, associations et centres de gestion
agréés...).
Quand ?
Aux échéances réglementaires.
Quels sont les avantages pour l'entreprise ?
• Simple : une gestion sans papier,
• Souple : La possibilité d’anticiper l’envoi des déclarations et de les modifier jusqu’à la date
d’exigibilité,
• Fiable : La réception d’un certificat d’enregistrement constitue la preuve des envois.
Le logiciel EBP Open Line version Pro vous propose :
Un état préparatoire pour les caisses suivantes :
• URSSAF,
• IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle)
Une DUCS EDI agréée pour les organismes suivants :
• URSSAF,
• IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle)
Comment paramétrer la DUCS ?
• Paramétrage de la DUCS IRC/IP
• Paramétrage de la DUCS URSSAF
Comment préparer la DUCS ?
• Comment préparer une DUCS ?
• Comment préparer une DUCS néant ?
• Comment préparer une DUCS annuelle IRC/IP ?
Où déposer les déclarations DUCS ?
• Où déposer les déclarations DUCS ?
Comment imprimer un état préparatoire DUCS ?
• Comment imprimer un état préparatoire DUCS ?
Comment transférer les écritures en comptabilité ?
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le logiciel EBP Comptabilité Open Line.
Ces écritures concernent :
- les éléments du bulletin (charges sociales salariales et patronales, rémunération du personnel...),
- les règlements.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures dans les préférences de transfert,
Les comptes comptables des salariés, dans les préférences comptables ou bien dans la fiche salarié,
Les comptes de charges et de tiers des différents organismes,
Les comptes de charges des rubriques de brut et de net.
COMMENT FAIRE...?
157
Vous pouvez réaliser un transfert comptable de type Open line ou par l'intermédiaire de ComExpert tous deux
accessibles par le menu Opération - Transfert en Comptabilité.
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
Comment imprimer ?
Une impression peut être lancée de plusieurs façons :
A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre
d'outils.
A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres.
A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré.
Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles
d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus).
Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer. Vous pouvez imprimer entre autres :
- un salarié
- un bulletin
- un établissement
- l'état des charges
- l'état des absences
- un organisme
- un régime
- le journal des événements
- l'interrogation des données de paye
- le transfert comptable ....
Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles.
DIVERS
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre
dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données,
et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner
les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde
rapide.
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque
dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner
le dossier à restaurer et lancer la procédure.
Comment créer et gérer ROL ?
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de
votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de
consultation.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
158
Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez
les diffuser, et la fréquence de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir donc :
o Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.
o Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents
sur l’espace de publication ROL (site web).
o
Des droits utilisateurs sont à votre disposition :
Publication dans ROL : droits sur la fiche publication
Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte
Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL
La mise en place des publications
Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre
d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :
1. La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne
ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents
2. La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet
Comptes
3. La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous
n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications,
une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement.
Manuellement
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de
déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.
Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.
Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour
automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié
vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur
et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors
d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et
ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de
miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous
permettre de le télécharger.
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications.
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures
les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30
minutes après l’ouverture de votre dossier.
COMMENT FAIRE...?
159
La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web
(Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour
consulter les documents sur votre site ROL.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à
son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier
différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière
diffusion, description de la publication.
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.
L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte).
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :
1. Voir tous les documents diffusés
2. Voir les comptes
3. Supprimer les publications
4. Supprimer des documents
161
DETAIL DES FONCTIONNALITES
FICHIER
Nouveau dossier
Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier.
Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant.
Ces étapes consistent à :
Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
Si vous possédez une version Gestion commerciale Pro et Comptabilité Pro ou CRM PRO, vous avez la
possibilité de créer un dossier avec liaison entre les applications :
• Gestion commerciale PRO + Comptabilité PRO + CRM PRO + Paye PRO
De même, si vous possédez une version Immobilisation PRO, ...
Cliquer ici pour avoir un graphique récapitulatif des liaisons possibles.
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
Saisir le nom du dossier,
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir les autres informations,
Saisir les informations administratives, les paramètres de l'exercice social, les informations de paye, les
organismes, les informations de congés payés.
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression.
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir
les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de
saisir et de renseigner les autres options.
Créer un nouveau raccourci
Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
162
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création d'un raccourci.
• La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;
Vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur
l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
• indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ;
• Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour
créer le raccourci.
• Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.
Ouvrir un dossier
Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le
raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la
fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
163
Fermer un dossier
Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous
aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
Quitter l'application
Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification, lorsque vous demandez la fermeture de l'application,
vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
FAVORIS
Favoris
Accès : Favoris
Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Ajouter un favori
Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation
+ clic droit et cliquer sur "Ajouter aux favoris"
Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris.
Aller dans le menu Bulletins + Préparation des bulletins, faire clic droit puis "Ajouter aux favoris".
Dans la volet Favoris, vous retrouvez "Préparation des bulletins".
Gestion des Favoris
Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer.
Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers.
Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit + Ajouter un dossier.
Par défaut, le libellé est "Nouveau dossier".
Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance.
Le nombre de dossier est illimité.
Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier.
Chaque dossier et action peuvent être renommer.
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Propriétés.
Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action.
Le bouton réinitialiser permet de retrouver le libellé d'origine :
- pour les dossiers : Nouveau dossier
- pour les actions : Nom de l'action d'origine
Chaque dossier ou action peuvent être déplacer. Ceci à l'aide des boutons Monter/Descendre (clic droit +
Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser.
A l'aide de la touche shift, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit
+ Remonter d'un niveau)
2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers : "sélectionner
l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau".
Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des
utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.
Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
164
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Enlever des Favoris.
Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre.
Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration.
Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données.
AFFICHAGE
Tableau de bord
Accès : Affichage - Tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier si l'option "ne plus afficher" n'est pas
sélectionnée.
Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du tableau de bord.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
la répartition des salariés,
la répartition des effectifs,
les congés payés,
les absences.
Vous avez la possibilité de créer votre propre tableau de bord.
Création d'un tableau de bord
Pour Créer un tableau de bord, vous devez cliquer sur le bouton "Editer" disponible dans la barre d'outils de la
page "Tableau de bord".
Il est possible de créer un Tableau de bord depuis un tableau existant (système) (Bouton "Nouveau") ou créer
un tableau de bord vide (Bouton "Nouveau Vide").
Quelque soit le bouton sélectionné, vous devez ensuite renseigner le libellé de votre nouveau Tableau de bord.
Si le Libellé que vous avez saisi ne vous convient pas, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton
"Renommer".
Si vous souhaitez voir votre tableau de bord lors de l'affichage de la page tableau de bord, vous devez
sélectionner votre tableau et cliquer sur le bouton "Par défaut".
Un tableau de bord personnalisé peut à tout moment être supprimé. Pour cela, sélectionnez le tableau et
cliquez sur "Supprimer".
Les parties / informations
Dans un tableau de bord personnalisé, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des parties/informations.
L'ajout d'une partie s'effectue depuis le bouton "Ajouter" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau
de bord".
Les parties disponibles sont :
Répartition des salariés : Permet d'afficher la répartition hommes/ femmes. Plusieurs types de répartitions
possibles :
• Répartition des salariés par âge
• Répartition des salariés par sexe
Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Répartition des effectifs : Permet d'afficher la répartition par effectif selon différents critères. Plusieurs types
de répartitions possibles :
• Répartition des effectifs par statut professionnel
• Répartition des effectifs par type de contrat
• Répartition des effectifs par ancienneté
• Répartition des effectifs par établissement
DETAIL DES FONCTIONNALITES
165
Par défaut, l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Répartition des congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés pris chaque mois, pour
l'exercice en cours, pour l'ensemble des salariés. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher.
Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Répartition des absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour
l'exercice en cours. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher.
Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur
le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les
données dans une grille.
Sur chacune de ces parties, vous disposez de 3 boutons (en haut à droite) :
• Icône Rafraîchir : permet de mettre à jour les informations
• Editer : Permet de définir l'affichage des informations
• Supprimer (croix) : permet de supprimer la partie
Après chaque modification, ajout, n'oubliez pas de sauvegarder votre tableau de bord par le bouton
"Sauvegarder" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord" ou en cliquant sur le bandeau
jaune situé en dessous du titre de la page.
Personnalisation du tableau de bord
Le bouton "Personnaliser" ou clic droit depuis le Tableau de bord + "Afficher la fenêtre de
personnalisation" permet de définir les emplacements des différentes parties dans le tableau de bord.
C'est uniquement lorsque la fenêtre de Personnalisation est ouverte que vous pouvez déplacer les
différentes parties.
Pour déplacer une partie, vous devez sélectionner celle-ci puis la déplacer où vous le souhaitez.
Par un clic droit sur une partie dans le tableau de bord, vous disposez :
• Cacher la fenêtre de personnalisation
• Afficher le texte
• Cacher l'élément
• Regrouper
• Créer un élément Espace vide
• Contrainte de taille (redimension, verrou de la taille, largeur, hauteur...)
Si un groupe d'éléments (parties) a été créé, par un clic droit sur le groupe, vous disposez :
• Cacher la fenêtre de personnalisation
• Cacher l'élément
• Regrouper
• Créer un élément Espace vide
• Dégrouper le groupe
• Ajouter un onglet
Dans la fenêtre de personnalisation, 2 onglets sont présents :
• L'onglet "Eléments cachés" vous permet d'ajouter :
o un espace vide
o un séparateur vertical
o un séparateur horizontal
o les éléments que vous avez précédemment enlevés
• L'onglet "Arbre des éléments" contient les éléments présents dans le tableau de bord avec
arborescence des groupes, onglets...
SALARIÉS
Salariés- Démarrer une tâche
Accès : Salariés - Démarrer une tâche
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
166
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
• Salariés : permet de créer un nouveau salarié.
• Assistant de création salarié : permet d'accéder à l'assistant de création de salarié.
• Consulter les congés payés : permet d'accéder à la consultation des congés payés.
• Consulter les bulletins: permet d'accéder à la consultation des bulletins.
• Consulter les documents administratifs: permet d'accéder aux documents administratifs.
• Virements des salaires : permet d'accéder à la liste des virements des salaires.
SALARIÉS
Assistant de création de salarié
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de salarié.
Bienvenue...
...dans l'assistant de création de salarié.
Vous pouvez effectuer une sauvegarde du dossier avant de créer votre salarié.
Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Champs obligatoires à renseigner
Certains champs sont obligatoires pour lancer la création de votre salarié :
Matricule
Civilité
Prénom
Nom
Date d'entrée dans le contrat
Date d'entrée dans l'entreprise
Tous les autres champs de l'assistant sont facultatifs. Vous pourrez les renseigner en modifiant la fiche de votre
salarié.
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la création de votre salarié.
Liste des salariés
Accès : Salariés-Salariés
Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est
possible directement.
Elle affiche la liste des salariés par statut de présence.
Les onglets
Présent
Cet onglet permet d'afficher les salariés présents sur la période courante de l'établissement. Les champs
disponibles sont identiques à l'onglet Tous.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
167
Sortis
Cet onglet permet d'afficher les salariés sortis sur la période courante de l'établissement. Les champs
disponibles sont identiques à l'onglet Tous.
Absents
Cet onglet permet d'afficher les salariés absents sur la période courante de l'établissement. Les champs
disponibles sont identiques à l'onglet Tous.
Tous
Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des salariés de l'entreprise, indépendamment de leur statut de
présence. Elle précise ainsi le matricule du salarié, la civilité , le nom, le prénom, le numéro de sécurité sociale,
la date d'entrée dans le contrat ,le service, le profil, le statut du salarié et enfin si le salarié est En sommeil.
La liste est affichée selon un regroupement par établissement.
Les tâches disponibles à partir de la liste des salariés
Assistant de création d'un salarié : Cette tâche vous permet de créer, rapidement, un nouveau salarié à
l'aide d'un assistant.
Créer un nouveau document administratif : Cette tâche vous permet de créer un nouveau document
administratif (contrat de travail, certificat de travail....).
DUE : Cette tâche vous permet de créer la déclaration unique d'embauche.
Assistant de mise à jour des salariés : Cet assistant vous permet de mettre à jour rapidement les champs
de vos salariés. Vous disposez de plusieurs filtres afin d'affiner les salariés à mettre à jour.
Accéder aux bulletins:
A partir de la liste, vous pouvez accéder aux différents mode de préparation du bulletin.
Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du profil employé, il suffit de sélectionner un ou plusieurs
salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
• sélectionner Préparer le bulletin à partir du profil dans la barre des tâches ou par le menu
contextuel.
Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du bulletin précédent, il suffit de sélectionner un ou plusieurs
salariés dans la liste,ayant au moins un bulletin préparé, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
• sélectionner Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent dans la barre des tâches ou par le
menu contextuel.
Pour créer un bulletin sans profil, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir
l'une de ces possibilités ;
• sélectionner Créer un bulletin sans profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel.
Fiche salarié
Accès : Salariés - Salariés
La fiche salarié est accessible à partir de la liste des salariés.
La fiche salarié se compose d'un en-tête, d'actions et permet d'accéder à plusieurs onglets.
En-tête de la fiche salarié
Matricule :
Le matricule est unique.
Le champ accepte les caractères alphanumériques, mais ni les caractères spéciaux ni les espaces.
Le code est modifiable tant que la fiche salarié est en cours de création.
En revanche, si la fiche salarié a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable.
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Numérotation
automatique du matricule qui se trouve dans la fiche de l'établissement du salarié.
Ce code est limité à 7 caractères alphanumériques.
Civilité : Ce champ permet d'indiquer la civilité de votre salarié.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
168
Nom : Ce champ permet d'indiquer le nom de famille du salarié. Pour les femmes mariées, il convient
d'indiquer le nom d'usage.
N° SS : Ce champ permet d'indiquer le numéro de Sécurité sociale du salarié.
Si votre salarié dispose d'un n° de sécurité sociale provisoire, vous devez le renseigner dans l'onglet
Adresse de la fiche salarié.
Nom de naissance : Ce champ permet de renseigner le nom de naissance. Pour les femmes mariées, il
convient de renseigner le nom de jeune fille.
Prénom : Ce champ permet de renseigner le prénom du salarié.
Référence du contrat : Ce champ permet de renseigner la référence du contrat de travail. C'est un champ
de saisie libre, alphanumérique.
Photo : le bouton Charger ou un clic droit dans le cadre Photo vous permet d'insérer une photo ou image.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
Les actions
Créer un bulletin sans profil : Cette action vous permet de lancer la création d'un bulletin directement à
partir de la fiche salarié.
Les onglets
Adresse
L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées, l'état civil et la situation familiale du salarié.
Contrat
L'onglet Contrat permet de visualiser les informations relatives à l'entrée, l'emploi et la sortie du salarié.
Paye
L'onglet Paye permet de visualiser les informations relatives au salaire, au classement conventionnel, aux
exonérations URSSAF, aux tranches de cotisation, au régime de retraite, au profil.
Congés payés / DIF
L'onglet Congés payés/DIF permet de visualiser les informations relatives aux congés payés, au droit
individuel de formation (DIF) ainsi que le planning du salarié.
Prévoyance / Assurance
L'onglet Prévoyance / Assurance permet d'affilier les salariés aux différents contrats de prévoyance et / ou
d'assurance et / ou de mutuelle de l'entreprise.
Règlement
L'onglet Règlement permet de visualiser les informations bancaires et comptables du salarié.
Bulletins
L'onglet Bulletins permet de visualiser les bulletins réalisés, ainsi que les changements de situations du
salarié.
Déclarations
L'onglet Déclarations permet de visualiser les informations nécessaires aux différentes déclarations.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
ADMINISTRATIF
Liste des documents administratifs
Accès : Salariés - Administratif
La gestion de la liste des documents administratifs est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer un document administratif
DETAIL DES FONCTIONNALITES
169
Cette action vous permet de réaliser un nouveau document administratif pour un établissement ou un de vos
salariés.
Nouveau modèle de document administratif
Vous permet de créer un nouveau modèle de document administratif.
Assistant de création de documents administratifs
Accès : Salariés - Administratif ou action de la fiche salarié
Nous vous proposons un large choix de modèles de documents. Ces différents modèles sont classés par thème :
• Congés,
• Embauche CDD,
• Embauche CDI,
• Portabilité du droit individuel à la formation,
• Portabilité de la prévoyance,
• Sanctions,
• Sortie salarié,
• Autres documents.
Si le document que vous devez créer n'existe pas, vous avez la possibilité de créer vos propres modèles.
Sélection du modèle
Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document.
En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner.
Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
A la fin du traitement, le nouveau document s'ouvre automatiquement.
Document administratif
Classeur
Ce champ permet de sélectionner ou modifier le classeur initialement défini par l'assistant de création du
document, parmi une liste déroulante.
Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom de fichier
Ce champ permet de modifier le nom du fichier initialement paramétré par l'assistant de création de
documents.
Description
Ce champ vous permet de saisir ou modifier le libellé de votre document.
Corps du texte
Modifiez à souhait le corps du texte à l'aide de la barre d'outil disponible au dessus du texte. Certains champs
sont remplis automatiquement à l'aide des champs fusions. Un champ de fusion correspond à une donnée
provenant de la paye.
Modèle de document administratif
Accès : Salariés - Administratif - Modèles de documents administratifs
Pour créer un nouveau modèle de document administratif, sélectionnez au niveau du volet des tâches Nouveau
modèle de document administratif.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
170
La cible
Sélectionnez la cible de votre modèle de document. Plusieurs cibles disponibles :
• Salariés
• Etablissements
• Bulletins
Classeur
Indiquez le thème de votre document.
Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Nom
Saisissez le nom de votre document.
Le contenu du modèle
Réalisez votre document à l'aide de l'outil de traitement de texte.
Champs de fusion
Dans vos documents vous pouvez faire appel à des champs de fusion. Un champ de fusion correspond à une
donnée provenant de la paye.
Exemple
Salarie.Adresse1 sera remplacé par le champ adresse 1 de la fiche salarié.
Salarie.DateEntree sera remplacé par le champ date d'entrée de la fiche salarié.
CONGÉS ET ABSENCES
Type d'absences
Accès : Paramètres-Divers- Type d'absences
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez
ajouter.
Méthode de calcul: Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la méthode
de calcul utilisée pour le décompte des jours d'absences. Quatre méthodes sont disponibles, jours ouvrés, jours
ouvrables, jours calendaires et Heures réelles.
Nombre de jours pour le calcul de l'absence: Ce champ est nécessaire au calcul de l'indemnité
journalière moyenne en cas d'absence. Il est renseigné par défaut en fonction de la méthode choisie, à
l'exception de la méthode en heures réelles pour laquelle le champ sera alors grisé et non saisissable. Dans les
autres cas, la valeur est modifiable en saisissant manuellement une valeur ou à l'aide de la calculatrice
accessible par l'icône
DETAIL DES FONCTIONNALITES
171
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
BULLETINS
Bulletins- Démarrer une tâche
Accès : Bulletins - Démarrer une tâche
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
172
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
• Bulletins : permet d'accéder à la liste des bulletins.
• Saisie des variables : permet d'accéder à la grille de saisie des variables en vue de préparer les
bulletins en masse.
• Saisie des congés payés et absences : permet d'accéder au tableau de saisie des congés payés et
absences en masse.
• Calculer les bulletins : permet d'accéder au calcul des bulletins en masse.
• Virement des salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et
des acomptes.
• Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de
salaires et de règlements.
BULLETINS
BULLETINS
Liste des bulletins
Accès: Bulletins-Bulletins
La gestion de la liste des bulletins est commune à toutes les listes.
Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est
possible directement.
Elle affiche les bulletins préparés et permet d'accéder au calcul et la validation des bulletins.
La liste précise la date de paiement, le statut du bulletin (validé ou brouillon), le nom et le prénom du salarié, le
début et la fin de la période d'emploi du bulletin.
Les onglets
En cours
Cet onglet affiche tous les bulletins en état brouillon sur la période courante. La liste est affichée selon un
regroupement par établissement puis par période courante.
Exercice
Les onglets Exercices s'incrémentent au fur et à mesure des clôtures annuelles. Ils affichent tous les bulletins
préparés et validés sur cet exercice. La liste affiche également un regroupement par établissement puis par
période de paye.
Tous
Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des bulletins préparés, indépendamment de leur état, de l'exercice ou
encore de l'établissement.
Accéder au calcul et à la validation des bulletins
Pour accéder à la validation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans
la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Valider dans la barre des tâches;
- sélectionner Valider dans le menu contextuel.
Un salarié ne peut avoir deux bulletins en état brouillon. Pour créer un second bulletin sur une même
période, il faut nécessairement que le premier soit validé.
Pour accéder à la dévalidation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Validé dans
la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Dévalider dans la barre des tâches;
- sélectionner Dévalider dans le menu contextuel.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
173
La dévalidation d'un bulletin est limitée à la période courante et la période M-1, tant que vous n'effectuez
pas de déclôture périodique.
La dévalidation doit s'effectuer dans l'ordre chronologique de préparation des bulletins, du plus récent au
plus ancien. Pour un salarié qui possède deux bulletins validés sur la même période, la dévalidation doit
s'effectuer en premier sur le bulletin dernièrement validé puis, après suppression de celui-ci, la dévalidation
pourra s'opérer sur le second bulletin.
Pour accéder au calcul du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la
liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Calculer dans la barre des tâches;
- sélectionner Calculer dans le menu contextuel.
Le bulletin
Accès: Le bulletin est accessible par la liste des salariés et la préparation des bulletins.
Le bulletin peut être créé, soit à partir du profil du salarié, soit à partir du bulletin précédent s'il en existe au
moins un, ou encore créer de toute pièce par l'utilisateur. Le bulletin peut être ensuite modelé et modifié à
votre gré grâce aux actions et au volet de navigation disponible sur la page du bulletin.
Les actions
Un ensemble d'actions permettent d'agir sur le calcul du bulletin et de prendre en considération les éventuelles
modification du paramétrage de celui-ci.
Les informations modifiables
Certaines informations sont renseignées par défaut à la préparation du bulletin, elles restent cependant
modifiables et peuvent avoir un impact sur le calcul du bulletin.
Les colonnes du bulletin
Si dans au moins une rubrique la formule de la base salariale est différente de celle de la base patronale
alors la colonne Base Pat. sera affichée.
Les onglets
Saisie des variables : Cet onglet vous permet de saisir les variables du bulletin.
Congés Payés/Absences : Cet onglet vous permet de saisir les congés payés et/ ou les absences du salarié.
Rubriques disponibles : Cet onglet vous permet d'ajouter une rubrique et de consulter les rubriques
disponibles.
Cumuls : Cet onglet vous permet de consulter les cumuls alimentés par ce bulletin et de faire des reprises.
Tranches : Cet onglet vous permet de consulter le calcul de vos tranches et de faire des reprises.
Explications des lignes : Cet onglet vous permet d'expliquer le calcul des lignes de votre bulletin.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Duplicata
Le duplicata permet de conserver la copie conforme, sous format PDF, d'un bulletin, au moment de l'aperçu ou
de l'impression d'un bulletin en état Brouillon.
Il est impossible de générer un duplicata d'un bulletin validé.
Pour générer un duplicata, il existe deux possibilités:
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
174
- soit en cochant l'option "Gérer les duplicatas en impression du bulletin" dans les préférences utilisateurs.
Ainsi à chaque impression, ou aperçu du bulletin, un duplicata sera généré.
- soit, si l'option n'est pas cochée, il est toujours possible de cocher l'option "Duplicata des bulletins" dans les
filtres d'impressions des bulletins.
Pour que les mises à jours du bulletins soient prises en compte dans le duplicata, il est nécessaire de
relancer une impression ou un aperçu du bulletin.
PROFILS
Liste des profils
Accès : Bulletins - Bulletins - Profils
La gestion de la liste des profils et sous profils est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Inactiver
Vous pouvez choisir de rendre un profil ou sous profil Inactif, si vous souhaitez ne pas les afficher dans les vues
standard, listes déroulantes...
Les profils ou sous profils mis en Inactif sont visibles à partir de l'onglet Tous.
Activer
Permet de rendre un profil ou sous profil à nouveau actif. Le profil ou le sous profil sera présent dans les vues
standard, listes déroulantes...
La liste des profils contient plusieurs onglets.
A partir de chaque onglet vous pouvez créer de nouveaux profils ou sous profils.
Préparer les bulletins des salariés attachés
Permet de lancer l'assistant de préparation des bulletins pour tous les salariés ayant le profil sélectionné.
Profils et sous profils
Accès : Bulletins - Bulletins - Profils
A partir de la liste des profils, vous avez la possibilité de créer des profils ou des sous profils.
Les profils sont un ensemble de rubriques répondant à un modèle de contrat de travail (Cadre, Non cadre,
Apprenti....). Un profil peut être constitué de rubriques et de sous profils.
Les profils servent à la préparation des bulletins.
Les sous profils sont un sous ensemble de rubriques. Les sous profils sont à insérer dans les profils. Ils servent
à faciliter les modifications dans les profils.
Exemple
Vous disposez d'un sous profil CSG dans lequel est paramétré les rubriques COTCSG et COTCSG1.
Vous devez ajouter dans tous vos bulletins la rubrique COTCSG2. En ajoutant simplement la COTCSG2 à votre
sous profil, automatiquement tous les profils utilisant ce sous profil seront mis à jour.
En-tête
Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants :
Nom du profil : Indiquez le nom de votre profil. Ce champ est alphanumérique.
Le nom est un champ de saisie libre.
Description : Saisissez la description du profil. Ce champ est alphanumérique.
La description est un champ de saisie libre.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
175
Statut catégoriel : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un statut catégoriel en particulier. Lors de
la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au statut catégoriel du salarié seront
proposés.
Type de profil : Sélectionner si vous souhaitez créer un profil ou un sous profil. Il n'est pas possible de créer
d'autre type.
Grille de saisie de variables : La sélection d'une grille de saisie de variables permet de filtrer la liste des
variables à saisir par profil.
Vous avez la possibilité de créer une nouvelle grille de variables en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Contrat : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un type de contrat. Lors de la sélection du profil de
votre salarié, seuls les profils correspondant au type de contrat du salarié seront proposés.
Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes
déroulantes....
Onglets
Création du profil
La partie de gauche contient les rubriques ou sous profil du profil. Ce sont les lignes que vous retrouverez sur le
bulletin.
La partie de droite contient toutes les rubriques, profils et sous profils disponibles.
Pour ajouter des lignes à votre profil, plusieurs possibilités :
o le double clic,
o le menu Ajouter au profil du menu contextuel,
o le bouton Ajouter au profil,
o Le drag and drop.
Pour retirer des lignes du profil, vous devez cliquer sur le bouton Supprimer.
Pour modifier l'emplacement des lignes, vous devez utiliser la flèche haute ou flèche basse pour faire Monter
ou descendre vos rubriques.
Le Bouton "Voir la rubrique" permet de visualiser la fiche de la rubrique.
Aperçu des rubriques du profil
Cet onglet permet de visualiser les rubriques du profil.
L'ordre des rubriques sera identique dans le bulletin.
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
VARIABLES
SAISIE DES VARIABLES
Saisie des variables
Accès : Bulletins - Variables - Saisie des variables
Ce tableau vous permet de saisir chaque mois, pour l'ensemble des salariés, les éléments variables du salaire.
La saisie des variables est indispensable pour calculer les bulletins.
Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau.
Les variables calculées apparaissent dans une colonne de couleur grise.
Un simple clic sur l'en-tête d'une colonne permet de trier par ordre croissant ou décroissant.
La ligne Total permet de donner la somme globale de toutes les valeurs de la colonne.
Par défaut, la saisie des variables affiche l'ensemble des salariés, tous profils et services confondus. Vous
pouvez filtrer la saisie par service, profil, ou bien encore par grille de variables.
Les filtres
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
176
Service : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par service, pour cela, sélectionnez le ou les services à
prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au service sélectionné apparaîtront dans la liste.
Profil : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par profil, pour cela sélectionnez le ou les profils à prendre en
compte. Seuls les salariés rattachés au profil sélectionné apparaîtront dans la liste.
Filtre : Ce champ permet de filtrer la liste des variables. Vous disposez de 3 possibilités de filtrer la liste des
variables :
o Toutes : Ce filtre affiche toutes les variables du dossier,
o Variables du profil : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans les rubriques du profil
sélectionné,
o Variables de la grille : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans la grille sélectionnée.
Grille de saisie : Vous ne pouvez sélectionner une grille de saisie que si le champ "filtre" est positionné sur
Variable de la grille.
Vue : Par défaut le champ vue propose la période du bulletin courant. C'est la vue qui permet de saisir les
valeurs de variables à prendre en compte pour la préparation des bulletins.
D'autres vues vous sont proposées à titre de consultation, aucune modification possible :
o les 12 mois de l'exercice,
o annuel,
o annuel hors bulletin.
Il existe une dernière vue qui se nomme Reprises. Cette vue permet de reprendre des valeurs cumulées
erronées.
Exemple
Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce
cumul devrait être à 1300.
Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la
différence soit 100.
Afin de vérifier l'exactitude de votre cumul après reprise, sélectionnez la vue Annuel, il doit être à 1300.
Autre exemple
Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce
cumul devrait être à 1100.
Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la
différence soit -200.
Voir les champs du salarié : Les champs de la fiche salarié tels que Salaire mensuel, heures mensuelles....
sont des variables de la fiche salarié. Elles ont le même comportement que les autres variables mais ne sont
pas présentes dans la liste des variables. Pour voir ces variables, il faut que l'option soit cochée.
Les actions
Généraliser : Ce bouton permet de généraliser une valeur pour l'ensemble des salariés. Pour cela placezvous
sur le premier salarié de la liste, saisissez la valeur puis cliquez sur le bouton Généraliser.
Voir le salarié : Ce bouton permet d'accéder à la fiche du salarié de la ligne sélectionnée.
Le salarié sélectionné est celui qui dispose d'une pointe de flèche à gauche de son nom. De plus toutes les
valeurs de la ligne sont en gras.
Calculer le bulletin : Ce bouton permet de lancer à partir de la saisie des variables un calcul des bulletins.
Vérifier l'état lecture seule : L'état lecture seule signifie que certaines lignes de la saisie des variables sont
bloquées car une modification est déjà en cours pour ces salariés. Ce bouton permet de débloquer les lignes en
lecture seule qui n'ont plus de raison d'y être.
Exemple
Vous avez 2 salariés A et B, le bulletin du salarié A est ouvert en modification, si vous ouvrez la saisie des
variables la ligne du salarié A sera en lecture seule (ligne grisée)
Si vous enregistrez et fermer le bulletin la ligne est toujours en lecture seule pour le salarié A alors que le
bulletin n'est plus en modification. Pour débloquer l'état lecture seule il convient de cliquer sur le bouton
vérifier l'état lecture seule.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
177
Actualiser : A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de
cliquer sur le bouton "Actualiser la liste".
Liste des grilles de saisie
Accès : Bulletin - Variables - Grilles de saisie
La gestion de la liste des grilles de saisie est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Inactiver
Vous pouvez choisir de rendre une grille de saisie Inactive, si vous souhaitez ne pas afficher cette grille de
saisie dans les vues standard, listes déroulantes...
Les grilles mises en Inactif sont visibles en sélectionnant la vue Inactif (Système).
Activer
Permet de rendre une grille à nouveau active. La grille sera présente dans les vues standard, listes
déroulantes...
Grille de variables
Accès : Bulletins - Variables - Grilles de saisie
Les grilles permettent de filtrer les variables les plus couramment utilisées. Les grilles servent aux impressions
et à la saisie des variables.
En-tête
Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants :
Nom : Indiquez le nom de votre grille. Ce champ est alphanumérique.
Le nom est un champ de saisie libre.
Description : Saisissez la description de la grille de variables. Ce champ est alphanumérique.
La description est un champ de saisie libre.
Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes
déroulantes....
Onglets
Variables
Cet onglet permet de saisir ou sélectionner les variables qui vont constituer la grille.
A partir de cet onglet vous pouvez :
o Ajouter
o Supprimer
o Insérer (s'insère au dessus de ligne sélectionnée)
o Déplacer (Flèche haute et flèche basse)
o Couper / copier / coller
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE
Interrogation des données de paye
Accès: Bulletins - Variables - Interrogation des données de paye
Un en-tête
Filtre sur l'établissement
Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer
l'interrogation.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
178
Filtre sur les salariés
Ce filtre permet de sélectionner le ou les salariés pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation..
Filtre sur les services
Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les services pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation.
Filtre sur les profils
Ce filtre permet de sélectionner le ou les profils pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation.
Filtre sur les statuts de présence des salariés
Ce filtre permet de filtrer les salariés par leur statut de présence.
3 statuts de présence sont proposés : Présent, Sorti ou Absent.
Filtre sur la mise en sommeil des salariés
Ce filtre permet de sélectionner les salariés mis en sommeil.
Salariés
Voir le salarié : Cette action vous permet, après avoir sélectionné un salarié dans la liste de visualiser la
fiche du salarié.
Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des
filtres.
Interroger : Une fois les filtres renseignés, et la formule saisie, cliquer sur ce bouton pour faire apparaître le
résultat.
Formules
Saisissez la ou les formules que vous souhaitez interroger. Pour interroger plusieurs formules aller à la ligne
entre chaque formule grâce à la touche Entrée de votre clavier.
Exemple
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars :
Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année :
Saisissez : $HEUREEL
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social précédent :
Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours :
Saisissez : HEUREEL
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à
février N (vous êtes en période de paye mars)
Saisissez : $HEUREEL[-9,-1]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours :
Saisissez : crhb(HEUREEL)
Pour obtenir de l'aide sur la syntaxe des formules, cliquez ici.
A chaque changement de formule, cliquer sur le bouton Interroger.
Résultats
Cette zone permet d'afficher les résultats sous forme de tableau avec la liste des salariés sélectionnés en ligne.
Les champs sont non saisissables.
Imprimer : Cette action vous permet de lancer l'aperçu puis l'impression du résultat de l'interrogation en
cours.
Fermer : Cette action ferme la fenêtre d'interrogation des données de paye. Les données saisies ne sont pas
conservées.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
179
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
ÉTABLISSEMENTS
Établissements - Démarrer une tâche
Accès : Établissements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
• Établissements : permet d'accéder à la liste des établissements.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
180
• Documents administratifs : permets d'accéder à la liste des documents administratifs.
• Taux AT : permet d'accéder à la liste des taux AT.
• Organismes : permet d'accéder à la liste des organismes.
• Clôture périodique : permet d'accéder à l'assistant de clôture périodique.
• Clôture annuelle : permet d'accéder à l'assistant de clôture annuelle.
ETABLISSEMENTS
Liste des établissements
Accès: Établissements- Établissements
Cette liste est affichée pour information seulement. Vous pouvez créer un seul établissement supplémentaire.
Il est impossible de supprimer l'établissement principal.
La liste précise la forme juridique ou la civilité, la raison sociale, la période paye de l'établissement, si
l'établissement est en décalage de paye ou non et enfin le NIC de l'établissement.
Clôture/ Déclôture périodique
A partir des tâches, vous pouvez accéder à la clôture ou déclôture périodique.
Pour accéder à la clôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une
de ces possibilités ;
- sélectionner Clôture périodique dans la barre des tâches;
- sélectionner Clôture périodique dans le menu contextuel.
Pour accéder à la Déclôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir
l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Déclôture périodique dans la barre des tâches;
- sélectionner Déclôture périodique dans le menu contextuel.
Fiche établissement - Onglet Congés payés / DIF
Congés payés
Planning établissement : Ce champ permet d'appliquer un planning, par défaut, à l'établissement. Lors de
la création des salariés de cet établissement ils seront automatiquement rattachés à ce planning.
Vous avez la possibilité de créer un nouveau planning en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône
Mois de fin des exercices de CP : Le clôture des congés étant le plus souvent au mois de mai le champ est
renseigné par défaut. Si la clôture des congés de votre établissement n'est pas le mois de mai vous avez la
possibilité d'en sélectionner un autre.
Mode : Trois modes d'acquisition des congés vous sont proposés : jours ouvrés, jours ouvrables ou autres.
Vous devez sélectionner celui qui correspond à l'établissement.
Congés payés acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés acquis par
mois. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres".
Nombre de jours pour le calcul de l'absence CP : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours à
prendre en compte pour le calcul de l'absence CP. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur
"Autres".
A quoi correspond 21,67 : C'est une moyenne 5 jours ouvrés * 52 semaines / 12 mois
A quoi correspond 26 : C'est une moyenne 6 jours ouvrables * 52 semaines / 12 mois
DETAIL DES FONCTIONNALITES
181
Congés supplémentaires acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés
supplémentaires acquis par mois. Tous les établissements ne pratiquent pas ce type d'acquisition.
En cas de doute, reportez-vous à votre convention collective.
Gestion des CP ancienneté : Cette option est à cocher si votre établissement pratique l'acquisition des
congés pour ancienneté.
Ordre de décompte des CP : Cette option est accessible si votre établissement gère les congés
d'ancienneté. L'option offre deux possibilités :
o Congés payés acquis sur N-1 puis les congés d'ancienneté,
o Les congés d'ancienneté puis les congés payés acquis sur N-1.
Provision CP
Taux de charge fiscales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état
des provisions de congés payés.
Taux de charges sociales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de
l'état des provisions de congés payés.
Si votre taux est de 29%, vous devez saisir 29.
DIF (Droit individuel à la formation)
Gestion du DIF : Cette option est à cocher si vous souhaitez gérer le compteur du DIF
(Droit individuel à la formation) à partir de votre logiciel de paye.
Mois de fin des exercices de DIF : Ce champ permet d'indiquer le mois de clôture du DIF.
Par défaut le mois de clôture est le même que celui de l'exercice de paye.
Droit annuel au DIF (en heures) : De façon général l'acquisition par an est de 20 heures de
formation. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur
qui vous convient.
Plafond du droit au DIF : Le plafond du DIF est fixé à 120 heures, soit 6 années de travail.
Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous
convient.
Arrondir le nombre d'heures du droit au DIF à la clôture : Si vous souhaitez qu'à la
clôture de l'exercice du DIF, le nombre d'heures acquis soit arrondi, vous devez cocher cette
option.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
182
Congés de l'établissement
Les calendriers référencent mois par mois tous les jours fériés nationaux. Les jours fériés sont de couleurs
orange.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des jours fériés en double cliquant sur le jour concerné.
Les jours fériés sont importants pour le décompte des jours de congés.
Fiche établissement - Onglet Médecine du travail
Service de santé intégré à l'entreprise : Si le service de santé est directement intégré à l'entreprise, vous
devez cocher l'option. Dans le cas où l'option est cochée tous les autres champs deviennent non saisissables.
Code du service de santé externe : Ce champ saisissable permet d'indiquer le code correspondant à votre
service de santé.
Adresse
Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Organismes
Cet onglet vous permet de définir les organismes de cotisation de votre établissement. Ainsi, tous les salariés
rattachés à cet établissement seront paramétrés par défaut avec les organismes définis dans cet onglet.
L'organisme de sécurité sociale et de Pôle emploi sont obligatoires pour enregistrer une fiche établissement.
Organisme de sécurité sociale: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de sécurité sociale
de votre établissement.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
183
Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Dans ce champ, seul un organisme avec un régime SS pourra être sélectionné.
Organisme de Pôle emploi: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de Pôle emploi de votre
établissement.
Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Dans ce champ, seul un organisme avec un régime CHOMAGE pourra être sélectionné.
Organismes : La liste page vous permet d'ajouter, à souhait, les organismes auxquels est rattaché votre
établissement, afin qu'ils soient définis, par défaut, sur les salariés rattachés à cet établissement.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Ajouter", une fenêtre vous permet de saisir ou sélectionner l'organisme de
votre choix.
• N° de centre payeur : Si vos organismes de retraite et de prévoyance souhaitent que vous
établissiez vos déclarations DUCS par centre payeur, il convient de renseigner ici le n° de centre
payeur que vous a communiqué l'organisme.
• N° de compte cotisant : Vous devez renseigner ici le n° de compte cotisant URSSAF.
Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Fiche établissement - Onglet Informations de paye
Accès : Établissement - Établissement
Date de paiement : Ce champ permet de sélectionner si la date de paiement par défaut doit être sur la
période en cours ou suivante.
Jour : Ce champ permet d'indiquer le jour de la date de paiement à générer par défaut.
Banque principale : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires
et à la génération des fichiers de virements.
Décalage de paye : Ce champ est renseigné avec la valeur indiquée lors de la création du dossier. Si
toutefois votre établissement change, vous pouvez sélectionner un autre mode de décalage.
Prendre les plafonds et taux en vigueur à la période d'emploi : Si vous pratiquez le décalage de paye,
les plafonds et taux se réfèrent à la période de paye. Cette option permet de se baser sur la période d'emploi
au lieu de la période de paye.
Cette option n'est accessible que si le champ "Décalage de paye" est à "Décalage" ou
"Abandon".
Régime Alsace / Moselle : Si votre établissement bénéficie du régime Alsace / Moselle, vous devez cocher
cette option.
Si vous cochez cette option, tous les salariés crées sur cet établissement auront automatiquement l'option
"Régime Alsace / Moselle" cochée. Toutefois vous aurez la possibilité de la décocher.
Heures de référence : Ce champ permet d'indiquer les heures de référence de l'entreprise.
Mode de régularisation : Il existe 3 modes de régularisation : aucune, progressive et annuelle. La
régularisation fortement conseillée est la progressive, car elle permet un lissage des régularisations au fur et à
mesure que le salarié a des bulletins.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
184
La régularisation annuelle s'effectue une fois par an (dernier mois de l'exercice) ou sur le dernier bulletin du
salarié en cas de sortie.
Etablissement de travail temporaire : Si vous êtes un établissement de travail temporaire, cochez cette
option.
Taux AT : Ce champ permet d'indiquer le taux d'accident de travail principal auquel l'établissement est
assujetti.
Taux transport : Ce champ permet d'indiquer le taux de transport auquel l'établissement est assujetti.
Section prud'homale : Ce champ permet de sélectionner le code de la section prud'homale. Ce code est
déterminé en fonction du code NAF de l'établissement. Cette information sert aux élections prud'homales. Une
table de référence est disponible dans le cahier technique de la N4DS, que vous trouverez sur le portail de Netentreprises.
N° de fraction : Ce champ permet d'indiquer le nombre de fractions pour l'envoi de votre déclaration N4DS.
Pour un même établissement le nombre total de fractions doit rester constant.
Exemple :
1ère fraction pour les dirigeants
2ème fraction pour les cadre et salariés
Code Idcc : Ce champ permet de sélectionner le code de la convention collective de l'établissement.
Si le code que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle convention
collective en faisant Ajouter de la liste déroulante accessible par l'icône .
Immatriculation automatique des salariés
Utilise le compteur et le préfixe de l'établissement principal : Cette option n'est pas visible dans
l'établissement principal.
Lorsque l'option est cochée elle indique que le ou les établissements secondaires utilisent le même préfixe et
compteur que l'établissement principal.
Si vous ne souhaitez pas utiliser le même préfixe et compteur, vous devez décocher cette option, de là deux
possibilités s'offrent à vous:
o soit gérer les matricules des salariés de cet établissement en automatique mais avec un préfixe et
compteur différents de celui de l'établissement principal.
o soit définir un préfixe et un compteur propre à l'établissement.
Numérotation automatique du matricule : Cet option permet de choisir ou non une incrémentation
automatique des matricules.
Fiche établissement : Informations administratives
Accès : Établissements - Établissements
Cet onglet permet de saisir les informations administratives de votre établissement. Il est important de les
renseigner, car ces informations seront reprises sur certaines impressions.
Forme juridique ou civilité : C'est un champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne : C'est un champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
NIC : ce champ permet de saisir 5 caractères.
NAF/APE : Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et l'affichage du libellé.
Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Capital : Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales.
Logo : Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
185
Il sera automatiquement repris sur les modèles d'impression avec le logo (bulletins...).
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Importer.
Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo.
Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci.
vous pouvez également Couper, copier coller ou supprimer le logo.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
Contact
Tél. fixe : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères.
Fax : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères.
Tél. portable : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères.
E-mail : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères.
Site internet : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères.
Adresse
Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Fiche établissement - Onglet Exercices
Période de paye : Ce champ indique la période de paye courante. La période de paye est modifiable tant
qu'aucun bulletin de l'établissement n'est validé.
Exercices : Il existe plusieurs types d'exercices : social, congés payés. Les dates de début et fin se
renseignent automatiquement .
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
186
Les dates de clôture se génèrent, elles aussi, automatiquement.
Exemple :
Si vos congés payés se clôturent en mai alors votre exercice de congés ira du 01/06/NN au 31/05/NN.
Pour les exercices de congés payés les exercices N-1 et N sont présents.
Fiche Etablissement- Onglet Effectifs
Cet onglet permet de connaître en temps réel les effectifs de votre entreprise et de vos établissements. Pour
l'ensemble des calculs, les effectifs sont calculés en fonction du statut de présence du salarié et du paramètrage
de l'onglet effectif dans la fiche salarié.
En conséquence, une valeur est comptabilisée pour l'effectif si le salarié n'a ni un statut Absent sur la fiche
salarié ni une date de sortie égale ou inférieure à la date de fin de période courante.
En-tête de l'onglet Effectif
Effectif établissement: Cette grille comptabilise l'effectif de l'établissement, par type d'effectif, pour la
période courante de l'établissement, indiquée au dessus de la grille. La grille est actualisée à chaque clôture
périodique.
Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante:
Etablissement.EffectifFNAL.Effectifcourant
Effectif entreprise: Cette grille comptabilise l'effectif de l'entreprise par type d'effectif, tous établissements
confondus, sur la période courante.
Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante:
Entreprise.EffectifFillon.Effectifcourant
Les onglets
Effectifs : Cet onglet permet de connaître l'effectif de l'établissement et de l'entreprise sur les périodes
clôturées.
Moyenne des 12 derniers mois : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur les 12 derniers mois
clôturés.
Moyenne de l'exercice précédent : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur le dernier exercice
clôturé.
Effectif au 31/12: Cet onglet recense l'effectif au 31 décembre du dernier exercice clôturé.
Fiche Établissement Onglet Comptabilité
Le paramétrage de cet onglet est nécessaire au transfert comptable.
Destination du fichier de transfert : Le répertoire C:\ProgramData\EBP est renseigné par défaut. Ce
champ permet de saisir ou sélectionner un autre chemin de destination du fichier de transfert.
Journal d'OD : Ce champ permet de saisir le journal d'opérations diverses dans lequel seront générées les
écritures comptables.
Banque : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la
génération des fichiers de virements.
Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle banque en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Date d'écriture : Ce champ permet d'indiquer le jour de paiement des salaires par défaut.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
187
Clôture périodique
Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Clôture périodique
Etablissements- Etablissements - Clôture périodique
Outils -Clôture périodique
La clôture périodique a pour effet de clôturer la période courante d'un établissement afin de passer à la période
courante suivante. Les bulletins créés après la clôture périodique auront donc par défaut comme période de
paye, la nouvelle période courante. Lors de la clôture périodique, les bulletins en état Brouillon de la période en
cours sont automatiquement validés.
Sur la dernière période de l'exercice social, la clôture périodique n'aura aucun effet, il faudra faire une clôture
annuelle.
La clôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de clôture :
Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la clôture périodique et propose également
de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant.
Etablissement à clôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont
vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche
dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple".
Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous
souhaitez clôturer.
Vous pouvez ensuite Lancer votre clôture périodique.
Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la clôture s'est
déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton
Afficher le détail.
Déclôture périodique
Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Déclôture périodique
Etablissements- Etablissements - Déclôture périodique
Outils -Déclôture périodique
La déclôture périodique s'effectue sur la dernière période de paye clôturée d'un établissement. Elle entraîne la
suppression de tous les bulletins de la période en cours. Par conséquent, si vous possédez un bulletin validé sur
la période en cours la déclôture périodique sera bloquée.
La déclôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de déclôture :
Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la déclôture périodique et propose
également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant.
Etablissement à déclôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont
vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche
dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple".
Motif de cette action : Ce champ vous permet de saisir la justification de la déclôture périodique et garder
la trace de cette action et la raison dans le Journal des événements.
Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous
souhaitez déclôturer.
Vous pouvez ensuite Lancer votre déclôture périodique.
Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la déclôture s'est
déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton
Afficher le détail.
TAUX AT
Liste des taux AT
Accès : Établissements - Taux AT
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
188
La gestion de la liste des taux AT est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les taux AT créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus.
Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié.
Taux AT
Accès : Etablissement- Taux AT
vous devez créer une fiche pour chaque taux accident de travail défini pour l'entreprise.
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Code : Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code section : Saisissez un code section
Ce code est limité à 2 caractères numériques.
Taux : Saisissez un taux manuellement ou à l’aide de la calculatrice accessible par l’icône .
Code risque : Ce champ permet de saisir ou sélectionner le code risque de l’établissement.
Si le code risque que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
codes risques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code risque en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux AT que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux AT dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Valeurs
Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra.
Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année)
à partir de laquelle la constante entre en vigueur.
Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec
la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est
cochée dans la fiche salarié.
Taux : Saisissez le taux d'accident de travail auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage.
Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche AT.
Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
189
TAUX TRANSPORTS
Liste des taux transport
Accès : Établissements - Taux transport
La gestion de la liste des taux de transport est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les taux de transport créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus.
Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié.
Taux transport
Accès : Etablissement - Taux Transport
vous devez créer une fiche pour chaque taux de transport défini pour l'entreprise.
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux de transport que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux transport dans les listes déroulantes en vue
standard.
Les onglets
Valeurs
Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra.
Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année)
à partir de laquelle la constante entre en vigueur.
Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec
la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est
cochée dans la fiche salarié.
Taux : Saisissez le taux de transport auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage.
Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche
transport.
Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
PLANNINGS
Fiche Planning
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
190
Accès: Établissements - Plannings
Il est possible de créer plusieurs plannings, et permettre ainsi de les affecter aux différentes catégories de
salariés, ne suivant pas le même planning hebdomadaire.
Le planning saisi aura un impact sur le décompte des jours de congés payés et d'absences.
Nom: Ce champ vous permet de saisir le nom de votre planning, limité à 130 caractères.
Description : Champ alphanumérique, saisissable, limité à 255 caractères.
1er jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de
sélectionner parmi une liste de valeurs système le premier jour de repos hebdomadaire de vos salariés.
Dans la majorité des cas il s'agit du Dimanche.
2ème jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de
sélectionner parmi une liste de valeurs système le deuxième jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Si vos
salariés n'ont pas deux jours de repos hebdomadaire, sélectionnez la valeur à vide disponible dans la liste
déroulante.
Pour faire une recherche du jour de la semaine sans dérouler la liste, vous pouvez saisir la première lettre
du jour dans le champ de votre choix, le premier jour de la liste commençant par cette lettre s'affichera.
Les jours de repos hebdomadaires saisis dans ces champs seront affichés sur un fond gris dans le planning.
Ces champs seront alors non saisissables.
Jour : Liste des sept jours de la semaine. Liste non modifiable.
Matin et Après midi: Ce planning permet de saisir le temps de travail journalier, par demi-journée, de
l'ensemble des salariés de votre entreprise. Il est initialisé par défaut à 3h30 le matin et l'après midi.
les valeurs sont saisissables selon un format horaire.
Si vous indiquez des valeurs à zéro sur l'ensemble de la journée, ce jour sera considéré comme un jour de
repos hebdomadaire supplémentaire. Les valeurs s'afficheront sur un fond jaune.
Total : Champ non saisissable. Il totalise l'horaire journalier selon un format horaire.
Horaire journalier moyen: Par défaut, ce champ est calculé selon le planning saisi et selon un format
Nombre. Il est cependant saisissable manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône .
Il est possible d'interroger cette information dans une rubrique grâce à la syntaxe suivante:
Salarie.HoraireJournalierMoyen
ORGANISMES
Liste des organismes
Accès : Établissements - Organismes
La gestion de la liste des Organismes est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les organismes créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus.
Les suppressions restent possibles si l'organisme n'est pas utilisé dans une rubrique, un établissement.
Fiche Organismes
Accès: Etablissements-Organismes
DETAIL DES FONCTIONNALITES
191
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En-tête
Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner un régime (Urssaf, Prévoyance, Irc...)
Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Le régime sélectionné n'est plus modifiable dès lors que l'organisme est affecté et utilisé dans une rubrique,
une fiche Salarié...
Caisse: Ce champ permet de sélectionner un type de caisse URSSAF, IRC,....
Si la caisse que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des caisses,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche caisse en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom: Ce champ permet de saisir le nom de l'organisme que vous souhaitez créer.
Organisme collecteur: Ce champ permet de saisir l'organisme collecteur lorsque celui-ci est différent de
l'organisme d'affectation. Cette information sera principalement utile à l'impression de l'état des charges, l'état
préparatoire à la DUCS et vous permettra d'effectuer un regroupement par organisme collecteur.
Numéro: Il correspond au numéro identifiant communiqué par vos organismes.
Déclaration découpée par établissement : Cette option sert à réaliser la DUCS. Elle ne sert que pour la
déclaration DUCS URSSAF. Si vous la cochez vous obtiendrez une déclaration DUCS par établissement.
Exemple :
Vous avez 3 établissements sur Paris.
Les 3 reversent leurs cotisations à l'URSSAF de Paris.
En cochant cette option chaque établissement établira sa DUCS séparément. Dans le cas contraire, vous
obtiendrez une seule déclaration avec un détail par établissement.
Type de DUCS : Cette information sert à indiquer à quel type de DUCS appartient l'organisme. Cette
information est utilisée ensuite lors de la génération DUCS pour filtrer la liste des organismes.
Cette information est obligatoirement à renseigner pour établir une déclaration DUCS.
Si vous avez personnalisé les organismes système EBP, le champ type de DUCS ne sera pas initialisé en
mise à jour de dossier et vous aurez donc à le renseigner pour établir votre première déclaration.
Type d'activité : Ce champ permet de définir le secteur d'activité de l'organisme concerné.
Si votre organisme ne figure pas dans la liste de tous les organismes, vérifiez que le type d'activité
concerné est bien activé dans les paramètres entreprise.
Les Onglets:
Comptabilité: L'onglet comptabilité permet de paramétrer les comptes comptables nécessaires au transfert
comptable.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
CONTRAT DE PREVOYANCE
Liste des contrats de prévoyance
Accès : Établissements - Contrats de prévoyance
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
192
La gestion de la liste des contrats de prévoyance est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les contrats de prévoyance crées et sauvegardés pour tous les établissements
confondus.
Les suppressions restent possibles si le contrat n'est pas rattaché à une fiche salarié.
Contrats de prévoyance
Accès : Établissements - Contrats de prévoyance
Référence du contrat : Ce champ permet d'indiquer la référence du contrat. Ce champ est à renseigner
avec les éléments fournis par votre institution de prévoyance.
Désignation commerciale : Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par
la référence du contrat. C'est un champ de saisie libre.
Code délégataire de gestion : Ce champ est à renseigner en complément du code organisme (Ex : Pxxxx).
Ce champ est à renseigner uniquement sur instruction spécifique de l'institution de prévoyance, de la mutuelle
ou de la société d'assurance qui fournira les valeurs.
Code population de rattachement : C'est le code population défini dans le contrat. Les valeurs sont
fournies par l'organisme de prévoyance et sont à renseigner seulement sur sa demande.
Nature de cotisation : Sélectionner le code nature
Organisme : Sélectionnez l'organisme de prévoyance où le contrat de prévoyance a été souscrit.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
193
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
OPÉRATIONS
Opérations- Démarrer une tâche
Accès : Opérations - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Mise à jour des publications : Permet d'ouvrir l'assistant de mise à jour des publications.
Site web Reports on Line : Permet d'ouvrir la page de votre site Reports on Line.
Virement de salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des
acomptes.
Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et
de règlements.
Communication Entreprise-Expert : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de
salaires et de règlements vers un logiciel de comptabilité.
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line
Accès : Paramètres &endash; Publier sur Reports On Line - Mise à jour des publications
La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de
publications sur le site ROL.
Cette mise à jour passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web.
Cliquer sur le bouton Suivant, pour poursuivre la mise à jour.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
194
2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour
Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans ROL.
Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont :
Sélectionné
Case à cocher.
Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée).
Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité de ne
pas les envoyer (dé-sélectionner la case).
Libellé
Champ non modifiable.
Contient le libellé de la fiche publication.
Description
Champ non modifiable.
Contient la description de la fiche publication.
Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant.
3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées
Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de
publications disponible dans votre dossier
Lancement de la mise à jour
Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur Lancer.
La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état).
Elle s’effectue en 2 temps :
- Génération des documents de publication
- Envoi des publications sur le site ROL
Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour.
Cliquer sur Terminer pour fermer l’assistant.
Site Web
Accès : Paramètres - Publier sur Reports On Line - Site web
Cette fonction permet d’ouvrir votre site web ROL.
Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre
mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu Paramètres
- Publication dans ROL - Compte).
Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez :
- Au tableau de bord, s’il en existe un.
- A la liste des documents dont vous avez l’autorisation.
Pour l’administrateur du site, il est possible :
- De réaliser/modifier le tableau de bord du site.
- De visualiser tous les documents présents sur le site.
- De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés.
TRANSFERT EN COMPTABILITE
Transfert en comptabilité
Accès: Opérations- Transfert en comptabilité- Transfert en comptabilité/ Communication Entreprise Expert
Le transfert en comptabilité se fait à l'aide d'un assistant au transfert comptable.
Page d'accueil
DETAIL DES FONCTIONNALITES
195
Cette page vous rappelle le fonctionnement du transfert comptable et vous offre la possibilité de sauvegarder
votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant.
Choisissez les données à transférer
Type de transfert : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de
transfert souhaité. Deux possibilités: Openline/ CommExpert.
Filtre sur l'établissement
Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer le transfert
comptable.
Filtre sur l'exercice
Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, l'exercice sur lequel s'opère le transfert
comptable.
Filtre sur la période de paye
Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, le ou les périodes sur lesquelles s'opère (nt) le
transfert comptable.
Données à comptabiliser: Les options disponibles permettent de transférer en comptabilité uniquement les
salaires, uniquement les règlements ou encore les deux. Cela permet également de sélectionner si le transfert
s'opère uniquement sur les bulletins validés, non validés ou encore les deux.
Pré visualiser : Ce bouton vous dirige vers l'aperçu de la simulation du transfert comptable préalablement
paramétré. A partir de cette fenêtre vous pouvez lancer une impression.
Toutes les données nécessaires ont été collectées
Un récapitulatif des paramètres saisis, vous permet de contrôler votre transfert. Vous pouvez ensuite lancer le
transfert comptable. Un compte rendu vous permet de contrôler si votre transfert s'est déroulé avec succès.
Historique des transferts comptables
Accès : Opérations- Transfert en comptabilité- Historique des transferts comptables
Cette fonctionnalité vous permet de conserver l'historique des derniers transferts exécutés de la paye vers une
autre application.
La liste précise le numéro du lot, la date et l'heure du transfert, ainsi que la raison sociale de l'établissement.
Il est possible, à partir de la liste page, de re-transférer ce même lot par la tâche Retransfert du volet de
navigation ou bien par le menu contextuel.
REGLEMENTS
Liste des virements
Accès : Opérations - Paiements- Virements des salaires
Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est
possible directement.
Les filtres
Filtre sur les banques
Ce filtre permet de sélectionner la ou les banques pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche.
Filtre sur les dates
Ce filtre permet de sélectionner la ou les dates pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche.
Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des
filtres.
La liste
La liste vous permet de recenser l'ensemble des virements créés et enregistrés.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
196
La liste affiche les champs suivants:
Référence Virement : Ce champ reprend la référence du virement.
Date de virement: Ce champ notifie la date du virement.
Montant total du virement: Ce champ totalise le montant global du virement.
Code de l'établissement : Ce champ reprend la raison sociale de l'établissement.
SIRET: Ce champ reprend le numéro SIRET de l'établissement.
Référence SEPA: Ce champ notifie la référence SEPA du virement.
Généré en Cfonb: Ce champ est flagué lorsque le fichier a déjà été généré une première fois sous un format
Cfonb.
Générer un fichier
Pour accéder à générer un fichier, il suffit de sélectionner un ou plusieurs virements dans la liste, puis de choisir
l'une de ces possibilités ;
- sélectionner Générer le fichier Cfonb dans la barre des tâches;
- sélectionner Générer le fichier Cfonb dans le menu contextuel.
Il en est de même pour générer un fichier au format SEPA.
Fiche Virement bancaire
Accès: Bulletins-Paiements-Virements bancaires
Informations bancaires
Banque : Ce champ vous permet de sélectionner la banque.
RIB/BBAN: Ce champ vous permet de saisir le RIB ou le BBAN de votre banque émettrice. Il est renseigné
par défaut selon celui de la fiche banque.
Informations virement
Numéro national d'émetteur: Initialisé par défaut selon celui de la fiche banque. Il reste tout même
modifiable.
Date virement: Ce champ vous permet de saisir manuellement ou à l'aide du calendrier accessible par
l'icône , la date du virement.
Etablissement : Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un établissement.
SIRET: Initialisé par défaut selon l'établissement sélectionné, le champ reste saisissable.
Référence virement: Saisir une référence limitée à 7 caractères alphanumérique.
Options
Centralisation par salarié : Cochez cette option si vous souhaitez regrouper les lignes de virement pour un
même salarié.
Retour à ligne
Salaires
Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter, une fenêtre Ajouter une ligne de salaire s'ouvre.
La zone est remplie automatiquement par la fenêtre Ajouter une ligne de salaire.
Voir le bulletin : Ce bouton permet de visualiser le bulletin concerné par le virement, en sélectionnant la
ligne de salaire.
Rafraîchir les montants : Ce bouton permet de rafraîchir les montants lorsqu'il y eu des modifications sur le
bulletin.
Code du salarié : Champ non saisissable. Il s'agit du nom et du prénom du salarié.
Libellé : Champ saisissable rempli par défaut selon l'intitulé suivant: Salaire+ Période.
Montant : Champ non saisissable. Il reprend le net à payer du bulletin de salaire sélectionné.
RIB/BBAN : Ce champ permet de saisir le RIB ou le BBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de
l'onglet règlement de la fiche salarié.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
197
IBAN : Ce champ permet de saisir l'IBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet
règlement de la fiche salarié.
BIC : Ce champ permet de saisir le BIC du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement
de la fiche salarié.
Banque : Ce champ permet de saisir la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet
règlement de la fiche salarié.
Domiciliation : Ce champ permet de saisir la domiciliation de la banque du salarié. Elle est initialisée par
défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié.
Code pays : Ce champ permet de saisir le code pays de la banque du salarié. Il est initialisé par défaut selon
celui de l'onglet règlement de la fiche salarié.
Motif économique : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le motif
économique de ce virement. Il est obligatoire pour les virements internationaux.
Référence : Ce champ permet de saisir la référence du virement.
DUCS
DUCS - Nouvelle DUCS
Pour préparer la déclaration unifiée des cotisations sociales il convient de renseigner les paramètres utiles à la
génération à l'aide de la fiche de préparation.
Onglet Paramètres
Type de DUCS
Vous devez sélectionner le type de DUCS que vous souhaitez. Actuellement 2 possibilités :
• URSSAF
• IRC/IP
Etablissement
Vous devez sélectionner le ou les établissements à prendre en compte dans la déclaration. Le choix des
établissements peut se faire de plusieurs façons :
• soit en saisissant directement dans les champs appropriés,
• soit en sélectionnant les établissements dans la liste.
Lorsque ni la borne de début ni la borne de fin ne sont renseignées cela signifie que ce sont tous les
établissements du dossier.
Période
Vous devez indiquer la période de votre déclaration. La période est une fourchette de mois dans laquelle il faut
définir le premier et le dernier mois.
Les deux bornes de cette fourchette, ainsi que tous les mois compris entre ces deux bornes sont inclus dans
cette période.
La date de fin de période doit être supérieure ou égale au premier mois de cette période.
Organisme
Vous devez sélectionner le ou les organismes à prendre en compte dans votre déclaration.
Seuls les organismes correspondant au type de DUCS sélectionné doivent apparaître, si ce n'est pas le cas,
vérifiez que sur chaque organisme le champ "Type de ducs" est correctement renseigné.
Options
Tenir compte de l’organisme collecteur : Cette option est cochée par défaut. Si votre organisme est le
collecteur des cotisations d'un autre organisme, cochez cette option.
Si vous êtes dans ce cas de figure, sur le champ organisme vous devez sélectionner le collecteur mais aussi
les organismes collectés.
Exemple :
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
198
L'URSSAF collecte les cotisations de Pôle Emploi. l'URSSAF est donc le collecteur de Pôle Emploi. Afin que les
cotisations de Pôle Emploi soient intégrées à la déclaration à destination de l'URSSAF il convient donc de cocher
cette option.
Pour que l'exemple ci-dessus fonctionne, il faut qu'au préalable le champ organisme collecteur soit
renseigné sur la fiche organisme de Pôle Emploi.
Faire une déclaration Néant : Cette case est à cocher si vous n’avez pas occupé de personnel durant la
période choisie ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. La déclaration sera générée sans aucune cotisation, et
aucun paiement.
Faire une déclaration papier : Cette option permet de réaliser une impression de votre déclaration à partir
des données de paye.
Paiement
Mode de paiement : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le moyen de
paiement utilisé pour payer vos cotisations sociales. Trois choix possibles :
• Aucun : l'enregistrement servant au paiement ne sera pas présent dans votre déclaration.
• Utiliser le mode de paiement par défaut pour ce ou ces organisme(s) : l'enregistrement
servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la fiche
caisse de l'organisme destinataire.
• Télérèglement : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les
informations indiquées sur la banque de l'établissement déclarant (Options + Société + Entreprise)
Si vous pratiquez le "Télérèglement" vous devez sélectionner Télérèglement sur le champ "Mode de
paiement" ce moyen de paiement, à chaque déclaration.
Si vos coordonnées bancaires comportent une erreur la déclaration ne pourra pas être générée.
Date d'exécution de l'ordre de paiement : Si vous utilisez le mode de règlement prélèvement ou
télérèglement, il convient de préciser la date d'exécution de l'ordre de paiement.
Référence de paiement : Champ de saisie libre permettant de saisir la référence du paiement. Cette
référence permet de rapprocher le paiement à la déclaration.
Payer les cotisations de : Ce filtre permet de sélectionner, à l’aide d’une liste déroulante la période sur
laquelle porte le paiement. Ce champ n'est à renseigner que dans le cas où le paiement porte sur une période
différente de celle de la déclaration.
Exemple :
Pour une déclaration récapitulative annuelle (DRA) à destination des caisses de retraite il convient le plus
souvent de déclarer les cotisations pour l'année entière mais avec un paiement ne portant que sur les
cotisations du dernier trimestre. Pour gérer ce cas de figure il convient d'indiquer une période de déclaration
allant du 01/01/NN au 31/12/NN et une période de paiement allant du 01/10/NN au 31/12/NN.
Chemin de déclaration du fichier EDI
Le chemin par défaut est : C:\Users\Public\Documents\DUCS EDI\xxx. Vous avez la possibilité d'indiquer un
autre chemin.
Les actions de la fiche de préparation
Préparer ou Actualiser
Une fois que tous les paramètres ont été renseignés, vous avez la possibilité soit :
• d'imprimer un état préparatoire
• d'accéder à l'éditeur de fichier afin de contrôler et éventuellement de modifier le contenu de votre
déclaration. Pour accéder à l'éditeur de fichier, cliquez sur le bouton Préparer ou Actualiser. Placezvous
sur l'onglet "Edition".
Si vous vous êtes trompé dans les paramètres renseignés, vous pouvez les modifier en revenant dans
l'onglet "Paramètres". N'oubliez pas de faire "Actualiser" pour charger votre déclaration avec les nouveaux
paramètres saisis.
Déclarer le fichier DUCS EDI
La fonction "Déclarer le fichier DUCS EDI" permet de convertir le fichier préparé au format tel qu'il est
demandé par le cahier des charges par chaque organisme.
Vous ne pouvez pas transmettre votre fichier tant que cette étape n'a pas été réalisée.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
199
Editeur de fichier DUCS
Cette partie vous permet de consulter ou modifier votre déclaration.
Votre déclaration est composée d'enregistrements.
Enregistrement DEB : Déclaration
Cet enregistrement décrit et référence la déclaration. Un fichier peut contenir plusieurs déclarations (plusieurs
DEB).
Exemple :
Une déclaration à destination de l'ARRCO et une autre à destinataion de l'AGIRC (mode gestion isolée). Un seul
fichier contenant 2 enregistrements DEB.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DEB :
Identification de l'émetteur physique : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres
+ Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant ou désigné comme "Concerné par le CRE" ou le
SIRET de l'expert comptable.
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société +
Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert" est cochée alors l'identification de
l'émetteur sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert).
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors
l'identification de l'émetteur sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE.
Type de bordereau : Sur ce champ est indiqué la périodicité de votre déclaration (mensuelle, trimestrielle,
annuelle).
Enregistrement FR : Emetteur physique
Cet enregistrement décrit l'émetteur de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement FR:
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres +
Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant.
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société +
Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert est cochée" alors l'identification de
l'intervenant sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert).
Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors
l'identification de l'intervenant sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire.
Enregistrement DT : Entreprise / Déclarant
Cet enregistrement décrit le déclarant de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DT :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres +
Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire.
Numéro de référence 2 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend le code APE renseigné sur l'établissement déclarant.
Adresse mél de l'intervenant : Cette rubrique reprend l'adresse mail indiquée au niveau du contact de
l'établissement déclarant.
Enregistrement MR : Organisme destinataire
Cet enregistrement décrit l'organisme social destinataire de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
200
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement MR :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET indiqué sur la fiche caisse de
l'organisme destinataire.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire.
Enregistrement AE: Tiers rédacteur
Cet enregistrement décrit le tiers rédacteur de la déclaration (Expert comptable). Il est facultatif. Il n'est
présent que si l'option "Utiliser les données de l'expert pour les déclarations" est cochée dans les Paramètres +
Société + Entreprise.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'expert comptable indiqué dans
les Préférences + Société + Expert.
Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette
rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire.
Enregistrement FZ: Entité de regroupement
Cet enregistrement décrit l'entité de regroupement. Il est facultatif et n'est présent que pour les déclarations à
destination des URSSAF et si l'option "Etablissement en versement lieu unique (VLU)" est cochée dans les
Paramètres + Société + Entreprise.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement défini comme
étant celui responsable du paiement groupé dans les Préférences + Société + Entreprise.
Enregistrement GEN : Généralités
Cet enregistrement décrit les généralités telles que le total des cotisations, l'effectif global URSSAF. Cet
enregistrement est obligatoire.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement GEN :
Effectif global de l'éntreprise au 31/12 : Cette rubrique n'est à produire que pour une DUCS de type
URSSAF et seulement si la déclaration est un TR (Tableau récapitulatif annuel)
Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer (régularisation et acompte
inclus) (+ transport et taxe additionnelle en URSSAF).
Montant 2 : Cette rubrique permet d'indiquer un acompte ou un crédit à déduire. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip.
Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 2, vous devez absolument modifier manuellement la
rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2.
Montant 3 : Cette rubrique permet d'indiquer une régularisation ou un débit à ajouter. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip.
Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 3, vous devez absolument modifier manuellement la
rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2.
Nombre de lignes total : Cette rubrique indique le nombre de lignes de cotisations pour l'ensemble de la
déclaration
Enregistrement EN ou WP : Unité déclarée
Cet enregistrement décrit l'unité déclarée. Cet enregistrement est obligatoire. Une déclaration peut contenir
plusieurs unités déclarées.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement EN :
Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement de l'unité
déclarée.
Dans une DUCS de type URSSAF il y a une unité déclarée par établissement. Dans une DUCS de type IRC/IP
les unités représentent un contrat ou un centre payeur.
Numéro de référence 1 : Pour une DUCS de type URSSAF c'est le n° de compte cotisant.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
201
Le numéro de compte cotisant se renseigne sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet
Organismes.
Pour une DUCS de type IRC/IP c'est le numéro de contrat indiqué sur la fiche de l'organisme destinataire.
Votre organisme de retraite peut vous demander de gérer les unités déclarées par centre payeur, dans ce
cas, il convient de renseigner sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes le n° de centre
payeur.
Numéro de référence 2 : Cette rubrique indique le code APE de l'établissement déclaré. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et uniquement pour une déclaration TR (Tableau
récapitulatif annuel).
Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer de l'unité déclarée (régularisation
et acompte).
Montant 2 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements transport. Cette rubrique
n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte
plusieurs taux de transport.
Montant 3 : Cette rubrique indique le montant des régularisations de l'unité déclarée. Cette rubrique n'est
présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF.
Montant 4 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements taxes additionnelles
transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si
l'unité déclarée comporte plusieurs taux de taxes additionnelles transport.
Quantité 1 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés rémunérés au cours de la période de référence de la
déclaration. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF.
Quantité 2 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés inscrits dans l'établissement au dernier jour de la
période de référence de la déclaration, y compris les salariés absents pour maladie ou congés (à l'exception des
apprentis). Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF.
Enregistrement COT : Ligne de cotisation
Cet enregistrement décrit la ligne de cotisation. Cet enregistrement est facultatif (non présent dans le cas d'une
DUCS néant).
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement COT :
Qualifiant ligne cotisation : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code risque indiqué sur
la fiche code DUCS. Pour une DUCS de type URSSAF cette rubrique est renseignée avec une valeur fixe non
paramétrable.
Type de cotisation : Cette rubrique reprend le code déclaré indiqué sur la fiche code DUCS.
Instruction codée : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code condition spéciale indiqué
sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF.
Pourcentage de cotisation : Pour une ducs de type URSSAF cette rubrique n'indique que les taux de
cotisations de transport, de taxe additionnelle de transport et d'accident de travail. Pour une ducs de type
IRC/IP cette rubrique indique le taux de cotisation. Si la rubrique est de type forfait cette rubrique n'est pas
renseignée.
Montant monétaire 1 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 1 représente la base
déplafonnée. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 1 représente le montant calculé de la
cotisation.
Montant monétaire 2 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 2 représente la base
plafonnée ou la réduction de cotisation. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 2 représente
l'assiette ou la valeur unitaire du forfait.
Quantité associée 1 : Cette rubrique indique l'effectif concerné par cette ligne.
Quantité associée 2 : Pour une ducs de type URSSAF la quantité 2 est utilisée uniquement pour la loi TEPA
et représente le nombre d'heures supplémentaires pour les codes 04 et 05. Pour une ducs de type IRC/IP la
quantité 2 représente le nombre de forfaits.
Numéro référence 1 : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code groupe cotisant indiqué
sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
202
Numéro référence 2 : Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de
l'organisme destinataire de la cotisation et non de la déclaration.
Exemple :
Vous transmettez vos déclarations au groupe Malakoff (G022). sur la rubrique référence 1de l'enregistrement
MR sera indiqué G022.
Par contre sur l'enregistrement COT devra être indiqué le code organisme destinataire de la cotisation, à savoir
0012 si c'est une cotisation à destination de la prévoyance, A202 si c'est une cotisation à destination de
l'ARRCO......
Enregistrement TRS : Versement transport
Cet enregistrement décrit le versement transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée
comporte des taux transport multiples.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TRS :
Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié
(Onglet Déclarations).
Enregistrement TAT : Taxe additionnelle transport
Cet enregistrement décrit le versement de la taxe additionnelle transport. Il est facultatif et ne doit être présent
que si l'unité déclarée comporte des taux de taxe transport multiples.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TAT :
Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié
(Onglet Déclarations).
Enregistrement PAI : Paiement
Cet enregistrement décrit le paiement. Cet enregistrement est facultatif.
Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement PAI :
Montant réglé : Cette rubrique indique le montant qui va être versé à l'organisme destinataire de la
déclaration.
Date associée au paiement : La date qui est produite sur cette rubrique est celle indiquée dans l'assistant
de préparation à la DUCS.
Editeur de déclaration
Ajouter un enregistrement : L'ajout se fait par le menu contextuel (clic droit).
Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Ajouter" c'est que l'enregistrement ne peut pas être
ajouté. Plusieurs raisons :
- L'enregistrement ne peut pas être ajouté à l'emplacement sélectionné,
- L'enregistrement est déjà présent et ne peut pas l'être une seconde fois.
Supprimer : La suppression se fait par le menu contextuel (clic droit). Elle permet de supprimer un
enregistrement de la déclaration.
Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Supprimer" c'est que l'enregistrement est obligatoire et
donc non supprimable.
Il n'est pas possible de supprimer une rubrique (partie droite de l'écran).
Déclarer le fichier DUCS EDI : Une fois votre fichier vérifié et/ou corrigé, vous devez le déclarer afin qu'il soit
au format autorisé par la norme. Pour cela, cliquez sur le bouton "Déclarer" et suivez les étapes.
Les erreurs
En bas de l'écran vous disposez d'un récapitulatif des erreurs du fichier.
Pour corriger une ligne vous pouvez directement saisir dans la colonne "valeur".
Certaines rubriques proposent des listes de choix. A vous de sélectionner la valeur attendue.
Pensez à enregistrer vos modifications à l'aide du bouton "Enregistrer" située en haut à gauche de l’écran ou
par le menu Fichier + Enregistrer.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
203
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
PARAMETRES DE PAYE
Paramètres de paye - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres de paye - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Ajouter une publication Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des publications. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche publication.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
204
Ajouter un compte Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des comptes du ROL. Double cliquer sur une ligne pour
ouvrir une fiche compte du ROL.
Variables : permet d'accéder à la liste des variables à saisir et des variables formule.
Rubriques : permet d'accéder à la liste des rubriques de brut, des rubriques de cotisation, des rubriques de
net, des rubriques de commentaire, des rubriques intermédiaire.
Constantes : permet d'accéder à la liste des taux et des plafonds et smic.
Tables de calcul : permet d'accéder à la liste des tables de calcul.
CONSTANTES
Liste des constantes
Accès: Paramètres de paye- Constantes
La gestion de la liste des constantes est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les constantes créées et enregistrées selon trois onglets:
Taux: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type taux
Valeurs: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type valeur.
Tous: Cet onglet recense l'ensemble des constantes.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les suppressions restent possibles si la constante n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par
exemple.
Fiche Constantes
Accès: Paramètres de paye- Constantes
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est un
taux ou une valeur. La sélection détermine la présentation de l'onglet Valeurs.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la constante. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des constantes.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la constante que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux dans les listes déroulantes en vue
standard.
Les onglets
DETAIL DES FONCTIONNALITES
205
Valeurs
Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra.
Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou l'aide du calendrier, la période (mois et année) à
partir de laquelle la constante entre en vigueur.
Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec
la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est
cochée dans la fiche salarié.
S'il s'agit d'une valeur :
Valeur: Ce champ vous permet de saisir la valeur de la constante, manuellement ou à l'aide de la calculatrice
accessible par l'icône .
Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique en saisissant le code de cette constante.
S'il s'agit d'un taux:
Taux salarial: Saisissez un taux salarial sous un format de type pourcentage.
Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02.
Taux patronal: Saisissez un taux patronal sous un format de type pourcentage.
Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique par la syntaxe suivante: Code de la
constante.tauxsal ou Code de la constante.tauxpat
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
VARIABLES
Fiche Variables
Accès : Paramètres de paye-Variables
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est de
type "à saisir" ou de type "formule".
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la variable. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des variables.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la variable que vous souhaitez ajouter.
Report mensuel: Cette option n'apparaît que pour les variables de type "A saisir". Cochez cette option si
vous souhaitez que la valeur saisie sur un mois soit reportée les mois suivants.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette variable dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Formule
Cet onglet vous permet de saisir la formule nécessaire au calcul de la variable.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
206
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Cet onglet est disponible uniquement si la variable est de type "formule".
Vous ne pouvez pas faire appel à des rubriques dans les variables.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Liste des variables
Accès: Paramètres de paye- Variables
La gestion de la liste des variables est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les variables créées et enregistrées selon trois onglets:
Variables à saisir : Cet onglet affiche uniquement les variables de type A saisir.
Variables calculées : Cet onglet affiche uniquement les variables de type Formule.
Tous: Cet onglet recense l'ensemble des variables.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les suppressions restent possibles si la variable n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par
exemple.
RUBRIQUES
Liste des rubriques
Accès: Paramètres de paye-Rubriques
La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche toutes les rubriques créées et enregistrées, triées par type de rubrique. Les onglets suivants
sont donc disponibles: Rubrique de brut, Rubrique de cotisation, Rubrique de net, Rubrique de commentaire,
Rubrique intermédiaire. L'onglet Tous recense l'ensemble des rubriques.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les suppressions restent possibles si le rubrique n'est pas utilisée dans un profil ou un bulletin.
Rubrique de brut
Accès: Paramètres de paye- Rubrique- Rubriques de brut
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
207
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue.
Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls.
Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de
rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général.
Cette information est nécessaire au transfert comptable
Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous
souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le
statut de présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Absences: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un type d'absences. Cette liaison permet
d'afficher sur le bulletin, la période d'absence, dès lors qu'une absence de ce type est saisie.
Si le type d'absences que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
absences, vous avez la possibilité de créer un nouveau type d'absences en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Dates à préciser sur le bulletin: Cette option vous permet de préciser sur le bulletin la période à laquelle
correspond cette rubrique afin de le préciser sur vos déclarations.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique.
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique de cotisation
Accès: Paramètres de paye- Rubriques- Rubriques de cotisation
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
208
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner le régime correspondant à la rubrique.
Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Organisme : Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme correspondant à la rubrique.
Une pré-sélection des organismes est établie sur l'onglet "Courants" selon le régime sélectionné sur le
champ précédent.
Si l'organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des
organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Ne pas prendre en compte le taux: Cette option permet de ne pas afficher le détail sur l'état des charges,
d'un éventuel changement de taux en cours d'année.
Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous
souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le
statut de présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Contrat : Ce champ permet de lier un contrat de prévoyance pour les rubriques de cotisations de
prévoyance, afin de faciliter la déclaration N4DS.
Si le Contrat de prévoyance que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le
fichier des contrats, vous avez la possibilité de créer un nouveau contrat en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Type d'activité : Ce champ permet de classer les rubriques par secteur d'activité. Les rubriques visibles dans
les listes pages dépendent du ou des types d'activité définis dans les options entreprise.
Codes DUCS : Ce champ permet de rattacher le ou les codes DUCS correspondant au type de la rubrique.
Sans cela, la déclaration unique des cotisations sociales (DUCS) ne pourra pas fonctionner correctement.
Pour rattacher votre code DUCS, cliquez sur l'icône .... Une fenêtre "Codes DUCS associés" s'ouvre. Utilisez le
bouton "Ajouter" puis saisissez ou sélectionnez le code DUCS souhaité. Recommencez l'opération autant de
fois que vous avez de codes DUCS à paramétrer.
Option utiliser les formules par défaut : Cette option signifie que les formules utilisées pour
évaluer la rubrique seront celles indiquées sur la fiche code DUCS. Toutefois si les formules ne vous
conviennent pas vous avez la possibilité de décocher cette option. A partir de là, le bouton "Formules"
deviendra actif et vous pourrez modifier les formules sans avoir à créer une nouvelle fiche code DUCS.
Les formules évaluées deviendront celles définies sur la rubrique et non plus celles de la fiche code
DUCS.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique
DETAIL DES FONCTIONNALITES
209
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique de net
Accès: Paramètres de paye-Rubriques-Rubrique de net
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue.
Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls.
Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de
rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général.
Cette information est nécessaire au transfert comptable.
Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre les périodes pour lesquelles vous souhaitez
que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de
présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique.
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique intermédiaire
Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique intermédiaire
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
210
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous
souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le
statut de présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... ,de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique.
Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Rubrique de commentaire
Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique de commentaire
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter.
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
211
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique.
Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez
que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de
présence du salarié.
Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression
de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours.
Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ..., de définir des rubriques
liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un
profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement.
La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées.
Afficher dans la colonne: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la colonne
dans laquelle vous souhaitez voir s'afficher l'information. Les colonnes disponibles sont Nombre ou Base/Taux
salarial/Taux patronal/Gain salarial/Retenue salariale/ Montant patronal.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
TABLES DE CALCUL
Fiche Table de calcul
Accès: Paramètres de paye-Tables de calcul
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite
utilisable dans une fonction ou une rubrique par exemple, grâce à la syntaxe suivante Code de la table de calcul
[], en prenant soin de préciser entre crochets les éléments nécessaires au calcul.
Le salaire d'un apprenti est défini selon un pourcentage du SMIC d'après son âge et son année de scolarité.
Une table de calcul à double entrée permet de stocker les valeurs de ces pourcentages. Ainsi, la table de calcul
peut être utilisée dans la rubrique du salaire mensuel de l'apprenti. Le calcul s'effectuera automatiquement
grâce à la table de calcul, pour laquelle l'âge et l'année de scolarité ont été renseignés.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la table de calcul que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette table de calcul dans les listes
déroulantes en vue standard.
Les onglets
Paramétrage
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
212
Dimension
Les dimensions permettent de renseigner les intervalles ou les valeurs pour lesquelles il existe une donnée
correspondante. Il est possible d'avoir une ou deux dimensions. Leur paramétrage est identique.
Libellé: Saisissez la description de votre dimension
Type: Sélectionnez parmi une liste de valeurs système le type d'intervalle que vous souhaitez :
Index: A une valeur correspond une autre valeur.
Intervalle: A un intervalle correspond une valeur.
Intervalle progressif: les valeurs de chaque intervalle se cumulent.
Pour ajouter une ligne dans la grille, cliquer sur le bouton Ajouter au dessus de la grille.
Libellé: Saisissez le libellé des lignes de votre table de calcul.
Valeur: Champ disponible uniquement pour le type Index. Saisissez une valeur ou taux.
Intervalle de début: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif.
Saisissez la borne de début de l'intervalle. La valeur sera incluse dans l'intervalle. Sur le premier intervalle,
vous pouvez choisir le symbole moins l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de début.
Intervalle de fin: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif.
Saisissez la borne de fin de l'intervalle. La valeur sera exclue de l'intervalle. Sur le dernier intervalle, vous
pouvez choisir le symbole plus l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de fin.
Table de calcul
Une fois les dimensions paramétrées, saisissez directement dans la table de calcul, les données
correspondantes aux différents intervalles ou valeurs.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Liste des tables de calcul
Accès : Paramètres de paye - Table de calcul
La gestion de la liste des tables de calcul est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les tables de calcul créées et enregistrées.
Les suppressions restent possibles si le table de calcul n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction
par exemple.
NATURES DE RUBRIQUE
Liste des natures de rubriques
Accès : Paramètres - Divers - Natures de rubriques
La gestion de la liste des natures des rubriques est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche toutes les natures de rubriques créées et sauvegardées pour tous les établissements
confondus.
Les suppressions restent possibles si la nature n'est pas rattachée à une rubrique.
Fiche Nature de rubrique
Accès : Paramètres de paye- Nature de rubrique
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
213
Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d'après les sous natures ainsi qu'un
cumul global généré d'après la nature de rubrique.
Vous retrouvez ces cumuls dans la liste page des cumuls avec les syntaxes suivantes:
SCAT_Nom de la sous nature pour les cumuls alimentés et CAT_Code de la nature de rubrique pour les cumuls
calculés.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la nature de rubrique que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature de rubrique dans les listes
déroulantes en vue standard.
Les Onglets
Paramètres
Sous natures
Code: Saisissez un code limité à 32 caractère de type alphanumérique. Les espaces ne sont pas autorisés.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la sous nature que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette sous nature dans les listes
déroulantes en vue standard.
Méthodes d'alimentations
La ou les méthode(s) d'alimentation choisies seront communes à tous les cumuls correspondant aux sous
natures.
Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui
alimentera le cumul.
Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la méthode
d'alimentation de la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul.
Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le
montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/
une formule.
Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible.
Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce
champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
FONCTIONS
Liste des fonctions
Accès : Paramètres de paye - Fonctions
La gestion de la liste des fonctions est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les fonctions créées et enregistrées.
Les suppressions restent possibles si la fonction n'est pas utilisée dans une rubrique.
Fiche Fonctions
Accès : Paramètres de paye-Fonctions
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
214
Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter
certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser
l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Type de retour: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, le format sous lequel
la fonction renvoie l'information. Trois types de retour sont disponibles: Numérique/Date/Booléen.
Portée: Ce champ permet de définir si la fonction fait appel uniquement à des variables ou bien également à
des champs du bulletin.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la fonction que vous souhaitez ajouter.
Déclaration: Champ non saisissable. Il précise la syntaxe à utiliser pour interroger cette fonction dans une
rubrique par exemple.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette fonction dans les listes déroulantes
en vue standard.
Les onglets
Formule
Cet onglet permet de saisir une formule, à l'aide de variables, de tables de calcul ou encore d'une autre
fonction, etc...
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Paramètres
Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des
valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec
des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à
cette fonction.
Dans la fonction CP_REGLE_MAINTIEN, suivant la rubrique dans laquelle elle est interrogée, la fonction fait
appel aux CP Pris en N ou en N-1. Pour cela, on crée un paramètre CONGES, qui sera remplacé dans la rubrique
par CP.Pris N ou CP.PrisN1 selon la rubrique appropriée.
Nom: Saisissez un nom de paramètre limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Type : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type du paramètre. Les types
disponibles sont: Numérique/Date/Booléen/Rubrique de brut/Rubrique de net/Rubrique de cotisation/ Valeurs
cumulables.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du paramètre que vous souhaitez ajouter.
L'ordre dans lequel sont saisis les paramètres devra être conservé lorsqu'ils seront remplacés par les
valeurs correspondantes dans une rubrique.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
CUMULS
Fiche Cumuls
Accès : Paramètres de paye-Cumuls
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
En tête
Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
215
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Type Formule: Cette option permet d'alimenter un cumul par une formule de son choix. Une fois l'option
cochée, l'onglet Formule apparaît.
Cumul de taux : Cette option permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux , l'arrondi
se fasse à 3 décimales et non à 2 (standard logiciel)
Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite
d'effectuer un regroupement sur la liste des cumuls.
Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes,
vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible
par l'icône .
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du cumul que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce cumul dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Méthode d'alimentation par défaut
Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule n'est pas cochée.
Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet.
Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui
alimentera ce cumul.
Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la rubrique
augmente ou diminue la valeur du cumul.
Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le
montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/
une formule.
Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible.
Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce
champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul.
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Alimenté par défaut : Si vous cochez cette option, toutes les rubriques crées selon le type défini dans la
colonne "Alimenté par", alimenteront ce cumul. Le cumul sera donc visible par défaut dans l'onglet Cumuls des
rubriques en question.
Afficher comme propriété : Cocher cette option vous permet d'afficher une propriété qui sera visible dans
toutes les rubriques du type défini dans la colonne "Alimenté par", dans la partie Propriétés de l'onglet
Paramétrage.
Libellé de propriété: Champ saisissable limité à 255 caractères de type alphanumérique, uniquement si
l'option "Afficher comme propriété" est cochée.
Formule
Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule est cochée.
Saisissez la formule de votre choix grâce à l'aide à la saisie qui alimentera le cumul crée, indifféremment du
type de la rubrique.
Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
Liste des cumuls
Accès: Paramètres de paye- Cumuls
La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes.
Cette liste affiche tous les cumuls crées et enregistrés selon trois onglets:
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
216
Cumuls alimentés: Cet onglet affiche uniquement les cumuls paramétrés avec une méthode d'alimentation
ou bien issus des sous natures de rubrique, ou encore de la création d'un régime.
Cumuls calculés: Cet onglet affiche les cumuls de type Formule ou bien issus des natures de rubriques, ou
encore de la création d'un régime.
Tous: Cet onglet recense l'ensemble des cumuls.
Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches.
Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par
le menu contextuel.
Les cumuls créés à partir d'un régime ou d'une nature de rubrique ne peuvent pas être supprimés à partir
de la liste des cumuls. Ces cumuls ne peuvent supprimés qu'à partir de la fiche Nature de rubrique ou bien la
fiche Régime. Les suppressions restent possibles si le cumul n'est pas utilisée dans une rubrique.
Fiche d'une grille de cumuls
Accès : Paramètres de paye - Cumuls - Grilles de cumuls
En tête
Code: Saisissez un code de type alphanumérique.
Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement.
Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du de la grille des cumuls que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette grille dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Cumuls
Cet onglet vous permet de définir les cumuls qui vont composés votre grille.
Pour ajouter un cumul, deux possibilités :
• Le bouton Ajouter,
• Menu contextuel + Ajouter (clic droit)
Pour insérer un cumul parmi d'autres cumuls, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre cumul
puis cliquer sur Insérer.
Pour supprimer un cumul, cliquez sur le bouton Supprimer.
Vous pouvez changer la position d'un cumul à l'aide des boutons Monter et Descendre.
Tranches
Cet onglet vous permet de définir les tranches qui vont composés votre grille.
Pour ajouter une tranche, 2 possibilités :
• Le bouton Ajouter,
• Menu contextuel + Ajouter (clic droit)
Pour insérer une tranche parmi d'autres tranches, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre
tranche puis cliquer sur Insérer.
Pour supprimer une tranche, cliquez sur le bouton Supprimer.
Vous pouvez changer la position d'une tranche à l'aide des boutons Monter et Descendre.
Notes
La gestion d'une "Notes" est commune à toutes les fiches.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
217
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
PARAMETRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de
menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
218
• Informations société : permet d'accéder aux options du dossier telles que les coordonnées, les
préférences graphiques utilisateurs, les préférences utilisateurs, les préférences comptables et de
transfert, la police, et la synchronisation...
• Services : permet d'accéder à la liste des services.
• Natures d'emploi : permet d'accéder à la liste des natures d'emploi.
• Régimes de cotisation : permet d'accéder à la liste des régimes.
Fiche Banques
Accès : Paramètres - Banques
La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches.
Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques.
Créer une fiche Banque est une opération est indispensable pour exécuter les transferts de règlements vers
l'application Comptabilité Open Line.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques.
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque.
Ce nom est limité à 40 caractères alphanumériques.
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
- si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par
défaut,
- si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie,
- si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
219
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraîne pas la création d’une nouvelle
fiche Code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
Pays
Champ saisissable.
Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
Le compte de banque
Le journal de banque
Onglet Coordonnées bancaires
Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte et de définir les éléments
nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
220
Les RIB/BBAN, IBAN et BIC sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le
R.I.B. transmis par votre établissement bancaire.
RIB / BBAN
Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN
IBAN
Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN
BIC
Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le
RIB/BBAN et l'IBAN
ETEBAC
o Numéro national d'emetteur (NNE)
Numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des
virements informatiques au format CFONB.
Champ saisissable de 6 caractères numériques.
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier ETEBAC.
o Formater le ficher ETEBAC (retour à la ligne)
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC avec des retours à la ligne.
Pour savoir si vous devez ou non sélectionner cette case, vous devez contacter votre banque.
SEPA
o Identifiant de créancier SEPA (ICS)
Champ saisissable de 35 caractères numériques maximum (minimum 8).
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier SEPA.
o Formater le ficher SEPA (retour à la ligne)
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier SEPA avec des retours à la ligne.
Onglet Notes
La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches.
PCG - Plan Comptable Général
Accès : Paramètres - PCG (Plan comptable général)
Le PCG vous donne la liste intégrale des comptes définie par la réglementation.
Vous pouvez modifier les vues.
Aucune action (ajout, modification, suppression) n'est directement possible dans cette liste.
PUBLICATION REPORTS ON LINE
Publications
Accès : Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publications
La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches.
Les publications sont utilisées pour la gestion du site ROL.
La fiche publication peut être créée directement depuis :
- le menu "Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publication" + ajouter
- la publication d’une liste, impression (bouton ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".)
Présentation de la fiche
DETAIL DES FONCTIONNALITES
221
La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets.
Entête
Libellé*
Champ alphanumérique de 80 caractères maximum.
La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document.
Description
Champ alphanumérique de 200 caractères maximum.
Onglets
Documents
Icône
Permet de sélectionner une image pour la publication.
Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options.
Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre publication ou par
le bouton "Importer", aller chercher une icône d'autre provenance Personnaliser.
Cette icône est indépendante du logo du dossier.
Nom de la publication dans Reports On Line
Champ alphanumérique de 40 caractères maximum.
La donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête.
Il reste modifiable.
Date de dernière publication
Champ date non modifiable.
Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication.
Date de prochaine publication
Champ date non modifiable.
Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité).
Inactif
Case à cocher.
Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier.
La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour.
Modifié depuis le dernier envoi
Case à cocher, non saisissable.
Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée.
Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit
sélectionnée par défaut.
Liste de documents
Cette liste contient tous les documents associés à la publication.
Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description.
Il est possible de :
- supprimer un document,
- modifier la vue de la liste,
- changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre).
Comptes
Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication.
La gestion de cette liste est commune à toutes les listes.
Le bouton "Voir la fiche compte" permet d'ouvrir la fiche du compte.
Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera
envoyée.
Les informations disponibles sont :
Login(email) compte utilisateur Reports On Line
Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
222
Prénom
Non modifiable.
Prénom du compte.
Nom
Non modifiable.
Nom du compte.
Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une multisélection
dans la liste déroulante des comptes.
Périodicité
Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site.
La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action "Envoyer" est sélectionnée.
Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, &ldots;) ou définie par l’utilisateur
(toutes les n semaines ou n mois &ldots;).
Prochaines dates
Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en
fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates).
En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du
mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines&ldots;
Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché :
"Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous
devrez mettre à jour le planificateur de tâche Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste
choisi."
Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis par
vous. Il est accessible en cliquant sur Démarrer/Tous les programmes/Accessoires/Outils système/Tâches
planifiées.
Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant sur le
bouton "Envoyer".
Actions de la liste publication
Envoyer
Permet de forcer l’envoi sur le site ROL des publications sélectionnées et actives.
Mettre à jour le planificateur de tâche
Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (ROL) pour les publications avec une périodicité.
Un message vous demande confirmation de mise à jour : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour.
Les publications seront envoyées automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste.".
Supprimer la tâche du planificateur
Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée.
Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche : "Le planificateur de tâches Windows a été
mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées automatiquement à partir de ce poste."
Comptes
Accès : Paramètres - Publication Reports On Line &endash; Comptes
La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches.
Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line.
La fiche compte contient :
Login (e-mail)*
Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail.
Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur.
Administrateur
Case à cocher.
Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur.
Un seul compte peut-être administrateur.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
223
Nom
Champ saisissable.
Prénom
Champs saisissable.
Mot de passe*
Obligatoire.
Confirmation*
Identique au mot de passe
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte.
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier.
Actions
A partir de la liste des comptes, il est possible de :
- Récupérer les comptes du site
- Mettre à jour l'identification
CHAMPS SALARIES
Services
Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Services
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du service que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Service dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Lien de parenté
Accès : Paramètres - Liste des champs salariés
Les liens de parenté pourront être sélectionnés dans les fiches salariés.
La fiche lien de parenté s'identifie par les éléments suivants :
Code
Le code est à saisir manuellement.
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Il est interdit de créer deux fiches lien de parenté avec le même code.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système.
Description
Saisissez le libellé du lien de parenté (caractères alphanumériques).
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
224
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce lien de parenté dans les vues standard, listes
déroulantes....
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Motif d’entrée
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs d’entrée
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif d’entrée dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Situation administrative
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Situation administrative
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du code population que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette situation administrative dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Statut catégoriel
Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Statut catégoriel
Les statuts catégoriels pourront être sélectionnés dans les fiches salariés et les profils.
La fiche statut catégoriel s'identifie par les éléments suivants :
Code
Le code est à saisir manuellement.
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
225
Il est interdit de créer deux fiches statut catégoriel avec le même code.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système.
Description
Saisissez le libellé du statut catégoriel (caractères alphanumériques).
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce statut catégoriel dans les vues standard, listes
déroulantes....
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Convention Collective (IDCC)
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Conventions collectives (IDCC)
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système :
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du code IDCC que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Code IDCC dans les listes déroulantes en vue
standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Nature d’emploi
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Nature d’emploi
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature d'emploi dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
226
Motif de sortie
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs de sorties
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif de sortie dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Type de contrat
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Contrats de travail
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Type de contrat de travail dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Spécificité du contrat de travail
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Spécificité du contrat de travail
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
DETAIL DES FONCTIONNALITES
227
Champ saisissable pour indiquer le libellé de la spécificité du contrat que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette spécificité du contrat de travail dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Caractéristique de l’activité
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Caractéristique de l’activité
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système :
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé de la caractéristique de l’activité du contrat que vous souhaitez
ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caractéristique dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Statut catégoriel CCN
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Statut catégoriel CCN
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du statut catégoriel CCN que vous souhaitez ajouter
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Intitulé du contrat de travail
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Intitulé du contrat de travail
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
228
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description :
Champ saisissable pour indiquer l’intitulé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet intitulé dans les listes déroulantes en vue
standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Code emploi PCS-ESE
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Code emploi PCS-ESE
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Catégorie :
Saisissez une catégorie.
Sous-catégorie :
Saisissez une sous-catégorie
Description :
Champ saisissable pour indiquer l’intitulé de la catégorie socioprofessionnelle que vous souhaitez ajouter.
Inactif :
Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce code dans les listes déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Code risque
Accès : Paramètres- Divers - Code risque
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description :
Champ saisissable pour indiquer le libellé du code risque que vous souhaitez ajouter.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
229
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime obligatoire
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime obligatoire
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du Régime que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Codes populations
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Codes populations
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du codes populations que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Assujettissement à l'AGS
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'AGS
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
230
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Assujettissements à l'assurance chômage
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'assurance chômage
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Exonération à l'assurance chômage
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération à l'assurance chômage
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Exonération URSSAF
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération URSSAF
DETAIL DES FONCTIONNALITES
231
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime risque maladie
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime risque maladie
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime risque maladie que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime Accident de travail
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime accident du travail
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime accident du travail que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
232
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régime vieillesse
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime vieillesse
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime vieillesse que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Titre de séjour
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Titre de séjour
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du titre de séjour que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce titre de séjour dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Catégories Professionnelles spécifiques
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Catégories professionnelles spécifiques
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
233
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez
ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Salarié travaillant pour une entreprise étrangère
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Salarié travaillant pour entreprise étrangère
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer un libellé.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Evènement Prévoyance/Assurance
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Evènements prévoyances/assurance
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de l'événement que vous souhaitez ajouter
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet événement dans les listes déroulantes
en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Types d'ayants droits
Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Types d'ayants droits
Code :
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
234
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Code système
Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.
Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS.
Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'ayants droits que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'ayants droits dans les listes
déroulantes en vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DIVERS
Civilités
Accès : Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles
des personnes morales.
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour les fiches (salariés, établissements).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Codes postaux
Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés.
La ville *
Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au Code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au Code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné
précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les actions des codes postaux
DETAIL DES FONCTIONNALITES
235
A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux".
Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux.
Départements
Accès : Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Pays
Accès : Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels
qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes...
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Thèmes
Accès : Paramètres- Divers -Thème
Code :
Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Description : Champ saisissable pour indiqué le libellé du thème que vous souhaitez ajouter.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce thème dans les listes déroulantes en
vue standard.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
236
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Régimes
Accès: Paramètres- Divers- Régimes
L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si
vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de
celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette
version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues.
Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de votre régime.
Exemple:Irc, Pôle emploi, Cnfb...
Le type URSSAF/MSA doit être unique.
Code: Saisissez un code
Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques.
Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié.
Tranches
Cet onglet vous permet de définir les tranches et les méthodes de calcul, rattachées à ce régime.
Pour ajouter une tranche, cliquer sur le bouton disponible dans la barre de menu sur le dessus de l'onglet
Tranches.
Code: Saisir un code, limité à 32 caractères de type alphanumérique.
Formule plancher : Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par
exemple, en dessous de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur.
Formule plafond: Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple,
au dessus de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur.
Formule du montant de la cotisation: Ce champ vous permet d'indiquer la formule de calcul du montant
de la cotisation à l'aide d'une fonction par exemple. Celle-ci sera bornée par les valeurs plancher et plafond
précisées précédemment.
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en
vue standard.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Fiches Caisses de cotisations
Accès: Paramètres- Divers - Caisses de cotisations
En tête
Code : Saisissez un code.
Ce code doit être unique et ne pourra être modifié après enregistrement.
Type de régime : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de
régime.
Description: Ce champ vous permet de saisir la description de la caisse.
SIRET: Ce champ permet de saisir le numéro SIRET de la caisse.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
237
Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caisse dans les listes déroulantes en
vue standard.
Les onglets
Adresse : L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées de l'organisme.
Contact: L'onglet Contact permet de visualiser les coordonnées d'un contact établi au sein de l'organisme.
Coordonnées bancaires: L'onglet Coordonnées bancaires permet de renseigner les coordonnées bancaires
de l'organisme.
Notes
L'onglet Notes permet de saisir un texte libre.
DUCS : Codes DUCS
Les codes DUCS EBP ne sont pas modifiables. Si vous devez en modifier-un, dupliquez un code déjà existant.
Identifiant : Champ de saisie libre. L'identifiant doit être unique.
Par défaut EBP a choisi de mettre un identifiant commençant par un U pour les codes URSSAF, par IRC pour les
codes de retraite et IP pour les codes de prévoyance.
Type de DUCS : Ce champ permet d'indiquer si le code concerne une déclaration à destination de l'URSSAF
ou des Caisses de Retraite et Prévoyance.
Format :
• Si votre code DUCS est destiné à l'URSSAF, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les
suivants : Format A - Format B - Format C - Format D - Format E - Format F - Format K - Format R -
Format Y - Format Z - Format E Positif - Format F Négatif.
Pour connaître la format à utiliser, référez-vous à la liste des codes DUCS fournie par l'ACOSS.
Les formats "E positif" et "F négatif" sont propres à EBP.
Ils permettent de traiter le cas spécifique de la réduction Fillon. A savoir lorsque le montant de la réduction
Fillon est négatif il faut déclarer le code 671 et lorsque le montant est positif il faut déclarer le code 801. Dans
tous les cas ces 2 codes ne doivent pas être utilisés en même temps.
• Si votre code DUCS est destiné aux organismes de retraite et prévoyance, les formats qui peuvent
être sélectionnés sont les suivants : Cotisation IRC en % - Cotisation IRC au forfait - Cotisation IRC en
% salaire fictif.
Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont de type forfaitaire alors choisissez le format Cotisation
IRC au forfait.
Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation alors choisissez le
format Cotisation IRC en %.
Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation et une assiette fictive
(cas des salariés temps partiel qui cotisent sur un temps plein) alors choisissez le format Cotisation IRC en %
salaire fictif.
Code déclaré : Indiquez sur ce champ le type de cotisation.
Pour les codes à destination de l'URSSAF ce code correspond au code type personnel fourni par l'ACOSS.
Pour les codes à destination des caisses de retraite et prévoyance ce code correspond à la table
"ligne_irc_assiette"
Régime DUCS : Si le code DUCS est spécifique au régime Alsace /Moselle, sélectionnez Alsace/Moselle. Si
le code DUCS est spécifique au régime général (donc autre que Alsace/Moselle), sélectionnez Général. Si le
code DUCS n'est pas spécifique à un régime, sélectionnez Tous.
Le régime DUCS n'est valable que pour les codes DUCS de type URSSAF.
Description : Champ de saisie libre.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
238
Options : Actuellement, seuls les codes 900 et 901 (URSSAF) ont besoin d'avoir une option. Si le code DUCS
sert à déclarer le transport, sélectionnez Participe aux taux transports. Si le code DUCS sert à déclarer la
taxe additionnelle de transport, sélectionnez Participe aux taxes additionnelles sur les transports.
Mode étendu : Par défaut ne sont visibles que les éléments les plus couramment utilisés. Toutefois
Tableau
Le nombre de lignes et de colonnes affiché dans le tableau dépend du type et du format sélectionnés.
Exemple :
Si vous choisissez un format A vous aurez 3 lignes A, D, P.
Si vous sélectionnez un format E vous aurez seulement 2 lignes D et P.
Si vous sélectionnez un format Cotisation IRC en %vous aurez seulement 1 ligne SCS.
Type de DUCS URSSAF
Conditions spéciales : Les conditions spéciales dépendent du format sélectionné. Certains formats
proposent les conditions A,D et P d'autres seulement D et P....
Taux : Dans la colonne Taux indiquez les constantes utilisées pour calculer ce code DUCS.
Base déplafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base déplafonnée. Par défaut,
en général la base déplafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale"
Il est important de faire appel aux constantes, elles permettent de détecter les dates d'applications dans le
fichier EDI.
Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression.
Base plafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base plafonnée. Par défaut, en
général la base plafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale"
Certains montants comme celui de la réduction Fillon, par exemple, doivent être négatifs à l'impression et
déclarés en positif en EDI. Cette option permet de gérer cette particularité.
Type de DUCS IRC/IP
Conditions spéciales : Par défaut, seule la condition spéciale SCS est visible. Pour voir les autres conditions
possibles, cochez l'option "Mode étendu". Les conditions spéciales correspondent à la table "AGIRC & ARRCO
des conditions spéciales de Cotisations". il n'est pas possible d'ajouter de nouvelles valeurs à la liste proposée.
Code risque : Les codes risques correspondent à la table "Codes risques".
Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression.
Code groupe cotisant : Les codes groupes cotisants correspondent à la table "Catégories de population CPN
Agirc Arrco"
SOCIETE
Entreprise
Accès : Paramètres- Société-Entreprise
SIREN : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIREN de votre entreprise. Il est limité à 9 caractères
numériques.
Nombre de fractions pour la norme 4DS : La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet,
si vous souhaitez fractionner votre fichier N4DS vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les
préférences de votre dossier le numéro de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de
fraction que vous possédez.
Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
239
Utiliser les données de l'expert pour les déclarations : Si cette option est cochée alors dans votre
déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Tiers rédacteur, complété avec les informations de l'expert
comptable.
Déclaration DUCS déclarée en EDI : Cette option est cochée par défaut et ne sert qu'à la déclaration DUCS
EDI annuelle (TR) à destination de l'URSSAF. Elle sert à indiquer si vous effectuez vos déclarations DUCS
mensuelles et trimestrielles en EDI.
Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE) : Si cette option est cochée alors
dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Emetteur, complété avec les informations de
l'établissement destinataire du CRE.
Etablissement destinataire du CRE : Ce champ ne peut être renseigné que si l'option "Etablissement
concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée. Il permet la sélection de l'établissement
émetteur de la déclaration et donc destinataire du compte rendu d'exploitation.
Etablissement en versement lieu unique (VLU) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration
DUCS EDI figurera l'enregistrement Entité de regroupement. Cette option ne doit être cochée que si vous
pratiquez le paiement groupé (Versement en lieu unique) pour vos déclarations EDI à destination de l'URSSAF.
Etablissement déclarant : Ce champ vous permet de saisir ou de sélectionner l'établissement déclarant.
Si l'établissement que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
Etablissement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Type d'activité : Cochez le ou les types d'activité de votre entreprise. Par conséquent, les listes pages de
votre dossier n'afficheront que les paramètres de paye correspondant au type d'activité sélectionné.
Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Contact : Ce champ vous permet de saisir le nom d'un contact au sein de l'établissement déclarant.
SIRET : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIRET de l'établissement déclarant.
Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
240
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Voir l'établissement principal : Ce bouton permet de visualiser la fiche établissement de votre
établissement principal. Par défaut, il s'agit du premier établissement que vous avez crée.
Préférences utilisateurs
Impression des bulletins
Nombre d'exemplaires : Ce champ permet de saisir le nombre d'exemplaires de bulletins que vous
souhaitez imprimer à chaque impression. Limité à 99 exemplaires.
Gérer les duplicatas en impression de bulletin : Cette option permet de générer, par défaut, un duplicata
de bulletin à chaque impression ou aperçu du bulletin.
Calcul automatique du bulletin
Calcul automatique du bulletin lors de la préparation à partir du profil ou à partir du bulletin
précédent : Cette option est cochée par défaut. Si vous décochez cette option, vos bulletins ne seront pas
calculés après leur préparation, et la coche "Calcul du bulletin"dans la fenêtre de préparation en masse sera
décochée.
Vous devez calculer un bulletin pour le valider.
Contrôle de la fiche salarié
Contrôles de la fiche salarié : Ce champ permet de sélectionner, parmi une liste de valeurs système, le
moment où vous souhaitez, ou non, être averti, par un message bloquant, des champs obligatoires à la
déclaration N4DS. Sont disponibles: A l'enregistrement du salarié/ A la validation du bulletin/ Aucun contrôle.
Avertir au moment du calcul du bulletin
CP pris par anticipation : Si vous cochez cette option, un message vous averti que votre salarié prend des
congés payés par anticipation, lorsque le reste de CP sur l'exercice N-1 est insuffisant et que les CP sont
désormais décompté sur l'exercice N.
Total CP reste sur N négatif : Si vous cochez cette option, un message vous avertit que votre salarié prend
des congés payés qu'il n'a pas encore acquis, et que par conséquent le reste de l'exercice N est négatif.
Une rubrique est rattachée à un organisme qui n'est pas affecté au salarié : Cette option, cochée par
défaut, vous averti par un message bloquant au calcul du bulletin, qu'une rubrique du profil du salarié fait appel
à un organisme auquel votre salarié n'est pas rattaché. Nous vous conseillons de compléter l'onglet Paye de
votre salarié.
Le salarié est rattaché à un organisme qui n'est pas présent dans les rubriques : Cette option,
cochée par défaut, vous averti par un message non bloquant, qu'un organisme rattaché à votre salarié n'est
pas utilisé dans les rubriques du profil de votre salarié.
Appliquer les contrôles des organismes lorsque le bulletin est crée sans profil : Cette option est
décochée par défaut. Vous pouvez cocher cette option pour activer les messages d'avertissements au calcul du
bulletin.
Saisie des absences
Calcul automatique du bulletin à la saisie, la modification et la suppression des absences : Cette
option vous permet, si vous la cochez, de lancer un recalcul automatique du bulletin dès que vous saisissez,
modifiez ou supprimez une absence dans l'onglet Saisie des Congés/Absences du bulletin.
Avertir lorsque la saisie d'une période d'absence est antérieure à la période emploi : Cette option
permet d'afficher un message d'avertissement lorsque vous saisissez une période d'absence antérieure à la
période d'emploi du bulletin.
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications : Cette option permet de saisir des
caractères différents de A...Z 0...9.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
241
Les points suivants ne sont pas concernés par les caractères supplémentaires :
- Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement.
- Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . -
Matricule des salariés
Conserver le matricule pour tous les contrats du salarié : Cette option est cochée par défaut. Elle
permet de garder le même matricule pour chaque contrat du salarié. Si vous décochez l'option,
l'implémentation du matricule s'effectuera suivant les règles définies dans la fiche établissement.
Options - Expert- Cabinet
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant
de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions -
Dossier Expert Comptable).
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des
codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
242
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Les préférences de transfert
Accès: Paramètres-Société-Les préférences comptables
Les montants négatifs
Montants négatifs présents dans les bulletins: Ce champ permet de sélectionner dans la liste déroulante
la méthode de comptabilisation des montants négatifs. Deux possibilités:
• Conserver le signe et le sens,
• Inverser le signe et le sens.
Si l'on conserve le signe et le sens un montant de -100 au débit en paye, sera comptabilisé -100 au débit
en comptabilité, si l'on inverse le signe et le sens, un montant de -100 au débit en paye sera comptabilisé +100
au crédit en comptabilité.
Détail des écritures
Détailler les parts salariales et patronales: Cette option permet de distinguer les écritures comptables
liées à la part patronales de celles de la part salariales.
Libellés des écritures
Cette zone vous permet de personnaliser le libellé des écritures générées lors du transfert comptable.
Pour cela, saisissez dans le champ adéquate le libellé que vous souhaitez voir s'afficher dans vos écritures
comptables. Les numéros entre accolades permettent d'associer de manière automatique et personnalisée, lors
du transfert comptable, le champ auxquels ils correspondent.
Options - Général
Accès : Paramètres - Société - Général
Police des caractères
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) :
Police par défaut
Taille par défaut
Synchronisation
Accès : Paramètres - Société - Synchronisation
Vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Synchronisation automatique des données
DETAIL DES FONCTIONNALITES
243
Cette case à cocher permet de définir la liaison automatique entre les applications.
Liste des dossiers liés par application
Cette liste contient les dossiers liés par application, leurs versions, les identifiants et les informations de
connexion pour chaque dossier.
Par défaut, cette liste contient uniquement le dossier en cours pour l'application ouverte.
Vous pouvez associer d'autres dossiers en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres
applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les
applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la
liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier de l'application déliée.
Après la déliaison des dossiers Comptabilité et Gestion commerciale, les pointages exécutés dans l'autre
application sont conservés et l'application restante se les approprie : ils deviennent donc directement
modifiables.
Pour connaître les liaisons possibles, reportez-vous à la page Liaisons entre applications.
Champs personnalisés
Accès : Paramètres - Champs personnalisés.
Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables :
o Salarié,
o Etablissement.
Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de
document.
L'ajout de champs personnalisés est limité à 30 champs par table.
La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas
rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches.
Création des champs personnalisés
Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ
puis cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ.
En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir :
Mémo Texte enrichi Texte Entier Décimal Date Date/Heure
Valeur
facultative
Valeur par
défaut
Valeurs
autorisées
Longueur
maximale
Valeur
minimale
Valeur
maximale
Formule
Nombre de
décimales
stockées
Nombre de
décimales
affichées
Date
d'aujourd'hui
par défaut
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
244
Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ la saisie d'une valeur est toujours facultative.
Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut".
L'option "Date d'aujourd'hui par défaut" permet d'avoir une date fixe à la date du jour de création de la
fiche.
Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place
disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de
valeurs autorisées.
Si des valeurs sont autorisées :
- la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisés,
- les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales.
Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un
document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple
cliquez ici).
Modification des champs personnalisés
Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis
effectuer les modifications souhaitées.
Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables.
Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées.
Suppression des champs personnalisés
Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ
puis cliquer sur "Supprimer un champ".
La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
"Annuler", le champ sera toujours présent.
Ordre des champs personnalisés
Si vous souhaitez positionner verticalement les champs personnalisés dans les fiches, vous devez sélectionner
le champs puis cliquer sur Monter ou Descendre.
Validation de la création de champs personnalisés
Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci
dans les fiches et lignes.
Visualisation des champs personnalisés
Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Salariés, Etablissements, un onglet
"champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Etat de paye
DETAIL DES FONCTIONNALITES
245
Sous catégorie : Etat des charges
Sous catégorie : Etat des variables
Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA
....
Catégorie principale : Salariés
Sous catégorie : Salarié
Sous catégorie : Etat des absences
Sous catégorie : Etat des congés payés
...
Catégorie principale : Bulletins...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut.
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
OUTILS
Sauvegarde rapide
Accès : Outils - Sauvegarde rapide
La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée.
La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde
"classique" effectuée précédemment.
Une seule étape "résumé des éléments" est affichée.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide.
Sauvegarde
Accès : Outils - Sauvegarde
La sauvegarde passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de sauvegarde des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de sauvegarde des données.
Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
246
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde.
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde
L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez
éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier.
L'assistant de sauvegarde sélectionne automatiquement la sauvegarde du dossier ("Inclure le dossier").
Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un
affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire.
Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier.
L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet
de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de l'application à sauvegarder
Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application est celle à partir
de laquelle vous demandez la sauvegarde (application en cours de fonctionnement).
Si votre dossier est lié entre la Gestion commerciale et Comptabilité, vous aurez 2 lignes
d'application.
Nous vous conseillons de sauvegarder toutes les applications liées à votre dossier.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Informations nécessaires à la sauvegarde
Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire
doit être saisi dans la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur".
"Chemin réseau partagé" (texte jusqu'à version 1.0.1).
Indiquez, dans la zone "Chemin local correspondant sur le serveur", le chemin physique pour
accéder au répertoire partagé depuis le poste serveur. (texte jusqu'à version 1.0.1)
Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde.
Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde.
Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de la destination de la sauvegarde
Cette partie vous propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde
Disque local
Case sélectionnée par défaut.
Cochez cette case si vous souhaitez réaliser la sauvegarde sur le disque dur.
Dossier de sauvegarde
Suite à la sélection de la case ci-dessous, sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
247
Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque
dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre
ordinateur.
Sauvegarde en ligne
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un
contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
Mot de passe
Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec
un
partenaire.
Commentaire
Le renseignement de ce champ est facultatif.
Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde.
Envoi d’une sauvegarde à un partenaire
Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de
sauvegarde.
Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une
licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur ”r;Vous souhaitez accéder
à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe
partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client
effectuées avec ce mot de passe.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde.
Restauration
Accès : Outils - Restauration
La restauration de dossier passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de restauration des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de restauration des données.
Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va
remplacer et écraser toutes vos données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Sélection de la sauvegarde à restaurer
Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez
restaurer.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des informations à inclure dans la restauration
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration).
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration.
Choix de l'application à sauvegarder
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
248
Par défaut, vous avez au minimum une application affichée.
Cette application et les éventuelles autres applications proviennent du fichier de sauvegarde.
Nous vous conseillons de restaurer toutes les applications liées à votre dossier.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix du type d'installation
Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur
un autre ordinateur).
En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :
- Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur
l'ordinateur".
- Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la
destination de la restauration (voir paragraphe suivant).
La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans
les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix de la destination de la restauration
Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données.
Nom du dossier
DETAIL DES FONCTIONNALITES
249
Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom
du dossier d'origine".
Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la
base d'origine.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données.
Historique de sauvegarde
Accès : Outils - Historique de sauvegarde
L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant :
- la date de la sauvegarde,
- le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde,
- le nom de l'ordinateur (poste),
- la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde.
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur
Internet.
Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise.
EBP sauvegarde est un service payant.
La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur
se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge
ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration.
La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration.
o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne.
o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la
place de votre disque local.
o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne
que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com
Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application
activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web.
Comment effectuer une clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période
courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période.
Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une
clôture annuelle.
La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique,
- soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
250
Comment effectuer une clôture annuelle ?
La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice
social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de
l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF.
La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez :
- soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement,
- soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique.
Comment effectuer une déclôture mensuelle ?
La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment
clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de
l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période
courante.
La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture.
Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez :
- soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique,
- soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique.
Comment effectuer une déclôture annuelle ?
La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social
clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications
effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la
raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable.
La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant.
La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle.
Mettre à jour le paramétrage
Accès : Outils &endash; Mettre à jour le paramétrage
Cette option vous permet d'importer des fichiers de mise à jour de paramétrage.
Les modifications sont très souvent liées à des changements de la législation (plafonds sécurité sociale, smic...)
Si votre dossier est à jour et que vous accédez à ce menu, vous aurez un message "Votre dossier est à jour".
Dans le cas où une mise à jour est disponible, une fenêtre "Mise à jour du paramétrage" s'ouvre.
2 possibilités s'offrent à vous :
• Mettre à jour le paramétrage système : Cela signifie que vous souhaitez intégrer les nouveautés
du paramétrage système. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Elle est composée de 2 onglets :
- Mise à jour : indique les éléments que vous pouvez ou non mettre à jour. Pour qu'une ligne
soit importée, elle doit être cochée. Pour plus de rapidité vous disposez des boutons
"Sélectionner tout" et "Désélectionner tout"
- Ajout : indique les nouveaux éléments qui n'existent pas encore dans votre dossier et qui vont
donc être créés. Pour tous les éléments de type Ajout vous n'avez pas la possibilité de choisir de
les importer ou non.
Paramétrage système signifie que seuls les éléments propres à EBP seront modifiés.
• Plus tard : Cela signifie que le paramétrage de votre dossier n'est pas modifié. Si vous souhaitez le
faire par la suite, vous le pouvez par le menu Outils + Mettre à jour le paramétrage.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
251
Actions disponibles
Importer maintenant : Importe les éléments de mise à jour que vous avez sélectionnés, plus tous les
ajouts.
Plus tard : Le paramétrage de votre dossier n'est pas mis à jour.
Détail de la mise à jour : C'est un document qui récapitule dans son ensemble toutes les modifications de
paramétrage apportées à la version.
Assistant de maintenance des données
Accès : Outils - Maintenance de données
Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de maintenance des données.
Bienvenue...
Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant.
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône de la liste déroulante puis cliquez sur le bouton
Suivant.
Opérations de maintenance à effectuer
Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.
Base de donnée
Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle
(Défragmenter les index, compacter).
Verrous
Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement
le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..).
Utilisateurs
Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs.
Recalculer
Permet de recalculer tous les compteurs.
Configuration
Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la
position des fenêtres , les vues personnalisées Olap et les tableaux de bord personnalisés.
Liaison de dossier
Permet de supprimer les liaisons de dossier entre les applications. Il faut re-créer les raccourcis pour accéder
aux dossiers de chaque application.
Barre de navigation
L'opération "réinitialiser les favoris de la barre de navigation" permet de supprimer de la base les informations
concernant les favoris.
Cette opération est irréversible. Pour récupérer les favoris, il faudra restaurer un dossier ou importer les favoris
(import/export de la configuration).
Base de démonstration
L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une
maintenance sur la base de démonstration.
Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente
à une restauration du dossier de démonstration.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
252
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de la maintenance
En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée.
Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
Journal des événements
Accès : Outils - Journal des événements
Le journal des événements stocke chaque information concernant :
- la clôture périodique ;
- la clôture annuelle ;
- la déclôture périodique ;
- la déclôture annuelle ;
- la dévalidation des bulletins.
Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessite d'être tracé sur un même dossier.
Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatifs et les événements avec justificatifs.
- Evénement sans justificatif :
L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur.
C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture périodique.
- Evénement avec justificatif :
L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification.
C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez une déclôture périodique.
Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus
sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant.
Le journal des évènements est affiché à titre informatif : la modification et la suppression y sont impossibles.
Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs.
Supprimer un dossier
Accès : Outils - Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de suppression d'un dossier.
Bienvenue...
...dans l'assistant suppression de dossier.
Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par
l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage.
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer
Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer.
Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné.
Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier
raccourci.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
DETAIL DES FONCTIONNALITES
253
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier.
Archivage
Accès : Outils - Archivage
L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi.
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Traitement de l'archivage
L'archivage passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'archivage des données.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que
l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage.
• Sélectionnez le dossier à archiver
Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...".
Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche.
• Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur.
Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer.
Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du
logiciel.
Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant,
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
L'archivage de données est une opération qui peut être longue.
Format du fichier d'archive
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv).
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive.
Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes)
apparaissent en clair.
Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
254
Import paramétrable
Accès : Outils &endash; Import paramétrable
L’import paramétrable vous permet d’importer un fichier de salariés de n'importe quel format. Définissez vousmême
le format d'import en vous laissant guider par l'assistant.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
• Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre.
• Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue
Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée.
Destination et source de l’import
Choisissez le type de données à importer :
• Salariés :
Ce type permet d'importer des salariés.
Sélectionnez le fichier à importer.
Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré.
Codage du fichier
• Champs délimités ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu
fichier.
- Champs délimités signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule,
la virgule, l’espace, la tabulation &ldots;).
- Champs en largeur fixe signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne.
• Commencer l’import à la ligne &ldots; permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le
cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer).
• Ligne d’entête, la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier
contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des
colonnes et des champs.
Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe
Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de
caractères.
Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités
Indiquez le caractère séparateur des champs.
Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple).
Association
Associez chaque champ avec la colonne correspondante.
Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un
fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à
l’étape de début.
Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /.
- JJMMAA
- JJ/MM/AA
- JJMMAAAA
- JJ/MM/AAAA
Import des salariés issus de EBP Paye V16
DETAIL DES FONCTIONNALITES
255
Accès : Outils &endash; Import des salariés issus de EBP Paye V16
Cet import vous permet d’importer un fichier de salariés provenant de l'application EBP Paye version 16.0.0 au
minimum.
L'import se fait en automatique. Contrairement à l'import paramétrable il n'y a d'association des champs.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
• Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre.
• Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue
Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée.
Import des salariés
Pour effectuer cette opération, vous devez avoir au préalable effectué un export de vos salariés à partir de
l'application EBP Paye.
• Fichier .Sal à importer :
Sélectionnez le fichier à importer. Le fichier doit avoir l'extension .SAL.
• Etablissement d'affectation du fichier :
Sélectionner l'établissement d'affectation.
• Tous les salariés sont affectés au même établissement :
Cette option permet de rattacher automatiquement tous les salariés au même établissement. Cette option n'est
valable que dans le cas d'un dossier multi-établissements. Dans le cas où elle est décochée, l'établissement
d'affectation sera à renseigner salarié par salarié.
• Période courante du fichier source Paye V16 :
Dans l'application EBP Paye l'ancienneté se gère en nombre de mois alors que dans la paye Open Line c'est une
date. Afin de recalculer la date d'ancienneté par rapport au nombre de mois, il faut indiquer la période courante
actuelle de votre dossier dans EBP Paye.
• Prendre la date d'entrée en tant que date d'ancienneté :
Cette option permet d'indiquer comme date d'ancienneté la même que celle de la date d'entrée. Si cette option
est cochée le champ "période courante" est ignoré.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'import.
OPTIONS
Options - Général
Accès : Paramètres - Société - Général
Police des caractères
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) :
Police par défaut
Taille par défaut
257
INFORMATIONS SOCIETÉ
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
• Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
• Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
Nous contacter
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BP 95
Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01.34.94.80.00.
Fax: 01.34.85.62.07.
Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne
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promotions, etc...
259
Glossaire
Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale.
Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme.
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z
A
Acompte
Absent
B
BBAN Le BBAN (Basic Bank Account Number : numéro de compte) est l'élément du(des) système(s)
national(aux) de numérotation des comptes utilisé dans chaque pays par les institutions financières pour
identifier de manière unique le compte d'un client dans une institution financière.
BIC Le BIC (Bank Identifier Code) permet d'effectuer un transfert transfrontalier dont le coût pour le titulaire
du compte ne dépasse pas le coût d'un virement dans le réseau national de la banque.
La norme définit la structure et les composantes d'un code universel d'identification des banques (BIC), destiné
à être utilisé dans les traitements automatisés dans les milieux bancaires et financiers.
La Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) gère l'enregistrement de ces codes.
Pour cette raison, le BIC est aussi souvent appelé code SWIFT.
C
D
E
F
I
IBAN IBAN pour International Bank Account Number.
C'est un numéro de compte bancaire international (IBAN) élaborée par l'Organisation internationale de
normalisation (ISO) et le European Committee for Banking Standards (ECBS).
M
Modes de règlement Définissent de quelle manière les clients procèderont aux règlements des factures établies
en leur nom.
N
NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité
principale exercée dans l'entreprise ou l'association.
Le code NAF est l'un des codes INSEE.
Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992.
Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du
Commerce.
On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993.
La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique
nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993.
La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté
européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé)
pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales.
La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique
nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003.
Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre.
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
260
Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire.
NIC
P
Présent
R
RIB RIB pour relevé d'identité bancaire en France
Le RIB est un document papier qui contient l'identité du titulaire d'un compte-chèques.
S
SIREN Système d’Identification du Répertoire des ENtreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux
entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de
façon unique chaque entreprise.
Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE.
Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale)
des personnes physiques.
Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes
publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle.
Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro
d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire
(TVA)
N° Siren : 732 829 320.
Source INSEE
SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement.
Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties :
- la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient
l'unité SIRET ;
- la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à
quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de
l'ensemble du numéro SIRET.
Source INSEE
Sorti
T
261
Index
A
Absences...................................27, 42, 155, 170
Assistant de création de salarié .................38, 166
Assujettissement à l'AGS........................101, 229
Assujettissements à l'assurance chômage.102, 230
B
Banque ..................................................90, 218
Barre d'outils ..........................................15, 143
Bulletin ........................ 25, 44, 45, 153, 172, 173
C
Caisses.................................................108, 236
Calculer..................................................44, 172
Caractéristique de l'activité.......................99, 227
Catégories professionnelles spécifiques ....104, 232
Champs personnalisés............................115, 243
Clôture annuelle ....................... 27, 122, 155, 250
Clôture des CP ........................................52, 180
Clôture périodique ....... 26, 59, 121, 154, 187, 249
Code emploi PCS-ESE ............................100, 228
Code risque ..........................................100, 228
Codes populations .................................101, 229
Congés payés.............................27, 52, 155, 180
Constante...............................................26, 154
Constantes .............................................76, 204
Contrat de prévoyance ................63, 64, 191, 192
Convention collective IDCC .......................97, 225
Cumuls......................................86, 87, 214, 215
D
Déclôture annuelle.................... 27, 122, 155, 250
Déclôture périodique.... 26, 59, 122, 154, 187, 250
Dévalider................................................44, 172
DIF ........................................................52, 180
DUCS........................................27, 69, 155, 197
Duplicata................................................45, 173
E
Editeur de fichiers DUCS EDI.....................71, 199
Effectifs..................................................58, 186
Entreprise.............................................110, 238
Etablissement ............................25, 52, 153, 180
Etablissement
Organismes.................................................54
Etablissement
Informations de paye ...................................55
Etablissement
Informations admnistratives..........................56
Etablissement
Effectifs ......................................................58
Etablissement
Organismes............................................... 182
Etablissement
Informations de paye ................................. 183
Etablissement
Informations admnistratives........................ 184
Etablissement
Effectifs .................................................... 186
Etablissements
Comptabilité.........................................58, 186
Evènement prévoyance/assurance...........105, 233
Exercice de congés payés .........................57, 185
Exercice social.........................................57, 185
Exonération à l'assurance chômage .........102, 230
Exonération URSSAF ..............................102, 230
F
Favoris ...................................................35, 163
Fonctions................................................85, 213
G
Général ................................. 114, 127, 242, 255
Grille de variables....................................49, 177
H
Historique transferts comptables ...............67, 195
I
Import paramétrable..............................125, 253
Import salariés....................... 125, 126, 253, 254
Import salariés d'EBP Paye .....................126, 254
Imprimer ...................................29, 45, 157, 173
Interrogation des données de paye ............49, 177
Intitulé du contrat de travail .....................99, 227
L
Lien de parenté .......................................95, 223
M
Médecine du travail..................................54, 182
Mise à jour..............................................26, 154
Mise à jour du paramétrage ....................122, 250
Modification d'une DUCS...........................71, 199
Motif de sortie.........................................98, 226
Motif d'entrée..........................................96, 224
N
Nature de rubriques .................................84, 212
Nature d'emploi.......................................97, 225
O
Options Expert ......................................113, 241
Organisme collecteur ...............................62, 190
Organismes ............................................62, 190
P
Paiements...............................................68, 196
Période de paye.......................................57, 185
Plafond...................................................26, 154
Plan Comptable Général ...........................92, 220
Planning ....................................52, 61, 180, 189
Préférences de transfert .........................114, 242
Préférences utilisateurs ..........................112, 240
Préparation d'une DUCS ...........................69, 197
Présentation des vues ..............................19, 147
Profils ....................................................46, 174
R
Régime Accident du travail......................103, 231
Régime obligatoire.................................101, 229
Régime vieillesse ...................................104, 232
Régimes ...............................................108, 236
Régimes risques maladies.......................103, 231
Restaurer ...............................................29, 157
Rubrique ................................................26, 154
Rubrique de brut .....................................78, 206
Rubrique de commentaire.........................82, 210
Rubrique de cotisation..............................79, 207
Rubrique de net.......................................81, 209
Rubrique intermédiaire.............................81, 209
Rubriques ...............................................78, 206
S
Saisie des variables .................................47, 175
Salarié ......................................25, 38, 153, 166
Salarié travaillant pour une entreprise étrangère
........................................................105, 233
Sauvegarder ...........................................29, 157
Services ....................................11, 95, 139, 223
Situation administrative............................96, 224
Sous profils.............................................46, 174
Spécificité du contrat de travail .................98, 226
Statut catégoriel......................................96, 224
Statut catégoriel CCN...............................99, 227
Synchronisation.....................................114, 242
T
Tables de calcul..........................83, 84, 211, 212
Taux ......................................................26, 154
Taux AT.....................................59, 60, 187, 188
Taux de transport....................................61, 189
Textes enrichis ........................................15, 143
Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line
262
Thèmes ................................................107, 235
Titre de séjour.......................................104, 232
Transfert comptable.................................28, 156
Transfert en comptabilité..........................66, 194
Type d'ayants droits...............................105, 233
V
Valider ...................................................44, 172
Variables ...................... 26, 77, 78, 154, 205, 206
Virement ................................................67, 195
Virements bancaires ................................68, 196
Vues ......................................................19, 147
Aide EBP Gestion Commerciale
PRO Open Line
iii
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP........................................................................3
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ....................................................................................3
Article 1. Préambule .........................................................................................................................3
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) .......................................3
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................3
Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................3
Article 5. Sauvegarde des données.....................................................................................................3
Article 6. Limitation de garantie .........................................................................................................3
Article 7. Limitations de responsabilité................................................................................................4
Article 8. Dispositions finales .............................................................................................................4
B. Contrat de services EBP...................................................................................................................4
Article 1. Objet du contrat.................................................................................................................4
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation............................................................................4
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ...........................................................................5
Article 4. Accès aux services..............................................................................................................5
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support.......................................................................5
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance ..............................................................5
Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................6
Article 8. Obligations du client ...........................................................................................................6
Article 9. Limites de responsabilité .....................................................................................................6
Article 10. Loi et attributions de compétences......................................................................................6
C. Mode locatif ...................................................................................................................................7
Présentation de l'aide.............................................................................................................................9
L'arborescence ...................................................................................................................................9
Les pages ..........................................................................................................................................9
MISE EN ROUTE ..................................................................................................................................11
Installation .........................................................................................................................................11
Le dossier de démonstration .................................................................................................................12
Activation du logiciel ............................................................................................................................13
Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................13
Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................13
INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................15
Interface ............................................................................................................................................15
Présentation du volet de navigation .......................................................................................................16
Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................16
Les Actions .........................................................................................................................................17
LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................18
Les champs de saisie ...........................................................................................................................18
Liste déroulante...................................................................................................................................19
Ouverture de la liste..........................................................................................................................19
Sélection des données .......................................................................................................................19
Fonctions de la liste ..........................................................................................................................19
La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................20
Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................22
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION............................................................................................24
La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................24
Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................26
Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................27
Les filtres ...........................................................................................................................................28
Filtre automatique.............................................................................................................................28
Effacer le filtre..................................................................................................................................28
Les vues.............................................................................................................................................29
Présentation de l’éditeur ....................................................................................................................29
Actions disponibles.........................................................................................................................29
Vues multi-utilisateurs.......................................................................................................................29
Editeur de requêtes...........................................................................................................................29
GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................31
Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................31
Création d'une fiche ..........................................................................................................................31
Enregistrement d'une fiche.................................................................................................................31
Autres .............................................................................................................................................31
Gestion des données .........................................................................................................................31
Navigation .......................................................................................................................................32
Aide ................................................................................................................................................32
Notes .................................................................................................................................................33
COMMENT FAIRE ...?............................................................................................................................35
COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................35
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
iv
Interface ............................................................................................................................................35
Comment commencer ?........................................................................................................................36
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale .....................................................................37
Pré-requis........................................................................................................................................37
Création du dossier ...........................................................................................................................37
Analyse et traitements des données ....................................................................................................38
Avertissements.................................................................................................................................38
Résumé de la création de dossier........................................................................................................38
Récupération des documents dans la gestion........................................................................................38
Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................39
Les données de base............................................................................................................................40
Comment créer les données principales ? ...............................................................................................41
Création d'un article..........................................................................................................................41
Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................41
Création d'un fournisseur...................................................................................................................41
Création d'un contact ........................................................................................................................41
Tout est prêt !.....................................................................................................................................42
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................43
Comment créer un devis ? ....................................................................................................................43
Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................44
Transférer un document .......................................................................................................................45
Préparation du transfert.....................................................................................................................45
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................45
Conséquences du transfert.................................................................................................................46
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................46
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................46
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................46
Regrouper les documents .....................................................................................................................48
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................48
Depuis la liste des documents..........................................................................................................48
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................48
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................48
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................48
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................48
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................49
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................49
Lancement du regroupement...........................................................................................................50
Conséquences du regroupement.........................................................................................................50
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................50
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................51
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................51
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................52
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................53
Comment relancer un devis ?................................................................................................................54
Transfert d'un prospect en client............................................................................................................55
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................55
Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................55
Transfert d'un document....................................................................................................................55
COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................56
Comment créer une commande ? ..........................................................................................................56
Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................57
Comment solder une commande ? .........................................................................................................58
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................59
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................60
Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................60
Saisir un règlement d'acompte ...........................................................................................................60
Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................60
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................60
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................62
Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................62
Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................63
Transférer un document .......................................................................................................................64
Préparation du transfert.....................................................................................................................64
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................64
Conséquences du transfert.................................................................................................................65
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................65
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................65
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................65
Regrouper les documents .....................................................................................................................67
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................67
Depuis la liste des documents..........................................................................................................67
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................67
Table des matières
v
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................67
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................67
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................67
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................68
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................68
Lancement du regroupement...........................................................................................................69
Conséquences du regroupement.........................................................................................................69
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................69
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................70
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................70
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................71
Comment gérer l’état des bons de livraison/réception et de retour ? ..........................................................72
Conséquence lors d’un réapprovisionnement ........................................................................................73
Impression.......................................................................................................................................73
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................74
Comment créer une facture ?................................................................................................................74
Transférer un document .......................................................................................................................75
Préparation du transfert.....................................................................................................................75
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................75
Conséquences du transfert.................................................................................................................76
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................76
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................76
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................76
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................78
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................79
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................80
Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................80
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................81
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................82
Historique de la ligne ...........................................................................................................................83
Présentation de l'historique ................................................................................................................83
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................83
Exemples.........................................................................................................................................84
Comment interdire une saisie libre dans un document ? ...........................................................................85
Définition des droits ..........................................................................................................................85
Comportement dans les documents.....................................................................................................85
Comportement en cas de transfert......................................................................................................85
Comportement en cas de duplication de document................................................................................85
Historique du document .......................................................................................................................86
Présentation de l'historique ................................................................................................................86
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................86
Exemples.........................................................................................................................................86
Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................88
Création du barème ..........................................................................................................................88
Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................88
Comment gérer l'analytique ?................................................................................................................89
Accès à la gestion analytique..............................................................................................................89
Le principe général............................................................................................................................89
La gestion analytique grille multi-plans................................................................................................89
La gestion analytique sur plusieurs niveaux..........................................................................................89
Mise en place de votre gestion analytique ............................................................................................90
Historique Clients/Articles.....................................................................................................................91
Historique par documents ..................................................................................................................91
Filtres...........................................................................................................................................91
Lignes de document .......................................................................................................................91
Historique par Articles .......................................................................................................................91
Filtres...........................................................................................................................................91
Lignes articles ...............................................................................................................................92
Les actions.......................................................................................................................................92
Comment gérer le e-commerce - Oxatis ?...............................................................................................93
Options ...........................................................................................................................................93
Paramétrage de la fiche article ...........................................................................................................93
Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................93
Fenêtre d'envoi.................................................................................................................................93
Fiche Articles .................................................................................................................................93
Fiche Contacts ...............................................................................................................................93
Fiche Commandes..........................................................................................................................94
Comment gérer le e-Commerce - e-Pages? .............................................................................................95
Options ...........................................................................................................................................95
Paramétrage de la fiche article ...........................................................................................................95
Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................95
Fenêtre d'envoi.................................................................................................................................95
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
vi
Fiche Articles .................................................................................................................................95
Fiche Contacts ...............................................................................................................................95
Fiche Commandes..........................................................................................................................95
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?................................................................................96
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?.........................................................97
Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................97
Relances clients ................................................................................................................................97
Comment gérer le stock d'un article ? ....................................................................................................98
Comment visualiser le stock d'un article ?...............................................................................................99
Comment réaliser un publipostage ? .................................................................................................... 100
Comment gérer les champs personnalisés ? .......................................................................................... 101
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 102
Comment sauvegarder ?..................................................................................................................... 103
Comment restaurer ? ......................................................................................................................... 104
Comment consulter le journal des événements ? ................................................................................... 105
Comment envoyer un SMS ? ............................................................................................................... 106
Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS........................................................................................... 106
Paramétrage................................................................................................................................ 106
Fenêtre d’envoi............................................................................................................................ 106
Généralités .................................................................................................................................... 107
Transformation des numéros............................................................................................................ 107
Clients et fournisseurs ..................................................................................................................... 107
Contacts ........................................................................................................................................ 107
Commerciaux/collaborateur ............................................................................................................. 107
Documents .................................................................................................................................... 108
Transfert, regroupement, livraison .................................................................................................... 108
Variables dans le message envoyé .................................................................................................... 108
Comment créer et gérer ROL ? ............................................................................................................ 109
Principe ......................................................................................................................................... 109
La mise en place des publications ..................................................................................................... 109
La diffusion des publications sur votre espace dédié ............................................................................ 109
Manuellement.............................................................................................................................. 109
Automatiquement ........................................................................................................................ 109
La consultation de votre espace de publication ................................................................................... 110
L’administration de votre espace de publication .................................................................................. 110
Comment envoyer un PDF signé ? ....................................................................................................... 111
Paramétrage du certificat dans Open Line .......................................................................................... 111
Premier envoi par email d’un document PDF signé .............................................................................. 111
Réception d’un PDF signé chez le tiers ............................................................................................... 111
Export d’un PDF signé depuis une application open line ....................................................................... 112
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS.......................................................................................................... 113
FICHIER ........................................................................................................................................ 113
Nouveau dossier................................................................................................................................ 113
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale ................................................................... 115
Pré-requis...................................................................................................................................... 115
Création du dossier ......................................................................................................................... 115
Analyse et traitements des données .................................................................................................. 116
Avertissements............................................................................................................................... 116
Résumé de la création de dossier...................................................................................................... 116
Récupération des documents dans la gestion...................................................................................... 116
Créer un nouveau raccourci ................................................................................................................ 117
Ouvrir un dossier............................................................................................................................... 118
Lier un dossier .................................................................................................................................. 119
Fermer un dossier.............................................................................................................................. 120
Quitter l'application............................................................................................................................ 121
FAVORIS........................................................................................................................................ 122
Favoris ............................................................................................................................................. 122
Ajouter un favori............................................................................................................................. 122
Gestion des Favoris......................................................................................................................... 122
VENTES ......................................................................................................................................... 123
Ventes - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 123
DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 124
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation.......................................................................... 124
Actions spécifiques.......................................................................................................................... 125
Devis ............................................................................................................................................... 126
L'entête ...................................................................................................................................... 126
Le corps...................................................................................................................................... 126
Le pied ....................................................................................................................................... 126
Les autres onglets........................................................................................................................ 126
Les actions d'un devis................................................................................................................... 127
Commandes de vente......................................................................................................................... 128
L'entête de la commande .............................................................................................................. 128
Table des matières
vii
Le corps de la commande.............................................................................................................. 128
Le pied de la commande ............................................................................................................... 128
Les autres onglets........................................................................................................................ 128
Les actions d'une commande......................................................................................................... 128
Bons de livraison ............................................................................................................................... 130
L'entête du bon de livraison........................................................................................................... 130
Le corps du bon de livraison .......................................................................................................... 130
Le pied du bon de livraison............................................................................................................ 130
Les autres onglets........................................................................................................................ 130
Les actions d'un bon de livraison.................................................................................................... 130
Bons de retour .................................................................................................................................. 132
L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 132
Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 132
Le pied du bon de retour............................................................................................................... 132
Les autres onglets........................................................................................................................ 132
Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 132
Factures ........................................................................................................................................... 134
L'entête de la facture.................................................................................................................... 134
Le corps de la facture ................................................................................................................... 134
Le pied de la facture..................................................................................................................... 134
Les autres onglets........................................................................................................................ 134
Les actions d'une facture............................................................................................................... 134
Avoirs .............................................................................................................................................. 136
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 136
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 136
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 136
Les autres onglets........................................................................................................................ 136
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 136
Factures d'acompte............................................................................................................................ 138
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 138
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 138
Les autres onglets........................................................................................................................ 138
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 138
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 140
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 140
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 140
Les autres onglets........................................................................................................................ 140
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 140
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 142
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 142
Préparation à la copie de document................................................................................................... 142
Traitement de la duplication............................................................................................................. 142
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 142
Regrouper les documents ................................................................................................................... 143
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 143
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 143
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 143
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 143
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 143
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 143
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 144
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 144
Lancement du regroupement......................................................................................................... 145
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 145
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 145
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 146
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 146
Supprimer un document..................................................................................................................... 147
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 147
Transférer un document ..................................................................................................................... 148
Préparation du transfert................................................................................................................... 148
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 148
Conséquences du transfert............................................................................................................... 149
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 149
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 149
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 149
CLIENTS ..................................................................................................................................... 151
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 151
Clients / Prospects ............................................................................................................................. 153
Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 155
Contacts........................................................................................................................................... 156
Entête ........................................................................................................................................... 156
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
viii
Onglets.......................................................................................................................................... 156
Adresse ...................................................................................................................................... 156
Autre adresse .............................................................................................................................. 158
Web ........................................................................................................................................... 158
Notes ......................................................................................................................................... 159
Champs personnalisés .................................................................................................................. 159
Familles de tiers ................................................................................................................................ 160
Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 161
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 162
Historique par documents ................................................................................................................ 162
Filtres......................................................................................................................................... 162
Lignes de document ..................................................................................................................... 162
Historique par Articles ..................................................................................................................... 162
Filtres......................................................................................................................................... 162
Lignes articles ............................................................................................................................. 163
Les actions..................................................................................................................................... 163
Statistiques....................................................................................................................................... 164
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 164
L'onglet Données ............................................................................................................................ 165
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 165
Facturation périodique........................................................................................................................ 166
Entête ........................................................................................................................................... 166
Onglets.......................................................................................................................................... 166
Paramètres ................................................................................................................................. 166
Clients ........................................................................................................................................ 167
Famille clients.............................................................................................................................. 168
Notes ......................................................................................................................................... 168
Actions .......................................................................................................................................... 168
COMMERCIAUX/COLLABORATEURS ................................................................................................ 169
Commercial/Collaborateur .................................................................................................................. 169
Onglet Divers ................................................................................................................................. 169
Adresse ...................................................................................................................................... 170
Contact....................................................................................................................................... 170
Groupes...................................................................................................................................... 171
Comptabilité analytique ................................................................................................................ 171
Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 171
Onglet Notes .................................................................................................................................. 171
Onglet Champs persos..................................................................................................................... 171
Fonctions commerciaux/Collaborateurs................................................................................................. 172
Familles commerciaux/collaborateurs ................................................................................................... 173
Barèmes........................................................................................................................................... 174
Entête ........................................................................................................................................... 174
Onglets.......................................................................................................................................... 174
Commissions..................................................................................................................................... 176
Les filtres....................................................................................................................................... 176
Liste des commissions ..................................................................................................................... 176
Les actions..................................................................................................................................... 176
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 178
Échéancier ........................................................................................................................................ 178
Les onglets .................................................................................................................................... 178
Les filtres....................................................................................................................................... 178
Les actions..................................................................................................................................... 179
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 180
Les onglets .................................................................................................................................... 180
Les filtres....................................................................................................................................... 180
Les actions..................................................................................................................................... 180
Lettres de relance.............................................................................................................................. 182
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 183
Filtres............................................................................................................................................ 183
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 183
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 184
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 185
Catégories ..................................................................................................................................... 185
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 185
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 185
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 185
RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 186
Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 186
CLIENTS ..................................................................................................................................... 187
Échéancier ........................................................................................................................................ 187
Les onglets .................................................................................................................................... 187
Les filtres....................................................................................................................................... 187
Table des matières
ix
Les actions..................................................................................................................................... 188
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 189
Les onglets .................................................................................................................................... 189
Les filtres....................................................................................................................................... 189
Les actions..................................................................................................................................... 189
Lettres de relance.............................................................................................................................. 191
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 192
Filtres............................................................................................................................................ 192
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 192
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 193
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 194
Échéancier ........................................................................................................................................ 194
Les onglets .................................................................................................................................... 194
Les filtres....................................................................................................................................... 194
Les actions..................................................................................................................................... 195
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 196
Les onglets .................................................................................................................................... 196
Les filtres....................................................................................................................................... 196
Les actions..................................................................................................................................... 196
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 198
Filtres............................................................................................................................................ 198
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 198
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 199
DONNÉES.................................................................................................................................... 200
Banque ............................................................................................................................................ 200
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 200
Adresse ...................................................................................................................................... 200
Contact....................................................................................................................................... 201
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 201
Onglet Coordonnées bancaires ......................................................................................................... 201
Onglet Notes .................................................................................................................................. 202
Moyens de paiement.......................................................................................................................... 203
Modes de règlement........................................................................................................................... 204
Onglet détail .................................................................................................................................. 204
Création des lignes....................................................................................................................... 204
Test des lignes créées................................................................................................................... 204
Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 205
Onglet Notes .................................................................................................................................. 205
Motifs économiques ........................................................................................................................... 206
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 207
Catégories ..................................................................................................................................... 207
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 207
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 207
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 207
ACHATS......................................................................................................................................... 208
Achats - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 208
DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 209
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 209
Actions spécifiques.......................................................................................................................... 210
Demandes de prix.............................................................................................................................. 211
Le corps...................................................................................................................................... 211
Le pied ....................................................................................................................................... 211
Les autres onglets........................................................................................................................ 211
Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 211
Commande d'achat............................................................................................................................ 213
L'entête de la commande .............................................................................................................. 213
Le corps de la commande.............................................................................................................. 213
Le pied de la commande ............................................................................................................... 213
Les autres onglets........................................................................................................................ 213
Les actions d'une commande......................................................................................................... 213
Bon de réception ............................................................................................................................... 215
L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 215
Le corps du bon de réception......................................................................................................... 215
Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 215
Les autres onglets........................................................................................................................ 215
Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 215
Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 217
L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 217
Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 217
Le pied du bon de retour............................................................................................................... 217
Les autres onglets........................................................................................................................ 217
Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 217
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
x
Facture d'achat ................................................................................................................................. 219
L'entête de la facture.................................................................................................................... 219
Le corps de la facture ................................................................................................................... 219
Le pied de la facture..................................................................................................................... 219
Les autres onglets........................................................................................................................ 219
Les actions d'une facture............................................................................................................... 219
Avoir d'achat..................................................................................................................................... 221
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 221
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 221
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 221
Les autres onglets........................................................................................................................ 221
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 221
Factures d'acompte............................................................................................................................ 223
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 223
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 223
Les autres onglets........................................................................................................................ 223
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 223
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 225
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 225
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 225
Les autres onglets........................................................................................................................ 225
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 225
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 227
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 227
Préparation à la copie de document................................................................................................... 227
Traitement de la duplication............................................................................................................. 227
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 227
Regrouper les documents ................................................................................................................... 228
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 228
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 228
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 228
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 228
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 228
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 228
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 229
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 229
Lancement du regroupement......................................................................................................... 230
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 230
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 230
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 231
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 231
Supprimer un document..................................................................................................................... 232
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 232
Transférer un document ..................................................................................................................... 233
Préparation du transfert................................................................................................................... 233
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 233
Conséquences du transfert............................................................................................................... 234
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 234
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 234
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 234
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 236
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 236
Fournisseurs ..................................................................................................................................... 237
Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 239
Contacts........................................................................................................................................... 240
Entête ........................................................................................................................................... 240
Onglets.......................................................................................................................................... 240
Adresse ...................................................................................................................................... 240
Autre adresse .............................................................................................................................. 242
Web ........................................................................................................................................... 242
Notes ......................................................................................................................................... 243
Champs personnalisés .................................................................................................................. 243
Familles de tiers ................................................................................................................................ 244
Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 245
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 246
Historique par documents ................................................................................................................ 246
Filtres......................................................................................................................................... 246
Lignes de document ..................................................................................................................... 246
Historique par Articles ..................................................................................................................... 247
Filtres......................................................................................................................................... 247
Lignes articles ............................................................................................................................. 247
Les actions..................................................................................................................................... 247
Table des matières
xi
Statistiques....................................................................................................................................... 249
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 249
L'onglet Données ............................................................................................................................ 250
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 250
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 251
Échéancier ........................................................................................................................................ 251
Les onglets .................................................................................................................................... 251
Les filtres....................................................................................................................................... 251
Les actions..................................................................................................................................... 252
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 253
Les onglets .................................................................................................................................... 253
Les filtres....................................................................................................................................... 253
Les actions..................................................................................................................................... 253
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 255
Filtres............................................................................................................................................ 255
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 255
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 256
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 257
Catégories ..................................................................................................................................... 257
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 257
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 257
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 257
STOCK / ARTICLES ......................................................................................................................... 258
Stock / Articles - Démarrer une tâche .................................................................................................. 258
STOCK........................................................................................................................................ 259
Bons de stock ................................................................................................................................... 259
Bons de stock ................................................................................................................................... 260
Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 261
Bienvenue...................................................................................................................................... 261
Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 261
Classement des données préparées................................................................................................... 262
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 262
Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 263
Entête ........................................................................................................................................... 263
Onglets.......................................................................................................................................... 263
Actions .......................................................................................................................................... 264
Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 265
Mouvements de stock......................................................................................................................... 266
Filtres............................................................................................................................................ 266
Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 266
ARTICLES.................................................................................................................................... 268
Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 268
Article .............................................................................................................................................. 269
Familles articles................................................................................................................................. 271
Sous familles articles ......................................................................................................................... 272
Statistiques....................................................................................................................................... 273
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 273
L'onglet Données ............................................................................................................................ 274
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 274
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 275
Historique par documents ................................................................................................................ 275
Filtres......................................................................................................................................... 275
Lignes de document ..................................................................................................................... 275
Historique par Articles ..................................................................................................................... 275
Filtres......................................................................................................................................... 275
Lignes articles ............................................................................................................................. 276
Les actions..................................................................................................................................... 276
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 277
Historique par documents ................................................................................................................ 277
Filtres......................................................................................................................................... 277
Lignes de document ..................................................................................................................... 277
Historique par Articles ..................................................................................................................... 278
Filtres......................................................................................................................................... 278
Lignes articles ............................................................................................................................. 278
Les actions..................................................................................................................................... 278
TARIFS CLIENTS .......................................................................................................................... 280
Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 280
Entête ........................................................................................................................................... 280
Onglets.......................................................................................................................................... 280
Détail ......................................................................................................................................... 280
Notes ......................................................................................................................................... 282
Fiche Promotion................................................................................................................................. 283
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
xii
Entête ........................................................................................................................................... 283
Onglets.......................................................................................................................................... 283
Détail ......................................................................................................................................... 283
Notes ......................................................................................................................................... 285
Catégories tarifaires........................................................................................................................... 286
Entête ........................................................................................................................................... 286
Onglets.......................................................................................................................................... 286
Simulation de tarif ............................................................................................................................. 287
TARIFS FOURNISSEURS................................................................................................................ 288
Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 288
Entête ........................................................................................................................................... 288
Onglets.......................................................................................................................................... 288
Détail ......................................................................................................................................... 288
Notes ......................................................................................................................................... 290
Fiche Promotion................................................................................................................................. 291
Entête ........................................................................................................................................... 291
Onglets.......................................................................................................................................... 291
Détail ......................................................................................................................................... 291
Notes ......................................................................................................................................... 293
Catégories tarifaires........................................................................................................................... 294
Entête ........................................................................................................................................... 294
Onglets.......................................................................................................................................... 294
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 295
Catégories ..................................................................................................................................... 295
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 295
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 295
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 295
OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 296
Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 296
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE.................................................................................................... 297
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line .......................................................................... 297
1ère étape : Bienvenue... ................................................................................................................ 297
2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour ...................................................................... 297
3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées ........................................................... 297
Lancement de la mise à jour ............................................................................................................ 297
Site Web .......................................................................................................................................... 298
DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 299
Regrouper les documents ................................................................................................................... 299
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 299
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 299
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 299
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 299
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 299
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 299
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 300
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 300
Lancement du regroupement......................................................................................................... 301
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 301
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 301
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 302
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 302
Livraison de commandes .................................................................................................................... 303
Les filtres....................................................................................................................................... 303
Pièce à générer............................................................................................................................... 303
Commandes................................................................................................................................... 304
Conséquences de la livraison............................................................................................................ 305
Lettres de relance.............................................................................................................................. 306
Générer les factures........................................................................................................................... 307
Les filtres....................................................................................................................................... 307
Factures à générer .......................................................................................................................... 307
Conséquences de la facturation ........................................................................................................ 308
DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 309
Regrouper les documents ................................................................................................................... 309
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 309
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 309
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 309
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 309
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 309
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 309
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 310
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 310
Lancement du regroupement......................................................................................................... 311
Table des matières
xiii
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 311
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 311
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 312
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 312
Réception de commandes ................................................................................................................... 313
Les filtres....................................................................................................................................... 313
Pièce à générer............................................................................................................................... 313
Commandes................................................................................................................................... 314
Conséquences de la réception .......................................................................................................... 315
Réapprovisionnement......................................................................................................................... 316
Bienvenue...................................................................................................................................... 316
Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 316
Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 317
Sources de réapprovisionnement : Stock........................................................................................ 317
Sources de réapprovisionnement : Commandes clients .................................................................... 317
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 318
Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 318
TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 319
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 319
Historique des transferts comptables.................................................................................................... 320
Entête ........................................................................................................................................... 320
Pièces transférées........................................................................................................................... 320
Détail des traitements ..................................................................................................................... 320
Actions .......................................................................................................................................... 320
Assistant de publipostage ................................................................................................................... 321
Bienvenue...................................................................................................................................... 321
Action de publipostage .................................................................................................................... 321
Choix des destinataires.................................................................................................................... 321
Modèle et document........................................................................................................................ 321
Nouveau modèle .......................................................................................................................... 322
Modèles de publipostage ............................................................................................................... 322
Destination .................................................................................................................................... 322
Document destination................................................................................................................... 322
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 323
Réalisation du publipostage.............................................................................................................. 323
Map Point ......................................................................................................................................... 324
Choix des filtres (onglet Sélection).................................................................................................... 324
Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)............................................................................... 324
Carte (Onglet Carte) ....................................................................................................................... 324
Recherche des adresses................................................................................................................... 325
e-Commerce................................................................................................................................ 326
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce.................................................................... 326
Bienvenue...................................................................................................................................... 326
Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 326
Articles ....................................................................................................................................... 326
Clients/contacts ........................................................................................................................... 327
Commandes ................................................................................................................................ 327
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 329
Opération terminée ......................................................................................................................... 329
Mise à jour du site Oxatis ................................................................................................................... 330
Bienvenue...................................................................................................................................... 330
Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 330
Articles ....................................................................................................................................... 330
Clients/contacts ........................................................................................................................... 331
Commandes ................................................................................................................................ 331
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 332
Opération terminée ......................................................................................................................... 332
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce.................................................................... 333
Bienvenue...................................................................................................................................... 333
Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 333
Articles ....................................................................................................................................... 333
Clients/contacts ........................................................................................................................... 334
Commandes ................................................................................................................................ 334
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 336
Opération terminée ......................................................................................................................... 336
Remplacement de code ...................................................................................................................... 337
Bienvenue...................................................................................................................................... 337
Sélection du code à remplacer .......................................................................................................... 337
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 337
Traitements du remplacement.......................................................................................................... 337
Assistant de mise à jour de fiche ......................................................................................................... 338
Bienvenue...................................................................................................................................... 338
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
xiv
Filtres............................................................................................................................................ 338
Mises à jour ................................................................................................................................... 338
Boutons de sélection .................................................................................................................... 338
Liste des champs à mettre à jour ................................................................................................... 339
Contrôle et modification................................................................................................................... 340
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 340
Traitements de la mise à jour ........................................................................................................... 340
Droits utilisateurs ........................................................................................................................... 341
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 342
Catégories ..................................................................................................................................... 342
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 342
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 342
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 342
PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 343
Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 343
PUBLICATION REPORTS ON LINE ................................................................................................... 344
Publication........................................................................................................................................ 344
Présentation de la fiche ................................................................................................................... 344
Entête ........................................................................................................................................ 344
Onglets....................................................................................................................................... 344
Action de la liste publication............................................................................................................. 345
Comptes........................................................................................................................................... 347
Actions .......................................................................................................................................... 347
COMPTABILITE ............................................................................................................................ 348
Plans analytiques............................................................................................................................... 348
Entête ........................................................................................................................................... 348
Les onglets .................................................................................................................................... 348
« Répartition des postes analytiques »............................................................................................ 348
Notes ......................................................................................................................................... 349
Postes analytiques ............................................................................................................................. 350
Fiche Principale............................................................................................................................ 350
Notes ......................................................................................................................................... 350
Champs personnalisés .................................................................................................................. 350
Les grilles analytiques ........................................................................................................................ 351
Entête ........................................................................................................................................... 351
Onglets.......................................................................................................................................... 351
Répartitions................................................................................................................................. 351
Notes ......................................................................................................................................... 351
TAXES ........................................................................................................................................ 352
Taux de TVA ..................................................................................................................................... 352
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 352
Onglet Notes .................................................................................................................................. 353
Autres taxes ..................................................................................................................................... 354
Les onglets .................................................................................................................................... 354
Détail ......................................................................................................................................... 354
Comptabilité................................................................................................................................ 354
Notes ......................................................................................................................................... 354
Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 355
DIVERS....................................................................................................................................... 356
Civilités ............................................................................................................................................ 356
Contacts........................................................................................................................................... 357
Entête ........................................................................................................................................... 357
Onglets.......................................................................................................................................... 357
Adresse ...................................................................................................................................... 357
Autre adresse .............................................................................................................................. 359
Web ........................................................................................................................................... 359
Notes ......................................................................................................................................... 360
Champs personnalisés .................................................................................................................. 360
Codes postaux .................................................................................................................................. 361
Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 361
Départements ................................................................................................................................... 362
Pays................................................................................................................................................. 363
Codes NAF........................................................................................................................................ 364
Remises complémentaires .................................................................................................................. 365
Frais de port ..................................................................................................................................... 366
Onglet Calcul.................................................................................................................................. 366
Onglet Coordonnées transporteur ..................................................................................................... 366
Adresse ...................................................................................................................................... 367
Contact....................................................................................................................................... 367
Onglet comptabilité......................................................................................................................... 368
Onglet Notes .................................................................................................................................. 368
Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 369
Table des matières
xv
Unités .............................................................................................................................................. 370
Textes standards ............................................................................................................................... 371
Groupes ........................................................................................................................................... 372
STOCK........................................................................................................................................ 373
Localisation....................................................................................................................................... 373
SOCIETE..................................................................................................................................... 374
Options - Coordonnées....................................................................................................................... 374
Identification.................................................................................................................................. 374
Adresse de la société....................................................................................................................... 374
Autres informations......................................................................................................................... 375
Options - Identification....................................................................................................................... 376
Informations administratives............................................................................................................ 376
Informations TVA............................................................................................................................ 376
Options - Logo .................................................................................................................................. 377
Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 378
Identification.................................................................................................................................. 378
Adresse du cabinet.......................................................................................................................... 378
Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 380
Expert Comptable ........................................................................................................................... 380
Collaborateur ................................................................................................................................. 380
Options - Options comptables - Options générales ................................................................................. 381
Transfert comptables....................................................................................................................... 381
Ecritures déséquilibrées ................................................................................................................... 381
Formatage des comptes................................................................................................................... 381
Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 383
Clients........................................................................................................................................... 383
Fournisseurs .................................................................................................................................. 383
Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 384
Macro............................................................................................................................................ 384
Documents .................................................................................................................................... 384
Règlements.................................................................................................................................... 384
Remises en banque......................................................................................................................... 385
Stock ............................................................................................................................................ 385
Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 386
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 387
Journaux ....................................................................................................................................... 387
Tiers ............................................................................................................................................. 387
Règlements.................................................................................................................................... 387
Remises / Escomptes ...................................................................................................................... 387
Options - Numérotation...................................................................................................................... 389
Vente ............................................................................................................................................ 389
Achat ............................................................................................................................................ 390
Stock ............................................................................................................................................ 390
Autre............................................................................................................................................. 390
Options - Articles............................................................................................................................... 393
Options - Tarifs et promotions............................................................................................................. 394
Utiliser le tarif le plus avantageux..................................................................................................... 394
Application des............................................................................................................................... 394
Ordre d'application des tarifs et promotions ....................................................................................... 394
Afficher le message d'avertissement en cas de modifications de tarifs/promotions .................................. 394
Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 395
Gestion des messages ..................................................................................................................... 395
Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 397
Etat Accepté................................................................................................................................... 397
États des devis ............................................................................................................................... 397
Options - Documents de vente - Bons de livraison/Bons de retour ........................................................... 398
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 399
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 400
Options - Documents de vente - SMS................................................................................................... 401
Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 402
Options - Documents d'achat - Options générales.................................................................................. 404
Gestion des messages ..................................................................................................................... 404
Options - Documents d'achat - Bons de réception/Bons de retour ............................................................ 405
Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 406
Options - Règlements......................................................................................................................... 408
Gestion des messages ..................................................................................................................... 408
Lettres de relance ........................................................................................................................... 408
Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 409
Justificatif des écart de stock............................................................................................................ 409
Options - Paramétrages...................................................................................................................... 410
Décimales...................................................................................................................................... 410
Devise........................................................................................................................................... 410
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
xvi
Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 410
Transfert de documents................................................................................................................... 411
Options - Nombre d'exemplaires.......................................................................................................... 412
Options - Marquer comme imprimés .................................................................................................... 413
Options - Fonctionnalités disponibles.................................................................................................... 414
Options - SMS................................................................................................................................... 415
Email : paramétrage de l’objet et du corps............................................................................................ 416
Objet............................................................................................................................................. 416
Message ........................................................................................................................................ 416
Envoi d’un e-mail............................................................................................................................ 416
Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 417
Connexion ..................................................................................................................................... 417
Paramètres du site ....................................................................................................................... 417
Tester la connexion ...................................................................................................................... 417
Général ......................................................................................................................................... 417
Options - Oxatis ................................................................................................................................ 419
Connexion ..................................................................................................................................... 419
Paramètres du site ....................................................................................................................... 419
Tester la connexion ...................................................................................................................... 419
Général ......................................................................................................................................... 419
Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 422
Connexion ..................................................................................................................................... 422
Paramètres du site ....................................................................................................................... 422
Tester la connexion ...................................................................................................................... 422
Général ......................................................................................................................................... 422
Options - Service à la personne........................................................................................................... 424
Options - Général .............................................................................................................................. 425
Police par défaut............................................................................................................................. 425
Options - Impression et export............................................................................................................ 426
Options - Services Internet e-mail ....................................................................................................... 427
Paramètres MAPI ............................................................................................................................ 427
Paramètres SMTP............................................................................................................................ 427
Sécurité et authentification............................................................................................................ 427
Options - Synchronisation................................................................................................................... 428
UTILISATEURS............................................................................................................................. 429
Les Utilisateurs.................................................................................................................................. 429
Création d'un utilisateur................................................................................................................... 429
Groupes associés ............................................................................................................................ 429
Gestion des droits........................................................................................................................... 429
Les Groupes d'utilisateurs................................................................................................................... 431
Création d'un groupe....................................................................................................................... 431
Utilisateurs associés ........................................................................................................................ 431
Gestion des droits........................................................................................................................... 431
Les Droits utilisateurs......................................................................................................................... 432
Types de droits............................................................................................................................... 432
Application des droits ...................................................................................................................... 432
Gestion commerciale .................................................................................................................... 432
Comptabilité................................................................................................................................ 432
Champs personnalisés........................................................................................................................ 434
Création des champs personnalisés ................................................................................................... 434
Modification des champs personnalisés .............................................................................................. 435
Suppression des champs personnalisés............................................................................................. 435
Ordre des champs personnalisés....................................................................................................... 435
Validation de la création de champs personnalisés .............................................................................. 435
Visualisation des champs personnalisés ............................................................................................. 435
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 436
Catégories ..................................................................................................................................... 436
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 436
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 436
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 436
OUTILS.......................................................................................................................................... 437
Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 437
Sauvegarde ...................................................................................................................................... 438
Bienvenue...................................................................................................................................... 438
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 438
Informations nécessaires à la sauvegarde .......................................................................................... 438
Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 438
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 439
Restauration ..................................................................................................................................... 440
Bienvenue...................................................................................................................................... 440
Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 440
Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 440
Table des matières
xvii
Choix du type d'installation .............................................................................................................. 440
Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 440
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 441
Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 442
Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 443
Export du schéma de la base de données ............................................................................................. 444
Bienvenue...................................................................................................................................... 444
Sélection des paramètres d'export du schéma .................................................................................... 444
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 444
Opération terminée ......................................................................................................................... 444
Historique des traitements.................................................................................................................. 445
Imports paramétrables....................................................................................................................... 446
Destination et source de l'import ...................................................................................................... 446
Codage du fichier............................................................................................................................ 446
Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 447
Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 447
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 447
Traitement de l'import..................................................................................................................... 447
Exports paramétrables ....................................................................................................................... 449
Destination et source de l'export....................................................................................................... 449
Filtre ............................................................................................................................................. 449
Champs à exporter ......................................................................................................................... 449
Format de fichier ............................................................................................................................ 450
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 450
Traitement de l'export..................................................................................................................... 450
Import de données ............................................................................................................................ 451
Format des fichiers ......................................................................................................................... 451
Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 451
Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 452
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 452
Traitement de l'import..................................................................................................................... 452
Export de données............................................................................................................................. 453
Format des fichiers ......................................................................................................................... 453
Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 453
Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 453
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 453
Traitement de l'export..................................................................................................................... 453
Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 455
Type de données ............................................................................................................................ 455
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 455
Sélection du type de données........................................................................................................... 455
Editeur de requêtes......................................................................................................................... 455
Aperçu des données ........................................................................................................................ 455
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 455
Traitement de l'export..................................................................................................................... 455
Assistant de maintenance des données................................................................................................. 456
Bienvenue...................................................................................................................................... 456
Choix du dossier ............................................................................................................................. 456
Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 456
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 457
Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 457
Outil de requêtage............................................................................................................................. 458
Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 459
Bienvenue...................................................................................................................................... 459
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 459
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 459
Editeur de modèles ............................................................................................................................ 460
Import/Export de la configuration........................................................................................................ 461
Bienvenue...................................................................................................................................... 461
Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 461
Emplacement du fichier ................................................................................................................... 461
Eléments à traiter ........................................................................................................................... 461
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 461
Archivage ......................................................................................................................................... 462
Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 462
Bienvenue................................................................................................................................... 462
Choix du dossier .......................................................................................................................... 462
Résumé des paramètres ............................................................................................................... 462
Format du fichier d'archive............................................................................................................... 462
Journal des événements ..................................................................................................................... 463
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 463
Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 463
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
xviii
Onglet Suppression......................................................................................................................... 463
Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 464
Onglet Changement de code ............................................................................................................ 464
OPTIONS .................................................................................................................................... 465
Options - Général .............................................................................................................................. 465
Chemins ........................................................................................................................................ 465
Apparence ..................................................................................................................................... 465
Affichage des boîtes de dialogue ....................................................................................................... 465
Options - Services Internet................................................................................................................. 466
Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 466
Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 466
INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 467
Assistance technique.......................................................................................................................... 467
Nous contacter .................................................................................................................................. 468
Index ............................................................................................................................................... 469
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Open Line et donne
toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
3
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail
habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels
est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes
les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
4
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne
seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres
abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par
EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La
nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les
niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site
http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les
Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les
modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une
prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document,
définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son
acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation
du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant
son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
Convention d'utilisation d'EBP
5
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent
contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent
contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client
ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours
calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec
accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du
présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure
de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour
quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de
plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie
en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période
sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le
poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être
utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non
parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel
») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe
et non surtaxé.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours
fériés légaux de France Métropolitaine
o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées
par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des
nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par
courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site
www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au
regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux
annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte
ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL,
etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration
d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au
CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement
payé.
o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil
spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc.
Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par
EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le
client.
o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux
entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques,
etc.)
o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers
reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de
destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant
sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel
nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7.
EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de
résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
6
conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse
approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du
système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la
nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service
assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la
réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la
responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des
informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP
s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer
par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par
EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du
système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il
apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses
données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus»
ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur
les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec
le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui
peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à
l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le
fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même
sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté
technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce
faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site
en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être
rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les
logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il
devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à
jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou
immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT
pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités
insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et
toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées
par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement
ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP
ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Convention d'utilisation d'EBP
7
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier
1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité
des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se
réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et
automatiquement liées :
o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et
conditions décrites au paragraphe A
o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service «
Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au
plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette
date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement
que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011
9
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous
pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion
commerciale PRO Open Line.
L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis
dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes,
Règlements, Articles, Opérations, Paramètres).
Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés
dans le logiciel.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence.
Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page.
Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Champs obligatoires
Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière
le champ.
Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en
cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu
contextuel.
Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de
ce terme.
Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire.
Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Exemple... Remarque
Exemple...Astuce
Exemple...Exemples...
Exemple...Règles de calcul
Exemple...Avertissement
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
10
Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
11
MISE EN ROUTE
Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 4.5
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 4.0
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SQL server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp".
Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé.
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
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Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
MISE EN ROUTE
13
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Gestion commerciale PRO Open Line. Pour pouvoir utiliser
toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures
comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir
votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
x La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
x Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
x La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
x Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
x Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Gestion commerciale PRO Open Line évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi,
les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail
quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'utilisateur connecté :
Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur,
Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
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Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
des menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille,
Historique), Commerciaux/collaborateur (Fiche, Fonctions, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements,
Échéancier, Lettres de relance, Remise en banque, Impressions ;
Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, Lettres de relance, Remise en banque,
), Fournisseurs (Règlements, Échéancier, Décaissement ), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de
règlement) , Motifs économiques), Impressions ;
Stock / Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Mouvements de
stock), Articles (Fiche, Famille, sous famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseurs), Tarifs
(Tarifs et promotions, Catégories tarifaire), Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de commandes,
Lettres de relances, Générer les factures), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de
commandes, Réapprovisionnement), Documents de stock (Réapprovisionnement), Transfert en comptabilité,
Assistant de publipostage, MapPoint, ecommerce, Remplacement de code, Assistant de mise à jour, Publier
dans ROL, Impressions;
Paramètres : Démarrer une tâche, Comptabilité analytique, Taxes (TVA, Autres taxes, barèmes ecocontribution),
Divers (Civilités, Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Remises
complémentaires, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, Texte standards, Groupes), Stock
(Localisation,), Société, , Champs personnalisés, Publier dans ROL, Impressions.
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en
icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions
associées de chaque menu.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
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LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
x Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
x Les champs inaccessibles sont grisés.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Code Client" en entête de document
- Champ "Pays" dans les parties Adresses
- Champ "Article" dans le corps du document ...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un code client en entête de document
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs articles dans le corps d'un document
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
20
La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet
Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents
attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Réinitialiser le style
Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
INFORMATIONS GÉNÉRALES
21
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
22
Barres d'outils du corps des documents
Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions :
Insérer
Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné.
Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer :
o une ligne article de type Bien
o une ligne article de type Service
o un texte
o un texte standard
o un Saut de page
Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un
imprimé sur 2 pages.
o un Sous total
Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne (Montant Net
HT, Montant Net TTC, Montant Marge Nette, Montant Marge Brute).
Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente/achat.
Il est possible de modifier la description "sous total" ainsi que la police, taille... grâce à la barre
d'outils des textes enrichis.
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Couper/Copier/Coller
Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas.
Recherche
Ces boutons permettent de chercher des données.
Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de
rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le
texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3).
Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément
ou sur le dernier élément correspondant à la recherche.
Générer l'article
Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles.
L'article généré contiendra les informations suivantes :
o Code
Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur.
Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente.
o Libellé
Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Type
Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document.
Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien".
Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service".
o Description commerciale
La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Prix de revient
Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
23
o Quantité par défaut
La quantité par défaut sera 1.
Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la
quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1.
o Unité
L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document.
Détail
Ce bouton permet d'accéder à :
o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour
les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et
d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs).
o au détail du tarif appliqué.
Recharger l'article
Ce bouton permet de recharger toutes les informations de la ligne article d'après la fiche article.
Intervenants
Ce bouton est accessible uniquement depuis les factures et les avoirs.
Ce bouton permet d'afficher une fenêtre de répartition des interventions.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
24
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez :
- soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez Ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à
créer) (exemple : Liste des documents, onglet Factures, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez la création
d'une facture, puis ouverture d'une nouvelle fiche Facture)
- soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter
(exemple : Liste des documents, onglet Factures, double clic sur Ajouter, puis ouverture d'une nouvelle fiche
Facture).
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,
la liste ouverte : Imprimer la liste.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Déplier tout ou Replier tout
Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
25
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
26
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la
possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant
sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
27
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir
un répertoire précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation
sélectionnées.
x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou pas dans la vue.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
28
Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
INFORMATIONS GÉNÉRALES
29
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Présentation de l’éditeur
L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées
Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code
utilisateur et code Groupe.
Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter.
Une boite s’affiche alors pour affecter le vue :
• A tous les utilisateurs
• un utilisateur précis
• un groupe précis
Actions disponibles
Les actions disponibles sont :
o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement
dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée
précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue
Les vues système ne sont pas supprimables
o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe
ci-dessous éditeur de requêtes).
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la
vue "système" puis lui donner un autre nom.
o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs
et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé.
o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut"
Vous pouvez également importer ou exporter une vue.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès
que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte
dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot
système sera automatiquement créée.
Vues multi-utilisateurs
Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier.
Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue.
Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur.
Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes.
Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs.
Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et
tableau de bord
Editeur de requêtes
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
30
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment
renommée.
d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en
"Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
INFORMATIONS GÉNÉRALES
31
GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document …).
Enregistrement d'une fiche
Fichier - Enregistrer ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Enregistrer et Nouveau Ctrl + N
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Enregistrer et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Aperçu
Permet de visualiser l'édition de la fiche sélectionnée.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante
et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - Annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Désactiver le Annuler/Refaire
Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire.
Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
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Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
Actions -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier...
Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture...
Vues - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vues - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
Informations
Permet de voir la durée de chargement de la fiche
INFORMATIONS GÉNÉRALES
33
Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
35
COMMENT FAIRE ...?
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Gestion commerciale PRO Open Line évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi,
les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail
quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'utilisateur connecté :
Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur,
Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
36
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
COMMENT FAIRE ...?
37
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale
Il est impératif de travailler sur une copie de la base de données d’EBP Gestion Commerciale. Par mesure de
sécurité, il est indispensable d’en faire une sauvegarde au préalable.
Pré-requis
Pour que la récupération de données puisse s’effectuer, il faut que le dossier soit dans la dernière version
commercialisée d'EBP Gestion Commerciale. Pour cela, il suffit d’ouvrir le dossier et le migrer avec la dernière
version commercialisée.
Pour que la récupération de données puisse se dérouler correctement, il faut remplir les conditions suivantes :
- Le système d’exploitation de la machine doit être 32 bits (Windows Xp, Windows vista 32 bits, Windows 7 32
bits),
- Pervasive 8.6 doit être installé sur la machine,
- EBP Gestion Commerciale doit être installée,
- EBP Gestion Commerciale et EBP Gestion Commerciale PRO Open Line doivent être activées.
Il est vivement conseiller d'effectuer un recalcul des données pour s’assurer que les stocks des articles
soient corrects (outils => recalcul des données).
Création du dossier
Pour récupérer les données, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier (Fichier nouveau).
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer
dans l'assistant.
Renseignez les informations nécessaires, comme pour la création d’un dossier classique, jusqu’à la page
"Choisissez les applications à récupérer".
Sur cette page, vous devez sélectionner la case "Récupérer les données depuis des applications tierces".
Suite à la sélection de cette case, un message d'accès restreint s'affiche. Vous devez alors saisir le code du jour
fourni par le service technique et valider par Ok. Ensuite, vous devez sélectionner l'application contenant les
données à récupérer (EBP Gestion Commerciale ou EBP Gestion Commerciale Pro +).
Sur la page suivante "Informations relatives à la récupération de l'application EBP Gestion Commerciale", vous
devez :
x Renseigner le chemin du dossier
x Renseigner le chemin des données communes (répertoire common)
x Indiquer le chemin d’installation d’EBP Gestion Commerciale
De plus, si vous voulez utiliser les caractères spéciaux (parenthèses, slash, backslash, underscore, tiret et
espace) dans vos codes, sélectionnez la case « Utiliser la codification étendue ».
Pour récupérer les documents, sélectionner la case "Récupérer les documents de vente". L'étape suivante,
vous permettra de préciser cette récupération.
Si vous souhaitez récupérer votre liste de codes postaux, sélectionnez la case « Récupérer les codes postaux
».
Cette étape permet de définir les paramètres de récupération des documents :
x Récupérer les document depuis le :
Date à partir de laquelle vous souhaitez récupérer les documents (De cette date à date du jour)
Par défaut la date indiquée est date du jour moins un an.
Vous pouvez modifier cette date dans la limite de 2 ans.
x Récupérer les documents de (Ventes /Achats)
Case à cocher
Permet de définir les documents à récupérer (vente et/ou achat)
x Joindre un PDF du document d'origine
Case à cocher
Permet de générer une copie du/des document/s en format PDF
Ce PDF permet de ré-éditer le document après récupération.
Les pages suivantes sont identiques à la création de dossier.
Pour lancer le traitement de création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
38
Analyse et traitements des données
Suite à la création du dossier, la récupération de données commence par une analyse du dossier afin de
détecter et/ou corriger les incohérences, compléter les données manquantes …
Pour avoir la liste des données analysées et récupérables cliquez-ici.
Lorsqu'il y a des informations manquantes, une page d'assistant vous propose de renseigner des informations
supplémentaires. Il peut y avoir plusieurs pages successives. Elles contiennent vos données de EBP Gestion
Commerciale et les nouvelles données dans EBP Gestion Commerciale PRO Open Line .
Les pages d'assistant pour compléter les informations afin qu'elles soient importées peuvent concerner :
x TVA
x Recodification des données
x Articles
x Familles articles
x Tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Familles tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Tarifs
x Moyens de paiement
x Modes de règlements
x Pays
x ...
Pour confirmer la saisie des informations complémentaires et passer à l'étape suivante, vous devez cliquer sur
le bouton Valider.
Avertissements
A la fin du traitement de récupération, une page d'avertissement est affichée. Elle vous présente les anomalies
détectées qui ne bloquent pas la récupération de données. Ce sont soit des fonctionnalités qui ne seront pas
récupérées (par ex les barèmes de commission sur le montant global du document) soit des modifications qui
seront forcées (par ex N° de TVA intracommunautaire invalide).
Ces avertissements sont à examiner dans le détail.
Résumé de la création de dossier
Cette page vous résume tous les problèmes rencontrés. Avec d’une part la liste des avertissements détectés
par l’analyse et d’autre part les avertissements générés pendant la récupération.
Suite à la création du dossier, il est vivement conseillé de vérifier les données récupérées.
Récupération des documents dans la gestion
Les documents récupérés sont présents dans les menus Vente et Achat + Documents.. + Historique de
récupération des documents.
Chaque ligne représente un document.
Pour voir le détail du document, double-cliquez dessus. Seules les informations principales de l'entête et du
pied sont visualisables.
Si l'option PDF a été sélectionnée lors de la récupération, un fichier PDF est associé à chaque document. Cela
vous permet de ré-imprimer le document d'origine.
Vous pouvez également ajouter d'autre document numérisé dans cette liste.
COMMENT FAIRE ...?
39
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Sociétés.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des
écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros
de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres
fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article, les marges, frais, ... que vous souhaitez appliquer par défaut
sur vos articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de
contre-valeur.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
40
Les données de base
Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches clients :
x Les familles clients,
x Les modes de règlements,
x Les banques.
D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles :
x Les unités,
x Les sous-famille articles,
x Les familles articles,
x Les localisations,
x Les barèmes éco-contribution,
x Les fournisseurs,
x Les tarifs.
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
x Les civilités,
x Les codes postaux,
x Les départements,
x Les pays,
x Les codes NAF.
COMMENT FAIRE ...?
41
Comment créer les données principales ?
Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients.
Création d'un article
Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles.
La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services.
Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service .
Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail.
Création d'un Client / Prospect
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients.
La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que
vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer
en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de
navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects.
Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet
Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
Création d'un fournisseur
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Achats - Fournisseurs.
La liste des fournisseurs répertorie l'ensemble des fournisseurs que vous possédez.
Pour créer un fournisseur utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre fournisseur contenues dans l'onglet Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
Création d'un contact
Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes -
Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects et fournisseurs.
Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Remplissez alors les informations concernant votre contact.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
42
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment rédiger un devis ?
Comment relancer un devis ?
Comment transférer un devis en facture ?
Comment rédiger une facture ?
Comment saisir un acompte ?
Comment saisir un règlement client ?
Comment transférer vos données vers la comptabilité ?
Comment imprimer vos données ?
Comment gérer l'eco-contribution ?
Comment consulter le journal des événements ?
Comment sauvegarder un dossier ?
Comment restaurer un dossier ?
...
COMMENT FAIRE ...?
43
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?
Comment créer un devis ?
Pour créer un devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis.
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
44
Comment accepter un devis ?
Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités :
changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ;
transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé)
Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis.
COMMENT FAIRE ...?
45
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
46
x l'ouverture du document généré après le transfert.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
COMMENT FAIRE ...?
47
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
48
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
COMMENT FAIRE ...?
49
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
50
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
COMMENT FAIRE ...?
51
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
52
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
COMMENT FAIRE ...?
53
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier
temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici.
A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le
document en pièce jointe.
Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email
(uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document).
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
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Comment relancer un devis ?
Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de
validité indiquée dans les options du dossier.
Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance
et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect.
Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions.
La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle
que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
COMMENT FAIRE ...?
55
Transfert d'un prospect en client
Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur
occasionnel ou régulier.
Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en
document supérieur.
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation
A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche
prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client".
Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de
navigation.
Transfert depuis la fiche
A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action".
La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client.
Transfert d'un document
Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes.
Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un
avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client.
De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche
Client. Il en va de même pour le regroupement de documents.
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COMMENT GERER UNE COMMANDE ?
Comment créer une commande ?
Pour créer une commande, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes.
Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
COMMENT FAIRE ...?
57
Comment livrer une commande ?
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au
fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
x les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer
x La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les
document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …)
x La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis
précédemment.
Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas).
Remarque
Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas
(croix rouge).
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58
Comment solder une commande ?
Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement.
La commande est accessible depuis :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande
Le menu Ventes - Documents de vente - Commande
Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez
cliquez sur le bouton Solder.
Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans
générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci.
COMMENT FAIRE ...?
59
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
60
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?
La saisie d'un acompte est possible depuis :
un devis,
une commande,
un bon de livraison,
une facture d'acompte,
une facture.
Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document.
Saisir un acompte sur un devis
Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le
montant souhaité dans la zone Acompte.
Ce montant ne génère pas de règlement.
Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une
facture d'acompte qui elle génèrera un règlement.
Saisir un règlement d'acompte
La création d'un règlement d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous effectuez un acompte pour un tiers
(client ou fournisseur).
Ce type de règlement ne génère pas de facture d'acompte.
Pour saisir un règlement d'acompte, vous devez vous placer sur le document (Commande ou Bon de
livraison/réception), onglet Acompte puis cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner règlement d'acompte
de la barre d'outils.
Une nouvelle fiche règlement s'affiche avec les informations du tiers.
Il est impossible de pointer une échéance. Le n° de la commande ou du bon de livraison/réception est
récupérer dans le règlement onglet Notes.
Saisir une facture d'acompte
La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client.
Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente -
Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte.
La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis
sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle
facture d'acompte.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte.
Si vous ne souhaitez pas générer le règlement de la facture/avoir d'acompte immédiatement, vous devez dé-
sélectionner la case "Générer le règlement". Suite à la dé-sélection de cette case, vous aurez la possibilité de
définir une date d'échéance pour l'acompte.
A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de
votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et
validez.
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une
facture
Lors de la confirmation de la vente par une commande ou la livraison de la commande, il vous est possible de
rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment.
Pour les règlements d"acompte sur les commandes et Bons de livraison/réception uniquement, il est également
possible un règlement enregistré précédemment. Lors du transfert de la commande ou du bon de
livraison/réception en facture, une échéance sera automatiquement créée (elle ne pourra pas être modifiée ni
supprimée) et sera pointée avec le règlement d'acompte. Le pointage n'est pas modifiable.
De même, lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les)
facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Pour rattacher une factures d'acompte à un document vous devez :
COMMENT FAIRE ...?
61
ouvrir le document,
aller sur l'onglet Acompte,
cliquer sur le bouton Affecter,
sélectionner la facture d'acompte à associer.
Pour un exemple de comptabilisation d'une facture avec facture d'acompte ou d'une facture avec une facture
d'acompte et un règlement d'acompte provenant d'une commande, cliquer ici.
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62
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ?
Comment créer un bon de livraison ?
Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
COMMENT FAIRE ...?
63
Comment créer un bon de retour ?
Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
64
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x l'ouverture du document généré après le transfert.
COMMENT FAIRE ...?
65
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
66
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
COMMENT FAIRE ...?
67
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
68
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
COMMENT FAIRE ...?
69
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
70
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
COMMENT FAIRE ...?
71
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
72
Comment gérer l’état des bons de livraison/réception et de retour ?
Cette gestion permet d’établir une étape intermédiaire entre la commande et le BL/BR pour permettre la
préparation de la livraison/retour/réception sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock.
Dans un premier temps, vous devez définir les paramètres :
x Contrôle du stock
x Définition des états vente
x Définition des états achat
Si les quatre cases « Activer les états… » sont dé-sélectionnées (celles des ventes avec Bon de livraison et
bon de retour et celles achats avec bon de réception et bon de retour), les points ci-dessous ne sont pas
affichés dans le logiciel :
x Quantités liées aux préparations (dans l’article) ,
x La liste déroulante des états dans les documents concernés
x Dans le réapprovisionnement, la liste des choix pour le stock de référence : « stock disponible »
x Dans les paramètres sociétés, dans la liste des choix pour le contrôle de stock : « stock disponible »
Suivant les options que vous avez définies dans la fiche article (onglet stock), les champs Quantités liées à la
préparation ventes et Quantités liées à la préparation achat sont présents.
Ils seront renseignés en fonction des quantités saisies sur les bons de livraisons/réceptions et retours et de
l’état
de ces documents.
Lors de la réalisation d’un bon de livraison/réception ou retour, le libellé par défaut est l’état 1 si option
sélectionnée et état 10 si option non sélectionnée.
Vous pouvez à tout moment modifier manuellement les états dans les documents.
Contrôle effectué lors de la réalisation du document :
x Si contrôle du stock, un message affiche le stock disponible
x Calcul du stock disponible = stock réel – quantité en préparation(bl) - quantité en préparation(bon de
retour fournisseur)
Il n’est pas pris en compte ni les bons de retour client ni les bons de réception fournisseur
considérant que l’article n’est pas encore en stock.
x La mise à jour des reliquats sur les commandes, de la quantité à livrer sur l’article, du stock virtuel, du
stock disponible se fait quel que soit l’état du document.
x Le transfert d’un de ces documents dans un autre état que l’état 10 vers un autre document entraîne
le passage à l’état 10 et donc la génération du mouvement de stock à la date du document d’origine,
un message informe le changement de l’état.
A la sauvegarde du document dans un état différent de l’état 10, ne pas générer de mouvement de stock
Exemple avec Bon de livraison et de retour client :
Stock réel Quantité
restant à
livrer
Stock
virtuel
Quantité en
préparation
BL
Quantité en
préparation
BR
Stock
disponible
Entrée de 5 5 5 5
Commande
client de 3
5 3 2 5
Préparation
de 3 (bl état
entre 1 et 9)
5 0 2 3 2
Modification
de la
quantité sur
le BL de 3 à
2
5 1 2 2 3
Confirmation
du bl
(génération
du mvt de
stock)
3 1 2 0 3
COMMENT FAIRE ...?
73
Bon de
retour de 1
en
préparation
3 1 3 0 1 3
Confirmation
du bon de
retour
(génération
du mvt de
stock)
4 1 3 0 0 4
Conséquence lors d’un réapprovisionnement
Lors de la réalisation d’un réapprovisionnement, il est possible de tenir compte du stock disponible.
Lors du choix stock virtuel personnalisé, il est possible de tenir compte de la quantité en préparation (BL) et de
la quantité en préparation (bon de retour fournisseur)
Impression
Il vous est possible d’éditer un bon de préparation non valorisé et un bon de préparation valorisé
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74
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ?
Comment créer une facture ?
Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures.
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
COMMENT FAIRE ...?
75
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x l'ouverture du document généré après le transfert.
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76
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
COMMENT FAIRE ...?
77
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
78
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
COMMENT FAIRE ...?
79
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier
temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici.
A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le
document en pièce jointe.
Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email
(uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document).
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
80
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?
Comment créer un avoir ?
Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs.
Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
.
L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
COMMENT FAIRE ...?
81
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier
temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici.
A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le
document en pièce jointe.
Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email
(uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document).
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
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Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
COMMENT FAIRE ...?
83
Historique de la ligne
L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de
documents.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente ou achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte.
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité
Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité livrée (vente) ou réceptionnée (achat)
Ce champ contient les quantités livrées/réceptionnées, il est renseigné uniquement à partir de la
livraison/réception ou, transfert d'une commande en document supérieur.
Reliquat
Ce champ contient les quantités en attente de livraison/réception (non livrées/réceptionnées), il est renseigné
uniquement à partir de la livraison/réception ou transfert d'une commande en document supérieur.
La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande :
Exemple :
- Sur une ligne de Bon de livraison/réception s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande.
- Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande.
La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de
Bon de livraison/réception.
En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés.
Vous pouvez augmenter ou diminuer une quantité sur un bon de livraison ou sur un facture.
De ce fait, la commande sera mise à jour (quantité livrée).
Si vous décidez d'augmenter la quantité, vous avez le choix de :
- tous répartir, la commande (quantité livrée) et le bon de livraison seront mis à jour.
- mettre cette quantité en supplémentaire (cocher la cas) sur le bon de livraison, dans ce cas la quantité livrée
sur la commande ne sera pas mise à jour.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible
dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre
type de document.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la
"Quantité de l'article".
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document
d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
84
Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du
document d'origine.
Dans le cas d'une livraison/réception partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée/réceptionnée" et
"Reliquat" seront renseignés.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture.
COMMENT FAIRE ...?
85
Comment interdire une saisie libre dans un document ?
Pour un utilisateur, il peut être interdit de saisir librement des articles sans code, non référencés, en sommeil,
dans les lignes de document.
Cette interdiction s’effectue au niveau des utilisateurs.
Définition des droits
Les droits « Règle de saisie des ventes » et « Règle de saisie des achats » permettent d’autoriser ou pas
la saisie des Article non référencé (Code inexistant ou vide) et Article en sommeil.
Par défaut, ces options seront autorisées.
Rappel : vous pouvez compléter ces options en bloquant la création, modification, suppression des articles.
Et ajouter un droit par colonne sur les lignes de document, au niveau de la description, si vous souhaitez garder
la description inchangée (libellé des fiches article).
Comportement dans les documents
Lorsque les droits « Règle de saisie… » sont autorisés, il est possible de saisir tous les types d’article dont les
non références ou en sommeils.
Lorsque les droits « Règle de saisie… » sont non autorisés :
x lors de la saisie d’un article non référencé ou code vide, un message indique à l’utilisateur qu’il n’est
pas autorisé à saisir un code article non référencé
x lors de la saisie d’un article en sommeil, un message indique à l’utilisateur qu’il n’est pas autorisé à
saisir un code article en sommeil
Comportement en cas de transfert
Le transfert d’un document contenant des champs articles non référencés dans la base, vide ou en sommeil est
autorisé.
Comportement en cas de duplication de document
La duplication d’un document contenant des champs articles non référencés/vides ou en sommeil sera possible
par un utilisateur non autorisé, mais seuls les articles autorisés seront repris. Un message avertit l’utilisateur
pour chaque code article non autorisé.
Toutes modifications du document créé suite à la duplication, seront soumises au contrôle des droits de
l’utilisateur connecté.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
86
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou
achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL,
Facture.
Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de
l'avoir d'acompte. (voir exemple)
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Type de document
Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents.
Code du client ou Code du fournisseur
Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Nom du client ou Nom du fournisseur
Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou
précédents.
Net à payer
Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre
document ou transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine
mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En un clic sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements
du document d'origine.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture,
Création d'un Bon de retour puis transfert en Avoir
Création d'une Facture puis transfert en Avoir,
Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte,
COMMENT FAIRE ...?
87
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
88
Comment gérer l'éco contribution ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les
Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation
effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le
temps.
Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.
Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution,
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.
Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou
en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont
montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC".
Depuis la fiche article vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris
automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total écocontribution
TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR,
Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution,
vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
COMMENT FAIRE ...?
89
Comment gérer l'analytique ?
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de
fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable.
En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à
la comptabilité ces données analytiques.
Accès à la gestion analytique
La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles.
En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis.
Le principe général
Analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise dispose de plusieurs ateliers,
premier axe d’analyse, les ateliers.
Ces axes sont appelés dans l’application des PLANS.
Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont
identifiés dans l’application par des POSTES.
La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s’appelle la clef de
répartition, la facture d’achat de matières premiers se répartie à 50% pour l’atelier A, service production et
pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l’application dans des
GRILLES.
Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l’article par exemple) pour
permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions.
L’analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service.
Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye.
Il s’agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé.
En version Pro : le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste
En version PME le nombre de plans est illimité et 12 niveaux de poste
Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres-Comptabilité.
La gestion analytique grille multi-plans
Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou
plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents.
De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans.
Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence
sur le poste d’attente paramétré dans le plan.
Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers.
La gestion analytique sur plusieurs niveaux
Le multi-niveaux vous permet de définir vos postes analytique selon un arbre, avec des « parents » et des «
enfants ».
L’entreprise souhaite mettre en place une gestion analytique pour étudier les recettes et les coûts par type
d’article produit, mais également d’un point de vue géographique.
Le 1er niveau reprend les différents lieux géographiques qui l’intéressent, ce sont les postes « parents » :
• Ile-de-France
• Autres régions de France
• International
Ce premier niveau est disponible en version PRO et Ligne PME.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
90
Le 2ème niveau reprend les différents types d’articles produits par l’entreprise, ce sont les postes « enfants »
sur lesquels les ventilations s’effectueront. Un découpage par région est alors effectué :
• Ile-de-France
- Jeux traditionnels
- Jeux électroniques
- Matériel de puériculture
- Services, animation
• Autres régions de France
- Jeux traditionnels
- Jeux électroniques
- Matériel de puériculture
- Services, animation
• International
- Jeux traditionnels
- Jeux électroniques
- Matériel de puériculture
- Services, animation
L’entreprise pourra ainsi connaître ses coûts par région, par article, ou pour un article d’une région.
Ce 2ème niveau est disponible uniquement en version Ligne PME.
Mise en place de votre gestion analytique
Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous
souhaitez analyser les coûts.
Les fiches disponibles sont :
o COMMERCIAUX
o FAMILLES COMMERCIAUX
o SECTEURS GEOGRAPHIQUES
o CLIENTS
o FAMILLES CLIENTS
o SOUS-FAMILLES CLIENTS
o CATEGORIES TARIFAIRES CLIENTS
o GROUPE 1 CLIENTS
o GROUPE 2 CLIENTS
o FOURNISSEURS
o FAMILLES FOURNISSEURS
o SOUS-FAMILLES FOURNISSEURS
o CATEGORIES TARIFAIRES FOURNISSEURS
o GROUPE 1 FOURNISSEURS
o GROUPE 2 FOURNISSEURS
o ARTICLES
o FAMILLES ARTICLES
o SOUS-FAMILLES ARTICLES
o GROUPE 1 ARTICLES
o GROUPE 2 ARTICLES
Le transfert comptable de documents réalisés avec au moins une fiche possédant une grille analytique
déclenchera une répartition analytique en comptabilité.
Si plusieurs affaires dans un document, la répartition analytique s'effectue sur les grilles analytiques de
chaque affaire.
COMMENT FAIRE ...?
91
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Stock / Articles - Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille client
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Clients/prospects (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
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Articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Familles clients/prospects
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-Familles clients/prospects
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Familles articles
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-familles articles
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
menus :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille du client sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille articles
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille articles
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
COMMENT FAIRE ...?
93
Comment gérer le e-commerce - Oxatis ?
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce Oxatis.
Options
Dans l’onglet Connexion, vous trouverez les options :
x Activer le e-Commerce Oxatis ;
x Jeton d'indentification (Token) : Clef d'identification: fournie dans la gestion des droits par utilisateur
dans la partie administration du site oxatis ;
x Site de e-Commerce : URL du site côté client ;
x Titre du site ;
x Administrateur (Site d'administration) ;
x Mot de passe de l'administrateur du site ;
x Tester la connexion : Permet de s'assurer que le jeton d'identification est correct et que la connexion
avec le site est possible.
Dans l’onglet Général, vous trouverez les options :
x Autoriser l'envoi des images : Permet d'envoyer les images des articles
x Autoriser le redimensionnement des images : Permet de ne pas redimensionner les images envoyées à
condition que leur taille ne dépasse pas la taille maximale.
x Taille des images de détail / Taille des vignette : Permet de définir la largeur et la hauteur des
images/vignettes
x Ignorer les textes enrichis : Permet d'envoyer des "textes brut".
x Libellés des causes d'indisponibilité : Permet de définir les libellés des causes d'indisponibilité.
x Tarifs : Permet de sélectionner 5 catégories tarifaires correspondant aux 5 tarifs Oxatis.
Paramétrage de la fiche article
Dans l’onglet Web, vous trouverez les options :
x "Publier sur le web" : Permet de pouvoir envoyer l'article sur le site via la fenêtre d'envoi. Les articles
n'étant pas cochés comme "publiés sur le web" ne seront jamais envoyés.
x Description,
x Vignette,
x Stock/Disponibilité,
x Catégories
x Autres
x Balises Méta : Champs permettant de référencer les articles sur internet.
Paramétrage de la fiche client
Dans l'onglet Web, la liste déroulante "Envoi des contacts" permet de dire si le contact du client doit être ou
non envoyé sur le net, donc par définition, tous les contacts peuvent être envoyés.
Dans l’onglet Gestion, la case à cocher "Client en compte" a été ajouté. Elle permet chez Oxatis de ne pas
proposer aux clients concernés la phase de paiement.
Fenêtre d'envoi
Par l'assistant de mise à jour du site, vous pouvez envoyer les articles, les clients ou importer les commandes.
Fiche Articles
x Cocher la case "Exporter les articles" pour les envoyer sur le site.
x Sélection : Permet de filtrer les articles à envoyer, soit par code article, soit par famille article, soit par
fournisseur (Du – Au), soit tous les articles.
x Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant
publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur
dernier envoi sur le site seront envoyés.
x Si la case "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués
comme étant publiés sur le web) seront envoyés avec les images/vignettes. Dans le cas contraire,
seuls les articles avec image ou vignette modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Fiche Contacts
x Cocher la case "Exporter les contacts" pour les envoyer sur le site.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
94
x Sélection : Permet de filtrer les contacts à envoyer, soit par code client, soit par famille client(Du –
Au), soit tous les contacts.
x Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le
cas contraire, seuls les contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Fiche Commandes
x Cocher la case "Importer les commandes" pour les importer dans le logiciel.
x Liste "Type de filtre sur les dates.
x La sélection de date pour l'import des commandes (Du-Au) est obligatoire.
Cliquez ici pour afficher les concordances entre les données Open Line et les données Oxatis.
COMMENT FAIRE ...?
95
Comment gérer le e-Commerce - e-Pages?
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce ePages.
Options
Dans l’onglet Connexion, vous trouverez les options :
x Activer le e-Commerce ePages ;
x Site de e-Commerce ;
x Titre du site ;
x URL des services web ;
x Code Utilisateur service web;
x Mot de passe service web ;
x Tester la connexion : Permet de contrôler que les paramètres entrés sont corrects et que la connexion
avec le site est possible.
Dans l’onglet Général, vous trouverez les options :
x Autoriser l'envoi des images : Permet d'envoyer les images des articles
x Territorialité : Permet d'établir la liste de concordances entre la catégorie fiscale ePages et les
territorialités d'Open Line.
x Information de TVA : Permet d'établir la liste de concordances entre la catégorie fiscale ePages et les
taux de TVA d'Open Line.
Paramétrage de la fiche article
Dans l’onglet Web, vous trouverez les options :
x "Publier sur le web" : Permet de pouvoir envoyer l'article sur le site via la fenêtre d'envoi. Les articles
n'étant pas cochés comme "publiés sur le web" ne seront jamais envoyés.
Paramétrage de la fiche client
Dans l'onglet Web, la liste déroulante "Envoi des contacts" permet de dire si le contact du client doit être ou
non envoyé sur le net, donc par définition, tous les contacts peuvent être envoyés.
Fenêtre d'envoi
Par l'assistant de mise à jour du site, vous pouvez envoyer les articles, les clients ou importer les commandes.
Cliquez ici pour afficher les concordances entre les données Open Line et les données ePages.
Fiche Articles
x Cocher la case "Exporter les articles" pour les envoyer sur le site.
x Sélection : Permet de filtrer les articles à envoyer, soit par code article, soit par famille article, soit par
fournisseur (Du – Au), soit tous les articles.
x Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant
publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur
dernier envoi sur le site seront envoyés.
x Si la case "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués
comme étant publiés sur le web) seront envoyés avec les images. Dans le cas contraire, seuls les
articles avec image modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Fiche Contacts
x Cocher la case "Exporter les contacts" pour les envoyer sur le site.
x Sélection : Permet de filtrer les contacts à envoyer, soit par code client, soit par famille client (Du –
Au), soit tous les Contacts.
x Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection (marqués comme étant
publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les contacts modifiés depuis leur
dernier envoi sur le site seront envoyés.
Fiche Commandes
x Cocher la case "Importer les commandes" pour les importer dans le logiciel.
x La sélection de date pour l'import des commandes (Du-Au) est obligatoire.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
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Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?
Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou
Règlements - Fournisseurs - Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils,
ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant du règlement reçu.
Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes.
Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement.
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré
en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
COMMENT FAIRE ...?
97
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs
?
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de
livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants
pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients.
Consultation de l'échéancier
La consultation des échéances s'effectue à partir :
de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs,
de la fiche clientou fournisseur,
du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les
acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date
donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le
menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou
Règlements fournisseurs- Echéancier.
Relances clients
Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date
donnée.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie
Règlements clients- Relances Clients.
Si vous souhaitez gérer les lettres de relance en fonction d'un niveau et historiser ces lettres, vous devez
vous placer dans le menu Règlement - Clients puis lettres de relance.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
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Comment gérer le stock d'un article ?
Pour qu'un article puisse être géré en stock, il faut qu'il soit de type bien.
Ensuite, à partir de l'onglet stock de la fiche article, vous devez cocher la case "Géré en stock".
Pour entrer des articles en stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon d'entrée,
- réaliser un inventaire,
- réceptionner une commande fournisseur (bon de réception),
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir client,
- réaliser un réapprovisionnement
.
Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon de sortie,
- livrer une commande ou réaliser une facture de vente,
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir Fournisseur
.
La page mouvements de stock permet de vérifier les différentes variations de stock d'un article.
COMMENT FAIRE ...?
99
Comment visualiser le stock d'un article ?
La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir :
x La liste des articles (menu Articles/Articles),
x La fiche article / onglet Stock,
x Les mouvements de stock (Menu Articles/Documents de stock)
x .
A chaque sélection d'un article par la liste déroulante, vous avez également accès à ces informations si la vue
est de type "Défaut (Système)".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
100
Comment réaliser un publipostage ?
Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis.
Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word.
Le publipostage est possible avec Word 2003, Word 2007 et Word 2010 uniquement.
Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée.
L'assistant de publipostage vous permet de réaliser étape par étape le paramétrage du publipostage jusqu'au
document final "fusionné".
COMMENT FAIRE ...?
101
Comment gérer les champs personnalisés ?
Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés.
Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables :
x Clients,
x Fournisseurs,
x Contacts
x Articles,
x Familles clients, fournisseurs, articles
x Commerciaux/collaborateur,
x Documents (stock, vente, achat),
x Lignes de document (stock, vente, achat),
x Poste analytique.
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables Clients, Fournisseurs, Articles,
Commerciaux/collaborateur, Documents (stock, vente, achat), un onglet "Champs personnalisés" contenant les
nouveaux champs sera créé sur les fiches.
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables de lignes de document, il faudra réaliser une
nouvelle vue pour insérer les champs personnalisés dans la grille de saisie.
Les types de champs personnalisés disponibles sont :
o Mémo : Permet de définir une zone de texte.
o Texte enrichi : Permet de définir une zone de texte avec possibilité de paramétrer la police de
caractères, alignement, couleurs...
o Texte : Permet de définir un champ qui autorise la saisie de tous les caractères. Les caractères saisis
sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul.
o Entier : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres sans décimales.
o Décimal : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres avec un nombre
défini de décimales.
o Date : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date ou la sélection d'une date depuis
un calendrier.
o Date/heure : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date et une heure ou la
sélection depuis un calendrier.
o Booléen : Permet de définir un état soit Oui ou Non. Ce champ se matérialise par une case à cocher.
Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de
valeurs autorisées.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
102
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
COMMENT FAIRE ...?
103
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre
dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données,
et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner
les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde
rapide.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
104
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque
dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner
le dossier à restaurer et lancer la procédure.
COMMENT FAIRE ...?
105
Comment consulter le journal des événements ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements
Il stocke chaque information concernant :
la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation
le manque d'un n° TVA intracommunautaire
la suppression de documents
la dévalidation d'inventaire
le changement de code,
la dévalidation de document.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des
événements.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
106
Comment envoyer un SMS ?
Il est possible d’envoyer des sms.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au
0811 65 80 20.
Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB
et SMSEnvoi).
Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS
Trois fournisseurs sont disponibles:
x EcoSms : http://boutique.ecosms.fr
x SMSToB : http://www.smstob.com
x SMSEnvoi : http://www.smsenvoi.com
Paramétrage
Dans les options (paramètres/société/SMS), vous devez définir :
x Service SMS par défaut : Service SMS sélectionné par défaut lors d’un envoi depuis une liste
x EcoSMS : Clef d’identification: code d’accès au service
x SMSEnvoi
x E-mail : email utilisé pour le compte chez smsenvoi
x Clef API KEY: Clef disponible sur le site SMSEnvoi sur la page “Modification du compte”
x Qualité des sms : qualité de l’envoi (dé doublonnage des numéros, …) voir le site pour la
description
La procédure pour récupérer la clef API KEY est la suivante :
• Aller sur http://www.smsenvoi.com,
• Dans le cadre en haut à droite, s’identifier,
• Dans le cadre « Manager » à gauche, cliquer sur « Modification du compte »,
• Dans la fiche du compte, il y a un champ « Clef API KEY », c’est cette valeur qu’il faut mettre dans les
options de de l'application.
x SMSToB
x E-mail : email utilisé pour le compte chez smstob
x Mot de passe : mot de passe du compte
x Supprimer les accents des messages : Remplace les lettres accentuées par leur homologue non
accentuée. Les lettres remplacées sont les suivantes: ç ->c, ñ ->n, à â ä á ã ->a, é è ê ë ->e, ï î í ì -
>i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û ->u Certains fournisseurs effectuent de leur coté des transformations:
x EcoSMS : ç ->c, â ã ->a, ê ë ->e, ï î í –>i, ó ô –>o, ú û –>u. Les autres caractères
accentués sont correctement transmis.
x SMSEnvoi: ç –>c, ñ –>n, â ä á ã ->a, ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û –>u. Les
autres caractères accentués sont correctement transmis.
x SMSToB : aucune transformation n’est effectuée et les caractères accentués sont mal
transmis
Fenêtre d’envoi
Vous trouverez ci-dessous la description de la fenêtre d'envoi :
x Service SMS : service à utiliser pour effectuer l’envoi
x Options : Permet d'accéder aux paramètres/société/SMS.
x Découvrir ce service... : permet d'accéder au site du fournisseur.
x Destinataires : Le numéro est obligatoire et doit être au format international (commencer par un +).
Le nom est facultatif et n’est présent qu’a titre informatif pour le moment.
x Texte standard : Le bouton “Ajouter” ajoute le texte sélectionné dans la combo à la fin du message.
Le bouton “Remplacer” remplace le contenu du message par le texte sélectionné dans la combo.
COMMENT FAIRE ...?
107
x Variables : Liste des variables pouvant être ajoutées dans le message.
Suivant le contexte, certaines variables peuvent ne pas avoir de valeur.
x Message: message à envoyer
x x caractères / y SMS : statistiques du message. Le nombre de caractères dépend du fournisseur car
certains caractères peuvent compter pour deux (€ [ ] \ ^ { } | ~ ). Le nombre de SMS est le
nombre de SMS nécessaire pour envoyer le message. Si le message fait moins de 160 caractères, il
faudra un seul SMS, sinon le message est découpé par blocs de 153 caractères.
x Envoi différé: Il est possible de programmer l’envoi du message. Le message sera transmit
immédiatement au fournisseur, qui lui se chargera de retransmettre le message à la date voulue.
Les boutons de la fenêtre d'envoi sont :
x Aide
Permet d'accéder à l'aide en ligne de cette fenêtre.
x Aperçu
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant l'aperçu des message avec le nom du destinataire, le n° de
téléphone, le nombre d'SMS par destinataire ainsi que le message envoyer.
x Envoyer
Permet de réaliser l'envoi du SMS.
x Annuler
Permet d'annuler l'envoi d'un SMS.
Généralités
L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes clients, contacts, fournisseurs, commerciaux, documents de
vente et documents d’achat et pour les opérations de transfert, regroupement et livraison de document.
Les actions des listes ne sont activée que si il y a au moins un élément de sélectionné.
L’Action depuis une liste est SMS.
Les Actions depuis une fiche sont SMS puis choix du fournisseur.
Transformation des numéros
Les points, les espaces et les tirets sont supprimés.
Les numéros doivent être au format international.
Si un contact est français ou n’a pas de pays, que le numéro fait 10 caractères et qu’il commence par 0, celui-ci
sera converti automatiquement au format international (+33xxxxxxxxx)
Clients et fournisseurs
Lors de l’envoi à un client depuis une liste, on tente d’envoyer soit au contact de facturation soit au contact de
livraison.
x Si le client a un numéro de portable sur le contact de facturation et pas sur le contact de livraison, ou
si le numéro de portable du contact de facturation est identique à celui du contact de livraison, c’est le
contact de facturation qui sera utilisé.
x Si le contact de facturation n’a pas de numéro de portable et que le contact de livraison en a un, c’est
le contact de livraison qui sera utilisé.
x Si le numéro de portable du contact de facturation est différent de celui du contact de livraison, un
question sera posée à l’utilisateur.
Lors d’un envoi depuis la fiche, si il n’y a qu’un contact dans la liste de contacts, c’est celui-ci qui sera utilisé.
sinon une question sera posée à l’utilisateur pour choisir d’envoyer soit à un contact soit à tous les contacts.
Contacts
Lors de l’envoi depuis la fiche/liste contact, si le contact n’a pas d’adresse c’est celle du tiers attaché qui sera
utilisée pour déterminer le pays du contact.
Commerciaux/collaborateur
Il n’y a pas de traitement particulier lors de l’envoi à un commercial/collaborateur.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
108
Documents
Lors de l’envoi à un document, la sélection du contact se fait comme dans les liste client.
Transfert, regroupement, livraison
Lors d’un transfert, regroupement ou livraison, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le
document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document
d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert ou regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Variables dans le message envoyé
Il est possible de mettre des variables dans un message.
Les variables sont les suivantes:
x Civilité
x Nom
x Prénom
x Numéro de portable
x Date du document
x Numéro du document
x Numéro du document d’origine
Les variables concernant les documents ne sont renseignées que pendant l’envoi à partir d’un document.
COMMENT FAIRE ...?
109
Comment créer et gérer ROL ?
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de
votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de
consultation.
Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez
les diffuser, et la fréquence de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir donc :
o Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.
o Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents
sur l’espace de publication ROL (site web).
Des droits utilisateurs sont à votre disposition :
1. - Publication dans ROL : droits sur la fiche publication
2. - Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte
3. - Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL
La mise en place des publications
Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre
d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne
1. La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne
ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents
2. La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet
Comptes
3. La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous
n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications,
une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement.
Manuellement
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de
déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.
Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.
Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour
automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié
vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur
et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors
d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et
ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de
miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous
permettre de le télécharger.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
110
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications.
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures
les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30
minutes après l’ouverture de votre dossier.
La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web
(Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour
consulter les documents sur votre site ROL.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à
son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un
dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière
diffusion, description de la publication
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.
L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte).
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :
1. Voir tous les documents diffusés
2. Voir les comptes
3. Supprimer les publications
4. Supprimer des documents
COMMENT FAIRE ...?
111
Comment envoyer un PDF signé ?
Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de
la moindre modification du document.
Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit).
Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire.
Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé.
Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité
de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit).
Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la
possibilité de :
x Créer un certificat
x Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de
racine de confiance ».
Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte
lors de l’envoi d’email.
Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line.
Paramétrage du certificat dans Open Line
A partir du menu « Paramètres- Société / Général / Impression et export », vous devez cliquer sur «
Sélectionner un certificat ». Un écran s’affiche avec les certificats disponibles. Sélectionnez le certificat et
cliquez sur Ok.
Pour valider la sélection dans l’application, cliquez sur OK. La fenêtre des Paramètres-Société se ferme.
Premier envoi par email d’un document PDF signé
Après avoir sélectionné un document, cliquez sur "Envoyer par mail", de la barre des tâches (liste des
documents) ou la barre d’outils (fiche document).
Choisir le format "Fichier PDF signé"’ et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche.
Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ».
Réception d’un PDF signé chez le tiers
Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe.
Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet ‘’Signatures’’, il devra cliquer dessus.
L’icône indique que la signature de ce fichier PDF est inconnue. Il est nécessaire que le tiers approuve
cette signature.
Pour cela, il devra cliquer sur « Détails du certificat… ».
L’écran « Informations détaillées sur les certificats »s’affiche. Le tiers devra cliquer sur l’onglet «
Approbation » (toutes les options sont indiquées avec une croix rouge), puis sur le bouton « Ajouter aux
identités approuvés » et sur « OK» sur le message de protection Acrobat.
Un écran sur l’import de la configuration des contacts s’affiche, le tiers trouveras dans l’objet et l’émetteur
votre nom de certificat. Il doit cliquer sur « Utiliser ce certificat comme racine approuvée » puis «
Documents certifiés » puis valider par OK.
Si le tiers qui a reçu le mail, ferme le document et l’ouvre à nouveau, la signature sera valable.
En retournant sur le volet ‘’Signatures’’, elle est maintenant valable. L’icône indique que le signataire
est identifié.
Les prochains documents signés et envoyés à ce même tiers, seront valables et reconnus directement.
La manipulation d’approbation est à faire sur chaque poste susceptible de recevoir des documents PDF
signés.
Ces manipulations peuvent être aussi nécessaire pour des certificats délivrés par une autorité de
certification.
Adobe indique que les documents PDF signés font apparaître un bandeau bleu signalant la validité de la
signature. Pour cela, à l’ouverture du fichier, Adobe doit pouvoir vérifier l’authenticité du certificat délivré par
une autorité de certification préconisée par Adobe.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
112
Attention à ce que le proxy de votre société, n’empêche pas ce contrôle.
Export d’un PDF signé depuis une application open line
Depuis une page d’une application Open line, cliquez sur ‘’Imprimer’’, via le bouton ‘’Impression de liste’’
de la barre d’outils.
Sur l’écran d’impression, vous devez filtrer la donnée souhaitée puis cliquer sur « Exporter », et sélectionner
« Fichier PDF signé ».
Ensuite, saisissez un "nom au fichier .PDF" et enregistrez.
Le fichier généré est signé.
113
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
FICHIER
Nouveau dossier
Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier.
Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant.
Ces étapes consistent à :
Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre
ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
Si vous possédez une version Gestion commerciale Pro et Comptabilité Pro, vous avez la possibilité de créer un
dossier avec liaison entre les applications :
x Gestion commerciale PRO + Comptabilité PRO
De même, si vous possédez une version Immobilisation PRO, ...
Cliquer ici pour avoir un graphique récapitulatif des liaisons possibles.
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
Saisir le nom du dossier,
Saisir l'application à récupérer (pour avoir plus d'informations sur la récupération de données EBP Gestion
Commerciale, cliquer-ici),
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir d'autres informations et les informations de TVA,
La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application
comme par exemple les taux de TVA pour le dossier.
Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Sélectionner les fonctionnalités disponibles que vous allez utiliser dans votre application de gestion
commerciale.
Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables
par défaut.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
114
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir
les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de
saisir et de renseigner les autres options.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
115
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale
Il est impératif de travailler sur une copie de la base de données d’EBP Gestion Commerciale. Par mesure de
sécurité, il est indispensable d’en faire une sauvegarde au préalable.
Pré-requis
Pour que la récupération de données puisse s’effectuer, il faut que le dossier soit dans la dernière version
commercialisée d'EBP Gestion Commerciale. Pour cela, il suffit d’ouvrir le dossier et le migrer avec la dernière
version commercialisée.
Pour que la récupération de données puisse se dérouler correctement, il faut remplir les conditions suivantes :
- Le système d’exploitation de la machine doit être 32 bits (Windows Xp, Windows vista 32 bits, Windows 7 32
bits),
- Pervasive 8.6 doit être installé sur la machine,
- EBP Gestion Commerciale doit être installée,
- EBP Gestion Commerciale et EBP Gestion Commerciale PRO Open Line doivent être activées.
Il est vivement conseiller d'effectuer un recalcul des données pour s’assurer que les stocks des articles
soient corrects (outils => recalcul des données).
Création du dossier
Pour récupérer les données, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier (Fichier nouveau).
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer
dans l'assistant.
Renseignez les informations nécessaires, comme pour la création d’un dossier classique, jusqu’à la page
"Choisissez les applications à récupérer".
Sur cette page, vous devez sélectionner la case "Récupérer les données depuis des applications tierces".
Suite à la sélection de cette case, un message d'accès restreint s'affiche. Vous devez alors saisir le code du jour
fourni par le service technique et valider par Ok. Ensuite, vous devez sélectionner l'application contenant les
données à récupérer (EBP Gestion Commerciale ou EBP Gestion Commerciale Pro +).
Sur la page suivante "Informations relatives à la récupération de l'application EBP Gestion Commerciale", vous
devez :
x Renseigner le chemin du dossier
x Renseigner le chemin des données communes (répertoire common)
x Indiquer le chemin d’installation d’EBP Gestion Commerciale
De plus, si vous voulez utiliser les caractères spéciaux (parenthèses, slash, backslash, underscore, tiret et
espace) dans vos codes, sélectionnez la case « Utiliser la codification étendue ».
Pour récupérer les documents, sélectionner la case "Récupérer les documents de vente". L'étape suivante,
vous permettra de préciser cette récupération.
Si vous souhaitez récupérer votre liste de codes postaux, sélectionnez la case « Récupérer les codes postaux
».
Cette étape permet de définir les paramètres de récupération des documents :
x Récupérer les document depuis le :
Date à partir de laquelle vous souhaitez récupérer les documents (De cette date à date du jour)
Par défaut la date indiquée est date du jour moins un an.
Vous pouvez modifier cette date dans la limite de 2 ans.
x Récupérer les documents de (Ventes /Achats)
Case à cocher
Permet de définir les documents à récupérer (vente et/ou achat)
x Joindre un PDF du document d'origine
Case à cocher
Permet de générer une copie du/des document/s en format PDF
Ce PDF permet de ré-éditer le document après récupération.
Les pages suivantes sont identiques à la création de dossier.
Pour lancer le traitement de création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
116
Analyse et traitements des données
Suite à la création du dossier, la récupération de données commence par une analyse du dossier afin de
détecter et/ou corriger les incohérences, compléter les données manquantes …
Pour avoir la liste des données analysées et récupérables cliquez-ici.
Lorsqu'il y a des informations manquantes, une page d'assistant vous propose de renseigner des informations
supplémentaires. Il peut y avoir plusieurs pages successives. Elles contiennent vos données de EBP Gestion
Commerciale et les nouvelles données dans EBP Gestion Commerciale PRO Open Line .
Les pages d'assistant pour compléter les informations afin qu'elles soient importées peuvent concerner :
x TVA
x Recodification des données
x Articles
x Familles articles
x Tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Familles tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Tarifs
x Moyens de paiement
x Modes de règlements
x Pays
x ...
Pour confirmer la saisie des informations complémentaires et passer à l'étape suivante, vous devez cliquer sur
le bouton Valider.
Avertissements
A la fin du traitement de récupération, une page d'avertissement est affichée. Elle vous présente les anomalies
détectées qui ne bloquent pas la récupération de données. Ce sont soit des fonctionnalités qui ne seront pas
récupérées (par ex les barèmes de commission sur le montant global du document) soit des modifications qui
seront forcées (par ex N° de TVA intracommunautaire invalide).
Ces avertissements sont à examiner dans le détail.
Résumé de la création de dossier
Cette page vous résume tous les problèmes rencontrés. Avec d’une part la liste des avertissements détectés
par l’analyse et d’autre part les avertissements générés pendant la récupération.
Suite à la création du dossier, il est vivement conseillé de vérifier les données récupérées.
Récupération des documents dans la gestion
Les documents récupérés sont présents dans les menus Vente et Achat + Documents.. + Historique de
récupération des documents.
Chaque ligne représente un document.
Pour voir le détail du document, double-cliquez dessus. Seules les informations principales de l'entête et du
pied sont visualisables.
Si l'option PDF a été sélectionnée lors de la récupération, un fichier PDF est associé à chaque document. Cela
vous permet de ré-imprimer le document d'origine.
Vous pouvez également ajouter d'autre document numérisé dans cette liste.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
117
Créer un nouveau raccourci
Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création d'un raccourci.
x La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;
Vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont
sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
x indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ;
x Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour
créer le raccourci.
x Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
118
Ouvrir un dossier
Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la
base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un
nouveau raccourci" du menu Fichier.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
119
Lier un dossier
Accès : Fichier - Lier
Cette fonction permet de lier ou consulter les dossiers liés par application.
Elle est disponible par le menu Paramètres/Société/Synchronisation.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
120
Fermer un dossier
Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous
aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
121
Quitter l'application
Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application,
vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
122
FAVORIS
Favoris
Accès : Favoris
Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Ajouter un favori
Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation
+ clic droit et cliquer sur "Ajouter aux favoris"
Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris.
Aller dans le menu Ventes + Factures, faire clic droit puis "Ajouter aux favoris".
Dans la volet Favoris, vous retrouvez "Factures".
Gestion des Favoris
Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer.
Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers.
Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit + Ajouter un dossier.
Par défaut, le libellé est "Nouveau dossier".
Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance.
Le nombre de dossier est illimité.
Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier.
Chaque dossier et action peuvent être renommer.
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Propriétés.
Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action.
Le bouton réinitialiser permet de retrouver le libellé d'origine :
- pour les dossiers : Nouveau dossier
- pour les actions : Nom de l'action d'origine
Chaque dossier ou action peuvent être déplacer. Ceci à l'aide des boutons Monter/Descendre (clic droit +
Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser.
A l'aide de la touche shift, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit
+ Remonter d'un niveau)
2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers :
"sélectionner l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau".
Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des
utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.
Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste.
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Enlever des Favoris.
Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre.
Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration.
Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
123
VENTES
Ventes - Démarrer une tâche
Accès : Ventes - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche
Client.
Nouveau devis
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis.
Nouvelle facture
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double
cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures.
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
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DOCUMENTS DE VENTE
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Documents de vente - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison,
Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Clients (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez voir les documents
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Familles clients
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Sous-Familles clients
Sélectionnez la sous-famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Marquer comme imprimé
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
125
Permet d'indiquer que le document a été imprimé.
Marquer comme non imprimé
Permet d'indiquer que le document n'a pas été imprimé.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Réappro. fournisseur
Permet de réaliser un réapprovisionnement afin de générer une commande fournisseur.
Livrer
Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
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Devis
Accès : Ventes - Documents de vente - Devis
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer :
o L'état du devis
Sélectionnez ici l'état du devis.
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en
bon de livraison, commande ou facture.
o La date de validité
Indiquez ici la date de validité du devis.
Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du
dossier.
Date du document : 15/02/2008
Durée de validité des devis (jours) : 10
Date de validité : 25/02/2008
Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de
statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement)
Le corps
Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre
devis :
En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
127
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
128
Commandes de vente
Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Pour les commandes, vous avez également la possibilité de définir une priorité (Haute, Normal, Faible). Cette
priorité permet de réaliser un tri supplémentaire lors de la livraison des commandes.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des règlements d'acompte ainsi que les factures et avoirs d'acompte associée au
document.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
129
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Réappro. fournisseur
Permet de réaliser un réapprovisionnement afin de générer une commande fournisseur.
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
130
Bons de livraison
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison
La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de livraison
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps du bon de livraison
Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de livraison :
En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de livraison
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des règlements d'acompte ainsi que les factures et avoirs d'acompte associée au
document.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de livraison
A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
131
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
132
Bons de retour
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
133
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
134
Factures
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
135
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Régler la facture
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
136
Avoirs
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
137
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
138
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail de la TVA.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du tiers.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document d'acompte et son règlement avant le transfert du document
en comptabilité.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
139
Dévalider
Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité"
et de le passer en état "Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
140
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail de la TVA.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du tiers.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseuraffectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseurrenseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document d'acompte et son règlement avant le transfert du document
en comptabilité.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
141
Dévalider
Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité"
et de le passer en état "Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
142
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre du même type.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Il contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
143
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
144
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
145
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
146
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
147
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou demande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"……. Supprimer d’abord ce
document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé
sont également supprimées.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
148
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x l'ouverture du document généré après le transfert.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
149
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
150
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
151
CLIENTS
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes.
La liste des clients/prospects contient les onglets :
Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés,
Clients,
Prospects.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Transférer en client
Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de
renseignements.
Action disponible uniquement pour une fiche prospect.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du client ou prospect" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du
client" sélectionné.
Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client.
Créer un document de vente
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement,
n° de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Changer un code client
Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Clients.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date
donnée.
Publipostage
Permet de définir le modèle d'envoi de publipostage pour le/les client/s sélectionné/s, puis visualiser le
publipostage généré dans word.
Changer le statut
Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches.
Solvabilité
Permet d'accéder à une sélection de sites Internet permettant de répondre aux questions de solvabilité.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
152
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
153
Clients / Prospects
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches.
La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille client / prospects
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect.
Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur
la fiche clients/prospect
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques).
La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client.
Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse
de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
154
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de vente, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du client, le commercial/collaborateur, les groupes et les
informations administratives.
Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du client.
Références
Permet d'associer à la fiche client une ou plusieurs référence/s articles indépendante/s du code article.
Options de facturation
Cet onglet permet :
o de visualiser la liste des facturations périodiques affectées à ce client ainsi que d’en créer d’autres. "C"
o de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en impression d’un
type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires.
Web
Permet de définir l'envoi du client sur Internet.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la
fenêtre principale de navigation des clients/prospects.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
155
Contacts - Fenêtre principale de navigation
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes.
La liste des contacts contient les onglets :
Tous : Tous les contacts sont affichés,
Contacts .... :
Contacts divers :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Paramètres - Divers - Contacts.
Il contient la liste des contacts sans tiers associé.
Contacts clients :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Ventes - Clients - Contacts.
Il contient la liste des contacts associés à un client ou prospect.
Contacts Fournisseur :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Achats - Fournisseurs - Contacts.
Il contient la liste des contacts associés à un fournisseur.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer le tiers
Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact.
Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le type de tiers à créer.
Afficher le tiers
Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
156
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
divers).
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Divers".
Client / Fournisseur
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse
Cet onglet contient les coordonnées du contact
Adresse
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
157
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
158
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Autre adresse
Cet onglet contient l'adresse complémentaire du contact.
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Web
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
159
Cet onglet permet de définir si le contact doit être envoyé ou non sur Internet.
x Contact web :
Permet de dire si le contact doit être ou non envoyé sur le net.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
160
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois
que cette famille lui sera affectée.
Vous pouvez également indiquer par défaut, le taux d'escompte, la facturation TTC (uniquement pour famille
client), le frais de port (uniquement pour famille client), la catégorie tarifaire, le code commercial/collaborateur
et mode de règlement.
Il est possible de définir la famille client comme "envoi des contacts (web): Tous les contacts de clients associés
à cette famille seront par défaut des clients pouvant être exportés sur un site web.
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
un onglet Options de facturation
Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et
des modèles de document.
Les modèles de document sont disponibles uniquement si vous avez sélectionné l'option "Paramétrage des
modèles" dans le menu Paramètres/Société/Fonctionnalités disponibles.
Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton
"Ajouter". Il en va de même pour les modèles paramétrés.
Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette
famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de
la fiche facturation périodique.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
un onglet Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
161
Sous familles clients/prospects/fournisseurs
Accès : Ventes - Clients - Sous-Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Sous-Familles
Fournisseurs
La gestion de la fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" peut être affectée à une fiche Clients, Prospects ou
Fournisseurs" onglet Divers.
La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la sous-famille "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" (au maximum 40
caractères alphanumériques).
une famille tiers *
Ce champ permet de sélectionner la famille Clients, Prospects ou Fournisseurs à laquelle est associée la Sous
Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
un onglet Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes/achats, il est possible de le supprimer à l'aide du
bouton "Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
un onglet Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
162
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Stock / Articles - Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille client
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Clients/prospects (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
163
Articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Familles clients/prospects
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-Familles clients/prospects
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Familles articles
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-familles articles
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
menus :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille du client sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille articles
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille articles
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
164
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes famille tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Sous famille tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes sous famille tiers (clients/fournisseur) sur lesquels vous souhaitez effectuer les
statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous avez également la possibilité de :
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques" en début de liste.
Supprimer une vue : cette fonction permet de supprimer une vue présente dans "Mes statistiques"
Export une vue : cette fonction permet d'export dans un fichier à préciser les vues présentes dans "Mes
Statistiques".
Importer une vue :cette fonction permet d'importer un fichier ZIP contenant des vues qui seront intégrées
dans la partie "Mes Statistiques".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
165
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Personnaliser la vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Afficher les champs : Ce bouton permet d'afficher les champs disponibles pour cette statistique (en
colonne, en ligne, en données, ordre des champs...)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
166
Facturation périodique
Accès : Ventes - Clients – Facturation périodique
La gestion de la fiche "Facturation périodique" est commune à toutes les fiches.
La fiche Facturation périodique se compose d’une entête et d’onglets permettant de définir les paramètres
(fréquence de génération) ainsi que les clients et les familles associées à la facturation.
Entête
L’entête se compose :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la facturation périodique (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Onglets
Deux modes de facturation périodique sont disponibles :
x Copie d'un document de référence,
x Regroupement de bons de livraison.
L'onglet Paramètres varient en fonction de ces modes.
Paramètres
Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures
mais également de simuler les dates de facturation.
Mode
Comme annoncé précédemment, il est possible de choisir entre ces 2 modes :
x Si mode "Copie d'un document de référence", Sélectionnez le document de vente (devis,
commande, bon de livraison, facture) que vous souhaitez utiliser pour réaliser la facturation
périodique, dans le champ document*.
x Si mode "Regroupement de bons de livraison", il n'y a pas de document à sélectionner.
Période
Cette partie permet de définir la période de facturation (Du … Au …) ainsi que la périodicité pré-définie
(Hebdomadaire, mensuel, …) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois …).
En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour
du mois le X du mois , le 3ème lundi du mois, X semaines …
Options de génération de facture en mode "Copie d'un document de référence"
Cette partie permet de définir :
o L’actualisation des prix de la pièce/document
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Cette option permet de mettre à jour le document qui sera généré avec les prix des fiches article et pas
ceux du document de référence.
o Appliquer les tarifs et promotions
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Cette option permet d’appliquer dans le document généré les tarifs et promotions en cours pour les
articles.
o Récupérer les données de la fiche client
Case à cocher, sélectionnée par défaut
Cette option est grisée si plus d’un client est sélectionné dans l’onglet client ou famille client.
Si cette case est cochée, les données récupérées sur le document généré sont les coordonnées clients,
le frais de port, le commercial, le mode de règlement et la territorialité.
o Appliquer les remises et escompte du client
Case à cocher, non sélectionnée par défaut.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
167
Si cette case est cochée, les 2 remises ainsi que l’escompte présents sont repris dans le pied du
document généré.
o Utiliser un mode de règlement personnalisé
Case à cocher, non sélectionnée par défaut.
Si cette case est cochée, le champ "Mode de règlement" est dégrisé. Vous pouvez alors sélectionner un
mode de règlement
o Mode de règlement
Zone de sélection disponible uniquement si la case à cocher "Utiliser un mode de règlement
personnalisé" est sélectionnée.
Permet de sélectionner le mode de règlement à affecter à toutes les factures générées.
Si des modes de règlement différents sont présents sur le document à copier ou les documents à
regrouper, ils seront ignorés.
Options de génération de facture en mode "Regroupement de bons de livraison"
Cette partie permet de définir :
o Regrouper les lignes articles
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o Copier les lignes Texte
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o Générer un sous-total par document
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o Ignorer la vérification de l'adresse
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o Ignorer la vérification des champs personnalisés
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le
nouveau document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
o Ancienneté minimum des bons de livraison
sélectionnez le nombre de jours d'ancienneté à prendre en compte dans la sélection de Bons de livraison
o Utiliser un mode de règlement personnalisé
Case à cocher, non sélectionnée par défaut.
Si cette case est cochée, le champ "Mode de règlement" est dégrisé. Vous pouvez alors sélectionner un
mode de règlement
o Mode de règlement
Zone de sélection disponible uniquement si la case à cocher "Utiliser un mode de règlement
personnalisé" est sélectionnée.
Permet de sélectionner le mode de règlement à affecter à toutes les factures générées.
Si des modes de règlement différents sont présents sur le document à copier ou les documents à
regrouper, ils seront ignorés.
Simulation des dates de facturation
Cette partie permet de visualiser dates des prochains documents générés. Ces dates sont définies en fonction
d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates).
Clients
Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients.
La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches.
Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
168
En création d'une facturation périodique, il est proposé de récupérer le client du document de référence par
défaut dans cette liste.
Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client,
onglet Options de facturation.
Un client bloqué ou partiellement bloqué ne peut pas être défini comme client pour une facturation
périodique.
Suite à la génération d’une facturation périodique pour un/des client/s, la date de dernière facture et la date de
prochaine facture seront mises à jour sur chaque ligne client.
Famille clients
Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients.
La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches.
Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante.
Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche
famille client, onglet Options de facturation.
Suite à l’affectation d’une famille client, tous les clients associés à cette famille seront automatiquement
associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients.
Lorsque une famille client est modifiée ou supprimée, un message vous permettra de choisir la suppression
des clients (tous, ceux non facturés, aucun)
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Actions
A partir de la fiche facturation périodique, vous avez à votre disposition l’action « Générer les factures ».
Elle est disponible également dans la fenêtre principale de navigation des Facturations périodiques.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
169
COMMERCIAUX/COLLABORATEURS
Commercial/Collaborateur
Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Commerciaux/Collaborateurs
La gestion de la fiche "Commercial/collaborateur" est commune à toutes les fiches.
La fiche commercial/collaborateur se compose d'une entête et d'onglets.
Le commercial/collaborateur peut être rattaché soit, à la fiche des clients soit, à un document de ventes (onglet
Compléments) ou encore, à une ligne d’article dans le document.
Si vous gérez le service à la personne, c'est cette fiche qui sera appelée comme intervenant principale dans les
options, la fiche famille article, fiche article de type service ou dans les documents.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille commercial/collaborateur
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le commercial/collaborateur.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
commercial en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre commercial/collaborateur (au maximum 25
caractères alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Prénom
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial/collaborateur (au maximum 60 caractères
alphanumériques).
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial/collaborateur (au maximum 60 caractères
alphanumériques).
Fonction
Ce champ permet de saisir la fonction de votre commercial/collaborateur (au maximum 40 caractères
alphanumériques).
Commercial
Case à cocher permettant de définir si la fiche correspond à un commercial (case sélectionnée) ou un
collaborateur (case dé-sélectionnée).
La fiche du commercial/collaborateur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Onglet Divers
Les informations ci-dessous correspondent aux statut, secteur géographique, coordonnées, contacts, groupes
du commercial.
Statut
Champ permettant la sélection du statut du commercial/collaborateur.
Les statuts possibles sont actif, en sommeil et bloqué.
Par défaut, le statut est actif.
Si le commercial/collaborateur est affecté à un/des client/s et que le statut est changé en "Bloqué", vous
avez la possibilité de remplacer automatiquement le commercial sur la/les fiche/s client/s.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
170
Code utilisateur
Champ permettant de sélectionner l'utilisateur associé au commercial.
Un utilisateur peut être associé à un seul commercial.
Secteur Géo.
Ce champ permet de saisir ou sélectionner le secteur géographique de votre commercial/collaborateur (au
maximum 10 caractères alphanumériques).
Si le secteur géographique que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le
fichier des secteurs géographiques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche secteur géographique en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Adresse
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans fiche commercial/collaborateur mais n’est pas
créé dans la table des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
171
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du commercial.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Groupes
Les groupes permettent une classification supplémentaire de vos fiches.
Groupe 1
Ce champ permet de sélectionner le groupe de votre commercial/collaborateur.
Groupe 2
Ce champ permet de sélectionner le groupe de votre commercial/collaborateur.
Comptabilité analytique
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
Grille
Ce champ permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Onglet Barèmes
La sélection d'un barème permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial.
L'affectation d'un "Barème" à une fiche "Commercial", affecte automatiquement le "Commercial" à la fiche
"Barème".
Onglet Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
Onglet Champs persos
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche commercial/collaborateur, vous avez à votre disposition les actions définis également
dans la fenêtre principale de navigation des commerciaux.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
172
Fonctions commerciaux/Collaborateurs
Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Fonctions Commerciaux/Collaborateurs
La gestion de la fiche "Fonctions Commerciaux/Collaborateurs" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la fonctions Commerciaux/Collaborateurs (au maximum 65 caractères
alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de fonctions Commerciaux/Collaborateurs.
Les Fonctions Commerciaux/Collaborateurs seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux
commerciaux/collaborateurs.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
173
Familles commerciaux/collaborateurs
Accès : Ventes - Commerciaux/collaborateurs - Familles commerciaux/collaborateurs
La gestion de la fiche "Famille Commerciaux/collaborateurs" est commune à toutes les fiches.
L'entête de la fiche famille se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
La fiche famille commerciaux/Collaborateurs se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Barème
La sélection d'un barème permet de définir un barème de calcul de commissions pour un ensemble de
commerciaux/collaborateurs dont cette famille est affectée.
Règles sur la modification ou suppression d'un barème
- Si changement du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial.
- Si suppression du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial
- Si suppression du barème dans la famille (sans suppression du barème lui même), laquelle est attachée au
commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial
Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
Le champ Grille permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
174
Barèmes
Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Barèmes
La gestion de la fiche "Barème" est commune à toutes les fiches.
Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les
tiers ou pour une sélection donnée d'articles, de tiers, de familles articles ou tiers.
La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possible, et facilite le paramétrage des éléments
constituants le calcul des commissions.
Le/les barèmes sont associés aux commerciaux/collaborateurs ou familles commerciaux/collaborateurs depuis
la fiche commercial/collaborateur ou famille de commerciaux/collaborateurs ou le commercial/collaborateur ou
la famille de commerciaux/collaborateurs sont affectés à la ou les fiches barèmes depuis la fiche barème.
La fiche barème se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code barème.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du barème (au maximum 40 caractères).
Objectif basé sur
Il permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée.
Les types d'objectif possibles sont Chiffre d'affaires, Chiffre d'affaires encaissé, Quantité et Marge.
Champ d'application
Il permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées.
Les types de document disponibles sont "Commande", "Bon de livraison", "Facture", "Facture et avoir", "Bon de
livraison et bon de retour".
Mode de calcul
Il permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre
strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche).
Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global.
Type d'objectif
Il permet de regrouper les commissions par date.
Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour.
Valide du... Au...
Ces 2 champs permettent de définir une période de validité de la commission et notamment de gérer des
opérations ponctuelles.
Onglets
La fiche barème se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Définition des paliers
La définition des paliers s'effectue suivant les critères suivants :
- Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle.
La saisie de 3 dans ce champ signifie de 0 à 3.
- Formule : Permet de sélectionner l'un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission :
o % sur CA,
o Montant,
o Montant * Qté,
o % marge,
o Montant fixe + %CA ,
o % montant.
Règles entre le type d’objectifs et les formules
Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
175
- Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée.
- Pourcentage : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée.
Règles entre les formules et les champs de saisie 'Montant" et "%"
- Si formule "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n'est pas accessible,
- Si formule "% sur CA" ou "%marge", le champ 'Montant" n'est pas accessible,
- Si formule "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles,
- Si formule "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles.
Sélections
Cet onglet permet de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les documents
pour telles familles clients ou tels clients, sur tels ou tels articles ou familles articles, par tels ou tels
commerciaux/collaborateurs.
La sélection s'effectue en fonction des champs suivants :
o Type de sélection : Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles
articles, articles, familles clients, clients, familles commerciaux/collaborateurs, commercial/collaborateur ;
o Début : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à
prendre en compte ;
o Fin : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre
en compte.
o Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs
Début/Fin comme à exclure du calcul de la commission ;
La sélection d'un commercial/collaborateur dans cette partie indique que les commerciaux/collaborateurs de
l'onglet "Commerciaux / collaborateurs", seront commissionnés sur les commissions de ceux définis ici.
Commerciaux/collaborateurs
Cet onglet permet d’affecter les commerciaux/collaborateurs sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche commercial/collaborateur.
L'affectation d'un "commercial/collaborateur" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à
la fiche "Commercial/collaborateur".
Familles commerciaux/collaborateurs
Cet onglet permet d’affecter les familles commerciaux/collaborateurs sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche Famille commerciaux/collaborateurs.
L'affectation d'une "famille commerciaux/collaborateurs" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le
"barème" à la fiche "Familles commerciaux/collaborateurs".
Si vous souhaitez qu'une famille de commerciaux/collaborateurs soit prise en compte pour un barème sauf
un commercial/collaborateur précis, vous devez :
- depuis l'onglet Famille commerciaux/collaborateurs, sélectionner le code de la famille,
- depuis l'onglet "Sélections", dans la partie "Par les commerciaux/collaborateurs" saisir le code du
commercial/collaborateur à exclure puis cliquer dans la case à cocher de la colonne "Exclusion de la sélection".
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
176
Commissions
Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Commissions
La page Commissions vous permet d'obtenir le montant des commissions de chaque commercial.
La gestion de la page est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents ventes.
Le calcul des commissions varie en fonction de différents données (Commercial/collaborateur, Barèmes, Clients,
onglet compléments des documents de ventes, lignes des documents de ventes...).
Les filtres
Avant de Lancer le calcul des commissions (bouton Actualiser la liste), vous devez définir dans votre entête
le ou l’intervalle :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour le calcul du commissionnement. Par
l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Commerciaux /collaborateurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de commerciaux/collaborateur sur lequel vous souhaitez obtenir le commissionnement.
Famille commerciaux/collaborateurs
Sélectionnez la famille commerciaux/collaborateurs pour laquelle vous souhaitez obtenir le montant des
commissions de chaque commercial/collaborateur.
Groupes (Du ... Au ...)
Indiquez le groupe ou un intervalle de groupe (groupe 1 et/ou groupe 2) pour lequel vous souhaitez obtenir le
montant des commissions de chaque commercial/collaborateur.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Sur chaque document rattaché à un commercial/collaborateur, le logiciel calcule une commission.
Liste des commissions
Le contenu qui s’affiche est le résultat fidèle du paramétrage effectué dans les fiches des barèmes, des
Commerciaux et des lignes d’articles.
Vous obtenez pour chaque commercial, le détail des documents entrant dans le domaine d’application de
chaque barème.
La liste des commissions contient les éléments suivants :
o une ligne pour chaque commercial de la base qu'ils aient ou non un barème affecté. Cette ligne contient le
chiffre d'affaires et le montant total de la commission du commercial ;
o une ligne comportant les caractéristiques du barème et notamment le code du barème et le montant de
commission provenant de ce barème ;
o une ou plusieurs ligne contenant le détail des lignes de document prises en compte dans le calcul de la
commission.
Vous avez la possibilité de voir ou pas de détail du calcul des commissions, en cliquant sur les boutons
"Déplier tout", "Replier tout" disponibles dans la barre de menus.
Les actions
A partir des commissions, vous avez accès aux actions suivantes :
Affiche le commercial/collaborateur
Permet d'afficher la fiche du commercial/collaborateur.
Afficher le barème
Permet d'afficher la fiche du barème affectée au commercial sélectionné.
Afficher le règlement
Permet d'afficher le règlement concerné par cette commission.
Afficher le document
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
177
Permet d'afficher le document de vente concerné par cette commission.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
178
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise).
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
179
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
180
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
181
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
182
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
183
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du… au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement
(si renseignée sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
184
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR.
Générer le fichier SEPA
La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements
SEPA, virements SEPA et virements internationaux.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
185
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
186
RÈGLEMENTS
Règlements - Démarrer une tâche
Accès : Règlements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche Client.
Consulter l'échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
187
CLIENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise).
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
188
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
189
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
190
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
191
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
192
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du… au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement
(si renseignée sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
193
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR.
Générer le fichier SEPA
La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements
SEPA, virements SEPA et virements internationaux.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
194
FOURNISSEURS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise).
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
195
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
196
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
197
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
198
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du… au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement
(si renseignée sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
199
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR.
Générer le fichier SEPA
La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements
SEPA, virements SEPA et virements internationaux.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
200
DONNÉES
Banque
Accès : Règlements - Données - Banques
La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Il est possible de définir la banque comme banque par défaut (report dans les options) en cliquant sur le
bouton "Banque par défaut".
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
201
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
Le compte de banque *
Le journal de banque *
Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection du compte de banque et du journal de
banque s'effectuera dans le plan comptable et la liste des journaux de la comptabilité.
Onglet Coordonnées bancaires
Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre banque et de définir les éléments
nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements.
Les RIB/BBAN, IBAN et BIC sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le R.I.B.
transmis par votre établissement bancaire.
RIB / BBAN
Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
202
IBAN
Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN
BIC
Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le
RIB/BBAN et l'IBAN
ETEBAC
o Numéro national d'emetteur (NNE)
Numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des
virements informatiques au format CFONB.
Champ saisissable de 6 caractères numériques.
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier ETEBAC.
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC avec des retours à la ligne.
Pour savoir si vous devez ou non sélectionner cette case, vous devez contacter votre banque.
SEPA
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier SEPA.
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier SEPA avec des retours à la ligne.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
203
Moyens de paiement
Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement
La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants :
un code *
Indiquez un code moyen de paiement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une nature *
Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
une banque
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen
de paiement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement.
La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement.
Remettre en banque
Case à cocher permettant de définir si ce moyen de paiement permet d'effectuer une remise en banque des
règlements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
204
Modes de règlement
Accès : Règlements - Données - Modes de règlement
La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants :
Le code *
Indiquez un code pour votre mode de règlement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le libellé *
Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance.
La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement.
Onglet détail
Cet onglet est divisé en 2 parties :
Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement
Test des lignes créées
Création des lignes
Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne.
Une ligne contient les renseignement suivants :
%
Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le
pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%.
Nbre de jours
Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365).
La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant.
Type de Règlement
Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer.
Jour de règlement
Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31).
Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le.
Mois comptable
Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de
la date d'échéance.
Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours
devient 2 mois, etc...).
Moyen de paiement
Indiquez ici le moyen de paiement de votre client.
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur
l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez.
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%.
Test des lignes créées
Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer :
une date qui correspond à la date du document
un montant qui correspond au montant du document
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
205
Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance,
Montant et Moyen de paiement)
L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture.
Exemple 1
Mode de règlement : CH30
Paramétrage d'une ligne échéance :
% NB jours Type
règlement
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
100 30 Net Chèque
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100
Votre date d'échéance sera calculée ainsi :
01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date
d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100.
Exemple 2
Mode de règlement :Prel4
Paramétrage de 4 lignes d'échéances:
% NB jours Type
règlement
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
25 Comptant Prélèvement
25 30 Net le 15 Prélèvement
25 60 Net le 15 Prélèvement
25 90 Net le 15 Prélèvement
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100 €
Les dates d'échéance seront calculées ainsi :
1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
Les actions possibles dans la liste
x Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste.
x Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes.
x Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante.
x Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de
les supprimer et de les recréer.
x Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard
défini, par exemple, dans Word et Excel.
Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de
respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
206
Motifs économiques
Accès : Règlements - Données – Motifs économiques
La gestion de la fiche "Motifs économiques" est commune à toutes les fiches.
Un motif économique est utilisé pour déclarer un virement international à la Banque de France afin d'établir la
Balance des Paiements de la France. Cette déclaration est réalisée indirectement par le biais du fichier
bancaire généré par l'application.
Pour que les virements déclarent l’opérations, ils récupèrent le motif économique sur le règlement.
La création du dossier propose par défaut une liste de motifs économiques fournis par la Banque de
France.
La fiche "Motif économique" se compose des éléments suivants :
un code *
Indiquez un code.
Ce code est limité à 3 caractères.
un libellé *
Saisissez le libellé du Motif économique (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une note
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les notes expliquent dans quel contexte peut être utiliser le motif économique.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
207
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
208
ACHATS
Achats - Démarrer une tâche
Accès : Achats - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Fournisseurs
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche Fournisseur.
Nouvelle demande de prix
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Demande de prix".
Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Demande de prix.
Nouvelle facture
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Factures". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Facture.
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
209
DOCUMENTS D'ACHAT
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Documents d'achat - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Demande de prix, Commande, Bon de
réception, Bon de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de Fournisseurs sur lequel vous souhaitez voir les documents
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Familles fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Sous-Familles fournisseurs
Sélectionnez la sous-famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre client
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
210
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Réceptionner
Permet de réceptionner globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée partiellement" en "Commande réceptionnée totalement" (sans
générer de bon de réception). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée totalement" en "Commande non réceptionnée" ou "Partiellement
réceptionnée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
211
Demandes de prix
Accès : Achats - Documents d'achat - Demandes de prix
La demande de prix propose des articles à un prix donné.
Aucune action n'est effectuée sur le stock.
La gestion de la fiche "Demande de prix" est commune à toutes les fiches.
La demande de prix se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la demande de
prix.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
Le corps
Vous retrouvez le corps de la demande de prix dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre demande de prix :
En définissant votre masque de saisie du demande de prix : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une demande de prix
A partir d'une demande de prix, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
212
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
213
Commande d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Commandes
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Réception le : Indiquez ici la date de réception de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de réception en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
214
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Réceptionner
Permet d'ouvrir l'assistant de réception globale ou partielle la/les commandes.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
215
Bon de réception
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de réception
La gestion de la fiche "Bon de réception" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de réception
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Le corps du bon de réception
Vous retrouvez le corps du bon de réception dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de réception :
En définissant votre masque de saisie du Bon de réception : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de réception
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de réception et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de réception
A partir d'un bon de réception, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
216
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
217
Bon de retour d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de retour
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
218
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
219
Facture d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre fournisseur pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
220
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
221
Avoir d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
222
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
223
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail de la TVA.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du tiers.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document d'acompte et son règlement avant le transfert du document
en comptabilité.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
224
Dévalider
Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité"
et de le passer en état "Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
225
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail de la TVA.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du tiers.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseuraffectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseurrenseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document d'acompte et son règlement avant le transfert du document
en comptabilité.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
226
Dévalider
Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité"
et de le passer en état "Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
227
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre du même type.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Il contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
228
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
229
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
230
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
231
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
232
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou demande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"……. Supprimer d’abord ce
document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé
sont également supprimées.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
233
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x l'ouverture du document généré après le transfert.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
234
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
235
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
236
FOURNISSEURS
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la liste des fournisseurs est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique Fournisseurs/articles avec le filtre
Fournisseur renseigné par le "code du Fournisseur" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre Fournisseur renseigné par le
"code du fournisseur" sélectionné.
Créer un document d'achat
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le fournisseur (coordonnées, mode de règlement, n°
de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des achats ...
pour chaque Fournisseur.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de fournisseur à une
date donnée.
Changer le statut
Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches.
Solvabilité
Permet d'accéder à une sélection de sites Internet permettant de répondre aux questions de solvabilité.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
237
Fournisseurs
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la fiche "Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche fournisseur se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille fournisseur
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le fournisseur.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
fournisseur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre fournisseur (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre fournisseur (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du fournisseur.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du fournisseur.
Si l'adresse de livraison du fournisseur est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir
l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du fournisseur, les groupes, les documents associés et les
informations administratives.
Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du fournisseur.
Articles
Permet de visualiser et d'affecter des articles à ce fournisseur.
Références
Permet d'associer à la fiche fournisseur une ou plusieurs référence/s articles indépendante/s du code article.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
238
Options de facturation
Cet onglet permet de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en
impression d’un type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche Fournisseur, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des fournisseurs.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
239
Contacts - Fenêtre principale de navigation
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes.
La liste des contacts contient les onglets :
Tous : Tous les contacts sont affichés,
Contacts .... :
Contacts divers :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Paramètres - Divers - Contacts.
Il contient la liste des contacts sans tiers associé.
Contacts clients :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Ventes - Clients - Contacts.
Il contient la liste des contacts associés à un client ou prospect.
Contacts Fournisseur :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Achats - Fournisseurs - Contacts.
Il contient la liste des contacts associés à un fournisseur.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer le tiers
Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact.
Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le type de tiers à créer.
Afficher le tiers
Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
240
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
divers).
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Divers".
Client / Fournisseur
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse
Cet onglet contient les coordonnées du contact
Adresse
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
241
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
242
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Autre adresse
Cet onglet contient l'adresse complémentaire du contact.
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Web
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
243
Cet onglet permet de définir si le contact doit être envoyé ou non sur Internet.
x Contact web :
Permet de dire si le contact doit être ou non envoyé sur le net.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
244
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois
que cette famille lui sera affectée.
Vous pouvez également indiquer par défaut, le taux d'escompte, la facturation TTC (uniquement pour famille
client), le frais de port (uniquement pour famille client), la catégorie tarifaire, le code commercial/collaborateur
et mode de règlement.
Il est possible de définir la famille client comme "envoi des contacts (web): Tous les contacts de clients associés
à cette famille seront par défaut des clients pouvant être exportés sur un site web.
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
un onglet Options de facturation
Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et
des modèles de document.
Les modèles de document sont disponibles uniquement si vous avez sélectionné l'option "Paramétrage des
modèles" dans le menu Paramètres/Société/Fonctionnalités disponibles.
Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton
"Ajouter". Il en va de même pour les modèles paramétrés.
Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette
famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de
la fiche facturation périodique.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
un onglet Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
245
Sous familles clients/prospects/fournisseurs
Accès : Ventes - Clients - Sous-Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Sous-Familles
Fournisseurs
La gestion de la fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" peut être affectée à une fiche Clients, Prospects ou
Fournisseurs" onglet Divers.
La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la sous-famille "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" (au maximum 40
caractères alphanumériques).
une famille tiers *
Ce champ permet de sélectionner la famille Clients, Prospects ou Fournisseurs à laquelle est associée la Sous
Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
un onglet Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes/achats, il est possible de le supprimer à l'aide du
bouton "Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
un onglet Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
246
Historique Fournisseurs/Articles
Accès :
Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles
ou
Articles - Historique Fournisseurs/Articles
L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs,
les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs
fournisseur(s), c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille fournisseur
Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur,
le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseurs
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
247
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Fournisseur (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille fournisseur
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille fournisseur
Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la
Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne et le PA Net HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
248
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
249
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes famille tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Sous famille tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes sous famille tiers (clients/fournisseur) sur lesquels vous souhaitez effectuer les
statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous avez également la possibilité de :
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques" en début de liste.
Supprimer une vue : cette fonction permet de supprimer une vue présente dans "Mes statistiques"
Export une vue : cette fonction permet d'export dans un fichier à préciser les vues présentes dans "Mes
Statistiques".
Importer une vue :cette fonction permet d'importer un fichier ZIP contenant des vues qui seront intégrées
dans la partie "Mes Statistiques".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
250
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Personnaliser la vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Afficher les champs : Ce bouton permet d'afficher les champs disponibles pour cette statistique (en
colonne, en ligne, en données, ordre des champs...)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
251
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise).
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
252
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
253
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
254
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
255
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Date de règlement Du… au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement
(si renseignée sur la fiche règlement) et le montant du règlement.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
256
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Sauvegarder la remise
la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR.
Générer le fichier SEPA
La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements
SEPA, virements SEPA et virements internationaux.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
257
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
258
STOCK / ARTICLES
Stock / Articles - Démarrer une tâche
Accès : Stock / Articles - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche article.he article
Nouveau bon d'entrée
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons d'entrée. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon d'entrée.
Nouveau bon de sortie
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons de sorties. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon de sortie.
Mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Mouvements de stock.
Statistiques
Permet d'ouvrir la page des statistiques.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
259
STOCK
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé
pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
260
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé
pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
261
INVENTAIRES
Assistant d'inventaires
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
La création d'un inventaire passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en
stock.
Un article de type Service ne peut pas être inventorié.
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Bienvenue...
... dans l'assistant de l'inventaire.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir le contenu de l'inventaire.
Préparation des données d'inventaire
Cette première étape permet de définir le contenu de l'inventaire :
Date du jour de l'inventaire
La date de l'inventaire est importante notamment lors de la validation de l'inventaire car elle détermine la prise
en compte au pas des mouvements de stock pour le calcul du stock actuel.
Contenu
Cette partie permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire.
Celui-ci s'établi à l'aide d'une pré-sélection.
o Vide
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire vide.
La gestion des douchettes portatives sera donc possible car elles pourront déverser leur contenu
dans la grille. Sinon, parce que le logiciel ne permet pas d’insérer le même article plusieurs fois, elles
seraient obligées de supprimer les lignes avant le déversement.
o Sur la totalité des articles
Cette pré-sélection (sélectionné par défaut) permet de générer une feuille d'inventaire avec tous les
articles de type bien ou "Nomenclature de fabrication" gérés en stock.
o Sur une sélection d'articles
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire en fonction d'une sélection d'articles,
familles articles, localisations ou fournisseurs.
Les 3 derniers points signifient que seuls les articles appartenant à tel ou tels type seront pris en compte
dans l'inventaire
Soit 3 articles A, B, C et une famille articles FAM
La famille articles FAM est affectée sur les fiches articles B et C
=> Lors de la sélection du contenu de l'inventaire pour la famille articles FAM, seuls les articles B et C
seront pré-renseignés dans la feuille d'inventaire.
Reprendre les quantités en stock des articles
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de la quantité en "Stock actuel" dans le champ "Quantité'.
Inclure les articles bloqués et en sommeil
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise des articles ayant le statut bloqué et/ou en sommeil.
Inclure les articles non utilisés
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de tous les articles gérés en stock (avec ou sans
mouvement). Si la case n'est pas sélectionnée, les articles sans mouvement de stock ne sont pas inclus dans
l'inventaire.
Doit être transféré en comptabilité
Cette option permet d'indiquer que l'inventaire, une fois validé, pourra être transféré en comptabilité.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
262
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer la définition du contenu de l'inventaire.
Classement des données préparées
Cette étape permet de définir le regroupement et le tri des données qui seront présentes dans la feuille
d'inventaire.
Vous n'avez pas l'obligation de choisir un regroupement ou un tri, pour cela sélectionner "Aucun" pour
chaque zone
Regroupement
Le type de regroupement peut-être "Aucun", "Famille articles", "Localisation" ou "Fournisseurs".
Le regroupement "aucun" est sélectionné par défaut.
Tri
Les tris possibles varient en fonction du regroupement choisis. Ils peuvent être sur le "code famille articles", le
"code article", le "code de localisation", le "code du fournisseur".
Le tri par "code article" est sélectionné par défaut.
Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de
regroupement.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération, puis Fermer afin d'ouvrir la feuille d'inventaire.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
263
Feuille d'inventaire
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
Suite au traitement de l'assistant d'inventaire une feuille d'inventaire est ouverte.
Celle-ci peut ensuite être ouverte à tout moment à partir du menu Articles - Stock - Inventaires.
La gestion de la feuille d'inventaire est commune à toutes les fiches.
Il est impossible de dupliquer un inventaire.
Une feuille d'inventaire est composée d'une entête et des onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'inventaire.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat de validation
L'état de validation n'est pas saisissable.
A la création de la feuille d'inventaire, l'état de validation est "En cours".
A la validation de la feuille d'inventaire, l'état est "Validé" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire").
Suite au transfert comptable, l'état sera "Transféré" (voir le chapitre : "Comptabilisation d'un inventaire").
Suite à la dé-validation de la feuille d'inventaire comptabilisé ou pas, l'état de validation est "En cours" (voir le
chapitre : "Validation d'un inventaire").
Doit être transféré en comptabilité
Dès la validation de l'inventaire, la sélection de cette option permet de transférer automatiquement en
comptabilité les écritures d'inventaire.
L'information de la coche ou non est reprise automatiquement lors de la génération de l'inventaire. Vous pouvez
à tout moment cocher ou décocher la case.
Onglets
La fiche d'inventaire se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles en stock.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
L'enregistrement de la feuille d'inventaire permet de sauvegarder les lignes saisies.
En état "En-cours", l'inventaire reste modifiable mais ne peut être transféré en comptabilité.
Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous devez le "valider" puis le "transférer en comptabilité".
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Tant que l'inventaire est en cours :
- les documents réalisés à une date avant la date de l'inventaire agissent sur l'inventaire.
- les modifications sur la fiche article (localisation, unité) agissent sur l"inventaire.
Un message à l'ouverture de l'inventaire indique le changement sur l'inventaire.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
264
De même, si une famille articles est affectée ou modifiée sur une fiche article et que l'inventaire "en cours"
contient un regroupement par famille articles, l'inventaire sera mis à jour pour cet article avec la nouvelle
famille affectée.
Voir Exemple de mise à jour du stock suivant validation....
Actions
A partir de la feuille d'inventaire, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Valider
Permet de confirmer l'inventaire et de le préparer à la comptabilisation.
Dévalider
Cette action est disponible uniquement si l'inventaire n'est pas comptabilisé.
Elle permet de modifier l'inventaire.
Lancer l'assistant
Permet de lancer l'assistant de création d'une fiche inventaire.
Si l'utilisateur appelle l'assistant depuis une fiche inventaire en cours, cette fiche sera remplacée par la
génération de lignes effectuée par l'assistant.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
265
Stock - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Documents de stock - Tous
Cette fenêtre correspond à la liste des documents de stock.
La gestion de la liste des documents de stock est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
La liste des documents de stock contient les onglets Tous, Bons d'entrée, Bons de sortie, Inventaire.
Pour chaque onglet, le filtre suivant est disponible :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Pour l'onglet Tous et l'onglet Inventaire, une liste d'actions est disponible :
Valider : Permet de valider les inventaires sélectionnés et en état "En cours"
Dévalider : Permet de dé-valider les inventaires sélectionnés en état "validé" ou "Transféré en comptabilité".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
266
Mouvements de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Mouvements de stock
L'affichage des mouvements de stock se présente sous la forme d'une fenêtre principale de navigation.
La gestion de la liste des mouvements de stock est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout et de la
duplication de mouvements qui s'effectue en fait en ajout de documents de stock ou ventes.
Chaque ligne article (sauf pour les devis et les documents d’acomptes) présente dans un document génère un
mouvement de stock à la condition que l’article gère le stock.
Filtres
L'affichage de la liste des mouvements de stock varie en fonction des critères suivants :
Période Du ... Au ...
Indiquez la période ou un intervalle de dates à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
La liste déroulante des articles est limitée aux articles de type Biens.
Si saisie manuel d’un code article de type service, le message suivant apparaît :
« L’article "code article" est un article de type service, il ne peut être ajouté dans une pièce de stock »
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille article
Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette famille.
Sous famille article
Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette sous famille.
Type de Document
Cochez les différents types de documents (Vente, Achat, Stock)sur lesquels vous souhaitez que la recherche
des mouvements de stock s'effectue.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de mouvement
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut :
Date de mouvement
Date du document dont est issu le mouvement.
Code et libellé article
Éléments de l'article figurant sur la ligne du document créé pour lequel le mouvement est généré.
Numéro de document
Numéro du document dont est issu le mouvement.
Type de document
Le type sera :
o soit Stock,
o soit Achat,
o soit Vente.
Le type dépendra du document qui génère le mouvement.
Sous-type de document
Le sous type sera :
o pour les documents de stock : entrée, sortie...
o pour les documents d'achat : bon de réception, bon de retour, facture...
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
267
o pour les documents de vente : bon de livraison, bon de retour, facture...
Quantité
La quantité saisie dans le document va générer le mouvement.
o Les quantités d’entrée en stock, les quantités des facture d'achat et les quantités des avoirs de
ventes sont inscrites en positif dans le mouvement.
o Les quantités de sortie de stock, les quantités des avoirs d'achat et les quantités des factures de
vente sont inscrites en négatif dans le mouvement.
Il est possible de saisir des quantités négatives donc en fonction du document le mouvement sera inversé
(Ex : -1 dans une facture, le mouvement sera ajouté et non enlevé).
Prix unitaire du mouvement
Pour les documents d’entrée en stock, le prix unitaire est le prix figurant sur le document.
Pour les documents de sortie de stock ainsi que pour les documents de ventes (factures et avoirs), le prix
unitaire correspond au PUMP calculé sur le mouvement précédent.
Valeur du mouvement
La valeur du mouvement est le montant total du mouvement
Valeur du mouvement = Quantité du mouvement * prix unitaire du mouvement
Stock réel
Le stock réel correspond au stock physiquement présent dans le dépôt.
Stock réel = Stock réel du mouvement précédent + la quantité du mouvement encours
Valeur unitaire
Le PUMP est recalculé après chaque mouvement d’entrée.
(Valeur totale du stock + Valeur du mouvement de l’entrée) / (Stock total + Quantité du mouvement)
Valeur du stock
C'est le montant total de l'article en stock.
Valeur du stock = Stock réel * PUMP
A partir des mouvements de stock, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le document : Permet d'afficher le/les documents associés aux mouvements de stock sélectionnés.
Afficher l'article : Permet d'afficher le/les fiche/s articles associées aux mouvements de stock sélectionnés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
268
ARTICLES
Articles - Fenêtre principale de navigation
Accès : Stock / Articles - Articles
La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné
par le "code de l'article" sélectionné.
Changer un code article
Permet de recodifier le code d'un article (fiches, documents, mouvements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'affaires, de la marge et du volume des ventes pour
chaque article.
Changer le statut
Permet d'ouvrir le fenêtre de modification du statut de l'article.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Liste des mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de la Liste des mouvements de stock avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Créer un bon d'entrée
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon d'entrée à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Pour chaque ligne, la valeur de l'article correspond au prix de revient de la fiche article.
Créer un bon de sortie
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon de sortie à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client/fournisseur
à une date donnée.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
269
Article
Accès : Stock / Articles - Articles
La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches.
La fiche article se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Type *
Le type article peut être Bien, Service.
Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut.
Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche.
Famille article
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Libellé *
Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique).
Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes.
En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation
commerciale.
La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Permet de définir la description complète de l'article, le tarif, codes barres...
Stock
Permet de suivre le stock pour tous les articles de type Bien.
Permet de définir un article de remplacement en le cas d'une rupture de stock.
Divers
Permet pour les articles de type "service" de visualiser les informations sur le service à la personne.
Pour tous les types d'articles, il vous permet également de visualiser les groupes, les informations de colisage,
les dimensions et les taxes associés/ées à cet article. Lors de la réalisation d'un document de ventes ou achats
avec l'article, les taxes seront automatiquement insérées.
Comptabilité
Permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes, achats, stock...).
Image
Permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents
avec images.
Articles liés
Permet de visualiser les articles associés à cet article. Lors de la réalisation d'un document avec l'article, les
articles liés seront automatiquement insérés.
Fournisseurs
Permet de visualiser la liste des fournisseurs associés à la fiche article (ref fournisseur, prix achat...)
Tarifs
Permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Références
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
270
Permet d'associer une ou plusieurs référence/s articles propre à un client/fournisseur indépendante/s du code
article
Web
Permet de définir l'envoi de l'article sur un site ainsi que les références de l'article sur Internet.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre
principale de navigation des articles.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
271
Familles articles
Accès : Stock / Articles - Familles articles
La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la localisation, le fournisseur, l'éco-contribution, le non imprimable, le non inclus,
la fixation d'un prix, d'une marge..., la gestion de stock, Autoriser les stocks négatifs, le % de marge, le % de
frais, l'intervenant principal pour le service à la personne , publier sur le web et les comptes comptables de
chaque territorialité à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui sera affectée.
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
un onglet Taxes
Cet onglet permet de définir la/les taxes à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui
sera affectée.
un onglet Tarifs (clients/fournisseurs)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur)..
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
un onglet Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
272
Sous familles articles
Accès : Stock / Articles - Sous familles articles
La gestion de la fiche "Sous famille articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Sous famille articles" peut être affectée à une fiche article onglet Détail, dans la partie Description
générale.
La fiche "Sous Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé (champ : Sous famille articles)*
Saisissez le libellé de la sous-famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
une famille articles *
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle est associée la sous famille article.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
un onglet Tarifs (clients/fournisseurs)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes/achats, il est possible de le supprimer à l'aide du
bouton "Supprimer"
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur)..
un onglet Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
273
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes famille tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Sous famille tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes sous famille tiers (clients/fournisseur) sur lesquels vous souhaitez effectuer les
statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous avez également la possibilité de :
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques" en début de liste.
Supprimer une vue : cette fonction permet de supprimer une vue présente dans "Mes statistiques"
Export une vue : cette fonction permet d'export dans un fichier à préciser les vues présentes dans "Mes
Statistiques".
Importer une vue :cette fonction permet d'importer un fichier ZIP contenant des vues qui seront intégrées
dans la partie "Mes Statistiques".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
274
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Personnaliser la vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Afficher les champs : Ce bouton permet d'afficher les champs disponibles pour cette statistique (en
colonne, en ligne, en données, ordre des champs...)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
275
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Stock / Articles - Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille client
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Clients/prospects (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
276
Articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Familles clients/prospects
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-Familles clients/prospects
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Familles articles
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-familles articles
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
menus :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille du client sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille articles
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille articles
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
277
Historique Fournisseurs/Articles
Accès :
Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles
ou
Articles - Historique Fournisseurs/Articles
L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs,
les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs
fournisseur(s), c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille fournisseur
Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur,
le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseurs
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
278
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Fournisseur (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille fournisseur
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille fournisseur
Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la
Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne et le PA Net HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
279
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
280
TARIFS CLIENTS
Fiche Tarif
Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions...
La gestion de la fiche "Tarif" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des tarifs, vous avez à votre disposition les actions :
o regrouper les tarifs,
o simulation du tarif.
La fiche Tarif se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Tarif
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description du tarif (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité du tarif.
En dehors de cette date, le tarif ne sera pas appliqué.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul du tarif va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'un tarif depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul du
tarif est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches tarifs à la sélection
d'articles établit pour ce tarif :
o Cumuler avec les promotions :
Permet de regrouper les fiches "Promotions" notées "Cumuler avec les tarifs" avec cette fiche tarif ;
o Dernier tarif cumulable :
Permet de définir le tarif comme le dernier d'une chaîne de tarifs notés "Cumuler sur d'autres tarifs" ;
o Cumuler sur d'autres tarifs :
Permet d'associer le tarif avec les tarifs précédents.
Pour avoir un exemple d'application de tarifs dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients ou Fournisseurs, Articles, Tarifs à appliquer.
La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du
tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille
clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez
définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous"
défini dans le tarif.
La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous-familles articles ou sur une partie des
articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif.
Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas
sélectionnée.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
281
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'une prix et/ou remise,
d'une TVA.
Les types de calcul disponibles pour les ventes sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée,
o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée.
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Les types de calcul disponibles pour les achats sont :
o PA HT : Prix d'achat de l'article HT,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o PA HT + % remise : Prix d'achat HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix d'achat HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PA HT + TVA : Prix d'achat HT de l'article et TVA appliquée,
Un type de tarif "PA..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus
visible.
Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer".
Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour ce tarif avec des paliers et des types de calcul
différents.
Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez
établir un tarif. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de tarifs s'effectuera pour tous
les articles sélectionnés.
Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de lignes
de tarifs pour tous les articles.
Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de tarif.
Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la
validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de tarif sont mis à jour.
Création d'un tarif avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'un tarif accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en pré-
saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Tarif", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les paliers"
non sélectionnée) :
Entête :
o Code : PSH0002
o Description : Pré-saison Hiver
o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
o Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
282
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille clients/prospects CR0001 CR0001
Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X
Pour les articles
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille articles CONS0001 CONS0001
Article LE0C0003 LE0C0003 X
Tarifs à appliquer
Jusqu'à Type de tarif Prix Remise
5.00 % remise 8
10.00 % remise 15
Plus de 10.00 % remise 30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
283
Fiche Promotion
Accès : Stocks/Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions...
La gestion de la fiche "Promotion" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des promotions, vous avez à votre disposition les actions :
o regrouper les promotions,
o simulation du tarif.
La fiche Promotion se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Promotion.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la promotion (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité de la promotion.
En dehors de cette date, la promotion ne sera pas appliquée.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul de la promotion va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'une promotion depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de
calcul de la promotion est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches promotions à la
sélection d'articles établit pour cette promotion :
o Cumuler avec les tarifs :
Permet de regrouper les fiches "tarifs" notées "Cumuler avec les promotions" avec cette fiche promotion
;
o Dernière promotion cumulable :
Permet de définir la promotion comme la dernière d'une chaîne de promotions notées "Cumuler sur
d'autres promotions" ;
o Cumuler sur d'autres promotions :
Permet d'associer la promotion avec les promotions précédentes.
Pour avoir un exemple d'application de promotions dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer.
La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du
tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille
clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez
définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"Code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous"
défini dans le tarif.
La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous familles articles ou sur une partie des
articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif.
Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas
sélectionnée.
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
284
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'une prix et/ou remise,
d'une TVA et une territorialité.
Les types de calcul disponibles sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée,
o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée.
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus
visible.
Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer".
Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour cette promotion avec des paliers et des types de calcul
différents.
Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez
établir une promotion. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de promotions
s'effectuera pour tous les articles sélectionnés.
Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de lignes
de promotions pour tous les articles.
Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de promotion
Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la
validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de promotion sont mis à jour.
Création d'une promotion avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'une promotion accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en
pré-saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Promotion", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les
paliers" non sélectionnée) :
Entête :
o Code : PSH0002
o Description : Pré-saison Hiver
o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
o Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille clients/prospects CR0001 CR0001
Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X
Pour les articles
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille articles CONS0001 CONS0001
Article LE0C0003 LE0C0003 X
Tarifs à appliquer
Jusqu'à Type de tarif Prix Remise
5.00 % remise 8
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
285
10.00 % remise 15
Plus de 10.00 % remise 30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
286
Catégories tarifaires
Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Catégories tarifaires...
La gestion de la fiche "Catégories tarifaires" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des catégories tarifaires, vous avez la possibilité d'effectuer une simulation de tarif.
La fiche "Catégories tarifaires" permet de définir un regroupement supplémentaire de clients.
Elle est à définir dans l'onglet Gestion, partie Facturation de la fiche client.
La fiche Catégorie tarifaire se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code catégorie tarifaire.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la Catégories tarifaires (au maximum 40 caractères).
Onglets
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utilisé dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
287
Simulation de tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une date donnée.
La fenêtre est composée des éléments :
Date
Ce champ permet de saisir la date pour laquelle vous souhaitez avoir le tarif de l'article.
Sélection tiers
Cette partie permet de sélectionner le tiers, la famille tiers, la sous famille tiers et la catégorie tarifaire pour
lequel/laquelle vous souhaitez consulter le tarif.
Sélection article
Cette partie permet de sélectionner l'article et la quantité pour lequel/laquelle vous souhaitez consulter le tarif.
Prix et remise
Cette partie est non saisissable.
Elle correspond aux informations du tarif :
o TVA
o PV HT / PV TTC
o % remise / soit (montant de la remise)
o PV Net HT / PV Net TTC
o Montant Net HT / Montant Net TTC
A partir de la fenêtre de "Simulation de tarif", vous avez la possibilité d'Afficher le détail des tarifs
appliqués.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
288
TARIFS FOURNISSEURS
Fiche Tarif
Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions...
La gestion de la fiche "Tarif" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des tarifs, vous avez à votre disposition les actions :
o regrouper les tarifs,
o simulation du tarif.
La fiche Tarif se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Tarif
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description du tarif (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité du tarif.
En dehors de cette date, le tarif ne sera pas appliqué.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul du tarif va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'un tarif depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul du
tarif est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches tarifs à la sélection
d'articles établit pour ce tarif :
o Cumuler avec les promotions :
Permet de regrouper les fiches "Promotions" notées "Cumuler avec les tarifs" avec cette fiche tarif ;
o Dernier tarif cumulable :
Permet de définir le tarif comme le dernier d'une chaîne de tarifs notés "Cumuler sur d'autres tarifs" ;
o Cumuler sur d'autres tarifs :
Permet d'associer le tarif avec les tarifs précédents.
Pour avoir un exemple d'application de tarifs dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients ou Fournisseurs, Articles, Tarifs à appliquer.
La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du
tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille
clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez
définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous"
défini dans le tarif.
La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous-familles articles ou sur une partie des
articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif.
Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas
sélectionnée.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
289
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'une prix et/ou remise,
d'une TVA.
Les types de calcul disponibles pour les ventes sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée,
o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée.
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Les types de calcul disponibles pour les achats sont :
o PA HT : Prix d'achat de l'article HT,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o PA HT + % remise : Prix d'achat HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix d'achat HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PA HT + TVA : Prix d'achat HT de l'article et TVA appliquée,
Un type de tarif "PA..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus
visible.
Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer".
Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour ce tarif avec des paliers et des types de calcul
différents.
Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez
établir un tarif. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de tarifs s'effectuera pour tous
les articles sélectionnés.
Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de lignes
de tarifs pour tous les articles.
Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de tarif.
Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la
validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de tarif sont mis à jour.
Création d'un tarif avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'un tarif accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en pré-
saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Tarif", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les paliers"
non sélectionnée) :
Entête :
o Code : PSH0002
o Description : Pré-saison Hiver
o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
o Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
290
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille clients/prospects CR0001 CR0001
Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X
Pour les articles
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille articles CONS0001 CONS0001
Article LE0C0003 LE0C0003 X
Tarifs à appliquer
Jusqu'à Type de tarif Prix Remise
5.00 % remise 8
10.00 % remise 15
Plus de 10.00 % remise 30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
291
Fiche Promotion
Accès : Stocks/Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions...
La gestion de la fiche "Promotion" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des promotions, vous avez à votre disposition les actions :
o regrouper les promotions,
o simulation du tarif.
La fiche Promotion se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Promotion.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la promotion (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité de la promotion.
En dehors de cette date, la promotion ne sera pas appliquée.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul de la promotion va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'une promotion depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de
calcul de la promotion est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches promotions à la
sélection d'articles établit pour cette promotion :
o Cumuler avec les tarifs :
Permet de regrouper les fiches "tarifs" notées "Cumuler avec les promotions" avec cette fiche promotion
;
o Dernière promotion cumulable :
Permet de définir la promotion comme la dernière d'une chaîne de promotions notées "Cumuler sur
d'autres promotions" ;
o Cumuler sur d'autres promotions :
Permet d'associer la promotion avec les promotions précédentes.
Pour avoir un exemple d'application de promotions dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer.
La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du
tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille
clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez
définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"Code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous"
défini dans le tarif.
La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous familles articles ou sur une partie des
articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif.
Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas
sélectionnée.
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
292
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'une prix et/ou remise,
d'une TVA et une territorialité.
Les types de calcul disponibles sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée,
o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée.
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus
visible.
Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer".
Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour cette promotion avec des paliers et des types de calcul
différents.
Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez
établir une promotion. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de promotions
s'effectuera pour tous les articles sélectionnés.
Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de lignes
de promotions pour tous les articles.
Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de promotion
Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la
validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de promotion sont mis à jour.
Création d'une promotion avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'une promotion accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en
pré-saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Promotion", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les
paliers" non sélectionnée) :
Entête :
o Code : PSH0002
o Description : Pré-saison Hiver
o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
o Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille clients/prospects CR0001 CR0001
Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X
Pour les articles
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille articles CONS0001 CONS0001
Article LE0C0003 LE0C0003 X
Tarifs à appliquer
Jusqu'à Type de tarif Prix Remise
5.00 % remise 8
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
293
10.00 % remise 15
Plus de 10.00 % remise 30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
294
Catégories tarifaires
Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Catégories tarifaires...
La gestion de la fiche "Catégories tarifaires" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des catégories tarifaires, vous avez la possibilité d'effectuer une simulation de tarif.
La fiche "Catégories tarifaires" permet de définir un regroupement supplémentaire de clients.
Elle est à définir dans l'onglet Gestion, partie Facturation de la fiche client.
La fiche Catégorie tarifaire se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code catégorie tarifaire.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la Catégories tarifaires (au maximum 40 caractères).
Onglets
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utilisé dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
295
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
296
OPÉRATIONS
Opérations - Démarrer une tâche
Accès : Opérations - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche".
Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Mise à jour des publications
Permet d'ouvrir l'assistant de mise à jour des publications.
Site web Reports on Line
Permet d'ouvrir la page de votre site Reports on Line.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
Regrouper les documents
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement des documents
Livraison de commandes
Permet d'ouvrir la fenêtre de livraison de commandes.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
297
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line
Accès : Opérations – Publier sur Reports On Line - Mise à jour des publications
La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de
publications sur le site ROL.
Cette mise à jour passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer
dans l'assistant de regroupement des documents
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web.
Cliquer sur le bouton Suivant, pour poursuivre la mise à jour.
2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour
Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans ROL.
Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont :
o Sélectionné
Case à cocher
Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée).
Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité
de ne pas les envoyer (dé-sélectionner la case).
o Libellé
Champ non modifiable
Contient le libellé de la fiche publication
o Description
Champ non modifiable
Contient la description de la fiche publication
Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant.
3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées
Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de
publications disponible dans votre dossier
Lancement de la mise à jour
Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur Lancer.
La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état).
Elle s’effectue en 2 temps :
o Génération des documents de publication
o Envoi des publications sur le site ROL
Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour.
Cliquer sur Terminer pour fermer l’assistant.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
298
Site Web
Accès : Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web
Cette fonction permet d’ouvrir votre site web ROL.
Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre
mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu ParamètresPublication
dans ROL-Compte).
Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez :
- Au tableau de bord s’il en existe un
- A la liste des documents dont vous avez l’autorisation.
Pour l’administrateur du site, il est possible :
- De réaliser/modifier le tableau de bord du site
- De visualiser tous les documents présents sur le site
- De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
299
DOCUMENTS DE VENTE
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
300
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
301
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
302
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
303
Livraison de commandes
Accès : Opérations - Documents de vente - Livraison de commandes
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour livrer une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un client et une commande
précise.
Période
Sélectionnez la "Date de référence" : Date de commande ou Date de livraison des lignes.
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte
en fonction de la date de référence.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Tiers
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à livrer.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la livraison.
Priorité
Sélectionnez la priorité des commandes pour lesquelles vous souhaitez réaliser la livraison.
Si aucune priorité n'est sélectionnée, l'application du filtre sélectionnera toutes les commandes quelque soit la
priorité (Haute, Normal, Faible).
Afficher les commandes dont le stock est disponible pour au moins une ligne
Cochez cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes ayant au moins une ligne article qui peut
être livrée.
Afficher les commandes qu'il est possible de livrer en fonction du stock disponible
Cochez cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes qui peuvent être livrées.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la livraison de la commande (Bon de livraison ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
304
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les lignes d'articles
identiques.
Recopier les lignes articles non livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
non livrées : la "Quantité à livrer" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes"
.
Recopier les lignes articles déjà livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une livraison précédemment.
Ignorer la vérification de l'adresse
Cochez cette option, si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont
des adresses de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné.
Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cochez cette option si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client avec des champs
personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné.
Lors d’une livraison, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’une livraison, ainsi que le texte standard associé.
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non livrée totalement).
Vous pouvez rechercher un contact grâce aux boutons "Loupe".
Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de
rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le
texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3).
Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément
ou sur le dernier élément correspondant à la recherche.
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà livrées" permet de visualiser les lignes totalement livrées
d'une commande en plus de celles non livrées ou partiellement livrées.
Les boutons "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes"
Le bouton "Afficher le client" permet d'afficher la fiche du client associée à la ligne sélectionnée.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Disponible ? : icône permettant de voir si la commande peut être totalement livrée (coche verte) ou pas
(croix rouge)
Livrer,
Numéro du document,
Date,
Code client,
Nom du client
.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" de la ligne "Commande" vous permet de livrer
totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à livrer".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Disponible ? : icône permettant de voir si la ligne de commande peut être livrée (coche verte) ou pas (croix
rouge)
Livrer,
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
305
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité livrée,
Quantité à Livrer,
Reliquat,
Stock réel.
Vous pouvez sélectionner les lignes de texte que vous souhaitez voir apparaître sur votre document de
livraison.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à livrer" le nombre d'articles que vous souhaitez livrer.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" d'une ligne article vous permet de livrer totalement la
ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer".
Pour valider la livraison, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
le menu Fichier + "Sauvegarder"
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la livraison
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la livraison de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité livrée" et "reliquat".
Pour avoir un exemple d'historique de lignes d'une commande ayant 2 bons de livraison associés, cliquez ici.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
306
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
307
Générer les factures
Accès : Opérations – Documents de ventes - Générer les factures
La génération de factures permet de réaliser des factures automatiquement.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "Générer les factures" de la fenêtre principale des facturations périodiques
l'action « Générer les factures" de la fiche facturation périodique.
La fenêtre de « génération des factures périodiques » est divisée en 2 parties :
Filtres,
Liste des factures à générer
Les filtres
Pour générer les factures, vous avez la possibilité de définir la date, de sélectionner la fiche facturation
périodique à prendre en compte, définir les clients à prendre en compte ainsi que le mode de génération.
Générer les factures jusqu’au
Saisir la date jusqu’à laquelle vous souhaitez générer les factures.
Facturation périodique
Sélectionnez la facturation périodique grâce à laquelle vous souhaitez réaliser les factures.
Clients
Sélectionnez le/s clients sur lequel/lesquels vous souhaitez obtenir la liste des factures à générer.
Mode de génération
Sélectionner le mode de génération des factures périodiques
x "Copie d'un document de référence"
x "Regroupement de bons de livraison"
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Factures à générer
Cette partie affiche les factures qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de factures.
Les boutons "Dé-sélectionner tout", "Générer tout" et "Passer tout" vous permettent d’affecter
rapidement la génération ou le report de date.
Les boutons "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes à
regrouper ou uniquement les lignes des "factures".
Le bouton "Afficher le client" permet d'afficher la fiche du client associée à la ligne sélectionnée.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document de référence associé à la ligne sélectionnée.
Pour la ligne "factures", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Générer
Case à cocher permettant de définir qu’il faut générer cette facture.
Sélectionner par défaut.
Passer la date
Case à cocher permettant de définir qu’il ne faut pas générer cette facture
Non sélectionner par défaut
Date de facture
Date modifiable
Date de la facture qui sera générée.
Code facturation périodique
Non modifiable
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
308
Il représente le code de la facturation périodique sélectionné dans les filtres
Libellé de la facturation périodique
Non modifiable
Il représente le libellé de la facturation périodique sélectionné dans les filtres
Code client
Non modifiable
Nom du client
Non modifiable
N° de document de référence
Non modifiable
Si les cases « Générer » et « Passer la date » ne sont pas cochées, lors de la génération, la facture n’est
pas générée et la date de la prochaine facture n’est pas modifiée dans la fiche facturation périodique, client…
Si la case « Générer » n’est pas cochée, et que la case « Passer la date » est cochée, lors de la génération,
la facture n’est pas générée et la date de la prochaine facture est mise à jour dans la fiche facturation
périodique, client…
Pour valider la génération de factures, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
x Ctrl + S
x un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
x le menu Fichier + "Sauvegarder"
x le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la facturation
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la facturation.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
La date de la facture générée est égale à la prochaine date de facture calculée dans la fiche facturation
périodique.
Les champs des fiches facturation périodique, client et famille client sont mis à jour :
x Date de dernière facture (date de la facture qui vient d’être générée)
x Date de prochaine facture qui est calculée automatiquement en fonction de la périodicité.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
309
DOCUMENTS D'ACHAT
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
310
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
311
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
312
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
313
Réception de commandes
Accès : Opérations - Documents d'achats - Réception de commandes
La réception d'une commande permet de réaliser des réceptions partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de réception ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "réceptionner" de la fenêtre principale de navigation des documents d'achat
l'action "réceptionner" de la fiche Commande d'achat.
La réception d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de réception ou
facture ou par un regroupement de commandes en bon de réception ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement réceptionnée en 1 fois.
La fenêtre de réception d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour réceptionner une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un fournisseur et une
commande précise.
Période
Sélectionnez la "Date de référence" : Date de commande ou Date de réception des lignes.
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Tiers
Sélectionnez le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à réceptionner.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la réception (achat).
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la réception de la commande (Bon de livraison ou bon de
réception ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les lignes d'articles
identiques.
Recopier les lignes articles déjà réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une réception précédemment.
Recopier les lignes articles non réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
non réceptionnées : la "Quantité à réceptionner" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes".
Ignorer la vérification de l'adresse
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
314
Cochez cette option, si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont
des adresses de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné.
Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cochez cette option si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client avec des champs
personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné.
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non réceptionnée totalement).
Vous pouvez rechercher un contact grâce aux boutons "Loupe".
Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de
rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le
texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3).
Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément
ou sur le dernier élément correspondant à la recherche.
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà réceptionnées" permet de visualiser les lignes totalement
réceptionnées d'une commande en plus de celles non réceptionnées ou partiellement réceptionnées.
Les boutons "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes".
Le bouton "Afficher le fournisseur" permet d'afficher la fiche du fournisseur associée à la ligne sélectionnée.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Réceptionner,
Numéro du document,
Date,
Code fournisseur,
Nom du fournisseur
.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" de la ligne "Commande" vous permet de
réceptionner totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à réceptionner".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Réceptionner,
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité réceptionnée,
Quantité à réceptionner,
Reliquat,
Stock réel.
Vous pouvez sélectionner les lignes de texte que vous souhaitez voir apparaître sur votre document de
réception.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à réceptionner" le nombre d'articles que vous souhaitez
réceptionner.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" d'une ligne article vous permet de réceptionner
totalement la ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner".
Pour valider la réception, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
315
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
le menu Fichier + "Sauvegarder"
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la réception
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la réception de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité réceptionnée" et "reliquat".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
316
Réapprovisionnement
Accès : Opération – Documents d’achat - Réapprovisionnement
La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types
"biens".
Un article de type Service ne peut pas être réapprovisionné.
Bienvenue...
... dans l'assistant de réapprovisionnement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir les filtres.
Préparation des articles à réapprovisionner
Cette première étape permet de définir les critères de sélection des articles à réapprovisionner :
Sources de réapprovisionnement
Permet d'indiquer l'élément à prendre en compte pour le réapprovisionnement.
Les choix sont :
o Stock
o Commandes clients
Ensuite les filtres affichés sont en fonction du choix de la sources.
Articles
Sélectionnez l’intervalle d’articles pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Familles articles
Sélectionnez l’intervalle de familles articles pour lequel vous souhaitez que les articles soient pris en compte
pour réaliser le réapprovisionnement.
Sous-familles articles
Sélectionnez l’intervalle de sous-familles articles pour lequel vous souhaitez que les articles soient pris en
compte pour réaliser le réapprovisionnement.
Fournisseurs
Sélectionnez l’intervalle de fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Familles Fournisseurs
Sélectionnez l’intervalle de familles fournisseurs pour lequel vous souhaitez que les fournisseurs soient pris en
compte pour réaliser le réapprovisionnement.
Sous-familles Fournisseurs
Sélectionnez l’intervalle de sous-familles fournisseurs pour lequel vous souhaitez que les fournisseurs soient
pris en compte pour réaliser le réapprovisionnement.
Autres
Les options de cette partie permettent d’affiner la sélection d’articles pour le réapprovisionnement.
o Inclure les articles en sommeil,
o Inclure les articles non facturables en ventes.
Par défaut, seul les articles avec le statut Actif sont pris en compte.
Si la case à cocher « Inclure les article en sommeil » est sélectionnée, les articles « en sommeil » seront pris en
compte.
Les filtres ci-dessous sont affichés uniquement lorsque la source de réapprovisionnement est "Commande
clients".
Clients
Sélectionnez l’intervalle de clients pour lequel vous souhaitez que les commandes soient prises en compte pour
réaliser le réapprovisionnement.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
317
Période (Du...au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour la sélection des commandes.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer.
Traitement à réaliser
Cette étape permet de définir les paramètres de calcul des quantités à réapprovisionner. Ces paramètres
diffèrent en fonction de la sources de réapprovisionnement.
Sources de réapprovisionnement : Stock
Les paramètres sont :
Stock de référence
Le stock de référence est le stock à prendre en compte pour le calcul de la quantité à réapprovisionner.
Le stock de référence peut être :
o Virtuel : le stock de référence est le stock virtuel de la fiche article
o Réel : le stock de référence est le stock réel de la fiche article
o Virtuel personnalisé : le stock de référence est le stock virtuel que vous avez défini
Le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel.
Ce détail est à définir par le choix des documents à prendre en compte :
o Commande client : Quantité à livrer
o Commande fournisseur : Quantité à réceptionner
Les quantités sélectionnées seront ajoutées ou retranchées au stock réel selon leur nature et la nature de
l’article.
Quantité à atteindre
Les quantités sur les commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de la quantité à atteindre :
o Stock minimum
o Stock maximum
o Consommation sur la période : lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez définir une période
de consommation et une tendance en pourcentage.
La consommation est calculée par la somme des quantités vendues sur cette période, en prenant en compte les
lignes des factures et avoirs.
La tendance est appliquée à la quantité vendue sur la période. Ce pourcentage permettra d’augmenter ou de
diminuer virtuellement la quantité vendue.
Paramètres des commandes fournisseur
Ces commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de ces paramètres :
o Compléter une commande fournisseur existante
o Fermer les commandes au réapprovisionnement
Ces paramètres sont définis par défaut dans les options du dossier
o Tenir compte des minimums de commande
o Tenir compte des multiples de commande
Ces paramètres sont définis dans la fiche article/onglet fournisseur ou fiche fournisseur/onglet article.
L'option du dossier "Dissocier les lignes avec même code article, mais libellés différents" permet de scinder les
lignes pour un même article mais libellés différents.
Elle est activée par défaut. Si pas sélectionnée, le regroupement se réalisera selon le code article uniquement.
Ouvrir les documents générés (limité aux 10 premiers)
Cette options permet de limiter à 10 l'ouverture des documents générés.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Sources de réapprovisionnement : Commandes clients
Les paramètres sont :
Réapprovisionnement de commandes clients
L'option "Tenir compte du stock vituel" permet de définir la prise en compte du stock virtuel ou pas (stock réel)
de la fiche article.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
318
Paramètres des commandes fournisseur
Ces commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de ces paramètres :
o Compléter une commande fournisseur existante
o Fermer les commandes au réapprovisionnement
o Tenir compte des minimums de commande (présent dans la fiche article, onglet fournisseur ou fiche
fournisseur, onglet article)
o Tenir compte des multiples de commande (présent dans la fiche article, onglet fournisseur ou fiche
fournisseur, onglet article)
Ouvrir les documents générés (limité aux 10 premiers)
Cette options permet de limiter à 10 l'ouverture des documents générés.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération des commandes fournisseurs, puis Fermer.
Traitements du réapprovisionnement
Les articles sont pris en compte si le stock de référence est inférieur ou égal au seuil de réapprovisionnement
de la fiche article.
Quantité à réapprovisionner = [Quantité à atteindre] – [Stock de référence]
Si la « quantité à atteindre » se base sur la consommation sur la période, la quantité à réapprovisionner sera
réajustée pour se trouver dans l’intervalle [Quantité minimum – Quantité maximum]
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DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
319
TRANSFERT EN COMPTABILITE
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
320
Historique des transferts comptables
Accès : Opérations - Transfert en comptabilité - Historique des transferts comptables
L'historique des transferts comptables contient la liste des transferts effectués et aboutis en comptabilité.
La liste des transferts comptables a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La fiche "Historique" se compose des zones N° de lot, date de création et des onglets Pièces transférées,
Notes.
Lorsque le transfert comptable n'abouti pas car il y a un pb de compte, journal, verrou... ; un n° de lot sera
créé avec la date de la demande du transfert mais au niveau des pièces transférées, aucune information sera
présente.
Entête
Cette partie contient :
N° de lot
Ce numéro est unique. Il est auto-incrémenté par les différents transferts réalisés.
Date de création
Cette date est la date de réalisation du transfert en comptabilité.
Re-transfert
Cette case n'est pas saisissable, elle est renseigné lorsque qu'un lot est re-transféré en comptabilité.
Pièces transférées
Cet onglet contient une numéro document, le tiers et la date. En fonction du transfert réalisé (échéances,
ventes, achats, règlements) les données de ces champs seront différentes.
Exemples d'historiques :
Vente : FA00001 ; Dupond ; 02/06/08
Echéances : FA00001 ; Dupond ; 15/07/08
Règlements : "Rien" ; Dupond ; 15/06/08
Détail des traitements
Cet onglet contient la liste des traitements réalisé (création du lot, envoyé pour traitement..., pièces marquées
transférées, ...).
Actions
A partir de la fiche "Lot comptable", vous avez la possibilité d'appeler l'action "Annuler".
Cette action permet de supprimer un lot comptable lorsque celui-ci n'a pas abouti (Par exemple : Pièce envoyée
dans une autre application mais pas de réponse de cette application).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
321
Assistant de publipostage
Accès : Opérations - Assistant de publipostage
Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis.
Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word.
Le publipostage est possible avec Word 2003, Word 2007 et Word 2010 uniquement.
Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée.
L'assistant de publipostage vous permet de réaliser par étape le paramétrage du publipostage.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de publipostage
Bienvenue...
...dans l'assistant de publipostage avec Microsoft Word.
Cette page vous présente les différentes étapes à réaliser pour le publipostage, cliquer sur Suivant pour passer
à l'étape suivante.
Action de publipostage
Cette étape vous permet de définir la fusion du publipostage, c'est à dire de définir si à la validation de
l'assistant, vous souhaitez :
x traiter et envoyer vos courrier client "Publipostage courrier"
x traiter et envoyer vos information par E-mailing "Réaliser un E-mailing"
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des destinataires
Cette étape vous permet de définir les clients/prospects pour lesquels vous souhaitez envoyer un publipostage.
Le publipostage vous propose 3 pré-sélections de "destinataires" :
x Tous les clients et/ou les prospects
x Meilleurs clients (Chiffre d'affaires)
x Clients par date de document (devis, factures)
En fonction du destinataire choisi, les filtres suivants seront disponibles :
x l'adresse e-mail ou postale (du contact principale de facturation et/ou adresse postale de facturation
principale) de la fiche client/prospect à prendre en compte pour ce publipostage ;
x si les clients et/ou les prospects sont concernés ;
x un intervalle de client/prospect ;
x un intervalle de familles clients ;
x un intervalle de sous-familles clients,
x si l'envoi d'e-mailing est autorisé par le client/contact ;
x si le client/contact est une personne physique ou morale;
x Nombre de client à prendre en compte ;
x un intervalle de familles articles ;
x un intervalle de sous-familles articles ;
x un intervalle d'articles ;
x le type d'article concerné (bien et/ou service) ;
x un intervalle de groupes clients ;
x un intervalle de groupes articles ;
x le type de document à prendre en compte (facture ou devis) ;
x un intervalle de dates du premier et du dernier document à prendre en compte.
Suite à la sélection des filtres, vous pouvez voir la liste des destinataires. Pour cela cliquer sur le bouton
"Aperçu de la liste des destinataire".
La pré-visualisation contient des informations différentes en fonction du destinataire sélectionné.
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape de sélection du modèle.
Modèle et document
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
322
Cette étape permet de sélectionner le modèle à prendre en compte pour le publipostage. En fonction de l'action
sélectionnée, des champs spécifiques seront à renseigner.
Nouveau modèle
Le publipostage avec un nouveau modèle permet de réaliser un envoi exceptionnel pour un/des client/s dont les
coordonnées sont reprises automatiquement.
Pour réaliser un publipostage avec un nouveau modèle, vous devez saisir un nom pour le nouveau modèle puis
cliquer sur le bouton "Créer un nouveau modèle".
