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EBP_Paye_PRO_Open_Line Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Félicitations ! ........................................................................................................................................3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP........................................................................5 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ....................................................................................5 Article 1. Préambule .........................................................................................................................5 Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) .......................................5 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................5 Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................5 Article 5. Sauvegarde des données.....................................................................................................5 Article 6. Limitation de garantie .........................................................................................................5 Article 7. Limitations de responsabilité................................................................................................6 Article 8. Dispositions finales .............................................................................................................6 B. Contrat de services EBP...................................................................................................................6 Article 1. Objet du contrat.................................................................................................................6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation............................................................................6 Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ...........................................................................7 Article 4. Accès aux services..............................................................................................................7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support.......................................................................7 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance ..............................................................7 Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................8 Article 8. Obligations du client ...........................................................................................................8 Article 9. Limites de responsabilité .....................................................................................................8 Article 10. Loi et attributions de compétences......................................................................................8 C. Mode locatif ...................................................................................................................................9 MISE EN ROUTE ..................................................................................................................................11 Configuration minimale requise ..........................................................................................................11 Installation.......................................................................................................................................11 Le dossier de démonstration ..............................................................................................................11 Activation du logiciel .........................................................................................................................11 Comment obtenir le code d'activation ?.............................................................................................11 Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................12 INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................13 Interface..........................................................................................................................................13 Présentation du volet de navigation.....................................................................................................13 Détail des menus et fonctions associées............................................................................................13 Les Actions ......................................................................................................................................14 LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14 Les champs de saisie......................................................................................................................14 Liste déroulante .............................................................................................................................14 La barre d'outils des textes enrichis..................................................................................................15 Barres d'outils du corps des documents ............................................................................................16 Menu contextuel du corps des documents .........................................................................................16 FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION............................................................................................17 La fenêtre principale de navigation...................................................................................................17 Menu contextuel des colonnes .........................................................................................................18 Export à partir de la fenêtre principale de navigation..........................................................................18 Les filtres......................................................................................................................................19 Les vues .......................................................................................................................................19 GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................21 Gestion d'une fiche.........................................................................................................................21 Notes ...........................................................................................................................................22 COMMENT FAIRE...?.............................................................................................................................23 COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................23 Interface.......................................................................................................................................23 Comment commencer ? ..................................................................................................................23 Options à remplir dès maintenant ....................................................................................................23 Les données de base ......................................................................................................................24 Comment créer les données principales ............................................................................................24 Tout est prêt .................................................................................................................................25 TRAVAILLER.....................................................................................................................................25 Comment créer un établissement ? ..................................................................................................25 Comment créer un salarié ?.............................................................................................................25 Comment préparer un bulletin ?.......................................................................................................25 Comment créer une rubrique ? ........................................................................................................26 Comment créer une variable ? .........................................................................................................26 Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?...............................................................26 Comment effectuer une clôture mensuelle ? ......................................................................................26 Comment effectuer une déclôture mensuelle ?...................................................................................26 Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line Comment effectuer une clôture annuelle ?.........................................................................................27 Comment effectuer une déclôture annuelle ? .....................................................................................27 Comment saisir une absence ?.........................................................................................................27 La DUCS .......................................................................................................................................27 Comment transférer les écritures en comptabilité ? ............................................................................28 Comment imprimer ?......................................................................................................................29 DIVERS ...........................................................................................................................................29 Comment sauvegarder ? .................................................................................................................29 Comment restaurer ?......................................................................................................................29 Comment créer et gérer ROL ?.........................................................................................................29 DETAIL DES FONCTIONNALITES............................................................................................................33 FICHIER ..........................................................................................................................................33 Nouveau dossier ............................................................................................................................33 Créer un nouveau raccourci.............................................................................................................33 Ouvrir un dossier ...........................................................................................................................34 Fermer un dossier ..........................................................................................................................35 Quitter l'application ........................................................................................................................35 FAVORIS..........................................................................................................................................35 Favoris .........................................................................................................................................35 AFFICHAGE ......................................................................................................................................36 Tableau de bord.............................................................................................................................36 SALARIÉS ........................................................................................................................................37 Salariés- Démarrer une tâche ..........................................................................................................37 SALARIÉS .....................................................................................................................................38 ADMINISTRATIF.............................................................................................................................40 CONGÉS ET ABSENCES...................................................................................................................42 