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 Compta_et_Facturatio..> 02-Apr-2015 19:15  6.9M  

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EBP Gestion Commerciale 2010 iii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3 Préambule .........................................................................................................................................3 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3 Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3 Sauvegarde des données .....................................................................................................................3 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................4 Dispositions finales .............................................................................................................................4 Présentation de l'aide.............................................................................................................................5 L'arborescence ...................................................................................................................................5 Les pages ..........................................................................................................................................5 MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7 Configuration minimale requise ...............................................................................................................7 Installation ...........................................................................................................................................8 Le dossier de démonstration ...................................................................................................................9 Activation du logiciel ............................................................................................................................10 Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................10 Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................10 INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................11 Interface ............................................................................................................................................11 Présentation du volet de navigation .......................................................................................................12 Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................12 Les Actions .........................................................................................................................................13 LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14 Les champs de saisie ...........................................................................................................................14 Liste déroulante...................................................................................................................................15 Ouverture de la liste..........................................................................................................................15 Sélection des données .......................................................................................................................15 Fonctions de la liste ..........................................................................................................................15 La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................16 Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................17 FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION..............................................................................................19 La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................19 Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................20 Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................21 Les filtres ...........................................................................................................................................22 Filtre automatique.............................................................................................................................22 Effacer le filtre..................................................................................................................................22 Les vues.............................................................................................................................................23 GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................24 Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................24 Création d'une fiche ..........................................................................................................................24 Sauvegarde d'une fiche .....................................................................................................................24 Autres .............................................................................................................................................24 Gestion des données .........................................................................................................................24 Navigation .......................................................................................................................................24 Aide ................................................................................................................................................25 Notes .................................................................................................................................................26 GUIDE................................................................................................................................................27 COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................27 Interface ............................................................................................................................................27 Comment commencer ?........................................................................................................................28 Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................29 Les données de base............................................................................................................................30 Comment créer les données principales ? ...............................................................................................31 Création d'un article..........................................................................................................................31 Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................31 Tout est prêt !.....................................................................................................................................32 COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................33 Comment créer un devis ? ....................................................................................................................33 Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................34 Transférer un document .......................................................................................................................35 Préparation du transfert.....................................................................................................................35 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................35 Conséquences du transfert.................................................................................................................35 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................36 EBP Gestion Commerciale 2010 iv Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................36 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................36 Regrouper les documents .....................................................................................................................37 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................37 Depuis la liste des documents..........................................................................................................37 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................37 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................37 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................37 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................37 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................38 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................38 Lancement du regroupement...........................................................................................................39 Conséquences du regroupement.........................................................................................................39 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................39 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................39 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................39 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................40 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................41 Comment relancer un devis ?................................................................................................................42 Transfert d'un prospect en client............................................................................................................43 Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................43 Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................43 Transfert d'un document....................................................................................................................43 COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................44 Comment créer une commande ? ..........................................................................................................44 Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................45 Comment solder une commande ? .........................................................................................................46 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................47 Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................48 Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................48 Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................48 Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................48 COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................49 Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................49 Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................50 Transférer un document .......................................................................................................................51 Préparation du transfert.....................................................................................................................51 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................51 Conséquences du transfert.................................................................................................................51 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................52 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................52 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................52 Regrouper les documents .....................................................................................................................53 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................53 Depuis la liste des documents..........................................................................................................53 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................53 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................53 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................53 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................53 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................54 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................54 Lancement du regroupement...........................................................................................................54 Conséquences du regroupement.........................................................................................................55 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................55 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................55 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................55 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................56 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................57 Comment créer une facture ?................................................................................................................57 Transférer un document .......................................................................................................................58 Préparation du transfert.....................................................................................................................58 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................58 Conséquences du transfert.................................................................................................................58 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................59 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................59 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................59 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................60 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................61 COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................62 Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................62 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................63 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................64 Table des matières v Historique de la ligne ...........................................................................................................................65 Présentation de l'historique ................................................................................................................65 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................65 Exemples.........................................................................................................................................66 Historique du document .......................................................................................................................67 Présentation de l'historique ................................................................................................................67 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................67 Exemples.........................................................................................................................................67 Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................69 Création du barème ..........................................................................................................................69 Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................69 Historique Clients/Articles.....................................................................................................................70 Historique par documents ..................................................................................................................70 Filtres...........................................................................................................................................70 Lignes de document .......................................................................................................................70 Historique par Articles .......................................................................................................................70 Filtres...........................................................................................................................................71 Lignes articles ...............................................................................................................................71 Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?................................................................................72 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?.........................................................73 Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................73 Relances clients ................................................................................................................................73 Comment gérer le stock d'un article ? ....................................................................................................74 Comment visualiser le stock d'un article ?...............................................................................................75 Le Transfert Comptable ........................................................................................................................76 Comment sauvegarder ?.......................................................................................................................77 Comment restaurer ? ...........................................................................................................................78 Comment consulter le journal des événements ? .....................................................................................79 MANUEL .............................................................................................................................................81 FICHIER ..........................................................................................................................................81 Nouveau dossier..................................................................................................................................81 Créer un nouveau raccourci ..................................................................................................................82 Ouvrir un dossier.................................................................................................................................83 Fermer un dossier................................................................................................................................84 Quitter l'application..............................................................................................................................85 VENTES ...........................................................................................................................................86 Ventes - Démarrer une tâche ................................................................................................................86 DOCUMENTS DE VENTE ..................................................................................................................87 Documents de vente - Fenêtre principale de navigation............................................................................87 Actions spécifiques............................................................................................................................87 Devis .................................................................................................................................................89 L'entête ........................................................................................................................................89 Le corps........................................................................................................................................89 Le pied .........................................................................................................................................89 Les autres onglets..........................................................................................................................89 Les actions d'un devis.....................................................................................................................90 Commandes de vente...........................................................................................................................91 L'entête de la commande ................................................................................................................91 Le corps de la commande................................................................................................................91 Le pied de la commande .................................................................................................................91 Les autres onglets..........................................................................................................................91 Les actions d'une commande...........................................................................................................91 Bons de livraison .................................................................................................................................93 L'entête du bon de livraison.............................................................................................................93 Le corps du bon de livraison ............................................................................................................93 Le pied du bon de livraison..............................................................................................................93 Les autres onglets..........................................................................................................................93 Les actions d'un bon de livraison......................................................................................................93 Bons de retour ....................................................................................................................................95 L'entête du bon de retour................................................................................................................95 Le corps du bon de retour ...............................................................................................................95 Le pied du bon de retour.................................................................................................................95 Les autres onglets..........................................................................................................................95 Les actions d'un bon de retour .........................................................................................................95 Factures .............................................................................................................................................97 L'entête de la facture......................................................................................................................97 Le corps de la facture .....................................................................................................................97 Le pied de la facture.......................................................................................................................97 Les autres onglets..........................................................................................................................97 Les actions d'une facture.................................................................................................................97 Avoirs ................................................................................................................................................99 L'entête de l'avoir ..........................................................................................................................99 EBP Gestion Commerciale 2010 vi Le corps de l'avoir ..........................................................................................................................99 Le pied de l'avoir............................................................................................................................99 Les autres onglets..........................................................................................................................99 Les actions d'un avoir .....................................................................................................................99 Factures d'acompte............................................................................................................................ 101 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 101 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 101 Les autres onglets........................................................................................................................ 101 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 101 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 102 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 102 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 102 Les autres onglets........................................................................................................................ 102 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 102 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 104 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 104 Préparation à la copie de document................................................................................................... 104 Traitement de la duplication............................................................................................................. 104 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 104 Regrouper les documents ................................................................................................................... 105 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 105 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 105 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 105 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 105 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 105 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 105 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 106 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 106 Lancement du regroupement......................................................................................................... 107 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 107 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 107 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 107 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 107 Supprimer un document..................................................................................................................... 108 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 108 Transférer un document ..................................................................................................................... 109 Préparation du transfert................................................................................................................... 109 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 109 Conséquences du transfert............................................................................................................... 109 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 110 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 110 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 110 CLIENTS ..................................................................................................................................... 111 Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 111 Clients / Prospects ............................................................................................................................. 112 Statistiques....................................................................................................................................... 114 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 114 L'onglet Données ............................................................................................................................ 114 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 115 Familles de tiers ................................................................................................................................ 116 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 117 Historique par documents ................................................................................................................ 117 Filtres......................................................................................................................................... 117 Lignes de document ..................................................................................................................... 117 Historique par Articles ..................................................................................................................... 117 Filtres......................................................................................................................................... 118 Lignes articles ............................................................................................................................. 118 COMMERCIAUX............................................................................................................................ 119 Commercial ...................................................................................................................................... 119 Onglet Coordonnées........................................................................................................................ 119 Adresse ...................................................................................................................................... 119 Contact....................................................................................................................................... 120 Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 120 Onglet Notes .................................................................................................................................. 120 Familles commerciaux........................................................................................................................ 121 Barèmes........................................................................................................................................... 122 Entête ........................................................................................................................................... 122 Onglets.......................................................................................................................................... 122 Commissions..................................................................................................................................... 124 Les filtres....................................................................................................................................... 124 Liste des commissions ..................................................................................................................... 124 Les actions..................................................................................................................................... 124 Table des matières vii RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 125 Échéancier ........................................................................................................................................ 125 Les onglets .................................................................................................................................... 125 Les filtres....................................................................................................................................... 125 Les actions..................................................................................................................................... 126 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 127 Les onglets .................................................................................................................................... 127 Les filtres....................................................................................................................................... 127 Les actions..................................................................................................................................... 127 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 129 Catégories ..................................................................................................................................... 129 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 129 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 129 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 129 RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 130 Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 130 CLIENTS ..................................................................................................................................... 131 Échéancier ........................................................................................................................................ 131 Les onglets .................................................................................................................................... 131 Les filtres....................................................................................................................................... 131 Les actions..................................................................................................................................... 132 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 133 Les onglets .................................................................................................................................... 133 Les filtres....................................................................................................................................... 133 Les actions..................................................................................................................................... 133 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 135 Échéancier ........................................................................................................................................ 135 Les onglets .................................................................................................................................... 135 Les filtres....................................................................................................................................... 135 Les actions..................................................................................................................................... 136 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 137 Les onglets .................................................................................................................................... 137 Les filtres....................................................................................................................................... 137 Les actions..................................................................................................................................... 137 DONNÉES.................................................................................................................................... 139 Banque ............................................................................................................................................ 139 Onglet Adresse ............................................................................................................................... 139 Adresse ...................................................................................................................................... 139 Contact....................................................................................................................................... 140 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 140 Onglet Notes .................................................................................................................................. 140 Moyens de paiement.......................................................................................................................... 141 Modes de règlement........................................................................................................................... 142 Onglet détail .................................................................................................................................. 142 Création des lignes....................................................................................................................... 142 Test des lignes créées................................................................................................................... 142 Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 143 Onglet Notes .................................................................................................................................. 143 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 144 Catégories ..................................................................................................................................... 144 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 144 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 144 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 144 ACHATS......................................................................................................................................... 145 Achats - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 145 DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 146 Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 146 Actions spécifiques.......................................................................................................................... 146 Demandes de prix.............................................................................................................................. 148 Le corps...................................................................................................................................... 148 Le pied ....................................................................................................................................... 148 Les autres onglets........................................................................................................................ 148 Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 148 Commande d'achat............................................................................................................................ 150 L'entête de la commande .............................................................................................................. 150 Le corps de la commande.............................................................................................................. 150 Le pied de la commande ............................................................................................................... 150 Les autres onglets........................................................................................................................ 150 Les actions d'une commande......................................................................................................... 150 Bon de réception ............................................................................................................................... 152 L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 152 Le corps du bon de réception......................................................................................................... 152 EBP Gestion Commerciale 2010 viii Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 152 Les autres onglets........................................................................................................................ 152 Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 152 Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 154 L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 154 Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 154 Le pied du bon de retour............................................................................................................... 154 Les autres onglets........................................................................................................................ 154 Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 154 Facture d'achat ................................................................................................................................. 156 L'entête de la facture.................................................................................................................... 156 Le corps de la facture ................................................................................................................... 156 Le pied de la facture..................................................................................................................... 156 Les autres onglets........................................................................................................................ 156 Les actions d'une facture............................................................................................................... 156 Avoir d'achat..................................................................................................................................... 158 L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 158 Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 158 Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 158 Les autres onglets........................................................................................................................ 158 Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 158 Factures d'acompte............................................................................................................................ 160 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 160 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 160 Les autres onglets........................................................................................................................ 160 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 160 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 161 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 161 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 161 Les autres onglets........................................................................................................................ 161 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 161 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 163 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 163 Préparation à la copie de document................................................................................................... 163 Traitement de la duplication............................................................................................................. 163 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 163 Regrouper les documents ................................................................................................................... 164 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 164 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 164 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 164 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 164 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 164 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 164 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 165 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 165 Lancement du regroupement......................................................................................................... 166 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 166 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 166 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 166 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 166 Supprimer un document..................................................................................................................... 167 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 167 Transférer un document ..................................................................................................................... 168 Préparation du transfert................................................................................................................... 168 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 168 Conséquences du transfert............................................................................................................... 168 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 169 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 169 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 169 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 170 Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 170 Fournisseurs ..................................................................................................................................... 171 Statistiques....................................................................................................................................... 173 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 173 L'onglet Données ............................................................................................................................ 173 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 174 Familles de tiers ................................................................................................................................ 175 Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 176 Historique par documents ................................................................................................................ 176 Filtres......................................................................................................................................... 176 Lignes de document ..................................................................................................................... 176 Historique par Articles ..................................................................................................................... 176 Table des matières ix Filtres......................................................................................................................................... 176 Lignes articles ............................................................................................................................. 177 RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 178 Échéancier ........................................................................................................................................ 178 Les onglets .................................................................................................................................... 178 Les filtres....................................................................................................................................... 178 Les actions..................................................................................................................................... 179 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 180 Les onglets .................................................................................................................................... 180 Les filtres....................................................................................................................................... 180 Les actions..................................................................................................................................... 180 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 182 Catégories ..................................................................................................................................... 182 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 182 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 182 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 182 ARTICLES ...................................................................................................................................... 183 Articles - Démarrer une tâche ............................................................................................................. 183 ARTICLES.................................................................................................................................... 184 Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 184 Article .............................................................................................................................................. 185 Familles articles................................................................................................................................. 186 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 187 Historique par documents ................................................................................................................ 187 Filtres......................................................................................................................................... 187 Lignes de document ..................................................................................................................... 187 Historique par Articles ..................................................................................................................... 187 Filtres......................................................................................................................................... 188 Lignes articles ............................................................................................................................. 188 Statistiques....................................................................................................................................... 189 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 189 L'onglet Données ............................................................................................................................ 189 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 190 STOCK........................................................................................................................................ 191 Bons de stock ................................................................................................................................... 191 Bons de stock ................................................................................................................................... 192 Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 193 Bienvenue...................................................................................................................................... 193 Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 193 Classement des données préparées................................................................................................... 193 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 194 Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 195 Entête ........................................................................................................................................... 195 Onglets.......................................................................................................................................... 195 Actions .......................................................................................................................................... 196 Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 197 Mouvements de stock......................................................................................................................... 198 Filtres............................................................................................................................................ 198 Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 198 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 200 Catégories ..................................................................................................................................... 200 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 200 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 200 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 200 OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 201 Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 201 Documents de vente..................................................................................................................... 202 Regrouper les documents ................................................................................................................... 202 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 202 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 202 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 202 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 202 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 202 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 202 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 203 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 203 Lancement du regroupement......................................................................................................... 204 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 204 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 204 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 204 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 204 Livraison de commandes .................................................................................................................... 205 EBP Gestion Commerciale 2010 x Les filtres....................................................................................................................................... 205 Pièce à générer............................................................................................................................... 205 Commandes................................................................................................................................... 206 Conséquences de la livraison............................................................................................................ 206 Documents d'achat....................................................................................................................... 208 Regrouper les documents ................................................................................................................... 208 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 208 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 208 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 208 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 208 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 208 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 208 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 209 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 209 Lancement du regroupement......................................................................................................... 210 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 210 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 210 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 210 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 210 Réception de commandes ................................................................................................................... 211 Les filtres....................................................................................................................................... 211 Pièce à générer............................................................................................................................... 