Un message vous informe des modalités à suivre pour réaliser votre nouveau modèle :
Vous ne pourrez fermer ce message qu’après avoir effectué les modifications dans word. Si vous ne réalisez
pas de modification, il sera enregistré sans aucune information ( vide)
- dans la page word, réalisez votre document avec les champs de fusion souhaités,
- enregistrez votre document et fermez word
- cliquez sur OK pour fermer le message.
Le modèle est alors automatiquement ajouté dans la liste des modèles de publipostage.
Modèles de publipostage
Le publipostage avec un modèle existant permet de réaliser un envoi d'un courrier régulier pour un/des client/s
dont les coordonnées sont reprises automatiquement.
Pour réaliser un publipostage avec un modèle existant, vous devez sélectionner le modèle que vous souhaitez
avoir pour le publipostage. Nous vous proposons une dizaine de modèles par défaut.
Les boutons vous permettent de gérer cette liste de modèles :
• Ajouter : ce bouton permet d'insérer dans la liste des modèles un fichier correspondant à un modèle créé
auparavant dans Word.
• Ouvrir : suite à la sélection d'un modèle, un clic sur ce bouton permet de visualiser celui-ci dans word.
Les pièces jointes "ajoutées" sont copiées dans le dossier.
Les modifications qui seront effectuées sur la pièce d'origine ne seront pas prises en compte dans la pièce du
dossier. Il faudra supprimer la pièce puis de nouveau associer la pièce.
• Modifier : suite à la sélection d'un modèle un clic sur ce bouton permet de modifier et enregistrer celui-ci
dans Word.
• Supprimer : suite à la sélection d'un modèle, un clic sur ce bouton permet de supprimer définitivement ce
modèle de la liste.
En création, modification de votre modèle de publipostage, vous avez la possibilité d'insérer des champs
personnalisés.
Destination
Cet écran permet de sélectionner le mode d'envoi du publipostage :
x Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer
Cette action est sélectionnée obligatoirement si vous avez choisi la création d'un nouveau modèle.
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, une page Word s'ouvre sur l'onglet "Publipostage".
Elle contient aucune donnée (création de document) ou les informations du modèle sélectionné. Ensuite,
vous devez réaliser la fusion avec le "Blocadresse" et saisir/modifier le texte que vous souhaitez. Pour
envoyer le publipostage à vos clients, vous devez accéder à la fonction "Terminer & fusionner".
x Envoyer l'e-mailing ou Imprimer directement les courriers
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, l'e-mail sera envoyé ou le mailing s'éditera.
Le choix de ce mode d'envoi vous permet de saisir le "Sujet de l'e-mail". Vous devez le renseigner
pour passer à l'étape suivante.
x Afficher le document présentant une page par destinataire
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, Word s'ouvre avec autant de page que de clients
sélectionnés.
Document destination
Dans le champ "Document destination", vous devez sélectionner le document qui réceptionnera les
informations de publipostage (coordonnées des clients).
La saisie de ce champ n'est pas obligatoire lorsque vous réalisez une "Impression des courriers" ou un
"Envoi d'e-mailing" (courrier ou e-mail).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
323
Ensuite, cliquer sur Suivant.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour réaliser le publipostage.
Réalisation du publipostage
En fonction du choix de l'action, vous aurez les résultats suivants :
Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer...
Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage". Elle contient le texte du
modèle sélectionné et les coordonnées du client.
Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser
l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner").
Envoyer l'e-mailing directement ou Imprimer directement les courriers
Suite au lancement du publipostage, un nouveau message est envoyé avec l'adresse e-mail du client, le sujet
saisie précédemment et le PDF du modèle sélectionné et ceci pour tous les clients/prospects filtrés
précédemment.
ou
Suite au lancement du publipostage, l'édition du publipostage est automatiquement réalisé sur l'imprimante par
défaut et ceci pour tous les clients/prospects filtrés précédemment.
Si vous avez saisi le champ "Document destination", en plus de l'impression ou l'envoi d'e-mail, une page
word s'ouvre sur l'onglet Publipostage avec les informations de fusions. Ainsi, vous aurez la possibilité de
sauvegarder le document imprimé/envoyé au client/contact.
Afficher les documents...
Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage" sur une page contenant
le texte du modèle sélectionné et les coordonnées du client.
Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser
l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner").
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
324
Map Point
Accès : Opérations - Map point
La géolocalisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts.
La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation.
Trois actions sont possibles :
- Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la
sélection courante.
- Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après
toutes les adresses de la sélection courante.
L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des
adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’.
- Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS
(Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante.
Choix des filtres (onglet Sélection)
Pour effectuer une des trois actions de géolocalisation, vous devez sélectionner/renseigner les zones de filtre
suivantes :
Trois types de sélection s’offrent à vous pour chaque catégorie :
o Aucun : ne sélectionne aucun élément de cette catégorie,
o Tous : Sélectionne tous les éléments de cette catégorie,
o Personnalisé : Sélectionne les éléments de la catégorie selon les critères définis dans les filtres.
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
o Client : Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Famille Client :Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les
actions.
o Fournisseur : Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Famille fournisseur : Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez
effectuer les actions.
o Commercial/collaborateur : Sélectionnez le/les codes commerciaux/collaborateurs sur lesquels
vous souhaitez effectuer les actions.
o Famille commerciaux/collaborateurs : Sélectionnez le/les codes famille commercial/collaborateur
sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Contact : Sélectionnez le/les codes contacts sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Ville : Sélectionnez le/les villes sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Code postal : Sélectionnez le/les codes postaux sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Département : Sélectionnez le/les départements sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Pays : Sélectionnez le/les pays sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
Vous pouvez combiner les filtres de plusieurs catégories.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton « Réinitialiser les filtres ».
Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés dans l’onglet Sélection.
Sous ce tableau, vous pouvez choisir le type d’itinéraire que vous préférez si vous souhaitez effectuer le calcul
d’un itinéraire.
Carte (Onglet Carte)
Cet onglet affiche la carte obtenue suite à l’exécution d’une action de géolocalisation.
La liste située à gauche de la carte permet de sélectionner les données localisées sur la carte et ainsi de zoomer
sur celles-ci.
En en-tête de la carte, vous disposez des boutons suivants :
- Sauvegarder la carte : Ce bouton permet de sauvegarder la carte sous un format de fichier MapPoint (*.ptm)
- Imprimer la carte : Ce bouton permet d’imprimer la carte :
o Si l’action en cours est une localisation, seule la carte sera imprimée
o Si l’action en cours est un calcul d’itinéraire, les différents segments de la route seront imprimés sous
forme de vignettes
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
325
Recherche des adresses
Cette fenêtre vous permet de préciser une adresse au cas où MapPoint serait dans l’impossibilité de trouver une
adresse strictement identique sur la carte.
Le champ Nom vous rappelle le propriétaire de l’adresse.
Si aucune des adresses que MapPoint a trouvé ne correspond à celle recherchée, vous pouvez préciser les
informations dans les champs Adresse, Code Postal, Ville, Pays.
Afin de vérifier si une adresse correspond bien à vos à ceux que vous recherchez, sélectionnez-là dans la liste.
La carte située en arrière-plan zoomera sur celle-ci.
Le bouton ‘OK’ validera l’adresse sélectionnera dans la liste alors que le bouton ‘Annuler’ abandonnera l’action
de géolocalisation pour cette adresse.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
326
e-Commerce
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce
Accès : Opérations - e-Commerce - EBP e-Commerce ou Opérations - e-Commerce - Autres solutions eCommerce
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce.
Après avoir renseigné les options (Connexion, et Général), le paramétrage de la fiche article (onglet Web), le
paramétrage de la fiche client (onglet Web) et éventuellement si le/les client/s est/sont en compte (fiche
client/onglet Gestion) vous pouvez réaliser l'envoi des données vers le site ou la réception d'une commande.
Cet assistant propose d'envoyer les articles, les clients ou d'importer les commandes.
Bienvenue...
...dans l'assistant de Mise à jour des données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des données à mettre à jour
Articles
Les articles de type Biens et Services sont envoyés.
Seront envoyés que les articles ayant l'option "Publier sur le web" sélectionnée sur la fiche article.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers ePages.
Les paramètres d'envoi des articles sont :
Exporter les articles
Case à cocher
Permet d'envoyer les articles sur le site
Sélection
Permet de filtrer les articles à envoyer :
o par code article,
o par famille article,
o par fournisseur,
o tous les articles.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront
envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Forcer l'envoi des images
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles ayant une image pour la sélection (marqués comme étant publiés
sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site
seront envoyés.
Si la case est sélectionnée, le renvoi de l'image est systématiquement, qu'elle soit modifiée ou pas.
Les conditions d'envoi des articles sont :
x Un article déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
x Un article déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « forcer
l’envoi » est cochée ;
x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec ePages ou non ;
x Par contre, le renvoi d’une fiche article modifiée entraîne le renvoi de ses images que si l’image a été
modifiée et l'option "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée (et si l’option "Autoriser l’envoi des
images" est cochée dans les paramètres du dossier) ;
x Un article supprimé sur open line sera supprimé sur ePages par la mise à jour ;
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
327
x Les articles en statut En sommeil, bloqué ou partiellement bloqué, non inlcus et non imprimable ne
sont pas envoyés sur le net (il n'est pas possible de sélectionner la case "Publier sur le web" pour
chacun de ces statuts).
Clients/contacts
Tous les clients/contacts peuvent être envoyés.
Seront envoyés que les clients/contacts ayant l'option "Contact web" sélectionnée sur la fiche client.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers le site e-Commerce.
Les paramètres d'envoi des clients/contacts sont :
Exporter les contacts
Case à cocher
Permet d'envoyer les clients/contacts sur le site
Sélection
Permet de filtrer les clients/contacts à envoyer :
o par client (les contacts des clients et des prospects sont affichés),
o par famille client,
o Tous.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les
contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Les conditions d'envoi des contacts sont :
x Un nouveau contact sera envoyé s’il fait parti de la sélection et que l'option "Contact web" est
sélectionnée sur sa fiche ;
x Un contact/client déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
x Un contact/client déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option «
Forcer l’envoi » est cochée ;
x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec e-Commerce ou non.
Commandes
Les paramètres d'import des commandes sont :
Importer les commande
Case à cocher
Permet d'importer les commandes clients dans le logiciel.
Période Du...Au
Permet de filtrer les commandes à importer
La sélection d'une date est obligatoire pour l'import des commandes.
Les conditions d'import des commandes sont :
Numéro de la commande
Le numéro de la commande importée suit la numérotation du dossier qui reçoit
Le numéro de la commande ePages est repris dans le champ Référence de la commande, champ affiché par
défaut dans la vue Tous et Commandes
Le champ Référence de la commande reprend le « titre du site » et le numéro de la commande ePages.
Exemple : Commande « titre du site » N° « numéro de la commande ePages »
La commande est toujours importée TTC, afin de garantir la restitution exacte du Net TTC calculé par le site.
Les montant HT sont donc re-calculés.
Une commande en devise peut être émise sur le site ePages. Elle est entièrement exprimée en devise, Open
Line l'importe cependant en €uros compte tenu du fonctionnement d’Open Line.
Le Net à payer de la commande ePages (exprimé dans la devise) est repris dans le champ Net à payer en
devise de la commande Open Line.
La devise est reprise et le cours est re-calculé en fonction du Net à payer en euro et du Net à payer en devise
(les montants en euros étant repris de la fiche article indiqué sur Open Line).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
328
Une commande contenant un article avec Eco contribution ne sera pas importée.
Article
Lors de l'import de la commande si l'article n'existe pas, il sera créé dans le dossier qui reçoit.
Le code de l'article suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant de l'article sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
articles du site".
Le prix de l’article sur ePages est exprimé par rapport à un nombre d’unité (champ « Le prix repose sur » par
conséquent). Si le prix exprimé sur ePages est pour 2 unités, si l'article doit être créer lors de l’importation de
la commande, il est indiqué dans l’article un prix ramené à une unité.
Une commande comportant un article dont le statut est bloqué, partiellement bloqué, non facturable vente
ne sera pas importée, un message est affiché :
"L'article xxx a le statut bloqué…., la commande ne peut donc être importée.
Veuillez modifier le statut de cet article pour pouvoir importer votre commande."
Client/contact
Dans ePages, le client/contact est un utilisateur possédant un e-mail.
Lors de l’import de la commande, il est vérifié la présence de l’e-mail dans Open Line.
Dans le cas ou l’e-mail n’est pas connu, le client/contact est créé dans le dossier qui reçoit.
Le code du client suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant du client/contact sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
clients du site".
Dans le cas ou l’e-mail est connu, si :
x le contact ayant cet e-mail est un contact divers, le client est créé automatiquement et le contact est
rattaché au client ;
x le contact ayant cet e-mail est rattaché à un client, le client n'est pas recréé et le client existant est
repris dans la commande.
Dans le cas ou l’e-mail est connu mais qu'il y a plusieurs contacts, divers ou pas, qui possèdent cet e-mail, lors
de l’import de la commande, un écran de sélection du client/contact parmi tous ceux possédant l’e-mail est
proposé.
Le contact sélectionné, et donc le client auquel il est rattaché, est alors inséré dans la commande importée.
Lors de la prochaine importation de commande avec cet e-mail et ce client, la fenêtre de sélection ne sera pas
proposée puisque le client sera automatiquement identifié (l'identifiant du client sur le site ePages correspond
dans la base Open Line au champ "valeur" de la table "Informations des clients du site").
Règlement
Lors de l’importation de la commande, un règlement est créé uniquement si le statut du règlement sur ePages
est "Payée".
Ce statut sert UNIQUEMENT à considérer la commande comme réglée ou non, et pas à décider si la commande
doit être importer ou pas.
Frais de port
Une fiche frais de port présente dans une commande est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
Moyen de paiement
Une fiche moyen de paiement est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
TVA
ePages propose à l’utilisateur de définir ses zones fiscales (l’équivalent des territorialités) et à partir de ces
zones fiscales, une matrice de taxes (l’équivalent des taux de tva).
Vous devez donc définir dans Open line la correspondance entre ePages et Open Line.
Une incohérence dans cette correspondance empêchera l’importation de la commande et la nécessité de
corriger cette matrice dans Open Line.
Dans Epages, il ya par défaut deux zones fiscales qui sont UE et Non UE.
A ces zones fiscales sont attachés des pays.
Et pour ces deux zones fiscales sont définis des taux de TVA.
ePages considère par défaut que la zone fiscale UE correspond à la France, et indique donc dans ses taux de tva
les taux français.
La zone Non UE est donc considérée comme la zone Import/Export, donc avec par définition des taux de TVA à
0.
Lorsqu’un utilisateur, lequel a déclaré lors de son inscription son adresse et par conséquent son pays, passe
commande sur ePages, il devient automatiquement un client à qui ePages attribue, en fonction de son pays,
une zone fiscale.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
329
Si le client est en France, il aura donc pas défaut, la zone fiscale UE
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour.
Opération terminée
Cette dernière étape vous permet de visualiser les opérations effectuées.
Cliquez sur Fermer pour refermer la fenêtre de l'assistant de mise à jour du site.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
330
Mise à jour du site Oxatis
Accès : Opérations - e-Commerce - Oxatis
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce Oxatis.
Après avoir renseigné les options (Connexion, et Général), le paramétrage de la fiche article (onglet Web), le
paramétrage de la fiche client (onglet Web) et éventuellement si le/les client/s est/sont en compte (fiche
client/onglet Gestion) vous pouvez réaliser l'envoi des données vers le site ou la réception d'une commande.
Cet assistant propose d'envoyer les articles, les clients ou d'importer les commandes.
Bienvenue...
...dans l'assistant de Mise à jour des données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des données à mettre à jour
Articles
Les articles de type Biens et Services sont envoyés.
Seront envoyés que les articles ayant l'option "Publier sur le web" sélectionnée sur la fiche article.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers Oxatis.
Les paramètres d'envoi des articles sont :
Exporter les articles
Case à cocher
Permet d'envoyer les articles sur le site
Sélection
Permet de filtrer les articles à envoyer :
o par code article,
o par famille article,
o par fournisseur,
o tous les articles.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront
envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Forcer l'envoi des images
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles ayant une image pour la sélection (marqués comme étant publiés
sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site
seront envoyés.
Si la case est sélectionnée, le renvoi de l'image est systématiquement, qu'elle soit modifiée ou pas.
Les conditions d'envoi des articles sont :
x Un article déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
x Un article déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « Forcer
l’envoi » est cochée ;
x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec oxatis ou non ;
x Par contre, le renvoi d’une fiche article modifiée entraîne le renvoi de ses images que si l’image a été
modifiée et l'option "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée (et si l’option "Autoriser l’envoi des
images" est cochée dans les paramètres du dossier) ;
x Un article supprimé sur open line sera supprimé sur oxatis par la mise à jour ;
x Les articles en statut En sommeil, bloqué ou partiellement bloqué, non inlcus et non imprimable ne
sont pas envoyés sur le net (il n'est pas possible de sélectionner la case "Publier sur le web" pour
chacun de ces statuts).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
331
Clients/contacts
Tous les clients/contacts peuvent être envoyés.
Seront envoyés que les clients/contacts ayant l'option "Contact web" sélectionnée sur la fiche client.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers Oxatis.
Les paramètres d'envoi des clients/contacts sont :
Exporter les contacts
Case à cocher
Permet d'envoyer les clients/contacts sur le site
Sélection
Permet de filtrer les clients à envoyer :
o par client (les contacts des clients et des prospects sont affichés),
o par famille client,
o Tous.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les
contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Les conditions d'envoi des contacts sont :
x Un nouveau contact sera envoyé s’il fait parti de la sélection et que l'option "Contact web" est
sélectionnée sur sa fiche ;
x Un contact/client déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
x Un contact/client déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option «
forcer l’envoi » est cochée ;
x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec oxatis ou non.
Commandes
Les paramètres d'import des commandes sont :
Importer les commande
Case à cocher
Permet d'importer les commandes clients dans le logiciel.
Type de filtre sur les dates
Liste déroulante permettant de sélectionner le type de dates à prendre en compte lors de l'import des
commandes.
Période Du...Au
Permet de filtrer les commandes à importer
La sélection d'une date est obligatoire pour l'import des commandes.
Les conditions d'import des commandes sont :
Numéro de la commande
Le numéro de la commande importée suit la numérotation du dossier qui reçoit
Le champ Référence de la commande reprend le « titre du site » et le numéro de la commande Oxatis.
Exemple : Commande « titre du site » N° « numéro de la commande oxatis »
Article
Lors de l'import de la commande si l'article n'existe pas, il sera créé dans le dossier qui reçoit.
Le code de l'article suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant de l'article sur le site Oxatis est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des articles
du site".
La création de l'article dans Open Line ne s'effectuera pas si :
x l'article de la commande est inexistant dans le dossier qui reçoit " et qu'il contient une éco contribution
dans la commande : La commande n’est pas importée et un message informe l'utilisateur qu’il doit
modifier l’article et lui attribuer l’éco contribution (code de l’article et montant de l’éco contribution
précisés dans le message) avant de relancer l’importation de sa commande.
x l'article de la commande est existant dans le dossier qui reçoit avec une éco-contribution dans le
dossier, différentes de celle de la commande : La commande n’est pas importée et un message
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
332
informe l'utilisateur qu’il doit modifier l’article et lui attribuer l’éco contribution (code de l’article et
montant de l’éco contribution précisés dans le message) avant de relancer l’importation de sa
commande.
Sur Oxatis, il existe la notion d’attributs. Si l’article présent dans la commande Oxatis est avec attributs,
même si l’article n’existe pas dans Open Line, cet article est repris dans la commande en tant qu' "article non
référencé" et ne sera pas créé.
Une commande comportant un article dont le statut est bloqué, partiellement bloqué, non facturable vente
ne sera pas importée, un message est affiché :
"L'article xxx a le statut bloqué…., la commande ne peut donc être importée.
Veuillez modifier le statut de cet article pour pouvoir importer votre commande."
Client/contact
Dans oxatis, le client/contact est un utilisateur possédant un e-mail.
Lors de l’import de la commande, il est vérifié la présence de l’e-mail dans Open Line.
Dans le cas ou l’e mail n’est pas connu, le client/contact est créé dans le dossier qui reçoit.
Le code du client suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant du client/contact sur le site Oxatis est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
clients/contacts du site".
Dans le cas ou l’e-mail est connu, si :
x le contact ayant cet e-mail est un contact divers, le client est créé automatiquement et le contact est
rattaché au client.
x le contact ayant cet e-mail est rattaché à un client, le client n'est pas recréé et le client existant est
repris dans la commande.
Dans le cas ou l’e-mail est connu mais qu'il y a plusieurs contacts, divers ou pas, qui possèdent cet e-mail, lors
de l’import de la commande, un écran de sélection du client/contact parmi tous ceux possédant l’e-mail est
proposé.
Le contact sélectionné, et donc le client auquel il est rattaché, est alors inséré dans la commande importée
Lors de la prochaine importation de commande avec cet e-mail et ce client, la fenêtre de sélection ne sera pas
proposée puisque le client sera automatiquement identifié (l'identifiant du client sur le site Oxatis correspond
dans la base Open Line au champ "valeur" de la table "Informations des clients du site").
Règlement
Lors de l’importation de la commande, un règlement est créé uniquement si le statut du règlement sur Oxatis
est Paiement confirmé (rond vert).
Ce statut sert UNIQUEMENT à considérer la commande comme réglée ou non, et pas à décider si la commande
doit être importer ou pas.
Frais de port
Une fiche frais de port présente dans une commande est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
Moyen de paiement
Une fiche moyen de paiement est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour.
Opération terminée
Cette dernière étape vous permet de visualiser les opérations effectuées.
Cliquez sur Fermer pour refermer la fenêtre de l'assistant de mise à jour du site.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
333
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce
Accès : Opérations - e-Commerce - EBP e-Commerce ou Opérations - e-Commerce - Autres solutions eCommerce
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce.
Après avoir renseigné les options (Connexion, et Général), le paramétrage de la fiche article (onglet Web), le
paramétrage de la fiche client (onglet Web) et éventuellement si le/les client/s est/sont en compte (fiche
client/onglet Gestion) vous pouvez réaliser l'envoi des données vers le site ou la réception d'une commande.
Cet assistant propose d'envoyer les articles, les clients ou d'importer les commandes.
Bienvenue...
...dans l'assistant de Mise à jour des données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des données à mettre à jour
Articles
Les articles de type Biens et Services sont envoyés.
Seront envoyés que les articles ayant l'option "Publier sur le web" sélectionnée sur la fiche article.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers ePages.
Les paramètres d'envoi des articles sont :
Exporter les articles
Case à cocher
Permet d'envoyer les articles sur le site
Sélection
Permet de filtrer les articles à envoyer :
o par code article,
o par famille article,
o par fournisseur,
o tous les articles.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront
envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Forcer l'envoi des images
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles ayant une image pour la sélection (marqués comme étant publiés
sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site
seront envoyés.
Si la case est sélectionnée, le renvoi de l'image est systématiquement, qu'elle soit modifiée ou pas.
Les conditions d'envoi des articles sont :
x Un article déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
x Un article déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « forcer
l’envoi » est cochée ;
x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec ePages ou non ;
x Par contre, le renvoi d’une fiche article modifiée entraîne le renvoi de ses images que si l’image a été
modifiée et l'option "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée (et si l’option "Autoriser l’envoi des
images" est cochée dans les paramètres du dossier) ;
x Un article supprimé sur open line sera supprimé sur ePages par la mise à jour ;
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
334
x Les articles en statut En sommeil, bloqué ou partiellement bloqué, non inlcus et non imprimable ne
sont pas envoyés sur le net (il n'est pas possible de sélectionner la case "Publier sur le web" pour
chacun de ces statuts).
Clients/contacts
Tous les clients/contacts peuvent être envoyés.
Seront envoyés que les clients/contacts ayant l'option "Contact web" sélectionnée sur la fiche client.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers le site e-Commerce.
Les paramètres d'envoi des clients/contacts sont :
Exporter les contacts
Case à cocher
Permet d'envoyer les clients/contacts sur le site
Sélection
Permet de filtrer les clients/contacts à envoyer :
o par client (les contacts des clients et des prospects sont affichés),
o par famille client,
o Tous.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les
contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Les conditions d'envoi des contacts sont :
x Un nouveau contact sera envoyé s’il fait parti de la sélection et que l'option "Contact web" est
sélectionnée sur sa fiche ;
x Un contact/client déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
x Un contact/client déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option «
Forcer l’envoi » est cochée ;
x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec e-Commerce ou non.
Commandes
Les paramètres d'import des commandes sont :
Importer les commande
Case à cocher
Permet d'importer les commandes clients dans le logiciel.
Période Du...Au
Permet de filtrer les commandes à importer
La sélection d'une date est obligatoire pour l'import des commandes.
Les conditions d'import des commandes sont :
Numéro de la commande
Le numéro de la commande importée suit la numérotation du dossier qui reçoit
Le numéro de la commande ePages est repris dans le champ Référence de la commande, champ affiché par
défaut dans la vue Tous et Commandes
Le champ Référence de la commande reprend le « titre du site » et le numéro de la commande ePages.
Exemple : Commande « titre du site » N° « numéro de la commande ePages »
La commande est toujours importée TTC, afin de garantir la restitution exacte du Net TTC calculé par le site.
Les montant HT sont donc re-calculés.
Une commande en devise peut être émise sur le site ePages. Elle est entièrement exprimée en devise, Open
Line l'importe cependant en €uros compte tenu du fonctionnement d’Open Line.
Le Net à payer de la commande ePages (exprimé dans la devise) est repris dans le champ Net à payer en
devise de la commande Open Line.
La devise est reprise et le cours est re-calculé en fonction du Net à payer en euro et du Net à payer en devise
(les montants en euros étant repris de la fiche article indiqué sur Open Line).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
335
Une commande contenant un article avec Eco contribution ne sera pas importée.
Article
Lors de l'import de la commande si l'article n'existe pas, il sera créé dans le dossier qui reçoit.
Le code de l'article suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant de l'article sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
articles du site".
Le prix de l’article sur ePages est exprimé par rapport à un nombre d’unité (champ « Le prix repose sur » par
conséquent). Si le prix exprimé sur ePages est pour 2 unités, si l'article doit être créer lors de l’importation de
la commande, il est indiqué dans l’article un prix ramené à une unité.
Une commande comportant un article dont le statut est bloqué, partiellement bloqué, non facturable vente
ne sera pas importée, un message est affiché :
"L'article xxx a le statut bloqué…., la commande ne peut donc être importée.
Veuillez modifier le statut de cet article pour pouvoir importer votre commande."
Client/contact
Dans ePages, le client/contact est un utilisateur possédant un e-mail.
Lors de l’import de la commande, il est vérifié la présence de l’e-mail dans Open Line.
Dans le cas ou l’e-mail n’est pas connu, le client/contact est créé dans le dossier qui reçoit.
Le code du client suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant du client/contact sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
clients du site".
Dans le cas ou l’e-mail est connu, si :
x le contact ayant cet e-mail est un contact divers, le client est créé automatiquement et le contact est
rattaché au client ;
x le contact ayant cet e-mail est rattaché à un client, le client n'est pas recréé et le client existant est
repris dans la commande.
Dans le cas ou l’e-mail est connu mais qu'il y a plusieurs contacts, divers ou pas, qui possèdent cet e-mail, lors
de l’import de la commande, un écran de sélection du client/contact parmi tous ceux possédant l’e-mail est
proposé.
Le contact sélectionné, et donc le client auquel il est rattaché, est alors inséré dans la commande importée.
Lors de la prochaine importation de commande avec cet e-mail et ce client, la fenêtre de sélection ne sera pas
proposée puisque le client sera automatiquement identifié (l'identifiant du client sur le site ePages correspond
dans la base Open Line au champ "valeur" de la table "Informations des clients du site").
Règlement
Lors de l’importation de la commande, un règlement est créé uniquement si le statut du règlement sur ePages
est "Payée".
Ce statut sert UNIQUEMENT à considérer la commande comme réglée ou non, et pas à décider si la commande
doit être importer ou pas.
Frais de port
Une fiche frais de port présente dans une commande est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
Moyen de paiement
Une fiche moyen de paiement est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
TVA
ePages propose à l’utilisateur de définir ses zones fiscales (l’équivalent des territorialités) et à partir de ces
zones fiscales, une matrice de taxes (l’équivalent des taux de tva).
Vous devez donc définir dans Open line la correspondance entre ePages et Open Line.
Une incohérence dans cette correspondance empêchera l’importation de la commande et la nécessité de
corriger cette matrice dans Open Line.
Dans Epages, il ya par défaut deux zones fiscales qui sont UE et Non UE.
A ces zones fiscales sont attachés des pays.
Et pour ces deux zones fiscales sont définis des taux de TVA.
ePages considère par défaut que la zone fiscale UE correspond à la France, et indique donc dans ses taux de tva
les taux français.
La zone Non UE est donc considérée comme la zone Import/Export, donc avec par définition des taux de TVA à
0.
Lorsqu’un utilisateur, lequel a déclaré lors de son inscription son adresse et par conséquent son pays, passe
commande sur ePages, il devient automatiquement un client à qui ePages attribue, en fonction de son pays,
une zone fiscale.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
336
Si le client est en France, il aura donc pas défaut, la zone fiscale UE
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour.
Opération terminée
Cette dernière étape vous permet de visualiser les opérations effectuées.
Cliquez sur Fermer pour refermer la fenêtre de l'assistant de mise à jour du site.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
337
Remplacement de code
Accès : Opérations - Remplacement de code
Le remplacement de code passe par un assistant.
Il est possible de remplacer le code d'une fiche pays, banque, moyen de paiement ou mode de règlement par
une autre fiche existante..
Cet assistant vous permet de remplacer dans tous le logiciel, un code par un autre existant.
Bienvenue...
... dans l'assistant de remplacement...
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser un remplacement de code.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection du code à remplacer.
Sélection du code à remplacer
Cette étape permet de sélectionner le code à remplacer et le nouveau code.
x Code de la fiche d'origine
x Nouveau code
La case à cocher "Supprimer la code d'origine après son remplacement" permet à la fin du traitement de
supprimer le code d'origine.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le remplacement de code, puis Fermer.
Traitements du remplacement
La fiche d'origine est remplacée par la nouvelle fiche dans toutes les fiches sur lesquelles elle était présente.
Dans la liste des pays, il a une fiche pays FR et une fiche pays FRF
Sur une fiche client, présence d'une adresse avec FRF
Demande le remplacement de FRF par FR avec suppression de FRF.
Suite au traitement de remplacement FRF est remplacé par FR sur la fiche client et la fiche FRF est supprimée.
Pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant
permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les
fiches clients/documents …
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
338
Assistant de mise à jour de fiche
Accès : Opération - Assistant de mise à jour
La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles
clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations.
La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet "fournisseur de la fiche article" et l'onglet
"articles de la fiche Fournisseur".
Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de mise à jour.
Bienvenue...
...dans l'assistant de mise à jour...
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection des éléments à mettre à jour.
Filtres
Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour.
Cette définition s'effectue par une sélection de critères.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des "articles" et "articles par fournisseurs" sont :
x un intervalle d'articles
x une prise en compte du stock réel (case sélectionnée "Stock réel différent de 0")
x un intervalle de familles articles
x un intervalle de sous-familles articles
x un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des "articles" uniquement)
x un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des "articles par fournisseur" uniquement)
x un type d'article (biens, service)
x un intervalle de groupe (groupe 1 et/ou groupe 2)
x un taux de TVA de l'article
Le filtre disponible pour la mise à jour des "Familles articles" est un intervalle de familles articles.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des "clients" sont :
x un type de tiers (clients ou prospects)
x un intervalle de clients
x un intervalle de familles clients
x un intervalle de commerciaux/collaborateurs
x un intervalle de données géographiques (code postal, pays...)
x un intervalle de groupe (groupe 1 et/ou groupe 2)
Le filtre disponible pour la mise à jour des "Familles clients/prospects" est un intervalle de familles
clients/prospects.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Mises à jour
Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de
modification.
Boutons de sélection
Pour établir la liste des champs à mettre à jour, les boutons suivants sont disponibles :
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
339
Verrouiller chaque fiche pendant la mise à jour
Cette case (sélectionnée par défaut) vous permet, avant de réaliser la mise à jour, de rendre non modifiable
l'élément que vous souhaitez mettre à jour. Il sera modifiable qu'à la validation ou fermeture de l'assistant.
Lorsque la case n'est pas sélectionnée, les éléments sont non modifiables qu'à la validation de l'assistant.
Sélectionner les champs
Ce bouton permet d'afficher une fenêtre de choix des champs à mettre à jour.
Suite à la sélection des champs (case cochée) et à la validation de la fenêtre par OK, tous les champs
sélectionnés apparaissent dans la grille.
Les champs non modifiables dans la fiche ne sont pas modifiables par l'assistant
Flèche bas et Flèche haut
Ces boutons permettent de trier les champs affichés mais aussi de définir l’ordre dans lequel les mises à jour
seront effectuées.
Ajouter le prix d’achat et le prix de vente, si ce dernier est positionné en premier, la mise à jour
s'appliquera alors sur le prix de vente puis le prix d’achat. Donc, en fonction des paramètres définis dans la
fiche article, le prix de vente peut être recalculé.
Liste des champs à mettre à jour
La liste des champs à mettre à jour est présentée sous forme de grille contenant les colonnes :
Champs
Liste des champs sélectionnés à l'aide du bouton "Sélectionner les champs"
Par défaut la grille contient les champs obligatoires non modifiables, non supprimable :
- Mise à jour Article : Code article, Libellé
- Mise à jour Articles par fournisseurs : Code fournisseur, Nom, Code article, Libellé
- Mise à jour Familles articles : Code famille articles, Familles articles
Mode
En fonction du type de champ différents modes sont disponibles :
o Saisie manuelle :
Proposés pour les champs modifiable de type texte, numérique entier, numérique décimal, case à
cocher, date/heure, liste de valeurs, champ d'une autre fiche.
Elle permet d’indiquer la nouvelle valeur sur l’étape suivante et pour chaque élément concerné par la
mise à jour.
o Nouvelle valeur :
Proposés pour les champs modifiable de type texte, numérique entier, numérique décimal, case à
cocher, date/heure, liste de valeurs, champ d'une autre fiche.
Elle permet de déterminer une valeur par défaut à appliquer à l’ensemble des éléments concernés par
cette mise à jour. Cette valeur doit alors être renseignée dans la colonne Valeur à appliquer.
o Affichage seul :
Proposés pour les champs non modifiables (exemple : code de la fiche)
Aucune saisie possible.
o Différence :
Proposés pour les champs modifiables de type numérique entier et numérique décimal.
Elle permet d’appliquer à la valeur d’origine un montant à ajouter ou à soustraire et cette modification
s’applique sur tous les éléments répondant aux filtres sélectionnés.
o Pourcentage :
Proposés pour les champs modifiables de type numérique décimal.
Il permet d’appliquer un pourcentage de hausse ou de baisse à la valeur d’origine et sur tous les
éléments répondant aux filtres sélectionnés.
Par défaut, le mode est positionné sur :
- Saisie manuelle pour les champs modifiables,
- Affichage seul pour les champs non modifiables.
Valeur à appliquer
Cette colonne permet de saisir une nouvelle valeur, une différence ou un pourcentage.
La valeur à appliquer est du même type que le champ à modifier.
Comportement
La sélection du comportement est disponible uniquement pour la mise à jour des articles.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
340
Cette colonne propose les valeurs :
o Ne pas appliquer les paramètres de la famille,
o Appliquer les paramètres de la famille.
Lors de la modification manuelle du code famille articles dans une fiche article, il est possible d’appliquer ou
non les paramètres de la famille à l’article. Dans l’assistant de mise à jour, la modification de la famille
d’articles est possible. Donc afin de choisir l'appliquer les paramètres de la famille, lorsque le code famille
articles est sélectionné, dans la colonne Comportement, il est possible de choisir l'application ou non des
paramètres de la famille.
Lors du passage à l'étape suivante, les paramètres définis dans cet écran sont alors appliqués à l’ensemble
des données concernées par la mise à jour. Si une nouvelle valeur n’est pas applicable à une des données un
message d’informations est alors affiché précisant que la donnée concernée ainsi que sa valeur ne sont pas
applicables.
Sur cet écran, aucun contrôle de cohérence entre données n'est réalisé. Par exemple, si les champs Famille
et Sous-famille sont sélectionnées, il est possible de définir une sous-famille qui n’appartient pas à la famille.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Contrôle et modification
Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des
paramètres définis dans l’étape précédente.
Les champs modifiables restent modifiables (champ surligné en Jaune).
Si la saisie manuelle n’est pas possible (par exemple : Changement du type d’article), un message
d’informations est affiché indiquant que le changement n’est pas possible.
La grille de la liste des données concernées par la mise à jour contient les colonnes :
Sauvegarder
Case à cocher
Cette case permet d’identifier les données modifiées.
La case est sélectionnée automatiquement si les paramètres de l'étape précédente ont pu être appliqués. Dans
le cas contraire, elle est désélectionnée
Il est possible de désélectionner la case "Sauvegarder" : dans ce cas, à la validation de l‘assistant, les
modifications de données ne seront pas enregistrées.
Si aucune modification n’a été effectuée, il n'est pas possible de sélectionner la case.
Les champs obligatoires et non modifiables, non supprimable :
- Mise à jour Article : Code article, Libellé
- Mise à jour Articles par fournisseurs : Code fournisseur, Nom, Code article, Libellé
- Mise à jour Familles articles : Code famille articles, Familles articles
- Mise à jour Client : Code (tiers), Nom
- Mise à jour Familles clients : Code famille tiers, Libellé
Les champs sélectionnés dans l'étape précédente, pour être mis à jour
Contrairement à l’étape précédente, des contrôles de cohérence sont effectuées et il s’agit des mêmes que
sur la fiche article.
Le bouton Précédent permet de revenir sur l’étape précédente mais aucune modification réalisée dans cet
écran ne sera conservée. Un message de confirmation vous en informe.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles
articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer.
Traitements de la mise à jour
Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
341
Droits utilisateurs
Il n'y a pas de droit particulier pour les assistants de Mise à jour.
- Mise à jour Article : Droit utilisateur pris en compte "Article"
- Mise à jour Articles par fournisseurs : Droit utilisateur pris en compte "Article"
- Mise à jour Familles articles : Droit utilisateur pris en compte "Familles Article"
- Mise à jour Clients/prospects : Droit utilisateur pris en compte "Clients/prospects"
- Mise à jour Familles clients/prospects : Droit utilisateur pris en compte "Familles Clients/prospects"
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
342
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
343
PARAMÈTRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Ajouter une publication Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des publications. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche publication.
Ajouter un compte Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des comptes du ROL. Double cliquer sur une ligne pour
ouvrir une fiche compte du ROL.
Ajouter un taux de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche taux de TVA.
Ajouter une civilité
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche civilités.
Ajouter un code postal
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche codes postaux.
Informations société
Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs...
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
344
PUBLICATION REPORTS ON LINE
Publication
Accès : Paramètres - Publication dans Reports On Line– Publication
La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches.
Les publications sont utilisées pour la gestion du site ROL.
La fiche publication peut être créée directement depuis :
o le menu « Paramètres - Publication dans Reports On Line– Publication » + ajouter
o la publication d’une liste, impression (bouton ROL "Publier sur le Web dans le report On Line :
http://reports-on-line.ebp.com".)
Présentation de la fiche
La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets.
Entête
o Libellé*
Champ alphanumérique de 80 caractères maximum
La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document
o Description
Champ alphanumérique de 200 caractères maximum
Onglets
Documents
o Icône
Permet de sélectionner une image pour la publication.
Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options.
Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre
publication ou par le bouton "Importer", aller chercher un icône d'une autre provenance
"Personnalisé".
Cet icône est indépendant du logo du dossier
o Nom de la publication dans Reports on Line
Champ alphanumérique de 40 caractères maximum
Rq : la donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête
Il reste modifiable.
o Date de dernière publication
Champ date non modifiable
Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication
o Date de prochaine publication
Champ date non modifiable
Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité).
o Inactif
Case à cocher
Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier.
La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour.
o Modifié depuis le dernier envoi
Case à cocher, non saisissable
Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée.
Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit
sélectionnée par défaut.
o Liste de documents
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
345
Cette liste contient tous les documents associés à la publication.
Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description.
Il est possible de :
o supprimer un document
o modifier la vue de la liste
o changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre)
Comptes
Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication.
La gestion de cette liste est commune à toutes les listes.
Le bouton "Voir la fiche compte" permet d'ouvrir la fiche du compte.
Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera
envoyée.
Les informations disponibles sont :
o Login(email) compte utilisateur Reports on Line
Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication
o Prénom
Non modifiable
Prénom du compte
o Nom
Non modifiable
Nom du compte
Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une
multi-sélection dans la liste déroulante des comptes.
Périodicité
Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site.
La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action « envoyer » est sélectionnée
Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, …) ou définie par l’utilisateur (toutes
les n semaines ou n mois …).
Prochaines dates
Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en
fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates).
En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du
mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines…
Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché :
Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous
devrez mettre à jour le planificateur de tâches Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste
choisi.
Pour mettre à jour le planificateur de tâche windows, vous avez à votre disposition l'action Mettre à jour le
planificateur depuis le menu Paramètres-Publication Reports On Line-Publications.
Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis
par vous. Vous pouvez visualiser les tâches générées via l'application EBP en cliquant sur Démarrer/Tous les
programmes/Accessoires/Outils système/Tâches planifiées.
Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant
sur le bouton "Envoyer".
Action de la liste publication
o Envoyer
Permet de forcer l’envoi sur le site ROL des publications sélectionnées et actives
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
346
o Mettre à jour le planificateur de tâches
Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (ROL) pour les publications avec une périodicité.
Un message vous demande confirmation de mise à jour :
Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications seront envoyées
automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste.
o Supprimer la tâche du planificateur
Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée.
Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche :
Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées
automatiquement à partir de ce poste.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
347
Comptes
Accès : Paramètres - Publication Reports On Line – Comptes
La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches.
Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line.
La fiche compte contient :
o Login (e-mail)*
Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail
Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur
o Administrateur
Case à cocher
Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur
Un seul compte peut-être administrateur.
o Nom
Champ saisissable
o Prénom
Champs saisissable
o Mot de passe*
Obligatoire
o Confirmation*
Identique au mot de passe
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte.
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier.
Actions
A partir de la liste des comptes, il est possible de
o Récupérer les comptes du site
o Mettre à jour l'identification
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
348
COMPTABILITE
Plans analytiques
Accès : Paramètres - Comptabilité - Plans analytiques
La gestion de la liste des plans est commune à toutes les fiches.
Les plans vous permettent d'analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise
dispose de plusieurs ateliers, premier axe d’analyse, les ateliers.. . La somme des axes enregistrés devra être
ventilée à 100% sur chacun des plans.
En version PRO, le nombre de plans est limité à 3 et ils peuvent contenir 1 niveau.
En version PME, le nombre de plans est illimité et ils peuvent contenir 12 niveaux.
La gestion de l'analytique est activée à partir des Paramètres/Société/Fonctionnalités disponibles.
La fiche plans est composée d’une entête et d’onglets.
Entête
Les champs disponibles sont :
Code
Il permet de saisir le nom court du plan.
Ce code est limité à 40 caractères alphanumériques.
Intitulé
Saisissez le nom du plan (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Poste analytique d’attente
Champ alphanumérique de 13 caractères maximum
Ce champ est saisissable uniquement lorsque le plan est enregistré.
Ce poste d'attente permet d’indiquer celui à utiliser automatiquement par le logiciel lorsque le total des
ventilations est inférieur à 100 %. Si vous n’indiquez pas de poste, alors vous ne pourrez pas quitter une
ventilation tant qu’elle n’atteint pas 100 % du montant à ventiler.
L’action Créer le poste d’attente permet de créer le poste d’attente automatiquement et de le placer dans le
champ Poste analytique d’attente.
Actif
Case à cocher, sélectionné par défaut
Si la case est sélectionnée, aucune ventilation ne sera effectué sur les postes (onglet «répartition des postes
analytiques »)
Les onglets
« Répartition des postes analytiques »
Cet onglet contient une grille composée de 2 colonnes : Code et Intitulé
o En version PRO, vous êtes limités à 1 niveau de poste
o En version PME, vous êtes limités à 12 niveaux de postes et sous-postes.
Les actions de la barre d’outils disponibles sont :
o Ajouter + Ajouter
Permet de créer un poste analytique à partir du plan, il suffit d’ajouter une ligne par le bouton (raccourci
Ctrl + J) et d’indiquer le code et l’intitulé du poste.
o Insérer
Permet d’ajouter une ligne au dessus de la ligne active
o Supprimer
Permet de supprimer la ligne active
o Vues
Permet de définir les champs à visualiser dans la grille de cet onglet
o Copier coller, couper, monter descendre
Permet de gérer les lignes
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
349
o Voir les postes inactifs
Permet de visualiser dans le plan tous les postes appartenant à ce plan mais décochés actifs, ils
apparaissent dans ce cas barrés
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
350
Postes analytiques
Accès : Paramètres - Comptabilité - postes
La gestion de la liste des postes est commune à toutes les fiches.
A partir de cette liste, vous pouvez consulter les postes.
La création des postes s’effectue uniquement à partir de la fiche plan analytique.
En version PRO, vous êtes limités à 1 niveau.
En version PME, vous êtes limités à 12 niveaux
Fiche Principale
La fiche est renseignée par défaut lors de la création des postes à partir de la
Elle est composée :
o Code Plan (axe analytique)
Non saisissable
o Code du poste
Non saisissable
o Intitulé du poste
Saisissable
o Actif
Case à cocher
Non saisissable
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
351
Les grilles analytiques
Accès : Paramètres – Comptabilité - Grilles
La gestion de la liste des grilles est commune à toutes les fiches
Une grille analytique peut être paramétrée pour plusieurs plans.
Les ventilations par grille s’effectuent en sélectionnant les grilles directement dans les fiches des éléments
concernés.
La fiche grille est composée d’une entête et d’onglets.
Entête
Les champs disponibles sont :
• Code
• Intitulé
Champ alphanumérique de 50 caractères maximum
Onglets
Répartitions
o Plan (Axe) analytique :
Sélectionnez le plan souhaité pour visualiser ou ajouter des ventilations (seuls les plans actifs sont
visualisables).
o Grilles de sélection des postes :
Cette grille contient les champs code poste et % de répartition de chacun
Vous pouvez gérer la liste des postes grâce aux actions : Ajouter, Insérer, Supprimer, Equilibrer
Equilibrer : permet de calculer automatiquement le % de répartition manquant dans la répartition
et applicable sur la ligne poste sélectionnée.
Dans la colonne postes analytiques, vous trouverez les postes actifs créés précédemment lors de
l’établissement d’un poste analytique.
Saisissez les ventilations en ajoutant des lignes et en sélectionnant les postes (niveau 1 version pro ) et
poste de détail (différents niveaux version Ligne PME : dernier niveau) du plan sélectionné.
Le total de la colonne Pourcentage doit être de 100 %. Si ce n’est pas le cas, les ventilations devront
être complétées lors de la saisie ou seront automatiquement complétées par le logiciel par le poste
d’attente, s’il est paramétré dans le plan.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
352
TAXES
Taux de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Taux de TVA
La gestion de la fiche "TVA" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des taux de TVA est automatiquement généré.
Une fiche TVA se compose des éléments suivants :
Description
Saisissez la description du taux de TVA (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une Territorialité *
Sélectionnez une territorialité dans la liste déroulante.
un Taux
Champ numérique permettant de définir le taux de TVA pour cette fiche.
Le taux et la territorialité ne sont plus modifiables dès lors que la fiche Taux de TVA est sauvegardée.
ainsi que des cases à cocher :
Par défaut pour la territorialité
Cliquez dans cette case afin que ce taux soit proposé par défaut lors de l'appel de la territorialité dans un
document.
Il est obligatoire de déclarer un taux et un seul par défaut par territorialité
TVA non perçue récupérable (DOM)(loi)
Cliquez dans cette case lorsque vous souhaitez que la TVA soit calculée, bien que non perçue et non incluse
dans le TTC.
Cette option est disponible uniquement pour les taux associés à la territorialité DOM, possibilité de cocher
l’option sur plusieurs taux, pour une même territorialité DOM.
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce taux de TVA dans les vues standard, listes
déroulante....
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondantes à la territorialité sélectionnée
dans le dossier.
Il est interdit de créer deux taux de même valeur, pour la même territorialité, peu importe le type.
Interdiction de créer deux taux à 19.6, l’un en tant que Normal France, l’autre en tant que Réduit France.
Par conséquent les taux livrés par défaut par l'application ne peuvent être ré-utilisés.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir les comptes de TVA et de gestion des ventes/achats par défaut pour toutes les
fiches articles.
Comptes de TVA
Les 2 zones permettent de saisir le compte de TVA sur débits et le compte de TVA sur encaissement pour ce
taux de TVA.
Comptes de gestion
Les zones de cette partie permettent de saisir les comptes de produit.
o Les champs Biens et Services concernent les comptes comptables pour les articles.
o Le champ Port concerne le compte comptable des frais de port affecté en pied de document.
o Le champ Eco-contribution concerne le compte comptable des barèmes éco-contribution affectés sur
les lignes articles (uniquement pour les ventes).
Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection des comptes s'effectuera dans le plan
comptable de la comptabilité.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
353
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
354
Autres taxes
Accès : Paramètres - Taxes – Autres taxes
La gestion de la fiche "Autres taxes" est commune à toutes les fiches.
Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les documents de vente et achat.
La fiche « Autre taxe » s'identifie par un libellé et les onglets suivants :
Libellé *
Saisissez le libellé de la taxe (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Les onglets
Détail
Cet onglet permet de définir le calcul de la taxe
Base de calcul de la taxe
Le calcul de la taxe s'effectue en fonction de mode de calcul sélectionné ainsi que d'une valeur.
Valeur
Ce champ permet de saisir la valeur de la taxe que ce soit un montant ou un pourcentage.
Unité
Ce champ est disponible si la base de calcul contient une notion de poids ou volume.
Soumis à la TVA
Ca se à cocher sélectionnée par défaut.
Cette case permet de définir si la taxe est soumise ou pas à la TVA.
Le taux de TVA appliquée sur la taxe sera le taux de la ligne article..
Territorialité sur lesquelles la taxe s'applique
Cette liste permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document
(vente ou achat).
La territorialité du dossier est ajoutée par défaut.
La gestion des données de cette partie est commune à d'autres onglets.
Comptabilité
Cette partie permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables de vente et d'achat pour la taxe.
Pour chaque Taxe de vente et/ou achat, un compte comptable est associé.
Notes
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
355
Barème Eco-contribution
Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution
La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches.
Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes.
La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution.
Une description détaillée du barème est affectée par défaut dans la zone "Note".
La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones :
Code eco-contrib. *
Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du barème.
Montant HT
Indiquez le montant unitaire HT de l'éco-contribution.
Montant TTC
Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution.
Le montant HT ou TTC de l'éco-contribution est calculé en fonction du taux de TVA défini dans les
Paramètres-société-Documents de vente-option générales "TVA pour le calcul de l'éco-contribution".
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
356
DIVERS
Civilités
Accès : Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles
des personnes morales.
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / prospects / fournisseurs …) et
aux documents de vente (entête de documents).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
357
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
divers).
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Divers".
Client / Fournisseur
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse
Cet onglet contient les coordonnées du contact
Adresse
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
358
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
359
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Autre adresse
Cet onglet contient l'adresse complémentaire du contact.
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Web
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
360
Cet onglet permet de définir si le contact doit être envoyé ou non sur Internet.
x Contact web :
Permet de dire si le contact doit être ou non envoyé sur le net.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
361
Codes postaux
Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés.
La ville *
Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au Code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au Code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné
précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les actions des codes postaux
A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux".
Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
362
Départements
Accès : Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
363
Pays
Accès : Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels
qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes...
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
364
Codes NAF
Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF
La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches.
Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives, la fiche Client et la fiche fournisseur.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF.
La fiche "Code NAF" se compose des zones :
Code NAF *
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du code NAF.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
365
Remises complémentaires
Accès : Paramètres - Divers - Remises complémentaires
La gestion de la fiche "Remise complémentaire" est commune à toutes les fiches.
Les remises complémentaires pourront être sélectionnées dans les documents ventes et achats.
La fiche Remises complémentaires se compose des éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé de la remise complémentaire (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Comptabilité
Cet onglet permet de définir :
o les comptes comptables des remises accordées et obtenues,
o si le transfert comptable tient compte ou non des remises.
Ces champs sont renseignés automatiquement par les informations présentes dans les options du dossier.
Si une modification est réalisée dans les options, elle ne sera pas reportée dans les fiches "remises
complémentaires" créées précédemment. Elle sera valable pour les nouvelles fiches.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
366
Frais de port
Accès : Paramètres - Divers - Frais de port
La gestion de la fiche "frais de port" est commune à toutes les fiches.
Les frais de port pourront être sélectionnés dans les documents de vente.
La fiche frais de port s'identifie par les éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du frais (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Onglet Calcul
Cet onglet permet de définir le calcul des frais de port.
Ce calcul s'effectue en fonction de mode de calcul sélectionné.
Mode de calcul
Sélectionner le mode de calcul souhaité :
o Montant fixe : ce mode permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est
modifiable ponctuellement dans le pied de document.
o % du total HT : ce mode permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.
La saisie d'un palier n'est pas possible pour ces deux modes de calcul.
o Palier sur Montant HT facturé : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la
réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le champ total net HT du
document.
o Palier sur Poids total Brut : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la
réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le poids total brut présent dans
l'onglet complément du document.
o Palier sur Nombre total de colis : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la
réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le nombre de colis présent dans
l'onglet complément du document.
o Palier sur Quantité totale facturée : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la
réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec la quantité total des lignes article
de types "Biens".
o Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la réalisation
d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet
complément du document.
o Saisie par document : Ce mode permet de définir une valeur qui pourra être modifiée dans le pied
du document et le libellé du type de frais de port restera affiché.
Valeur
Ce champ permet de saisir la valeur du frais de port lorsque le mode de calcul est "Montant fixe" ou "% du total
HT".
Taux de TVA
Le taux de TVA affiché par défaut correspond au taux saisi dans les options du dossier.
Vous pouvez le changer et sélectionner un autre taux.
Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont
automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance.
Calcul des paliers
La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller"
suivant les critères suivants :
- Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle.
La saisie de 3 sur la première ligne dans ce champ signifie de 0 à 3.
- Valeur : Permet de saisir une valeur pour ce palier.
Onglet Coordonnées transporteur
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
367
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du transporteur.
Adresse
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
368
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet comptabilité
Cette partie permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables pour chaque taux de TVA.
Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés.
Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé.
Les comptes renseignés sont ceux saisis sur les fiches Taux de TVA.
Si la fiche frais de port demande une comptabilisation particulière, vous pouvez saisir un autre compte
comptable à cet endroit.
Le bouton "Visualiser la fiche de TVA" permet d'ouvrir la fiche Taux de TVA qui est sélectionnée.
Le bouton "Voir toutes les TVA" permet de visualiser pour chaque territorialité, tous les taux de TVA
disponibles avec les comptes comptables associés.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
369
Secteurs géographiques
Accès : Paramètres - Divers - Secteurs géographiques
La gestion de la fiche "Secteur géographique" est commune à toutes les fiches.
La fiche secteur géographique se compose des éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le nom du secteur (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Comptabilité analytique
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
Le champ Grille permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les secteurs pourront être sélectionnés dans la fiche Commercial/Collaborateur.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
370
Unités
Accès : Paramètres - Divers - Unités
La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches.
Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues.
La fiche unité se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Un type *
Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
Une décimale
Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5).
Un coefficient de conversion
Saisissez le coefficient que vous souhaitez (au maximum 8 décimales).
En fonction du type d'unité, le coefficient permet de rapprocher l'unité à ce type de référence.
Pour une unité "Gramme", de type Poids, coefficient saisi : 0.001
Dans la fiche article, indiquer l’unité Gramme et saisir dans la valeur du poids brut 125g, son équivalence en
kilogramme est donc de 125*0.001 soit 0.125 kilo.
Les unités pourront être saisies dans la fiche article, les documents de ventes, les documents d'achats ou les
documents de stock.
, d'achat ou de stock
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Exemple 1
Code unité : M3
Libellé : Mètre cube
Type : Volume
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
Exemple 2
Code unité : HEUR
Libellé : Heure
Type : Temps
Décimale : 2
Coefficient de conversion : 1
Exemple 3
Code unité : KG
Libellé : Kilo Gramme
Type : Poids
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
371
Textes standards
Accès : Paramètres - Divers - Textes Standards
La gestion de la fiche "Textes standards" est commune à toutes les fiches.
Les textes standards sont des modèles de lettres que vous pouvez appeler dans vos documents de vente, achat
ou stock (onglet notes) mais également dans les lignes de vos documents de ventes, achats ou stocks.
Ils seront imprimés en même temps que vos documents de vente, achat ou stock.
Le texte standard se compose des éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du texte standard (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Onglet Texte *
Cette zone de saisie est libre.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. Les attributs appliqués seront
automatiquement repris dans toutes vos impressions.
Pour effectuer un retour à la ligne dans une zone de saisie, utilisez les touches [Ctrl] +[Entrée] de votre
clavier.
La partie "Variables" et le bouton "Ajouter" vous permettent de définir des variables dans un texte pour
qu’elles puissent être utilisées au moment voulu (par exemple dans un SMS, un email).
Suivant le contexte, certaines variables peuvent ne pas avoir de valeur.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
372
Groupes
Accès : Paramètres - Divers - Groupes
La gestion de la fiche "Groupe" est commune à toutes les fiches.
Ces groupes serviront à classer vos données de base par groupes.
La fiche "groupe" se compose des éléments suivants :
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Un type *
Sélectionnez un type de groupe :
x Client
x Fournisseur
x Article
x Commercial/Collaborateur
une Comptabilité analytique
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Une note
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
373
STOCK
Localisation
Accès : Paramètres - Stock - Localisation
La gestion de la fiche "Localisation" est commune à toutes les fiches.
Une localisation est l'emplacement physique de l'article.
La fiche localisation se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 8 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Les localisations pourront être saisies dans la fiche article et l'inventaire.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
374
SOCIETE
Options - Coordonnées
Accès : Paramètres - Société
Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces
informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..).
Identification
Forme juridique ou civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Civilité du contact
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom du contact
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse de la société
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
375
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Autres informations
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Télécopie/Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
376
IDENTIFICATION
Options - Identification
Accès : Paramètres - Société
Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être
imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...)
Informations administratives
SIRET
Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères.
Code NAF/APE
Ce champ permet la saisie d'un code NAF.
Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé.
Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
MSA
Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques.
N° Identification RCS
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ainsi que la ville
du greffe auprès duquel est immatriculée la société ; il autorise 200 caractères alphanumériques.
N° Identification RM
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères
alphanumériques.
Capital
Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales.
Informations TVA
N° de TVA intracommunautaire
Ce champ permet de saisir 14 caractères alphanumériques.
Territorialité de TVA
Ce champ permet la sélection d'une Territorialité.
Cette territorialité sera reprise par défaut dans les documents.
Elle détermine l'affichage des taux de TVA par défaut.
Taux de TVA
Ce champ permet la sélection d’une fiche Taux de TVA et l'affichage du Taux.
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondant à la territorialité du dossier
(sélectionnée ci-dessus).
L'onglet "Liste des TVA" contient les taux de TVA des autres territorialités.
Si vous sélectionnez un taux de TVA qui ne correspond pas à la territorialité du dossier (sélectionnée cidessus),
la territorialité est alors remplacée par celle correspondante au taux de TVA sélectionné.
Mode de calcul de la TVA
Ce champ permet de sélectionner le mode de gestion de la TVA :
o Sur les débits,
o Sur les encaissements,
o Mixte.
Le changement de mode de calcul n’intervient pas sur les documents déjà émis, qu’ils soient validés ou non.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
377
Options - Logo
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de
document avec logo.
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Importer.
Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo.
Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci.
vous pouvez également Couper, copier coller ou supprimer le logo.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
378
EXPERT
Options - Expert- Cabinet
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant
de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions -
Dossier Expert Comptable).
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
379
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
380
Options - Expert - Contacts
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est
intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés
(Impressions - Dossier Expert Comptable).
Expert Comptable
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Collaborateur
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
381
OPTIONS COMPTABLES
Options - Options comptables - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Transfert comptables
Méthode de transfert (uniquement pour les dossiers de Gestion liés à un dossier de l'application
Compta)
2 méthodes de transfert sont possibles :
o Manuelle (Transfert sur commande vers la comptabilité),
o Automatique (A chaque validation de document ou règlement).
La première méthode "Manuelle" est la méthode "classique". C'est la méthode par défaut à la création du
dossier. Suite à la réalisation de vos documents (ventes/achats/inventaires) et de vos règlements, vous pouvez
demander le transfert comptable (Opérations-Transfert en comptabilité).
La deuxième méthode "Automatique" consiste à comptabiliser automatiquement les documents
(ventes/achats/inventaire) et les règlements dès lors que ceux-ci sont validés.
Pour plus d'explications sur le transfert comptable en fonction de chaque méthode, nous vous conseillons de
vous reporter au chapitre "Transfert comptable".
Destination du fichier de transfert (Uniquement pour les dossiers de Gestion sans lien avec un
dossier de l'application Compta)
Ce champ permet de saisir le chemin (répertoire) où sera copié le fichier de transfert comptable quelque soit le
type de transfert.
Activer la validation des données à comptabiliser
Cette option permet à l’utilisateur d'imposer une validation des documents (factures, avoirs, factures
d'acompte, avoirs d'acompte) et règlements.
Si l'option est active, tous document ou règlement créé est en mode provisoire (mention imprimée sur le
document) et reste donc modifiable.
L'utilisateur doit alors volontairement valider le document de vente ou achat, règlement pour le transformer en
définitif et dans ce cas, le document n'est plus modifiable.
Cette option ne concerne pas l'inventaire.
Celui-ci doit dans tous les cas être validé pour que les informations saisies soient prises en compte dans les
mouvements de stock.
Afficher le message d'information de validation
Cette option permet de ré-activer les messages dont vous avez sélectionné à un moment "Ne plus afficher".
Vérifier à la sauvegarde, si l'exercice comptable est ouvert
Cette option permet de contrôler lors de la sauvegarde d'un document de vente, achat ou stock (facture, avoir,
facture d'acompte, avoir d'acompte, inventaire) si la date du document est comprise dans l'exercice comptable
ouvert (Module de Comptabilité).
Si la date du document n'est pas comprise dans les dates d'exercice, la sauvegarde du document ne s'effectue
pas.
Ecritures déséquilibrées
Les options de cette partie permettent :
o d'Autoriser ou pas le transfert comptable des écritures déséquilibrées ;
o de définir le Compte d'attente à utiliser pour la comptabilisation de l'écart constaté d'une écriture
déséquilibrée ;
o de définir l'écart maximum autorisé pour la comptabilisation d'une écriture déséquilibrée.
Formatage des comptes
Les options de cette partie permettent de définir :
o La longueur des comptes généraux
o La longueur des comptes tiers (clients et fournisseurs)
o La longueur des compte autres tiers (Ils comptabilisent entre autres les mouvements sur les salariés
(ex : Personnel – Rémunérations dûes : 421…), avec les caisses et organismes (ex : URSSAF : 431…),
avec l’état et les collectivités (ex : TVA …), avec les autres débiteurs / créditeurs (46…)…)
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
382
o si vous souhaitez compléter les compte à droite par des zéros non significatifs
Vous pouvez appliquer des longueurs différentes aux comptes généraux, tiers et autres tiers, mais elles
doivent obligatoirement être comprises entre 6 et 15 caractères.
Si vous souhaitez que tous vos comptes soient de longueur identique, il vous suffit de cocher Compléter à
droite par des zéros : tous les comptes déjà existants seront complétés à droite par des zéros jusqu'à
atteindre la longueur maximale autorisée. Cette opération est réversible à tout moment.
Le reformatage des comptes est une opération qui peut être longue.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
383
Options - Options comptables - Tiers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de saisir la racine de comptes clients, fournisseurset le paramétrage pour la création des
comptes clients et fournisseurs.
Clients
Racine de compte client
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches client
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte client
Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte client :
o Racine
ou
o Racine + code tiers
ou
o Racine + nom tiers
Pour le client Durand avec le code client DUR0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 411DUR0001
Si "Racine + Nom tiers" : 411DURAND
Fournisseurs
Racine de compte fournisseur
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches fournisseur
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte fournisseur
Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte fournisseur :
ou
ou
o Racine + nom tiers
Pour le fournisseur Dubois avec le code fournisseur DUB0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 401DUB0001
Si votre dossier de gestion a une comptabilité liée, il est possible de renseigner une racine de compte
41(client)/40 (fournisseur). Dans ce cas, lors de la création d'une fiche tiers (client/fournisseur), le compte
comptable devra contenir obligatoirement une lettre après la racine.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
384
Options - Options comptables - Libellé des écritures
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les libellés des écritures générées par le transfert comptable.
Pour certain libellé (ventes et règlement), vous avez la possibilité de saisir des "macro".
Macro
EBP Gestion commerciale vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Pour cela, vous
pouvez indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable : dans la partie Ventes et
Achats, pour les factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement, pour les tiers et la
banque.
Pour cela, vous disposez des constantes de {0} à {7}.
Les macros disponibles sont :
{0} = Type du document de vente ( ex : Facture, Avoir.. )
{1} = Numéro du document
{2} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...)
{3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....)
{4} = Nom tiers
{5} = Code banque
{6} = Date du document
{7} = Référence de l'onglet Notes du document
Macro pour afficher le type de document "Avoir", son numéro "AV001111" et la date du document
"06/12/2011
La macro à saisir est : {0} N° {1} du {6}
Le résultat est : Avoir N° AV001111 du 06/12/2011
Macro pour afficher le type de tiers "Client", la civilité du tiers "Monsieur" et le nom du tiers "Dupont"
La macro à saisir est : {2} {3} {4}
Le résultat est : Client Monsieur Dupont
Documents
Les zones Ventes et achats permettent de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la
comptabilisation des documents (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte).
Règlements
La zone Tiers permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des
règlements.
La case à cocher « Utiliser la référence en tant que libellé » permet une variante dans le libellé du tiers qui
a effectué un règlement.
Si la case est cochée et si le règlement saisi comporte une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de
Tiers est la REFERENCE
Si la case est cochée et si le règlement saisi ne comporte pas de référence, le libellé de l’écriture sur le
compte de TIERS est la macro
Si la case n'est pas cochée et que le règlement saisi comporte ou non une référence, le libellé de l’écriture sur
le compte de TIERS est la macro
La zone Banque permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des règlements.
Vous avez la possibilité de sélectionner une macro pour la fiche banque. Cette macro permet de référencé le
code de la banque sur laquelle le règlement a été éffectué.
Banque {5}
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
385
Remises en banque
N° de pièce
Liste permettant de définir le n° de pièce à prendre en compte dans le journal comptable suite au transfert
comptable :
o Utiliser la référence du règlement,
o Utiliser le n° de remise en banque.
Stock
La comptabilisation du stock (Inventaire) peut être simplifiée ou détaillée.
Cette comptabilisation est définie dans l'onglet Stock des Options - Options Comptables
Cela signifie que vous comptabilisez :
uniquement les variations de stock (différences entre le stock précédent et le nouveau stock constaté), c'est
la méthode simplifiée : une zone de saisie de libellé pour la variation ;
ou
l'annulation du stock précédent et la constatation du nouveau stock, c'est la méthode détaillée : une zone de
saisie de libellé pour l'annulation, une zone de saisie de libellé pour la constatation.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
386
Options - Options comptables - Stock
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir la méthode de comptabilisation du stock, ainsi que les comptes de stock...
Méthode de comptabilisation du stock
Vous disposez de 2 méthodes :
o Simplifiée : comptabilisation des variations de stock uniquement (différences entre le stock précédent et le
nouveau stock constaté).
o Détaillée : comptabilisation de l'annulation du stock précédent et de la constatation du nouveau stock.
Pour avoir un exemple de comptabilisation en fonction de la méthode sélectionnée cliquez ici.
Compte de stock
La comptabilisation du stock s'effectue en fonction de la destination de l'article.
Cette destination est définie sur la fiche Article onglet Comptabilité.
Vous devez renseigner les comptes de "variation" et de "stock et encours" pour les différents types de variation
afin de pouvoir comptabiliser l'inventaire validé.
Les libellés de cette comptabilisation sont définis dans la partie stock de la page Libellé des écritures des
Options - Options Comptables
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
387
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir le paramétrage nécessaire au transfert comptable des données.
Journaux
Vous devez saisir dans cette partie les journaux de ventes, trésorerie et opérations diverses nécessaire pour le
transfert comptable.
Le journal de vente contient les écritures qui correspondent à vos documents de vente (factures, avoirs,
factures d'acompte, avoirs d'acompte).
Le journal de trésorerie contient les écritures qui correspondent aux règlements, écarts de règlement...
Le journal des Opérations diverses dites OD, contient les écritures qui correspondent à l'inventaire
(méthode de comptabilisation simplifiée ou détaillée)
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les journaux créés dans la partie Comptabilité.
Tiers
Ces zones correspondent à la comptabilisation des documents d'acompte et documents.
Acomptes reçues sur commandes correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes.
Acomptes versés sur commandes correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes.
TVA sur facture à établir correspond au compte de TVA sur les factures clients non effectuées.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Règlements
Les 2 zones ci-dessous correspondent à la comptabilisation des écarts de règlements constatés lors de la saisie
d'un règlement.
Le compte d'écart de règlement : Perte correspond à une échéance soldée manuellement.
Le compte d'écart de règlement : Profit correspond à un règlement supérieur à l'échéance
L'écart de règlement correspond au reste à affecter présent dans la fiche règlement.
Facture de 101.90 euros, règlement de 102 euros, écart de 0.10 euro.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Remises / Escomptes
En règle générale, les remises accordées (ventes) et obtenues (achats) sont comprises dans les comptes de
produits (ventes) ou charges (achats), on comptabilise la vente ou achat HT remisée et pas la vente ou achat
HT avant remise.
Dans le cas ou vous souhaitez distinguer la vente ou achat HT de la remise, il est possible de comptabiliser la
remise :
Le compte de remises accordées permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
remises accordées sur les documents.
La case à cocher "Comptabiliser la remise" permet de définir si le transfert comptable des ventes tient
compte ou non des remises.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
388
Ces informations seront automatiquement reportées lors de la création d'une nouvelle fiche remise
complémentaire.
Lors de la modification des informations de "remises", il n'y aura pas de modification automatique sur les
fiches "remises complémentaires" existantes. Elle sera reprise sur les nouvelles fiches.
Les 2 zones d'escompte correspondent à la comptabilisation des escomptes accordés (Ventes) et des escompte
obtenus (Achat).
Le compte d'escompte accordé permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
escomptes accordés sur les documents de vente.
Le compte d'escompte obtenu permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
escomptes obtenus sur les documents d'achat.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
389
NUMÉROTATION
Options - Numérotation
Accès : Paramètres - Société
Pour chaque type de documents de vente, d'achat et de stock, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à
attribuer au document.
Vous pouvez choisir de créer vos documents avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la
zone "Utiliser le compteur".
Le logiciel incrémente automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe.
Pour les documents de vente :
FA 0803001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mars, le numéro suivant sera le FA 0803002.
Pour les documents d'achat :
FF 0801001 pour les facture de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le FF 0801002.
Pour les documents de stock :
BS 080101 pour les bons de sortie de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le BS 080102.
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous allez
créer un document ou une fiche.
Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance
des données du menu Outils.
Vente
Devis
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DE 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de livraison
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BL 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BR 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FA 000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AV 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
390
Achat
Demande de prix
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DEM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de réception
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRA 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FFD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FAD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Stock
Bon d'entrée
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BE 000000011
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de sortie
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BS 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Inventaire
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par INV 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Autre
Pour chacun des fichiers de données suivants, vous pouvez choisir de créer vos fiches avec une numérotation
automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur".
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez
une fiche.
Familles articles
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FAR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
391
Sous famille articles
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SFAR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles clients
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FCL00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Sous-Familles clients
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SFCL00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles Fournisseurs
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FFR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Sous-Familles Fournisseurs
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SFFR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Articles
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par AR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Clients
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CL000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Fournisseurs
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Eco-contribution
Champ de type chaîne de 8 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par D3E00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commerciaux/collaborateurs
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles commerciaux/collaborateurs
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FCO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Secteurs géographiques
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SG00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Barèmes
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Tarif
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par TF00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Cette numérotation concerne les tarifs clients et fournisseurs.
Remises complémentaires
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
392
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par RC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Texte standards
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par TXT00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facturation périodique
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FP00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Remise en banque
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par RE00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Décaissement
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par DEC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
393
Options - Articles
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de paramétrer par défaut la création d'une fiche article.
Type d’article par défaut
Liste déroulante permettant la sélection du type de l'article : Biens, Services.
En création du dossier, le type par défaut est Biens.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le type d'article par défaut sera celui défini ici.
Fixer
Liste déroulante permettant la sélection de la fixation par défaut : Prix de revient, % de marge, Marge HT ou
PV HT.
Taux de marge par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le taux de marge par défaut de la ligne sera celui des options
Taux de marque par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux sur bien
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type bien, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux sur service
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type service, cette valeur est reprise par défaut.
Calcul de la marge brute
Liste permettant de définir le calcul de la marge brute par rapport :
o Prix d’achat de l’article
o Pump
Cette valeur est par défaut : Prix d’achat de l’article
Contrôler le stock
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse en cas d'insuffisance de stock,
lorsque vous validez la ligne de l'article ou lorsque vous enregistrez (ou transférez) un document qui
mouvemente les stocks (commande (stock virtuel), Bon de livraison et Facture)
Ce contrôle permet également de pouvoir gérer les articles de remplacement.
Contrôler le stock à la commande sur
Liste déroulante permettant de définir le choix du suivi de stock : Stock réel, stock virtuel, stock disponible
Autoriser les stocks négatifs
Case à cocher permettant de définir par défaut l'autorisation des stocks négatifs sur les articles gérés en stock.
Ajustement automatique des quantités des composants
Case à cocher permettant de définir par défaut l'ajustement des quantités des composants (arrondis) suite à la
modification de la quantité du composé.
la sélection de cette option est irréversible.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
394
Options - Tarifs et promotions
Accès : Paramètres - Société
Cet onglet permet de déterminer la politique tarifaire du dossier pour les documents de ventes et achats.
Vous disposez de différentes politiques d'application de tarifs :
x le plus avantageux,
x les tarifs sont prioritaires (même s'il y a des promotions),
x les promotions sont prioritaires (même s'il y a des tarifs),
x Les tarifs et les promotions sont cumulables (cumuls de plusieurs tarifs, cumuls de plusieurs
promotions, cumuls de tarifs et promotions...).
Utiliser le tarif le plus avantageux...
Si cette option est sélectionnée, quelques soit le tarif ou la promotion, c'est le prix/remise le/la plus
intéressant/e qui sera pris/e en compte dans le document de vente/achat.
Pour cela, lors de la réalisation d'un document de vente/achat, tous les tarifs et promotions possibles sont
calculés et le plus avantageux sera pris en compte. Cet avantage est matérialisé par les caractères "gras" sur
cette ligne.
Application des....
Cette liste déroulante permet de définir si :
x les promotions sont appliquées en priorité "Appliquer les promotions avants les tarifs"
x les tarifs sont prioritaires sur les promotions "Appliquer les tarifs avant les promotions"
Ordre d'application des tarifs et promotions
Pour ce point, vous devez déterminer l'ordre des priorités à prendre en compte lors du calcul du tarif ou de la
promotion dans le document de vente/achat.
Vous disposez des priorités : Clients ou Fournisseurs, Famille Clients ou Fournisseurs, Sous Famille Clients ou
Fournisseurs, Catégories tarifaires clients ou ou Fournisseurs, Articles, Familles articles et Sous Familles
articles.
L'ordre des priorités est important pour la détermination du tarif ou de la remise dans les documents de
vente/achat.
Afficher le message d'avertissement en cas de modifications de
tarifs/promotions
Cette option permet lors d'une modification d'un tarif depuis une fiche article, client ou fournisseur de vous
avertir que cette modification impact d'autres fiches article, client ou fournisseur.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
395
DOCUMENTS DE VENTE
Options - Documents de vente - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les avertissements, le paramétrage de taux, montants... des documents de
ventes.
Avertissement si le code article n’existe pas
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque
vous saisissez dans la colonne "Code article" une référence qui n'existe pas dans votre fichier article.
Utiliser la TVA de l’article
Cocher cette case si vous souhaitez que la TVA de l'article soit toujours reprise dans les documents. Dans le cas
contraire, c'est la TVA de l'entête du document qui est affectée à toutes les lignes articles.
Facturation TTC
Cocher cette case si vous souhaitez que la facturation soit définie par défaut en TTC sur les fiches clients et
familles clients.
Durée de validité des devis (jours)
Indiquez, en nombre de jours, la durée de validité de vos devis.
La date de validité des devis sera alors automatiquement calculée, dans l'entête du devis..
Par défaut, le nombre de jours est 30.
Génération automatique du règlement d'acompte
Cette option si elle est cochée permet de réaliser automatiquement un "règlement" lors de la génération d’une
facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte
Afficher le paiement pour les factures d'acompte
Cette option si elle est cochée permet de d'afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération d’une
facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte.
Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC
Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au Total TTC du document le montant des écocontributions
des lignes article.
Dans le cas contraire, le montant de l'éco-contribution ne varie pas en fonction des éco-contributions
sélectionnées sur les lignes article : Le montant total comprend les montants éco-contributions.
Calcul de l'éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou
TTC)
Case à cocher, non sélectionner par défaut.
Permet de prendre en compte le montant de la fiche éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la
facturation en HT ou en TTC
Facturation HT => montant éco contribution pris en compte : montant HT
Facturation TTC => montant éco contribution pris en compte : montant TTC
TVA pour le calcul de l'éco-contribution
Champ taux de TVA à sélectionner
Ce taux sera pris en compte lors de la facturation.
Montant HT eco * taux de TVA des options
Montant TTC eco dont montant de TVA calculé par rapport à ce taux.
Privilégier le commercial/Collaborateur de la fiche client
Après activation, cette option est disponible uniquement en version réseau.
Cette option, si elle est sélectionnée, permet en saisie de document de récupérer le commercial/collaborateur
de la fiche client.
Dans le cas contraire, en saisie de document, c'est le commercial correspondant à l'utilisateur courant qui est
récupérer.
Gestion des messages
Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information :
Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte
Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
396
Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un
remboursement d'acompte versé par le client...
Afficher le message d'ouverture du règlement créé
Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le
règlement généré automatiquement.
Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la
boite du message ou décocher la case à cet endroit.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
397
Options - Documents de vente - Devis
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir les états des devis en cours, transféré, refusé par le client...
Etat Accepté
Le libellé indiqué dans ce champ sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en commande,
bon de livraison, ou facture.
La liste des états proposés correspond aux états définis dans les champs ci-dessous.
États des devis
Vous disposez de 10 zones (champ de type Alpha de 20 caractères) pour définir l'état de vos devis.
Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous
pouvez modifier ces libellés à votre convenance.
L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivants ce critère (dans la liste
des documents ou les impressions, par exemple).
Lors de la création d'un devis, l'état par défaut est " l'état 1 " (En cours).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
398
Options - Documents de vente - Bons de livraison/Bons de retour
Accès : Paramètres - Société- Documents de vente
Permet de définir une étape intermédiaire entre la commande et le BL/BR pour permettre la préparation de la
livraison/retour sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock.
x « Activer les états sur les bons de livraisons »
case à cocher
non sélectionnée par défaut
Si cette option n’est pas sélectionnée le champ état n’est pas présent dans le document.
Il n’est pas autorisé de dé-sélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état
autre que 10, existent.
x Etats des bons de livraison
10 états de bons peuvent être pré-définis
Les valeurs par défaut sont :
o Etat 1 : A préparer
o Etat 2 : En préparation
o Etat 3 : Préparé
o Etat 4 à 9 : autre
o Etat 10 : Expédié
L’état 10 est l’état qui déclenche la génération du mouvement de stock et donc à la mise à jour du
stock réel de l’article.
x « Activer les états sur les bons de retours»
case à cocher
non sélectionnée par défaut
Si cette option n’est pas sélectionnée le champ état n’est pas présent dans le document.
Il n’est pas autorisé de dé-sélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état
autre que 10, existent
x Etats des bons de retour
10 états de bons peuvent être pré-définis
Les valeurs par défaut sont :
o Etat 1 : En attente
o Etat 2 : En cours de traitement
o Etat 3 à 9 : autre
o Etat 10 : Réceptionné
L’état 10 est l’état qui déclenche la génération du mouvement de stock et donc à la mise à jour du
stock réel de l’article.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
399
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis
Accès : Paramètres - Société
Les devis doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de devis fournis avec le logiciel.
Par défaut, nous vous proposons des mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
400
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures
Accès : Paramètres - Société
Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de factures fournis avec le logiciel.
Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour
l'escompte et les taux de pénalité en cas de retard de paiement.
Par défaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
401
Options - Documents de vente - SMS
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir si lors d'un transfert ou regroupement d'un document vers un document
supérieur, vous souhaitez envoyer un sms à un tiers.
Devis en bon de livraison
Case à cocher permettant de définir l'envoi d'un sms lors d'un transfert/regroupement d'un devis en bon de
livraison.
Texte standard
Liste déroulante active si la case à cocher "Devis en bon de livraison" est sélectionnée.
Cette liste permet de sélectionner le texte standard par défaut lors de l'envoi d'un sms suite à un
transfert/regroupement d'un devis en bon de livraison.
Commande en bon de livraison
Case à cocher permettant de définir l'envoi d'un sms lors d'un transfert/regroupement d'une commande en bon
de livraison.
Texte standard
Liste déroulante active si la case à cocher "Commande en bon de livraison" est sélectionnée.
Cette liste permet de sélectionner le texte standard par défaut lors de l'envoi d'un sms suite à un
transfert/regroupement d'une commande en bon de livraison.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
402
Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours
autorisé
Accès : Paramètres - Société- Documents de vente ou Documents d'achat
Ces options permettent de définir le calcul de l’encours client ou fournisseur.
Nous allons décrire ici les paramètres de calcul pour un client (vente), le comportement est identique pour les
fournisseurs (achat)
Comparer l’encours maximum autorisé au
Liste de choix permettant de choisir s’il doit être comparé au solde actuel ou au SOC.
Les valeurs sont :
x Solde actuel (par défaut)
x SOC (Solde des Opérations Courantes).
Base de calcul du SOC
Liste de choix
Les valeurs sont
x Factures/Avoirs (par défaut)
x Factures/Avoirs + BL/BR
x Factures/Avoirs + BL/BR + Commandes.
Pour avoir plus d’informations sur le calcul du SOC, cliquer ici.
Prévenir à partir de
Liste de choix permettant de distinguer à partir de quel type de document l’encours doit être contrôlé et donc
l’utilisateur averti
x Devis : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification, livraison partielle, transfert,
regroupement, duplication des devis, commandes, BL ou factures.
x Attention, le devis ne mouvemente pas le SOC. L’avertissement sera affiché qu’à partir du moment
où l’encours est déjà dépassé.
x Commande : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification, livraison partielle, transfert,
regroupement, duplication des commandes, BL ou factures,
x BL : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification, livraison partielle, transfert,
regroupement, duplication des BL ou factures,
x Facture : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification, regroupement, transfert,
duplication des factures.
Contrôle de l’encours à
Liste permettant de choisir à quel moment effectuer le contrôle de l’encours.
Les valeurs sont :
x La sélection du tiers* (par défaut) : vérifie à la sélection du client si l’encours autorisé est dépassé.
S’il ne l’est pas, aucun message ne s’affiche. S’il l’est soit un message d’avertissement s’affiche, soit la
création du document pour ce client est bloquée.
x La saisie du document : vérifie à chaque insertion d’article et en modification des valeurs du pied, si
l’encours est dépassé ou non. S’il ne l’est pas, aucun message ne s’affiche et dès qu’il l’est, soit un
message d’avertissement s’affiche, soit la création du document pour ce client est bloquée.
Ce contrôle se réalise uniquement en saisie manuelle.
x L’enregistrement du document : vérifie à la sauvegarde du document si l’encours du client est
dépassé. S’il ne l’est pas, le document est enregistré. S’il l’est soit un message d’avertissement
s’affiche, soit la création du document pour ce client est bloquée.
En cas d’encours dépassé
Liste de choix
Les valeurs sont :
x Ne rien faire : si l’encours est dépassé, il n’y a pas de message, la création de document de vente est
possible;
x Afficher un message d’avertissement (Choix par défaut) : si l’encours est dépassé, un message
d’avertissement s’affiche. La création peut continuer ou être annuler
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
403
x Bloquer la création du document : si l’encours est dépassé, un message bloquant s’affiche. Le
document ne peut pas être créé.
Seuil de contrôle avant dépassement
Champ saisissable
Par défaut : 0,00
En création de document que ce soit manuelle, par transfert ou par regroupement, lorsque le SOC (ou le solde
actuel) du client atteint ce seuil, un message d’avertissement est affiché pour vous avertir qu’il reste X € avant
que le client dépasse son encours.
X est égal à la différence entre l’encours maximum et le SOC (ou solde actuel).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
404
DOCUMENTS D'ACHAT
Options - Documents d'achat - Options générales
Accès : Outils - Options
Ces options permettent de définir la gestion des messages.
Afficher le message indiquant qu'aucune commande client ne peut être livrée.
Case à cocher
Sélectionné par défaut
Ce message apparaît suite à la validation d'une facture fournisseur pour vous informer qu'aucune commande
client en attente ne peut être livrée avec l'article qui vient d'être réceptionné.
Génération automatique du règlement d'acompte
Cette option si elle est cochée permet réaliser automatiquement un "règlement" lors de la génération d’une
facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte
Afficher le paiement pour les factures d'acompte
Cette option si elle est cochée permet d'afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération d’une
facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte.
Gestion des messages
Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information :
Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte
Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante.
Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un
remboursement d'acompte versé par le client...
Afficher le message d'ouverture du règlement créé
Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le
règlement généré automatiquement.
Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la
boite du message ou décocher la case à cet endroit.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
405
Options - Documents d'achat - Bons de réception/Bons de retour
Accès : Paramètres - Société- Documents d'achat
Permet de définir une étape intermédiaire entre la commande et le Bon de réception/retour pour permettre la
préparation de la réception/retour sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock.
x « Activer les états sur les bons de réceptions »
case à cocher
non sélectionnée par défaut
Si cette option n’est pas sélectionnée le champ état n’est pas présent dans le document.
Il n’est pas autorisé de dé-sélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état
autre que 10, existent.
x Etats des bons de réception
10 états de bons peuvent être pré-définis
Les valeurs par défaut sont :
o Etat 1 : A réceptionner
o Etat 2 : En cours de réception
o Etat 3 à 9 : autre
o Etat 10 : Réceptionné
L’état 10 est l’état qui déclenche la génération du mouvement de stock et donc à la mise à jour du
stock réel de l’article.
x « Activer les états sur les bons de retours »
case à cocher
non sélectionnée par défaut
Si cette option n’est pas sélectionnée le champ état n’est pas présent dans le document.
Il n’est pas autorisé de dé-sélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état
autre que 10, existent
x Etats des bons de retour
10 états de bons peuvent être pré-définis
Les valeurs par défaut sont :
o Etat 1 : A préparer
o Etat 2 : En préparation
o Etat 3 : Préparé
o Etat 4 à 9 : autre
o Etat 10 : Renvoyé
L’état 10 est l’état qui déclenche la génération du mouvement de stock et donc à la mise à jour du
stock réel de l’article.
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406
Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours
autorisé
Accès : Paramètres - Société- Documents de vente ou Documents d'achat
Ces options permettent de définir le calcul de l’encours client ou fournisseur.
Nous allons décrire ici les paramètres de calcul pour un client (vente), le comportement est identique pour les
fournisseurs (achat)
Comparer l’encours maximum autorisé au
Liste de choix permettant de choisir s’il doit être comparé au solde actuel ou au SOC.
Les valeurs sont :
x Solde actuel (par défaut)
x SOC (Solde des Opérations Courantes).
Base de calcul du SOC
Liste de choix
Les valeurs sont
x Factures/Avoirs (par défaut)
x Factures/Avoirs + BL/BR
x Factures/Avoirs + BL/BR + Commandes.
Pour avoir plus d’informations sur le calcul du SOC, cliquer ici.
Prévenir à partir de
Liste de choix permettant de distinguer à partir de quel type de document l’encours doit être contrôlé et donc
l’utilisateur averti
x Devis : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification, livraison partielle, transfert,
regroupement, duplication des devis, commandes, BL ou factures.
x Attention, le devis ne mouvemente pas le SOC. L’avertissement sera affiché qu’à partir du moment
où l’encours est déjà dépassé.
x Commande : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification, livraison partielle, transfert,
regroupement, duplication des commandes, BL ou factures,
x BL : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification, livraison partielle, transfert,
regroupement, duplication des BL ou factures,
x Facture : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification, regroupement, transfert,
duplication des factures.
Contrôle de l’encours à
Liste permettant de choisir à quel moment effectuer le contrôle de l’encours.
Les valeurs sont :
x La sélection du tiers* (par défaut) : vérifie à la sélection du client si l’encours autorisé est dépassé.
S’il ne l’est pas, aucun message ne s’affiche. S’il l’est soit un message d’avertissement s’affiche, soit la
création du document pour ce client est bloquée.
x La saisie du document : vérifie à chaque insertion d’article et en modification des valeurs du pied, si
l’encours est dépassé ou non. S’il ne l’est pas, aucun message ne s’affiche et dès qu’il l’est, soit un
message d’avertissement s’affiche, soit la création du document pour ce client est bloquée.
Ce contrôle se réalise uniquement en saisie manuelle.
x L’enregistrement du document : vérifie à la sauvegarde du document si l’encours du client est
dépassé. S’il ne l’est pas, le document est enregistré. S’il l’est soit un message d’avertissement
s’affiche, soit la création du document pour ce client est bloquée.
En cas d’encours dépassé
Liste de choix
Les valeurs sont :
x Ne rien faire : si l’encours est dépassé, il n’y a pas de message, la création de document de vente est
possible;
x Afficher un message d’avertissement (Choix par défaut) : si l’encours est dépassé, un message
d’avertissement s’affiche. La création peut continuer ou être annuler
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
407
x Bloquer la création du document : si l’encours est dépassé, un message bloquant s’affiche. Le
document ne peut pas être créé.
Seuil de contrôle avant dépassement
Champ saisissable
Par défaut : 0,00
En création de document que ce soit manuelle, par transfert ou par regroupement, lorsque le SOC (ou le solde
actuel) du client atteint ce seuil, un message d’avertissement est affiché pour vous avertir qu’il reste X € avant
que le client dépasse son encours.
X est égal à la différence entre l’encours maximum et le SOC (ou solde actuel).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
408
Options - Règlements
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir le paramétrage par défaut d'un moyen de paiement, d'une banque pour la
saisie d'un nouveau règlement et des jours pour déclencher l'édition des relances clients.
Moyen de paiement par défaut
Ce champ correspond au moyen de paiement par défaut lorsque vous créer une échéance.
Par exemple, création d'une facture sans "Mode de règlement", l'échéance de la facture contiendra le
moyen de paiement défini ici.
La liste des moyens de paiement est disponible par le menu Règlements - Données -Moyen de paiement.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Banque par défaut
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement si elle n'est pas
défini dans le moyen de paiement sélectionné sur la fiche règlement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques.
Ce champ peut être renseigné par défaut à partir de la fiche banque en cliquant sur le bouton "Banque par
défaut".
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dossier par défaut pour les fichiers ETEBAC
Ce champ permet de saisir/sélectionner le chemin et répertoire de stockage du fichier ETEBAC généré.
Dossier par défaut pour les fichiers SEPA
Ce champ permet de saisir/sélectionner le chemin et répertoire de stockage du fichier SEPA généré.
Gestion des messages
"Afficher le message d'avertissement en cas de banque non renseignée"
L'option permet d'être averti lorsque la banque n'est pas renseignée sur une facture d'acompte ou un avoir
d'acompte ou un règlement et que vous souhaitez valider l'un de ces éléments.
En effet, la validation d'un document d'acompte ou d'un règlement permet de transférer les échéances en
comptabilité et pour cela, il faut obligatoirement associé une banque.
"Afficher le message d'avertissement en cas de code pays non renseigné sur les coordonnées
bancaires"
L'option permet d'être averti lorsque le code pays n'est pas renseigné sur l'adresse de la fiche et qu'une
coordonnée bancaire est saisie dans une fiche.
Lettres de relance
Cette partie permet de définir par défaut les modèles et jour de déclenchement des relances :
- Modèles de relance par courrier, e-mail ou relance téléphonique.
- Nombre de jours après lesquels une relance est déclenchée :
o Le lancement de la première relance est réalisé X jours après la date d'échéance
o Le lancement de la deuxième relance est réalisé X jours après la première relance (relance de niveau
1)
o Le lancement de la première relance est réalisé X jours après la deuxième relance (relance de niveau
2)
Par défaut le nombre de jours est de 5 pour toutes les relances.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
409
Options - Documents de stock - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de justifier les écarts de stock dans un Bon de sortie, un inventaire.
Justificatif des écart de stock
Vous avez à votre disposition 5 libellés d'écart possibles.
Les libellés par défaut sont :
Libellé 1 : Démarque inconnue,
Libellé 2 : Détériorés,
Libellé 3 : Périmés,
Libellé 4 : Vols,
Libellé 5 : Autres.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
410
Options - Paramétrages
Accès : Paramètres - Société
Décimales
Choisissez le nombre de décimales qui s'affichera dans les zones de type prix, quantités et montants.
Prix unitaire
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Quantités
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Montants
Par défaut, le nombre de décimales est de 2. Cette zone n'est pas modifiable.
Devise
L’option Devise est présente pour permettre d’imprimer, la contre valeur en pied de facture (au moins), et
cela sans devoir paramétrer en dur dans le modèle.
Devise du dossier
Champ alphabétique de 50 caractères.
Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, Euros est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, € est indiqué par défaut.
Devise de contre valeur
Champ alphabétique de 50 caractères.
Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellé complet de cette devise.
En création de dossier, Francs est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier.
En création de dossier, F est indiqué par défaut.
Taux de conversion
Champ numérique de 15 caractères dont 6 décimales.
Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur.
En création de dossier, 6.55957 est indiqué par défaut.
Codes alpha-numériques
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications
Cette option permet de saisir des caractères différent de A...Z 0...9.
En fonction de la fiche, ces caractères peuvent être :
[Espace] - \ / ( ) _ .
Les fiches concernées sont :
x Codes postaux - Code postal
x Secteur Géographique - Code secteur géographique
x NAF - Code NAF
x Frais de port - Code
x Article - Code article
x Familles Articles - Code Famille Articles
x Unité - Code unité
x Eco-contribution - Code éco-contribution
x Localisation - Code de localisation
x Tarif - Code
x Barème - Code barème
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
411
x Banque - Code
x Modes de Règlement - Code
x Moyens de Paiement - Code
x Client - Code (tiers)
x Familles Clients - Code Famille
x Fournisseur - Code (tiers)
x Familles Fournisseurs - Code Famille
x Commercial/collaborateur - Code Commercial/collaborateur
x Famille Commerciaux/collaborateurs - Code Famille
Mais également les champs :
x TVA intracommunautaire
x Siren
Les points suivants ne sont pas concerné par les caractères supplémentaires :
- Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement.
- Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . -
Transfert de documents
Ouvrir les documents générés après transfert
La sélection de cette option permet de définir par défaut l'ouverture automatique du document généré par un
transfert.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
412
Options - Nombre d'exemplaires
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir le nombre d'exemplaires par type de document vente et/ou achat que vous
souhaitez par défaut lors de l'impression des documents de vente ou d'achat.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
413
Options - Marquer comme imprimés
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de spécifier les types de documents à "marquer comme imprimé".
Vous pouvez définir une action par défaut par type de document de vente ou achat.
Les actions sont Jamais, Toujours ou Me demander.
L'action "Me demander" affichera une fenêtre permettant de choisir les documents à marquer comme imprimés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
414
Options - Fonctionnalités disponibles
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet d'activer ou désactiver certaines fonctionnalités.
Paramétrage des modèles par client
Case à cocher permettant de gérer les modèles d'impression par type de document sur les fiches clients.
Paramétrage des modèles par fournisseur
Case à cocher permettant de gérer les modèles d'impression par type de document sur les fiches fournisseurs.
Gestion de l'analytique
Case à cocher permettant de définir la gestion de l'analytique dans le dossier.
Service à la personne
Case à cocher permettant de définir la gestion du service à la personne dans le dossier.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
415
Options - SMS
Accès : Paramètres - Société
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au
0811 65 80 20.
Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB
et SMSEnvoi).
Trois fournisseurs sont disponibles:
x EcoSms : http://boutique.ecosms.fr
x SMSToB : http://www.smstob.com
x SMSEnvoi : http://www.smsenvoi.com
Ces options vous permettent de définir :
Service SMS par défaut : Service SMS sélectionné par défaut lors d’un envoi depuis une liste
EcoSMS :
x Clef d’identification : code d’accès au service
SMSEnvoi
x E-mail : email utilisé pour le compte chez smsenvoi
x Clef API KEY: Clef disponible sur le site SMSEnvoi sur la page “Modification du compte”
x Qualité des sms : qualité de l’envoi (dé doublonnage des numéros, …) voir le site pour la
description
La procédure pour récupérer la clef API KEY est la suivante :
• Aller sur http://www.smsenvoi.com,
• Dans le cadre en haut à droite, s’identifier,
• Dans le cadre « Manager » à gauche, cliquer sur « Modification du compte »,
• Dans la fiche du compte, il y a un champ « Clef API KEY », c’est cette valeur qu’il faut mettre dans les
options de de l'application.
SMSToB
x E-mail : email utilisé pour le compte chez smstob
x Mot de passe : mot de passe du compte
Supprimer les accents des messages :
Remplace les lettres accentuées par leur homologue non accentuée. Les lettres remplacées sont les
suivantes: ç ->c, ñ ->n, à â ä á ã ->a, é è ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û ->u
Certains fournisseurs effectuent de leur coté des transformations :
x EcoSMS : ç ->c, â ã ->a, ê ë ->e, ï î í –>i, ó ô –>o, ú û –>u. Les autres caractères
accentués sont correctement transmis.
x SMSEnvoi: ç –>c, ñ –>n, â ä á ã ->a, ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û –>u. Les
autres caractères accentués sont correctement transmis.
x SMSToB : aucune transformation n’est effectuée et les caractères accentués sont mal
transmis.
Suite au paramétrage de ces options, vous pouvez envoyer des SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
416
Email : paramétrage de l’objet et du corps
Accès : Paramètres – Sociétés - Email
Cette option permet de définir le paramétrage de l’objet et du message de vos e-mails.
Objet
Cette partie contient le choix des variables à appliquer (bouton Ajouter ) ainsi que la zone de texte
Cette zone contient au maximum 255 caractères.
La valeur par défaut est « Type de document » n° « Numéro de document »
Message
Cette partie permet de saisir le texte par défaut de votre email.
La liste déroulante contient les textes standards pré-définis préalablement.
Suite à la sélection d’un de ces texte, il est inséré dans la zone de texte à l’aide des boutons Ajouter et
Remplacer.
o Ajouter : le bouton Ajouter ajoute successivement les textes standards dans le champ Message
o Remplacer : le bouton Remplacer remplace le contenu du message en cours par le contenu du texte
standard.
Vous avez la possibilité d'insérer des variables.
La zone de texte peut être au format RTF (mise en forme du texte : police, taille, attribut, alignement, puce....)
Ce format est utilisé uniquement dans le cas d'un envoi par SMTP.
Dans le cas d'un envoi par MAPI, c'est du texte brut.
Envoi d’un e-mail
Lors de l'envoi d'un e-mail vous obtiendrez dans :
L'objet : les données correspondantes aux variables définies dans les options et reste modifiable.
Le texte de l’e-mail : par défaut le texte standard défini dans les paramètres du dossier ainsi que les
variables pré-remplies.
Intégrer une signature avec logo n’est pas possible lors d'un envoi MAPI, le texte envoyé étant du texte
brut.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
417
Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions eCommerce
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de paramétrer votre site e-Commerce.
Ce paramétrage est indispensable pour la gestion e-Commerce.
Deux sous-menus sont disponibles Connexion et Genéral
Connexion
Dans cette partie, vous trouverez les options :
x Activer le e-Commerce ...
Case à cocher permettant de définir l'accès à l’envoi ou la réception de données vers ou en provenance
du site du fournisseur, et également à l’administration et à la consultation du site.
Les traitements disponibles dans le menu Opérations de l’application Open line sont grisés dans le
cas de la non sélection de cette case.
Paramètres du site
Si la case "Activer le e-Commerce..." est sélectionnée, vous pouvez paramétrer les informations du site :
x Site de e-Commerce :
Zone de saisie permettant d'indiquer l'adresse du site afin d'y accéder en visualisation (depuis le menu
Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou Autres solutions e-Commerce, site web).
x Titre du site :
Ce champ permet de saisir un texte qui servira d'informations dans la commande importée.
Il est repris dans le champ "Référence" de la commande importée depuis le site, complété par le numéro
de la commande attribué par le site lui-même.
x URL des services web
Ce champ s’obtient automatiquement par la saisie de l’adresse du site eCommerce, car sa structure est
pré-définie par ePages.
x Code utilisateur service web(site d'administration) :
Zone de saisie permettant d’indiquer le nom du site afin d'y accéder en tant qu’administrateur (depuis le
menu Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou Autres solutions e-Commerce, Site
d’administration).
x Mot de passe service web
Zone de saisie permettant d'indiquer le mot de passe du site afin d'y accéder en tant qu’administrateur
(depuis le menu Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou Autres solutions e-Commerce, Site
d’administration).
Ces deux dernières données sont à saisir pour permettre une connexion automatique au site pour
l’administrer (Partie Site d’administration du menu Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou
Autres solutions e-Commerce,)
Tester la connexion
Cette opération permet de contrôler que les paramètres entrés sont corrects et que la connexion avec le site est
possible.
La licence EBP doit être active : c'est-à-dire sous assistance, pour permettre l’utilisation de l’assistant
d’envoi et de réception de données.
Général
Dans cette partie, vous trouverez les options :
Autoriser l'envoi des images :
Case à cocher permettant de définir l'envoi des images des articles.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
418
Territorialités
Liste de concordances entre les territorialités ePages (Zone fiscale ePages) et les Territorialité Open
Line.
La gestion de cette liste est commune aux autres fiches.
La concordance entre la zone fiscale EU d’ePages est la territorialité France d'open line. De même pour
la zone fiscale Non EU à la territorialité Import/Export.
Informations de TVA
Liste de concordances entre la catégorie fiscale ePages et les taux de TVA d'Open Line.
La gestion de cette liste est commune aux autres fiches.
Pour la territorialité France et la catégorie fiscale Epages, ajouter le taux de TVA Open Line
correspondant. Faites de même pour la territorialité Importation/Exportation.
Ces 2 listes sont nécessaires pour l’envoi d'une TVA correcte sur les fiches article ainsi que pour la
récupération des commandes.
Si les zones fiscales définies par défaut dans ePages ne suffisent pas à couvrir les cas que vous souhaitez
gérer, vous allez devoir dans ePages, créer de nouvelles zones fiscales, y affecter les pays souhaités, et définir
pour ces zones fiscales les taux applicables.
Ensuite, il faudra réaliser la correspondance de ces zones fiscales ePages avec les territorialités et taux de TVA
d’Open Line.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
419
Options - Oxatis
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de paramétrer votre site e-commerce Oxatis.
Ce paramétrage est indispensable pour la gestion e-commerce Oxatis.
Deux sous-menus sont disponibles Connexion et Genéral
Connexion
Dans cette partie, vous trouverez les options :
x Activer le e-Commerce Oxatis
Case à cocher permettant de définir l'accès à l’envoi ou la réception de données vers ou en provenance
du site Oxatis, et également à l’administration et à la consultation du site.
Les traitements disponibles dans le menu Opérations de l’application Open line sont grisés dans le
cas de la non sélection de cette case.
Paramètres du site
Si la case "Activer le e-Commerce Oxatis" est sélectionnée, vous pouvez paramétrer les informations du site
:
x Jeton d'indentification (Token)
Cette zone permet de saisir la clé d'identification (Jeton).
C'est à dire le jeton fournie dans la gestion des droits par utilisateur dans la partie administration du site
oxatis.
x Site de e-Commerce : URL du site côté client.
Zone de saisie permettant d'indiquer l’adresse du site afin d'y accéder en visualisation (depuis le menu
Opérations, E commerce, oxatis, site web)
Exemple : www.nomdusite.oxatis.com
x Titre du site :
Ce champ permet de saisir un texte qui servira d'informations dans la commande importée.
Il est repris dans le champ "Référence" de la commande importée depuis le site, complété par le numéro
de la commande attribué par le site lui-même.
Exemple du champ référence : Commande « Titre du site » N° « numéro de la commande Oxatis »
x Administrateur (site d'administration) :
Zone de saisie permettant d’indiquer le nom du site afin d'y accéder en tant qu’administrateur (depuis le
menu Opérations, E commerce, Oxatis, Site d’administration)
Exemple : nomdusite
x Mot de passe
Zone de saisie permettant d'indiquer le mot de passe du site Afin d'y accéder en tant qu’administrateur
(depuis le menu Opérations, E commerce, Oxatis, Site d’administration).
Tester la connexion
Cette opération permet de contrôler que les paramètres entrés sont corrects (Jeton) et que la connexion avec le
site est possible.
La licence EBP doit être active : c'est-à-dire sous assistance, pour permettre l’utilisation de l’assistant
d’envoi et de réception de données.
Général
Dans cette partie, vous trouverez les options :
x Autoriser l'envoi des images :
Case à cocher permettant de définir l'envoi des images des articles.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
420
x Autoriser le redimensionnement des images :
Case à cocher permettant de ne pas redimensionner les images envoyées à condition que leur taille ne
dépasse pas la taille maximale imposée par le site.
x Taille des images de détail
Champs numériques permettant de définir la largeur et la hauteur des images de détail (onglet image
de la fiche article).
x Taille des vignettes
Champs numériques permettant de définir la largeur et la hauteur des vignettes (onglet Web de la fiche
article).
x Ignorer les textes enrichis
Case à cocher permettant de ne pas prendre en compte les textes enrichis des champs "Description" et
donc d'envoyer du "texte brut".
x Libellé des causes d'indisponibilité
Vous disposez de 4 zones pour définir la cause la cause d'indisponibilité.
Par défaut, ces causes sont renseignées de la façon suivante : Aucune, ne rien afficher ; En rupture ;
Disponible chez le fournisseur ; Article discontinué.
Vous pouvez modifier ces libellés à votre convenance.
x Tarifs :
Permet de sélectionner 5 catégories tarifaires correspondant aux 5 tarifs Oxatis.
Pour qu’il y ait des tarifs à envoyer, il faut qu’il y ait des fiches tarifs et que ces fiches tarifs soient
paramétrées pour les catégories tarifaires.
Quelques règles applicables :
o Si le tarif 1 sur Oxatis doit rester le tarif paramétré dans la fiche article, pas besoin de
paramétrer ici de catégorie tarifaire 1, commencer à 2.
o Si pas de tarifs autre que le tarif de la fiche article, pas besoin de passer par ce paramètrage.
(le tarif de la fiche article Open line sera envoyé sur les 5 tarifs de la fiche article oxatis)
Si moins de 5 catégories tarifaires dans le dossier, il n'y a pas nécessaire d’en renseigner 5 à tout prix.
C’est lors de l’envoi des articles vers le site que sont calculés les tarifs applicables sur chaque catégorie
tarifaire, et pour une unité (quantité ou CA).
Un article A a un tarif dans sa fiche de 100 euros HT, TVA 19.60
Les catégories tarifaires Associations, particuliers, entreprises ont été créées, associées respectivement dans les
paramètres du dossier à la catégorie 2, 3 et 4.
La fiche tarifs Associations est basée sur tous les articles, par quantité, jusqu’à 100, % de remise HT 10%, soit
un PVHT de 90 (100-10%)
La fiche tarifs Particuliers est basée sur tous les articles, par quantité, jusqu’à 10, PVTTC 100
La fiche tarifs Entreprises est basée sur tous les articles, par CA, jusqu’ à 1000, PVHT 80
Dans Oxatis, les tarifs de la fiche article vont être les suivants :
Tarifs HT TTC
Tarif 1 100.00 119.60
Tarif 2 90.00 107.64
Tarif 3 83.61 100.00
Tarif 4 80.00 95.68
Tarif 5 100.00 119.60
NB : en gras les tarifs envoyés par Open line, les autres étant recalculés par oxatis.
Les tarifs dont le type de calcul PVHT+TVA et PVTTC+TVA ne seront appliqués que dans la limite du PVHT
ou du PVTTC, une TVA par tarif n’étant pas applicable sur Oxatis.
S’appliquent également les règles de priorités déjà mises en place dans les pièces, pour le calcul du tarif
envoyé sur le net (par exemple deux tarifs applicables pour une même catégorie tarifaire et un même article,
sur la même période, avec la priorité au plus avantageux).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
421
Le nom des catégories tarifaires n’est pas exporté vers Oxatis. C'est à l’utilisateur de créer ses catégories
tarifaires sur son site, dans le même ordre que celui défini sur son application Open line (cette option se trouve
dans le menu Commerce, Articles, Composants propriétés sur le site oxatis)
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
422
Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions eCommerce
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de paramétrer votre site e-Commerce.
Ce paramétrage est indispensable pour la gestion e-Commerce.
Deux sous-menus sont disponibles Connexion et Genéral
Connexion
Dans cette partie, vous trouverez les options :
x Activer le e-Commerce ...
Case à cocher permettant de définir l'accès à l’envoi ou la réception de données vers ou en provenance
du site du fournisseur, et également à l’administration et à la consultation du site.
Les traitements disponibles dans le menu Opérations de l’application Open line sont grisés dans le
cas de la non sélection de cette case.
Paramètres du site
Si la case "Activer le e-Commerce..." est sélectionnée, vous pouvez paramétrer les informations du site :
x Site de e-Commerce :
Zone de saisie permettant d'indiquer l'adresse du site afin d'y accéder en visualisation (depuis le menu
Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou Autres solutions e-Commerce, site web).
x Titre du site :
Ce champ permet de saisir un texte qui servira d'informations dans la commande importée.
Il est repris dans le champ "Référence" de la commande importée depuis le site, complété par le numéro
de la commande attribué par le site lui-même.
x URL des services web
Ce champ s’obtient automatiquement par la saisie de l’adresse du site eCommerce, car sa structure est
pré-définie par ePages.
x Code utilisateur service web(site d'administration) :
Zone de saisie permettant d’indiquer le nom du site afin d'y accéder en tant qu’administrateur (depuis le
menu Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou Autres solutions e-Commerce, Site
d’administration).
x Mot de passe service web
Zone de saisie permettant d'indiquer le mot de passe du site afin d'y accéder en tant qu’administrateur
(depuis le menu Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou Autres solutions e-Commerce, Site
d’administration).
Ces deux dernières données sont à saisir pour permettre une connexion automatique au site pour
l’administrer (Partie Site d’administration du menu Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou
Autres solutions e-Commerce,)
Tester la connexion
Cette opération permet de contrôler que les paramètres entrés sont corrects et que la connexion avec le site est
possible.
La licence EBP doit être active : c'est-à-dire sous assistance, pour permettre l’utilisation de l’assistant
d’envoi et de réception de données.
Général
Dans cette partie, vous trouverez les options :
Autoriser l'envoi des images :
Case à cocher permettant de définir l'envoi des images des articles.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
423
Territorialités
Liste de concordances entre les territorialités ePages (Zone fiscale ePages) et les Territorialité Open
Line.
La gestion de cette liste est commune aux autres fiches.
La concordance entre la zone fiscale EU d’ePages est la territorialité France d'open line. De même pour
la zone fiscale Non EU à la territorialité Import/Export.
Informations de TVA
Liste de concordances entre la catégorie fiscale ePages et les taux de TVA d'Open Line.
La gestion de cette liste est commune aux autres fiches.
Pour la territorialité France et la catégorie fiscale Epages, ajouter le taux de TVA Open Line
correspondant. Faites de même pour la territorialité Importation/Exportation.
Ces 2 listes sont nécessaires pour l’envoi d'une TVA correcte sur les fiches article ainsi que pour la
récupération des commandes.
Si les zones fiscales définies par défaut dans ePages ne suffisent pas à couvrir les cas que vous souhaitez
gérer, vous allez devoir dans ePages, créer de nouvelles zones fiscales, y affecter les pays souhaités, et définir
pour ces zones fiscales les taux applicables.
Ensuite, il faudra réaliser la correspondance de ces zones fiscales ePages avec les territorialités et taux de TVA
d’Open Line.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
424
Options - Service à la personne
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de saisir les agréments, l'intervenant principal par défaut et la gestion d'une
attestation fiscale.
Agrément simple
Champ de type alphanumérique de 35 caractères.
Date d’obtention
Champ au format Date.
Agrément qualité
Champ de type alphanumérique de 35 caractères.
Date d’obtention
Champ au format Date.
Intervenant principal
Liste déroulante permettant d'accéder à la liste des intervenants.
Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale
Case à cocher.
Non sélectionnée par défaut.
Cette option permet de prendre en compte les interventions réalisées en cours d'année afin de réaliser une
attestation fiscale.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
425
GENERAL
Options - Général
Accès : Paramètres - Société
Police par défaut
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) :
Police par défaut
Taille par défaut
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
426
Options - Impression et export
Accès : Paramètres - Société - Général -Impression et export
Cette option permet de définir le certificat à prendre en compte pour l'envoi d'un PDF signé.
Magasin de certificats
Le magasin de certificat permet de choisir entre les certificats affectés au compte Windows et ceux affectés à la
machine.
Sujet du certificat
Cette zone permet de renseigner le certificat que vous souhaitez utilisé pour l'envoi de vos PDF signé.
Sélectionner un certificat
Ce bouton permet d'aller chercher le certificat que vous souhaitez utiliser pour l'envoi de vos PDF signé.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
427
Options - Services Internet e-mail
Accès : Paramètres – Sociétés - Services Internet - Email
Ces options permettent de paramétrer et de choisir le moyen par défaut par lequel les mails seront envoyés.
Les moyens disponibles sont :
x MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine
x SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail
Fournisseur par défaut
Liste déroulante permettant de choisir le fournisseur de messagerie à utiliser par défaut (MAPI/SMTP).
Ce fournisseur sera repris par défaut lors de l'envoi d'un email.
Paramètres MAPI
Cette partie permet de paramétrer le moyen d'envoi MAPI.
Afficher la fenêtre d'envoi du client de messagerie
Permet de définir si la fenêtre du "client de messagerie" doit être affichée après la rédaction du mail.
Paramètres SMTP
Cette partie permet de paramétrer le moyen d'envoi SMTP.
Serveur
Champ saisissable
Permet de renseigner l'adresse du serveur SMTP.
Port
Champ saisissable
Permet de renseigner le port du serveur SMTP.
Adresse de messagerie
Champ saisissable
Permet de renseigner l'adresse de messagerie utilisée pour envoyer le mail par SMTP
Sécurité et authentification
L'option Le serveur SMTP nécessite une authentification permet de définir si le serveur SMTP a besoin que
l'utilisateur soit authentifié.
Les champs Utilisateur et Mot de passe permettent de renseigner les identifiants de l'utilisateur.
La liste déroulante Sécurité permet d'indiquer la sécurité du serveur SMTP (SSL, TLS, Automatique, Aucune)
La valeur "Aucune" est sélectionnée par défaut.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
428
Options - Synchronisation
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Liste des dossiers liés par application
Cette liste contient les dossiers liés par application, leurs versions, les identifiants et les informations de
connexion pour chaque dossier.
Par défaut, cette liste contient uniquement le dossier en cours pour l'application ouverte.
Vous pouvez associer d'autres dossiers en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour
d'autres applications".
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les
applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton "supprimer la
liaison".
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier de l'application délié.
Pour une application intégrée "Compta & Devis-Factures" ou "Compta & Gestion-Commerciale
(classic, Pro, Ligne PME)", il n'est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
429
UTILISATEURS
Les Utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs
Vous pouvez créer des utilisateurs, attacher ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour
chaque utilisateur.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.
L'utilisateur connecté apparaît dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer
d'utilisateur.
Création d'un utilisateur
Pour définir un utilisateur, vous avez accès aux zones suivantes :
Code *
Saisissez un identifiant unique pour votre utilisateur.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9).
Nom *
Saisissez le nom de l'utilisateur (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Mot de passe
Saisissez un mot de passe pour ouvrir le dossier avec cet utilisateur. Il sera demandé à chaque ouverture du
logiciel.
Confirmation
Retapez le même mot de passe pour confirmation.
Bloqué
Si cette case est cochée, cet utilisateur ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion
Commerciale ou en Comptabilité.
Cette sélection est reportée dans les bases des applications de Gestion commerciale et de Comptabilité.
Connexion interdite dans cette application
Si cette case est cochée, l'utilisateur ne pourra pas se connecter à l'application dans laquelle la case est cochée.
Si la case est cochée sur la fiche utilisateur en Gestion, l'utilisateur pourra se connecter à la Comptabilité mais
pas à la Gestion. Un message avertira l'utilisateur de ce fait.
Suite à la création d'un utilisateur dans une application, cet utilisateur sera créé dans les applications
associées et par défaut l'option "Connexion interdite dans cette application" sera sélectionnée.
Groupes associés
Cette partie vous permet de gérer les groupes d'utilisateurs rattachés à cet utilisateur à l'aide des boutons :
o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne groupe utilisateurs.
o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne groupe utilisateurs au dessus de celle
sélectionnée.
o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne groupe utilisateurs.
o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle
vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
Vous disposez également des fonctions :
o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un
coller.
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Si vous sélectionnez un groupe, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe.
Vous pouvez les modifier en sélectionnant ou en dé-sélectionnant les autorisations.
Gestion des droits
Cette partie permet de définir la gestion des droits par utilisateur.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
430
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits.
Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné.
En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différentes :
Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés.
Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus.
Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus.
La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu.
La partie Autorisations héritées permet de visualiser les droits de chaque menu provenant du/des groupe/s
associé/s à cet utilisateur.
Vous pouvez cocher/ dé-cocher les autorisations que vous souhaitez accorder à l'utilisateur affiché.
Dès changement d'une autorisation sur un droit, l'autorisation héritée sera automatiquement dé-
sélectionnée.
Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
431
Les Groupes d'utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs
Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs, définir une gestion de droits par groupe d'utilisateurs, et attacher
ensuite un utilisateur à un groupe.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un
utilisateur.
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. On pourrait imaginer qu'un
groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
La gestion de la fiche "Groupe d'utilisateurs" est commune à toutes les fiches.
Création d'un groupe
En entête de la fiche groupe, vous devez saisir les informations suivantes :
Code *
Saisissez un identifiant unique pour votre groupe d'utilisateurs.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9).
Nom *
Saisissez le nom du groupe (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Nom d'un service de votre société
Utilisateurs associés
Cette partie vous permet de gérer les utilisateurs rattachés à ce groupe à l'aide des boutons :
o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne utilisateur.
o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne utilisateur au dessus de celle sélectionnée.
o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne utilisateur.
o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle
vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
Vous disposez également des fonctions :
o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un
coller.
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Gestion des droits
Cette partie permet de définir les droits pour ce groupe.
A la création d'une fiche, les droits sont tous autorisés par défaut.
La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits.
Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné.
En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différente :
Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés.
Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus.
Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus.
La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu.
Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
432
Les Droits utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs ou Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Types de droits
Il existe 3 types de droit :
Visualisation et Modification
Si le droit de modifier est sélectionné, la visualisation est automatiquement cochée.
Il est possible d'autoriser uniquement la visualisation.
Ces droits concernent les fonctions : Général / Options
Autorisation
Ce droit est présent essentiellement pour les assistants.
Sauvegarde, Maintenance, Editions des modèles d’impression...
Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour ces droits, si on autorise :
o la création, la visualisation est automatiquement cochée.
o la création, la visualisation est automatiquement cochée.
o la modification, la visualisation est automatiquement cochée.
o la suppression, la visualisation est automatiquement cochée.
o l’impression, la visualisation est automatiquement cochée.
La "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création".
Le droit "impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Vous avez également la possibilité d'établir des droits particuliers :
x Droits par colonne,
x Droits par valeur.
Application des droits
Quelques exemples d'application des droits :
Gestion commerciale
1. Visualisation d'un type de document non autorisée. Dans l'onglet "Tous" de la liste des documents de ventes,
ce type de document ne sera pas visible.
2. Création d'un document de type X non autorisée. Regroupement ou Transfert d'un document vers ce type de
document, message d'information "Le regroupement est impossible car la création d’un document de "type X"
n’est pas autorisé".
Le document d'origine reste dans l'état initial.
3. Visualisation des clients non autorisée. Liste des documents de ventes, sélection d'une ligne et clic droit
"Afficher le client". Message d'information : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Clients
(Visualisation).".
4. Réalisation d'une sauvegarde non autorisée. Appel de l'assistant de sauvegarde, message d'information :
"L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Sauvegarde (Exécution).".
Pour certaine fonction, si vous n'autorisez pas les droits le nombre d'onglets dans les fiches associées peut
changer.
Par exemple, pas de droit sur les tarifs, la fonction "Tarifs" ne sera pas accessible. De plus l'onglet "Tarifs"
ne sera pas visible dans les fiches Articles, Clients, Catégories tarifaires...
Comptabilité
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
433
1. Création d'une saisie par classeur. La création d'un nouveau classeur de saisie est impossible. Message
d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : saisie par classeur (Création)".
2. Suppression des modèles de libellés. La suppression d'un modèle de libellé est impossible. Message
d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : modèle de libellé (Suppression)".
3. Autorisation de consultation/lettrage/lettrage automatique. L'utilisateur n'est pas autorisé à consulter les
comptes, à les lettrer ou à procéder à des lettrages automatiques. Message d'information "L'utilisateur
actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Consultation/Lettrage/Lettrage automatique (autorisation)".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
434
Champs personnalisés
Accès : Paramètres - Champs personnalisés.
Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables :
o Familles articles,
o Client,
o Familles clients,
o Fournisseur,
o Familles fournisseurs,
o Contacts,
o Article,
o Commercial/collaborateur,
o Documents (stock, vente, achat),
o Lignes de document (stock, vente, achat),
o Poste analytique
o .
Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de
document.
L'ajout de champs personnalisés est limité à 30 champs par table.
La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas
rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos documents ainsi que les
autres fichiers.
Création des champs personnalisés
Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ
puis cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ.
En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir :
Mémo Texte
enrichi
Texte Entier Décimal Date Date/Heure
Toujours
éditable
Valeur
facultative
Valeur par
défaut
Valeurs
autorisées
Longueur
maximale
Valeur
minimale
Valeur
maximale
Nombre de
décimales
stockées
Nombre de
décimales
affichées
Date
d'aujourd'hui
par défaut
Exemple d'utilisation de l'option "Toujours éditable"
Soit un Champ personnalisé sur "Document", Réalisation d'un devis puis transfert du devis en document
supérieur, le devis devient donc non modifiable (lecture seule) :
- si l'option "Toujours éditable" n'est pas sélectionnée, le champ personnalisé est en lecture seule (grisé),
- si l'option "Toujours éditable" est sélectionnée, le champ personnalisé est modifiable.
Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ n'est pas "toujours éditable" et la saisie d'une valeur est
toujours facultative
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
435
Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut".
L'option "Date d'aujourd'hui par défaut" permet d'avoir une date fixe à la date du jour de création de la
fiche.
Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place
disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de
valeurs autorisées.
Si des valeurs sont autorisées :
- la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisés,
- les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales.
Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un
document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple
cliquez ici).
Modification des champs personnalisés
Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis
effectuer les modifications souhaitées.
Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables.
Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées.
Suppression des champs personnalisés
Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ
puis cliquer sur "Supprimer un champ".
La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
"Annuler", le champ sera toujours présent.
Ordre des champs personnalisés
Si vous souhaitez positionner verticalement les champs personnalisés dans les fiches, vous devez sélectionner
le champs puis cliquer sur Monter ou Descendre.
Validation de la création de champs personnalisés
Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci
dans les fiches et lignes.
Visualisation des champs personnalisés
Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Clients, Fournisseurs, Articles,
Familles Clients, Familles Fournisseurs, Familles Articles, Contacts, Commercial/collaborateur, Documents
(stock, vente, achat), Poste analytique, un onglet "champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée.
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables de lignes de document (stock, vente, achat), il
faudra réaliser une nouvelle vue pour insérer les champs personnalisés dans la grille de saisie.
Suite à la création d'un champ personnalité pour la table "Poste analytique", dans l'onglet "Répartition des
postes analytiques" de la fiche "Plan (axe) analytique", le champ personnalisé sera saisissable pour chaque
ligne de poste.
Lors de la réalisation d'un publipostage, vous avez la possibilité d'insérer les champs personnalisés dans votre
mailing.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
436
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
437
OUTILS
Sauvegarde rapide
Accès : Outils - Sauvegarde rapide
La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée.
La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde
"classique" effectuée précédemment.
Une seule étape "résumé des éléments" est affichée.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
438
Sauvegarde
Accès : Outils - Sauvegarde
La sauvegarde passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de sauvegarde des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de sauvegarde des données.
Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde.
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde
L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez
éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier.
Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un
affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire.
Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier.
L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet
de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Informations nécessaires à la sauvegarde
Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire doit être saisi dans
la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur".
Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde.
Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde.
Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de la destination de la sauvegarde
Cette partie vous propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde
Disque local
Case sélectionnée par défaut.
Cochez cette case si vous souhaitez réaliser la sauvegarde sur le disque dur.
Dossier de sauvegarde
Suite à la sélection de la case ci-dessous, sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez.
Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque
dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre
ordinateur.
Sauvegarde en ligne
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un
contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
Mot de passe
Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec
un
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
439
partenaire.
Commentaire
Le renseignement de ce champ est facultatif.
Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde.
Envoi d’une sauvegarde à un partenaire
Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de
sauvegarde.
Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une
licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur “Vous souhaitez accéder à
une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe
partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client
effectuées avec ce mot de passe.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
440
Restauration
Accès : Outils - Restauration
La restauration de dossier passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de restauration des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de restauration des données.
Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va
remplacer et écraser toutes vos données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Sélection de la sauvegarde à restaurer
Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez
restaurer.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des informations à inclure dans la restauration
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration).
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration.
Choix du type d'installation
Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre
ordinateur).
En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :
- Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la destination de la
restauration (voir paragraphe suivant).
La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans
les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix de la destination de la restauration
Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données.
Nom du dossier
Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier
d'origine".
Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
441
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
442
Historique de sauvegarde
Accès : Outils - Historique de sauvegarde
L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant :
- la date de la sauvegarde,
- le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde,
- le nom de l'ordinateur (poste),
- la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
443
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur
Internet.
Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise.
EBP sauvegarde est un service payant.
La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur
se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge
ses sauvegardes si il a besoin de faire une restauration.
La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration.
o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne.
o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la
place de votre disque local.
o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne
que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com
Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application
activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
444
Export du schéma de la base de données
Accès : Outils - Exporter le schéma de l'application
L'export du schéma de l'application passe par un assistant.
Cet assistant permet de réaliser l'export de la liste de toutes les tables et champs de l'application.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export du schéma de la base de données.
Bienvenue...
...dans l'assistant d'export du/des schéma/s de base/s de données.
Cet écran vous indique, entre autre, la structure du nom du fichier sauvegardé.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre l'export.
Sélection des paramètres d'export du schéma
Cet écran permet de :
définir le chemin du fichier généré,
le mode d'export.
Deux modes d'export sont disponibles :
o Simple
Le fichier contient les tables avec pour chacune le nom des champs, la traduction du champ, le type de
données, la taille et si une valeur nulle est autorisée.
La liste des tables associées est également présente.
o Détaillé
Le fichier contient les tables avec pour chacune les options de la tables et un descriptif détaillé des
champs (exemple : champ système ou pas).
La liste des tables associées est également présente.
Le fichier généré sera au format XML.
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Opération terminée
Cet écran contient la liste des fichiers générés avec leurs emplacements.
Cliquez sur Fermer pour terminer le traitement.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
445
Historique des traitements
Accès : Outils - Historique des traitements
L'historique des traitements référence tous les traitements et rapports des tâches asynchrones.
Il stocke chaque information concernant :
- la date du traitement,
- le traitement réalisé
- le niveau d'erreur
- le code de l'utilisateur qui a réalisé le traitement,
- le nom de l'ordinateur (poste).
Les niveaux d'erreurs sont :
o Information,
o Avertissement,
o Erreur.
Pour afficher le rapport de traitement, vous devez modifier la vue de la liste et ajouter la colonne "Rapport
[Content]".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
446
Imports paramétrables
Accès : Outils - Imports paramétrables
L'importation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre
important d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import paramétrabe de données.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options
Paramètres/Société/Numérotation/Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code
présent dans le fichier importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Destination et source de l'import
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez
importer.
Vous pouvez importer les données suivantes :
x Articles,
x Familles articles,
x Sous familles articles,
x Clients/Prospects, (dont les coordonnées bancaires (RIB) : une banque par enregistrement)
x Famille clients/prospects,
x Sous familles clients/prospects,
x Fournisseurs, (dont les coordonnées bancaires (RIB) : une banque par enregistrement)
x Articles (informations fournisseurs)
x Famille fournisseurs,
x Sous familles fournisseurs,
x Contacts,
x Commerciaux/collaborateurs,
x Familles commerciaux/collaborateurs,
x Devis (vente),
x Commandes (vente),
x Factures (vente),
x Demande de prix (achat),
x Commandes (achat),
x Factures (achat),
x Inventaire
x Règlements client,
x Règlement fournisseur,
x Barèmes des éco-contributions,
x Groupes,
x Secteurs géographiques,
x Historique de récupération (Vente),
x Historique de récupération (Achat).
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, en vous aidant de
l'icône "..." pour le rechercher.
Si lors du précédent import pour le même type de données, vous avez sauvegardé les paramètres d'import ;
pour cet import, vous avez la possibilité de sélectionner le Nom du paramétrage.
Vous avez également la possibilité de supprimer les paramétrages inutiles. Cette suppression est définitive.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Codage du fichier
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
447
Cette étape permet de définir le paramétrage de codage du fichier texte. C'est à dire de rendre le fichier
importé lisible pour le logiciel.
Après avoir défini le type de séparation des champs, vous devez indiquer le type de Codage du fichier.
Le champ "Commencer l'import à la ligne n°" permet de définir la ligne pour laquelle vous souhaitez
commencer l'import (exemple : Import d'un fichier dont les 5 premières lignes ne doivent pas être importées, il
faudra saisir "6").
La case à cocher "Ligne d'entête : La première ligne contient le nom des champs" permet de distinguer
les données de la ligne contenant le nom des colonnes.
En dessous, vous visualisez l'aperçu du fichier à importer (15 premières lignes).
Suite à la définition du codage du fichier, cliquez sur Suivant.
Délimités : Champs séparés par des caractères
Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés.
Cliquez sur Suivant pour définir les liens entre les champs de la table (clients ou articles) et les champs du
fichier à importer.
Association des champs de la table avec les champs du fichier
Cette étape permet de lier les champs à importer à ceux de la table du type de données sélectionné
précédemment.
Pour cela, dans le tableau des associations, en face de chaque "champ destination", vous devez sélectionner la
"colonne source" correspondante. Chaque colonne source correspond à une donnée du fichier à importer. Ces
données sont affichées en dessous du tableau des associations.
Au fur est à mesure de l'association des champs destinations aux colonnes sources, la visualisation des données
à importer est modifiée.
Les colonnes associées sont renommées avec le "nom du champ destination". Les colonnes sources non
associées sont nommées "(Colonne X) Ignoré".
Pour les tables Articles, Clients et Fournisseurs, il est possible d'importer les données correspondante aux
champs personnalisés.
Vous avez la possibilité de sauvegarder les paramètres. Ces paramètres correspondent aux associations des
champs de la table avec ceux du fichier à importer. Pour cela, vous devez indiquer un Nom de paramétrage.
Suite à la réalisation de l'import, les informations de paramétrage seront stockées dans la base de données.
Si un nom de paramétrage est déjà indiqué, il correspond à ce que vous avez sélectionné lors du choix du
fichier à importer.
Si vous gardez ce nom, le fichier de paramétrage sera modifié en fonction des modifications que vous venez
d'effectuer.
Si vous changez de nom, le fichier de paramétrage initial sera inchangé et un nouveau ficher de paramétrage
sera inséré.
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionnés
précédemment :
o Type de données à importer,
o Chemin et nom du fichier à importer
o Format du fichier importé et délimiteur
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
448
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
449
Exports paramétrables
Accès : Outils - Exports paramétrables
L'exportation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre
important d'éléments à exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export paramétrabe de données.
Destination et source de l'export
Cette étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez exporter.
Vous pouvez exporter les données suivantes :
x Articles,
x Familles articles,
x Sous familles articles,
x Clients, (dont les coordonnées bancaires (RIB) : une banque par enregistrement)
x Famille clients,
x Sous familles clients,
x Fournisseurs, (dont les coordonnées bancaires (RIB) : une banque par enregistrement)
x Articles (informations fournisseurs)
x Famille fournisseurs,
x Sous familles fournisseurs,
x Contacts,
x Commerciaux/collaborateurs,
x Familles commerciaux/collaborateurs,
x Devis (vente),
x Commandes (vente),
x Factures (vente),
x Demande de prix (achat),
x Commandes (achat),
x Factures (achat),
x Inventaire
x Règlements client,
x Règlement fournisseur,
x Barèmes des éco-contributions,
x Groupes,
x Secteurs géographiques,
x Historique de récupération (Vente),
x Historique de récupération (Achat).
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, en vous aidant de
l'icône "..." pour le rechercher.
Si lors du précédent export pour le même type de données, vous avez sauvegardé les paramètres d'export ;
pour cet export, vous avez la possibilité de sélectionner le Nom du paramétrage.
Vous avez également la possibilité de supprimer les paramétrages inutiles. Cette suppression est définitive.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Filtre
Cette étape permet de définir les filtres des données que vous souhaitez exporter.
Suite à la définition des filtres, cliquez sur Suivant.
Champs à exporter
Cette étape permet de sélectionner les champs à exporter à partir de ceux de la table du type de données
sélectionné précédemment.
Pour cela, il vous suffit de sélectionner un champ et de cliquer sur le bouton "Exporter".
Vous avez la possibilité de prendre tous les champs en cliquant sur "Tout exporter".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
450
Dans la partie "Champs exportés (destination)", vous avez la possibilité d'ordonner les champs grâce aux
flèches.
Si vous souhaitez modifier et/ou recommencer la définition des champs à exporter, vous pouvez cliquer sur
:
- le bouton "Recommencer" : efface tous les champs présents dans la partie "Champs exportés (destination)"
- le bouton "croix rouge" : supprime le champ sélectionné de la partie "Champs exportés (destination)"
Suite à la sélection des champs à exporter, cliquez sur Suivant.
Format de fichier
Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés.
Suite à l'aperçu du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'export que vous avez sélectionnés
précédemment :
o Type de données à exporter,
o Chemin et nom du fichier à exporter,
o liste des champs à exporter.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements expotés et le chemin du fichier sont affichés.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
451
Import de données
Accès : Outils - Import de données
L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import de données au format texte.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options du dossier /
Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier
importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Si une chaîne de caractères contient [;] cette chaîne doit être encadrée de guillemets ["]["].
Pour un fichier donné, le séparateur décimal doit être le même [.] ou [,]
Si le fichier contient des informations (codes) provenant d'autres fiches, ces fiches doivent exister dans le
dossier et être saisie en Majuscules.
Import fiche article : le code de la famille article présent dans le fichier d'import de l'article doit être présent
dans la liste des "familles article" du dossier
Le fichier d'import devra contenir les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en
terme de données et en terme d’ordre des champs).
Le type de donné doit correspondre avec le type du champ importé valeur numérique, chaîne de caractères,
montant...
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains n’existent pas dans le fichier à importer,
l’emplacement de ce champ dans le fichier à importer est matérialisé par 2 points virgules consécutifs [;;], ce
qui permet l’import du fichier même si le champ n'existe pas.
Exemple :
Fichier avec 4 champs :
Code;Nom;Prénom;Ville
Si vous ne souhaitez pas importer le prénom. Le fichier sera donc :
Code;Nom;;Ville
Si le code importé existe déjà dans la base, l’enregistrement est modifié par l’import (et non ignoré).
Sélection du fichier à importer
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez
importer.
Vous pouvez importer les données suivantes :
x Familles articles,
x Unités,
x Localisation,
x Barème éco-contribution,
x Articles,
x Familles clients,
x Clients,.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
452
x Familles fournisseurs, (version classic, pro, ligne PME)
x Fournisseurs. (version classic, pro, ligne PME)
Pour voir le format de chaque fichier, cliquez sur le type de données souhaité.
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour
le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Aperçu du fichier
L'étape suivante vous permet d’avoir un aperçu avant l'importation du fichier. Il contient les 10 premières
lignes du fichier à importer avec une répartition de ces données dans chaque champ de la table de la base de
données.
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné
précédemment :
o Chemin et nom du fichier à importer,
o Type de fichier,
o Remplacement ou pas des données existantes
Cliquez sur Lancer pour executer le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
453
Export de données
Accès : Outils - Export de données
L'export de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à
exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Pour exporter que quelques données et colonnes du fichier, vous devez passer par la liste des données /
Export.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de
données et en terme d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Structure des fichiers exportés
Cliquez sur les noms de fichier pour voir les données exportées :
Les familles fournisseurs
Les fournisseurs
Les familles articles
Les unités
Les localisations
Les barèmes eco-contribution
Les articles
Les familles clients
Les clients
Les contacts
Sélection du fichier à exporter
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
Chemin et nom du fichier à exporter,
Type de fichier.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
454
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
455
Export art L 215-3
Accès : Outils - Export art L 215-3
Cet assistant permet de réaliser un export de toutes les données de chaque table du logiciel suivant l'article
L215-3.
L'export art L 215-3 est une opération qui peut être assez longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Type de données
Les types de données disponibles sont toutes les tables de l'application.
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier
L'emplacement du fichier d'export est par défaut le répertoire "Mes documents" sous Xp ou "Documents" sous
Vista.
Les formats des fichiers sont de type csv et xls, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en termes de
données et en termes d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Sélection du type de données
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquer sur Suivant.
Editeur de requêtes
L'éditeur de requête fonctionne comme la réalisation d'une vue depuis une liste.
Il permet d'ajouter les colonnes souhaitées pour l'export de la table sélectionnée précédemment.
Pour cela, sélectionnez le mot Colonnes puis Clic droit, la fenêtre "Choix des colonnes à ajouter" s'affiche. Le
choix s'effectue en sélectionnant la case devant chaque colonne souhaitée.
Une fois le choix effectué, cliquer sur Ok pour poursuivre l'export.
Aperçu des données
Cet écran permet de visualiser les 10 premières lignes de la table et des colonnes sélectionnées précédemment.
Cliquer une dernière fois sur Suivant pour visualiser les paramètres de l'export.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
x Format du fichier,
x Chemin et nom du fichier à exporter,
x Type de données.
Cliquer sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
456
Assistant de maintenance des données
Accès : Outils - Maintenance de données
Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de maintenance des données.
Bienvenue...
Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant.
Opérations de maintenance à effectuer
Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.
Base de donnée
Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle
(Défragmenter les index, compacter).
Verrous
Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement
le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..).
Utilisateurs
Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs.
Recalculer
Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis.
Configuration
Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la
position des fenêtres et les tableaux de bord personnalisés.
Liaison de dossier
Permet de supprimer les liaisons de dossier entre les applications. Il faut re-créer les raccourcis pour accéder
aux dossiers de chaque application.
Barre de navigation
L'opération "réinitialiser les favoris de la barre de navigation" permet de supprimer de la base les informations
concernant les favoris.
Cette opération est irréversible. Pour récupérer les favoris, il faudra restaurer un dossier ou importer les
favoris (import/export de la configuration).
Base de démonstration
L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une
maintenance sur la base de démonstration.
Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente
à une restauration du dossier de démonstration.
Clients
Permet de recalculer les soldes clients (fiche client/onglet Gestion).
Fournisseurs
Permet de recalculer les soldes fournisseurs (fiche fournisseur/onglet Gestion).
Stock
Permet de supprimer tous les mouvements de stocks et les re-générer par rapport aux bons d'entrées, bons de
sorties, inventaires, ... et documents de vente.
Marges brutes
Permet de recalculer la marge brute sur les documents.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
457
Poids nets
Permet de recalculer le poids nets sur les documents.
Transfert comptable
Permet de restaurer l'état des documents. Les documents en état "Envoyés en comptabilité" passent en état
"Transférés en comptabilité".
Modèles d'impression
Permet de réparer les modèles personnalisés et éventuellement les images (miniatures) avec l'assistant des
modèles de documents vente.
Cette opération peut être longue.
Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de la maintenance
En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée.
Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
458
Outil de requêtage
Accès : Outils - Outil de requêtage
Cet outil permet de réaliser une visualisation des données d’une table.
Vous avez la possibilité de créer une nouvelle requête depuis un assistant ou saisir directement les instructions
dans la zone « Requête ».
Seule la commande "SELECT…" est acceptée.
Suite à la saisie d’une requête, cliquer sur le bouton « Exécuter » pour visualiser le résultat.
Il vous est possible de sauvegarder la requête ou de l’exporter.
A la prochaine utilisation de l’outil, vous pouvez appeler la requête ou importer une autre requête.
Pour vous aider dans la recherche des tables et champs, vous disposez de l’assistant « Export de schema de la
base » présent dans le menu Outils.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
459
Supprimer un dossier
Accès : Outils - Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de suppression d'un dossier.
Bienvenue...
...dans l'assistant suppression de dossier.
Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par
l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage.
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer
Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer.
Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné.
Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier
raccourci.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
460
Editeur de modèles
Accès : Outils - Éditeur de modèles Ou A partir d'un modèle et l'icône "Modifier le modèle"
"EBP Gestion Commerciale Open line" est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous
pourrez personnaliser tous les modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de
nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale
d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez au générateur d'état en cliquant sur le bouton
Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur le paramétrage
de ce modèle.
Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier
en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
461
Import/Export de la configuration
Accès : Outils - Import/Export de la configuration
Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et
des vues personnalisées.
Bienvenue...
Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix de l'opération à effectuer
L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel
vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export).
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Emplacement du fichier
Cette étape vous permet d'indiquer :
en import, l'emplacement du fichier à importer,
en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter.
Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Eléments à traiter
Les éléments à traiter sont :
les modèles d'impression,
les formats d'imports et exports paramétrables,
les vues personnalisées,
les favoris de la barre de navigation.
Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
462
Archivage
Accès : Outils - Archivage
L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi.
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Traitement de l'archivage
L'archivage passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'archivage des données.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que
l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage.
x Sélectionnez le dossier à archiver
Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...".
Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche.
x Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur.
Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer.
Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du
logiciel.
Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant,
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
L'archivage de données est une opération qui peut être longue.
Format du fichier d'archive
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv).
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive.
Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes)
apparaissent en clair.
Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
463
Journal des événements
Accès : Outils - Journal des événements
Le journal des événements stocke chaque information concernant :
- la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation ;
- le manque d'un n° TVA intracommunautaire ;
- la suppression de documents ;
- la dévalidation d'inventaire ;
.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Le journal des événements se présente sous forme de liste composée d'onglets :
o Rupture,
o TVA intracommunautaire,
o Suppression,
o Dévalidation d'inventaire,
o Changement de code (article ou client),
o Dévalidation de document.
Chaque onglet est composé des colonnes suivantes :
o un type d'événement,
o une description,
o une date : Elle représente la date de génération de l'événement.
Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs.
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente
A la validation de la facture, dans le cas où la date de la facture est inférieure à la date de la dernière facture
et/ou le n° de facture est inférieur au dernier numéro de facture, un message d'avertissement s'affiche.
Le message est :
« La date de la facture est inférieure à la dernière facture enregistrée dans votre dossier et/ou le numéro de
facture est inférieur au dernier numéro de facture enregistré dans votre dossier.
Nous vous rappelons, d’après l’art. 121 du B.O des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un
numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Voulez vous valider cette facture ? »
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Erreur de continuité : Document « N°doc » du « Date du document » /Document précédent « N° du dernier
doc » du « date du dernier doc »"
Onglet TVA intracommunautaire
Si vous avez sélectionné un tiers intracommunautaire n’ayant pas de N° de TVA intracommunautaire et si vous
acceptez l'enregistrement du document, un événement sera créé dans le journal des événements.
La description contient le message suivant :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a pour territorialité Intracommunautaire alors que le N° de TVA
intracommunautaire est absent de la fiche client."
Onglet Suppression
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message
d'avertissement s'affiche.
Le message est :
"Vous supprimez une pièce de vente, ce qui déclenche une rupture dans la numérotation de vos documents,
pour justifier cette rupture, un événement va être créé dans le journal des événements."
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a été supprimé le « date de suppression »."
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
464
Onglet Dévalidation d'inventaire
Si vous demandez la dévalidation d'un inventaire, cela entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Dévalidation de l'inventaire n° « N° de l'inventaire » du « date du doc » "
Onglet Changement de code
Si vous demandez la recodification d'un code article ou la recodification d'un code client, cela entraîne la
création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"L'article X est devenu l'article Y " ou "Le client n° X est devenu le client n° Y ".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
465
OPTIONS
Options - Général
Accès : Outils - Options
Ces options s’appliquent à tous les dossiers.
Chemins
Les répertoires d'installation standard du logiciel sont affichés. Vous pouvez indiquer d'autres chemins de
sauvegarde des différents éléments de votre application :
Données
Zone de sélection/saisie de chemin
Sauvegardes
Zone de sélection/saisie de chemin
Apparence
Vous pouvez modifier l’organisation de l’interface utilisateur :
Afficher la barre d'état
Case à cocher permettant d'afficher ou non cette barre.
Afficher la barre d'outils
Case à cocher permettant d'afficher ou non cette barre.
Afficher la barre de fenêtres
Case à cocher permettant d'afficher ou non cette barre.
Ouvrir les fenêtres en plein écran
Case à cocher permettant d'ouvrir ou non les fenêtres en plein écran.
Afficher le bouton calculatrice sur les éditeurs numériques
Case à cocher permettant d'avoir accès à la calculatrice sur les champs numériques (Exemple "Prix de
vente" de la fiche "Article").
Afficher le correcteur orthographique
Case à cocher permettant d'avoir accès au correcteur orthographique dans les zones de texte (notes,
description dans les lignes de documents..)..
Affichage des boîtes de dialogue
Vous pouvez modifier l'affichage automatiquement de l'écran d'accueil, du message de fermeture du dossier ou
du tableau de bord.
Ecran d'accueil
Case à cocher permettant d'afficher ou non l'écran d'accueil.
Fermeture de l'application
Case à cocher permettant d'afficher ou non le message de demande de confirmation pour la fermeture de
l'application.
Tableau de bord
Case à cocher permettant d'afficher ou non le tableau de bord à l'ouverture du dossier.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
466
Options - Services Internet
Accès : Outils- Options
Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne.
Proxy HTTP / FTP
Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en
ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy.
Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre
installation.
Sauvegarde en ligne
Cette partie permet de définir :
Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde.
Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera
créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier.
E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde.
467
INFORMATIONS SOCIÉTÉ
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
x Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
x Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
468
Nous contacter
EBP Informatique SA
ZA Du Bel Air
BP 95
Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01.34.94.80.00.
Fax: 01.34.85.62.07.
Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne
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promotions, etc...