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................43 BULLETINS.......................................................................................................................................43 Bulletins- Démarrer une tâche .........................................................................................................43 BULLETINS....................................................................................................................................44 VARIABLES ...................................................................................................................................47 INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE.........................................................................................49 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................51 ÉTABLISSEMENTS.............................................................................................................................51 Établissements - Démarrer une tâche ...............................................................................................51 ETABLISSEMENTS ..........................................................................................................................52 TAUX AT .......................................................................................................................................59 TAUX TRANSPORTS........................................................................................................................61 PLANNINGS...................................................................................................................................61 ORGANISMES ................................................................................................................................62 CONTRAT DE PREVOYANCE .............................................................................................................63 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................64 OPÉRATIONS....................................................................................................................................65 Opérations- Démarrer une tâche......................................................................................................65 PUBLIER SUR REPORTS ON LINE......................................................................................................65 TRANSFERT EN COMPTABILITE ........................................................................................................66 REGLEMENTS ................................................................................................................................67 DUCS ...........................................................................................................................................69 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................75 PARAMETRES DE PAYE ......................................................................................................................75 Paramètres de paye - Démarrer une tâche ........................................................................................75 CONSTANTES ................................................................................................................................76 VARIABLES ...................................................................................................................................77 RUBRIQUES...................................................................................................................................78 TABLES DE CALCUL........................................................................................................................83 NATURES DE RUBRIQUE .................................................................................................................84 FONCTIONS...................................................................................................................................85 CUMULS........................................................................................................................................86 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................89 PARAMETRES ...................................................................................................................................89 Paramètres - Démarrer une tâche ....................................................................................................89 Fiche Banques ...............................................................................................................................90 PCG - Plan Comptable Général.........................................................................................................92 PUBLICATION REPORTS ON LINE .....................................................................................................92 CHAMPS SALARIES.........................................................................................................................95 DIVERS....................................................................................................................................... 106 SOCIETE..................................................................................................................................... 110 Champs personnalisés .................................................................................................................. 115 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 116 OUTILS.......................................................................................................................................... 117 Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 117 Sauvegarde................................................................................................................................. 117 Restauration................................................................................................................................ 119 Historique de sauvegarde.............................................................................................................. 121 Sauvegarde en ligne..................................................................................................................... 121 Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 121 Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 122 Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 122 Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 122 Mettre à jour le paramétrage......................................................................................................... 122 Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 123 Journal des événements................................................................................................................ 124 Supprimer un dossier ................................................................................................................... 124 Archivage.................................................................................................................................... 125 Import paramétrable .................................................................................................................... 126 Import des salariés issus de EBP Paye V16...................................................................................... 126 OPTIONS .................................................................................................................................... 127 INFORMATIONS SOCIETÉ ................................................................................................................... 129 Assistance technique....................................................................................................................... 129 Nous contacter ............................................................................................................................... 129 Glossaire .......................................................................................................................................... 131 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP.................................................................... 133 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 133 Article 1. Préambule ..................................................................................................................... 133 Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) ................................... 133 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP.......................................................................... 133 Article 4. Assistance de proximité sur le site .................................................................................... 133 Article 5. Sauvegarde des données................................................................................................. 133 Article 6. Limitation de garantie ..................................................................................................... 133 Article 7. Limitations de responsabilité............................................................................................ 134 Article 8. Dispositions finales ......................................................................................................... 134 B. Contrat de services EBP............................................................................................................... 134 Article 1. Objet du contrat............................................................................................................. 134 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation........................................................................ 134 Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ....................................................................... 135 Article 4. Accès aux services.......................................................................................................... 135 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support................................................................... 135 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance .......................................................... 135 Article 7. Interventions sur les fichiers ............................................................................................ 136 Article 8. Obligations du client ....................................................................................................... 136 Article 9. Limites de responsabilité ................................................................................................. 136 Article 10. Loi et attributions de compétences.................................................................................. 136 C. Mode locatif ............................................................................................................................... 137 MISE EN ROUTE ................................................................................................................................ 139 Configuration minimale requise ........................................................................................................ 139 Installation..................................................................................................................................... 139 Le dossier de démonstration ............................................................................................................ 139 Activation du logiciel ....................................................................................................................... 139 Comment obtenir le code d'activation ?........................................................................................... 139 Introduction du code d'activation manuellement .............................................................................. 140 INFORMATIONS GÉNÉRALES............................................................................................................... 141 Interface........................................................................................................................................ 141 Présentation du volet de navigation................................................................................................... 