211 Commandes................................................................................................................................... 211 Conséquences de la réception .......................................................................................................... 212 Transfert en comptabilité .............................................................................................................. 213 Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 213 Historique des transferts comptables.................................................................................................... 214 Entête ........................................................................................................................................... 214 Pièces transférées........................................................................................................................... 214 Détail des traitements ..................................................................................................................... 214 Actions .......................................................................................................................................... 214 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 215 Catégories ..................................................................................................................................... 215 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 215 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 215 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 215 PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 216 Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 216 TAXES ........................................................................................................................................ 217 Taux de TVA ..................................................................................................................................... 217 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 217 Onglet Notes .................................................................................................................................. 218 Types de TVA.................................................................................................................................... 219 Territorialités .................................................................................................................................... 220 Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 221 DIVERS....................................................................................................................................... 222 Civilités ............................................................................................................................................ 222 Contacts........................................................................................................................................... 223 Entête ........................................................................................................................................... 223 Contact....................................................................................................................................... 223 Tiers........................................................................................................................................... 223 Onglets.......................................................................................................................................... 224 Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 224 Notes ......................................................................................................................................... 225 Codes postaux .................................................................................................................................. 226 Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 226 Départements ................................................................................................................................... 227 Pays................................................................................................................................................. 228 Codes NAF........................................................................................................................................ 229 Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 230 Localisation....................................................................................................................................... 231 Unités .............................................................................................................................................. 232 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 233 Catégories ..................................................................................................................................... 233 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 233 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 233 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 233 SOCIETE..................................................................................................................................... 234 Options - Coordonnées....................................................................................................................... 234 Identification.................................................................................................................................. 234 Adresse de la société....................................................................................................................... 234 Autres informations......................................................................................................................... 235 Table des matières xi Options - Identification....................................................................................................................... 236 Informations administratives............................................................................................................ 236 Informations TVA............................................................................................................................ 236 Options - Logo .................................................................................................................................. 238 Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 239 Cabinet.......................................................................................................................................... 239 Identification ............................................................................................................................... 239 Adresse du cabinet....................................................................................................................... 239 Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 241 Contacts ........................................................................................................................................ 241 Expert Comptable ........................................................................................................................ 241 Collaborateur............................................................................................................................... 241 Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation .................................................................. 242 Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 243 Clients........................................................................................................................................... 243 Fournisseurs .................................................................................................................................. 243 Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 244 Macro............................................................................................................................................ 244 Ventes et achats............................................................................................................................. 244 Règlements.................................................................................................................................... 244 Stock ............................................................................................................................................ 244 Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 246 Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 247 Journaux ....................................................................................................................................... 247 Tiers ............................................................................................................................................. 247 Règlements.................................................................................................................................... 247 Remises......................................................................................................................................... 247 Options - Numérotation...................................................................................................................... 249 Ventes........................................................................................................................................... 249 Achats........................................................................................................................................... 250 Stocks ........................................................................................................................................... 250 Autres ........................................................................................................................................... 250 Options - Articles............................................................................................................................... 252 Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 253 Gestion des messages ..................................................................................................................... 253 Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 254 Etat Accepté................................................................................................................................... 254 États des devis ............................................................................................................................... 254 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 255 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 256 Options - Règlements......................................................................................................................... 257 Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 258 Options - Paramétrages...................................................................................................................... 259 Décimales...................................................................................................................................... 259 Devise........................................................................................................................................... 259 Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 259 Transfert de documents................................................................................................................... 260 Options - Général .............................................................................................................................. 261 Police par défaut............................................................................................................................. 261 Options - Mot de passe utilisateur........................................................................................................ 262 Création du mot de passe ................................................................................................................ 262 Changer un mot de passe ................................................................................................................ 262 Suppression du mot de passe........................................................................................................... 262 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 263 Catégories ..................................................................................................................................... 263 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 263 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 263 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 263 OUTILS.......................................................................................................................................... 264 Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 264 Sauvegarde ...................................................................................................................................... 265 Bienvenue...................................................................................................................................... 265 Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 265 Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 265 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 265 Restauration ..................................................................................................................................... 266 Bienvenue...................................................................................................................................... 266 Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 266 Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 266 Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 266 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 266 Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 267 EBP Gestion Commerciale 2010 xii Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 268 Imports paramétrables....................................................................................................................... 269 Destination source de l'import .......................................................................................................... 269 Codage du fichier............................................................................................................................ 269 Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 269 Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 269 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 270 Traitement de l'import..................................................................................................................... 270 Import de données ............................................................................................................................ 271 Format des fichiers ......................................................................................................................... 271 Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 271 Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 272 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 272 Traitement de l'import..................................................................................................................... 272 Export de données............................................................................................................................. 273 Format des fichiers ......................................................................................................................... 273 Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 273 Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 273 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 273 Traitement de l'export..................................................................................................................... 273 Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 275 Type de données ............................................................................................................................ 275 Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 275 Sélection du type de données........................................................................................................... 275 Editeur de requêtes......................................................................................................................... 275 Aperçu des données ........................................................................................................................ 275 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 275 Traitement de l'export..................................................................................................................... 275 Assistant de maintenance des données................................................................................................. 276 Bienvenue...................................................................................................................................... 276 Choix du dossier ............................................................................................................................. 276 Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 276 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 276 Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 277 Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 278 Bienvenue...................................................................................................................................... 278 Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 278 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 278 Import/Export de la configuration........................................................................................................ 279 Bienvenue...................................................................................................................................... 279 Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 279 Emplacement du fichier ................................................................................................................... 279 Eléments à traiter ........................................................................................................................... 279 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 279 Archivage ......................................................................................................................................... 280 Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 280 Bienvenue................................................................................................................................... 280 Choix du dossier .......................................................................................................................... 280 Résumé des paramètres ............................................................................................................... 280 Format du fichier d'archive............................................................................................................... 280 Journal des événements ..................................................................................................................... 281 Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 281 Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 281 Onglet Suppression......................................................................................................................... 281 Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 282 Onglet Changement de code ............................................................................................................ 282 Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat .......................................................... 282 OPTIONS .................................................................................................................................... 283 Options - Services Internet................................................................................................................. 283 Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 283 Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 283 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 285 Assistance technique.......................................................................................................................... 285 Nous contacter .................................................................................................................................. 286 Glossaire .......................................................................................................................................... 287 Index ............................................................................................................................................... 289 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 3 Convention d'utilisation d'EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite EBP Gestion Commerciale 2010 4 y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 Mai 2009 5 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion Commerciale Open Line TM . L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes, Règlements, Articles, Opérations, Paramètres). Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés dans le logiciel. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Champs obligatoires Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière le champ. Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu contextuel. Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de ce terme. Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire. Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Exemple... Remarque Exemple...Astuce Exemple...Exemples... Exemple...Règles de calcul Exemple...Avertissement EBP Gestion Commerciale 2010 6 Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 7 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP2 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. EBP Gestion Commerciale 2010 8 Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 3.1 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 2.0 SP1 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp". L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. MISE EN ROUTE 9 Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). EBP Gestion Commerciale 2010 10 Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic . Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : x La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. x Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). x La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. x Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 11 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Compta & Gestion Commerciale Classic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). EBP Gestion Commerciale 2010 12 Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : 5 menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille, Historique), Commerciaux (Fiche, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements, Échéancier, , Impressions ; Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, ), Fournisseurs (Règlements, Échéancier), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement) , Impressions ; Achats : Démarrer une tâche, Documents d'achat, Fournisseurs (Fiche, Contact, Statistiques, Famille, Historique), Règlements, Échéancier, Impressions ; Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Mouvements de stock), Articles (Fiche, Famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseursTarifs (Tarifs et promotions, Catégories tarifaire), Impressions ; Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de commandes), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de commandes), Transfert en comptabilité, Impressions; Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (TVA, Territorialité, barèmes eco-contribution), Divers (Civilités, Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, ), Stock (Localisation, Dépôt), Impressions. Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icone >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grace à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. INFORMATIONS GÉNÉRALES 13 Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. EBP Gestion Commerciale 2010 14 LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. x Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. x Les champs inaccessibles sont grisés. INFORMATIONS GÉNÉRALES 15 Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Code Client" en entête de document - Champ "Pays" dans les parties Adresses - Champ "Article" dans le corps du document ... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un code client en entête de document ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs articles dans le corps d'un document Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. EBP Gestion Commerciale 2010 16 La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). INFORMATIONS GÉNÉRALES 17 Barres d'outils du corps des documents Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions : Insérer Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné. Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer : o une ligne article de type Bien o une ligne article de type Service o un texte o un Saut de page Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un imprimé sur 2 pages. o un Sous total Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne. Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente. Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Couper/Copier/Coller Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas. Générer l'article Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles. L'article généré contiendra les informations suivantes : o Code Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur. Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente. o Libellé Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document. o Type Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document. Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien". Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service". o Description commerciale La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document. o Prix de revient Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document. o Quantité par défaut La quantité par défaut sera 1. Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1. o Unité L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document. Détail Ce bouton permet d'accéder à : o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs). EBP Gestion Commerciale 2010 18 o au détail du tarif appliqué. INFORMATIONS GÉNÉRALES 19 FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter. Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un Client ou créer un Prospect. Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". EBP Gestion Commerciale 2010 20 Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. INFORMATIONS GÉNÉRALES 21 Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées. x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou pas dans la vue. EBP Gestion Commerciale 2010 22 Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". INFORMATIONS GÉNÉRALES 23 Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut". Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition Ajouter une requête de détail Ajouter une somme EBP Gestion Commerciale 2010 24 GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…). Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Imprimer ou Ctrl + P Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation INFORMATIONS GÉNÉRALES 25 Actions -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier... Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture... Vues - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vues - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. EBP Gestion Commerciale 2010 26 Notes La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. 27 GUIDE COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Compta & Gestion Commerciale Classic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). EBP Gestion Commerciale 2010 28 Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. GUIDE 29 Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Options. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. EBP Gestion Commerciale 2010 30 Les données de base Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches clients : x Les familles clients, x Les modes de règlements, x Les banques. D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles : x Les unités, x Les familles articles, x Les localisations, x Les barèmes éco-contribution, x Les fournisseurs, x Les tarifs. Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : x Les civilités, x Les codes postaux, x Les départements, x Les pays, x Les codes NAF. GUIDE 31 Comment créer les données principales ? Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients. Création d'un article Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles. La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services. Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service . Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail. Création d'un Client / Prospect Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients. La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects. Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. EBP Gestion Commerciale 2010 32 Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : Comment rédiger un devis ? Comment relancer un devis ? Comment transférer un devis en facture ? Comment rédiger une facture ? Comment saisir un acompte ? Comment saisir un règlement client ? Comment transférer vos données vers la comptabilité ? Comment imprimer vos données ? Comment gérer l'eco-contribution ? Comment consulter le journal des événements ? Comment sauvegarder un dossier ? Comment restaurer un dossier ? ... GUIDE 33 COMMENT GÉRER UN DEVIS ? Comment créer un devis ? Pour créer un devis, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis. Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. . Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Gestion Commerciale 2010 34 Comment accepter un devis ? Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités : changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ; transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé) Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis. GUIDE 35 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. EBP Gestion Commerciale 2010 36 Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. GUIDE 37 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. EBP Gestion Commerciale 2010 38 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. GUIDE 39 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale 2010 40 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 41 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Gestion Commerciale 2010 42 Comment relancer un devis ? Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de validité indiquée dans les options du dossier. Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions. La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. GUIDE 43 Transfert d'un prospect en client Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur occasionnel ou régulier. Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en document supérieur. Transfert depuis la fenêtre principale de navigation A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client". Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de navigation. Transfert depuis la fiche A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action". La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client. Transfert d'un document Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes. Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client. De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche Client. Il en va de même pour le regroupement de documents. EBP Gestion Commerciale 2010 44 COMMENT GERER UNE COMMANDE ? Comment créer une commande ? Pour créer une commande, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes. Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. GUIDE 45 Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente l'action "livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture ou par un regroupement de commandes en BL ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : x les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer x La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …) x La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas (croix rouge). EBP Gestion Commerciale 2010 46 Comment solder une commande ? Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement. La commande est accessible depuis : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande Le menu Ventes - Documents de vente - Commande Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez cliquez sur le bouton Solder. Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci. GUIDE 47 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. EBP Gestion Commerciale 2010 48 Comment saisir un acompte client ou fournisseur ? La saisie d'un acompte est possible depuis : un devis, une commande, un bon de livraison, une facture d'acompte, une facture. Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document. Saisir un acompte sur un devis Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le montant souhaité dans la zone Acompte. Ce montant ne génère pas de règlement. Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une facture d'acompte qui elle génèrera un règlement. Saisir une facture d'acompte La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client. Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte. La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle facture d'acompte. Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte. A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture Lors de la confirmation de la vente par une commande ou la livraison de la commande, il vous est possible de rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment. De même, lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Pour rattacher une factures d'acompte à un document vous devez : ouvrir le document, aller sur l'onglet Acompte, cliquer sur le bouton Affecter, sélectionner la facture d'acompte à associer. GUIDE 49 COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? Comment créer un bon de livraison ? Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison. Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches. Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Gestion Commerciale 2010 50 Comment créer un bon de retour ? Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour. Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. GUIDE 51 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. EBP Gestion Commerciale 2010 52 Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. GUIDE 53 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), EBP Gestion Commerciale 2010 54 x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. GUIDE 55 Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale 2010 56 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 57 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? Comment créer une facture ? Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures. Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. . La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Gestion Commerciale 2010 58 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. GUIDE 59 Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale 2010 60 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 61 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Gestion Commerciale 2010 62 COMMENT GÉRER UN AVOIR ? Comment créer un avoir ? Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs. Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. . L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. GUIDE 63 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Gestion Commerciale 2010 64 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 65 Historique de la ligne L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente ou achat. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte. Présentation de l'historique L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes". Chaque zone contient les champs : N° de document Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents. Date du document Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents. Quantité Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents. Quantité livrée (vente) ou réceptionnée (achat) Ce champ contient les quantités livrées/réceptionnées, il est renseigné uniquement à partir de la livraison/réception ou, transfert d'une commande en document supérieur. Reliquat Ce champ contient les quantités en attente de livraison/réception (non livrées/réceptionnées), il est renseigné uniquement à partir de la livraison/réception ou transfert d'une commande en document supérieur. La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande : Exemple : - Sur une ligne de Bon de livraison/réception s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande. - Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande. La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de Bon de livraison/réception. En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés. Vous pouvez augmenter ou diminuer une quantité sur un bon de livraison ou sur un facture. De ce fait, la commande sera mise à jour (quantité livrée). Si vous décidez d'augmenter la quantité, vous avez le choix de : - tous répartir, la commande (quantité livrée) et le bon de livraison seront mis à jour. - mettre cette quantité en supplémentaire (cocher la cas) sur le bon de livraison, dans ce cas la quantité livrée sur la commande ne sera pas mise à jour. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document. Fonctionnement de l'historique L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez : EBP Gestion Commerciale 2010 66 Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du nouveau document, Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du document d'origine. Dans le cas d'une livraison/réception partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée/réceptionnée" et "Reliquat" seront renseignés. Exemples Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de vente : Création d'un Devis, Transfert d'un Devis en Commande, Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande, Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande, Regroupement de Bons de livraison en Facture. GUIDE 67 Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou achat. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL, Facture. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. (voir exemple) Présentation de l'historique L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Chaque zone contient les champs : N° de document Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents. Date du document Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents. Type de document Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents. Code du client ou Code du fournisseur Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents. Nom du client ou Nom du fournisseur Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou précédents. Net à payer Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document. Fonctionnement de l'historique L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez : Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du nouveau document, Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements du document d'origine. Exemples Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de vente : Création d'un Devis, Transfert d'un Devis en Commande, Réalisation d'un Bon de livraison par la Livraison partielle d'une Commande, Réalisation d'un Bon de livraison en 2ème Livraison partielle d'une Commande, Regroupement de Bons de livraison en Facture, Création d'un Bon de retour puis transfert en Avoir Création d'une Facture puis transfert en Avoir, Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte, EBP Gestion Commerciale 2010 68 GUIDE 69 Comment gérer l'éco contribution ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de : saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution, d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC". Depuis la fiche article vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total écocontribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. EBP Gestion Commerciale 2010 70 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. GUIDE 71 Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. EBP Gestion Commerciale 2010 72 Comment saisir un règlement client ou fournisseur ? Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou Règlements - Fournisseurs - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant du règlement reçu. Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes. Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement. Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. GUIDE 73 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ? L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients. Consultation de l'échéancier La consultation des échéances s'effectue à partir : de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs, de la fiche client ou fournisseur, du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou Règlements fournisseurs- Echéancier. Relances clients Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date donnée. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Relances Clients. EBP Gestion Commerciale 2010 74 Comment gérer le stock d'un article ? Pour qu'un article puisse être géré en stock, il faut qu'il soit de type bien. Ensuite, à partir de l'onglet stock de la fiche article, vous devez cocher la case "Géré en stock". Pour entrer des articles en stock, vous avez plusieurs possibilités : - créer un bon d'entrée, - réaliser un inventaire, - réceptionner une commande fournisseur (bon de réception), - réaliser un bon de retour et/ou un avoir client . Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités : - créer un bon de sortie, - livrer une commande ou réaliser une facture de vente, - réaliser un bon de retour et/ou un avoir Fournisseur . La page mouvements de stock permet de vérifier les différentes variations de stock d'un article. GUIDE 75 Comment visualiser le stock d'un article ? La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir : x La liste des articles (menu Articles/Articles), x La fiche article / onglet Stock, x Les mouvements de stock (Menu Articles/Documents de stock). A chaque sélection d'un article par la liste déroulante, vous avez également accès à ces informations si la vue est de type "Défaut (Système)". EBP Gestion Commerciale 2010 76 Le Transfert Comptable Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité. Ces écritures concernent : Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), Les échéances, Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), les inventaires. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures, Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, L'option de comptabilisation des stocks (inventaire), Les comptes de stock, La méthode de comptabilisation. Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à définir dans les options comptables. En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser". Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser" est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". GUIDE 77 Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. EBP Gestion Commerciale 2010 78 Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. GUIDE 79 Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements Il stocke chaque information concernant : la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation le manque d'un n° TVA intracommunautaire la suppression de documents la dévalidation d'inventaire le changement de code, la dévalidation de document. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des événements. 81 MANUEL FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant. Ces étapes consistent à : Saisir le nom du dossier, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir d'autres informations et les informations de TVA, La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier. Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les autres options. EBP Gestion Commerciale 2010 82 Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. x La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; x L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; x Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. x Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. MANUEL 83 Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. EBP Gestion Commerciale 2010 84 Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. MANUEL 85 Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. EBP Gestion Commerciale 2010 86 VENTES Ventes - Démarrer une tâche Accès : Ventes - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Clients Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Client. Nouveau devis Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis. Nouvelle facture Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures. Saisir un règlement Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. MANUEL 87 DOCUMENTS DE VENTE Documents de vente - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Documents de vente - Tous La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La liste des documents de vente contient différents onglets. A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison, Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte. Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible : Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou : - le document n'a pas déjà été transféré - le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte). Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la date et les options souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés. Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Actions spécifiques Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique : Commandes Livrer EBP Gestion Commerciale 2010 88 Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de type commande est sélectionné. Factures Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. MANUEL 89 Devis Accès : Ventes - Documents de vente - Devis La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également indiquer : o L'état du devis Sélectionnez ici l'état du devis. Les état sont définis dans les options du dossier. Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut. Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en bon de livraison, commande ou facture. o La date de validité Indiquez ici la date de validité du devis. Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du dossier. Date du document : 15/02/2008 Durée de validité des devis (jours) : 10 Date de validité : 25/02/2008 Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement) Le corps Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre devis : En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. EBP Gestion Commerciale 2010 90 Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 91 Commandes de vente Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la commande Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue : Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du document. Pour cela, vous devez confirmer le message. Le corps de la commande Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre commande : En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la commande Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Pour les commandes, vous avez également la possibilité de définir une priorité (Haute, Normal, Faible). Cette priorité permet de réaliser un tri supplémentaire lors de la livraison des commandes. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'une commande A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. EBP Gestion Commerciale 2010 92 Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 93 Bons de livraison Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches. Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de livraison Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Le corps du bon de livraison Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de livraison : En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de livraison Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un bon de livraison A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document EBP Gestion Commerciale 2010 94 L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 95 Bons de retour Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de retour Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps du bon de retour Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de retour : En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de retour Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un bon de retour A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. EBP Gestion Commerciale 2010 96 Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 97 Factures Accès : Ventes - Documents de vente - Factures La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Le corps de la facture Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre facture : En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la facture Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Echéances Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'une facture A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. EBP Gestion Commerciale 2010 98 En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. MANUEL 99 Avoirs Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps de l'avoir Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Avoir : En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de l'avoir Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative. Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un avoir A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider EBP Gestion Commerciale 2010 100 Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. MANUEL 101 Factures d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire. Le corps de la facture d'acompte Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant de votre facture d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Les actions d'une facture d'acompte A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. EBP Gestion Commerciale 2010 102 Avoirs d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes. L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le corps de l'avoir d'acompte Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les montants de votre avoir d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Les actions d'un avoir d'acompte A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables MANUEL 103 Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. EBP Gestion Commerciale 2010 104 TRAITEMENTS... Dupliquer un document Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre. Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé. Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués. Préparation à la copie de document Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Traitement de la duplication Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou fournisseur. Ces informations sont : x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur, x son mode de règlement, x ses conditions commerciales (remise accordée). Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué. Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau document. Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur. Conséquences de la duplication Le nouveau document est à la date du jour. Elle contient toutes les informations du document d'origine. Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez : x modifier la date, x changer de client ou fournisseur, x ajouter, modifier ou supprimer des articles x ... Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas repris dans le document final. MANUEL 105 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. EBP Gestion Commerciale 2010 106 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. MANUEL 107 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale 2010 108 Supprimer un document Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier : n’est pas validé, n’est pas transféré ou regroupé, n’est pas comptabilisé. Pour supprimer un document, vous devez : soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit + supprimer ou touche "suppr" au clavier soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D. Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert ou regroupement est supprimé auparavant. Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la suppression du devis ou demande de prix est impossible. Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible. Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message : « Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ? Cette suppression sera définitive. » Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message : Pour un document déjà transféré ou regroupé : « Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer d’abord ce document ». Pour un document transféré en comptabilité : « Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ». Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI d'avertissement s'affichera. La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements. Conséquences de la suppression d'un document Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat, l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques... Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état. Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous souhaitez ne plus avoir ce règlement. Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé. MANUEL 109 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. EBP Gestion Commerciale 2010 110 Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. MANUEL 111 CLIENTS Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes. La liste des clients/prospects contient les onglets : Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés, Clients, Prospects. Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Transférer en client Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de renseignements. Action disponible uniquement pour une fiche prospect. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du client ou prospect" sélectionné. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du client" sélectionné. Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client. Créer un document de vente Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer. Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement, n° de TVA...) seront automatiquement renseignées. Changer un code client Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...). Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ... pour chaque Clients. Simulation du tarif La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date donnée. EBP Gestion Commerciale 2010 112 Clients / Prospects Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches. La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille client / prospects Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect. Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur la fiche clients/prospect Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale (décochée). Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques). La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Facturation Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client. Livraison Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client. Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation". Il en va de même pour le contact. Adresses Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses. Contacts Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts. Gestion Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas. Tarifs Cet onglet permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Pour voir les tarifs en cours (la date du jour est comprise dans la période du tarif) ainsi sur les précédents ou suivants, vous devez cliquer sur le bouton "Voir tous les tarifs". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). MANUEL 113 Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de vente, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Divers Permet de renseigner le mode de règlement du client et les informations administratives. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des clients/prospects. EBP Gestion Commerciale 2010 114 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Client Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Client Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Fournisseur Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Famille fournisseur Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. MANUEL 115 Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. EBP Gestion Commerciale 2010 116 Familles de tiers Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir la territorialité et le % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois que cette famille lui sera affectée. Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée. un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients) Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur).$ un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 117 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. EBP Gestion Commerciale 2010 118 Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. MANUEL 119 COMMERCIAUX Commercial Accès : Ventes - Commerciaux - Commerciaux La gestion de la fiche "Commercial" est commune à toutes les fiches. La fiche commercial se compose d'une entête et d'onglets. Le commercial peut être rattaché soit, à la fiche des clients soit, à un document de ventes (onglet Compléments) ou encore, à une ligne d’article dans le document. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille commercial Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le commercial. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille commercial en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Secteur géographique Ce champ permet de saisir ou sélectionner le secteur géographique de votre commercial (au maximum 10 caractères alphanumériques). Si le secteur géographique que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des secteurs géographiques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche secteur géographique en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre commercial (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques). Prénom Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques). La fiche du commercial se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Onglet Coordonnées Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du commercial. Adresse Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, EBP Gestion Commerciale 2010 120 ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du commercial. Onglet Barèmes La sélection d'un barème permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial. L'affectation d'un "Barème" à une fiche "Commercial", affecte automatiquement le "Commercial" à la fiche "Barème". Onglet Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. MANUEL 121 Familles commerciaux Accès : Ventes - Commerciaux - Familles commerciaux La gestion de la fiche "Famille Commerciaux" est commune à toutes les fiches. L'entête de la fiche famille se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). La fiche famille commerciaux se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Barème La sélection d'un barème permet de définir un barème de calcul de commissions pour un ensemble de commerciaux dont cette famille est affectée. Règles sur la modification ou suppression d'un barème - Si changement du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial. - Si suppression du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial - Si suppression du barème dans la famille (sans suppression du barème lui même), laquelle est attachée au commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 122 Barèmes Accès : Ventes - Commerciaux - Barèmes La gestion de la fiche "Barème" est commune à toutes les fiches. Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d'articles, de tiers, de familles articles ou tiers. La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possible, et facilite le paramétrage des éléments constituants le calcul des commissions. Le/les barèmes sont associés aux commerciaux ou familles commerciaux depuis la fiche commercial ou famille de commerciaux ou le commercial ou la famille de commerciaux sont affectés à la ou les fiches barèmes depuis la fiche barème. La fiche barème se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Indiquez un code barème. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Libellé * Saisissez le libellé du barème (au maximum 40 caractères). Objectif basé sur Il permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée. Les types d'objectif possibles sont Chiffre d'affaires, Chiffre d'affaires encaissé, Quantité et Marge. Champ d'application Il permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées. Les types de document disponibles sont Commande, Bon de livraison et Facture. Mode de calcul Il permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche). Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global. Type d'objectif Il permet de regrouper les commissions par date. Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour. Valide du... Au... Ces 2 champs permettent de définir une période de validité de la commission et notamment de gérer des opérations ponctuelles. Onglets La fiche barème se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Définition des paliers La définition des paliers s'effectue suivant les critères suivants : - Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle. La saisie de 3 dans ce champ signifie de 0 à 3. - Formule : Permet de sélectionner l'un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission : o % sur CA, o Montant, o Montant * Qté, o % marge, o Montant + %CA , o % montant. Règles entre le type d’objectifs et les formules Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées. MANUEL 123 - Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée. - % : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée. Règles entre les formules et les champs de saisie 'Montant" et "%" - Si formule "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n'est pas accessible, - Si formule "% sur CA" ou "%marge", le champ 'Montant" n'est pas accessible, - Si formule "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles, - Si formule "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles. Sélection La sélection permet de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les documents de tels familles clients ou des tels clients, avec tels ou tels articles ou familles articles, pour tels ou tels commerciaux. La sélection s'effectue en fonction des champs suivants : o Type: Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles articles, articles, familles clients, clients, familles commerciaux, commercial ; o Du : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à prendre en compte ; o Au : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre en compte. o Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs DU / AU comme à exclure du calcul de la commission ; Commerciaux Cet onglet permet d’affecter les commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche commercial. L'affectation d'un "commercial" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la fiche "Commercial". Familles commerciaux Cet onglet permet d’affecter les familles commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche Famille commerciaux. L'affectation d'une "famille commerciaux" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la fiche "Commercial". Si vous souhaitez qu'une famille de commerciaux soit prise en compte pour un barème sauf un commercial précis, vous devez : - bouton Famille commerciaux, sélectionner le code de la famille, - bouton "Sélection", saisir le code du commercial à exclure puis cliquer dans la case à cocher de la colonne "Exclusion de la sélection". Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 124 Commissions Accès : Ventes - Commerciaux - Commissions La page Commissions vous permet d'obtenir le montant des commissions de chaque commercial. La gestion de la page est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents ventes. Le calcul des commissions varie en fonction de différents données (Commercial, Barèmes, Clients, onglet compléments des documents de ventes, lignes des documents de ventes...). Les filtres Avant de Lancer le calcul des commissions (bouton Actualiser la liste), vous devez définir dans votre entête le ou l’intervalle : Famille commerciaux Sélectionnez la famille commerciaux pour laquelle vous souhaitez obtenir le montant des commissions de chaque commercial. Commerciaux (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de commerciaux sur lequel vous souhaitez obtenir le commissionnement. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour le calcul du commissionnement. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Sur chaque document rattaché à un commercial, le logiciel calcule une commission. Liste des commissions Le contenu qui s’affiche est le résultat fidèle du paramétrage effectué dans les fiches des barèmes, des Commerciaux et des lignes d’articles. Vous obtenez pour chaque commercial, le détail des documents entrant dans le domaine d’application de chaque barème. La liste des commissions contient les éléments suivants : o une ligne pour chaque commercial de la base qu'ils aient ou non un barème affecté. Cette ligne contient le chiffre d'affaires et le montant total de la commission du commercial ; o une ligne comportant les caractéristiques du barème et notamment le code du barème et le montant de commission provenant de ce barème ; o une ou plusieurs ligne contenant le détail des lignes de document prises en compte dans le calcul de la commission. Vous avez la possibilité de voir ou pas de détail du calcul des commissions, en cliquant sur les boutons "Déplier tout", "Replier tout" disponibles dans la barre de menus. Les actions A partir des commissions, vous avez accès aux actions suivantes : Affiche le commercial Permet d'afficher la fiche du commercial. Afficher le barème Permet d'afficher la fiche du barème affectée au commercial sélectionné. Afficher le règlement Permet d'afficher le règlement concerné par cette commission. Afficher le document Permet d'afficher le document de vente concerné par cette commission. MANUEL 125 RÈGLEMENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". EBP Gestion Commerciale 2010 126 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". MANUEL 127 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. EBP Gestion Commerciale 2010 128 Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. MANUEL 129 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Gestion Commerciale 2010 130 RÈGLEMENTS Règlements - Démarrer une tâche Accès : Règlements - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Clients Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Client. Consulter l'échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Saisir un règlement Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. MANUEL 131 CLIENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". EBP Gestion Commerciale 2010 132 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". MANUEL 133 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. EBP Gestion Commerciale 2010 134 Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. MANUEL 135 FOURNISSEURS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". EBP Gestion Commerciale 2010 136 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". MANUEL 137 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. EBP Gestion Commerciale 2010 138 Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. MANUEL 139 DONNÉES Banque Accès : Règlements - Données - Banques La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches. Une banque s'identifie par les éléments suivants : Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 6 caractères alphanumériques. Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques). Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. EBP Gestion Commerciale 2010 140 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : Le compte de banque * Le journal de banque * Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 141 Moyens de paiement Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code moyen de paiement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). une nature * Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. une banque Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen de paiement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement. La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 142 Modes de règlement Accès : Règlements - Données - Modes de règlement La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants : Le code * Indiquez un code pour votre mode de règlement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. Le libellé * Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement. Onglet détail Cet onglet est divisé en 2 parties : Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement Test des lignes créées Création des lignes Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne. Une ligne contient les renseignement suivants : % Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%. Nbre de jours Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365). La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant. Type de Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer. Jour de règlement Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31). Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le. Mois comptable Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance. Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois, etc...). Moyen de paiement Indiquez ici le moyen de paiement de votre client. Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement. Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez. La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Test des lignes créées Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une date qui correspond à la date du document un montant qui correspond au montant du document MANUEL 143 Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance, Montant et Moyen de paiement) L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Exemple 1 Mode de règlement : CH30 Paramétrage d'une ligne échéance : % NB jours Type règlement Jour règlement Mois comptable Moyen de paiement 100 30 Net Chèque Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 Votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100. Exemple 2 Mode de règlement :Prel4 Paramétrage de 4 lignes d'échéances: % NB jours Type règlement Jour règlement Mois comptable Moyen de paiement 25 Comptant Prélèvement 25 30 Net le 15 Prélèvement 25 60 Net le 15 Prélèvement 25 90 Net le 15 Prélèvement Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 € Les dates d'échéance seront calculées ainsi : 1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). Les actions possibles dans la liste x Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste. x Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes. x Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante. x Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer. x Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 144 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. MANUEL 145 ACHATS Achats - Démarrer une tâche Accès : Achats - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Fournisseurs Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Fournisseur. Demande de prix Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Demande de prix". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Demande de prix. Factures Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Factures". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Facture. Règlements Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. EBP Gestion Commerciale 2010 146 DOCUMENTS D'ACHAT Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation Accès : Achats - Documents d'achat - Tous La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La liste des documents de vente contient différents onglets. A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Demande de prix, Commande, Bon de réception, Bon de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte. Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible : Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné. Historique Fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre client renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou : - le document n'a pas déjà été transféré - le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte). Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la date et les options souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés. Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Actions spécifiques Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique : Commandes Réceptionner MANUEL 147 Permet de réceptionner globalement ou partiellement la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande réceptionnée partiellement" en "Commande réceptionnée totalement" (sans générer de bon de réception). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande réceptionnée totalement" en "Commande non réceptionnée" ou "Partiellement réceptionnée". Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de type commande est sélectionné. Factures Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. EBP Gestion Commerciale 2010 148 Demandes de prix Accès : Achats - Documents d'achat - Demandes de prix La demande de prix propose des articles à un prix donné. Aucune action n'est effectuée sur le stock. La gestion de la fiche "Demande de prix" est commune à toutes les fiches. La demande de prix se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la demande de prix. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. Le corps Vous retrouvez le corps de la demande de prix dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre demande de prix : En définissant votre masque de saisie du demande de prix : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'une demande de prix A partir d'une demande de prix, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. MANUEL 149 Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale 2010 150 Commande d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Commandes La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la commande Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue : Réception le : Indiquez ici la date de réception de la commande. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La modification de la date de réception en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du document. Pour cela, vous devez confirmer le message. Le corps de la commande Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre commande : En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la commande Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'une commande A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. MANUEL 151 Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Réceptionner Permet d'ouvrir l'assistant de réception globale ou partielle la/les commandes. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale 2010 152 Bon de réception Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de réception La gestion de la fiche "Bon de réception" est commune à toutes les fiches. Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de réception Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Le corps du bon de réception Vous retrouvez le corps du bon de réception dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de réception : En définissant votre masque de saisie du Bon de réception : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de réception Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de réception et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un bon de réception A partir d'un bon de réception, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. MANUEL 153 Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale 2010 154 Bon de retour d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de retour La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de retour Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps du bon de retour Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de retour : En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de retour Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un bon de retour A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. MANUEL 155 Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale 2010 156 Facture d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Factures La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Le corps de la facture Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre facture : En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la facture Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Echéances Cet onglet permet de planifier les échéances de votre fournisseur pour le règlement de la facture. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'une facture A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. MANUEL 157 En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. EBP Gestion Commerciale 2010 158 Avoir d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Avoirs La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps de l'avoir Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Avoir : En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de l'avoir Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative. Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un avoir A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider MANUEL 159 Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. EBP Gestion Commerciale 2010 160 Factures d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire. Le corps de la facture d'acompte Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant de votre facture d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Les actions d'une facture d'acompte A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. MANUEL 161 Avoirs d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes. L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le corps de l'avoir d'acompte Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les montants de votre avoir d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Les actions d'un avoir d'acompte A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables EBP Gestion Commerciale 2010 162 Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. MANUEL 163 TRAITEMENTS... Dupliquer un document Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre. Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé. Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués. Préparation à la copie de document Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Traitement de la duplication Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou fournisseur. Ces informations sont : x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur, x son mode de règlement, x ses conditions commerciales (remise accordée). Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué. Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau document. Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur. Conséquences de la duplication Le nouveau document est à la date du jour. Elle contient toutes les informations du document d'origine. Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez : x modifier la date, x changer de client ou fournisseur, x ajouter, modifier ou supprimer des articles x ... Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas repris dans le document final. EBP Gestion Commerciale 2010 164 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. MANUEL 165 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. EBP Gestion Commerciale 2010 166 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. MANUEL 167 Supprimer un document Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier : n’est pas validé, n’est pas transféré ou regroupé, n’est pas comptabilisé. Pour supprimer un document, vous devez : soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit + supprimer ou touche "suppr" au clavier soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D. Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert ou regroupement est supprimé auparavant. Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la suppression du devis ou demande de prix est impossible. Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible. Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message : « Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ? Cette suppression sera définitive. » Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message : Pour un document déjà transféré ou regroupé : « Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer d’abord ce document ». Pour un document transféré en comptabilité : « Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ». Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI d'avertissement s'affichera. La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements. Conséquences de la suppression d'un document Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat, l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques... Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état. Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous souhaitez ne plus avoir ce règlement. Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé. EBP Gestion Commerciale 2010 168 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. MANUEL 169 Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale 2010 170 FOURNISSEURS Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs La gestion de la liste des fournisseurs est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Historique Fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique Fournisseurs/articles avec le filtre Fournisseur renseigné par le "code du Fournisseur" sélectionné. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre Fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Créer un document d'achat Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer. Sur la fiche document créée, les informations concernant le fournisseur (coordonnées, mode de règlement, n° de TVA...) seront automatiquement renseignées. Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ... pour chaque Fournisseur. MANUEL 171 Fournisseurs Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs La gestion de la fiche "Fournisseurs" est commune à toutes les fiches. La fiche fournisseur se compose d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille fournisseur Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le fournisseur. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille fournisseur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale (décochée). Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre fournisseur (au maximum 60 caractères alphanumériques). Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre fournisseur (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Facturation Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du fournisseur. Livraison Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du fournisseur. Si l'adresse de livraison du fournisseur est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation". Il en va de même pour le contact. Adresses Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses. Contacts Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts. Gestion Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas. Divers Permet de renseigner le mode de règlement du fournisseur, les documents associés et les informations administratives. Articles Permet de visualiser et d'affecter des articles à ce fournisseur. Notes EBP Gestion Commerciale 2010 172 Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. A partir de la fiche Fournisseur, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. MANUEL 173 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Client Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Client Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Fournisseur Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Famille fournisseur Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. EBP Gestion Commerciale 2010 174 Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. MANUEL 175 Familles de tiers Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir la territorialité et le % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois que cette famille lui sera affectée. Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée. un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients) Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur).$ un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 176 Historique Fournisseurs/Articles Accès : Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles ou Articles - Historique Fournisseurs/Articles L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs fournisseur(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Fournisseurs (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille fournisseurs Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer et le Solde dû. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille fournisseurs Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté. Filtres MANUEL 177 L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Fournisseur (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille fournisseur Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne et le PV Net HT.. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille fournisseur Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. EBP Gestion Commerciale 2010 178 RÈGLEMENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". MANUEL 179 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". EBP Gestion Commerciale 2010 180 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. MANUEL 181 Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. EBP Gestion Commerciale 2010 182 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. MANUEL 183 ARTICLES Articles - Démarrer une tâche Accès : Articles - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche article.he article Nouveau bon d'entrée Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons d'entrée. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir un bon d'entrée. Nouveau bon de sortie Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons de sorties. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir un bon de sortie. Mouvements de stock Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Mouvements de stock. Statistiques Permet d'ouvrir la page des statistiques. EBP Gestion Commerciale 2010 184 ARTICLES Articles - Fenêtre principale de navigation Accès : Articles - Articles La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Changer un code article Permet de recodifier le code d'un article (fiches, documents, mouvements...). Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes pour chaque article. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Liste des mouvements de stock Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de la Liste des mouvements de stock avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Créer un bon d'entrée Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon d'entrée à la date du jour (date système) avec la colonne "code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article. Pour chaque ligne, la valeur de l'article correspond au prix de revient de la fiche article. Créer un bon de sortie Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon de sortie à la date du jour (date système) avec la colonne "code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article. Simulation du tarif La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date donnée. MANUEL 185 Article Accès : Articles - Articles La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches. La fiche article se compose d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Type * Le type article peut être Bien, Service. Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut. Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche. Famille article Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Libellé * Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique). Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes. En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation commerciale. La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Permet de définir la description complète de l'article, le tarif, codes barres... Stock Permet de suivre le stock pour tous les articles de type Bien. Comptabilité Permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes, achats, stock...). Image Permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents avec images. Fournisseurs Permet de visualiser la liste des fournisseurs associés à la fiche article (ref fournisseur, prix achat...) Tarifs Permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre principale de navigation des articles. EBP Gestion Commerciale 2010 186 Familles articles Accès : Articles - Familles articles La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille articles" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir la localisation, le fournisseur, l'éco-contribution, la gestion de stock, le % de marge, le % de frais et les comptes comptables de chaque territorialité à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui sera affectée. un onglet Tarifs Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer" Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur).. un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 187 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. EBP Gestion Commerciale 2010 188 Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. MANUEL 189 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Client Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Client Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Fournisseur Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Famille fournisseur Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. EBP Gestion Commerciale 2010 190 Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. MANUEL 191 STOCK Bons de stock Accès : Articles - Documents de stock - Bons... La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement). Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock. EBP Gestion Commerciale 2010 192 Bons de stock Accès : Articles - Documents de stock - Bons... La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement). Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock. MANUEL 193 INVENTAIRES Assistant d'inventaires Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires La création d'un inventaire passe par un assistant. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Un article de type Service ne peut pas être inventorié. Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents. Bienvenue... ... dans l'assistant de l'inventaire. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir le contenu de l'inventaire. Préparation des données d'inventaire Cette première étape permet de définir le contenu de l'inventaire : Date du jour de l'inventaire La date de l'inventaire est importante notamment lors de la validation de l'inventaire car elle détermine la prise en compte au pas des mouvements de stock pour le calcul du stock actuel. Contenu Cette partie permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire. Celui-ci s'établi à l'aide d'une pré-sélection. o Vide Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire vide. La gestion des douchettes portatives sera donc possible car elles pourront déverser leur contenu dans la grille. Sinon, parce que le logiciel ne permet pas d’insérer le même article plusieurs fois, elles seraient obligées de supprimer les lignes avant le déversement. o Sur la totalité des articles Cette pré-sélection (sélectionné par défaut) permet de générer une feuille d'inventaire avec tous les articles de type bien gérés en stock. o Sur une sélection d'articles Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire en fonction d'une sélection d'articles, familles articles, localisations ou fournisseurs. Les 3 derniers points signifient que seuls les articles appartenant à tel ou tels type seront pris en compte dans l'inventaire Soit 3 articles A, B, C et une famille articles FAM La famille articles FAM est affectée sur les fiches articles B et C => Lors de la sélection du contenu de l'inventaire pour la famille articles FAM, seuls les articles B et C seront pré-renseignés dans la feuille d'inventaire. Reprendre les quantités en stock des articles Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de la quantité en "Stock actuel" dans le champ "Quantité'. Doit être transféré en comptabilité Cette option permet d'indiquer que l'inventaire, une fois validé, pourra être transféré en comptabilité. Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer la définition du contenu de l'inventaire. Classement des données préparées Cette étape permet de définir le regroupement et le tri des données qui seront présentes dans la feuille d'inventaire. EBP Gestion Commerciale 2010 194 Vous n'avez pas l'obligation de choisir un regroupement ou un tri, pour cela sélectionner "Aucun" pour chaque zone Regroupement Le type de regroupement peut-être "Aucun", "Famille articles", "Localisation" ou "Fournisseurs". Le regroupement "aucun" est sélectionné par défaut. Tri Les tris possibles varient en fonction du regroupement choisis. Ils peuvent être sur le "code famille articles", le "code article", le "code de localisation", le "code du fournisseur". Le tri par "code article" est sélectionné par défaut. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés. Résumé des paramètres Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération, puis Fermer afin d'ouvrir la feuille d'inventaire. MANUEL 195 Feuille d'inventaire Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires Suite au traitement de l'assistant d'inventaire une feuille d'inventaire est ouverte. Celle-ci peut ensuite être ouverte à tout moment à partir du menu Articles - Stock - Inventaires. La gestion de la feuille d'inventaire est commune à toutes les fiches. Il est impossible de dupliquer un inventaire. Une feuille d'inventaire est composée d'une entête et des onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'inventaire. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Etat de validation L'état de validation n'est pas saisissable. A la création de la feuille d'inventaire, l'état de validation est "En cours". A la validation de la feuille d'inventaire, l'état est "Validé" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire"). Suite au transfert comptable, l'état sera "Transféré" (voir le chapitre : "Comptabilisation d'un inventaire"). Suite à la dé-validation de la feuille d'inventaire comptabilisé ou pas, l'état de validation est "En cours" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire"). Doit être transféré en comptabilité Dès la validation de l'inventaire, la sélection de cette option permet de transférer automatiquement en comptabilité les écritures d'inventaire. L'information de la coche ou non est reprise automatiquement lors de la génération de l'inventaire. Vous pouvez à tout moment cocher ou décocher la case. Onglets La fiche d'inventaire se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles en stock. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. L'enregistrement de la feuille d'inventaire permet de sauvegarder les lignes saisies. En état "En-cours", l'inventaire reste modifiable mais ne peut être transféré en comptabilité. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous devez le "valider" puis le "transférer en comptabilité". Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents. Tant que l'inventaire est en cours : - les documents réalisés à une date avant la date de l'inventaire agissent sur l'inventaire. - les modifications sur la fiche article (localisation, unité) agissent sur l"inventaire. Un message à l'ouverture de l'inventaire indique le changement sur l'inventaire. De même, si une famille articles est affectée ou modifiée sur une fiche article et que l'inventaire "en cours" contient un regroupement par famille articles, l'inventaire sera mis à jour pour cet article avec la nouvelle famille affectée. EBP Gestion Commerciale 2010 196 Voir Exemple de mise à jour du stock suivant validation.... Actions A partir de la feuille d'inventaire, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Valider Permet de confirmer l'inventaire et de le préparer à la comptabilisation. Dévalider Cette action est disponible uniquement si l'inventaire n'est pas comptabilisé. Elle permet de modifier l'inventaire. Lancer l'assistant Permet de lancer l'assistant de création d'une fiche inventaire. Si l'utilisateur appelle l'assistant depuis une fiche inventaire en cours, cette fiche sera remplacée par la génération de lignes effectuée par l'assistant. MANUEL 197 Stock - Fenêtre principale de navigation Accès : Articles - Documents de stock - Tous Cette fenêtre correspond à la liste des documents de stock. La gestion de la liste des documents de stock est commune à toutes les listes. La liste des documents de stock contient les onglets Tous, Bons d'entrée, Bons de sortie, Inventaires. Pour l'onglet Tous et l'onglet Inventaire, une liste d'actions est disponible : Valider : Permet de valider les inventaires sélectionnés et en état "En cours" Dévalider : Permet de dé-valider les inventaires sélectionnés en état "validé" ou "Transféré en comptabilité". EBP Gestion Commerciale 2010 198 Mouvements de stock Accès : Articles - Documents de stock - Mouvements de stock L'affichage des mouvements de stock se présente sous la forme d'une fenêtre principale de navigation. La gestion de la liste des mouvements de stock est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout et de la duplication de mouvements qui s'effectue en fait en ajout de documents de stock ou ventes. Chaque ligne article (sauf pour les devis et les documents d’acomptes) présente dans un document génère un mouvement de stock à la condition que l’article gère le stock. Filtres L'affichage de la liste des mouvements de stock varie en fonction des critères suivants : Période Du ... Au ... Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. La liste déroulante des articles est limitée aux articles de type Biens. Si saisie manuel d’un code article de type service, le message suivant apparaît : « L’article "code article" est un article de type service, il ne peut être ajouté dans une pièce de stock » Famille article Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette famille. Documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche des mouvements de stock s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de mouvement Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut : Date de mouvement Date du document dont est issu le mouvement. Code et libellé article Éléments de l'article figurant sur la ligne du document créé pour lequel le mouvement est généré. Numéro de document Numéro du document dont est issu le mouvement. Type de document Le type sera : o soit Stock, o soit Achat, o soit Vente. Le type dépendra du document qui génère le mouvement. Sous-type de document Le sous type sera : o pour les documents de stock : entrée, sortie... o pour les documents d'achat : bon de réception, bon de retour, facture... o pour les documents de vente : bon de livraison, bon de retour, facture... Quantité La quantité saisie dans le document va générer le mouvement. o Les quantités d’entrée en stock, les quantités des facture d'achat et les quantités des avoirs de ventes sont inscrites en positif dans le mouvement. o Les quantités de sortie de stock, les quantités des avoirs d'achat et les quantités des factures de vente sont inscrites en négatif dans le mouvement. MANUEL 199 Il est possible de saisir des quantités négatives donc en fonction du document le mouvement sera inversé (Ex : -1 dans une facture, le mouvement sera ajouté et non enlevé). Prix unitaire du mouvement Pour les documents d’entrée en stock, le prix unitaire est le prix figurant sur le document. Pour les documents de sortie de stock ainsi que pour les documents de ventes (factures et avoirs), le prix unitaire correspond au PUMP calculé sur le mouvement précédent. Valeur du mouvement La valeur du mouvement est le montant total du mouvement Valeur du mouvement = Quantité du mouvement * prix unitaire du mouvement Stock réel Le stock réel correspond au stock physiquement présent dans le dépôt. Stock réel = Stock réel du mouvement précédent + la quantité du mouvement encours PUMP Le PUMP est recalculé après chaque mouvement d’entrée. (Valeur totale du stock + Valeur du mouvement de l’entrée) / (Stock total + Quantité du mouvement) Valeur du stock C'est le montant total de l'article en stock. Valeur du stock = Stock réel * PUMP A partir des mouvements de stock, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le document : Permet d'afficher le/les documents associés aux mouvements de stock sélectionnés. Afficher l'article : Permet d'afficher le/les fiche/s articles associées aux mouvements de stock sélectionnés. EBP Gestion Commerciale 2010 200 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. MANUEL 201 OPÉRATIONS Opérations - Démarrer une tâche Accès : Opérations - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. EBP Gestion Commerciale 2010 202 Documents de vente Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. MANUEL 203 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. EBP Gestion Commerciale 2010 204 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. MANUEL 205 Livraison de commandes Accès : Opérations - Documents de vente - Livraison de commandes La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente l'action "livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture ou par un regroupement de commandes en BL ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : Filtres, Pièce à générer, Commandes. Les filtres Pour livrer une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un client et une commande précise. Période Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Tiers Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à livrer. Commande Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la livraison. Priorité Sélectionnez la priorité des commandes pour lesquelles vous souhaitez réaliser la livraison. Si aucune priorité n'est sélectionnée, l'application du filtre sélectionnera toutes les commandes quelque soit la priorité (Haute, Normal, Faible). Afficher les commandes dont le stock est disponible pour au moins une ligne Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes ayant au moins une ligne article qui peut être livrée. Afficher les commandes qu'il est possible de livrer en fonction du stock disponible Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes qui peuvent être livrées. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". Pièce à générer Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré. Date Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document. Nature Sélectionnez le type de document à générer suite à la livraison de la commande (Bon de livraison ou Facture). Regrouper les commandes Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les commandes sélectionnées dans la zone "Commandes". Regrouper les articles Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les lignes d'articles identiques. EBP Gestion Commerciale 2010 206 Recopier les lignes articles déjà livrées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles ayant déjà fait l'objet d'une livraison précédemment. Recopier les lignes articles non livrées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles non livrées : la "Quantité à livrer" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes". Commandes Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment. Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande non livrée totalement ). Une case à cochée "Afficher les lignes déjà livrées" permet de visualiser les lignes totalement livrées d'une commande en plus de celles non livrées ou partiellement livrées. Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes (lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes" Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut : Disponible ? : icône permettant de voir si la commande peut être totalement livrée (coche verte) ou pas (croix rouge) Livrer, Numéro du document, Date, Code client, Nom du client. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" de la ligne "Commande" vous permet de livrer totalement la commande. Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer". Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes : Disponible ? : icône permettant de voir si la ligne de commande peut être livrée (coche verte) ou pas (croix rouge) Livrer, Code article, Description, Quantité, Quantité livrée, Quantité à Livrer, Reliquat, Stock réel. Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à livrer" le nombre d'articles que vous souhaitez livrer. La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" d'une ligne article vous permet de livrer totalement la ligne. La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer". Pour valider la livraison, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par : Ctrl + S un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer" le menu Fichier + "Sauvegarder" le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer" Conséquences de la livraison A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la livraison de la commande. La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré. Les mouvements de stocks sont alors mis à jour. Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer". Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes". MANUEL 207 L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de "quantité livrée/réceptionnée" et "reliquat". Pour avoir un exemple d'historique de lignes d'une commande ayant 2 bons de livraison associés, cliquez ici. EBP Gestion Commerciale 2010 208 Documents d'achat Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. MANUEL 209 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. EBP Gestion Commerciale 2010 210 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. MANUEL 211 Réception de commandes Accès : Opérations - Documents d'achats - Réception de commandes La réception d'une commande permet de réaliser des réceptions partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de réception ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "réceptionner" de la fenêtre principale de navigation des documents d'achat l'action "réceptionner" de la fiche Commande d'achat. La réception d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de réception ou facture ou par un regroupement de commandes en bon de réception ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement réceptionnée en 1 fois. La fenêtre de réception d'une commande est divisée en 3 parties : Filtres, Pièce à générer, Commandes. Les filtres Pour réceptionner une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un fournisseur et une commande précise. Période Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Fournisseur Sélectionnez le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à réceptionner. Commande Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la réception (achat). A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". Pièce à générer Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré. Date Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document. Nature Sélectionnez le type de document à générer suite à la réception de la commande (Bon de livraison ou bon de réception ou Facture). Regrouper les commandes Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les commandes sélectionnées dans la zone "Commandes". Regrouper les articles Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les lignes d'articles identiques. Recopier les lignes articles déjà réceptionnées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles ayant déjà fait l'objet d'une réception précédemment. Recopier les lignes articles non réceptionnées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles non réceptionnées : la "Quantité à réceptionner" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes". Commandes Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment. EBP Gestion Commerciale 2010 212 Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande non réceptionnée totalement). Une case à cochée "Afficher les lignes déjà réceptionnées" permet de visualiser les lignes totalement réceptionnées d'une commande en plus de celles non réceptionnées ou partiellement réceptionnées. Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes (lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes". Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut : Réceptionner, Numéro du document, Date, Code fournisseur, Nom du fournisseur. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" de la ligne "Commande" vous permet de réceptionner totalement la commande. Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner". Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes : Réceptionner, Code article, Description, Quantité, Quantité réceptionnée, Quantité à réceptionner, Reliquat, Stock réel. Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à réceptionner" le nombre d'articles que vous souhaitez réceptionner. La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" d'une ligne article vous permet de réceptionner totalement la ligne. La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner". Pour valider la réception, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par : Ctrl + S un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer" le menu Fichier + "Sauvegarder" le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer" Conséquences de la réception A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la réception de la commande. La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré. Les mouvements de stocks sont alors mis à jour. Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer". Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes". L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de "quantité réceptionnée" et "reliquat". MANUEL 213 Transfert en comptabilité Le Transfert Comptable Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité. Ces écritures concernent : Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), Les échéances, Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), les inventaires. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures, Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, L'option de comptabilisation des stocks (inventaire), Les comptes de stock, La méthode de comptabilisation. Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à définir dans les options comptables. En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser". Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser" est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". EBP Gestion Commerciale 2010 214 Historique des transferts comptables Accès : Opérations - Transfert en comptabilité - Historique des transferts comptables L'historique des transferts comptables contient la liste des transferts effectués et aboutis en comptabilité. La liste des transferts comptables a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La fiche "Historique" se compose des zones N° de lot, date de création et des onglets Pièces transférées, Notes. Lorsque le transfert comptable n'abouti pas car il y a un pb de compte, journal, verrou... ; un n° de lot sera créé avec la date de la demande du transfert mais au niveau des pièces transférées, aucune information sera présente. Entête Cette partie contient : N° de lot Ce numéro est unique. Il est auto-incrémenté par les différents transferts réalisés. Date de création Cette date est la date de réalisation du transfert en comptabilité. Re-transfert Cette case n'est pas saisissable, elle est renseigné lorsque qu'un lot est re-transféré en comptabilité. Pièces transférées Cet onglet contient une numéro document, le tiers et la date. En fonction du transfert réalisé (échéances, ventes, achats, règlements) les données de ces champs seront différentes. Exemples d'historiques : Vente : FA00001 ; Dupond ; 02/06/08 Echéances : FA00001 ; Dupond ; 15/07/08 Règlements : "Rien" ; Dupond ; 15/06/08 Détail des traitements Cet onglet contient la liste des traitements réalisé (création du lot, envoyé pour traitement..., pièces marquées transférées, ...). Actions A partir de la fiche "Lot comptable", vous avez la possibilité d'appeler l'action "Annuler". Cette action permet de supprimer un lot comptable lorsque celui-ci n'a pas abouti (Par exemple : Pièce envoyée dans une autre application mais pas de réponse de cette application). MANUEL 215 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Gestion Commerciale 2010 216 PARAMÈTRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Taux de TVA Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche taux de TVA. Type de TVA Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des types de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche type de TVA. Civilités Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche civilités. Codes postaux Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche codes postaux. Informations société Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs... MANUEL 217 TAXES Taux de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Taux de TVA La gestion de la fiche "TVA" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des taux de TVA est automatiquement généré. Une fiche TVA se compose des éléments suivants : un Type * Sélectionnez un type de TVA dans la liste déroulante. une Territorialité * Sélectionnez une territorialité dans la liste déroulante. un Taux Champ numérique permettant de définir le taux de TVA pour cette fiche. Le taux et la territorialité ne sont plus modifiables dès lors que la fiche Taux de TVA est sauvegardée. ainsi que des cases à cocher : Par défaut pour la territorialité Cliquez dans cette case afin que ce taux soit proposé par défaut lors de l'appel de la territorialité dans un document. Il est obligatoire de déclarer un taux et un seul par défaut par territorialité TVA non perçue récupérable (DOM)(loi) Cliquez dans cette case lorsque vous souhaitez que la TVA soit calculée, bien que non perçue et non incluse dans le TTC. Cette option est disponible uniquement pour les taux associés à la territorialité DOM, possibilité de cocher l’option sur plusieurs taux, pour une même territorialité DOM. Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce taux de TVA dans les vues standard, listes déroulante.... Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondantes à la territorialité sélectionnée dans le dossier. Il est interdit de créer deux taux de même valeur, pour la même territorialité, peu importe le type. Interdiction de créer deux taux à 19.6, l’un en tant que Normal France, l’autre en tant que Réduit France. Par conséquent les taux livrés par défaut par l'application ne peuvent être ré-utilisés. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir les comptes de TVA et de gestion des ventes/achats par défaut pour toutes les fiches articles. Comptes de TVA Les 2 zones permettent de saisir le compte de TVA sur débits et le compte de TVA sur encaissement pour ce taux de TVA. Comptes de gestion Les zones de cette partie permettent de saisir les comptes de produit. o Les champs Biens et Services concernent les comptes comptables pour les articles. o Le champ Port concerne le compte comptable des frais de port affecté en pied de document. o Le champ Eco-contribution concerne le compte comptable des barèmes éco-contribution affectés sur les lignes articles (uniquement pour les ventes). Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection des comptes s'effectuera dans le plan comptable de la comptabilité. EBP Gestion Commerciale 2010 218 Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 219 Types de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Type de TVA" contient : un champ Libellé *, un champ Nature *, une zone de Note. Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA. Les natures de TVA disponibles sont : Normal Réduit Super réduit Exonéré Ancien Autre La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé. Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre. EBP Gestion Commerciale 2010 220 Territorialités Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches. La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à régime fiscal particulier. A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé. Une fiche Territorialité contient le champ Libellé et une zone de Note. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité. Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les nouvelles informations. Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les fiches TVA et les documents de ventes. MANUEL 221 Barème Eco-contribution Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches. Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes. La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution. Une description détaillée du barème est affectée par défaut dans la zone "Note". La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones : Code eco-contrib. * Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du barème. Montant TTC Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 222 DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles des personnes morales. La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / prospects / fournisseurs …) et aux documents de vente (entête de documents). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 223 Contacts Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches. La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets. A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des contacts. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale (exemple : SARL La tour). Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir l'e-mail du contact. Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé) Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing. Tiers Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact. Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun". Type Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact autonome). Client / Fournisseur EBP Gestion Commerciale 2010 224 Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact. Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur. Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce champ sont automatiquement renseignés. De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement reprises sur la fiche tiers. Onglets Adresse et Autre adresse Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact. Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques : Sélectionner l'adresse Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de modifier cette adresse. NPAI Champ saisissable de type case à cocher. Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. MANUEL 225 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 226 Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au Code postal. Le département Sélectionnez le département associé au Code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les actions des codes postaux A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux". Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux. MANUEL 227 Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 228 Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 229 Codes NAF Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches. Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives, la fiche Client et la fiche fournisseur. La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF. La fiche "Code NAF" se compose des zones : Code NAF * Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du code NAF. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 230 Secteurs géographiques Accès : Paramètres - Divers - Secteurs géographiques La gestion de la fiche "Secteur géographique" est commune à toutes les fiches. La fiche secteur géographique se compose des éléments suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Nom * Saisissez le nom du secteur (au maximum 30 caractères alphanumériques). Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les secteurs pourront être sélectionnés dans la fiche Commercial. MANUEL 231 Localisation Accès : Paramètres - Stock - Localisation La gestion de la fiche "Localisation" est commune à toutes les fiches. Une localisation est l'emplacement physique de l'article. La fiche localisation se compose des éléments suivants : Un Code * Indiquez le code de l'unité, sur 8 caractères. Un libellé * Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 50 caractères alphanumériques). La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches. Les localisations pourront être saisies dans la fiche article et l'inventaire. EBP Gestion Commerciale 2010 232 Unités Accès : Paramètres - Divers - Unités La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches. Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues. La fiche unité se compose des éléments suivants : Un Code * Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères. Un libellé * Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques). Un type * Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. Une décimale Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5). Un coefficient Saisissez le coefficient que vous souhaitez (au maximum 8 décimales). En fonction du type d'unité, le coefficient permet de rapprocher l'unité à ce type de référence. Pour une unité "Gramme", de type Poids, coefficient saisi : 0.001 Dans la fiche article, indiquer l’unité Gramme et saisir dans la valeur du poids brut 125g, son équivalence en kilogramme est donc de 125*0.001 soit 0.125 kilo. La création du dossier propose par défaut une liste d'unités. Les unités pourront être saisies dans la fiche article, les documents de ventes ou les documents de stock. Si une unité est définie dans un article, dans une pièce de vente ou de stock, la quantité sera exprimée avec le nombre de décimale défini dans la fiche unité. La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches. Exemple 1 Code unité : M3 Libellé : Mètre cube Type : Volume Décimale : 3 Coefficient de conversion : 1 Exemple 2 Code unité : HEUR Libellé : Heure Type : Temps Décimale : 2 Coefficient de conversion : 1 Exemple 3 Code unité : KG Libellé : Kilo Gramme Type : Poids Décimale : 3 Coefficient de conversion : 1 MANUEL 233 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Gestion Commerciale 2010 234 SOCIETE Options - Coordonnées Accès : Paramètres - Société Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..). Identification Forme juridique ou civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom – Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Qualité de la personne Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse de la société Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. MANUEL 235 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Autres informations Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Télécopie/Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. EBP Gestion Commerciale 2010 236 IDENTIFICATION Options - Identification Accès : Paramètres - Société Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...) Informations administratives SIRET Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères. Code NAF/APE Ce champ permet la saisie d'un code NAF. Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé. Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . MSA Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques. N° Identification RCS Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13 caractères alphanumériques. N° Identification RM Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères alphanumériques. Capital Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. Informations TVA N° de TVA intracommunautaire Ce champ permet de saisir 14 caractères alphanumériques. Territorialité de TVA Ce champ permet la sélection d’une fiche dans la liste des Territorialités. Cette territorialité sera reprise par défaut dans les documents. Elle détermine l'affichage des taux de TVA par défaut. Taux de TVA Ce champ permet la sélection d’une fiche Taux de TVA et l'affichage du Taux. Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondant à la territorialité du dossier (sélectionnée ci-dessus). L'onglet "Liste des TVA" contient les taux de TVA des autres territorialités. Si vous sélectionnez un taux de TVA qui ne correspond pas à la territorialité du dossier (sélectionnée cidessus), la territorialité est alors remplacée par celle correspondante au taux de TVA sélectionné. Option de calcul de la TVA Ce champ permet de visualiser le type de gestion de la TVA : o Sur les débits, o Sur les encaissements, o Mixte. Il n'est pas possible de modifier cette option dans Gestion commerciale, vous devez passer par les Options du module de Compta. Les changements d'option sont historisés. Cet historique contient le type de gestion de TVA précédent avec la date de changement. MANUEL 237 Le changement de mode de calcul n’intervient pas sur les documents déjà émis, qu’ils soient validés ou non. EBP Gestion Commerciale 2010 238 Options - Logo Accès : Paramètres - Société Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de document avec logo. Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger. Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... MANUEL 239 EXPERT Options - Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Cabinet Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom - Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays EBP Gestion Commerciale 2010 240 Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. MANUEL 241 Options - Expert - Contacts Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Contacts Expert Comptable Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Collaborateur Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. EBP Gestion Commerciale 2010 242 OPTIONS COMPTABLES Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation Accès : Paramètres - Société Méthode de transfert 2 méthodes de transfert sont possibles : o Manuelle (Transfert sur commande vers la comptabilité), o Automatique (A chaque validation de document ou règlement). La première méthode "Manuelle" est la méthode "classique". C'est la méthode par défaut à la création du dossier. Suite à la réalisation de vos documents (ventes/achats/inventaires) et de vos règlements, vous pouvez demander le transfert comptable (Opérations-Transfert en comptabilité). La deuxième méthode "Automatique" consiste à comptabiliser automatiquement les documents (ventes/achats/inventaire) et les règlements dès lors que ceux-ci sont validés. Pour plus d'explications sur le transfert comptable en fonction de chaque méthode, nous vous conseillons de vous reporter au chapitre "Transfert comptable". Activer la validation des données à comptabiliser Cette option permet à l’utilisateur d'imposer une validation des documents (factures, avoirs, factures d'acompte, avoirs d'acompte) et règlements. Si l'option est active, tous document ou règlement créé est en mode provisoire (mention imprimée sur le document) et reste donc modifiable. L'utilisateur doit alors volontairement valider le document de vente ou achat, règlement pour le transformer en définitif et dans ce cas, le document n'est plus modifiable. Cette option ne concerne pas l'inventaire. Celui-ci doit dans tous les cas être validé pour que les informations saisies soient prises en compte dans les mouvements de stock. Afficher le message d'information de validation Cette option permet de ré-activer les messages dont vous avez sélectionné à un moment "Ne plus afficher". Vérifier à la sauvegarde, si l'exercice comptable est ouvert Cette option permet de contrôler lors de la sauvegarde d'un document de vente, achat ou stock (facture, avoir, facture d'acompte, avoir d'acompte, inventaire) si la date du document est comprise dans l'exercice comptable ouvert (Module de Comptabilité). Si la date du document n'est pas comprise dans les dates d'exercice, la sauvegarde du document ne s'effectue pas. MANUEL 243 Options - Options comptables - Tiers Accès : Paramètres - Société Cette option permet de saisir la racine de comptes clients, fournisseurs et le paramétrage pour la création des comptes clients et fournisseurs. Clients Racine de compte client Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches client Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité. Générer un compte client Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte client : o Racine ou o Racine + code tiers ou o Racine + nom tiers Pour le client Durand avec le code client DUR0001, vous aurez le compte comptable : Si "Racine + Code tiers" : 411DUR0001 Si "Racine + Nom tiers" : 411DURAND Fournisseurs Racine de compte fournisseur Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches fournisseur Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité. Générer un compte fournisseur Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte fournisseur : o Racine + code tiers ou o Racine + nom tiers Pour le fournisseur Dubois avec le code fournisseur DUB0001, vous aurez le compte comptable : Si "Racine + Code tiers" : 401DUB0001 Si "Racine + Nom tiers" : 401DUBOIS EBP Gestion Commerciale 2010 244 Options - Options comptables - Libellé des écritures Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir les libellés des écritures générées par le transfert comptable. Pour certain libellé (ventes et règlement), vous avez la possibilité de saisir des "macro". Macro EBP Gestion commerciale vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Pour cela, vous pouvez indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable : dans la partie Ventes, pour les factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement, pour les tiers et la banque. Pour cela, vous disposez des constantes de {0} à {4} et {6} pour les documents et de la constante {5} pour les règlements. Les macros disponibles sont : {0} = Type du document de vente ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document Macro pour afficher le type de document "Avoir" et son numéro "AV001111" La macro à saisir est : {0} N° {1} du {6} Le résultat est : Avoir N° AV001111 du 06/12/2008 Macro pour afficher le type de tiers "Client", la civilité du tiers "Monsieur" et le nom du tiers "Dupont" La macro à saisir est : {2} {3} {4} Le résultat est : Client Monsieur Dupont Ventes et achats La zone Document permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des documents (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte). Règlements La zone Tiers permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des règlements. La case à cocher « Utiliser la référence en tant que libellé » permet une variante dans le libellé du tiers qui a effectué un règlement. Si la case est cochée et si le règlement saisi comporte une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de Tiers est la REFERENCE Si la case est cochée et si le règlement saisi ne comporte pas de référence, le libellé de l’écriture sur le compte de TIERS est la macro Si la case n'est pas cochée et que le règlement saisi comporte ou non une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de TIERS est la macro La zone Banque permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des règlements. Vous avez la possibilité de sélectionner une macro pour la fiche banque. Cette macro permet de référencé le code de la banque sur laquelle le règlement a été éffectué. Banque {5} Stock MANUEL 245 La comptabilisation du stock (Inventaire) peut être simplifiée ou détaillée. Cette comptabilisation est définie dans l'onglet Stock des Options - Options Comptables Cela signifie que vous comptabilisez : uniquement les variations de stock (différences entre le stock précédent et le nouveau stock constaté), c'est la méthode simplifiée : une zone de saisie de libellé pour la variation ; ou EBP Gestion Commerciale 2010 246 Options - Options comptables - Stock Accès : Paramètres - Société Cette option permet de définir la méthode de comptabilisation du stock, ainsi que les comptes de stock... Méthode de comptabilisation du stock Vous disposez de 2 méthodes : o Simplifiée : comptabilisation des variations de stock uniquement (différences entre le stock précédent et le nouveau stock constaté). o Détaillée : comptabilisation de l'annulation du stock précédent et de la constatation du nouveau stock. Pour avoir un exemple de comptabilisation en fonction de la méthode sélectionnée cliquez ici. Compte de stock La comptabilisation du stock s'effectue en fonction de la destination de l'article. Cette destination est définie sur la fiche Article onglet Comptabilité. Vous devez renseigner les comptes de "variation" et de "stock et encours" pour les différents types de variation afin de pouvoir comptabiliser l'inventaire validé. Les libellés de cette comptabilisation sont définis dans la partie stock de la page Libellé des écritures des Options - Options Comptables Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les comptes créés dans le plan comptable de la partie Comptabilité. MANUEL 247 Options - Options comptables - Journaux et comptes divers Accès : Paramètres - Société Cette option permet de définir le paramétrage nécessaire au transfert comptable des données. Journaux Vous devez saisir dans cette partie les journaux de ventes, trésorerie et opérations diverses nécessaire pour le transfert comptable. Le journal de vente contient les écritures qui correspondent à vos documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte, avoirs d'acompte). Le journal d'achat contient les écritures qui correspondent à vos documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte, avoirs d'acompte). Le journal de trésorerie contient les écritures qui correspondent aux règlements, écarts de règlement... Le journal des Opérations diverses dites OD, contient les écritures qui correspondent à l'inventaire (méthode de comptabilisation simplifiée ou détaillée) Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les journaux créés dans la partie Comptabilité. Tiers Ces zones correspondent à la comptabilisation des documents d'acompte. Le compte d'acompte correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes. Par défaut, le compte 419 est indiqué. Le compte de TVA en attente est utilisé pour le transfert en comptabilité de vos documents d'acomptes, selon le schéma de transfert. Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité. Règlements Les 2 zones ci-dessous correspondent à la comptabilisation des écarts de règlements constatés lors de la saisie d'un règlement. Le compte d'écart de règlement : Perte correspond à une échéance soldée manuellement. Le compte d'écart de règlement : Profit correspond à un règlement supérieur à l'échéance L'écart de règlement correspond au reste à affecter présent dans la fiche règlement. Facture de 101.90 euros, règlement de 102 euros, écart de 0.10 euro. Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité. Remises En règle générale, les remises accordées (ventes) et obtenues (achats) sont comprises dans les comptes de produits (ventes) ou charges (achats), on comptabilise la vente ou achat HT remisée et pas la vente ou achat HT avant remise. Dans le cas ou vous souhaitez distinguer la vente ou achat HT de la remise, il est possible de comptabiliser la remise : Le compte de remises accordées permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des remises accordées sur les documents. Le compte de remises obtenues permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des remises obtenues sur les documents. La case à cocher "Comptabiliser la remise" permet de définir si le transfert comptable des ventes/achats tient compte ou non des remises. EBP Gestion Commerciale 2010 248 MANUEL 249 NUMÉROTATION Options - Numérotation Accès : Paramètres - Société Pour chaque type de documents de vente, d'achat et de stock, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à attribuer au document. Vous pouvez choisir de créer vos documents avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur". Le logiciel incrémente automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe. Pour les documents de vente : FA 0803001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mars, le numéro suivant sera le FA 0803002. Pour les documents d'achat : FF 0801001 pour les facture de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le FF 0801002. Pour les documents de stock : BS 080101 pour les bons de sortie de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le BS 080102. Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous allez créer un document ou une fiche. Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des données du menu Outils. Ventes Devis Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par DE 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Commande Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par CM 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de livraison Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BL 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de retour Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BR 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FA 000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par AV 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par AD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » EBP Gestion Commerciale 2010 250 Achats Demande de prix Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par DEM 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Commande Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par CF 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de réception Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BRF 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de retour Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BRA 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FF 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par AF 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FFD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FAD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Stocks Bon d'entrée Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BE 000000011 Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de sortie Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BS 00000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Inventaire Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par INV 00000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Autres Pour chacun des fichiers de données suivants, vous pouvez choisir de créer vos fiches avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur". Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez une fiche. Familles clients Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FCL00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » MANUEL 251 Clients Champ de type chaîne de 20 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par CL000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Familles Fournisseurs Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FFR00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Fournisseurs Champ de type chaîne de 20 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FR000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Familles articles Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FAR00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Articles Champ de type chaîne de 20 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par AR000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Eco-contribution Champ de type chaîne de 8 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par D3E00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Commerciaux Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par CO00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Familles commerciaux Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FCO00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Secteurs géographiques Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par SG00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Barèmes Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par CC00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Tarif Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par TF00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » EBP Gestion Commerciale 2010 252 Options - Articles Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de paramétrer par défaut la création d'une fiche article. Type d’article par défaut Liste déroulante permettant la sélection du type de l'article : Biens, Services. En création du dossier, le type par défaut est Biens. Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un document de vente, le type d'article par défaut sera celui défini ici. Taux de marge par défaut Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut. Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un document de vente, le taux de marge par défaut de la ligne sera celui des options Taux de marque par défaut Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut. % de frais généraux bien Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article de type bien, cette valeur est reprise par défaut. % de frais généraux Service Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article de type service, cette valeur est reprise par défaut. MANUEL 253 DOCUMENTS DE VENTE Options - Documents de vente - Options générales Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir les avertissements, le paramétrage de taux, montants... des documents de ventes. Avertissement si le code article n’existe pas Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque vous saisissez dans la colonne "Code article" une référence qui n'existe pas dans votre fichier article. Utiliser la TVA de l’article Cocher cette case si vous souhaitez que la TVA de l'article soit toujours reprise dans les documents. Dans le cas contraire, c'est la TVA de l'entête du document qui est affectée à toutes les lignes articles. Avertissement sur les articles en insuffisance de stock Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse en cas d'insuffisance de stock, lorsque vous validez la ligne de l'article ou lorsque vous enregistrez (ou transférez) un document qui mouvemente les stocks (commande (stock virtuel), Bon de livraison et Facture). Durée de validité des devis (jours) Indiquez, en nombre de jours, la durée de validité de vos devis. La date de validité des devis sera alors automatiquement calculée, dans l'entête du devis.. Par défaut, le nombre de jours est 30. Afficher le paiement pour les factures d'acompte Cette option si elle est décochée permet de ne pas afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération d’une facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte. Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au Total TTC du document le montant des écocontributions des lignes article. Dans le cas contraire, le Total TTC ne varie pas en fonction des éco-contributions sélectionnées sur les lignes article : Le total TTC comprend les montants éco-contributions. Gestion des messages Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information : Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante. Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un remboursement d'acompte versé par le client... Afficher le message d'ouverture du règlement créé Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le règlement généré automatiquement. Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la boite du message ou décocher la case à cet endroit. EBP Gestion Commerciale 2010 254 Options - Documents de vente - Devis Accès : Paramètres - Société Cette option permet de définir les états des devis encours, transféré, refusé par le client... Etat Accepté Le libellé indiqué dans ce champ sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en commande, bon de livraison, ou facture. La liste des états proposés correspond aux états définis dans les champs ci-dessous. États des devis Vous disposez de 10 zones (champ de type Alpha de 20 caractères) pour définir l'état de vos devis. Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous pouvez modifier ces libellés à votre convenance. L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivants ce critère (dans la liste des documents ou les impressions, par exemple). Lors de la création d'un devis, l'état par défaut est " l'état 1 " (En cours). MANUEL 255 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis Accès : Paramètres - Société Les devis doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal. Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les modèles de devis fournis avec le logiciel. Par défaut, nous vous proposons des mentions, que vous pouvez bien entendu modifier. La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis. EBP Gestion Commerciale 2010 256 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures Accès : Paramètres - Société Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal. Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les modèles de factures fournis avec le logiciel. Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour l'escompte et les taux de pénalité en cas de retard de paiement. Par défaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier. La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis. MANUEL 257 Options - Règlements Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir le paramétrage par défaut d'un moyen de paiement, d'une banque pour la saisie d'un nouveau règlement et des jours pour déclencher l'édition des relances clients. Moyen de paiement par défaut Ce champ correspond au moyen de paiement par défaut lorsque vous créer une échéance. Par exemple, création d'une facture sans "Mode de règlement", l'échéance de la facture contiendra le moyen de paiement défini ici. La liste des moyens de paiement est disponible par le menu Règlements - Données -Moyen de paiement. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Banque par défaut Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement si elle n'est pas défini dans le moyen de paiement sélectionné sur la fiche règlement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques. Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . "Afficher le message d'avertissement en cas de banque non renseignée" L'option permet d'être averti lorsque la banque n'est pas renseignée sur une facture d'acompte ou un avoir d'acompte ou un règlement et que vous souhaitez valider l'un de ces éléments. En effet, la validation d'un document d'acompte ou d'un règlement permet de transférer les échéances en comptabilité et pour cela, il faut obligatoirement associé une banque. EBP Gestion Commerciale 2010 258 Options - Documents de stock - Options générales Accès : Paramètres - Société Cette option permet de justifier les écarts de stock dans un Bon de sortie ou un inventaire. Vous avez à votre disposition 5 libellés d'écart possibles. Les libellés par défaut sont : Libellé 1 : Démarque inconnue, Libellé 2 : Détérioriés, Libellé 3 : Périmés, Libellé 4 : Vols, Libellé 5 : Autres. MANUEL 259 Options - Paramétrages Accès : Paramètres - Société Décimales Choisissez le nombre de décimales qui s'affichera dans les zones de type prix, quantités et montants. Prix unitaire Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5. Quantités Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5. Montants Par défaut, le nombre de décimales est de 2. Cette zone n'est pas modifiable. Devise L’option Devise est présente pour permettre d’imprimer, la contre valeur en pied de facture (au moins), et cela sans devoir paramétrer en dur dans le modèle. Devise du dossier Champ alphabétique de 50 caractères. Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré. En création de dossier, Euros est indiqué par défaut. Abréviation Champ alphabétique de 5 caractères. Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré. En création de dossier, € est indiqué par défaut. Devise de contre valeur Champ alphabétique de 50 caractères. Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellé complet de cette devise. En création de dossier, Francs est indiqué par défaut. Abréviation Champ alphabétique de 5 caractères. Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier. En création de dossier, F est indiqué par défaut. Taux de conversion Champ numérique de 15 caractères dont 6 décimales. Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur. En création de dossier, 6.55957 est indiqué par défaut. Codes alpha-numériques Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications Cette option permet de saisir des caractères différent de A...Z 0...9. En fonction de la fiche, ces caractères peuvent être : [Espace] - \ / ( ) _ Les fiches concernées sont : x Codes postaux - Code postal x Secteur Géographique - Code secteur géographique x NAF - Code NAF x Frais de port - Code x Article - Code article x Familles Articles - Code Famille Articles x Unité - Code unité x Eco-contribution - Code éco-contribution x Localisation - Code de localisation x Tarif - Code x Barème - Code barème EBP Gestion Commerciale 2010 260 x Banque - Code x Modes de Règlement - Code x Moyens de Paiement - Code x Client - Code (tiers) x Familles Clients - Code Famille x Fournisseur - Code (tiers) x Familles Fournisseurs - Code Famille x Commercial - Code Commercial x Famille Commerciaux - Code Famille Mais également les champs : x TVA intracommunautaire x Siren Les points suivants ne sont pas concerné par les caractères supplémentaires : - Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement. - Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . - Transfert de documents Ouvrir les documents générés après transfert La sélection de cette option permet de définir par défaut l'ouverture automatique du document généré par un transfert. MANUEL 261 Options - Général Accès : Paramètres - Société Police par défaut Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) : Police par défaut Taille par défaut EBP Gestion Commerciale 2010 262 Options - Mot de passe utilisateur Accès : Paramètres - Société Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe. Le mot de passe de la gestion est indépendant de celui de la comptabilité et inversement. Création du mot de passe Pour créer un mot de passe, vous devez : Ne rien saisir dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le mot de passe que vous souhaitez dans la zone "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe à chaque ouverture de votre dossier. Changer un mot de passe Vous avez la possibilité de changer de mot de passe. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Suppression du mot de passe Vous pouvez supprimer la demande de saisi d'un mot de passe en ouverture de dossier. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Ne rien saisir dans "Nouveau mot de passe" et "Confirmer le nouveau mot de passe", Valider par le bouton Appliquer. MANUEL 263 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Gestion Commerciale 2010 264 OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. MANUEL 265 Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier. Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de la destination de la sauvegarde Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d’une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur “Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client effectuées avec ce mot de passe. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. EBP Gestion Commerciale 2010 266 Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. MANUEL 267 Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. EBP Gestion Commerciale 2010 268 Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes si il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. MANUEL 269 Imports paramétrables Accès : Outils - Imports paramétrables L'importation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à importer. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import paramétrabe de données. Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options Options/Société / Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier importé. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nécessaire. Destination source de l'import Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez importer. Vous pouvez importer les données suivantes : x Articles x Familles articles x Clients x Famille clients x Fournisseurs x Famille fournisseurs x Commerciaux x Familles commerciaux x Barèmes des éco-contributions. Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour le rechercher. Si lors du précédent import pour le même type de données, vous avez sauvegardé les paramètres d'import ; pour cet import, vous avez la possibilité de sélectionner le Nom du paramétrage. Vous avez également la possibilité de supprimer les paramétrages inutiles. Cette suppression est définitive. Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Codage du fichier Cette étape permet de définir le paramétrage de codage du fichier texte. C'est à dire de rendre le fichier importé lisible pour le logiciel. Après avoir défini le type de séparation des champs, vous devez indiquer le type de Codage du fichier. La case à cocher "Ligne d'entête : La première ligne contient le nom des champs" permet de distinguer les données de la ligne contenant le nom des colonnes. En dessous, vous visualisez l'aperçu du fichier à importer (15 premières lignes). Suite à la définition du codage du fichier, cliquez sur Suivant. Délimités : Champs séparés par des caractères Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés. Cliquez sur Suivant pour définir les liens entre les champs de la table (clients ou articles) et les champs du fichier à importer. Association des champs de la table avec les champs du fichier EBP Gestion Commerciale 2010 270 Cette étape permet de lier les champs à importer à ceux de la table du type de données sélectionné précédemment. Pour cela, dans le tableau des associations, en face de chaque "champ destination", vous devez sélectionner la "colonne source" correspondante. Chaque colonne source correspond à une donnée du fichier à importer. Ces données sont affichées en dessous du tableau des associations. Au fur est à mesure de l'association des champs destinations aux colonnes sources, la visualisation des données à importer est modifiée. Les colonnes associées sont renommées avec le "nom du champ destination". Les colonnes sources non associées sont nommées "(Colonne X) Ignoré". Vous avez la possibilité de sauvegarder les paramètres. Ces paramètres correspondent aux associations des champs de la table avec ceux du fichier à importer. Pour cela, vous devez indiquer un Nom de paramétrage. Suite à la réalisation de l'import, les informations de paramétrage seront stockées dans la base de données. Si un nom de paramétrage est déjà indiqué, il correspond à ce que vous avez sélectionné lors du choix du fichier à importer. Si vous gardez ce nom, le fichier de paramétrage sera modifié en fonction des modifications que vous venez d'effectuer. Si vous changez de nom, le fichier de paramétrage initial sera inchangé et un nouveau ficher de paramétrage sera inséré. Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné précédemment : o Type de données à importer, o Chemin et nom du fichier à importer o Format du fichier importé et délimiteur Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de l'import En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". MANUEL 271 Import de données Accès : Outils - Import de données L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à importer. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de données au format texte. Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options du dossier / Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier importé. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nécessaire. Format des fichiers Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Si une chaîne de caractères contient [;] cette chaîne doit être encadrée de guillemets ["]["]. Pour un fichier donné, le séparateur décimal doit être le même [.] ou [,] Si le fichier contient des informations (codes) provenant d'autres fiches, ces fiches doivent exister dans le dossier et être saisie en Majuscules. Import fiche article : le code de la famille article présent dans le fichier d'import de l'article doit être présent dans la liste des "familles article" du dossier Le fichier d'import devra contenir les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de données et en terme d’ordre des champs). Le type de donné doit correspondre avec le type du champ importé valeur numérique, chaîne de caractères, montant... Si parmi les champs d’une table de l'application, certains n’existent pas dans le fichier à importer, l’emplacement de ce champ dans le fichier à importer est matérialisé par 2 points virgules consécutifs [;;], ce qui permet l’import du fichier même si le champ n'existe pas. Exemple : Fichier avec 4 champs : Code;Nom;Prénom;Ville Si vous ne souhaitez pas importer le prénom. Le fichier sera donc : Code;Nom;;Ville Si le code importé existe déjà dans la base, l’enregistrement est modifié par l’import (et non ignoré). Sélection du fichier à importer Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez importer. Vous pouvez importer les données suivantes : x Familles articles, x Unités, x Localisation, x Barème éco-contribution, x Articles, x Familles clients, x Clients,. x Familles fournisseurs, (version classic et pro) EBP Gestion Commerciale 2010 272 x Fournisseurs. (version classic et pro) Pour voir le format de chaque fichier, cliquez sur le type de données souhaité. Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Aperçu du fichier L'étape suivante vous permet d’avoir un aperçu avant l'importation du fichier. Il contient les 10 premières lignes du fichier à importer avec une répartition de ces données dans chaque champ de la table de la base de données. Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné précédemment : o Chemin et nom du fichier à importer, o Type de fichier, o Remplacement ou pas des données existantes Cliquez sur Lancer pour executer le traitement. Traitement de l'import En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". MANUEL 273 Export de données Accès : Outils - Export de données L'export de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à exporter. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de données au format texte. Pour exporter que quelques données et colonnes du fichier, vous devez passer par la liste des données / Export. Format des fichiers Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de données et en terme d’ordre des champs). Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table, l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs. Structure des fichiers exportés Cliquez sur les noms de fichier pour voir les données exportées : Les familles fournisseurs Les fournisseurs Les familles articles Les unités Les localisations Les barèmes eco-contribution Les articles Les familles clients Les clients Sélection du fichier à exporter Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter. Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment : Chemin et nom du fichier à exporter, Type de fichier. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données. Traitement de l'export En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Gestion Commerciale 2010 274 MANUEL 275 Export art L 215-3 Accès : Outils - Export art L 215-3 Cet assistant permet de réaliser un export de toutes les données de chaque table du logiciel suivant l'article L215-3. L'export art L 215-3 est une opération qui peut être assez longue, si vous avez un nombre important d'éléments à exporter. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de données au format texte. Type de données Les types de données disponibles sont toutes les tables de l'application. Emplacement du fichier d'export et Format du fichier L'emplacement du fichier d'export est par défaut le répertoire "Mes documents" sous Xp ou "Documents" sous Vista. Les formats des fichiers sont de type csv et xls, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en termes de données et en termes d’ordre des champs). Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table, l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs. Sélection du type de données Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter. Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant. Editeur de requêtes L'éditeur de requête fonctionne comme la réalisation d'une vue depuis une liste. Il permet d'ajouter les colonnes souhaitées pour l'export de la table sélectionnée précédemment. Pour cela, sélectionnez le mot Colonnes puis Clic droit, la fenêtre "Choix des colonnes à ajouter" s'affiche. Le choix s'effectue en sélectionnant la case devant chaque colonne souhaitée. Une fois le choix effectué, cliquer sur Ok pour poursuivre l'export. Aperçu des données Cet écran permet de visualiser les 10 premières lignes de la table et des colonnes sélectionnées précédemment. Cliquez une dernière fois sur Suivant pour visualiser les paramètres de l'export. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment : x Format du fichier, x Chemin et nom du fichier à exporter, x Type de données. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données. Traitement de l'export En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Gestion Commerciale 2010 276 Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnée Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (Défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres. Base de démonstration L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Clients Permet de recalculer les soldes clients (fiche client/onglet Gestion). Fournisseurs Permet de recalculer les soldes fournisseurs (fiche fournisseur/onglet Gestion). Stock Permet de supprimer tous les mouvements de stocks et les regénérer par rapport aux bons d'entrées, bons de sorties, inventaires, ... et documents de vente. Modèles d'impression Permet de réparer les modèles personnalisés et éventuellement les images (miniatures) avec l'assistant des modèles de documents vente. Cette opération peut être longue. Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. MANUEL 277 Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Gestion Commerciale 2010 278 Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer un dossier Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier. Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. MANUEL 279 Import/Export de la configuration Accès : Outils - Import/Export de la configuration Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et des vues personnalisées. Bienvenue... Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix de l'opération à effectuer L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export). Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Emplacement du fichier Cette étape vous permet d'indiquer : en import, l'emplacement du fichier à importer, en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter. Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant. Eléments à traiter Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées. Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. EBP Gestion Commerciale 2010 280 Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. x Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. x Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. MANUEL 281 Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements stocke chaque information concernant : - la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation ; - le manque d'un n° TVA intracommunautaire ; - la suppression de documents ; - la dévalidation d'inventaire ; - le changement de code, - la dévalidation de document. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Le journal des événements se présente sous forme de liste composée d'onglets : o Rupture, o TVA intracommunautaire, o Suppression, o Dévalidation d'inventaire, o Changement de code (article ou client), o Dévalidation de document. Chaque onglet est composé des colonnes suivantes : o un type d'événement, o une description, o une date : Elle représente la date de génération de l'événement. Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs. Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente A la validation de la facture, dans le cas où la date de la facture est inférieure à la date de la dernière facture et/ou le n° de facture est inférieur au dernier numéro de facture, un message d'avertissement s'affiche. Le message est : « La date de la facture est inférieure à la dernière facture enregistrée dans votre dossier et/ou le numéro de facture est inférieur au dernier numéro de facture enregistré dans votre dossier. Nous vous rappelons, d’après l’art. 121 du B.O des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Voulez vous valider cette facture ? » La validation de ce message entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Erreur de continuité : Document « N°doc » du « Date du document » /Document précédent « N° du dernier doc » du « date du dernier doc »" Onglet TVA intracommunautaire Si vous avez sélectionné un tiers intracommunautaire n’ayant pas de N° de TVA intracommunautaire et si vous acceptez l'enregistrement du document, un événement sera créé dans le journal des événements. La description contient le message suivant : "Le document « N° de doc » du « date du doc » a pour territorialité Intracommunautaire alors que le N° de TVA intracommunautaire est absent de la fiche client." Onglet Suppression Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message d'avertissement s'affiche. Le message est : "Vous supprimez une pièce de vente, ce qui déclenche une rupture dans la numérotation de vos documents, pour justifier cette rupture, un événement va être créé dans le journal des événements." La validation de ce message entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Le document « N° de doc » du « date du doc » a été supprimé le « date de suppression »." EBP Gestion Commerciale 2010 282 Onglet Dévalidation d'inventaire Si vous demandez la dévalidation d'un inventaire, cela entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Dévalidation de l'inventaire n° « N° de l'inventaire » du « date du doc » " Onglet Changement de code Si vous demandez la recodification d'un code article ou la recodification d'un code client, cela entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "L'article X est devenu l'article Y " ou "Le client n° X est devenu le client n° Y ". Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat Si vous demandez la dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat, cela entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Le document n° « N° de facture ou avoir » du « date du doc » pour le tiers « code du tiers » a été dévalidé (Total HT = xxx €, total TVA = XXX €)" MANUEL 283 OPTIONS Options - Services Internet Accès : Outils- Options Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne. Proxy HTTP / FTP Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy. Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre installation. Sauvegarde en ligne Cette partie permet de définir : Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde. Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier. E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde 285 INFORMATIONS SOCIÉTÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: x Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. x Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. EBP Gestion Commerciale 2010 286 Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 287 Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A Acompte Articles Avoirs B Bons de livraison Bons de retour Bons de stock C Clients Commandes Créditeurs D Débiteurs Devis E Échéances Échéancier F Factures Factures d'acompte Familles Fournisseurs I INSEE Inventaire ISO M Macro Modes de règlement Mouvements de stock N EBP Gestion Commerciale 2010 288 N° TVA intracommunautaire NAF P Prospect R Règlements RSS S SIREN SIRET Solde Stock T Tarif TVA 289 Index A Achats......................................................... 146 Aide................................................................5 Archivage .................................................... 280 Articles........................................... 69, 185, 186 Avoir.............................................................62 Avoir d'achat................................................ 158 Avoirs ...........................................................99 B Banques ...................................................... 139 Barème ....................................................... 122 Barème éco-contribution ............................... 221 Barres d'outils ................................................16 Bon de livraison..............................................49 Bon de réception .......................................... 