469
Index
A
Achats...... 209, 211, 213, 215, 217, 219, 221, 313
Acompte........................................................60
Aide................................................................9
Analytique ............................... 89, 348, 350, 351
Archivage .................................................... 462
Article par fournisseur ................................... 338
Articles.................................... 88, 269, 271, 338
Autres taxes ................................................ 354
Avoir.............................................................80
Avoir d'achat...........................................80, 221
B
Banques ...................................................... 200
Barème ....................................................... 174
Barème éco-contribution ............................... 355
Barres d'outils ................................................20
Bon de livraison................................. 62, 72, 130
Bon de réception .....................................72, 215
Bon de retour.............................63, 72, 132, 217
Bon d'entrée .........................................259, 260
Bons de stock .......................................259, 260
C
Catégories tarifaires...............................286, 294
Certificat ..............................................111, 426
Champs personnalisés............................101, 434
Civilité..................................................343, 356
Clients.....55, 60, 91, 96, 153, 160, 161, 162, 166,
244, 245, 275, 402, 406
Code activation ..............................................13
Code NAF .................................................... 364
Code postal.................................................. 361
Codes Postaux.......................................343, 361
Collaborateur ............................................... 169
Commande ................. 56, 58, 128, 213, 303, 313
Commercial ...................................169, 174, 176
Commerciaux.................................169, 174, 176
Comptabilité ................................................ 269
Compte du ROL ..............................109, 343, 347
Contacts......................... 155, 156, 239, 240, 357
Convention utilisation EBP .................................3
Création de dossier ..................................36, 113
D
Décaissement......................... 183, 192, 198, 255
Demandes de prix......................................... 211
Démonstration ...............................................12
Départements .............................................. 362
Devis .............. 43, 44, 52, 54, 59, 71, 78, 82, 126
Dossier........................... 109, 113, 118, 119, 120
Droits utilisateurs ......................................... 432
Dupliquer un document ..........................142, 227
E
EBP Gestion Commerciale.........................37, 115
Échéances .....................................................97
Échéancier ........................97, 178, 187, 194, 251
Eco-contribution .............................................88
e-commerce..93, 95, 326, 330, 333, 417, 419, 422
Editeur de filtres.............................................28
Editeur de modèles ....................................... 460
Editeur de vues ..............................................29
Email ...................................................111, 416
E-mail ................................................53, 79, 81
E-mail ......................................................... 416
E-mail ......................................................... 427
Encours................................................402, 406
Envoi email.................................................. 416
ePages .............................95, 326, 333, 417, 422
Etats des documents.......................................72
ETEBAC.......................... 183, 192, 198, 203, 255
Export................................... 444, 449, 453, 455
Export art L 215-3 ........................................ 455
Export de données........................................ 453
Export du schéma de la base de données ........ 444
Export paramétrable ..................................... 449
F
Facturation périodique................................... 166
Facture....................... 52, 59, 71, 74, 78, 82, 134
Facture d'achat .................52, 59, 71, 78, 82, 219
Famille articles ...............................271, 272, 338
Famille collaborateurs ............................173, 174
Famille commerciaux .............................173, 174
Familles articles.....................................271, 338
Familles clients...............................160, 166, 244
Familles fournisseurs..............................160, 244
Familles prospects .................................160, 244
Favoris ........................................................ 122
Filtre automatique ..........................................28
Filtres ...........................................................28
Fonctionnalités disponibles............................. 414
Fonctions commerciaux ..........................169, 172
Fournisseurs ..... 60, 160, 161, 237, 244, 245, 246,
269, 277, 402, 406
Frais de port ................................................ 366
G
Générer les factures...............................166, 307
Géolocaliser ................................................. 324
Grilles ....................................................89, 351
Grilles analytiques ...................................89, 351
Groupes ........................................169, 372, 431
H
Historique.................................................... 320
Historique Clients/Articles................. 91, 162, 275
Historique Clients/Prospects.............. 91, 162, 275
Historique du document ..................................86
Historique fournisseurs/articles ...............246, 277
I
Images........................................................ 269
Import de données ....................................... 451
Import paramétrable..................................... 446
Impression 52, 59, 71, 78, 82, 185, 207, 257, 295,
342, 436
Installation ....................................................11
Introduction.....................................................1
Inventaire.................................................... 261
J
Journal des événements .........................105, 463
L
Lettres de relance...........................182, 191, 306
Liste .............................................................24
Liste déroulante..............................................19
Liste des documents d'achat .......................... 209
Liste des documents de ventes....................... 124
Liste Page......................................................24
Livrer une commande ................................... 303
Localisation.................................................. 373
M
MAPI ........................................................... 427
MapPoint ..................................................... 324
Mise à jour de fiche....................................... 338
Modes de règlement...................................... 204
Motifs économiques ......... 183, 192, 198, 206, 255
Mouvements de stock.................................... 266
Moyens de paiement..............................203, 204
N
Nombre d'exemplaires................................... 412
Nomenclatures ............................................. 269
Notes ............................................................33
Nous contacter ............................................. 468
Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line
470
O
Objectifs...................................................... 174
Options ............................39, 343, 414, 427, 465
Outil de requêtage........................................ 458
Oxatis ............................................ 93, 330, 419
P
Paliers......................................................... 174
Pays............................................................ 363
PDF signé .................................................... 111
Planificateur................................................. 109
Plans......................................................89, 348
Plans analytiques.....................................89, 348
Postes ....................................................89, 350
Postes analytiques ...................................89, 350
Présentation ....................................................9
Promotion......................................283, 291, 394
Prospects.................. 55, 153, 160, 161, 244, 245
Proxy FTP .................................................... 466
Proxy HTTP.................................................. 466
Publication............................. 109, 297, 343, 344
Publipostage ................................................ 321
R
Réapprovisionnement....................................... 316
Récupération de données EBP Gestion Commerciale
..........................................................37, 115
Récupération de dossiers C++ ..................37, 115
Références................................................... 269
Règlement.................. 60, 96, 183, 192, 198, 255
Règlements clients.................................... 60, 96
Regrouper des documents ...48, 67, 143, 228, 299,
309
Relances.................................................. 54, 97
Remise........................................................ 365
Remise Complémentaire................................ 365
Remise en banque .................. 183, 192, 198, 255
Reports On Line.................24, 109, 297, 344, 347
Restauration de dossier ..........................104, 440
ROL ......................... 24, 109, 297, 343, 344, 347
S
Sauvegarde ...................................103, 437, 438
Sauvegarde en ligne ..............................443, 466
Sauvegarde rapide.................................103, 437
Secteurs géographiques .........................169, 369
SEPA.............................. 183, 192, 198, 203, 255
Service à la personne.................................... 424
Simulation de tarif ..........................280, 287, 288
Site web........................................109, 344, 347
SMS.....................................................106, 415
SMTP .......................................................... 427
SOC.....................................................402, 406
Société........................................................ 343
Sous famille article .........................269, 271, 272
Sous famille Client........... 153, 160, 161, 244, 245
Sous famille Fournisseur...160, 161, 237, 244, 245
Statistiques....................................164, 249, 273
Stock ..................98, 99, 259, 260, 261, 266, 269
Stock réel.................................................... 266
Supprimer .....................................147, 232, 459
Supprimer un document.........................147, 232
Supprimer un dossier .................................... 459
T
Tarif........................269, 280, 286, 287, 288, 294
Taux de TVA ................................................ 352
Taxes.......................................................... 354
Textes enrichis ...............................................20
Textes standards ...................................106, 371
Transférer un document ........ 45, 64, 75, 148, 233
Transfert comptable........................102, 319, 320
TVA ............................................................ 343
U
Unités ......................................................... 370
Utilisateurs .................................................. 429
V
Ventes ............ 124, 126, 128, 130, 132, 134, 136
Vues .............................................................29
W
Web............................................................ 269
Aide EBP Gestion Commerciale
PRO (OL Technology)
iii
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP........................................................................3
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ....................................................................................3
Article 1. Préambule .........................................................................................................................3
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) .......................................3
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................3
Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................3
Article 5. Sauvegarde des données.....................................................................................................3
Article 6. Limitation de garantie .........................................................................................................4
Article 7. Limitations de responsabilité................................................................................................4
Article 8. Dispositions finales .............................................................................................................4
B. Contrat de services EBP...................................................................................................................4
Article 1. Objet du contrat.................................................................................................................4
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation............................................................................4
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ...........................................................................5
Article 4. Accès aux services..............................................................................................................5
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support.......................................................................5
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance ..............................................................5
Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................6
Article 8. Obligations du client ...........................................................................................................6
Article 9. Limites de responsabilité .....................................................................................................6
Article 10. Loi et attributions de compétences......................................................................................6
C. Mode locatif ...................................................................................................................................7
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line ............................................................7
E. Conditions de vente aux particuliers ..................................................................................................9
Droit de rétractation.........................................................................................................................9
Présentation de l'aide...........................................................................................................................11
L'arborescence .................................................................................................................................11
Les pages ........................................................................................................................................11
MISE EN ROUTE ..................................................................................................................................13
Installation .........................................................................................................................................13
Le dossier de démonstration .................................................................................................................14
Activation du logiciel ............................................................................................................................15
Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................15
Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................15
INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................17
Interface ............................................................................................................................................17
Présentation du volet de navigation .......................................................................................................18
Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................18
Les Actions .........................................................................................................................................19
LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................20
Les champs de saisie ...........................................................................................................................20
Liste déroulante...................................................................................................................................21
Ouverture de la liste..........................................................................................................................21
Sélection des données .......................................................................................................................21
Fonctions de la liste ..........................................................................................................................21
La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................22
Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................24
FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION............................................................................................26
La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................26
Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................28
Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................29
Les filtres ...........................................................................................................................................30
Filtre automatique.............................................................................................................................30
Effacer le filtre..................................................................................................................................30
Les vues.............................................................................................................................................31
Présentation de l’éditeur ....................................................................................................................31
Actions disponibles.........................................................................................................................31
Vues multi-utilisateurs.......................................................................................................................31
Editeur de requêtes...........................................................................................................................31
GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................33
Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................33
Création d'une fiche ..........................................................................................................................33
Enregistrement d'une fiche.................................................................................................................33
Autres .............................................................................................................................................33
Gestion des données .........................................................................................................................33
Navigation .......................................................................................................................................34
Aide ................................................................................................................................................34
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
iv
Notes .................................................................................................................................................35
COMMENT FAIRE ...?............................................................................................................................37
COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................37
Interface ............................................................................................................................................37
Comment commencer ?........................................................................................................................38
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale .....................................................................39
Pré-requis........................................................................................................................................39
Préparation à la récupération .............................................................................................................39
Création du dossier ...........................................................................................................................39
Analyse et traitements des données ....................................................................................................40
Avertissements.................................................................................................................................40
Résumé de la création de dossier........................................................................................................40
Récupération des documents dans la gestion........................................................................................40
Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................42
Les données de base............................................................................................................................43
Comment créer les données principales ? ...............................................................................................44
Création d'un article..........................................................................................................................44
Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................44
Création d'un fournisseur...................................................................................................................44
Création d'un contact ........................................................................................................................44
Tout est prêt !.....................................................................................................................................45
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................46
Comment créer un devis ? ....................................................................................................................46
Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................47
Transférer un document .......................................................................................................................48
Préparation du transfert.....................................................................................................................48
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................48
Conséquences du transfert.................................................................................................................49
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................49
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................49
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................50
Regrouper les documents .....................................................................................................................51
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................51
Depuis la liste des documents..........................................................................................................51
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................51
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................51
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................51
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................51
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................52
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................52
Lancement du regroupement...........................................................................................................53
Conséquences du regroupement.........................................................................................................53
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................53
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................54
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................54
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................55
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................56
Comment relancer un devis ?................................................................................................................57
Transfert d'un prospect en client............................................................................................................58
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................58
Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................58
Transfert d'un document....................................................................................................................58
COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................59
Comment créer une commande ? ..........................................................................................................59
Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................60
Comment solder une commande ? .........................................................................................................61
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................62
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................63
Saisir un acompte sur un devis/une demande de prix............................................................................63
Saisir un règlement d'acompte ...........................................................................................................63
Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................63
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................63
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................65
Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................65
Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................66
Transférer un document .......................................................................................................................67
Préparation du transfert.....................................................................................................................67
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................67
Conséquences du transfert.................................................................................................................68
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................68
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................68
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................68
Table des matières
v
Regrouper les documents .....................................................................................................................70
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................70
Depuis la liste des documents..........................................................................................................70
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................70
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................70
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................70
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................70
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................71
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................71
Lancement du regroupement...........................................................................................................72
Conséquences du regroupement.........................................................................................................72
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................72
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................73
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................73
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................74
Comment gérer l’état des bons de livraison/réception et de retour ? ..........................................................75
Conséquence lors d’un réapprovisionnement ........................................................................................76
Impression.......................................................................................................................................76
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................77
Comment créer une facture ?................................................................................................................77
Transférer un document .......................................................................................................................78
Préparation du transfert.....................................................................................................................78
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................78
Conséquences du transfert.................................................................................................................79
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................79
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................79
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................79
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................81
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................82
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................83
Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................83
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................84
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................85
Historique de la ligne ...........................................................................................................................86
Présentation de l'historique ................................................................................................................86
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................86
Exemples.........................................................................................................................................87
Comment interdire une saisie libre dans un document ? ...........................................................................88
Définition des droits ..........................................................................................................................88
Comportement dans les documents.....................................................................................................88
Comportement en cas de transfert......................................................................................................88
Comportement en cas de duplication de document................................................................................88
Historique du document .......................................................................................................................89
Présentation de l'historique ................................................................................................................89
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................89
Exemples.........................................................................................................................................89
Comment gérer l'éco contribution dans les documents de vente ?..............................................................91
Création du barème ..........................................................................................................................91
Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................91
Comment gérer l'analytique ?................................................................................................................92
Accès à la gestion analytique..............................................................................................................92
Le principe général............................................................................................................................92
La gestion analytique grille multi-plans................................................................................................92
La gestion analytique sur plusieurs niveaux..........................................................................................92
Mise en place de votre gestion analytique ............................................................................................93
Historique Clients/Articles.....................................................................................................................95
Historique par documents ..................................................................................................................95
Filtres...........................................................................................................................................95
Lignes de document .......................................................................................................................95
Historique par Articles .......................................................................................................................95
Filtres...........................................................................................................................................95
Lignes articles ...............................................................................................................................96
Les actions.......................................................................................................................................96
Comment gérer le e-commerce - Oxatis ?...............................................................................................97
Options ...........................................................................................................................................97
Paramétrage de la fiche article ...........................................................................................................97
Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................97
Fenêtre d'envoi.................................................................................................................................97
Fiche Articles .................................................................................................................................97
Fiche Contacts ...............................................................................................................................97
Fiche Commandes..........................................................................................................................98
Comment gérer le e-Commerce - e-Pages? .............................................................................................99
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
vi
Options ...........................................................................................................................................99
Paramétrage de la fiche article ...........................................................................................................99
Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................99
Fenêtre d'envoi.................................................................................................................................99
Fiche Articles .................................................................................................................................99
Fiche Contacts ...............................................................................................................................99
Fiche Commandes..........................................................................................................................99
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?.............................................................................. 100
Comment gérer les effets de commerce ? ............................................................................................. 101
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?....................................................... 102
Consultation de l'échéancier ............................................................................................................. 102
Relances clients .............................................................................................................................. 102
Comment gérer le stock d'un article ? .................................................................................................. 103
Comment visualiser le stock d'un article ?............................................................................................. 104
Comment importer des articles par douchette ?..................................................................................... 105
Choisir le modèle de douchette......................................................................................................... 105
Définir les options ........................................................................................................................... 105
Démarrer et réception des codes barre.............................................................................................. 105
Gérer les données réceptionnées ...................................................................................................... 106
Importer les données dans le document ............................................................................................ 106
Comment réaliser un publipostage ? .................................................................................................... 107
Comment gérer les champs personnalisés ? .......................................................................................... 108
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 109
Comment sauvegarder ?..................................................................................................................... 110
Comment restaurer ? ......................................................................................................................... 111
Comment consulter le journal des événements ? ................................................................................... 112
Comment envoyer un SMS ? ............................................................................................................... 113
Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS........................................................................................... 113
Paramétrage................................................................................................................................ 113
Fenêtre d’envoi............................................................................................................................ 113
Généralités .................................................................................................................................... 114
Transformation des numéros............................................................................................................ 114
Clients et fournisseurs ..................................................................................................................... 114
Contacts ........................................................................................................................................ 114
Commerciaux/collaborateur ............................................................................................................. 114
Documents .................................................................................................................................... 115
Transfert, regroupement, livraison .................................................................................................... 115
Variables dans le message envoyé .................................................................................................... 115
Comment créer et gérer ROL ? ............................................................................................................ 116
Principe ......................................................................................................................................... 116
La mise en place des publications ..................................................................................................... 116
La diffusion des publications sur votre espace dédié ............................................................................ 116
Manuellement.............................................................................................................................. 116
Automatiquement ........................................................................................................................ 116
La consultation de votre espace de publication ................................................................................... 117
L’administration de votre espace de publication .................................................................................. 117
Comment envoyer un PDF signé ? ....................................................................................................... 118
Paramétrage du certificat dans Open Line .......................................................................................... 118
Premier envoi par email d’un document PDF signé .............................................................................. 118
Réception d’un PDF signé chez le tiers ............................................................................................... 118
Export d’un PDF signé depuis une application open line ....................................................................... 119
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS.......................................................................................................... 121
FICHIER ........................................................................................................................................ 121
Nouveau dossier................................................................................................................................ 121
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale ................................................................... 123
Pré-requis...................................................................................................................................... 123
Préparation à la récupération ........................................................................................................... 123
Création du dossier ......................................................................................................................... 123
Analyse et traitements des données .................................................................................................. 124
Avertissements............................................................................................................................... 124
Résumé de la création de dossier...................................................................................................... 124
Récupération des documents dans la gestion...................................................................................... 124
Créer un nouveau raccourci ................................................................................................................ 126
Ouvrir un dossier............................................................................................................................... 127
Lier un dossier .................................................................................................................................. 128
Fermer un dossier.............................................................................................................................. 129
Quitter l'application............................................................................................................................ 130
FAVORIS........................................................................................................................................ 131
Favoris ............................................................................................................................................. 131
Ajouter un favori............................................................................................................................. 131
Gestion des Favoris......................................................................................................................... 131
AFFICHAGE .................................................................................................................................... 133
Table des matières
vii
Tableau de bord ................................................................................................................................ 133
Création d'un tableau de bord........................................................................................................ 133
Les parties / informations.............................................................................................................. 133
Personnalisation du tableau de bord ............................................................................................... 134
Affichage des alertes.......................................................................................................................... 135
Contenue de l'alerte ........................................................................................................................ 135
Les actions..................................................................................................................................... 135
VENTES ......................................................................................................................................... 137
Ventes - Open Guide Ventes ............................................................................................................... 137
DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 138
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation.......................................................................... 138
Actions spécifiques.......................................................................................................................... 139
Devis ............................................................................................................................................... 140
L'entête ...................................................................................................................................... 140
Le corps...................................................................................................................................... 140
Le pied ....................................................................................................................................... 140
Les autres onglets........................................................................................................................ 140
Les actions d'un devis................................................................................................................... 141
Commandes de vente......................................................................................................................... 142
L'entête de la commande .............................................................................................................. 142
Le corps de la commande.............................................................................................................. 142
Le pied de la commande ............................................................................................................... 142
Les autres onglets........................................................................................................................ 142
Les actions d'une commande......................................................................................................... 142
Bons de livraison ............................................................................................................................... 144
L'entête du bon de livraison........................................................................................................... 144
Le corps du bon de livraison .......................................................................................................... 144
Le pied du bon de livraison............................................................................................................ 144
Les autres onglets........................................................................................................................ 144
Les actions d'un bon de livraison.................................................................................................... 144
Bons de retour .................................................................................................................................. 146
L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 146
Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 146
Le pied du bon de retour............................................................................................................... 146
Les autres onglets........................................................................................................................ 146
Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 146
Factures ........................................................................................................................................... 148
L'entête de la facture.................................................................................................................... 148
Le corps de la facture ................................................................................................................... 148
Le pied de la facture..................................................................................................................... 148
Les autres onglets........................................................................................................................ 148
Les actions d'une facture............................................................................................................... 148
Avoirs .............................................................................................................................................. 150
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 150
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 150
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 150
Les autres onglets........................................................................................................................ 150
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 150
Factures d'acompte............................................................................................................................ 152
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 152
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 152
Les autres onglets........................................................................................................................ 152
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 153
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 154
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 154
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 154
Les autres onglets........................................................................................................................ 154
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 155
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 156
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 156
Préparation à la copie de document................................................................................................... 156
Traitement de la duplication............................................................................................................. 156
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 156
Regrouper les documents ................................................................................................................... 157
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 157
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 157
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 157
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 157
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 157
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 157
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 158
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 158
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
viii
Lancement du regroupement......................................................................................................... 159
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 159
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 159
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 160
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 160
Supprimer un document..................................................................................................................... 161
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 161
Transférer un document ..................................................................................................................... 162
Préparation du transfert................................................................................................................... 162
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 162
Conséquences du transfert............................................................................................................... 163
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 163
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 163
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 163
CLIENTS ..................................................................................................................................... 165
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 165
Clients / Prospects ............................................................................................................................. 167
Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 169
Contacts........................................................................................................................................... 170
Entête ........................................................................................................................................... 170
Onglets.......................................................................................................................................... 170
Adresse ...................................................................................................................................... 170
Autre adresse .............................................................................................................................. 172
Web ........................................................................................................................................... 172
Notes ......................................................................................................................................... 173
Champs personnalisés .................................................................................................................. 173
Familles de tiers ................................................................................................................................ 174
Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 175
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 176
Historique par documents ................................................................................................................ 176
Filtres......................................................................................................................................... 176
Lignes de document ..................................................................................................................... 176
Historique par Articles ..................................................................................................................... 176
Filtres......................................................................................................................................... 176
Lignes articles ............................................................................................................................. 177
Les actions..................................................................................................................................... 177
Statistiques....................................................................................................................................... 178
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 178
L'onglet Données ............................................................................................................................ 179
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 179
Facturation périodique........................................................................................................................ 180
Entête ........................................................................................................................................... 180
Onglets.......................................................................................................................................... 180
Paramètres ................................................................................................................................. 180
Clients ........................................................................................................................................ 182
Famille clients.............................................................................................................................. 182
Notes ......................................................................................................................................... 182
Actions .......................................................................................................................................... 182
COMMERCIAUX/COLLABORATEURS ................................................................................................ 183
Commercial/Collaborateur .................................................................................................................. 183
Onglet Divers ................................................................................................................................. 183
Adresse ...................................................................................................................................... 184
Contact....................................................................................................................................... 184
Groupes...................................................................................................................................... 185
Comptabilité analytique ................................................................................................................ 185
Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 185
Onglet Notes .................................................................................................................................. 185
Onglet Champs persos..................................................................................................................... 185
Fonctions commerciaux/Collaborateurs................................................................................................. 186
Familles commerciaux/collaborateurs ................................................................................................... 187
Barèmes........................................................................................................................................... 188
Entête ........................................................................................................................................... 188
Onglets.......................................................................................................................................... 188
Commissions..................................................................................................................................... 190
Les filtres....................................................................................................................................... 190
Liste des commissions ..................................................................................................................... 190
Les actions..................................................................................................................................... 190
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 191
Échéancier ........................................................................................................................................ 191
Les onglets .................................................................................................................................... 191
Les filtres....................................................................................................................................... 191
Les actions..................................................................................................................................... 192
Table des matières
ix
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 193
Les onglets .................................................................................................................................... 193
Les filtres....................................................................................................................................... 193
Les actions..................................................................................................................................... 193
Lettres de relance.............................................................................................................................. 195
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 196
Filtres............................................................................................................................................ 196
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 197
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 197
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 198
Catégories ..................................................................................................................................... 198
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 198
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 198
Actions disponibles.......................................................................................................................... 198
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 199
RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 200
Règlements - Open Guide Règlements.................................................................................................. 200
CLIENTS ..................................................................................................................................... 201
Échéancier ........................................................................................................................................ 201
Les onglets .................................................................................................................................... 201
Les filtres....................................................................................................................................... 201
Les actions..................................................................................................................................... 202
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 203
Les onglets .................................................................................................................................... 203
Les filtres....................................................................................................................................... 203
Les actions..................................................................................................................................... 203
Lettres de relance.............................................................................................................................. 205
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 206
Filtres............................................................................................................................................ 206
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 207
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 207
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 208
Échéancier ........................................................................................................................................ 208
Les onglets .................................................................................................................................... 208
Les filtres....................................................................................................................................... 208
Les actions..................................................................................................................................... 209
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 210
Les onglets .................................................................................................................................... 210
Les filtres....................................................................................................................................... 210
Les actions..................................................................................................................................... 210
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 212
Filtres............................................................................................................................................ 212
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 213
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 213
DONNÉES.................................................................................................................................... 214
Banque ............................................................................................................................................ 214
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 214
Adresse ...................................................................................................................................... 214
Contact....................................................................................................................................... 215
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 215
Onglet Coordonnées bancaires ......................................................................................................... 215
Onglet frais .................................................................................................................................... 216
Onglet Notes .................................................................................................................................. 217
Moyens de paiement.......................................................................................................................... 218
Modes de règlement........................................................................................................................... 219
Onglet détail .................................................................................................................................. 219
Création des lignes....................................................................................................................... 219
Test des lignes créées................................................................................................................... 220
Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 220
Onglet Web.................................................................................................................................... 221
Onglet Notes .................................................................................................................................. 221
Motifs économiques ........................................................................................................................... 222
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 223
Catégories ..................................................................................................................................... 223
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 223
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 223
Actions disponibles.......................................................................................................................... 223
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 224
ACHATS......................................................................................................................................... 225
Achats - Open Guide Achats................................................................................................................ 225
DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 226
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 226
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
x
Actions spécifiques.......................................................................................................................... 227
Demandes de prix.............................................................................................................................. 228
L'entête ...................................................................................................................................... 228
Le corps...................................................................................................................................... 228
Le pied ....................................................................................................................................... 228
Les autres onglets........................................................................................................................ 228
Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 229
Commande d'achat............................................................................................................................ 230
L'entête de la commande .............................................................................................................. 230
Le corps de la commande.............................................................................................................. 230
Le pied de la commande ............................................................................................................... 230
Les autres onglets........................................................................................................................ 230
Les actions d'une commande......................................................................................................... 230
Bon de réception ............................................................................................................................... 232
L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 232
Le corps du bon de réception......................................................................................................... 232
Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 232
Les autres onglets........................................................................................................................ 232
Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 232
Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 234
L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 234
Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 234
Le pied du bon de retour............................................................................................................... 234
Les autres onglets........................................................................................................................ 234
Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 234
Facture d'achat ................................................................................................................................. 236
L'entête de la facture.................................................................................................................... 236
Le corps de la facture ................................................................................................................... 236
Le pied de la facture..................................................................................................................... 236
Les autres onglets........................................................................................................................ 236
Les actions d'une facture............................................................................................................... 236
Avoir d'achat..................................................................................................................................... 238
L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 238
Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 238
Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 238
Les autres onglets........................................................................................................................ 238
Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 238
Factures d'acompte............................................................................................................................ 240
L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 240
Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 240
Les autres onglets........................................................................................................................ 240
Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 241
Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 242
L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 242
Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 242
Les autres onglets........................................................................................................................ 242
Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 243
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 244
Dupliquer un document ...................................................................................................................... 244
Préparation à la copie de document................................................................................................... 244
Traitement de la duplication............................................................................................................. 244
Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 244
Regrouper les documents ................................................................................................................... 245
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 245
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 245
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 245
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 245
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 245
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 245
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 246
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 246
Lancement du regroupement......................................................................................................... 247
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 247
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 247
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 248
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 248
Supprimer un document..................................................................................................................... 249
Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 249
Transférer un document ..................................................................................................................... 250
Préparation du transfert................................................................................................................... 250
Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 250
Conséquences du transfert............................................................................................................... 251
Table des matières
xi
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 251
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 251
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 251
FOURNISSEURS........................................................................................................................... 253
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 253
Fournisseurs ..................................................................................................................................... 254
Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 256
Contacts........................................................................................................................................... 257
Entête ........................................................................................................................................... 257
Onglets.......................................................................................................................................... 257
Adresse ...................................................................................................................................... 257
Autre adresse .............................................................................................................................. 259
Web ........................................................................................................................................... 259
Notes ......................................................................................................................................... 260
Champs personnalisés .................................................................................................................. 260
Familles de tiers ................................................................................................................................ 261
Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 262
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 263
Historique par documents ................................................................................................................ 263
Filtres......................................................................................................................................... 263
Lignes de document ..................................................................................................................... 263
Historique par Articles ..................................................................................................................... 264
Filtres......................................................................................................................................... 264
Lignes articles ............................................................................................................................. 264
Les actions..................................................................................................................................... 264
Statistiques....................................................................................................................................... 266
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 266
L'onglet Données ............................................................................................................................ 267
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 267
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 268
Échéancier ........................................................................................................................................ 268
Les onglets .................................................................................................................................... 268
Les filtres....................................................................................................................................... 268
Les actions..................................................................................................................................... 269
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 270
Les onglets .................................................................................................................................... 270
Les filtres....................................................................................................................................... 270
Les actions..................................................................................................................................... 270
Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 272
Filtres............................................................................................................................................ 272
Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 273
Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 273
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 274
Catégories ..................................................................................................................................... 274
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 274
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 274
Actions disponibles.......................................................................................................................... 274
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 275
STOCK / ARTICLES ......................................................................................................................... 276
Stock / Articles - Open Guide Stock / Articles........................................................................................ 276
STOCK........................................................................................................................................ 277
Bons de stock ................................................................................................................................... 277
Bons de stock ................................................................................................................................... 278
Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 279
Bienvenue...................................................................................................................................... 279
Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 279
Classement des données préparées................................................................................................... 280
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 280
Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 281
Entête ........................................................................................................................................... 281
Onglets.......................................................................................................................................... 281
Actions .......................................................................................................................................... 282
Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 283
Mouvements de stock......................................................................................................................... 284
Filtres............................................................................................................................................ 284
Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 284
ARTICLES.................................................................................................................................... 286
Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 286
Article .............................................................................................................................................. 287
Familles articles................................................................................................................................. 289
Sous familles articles ......................................................................................................................... 290
Statistiques....................................................................................................................................... 291
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
xii
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 291
L'onglet Données ............................................................................................................................ 292
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 292
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 293
Historique par documents ................................................................................................................ 293
Filtres......................................................................................................................................... 293
Lignes de document ..................................................................................................................... 293
Historique par Articles ..................................................................................................................... 293
Filtres......................................................................................................................................... 293
Lignes articles ............................................................................................................................. 294
Les actions..................................................................................................................................... 294
Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 295
Historique par documents ................................................................................................................ 295
Filtres......................................................................................................................................... 295
Lignes de document ..................................................................................................................... 295
Historique par Articles ..................................................................................................................... 296
Filtres......................................................................................................................................... 296
Lignes articles ............................................................................................................................. 296
Les actions..................................................................................................................................... 296
TARIFS CLIENTS .......................................................................................................................... 298
Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 298
Entête ........................................................................................................................................... 298
Onglets.......................................................................................................................................... 298
Détail ......................................................................................................................................... 298
Notes ......................................................................................................................................... 300
Fiche Promotion................................................................................................................................. 301
Entête ........................................................................................................................................... 301
Onglets.......................................................................................................................................... 301
Détail ......................................................................................................................................... 301
Notes ......................................................................................................................................... 303
Catégories tarifaires........................................................................................................................... 304
Entête ........................................................................................................................................... 304
Onglets.......................................................................................................................................... 304
Simulation de tarif ............................................................................................................................. 305
TARIFS FOURNISSEURS................................................................................................................ 306
Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 306
Entête ........................................................................................................................................... 306
Onglets.......................................................................................................................................... 306
Détail ......................................................................................................................................... 306
Notes ......................................................................................................................................... 308
Fiche Promotion................................................................................................................................. 309
Entête ........................................................................................................................................... 309
Onglets.......................................................................................................................................... 309
Détail ......................................................................................................................................... 309
Notes ......................................................................................................................................... 311
Catégories tarifaires........................................................................................................................... 312
Entête ........................................................................................................................................... 312
Onglets.......................................................................................................................................... 312
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 313
Catégories ..................................................................................................................................... 313
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 313
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 313
Actions disponibles.......................................................................................................................... 313
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 314
OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 315
Opérations - Open Guide Opérations .................................................................................................... 315
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE.................................................................................................... 316
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line .......................................................................... 316
1ère étape : Bienvenue... ................................................................................................................ 316
2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour ...................................................................... 316
3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées ........................................................... 316
Lancement de la mise à jour ............................................................................................................ 316
Site Web .......................................................................................................................................... 317
DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 318
Regrouper les documents ................................................................................................................... 318
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 318
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 318
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 318
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 318
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 318
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 318
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 319
Table des matières
xiii
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 319
Lancement du regroupement......................................................................................................... 320
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 320
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 320
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 321
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 321
Livraison de commandes .................................................................................................................... 322
Les filtres....................................................................................................................................... 322
Pièce à générer............................................................................................................................... 322
Commandes................................................................................................................................... 323
Conséquences de la livraison............................................................................................................ 324
Lettres de relance.............................................................................................................................. 325
Générer les factures........................................................................................................................... 326
Les filtres....................................................................................................................................... 326
Factures à générer .......................................................................................................................... 326
Conséquences de la facturation ........................................................................................................ 327
DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 328
Regrouper les documents ................................................................................................................... 328
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 328
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 328
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 328
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 328
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 328
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 328
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 329
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 329
Lancement du regroupement......................................................................................................... 330
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 330
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 330
Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 331
Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 331
Réception de commandes ................................................................................................................... 332
Les filtres....................................................................................................................................... 332
Pièce à générer............................................................................................................................... 332
Commandes................................................................................................................................... 333
Conséquences de la réception .......................................................................................................... 334
Réapprovisionnement......................................................................................................................... 335
Bienvenue...................................................................................................................................... 335
Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 335
Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 336
Sources de réapprovisionnement : Stock........................................................................................ 336
Sources de réapprovisionnement : Commandes clients .................................................................... 337
Liste des articles concernés par le réapprovisionnement ...................................................................... 337
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 337
Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 338
TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 339
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 339
Historique des transferts comptables.................................................................................................... 340
Entête ........................................................................................................................................... 340
Pièces transférées........................................................................................................................... 340
Détail des traitements ..................................................................................................................... 340
Actions .......................................................................................................................................... 340
Assistant de publipostage ................................................................................................................... 341
Bienvenue...................................................................................................................................... 341
Action de publipostage .................................................................................................................... 341
Choix des destinataires.................................................................................................................... 341
Modèle et document........................................................................................................................ 341
Nouveau modèle .......................................................................................................................... 342
Modèles de publipostage ............................................................................................................... 342
Destination .................................................................................................................................... 342
Document destination................................................................................................................... 342
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 343
Réalisation du publipostage.............................................................................................................. 343
Map Point ......................................................................................................................................... 344
Choix des filtres (onglet Sélection).................................................................................................... 344
Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)............................................................................... 344
Carte (Onglet Carte) ....................................................................................................................... 344
Recherche des adresses................................................................................................................... 345
e-Commerce................................................................................................................................ 346
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce.................................................................... 346
Bienvenue...................................................................................................................................... 346
Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 346
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
xiv
Articles ....................................................................................................................................... 346
Clients/contacts ........................................................................................................................... 347
Commandes ................................................................................................................................ 347
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 349
Opération terminée ......................................................................................................................... 349
Mise à jour du site Oxatis ................................................................................................................... 350
Bienvenue...................................................................................................................................... 350
Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 350
Articles ....................................................................................................................................... 350
Clients/contacts ........................................................................................................................... 351
Commandes ................................................................................................................................ 351
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 352
Opération terminée ......................................................................................................................... 352
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce.................................................................... 353
Bienvenue...................................................................................................................................... 353
Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 353
Articles ....................................................................................................................................... 353
Clients/contacts ........................................................................................................................... 354
Commandes ................................................................................................................................ 354
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 356
Opération terminée ......................................................................................................................... 356
Remplacement de code ...................................................................................................................... 357
Bienvenue...................................................................................................................................... 357
Sélection du code à remplacer .......................................................................................................... 357
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 357
Traitements du remplacement.......................................................................................................... 357
Assistant de mise à jour de fiche ......................................................................................................... 358
Bienvenue...................................................................................................................................... 358
Filtres............................................................................................................................................ 358
Mises à jour ................................................................................................................................... 358
Mode de traitement des fiches ....................................................................................................... 359
Boutons de sélection .................................................................................................................... 359
Liste des champs à mettre à jour ................................................................................................... 359
Contrôle et modification................................................................................................................... 360
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 361
Traitements de la mise à jour ........................................................................................................... 361
Droits utilisateurs ........................................................................................................................... 361
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 362
Catégories ..................................................................................................................................... 362
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 362
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 362
Actions disponibles.......................................................................................................................... 362
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 363
PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 364
Paramètres - Open Guide Paramètres .................................................................................................. 364
PUBLICATION REPORTS ON LINE ................................................................................................... 365
Publication........................................................................................................................................ 365
Présentation de la fiche ................................................................................................................... 365
Entête ........................................................................................................................................ 365
Onglets....................................................................................................................................... 365
Action de la liste publication............................................................................................................. 366
Comptes........................................................................................................................................... 368
Actions .......................................................................................................................................... 368
COMPTABILITE ............................................................................................................................ 369
Plans analytiques............................................................................................................................... 369
Entête ........................................................................................................................................... 369
Les onglets .................................................................................................................................... 369
« Répartition des postes analytiques »............................................................................................ 369
Notes ......................................................................................................................................... 370
Postes analytiques ............................................................................................................................. 371
Fiche Principale............................................................................................................................ 371
Notes ......................................................................................................................................... 371
Champs personnalisés .................................................................................................................. 371
Les grilles analytiques ........................................................................................................................ 372
Entête ........................................................................................................................................... 372
Onglets.......................................................................................................................................... 372
Répartitions................................................................................................................................. 372
Notes ......................................................................................................................................... 372
TAXES ........................................................................................................................................ 373
Taux de TVA ..................................................................................................................................... 373
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 373
Onglet Notes .................................................................................................................................. 374
Table des matières
xv
Autres taxes ..................................................................................................................................... 375
Les onglets .................................................................................................................................... 375
Général....................................................................................................................................... 375
Comptabilité................................................................................................................................ 375
Notes ......................................................................................................................................... 375
Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 376
DIVERS....................................................................................................................................... 377
Civilités ............................................................................................................................................ 377
Contacts........................................................................................................................................... 378
Entête ........................................................................................................................................... 378
Onglets.......................................................................................................................................... 378
Adresse ...................................................................................................................................... 378
Autre adresse .............................................................................................................................. 380
Web ........................................................................................................................................... 380
Notes ......................................................................................................................................... 381
Champs personnalisés .................................................................................................................. 381
Codes postaux .................................................................................................................................. 382
Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 382
Départements ................................................................................................................................... 383
Pays................................................................................................................................................. 384
Codes NAF........................................................................................................................................ 385
Remises complémentaires .................................................................................................................. 386
Frais de port ..................................................................................................................................... 387
Onglet Calcul.................................................................................................................................. 387
Onglet Coordonnées transporteur ..................................................................................................... 388
Adresse ...................................................................................................................................... 388
Contact....................................................................................................................................... 388
Onglet comptabilité......................................................................................................................... 389
Onglet Notes .................................................................................................................................. 389
Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 390
Unités .............................................................................................................................................. 391
Textes standards ............................................................................................................................... 392
Groupes ........................................................................................................................................... 393
STOCK........................................................................................................................................ 394
Emplacement.................................................................................................................................... 394
SOCIETE..................................................................................................................................... 395
Options - Coordonnées....................................................................................................................... 395
Identification.................................................................................................................................. 395
Adresse de la société....................................................................................................................... 395
Autres informations......................................................................................................................... 396
Options - Identification....................................................................................................................... 397
Informations administratives............................................................................................................ 397
Informations TVA............................................................................................................................ 397
Options - Logo .................................................................................................................................. 398
Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 399
Identification.................................................................................................................................. 399
Adresse du cabinet.......................................................................................................................... 399
Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 401
Expert Comptable ........................................................................................................................... 401
Collaborateur ................................................................................................................................. 401
Options - Options comptables - Options générales ................................................................................. 402
Transfert comptables....................................................................................................................... 402
Ecritures déséquilibrées ................................................................................................................... 402
Formatage des comptes................................................................................................................... 402
Exercice comptable ......................................................................................................................... 403
Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 404
Clients........................................................................................................................................... 404
Fournisseurs .................................................................................................................................. 404
Client, effets à recevoir.................................................................................................................... 404
Fournisseur, effets à payer............................................................................................................... 404
Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 405
Macro............................................................................................................................................ 405
Documents .................................................................................................................................... 405
Règlements.................................................................................................................................... 405
Remises en banque......................................................................................................................... 406
Stock ............................................................................................................................................ 406
Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 407
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 408
Journaux ....................................................................................................................................... 408
Tiers ............................................................................................................................................. 408
Règlements.................................................................................................................................... 408
Remises / Escomptes ...................................................................................................................... 408
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
xvi
Options - Numérotation...................................................................................................................... 410
Vente ............................................................................................................................................ 410
Achat ............................................................................................................................................ 411
Stock ............................................................................................................................................ 411
Autre............................................................................................................................................. 411
Options - Articles............................................................................................................................... 414
Options - Tarifs et promotions............................................................................................................. 415
Utiliser le tarif le plus avantageux..................................................................................................... 415
Application des............................................................................................................................... 415
Ordre d'application des tarifs et promotions ....................................................................................... 415
Afficher le message d'avertissement en cas de modifications de tarifs/promotions .................................. 415
Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 416
Gestion des messages ..................................................................................................................... 417
Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 418
Etat Accepté................................................................................................................................... 418
États des devis ............................................................................................................................... 418
Options - Documents de vente - Bons de livraison/Bons de retour ........................................................... 419
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 420
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 421
Options - Documents de vente - SMS................................................................................................... 422
Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 423
Options - Documents d'achat - Options générales.................................................................................. 425
Gestion des messages ..................................................................................................................... 425
Options - Documents d'achat - Bons de réception/Bons de retour ............................................................ 426
Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 427
Options - Règlements......................................................................................................................... 429
Gestion des messages ..................................................................................................................... 429
Lettres de relance ........................................................................................................................... 429
Pénalités de retard.......................................................................................................................... 429
Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 430
Justificatif des écart de stock............................................................................................................ 430
Valeur de l'article en entrée ............................................................................................................. 430
Options - Paramétrages...................................................................................................................... 431
Décimales...................................................................................................................................... 431
Devise........................................................................................................................................... 431
Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 431
Transfert de documents................................................................................................................... 432
Options - Nombre d'exemplaires.......................................................................................................... 433
Options - Marquer comme imprimés .................................................................................................... 434
Options - Fonctionnalités disponibles.................................................................................................... 435
Options - SMS................................................................................................................................... 436
Email : paramétrage de l’objet et du corps............................................................................................ 437
Objet............................................................................................................................................. 437
Message ........................................................................................................................................ 437
Envoi d’un e-mail............................................................................................................................ 437
Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 438
Connexion ..................................................................................................................................... 438
Paramètres du site ....................................................................................................................... 438
Tester la connexion ...................................................................................................................... 438
Général ......................................................................................................................................... 438
Options - Oxatis ................................................................................................................................ 440
Connexion ..................................................................................................................................... 440
Paramètres du site ....................................................................................................................... 440
Tester la connexion ...................................................................................................................... 440
Général ......................................................................................................................................... 440
Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 443
Connexion ..................................................................................................................................... 443
Paramètres du site ....................................................................................................................... 443
Tester la connexion ...................................................................................................................... 443
Général ......................................................................................................................................... 443
Options - Service à la personne........................................................................................................... 445
Options - Police par défaut.................................................................................................................. 446
Options - Impression et export............................................................................................................ 447
Options - Services Internet e-mail ....................................................................................................... 448
Paramètres MAPI ............................................................................................................................ 448
Paramètres SMTP............................................................................................................................ 448
Sécurité et authentification............................................................................................................ 448
Options - Synchronisation................................................................................................................... 449
UTILISATEURS............................................................................................................................. 450
Les Utilisateurs.................................................................................................................................. 450
Création d'un utilisateur................................................................................................................... 450
Groupes associés ............................................................................................................................ 450
Table des matières
xvii
Gestion des droits........................................................................................................................... 451
Les Groupes d'utilisateurs................................................................................................................... 452
Création d'un groupe....................................................................................................................... 452
Utilisateurs associés ........................................................................................................................ 452
Gestion des droits........................................................................................................................... 452
Les Droits utilisateurs......................................................................................................................... 453
Types de droits............................................................................................................................... 453
Application des droits ...................................................................................................................... 453
Gestion commerciale .................................................................................................................... 453
Comptabilité................................................................................................................................ 454
Champs personnalisés........................................................................................................................ 455
Création des champs personnalisés ................................................................................................... 455
Créer un champ personnalisé......................................................................................................... 455
Créer une liste............................................................................................................................. 456
Créer un champ relationnel ........................................................................................................... 456
Créer une table............................................................................................................................ 457
Modification des champs personnalisés .............................................................................................. 457
Suppression des champs personnalisés............................................................................................. 457
Ordre des champs personnalisés....................................................................................................... 457
Validation de la création de champs personnalisés .............................................................................. 457
Visualisation des champs personnalisés ............................................................................................. 458
Personnalisation des champs/tables ..................................................................................................... 459
Présentation de la fenêtre ................................................................................................................ 459
Les Droits utilisateurs...................................................................................................................... 459
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 460
Catégories ..................................................................................................................................... 460
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 460
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 460
Actions disponibles.......................................................................................................................... 460
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 461
OUTILS.......................................................................................................................................... 462
Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 462
Sauvegarde ...................................................................................................................................... 463
Bienvenue...................................................................................................................................... 463
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 463
Informations nécessaires à la sauvegarde .......................................................................................... 463
Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 463
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 464
Restauration ..................................................................................................................................... 465
Bienvenue...................................................................................................................................... 465
Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 465
Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 465
Choix de l'application à sauvegarder ................................................................................................. 465
Choix du type d'installation .............................................................................................................. 465
Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 466
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 466
Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 467
Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 468
Export du schéma de la base de données ............................................................................................. 469
Bienvenue...................................................................................................................................... 469
Sélection des paramètres d'export du schéma .................................................................................... 469
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 469
Opération terminée ......................................................................................................................... 469
Historique des traitements.................................................................................................................. 470
Imports paramétrables....................................................................................................................... 471
Destination et source de l'import ...................................................................................................... 471
Codage du fichier............................................................................................................................ 472
Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 472
Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 472
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 472
Traitement de l'import..................................................................................................................... 473
Exports paramétrables ....................................................................................................................... 474
Destination et source de l'export....................................................................................................... 474
Filtre ............................................................................................................................................. 474
Champs à exporter ......................................................................................................................... 475
Format de fichier ............................................................................................................................ 475
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 475
Traitement de l'export..................................................................................................................... 475
Import de données ............................................................................................................................ 476
Format des fichiers ......................................................................................................................... 476
Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 476
Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 477
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
xviii
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 477
Traitement de l'import..................................................................................................................... 477
Export de données............................................................................................................................. 478
Format des fichiers ......................................................................................................................... 478
Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 478
Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 478
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 478
Traitement de l'export..................................................................................................................... 478
Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 480
Type de données ............................................................................................................................ 480
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 480
Sélection du type de données........................................................................................................... 480
Editeur de requêtes......................................................................................................................... 480
Aperçu des données ........................................................................................................................ 480
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 480
Traitement de l'export..................................................................................................................... 480
Assistant de maintenance des données................................................................................................. 481
Bienvenue...................................................................................................................................... 481
Choix du dossier ............................................................................................................................. 481
Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 481
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 482
Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 482
Outil de requêtage............................................................................................................................. 483
Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 484
Bienvenue...................................................................................................................................... 484
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 484
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 484
Editeur de modèles ............................................................................................................................ 485
Import/Export de la configuration........................................................................................................ 486
Bienvenue...................................................................................................................................... 486
Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 486
Emplacement du fichier ................................................................................................................... 486
Eléments à traiter ........................................................................................................................... 486
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 486
Archivage ......................................................................................................................................... 487
Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 487
Bienvenue................................................................................................................................... 487
Choix du dossier .......................................................................................................................... 487
Résumé des paramètres ............................................................................................................... 487
Format du fichier d'archive............................................................................................................... 487
Journal des événements ..................................................................................................................... 488
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 488
Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 488
Onglet Suppression......................................................................................................................... 488
Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 489
Onglet Changement de code ............................................................................................................ 489
OPTIONS .................................................................................................................................... 490
Options - Général .............................................................................................................................. 490
Chemins ........................................................................................................................................ 490
Apparence ..................................................................................................................................... 490
Affichage des boîtes de dialogue ....................................................................................................... 491
Options - Services Internet................................................................................................................. 492
Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 492
Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 492
INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 493
Assistance technique.......................................................................................................................... 493
Nous contacter .................................................................................................................................. 494
Glossaire .......................................................................................................................................... 495
Index ............................................................................................................................................... 497
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion commerciale PRO (Ol Technology) et
donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
3
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou
analogue.Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à
acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail
habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et
insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spécial «
mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spécial « mode hébergé » ou « saas») à aucun titre
que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises.
EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune
garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des
présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
4
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour
vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le
client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle
n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication
(internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert
via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services
correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices.
EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un
dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de
fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune
réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers.
En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement,
ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture
du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en
garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par
EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La
nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les
niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site
http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions
Particulières.
Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires
éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis
minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er
septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15
jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document,
définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son
acceptation.
Convention d'utilisation d'EBP
5
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation
du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant
son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément.
Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à
compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription
et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8)
jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé
avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux
termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure
de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour
quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de
plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie
en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période
sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le
poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être
utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non
parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
• L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés
légaux de France Métropolitaine
• la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP
par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions
correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support
CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à
jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements
constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux
annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
• le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou
réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.)
ou les outils complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.)
• la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un
niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT
moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
• l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la
formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement
tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis
accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.
• les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de
se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
• la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus
comme non conformes ou non compatibles par EBP
• la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction
de ceux-ci.
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant
sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel
nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
6
EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de
résultat dans ce cas.
Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au
rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage
».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du
système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la
nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service
assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la
réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la
responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des
informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation.
EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut
confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par
EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du
système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il
apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses
données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus»
ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur
les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec
le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui
peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à
l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le
fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même
sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté
technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP.
Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister
sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut
être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques
des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les
logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il
devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à
jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou
immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT
pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de
fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service
ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et
toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées
par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement
ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP
Convention d'utilisation d'EBP
7
ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier
1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal
de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les
procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se
réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et
automatiquement liées :
• l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et
conditions décrites au paragraphe A
• la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service «
Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au
plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette
date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement
que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions
générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions
générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client
d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout
autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La
modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite
d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513
Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les
utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne
contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes
relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à
distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques
nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui
dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé
« Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels
Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les
informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées
uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet
détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant
souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de
nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme
pour des fichiers image).
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le
serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur
distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui
a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état «
évaluation » (voir ci-dessous).
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire
fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports
On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A
chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation.
Il peut créer :
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
8
• un compte
• une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires
et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :
• avec une limite à 2 pages par document
• avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message
l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP :
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes
en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via
Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété
opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour
responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement
connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données
restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui
pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre
pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client,
EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du
fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité
au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain
manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice,
perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de
substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le
montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes
effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client :
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes
d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP
Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à
une session active par compte utilisateur.
De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent
au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données
du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou
ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise
en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client
est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
Gammes Pratic et Classic
Par pack de 3 utilisateurs
3 euros HT/mois
Soit 36 euros HT/an
Gamme PRO
Par pack de 3 utilisateurs
6 euros HT/mois
Soit 72 euros HT/an
Ligne PME
Par pack de 3 utilisateurs
12 euros HT/mois
Soit 144 euros HT/an
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
• en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
• PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter.
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP.
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer
EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du
délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par
lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du
présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les
formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou
partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra
également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou
Convention d'utilisation d'EBP
9
courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles
notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de
violation des droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-
20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la
souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la
fourniture du service.
EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le
respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées.
Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant
directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à
des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux
tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines.
Version 1 – Février 2012
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours
francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des
frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la
libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente
jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L
121-20-2):
• fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de
sept jours francs
• fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur
• Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis.
Version 3-1 : 29 Mai 2013
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Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous
pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion
commerciale PRO (Ol Technology).
L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis
dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes,
Règlements, Articles, Opérations, Paramètres).
Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés
dans le logiciel.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence.
Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page.
Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Champs obligatoires
Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière
le champ.
Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en
cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu
contextuel.
Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de
ce terme.
Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire.
Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Exemple... Remarque
Exemple...Astuce
Exemple...Exemples...
Exemple...Règles de calcul
Exemple...Avertissement
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
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Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
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MISE EN ROUTE
Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 4.5
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 4.0
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SQL server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp".
Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé.
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
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Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
MISE EN ROUTE
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Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Gestion commerciale PRO (Ol Technology). Pour pouvoir
utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures
comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir
votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
x La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
x Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
x La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
x Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
x Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Gestion commerciale PRO (Ol Technology)évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur.
Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de
travail quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'utilisateur connecté :
Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur,
Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
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Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
des menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Ventes : Open Guide Ventes, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille, sous
famille, Historique), Commerciaux/collaborateur (Fiche, Fonctions, Famille, Barèmes, Commissions),
Règlements, Échéancier, Lettres de relance, Remise en banque, Impressions ;
Règlements : Open Guide Règlements, Clients (Règlements, Échéancier, Lettres de relance, Remise en
banque, ), Fournisseurs (Règlements, Échéancier, Décaissement ), Données (Banques, Moyens de paiement,
Modes de règlement) , Motifs économiques), Impressions ;
Stock / Articles : Open Guide Stock/Articles, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Mouvements
de stock), Articles (Fiche, Famille, sous famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseurs), Tarifs
(Tarifs et promotions, Catégories tarifaire), Impressions ;
Opérations : Open Guide Opérations, Publier sur Reports On Line, Documents de vente (Regrouper les
documents, Livraison de commandes, Lettres de relances, Générer les factures), Documents d'achat
(Regrouper les documents, Réception de commandes, Réapprovisionnement),, Transfert en comptabilité,
Assistant de publipostage, MapPoint, e-commerce, Remplacement de code, Assistant de mise à jour,
Impressions;
Paramètres : Open Guide Paramètres, Publications Reports On line, Comptabilité analytique, Taxes (TVA,
Autres taxes, barèmes eco-contribution), Divers (Civilités, Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes
NAF, Remises complémentaires, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, Texte standards, Groupes),
Stock (Emplacement,), Société, Utilisateurs, Champs personnalisés, Impressions.
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Open Guide". Cette entrée
permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Vous avez la possibilité de définir votre Open Guide personnel pour chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en
icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions
associées de chaque menu.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
19
Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
20
LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
x Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
x Les champs inaccessibles sont grisés.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
21
Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Code Client" en entête de document
- Champ "Pays" dans les parties Adresses
- Champ "Article" dans le corps du document ...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un code client en entête de document
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs articles dans le corps d'un document
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
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La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet
Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents
attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Réinitialiser le style
Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
INFORMATIONS GÉNÉRALES
23
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
24
Barres d'outils du corps des documents
Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions :
Insérer
Ce bouton permet d'insérer une ligne au-dessus de la ligne ou vous êtes positionné.
Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer :
o une ligne article de type Bien
o une ligne article de type Service
o un texte
o un texte standard
o un Saut de page
Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un
imprimé sur 2 pages.
o un Sous total
Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne (Montant Net
HT, Montant Net TTC, Montant Marge Nette, Montant Marge Brute).
Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente/achat.
Il est possible de modifier la description "sous total" ainsi que la police, taille... grâce à la barre
d'outils des textes enrichis.
Vous pouvez réaliser chacune de ces actions par un raccourci clavier :
o Ctrl + B pour une ligne article de type Bien
o Ctrl + R pour une ligne article de type Service
o Ctrl + T pour un texte
o Ctrl + H pour un texte standard
o Ctrl + G pour un Saut de page
o Ctrl + L pour un Sous total
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Couper/Copier/Coller
Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas.
Recherche
Ces boutons permettent de chercher des données.
Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de
rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le
texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3).
Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément
ou sur le dernier élément correspondant à la recherche.
Générer l'article
Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles.
L'article généré contiendra les informations suivantes :
o Code
Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur.
Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente.
o Libellé
Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Type
Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document.
Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien".
INFORMATIONS GÉNÉRALES
25
Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service".
o Description commerciale
La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Prix de revient
Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document.
o Quantité par défaut
La quantité par défaut sera 1.
Quel que soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la
quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1.
o Unité
L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document.
Détail
Ce bouton permet d'accéder à :
o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour
les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et
d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs).
o au détail du tarif appliqué.
Recharger l'article
Ce bouton permet de recharger toutes les informations de la ligne article d'après la fiche article (sauf la
quantité).
Intervenants
Ce bouton est accessible uniquement depuis les factures et les avoirs.
Ce bouton permet d'afficher une fenêtre de répartition des interventions.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
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FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez :
- soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez Ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à
créer) (exemple : Liste des documents, onglet Factures, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez la création
d'une facture, puis ouverture d'une nouvelle fiche Facture)
- soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter
(exemple : Liste des documents, onglet Factures, double clic sur Ajouter, puis ouverture d'une nouvelle fiche
Facture).
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,
la liste ouverte : Imprimer la liste.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Déplier tout ou Replier tout
Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
27
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
28
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la
possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant
sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
29
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir
un répertoire précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation
sélectionnées.
x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou pas dans la vue.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
30
Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
INFORMATIONS GÉNÉRALES
31
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Présentation de l’éditeur
L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées
Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code
utilisateur et code Groupe.
Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter.
Une boite s’affiche alors pour affecter le vue :
• A tous les utilisateurs
• un utilisateur précis
• un groupe précis
Actions disponibles
Les actions disponibles sont :
o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement
dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée
précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes).
o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue
Les vues système ne sont pas supprimables
o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe
ci-dessous éditeur de requêtes).
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la
vue "système" puis lui donner un autre nom.
o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs
et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé.
o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut"
Vous pouvez également importer ou exporter une vue.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès
que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte
dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot
système sera automatiquement créée.
Vues multi-utilisateurs
Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier.
Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue.
Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur.
Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes.
Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs.
Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et
tableau de bord
Editeur de requêtes
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
32
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment
renommée.
d'importer ou exporter une requête (fichier qry),
réaliser une condition d'affichage d'une colonne.
Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en
"Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
INFORMATIONS GÉNÉRALES
33
GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document …).
Enregistrement d'une fiche
Fichier - Enregistrer ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Enregistrer et Nouveau ou Ctrl + N
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Enregistrer et Fermer ou Ctrl + E
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Aperçu
Permet de visualiser l'édition de la fiche sélectionnée.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante
et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - Annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Désactiver le Annuler/Refaire
Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire.
Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
34
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
Actions -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier...
Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture...
Vues - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vues - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
Informations
Permet de voir la durée de chargement de la fiche
INFORMATIONS GÉNÉRALES
35
Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
37
COMMENT FAIRE ...?
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Gestion commerciale PRO (Ol Technology)évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur.
Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de
travail quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'utilisateur connecté :
Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur,
Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
38
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
Vous avez la possibilité de lancer simultanément jusqu'à 5 instances (dossiers) de chaque application pour
une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois.
COMMENT FAIRE ...?
39
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale
Pré-requis
Pour que la récupération de données puisse se dérouler correctement, il faut remplir les conditions suivantes :
- Le système d’exploitation de la machine doit être 32 bits (Windows Xp, Windows vista 32 bits, Windows 7 32
bits);
- Pervasive 8.6 doit être installé sur la machine;
- EBP Gestion Commerciale et EBP Gestion Commerciale PRO Open Line doivent être activées;
- Installer l'utilitaire "EBP Migration vers Open Line".
Il est vivement conseiller d'effectuer un recalcul des données pour s’assurer que les stocks des articles
soient corrects (outils => recalcul des données).
Préparation à la récupération
La préparation de la récupération se réalise grâce à l'utilitaire "EBP Migration vers Open Line".
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer
dans l'assistant.
Dans un premier temps, vous devez réaliser une sauvegarde sans mot de passe de la/des base/s de
Gestion Commercial, Gestion Commerciale PRO ou PRO+.
Après lancement de l'utilitaire de migration, sélectionnez la sauvegarde précédemment réalisée.
Une liste de dossier s'affiche, sélectionnez le/les dossier/s que vous souhaitez récupérer en Gestion
Commerciale Open Line.
La page suivante vous propose d'indiquer les paramètres spécifiques à EBP Gestion Commerciale (Lancer le
recalcul, dossier en devise, récupération de documents...).
L'étape suivante consiste à lancer les opérations de préparation durant laquelle le traitement des informations,
l'analyse des modèles sont réalisés.
Les traitements réalisés (sauvegarde du dossier converti dans la dernière version Gestion commerciale liée à
l'utilitaire) sont sauvegardés dans le répertoire Documents\EBP\Migration.
Une fois le traitement terminé, vous pouvez lancer le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Open Line .
Création du dossier
Pour récupérer les données, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier (Fichier nouveau).
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer
dans l'assistant.
Renseignez les informations nécessaires, comme pour la création d’un dossier classique, jusqu’à la page
"Choisissez les applications à récupérer".
Sur cette page, vous devez sélectionner la case "Récupérer les données depuis des applications tierces".
Ensuite, vous devez sélectionner l'application contenant les données à récupérer (EBP Gestion Commerciale ou
EBP Gestion Commerciale Pro +).
Sur la page suivante "Informations relatives à la récupération de l'application EBP Gestion Commerciale", vous
devez renseigner :
x le chemin du dossier préparé et migré (par défaut : Documents\EBP\Migration)
x le chemin de la base
x le chemin des données communes (répertoire common)
De plus, si vous voulez utiliser les caractères spéciaux (parenthèses, slash, backslash, underscore, tiret et
espace) dans vos codes, sélectionnez la case « Utiliser la codification étendue ».
Pour récupérer les documents, sélectionner la case "Récupérer les documents". L'étape suivante, vous
permettra de préciser cette récupération.
Si vous souhaitez récupérer votre liste de codes postaux, sélectionnez la case « Récupérer les codes postaux
».
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
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Cette étape permet de définir les paramètres de récupération des documents.
Tous les champs sont en "lecture seule". Ils sont renseignés par les choix réalisés dans l'utilitaire de
migration.
x Récupérer les documents depuis le :
Date à partir de laquelle vous souhaitez récupérer les documents (De cette date à date du jour).
Par défaut, la date correspond à la date indiquée dans l'utilitaire "EBP Migration vers Open Line".
x Récupérer les documents (Ventes /Achats)
Case à cocher
Permet de définir les documents à récupérer (vente et/ou achat)
x Joindre un PDF du document d'origine
Case à cocher
Permet de générer une copie du/des document/s en format PDF
Ce PDF permet de rééditer le document après récupération.
Les pages suivantes sont identiques à la création de dossier.
Pour lancer le traitement de création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Analyse et traitements des données
Suite à la création du dossier, la récupération de données commence par une analyse du dossier afin de
détecter et/ou corriger les incohérences, compléter les données manquantes …
Pour avoir la liste des données analysées et récupérables cliquez-ici.
Lorsqu'il y a des informations manquantes, une page d'assistant vous propose de renseigner des informations
supplémentaires. Il peut y avoir plusieurs pages successives. Elles contiennent vos données de EBP Gestion
Commerciale et les nouvelles données dans EBP Gestion Commerciale PRO Open Line .
Les pages d'assistant pour compléter les informations afin qu'elles soient importées peuvent concerner :
x TVA
x Recodification des données
x Articles
x Familles articles
x Tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Familles tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Tarifs
x Moyens de paiement
x Modes de règlements
x Pays
x ...
Pour confirmer la saisie des informations complémentaires et passer à l'étape suivante, vous devez cliquer sur
le bouton Valider.
Avertissements
A la fin du traitement de récupération, une page d'avertissement est affichée. Elle vous présente les anomalies
détectées qui ne bloquent pas la récupération de données. Ce sont soit des fonctionnalités qui ne seront pas
récupérées (par ex les barèmes de commission sur le montant global du document) soit des modifications qui
seront forcées (par ex N° de TVA intracommunautaire invalide).
Ces avertissements sont à examiner dans le détail.
Résumé de la création de dossier
Cette page vous résume tous les problèmes rencontrés. Avec d’une part la liste des avertissements détectés
par l’analyse et d’autre part les avertissements générés pendant la récupération.
Suite à la création du dossier, il est vivement conseillé de vérifier les données récupérées.
Récupération des documents dans la gestion
Les documents récupérés sont présents dans les menus Vente et Achat + Documents... + Historique de
récupération des documents.
COMMENT FAIRE ...?
41
Chaque ligne représente un document.
Pour voir le détail du document, double-cliquez dessus. Seules les informations principales de l'entête et du
pied sont visualisables.
Si l'option PDF a été sélectionnée lors de la récupération, un fichier PDF est associé à chaque document. Cela
vous permet de réimprimer le document d'origine.
Vous pouvez également ajouter d'autres documents numérisés dans cette liste.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
42
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Sociétés.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des
écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros
de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres
fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article, les marges, frais, ... que vous souhaitez appliquer par défaut
sur vos articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de
contre-valeur.
COMMENT FAIRE ...?
43
Les données de base
Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques-unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment
dans vos fiches clients :
x Les familles clients,
x Les modes de règlements,
x Les banques.
D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles :
x Les unités,
x Les sous-familles articles,
x Les familles articles,
x Les emplacements,
x Les barèmes éco-contribution,
x Les fournisseurs,
x Les tarifs.
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
x Les civilités,
x Les codes postaux,
x Les départements,
x Les pays,
x Les codes NAF.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
44
Comment créer les données principales ?
Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients.
Création d'un article
Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles.
La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services.
Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service .
Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail.
Création d'un Client / Prospect
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients.
La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que
vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer
en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de
navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects.
Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet
Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
Création d'un fournisseur
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Achats - Fournisseurs.
La liste des fournisseurs répertorie l'ensemble des fournisseurs que vous possédez.
Pour créer un fournisseur utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre fournisseur contenues dans l'onglet Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
Création d'un contact
Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes -
Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects et fournisseurs.
Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Remplissez alors les informations concernant votre contact.
COMMENT FAIRE ...?
45
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment rédiger un devis ?
Comment relancer un devis ?
Comment transférer un devis en facture ?
Comment rédiger une facture ?
Comment saisir un acompte ?
Comment saisir un règlement client ?
Comment transférer vos données vers la comptabilité ?
Comment imprimer vos données ?
Comment gérer l'eco-contribution ?
Comment consulter le journal des événements ?
Comment sauvegarder un dossier ?
Comment restaurer un dossier ?
...
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46
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?
Comment créer un devis ?
Pour créer un devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis.
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
COMMENT FAIRE ...?
47
Comment accepter un devis ?
Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités :
changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ;
transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé)
Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
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Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
.+
x l'ouverture du document généré après le transfert.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
COMMENT FAIRE ...?
49
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si le devis contient un acompte, une
fenêtre de "Création de l'acompte" s'affiche.
En transfert de devis en commande, il est possible de choisir la création ou pas du règlement de l'acompte
(case à cocher "Générer le règlement"). Dans les autres types de documents, la case est sélectionnée et ne
peut être dé-sélectionnée).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
50
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
COMMENT FAIRE ...?
51
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
52
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
COMMENT FAIRE ...?
53
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
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54
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
COMMENT FAIRE ...?
55
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
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56
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier
temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici.
A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le
document en pièce jointe.
Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email
(uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document).
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
COMMENT FAIRE ...?
57
Comment relancer un devis ?
Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de
validité indiquée dans les options du dossier.
Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance
et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect.
Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions.
La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle
que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
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58
Transfert d'un prospect en client
Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur
occasionnel ou régulier.
Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en
document supérieur.
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation
A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche
prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client".
Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de
navigation.
Transfert depuis la fiche
A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action".
La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client.
Transfert d'un document
Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes.
Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un
avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client.
De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche
Client. Il en va de même pour le regroupement de documents.
COMMENT FAIRE ...?
59
COMMENT GERER UNE COMMANDE ?
Comment créer une commande ?
Pour créer une commande, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes.
Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
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60
Comment livrer une commande ?
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au
fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
x les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer
x La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les
document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …)
x La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis
précédemment.
Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas).
Remarque
Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas
(croix rouge).
COMMENT FAIRE ...?
61
Comment solder une commande ?
Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement.
La commande est accessible depuis :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande
Le menu Ventes - Documents de vente - Commande
Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez
cliquez sur le bouton Solder.
Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans
générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci.
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62
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
COMMENT FAIRE ...?
63
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?
La saisie d'un acompte est possible depuis :
un devis/ une demande de prix,
une commande,
un bon de livraison/réception,
une facture d'acompte,
une facture.
Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document.
Saisir un acompte sur un devis/une demande de prix
Pour saisir un acompte sur un devis/une demande de prix, vous devez vous placer dans le PIED de votre
document (onglet Récapitulatif), et saisir le montant souhaité dans la zone Acompte.
Ce montant ne génère pas de règlement.
Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis/demande de prix a été réalisé/e,
vous devez réaliser une facture d'acompte qui elle génèrera un règlement.
Saisir un règlement d'acompte
La création d'un règlement d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous effectuez un acompte pour un tiers
(client ou fournisseur).
Ce type de règlement ne génère pas de facture d'acompte.
Pour saisir un règlement d'acompte, vous devez vous placer sur le document (Commande ou Bon de
livraison/réception), onglet Acompte puis cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner règlement d'acompte
de la barre d'outils.
Une nouvelle fiche règlement s'affiche avec les informations du tiers.
Il est impossible de pointer une échéance. Le n° de la commande ou du bon de livraison/réception est
récupérer dans la fiche règlement onglet Notes.
Saisir une facture d'acompte
La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client.
Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente -
Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte.
La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis
sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle
facture d'acompte.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte.
Si vous ne souhaitez pas générer le règlement de la facture/avoir d'acompte immédiatement, vous devez dé-
sélectionner la case "Générer le règlement". Suite à la dé-sélection de cette case, vous aurez la possibilité de
définir une date d'échéance pour l'acompte.
Le choix de générer ou pas automatiquement le règlement d'acompte après enregistrement du document
d'acompte peut être paramétré dans les options du dossier (Paramètres-Société-Documents de vente-Options
générales/Paramètres-Société-Documents de achat-Options générales).
La génération d'acompte sans règlement est possible uniquement sur les commandes.
A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de
votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et
validez.
Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une
facture
Lors de la confirmation de la vente ou achat par une commande ou la livraison/réception de la commande, il
vous est possible de rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment.
Pour les règlements d'acompte sur les commandes et bons de livraison/réception uniquement, il est également
possible d'affecter un règlement enregistré précédemment. Lors du transfert de la commande ou du bon de
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
64
livraison/réception en facture, une échéance sera automatiquement créée (elle ne pourra pas être modifiée ni
supprimée) et sera pointée avec le règlement d'acompte. Le pointage n'est pas modifiable.
De même, lorsque la vente/l'achat a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou
les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Pour rattacher une factures d'acompte à un document, vous devez :
ouvrir le document,
aller sur l'onglet Acompte,
cliquer sur le bouton Affecter,
sélectionner la facture d'acompte à associer.
Pour un exemple de comptabilisation d'une facture avec facture d'acompte ou d'une facture avec une facture
d'acompte et un règlement d'acompte provenant d'une commande, cliquer ici.
COMMENT FAIRE ...?
65
COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ?
Comment créer un bon de livraison ?
Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
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66
Comment créer un bon de retour ?
Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
COMMENT FAIRE ...?
67
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
.+
x l'ouverture du document généré après le transfert.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
68
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si le devis contient un acompte, une
fenêtre de "Création de l'acompte" s'affiche.
En transfert de devis en commande, il est possible de choisir la création ou pas du règlement de l'acompte
(case à cocher "Générer le règlement"). Dans les autres types de documents, la case est sélectionnée et ne
peut être dé-sélectionnée).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
COMMENT FAIRE ...?
69
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
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70
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
COMMENT FAIRE ...?
71
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
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Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
COMMENT FAIRE ...?
73
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
74
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
COMMENT FAIRE ...?
75
Comment gérer l’état des bons de livraison/réception et de retour ?
Cette gestion permet d’établir une étape intermédiaire entre la commande et le BL/BR pour permettre la
préparation de la livraison/retour/réception sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock.
Dans un premier temps, vous devez définir les paramètres :
x Contrôle du stock
x Définition des états vente
x Définition des états achat
Si les quatre cases « Activer les états… » sont dé-sélectionnées (celles des ventes avec Bon de livraison et
bon de retour et celles achats avec bon de réception et bon de retour), les points ci-dessous ne sont pas
affichés dans le logiciel :
x Quantités liées aux préparations (dans l’article) ,
x La liste déroulante des états dans les documents concernés
x Dans le réapprovisionnement, la liste des choix pour le stock de référence : « stock disponible »
x Dans les paramètres sociétés, dans la liste des choix pour le contrôle de stock : « stock disponible »
Suivant les options que vous avez définies dans la fiche article (onglet stock), les champs Quantités liées à la
préparation ventes et Quantités liées à la préparation achat sont présents.
Ils seront renseignés en fonction des quantités saisies sur les bons de livraisons/réceptions et retours et de
l’état
de ces documents.
Lors de la réalisation d’un bon de livraison/réception ou retour, le libellé par défaut est l’état 1 si option
sélectionnée et état 10 si option non sélectionnée.
Vous pouvez à tout moment modifier manuellement les états dans les documents.
Contrôle effectué lors de la réalisation du document :
x Si contrôle du stock, un message affiche le stock disponible
x Calcul du stock disponible = stock réel – quantité en préparation(bl) - quantité en préparation(bon de
retour fournisseur)
Il n’est pas pris en compte ni les bons de retour client ni les bons de réception fournisseur
considérant que l’article n’est pas encore en stock.
x La mise à jour des reliquats sur les commandes, de la quantité à livrer sur l’article, du stock virtuel, du
stock disponible se fait quel que soit l’état du document.
x Le transfert d’un de ces documents dans un autre état que l’état 10 vers un autre document entraîne
le passage à l’état 10 et donc la génération du mouvement de stock à la date du document d’origine,
un message informe le changement de l’état.
A l'enregistrement du document dans un état différent de l’état 10, ne pas générer de mouvement de stock
Exemple avec Bon de livraison et de retour client :
Stock réel Quantité
restant à
livrer
Stock
virtuel
Quantité en
préparation
BL
Quantité en
préparation
BR
Stock
disponible
Entrée de 5 5 5 5
Commande
client de 3
5 3 2 5
Préparation
de 3 (bl état
entre 1 et 9)
5 0 2 3 2
Modification
de la
quantité sur
le BL de 3 à
2
5 1 2 2 3
Confirmation
du bl
(génération
du mvt de
stock)
3 1 2 0 3
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76
Bon de
retour de 1
en
préparation
3 1 3 0 1 3
Confirmation
du bon de
retour
(génération
du mvt de
stock)
4 1 3 0 0 4
Conséquence lors d’un réapprovisionnement
Lors de la réalisation d’un réapprovisionnement, il est possible de tenir compte du stock disponible.
Lors du choix stock virtuel personnalisé, il est possible de tenir compte de la quantité en préparation (BL) et de
la quantité en préparation (bon de retour fournisseur)
Impression
Il vous est possible d’éditer un bon de préparation non valorisé et un bon de préparation valorisé
COMMENT FAIRE ...?
77
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ?
Comment créer une facture ?
Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures.
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
78
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
.+
x l'ouverture du document généré après le transfert.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
COMMENT FAIRE ...?
79
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si le devis contient un acompte, une
fenêtre de "Création de l'acompte" s'affiche.
En transfert de devis en commande, il est possible de choisir la création ou pas du règlement de l'acompte
(case à cocher "Générer le règlement"). Dans les autres types de documents, la case est sélectionnée et ne
peut être dé-sélectionnée).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
80
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
COMMENT FAIRE ...?
81
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
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82
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier
temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici.
A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le
document en pièce jointe.
Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email
(uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document).
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
COMMENT FAIRE ...?
83
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?
Comment créer un avoir ?
Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs.
Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
.
L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
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84
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier
temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici.
A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le
document en pièce jointe.
Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email
(uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document).
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans
le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez
sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
COMMENT FAIRE ...?
85
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
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86
Historique de la ligne
L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de
documents.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente ou achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte.
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité
Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité livrée (vente) ou réceptionnée (achat)
Ce champ contient les quantités livrées/réceptionnées, il est renseigné uniquement à partir de la
livraison/réception ou, transfert d'une commande en document supérieur.
Reliquat
Ce champ contient les quantités en attente de livraison/réception (non livrées/réceptionnées), il est renseigné
uniquement à partir de la livraison/réception ou transfert d'une commande en document supérieur.
La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande :
Exemple :
- Sur une ligne de Bon de livraison/réception s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande.
- Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande.
La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de
Bon de livraison/réception.
En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés.
Vous pouvez augmenter ou diminuer une quantité sur un bon de livraison ou sur un facture.
De ce fait, la commande sera mise à jour (quantité livrée).
Si vous décidez d'augmenter la quantité, vous avez le choix de :
- tous répartir, la commande (quantité livrée) et le bon de livraison seront mis à jour.
- mettre cette quantité en supplémentaire (cocher la cas) sur le bon de livraison, dans ce cas la quantité livrée
sur la commande ne sera pas mise à jour.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible
dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre
type de document.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la
"Quantité de l'article".
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document
d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
COMMENT FAIRE ...?
87
Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du
document d'origine.
Dans le cas d'une livraison/réception partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée/réceptionnée" et
"Reliquat" seront renseignés.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
88
Comment interdire une saisie libre dans un document ?
Pour un utilisateur, il peut être interdit de saisir librement des articles sans code, non référencés, en sommeil,
dans les lignes de document.
Cette interdiction s’effectue au niveau des utilisateurs.
Définition des droits
Les droits « Règle de saisie des ventes » et « Règle de saisie des achats » permettent d’autoriser ou pas
la saisie des Articles non-référencés (Code inexistant ou vide) et Articles en sommeil.
Par défaut, ces options seront autorisées.
Rappel : vous pouvez compléter ces options en bloquant la création, modification, suppression des articles.
Et ajouter un droit par colonne sur les lignes de document, au niveau de la description, si vous souhaitez garder
la description inchangée (libellé des fiches article).
Comportement dans les documents
Lorsque les droits « Règle de saisie… » sont autorisés, il est possible de saisir tous les types d’article dont les
non-référencés ou en sommeils.
Lorsque les droits « Règle de saisie… » sont non autorisés :
x lors de la saisie d’un article non référencé ou code vide, un message indique à l’utilisateur qu’il n’est
pas autorisé à saisir un code article non référencé
x lors de la saisie d’un article en sommeil, un message indique à l’utilisateur qu’il n’est pas autorisé à
saisir un code article en sommeil
Comportement en cas de transfert
Le transfert d’un document contenant des champs articles non référencés dans la base, vide ou en sommeil est
autorisé.
Comportement en cas de duplication de document
La duplication d’un document contenant des champs articles non référencés/vides ou en sommeil sera possible
par un utilisateur non autorisé, mais seuls les articles autorisés seront repris. Un message avertit l’utilisateur
pour chaque code article non autorisé.
Toutes modifications du document créé suite à la duplication, seront soumises au contrôle des droits de
l’utilisateur connecté.
COMMENT FAIRE ...?
89
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou
achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL,
Facture.
Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de
l'avoir d'acompte. (voir exemple)
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Type de document
Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents.
Code du client ou Code du fournisseur
Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Nom du client ou Nom du fournisseur
Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou
précédents.
Net à payer
Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre
document ou transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine
mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En un clic sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements
du document d'origine.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un Bon de livraison en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture,
Création d'un Bon de retour puis transfert en Avoir
Création d'une Facture puis transfert en Avoir,
Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte,
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
90
COMMENT FAIRE ...?
91
Comment gérer l'éco contribution dans les documents de vente ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les
Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation
effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le
temps.
Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.
Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution,
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.
Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou
en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont
montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC"(documents de vente)
.
Depuis la fiche article vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris
automatiquement et est en TTC.
Dans les documents de vente , à chaque fois que vous appelez un article, le barème de l'éco-contribution
associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en
fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment dans les options, en pied de chaque document de vente , le
montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de vente - Historique éco-contribution,
vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
92
Comment gérer l'analytique ?
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de
fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable.
En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à
la comptabilité ces données analytiques.
Accès à la gestion analytique
La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles.
En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis.
Le principe général
Analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise dispose de plusieurs ateliers,
premier axe d’analyse, les ateliers.
Ces axes sont appelés dans l’application des PLANS.
Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont
identifiés dans l’application par des POSTES.
La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s’appelle la clef de
répartition, la facture d’achat de matières premiers se répartie à 50% pour l’atelier A, service production et
pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l’application dans des
GRILLES.
Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l’article par exemple) pour
permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions.
L’analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service.
Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye.
Il s’agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé.
En version Pro : le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste
En version PME le nombre de plans est illimité et 12 niveaux de poste
Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres-Comptabilité.
La gestion analytique grille multi-plans
Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou
plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents.
De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans.
Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence
sur le poste d’attente paramétré dans le plan.
Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers.
La gestion analytique sur plusieurs niveaux
Le multi-niveaux vous permet de définir vos postes analytique selon un arbre, avec des « parents » et des «
enfants ».
L’entreprise souhaite mettre en place une gestion analytique pour étudier les recettes et les coûts par type
d’article produit, mais également d’un point de vue géographique.
Le 1er niveau reprend les différents lieux géographiques qui l’intéressent, ce sont les postes « parents » :
• Ile-de-France
• Autres régions de France
• International
Ce premier niveau est disponible en version PRO et Ligne PME.
COMMENT FAIRE ...?
93
Le 2ème niveau reprend les différents types d’articles produits par l’entreprise, ce sont les postes « enfants »
sur lesquels les ventilations s’effectueront. Un découpage par région est alors effectué :
• Ile-de-France
- Jeux traditionnels
- Jeux électroniques
- Matériel de puériculture
- Services, animation
• Autres régions de France
- Jeux traditionnels
- Jeux électroniques
- Matériel de puériculture
- Services, animation
• International
- Jeux traditionnels
- Jeux électroniques
- Matériel de puériculture
- Services, animation
L’entreprise pourra ainsi connaître ses coûts par région, par article, ou pour un article d’une région.
Ce 2ème niveau est disponible uniquement en version Ligne PME.
Mise en place de votre gestion analytique
Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous
souhaitez analyser les coûts.
Les fiches disponibles sont :
o COMMERCIAUX
o FAMILLES COMMERCIAUX
o SECTEURS GEOGRAPHIQUES
o CLIENTS
o FAMILLES CLIENTS
o SOUS-FAMILLES CLIENTS
o CATEGORIES TARIFAIRES CLIENTS
o GROUPE 1 CLIENTS
o GROUPE 2 CLIENTS
o FOURNISSEURS
o FAMILLES FOURNISSEURS
o SOUS-FAMILLES FOURNISSEURS
o CATEGORIES TARIFAIRES FOURNISSEURS
o GROUPE 1 FOURNISSEURS
o GROUPE 2 FOURNISSEURS
o ARTICLES
o FAMILLES ARTICLES
o SOUS-FAMILLES ARTICLES
o GROUPE 1 ARTICLES
o GROUPE 2 ARTICLES
Le transfert comptable de documents réalisés avec au moins une fiche possédant une grille analytique
déclenchera une répartition analytique en comptabilité.
Si plusieurs affaires dans un document, la répartition analytique s'effectue sur les grilles analytiques de
chaque affaire.
Pour chaque type de données (article, client et fournisseur), il y a une priorité pour le choix de la grille
analytique qui est la suivante :
• Articles – Sous-familles – Familles – Groupe 1 – Groupe 2
• Clients – Sous-familles – Familles – Catégorie tarifaire – Groupe 1 – Groupe 2 – Commercial – Famille
commercial – Secteur géographique – Groupe 1 commercial – Groupe 2 commercial – Affaire
• Fournisseurs – Sous-familles – Familles – Catégorie tarifaire – Groupe 1 – Groupe 2 – Affaire
Donc si dans une fiche, il n'y a pas de grille analytique, le logiciel ira regarder dans la priorité suivante, s’il y en
a une.
Exemple d'application : Grille analytique uniquement sur sous famille article
Paramétrage d'une grille analytique sur une sous famille article.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
94
Sous famille et famille article affectées à la fiche article.
Aucune grille analytique sur la fiche article.
Lors du transfert comptable, le logiciel ira rechercher l’information dans la sous-famille de l’article.
L’absence de grille dans la fiche article ne signifie pas qu’il n’y aura aucune ventilation analytique.
COMMENT FAIRE ...?
95
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Stock / Articles - Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect), une famille de clients, ..., les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
La gestion de cette page est commune pour chaque historique.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Clients/prospects (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
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En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Familles clients/prospects
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-Familles clients/prospects
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Familles articles
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-familles articles
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
menus :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille du client sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille articles
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille articles
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
COMMENT FAIRE ...?
97
Comment gérer le e-commerce - Oxatis ?
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce Oxatis.
Options
Dans l’onglet Connexion, vous trouverez les options :
x Activer le e-Commerce Oxatis ;
x Jeton d'indentification (Token) : Clef d'identification: fournie dans la gestion des droits par utilisateur
dans la partie administration du site oxatis ;
x Site de e-Commerce : URL du site côté client ;
x Titre du site ;
x Administrateur (Site d'administration) ;
x Mot de passe de l'administrateur du site ;
x Tester la connexion : Permet de s'assurer que le jeton d'identification est correct et que la connexion
avec le site est possible.
Dans l’onglet Général, vous trouverez les options :
x Autoriser l'envoi des images : Permet d'envoyer les images des articles
x Autoriser le redimensionnement des images : Permet de ne pas redimensionner les images envoyées à
condition que leur taille ne dépasse pas la taille maximale.
x Taille des images de détail / Taille des vignette : Permet de définir la largeur et la hauteur des
images/vignettes
x Ignorer les textes enrichis : Permet d'envoyer des "textes brut".
x Libellés des causes d'indisponibilité : Permet de définir les libellés des causes d'indisponibilité.
x Tarifs : Permet de sélectionner 5 catégories tarifaires correspondant aux 5 tarifs Oxatis.
Paramétrage de la fiche article
Dans l’onglet Web, vous trouverez les options :
x "Publier sur le web" : Permet de pouvoir envoyer l'article sur le site via la fenêtre d'envoi. Les articles
n'étant pas cochés comme "publiés sur le web" ne seront jamais envoyés.
x Description,
x Vignette,
x Stock/Disponibilité,
x Catégories
x Autres
x Balises Méta : Champs permettant de référencer les articles sur internet.
Paramétrage de la fiche client
Dans l'onglet Web, la liste déroulante "Envoi des contacts" permet de dire si le contact du client doit être ou
non envoyé sur le net, donc par définition, tous les contacts peuvent être envoyés.
Dans l’onglet Gestion, la case à cocher "Client en compte" a été ajouté. Elle permet chez Oxatis de ne pas
proposer aux clients concernés la phase de paiement.
Fenêtre d'envoi
Par l'assistant de mise à jour du site, vous pouvez envoyer les articles, les clients ou importer les commandes.
Fiche Articles
x Cocher la case "Exporter les articles" pour les envoyer sur le site.
x Sélection : Permet de filtrer les articles à envoyer, soit par code article, soit par famille article, soit par
fournisseur (Du – Au), soit tous les articles.
x Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant
publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur
dernier envoi sur le site seront envoyés.
x Si la case "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués
comme étant publiés sur le web) seront envoyés avec les images/vignettes. Dans le cas contraire,
seuls les articles avec image ou vignette modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Fiche Contacts
x Cocher la case "Exporter les contacts" pour les envoyer sur le site.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
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x Sélection : Permet de filtrer les contacts à envoyer, soit par code client, soit par famille client(Du –
Au), soit tous les contacts.
x Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le
cas contraire, seuls les contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Fiche Commandes
x Cocher la case "Importer les commandes" pour les importer dans le logiciel.
x Liste "Type de filtre sur les dates.
x La sélection de date pour l'import des commandes (Du-Au) est obligatoire.
Cliquez ici pour afficher les concordances entre les données Open Line et les données Oxatis.
COMMENT FAIRE ...?
99
Comment gérer le e-Commerce - e-Pages?
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce ePages.
Options
Dans l’onglet Connexion, vous trouverez les options :
x Activer le e-Commerce ePages ;
x Site de e-Commerce ;
x Titre du site ;
x URL des services web ;
x Code Utilisateur service web;
x Mot de passe service web ;
x Tester la connexion : Permet de contrôler que les paramètres entrés sont corrects et que la connexion
avec le site est possible.
Dans l’onglet Général, vous trouverez les options :
x Autoriser l'envoi des images : Permet d'envoyer les images des articles
x Territorialité : Permet d'établir la liste de concordances entre la catégorie fiscale ePages et les
territorialités d'Open Line.
x Information de TVA : Permet d'établir la liste de concordances entre la catégorie fiscale ePages et les
taux de TVA d'Open Line.
Paramétrage de la fiche article
Dans l’onglet Web, vous trouverez les options :
x "Publier sur le web" : Permet de pouvoir envoyer l'article sur le site via la fenêtre d'envoi. Les articles
n'étant pas cochés comme "publiés sur le web" ne seront jamais envoyés.
Paramétrage de la fiche client
Dans l'onglet Web, la liste déroulante "Envoi des contacts" permet de dire si le contact du client doit être ou
non envoyé sur le net, donc par définition, tous les contacts peuvent être envoyés.
Fenêtre d'envoi
Par l'assistant de mise à jour du site, vous pouvez envoyer les articles, les clients ou importer les commandes.
Cliquez ici pour afficher les concordances entre les données Open Line et les données ePages.
Fiche Articles
x Cocher la case "Exporter les articles" pour les envoyer sur le site.
x Sélection : Permet de filtrer les articles à envoyer, soit par code article, soit par famille article, soit par
fournisseur (Du – Au), soit tous les articles.
x Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant
publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur
dernier envoi sur le site seront envoyés.
x Si la case "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués
comme étant publiés sur le web) seront envoyés avec les images. Dans le cas contraire, seuls les
articles avec image modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Fiche Contacts
x Cocher la case "Exporter les contacts" pour les envoyer sur le site.
x Sélection : Permet de filtrer les contacts à envoyer, soit par code client, soit par famille client (Du –
Au), soit tous les Contacts.
x Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection (marqués comme étant
publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les contacts modifiés depuis leur
dernier envoi sur le site seront envoyés.
Fiche Commandes
x Cocher la case "Importer les commandes" pour les importer dans le logiciel.
x La sélection de date pour l'import des commandes (Du-Au) est obligatoire.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
100
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?
Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou
Règlements - Fournisseurs - Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils,
ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant du règlement reçu.
Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes.
Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement.
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré
en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
COMMENT FAIRE ...?
101
Comment gérer les effets de commerce ?
La gestion des effets de commence s’effectue par :
x Le paramétrage des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à
payer/recevoir » est sélectionnée
x Le paramétrage du compte tiers (client/fournisseur)
x Le paramétrage du moyen de paiement
x Le paramétrage de la fiche banque
x La réalisation de la fiche règlement
x La réalisation de la remise en banque ou décaissement
x Le transfert comptable.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
102
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs
?
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de
livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants
pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients.
Consultation de l'échéancier
La consultation des échéances s'effectue à partir :
de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs,
de la fiche clientou fournisseur,
du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les
acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date
donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le
menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou
Règlements fournisseurs- Echéancier.
Relances clients
Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date
donnée.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie
Règlements clients- Relances Clients.
Relance avec pénalités de retard
Les calculs des intérêts de retard et de l’indemnité sont effectués uniquement pour les clients considérés
comme professionnels.
Les clients concernés sont ceux ayant un numéro SIREN sur leur fiche et/ou que l’échéance de la facture en
retard de paiement possède un numéro de TVA intracommunautaire (onglet "Compléments" de la facture).
Le taux d’intérêt de retard pour les lettres de relance avec pénalités est à configurer dans le menu Paramètres /
Société / Règlements.
Si vous souhaitez gérer les lettres de relance en fonction d'un niveau et historiser ces lettres, vous devez
vous placer dans le menu Règlement - Clients puis lettres de relance.
COMMENT FAIRE ...?
103
Comment gérer le stock d'un article ?
Pour qu'un article puisse être géré en stock, il faut qu'il soit de type bien.
Ensuite, à partir de l'onglet stock de la fiche article, vous devez cocher la case "Géré en stock".
Pour entrer des articles en stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon d'entrée,
- réaliser un inventaire,
- réceptionner une commande fournisseur (bon de réception),
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir client,
- réaliser un réapprovisionnement
.
Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités :
- créer un bon de sortie,
- livrer une commande ou réaliser une facture de vente,
- réaliser un bon de retour et/ou un avoir Fournisseur
.
La page mouvements de stock permet de vérifier les différentes variations de stock d'un article.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
104
Comment visualiser le stock d'un article ?
La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir :
x La liste des articles (menu Articles/Articles),
x La fiche article / onglet Stock,
x Les mouvements de stock (Menu Articles/Documents de stock)
x .
A chaque sélection d'un article par la liste déroulante, vous avez également accès à ces informations si la vue
est de type "Défaut (Système)".
COMMENT FAIRE ...?
105
Comment importer des articles par douchette ?
Les douchettes concernées sont celles à mémoire. L'utilisateur va scanner les codes barre d'un certain
nombre de produits puis revient sur son poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire.
L’import des articles par douchette peut être réalisé à partir des bons d'entrées et des inventaires par le bouton
"Import de douchette".
Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre.
La sélection de ce bouton "Import de douchette" ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle
permet de :
o Choisir le modèle de douchette
o Définir des options
o Démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités
o Gérer les données réceptionnées
o Importer les données dans le document
Choisir le modèle de douchette
Différents modèles de douchettes sont à votre disposition. Ils sont sélectionnables par le biais de listes
déroulantes :
x Constructeurs
Liste déroulante prédéfinie
Elle contient la liste des douchettes constructeurs préconisées par le logiciel.
x Modèles
Liste déroulante prédéfinie
Elle affiche les modèles en fonction du constructeur sélectionné.
Ces 2 champs proposent aussi le choix "Autre…" pour le cas où vous possédez un autre modèle que ceux
proposés. Dans ce cas une troisième liste déroulante nommée "Autres périphériques" est accessible. Elle
permet de sélectionner un élément (périphériques) relié au PC.
x Numéro de port Com
Ce champ est accessible pour certain modèle de douchette.
Définir les options
Afin de pouvoir définir les paramètres de votre douchette, nous vous proposons les options suivantes :
x Séparateur de codes barre
Liste déroulante de choix prédéfinie.
Cette liste propose la liste des séparateurs les plus répandus.
x Autre séparateur
Ce champ est en saisie libre.
Il vous permet de saisir le séparateur que vous souhaitez.
La valeur doit être saisie en hexadécimal car c'est le format figurant sur toutes les spécifications des
douchettes vues à ce jour.
x Regrouper les codes barre identiques
Case à cocher
Elle permet de cumuler les quantités des codes barres identiques sur un seul.
Cette option est modifiable pour un import dans les bons d'entrée.
Pour un inventaire, elle n’est pas disponible, en effet un même article ne peut pas apparaître sur
plusieurs lignes.
Démarrer et réception des codes barre
Le but de l'import est "d'écouter" les caractères provenant du périphérique (douchette, clavier…) puis de retransmettre
les données.
Le début d’écoute commence dès lors que vous avez cliqué sur le bouton « Démarrer l'écoute du
périphérique ».
Ensuite, muni de votre périphérique, vous devez « scanner/saisir » les codes barre de vos articles. Pendant ce
temps la douchette mémorise les données.
Une fois le prélèvement des codes barre terminé, vous devez scanner le code barre qui sert à transmettre les
données (ce code vous est fournis dans le manuel de la douchette).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
106
Le contenu de la mémoire sera récupéré grâce au clique sur le bouton « Arrêter l’écoute du périphérique ».
La liste des codes barre se complète automatiquement.
Aucune information ne permet de savoir quand le contenu de la douchette est complètement récupéré, c'est
la douchette elle-même qui émet un signal sonore.
Si plusieurs codes barre identiques sont référencés par le périphérique, la quantité s’incrémentera
automatiquement pour une ligne code barre.
Gérer les données réceptionnées
Cette partie contient la liste des codes barre et quantités réceptionnées suite à l’arrêt de l’écoute du
périphérique (douchette, clavier...)
Vous disposez sur cette liste des actions suivantes :
x Supprimer
Ce bouton permet de retirer un code barre de la liste.
x Données brutes
Suite à la réception des données, il est possible qu’aucun code barre ne s’affiche dans la grille. Si cela
provient du séparateur de décimale, vous pouvez le vérifier avec ce bouton « données brutes ».
Vous avez alors accès en pied de fenêtre une liste nommées « données brutes » vous permettant de
visualiser en l'état les données reçues mais pour lesquelles le séparateur n’est pas correct. Vous pourrez
ainsi si nécessaire modifier le séparateur.
x Actualiser
Ce bouton permet de prendre en compte le changement de séparateur est d'extraire les codes barres
des données brutes.
Importer les données dans le document
Une fois les codes barre récupérés, cliquer sur le bouton "Importer" pour mettre à jour les lignes du
document.
Les articles qui seront mises à jour ou ajoutés dans le document seront ceux dont le champ "Code barre" sera
renseigné et qui trouveront une correspondance avec les codes barres importés.
Sur les lignes existantes, les quantités seront augmentées en fonction de celles récupérées le périphérique.
Une fois les lignes existantes misent à jour, les articles restants seront ajoutés à la suite.
Les paramètres suivants sont enregistrés à la fermeture de la fenêtre « Import de douchette » :
x Constructeur
x Modèle
x Regroupement
x Séparateur
x Numéro de port
COMMENT FAIRE ...?
107
Comment réaliser un publipostage ?
Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis.
Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word.
Le publipostage est possible avec Word 2003, Word 2007 et Word 2010 uniquement.
Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée.
L'assistant de publipostage vous permet de réaliser étape par étape le paramétrage du publipostage jusqu'au
document final "fusionné".
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Comment gérer les champs personnalisés ?
Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés.
Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables :
x Clients,
x Fournisseurs,
x Contacts
x Articles,
x Familles clients, fournisseurs, articles
x Commerciaux/collaborateur,
x Documents (stock, vente, achat),
x Lignes de document (stock, vente, achat),
x Poste analytique.
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables Clients, Fournisseurs, Articles,
Commerciaux/collaborateur, Documents (stock, vente, achat), un onglet "Champs personnalisés" contenant les
nouveaux champs sera créé sur les fiches.
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables de lignes de document, il faudra réaliser une
nouvelle vue pour insérer les champs personnalisés dans la grille de saisie.
Les types de champs personnalisés disponibles sont :
o Mémo : Permet de définir une zone de texte.
o Texte enrichi : Permet de définir une zone de texte avec possibilité de paramétrer la police de
caractères, alignement, couleurs...
o Texte : Permet de définir un champ qui autorise la saisie de tous les caractères. Les caractères saisis
sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul.
o Entier : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres sans décimales.
o Décimal : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres avec un nombre
défini de décimales.
o Date : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date ou la sélection d'une date depuis
un calendrier.
o Date/heure : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date et une heure ou la
sélection depuis un calendrier.
o Booléen : Permet de définir un état soit Oui ou Non. Ce champ se matérialise par une case à cocher.
Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de
valeurs autorisées.
COMMENT FAIRE ...?
109
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
110
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre
dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données,
et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner
les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde
rapide.
Vous avez également la possibilité de réaliser une sauvegarde de tous vos dossiers, toutes applications
confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers.
COMMENT FAIRE ...?
111
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque
dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner
le dossier à restaurer et lancer la procédure.
Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications
confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers.
Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu
Outils-Sauvegarder tous les dossiers).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
112
Comment consulter le journal des événements ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements
Il stocke chaque information concernant :
la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation
le manque d'un n° TVA intracommunautaire
la suppression de documents
la dévalidation d'inventaire
le changement de code,
la dévalidation de document.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des
événements.
COMMENT FAIRE ...?
113
Comment envoyer un SMS ?
Il est possible d’envoyer des sms.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au
0811 65 80 20.
Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB
et SMSEnvoi).
Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS
Trois fournisseurs sont disponibles:
x EcoSms : http://boutique.ecosms.fr
x SMSToB : http://www.smstob.com
x SMSEnvoi : http://www.smsenvoi.com
Paramétrage
Dans les options (paramètres/société/SMS), vous devez définir :
x Service SMS par défaut : Service SMS sélectionné par défaut lors d’un envoi depuis une liste
x EcoSMS : Clef d’identification: code d’accès au service
x SMSEnvoi
x E-mail : email utilisé pour le compte chez smsenvoi
x Clef API KEY: Clef disponible sur le site SMSEnvoi sur la page “Modification du compte”
x Qualité des sms : qualité de l’envoi (dé doublonnage des numéros, …) voir le site pour la
description
La procédure pour récupérer la clef API KEY est la suivante :
• Aller sur http://www.smsenvoi.com,
• Dans le cadre en haut à droite, s’identifier,
• Dans le cadre « Manager » à gauche, cliquer sur « Modification du compte »,
• Dans la fiche du compte, il y a un champ « Clef API KEY », c’est cette valeur qu’il faut mettre dans les
options de de l'application.
x SMSToB
x E-mail : email utilisé pour le compte chez smstob
x Mot de passe : mot de passe du compte
x Supprimer les accents des messages : Remplace les lettres accentuées par leur homologue non
accentué. Les lettres remplacées sont les suivantes: ç ->c, ñ ->n, à â ä á ã ->a, é è ê ë ->e, ï î í ì ->i,
ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û ->u Certains fournisseurs effectuent de leur coté des transformations:
x EcoSMS : ç ->c, â ã ->a, ê ë ->e, ï î í –>i, ó ô –>o, ú û –>u. Les autres caractères
accentués sont correctement transmis.
x SMSEnvoi: ç –>c, ñ –>n, â ä á ã ->a, ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û –>u. Les
autres caractères accentués sont correctement transmis.
x SMSToB : aucune transformation n’est effectuée et les caractères accentués sont mal
transmis
Fenêtre d’envoi
Vous trouverez ci-dessous la description de la fenêtre d'envoi :
x Service SMS : service à utiliser pour effectuer l’envoi
x Options : Permet d'accéder aux paramètres/société/SMS.
x Découvrir ce service... : permet d'accéder au site du fournisseur.
x Destinataires : Le numéro est obligatoire et doit être au format international (commencer par un +).
Le nom est facultatif et n’est présent qu’a titre informatif pour le moment.
x Texte standard : Le bouton “Ajouter” ajoute le texte sélectionné dans la combo à la fin du message.
Le bouton “Remplacer” remplace le contenu du message par le texte sélectionné dans la combo.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
114
x Variables : Liste des variables pouvant être ajoutées dans le message.
Suivant le contexte, certaines variables peuvent ne pas avoir de valeur.
x Message: message à envoyer
x x caractères / y SMS : statistiques du message. Le nombre de caractères dépend du fournisseur car
certains caractères peuvent compter pour deux (€ [ ] \ ^ { } | ~ ). Le nombre de SMS est le
nombre de SMS nécessaire pour envoyer le message. Si le message fait moins de 160 caractères, il
faudra un seul SMS, sinon le message est découpé par bloc de 153 caractères.
x Envoi différé: Il est possible de programmer l’envoi du message. Le message sera transmit
immédiatement au fournisseur, qui lui se chargera de retransmettre le message à la date voulue.
Les boutons de la fenêtre d'envoi sont :
x Aide
Permet d'accéder à l'aide en ligne de cette fenêtre.
x Aperçu
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant l'aperçu des messages avec le nom du destinataire, le n° de
téléphone, le nombre d'SMS par destinataire ainsi que le message envoyé.
x Envoyer
Permet de réaliser l'envoi du SMS.
x Annuler
Permet d'annuler l'envoi d'un SMS.
Généralités
L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes clients, contacts, fournisseurs, commerciaux, documents de
vente et documents d’achat et pour les opérations de transfert, regroupement et livraison de document.
Les actions des listes ne sont activée que si il y a au moins un élément de sélectionné.
L’Action depuis une liste est SMS.
Les Actions depuis une fiche sont SMS puis choix du fournisseur.
Transformation des numéros
Les points, les espaces et les tirets sont supprimés.
Les numéros doivent être au format international.
Si un contact est français ou n’a pas de pays, et que le numéro fait 10 caractères et qu’il commence par 0,
celui-ci sera converti automatiquement au format international (+33xxxxxxxxx)
Clients et fournisseurs
Lors de l’envoi à un client depuis une liste, on tente d’envoyer soit au contact de facturation soit au contact de
livraison.
x Si le client a un numéro de portable sur le contact de facturation et pas sur le contact de livraison, ou
si le numéro de portable du contact de facturation est identique à celui du contact de livraison, c’est le
contact de facturation qui sera utilisé.
x Si le contact de facturation n’a pas de numéro de portable et que le contact de livraison en a un, c’est
le contact de livraison qui sera utilisé.
x Si le numéro de portable du contact de facturation est différent de celui du contact de livraison, un
question sera posée à l’utilisateur.
Lors d’un envoi depuis la fiche, si il n’y a qu’un contact dans la liste de contacts, c’est celui-ci qui sera utilisé.
sinon une question sera posée à l’utilisateur pour choisir d’envoyer soit à un contact soit à tous les contacts.
Contacts
Lors de l’envoi depuis la fiche/liste contact, si le contact n’a pas d’adresse c’est celle du tiers attaché qui sera
utilisée pour déterminer le pays du contact.
Commerciaux/collaborateur
Il n’y a pas de traitement particulier lors de l’envoi à un commercial/collaborateur.
COMMENT FAIRE ...?
115
Documents
Lors de l’envoi à un document, la sélection du contact se fait comme dans les liste client.
Transfert, regroupement, livraison
Lors d’un transfert, regroupement ou livraison, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le
document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document
d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert ou regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Variables dans le message envoyé
Il est possible de mettre des variables dans un message.
Les variables sont les suivantes:
x Civilité
x Nom
x Prénom
x Numéro de portable
x Date du document
x Numéro du document
x Numéro du document d’origine
Les variables concernant les documents ne sont renseignées que pendant l’envoi à partir d’un document.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
116
Comment créer et gérer ROL ?
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de
votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de
consultation.
Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez
les diffuser, et la fréquence de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir donc :
o Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.
o Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents
sur l’espace de publication ROL (site web).
Des droits utilisateurs sont à votre disposition :
1. - Publication dans ROL : droits sur la fiche publication
2. - Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte
3. - Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL
La mise en place des publications
Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre
d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne
1. L'enregistrement des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la
ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents
2. La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet
Comptes
3. La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous
n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications,
une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement.
Manuellement
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de
déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.
Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.
Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour
automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié
vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur
et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors
d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et
ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de
miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous
permettre de le télécharger.
COMMENT FAIRE ...?
117
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications.
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures
les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30
minutes après l’ouverture de votre dossier.
La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web
(Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour
consulter les documents sur votre site ROL.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à
son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un
dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière
diffusion, description de la publication
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.
L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte).
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :
1. Voir tous les documents diffusés
2. Voir les comptes
3. Supprimer les publications
4. Supprimer des documents
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
118
Comment envoyer un PDF signé ?
Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de
la moindre modification du document.
Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit).
Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire.
Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé.
Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité
de certification (facturé), ou auto-signé (certificat personnel).
Le certificat personnel est situé dans le magasin de l'utilisateur ou de l'ordinateur et associé à une clé privée
à laquelle vous avez accès.
Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la
possibilité de :
x Créer un certificat
x Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de
racine de confiance ».
Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte
lors de l’envoi d’email.
Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line.
Paramétrage du certificat dans Open Line
A partir du menu « Paramètres- Société / Général / Impression et export », vous devez cliquer sur «
Sélectionner un certificat ». Un écran s’affiche avec les certificats disponibles. Sélectionnez le certificat et
cliquez sur Ok.
Pour valider la sélection dans l’application, cliquez sur OK. La fenêtre des Paramètres-Société se ferme.
Premier envoi par email d’un document PDF signé
Après avoir sélectionné un document, cliquez sur "Envoyer par mail", de la barre des tâches (liste des
documents) ou la barre d’outils (fiche document).
Choisir le format "Fichier PDF signé"’ et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche.
Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ».
Réception d’un PDF signé chez le tiers
Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe.
Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet ‘’Signatures’’, il devra cliquer dessus.
L’icône indique que la signature de ce fichier PDF est inconnue. Il est nécessaire que le tiers approuve
cette signature.
Pour cela, il devra cliquer sur « Détails du certificat… ».
L’écran « Informations détaillées sur les certificats »s’affiche. Le tiers devra cliquer sur l’onglet «
Approbation » (toutes les options sont indiquées avec une croix rouge), puis sur le bouton « Ajouter aux
identités approuvées » et sur « OK» sur le message de protection Acrobat.
Un écran sur l’import de la configuration des contacts s’affiche, le tiers trouveras dans l’objet et l’émetteur
votre nom de certificat. Il doit cliquer sur « Utiliser ce certificat comme racine approuvée » puis «
Documents certifiés » puis valider par OK.
Si le tiers qui a reçu le mail, ferme le document et l’ouvre à nouveau, la signature sera valable.
En retournant sur le volet ‘’Signatures’’, elle est maintenant valable. L’icône indique que le signataire
est identifié.
Les prochains documents signés et envoyés à ce même tiers, seront valables et reconnus directement.
La manipulation d’approbation est à faire sur chaque poste susceptible de recevoir des documents PDF
signés.
Ces manipulations peuvent être aussi nécessaire pour des certificats délivrés par une autorité de
certification.
COMMENT FAIRE ...?
119
Adobe indique que les documents PDF signés font apparaître un bandeau bleu signalant la validité de la
signature. Pour cela, à l’ouverture du fichier, Adobe doit pouvoir vérifier l’authenticité du certificat délivré par
une autorité de certification préconisée par Adobe.
Attention à ce que le proxy de votre société, n’empêche pas ce contrôle.
Export d’un PDF signé depuis une application open line
Depuis une page d’une application Open line, cliquez sur ‘’Imprimer’’, via le bouton ‘’Impression de liste’’
de la barre d’outils.
Sur l’écran d’impression, vous devez filtrer la donnée souhaitée puis cliquer sur « Exporter », et sélectionner
« Fichier PDF signé ».
Ensuite, saisissez un "nom au fichier .PDF" et enregistrez.
Le fichier généré est signé.
121
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
FICHIER
Nouveau dossier
Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier.
Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant.
Ces étapes consistent à :
Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre
ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
Si vous possédez une version Gestion commerciale Pro et Comptabilité Pro, vous avez la possibilité de créer un
dossier avec liaison entre les applications :
x Gestion commerciale PRO + Comptabilité PRO
De même, si vous possédez une version Immobilisation PRO, ...
Cliquer ici pour avoir un graphique récapitulatif des liaisons possibles.
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
Saisir le nom du dossier,
Saisir l'application à récupérer (pour avoir plus d'informations sur la récupération de données EBP Gestion
Commerciale, cliquer-ici),
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir d'autres informations et les informations de TVA,
La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application
comme par exemple les taux de TVA pour le dossier.
Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Sélectionner les fonctionnalités disponibles que vous allez utiliser dans votre application de gestion
commerciale.
Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables
par défaut.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
122
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir
les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de
saisir et de renseigner les autres options.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
123
Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale
Pré-requis
Pour que la récupération de données puisse se dérouler correctement, il faut remplir les conditions suivantes :
- Le système d’exploitation de la machine doit être 32 bits (Windows Xp, Windows vista 32 bits, Windows 7 32
bits);
- Pervasive 8.6 doit être installé sur la machine;
- EBP Gestion Commerciale et EBP Gestion Commerciale PRO Open Line doivent être activées;
- Installer l'utilitaire "EBP Migration vers Open Line".
Il est vivement conseiller d'effectuer un recalcul des données pour s’assurer que les stocks des articles
soient corrects (outils => recalcul des données).
Préparation à la récupération
La préparation de la récupération se réalise grâce à l'utilitaire "EBP Migration vers Open Line".
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer
dans l'assistant.
Dans un premier temps, vous devez réaliser une sauvegarde sans mot de passe de la/des base/s de
Gestion Commercial, Gestion Commerciale PRO ou PRO+.
Après lancement de l'utilitaire de migration, sélectionnez la sauvegarde précédemment réalisée.
Une liste de dossier s'affiche, sélectionnez le/les dossier/s que vous souhaitez récupérer en Gestion
Commerciale Open Line.
La page suivante vous propose d'indiquer les paramètres spécifiques à EBP Gestion Commerciale (Lancer le
recalcul, dossier en devise, récupération de documents...).
L'étape suivante consiste à lancer les opérations de préparation durant laquelle le traitement des informations,
l'analyse des modèles sont réalisés.
Les traitements réalisés (sauvegarde du dossier converti dans la dernière version Gestion commerciale liée à
l'utilitaire) sont sauvegardés dans le répertoire Documents\EBP\Migration.
Une fois le traitement terminé, vous pouvez lancer le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Open Line .
Création du dossier
Pour récupérer les données, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier (Fichier nouveau).
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer
dans l'assistant.
Renseignez les informations nécessaires, comme pour la création d’un dossier classique, jusqu’à la page
"Choisissez les applications à récupérer".
Sur cette page, vous devez sélectionner la case "Récupérer les données depuis des applications tierces".
Ensuite, vous devez sélectionner l'application contenant les données à récupérer (EBP Gestion Commerciale ou
EBP Gestion Commerciale Pro +).
Sur la page suivante "Informations relatives à la récupération de l'application EBP Gestion Commerciale", vous
devez renseigner :
x le chemin du dossier préparé et migré (par défaut : Documents\EBP\Migration)
x le chemin de la base
x le chemin des données communes (répertoire common)
De plus, si vous voulez utiliser les caractères spéciaux (parenthèses, slash, backslash, underscore, tiret et
espace) dans vos codes, sélectionnez la case « Utiliser la codification étendue ».
Pour récupérer les documents, sélectionner la case "Récupérer les documents". L'étape suivante, vous
permettra de préciser cette récupération.
Si vous souhaitez récupérer votre liste de codes postaux, sélectionnez la case « Récupérer les codes postaux
».
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
124
Cette étape permet de définir les paramètres de récupération des documents.
Tous les champs sont en "lecture seule". Ils sont renseignés par les choix réalisés dans l'utilitaire de
migration.
x Récupérer les documents depuis le :
Date à partir de laquelle vous souhaitez récupérer les documents (De cette date à date du jour).
Par défaut, la date correspond à la date indiquée dans l'utilitaire "EBP Migration vers Open Line".
x Récupérer les documents (Ventes /Achats)
Case à cocher
Permet de définir les documents à récupérer (vente et/ou achat)
x Joindre un PDF du document d'origine
Case à cocher
Permet de générer une copie du/des document/s en format PDF
Ce PDF permet de rééditer le document après récupération.
Les pages suivantes sont identiques à la création de dossier.
Pour lancer le traitement de création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Analyse et traitements des données
Suite à la création du dossier, la récupération de données commence par une analyse du dossier afin de
détecter et/ou corriger les incohérences, compléter les données manquantes …
Pour avoir la liste des données analysées et récupérables cliquez-ici.
Lorsqu'il y a des informations manquantes, une page d'assistant vous propose de renseigner des informations
supplémentaires. Il peut y avoir plusieurs pages successives. Elles contiennent vos données de EBP Gestion
Commerciale et les nouvelles données dans EBP Gestion Commerciale PRO Open Line .
Les pages d'assistant pour compléter les informations afin qu'elles soient importées peuvent concerner :
x TVA
x Recodification des données
x Articles
x Familles articles
x Tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Familles tiers (clients/fournisseurs/contacts)
x Tarifs
x Moyens de paiement
x Modes de règlements
x Pays
x ...
Pour confirmer la saisie des informations complémentaires et passer à l'étape suivante, vous devez cliquer sur
le bouton Valider.
Avertissements
A la fin du traitement de récupération, une page d'avertissement est affichée. Elle vous présente les anomalies
détectées qui ne bloquent pas la récupération de données. Ce sont soit des fonctionnalités qui ne seront pas
récupérées (par ex les barèmes de commission sur le montant global du document) soit des modifications qui
seront forcées (par ex N° de TVA intracommunautaire invalide).
Ces avertissements sont à examiner dans le détail.
Résumé de la création de dossier
Cette page vous résume tous les problèmes rencontrés. Avec d’une part la liste des avertissements détectés
par l’analyse et d’autre part les avertissements générés pendant la récupération.
Suite à la création du dossier, il est vivement conseillé de vérifier les données récupérées.
Récupération des documents dans la gestion
Les documents récupérés sont présents dans les menus Vente et Achat + Documents... + Historique de
récupération des documents.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
125
Chaque ligne représente un document.
Pour voir le détail du document, double-cliquez dessus. Seules les informations principales de l'entête et du
pied sont visualisables.
Si l'option PDF a été sélectionnée lors de la récupération, un fichier PDF est associé à chaque document. Cela
vous permet de réimprimer le document d'origine.
Vous pouvez également ajouter d'autres documents numérisés dans cette liste.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
126
Créer un nouveau raccourci
Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création d'un raccourci.
x La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;
Vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont
sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
x indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ;
x Enfin, les paramètres que vous avez saisis sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour
créer le raccourci.
x Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
127
Ouvrir un dossier
Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la
base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un
nouveau raccourci" du menu Fichier.
Vous avez la possibilité de lancer simultanément jusqu'à 5 instances (dossiers) de chaque application pour
une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
128
Lier un dossier
Accès : Fichier - Lier
Cette fonction permet de lier ou consulter les dossiers liés par application.
Elle est disponible par le menu Paramètres/Société/Synchronisation.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
129
Fermer un dossier
Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous
aurez un message vous proposant l'enregistrement des modifications.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
130
Quitter l'application
Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application,
vous aurez un message vous proposant l'enregistrement des modifications.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
131
FAVORIS
Favoris
Accès : Favoris
Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation.
Tant qu'il n'y a pas d'actions dans les favoris, la menu "Favoris" n'apparaît pas dans la barre de menus (en
haut de l'application).
Ajouter un favori
Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation
+ clic droit et cliquer sur "Ajouter aux favoris".
Il est possible d'ajouter les catégories d'impression dans les favoris.
Par défaut, le libellé "(Impression)" est ajouté à la fin du libellé de la catégorie afin de distinguer le libellé de
l'action avec le libellé de l'impression.
Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris.
Vous souhaitez ajouter Factures dans les favoris :
Aller sur le menu "Ventes/Documents de ventes/Factures" puis clic droit "Ajouter aux favoris"
Aller sur le menu "Favoris", vous visualiser Factures. Vous pouvez modifier à votre convenance ce libellé.
Vous souhaitez ajouter l'Impression des factures dans les favoris :
Aller sur le menu "Ventes/Impressions" puis dans la page impression, aller sur l'onglet Catégorie + Tous+
Documents de vente + Facture, puis clic droit "Ajouter aux favoris"
Aller sur le menu "Favoris", vous visualisez Factures (Impression). Vous pouvez modifier à votre convenance ce
libellé.
Gestion des Favoris
Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer.
Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers.
Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit + Ajouter un dossier.
Par défaut, le libellé est "Nouveau dossier".
Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance.
Le nombre de dossier est illimité.
Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier.
Chaque dossier et action peuvent être renommés.
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Propriétés.
Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action.
Le bouton réinitialiser permet de retrouver le libellé d'origine :
- pour les dossiers : Nouveau dossier
- pour les actions : Nom de l'action d'origine
Chaque dossier ou action peuvent être déplacés. Ceci à l'aide des boutons Monter/Descendre (clic droit +
Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser.
A l'aide de la touche shift, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit
+ Remonter d'un niveau)
2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers :
"sélectionner l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau".
Chaque modification des favoris doit être valider par un clic que le bandeau Enregistrer présent en
dessous de la barre de navigation des Favoris.
Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des
utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.
Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste.
Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Enlever des Favoris.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
132
Suite à l'ajout dans les favoris de l'entrée "Open Guide", vous avez la possibilité de réaliser votre
page/Open Guide de démarrage.
Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre.
Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration.
Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
133
AFFICHAGE
Tableau de bord
Accès : Affichage - Tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier si l'option "ne plus afficher" n'est pas
sélectionnée.
Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du tableau de bord.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
Les documents de ventes
Cette partie permet de voir la liste des devis dépassés, la liste des devis arrivant à terme dans les 5 jours, la
liste des commandes non livrées totalement, la liste des bons de livraison non facturés et la liste des facture
non réglées. Chacune de ces listes est limitée en nombre de documents.
Les échéances échues
Les statistiques sur les ventes
Les meilleurs clients
Les meilleurs articles
Graphique et tableau sur l'évolution du chiffre d'affaires par jour et par mois
...
Vous avez la possibilité de créer votre propre tableau de bord.
Création d'un tableau de bord
Pour Créer un tableau de bord, vous devez cliquer sur le bouton "Editer" disponible dans la barre d'outils de la
page "Tableau de bord".
Il est possible de créer un Tableau de bord :
- de toute pièce : clic sur le bouton "Ajouter"
- depuis un tableau existant : sélection d'un tableau de bord système puis clic sur le bouton "Modifier" ou
sélection d'un tableau de bord utilisateur et cliquer sur l'icône "Dupliquer".
Quelque soit le bouton sélectionné, vous devez ensuite renseigner le libellé de votre nouveau Tableau de bord.
Si le Libellé que vous avez saisi ne vous convient pas, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton
"Modifier".
Si vous souhaitez voir votre tableau de bord lors de l'affichage de la page tableau de bord, vous devez
sélectionner votre tableau et cliquer sur le bouton "Par défaut".
Un tableau de bord personnalisé peut à tout moment être supprimé. Pour cela, sélectionnez le tableau et
cliquez sur "Supprimer".
Les parties / informations
Dans un tableau de bord personnalisé, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des parties/informations.
L'ajout d'une partie s'effectue depuis le bouton "Ajouter" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau
de bord".
Les parties disponibles sont :
Différents modes d'affichage sont possibles. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG
...
x Horloge : Permet d'afficher une Horloge sous différents styles. Vous pouvez également afficher la
date et l'heure en digitale.
x Statistiques de vente : Permet d'afficher les informations chiffrées des documents de ventes suivant
une période à définir.
x Meilleurs clients : Permet d'afficher le CA Net HT des meilleurs clients ou familles clients suivant une
période à définir. Le nombre de lignes à afficher est également définissable.
x Meilleurs articles : Permet d'afficher par quantité, par Chiffre d'affaires ou par marge les meilleurs
articles ou familles articles vendus suivant une période à définir. Le nombre de lignes à afficher est
également définissable.
x Evolution du Chiffre d'affaires par mois : Permet d'afficher l'évolution du Chiffre d'affaires par
mois en fonction d'un nombre d'années et de mois. Cet affichage peut être un graphique ou un
tableau de données.
Pour avez la possibilité de caler les dates de ce graphique sur celles de l'exercice comptable.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
134
x Echéances : Permet d'afficher les échéances à échoir suivant un nombre de jours à définir ainsi que
les échéances échues suivant un nombre de mois défini.
x Documents de vente : Permet d'afficher une liste définie de documents (Devis dépassés, devis
arrivés à terme, commandes non livrées, bons de livraison non facturés, factures non réglées).
x Evolution du Chiffre d'affaires par jour : Permet d'afficher l'évolution du Chiffre d'affaires par jours
en fonction d'une période et d'un nombre d'années. Cet affichage peut être un graphique ou un
tableau de données.
x Palmarès des meilleurs clients : Permet d'afficher le top 5 des meilleurs clients (5 par défaut, il est
possible de modifier l'affichage du nombre de lignes et le classement par client ou famille clients). Cet
affichage peut être un graphique ou un tableau de données.
x Evolution du chiffre d'affaires fournisseurs : Permet d'afficher le chiffre d'affaires fournisseur par
mois ou année. Cet affichage peut être un graphique ou un tableau de données.
x Evolution du volume de ventes : Permet d'affiche le nombre d'articles vendus par mois ou année
(entre 2 et 1000 articles). Cet affichage peut être un graphique ou un tableau de données.
x Palmarès des meilleurs articles : Permet d'afficher le top 5 des meilleurs articles (5 par défaut, il
est possible de modifier l'affichage du nombre de lignes, les chiffres par quantité, CA ou marge). Cet
affichage peut être un graphique ou un tableau de données.
x Evolution du chiffre d'affaires article : Permet d'afficher l'évolution du chiffre d'affaires (CA Net
HT) par article par mois ou année. Cet affichage peut être un graphique ou un tableau de données.
x Facturation périodique : Permet d’afficher les factures en retard, à venir et terminées (fiche
facturation périodique dont la date de fin de période approche avec définition du nombre de jour avant
la fin de la facturation périodique et le nombre de jour après la fin de facturation périodique).
Sur chacune de ces parties, vous disposez de 3 boutons (en haut à droite) :
Après chaque modification, ajout, n'oubliez pas de sauvegarder votre tableau de bord par le bouton
"Sauvegarder" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord" ou en cliquant sur le bandeau
jaune situé en dessous du titre de la page.
Personnalisation du tableau de bord
Le bouton "Personnaliser" permet de définir les emplacements des différentes parties dans le tableau de bord.
C'est uniquement lorsque la fenêtre de Personnalisation est ouverte que vous pouvez déplacer les
différentes parties.
Pour déplacer une partie, vous devez sélectionner celle-ci puis la déplacer où vous le souhaitez.
Par un clic droit sur une partie dans le tableau de bord, vous disposez :
Si un groupe d'éléments (parties) a été créé, par un clic droit sur le groupe, vous disposez :
Dans la fenêtre de personnalisation, 2 onglets sont présents :
x L'onglet "Eléments masqués" vous permet d'ajouter :
x L'onglet "Mise en page" contient les éléments présents dans le tableau de bord avec arborescence
des groupes, onglets...
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
135
Affichage des alertes
Cette fenêtre s'affiche automatiquement si une alerte est paramétrée "à l'ouverture du dossier".
Elle est également accessible à partir du menu Affichage/Alertes.
Depuis le menu affichage, seules les alertes déclenchées "à l’ouverture du dossier" sont affichées.
Une alerte présente sur une table pour laquelle il n'y a pas de données ne s'affichera pas.
Contenue de l'alerte
La fenêtre d'alertes contient la liste hiérarchisée par tables, alertes et messages.
Cette liste est affichée par ordre alphabétique des tables.
La première case à cocher concerne la table sur laquelle des alertes actives et applicables sont définies,
Sous cette case est rattachée une deuxième case à cocher correspondant au nom/libellé de la fiche alerte,
Sous cette deuxième case correspond la liste des enregistrements concernés par l'alerte, c'est à dire le
message à afficher (données ou texte).
Cocher la case sur le niveau de la table coche les cases alertes
Les actions
Les actions suivantes sont disponibles afin de visualiser rapidement les alertes :
Déplier tout
Replier tout
Vous pouvez également avec les actions ci-dessous et uniquement sur les lignes d’alertes (libellé alerte) :
Cacher
Ce bouton permet de cacher l’alerte de la fenêtre d’affichage.
Elle sera ré-affichée lors du prochain affichage des alertes.
Cacher et désactiver
Ce bouton permet de cacher l’alerte de la fenêtre d’affichage et coche la case "Alerte inactive" dans la
fiche alerte. ce qui met à vide le champ Date de rappel (date/heure de rappel).
Rappeler
Ce bouton ouvre une fenêtre de rappel.
Mais aussi à partir des lignes des enregistrements :
Ouvrir la fiche
Ce bouton permet d'ouvrir la fiche concernée par l'alerte
Pour la table Dossier, ce bouton ouvre les paramètres/société sur la première page
S'il y a plus de 4 fiches à ouvrir, un message vous demande confirmation d'ouverture.
Livrer
Ce bouton est présent lorsque vous avez établi une alerte sur la table Commandes clients ou Lignes de
commandes clients.
Il ouvre la fenêtre de livraison.
Réceptionner
Ce bouton est présent lorsque vous avez établi une alerte sur la table Commandes fournisseurs ou
Lignes de commandes fournisseurs.
Il ouvre la fenêtre de réception.
Publipostage
Ce bouton est présent lorsque vous avez établi une alerte sur la table Clients attachés à la facturation
périodique ou Clients, Facturation périodique.
Il ouvre la fenêtre de publipostage.
Nouveau règlement
Ce bouton est présent lorsque vous avez établi une alerte sur la table échéances de vente ou échéances
d'achat.
Il ouvre la fenêtre de nouveau règlement.
Lettre de relance
Ce bouton est présent lorsque vous avez établi une alerte sur la table échéances de vente.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
136
Il ouvre la fenêtre Lettre de relances.
Pour quitter la page d'alertes, cliquer sur le bouton Fermer.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
137
VENTES
Ventes - Open Guide Ventes
Accès : Ventes - Open Guide Ventes
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Open Guide Ventes". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Vous avez la possibilité de réaliser votre page/Open Guide vente.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche
Client.
Nouveau devis
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis.
Nouvelle facture
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double
cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures.
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
138
DOCUMENTS DE VENTE
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Documents de vente - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison,
Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Clients (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez voir les documents
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Familles clients
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Sous-Familles clients
Sélectionnez la sous-famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Marquer comme imprimé
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
139
Permet d'indiquer que le document a été imprimé.
Marquer comme non imprimé
Permet d'indiquer que le document n'a pas été imprimé.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Réappro. fournisseur
Permet de réaliser un réapprovisionnement afin de générer une commande fournisseur.
Livrer
Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Bons de livraison et factures
Retourner
Permet de retourner globalement ou partiellement le/les bon/s de livraison et la/les facture/s.
Factures - Factures d'acompte - Avoirs d'acompte
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
140
Devis
Accès : Ventes - Documents de vente - Devis
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer :
o L'état du devis
Sélectionnez ici l'état du devis.
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en
commande, bon de livraison ou facture.
o La date de validité
Indiquez ici la date de validité du devis.
Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du
dossier.
Date du document : 15/02/2008
Durée de validité des devis (jours) : 10
Date de validité : 25/02/2008
Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de
statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement)
Le corps
Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre
devis :
En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
141
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
142
Commandes de vente
Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Pour les commandes, vous avez également la possibilité de définir une priorité (Haute, Normal, Faible). Cette
priorité permet de réaliser un tri supplémentaire lors de la livraison des commandes.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des règlements d'acompte ainsi que les factures et avoirs d'acompte associée au
document.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
143
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Réappro. fournisseur
Permet de réaliser un réapprovisionnement afin de générer une commande fournisseur.
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
144
Bons de livraison
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison
La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de livraison
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer l'état du bon de livraison
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le corps du bon de livraison
Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de livraison :
En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de livraison
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des règlements d'acompte ainsi que les factures et avoirs d'acompte associée au
document.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de livraison
A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
145
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
146
Bons de retour
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Vous pouvez également indiquer l'état du bon de retour
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
147
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
148
Factures
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
149
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Régler la facture
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
150
Avoirs
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
151
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du client/prospect
Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...)
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
152
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail de la TVA.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient :
o Le commercial/collaborateur lié au tiers (uniquement pour les factures d'acompte de vente),
Si le commercial/collaborateur est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans l'entête du
document, le commercial/collaborateur sera renseigné automatiquement dans cet onglet.
Vous avez également la possibilité de saisir le commercial/collaborateur du tiers directement sur le
document.
o Information du tiers
Le n° de TVA intracommunautaire du tiers,
Si le n° de TVA intracommunautaire est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans
l'entête du document, il sera renseigné automatiquement dans cet onglet. Vous avez également la
possibilité de saisir le n° de TVA intracommunautaire du tiers directement sur le document.
o Impression, cette partie contient des informations complémentaires sur l'édition du document.
-Imprimé : case à cocher permettant de savoir si un document a déjà été imprimé.
Cette case peut être gérée automatiquement grâce au menu "Paramètres/Société/Marquer comme
imprimé".
Si l’option «Paramétrage des modèles par tiers » est sélectionnée, vous avez également les champs
:
- Modèle d’impression : reprend le modèle par défaut défini dans la fiche client ou défini dans la liste
des modèles.
- Nombre d’exemplaires : reprend le nombre d’exemplaires défini dans la fiche client ou défini dans
les options.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
153
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Si la case "Générer le règlement" est sélectionnée, elle permet de valider définitivement un document
d'acompte et son règlement avant le transfert du document en comptabilité.
Si la case "Générer le règlement" n'est pas sélectionnée, la validation sera définitive pour le document
d'acompte avant transfert du document en comptabilité. Le règlement devra lui être ensuite valider pour
pouvoir être transféré en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité"
et de le passer en état "Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers.
Régler la facture
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code tiers, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance de la facture, et l'échéance de la facture est pointée.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
154
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail de la TVA.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient :
o Le commercial/collaborateur lié au tiers (uniquement pour les factures d'acompte de vente),
Si le commercial/collaborateur est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans l'entête du
document, le commercial/collaborateur sera renseigné automatiquement dans cet onglet.
Vous avez également la possibilité de saisir le commercial/collaborateur du tiers directement sur le
document.
o Information du tiers
Le n° de TVA intracommunautaire du tiers,
Si le n° de TVA intracommunautaire est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans
l'entête du document, il sera renseigné automatiquement dans cet onglet. Vous avez également la
possibilité de saisir le n° de TVA intracommunautaire du tiers directement sur le document.
o Impression, cette partie contient des informations complémentaires sur l'édition du document.
-Imprimé : case à cocher permettant de savoir si un document a déjà été imprimé.
Cette case peut être gérée automatiquement grâce au menu "Paramètres/Société/Marquer comme
imprimé".
Si l’option «Paramétrage des modèles par tiers » est sélectionnée, vous avez également les champs
:
- Modèle d’impression : reprend le modèle par défaut défini dans la fiche client ou défini dans la liste
des modèles.
- Nombre d’exemplaires : reprend le nombre d’exemplaires défini dans la fiche client ou défini dans
les options.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
155
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseuraffectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseurrenseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Si la case "Générer le règlement" est sélectionnée, elle permet de valider définitivement un document
d'acompte et son règlement avant le transfert du document en comptabilité.
Si la case "Générer le règlement" n'est pas sélectionnée, la validation sera définitive pour le document
d'acompte avant transfert du document en comptabilité. Le règlement devra lui être ensuite valider pour
pouvoir être transféré en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité"
et de le passer en état "Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers.
Régler la facture
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code tiers, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance de la facture, et l'échéance de la facture est pointée.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
156
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre du même type.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Il contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
157
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
158
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
159
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
160
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
161
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou demande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"……. Supprimer d’abord ce
document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé
sont également supprimées.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
162
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
.+
x l'ouverture du document généré après le transfert.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
163
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si le devis contient un acompte, une
fenêtre de "Création de l'acompte" s'affiche.
En transfert de devis en commande, il est possible de choisir la création ou pas du règlement de l'acompte
(case à cocher "Générer le règlement"). Dans les autres types de documents, la case est sélectionnée et ne
peut être dé-sélectionnée).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
164
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
165
CLIENTS
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes.
La liste des clients/prospects contient les onglets :
Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés,
Clients,
Prospects.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Transférer en client
Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de
renseignements.
Action disponible uniquement pour une fiche prospect.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du client ou prospect" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du
client" sélectionné.
Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client.
Créer un document de vente
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement,
n° de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Changer un code client
Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Clients.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date
donnée.
Publipostage
Permet de définir le modèle d'envoi de publipostage pour le/les client/s sélectionné/s, puis visualiser le
publipostage généré dans word.
Changer le statut
Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches.
Solvabilité
Permet d'accéder à une sélection de sites Internet permettant de répondre aux questions de solvabilité.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
166
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Mise à jour des fiches client/prospect
Permet de réaliser via un assistant la modification en lot des fiches clients/prospects.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
167
Clients / Prospects
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches.
La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille client / prospects
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect.
Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur
la fiche clients/prospect
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques).
La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client.
Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse
de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
168
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de vente, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du client, le commercial/collaborateur, les groupes et les
informations administratives.
Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du client.
Références
Permet d'associer à la fiche client une ou plusieurs référence/s articles indépendante/s du code article.
Options de facturation
Cet onglet permet :
o de visualiser la liste des facturations périodiques affectées à ce client ainsi que d’en créer d’autres. "C"
o de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en impression d’un
type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires.
Web
Permet de définir l'envoi du client sur Internet.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la
fenêtre principale de navigation des clients/prospects.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
169
Contacts - Fenêtre principale de navigation
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes.
La liste des contacts contient les onglets :
Tous : Tous les contacts sont affichés,
Contacts .... :
Contacts divers :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Paramètres - Divers - Contacts.
Il contient la liste des contacts sans tiers associé.
Contacts clients :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Ventes - Clients - Contacts.
Il contient la liste des contacts associés à un client ou prospect.
Contacts Fournisseur :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Achats - Fournisseurs - Contacts.
Il contient la liste des contacts associés à un fournisseur.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer le tiers
Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact.
Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le type de tiers à créer.
Afficher le tiers
Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
170
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
divers).
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Divers".
Client / Fournisseur
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse
Cet onglet contient les coordonnées du contact
Adresse
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
171
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
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172
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Autre adresse
Cet onglet contient l'adresse complémentaire du contact.
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Web
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
173
Cet onglet permet de définir si le contact doit être envoyé ou non sur Internet.
x Contact web :
Permet de dire si le contact doit être ou non envoyé sur le net.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
174
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois
que cette famille lui sera affectée.
Vous pouvez également indiquer par défaut, le taux d'escompte, la facturation TTC (uniquement pour famille
client), le frais de port, la catégorie tarifaire, le code commercial/collaborateur et mode de règlement.
Il est possible de définir la famille client comme "envoi des contacts (web): Tous les contacts de clients associés
à cette famille seront par défaut des clients pouvant être exportés sur un site web.
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Taxes
Cet onglet permet de définir la/les taxes à affecter par défaut à la fiche clients à chaque fois que cette famille
lui sera affectée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
un onglet Options de facturation
Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et
des modèles de document.
Les modèles de document sont disponibles uniquement si vous avez sélectionné l'option "Paramétrage des
modèles" dans le menu Paramètres/Société/Fonctionnalités disponibles.
Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton
"Ajouter". Il en va de même pour les modèles paramétrés.
Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette
famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de
la fiche facturation périodique.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
un onglet Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
175
Sous familles clients/prospects/fournisseurs
Accès : Ventes - Clients - Sous-Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Sous-Familles
Fournisseurs
La gestion de la fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" peut être affectée à une fiche Clients, Prospects ou
Fournisseurs" onglet Divers.
La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la sous-famille "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" (au maximum 40
caractères alphanumériques).
une famille tiers *
Ce champ permet de sélectionner la famille Clients, Prospects ou Fournisseurs à laquelle est associée la Sous
Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
un onglet Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes/achats, il est possible de le supprimer à l'aide du
bouton "Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
un onglet Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
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176
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Stock / Articles - Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect), une famille de clients, ..., les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
La gestion de cette page est commune pour chaque historique.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Clients/prospects (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
177
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Familles clients/prospects
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-Familles clients/prospects
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Familles articles
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-familles articles
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
menus :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille du client sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille articles
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille articles
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
178
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes famille tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Sous famille tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes sous famille tiers (clients/fournisseur) sur lesquels vous souhaitez effectuer les
statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous avez également la possibilité de :
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques" en début de liste.
Supprimer une vue : cette fonction permet de supprimer une vue présente dans "Mes statistiques"
Export une vue : cette fonction permet d'export dans un fichier à préciser les vues présentes dans "Mes
Statistiques".
Importer une vue :cette fonction permet d'importer un fichier ZIP contenant des vues qui seront intégrées
dans la partie "Mes Statistiques".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
179
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Personnaliser la vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Afficher les champs : Ce bouton permet d'afficher les champs disponibles pour cette statistique (en
colonne, en ligne, en données, ordre des champs...)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
180
Facturation périodique
Accès : Ventes - Clients – Facturation périodique
La gestion de la fiche "Facturation périodique" est commune à toutes les fiches.
La fiche Facturation périodique se compose d’une entête et d’onglets permettant de définir les paramètres
(fréquence de génération) ainsi que les clients et les familles associées à la facturation.
Entête
L’entête se compose :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la facturation périodique (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Onglets
Deux modes de facturation périodique sont disponibles :
x Copie d'un document de référence,
x Regroupement de bons de livraison.
L'onglet Paramètres varie en fonction de ces modes.
Paramètres
Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures
mais également de simuler les dates de facturation.
Mode
Comme annoncé précédemment, il est possible de choisir entre ces 2 modes :
x Si mode "Copie d'un document de référence", Sélectionnez le document de vente (devis,
commande, bon de livraison, facture) que vous souhaitez utiliser pour réaliser la facturation
périodique, dans le champ document*.
x Si mode "Regroupement de bons de livraison", il n'y a pas de document à sélectionner.
Période
Cette partie permet de définir la période de facturation (Du … Au …) ainsi que la périodicité pré-définie
(Hebdomadaire, mensuel, …) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois …).
En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour
du mois le X du mois , le 3ème lundi du mois, X semaines …
Options de génération de facture en mode "Copie d'un document de référence"
Cette partie permet de définir :
o L’actualisation des prix de vente de la pièce/document
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Cette option permet de mettre à jour le document qui sera généré avec les prix des fiches article et pas
ceux du document de référence.
o L’actualisation des prix d'achat et de revient
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Cette option peut être sélectionnée uniquement si l'option "L'actualisation des prix de vente de la
pièce" est sélectionnée.
Cette option permet de mettre à jour le document qui sera généré avec le prix d'achat et le prix de
revient des fiches article et pas ceux du document de référence. Cela permettra de calcul une marge au
plus juste.
o Appliquer les tarifs et promotions
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Cette option peut être sélectionnée uniquement si l'option "L'actualisation des prix de vente de la
pièce" est sélectionnée.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
181
Cette option permet d’appliquer dans le document généré les tarifs et promotions en cours pour les
articles.
o Récupérer les données de la fiche client
Case à cocher, sélectionnée par défaut
Cette option est grisée si plus d’un client est sélectionné dans l’onglet client ou famille client.
Si cette case est cochée, les données récupérées sur le document généré sont les coordonnées clients,
le frais de port, le commercial, le mode de règlement et la territorialité.
o Appliquer les remises et escomptes du client
Case à cocher, non sélectionnée par défaut.
Si cette case est cochée, les 2 remises ainsi que l’escompte présents sont repris dans le pied du
document généré.
o Utiliser un mode de règlement personnalisé
Case à cocher, non sélectionnée par défaut.
Si cette case est cochée, le champ "Mode de règlement" est dégrisé. Vous pouvez alors sélectionner un
mode de règlement
o Mode de règlement
Zone de sélection disponible uniquement si la case à cocher "Utiliser un mode de règlement
personnalisé" est sélectionnée.
Permet de sélectionner le mode de règlement à affecter à toutes les factures générées.
Si des modes de règlement différents sont présents sur le document à copier ou les documents à
regrouper, ils seront ignorés.
Options de génération de facture en mode "Regroupement de bons de livraison"
Cette partie permet de définir :
o Regrouper les lignes articles
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o Copier les lignes Texte
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o Générer un sous-total par document
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o Ignorer la vérification de l'adresse
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o Ignorer la vérification des champs personnalisés
Case à cocher, non sélectionnée par défaut
Fonction identique au regroupement de document
o Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le
nouveau document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
o Ancienneté minimum des bons de livraison
sélectionnez le nombre de jours d'ancienneté à prendre en compte dans la sélection de Bons de livraison
o Utiliser un mode de règlement personnalisé
Case à cocher, non sélectionnée par défaut.
Si cette case est cochée, le champ "Mode de règlement" est dégrisé. Vous pouvez alors sélectionner un
mode de règlement
o Mode de règlement
Zone de sélection disponible uniquement si la case à cocher "Utiliser un mode de règlement
personnalisé" est sélectionnée.
Permet de sélectionner le mode de règlement à affecter à toutes les factures générées.
Si des modes de règlement différents sont présents sur le document à copier ou les documents à
regrouper, ils seront ignorés.
Simulation des dates de facturation
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
182
Cette partie permet de visualiser dates des prochains documents générés. Ces dates sont définies en fonction
d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates).
Clients
Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients.
La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches.
Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante.
En création d'une facturation périodique, il est proposé de récupérer le client du document de référence par
défaut dans cette liste.
Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client,
onglet Options de facturation.
Un client bloqué ou partiellement bloqué ne peut pas être défini comme client pour une facturation
périodique.
Afin de gérer les prélèvements SEPA via les remises en banque, vous disposez des champs RUM, Date de
signature de mandat et Séquence de présentation.
Lors de la génération des factures (via une copie ou un regroupement de bons), ces champs seront
automatiquement repris.
Pour le champ séquence de présentation, il sera automatiquement mis à jour au fur et à mesure de la
génération des facturations périodiques.
Suite à la dernière facture générée, le champ séquence de présentation l’information « Dernier prélèvement
série ».
Les valeurs renseignées par défaut sont indicatives, elles peuvent évoluer en fonction de la situation réelle,
vous pouvez les modifier à votre convenance.
Suite à la génération d’une facturation périodique pour un/des client/s, la date de dernière facture et la date de
prochaine facture seront mises à jour sur chaque ligne client.
Famille clients
Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients.
La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches.
Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante.
Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche
famille client, onglet Options de facturation.
Suite à l’affectation d’une famille client, tous les clients associés à cette famille seront automatiquement
associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients.
Lorsque une famille client est modifiée ou supprimée, un message vous permettra de choisir la suppression
des clients (tous, ceux non facturés, aucun)
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Actions
A partir de la fiche facturation périodique, vous avez à votre disposition l’action « Générer les factures ».
Elle est disponible également dans la fenêtre principale de navigation des Facturations périodiques.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
183
COMMERCIAUX/COLLABORATEURS
Commercial/Collaborateur
Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Commerciaux/Collaborateurs
La gestion de la fiche "Commercial/collaborateur" est commune à toutes les fiches.
La fiche commercial/collaborateur se compose d'une entête et d'onglets.
Le commercial/collaborateur peut être rattaché soit, à la fiche des clients soit, à un document de ventes (onglet
Compléments) ou encore, à une ligne d’article dans le document.
Si vous gérez le service à la personne, c'est cette fiche qui sera appelée comme intervenant principale dans les
options, la fiche famille article, fiche article de type service ou dans les documents.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille commercial/collaborateur
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le commercial/collaborateur.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
commercial en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre commercial/collaborateur (au maximum 25
caractères alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Prénom
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial/collaborateur (au maximum 60 caractères
alphanumériques).
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial/collaborateur (au maximum 60 caractères
alphanumériques).
Fonction
Ce champ permet de saisir la fonction de votre commercial/collaborateur (au maximum 40 caractères
alphanumériques).
Commercial
Case à cocher permettant de définir si la fiche correspond à un commercial (case sélectionnée) ou un
collaborateur (case dé-sélectionnée).
La fiche du commercial/collaborateur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Onglet Divers
Les informations ci-dessous correspondent aux statut, secteur géographique, coordonnées, contacts, groupes
du commercial.
Statut
Champ permettant la sélection du statut du commercial/collaborateur.
Les statuts possibles sont actif, en sommeil et bloqué.
Par défaut, le statut est actif.
Si le commercial/collaborateur est affecté à un/des client/s et que le statut est changé en "Bloqué", vous
avez la possibilité de remplacer automatiquement le commercial sur la/les fiche/s client/s.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
184
Code utilisateur
Champ permettant de sélectionner l'utilisateur associé au commercial.
Un utilisateur peut être associé à un seul commercial.
Secteur Géo.
Ce champ permet de saisir ou sélectionner le secteur géographique de votre commercial/collaborateur (au
maximum 10 caractères alphanumériques).
Si le secteur géographique que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le
fichier des secteurs géographiques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche secteur géographique en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Adresse
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans fiche commercial/collaborateur mais n’est pas
créé dans la table des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
185
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du commercial.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Groupes
Les groupes permettent une classification supplémentaire de vos fiches.
Groupe 1
Ce champ permet de sélectionner le groupe de votre commercial/collaborateur.
Groupe 2
Ce champ permet de sélectionner le groupe de votre commercial/collaborateur.
Comptabilité analytique
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
Grille
Ce champ permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Onglet Barèmes
La sélection d'un barème permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial.
L'affectation d'un "Barème" à une fiche "Commercial", affecte automatiquement le "Commercial" à la fiche
"Barème".
Onglet Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
Onglet Champs persos
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche commercial/collaborateur, vous avez à votre disposition les actions définis également
dans la fenêtre principale de navigation des commerciaux.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
186
Fonctions commerciaux/Collaborateurs
Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Fonctions Commerciaux/Collaborateurs
La gestion de la fiche "Fonctions Commerciaux/Collaborateurs" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la fonctions Commerciaux/Collaborateurs (au maximum 65 caractères
alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de fonctions Commerciaux/Collaborateurs.
Les Fonctions Commerciaux/Collaborateurs seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux
commerciaux/collaborateurs.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
187
Familles commerciaux/collaborateurs
Accès : Ventes - Commerciaux/collaborateurs - Familles commerciaux/collaborateurs
La gestion de la fiche "Famille Commerciaux/collaborateurs" est commune à toutes les fiches.
L'entête de la fiche famille se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
La fiche famille commerciaux/Collaborateurs se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Barème
La sélection d'un barème permet de définir un barème de calcul de commissions pour un ensemble de
commerciaux/collaborateurs dont cette famille est affectée.
Règles sur la modification ou suppression d'un barème
- Si changement du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial.
- Si suppression du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial
- Si suppression du barème dans la famille (sans suppression du barème lui même), laquelle est attachée au
commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial
Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
Le champ Grille permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
188
Barèmes
Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Barèmes
La gestion de la fiche "Barème" est commune à toutes les fiches.
Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les
tiers ou pour une sélection donnée d'articles, de tiers, de familles articles ou tiers.
La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possible, et facilite le paramétrage des éléments
constituants le calcul des commissions.
Le/les barèmes sont associés aux commerciaux/collaborateurs ou familles commerciaux/collaborateurs depuis
la fiche commercial/collaborateur ou famille de commerciaux/collaborateurs ou le commercial/collaborateur ou
la famille de commerciaux/collaborateurs sont affectés à la ou les fiches barèmes depuis la fiche barème.
La fiche barème se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code barème.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du barème (au maximum 40 caractères).
Objectif basé sur
Il permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée.
Les types d'objectif possibles sont Chiffre d'affaires, Chiffre d'affaires encaissé, Quantité et Marge.
Champ d'application
Il permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées.
Les types de document disponibles sont "Commande", "Bon de livraison", "Facture", "Facture et avoir", "Bon de
livraison et bon de retour".
Mode de calcul
Il permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre
strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche).
Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global.
Type d'objectif
Il permet de regrouper les commissions par date.
Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour.
Valide du... Au...
Ces 2 champs permettent de définir une période de validité de la commission et notamment de gérer des
opérations ponctuelles.
Onglets
La fiche barème se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Définition des paliers
La définition des paliers s'effectue suivant les critères suivants :
- Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle.
La saisie de 3 dans ce champ signifie de 0 à 3.
- Formule : Permet de sélectionner l'un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission :
o % sur CA,
o Montant,
o Montant * Qté,
o % marge,
o Montant fixe + %CA ,
o % montant.
Règles entre le type d’objectifs et les formules
Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
189
- Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée.
- Pourcentage : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée.
Règles entre les formules et les champs de saisie 'Montant" et "%"
- Si formule "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n'est pas accessible,
- Si formule "% sur CA" ou "%marge", le champ 'Montant" n'est pas accessible,
- Si formule "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles,
- Si formule "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles.
Sélections
Cet onglet permet de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les documents
pour telles familles clients ou tels clients, sur tels ou tels articles ou familles articles, par tels ou tels
commerciaux/collaborateurs.
La sélection s'effectue en fonction des champs suivants :
o Type de sélection : Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles
articles, articles, familles clients, clients, familles commerciaux/collaborateurs, commercial/collaborateur ;
o Début : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à
prendre en compte ;
o Fin : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre
en compte.
o Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs
Début/Fin comme à exclure du calcul de la commission ;
La sélection d'un commercial/collaborateur dans cette partie indique que les commerciaux/collaborateurs de
l'onglet "Commerciaux / collaborateurs", seront commissionnés sur les commissions de ceux définis ici.
Commerciaux/collaborateurs
Cet onglet permet d’affecter les commerciaux/collaborateurs sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche commercial/collaborateur.
L'affectation d'un "commercial/collaborateur" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à
la fiche "Commercial/collaborateur".
Familles commerciaux/collaborateurs
Cet onglet permet d’affecter les familles commerciaux/collaborateurs sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche Famille commerciaux/collaborateurs.
L'affectation d'une "famille commerciaux/collaborateurs" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le
"barème" à la fiche "Familles commerciaux/collaborateurs".
Si vous souhaitez qu'une famille de commerciaux/collaborateurs soit prise en compte pour un barème sauf
un commercial/collaborateur précis, vous devez :
- depuis l'onglet Famille commerciaux/collaborateurs, sélectionner le code de la famille,
- depuis l'onglet "Sélections", dans la partie "Par les commerciaux/collaborateurs" saisir le code du
commercial/collaborateur à exclure puis cliquer dans la case à cocher de la colonne "Exclusion de la sélection".
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
190
Commissions
Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Commissions
La page Commissions vous permet d'obtenir le montant des commissions de chaque commercial.
Le calcul des commissions varie en fonction de différents données (Commercial/collaborateur, Barèmes, Clients,
onglet compléments des documents de ventes, lignes des documents de ventes...).
Les filtres
Avant de lancer le calcul des commissions (bouton Actualiser la liste), vous devez définir dans votre entête le
ou l’intervalle :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour le calcul du commissionnement. Par
l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Commerciaux /collaborateurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de commerciaux/collaborateur sur lequel vous souhaitez obtenir le commissionnement.
Famille commerciaux/collaborateurs
Sélectionnez la famille commerciaux/collaborateurs pour laquelle vous souhaitez obtenir le montant des
commissions de chaque commercial/collaborateur.
Groupes (Du ... Au ...)
Indiquez le groupe ou un intervalle de groupe (groupe 1 et/ou groupe 2) pour lequel vous souhaitez obtenir le
montant des commissions de chaque commercial/collaborateur.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Sur chaque document rattaché à un commercial/collaborateur, le logiciel calcule une commission.
Liste des commissions
Le contenu qui s’affiche est le résultat fidèle du paramétrage effectué dans les fiches des barèmes, des
Commerciaux et des lignes d’articles.
Vous obtenez pour chaque commercial, le détail des documents entrant dans le domaine d’application de
chaque barème.
La liste des commissions contient les éléments suivants :
o une ligne pour chaque commercial de la base qu'ils aient ou non un barème affecté. Cette ligne contient le
chiffre d'affaires et le montant total de la commission du commercial ;
o une ligne comportant les caractéristiques du barème et notamment le code du barème et le montant de
commission provenant de ce barème ;
o une ou plusieurs ligne contenant le détail des lignes de document prises en compte dans le calcul de la
commission.
Vous avez la possibilité de voir ou pas de détail du calcul des commissions, en cliquant sur les boutons
"Déplier tout", "Replier tout" disponibles dans la barre de menus.
Les actions
A partir des commissions, vous avez accès aux actions suivantes :
Affiche le commercial/collaborateur
Permet d'afficher la fiche du commercial/collaborateur.
Afficher le barème
Permet d'afficher la fiche du barème affectée au commercial sélectionné.
Afficher le règlement
Permet d'afficher le règlement concerné par cette commission.
Afficher le document
Permet d'afficher le document de vente concerné par cette commission.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
191
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise).
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
192
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
193
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
194
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
195
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Relance avec pénalités de retard
Les calculs des intérêts de retard et de l’indemnité sont effectués uniquement pour les clients considérés
comme professionnels.
Les clients concernés sont ceux ayant un numéro SIREN sur leur fiche et/ou que l’échéance de la facture en
retard de paiement possède un numéro de TVA intracommunautaire (onglet "Compléments" de la facture).
Le taux d’intérêt de retard pour les lettres de relance avec pénalités est à configurer dans le menu Paramètres /
Société / Règlements.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
196
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste déroulante.
Type de remise
Liste déroulante permettant de sélectionner « A l’encaissement, A l’escompte".
Par défaut à l’encaissement.
Date d’encaissement
Champ de type date.
Vide par défaut.
Transférer la date d’échéance dans le journal de banque
Case à cocher
Utiliser les comptes de remises
Case à cocher.
Non sélectionné par défaut.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Filtrer selon la date de remise en banque prévue
Case à cocher
Par défaut : sélectionné
Ce filtre s’il est sélectionné est réalisé sur les règlements par rapport à leur date de remise en banque prévue
et le filtre de date de règlement du au.
Dans la cas contraire (non sélectionné), les règlements sont filtrés par rapport à leur date de règlement et le
filtre de date de règlement du au.
Date de règlement Du… au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
197
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quel que soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement
(si renseignée sur la fiche règlement), le code d'acceptation et le montant du règlement.
Si la remise est pour un effet de commerce, les lignes contiennent les champs frais ainsi que leur libellé et
valeur.
Un total par colonne est affiché
Une date d’écriture de frais, par défaut date de la remise en banque.
Lors de la génération d'un fichier ETEBAC pour une remise en banque avec un moyen de paiement "LCR", le
champ "Code acceptation" est obligatoire.
Pour la génération des prélèvements SEPA, vous disposez des champs RUM, Date de signature de mandat
et Séquence de présentation.
Ces champs peuvent être renseignés depuis la/les ligne/s d’échéances de la facture et/ou le règlement. Vous
pouvez les modifier à votre convenance.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Enregistrer la remise
La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR.
Générer le fichier SEPA
La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements
SEPA, virements SEPA et virements internationaux.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
198
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les fiches ou les listes"
créer un nouveau modèle (documents de vente uniquement),
modifier le modèle sélectionné,
renommer le modèle,
supprimer le modèle,
copier l'identifiant du modèle : l'identifiant du modèle est son code (ici un Guid).
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Actions disponibles
Depuis cette page, vous disposez des boutons suivants :
Rechercher un modèle
Créer un mot clé
Définir un modèle par défaut
Créer un modèle
Modifier un modèle
Supprimer un modèle
Masquer un modèle ou réafficher le modèle
Afficher tous les modèles : permet de différencier les modèles marqués comme cachés : ils sont grisés et en
italique
Il n’est pas possible de cacher un modèle marqué comme par défaut.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
199
Il n’est pas possible de masquer/cacher un modèle marqué comme par défaut.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
Dans cette fenêtre, au niveau de la liste des modèles, les modèles masqués (cachés) ne sont pas affichés
(présents) dans la liste.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
200
RÈGLEMENTS
Règlements - Open Guide Règlements
Accès : Règlements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Vous avez la possibilité de réaliser votre page/Open Guide de démarrage.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche Client.
Consulter l'échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
201
CLIENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise).
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
202
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
203
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
204
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
205
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Relance avec pénalités de retard
Les calculs des intérêts de retard et de l’indemnité sont effectués uniquement pour les clients considérés
comme professionnels.
Les clients concernés sont ceux ayant un numéro SIREN sur leur fiche et/ou que l’échéance de la facture en
retard de paiement possède un numéro de TVA intracommunautaire (onglet "Compléments" de la facture).
Le taux d’intérêt de retard pour les lettres de relance avec pénalités est à configurer dans le menu Paramètres /
Société / Règlements.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
206
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste déroulante.
Type de remise
Liste déroulante permettant de sélectionner « A l’encaissement, A l’escompte".
Par défaut à l’encaissement.
Date d’encaissement
Champ de type date.
Vide par défaut.
Transférer la date d’échéance dans le journal de banque
Case à cocher
Utiliser les comptes de remises
Case à cocher.
Non sélectionné par défaut.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Filtrer selon la date de remise en banque prévue
Case à cocher
Par défaut : sélectionné
Ce filtre s’il est sélectionné est réalisé sur les règlements par rapport à leur date de remise en banque prévue
et le filtre de date de règlement du au.
Dans la cas contraire (non sélectionné), les règlements sont filtrés par rapport à leur date de règlement et le
filtre de date de règlement du au.
Date de règlement Du… au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
207
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quel que soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement
(si renseignée sur la fiche règlement), le code d'acceptation et le montant du règlement.
Si la remise est pour un effet de commerce, les lignes contiennent les champs frais ainsi que leur libellé et
valeur.
Un total par colonne est affiché
Une date d’écriture de frais, par défaut date de la remise en banque.
Lors de la génération d'un fichier ETEBAC pour une remise en banque avec un moyen de paiement "LCR", le
champ "Code acceptation" est obligatoire.
Pour la génération des prélèvements SEPA, vous disposez des champs RUM, Date de signature de mandat
et Séquence de présentation.