141 Détail des menus et fonctions associées.......................................................................................... 141 Les Actions .................................................................................................................................... 142 LES MASQUES DE SAISIE ................................................................................................................ 142 Les champs de saisie.................................................................................................................... 142 Liste déroulante ........................................................................................................................... 142 La barre d'outils des textes enrichis................................................................................................ 143 Barres d'outils du corps des documents .......................................................................................... 144 Menu contextuel du corps des documents ....................................................................................... 144 FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION.......................................................................................... 145 La fenêtre principale de navigation................................................................................................. 145 Menu contextuel des colonnes ....................................................................................................... 146 Export à partir de la fenêtre principale de navigation........................................................................ 146 Les filtres.................................................................................................................................... 147 Les vues ..................................................................................................................................... 147 GESTION D'UNE FICHE.................................................................................................................... 149 Gestion d'une fiche....................................................................................................................... 149 Notes ......................................................................................................................................... 150 COMMENT FAIRE...?........................................................................................................................... 151 COMMENT COMMENCER ? ................................................................................................................ 151 Interface..................................................................................................................................... 151 Comment commencer ? ................................................................................................................ 151 Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line Options à remplir dès maintenant .................................................................................................. 151 Les données de base .................................................................................................................... 152 Comment créer les données principales .......................................................................................... 152 Tout est prêt ............................................................................................................................... 153 TRAVAILLER................................................................................................................................... 153 Comment créer un établissement ? ................................................................................................ 153 Comment créer un salarié ?........................................................................................................... 153 Comment préparer un bulletin ?..................................................................................................... 153 Comment créer une rubrique ? ...................................................................................................... 154 Comment créer une variable ? ....................................................................................................... 154 Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?............................................................. 154 Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 154 Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 154 Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 155 Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 155 Comment saisir une absence ?....................................................................................................... 155 La DUCS ..................................................................................................................................... 155 Comment transférer les écritures en comptabilité ? .......................................................................... 156 Comment imprimer ?.................................................................................................................... 157 DIVERS ......................................................................................................................................... 157 Comment sauvegarder ? ............................................................................................................... 157 Comment restaurer ?.................................................................................................................... 157 Comment créer et gérer ROL ?....................................................................................................... 157 DETAIL DES FONCTIONNALITES.......................................................................................................... 161 FICHIER ........................................................................................................................................ 161 Nouveau dossier .......................................................................................................................... 161 Créer un nouveau raccourci........................................................................................................... 161 Ouvrir un dossier ......................................................................................................................... 162 Fermer un dossier ........................................................................................................................ 163 Quitter l'application ...................................................................................................................... 163 FAVORIS........................................................................................................................................ 163 Favoris ....................................................................................................................................... 163 AFFICHAGE .................................................................................................................................... 164 Tableau de bord........................................................................................................................... 164 SALARIÉS ...................................................................................................................................... 165 Salariés- Démarrer une tâche ........................................................................................................ 165 SALARIÉS ................................................................................................................................... 166 ADMINISTRATIF........................................................................................................................... 168 CONGÉS ET ABSENCES................................................................................................................. 170 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 171 BULLETINS..................................................................................................................................... 171 Bulletins- Démarrer une tâche ....................................................................................................... 171 BULLETINS.................................................................................................................................. 172 VARIABLES ................................................................................................................................. 175 INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE....................................................................................... 177 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 179 ÉTABLISSEMENTS........................................................................................................................... 179 Établissements - Démarrer une tâche ............................................................................................. 179 ETABLISSEMENTS ........................................................................................................................ 180 TAUX AT ..................................................................................................................................... 187 TAUX TRANSPORTS...................................................................................................................... 189 PLANNINGS................................................................................................................................. 189 ORGANISMES .............................................................................................................................. 190 CONTRAT DE PREVOYANCE ........................................................................................................... 191 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 192 OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 193 Opérations- Démarrer une tâche.................................................................................................... 193 PUBLIER SUR REPORTS ON LINE.................................................................................................... 193 TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 194 REGLEMENTS .............................................................................................................................. 195 DUCS ......................................................................................................................................... 197 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 203 PARAMETRES DE PAYE .................................................................................................................... 203 Paramètres de paye - Démarrer une tâche ...................................................................................... 203 CONSTANTES .............................................................................................................................. 204 VARIABLES ................................................................................................................................. 205 RUBRIQUES................................................................................................................................. 206 TABLES DE CALCUL...................................................................................................................... 211 NATURES DE RUBRIQUE ............................................................................................................... 212 FONCTIONS................................................................................................................................. 213 CUMULS...................................................................................................................................... 214 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 217 PARAMETRES ................................................................................................................................. 217 Paramètres - Démarrer une tâche .................................................................................................. 217 Fiche Banques ............................................................................................................................. 