152 Bon de retour..........................................50, 154 Bons de livraison ............................................93 Bons de retour ...............................................95 Bons d'entrée........................................191, 192 C Civilités ....................................................... 222 Clients........... 43, 70, 72, 112, 116, 117, 175, 187 Code activation ..............................................10 Code NAF .................................................... 229 Code postal.................................................. 226 Codes Postaux.............................................. 226 Commande ....................................................44 Commandes............................................91, 150 Commercial ................................................. 119 Commerciaux........................................119, 122 Configuration requise ........................................7 Contacts...................................................... 223 Convention utilisation EBP .................................3 Création de dossier ................................... 28, 81 D Demandes de prix......................................... 148 Démonstration .................................................9 Départements .............................................. 227 Devis ................33, 34, 40, 42, 47, 56, 60, 64, 89 Dossier..........................................................81 Dupliquer un document ..........................104, 163 E Échéances .....................................................73 Échéancier ........................73, 125, 131, 135, 178 Eco-contribution .............................................69 Editeur de filtres.............................................22 E-mail ................................................41, 61, 63 Export art L 215-3 ........................................ 275 F Facture..........................................................57 Facture d'achat ............................................ 156 Factures ............................ 40, 47, 56, 60, 64, 97 Famille commerciaux .................................... 122 Familles articles............................................ 186 Familles clients......................................116, 175 Familles prospects .................................116, 175 Filtre automatique ..........................................22 Filtres ...........................................................22 Fournisseurs .........................................171, 176 G Glossaire ..................................................... 287 H Historique.................................................... 214 Historique Clients/Articles................. 70, 117, 187 Historique Clients/Prospects.............. 70, 117, 187 Historique du document ..................................67 Historique fournisseurs/articles ...................... 176 I Import de données ....................................... 271 Import paramétrable..................................... 269 Impression ...... 129, 144, 182, 200, 215, 233, 263 Impressions .............................40, 47, 56, 60, 64 Installation ......................................................8 Introduction.....................................................1 Inventaire.................................................... 193 J Journal des événements ...........................79, 281 L Liste déroulante..............................................15 Liste des documents d'achat .......................... 146 Liste des documents de ventes.........................87 Livrer une commande ................................... 205 Localisation.................................................. 231 M Modes de règlement...................................... 142 Mot de passe utilisateur................................. 262 Mouvements de stock.................................... 198 Moyens de paiement..............................141, 142 N Notes ............................................................26 Nous contacter ............................................. 286 O Objectifs...................................................... 122 Options .........................................................29 P Paliers......................................................... 122 Pays............................................................ 228 Présentation ....................................................5 Prospects................................. 43, 112, 116, 175 Proxy FTP .................................................... 283 Proxy HTTP.................................................. 283 R Règlement.....................................................72 Règlements clients..........................................72 Regrouper des documents ...37, 53, 105, 164, 202, 208 Relancer .................................................. 42, 73 Relances.................................................. 42, 73 Restauration de dossier ............................78, 266 S Sauvegarde .................................... 77, 264, 265 Sauvegarde en ligne ..............................268, 283 Sauvegarde rapide...................................77, 264 Secteurs géographiques ................................ 230 Statistiques....................................114, 173, 189 Stock ...................................................191, 192 Supprimer .....................................108, 167, 278 Supprimer un document.........................108, 167 Supprimer un dossier .................................... 278 T Taux de TVA ................................................ 217 Territorialité................................................. 220 Textes enrichis ...............................................16 Transférer un document ........ 35, 51, 58, 109, 168 Transfert comptable......................... 76, 213, 214 Types de TVA............................................... 219 U Unités ......................................................... 232 V Ventes ..........................................................87 Vues .............................................................23 EBP_Paye_PRO_Open_Line Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Félicitations ! ........................................................................................................................................3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP........................................................................5 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ....................................................................................5 Article 1. Préambule .........................................................................................................................5 Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) .......................................5 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................5 Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................5 Article 5. Sauvegarde des données.....................................................................................................5 Article 6. Limitation de garantie .........................................................................................................5 Article 7. Limitations de responsabilité................................................................................................6 Article 8. Dispositions finales .............................................................................................................6 B. Contrat de services EBP...................................................................................................................6 Article 1. Objet du contrat.................................................................................................................6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation............................................................................6 Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ...........................................................................7 Article 4. Accès aux services..............................................................................................................7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support.......................................................................7 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance ..............................................................7 Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................8 Article 8. Obligations du client ...........................................................................................................8 Article 9. Limites de responsabilité .....................................................................................................8 Article 10. Loi et attributions de compétences......................................................................................8 C. Mode locatif ...................................................................................................................................9 MISE EN ROUTE ..................................................................................................................................11 Configuration minimale requise ..........................................................................................................11 Installation.......................................................................................................................................11 Le dossier de démonstration ..............................................................................................................11 Activation du logiciel .........................................................................................................................11 Comment obtenir le code d'activation ?.............................................................................................11 Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................12 INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................13 Interface..........................................................................................................................................13 Présentation du volet de navigation.....................................................................................................13 Détail des menus et fonctions associées............................................................................................13 Les Actions ......................................................................................................................................14 LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14 Les champs de saisie......................................................................................................................14 Liste déroulante .............................................................................................................................14 La barre d'outils des textes enrichis..................................................................................................15 Barres d'outils du corps des documents ............................................................................................16 Menu contextuel du corps des documents .........................................................................................16 FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION............................................................................................17 La fenêtre principale de navigation...................................................................................................17 Menu contextuel des colonnes .........................................................................................................18 Export à partir de la fenêtre principale de navigation..........................................................................18 Les filtres......................................................................................................................................19 Les vues .......................................................................................................................................19 GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................21 Gestion d'une fiche.........................................................................................................................21 Notes ...........................................................................................................................................22 COMMENT FAIRE...?.............................................................................................................................23 COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................23 Interface.......................................................................................................................................23 Comment commencer ? ..................................................................................................................23 Options à remplir dès maintenant ....................................................................................................23 Les données de base ......................................................................................................................24 Comment créer les données principales ............................................................................................24 Tout est prêt .................................................................................................................................25 TRAVAILLER.....................................................................................................................................25 Comment créer un établissement ? ..................................................................................................25 Comment créer un salarié ?.............................................................................................................25 Comment préparer un bulletin ?.......................................................................................................25 Comment créer une rubrique ? ........................................................................................................26 Comment créer une variable ? .........................................................................................................26 Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?...............................................................26 Comment effectuer une clôture mensuelle ? ......................................................................................26 Comment effectuer une déclôture mensuelle ?...................................................................................26 Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line Comment effectuer une clôture annuelle ?.........................................................................................27 Comment effectuer une déclôture annuelle ? .....................................................................................27 Comment saisir une absence ?.........................................................................................................27 La DUCS .......................................................................................................................................27 Comment transférer les écritures en comptabilité ? ............................................................................28 Comment imprimer ?......................................................................................................................29 DIVERS ...........................................................................................................................................29 Comment sauvegarder ? .................................................................................................................29 Comment restaurer ?......................................................................................................................29 Comment créer et gérer ROL ?.........................................................................................................29 DETAIL DES FONCTIONNALITES............................................................................................................33 FICHIER ..........................................................................................................................................33 Nouveau dossier ............................................................................................................................33 Créer un nouveau raccourci.............................................................................................................33 Ouvrir un dossier ...........................................................................................................................34 Fermer un dossier ..........................................................................................................................35 Quitter l'application ........................................................................................................................35 FAVORIS..........................................................................................................................................35 Favoris .........................................................................................................................................35 AFFICHAGE ......................................................................................................................................36 Tableau de bord.............................................................................................................................36 SALARIÉS ........................................................................................................................................37 Salariés- Démarrer une tâche ..........................................................................................................37 SALARIÉS .....................................................................................................................................38 ADMINISTRATIF.............................................................................................................................40 CONGÉS ET ABSENCES...................................................................................................................42 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................43 BULLETINS.......................................................................................................................................43 Bulletins- Démarrer une tâche .........................................................................................................43 BULLETINS....................................................................................................................................44 VARIABLES ...................................................................................................................................47 INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE.........................................................................................49 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................51 ÉTABLISSEMENTS.............................................................................................................................51 Établissements - Démarrer une tâche ...............................................................................................51 ETABLISSEMENTS ..........................................................................................................................52 TAUX AT .......................................................................................................................................59 TAUX TRANSPORTS........................................................................................................................61 PLANNINGS...................................................................................................................................61 ORGANISMES ................................................................................................................................62 CONTRAT DE PREVOYANCE .............................................................................................................63 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................64 OPÉRATIONS....................................................................................................................................65 Opérations- Démarrer une tâche......................................................................................................65 PUBLIER SUR REPORTS ON LINE......................................................................................................65 TRANSFERT EN COMPTABILITE ........................................................................................................66 REGLEMENTS ................................................................................................................................67 DUCS ...........................................................................................................................................69 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................75 PARAMETRES DE PAYE ......................................................................................................................75 Paramètres de paye - Démarrer une tâche ........................................................................................75 CONSTANTES ................................................................................................................................76 VARIABLES ...................................................................................................................................77 RUBRIQUES...................................................................................................................................78 TABLES DE CALCUL........................................................................................................................83 NATURES DE RUBRIQUE .................................................................................................................84 FONCTIONS...................................................................................................................................85 CUMULS........................................................................................................................................86 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................89 PARAMETRES ...................................................................................................................................89 Paramètres - Démarrer une tâche ....................................................................................................89 Fiche Banques ...............................................................................................................................90 PCG - Plan Comptable Général.........................................................................................................92 PUBLICATION REPORTS ON LINE .....................................................................................................92 CHAMPS SALARIES.........................................................................................................................95 DIVERS....................................................................................................................................... 106 SOCIETE..................................................................................................................................... 110 Champs personnalisés .................................................................................................................. 115 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 116 OUTILS.......................................................................................................................................... 117 Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 117 Sauvegarde................................................................................................................................. 117 Restauration................................................................................................................................ 119 Historique de sauvegarde.............................................................................................................. 121 Sauvegarde en ligne..................................................................................................................... 121 Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 121 Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 122 Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 122 Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 122 Mettre à jour le paramétrage......................................................................................................... 122 Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 123 Journal des événements................................................................................................................ 124 Supprimer un dossier ................................................................................................................... 124 Archivage.................................................................................................................................... 125 Import paramétrable .................................................................................................................... 126 Import des salariés issus de EBP Paye V16...................................................................................... 126 OPTIONS .................................................................................................................................... 127 INFORMATIONS SOCIETÉ ................................................................................................................... 129 Assistance technique....................................................................................................................... 129 Nous contacter ............................................................................................................................... 129 Glossaire .......................................................................................................................................... 131 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP.................................................................... 133 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 133 Article 1. Préambule ..................................................................................................................... 133 Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) ................................... 133 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP.......................................................................... 133 Article 4. Assistance de proximité sur le site .................................................................................... 133 Article 5. Sauvegarde des données................................................................................................. 133 Article 6. Limitation de garantie ..................................................................................................... 133 Article 7. Limitations de responsabilité............................................................................................ 134 Article 8. Dispositions finales ......................................................................................................... 134 B. Contrat de services EBP............................................................................................................... 134 Article 1. Objet du contrat............................................................................................................. 134 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation........................................................................ 134 Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ....................................................................... 135 Article 4. Accès aux services.......................................................................................................... 135 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support................................................................... 135 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance .......................................................... 135 Article 7. Interventions sur les fichiers ............................................................................................ 136 Article 8. Obligations du client ....................................................................................................... 136 Article 9. Limites de responsabilité ................................................................................................. 136 Article 10. Loi et attributions de compétences.................................................................................. 136 C. Mode locatif ............................................................................................................................... 137 MISE EN ROUTE ................................................................................................................................ 139 Configuration minimale requise ........................................................................................................ 139 Installation..................................................................................................................................... 139 Le dossier de démonstration ............................................................................................................ 139 Activation du logiciel ....................................................................................................................... 139 Comment obtenir le code d'activation ?........................................................................................... 139 Introduction du code d'activation manuellement .............................................................................. 140 INFORMATIONS GÉNÉRALES............................................................................................................... 141 Interface........................................................................................................................................ 141 Présentation du volet de navigation................................................................................................... 141 Détail des menus et fonctions associées.......................................................................................... 141 Les Actions .................................................................................................................................... 142 LES MASQUES DE SAISIE ................................................................................................................ 142 Les champs de saisie.................................................................................................................... 142 Liste déroulante ........................................................................................................................... 142 La barre d'outils des textes enrichis................................................................................................ 143 Barres d'outils du corps des documents .......................................................................................... 144 Menu contextuel du corps des documents ....................................................................................... 144 FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION.......................................................................................... 145 La fenêtre principale de navigation................................................................................................. 145 Menu contextuel des colonnes ....................................................................................................... 146 Export à partir de la fenêtre principale de navigation........................................................................ 146 Les filtres.................................................................................................................................... 147 Les vues ..................................................................................................................................... 147 GESTION D'UNE FICHE.................................................................................................................... 149 Gestion d'une fiche....................................................................................................................... 149 Notes ......................................................................................................................................... 150 COMMENT FAIRE...?........................................................................................................................... 151 COMMENT COMMENCER ? ................................................................................................................ 151 Interface..................................................................................................................................... 151 Comment commencer ? ................................................................................................................ 151 Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line Options à remplir dès maintenant .................................................................................................. 151 Les données de base .................................................................................................................... 152 Comment créer les données principales .......................................................................................... 152 Tout est prêt ............................................................................................................................... 153 TRAVAILLER................................................................................................................................... 153 Comment créer un établissement ? ................................................................................................ 153 Comment créer un salarié ?........................................................................................................... 153 Comment préparer un bulletin ?..................................................................................................... 153 Comment créer une rubrique ? ...................................................................................................... 154 Comment créer une variable ? ....................................................................................................... 154 Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?............................................................. 154 Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 154 Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 154 Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 155 Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 155 Comment saisir une absence ?....................................................................................................... 155 La DUCS ..................................................................................................................................... 155 Comment transférer les écritures en comptabilité ? .......................................................................... 156 Comment imprimer ?.................................................................................................................... 157 DIVERS ......................................................................................................................................... 157 Comment sauvegarder ? ............................................................................................................... 157 Comment restaurer ?.................................................................................................................... 157 Comment créer et gérer ROL ?....................................................................................................... 157 DETAIL DES FONCTIONNALITES.......................................................................................................... 161 FICHIER ........................................................................................................................................ 161 Nouveau dossier .......................................................................................................................... 161 Créer un nouveau raccourci........................................................................................................... 161 Ouvrir un dossier ......................................................................................................................... 162 Fermer un dossier ........................................................................................................................ 163 Quitter l'application ...................................................................................................................... 163 FAVORIS........................................................................................................................................ 163 Favoris ....................................................................................................................................... 163 AFFICHAGE .................................................................................................................................... 164 Tableau de bord........................................................................................................................... 164 SALARIÉS ...................................................................................................................................... 165 Salariés- Démarrer une tâche ........................................................................................................ 165 SALARIÉS ................................................................................................................................... 166 ADMINISTRATIF........................................................................................................................... 168 CONGÉS ET ABSENCES................................................................................................................. 170 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 171 BULLETINS..................................................................................................................................... 171 Bulletins- Démarrer une tâche ....................................................................................................... 171 BULLETINS.................................................................................................................................. 172 VARIABLES ................................................................................................................................. 175 INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE....................................................................................... 177 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 179 ÉTABLISSEMENTS........................................................................................................................... 179 Établissements - Démarrer une tâche ............................................................................................. 179 ETABLISSEMENTS ........................................................................................................................ 180 TAUX AT ..................................................................................................................................... 187 TAUX TRANSPORTS...................................................................................................................... 189 PLANNINGS................................................................................................................................. 189 ORGANISMES .............................................................................................................................. 190 CONTRAT DE PREVOYANCE ........................................................................................................... 191 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 192 OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 193 Opérations- Démarrer une tâche.................................................................................................... 193 PUBLIER SUR REPORTS ON LINE.................................................................................................... 193 TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 194 REGLEMENTS .............................................................................................................................. 195 DUCS ......................................................................................................................................... 197 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 203 PARAMETRES DE PAYE .................................................................................................................... 203 Paramètres de paye - Démarrer une tâche ...................................................................................... 203 CONSTANTES .............................................................................................................................. 204 VARIABLES ................................................................................................................................. 205 RUBRIQUES................................................................................................................................. 206 TABLES DE CALCUL...................................................................................................................... 211 NATURES DE RUBRIQUE ............................................................................................................... 212 FONCTIONS................................................................................................................................. 213 CUMULS...................................................................................................................................... 214 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 217 PARAMETRES ................................................................................................................................. 217 Paramètres - Démarrer une tâche .................................................................................................. 217 Fiche Banques ............................................................................................................................. 218 PCG - Plan Comptable Général....................................................................................................... 220 PUBLICATION REPORTS ON LINE ................................................................................................... 220 CHAMPS SALARIES....................................................................................................................... 223 DIVERS....................................................................................................................................... 234 SOCIETE..................................................................................................................................... 238 Champs personnalisés .................................................................................................................. 243 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 244 OUTILS.......................................................................................................................................... 245 Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 245 Sauvegarde................................................................................................................................. 245 Restauration................................................................................................................................ 247 Historique de sauvegarde.............................................................................................................. 249 Sauvegarde en ligne..................................................................................................................... 249 Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 249 Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 250 Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 250 Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 250 Mettre à jour le paramétrage......................................................................................................... 250 Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 251 Journal des événements................................................................................................................ 252 Supprimer un dossier ................................................................................................................... 252 Archivage.................................................................................................................................... 253 Import paramétrable .................................................................................................................... 254 Import des salariés issus de EBP Paye V16...................................................................................... 254 OPTIONS .................................................................................................................................... 255 INFORMATIONS SOCIETÉ ................................................................................................................... 257 Assistance technique....................................................................................................................... 257 Nous contacter ............................................................................................................................... 257 Glossaire .......................................................................................................................................... 259 Index ............................................................................................................................................... 261 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye Open Line PRO, et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 3 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye Open Line PRO, et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 5 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 6 EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. Convention d'utilisation d'EBP 7 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 8 conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Convention d'utilisation d'EBP 9 Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 11 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) : Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 3 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP3 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 4.5 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 4.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SLQ Server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp". Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé. L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. SQL Server Compact Edition 3.5 SP2 est également installé. Ensuite, les éléments composant le logiciel sont installés. Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel . Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser les fonctions du logiciel pendant 40 jours en version limitée : 4 mois de paye, clôture annuelle impossible, la déclaration N4DS et le transfert comptable limité à 3 salariés. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 salariés maximum, les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 12 L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : • La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. • Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). • La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. • Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 13 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : des menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Salariés : Démarrer une tâche, Salariés, Documents administratifs, Modèles de documents,Saisie des congés et absences, Types d'absences, Interrogation des données de paye, Impressions ; Bulletins : Démarrer une tâche, Bulletins, Profils, Préparation des bulletins, Calcul des bulletins, Salariés, Documents administratifs, Saisie des variables, Grille de saisie, Saisie des congés et absences, Interrogation des données de paye, Impressions; Etablissements : Démarrer une tâche, Etablissements, Taux AT, Taux transport, Planning, Organismes, Contrat de prévoyance, Documents administratifs, Modèles de documents, Impressions ; Opérations : Démarrer une tâche, Transfert en comptabilité, Communication Entreprise-Expert, Historique des transferts comptables, Virements des salaires, Moyens de paiement, Impressions ; Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 14 Paramètres de paye : Démarrer une tâche, Constantes taux, Constantes plafonds et smic, Variables à saisir, Variables calculées, Grille de saisie, Rubriques de brut, Rubriques de cotisation, Rubriques de net, Rubriques de commentaire, Rubriques intermédiaires, Natures de rubriques, Tables de calcul, Fonctions, Cumuls alimentés, Cumuls calculés, Grilles de cumuls, Impressions ; Paramètres : Démarrer une tâche, Banques, Plan comptable général, Régimes, Caisses, Thèmes, Type d'Absences, Classeurs, Code risque, Civilités, Pays, Codes postaux, Départements, Moyens de paiement, Codes Naf, Entreprise, Préférences graphiques utilisateurs, Préférences utilisateurs, Préférences comptables, Préférences de transfert, Général, Synchronisation, Utilisateurs, Groupes d'utilisateurs; Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : • Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. • Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] • Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] • Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). • Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. • Les champs inaccessibles sont grisés. Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Profil salarié" dans la fiche salarié, onglet Paye - Champ "Pays" dans les parties Adresses... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], INFORMATIONS GÉNÉRALES 15 l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un service dans la fiche salarié ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs rubriques dans le corps du bulletin Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existantes en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 16 Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Réinitialiser le style Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). Barres d'outils du corps des documents Menu contextuel du corps des documents Dans le corps d'un bulletin, vous disposez d'une barre d'outils d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions : Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. INFORMATIONS GÉNÉRALES 17 Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Voir rubrique Ce bouton permet d'accéder directement à la rubrique sélectionnée. Afficher le complément Ce bouton permet d'afficher les compléments de lignes définis dans les formules de vos rubriques. FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (saisie pratique...), vous devez : - soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à créer), - soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter. Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 18 Déplier tout ou Replier tout Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'en-tête des colonnes, des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez, sur au moins une colonne de la liste, en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier dans un ordre croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'en-tête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au-dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). INFORMATIONS GÉNÉRALES 19 Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/Paye/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : • Exporter la sélection consiste à exporter uniquement les lignes, de la fenêtre principale de navigation, sélectionnées. • Exporter Tout consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou non dans la vue. Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Présentation de l’éditeur L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code utilisateur et code Groupe. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 20 Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter. Une boite s’affiche alors pour affecter le vue : • A tous les utilisateurs • un utilisateur précis • un groupe précis Actions disponibles Les actions disponibles sont : o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue Les vues système ne sont pas supprimables o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé. o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut" Vous pouvez également importer ou exporter une vue. Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Vues multi-utilisateurs Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier. Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue. Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur. Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes. Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs. Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et tableau de bord Editeur de requêtes Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment renommée. d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en "Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition INFORMATIONS GÉNÉRALES 21 Ajouter une requête de détail Ajouter une somme GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Imprimer ou Ctrl + P Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une "info bulle" le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - Annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Désactiver le Annuler/Refaire Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire. Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 22 Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation Actions -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Salarié a pour actions associées : Ajouter un nouveau contrat, Nouvelle entrée... Un Bulletin a pour actions associées : Voir salarié, Créer un profil, Valider... Vues - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vues - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. Notes La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. La zone de saisie libre, vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. 23 COMMENT FAIRE...? COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Sociétés. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Préférences graphique utilisateurs : Permet de déterminer le thème des rubriques. Préférences utilisateurs : Permet de définir les contrôles de la fiche salarié, les avertissements liés au calcul du bulletin, les règles de saisie des absences. Préférences comptables : Permet de définir le paramètrage des comptes comptables. Préférences de transfert : Permet de déterminer les libellés des écritures comptables, le détail des écritures. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 24 Les données de base Un certain nombre de données peut être crée au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches Salariés : • Les natures d'emplois, • Les conventions collectives, • Les Codes emplois (PCS-ESE) Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : • Les civilités, • Les codes postaux, • Les départements, • Les pays, • Les codes NAF. Comment créer les données principales Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos établissements, de vos salariés et de vos bulletins. Création d'un établissement Vous pouvez accéder à la liste des établissements depuis le menu Etablissements - Etablissements La liste des établissements répertorie l'ensemble des établissements existants sur le dossier. Elle permet, entre autres, d'identifier la période de paye, d'effectuer une clôture ou déclôture périodique grâce aux tâches Clôture périodique et Déclôture périodique. Pour créer un établissement, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter". Création d'un salarié Vous pouvez accéder à la liste des salariés depuis le menu Salariés - Salariés. La liste des salariés répertorie l'ensemble des salariés existants sur le dossier. Si vous avez plusieurs établissements pour le dossier, la liste des salariés sera triée tout d'abord par établissement. Pour créer un salarié, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" ou bien encore la tâche Assistant de création d'un salarié. Remplissez alors les champs de paramétrage, comme la date d'entrée dans l'entreprise, le profil, le salaire, l'état civil, les informations relatives au contrat de travail..... Le choix de l'établissement est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier l'établissement dès que le salarié aura été enregistré. Création d'un bulletin Vous pouvez accéder à la préparation des bulletins depuis les menus Salariés - Salariés grâce aux tâches : • Préparer le bulletin à partir du profil salariés, • Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent, • Préparer le bulletin sans profil. Vous pouvez modifier ou consulter les bulletins préparés depuis les menus Bulletins - Bulletins - Bulletins. La liste des bulletins est découpée par plusieurs onglets : • en cours : indique tous les bulletins en cours en état brouillon, • par exercice : indique tous les bulletins de l'exercice en état brouillon et validé, • tous : indique tous bulletins de tous les exercices en état brouillon et validé. La liste des bulletins permet, entre autres d'effectuer une validation ou dévalidation des bulletins grâce aux tâches Valider et Dévalider. COMMENT FAIRE...? 25 Tout est prêt Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : • Comment créer un établissement ? • Comment créer un salarié ? • Comment créer un bulletin ? • Comment créer une rubrique ? • Comment créer une variable ? • Comment mettre à jour les taux et les plafonds ? • Comment effectuer une clôture mensuelle ? • Comment effectuer une déclôture mensuelle ? • Comment effectuer une clôture annuelle ? • Comment effectuer une déclôture annuelle ? • Comment saisir une absence ? • Comment effectuer un transfert comptable ? • Comment générer un fichier de virement ? • Comment imprimer ? • Comment sauvegarder ? • Comment restaurer ? TRAVAILLER Comment créer un établissement ? Vous pouvez créer un nouvel établissement dans le menu Etablissement - Etablissements. Pour créer un établissement, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche établissement, saisissez les informations obligatoires. Comment créer un salarié ? Vous pouvez créer un nouveau salarié dans le menu Salarié - Salarié. Pour créer un salarié, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche salarié, saisissez les informations obligatoires. Comment préparer un bulletin ? Pour créer un bulletin, il faut au minimum avoir créer un établissement, et un salarié. Il est ensuite possible de créer des bulletins de manière individualisée par le menu Salariés - Salariés , ou en masse par le menu Bulletins- Préparations des bulletins. Vous pouvez créer ainsi un bulletin : - soit sans profil, par le bouton Créer un bulletin sans profil, accessible dans la fiche salarié ou dans la barre des tâches de la liste des salariés, - soit à partir du profil employé, par la tâche Préparer un bulletin à partir du profil employé accessible par la liste des salariés ou bien directement sur le bulletin, - soit à partir du bulletin précédent, lorsque le salarié en possède au moins un, par la tâche Préparer un bulletin à partir du bulletin précédent accessible dans la liste des salariés ou directement sur le bulletin. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 26 Enfin il est possible d'accéder aux mêmes options avec la préparation en masse des bulletins. Le bulletin est d'abord créer à l'état Brouillon. Il faut nécessairement le calculer avant de l'enregistrer. Il est impossible d'avoir deux bulletins brouillons pour le même salarié, pour créer un second bulletin il faut d'abord valider le premier bulletin par l'action Valider ou par l'intermédiaire de la clôture périodique. Comment créer une rubrique ? Vous pouvez créer une nouvelle rubrique dans le menu Paramètres de paye - Rubriques. Pour créer une variable, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche Rubrique, saisissez les informations obligatoires. Comment créer une variable ? Vous pouvez créer une nouvelle variable dans le menu Paramètres de paye - Variables. Pour créer une variable, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche Variable, saisissez les informations obligatoires. Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ? Certains taux ou plafonds peuvent évoluer en début ou en cours d'année. Le paramétrage des constantes permet de mettre à jour, par anticipation et sans supprimer les anciennes valeurs, vos constantes et vos taux en définissant la période d'entrée en vigueur de la nouvelle valeur. La nouvelle valeur ne sera alors prise en compte, pour le calcul de vos bulletins, qu' à partir de la période indiquée. Pour cela, rendez vous sur les fiches constantes. La déclôture annuelle supprimera les modifications faites après la dernière clôture annuelle. Comment effectuer une clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période. Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une clôture annuelle. La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique, - soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture mensuelle ? La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de COMMENT FAIRE...? 27 l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période courante. La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique, - soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique. Comment effectuer une clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF. La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez : - soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture annuelle ? La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable. La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant. La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle. Comment saisir une absence ? Avant de saisir une absence ou des congés payés, pensez à vérifier le mode de décompte des absences dans les calendriers d'absences du menu Paramètres - Liste de valeurs- Absences ou bien dans la fiche salarié- Onglet Congés payés/DIF, ainsi que le planning du salarié disponible dans la fiche du salarié. Il est ensuite possible de saisir une absence de manière individualisée par l'onglet Congés Payés/Absences du bulletin. La DUCS Grâce au logiciel EBP Paye Open Line vous pourrez effectuer vos DUCS chaque mois ou chaque trimestre et ainsi déclarer et payer par échanges de données informatisés (EDI) à l’aide de votre logiciel de paye. C’est la transmission des déclarations de cotisations sociales au format électronique (DUCS-EDI) par transfert de fichier, généré par votre application de paye. La DUCS-EDI ne se substitue pas à la déclaration annuelle de données sociales (DADS). Votre logiciel est aujourd’hui conforme aux normes DUCS-EDI Coplat, version 4.2. Il ne vous reste plus qu’à vous inscrire à l'aide du kit d'adhésion téléchargeable sur le site Net-entreprises. Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version Classic. Pour utiliser la fonction EDI, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Que signifie DUCS ? La DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales) regroupe les déclarations périodiques. Elle vous permet de déclarer, sous une forme unifiée, les cotisations sociales obligatoires : • Urssaf et Pôle emploi, Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 28 • Retraite complémentaire Agirc-Arrco et prévoyance. La DUCS MSA n’est gérée ni en état préparatoire, ni en déclaration. Qui peut déclarer ? Tous les employeurs ainsi que les tiers déclarants (experts-comptables, associations et centres de gestion agréés...). Quand ? Aux échéances réglementaires. Quels sont les avantages pour l'entreprise ? • Simple : une gestion sans papier, • Souple : La possibilité d’anticiper l’envoi des déclarations et de les modifier jusqu’à la date d’exigibilité, • Fiable : La réception d’un certificat d’enregistrement constitue la preuve des envois. Le logiciel EBP Open Line version Pro vous propose : Un état préparatoire pour les caisses suivantes : • URSSAF, • IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle) Une DUCS EDI agréée pour les organismes suivants : • URSSAF, • IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle) Comment paramétrer la DUCS ? • Paramétrage de la DUCS IRC/IP • Paramétrage de la DUCS URSSAF Comment préparer la DUCS ? • Comment préparer une DUCS ? • Comment préparer une DUCS néant ? • Comment préparer une DUCS annuelle IRC/IP ? Où déposer les déclarations DUCS ? • Où déposer les déclarations DUCS ? Comment imprimer un état préparatoire DUCS ? • Comment imprimer un état préparatoire DUCS ? Comment transférer les écritures en comptabilité ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le logiciel EBP Comptabilité Open Line. Ces écritures concernent : - les éléments du bulletin (charges sociales salariales et patronales, rémunération du personnel...), - les règlements. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures dans les préférences de transfert, Les comptes comptables des salariés, dans les préférences comptables ou bien dans la fiche salarié, Les comptes de charges et de tiers des différents organismes, Les comptes de charges des rubriques de brut et de net. COMMENT FAIRE...? 29 Vous pouvez réaliser un transfert comptable de type Open line ou par l'intermédiaire de ComExpert tous deux accessibles par le menu Opération - Transfert en Comptabilité. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". Comment imprimer ? Une impression peut être lancée de plusieurs façons : A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres. A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré. Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus). Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer. Vous pouvez imprimer entre autres : - un salarié - un bulletin - un établissement - l'état des charges - l'état des absences - un organisme - un régime - le journal des événements - l'interrogation des données de paye - le transfert comptable .... Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles. DIVERS Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Comment créer et gérer ROL ? Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 30 Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc : o Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL. o Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). o Des droits utilisateurs sont à votre disposition : Publication dans ROL : droits sur la fiche publication Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : 1. La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents 2. La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes 3. La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement. Manuellement Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. COMMENT FAIRE...? 31 La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication. Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL : 1. Voir tous les documents diffusés 2. Voir les comptes 3. Supprimer les publications 4. Supprimer des documents 33 DETAIL DES FONCTIONNALITES FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant. Ces étapes consistent à : Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". Si vous possédez une version Gestion commerciale Pro et Comptabilité Pro ou CRM PRO, vous avez la possibilité de créer un dossier avec liaison entre les applications : • Gestion commerciale PRO + Comptabilité PRO + CRM PRO + Paye PRO De même, si vous possédez une version Immobilisation PRO, ... Cliquer ici pour avoir un graphique récapitulatif des liaisons possibles. - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : Saisir le nom du dossier, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir les autres informations, Saisir les informations administratives, les paramètres de l'exercice social, les informations de paye, les organismes, les informations de congés payés. Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les autres options. Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 34 La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. • La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; Vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : • indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; • Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. • Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. DETAIL DES FONCTIONNALITES 35 Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification, lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. FAVORIS Favoris Accès : Favoris Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Ajouter un favori Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation + clic droit et cliquer sur "Ajouter aux favoris" Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris. Aller dans le menu Bulletins + Préparation des bulletins, faire clic droit puis "Ajouter aux favoris". Dans la volet Favoris, vous retrouvez "Préparation des bulletins". Gestion des Favoris Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer. Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers. Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit + Ajouter un dossier. Par défaut, le libellé est "Nouveau dossier". Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance. Le nombre de dossier est illimité. Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier. Chaque dossier et action peuvent être renommer. Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Propriétés. Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action. Le bouton réinitialiser permet de retrouver le libellé d'origine : - pour les dossiers : Nouveau dossier - pour les actions : Nom de l'action d'origine Chaque dossier ou action peuvent être déplacer. Ceci à l'aide des boutons Monter/Descendre (clic droit + Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser. A l'aide de la touche shift, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit + Remonter d'un niveau) 2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers : "sélectionner l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau". Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 36 Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Enlever des Favoris. Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre. Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration. Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données. AFFICHAGE Tableau de bord Accès : Affichage - Tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier si l'option "ne plus afficher" n'est pas sélectionnée. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du tableau de bord. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : la répartition des salariés, la répartition des effectifs, les congés payés, les absences. Vous avez la possibilité de créer votre propre tableau de bord. Création d'un tableau de bord Pour Créer un tableau de bord, vous devez cliquer sur le bouton "Editer" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord". Il est possible de créer un Tableau de bord depuis un tableau existant (système) (Bouton "Nouveau") ou créer un tableau de bord vide (Bouton "Nouveau Vide"). Quelque soit le bouton sélectionné, vous devez ensuite renseigner le libellé de votre nouveau Tableau de bord. Si le Libellé que vous avez saisi ne vous convient pas, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton "Renommer". Si vous souhaitez voir votre tableau de bord lors de l'affichage de la page tableau de bord, vous devez sélectionner votre tableau et cliquer sur le bouton "Par défaut". Un tableau de bord personnalisé peut à tout moment être supprimé. Pour cela, sélectionnez le tableau et cliquez sur "Supprimer". Les parties / informations Dans un tableau de bord personnalisé, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des parties/informations. L'ajout d'une partie s'effectue depuis le bouton "Ajouter" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord". Les parties disponibles sont : Répartition des salariés : Permet d'afficher la répartition hommes/ femmes. Plusieurs types de répartitions possibles : • Répartition des salariés par âge • Répartition des salariés par sexe Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des effectifs : Permet d'afficher la répartition par effectif selon différents critères. Plusieurs types de répartitions possibles : • Répartition des effectifs par statut professionnel • Répartition des effectifs par type de contrat • Répartition des effectifs par ancienneté • Répartition des effectifs par établissement DETAIL DES FONCTIONNALITES 37 Par défaut, l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés pris chaque mois, pour l'exercice en cours, pour l'ensemble des salariés. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher. Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour l'exercice en cours. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher. Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Sur chacune de ces parties, vous disposez de 3 boutons (en haut à droite) : • Icône Rafraîchir : permet de mettre à jour les informations • Editer : Permet de définir l'affichage des informations • Supprimer (croix) : permet de supprimer la partie Après chaque modification, ajout, n'oubliez pas de sauvegarder votre tableau de bord par le bouton "Sauvegarder" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord" ou en cliquant sur le bandeau jaune situé en dessous du titre de la page. Personnalisation du tableau de bord Le bouton "Personnaliser" ou clic droit depuis le Tableau de bord + "Afficher la fenêtre de personnalisation" permet de définir les emplacements des différentes parties dans le tableau de bord. C'est uniquement lorsque la fenêtre de Personnalisation est ouverte que vous pouvez déplacer les différentes parties. Pour déplacer une partie, vous devez sélectionner celle-ci puis la déplacer où vous le souhaitez. Par un clic droit sur une partie dans le tableau de bord, vous disposez : • Cacher la fenêtre de personnalisation • Afficher le texte • Cacher l'élément • Regrouper • Créer un élément Espace vide • Contrainte de taille (redimension, verrou de la taille, largeur, hauteur...) Si un groupe d'éléments (parties) a été créé, par un clic droit sur le groupe, vous disposez : • Cacher la fenêtre de personnalisation • Cacher l'élément • Regrouper • Créer un élément Espace vide • Dégrouper le groupe • Ajouter un onglet Dans la fenêtre de personnalisation, 2 onglets sont présents : • L'onglet "Eléments cachés" vous permet d'ajouter : o un espace vide o un séparateur vertical o un séparateur horizontal o les éléments que vous avez précédemment enlevés • L'onglet "Arbre des éléments" contient les éléments présents dans le tableau de bord avec arborescence des groupes, onglets... SALARIÉS Salariés- Démarrer une tâche Accès : Salariés - Démarrer une tâche Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 38 Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Salariés : permet de créer un nouveau salarié. • Assistant de création salarié : permet d'accéder à l'assistant de création de salarié. • Consulter les congés payés : permet d'accéder à la consultation des congés payés. • Consulter les bulletins: permet d'accéder à la consultation des bulletins. • Consulter les documents administratifs: permet d'accéder aux documents administratifs. • Virements des salaires : permet d'accéder à la liste des virements des salaires. SALARIÉS Assistant de création de salarié Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de salarié. Bienvenue... ...dans l'assistant de création de salarié. Vous pouvez effectuer une sauvegarde du dossier avant de créer votre salarié. Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Champs obligatoires à renseigner Certains champs sont obligatoires pour lancer la création de votre salarié : Matricule Civilité Prénom Nom Date d'entrée dans le contrat Date d'entrée dans l'entreprise Tous les autres champs de l'assistant sont facultatifs. Vous pourrez les renseigner en modifiant la fiche de votre salarié. Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la création de votre salarié. Liste des salariés Accès : Salariés-Salariés Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche la liste des salariés par statut de présence. Les onglets Présent Cet onglet permet d'afficher les salariés présents sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. DETAIL DES FONCTIONNALITES 39 Sortis Cet onglet permet d'afficher les salariés sortis sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. Absents Cet onglet permet d'afficher les salariés absents sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. Tous Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des salariés de l'entreprise, indépendamment de leur statut de présence. Elle précise ainsi le matricule du salarié, la civilité , le nom, le prénom, le numéro de sécurité sociale, la date d'entrée dans le contrat ,le service, le profil, le statut du salarié et enfin si le salarié est En sommeil. La liste est affichée selon un regroupement par établissement. Les tâches disponibles à partir de la liste des salariés Assistant de création d'un salarié : Cette tâche vous permet de créer, rapidement, un nouveau salarié à l'aide d'un assistant. Créer un nouveau document administratif : Cette tâche vous permet de créer un nouveau document administratif (contrat de travail, certificat de travail....). DUE : Cette tâche vous permet de créer la déclaration unique d'embauche. Assistant de mise à jour des salariés : Cet assistant vous permet de mettre à jour rapidement les champs de vos salariés. Vous disposez de plusieurs filtres afin d'affiner les salariés à mettre à jour. Accéder aux bulletins: A partir de la liste, vous pouvez accéder aux différents mode de préparation du bulletin. Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du profil employé, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Préparer le bulletin à partir du profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du bulletin précédent, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste,ayant au moins un bulletin préparé, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Pour créer un bulletin sans profil, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Créer un bulletin sans profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Fiche salarié Accès : Salariés - Salariés La fiche salarié est accessible à partir de la liste des salariés. La fiche salarié se compose d'un en-tête, d'actions et permet d'accéder à plusieurs onglets. En-tête de la fiche salarié Matricule : Le matricule est unique. Le champ accepte les caractères alphanumériques, mais ni les caractères spéciaux ni les espaces. Le code est modifiable tant que la fiche salarié est en cours de création. En revanche, si la fiche salarié a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable. Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Numérotation automatique du matricule qui se trouve dans la fiche de l'établissement du salarié. Ce code est limité à 7 caractères alphanumériques. Civilité : Ce champ permet d'indiquer la civilité de votre salarié. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 40 Nom : Ce champ permet d'indiquer le nom de famille du salarié. Pour les femmes mariées, il convient d'indiquer le nom d'usage. N° SS : Ce champ permet d'indiquer le numéro de Sécurité sociale du salarié. Si votre salarié dispose d'un n° de sécurité sociale provisoire, vous devez le renseigner dans l'onglet Adresse de la fiche salarié. Nom de naissance : Ce champ permet de renseigner le nom de naissance. Pour les femmes mariées, il convient de renseigner le nom de jeune fille. Prénom : Ce champ permet de renseigner le prénom du salarié. Référence du contrat : Ce champ permet de renseigner la référence du contrat de travail. C'est un champ de saisie libre, alphanumérique. Photo : le bouton Charger ou un clic droit dans le cadre Photo vous permet d'insérer une photo ou image. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... Les actions Créer un bulletin sans profil : Cette action vous permet de lancer la création d'un bulletin directement à partir de la fiche salarié. Les onglets Adresse L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées, l'état civil et la situation familiale du salarié. Contrat L'onglet Contrat permet de visualiser les informations relatives à l'entrée, l'emploi et la sortie du salarié. Paye L'onglet Paye permet de visualiser les informations relatives au salaire, au classement conventionnel, aux exonérations URSSAF, aux tranches de cotisation, au régime de retraite, au profil. Congés payés / DIF L'onglet Congés payés/DIF permet de visualiser les informations relatives aux congés payés, au droit individuel de formation (DIF) ainsi que le planning du salarié. Prévoyance / Assurance L'onglet Prévoyance / Assurance permet d'affilier les salariés aux différents contrats de prévoyance et / ou d'assurance et / ou de mutuelle de l'entreprise. Règlement L'onglet Règlement permet de visualiser les informations bancaires et comptables du salarié. Bulletins L'onglet Bulletins permet de visualiser les bulletins réalisés, ainsi que les changements de situations du salarié. Déclarations L'onglet Déclarations permet de visualiser les informations nécessaires aux différentes déclarations. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. ADMINISTRATIF Liste des documents administratifs Accès : Salariés - Administratif La gestion de la liste des documents administratifs est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Créer un document administratif DETAIL DES FONCTIONNALITES 41 Cette action vous permet de réaliser un nouveau document administratif pour un établissement ou un de vos salariés. Nouveau modèle de document administratif Vous permet de créer un nouveau modèle de document administratif. Assistant de création de documents administratifs Accès : Salariés - Administratif ou action de la fiche salarié Nous vous proposons un large choix de modèles de documents. Ces différents modèles sont classés par thème : • Congés, • Embauche CDD, • Embauche CDI, • Portabilité du droit individuel à la formation, • Portabilité de la prévoyance, • Sanctions, • Sortie salarié, • Autres documents. Si le document que vous devez créer n'existe pas, vous avez la possibilité de créer vos propres modèles. Sélection du modèle Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document. En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner. Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. A la fin du traitement, le nouveau document s'ouvre automatiquement. Document administratif Classeur Ce champ permet de sélectionner ou modifier le classeur initialement défini par l'assistant de création du document, parmi une liste déroulante. Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom de fichier Ce champ permet de modifier le nom du fichier initialement paramétré par l'assistant de création de documents. Description Ce champ vous permet de saisir ou modifier le libellé de votre document. Corps du texte Modifiez à souhait le corps du texte à l'aide de la barre d'outil disponible au dessus du texte. Certains champs sont remplis automatiquement à l'aide des champs fusions. Un champ de fusion correspond à une donnée provenant de la paye. Modèle de document administratif Accès : Salariés - Administratif - Modèles de documents administratifs Pour créer un nouveau modèle de document administratif, sélectionnez au niveau du volet des tâches Nouveau modèle de document administratif. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 42 La cible Sélectionnez la cible de votre modèle de document. Plusieurs cibles disponibles : • Salariés • Etablissements • Bulletins Classeur Indiquez le thème de votre document. Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Saisissez le nom de votre document. Le contenu du modèle Réalisez votre document à l'aide de l'outil de traitement de texte. Champs de fusion Dans vos documents vous pouvez faire appel à des champs de fusion. Un champ de fusion correspond à une donnée provenant de la paye. Exemple Salarie.Adresse1 sera remplacé par le champ adresse 1 de la fiche salarié. Salarie.DateEntree sera remplacé par le champ date d'entrée de la fiche salarié. CONGÉS ET ABSENCES Type d'absences Accès : Paramètres-Divers- Type d'absences L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez ajouter. Méthode de calcul: Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la méthode de calcul utilisée pour le décompte des jours d'absences. Quatre méthodes sont disponibles, jours ouvrés, jours ouvrables, jours calendaires et Heures réelles. Nombre de jours pour le calcul de l'absence: Ce champ est nécessaire au calcul de l'indemnité journalière moyenne en cas d'absence. Il est renseigné par défaut en fonction de la méthode choisie, à l'exception de la méthode en heures réelles pour laquelle le champ sera alors grisé et non saisissable. Dans les autres cas, la valeur est modifiable en saisissant manuellement une valeur ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône DETAIL DES FONCTIONNALITES 43 Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. BULLETINS Bulletins- Démarrer une tâche Accès : Bulletins - Démarrer une tâche Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 44 Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Bulletins : permet d'accéder à la liste des bulletins. • Saisie des variables : permet d'accéder à la grille de saisie des variables en vue de préparer les bulletins en masse. • Saisie des congés payés et absences : permet d'accéder au tableau de saisie des congés payés et absences en masse. • Calculer les bulletins : permet d'accéder au calcul des bulletins en masse. • Virement des salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des acomptes. • Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements. BULLETINS BULLETINS Liste des bulletins Accès: Bulletins-Bulletins La gestion de la liste des bulletins est commune à toutes les listes. Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche les bulletins préparés et permet d'accéder au calcul et la validation des bulletins. La liste précise la date de paiement, le statut du bulletin (validé ou brouillon), le nom et le prénom du salarié, le début et la fin de la période d'emploi du bulletin. Les onglets En cours Cet onglet affiche tous les bulletins en état brouillon sur la période courante. La liste est affichée selon un regroupement par établissement puis par période courante. Exercice Les onglets Exercices s'incrémentent au fur et à mesure des clôtures annuelles. Ils affichent tous les bulletins préparés et validés sur cet exercice. La liste affiche également un regroupement par établissement puis par période de paye. Tous Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des bulletins préparés, indépendamment de leur état, de l'exercice ou encore de l'établissement. Accéder au calcul et à la validation des bulletins Pour accéder à la validation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Valider dans la barre des tâches; - sélectionner Valider dans le menu contextuel. Un salarié ne peut avoir deux bulletins en état brouillon. Pour créer un second bulletin sur une même période, il faut nécessairement que le premier soit validé. Pour accéder à la dévalidation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Validé dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Dévalider dans la barre des tâches; - sélectionner Dévalider dans le menu contextuel. DETAIL DES FONCTIONNALITES 45 La dévalidation d'un bulletin est limitée à la période courante et la période M-1, tant que vous n'effectuez pas de déclôture périodique. La dévalidation doit s'effectuer dans l'ordre chronologique de préparation des bulletins, du plus récent au plus ancien. Pour un salarié qui possède deux bulletins validés sur la même période, la dévalidation doit s'effectuer en premier sur le bulletin dernièrement validé puis, après suppression de celui-ci, la dévalidation pourra s'opérer sur le second bulletin. Pour accéder au calcul du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Calculer dans la barre des tâches; - sélectionner Calculer dans le menu contextuel. Le bulletin Accès: Le bulletin est accessible par la liste des salariés et la préparation des bulletins. Le bulletin peut être créé, soit à partir du profil du salarié, soit à partir du bulletin précédent s'il en existe au moins un, ou encore créer de toute pièce par l'utilisateur. Le bulletin peut être ensuite modelé et modifié à votre gré grâce aux actions et au volet de navigation disponible sur la page du bulletin. Les actions Un ensemble d'actions permettent d'agir sur le calcul du bulletin et de prendre en considération les éventuelles modification du paramétrage de celui-ci. Les informations modifiables Certaines informations sont renseignées par défaut à la préparation du bulletin, elles restent cependant modifiables et peuvent avoir un impact sur le calcul du bulletin. Les colonnes du bulletin Si dans au moins une rubrique la formule de la base salariale est différente de celle de la base patronale alors la colonne Base Pat. sera affichée. Les onglets Saisie des variables : Cet onglet vous permet de saisir les variables du bulletin. Congés Payés/Absences : Cet onglet vous permet de saisir les congés payés et/ ou les absences du salarié. Rubriques disponibles : Cet onglet vous permet d'ajouter une rubrique et de consulter les rubriques disponibles. Cumuls : Cet onglet vous permet de consulter les cumuls alimentés par ce bulletin et de faire des reprises. Tranches : Cet onglet vous permet de consulter le calcul de vos tranches et de faire des reprises. Explications des lignes : Cet onglet vous permet d'expliquer le calcul des lignes de votre bulletin. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Duplicata Le duplicata permet de conserver la copie conforme, sous format PDF, d'un bulletin, au moment de l'aperçu ou de l'impression d'un bulletin en état Brouillon. Il est impossible de générer un duplicata d'un bulletin validé. Pour générer un duplicata, il existe deux possibilités: Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 46 - soit en cochant l'option "Gérer les duplicatas en impression du bulletin" dans les préférences utilisateurs. Ainsi à chaque impression, ou aperçu du bulletin, un duplicata sera généré. - soit, si l'option n'est pas cochée, il est toujours possible de cocher l'option "Duplicata des bulletins" dans les filtres d'impressions des bulletins. Pour que les mises à jours du bulletins soient prises en compte dans le duplicata, il est nécessaire de relancer une impression ou un aperçu du bulletin. PROFILS Liste des profils Accès : Bulletins - Bulletins - Profils La gestion de la liste des profils et sous profils est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Inactiver Vous pouvez choisir de rendre un profil ou sous profil Inactif, si vous souhaitez ne pas les afficher dans les vues standard, listes déroulantes... Les profils ou sous profils mis en Inactif sont visibles à partir de l'onglet Tous. Activer Permet de rendre un profil ou sous profil à nouveau actif. Le profil ou le sous profil sera présent dans les vues standard, listes déroulantes... La liste des profils contient plusieurs onglets. A partir de chaque onglet vous pouvez créer de nouveaux profils ou sous profils. Préparer les bulletins des salariés attachés Permet de lancer l'assistant de préparation des bulletins pour tous les salariés ayant le profil sélectionné. Profils et sous profils Accès : Bulletins - Bulletins - Profils A partir de la liste des profils, vous avez la possibilité de créer des profils ou des sous profils. Les profils sont un ensemble de rubriques répondant à un modèle de contrat de travail (Cadre, Non cadre, Apprenti....). Un profil peut être constitué de rubriques et de sous profils. Les profils servent à la préparation des bulletins. Les sous profils sont un sous ensemble de rubriques. Les sous profils sont à insérer dans les profils. Ils servent à faciliter les modifications dans les profils. Exemple Vous disposez d'un sous profil CSG dans lequel est paramétré les rubriques COTCSG et COTCSG1. Vous devez ajouter dans tous vos bulletins la rubrique COTCSG2. En ajoutant simplement la COTCSG2 à votre sous profil, automatiquement tous les profils utilisant ce sous profil seront mis à jour. En-tête Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants : Nom du profil : Indiquez le nom de votre profil. Ce champ est alphanumérique. Le nom est un champ de saisie libre. Description : Saisissez la description du profil. Ce champ est alphanumérique. La description est un champ de saisie libre. DETAIL DES FONCTIONNALITES 47 Statut catégoriel : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un statut catégoriel en particulier. Lors de la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au statut catégoriel du salarié seront proposés. Type de profil : Sélectionner si vous souhaitez créer un profil ou un sous profil. Il n'est pas possible de créer d'autre type. Grille de saisie de variables : La sélection d'une grille de saisie de variables permet de filtrer la liste des variables à saisir par profil. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle grille de variables en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Contrat : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un type de contrat. Lors de la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au type de contrat du salarié seront proposés. Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes déroulantes.... Onglets Création du profil La partie de gauche contient les rubriques ou sous profil du profil. Ce sont les lignes que vous retrouverez sur le bulletin. La partie de droite contient toutes les rubriques, profils et sous profils disponibles. Pour ajouter des lignes à votre profil, plusieurs possibilités : o le double clic, o le menu Ajouter au profil du menu contextuel, o le bouton Ajouter au profil, o Le drag and drop. Pour retirer des lignes du profil, vous devez cliquer sur le bouton Supprimer. Pour modifier l'emplacement des lignes, vous devez utiliser la flèche haute ou flèche basse pour faire Monter ou descendre vos rubriques. Le Bouton "Voir la rubrique" permet de visualiser la fiche de la rubrique. Aperçu des rubriques du profil Cet onglet permet de visualiser les rubriques du profil. L'ordre des rubriques sera identique dans le bulletin. Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. VARIABLES SAISIE DES VARIABLES Saisie des variables Accès : Bulletins - Variables - Saisie des variables Ce tableau vous permet de saisir chaque mois, pour l'ensemble des salariés, les éléments variables du salaire. La saisie des variables est indispensable pour calculer les bulletins. Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau. Les variables calculées apparaissent dans une colonne de couleur grise. Un simple clic sur l'en-tête d'une colonne permet de trier par ordre croissant ou décroissant. La ligne Total permet de donner la somme globale de toutes les valeurs de la colonne. Par défaut, la saisie des variables affiche l'ensemble des salariés, tous profils et services confondus. Vous pouvez filtrer la saisie par service, profil, ou bien encore par grille de variables. Les filtres Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 48 Service : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par service, pour cela, sélectionnez le ou les services à prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au service sélectionné apparaîtront dans la liste. Profil : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par profil, pour cela sélectionnez le ou les profils à prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au profil sélectionné apparaîtront dans la liste. Filtre : Ce champ permet de filtrer la liste des variables. Vous disposez de 3 possibilités de filtrer la liste des variables : o Toutes : Ce filtre affiche toutes les variables du dossier, o Variables du profil : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans les rubriques du profil sélectionné, o Variables de la grille : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans la grille sélectionnée. Grille de saisie : Vous ne pouvez sélectionner une grille de saisie que si le champ "filtre" est positionné sur Variable de la grille. Vue : Par défaut le champ vue propose la période du bulletin courant. C'est la vue qui permet de saisir les valeurs de variables à prendre en compte pour la préparation des bulletins. D'autres vues vous sont proposées à titre de consultation, aucune modification possible : o les 12 mois de l'exercice, o annuel, o annuel hors bulletin. Il existe une dernière vue qui se nomme Reprises. Cette vue permet de reprendre des valeurs cumulées erronées. Exemple Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce cumul devrait être à 1300. Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la différence soit 100. Afin de vérifier l'exactitude de votre cumul après reprise, sélectionnez la vue Annuel, il doit être à 1300. Autre exemple Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce cumul devrait être à 1100. Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la différence soit -200. Voir les champs du salarié : Les champs de la fiche salarié tels que Salaire mensuel, heures mensuelles.... sont des variables de la fiche salarié. Elles ont le même comportement que les autres variables mais ne sont pas présentes dans la liste des variables. Pour voir ces variables, il faut que l'option soit cochée. Les actions Généraliser : Ce bouton permet de généraliser une valeur pour l'ensemble des salariés. Pour cela placezvous sur le premier salarié de la liste, saisissez la valeur puis cliquez sur le bouton Généraliser. Voir le salarié : Ce bouton permet d'accéder à la fiche du salarié de la ligne sélectionnée. Le salarié sélectionné est celui qui dispose d'une pointe de flèche à gauche de son nom. De plus toutes les valeurs de la ligne sont en gras. Calculer le bulletin : Ce bouton permet de lancer à partir de la saisie des variables un calcul des bulletins. Vérifier l'état lecture seule : L'état lecture seule signifie que certaines lignes de la saisie des variables sont bloquées car une modification est déjà en cours pour ces salariés. Ce bouton permet de débloquer les lignes en lecture seule qui n'ont plus de raison d'y être. Exemple Vous avez 2 salariés A et B, le bulletin du salarié A est ouvert en modification, si vous ouvrez la saisie des variables la ligne du salarié A sera en lecture seule (ligne grisée) Si vous enregistrez et fermer le bulletin la ligne est toujours en lecture seule pour le salarié A alors que le bulletin n'est plus en modification. Pour débloquer l'état lecture seule il convient de cliquer sur le bouton vérifier l'état lecture seule. DETAIL DES FONCTIONNALITES 49 Actualiser : A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Liste des grilles de saisie Accès : Bulletin - Variables - Grilles de saisie La gestion de la liste des grilles de saisie est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Inactiver Vous pouvez choisir de rendre une grille de saisie Inactive, si vous souhaitez ne pas afficher cette grille de saisie dans les vues standard, listes déroulantes... Les grilles mises en Inactif sont visibles en sélectionnant la vue Inactif (Système). Activer Permet de rendre une grille à nouveau active. La grille sera présente dans les vues standard, listes déroulantes... Grille de variables Accès : Bulletins - Variables - Grilles de saisie Les grilles permettent de filtrer les variables les plus couramment utilisées. Les grilles servent aux impressions et à la saisie des variables. En-tête Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants : Nom : Indiquez le nom de votre grille. Ce champ est alphanumérique. Le nom est un champ de saisie libre. Description : Saisissez la description de la grille de variables. Ce champ est alphanumérique. La description est un champ de saisie libre. Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes déroulantes.... Onglets Variables Cet onglet permet de saisir ou sélectionner les variables qui vont constituer la grille. A partir de cet onglet vous pouvez : o Ajouter o Supprimer o Insérer (s'insère au dessus de ligne sélectionnée) o Déplacer (Flèche haute et flèche basse) o Couper / copier / coller Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE Interrogation des données de paye Accès: Bulletins - Variables - Interrogation des données de paye Un en-tête Filtre sur l'établissement Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 50 Filtre sur les salariés Ce filtre permet de sélectionner le ou les salariés pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation.. Filtre sur les services Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les services pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Filtre sur les profils Ce filtre permet de sélectionner le ou les profils pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Filtre sur les statuts de présence des salariés Ce filtre permet de filtrer les salariés par leur statut de présence. 3 statuts de présence sont proposés : Présent, Sorti ou Absent. Filtre sur la mise en sommeil des salariés Ce filtre permet de sélectionner les salariés mis en sommeil. Salariés Voir le salarié : Cette action vous permet, après avoir sélectionné un salarié dans la liste de visualiser la fiche du salarié. Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Interroger : Une fois les filtres renseignés, et la formule saisie, cliquer sur ce bouton pour faire apparaître le résultat. Formules Saisissez la ou les formules que vous souhaitez interroger. Pour interroger plusieurs formules aller à la ligne entre chaque formule grâce à la touche Entrée de votre clavier. Exemple Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars : Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année : Saisissez : $HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social précédent : Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours : Saisissez : HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à février N (vous êtes en période de paye mars) Saisissez : $HEUREEL[-9,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours : Saisissez : crhb(HEUREEL) Pour obtenir de l'aide sur la syntaxe des formules, cliquez ici. A chaque changement de formule, cliquer sur le bouton Interroger. Résultats Cette zone permet d'afficher les résultats sous forme de tableau avec la liste des salariés sélectionnés en ligne. Les champs sont non saisissables. Imprimer : Cette action vous permet de lancer l'aperçu puis l'impression du résultat de l'interrogation en cours. Fermer : Cette action ferme la fenêtre d'interrogation des données de paye. Les données saisies ne sont pas conservées. DETAIL DES FONCTIONNALITES 51 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. ÉTABLISSEMENTS Établissements - Démarrer une tâche Accès : Établissements - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Établissements : permet d'accéder à la liste des établissements. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 52 • Documents administratifs : permets d'accéder à la liste des documents administratifs. • Taux AT : permet d'accéder à la liste des taux AT. • Organismes : permet d'accéder à la liste des organismes. • Clôture périodique : permet d'accéder à l'assistant de clôture périodique. • Clôture annuelle : permet d'accéder à l'assistant de clôture annuelle. ETABLISSEMENTS Liste des établissements Accès: Établissements- Établissements Cette liste est affichée pour information seulement. Vous pouvez créer un seul établissement supplémentaire. Il est impossible de supprimer l'établissement principal. La liste précise la forme juridique ou la civilité, la raison sociale, la période paye de l'établissement, si l'établissement est en décalage de paye ou non et enfin le NIC de l'établissement. Clôture/ Déclôture périodique A partir des tâches, vous pouvez accéder à la clôture ou déclôture périodique. Pour accéder à la clôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Clôture périodique dans la barre des tâches; - sélectionner Clôture périodique dans le menu contextuel. Pour accéder à la Déclôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Déclôture périodique dans la barre des tâches; - sélectionner Déclôture périodique dans le menu contextuel. Fiche établissement - Onglet Congés payés / DIF Congés payés Planning établissement : Ce champ permet d'appliquer un planning, par défaut, à l'établissement. Lors de la création des salariés de cet établissement ils seront automatiquement rattachés à ce planning. Vous avez la possibilité de créer un nouveau planning en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Mois de fin des exercices de CP : Le clôture des congés étant le plus souvent au mois de mai le champ est renseigné par défaut. Si la clôture des congés de votre établissement n'est pas le mois de mai vous avez la possibilité d'en sélectionner un autre. Mode : Trois modes d'acquisition des congés vous sont proposés : jours ouvrés, jours ouvrables ou autres. Vous devez sélectionner celui qui correspond à l'établissement. Congés payés acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés acquis par mois. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres". Nombre de jours pour le calcul de l'absence CP : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours à prendre en compte pour le calcul de l'absence CP. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres". A quoi correspond 21,67 : C'est une moyenne 5 jours ouvrés * 52 semaines / 12 mois A quoi correspond 26 : C'est une moyenne 6 jours ouvrables * 52 semaines / 12 mois DETAIL DES FONCTIONNALITES 53 Congés supplémentaires acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés supplémentaires acquis par mois. Tous les établissements ne pratiquent pas ce type d'acquisition. En cas de doute, reportez-vous à votre convention collective. Gestion des CP ancienneté : Cette option est à cocher si votre établissement pratique l'acquisition des congés pour ancienneté. Ordre de décompte des CP : Cette option est accessible si votre établissement gère les congés d'ancienneté. L'option offre deux possibilités : o Congés payés acquis sur N-1 puis les congés d'ancienneté, o Les congés d'ancienneté puis les congés payés acquis sur N-1. Provision CP Taux de charge fiscales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état des provisions de congés payés. Taux de charges sociales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état des provisions de congés payés. Si votre taux est de 29%, vous devez saisir 29. DIF (Droit individuel à la formation) Gestion du DIF : Cette option est à cocher si vous souhaitez gérer le compteur du DIF (Droit individuel à la formation) à partir de votre logiciel de paye. Mois de fin des exercices de DIF : Ce champ permet d'indiquer le mois de clôture du DIF. Par défaut le mois de clôture est le même que celui de l'exercice de paye. Droit annuel au DIF (en heures) : De façon général l'acquisition par an est de 20 heures de formation. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous convient. Plafond du droit au DIF : Le plafond du DIF est fixé à 120 heures, soit 6 années de travail. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous convient. Arrondir le nombre d'heures du droit au DIF à la clôture : Si vous souhaitez qu'à la clôture de l'exercice du DIF, le nombre d'heures acquis soit arrondi, vous devez cocher cette option. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 54 Congés de l'établissement Les calendriers référencent mois par mois tous les jours fériés nationaux. Les jours fériés sont de couleurs orange. Vous pouvez ajouter ou supprimer des jours fériés en double cliquant sur le jour concerné. Les jours fériés sont importants pour le décompte des jours de congés. Fiche établissement - Onglet Médecine du travail Service de santé intégré à l'entreprise : Si le service de santé est directement intégré à l'entreprise, vous devez cocher l'option. Dans le cas où l'option est cochée tous les autres champs deviennent non saisissables. Code du service de santé externe : Ce champ saisissable permet d'indiquer le code correspondant à votre service de santé. Adresse Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Organismes Cet onglet vous permet de définir les organismes de cotisation de votre établissement. Ainsi, tous les salariés rattachés à cet établissement seront paramétrés par défaut avec les organismes définis dans cet onglet. L'organisme de sécurité sociale et de Pôle emploi sont obligatoires pour enregistrer une fiche établissement. Organisme de sécurité sociale: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de sécurité sociale de votre établissement. DETAIL DES FONCTIONNALITES 55 Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dans ce champ, seul un organisme avec un régime SS pourra être sélectionné. Organisme de Pôle emploi: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de Pôle emploi de votre établissement. Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dans ce champ, seul un organisme avec un régime CHOMAGE pourra être sélectionné. Organismes : La liste page vous permet d'ajouter, à souhait, les organismes auxquels est rattaché votre établissement, afin qu'ils soient définis, par défaut, sur les salariés rattachés à cet établissement. Pour cela, cliquez sur le bouton "Ajouter", une fenêtre vous permet de saisir ou sélectionner l'organisme de votre choix. • N° de centre payeur : Si vos organismes de retraite et de prévoyance souhaitent que vous établissiez vos déclarations DUCS par centre payeur, il convient de renseigner ici le n° de centre payeur que vous a communiqué l'organisme. • N° de compte cotisant : Vous devez renseigner ici le n° de compte cotisant URSSAF. Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Fiche établissement - Onglet Informations de paye Accès : Établissement - Établissement Date de paiement : Ce champ permet de sélectionner si la date de paiement par défaut doit être sur la période en cours ou suivante. Jour : Ce champ permet d'indiquer le jour de la date de paiement à générer par défaut. Banque principale : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la génération des fichiers de virements. Décalage de paye : Ce champ est renseigné avec la valeur indiquée lors de la création du dossier. Si toutefois votre établissement change, vous pouvez sélectionner un autre mode de décalage. Prendre les plafonds et taux en vigueur à la période d'emploi : Si vous pratiquez le décalage de paye, les plafonds et taux se réfèrent à la période de paye. Cette option permet de se baser sur la période d'emploi au lieu de la période de paye. Cette option n'est accessible que si le champ "Décalage de paye" est à "Décalage" ou "Abandon". Régime Alsace / Moselle : Si votre établissement bénéficie du régime Alsace / Moselle, vous devez cocher cette option. Si vous cochez cette option, tous les salariés crées sur cet établissement auront automatiquement l'option "Régime Alsace / Moselle" cochée. Toutefois vous aurez la possibilité de la décocher. Heures de référence : Ce champ permet d'indiquer les heures de référence de l'entreprise. Mode de régularisation : Il existe 3 modes de régularisation : aucune, progressive et annuelle. La régularisation fortement conseillée est la progressive, car elle permet un lissage des régularisations au fur et à mesure que le salarié a des bulletins. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 56 La régularisation annuelle s'effectue une fois par an (dernier mois de l'exercice) ou sur le dernier bulletin du salarié en cas de sortie. Etablissement de travail temporaire : Si vous êtes un établissement de travail temporaire, cochez cette option. Taux AT : Ce champ permet d'indiquer le taux d'accident de travail principal auquel l'établissement est assujetti. Taux transport : Ce champ permet d'indiquer le taux de transport auquel l'établissement est assujetti. Section prud'homale : Ce champ permet de sélectionner le code de la section prud'homale. Ce code est déterminé en fonction du code NAF de l'établissement. Cette information sert aux élections prud'homales. Une table de référence est disponible dans le cahier technique de la N4DS, que vous trouverez sur le portail de Netentreprises. N° de fraction : Ce champ permet d'indiquer le nombre de fractions pour l'envoi de votre déclaration N4DS. Pour un même établissement le nombre total de fractions doit rester constant. Exemple : 1ère fraction pour les dirigeants 2ème fraction pour les cadre et salariés Code Idcc : Ce champ permet de sélectionner le code de la convention collective de l'établissement. Si le code que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle convention collective en faisant Ajouter de la liste déroulante accessible par l'icône . Immatriculation automatique des salariés Utilise le compteur et le préfixe de l'établissement principal : Cette option n'est pas visible dans l'établissement principal. Lorsque l'option est cochée elle indique que le ou les établissements secondaires utilisent le même préfixe et compteur que l'établissement principal. Si vous ne souhaitez pas utiliser le même préfixe et compteur, vous devez décocher cette option, de là deux possibilités s'offrent à vous: o soit gérer les matricules des salariés de cet établissement en automatique mais avec un préfixe et compteur différents de celui de l'établissement principal. o soit définir un préfixe et un compteur propre à l'établissement. Numérotation automatique du matricule : Cet option permet de choisir ou non une incrémentation automatique des matricules. Fiche établissement : Informations administratives Accès : Établissements - Établissements Cet onglet permet de saisir les informations administratives de votre établissement. Il est important de les renseigner, car ces informations seront reprises sur certaines impressions. Forme juridique ou civilité : C'est un champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Qualité de la personne : C'est un champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. NIC : ce champ permet de saisir 5 caractères. NAF/APE : Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et l'affichage du libellé. Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Capital : Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. Logo : Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. DETAIL DES FONCTIONNALITES 57 Il sera automatiquement repris sur les modèles d'impression avec le logo (bulletins...). Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Importer. Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci. vous pouvez également Couper, copier coller ou supprimer le logo. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... Contact Tél. fixe : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. Fax : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. Tél. portable : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. E-mail : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères. Site internet : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères. Adresse Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Fiche établissement - Onglet Exercices Période de paye : Ce champ indique la période de paye courante. La période de paye est modifiable tant qu'aucun bulletin de l'établissement n'est validé. Exercices : Il existe plusieurs types d'exercices : social, congés payés. Les dates de début et fin se renseignent automatiquement . Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 58 Les dates de clôture se génèrent, elles aussi, automatiquement. Exemple : Si vos congés payés se clôturent en mai alors votre exercice de congés ira du 01/06/NN au 31/05/NN. Pour les exercices de congés payés les exercices N-1 et N sont présents. Fiche Etablissement- Onglet Effectifs Cet onglet permet de connaître en temps réel les effectifs de votre entreprise et de vos établissements. Pour l'ensemble des calculs, les effectifs sont calculés en fonction du statut de présence du salarié et du paramètrage de l'onglet effectif dans la fiche salarié. En conséquence, une valeur est comptabilisée pour l'effectif si le salarié n'a ni un statut Absent sur la fiche salarié ni une date de sortie égale ou inférieure à la date de fin de période courante. En-tête de l'onglet Effectif Effectif établissement: Cette grille comptabilise l'effectif de l'établissement, par type d'effectif, pour la période courante de l'établissement, indiquée au dessus de la grille. La grille est actualisée à chaque clôture périodique. Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante: Etablissement.EffectifFNAL.Effectifcourant Effectif entreprise: Cette grille comptabilise l'effectif de l'entreprise par type d'effectif, tous établissements confondus, sur la période courante. Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante: Entreprise.EffectifFillon.Effectifcourant Les onglets Effectifs : Cet onglet permet de connaître l'effectif de l'établissement et de l'entreprise sur les périodes clôturées. Moyenne des 12 derniers mois : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur les 12 derniers mois clôturés. Moyenne de l'exercice précédent : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur le dernier exercice clôturé. Effectif au 31/12: Cet onglet recense l'effectif au 31 décembre du dernier exercice clôturé. Fiche Établissement Onglet Comptabilité Le paramétrage de cet onglet est nécessaire au transfert comptable. Destination du fichier de transfert : Le répertoire C:\ProgramData\EBP est renseigné par défaut. Ce champ permet de saisir ou sélectionner un autre chemin de destination du fichier de transfert. Journal d'OD : Ce champ permet de saisir le journal d'opérations diverses dans lequel seront générées les écritures comptables. Banque : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la génération des fichiers de virements. Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Date d'écriture : Ce champ permet d'indiquer le jour de paiement des salaires par défaut. DETAIL DES FONCTIONNALITES 59 Clôture périodique Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Clôture périodique Etablissements- Etablissements - Clôture périodique Outils -Clôture périodique La clôture périodique a pour effet de clôturer la période courante d'un établissement afin de passer à la période courante suivante. Les bulletins créés après la clôture périodique auront donc par défaut comme période de paye, la nouvelle période courante. Lors de la clôture périodique, les bulletins en état Brouillon de la période en cours sont automatiquement validés. Sur la dernière période de l'exercice social, la clôture périodique n'aura aucun effet, il faudra faire une clôture annuelle. La clôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de clôture : Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la clôture périodique et propose également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Etablissement à clôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple". Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous souhaitez clôturer. Vous pouvez ensuite Lancer votre clôture périodique. Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la clôture s'est déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le détail. Déclôture périodique Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Déclôture périodique Etablissements- Etablissements - Déclôture périodique Outils -Déclôture périodique La déclôture périodique s'effectue sur la dernière période de paye clôturée d'un établissement. Elle entraîne la suppression de tous les bulletins de la période en cours. Par conséquent, si vous possédez un bulletin validé sur la période en cours la déclôture périodique sera bloquée. La déclôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de déclôture : Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la déclôture périodique et propose également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Etablissement à déclôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple". Motif de cette action : Ce champ vous permet de saisir la justification de la déclôture périodique et garder la trace de cette action et la raison dans le Journal des événements. Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous souhaitez déclôturer. Vous pouvez ensuite Lancer votre déclôture périodique. Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la déclôture s'est déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le détail. TAUX AT Liste des taux AT Accès : Établissements - Taux AT Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 60 La gestion de la liste des taux AT est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les taux AT créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié. Taux AT Accès : Etablissement- Taux AT vous devez créer une fiche pour chaque taux accident de travail défini pour l'entreprise. L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code section : Saisissez un code section Ce code est limité à 2 caractères numériques. Taux : Saisissez un taux manuellement ou à l’aide de la calculatrice accessible par l’icône . Code risque : Ce champ permet de saisir ou sélectionner le code risque de l’établissement. Si le code risque que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des codes risques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code risque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux AT que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux AT dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. Taux : Saisissez le taux d'accident de travail auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage. Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche AT. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DETAIL DES FONCTIONNALITES 61 TAUX TRANSPORTS Liste des taux transport Accès : Établissements - Taux transport La gestion de la liste des taux de transport est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les taux de transport créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié. Taux transport Accès : Etablissement - Taux Transport vous devez créer une fiche pour chaque taux de transport défini pour l'entreprise. L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux de transport que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux transport dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. Taux : Saisissez le taux de transport auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage. Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche transport. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. PLANNINGS Fiche Planning Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 62 Accès: Établissements - Plannings Il est possible de créer plusieurs plannings, et permettre ainsi de les affecter aux différentes catégories de salariés, ne suivant pas le même planning hebdomadaire. Le planning saisi aura un impact sur le décompte des jours de congés payés et d'absences. Nom: Ce champ vous permet de saisir le nom de votre planning, limité à 130 caractères. Description : Champ alphanumérique, saisissable, limité à 255 caractères. 1er jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le premier jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Dans la majorité des cas il s'agit du Dimanche. 2ème jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le deuxième jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Si vos salariés n'ont pas deux jours de repos hebdomadaire, sélectionnez la valeur à vide disponible dans la liste déroulante. Pour faire une recherche du jour de la semaine sans dérouler la liste, vous pouvez saisir la première lettre du jour dans le champ de votre choix, le premier jour de la liste commençant par cette lettre s'affichera. Les jours de repos hebdomadaires saisis dans ces champs seront affichés sur un fond gris dans le planning. Ces champs seront alors non saisissables. Jour : Liste des sept jours de la semaine. Liste non modifiable. Matin et Après midi: Ce planning permet de saisir le temps de travail journalier, par demi-journée, de l'ensemble des salariés de votre entreprise. Il est initialisé par défaut à 3h30 le matin et l'après midi. les valeurs sont saisissables selon un format horaire. Si vous indiquez des valeurs à zéro sur l'ensemble de la journée, ce jour sera considéré comme un jour de repos hebdomadaire supplémentaire. Les valeurs s'afficheront sur un fond jaune. Total : Champ non saisissable. Il totalise l'horaire journalier selon un format horaire. Horaire journalier moyen: Par défaut, ce champ est calculé selon le planning saisi et selon un format Nombre. Il est cependant saisissable manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône . Il est possible d'interroger cette information dans une rubrique grâce à la syntaxe suivante: Salarie.HoraireJournalierMoyen ORGANISMES Liste des organismes Accès : Établissements - Organismes La gestion de la liste des Organismes est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les organismes créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si l'organisme n'est pas utilisé dans une rubrique, un établissement. Fiche Organismes Accès: Etablissements-Organismes DETAIL DES FONCTIONNALITES 63 L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En-tête Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner un régime (Urssaf, Prévoyance, Irc...) Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le régime sélectionné n'est plus modifiable dès lors que l'organisme est affecté et utilisé dans une rubrique, une fiche Salarié... Caisse: Ce champ permet de sélectionner un type de caisse URSSAF, IRC,.... Si la caisse que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des caisses, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche caisse en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom: Ce champ permet de saisir le nom de l'organisme que vous souhaitez créer. Organisme collecteur: Ce champ permet de saisir l'organisme collecteur lorsque celui-ci est différent de l'organisme d'affectation. Cette information sera principalement utile à l'impression de l'état des charges, l'état préparatoire à la DUCS et vous permettra d'effectuer un regroupement par organisme collecteur. Numéro: Il correspond au numéro identifiant communiqué par vos organismes. Déclaration découpée par établissement : Cette option sert à réaliser la DUCS. Elle ne sert que pour la déclaration DUCS URSSAF. Si vous la cochez vous obtiendrez une déclaration DUCS par établissement. Exemple : Vous avez 3 établissements sur Paris. Les 3 reversent leurs cotisations à l'URSSAF de Paris. En cochant cette option chaque établissement établira sa DUCS séparément. Dans le cas contraire, vous obtiendrez une seule déclaration avec un détail par établissement. Type de DUCS : Cette information sert à indiquer à quel type de DUCS appartient l'organisme. Cette information est utilisée ensuite lors de la génération DUCS pour filtrer la liste des organismes. Cette information est obligatoirement à renseigner pour établir une déclaration DUCS. Si vous avez personnalisé les organismes système EBP, le champ type de DUCS ne sera pas initialisé en mise à jour de dossier et vous aurez donc à le renseigner pour établir votre première déclaration. Type d'activité : Ce champ permet de définir le secteur d'activité de l'organisme concerné. Si votre organisme ne figure pas dans la liste de tous les organismes, vérifiez que le type d'activité concerné est bien activé dans les paramètres entreprise. Les Onglets: Comptabilité: L'onglet comptabilité permet de paramétrer les comptes comptables nécessaires au transfert comptable. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. CONTRAT DE PREVOYANCE Liste des contrats de prévoyance Accès : Établissements - Contrats de prévoyance Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 64 La gestion de la liste des contrats de prévoyance est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les contrats de prévoyance crées et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le contrat n'est pas rattaché à une fiche salarié. Contrats de prévoyance Accès : Établissements - Contrats de prévoyance Référence du contrat : Ce champ permet d'indiquer la référence du contrat. Ce champ est à renseigner avec les éléments fournis par votre institution de prévoyance. Désignation commerciale : Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat. C'est un champ de saisie libre. Code délégataire de gestion : Ce champ est à renseigner en complément du code organisme (Ex : Pxxxx). Ce champ est à renseigner uniquement sur instruction spécifique de l'institution de prévoyance, de la mutuelle ou de la société d'assurance qui fournira les valeurs. Code population de rattachement : C'est le code population défini dans le contrat. Les valeurs sont fournies par l'organisme de prévoyance et sont à renseigner seulement sur sa demande. Nature de cotisation : Sélectionner le code nature Organisme : Sélectionnez l'organisme de prévoyance où le contrat de prévoyance a été souscrit. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. DETAIL DES FONCTIONNALITES 65 Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OPÉRATIONS Opérations- Démarrer une tâche Accès : Opérations - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Mise à jour des publications : Permet d'ouvrir l'assistant de mise à jour des publications. Site web Reports on Line : Permet d'ouvrir la page de votre site Reports on Line. Virement de salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des acomptes. Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements. Communication Entreprise-Expert : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements vers un logiciel de comptabilité. PUBLIER SUR REPORTS ON LINE Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Accès : Paramètres &endash; Publier sur Reports On Line - Mise à jour des publications La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de publications sur le site ROL. Cette mise à jour passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web. Cliquer sur le bouton Suivant, pour poursuivre la mise à jour. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 66 2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans ROL. Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont : Sélectionné Case à cocher. Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée). Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité de ne pas les envoyer (dé-sélectionner la case). Libellé Champ non modifiable. Contient le libellé de la fiche publication. Description Champ non modifiable. Contient la description de la fiche publication. Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant. 3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de publications disponible dans votre dossier Lancement de la mise à jour Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur Lancer. La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état). Elle s’effectue en 2 temps : - Génération des documents de publication - Envoi des publications sur le site ROL Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour. Cliquer sur Terminer pour fermer l’assistant. Site Web Accès : Paramètres - Publier sur Reports On Line - Site web Cette fonction permet d’ouvrir votre site web ROL. Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu Paramètres - Publication dans ROL - Compte). Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez : - Au tableau de bord, s’il en existe un. - A la liste des documents dont vous avez l’autorisation. Pour l’administrateur du site, il est possible : - De réaliser/modifier le tableau de bord du site. - De visualiser tous les documents présents sur le site. - De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés. TRANSFERT EN COMPTABILITE Transfert en comptabilité Accès: Opérations- Transfert en comptabilité- Transfert en comptabilité/ Communication Entreprise Expert Le transfert en comptabilité se fait à l'aide d'un assistant au transfert comptable. Page d'accueil DETAIL DES FONCTIONNALITES 67 Cette page vous rappelle le fonctionnement du transfert comptable et vous offre la possibilité de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Choisissez les données à transférer Type de transfert : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de transfert souhaité. Deux possibilités: Openline/ CommExpert. Filtre sur l'établissement Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer le transfert comptable. Filtre sur l'exercice Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, l'exercice sur lequel s'opère le transfert comptable. Filtre sur la période de paye Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, le ou les périodes sur lesquelles s'opère (nt) le transfert comptable. Données à comptabiliser: Les options disponibles permettent de transférer en comptabilité uniquement les salaires, uniquement les règlements ou encore les deux. Cela permet également de sélectionner si le transfert s'opère uniquement sur les bulletins validés, non validés ou encore les deux. Pré visualiser : Ce bouton vous dirige vers l'aperçu de la simulation du transfert comptable préalablement paramétré. A partir de cette fenêtre vous pouvez lancer une impression. Toutes les données nécessaires ont été collectées Un récapitulatif des paramètres saisis, vous permet de contrôler votre transfert. Vous pouvez ensuite lancer le transfert comptable. Un compte rendu vous permet de contrôler si votre transfert s'est déroulé avec succès. Historique des transferts comptables Accès : Opérations- Transfert en comptabilité- Historique des transferts comptables Cette fonctionnalité vous permet de conserver l'historique des derniers transferts exécutés de la paye vers une autre application. La liste précise le numéro du lot, la date et l'heure du transfert, ainsi que la raison sociale de l'établissement. Il est possible, à partir de la liste page, de re-transférer ce même lot par la tâche Retransfert du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. REGLEMENTS Liste des virements Accès : Opérations - Paiements- Virements des salaires Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Les filtres Filtre sur les banques Ce filtre permet de sélectionner la ou les banques pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche. Filtre sur les dates Ce filtre permet de sélectionner la ou les dates pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche. Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. La liste La liste vous permet de recenser l'ensemble des virements créés et enregistrés. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 68 La liste affiche les champs suivants: Référence Virement : Ce champ reprend la référence du virement. Date de virement: Ce champ notifie la date du virement. Montant total du virement: Ce champ totalise le montant global du virement. Code de l'établissement : Ce champ reprend la raison sociale de l'établissement. SIRET: Ce champ reprend le numéro SIRET de l'établissement. Référence SEPA: Ce champ notifie la référence SEPA du virement. Généré en Cfonb: Ce champ est flagué lorsque le fichier a déjà été généré une première fois sous un format Cfonb. Générer un fichier Pour accéder à générer un fichier, il suffit de sélectionner un ou plusieurs virements dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Générer le fichier Cfonb dans la barre des tâches; - sélectionner Générer le fichier Cfonb dans le menu contextuel. Il en est de même pour générer un fichier au format SEPA. Fiche Virement bancaire Accès: Bulletins-Paiements-Virements bancaires Informations bancaires Banque : Ce champ vous permet de sélectionner la banque. RIB/BBAN: Ce champ vous permet de saisir le RIB ou le BBAN de votre banque émettrice. Il est renseigné par défaut selon celui de la fiche banque. Informations virement Numéro national d'émetteur: Initialisé par défaut selon celui de la fiche banque. Il reste tout même modifiable. Date virement: Ce champ vous permet de saisir manuellement ou à l'aide du calendrier accessible par l'icône , la date du virement. Etablissement : Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un établissement. SIRET: Initialisé par défaut selon l'établissement sélectionné, le champ reste saisissable. Référence virement: Saisir une référence limitée à 7 caractères alphanumérique. Options Centralisation par salarié : Cochez cette option si vous souhaitez regrouper les lignes de virement pour un même salarié. Retour à ligne Salaires Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter, une fenêtre Ajouter une ligne de salaire s'ouvre. La zone est remplie automatiquement par la fenêtre Ajouter une ligne de salaire. Voir le bulletin : Ce bouton permet de visualiser le bulletin concerné par le virement, en sélectionnant la ligne de salaire. Rafraîchir les montants : Ce bouton permet de rafraîchir les montants lorsqu'il y eu des modifications sur le bulletin. Code du salarié : Champ non saisissable. Il s'agit du nom et du prénom du salarié. Libellé : Champ saisissable rempli par défaut selon l'intitulé suivant: Salaire+ Période. Montant : Champ non saisissable. Il reprend le net à payer du bulletin de salaire sélectionné. RIB/BBAN : Ce champ permet de saisir le RIB ou le BBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. DETAIL DES FONCTIONNALITES 69 IBAN : Ce champ permet de saisir l'IBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. BIC : Ce champ permet de saisir le BIC du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. Banque : Ce champ permet de saisir la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié. Domiciliation : Ce champ permet de saisir la domiciliation de la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié. Code pays : Ce champ permet de saisir le code pays de la banque du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. Motif économique : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le motif économique de ce virement. Il est obligatoire pour les virements internationaux. Référence : Ce champ permet de saisir la référence du virement. DUCS DUCS - Nouvelle DUCS Pour préparer la déclaration unifiée des cotisations sociales il convient de renseigner les paramètres utiles à la génération à l'aide de la fiche de préparation. Onglet Paramètres Type de DUCS Vous devez sélectionner le type de DUCS que vous souhaitez. Actuellement 2 possibilités : • URSSAF • IRC/IP Etablissement Vous devez sélectionner le ou les établissements à prendre en compte dans la déclaration. Le choix des établissements peut se faire de plusieurs façons : • soit en saisissant directement dans les champs appropriés, • soit en sélectionnant les établissements dans la liste. Lorsque ni la borne de début ni la borne de fin ne sont renseignées cela signifie que ce sont tous les établissements du dossier. Période Vous devez indiquer la période de votre déclaration. La période est une fourchette de mois dans laquelle il faut définir le premier et le dernier mois. Les deux bornes de cette fourchette, ainsi que tous les mois compris entre ces deux bornes sont inclus dans cette période. La date de fin de période doit être supérieure ou égale au premier mois de cette période. Organisme Vous devez sélectionner le ou les organismes à prendre en compte dans votre déclaration. Seuls les organismes correspondant au type de DUCS sélectionné doivent apparaître, si ce n'est pas le cas, vérifiez que sur chaque organisme le champ "Type de ducs" est correctement renseigné. Options Tenir compte de l’organisme collecteur : Cette option est cochée par défaut. Si votre organisme est le collecteur des cotisations d'un autre organisme, cochez cette option. Si vous êtes dans ce cas de figure, sur le champ organisme vous devez sélectionner le collecteur mais aussi les organismes collectés. Exemple : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 70 L'URSSAF collecte les cotisations de Pôle Emploi. l'URSSAF est donc le collecteur de Pôle Emploi. Afin que les cotisations de Pôle Emploi soient intégrées à la déclaration à destination de l'URSSAF il convient donc de cocher cette option. Pour que l'exemple ci-dessus fonctionne, il faut qu'au préalable le champ organisme collecteur soit renseigné sur la fiche organisme de Pôle Emploi. Faire une déclaration Néant : Cette case est à cocher si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période choisie ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. La déclaration sera générée sans aucune cotisation, et aucun paiement. Faire une déclaration papier : Cette option permet de réaliser une impression de votre déclaration à partir des données de paye. Paiement Mode de paiement : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le moyen de paiement utilisé pour payer vos cotisations sociales. Trois choix possibles : • Aucun : l'enregistrement servant au paiement ne sera pas présent dans votre déclaration. • Utiliser le mode de paiement par défaut pour ce ou ces organisme(s) : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. • Télérèglement : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la banque de l'établissement déclarant (Options + Société + Entreprise) Si vous pratiquez le "Télérèglement" vous devez sélectionner Télérèglement sur le champ "Mode de paiement" ce moyen de paiement, à chaque déclaration. Si vos coordonnées bancaires comportent une erreur la déclaration ne pourra pas être générée. Date d'exécution de l'ordre de paiement : Si vous utilisez le mode de règlement prélèvement ou télérèglement, il convient de préciser la date d'exécution de l'ordre de paiement. Référence de paiement : Champ de saisie libre permettant de saisir la référence du paiement. Cette référence permet de rapprocher le paiement à la déclaration. Payer les cotisations de : Ce filtre permet de sélectionner, à l’aide d’une liste déroulante la période sur laquelle porte le paiement. Ce champ n'est à renseigner que dans le cas où le paiement porte sur une période différente de celle de la déclaration. Exemple : Pour une déclaration récapitulative annuelle (DRA) à destination des caisses de retraite il convient le plus souvent de déclarer les cotisations pour l'année entière mais avec un paiement ne portant que sur les cotisations du dernier trimestre. Pour gérer ce cas de figure il convient d'indiquer une période de déclaration allant du 01/01/NN au 31/12/NN et une période de paiement allant du 01/10/NN au 31/12/NN. Chemin de déclaration du fichier EDI Le chemin par défaut est : C:\Users\Public\Documents\DUCS EDI\xxx. Vous avez la possibilité d'indiquer un autre chemin. Les actions de la fiche de préparation Préparer ou Actualiser Une fois que tous les paramètres ont été renseignés, vous avez la possibilité soit : • d'imprimer un état préparatoire • d'accéder à l'éditeur de fichier afin de contrôler et éventuellement de modifier le contenu de votre déclaration. Pour accéder à l'éditeur de fichier, cliquez sur le bouton Préparer ou Actualiser. Placezvous sur l'onglet "Edition". Si vous vous êtes trompé dans les paramètres renseignés, vous pouvez les modifier en revenant dans l'onglet "Paramètres". N'oubliez pas de faire "Actualiser" pour charger votre déclaration avec les nouveaux paramètres saisis. Déclarer le fichier DUCS EDI La fonction "Déclarer le fichier DUCS EDI" permet de convertir le fichier préparé au format tel qu'il est demandé par le cahier des charges par chaque organisme. Vous ne pouvez pas transmettre votre fichier tant que cette étape n'a pas été réalisée. DETAIL DES FONCTIONNALITES 71 Editeur de fichier DUCS Cette partie vous permet de consulter ou modifier votre déclaration. Votre déclaration est composée d'enregistrements. Enregistrement DEB : Déclaration Cet enregistrement décrit et référence la déclaration. Un fichier peut contenir plusieurs déclarations (plusieurs DEB). Exemple : Une déclaration à destination de l'ARRCO et une autre à destinataion de l'AGIRC (mode gestion isolée). Un seul fichier contenant 2 enregistrements DEB. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DEB : Identification de l'émetteur physique : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant ou désigné comme "Concerné par le CRE" ou le SIRET de l'expert comptable. Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société + Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert" est cochée alors l'identification de l'émetteur sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert). Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors l'identification de l'émetteur sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE. Type de bordereau : Sur ce champ est indiqué la périodicité de votre déclaration (mensuelle, trimestrielle, annuelle). Enregistrement FR : Emetteur physique Cet enregistrement décrit l'émetteur de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement FR: Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant. Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société + Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert est cochée" alors l'identification de l'intervenant sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert). Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors l'identification de l'intervenant sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Enregistrement DT : Entreprise / Déclarant Cet enregistrement décrit le déclarant de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DT : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Numéro de référence 2 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend le code APE renseigné sur l'établissement déclarant. Adresse mél de l'intervenant : Cette rubrique reprend l'adresse mail indiquée au niveau du contact de l'établissement déclarant. Enregistrement MR : Organisme destinataire Cet enregistrement décrit l'organisme social destinataire de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 72 Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement MR : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. Enregistrement AE: Tiers rédacteur Cet enregistrement décrit le tiers rédacteur de la déclaration (Expert comptable). Il est facultatif. Il n'est présent que si l'option "Utiliser les données de l'expert pour les déclarations" est cochée dans les Paramètres + Société + Entreprise. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'expert comptable indiqué dans les Préférences + Société + Expert. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Enregistrement FZ: Entité de regroupement Cet enregistrement décrit l'entité de regroupement. Il est facultatif et n'est présent que pour les déclarations à destination des URSSAF et si l'option "Etablissement en versement lieu unique (VLU)" est cochée dans les Paramètres + Société + Entreprise. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement défini comme étant celui responsable du paiement groupé dans les Préférences + Société + Entreprise. Enregistrement GEN : Généralités Cet enregistrement décrit les généralités telles que le total des cotisations, l'effectif global URSSAF. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement GEN : Effectif global de l'éntreprise au 31/12 : Cette rubrique n'est à produire que pour une DUCS de type URSSAF et seulement si la déclaration est un TR (Tableau récapitulatif annuel) Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer (régularisation et acompte inclus) (+ transport et taxe additionnelle en URSSAF). Montant 2 : Cette rubrique permet d'indiquer un acompte ou un crédit à déduire. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip. Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 2, vous devez absolument modifier manuellement la rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2. Montant 3 : Cette rubrique permet d'indiquer une régularisation ou un débit à ajouter. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip. Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 3, vous devez absolument modifier manuellement la rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2. Nombre de lignes total : Cette rubrique indique le nombre de lignes de cotisations pour l'ensemble de la déclaration Enregistrement EN ou WP : Unité déclarée Cet enregistrement décrit l'unité déclarée. Cet enregistrement est obligatoire. Une déclaration peut contenir plusieurs unités déclarées. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement EN : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement de l'unité déclarée. Dans une DUCS de type URSSAF il y a une unité déclarée par établissement. Dans une DUCS de type IRC/IP les unités représentent un contrat ou un centre payeur. Numéro de référence 1 : Pour une DUCS de type URSSAF c'est le n° de compte cotisant. DETAIL DES FONCTIONNALITES 73 Le numéro de compte cotisant se renseigne sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes. Pour une DUCS de type IRC/IP c'est le numéro de contrat indiqué sur la fiche de l'organisme destinataire. Votre organisme de retraite peut vous demander de gérer les unités déclarées par centre payeur, dans ce cas, il convient de renseigner sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes le n° de centre payeur. Numéro de référence 2 : Cette rubrique indique le code APE de l'établissement déclaré. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et uniquement pour une déclaration TR (Tableau récapitulatif annuel). Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer de l'unité déclarée (régularisation et acompte). Montant 2 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte plusieurs taux de transport. Montant 3 : Cette rubrique indique le montant des régularisations de l'unité déclarée. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Montant 4 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements taxes additionnelles transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte plusieurs taux de taxes additionnelles transport. Quantité 1 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés rémunérés au cours de la période de référence de la déclaration. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Quantité 2 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés inscrits dans l'établissement au dernier jour de la période de référence de la déclaration, y compris les salariés absents pour maladie ou congés (à l'exception des apprentis). Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Enregistrement COT : Ligne de cotisation Cet enregistrement décrit la ligne de cotisation. Cet enregistrement est facultatif (non présent dans le cas d'une DUCS néant). Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement COT : Qualifiant ligne cotisation : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code risque indiqué sur la fiche code DUCS. Pour une DUCS de type URSSAF cette rubrique est renseignée avec une valeur fixe non paramétrable. Type de cotisation : Cette rubrique reprend le code déclaré indiqué sur la fiche code DUCS. Instruction codée : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code condition spéciale indiqué sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF. Pourcentage de cotisation : Pour une ducs de type URSSAF cette rubrique n'indique que les taux de cotisations de transport, de taxe additionnelle de transport et d'accident de travail. Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique indique le taux de cotisation. Si la rubrique est de type forfait cette rubrique n'est pas renseignée. Montant monétaire 1 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 1 représente la base déplafonnée. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 1 représente le montant calculé de la cotisation. Montant monétaire 2 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 2 représente la base plafonnée ou la réduction de cotisation. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 2 représente l'assiette ou la valeur unitaire du forfait. Quantité associée 1 : Cette rubrique indique l'effectif concerné par cette ligne. Quantité associée 2 : Pour une ducs de type URSSAF la quantité 2 est utilisée uniquement pour la loi TEPA et représente le nombre d'heures supplémentaires pour les codes 04 et 05. Pour une ducs de type IRC/IP la quantité 2 représente le nombre de forfaits. Numéro référence 1 : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code groupe cotisant indiqué sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 74 Numéro référence 2 : Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire de la cotisation et non de la déclaration. Exemple : Vous transmettez vos déclarations au groupe Malakoff (G022). sur la rubrique référence 1de l'enregistrement MR sera indiqué G022. Par contre sur l'enregistrement COT devra être indiqué le code organisme destinataire de la cotisation, à savoir 0012 si c'est une cotisation à destination de la prévoyance, A202 si c'est une cotisation à destination de l'ARRCO...... Enregistrement TRS : Versement transport Cet enregistrement décrit le versement transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée comporte des taux transport multiples. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TRS : Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié (Onglet Déclarations). Enregistrement TAT : Taxe additionnelle transport Cet enregistrement décrit le versement de la taxe additionnelle transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée comporte des taux de taxe transport multiples. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TAT : Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié (Onglet Déclarations). Enregistrement PAI : Paiement Cet enregistrement décrit le paiement. Cet enregistrement est facultatif. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement PAI : Montant réglé : Cette rubrique indique le montant qui va être versé à l'organisme destinataire de la déclaration. Date associée au paiement : La date qui est produite sur cette rubrique est celle indiquée dans l'assistant de préparation à la DUCS. Editeur de déclaration Ajouter un enregistrement : L'ajout se fait par le menu contextuel (clic droit). Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Ajouter" c'est que l'enregistrement ne peut pas être ajouté. Plusieurs raisons : - L'enregistrement ne peut pas être ajouté à l'emplacement sélectionné, - L'enregistrement est déjà présent et ne peut pas l'être une seconde fois. Supprimer : La suppression se fait par le menu contextuel (clic droit). Elle permet de supprimer un enregistrement de la déclaration. Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Supprimer" c'est que l'enregistrement est obligatoire et donc non supprimable. Il n'est pas possible de supprimer une rubrique (partie droite de l'écran). Déclarer le fichier DUCS EDI : Une fois votre fichier vérifié et/ou corrigé, vous devez le déclarer afin qu'il soit au format autorisé par la norme. Pour cela, cliquez sur le bouton "Déclarer" et suivez les étapes. Les erreurs En bas de l'écran vous disposez d'un récapitulatif des erreurs du fichier. Pour corriger une ligne vous pouvez directement saisir dans la colonne "valeur". Certaines rubriques proposent des listes de choix. A vous de sélectionner la valeur attendue. Pensez à enregistrer vos modifications à l'aide du bouton "Enregistrer" située en haut à gauche de l’écran ou par le menu Fichier + Enregistrer. DETAIL DES FONCTIONNALITES 75 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES DE PAYE Paramètres de paye - Démarrer une tâche Accès : Paramètres de paye - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Ajouter une publication Reports On Line Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des publications. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche publication. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 76 Ajouter un compte Reports On Line Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des comptes du ROL. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche compte du ROL. Variables : permet d'accéder à la liste des variables à saisir et des variables formule. Rubriques : permet d'accéder à la liste des rubriques de brut, des rubriques de cotisation, des rubriques de net, des rubriques de commentaire, des rubriques intermédiaire. Constantes : permet d'accéder à la liste des taux et des plafonds et smic. Tables de calcul : permet d'accéder à la liste des tables de calcul. CONSTANTES Liste des constantes Accès: Paramètres de paye- Constantes La gestion de la liste des constantes est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les constantes créées et enregistrées selon trois onglets: Taux: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type taux Valeurs: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type valeur. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des constantes. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si la constante n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. Fiche Constantes Accès: Paramètres de paye- Constantes L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est un taux ou une valeur. La sélection détermine la présentation de l'onglet Valeurs. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la constante. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des constantes. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la constante que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets DETAIL DES FONCTIONNALITES 77 Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. S'il s'agit d'une valeur : Valeur: Ce champ vous permet de saisir la valeur de la constante, manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône . Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique en saisissant le code de cette constante. S'il s'agit d'un taux: Taux salarial: Saisissez un taux salarial sous un format de type pourcentage. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Taux patronal: Saisissez un taux patronal sous un format de type pourcentage. Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique par la syntaxe suivante: Code de la constante.tauxsal ou Code de la constante.tauxpat Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. VARIABLES Fiche Variables Accès : Paramètres de paye-Variables L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est de type "à saisir" ou de type "formule". Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la variable. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des variables. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la variable que vous souhaitez ajouter. Report mensuel: Cette option n'apparaît que pour les variables de type "A saisir". Cochez cette option si vous souhaitez que la valeur saisie sur un mois soit reportée les mois suivants. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette variable dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Formule Cet onglet vous permet de saisir la formule nécessaire au calcul de la variable. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 78 Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Cet onglet est disponible uniquement si la variable est de type "formule". Vous ne pouvez pas faire appel à des rubriques dans les variables. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des variables Accès: Paramètres de paye- Variables La gestion de la liste des variables est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les variables créées et enregistrées selon trois onglets: Variables à saisir : Cet onglet affiche uniquement les variables de type A saisir. Variables calculées : Cet onglet affiche uniquement les variables de type Formule. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des variables. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si la variable n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. RUBRIQUES Liste des rubriques Accès: Paramètres de paye-Rubriques La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les rubriques créées et enregistrées, triées par type de rubrique. Les onglets suivants sont donc disponibles: Rubrique de brut, Rubrique de cotisation, Rubrique de net, Rubrique de commentaire, Rubrique intermédiaire. L'onglet Tous recense l'ensemble des rubriques. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si le rubrique n'est pas utilisée dans un profil ou un bulletin. Rubrique de brut Accès: Paramètres de paye- Rubrique- Rubriques de brut L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 79 Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue. Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls. Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Cette information est nécessaire au transfert comptable Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Absences: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un type d'absences. Cette liaison permet d'afficher sur le bulletin, la période d'absence, dès lors qu'une absence de ce type est saisie. Si le type d'absences que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des absences, vous avez la possibilité de créer un nouveau type d'absences en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dates à préciser sur le bulletin: Cette option vous permet de préciser sur le bulletin la période à laquelle correspond cette rubrique afin de le préciser sur vos déclarations. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de cotisation Accès: Paramètres de paye- Rubriques- Rubriques de cotisation L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 80 Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner le régime correspondant à la rubrique. Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes, vous avez la possibilité de créer un nouveau régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Organisme : Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme correspondant à la rubrique. Une pré-sélection des organismes est établie sur l'onglet "Courants" selon le régime sélectionné sur le champ précédent. Si l'organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ne pas prendre en compte le taux: Cette option permet de ne pas afficher le détail sur l'état des charges, d'un éventuel changement de taux en cours d'année. Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Contrat : Ce champ permet de lier un contrat de prévoyance pour les rubriques de cotisations de prévoyance, afin de faciliter la déclaration N4DS. Si le Contrat de prévoyance que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des contrats, vous avez la possibilité de créer un nouveau contrat en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type d'activité : Ce champ permet de classer les rubriques par secteur d'activité. Les rubriques visibles dans les listes pages dépendent du ou des types d'activité définis dans les options entreprise. Codes DUCS : Ce champ permet de rattacher le ou les codes DUCS correspondant au type de la rubrique. Sans cela, la déclaration unique des cotisations sociales (DUCS) ne pourra pas fonctionner correctement. Pour rattacher votre code DUCS, cliquez sur l'icône .... Une fenêtre "Codes DUCS associés" s'ouvre. Utilisez le bouton "Ajouter" puis saisissez ou sélectionnez le code DUCS souhaité. Recommencez l'opération autant de fois que vous avez de codes DUCS à paramétrer. Option utiliser les formules par défaut : Cette option signifie que les formules utilisées pour évaluer la rubrique seront celles indiquées sur la fiche code DUCS. Toutefois si les formules ne vous conviennent pas vous avez la possibilité de décocher cette option. A partir de là, le bouton "Formules" deviendra actif et vous pourrez modifier les formules sans avoir à créer une nouvelle fiche code DUCS. Les formules évaluées deviendront celles définies sur la rubrique et non plus celles de la fiche code DUCS. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique DETAIL DES FONCTIONNALITES 81 Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de net Accès: Paramètres de paye-Rubriques-Rubrique de net L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue. Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls. Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Cette information est nécessaire au transfert comptable. Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique intermédiaire Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique intermédiaire Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 82 L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... ,de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de commentaire Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique de commentaire L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 83 Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ..., de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Afficher dans la colonne: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la colonne dans laquelle vous souhaitez voir s'afficher l'information. Les colonnes disponibles sont Nombre ou Base/Taux salarial/Taux patronal/Gain salarial/Retenue salariale/ Montant patronal. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. TABLES DE CALCUL Fiche Table de calcul Accès: Paramètres de paye-Tables de calcul L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite utilisable dans une fonction ou une rubrique par exemple, grâce à la syntaxe suivante Code de la table de calcul [], en prenant soin de préciser entre crochets les éléments nécessaires au calcul. Le salaire d'un apprenti est défini selon un pourcentage du SMIC d'après son âge et son année de scolarité. Une table de calcul à double entrée permet de stocker les valeurs de ces pourcentages. Ainsi, la table de calcul peut être utilisée dans la rubrique du salaire mensuel de l'apprenti. Le calcul s'effectuera automatiquement grâce à la table de calcul, pour laquelle l'âge et l'année de scolarité ont été renseignés. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la table de calcul que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette table de calcul dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 84 Dimension Les dimensions permettent de renseigner les intervalles ou les valeurs pour lesquelles il existe une donnée correspondante. Il est possible d'avoir une ou deux dimensions. Leur paramétrage est identique. Libellé: Saisissez la description de votre dimension Type: Sélectionnez parmi une liste de valeurs système le type d'intervalle que vous souhaitez : Index: A une valeur correspond une autre valeur. Intervalle: A un intervalle correspond une valeur. Intervalle progressif: les valeurs de chaque intervalle se cumulent. Pour ajouter une ligne dans la grille, cliquer sur le bouton Ajouter au dessus de la grille. Libellé: Saisissez le libellé des lignes de votre table de calcul. Valeur: Champ disponible uniquement pour le type Index. Saisissez une valeur ou taux. Intervalle de début: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif. Saisissez la borne de début de l'intervalle. La valeur sera incluse dans l'intervalle. Sur le premier intervalle, vous pouvez choisir le symbole moins l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de début. Intervalle de fin: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif. Saisissez la borne de fin de l'intervalle. La valeur sera exclue de l'intervalle. Sur le dernier intervalle, vous pouvez choisir le symbole plus l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de fin. Table de calcul Une fois les dimensions paramétrées, saisissez directement dans la table de calcul, les données correspondantes aux différents intervalles ou valeurs. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des tables de calcul Accès : Paramètres de paye - Table de calcul La gestion de la liste des tables de calcul est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les tables de calcul créées et enregistrées. Les suppressions restent possibles si le table de calcul n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. NATURES DE RUBRIQUE Liste des natures de rubriques Accès : Paramètres - Divers - Natures de rubriques La gestion de la liste des natures des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les natures de rubriques créées et sauvegardées pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si la nature n'est pas rattachée à une rubrique. Fiche Nature de rubrique Accès : Paramètres de paye- Nature de rubrique L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. DETAIL DES FONCTIONNALITES 85 Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d'après les sous natures ainsi qu'un cumul global généré d'après la nature de rubrique. Vous retrouvez ces cumuls dans la liste page des cumuls avec les syntaxes suivantes: SCAT_Nom de la sous nature pour les cumuls alimentés et CAT_Code de la nature de rubrique pour les cumuls calculés. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la nature de rubrique que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature de rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les Onglets Paramètres Sous natures Code: Saisissez un code limité à 32 caractère de type alphanumérique. Les espaces ne sont pas autorisés. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la sous nature que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette sous nature dans les listes déroulantes en vue standard. Méthodes d'alimentations La ou les méthode(s) d'alimentation choisies seront communes à tous les cumuls correspondant aux sous natures. Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui alimentera le cumul. Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la méthode d'alimentation de la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul. Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/ une formule. Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible. Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. FONCTIONS Liste des fonctions Accès : Paramètres de paye - Fonctions La gestion de la liste des fonctions est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les fonctions créées et enregistrées. Les suppressions restent possibles si la fonction n'est pas utilisée dans une rubrique. Fiche Fonctions Accès : Paramètres de paye-Fonctions L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 86 Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type de retour: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, le format sous lequel la fonction renvoie l'information. Trois types de retour sont disponibles: Numérique/Date/Booléen. Portée: Ce champ permet de définir si la fonction fait appel uniquement à des variables ou bien également à des champs du bulletin. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la fonction que vous souhaitez ajouter. Déclaration: Champ non saisissable. Il précise la syntaxe à utiliser pour interroger cette fonction dans une rubrique par exemple. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette fonction dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Formule Cet onglet permet de saisir une formule, à l'aide de variables, de tables de calcul ou encore d'une autre fonction, etc... Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Paramètres Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à cette fonction. Dans la fonction CP_REGLE_MAINTIEN, suivant la rubrique dans laquelle elle est interrogée, la fonction fait appel aux CP Pris en N ou en N-1. Pour cela, on crée un paramètre CONGES, qui sera remplacé dans la rubrique par CP.Pris N ou CP.PrisN1 selon la rubrique appropriée. Nom: Saisissez un nom de paramètre limité à 32 caractères de type alphanumérique. Type : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type du paramètre. Les types disponibles sont: Numérique/Date/Booléen/Rubrique de brut/Rubrique de net/Rubrique de cotisation/ Valeurs cumulables. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du paramètre que vous souhaitez ajouter. L'ordre dans lequel sont saisis les paramètres devra être conservé lorsqu'ils seront remplacés par les valeurs correspondantes dans une rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. CUMULS Fiche Cumuls Accès : Paramètres de paye-Cumuls L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. DETAIL DES FONCTIONNALITES 87 Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type Formule: Cette option permet d'alimenter un cumul par une formule de son choix. Une fois l'option cochée, l'onglet Formule apparaît. Cumul de taux : Cette option permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux , l'arrondi se fasse à 3 décimales et non à 2 (standard logiciel) Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des cumuls. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du cumul que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce cumul dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Méthode d'alimentation par défaut Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule n'est pas cochée. Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet. Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui alimentera ce cumul. Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul. Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/ une formule. Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible. Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul. Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Alimenté par défaut : Si vous cochez cette option, toutes les rubriques crées selon le type défini dans la colonne "Alimenté par", alimenteront ce cumul. Le cumul sera donc visible par défaut dans l'onglet Cumuls des rubriques en question. Afficher comme propriété : Cocher cette option vous permet d'afficher une propriété qui sera visible dans toutes les rubriques du type défini dans la colonne "Alimenté par", dans la partie Propriétés de l'onglet Paramétrage. Libellé de propriété: Champ saisissable limité à 255 caractères de type alphanumérique, uniquement si l'option "Afficher comme propriété" est cochée. Formule Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule est cochée. Saisissez la formule de votre choix grâce à l'aide à la saisie qui alimentera le cumul crée, indifféremment du type de la rubrique. Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des cumuls Accès: Paramètres de paye- Cumuls La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les cumuls crées et enregistrés selon trois onglets: Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 88 Cumuls alimentés: Cet onglet affiche uniquement les cumuls paramétrés avec une méthode d'alimentation ou bien issus des sous natures de rubrique, ou encore de la création d'un régime. Cumuls calculés: Cet onglet affiche les cumuls de type Formule ou bien issus des natures de rubriques, ou encore de la création d'un régime. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des cumuls. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les cumuls créés à partir d'un régime ou d'une nature de rubrique ne peuvent pas être supprimés à partir de la liste des cumuls. Ces cumuls ne peuvent supprimés qu'à partir de la fiche Nature de rubrique ou bien la fiche Régime. Les suppressions restent possibles si le cumul n'est pas utilisée dans une rubrique. Fiche d'une grille de cumuls Accès : Paramètres de paye - Cumuls - Grilles de cumuls En tête Code: Saisissez un code de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du de la grille des cumuls que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette grille dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Cumuls Cet onglet vous permet de définir les cumuls qui vont composés votre grille. Pour ajouter un cumul, deux possibilités : • Le bouton Ajouter, • Menu contextuel + Ajouter (clic droit) Pour insérer un cumul parmi d'autres cumuls, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre cumul puis cliquer sur Insérer. Pour supprimer un cumul, cliquez sur le bouton Supprimer. Vous pouvez changer la position d'un cumul à l'aide des boutons Monter et Descendre. Tranches Cet onglet vous permet de définir les tranches qui vont composés votre grille. Pour ajouter une tranche, 2 possibilités : • Le bouton Ajouter, • Menu contextuel + Ajouter (clic droit) Pour insérer une tranche parmi d'autres tranches, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre tranche puis cliquer sur Insérer. Pour supprimer une tranche, cliquez sur le bouton Supprimer. Vous pouvez changer la position d'une tranche à l'aide des boutons Monter et Descendre. Notes La gestion d'une "Notes" est commune à toutes les fiches. DETAIL DES FONCTIONNALITES 89 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 90 • Informations société : permet d'accéder aux options du dossier telles que les coordonnées, les préférences graphiques utilisateurs, les préférences utilisateurs, les préférences comptables et de transfert, la police, et la synchronisation... • Services : permet d'accéder à la liste des services. • Natures d'emploi : permet d'accéder à la liste des natures d'emploi. • Régimes de cotisation : permet d'accéder à la liste des régimes. Fiche Banques Accès : Paramètres - Banques La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches. Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques. Créer une fiche Banque est une opération est indispensable pour exécuter les transferts de règlements vers l'application Comptabilité Open Line. Une banque s'identifie par les éléments suivants : Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques. Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque. Ce nom est limité à 40 caractères alphanumériques. Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, - si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut, - si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie, - si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône. Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. DETAIL DES FONCTIONNALITES 91 Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraîne pas la création d’une nouvelle fiche Code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Pays Champ saisissable. Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : Le compte de banque Le journal de banque Onglet Coordonnées bancaires Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte et de définir les éléments nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 92 Les RIB/BBAN, IBAN et BIC sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le R.I.B. transmis par votre établissement bancaire. RIB / BBAN Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN IBAN Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN BIC Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le RIB/BBAN et l'IBAN ETEBAC o Numéro national d'emetteur (NNE) Numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des virements informatiques au format CFONB. Champ saisissable de 6 caractères numériques. Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier ETEBAC. o Formater le ficher ETEBAC (retour à la ligne) Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC avec des retours à la ligne. Pour savoir si vous devez ou non sélectionner cette case, vous devez contacter votre banque. SEPA o Identifiant de créancier SEPA (ICS) Champ saisissable de 35 caractères numériques maximum (minimum 8). Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier SEPA. o Formater le ficher SEPA (retour à la ligne) Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier SEPA avec des retours à la ligne. Onglet Notes La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches. PCG - Plan Comptable Général Accès : Paramètres - PCG (Plan comptable général) Le PCG vous donne la liste intégrale des comptes définie par la réglementation. Vous pouvez modifier les vues. Aucune action (ajout, modification, suppression) n'est directement possible dans cette liste. PUBLICATION REPORTS ON LINE Publications Accès : Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publications La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches. Les publications sont utilisées pour la gestion du site ROL. La fiche publication peut être créée directement depuis : - le menu "Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publication" + ajouter - la publication d’une liste, impression (bouton ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".) Présentation de la fiche DETAIL DES FONCTIONNALITES 93 La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets. Entête Libellé* Champ alphanumérique de 80 caractères maximum. La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document. Description Champ alphanumérique de 200 caractères maximum. Onglets Documents Icône Permet de sélectionner une image pour la publication. Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options. Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre publication ou par le bouton "Importer", aller chercher une icône d'autre provenance Personnaliser. Cette icône est indépendante du logo du dossier. Nom de la publication dans Reports On Line Champ alphanumérique de 40 caractères maximum. La donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête. Il reste modifiable. Date de dernière publication Champ date non modifiable. Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication. Date de prochaine publication Champ date non modifiable. Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité). Inactif Case à cocher. Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier. La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour. Modifié depuis le dernier envoi Case à cocher, non saisissable. Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée. Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit sélectionnée par défaut. Liste de documents Cette liste contient tous les documents associés à la publication. Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description. Il est possible de : - supprimer un document, - modifier la vue de la liste, - changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre). Comptes Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication. La gestion de cette liste est commune à toutes les listes. Le bouton "Voir la fiche compte" permet d'ouvrir la fiche du compte. Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera envoyée. Les informations disponibles sont : Login(email) compte utilisateur Reports On Line Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 94 Prénom Non modifiable. Prénom du compte. Nom Non modifiable. Nom du compte. Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une multisélection dans la liste déroulante des comptes. Périodicité Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site. La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action "Envoyer" est sélectionnée. Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, &ldots;) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois &ldots;). Prochaines dates Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates). En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines&ldots; Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché : "Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous devrez mettre à jour le planificateur de tâche Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste choisi." Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis par vous. Il est accessible en cliquant sur Démarrer/Tous les programmes/Accessoires/Outils système/Tâches planifiées. Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant sur le bouton "Envoyer". Actions de la liste publication Envoyer Permet de forcer l’envoi sur le site ROL des publications sélectionnées et actives. Mettre à jour le planificateur de tâche Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (ROL) pour les publications avec une périodicité. Un message vous demande confirmation de mise à jour : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications seront envoyées automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste.". Supprimer la tâche du planificateur Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée. Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées automatiquement à partir de ce poste." Comptes Accès : Paramètres - Publication Reports On Line &endash; Comptes La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches. Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line. La fiche compte contient : Login (e-mail)* Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail. Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur. Administrateur Case à cocher. Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur. Un seul compte peut-être administrateur. DETAIL DES FONCTIONNALITES 95 Nom Champ saisissable. Prénom Champs saisissable. Mot de passe* Obligatoire. Confirmation* Identique au mot de passe Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte. Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier. Actions A partir de la liste des comptes, il est possible de : - Récupérer les comptes du site - Mettre à jour l'identification CHAMPS SALARIES Services Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Services Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du service que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Service dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Lien de parenté Accès : Paramètres - Liste des champs salariés Les liens de parenté pourront être sélectionnés dans les fiches salariés. La fiche lien de parenté s'identifie par les éléments suivants : Code Le code est à saisir manuellement. Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Il est interdit de créer deux fiches lien de parenté avec le même code. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système. Description Saisissez le libellé du lien de parenté (caractères alphanumériques). Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 96 Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce lien de parenté dans les vues standard, listes déroulantes.... Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Motif d’entrée Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs d’entrée Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif d’entrée dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Situation administrative Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Situation administrative Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code population que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette situation administrative dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Statut catégoriel Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Statut catégoriel Les statuts catégoriels pourront être sélectionnés dans les fiches salariés et les profils. La fiche statut catégoriel s'identifie par les éléments suivants : Code Le code est à saisir manuellement. Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 97 Il est interdit de créer deux fiches statut catégoriel avec le même code. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système. Description Saisissez le libellé du statut catégoriel (caractères alphanumériques). Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce statut catégoriel dans les vues standard, listes déroulantes.... Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Convention Collective (IDCC) Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Conventions collectives (IDCC) Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système : Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code IDCC que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Code IDCC dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Nature d’emploi Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Nature d’emploi Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature d'emploi dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 98 Motif de sortie Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs de sorties Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif de sortie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Type de contrat Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Contrats de travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Type de contrat de travail dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Spécificité du contrat de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Spécificité du contrat de travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : DETAIL DES FONCTIONNALITES 99 Champ saisissable pour indiquer le libellé de la spécificité du contrat que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette spécificité du contrat de travail dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Caractéristique de l’activité Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Caractéristique de l’activité Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système : Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la caractéristique de l’activité du contrat que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caractéristique dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Statut catégoriel CCN Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Statut catégoriel CCN Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du statut catégoriel CCN que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Intitulé du contrat de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Intitulé du contrat de travail Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 100 Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer l’intitulé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet intitulé dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Code emploi PCS-ESE Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Code emploi PCS-ESE Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Catégorie : Saisissez une catégorie. Sous-catégorie : Saisissez une sous-catégorie Description : Champ saisissable pour indiquer l’intitulé de la catégorie socioprofessionnelle que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce code dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Code risque Accès : Paramètres- Divers - Code risque Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code risque que vous souhaitez ajouter. DETAIL DES FONCTIONNALITES 101 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime obligatoire Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime obligatoire Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du Régime que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes populations Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Codes populations Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du codes populations que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Assujettissement à l'AGS Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'AGS Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 102 Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Assujettissements à l'assurance chômage Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'assurance chômage Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Exonération à l'assurance chômage Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération à l'assurance chômage Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Exonération URSSAF Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération URSSAF DETAIL DES FONCTIONNALITES 103 Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime risque maladie Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime risque maladie Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime risque maladie que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime Accident de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime accident du travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime accident du travail que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 104 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime vieillesse Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime vieillesse Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime vieillesse que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Titre de séjour Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Titre de séjour Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du titre de séjour que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce titre de séjour dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Catégories Professionnelles spécifiques Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Catégories professionnelles spécifiques Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. DETAIL DES FONCTIONNALITES 105 Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Salarié travaillant pour une entreprise étrangère Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Salarié travaillant pour entreprise étrangère Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer un libellé. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Evènement Prévoyance/Assurance Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Evènements prévoyances/assurance Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de l'événement que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet événement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Types d'ayants droits Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Types d'ayants droits Code : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 106 Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'ayants droits que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'ayants droits dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles des personnes morales. La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour les fiches (salariés, établissements). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au Code postal. Le département Sélectionnez le département associé au Code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les actions des codes postaux DETAIL DES FONCTIONNALITES 107 A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux". Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux. Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Thèmes Accès : Paramètres- Divers -Thème Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiqué le libellé du thème que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce thème dans les listes déroulantes en vue standard. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 108 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régimes Accès: Paramètres- Divers- Régimes L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de votre régime. Exemple:Irc, Pôle emploi, Cnfb... Le type URSSAF/MSA doit être unique. Code: Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Tranches Cet onglet vous permet de définir les tranches et les méthodes de calcul, rattachées à ce régime. Pour ajouter une tranche, cliquer sur le bouton disponible dans la barre de menu sur le dessus de l'onglet Tranches. Code: Saisir un code, limité à 32 caractères de type alphanumérique. Formule plancher : Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple, en dessous de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur. Formule plafond: Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple, au dessus de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur. Formule du montant de la cotisation: Ce champ vous permet d'indiquer la formule de calcul du montant de la cotisation à l'aide d'une fonction par exemple. Celle-ci sera bornée par les valeurs plancher et plafond précisées précédemment. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Fiches Caisses de cotisations Accès: Paramètres- Divers - Caisses de cotisations En tête Code : Saisissez un code. Ce code doit être unique et ne pourra être modifié après enregistrement. Type de régime : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de régime. Description: Ce champ vous permet de saisir la description de la caisse. SIRET: Ce champ permet de saisir le numéro SIRET de la caisse. DETAIL DES FONCTIONNALITES 109 Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caisse dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Adresse : L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées de l'organisme. Contact: L'onglet Contact permet de visualiser les coordonnées d'un contact établi au sein de l'organisme. Coordonnées bancaires: L'onglet Coordonnées bancaires permet de renseigner les coordonnées bancaires de l'organisme. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. DUCS : Codes DUCS Les codes DUCS EBP ne sont pas modifiables. Si vous devez en modifier-un, dupliquez un code déjà existant. Identifiant : Champ de saisie libre. L'identifiant doit être unique. Par défaut EBP a choisi de mettre un identifiant commençant par un U pour les codes URSSAF, par IRC pour les codes de retraite et IP pour les codes de prévoyance. Type de DUCS : Ce champ permet d'indiquer si le code concerne une déclaration à destination de l'URSSAF ou des Caisses de Retraite et Prévoyance. Format : • Si votre code DUCS est destiné à l'URSSAF, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les suivants : Format A - Format B - Format C - Format D - Format E - Format F - Format K - Format R - Format Y - Format Z - Format E Positif - Format F Négatif. Pour connaître la format à utiliser, référez-vous à la liste des codes DUCS fournie par l'ACOSS. Les formats "E positif" et "F négatif" sont propres à EBP. Ils permettent de traiter le cas spécifique de la réduction Fillon. A savoir lorsque le montant de la réduction Fillon est négatif il faut déclarer le code 671 et lorsque le montant est positif il faut déclarer le code 801. Dans tous les cas ces 2 codes ne doivent pas être utilisés en même temps. • Si votre code DUCS est destiné aux organismes de retraite et prévoyance, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les suivants : Cotisation IRC en % - Cotisation IRC au forfait - Cotisation IRC en % salaire fictif. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont de type forfaitaire alors choisissez le format Cotisation IRC au forfait. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation alors choisissez le format Cotisation IRC en %. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation et une assiette fictive (cas des salariés temps partiel qui cotisent sur un temps plein) alors choisissez le format Cotisation IRC en % salaire fictif. Code déclaré : Indiquez sur ce champ le type de cotisation. Pour les codes à destination de l'URSSAF ce code correspond au code type personnel fourni par l'ACOSS. Pour les codes à destination des caisses de retraite et prévoyance ce code correspond à la table "ligne_irc_assiette" Régime DUCS : Si le code DUCS est spécifique au régime Alsace /Moselle, sélectionnez Alsace/Moselle. Si le code DUCS est spécifique au régime général (donc autre que Alsace/Moselle), sélectionnez Général. Si le code DUCS n'est pas spécifique à un régime, sélectionnez Tous. Le régime DUCS n'est valable que pour les codes DUCS de type URSSAF. Description : Champ de saisie libre. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 110 Options : Actuellement, seuls les codes 900 et 901 (URSSAF) ont besoin d'avoir une option. Si le code DUCS sert à déclarer le transport, sélectionnez Participe aux taux transports. Si le code DUCS sert à déclarer la taxe additionnelle de transport, sélectionnez Participe aux taxes additionnelles sur les transports. Mode étendu : Par défaut ne sont visibles que les éléments les plus couramment utilisés. Toutefois Tableau Le nombre de lignes et de colonnes affiché dans le tableau dépend du type et du format sélectionnés. Exemple : Si vous choisissez un format A vous aurez 3 lignes A, D, P. Si vous sélectionnez un format E vous aurez seulement 2 lignes D et P. Si vous sélectionnez un format Cotisation IRC en %vous aurez seulement 1 ligne SCS. Type de DUCS URSSAF Conditions spéciales : Les conditions spéciales dépendent du format sélectionné. Certains formats proposent les conditions A,D et P d'autres seulement D et P.... Taux : Dans la colonne Taux indiquez les constantes utilisées pour calculer ce code DUCS. Base déplafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base déplafonnée. Par défaut, en général la base déplafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale" Il est important de faire appel aux constantes, elles permettent de détecter les dates d'applications dans le fichier EDI. Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression. Base plafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base plafonnée. Par défaut, en général la base plafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale" Certains montants comme celui de la réduction Fillon, par exemple, doivent être négatifs à l'impression et déclarés en positif en EDI. Cette option permet de gérer cette particularité. Type de DUCS IRC/IP Conditions spéciales : Par défaut, seule la condition spéciale SCS est visible. Pour voir les autres conditions possibles, cochez l'option "Mode étendu". Les conditions spéciales correspondent à la table "AGIRC & ARRCO des conditions spéciales de Cotisations". il n'est pas possible d'ajouter de nouvelles valeurs à la liste proposée. Code risque : Les codes risques correspondent à la table "Codes risques". Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression. Code groupe cotisant : Les codes groupes cotisants correspondent à la table "Catégories de population CPN Agirc Arrco" SOCIETE Entreprise Accès : Paramètres- Société-Entreprise SIREN : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIREN de votre entreprise. Il est limité à 9 caractères numériques. Nombre de fractions pour la norme 4DS : La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner votre fichier N4DS vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les préférences de votre dossier le numéro de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de fraction que vous possédez. Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant. DETAIL DES FONCTIONNALITES 111 Utiliser les données de l'expert pour les déclarations : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Tiers rédacteur, complété avec les informations de l'expert comptable. Déclaration DUCS déclarée en EDI : Cette option est cochée par défaut et ne sert qu'à la déclaration DUCS EDI annuelle (TR) à destination de l'URSSAF. Elle sert à indiquer si vous effectuez vos déclarations DUCS mensuelles et trimestrielles en EDI. Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Emetteur, complété avec les informations de l'établissement destinataire du CRE. Etablissement destinataire du CRE : Ce champ ne peut être renseigné que si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée. Il permet la sélection de l'établissement émetteur de la déclaration et donc destinataire du compte rendu d'exploitation. Etablissement en versement lieu unique (VLU) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Entité de regroupement. Cette option ne doit être cochée que si vous pratiquez le paiement groupé (Versement en lieu unique) pour vos déclarations EDI à destination de l'URSSAF. Etablissement déclarant : Ce champ vous permet de saisir ou de sélectionner l'établissement déclarant. Si l'établissement que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Etablissement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type d'activité : Cochez le ou les types d'activité de votre entreprise. Par conséquent, les listes pages de votre dossier n'afficheront que les paramètres de paye correspondant au type d'activité sélectionné. Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Contact : Ce champ vous permet de saisir le nom d'un contact au sein de l'établissement déclarant. SIRET : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIRET de l'établissement déclarant. Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 112 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Voir l'établissement principal : Ce bouton permet de visualiser la fiche établissement de votre établissement principal. Par défaut, il s'agit du premier établissement que vous avez crée. Préférences utilisateurs Impression des bulletins Nombre d'exemplaires : Ce champ permet de saisir le nombre d'exemplaires de bulletins que vous souhaitez imprimer à chaque impression. Limité à 99 exemplaires. Gérer les duplicatas en impression de bulletin : Cette option permet de générer, par défaut, un duplicata de bulletin à chaque impression ou aperçu du bulletin. Calcul automatique du bulletin Calcul automatique du bulletin lors de la préparation à partir du profil ou à partir du bulletin précédent : Cette option est cochée par défaut. Si vous décochez cette option, vos bulletins ne seront pas calculés après leur préparation, et la coche "Calcul du bulletin"dans la fenêtre de préparation en masse sera décochée. Vous devez calculer un bulletin pour le valider. Contrôle de la fiche salarié Contrôles de la fiche salarié : Ce champ permet de sélectionner, parmi une liste de valeurs système, le moment où vous souhaitez, ou non, être averti, par un message bloquant, des champs obligatoires à la déclaration N4DS. Sont disponibles: A l'enregistrement du salarié/ A la validation du bulletin/ Aucun contrôle. Avertir au moment du calcul du bulletin CP pris par anticipation : Si vous cochez cette option, un message vous averti que votre salarié prend des congés payés par anticipation, lorsque le reste de CP sur l'exercice N-1 est insuffisant et que les CP sont désormais décompté sur l'exercice N. Total CP reste sur N négatif : Si vous cochez cette option, un message vous avertit que votre salarié prend des congés payés qu'il n'a pas encore acquis, et que par conséquent le reste de l'exercice N est négatif. Une rubrique est rattachée à un organisme qui n'est pas affecté au salarié : Cette option, cochée par défaut, vous averti par un message bloquant au calcul du bulletin, qu'une rubrique du profil du salarié fait appel à un organisme auquel votre salarié n'est pas rattaché. Nous vous conseillons de compléter l'onglet Paye de votre salarié. Le salarié est rattaché à un organisme qui n'est pas présent dans les rubriques : Cette option, cochée par défaut, vous averti par un message non bloquant, qu'un organisme rattaché à votre salarié n'est pas utilisé dans les rubriques du profil de votre salarié. Appliquer les contrôles des organismes lorsque le bulletin est crée sans profil : Cette option est décochée par défaut. Vous pouvez cocher cette option pour activer les messages d'avertissements au calcul du bulletin. Saisie des absences Calcul automatique du bulletin à la saisie, la modification et la suppression des absences : Cette option vous permet, si vous la cochez, de lancer un recalcul automatique du bulletin dès que vous saisissez, modifiez ou supprimez une absence dans l'onglet Saisie des Congés/Absences du bulletin. Avertir lorsque la saisie d'une période d'absence est antérieure à la période emploi : Cette option permet d'afficher un message d'avertissement lorsque vous saisissez une période d'absence antérieure à la période d'emploi du bulletin. Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications : Cette option permet de saisir des caractères différents de A...Z 0...9. DETAIL DES FONCTIONNALITES 113 Les points suivants ne sont pas concernés par les caractères supplémentaires : - Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement. - Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . - Matricule des salariés Conserver le matricule pour tous les contrats du salarié : Cette option est cochée par défaut. Elle permet de garder le même matricule pour chaque contrat du salarié. Si vous décochez l'option, l'implémentation du matricule s'effectuera suivant les règles définies dans la fiche établissement. Options - Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Nom - Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 114 Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Les préférences de transfert Accès: Paramètres-Société-Les préférences comptables Les montants négatifs Montants négatifs présents dans les bulletins: Ce champ permet de sélectionner dans la liste déroulante la méthode de comptabilisation des montants négatifs. Deux possibilités: • Conserver le signe et le sens, • Inverser le signe et le sens. Si l'on conserve le signe et le sens un montant de -100 au débit en paye, sera comptabilisé -100 au débit en comptabilité, si l'on inverse le signe et le sens, un montant de -100 au débit en paye sera comptabilisé +100 au crédit en comptabilité. Détail des écritures Détailler les parts salariales et patronales: Cette option permet de distinguer les écritures comptables liées à la part patronales de celles de la part salariales. Libellés des écritures Cette zone vous permet de personnaliser le libellé des écritures générées lors du transfert comptable. Pour cela, saisissez dans le champ adéquate le libellé que vous souhaitez voir s'afficher dans vos écritures comptables. Les numéros entre accolades permettent d'associer de manière automatique et personnalisée, lors du transfert comptable, le champ auxquels ils correspondent. Options - Général Accès : Paramètres - Société - Général Police des caractères Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) : Police par défaut Taille par défaut Synchronisation Accès : Paramètres - Société - Synchronisation Vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Synchronisation automatique des données DETAIL DES FONCTIONNALITES 115 Cette case à cocher permet de définir la liaison automatique entre les applications. Liste des dossiers liés par application Cette liste contient les dossiers liés par application, leurs versions, les identifiants et les informations de connexion pour chaque dossier. Par défaut, cette liste contient uniquement le dossier en cours pour l'application ouverte. Vous pouvez associer d'autres dossiers en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier de l'application déliée. Après la déliaison des dossiers Comptabilité et Gestion commerciale, les pointages exécutés dans l'autre application sont conservés et l'application restante se les approprie : ils deviennent donc directement modifiables. Pour connaître les liaisons possibles, reportez-vous à la page Liaisons entre applications. Champs personnalisés Accès : Paramètres - Champs personnalisés. Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables : o Salarié, o Etablissement. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de document. L'ajout de champs personnalisés est limité à 30 champs par table. La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches. Création des champs personnalisés Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ puis cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ. En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir : Mémo Texte enrichi Texte Entier Décimal Date Date/Heure Valeur facultative Valeur par défaut Valeurs autorisées Longueur maximale Valeur minimale Valeur maximale Formule Nombre de décimales stockées Nombre de décimales affichées Date d'aujourd'hui par défaut Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 116 Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ la saisie d'une valeur est toujours facultative. Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut". L'option "Date d'aujourd'hui par défaut" permet d'avoir une date fixe à la date du jour de création de la fiche. Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1. Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de valeurs autorisées. Si des valeurs sont autorisées : - la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisés, - les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales. Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple cliquez ici). Modification des champs personnalisés Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis effectuer les modifications souhaitées. Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables. Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées. Suppression des champs personnalisés Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ puis cliquer sur "Supprimer un champ". La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton "Annuler", le champ sera toujours présent. Ordre des champs personnalisés Si vous souhaitez positionner verticalement les champs personnalisés dans les fiches, vous devez sélectionner le champs puis cliquer sur Monter ou Descendre. Validation de la création de champs personnalisés Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci dans les fiches et lignes. Visualisation des champs personnalisés Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Salariés, Etablissements, un onglet "champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye DETAIL DES FONCTIONNALITES 117 Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 118 Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier. L'assistant de sauvegarde sélectionne automatiquement la sauvegarde du dossier ("Inclure le dossier"). Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de l'application à sauvegarder Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application est celle à partir de laquelle vous demandez la sauvegarde (application en cours de fonctionnement). Si votre dossier est lié entre la Gestion commerciale et Comptabilité, vous aurez 2 lignes d'application. Nous vous conseillons de sauvegarder toutes les applications liées à votre dossier. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Informations nécessaires à la sauvegarde Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire doit être saisi dans la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur". "Chemin réseau partagé" (texte jusqu'à version 1.0.1). Indiquez, dans la zone "Chemin local correspondant sur le serveur", le chemin physique pour accéder au répertoire partagé depuis le poste serveur. (texte jusqu'à version 1.0.1) Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde. Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de la destination de la sauvegarde Cette partie vous propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde Disque local Case sélectionnée par défaut. Cochez cette case si vous souhaitez réaliser la sauvegarde sur le disque dur. Dossier de sauvegarde Suite à la sélection de la case ci-dessous, sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. DETAIL DES FONCTIONNALITES 119 Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d’une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur ”r;Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client effectuées avec ce mot de passe. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Choix de l'application à sauvegarder Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 120 Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application et les éventuelles autres applications proviennent du fichier de sauvegarde. Nous vous conseillons de restaurer toutes les applications liées à votre dossier. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix du type d'installation Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes : - Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la destination de la restauration (voir paragraphe suivant). La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier DETAIL DES FONCTIONNALITES 121 Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. Comment effectuer une clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période. Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une clôture annuelle. La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique, - soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 122 Comment effectuer une clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF. La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez : - soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture mensuelle ? La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période courante. La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique, - soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique. Comment effectuer une déclôture annuelle ? La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable. La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant. La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle. Mettre à jour le paramétrage Accès : Outils &endash; Mettre à jour le paramétrage Cette option vous permet d'importer des fichiers de mise à jour de paramétrage. Les modifications sont très souvent liées à des changements de la législation (plafonds sécurité sociale, smic...) Si votre dossier est à jour et que vous accédez à ce menu, vous aurez un message "Votre dossier est à jour". Dans le cas où une mise à jour est disponible, une fenêtre "Mise à jour du paramétrage" s'ouvre. 2 possibilités s'offrent à vous : • Mettre à jour le paramétrage système : Cela signifie que vous souhaitez intégrer les nouveautés du paramétrage système. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Elle est composée de 2 onglets : - Mise à jour : indique les éléments que vous pouvez ou non mettre à jour. Pour qu'une ligne soit importée, elle doit être cochée. Pour plus de rapidité vous disposez des boutons "Sélectionner tout" et "Désélectionner tout" - Ajout : indique les nouveaux éléments qui n'existent pas encore dans votre dossier et qui vont donc être créés. Pour tous les éléments de type Ajout vous n'avez pas la possibilité de choisir de les importer ou non. Paramétrage système signifie que seuls les éléments propres à EBP seront modifiés. • Plus tard : Cela signifie que le paramétrage de votre dossier n'est pas modifié. Si vous souhaitez le faire par la suite, vous le pouvez par le menu Outils + Mettre à jour le paramétrage. DETAIL DES FONCTIONNALITES 123 Actions disponibles Importer maintenant : Importe les éléments de mise à jour que vous avez sélectionnés, plus tous les ajouts. Plus tard : Le paramétrage de votre dossier n'est pas mis à jour. Détail de la mise à jour : C'est un document qui récapitule dans son ensemble toutes les modifications de paramétrage apportées à la version. Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône de la liste déroulante puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnée Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (Défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres , les vues personnalisées Olap et les tableaux de bord personnalisés. Liaison de dossier Permet de supprimer les liaisons de dossier entre les applications. Il faut re-créer les raccourcis pour accéder aux dossiers de chaque application. Barre de navigation L'opération "réinitialiser les favoris de la barre de navigation" permet de supprimer de la base les informations concernant les favoris. Cette opération est irréversible. Pour récupérer les favoris, il faudra restaurer un dossier ou importer les favoris (import/export de la configuration). Base de démonstration L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 124 Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements stocke chaque information concernant : - la clôture périodique ; - la clôture annuelle ; - la déclôture périodique ; - la déclôture annuelle ; - la dévalidation des bulletins. Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessite d'être tracé sur un même dossier. Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatifs et les événements avec justificatifs. - Evénement sans justificatif : L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur. C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture périodique. - Evénement avec justificatif : L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification. C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez une déclôture périodique. Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant. Le journal des évènements est affiché à titre informatif : la modification et la suppression y sont impossibles. Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs. Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer un dossier Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier. Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. DETAIL DES FONCTIONNALITES 125 Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. • Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. • Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 126 Import paramétrable Accès : Outils &endash; Import paramétrable L’import paramétrable vous permet d’importer un fichier de salariés de n'importe quel format. Définissez vousmême le format d'import en vous laissant guider par l'assistant. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : • Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. • Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée. Destination et source de l’import Choisissez le type de données à importer : • Salariés : Ce type permet d'importer des salariés. Sélectionnez le fichier à importer. Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré. Codage du fichier • Champs délimités ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu fichier. - Champs délimités signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule, la virgule, l’espace, la tabulation &ldots;). - Champs en largeur fixe signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne. • Commencer l’import à la ligne &ldots; permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer). • Ligne d’entête, la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des colonnes et des champs. Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de caractères. Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités Indiquez le caractère séparateur des champs. Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple). Association Associez chaque champ avec la colonne correspondante. Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à l’étape de début. Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /. - JJMMAA - JJ/MM/AA - JJMMAAAA - JJ/MM/AAAA Import des salariés issus de EBP Paye V16 DETAIL DES FONCTIONNALITES 127 Accès : Outils &endash; Import des salariés issus de EBP Paye V16 Cet import vous permet d’importer un fichier de salariés provenant de l'application EBP Paye version 16.0.0 au minimum. L'import se fait en automatique. Contrairement à l'import paramétrable il n'y a d'association des champs. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : • Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. • Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée. Import des salariés Pour effectuer cette opération, vous devez avoir au préalable effectué un export de vos salariés à partir de l'application EBP Paye. • Fichier .Sal à importer : Sélectionnez le fichier à importer. Le fichier doit avoir l'extension .SAL. • Etablissement d'affectation du fichier : Sélectionner l'établissement d'affectation. • Tous les salariés sont affectés au même établissement : Cette option permet de rattacher automatiquement tous les salariés au même établissement. Cette option n'est valable que dans le cas d'un dossier multi-établissements. Dans le cas où elle est décochée, l'établissement d'affectation sera à renseigner salarié par salarié. • Période courante du fichier source Paye V16 : Dans l'application EBP Paye l'ancienneté se gère en nombre de mois alors que dans la paye Open Line c'est une date. Afin de recalculer la date d'ancienneté par rapport au nombre de mois, il faut indiquer la période courante actuelle de votre dossier dans EBP Paye. • Prendre la date d'entrée en tant que date d'ancienneté : Cette option permet d'indiquer comme date d'ancienneté la même que celle de la date d'entrée. Si cette option est cochée le champ "période courante" est ignoré. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'import. OPTIONS Options - Général Accès : Paramètres - Société - Général Police des caractères Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) : Police par défaut Taille par défaut 129 INFORMATIONS SOCIETÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: • Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. • Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 131 Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A Acompte Absent B BBAN Le BBAN (Basic Bank Account Number : numéro de compte) est l'élément du(des) système(s) national(aux) de numérotation des comptes utilisé dans chaque pays par les institutions financières pour identifier de manière unique le compte d'un client dans une institution financière. BIC Le BIC (Bank Identifier Code) permet d'effectuer un transfert transfrontalier dont le coût pour le titulaire du compte ne dépasse pas le coût d'un virement dans le réseau national de la banque. La norme définit la structure et les composantes d'un code universel d'identification des banques (BIC), destiné à être utilisé dans les traitements automatisés dans les milieux bancaires et financiers. La Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) gère l'enregistrement de ces codes. Pour cette raison, le BIC est aussi souvent appelé code SWIFT. C D E F I IBAN IBAN pour International Bank Account Number. C'est un numéro de compte bancaire international (IBAN) élaborée par l'Organisation internationale de normalisation (ISO) et le European Committee for Banking Standards (ECBS). M Modes de règlement Définissent de quelle manière les clients procèderont aux règlements des factures établies en leur nom. N NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité principale exercée dans l'entreprise ou l'association. Le code NAF est l'un des codes INSEE. Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992. Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du Commerce. On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993. La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993. La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé) pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales. La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003. Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 132 Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire. NIC P Présent R RIB RIB pour relevé d'identité bancaire en France Le RIB est un document papier qui contient l'identité du titulaire d'un compte-chèques. S SIREN Système d’Identification du Répertoire des ENtreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de façon unique chaque entreprise. Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE. Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale) des personnes physiques. Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle. Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire (TVA) N° Siren : 732 829 320. Source INSEE SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement. Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : - la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; - la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Source INSEE Sorti T 133 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 134 EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente gar