Ces champs peuvent être renseignés depuis la/les ligne/s d’échéances de la facture et/ou le règlement. Vous
pouvez les modifier à votre convenance.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Enregistrer la remise
La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR.
Générer le fichier SEPA
La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements
SEPA, virements SEPA et virements internationaux.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
208
FOURNISSEURS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise).
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
209
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
210
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
211
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
212
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste déroulante.
Type de remise
Liste déroulante permettant de sélectionner « A l’encaissement, A l’escompte".
Par défaut à l’encaissement.
Date d’encaissement
Champ de type date.
Vide par défaut.
Transférer la date d’échéance dans le journal de banque
Case à cocher
Utiliser les comptes de remises
Case à cocher.
Non sélectionné par défaut.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Filtrer selon la date de remise en banque prévue
Case à cocher
Par défaut : sélectionné
Ce filtre s’il est sélectionné est réalisé sur les règlements par rapport à leur date de remise en banque prévue
et le filtre de date de règlement du au.
Dans la cas contraire (non sélectionné), les règlements sont filtrés par rapport à leur date de règlement et le
filtre de date de règlement du au.
Date de règlement Du… au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
213
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quel que soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement
(si renseignée sur la fiche règlement), le code d'acceptation et le montant du règlement.
Si la remise est pour un effet de commerce, les lignes contiennent les champs frais ainsi que leur libellé et
valeur.
Un total par colonne est affiché
Une date d’écriture de frais, par défaut date de la remise en banque.
Lors de la génération d'un fichier ETEBAC pour une remise en banque avec un moyen de paiement "LCR", le
champ "Code acceptation" est obligatoire.
Pour la génération des prélèvements SEPA, vous disposez des champs RUM, Date de signature de mandat
et Séquence de présentation.
Ces champs peuvent être renseignés depuis la/les ligne/s d’échéances de la facture et/ou le règlement. Vous
pouvez les modifier à votre convenance.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Enregistrer la remise
La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR.
Générer le fichier SEPA
La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements
SEPA, virements SEPA et virements internationaux.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
214
DONNÉES
Banque
Accès : Règlements - Données - Banques
La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Il est possible de définir la banque comme banque par défaut (report dans les options) en cliquant sur le
bouton "Banque par défaut".
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
215
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
Le compte de banque *
Le journal de banque *
Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection du compte de banque et du journal de
banque s'effectuera dans le plan comptable et la liste des journaux de la comptabilité.
Le Journal de remise à l’encaissement (autres moyens de paiements)
Le Compte Paiements à encaisser (valeur par défaut 5112) (autres moyens de paiements)
Les journaux si-dessous sont disponible uniquement si vous avez sélectionné la case "Gérer les comptes
effets à payer/à recevoir" dans les Options du dossier.
Le Journal d’effets de commerce (pour comptabiliser l’effet de commerce)
Le Journal de remise à l'encaissement
Le Compte Effets à l'encaissement (valeur par défaut 5112)
Le Journal de remise à l’escompte
Le Compte Effets à l’escompte (valeur par défaut 5114)
Onglet Coordonnées bancaires
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
216
Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre banque et de définir les éléments
nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements.
Les RIB/BBAN, IBAN et BIC sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le R.I.B.
transmis par votre établissement bancaire.
RIB / BBAN
Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN
IBAN
Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN
BIC
Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques.
Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le
RIB/BBAN et l'IBAN
ETEBAC
o Numéro national d'emetteur (NNE)
Numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des
virements informatiques au format CFONB.
Champ saisissable de 6 caractères numériques.
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier ETEBAC.
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC avec des retours à la ligne.
Pour savoir si vous devez ou non sélectionner cette case, vous devez contacter votre banque.
SEPA
Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier SEPA.
Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier SEPA avec des retours à la ligne.
Case à cocher permettant de définir l'encodage ou pas du fichier SEPA.
Si la case est cochée, le fichier SEPA est généré en UTF-8, sinon (décochée) le fichier SEPA généré sera
sans le codage UTF-8).
Onglet frais
Cet onglet contient les frais bancaires (pour remise à l’encaissement/escompte)
Vous pouvez définir 5 types de frais composés des éléments suivants :
Libellé
Champ saisissable
Par défaut : vide
Montant
Champ saisissable de type numérique
Par défaut : vide
Type
Liste déroulante (pourcentage ou montant)
Par défaut : montant
Moyens de paiment
Liste déroulante
Permet de saisir le moyen de paiement pour régler le frais
Compte comptable
Champ saisissable
Si dossier lié, intégré à une compta, liste de choix des comptes.
Par défaut sur chaque ligne: 627
Les journaux et comptes sont obligatoires.
Si aucun libellé n’est saisi, il sera automatiquement complété.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
217
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
218
Moyens de paiement
Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement
La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants :
un code *
Indiquez un code moyen de paiement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une nature *
Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
une banque par défaut
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen
de paiement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement.
La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement.
Remettre en banque
Case à cocher permettant de définir si ce moyen de paiement permet d'effectuer une remise en banque des
règlements.
Transférer à la date d’échéance dans le journal de banque
Case à cocher, non sélectionné par défaut
Elle permet de définir la date d’échéance lors de la comptabilisation d’un règlement.
Case à cocher disponible (non grisée) sur les moyens de paiements de nature : LCR, BOR, lettre de change.
Générer le règlement…
Case à cocher permettant de définir si ce moyen de paiement va générer automatiquement un règlement à
l’enregistrement d’une facture
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
219
Modes de règlement
Accès : Règlements - Données - Modes de règlement
La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants :
Le code *
Indiquez un code pour votre mode de règlement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le libellé *
Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance.
La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement.
Onglet détail
Cet onglet est divisé en 2 parties :
Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement
Test des lignes créées
Création des lignes
Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne.
Une ligne contient les renseignements suivants :
%
Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le
pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%.
Nbre de jours
Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365).
La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant.
Type de Règlement
Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer.
Jour de règlement
Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31).
Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le.
Mois comptable
Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de
la date d'échéance.
Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours
devient 2 mois, etc...).
Moyen de paiement
Indiquez ici le moyen de paiement de votre client.
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Générer le règlement…
Case à cocher reprise du moyen de paiement afin de définir la génération automatique ou pas d’un règlement à
l’enregistrement d’une facture.
Vous avez la possibilité de modifier la sélection.
Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur
l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez.
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
220
Test des lignes créées
Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer :
une date qui correspond à la date du document
un montant qui correspond au montant du document
Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance,
Montant et Moyen de paiement)
L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture.
L'affichage des échéances de tests est trié par date d'échéances.
Exemple 1
Mode de règlement : CH30
Paramétrage d'une ligne échéance :
% NB jours Type
règlement
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
100 30 Net Chèque
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100
Votre date d'échéance sera calculée ainsi :
01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date
d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100.
Exemple 2
Mode de règlement :Prel4
Paramétrage de 4 lignes d'échéances:
% NB jours Type
règlement
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
25 Comptant Prélèvement
25 30 Net le 15 Prélèvement
25 60 Net le 15 Prélèvement
25 90 Net le 15 Prélèvement
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100 €
Les dates d'échéance seront calculées ainsi :
1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
Les actions possibles dans la liste
x Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste.
x Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes.
x Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante.
x Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard
défini, par exemple, dans Word et Excel.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
221
Vous pouvez rechercher une donnée grâce aux boutons "Loupe".
Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de
rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le
texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3).
Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément
ou sur le dernier élément correspondant à la recherche.
Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de
respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents.
Onglet Web
Cet onglet est affiché uniquement si la gestion du eCommerce Oxatis est activée dans les paramètres/société.
Il permet de saisir le libellé du moyen de paiement Oxatis. Ce libellé correspond à celui présent sur le site
Oxatis.
Lors de la réception d'une commande du site oxatis avec un moyen de paiement dans le logiciel Open line si le
libellé du moyen de paiement Oxatis est renseigné sur un mode de règlement Open line, ce mode de règlement
sera repris sur la commande Open line.
Dans le cas ou il existe plusieurs modes de règlement avec le même libellé de moyen de paiement oxatis, lors
de la réception de la commande oxatis, un message s'affichera afin de sélectionner le mode de règlement
souhaité.
Dans le cas ou le moyen de paiement de la commande Oxatis n'existe pas dans Open line, lors de la réception
de commande, aucun mode de règlement ne sera affecté à la commande open line.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
222
Motifs économiques
Accès : Règlements - Données – Motifs économiques
La gestion de la fiche "Motifs économiques" est commune à toutes les fiches.
Un motif économique est utilisé pour déclarer un virement international à la Banque de France afin d'établir la
Balance des Paiements de la France. Cette déclaration est réalisée indirectement par le biais du fichier
bancaire généré par l'application.
Pour que les virements déclarent l’opérations, ils récupèrent le motif économique sur le règlement.
La création du dossier propose par défaut une liste de motifs économiques fournis par la Banque de
France.
La fiche "Motif économique" se compose des éléments suivants :
un code *
Indiquez un code.
Ce code est limité à 3 caractères.
un libellé *
Saisissez le libellé du Motif économique (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une note
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les notes expliquent dans quel contexte peut être utiliser le motif économique.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
223
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les fiches ou les listes"
créer un nouveau modèle (documents de vente uniquement),
modifier le modèle sélectionné,
renommer le modèle,
supprimer le modèle,
copier l'identifiant du modèle : l'identifiant du modèle est son code (ici un Guid).
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Actions disponibles
Depuis cette page, vous disposez des boutons suivants :
Rechercher un modèle
Créer un mot clé
Définir un modèle par défaut
Créer un modèle
Modifier un modèle
Supprimer un modèle
Masquer un modèle ou réafficher le modèle
Afficher tous les modèles : permet de différencier les modèles marqués comme cachés : ils sont grisés et en
italique
Il n’est pas possible de cacher un modèle marqué comme par défaut.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
224
Il n’est pas possible de masquer/cacher un modèle marqué comme par défaut.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
Dans cette fenêtre, au niveau de la liste des modèles, les modèles masqués (cachés) ne sont pas affichés
(présents) dans la liste.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
225
ACHATS
Achats - Open Guide Achats
Accès : Achats - Open Guide Achats
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Open Guide Achats". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Vous avez la possibilité de réaliser votre page/Open Guide achats.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Fournisseurs
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche Fournisseur.
Nouvelle demande de prix
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Demande de prix".
Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Demande de prix.
Nouvelle facture
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Factures". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Facture.
Saisir un règlement
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
226
DOCUMENTS D'ACHAT
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Documents d'achat - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Demande de prix, Commande, Bon de
réception, Bon de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de Fournisseurs sur lequel vous souhaitez voir les documents
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Familles fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Sous-Familles fournisseurs
Sélectionnez la sous-famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez voir les documents.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre client
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
227
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Réceptionner
Permet de réceptionner globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée partiellement" en "Commande réceptionnée totalement" (sans
générer de bon de réception). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée totalement" en "Commande non réceptionnée" ou "Partiellement
réceptionnée".
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Bons de réceptions et factures
Renvoyer
Permet de renvoyer globalement ou partiellement le/les bon/s de réception et la/les facture/s.
Factures - Factures d'acompte - Avoirs d'acompte
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
228
Demandes de prix
Accès : Achats - Documents d'achat - Demandes de prix
La demande de prix propose des articles à un prix donné.
Aucune action n'est effectuée sur le stock.
La gestion de la fiche "Demande de prix" est commune à toutes les fiches.
La demande de prix se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la demande de
prix.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Vous pouvez également indiquer :
o L'état de la demande de prix
Sélectionnez ici l'état de la demande de prix.
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué à la demande de prix lorsqu'elle sera
transférée en commande, bon de réception ou facture.
o La date de validité
Indiquez ici la date de validité de la demande de prix.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Le corps
Vous retrouvez le corps de la demande de prix dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre demande de prix :
En définissant votre masque de saisie du demande de prix : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
229
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une demande de prix
A partir d'une demande de prix, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
230
Commande d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Commandes
La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Réception le : Indiquez ici la date de réception de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de réception en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
231
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Réceptionner
Permet d'ouvrir l'assistant de réception globale ou partielle la/les commandes.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
232
Bon de réception
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de réception
La gestion de la fiche "Bon de réception" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de réception
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Vous pouvez également indiquer l'état du bon de réception
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le corps du bon de réception
Vous retrouvez le corps du bon de réception dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de réception :
En définissant votre masque de saisie du Bon de réception : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de réception
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de réception et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de réception
A partir d'un bon de réception, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
233
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
234
Bon de retour d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de retour
La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Vous pouvez également indiquer l'état du bon de retour
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
235
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et
la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
236
Facture d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre fournisseur pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
237
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
238
Avoir d'achat
Accès : Achats - Documents d'achat - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de
règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du
document : Prix de revient total.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le Fournisseur
Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
239
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Dupliquer en
Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document.
Actualiser la TVA
Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.
Recharger les informations du fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
240
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail de la TVA.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient :
o Le commercial/collaborateur lié au tiers (uniquement pour les factures d'acompte de vente),
Si le commercial/collaborateur est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans l'entête du
document, le commercial/collaborateur sera renseigné automatiquement dans cet onglet.
Vous avez également la possibilité de saisir le commercial/collaborateur du tiers directement sur le
document.
o Information du tiers
Le n° de TVA intracommunautaire du tiers,
Si le n° de TVA intracommunautaire est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans
l'entête du document, il sera renseigné automatiquement dans cet onglet. Vous avez également la
possibilité de saisir le n° de TVA intracommunautaire du tiers directement sur le document.
o Impression, cette partie contient des informations complémentaires sur l'édition du document.
-Imprimé : case à cocher permettant de savoir si un document a déjà été imprimé.
Cette case peut être gérée automatiquement grâce au menu "Paramètres/Société/Marquer comme
imprimé".
Si l’option «Paramétrage des modèles par tiers » est sélectionnée, vous avez également les champs
:
- Modèle d’impression : reprend le modèle par défaut défini dans la fiche client ou défini dans la liste
des modèles.
- Nombre d’exemplaires : reprend le nombre d’exemplaires défini dans la fiche client ou défini dans
les options.
Notes
Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
241
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Si la case "Générer le règlement" est sélectionnée, elle permet de valider définitivement un document
d'acompte et son règlement avant le transfert du document en comptabilité.
Si la case "Générer le règlement" n'est pas sélectionnée, la validation sera définitive pour le document
d'acompte avant transfert du document en comptabilité. Le règlement devra lui être ensuite valider pour
pouvoir être transféré en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité"
et de le passer en état "Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers.
Régler la facture
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code tiers, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance de la facture, et l'échéance de la facture est pointée.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
242
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Récapitulatif
Cet onglet contient le détail de la TVA.
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient :
o Le commercial/collaborateur lié au tiers (uniquement pour les factures d'acompte de vente),
Si le commercial/collaborateur est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans l'entête du
document, le commercial/collaborateur sera renseigné automatiquement dans cet onglet.
Vous avez également la possibilité de saisir le commercial/collaborateur du tiers directement sur le
document.
o Information du tiers
Le n° de TVA intracommunautaire du tiers,
Si le n° de TVA intracommunautaire est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans
l'entête du document, il sera renseigné automatiquement dans cet onglet. Vous avez également la
possibilité de saisir le n° de TVA intracommunautaire du tiers directement sur le document.
o Impression, cette partie contient des informations complémentaires sur l'édition du document.
-Imprimé : case à cocher permettant de savoir si un document a déjà été imprimé.
Cette case peut être gérée automatiquement grâce au menu "Paramètres/Société/Marquer comme
imprimé".
Si l’option «Paramétrage des modèles par tiers » est sélectionnée, vous avez également les champs
:
- Modèle d’impression : reprend le modèle par défaut défini dans la fiche client ou défini dans la liste
des modèles.
- Nombre d’exemplaires : reprend le nombre d’exemplaires défini dans la fiche client ou défini dans
les options.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
243
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseuraffectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseurrenseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Si la case "Générer le règlement" est sélectionnée, elle permet de valider définitivement un document
d'acompte et son règlement avant le transfert du document en comptabilité.
Si la case "Générer le règlement" n'est pas sélectionnée, la validation sera définitive pour le document
d'acompte avant transfert du document en comptabilité. Le règlement devra lui être ensuite valider pour
pouvoir être transféré en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité"
et de le passer en état "Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur
Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers.
Régler la facture
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code tiers, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance de la facture, et l'échéance de la facture est pointée.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
244
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre du même type.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Il contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client ou fournisseur,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
245
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
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246
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
247
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
248
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
249
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou demande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"……. Supprimer d’abord ce
document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé
sont également supprimées.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
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250
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes,
Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock -
Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
- la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
- Un ordre de fabrication en bon de fabrication.
- un ordre de désassemblage en bon de désassemblage.
x SMS
Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé.
.+
x l'ouverture du document généré après le transfert.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
251
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si le devis contient un acompte, une
fenêtre de "Création de l'acompte" s'affiche.
En transfert de devis en commande, il est possible de choisir la création ou pas du règlement de l'acompte
(case à cocher "Générer le règlement"). Dans les autres types de documents, la case est sélectionnée et ne
peut être dé-sélectionnée).
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif.
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de
stock sera généré :
x pour une Commande : Pas de mouvement.
x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de
stock, un mouvement de stock sera généré :
x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article
composé et négatif pour les composants.
x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif
pour l'article composé et positif pour les composants.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
252
Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
253
FOURNISSEURS
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la liste des fournisseurs est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique Fournisseurs/articles avec le filtre
Fournisseur renseigné par le "code du Fournisseur" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre Fournisseur renseigné par le
"code du fournisseur" sélectionné.
Créer un document d'achat
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le fournisseur (coordonnées, mode de règlement, n°
de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des achats ...
pour chaque Fournisseur.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de fournisseur à une
date donnée.
Changer le statut
Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches.
Solvabilité
Permet d'accéder à une sélection de sites Internet permettant de répondre aux questions de solvabilité.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
254
Fournisseurs
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la fiche "Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche fournisseur se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille fournisseur
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le fournisseur.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
fournisseur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre fournisseur (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre fournisseur (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du fournisseur.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du fournisseur.
Si l'adresse de livraison du fournisseur est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir
l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du fournisseur, les groupes, les documents associés et les
informations administratives.
Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du fournisseur.
Articles
Permet de visualiser et d'affecter des articles à ce fournisseur.
Références
Permet d'associer à la fiche fournisseur une ou plusieurs référence/s articles indépendante/s du code article.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
255
Options de facturation
Cet onglet permet de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en
impression d’un type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche Fournisseur, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des fournisseurs.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
256
Contacts - Fenêtre principale de navigation
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes.
La liste des contacts contient les onglets :
Tous : Tous les contacts sont affichés,
Contacts .... :
Contacts divers :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Paramètres - Divers - Contacts.
Il contient la liste des contacts sans tiers associé.
Contacts clients :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Ventes - Clients - Contacts.
Il contient la liste des contacts associés à un client ou prospect.
Contacts Fournisseur :
Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Achats - Fournisseurs - Contacts.
Il contient la liste des contacts associés à un fournisseur.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Créer le tiers
Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact.
Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le type de tiers à créer.
Afficher le tiers
Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact.
Plan
Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.
Itinéraire
Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante.
Géocodage MapPoint
Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des
adresses de la sélection courante.
SMS
Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
257
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
divers).
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Divers".
Client / Fournisseur
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse
Cet onglet contient les coordonnées du contact
Adresse
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
258
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
259
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Autre adresse
Cet onglet contient l'adresse complémentaire du contact.
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Web
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
260
Cet onglet permet de définir si le contact doit être envoyé ou non sur Internet.
x Contact web :
Permet de dire si le contact doit être ou non envoyé sur le net.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
261
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois
que cette famille lui sera affectée.
Vous pouvez également indiquer par défaut, le taux d'escompte, la facturation TTC (uniquement pour famille
client), le frais de port, la catégorie tarifaire, le code commercial/collaborateur et mode de règlement.
Il est possible de définir la famille client comme "envoi des contacts (web): Tous les contacts de clients associés
à cette famille seront par défaut des clients pouvant être exportés sur un site web.
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de
sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée.
un onglet Taxes
Cet onglet permet de définir la/les taxes à affecter par défaut à la fiche clients à chaque fois que cette famille
lui sera affectée.
un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
un onglet Options de facturation
Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et
des modèles de document.
Les modèles de document sont disponibles uniquement si vous avez sélectionné l'option "Paramétrage des
modèles" dans le menu Paramètres/Société/Fonctionnalités disponibles.
Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton
"Ajouter". Il en va de même pour les modèles paramétrés.
Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette
famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de
la fiche facturation périodique.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
un onglet Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
262
Sous familles clients/prospects/fournisseurs
Accès : Ventes - Clients - Sous-Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Sous-Familles
Fournisseurs
La gestion de la fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" peut être affectée à une fiche Clients, Prospects ou
Fournisseurs" onglet Divers.
La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la sous-famille "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" (au maximum 40
caractères alphanumériques).
une famille tiers *
Ce champ permet de sélectionner la famille Clients, Prospects ou Fournisseurs à laquelle est associée la Sous
Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
un onglet Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes/achats, il est possible de le supprimer à l'aide du
bouton "Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
un onglet Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
263
Historique Fournisseurs/Articles
Accès :
Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles
ou
Articles - Historique Fournisseurs/Articles
L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur, une famille de fournisseurs,
..., les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de cette page est commune pour chaque historique.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs
fournisseur(s), c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille fournisseur
Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur,
le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseurs
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
264
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Fournisseur (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille fournisseur
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille fournisseur
Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la
Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne et le PA Net HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
265
Afficher la famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous famille article
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
266
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes famille tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Sous famille tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes sous famille tiers (clients/fournisseur) sur lesquels vous souhaitez effectuer les
statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous avez également la possibilité de :
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques" en début de liste.
Supprimer une vue : cette fonction permet de supprimer une vue présente dans "Mes statistiques"
Export une vue : cette fonction permet d'export dans un fichier à préciser les vues présentes dans "Mes
Statistiques".
Importer une vue :cette fonction permet d'importer un fichier ZIP contenant des vues qui seront intégrées
dans la partie "Mes Statistiques".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
267
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Personnaliser la vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Afficher les champs : Ce bouton permet d'afficher les champs disponibles pour cette statistique (en
colonne, en ligne, en données, ordre des champs...)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
268
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris
les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise).
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
269
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements
s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
270
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
271
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné.
Valider
Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
272
Remise en banque / Décaissement
Accès : Règlements - Clients – Remises en banque
Ou
Ventes - Règlements - Remises en banque
La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches.
Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes :
Le numéro de remise en banque *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Banque *
Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Etat
Champ non saisissable
En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à
comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié.
Date *
Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible.
Moyen de paiement *
Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste déroulante.
Type de remise
Liste déroulante permettant de sélectionner « A l’encaissement, A l’escompte".
Par défaut à l’encaissement.
Date d’encaissement
Champ de type date.
Vide par défaut.
Transférer la date d’échéance dans le journal de banque
Case à cocher
Utiliser les comptes de remises
Case à cocher.
Non sélectionné par défaut.
Filtres
Tiers Du… au
Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Filtrer selon la date de remise en banque prévue
Case à cocher
Par défaut : sélectionné
Ce filtre s’il est sélectionné est réalisé sur les règlements par rapport à leur date de remise en banque prévue
et le filtre de date de règlement du au.
Dans la cas contraire (non sélectionné), les règlements sont filtrés par rapport à leur date de règlement et le
filtre de date de règlement du au.
Date de règlement Du… au
Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Règlement pour cette banque uniquement
Case à cocher
Sélectionnée par défaut
La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen
de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ».
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
273
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans
la partie « Informations de la remise » quel que soit la banque paramétré dans les fiches règlements.
Uniquement les règlements devant être remise en banque
Case à cocher
La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est
défini « Remettre en banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets:
Détail
Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque.
Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ».
Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement
(si renseignée sur la fiche règlement), le code d'acceptation et le montant du règlement.
Si la remise est pour un effet de commerce, les lignes contiennent les champs frais ainsi que leur libellé et
valeur.
Un total par colonne est affiché
Une date d’écriture de frais, par défaut date de la remise en banque.
Lors de la génération d'un fichier ETEBAC pour une remise en banque avec un moyen de paiement "LCR", le
champ "Code acceptation" est obligatoire.
Pour la génération des prélèvements SEPA, vous disposez des champs RUM, Date de signature de mandat
et Séquence de présentation.
Ces champs peuvent être renseignés depuis la/les ligne/s d’échéances de la facture et/ou le règlement. Vous
pouvez les modifier à votre convenance.
Notes
La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.
Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Enregistrer la remise
La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des
règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Dé-Valider
Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
Générer le fichier ETEBAC
La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type
prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR.
Générer le fichier SEPA
La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements
SEPA, virements SEPA et virements internationaux.
Visualisation d’une remise en banque
Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
274
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les fiches ou les listes"
créer un nouveau modèle (documents de vente uniquement),
modifier le modèle sélectionné,
renommer le modèle,
supprimer le modèle,
copier l'identifiant du modèle : l'identifiant du modèle est son code (ici un Guid).
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Actions disponibles
Depuis cette page, vous disposez des boutons suivants :
Rechercher un modèle
Créer un mot clé
Définir un modèle par défaut
Créer un modèle
Modifier un modèle
Supprimer un modèle
Masquer un modèle ou réafficher le modèle
Afficher tous les modèles : permet de différencier les modèles marqués comme cachés : ils sont grisés et en
italique
Il n’est pas possible de cacher un modèle marqué comme par défaut.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
275
Il n’est pas possible de masquer/cacher un modèle marqué comme par défaut.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
Dans cette fenêtre, au niveau de la liste des modèles, les modèles masqués (cachés) ne sont pas affichés
(présents) dans la liste.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
276
STOCK / ARTICLES
Stock / Articles - Open Guide Stock / Articles
Accès : Stock / Articles - Open Guide Stock / Articles
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Open Guide Stock / Articles". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions
disponibles dans chaque menu.*
Vous avez la possibilité de réaliser votre page/Open Guide Stock / Articles.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche article.he article
Nouveau bon d'entrée
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons d'entrée. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon d'entrée.
Nouveau bon de sortie
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons de sorties. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon de sortie.
Mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Mouvements de stock.
Statistiques
Permet d'ouvrir la page des statistiques.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
277
STOCK
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Valeur de l'article
Liste déroulante permettant de définir la valeur de l'article (prix de revient ou PUMP) sur les lignes du bon
d'entrée.
Cette valeur sera reprise dans le mouvement de stock de l'entrée. Suivant la définition du calcul du prix de
l'article, le prix de revient et donc de vente de l'article seront mis à jour.
Cette valeur peut-être définie par défaut dans les paramètres/société/Documents de stock/options générales.
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Pour les bons d’entrée vous avez la possibilité de saisir les articles en un seul clic. Pour cela, vous devez
cliquer sur le bouton « Import de douchette ».
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé
pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
278
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Valeur de l'article
Liste déroulante permettant de définir la valeur de l'article (prix de revient ou PUMP) sur les lignes du bon
d'entrée.
Cette valeur sera reprise dans le mouvement de stock de l'entrée. Suivant la définition du calcul du prix de
l'article, le prix de revient et donc de vente de l'article seront mis à jour.
Cette valeur peut-être définie par défaut dans les paramètres/société/Documents de stock/options générales.
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Pour les bons d’entrée vous avez la possibilité de saisir les articles en un seul clic. Pour cela, vous devez
cliquer sur le bouton « Import de douchette ».
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé
pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
279
INVENTAIRES
Assistant d'inventaires
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
La création d'un inventaire passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en
stock.
Un article de type Service ne peut pas être inventorié.
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Bienvenue...
... dans l'assistant de l'inventaire.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir le contenu de l'inventaire.
Préparation des données d'inventaire
Cette première étape permet de définir le contenu de l'inventaire :
Date du jour de l'inventaire
La date de l'inventaire est importante notamment lors de la validation de l'inventaire car elle détermine la prise
en compte au pas des mouvements de stock pour le calcul du stock actuel.
Contenu
Cette partie permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire.
Celui-ci s'établi à l'aide d'une pré-sélection.
o Vide
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire vide.
La gestion des douchettes portatives sera donc possible car elles pourront déverser leur contenu
dans la grille. Sinon, parce que le logiciel ne permet pas d’insérer le même article plusieurs fois, elles
seraient obligées de supprimer les lignes avant le déversement.
o Sur la totalité des articles
Cette pré-sélection (sélectionné par défaut) permet de générer une feuille d'inventaire avec tous les
articles de type bien ou "Nomenclature de fabrication" gérés en stock.
o Sur une sélection d'articles
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire en fonction d'une sélection d'articles,
familles articles, emplacements ou fournisseurs.
Les 3 derniers points signifient que seuls les articles appartenant à tel ou tels type seront pris en compte
dans l'inventaire
Soit 3 articles A, B, C et une famille articles FAM
La famille articles FAM est affectée sur les fiches articles B et C
=> Lors de la sélection du contenu de l'inventaire pour la famille articles FAM, seuls les articles B et C
seront pré-renseignés dans la feuille d'inventaire.
Reprendre les quantités en stock des articles
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de la quantité en "Stock actuel" dans le champ "Quantité'.
Inclure les articles bloqués et en sommeil
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise des articles ayant le statut bloqué et/ou en sommeil.
Inclure les articles non utilisés
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de tous les articles gérés en stock (avec ou sans
mouvement). Si la case n'est pas sélectionnée, les articles sans mouvement de stock ne sont pas inclus dans
l'inventaire.
Doit être transféré en comptabilité
Cette option permet d'indiquer que l'inventaire, une fois validé, pourra être transféré en comptabilité.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
280
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer la définition du contenu de l'inventaire.
Classement des données préparées
Cette étape permet de définir le regroupement et le tri des données qui seront présentes dans la feuille
d'inventaire.
Vous n'avez pas l'obligation de choisir un regroupement ou un tri, pour cela sélectionner "Aucun" pour
chaque zone
Regroupement
Le type de regroupement peut-être "Aucun", "Famille articles", "Emplacement" ou "Fournisseurs".
Le regroupement "aucun" est sélectionné par défaut.
Tri
Les tris possibles varient en fonction du regroupement choisis. Ils peuvent être sur le "code famille articles", le
"code article", le "code de emplacement", le "code du fournisseur".
Le tri par "code article" est sélectionné par défaut.
Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de
regroupement.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération, puis Fermer afin d'ouvrir la feuille d'inventaire.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
281
Feuille d'inventaire
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
Suite au traitement de l'assistant d'inventaire une feuille d'inventaire est ouverte.
Celle-ci peut ensuite être ouverte à tout moment à partir du menu Articles - Stock - Inventaires.
La gestion de la feuille d'inventaire est commune à toutes les fiches.
Il est impossible de dupliquer un inventaire.
Une feuille d'inventaire est composée d'une entête et des onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'inventaire.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat de validation
L'état de validation n'est pas saisissable.
A la création de la feuille d'inventaire, l'état de validation est "En cours".
A la validation de la feuille d'inventaire, l'état est "Validé" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire").
Suite au transfert comptable, l'état sera "Transféré" (voir le chapitre : "Comptabilisation d'un inventaire").
Suite à la dé-validation de la feuille d'inventaire comptabilisé ou pas, l'état de validation est "En cours" (voir le
chapitre : "Validation d'un inventaire").
Doit être transféré en comptabilité
Dès la validation de l'inventaire, la sélection de cette option permet de transférer automatiquement en
comptabilité les écritures d'inventaire.
L'information de la coche ou non est reprise automatiquement lors de la génération de l'inventaire. Vous pouvez
à tout moment cocher ou décocher la case.
Onglets
La fiche d'inventaire se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles en stock.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
L'enregistrement de la feuille d'inventaire permet de prendre en compte les lignes saisies.
En état "En-cours", l'inventaire reste modifiable mais ne peut être transféré en comptabilité.
Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous devez le "valider" puis le "transférer en comptabilité".
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Tant que l'inventaire est en cours :
- les documents réalisés à une date avant la date de l'inventaire agissent sur l'inventaire.
- les modifications sur la fiche article (emplacement, unité) agissent sur l'inventaire.
Un message à l'ouverture de l'inventaire indique le changement sur l'inventaire.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
282
De même, si une famille articles est affectée ou modifiée sur une fiche article et que l'inventaire "en cours"
contient un regroupement par famille articles, l'inventaire sera mis à jour pour cet article avec la nouvelle
famille affectée.
Voir Exemple de mise à jour du stock suivant validation....
Actions
A partir de la feuille d'inventaire, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Valider
Permet de confirmer l'inventaire et de le préparer à la comptabilisation.
Dévalider
Cette action est disponible uniquement si l'inventaire n'est pas comptabilisé.
Elle permet de modifier l'inventaire.
Lancer l'assistant
Permet de lancer l'assistant de création d'une fiche inventaire.
Si l'utilisateur appelle l'assistant depuis une fiche inventaire en cours, cette fiche sera remplacée par la
génération de lignes effectuée par l'assistant.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
283
Stock - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Documents de stock - Tous
Cette fenêtre correspond à la liste des documents de stock.
La gestion de la liste des documents de stock est commune à toutes les listes.
ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
Permet de réaliser une publication.
La liste des documents de stock contient les onglets Tous, Bons d'entrée, Bons de sortie, Inventaire.
Pour chaque onglet, le filtre suivant est disponible :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Pour l'onglet Tous et l'onglet Inventaire, une liste d'actions est disponible :
Valider : Permet de valider les inventaires sélectionnés et en état "En cours"
Dévalider : Permet de dé-valider les inventaires sélectionnés en état "validé" ou "Transféré en comptabilité".
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284
Mouvements de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Mouvements de stock
L'affichage des mouvements de stock se présente sous la forme d'une fenêtre principale de navigation.
La gestion de la liste des mouvements de stock est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout et de la
duplication de mouvements qui s'effectue en fait en ajout de documents de stock ou ventes.
Chaque ligne article (sauf pour les devis et les documents d’acomptes) présente dans un document génère un
mouvement de stock à la condition que l’article gère le stock.
Filtres
L'affichage de la liste des mouvements de stock varie en fonction des critères suivants :
Période Du ... Au ...
Indiquez la période ou un intervalle de dates à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
La liste déroulante des articles est limitée aux articles de type Biens.
Si saisie manuel d’un code article de type service, le message suivant apparaît :
« L’article "code article" est un article de type service, il ne peut être ajouté dans une pièce de stock »
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille article
Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette famille.
Sous famille article
Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette sous famille.
Type de Document
Cochez les différents types de documents (Vente, Achat, Stock)sur lesquels vous souhaitez que la recherche
des mouvements de stock s'effectue.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de mouvement
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut :
Date de mouvement
Date du document dont est issu le mouvement.
Code et libellé article
Éléments de l'article figurant sur la ligne du document créé pour lequel le mouvement est généré.
Numéro de document
Numéro du document dont est issu le mouvement.
Type de document
Le type sera :
o soit Stock,
o soit Achat,
o soit Vente.
Le type dépendra du document qui génère le mouvement.
Sous-type de document
Le sous type sera :
o pour les documents de stock : entrée, sortie...
o pour les documents d'achat : bon de réception, bon de retour, facture...
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
285
o pour les documents de vente : bon de livraison, bon de retour, facture...
Quantité
La quantité saisie dans le document va générer le mouvement.
o Les quantités d’entrée en stock, les quantités des facture d'achat et les quantités des avoirs de
ventes sont inscrites en positif dans le mouvement.
o Les quantités de sortie de stock, les quantités des avoirs d'achat et les quantités des factures de
vente sont inscrites en négatif dans le mouvement.
Il est possible de saisir des quantités négatives donc en fonction du document le mouvement sera inversé
(Ex : -1 dans une facture, le mouvement sera ajouté et non enlevé).
Prix unitaire du mouvement
Pour les documents d’entrée en stock, le prix unitaire est le prix figurant sur le document.
Pour les documents de sortie de stock ainsi que pour les documents de ventes (factures et avoirs), le prix
unitaire correspond au PUMP calculé sur le mouvement précédent.
Valeur du mouvement
La valeur du mouvement est le montant total du mouvement
Valeur du mouvement = Quantité du mouvement * prix unitaire du mouvement
Stock réel
Le stock réel correspond au stock physiquement présent dans le dépôt.
Stock réel = Stock réel du mouvement précédent + la quantité du mouvement encours
Valeur unitaire
Le PUMP est recalculé après chaque mouvement d’entrée.
(Valeur totale du stock + Valeur du mouvement de l’entrée) / (Stock total + Quantité du mouvement)
Valeur du stock
C'est le montant total de l'article en stock.
Valeur du stock = Stock réel * PUMP
A partir des mouvements de stock, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le document : Permet d'afficher le/les documents associés aux mouvements de stock sélectionnés.
Afficher l'article : Permet d'afficher le/les fiche/s articles associées aux mouvements de stock sélectionnés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
286
ARTICLES
Articles - Fenêtre principale de navigation
Accès : Stock / Articles - Articles
La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné
par le "code de l'article" sélectionné.
Changer un code article
Permet de recodifier le code d'un article (fiches, documents, mouvements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'affaires, de la marge et du volume des ventes pour
chaque article.
Changer le statut
Permet d'ouvrir le fenêtre de modification du statut de l'article.
Mise à jour de fiches article
Permet de réaliser via un assistant la modification en lot des fiches articles.
Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Liste des mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de la Liste des mouvements de stock avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Créer un bon d'entrée
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon d'entrée à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Pour chaque ligne, la valeur de l'article correspond au prix de revient de la fiche article.
Créer un bon de sortie
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon de sortie à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Simulation du tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client/fournisseur
à une date donnée.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
287
Article
Accès : Stock / Articles - Articles
La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches.
La fiche article se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Type *
Le type article peut être Bien, Service.
Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut.
Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche.
Famille article
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Libellé *
Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique).
Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes.
En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation
commerciale.
La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Permet de définir la description complète de l'article, le tarif, codes barres...
Stock
Permet de suivre le stock pour tous les articles de type Bien.
Permet de définir un article de remplacement en le cas d'une rupture de stock.
Divers
Permet pour les articles de type "service" de visualiser les informations sur le service à la personne.
Pour tous les types d'articles, il vous permet également de visualiser les groupes, les informations de colisage,
les dimensions et les taxes associés/ées à cet article. Lors de la réalisation d'un document de ventes ou achats
avec l'article, les taxes seront automatiquement insérées.
Comptabilité
Permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes, achats, stock...).
Image
Permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents
avec images.
Articles liés
Permet de visualiser les articles associés à cet article. Lors de la réalisation d'un document avec l'article, les
articles liés seront automatiquement insérés.
Fournisseurs
Permet de visualiser la liste des fournisseurs associés à la fiche article (ref fournisseur, prix achat...)
Tarifs
Permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Références
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
288
Permet d'associer une ou plusieurs référence/s articles propre à un client/fournisseur indépendante/s du code
article
Web
Permet de définir l'envoi de l'article sur un site ainsi que les références de l'article sur Internet.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre
principale de navigation des articles.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
289
Familles articles
Accès : Stock / Articles - Familles articles
La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
un onglet Général
Cet onglet permet de définir l'emplacement, le fournisseur, l'éco-contribution, le non imprimable, le non inclus,
la fixation d'un prix, d'une marge..., la gestion de stock, Autoriser les stocks négatifs, le % de marge, le % de
frais, l'intervenant principal pour le service à la personne , publier sur le web et les comptes comptables de
chaque territorialité à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui sera affectée.
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
un onglet Taxes
Cet onglet permet de définir la/les taxes à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui
sera affectée.
un onglet Tarifs (clients/fournisseurs)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur)..
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
un onglet Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
290
Sous familles articles
Accès : Stock / Articles - Sous familles articles
La gestion de la fiche "Sous famille articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Sous famille articles" peut être affectée à une fiche article onglet Détail, dans la partie Description
générale.
La fiche "Sous Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé (champ : Sous famille articles)*
Saisissez le libellé de la sous-famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
une famille articles *
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle est associée la sous famille article.
Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
un onglet Tarifs (clients/fournisseurs)
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes/achats, il est possible de le supprimer à l'aide du
bouton "Supprimer"
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur)..
un onglet Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
un onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
291
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes famille tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Sous famille tiers ("Clients", "Fournisseurs")
Sélectionnez le/les codes sous famille tiers (clients/fournisseur) sur lesquels vous souhaitez effectuer les
statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles".
Sous famille article
Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous avez également la possibilité de :
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques" en début de liste.
Supprimer une vue : cette fonction permet de supprimer une vue présente dans "Mes statistiques"
Export une vue : cette fonction permet d'export dans un fichier à préciser les vues présentes dans "Mes
Statistiques".
Importer une vue :cette fonction permet d'importer un fichier ZIP contenant des vues qui seront intégrées
dans la partie "Mes Statistiques".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
292
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Personnaliser la vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la
vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques".
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Afficher les champs : Ce bouton permet d'afficher les champs disponibles pour cette statistique (en
colonne, en ligne, en données, ordre des champs...)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
293
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Stock / Articles - Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect), une famille de clients, ..., les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
La gestion de cette page est commune pour chaque historique.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Clients/prospects (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
294
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Familles clients/prospects
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-Familles clients/prospects
Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Familles articles
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous-familles articles
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
menus :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille du client sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille articles
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous-famille articles
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
295
Historique Fournisseurs/Articles
Accès :
Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles
ou
Articles - Historique Fournisseurs/Articles
L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur, une famille de fournisseurs,
..., les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de cette page est commune pour chaque historique.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs
fournisseur(s), c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille fournisseur
Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur,
le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseurs
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
296
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté.
Filtres
L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Fournisseur (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes :
Famille fournisseur
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous Famille fournisseur
Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Sous famille article
Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
Types d'articles
Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.
Groupes tiers (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Groupes articles (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la
Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne et le PA Net HT.
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
297
Afficher la famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Afficher la sous famille article
Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu
Paramètres/Sociétés/Synchronisation).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
298
TARIFS CLIENTS
Fiche Tarif
Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions...
La gestion de la fiche "Tarif" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des tarifs, vous avez à votre disposition les actions :
o regrouper les tarifs,
o simulation du tarif.
Dans les Paramètres-Société-Tarifs et promotions, vous pouvez déterminer la politique tarifaire du dossier
pour les documents de ventes et achats.
Vous disposez de différentes politiques d'application de tarifs :
o le plus avantageux,
o les tarifs sont prioritaires (même s'il y a des promotions),
o les promotions sont prioritaires (même s'il y a des tarifs),
o les tarifs et les promotions sont cumulables (cumuls de plusieurs tarifs, cumuls de plusieurs promotions,
cumuls de tarifs et promotions...).
La fiche Tarif se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Tarif
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description du tarif (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité du tarif.
En dehors de cette date, le tarif ne sera pas appliqué.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul du tarif va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'un tarif depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul du
tarif est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches tarifs à la sélection
d'articles établit pour ce tarif :
o Cumuler avec les promotions :
Permet de regrouper les fiches "Promotions" notées "Cumuler avec les tarifs" avec cette fiche tarif ;
o Dernier tarif cumulable :
Permet de définir le tarif comme le dernier d'une chaîne de tarifs notés "Cumuler sur d'autres tarifs" ;
o Cumuler sur d'autres tarifs :
Permet d'associer le tarif avec les tarifs précédents.
Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients ou Fournisseurs, Articles, Tarifs à appliquer.
La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du
tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille
clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez
définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
299
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous"
défini dans le tarif.
La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous-familles articles ou sur une partie des
articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif.
Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas
sélectionnée.
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'un prix et/ou d'une
remise, d'une TVA.
Les types de calcul disponibles pour les ventes sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée,
o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée,
o Pourcentage sur PA : % du prix d'achat pour l'article,
o % sur PA + % remise : % du prix d'achat pour l'article et % remise accordée,
o % sur PA + remise HT : % du prix d'achat pour l'article et montant de remise HT accordée,
o % sur PA + TVA : % du prix d'achat pour l'article et TVA appliquée,
o Coefficient sur PA : Coefficient du PA pour l'article
o Coef. sur PA + % remise : Coefficient du PA pour l'article et % remise accordée,
o Coef. sur PA + remise HT : Coefficient du PA pour l'article et montant de remise HT accordée,
o Coef sur PA + TVA : Coefficient du PA pour l'article et TVA appliquée.
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Les types de calcul disponibles pour les achats sont :
o PA HT : Prix d'achat de l'article HT,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o PA HT + % remise : Prix d'achat HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix d'achat HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PA HT + TVA : Prix d'achat HT de l'article et TVA appliquée,
Un type de tarif "PA..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus
visible.
Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer".
Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour ce tarif avec des paliers et des types de calcul
différents.
Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez
établir un tarif. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de tarifs s'effectuera pour tous
les articles sélectionnés.
Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de
lignes de tarifs pour tous les articles.
Le bouton "Recopier vers le bas" permet de réaliser une copie de la valeur sélectionnée sur les lignes
suivantes. Ce bouton est actif uniquement pour les champs "Type de calcul" et "TVA"
Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de tarif.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
300
Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la
validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de tarif sont mis à jour.
Création d'un tarif avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'un tarif accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en pré-
saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Tarif", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les paliers"
non sélectionnée) :
Entête :
o Code : PSH0002
o Description : Pré-saison Hiver
o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
o Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille clients/prospects CR0001 CR0001
Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X
Pour les articles
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille articles CONS0001 CONS0001
Article LE0C0003 LE0C0003 X
Tarifs à appliquer
Jusqu'à Type de tarif Prix Remise
5.00 % remise 8
10.00 % remise 15
Plus de 10.00 % remise 30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
301
Fiche Promotion
Accès : Stocks/Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions...
La gestion de la fiche "Promotion" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des promotions, vous avez à votre disposition les actions :
o regrouper les promotions,
o simulation du tarif.
Dans les Paramètres-Société-Tarifs et promotions, vous pouvez déterminer la politique promotionnelle du
dossier pour les documents de ventes et achats.
Vous disposez de différentes politiques d'application de tarifs :
o le plus avantageux,
o les tarifs sont prioritaires (même s'il y a des promotions),
o les promotions sont prioritaires (même s'il y a des tarifs),
o les tarifs et les promotions sont cumulables (cumuls de plusieurs tarifs, cumuls de plusieurs promotions,
cumuls de tarifs et promotions...).
La fiche Promotion se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Promotion.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la promotion (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité de la promotion.
En dehors de cette date, la promotion ne sera pas appliquée.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul de la promotion va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'une promotion depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de
calcul de la promotion est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches promotions à la
sélection d'articles établit pour cette promotion :
o Cumuler avec les tarifs :
Permet de regrouper les fiches "tarifs" notées "Cumuler avec les promotions" avec cette fiche promotion
;
o Dernière promotion cumulable :
Permet de définir la promotion comme la dernière d'une chaîne de promotions notées "Cumuler sur
d'autres promotions" ;
o Cumuler sur d'autres promotions :
Permet d'associer la promotion avec les promotions précédentes.
Pour avoir un exemple d'application de promotions dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer.
La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du
tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille
clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez
définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
302
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"Code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous"
défini dans le tarif.
La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous familles articles ou sur une partie des
articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif.
Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas
sélectionnée.
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'une prix et/ou remise,
d'une TVA et une territorialité.
Les types de calcul disponibles sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée,
o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée,
o Pourcentage sur PA : % du prix d'achat pour l'article,
o % sur PA + % remise : % du prix d'achat pour l'article et % remise accordée,
o % sur PA + remise HT : % du prix d'achat pour l'article et montant de remise HT accordée,
o % sur PA + TVA : % du prix d'achat pour l'article et TVA appliquée,
o Coefficient sur PA : Coefficient du PA pour l'article
o Coef. sur PA + % remise : Coefficient du PA pour l'article et % remise accordée,
o Coef. sur PA + remise HT : Coefficient du PA pour l'article et montant de remise HT accordée,
o Coef sur PA + TVA : Coefficient du PA pour l'article et TVA appliquée.
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Les types de calcul disponibles pour les achats sont :
o PA HT : Prix d'achat de l'article HT,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o PA HT + % remise : Prix d'achat HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix d'achat HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PA HT + TVA : Prix d'achat HT de l'article et TVA appliquée,
Un type de tarif "PA..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus
visible.
Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer".
Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour cette promotion avec des paliers et des types de calcul
différents.
Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez
établir une promotion. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de promotions
s'effectuera pour tous les articles sélectionnés.
Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de
lignes de promotions pour tous les articles.
Le bouton "Recopier vers le bas" permet de réaliser une copie de la valeur sélectionnée sur les lignes
suivantes. Ce bouton est actif uniquement pour les champs "Type de calcul" et "TVA"
Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de promotion
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
303
Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la
validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de promotion sont mis à jour.
Création d'une promotion avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'une promotion accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en
pré-saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Promotion", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les
paliers" non sélectionnée) :
Entête :
o Code : PSH0002
o Description : Pré-saison Hiver
o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
o Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille clients/prospects CR0001 CR0001
Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X
Pour les articles
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille articles CONS0001 CONS0001
Article LE0C0003 LE0C0003 X
Tarifs à appliquer
Jusqu'à Type de tarif Prix Remise
5.00 % remise 8
10.00 % remise 15
Plus de 10.00 % remise 30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
304
Catégories tarifaires
Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Catégories tarifaires...
La gestion de la fiche "Catégories tarifaires" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des catégories tarifaires, vous avez la possibilité d'effectuer une simulation de tarif.
La fiche "Catégories tarifaires" permet de définir un regroupement supplémentaire de clients.
Elle est à définir dans l'onglet Gestion, partie Facturation de la fiche client.
La fiche Catégorie tarifaire se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code catégorie tarifaire.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la Catégories tarifaires (au maximum 40 caractères).
Onglets
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utilisé dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
305
Simulation de tarif
La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une date donnée.
La fenêtre est composée des éléments :
Date
Ce champ permet de saisir la date pour laquelle vous souhaitez avoir le tarif de l'article.
Sélection tiers
Cette partie permet de sélectionner le tiers, la famille tiers, la sous famille tiers et la catégorie tarifaire pour
lequel/laquelle vous souhaitez consulter le tarif.
Sélection article
Cette partie permet de sélectionner l'article et la quantité pour lequel/laquelle vous souhaitez consulter le tarif.
Prix et remise
Cette partie est non saisissable.
Elle correspond aux informations du tarif (En euros):
o TVA
o PV HT / PV TTC pour Vente ou PA HT / PA TTC pour les achats
o % remise / soit (montant de la remise)
o PV Net HT / PV Net TTC pour Vente ou PA Net HT / PA Net TTC pour les achats
o Montant Net HT / Montant Net TTC
Ces valeurs sont en devise du dossier c'est à dire l'Euros.
A partir de la fenêtre de "Simulation de tarif", vous avez la possibilité d'Afficher le détail des tarifs
appliqués.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
306
TARIFS FOURNISSEURS
Fiche Tarif
Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions...
La gestion de la fiche "Tarif" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des tarifs, vous avez à votre disposition les actions :
o regrouper les tarifs,
o simulation du tarif.
Dans les Paramètres-Société-Tarifs et promotions, vous pouvez déterminer la politique tarifaire du dossier
pour les documents de ventes et achats.
Vous disposez de différentes politiques d'application de tarifs :
o le plus avantageux,
o les tarifs sont prioritaires (même s'il y a des promotions),
o les promotions sont prioritaires (même s'il y a des tarifs),
o les tarifs et les promotions sont cumulables (cumuls de plusieurs tarifs, cumuls de plusieurs promotions,
cumuls de tarifs et promotions...).
La fiche Tarif se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Tarif
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description du tarif (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité du tarif.
En dehors de cette date, le tarif ne sera pas appliqué.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul du tarif va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'un tarif depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul du
tarif est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches tarifs à la sélection
d'articles établit pour ce tarif :
o Cumuler avec les promotions :
Permet de regrouper les fiches "Promotions" notées "Cumuler avec les tarifs" avec cette fiche tarif ;
o Dernier tarif cumulable :
Permet de définir le tarif comme le dernier d'une chaîne de tarifs notés "Cumuler sur d'autres tarifs" ;
o Cumuler sur d'autres tarifs :
Permet d'associer le tarif avec les tarifs précédents.
Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients ou Fournisseurs, Articles, Tarifs à appliquer.
La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du
tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille
clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez
définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
307
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous"
défini dans le tarif.
La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous-familles articles ou sur une partie des
articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif.
Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas
sélectionnée.
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'un prix et/ou d'une
remise, d'une TVA.
Les types de calcul disponibles pour les ventes sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée,
o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée,
o Pourcentage sur PA : % du prix d'achat pour l'article,
o % sur PA + % remise : % du prix d'achat pour l'article et % remise accordée,
o % sur PA + remise HT : % du prix d'achat pour l'article et montant de remise HT accordée,
o % sur PA + TVA : % du prix d'achat pour l'article et TVA appliquée,
o Coefficient sur PA : Coefficient du PA pour l'article
o Coef. sur PA + % remise : Coefficient du PA pour l'article et % remise accordée,
o Coef. sur PA + remise HT : Coefficient du PA pour l'article et montant de remise HT accordée,
o Coef sur PA + TVA : Coefficient du PA pour l'article et TVA appliquée.
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Les types de calcul disponibles pour les achats sont :
o PA HT : Prix d'achat de l'article HT,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o PA HT + % remise : Prix d'achat HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix d'achat HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PA HT + TVA : Prix d'achat HT de l'article et TVA appliquée,
Un type de tarif "PA..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus
visible.
Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer".
Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour ce tarif avec des paliers et des types de calcul
différents.
Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez
établir un tarif. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de tarifs s'effectuera pour tous
les articles sélectionnés.
Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de
lignes de tarifs pour tous les articles.
Le bouton "Recopier vers le bas" permet de réaliser une copie de la valeur sélectionnée sur les lignes
suivantes. Ce bouton est actif uniquement pour les champs "Type de calcul" et "TVA"
Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de tarif.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
308
Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la
validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de tarif sont mis à jour.
Création d'un tarif avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'un tarif accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en pré-
saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Tarif", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les paliers"
non sélectionnée) :
Entête :
o Code : PSH0002
o Description : Pré-saison Hiver
o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
o Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille clients/prospects CR0001 CR0001
Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X
Pour les articles
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille articles CONS0001 CONS0001
Article LE0C0003 LE0C0003 X
Tarifs à appliquer
Jusqu'à Type de tarif Prix Remise
5.00 % remise 8
10.00 % remise 15
Plus de 10.00 % remise 30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
309
Fiche Promotion
Accès : Stocks/Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions...
La gestion de la fiche "Promotion" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des promotions, vous avez à votre disposition les actions :
o regrouper les promotions,
o simulation du tarif.
Dans les Paramètres-Société-Tarifs et promotions, vous pouvez déterminer la politique promotionnelle du
dossier pour les documents de ventes et achats.
Vous disposez de différentes politiques d'application de tarifs :
o le plus avantageux,
o les tarifs sont prioritaires (même s'il y a des promotions),
o les promotions sont prioritaires (même s'il y a des tarifs),
o les tarifs et les promotions sont cumulables (cumuls de plusieurs tarifs, cumuls de plusieurs promotions,
cumuls de tarifs et promotions...).
La fiche Promotion se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code Promotion.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la promotion (au maximum 40 caractères).
Date de validité (Du... au...)
Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité de la promotion.
En dehors de cette date, la promotion ne sera pas appliquée.
Tarif
Sélectionnez la base sur laquelle le calcul de la promotion va s'appliquer (Quantité ou CA).
Lors de la création d'une promotion depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de
calcul de la promotion est par défaut "Quantité"
Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches promotions à la
sélection d'articles établit pour cette promotion :
o Cumuler avec les tarifs :
Permet de regrouper les fiches "tarifs" notées "Cumuler avec les promotions" avec cette fiche promotion
;
o Dernière promotion cumulable :
Permet de définir la promotion comme la dernière d'une chaîne de promotions notées "Cumuler sur
d'autres promotions" ;
o Cumuler sur d'autres promotions :
Permet d'associer la promotion avec les promotions précédentes.
Pour avoir un exemple d'application de promotions dans les documents, cliquez ici.
Onglets
La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes".
Détail
Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer.
La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du
tarif.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
310
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille
clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez
définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"Code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous"
défini dans le tarif.
La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif.
Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous familles articles ou sur une partie des
articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte.
La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif.
Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas
sélectionnée.
La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer.
Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'une prix et/ou remise,
d'une TVA et une territorialité.
Les types de calcul disponibles sont :
o PV HT : Prix de vente de l'article HT,
o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article,
o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée,
o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée.
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée,
o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée,
o Pourcentage sur PA : % du prix d'achat pour l'article,
o % sur PA + % remise : % du prix d'achat pour l'article et % remise accordée,
o % sur PA + remise HT : % du prix d'achat pour l'article et montant de remise HT accordée,
o % sur PA + TVA : % du prix d'achat pour l'article et TVA appliquée,
o Coefficient sur PA : Coefficient du PA pour l'article
o Coef. sur PA + % remise : Coefficient du PA pour l'article et % remise accordée,
o Coef. sur PA + remise HT : Coefficient du PA pour l'article et montant de remise HT accordée,
o Coef sur PA + TVA : Coefficient du PA pour l'article et TVA appliquée.
Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Les types de calcul disponibles pour les achats sont :
o PA HT : Prix d'achat de l'article HT,
o % remise : % de remise accordée pour l'article,
o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article,
o PA HT + % remise : Prix d'achat HT de l'article et % remise accordée,
o PV HT + remise HT : Prix d'achat HT de l'article et montant de remise HT accordée,
o TVA : TVA appliquée sur l'article,
o PA HT + TVA : Prix d'achat HT de l'article et TVA appliquée,
Un type de tarif "PA..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et
inversement.
Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus
visible.
Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer".
Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour cette promotion avec des paliers et des types de calcul
différents.
Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez
établir une promotion. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de promotions
s'effectuera pour tous les articles sélectionnés.
Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de
lignes de promotions pour tous les articles.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
311
Le bouton "Recopier vers le bas" permet de réaliser une copie de la valeur sélectionnée sur les lignes
suivantes. Ce bouton est actif uniquement pour les champs "Type de calcul" et "TVA"
Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de promotion
Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la
validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de promotion sont mis à jour.
Création d'une promotion avec exclusion d'un client et d'un article
Création d'une promotion accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en
pré-saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client
"CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf
l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE".
Sur la fiche "Promotion", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les
paliers" non sélectionnée) :
Entête :
o Code : PSH0002
o Description : Pré-saison Hiver
o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09
o Basé sur "Quantité"
Détail :
Pour les clients
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille clients/prospects CR0001 CR0001
Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X
Pour les articles
Type d'élément Début Fin Exclure
Famille articles CONS0001 CONS0001
Article LE0C0003 LE0C0003 X
Tarifs à appliquer
Jusqu'à Type de tarif Prix Remise
5.00 % remise 8
10.00 % remise 15
Plus de 10.00 % remise 30
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
312
Catégories tarifaires
Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Catégories tarifaires...
La gestion de la fiche "Catégories tarifaires" est commune à toutes les fiches.
A partir de la liste des catégories tarifaires, vous avez la possibilité d'effectuer une simulation de tarif.
La fiche "Catégories tarifaires" permet de définir un regroupement supplémentaire de clients.
Elle est à définir dans l'onglet Gestion, partie Facturation de la fiche client.
La fiche Catégorie tarifaire se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code catégorie tarifaire.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Description *
Saisissez la description de la Catégories tarifaires (au maximum 40 caractères).
Onglets
Tarifs
Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif").
Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter".
Si le tarif n'est pas utilisé dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton
"Supprimer".
Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour
(date système de l'ordinateur).
Comptabilité
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
313
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les fiches ou les listes"
créer un nouveau modèle (documents de vente uniquement),
modifier le modèle sélectionné,
renommer le modèle,
supprimer le modèle,
copier l'identifiant du modèle : l'identifiant du modèle est son code (ici un Guid).
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Actions disponibles
Depuis cette page, vous disposez des boutons suivants :
Rechercher un modèle
Créer un mot clé
Définir un modèle par défaut
Créer un modèle
Modifier un modèle
Supprimer un modèle
Masquer un modèle ou réafficher le modèle
Afficher tous les modèles : permet de différencier les modèles marqués comme cachés : ils sont grisés et en
italique
Il n’est pas possible de cacher un modèle marqué comme par défaut.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
314
Il n’est pas possible de masquer/cacher un modèle marqué comme par défaut.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
Dans cette fenêtre, au niveau de la liste des modèles, les modèles masqués (cachés) ne sont pas affichés
(présents) dans la liste.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
315
OPÉRATIONS
Opérations - Open Guide Opérations
Accès : Opérations - Open Guide Opérations
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Open Guide Opérations".
Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Vous avez la possibilité de réaliser votre page/Open Guide Opérations.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Mise à jour des publications
Permet d'ouvrir l'assistant de mise à jour des publications.
Site web Reports on Line
Permet d'ouvrir la page de votre site Reports on Line.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
Regrouper les documents
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement des documents
Livraison de commandes
Permet d'ouvrir la fenêtre de livraison de commandes.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
316
PUBLIER SUR REPORTS ON LINE
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line
Accès : Opérations – Publier sur Reports On Line - Mise à jour des publications
La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de
publications sur le site ROL.
Cette mise à jour passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer
dans l'assistant de mise à jour des publications.
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web.
Cliquer sur le bouton Suivant, pour poursuivre la mise à jour.
2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour
Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans ROL.
Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont :
o Sélectionné
Case à cocher
Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée).
Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité
de ne pas les envoyer (dé-sélectionner la case).
o Libellé
Champ non modifiable
Contient le libellé de la fiche publication
o Description
Champ non modifiable
Contient la description de la fiche publication
Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant.
3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées
Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de
publications disponible dans votre dossier
Lancement de la mise à jour
Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur Lancer.
La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état).
Elle s’effectue en 2 temps :
o Génération des documents de publication
o Envoi des publications sur le site ROL
Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour.
Cliquer sur Terminer pour fermer l’assistant.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
317
Site Web
Accès : Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web
Cette fonction permet d’ouvrir votre site web ROL.
Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre
mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu ParamètresPublication
dans ROL-Compte).
Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez :
- Au tableau de bord s’il en existe un
- A la liste des documents dont vous avez l’autorisation.
Pour l’administrateur du site, il est possible :
- De réaliser/modifier le tableau de bord du site
- De visualiser tous les documents présents sur le site
- De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
318
DOCUMENTS DE VENTE
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
319
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
320
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
321
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
322
Livraison de commandes
Accès : Opérations - Documents de vente - Livraison de commandes
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de livraisons ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente
l'action "livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture
ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour livrer une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un client et une commande
précise.
Période
Sélectionnez la "Date de référence" : Date de commande ou Date de livraison des lignes.
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte
en fonction de la date de référence.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Tiers
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à livrer.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la livraison.
Priorité
Sélectionnez la priorité des commandes pour lesquelles vous souhaitez réaliser la livraison.
Si aucune priorité n'est sélectionnée, l'application du filtre sélectionnera toutes les commandes quelque soit la
priorité (Haute, Normal, Faible).
Afficher les commandes dont le stock est disponible pour au moins une ligne
Cochez cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes ayant au moins une ligne article qui peut
être livrée.
Afficher les commandes qu'il est possible de livrer en fonction du stock disponible
Cochez cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes qui peuvent être livrées.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la livraison de la commande (Bon de livraison ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
323
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les lignes d'articles
identiques.
Recopier les lignes articles non livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
non livrées : la "Quantité à livrer" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes"
.
Recopier les lignes articles déjà livrées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une livraison précédemment.
Ignorer la vérification de l'adresse
Cochez cette option, si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont
des adresses de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné.
Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cochez cette option si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client avec des champs
personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné.
Lors d’une livraison, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un
bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite
envoyer un SMS lors d’une livraison, ainsi que le texte standard associé.
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non livrée totalement).
Vous pouvez rechercher un article grâce aux boutons "Loupe".
Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de
rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le
texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3).
Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément
ou sur le dernier élément correspondant à la recherche.
Une case à cocher "Afficher les lignes déjà livrées" permet de visualiser les lignes totalement livrées
d'une commande en plus de celles non livrées ou partiellement livrées.
Les boutons "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes"
Le bouton "Afficher le client" permet d'afficher la fiche du client associée à la ligne sélectionnée.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Disponible ? : icône permettant de voir si la commande peut être totalement livrée (coche verte) ou pas
(croix rouge)
Livrer,
Numéro du document,
Date,
Code client,
Nom du client
.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" de la ligne "Commande" vous permet de livrer
totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à livrer".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Disponible ? : icône permettant de voir si la ligne de commande peut être livrée (coche verte) ou pas (croix
rouge)
Livrer,
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
324
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité livrée,
Quantité à Livrer,
Reliquat,
Stock réel.
Vous pouvez sélectionner les lignes de texte que vous souhaitez voir apparaître sur votre document de
livraison.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à livrer" le nombre d'articles que vous souhaitez livrer.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" d'une ligne article vous permet de livrer totalement la
ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer".
Pour valider la livraison, vous devez enregistrer la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
un clic sur le bouton "Enregistrer et Fermer"
le menu Fichier + "Enregistrer"
le menu Fichier + "Enregistrer et Fermer"
Conséquences de la livraison
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la livraison de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité livrée" et "reliquat".
Pour avoir un exemple d'historique de lignes d'une commande ayant 2 bons de livraison associés, cliquez ici.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
325
Lettres de relance
Accès :
Opération -Lettres de relance
ou
Règlements - Clients - Lettres de relance
ou
Ventes - Règlements - Lettres de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans
sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter
relancer.
Relance avec pénalités de retard
Les calculs des intérêts de retard et de l’indemnité sont effectués uniquement pour les clients considérés
comme professionnels.
Les clients concernés sont ceux ayant un numéro SIREN sur leur fiche et/ou que l’échéance de la facture en
retard de paiement possède un numéro de TVA intracommunautaire (onglet "Compléments" de la facture).
Le taux d’intérêt de retard pour les lettres de relance avec pénalités est à configurer dans le menu Paramètres /
Société / Règlements.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre
de relance.
La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de
relances.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance
puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
326
Générer les factures
Accès : Opérations – Documents de ventes - Générer les factures
La génération de factures permet de réaliser des factures automatiquement.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "Générer les factures" de la fenêtre principale des facturations périodiques
l'action « Générer les factures" de la fiche facturation périodique.
La fenêtre de « génération des factures périodiques » est divisée en 2 parties :
Filtres,
Liste des factures à générer
Les filtres
Pour générer les factures, vous avez la possibilité de définir la date, de sélectionner la fiche facturation
périodique à prendre en compte, définir les clients à prendre en compte ainsi que le mode de génération.
Générer les factures jusqu’au
Saisir la date jusqu’à laquelle vous souhaitez générer les factures.
Facturation périodique
Sélectionnez la facturation périodique grâce à laquelle vous souhaitez réaliser les factures.
Clients
Sélectionnez le/s clients sur lequel/lesquels vous souhaitez obtenir la liste des factures à générer.
Mode de génération
Sélectionner le mode de génération des factures périodiques
x "Copie d'un document de référence"
x "Regroupement de bons de livraison"
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Factures à générer
Cette partie affiche les factures qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de factures.
Les boutons "Dé-sélectionner tout", "Générer tout" et "Passer tout" vous permettent d’affecter
rapidement la génération ou le report de date.
Les boutons "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes à
regrouper ou uniquement les lignes des "factures".
Le bouton "Afficher le client" permet d'afficher la fiche du client associée à la ligne sélectionnée.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document de référence associé à la ligne sélectionnée.
Pour la ligne "factures", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Générer
Case à cocher permettant de définir qu’il faut générer cette facture.
Sélectionner par défaut.
Passer la date
Case à cocher permettant de définir qu’il ne faut pas générer cette facture
Non sélectionner par défaut
Date de facture
Date modifiable
Date de la facture qui sera générée.
Code facturation périodique
Non modifiable
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
327
Il représente le code de la facturation périodique sélectionné dans les filtres
Libellé de la facturation périodique
Non modifiable
Il représente le libellé de la facturation périodique sélectionné dans les filtres
Code client
Non modifiable
Nom du client
Non modifiable
N° de document de référence
Non modifiable
Si les cases « Générer » et « Passer la date » ne sont pas cochées, lors de la génération, la facture n’est
pas générée et la date de la prochaine facture n’est pas modifiée dans la fiche facturation périodique, client…
Si la case « Générer » n’est pas cochée, et que la case « Passer la date » est cochée, lors de la génération,
la facture n’est pas générée et la date de la prochaine facture est mise à jour dans la fiche facturation
périodique, client…
Pour valider la génération de factures, vous devez enregistrer la saisie que vous venez d'effectuer par :
x Ctrl + S
x un clic sur le bouton "Enregistrer et Fermer"
x le menu Fichier + "Enregistrer"
x le menu Fichier + "Enregistrer et Fermer"
Conséquences de la facturation
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la facturation.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
La date de la facture générée est égale à la prochaine date de facture calculée dans la fiche facturation
périodique.
Les champs des fiches facturation périodique, client et famille client sont mis à jour :
x Date de dernière facture (date de la facture qui vient d’être générée)
x Date de prochaine facture qui est calculée automatiquement en fonction de la périodicité.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
328
DOCUMENTS D'ACHAT
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client ou fournisseur,
x Même civilité,
x Même nom de client ou fournisseur,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande,
BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de
navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
329
Les types de documents disponibles sont :
x Les Devis (vente)
x Les Commandes
x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat)
x Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures,
- Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper
les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ».
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
330
Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents
» étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine
Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau
document.
Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012"
x Ignorer la vérification de l'adresse
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses
de facturation différentes.
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le
regroupement.
x Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le
document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour
le regroupement.
x SMS
Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de
destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine.
A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on
souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis
est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article
1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à
l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2).
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
331
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous-total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
332
Réception de commandes
Accès : Opérations - Documents d'achats - Réception de commandes
La réception d'une commande permet de réaliser des réceptions partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de réception ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "réceptionner" de la fenêtre principale de navigation des documents d'achat
l'action "réceptionner" de la fiche Commande d'achat.
La réception d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de réception ou
facture ou par un regroupement de commandes en bon de réception ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement réceptionnée en 1 fois.
La fenêtre de réception d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour réceptionner une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un fournisseur et une
commande précise.
Période
Sélectionnez la "Date de référence" : Date de commande ou Date de réception des lignes.
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Tiers
Sélectionnez le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à réceptionner.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la réception (achat).
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la réception de la commande (Bon de réception ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les lignes d'articles
identiques.
Recopier les lignes articles déjà réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
ayant déjà fait l'objet d'une réception précédemment.
Recopier les lignes articles non réceptionnées
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles
non réceptionnées : la "Quantité à réceptionner" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes".
Ignorer la vérification de l'adresse
Cochez cette option, si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont
des adresses de facturation différentes.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
333
L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné.
Ignorer la vérification des champs personnalisés
Cochez cette option si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client avec des champs
personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents.
Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné.
Commandes
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non réceptionnée totalement).
Vous pouvez rechercher un contact grâce aux boutons "Loupe".
Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de
rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le
texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3).
Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément
ou sur le dernier élément correspondant à la recherche.
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà réceptionnées" permet de visualiser les lignes totalement
réceptionnées d'une commande en plus de celles non réceptionnées ou partiellement réceptionnées.
Les boutons "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes
(lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes".
Le bouton "Afficher le fournisseur" permet d'afficher la fiche du fournisseur associée à la ligne sélectionnée.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Réceptionner,
Numéro du document,
Date,
Code fournisseur,
Nom du fournisseur
.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" de la ligne "Commande" vous permet de
réceptionner totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à réceptionner".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Réceptionner,
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité réceptionnée,
Quantité à réceptionner,
Reliquat,
Stock réel.
Vous pouvez sélectionner les lignes de texte que vous souhaitez voir apparaître sur votre document de
réception.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à réceptionner" le nombre d'articles que vous souhaitez
réceptionner.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" d'une ligne article vous permet de réceptionner
totalement la ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner".
Pour valider la réception, vous devez enregistrer la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
un clic sur le bouton "Enregistrer et Fermer"
le menu Fichier + "Enregistrer"
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
334
le menu Fichier + "Enregistrer et Fermer"
Conséquences de la réception
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la réception de la commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité réceptionnée" et "reliquat".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
335
Réapprovisionnement
Accès : Opération – Documents d’achat - Réappro.fournisseur.
La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types
"biens".
Un article de type Service ne peut pas être réapprovisionné.
Bienvenue...
... dans l'assistant de réapprovisionnement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir les filtres.
Préparation des articles à réapprovisionner
Cette première étape permet de définir les critères de sélection des articles à réapprovisionner :
Sources de réapprovisionnement
Permet d'indiquer l'élément à prendre en compte pour le réapprovisionnement.
Les choix sont :
o Stock
o Commandes clients
Ensuite les filtres affichés sont en fonction du choix de la source.
Articles (Du... Au...)
Sélectionnez l’intervalle d’articles pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Familles articles (Du... Au...)
Sélectionnez l’intervalle de familles articles pour lequel vous souhaitez que les articles soient pris en compte
pour réaliser le réapprovisionnement.
Sous-familles articles (Du... Au...)
Sélectionnez l’intervalle de sous-familles articles pour lequel vous souhaitez que les articles soient pris en
compte pour réaliser le réapprovisionnement.
Fournisseurs (Du... Au...)
Sélectionnez l’intervalle de fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Familles Fournisseurs (Du... Au...)
Sélectionnez l’intervalle de familles fournisseurs pour lequel vous souhaitez que les fournisseurs soient pris en
compte pour réaliser le réapprovisionnement.
Sous-familles Fournisseurs (Du... Au...)
Sélectionnez l’intervalle de sous-familles fournisseurs pour lequel vous souhaitez que les fournisseurs soient
pris en compte pour réaliser le réapprovisionnement.
Autres
Les options de cette partie permettent d’affiner la sélection d’articles pour le réapprovisionnement.
o Inclure les articles en sommeil,
o Inclure les articles non facturables en ventes.
Par défaut, seul les articles avec le statut Actif sont pris en compte.
Si la case à cocher « Inclure les article en sommeil » est sélectionnée, les articles « en sommeil » seront pris en
compte.
Les filtres ci-dessous sont affichés uniquement lorsque la source de réapprovisionnement est "Commande
clients".
Clients (Du... Au...)
Sélectionnez l’intervalle de clients pour lequel vous souhaitez que les commandes soient prises en compte pour
réaliser le réapprovisionnement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
336
Commande (Du... Au...)
Sélectionnez l’intervalle de commandes clients à prendre en compte pour réaliser le réapprovisionnement.
Période (Du...au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour la sélection des commandes.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer.
Traitement à réaliser
Cette étape permet de définir les paramètres de calcul des quantités à réapprovisionner. Ces paramètres
diffèrent en fonction de la source de réapprovisionnement.
Sources de réapprovisionnement : Stock
Les paramètres sont :
Stock de référence
Le stock de référence est le stock à prendre en compte pour le calcul de la quantité à réapprovisionner.
Le stock de référence peut être :
o Virtuel : le stock de référence est le stock virtuel de la fiche article
o Réel : le stock de référence est le stock réel de la fiche article
o Virtuel personnalisé : le stock de référence est le stock virtuel que vous avez défini
Le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel.
Ce détail est à définir par le choix des documents à prendre en compte :
o Commande client : Quantité à livrer
o Commande fournisseur : Quantité à réceptionner
o Documents de vente : Quantité en préparation des bons de livraison
o Document d'achat : Quantité en préparation des bons de retour (achats)
Les quantités sélectionnées seront ajoutées ou retranchées au stock réel selon leur nature et la nature de
l’article.
Quantité à atteindre
Les quantités sur les commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de la quantité à atteindre :
o Stock minimum
o Stock maximum
o Consommation sur la période : lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez définir une période
de consommation et une tendance en pourcentage.
La consommation est calculée par la somme des quantités vendues sur cette période, en prenant en compte
les lignes des factures et avoirs.
La tendance est appliquée à la quantité vendue sur la période. Ce pourcentage permettra d’augmenter ou de
diminuer virtuellement la quantité vendue.
Paramètres des commandes fournisseur
Ces commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de ces paramètres :
o Compléter une commande fournisseur existante
o Fermer les commandes au réapprovisionnement
Ces paramètres sont définis par défaut dans les options du dossier
o Tenir compte des minimums de commande
o Tenir compte des multiples de commande
Ces paramètres sont définis dans la fiche article/onglet fournisseur ou fiche fournisseur/onglet article.
Afficher le détail des articles à réapprovisionner
Cette option permet d'afficher sur une page de l'assistant la liste des articles concernés par les
réapprovisionnements.
Cette liste permet de visualiser la sélection des articles à réapprovisionner et de modifier si nécessaire cette
liste (dé-sélectionner la ligne article) ainsi que la quantité à réapprovisionner pour chaque article.
Ouvrir les documents générés (limité aux 10 premiers)
Cette options permet de limiter à 10 l'ouverture des documents générés.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser la liste des articles concernés par le réapprovisionnement ou le
résumé des paramètres sélectionnéss.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
337
Sources de réapprovisionnement : Commandes clients
Les paramètres sont :
Réapprovisionnement de commandes clients
L'option "Tenir compte uniquement des commandes clients" permet de définir la prise en compte du stock
virtuel ou pas (stock réel) de la fiche article.
Lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez obtenir le n° de commande du client dans l'ordre de
fabrication généré. Pour cela, vous devez avoir sélectionné l'option "Réapprovisionnement par ordre de
fabrication : ajouter la référence de la commande client" dans les Paramètre-Société-Documents de
stock.
Afficher le détail des articles à réapprovisionner
Cette option permet d'afficher sur une page de l'assistant la liste des articles concernés par les
réapprovisionnements.
Cette liste permet de visualiser la sélection des articles à réapprovisionner et de modifier si nécessaire cette
liste (dé-sélectionner la ligne article) ainsi que la quantité à réapprovisionner pour chaque article.
Ouvrir les documents générés (limité aux 10 premiers)
Cette options permet de limiter à 10 l'ouverture des documents générés.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser la liste des articles concernés par le réapprovisionnement ou le
résumé des paramètres sélectionnés.
Liste des articles concernés par le réapprovisionnement
Cette liste permet de visualiser la sélection des articles à réapprovisionner.
La liste contient les colonnes :
Sélectionné
Case à cocher, sélectionné par défaut
Elle permet de sélectionner ou pas la ligne article pour le réapprovisionnement.
Code article
Non saisissable
Elle contient les codes des articles à réapprovisionner.
Description commerciale en clair
Non saisissable
Elle contient les libellés des articles à réapprovisionner.
Quantité
Champ numérique
Par défaut, chaque ligne contient la quantité à réapprovisionner en fonction de la source t des paramètres de
réapprovisionnement choisis.
Nom
Liste déroulante
Elle permet de visualiser et changer le tiers associé à l'article
Par défaut, la liste s'affiche sur l'onglet des tiers associés à la fiche article. vous pouvez changer d'onglet et
sélectionner un autre tiers existant voir en créer un.
La gestion de cette liste permet de :
o Réaliser une recherche
o Sélectionner tout
o Dé-sélectionner tout
o Imprimer la liste
Il est possible de modifier :
o Les lignes articles concernées par le réapprovisionnement : sélection ou désélection de la case à
cocher.
o La quantité à réapprovisionner pour chaque article.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
338
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération des commandes fournisseurs, puis Fermer.
Traitements du réapprovisionnement
Les articles sont pris en compte si le stock de référence est inférieur ou égal au seuil de réapprovisionnement
de la fiche article.
Quantité à réapprovisionner = [Quantité à atteindre] – [Stock de référence]
Si la « quantité à atteindre » se base sur la consommation sur la période, la quantité à réapprovisionner sera
réajustée pour se trouver dans l’intervalle [Quantité minimum – Quantité maximum]
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DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
339
TRANSFERT EN COMPTABILITE
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les
documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à
comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
340
Historique des transferts comptables
Accès : Opérations - Transfert en comptabilité - Historique des transferts comptables
L'historique des transferts comptables contient la liste des transferts effectués et aboutis en comptabilité.
La liste des transferts comptables a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La fiche "Historique" se compose des zones N° de lot, date de création et des onglets Pièces transférées,
Notes.
Lorsque le transfert comptable n'abouti pas car il y a un pb de compte, journal, verrou... ; un n° de lot sera
créé avec la date de la demande du transfert mais au niveau des pièces transférées, aucune information sera
présente.
Entête
Cette partie contient :
N° de lot
Ce numéro est unique. Il est auto-incrémenté par les différents transferts réalisés.
Date de création
Cette date est la date de réalisation du transfert en comptabilité.
Re-transfert
Cette case n'est pas saisissable, elle est renseigné lorsque qu'un lot est re-transféré en comptabilité.
Pièces transférées
Cet onglet contient une numéro document, le tiers et la date. En fonction du transfert réalisé (échéances,
ventes, achats, règlements) les données de ces champs seront différentes.
Exemples d'historiques :
Vente : FA00001 ; Dupond ; 02/06/08
Echéances : FA00001 ; Dupond ; 15/07/08
Règlements : "Rien" ; Dupond ; 15/06/08
Détail des traitements
Cet onglet contient la liste des traitements réalisé (création du lot, envoyé pour traitement..., pièces marquées
transférées, ...).
Actions
A partir de la fiche "Lot comptable", vous avez la possibilité d'appeler l'action "Annuler".
Cette action permet de supprimer un lot comptable lorsque celui-ci n'a pas abouti (Par exemple : Pièce envoyée
dans une autre application mais pas de réponse de cette application).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
341
Assistant de publipostage
Accès : Opérations - Assistant de publipostage
Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis.
Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word.
Le publipostage est possible avec Word 2003, Word 2007 et Word 2010 uniquement.
Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée.
L'assistant de publipostage vous permet de réaliser par étape le paramétrage du publipostage.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de publipostage
Bienvenue...
...dans l'assistant de publipostage avec Microsoft Word.
Cette page vous présente les différentes étapes à réaliser pour le publipostage, cliquer sur Suivant pour passer
à l'étape suivante.
Action de publipostage
Cette étape vous permet de définir la fusion du publipostage, c'est à dire de définir si à la validation de
l'assistant, vous souhaitez :
x traiter et envoyer vos courrier client "Publipostage courrier"
x traiter et envoyer vos information par E-mailing "Réaliser un E-mailing"
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des destinataires
Cette étape vous permet de définir les clients/prospects pour lesquels vous souhaitez envoyer un publipostage.
Le publipostage vous propose 3 pré-sélections de "destinataires" :
x Tous les clients et/ou les prospects
x Meilleurs clients (Chiffre d'affaires)
x Clients par date de document (devis, factures)
En fonction du destinataire choisi, les filtres suivants seront disponibles :
x l'adresse e-mail ou postale (du contact principale de facturation et/ou adresse postale de facturation
principale) de la fiche client/prospect à prendre en compte pour ce publipostage ;
x si les clients et/ou les prospects sont concernés ;
x un intervalle de client/prospect ;
x un intervalle de familles clients ;
x un intervalle de sous-familles clients,
x si l'envoi d'e-mailing est autorisé par le client/contact ;
x si le client/contact est une personne physique ou morale;
x Nombre de client à prendre en compte ;
x un intervalle de familles articles ;
x un intervalle de sous-familles articles ;
x un intervalle d'articles ;
x le type d'article concerné (bien et/ou service) ;
x un intervalle de groupes clients ;
x un intervalle de groupes articles ;
x le type de document à prendre en compte (facture ou devis) ;
x un intervalle de dates du premier et du dernier document à prendre en compte.
Suite à la sélection des filtres, vous pouvez voir la liste des destinataires. Pour cela cliquer sur le bouton
"Aperçu de la liste des destinataire".
La pré-visualisation contient des informations différentes en fonction du destinataire sélectionné.
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape de sélection du modèle.
Modèle et document
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
342
Cette étape permet de sélectionner le modèle à prendre en compte pour le publipostage. En fonction de l'action
sélectionnée, des champs spécifiques seront à renseigner.
Nouveau modèle
Le publipostage avec un nouveau modèle permet de réaliser un envoi exceptionnel pour un/des client/s dont les
coordonnées sont reprises automatiquement.
Pour réaliser un publipostage avec un nouveau modèle, vous devez saisir un nom pour le nouveau modèle puis
cliquer sur le bouton "Créer un nouveau modèle".
Un message vous informe des modalités à suivre pour réaliser votre nouveau modèle :
Vous ne pourrez fermer ce message qu’après avoir effectué les modifications dans word. Si vous ne réalisez
pas de modification, il sera enregistré sans aucune information ( vide)
- dans la page word, réalisez votre document avec les champs de fusion souhaités,
- enregistrez votre document et fermez word
- cliquez sur OK pour fermer le message.
Le modèle est alors automatiquement ajouté dans la liste des modèles de publipostage.
Modèles de publipostage
Le publipostage avec un modèle existant permet de réaliser un envoi d'un courrier régulier pour un/des client/s
dont les coordonnées sont reprises automatiquement.
Pour réaliser un publipostage avec un modèle existant, vous devez sélectionner le modèle que vous souhaitez
avoir pour le publipostage. Nous vous proposons une dizaine de modèles par défaut.
Les boutons vous permettent de gérer cette liste de modèles :
• Ajouter : ce bouton permet d'insérer dans la liste des modèles un fichier correspondant à un modèle créé
auparavant dans Word.
• Ouvrir : suite à la sélection d'un modèle, un clic sur ce bouton permet de visualiser celui-ci dans word.
Les pièces jointes "ajoutées" sont copiées dans le dossier.
Les modifications qui seront effectuées sur la pièce d'origine ne seront pas prises en compte dans la pièce du
dossier. Il faudra supprimer la pièce puis de nouveau associer la pièce.
• Modifier : suite à la sélection d'un modèle un clic sur ce bouton permet de modifier et enregistrer celui-ci
dans Word.
• Supprimer : suite à la sélection d'un modèle, un clic sur ce bouton permet de supprimer définitivement ce
modèle de la liste.
En création, modification de votre modèle de publipostage, vous avez la possibilité d'insérer des champs
personnalisés.
Destination
Cet écran permet de sélectionner le mode d'envoi du publipostage :
x Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer
Cette action est sélectionnée obligatoirement si vous avez choisi la création d'un nouveau modèle.
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, une page Word s'ouvre sur l'onglet "Publipostage".
Elle contient aucune donnée (création de document) ou les informations du modèle sélectionné. Ensuite,
vous devez réaliser la fusion avec le "Blocadresse" et saisir/modifier le texte que vous souhaitez. Pour
envoyer le publipostage à vos clients, vous devez accéder à la fonction "Terminer & fusionner".
x Envoyer l'e-mailing ou Imprimer directement les courriers
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, l'e-mail sera envoyé ou le mailing s'éditera.
Le choix de ce mode d'envoi vous permet de saisir le "Sujet de l'e-mail". Vous devez le renseigner
pour passer à l'étape suivante.
x Afficher le document présentant une page par destinataire
Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, Word s'ouvre avec autant de page que de clients
sélectionnés.
Document destination
Dans le champ "Document destination", vous devez sélectionner le document qui réceptionnera les
informations de publipostage (coordonnées des clients).
La saisie de ce champ n'est pas obligatoire lorsque vous réalisez une "Impression des courriers" ou un
"Envoi d'e-mailing" (courrier ou e-mail).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
343
Ensuite, cliquer sur Suivant.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour réaliser le publipostage.
Réalisation du publipostage
En fonction du choix de l'action, vous aurez les résultats suivants :
Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer...
Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage". Elle contient le texte du
modèle sélectionné et les coordonnées du client.
Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser
l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner").
Envoyer l'e-mailing directement ou Imprimer directement les courriers
Suite au lancement du publipostage, un nouveau message est envoyé avec l'adresse e-mail du client, le sujet
saisie précédemment et le PDF du modèle sélectionné et ceci pour tous les clients/prospects filtrés
précédemment.
ou
Suite au lancement du publipostage, l'édition du publipostage est automatiquement réalisé sur l'imprimante par
défaut et ceci pour tous les clients/prospects filtrés précédemment.
Si vous avez saisi le champ "Document destination", en plus de l'impression ou l'envoi d'e-mail, une page
word s'ouvre sur l'onglet Publipostage avec les informations de fusions. Ainsi, vous aurez la possibilité de
sauvegarder le document imprimé/envoyé au client/contact.
Afficher les documents...
Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage" sur une page contenant
le texte du modèle sélectionné et les coordonnées du client.
Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser
l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner").
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
344
Map Point
Accès : Opérations - Map point
La géolocalisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts.
La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation.
Trois actions sont possibles :
- Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la
sélection courante.
- Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après
toutes les adresses de la sélection courante.
L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des
adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’.
- Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS
(Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante.
Choix des filtres (onglet Sélection)
Pour effectuer une des trois actions de géolocalisation, vous devez sélectionner/renseigner les zones de filtre
suivantes :
Trois types de sélection s’offrent à vous pour chaque catégorie :
o Aucun : ne sélectionne aucun élément de cette catégorie,
o Tous : Sélectionne tous les éléments de cette catégorie,
o Personnalisé : Sélectionne les éléments de la catégorie selon les critères définis dans les filtres.
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
o Client : Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Famille Client :Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les
actions.
o Fournisseur : Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Famille fournisseur : Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez
effectuer les actions.
o Commercial/collaborateur : Sélectionnez le/les codes commerciaux/collaborateurs sur lesquels
vous souhaitez effectuer les actions.
o Famille commerciaux/collaborateurs : Sélectionnez le/les codes famille commercial/collaborateur
sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Contact : Sélectionnez le/les codes contacts sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Ville : Sélectionnez le/les villes sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Code postal : Sélectionnez le/les codes postaux sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Département : Sélectionnez le/les départements sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
o Pays : Sélectionnez le/les pays sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions.
Vous pouvez combiner les filtres de plusieurs catégories.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton « Réinitialiser les filtres ».
Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés dans l’onglet Sélection.
Sous ce tableau, vous pouvez choisir le type d’itinéraire que vous préférez si vous souhaitez effectuer le calcul
d’un itinéraire.
Carte (Onglet Carte)
Cet onglet affiche la carte obtenue suite à l’exécution d’une action de géolocalisation.
La liste située à gauche de la carte permet de sélectionner les données localisées sur la carte et ainsi de zoomer
sur celles-ci.
En en-tête de la carte, vous disposez des boutons suivants :
- Sauvegarder la carte : Ce bouton permet de sauvegarder la carte sous un format de fichier MapPoint (*.ptm)
- Imprimer la carte : Ce bouton permet d’imprimer la carte :
o Si l’action en cours est une localisation, seule la carte sera imprimée
o Si l’action en cours est un calcul d’itinéraire, les différents segments de la route seront imprimés sous
forme de vignettes
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
345
Recherche des adresses
Cette fenêtre vous permet de préciser une adresse au cas où MapPoint serait dans l’impossibilité de trouver une
adresse strictement identique sur la carte.
Le champ Nom vous rappelle le propriétaire de l’adresse.
Si aucune des adresses que MapPoint a trouvé ne correspond à celle recherchée, vous pouvez préciser les
informations dans les champs Adresse, Code Postal, Ville, Pays.
Afin de vérifier si une adresse correspond bien à vos à ceux que vous recherchez, sélectionnez-là dans la liste.
La carte située en arrière-plan zoomera sur celle-ci.
Le bouton ‘OK’ validera l’adresse sélectionnera dans la liste alors que le bouton ‘Annuler’ abandonnera l’action
de géolocalisation pour cette adresse.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
346
e-Commerce
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce
Accès : Opérations - e-Commerce - EBP e-Commerce ou Opérations - e-Commerce - Autres solutions eCommerce
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce.
Après avoir renseigné les options (Connexion, et Général), le paramétrage de la fiche article (onglet Web), le
paramétrage de la fiche client (onglet Web) et éventuellement si le/les client/s est/sont en compte (fiche
client/onglet Gestion) vous pouvez réaliser l'envoi des données vers le site ou la réception d'une commande.
Cet assistant propose d'envoyer les articles, les clients ou d'importer les commandes.
Bienvenue...
...dans l'assistant de Mise à jour des données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des données à mettre à jour
Articles
Les articles de type Biens et Services sont envoyés.
Seront envoyés que les articles ayant l'option "Publier sur le web" sélectionnée sur la fiche article.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers ePages.
Les paramètres d'envoi des articles sont :
Exporter les articles
Case à cocher
Permet d'envoyer les articles sur le site
Sélection
Permet de filtrer les articles à envoyer :
o par code article,
o par famille article,
o par fournisseur,
o tous les articles.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront
envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Forcer l'envoi des images
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles ayant une image pour la sélection (marqués comme étant publiés
sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site
seront envoyés.
Si la case est sélectionnée, le renvoi de l'image est systématiquement, qu'elle soit modifiée ou pas.
Les conditions d'envoi des articles sont :
x Un article déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
x Un article déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « forcer
l’envoi » est cochée ;
x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec ePages ou non ;
x Par contre, le renvoi d’une fiche article modifiée entraîne le renvoi de ses images que si l’image a été
modifiée et l'option "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée (et si l’option "Autoriser l’envoi des
images" est cochée dans les paramètres du dossier) ;
x Un article supprimé sur open line sera supprimé sur ePages par la mise à jour ;
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
347
x Les articles en statut En sommeil, bloqué ou partiellement bloqué, non inlcus et non imprimable ne
sont pas envoyés sur le net (il n'est pas possible de sélectionner la case "Publier sur le web" pour
chacun de ces statuts).
Clients/contacts
Tous les clients/contacts peuvent être envoyés.
Seront envoyés que les clients/contacts ayant l'option "Contact web" sélectionnée sur la fiche client.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers le site e-Commerce.
Les paramètres d'envoi des clients/contacts sont :
Exporter les contacts
Case à cocher
Permet d'envoyer les clients/contacts sur le site
Sélection
Permet de filtrer les clients/contacts à envoyer :
o par client (les contacts des clients et des prospects sont affichés),
o par famille client,
o Tous.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les
contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Les conditions d'envoi des contacts sont :
x Un nouveau contact sera envoyé s’il fait parti de la sélection et que l'option "Contact web" est
sélectionnée sur sa fiche ;
x Un contact/client déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
x Un contact/client déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option «
Forcer l’envoi » est cochée ;
x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec e-Commerce ou non.
Commandes
Les paramètres d'import des commandes sont :
Importer les commande
Case à cocher
Permet d'importer les commandes clients dans le logiciel.
Période Du...Au
Permet de filtrer les commandes à importer
La sélection d'une date est obligatoire pour l'import des commandes.
Les conditions d'import des commandes sont :
Numéro de la commande
Le numéro de la commande importée suit la numérotation du dossier qui reçoit
Le numéro de la commande ePages est repris dans le champ Référence de la commande, champ affiché par
défaut dans la vue Tous et Commandes
Le champ Référence de la commande reprend le « titre du site » et le numéro de la commande ePages.
Exemple : Commande « titre du site » N° « numéro de la commande ePages »
La commande est toujours importée TTC, afin de garantir la restitution exacte du Net TTC calculé par le site.
Les montant HT sont donc re-calculés.
Une commande en devise peut être émise sur le site ePages. Elle est entièrement exprimée en devise, Open
Line l'importe cependant en €uros compte tenu du fonctionnement d’Open Line.
Le Net à payer de la commande ePages (exprimé dans la devise) est repris dans le champ Net à payer en
devise de la commande Open Line.
La devise est reprise et le cours est re-calculé en fonction du Net à payer en euro et du Net à payer en devise
(les montants en euros étant repris de la fiche article indiqué sur Open Line).
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
348
Une commande contenant un article avec Eco contribution ne sera pas importée.
Article
Lors de l'import de la commande si l'article n'existe pas, il sera créé dans le dossier qui reçoit.
Le code de l'article suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant de l'article sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
articles du site".
Le prix de l’article sur ePages est exprimé par rapport à un nombre d’unité (champ « Le prix repose sur » par
conséquent). Si le prix exprimé sur ePages est pour 2 unités, si l'article doit être créer lors de l’importation de
la commande, il est indiqué dans l’article un prix ramené à une unité.
Une commande comportant un article dont le statut est bloqué, partiellement bloqué, non facturable vente
ne sera pas importée, un message est affiché :
"L'article xxx a le statut bloqué…., la commande ne peut donc être importée.
Veuillez modifier le statut de cet article pour pouvoir importer votre commande."
Client/contact
Dans ePages, le client/contact est un utilisateur possédant un e-mail.
Lors de l’import de la commande, il est vérifié la présence de l’e-mail dans Open Line.
Dans le cas ou l’e-mail n’est pas connu, le client/contact est créé dans le dossier qui reçoit.
Le code du client suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant du client/contact sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
clients du site".
Dans le cas ou l’e-mail est connu, si :
x le contact ayant cet e-mail est un contact divers, le client est créé automatiquement et le contact est
rattaché au client ;
x le contact ayant cet e-mail est rattaché à un client, le client n'est pas recréé et le client existant est
repris dans la commande.
Dans le cas ou l’e-mail est connu mais qu'il y a plusieurs contacts, divers ou pas, qui possèdent cet e-mail, lors
de l’import de la commande, un écran de sélection du client/contact parmi tous ceux possédant l’e-mail est
proposé.
Le contact sélectionné, et donc le client auquel il est rattaché, est alors inséré dans la commande importée.
Lors de la prochaine importation de commande avec cet e-mail et ce client, la fenêtre de sélection ne sera pas
proposée puisque le client sera automatiquement identifié (l'identifiant du client sur le site ePages correspond
dans la base Open Line au champ "valeur" de la table "Informations des clients du site").
Règlement
Lors de l’importation de la commande, un règlement est créé uniquement si le statut du règlement sur ePages
est "Payée".
Ce statut sert UNIQUEMENT à considérer la commande comme réglée ou non, et pas à décider si la commande
doit être importer ou pas.
Frais de port
Une fiche frais de port présente dans une commande est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
Moyen de paiement
Une fiche moyen de paiement est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
TVA
ePages propose à l’utilisateur de définir ses zones fiscales (l’équivalent des territorialités) et à partir de ces
zones fiscales, une matrice de taxes (l’équivalent des taux de tva).
Vous devez donc définir dans Open line la correspondance entre ePages et Open Line.
Une incohérence dans cette correspondance empêchera l’importation de la commande et la nécessité de
corriger cette matrice dans Open Line.
Dans Epages, il ya par défaut deux zones fiscales qui sont UE et Non UE.
A ces zones fiscales sont attachés des pays.
Et pour ces deux zones fiscales sont définis des taux de TVA.
ePages considère par défaut que la zone fiscale UE correspond à la France, et indique donc dans ses taux de tva
les taux français.
La zone Non UE est donc considérée comme la zone Import/Export, donc avec par définition des taux de TVA à
0.
Lorsqu’un utilisateur, lequel a déclaré lors de son inscription son adresse et par conséquent son pays, passe
commande sur ePages, il devient automatiquement un client à qui ePages attribue, en fonction de son pays,
une zone fiscale.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
349
Si le client est en France, il aura donc pas défaut, la zone fiscale UE
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour.
Opération terminée
Cette dernière étape vous permet de visualiser les opérations effectuées.
Cliquez sur Fermer pour refermer la fenêtre de l'assistant de mise à jour du site.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
350
Mise à jour du site Oxatis
Accès : Opérations - e-Commerce - Oxatis
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce Oxatis.
Après avoir renseigné les options (Connexion, et Général), le paramétrage de la fiche article (onglet Web), le
paramétrage de la fiche client (onglet Web) et éventuellement si le/les client/s est/sont en compte (fiche
client/onglet Gestion) vous pouvez réaliser l'envoi des données vers le site ou la réception d'une commande.
Cet assistant propose d'envoyer les articles, les clients ou d'importer les commandes.
Bienvenue...
...dans l'assistant de Mise à jour des données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des données à mettre à jour
Articles
Les articles de type Biens et Services sont envoyés.
Seront envoyés que les articles ayant l'option "Publier sur le web" sélectionnée sur la fiche article.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers Oxatis.
Les paramètres d'envoi des articles sont :
Exporter les articles
Case à cocher
Permet d'envoyer les articles sur le site
Sélection
Permet de filtrer les articles à envoyer :
o par code article,
o par famille article,
o par fournisseur,
o tous les articles.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront
envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Forcer l'envoi des images
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles ayant une image pour la sélection (marqués comme étant publiés
sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site
seront envoyés.
Si la case est sélectionnée, le renvoi de l'image est systématiquement, qu'elle soit modifiée ou pas.
Les conditions d'envoi des articles sont :
x Un article déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
x Un article déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « Forcer
l’envoi » est cochée ;
x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec oxatis ou non ;
x Par contre, le renvoi d’une fiche article modifiée entraîne le renvoi de ses images que si l’image a été
modifiée et l'option "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée (et si l’option "Autoriser l’envoi des
images" est cochée dans les paramètres du dossier) ;
x Un article supprimé sur open line sera supprimé sur oxatis par la mise à jour ;
x Les articles en statut En sommeil, bloqué ou partiellement bloqué, non inlcus et non imprimable ne
sont pas envoyés sur le net (il n'est pas possible de sélectionner la case "Publier sur le web" pour
chacun de ces statuts).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
351
Clients/contacts
Tous les clients/contacts peuvent être envoyés.
Seront envoyés que les clients/contacts ayant l'option "Contact web" sélectionnée sur la fiche client.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers Oxatis.
Les paramètres d'envoi des clients/contacts sont :
Exporter les contacts
Case à cocher
Permet d'envoyer les clients/contacts sur le site
Sélection
Permet de filtrer les clients à envoyer :
o par client (les contacts des clients et des prospects sont affichés),
o par famille client,
o Tous.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les
contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Les conditions d'envoi des contacts sont :
x Un nouveau contact sera envoyé s’il fait parti de la sélection et que l'option "Contact web" est
sélectionnée sur sa fiche ;
x Un contact/client déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
x Un contact/client déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option «
forcer l’envoi » est cochée ;
x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec oxatis ou non.
Commandes
Les paramètres d'import des commandes sont :
Importer les commande
Case à cocher
Permet d'importer les commandes clients dans le logiciel.
Type de filtre sur les dates
Liste déroulante permettant de sélectionner le type de dates à prendre en compte lors de l'import des
commandes.
Période Du...Au
Permet de filtrer les commandes à importer
La sélection d'une date est obligatoire pour l'import des commandes.
Les conditions d'import des commandes sont :
Numéro de la commande
Le numéro de la commande importée suit la numérotation du dossier qui reçoit
Le champ Référence de la commande reprend le « titre du site » et le numéro de la commande Oxatis.
Exemple : Commande « titre du site » N° « numéro de la commande oxatis »
Article
Lors de l'import de la commande si l'article n'existe pas, il sera créé dans le dossier qui reçoit.
Le code de l'article suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant de l'article sur le site Oxatis est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des articles
du site".
La création de l'article dans Open Line ne s'effectuera pas si :
x l'article de la commande est inexistant dans le dossier qui reçoit " et qu'il contient une éco contribution
dans la commande : La commande n’est pas importée et un message informe l'utilisateur qu’il doit
modifier l’article et lui attribuer l’éco contribution (code de l’article et montant de l’éco contribution
précisés dans le message) avant de relancer l’importation de sa commande.
x l'article de la commande est existant dans le dossier qui reçoit avec une éco-contribution dans le
dossier, différentes de celle de la commande : La commande n’est pas importée et un message
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
352
informe l'utilisateur qu’il doit modifier l’article et lui attribuer l’éco contribution (code de l’article et
montant de l’éco contribution précisés dans le message) avant de relancer l’importation de sa
commande.
Sur Oxatis, il existe la notion d’attributs. Si l’article présent dans la commande Oxatis est avec attributs,
même si l’article n’existe pas dans Open Line, cet article est repris dans la commande en tant qu' "article non
référencé" et ne sera pas créé.
Une commande comportant un article dont le statut est bloqué, partiellement bloqué, non facturable vente
ne sera pas importée, un message est affiché :
"L'article xxx a le statut bloqué…., la commande ne peut donc être importée.
Veuillez modifier le statut de cet article pour pouvoir importer votre commande."
Client/contact
Dans oxatis, le client/contact est un utilisateur possédant un e-mail.
Lors de l’import de la commande, il est vérifié la présence de l’e-mail dans Open Line.
Dans le cas ou l’e mail n’est pas connu, le client/contact est créé dans le dossier qui reçoit.
Le code du client suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant du client/contact sur le site Oxatis est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
clients/contacts du site".
Dans le cas ou l’e-mail est connu, si :
x le contact ayant cet e-mail est un contact divers, le client est créé automatiquement et le contact est
rattaché au client.
x le contact ayant cet e-mail est rattaché à un client, le client n'est pas recréé et le client existant est
repris dans la commande.
Dans le cas ou l’e-mail est connu mais qu'il y a plusieurs contacts, divers ou pas, qui possèdent cet e-mail, lors
de l’import de la commande, un écran de sélection du client/contact parmi tous ceux possédant l’e-mail est
proposé.
Le contact sélectionné, et donc le client auquel il est rattaché, est alors inséré dans la commande importée
Lors de la prochaine importation de commande avec cet e-mail et ce client, la fenêtre de sélection ne sera pas
proposée puisque le client sera automatiquement identifié (l'identifiant du client sur le site Oxatis correspond
dans la base Open Line au champ "valeur" de la table "Informations des clients du site").
Règlement
Lors de l’importation de la commande, un règlement est créé uniquement si le statut du règlement sur Oxatis
est Paiement confirmé (rond vert).
Ce statut sert UNIQUEMENT à considérer la commande comme réglée ou non, et pas à décider si la commande
doit être importer ou pas.
Frais de port
Une fiche frais de port présente dans une commande est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
Moyen de paiement
Une fiche moyen de paiement est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour.
Opération terminée
Cette dernière étape vous permet de visualiser les opérations effectuées.
Cliquez sur Fermer pour refermer la fenêtre de l'assistant de mise à jour du site.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
353
Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce
Accès : Opérations - e-Commerce - EBP e-Commerce ou Opérations - e-Commerce - Autres solutions eCommerce
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce.
Après avoir renseigné les options (Connexion, et Général), le paramétrage de la fiche article (onglet Web), le
paramétrage de la fiche client (onglet Web) et éventuellement si le/les client/s est/sont en compte (fiche
client/onglet Gestion) vous pouvez réaliser l'envoi des données vers le site ou la réception d'une commande.
Cet assistant propose d'envoyer les articles, les clients ou d'importer les commandes.
Bienvenue...
...dans l'assistant de Mise à jour des données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des données à mettre à jour
Articles
Les articles de type Biens et Services sont envoyés.
Seront envoyés que les articles ayant l'option "Publier sur le web" sélectionnée sur la fiche article.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers ePages.
Les paramètres d'envoi des articles sont :
Exporter les articles
Case à cocher
Permet d'envoyer les articles sur le site
Sélection
Permet de filtrer les articles à envoyer :
o par code article,
o par famille article,
o par fournisseur,
o tous les articles.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront
envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Forcer l'envoi des images
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les articles ayant une image pour la sélection (marqués comme étant publiés
sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site
seront envoyés.
Si la case est sélectionnée, le renvoi de l'image est systématiquement, qu'elle soit modifiée ou pas.
Les conditions d'envoi des articles sont :
x Un article déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
x Un article déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « forcer
l’envoi » est cochée ;
x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec ePages ou non ;
x Par contre, le renvoi d’une fiche article modifiée entraîne le renvoi de ses images que si l’image a été
modifiée et l'option "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée (et si l’option "Autoriser l’envoi des
images" est cochée dans les paramètres du dossier) ;
x Un article supprimé sur open line sera supprimé sur ePages par la mise à jour ;
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
354
x Les articles en statut En sommeil, bloqué ou partiellement bloqué, non inlcus et non imprimable ne
sont pas envoyés sur le net (il n'est pas possible de sélectionner la case "Publier sur le web" pour
chacun de ces statuts).
Clients/contacts
Tous les clients/contacts peuvent être envoyés.
Seront envoyés que les clients/contacts ayant l'option "Contact web" sélectionnée sur la fiche client.
Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers le site e-Commerce.
Les paramètres d'envoi des clients/contacts sont :
Exporter les contacts
Case à cocher
Permet d'envoyer les clients/contacts sur le site
Sélection
Permet de filtrer les clients/contacts à envoyer :
o par client (les contacts des clients et des prospects sont affichés),
o par famille client,
o Tous.
Forcer l'envoi
Case à cocher
Si la case est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les
contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés.
Les conditions d'envoi des contacts sont :
x Un nouveau contact sera envoyé s’il fait parti de la sélection et que l'option "Contact web" est
sélectionnée sur sa fiche ;
x Un contact/client déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ;
x Un contact/client déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option «
Forcer l’envoi » est cochée ;
x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est
modifiée, qu’elle soit en rapport avec e-Commerce ou non.
Commandes
Les paramètres d'import des commandes sont :
Importer les commande
Case à cocher
Permet d'importer les commandes clients dans le logiciel.
Période Du...Au
Permet de filtrer les commandes à importer
La sélection d'une date est obligatoire pour l'import des commandes.
Les conditions d'import des commandes sont :
Numéro de la commande
Le numéro de la commande importée suit la numérotation du dossier qui reçoit
Le numéro de la commande ePages est repris dans le champ Référence de la commande, champ affiché par
défaut dans la vue Tous et Commandes
Le champ Référence de la commande reprend le « titre du site » et le numéro de la commande ePages.
Exemple : Commande « titre du site » N° « numéro de la commande ePages »
La commande est toujours importée TTC, afin de garantir la restitution exacte du Net TTC calculé par le site.
Les montant HT sont donc re-calculés.
Une commande en devise peut être émise sur le site ePages. Elle est entièrement exprimée en devise, Open
Line l'importe cependant en €uros compte tenu du fonctionnement d’Open Line.
Le Net à payer de la commande ePages (exprimé dans la devise) est repris dans le champ Net à payer en
devise de la commande Open Line.
La devise est reprise et le cours est re-calculé en fonction du Net à payer en euro et du Net à payer en devise
(les montants en euros étant repris de la fiche article indiqué sur Open Line).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
355
Une commande contenant un article avec Eco contribution ne sera pas importée.
Article
Lors de l'import de la commande si l'article n'existe pas, il sera créé dans le dossier qui reçoit.
Le code de l'article suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant de l'article sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
articles du site".
Le prix de l’article sur ePages est exprimé par rapport à un nombre d’unité (champ « Le prix repose sur » par
conséquent). Si le prix exprimé sur ePages est pour 2 unités, si l'article doit être créer lors de l’importation de
la commande, il est indiqué dans l’article un prix ramené à une unité.
Une commande comportant un article dont le statut est bloqué, partiellement bloqué, non facturable vente
ne sera pas importée, un message est affiché :
"L'article xxx a le statut bloqué…., la commande ne peut donc être importée.
Veuillez modifier le statut de cet article pour pouvoir importer votre commande."
Client/contact
Dans ePages, le client/contact est un utilisateur possédant un e-mail.
Lors de l’import de la commande, il est vérifié la présence de l’e-mail dans Open Line.
Dans le cas ou l’e-mail n’est pas connu, le client/contact est créé dans le dossier qui reçoit.
Le code du client suit la codification du dossier qui reçoit.
L'identifiant du client/contact sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des
clients du site".
Dans le cas ou l’e-mail est connu, si :
x le contact ayant cet e-mail est un contact divers, le client est créé automatiquement et le contact est
rattaché au client ;
x le contact ayant cet e-mail est rattaché à un client, le client n'est pas recréé et le client existant est
repris dans la commande.
Dans le cas ou l’e-mail est connu mais qu'il y a plusieurs contacts, divers ou pas, qui possèdent cet e-mail, lors
de l’import de la commande, un écran de sélection du client/contact parmi tous ceux possédant l’e-mail est
proposé.
Le contact sélectionné, et donc le client auquel il est rattaché, est alors inséré dans la commande importée.
Lors de la prochaine importation de commande avec cet e-mail et ce client, la fenêtre de sélection ne sera pas
proposée puisque le client sera automatiquement identifié (l'identifiant du client sur le site ePages correspond
dans la base Open Line au champ "valeur" de la table "Informations des clients du site").
Règlement
Lors de l’importation de la commande, un règlement est créé uniquement si le statut du règlement sur ePages
est "Payée".
Ce statut sert UNIQUEMENT à considérer la commande comme réglée ou non, et pas à décider si la commande
doit être importer ou pas.
Frais de port
Une fiche frais de port présente dans une commande est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
Moyen de paiement
Une fiche moyen de paiement est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit.
TVA
ePages propose à l’utilisateur de définir ses zones fiscales (l’équivalent des territorialités) et à partir de ces
zones fiscales, une matrice de taxes (l’équivalent des taux de tva).
Vous devez donc définir dans Open line la correspondance entre ePages et Open Line.
Une incohérence dans cette correspondance empêchera l’importation de la commande et la nécessité de
corriger cette matrice dans Open Line.
Dans Epages, il ya par défaut deux zones fiscales qui sont UE et Non UE.
A ces zones fiscales sont attachés des pays.
Et pour ces deux zones fiscales sont définis des taux de TVA.
ePages considère par défaut que la zone fiscale UE correspond à la France, et indique donc dans ses taux de tva
les taux français.
La zone Non UE est donc considérée comme la zone Import/Export, donc avec par définition des taux de TVA à
0.
Lorsqu’un utilisateur, lequel a déclaré lors de son inscription son adresse et par conséquent son pays, passe
commande sur ePages, il devient automatiquement un client à qui ePages attribue, en fonction de son pays,
une zone fiscale.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
356
Si le client est en France, il aura donc pas défaut, la zone fiscale UE
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour.
Opération terminée
Cette dernière étape vous permet de visualiser les opérations effectuées.
Cliquez sur Fermer pour refermer la fenêtre de l'assistant de mise à jour du site.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
357
Remplacement de code
Accès : Opérations - Remplacement de code
Le remplacement de code passe par un assistant.
Il est possible de remplacer le code d'une fiche pays, banque, moyen de paiement ou mode de règlement par
une autre fiche existante..
Cet assistant vous permet de remplacer dans tous le logiciel, un code par un autre existant.
Bienvenue...
... dans l'assistant de remplacement...
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser un remplacement de code.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection du code à remplacer.
Sélection du code à remplacer
Cette étape permet de sélectionner le code à remplacer et le nouveau code.
x Code de la fiche d'origine
x Nouveau code
La case à cocher "Supprimer la code d'origine après son remplacement" permet à la fin du traitement de
supprimer le code d'origine.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le remplacement de code, puis Fermer.
Traitements du remplacement
La fiche d'origine est remplacée par la nouvelle fiche dans toutes les fiches sur lesquelles elle était présente.
Dans la liste des pays, il a une fiche pays FR et une fiche pays FRF
Sur une fiche client, présence d'une adresse avec FRF
Demande le remplacement de FRF par FR avec suppression de FRF.
Suite au traitement de remplacement FRF est remplacé par FR sur la fiche client et la fiche FRF est supprimée.
Pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant
permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les
fiches clients/documents …
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
358
Assistant de mise à jour de fiche
Accès : Opération - Assistant de mise à jour
La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Clients/prospects Familles
clients/prospects et Tarifs/promotions (clients/fournisseurs) est disponible à partir du menu Opérations.
La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet "fournisseur de la fiche article" et l'onglet
"articles de la fiche Fournisseur".
Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de mise à jour.
Bienvenue...
...dans l'assistant de mise à jour...
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de
sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection des éléments à mettre à jour.
Filtres
Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour.
Cette définition s'effectue par une sélection de critères.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des "articles" et "articles par fournisseurs" sont :
x un intervalle d'articles
x une prise en compte du stock réel (case sélectionnée "Stock réel différent de 0")
x un intervalle de familles articles
x un intervalle de sous-familles articles
x un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des "articles" uniquement)
x un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des "articles par fournisseur" uniquement)
x un type d'article (biens, service)
x un intervalle de groupe (groupe 1 et/ou groupe 2)
x un taux de TVA de l'article
Le filtre disponible pour la mise à jour des "Familles articles" est un intervalle de familles articles.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des "clients/prospects" sont :
x un type de tiers (clients ou prospects)
x un intervalle de clients/prospects
x un intervalle de familles clients/prospects
x un intervalle de commerciaux/collaborateurs
x un intervalle de données géographiques (code postal, pays...)
x un intervalle de groupe (groupe 1 et/ou groupe 2)
Le filtre disponible pour la mise à jour des "Familles clients/prospects" est un intervalle de familles
clients/prospects.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des "Tarifs/promotions client ou fournisseur" sont
x un intervalle de date (période)
x un intervalle de tarifs/promotions
x un type de fiche (tarif ou promotion)
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Mises à jour
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
359
Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de
traitement des fiches.
Mode de traitement des fiches
La sélection du mode de traitement de mise à jour des fiches s'effectue à l'aide d'une liste déroulante.
Vous avez le choix de :
Verrouiller chaque fiche pendant la mise à jour
Ce mode (sélectionné par défaut) vous permet, avant de réaliser la mise à jour, de rendre non modifiable
l'élément que vous souhaitez mettre à jour. Il sera modifiable qu'à la validation ou fermeture de l'assistant.
Ne verrouiller qu'à la sauvegarde
Ce mode vous permet de rendre les éléments non modifiables qu'à la validation de l'assistant.
Sans consultation des modifications (gros volumes)
Ce mode permet de mettre à jour les fiches sans passer par l'étape de "Contrôle et modification". Si la saisie
manuelle est sélectionnée pour certains champs, ce sera sans effet (pas de saisie manuelle proposée).
Les fiches sont chargées, modifiées et enregistrées une par une.
Si l'opération est annulée, aucune modification n'est conservée.
Si le nombre de fiches à mettre à jour dépasse la limite fixée pour l'assistant (évaluation du nombre lorsque
l'utilisateur quitte la page de filtre), un message s'affiche pour informer l'utilisateur du nombre de fiches
sélectionnées et pour qu'il choisisse quoi faire (redéfinir les filtres, continuer sans contrôle ou ignorer ce
message).
Boutons de sélection
Pour établir la liste des champs à mettre à jour, les boutons suivants sont disponibles :
Sélectionner les champs
Ce bouton permet d'afficher une fenêtre de choix des champs à mettre à jour.
Pour les mises à jour des articles, vous avez la possibilité de sélectionner les champs des détails concernant
les tarifs fournisseurs et le stock.
Suite à la sélection des champs (case cochée) et à la validation de la fenêtre par OK, tous les champs
sélectionnés apparaissent dans la grille.
Les champs non modifiables dans la fiche ne sont pas modifiables par l'assistant
Flèche bas et Flèche haut
Ces boutons permettent de trier les champs affichés mais aussi de définir l’ordre dans lequel les mises à jour
seront effectuées.
Ajouter le prix d’achat et le prix de vente, si ce dernier est positionné en premier, la mise à jour
s'appliquera alors sur le prix de vente puis le prix d’achat. Donc, en fonction des paramètres définis dans la
fiche article, le prix de vente peut être recalculé.
Vous pouvez rechercher une donnée grâce aux boutons "Loupe".
Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de
rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le
texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3).
Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément
ou sur le dernier élément correspondant à la recherche.
Liste des champs à mettre à jour
La liste des champs à mettre à jour est présentée sous forme de grille contenant les colonnes :
Champs
Liste des champs sélectionnés à l'aide du bouton "Sélectionner les champs"
Par défaut la grille contient les champs obligatoires non modifiables, non supprimable :
- Mise à jour Article : Code article, Libellé
- Mise à jour Articles par fournisseurs : Code fournisseur, Nom, Code article, Libellé
- Mise à jour Familles articles : Code famille articles, Familles articles
Mode
En fonction du type de champ différents modes sont disponibles :
o Saisie individuelle :
Proposés pour les champs modifiable de type texte, numérique entier, numérique décimal, case à
cocher, date/heure, liste de valeurs, champ d'une autre fiche.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
360
Elle permet d’indiquer la nouvelle valeur sur l’étape suivante et pour chaque élément concerné par la
mise à jour.
o Saisie globale :
Proposés pour les champs modifiable de type texte, numérique entier, numérique décimal, case à
cocher, date/heure, liste de valeurs, champ d'une autre fiche.
Elle permet de déterminer une valeur par défaut à appliquer à l’ensemble des éléments concernés par
cette mise à jour. Cette valeur doit alors être renseignée dans la colonne Valeur à appliquer.
o Affichage seul :
Proposés pour les champs non modifiables (exemple : code de la fiche)
Aucune saisie possible.
o Différence :
Proposés pour les champs modifiables de type numérique entier et numérique décimal.
Elle permet d’appliquer à la valeur d’origine un montant à ajouter ou à soustraire et cette modification
s’applique sur tous les éléments répondant aux filtres sélectionnés.
o Pourcentage :
Proposés pour les champs modifiables de type numérique décimal.
Il permet d’appliquer un pourcentage de hausse ou de baisse à la valeur d’origine et sur tous les
éléments répondant aux filtres sélectionnés.
Par défaut, le mode est positionné sur :
- Saisie manuelle pour les champs modifiables,
- Affichage seul pour les champs non modifiables.
Valeur à appliquer
Cette colonne permet de saisir une nouvelle valeur, une différence ou un pourcentage.
La valeur à appliquer est du même type que le champ à modifier.
Comportement
La sélection du comportement est disponible uniquement pour la mise à jour des articles ou tiers avec
sélection de la colonne famille et "saisie globale".
Cette colonne propose les valeurs :
o Ne pas appliquer les paramètres de la famille,
o Appliquer les paramètres de la famille.
Lors de la modification manuelle du code famille articles dans une fiche article, il est possible d’appliquer ou
non les paramètres de la famille à l’article. Dans l’assistant de mise à jour, la modification de la famille
d’articles est possible. Donc afin de choisir l'appliquer les paramètres de la famille, lorsque le code famille
articles est sélectionné et le mode "saisie globale", dans la colonne Comportement, il est possible de choisir
l'application ou non des paramètres de la famille.
Lors du passage à l'étape suivante, les paramètres définis dans cet écran sont alors appliqués à l’ensemble
des données concernées par la mise à jour. Si une nouvelle valeur n’est pas applicable à une des données un
message d’informations est alors affiché précisant que la donnée concernée ainsi que sa valeur ne sont pas
applicables.
Sur cet écran, aucun contrôle de cohérence entre données n'est réalisé. Par exemple, si les champs Famille
et Sous-famille sont sélectionnées, il est possible de définir une sous-famille qui n’appartient pas à la famille.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Contrôle et modification
Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des
paramètres définis dans l’étape précédente.
Les champs modifiables restent modifiables (champ surligné en saumon).
Si la saisie manuelle n’est pas possible (par exemple : Changement du type d’article), un message
d’informations est affiché indiquant que le changement n’est pas possible.
La grille de la liste des données concernées par la mise à jour contient les colonnes :
Sauvegarder
Case à cocher
Cette case permet d’identifier les données modifiées.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
361
La case est sélectionnée automatiquement si les paramètres de l'étape précédente ont pu être appliqués. Dans
le cas contraire, elle est désélectionnée
Il est possible de désélectionner la case "Sauvegarder" : dans ce cas, à la validation de l‘assistant, les
modifications de données ne seront pas enregistrées.
Si aucune modification n’a été effectuée, il n'est pas possible de sélectionner la case.
Les champs obligatoires et non modifiables, non supprimable :
- Mise à jour Article : Code article, Libellé
- Mise à jour Articles par fournisseurs : Code fournisseur, Nom, Code article, Libellé
- Mise à jour Familles articles : Code famille articles, Familles articles
- Mise à jour Client/prospects : Code (tiers), Nom
- Mise à jour Familles clients/prospects : Code famille tiers, Libellé
- Mise à jour tarifs/promotions client ou fournisseur : Code tarifs ou promotions, Description
Les champs sélectionnés dans l'étape précédente, pour être mis à jour
Contrairement à l’étape précédente, des contrôles de cohérence sont effectuées et il s’agit des mêmes que
sur la fiche article.
Les détails (exemple en Mise à jour d'article le détail du stock) sont accessibles en développant la ligne par
le "+"; chaque détail apparaît dans un onglet.
Le bouton Précédent permet de revenir sur l’étape précédente mais aucune modification réalisée dans cet
écran ne sera conservée. Un message de confirmation vous en informe.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles
articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer.
Traitements de la mise à jour
Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères.
Droits utilisateurs
Il n'y a pas de droit particulier pour les assistants de Mise à jour.
- Mise à jour Article : Droit utilisateur pris en compte "Article"
- Mise à jour Articles par fournisseurs : Droit utilisateur pris en compte "Article"
- Mise à jour Familles articles : Droit utilisateur pris en compte "Familles Article"
- Mise à jour Clients/prospects : Droit utilisateur pris en compte "Clients/prospects"
- Mise à jour Familles clients/prospects : Droit utilisateur pris en compte "Familles Clients/prospects"
- Mise à jour tarifs/promotions clients ou fournisseurs : Droit utilisateur pris en compte "Tarifs clients" ou
"Tarifs fournisseurs"
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
362
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les fiches ou les listes"
créer un nouveau modèle (documents de vente uniquement),
modifier le modèle sélectionné,
renommer le modèle,
supprimer le modèle,
copier l'identifiant du modèle : l'identifiant du modèle est son code (ici un Guid).
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Actions disponibles
Depuis cette page, vous disposez des boutons suivants :
Rechercher un modèle
Créer un mot clé
Définir un modèle par défaut
Créer un modèle
Modifier un modèle
Supprimer un modèle
Masquer un modèle ou réafficher le modèle
Afficher tous les modèles : permet de différencier les modèles marqués comme cachés : ils sont grisés et en
italique
Il n’est pas possible de cacher un modèle marqué comme par défaut.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
363
Il n’est pas possible de masquer/cacher un modèle marqué comme par défaut.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
Dans cette fenêtre, au niveau de la liste des modèles, les modèles masqués (cachés) ne sont pas affichés
(présents) dans la liste.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
364
PARAMÈTRES
Paramètres - Open Guide Paramètres
Accès : Paramètres - Open Guide Paramètres
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Open Guide Paramètres". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles
dans chaque menu.
Vous avez la possibilité de réaliser votre page/Open Guide Paramétres.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Ajouter une publication Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des publications. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche publication.
Ajouter un compte Reports On Line
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des comptes du ROL. Double cliquer sur une ligne pour
ouvrir une fiche compte du ROL.
Ajouter un taux de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche taux de TVA.
Ajouter une civilité
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche civilités.
Ajouter un code postal
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche codes postaux.
Informations société
Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs...
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
365
PUBLICATION REPORTS ON LINE
Publication
Accès : Paramètres - Publication dans Reports On Line– Publication
La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches.
Les publications sont utilisées pour la gestion du site ROL.
La fiche publication peut être créée directement depuis :
o le menu « Paramètres - Publication dans Reports On Line– Publication » + ajouter
o la publication d’une liste, impression (bouton ROL "Publier sur le Web dans le report On Line :
http://reports-on-line.ebp.com".)
Présentation de la fiche
La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets.
Entête
o Libellé*
Champ alphanumérique de 80 caractères maximum
La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document
o Description
Champ alphanumérique de 200 caractères maximum
Onglets
Documents
o Icône
Permet de sélectionner une image pour la publication.
Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options.
Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre
publication ou par le bouton "Importer", aller chercher un icône d'une autre provenance
"Personnalisé".
Cet icône est indépendant du logo du dossier
o Nom de la publication dans Reports on Line
Champ alphanumérique de 40 caractères maximum
Rq : la donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête
Il reste modifiable.
o Date de dernière publication
Champ date non modifiable
Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication
o Date de prochaine publication
Champ date non modifiable
Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité).
o Inactif
Case à cocher
Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier.
La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour.
o Modifié depuis le dernier envoi
Case à cocher, non saisissable
Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée.
Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit
sélectionnée par défaut.
o Liste de documents
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
366
Cette liste contient tous les documents associés à la publication.
Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description.
Il est possible de :
o supprimer un document
o modifier la vue de la liste
o changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre)
Comptes
Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication.
La gestion de cette liste est commune à toutes les listes.
Le bouton "Voir la fiche compte" permet d'ouvrir la fiche du compte.
Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera
envoyée.
Les informations disponibles sont :
o Login(email) compte utilisateur Reports on Line
Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication
o Prénom
Non modifiable
Prénom du compte
o Nom
Non modifiable
Nom du compte
Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une
multi-sélection dans la liste déroulante des comptes.
Périodicité
Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site.
La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action « envoyer » est sélectionnée
Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, …) ou définie par l’utilisateur (toutes
les n semaines ou n mois …).
Prochaines dates
Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en
fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates).
En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du
mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines…
Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché :
Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous
devrez mettre à jour le planificateur de tâches Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste
choisi.
Pour mettre à jour le planificateur de tâche windows, vous avez à votre disposition l'action Mettre à jour le
planificateur depuis le menu Paramètres-Publication Reports On Line-Publications.
Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis
par vous. Vous pouvez visualiser les tâches générées via l'application EBP en cliquant sur Démarrer/Tous les
programmes/Accessoires/Outils système/Tâches planifiées.
Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant
sur le bouton "Envoyer".
Action de la liste publication
o Envoyer
Permet de forcer l’envoi sur le site ROL des publications sélectionnées et actives
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
367
o Mettre à jour le planificateur de tâches
Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (ROL) pour les publications avec une périodicité.
Un message vous demande confirmation de mise à jour :
Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications seront envoyées
automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste.
o Supprimer la tâche du planificateur
Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée.
Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche :
Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées
automatiquement à partir de ce poste.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
368
Comptes
Accès : Paramètres - Publication Reports On Line – Comptes
La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches.
Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line.
La fiche compte contient :
o Login (e-mail)*
Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail
Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur
o Administrateur
Case à cocher
Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur
Un seul compte peut-être administrateur.
o Nom
Champ saisissable
o Prénom
Champs saisissable
o Mot de passe*
Obligatoire
o Confirmation*
Identique au mot de passe
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte.
Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier.
Actions
A partir de la liste des comptes, il est possible de
o Récupérer les comptes du site
o Mettre à jour l'identification
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
369
COMPTABILITE
Plans analytiques
Accès : Paramètres - Comptabilité - Plans analytiques
La gestion de la liste des plans est commune à toutes les fiches.
Les plans vous permettent d'analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise
dispose de plusieurs ateliers, premier axe d’analyse, les ateliers.. . La somme des axes enregistrés devra être
ventilée à 100% sur chacun des plans.
En version PRO, le nombre de plans est limité à 3 et ils peuvent contenir 1 niveau.
En version PME, le nombre de plans est illimité et ils peuvent contenir 12 niveaux.
La gestion de l'analytique est activée à partir des Paramètres/Société/Fonctionnalités disponibles.
La fiche plans est composée d’une entête et d’onglets.
Entête
Les champs disponibles sont :
Code
Il permet de saisir le nom court du plan.
Ce code est limité à 40 caractères alphanumériques.
Intitulé
Saisissez le nom du plan (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Poste analytique d’attente
Champ alphanumérique de 13 caractères maximum
Ce champ est saisissable uniquement lorsque le plan est enregistré.
Ce poste d'attente permet d’indiquer celui à utiliser automatiquement par le logiciel lorsque le total des
ventilations est inférieur à 100 %. Si vous n’indiquez pas de poste, alors vous ne pourrez pas quitter une
ventilation tant qu’elle n’atteint pas 100 % du montant à ventiler.
L’action Créer le poste d’attente permet de créer le poste d’attente automatiquement et de le placer dans le
champ Poste analytique d’attente.
Actif
Case à cocher, sélectionné par défaut
Si la case est sélectionnée, aucune ventilation ne sera effectué sur les postes (onglet «répartition des postes
analytiques »)
Les onglets
« Répartition des postes analytiques »
Cet onglet contient une grille composée de 2 colonnes : Code et Intitulé
o En version PRO, vous êtes limités à 1 niveau de poste
o En version PME, vous êtes limités à 12 niveaux de postes et sous-postes.
Les actions de la barre d’outils disponibles sont :
o Ajouter + Ajouter
Permet de créer un poste analytique à partir du plan, il suffit d’ajouter une ligne par le bouton (raccourci
Ctrl + J) et d’indiquer le code et l’intitulé du poste.
o Insérer
Permet d’ajouter une ligne au dessus de la ligne active
o Supprimer
Permet de supprimer la ligne active
o Vues
Permet de définir les champs à visualiser dans la grille de cet onglet
o Copier coller, couper, monter descendre
Permet de gérer les lignes
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
370
o Voir les postes inactifs
Permet de visualiser dans le plan tous les postes appartenant à ce plan mais décochés actifs, ils
apparaissent dans ce cas barrés
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
371
Postes analytiques
Accès : Paramètres - Comptabilité - postes
La gestion de la liste des postes est commune à toutes les fiches.
A partir de cette liste, vous pouvez consulter les postes.
La création des postes s’effectue uniquement à partir de la fiche plan analytique.
En version PRO, vous êtes limités à 1 niveau.
En version PME, vous êtes limités à 12 niveaux
Fiche Principale
La fiche est renseignée par défaut lors de la création des postes à partir de la
Elle est composée :
o Code Plan (axe analytique)
Non saisissable
o Code du poste
Non saisissable
o Intitulé du poste
Saisissable
o Actif
Case à cocher
Non saisissable
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
372
Les grilles analytiques
Accès : Paramètres – Comptabilité - Grilles
La gestion de la liste des grilles est commune à toutes les fiches
Une grille analytique peut être paramétrée pour plusieurs plans.
Les ventilations par grille s’effectuent en sélectionnant les grilles directement dans les fiches des éléments
concernés.
La fiche grille est composée d’une entête et d’onglets.
Entête
Les champs disponibles sont :
• Code
• Intitulé
Champ alphanumérique de 50 caractères maximum
Onglets
Répartitions
o Plan (Axe) analytique :
Sélectionnez le plan souhaité pour visualiser ou ajouter des ventilations (seuls les plans actifs sont
visualisables).
o Grilles de sélection des postes :
Cette grille contient les champs code poste et % de répartition de chacun
Vous pouvez gérer la liste des postes grâce aux actions : Ajouter, Insérer, Supprimer, Equilibrer
Equilibrer : permet de calculer automatiquement le % de répartition manquant dans la répartition
et applicable sur la ligne poste sélectionnée.
Dans la colonne postes analytiques, vous trouverez les postes actifs créés précédemment lors de
l’établissement d’un poste analytique.
Saisissez les ventilations en ajoutant des lignes et en sélectionnant les postes (niveau 1 version pro ) et
poste de détail (différents niveaux version Ligne PME : dernier niveau) du plan sélectionné.
Le total de la colonne Pourcentage doit être de 100 %. Si ce n’est pas le cas, les ventilations devront
être complétées lors de la saisie ou seront automatiquement complétées par le logiciel par le poste
d’attente, s’il est paramétré dans le plan.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
373
TAXES
Taux de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Taux de TVA
La gestion de la fiche "TVA" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des taux de TVA est automatiquement généré.
Une fiche TVA se compose des éléments suivants :
Description
Saisissez la description du taux de TVA (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une Territorialité *
Sélectionnez une territorialité dans la liste déroulante.
un Taux
Champ numérique permettant de définir le taux de TVA pour cette fiche.
Le taux et la territorialité ne sont plus modifiables dès lors que la fiche Taux de TVA est sauvegardée.
ainsi que des cases à cocher :
Par défaut pour la territorialité
Cliquez dans cette case afin que ce taux soit proposé par défaut lors de l'appel de la territorialité dans un
document.
Il est obligatoire de déclarer un taux et un seul par défaut par territorialité
TVA non perçue récupérable (DOM)(loi)
Cliquez dans cette case lorsque vous souhaitez que la TVA soit calculée, bien que non perçue et non incluse
dans le TTC.
Cette option est disponible uniquement pour les taux associés à la territorialité DOM, possibilité de cocher
l’option sur plusieurs taux, pour une même territorialité DOM.
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce taux de TVA dans les vues standard, listes
déroulante....
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondantes à la territorialité sélectionnée
dans le dossier.
Il est interdit de créer deux taux de même valeur, pour la même territorialité, peu importe le type.
Interdiction de créer deux taux à 19.6, l’un en tant que Normal France, l’autre en tant que Réduit France.
Par conséquent les taux livrés par défaut par l'application ne peuvent être ré-utilisés.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir les comptes de TVA et de gestion des ventes/achats par défaut pour toutes les
fiches articles.
Comptes de TVA
Les 2 zones permettent de saisir le compte de TVA sur débits et le compte de TVA sur encaissement pour ce
taux de TVA.
Comptes de gestion
Les zones de cette partie permettent de saisir les comptes de produit et charge.
o Les champs Biens et Services concernent les comptes comptables pour les articles.
o Le champ Port concerne le compte comptable des frais de port affecté en pied de document.
o Le champ Eco-contribution concerne le compte comptable des barèmes éco-contribution affectés sur
les lignes articles (uniquement pour les ventes).
Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection des comptes s'effectuera dans le plan
comptable de la comptabilité.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
374
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
375
Autres taxes
Accès : Paramètres - Taxes – Autres taxes
La gestion de la fiche "Autres taxes" est commune à toutes les fiches.
Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, famille tiers, tiers, les documents
de vente et achat.
La fiche « Autre taxe » s'identifie par un libellé et les onglets suivants :
Libellé *
Saisissez le libellé de la taxe (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Les onglets
Général
Cet onglet permet de définir le calcul de la taxe
Base de calcul de la taxe
Le calcul de la taxe s'effectue en fonction de mode de calcul sélectionné ainsi que d'une valeur.
La valeur de la taxe peut-être saisie sur 5 décimales (sauf pour la base de calcul "Montant fixe").
Valeur
Ce champ permet de saisir la valeur de la taxe que ce soit un montant ou un pourcentage.
Unité
Ce champ est disponible si la base de calcul contient une notion de poids ou volume.
Soumis à la TVA
Ca se à cocher sélectionnée par défaut.
Cette case permet de définir si la taxe est soumise ou pas à la TVA.
Le taux de TVA appliquée sur la taxe sera le taux de la ligne article..
Territorialité sur lesquelles la taxe s'applique
Cette liste permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document
(vente ou achat).
La territorialité du dossier est ajoutée par défaut.
La gestion des données de cette partie est commune à d'autres onglets.
Comptabilité
Cette partie permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables de vente et d'achat pour la taxe.
Pour chaque Taxe de vente et/ou achat, un compte comptable est associé.
Notes
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
376
Barème Eco-contribution
Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution
La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches.
Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la fiche article et les documents de vente.
La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution.
Une description détaillée du barème est affectée par défaut dans la zone "Note".
La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones :
Code eco-contrib. *
Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du barème.
Montant HT
Indiquez le montant unitaire HT de l'éco-contribution.
Montant TTC
Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution.
Le montant HT ou TTC de l'éco-contribution est calculé en fonction du taux de TVA défini dans les
Paramètres-société-Documents de vente-option générales "TVA pour le calcul de l'éco-contribution".
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
377
DIVERS
Civilités
Accès : Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles
des personnes morales.
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / prospects / fournisseurs …) et
aux documents de vente (entête de documents).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
378
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Type
Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact
divers).
Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Divers".
Client / Fournisseur
Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce
champ sont automatiquement renseignés.
De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement
reprises sur la fiche tiers.
Onglets
Adresse
Cet onglet contient les coordonnées du contact
Adresse
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
379
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme
destinataire.
Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé)
Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
380
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale
(exemple : SARL La tour).
Autre adresse
Cet onglet contient l'adresse complémentaire du contact.
Sélectionner l'adresse
Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou
fournisseur.
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.
NPAI
Champ saisissable de type case à cocher.
Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes
postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Web
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
381
Cet onglet permet de définir si le contact doit être envoyé ou non sur Internet.
x Contact web :
Permet de dire si le contact doit être ou non envoyé sur le net.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Champs personnalisés
Permet de saisir les données des champs personnalisés.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
382
Codes postaux
Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés.
La ville *
Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au Code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au Code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné
précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les actions des codes postaux
A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux".
Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
383
Départements
Accès : Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
384
Pays
Accès : Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels
qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes...
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
385
Codes NAF
Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF
La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches.
Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives, la fiche Client et la fiche fournisseur.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF.
La fiche "Code NAF" se compose des zones :
Code NAF *
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du code NAF.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
386
Remises complémentaires
Accès : Paramètres - Divers - Remises complémentaires
La gestion de la fiche "Remise complémentaire" est commune à toutes les fiches.
Les remises complémentaires pourront être sélectionnées dans les documents ventes et achats.
La fiche Remises complémentaires se compose des éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé de la remise complémentaire (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Comptabilité
Cet onglet permet de définir :
o les comptes comptables des remises accordées et obtenues,
o si le transfert comptable tient compte ou non des remises.
Ces champs sont renseignés automatiquement par les informations présentes dans les options du dossier.
Si une modification est réalisée dans les options, elle ne sera pas reportée dans les fiches "remises
complémentaires" créées précédemment. Elle sera valable pour les nouvelles fiches.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
387
Frais de port
Accès : Paramètres - Divers - Frais de port
La gestion de la fiche "frais de port" est commune à toutes les fiches.
Les frais de port pourront être sélectionnés dans les documents de vente.
La fiche frais de port s'identifie par les éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du frais (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Applicable sur
Liste déroulante
Permet de définir une fiche frais de port comme étant disponible dans un document de vente, achat ou les
deux.
Non soumis à escompte
Case à cocher
Permet de définir si le frais de port sera soumis ou pas à l'escompte dans le pied de document.
Onglet Calcul
Cet onglet permet de définir le calcul des frais de port.
Ce calcul s'effectue en fonction de mode de calcul sélectionné.
Mode de calcul
Sélectionner le mode de calcul souhaité :
o Montant fixe : ce mode permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est
modifiable ponctuellement dans le pied de document.
o % du total HT : ce mode permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage. Celle-ci sera
appliquée au total HT du document pour définir le montant du frais de port
La saisie d'un palier n'est pas possible pour ces deux modes de calcul.
o Palier sur Montant HT facturé : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas pour le calcul).
Lors de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le champ total net HT
du document.
o Palier sur Poids total Brut : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas pour le calcul). Lors
de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le poids total brut présent
dans l'onglet complément du document.
o Palier sur Nombre total de colis : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas pour le calcul).
Lors de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le nombre de colis
présent dans l'onglet complément du document.
o Palier sur Quantité totale facturée : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas pour le
calcul). Lors de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec la quantité total
des lignes article de types "Biens".
o Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas pour le calcul). Lors de
la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le volume total présent dans
l'onglet complément du document.
o Saisie par document : Ce mode permet de définir une valeur qui pourra être modifiée dans le pied
du document et le libellé du type de frais de port restera affiché.
Valeur
Ce champ permet de saisir la valeur du frais de port lorsque le mode de calcul est "Montant fixe" ou "% du total
HT".
Taux de TVA
Le taux de TVA affiché par défaut correspond au taux saisi dans les options du dossier.
Vous pouvez le changer et sélectionner un autre taux.
Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont
automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance.
Calcul des paliers
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
388
La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller"
suivant les critères suivants :
- Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle.
La saisie de 3 sur la première ligne dans ce champ signifie de 0 à 3.
- Valeur : Permet de saisir une valeur pour ce palier.
Onglet Coordonnées transporteur
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du transporteur.
Adresse
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
389
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet comptabilité
Cette partie permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables pour chaque taux de TVA.
Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés.
L'affichage des comptes comptables dépend de l'option "Applicable sur" en entête de la fiche.
Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé.
Les comptes renseignés sont ceux saisis sur les fiches Taux de TVA.
Si la fiche frais de port demande une comptabilisation particulière, vous pouvez saisir un autre compte
comptable à cet endroit.
Le bouton "Visualiser la fiche de TVA" permet d'ouvrir la fiche Taux de TVA qui est sélectionnée.
Le bouton "Voir toutes les TVA" permet de visualiser pour chaque territorialité, tous les taux de TVA
disponibles avec les comptes comptables associés.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
390
Secteurs géographiques
Accès : Paramètres - Divers - Secteurs géographiques
La gestion de la fiche "Secteur géographique" est commune à toutes les fiches.
La fiche secteur géographique se compose des éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le nom du secteur (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Comptabilité analytique
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
Le champ Grille permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les secteurs pourront être sélectionnés dans la fiche Commercial/Collaborateur.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
391
Unités
Accès : Paramètres - Divers - Unités
La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches.
Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues.
La fiche unité se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Un type *
Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
Une décimale
Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5).
Un coefficient de conversion
Saisissez le coefficient que vous souhaitez (au maximum 8 décimales).
En fonction du type d'unité, le coefficient permet de rapprocher l'unité à ce type de référence.
Pour une unité "Gramme", de type Poids, coefficient saisi : 0.001
Dans la fiche article, indiquer l’unité Gramme et saisir dans la valeur du poids brut 125g, son équivalence en
kilogramme est donc de 125*0.001 soit 0.125 kilo.
Les unités pourront être saisies dans la fiche article, les documents de ventes, les documents d'achats ou les
documents de stock.
, d'achat ou de stock
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Exemple 1
Code unité : M3
Libellé : Mètre cube
Type : Volume
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
Exemple 2
Code unité : HEUR
Libellé : Heure
Type : Temps
Décimale : 2
Coefficient de conversion : 1
Exemple 3
Code unité : KG
Libellé : Kilo Gramme
Type : Poids
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
392
Textes standards
Accès : Paramètres - Divers - Textes Standards
La gestion de la fiche "Textes standards" est commune à toutes les fiches.
Les textes standards sont des modèles de texte que vous pouvez appeler dans vos documents de vente, achat
ou stock (onglet notes) mais également dans les lignes de vos documents de ventes, achats ou stocks (onglet
Détail, Insérer + texte standard).
Ils seront imprimés sur vos documents de vente, achat ou stock.
Le texte standard se compose des éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du texte standard (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Onglet Texte *
Cette zone de saisie est libre.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. Les attributs appliqués seront
automatiquement repris dans toutes vos impressions.
Pour effectuer un retour à la ligne dans une zone de saisie, utilisez les touches [Ctrl] +[Entrée] de votre
clavier.
La partie "Variables" et le bouton "Ajouter" vous permettent de définir des variables dans un texte pour
qu’elles puissent être utilisées au moment voulu (par exemple dans un SMS, un email).
Suivant le contexte, certaines variables peuvent ne pas avoir de valeur.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
393
Groupes
Accès : Paramètres - Divers - Groupes
La gestion de la fiche "Groupe" est commune à toutes les fiches.
Ces groupes serviront à classer vos données de base par groupes.
La fiche "groupe" se compose des éléments suivants :
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Un type *
Sélectionnez un type de groupe :
x Client
x Fournisseur
x Article
x Commercial/Collaborateur
une Comptabilité analytique
La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités
disponibles.
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts.
Une note
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
394
STOCK
Emplacement
Accès : Paramètres - Stock - Emplacement
La gestion de la fiche "Emplacement" est commune à toutes les fiches.
Un emplacement est l'endroit où est stocké physiquement l'article.
La fiche emplacement se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 20 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Les emplacements pourront être saisies dans la fiche article et l'inventaire.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
395
SOCIETE
Options - Coordonnées
Accès : Paramètres - Société
Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces
informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..).
Identification
Forme juridique ou civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Civilité du contact
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom du contact
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse de la société
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
396
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Autres informations
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Télécopie/Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
397
IDENTIFICATION
Options - Identification
Accès : Paramètres - Société
Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être
imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...)
Informations administratives
SIRET
Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères.
Code NAF/APE
Ce champ permet la saisie d'un code NAF.
Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé.
Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
MSA
Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques.
N° Identification RCS
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ainsi que la ville
du greffe auprès duquel est immatriculée la société ; il autorise 200 caractères alphanumériques.
N° Identification RM
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 14 caractères
alphanumériques.
Capital
Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales.
Informations TVA
N° de TVA intracommunautaire
Ce champ permet de saisir 14 caractères alphanumériques.
Territorialité de TVA
Ce champ permet la sélection d'une Territorialité.
Cette territorialité sera reprise par défaut dans les documents.
Elle détermine l'affichage des taux de TVA par défaut.
Taux de TVA
Ce champ permet la sélection d’une fiche Taux de TVA et l'affichage du Taux.
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondant à la territorialité du dossier
(sélectionnée ci-dessus).
L'onglet "Liste des TVA" contient les taux de TVA des autres territorialités.
Si vous sélectionnez un taux de TVA qui ne correspond pas à la territorialité du dossier (sélectionnée cidessus),
la territorialité est alors remplacée par celle correspondante au taux de TVA sélectionné.
Mode de calcul de la TVA
Ce champ permet de sélectionner le mode de gestion de la TVA :
o Sur les débits,
o Sur les encaissements,
o Mixte.
Le changement de mode de calcul n’intervient pas sur les documents déjà émis, qu’ils soient validés ou non.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
398
Options - Logo
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de
document avec logo.
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Importer.
Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo.
Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci.
vous pouvez également Couper, copier coller ou supprimer le logo.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
399
EXPERT
Options - Expert- Cabinet
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant
de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions -
Dossier Expert Comptable).
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
400
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
401
Options - Expert - Contacts
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est
intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés
(Impressions - Dossier Expert Comptable).
Expert Comptable
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Collaborateur
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
402
OPTIONS COMPTABLES
Options - Options comptables - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Transfert comptables
Méthode de transfert (uniquement pour les dossiers de Gestion liés à un dossier de l'application
Compta)
2 méthodes de transfert sont possibles :
o Manuelle (Transfert sur commande vers la comptabilité),
o Automatique (A chaque validation de document ou règlement).
La première méthode "Manuelle" est la méthode "classique". C'est la méthode par défaut à la création du
dossier. Suite à la réalisation de vos documents (ventes/achats/inventaires) et de vos règlements, vous pouvez
demander le transfert comptable (Opérations-Transfert en comptabilité).
La deuxième méthode "Automatique" consiste à comptabiliser automatiquement les documents
(ventes/achats/inventaire) et les règlements dès lors que ceux-ci sont validés.
Pour plus d'explications sur le transfert comptable en fonction de chaque méthode, nous vous conseillons de
vous reporter au chapitre "Transfert comptable".
Destination du fichier de transfert (Uniquement pour les dossiers de Gestion sans lien avec un
dossier de l'application Compta)
Ce champ permet de saisir le chemin (répertoire) où sera copié le fichier de transfert comptable quel que soit le
type de transfert.
Activer la validation des données à comptabiliser
Cette option permet à l’utilisateur d'imposer une validation des documents (factures, avoirs, factures
d'acompte, avoirs d'acompte) et règlements.
Si l'option est active, tous document ou règlement créé est en mode provisoire (mention imprimée sur le
document) et reste donc modifiable.
L'utilisateur doit alors volontairement valider le document de vente ou achat, règlement pour le transformer en
définitif et dans ce cas, le document n'est plus modifiable.
Cette option ne concerne pas l'inventaire.
Celui-ci doit dans tous les cas être validé pour que les informations saisies soient prises en compte dans les
mouvements de stock.
Afficher le message d'information de validation
Cette option permet de réactiver les messages dont vous avez sélectionné à un moment "Ne plus afficher".
Vérifier à la sauvegarde, si l'exercice comptable est ouvert
Cette option permet de contrôler lors de la sauvegarde d'un document de vente, achat ou stock (facture, avoir,
facture d'acompte, avoir d'acompte, inventaire) si la date du document est comprise dans l'exercice comptable
ouvert (Module de Comptabilité).
Si la date du document n'est pas comprise dans les dates d'exercice, la sauvegarde du document ne s'effectue
pas.
Ecritures déséquilibrées
Les options de cette partie permettent :
o d'Autoriser ou pas le transfert comptable des écritures déséquilibrées ;
o de définir le Compte d'attente à utiliser pour la comptabilisation de l'écart constaté d'une écriture
déséquilibrée ;
o de définir l'écart maximum autorisé pour la comptabilisation d'une écriture déséquilibrée.
Formatage des comptes
Les options de cette partie permettent de définir :
o La longueur des comptes généraux
o La longueur des comptes tiers (clients et fournisseurs)
o La longueur des compte autres tiers (Ils comptabilisent entre autres les mouvements sur les salariés
(ex : Personnel – Rémunérations dues : 421…), avec les caisses et organismes (ex : URSSAF : 431…),
avec l’état et les collectivités (ex : TVA …), avec les autres débiteurs / créditeurs (46…)…)
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
403
o si vous souhaitez compléter les comptes à droite par des zéros non significatifs
Vous pouvez appliquer des longueurs différentes aux comptes généraux, tiers et autres tiers, mais elles
doivent obligatoirement être comprises entre 6 et 15 caractères.
Si vous souhaitez que tous vos comptes soient de longueur identique, il vous suffit de cocher Compléter à
droite par des zéros : tous les comptes déjà existants seront complétés à droite par des zéros jusqu'à
atteindre la longueur maximale autorisée. Cette opération est réversible à tout moment.
Le reformatage des comptes est une opération qui peut être longue.
Exercice comptable
Les options de cette partie permettent de de définir l’exercice comptable à prendre en compte dans le logiciel
de gestion.
Par exemple dans la partie « Evolution du chiffres d’affaires par mois » du tableau de bord.
Activer les périodes des exercices
Case à cocher permettant de visualiser les périodes comptables de l’exercice comptable.
Nouveau
Bouton permettant d’ajouter les périodes comptables.
Du… Au…
Intervalle de dates
Ces champs permettent de définir 3 périodes comptable (la plus récente étant celle du haut et la plus ancienne
celle du bas).
Ces champs (nouveau et Du…Au) ne sont pas accessibles si le dossier de gestion est lié à un dossier de
comptabilité ou si le logiciel est un intégré.
Courant
Case à cocher permettant de définir l’exercice courant (la période en cours).
Une seule période comptable peut être définie « courant ».
La période comptable située en dessous si elle existe représente la période comptable précédente.
Si le dossier de gestion est lié à un dossier de comptabilité ou si le logiciel est un intégré, la case à cocher
courant est modifiable.
Les périodes comptables sont visibles dans le paramétrage des périodes pour les champs.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
404
Options - Options comptables - Tiers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de saisir la racine de comptes clients, fournisseurs et le paramétrage pour la création des
comptes clients et fournisseurs.
Clients
Racine de compte client
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches client
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte client
A partir de la liste déroulante, vous avez 3 possibilités de définir la génération automatique d'un compte client
(Racine ; Racine + code tiers ; Racine + nom tiers).
Pour le client Durand avec le code client DUR0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 411DUR0001
Si "Racine + Nom tiers" : 411DURAND
Fournisseurs
Racine de compte fournisseur
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches fournisseur
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte fournisseur
A partir de la liste déroulante, vous avez 3 possibilités de définir la génération automatique d'un compte
fournisseur (Racine ; Racine + code tiers ; Racine + nom tiers).