218 PCG - Plan Comptable Général....................................................................................................... 220 PUBLICATION REPORTS ON LINE ................................................................................................... 220 CHAMPS SALARIES....................................................................................................................... 223 DIVERS....................................................................................................................................... 234 SOCIETE..................................................................................................................................... 238 Champs personnalisés .................................................................................................................. 243 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 244 OUTILS.......................................................................................................................................... 245 Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 245 Sauvegarde................................................................................................................................. 245 Restauration................................................................................................................................ 247 Historique de sauvegarde.............................................................................................................. 249 Sauvegarde en ligne..................................................................................................................... 249 Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 249 Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 250 Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 250 Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 250 Mettre à jour le paramétrage......................................................................................................... 250 Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 251 Journal des événements................................................................................................................ 252 Supprimer un dossier ................................................................................................................... 252 Archivage.................................................................................................................................... 253 Import paramétrable .................................................................................................................... 254 Import des salariés issus de EBP Paye V16...................................................................................... 254 OPTIONS .................................................................................................................................... 255 INFORMATIONS SOCIETÉ ................................................................................................................... 257 Assistance technique....................................................................................................................... 257 Nous contacter ............................................................................................................................... 257 Glossaire .......................................................................................................................................... 259 Index ............................................................................................................................................... 261 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye Open Line PRO, et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 3 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye Open Line PRO, et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 5 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 6 EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. Convention d'utilisation d'EBP 7 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 8 conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Convention d'utilisation d'EBP 9 Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 11 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) : Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 3 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP3 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 4.5 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 4.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SLQ Server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp". Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé. L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. SQL Server Compact Edition 3.5 SP2 est également installé. Ensuite, les éléments composant le logiciel sont installés. Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel . Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser les fonctions du logiciel pendant 40 jours en version limitée : 4 mois de paye, clôture annuelle impossible, la déclaration N4DS et le transfert comptable limité à 3 salariés. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 salariés maximum, les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 12 L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : • La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. • Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). • La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. • Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 13 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : des menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Salariés : Démarrer une tâche, Salariés, Documents administratifs, Modèles de documents,Saisie des congés et absences, Types d'absences, Interrogation des données de paye, Impressions ; Bulletins : Démarrer une tâche, Bulletins, Profils, Préparation des bulletins, Calcul des bulletins, Salariés, Documents administratifs, Saisie des variables, Grille de saisie, Saisie des congés et absences, Interrogation des données de paye, Impressions; Etablissements : Démarrer une tâche, Etablissements, Taux AT, Taux transport, Planning, Organismes, Contrat de prévoyance, Documents administratifs, Modèles de documents, Impressions ; Opérations : Démarrer une tâche, Transfert en comptabilité, Communication Entreprise-Expert, Historique des transferts comptables, Virements des salaires, Moyens de paiement, Impressions ; Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 14 Paramètres de paye : Démarrer une tâche, Constantes taux, Constantes plafonds et smic, Variables à saisir, Variables calculées, Grille de saisie, Rubriques de brut, Rubriques de cotisation, Rubriques de net, Rubriques de commentaire, Rubriques intermédiaires, Natures de rubriques, Tables de calcul, Fonctions, Cumuls alimentés, Cumuls calculés, Grilles de cumuls, Impressions ; Paramètres : Démarrer une tâche, Banques, Plan comptable général, Régimes, Caisses, Thèmes, Type d'Absences, Classeurs, Code risque, Civilités, Pays, Codes postaux, Départements, Moyens de paiement, Codes Naf, Entreprise, Préférences graphiques utilisateurs, Préférences utilisateurs, Préférences comptables, Préférences de transfert, Général, Synchronisation, Utilisateurs, Groupes d'utilisateurs; Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : • Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. • Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] • Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] • Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). • Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. • Les champs inaccessibles sont grisés. Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Profil salarié" dans la fiche salarié, onglet Paye - Champ "Pays" dans les parties Adresses... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], INFORMATIONS GÉNÉRALES 15 l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un service dans la fiche salarié ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs rubriques dans le corps du bulletin Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existantes en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 16 Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Réinitialiser le style Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). Barres d'outils du corps des documents Menu contextuel du corps des documents Dans le corps d'un bulletin, vous disposez d'une barre d'outils d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions : Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. INFORMATIONS GÉNÉRALES 17 Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Voir rubrique Ce bouton permet d'accéder directement à la rubrique sélectionnée. Afficher le complément Ce bouton permet d'afficher les compléments de lignes définis dans les formules de vos rubriques. FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (saisie pratique...), vous devez : - soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à créer), - soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter. Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 18 Déplier tout ou Replier tout Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'en-tête des colonnes, des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez, sur au moins une colonne de la liste, en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier dans un ordre croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'en-tête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au-dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). INFORMATIONS GÉNÉRALES 19 Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/Paye/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : • Exporter la sélection consiste à exporter uniquement les lignes, de la fenêtre principale de navigation, sélectionnées. • Exporter Tout consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou non dans la vue. Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Présentation de l’éditeur L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code utilisateur et code Groupe. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 20 Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter. Une boite s’affiche alors pour affecter le vue : • A tous les utilisateurs • un utilisateur précis • un groupe précis Actions disponibles Les actions disponibles sont : o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue Les vues système ne sont pas supprimables o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé. o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut" Vous pouvez également importer ou exporter une vue. Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Vues multi-utilisateurs Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier. Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue. Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur. Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes. Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs. Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et tableau de bord Editeur de requêtes Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment renommée. d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en "Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition INFORMATIONS GÉNÉRALES 21 Ajouter une requête de détail Ajouter une somme GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Imprimer ou Ctrl + P Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une "info bulle" le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - Annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Désactiver le Annuler/Refaire Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire. Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 22 Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation Actions -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Salarié a pour actions associées : Ajouter un nouveau contrat, Nouvelle entrée... Un Bulletin a pour actions associées : Voir salarié, Créer un profil, Valider... Vues - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vues - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. Notes La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. La zone de saisie libre, vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. 23 COMMENT FAIRE...? COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Sociétés. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Préférences graphique utilisateurs : Permet de déterminer le thème des rubriques. Préférences utilisateurs : Permet de définir les contrôles de la fiche salarié, les avertissements liés au calcul du bulletin, les règles de saisie des absences. Préférences comptables : Permet de définir le paramètrage des comptes comptables. Préférences de transfert : Permet de déterminer les libellés des écritures comptables, le détail des écritures. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 24 Les données de base Un certain nombre de données peut être crée au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches Salariés : • Les natures d'emplois, • Les conventions collectives, • Les Codes emplois (PCS-ESE) Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : • Les civilités, • Les codes postaux, • Les départements, • Les pays, • Les codes NAF. Comment créer les données principales Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos établissements, de vos salariés et de vos bulletins. Création d'un établissement Vous pouvez accéder à la liste des établissements depuis le menu Etablissements - Etablissements La liste des établissements répertorie l'ensemble des établissements existants sur le dossier. Elle permet, entre autres, d'identifier la période de paye, d'effectuer une clôture ou déclôture périodique grâce aux tâches Clôture périodique et Déclôture périodique. Pour créer un établissement, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter". Création d'un salarié Vous pouvez accéder à la liste des salariés depuis le menu Salariés - Salariés. La liste des salariés répertorie l'ensemble des salariés existants sur le dossier. Si vous avez plusieurs établissements pour le dossier, la liste des salariés sera triée tout d'abord par établissement. Pour créer un salarié, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" ou bien encore la tâche Assistant de création d'un salarié. Remplissez alors les champs de paramétrage, comme la date d'entrée dans l'entreprise, le profil, le salaire, l'état civil, les informations relatives au contrat de travail..... Le choix de l'établissement est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier l'établissement dès que le salarié aura été enregistré. Création d'un bulletin Vous pouvez accéder à la préparation des bulletins depuis les menus Salariés - Salariés grâce aux tâches : • Préparer le bulletin à partir du profil salariés, • Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent, • Préparer le bulletin sans profil. Vous pouvez modifier ou consulter les bulletins préparés depuis les menus Bulletins - Bulletins - Bulletins. La liste des bulletins est découpée par plusieurs onglets : • en cours : indique tous les bulletins en cours en état brouillon, • par exercice : indique tous les bulletins de l'exercice en état brouillon et validé, • tous : indique tous bulletins de tous les exercices en état brouillon et validé. La liste des bulletins permet, entre autres d'effectuer une validation ou dévalidation des bulletins grâce aux tâches Valider et Dévalider. COMMENT FAIRE...? 25 Tout est prêt Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : • Comment créer un établissement ? • Comment créer un salarié ? • Comment créer un bulletin ? • Comment créer une rubrique ? • Comment créer une variable ? • Comment mettre à jour les taux et les plafonds ? • Comment effectuer une clôture mensuelle ? • Comment effectuer une déclôture mensuelle ? • Comment effectuer une clôture annuelle ? • Comment effectuer une déclôture annuelle ? • Comment saisir une absence ? • Comment effectuer un transfert comptable ? • Comment générer un fichier de virement ? • Comment imprimer ? • Comment sauvegarder ? • Comment restaurer ? TRAVAILLER Comment créer un établissement ? Vous pouvez créer un nouvel établissement dans le menu Etablissement - Etablissements. Pour créer un établissement, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche établissement, saisissez les informations obligatoires. Comment créer un salarié ? Vous pouvez créer un nouveau salarié dans le menu Salarié - Salarié. Pour créer un salarié, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche salarié, saisissez les informations obligatoires. Comment préparer un bulletin ? Pour créer un bulletin, il faut au minimum avoir créer un établissement, et un salarié. Il est ensuite possible de créer des bulletins de manière individualisée par le menu Salariés - Salariés , ou en masse par le menu Bulletins- Préparations des bulletins. Vous pouvez créer ainsi un bulletin : - soit sans profil, par le bouton Créer un bulletin sans profil, accessible dans la fiche salarié ou dans la barre des tâches de la liste des salariés, - soit à partir du profil employé, par la tâche Préparer un bulletin à partir du profil employé accessible par la liste des salariés ou bien directement sur le bulletin, - soit à partir du bulletin précédent, lorsque le salarié en possède au moins un, par la tâche Préparer un bulletin à partir du bulletin précédent accessible dans la liste des salariés ou directement sur le bulletin. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 26 Enfin il est possible d'accéder aux mêmes options avec la préparation en masse des bulletins. Le bulletin est d'abord créer à l'état Brouillon. Il faut nécessairement le calculer avant de l'enregistrer. Il est impossible d'avoir deux bulletins brouillons pour le même salarié, pour créer un second bulletin il faut d'abord valider le premier bulletin par l'action Valider ou par l'intermédiaire de la clôture périodique. Comment créer une rubrique ? Vous pouvez créer une nouvelle rubrique dans le menu Paramètres de paye - Rubriques. Pour créer une variable, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche Rubrique, saisissez les informations obligatoires. Comment créer une variable ? Vous pouvez créer une nouvelle variable dans le menu Paramètres de paye - Variables. Pour créer une variable, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche Variable, saisissez les informations obligatoires. Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ? Certains taux ou plafonds peuvent évoluer en début ou en cours d'année. Le paramétrage des constantes permet de mettre à jour, par anticipation et sans supprimer les anciennes valeurs, vos constantes et vos taux en définissant la période d'entrée en vigueur de la nouvelle valeur. La nouvelle valeur ne sera alors prise en compte, pour le calcul de vos bulletins, qu' à partir de la période indiquée. Pour cela, rendez vous sur les fiches constantes. La déclôture annuelle supprimera les modifications faites après la dernière clôture annuelle. Comment effectuer une clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période. Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une clôture annuelle. La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique, - soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture mensuelle ? La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de COMMENT FAIRE...? 27 l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période courante. La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique, - soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique. Comment effectuer une clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF. La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez : - soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture annuelle ? La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable. La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant. La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle. Comment saisir une absence ? Avant de saisir une absence ou des congés payés, pensez à vérifier le mode de décompte des absences dans les calendriers d'absences du menu Paramètres - Liste de valeurs- Absences ou bien dans la fiche salarié- Onglet Congés payés/DIF, ainsi que le planning du salarié disponible dans la fiche du salarié. Il est ensuite possible de saisir une absence de manière individualisée par l'onglet Congés Payés/Absences du bulletin. La DUCS Grâce au logiciel EBP Paye Open Line vous pourrez effectuer vos DUCS chaque mois ou chaque trimestre et ainsi déclarer et payer par échanges de données informatisés (EDI) à l’aide de votre logiciel de paye. C’est la transmission des déclarations de cotisations sociales au format électronique (DUCS-EDI) par transfert de fichier, généré par votre application de paye. La DUCS-EDI ne se substitue pas à la déclaration annuelle de données sociales (DADS). Votre logiciel est aujourd’hui conforme aux normes DUCS-EDI Coplat, version 4.2. Il ne vous reste plus qu’à vous inscrire à l'aide du kit d'adhésion téléchargeable sur le site Net-entreprises. Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version Classic. Pour utiliser la fonction EDI, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Que signifie DUCS ? La DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales) regroupe les déclarations périodiques. Elle vous permet de déclarer, sous une forme unifiée, les cotisations sociales obligatoires : • Urssaf et Pôle emploi, Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 28 • Retraite complémentaire Agirc-Arrco et prévoyance. La DUCS MSA n’est gérée ni en état préparatoire, ni en déclaration. Qui peut déclarer ? Tous les employeurs ainsi que les tiers déclarants (experts-comptables, associations et centres de gestion agréés...). Quand ? Aux échéances réglementaires. Quels sont les avantages pour l'entreprise ? • Simple : une gestion sans papier, • Souple : La possibilité d’anticiper l’envoi des déclarations et de les modifier jusqu’à la date d’exigibilité, • Fiable : La réception d’un certificat d’enregistrement constitue la preuve des envois. Le logiciel EBP Open Line version Pro vous propose : Un état préparatoire pour les caisses suivantes : • URSSAF, • IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle) Une DUCS EDI agréée pour les organismes suivants : • URSSAF, • IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle) Comment paramétrer la DUCS ? • Paramétrage de la DUCS IRC/IP • Paramétrage de la DUCS URSSAF Comment préparer la DUCS ? • Comment préparer une DUCS ? • Comment préparer une DUCS néant ? • Comment préparer une DUCS annuelle IRC/IP ? Où déposer les déclarations DUCS ? • Où déposer les déclarations DUCS ? Comment imprimer un état préparatoire DUCS ? • Comment imprimer un état préparatoire DUCS ? Comment transférer les écritures en comptabilité ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le logiciel EBP Comptabilité Open Line. Ces écritures concernent : - les éléments du bulletin (charges sociales salariales et patronales, rémunération du personnel...), - les règlements. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures dans les préférences de transfert, Les comptes comptables des salariés, dans les préférences comptables ou bien dans la fiche salarié, Les comptes de charges et de tiers des différents organismes, Les comptes de charges des rubriques de brut et de net. COMMENT FAIRE...? 29 Vous pouvez réaliser un transfert comptable de type Open line ou par l'intermédiaire de ComExpert tous deux accessibles par le menu Opération - Transfert en Comptabilité. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". Comment imprimer ? Une impression peut être lancée de plusieurs façons : A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres. A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré. Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus). Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer. Vous pouvez imprimer entre autres : - un salarié - un bulletin - un établissement - l'état des charges - l'état des absences - un organisme - un régime - le journal des événements - l'interrogation des données de paye - le transfert comptable .... Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles. DIVERS Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Comment créer et gérer ROL ? Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 30 Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc : o Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL. o Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). o Des droits utilisateurs sont à votre disposition : Publication dans ROL : droits sur la fiche publication Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : 1. La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents 2. La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes 3. La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement. Manuellement Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. COMMENT FAIRE...? 