Pour le fournisseur Dubois avec le code fournisseur DUB0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 401DUB0001
Si votre dossier de gestion a une comptabilité liée, il est possible de renseigner une racine de compte
41(client)/40 (fournisseur). Dans ce cas, lors de la création d'une fiche tiers (client/fournisseur), le compte
comptable devra contenir obligatoirement une lettre après la racine.
Gérer les comptes effets à payer/recevoir
Case à cocher permettant de définir la définition de comptes spécifique pour les effets à recevoir/payer.
Client, effets à recevoir
Racine de compte client effet à recevoir
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches client pour les effets à recevoir.
Générer un compte client effet à recevoir
A partir de la liste déroulante, vous avez 3 possibilités de définir la génération automatique d'un compte client
(Racine; Racine + code tiers; Racine + nom tiers).
Fournisseur, effets à payer
Racine de compte fournisseur effet à payer
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches fournisseur pour les effets à payer.
Générer un compte fournisseur effet à payer
A partir de la liste déroulante, vous avez 3 possibilités de définir la génération automatique d'un compte
fournisseur (Racine; Racine + code tiers; Racine + nom tiers).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
405
Options - Options comptables - Libellé des écritures
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les libellés des écritures générées par le transfert comptable.
Pour certain libellé (ventes et règlement), vous avez la possibilité de saisir des "macro".
Macro
EBP Gestion commerciale vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Pour cela, vous
pouvez indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable : dans la partie Ventes et
Achats, pour les factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement, pour les tiers et la
banque.
Pour cela, vous disposez des constantes de {0} à {7}.
Les macros disponibles sont :
{0} = Type du document de vente ( ex : Facture, Avoir.. )
{1} = Numéro du document
{2} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...)
{3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....)
{4} = Nom tiers
{5} = Code banque
{6} = Date du document
{7} = Référence de l'onglet Notes du document
Macro pour afficher le type de document "Avoir", son numéro "AV001111" et la date du document
"06/12/2011
La macro à saisir est : {0} N° {1} du {6}
Le résultat est : Avoir N° AV001111 du 06/12/2011
Macro pour afficher le type de tiers "Client", la civilité du tiers "Monsieur" et le nom du tiers "Dupont"
La macro à saisir est : {2} {3} {4}
Le résultat est : Client Monsieur Dupont
Documents
Les zones Ventes et achats permettent de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la
comptabilisation des documents (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte).
Règlements
La zone Tiers permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des
règlements.
La case à cocher « Utiliser la référence en tant que libellé » permet une variante dans le libellé du tiers qui
a effectué un règlement.
Si la case est cochée et si le règlement saisi comporte une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de
Tiers est la REFERENCE
Si la case est cochée et si le règlement saisi ne comporte pas de référence, le libellé de l’écriture sur le
compte de TIERS est la macro
Si la case n'est pas cochée et que le règlement saisi comporte ou non une référence, le libellé de l’écriture sur
le compte de TIERS est la macro
La zone Banque permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des règlements.
Vous avez la possibilité de sélectionner une macro pour la fiche banque. Cette macro permet de référencé le
code de la banque sur laquelle le règlement a été éffectué.
Banque {5}
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406
Remises en banque
N° de pièce
Liste permettant de définir le n° de pièce à prendre en compte dans le journal comptable suite au transfert
comptable :
o Utiliser la référence du règlement,
o Utiliser le n° de remise en banque.
Stock
La comptabilisation du stock (Inventaire) peut être simplifiée ou détaillée.
Cette comptabilisation est définie dans l'onglet Stock des Options - Options Comptables
Cela signifie que vous comptabilisez :
uniquement les variations de stock (différences entre le stock précédent et le nouveau stock constaté), c'est
la méthode simplifiée : une zone de saisie de libellé pour la variation ;
ou
l'annulation du stock précédent et la constatation du nouveau stock, c'est la méthode détaillée : une zone de
saisie de libellé pour l'annulation, une zone de saisie de libellé pour la constatation.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
407
Options - Options comptables - Stock
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir la méthode de comptabilisation du stock, ainsi que les comptes de stock...
Méthode de comptabilisation du stock
Vous disposez de 2 méthodes :
o Simplifiée : comptabilisation des variations de stock uniquement (différences entre le stock précédent et le
nouveau stock constaté).
o Détaillée : comptabilisation de l'annulation du stock précédent et de la constatation du nouveau stock.
Pour avoir un exemple de comptabilisation en fonction de la méthode sélectionnée cliquez ici.
Compte de stock
La comptabilisation du stock s'effectue en fonction de la destination de l'article.
Cette destination est définie sur la fiche Article onglet Comptabilité.
Vous devez renseigner les comptes de "variation" et de "stock et encours" pour les différents types de variation
afin de pouvoir comptabiliser l'inventaire validé.
Les libellés de cette comptabilisation sont définis dans la partie stock de la page Libellé des écritures des
Options - Options Comptables
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
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408
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir le paramétrage nécessaire au transfert comptable des données.
Journaux
Vous devez saisir dans cette partie les journaux de ventes, trésorerie et opérations diverses nécessaire pour le
transfert comptable.
Le journal de vente contient les écritures qui correspondent à vos documents de vente (factures, avoirs,
factures d'acompte, avoirs d'acompte).
Le journal de trésorerie contient les écritures qui correspondent aux règlements, écarts de règlement...
Le journal des Opérations diverses dites OD, contient les écritures qui correspondent à l'inventaire
(méthode de comptabilisation simplifiée ou détaillée)
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les journaux créés dans la partie Comptabilité.
Tiers
Ces zones correspondent à la comptabilisation des documents d'acompte et documents.
Acomptes reçues sur commandes correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes.
Acomptes versés sur commandes correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes.
TVA sur facture à établir correspond au compte de TVA sur les factures clients non effectuées.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Règlements
Les 2 zones ci-dessous correspondent à la comptabilisation des écarts de règlements constatés lors de la saisie
d'un règlement.
Le compte d'écart de règlement : Perte correspond à une échéance soldée manuellement.
Le compte d'écart de règlement : Profit correspond à un règlement supérieur à l'échéance
L'écart de règlement correspond au reste à affecter présent dans la fiche règlement.
Facture de 101.90 euros, règlement de 102 euros, écart de 0.10 euro.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Remises / Escomptes
En règle générale, les remises accordées (ventes) et obtenues (achats) sont comprises dans les comptes de
produits (ventes) ou charges (achats), on comptabilise la vente ou achat HT remisée et pas la vente ou achat
HT avant remise.
Dans le cas ou vous souhaitez distinguer la vente ou achat HT de la remise, il est possible de comptabiliser la
remise :
Le compte de remises accordées permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
remises accordées sur les documents.
La case à cocher "Comptabiliser la remise" permet de définir si le transfert comptable des ventes tient
compte ou non des remises.
Ces informations seront automatiquement reportées lors de la création d'une nouvelle fiche remise
complémentaire.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
409
Lors de la modification des informations de "remises", il n'y aura pas de modification automatique sur les
fiches "remises complémentaires" existantes. Elle sera reprise sur les nouvelles fiches.
Les 2 zones d'escompte correspondent à la comptabilisation des escomptes accordés (Ventes) et des escompte
obtenus (Achat).
Le compte d'escompte accordé permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
escomptes accordés sur les documents de vente.
Le compte d'escompte obtenu permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
escomptes obtenus sur les documents d'achat.
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410
NUMÉROTATION
Options - Numérotation
Accès : Paramètres - Société
Pour chaque type de documents de vente, d'achat et de stock, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à
attribuer au document.
Vous pouvez choisir de créer vos documents avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la
zone "Utiliser le compteur".
Le logiciel augmente automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe.
Pour les documents de vente :
FA XX03001 pour les factures de l’année 20XX au mois de mars, le numéro suivant sera le FA XX03002.
Pour les documents d'achat :
FF XX01001 pour les facture de l’année 20XX au mois de janvier, le numéro suivant sera le FF XX01002.
Pour les documents de stock :
BS 0101 pour les bons de sortie au mois de janvier, le numéro suivant sera le BS 0102.
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous allez
créer un document ou une fiche.
Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance
des données du menu Outils.
Vente
Devis
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DE 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de livraison
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BL 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BR 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FA 000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AV 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
411
Achat
Demande de prix
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DEM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de réception
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRA 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FFD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FAD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Stock
Bon d'entrée
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BE 000000011
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de sortie
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BS 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Inventaire
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par INV 00000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Autre
Pour chacun des fichiers de données suivants, vous pouvez choisir de créer vos fiches avec une numérotation
automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur".
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez
une fiche.
Familles articles
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FAR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
412
Sous famille articles
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SFAR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles clients
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FCL00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Sous-Familles clients
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SFCL00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles Fournisseurs
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FFR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Sous-Familles Fournisseurs
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SFFR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Articles
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par AR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Clients
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CL000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Fournisseurs
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Eco-contribution
Champ de type chaîne de 8 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par D3E00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commerciaux/collaborateurs
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles commerciaux/collaborateurs
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FCO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Secteurs géographiques
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SG00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Barèmes
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Tarif
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par TF00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Cette numérotation concerne les tarifs clients et fournisseurs.
Remises complémentaires
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
413
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par RC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Texte standards
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par TXT00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facturation périodique
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FP00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Remise en banque
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par RE00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Décaissement
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par DEC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
414
Options - Articles
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de paramétrer par défaut la création d'une fiche article.
Type d’article par défaut
Liste déroulante permettant la sélection du type de l'article : Biens, Services.
En création du dossier, le type par défaut est Biens.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le type d'article par défaut sera celui défini ici.
Fixer
Liste déroulante permettant la sélection de la fixation par défaut : Prix de revient, % de marge, Marge HT ou
PV HT.
Taux de marge par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le taux de marge par défaut de la ligne sera celui des options
Taux de marque par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux sur bien
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type bien, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux sur service
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type service, cette valeur est reprise par défaut.
Calcul de la marge brute
Liste permettant de définir le calcul de la marge brute par rapport :
o Prix d’achat de l’article
o Pump
Cette valeur est par défaut : Prix d’achat de l’article
Contrôler le stock
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse en cas d'insuffisance de stock,
lorsque vous validez la ligne de l'article ou lorsque vous enregistrez (ou transférez) un document qui
mouvemente les stocks (commande (stock virtuel), Bon de livraison et Facture)
Ce contrôle permet également de pouvoir gérer les articles de remplacement.
Contrôler le stock à la commande sur
Liste déroulante permettant de définir le choix du suivi de stock : Stock réel, stock virtuel, stock disponible
Autoriser les stocks négatifs
Case à cocher permettant de définir par défaut l'autorisation des stocks négatifs sur les articles gérés en stock.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
415
Options - Tarifs et promotions
Accès : Paramètres - Société
Cet onglet permet de déterminer la politique tarifaire du dossier pour les documents de ventes et achats.
Vous disposez de différentes politiques d'application de tarifs :
x le plus avantageux,
x les tarifs sont prioritaires (même s'il y a des promotions),
x les promotions sont prioritaires (même s'il y a des tarifs),
x Les tarifs et les promotions sont cumulables (cumuls de plusieurs tarifs, cumuls de plusieurs
promotions, cumuls de tarifs et promotions...).
Utiliser le tarif le plus avantageux...
Si cette option est sélectionnée, quelques soit le tarif ou la promotion, c'est le prix/remise le/la plus
intéressant/e qui sera pris/e en compte dans le document de vente/achat.
Pour cela, lors de la réalisation d'un document de vente/achat, tous les tarifs et promotions possibles sont
calculés et le plus avantageux sera pris en compte. Cet avantage est matérialisé par les caractères "gras" sur
cette ligne.
Application des....
Cette liste déroulante permet de définir si :
x les promotions sont appliquées en priorité "Appliquer les promotions avants les tarifs"
x les tarifs sont prioritaires sur les promotions "Appliquer les tarifs avant les promotions"
Ordre d'application des tarifs et promotions
Pour ce point, vous devez déterminer l'ordre des priorités à prendre en compte lors du calcul du tarif ou de la
promotion dans le document de vente/achat.
Vous disposez des priorités : Clients ou Fournisseurs, Famille Clients ou Fournisseurs, Sous Famille Clients ou
Fournisseurs, Catégories tarifaires clients ou ou Fournisseurs, Articles, Familles articles et Sous Familles
articles.
L'ordre des priorités est important pour la détermination du tarif ou de la remise dans les documents de
vente/achat.
Dans la partie "Tarifs fournisseur" vous disposez de l'option "Utiliser le prix d'achat article/fournisseur".
Cette case à cocher permettant de pouvoir choisir s'il faut appliquer le tarif du fournisseur ou le tarif de la fiche
article
Afficher le message d'avertissement en cas de modifications de
tarifs/promotions
Cette option permet lors d'une modification d'un tarif depuis une fiche article, client ou fournisseur de vous
avertir que cette modification impact d'autres fiches article, client ou fournisseur.
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416
DOCUMENTS DE VENTE
Options - Documents de vente - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les avertissements, le paramétrage de taux, montants... des documents de
ventes.
Avertissement si le code article n’existe pas
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque
vous saisissez dans la colonne "Code article" une référence qui n'existe pas dans votre fichier article.
Utiliser la TVA de l’article
Cocher cette case si vous souhaitez que la TVA de l'article soit toujours reprise dans les documents. Dans le cas
contraire, c'est la TVA de l'entête du document qui est affectée à toutes les lignes articles.
Facturation TTC
Cocher cette case si vous souhaitez que la facturation soit définie par défaut en TTC sur les fiches clients et
familles clients.
Durée de validité des devis (jours)
Indiquez, en nombre de jours, la durée de validité de vos devis.
La date de validité des devis sera alors automatiquement calculée, dans l'entête du devis..
Par défaut, le nombre de jours est 30.
Document d'acompte sans TVA
Permet de créer des factures d'acompte ou avoirs d'acompte avec une TVA exonérée (0.00).
Génération automatique du règlement d'acompte
Cette option si elle est cochée permet de réaliser automatiquement un "règlement" lors de la génération d’une
facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte
Afficher le paiement pour les factures d'acompte
Cette option si elle est cochée permet de d'afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération d’une
facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte.
Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC
Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au Total TTC du document le montant des écocontributions
des lignes article.
Dans le cas contraire, le montant de l'éco-contribution ne varie pas en fonction des éco-contributions
sélectionnées sur les lignes article : Le montant total comprend les montants éco-contributions.
Calcul de l'éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou
TTC)
Case à cocher, non sélectionner par défaut.
Permet de prendre en compte le montant de la fiche éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la
facturation en HT ou en TTC
Facturation HT => montant éco contribution pris en compte : montant HT. La TVA de l'écocontribution de
la ligne sera calculée depuis cet HT.
Facturation TTC => montant éco contribution pris en compte : montant TTC.
TVA pour le calcul de l'éco-contribution
Champ taux de TVA à sélectionner
Ce taux sera pris en compte lors de la facturation pour le calcul du montant HT de l'éco-contribution de la ligne.
Montant TTC de la ligne eco-contibution sera calculé :
Montant TTC de la fiche eco contribution - TVA des options * TVA de la ligne
Privilégier le commercial/Collaborateur de la fiche client
Après activation, cette option est disponible uniquement en version réseau.
Cette option, si elle est sélectionnée, permet en saisie de document de récupérer le commercial/collaborateur
de la fiche client.
Dans le cas contraire, en saisie de document, c'est le commercial correspondant à l'utilisateur courant qui est
récupérer.
Pointage automatique lors d'un transfert de facture en avoir
Suite au transfert d'une facture en avoir, cette option permet de réaliser automatiquement le pointage de
l'échéance de l'avoir avec celle/s de la facture.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
417
Frais de port non soumis à escompte
Case à cocher permettant de définir par défaut lors de la réalisation d'un document, si le frais de port est
soumis ou pas à escompte.
Ce paramétrage ne sera pas pris en compte si une fiche frais de port est présente dans le pied du document.
Gestion des messages
Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information :
Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte
Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante.
Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un
remboursement d'acompte versé par le client...
Afficher le message d'ouverture du règlement créé
Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le
règlement généré automatiquement.
Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la
boite du message ou décocher la case à cet endroit.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
418
Options - Documents de vente - Devis
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir les états des devis en cours, transféré, refusé par le client...
Etat Accepté
Le libellé indiqué dans ce champ sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en commande,
bon de livraison, ou facture.
La liste des états proposés correspond aux états définis dans les champs ci-dessous.
États des devis
Vous disposez de 10 zones (champ de type Alpha de 20 caractères) pour définir l'état de vos devis.
Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous
pouvez modifier ces libellés à votre convenance.
L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivants ce critère (dans la liste
des documents ou les impressions, par exemple).
Lors de la création d'un devis, l'état par défaut est " l'état 1 " (En cours).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
419
Options - Documents de vente - Bons de livraison/Bons de retour
Accès : Paramètres - Société- Documents de vente
Permet de définir une étape intermédiaire entre la commande et le BL/BR pour permettre la préparation de la
livraison/retour sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock.
x « Activer les états sur les bons de livraisons »
case à cocher
non sélectionnée par défaut
Si cette option n’est pas sélectionnée le champ état n’est pas présent dans le document.
Il n’est pas autorisé de dé-sélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état
autre que 10, existent.
x Etats des bons de livraison
10 états de bons peuvent être pré-définis
Les valeurs par défaut sont :
o Etat 1 : A préparer
o Etat 2 : En préparation
o Etat 3 : Préparé
o Etat 4 à 9 : autre
o Etat 10 : Expédié
L’état 10 est l’état qui déclenche la génération du mouvement de stock et donc à la mise à jour du
stock réel de l’article.
x « Activer les états sur les bons de retours»
case à cocher
non sélectionnée par défaut
Si cette option n’est pas sélectionnée le champ état n’est pas présent dans le document.
Il n’est pas autorisé de dé-sélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état
autre que 10, existent
x Etats des bons de retour
10 états de bons peuvent être pré-définis
Les valeurs par défaut sont :
o Etat 1 : En attente
o Etat 2 : En cours de traitement
o Etat 3 à 9 : autre
o Etat 10 : Réceptionné
L’état 10 est l’état qui déclenche la génération du mouvement de stock et donc à la mise à jour du
stock réel de l’article.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
420
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis
Accès : Paramètres - Société
Les devis doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles d'impression de devis fournis avec le logiciel.
Par défaut, nous vous proposons des mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
421
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures
Accès : Paramètres - Société
Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles d'impression de factures fournis avec le logiciel.
Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour
l'escompte, le taux de pénalité en cas de retard de paiement et une indemnité minimum forfaitaire pour les
professionnels.
Par défaut, nous vous proposons trois mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
422
Options - Documents de vente - SMS
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir si lors d'un transfert ou regroupement d'un document vers un document
supérieur, vous souhaitez envoyer un sms à un tiers.
Devis en bon de livraison
Case à cocher permettant de définir l'envoi d'un sms lors d'un transfert/regroupement d'un devis en bon de
livraison.
Texte standard
Liste déroulante active si la case à cocher "Devis en bon de livraison" est sélectionnée.
Cette liste permet de sélectionner le texte standard par défaut lors de l'envoi d'un sms suite à un
transfert/regroupement d'un devis en bon de livraison.
Commande en bon de livraison
Case à cocher permettant de définir l'envoi d'un sms lors d'un transfert/regroupement d'une commande en bon
de livraison.
Texte standard
Liste déroulante active si la case à cocher "Commande en bon de livraison" est sélectionnée.
Cette liste permet de sélectionner le texte standard par défaut lors de l'envoi d'un sms suite à un
transfert/regroupement d'une commande en bon de livraison.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
423
Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours
autorisé
Accès : Paramètres - Société- Documents de vente ou Documents d'achat
Ces options permettent de définir le calcul de l’encours client ou fournisseur.
Nous allons décrire ici les paramètres de calcul pour un client (vente), le comportement est identique pour les
fournisseurs (achat).
Comparer l’encours maximum autorisé au
Liste de choix permettant de choisir s’il doit être comparé au solde actuel ou au SOC.
Les valeurs sont :
x Solde actuel (par défaut)
x SOC (Solde des Opérations Courantes).
Base de calcul du SOC
Liste de choix
Les valeurs sont :
x Factures/Avoirs (par défaut)
x Factures/Avoirs + Livraison/Retour ou Réception/retour
x Factures/Avoirs + Livraison/Retour ou Réception/retour + Commandes.
Pour avoir plus d’informations sur le calcul du SOC, cliquer ici.
Prévenir à partir de
Liste de choix permettant de distinguer à partir de quel type de document l’encours doit être contrôlé et donc
l’utilisateur averti
x Devis/demande de prix : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification,
livraison/réception partielle, transfert, regroupement, duplication des devis/demandes de prix,
commandes, bon de livraison/réception ou factures.
x Attention, le devis/la demande de prix ne mouvemente pas le SOC. L’avertissement sera affiché
qu’à partir du moment où l’encours est déjà dépassé.
x Commande : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification, livraison/réception partielle,
transfert, regroupement, duplication des commandes, bon de livraison/réception ou factures,
x Bon de livraison/réception : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification,
livraison/réception partielle, transfert, regroupement, duplication des bons de livraison/réception ou
factures,
x Facture : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification, regroupement, transfert,
duplication des factures.
Contrôle de l’encours à
Liste permettant de choisir à quel moment effectuer le contrôle de l’encours.
Les valeurs sont :
x La sélection du tiers* (par défaut) : vérifie à la sélection du client si l’encours autorisé est dépassé.
S’il ne l’est pas, aucun message ne s’affiche. S’il l’est soit un message d’avertissement s’affiche, soit la
création du document pour ce client est bloquée.
x La saisie du document : vérifie à chaque insertion d’article et en modification des valeurs du pied, si
l’encours est dépassé ou non. S’il ne l’est pas, aucun message ne s’affiche et dès qu’il l’est, soit un
message d’avertissement s’affiche, soit la création du document pour ce client est bloquée.
Ce contrôle se réalise uniquement en saisie manuelle.
x L’enregistrement du document : vérifie à la sauvegarde du document si l’encours du client est
dépassé. S’il ne l’est pas, le document est enregistré. S’il l’est soit un message d’avertissement
s’affiche, soit la création du document pour ce client est bloquée.
En cas d’encours dépassé
Liste de choix
Les valeurs sont :
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
424
x Ne rien faire : si l’encours est dépassé, il n’y a pas de message, la création de document de vente est
possible;
x Afficher un message d’avertissement (Choix par défaut) : si l’encours est dépassé, un message
d’avertissement s’affiche. La création peut continuer ou être annuler
x Bloquer la création du document : si l’encours est dépassé, un message bloquant s’affiche. Le
document ne peut pas être créé.
Seuil de contrôle avant dépassement
Champ saisissable
Par défaut : 0,00
En création de document que ce soit manuelle, par transfert ou par regroupement, lorsque le SOC (ou le solde
actuel) du client atteint ce seuil, un message d’avertissement est affiché pour vous avertir qu’il reste X € avant
que le client dépasse son encours.
X est égal à la différence entre l’encours maximum et le SOC (ou solde actuel).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
425
DOCUMENTS D'ACHAT
Options - Documents d'achat - Options générales
Accès : Outils - Options
Ces options permettent de définir la gestion des messages.
Fermer les commandes au réapprovisionnement
Case à cocher
Sélectionné par défaut
Permet de ne plus ajouter de données sur la commande fournisseur. Au prochain réapprovisionnement, une
nouvelle commande sera réalisée.
Compléter les commandes existantes
Case à cocher
Non sélectionné par défaut
Lors d'un réapprovisionnement, si une commande existe pour le fournisseur, elle sera complétée dans le cas ou
celle-ci n'est pas Fermer au réapprovisionnement ou réapprovisionnement contremarque.
Ces options permettent de gérer le réapprovisionnement.
Afficher le message indiquant qu'aucune commande client ne peut être livrée.
Case à cocher
Sélectionné par défaut
Ce message apparaît suite à la validation d'une facture fournisseur pour vous informer qu'aucune commande
client en attente ne peut être livrée avec l'article qui vient d'être réceptionné.
Inclure le montant de l'éco-contribution au TTC
Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au total TTC du document d'achat le montant des écocontributions
des lignes article.
Dans le cas contraire, le montant de l'éco-contribution ne varie pas en fonction des éco-contributions
sélectionnées sur les lignes article : Le montant total comprend les montants éco-contributions.
Document d'acompte sans TVA
Permet de créer des factures d'acompte ou avoirs d'acompte avec une TVA exonérée (0.00).
Génération automatique du règlement d'acompte
Cette option si elle est cochée permet réaliser automatiquement un "règlement" lors de la génération d’une
facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte
Afficher le paiement pour les factures d'acompte
Cette option si elle est cochée permet d'afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération d’une
facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte.
Pointage automatique lors d'un transfert de facture en avoir
Suite au transfert d'une facture en avoir, cette option permet de réaliser automatiquement le pointage de
l'échéance de l'avoir avec celle/s de la facture.
Frais de port non soumis à escompte
Case à cocher permettant de définir par défaut lors de la réalisation d'un document, si le frais de port est
soumis ou pas à escompte.
Ce paramétrage ne sera pas pris en compte si une fiche frais de port est présente dans le pied du document.
Gestion des messages
Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information :
Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte
Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante.
Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un
remboursement d'acompte versé par le client...
Afficher le message d'ouverture du règlement créé
Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le
règlement généré automatiquement.
Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la
boite du message ou décocher la case à cet endroit.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
426
Options - Documents d'achat - Bons de réception/Bons de retour
Accès : Paramètres - Société- Documents d'achat
Permet de définir une étape intermédiaire entre la commande et le Bon de réception/retour pour permettre la
préparation de la réception/retour sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock.
x « Activer les états sur les bons de réceptions »
case à cocher
non sélectionnée par défaut
Si cette option n’est pas sélectionnée le champ état n’est pas présent dans le document.
Il n’est pas autorisé de dé-sélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état
autre que 10, existent.
x Etats des bons de réception
10 états de bons peuvent être pré-définis
Les valeurs par défaut sont :
o Etat 1 : A réceptionner
o Etat 2 : En cours de réception
o Etat 3 à 9 : autre
o Etat 10 : Réceptionné
L’état 10 est l’état qui déclenche la génération du mouvement de stock et donc à la mise à jour du
stock réel de l’article.
x « Activer les états sur les bons de retours »
case à cocher
non sélectionnée par défaut
Si cette option n’est pas sélectionnée le champ état n’est pas présent dans le document.
Il n’est pas autorisé de dé-sélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état
autre que 10, existent
x Etats des bons de retour
10 états de bons peuvent être pré-définis
Les valeurs par défaut sont :
o Etat 1 : A préparer
o Etat 2 : En préparation
o Etat 3 : Préparé
o Etat 4 à 9 : autre
o Etat 10 : Renvoyé
L’état 10 est l’état qui déclenche la génération du mouvement de stock et donc à la mise à jour du
stock réel de l’article.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
427
Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours
autorisé
Accès : Paramètres - Société- Documents de vente ou Documents d'achat
Ces options permettent de définir le calcul de l’encours client ou fournisseur.
Nous allons décrire ici les paramètres de calcul pour un client (vente), le comportement est identique pour les
fournisseurs (achat).
Comparer l’encours maximum autorisé au
Liste de choix permettant de choisir s’il doit être comparé au solde actuel ou au SOC.
Les valeurs sont :
x Solde actuel (par défaut)
x SOC (Solde des Opérations Courantes).
Base de calcul du SOC
Liste de choix
Les valeurs sont :
x Factures/Avoirs (par défaut)
x Factures/Avoirs + Livraison/Retour ou Réception/retour
x Factures/Avoirs + Livraison/Retour ou Réception/retour + Commandes.
Pour avoir plus d’informations sur le calcul du SOC, cliquer ici.
Prévenir à partir de
Liste de choix permettant de distinguer à partir de quel type de document l’encours doit être contrôlé et donc
l’utilisateur averti
x Devis/demande de prix : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification,
livraison/réception partielle, transfert, regroupement, duplication des devis/demandes de prix,
commandes, bon de livraison/réception ou factures.
x Attention, le devis/la demande de prix ne mouvemente pas le SOC. L’avertissement sera affiché
qu’à partir du moment où l’encours est déjà dépassé.
x Commande : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification, livraison/réception partielle,
transfert, regroupement, duplication des commandes, bon de livraison/réception ou factures,
x Bon de livraison/réception : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification,
livraison/réception partielle, transfert, regroupement, duplication des bons de livraison/réception ou
factures,
x Facture : Contrôle si l’encours est dépassé en création, modification, regroupement, transfert,
duplication des factures.
Contrôle de l’encours à
Liste permettant de choisir à quel moment effectuer le contrôle de l’encours.
Les valeurs sont :
x La sélection du tiers* (par défaut) : vérifie à la sélection du client si l’encours autorisé est dépassé.
S’il ne l’est pas, aucun message ne s’affiche. S’il l’est soit un message d’avertissement s’affiche, soit la
création du document pour ce client est bloquée.
x La saisie du document : vérifie à chaque insertion d’article et en modification des valeurs du pied, si
l’encours est dépassé ou non. S’il ne l’est pas, aucun message ne s’affiche et dès qu’il l’est, soit un
message d’avertissement s’affiche, soit la création du document pour ce client est bloquée.
Ce contrôle se réalise uniquement en saisie manuelle.
x L’enregistrement du document : vérifie à la sauvegarde du document si l’encours du client est
dépassé. S’il ne l’est pas, le document est enregistré. S’il l’est soit un message d’avertissement
s’affiche, soit la création du document pour ce client est bloquée.
En cas d’encours dépassé
Liste de choix
Les valeurs sont :
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
428
x Ne rien faire : si l’encours est dépassé, il n’y a pas de message, la création de document de vente est
possible;
x Afficher un message d’avertissement (Choix par défaut) : si l’encours est dépassé, un message
d’avertissement s’affiche. La création peut continuer ou être annuler
x Bloquer la création du document : si l’encours est dépassé, un message bloquant s’affiche. Le
document ne peut pas être créé.
Seuil de contrôle avant dépassement
Champ saisissable
Par défaut : 0,00
En création de document que ce soit manuelle, par transfert ou par regroupement, lorsque le SOC (ou le solde
actuel) du client atteint ce seuil, un message d’avertissement est affiché pour vous avertir qu’il reste X € avant
que le client dépasse son encours.
X est égal à la différence entre l’encours maximum et le SOC (ou solde actuel).
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
429
Options - Règlements
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir le paramétrage par défaut d'un moyen de paiement, d'une banque pour la
saisie d'un nouveau règlement et des jours pour déclencher l'édition des relances clients.
Moyen de paiement par défaut
Ce champ correspond au moyen de paiement par défaut lorsque vous créer une échéance.
Par exemple, création d'une facture sans "Mode de règlement", l'échéance de la facture contiendra le
moyen de paiement défini ici.
La liste des moyens de paiement est disponible par le menu Règlements - Données -Moyen de paiement.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Banque par défaut
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement si elle n'est pas
défini dans le moyen de paiement sélectionné sur la fiche règlement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques.
Ce champ peut être renseigné par défaut à partir de la fiche banque en cliquant sur le bouton "Banque par
défaut".
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Dossier par défaut pour les fichiers ETEBAC
Ce champ permet de saisir/sélectionner le chemin et répertoire de stockage du fichier ETEBAC généré.
Dossier par défaut pour les fichiers SEPA
Ce champ permet de saisir/sélectionner le chemin et répertoire de stockage du fichier SEPA généré.
Gestion des messages
"Afficher le message d'avertissement en cas de banque non renseignée"
L'option permet d'être averti lorsque la banque n'est pas renseignée sur une facture d'acompte ou un avoir
d'acompte ou un règlement et que vous souhaitez valider l'un de ces éléments.
En effet, la validation d'un document d'acompte ou d'un règlement permet de transférer les échéances en
comptabilité et pour cela, il faut obligatoirement associé une banque.
"Afficher le message d'avertissement en cas de code pays non renseigné sur les coordonnées
bancaires"
L'option permet d'être averti lorsque le code pays n'est pas renseigné sur l'adresse de la fiche et qu'une
coordonnée bancaire est saisie dans une fiche.
Lettres de relance
Cette partie permet de définir par défaut les modèles et jour de déclenchement des relances :
- Modèles de relance par courrier, e-mail ou relance téléphonique.
- Nombre de jours après lesquels une relance est déclenchée :
o Le lancement de la première relance est réalisé X jours après la date d'échéance
o Le lancement de la deuxième relance est réalisé X jours après la première relance (relance de niveau
1)
o Le lancement de la première relance est réalisé X jours après la deuxième relance (relance de niveau
2)
Par défaut le nombre de jours est de 5 pour toutes les relances.
Pénalités de retard
Cette partie permet de saisir le taux d'intérêt à appliquer pour le calcul des pénalités de retard ainsi que le
montant d'indemnité forfaitaire de recouvrement. Ces informations sont utilisées dans les lettres de relance afin
de calculer le montant total des pénalités de retard.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
430
Options - Documents de stock - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de justifier les écarts de stock dans un Bon de sortie, un inventaire.
Justificatif des écart de stock
Vous avez à votre disposition 5 libellés d'écart possibles.
Les libellés par défaut sont :
Libellé 1 : Démarque inconnue,
Libellé 2 : Détériorés,
Libellé 3 : Périmés,
Libellé 4 : Vols,
Libellé 5 : Autres.
Valeur de l'article en entrée
Liste déroulante permettant de définir par défaut la valeur de l'article (prix de revient ou PUMP) lors de la
réalisation d'un bon d'entrée.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
431
Options - Paramétrages
Accès : Paramètres - Société
Décimales
Choisissez le nombre de décimales qui s'affichera dans les zones de type prix, quantités et montants.
Prix unitaire
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Quantités
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Montants
Par défaut, le nombre de décimales est de 2. Cette zone n'est pas modifiable.
Devise
L’option Devise est présente pour permettre d’imprimer, la contre valeur en pied de facture (au moins), et
cela sans devoir paramétrer en dur dans le modèle.
Devise du dossier
Champ alphabétique non saisissable (en lecture seule).
Suite à la création de dossier, la devise Euros est indiquée.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, € est indiqué par défaut.
Devise de contre valeur
Champ alphabétique de 50 caractères.
Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellé complet de cette devise.
En création de dossier, Francs est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier.
En création de dossier, F est indiqué par défaut.
Taux de conversion
Champ numérique de 15 caractères dont 6 décimales.
Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur.
En création de dossier, 6.55957 est indiqué par défaut.
Codes alpha-numériques
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications
Cette option permet de saisir des caractères différent de A...Z 0...9.
En fonction de la fiche, ces caractères peuvent être :
[Espace] - \ / ( ) _ .
Les fiches concernées sont :
x Codes postaux - Code postal
x Secteur Géographique - Code secteur géographique
x NAF - Code NAF
x Frais de port - Code
x Article - Code article
x Familles Articles - Code Famille Articles
x Unité - Code unité
x Eco-contribution - Code éco-contribution
x Localisation - Code de localisation
x Tarif - Code
x Barème - Code barème
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
432
x Banque - Code
x Modes de Règlement - Code
x Moyens de Paiement - Code
x Client - Code (tiers)
x Familles Clients - Code Famille
x Fournisseur - Code (tiers)
x Familles Fournisseurs - Code Famille
x Commercial/collaborateur - Code Commercial/collaborateur
x Famille Commerciaux/collaborateurs - Code Famille
Les points suivants ne sont pas concerné par les caractères supplémentaires :
- Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement.
- Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . -
Transfert de documents
Ouvrir les documents générés après transfert
La sélection de cette option permet de définir par défaut l'ouverture automatique du document généré par un
transfert.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
433
Options - Nombre d'exemplaires
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir le nombre d'exemplaires par type de document vente et/ou achat que vous
souhaitez par défaut lors de l'impression des documents de vente ou d'achat.
Vous retrouverez ce nombre d'exemplaires dans l'onglet Compléments des documents de vente et achat.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
434
Options - Marquer comme imprimés
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de spécifier les types de documents à "marquer comme imprimé".
Vous pouvez définir une action par défaut par type de document de vente ou achat.
Les actions sont Jamais, Toujours ou Me demander.
L'action "Me demander" affichera une fenêtre permettant de choisir les documents à marquer comme imprimés.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
435
Options - Fonctionnalités disponibles
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet d'activer ou désactiver certaines fonctionnalités.
Cette liste de fonctionnalités dépend directement du niveau de votre logiciel.
Il est possible d'activer ou de désactiver une fonctionnalité dans un dossier déjà existant.
L'activation d'une fonctionnalité ne pose aucun problème : cette fonctionnalité s'ajoutera dans tous les menus,
dans toutes les fiches, listes, tâches... où elle doit apparaître.
Vous pourrez donc travailler avec comme si vous l'aviez activée à la création de votre dossier.
La dés-activation d'une fonctionnalité dépend de son utilisation ou non dans le dossier : si cette
fonctionnalité est déjà utilisée dans le dossier, alors vous ne pourrez la désactiver qu'après avoir supprimé tous
les éléments qui l'appellent ; si cette fonctionnalité n'a jamais été utilisée, alors elle disparaîtra de tous les
menus, de toutes les fiches, listes, tâches... où elle apparaissait.
Paramétrage des modèles par client
Case à cocher permettant de gérer les modèles d'impression par type de document sur les fiches clients.
Paramétrage des modèles par fournisseur
Case à cocher permettant de gérer les modèles d'impression par type de document sur les fiches fournisseurs.
Gestion de l'analytique
Case à cocher permettant de définir la gestion de l'analytique dans le dossier.
Service à la personne
Case à cocher permettant de définir la gestion du service à la personne dans le dossier.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
436
Options - SMS
Accès : Paramètres - Société
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au
0811 65 80 20.
Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB
et SMSEnvoi).
Trois fournisseurs sont disponibles:
x EcoSms : http://boutique.ecosms.fr
x SMSToB : http://www.smstob.com
x SMSEnvoi : http://www.smsenvoi.com
Ces options vous permettent de définir :
Service SMS par défaut : Service SMS sélectionné par défaut lors d’un envoi depuis une liste
EcoSMS :
x Clef d’identification : code d’accès au service
SMSEnvoi
x E-mail : email utilisé pour le compte chez smsenvoi
x Clef API KEY: Clef disponible sur le site SMSEnvoi sur la page “Modification du compte”
x Qualité des sms : qualité de l’envoi (dé doublonnage des numéros, …) voir le site pour la
description
La procédure pour récupérer la clef API KEY est la suivante :
• Aller sur http://www.smsenvoi.com,
• Dans le cadre en haut à droite, s’identifier,
• Dans le cadre « Manager » à gauche, cliquer sur « Modification du compte »,
• Dans la fiche du compte, il y a un champ « Clef API KEY », c’est cette valeur qu’il faut mettre dans les
options de de l'application.
SMSToB
x E-mail : email utilisé pour le compte chez smstob
x Mot de passe : mot de passe du compte
Supprimer les accents des messages :
Remplace les lettres accentuées par leur homologue non accentuée. Les lettres remplacées sont les
suivantes: ç ->c, ñ ->n, à â ä á ã ->a, é è ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û ->u
Certains fournisseurs effectuent de leur coté des transformations :
x EcoSMS : ç ->c, â ã ->a, ê ë ->e, ï î í –>i, ó ô –>o, ú û –>u. Les autres caractères
accentués sont correctement transmis.
x SMSEnvoi: ç –>c, ñ –>n, â ä á ã ->a, ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û –>u. Les
autres caractères accentués sont correctement transmis.
x SMSToB : aucune transformation n’est effectuée et les caractères accentués sont mal
transmis.
Suite au paramétrage de ces options, vous pouvez envoyer des SMS.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
437
Email : paramétrage de l’objet et du corps
Accès : Paramètres – Sociétés - Email
Cette option permet de définir le paramétrage de l’objet et du message de vos e-mails.
Objet
Cette partie contient le choix des variables à appliquer (bouton Ajouter ) ainsi que la zone de texte
Cette zone contient au maximum 255 caractères.
La valeur par défaut est « Type de document » n° « Numéro de document »
Message
Cette partie permet de saisir le texte par défaut de votre email.
La liste déroulante contient les textes standards pré-définis préalablement.
Suite à la sélection d’un de ces texte, il est inséré dans la zone de texte à l’aide des boutons Ajouter et
Remplacer.
o Ajouter : le bouton Ajouter ajoute successivement les textes standards dans le champ Message
o Remplacer : le bouton Remplacer remplace le contenu du message en cours par le contenu du texte
standard.
Vous avez la possibilité d'insérer des variables.
La zone de texte peut être au format RTF (mise en forme du texte : police, taille, attribut, alignement, puce....)
Ce format est utilisé uniquement dans le cas d'un envoi par SMTP.
Dans le cas d'un envoi par MAPI, c'est du texte brut.
Envoi d’un e-mail
Lors de l'envoi d'un e-mail vous obtiendrez dans :
L'objet : les données correspondantes aux variables définies dans les options et reste modifiable.
Le texte de l’e-mail : par défaut le texte standard défini dans les paramètres du dossier ainsi que les
variables pré-remplies.
Intégrer une signature avec logo n’est pas possible lors d'un envoi MAPI, le texte envoyé étant du texte
brut.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
438
Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions eCommerce
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de paramétrer votre site e-Commerce.
Ce paramétrage est indispensable pour la gestion e-Commerce.
Deux sous-menus sont disponibles Connexion et Genéral
Connexion
Dans cette partie, vous trouverez les options :
x Activer le e-Commerce ...
Case à cocher permettant de définir l'accès à l’envoi ou la réception de données vers ou en provenance
du site du fournisseur, et également à l’administration et à la consultation du site.
Les traitements disponibles dans le menu Opérations de l’application Open line sont grisés dans le
cas de la non sélection de cette case.
Paramètres du site
Si la case "Activer le e-Commerce..." est sélectionnée, vous pouvez paramétrer les informations du site :
x Site de e-Commerce :
Zone de saisie permettant d'indiquer l'adresse du site afin d'y accéder en visualisation (depuis le menu
Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou Autres solutions e-Commerce, site web).
x Titre du site :
Ce champ permet de saisir un texte qui servira d'informations dans la commande importée.
Il est repris dans le champ "Référence" de la commande importée depuis le site, complété par le numéro
de la commande attribué par le site lui-même.
x URL des services web
Ce champ s’obtient automatiquement par la saisie de l’adresse du site eCommerce, car sa structure est
pré-définie par ePages.
x Code utilisateur service web(site d'administration) :
Zone de saisie permettant d’indiquer le nom du site afin d'y accéder en tant qu’administrateur (depuis le
menu Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou Autres solutions e-Commerce, Site
d’administration).
x Mot de passe service web
Zone de saisie permettant d'indiquer le mot de passe du site afin d'y accéder en tant qu’administrateur
(depuis le menu Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou Autres solutions e-Commerce, Site
d’administration).
Ces deux dernières données sont à saisir pour permettre une connexion automatique au site pour
l’administrer (Partie Site d’administration du menu Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou
Autres solutions e-Commerce,)
Tester la connexion
Cette opération permet de contrôler que les paramètres entrés sont corrects et que la connexion avec le site est
possible.
La licence EBP doit être active : c'est-à-dire sous assistance, pour permettre l’utilisation de l’assistant
d’envoi et de réception de données.
Général
Dans cette partie, vous trouverez les options :
Autoriser l'envoi des images :
Case à cocher permettant de définir l'envoi des images des articles.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
439
Territorialités
Liste de concordances entre les territorialités ePages (Zone fiscale ePages) et les Territorialité Open
Line.
La gestion de cette liste est commune aux autres fiches.
La concordance entre la zone fiscale EU d’ePages est la territorialité France d'open line. De même pour
la zone fiscale Non EU à la territorialité Import/Export.
Informations de TVA
Liste de concordances entre la catégorie fiscale ePages et les taux de TVA d'Open Line.
La gestion de cette liste est commune aux autres fiches.
Pour la territorialité France et la catégorie fiscale Epages, ajouter le taux de TVA Open Line
correspondant. Faites de même pour la territorialité Importation/Exportation.
Ces 2 listes sont nécessaires pour l’envoi d'une TVA correcte sur les fiches article ainsi que pour la
récupération des commandes.
Si les zones fiscales définies par défaut dans ePages ne suffisent pas à couvrir les cas que vous souhaitez
gérer, vous allez devoir dans ePages, créer de nouvelles zones fiscales, y affecter les pays souhaités, et définir
pour ces zones fiscales les taux applicables.
Ensuite, il faudra réaliser la correspondance de ces zones fiscales ePages avec les territorialités et taux de TVA
d’Open Line.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
440
Options - Oxatis
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de paramétrer votre site e-commerce Oxatis.
Ce paramétrage est indispensable pour la gestion e-commerce Oxatis.
Deux sous-menus sont disponibles Connexion et Genéral
Connexion
Dans cette partie, vous trouverez les options :
x Activer le e-Commerce Oxatis
Case à cocher permettant de définir l'accès à l’envoi ou la réception de données vers ou en provenance
du site Oxatis, et également à l’administration et à la consultation du site.
Les traitements disponibles dans le menu Opérations de l’application Open line sont grisés dans le
cas de la non sélection de cette case.
Paramètres du site
Si la case "Activer le e-Commerce Oxatis" est sélectionnée, vous pouvez paramétrer les informations du site
:
x Jeton d'indentification (Token)
Cette zone permet de saisir la clé d'identification (Jeton).
C'est à dire le jeton fournie dans la gestion des droits par utilisateur dans la partie administration du site
oxatis.
x Site de e-Commerce : URL du site côté client.
Zone de saisie permettant d'indiquer l’adresse du site afin d'y accéder en visualisation (depuis le menu
Opérations, E commerce, oxatis, site web)
Exemple : www.nomdusite.oxatis.com
x Titre du site :
Ce champ permet de saisir un texte qui servira d'informations dans la commande importée.
Il est repris dans le champ "Référence" de la commande importée depuis le site, complété par le numéro
de la commande attribué par le site lui-même.
Exemple du champ référence : Commande « Titre du site » N° « numéro de la commande Oxatis »
x Administrateur (site d'administration) :
Zone de saisie permettant d’indiquer le nom du site afin d'y accéder en tant qu’administrateur (depuis le
menu Opérations, E commerce, Oxatis, Site d’administration)
Exemple : nomdusite
x Mot de passe
Zone de saisie permettant d'indiquer le mot de passe du site Afin d'y accéder en tant qu’administrateur
(depuis le menu Opérations, E commerce, Oxatis, Site d’administration).
Tester la connexion
Cette opération permet de contrôler que les paramètres entrés sont corrects (Jeton) et que la connexion avec le
site est possible.
La licence EBP doit être active : c'est-à-dire sous assistance, pour permettre l’utilisation de l’assistant
d’envoi et de réception de données.
Général
Dans cette partie, vous trouverez les options :
x Autoriser l'envoi des images :
Case à cocher permettant de définir l'envoi des images des articles.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
441
x Autoriser le redimensionnement des images :
Case à cocher permettant de ne pas redimensionner les images envoyées à condition que leur taille ne
dépasse pas la taille maximale imposée par le site.
x Taille des images de détail
Champs numériques permettant de définir la largeur et la hauteur des images de détail (onglet image
de la fiche article).
x Taille des vignettes
Champs numériques permettant de définir la largeur et la hauteur des vignettes (onglet Web de la fiche
article).
x Ignorer les textes enrichis
Case à cocher permettant de ne pas prendre en compte les textes enrichis des champs "Description" et
donc d'envoyer du "texte brut".
x Libellé des causes d'indisponibilité
Vous disposez de 4 zones pour définir la cause la cause d'indisponibilité.
Par défaut, ces causes sont renseignées de la façon suivante : Aucune, ne rien afficher ; En rupture ;
Disponible chez le fournisseur ; Article discontinué.
Vous pouvez modifier ces libellés à votre convenance.
x Tarifs :
Permet de sélectionner 5 catégories tarifaires correspondant aux 5 tarifs Oxatis.
Pour qu’il y ait des tarifs à envoyer, il faut qu’il y ait des fiches tarifs et que ces fiches tarifs soient
paramétrées pour les catégories tarifaires.
Quelques règles applicables :
o Si le tarif 1 sur Oxatis doit rester le tarif paramétré dans la fiche article, pas besoin de
paramétrer ici de catégorie tarifaire 1, commencer à 2.
o Si pas de tarifs autre que le tarif de la fiche article, pas besoin de passer par ce paramètrage.
(le tarif de la fiche article Open line sera envoyé sur les 5 tarifs de la fiche article oxatis)
Si moins de 5 catégories tarifaires dans le dossier, il n'y a pas nécessaire d’en renseigner 5 à tout prix.
C’est lors de l’envoi des articles vers le site que sont calculés les tarifs applicables sur chaque catégorie
tarifaire, et pour une unité (quantité ou CA).
Cliquez ici pour avoir un exemple
Un article A a un tarif dans sa fiche de 100 euros HT, TVA 19.60
Les catégories tarifaires Associations, particuliers, entreprises ont été créées, associées respectivement dans les
paramètres du dossier à la catégorie 2, 3 et 4.
La fiche tarifs Associations est basée sur tous les articles, par quantité, jusqu’à 100, % de remise HT 10%, soit
un PVHT de 90 (100-10%)
La fiche tarifs Particuliers est basée sur tous les articles, par quantité, jusqu’à 10, PVTTC 100
La fiche tarifs Entreprises est basée sur tous les articles, par CA, jusqu’ à 1000, PVHT 80
Dans Oxatis, les tarifs de la fiche article vont être les suivants :
Tarifs HT TTC
Tarif 1 100.00 119.60
Tarif 2 90.00 107.64
Tarif 3 83.61 100.00
Tarif 4 80.00 95.68
Tarif 5 100.00 119.60
NB : en gras les tarifs envoyés par Open line, les autres étant recalculés par oxatis.
Les tarifs dont le type de calcul PVHT+TVA et PVTTC+TVA ne seront appliqués que dans la limite du PVHT
ou du PVTTC, une TVA par tarif n’étant pas applicable sur Oxatis.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
442
S’appliquent également les règles de priorités déjà mises en place dans les pièces, pour le calcul du tarif
envoyé sur le net (par exemple deux tarifs applicables pour une même catégorie tarifaire et un même article,
sur la même période, avec la priorité au plus avantageux).
Le nom des catégories tarifaires n’est pas exporté vers Oxatis. C'est à l’utilisateur de créer ses catégories
tarifaires sur son site, dans le même ordre que celui défini sur son application Open line (cette option se trouve
dans le menu Commerce, Articles, Composants propriétés sur le site oxatis)
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
443
Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions eCommerce
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de paramétrer votre site e-Commerce.
Ce paramétrage est indispensable pour la gestion e-Commerce.
Deux sous-menus sont disponibles Connexion et Genéral
Connexion
Dans cette partie, vous trouverez les options :
x Activer le e-Commerce ...
Case à cocher permettant de définir l'accès à l’envoi ou la réception de données vers ou en provenance
du site du fournisseur, et également à l’administration et à la consultation du site.
Les traitements disponibles dans le menu Opérations de l’application Open line sont grisés dans le
cas de la non sélection de cette case.
Paramètres du site
Si la case "Activer le e-Commerce..." est sélectionnée, vous pouvez paramétrer les informations du site :
x Site de e-Commerce :
Zone de saisie permettant d'indiquer l'adresse du site afin d'y accéder en visualisation (depuis le menu
Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou Autres solutions e-Commerce, site web).
x Titre du site :
Ce champ permet de saisir un texte qui servira d'informations dans la commande importée.
Il est repris dans le champ "Référence" de la commande importée depuis le site, complété par le numéro
de la commande attribué par le site lui-même.
x URL des services web
Ce champ s’obtient automatiquement par la saisie de l’adresse du site eCommerce, car sa structure est
pré-définie par ePages.
x Code utilisateur service web(site d'administration) :
Zone de saisie permettant d’indiquer le nom du site afin d'y accéder en tant qu’administrateur (depuis le
menu Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou Autres solutions e-Commerce, Site
d’administration).
x Mot de passe service web
Zone de saisie permettant d'indiquer le mot de passe du site afin d'y accéder en tant qu’administrateur
(depuis le menu Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou Autres solutions e-Commerce, Site
d’administration).
Ces deux dernières données sont à saisir pour permettre une connexion automatique au site pour
l’administrer (Partie Site d’administration du menu Opérations, e-Commerce, EBP e-Commerce ou
Autres solutions e-Commerce,)
Tester la connexion
Cette opération permet de contrôler que les paramètres entrés sont corrects et que la connexion avec le site est
possible.
La licence EBP doit être active : c'est-à-dire sous assistance, pour permettre l’utilisation de l’assistant
d’envoi et de réception de données.
Général
Dans cette partie, vous trouverez les options :
Autoriser l'envoi des images :
Case à cocher permettant de définir l'envoi des images des articles.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
444
Territorialités
Liste de concordances entre les territorialités ePages (Zone fiscale ePages) et les Territorialité Open
Line.
La gestion de cette liste est commune aux autres fiches.
La concordance entre la zone fiscale EU d’ePages est la territorialité France d'open line. De même pour
la zone fiscale Non EU à la territorialité Import/Export.
Informations de TVA
Liste de concordances entre la catégorie fiscale ePages et les taux de TVA d'Open Line.
La gestion de cette liste est commune aux autres fiches.
Pour la territorialité France et la catégorie fiscale Epages, ajouter le taux de TVA Open Line
correspondant. Faites de même pour la territorialité Importation/Exportation.
Ces 2 listes sont nécessaires pour l’envoi d'une TVA correcte sur les fiches article ainsi que pour la
récupération des commandes.
Si les zones fiscales définies par défaut dans ePages ne suffisent pas à couvrir les cas que vous souhaitez
gérer, vous allez devoir dans ePages, créer de nouvelles zones fiscales, y affecter les pays souhaités, et définir
pour ces zones fiscales les taux applicables.
Ensuite, il faudra réaliser la correspondance de ces zones fiscales ePages avec les territorialités et taux de TVA
d’Open Line.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
445
Options - Service à la personne
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de saisir les agréments, l'intervenant principal par défaut et la gestion d'une
attestation fiscale.
Agrément simple
Champ de type alphanumérique de 35 caractères.
Date d’obtention
Champ au format Date.
Permet de saisir la date d'obtention de l'agrément simple.
Agrément qualité
Champ de type alphanumérique de 35 caractères.
Date d’obtention
Champ au format Date.
Permet de saisir la date d'obtention de l'agrément qualité
Ces 4 options sont reprises automatiquement sur les impressions "Service à la personne".
Intervenant principal
Liste déroulante permettant d'accéder à la liste des intervenants.
Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale
Case à cocher.
Non sélectionnée par défaut.
Cette option permet de prendre en compte les interventions réalisées en cours d'année afin de réaliser une
attestation fiscale.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
446
GENERAL
Options - Police par défaut
Accès : Paramètres - Société
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) :
Police par défaut
Taille par défaut
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
447
Options - Impression et export
Accès : Paramètres - Société - Général -Impression et export
Cette option permet de définir le certificat à prendre en compte pour l'envoi d'un PDF signé.
Magasin de certificats
Le magasin de certificat permet de choisir entre les certificats affectés au compte Windows et ceux affectés à la
machine.
Sujet du certificat
Cette zone permet de renseigner le certificat que vous souhaitez utilisé pour l'envoi de vos PDF signé.
Sélectionner un certificat
Ce bouton permet d'aller chercher le certificat que vous souhaitez utiliser pour l'envoi de vos PDF signé.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
448
Options - Services Internet e-mail
Accès : Paramètres – Sociétés - Services Internet - Email
Ces options permettent de paramétrer et de choisir le moyen par défaut par lequel les mails seront envoyés.
Les moyens disponibles sont :
x MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine
x SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail
Fournisseur par défaut
Liste déroulante permettant de choisir le fournisseur de messagerie à utiliser par défaut (MAPI/SMTP).
Ce fournisseur sera repris par défaut lors de l'envoi d'un email.
Paramètres MAPI
Cette partie permet de paramétrer le moyen d'envoi MAPI.
Afficher la fenêtre d'envoi du client de messagerie
Permet de définir si la fenêtre du "client de messagerie" doit être affichée après la rédaction du mail.
Paramètres SMTP
Cette partie permet de paramétrer le moyen d'envoi SMTP.
Serveur
Champ saisissable
Permet de renseigner l'adresse du serveur SMTP.
Port
Champ saisissable
Permet de renseigner le port du serveur SMTP.
Adresse de messagerie
Champ saisissable
Permet de renseigner l'adresse de messagerie utilisée pour envoyer le mail par SMTP
Sécurité et authentification
L'option Le serveur SMTP nécessite une authentification permet de définir si le serveur SMTP a besoin que
l'utilisateur soit authentifié.
Les champs Utilisateur et Mot de passe permettent de renseigner les identifiants de l'utilisateur.
La liste déroulante Sécurité permet d'indiquer la sécurité du serveur SMTP (SSL, TLS, Automatique, Aucune)
La valeur "Aucune" est sélectionnée par défaut.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
449
Options - Synchronisation
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Liste des dossiers liés par application
Cette liste contient les dossiers liés par application, leurs versions, les identifiants et les informations de
connexion pour chaque dossier.
Par défaut, cette liste contient uniquement le dossier en cours pour l'application ouverte.
Vous pouvez associer d'autres dossiers en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour
d'autres applications".
Suite à l'action sur ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les
applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton "supprimer la
liaison".
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier de l'application délié.
Pour une application intégrée "Compta & Devis-Factures" ou "Compta & Gestion-Commerciale
(classic, Pro, Ligne Open Line)", il n'est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
450
UTILISATEURS
Les Utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs
Vous pouvez créer des utilisateurs, attacher ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour
chaque utilisateur.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.
L'utilisateur connecté apparaît dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer
d'utilisateur.
Création d'un utilisateur
Pour définir un utilisateur, vous avez accès aux zones suivantes :
Code *
Saisissez un identifiant unique pour votre utilisateur.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9).
Nom *
Saisissez le nom de l'utilisateur (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Utiliser l'Active Directory pour authentifier l'utilisateur
Cette case, si elle est sélectionnée, permet d'associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de l'application.
A l'ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve que
l'utilisateur s'est connecté avec le même utilisateur de la session windows.
Utilisateur
Champ visible uniquement si l'option "Utiliser l'Active Directory" est sélectionnée.
Saisissez le nom de l'utilisateur du domaine.
Rechercher
Champ visible uniquement si l'option "Utiliser l'Active Directory" est sélectionnée.
Ce bouton permet d'ouvrir la fenêtre de recherche d'un utilisateur du domaine.
Mot de passe
Champ visible uniquement si l'option "Utiliser l'Active Directory" n'est pas sélectionnée.
Saisissez un mot de passe pour ouvrir le dossier avec cet utilisateur. Il sera demandé à chaque ouverture du
logiciel.
Confirmation
Champ visible uniquement si l'option "Utiliser l'Active Directory" n'est pas sélectionnée.
Retapez le même mot de passe pour confirmation.
Bloqué
Si cette case est cochée, cet utilisateur ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion
Commerciale ou en Comptabilité.
Cette sélection est reportée dans les bases des applications de Gestion commerciale et de Comptabilité.
Connexion interdite dans cette application
Si cette case est cochée, l'utilisateur ne pourra pas se connecter à l'application dans laquelle la case est cochée.
Si la case est cochée sur la fiche utilisateur en Gestion, l'utilisateur pourra se connecter à la Comptabilité mais
pas à la Gestion. Un message avertira l'utilisateur de ce fait.
Suite à la création d'un utilisateur dans une application, cet utilisateur sera créé dans les applications
associées et par défaut l'option "Connexion interdite dans cette application" sera sélectionnée.
Obtenir le mot de passe SDK
Ce bouton permet d'obtenir un "mot de passe encodé" du mot de passe que vous avez renseigné
précédemment.
Ce bouton est disponible uniquement si l'option "ligne de commande SDK" est active dans votre licence.
Vous pouvez le vérifier dans la boite A propos (menu "?").
Groupes associés
Cette partie vous permet de gérer les groupes d'utilisateurs rattachés à cet utilisateur à l'aide des boutons :
o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne groupe utilisateurs.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
451
o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne groupe utilisateurs au dessus de celle
sélectionnée.
o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne groupe utilisateurs.
o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle
vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
Vous disposez également des fonctions :
o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un
coller.
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Si vous sélectionnez un groupe, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe.
Vous pouvez les modifier en sélectionnant ou en dé-sélectionnant les autorisations.
Gestion des droits
Cette partie permet de définir la gestion des droits par utilisateur.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits.
Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné.
En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différentes :
Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés.
Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus.
Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus.
La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu.
La partie Autorisations héritées permet de visualiser les droits de chaque menu provenant du/des groupe/s
associé/s à cet utilisateur.
Vous pouvez cocher/ dé-cocher les autorisations que vous souhaitez accorder à l'utilisateur affiché.
Dès changement d'une autorisation sur un droit, l'autorisation héritée sera automatiquement dé-
sélectionnée.
Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
452
Les Groupes d'utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs
Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs, définir une gestion de droits par groupe d'utilisateurs, et attacher
ensuite un utilisateur à un groupe.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un
utilisateur.
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. On pourrait imaginer qu'un
groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
La gestion de la fiche "Groupe d'utilisateurs" est commune à toutes les fiches.
Création d'un groupe
En entête de la fiche groupe, vous devez saisir les informations suivantes :
Code *
Saisissez un identifiant unique pour votre groupe d'utilisateurs.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9).
Nom *
Saisissez le nom du groupe (au maximum 100 caractères alphanumériques).
Nom d'un service de votre société
Utilisateurs associés
Cette partie vous permet de gérer les utilisateurs rattachés à ce groupe à l'aide des boutons :
o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne utilisateur.
o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne utilisateur au dessus de celle sélectionnée.
o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne utilisateur.
o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle
vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
Vous disposez également des fonctions :
o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un
coller.
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Gestion des droits
Cette partie permet de définir les droits pour ce groupe.
A la création d'une fiche, les droits sont tous autorisés par défaut.
La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits.
Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné.
En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différente :
Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés.
Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus.
Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus.
La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu.
Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
453
Les Droits utilisateurs
Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs ou Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Types de droits
Il existe 3 types de droit :
Visualisation et Modification
Si le droit de modifier est sélectionné, la visualisation est automatiquement cochée.
Il est possible d'autoriser uniquement la visualisation.
Ces droits concernent les fonctions : Général / Options
Autorisation
Ce droit est présent essentiellement pour les assistants.
Sauvegarde, Maintenance, Editions des modèles d’impression...
Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour ces droits, si on autorise :
o la création, la visualisation est automatiquement cochée.
o la création, la visualisation est automatiquement cochée.
o la modification, la visualisation est automatiquement cochée.
o la suppression, la visualisation est automatiquement cochée.
o l’impression, la visualisation est automatiquement cochée.
La "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création".
Le droit "impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Vous avez également la possibilité d'établir des droits particuliers :
x Droits par colonne,
x Droits par valeur.
Si vous autorisez aucun droit sur une fonction, le menu lié à celle-ci ne sera plus affiché dans l'application.
Aucun droit sur facture de vente :
Dans la barre de menu "Ventes/Documents de vente", l'entrée "Factures" n'est pas présente
Dans la barre de navigation "Ventes/Documents de vente", l'entrée "Factures" n'est pas présente
Dans la liste des documents de ventes, l'onglet facture n'est pas présent.
Application des droits
Quelques exemples d'application des droits :
Gestion commerciale
1. Visualisation d'un type de document non autorisée. Dans l'onglet "Tous" de la liste des documents de ventes,
ce type de document ne sera pas visible.
2. Création d'un document de type X non autorisée. Regroupement ou Transfert d'un document vers ce type de
document, message d'information "Le regroupement est impossible car la création d’un document de "type X"
n’est pas autorisé".
Le document d'origine reste dans l'état initial.
3. Visualisation des clients non autorisée. Liste des documents de ventes, sélection d'une ligne et clic droit
"Afficher le client". Message d'information : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Clients
(Visualisation).".
4. Réalisation d'une sauvegarde non autorisée. Appel de l'assistant de sauvegarde, message d'information :
"L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Sauvegarde (Exécution).".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
454
Pour certaines fonctions, si vous n'autorisez pas les droits le nombre d'onglets dans les fiches associées
peut changer.
Par exemple, pas de droit sur les tarifs, la fonction "Tarifs" ne sera pas accessible. De plus l'onglet "Tarifs"
ne sera pas visible dans les fiches Articles, Clients, Catégories tarifaires...
Comptabilité
1. Création d'un rapprochement bancaire. Si le droit de création du rapprochement bancaire est décoché, alors
la création d'un nouveau rapprochement est impossible. Le message d'information est le suivant "L'utilisateur
actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Rapprochement bancaire (Création)".
2. Suppression des modèles de libellés. La suppression d'un modèle de libellé est impossible. Message
d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : modèle de libellé (Suppression)".
3. Autorisation de consultation/lettrage/lettrage automatique. L'utilisateur n'est pas autorisé à consulter les
comptes, à les lettrer ou à procéder à des lettrages automatiques. Message d'information "L'utilisateur
actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Consultation/Lettrage/Lettrage automatique (autorisation)".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
455
Champs personnalisés
Accès : Paramètres - Champs personnalisés.
Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables :
o Familles articles,
o Client,
o Familles clients,
o Fournisseur,
o Familles fournisseurs,
o Contacts,
o Article,
o TVA,
o Commercial/collaborateur,
o Documents (stock, vente, achat),
o Lignes de document (stock, vente, achat),
o Taxes,
o Poste analytique.
Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de
document.
L'ajout de champs personnalisés est limité à 90 champs par table.
Les champs personnalisés sont affichés dans les fiches par groupe de 30 (un onglet par groupe).
La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas
rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos documents ainsi que les
autres fichiers.
Création des champs personnalisés
Vous avez la possibilité de créer différents types de personnalisation :
o un champ
o une liste
o un champ relationnel
o une table
Créer un champ personnalisé
Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ
puis cliquer sur le bouton "Ajouter et Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ.
En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir :
Mémo Texte
enrichi
Texte Entier Décimal Date Date/Heure Booléen
Toujours
éditable
Valeur
facultative
Formule
Valeur par
défaut
Valeurs
autorisées
Longueur
maximale
Valeur
minimale
Valeur
maximale
Nombre de
décimales
stockées
Nombre de
décimales
affichées
Date
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
456
d'aujourd'hui
par défaut
Exemple d'utilisation de l'option "Toujours éditable"
Soit un Champ personnalisé sur "Document", Réalisation d'un devis puis transfert du devis en document
supérieur, le devis devient donc non modifiable (lecture seule) :
- si l'option "Toujours éditable" n'est pas sélectionnée, le champ personnalisé est en lecture seule (grisé),
- si l'option "Toujours éditable" est sélectionnée, le champ personnalisé est modifiable.
Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ n'est pas "toujours éditable" et la saisie d'une valeur est
toujours facultative
Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut".
L'option "Date d'aujourd'hui par défaut" permet d'avoir une date fixe à la date du jour de création de la
fiche.
Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place
disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de
valeurs autorisées.
Si des valeurs sont autorisées :
- la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisées,
- les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales.
Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un
document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple
cliquez ici).
Créer une liste
Un champ personnalisé de type "liste" correspond à associer une liste déroulante contenant les données d'une
table dans une autre table.
Depuis la table client, ajout d'un champ personnalisé de type liste pour voir les données de la table "texte
standard".
Pour créer un champ personnalisé de type liste déroulante, vous devez sélectionner la table où vous
souhaitez un nouveau champ. Puis, vous devez cliquer sur le bouton "Ajouter + Ajouter un champ de type liste
déroulante". Ensuite, saisissez un nom de champ et sélectionnez la table à associer.
Il est possible d'ajouter une liste déroulante personnalisée dans une table personnalisée.
Créer un champ relationnel
Un champ personnalisé de type "champ relationnel" peut être créer à partir du moment où un champ de type
liste est créé sur une table.
Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une liste d'une table sur une autre table.
Pour créer un champ personnalisé de type relationnel, vous devez sélectionner la table qui possède un
champ de type liste où vous souhaitez un nouveau champ de type relationnel. Puis, vous devez cliquer sur le
bouton "Ajouter + Ajouter un champ relationnel". Ensuite, sélectionnez la clé (nom de la table associée) et le
champ à prendre en compte.
Le champ relationnel n'a aucune propriété associée.
Exemple de création et utilisation d'un champ relationnel
Sélectionnez la table "Client" puis ajoutez une liste déroulante avec nom "Liste articles", lui associer la table
"Article" et validez par OK.
Le champ "Liste articles" est associé à la table "Client".
Depuis ce champ, ajoutez un champ relationnel, sélectionnez la clé "Article" (liste précédemment créée) puis la
colonne "libellé".
Dans la fiche client, vous aurez alors dans l'onglet "Champs personnalisés" 2 champs :
- Liste des articles avec une liste déroulante pour sélectionner le code article,
- Libellé (lié à liste des articles) en lecture seule correspondant au libellé de la fiche article sélectionnée cidessus.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
457
Créer une table
Un champ personnalisé de type "table" correspond à créer une table personnalisée pour un table existante
(table maître).
Cette table est représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante.
Pour créer un champ personnalisé de type table, vous devez sélectionner la table où vous souhaitez un
nouveau champ puis cliquer sur le bouton "Ajouter + Ajouter une table". Ensuite, saisissez un nom de la
nouvelle table et sélectionnez la table maître.
Dans la liste de gauche, votre nouvelle table apparaîtra avec 2 champs [le code (identifiant), le libellé]
correspondant aux informations de la table maître. Ces champs ne peuvent pas être supprimés.
La table personnalisée créée possède des propriétés :
Nom interne
Champ non saisissable.
Il correspond au nom indiqué lors de la création.
Nom affiché
Champ saisissable, il peut être modifié.
Il correspond au nom indiqué lors de la création.
Table maître
Champ non saisissable.
Il correspond à la table sélectionnée lors de la création.
Infos de création
Case à cocher, non sélectionné par défaut.
Il correspond à l'affichage des champs "Date de création"....
Autoriser les champs calculés
Case à cocher, non sélectionné par défaut.
Il permet d'autoriser l'insertion de champs calculés dans la table.
Sur cette table personnalisée, vous pouvez créer tous les champs personnalisés que vous souhaitez. Ces
champs seront affichés comme des lignes dans l'onglet de la table personnalisée.
Si vous créez plusieurs tables personnalisées pour une même table existante (table maître), un onglet par
table personnalisée sera créé.
Une alerte peut être définie sur une table personnalisée.
Modification des champs personnalisés
Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis
effectuer les modifications souhaitées.
Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables.
Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées.
Suppression des champs personnalisés
Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ
puis cliquer sur "Supprimer un champ".
La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton
"Annuler", le champ sera toujours présent.
Ordre des champs personnalisés
Si vous souhaitez positionner verticalement les champs personnalisés dans les fiches, vous devez sélectionner
le champs puis cliquer sur Monter ou Descendre.
Validation de la création de champs personnalisés
Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci
dans les fiches et lignes.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
458
Visualisation des champs personnalisés
Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Clients, Fournisseurs, Articles,
Familles Clients, Familles Fournisseurs, Familles Articles, Contacts, Commercial/collaborateur, Documents
(stock, vente, achat), Poste analytique, un onglet "champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée.
Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables de lignes de document (stock, vente, achat), il
faudra réaliser une nouvelle vue pour insérer les champs personnalisés dans la grille de saisie.
Suite à la création d'un champ personnalité pour la table "Poste analytique", dans l'onglet "Répartition des
postes analytiques" de la fiche "Plan (axe) analytique", le champ personnalisé sera saisissable pour chaque
ligne de poste.
Lors de la réalisation d'un publipostage, vous avez la possibilité d'insérer les champs personnalisés dans votre
mailing.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
459
Personnalisation des champs/tables
Accès : Paramètres - Personnalisation des champs/tables
Ce paramétrage permet de définir l'affichage de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou
pas, ainsi que les champs obligatoires sur une table particulière.
Présentation de la fenêtre
La fenêtre se présente en 2 parties :
La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables.
Vous disposez :
o d'une colonne table : elle contient la liste des tables pour lesquelles vous pouvez définir une alerte
et/ou un champ obligatoire
o d'une colonne Alertes : elle est renseignée par une "coche verte" si une alerte est présente sur la
table,
o d'une colonne Champs obligatoires : elle est renseignée par une "coche verte" si un champ
obligatoire est présent sur la table.
La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires.
Pour certaine table, l'onglet "Champs obligatoires" n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type
systèmes obligatoires.
Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite.
Les Droits utilisateurs
Si le logiciel est activé multi-utilisateur, vous pouvez définir des droits sur le paramétrage des alertes et des
champs obligatoires.
Pour les alertes, si vous n'avez pas le droit de paramétrage (création modification), cela n'empêche pas
l'affichage. Elles s'afficheront quelque soit le choix d'affichage et le menu Affichage/Alertes sera disponible.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
460
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les fiches ou les listes"
créer un nouveau modèle (documents de vente uniquement),
modifier le modèle sélectionné,
renommer le modèle,
supprimer le modèle,
copier l'identifiant du modèle : l'identifiant du modèle est son code (ici un Guid).
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Actions disponibles
Depuis cette page, vous disposez des boutons suivants :
Rechercher un modèle
Créer un mot clé
Définir un modèle par défaut
Créer un modèle
Modifier un modèle
Supprimer un modèle
Masquer un modèle ou réafficher le modèle
Afficher tous les modèles : permet de différencier les modèles marqués comme cachés : ils sont grisés et en
italique
Il n’est pas possible de cacher un modèle marqué comme par défaut.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
461
Il n’est pas possible de masquer/cacher un modèle marqué comme par défaut.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
Dans cette fenêtre, au niveau de la liste des modèles, les modèles masqués (cachés) ne sont pas affichés
(présents) dans la liste.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
462
OUTILS
Sauvegarde rapide
Accès : Outils - Sauvegarde rapide
La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée.
La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde
"classique" effectuée précédemment.
Une seule étape "résumé des éléments" est affichée.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
463
Sauvegarde
Accès : Outils - Sauvegarde
La sauvegarde passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de sauvegarde des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de sauvegarde des données.
Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde.
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde
La case à cocher "Inclure le dossier" est automatiquement sélectionnée.
L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez
éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier.
Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un
affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire.
Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier.
L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet
de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Informations nécessaires à la sauvegarde
Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire doit être saisi dans
la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur".
Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde.
Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde.
Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de la destination de la sauvegarde
Cette partie vous propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde
Disque local
Case sélectionnée par défaut.
Cochez cette case si vous souhaitez réaliser la sauvegarde sur le disque dur.
Dossier de sauvegarde
Suite à la sélection de la case ci-dessous, sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez.
Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque
dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre
ordinateur.
Sauvegarde en ligne
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un
contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
Mot de passe
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
464
Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec
un
partenaire.
Commentaire
Le renseignement de ce champ est facultatif.
Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde.
Envoi d’une sauvegarde à un partenaire
Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de
sauvegarde.
Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une
licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire saisit la licence et la clef web de son
client puis son mot de passe partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès
aux sauvegardes de son client effectuées avec ce mot de passe.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
465
Restauration
Accès : Outils - Restauration
La restauration de dossier passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de restauration des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de restauration des données.
Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va
remplacer et écraser toutes vos données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci.
Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Sélection de la sauvegarde à restaurer
Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez
restaurer.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des informations à inclure dans la restauration
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration).
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration.
Choix de l'application à sauvegarder
Par défaut, vous avez au minimum une application affichée.
Cette application et les éventuelles autres applications proviennent du fichier de sauvegarde (par exemple
dossiers liés ou dossiers intégrés).
Vous avez la possibilité de restaurer un seul dossier d'une application.
Lors de la première synchronisation de dossiers, toutes les modifications réalisées entre la sauvegarde et la
restauration seront re-synchronisées entre les applications liées/intégrés.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix du type d'installation
Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre
ordinateur).
En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :
- Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à :
Saisir le nom du serveur,
La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de :
Sélectionner le protocole,
Saisir l'authentification de l'utilisateur.
La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".
- Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la destination de la
restauration (voir paragraphe suivant).
La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans
les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
466
Choix de la destination de la restauration
Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données.
Nom du dossier
Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier
d'origine".
Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
467
Historique de sauvegarde
Accès : Outils - Historique de sauvegarde
L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant :
- la date de la sauvegarde,
- le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde,
- le nom de l'ordinateur (poste),
- la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
468
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur
Internet.
Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise.
EBP sauvegarde est un service payant.
La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur
se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge
ses sauvegardes si il a besoin de faire une restauration.
La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration.
o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne.
o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la
place de votre disque local.
o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne
que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com
Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application
activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
469
Export du schéma de la base de données
Accès : Outils - Exporter le schéma de l'application
L'export du schéma de l'application passe par un assistant.
Cet assistant permet de réaliser l'export de la liste de toutes les tables et champs de l'application.
Il est fortement déconseillé d’accéder en écriture à la base de données par un autre moyen que l’application
(imports disponibles) ou l’exécution de lignes de commandes (via le SDK), afin de respecter la cohérence des
données.
N’hésitez pas à nous consulter pour valider techniquement vos projets d’intégration d’outils spécifiques à nos
outils.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export du schéma de la base de données.
Bienvenue...
...dans l'assistant d'export du/des schéma/s de base/s de données.
Cet écran vous indique, entre autre, la structure du nom du fichier sauvegardé.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre l'export.
Sélection des paramètres d'export du schéma
Cet écran permet de :
définir le chemin du fichier généré,
le mode d'export.
Deux modes d'export sont disponibles :
o Simple
Le fichier contient les tables avec pour chacune le nom des champs, la traduction du champ, le type de
données, la taille et si une valeur nulle est autorisée.
La liste des tables associées est également présente.
o Détaillé
Le fichier contient les tables avec pour chacune les options de la tables et un descriptif détaillé des
champs (exemple : champ système ou pas).
La liste des tables associées est également présente.
Le fichier généré sera au format XML.
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Opération terminée
Cet écran contient la liste des fichiers générés avec leurs emplacements.
Cliquez sur Fermer pour terminer le traitement.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
470
Historique des traitements
Accès : Outils - Historique des traitements
L'historique des traitements référence tous les traitements et rapports des tâches asynchrones.
Il stocke chaque information concernant :
- la date du traitement,
- le traitement réalisé
- le niveau d'erreur
- le code de l'utilisateur qui a réalisé le traitement,
- le nom de l'ordinateur (poste).
Les niveaux d'erreurs sont :
o Information,
o Avertissement,
o Erreur.
Pour afficher le rapport de traitement, vous devez modifier la vue de la liste et ajouter la colonne "Rapport
[Content]".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
471
Imports paramétrables
Accès : Outils - Imports paramétrables
L'importation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre
important d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import paramétrabe de données.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options
Paramètres/Société/Numérotation/Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code
présent dans le fichier importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Destination et source de l'import
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez
importer.
Vous pouvez importer les données suivantes :
x Articles
Il est possible d'importer un code article sans libellé. Lors de l'import, le libellé "Import automatique
: 'code de l'article importé' " sera renseigné par défaut.
x Familles articles
x Sous familles articles
x Clients/Prospects (dont les coordonnées bancaires (RIB) : une banque par enregistrement)
x Famille clients/prospects
x Sous familles clients/prospects
x Références article/client
x Fournisseurs (dont les coordonnées bancaires (RIB) : une banque par enregistrement)
x Articles (informations fournisseurs)
x Famille fournisseurs
x Sous familles fournisseurs
x Références article/fournisseur
x Contacts
x Commerciaux/collaborateurs
x Familles commerciaux/collaborateurs
x Devis (vente)
x Commandes (vente)
x Factures (vente)
x Demande de prix (achat)
x Commandes (achat)
x Factures (achat)
x Bons d'entrée
x Bons de sortie
x Inventaire
x Règlements client
x Règlement fournisseur
x Barèmes des éco-contributions
x Groupes
x Secteurs géographiques
x Historique de récupération (Vente)
x Historique de récupération (Achat)
x Catégorie tarifaire client
x Catégorie tarifaire fournisseur
x Tarif client
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
472
x Tarif fournisseur
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, en vous aidant de
l'icône "..." pour le rechercher.
Si lors du précédent import pour le même type de données, vous avez sauvegardé les paramètres d'import ;
pour cet import, vous avez la possibilité de sélectionner le Nom du paramétrage.
Vous avez également la possibilité de supprimer les paramétrages inutiles. Cette suppression est définitive.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Codage du fichier
Cette étape permet de définir le paramétrage de codage du fichier texte. C'est à dire de rendre le fichier
importé lisible pour le logiciel.
Après avoir défini le type de séparation des champs, vous devez indiquer le type de Codage du fichier.
Le champ "Commencer l'import à la ligne n°" permet de définir la ligne pour laquelle vous souhaitez
commencer l'import (exemple : Import d'un fichier dont les 5 premières lignes ne doivent pas être importées, il
faudra saisir "6").
La case à cocher "Ligne d'entête : La première ligne contient le nom des champs" permet de distinguer
les données de la ligne contenant le nom des colonnes.
En dessous, vous visualisez l'aperçu du fichier à importer (15 premières lignes).
Suite à la définition du codage du fichier, cliquez sur Suivant.
Délimités : Champs séparés par des caractères
Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés.
Cliquez sur Suivant pour définir les liens entre les champs de la table (clients ou articles) et les champs du
fichier à importer.
Association des champs de la table avec les champs du fichier
Cette étape permet de lier les champs à importer à ceux de la table du type de données sélectionné
précédemment.
Pour cela, dans le tableau des associations, en face de chaque "champ destination", vous devez sélectionner la
"colonne source" correspondante. Chaque colonne source correspond à une donnée du fichier à importer. Ces
données sont affichées en dessous du tableau des associations.
Au fur et à mesure de l'association des champs destinations aux colonnes sources, la visualisation des données
à importer est modifiée.
Les colonnes associées sont renommées avec le "nom du champ destination". Les colonnes sources non
associées sont nommées "(Colonne X) Ignoré".
Pour les tables Articles, Clients et Fournisseurs, il est possible d'importer les données correspondantes aux
champs personnalisés.
Vous avez la possibilité de sauvegarder les paramètres. Ces paramètres correspondent aux associations des
champs de la table avec ceux du fichier à importer. Pour cela, vous devez indiquer un Nom de paramétrage.
Suite à la réalisation de l'import, les informations de paramétrage seront stockées dans la base de données.
Si un nom de paramétrage est déjà indiqué, il correspond à ce que vous avez sélectionné lors du choix du
fichier à importer.
Si vous gardez ce nom, le fichier de paramétrage sera modifié en fonction des modifications que vous venez
d'effectuer.
Si vous changez de nom, le fichier de paramétrage initial sera inchangé et un nouveau ficher de paramétrage
sera inséré.
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
473
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionnés
précédemment :
o Type de données à importer,
o Chemin et nom du fichier à importer
o Format du fichier importé et délimiteur
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
474
Exports paramétrables
Accès : Outils - Exports paramétrables
L'exportation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre
important d'éléments à exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export paramétrable de données.
Destination et source de l'export
Cette étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez exporter.
Vous pouvez exporter les données suivantes :
x Articles,
x Familles articles,
x Sous familles articles,
x Clients, (dont les coordonnées bancaires (RIB) : une banque par enregistrement)
x Famille clients,
x Sous familles clients,
x Références article/client
x Fournisseurs, (dont les coordonnées bancaires (RIB) : une banque par enregistrement)
x Articles (informations fournisseurs)
x Famille fournisseurs,
x Sous familles fournisseurs,
x Références article/fournisseur
x Contacts,
x Commerciaux/collaborateurs,
x Familles commerciaux/collaborateurs,
x Devis (vente),
x Commandes (vente),
x Factures (vente),
x Demande de prix (achat),
x Commandes (achat),
x Factures (achat),
x Bons d'entrée
x Bons de sortie
x Inventaire
x Règlements client,
x Règlement fournisseur,
x Barèmes des éco-contributions,
x Groupes,
x Secteurs géographiques,
x Historique de récupération (Vente),
x Historique de récupération (Achat).
x Catégorie tarifaire client,
x Catégorie tarifaire fournisseur.
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, en vous aidant de
l'icône "..." pour le rechercher.
Si lors du précédent export pour le même type de données, vous avez sauvegardé les paramètres d'export ;
pour cet export, vous avez la possibilité de sélectionner le Nom du paramétrage.
Vous avez également la possibilité de supprimer les paramétrages inutiles. Cette suppression est définitive.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Filtre
Cette étape permet de définir les filtres des données que vous souhaitez exporter.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
475
Suite à la définition des filtres, cliquez sur Suivant.
Champs à exporter
Cette étape permet de sélectionner les champs à exporter à partir de ceux de la table du type de données
sélectionné précédemment.
Pour cela, il vous suffit de sélectionner un champ et de cliquer sur le bouton "Exporter".
Vous avez la possibilité de prendre tous les champs en cliquant sur "Tout exporter".
Dans la partie "Champs exportés (destination)", vous avez la possibilité d'ordonner les champs grâce aux
flèches.
Si vous souhaitez modifier et/ou recommencer la définition des champs à exporter, vous pouvez cliquer sur
:
- le bouton "Recommencer" : efface tous les champs présents dans la partie "Champs exportés (destination)"
- le bouton "croix rouge" : supprime le champ sélectionné de la partie "Champs exportés (destination)"
Suite à la sélection des champs à exporter, cliquez sur Suivant.
Format de fichier
Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés.
Suite à l'aperçu du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'export que vous avez sélectionnés
précédemment :
o Type de données à exporter,
o Chemin et nom du fichier à exporter,
o liste des champs à exporter.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés et le chemin du fichier sont affichés.
Dans le cas où l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
476
Import de données
Accès : Outils - Import de données
L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import de données au format texte.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options du dossier /
Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier
importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Si une chaîne de caractères contient [;] cette chaîne doit être encadrée de guillemets ["]["].
Pour un fichier donné, le séparateur décimal doit être le même [.] ou [,]
Si le fichier contient des informations (codes) provenant d'autres fiches, ces fiches doivent exister dans le
dossier et être saisie en Majuscules.
Import fiche article : le code de la famille article présent dans le fichier d'import de l'article doit être présent
dans la liste des "familles article" du dossier
Le fichier d'import devra contenir les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en
terme de données et en terme d’ordre des champs).
Le type de donné doit correspondre avec le type du champ importé valeur numérique, chaîne de caractères,
montant...
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains n’existent pas dans le fichier à importer,
l’emplacement de ce champ dans le fichier à importer est matérialisé par 2 points virgules consécutifs [;;], ce
qui permet l’import du fichier même si le champ n'existe pas.
Exemple :
Fichier avec 4 champs :
Code;Nom;Prénom;Ville
Si vous ne souhaitez pas importer le prénom. Le fichier sera donc :
Code;Nom;;Ville
Si le code importé existe déjà dans la base, l’enregistrement est modifié par l’import (et non ignoré).
Sélection du fichier à importer
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez
importer.
Vous pouvez importer les données suivantes :
x Familles articles,
x Unités,
x Barème éco-contribution,
x Articles,
x Familles clients,
x Clients,.
x Familles fournisseurs, (version classic, pro, ligne PME)
x Fournisseurs. (version classic, pro, ligne PME)
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
477
Pour voir le format de chaque fichier, cliquez sur le type de données souhaité.
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour
le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Aperçu du fichier
L'étape suivante vous permet d’avoir un aperçu avant l'importation du fichier. Il contient les 10 premières
lignes du fichier à importer avec une répartition de ces données dans chaque champ de la table de la base de
données.
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné
précédemment :
o Chemin et nom du fichier à importer,
o Type de fichier,
o Remplacement ou pas des données existantes
Cliquez sur Lancer pour executer le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
478
Export de données
Accès : Outils - Export de données
L'export de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à
exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Pour exporter que quelques données et colonnes du fichier, vous devez passer par la liste des données /
Export.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de
données et en terme d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Structure des fichiers exportés
Cliquez sur les noms de fichier pour voir les données exportées :
Les familles fournisseurs
Les fournisseurs
Les familles articles
Les unités
Les barèmes eco-contribution
Les articles
Les familles clients
Les clients
Les contacts
Sélection du fichier à exporter
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
Chemin et nom du fichier à exporter,
Type de fichier.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
479
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
480
Export art L 215-3
Accès : Outils - Export art L 215-3
Cet assistant permet de réaliser un export de toutes les données de chaque table du logiciel suivant l'article
L215-3.
L'export art L 215-3 est une opération qui peut être assez longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Type de données
Les types de données disponibles sont toutes les tables de l'application.
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier
L'emplacement du fichier d'export est par défaut le répertoire "Mes documents" sous Xp ou "Documents" sous
Vista.
Les formats des fichiers sont de type csv et xls, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en termes de
données et en termes d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Sélection du type de données
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquer sur Suivant.
Editeur de requêtes
L'éditeur de requête fonctionne comme la réalisation d'une vue depuis une liste.
Il permet d'ajouter les colonnes souhaitées pour l'export de la table sélectionnée précédemment.
Pour cela, sélectionnez le mot Colonnes puis Clic droit, la fenêtre "Choix des colonnes à ajouter" s'affiche. Le
choix s'effectue en sélectionnant la case devant chaque colonne souhaitée.
Une fois le choix effectué, cliquer sur Ok pour poursuivre l'export.
Aperçu des données
Cet écran permet de visualiser les 10 premières lignes de la table et des colonnes sélectionnées précédemment.
Cliquer une dernière fois sur Suivant pour visualiser les paramètres de l'export.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
x Format du fichier,
x Chemin et nom du fichier à exporter,
x Type de données.
Cliquer sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
481
Assistant de maintenance des données
Accès : Outils - Maintenance de données
Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de maintenance des données.
Bienvenue...
Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant.
Opérations de maintenance à effectuer
Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.
Base de donnée
Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle
(Défragmenter les index, compacter).
Verrous
Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement
le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..).
Utilisateurs
Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs.
Recalculer
Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis.
Configuration
Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la
position des fenêtres, les Open Guide personnalisés et les tableaux de bord personnalisés.
Cette opération est irréversible. Pour récupérer les données supprimées, il faudra restaurer un dossier ou
importer les données via l'import/export de la configuration.
Liaison de dossier
Permet de supprimer les liaisons de dossier entre les applications. Il faut re-créer les raccourcis pour accéder
aux dossiers de chaque application.
Barre de navigation
L'opération "réinitialiser les favoris de la barre de navigation" permet de supprimer de la base les informations
concernant les favoris.
Cette opération est irréversible. Pour récupérer les favoris, il faudra restaurer un dossier ou importer les
favoris (import/export de la configuration).
Base de démonstration
L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une
maintenance sur la base de démonstration.
Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente
à une restauration du dossier de démonstration.
Clients
Permet de recalculer les soldes clients (Solde actuel et SOC) (fiche client/onglet Gestion).
Fournisseurs
Permet de recalculer les soldes fournisseurs (Solde actuel et SOC) (fiche fournisseur/onglet Gestion).
Stock
Permet de supprimer tous les mouvements de stocks et les re-générer par rapport aux bons d'entrées, bons de
sorties, inventaires, ... et documents de vente.
Marges brutes
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
482
Permet de recalculer la marge brute sur les documents.
Poids nets
Permet de recalculer le poids nets sur les documents.
Transfert comptable
Permet de restaurer l'état des documents. Les documents en état "Envoyés en comptabilité" passent en état
"Transférés en comptabilité".
Modèles d'impression
Permet de réparer les modèles personnalisés et éventuellement les images (miniatures) avec l'assistant des
modèles de documents vente.
Cette opération peut être longue.
Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de la maintenance
En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée.
Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
483
Outil de requêtage
Accès : Outils - Outil de requêtage
Cet outil permet de réaliser une visualisation des données d’une table.
Vous avez la possibilité de créer une nouvelle requête depuis un assistant ou saisir directement les instructions
dans la zone « Requête ».
Seule la commande "SELECT…" est acceptée.
Suite à la saisie d’une requête, cliquer sur le bouton « Exécuter » pour visualiser le résultat.
Il vous est possible de sauvegarder la requête ou de l’exporter.
A la prochaine utilisation de l’outil, vous pouvez appeler la requête ou importer une autre requête.
Pour vous aider dans la recherche des tables et champs, vous disposez de l’assistant « Export de schema de la
base » présent dans le menu Outils.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
484
Supprimer un dossier
Accès : Outils - Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de suppression d'un dossier.
Bienvenue...
...dans l'assistant suppression de dossier.
Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par
l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage.
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer
Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer.
Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné.
Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier
raccourci.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
485
Editeur de modèles
Accès : Outils - Éditeur de modèles Ou A partir d'un modèle et l'icône "Modifier le modèle"
"EBP Gestion Commerciale Open line" est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous
pourrez personnaliser tous les modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de
nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale
d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez au générateur d'état en cliquant sur le bouton
Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur le paramétrage
de ce modèle.
Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier
en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
486
Import/Export de la configuration
Accès : Outils - Import/Export de la configuration
Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et
des vues personnalisées.
Bienvenue...
Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix de l'opération à effectuer
L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel
vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export).
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Emplacement du fichier
Cette étape vous permet d'indiquer :
en import, l'emplacement du fichier à importer,
en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter.
Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Eléments à traiter
Les éléments à traiter sont :
o les modèles d'impression,
o les formats d'imports et exports paramétrables,
o les vues personnalisées,
o les favoris de la barre de navigation
o les Open Guide personnalisés.
Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
487
Archivage
Accès : Outils - Archivage
L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi.
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Traitement de l'archivage
L'archivage passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'archivage des données.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que
l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage.
x Sélectionnez le dossier à archiver
Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...".
Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche.
x Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur.
Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer.
Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du
logiciel.
Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant,
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
L'archivage de données est une opération qui peut être longue.
Format du fichier d'archive
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv).
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive.
Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes)
apparaissent en clair.
Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé.
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
488
Journal des événements
Accès : Outils - Journal des événements
Le journal des événements stocke chaque information concernant :
- la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation ;
- le manque d'un n° TVA intracommunautaire ;
- la suppression de documents ;
- la dévalidation d'inventaire ;
.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Le journal des événements se présente sous forme de liste composée d'onglets :
o Rupture,
o TVA intracommunautaire,
o Suppression,
o Dévalidation d'inventaire,
o Changement de code (article ou client),
o Dévalidation de document.
Chaque onglet est composé des colonnes suivantes :
o un type d'événement,
o une description,
o une date : Elle représente la date de génération de l'événement.
Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs.
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente
A la validation de la facture, dans le cas où la date de la facture est inférieure à la date de la dernière facture
et/ou le n° de facture est inférieur au dernier numéro de facture, un message d'avertissement s'affiche.
Le message est :
« La date de la facture est inférieure à la dernière facture enregistrée dans votre dossier et/ou le numéro de
facture est inférieur au dernier numéro de facture enregistré dans votre dossier.
Nous vous rappelons, d’après l’art. 121 du B.O des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un
numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Voulez vous valider cette facture ? »
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Erreur de continuité : Document « N°doc » du « Date du document » /Document précédent « N° du dernier
doc » du « date du dernier doc »"
Onglet TVA intracommunautaire
Si vous avez sélectionné un tiers intracommunautaire n’ayant pas de N° de TVA intracommunautaire et si vous
acceptez l'enregistrement du document, un événement sera créé dans le journal des événements.
La description contient le message suivant :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a pour territorialité Intracommunautaire alors que le N° de TVA
intracommunautaire est absent de la fiche client."
Onglet Suppression
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message
d'avertissement s'affiche.
Le message est :
"Vous supprimez une pièce de vente, ce qui déclenche une rupture dans la numérotation de vos documents,
pour justifier cette rupture, un événement va être créé dans le journal des événements."
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a été supprimé le « date de suppression »."
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
489
Onglet Dévalidation d'inventaire
Si vous demandez la dévalidation d'un inventaire, cela entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Dévalidation de l'inventaire n° « N° de l'inventaire » du « date du doc » "
Onglet Changement de code
Si vous demandez la recodification d'un code article ou la recodification d'un code client, cela entraîne la
création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"L'article X est devenu l'article Y " ou "Le client n° X est devenu le client n° Y ".
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
490
OPTIONS
Options - Général
Accès : Outils - Options
Ces options s’appliquent à tous les dossiers.
Chemins
Les répertoires d'installation standard du logiciel sont affichés. Vous pouvez indiquer d'autres chemins de
sauvegarde des différents éléments de votre application :
Données
Zone de sélection/saisie de chemin
Sauvegardes
Zone de sélection/saisie de chemin
Apparence
Vous pouvez modifier l’organisation de l’interface utilisateur :
Afficher la barre d'état
Case à cocher permettant d'afficher ou non cette barre.
Afficher la barre d'outils
Case à cocher permettant d'afficher ou non cette barre.
Afficher la barre de fenêtres
Case à cocher permettant d'afficher ou non cette barre.
Ouvrir les fenêtres en plein écran
Case à cocher permettant d'ouvrir ou non les fenêtres en plein écran.
Afficher le bouton calculatrice sur les éditeurs numériques
Case à cocher permettant d'avoir accès à la calculatrice sur les champs numériques (Exemple "Prix de
vente" de la fiche "Article").
Afficher le correcteur orthographique
Case à cocher permettant d'avoir accès au correcteur orthographique dans les zones de texte (notes,
description dans les lignes de documents..).
Afficher le texte enrichi en utilisant GDI
Case à cocher permettant d'inserer/afficher une image dans les lignes d'un document.
Imprimer le texte enrichi en mode WYSIWYG
Case à cocher permettant la prise en compte des textes enrichis lors de l'impression d'un document.
Imprimer le texte en mode WYSIWYG
Case à cocher permettant la prise en compte des lignes de texte lors de l'impression d'un document.
La sélection de cette option est recommandée en mode TSE.
Afficher la barre de menu dans les favoris
Case à cocher permettant d'afficher dans la barre de navigation/menu Favoris, la barre de menu contenant la
liste des vues.
Accélérer le chargement des fiches (utilise plus de mémoire)
Case à cocher permettant de limiter la consommation de mémoire lors de l'ouverture de fiches de même type
(à la fermeture de la fiche, la fenêtre est cachée pour la réutiliser et accélérer ainsi la prochaine ouverture).
Par exemple, ouverture d'une fiche article de type bien puis fermeture puis ouverture d'une autre fiche
article de type bien, cette deuxième ouverture est plus rapide que la première fiche ouverte.
Afficher le bouton de déclenchement de la recherche dans les listes
Case à cocher permettant dans la zone recherche des listes d'avoir un icône "loupe". Cet icône permet de
déclencher la recherche de la saisie réalisée uniquement lorsque vous cliquez dessus.
Lorsque cette option n'est pas sélectionnée, la recherche se déclenche automatiquement à la fin de votre saisie.
Nombre de champs personnalisés par onglet
DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS
491
Ce champ permet de définir le nombre de champs personnalisés affichés par onglet dans chaque fiche.
Par défaut : 30 champs (valeur maxi).
Affichage des boîtes de dialogue
Vous pouvez modifier l'affichage automatiquement de l'écran d'accueil, du message de fermeture du dossier ou
du tableau de bord.
Ecran d'accueil
Case à cocher permettant d'afficher ou non l'écran d'accueil.
Fermeture de l'application
Case à cocher permettant d'afficher ou non le message de demande de confirmation pour la fermeture de
l'application.
Tableau de bord
Case à cocher permettant d'afficher ou non le tableau de bord à l'ouverture du dossier.
Découvrez Reports On Line
Case à cocher permettant d'afficher ou non le la page "Découvrez Reports On Line" à l'ouverture du dossier.
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492
Options - Services Internet
Accès : Outils- Options
Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne.
Proxy HTTP / FTP
Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en
ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy.
Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre
installation.
Sauvegarde en ligne
Cette partie permet de définir :
Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde.
Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera
créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier.
E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde.
493
INFORMATIONS SOCIÉTÉ
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
x Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
x Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
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494
Nous contacter
EBP Informatique SA
ZA Du Bel Air
BP 95
Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01.34.94.80.00.
Fax: 01.34.85.62.07.
Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne
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promotions, etc...
495
Glossaire
Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale.
Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme.
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z
A
Acompte
Agréments
Articles
Avoirs
B
Balance des paiements
BBAN
BIC
Bons de livraison
Bons de retour
Bons de stock
C
Certificat
Clients
Commandes
Créditeurs
D
Débiteurs
Devis
E
Échéances
Échéancier
F
Factures
Factures d'acompte
Familles
Fournisseurs
I
IBAN
INSEE
Inventaire
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
496
ISO
M
Macro
Modes de règlement
Mouvements de stock
N
N° TVA intracommunautaire
NAF
P
Prospect
R
Règlements
RIB
RSS
S
SIREN
SIRET
Solde
Stock
T
Tarif
TVA
497
Index
A
Achats...... 226, 228, 230, 232, 234, 236, 238, 332
Acompte........................................................63
Aide..............................................................11
Alertes .................................................135, 459
Analytique ............................... 92, 369, 371, 372
Archivage .................................................... 487
Article par fournisseur ................................... 358
Articles.............................91, 105, 287, 289, 358
Autres taxes ................................................ 375
Avoir.............................................................83
Avoir d'achat...........................................83, 238
B
Banques ...............................................101, 214
Barème ....................................................... 188
Barème éco-contribution ............................... 376
Barres d'outils ................................................22
Bon de livraison................................. 65, 75, 144
Bon de réception .....................................75, 232
Bon de retour.............................66, 75, 146, 234
Bon d'entrée ..................................105, 277, 278
Bons de stock .......................................277, 278
C
Catégories tarifaires...............................304, 312
Certificat ..............................................118, 447
Champs obligatoires...................................... 459
Champs personnalisés............................108, 455
Civilité..................................................364, 377
Clients... 58, 63, 95, 100, 101, 167, 174, 175, 176,
180, 261, 262, 293, 423, 427
Code activation ..............................................15
Code barre................................................... 105
Code NAF .................................................... 385
Code postal.................................................. 382
Codes Postaux.......................................364, 382
Collaborateur ............................................... 183
Commande ................. 59, 61, 142, 230, 322, 332
Commercial ...................................183, 188, 190
Commerciaux.................................183, 188, 190
Comptabilité ................................................ 287
Compte du ROL ..............................116, 364, 368
Contacts......................... 169, 170, 256, 257, 378
Convention utilisation EBP .................................3
Création de dossier ..................................38, 121
D
Décaissement......................... 196, 206, 212, 272
DEEE.............................................................91
Demandes de prix......................................... 228
Démonstration ...............................................14
Départements .............................................. 383
Devis .......46, 47, 55, 57, 62, 74, 81, 85, 140, 418
Domaine...................................................... 450
Dossier........................... 116, 121, 127, 128, 129
Douchette.................................................... 105
Droits utilisateurs ...........................450, 452, 453
Dupliquer un document ..........................156, 244
E
EBP Gestion Commerciale.........................39, 123
Échéances ................................................... 102
Échéancier ...................... 102, 191, 201, 208, 268
Eco-contribution .............................................91
e-commerce..97, 99, 346, 350, 353, 438, 440, 443
Editeur de filtres.............................................30
Editeur de modèles ....................................... 485
Editeur de vues ..............................................31
Effet de commerce....101, 196, 206, 212, 214, 272
Email ...................................................118, 437
E-mail ................................................56, 82, 84
E-mail ......................................................... 437
E-mail ......................................................... 448
Encaissement............................................... 101
Encours................................................423, 427
Envoi email.................................................. 437
ePages .............................99, 346, 353, 438, 443
Escompte .................................................... 101
Etats ........................................................... 418
Etats des documents.......................................75
ETEBAC.......................... 196, 206, 212, 218, 272
Export................................... 469, 474, 478, 480
Export art L 215-3 ........................................ 480
Export de données........................................ 478
Export du schéma de la base de données ........ 469
Export paramétrable ..................................... 474
F
Facturation périodique................................... 180
Facture....................... 55, 62, 74, 77, 81, 85, 148
Facture d'achat .................55, 62, 74, 81, 85, 236
Famille articles ...............................289, 290, 358
Famille collaborateurs ............................187, 188
Famille commerciaux .............................187, 188
Familles articles.....................................289, 358
Familles clients...............................174, 180, 261
Familles fournisseurs..............................174, 261
Familles prospects .................................174, 261
Favoris ........................................................ 131
Filtre automatique ..........................................30
Filtres ...........................................................30
Fonctionnalités disponibles............................. 435
Fonctions commerciaux ..........................183, 186
Fournisseurs ..... 63, 174, 175, 254, 261, 262, 263,
287, 295, 423, 427
Frais de port ................................................ 387
G
Générer les factures...............................180, 326
Géolocaliser ................................................. 344
Glossaire ..................................................... 495
Grilles ....................................................92, 372
Grilles analytiques ...................................92, 372
Groupes ...............................................183, 393
Groupes utilisateurs ...................................... 452
H
Historique.................................................... 340
Historique Clients/Articles................. 95, 176, 293
Historique Clients/Prospects.............. 95, 176, 293
Historique du document ..................................89
Historique fournisseurs/articles ...............263, 295
I
Images........................................................ 287
Import de données ....................................... 476
Import paramétrable..................................... 471
Impression 55, 62, 74, 81, 85, 198, 223, 274, 313,
362, 460
Installation ....................................................13
Introduction.....................................................1
Inventaire.............................................105, 279
J
Journal des événements .........................112, 488
L
Lettres de relance...........................195, 205, 325
Liste .............................................................26
Liste déroulante..............................................21
Liste des documents d'achat .......................... 226
Liste des documents de ventes....................... 138
Liste Page......................................................26
Livrer une commande ................................... 322
Localisation.................................................. 394
M
MAPI ........................................................... 448
Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology)
498
MapPoint ..................................................... 344
Mise à jour de fiche....................................... 358
Modes de règlement...................................... 219
Motifs économiques ......... 196, 206, 212, 222, 272
Mouvements de stock.................................... 284
Moyens de paiement.......................101, 218, 219
N
Nombre d'exemplaires................................... 433
Nomenclatures ............................................. 287
Notes ............................................................35
Nous contacter ............................................. 494
O
Objectifs...................................................... 188
Options ............................42, 364, 435, 448, 490
Outil de requêtage........................................ 483
Oxatis ............................................ 97, 350, 440
P
Paliers......................................................... 188
Pays............................................................ 384
PDF signé .................................................... 118
Personnalisation des champs/tables .........135, 459
Planificateur................................................. 116
Plans......................................................92, 369
Plans analytiques.....................................92, 369
Postes ....................................................92, 371
Postes analytiques ...................................92, 371
Présentation ..................................................11
Promotion......................................301, 309, 415
Prospects.................. 58, 167, 174, 175, 261, 262
Proxy FTP .................................................... 492
Proxy HTTP.................................................. 492
Publication............................. 116, 316, 364, 365
Publipostage ................................................ 341
R
Réapprovisionnement....................................... 335
Réapprovisionnement d'achat ............................. 335
Récupération de données EBP Gestion Commerciale
..........................................................39, 123
Récupération de dossiers C++ ..................39, 123
Références................................................... 287
Règlement......... 63, 100, 101, 196, 206, 212, 272
Règlements clients...................................63, 100
Regrouper des documents ...51, 70, 157, 245, 318,
328
Relances.................................................57, 102
Remise........................................................ 386
Remise Complémentaire................................ 386
Remise en banque ........... 101, 196, 206, 212, 272
Reports On Line.................26, 116, 316, 365, 368
Restauration de dossier ..........................111, 465
ROL ......................... 26, 116, 316, 364, 365, 368
RSS ............................................................ 133
S
Sauvegarde ...................................110, 462, 463
Sauvegarde en ligne ..............................468, 492
Sauvegarde rapide.................................110, 462
Secteurs géographiques .........................183, 390
SEPA.............................. 196, 206, 212, 218, 272
Service à la personne.................................... 445
Simulation de tarif ..........................298, 305, 306
Site web........................................116, 365, 368
SMS.....................................................113, 436
SMTP .......................................................... 448
SOC.....................................................423, 427
Société........................................................ 364
Sous famille article .........................287, 289, 290
Sous famille Client........... 167, 174, 175, 261, 262
Sous famille Fournisseur...174, 175, 254, 261, 262
Statistiques....................................178, 266, 291
Stock .............. 103, 104, 277, 278, 279, 284, 287
Stock réel.................................................... 284
Supprimer .....................................161, 249, 484
Supprimer un document.........................161, 249
Supprimer un dossier .................................... 484
T
Tableau de bord ........................................... 133
Tarif........................287, 298, 304, 305, 306, 312
Taux de TVA ................................................ 373
Taxes.......................................................... 375
Textes enrichis ...............................................22
Textes standards ...................................113, 392
Transférer un document ........ 48, 67, 78, 162, 250
Transfert comptable................ 101, 109, 339, 340
TVA ............................................................ 364
U
Unités ......................................................... 391
Utilisateurs ...........................................450, 452
V
Vente.......................................................... 418
Ventes ............ 138, 140, 142, 144, 146, 148, 150
Vues .............................................................31
W
Web............................................................ 287
EBP Facturation Pratic 2010
iii
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3
Préambule .........................................................................................................................................3
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3
Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3
Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3
Sauvegarde des données .....................................................................................................................3
Limitation de garantie .........................................................................................................................3
Limitations de responsabilité ................................................................................................................4
Dispositions finales .............................................................................................................................4
Présentation de l'aide.............................................................................................................................5
L'arborescence ...................................................................................................................................5
Les pages ..........................................................................................................................................5
MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7
Configuration minimale requise ...............................................................................................................7
Installation ...........................................................................................................................................8
Le dossier de démonstration ...................................................................................................................9
Activation du logiciel ............................................................................................................................10
Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................10
Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................10
INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................11
Interface ............................................................................................................................................11
Présentation du volet de navigation .......................................................................................................12
Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................12
Les Actions .........................................................................................................................................13
LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14
Les champs de saisie ...........................................................................................................................14
Liste déroulante...................................................................................................................................15
Ouverture de la liste..........................................................................................................................15
Sélection des données .......................................................................................................................15
Fonctions de la liste ..........................................................................................................................15
La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................16
Menu contextuel du corps des documents...............................................................................................17
FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION..............................................................................................18
La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................18
Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................19
Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................20
Les filtres ...........................................................................................................................................21
Filtre automatique.............................................................................................................................21
Effacer le filtre..................................................................................................................................21
GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................22
Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................22
Création d'une fiche ..........................................................................................................................22
Sauvegarde d'une fiche .....................................................................................................................22
Autres .............................................................................................................................................22
Gestion des données .........................................................................................................................22
Navigation .......................................................................................................................................22
Aide ................................................................................................................................................23
GUIDE................................................................................................................................................25
COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................25
Interface ............................................................................................................................................25
Comment commencer ?........................................................................................................................26
Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................27
Les données de base............................................................................................................................28
Comment créer les données principales ? ...............................................................................................29
Création d'un article..........................................................................................................................29
Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................29
Tout est prêt !.....................................................................................................................................30
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................31
Comment créer un devis ? ....................................................................................................................31
Transférer un document .......................................................................................................................32
Préparation du transfert.....................................................................................................................32
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................32
Conséquences du transfert.................................................................................................................32
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................33
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................33
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................34
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................35
EBP Facturation Pratic 2010
iv
Transfert d'un prospect en client............................................................................................................36
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................36
Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................36
Transfert d'un document....................................................................................................................36
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................37
Comment créer une facture ?................................................................................................................37
Transférer un document .......................................................................................................................38
Préparation du transfert.....................................................................................................................38
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................38
Conséquences du transfert.................................................................................................................38
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................39
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................39
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................40
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................41
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................42
Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................42
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................43
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................44
Historique Clients/Articles.....................................................................................................................45
Historique par documents ..................................................................................................................45
Filtres...........................................................................................................................................45
Lignes de document .......................................................................................................................45
Historique par Articles .......................................................................................................................45
Filtres...........................................................................................................................................45
Lignes articles ...............................................................................................................................46
Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................47
Création du barème ..........................................................................................................................47
Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................47
Comment saisir un règlement client ?.....................................................................................................48
Comment consulter l'échéancier ?..........................................................................................................49
Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................49
Le Transfert Comptable ........................................................................................................................50
Comment sauvegarder ?.......................................................................................................................51
Comment restaurer ? ...........................................................................................................................52
Comment consulter le journal des événements ? .....................................................................................53
MANUEL .............................................................................................................................................55
FICHIER ..........................................................................................................................................55
Nouveau dossier..................................................................................................................................55
Ouvrir un dossier.................................................................................................................................56
Fermer un dossier................................................................................................................................57
Quitter l'application..............................................................................................................................58
VENTES ...........................................................................................................................................59
Ventes - Démarrer une tâche ................................................................................................................59
DOCUMENTS DE VENTE ..................................................................................................................60
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation............................................................................60
Devis .................................................................................................................................................61
L'entête ........................................................................................................................................61
Le corps........................................................................................................................................61
Le pied .........................................................................................................................................61
Les actions d'un devis.....................................................................................................................61
Factures .............................................................................................................................................62
L'entête de la facture......................................................................................................................62
Le corps de la facture .....................................................................................................................62
Le pied de la facture.......................................................................................................................62
Les actions d'une facture.................................................................................................................62
Avoirs ................................................................................................................................................63
L'entête de l'avoir ..........................................................................................................................63
Le corps de l'avoir ..........................................................................................................................63
Le pied de l'avoir............................................................................................................................63
Les actions d'un avoir .....................................................................................................................63
TRAITEMENTS... ............................................................................................................................64
Dupliquer un document ........................................................................................................................64
Préparation à la copie de document.....................................................................................................64
Traitement de la duplication...............................................................................................................64
Conséquences de la duplication ..........................................................................................................64
Supprimer un document.......................................................................................................................65
Conséquences de la suppression d'un document...................................................................................65
Transférer un document .......................................................................................................................66
Préparation du transfert.....................................................................................................................66
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................66
Conséquences du transfert.................................................................................................................66
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................66
Table des matières
v
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................67
CLIENTS .......................................................................................................................................68
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation...............................................................................68
Clients / Prospects ...............................................................................................................................69
Statistiques.........................................................................................................................................70
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)...........................................................................70
L'onglet Données ..............................................................................................................................70
L'onglet Graphique............................................................................................................................70
Familles de tiers ..................................................................................................................................72
Historique Clients/Articles.....................................................................................................................73
Historique par documents ..................................................................................................................73
Filtres...........................................................................................................................................73
Lignes de document .......................................................................................................................73
Historique par Articles .......................................................................................................................73
Filtres...........................................................................................................................................73
Lignes articles ...............................................................................................................................74
RÈGLEMENTS ................................................................................................................................75
Échéancier ..........................................................................................................................................75
Les onglets ......................................................................................................................................75
Les filtres.........................................................................................................................................75
Les actions.......................................................................................................................................75
Règlements - Fenêtre principale de navigation ........................................................................................77
Les onglets ......................................................................................................................................77
Les filtres.........................................................................................................................................77
Les actions.......................................................................................................................................77
Impression - Fenêtre principale de navigation .........................................................................................79
Catégories .......................................................................................................................................79
Modèles disponibles ..........................................................................................................................79
Image de l'aperçu du modèle .............................................................................................................79
Filtres et aperçu de l'édition ...............................................................................................................79
RÈGLEMENTS ...................................................................................................................................80
Règlements - Démarrer une tâche .........................................................................................................80
CLIENTS .......................................................................................................................................81
Échéancier ..........................................................................................................................................81
Les onglets ......................................................................................................................................81
Les filtres.........................................................................................................................................81
Les actions.......................................................................................................................................81
Règlements - Fenêtre principale de navigation ........................................................................................83
Les onglets ......................................................................................................................................83
Les filtres.........................................................................................................................................83
Les actions.......................................................................................................................................83
DONNÉES......................................................................................................................................85
Banque ..............................................................................................................................................85
Onglet Adresse .................................................................................................................................85
Adresse ........................................................................................................................................85
Contact.........................................................................................................................................86
Onglet Comptabilité ..........................................................................................................................86
Moyens de paiement............................................................................................................................87
Modes de règlement.............................................................................................................................88
Détail ...........................................................................................................................................88
Test de la ligne créée .....................................................................................................................88
Impression - Fenêtre principale de navigation .........................................................................................90
Catégories .......................................................................................................................................90
Modèles disponibles ..........................................................................................................................90
Image de l'aperçu du modèle .............................................................................................................90
Filtres et aperçu de l'édition ...............................................................................................................90
ARTICLES ........................................................................................................................................91
Articles - Démarrer une tâche ...............................................................................................................91
ARTICLES......................................................................................................................................92
Articles - Fenêtre principale de navigation...............................................................................................92
Article ................................................................................................................................................93
Tarif en euros...................................................................................................................................93
Description générale .........................................................................................................................94
Familles articles...................................................................................................................................95
Historique Clients/Articles.....................................................................................................................96
Historique par documents ..................................................................................................................96
Filtres...........................................................................................................................................96
Lignes de document .......................................................................................................................96
Historique par Articles .......................................................................................................................96
Filtres...........................................................................................................................................96
Lignes articles ...............................................................................................................................97
Statistiques.........................................................................................................................................98
EBP Facturation Pratic 2010
vi
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)...........................................................................98
L'onglet Données ..............................................................................................................................98
L'onglet Graphique............................................................................................................................98
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 100
Catégories ..................................................................................................................................... 100
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 100
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 100
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 100
OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 101
Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 101
Transfert en comptabilité .............................................................................................................. 102
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 102
Historique des transferts comptables.................................................................................................... 103
Entête ........................................................................................................................................... 103
Pièces transférées........................................................................................................................... 103
Détail des traitements ..................................................................................................................... 103
Actions .......................................................................................................................................... 103
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 104
Catégories ..................................................................................................................................... 104
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 104
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 104
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 104
PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 105
Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 105
TAXES ........................................................................................................................................ 106
Taux de TVA ..................................................................................................................................... 106
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 106
Types de TVA.................................................................................................................................... 107
Territorialités .................................................................................................................................... 108
Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 109
DIVERS....................................................................................................................................... 110
Civilités ............................................................................................................................................ 110
Contacts........................................................................................................................................... 111
Codes postaux .................................................................................................................................. 112
Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 112
Départements ................................................................................................................................... 113
Pays................................................................................................................................................. 114
Unités .............................................................................................................................................. 115
SOCIETE..................................................................................................................................... 116
Options - Coordonnées....................................................................................................................... 116
Identification.................................................................................................................................. 116
Adresse de la société....................................................................................................................... 116
Autres informations......................................................................................................................... 117
Options - Identification....................................................................................................................... 118
Informations administratives............................................................................................................ 118
Informations TVA............................................................................................................................ 118
Options - Logo .................................................................................................................................. 119
Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 120
Cabinet.......................................................................................................................................... 120
Identification ............................................................................................................................... 120
Adresse du cabinet....................................................................................................................... 120
Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 122
Contacts ........................................................................................................................................ 122
Expert Comptable ........................................................................................................................ 122
Collaborateur............................................................................................................................... 122
Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation .................................................................. 123
Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 124
Clients........................................................................................................................................... 124
Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 125
Macro............................................................................................................................................ 125
Ventes........................................................................................................................................... 125
Règlements.................................................................................................................................... 125
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 126
Journaux ....................................................................................................................................... 126
Tiers ............................................................................................................................................. 126
Règlements.................................................................................................................................... 126
Remises......................................................................................................................................... 126
Options - Numérotation...................................................................................................................... 127
Ventes........................................................................................................................................... 127
Autres ........................................................................................................................................... 127
Options - Articles............................................................................................................................... 129
Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 130
Table des matières
vii
Gestion des messages ..................................................................................................................... 130
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 131
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 132
Options - Règlements......................................................................................................................... 133
Options - Paramétrages...................................................................................................................... 134
Décimales...................................................................................................................................... 134
Devise........................................................................................................................................... 134
Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 134
Transfert de documents................................................................................................................... 135
Options - Général .............................................................................................................................. 136
Police par défaut............................................................................................................................. 136
Options - Mot de passe utilisateur........................................................................................................ 137
Création du mot de passe ................................................................................................................ 137
Changer un mot de passe ................................................................................................................ 137
Suppression du mot de passe........................................................................................................... 137
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 138
Catégories ..................................................................................................................................... 138
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 138
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 138
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 138
OUTILS.......................................................................................................................................... 139
Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 139
Sauvegarde ...................................................................................................................................... 140
Bienvenue...................................................................................................................................... 140
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 140
Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 140
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 140
Restauration ..................................................................................................................................... 141
Bienvenue...................................................................................................................................... 141
Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 141
Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 141
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 141
Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 142
Imports paramétrables....................................................................................................................... 143
Destination source de l'import .......................................................................................................... 143
Codage du fichier............................................................................................................................ 143
Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 143
Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 143
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 144
Traitement de l'import..................................................................................................................... 144
Export de données............................................................................................................................. 145
Format des fichiers ......................................................................................................................... 145
Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 145
Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 145
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 145
Traitement de l'export..................................................................................................................... 145
Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 146
Type de données ............................................................................................................................ 146
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 146
Sélection du type de données........................................................................................................... 146
Editeur de requêtes......................................................................................................................... 146
Aperçu des données ........................................................................................................................ 146
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 146
Traitement de l'export..................................................................................................................... 146
Assistant de maintenance des données................................................................................................. 147
Bienvenue...................................................................................................................................... 147
Choix du dossier ............................................................................................................................. 147
Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 147
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 147
Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 147
Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 148
Bienvenue...................................................................................................................................... 148
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 148
Import/Export de la configuration........................................................................................................ 149
Bienvenue...................................................................................................................................... 149
Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 149
Emplacement du fichier ................................................................................................................... 149
Eléments à traiter ........................................................................................................................... 149
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 149
Archivage ......................................................................................................................................... 150
Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 150
Bienvenue................................................................................................................................... 150
EBP Facturation Pratic 2010
viii
Choix du dossier .......................................................................................................................... 150
Résumé des paramètres ............................................................................................................... 150
Format du fichier d'archive............................................................................................................... 150
Journal des événements ..................................................................................................................... 151
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 151
Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 151
Onglet Suppression......................................................................................................................... 151
Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ....................................................................... 151
INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 153
Assistance technique.......................................................................................................................... 153
Nous contacter .................................................................................................................................. 154
Index ............................................................................................................................................... 155
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Facturation Pratic et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
3
Convention d'utilisation d'EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte »
ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou
réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP.
Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à
aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
EBP Facturation Pratic 2010
4
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 Mai 2009
5
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous
pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par .
L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis
dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes,
Règlements, Articles, Opérations, Paramètres).
Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés
dans le logiciel.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence.
Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page.
Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Champs obligatoires
Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière
le champ.
Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en
cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut
de la fenêtre d'aide.
Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de
ce terme.
Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire.
Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Exemple... Remarque
Exemple...Astuce
Exemple...Exemples...
Exemple...Règles de calcul
Exemple...Avertissement
Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
7
MISE EN ROUTE
Configuration minimale requise
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP2
o Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit,
o Windows 7 32 bit & 64 bit
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l’installation du logiciel.
EBP Facturation Pratic 2010
8
Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 3.1
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 2.0 SP1
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SQL Server Compact Edition est également installé.
Ensuite, les éléments composant le logiciel sont installés.
MISE EN ROUTE
9
Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
EBP Facturation Pratic 2010
10
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Facturation Pratic . Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP Facturation Pratic .
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les
impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation
pour ouvrir votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
x La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
x Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
x La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
x Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
x Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
11
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Facturation Pratic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de
fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionnés et le nombre d'enregistrements
total est affiché.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisies avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
EBP Facturation Pratic 2010
12
Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
5 menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche,Contact, Statistiques, Famille, Historique),
Règlements, Échéancier, , Impressions ;
Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, ), Données (Banques, Moyens de
paiement,Modes de règlement), Impressions ;
Articles : Démarrer une tâche, Articles (Fiche, Famille, Statistiques, Historique clients, Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche), Transfert en comptabilité, Impressions;
Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (TVA, Territorialité, barèmes eco-contribution), Divers
(Civilités,Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Unités, ), Impressions.
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En cliquant sur la barre de séparation entre les menus et les fonctions associées à chaque menu, vous avez
la possibilité de déplacer les menus uniquement en icônes, ainsi vous n'aurez plus d'ascenseur dans les
fonctions associées de chaque menu.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
13
Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barres de tâches située au dessus de la barre de navigations,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
EBP Facturation Pratic 2010
14
LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
x Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
x Pour une zone multi-lignes, utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
x Les champs inaccessibles sont grisés.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
15
Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Code Client" en entête de document
- Champ "Pays" dans les parties Adresses
- Champ "Article" dans le corps du document ...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un code client en entête de document
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs articles dans le corps d'un document
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si ou moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
EBP Facturation Pratic 2010
16
La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichis (dans les descriptions Articles, dans vos documents, etc...) vous
avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
INFORMATIONS GÉNÉRALES
17
Menu contextuel du corps des documents
Dans le corps d'un document, vous disposez d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions :
Insérer
Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné.
Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer :
o une ligne article de type Bien
o une ligne article de type Service
o un Saut de page
Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un
imprimé sur 2 pages.
o un Sous total
Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne.
Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente.
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Couper/Copier/Coller
Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas.
Base de calcul TTC
Cette fonction permet de saisir les données en montant HT (option non activée) ou en montant TTC (option
activée).
Vous pouvez aussi activé ce bouton après avoir saisi les montants en HT ceci afin de visualiser les montants en
TTC.
EBP Facturation Pratic 2010
18
FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au
préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter.
Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un
Client ou créer un Prospect.
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
la/fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
la liste ouverte : Imprimer la liste.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différents fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
INFORMATIONS GÉNÉRALES
19
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la
possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant
sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
EBP Facturation Pratic 2010
20
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir
un répertoire précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation
sélectionnées.
x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou pas dans la vue.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
21
Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaité,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
EBP Facturation Pratic 2010
22
GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article,
document&ldots;).
Sauvegarde d'une fiche
Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Sauvegarder et Nouveau
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Sauvegarder et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + I
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante
et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
INFORMATIONS GÉNÉRALES
23
Action -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier...
Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture...
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
25
GUIDE
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Facturation Pratic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de
fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionnés et le nombre d'enregistrements
total est affiché.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisies avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
EBP Facturation Pratic 2010
26
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
GUIDE
27
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Options.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des
écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), ainsi que
la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos
articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de
contre-valeur.
EBP Facturation Pratic 2010
28
Les données de base
Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches clients :
x Les familles clients,
x Les modes de règlements,
x Les banques.
D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles :
x Les unités,
x Les familles articles,
x Les barèmes éco-contribution
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
x Les civilités,
x Les codes postaux,
x Les départements,
x Les pays
x .
GUIDE
29
Comment créer les données principales ?
Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients.
Création d'un article
Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles.
La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services.
Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service .
Remplissez alors les principales informations concernant votre article.
Création d'un Client / Prospect
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients.
La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que
vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer
en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de
navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects.
Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect.
EBP Facturation Pratic 2010
30
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment rédiger un devis ?
Comment transférer un devis en facture ?
Comment rédiger une facture ?
Comment saisir un acompte ?
Comment saisir un règlement client ?
Comment transférer vos données vers la comptabilité ?
Comment imprimer vos données ?
Comment gérer l'eco-contribution ?
Comment consulter le journal des événements ?
Comment sauvegarder un dossier ?
Comment restaurer un dossier ?
...
GUIDE
31
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?
Comment créer un devis ?
Pour créer un devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis.
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose d'un seul écran de saisie.
.
EBP Facturation Pratic 2010
32
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en facture.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
GUIDE
33
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, en Facture génère au moins une ligne d'échéance.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
EBP Facturation Pratic 2010
34
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Facture, Avoir...) (à condition que
vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
35
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera
automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le
destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
EBP Facturation Pratic 2010
36
Transfert d'un prospect en client
Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur
occasionnel ou régulier.
Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en
document supérieur.
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation
A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche
prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client".
Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de
navigation.
Transfert depuis la fiche
A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action".
La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client.
Transfert d'un document
Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes.
Dès lors qu'un prospect est affecté à une facture ou un avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client.
De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche
Client.
GUIDE
37
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ?
Comment créer une facture ?
Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures.
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La facture se décompose d'un seul écran de saisie.
EBP Facturation Pratic 2010
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Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en facture.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
GUIDE
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Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, en Facture génère au moins une ligne d'échéance.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
EBP Facturation Pratic 2010
40
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Facture, Avoir...) (à condition que
vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
41
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera
automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le
destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
EBP Facturation Pratic 2010
42
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?
Comment créer un avoir ?
Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs.
Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'avoir se décompose d'un seul écran de saisie.
GUIDE
43
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera
automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le
destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
EBP Facturation Pratic 2010
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Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Facture, Avoir...) (à condition que
vous ayez déjà enregistré votre document).
x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
GUIDE
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Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
EBP Facturation Pratic 2010
46
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
GUIDE
47
Comment gérer l'éco contribution ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les
Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation
effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le
temps.
Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.
Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution,
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.
Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou
en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont
montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC".
Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris
automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'écocontribution
associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera
calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le
montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution,
vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
EBP Facturation Pratic 2010
48
Comment saisir un règlement client ?
Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils,
ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Ensuite, vous
pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes.
Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement.
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré
en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
GUIDE
49
Comment consulter l'échéancier ?
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des factures) et de vos règlements clients vous
permet d'obtenir deux états très intéressants pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les
relances clients.
Consultation de l'échéancier
La consultation des échéances s'effectue à partir :
de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients,
de la fiche client,
du menu Règlements - Clients - Échéanciers
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous
pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le
menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client.
EBP Facturation Pratic 2010
50
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées
.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est historisé dans la page "Historique des transferts".
GUIDE
51
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre
dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données,
et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner
les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde
rapide.
EBP Facturation Pratic 2010
52
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque
dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner
le dossier à restaurer et lancer la procédure.
GUIDE
53
Comment consulter le journal des événements ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements
Il stocke chaque information concernant :
la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation
le manque d'un n° TVA intracommunautaire
la suppression de documents
la dévalidation de document.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des
événements.
55
MANUEL
FICHIER
Nouveau dossier
Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier.
Ces étapes consistent à :
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir d'autres informations et les informations de TVA,
La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application
comme par exemple les taux de TVA pour le dossier.
Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables
par défaut.
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir
les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de
saisir et de renseigner les autres options.
EBP Facturation Pratic 2010
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Ouvrir un dossier
Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la
base que vous souhaitez ouvrir.
MANUEL
57
Fermer un dossier
Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous
aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
EBP Facturation Pratic 2010
58
Quitter l'application
Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application,
vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
MANUEL
59
VENTES
Ventes - Démarrer une tâche
Accès : Ventes - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche
Client.
Devis
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis.
Factures
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double
cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures.
Règlements
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
EBP Facturation Pratic 2010
60
DOCUMENTS DE VENTE
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Documents de vente - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Factures, Avoirs, .
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact principal de la fiche client.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
MANUEL
61
Devis
Accès : Ventes - Documents de vente - Devis
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
L'entête
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également définir la date de Validité du devis
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du
dossier.
Date du document : 15/02/2008
Durée de validité des devis (jours) : 10
Date de validité : 25/02/2008
Le corps
Vous retrouvez ensuite le corps du devis. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre devis :
En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied du devis représente la partie de totalisation de votre document.
Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
EBP Facturation Pratic 2010
62
Factures
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures
La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également définir la date d'échéance.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La date d'échéance est également calculée en fonction du mode de règlement sélectionné.
Le corps de la facture
Le corps de la facture permet de construire votre document :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement
une remise complémentaire, un frais de port et/ou un acompte.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Régler la facture
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
MANUEL
63
Avoirs
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs
La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps de l'avoir
Le corps de l'avoir permet de construire votre document :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement
une remise complémentaire ou un frais de port.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé"
ou "Transféré en comptabilité".
En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le
document en comptabilité.
Dévalider
Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état
"Provisoire".
Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements.
EBP Facturation Pratic 2010
64
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous ).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client.
Ces informations sont :
x les coordonnées postales de la fiche client,
x son mode de règlement,
x ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client et un contrôle
sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Elle contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
x modifier la date,
x changer de client,
x ajouter, modifier ou supprimer des articles
x ...
MANUEL
65
Supprimer un document
Un document de vente peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer
d’abord ce document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, l'historique client, les
statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client, il faudra le supprimer manuellement si vous souhaitez ne
plus avoir ce règlement.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
EBP Facturation Pratic 2010
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Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en facture.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
MANUEL
67
Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, en Facture génère au moins une ligne d'échéance.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
EBP Facturation Pratic 2010
68
CLIENTS
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes.
La liste des clients/prospects contient les onglets :
Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés,
Clients,
Prospects.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Transférer en client
Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de
renseignements.
Action disponible uniquement pour une fiche prospect.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du client ou prospect" sélectionné.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du
client" sélectionné.
Créer un document de vente
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement,
n° de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Clients.
MANUEL
69
Clients / Prospects
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches.
La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets.
Certains champs sont disponibles uniquement sur la fiche client, ils seront marqués par "C".
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille client / prospects
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect.
Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur
la fiche clients/prospect
Si la famille que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques).
La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Adresse/Contacts
Permet de saisir les coordonnées et les contacts du client/prospect.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation.
A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la
fenêtre principale de navigation des clients/prospects.
EBP Facturation Pratic 2010
70
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
MANUEL
71
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
EBP Facturation Pratic 2010
72
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
MANUEL
73
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
EBP Facturation Pratic 2010
74
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
MANUEL
75
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients vous
permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client,
Nom Client,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
EBP Facturation Pratic 2010
76
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
MANUEL
77
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements
(partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
EBP Facturation Pratic 2010
78
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
MANUEL
79
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Facture...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie auxquelles il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle comme "utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les
fiches".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
EBP Facturation Pratic 2010
80
RÈGLEMENTS
Règlements - Démarrer une tâche
Accès : Règlements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche Client.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Règlements
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
MANUEL
81
CLIENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients vous
permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client,
Nom Client,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
EBP Facturation Pratic 2010
82
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Pointage entre échéances
Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement.
Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances"
et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
MANUEL
83
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements
(partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Tiers
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affectée au règlement.
Liste des modes de règlement
EBP Facturation Pratic 2010
84
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
MANUEL
85
DONNÉES
Banque
Accès : Règlements - Données - Banques
La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques.
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
EBP Facturation Pratic 2010
86
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
Le compte de banque *
Le journal de banque *
MANUEL
87
Moyens de paiement
Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement
La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants :
un code *
Indiquez un code moyen de paiement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une nature *
Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
une banque
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen
de paiement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement.
La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement.
EBP Facturation Pratic 2010
88
Modes de règlement
Accès : Règlements - Données - Modes de règlement
La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants :
Le code *
Indiquez un code pour votre mode de règlement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le libellé *
Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance.
La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement.
Détail
Cette parte contient les paramètres du calcul d'une échéance.
Moyen de paiement
Indiquez ici le moyen de paiement de votre client.
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Nombre de jours
Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365).
La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant.
Type de Règlement
Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer.
Jour du règlement
Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31).
Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le.
Mois comptable
Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de
la date d'échéance.
Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours
devient 2 mois, etc...).
Test de la ligne créée
Pour tester la ligne que vous venez de créer, vous devez indiquer :
une date du document qui correspond à la date du document.
une date d'échéance qui correspond à la date calculée depuis la date de document et les paramètres.
Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul de l'échéance (Date échéance,
Montant et Moyen de paiement)
L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture.
Exemple
Mode de règlement : CH30
Paramétrage de la ligne échéance :
NB de jours Type
règlement
Jour du
règlement
Mois comptable Moyen de
paiement
30 Net Le 5 Chèque
Date de facture : 01/01/2009,
MANUEL
89
Montant : 100
Votre date d'échéance sera calculée ainsi :
01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, puis Jour de règlement ce qui
donnera une date d'échéance au 05/02/2009 pour un montant de 100.
EBP Facturation Pratic 2010
90
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Facture...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie auxquelles il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle comme "utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les
fiches".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
MANUEL
91
ARTICLES
Articles - Démarrer une tâche
Accès : Articles - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fic.
Statistiques
Permet d'ouvrir la page des statistiques.
EBP Facturation Pratic 2010
92
ARTICLES
Articles - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Articles
La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné
par le "code de l'article" sélectionné.
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes pour
chaque article.
MANUEL
93
Article
Accès : Articles - Articles
La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches.
La fiche article se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Type *
Le type article peut être Bien, Service.
Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut.
Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche.
Famille article
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article.
Si la famille que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Libellé *
Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique).
Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes.
En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation
commerciale *.
Description commerciale
Saisissez ici la description complète de votre article qui sera utilisée dans tous vos documents. Vous pouvez
utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. Les attributs appliqués seront automatiquement
repris dans toutes vos impressions.
Tarif en euros
Cette partie permet de définir le tarif de l'article.
Prix de revient
Montant minimum de vente de l’article pour ne pas perdre d’argent.
Taux de marge
Le taux de marge affiché par défaut correspond au taux saisi dans les Options du dossier.
Il permet de calculer le prix de vente HT depuis le prix de revient de l’article.
Voir calcul du prix de vente HT
Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du montant de la marge, du prix de vente HT, du taux de
marque et des montants TVA et TTC.
Montant de la marge
Montant de la marge = Prix de revient * Taux de marge.
Il est possible de le modifier, ce qui entraînera le recalcul de la marge en pourcentage et des autres zones (PV
HT, taux de marque, TVA, TTC..)
Taux de marque
Par défaut, le taux de marque affiché correspond à celui indiqué dans les Options du dossier.
Le taux de marque permet de calculer quel pourcentage il faut appliquer au prix de vente HT pour retrouver le
prix de revient.
Taux de marque = [(Prix vente HT – prix de revient)/ prix de vente HT ] * 100
EBP Facturation Pratic 2010
94
Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du taux de marge et du prix de vente, et les montants
HT, TVA et TTC.
Prix de vente HT
Prix de vente HT = Prix de revient + [Prix de revient * (taux de marge /100)]
Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du taux de marge, taux de marque et des montants TVA
et TTC.
Taux de TVA
Le taux de TVA affiché par défaut correspond au taux saisi dans les options du dossier.
Vous pouvez le changer et sélectionner un autre taux, ce qui entraînera le re-calcul du montant TTC de l'article.
Montant de TVA
Montant de TVA = Prix de vente HT * (Taux de TVA /100)
Il est impossible de le modifier.
Prix de vente TTC
Prix de vente TTC = Prix de vente HT + Montant de TVA.
Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du prix de vente HT et des taux de marge / marque.
Dans la partie tarif, vous pouvez saisir les montants dans l'ordre que vous souhaitez.
Par contre, si votre article n'a pas de prix de revient, saisissez d'abord le prix de vente HT de votre article, puis
indiquez son prix de revient à 0.00.
Description générale
Cette partie permet de définir le l'unité et l'éco-contribution associé à l'article.
Unité de vente
Sélectionnez l'unité de vente de l'article.
Si l'unité de vente que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
unité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Eco-contribution
Sélectionnez le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le
libellé et le prix unitaire TTC du barème sont automatiquement affichés. Ils ne sont pas modifiables.
Si le barème, que vous souhaitez, n'existe pas dans la liste des barèmes, vous pouvez le créer.
Lors de l'appel de l'article dans un document de vente, le barème sera automatiquement repris dans le
document.
Cette partie est visible uniquement pour les articles de type Bien, une éco-contribution ne peut être affectée
sur une fiche article de type "Service".
A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre
principale de navigation des articles.
MANUEL
95
Familles articles
Accès : Articles - Familles articles
La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
EBP Facturation Pratic 2010
96
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Filtres
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes de document
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Filtres
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
MANUEL
97
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Types de documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Lignes articles
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
EBP Facturation Pratic 2010
98
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
MANUEL
99
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
EBP Facturation Pratic 2010
100
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Facture...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie auxquelles il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle comme "utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les
fiches".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
MANUEL
101
OPÉRATIONS
Opérations - Démarrer une tâche
Accès : Opérations - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche".
Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
EBP Facturation Pratic 2010
102
Transfert en comptabilité
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées
.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est historisé dans la page "Historique des transferts".
MANUEL
103
Historique des transferts comptables
Accès : Opérations - Transfert en comptabilité - Historique des transferts comptables
L'historique des transferts comptables contient la liste des transferts effectués et aboutis en comptabilité.
La liste des transferts comptables a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La fiche "Historique" se compose des zones N° de lot, date de création et des onglets Pièces transférées,
Notes.
Lorsque le transfert comptable n'abouti pas car il y a un pb de compte, journal, verrou... ; un n° de lot sera
créé avec la date de la demande du transfert mais au niveau des pièces transférées, aucune information sera
présente.
Entête
Cette partie contient :
N° de lot
Ce numéro est unique. Il est auto-incrémenté par les différents transferts réalisés.
Date de création
Cette date est la date de réalisation du transfert en comptabilité.
Re-transfert
Cette case n'est pas saisissable, elle est renseigné lorsque qu'un lot est re-transféré en comptabilité.
Pièces transférées
Cet onglet contient une numéro document, le tiers et la date. En fonction du transfert réalisé (échéances,
ventes, règlements) les données de ces champs seront différentes.
Exemples d'historiques :
Vente : FA00001 ; Dupond ; 02/06/08
Echéances : FA00001 ; Dupond ; 15/07/08
Règlements : "Rien" ; Dupond ; 15/06/08
Détail des traitements
Cet onglet contient la liste des traitements réalisé (création du lot, envoyé pour traitement..., pièces marquées
transférées, ...).
Actions
A partir de la fiche "Lot comptable", vous avez la possibilité d'appeler l'action "Annuler".
Cette action permet de supprimer un lot comptable lorsque celui-ci n'a pas abouti (Par exemple : Pièce envoyée
dans une autre application mais pas de réponse de cette application).
EBP Facturation Pratic 2010
104
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Facture...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie auxquelles il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle comme "utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les
fiches".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
MANUEL
105
PARAMÈTRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Taux de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche taux de TVA.
Type de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des types de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche type de TVA.
Civilités
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche civilités.
Codes postaux
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche codes postaux.
Informations société
Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs...
EBP Facturation Pratic 2010
106
TAXES
Taux de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Taux de TVA
La gestion de la fiche "TVA" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des taux de TVA est automatiquement généré.
Une fiche TVA se compose des éléments suivants :
un Type *
Sélectionnez un type de TVA dans la liste déroulante.
une Territorialité *
Sélectionnez une territorialité dans la liste déroulante.
un Taux
Champ numérique permettant de définir le taux de TVA pour cette fiche.
Le taux et la territorialité ne sont plus modifiables dès lors que la fiche Taux de TVA est sauvegardée.
ainsi que des cases à cocher :
Par défaut pour la territorialité
Cliquez dans cette case afin que ce taux soit proposé par défaut lors de l'appel de la territorialité dans un
document.
Il est obligatoire de déclarer un taux et un seul par défaut par territorialité
TVA non perçue récupérable (DOM)(loi)
Cliquez dans cette case lorsque vous souhaitez que la TVA soit calculée, bien que non perçue et non incluse
dans le TTC.
Cette option est disponible uniquement pour les taux associés à la territorialité DOM, possibilité de cocher
l’option sur plusieurs taux, pour une même territorialité DOM.
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce taux de TVA dans les vues standard, listes
déroulante....
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondantes à la territorialité sélectionnée
dans le dossier.
Il est interdit de créer deux taux de même valeur, pour la même territorialité, peu importe le type.
Interdiction de créer deux taux à 19.6, l’un en tant que Normal France, l’autre en tant que Réduit France.
Par conséquent les taux livrés par défaut par l'application ne peuvent être ré-utilisés.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir les comptes de TVA et de gestion des ventes par défaut pour toutes les fiches
articles.
Comptes de TVA
Cette partie permet de saisir le compte de TVA sur débits pour ce taux de TVA.
Comptes de gestion
Les zones de cette partie permettent de saisir les comptes de produit.
o Les champs Biens et Services concernent les comptes comptables pour les articles.
o Le champ Port concerne le compte comptable des frais de port affecté en pied de document.
o Le champ Eco-contribution concerne le compte comptable des barèmes éco-contribution affectés sur
les lignes articles.
MANUEL
107
Types de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA
La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Type de TVA" contient :
un champ Libellé *,
un champ Nature *
.
Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA.
Les natures de TVA disponibles sont :
Normal
Réduit
Super réduit
Exonéré
Ancien
Autre
La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA.
A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé.
Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre.
EBP Facturation Pratic 2010
108
Territorialités
Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité
La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches.
La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à régime fiscal particulier.
A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé.
Une fiche Territorialité contient le champ Libellé.
Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité.
Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les
nouvelles informations.
Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les
fiches TVA et les documents de ventes.
MANUEL
109
Barème Eco-contribution
Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution
La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches.
Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes.
La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution.
La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones :
Code eco-contrib. *
Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du barème.
Montant TTC
Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution.
EBP Facturation Pratic 2010
110
DIVERS
Civilités
Accès : Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physique de celles des
personnes morales.
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / prospects …) et aux documents
de vente (entête de documents).
MANUEL
111
Contacts
Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts
La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.
A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre
principale de navigation des contacts.
Vous devez renseigner les champs suivants sur la fiche contact :
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Personne physique
Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (cochée) ou une personne morale
(décochée).
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Code tiers
Ce champ permet de sélectionner le client/prospect associé à ce contact.
EBP Facturation Pratic 2010
112
Codes postaux
Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés.
La ville *
Saisissez le nom de la vile (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au Code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au Code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné
précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
Les actions des codes postaux
A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux".
Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux.
MANUEL
113
Départements
Accès : Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
EBP Facturation Pratic 2010
114
Pays
Accès : Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels
qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulante...
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
MANUEL
115
Unités
Accès : Paramètres - Divers - Unités
La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches.
Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues.
La fiche unité se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Un type *
Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
Une décimale
Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5).
Un coefficient
Saisissez le coefficient que vous souhaitez (au maximum 8 décimales).
En fonction du type d'unité, le coefficient permet de rapprocher l'unité à ce type de référence.
Pour une unité "Gramme", de type Poids, coefficient saisi : 0.001
Dans la fiche article, indiquer l’unité Gramme et saisir dans la valeur du poids brut 125g, son équivalence en
kilogramme est donc de 125*0.001 soit 0.125 kilo.
La création du dossier propose par défaut une liste d'unités.
Les unités pourront être saisies dans la fiche article, les documents de ventes.
Si une unité est définie dans un article, dans une pièce de vente, la quantité sera exprimée avec le nombre
de décimale défini dans la fiche unité.
Exemple 1
Code unité : M3
Libellé : Mètre cube
Type : Volume
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
Exemple 2
Code unité : HEUR
Libellé : Heure
Type : Temps
Décimale : 2
Coefficient de conversion : 1
Exemple 3
Code unité : KG
Libellé : Kilo Gramme
Type : Poids
Décimale : 3
Coefficient de conversion : 1
EBP Facturation Pratic 2010
116
SOCIETE
Options - Coordonnées
Accès : Paramètres - Société
Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces
informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..).
Identification
Forme juridique ou civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom – Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse de la société
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
MANUEL
117
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Autres informations
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Télécopie/Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
EBP Facturation Pratic 2010
118
IDENTIFICATION
Options - Identification
Accès : Paramètres - Société
Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être
imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...)
Informations administratives
SIRET
Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères.
Code NAF/APE
Ce champ permet la saisie d'un code NAF.
MSA
Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques.
N° Identification RCS
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13
caractères alphanumériques.
N° Identification RM
Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères
alphanumériques.
Capital
Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales.
Informations TVA
N° de TVA intracommunautaire
Ce champ permet de saisir 14 caractères alphanumériques.
Territorialité de TVA
Ce champ permet la sélection d’une fiche dans la liste des Territorialités.
Cette territorialité sera reprise par défaut dans les documents.
Elle détermine l'affichage des taux de TVA par défaut.
Taux de TVA
Ce champ permet la sélection d’une fiche Taux de TVA et l'affichage du Taux.
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondant à la territorialité du dossier
(sélectionnée ci-dessus).
L'onglet "Liste des TVA" contient les taux de TVA des autres territorialités.
Si vous sélectionnez un taux de TVA qui ne correspond pas à la territorialité du dossier (sélectionnée cidessus),
la territorialité est alors remplacée par celle correspondante au taux de TVA sélectionné.
MANUEL
119
Options - Logo
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de
document avec logo.
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger.
Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo.
Vous avez la possibilité de redimensionner celui-.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
EBP Facturation Pratic 2010
120
EXPERT
Options - Expert- Cabinet
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant
de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions -
Dossier Expert Comptable).
Cabinet
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône .
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Pays
MANUEL
121
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
EBP Facturation Pratic 2010
122
Options - Expert - Contacts
Accès : Paramètres - Société
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est
intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés
(Impressions - Dossier Expert Comptable).
Contacts
Expert Comptable
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Collaborateur
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône .
Nom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
MANUEL
123
OPTIONS COMPTABLES
Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation
Accès : Paramètres - Société
Destination du fichier de transfert
Ce champ permet de saisir le chemin (répertoire) où sera copié le fichier de transfert comptable quelque soit le
type de transfert.
Activer la validation des données à comptabiliser
Cette option permet à l’utilisateur d'imposer une validation des documents (factures, avoirs, factures
d'acompte, avoirs d'acompte) et règlements.
Si l'option est active, tous document ou règlement créé est en mode provisoire (mention imprimée sur le
document) et reste donc modifiable.
L'utilisateur doit alors volontairement valider le document de vente, règlement pour le transformer en définitif
et dans ce cas, le document n'est plus modifiable.
Afficher le message d'information de validation
Cette option permet de ré-activer les messages dont vous avez sélectionné à un moment "Ne plus afficher".
EBP Facturation Pratic 2010
124
Options - Options comptables - Tiers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de saisir la racine de comptes clients et le paramétrage pour la création des comptes
clients.
Clients
Racine de compte client
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches client
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte client
Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte client :
o Racine
ou
o Racine + code tiers
ou
o Racine + nom tiers
Pour le client Durand avec le code client DUR0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 411DUR0001
Si "Racine + Nom tiers" : 411DURAND
MANUEL
125
Options - Options comptables - Libellé des écritures
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les libellés des écritures générées par le transfert comptable.
Pour certain libellé (ventes et règlement), vous avez la possibilité de saisir des "macro".
Macro
vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Pour cela, vous pouvez indiquer les macros à
appliquer pour chaque type d'écriture comptable : dans la partie Ventes, pour les factures et les documents
d'acompte, et dans la partie Règlement, pour les tiers et la banque.
Pour cela, vous disposez des constantes de {0} à {4} et {6} pour les documents et de la constante {5} pour
les règlements.
Les macros disponibles sont :
{0} = Type du document de vente ( ex : Facture, Avoir.. )
{1} = Numéro du document
{2} = Type de tiers (ex: Client)
{3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....)
{4} = Nom tiers
{5} = Code banque
{6} = Date du document
Macro pour afficher le type de document "Avoir" et son numéro "AV001111"
La macro à saisir est : {0} N° {1} du {6}
Le résultat est : Avoir N° AV001111 du 06/12/2008
Macro pour afficher le type de tiers "Client", la civilité du tiers "Monsieur" et le nom du tiers "Dupont"
La macro à saisir est : {2} {3} {4}
Le résultat est : Client Monsieur Dupont
Ventes
La zone Document permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des documents (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte).
Règlements
La zone Tiers permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des
règlements.
La case à cocher « Utiliser la référence en tant que libellé » permet une variante dans le libellé du tiers qui
a effectué un règlement.
Si la case est cochée et si le règlement saisi comporte une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de
Tiers est la REFERENCE
Si la case est cochée et si le règlement saisi ne comporte pas de référence, le libellé de l’écriture sur le
compte de TIERS est la macro
Si la case n'est pas cochée et que le règlement saisi comporte ou non une référence, le libellé de l’écriture sur
le compte de TIERS est la macro
La zone Banque permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des règlements.
Vous avez la possibilité de sélectionner une macro pour la fiche banque. Cette macro permet de référencé le
code de la banque sur laquelle le règlement a été éffectué.
Banque {5}
EBP Facturation Pratic 2010
126
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers
Accès : Paramètres - Société
Cette option permet de définir le paramétrage nécessaire au transfert comptable des données.
Journaux
Vous devez saisir dans cette partie les journaux de ventes, trésorerie et opérations diverses nécessaire pour le
transfert comptable.
Le journal de vente contient les écritures qui correspondent à vos documents de vente (factures, avoirs,
factures d'acompte, avoirs d'acompte).
Le journal de trésorerie contient les écritures qui correspondent aux règlements, écarts de règlement...
Le journal des Opérations diverses dites OD
Tiers
Ces zones correspondent à la comptabilisation des documents d'acompte.
Le compte d'acompte correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes.
Par défaut, le compte 419 est indiqué.
Le compte de TVA en attente est utilisé pour le transfert en comptabilité de vos documents d'acomptes,
selon le schéma de transfert.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Règlements
Les 2 zones ci-dessous correspondent à la comptabilisation des écarts de règlements constatés lors de la saisie
d'un règlement.
Le compte d'écart de règlement : Perte correspond à une échéance soldée manuellement.
Le compte d'écart de règlement : Profit correspond à un règlement supérieur à l'échéance
L'écart de règlement correspond au reste à affecter présent dans la fiche règlement.
Facture de 101.90 euros, règlement de 102 euros, écart de 0.10 euro.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Remises
En règle générale, les remises accordées (ventes) sont comprises dans les comptes de produits (ventes), on
comptabilise la vente HT remisée et pas la vente HT avant remise.
Dans le cas ou vous souhaitez distinguer la vente HT de la remise, il est possible de comptabiliser la remise :
Le compte de remises accordées permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des
remises accordées sur les documents.
La case à cocher "Comptabiliser la remise" permet de définir si le transfert comptable des ventes tient
compte ou non des remises.
MANUEL
127
NUMÉROTATION
Options - Numérotation
Accès : Paramètres - Société
Pour chaque type de documents de vente, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à attribuer au document.
Vous pouvez choisir de créer vos documents avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la
zone "Utiliser le compteur".
Le logiciel incrémente automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe.
Pour les documents de vente :
FA 0803001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mars, le numéro suivant sera le FA 0803002.
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous allez
créer un document ou une fiche.
Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance
des données du menu Outils.
Ventes
Devis
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DE 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FA 000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AV 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FD 000001.
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AD 000001.
Autres
Pour chacun des fichiers de données suivants, vous pouvez choisir de créer vos fiches avec une numérotation
automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur".
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez
une fiche.
Familles clients
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FCL00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Clients
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CL000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles articles
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FAR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
EBP Facturation Pratic 2010
128
Articles
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par AR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Eco-contribution
Champ de type chaîne de 8 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par D3E00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
MANUEL
129
Options - Articles
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de paramétrer par défaut la création d'une fiche article.
Type d’article par défaut
Liste déroulante permettant la sélection du type de l'article : Biens, Services.
En création du dossier, le type par défaut est Biens.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le type d'article par défaut sera celui défini ici.
Taux de marge par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le taux de marge par défaut de la ligne sera celui des options
Taux de marque par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
EBP Facturation Pratic 2010
130
DOCUMENTS DE VENTE
Options - Documents de vente - Options générales
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir les avertissements, le paramétrage de taux, montants... des documents de
ventes.
Avertissement si le code article n’existe pas
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque
vous saisissez dans la colonne "Code article" une référence qui n'existe pas dans votre fichier article.
Utiliser la TVA de l’article
Cocher cette case si vous souhaitez que la TVA de l'article soit toujours reprise dans les documents. Dans le cas
contraire, c'est la TVA de l'entête du document qui est affectée à toutes les lignes articles.
Durée de validité des devis (jours)
Indiquez, en nombre de jours, la durée de validité de vos devis.
La date de validité des devis sera alors automatiquement calculée, dans l'.
Par défaut, le nombre de jours est 30.
Afficher le paiement pour les factures d'acompte
Cette option si elle est décochée permet de ne pas afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération
Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC
Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au Total TTC du document le montant des écocontributions
des lignes article.
Dans le cas contraire, le Total TTC ne varie pas en fonction des éco-contributions sélectionnées sur les lignes
article : Le total TTC comprend les montants éco-contributions.
Gestion des messages
Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information :
Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte
Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante.
Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un
remboursement d'acompte versé par le client...
Afficher le message d'ouverture du règlement créé
Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le
règlement généré automatiquement.
Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la
boite du message ou décocher la case à cet endroit.
MANUEL
131
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis
Accès : Paramètres - Société
Les devis doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de devis fournis avec le logiciel.
Par défaut, nous vous proposons des mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
EBP Facturation Pratic 2010
132
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures
Accès : Paramètres - Société
Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de factures fournis avec le logiciel.
Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour
l'escompte et les taux de pénalité en cas de retard de paiement.
Par défaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
MANUEL
133
Options - Règlements
Accès : Paramètres - Société
Ces options permettent de définir le paramétrage par défaut d'un moyen de paiement, d'une banque pour la
saisie d'un nouveau règlement et des jours pour déclencher l'édition des relances clients.
Moyen de paiement par défaut
Ce champ correspond au moyen de paiement par défaut lorsque vous créer une échéance.
Par exemple, création d'une facture sans "Mode de règlement", l'échéance de la facture contiendra le
moyen de paiement défini ici.
La liste des moyens de paiement est disponible par le menu Règlements - Données -Moyen de paiement.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
Banque par défaut
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement si elle n'est pas
défini dans le moyen de paiement sélectionné sur la fiche règlement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques.
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône .
"Afficher le message d'avertissement en cas de banque non renseignée"
L'option permet d'être averti lorsque la banque n'est pas renseignée sur une facture d'acompte ou un avoir
d'acompte ou un règlement et que vous souhaitez valider l'un de ces éléments.
En effet, la validation d'un document d'acompte ou d'un règlement permet de transférer les échéances en
comptabilité et pour cela, il faut obligatoirement associé une banque.
EBP Facturation Pratic 2010
134
Options - Paramétrages
Accès : Paramètres - Société
Décimales
Choisissez le nombre de décimales qui s'affichera dans les zones de type prix, quantités et montants.
Prix unitaire
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Quantités
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Montants
Par défaut, le nombre de décimales est de 2. Cette zone n'est pas modifiable.
Devise
L’option Devise est présente pour permettre d’imprimer, la contre valeur en pied de facture (au moins), et
cela sans devoir paramétrer en dur dans le modèle.
Devise du dossier
Champ alphabétique de 50 caractères.
Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, Euros est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, € est indiqué par défaut.
Devise de contre valeur
Champ alphabétique de 50 caractères.
Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellé complet de cette devise.
En création de dossier, Francs est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier.
En création de dossier, F est indiqué par défaut.
Taux de conversion
Champ numérique de 15 caractères dont 6 décimales.
Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur.
En création de dossier, 6.55957 est indiqué par défaut.
Codes alpha-numériques
Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications
Cette option permet de saisir des caractères différent de A...Z 0...9.
En fonction de la fiche, ces caractères peuvent être :
[Espace] - \ / ( ) _
Les fiches concernées sont :
x Codes postaux - Code postal
x Secteur Géographique - Code secteur géographique
x NAF - Code NAF
x Frais de port - Code
x Article - Code article
x Familles Articles - Code Famille Articles
x Unité - Code unité
x Eco-contribution - Code éco-contribution
x Localisation - Code de localisation
x Banque - Code
x Modes de Règlement - Code
MANUEL
135
x Moyens de Paiement - Code
x Client - Code (tiers)
x Familles Clients - Code Famille
Mais également les champs :
x TVA intracommunautaire
x Siren
Les points suivants ne sont pas concerné par les caractères supplémentaires :
- Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement.
- Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . -
Transfert de documents
Ouvrir les documents générés après transfert
La sélection de cette option permet de définir par défaut l'ouverture automatique du document généré par un
transfert.
EBP Facturation Pratic 2010
136
Options - Général
Accès : Paramètres - Société
Police par défaut
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) :
Police par défaut
Taille par défaut
MANUEL
137
Options - Mot de passe utilisateur
Accès : Paramètres - Société
Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe.
Le mot de passe de la gestion est indépendant de celui de la comptabilité et inversement.
Création du mot de passe
Pour créer un mot de passe, vous devez :
Ne rien saisir dans la zone "Ancien mot de passe",
Saisir le mot de passe que vous souhaitez dans la zone "Nouveau mot de passe",
Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot
de passe"),
Valider par le bouton Appliquer.
Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe à chaque ouverture de votre dossier.
Changer un mot de passe
Vous avez la possibilité de changer de mot de passe.
Pour cela, vous devez :
Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe",
Saisir le "Nouveau mot de passe",
Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot
de passe"),
Valider par le bouton Appliquer.
Suppression du mot de passe
Vous pouvez supprimer la demande de saisi d'un mot de passe en ouverture de dossier.
Pour cela, vous devez :
Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe",
Ne rien saisir dans "Nouveau mot de passe" et "Confirmer le nouveau mot de passe",
Valider par le bouton Appliquer.
EBP Facturation Pratic 2010
138
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Facture...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie auxquelles il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus),
affecter un mot clé,
définir le modèle comme "utiliser par défaut pour les fiches",
définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes".
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les
fiches".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
MANUEL
139
OUTILS
Sauvegarde rapide
Accès : Outils - Sauvegarde rapide
La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée.
La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde
"classique" effectuée précédemment.
Une seule étape "résumé des éléments" est affichée.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide.
EBP Facturation Pratic 2010
140
Sauvegarde
Accès : Outils - Sauvegarde
La sauvegarde passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de sauvegarde des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de sauvegarde des données.
Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde.
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde
L'assistant de sauvegarde sélectionne automatiquement la sauvegarde du dossier ("Inclure le dossier").
Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un
affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire.
Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de la destination de la sauvegarde
Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez.
Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque
dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours possibilité de récupérer vos données sur un autre
ordinateur.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde.
MANUEL
141
Restauration
Accès : Outils - Restauration
La restauration de dossier passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de restauration des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de restauration des données.
Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va
remplacer et écraser toutes vos données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci.
Pour cela, cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Sélection de la sauvegarde à restaurer
Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez
restaurer.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer.
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des informations à inclure dans la restauration
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration).
Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration.
La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans
les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données.
EBP Facturation Pratic 2010
142
Historique de sauvegarde
Accès : Outils - Historique de sauvegarde
L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant :
- la date de la sauvegarde,
- le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde,
- le nom de l'ordinateur (poste),
- la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde.
MANUEL
143
Imports paramétrables
Accès : Outils - Imports paramétrables
L'importation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre
important d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'import paramétrabe de données.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options Options/Société /
Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier
importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Destination source de l'import
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez
importer.
Vous pouvez importer les données suivantes :
x Clients
x Articles
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, en vous aidant de
l'icône "..." pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Codage du fichier
Cette étape permet de définir le paramétrage de codage du fichier texte. C'est à dire de rendre le fichier
importé lisible pour le logiciel.
Après avoir défini le type de séparation des champs, vous devez indiquer le type de Codage du fichier.
La case à cocher "Ligne d'entête : La première ligne contient le nom des champs" permet de distinguer
les données de la ligne contenant le nom des colonnes.
En dessous, vous visualisez l'aperçu du fichier à importer (15 premières lignes).
Suite à la définition du codage du fichier, cliquez sur Suivant.
Délimités : Champs séparés par des caractères
Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés.
Cliquez sur Suivant pour définir les liens entre les champs de la table (clients ou articles) et les champs du
fichier à importer.
Association des champs de la table avec les champs du fichier
Cette étape permet de lier les champs à importer à ceux de la table du type de données sélectionné
précédemment.
Pour cela, dans le tableau des associations, en face de chaque "champ destination", vous devez sélectionner la
"colonne source" correspondante. Chaque colonne source correspond à une donnée du fichier à importer. Ces
données sont affichées en dessous du tableau des associations.
Au fur est à mesure de l'association des champs destinations aux colonnes sources, la visualisation des données
à importer est modifiée.
Les colonnes associées sont renommées avec le "nom du champ destination". Les colonnes sources non
associées sont nommées "(Colonne X) Ignoré".
EBP Facturation Pratic 2010
144
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné
précédemment :
o Type de données à importer,
o Chemin et nom du fichier à importer
o Format du fichier importé et délimiteur
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
MANUEL
145
Export de données
Accès : Outils - Export de données
L'export de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à
exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Pour exporter que quelques données et colonnes du fichier, vous devez passer par la liste des données /
Export.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de
données et en terme d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Structure des fichiers exportés
Cliquez sur les noms de fichier pour voir les données exportées :
Les familles articles
Les unités
Les barèmes eco-contribution
Les articles
Les familles clients
Les clients
Sélection du fichier à exporter
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
Chemin et nom du fichier à exporter,
Type de fichier.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Facturation Pratic 2010
146
Export art L 215-3
Accès : Outils - Export art L 215-3
Cet assistant permet de réaliser un export de toutes les données de chaque table du logiciel suivant l'article
L215-3.
L'export art L 215-3 est une opération qui peut être assez longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Type de données
Les types de données disponibles sont toutes les tables de l'application.
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier
L'emplacement du fichier d'export est par défaut le répertoire "Mes documents" sous Xp ou "Documents" sous
Vista.
Les formats des fichiers sont de type csv et xls, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en termes de
données et en termes d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Sélection du type de données
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Editeur de requêtes
L'éditeur de requête fonctionne comme la réalisation d'une vue depuis une liste.
Il permet d'ajouter les colonnes souhaitées pour l'export de la table sélectionnée précédemment.
Pour cela, sélectionnez le mot Colonnes puis Clic droit, la fenêtre "Choix des colonnes à ajouter" s'affiche. Le
choix s'effectue en sélectionnant la case devant chaque colonne souhaitée.
Une fois le choix effectué, cliquer sur Ok pour poursuivre l'export.
Aperçu des données
Cet écran permet de visualiser les 10 premières lignes de la table et des colonnes sélectionnées précédemment.
Cliquez une dernière fois sur Suivant pour visualiser les paramètres de l'export.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
x Format du fichier,
x Chemin et nom du fichier à exporter,
x Type de données.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
MANUEL
147
Assistant de maintenance des données
Accès : Outils - Maintenance de données
Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de maintenance des données.
Bienvenue...
Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône de la liste déroulante puis cliquez sur le bouton
Suivant.
Opérations de maintenance à effectuer
Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.
Verrous
Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez
plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..).
Utilisateurs
Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs.
Recalculer
Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis.
Configuration
Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la
position des fenêtres et les tableaux de bord personnalisés.
Base de démonstration
L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une
maintenance sur la base de démonstration.
Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente
à une restauration du dossier de démonstration.
Clients
Permet de recalculer les soldes clients (fiche client/onglet Gestion).
Cette opération peut être longue.
Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de la maintenance
En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée.
Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
EBP Facturation Pratic 2010
148
Supprimer un dossier
Accès : Outils - Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de suppression d'un dossier.
Bienvenue...
...dans l'assistant suppression de dossier.
Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par
l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier.
MANUEL
149
Import/Export de la configuration
Accès : Outils - Import/Export de la configuration
Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et
des vues personnalisées.
Bienvenue...
Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix de l'opération à effectuer
L'assistant affiche par défaut l'opération souhaitée (import ou export).
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Emplacement du fichier
Cette étape vous permet d'indiquer :
en import, l'emplacement du fichier à importer,
en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter.
Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Eléments à traiter
Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées.
Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
EBP Facturation Pratic 2010
150
Archivage
Accès : Outils - Archivage
L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi.
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Traitement de l'archivage
L'archivage passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'archivage des données.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que
l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage.
x Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur.
Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer.
Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du
logiciel.
Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant,
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
L'archivage de données est une opération qui peut être longue.
Format du fichier d'archive
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv).
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive.
Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes)
apparaissent en clair.
Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé.
MANUEL
151
Journal des événements
Accès : Outils - Journal des événements
Le journal des événements stocke chaque information concernant :
- la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation ;
- le manque d'un n° TVA intracommunautaire ;
- la suppression de documents ;
- la dévalidation de document.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Le journal des événements se présente sous forme de liste composée d'onglets :
o Rupture,
o TVA intracommunautaire,
o Suppression,
o Dévalidation de document.
Chaque onglet est composé des colonnes suivantes :
o un type d'événement,
o une description,
o une date : Elle représente la date de génération de l'événement.
Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs.
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente
A la validation de la facture, dans le cas où la date de la facture est inférieure à la date de la dernière facture
et/ou le n° de facture est inférieur au dernier numéro de facture, un message d'avertissement s'affiche.
Le message est :
« La date de la facture est inférieure à la dernière facture enregistrée dans votre dossier et/ou le numéro de
facture est inférieur au dernier numéro de facture enregistré dans votre dossier.
Nous vous rappelons, d’après l’art. 121 du B.O des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un
numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Voulez vous valider cette facture ? »
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Erreur de continuité : Document « N°doc » du « Date du document » /Document précédent « N° du dernier
doc » du « date du dernier doc »"
Onglet TVA intracommunautaire
Si vous avez sélectionné un tiers intracommunautaire n’ayant pas de N° de TVA intracommunautaire et si vous
acceptez l'enregistrement du document, un événement sera créé dans le journal des événements.
La description contient le message suivant :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a pour territorialité Intracommunautaire alors que le N° de TVA
intracommunautaire est absent de la fiche client."
Onglet Suppression
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message
d'avertissement s'affiche.
Le message est :
"Vous supprimez une pièce de vente, ce qui déclenche une rupture dans la numérotation de vos documents,
pour justifier cette rupture, un événement va être créé dans le journal des événements."
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a été supprimé le « date de suppression »."
Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente
Si vous demandez la dévalidation d'une facture ou un avoir de vente, cela entraîne la création d'un événement.
EBP Facturation Pratic 2010
152
La description de cet événement contient :
"Le document n° « N° de facture ou avoir » du « date du doc » pour le tiers « code du tiers » a été dévalidé
(Total HT = xxx €, total TVA = XXX €)"
153
INFORMATIONS SOCIÉTÉ
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
x Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
x Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
EBP Facturation Pratic 2010
154
Nous contacter
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Rue de Cutesson
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Tel : 01.34.94.80.00.
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promotions, etc...
155
Index
A
Aide................................................................5
Archivage .................................................... 150
Articles.................................................... 47, 95
Avoir.............................................................42
Avoirs ...........................................................63
B
Banques ........................................................85
Barème éco-contribution ............................... 109
Barres d'outils ................................................16
C
Civilités ....................................................... 110
Clients..........................36, 45, 48, 69, 72, 73, 96
Code activation ..............................................10
Code postal.................................................. 112
Codes Postaux.............................................. 112
Configuration requise ........................................7
Contacts...................................................... 111
Convention utilisation EBP .................................3
Création de dossier ................................... 26, 55
D
Démonstration .................................................9
Départements .............................................. 113
Devis ......................................31, 34, 40, 44, 61
Dossier..........................................................55
Dupliquer un document ...................................64
E
Échéances .....................................................49
Échéancier ..........................................49, 75, 81
Eco-contribution .............................................47
Editeur de filtres.............................................21
E-mail ................................................35, 41, 43
Export art L 215-3 ........................................ 146
F
Facture.................................................... 37, 62
Factures .............................................34, 40, 44
Familles articles..............................................95
Familles clients...............................................72
Familles prospects ..........................................72
Fiche article ...................................................93
Filtre automatique ..........................................21
Filtres ...........................................................21
H
Historique.................................................... 103
Historique Clients/Articles.....................45, 73, 96
Historique Clients/Prospects..................45, 73, 96
I
Import paramétrable..................................... 143
Impression .........................79, 90, 100, 104, 138
Impressions ........................................34, 40, 44
Installation ......................................................8
Introduction.....................................................1
J
Journal des événements ...........................53, 151
L
Liste déroulante..............................................15
Liste des documents de ventes.........................60
M
Mot de passe utilisateur................................. 137
Moyens de paiement.......................................87
N
Nous contacter ............................................. 154
O
Options .........................................................27
P
Pays............................................................ 114
Présentation ....................................................5
Prospects............................................36, 69, 72
R
Règlement.....................................................48
Règlements clients..........................................48
Relancer ........................................................49
Relances........................................................49
Restauration de dossier ............................52, 141
S
Sauvegarde .................................... 51, 139, 140
Sauvegarde rapide...................................51, 139
Statistiques.............................................. 70, 98
Supprimer ..............................................65, 148
Supprimer un document..................................65
Supprimer un dossier .................................... 148
T
Taux de TVA ................................................ 106
Territorialité................................................. 108
Textes enrichis ...............................................16
Transférer un document .......................32, 38, 66
Transfert comptable......................... 50, 102, 103
Types de TVA............................................... 107
U
Unités ......................................................... 115
V
Ventes ..........................................................60
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
Deux logiciels simples d’utilisation pour la gestion de votre entreprise de A à Z. Rédaction des
devis, des factures, tenue de la comptabilité. Transfert rapide des données en comptabilité pour
l’établissement du Bilan et du Compte de Résultat.
Devis et Facturation
Classic 2014
Faites confiance à un outil simple et efficace pour
informatiser en douceur votre gestion. Avec EBP Devis
et Facturation, vous maîtrisez toute la chaîne de vente :
rédaction rapide de devis, transfert en factures, relances,
règlements, envoi en comptabilité sans aucune ressaisie
et en toute sécurité…
Gagnez du temps
Rédigez vos devis aussi facilement qu’avec un traitement de texte puis transférezles
en factures sans aucune ressaisie.
Gérez vos ventes
Saisissez vos règlements clients (complet ou partiel) et sélectionnez le mode de
règlement. Editez des lettres de relance en cas de retards de paiement client.
Communiquez facilement
Transférez vos factures et règlements en comptabilité sans aucune ressaisie vers
EBP Compta Classic ou envoyez-les par e-mail à votre Expert-Comptable au format
de son logiciel*.
Compta
Classic 2014
Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les
fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité
générale : saisie des écritures, TVA, Bilan… Très
complet, il permet de gérer efficacement votre trésorerie
grâce au tableau de bord.
Une prise en main rapide
Naviguez intuitivement dans votre logiciel grâce à son environnement de travail,
proche de vos usages quotidiens (Excel®, e-mail).. Choisissez la saisie qui vous
convient (simplifiée, guidée ou avancée) et gagnez du temps en automatisant les
saisies d’écritures les plus fréquentes.
Editez simplement
Générez en toute simplicité votre déclaration de TVA, calculée automatiquement
grâce aux saisies enregistrées dans votre logiciel. Et établissez votre Bilan et votre
Compte de Résultat.
Le tableau de bord
Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance : solde de compte de
banque, état des créances clients, des dettes fournisseurs. Mais aussi, comparez
les résultats de vos exercices N et N-1.
2014
Document non contractuel • Juillet 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Compta
Classic 2014
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option)
• Nombre de sociétés : 5
• Aide en ligne
• Tableau de bord (avec liens hypertextes)
• Plan Comptable Entreprise, Association, Syndicat • Gestion des Favoris • Assistant de navigation personnalisable (Open Guide)
• Recherche multi-critères
• Archivage des données
Traitements comptables
• Saisie par journal et par mois
• Saisie guidée, saisie simplifiée, ventes comptoir
• Abonnements
• Contre-passation d’écritures
• Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Pointage automatique au lettrage
• Réimputation des écritures d’un compte à un autre et d’une date à une autre
• Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié
• Lettrage automatique découlant du pointage
• Lettrage en cours de saisie
• Rapprochement bancaire manuel
• Formulaires d’impôt sur les sociétés (n° 2571 et 2572)
• TVA sur les débits, sur les encaissements
• Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexes 3310A
• Justificatif de TVA
• Télédéclaration et télépaiement de la TVA au format EDI**
• Grand-Livre interactif et Balance interactive
• Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des indemnités kilométriques
• Gestion des notes de frais
• Possibilité de saisie des notes de frais dans l’application EBP Notes de Frais depuis
un smartphone et échange des données avec EBP Compta Classic
Editions
• Assistant de paramétrage des documents
• Journaux, Grand-Livre, Balance
• Balance âgée par échéance ou par lettrage
• Echéancier
• Rapprochement bancaire
• Bilan et Compte de Résultat (Etats préparatoires)
Importation/Exportation
• Import paramétrable des écritures, comptes et journaux
• Import au format texte EBP
• Export contrôle fiscal
• Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel
®
Statistiques
• Solde de compte de banque
• Etat des créances clients, des dettes fournisseurs
• Comparatif du résultat des exercices N et N-1
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta Classic).
** Plus de détails sur www.ebp.com
*** Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM.
Devis et Facturation
Classic 2014
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option)
• Nombre de sociétés: 5
• Aide en ligne
• Barre de tâches et de navigation • Assistant de navigation personnalisable (Open Guide)
• Recherche multi-critères
• Sauvegarde et restauration • Gestion des Favoris
Gestion des ventes
• Devis, factures, avoirs, factures d’acompte
• Envoi par email des documents de vente
• Transfert de devis en facture
• Facturation HT ou TTC
• 200 modèles d’impressions
• Saisie des règlements (moyen de paiements, banque, règlement libre)
• Règlements complets ou partiels
• Multi-échéances, pointage entre échéances
• Gestion de s écarts de règlements
• Préparation à la remise en banque
• Historique simple ou détaillé de toutes les pièces d’un client
• Impression de lettres de relance
Clients
• Fichier clients et prospects
• Familles Clients/prospects
• Contacts illimités
• Multi-adresses de facturation et de livraison
• Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com,
bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing***
• Envoi de SMS : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)***
Articles (ou produits)
• Famille articles
• Article type bien ou service
• Etiquettes avec code-barres
• Gestion et historique des Eco-Contributions (Ecotaxe)
• Fiche frais de port
Statistiques
• Evolution du chiffre d’affaires et de la marge par client, de la marge et du volume
des ventes par article
• Palmarès du chiffre d’affaires et de la marge par client, de la marge et du volume
des ventes par article
Import/Export des fichiers
• Génération comptable des règlements clients et des factures au format du logiciel
du cabinet comptable*
• Import/Export paramétrable
Compatible
• EBP Reports On Line***: consultation à distance des données du logiciel EBP via un
espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone.
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP
® SP3
• Windows Vista
® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows
® 7 32 bits et 64 bits
• Windows
® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP
®, Vista
®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
PRO
Cet intégré puissant vous permet de maîtriser tous les maillons essentiels de votre entreprise de
la Gestion Commerciale (achat, vente, stock) à la Comptabilité (Bilan, Compte de Résultat, TVA,
analytique). Optez pour plus de personnalisation, de puissance fonctionnelle et gagnez du temps au
quotidien grâce à la synchronisation des données.
Achats
atouts du 3logiciel
La Fiche Produit
Analytique
Trésorerie
Recherche intelligente
Assistants
Open Line
TechnologyTM
Open Guide
Synchronisation des
données
Tenue Comptable
Activité Commerciale
E
RGONOMIE
PUISSANCE
Integre
Stocks
Compta &
Gestion Commerciale
Ventes
Budgets
MOBILITY
2012
Compta & Gestion Commerciale
INTEGRE
Ce logiciel est un intégré, cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale et de tenir sa comptabilité au sein d’un
même logiciel. Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent entre la Gestion Commerciale
et la Comptabilité.
Synchronisation des données
Les différents éléments sont synchronisés dans les deux applications : les modifications
faites dans une application seront immédiatement prises en compte dans l’autre.
Par exemple, la modification d’une fiche client en Gestion Commerciale a un impact
immédiat en Comptabilité et inversement. Vous pouvez également visualiser les documents
commerciaux (factures, fiches clients...) à partir de la Comptabilité.
La souplesse de ce logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement :
automatique ou manuel. La
Gestion
La
Compta
Données
communes
ACHATS
STATISTIQUES
BILAN
FACTURES
STOCKS
SAISIE
Une bonne gestion d’entreprise passe par une maîtrise totale de son activité commerciale et par un traitement efficace de sa comptabilité.
Dans ce logiciel, retrouvez les outils nécessaires à la gestion commerciale et comptable tout en y découvrant certaines particularités toujours
dans un but commun : le gain de productivité et l’optimisation de la gestion de votre entreprise.
Le cycle des ventes
Gagnez du temps au quotidien ! De la réalisation d’un devis au transfert en bon de livraison,
puis en facture sans aucune ressaisie… en passant par le règlement jusqu’au transfert en
comptabilité.
+ du logiciel : personnalisation devis/factures, facturation périodique, planning de
livraisons, livraison partielle.
Le cycle des achats
Gérez vos achats minutieusement ! De la base fournisseur aux documents d’achats (demande
de prix, commande fournisseur et facture), jusqu’au règlement.
+ du logiciel : personnalisation des documents d’achats, envoi par email, escompte
inconditionnel
Le cycle des stocks
Suivez méthodiquement vos stocks ! De la base articles aux bons d’entrée et de sortie
jusqu’à la visualisation des mouvements de stock.
+ du logiciel : réapprovisionnement automatique, inventaire, valorisation du stock au PUMP
PUISSANCE
Le tableau de bord totalement personnalisable
PRO
A partir de 5 postes, le logiciel est proposé avec le moteur de base de données Client/Serveur Microsoft® SQL Server
2008 Workgroup, Edition 32 bits.
La version réseau
ouvre les portes
du travail simultané et à plusieurs.
Un mode réseau performant
Ce logiciel a été développé sous la technologie « Open Line technologyTM » qui vous assure une prise en main rapide et un confort
d’utilisation sans faille. Il offre une interface de travail proche de vos usages quotidiens en informatique.
Une ergonomie intuitive
Travaillez dans un environnement familier. La nouvelle ergonomie se base sur les modes de
fonctionnement utilisés chaque jour (web, outils bureautiques…), ceci permettant de vous
adapter à votre logiciel dès la première utilisation.
L’Open Guide
Pour retrouver les tâches à accomplir dans chaque situation de travail, référez-vous à l’Open
Guide de la rubrique correspondante : ventes, achats, stocks, consultation, trésorerie, analytique…
La recherche intelligente
Profitez d’un moteur de recherche puissant pour retrouver tout type d’informations dans vos
listes que ce soit un compte, une date, un montant…
ERGONOMIE
L’Open Guide : l’assistant de navigation
La comptabilité analytique
La ventilation des charges et des produits sur 1, 2 ou 3 plans (axes) analytiques vous permet de réaliser des analyses selon différents critères. Consultez vos ventilations
analytiques sous forme de tableaux paramétrables pour une exploitation approfondie de vos données. Editez également votre Balance analytique, Grand-Livre
analytique,…
+ du logiciel : outil d’affectation des grilles analytiques, consultation analytique sous forme d’un tableau personnalisable.
La prévision de trésorerie
Consultez tous les mouvements effectués sur les comptes bancaires et toutes les échéances dues afin de prévoir votre situation de trésorerie. Complétez également
ces données par les charges et les produits à venir pour une meilleure anticipation.
+ du logiciel : échéancier détaillé, pointage par échéance.
La gestion des budgets
Grâce à la gestion des budgets de types général et analytique, vous comparez les dépenses estimées avec les dépenses réellement effectuées et ainsi vous pouvez
ajuster ou modifier votre stratégie pour atteindre les objectifs fixés.
+ du logiciel : Report d’une année à une autre du budget estimé ou réalisé, comparatif des budgets N/N-1.
• Mise à jour automatique du prix
d’achat de la fiche article
• Génération de fichiers SEPA :
virement, prélèvement, virement international
• Transfert de documents
• Personnalisation des modèles d’impression
• Escompte inconditionnel
• Historique simple ou détaillé de toutes les
pièces d’un client et d’un fournisseur
• Historique d’un document
• Historique des lignes de chaque document
(pièce)
• Journal des évènements
Gestion des commerciaux
• Fichier et famille commerciaux/collaborateur
• Classification supplémentaire avec la notion
de groupe (paramétrage jusqu’à 2)
• Fonction des commerciaux / collaborateurs
• Barème de commissionnement
• Liste avec détail du calcul des commissionnements
• Commerciaux en sommeil / bloqués /
partiellement bloqués
Statistiques
• Statistiques clients, articles, documents
sous forme de tableaux, graphiques : CA,
marge, palmarès clients…
• Statistiques fournisseurs et financières
• Statistiques paramétrables
Traitements comptables
• Saisie pratique et guidée
• Saisie par journal et par mois
• Saisie au kilomètre
• Gestion des abonnements
• Numérotation automatique ou manuelle
des pièces
• Consultation des comptes inter-exercices
• Lettrage manuel, automatique, simplifié
• Délettrage automatique
• Echéancier détaillé
• Calcul automatique de la TVA
• Justificatif de TVA
• Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3,
CA12 et annexe 3310A
• Formulaire d’acompte de TVA 3514
• Déclaration 3519
• Déclaration au format EDI*
• Télé-paiement au format EDI*
• Génération d’un fichier de
virement de la TVA
• Demande de remboursement au format EDI*
• Rapprochement bancaire manuel et
automatique
• Rapprochement par compte et par journal
• Import paramétrable des relevés
• Import des lignes de relevés au format
ETEBAC, Qif
• Purge des relevés bancaires
• Comptabilisation automatique
des lignes de relevés bancaires
• Grand-Livre et Balance interactifs
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Prévision de trésorerie
• Gestion des chéquiers et lettres-chèques
• Archivage des données
• Réimputation des écritures de compte à
compte, de journal à journal et de période
à période
• Modes de règlement
• Moyens de paiement
• Virements et prélèvements
ETEBAC et SEPA
• Virements internationaux
• Gestion des notes de frais
Analytique et budgets
• Création sur 3 plans (axes) et 1 niveau de poste
• Consultation analytique sous forme d’un
tableau personnalisable
• Gestion des budgets analytiques
et généraux
Editions
• Journaux, Grand-Livre, Balance
• Rapprochement bancaire
• Bilan et Compte de Résultat
• Situations des comptes
• Comparatif N / N-1
• Impressions annuelles
• Balance et Grand-Livre analytiques
• Echéancier par pointage
• Règlements
Importation/Exportation
• Import-Export des écritures au format du
logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL,
CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE,
COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS,
ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM et en import uniquement HELIAST
• Import paramétrable dans la Gestion
commerciale
• Import paramétrable des écritures, des
comptes et des journaux
• Import texte des écritures et des comptes
au format EBP
• Export paramétrable
• Export des liasses fiscales
• Exportation des impressions au format PDF,
Word®, Excel®
• Exportation des listes au format XML, TXT,
Excel®, HTML
• Lien e-Commerce Oxatis* : envoi des
articles/tarifs vers Oxatis puis récupération
automatique des commandes en ligne sur
le logiciel EBP
Version réseau (en option)
• Gestion des droits par utilisateur
• Gestion des droits par groupe d’utilisateurs
Lien avec un logiciel
de CRM
• Synchronisation des articles, des devis
et des unités avec CRM PRO (logiciel à
acquérir séparément)
Open LineTM Mobility
• EBP Reports On Line** (un service Cloud) :
accès à distance aux données du logiciel
EBP via un espace dédié sur Internet
depuis un ordinateur, une tablette ou un
Smartphone.
• EBP Notes de Frais : saisie des notes de
frais depuis un mobile sous Android et
échange des données avec EBP Compta &
Gestion Commerciale
*Nécessite la souscription à un Pack de Services
PRIVILEGE ou PREMIUM.
**Service inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE,
PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails,
nous consulter.
• Fonctions accessibles à partir de la version
Classic
• Fonctions supplémentaires en version PRO
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers : 5 ou 10
• Réseau : jusqu’à 3 postes ou jusqu’à 10
postes (en option)
• Personnalisation des vues et du
tableau de bord par utilisateur
• Champs personnalisés
• Recherche multi-critères
• Sauvegarde et restauration
Suivi des tiers
• Fichiers et famille clients, prospects et
fournisseurs
• Sous familles clients et fournisseurs
• Tarifs et promotions clients
• Tarifs et promotions fournisseurs
• Gestion des modes de règlement et des
échéances multiples
• Tableau de gestion des relances clients
et prospects : choix du mode de relance
(courrier, email, téléphone), modification de
la date d’échéance, du niveau de relance...
• Multi-adresses de facturation et de livraison
• Publipostage
• Clients / fournisseurs en sommeil / bloqués
/ partiellement bloqués
• Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de sms)
Gestion des articles
• Classification supplémentaire avec la notion
de groupe (paramétrage jusqu’à 2)
• Articles / Famille / Sous famille articles
• Code article type bien ou service
• Image associée à l’article
• Etiquettes avec code-barres
• Gestion et historique des Eco-Contributions
(Ecotaxe)
• Articles liés, de remplacement
• Articles en sommeil / bloqués / partiellement
bloqués
Gestion des stocks
• Bons d’entrée et bons de sortie
• Mouvements de stocks
• Valorisation du stock au PUMP
• Saisie des inventaires
• Justification des écarts
Gestion des ventes et des
achats
• Devis, commandes, bons de livraison, bons
de retour, factures, avoirs
• Frais de port
• Factures et avoirs d’acompte
• Regroupement de documents
• Livraison / réception totale ou partielle
• Demandes de prix, commandes, bons de
réception, bons de retour
• Factures et avoirs d’achat
• Envoi des documents par e-mails
• Duplication d’un document vente
et achat dans un autre type de pièce
• Facturation périodique
• Impression du planning des livraisons
• Facturation HT ou TTC
• Règlements clients et fournisseurs
complets ou partiels
• Gestion des écarts de règlement
• Préparation à la remise en banque
Document non contractuel • janvier 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 771
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista® et 7 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement
à l’utilisation du logiciel.
6 logiciels de pointe pour gérer votre entreprise
Un pack complet de logiciels à un tarif avantageux pour piloter l’ensemble de votre entreprise :
achat, vente, stock, comptabilité, immobilisations, paye, relation client, aide juridique…
Gestion Commerciale PRO 2014
Contrôlez tous les aspects de votre activité commerciale
(achat, vente, stock) grâce à un logiciel à la fois
puissant fonctionnellement et flexible pour répondre aux
spécificités de votre métier.
Immobilisations PRO 2014
Gérez efficacement vos immobilisations conformément
à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée.
Etablissez vos plans d’amortissement, contrôlez vos
acquisitions en crédit-bail, vos locations et vos emprunts
et suivez très précisément la situation actuelle de vos
immobilisations. Analysez également leur répartition
grâce à la fonction analytique.
Pack Juridique Pratic 2014
Consultez en quelques clics les explications des textes
de lois et rédigez vos lettres et contrats grâce aux
modèles pré-paramétrés et modifiables sous Word.
Compta PRO 2014
Grâce à ce logiciel convivial et puissant, effectuez vos
traitements quotidiens (saisie, lettrage, déclaration de
TVA…) et établissez votre Bilan et votre Compte de
Résultat.
Exploitez vos données grâce à la tenue d’une comptabilité
analytique, à la gestion des budgets et à la prévision de
trésorerie.
Paye PRO 2014
Optimisez votre gestion de la paye avec un logiciel alliant
performance, fiabilité et conformité légale. Réalisez
simplement vos bulletins de salaire et effectuez vos
déclarations (DADS-U, DUCS, DPAE) conformément à la
législation.
CRM PRO 2014
Développez vos ventes grâce à une gestion fine de
vos clients et prospects. Qualifiez vos contacts en
enregistrant une multitude d’informations (coordonnées,
historique des échanges, etc.) afin d’anticiper leurs
besoins et d’identifier de futures opportunités de vente.
PRO
Document non contractuel • Juillet 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Compta PRO 2014
• Réseau : jusqu’à 10 postes (option)
• Gestion de groupes d’écritures
• Saisie pratique et guidée
• Saisie par journal et par mois
• Saisie au kilomètre
• Gestion des abonnements
• Consultation des comptes inter-exercices
• Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié
• Délettrage automatique
• Echéancier détaillé
• Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A
• Télédéclaration et télépaiement de la TVA au format EDI**
• Rapprochement bancaire manuel et automatique
• Import des relevés bancaires • Champs obligatoires personnalisables
• Grand-Livre et Balance interactifs
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Prévision de trésorerie
• Comptabilité analytique
• Gestion des budgets généraux et analytiques
• Edition journaux, Grand-Livre, Balance
• Edition Bilan et Compte de Résultat
• Balance et Grand-Livre analytiques • Comparatif des indicateurs comptables N / N-1
• Virements et prélèvements
• Comptabilisation automatique des lignes de relevés bancaires • Transfert comptable avec champs personnalisés
• Gestion des indemnités kilométriques
• Possibilité de saisie des notes de frais dans l’application EBP Notes de Frais depuis
un smartphone et échange des données avec EBP Compta PRO
• Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable*
Paye PRO 2014
• Réseau : jusqu’à 10 postes (option)
• Nombre de dossiers : 10
• Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, contrat professionnalisation etc.
• Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur N-1 et N • Gestion du CICE (Crédit Impôt Compétitivité Emploi)
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général et agricole
• Saisie semi-automatique des formules
• Explication des calculs de paye
• Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application
• Nombreuses impressions disponibles : état des charges avec répartition hommes/
femmes, journal de paye, livre de paye, état récapitulatif Fillon etc.
• Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde de
tout compte...)
• Historisation des paramétrages de paye
• DUCS EDI*** URSSAF et Retraite
• Déclaration des données sociales à la norme 4DS***
• Attestation Employeur Dématérialisée (AED) à la norme 4DS***
• Export des écritures de paye au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de
votre Expert-Comptable*
CRM PRO 2014
• Réseau : jusqu’à 10 postes (option)
• Recueil d’informations clients / prospects jusqu’à 120 champs (coordonnées, société,
CA, évaluation…)
• 3 bases tiers (pistes, contacts, comptes) afin de les classer selon leur statut
• Historique complet de tous les échanges (e-mails, appels, courriers…)
• Création et suivi des opportunités de ventes
• Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation)
• Segmentation des contacts sur des critères précis
• Fichier articles (produits/services) et édition de devis
• Lettres types de courriers (charte graphique + visuels) pour une utilisation immédiate
• Gestion des campagnes marketing
• Fonction écran de travail : liste des tâches à effectuer dans la journée par collabo
-
rateur
• Lien avec EBP Gestion Commerciale PRO pour synchroniser ses données
Gestion Commerciale PRO 2014
• Réseau : jusqu’à 10 postes (option)
• Fichier clients, prospects, fournisseurs et commerciaux
• Paramétrage de favoris dans la barre de navigation • Gestion des alertes
• Sous familles clients et fournisseurs
• Gestion des achats (demande de prix, facture fournisseur)
• Gestion des ventes (devis, commande, bon de livraison, facture, avoir)
• Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels
• Tableau de gestion des relances clients
• Livraison / réception totale ou partielle
• Facturation HT ou TTC
• Tarifs et promotions clients
• Simulation de tarif fournisseur
• Personnalisation des modèles d’impression
• Gestion des stocks (entrée, sortie mouvement, suivi et inventaires) • Gestion des douchettes pour import des données
• Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques
• Statistiques et tableaux de bord paramétrables
• Transfert des factures et règlements vers EBP Compta PRO
• Import paramétrable
• Export paramétrable
• Import-Export des écritures comptables au format du logiciel de cabinet comptable*
Immobilisations PRO 2014
• Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée
• Plan d’amortissement économique et fiscal
• Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable
• Gestion des cessions d’immobilisations
• Gestion du crédit-bail, des locations et des emprunts
• Déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055
• Gestion de l’analytique
• Gestion des interventions (réparations...)
• Exportation paramétrable des écritures vers EBP Compta
Pack Juridique Pratic 2014
Assistant en Droit des Sociétés 2014 : constitution, statuts, dissolution
Assistant en Droit des Affaires 2014 : fonds de commerce, vente, justice…
Assistant en Droit de l’Auto-Entrepreneur 2014 : règles de gestion, formalités
administratives...
Assistant en Droit du Travail 2014 : contrats, congés, délégués du personnel…
Assistant en Droit Immobilier 2014 : location, vente, construction, SCI…
Assistant en Droits du Particulier 2014 : voyages, famille, voisinage, dettes…
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE. En import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta PRO)
** Plus de détails sur www.ebp.com
*** Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM.
EBP Paye PRO Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP
® SP3
• Windows Vista
® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows
® 7 32 bits et 64 bits
• Windows
® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP
®, Vista
®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Liasse Fiscale
Classic
Etablissez votre liasse fiscale 2014 agréée par la DGFiP en toute simplicité selon votre
régime fiscal et votre mode d’imposition.
Pour établir votre liasse fiscale agréée par la DGFiP
2014
www.ebp.com
Profitez d’une interface proche de vos outils bureautiques
Naviguez intuitivement dans le logiciel grâce à son environnement, proche de vos usages quotidiens (Excel®, Outlook®).
Disposez ainsi d’une prise en main rapide.
Récupérez automatiquement votre balance
Importez facilement votre balance issue d’un logiciel de comptabilité EBP sans aucune ressaisie ou laissez-vous guider pour
importer les données provenant d’un autre logiciel comptable.
Gagnez du temps avec le calcul automatique des liasses
Indiquez simplement votre régime fiscal (réel normal ou réel simplifié) et votre mode d’imposition (BIC, BNC, BA, SCI…), le
programme calcule instantanément votre liasse.
Soyez conforme à la législation concernant les téléprocédures
Télédéclarez* votre liasse au format EDI conformément aux nouvelles règlementations avec le service EBP Télédéclaration.
Evitez les erreurs grâce au contrôle de cohérence
Contrôlez votre activité en toute simplicité avec les contrôles de cohérence réguliers lors de l’établissement de la liasse. Des
messages d’alerte sont également indiqués en cas de déséquilibre pour expliquer les erreurs constatées.
*Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
1an d’Assistance
téléphonique
INCLUS
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Mono-liasse
• Barre de tâches et de navigation
• Assistant de navigation
• Aide en ligne accessible à tout moment
• Accès au dossier par mot de passe
• Agrément pour l’année en cours de la DGFiP,
certifiant la conformité des états fiscaux édités
aux exigences de l’administration
Récupération des données
• Visualisation des liasses antérieures (2010,
2011, 2012, 2013)
• Import d’une balance issue d’un logiciel de
comptabilité EBP (.bal) ou d’un autre logiciel (.txt
ou .csv)
• Sauvegarde du paramétrage de l’import
paramétrable
• Archivage des modèles utilisateurs
Saisie d’une balance
• Saisie d’une balance dans le logiciel
• Alerte en cas de déséquilibre lors de la
sauvegarde de la liasse
Editions
• Formulaire n°2079-CICE-SD
• Édition d’une liasse en fonction du régime fiscal
et du mode d’imposition :
BIC :
• Déclaration Impôt sur les sociétés (IS): cerfa
2065 et suivants
• Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa
2031 et suivants
Régimes :
• Réel Normal : cerfa 2050 à 2059G
• Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G
• BNC : cerfa 2035 et suivants
• Tableaux pour les organismes de gestion
• Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et
suivants
• Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal : cerfa 2143
et suivants
• Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139
et suivants
• Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et
suivants
• Relevé de frais généraux : cerfa 2067
• Edition des annexes
Traitements
• Calcul automatique de la liasse selon le mode
d’imposition paramétré (BIC : IR, BIC : IS ou
BNC) et en fonction du régime fiscal (Réel
Normal ou Réel Simplifié)
• Mise à jour dynamique des données en cas de
modification dans une liasse ou dans la balance
• Visualisation du détail des comptes d’une liasse
• Réimputation des comptes
• Modification et contrôle des formules de la liasse
• Une formule de calcul peut provenir soit d’un
autre formulaire d’une même liasse, soit des
informations générales du dossier, soit d’une
balance N et N-1
• Impression pour détecter les omissions ou
les duplications de comptes dans le plan de
regroupement
• Gestion des données répétables
• Outil d’archivage et de restauration partiel des
dossiers
• Télédéclaration* EDI-TDFC via EBP
Télédéclaration ou un portail déclaratif agréé de
votre choix
• Suivi des télétransmissions : acceptation, refus
avec explications (via jedeclare.com)…
• Gestion des formulaires de liquidation IS :
formulaires 2066 et 2029B
• Récupération des messages du partenaire EDI
(jedeclare.com) et des destinataires (DGFiP,
OGA,...) dans la fenêtre de télétransmission
• Création de fiches Associés et Immeubles SCI
dans le dossier (SIREN)
Import-Export
• Import automatique des balances issues des
logiciels EBP
• Export de la liasse au format .csv : nom
des formulaires, nom des cellules et valeur
correspondante à chaque cellule
• Export de la liasse au format .pdf
Liste des fonctions non exhaustive
* Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et
au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise
comptable.
LIASSE FISCALE CLASSIC 2014
Etablissez votre liasse fiscale agréée par la DGFiP
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Révision
Ligne Expert-Comptable
www.ebp.com/expert-comptable
Associée au logiciel EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable, la fonction de
Révision EBP intervient dans le cadre des missions de présentation et d’examen des
comptes annuels.
Vous créez des campagnes adaptées aux spécificités de vos clients. Chaque
campagne créée intègre des cycles contenant chacun une balance filtrée sur
certaines racines de comptes, des contrôles ou diligences ainsi que des feuilles de
travail entièrement paramétrables.
La fonction de Révision EBP permet d’insérer des commentaires à chaque étape de
contrôle, repris dans le cadre de la production des Dossiers Annuels ou Permanents.
Comptabilité - Révision
Immobilisations Etats Financiers
Gestion
Commerciale CRM
ZOOM sur les fonctions clés
Adaptez vos plans de révision aux
profils de vos clients
La fonction de révision EBP permet de créer
des plans de révision personnalisés selon les
caractéristiques de vos dossiers clients (régime
d’imposition, typologie de la clientèle…). Les cycles,
contrôles et feuilles de travail sont entièrement
paramétrables. Vous ajoutez des feuilles de travail,
supprimez des contrôles ou encore modifiez
simplement l’ordre des contrôles.
2 modèles de plans de révision liés au régime
d’imposition BIC sont nativement intégrés à la
fonction.
Ajoutez vos commentaires à chaque étape de la révision
Vous ajoutez des commentaires, notes et pièces jointes à chaque étape du cycle de révision. Les commentaires sont repris sur la fiche du
compte et peuvent être intégrés lors de la production du Dossier Annuel. Vous pouvez également utiliser les zones de commentaire pour
préciser certains points aux collaborateurs qui travaillent sur le dossier ou à l’expert-comptable qui supervisera le travail de révision.
Personnalisez vos modèles d’impression
La fonction EBP Report Designer permet de créer vos propres modèles d’impression que vous pourrez utiliser pour produire les Dossiers
Annuels ou Permanents. Vous personnalisez la mise en page : arborescence des pages, insertion du logo du cabinet et du client, compteur
de pages, modification des polices, couleurs... La fonction propose également une bibliothèque de données chiffrées à insérer au sein des
impressions à l’aide d’un simple glisser-déplacer : données de la balance du cycle, variations, ratios, totaux...
Suivez précisément l’avancement des
dossiers
La fonctionnalité Révision propose une vue synthétique
des états des commentaires effectués sur les cycles
et comptes de chaque dossier : En cours, À réviser, A
superviser, Terminée, En anomalie… Une synthèse des
éléments en anomalie est disponible pour vous aider à
superviser efficacement les points urgents à contrôler.
Créez des campagnes de révision dynamiques
Personnalisez vos campagnes de révision
Suivez l’état des cycles en cours de révision
Paramétrez les feuilles de travail du cabinet
La fonction de Révision EBP intègre une interface dynamique avec Excel® permettant d’importer les feuilles de travail utilisées par le cabinet.
Pour vous accompagner dans cette démarche, EBP propose un service de paramétrage personnalisé des feuilles Excel®.
Favorisez le travail collaboratif au sein du cabinet
Les collaborateurs du cabinet peuvent travailler en simultané sur différents cycles d’un même dossier. Le partage des informations est
instantané et la productivité sur chaque dossier optimale.
Bénéficiez des feuilles de travail EBP préconisées par l’Ordre
La fonction de Révision EBP intègre nativement plusieurs modèles de feuilles de travail, basées sur les préconisations de l’Ordre des ExpertsComptables
:
n Créances douteuses
n Contrôle de TVA
n Détermination du résultat fiscal et calcul de l’impôt sur
les sociétés
n Intérêts des comptes courants d’associés
n Affectation du résultat
n Balance de cycle N-2
n Balance de cycle N-3
n Contribution Sociale de Solidarité des Sociétés
n Charges mixtes
n Participation
n Rapprochement DADS
n Réintégration des frais financiers
n Valeurs Mobilières de Placement
n Etc…
Les feuilles de travail intègrent de nombreux contrôles automatiques ou des préconisations d’audit à effectuer.
Visualisez facilement les points à contrôler
Vous visualisez à l’aide d’icônes significatifs les montants contrôlés
de manière positive ou en anomalie au sein de chaque feuille de
travail. Vous intervenez directement sur les points urgents sans
avoir besoin de tout recontrôler.
Optimisez la révision des comptes de vos clients
Profitez des feuilles de travail basées sur les préconisations de l’Ordre
Visualisez facilement les points à
vérifier au sein des feuilles de travail
Fonctions Principales
Campagnes de révision
• Plans de révision
• Modèle de révision BIC
• Modèle de révision BIC (cycle de trésorerie
détaillé)
• Cycles pré-paramétrés
- Régularité formelle
- Banques
- Caisses
- Valeurs Mobilières de Placement
- Emprunts
- Comptes courants d’associés
- Trésorerie et financement
- Achats et fournisseurs
- Autres achats et charges externes
- Ventes et clients
- Stocks et en cours
- Immobilisations
- Personnel
- Etat
- Capitaux et provisions
- Autres comptes
- Annexe des comptes annuels
• Affichage de la balance et ses comptes
associés : solde N et N-1, variation en
montant et pourcentage
• Insertion de notes et pièces jointes
• Feuilles de travail
- Créances douteuses
- Contrôle de TVA
- Détermination du résultat fiscal et le
calcul de l’impôt sur les sociétés
- Intérêts des comptes courants
d’associés
- Affectation du résultat
- Balance de cycle N-2
- Balance de cycle N-3
- Contribution Sociale de Solidarité des
Sociétés
- Charges mixtes
- Participation
- Rapprochement DADS
- Réintégration des frais financiers
- Valeurs Mobilières de Placement
- Etc…
Paramétrage
• Personnalisation du plan de révision, cycles,
feuilles, contrôles
• Création de modèles de plans de révision
• Import de feuilles de travail Excel®
• Ajout de commentaires sur les cycles,
feuilles, dossiers de révision
• Ajout de pièces jointes
• EBP Report Designer : personnalisation des
impressions
Suivi
• Indicateurs d’états sur la révision, les cycles,
comptes, contrôles et feuilles de travail :
A réviser, En cours, révisé, Non applicable,
En anomalie, A faire, Terminé, A superviser…
Impressions
• Révision : Liste des révisions, liste des
commentaires, Fiche Révision, Dossier de
révision.
• Cycles de révision : Liste des cycles de
révision, fiche de cycle de révision
• Plans de révision : Liste des plans de
révision, fiche de plan de révision
• Feuilles de travail : Liste des feuilles de travail,
fiche de feuille de travail
Liste des fonctions non exhaustive et
susceptible d’évoluer.
1631
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014.
Equipe Profession Comptable EBP
Fax : 01 34 94 83 42
experts.fr@ebp.com
www.ebp.com/expert-comptable
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Configurations Minimales Requises :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous
devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
Nécessite l’acquisition de Microsoft® Excel 2003 ou supérieur 32 ou 64 bits
WebPaye
Ligne Expert-Comptable
www.ebp.com/expert-comptable
1004
WebPaye est un service de saisie à distance des variables de Paye, dédié aux Experts-Comptables.
Intégré à votre logiciel de Paye, WebPaye vous permet de travailler à distance avec vos clients de façon simple, productive
et sécurisée.
Avec WebPaye, vos clients vous transmettent, directement en ligne, les variables de Paye de leurs salariés. Vous récupérez
automatiquement les informations saisies par vos clients dans votre logiciel EBP Paye pour préparer les bulletins. Vous
renvoyez ensuite à vos clients, en un clic, les bulletins terminés.
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014.
* Chiffres 2014
Equipe Profession Comptable EBP
Fax : 01 34 94 83 42
experts.fr@ebp.com
www.ebp.com/expert-comptable
560 000 clients
3 000 experts-comptables partenaires
5 000 revendeurs
380 salariés en Europe
55 techniciens en ligne
EBP,
des Solutions qui ont fait leurs preuves*
Fonctionnalités clés
Depuis EBP Paye, publiez les variables à saisir pour le mois en cours pour chacun de vos dossiers clients. Adaptez les variables si vous le
souhaitez, en modifiant les libellés pour vos clients ou en permettant une saisie au format horaire pour les heures supplémentaires par exemple…
Vous pouvez également personnaliser WebPaye avec le nom et le logo de votre cabinet. Et si vous le souhaitez, mettez à disposition de vos clients
un accès direct vers le service WebPaye depuis votre propre site internet.
Lorsque vous travaillez sur un dossier, vous avez la possibilité de bloquer les saisies de votre client pour éviter qu’il ne modifie les valeurs que
vous avez déjà intégrées dans EBP Paye.
Paramétrez et personnalisez facilement l’interface
Récupérez facilement les variables de paye de vos clients
Le service WebPaye offre à vos clients un moyen simple, professionnel et sécurisé pour communiquer au cabinet comptable les informations
nécessaires à l’élaboration des bulletins de paye de leurs salariés.
Une simple connexion internet suffit à vos clients pour accéder au service WebPaye. Ils n’ont aucune application à installer. Munis de leur identifiant
et mot de passe, ils se connectent au service directement en ligne pour vous transmettre :
les variables de paye (heures supplémentaires, absences, acomptes, primes…)
les entrées et sorties de salariés
d’autres événements tels que les congés payés, arrêts maladie…
Une fois votre travail terminé, vous renvoyez, depuis EBP Paye, l’intégralité des bulletins de votre client et les documents associés (livre de Paye,
état des charges..). Votre client peut alors les consulter, les télécharger sur son ordinateur ou les imprimer directement depuis WebPaye.
Vous êtes informés des événements en temps réel dans votre logiciel EBP Paye.
Vous récupérez également directement les variables de paye transmises par vos clients via WebPaye dans votre logiciel et suivez l’avancement
des dossiers en un coup d’œil.
Vous évitez ainsi les erreurs de ressaisie et gagnez un temps précieux. Il ne vous reste plus qu’à préparer les bulletins.
Suivez les événements en temps réel dans votre logiciel
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés :
WebPaye permet également à vos clients de vous fournir des documents : copie de carte vitale, avenant de contrat...
Personnalisez votre interface : logo du cabinet, sélection des variables, gestion des droits utilisateurs…
Communiquez facilement avec vos clients : demande de traitement de la paye
après saisie des variables, demande de contrats ou autres informations…
Profitez de l’interface pour transmettre les documents de paye de vos clients :
bulletins, journaux de paye, livre de paye, état des paiements, etc…
Courrier nouvel intégrateur
Gamme Gestion Perso Open Line™ Assistance Simple Service
PRIVLEGE
Service
PREMIUM
Location Immobilière - Version 10 lots 143 € 288 € 399 €
Location Immobilière - Version 50 lots 166 € 299 € 411 €
Location Immobilière - Version 250 lots 166 € 365 € 445 €
Location Immobilière - Version Gérance 187 € 445 € 511 €
Gamme Pratic Open Line™ Assistance Simple Service
PRIVLEGE
Service
PREMIUM
Business Plan Création 55 € 100 € 134 €
Business Plan Création + Services VIP 55 € 100 € 134 €
Auto-Entrepreneur 55 € 100 € 134 €
Auto-Entrepreneur + Services VIP 55 € 100 € 134 €
Compta + Services VIP 66 € 111 € 156 €
Devis & Facturation Pratic + Services VIP 66 € 111 € 156 €
Compta & Devis-Factures + Services VIP 167 € 212 € 279 €
Gestion de Contacts 66 € 111 € 156 €
Pack Eco Petite Entreprise 123 € 212 € 279 €
Gamme Classic Open Line™- Monoposte Assistance Simple Service
PRIVLEGE
Service
PREMIUM
Business Plan Création & Reprise 144 € 260 € 339 €
Compta 154 € 260 € 339 €
Compta + Module prévisionnel + Services VIP 169 € 275 € 354 €
Compta Libérale + Services VIP 170 € 278 € 361 €
Compta & Facturation Libérale + Services VIP 216 € 329 € 428 €
Immobilisations 154 € 246 € 319 €
Devis & Facturation + Services VIP 100 € 184 € 239 €
Gestion Commerciale 155 € 271 € 352 €
Compta & Gestion Commerciale 255 € 365 € 475 €
CRM 155 € 236 € 307 €
Paye 166 € 295 € 384 €
Pack Eco Entreprise 199 € 344 € 447 €
Pack de Gestion ENTREPRISE 311 € 554 € 721 €
Gamme Classic Open Line™- Réseau Assistance Simple Service
PRIVLEGE
Service
PREMIUM
Business Plan Création & Reprise - 2 postes 231 € 417 € 543 €
Business Plan Création & Reprise - 3 postes 328 € 595 € 773 €
Compta - 2 postes 247 € 417 € 543 €
Compta - 3 postes 353 € 595 € 773 €
Compta + Module prévisionnel + Services VIP - 2 postes 262 € 432 € 558 €
Compta + Module prévisionnel + Services VIP - 3 postes 368 € 610 € 788 €
Immobilisations - 2 postes 257 € 419 € 545 €
Immobilisations - 3 postes 359 € 700 € 776 €
Gestion commerciale - 2 postes 259 € 451 € 586 €
Gestion commerciale - 3 postes 370 € 642 € 835 €
Compta & Gestion Commmerciale - 2 postes 373 € 533 € 693 €
Compta & Gestion Commmerciale - 3 postes 531 € 760 € 987 €
Offres de Services*
OFFRES DE SERVICES
Tarifs EBP Publics HT
applicables au 01/09/2014
Tarifs publics applicables au 01/09/2014 1
Devis et Facturation - 2 postes 159 € 294 € 382 €
Devis et Facturation - 3 postes 226 € 419 € 545 €
CRM - 2 postes 248 € 377 € 490 €
CRM - 3 postes 353 € 537 € 698 €
Paye - 2 postes 314 € 531 € 691 €
Paye - 3 postes 449 € 758 € 984 €
Pack de Gestion ENTREPRISE - 2 postes 478 € 616 € 800 €
Pack de Gestion ENTREPRISE - 3 postes 680 € 877 € 1 141 €
Gamme PRO Open Line™ - monoposte Assistance Simple Service
PRIVLEGE
Service
PREMIUM
Compta 160 € 324 € 421 €
Immobilisations 179 € 247 € 321 €
Gestion Commerciale 259 € 432 € 562 €
Compta & Gestion Commerciale 342 € 692 € 899 €
CRM 146 € 245 € 318 €
Pack de Gestion 654 € 906 € 1 178 €
Paye 216 € 489 € 636 €
Paye Agricole 230 € 519 € 676 €
Gamme PRO Open Line™ - réseau Assistance Simple Service
PRIVLEGE
Service
PREMIUM
Compta - 1 poste 191 € 388 € 505 €
Compta - 2 postes 255 € 518 € 673 €
Compta - 3 postes 319 € 651 € 847 €
Compta - 4 postes 404 € 823 € 1 070 €
Compta - 5 postes 476 € 907 € 1 179 €
Compta - 6 postes 538 € 951 € 1 236 €
Compta - 7 postes 589 € 1 040 € 1 352 €
Compta - 8 postes 627 € 1 109 € 1 442 €
Compta - 9 postes 655 € 1 159 € 1 506 €
Compta - 10 postes 672 € 1 188 € 1 545 €
Immobilisations - 1 poste 215 € 315 € 410 €
Immobilisations - 2 postes 286 € 371 € 482 €
Immobilisations - 3 postes 407 € 528 € 687 €
Immobilisations - 4 postes 515 € 667 € 867 €
Immobilisations - 5 postes 607 € 735 € 955 €
Immobilisations - 6 postes 686 € 771 € 1 002 €
Immobilisations - 7 postes 749 € 843 € 1 096 €
Immobilisations - 8 postes 799 € 900 € 1 170 €
Immobilisations - 9 postes 835 € 940 € 1 221 €
Immobilisations - 10 postes 972 € 1 092 € 1 420 €
Gestion Commerciale- 1 poste 312 € 482 € 626 €
Gestion Commerciale - 2 postes 415 € 642 € 835 €
Gestion Commerciale - 3 postes 518 € 915 € 1 190 €
Gestion Commerciale - 4 postes 654 € 1 156 € 1 503 €
Gestion Commerciale - 5 postes 772 € 1 260 € 1 638 €
Gestion Commerciale - 6 postes 871 € 1 305 € 1 696 €
Gestion Commerciale - 7 postes 954 € 1 427 € 1 855 €
Gestion Commerciale - 8 postes 1 017 € 1 522 € 1 979 €
Gestion Commerciale - 9 postes 1 063 € 1 590 € 2 067 €
Gestion Commerciale - 10 postes 1 091 € 1 631 € 2 120 €
Compta & Gestion Commerciale - 1 poste 411 € 780 € 1 015 €
Compta & Gestion Commerciale- 2 postes 547 € 1 041 € 1 354 €
Compta & Gestion Commerciale - 3 postes 779 € 1 484 € 1 928 €
Compta & Gestion Commerciale - 4 postes 983 € 1 874 € 2 436 €
Tarifs publics applicables au 01/09/2014 2
Compta & Gestion Commerciale - 5 postes 1 162 € 2 074 € 2 696 €
Compta & Gestion Commerciale - 6 postes 1 312 € 2 187 € 2 842 €
Compta & Gestion Commerciale - 7 postes 1 436 € 2 392 € 3 108 €
Compta & Gestion Commerciale - 8 postes 1 531 € 2 550 € 3 316 €
Compta & Gestion Commerciale - 9 postes 1 599 € 2 664 € 3 463 €
Compta & Gestion Commerciale - 10 postes 1 640 € 2 732 € 3 553 €
CRM - 1 poste 177 € 273 € 355 €
CRM - 2 postes 235 € 364 € 473 €
CRM - 3 postes 294 € 519 € 674 €
CRM - 4 postes 371 € 655 € 852 €
CRM - 5 postes 438 € 714 € 928 €
CRM - 6 postes 495 € 739 € 961 €
CRM - 7 postes 541 € 809 € 1 051 €
CRM - 8 postes 577 € 862 € 1 121 €
CRM - 9 postes 602 € 901 € 1 171 €
CRM - 10 postes 617 € 924 € 1 201 €
Pack de Gestion - 1 poste 786 € 1 020 € 1 326 €
Pack de Gestion - 2 postes 1 047 € 1 360 € 1 767 €
Pack de Gestion - 3 postes 1 493 € 1 550 € 2 015 €
Pack de Gestion - 4 postes 1 884 € 1 958 € 2 545 €
Pack de Gestion - 5 postes 2 225 € 2 119 € 2 754 €
Pack de Gestion - 6 postes 2 513 € 2 175 € 2 828 €
Pack de Gestion - 7 postes 2 749 € 2 379 € 3 093 €
Pack de Gestion - 8 postes 2 932 € 2 538 € 3 299 €
Pack de Gestion - 9 postes 3 063 € 2 651 € 3 446 €
Pack de Gestion - 10 postes 3 141 € 2 719 € 3 535 €
Paye - 1 poste 259 € 556 € 723 €
Paye - 2 postes 346 € 741 € 964 €
Paye - 3 postes 434 € 880 € 1 144 €
Paye - 4 postes 549 € 1 112 € 1 445 €
Paye - 5 postes 648 € 1 313 € 1 706 €
Paye - 6 postes 731 € 1 384 € 1 799 €
Paye - 7 postes 800 € 1 513 € 1 967 €
Paye - 8 postes 853 € 1 614 € 2 099 €
Paye - 9 postes 891 € 1 686 € 2 192 €
Paye - 10 postes 914 € 1 730 € 2 248 €
Paye Agricole - 1 poste 275 € 589 € 766 €
Paye Agricole - 2 postes 367 € 786 € 1 021 €
Paye Agricole - 3 postes 460 € 933 € 1 213 €
Paye Agricole - 4 postes 581 € 1 179 € 1 532 €
Paye Agricole - 5 postes 686 € 1 391 € 1 809 €
Paye Agricole - 6 postes 775 € 1 467 € 1 907 €
Paye Agricole - 7 postes 848 € 1 604 € 2 085 €
Paye Agricole - 8 postes 904 € 1 711 € 2 224 €
Paye Agricole - 9 postes 945 € 1 788 € 2 324 €
Paye Agricole - 10 postes 969 € 1 833 € 2 383 €
Gamme Bâtiment Assistance Simple Service
PRIVLEGE
Service
PREMIUM
Devis & Facturation Bâtiment Classic 135 € 248 € 372 €
Devis & Facturation Bâtiment Classic + Services VIP 135 € 248 € 372 €
Pack Eco Artisan du Bâtiment 271 € 459 € 626 €
Bâtiment 177 € 293 € 442 €
Bâtiment PRO monoposte 200 € 411 € 475 €
Bâtiment PRO - 2 postes 261 € 542 € 626 €
Bâtiment PRO - 3/4 postes 301 € 693 € 783 €
Tarifs publics applicables au 01/09/2014 3
Bâtiment PRO - 5 postes 348 € 737 € 818 €
Bâtiment PRO - 6/10 postes 560 € 1 064 € 1 259 €
Bâtiment PRO - 11/15 postes 606 € 1 534 € 1 817 €
Bâtiment PRO - 16/20 postes 775 € 1 808 € 2 067 €
Bâtiment PRO - 21/25 postes 805 € 1 980 € 2 166 €
Bâtiment PRO - 26/30 postes 924 € 2 273 € 2 486 €
Bâtiment PRO - 31/35 postes 1 023 € 2 528 € 3 405 €
Bâtiment PRO - 36/40 postes 1 065 € 2 800 € 3 783 €
Bâtiment PRO - 41/45 postes 1 196 € 3 035 € 3 955 €
Bâtiment PRO - 46/50 postes 1 267 € 3 217 € 4 192 €
Paye Bâtiment Open Line™ monoposte 230 € 519 € 676 €
Paye Bâtiment Open Line™ - 1 poste 275 € 589 € 766 €
Paye BâtimentOpen Line™ - 2 postes 367 € 786 € 1 021 €
Paye Bâtiment Open Line™ - 3 postes 460 € 933 € 1 213 €
Paye Bâtiment Open Line™ - 4 postes 582 € 1 179 € 1 532 €
Paye Bâtiment Open Line™ - 5 postes 687 € 1 392 € 1 809 €
Paye Bâtiment Open Line™ - 6 postes 775 € 1 467 € 1 907 €
Paye Bâtiment Open Line™ - 7 postes 848 € 1 604 € 2 086 €
Paye Bâtiment Open Line™ - 8 postes 905 € 1 711 € 2 225 €
Paye Bâtiment Open Line™ - 9 postes 945 € 1 787 € 2 324 €
Paye Bâtiment Open Line™ - 10 postes 969 € 1 834 € 2 383 €
Pack Bâtiment
(avec EBP Compta Classic Open Line™) 311 € 623 € 752 €
Pack Bâtiment PRO monoposte
(avec EBP Compta PRO Open Line™) 403 € 657 € 828 €
Pack Bâtiment PRO - 2 postes 457 € 930 € 1 047 €
Pack Bâtiment PRO - 3/4 postes 527 € 1 196 € 1 389 €
Pack Bâtiment PRO - 5 postes 585 € 1 463 € 1 561 €
Pack Bâtiment PRO - 6/10 postes 788 € 1 772 € 1 970 €
Pack Bâtiment PRO - 11/15 postes 804 € 2 037 € 2 412 €
Pack Bâtiment PRO - 16/20 postes 971 € 2 264 € 2 587 €
Gamme Commerce Assistance Simple Service
PRIVLEGE
Service
PREMIUM
Commerce de détail - Mode
Point de Vente Commerce de détail 265 € 544 € 689 €
Point de Vente Mode 309 € 564 € 730 €
Point de Vente PRO monoposte 330 € 585 € 779 €
Point de Vente PRO - 2 postes 398 € 775 € 886 €
Point de Vente PRO - 3/4 postes 409 € 841 € 997 €
Point de Vente PRO - 5 postes 497 € 1 229 € 1 340 €
Point de Vente PRO - 6/10 postes 509 € 1 772 € 1 884 €
Point de Vente PRO - 11/15 postes 531 € 2 216 € 2 338 €
Point de Vente PRO - 16/20 postes 608 € 2 438 € 2 549 €
Point de Vente PRO - 21/25 postes 710 € 2 679 € 2 851 €
Point de Vente PRO - 26/30 postes 806 € 3 023 € 3 185 €
Restauration
Bar & Restaurant monoposte 276 € 498 € 609 €
Bar & Restaurant - 2 postes 387 € 719 € 830 €
Bar & Restaurant - 3/4 postes 553 € 886 € 997 €
Bar & Restaurant - 5 postes 697 € 1 162 € 1 273 €
Bar & Restaurant - 6/10 postes 997 € 1 661 € 1 772 €
Bar & Restaurant - 11/15 postes 1 175 € 2 106 € 2 216 €
Bar & Restaurant - 16/20 postes 1 285 € 2 216 € 2 327 €
Beauté
EBP Coiffure & Esthétique monoposte 276 € 498 € 609 €
Tarifs publics applicables au 01/09/2014 4
EBP Coiffure & Esthétique - 2 postes 387 € 719 € 830 €
EBP Coiffure & Esthétique - 3/4 postes 553 € 886 € 997 €
EBP Coiffure & Esthétique - 5 postes 697 € 1 162 € 1 273 €
EBP Coiffure & Esthétique - 6/10 postes 997 € 1 661 € 1 772 €
EBP Coiffure & Esthétique - 11/15 postes 1 175 € 2 106 € 2 216 €
EBP Coiffure & Esthétique - 16/20 postes 1 285 € 2 216 € 2 327 €
Gamme Association Open Line™ Assistance Simple Service
PRIVLEGE
Service
PREMIUM
Compta Asso PRO 82 € 166 € 215 €
Pack Eco Association 188 € 344 € 447 €
Mon Association 99 € 143 € 221 €
Mon Association + Microsoft® Office Professionnel Plus 2010 99 € 143 € 221 €
Gamme Mac Assistance Simple Service
PRIVLEGE
Service
PREMIUM
Compta Mac 217 € 365 € 475 €
Devis & Facturation Mac 163 € 273 € 384 €
Compta & Devis-Factures Mac 210 € 299 € 387 €
Compta & Facturation libérale Mac 164 € 233 € 302 €
Gamme Classic C++ Assistance Simple Service
PRIVLEGE
Service
PREMIUM
Compta 157 € 263 € 370 €
Immobilisation 157 € 258 € 370 €
Immobilisations Classic - 2 postes 155 € 266 € 377 €
Immobilisations Classic - 3/4 postes 165 € 277 € 400 €
Gestion Commerciale 157 € 263 € 370 €
Paye 157 € 263 € 370 €
Compta Libérale 148 € 263 € 377 €
Compta et Facturation 152 € 255 € 359 €
Pack de Gestion 320 € 607 € 734 €
Gamme PRO C++ Assistance Simple Service
PRIVLEGE
Service
PREMIUM
Compta monoposte 188 € 301 € 480 €
Compta - 2 postes 311 € 545 € 679 €
Compta - 3/4 postes 322 € 566 € 857 €
Compta - 5 postes 356 € 1 157 € 1 286 €
Compta - 6/10 postes 377 € 1 715 € 1 837 €
Compta - 11/15 postes 511 € 1 954 € 2 071 €
Compta - 16/20 postes 611 € 2 177 € 2 294 €
Compta Révisions & Prévisions monoposte 211 € 377 € 489 €
Compta Révisions & Prévisions - 2 postes 322 € 566 € 851 €
Compta Révisions & Prévisions- 3/4 postes 333 € 611 € 867 €
Compta Révisions & Prévisions - 5 postes 367 € 1 292 € 1 403 €
Compta Révisions & Prévisions - 6/10 postes 388 € 1 854 € 1 970 €
Compta Révisions & Prévisions - 11/15 postes 533 € 2 033 € 2 149 €
Compta Révisions & Prévisions - 16/20 postes 624 € 2 349 € 2 449 €
Gestion Commerciale monoposte 188 € 300 € 455 €
Gestion Commerciale - 2 postes 277 € 579 € 823 €
Gestion Commerciale - 3/4 postes 288 € 712 € 833 €
Gestion Commerciale - 5 postes 356 € 1 064 € 1 196 €
Gestion Commerciale - 6/10 postes 377 € 1 505 € 1 771 €
Gestion Commerciale - 11/15 postes 511 € 2 311 € 2 434 €
Gestion Commerciale - 16/20 postes 624 € 2 511 € 2 629 €
Gestion Commerciale - 21/25 postes 736 € 2 762 € 2 892 €
Tarifs publics applicables au 01/09/2014 5
Gestion Commerciale - 26/30 postes 839 € 2 983 € 3 123 €
Gestion Commerciale Gammes monoposte 232 € 450 € 533 €
Gestion Commerciale Gammes - 2 postes 322 € 600 € 890 €
Gestion Commerciale Gammes - 3/4 postes 333 € 833 € 958 €
Gestion Commerciale Gammes - 5 postes 400 € 1 191 € 1 201 €
Gestion Commerciale Gammes - 6/10 postes 411 € 1 643 € 1 909 €
Gestion Commerciale Gammes - 11/15 postes 545 € 2 439 € 2 539 €
Gestion Commerciale Gammes - 16/20 postes 634 € 2 616 € 2 727 €
Gestion Commerciale Multi-Dépôts monoposte 256 € 540 € 590 €
Gestion Commerciale Multi-Dépôts - 2 postes 333 € 745 € 901 €
Gestion Commerciale Multi-Dépôts - 3/4 postes 344 € 851 € 924 €
Gestion Commerciale Multi-Dépôts - 5 postes 411 € 1 313 € 1 442 €
Gestion Commerciale Multi-Dépôts - 6/10 postes 434 € 1 754 € 2 009 €
Gestion Commerciale Multi-Dépôts - 11/15 postes 634 € 2 550 € 2 650 €
Gestion Commerciale Multi-Dépôts - 16/20 postes 722 € 2 717 € 2 828 €
Paye Agricole 194 € 377 € 463 €
Paye Bâtiment monoposte 192 € 370 € 451 €
Paye Bâtiment - 2 postes 268 € 537 € 752 €
Paye Bâtiment - 3/4 postes 279 € 559 € 817 €
Pack de Gestion monoposte 356 € 735 € 833 €
Pack de Gestion - 2 postes 411 € 934 € 1 079 €
Pack de Gestion - 3/4 postes 434 € 1 292 € 1 413 €
Pack de Gestion - 5 postes 523 € 1 681 € 1 797 €
Pack de Gestion - 6/10 postes 533 € 2 083 € 2 194 €
Pack de Gestion - 11/15 postes 701 € 2 840 € 2 951 €
Pack de Gestion - 16/20 postes 867 € 3 185 € 3 297 €
Paye 198 € 386 € 474 €
Paye - 2 postes 277 € 611 € 857 €
Paye - 3/4 postes 288 € 634 € 923 €
Compta & Facturation 182 € 291 € 464 €
* Souscription annuelle
Document non contractuel, tous les prix figurant dans ce documents sont indicatifs et peuvent faire l'objet de modifications sans préavis.
Consulter le site www.ebp.com espace Services pour plus de détail sur les Offres de Services. Pour connaître la compatibilité des services avec votre logiciel, contactez-nous.
Tarifs publics applicables au 01/09/2014 6
Pour développer votre entreprise
Gérez le cycle complet des achats (demande de prix, facture fournisseur), des stocks
(entrée, sortie mouvement, suivi) et des ventes (devis, facture, règlement, transfert
en compta).
Grâce à l’accès à votre logiciel en ligne, rédigez vos propositions commerciales au
plus vite, enregistrez vos commandes et réapprovisionnez automatiquement votre
stock pour améliorer la satisfaction de vos clients.
Consultez également à tout moment vos statistiques (CA, palmarès…) et analysez
vos données afin de mettre en place rapidement des opérations commerciales.
Gestion Commerciale
en ligne
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CONFORME LFR 2012
CONFORME SEPA
Gestion Commerciale en ligne
Une ergonomie intuitive
Laissez-vous guider par l’Assistant de navigation (Open Guide)
Grâce à des assistants de navigation, prenez en main rapidement votre logiciel. Etablissez vos 1ères factures en toute simplicité et personnalisez-les aux couleurs de
votre entreprise (logo…). Ainsi, vous véhiculez une image professionnelle.
Gérez vos Favoris
Vous disposez d’un menu « Favoris », qui permet d’ajouter, d’organiser et de renommer les fonctionnalités du volet de navigation. Ajoutez une tâche/action d’un simple
clic. Ainsi, vous accédez rapidement aux fonctions les plus couramment utilisées.
Adaptez votre logiciel à chaque façon de travailler
Commercial, paramétrez votre logiciel selon vos besoins : créez vos propres tableaux de bord de suivi, gérez vos Favoris (liens vers les fonctions les plus utilisées)…
Chef d’entreprise, limitez l’accès de vos commerciaux par exemple à leurs parcs clients, à leurs prospects, à leur barème et à leur calcul de commissions…En gérant
ces accès, vous gardez la main sur vos données et leur confidentialité.
Personnalisez vos modèles d’impression
Personnalisez vos documents de vente et d’achat à l’effigie de votre entreprise grâce à un outil puissant de paramétrage des éditions, Open Report DesignerTM. Véhiculez
une image professionnelle en utilisant l’un des 430 modèles disponibles ou personnalisez-les (devis, factures…).
Des fonctions essentielles
Ne perdez pas un centime !
Vous êtes en visite commerciale ? Saisissez toutes les opportunités ! Grâce à l’accès à votre logiciel en ligne, faites votre proposition commerciale sur place. Ainsi vous
gagnez des affaires plus rapidement.
Ou encore, consultez le solde des encours de votre client et relancez-le en direct lors de ce rendez-vous. Vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour mener de
belles négociations !
Maîtrisez vos entrées et vos sorties de stock
Grâce à l’accès à distance de votre logiciel, traitez vos commandes clients plus rapidement. Enregistrez-les dans votre logiciel et réapprovisionnez votre stock en
conséquence. Ainsi vous disposez d’un stock à jour et évitez les ruptures. Vous améliorez votre satisfaction client en livrant vos clients en temps et en heure et maitrisez
vos coûts de stockage.
Créez vos propres listes de consultation de documents
Faites ressortir des éléments indispensables dans la consultation de vos listes pour visualiser en un coup d’œil des informations importantes. Par exemple, triez les
champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en filtrant sur des critères précis (ex : n° de téléphone présents).
Vous pouvez également mettre des données en avant, comme par exemple faire apparaître en rouge toutes les factures qui n’ont pas encore été validées ou
le net à payer…
Des fonctions avancées
Consultez le tableau de bord
Personnalisez vos propres tableaux de bord pour visualiser synthétiquement les indicateurs clés de performance de votre choix. Profitez également de plusieurs modèles
de tableaux de bord pré-paramétrés (évolution de CA mensuel, annuel, palmarès clients et articles...). Ainsi, à tout moment, vous pouvez suivre l’atteinte des objectifs
fixés (de l’entreprise, par commercial…).
Gestion Commerciale en ligne
Suivez avec précision les résultats de votre entreprise
Grâce à des outils d’analyses intégrés au logiciel, établissez vos propres tableaux de bord et
interrogez, en tout lieu et à tout moment, les données enregistrées dans votre gestion commerciale
pour analyser la situation de votre entreprise.
Gérez les spécificités liées à votre activité grâce aux champs
personnalisés
Paramétrez le logiciel en fonction de vos besoins en ajoutant des champs propres à votre activité
(ex : fin de garantie, tranche d’âge, objet fragile…). Le champ peut être configuré en tant que
texte, date/heure, case à cocher ou en menu déroulant.
• Changement taux de TVA : création automatique des nouveaux taux de TVA à la mise à jour du dossier
• Contrôle fiscal pour les comptabilités informatisées : votre logiciel est conforme aux instructions de l’Arrêté du 29 juillet 2013
• Prélèvements et règlements obligatoires au format SEPA : transmettez vos fichiers en toute sécurité aux banques (en savoir plus)
CONFORME LFR 2012
CONFORME SEPA
CONFORME Loi de Finances Rectificative 2012 & SEPA (espace unique européen des paiements)
Document non contractuel • Novembre 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 915
Comparez et choisissez
le logiciel adapté à vos besoins
EBP
Gestion Commerciale
Classic en ligne
EBP
Gestion Commerciale
PRO en ligne
Nombre d’utilisateurs standard
1
1
Nombre de sociétés standard
1
3
Outil paramétrable : assistants de navigation, gestion des
Favoris…
a
a
Fichiers clients, prospects et articles
a
a
Gestion des ventes : devis, factures, avoirs, règlements clients
a
a
Transfert comptable au format du logiciel de l’ExpertComptable*
a
a
Tarifs et promotions fournisseur
a
a
Statistiques détaillées et tableau de bord
a
a
Relance clients
a
a
Multi-échéances
a
a
Personnalisation des listes clients, articles…
a
a
Gestion des achats : demande de prix, facture fournisseur…
a
a
Gestion des stocks : entrée, sortie, mouvement, suivi, inventaire...
a
a
Gestion des commerciaux : barèmes, calcul de commissions
a
a
Modèles d’impression prêts à l’emploi 400 430
Export paramétrable
a
a
Personnalisation des « vues » et du tableau de bord par utilisateur
a
Tableau de gestion des relances clients : choix du mode de
relance (courrier, email, téléphone), modification de la date
d’échéance, du niveau de relance…
a
Gestion des alertes
a
Fichier de virements/prélèvements, virements internationaux
(SEPA)
a
Facturation périodique
a
Champs personnalisés
a
Editeur de modèle d’impression avancé
a
Statistiques et tableaux de bord paramétrables
a
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Configurations Minimales Requises :
Connexion Internet (minimum 1 Mo en ADSL)
Connexion 3G (débit minimum de 500 Ko)
• Poste PC
Processeur : P4 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768
Espace disque libre : 1 Go
Windows XP® SP3 Windows Vista® SP1
32 bits et 64 bits Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Ipad/Iphone (consultation de données
)
Espace disque libre : 1 Go
IOS5 ou supérieur
• Poste MAC
Processeur : Intel 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768
Espace disque libre : 1 Go
• Navigateurs Web compatibles :
Internet Explorer
Chrome
Safari
Firefox
• Systèmes d’exploitation supportés :
Ordinateur, Tablette, Smartphone :
Windows®
Mac OS
Windows® et Mac OS sont des systèmes d’exploitation dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel.
Compatible
Gestion
Commerciale en ligne
Fonctions Principales
• Fonctions accessibles à partir de
la version Classic
• Fonctions supplémentaires à
partir de la version PRO
Caractéristiques générales
• Barre de tâches et de navigation
• Assistant de navigation
• Champs personnalisés
• Tableau de bord pour suivre son activité
commerciale
• Personnalisation des vues et du tableau de bord
par utilisateur
• Paramétrage de favoris dans la barre de navigation
• Recherche multi-critères
• Tri, regroupement avancé
• Open guide paramétrable
• Gestion des alertes
• Champs obligatoires (personnalisables)
Suivi des tiers
• Fichiers clients, prospects et fournisseurs
• Famille clients / prospects / fournisseurs
• Sous familles Clients et Fournisseurs
• Tarifs et promotions clients
• Tarifs et promotions fournisseurs
• Simulation de tarif fournisseur
• Gestion des modes de règlement et des
échéances multiples
• Impression de lettres de relance
• Tableau de gestion des relances clients :
choix du mode de relance (courrier, email,
téléphone), modification de la date d’échéance,
du niveau de relance...
• Multi-adresses de facturation et de livraison
• Clients / fournisseurs en sommeil / bloqués /
partiellement bloqués
• Envoi de SMS via des partenaires : Eco.sms, SMS
Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
Gestion des articles
• Articles, famille articles, sous famille articles
• Gestion des références articles par clients
• Classification supplémentaire avec la notion de
groupe (paramétrage jusqu’à 2)
• Article type bien ou service
• Image associée à l’article
• Etiquettes avec code-barres
• Gestion de l’éco-contribution en HT et TTC
• Articles liés
• Articles de remplacement
• Articles en sommeil / bloqués / partiellement
bloqués
• Articles non facturables
• Mise à jour automatique du prix d’achat de la
fiche article
Gestion des stocks
• Bons d’entrée, bons de sortie
• Visualisation des mouvements de stocks
• Valorisation du stock au PUMP
• Saisie des inventaires
• Gestion des douchettes pour import des données
• Justification des écarts
Gestions des ventes et des achats
• Devis, commandes, bons de livraison, bons de
retour, factures, avoirs
• Regroupement d’un devis en un seul devis
• Frais de port
• Factures et avoirs d’acompte
• Regroupement de documents (devis,
commandes, bons de livraison, bons de
réception et bons de retour, factures en avoir ou
bon de retour)
• Livraison / réception totale ou partielle
• Demandes de prix
• Etat sur les demandes de prix
• Commandes fournisseurs
• Bons de réception, bons de retour
• Factures et avoirs d’achat
• Gestion des bons de retour et avoirs partiels
• Envoi des documents par e-mails
• Facturation périodique
• Paramétrage d’un document comme « imprimé »
• Duplication d’un document vente et achat dans
un autre type de pièces
• Impression du planning des livraisons
• Facturation HT ou TTC
• Facturation d’articles non référencés dans la
base articles
• Escompte inconditionnel
• Règlements clients complets ou partiels
• Règlements fournisseurs complets ou partiels
• Remise à l’encaissement, ou à l’escompte
• Gestion des écarts de règlement
• Remise en banque (pour les règlements client)
• Décaissement (pour les règlements fournisseur)
• Génération de fichier ETEBAC
• Génération de fichier SEPA : virement SEPA,
prélèvement SEPA, virement international
• Historique simple ou détaillé de toutes les pièces
d’un client et d’un fournisseur
• Historique d’un document
• Historique des lignes de chaque document
(pièce)
• Transfert de documents
• Journal des évènements
Gestion des commerciaux /
collaborateurs
• Fichier commerciaux / collaborateurs
• Famille commerciaux / collaborateurs
• Classification supplémentaire avec la notion de
groupe (paramétrage jusqu’à 2)
• Fonction des commerciaux / collaborateurs
(assistant, commercial, responsable de service...)
• Barème de commissionnement
• Liste avec détail du calcul des
commissionnements
• Commerciaux en sommeil / bloqués /
partiellement bloqués
Editions
• Personnalisation des modèles d’impression
• Règlements
Statistiques
• Statistiques clients, articles, documents sous
forme de tableaux, graphiques : CA, marge,
palmarès clients…
• Statistiques fournisseurs et financières
• Statistiques paramétrables
• Groupes statistiques par famille
Importation/Exportation
• Import-Export des écritures comptables au
format du logiciel de cabinet comptable : EBP,
ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX
(Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC,
APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE
• Import-Export des bases clients, articles, unités,
localisations, fournisseurs, familles, barème des
éco-contibution au format CSV
• Import paramétrable des articles, famille articles,
sous famille articles, clients, familles clients,
sous familles clients, références articles
par client, contacts, fournisseurs, famille
fournisseurs, sous familles fournisseurs,
références articles par fournisseur
commerciaux/collaborateurs , famille
commerciaux collaborateurs, barème écocontributions,
secteurs géographiques, RIB,
groupes, devis, commande, facture, règlement
client, documents d’achat, règlements d’achat,
documents de stock
• Export paramétrable des articles, famille
articles, sous famille articles, clients, familles
clients, sous familles clients, contacts,
fournisseurs, famille fournisseurs, sous familles
fournisseurs, commerciaux/collaborateurs,
famille commerciaux/collaborateurs, barème
éco-contributions, secteurs géographiques,
devis, commandes, factures, règlements clients,
documents d’achat, règlements d’achats et
documents de stock.
• Exportation des impressions au format PDF,
Word®, Excel®
• Exportation des listes au format XML, TXT,
Excel®, HTML
• Lien e-Commerce* : envoi des articles/tarifs puis
récupération automatique des commandes en
ligne sur l’application EBP
Gestion des droits
• Gestion des droits par utilisateur
• Gestion des droits par groupe d’utilisateurs
• Gestion des droits par colonne
Compatible :
• EBP Reports On Line** :
Consultation à distance des données de
l’application EBP via un espace dédié sur
Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un
Smartphone.
*Fonctionne avec ePages et Oxatis. Nous consulter pour tout
autre prestataire.
**Ce service inclus 3 utilisateurs par défaut. Pour avoir des
utilisateurs supplémentaires, nous contacter.
Gestion Commerciale en ligne
Programme
Partenaires Editeurs EBP
www.ebp.com/partenaires
Partageons nos savoir-faire
Pourquoi devenir partenaire ?
Le Programme Partenaires Editeurs EBP a été lancé en 2005 pour développer et valoriser les synergies entre
vos solutions et les logiciels EBP.
En intégrant cet écosystème, vous avez l’opportunité de vous engager avec EBP et ses clients d’une part, mais également
avec les autres partenaires du programme.
Plus de 100 éditeurs issus de secteurs d’activités variés et complémentaires ont aujourd’hui interfacés leurs solutions
avec les logiciels EBP :
Mobilité, Télécommunication, Relation Client, Vitrines et Boutiques en ligne, GED et Dématérialisation...
Vous profitez de la richesse de l’offre de logiciels EBP, couvrant l’intégralité des besoins de gestion des entreprises : de
la comptabilité à la paye, en passant par la gestion commerciale et le CRM.
Chaque gamme est déclinée fonctionnellement par taille d’entreprise et métier : créateurs, artisans, commerçants,
professions libérales, TPE, PME…
Une offre complète
Vous fidélisez votre parc clients en leur apportant des solutions personnalisées, complètes et enrichies de nouvelles
fonctionnalités.
Vous répondez parfaitement à la demande de vos clients et restez leur interlocuteur privilégié.
Fidélisation clients
Vous développez votre portefeuille clients et votre chiffre d’affaires en abordant une cible de 560 000 petites et moyennes
entreprises, clientes d’EBP.
En 30 ans, EBP a en effet confirmé sa position d’éditeur de logiciels français de référence sur le marché des TPE / PME.
Nouvelles affaires
Les solutions d’interfaçage
EBP propose plusieurs modes d’interfaçage destinés à connecter vos solutions avec nos gammes de logiciels :
module Gescom Exchange, Software Developpement Kit (SDK) ou encore Web Services.
Fournis avec une documentation complète, tous nos connecteurs s’installent en quelques clics et vous garantissent
une prise en main rapide.
Vous avez ainsi la possibilité d’interagir avec nos solutions au moyen de lignes de commandes XML : imports
paramétrables, mode d’affichage, ouverture d’un schéma, ouverture et impression d’une fiche client…
Les avantages partenaires
Partenaire Editeur
Un accompagnement commercial :
n Logo partenaire pour attester de la conformité de vos solutions avec les
logiciels EBP.
n Présence commerciale aux événements internes.
Des opportunités de communication et marketing
n Accès aux outils de communication EBP pour valoriser au mieux vos solutions : supports graphiques, fiches produits,
vidéos, témoignages, communiqués de presse…
n Présentation de votre société dans l’espace partenaires du site Internet EBP.
n Actions de marketing direct conjointes : mailing, e-mailing, newsletters…
Un soutien technique
n Un ensemble de documentations techniques et kits d’interfaçage.
n Une gestion prioritaire de vos demandes via un interlocuteur dédié.
VOS
APPLICATIONS
Logiciels métiers
Bâtiment • Automobile •
Commerce • Restauration...
Logiciels horizontaux
Comptabilité • CRM • Paye...
Applications SaaS
Itool Comptabilité • Itool
Facturation...
Interfaçage
Web Services
Gescom Exchange
SDK
Et bien d’autres encore...
Offre de partenariat
1 logiciel
1 Module d’interfaçage
1 Assistance technique et commerciale
1 Kit Marketing
A partir de 290€ HT
GED et Dématérialisation • Gestion de caisse •
Mobilité, Relation Clients • Télécommunication •
Vitrines et boutiques en ligne...
®
Le package partenaires EBP
EBP propose une offre de partenariat souple et modulaire,
adaptée à vos besoins.
Ils ont rejoint le Programme Partenaires Editeurs
EBP Informatique SA
Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95
78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00
Fax : 01 34 85 62 07
www.ebp.com
Equipe Partenaires Editeurs EBP
Tél. : 01 34 94 83 97
E-mail : partenaires.editeurs.fr@ebp.com
Espace web : www.ebp.com/partenaires
Document non contractuel • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • Novembre 2014
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C
TVA IC FR 49330838947
Paye
Classic
Paye
PRO
Paye
Bâtiment
Paye
Agricole
Gérer Optimiser Entreprises du
bâtiment
Secteur
Agricole
Nombre de bulletins 240 illimité illimité illimité
Nombre de dossiers 5 10 10 10
Bulletins de Paye, état des charges, documents
administratifs, Déclaration Préalable à l’Embauche
DPAE - régime général
x x x x
Export des écritures de paye vers EBP Compta ou
vers la comptabilité de votre Expert-Comptable (au
format de nombreux logiciels)*
x x x x
Rattachement de documents administratifs
internes ou externes à la paye x x x
Attestation Employeur Dématérialisée** x x x
DADS-U complète, DADS-U aux institutions de
prévoyance, mutuelles et sociétés d’assurances à
la norme 4DS**
x x x
Télédéclaration de la DADS-U et de la DUCS*** x x x
Déclaration Sociale Nominative (DSN)** x x x x
Télétransmission de la DSN *** x x x
Etats préparatoires DUCS URSSAF et IRC x x x x
DUCS EDI** URSSAF - IRC/IP x x x
Plan de paye bâtiment (organismes,profils...) x
Génération du fichier DADS-U Caisse de Congés
Intempéries BTP à la norme 4DS** x
Plan de paye agricole (organismes, profils...) x
Génération de la déclaration trimestrielle MSA** x
Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) -
régime agricole x
Version réseau nous consulter nous consulter nous consulter nous consulter
la paye
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,
CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
**Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM (pour la DSN, nous consulter).
***Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration (la télétransmission de la
DSN sera disponible courant 2015). Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable.
Gestion de Contacts
Pratic
Gérez vos clients, prospectez, fidélisez... grâce à un outil de suivi et d’analyse performant.
Ce logiciel permet de recueillir une multitude d’informations sur vos contacts, d’anticiper
leurs besoins et d’identifier les futures opportunités de vente.
Pour démarrer la gestion de votre relation client
2015
www.ebp.com
Affinez la connaissance de vos contacts
Enregistrez toutes les informations sur vos prospects et clients (coordonnées, effectif, CA...) et disposez ainsi d’une base de
données complète.
Gardez un historique des actions menées
Centralisez toutes les informations clients/prospects au sein d’une même base. Vous disposez ainsi de l’ensemble des
échanges commerciaux réalisés (appels, RDV…) et avez une vision exhaustive du potentiel de vente.
Trouvez de nouveaux clients et fidélisez votre parc actuel
Exploitez à 100% votre base clients/prospects : réalisez des actions commerciales en utilisant les modèles de courriers et
emails préétablis* du logiciel.
Optimisez les journées de votre force commerciale
Accédez en un clic au planning d’un collègue, de vos commerciaux… En un coup d’œil, vous visualisez la charge de travail
de chacun et pouvez organiser au mieux l’activité.
Suivez de près votre activité
Profitez d’un tableau de bord retraçant l’évolution de votre chiffre d’affaires, les opportunités en cours ou encore les
prochaines activités à traiter…
*Nécessite de posséder Microsoft® Office Word 2003 ou supérieur
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonnne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
30 jours d’Assistance
téléphonique
Inclus
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
(1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits(1)
• Espace disque libre : 2 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Mono-dossier
• Aide en ligne
• Barre de tâches
• Assistant de navigation personnalisable (Open
Guide)
• Tableau de bord (priorités, statistiques)
• Recherche multicritères
• Sauvegarde et restauration des données
• Gestion des favoris
• Sauvegarde automatique à la fermeture du
dossier
Gestion des prospects/clients
• Recueil d’informations clients / prospects :
coordonnées, société, CA, évaluation (froid,
tiède, chaud)
• Classification des Tiers selon leur statut : pistes,
contacts, comptes
• Gestion des pistes : tiers peu qualifiés
• Respect de l’Opt-In (réglementation sur l’envoi
d’informations et offres commerciales)
• Solvabilité, localisation clients et calcul
d’itinéraire avec société.com, bilansgratuits.fr,
mappy, yahoo France, Bing(1)
• Import paramétrable de tiers à partir de fichiers
csv ou txt issus d’Excel® et d’Outlook®
• Export vers Excel®
• Assistant de mise à jour des fiches comptes
clients, contacts, pistes
Suivi clients
• Fiches activité e-mails, appels, courriers, fax,
tâches, évènements, SMS
• Création de fiche appel, email… pour archiver
les informations liées à un échange avec un
Tiers : motif, date, heure, durée, compte rendu
• Affectation de cette fiche au Tiers
• Historique complet de tous les échanges
• Onglet « Activités » dans chaque fiche piste,
contact et compte pour visualiser tous les
échanges enregistrés avec le Tiers
• Assistant de mise à jour des fiches activités (date
et/ ou heure, priorité, statut et collaborateur)
• Alerte de rappel sur les tâches à effectuer
• Gestion des collaborateurs
Opportunités de vente
• Création de fiche « opportunité »
• Assistant de mise à jour des opportunités
• Motif de gain/perte, montant estimé pondéré
• Informations sur l’offre commerciale
• Etat d’avancement de l’opportunité
• Pourcentage de réussite par défaut
• Suivi des opportunités (affaires en cours)
• Analyse des résultats
Opérations marketing
• Actions marketing ciblées (prospection ou
fidélisation)
• Envoi ciblé de courriers ou d’emails grâce
à l’assistant de publipostage (courriers) et
d’emailing(2)
• Modèles de lettres pré-établies (charte graphique
+ visuels)(2)
• Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
Agenda
• Reprise de toutes les activités par collaborateurs
• Présentation paramétrable par jour, semaine, mois
• Création et modification d’activités directement
depuis l’agenda
Tableau de bord
• Activités à traiter
• Opportunités en cours
• Graphique des ventes en entonnoir
• Statut des pistes
• Qualification des pistes
• Evolution du CA/mois
Accès à distance - EBP Reports
On Line(3)
• Un service pour publier, partager et consulter
à distance vos données depuis le site web
ou l’application mobile EBP Reports On Line
(disponible sous iOS, Windows® 8 et Android).
Liste des fonctions non exhaustive
(1) Nécessite la souscription à Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM.
(2) Nécessite la souscription à Microsoft Office Word 2003 ou supérieur
(3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable
séparément. Pour plus de détails, nous consulter.
GESTION DE CONTACT PRATIC 2015
Naviguez rapidement dans le logiciel grâce à l’Open guide, votre assistant de navigation
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Devis & Facturation Mac
Ce logiciel, conçu pour une utilisation optimale sur Mac, intègre toutes les fonctionnalités
essentielles à la gestion commerciale de votre entreprise : réalisez vos devis et factures,
suivez vos stocks et analysez vos résultats grâce aux statistiques.
Pour gérer votre activité commerciale
2015
www.ebp.com
Profitez d’un outil de travail facile à prendre en main
Laissez-vous guider grâce à une navigation intuitive et profitez d’une interface proche de vos outils Mac. Dès l’ouverture du
logiciel, créez vos bases clients, prospects et articles afin d’être rapidement opérationnel.
Gérez vos documents de vente et vos stocks
Réalisez des devis et factures soignés en ajoutant votre logo, des couleurs… à vos modèles. Suivez l’état de vos stocks et
réalisez votre inventaire.
Gagnez du temps en facturation
Dès qu’un devis est accepté, transférez-le en facture, sans aucune ressaisie. Vous n’avez plus qu’à l’imprimer ou à l’envoyer
par email à votre client. Grâce à un suivi client précis, éditez des lettres de relances à ceux qui tardent à vous payer.
Analysez les résultats de votre activité
Suivez vos résultats au jour le jour grâce au tableau de bord. Visualisez sous formes de graphiques vos statistiques clients,
articles, chiffres d’affaires…pour identifier vos points forts et vos axes d’améliorations.
Transférez en quelques clics vos données en comptabilité
Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous
pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*.
* EBP, CIEL, SAGE
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achete mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
30 jours d’Assistance
téléphonique
Inclus
Fonctions Principales
• Snow Léopard (10.6), Lion (10.7),
Mountain Lion (10.8), OS X
Mavericks (10.9)
Configurations Minimales Requises :
Snow Léopard, Lion, Mountain Lion et Mavericks sont des systèmes d’exploitation
dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel.
• Processeur : Intel avec
OS 10.6 minimum, 10.7,
10.8, 10.9
• Mémoire : 2 Go de
mémoire vive
• Espace disque libre : 8 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Nombre de dossiers : 5
• Sauvegarde des filtres de recherche
• Nombre d’enregistrements illimités par table
• Recherche multicritères par fenêtre
• Barre des tâches
• Aide en ligne
• Sauvegarde et restauration de données
Clients
• Fichier clients
• Gestion des familles
• Gestion des modes de règlements
• Gestion des échéances multiples
Articles
• Fichier articles
• Gestion des familles d’articles
• Gestion des taxes
Stocks
• Bons de livraison partiels
• Besoin en approvisionnement
• Bons d’entrée et de sortie
• Mouvements de stocks
• Saisie des inventaires (à date, en valeur)
• Visualisation des commandes et factures en
cours
• Gestion des reliquats
Ventes
• Devis
• Commande
• Bon de livraison
• Facture
• Transfert de devis en facture
• Editeur de modèle d’impression
• Paiements multi-échéances
• Multi-adresses
• 5 tarifs possibles
• Remise par famille et/ou gamme
Statistiques
• Clients, articles, chiffre d’affaires, marge,
famille, catégorie, commerciaux sous forme de
graphiques
Import /Export de fichiers
• Export de toutes les fenêtres au format texte
• Import dans la liste selon les colonnes présentes
• Génération comptable de règlements et des
factures au format du logiciel du cabinet
comptable*
Liste des fonctions non exhaustive
* EBP, CIEL, SAGE
Devis & Facturation mac 2015
Réalisez vos devis et factures dans un environnement 100% Mac.
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Devis & Facturation
Pratic
Novice en gestion, profitez d’un logiciel facile à prendre en main. Rédigez des devis et
factures en quelques clics grâce à une saisie pédagogique.
Automatisez votre gestion pour gagner en efficacité !
Pour démarrer en gestion
2015
www.ebp.com
Prenez rapidement en main votre logiciel
Profitez d’une navigation intuitive et d’une interface proche de vos outils quotidiens.
Gagnez en efficacité en créant vos bases clients et articles et évitez ainsi les ressaisies lors de la rédaction de vos documents.
Créez facilement des documents de vente professionnels
La saisie pédagogique vous permet de réaliser vos devis et factures aussi simplement que dans un traitement de texte.
Personnalisez-les aux couleurs de votre entreprise pour véhiculer une image professionnelle.
Gagnez du temps lors de la facturation
Dès l’acceptation d’un devis par un client, transformez-le en facture sans ressaisie et transférez directement celle-ci en
comptabilité. Du temps gagné pour vous consacrer à votre métier !
Accédez aux informations clés de votre activité
Visualisez les devis en cours, à relancer et les factures non réglées. Vous pouvez aussi éditer des statistiques sur vos
ventes et votre CA, pour un suivi précis de la croissance de votre entreprise.
Transférez en quelques clics vos données en comptabilité
Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous
pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*
.
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC,APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonnne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
(1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits(1)
• Espace disque libre : 2 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Mono-dossier
• Tableau de bord
• Assistant de navigation personnalisable
(Open Guide)
• Barre de tâches et de navigation
• Gestion des favoris
• Recherche multicritères
• Aide en ligne
• Dossier protégé par un mot de passe
• Sauvegarde multi-supports et restauration de
données
• Sauvegarde automatique à la fermeture du
dossier
Clients
• Fichiers clients et prospects
• Contacts illimités
• Famille clients
• Echéancier clients
• Historique des documents de vente par client
• Historique des articles, des devis et factures
par client
• Solvabilité, localisation clients et calcul
d’itinéraire avec société.com, mappy, yahoo
France, Bing(1)
• Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
Articles
• Famille articles
• Article de type bien ou service
• Libellé et description de l’article
• Gestion de la DEEE (Déchets d’Equipements
Electriques et Electroniques)
• Historique des éco-contributions (Ecotaxe)
• Indicateurs : prix de revient, taux de marge, taux
de marque, prix de vente HT, taux de TVA, prix
de vente TTC
Ventes
• Devis, factures, avoirs, factures d’acompte,
avoirs d’acompte
• Envoi par email des documents de vente
• Transfert de devis en facture
• Transfert de facture en avoir
• Gestion de la TVA
• Frais de port HT
• Facturation d’articles non référencés dans la
base article
• Personnalisation des devis et factures (logo,
coordonnées, mentions légales)
• Assistant de paramétrage des documents
• Saisie des règlements
• Gestion des écarts de règlements
Statistiques
• Evolution du chiffre d’affaires et de la marge par
client
• Palmarès du chiffre d’affaires et de la marge par
client et du volume des ventes par article
Import/Export
• Imports paramétrables des fichiers articles,
clients, familles clients, familles articles, contacts
et barèmes des éco-contributions
• Export art L215-3 (du code de la consommation)
• Export schéma de la base
• Transfert des règlements et factures vers EBP
Compta
• Génération comptable des règlements clients
et des factures au format du logiciel du cabinet
comptable(2)
Accès à distance - EBP Reports
On Line(3)
• Un service pour publier, partager et consulter
à distance vos données depuis le site web
ou l’application mobile EBP Reports On Line
(disponible sous iOS, Windows® 8 et Android).
Liste des fonctions non exhaustive
(1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM
(2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner
et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC,APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE
(3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable
séparément. Pour plus de détails, nous consulter.
Devis & facturation pratic 2015
Naviguez rapidement dans le logiciel grâce à l’Open guide, votre assistant de navigation
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Immobilisations
Classic
Gérez simplement les amortissements et les cessions de vos biens d’équipement dans ce
logiciel conforme à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée. Créez vos fiches
d’immobilisations, vos composants, exploitez une fraction d’un même bien en gérant les
éclatements et visualisez vos plans d’amortissement. Vous suivez ainsi précisément la
situation actuelle de vos immobilisations.
Pour gérer votre entreprise
2015
www.ebp.com
Profitez d’une interface de travail proche de vos outils bureautiques
Facile à prendre en main grâce à sa navigation intuitive, ce logiciel permet de gérer vos immobilisations conformément à la
réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée.
Maîtrisez vos amortissements en définissant le mode de calcul
Définissez le type de calcul de votre amortissement (économique ou fiscal) et obtenez en quelques clics le plan d’amortissement
détaillé de vos immobilisations.
Gérez efficacement vos immobilisations
Grâce à un plan détaillé, vous avez toutes les cartes en main pour contrôler en temps réel la valeur nette comptable, vos
amortissements cumulés...
Préparez vos déclarations fiscales simplement
Calculez en toute simplicité vos déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055 et échangez vos données avec votre ExpertComptable,
pour la révision de vos comptes*.
Synchronisez vos données avec votre logiciel de comptabilité
Transférez automatiquement vos écritures comptables de dotations et d’acquisition directement vers EBP Compta.
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement
HELIAST
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
Assistance
téléphonique
incluse
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Nombre de sociétés : 5
• Aide en ligne
• Barre de tâche
• Barre de navigation
• Assistant de navigation
Sécurité des dossiers et outils de
maintenance
• Sauvegarde
• Restauration de données
Gestion des immobilisations
• Codification automatique en Alpha-numérique
des codes immobilisations
• Paramétrage des comptes comptables des
fiches d’immobilisations
• Plan d’amortissement calculé sur 360 jours
• Plan d’amortissement calculé sur 365 jours
• Localisation, fournisseur
• Notion de famille (héritage des paramètres de
la famille)
• Proratisation de la 1ère annuité selon la date de
mise en service ou la date d’acquisition
• Consultation du plan d’amortissement
• Mode d’amortissement linéaire
• Mode d’amortissement dégressif
• Mode d’amortissement dégressif personnalisé
• Immobilisations non amortissables
• Gestion comptable et fiscale
• Simulation d’achat d’une immobilisation
• Recherche d’une immobilisation à partir du
numéro, de son libellé
• Gestion des cessions d’immobilisations, de la
mise au rebut
• Gestion des éclatements (fractionnement
d’immobilisations en plusieurs immobilisations)
• Gestion des mutations
• Gestion des composants
• Gestion des dépréciations
• Gestion de la valeur de revente dans les calculs
d’amortissements (avec ou sans dérogatoire)
• Reprise d’immobilisations
• Relocalisation des immobilisations
• Recomptabilisation des immobilisations
• Suivi des interventions
Génération des écritures
• Génération des écritures de dotation annuelle,
choix de la période
• Génération des écritures d’achat
• Génération des écritures de cession
• Centralisation
Editions
• Liste des immobilisations
• Liste des dotations par type, par mode
• Liste des entrées et des sorties
• Journal des éclatements
• Liste des écritures à générer
• Inventaire
• Plus ou moins values
• TVA à reverser
• Statistiques
• Etat de synthèse des immobilisations
• Etat de synthèse des amortissements
Importation - Exportation
• Transfert comptable des écritures d’amortissements
vers EBP Compta
• Exportation des éditions au format PDF, Excel, txt
• Import paramétrable
• Export des écritures au format du logiciel de
cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco
et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX
(Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI,
AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE
éditions des états préparatoires
• Cerfa 2054 : récapitulatif des mouvements des
immobilisations au cours de l’exercice
• Cerfa 2055 : situations et mouvements des
dotations de l’exercice et ventilation des
amortissements dérogatoires
Compatible
• EBP Reports On Line* :
consultation à distance des données du logiciel
EBP via un espace dédié sur Internet.
Liste des fonctions non exhaustive
* Service inclus dans les Assistances PRIVILEGE, PREMIUM ou payable
séparément. Pour plus de détails, nous consulter.
IMmobilisation CLASSIC 2015
Visualisez votre plan d’amortissement en toute simplicité
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Compta Libérale
Classic
Ce logiciel permet de saisir vos recettes et dépenses, de répartir frais professionnels
et personnels, puis d’établir votre déclaration n°2035 agréée par la DGFiP. Gérez vos
immobilisations et votre comptabilité générale en toute simplicité.
Pour gérer votre activité libérale
Assistance
téléphonique
incluse
2015
www.ebp.com
Profitez d’une interface de travail proche de vos outils bureautiques
Naviguez intuitivement dans le logiciel grâce à son environnement, proche de vos usages quotidiens (Excel®, Outlook®).
Disposez ainsi d’une prise en main rapide.
Choisissez la saisie adaptée à votre niveau en comptabilité
Pratique, guidée ou par journal, adoptez celle qui vous convient. Gagnez du temps en automatisant les opérations régulières
(EDF, loyer…) grâce à l’enregistrement de modèle de saisie.
Gérez efficacement vos déclarations relatives à l’activité libérale
Télédéclarez* en quelques clics votre résultat n°2035 et télépayez* la CVAE. Puis éditez votre dossier de gestion pour votre
Organisme de Gestion Agréé (OGA).
Suivez précisément la situation de vos immobilisations
Gérez simplement les amortissements et les cessions de vos biens d’équipement conformément à la réglementation CRC
2002-10 méthode simplifiée.
Echangez vos données de façon sécurisée
Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel**. En un clic, les
écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité !
*Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable.
** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement
HELIAST.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Nombre de dossiers : 5
• Répartition des frais professionnels/personnels
• Aide en ligne
• Gestion des favoris
• Assistant de navigation personnalisable
• Recherche d’écriture multi-critères
Traitements comptables
• Plan comptable pré-paramétré
• Comptabilité en mode Recettes-Dépenses ou
Créances-Dettes
• Saisie sans notion comptable
• Gestion des abonnements
• Rapprochement bancaire
• Gestion des échéances
• Lettrage partiel, simplifié, automatique, en cours
de saisie
• Lettrage automatique au pointage
• Pointage automatique au lettrage
• Etats interactifs (Grand livre et balance)
• Compte de résultat (états préparatoires)
• Bilan (états préparatoires)
• Clôture annuelle et mensuelle
Gestion des immobilisations
• Calcul des plans d’amortissement
• Gestion des composants
• Gestion des cessions d’immobilisations, de la
mise au rebut
• Gestion des éclatements
• Génération des écritures comptables
Déclarations fiscales
• Justificatif de TVA
• Dossier de gestion pour les Organismes de
Gestion Agréés (OGA)
• Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA et
EDI-TDFC* (résultat n° 2035)
• Télépaiement CVAE*
• Télétransmission des demandes de
remboursement du crédit de TVA*
Editions
• Journaux, Grand livre, balance
• Rapprochement Bancaire
• Recettes/Dépenses
Import/Export
• Import/export paramétrable comptes, journaux,
écritures et immobilisations
• Import des relevés bancaires
• Export comptabilités informatisées (L.47 A)
conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal
des Comptabilités Informatisées
Liste des fonctions non exhaustive
*Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au
service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise
comptable.
Compta Libérale Classic 2015
Naviguez rapidement grâce à l’Open Guide : l’assistant de navigation
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Compta &
Facturation Libérale
Classic
Bénéficiez d’un logiciel clé en main adapté à la gestion de votre activité libérale. Consultez
vos statistiques de ventes, réalisez vos devis/factures et établissez rapidement tous les
documents liés à votre activité, y compris la déclaration de résultat (n°2035).
Pour gérer l’ensemble de votre activité libérale
Assistance
téléphonique
incluse
2015
www.ebp.com
Gagnez en efficacité dans la gestion de vos ventes
Rédigez vos devis puis transférez-les en factures sans aucune ressaisie. Saisissez vos règlements clients et éditez des lettres
de relance en cas de retard de paiement.
Dissociez clients et prospects pour suivre vos démarches commerciales
En créant des familles prospects et clients vous pouvez mettre en place une prospection efficace et ciblée. Ainsi, suivez
l’expansion de votre activité et développez votre chiffre d’affaires.
Choisissez la saisie adaptée à votre niveau en comptabilité
Pratique, guidée ou par journal, adoptez celle qui vous convient. Gagnez du temps en automatisant les opérations régulières
(EDF, loyer…) grâce à l’enregistrement de modèle de saisie.
Réalisez vos déclarations relatives à l’activité libérale
Télédéclarez* en quelques clics votre résultat n°2035 et télépayez* la CVAE. Puis éditez votre dossier de gestion pour votre
Organisme de Gestion Agréé.
Echangez vos données de façon sécurisée
Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel**. En un clic, les
écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité !
* Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable.
** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement
HELIAST.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Nombre de dossiers : 5
• Aide en ligne
• Gestion des favoris
• Assistant de navigation personnalisable
Gestion des ventes
• Devis, factures, avoirs, acomptes
• Open Report DesignerTM : 200 modèles
d’impressions
• Statistiques : évolution du CA, de la marge et du
volume des ventes, CA par article, par client
Gestion des tiers et articles
• Familles clients/prospects
• Contacts illimités
• Famille articles
• Type bien ou service
• Gestion des modes de règlement
• Gestion des échéances multiples
• Saisie des règlements clients
• Consultation des écritures comptables en temps
réel depuis la fiche tiers
Traitements comptables
• Répartition des frais professionnels/personnels
• Comptabilité en mode Recettes-Dépenses ou
Créances-Dettes
• Saisie sans notion comptable
• Saisie par journal
• Rapprochement bancaire
• Edition des journaux, Grand livre, balance
• Bilan et compte de résultat (états préparatoires)
• Clôtures annuelles et mensuelles
Gestion des immobilisations
• Calcul des plans d’amortissement
• Gestion des composants et des éclatements
• Génération des écritures de dotations, de
reprise, d’acquisition et de cession.
Déclarations fiscales
• Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA
et EDI-TDFC* (résultat n°2035)
• Télépaiement CVAE*
• Télétransmission des demandes de
remboursement du crédit de TVA*
Import/Export
• Transfert des données de facturation en
comptabilité
• Import/export paramétrable : comptes, journaux,
écritures, et immobilisations
• Export comptabilités informatisées (L.47 A)
conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal
des Comptabilités Informatisées
Liste des fonctions non exhaustive
*Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au
service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise
comptable.
Compta & Facturation Libérale CLASSIC 2015
Editez rapidement vos documents de ventes : devis, factures, etc.
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Bâtiment PRO
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En ligne
LES LOGICIELS EN LIGNE, VOUS ALLEZ DIRE OUI !
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Accès illimité et disponible du lundi au vendredi
Grâce à une simple connexion internet, accédez à ce logiciel dédié à la gestion
commerciale de votre entreprise du bâtiment.
Vous pouvez, sur vos chantiers ou chez votre client, réaliser des devis et
factures, suivre vos commandes ou encore gérer vos contrats de maintenance
et interventions.
Pour aller plus loin, les fonctions avancées de planning, gestion d’affaires et
suivi de chantier vous assurent un pilotage optimal.
TOUJOURS
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Bâtiment PRO en ligne
Des fonctions essentielles
Réalisez vos documents de vente directement sur le terrain
Gagnez en réactivité en réalisant votre proposition commerciale directement chez votre client et envoyez-lui instantanément par email. Vous pouvez
organisez vos devis en insérant des tranches de travaux, images, sous-totaux. Et transférez vos devis en commande puis facture sans aucune
ressaisie !
Vérifiez instantanément la disponibilité d’un article
Vous êtes sur un chantier et souhaitez avoir une information sur un de vos articles ? grâce à une connexion internet, accédez à votre fichier
articles,consultez les prix, l’état de votre stock… Si vous êtes en rupture, réalisez aussitôt une commande.
Facturez vos clients en fonction de l’avancement des travaux
Lorsque les travaux s’étalent sur une longue période et que vous avez engagé d’importantes dépenses, vous pouvez commencer à facturer une
partie des travaux à votre client en réalisant une facture d’avancement.
Pour un suivi optimal de votre trésorerie, le logiciel vous informe des factures qui sont arrivées à échéance et vous propose des lettres de relance.
Des fonctions avancées
Gérez vos ressources humaines et matérielles
Saisissez et visualisez l’emploi du temps de vos salariés, les réservations de vos matériels et les interventions liées à la maintenance et au SAV.
Et suivez les heures de vos salariés en renseignant, pour chaque salarié, le nombre et le type d’heures effectués par chantier. Vous connaissez ainsi
avec précision le coût réel de la main d’œuvre.
Organisez vos différents dépôts de stockage
Si vous stockez votre matériel / marchandise dans différents endroits (ex : entrepôt, véhicule pro, magasin....), le logiciel vous permet de gérer autant
de dépôts de stocks que vous le souhaitez.
Vous pouvez ainsi ventiler vos réceptions de marchandises dans les différents dépôts, établir l’inventaire pour chacun d’entre eux et même réaliser
des bons de transfert inter-stocks pour pallier une rupture par exemple.
Créez des devis et factures professionnels, complets
et détaillés aux couleurs de votre entreprise
Gérez le SAV directement chez votre client
Votre client vous appelle pour une intervention ? Saisissez en direct votre rapport, insérez des photos… Si besoin, renouvelez immédiatement vos
contrats de maintenance,
Si votre activité SAV est récurrente, reposez-vous sur un modèle type pour gagner du temps et éviter les ressaisies inutiles.
Rédigez simplement vos contrats de maintenance en renseignement la date de
début et la périodicité
Accédez immédiatement à votre tableau de bord
Disposez instantanément des indicateurs essentiels de votre entreprise : les devis en cours, à relancer ou encore l’évolution de votre chiffre d’affaires.
Ces informations sont automatiquement mises à jour dès qu’une action est réalisée.
Vous pouvez ainsi prendre les décisions adéquates et mener les actions qui en découlent.
Regroupez les informations clés de vos projets
Reposez-vous sur votre logiciel afin d’archiver l’intégralité des actions réalisées sur une affaire. La gestion d’affaires vous permet de disposer d’un
récapitulatif complet regroupant l’ensemble des documents de vente, d’achats, de stocks, les suivis de chantiers, les contrats et interventions pour
un même client ou chantier.
Avec cette synthèse générale, identifiez en un clic les coûts, le chiffre d’affaires et la marge dégagée. Profitez aussi de statistiques sur les clients, les
fournisseurs…
Vous avez ainsi une vision globale de votre affaire et savez exactement où vous en êtes.
un outil de pilotage
Visualisez simplement les indicateurs clés de votre activité
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits
cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Février 2015
Bâtiment PRO en ligne
1522
Compatible
Configurations Minimales Requises :
n Connexion Internet (minimum 1 Mo en ADSL)
n Connexion 3G (débit minimum de 500 Ko)
n Ecran: résolution 1024x768
Systèmes d’exploitation supportés :
n Ordinateur, Tablette, Smartphone
n Windows XP®, Windows Vista®,
Windows® 7, Windows® 8, Mac OS
Ipad/Iphone (consultation de données)
n IOS5 ou supérieur
Navigateurs Web compatibles :
n Internet Explorer
n Chrome
n Safari
n Firefox
Windows® et Mac OS sont des systèmes d’exploitation dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel.
Caractéristiques générales
• Nombre de sociétés illimité
• Nombre d’utilisateurs maximum : 12
• Tableau de bord en page d’accueil
• Archivage du dossier
• Recherche multicritères
• Création de champs personnalisés
Fichier clients
• Fiches prospects et clients détaillées
• Envoi de SMS via les partenaires Eco.sms,
SMS Envoi et SMS to b (hors coût de SMS)
• Solvabilité, localisation clients et calcul
d’itinéraire
• Gestion des clients en sommeil
• Historique des documents de vente
• Edition automatique de courriers de relance
• Assistant de création de mailings
Fichier éléments
• Création de différentes familles d’éléments
• Création d’une bibliothèque interne avec
fourniture, main d’oeuvre, matériel, ouvrage,
divers et texte
• Création de fournitures avec temps de pose
• Calcul des prix de vente suivant le déboursé
sec, les frais généraux, la main d’oeuvre…
• Historique des éléments
• Mise en sommeil des éléments obsolètes
• Grille multi-tarifs
• Gestion des promotions
• Saisie du conditionnement avec distinction
entre les unités d’achat, de stock et de vente
• Mise à jour des tarifs fournisseurs dans les
fiches éléments avec assistant d’import de
tarifs
Bibliothèques et tarifs fournisseurs
• Bibliothèque interne
• Import des bibliothèques d’ouvrages(1) Annuel
des Prix, ArtiPrix, Batiprix
• Import des tarifs fournisseurs(1) Cédéo,
Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Brossette,
Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du
Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, Covap,
Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Le
Gallais, Chausson Matériaux, Téréva
• Séparation entre chaque bibliothèque de
tarifs et la bibliothèque interne
Métrés
• Création des documents : devis, commandes,
bons de livraison, bons de retour, factures,
avoirs...
• Association de documents (de type Word,
Excel®, image, plan...) à un devis, facture ou
fiche client
• Gestion de la DEEE
• Gestion de l’éco-contribution mobilier
• Modèles d’attestations de TVA à taux réduit
• Modèles d’impression pré-paramétrés
• Découpage du devis en tranches (6 niveaux)
• TVA neuf ou rénovation
• Personnalisation du devis (couleur, police,
images)
• Ajout d’options dans le devis
• Indexation des devis
• Date de validité et impression de relances
de devis
• Calcul de la retenue de garantie
• Affichage en rouge des éléments dont la
marge est négative ou égale a zéro
• Récapitulatif des montants HT par taux de
TVA et des montants HT Net Avancement
soumis à TVA
• Génération automatique d’une facture à
partir d’un devis
• Saisie de factures d’acompte
• Création de factures d’avancement de
travaux en quantité, pourcentage ou montant
• Gestion de l’avancement sur le global ou sur
le détail de la facture
• Regroupement d’une sélection de bons de
livraison sur une même facture
• Gestion du compte prorata
• Gestion de la contremarque
• Import d’appels d’offres
Gestion des affaires
• Fiche affaire détaillée
• Association de l’ensemble des documents
liés à l’affaire (ventes, achats, stocks…)
• Possibilité d’intégrer jusqu’à 5 documents de
liaison dans une fiche affaire
• Synthèse récapitulative de l’affaire en temps
réel (coûts, CA, marge dégagée...)
Gestion des achats
• Fiches fournisseurs
• Gestion des fournisseurs en sommeil
• Demandes de prix, bons de réception,
commandes et factures fournisseurs
• Réception partielle ou globale
• Saisie de différentes affaires dans les lignes
d’un document d’achat
• Gestion de l’éco-contribution mobilier
Gestion du stock
• Bons d’entrée et de sortie de stock
• Calcul du PUMP
• Historique des mouvements de stock
• Réapprovisionnement automatique
• Gestion du multi-dépôts
• Saisie de bons de transfert
Gestion de la sous-traitance
• Documents d’achat et de vente spécifiques
• Gestion des sous-traitants en sommeil
• Gestion de l’éco-contribution mobilier
Suivi de chantier simplifié
• Saisie rapide des montants des dépenses
(fourniture, main d’oeuvre, matériel, frais
complémentaires) par chantier
• Saisie de la référence et du nom du fournisseur
• Edition d’un récapitulatif des déboursés
(prévus/r éalisés/gain)
Suivi de chantier détaillé
• Saisie, par élément, du déboursé et de la
quantité prévue pour le chantier.
• Liaison du suivi de chantier à un document
de vente
• Analyse du chantier selon différents niveaux :
consommation générale, consommations par
article, consommation par tranche de travaux
• Rentabilité financière du chantier : déboursé
main d’oeuvre, fournitures, matériel en
montant et en pourcentage
Saisie des temps salariés
• Saisie par salarié des heures effectuées
• Association d’un salarié à un suivi de chantier
simplifié ou détaillé
• Création de fiches salariés
• Gestion du type d’heures salariés (normales,
supplémentaires, complémentaires,
intempéries)
Maintenance/S.A.V.
• Tableau de bord Maintenance
• Saisie des informations de garantie dans les
fiches éléments
• N° de série et garantie dans les documents
de vente
• Historique maintenance/S.A.V.
Contrats
• Saisie et impression de contrats de
maintenance
• Création d’un nouveau contrat à partir d’une
facture client
• Facturation périodique des contrats
• Reconduction des contrats
• Impression de lettres de reconduction tacite
• Analyse de la rentabilité du contrat à partir du
suivi de chantier simplifié
• Délai d’alerte paramétrable dans chaque
contrat
Interventions
• Génération de fiches d’intervention
• Association de documents à une intervention
• Impression de bons d’intervention
• Facturation directe de l’intervention
• Regroupement de plusieurs interventions sur
une même facture
• Impression d’attestations d’entretien de
chaudière
• Création directe d’une intervention à partir
d’un devis, d’une commande ou d’une facture
• Saisie des actions clients
• Lien entre le planning et les interventions
Planning
• Saisie des rendez-vous salariés et des
réservations du matériel
• Création et consultation des fiches
d’interventions pour le S.A.V.
Règlements
• Enregistrement des règlements clients
• Edition des bordereaux de remise en banque
• Enregistrement des paiements fournisseurs
• Echéancier fournisseurs
• Modes de règlement multi-échéances
• Génération de fichiers de virement et
prélèvement à la norme bancaire SEPA
Import/Export de fichiers
• Import/export paramétrable des fichiers
clients, prospects, fournisseurs, éléments au
format ASCII délimité ou fixe
• Génération et transfert automatique des
écritures comptables au format de nombreux
logiciels comptables(2)
(1) les bibliothèques d’ouvrages et les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis
dans le logiciel
(2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX
(Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,
Pack éco
Petite Entreprise
Pratic
Démarrez votre gestion d’entreprise grâce à un duo de logiciels ne nécessitant aucune
compétence en gestion et en comptabilité.
2 logiciels pour démarrer en gestion
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Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
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Je l’utilise sur mon ordinateur
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Je l’utilise sur internet
EBP Compta Pratic 2015
Simplifiez l’accès aux fonctions clés du logiciel
La gestion des favoris vous permet de créer facilement un menu
personnalisé regroupant toutes les fonctionnalités dont
vous avez régulièrement besoin.
Laissez-vous guider dans vos traitements comptables
quotidiens
Enregistrez en toute simplicité vos écritures d’achats, de ventes,
les opérations bancaires et les ventes comptoir grâce à des
modèles de saisie pré-paramétrés.
Télédéclarez votre TVA. Fini les envois papier !
Soyez conforme à la législation et télédéclarez* votre TVA en
quelques clics, directement depuis votre logiciel. Ainsi, gagnez du
temps et concentrez-vous sur votre activité.
EBP Devis & Facturation Pratic 2015
Prenez rapidement en main votre logiciel
Profitez d’une navigation intuitive et d’une interface proche de vos
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et articles et évitez ainsi les ressaisies lors de la rédaction de vos
documents.
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factures aussi simplement que dans un traitement de texte.
Personnalisez-les aux couleurs de votre entreprise pour véhiculer
une image professionnelle.
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** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST.
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Mono-société
• Sauvegarde et restauration
• Gestion des favoris
• Assistant de navigation personnalisable
• Recherche multicritères
• Aide en ligne
Traitements comptables
• Paramétrage des comptes
• Création de journaux
• Création de clients et fournisseurs sans notion
comptable
• Enregistrement des factures d’achats et de
ventes sans notion comptable
• Enregistrement des opérations de trésorerie en
caisse ou en banque sans notion comptable
• Enregistrement des ventes comptoir
• Génération automatique des écritures en débit/
crédit
• Lettrage simplifié des comptes sans notion
comptable
• Télédéclaration de TVA (mensuelle, trimestrielle,
annuelle, annexe, acomptes trimestriels et
demande de remboursement)*
• Télépaiement en EDI-TVA*
• Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)*
• Saisie par écriture
• Consultation de comptes
• Rapprochement bancaire
• Justificatif de TVA
• Balance âgée par lettrage (état)
• Validation des écritures
• Clôtures mensuelles
• Clôture annuelle
• Génération automatique des reports à nouveaux
• Bilan et compte de résultat (états préparatoires)
• Journal centralisateur
Suivi de l’activité
• Tableau de bord
• Soldes de trésorerie
• Présentation graphique de l’évolution du chiffre
d’affaires
Editions
• Liste des factures saisies
• Echéancier détaillé sur le lettrage
• Liste des opérations de trésorerie
• Journaux, Grand livre, balance
• Impression créances clients et dettes
fournisseurs
Import/Export
• Export comptabilités informatisées (L.47 A)
Conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal
des Comptabilités Informatisées
• Exportation des listes au format XML, TXT,
Excel®, HTML
• Importation du transfert d’EBP Facturation Pratic
• Export Liasses Fiscales
Liste des fonctions non exhaustive
*Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au
service EBP Télédéclaration.
pack eco petite entreprise 2015
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
EBP Compta Pratic 2015
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Mono-dossier
• Barre de tâches
• Assistant de navigation
• Recherche multicritères
• Aide en ligne
• Sauvegarde et restauration de données
• Tableau de bord
• Import paramétrable des fichiers
Clients
• Fichiers clients et prospects
• Contacts illimités
• Famille clients
• Saisie des règlements (moyens de paiements,
banque, règlement libre)
• Historique des articles, des devis et factures
par client
• Envoi de SMS via les partenaires* Eco.sms, SMS
Envoi, et SMS to b (hors coût de SMS)
Gestion des ventes
• Devis, factures, avoirs, factures et avoirs
d’acompte
• Personnalisation grâce à l’assistant de
paramétrage (logo, coordonnées, mentions
légales)
• Modèles pré-paramétrés : 100
• Envoi par email des documents
• Transfert de devis en facture
• Gestion de la TVA
• Frais de port HT
• Gestion des remises en % ou en montant
Articles
• Famille articles
• Article de type bien ou service
• Libellé et description de l’article
• Gestion de la DEEE
• Indicateurs : prix de revient, taux de marge, taux
de marque, taux de TVA, prix de vente HT et TTC
Statistiques
• Evolution du chiffre d’affaires, de la marge et du
volume des ventes
• Chiffre d’affaires par article, par client et par
famille de client
Import / Export
• Génération comptable des règlements et
des factures au format du logiciel du cabinet
comptable**
• Import paramétrable
Liste des fonctions non exhaustive
*Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM.
**EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
EBP Devis & Facturation Pratic 2015
Compta
& Facturation Libérale Mac
Bénéficiez d’un logiciel clé en main adapté à la gestion de votre activité libérale. Suivez vos
immobilisations en toute simplicité et consultez vos statistiques de vente. Cette solution
vous permet d’établir rapidement tous les documents liés à votre activité, y compris la
déclaration n°2035.
Pour gérer l’ensemble de votre activité libérale
2015
www.ebp.com
Retrouvez une interface de travail proche de vos outils Mac
Exclusivement conçu pour l’environnement Macintosh, ce logiciel vous permet de travailler dans une interface très proche de
vos habitudes de navigation sur les outils Apple®.
Gagnez en efficacité dans la gestion de vos ventes
Rédigez vos devis puis transférez-les en factures sans aucune ressaisie. Saisissez vos règlements clients et éditez des lettres
de relance en cas de retard de paiement.
Profitez d’une comptabilité adaptée à votre métier
Tenez votre comptabilité générale en mode Créances/Dettes et Recettes/Dépenses. Puis établissez en quelques clics votre
déclaration de résultat n°2035.
Suivez en temps réel votre situation de trésorerie
Grâce au tableau de bord, visualisez en un coup d’œil les chiffres clés de votre entreprise : chiffre d’affaires, paiements à
venir, palmarès clients, etc.
Echangez vos données de façon sécurisée
Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel*. En un clic, les
écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité !
*EBP, Sage, Ciel.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonnne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
30 jours d’Assistance
téléphonique
Inclus
Caractéristiques générales
• Nombre de sociétés : 5
• Plan comptable pré-paramétré
• Aide en ligne
• Tableau de bord
• Recherche multi-critères par fenêtre
• Filtres de recherche
• Sauvegarde multisupports
Facturation
• Gestion de la facturation
• Gestion des articles (code, libellé, tarif…)
• Gestion des clients (code, coordonnées,
téléphone, e-mail…)
• Gestion des documents de ventes : devis,
commande, bon de livraison, facture
Traitements comptables
• Comptabilité en mode Recettes/ Dépenses ou
Créances/Dettes
• Saisie des écritures
• Réimputation d’écritures par compte et par
journal
• Gestion des échéances
• Rapprochement bancaire
• Lettrage partiel, simplifié, automatique, en cours
de saisie
• Archivage des données (facture, devis, bon de
livraison, écritures comptables après clôture)
• Génération automatique des écritures de la
facturation en comptabilité uniquement en mode
Créances/Dettes
• Clôture mensuelle
• Clôture annuelle
Déclarations fiscales
• Déclaration n°2035 agréée DGFIP
• Etats préparatoires à la TVA CA3 et CA12
• Justificatif de TVA
Editions
• Grand-Livre
• Balance
• Echéancier
• Journaux
• Créances clients/Dettes fournisseurs
• Liste Recettes/Dépenses
• Bilan et compte de résultat (états préparatoires)
Import/Export
• Export des données de toutes les fenêtres au
format texte
• Import dans la liste selon les colonnes présentes
• Export comptabilités informatisées L.47 A
conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal
des Comptabilités Informatisées
• Export des tables pour l’article L215-3
Liste des fonctions non exhaustive
Visualisez en un coup d’œil les échéances dues et relancez vos clients
Fonctions Principales
Compta & Facturation Libérale MAC 2015
• Snow Léopard (10.6), Lion (10.7),
Mountain Lion (10.8), OS X
Mavericks (10.9)
Configurations Minimales Requises :
Snow Léopard, Lion, Mountain Lion et Mavericks sont des systèmes d’exploitation
dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel.
• Processeur : Intel avec
OS 10.6 minimum, 10.7,
10.8, 10.9
• Mémoire : 2 Go de
mémoire vive
• Espace disque libre : 8 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Votre site e-commerce
Réalisez facilement votre e-boutique grâce à cette solution de création de site web
marchand clé en main.
Gérez les commandes et leur mode de paiement, mettez en place des opérations spéciales
et optimisez le fonctionnement de votre boutique grâce aux outils d’analyse.
Et en plus, vous pouvez faire communiquer votre site avec EBP Gestion Commerciale,
pour disposer d’une solution de gestion globale.
Votre boutique en ligne en quelques clics
2015
www.ebp.com
Lancez-vous dans l’e-commerce
Créez très simplement votre site Internet (nom de domaine, hébergement), sans connaissance en programmation. Choisissez
le modèle graphique le plus adapté à votre activité, personnalisez-le (mise en page, style, visuels...) et ajoutez-y vos contenus.
Disposez ainsi d’une vitrine virtuelle à votre image !
Mettez en place vos solutions de paiements en ligne
Appuyez-vous sur des spécialistes du paiement sécurisé (Paypal®, Atos Worldline®…). et proposez ainsi un éventail de
règlements à vos clients. Vous pouvez même mettre en place des réductions sur les modes de règlement que vous souhaitez
privilégier.
Dynamisez votre e-boutique
Proposez des opérations commerciales afin de développer votre trafic : planifiez des promotions, communiquez sur les
périodes de soldes... Un site dont le contenu est régulièrement mis à jour augmente ses chances d’être visité.
Augmentez votre visibilité sur la toile
Profitez d’un outil d’optimisation du référencement de votre site, afin d’être le plus visible possible sur les moteurs de
recherche. Intégrez sur vos pages des boutons vers Facebook®, Twitter® ou Google®, et référencez vos produits sur les
portails de shopping (Ciao, Shopzilla…). Développez votre visibilité pour multiplier vos ventes !
Développez votre connaissance client
Grâce à des analyses précises du comportement de vos visiteurs sur votre site marchand ( Etrackers® et Google Analytics®),
vous en savez plus sur leurs besoins et leurs désirs. Vous pouvez ainsi mettre en place les actions adéquates pour répondre
au mieux à leurs attentes.
Fonctions Principales
La solution «Votre site E-commerce» nécessite un
accès Internet haut débit.
Caractéristiques générales
• Nombre maximum de produits : 1000
• Nombre maximum d’attribut par produit : 20
• Nombre maximum de catégories : 100
• Nombre maximum de modes de livraisons : 15
• Création d’un panier d’achat
• Package de langue : français et anglais
Design
• Plus de 100 modèles de mise en page par
secteur d’activité
• Design personnalisable
• Assistant de création
• Multiples images par produit
• Gestionnaire de couleur
• Animation au format flash
• Optimisation pour écran smartphone et
applications mobiles
• 100 galeries d’image
• Redimensionnement des images automatique
Marketing
• Outil de référencement
• Google Adwords
• Groupes clients
• Recherche multicritères
• Remise par type de paiement
• Diaporama produit
• Bouton Facebook « J’aime » ou « Partager »
• Bouton « Recommander ce produit à un ami »
• Disponibilité des produits
• Question sur le produit
• Diffusion sur des portails d’achat : Ciao, Le
guide, Shopzilla
Statistiques
• Fonctionnalité de statistiques standard (etracker)
• Google Analytics
Paiement et Livraison
• Paiement sécurisé : Paypal®, Cybermut®, ATOS®
Worldline...
• Montant minimum de commande
• Type de paiement standard (paiement à
l’avance, à la réception, sur facturation)
• Saisie manuelle du numéro de carte de crédit
• Création de factures, des bons de livraison et
des avoirs
• Option de livraison (emballage cadeau, carte
de voeux)
• Sélection de mode d’envoi (So colissimo...)
• Nombre maximum de modes de livraisons : 15
• Coût de livraison
Sécurité et certifications
• Chiffrage SSL
• Préparé pour la certification Trusted Shop®
• Préparé pour la certification Fia-net®
Associez la solution «Votre site
E-commerce» à EBP Gestion
Commerciale* :
Vous optimisez la gestion de votre site E-commerce :
• récupérez automatiquement les commandes
issues de votre e-boutique dans le logiciel de
Gestion Commerciale
• publiez sur votre site tout ou partie de votre
catalogue articles renseigné dans la Gestion
Commerciale et évitez les ressaisies
• affichez sur votre site les quantités de stock en
temps réel
Liste des fonctions non exhaustive
*La fonction de liaison de la solution «Votre site E-commerce» est disponible sur les
versions Classic et PRO d’EBP Gestion Commerciale. L’utilisation de cette fonction
nécessite d’être abonné au Service PRIVILEGE ou PREMIUM.
Votre site e-commerce 2015
Créez simplement votre boutique en ligne professionnelle
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Liasse Fiscale
Classic
Etablissez votre liasse fiscale 2015 agréée par la DGFiP en toute simplicité selon votre
régime fiscal et votre mode d’imposition.
Pour établir votre liasse fiscale agréée par la DGFiP
2015
www.ebp.com
Profitez d’une interface proche de vos outils bureautiques
Naviguez intuitivement dans le logiciel grâce à son environnement, proche de vos usages quotidiens (Excel®, Outlook®).
Disposez ainsi d’une prise en main rapide.
Récupérez automatiquement votre balance
Importez facilement votre balance issue d’un logiciel de comptabilité EBP sans aucune ressaisie ou laissez-vous guider pour
importer les données provenant d’un autre logiciel comptable.
Gagnez du temps avec le calcul automatique des liasses
Indiquez simplement votre régime fiscal (réel normal ou réel simplifié) et votre mode d’imposition (BIC, BNC, BA, SCI…), le
programme calcule instantanément votre liasse.
Soyez conforme à la législation concernant les téléprocédures
Télédéclarez* votre liasse au format EDI conformément aux nouvelles règlementations avec le service EBP Télédéclaration.
Evitez les erreurs grâce au contrôle de cohérence
Contrôlez votre activité en toute simplicité avec les contrôles de cohérence réguliers lors de l’établissement de la liasse. Des
messages d’alerte sont également indiqués en cas de déséquilibre pour expliquer les erreurs constatées.
*Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
1an d’Assistance
téléphonique
INCLUS
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Mono-liasse
• Barre de tâches et de navigation
• Assistant de navigation
• Aide en ligne accessible à tout moment
• Accès au dossier par mot de passe
• Agrément pour l’année en cours de la DGFiP,
certifiant la conformité des états fiscaux édités
aux exigences de l’administration
Récupération des données
• Visualisation des liasses antérieures (2010,
2011, 2012, 2013)
• Import d’une balance issue d’un logiciel de
comptabilité EBP (.bal) ou d’un autre logiciel (.txt
ou .csv)
• Sauvegarde du paramétrage de l’import
paramétrable
• Archivage des modèles utilisateurs
Saisie d’une balance
• Saisie d’une balance dans le logiciel
• Alerte en cas de déséquilibre lors de la
sauvegarde de la liasse
Editions
• Édition d’une liasse en fonction du régime fiscal
et du mode d’imposition :
BIC :
• Déclaration Impôt sur les sociétés (IS): cerfa
2065 et suivants
• Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa
2031 et suivants
Régimes :
• Réel Normal : cerfa 2050 à 2059G
• Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G
• BNC : cerfa 2035 et suivants
• Tableaux pour les organismes de gestion
• Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et
suivants
• Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal : cerfa 2143
et suivants
• Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139
et suivants
• Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et
suivants
• Nouveau Association : cerfa 2070
• Relevé de frais généraux : cerfa 2067
• Edition des annexes
Traitements
• Calcul automatique de la liasse selon le mode
d’imposition paramétré (BIC : IR, BIC : IS ou
BNC) et en fonction du régime fiscal (Réel
Normal ou Réel Simplifié)
• Mise à jour dynamique des données en cas de
modification dans une liasse ou dans la balance
• Visualisation du détail des comptes d’une liasse
• Réimputation des comptes
• Modification et contrôle des formules de la liasse
• Une formule de calcul peut provenir soit d’un
autre formulaire d’une même liasse, soit des
informations générales du dossier, soit d’une
balance N et N-1
• Impression pour détecter les omissions ou
les duplications de comptes dans le plan de
regroupement
• Gestion des données répétables
• Archivages et restaurations des dossiers (SIREN)
• Télédéclaration* EDI-TDFC via EBP
Télédéclaration ou un portail déclaratif agréé de
votre choix
• Suivi des télétransmissions : acceptation, refus
avec explications (via jedeclare.com)…
• Gestion des formulaires de liquidation IS :
formulaires 2066 et 2029B
• Récupération des messages du partenaire EDI
(jedeclare.com) et des destinataires (DGFiP,
OGA,...) dans la fenêtre de télétransmission
• Création de fiches Associés et Immeubles SCI
dans le dossier (SIREN)
Import-Export
• Import automatique des balances issues des
logiciels EBP
• Export de la liasse au format .csv : nom
des formulaires, nom des cellules et valeur
correspondante à chaque cellule
• Export de la liasse au format .pdf
Liste des fonctions non exhaustive
* Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et
au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise
comptable.
LIASSE FISCALE CLASSIC 2015
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Décembre 2014
Télédéclarez vos liasses au format EDI
Gagnez en fonctionnalités
Gérez votre cycle des achats avec transfert des commandes en bons de réception ou en factures sans aucune ressaisie, avec
autant de simplicité que le cycle des ventes.
Gérez vos gammes
Déclinez vos articles selon 3 critères de votre choix (ex : taille, matière, couleur). Vous gérez et constituez ainsi vos différentes
gammes de produits. Puis visualisez votre stock par article ou par gamme d’articles.
Partagez vos données
Travaillez en mode réseau* et profitez de ces nombreux avantages : une information centralisée, des données en temps
réel. Puis, offrez à vos commerciaux la saisie des commandes à distance.
Analysez en quelques clics
Profitez d’une puissance d’analyse importante avec des statistiques détaillées pré-établies (articles/critères, clients,
fournisseurs), mais aussi avec des statistiques modulables selon vos besoins à l’aide de tableaux croisés.
Communiquez facilement
Générez vos écritures comptables sans aucune ressaisie et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité ou
à celui de votre Expert-Comptable**.
*Nous consulter
**EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
www.ebp.com
PRO v19
2015
Gestion Commerciale
Gammes
EBP Gestion Commerciale PRO v19 Gammes est le logiciel spécialisé dans la gestion
des gammes de produits (ex : taille, matière, couleur…). Tout en vous appuyant sur la
puissance d’une gestion, cette solution complète s’adapte à tous vos besoins : achats,
ventes, stocks, grille tarifaire par client, gestion de la relation client, recherche par numéro
de série… Faites le choix d’un outil toujours plus complet !
Pour optimiser votre entreprise
ZOOM sur les fonctions clés
La gestion des ventes
La gestion des ventes est un élément stratégique dans votre activité commerciale. C’est pourquoi, EBP
vous accompagne dans la réalisation de vos documents de vente, de la rédaction d’un devis à l’impression
d’une facture.
Le circuit des pièces de vente
Gagnez du temps au quotidien dans la réalisation de vos
documents de vente. Evitez les ressaisies inutiles et transférez
automatiquement vos devis en commandes puis en bons de
livraison ou en factures sans aucune ressaisie.
La rédaction d’un document de vente
Rédigez facilement vos pièces de vente et adaptez vos factures
aux spécificités de votre activité.
L’impression d’un document de vente
Présentez à vos clients des documents professionnels à l’aide
de nombreux modèles prêts à l’emploi. Puis d’un simple clic,
envoyez-les par e-mail.
La gestion des gammes de produits
Adaptez le logiciel aux spécificités de votre activité. Déclinez vos articles selon 3 critères personnalisables
et constituez ainsi vos différentes gammes de produits : taille/couleur/matière, ou encore appellation/
domaine/millésime.
La déclinaison sur 3 critères
Personnalisez vos gammes de produits selon les critères de votre choix. Vous travaillez dans le secteur du textile ? Déclinez toutes les tailles,
couleurs et matières de vos articles.
L’article de référence
Créez votre article de référence « robe d’été ». D’un simple clic, rattachez
à cette référence la combinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe
d’été» est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel créera
automatiquement tous ces articles.
Une gestion des stocks simplifiée
Rupture de stock ? Etablissez très rapidement votre bon de commande
fournisseur. Une fois les articles réceptionnés, imprimez autant d’étiquettes
codes-barres que d’articles réceptionnés.
Le suivi des collections
Un document intitulé « synthèse des achats/ventes par collection » vous
permet d’analyser les écarts entre les achats et les ventes d’une collection.
Personnalisez vos pièces de vente aux couleurs
de votre entreprise (logo, images...)
Consultez en un clin d’œil le stock,
le chiffre d’affaires, ou encore les tarifs des gammes de produits.
La gestion des tarifs et promotions
Personnalisez vos tarifs en fonction de vos articles et de vos clients. Pour cela, le logiciel met à votre disposition
4 outils pour vous permettre de déterminer le prix de vos articles selon plusieurs critères.
Les 5 tarifs
Adaptez, par exemple, vos tarifs à la répartition de votre clientèle :
particulier, grossiste, revendeur. En saisissant un prix d’achat et un
coefficient, le logiciel vous calcule automatiquement le prix de vente
et le montant de la marge.
Les grilles de remises
Définissez vos grilles de remises en fonction de la quantité d’articles
vendus ou du chiffre d’affaires généré. Affectez ensuite vos grilles de
remises à vos clients ou vos articles.
Les grilles de tarifs par client
Réalisez vos grilles de tarifs à partir d’une liste d’articles ou d’une famille
d’articles. Puis attribuez telle ou telle grille à vos différents clients.
Les soldes et promotions
Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des
événements.
Mettez en place des opérations ciblées et déterminez une date de
début et une date de fin d’opération.
La recherche multi-critères
Cette fonction vous permet d’effectuer en quelques clics une recherche sur
une pièce ou une ligne de pièce selon plusieurs critères que vous aurez définis
préalablement.
La recherche sur une pièce
Gagnez du temps au quotidien et effectuez vos recherches en fonction de plusieurs critères : date,
code client, raison sociale, numéro de la pièce, commercial, date de livraison, référence…
La recherche sur une ligne de pièce
Vous pouvez rechercher une pièce ou un article en fonction d’un numéro de série. Saisissez le numéro
de série de votre article
Gérez jusqu’à 5 tarifs différents
La gestion des stocks
Profitez d’une gestion complète des stocks : de la saisie des bons d’entrées et des bons de sorties, à la
gestion de l’inventaire.
Les documents de stock
La gestion des stocks s’effectue au fur et à mesure des bons d’entrées et des bons
de sorties ainsi que lors de la validation des documents de ventes et d’achats.
Assemblage / Désassemblage
La fabrication des articles composés a une incidence directe sur la gestion des stocks.
Elle décrémente le stock des composants pour incrémenter le stock du composé.
Le réapprovisionnement automatique
Evitez les ruptures de stock et mettez en place un système de réapprovisionnement
automatique. Pour chacun des articles, définissez le stock minimum et le stock d’alerte.
L’inventaire
Saisissez votre inventaire à l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse
prêt à l’emploi. Saisissez le stock minimum et le stock d’alerte.
Effectuez une recherche
en fonction d’un numéro de série
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Août 2014
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits(1)
• Espace disque libre : 2 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Volet de navigation
• Affichage d’un tableau de bord à l’ouverture du
dossier
• Personnalisation des listes (rajout ou
suppression de champs), de tous les modèles
d’impressions
• Version réseau : nous consulter
Sécurité des dossiers et outils de
maintenance
• Sauvegarde et restauration des données
• Gestion des utilisateurs avec définition des droits
Gestion des fichiers
• Nombre de dossiers : 10
• Gestion multi-devises
• Fichier client : nombre illimité de contacts,
coordonnées bancaires, gestion du type de
clients, (National, UE, International, Exonération
de taxe), paramétrage d’une échéance
• Champ date d’anniversaire
• Gestion des prospects
• Adresses de livraison et de facturation illimitées
• Appel des clients, fournisseurs et commerciaux
grâce au numéroteur téléphonique
• Fichier fournisseur : multi-adresses, gestion
du type de fournisseurs (National, UE,
International)…
• Import des tarifs fournisseurs
• Fichier commercial : formule de calcul des
commissions des commerciaux (sur quantité,
CA, marge, CA encaissé)
• Fiche commerciaux/vendeurs : copie des
formules de commissions
• Fichier article : gestion des frais d’approche, 5
tarifs, insertion d’une image…
• Gestion d’un tarif par client et par article avec
grille de remise
• Edition des codes-barres d’articles
• Gestion des soldes et promotions
• Gestion des frais de port par palier, en valeur ou
en pourcentage
• Gestion des frais de port par poids
• Gestion de champs personnalisés
Gestion des ventes et des achats
• Devis, commandes, bons de livraison, bons de
réception, factures
• Gestion des devis (durée de validité, états
d’avancement)
• Gestion de la DEEE (Déchets d’Equipements
Electriques et Electroniques)
• Gestion des familles d’articles
• Gestion des sous-familles d’articles
• Recherche sur les lignes de pièces : numéro de
série, code article...
• Formule de calcul sur les lignes de pièces
• Gestion des articles liés
• Tri des pièces par date, raison sociale, code ou
numéro…
• Saisie déportée des documents de vente (devis,
commandes, bons de livraison et factures)
• Facturation HT ou TTC
• Message d’avertissement si vente à perte et sur
les articles en rupture de stock au moment de
la facturation
• Génération d’une commande fournisseur à partir
d’une pièce de vente
• Gestion des remises articles ou clients avec
choix de la priorité
• Envoi par e-mail au format PDF, JPEG, TIFF,
RTF, EXCEL®
• Livraison/réception globale ou partielle des
commandes clients ou fournisseurs avec gestion
des reliquats
• Gestion des relances commandes fournisseurs
avec possibilité d’appliquer une nouvelle date de
réception prévue
• Transfert des ventes, achats, règlements
clients, règlements fournisseurs et ventilations
analytiques vers EBP Compta Classic v19 2015
avec gestion de la TVA sur les débits ou sur les
encaissements
• Réapprovisionnement automatique
• Consultation des écritures comptables en temps
réel depuis la fiche tiers
• Historique de toutes les pièces d’un client,
accessible depuis la fiche tiers
• Edition des journaux de ventes et d’achats
• Edition du portefeuille des commandes
fournisseurs
• Recherche des articles par référence fournisseur
dans les pièces d’achat et les pièces de vente
• Multi-facturation périodique
• Facturation au temps
• Contremarque : détection de commandes clients
à livrer suite à la réception de commandes
fournisseurs
• Déclaration d’Echanges de Biens : nouvelles
normes en vigueur
• Génération de fichiers de virements et
prélèvements au format SEPA
Gestion des stocks
• Bons de sorties, bons d’entrées
• Fabrication des articles composés
• Valorisation du stock au PMP ou dernier prix
de revient
• Impressions des mouvements de stock,
état de stock, disponibilité des articles,
réapprovisionnement
• Impression d’étiquettes articles à partir des bons
d’entrées
• Saisie de l’inventaire complet
• Inventaire tournant : sélection d’une liste
d’articles à inventorier
• Impression de la rotation du stock
Gestion des tailles/couleurs
• Gestion des gammes de produits en déclinant
les articles selon 3 critères
• Définition libre du libellé de chaque critère (ex :
taille, matière, couleur)
• Visualisation du stock par article et par gamme
d’articles
Suivi des tiers
• Solvabilité clients avec société.com*
• Localisation clients et calcul d’itinéraire avec
Bing Maps, Google Maps, Mappy et Yahoo !
local maps*
• Envoi de SMS via les partenaires* Eco.sms, SMS
Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
• Gestion des modes de règlements de type LCR,
prélèvements, virements, traites....
• EasyView : l’agenda dynamique, synchronisatio
des données avec l’agenda Outlook
• Gestion des échéances : multi-échéances
• Génération automatique des règlements
• Impression de l’échéancier clients et fournisseurs
avec filtre sur les modes de règlements
• Saisie des règlements : clients et fournisseurs
• Relance Clients personnalisée
• Remise en banque avec édition du bordereau :
multi-banques
• Colorisation des listes (clients, articles, familles
d’articles, fournisseurs, commerciaux) selon le
filtre sélectionné
• Nombreuses éditions : étiquettes clients,
relevé de factures, relances, portefeuille
de commandes clients, courriers et lettres
types avec envoi par e-mail, billets à ordre,
lettreschèques…
• Edition des factures périodiques à venir avec le
CA correspondant
• Fichiers clients : champ facturation périodique
• Gestion des écarts de règlements
Gestion de la Relation Client
• Qualification des clients selon une grille de
classification (16 statuts maximum)
• Création d’une action (appel telephonique,
rendez-vous, note, e-mail, courrier, vente)
• Rattachement des actions d’un client à une
affaire
• Rappel automatique des rendez-vous et appels
téléphoniques à honorer
• Statistiques de temps passé, chiffre d’affaires
généré par affaire
Import-Export
• Génération de fichiers PDF avec envoi par e-mail
depuis toutes les éditions et exportations aux
formats EXCEL®, JPEG, TIFF , HTML, RTF
• Transfert en comptabilité des factures clients
et fournisseurs, des règlements clients et
fournisseurs au format texte**
• Import/Export paramétrable des fichiers articles,
famille d’articles, clients, fournisseurs et contacts
• Liaison avec les sites e-commerce* Oxatis,
Prestashop, ePages... : envoi des articles vers le
site, récupération automatique des commandes
en ligne
Statistiques
• Consultation des statistiques depuis la fiche tiers
et la fiche article
• Consultation de l’historique des commandes
clients et fournisseurs d’un article
• Statistiques globales illustrées par un graphique
(tableau de bord)
Accès à distance - EBP Reports
On Line***
• Un service pour publier, partager et consulter
à distance vos données depuis le site web
ou l’application mobile EBP Reports On Line
disponible sous iOS, Windows® 8 et Android).
*Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM
**EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
***Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable
séparément. Pour plus de détails, nous consulter.
gestion commerciale pro v19 gammes
Pack de Gestion Entreprise
Profitez d’une suite de logiciels pour une gestion complète de votre activité : devis, factures,
comptabilité, paye, suivi de tiers…
6 logiciels essentiels pour gérer votre entreprise
2015
www.ebp.com
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J ’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
Classic
EBP Compta Classic
Profitez d’un logiciel complet pour la tenue de
votre comptabilité. Simplifiez la saisie des
opérations courantes puis préparez vos
documents annuels. Renforcez votre gestion
et gagnez du temps : suivi de trésorerie,
tableau de bord.
EBP Gestion Commerciale Classic
Profitez d’un logiciel intuitif pour maîtriser
l’intégralité de votre chaîne commerciale.
Facilitez ainsi votre gestion d’entreprise pour
vous consacrer davantage à votre cœur de
métier.
EBP Paye Classic
Réalisez facilement vos bulletins de paye à
l’aide de profils types et gérez le suivi des
congés payés. Vous profitez de nombreuses
fonctionnalités qui facilitent au quotidien les
tâches de la paye de votre entreprise.
EBP Immobilisations Classic
Gérez simplement les amortissements et les
cessions de vos biens d’équipement dans ce
logiciel conforme à la réglementation CRC
2002-10 méthode simplifiée. Créez vos fiches
d’immobilisations, et gérez les éclatements.
EBP Gestion de Contacts Pratic
Ce logiciel vous permet de recueillir une
multitude d’informations sur vos contacts. Vous
anticipez ainsi leurs besoins et identifiez vos
futures opportunités de vente.
EBP Pack Juridique Pratic
Profitez de 6 assistants pour vous conseiller
en droit et consultez en quelques clics des
explications des textes de loi.
30 jours d’Assistance
téléphonique
Inclus
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
pack de gestion entreprise Classic 2015
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Février 2015
EBP Compta Classic
• Nombre de dossiers : 5
• Version monoposte
• Saisie pratique, guidée, par journal
• Lettrage et rapprochement bancaire
• Export comptabilités informatisées (L.47 A)
• Recherche multi-critères
• Balance interactive avec inter-exercice
• Pointage automatique au lettrage
• Gestion des favoris
• Gestion des notes de frais
• Bilan et compte de résultat (états préparatoires)
• Télédéclaration EDI-TVA (CA3, CA12, annexe
3310A, acompte de TVA 3514 et demande de
remboursement 3519)*
• Télépaiement EDI-TVA (CA3, CA12, Acompte de
TVA 3514)*
• Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)*
• Multi-échéancier
• Edition des journaux, Grand livre, balance
EBP Gestion
Commerciale Classic
• Nombre de dossiers : 5
• Version monoposte
• Gestion des favoris
• Fichiers articles, clients, prospects, fournisseurs
• Sous familles clients et fournisseurs
• Gestion des ventes, achats, stocks et saisie
inventaire
• Devis, commande, bon de livraison, facture,
avoir, facture d’acompte, avoir d’acompte, bon
d’entrée et de sortie
• Gestion des bons de retour et avoirs partiels
• Révision de devis
• Demande de prix et commande fournisseurs
• Tarifs et promotions clients
• Tarifs et promotions fournisseurs
• Report DesignerTM : 400 modèles d’impressions
• Saisie des règlements (moyen de paiements,
banque, règlement libre)
• Multi-échéances
• Impression de lettres de relance
• Gestion de la DEEE sur les achats
• Statistiques clients, articles, documents sous
forme de tableaux, graphiques : CA, marge,
palmarès clients…
• Génération comptable des règlements et des
factures des tiers (clients et fournisseurs) au
format du logiciel du cabinet comptable**
EBP Immobilisations
Classic
• Nombre de sociétés : 5
• Version monoposte
• Gestion des immobilisations conforme CRC
2002-10 méthode simplifiée
• Paramétrage des comptes comptables des
fiches d’équipements
• Plans d’amortissement calculés sur 360 jours
ou 365 jours
• Gestion des modes d’amortissement linéaire,
dérogatoire, dégressif, non amortissable
• Gestion des cessions d’immobilisations, de la
mise au rebut
• Gestion et impressions des éclatements, des
mutations et des dépréciations
• Gestion des composants, génération des
écritures de dotation annuelle, d’achat, de
cession
• Editions des états préparatoires Cerfa 2054 et
2055
EBP Gestion de
Contacts Pratic
• Mono-dossier
• Version monoposte
• Recueil d’informations clients / prospects :
coordonnées, société, CA, évaluation (froid,
tiède, chaud)
• Fichiers pistes, contacts, comptes
• Gestion des activités (tâches, événements, e-mails,
appels, courriers et fax)
• Historique complet de tous les échanges
• Création et suivi des opportunités
• Assistant emailing et publipostage
• Modèles de lettres (modifiables) pour les envois
d’emails et de courriers
• Multiples collaborateurs
• Agenda (journaliers, hebdomadaires...), rappel
• Tableau de bord (graphique, synthèse,
indicateurs clés...)
• Import paramétrable de tiers
EBP Paye Classic
• Nombre de bulletins : 240 par an
• Nombre de dossiers : 5
• Version monoposte
• Saisie semi-automatique des formules
• Assistant de création d’un salarié
• Assistant de navigation : Open Guide
• Différents modèles de bulletins de paye
• Nombreux profils proposés : cadre, non cadre,
apprenti, etc.
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) -
régime général et agricole
• Déclaration Sociale Nominative (DSN)***
• Documents administratifs (contrat de travail,
certificat de travail, reçu pour solde de tout
compte, etc.)
• Historisation des paramétrages
• Gestion du CICE(Crédit Impôt Compétitivité
Emploi)
• Congés payés sur les périodes N et N-1
• Explication des calculs de paye
• Définition des taux de cotisations et plafonds
avec date d’application
• Virement des salaires aux formats CFONB ou
SEPA
• Paye inversée
• Gestion des RTT et du DIF
• Export des données au format de votre logiciel
de comptabilité ou à celui de votre ExpertComptable**
EBP Pack Juridique
Pratic
• Assistant en Droit des Sociétés
• Assistant en Droit des Affaires
• Assistant en Droit de l’Auto-Entrepreneur
• Assistant en Droit du Travail
• Assistant en Droit Immobilier
• Assistant en Droits du Particulier
* Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable.
** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
*** Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM), La télétransmission directe de la DSN nécessite une version PRO ou supérieure. Un code d’activation spécifique est nécessaire, consultez EBP
ou votre revendeur habituel.
Paye
www.ebp.com
Réalisez simplement vos bulletins de salaire et effectuez vos déclarations sociales (DADS-U(1), DUCS(1), DPAE , DSN(2))
conformément à la législation. Vous optimisez votre gestion de la paye avec un logiciel alliant performance, fiabilité et conformité
légale. Grâce aux nombreuses fonctionnalités, les tâches quotidiennes de paye vous sont facilitées.
Pour une gestion approfondie de votre paye
Evitez les erreurs et soyez en permanence en
conformité
Evitez les erreurs lors du traitement de la paye. Grâce à ce
logiciel tous vos documents et calculs seront conformes aux
évolutions légales.
Gérez les congés et les absences en toute simplicité
La saisie des congés et des absences s’effectue directement
depuis le bulletin de paye. Tous les types d’absences sont
disponibles (congés payés sur N et N-1, maladie, maternité,
paternité etc.).
Générez sereinement vos déclarations sociales
Effectuez vos déclarations sociales conformément à la
législation en vigueur (DADS-U(1), DUCS EDI(1) URSSAF et
Retraite, DPAE, etc.). Elles se remplissent automatiquement
en fonction des informations saisies dans le logiciel.
Anticipez le passage à la DSN(2), n’attendez pas l’obligation légale
pour la générer.
Suivez avec précision, analysez et maîtrisez la
situation salariale de votre entreprise
Grâce à l’interrogation des données de paye, réalisez des analyses précises pour une parfaite maîtrise de votre masse salariale.
Transférez en quelques clics vos écritures de paye
Vous exportez vos écritures de paye sans aucune ressaisie au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre
expert-comptable(3).
BULLETINS
ANALYSE DE PAYE
PERSONNALISATION
DÉCLARATIONS SOCIALES
Planning
Congés payés
Pro ls
de paye Interrogation des données
Historique salariés
Tableau de bord
Télédéclaration
DSN
DADS-U
Gestion de
la Paye
PRO
2015
(1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM).
(2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM). Pour la DSN, un code d’activation spécifique est nécessaire, consultez EBP ou votre revendeur habituel.
(3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J ’achete mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
Assistance
téléphonique
incluse
conforme
à la norme
4DS
ZOOM sur les fonctions clés
Gérez tous les types d’absences
Congés payés, maladie, maternité, paternité etc. Tous les types d’absences sont pris en compte. Le décompte peut se faire selon différentes
méthodes (jours ouvrés /ouvrables /calendaires /heures réelles). Pour plus de personnalisation, vous pouvez définir de nouveaux types
d’absences.
Saisissez rapidement les congés et les absences
La saisie des congés et des absences s’effectue directement à partir du bulletin de paye, grâce au volet de navigation. Vous pouvez saisir
par anticipation les absences et les congés, ils seront automatiquement décomptés à la date de validité voulue. Sans sortir du bulletin, vous
visualisez rapidement le détail des absences du salarié sur le mois.
Reportez les absences sur les bulletins
Le détail des congés payés légaux, supplémentaires et d’ancienneté pour les périodes N-1 et N est intégré à l’impression des bulletins. De
nombreux états récapitulatifs sont également disponibles, comme l’impression des congés payés par salarié et l’impression des absences.
Privilégiez la simplicité pour la gestion des congés payés
et des absences
Générez sereinement vos déclarations sociales
Réalisez vos déclarations sociales conformes à la législation en vigueur
Effectuez vos déclarations sociales conformément à la législation (DADS-U à la norme 4DS(1), DUCS EDI(1) URSSAF et Retraite, DPAE, etc.).
Toutes vos déclarations se remplissent automatiquement en fonction des informations saisies dans le logiciel.
Anticipez le passage à la DSN
Afin d’être prêt avant la date butoir nous vous conseillons d’anticiper le passage à la DSN(2). Notre logiciel est compatible, ainsi vous pouvez la
générer.
Réalisez tous les documents administratifs
Le logiciel vous accompagne dans vos démarches administratives et sociales en vous permettant d’éditer tous les documents incontournables :
Attestation Maladie - Maternité - Paternité (régime général et agricole),
Attestation Accident du Travail - Maladie Professionnelle (régime général et agricole),
Déclaration d’Accident du Travail,
Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE).
Télétransmettez vos déclarations aux organismes sociaux en un clic
Grâce au service EBP Télédéclaration(3), simplifiez vos démarches administratives en télédéclarant la DSN, la DADS-U, DPAE et la DUCS en EDI.
Le logiciel calcule et remplit automatiquement tous les montants. Un clic suffit pour envoyer votre formulaire aux organismes sociaux.
Anticipez le passage à la DSN(2)
Travaillez avec une solution personnalisable
Créez facilement vos propres profils de paye
Bénéficiez ainsi d’une gestion optimale de la paye, quel que soit votre secteur d’activité. Ce logiciel intègre des profils de paye « type » (Cadre,
Non cadre, Apprenti etc.) intégralement modifiables.
Paramétrez le logiciel selon vos besoins
L’ensemble du paramétrage du logiciel est personnalisable (variables, rubriques, cumuls, listes des champs de la fiche salarié). Vous gérez
ainsi tous les cas, des plus simples aux plus complexes.
Personnalisez vos bulletins de paye
Plusieurs modèles de bulletins de paye, prêts à l’emploi, sont disponibles. Vous pouvez également les personnaliser pour créer vos propres
modèles.
Alliez, une gestion optimale de la paye avec un gain de temps
Interrogez les données de paye pour en faire une parfaite analyse
Vous pouvez interroger une ou plusieurs données de paye, sur une période choisie, pour un ou plusieurs salariés. Vous réalisez ainsi des
analyses salariales précises (rechercher le nombre d’heures travaillées pour tous les salariés par exemple).
Etablissez une véritable gestion administrative
Vous pouvez répertorier tous les documents liés au salarié : lettres, contrats, attestations, déclarations etc. Ils peuvent être consultés, modifiés,
dupliqués, imprimés et envoyés par e-mail.
Anticipez les changements de taux
Toutes les constantes saisies (SMIC, plafond…) sont prises en compte à la date d’application souhaitée. Un bulletin qui nécessite d’être recalculé
à postériori prendra automatiquement en compte le taux en vigueur à la période du bulletin.
Utilisez une solution facile à prendre en main
Profitez d’une ergonomie intuitive
Le logiciel vous assure une prise en main rapide et un confort d’utilisation sans égal. Vous bénéficiez d’une interface de travail conviviale et
intuitive, proche de vos usages quotidiens en informatique.
Repérez-vous facilement dans le logiciel
Pour connaître les tâches à accomplir dans chaque situation de travail, vous disposez d’un assistant de navigation. Vous visualisez ainsi toutes
les étapes à effectuer dans le processus de paye.
Retrouvez facilement les informations
Profitez d’un moteur de recherche puissant pour retrouver rapidement tous types d’informations dans vos listes, que ce soit un salarié, un
bulletin, un document administratif etc.
(1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM).
(2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM). Pour la DSN, un code d’activation spécifique est nécessaire, consultez EBP ou votre revendeur habituel.
(3) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable.
Pour la télétransmission de la DSN, consultez EBP ou votre revendeur habituel.
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers : 5 ou 10 dossiers
• Nombre de bulletins : 240 par an ou illimité
• Version réseau : nous consulter
• Sauvegarde et restauration de données
• Tableau de bord
• Personnalisation des droits utilisateurs (en
version réseau : nous consulter)
• Synchronisation des données avec EBP
Compta
• Version monoposte
• Assistant de navigation : Open Guide
• Assistant de navigation personnalisable
• Aide en ligne
• Mises à jour du paramétrage système
• Paramétrage de favoris dans la barre de
navigation
Gestion des payes
• Planning hebdomadaire et annuel
• Gestion du décalage de paye sur
l’établissement
• Organismes de cotisations
• Définition des régimes et des tranches de
cotisations
• Personnalisation des organismes (ou
institutions)
• Personnalisation de l’organisme collecteur
pour les impressions et les déclarations
• Définition des taux de cotisations et plafonds
avec date d’application
• Définition des tables de calcul à 1 ou 2
dimensions
• Définition des variables salariés
• Définition des rubriques de type : brut,
cotisation, net, commentaire
• Classement par thème des paramètres de paye
• Définition de profils et de sous profils de paye
• Personnalisation des rubriques pour définir
des liaisons avec d’autres rubriques
• Saisie semi-automatique des formules
• Personnalisation des valeurs des champs de
la fiche salarié
• Explication des calculs de paye
• Interrogation des données de paye enrichie
• Paramétrage des tris sur les listes
• Virement des salaires aux formats CFONB
ou SEPA
• Définition et personnalisation des cumuls
• Gestion des effectifs
• Gestion des acomptes et des prêts
• Virement des acomptes
Gestion des salariés
• Assistant de création d’un salarié
• Assistant de mise à jour des salariés
• Nombre de salariés illimité
• Nombreux profils proposés : cadre, apprenti,
etc.
• Sauvegarde des documents administratifs
par salarié/par établissement
• Définition des modèles de documents
administratifs
• Définition d’un planning hebdomadaire par
salarié
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) -
régime général et agricole
• Gestion des contrats de prévoyance et
assurance
• Gestion du CICE (Crédit Impôt Compétitivité
Emploi)
Gestion des bulletins de paye
• Bulletins de reprise
• Bulletin de paye pour un salarié sorti
• Plusieurs bulletins par mois pour un même
salarié
• Personnalisation de la période de paye et de
la date de paiement
• Saisie des variables depuis le bulletin
(salaires, heures)
• Saisies des variables depuis une grille pour
tous les salariés
• Paye inversée
• Régularisation progressive ou annuelle des
bases de cotisations
• Validation individuelle des bulletins ou en
masse lors de la clôture de paye
• Reprise de paye sur les variables et les
cumuls
Gestion des congés/absences
• Calcul automatique des congés payés et
des absences selon différentes méthodes
(ouvrés/ ouvrables/calendaires/heures réelles)
• Définition de nouveaux types d’absences
• Gestion des congés payés légaux,
supplémentaires et ancienneté sur les
périodes N-1 et N
• Saisie des absences et congés payés à partir
du bulletin de paye
• Neutralisation des plafonds et des congés
payés pour un bulletin
• Gestion du DIF et du CPF
• Gestion des RTT
Traitements évolués
• DUCS EDI(1) URSSAF et IRC/IP
• DUCS papier états préparatoires
• Déclaration des données sociales à la norme
4DS(1)
• Attestation Employeur Dématérialisée (AED)
conforme à la norme 4DS(1)
• Attestations de salaire, Maladie/AT
• Télédéclaration de la DADS-U, DPAE et la
DUCS au format EDI(2)
• Déclaration Sociale Nominative (DSN)(3)
• Télétransmission de la DSN(4)
Gestion des exercices
• Gestion des Exercices (social, congés payés
etc.)
• Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité
de l’événement
• Consultation interactive des données sur
tous les exercices
Historisation des données de paye
• Historisation des paramétrages de paye
• Historisation de la fiche salarié
• Consultation de tout l’historique du calcul du
bulletin non validé
• Consultation de l’historique des
changements d’un salarié et de son contrat
de travail
Impressions
• Fiches de paramétrage
• Etat des paiements
• Etat des heures
• Etats des absences par salarié et par type
d’absence
• Etats des variables
• Etats des charges par organisme avec effectif
• Etats des charges salariales / patronales
• Livre et Journal de paye
• Etat des congés payés
• Etat des allègements TEPA et Fillon
• Etat récapitulatif CICE
• Documents administratifs
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
• Différents modèles de bulletins
personnalisables
• Duplicata des bulletins
• Réimpression des bulletins validés
• Fiche individuelle
• Lettre de revenus Imposables
• Registre du personnel
• Liste des entrées / sorties
• Etat récapitulatif de la taxe sur les salaires
• Impression de l’état des provisions de
congés payés
Transferts comptables
• Historique des transferts
• Transfert comptable des salaires et des
paiements
• Transfert comptable des acomptes
• Transfert comptable des écritures de
provisions de congés payés
Exportation
• Export des données au format de votre
logiciel de comptabilité ou à celui de
votre Expert- Comptable : EBP, ITOOL,
CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100,
COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL,
QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC,
APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM,
INFORCE.
(1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou
PREMIUM).
(2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou
PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux
cabinets d’expertise comptable.
(3) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou
PREMIUM). Pour la DSN, un code d’activation spécifique est nécessaire,
consultez EBP ou votre revendeur habituel.
(4) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM)
et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets
d’expertise comptable. Nous consulter
• Fonctions accessibles à partir de la version
Classic
• Fonctions supplémentaires à partir de la
version PRO
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2015
Fonctions Principales
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
328
Auto-Entrepreneur
Pratic
Simplifiez les tâches de gestion quotidiennes de votre entreprise. Rédigez des documents
de ventes professionnels. N’ayez plus peur de créer et d’imprimer des documents avec
des mentions qui sont hors normes. Le logiciel prend en compte les obligations liées à
votre statut (mentions légales et TVA non applicable).
Pour une gestion adaptée à votre statut
2015
www.ebp.com
Prenez rapidement et facilement votre activité en main
La gestion d’une entreprise devient plus simple. Ce logiciel regroupe toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour
gérer vos produits et ventes, avoir un bon suivi client… Le tout de manière très intuitive grâce à un assistant de navigation.
Différenciez-vous de vos concurrents
Rédigez des documents de ventes professionnels et démarquez vous de vos concurrents en personnalisant vos documents
de vente aux couleurs de votre entreprise et avec votre logo.
Facilitez-vous le pilotage de votre activité
Prenez rapidement des décisions grâce à un suivi et à un accès en temps réel aux indicateurs primordiaux de votre
entreprise. Avec ce logiciel, en un coup d’œil vous visualisez les chiffres clés : évolution des recettes/dépenses, devis à
relancer, statistiques de vente.
Générez des documents fiables
Editez en quelques clics le livre achats-recettes en saisissant vos recettes et vos dépenses directement dans le logiciel. Vous
évitez les erreurs car le livre des recettes et le registre des achats intègrent automatiquement les données que vous avez saisies.
Concentrez-vous sur le développement de votre activité en gagnant du temps sur les tâches administratives
Ne perdez plus des heures dans les tâches administratives au dépend de la définition de la stratégie de développement de
votre entreprise. En fonction des informations saisies dans le logiciel, un tableau récapitulatif calcule automatiquement vos
charges fiscales ainsi que le montant du versement libératoire de l’impôt sur le revenu.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achete mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
inclus
EBP Assistant en Droit
de l’Auto-Entrepreneur
INCLUS
Fonctions Services
à la Personne
Assistance
téléphonique
incluse
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Mono-dossier
• Tableau de bord
• Assistant de navigation : Open Guide
• Barre de tâches et de navigation
• Recherche multi-critères
• Aide en ligne
• Gestion des favoris
• Dossier protégé par un mot de passe
Gestion des ventes
• Devis, factures, avoirs, factures d’acompte,
avoirs d’acompte
• Transfert de devis en facture
• Transfert de facture en avoir
• Mentions légales sur les devis et factures en
conformité avec le statut auto-entrepreneur
• Gestion des remises en % ou en montant
• Personnalisation des devis et factures (logo,
coordonnées, mentions légales)
• Envoi par email des documents de vente
Suivi des clients
• Fichiers clients et prospects
• Famille clients
• Historique des articles
• Historique des devis et factures par client
Gestion des articles/produits
• Famille articles
• Code article selon le type : bien ou service
• Libellé de l’article
Dépenses/recettes
• Saisie des dépenses et recettes
• Impression du livre des recettes et du registre
des achats
• Calcul des charges fiscales
• Calcul du versement libératoire de l’impôt sur
le revenu
Statistiques
• Evolution des ventes, du chiffre d’affaires et de
la marge
• Chiffre d’affaires par article, par client et par
famille de clients
Services à la personne
• Fiche intervenant
• Attestation fiscale de services à la personne
• Moyens de paiement CESU et CESUP
EBP Assistant en Droit de
l’Auto-Entrepreneur
• Consultation d’informations juridiques relatives
au statut de l’auto-entrepreneur
Liste des fonctions non exhaustive
Auto-entrepreneur pratic 2015
Profitez d’une navigation intuitive pour une prise en main rapide
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Appuyez-vous sur une solution complète alliant souplesse et puissance ! Le haut de gamme
de la gestion commerciale : achats, ventes, gestion des stocks en multi-dépôts, gestion des
tiers, gestion des gammes de produits, grilles de tarifs personnalisées, statistiques avancées…
Faites le choix d’un logiciel riche en fonctionnalités !
Pour optimiser votre gestion
Gérez plusieurs dépôts de stockage
Les possibilités sont multiples : transfert de dépôt à dépôt pour pallier une rupture de stock, définir plusieurs dépôts (vente
sur Internet, vente par correspondance, magasins...), avoir des statistiques articles détaillées par dépôt…
Gérez vos gammes
Déclinez vos articles selon 3 critères de votre choix (ex : taille, matière, couleur). Vous gérez et constituez ainsi vos différentes
gammes de produits. Puis visualisez votre stock par article ou par gamme d’articles.
Partagez vos données
Travaillez en mode réseau* et profitez de ces nombreux avantages : une information centralisée, des données en temps réel.
Puis, offrez à vos commerciaux la saisie des commandes à distance.
Développez votre entreprise
Gérez votre relation client et mettez en place des opérations commerciales ciblées sur vos clients et vos prospects. Puis
calculez la rentabilité de vos campagnes.
Communiquez facilement
Générez vos données en comptabilité sans aucune ressaisie et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité ou
à celui de votre Expert-Comptable**.
*Nous consulter
**EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
www.ebp.com
PRO v19
2015
Gestion Commerciale
Multi-Dépôts
ZOOM sur les fonctions clés
La gestion des ventes
La gestion des ventes est un élément stratégique dans votre activité commerciale. C’est pourquoi, EBP
vous accompagne dans la réalisation de vos documents de vente, de la rédaction d’un devis à l’impression
d’une facture.
Le circuit des pièces de vente
Gagnez du temps au quotidien dans la réalisation de vos
documents de vente. Evitez les ressaisies inutiles et transférez
automatiquement vos devis en commandes puis en bons de
livraison ou en factures sans aucune ressaisie.
La rédaction d’un document de vente
Rédigez facilement vos pièces de vente et adaptez vos factures
aux spécificités de votre activité.
L’impression d’un document de vente
Présentez à vos clients des documents professionnels à l’aide
de nombreux modèles prêts à l’emploi. Puis d’un simple clic,
envoyez-les par e-mail.
La gestion des gammes de produits
Adaptez le logiciel aux spécificités de votre activité. Déclinez vos articles selon 3 critères personnalisables
et constituez ainsi vos différentes gammes de produits : taille/couleur/matière, ou encore appellation/
domaine/millésime.
La déclinaison sur 3 critères
Personnalisez vos gammes de produits selon les critères de votre choix.
Vous travaillez dans le secteur du textile ? Déclinez toutes les tailles,
couleurs et matières de vos articles.
L’article de référence
Créez votre article de référence « robe d’été ». D’un simple clic, rattachez
à cette référence la combinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe
d’été» est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel créera
automatiquement tous ces articles.
Une gestion des stocks simplifiée
Rupture de stock ? Etablissez très rapidement votre bon de commande
fournisseur. Une fois les articles réceptionnés, imprimez autant d’étiquettes
codes-barres que d’articles réceptionnés.
Le suivi des collections
Un document intitulé « synthèse des achats/ventes par collection » vous permet d’analyser les écarts entre les achats et les ventes d’une
Personnalisez vos pièces de vente aux couleurs
de votre entreprise (logo, images...)
Consultez en un clin d’œil le stock,
le chiffre d’affaires, ou encore les tarifs des gammes de produits.
La gestion des tarifs et promotions
Personnalisez vos tarifs en fonction de vos articles et de vos clients. Pour cela, le logiciel met à votre disposition
4 outils pour vous permettre de déterminer le prix de vos articles selon plusieurs critères.
Les 5 tarifs
Adaptez, par exemple, vos tarifs à la répartition de votre clientèle : particulier, grossiste, revendeur. En saisissant un prix d’achat et un
coefficient, le logiciel vous calcule automatiquement le prix de vente et le montant de la marge.
Les grilles de remises
Définissez vos grilles de remises en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires généré. Affectez ensuite vos grilles de
remises à vos clients ou vos articles.
Les grilles de tarifs par client
Réalisez vos grilles de tarifs à partir d’une liste d’articles ou d’une famille d’articles. Puis attribuez telle ou telle grille à vos différents clients.
Les soldes et promotions
Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des événements.
Mettez en place des opérations ciblées et déterminez une date de début et une date de
fin d’opération.
Gérez jusqu’à 5 tarifs différents
La gestion des stocks en multi-dépôts
Optez pour une plus grande productivité ! Le logiciel vous permet de gérer plusieurs dépôts de stockage.
Il peut s’agir de dépôts classiques (entrepôt, magasin...) ou de dépôts spécifiques (salon, vente par
correspondance, Internet…).
Les documents pour gérer les stocks en multi-dépôts
Pour les achats : lors de la réception d’une commande, dispatchez les articles dans les dépôts de votre choix.
Pour les ventes : saisissez votre facture et choisissez le dépôt qui s’appliquera à l’ensemble de votre facture.
Les bons de transfert inter-dépôts
Afin d’optimiser la gestion de plusieurs stocks, le logiciel identifie automatiquement les
ruptures de stock sur tel ou tel article et propose des solutions de transfert : choix du
ou des dépôts où l’article est disponible. Puis le logiciel édite automatiquement le bon
de transfert inter-dépôts.
Vous pouvez également gérer les cas particuliers en transférant des articles
manuellement d’un dépôt à un autre, en vue par exemple d’une importante commande.
L’inventaire
Réalisez votre inventaire sur chaque dépôt ou sur tous les dépôts. A la validation du
document, les stocks sont automatiquement mis à jour.
Les statistiques
Consultez pour un article donné, le stock contenu dans chaque dépôt ou pour tous les
dépôts. Puis éditez les états correspondants : état de stock, mouvement de stock, état
de réapprovisionnement.
Visualisez en un clin d’œil le stock
disponible pour chaque dépôt ou en totalité
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Août 2014
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits(1)
• Espace disque libre : 2 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Volet de navigation
• Affichage d’un tableau de bord à l’ouverture du
dossier
• Personnalisation des listes (rajout ou
suppression de champs), de tous les modèles
d’impression
• Sauvegarde et restauration des données
• Gestion des utilisateurs avec définition des droits
• Version réseau : nous consulter
Gestion des fichiers
• Multi-dossiers : nombre illimité
• Gestion multi-devises
• Fichier clients : nombre illimité de contacts,
coordonnées bancaires, gestion du type de
clients, (National, UE, International, Exonération
de taxe), paramétrage d’une échéance
• Champ date d’anniversaire
• Gestion des prospects
• Adresses de livraison et de facturation illimitées
• Appel des clients, fournisseurs et commerciaux
grâce au numéroteur téléphonique
• Fichier fournisseurs : multi-adresses, gestion
du type de fournisseurs (National, UE,
International)…
• Import des tarifs fournisseurs
• Fichier commercial : formule de calcul des
commissions des commerciaux (sur quantité,
CA, marge, CA encaissé…)
• Fiche commerciaux/vendeurs : copie des
formules de commissions
• Fichier article : gestion des frais d’approche, 5
tarifs, insertion d’une image…
• Gestion d’un tarif par client et par article avec
grille de remise
• Edition des codes-barres d’articles
• Gestion des soldes et promotions
• Gestion des frais de port par palier, en valeur ou
en pourcentage
• Gestion des frais de port par poids
• Gestion de champs personnalisés
Gestion des ventes
et des achats
• Devis, commandes, bons de livraison, bons de
réception, factures
• Gestion des devis (durée de validité, états
d’avancement)
• Gestion de la DEEE (Déchets d’Equipements
Electriques et Electroniques)
• Gestion des familles d’articles
• Gestion des sous-familles d’articles
• Recherche sur les lignes de pièces : numéro de
série, code article...
• Formule de calcul sur les lignes de pièces
• Gestion des articles liés
• Saisie déportée des documents de vente (devis,
commandes, bons de livraison, factures)
• Facturation HT ou TTC
• Message d’avertissement si vente à perte et sur
les articles en rupture de stock au moment de
la facturation
• Génération d’une commande fournisseur à partir
d’une pièce de vente
• Gestion des remises articles ou clients avec
choix de la priorité
• Envoi par e-mail aux formats PDF, JPEG, TIFF,
RTF, EXCEL®
• Livraison/réception globale ou partielle des
commandes clients ou fournisseurs avec gestion
des reliquats
• Gestion des relances commandes fournisseurs
avec possibilité d’appliquer une nouvelle date de
réception prévue
• Transfert des ventes, achats, règlements
clients, règlements fournisseurs et ventilations
analytiques vers EBP Compta Classic v19 2015
avec gestion de la TVA sur les débits ou sur les
encaissements
• Réapprovisionnement automatique
• Consultation des écritures comptables en temps
réel depuis la fiche tiers
• Historique de toutes les pièces d’un client,
accessible depuis la fiche tiers
• Edition des journaux de ventes et d’achats
• Edition du portefeuille des commandes
fournisseurs
• Recherche des articles par référence fournisseur
dans les pièces d’achat et les pièces de vente
• Multi-facturation périodique
• Facturation au temps
• Contremarque : détection de commandes clients
à livrer suite à la réception de commandes
fournisseurs
• Déclaration d’Echanges de Biens : nouvelles
normes en vigueur
• Génération de fichiers de virements et
prélèvements au format SEPA
Gestion des stocks
• Bons de sorties, bons d’entrées
• Fabrication des articles composés
• Valorisation du stock au PMP ou dernier prix
de revient
• Impressions des mouvements de stock,
état de stock, disponibilité des articles,
réapprovisionnement
• Impression d’étiquettes articles à partir des bons
d’entrées
• Saisie de l’inventaire complet
• Inventaire tournant : sélection d’une liste
d’articles à inventorier
• Impression de la rotation du stock
• Gestion des stocks en multi-dépôts
• Transfert de dépôt à dépôt
• Génération automatique de bon de transfert lors
de rupture de stock
• Paramétrage d’un stock alerte et d’un stock
minimum par dépôt
• Attribuer par défaut un dépôt à un utilisateur
• Statistiques articles détaillées par dépôt ou pour
tous les dépôts
• Gestion des tailles/couleurs
• Gestion des articles en 3 critères
• Définition libre du libellé de chaque critère
• Visualisation du stock par article ou par gamme
d’articles
Suivi des tiers
• Solvabilité clients avec société.com*
• Localisation clients et calcul d’itinéraire avec
Bing Maps, Google Maps, Mappy et Yahoo !
local maps*
• Envoi de SMS via les partenaires* Eco.sms, SMS
Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
• Gestion des modes de règlements de type LCR,
prélèvements, virements, traites...
• EasyView : l’agenda dynamique, synchronisation
des données avec l’agenda Outlook
• Gestion de la Relation Client
• Gestion des échéances : multi-échéances
• Génération automatique des règlements
• Impression de l’échéancier clients et fournisseurs
avec filtre sur les modes de règlements
• Saisie des règlements : clients et fournisseurs
• Relance Clients personnalisée
• Remise en banque avec édition du bordereau :
multi-banques
• Colorisation des listes (clients, articles, familles
d’articles, fournisseurs, commerciaux) selon le
filtre sélectionné
• Nombreuses éditions : étiquettes clients,
relevés de factures, relances, portefeuille des
commandes clients, billets à ordre, lettreschèques…
• Edition des factures périodiques à venir avec le
CA correspondant
• Fichiers clients : champ facturation périodique
• Gestion des écarts de règlements
Import-Export
• Génération de fichiers PDF avec envoi par e-mail
depuis toutes les éditions et exportations aux
formats EXCEL®, JPEG, TIFF , HTML, RTF
• Génération comptable des factures clients
et fournisseurs, des règlements clients et
fournisseurs au format texte**
• Import/Export paramétrables des fichiers
articles, famille d’articles, clients, fournisseurs
et contacts
• Liaison avec les sites e-commerce* Oxatis,
Prestashop, ePages... : envoi des articles vers le
site, récupération automatique des commandes
en ligne
Statistiques
• Consultation des statistiques depuis la fiche tiers
et la fiche article
• Consultation de l’historique des commandes
clients et fournisseurs d’un article
• Statistiques globales illustrées par un graphique
(tableau de bord) avec regroupement de
plusieurs dossiers
Accès à distance - EBP Reports
On Line ***
• Un service pour publier, partager et consulter
à distance vos données depuis le site web
ou l’application mobile EBP Reports On Line
disponible sous iOS, Windows® 8 et Android).
*Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM.
**EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
***Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable
séparément. Pour plus de détails, nous consulter.
gestion commerciale pro v19 Multi-dépôts
Immobilisations
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Gérez efficacement vos immobilisations conformément à la réglementation CRC 2002-
10 méthode simplifiée. Etablissez rapidement vos plans d’amortissement, contrôlez vos
acquisitions en crédit-bail, vos locations et vos emprunts et suivez très précisément la
situation actuelle de vos immobilisations. Analysez également leur répartition grâce à la
fonction analytique.
Pour une gestion approfondie de vos immobilisations
Profitez d’une interface de travail proche de vos outils bureautiques
Naviguez intuitivement dans le logiciel grâce à son environnement, proche de vos usages quotidiens (Excel®, Outlook®).
Disposez ainsi d’une prise en main rapide.
Maîtrisez vos amortissements en définissant le mode de calcul
Choisissez le mode de calcul qui vous convient : économique ou fiscal. Et obtenez rapidement le plan d’amortissement
détaillé de vos immobilisations
Gérez l’analytique sur vos immobilisations
Exploitez les plans analytiques saisis dans EBP Compta PRO et effectuez les ventilations analytiques de vos immobilisations
directement dans votre logiciel EBP Immobilisations PRO.
Identifiez les immobilisations à renouveler ou à arrêter
Editez vos statistiques annuelles détaillées par plan et poste analytique, par compte, par lieu ou par famille. Obtenez ainsi, les
informations nécessaires à l’analyse et à la prise de décision quant au renouvellement de vos immobilisations.
Transférez vos données en quelques clics
Echangez vos fichiers avec votre Expert-Comptable* pour la révision de vos comptes. Transférez automatiquement vos
écritures comptables de dotations et d’acquisitions vers EBP Compta.
PRO
2015
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE
Immobilisations pro 2015
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
335
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Nombre de sociétés : 5 ou 10
• Aide en ligne
• Barre de tâche
• Barre de navigation
• Version réseau : nous consulter
• Gestion des favoris
• Recherche multi-critères
Gestion des immobilisations
• Paramétrage des comptes comptables des
fiches d’immobilisations
• Plan d’amortissement calculé sur 360 ou 365 jours
• Plan d’amortissement périodique (mensuel,
trimestriel, semestriel)
• Localisation, fournisseur
• Notion de famille (héritage des paramètres de
la famille)
• Proratisation de la 1ère annuité selon la date de
mise en service du bien
• Consultation du plan d’amortissement
• Mode d’amortissement linéaire, dégressif et non
amortissable
• Gestion comptable et fiscale
• Simulation d’achat d’une immobilisation
• Recherche d’une immobilisation à partir du
numéro, de son libellé
• Gestion des cessions d’immobilisations, de la
mise au rebut
• Gestion des éclatements (fractionnement
d’immobilisations en plusieurs immobilisations)
• Gestion des mutations, composants, dépréciations
• Gestion de la valeur de revente dans les calculs
d’amortissements (avec ou sans dérogatoire)
• Suivi des interventions
• Gestion du crédit-bail
• Gestion des locations
• Gestion des emprunts
• Gestion de l’analytique
Génération des écritures
• Génération des écritures de dotation annuelle,
choix de la période
• Génération des écritures d’achat
• Génération des écritures de cession
• Génération des écritures liées aux contrats
(crédit-bail, location, emprunts)
Editions
• Liste des immobilisations, dotations et
dépréciations
• Statistiques annuelles par comptes, familles et lieu
• Fiche des immobilisations
• Liste des mutations
• Plan d’amortissement économique et fiscal
• Etat des amortissements dérogatoires
• Suivi des dotations mensuelles à une date
d’arrêté
• Liste des éclatements
• Liste des écritures à générer
• Inventaire
• Plus ou moins values
• TVA à reverser
• Liste des véhicules
• Cumul des dotations par compte et par exercice
• Statistiques annuelles par poste analytique
• Suivi des amortissements non-déductibles
• Etat de synthèse des immobilisations
• Etat de synthèse des amortissements
Editions des états préparatoires
• Cerfa 2054 : récapitulatif des mouvements des
immobilisations au cours de l’exercice
• Cerfa 2055 : situations et mouvements des
dotations de l’exercice et ventilation des
amortissements dérogatoires
Importation-Exportation
• Exportation des éditions au format PDF, Excel, txt
• Import paramétrable
• Transfert comptable des écritures
d’amortissements vers EBP Compta
• Export des écritures au format du logiciel de
cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco
et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX
(Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI,
AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE
• Fonctions accessibles à partir de la
version Classic
• Fonctions supplémentaires en version
PRO
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Visualisez votre plan d’amortissement en toute simplicité
Devis & Facturation
Classic
Ce logiciel est idéal pour informatiser votre gestion. Outre les fonctions essentielles vous
permettant de rédiger vos documents de vente, vous maîtrisez l’ensemble de votre activité :
de la saisie des règlements clients au transfert en comptabilité jusqu’à l’édition de
statistiques.
Pour gérer votre activité commerciale
2015
www.ebp.com
Bénéficiez d’un outil facile à prendre en main
Profitez d’une navigation intuitive et d’une interface proche de vos outils quotidiens.
Gagnez en efficacité en créant vos bases clients et articles et évitez ainsi les ressaisies lors de la rédaction de vos documents.
Quand un devis est accepté, transférez-le directement en facture.
Réalisez des documents de vente professionnels
Créez des devis et factures soignés en utilisant l’un de nos 200 modèles pré-paramétrés ou personnalisez-les en ajoutant
votre logo, des couleurs... véhiculez ainsi une image professionnelle de votre entreprise.
Evitez les impayés
Vous êtes informé des factures qui arrivent à échéance. Vous pouvez ainsi relancer vos clients en retard de paiement en
envoyant automatiquement des lettres de rappel. Le message s’adapte à la relance effectuée (relance 1, relance 2...).
Accédez aux indicateurs clés de votre activité
Visualisez les devis en cours, à relancer et les factures non réglées. Editez des statistiques sur vos ventes et votre CA. Vous
pouvez ainsi prendre les décisions adéquates et mettre en place les actions qui s’imposent.
Transférez en quelques clics vos données en comptabilité
Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous
pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*.
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
INCLUS
FONCTIONS
SERVICES
A LA PERSONNE
Assistance
téléphonique
incluse
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Nombre de dossiers : 5
• Tableau de bord
• Assistant de navigation personnalisable (Open
Guide)
• Barre de tâches et de navigation
• Gestion des favoris
• Recherche multicritères
• Aide en ligne
• Dossier protégé par un mot de passe
• Sauvegarde multi-supports et restauration de
données
• Sauvegarde automatique à la fermeture du
dossier
Clients
• Fichiers clients et prospects
• Contacts illimités
• Famille clients
• Echéancier clients
• Historique des documents de vente par client
• Historique des articles, des devis et factures
par client
• Mise en sommeil des clients
• Multi-adresses de facturation et de livraison
• Solvabilité, localisation clients et calcul
d’itinéraire avec société.com, mappy, yahoo
France, Bing(1)
• Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
Articles
• Famille articles
• Article de type bien ou service
• Libellé et description de l’article
• Mise en sommeil des articles
• Etiquettes avec code-barres
• Image associée à l’article
• Gestion de la DEEE (Déchets d’Equipements
Electriques et Electroniques)
• Historique des éco-contributions (Ecotaxe)
• Indicateurs : prix de revient, taux de marge, taux
de marque, prix de vente HT, taux de TVA, prix
de vente TTC
• Fiches frais de port
Services à la personne
• Fiche intervenant
• Modèles d’attestations de services à la personne
• Moyens de paiement CESU et CESUP
Ventes
• Devis, factures, avoirs, factures d’acompte,
avoirs d’acompte
• Etat d’avancement des devis
• Envoi par email des documents de vente
• Transfert de devis en facture
• Transfert de facture en avoir
• Gestion de la TVA
• Frais de port HT
• Facturation d’articles non référencés dans la
base article
• Personnalisation des devis et factures (logo,
coordonnées, mentions légales)
• Assistant de paramétrage des documents
• Saisie des règlements (complets ou partiels)
• Multi-échéances, pointage entre échéances
• Gestion des écarts de règlements
• Préparation à la remise en banque
• Gestion des lettres de relance
Statistiques
• Evolution du chiffre d’affaires et de la marge par
client et du volume des ventes par article
• Palmarès du chiffre d’affaires et de la marge par
client et du volume des ventes par article
Import/Export
• Imports paramétrables des fichiers articles,
clients, familles clients, familles articles, contacts
et barèmes des éco-contributions
• Export art L215-3 (du code de la consommation)
• Export schéma de la base
• Transfert des règlements et factures vers EBP
Compta
• Génération comptable des règlements clients
et des factures au format du logiciel du cabinet
comptable(2)
Accès à distance - EBP Reports
On Line(3)
• Un service pour publier, partager et consulter
à distance vos données depuis le site web
ou l’application mobile EBP Reports On Line
(disponible sous iOS, Windows® 8 et Android).
Liste des fonctions non exhaustive
(1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM
(2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner
et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC,APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE
(3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable
séparément. Pour plus de détails, nous consulter.
DEVIS & Facturation CLASSIC 2015
Rédigez des devis et factures professionnelles en quelques clics
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Paye Agricole
www.ebp.com
Réalisez simplement des bulletins de paye spécifiques au secteur agricole et effectuez vos déclarations (DADS-U, DUCS,
DPAE, MSA) conformément à la législation. Doté de la technologie Open LineTM, EBP Paye Agricole vous offre un confort
d’utilisation sans égal grâce à son interface conviviale et intuitive.
Pour une gestion approfondie de votre paye
Démarrez rapidement
Travaillez avec un logiciel ergonomique et facile à prendre en
main. La technologie Open Line™ vous assure une prise en
main rapide et un confort d’utilisation sans égal.
Adaptez vos bulletins de paye
Travaillez à partir d’un plan de paye pré-paramétré adapté au
secteur agricole.
Déclarez simplement
Générez vos déclarations sociales conformément à la
législation en vigueur (DADS-U à la norme 4DS(1), déclaration
trimestrielle MSA(1), DUCS(1) URSSAF et Retraite au format
COPLAT, DPAE spécifique agricole, etc.).
Anticipez le passage à la DSN, n’attendez pas la date butoir
pour la générer(1).
Gérez les congés et les absences
Gérez tous les types d’absences (congés payés sur N et N-1,
maladie, maternité, paternité etc.). Vous pouvez également
définir vos propres types d’absences.
Communiquez facilement
Remplacer tout le paragraphe par Exportez vos écritures de paye au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de
votre Expert-Comptable(2).
BULLETINS
ANALYSE DE PAYE
PERSONNALISATION
DÉCLARATIONS SOCIALES
Planning
Congés payés
Pro ls
de paye Interrogation des données
Historique salariés
Tableau de bord
Télédéclaration
DSN
DADS-U
et DUCS
Gestion de
la Paye
PRO
2015
(1) Nécessite la souscription à à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM. Pour la DSN, un code d’activation spécifique est nécessaire, consultez EBP ou votre revendeur habituel.
(2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGELIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
conforme
à la norme
4DS
30 jours d’Assistance
téléphonique
Inclus
paye agricole pro 2015
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Février 2015
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers : 10 dossiers
• Nombre de bulletins : illimité
• Version réseau : nous consulter
• Sauvegarde et restauration de données
• Tableau de bord
• Personnalisation des droits utilisateurs (en
version réseau)
• Synchronisation des données avec EBP Compta
• Version monoposte
• Assistant de navigation : Open Guide
• Aide en ligne
• Mises à jour du paramétrage système
• Paramétrage de favoris dans la barre de
navigation
Gestion des payes
• Planning hebdomadaire
• Plan de paye spécifique agricole
• Gestion du décalage de paye sur l’établissement
• Définition des régimes et des tranches de
cotisations
• Définition des taux de cotisations et plafonds
avec date d’application
• Définition des tables de calcul à 1 ou 2
dimensions
• Définition des variables salariés
• Définition des rubriques de type : brut,
cotisation, net, commentaire
• Définition de profils et de sous profils de paye
• Saisie semi-automatique des formules
• Explication des calculs de paye
• Interrogation des données de paye enrichie
• Paramétrage des tris sur les listes
• Virement des salaires aux formats CFONB ou
SEPA
• Définition et personnalisation des cumuls
• Gestion des effectifs
• Gestion des acomptes et des prêts
• Virement des acomptes
Gestion des salariés
• Assistant de création d’un salarié
• Assistant de mise à jour des salariés
• Nombre de salariés illimité
• Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, etc.
• Profils de paye agricole
• Sauvegarde des documents administratifs par
salarié/par établissement
• Définition des modèles de documents
administratifs
• Définition d’un planning hebdomadaire par
salarié
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) -
régime général et agricole
• Gestion des contrats de prévoyance et
assurance
• Gestion du CICE (Crédit Impôt Compétitivité
Emploi)
Gestion des bulletins de paye
• Bulletins de reprise
• Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié
• Personnalisation de la période de paye et de la
date de paiement
• Paye inversée
• Validation individuelle des bulletins ou en masse
lors de la clôture de paye
Gestion des congés/absences
• Calcul automatique des congés payés et
des absences selon différentes méthodes
(ouvrés /ouvrables /calendaires /heures réelles)
• Définition de nouveaux types d’absences
• Gestion des congés payés légaux,
supplémentaires et ancienneté sur les périodes
N-1 et N
• Saisie des absences et congés payés à partir du
bulletin de paye
Traitements évolués
• DUCS ED(1) URSSAF et IRC/IP
• DUCS papier états préparatoires
• DADS-U à la norme 4DS(1)
• Déclaration de salaires MSA(1)
• Attestation Employeur Dématérialisée - AED(1)
• Attestations de salaire, Maladie / AT
• Déclaration Sociale Nominative (DSN)(1)
• Télétransmission de la DSN(2)
• Télédéclaration de la DADS-U, DPAE et la DUCS
au format EDI(2)
Historisation des données de paye
• Historisation des paramétrages de paye
• Historisation de la fiche salarié
• Consultation de tout l’historique du calcul du
bulletin non validé
• Consultation de tout l’historique des changements
d’un salarié et de son contrat de travail
Impressions
• Fiches de paramétrage
• Etat des paiements
• Livre et Journal de paye
• Etat des congés payés
• Etat des allègements TEPA et Fillon
• Etat récapitulatif CICE
• Documents administratifs
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
• Différents modèles de bulletins personnalisables
• Duplicata des bulletins
• Réimpression des bulletins validés
• Fiche individuelle
• Lettre de revenus Imposables
• Registre du personnel
• Liste des entrées / sorties
• Etat récapitulatif de la taxe sur les salaires
Transferts comptables
• Historique des transferts
• Transfert comptable des salaires et des
paiements
Exportation
• Export des données au format de votre logiciel
de comptabilité ou à celui de votre ExpertComptable(3)
(1) Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM. Pour
la DSN, un code d’activation spécifique est nécessaire, consultez EBP ou votre
revendeur habituel.
(2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et
au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise
comptable. Pour la télétransmission de la DSN, consultez EBP ou votre revendeur
habituel.
(3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner
et AS400), CIEL,QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE
La déclaration
trimestrielle MSA
Déclarez simplement et rapidement les rémunérations perçues par
vos salariés, en réalisant la déclaration trimestrielle de salaires(1) à
destination de la MSA (Mutuelle Sociale Agricole).
Un maximum de fiabilité
Les données nécessaires à la constitution du fichier sont
directement extraites de vos bulletins de paye. Un éditeur vous
permet de contrôler les données transmises et garantit ainsi la
fiabilité des informations envoyées à l’organisme.
Une solution efficace
Ce système de déclaration est rapide et est pris en compte dès
son arrivée à la caisse.
Le fichier MSA est généré automatiquement.
Toutes les données des salariés sont intégrées.
Mon association
Privilégiez vos adhérents aux tâches quotidiennes. Quelque soit votre domaine d’activité
(sport, culture, loisir, social…), arrêtez de perdre du temps dans la gestion des tâches
administratives. Concentrez-vous sur l’organisation des activités et sur le suivi de votre
trésorerie. Ainsi, grâce à ce logiciel, vous gérez facilement votre association.
Pour optimiser la gestion de votre association
2015
www.ebp.com
Enrichissez et organisez votre base de données « adhérent »
Possédez une base de données complète avec toutes les informations dont vous avez besoin sur vos adhérents. Grâce au
logiciel, pour chaque adhérent, créez une fiche centralisant ses données personnelles : coordonnées, cotisation, participation
aux activités, règlements…
Différenciez-vous des autres associations
Personnalisez facilement tous vos documents. Le logiciel vous permet d’imprimer des cartes d’adhésion avec votre logo et
aux couleurs de votre association.
Gérez avec précision votre trésorerie
Suivez et maîtrisez parfaitement votre budget en saisissant toutes les dépenses et recettes de votre association. Si vous travaillez
avec un Expert-Comptable, vous pouvez lui envoyer automatiquement vos écritures comptables sans aucune ressaisie.
Préparez efficacement vos évènements
Gagnez du temps dans la préparation de vos évènements. Grâce aux fiches détaillées (lieu, partenaire, tarif, descriptif…),
préparez vos évènements et suivez leur déroulement directement dans un planning. La gestion des inscriptions devient facile
car au fur et à mesure des inscriptions vous visualisez les places disponibles, vendues ou en réservation.
Optimisez les tâches de gestion et le pilotage de votre association
Visualisez instantanément les informations clés de votre association comme l’évolution de vos recettes et dépenses sur les
12 derniers mois, le solde des postes de trésorerie ou encore la répartition de vos dépenses pour l’exercice.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J ’achete mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
30 jours
d’Assistance
téléphonique
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Multi-dossiers
• Nombre illimité d’adhérents
• Tableau de bord avec alertes
• Guide d’infos pratiques et juridiques
• 40 modèles types de documents (statuts,
règlement intérieur, demande de subvention…)
Gestion du dossier
• Coordonnées complètes de l’association
• Insertion du logo de l’association
• Coordonnées bancaires, RIB et contrôle de la
clé RIB
Adhérents
• Solde de chaque adhérent
• Gestion des adhérents en sommeil
• Impression des cartes d’adhésion
• Gestion des arriérés
Cotisations/Activités/Matériel
• Suivi des règlements, des cotisations, des
activités et des arriérés
• Fiche détaillée pour chaque activité
• Gestion des places disponibles, vendues et des
surréservations
• Réservations et prêts de matériel
Règlements
• Suivi des règlements des cotisations, des
arriérés et des activités
• Gestion des remboursements
• Gestion détaillée des règlements
Trésorerie
• Gestion des recettes /dépenses
• Génération des écritures comptables à partir des
recettes /dépenses
• Plan comptable Associations Loi 1901
Reçu fiscal
• Reçus fiscaux Cerfa 11580*02 et 11580*03
Impressions
• Fichiers adhérents, cotisations et activités
• Edition de remises en banque
• Création de courriers personnalisés
• Publipostage e-mail et courrier
Import / Export
• Export des écritures comptables au format de
nombreux logiciels*
Liste des fonctions non exhaustive
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
MON ASSOCIATION 2015
Créez vos fiches « adhérent » en quelques clics !
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Gestion Commerciale
Classic
Profitez d’un logiciel intuitif pour maîtriser l’intégralité de votre chaîne commerciale : rédigez
vos devis et factures, suivez vos règlements clients et optimisez votre gestion de stocks.
Facilitez ainsi votre gestion d’entreprise pour vous consacrer davantage à votre cœur de
métier.
Pour gérer votre activité commerciale
Assistance
téléphonique
incluse
2015
www.ebp.com
Gérez vos ventes, achats et stocks
Réalisez toutes vos pièces de ventes et d’achats les unes à la suite des autres : devis, commande, bon de livraison,
facture, demande de prix, bon de réception... Suivez également vos états de stocks, du simple réapprovisionnement jusqu’à
l’inventaire.
Pilotez vos forces de ventes
Vous souhaitez gérer simplement le commissionnement de vos commerciaux ? Lorsqu’un de vos vendeurs réalise une vente,
le logiciel calcule automatiquement la commission associée en fonction du barème que vous avez préalablement défini.
Suivez précisément votre trésorerie
Vous êtes informé des factures qui arrivent à échéance. Vous pouvez ainsi relancer vos clients en retard de paiement en
envoyant automatiquement des lettres de rappel. Le message s’adapte à la relance effectuée (relance 1, relance 2...). Évitez
ainsi les impayés.
Visualisez l’évolution de votre activité
Avec le tableau de bord, vos indicateurs clés sont toujours disponibles et réactualisés en temps réel : suivez les devis
en cours, à relancer et les factures non réglées, éditez des statistiques complètes. Vous disposez alors de toutes les
informations nécessaires pour prendre les bonnes décisions.
Transférez en quelques clics vos données en comptabilité
Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous
pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*.
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC,APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
Suivez quotidiennement votre activité grâce au tableau de bord détaillé.
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits(1)
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Nombre de dossiers : 5
• Tableau de bord
• Barre de tâches et de navigation
• Gestion des favoris
• Recherche multicritères
• Aide en ligne
• Sauvegarde multi-supports et restauration de
données
Clients
• Fichiers clients, prospects, fournisseurs
• Contacts illimités
• Familles clients, prospects, fournisseurs
• Sous familles clients et fournisseurs
• Tarifs et promotions
• Echéancier clients
• Historique des articles et des documents par
client
• Mise en sommeil des clients
• Solvabilité, localisation clients et calcul
d’itinéraire avec société.com, mappy, yahoo
France, Bing(1)
• Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
Articles
• Famille articles
• Article de type bien ou service
• Mise en sommeil des articles
• Etiquettes avec code-barres
• Gestion de la DEEE
• Historique des éco-contributions (Ecotaxe)
• Gestion des articles de remplacement
• Indicateurs : prix de revient, taux de marge, prix
de vente HT, taux de TVA, prix de vente TTC
• Fiches frais de port
Services à la personne
• Fiche intervenant
• Modèles d’attestations de services à la personne
• Moyens de paiement CESU et CESUP
Ventes
• Devis, commandes, bons de livraison, bons de
retour, factures, avoirs…
• Gestion des frais de port
• Livraison totale ou partielle
• Envoi par email des documents de vente
• Transfert automatique de documents
• Assistant de paramétrage des documents
• EBP Report Designer : 400 modèles d’impression
• Saisie des règlements (complets ou partiels)
• Multi-échéances, pointage entre échéances
• Gestion des écarts de règlements
• Préparation à la remise en banque
• Gestion des lettres de relance
Achats
• Demandes de prix, bons de réception,
commandes, factures et avoirs fournisseurs
• Transfert automatique de documents
• Etat sur les demandes de prix
• Gestion des bons de retour et avoirs partiels
• Réception totale ou partielle
Stocks
• Bons d’entrée, bons de sortie
• Visualisation des mouvements de stocks
• Valorisation du stock au PUMP
• Saisie des inventaires
• Justification des écarts de stock
Gestion des commerciaux
• Fichier et famille commerciaux
• Barème de commissionnement
Statistiques
• Statistiques sur les clients, articles, fournisseurs,
documents sous forme de tableaux ou graphiques
Import/Export
• Imports paramétrables des fichiers articles,
clients, familles clients, familles articles, contacts
et barèmes des éco-contributions
• Transfert des règlements et factures vers EBP
Compta
• Génération comptable des règlements clients
et des factures au format du logiciel du cabinet
comptable(2)
• Liaison avec les sites e-commerce(1) Oxatis,
Prestashop, ePages... : envoi des articles vers le
site, récupération automatique des commandes
en ligne
Accès à distance - EBP Reports
On Line(3)
• Un service pour publier, partager et consulter
à distance vos données depuis le site web
ou l’application mobile EBP Reports On Line
(disponible sous iOS, Windows® 8 et Android).
Liste des fonctions non exhaustive
(1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM
(2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner
et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC,APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE
(3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable
séparément. Pour plus de détails, nous consulter.
Gestion Commerciale CLASSIC 2015
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Bâtiment
Quelque soit votre corps d’état, ce logiciel est l’outil idéal pour gérer l’intégralité de votre
activité, tout en prenant en compte les spécificités du bâtiment.
Vous rédigez des documents de vente professionnels, vous réalisez des factures
d’avancement et contrôlez la rentabilité de vos chantiers.
Pour gérer votre entreprise du bâtiment
2015
www.ebp.com
Chiffrez vos prestations au plus juste
Calculez vos prix de vente selon vos déboursés, frais d’approche, marges… Importez dans le logiciel les bibliothèques
d’ouvrages* Batiprix ou Annuel des Prix ainsi que les tarifs de plus de 20 fournisseurs* (Cédéo, Rexel…). Vous disposez ainsi
d’une bibliothèque d’éléments complète pour éviter les ressaisies lors de la rédaction de vos documents de vente.
Réalisez des documents de vente structurés
Organisez vos devis en insérant des tranches de travaux, images, sous-totaux... le tout aux couleurs de votre entreprise.
Véhiculez ainsi une image professionnelle !
Facturez vos clients en fonction de l’avancement des travaux
Lorsque les travaux s’étalent sur une longue période, facturez à vos clients une partie des prestations effectuées. Lissez
votre trésorerie dans le temps !
Accédez aux indicateurs clés de votre activité
Le tableau de bord présent dans le logiciel vous indique les devis en cours, à relancer ou encore l’évolution de votre chiffre
d’affaires. Et grâce au suivi de chantier, vous suivez l’état de vos dépenses réelles au jour le jour. Vous pouvez ainsi prendre
les décisions adéquates et mener les actions qui en découlent.
Transférez en quelques clics vos données en comptabilité
Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous
pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel**.
*Les tarifs fournisseurs et les bibliothèques d’ouvrages ne sont pas fournis dans le logiciel.
**EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS , ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
30 jours d’Assistance
téléphonique
Inclus
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers illimité
• Aide en ligne
• Barre de tâches et de navigation
• Tableau de bord
• Correcteur orthographique
• Sauvegarde et restauration des données
Clients
• Fiches prospects et clients détaillées
• Relances clients (3 modèles)
• Echéancier clients
• Gestion des tiers en sommeil
• Traitement des règlements
• Envoi de SMS via les partenaires* Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
Bibliothèques d’éléments
• Bibliothèque d’éléments avec fourniture, main
d’oeuvre, ouvrage, matériel…
• Création de fournitures avec temps de pose
• Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec,
les frais généraux…
• Import des tarifs fournisseurs : Cédéo, Dupont,
Semangles, Clim+, Sofip, Brossette, Réseau
Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment,
Schneider Electric, Catelec, Covap, Sider,
Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Le Gallais,
Chausson Materiaux, Téréva
• Import des bibliothèques d’ouvrages Annuel des
Prix, Artiprix, Batiprix
• Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs
fournisseurs et la bibliothèque interne
Devis - Facturation
• Devis, factures, factures d’acompte, avoirs
• Ajout de tranches de travaux dans le devis
• Personnalisation du devis avec styles de polices,
couleurs, images
• TVA neuf ou rénovation
• Métrés
• Transfert automatique de devis en facture
• Modèles d’impressions prêts à l’emploi
• Modèles d’attestations de TVA à taux réduit
• Gestion des états des devis (en cours, à
relancer, accepté)
• Retenue de garantie
• Factures d’avancement
• Gestion du compte prorata
• Gestion de la DEEE et de l’éco-contribution
mobilier
Suivi de chantier
• Comparatif dépenses prévues/réalisées
• Saisie des temps salariés et gestion du type
d’heures
Gestion du stock
• Bons d’entrée et de sortie de stock
Statistiques
• Evolution et palmarès des ventes, du CA, de la
marge et du volume des ventes
• Chiffre d’affaires par élément, client et par famille
de client…
Import/Export de fichiers
• Génération comptable des factures et des
règlements clients au format de nombreux
logiciels comptables**
• Import paramétrable
Liste des fonctions non exhaustive
*Hors coût de SMS. L’utilisation de cette fonction nécessite la souscription au
Service PRIVILEGE ou PREMIUM
**EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE
BÂTIMENT 2015
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768
en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Rédigez des devis précis et détaillés, adaptés aux spécificités de votre métier.
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014
272
Devis & Facturation
Bâtiment
Conçu pour les artisans du bâtiment, ce logiciel est idéal pour informatiser votre gestion.
Quel que soit votre corps d’état, il vous permet de gérer vos fournitures, de rédiger vos
documents de vente et de suivre vos clients.
Pour démarrer la gestion de votre entreprise du bâtiment
2015
www.ebp.com
Chiffrez vos prestations au plus juste
Créez vos fiches fournitures, ouvrages, main d’œuvre, matériel et importez les tarifs de plus de 20 fournisseurs du bâtiment*.
Vous disposez ainsi d’une bibliothèque d’éléments complète pour éviter les ressaisies lors de la rédaction de vos documents
de vente.
Réalisez des documents de vente structurés
Organisez vos devis en insérant des tranches de travaux, images, sous-totaux et aux couleurs de votre entreprise. Véhiculez
ainsi une image professionnelle en quelques clics !
Accédez aux indicateurs clés de votre activité
Le tableau de bord du logiciel vous indique les devis en cours, à relancer et les factures non réglées. Vous pouvez ainsi
prendre les décisions adéquates et mener les actions qui en découlent.
Evitez les impayés
Vous êtes informé des factures qui arrivent à échéance. Vous pouvez ainsi relancer vos clients en retard de paiement en
envoyant automatiquement des lettres de rappel. Le message s’adapte à la relance effectuée (relance 1, relance 2...).
Transférez en quelques clics vos données en comptabilité
Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous
pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel**.
*Les tarifs fournisseurs et les bibliothèques d’ouvrages ne sont pas fournis dans le logiciel.
**EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS , ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
Assistance
téléphonique
incluse
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Configurations minimales requises Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers illimité
• Aide en ligne
• Barre de tâches et de navigation
• Tableau de bord
• Correcteur orthographique
• Sauvegarde et restauration des données
Clients
• Fiches prospects et clients détaillées
• Relances clients (3 modèles)
• Echéancier clients
• Traitement des règlements
• Envoi de SMS via les partenaires* Eco.sms, SMS
Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
Bibliothèques d’éléments
• Bibliothèque d’éléments avec fourniture, main
d’oeuvre, ouvrage, matériel…
• Création de fournitures avec temps de pose
• Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec,
les frais généraux…
• Import des tarifs fournisseurs : Cédéo, Dupont,
Semangles, Clim+, Sofip, Brossette, Réseau
Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment,
Schneider Electric, Catelec, Covap, Sider,
Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Le Gallais,
Chausson Materiaux
• Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs
fournisseurs et la bibliothèque interne
Devis - Facturation
• Devis, factures, factures d’acompte, avoirs
• Ajout de tranches de travaux dans le devis
• TVA neuf ou rénovation
• Personnalisation du devis avec styles de polices,
couleurs, images…
• Transfert automatique de devis en facture
• Modèles d’impressions prêts à l’emploi
• Modèles d’attestations de TVA à taux réduit
• Gestion des états des devis (en cours, à
relancer, accepté)
• Gestion de la DEEE
Statistiques
• Evolution et palmarès des ventes, du CA, de la
marge et du volume des ventes
• Chiffre d’affaires par article, par client et par
famille de client
Import / Export
• Génération comptable des factures et des
règlements clients au format de nombreux
logiciels comptables**
• Import paramétrable
Liste des fonctions non exhaustive
*Hors coût de SMS. Cette fonction nécessite la souscription au Service
PRIVILEGE ou PREMIUM
**EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE
DEVIS & FACTURATION BÂTIMENT 2015
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768
en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Des devis et factures professionnels, complets et détaillés, aux couleurs de votre entreprise
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Gestion Commerciale
www.ebp.com
Appuyez-vous sur un logiciel performant et personnalisable qui s’adaptera aux contraintes et aux spécificités de votre activité.
Cet outil vous assiste quotidiennement dans vos tâches de gestion commerciale (ventes, achats, stocks...), vous aide à piloter
votre entreprise et vous facilite ainsi la prise de décision. Vous avez toutes les cartes en main pour viser la performance.
Pour une gestion approfondie de votre activité commerciale
Gagnez du temps dans vos tâches administratives
Limitez les ressaisies et les erreurs en créant l’ensemble de
vos documents de manière quasi automatique : transfert
d’un devis en commande, d’une commande en demande de
prix ou bon de livraison et enfin en facture.
Optimisez votre gestion d’achats/stocks
Suivez précisément vos états de stocks, lancez les
réapprovisionnements nécessaires en temps et en heure, gérez
la réception totale ou partielle de vos articles... Vous avez toujours
une vision claire des mouvements de vos marchandises.
Concevez vos propres tableaux d’analyse
Créez simplement vos modèles de tableaux statistiques
personnalisés en fonction de vos besoins. Vous profitez ainsi
d’informations toujours à jour pour prendre vos décisions au
quotidien.
Travaillez à plusieurs et en simultané sur le logiciel
Avec le mode réseau, plusieurs collaborateurs peuvent
accéder en temps réel aux données du logiciel. Pour plus
de sécurité, paramétrez des droits d’accès aux différentes fonctions selon les utilisateurs. Mutualisez le travail en équipe et
gagnez en réactivité.
Transférez vos données en comptabilité en quelques clics
Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous
pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*.
VENTES
ANALYSES
PERSONNALISATION
ACHATS ET STOCKS
Fidélisation
Règlements
Facturation Devis
Tableau de bord
Reporting Statistiques
Inventaires
Demandes
de prix
Approvisionnement
Gestion
Commerciale
PRO
PRO
2015
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J ’achete mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
ZOOM sur les fonctions clés
Naviguez simplement dans le logiciel
Bénéficiez d’une interface intuitive qui facilite l’utilisation du logiciel : l’ergonomie se base sur des environnements bureautiques que vous
utilisez chaque jour et proche de vos usages quotidiens : Internet, Microsoft® Office. Vous retrouvez ainsi des automatismes courants.
Soyez rapidement opérationnel
Accédez en un clic à vos tâches quotidiennes, des assistants de navigation (Open Guide) vous accompagnent dans chaque situation de
travail : ventes, stocks… Vous pouvez également les personnaliser selon vos habitudes, pour un meilleur confort d’utilisation.
Facilitez la recherche d’informations quotidienne
La recherche multicritères sera votre meilleure alliée pour retrouver instantanément et dans tout le logiciel n’importe quel type d’information :
document, client... Ce moteur de recherche ultra puissant vous fera gagner un temps précieux.
Profitez d’une prise en main du logiciel facilitéE
Suivez en temps réel les indicateurs clés de votre activité
GAGNEZ DU TEMPS DANS la gestion de l’administratif
Optimisez votre processus de facturation
A partir d’un devis, vous créez ensuite automatiquement l’ensemble des documents nécessaires jusqu’à la facturation (commande, demande
de prix fournisseur, bon de livraison) et ce, sans ressaisie. Les informations étant reprises d’un document à l’autre, vous gagnez du temps et
limitez les erreurs.
Automatisez les tâches récurrentes pour plus d’efficacité au quotidien
Vous facturez certains clients de manière régulière pour les mêmes prestations ?
Réduisez le temps passé à cette tâche chronophage en établissant des factures périodiques. A partir des éléments que vous définissez (client,
périodicité...) le logiciel va ensuite créer automatiquement les factures correspondantes !
Assurez-vous un suivi des stocks méticuleux
Le logiciel vous permet de suivre les évolutions de votre base article, de lancer vos réapprovisionnements en fonction de la demande client et
de préparer vos inventaires. Optimisez ainsi vos coûts en évitant le sur-stockage et suivez précisément vos achats.
Personnalisez le logiciel selon vos BESOINS
Créez des documents de vente aux couleurs de votre entreprise
Soignez l’image de marque de votre entreprise en personnalisant vos documents.
Vous pouvez choisir d’utiliser l’un de nos 450 modèles disponibles et paramétrables ou bien concevoir intégralement vos propres modèles d’édition
(devis, commandes, bons de livraison, lettres de relance...). Conservez ainsi une cohérence graphique entre vos différents documents et reflétez
votre professionnalisme auprès de vos clients et partenaires.
Adaptez le logiciel à vos spécificités métiers
Vous avez besoin de gérer certains aspects propres à votre activité, que vous ne trouvez pas dans le logiciel ?
Utilisez la fonction des champs personnalisés pour gérer du contenu spécifique dans différents endroits du logiciel. Vous pourrez ensuite filtrer,
trier et classer ces informations selon vos propres critères.
Travaillez dans l’environnement qui vous convient
Créez et personnalisez vos propres listes de consultations de documents (clients, articles, factures...).
Par exemple, triez votre base client par département et par numéro de téléphone pour créer une liste de phoning, ou bien faites apparaître en
rouge les factures qui ne seraient pas encore validées.
Suivez précisément votre activité ET EN TEMPS REEL
Disposez d’une vision globale de votre activité en un clin d’oeil
Profitez du tableau de bord pour regrouper les informations essentielles sur votre activité : quels sont les devis en cours, les factures non
réglées, les demandes de prix réalisées, le CA du jour, les articles les plus vendus... ajoutez des liens vers des pages Internet que vous
consultez régulièrement...
Vous pouvez personnaliser ce tableau de bord comme vous le souhaitez pour construire l’outil adapté à vos besoins quotidiens.
Suivez vos résultats dans les moindres détails
Mettez en place une véritable démarche d’analyse de votre business grâce à un module de statistiques puissant via des tableaux croisés
dynamiques.
Vous pouvez concevoir vos propres modèles de tableaux, les modeler comme vous le souhaitez, les sauvegarder, les modifier... Un simple
cliquer-déplacer permet d’ajouter ou de retirer des informations.
Vous disposez de toutes les informations pour prendre les bonnes décisions pour l’avenir de votre entreprise.
Donnez une dimension « mobile » à vos données
Avec notre service de mobilité EBP Reports On Line(1), publiez, partagez et consultez à distance les données de votre logiciel depuis le site web
ou l’application mobile du service (disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Accédez à vos documents en tout lieu et à tout moment, pour
être toujours plus réactif !
(1) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers : 5 ou 10
• Réseau : nous consulter
• Barre de tâches et de navigation
• Création de champs personnalisés
• Tableau de bord paramétrable
• Personnalisation des listes de consultations
(vues)
• Tri, regroupement avancé
• Gestion des favoris
• Recherche multicritères
• Gestion d’alertes paramétrables
• Personnalisation des champs obligatoires
• Personnalisation des modèles d’impression
• Gestion des droits (par utilisateur, groupe
d’utilisateurs, colonne)
• Aide en ligne
• Sauvegarde multi-supports et restauration
de données
• Sauvegarde en ligne (option)
Clients
• Fichiers clients, prospects, fournisseurs
• Contacts illimités
• Famille clients, prospects, fournisseurs
• Sous familles clients et fournisseurs
• Simulation de tarif
• Gestion de différentes grilles tarifaires et des
promotions associées à un client
• Historique des articles et des documents
par client
• Gestion des modes de règlement et des
échéances multiples
• Echéancier client
• Multi-adresses de facturation et de livraison
• Tableau de gestion des relances clients
(mode de relance, niveau, date d’échéance...)
• Impression de lettres de relance
• Publipostage
• Gestion des clients en sommeil, bloqués ou
partiellement bloqués
• Solvabilité, localisation clients et calcul
d’itinéraire avec société.com, mappy, yahoo
France, Bing(1)
• Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
Articles
• Articles, famille articles, sous famille articles
• Gestion des références articles par clients
• Classification supplémentaire avec la notion
de groupe (paramétrage jusqu’à 2)
• Article de type bien ou service
• Indicateurs : prix de revient, taux de marge,
prix de vente HT, taux de TVA, prix de vente
TTC
• Fiches frais de port
• Image associée à l’article
• Etiquettes avec code-barres
• Gestion de l’éco-contribution en HT et TTC
• Historique des éco-contributions (Ecotaxe)
• Gestion des articles liés
• Gestion des articles de remplacement
• Gestion articles en sommeil, bloqués, ou
partiellement bloqués
• Articles non facturables
• Mise à jour automatique du prix d’achat de
la fiche article
• Gestion de différentes grilles tarifaires et des
promotions associées à un article
Services à la personne
• Fiche intervenant
• Modèles d’attestations de services à la
personne
• Moyens de paiement CESU et CESUP
Ventes
• Devis, commandes, bons de livraison,
bons de retour, factures, avoirs, factures
d’acompte...
• Transfert automatique de documents
• Assistant de paramétrage des documents
• EBP Report Designer : 450 modèles
d’impression
• Gestion des frais de port
• Regroupement de documents pour les devis,
factures, commandes, bons de livraison,
bons de réception et bons de retour
• Envoi des documents par e-mail
• Livraison totale ou partielle
• Facturation périodique
• Duplication d’un document de vente et
d’achat dans un autre type de pièces
• Facturation d’articles non référencés dans la
base articles
• Escompte inconditionnel
• Saisie des règlements clients complets ou
partiels
• Multi-échéances, pointage entre échéances
• Remise à l’encaissement ou à l’escompte
• Gestion des écarts de règlement
• Remise en banque (pour les règlements
client)
• Génération de virements nationaux et
internationaux à la norme bancaire SEPA
• Historique de toutes les pièces clients
• Historique d’un document
• Historique des lignes de chaque document
(pièce)
• Journal des évènements
• Gestion de la DEB / DES
Achats
• Demandes de prix, bons de réception,
commandes, factures et avoirs fournisseurs
• Transfert automatique de documents
• Envoi des documents par e-mails
• Historique de toutes les pièces fournisseurs
• Gestion de l’auto-facturation (ou mandat de
facturation)
• Etat sur les demandes de prix
• Gestion des bons de retour et avoirs partiels
• Réception totale ou partielle
• Impression du planning des réceptions
• Décaissement
• Génération prélèvement nationaux et
internationaux à la norme bancaire SEPA
• Journal des évènements
Stocks
• Bons d’entrée, bons de sortie
• Visualisation des mouvements de stocks
• Justification des écarts de stock
• Valorisation du stock au PUMP
• Saisie des inventaires
• Gestion des douchettes pour import des
données
Gestion des commerciaux
• Fichier commerciaux / collaborateurs
• Gestion famille commerciaux / collaborateurs
• Classification supplémentaire avec la notion
de groupe (paramétrage jusqu’à 2)
• Fonction des commerciaux/collaborateurs
(assistant, commercial, responsable de
service...)
• Barème de commissionnement
• Liste avec détail du calcul des
commissionnements
• Gestion des commerciaux en sommeil,
bloqués ou partiellement bloqués
Statistiques
• Statistiques sur les clients, articles,
fournisseurs, documents sous forme de
tableaux ou graphiques
• Statistiques paramétrables
• Groupes statistiques par famille
Import/Export
• Imports paramétrables des fichiers articles,
clients, familles clients, familles articles,
contacts et barèmes des éco-contributions
• Transfert des factures et règlements vers
EBP Compta
• Génération comptable des factures et
règlements clients au format du logiciel de
cabinet comptable(2)
• Import/ Export paramétrable au format CSV
• Export des impressions au format PDF,
Word®, Excel®
• Export des listes au format XML, TXT, Excel®,
HTML
• Liaison avec les sites e-commerce(1) Oxatis,
Prestashop, ePages... : envoi des articles
vers le site, récupération automatique des
commandes en ligne
Liaison avec EBP CRM PRO
• Synchronisation des articles, des devis et
des unités avec EBP CRM PRO (logiciel à
acquérir séparément)
Accès à distance - EBP Reports On
Line(3)
• Un service pour publier, partager et consulter
à distance vos données depuis le site web
ou l’application mobile EBP Reports On
Line disponible sous iOS, Windows® 8 et
Android).
(1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM.
(2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX
(Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC,
APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE
(3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou
payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter.
• Fonctions accessibles à partir de la version
Classic
• Fonctions supplémentaires à partir de la
version PRO
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits(1)
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
335
Paye Bâtiment
Gérez efficacement votre paye grâce à une solution adaptée au secteur du bâtiment. Vous
réalisez simplement vos bulletins de salaires grâce au plan de paye spécifique bâtiment et
vous effectuez vos déclarations (DADS-U, DADS-U CI-BTP, DUCS, DPAE) conformément
à la législation.
Pour une gestion approfondie de votre paye
2015
www.ebp.com
Travaillez avec une solution intuitive et facile à prendre en main
Le logiciel vous assure une prise en main rapide et un confort d’utilisation sans égal grâce à une interface de travail
conviviale et intuitive.
Adaptez vos bulletins de paye
Travaillez à partir d’un plan de paye pré-paramétré adapté au secteur du bâtiment.
Gérez les congés et les absences en toute simplicité
La saisie des congés et des absences s’effectue directement depuis le bulletin de paie. Tous les types d’absences sont
disponibles (congés payés sur N et N-1, maladie, maternité, paternité etc.).
Générez sereinement vos déclarations sociales
Générez vos déclarations sociales conformément à la législation en vigueur (DADS-U et DADS-U CI-BTP à la norme 4DS(1),
DUCS URSSAF et Retraite au format COPLAT, DPAE etc.). Elles se remplissent automatiquement en fonction des informations
saisies dans le logiciel.
Grâce au service EBP Télédéclaration(2), simplifiez vos démarches administratives en télédéclarant la DADS-U, DPAE et la
DUCS en EDI.
Transférez en quelques clics vos écritures de paye
Exportez vos écritures de paye sans aucune ressaisie au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre expertcomptable(3).
(1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM)
(2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable
(3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
30 jours d’Assistance
téléphonique
Inclus
Gestion du
CICE
dads-u + dads-u ci-btp
conforme à la norme
4DS
Disponible début 2015
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
PAYE BÂTIMENT 2015
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768
en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Saisissez les variables de paye directement à partir du bulletin, grâce au volet de navigation
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Nombre de dossiers : 10 dossiers
• Version réseau : nous consulter
• Sauvegarde et restauration de données
• Tableau de bord
• Synchronisation des données avec EBP Compta
• Assistant de navigation : Open Guide
• Assistant de navigation personnalisable
• Aide en ligne
• Mises à jour du paramétrage système
• Paramétrage de favoris dans la barre de navigation
Gestion des payes
• Planning hebdomadaire
• Plan de paye spécifique bâtiment
• Gestion du décalage de paye sur l’établissement
• Définition des régimes et des tranches de
cotisations
• Définition des taux de cotisations et plafonds
avec date d’application
• Définition des tables de calcul à 1 ou 2 dimensions
• Définition des variables salariés
• Définition des rubriques de type : brut,
cotisation, net, commentaire
• Définition de profils et de sous profils de paye
• Saisie semi-automatique des formules
• Explication des calculs de paye
• Interrogation des données de paye enrichie
• Paramétrage des tris sur les listes
• Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA
• Définition et personnalisation des cumuls
Gestion des salariés
• Nombre de salariés illimité
• Nombreux profils proposés : cadre, apprenti…
• Définition des modèles de documents
administratifs
• Définition d’un planning hebdomadaire par salarié
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
• Gestion des contrats de prévoyance et
assurance
• Gestion du CICE (Crédit Impôt Compétitivité
Emploi)
Gestion des bulletins de paye
• Bulletins de reprise
• Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié
• Personnalisation de la période de paye et de la
date de paiement
• Paye inversée
• Validation individuelle des bulletins ou en masse
lors de la clôture de paye
Gestion des congés/absences
• Calcul automatique des congés payés et des
absences selon différentes méthodes
• Définition de nouveaux types d’absences
• Gestion des congés payés légaux,
supplémentaires et ancienneté sur les périodes
N-1 et N
• Saisie des absences et congés payés à partir du
bulletin de paye
• Gestion du DIF et des RTT
Traitements évolués
• DUCS EDI(1) URSSAF et IRC/IP
• DUCS papier états préparatoires
• DADS-U et DADS-U CI-BTP à la norme 4DS(1)
• Attestation Employeur Dématérialisée - AED(1)
• Télédéclaration de la DADS-U, DPAE et la DUCS
au format EDI(3)
Historisation des données de paye
• Evolution et palmarès des ventes, du CA, de la
marge et du volume des ventes
• Chiffre d’affaires par élément, client et par famille
de client…
Impressions
• Fiches de paramétrage
• Etat des paiements
• Livre et Journal de paye
• Etat des congés payés
• Différents modèles de bulletins
• Documents administratifs
Transferts comptables
• Historique des transferts
• Transfert comptable des salaires et des
paiements
• Transfert comptable des acomptes
• Transfert comptable des écritures de provisions
de congés payés
Exportation
• Export des données au format de votre logiciel de
comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable(2)
Liste des fonctions non exhaustive
(1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM)
(2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner
et AS400), CIEL,QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE
(3) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et
au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise
comptable
326
Compta
Ce logiciel, simple à prendre en main, permet de saisir sans connaissance comptable les
factures d’achats et de ventes. Suivez votre trésorerie, établissez le bilan et télédéclarez la
TVA* en quelques clics.
Pour démarrer en comptabilité
Pratic
2015
www.ebp.com
Profitez d’une interface de travail proche de vos outils bureautiques
Naviguez intuitivement dans le logiciel grâce à son environnement, proche de vos usages quotidiens (Excel®, Outlook®).
Disposez ainsi d’une prise en main rapide.
Simplifiez-vous le quotidien en personnalisant l’accès aux fonctions clés du logiciel
La gestion des favoris vous permet de créer facilement un menu personnalisé regroupant toutes les fonctionnalités dont
vous avez régulièrement besoin.
Laissez-vous guider dans vos traitements comptables quotidiens
Enregistrez en toute simplicité vos écritures d’achats, de ventes, les opérations bancaires et les ventes comptoir grâce à des
modèles de saisie pré-paramétrés.
Télédéclarez votre TVA. Fini les envois papier !
Soyez conforme à la législation et télédéclarez* votre TVA en quelques clics, directement depuis votre logiciel. Ainsi, gagnez
du temps et concentrez-vous sur votre activité.
Echangez vos données de façon sécurisée
Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel**. En un clic, les
écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité.
*Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable.
** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement
HELIAST.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Mono-société
• Sauvegarde et restauration
• Gestion des favoris
• Assistant de navigation personnalisable
• Recherche multicritères
• Aide en ligne
Traitements comptables
• Paramétrage des comptes
• Création de journaux
• Création de clients et fournisseurs sans notion
comptable
• Enregistrement des factures d’achats et de
ventes sans notion comptable
• Enregistrement des opérations de trésorerie en
caisse ou en banque sans notion comptable
• Enregistrement des ventes comptoir
• Génération automatique des écritures en débit/
crédit
• Lettrage simplifié des comptes sans notion
comptable
• Télédéclaration de TVA (mensuelle, trimestrielle,
annuelle, annexe, acomptes trimestriels et
demande de remboursement)*
• Télépaiement en EDI-TVA*
• Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)*
• Saisie par écriture
• Consultation de comptes
• Rapprochement bancaire
• Justificatif de TVA
• Balance âgée par lettrage (état)
• Validation des écritures
• Clôtures mensuelles
• Clôture annuelle
• Génération automatique des reports à nouveaux
• Bilan et compte de résultat (états préparatoires)
• Journal centralisateur
Suivi de l’activité
• Tableau de bord
• Soldes de trésorerie
• Présentation graphique de l’évolution du chiffre
d’affaires
Editions
• Liste des factures saisies
• Echéancier détaillé sur le lettrage
• Liste des opérations de trésorerie
• Journaux, Grand livre, balance
• Impression créances clients et dettes
fournisseurs
Import/Export
• Export comptabilités informatisées (L.47 A)
Conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal
des Comptabilités Informatisées
• Exportation des listes au format XML, TXT,
Excel®, HTML
• Importation du transfert d’EBP Facturation Pratic
• Export Liasses Fiscales
Liste des fonctions non exhaustive
*Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et
au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise
comptable.
Compta pratic 2015
Naviguez rapidement dans le logiciel grâce à l’Open Guide : assistant de navigation
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Etats Financiers
Ligne Expert-Comptable
www.ebp.com/expert-comptable
Etablissez les liasses fiscales BIC, BNC, SCI, BA, SCM, Association, Intégration
groupe, annexes et tableaux d’OG pour le compte de vos clients et télétransmettez
les au format EDI d’un simple clic à la Direction Générale des Finances Publiques.
Déclarez le montant des rémunérations ouvrant droit au CICE et présentez les
comptes annuels de vos clients sur des plaquettes personnalisées.
2015
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J ’achete mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
Comptabilité - Révision
Immobilisations Etats Financiers
Gestion
Commerciale CRM
ZOOM sur les fonctions clés
Profitez du calcul automatique des liasses
Indiquez simplement le régime fiscal et le mode d’imposition de vos clients, le programme calcule instantanément vos liasses.
Editez des liasses fiscales agréées par la DGFiP selon le mode d’imposition de vos entreprises clientes : BIC (IS, IR, tableaux pour les centres
de gestion), BNC (déclaration 2035, tableau pour les associations de gestion), annexes fiscales (relevé de frais généraux…), Société Civile
Immobilière (SCI), Bénéfice Agricole (BA), Société Civile de Moyens (SCM), Association ou Intégration groupe et leur régime fiscal (réel ou
simplifié).
Vous pourrez ensuite ajouter vos propres formules de calcul, saisir vos données ou ajouter des états de gestion particuliers à vos besoins.
Déclarez le CICE pour le compte de vos clients
Indiquez le montant ouvrant droit au CICE conformément à la réglementation en vigueur.
Soyez conforme aux nouvelles réglementations concernant la télédéclaration
Télétransmettez les liasses fiscales au format EDI via le portail jedeclare.com* ou un autre portail de votre choix. Suivez le
statut des déclarations directement dans votre logiciel (envoyé, en cours, en erreur…).
Etablissez des déclarations fiscales agréées par la DGFiP
*Nécessite un abonnement au portail
Suivez précisément le statut de vos télédéclarations
Personnalisez la présentation des comptes annuels
Présentez les comptes annuels sur des plaquettes adaptées à l’activité de vos clients en choisissant un thème d’habillage et en ajoutant ou
supprimant des pages : détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion.
Pour chaque liasse, 3 présentations de plaquettes peuvent être personnalisées en fonction des destinataires (banques, actionnaires).
Sauvegardez vos modèles de plaquettes pour les adapter aux liasses suivantes.
Adaptez le plan de regroupement à vos besoins
Paramétrez le plan de regroupement du logiciel pour plus de souplesse dans l’utilisation. Vous pouvez ainsi modifier les formules de calcul le
composant.
Editez des plaquettes adaptées aux associations NOUVEAU
Le logiciel EBP Etats Financiers Ligne Expert-Comptable intègre désormais le feuillet 2070 dédié aux associations loi 1901 défiscalisées et
indépendantes du régime général. Profitez du nouveau modèle de plaquette dédié intégrant les plans de comptes associatifs ainsi que de
nombreuses annexes : variation des fonds propres associatifs, tableau de suivi des legs et donations, affectation de l’excédent disponible,
ventilation de l’effectif de l’association…
Optimisez la présentation de comptes de vos clients
Consolidez les résultats fiscaux de vos clients
Utilisez les formulaires d’intégration fiscale mis à votre disposition pour avoir une vision précise des résultats fiscaux de vos différents clients.
Evitez les erreurs grâce aux contrôles de cohérence
Suivez l’activité de vos clients en toute simplicité avec les contrôles de cohérence réguliers lors de l’établissement des liasses. Des messages
d’alerte sont également indiqués en cas de déséquilibre pour expliquer les erreurs constatées..
Analysez de manière approfondie l’évolution des postes comptables
Le détail du Bilan et du Compte de Résultat vous permet d’identifier les variations des différents postes comptables. Vous pouvez ainsi voir
l’évolution des dettes, produits ou encore des charges.
Contrôlez et analysez les résultats
Récupérez automatiquement la balance et les immobilisations
Importez facilement une balance issue d’un logiciel EBP Comptabilité Open Line™ sans aucune ressaisie ou laissez-vous guider pour importer
les données provenant d’un autre logiciel comptable.
Augmentez votre efficacité grâce au traitement par lot
Gagnez du temps en lançant simultanément différentes opérations sur plusieurs liasses : création de liasses au millésime suivant, génération
et envoi des télétransmissions…
Gérez les droits utilisateurs pour mieux répartir les dossiers de travail
Attribuez des droits spécifiques à chaque collaborateur pour une meilleure gestion des différents dossiers. Vous protégez également avec
efficacité la liasse du cabinet.
Profitez d’un grand confort d’utilisation de votre logiciel
Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• 100 dossiers (SIREN) ou version illimitée
• Version réseau (en option)
• Barre de tâches et de navigation
• Assistant de navigation
• Aide en ligne accessible à tout moment
• Accès au dossier par mot de passe
• Agrément pour l’année en cours de la DGFiP,
certifiant la conformité des états fiscaux
édités aux exigences de l’administration
• Assistant de création de Dossier (SIREN)
• Gestion des droits utilisateurs
• Gestion des droits par groupe d’utilisateurs
• Gestion des droits par dossiers (SIREN
Récupération des données
• Visualisation des liasses antérieures (2011,
2012, 2013 et 2014).
• Imports automatiques de la balance issue
des logiciels de Comptabilité Open Line™
et des immobilisations issues des logiciels
Immobilisations Open Line™
• Import d’une balance issue d’un logiciel
de Comptabilité EBP (.bal) ou import
paramétrable d’un autre logiciel (.txt ou .csv)
• Sauvegarde du paramétrage de l’import
paramétrable
• Création des Dossiers (SIREN) depuis les
logiciels de Comptabilité Open Line™
Saisie d’une balance
• Saisie d’une balance dans le logiciel
• Alerte en cas de déséquilibre, lors de la
sauvegarde de la liasse
Editions
• Édition des liasses en fonction du régime
fiscal et du mode d’imposition
• Déclaration Impôt sur les sociétés (IS): cerfa
2065 et suivants
• Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa
2031 et suivants
• Régime Normal : cerfa 2050 à 2059G
• Régime Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G
• BNC : cerfa 2035 et suivants
• Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa
2058A bis à 2058TS
• Tableaux pour les organismes de gestion
• Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072
et suivants
• Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal : cerfa
2143 et suivants
• Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa
2139 et suivants
• Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036
et suivants
• NOUVEAU Association : cerfa 2070
• Relevé de frais généraux : cerfa 2067
• Édition des annexes
• Détail des rubriques du Bilan et du Compte
de Résultat, tableau de financement, Soldes
Intermédiaires de Gestion
Traitements
• Calcul automatique des liasses selon le
mode d’imposition paramétré (BIC : IR, BIC :
IS - BNC SCI) et en fonction du régime fiscal
(Réel Normal ou Réel Simplifié)
• Mise à jour dynamique des données en cas
de modification dans une liasse ou dans la
balance
• Visualisation du détail des comptes d’une
liasse
• Modification et contrôle des formules des
liasses
• Une formule de calcul peut provenir soit d’un
autre formulaire d’une même liasse, soit des
informations générales du dossier, soit d’une
balance N et N-1
• Création de ses propres modèles utilisateurs
avec définition du type de régime, des
formulaires et formules associées
• Gestion des données répétables
• Traitements par lot : lancement de différentes
opérations sur plusieurs liasses en même
temps : création de liasses au millésime
suivant, génération et envoi des
télétransmissions
• Liste d’Organismes de Gestion Agréés
modifiable
• Archivages et restaurations des dossiers
(SIREN)
• Archivage et restauration des modèles
utilisateurs
• Télédéclaration EDI-TDFC(1) et télépaiement
IS et CVAE
• Suivi des télétransmissions : envois acceptés
ou en cours et explications des refus et
erreurs
• Paiement IS (formulaires : 2571, 2572,
2572A)
• Gestion des formulaires de liquidation IS
(formulaires : 2066 et 2029B)
• Création de fiches Associé et Immeuble SCI
dans le Dossier (SIREN)
Plaquettes
• Personnalisation des plaquettes(2)
• Gestion de 3 présentations de plaquettes par
liasse en fonction des destinataires (banques,
actionnaires...)
• Possibilité de créer des plaquettes
indépendantes des liasses pour effectuer des
analyses ou des situations
• Ajout ou suppression de chapitres (tableaux
de gestion, attestations…)
• Modification de l’ordre des chapitres
• Ajout de document au format .docx
• Intégration de cellules, du détail du Bilan,
Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires
de Gestion…
Import-Export
• Import automatique des balances issues des
logiciels EBP
• Export des liasses au format .csv : nom
des formulaires, nom des cellules et valeur
correspondante à chaque cellule
• Export des liasses au format .pdf
(1) Nécessite un abonnement au portail Jedeclare.com ou au
portail de votre choix
(2) Nécessite l’acquisition de Mircosoft® Office Word version
minimum 2003 avec le Pack de compatibilité Microsoft®
Office pour les formats de fichier Word 2007)
1631
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Décembre 2014.
Equipe Profession Comptable EBP
Fax : 01 34 94 83 42
experts.fr@ebp.com
www.ebp.com/expert-comptable
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Configurations Minimales Requises :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous
devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
Mon Budget Perso
Gestion Perso
Un ensemble complet de logiciels pour simplifier le quotidien : gestion du budget, répertoire
des contacts, planification des journées, information sur vos droits, modèles de lettres
juridiques...
4 logiciels pour simplifier votre quotidien
2015
www.ebp.com
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J ’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
Importation des données
de Microsoft Money®
version
GOLD
EBP Mon Budget Perso
Maîtrisez votre budget
Saisissez simplement vos dépenses/revenus et
suivez le solde de votre compte. Pour votre futur
budget, indiquez vos prévisions de sorties et de
rentrées d’argent.
Importez vos relevés bancaires en quelques clics
Intégrez automatiquement et directement dans le logiciel toutes
vos opérations déjà effectuées en récupérant votre relevé
bancaire sur le site internet de votre banque.
Calculez simplement vos emprunts
Définissez le crédit idéal pour vos projets grâce aux différentes
simulations que vous pouvez créer. Indiquez simplement le
montant du prêt souhaité, le taux, le nombre d’années... et vous
obtenez le tableau des amortissements.
Optimisez votre budget
Automatisez vos opérations récurrentes une fois pour toutes :
loyer, virements, salaire...
Gérez un budget en colocation
Vous analysez en détail les différents éléments payés par chaque
colocataire et établissez un budget qui leur est propre.
EBP Mon Agenda Perso
Visualisez votre planning par jour, par semaine,
par mois ou bien encore par année.
Créez un répertoire complet de tous vos
contacts avec un classement par groupe (amis,
travail…). Organisez vos tâches en fonction de
leur priorité et de leur état d’avancement. Créez
des rappels automatiques sur vos rendez-vous, vos réunions, les
dates d’anniversaire… Vous êtes sûr de ne rien oublier !
Assistant en Droit du Travail
Assistant en Droits du Particulier
Trouvez rapidement et facilement les
informations juridiques recherchées.
Obtenez les réponses à vos interrogations
sur vos possibilités de recours : locations,
voyages, voisinage, travail, congés, contrat de travail etc.
Consultez les explications des textes de loi relatifs à vos droits.
Utilisez les nombreux modèles de lettres disponibles pour rédiger
votre courrier juridique et administratif.
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 1 Go*
• Ecran : résolution 1024x768
en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go*
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Mon Budget Perso 2015 VerSion GOLD
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014 1656
Mon Budget Perso
• Saisie des dépenses et rentrées d’argent
• Automatisation des mouvements récurrents
• Gestion du compte en colocation
• Accès direct aux relevés d’opérations
téléchargés sur le site Internet de la banque
pour en faciliter l’import
• Gestion d’alertes
• Pointage des opérations
• Rapprochement bancaire
• Prévisionnel de trésorerie
• Simulation d’emprunts et d’investissements
• Import des fichiers TXT, CSV, QIF et OFX
• Import des données de Microsoft® Money®
• Export des comptes au format TXT, CSV, QIF,
HTML ou XML
• Classement des revenus et des dépenses par
catégories et sous-catégories
• Graphiques des revenus et dépenses mensuels
ou annuels
• Edition et contrôle de la validité des RIB
EBP Mon Agenda
Perso
• Calendrier
• Répertoire d’adresses
• Gestion des alarmes
• Enregistrement de tâches
• Classement de fiches
• Création de journaux
• Feuille de calcul et éditeur de texte
• Calendrier par jour, par semaine, par mois, par
année
• Fiche contacts avec coordonnées complètes
• Choix de la date et de l’heure du rappel
• Choix d’un type de tâche (rendez-vous, travail,
appel téléphonique…)
• Différentes priorités des tâches : bas, normal,
urgent
• Possibilité d’attacher un document (Word®,
Excel®…)
EBP Assistant en
Droit du Travail
• Contrats de travail
• Cessation du contrat de travail
• Actes relatifs à l’embauche et aux différents
congés
• Congés
• Délégués du personnel, CE
• Accord d’intéressement et de participation
• Accord cadre RTT
EBP Assistant en
Droits du Particulier
• Impôts, crédits, dettes
• Assurance
• Famille
• Banque
• Travail
• Association
• Construction
• Transports-Voyages
• Location, voisinage
• Action en justice
Visualisez l’évolution de votre budget en un clin d’œil
*sauf pour EBP Assistant en Droit du Travail et EBP Assistant en Droits du Particulier :
Mémoire 3 Go // Espace disque libre 2 Go
Business Plan Création
Pratic
Vous, créateurs d’entreprise, construisez un business plan de manière simple et intuitive.
Travaillez avec un logiciel qui facilite le démarrage de votre entreprise et qui vous aide à
prendre les bonnes décisions pour le développement de vos activités.
Pour réaliser un business plan professionnel
Assistance
téléphonique
incluse
2015
www.ebp.com
Soyez accompagné dans la réalisation de votre business plan
Démarrez facilement en vous laissant guider étape par étape dans la réalisation de votre business plan. Grâce à une aide en
ligne et à une ergonomie intuitive, ce logiciel vous permet d’avoir une prise en main rapide et une utilisation quotidienne simple.
Ainsi, vous optimisez votre temps et préparez un dossier fiable.
Construisez la stratégie de votre activité avec une vision à long terme
évitez les erreurs en construisant automatiquement les tableaux financiers. Vous saisissez en toute simplicité les valeurs
prévisionnelles (ventes, achats, emprunts, investissements) qui serviront à construire vos tableaux et indicateurs financiers
(plan de financement, compte de résultat, tableau de trésorerie…).
Evaluez la viabilité de votre entreprise
Suivez votre activité avec précision. Vous mettez facilement et rapidement vos données à jour afin d’avoir une vision en
temps réel de votre activité. Ainsi, vous visualisez en permanence l’impact de vos prévisions sur votre entreprise.
Mettez en valeur votre projet
Donnez une analyse pertinente de vos résultats. Grâce au logiciel, vous pouvez illustrer efficacement vos données en
enrichissant votre analyse avec des graphiques et des tableaux financiers. Vous aurez ainsi une vision rapide de vos données
et vous mettrez en valeur votre projet.
Faites de votre dossier financier un vrai atout professionnel
Présentez un dossier complet et qualitatif afin d’obtenir un financement. Avec le modèle de rapport personnalisable vous
éditez un dossier financier unique et d’une qualité exceptionnelle.
* EBP Business Plan Création Pratic, N°1 des ventes volume sur l’année 2013. Source : panelmarket GFF Mass M - CES - OER et Internet Sales sur le segment Business Plan
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
INCLUS
EBP Pack Juridique
Recommandé par
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Nombre de business plan : 1
• Navigation de page en page et retour en arrière,
comme dans un navigateur web
• Aide en ligne
• étapes du business plan clairement définies :
prévisions, résultats, rapports
Saisie
• écriture d’un business plan sur une ou plusieurs
années (jusqu’à 3 ans)
• Prévisions annuelles ou mensuelles
• Amortissement linéaire ou dégressif des
investissements
• Gestion des saisonnalités
• Paramétrage des taux de TVA
• Gestion des emprunts
• Impôts et taxes
• Choix entre deux types d’activités : négoce ou
production
• Rémunérations des salariés et des dirigeants
Analyse Financière
• Bilan
• Compte de résultat prévisionnel
• Tableau de trésorerie
• Seuil de rentabilité
• Plan de financement
• Besoin en Fonds de Roulement (BFR)
• Fonds de Roulement Net Global (FRNG)
• Récapitulatifs de TVA
• Effectifs du personnel
• Ratios financiers et graphiques
• Visualisation à la carte des résultats (mensuels,
cumulés…)
• Personnalisation des graphiques (couleur, type
de graphique etc.)
• Simulations : le changement d’une donnée
prévisionnelle a un impact immédiat sur les
résultats
Dossier final
• Modèle de rapport personnalisable
• Génération du dossier final sous format PDF
avec tableaux, graphiques et ratios
• Nombre de chapitres illimité
• Table des matières
Liste des fonctions non exhaustive
business plan création PRATIC 2015
Construisez simplement votre business plan. Le logiciel vous assure
une prise en main rapide et un confort d’utilisation sans égal.
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Location Immobilière
Gestion Perso
Vous gérez des biens en nom propre ou en SCI, ne perdez plus de temps. Grâce au
logiciel, la gestion locative devient plus simple et plus rapide. Ainsi vous avez un suivi en
temps réel de vos locations, de vos charges et de votre trésorerie.
Pour gérer efficacement vos biens immobiliers
2015
www.ebp.com
Suivez précisément, efficacement et simplement vos locations
Passez moins de temps sur les tâches de gestion, grâce à ce logiciel les appels et les quittances de loyers de vos locataires
s’établissent en quelques clics. Dès le démarrage du logiciel, vous êtes automatiquement alerté lorsque l’un d’entre eux tarde
à payer. Ainsi, vous pouvez le relancer immédiatement en lui envoyant un courrier.
Gérez avec précision le suivi des charges
Suivez vos charges avec minutie. Enregistrez-les depuis la saisie des factures et leur règlement jusqu’à la répartition entre les
locataires. Cette dernière peut se calculer automatiquement grâce à une grille de répartition par tantième ou par immeuble.
Ainsi le logiciel affecte pour chaque lot les quotes-parts appropriées.
Déclarez simplement vos revenus fonciers
Préparez facilement votre déclaration fiscale des Revenus Fonciers 2044 ou 2072S agréée par la Direction Générale des
Finances Publiques (DGFiP). Toutes vos données sont automatiquement intégrées dans votre déclaration.
Gérez facilement votre patrimoine immobilier avec une SCI
Effectuez votre déclaration 2072S pour la SCI et pour chacun de vos associés. Vous pouvez également utiliser les lettres-types
pour convoquer vos associés aux assemblées générales. Le logiciel gère les associés des SCI ainsi que le démembrement
(Nu-propriétaire/Usufruitier) de propriété des titres répondant aux exigences de la DRF 2072S.
Travaillez avec une solution intuitive et facile à prendre en main
Le logiciel vous assure une prise en main rapide et un confort d’utilisation sans égal.
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J ’achète mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
existe
en version
10 - 50
250 lots
et gérance
30 jours d’Assistance
téléphonique
Inclus
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768
en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
• Acrobat Reader® 6 minimum
• Suite Microsoft Office 2003
minimum ou Suite LibreOffice
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
Caractéristiques générales
• Version multi-propriétaires
• Envoi par e-mail des documents (appels de
loyers, quittances, etc.)
Rapports locatifs
• Différents types de baux : bail d’habitation, bail
commercial, bail professionnel, bail parking/box
et bail meublé
• Modèles de baux personnalisables en format
Word et également Libre Office
• Alerte en cas de loyer ou d’assurance impayé
• Révision des loyers en fonction des différents
indices réglementaires publiés par l’INSEE : IRL
(Indice de Référence des Loyers), ICC (Indice du
Coût de la Construction), ILC (Indice des Loyers
Commerciaux) et ILAT (Indice des Loyers des
Activités Tertiaires)
• Répartition des charges au nombre de lots par
immeuble ou au tantième
• Gestion des DPE (Diagnostic de Performance
Energétique) sur les lots
Courriers et baux
• Nombreux modèles de courriers
personnalisables, édités et modifiables
directement dans Microsoft® Word et LibreOffice
« Writer »
Saisie des données
• Saisie des factures de charges avec ventilation
par lots
• Calculs automatiques des appels et révisions
de loyers
• Encaissements simplifiés des APL
• Réaffectation des charges locatives récupérables
en cas de logement vacant
Tenue des comptes
• Ventilation par propriétaires, immeubles, lots,
locataires, fournisseurs
• Plan comptable, Journaux, Grand Livre, Balance
et détail d’une écriture
Fiscalité
• Déclaration fiscale 2044 et 2072S au modèle
Cerfa, agréée par la DGFiP
Export
• Export de toutes les données des tables (loyers,
charges, trésorerie, comptabilité, fiscalité) au
format Excel® ou LibreOffice “Calc”
Location Immobilière 2015
Editez votre déclaration fiscale en quelques clics
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
1
10ème Challenge Business Plan –
Entrepreneuriat
Dauphine
C’EST QUOI ?
Le Master Entrepreneuriat et Projets Innovants de l’Université ParisDauphine
lance son 10ème Challenge Business Plan, en association avec la
société EBP éditeur de logiciels de gestion d’entreprise qui permet à 8
porteurs de projet de voir leurs BP réalisés gratuitement en deux mois.
2
Le Master forme des étudiants aux modalités de la création d’entreprise
et de la gestion de projets innovants. Les étudiants qui sont sélectionnés
pour suivre cette formation ont déjà une formation Bac+4. Le corps
enseignant est composé d’universitaires qui ont en parallèle une activité de
conseil et de professionnels du monde de la création et de
l’accompagnement des nouvelles entreprises.
Retrouvez-nous sur notre site :
www.masterentrepreneuriat.dauphine.fr
COMMENT ?
Le Master Entrepreneuriat et Projets Innovants met à disposition de
chaque porteur de projet :
- Une équipe de trois étudiants
- Tutorée par l’équipe enseignante
- Pour élaborer son Business Plan
- Pendant les mois de janvier et février 2015.
POUR QUI ?
- Les porteurs de projet de création
- Les jeunes entrepreneurs qui souhaitent développer une nouvelle
activité
- Les structures d’accueil qui souhaitent avoir un BP sur un projet
3
EN PLUS
- Prestation gratuite
- Garantie de confidentialité
- Sélection en novembre/décembre
- Réponse le 15 décembre 2014
COMMENT S’INSCRIRE ?
En remplissant le questionnaire sur le site EBP, à
l’adresse : www.ebp.com/challenge-businessplan
4
QUEL TIMING ?
9 du 3 novembre au 10 décembre 2014 : ouverture du Challenge sur le site EBP
9 du 11 au 15 décembre 2014 : sélection des 8 lauréats par l’équipe
pédagogique
9 le 15 décembre 2014 : annonce aux lauréats
9 le 19 décembre 2014 : présentation par les lauréats de leurs projets aux
étudiants à l’université Paris‐Dauphine et formation des équipes, 14h‐19h
9 du 5 janvier au 27 février 2015 : Atelier BP (travail des étudiants, sous la
responsabilité du porteur de projet lauréat –réunion hebdomadaire minimum‐
et tutorat par l’équipe pédagogique), écriture du BP final et préparation de la
soutenance
9 le fin février/début mars 2015 : Soutenances des BP à l’université Paris‐
Dauphine en présence des porteurs de projets lauréats (présentations
confidentielles)
9 en novembre/décembre 2015 : Remise des diplômes et des Prix BP
LE 19 DECEMBRE 2014, JOUR J
• Signature des Accord de coopération et Accord de confidentialité
• Rencontre avec les étudiants
• présentation des projets aux étudiants
• Constitution des équipes
5
MASTER ENTREPRENEURIAT & PROJETS INNOVANTS
L’enseignement est divisé en trois parties :
9 la première est composée de cours nécessaires à la création d’une entreprise (étude de
marché, gestion de projets, étude financière de la création d’entreprise, communication et
négociation, etc..). L’étude de plusieurs cas concrets et les mises en situation sont
fréquentes. Notamment pour la partie financière, les étudiants utilisent le logiciel Business
Plan PME Classic 2010 de la société EBP.
9 la deuxième partie est l’aboutissement de l’ensemble des cours et des enseignements dédiés
aux situations entrepreneuriales, il s’agit de « l’Atelier BP ». Il s’agit de réaliser, en équipe,
un BP afin de mettre en pratique les acquis de la formation, et ce, avec l’appui de l’équipe
pédagogique qui assurera un suivi de leur avancement. Les BP choisis sont issus du Challenge
BP.
9 la troisième partie est un stage de 6 mois dans une entreprise en France ou à l’étranger. Il
permettra aux étudiants de réellement gérer des projets dans la durée et pour certains de
créer leur entreprise.
Visitez notre site www.masterentrepreneuriat.dauphine.fr
Profitez d’une offre complète pour vous lancer dans le E-commerce. Notre pack comprend
la solution EBP Votre site E-commerce couplée à 1 an d’abonnement à EBP Gestion
Commerciale Classic, et garantit ainsi une parfaite gestion de votre boutique en ligne.
2 logiciels essentiels pour gérer votre boutique en ligne
2015
www.ebp.com
EBP Votre site E-commerce
Lancez-vous dans l’e-commerce
Créez très simplement votre site Internet (nom de domaine,
hébergement), sans connaissance en programmation. Choisissez
le modèle graphique le plus adapté à votre activité, personnalisezle
(mise en page, style, visuels...) et ajoutez-y vos contenus.
Disposez ainsi d’une vitrine virtuelle à votre image !
Mettez en place vos solutions de paiements en ligne
Appuyez-vous sur des spécialistes du paiement sécurisé (Paypal®,
Atos Worldline®…). et proposez ainsi un éventail de règlements à
vos clients. Vous pouvez même mettre en place des réductions sur
les modes de règlement que vous souhaitez privilégier.
Augmentez votre visibilité sur la toile
Profitez d’un outil d’optimisation du référencement de votre site,
afin d’être le plus visible possible sur les moteurs de recherche.
Intégrez sur vos pages des boutons vers Facebook®, Twitter® ou
Google®, et référencez vos produits sur les portails de shopping
(Ciao, Shopzilla…). Développez votre visibilité pour multiplier vos
ventes !
EBP Gestion Commerciale Classic
Gérez l’intégralité de votre activité commerciale
Gestion des clients et fournisseurs, des ventes, des achats, des
stocks, des commerciaux, des règlements… ce logiciel vous
permet de piloter toute votre activité commerciale de A à Z et
communique avec la solution « Votre site E-Commerce » pour une
gestion globale.
Profitez de la liaison avec « Votre site E-commerce »
Publiez sur votre site vos articles et tarifs issus de la Gestion
Commerciale et récupérez dans votre Gestion Commerciale vos
commandes, règlements et nouveaux clients enregistrés sur
votre site.
Une synergie optimale pour plus d’efficacité et de gain de temps
au quotidien dans la gestion de votre activité !
Transférez en quelques clics vos données en comptabilité
Transformez vos factures et règlements en écritures comptables
et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous
pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au
format de son logiciel*.
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST.
Votre pack e-commerce
Fonctions Principales
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
La solution «Votre site E-commerce» nécessite un
accès Internet haut débit.
Caractéristiques générales
• Nombre maximum de produits : 1000
• Nombre maximum d’attribut par produit : 20
• Nombre maximum de catégories : 100
• Nombre maximum de modes de livraisons : 15
• Création d’un panier d’achat
• Package de langue : français et anglais
Design
• Plus de 100 modèles de mise en page par
secteur d’activité
• Design personnalisable
• Assistant de création
• Multiples images par produit
• Gestionnaire de couleur
• Animation au format flash
• Optimisation pour écran smartphone et
applications mobiles
• 100 galeries d’image
• Redimensionnement des images automatique
Marketing
• Outil de référencement
• Google Adwords
• Groupes clients
• Recherche multicritères
• Remise par type de paiement
• Diaporama produit
• Bouton Facebook « J’aime » ou « Partager »
• Bouton « Recommander ce produit à un ami »
• Disponibilité des produits
• Question sur le produit
• Diffusion sur des portails d’achat : Ciao, Le
guide, Shopzilla
Statistiques
• Fonctionnalité de statistiques standard (etracker)
• Google Analytics
Paiement et Livraison
• Paiement sécurisé : Paypal®, Cybermut®, ATOS®
Worldline...
• Montant minimum de commande
• Type de paiement standard (paiement à
l’avance, à la réception, sur facturation)
• Saisie manuelle du numéro de carte de crédit
• Création de factures, des bons de livraison et
des avoirs
• Option de livraison (emballage cadeau, carte
de voeux)
• Sélection de mode d’envoi (So colissimo...)
• Nombre maximum de modes de livraisons : 15
• Coût de livraison
Sécurité et certifications
• Chiffrage SSL
• Préparé pour la certification Trusted Shop®
• Préparé pour la certification Fia-net®
Liste des fonctions non exhaustive
votre pack e-commerce 2015
Fonctions d’échanges entre « EBP Votre site E-commerce » et « EBP Gestion Commerciale Classic »*:
• Publication du catalogue articles et des prix de vente depuis EBP Gestion Commerciale vers votre site
• Récupération automatique des données enregistrées en ligne sur votre site (commandes, nouveaux clients, règlements) dans EBP Gestion Commerciale
* La fonction de liaison de la solution «Votre site E-commerce» est disponible sur les versions Classic et PRO d’EBP Gestion Commerciale. L’utilisation de cette fonction nécessite d’être abonné au Service PRIVILEGE ou PREMIUM.
EBP Votre site E-commerce
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Nombre de dossiers : 5
• Tableau de bord
• Sauvegarde multi-supports et restauration de
données
Clients
• Fichiers clients, prospects, fournisseurs
• Tarifs et promotions
• Echéancier clients
• Historique des articles et des documents par
client
• Mise en sommeil des clients
• Calcul d’itinéraires avec société.com, mappy,
yahoo France, Bing(1)
• Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
Articles
• Famille articles
• Article de type bien ou service
• Etiquettes avec code-barres
• Gestion de la DEEE
• Historique des éco-contributions (Ecotaxe)
• Indicateurs : prix de revient, taux de marge, prix
de vente HT, taux de TVA, prix de vente TTC
• Fiches frais de port
Services à la personne
• Fiche intervenant
• Modèles d’attestations de services à la personne
• Moyens de paiement CESU et CESUP
Ventes
• Devis, commandes, bons de livraison, bons de
retour, factures, avoirs…
• Envoi par email des documents de vente
• Transfert automatique de documents
• Saisie des règlements (complets ou partiels)
• Multi-échéances, pointage entre échéances
• Préparation à la remise en banque
• Gestion des lettres de relance
Achats
• Demandes de prix, bons de réception,
commandes, factures et avoirs fournisseurs
• Transfert automatique de documents
• Gestion des bons de retour et avoirs partiels
Stocks
• Bons d’entrée, bons de sortie
• Visualisation des mouvements de stocks
• Valorisation du stock au PUMP
• Saisie des inventaires
• Justification des écarts de stock
Gestion des commerciaux
• Fichier et famille commerciaux
• Barème de commissionnement
Statistiques
• Statistiques sur les clients, articles, fournisseurs,
documents sous forme de tableaux ou
graphiques
Import/Export
• Imports paramétrables des fichiers articles,
clients, familles clients, familles articles, contacts
et barèmes des éco-contributions
• Transfert des règlements et factures vers EBP
Compta
• Génération comptable des règlements clients
et des factures au format du logiciel du cabinet
comptable(2)
Accès à distance - EBP Reports
On Line(3)
• Un service pour publier, partager et consulter
à distance vos données depuis le site web
ou l’application mobile EBP Reports On Line
(disponible sous iOS, Windows® 8 et Android).
Liste des fonctions non exhaustive
(1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM
(2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner
et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC,APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM, INFORCE
(3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable
séparément. Pour plus de détails, nous consulter
EBP Gestion Commerciale Classic
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014
Etats Financiers Entreprises
www.ebp.com
Etablissez vos liasses fiscales 2015, agréées par la DGFiP, en toute simplicité : BIC, BNC, SCI, BA, SCM, Association,
Intégration groupe, annexes fiscales. Présentez les comptes annuels sur des plaquettes personnalisées et déclarez vos liasses
au format EDI.
Pour établir vos liasses fiscales agréées par la DGFiP
Récupérez automatiquement votre balance
Importez facilement votre balance issue d’un logiciel de
comptabilité EBP sans aucune ressaisie ou laissez vous
guider pour importer les données provenant d’un autre
logiciel comptable.
Gagnez du temps avec le calcul automatique des
liasses
Indiquez simplement votre régime fiscal (réel normal ou
réel simplifié) et votre mode d’imposition (BIC, BNC, BA,
SCI…), le programme calcule instantanément vos liasses.
Evitez donc les erreurs de calcul.
Déclarez votre CICE
Indiquez le montant ouvrant droit au CICE conformément
à la réglementation en vigueur.
Soyez conforme à la législation concernant les
téléprocédures
Télédéclarez* vos liasses au format EDI conformément aux nouvelles règlementations avec le service EBP Télédéclaration.
Personnalisez la présentation de vos comptes annuels
Présentez vos comptes annuels sur des plaquettes personnalisées en ajoutant ou supprimant des pages : détail des
rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion.
*Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable.
PRO
2015
Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel :
Licence Locatif En ligne
J ’achete mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je loue mon logiciel
Je l’utilise sur mon ordinateur
Je m’abonne à mon logiciel
Je l’utilise sur internet
LIASSES
PLAQUETTES
Régime scal
Bilan
Tableau
Soldes
EBP
Etats Financiers
Entreprises
PRO
Intrmédiaires de Gestion
de nancement
Mode d’imposition Télédéclaration
1AN d’Assistance
téléphonique
INCLUS
ZOOM sur les fonctions clés
Profitez du calcul automatique des liasses
Indiquez simplement votre régime fiscal et votre mode d’imposition, le programme calcule instantanément vos liasses.
Editez vos liasses fiscales agréées par la DGFiP selon votre mode d’imposition : BIC (IS, IR, tableaux pour les centres de gestion), BNC
(déclaration 2035, tableau pour les associations de gestion), annexes fiscales (relevé de frais généraux…), Société Civile Immobilière (SCI),
Bénéfice Agricole (BA), ou Société Civile de Moyens (SCM), Association, Intégration groupe et votre régime fiscal (régime réel, régime simplifié).
Soyez conforme aux nouvelles réglementations concernant la télédéclaration
Télétransmettez* vos liasses fiscales au format EDI grâce au service EBP Télédéclaration. Suivez le statut de vos déclarations directement dans
votre logiciel (envoyé, en cours, en erreur...).
Déclarez votre CICE
Indiquez le montant ouvrant droit au CICE conformément à la réglementation en vigueur.
Etablissez vos déclarations fiscales
Télédéclarez vos liasses au format EDI
*Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable.
Optimisez la présentation de vos comptes
Personnalisez la présentation de vos comptes annuels
Présentez vos comptes annuels sur des plaquettes adaptées à votre activité en ajoutant ou supprimant des pages : détail des rubriques du
Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour chaque liasse, 3 présentations de plaquettes
peuvent être personnalisées en fonction des destinataires (banques, actionnaires…).
Soyez plus près de vos usages grâce aux modèles utilisateurs
Définissez vos propres modèles de plaquettes annuelles puis sauvegardez-les pour les adapter aux liasses suivantes.
Adaptez le plan de regroupement à vos besoins
Paramétrez le plan de regroupement du logiciel pour plus de souplesse dans l’utilisation. Vous pouvez ainsi modifier les formules de calcul le
composant.
Profitez d’un grand confort d’utilisation de votre logiciel
Repérez-vous facilement dans le logiciel
Pour connaitre les tâches à accomplir dans chaque situation de travail, vous disposez d’un assistant de navigation. Vous visualisez ainsi toutes
les étapes à effectuer dans le processus d’édition des liasses.
Récupérez automatiquement votre balance et vos immobilisations
Importez facilement votre balance issue d’un logiciel EBP Comptabilité et Immobilisations Open Line™ sans aucune ressaisie ou laissez vous
guider pour importer les données provenant d’un autre logiciel comptable.
Dupliquez facilement vos dossiers SIREN en utilisant l’assistant de création de dossier
Exploitez les liens développés avec votre logiciel de Comptabilité Open Line™ pour créer automatiquement vos dossiers (SIREN). Les
informations sociétés sont ainsi renseignées et conservées.
Contrôlez vos résultats
Evitez les erreurs grâce au contrôle de cohérence
Contrôlez votre activité en toute simplicité avec les contrôles de cohérence réguliers lors de l’établissement des liasses. Des messages d’alerte
sont également indiqués en cas de déséquilibre pour expliquer les erreurs constatées.
Consolidez les résultats fiscaux de toutes vos sociétés
Utilisez les formulaires d’intégration fiscale mis à votre disposition pour avoir une vision précise des résultats fiscaux de vos différentes sociétés.
Analysez de manière approfondie l’évolution de vos postes comptables
Le détail du Bilan et du Compte de Résultat vous permet d’identifier les variations des différents postes comptables. Vous pouvez ainsi voir
l’évolution de vos dettes, produits ou encore de vos charges.
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Barre de tâches et de navigation
• Assistant de navigation
• Gestion de 10 entreprises fiscales/ entités
juridiques
• Aide en ligne accessible à tout moment
• Accès au dossier par mot de passe
• Agrément pour l’année en cours de la DGFiP,
certifiant la conformité des états fiscaux
édités aux exigences de l’administration
Récupération des données
• Visualisation des liasses antérieures (2010,
2011, 2012, 2013)
• Import automatique de la balance et des
immobilisations issues des logiciels EBP
Comptabilité et Immobilisations Open LineTM.
• Création de Dossiers (SIREN) depuis les
logiciels de Comptabilité Open LineTM
Saisie d’une balance
• Saisie d’une balance dans le logiciel
• Alerte en cas de déséquilibre, lors de la
sauvegarde de la liasse
Editions
• Édition des liasses en fonction du régime
fiscal et du mode d’imposition :
BIC :
• Déclaration Impôt sur les sociétés (IS):
cerfa 2065 et suivants
• Déclaration Impôt sur les revenus (IR) :
cerfa 2031 et suivants
Régimes :
• Réel Normal : cerfa 2050 à 2059G
• Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G
BNC : cerfa 2035 et suivants
Intégration fiscale (régime de groupe) :
cerfa 2058A bis à 2058TS
Tableaux pour les Organismes de Gestion
Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072
et suivants
Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa
2139 et suivants
Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal cerfa 2143
et suivants
Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036
et suivants
Nouveau Association : cerfa 2070
Relevé de frais généraux : cerfa 2067
Édition des annexes
Détail des rubriques du Bilan et du Compte
de Résultat, tableau de financement, Soldes
Intermédiaires de Gestion
Traitements
• Calcul automatique des liasses selon le mode
d’imposition paramétré (BIC : IR, BIC : IS ou
BNC) et en fonction du régime fiscal (Réel
Normal ou Réel Simplifié)
• Détail du Compte de Résultat BNC
• Détail du Bilan et Compte de Résultat BA
Régime Normal, BIC, BNC
• Mise à jour dynamique des données en cas
de modification dans une liasse ou dans la
balance
• Visualisation du détail des comptes d’une
liasse et saisie d’OD(1)
• Visualisation des immobilisations et saisie de
nouvelles fiches immobilisations si besoin(2)
• Réimputation des comptes
• Modification et contrôle des formules des
liasses
• Une formule de calcul peut provenir soit d’un
autre formulaire d’une même liasse, soit des
informations générales du dossier, soit d’une
balance N et N-1
• Impression pour détecter les omissions ou
les duplications de comptes dans le plan de
regroupement
• Création de modèles de liasse, plaquette et
paiement
• Gestion des données répétables
• Liste d’Organismes de Gestion Agréés
modifiable
• Archivages et restaurations des dossiers
(SIREN)
• Télédéclaration EDI-TDFC via EBP
Télédéclaration(3) (BIC, SCI, ...)
• Télépaiement EDI-Paiement via EBP
Télédéclaration(3) (CVAE, IS)
• Suivi des télétransmissions : acceptation,
refus avec explications
• Télépaiement de l’IS ( formulaires 2571,
2572, 2572A)
• Création des fiches Associé et Immeuble SCI
dans le dossier (SIREN)
• Gestion des formulaires de liquidation IS
(formulaires 2066 et 2029B)
Plaquettes
• Personnalisation des plaquettes(4)
• Gestion de 3 présentations de plaquettes par
liasse en fonction des destinataires (banques,
actionnaires...)
• Possibilité de créer des plaquettes
indépendantes des liasses pour effectuer des
analyses ou des situations
• Ajout ou suppression de pages (tableaux de
gestion, attestations…)
• Modification de l’ordre des chapitres
• Ajout de document au format .docx
• Intégration de cellules, du détail du Bilan,
Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires
de Gestion…
Import - Export
• Import automatique des balances et
immobilisations issues des logiciels EBP
Open LineTM
• Export des liasses au format .csv : nom
des formulaires, nom des cellules et valeur
correspondant à chaque cellule
• Export des liasses au format .pdf
(1) Nécessite l’acquisition d’EBP Compta
(2) Nécessite l’acquisition d’EBP Immobilisations
(3) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou
PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux
cabinets d’expertise comptable.
(4) Nécessite l’acquisition de Microsoft® Office Word (version 2003 ou
supérieure) Microsoft® Office pour les formats de fichier Word® 2007)
EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX
Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com
SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Décembre 2014
Fonctions Principales
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz
ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution
1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et
64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à
l’utilisation du logiciel.
Systèmes d’exploitation supportés :
ebp-logiciel-etats-financiers-entreprise_7.pdf
EBP Devis-Factures Pratic 2010
iii
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3
Préambule .........................................................................................................................................3
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3
Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3
Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3
Sauvegarde des données .....................................................................................................................3
Limitation de garantie .........................................................................................................................3
Limitations de responsabilité ................................................................................................................4
Dispositions finales .............................................................................................................................4
Présentation de l'aide.............................................................................................................................5
L'arborescence ...................................................................................................................................5
Les pages ..........................................................................................................................................5
MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7
Configuration minimale requise ...............................................................................................................7
Installation ...........................................................................................................................................8
Le dossier de démonstration ...................................................................................................................9
Activation du logiciel ............................................................................................................................10
Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................10
Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................10
INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................11
Interface ............................................................................................................................................11
Présentation du volet de navigation .......................................................................................................12
Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................12
Les Actions .........................................................................................................................................13
LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14
Les champs de saisie ...........................................................................................................................14
Liste déroulante...................................................................................................................................15
Ouverture de la liste..........................................................................................................................15
Sélection des données .......................................................................................................................15
Fonctions de la liste ..........................................................................................................................15
La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................16
Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................17
FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION..............................................................................................18
La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................18
Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................19
Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................20
Les filtres ...........................................................................................................................................21
Filtre automatique.............................................................................................................................21
Effacer le filtre..................................................................................................................................21
Les vues.............................................................................................................................................22
GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................23
Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................23
Création d'une fiche ..........................................................................................................................23
Sauvegarde d'une fiche .....................................................................................................................23
Autres .............................................................................................................................................23
Gestion des données .........................................................................................................................23
Navigation .......................................................................................................................................23
Aide ................................................................................................................................................24
Notes .................................................................................................................................................25
GUIDE................................................................................................................................................27
COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................27
Interface ............................................................................................................................................27
Comment commencer ?........................................................................................................................28
Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................29
Les données de base............................................................................................................................30
Comment créer les données principales ? ...............................................................................................31
Création d'un article..........................................................................................................................31
Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................31
Tout est prêt !.....................................................................................................................................32
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................33
Comment créer un devis ? ....................................................................................................................33
Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................34
Transférer un document .......................................................................................................................35
Préparation du transfert.....................................................................................................................35
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................35
Conséquences du transfert.................................................................................................................35
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................35
EBP Devis-Factures Pratic 2010
iv
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................36
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................36
Regrouper les documents .....................................................................................................................37
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................37
Depuis la liste des documents..........................................................................................................37
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................37
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................37
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................37
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................37
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................38
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................38
Lancement du regroupement...........................................................................................................38
Conséquences du regroupement.........................................................................................................38
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................39
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................40
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................41
Comment relancer un devis ?................................................................................................................42
Transfert d'un prospect en client............................................................................................................43
Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................43
Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................43
Transfert d'un document....................................................................................................................43
Comment saisir un acompte client ?.......................................................................................................44
Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................44
Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................44
Rattacher une facture d'acompte à une facture.....................................................................................44
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................45
Comment créer une facture ?................................................................................................................45
Transférer un document .......................................................................................................................46
Préparation du transfert.....................................................................................................................46
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................46
Conséquences du transfert.................................................................................................................46
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................46
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................47
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................47
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................48
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................49
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................50
Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................50
Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................51
Comment imprimer un document ? ........................................................................................................52
Historique Clients/Articles.....................................................................................................................53
Historique par documents ..................................................................................................................53
Filtres...........................................................................................................................................53
Lignes de document .......................................................................................................................53
Historique par Articles .......................................................................................................................53
Filtres...........................................................................................................................................54
Lignes articles ...............................................................................................................................54
Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................55
Création du barème ..........................................................................................................................55
Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................55
Comment saisir un règlement client ?.....................................................................................................56
Historique du document .......................................................................................................................57
Présentation de l'historique ................................................................................................................57
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................57
Exemples.........................................................................................................................................57
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients ?...........................................................................58
Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................58
Relances clients ................................................................................................................................58
Historique de la ligne ...........................................................................................................................59
Présentation de l'historique ................................................................................................................59
Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................59
Exemples.........................................................................................................................................59
Le Transfert Comptable ........................................................................................................................60
Comment sauvegarder ?.......................................................................................................................61
Comment restaurer ? ...........................................................................................................................62
Comment consulter le journal des événements ? .....................................................................................63
MANUEL .............................................................................................................................................65
FICHIER ..........................................................................................................................................65
Nouveau dossier..................................................................................................................................65
Créer un nouveau raccourci ..................................................................................................................66
Ouvrir un dossier.................................................................................................................................67
Fermer un dossier................................................................................................................................68
Table des matières
v
Quitter l'application..............................................................................................................................69
VENTES ...........................................................................................................................................70
Ventes - Démarrer une tâche ................................................................................................................70
DOCUMENTS DE VENTE ..................................................................................................................71
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation............................................................................71
Actions spécifiques............................................................................................................................71
Devis .................................................................................................................................................73
L'entête ........................................................................................................................................73
Le corps........................................................................................................................................73
Le pied .........................................................................................................................................73
Les autres onglets..........................................................................................................................73
Les actions d'un devis.....................................................................................................................74
Factures .............................................................................................................................................75
L'entête de la facture......................................................................................................................75
Le corps de la facture .....................................................................................................................75
Le pied de la facture.......................................................................................................................75
Les autres onglets..........................................................................................................................75
Les actions d'une facture.................................................................................................................75
Avoirs ................................................................................................................................................77
L'entête de l'avoir ..........................................................................................................................77
Le corps de l'avoir ..........................................................................................................................77
Le pied de l'avoir............................................................................................................................77
Les autres onglets..........................................................................................................................77
Les actions d'un avoir .....................................................................................................................77
Factures d'acompte..............................................................................................................................79
L'entête de la facture d'acompte ......................................................................................................79
Le corps de la facture d'acompte......................................................................................................79
Les autres onglets..........................................................................................................................79
Les actions d'une facture d'acompte .................................................................................................79
Avoirs d'acompte.................................................................................................................................80
L'entête de l'avoir d'acompte ...........................................................................................................80
Le corps de l'avoir d'acompte ..........................................................................................................80
Les autres onglets..........................................................................................................................80
Les actions d'un avoir d'acompte......................................................................................................80
TRAITEMENTS... ............................................................................................................................81
Dupliquer un document ........................................................................................................................81
Préparation à la copie de document.....................................................................................................81
Traitement de la duplication...............................................................................................................81
Conséquences de la duplication ..........................................................................................................81
Regrouper les documents .....................................................................................................................82
Préparation au regroupement de documents ........................................................................................82
Depuis la liste des documents..........................................................................................................82
Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................82
Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................82
1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................82
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................82
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................83
4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................83
Lancement du regroupement...........................................................................................................83
Conséquences du regroupement.........................................................................................................83
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................84
Supprimer un document.......................................................................................................................85
Conséquences de la suppression d'un document...................................................................................85
Transférer un document .......................................................................................................................86
Préparation du transfert.....................................................................................................................86
Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................86
Conséquences du transfert.................................................................................................................86
Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................86
Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................87
Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................87
CLIENTS .......................................................................................................................................88
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation...............................................................................88
Clients / Prospects ...............................................................................................................................89
Statistiques.........................................................................................................................................91
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)...........................................................................91
L'onglet Données ..............................................................................................................................91
L'onglet Graphique............................................................................................................................91
Familles de tiers ..................................................................................................................................93
Historique Clients/Articles.....................................................................................................................94
Historique par documents ..................................................................................................................94
Filtres...........................................................................................................................................94
Lignes de document .......................................................................................................................94
EBP Devis-Factures Pratic 2010
vi
Historique par Articles .......................................................................................................................94
Filtres...........................................................................................................................................95
Lignes articles ...............................................................................................................................95
RÈGLEMENTS ................................................................................................................................96
Échéancier ..........................................................................................................................................96
Les onglets ......................................................................................................................................96
Les filtres.........................................................................................................................................96
Les actions.......................................................................................................................................96
Règlements - Fenêtre principale de navigation ........................................................................................98
Les onglets ......................................................................................................................................98
Les filtres.........................................................................................................................................98
Les actions.......................................................................................................................................98
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 100
Catégories ..................................................................................................................................... 100
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 100
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 100
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 100
RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 101
Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 101
CLIENTS ..................................................................................................................................... 102
Échéancier ........................................................................................................................................ 102
Les onglets .................................................................................................................................... 102
Les filtres....................................................................................................................................... 102
Les actions..................................................................................................................................... 102
Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 104
Les onglets .................................................................................................................................... 104
Les filtres....................................................................................................................................... 104
Les actions..................................................................................................................................... 104
DONNÉES.................................................................................................................................... 106
Banque ............................................................................................................................................ 106
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 106
Adresse ...................................................................................................................................... 106
Contact....................................................................................................................................... 107
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 107
Onglet Notes .................................................................................................................................. 107
Moyens de paiement.......................................................................................................................... 108
Modes de règlement........................................................................................................................... 109
Onglet détail .................................................................................................................................. 109
Création des lignes....................................................................................................................... 109
Test des lignes créées................................................................................................................... 109
Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 110
Onglet Notes .................................................................................................................................. 110
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 111
Catégories ..................................................................................................................................... 111
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 111
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 111
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 111
ARTICLES ...................................................................................................................................... 112
Articles - Démarrer une tâche ............................................................................................................. 112
ARTICLES.................................................................................................................................... 113
Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 113
Article .............................................................................................................................................. 114
Familles articles................................................................................................................................. 115
Historique Clients/Articles................................................................................................................... 116
Historique par documents ................................................................................................................ 116
Filtres......................................................................................................................................... 116
Lignes de document ..................................................................................................................... 116
Historique par Articles ..................................................................................................................... 116
Filtres......................................................................................................................................... 116
Lignes articles ............................................................................................................................. 117
Statistiques....................................................................................................................................... 118
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 118
L'onglet Données ............................................................................................................................ 118
L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 118
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 120
Catégories ..................................................................................................................................... 120
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 120
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 120
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 120
OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 121
Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 121
Documents de vente..................................................................................................................... 122
Table des matières
vii
Regrouper les documents ................................................................................................................... 122
Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 122
Depuis la liste des documents........................................................................................................ 122
Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 122
Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 122
1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 122
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 122
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 123
4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 123
Lancement du regroupement......................................................................................................... 123
Conséquences du regroupement....................................................................................................... 123
Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 124
Transfert en comptabilité .............................................................................................................. 125
Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 125
Historique des transferts comptables.................................................................................................... 126
Entête ........................................................................................................................................... 126
Pièces transférées........................................................................................................................... 126
Détail des traitements ..................................................................................................................... 126
Actions .......................................................................................................................................... 126
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 127
Catégories ..................................................................................................................................... 127
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 127
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 127
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 127
PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 128
Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 128
TAXES ........................................................................................................................................ 129
Taux de TVA ..................................................................................................................................... 129
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 129
Onglet Notes .................................................................................................................................. 130
Types de TVA.................................................................................................................................... 131
Territorialités .................................................................................................................................... 132
Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 133
DIVERS....................................................................................................................................... 134
Civilités ............................................................................................................................................ 134
Contacts........................................................................................................................................... 135
Entête ........................................................................................................................................... 135
Contact....................................................................................................................................... 135
Tiers........................................................................................................................................... 135
Onglets.......................................................................................................................................... 136
Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 136
Notes ......................................................................................................................................... 137
Codes postaux .................................................................................................................................. 138
Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 138
Départements ................................................................................................................................... 139
Pays................................................................................................................................................. 140
Codes NAF........................................................................................................................................ 141
Localisation....................................................................................................................................... 142
Unités .............................................................................................................................................. 143
SOCIETE..................................................................................................................................... 144
Options - Coordonnées....................................................................................................................... 144
Identification.................................................................................................................................. 144
Adresse de la société....................................................................................................................... 144
Autres informations......................................................................................................................... 145
Options - Identification....................................................................................................................... 146
Informations administratives............................................................................................................ 146
Informations TVA............................................................................................................................ 146
Options - Logo .................................................................................................................................. 148
Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 149
Cabinet.......................................................................................................................................... 149
Identification ............................................................................................................................... 149
Adresse du cabinet....................................................................................................................... 149
Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 151
Contacts ........................................................................................................................................ 151
Expert Comptable ........................................................................................................................ 151
Collaborateur............................................................................................................................... 151
Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation .................................................................. 152
Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 153
Clients........................................................................................................................................... 153
Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 154
Macro............................................................................................................................................ 154
Ventes........................................................................................................................................... 154
EBP Devis-Factures Pratic 2010
viii
Règlements.................................................................................................................................... 154
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 155
Journaux ....................................................................................................................................... 155
Tiers ............................................................................................................................................. 155
Règlements.................................................................................................................................... 155
Remises......................................................................................................................................... 155
Options - Numérotation...................................................................................................................... 156
Ventes........................................................................................................................................... 156
Autres ........................................................................................................................................... 156
Options - Articles............................................................................................................................... 158
Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 159
Gestion des messages ..................................................................................................................... 159
Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 160
Etat Accepté................................................................................................................................... 160
États des devis ............................................................................................................................... 160
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 161
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 162
Options - Règlements......................................................................................................................... 163
Options - Paramétrages...................................................................................................................... 164
Décimales...................................................................................................................................... 164
Devise........................................................................................................................................... 164
Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 164
Transfert de documents................................................................................................................... 165
Options - Général .............................................................................................................................. 166
Police par défaut............................................................................................................................. 166
Options - Mot de passe utilisateur........................................................................................................ 167
Création du mot de passe ................................................................................................................ 167
Changer un mot de passe ................................................................................................................ 167
Suppression du mot de passe........................................................................................................... 167
Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 168
Catégories ..................................................................................................................................... 168
Modèles disponibles ........................................................................................................................ 168
Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 168
Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 168
OUTILS.......................................................................................................................................... 169
Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 169
Sauvegarde ...................................................................................................................................... 170
Bienvenue...................................................................................................................................... 170
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 170
Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 170
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 170
Restauration ..................................................................................................................................... 171
Bienvenue...................................................................................................................................... 171
Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 171
Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 171
Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 171
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 171
Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 172
Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 173
Imports paramétrables....................................................................................................................... 174
Destination source de l'import .......................................................................................................... 174
Codage du fichier............................................................................................................................ 174
Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 174
Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 174
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 175
Traitement de l'import..................................................................................................................... 175
Import de données ............................................................................................................................ 176
Format des fichiers ......................................................................................................................... 176
Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 176
Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 177
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 177
Traitement de l'import..................................................................................................................... 177
Export de données............................................................................................................................. 178
Format des fichiers ......................................................................................................................... 178
Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 178
Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 178
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 178
Traitement de l'export..................................................................................................................... 178
Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 179
Type de données ............................................................................................................................ 179
Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 179
Sélection du type de données........................................................................................................... 179
Table des matières
ix
Editeur de requêtes......................................................................................................................... 179
Aperçu des données ........................................................................................................................ 179
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 179
Traitement de l'export..................................................................................................................... 179
Assistant de maintenance des données................................................................................................. 180
Bienvenue...................................................................................................................................... 180
Choix du dossier ............................................................................................................................. 180
Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 180
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 180
Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 180
Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 182
Bienvenue...................................................................................................................................... 182
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 182
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 182
Import/Export de la configuration........................................................................................................ 183
Bienvenue...................................................................................................................................... 183
Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 183
Emplacement du fichier ................................................................................................................... 183
Eléments à traiter ........................................................................................................................... 183
Résumé des paramètres .................................................................................................................. 183
Archivage ......................................................................................................................................... 184
Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 184
Bienvenue................................................................................................................................... 184
Choix du dossier .......................................................................................................................... 184
Résumé des paramètres ............................................................................................................... 184
Format du fichier d'archive............................................................................................................... 184
Journal des événements ..................................................................................................................... 185
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 185
Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 185
Onglet Suppression......................................................................................................................... 185
Onglet Changement de code ............................................................................................................ 186
Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ....................................................................... 186
OPTIONS .................................................................................................................................... 187
Options - Services Internet................................................................................................................. 187
Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 187
Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 187
INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 189
Assistance technique.......................................................................................................................... 189
Nous contacter .................................................................................................................................. 190
Glossaire .......................................................................................................................................... 191
Index ............................................................................................................................................... 193
1
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Devis-Factures Praticet donne toutes
les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un
Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui
génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
3
Convention d'utilisation d'EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte »
ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou
réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP.
Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à
aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
EBP Devis-Factures Pratic 2010
4
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 Mai 2009
5
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous
pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Devis-Factures
Open Line TM Pratic .
L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis
dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes,
Règlements, Articles, Opérations, Paramètres).
Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés
dans le logiciel.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence.
Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page.
Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Champs obligatoires
Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière
le champ.
Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en
cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu
contextuel.
Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de
ce terme.
Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire.
Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Exemple... Remarque
Exemple...Astuce
Exemple...Exemples...
Exemple...Règles de calcul
Exemple...Avertissement
EBP Devis-Factures Pratic 2010
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Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
7
MISE EN ROUTE
Configuration minimale requise
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP2
o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits,
o Windows 7 32 bits & 64 bits
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l’installation du logiciel.
EBP Devis-Factures Pratic 2010
8
Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 3.1
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 2.0 SP1
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp".
L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées.
Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés.
MISE EN ROUTE
9
Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
EBP Devis-Factures Pratic 2010
10
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Devis-Factures Pratic . Pour pouvoir utiliser
toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures
comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir
votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
x La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
x Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant
la même syntaxe (points, majuscules).
x La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du
logiciel.
x Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre
autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
x Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas,
vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
11
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Compta & Devis-Factures Pratic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les
règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail
quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
EBP Devis-Factures Pratic 2010
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Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
5 menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation.
En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de
navigation.
La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application.
Détail des menus et fonctions associées
Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille,
Historique), Règlements, Échéancier, , Impressions ;
Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, ), Données (Banques, Moyens de
paiement, Modes de règlement) , Impressions ;
Articles : Démarrer une tâche, Articles (Fiche, Famille, Statistiques, Historique clients, Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents), Transfert en
comptabilité, Impressions;
Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (TVA, Territorialité, barèmes eco-contribution), Divers (Civilités,
Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Frais de port, Unités, Localisation), Impressions.
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icone >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en
icônes grace à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions
associées de chaque menu.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
13
Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
EBP Devis-Factures Pratic 2010
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LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
x Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
x Les champs inaccessibles sont grisés.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
15
Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône .
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
- Champ "Code Client" en entête de document
- Champ "Pays" dans les parties Adresses
- Champ "Article" dans le corps du document ...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un code client en entête de document
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs articles dans le corps d'un document
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
EBP Devis-Factures Pratic 2010
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La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet
Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents
attributs :
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
INFORMATIONS GÉNÉRALES
17
Barres d'outils du corps des documents
Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions :
Insérer
Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné.
Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer :
o une ligne article de type Bien
o une ligne article de type Service
o un texte
o un Saut de page
Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un
imprimé sur 2 pages.
o un Sous total
Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne.
Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente.
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Editer les Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Couper/Copier/Coller
Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas.
Générer l'article
Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles.
L'article généré contiendra les informations suivantes :
o Code
Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur.
Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente.
o Libellé
Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Type
Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document.
Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien".
Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service".
o Description commerciale
La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document.
o Prix de revient
Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document.
o Quantité par défaut
La quantité par défaut sera 1.
Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la
quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1.
o Unité
L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document.
Détail
Ce bouton permet d'accéder à :
o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour
les documents de vente
EBP Devis-Factures Pratic 2010
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FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste.
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au
préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter.
Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un
Client ou créer un Prospect.
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Sélectionner tout ou Crtl+A
Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation.
Imprimer
Permet d'imprimer :
la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,
la liste ouverte : Imprimer la liste.
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
INFORMATIONS GÉNÉRALES
19
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la
possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant
sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent)
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci.
o Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
o Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
EBP Devis-Factures Pratic 2010
20
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir
un répertoire précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation
sélectionnées.
x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou pas dans la vue.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
21
Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaitée.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Supprimer les filtres".
EBP Devis-Factures Pratic 2010
22
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue
"système" puis lui donner un autre nom.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que
vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans
la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système
sera automatiquement créée.
Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut".
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ;
d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier...
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…).
Sauvegarde d'une fiche
Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Sauvegarder et Nouveau
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Sauvegarder et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl + D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Imprimer ou Ctrl + P
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante
et le modèle utilisé.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl + Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl + Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - annuler tout ou Ctrl + U
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
EBP Devis-Factures Pratic 2010
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Actions -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier...
Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture...
Vues - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vues - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre - liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
INFORMATIONS GÉNÉRALES
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Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
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GUIDE
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Compta & Devis-Factures Pratic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les
règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail
quotidien :
x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :
Le nom du dossier :
Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier,
Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre
d'enregistrements).
L'icône EBP :
Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP.
Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements
total sont affichés.
Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état
sera 2/20.
x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc...)
x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
EBP Devis-Factures Pratic 2010
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Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
GUIDE
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Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Paramètres - Options.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des
écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), ainsi que
la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos
articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de
contre-valeur.
EBP Devis-Factures Pratic 2010
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Les données de base
Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches clients :
x Les familles clients,
x Les modes de règlements,
x Les banques.
D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles :
x Les unités,
x Les familles articles,
x Les localisations,
x Les barèmes éco-contribution
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
x Les civilités,
x Les codes postaux,
x Les départements,
x Les pays,
x Les codes NAF.
GUIDE
31
Comment créer les données principales ?
Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients.
Création d'un article
Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles.
La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services.
Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service .
Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail.
Création d'un Client / Prospect
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients.
La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que
vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer
en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de
navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects.
Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet
Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
EBP Devis-Factures Pratic 2010
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Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment rédiger un devis ?
Comment relancer un devis ?
Comment transférer un devis en facture ?
Comment rédiger une facture ?
Comment saisir un acompte ?
Comment saisir un règlement client ?
Comment transférer vos données vers la comptabilité ?
Comment imprimer vos données ?
Comment gérer l'eco-contribution ?
Comment consulter le journal des événements ?
Comment sauvegarder un dossier ?
Comment restaurer un dossier ?
...
GUIDE
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COMMENT GÉRER UN DEVIS ?
Comment créer un devis ?
Pour créer un devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis.
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches.
.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
EBP Devis-Factures Pratic 2010
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Comment accepter un devis ?
Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités :
changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ;
transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé)
Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis.
GUIDE
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Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document permet de choisir :
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en facture.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
x l'ouverture après le transfert du document généré.
La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également
modifiable au moment de la réalisation du transfert.
Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement.
A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous
êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
EBP Devis-Factures Pratic 2010
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Les documents générés comportent :
x l’intégralité des informations du document d'origine.
x en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
GUIDE
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Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
x Même type de document,
x Même code client,
x Même civilité,
x Même nom de client,
x Même adresse de facturation,
x Même adresse de livraison,
x Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client, il faut que le taux de TVA appliqué
soit le même sur tous les documents.
x Même remise en pied,
x Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 devis et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) concerné(s) par le
regroupement.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client, ils seront tous pris en compte par défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
EBP Devis-Factures Pratic 2010
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3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
x le Type du document que vous voulez générer.
x la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
x Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
x Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
x Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les
articles appartenant au document.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni suppr