31 La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication. Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL : 1. Voir tous les documents diffusés 2. Voir les comptes 3. Supprimer les publications 4. Supprimer des documents 33 DETAIL DES FONCTIONNALITES FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant. Ces étapes consistent à : Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". Si vous possédez une version Gestion commerciale Pro et Comptabilité Pro ou CRM PRO, vous avez la possibilité de créer un dossier avec liaison entre les applications : • Gestion commerciale PRO + Comptabilité PRO + CRM PRO + Paye PRO De même, si vous possédez une version Immobilisation PRO, ... Cliquer ici pour avoir un graphique récapitulatif des liaisons possibles. - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : Saisir le nom du dossier, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir les autres informations, Saisir les informations administratives, les paramètres de l'exercice social, les informations de paye, les organismes, les informations de congés payés. Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les autres options. Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 34 La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. • La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; Vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : • indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; • Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. • Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. DETAIL DES FONCTIONNALITES 35 Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification, lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. FAVORIS Favoris Accès : Favoris Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Ajouter un favori Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation + clic droit et cliquer sur "Ajouter aux favoris" Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris. Aller dans le menu Bulletins + Préparation des bulletins, faire clic droit puis "Ajouter aux favoris". Dans la volet Favoris, vous retrouvez "Préparation des bulletins". Gestion des Favoris Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer. Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers. Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit + Ajouter un dossier. Par défaut, le libellé est "Nouveau dossier". Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance. Le nombre de dossier est illimité. Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier. Chaque dossier et action peuvent être renommer. Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Propriétés. Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action. Le bouton réinitialiser permet de retrouver le libellé d'origine : - pour les dossiers : Nouveau dossier - pour les actions : Nom de l'action d'origine Chaque dossier ou action peuvent être déplacer. Ceci à l'aide des boutons Monter/Descendre (clic droit + Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser. A l'aide de la touche shift, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit + Remonter d'un niveau) 2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers : "sélectionner l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau". Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 36 Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Enlever des Favoris. Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre. Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration. Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données. AFFICHAGE Tableau de bord Accès : Affichage - Tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier si l'option "ne plus afficher" n'est pas sélectionnée. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du tableau de bord. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : la répartition des salariés, la répartition des effectifs, les congés payés, les absences. Vous avez la possibilité de créer votre propre tableau de bord. Création d'un tableau de bord Pour Créer un tableau de bord, vous devez cliquer sur le bouton "Editer" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord". Il est possible de créer un Tableau de bord depuis un tableau existant (système) (Bouton "Nouveau") ou créer un tableau de bord vide (Bouton "Nouveau Vide"). Quelque soit le bouton sélectionné, vous devez ensuite renseigner le libellé de votre nouveau Tableau de bord. Si le Libellé que vous avez saisi ne vous convient pas, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton "Renommer". Si vous souhaitez voir votre tableau de bord lors de l'affichage de la page tableau de bord, vous devez sélectionner votre tableau et cliquer sur le bouton "Par défaut". Un tableau de bord personnalisé peut à tout moment être supprimé. Pour cela, sélectionnez le tableau et cliquez sur "Supprimer". Les parties / informations Dans un tableau de bord personnalisé, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des parties/informations. L'ajout d'une partie s'effectue depuis le bouton "Ajouter" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord". Les parties disponibles sont : Répartition des salariés : Permet d'afficher la répartition hommes/ femmes. Plusieurs types de répartitions possibles : • Répartition des salariés par âge • Répartition des salariés par sexe Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des effectifs : Permet d'afficher la répartition par effectif selon différents critères. Plusieurs types de répartitions possibles : • Répartition des effectifs par statut professionnel • Répartition des effectifs par type de contrat • Répartition des effectifs par ancienneté • Répartition des effectifs par établissement DETAIL DES FONCTIONNALITES 37 Par défaut, l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés pris chaque mois, pour l'exercice en cours, pour l'ensemble des salariés. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher. Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour l'exercice en cours. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher. Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Sur chacune de ces parties, vous disposez de 3 boutons (en haut à droite) : • Icône Rafraîchir : permet de mettre à jour les informations • Editer : Permet de définir l'affichage des informations • Supprimer (croix) : permet de supprimer la partie Après chaque modification, ajout, n'oubliez pas de sauvegarder votre tableau de bord par le bouton "Sauvegarder" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord" ou en cliquant sur le bandeau jaune situé en dessous du titre de la page. Personnalisation du tableau de bord Le bouton "Personnaliser" ou clic droit depuis le Tableau de bord + "Afficher la fenêtre de personnalisation" permet de définir les emplacements des différentes parties dans le tableau de bord. C'est uniquement lorsque la fenêtre de Personnalisation est ouverte que vous pouvez déplacer les différentes parties. Pour déplacer une partie, vous devez sélectionner celle-ci puis la déplacer où vous le souhaitez. Par un clic droit sur une partie dans le tableau de bord, vous disposez : • Cacher la fenêtre de personnalisation • Afficher le texte • Cacher l'élément • Regrouper • Créer un élément Espace vide • Contrainte de taille (redimension, verrou de la taille, largeur, hauteur...) Si un groupe d'éléments (parties) a été créé, par un clic droit sur le groupe, vous disposez : • Cacher la fenêtre de personnalisation • Cacher l'élément • Regrouper • Créer un élément Espace vide • Dégrouper le groupe • Ajouter un onglet Dans la fenêtre de personnalisation, 2 onglets sont présents : • L'onglet "Eléments cachés" vous permet d'ajouter : o un espace vide o un séparateur vertical o un séparateur horizontal o les éléments que vous avez précédemment enlevés • L'onglet "Arbre des éléments" contient les éléments présents dans le tableau de bord avec arborescence des groupes, onglets... SALARIÉS Salariés- Démarrer une tâche Accès : Salariés - Démarrer une tâche Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 38 Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Salariés : permet de créer un nouveau salarié. • Assistant de création salarié : permet d'accéder à l'assistant de création de salarié. • Consulter les congés payés : permet d'accéder à la consultation des congés payés. • Consulter les bulletins: permet d'accéder à la consultation des bulletins. • Consulter les documents administratifs: permet d'accéder aux documents administratifs. • Virements des salaires : permet d'accéder à la liste des virements des salaires. SALARIÉS Assistant de création de salarié Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de salarié. Bienvenue... ...dans l'assistant de création de salarié. Vous pouvez effectuer une sauvegarde du dossier avant de créer votre salarié. Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Champs obligatoires à renseigner Certains champs sont obligatoires pour lancer la création de votre salarié : Matricule Civilité Prénom Nom Date d'entrée dans le contrat Date d'entrée dans l'entreprise Tous les autres champs de l'assistant sont facultatifs. Vous pourrez les renseigner en modifiant la fiche de votre salarié. Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la création de votre salarié. Liste des salariés Accès : Salariés-Salariés Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche la liste des salariés par statut de présence. Les onglets Présent Cet onglet permet d'afficher les salariés présents sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. DETAIL DES FONCTIONNALITES 39 Sortis Cet onglet permet d'afficher les salariés sortis sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. Absents Cet onglet permet d'afficher les salariés absents sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. Tous Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des salariés de l'entreprise, indépendamment de leur statut de présence. Elle précise ainsi le matricule du salarié, la civilité , le nom, le prénom, le numéro de sécurité sociale, la date d'entrée dans le contrat ,le service, le profil, le statut du salarié et enfin si le salarié est En sommeil. La liste est affichée selon un regroupement par établissement. Les tâches disponibles à partir de la liste des salariés Assistant de création d'un salarié : Cette tâche vous permet de créer, rapidement, un nouveau salarié à l'aide d'un assistant. Créer un nouveau document administratif : Cette tâche vous permet de créer un nouveau document administratif (contrat de travail, certificat de travail....). DUE : Cette tâche vous permet de créer la déclaration unique d'embauche. Assistant de mise à jour des salariés : Cet assistant vous permet de mettre à jour rapidement les champs de vos salariés. Vous disposez de plusieurs filtres afin d'affiner les salariés à mettre à jour. Accéder aux bulletins: A partir de la liste, vous pouvez accéder aux différents mode de préparation du bulletin. Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du profil employé, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Préparer le bulletin à partir du profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du bulletin précédent, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste,ayant au moins un bulletin préparé, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Pour créer un bulletin sans profil, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Créer un bulletin sans profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Fiche salarié Accès : Salariés - Salariés La fiche salarié est accessible à partir de la liste des salariés. La fiche salarié se compose d'un en-tête, d'actions et permet d'accéder à plusieurs onglets. En-tête de la fiche salarié Matricule : Le matricule est unique. Le champ accepte les caractères alphanumériques, mais ni les caractères spéciaux ni les espaces. Le code est modifiable tant que la fiche salarié est en cours de création. En revanche, si la fiche salarié a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable. Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Numérotation automatique du matricule qui se trouve dans la fiche de l'établissement du salarié. Ce code est limité à 7 caractères alphanumériques. Civilité : Ce champ permet d'indiquer la civilité de votre salarié. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 40 Nom : Ce champ permet d'indiquer le nom de famille du salarié. Pour les femmes mariées, il convient d'indiquer le nom d'usage. N° SS : Ce champ permet d'indiquer le numéro de Sécurité sociale du salarié. Si votre salarié dispose d'un n° de sécurité sociale provisoire, vous devez le renseigner dans l'onglet Adresse de la fiche salarié. Nom de naissance : Ce champ permet de renseigner le nom de naissance. Pour les femmes mariées, il convient de renseigner le nom de jeune fille. Prénom : Ce champ permet de renseigner le prénom du salarié. Référence du contrat : Ce champ permet de renseigner la référence du contrat de travail. C'est un champ de saisie libre, alphanumérique. Photo : le bouton Charger ou un clic droit dans le cadre Photo vous permet d'insérer une photo ou image. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... Les actions Créer un bulletin sans profil : Cette action vous permet de lancer la création d'un bulletin directement à partir de la fiche salarié. Les onglets Adresse L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées, l'état civil et la situation familiale du salarié. Contrat L'onglet Contrat permet de visualiser les informations relatives à l'entrée, l'emploi et la sortie du salarié. Paye L'onglet Paye permet de visualiser les informations relatives au salaire, au classement conventionnel, aux exonérations URSSAF, aux tranches de cotisation, au régime de retraite, au profil. Congés payés / DIF L'onglet Congés payés/DIF permet de visualiser les informations relatives aux congés payés, au droit individuel de formation (DIF) ainsi que le planning du salarié. Prévoyance / Assurance L'onglet Prévoyance / Assurance permet d'affilier les salariés aux différents contrats de prévoyance et / ou d'assurance et / ou de mutuelle de l'entreprise. Règlement L'onglet Règlement permet de visualiser les informations bancaires et comptables du salarié. Bulletins L'onglet Bulletins permet de visualiser les bulletins réalisés, ainsi que les changements de situations du salarié. Déclarations L'onglet Déclarations permet de visualiser les informations nécessaires aux différentes déclarations. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. ADMINISTRATIF Liste des documents administratifs Accès : Salariés - Administratif La gestion de la liste des documents administratifs est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Créer un document administratif DETAIL DES FONCTIONNALITES 41 Cette action vous permet de réaliser un nouveau document administratif pour un établissement ou un de vos salariés. Nouveau modèle de document administratif Vous permet de créer un nouveau modèle de document administratif. Assistant de création de documents administratifs Accès : Salariés - Administratif ou action de la fiche salarié Nous vous proposons un large choix de modèles de documents. Ces différents modèles sont classés par thème : • Congés, • Embauche CDD, • Embauche CDI, • Portabilité du droit individuel à la formation, • Portabilité de la prévoyance, • Sanctions, • Sortie salarié, • Autres documents. Si le document que vous devez créer n'existe pas, vous avez la possibilité de créer vos propres modèles. Sélection du modèle Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document. En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner. Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. A la fin du traitement, le nouveau document s'ouvre automatiquement. Document administratif Classeur Ce champ permet de sélectionner ou modifier le classeur initialement défini par l'assistant de création du document, parmi une liste déroulante. Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom de fichier Ce champ permet de modifier le nom du fichier initialement paramétré par l'assistant de création de documents. Description Ce champ vous permet de saisir ou modifier le libellé de votre document. Corps du texte Modifiez à souhait le corps du texte à l'aide de la barre d'outil disponible au dessus du texte. Certains champs sont remplis automatiquement à l'aide des champs fusions. Un champ de fusion correspond à une donnée provenant de la paye. Modèle de document administratif Accès : Salariés - Administratif - Modèles de documents administratifs Pour créer un nouveau modèle de document administratif, sélectionnez au niveau du volet des tâches Nouveau modèle de document administratif. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 42 La cible Sélectionnez la cible de votre modèle de document. Plusieurs cibles disponibles : • Salariés • Etablissements • Bulletins Classeur Indiquez le thème de votre document. Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Saisissez le nom de votre document. Le contenu du modèle Réalisez votre document à l'aide de l'outil de traitement de texte. Champs de fusion Dans vos documents vous pouvez faire appel à des champs de fusion. Un champ de fusion correspond à une donnée provenant de la paye. Exemple Salarie.Adresse1 sera remplacé par le champ adresse 1 de la fiche salarié. Salarie.DateEntree sera remplacé par le champ date d'entrée de la fiche salarié. CONGÉS ET ABSENCES Type d'absences Accès : Paramètres-Divers- Type d'absences L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez ajouter. Méthode de calcul: Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la méthode de calcul utilisée pour le décompte des jours d'absences. Quatre méthodes sont disponibles, jours ouvrés, jours ouvrables, jours calendaires et Heures réelles. Nombre de jours pour le calcul de l'absence: Ce champ est nécessaire au calcul de l'indemnité journalière moyenne en cas d'absence. Il est renseigné par défaut en fonction de la méthode choisie, à l'exception de la méthode en heures réelles pour laquelle le champ sera alors grisé et non saisissable. Dans les autres cas, la valeur est modifiable en saisissant manuellement une valeur ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône DETAIL DES FONCTIONNALITES 43 Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. BULLETINS Bulletins- Démarrer une tâche Accès : Bulletins - Démarrer une tâche Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 44 Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Bulletins : permet d'accéder à la liste des bulletins. • Saisie des variables : permet d'accéder à la grille de saisie des variables en vue de préparer les bulletins en masse. • Saisie des congés payés et absences : permet d'accéder au tableau de saisie des congés payés et absences en masse. • Calculer les bulletins : permet d'accéder au calcul des bulletins en masse. • Virement des salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des acomptes. • Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements. BULLETINS BULLETINS Liste des bulletins Accès: Bulletins-Bulletins La gestion de la liste des bulletins est commune à toutes les listes. Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche les bulletins préparés et permet d'accéder au calcul et la validation des bulletins. La liste précise la date de paiement, le statut du bulletin (validé ou brouillon), le nom et le prénom du salarié, le début et la fin de la période d'emploi du bulletin. Les onglets En cours Cet onglet affiche tous les bulletins en état brouillon sur la période courante. La liste est affichée selon un regroupement par établissement puis par période courante. Exercice Les onglets Exercices s'incrémentent au fur et à mesure des clôtures annuelles. Ils affichent tous les bulletins préparés et validés sur cet exercice. La liste affiche également un regroupement par établissement puis par période de paye. Tous Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des bulletins préparés, indépendamment de leur état, de l'exercice ou encore de l'établissement. Accéder au calcul et à la validation des bulletins Pour accéder à la validation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Valider dans la barre des tâches; - sélectionner Valider dans le menu contextuel. Un salarié ne peut avoir deux bulletins en état brouillon. Pour créer un second bulletin sur une même période, il faut nécessairement que le premier soit validé. Pour accéder à la dévalidation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Validé dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Dévalider dans la barre des tâches; - sélectionner Dévalider dans le menu contextuel. DETAIL DES FONCTIONNALITES 45 La dévalidation d'un bulletin est limitée à la période courante et la période M-1, tant que vous n'effectuez pas de déclôture périodique. La dévalidation doit s'effectuer dans l'ordre chronologique de préparation des bulletins, du plus récent au plus ancien. Pour un salarié qui possède deux bulletins validés sur la même période, la dévalidation doit s'effectuer en premier sur le bulletin dernièrement validé puis, après suppression de celui-ci, la dévalidation pourra s'opérer sur le second bulletin. Pour accéder au calcul du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Calculer dans la barre des tâches; - sélectionner Calculer dans le menu contextuel. Le bulletin Accès: Le bulletin est accessible par la liste des salariés et la préparation des bulletins. Le bulletin peut être créé, soit à partir du profil du salarié, soit à partir du bulletin précédent s'il en existe au moins un, ou encore créer de toute pièce par l'utilisateur. Le bulletin peut être ensuite modelé et modifié à votre gré grâce aux actions et au volet de navigation disponible sur la page du bulletin. Les actions Un ensemble d'actions permettent d'agir sur le calcul du bulletin et de prendre en considération les éventuelles modification du paramétrage de celui-ci. Les informations modifiables Certaines informations sont renseignées par défaut à la préparation du bulletin, elles restent cependant modifiables et peuvent avoir un impact sur le calcul du bulletin. Les colonnes du bulletin Si dans au moins une rubrique la formule de la base salariale est différente de celle de la base patronale alors la colonne Base Pat. sera affichée. Les onglets Saisie des variables : Cet onglet vous permet de saisir les variables du bulletin. Congés Payés/Absences : Cet onglet vous permet de saisir les congés payés et/ ou les absences du salarié. Rubriques disponibles : Cet onglet vous permet d'ajouter une rubrique et de consulter les rubriques disponibles. Cumuls : Cet onglet vous permet de consulter les cumuls alimentés par ce bulletin et de faire des reprises. Tranches : Cet onglet vous permet de consulter le calcul de vos tranches et de faire des reprises. Explications des lignes : Cet onglet vous permet d'expliquer le calcul des lignes de votre bulletin. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Duplicata Le duplicata permet de conserver la copie conforme, sous format PDF, d'un bulletin, au moment de l'aperçu ou de l'impression d'un bulletin en état Brouillon. Il est impossible de générer un duplicata d'un bulletin validé. Pour générer un duplicata, il existe deux possibilités: Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 46 - soit en cochant l'option "Gérer les duplicatas en impression du bulletin" dans les préférences utilisateurs. Ainsi à chaque impression, ou aperçu du bulletin, un duplicata sera généré. - soit, si l'option n'est pas cochée, il est toujours possible de cocher l'option "Duplicata des bulletins" dans les filtres d'impressions des bulletins. Pour que les mises à jours du bulletins soient prises en compte dans le duplicata, il est nécessaire de relancer une impression ou un aperçu du bulletin. PROFILS Liste des profils Accès : Bulletins - Bulletins - Profils La gestion de la liste des profils et sous profils est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Inactiver Vous pouvez choisir de rendre un profil ou sous profil Inactif, si vous souhaitez ne pas les afficher dans les vues standard, listes déroulantes... Les profils ou sous profils mis en Inactif sont visibles à partir de l'onglet Tous. Activer Permet de rendre un profil ou sous profil à nouveau actif. Le profil ou le sous profil sera présent dans les vues standard, listes déroulantes... La liste des profils contient plusieurs onglets. A partir de chaque onglet vous pouvez créer de nouveaux profils ou sous profils. Préparer les bulletins des salariés attachés Permet de lancer l'assistant de préparation des bulletins pour tous les salariés ayant le profil sélectionné. Profils et sous profils Accès : Bulletins - Bulletins - Profils A partir de la liste des profils, vous avez la possibilité de créer des profils ou des sous profils. Les profils sont un ensemble de rubriques répondant à un modèle de contrat de travail (Cadre, Non cadre, Apprenti....). Un profil peut être constitué de rubriques et de sous profils. Les profils servent à la préparation des bulletins. Les sous profils sont un sous ensemble de rubriques. Les sous profils sont à insérer dans les profils. Ils servent à faciliter les modifications dans les profils. Exemple Vous disposez d'un sous profil CSG dans lequel est paramétré les rubriques COTCSG et COTCSG1. Vous devez ajouter dans tous vos bulletins la rubrique COTCSG2. En ajoutant simplement la COTCSG2 à votre sous profil, automatiquement tous les profils utilisant ce sous profil seront mis à jour. En-tête Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants : Nom du profil : Indiquez le nom de votre profil. Ce champ est alphanumérique. Le nom est un champ de saisie libre. Description : Saisissez la description du profil. Ce champ est alphanumérique. La description est un champ de saisie libre. DETAIL DES FONCTIONNALITES 47 Statut catégoriel : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un statut catégoriel en particulier. Lors de la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au statut catégoriel du salarié seront proposés. Type de profil : Sélectionner si vous souhaitez créer un profil ou un sous profil. Il n'est pas possible de créer d'autre type. Grille de saisie de variables : La sélection d'une grille de saisie de variables permet de filtrer la liste des variables à saisir par profil. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle grille de variables en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Contrat : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un type de contrat. Lors de la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au type de contrat du salarié seront proposés. Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes déroulantes.... Onglets Création du profil La partie de gauche contient les rubriques ou sous profil du profil. Ce sont les lignes que vous retrouverez sur le bulletin. La partie de droite contient toutes les rubriques, profils et sous profils disponibles. Pour ajouter des lignes à votre profil, plusieurs possibilités : o le double clic, o le menu Ajouter au profil du menu contextuel, o le bouton Ajouter au profil, o Le drag and drop. Pour retirer des lignes du profil, vous devez cliquer sur le bouton Supprimer. Pour modifier l'emplacement des lignes, vous devez utiliser la flèche haute ou flèche basse pour faire Monter ou descendre vos rubriques. Le Bouton "Voir la rubrique" permet de visualiser la fiche de la rubrique. Aperçu des rubriques du profil Cet onglet permet de visualiser les rubriques du profil. L'ordre des rubriques sera identique dans le bulletin. Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. VARIABLES SAISIE DES VARIABLES Saisie des variables Accès : Bulletins - Variables - Saisie des variables Ce tableau vous permet de saisir chaque mois, pour l'ensemble des salariés, les éléments variables du salaire. La saisie des variables est indispensable pour calculer les bulletins. Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau. Les variables calculées apparaissent dans une colonne de couleur grise. Un simple clic sur l'en-tête d'une colonne permet de trier par ordre croissant ou décroissant. La ligne Total permet de donner la somme globale de toutes les valeurs de la colonne. Par défaut, la saisie des variables affiche l'ensemble des salariés, tous profils et services confondus. Vous pouvez filtrer la saisie par service, profil, ou bien encore par grille de variables. Les filtres Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 48 Service : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par service, pour cela, sélectionnez le ou les services à prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au service sélectionné apparaîtront dans la liste. Profil : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par profil, pour cela sélectionnez le ou les profils à prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au profil sélectionné apparaîtront dans la liste. Filtre : Ce champ permet de filtrer la liste des variables. Vous disposez de 3 possibilités de filtrer la liste des variables : o Toutes : Ce filtre affiche toutes les variables du dossier, o Variables du profil : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans les rubriques du profil sélectionné, o Variables de la grille : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans la grille sélectionnée. Grille de saisie : Vous ne pouvez sélectionner une grille de saisie que si le champ "filtre" est positionné sur Variable de la grille. Vue : Par défaut le champ vue propose la période du bulletin courant. C'est la vue qui permet de saisir les valeurs de variables à prendre en compte pour la préparation des bulletins. D'autres vues vous sont proposées à titre de consultation, aucune modification possible : o les 12 mois de l'exercice, o annuel, o annuel hors bulletin. Il existe une dernière vue qui se nomme Reprises. Cette vue permet de reprendre des valeurs cumulées erronées. Exemple Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce cumul devrait être à 1300. Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la différence soit 100. Afin de vérifier l'exactitude de votre cumul après reprise, sélectionnez la vue Annuel, il doit être à 1300. Autre exemple Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce cumul devrait être à 1100. Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la différence soit -200. Voir les champs du salarié : Les champs de la fiche salarié tels que Salaire mensuel, heures mensuelles.... sont des variables de la fiche salarié. Elles ont le même comportement que les autres variables mais ne sont pas présentes dans la liste des variables. Pour voir ces variables, il faut que l'option soit cochée. Les actions Généraliser : Ce bouton permet de généraliser une valeur pour l'ensemble des salariés. Pour cela placezvous sur le premier salarié de la liste, saisissez la valeur puis cliquez sur le bouton Généraliser. Voir le salarié : Ce bouton permet d'accéder à la fiche du salarié de la ligne sélectionnée. Le salarié sélectionné est celui qui dispose d'une pointe de flèche à gauche de son nom. De plus toutes les valeurs de la ligne sont en gras. Calculer le bulletin : Ce bouton permet de lancer à partir de la saisie des variables un calcul des bulletins. Vérifier l'état lecture seule : L'état lecture seule signifie que certaines lignes de la saisie des variables sont bloquées car une modification est déjà en cours pour ces salariés. Ce bouton permet de débloquer les lignes en lecture seule qui n'ont plus de raison d'y être. Exemple Vous avez 2 salariés A et B, le bulletin du salarié A est ouvert en modification, si vous ouvrez la saisie des variables la ligne du salarié A sera en lecture seule (ligne grisée) Si vous enregistrez et fermer le bulletin la ligne est toujours en lecture seule pour le salarié A alors que le bulletin n'est plus en modification. Pour débloquer l'état lecture seule il convient de cliquer sur le bouton vérifier l'état lecture seule. DETAIL DES FONCTIONNALITES 49 Actualiser : A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Liste des grilles de saisie Accès : Bulletin - Variables - Grilles de saisie La gestion de la liste des grilles de saisie est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Inactiver Vous pouvez choisir de rendre une grille de saisie Inactive, si vous souhaitez ne pas afficher cette grille de saisie dans les vues standard, listes déroulantes... Les grilles mises en Inactif sont visibles en sélectionnant la vue Inactif (Système). Activer Permet de rendre une grille à nouveau active. La grille sera présente dans les vues standard, listes déroulantes... Grille de variables Accès : Bulletins - Variables - Grilles de saisie Les grilles permettent de filtrer les variables les plus couramment utilisées. Les grilles servent aux impressions et à la saisie des variables. En-tête Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants : Nom : Indiquez le nom de votre grille. Ce champ est alphanumérique. Le nom est un champ de saisie libre. Description : Saisissez la description de la grille de variables. Ce champ est alphanumérique. La description est un champ de saisie libre. Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes déroulantes.... Onglets Variables Cet onglet permet de saisir ou sélectionner les variables qui vont constituer la grille. A partir de cet onglet vous pouvez : o Ajouter o Supprimer o Insérer (s'insère au dessus de ligne sélectionnée) o Déplacer (Flèche haute et flèche basse) o Couper / copier / coller Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE Interrogation des données de paye Accès: Bulletins - Variables - Interrogation des données de paye Un en-tête Filtre sur l'établissement Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 50 Filtre sur les salariés Ce filtre permet de sélectionner le ou les salariés pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation.. Filtre sur les services Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les services pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Filtre sur les profils Ce filtre permet de sélectionner le ou les profils pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Filtre sur les statuts de présence des salariés Ce filtre permet de filtrer les salariés par leur statut de présence. 3 statuts de présence sont proposés : Présent, Sorti ou Absent. Filtre sur la mise en sommeil des salariés Ce filtre permet de sélectionner les salariés mis en sommeil. Salariés Voir le salarié : Cette action vous permet, après avoir sélectionné un salarié dans la liste de visualiser la fiche du salarié. Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Interroger : Une fois les filtres renseignés, et la formule saisie, cliquer sur ce bouton pour faire apparaître le résultat. Formules Saisissez la ou les formules que vous souhaitez interroger. Pour interroger plusieurs formules aller à la ligne entre chaque formule grâce à la touche Entrée de votre clavier. Exemple Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars : Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année : Saisissez : $HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social précédent : Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours : Saisissez : HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à février N (vous êtes en période de paye mars) Saisissez : $HEUREEL[-9,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours : Saisissez : crhb(HEUREEL) Pour obtenir de l'aide sur la syntaxe des formules, cliquez ici. A chaque changement de formule, cliquer sur le bouton Interroger. Résultats Cette zone permet d'afficher les résultats sous forme de tableau avec la liste des salariés sélectionnés en ligne. Les champs sont non saisissables. Imprimer : Cette action vous permet de lancer l'aperçu puis l'impression du résultat de l'interrogation en cours. Fermer : Cette action ferme la fenêtre d'interrogation des données de paye. Les données saisies ne sont pas conservées. DETAIL DES FONCTIONNALITES 51 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. ÉTABLISSEMENTS Établissements - Démarrer une tâche Accès : Établissements - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Établissements : permet d'accéder à la liste des établissements. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 52 • Documents administratifs : permets d'accéder à la liste des documents administratifs. • Taux AT : permet d'accéder à la liste des taux AT. • Organismes : permet d'accéder à la liste des organismes. • Clôture périodique : permet d'accéder à l'assistant de clôture périodique. • Clôture annuelle : permet d'accéder à l'assistant de clôture annuelle. ETABLISSEMENTS Liste des établissements Accès: Établissements- Établissements Cette liste est affichée pour information seulement. Vous pouvez créer un seul établissement supplémentaire. Il est impossible de supprimer l'établissement principal. La liste précise la forme juridique ou la civilité, la raison sociale, la période paye de l'établissement, si l'établissement est en décalage de paye ou non et enfin le NIC de l'établissement. Clôture/ Déclôture périodique A partir des tâches, vous pouvez accéder à la clôture ou déclôture périodique. Pour accéder à la clôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Clôture périodique dans la barre des tâches; - sélectionner Clôture périodique dans le menu contextuel. Pour accéder à la Déclôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Déclôture périodique dans la barre des tâches; - sélectionner Déclôture périodique dans le menu contextuel. Fiche établissement - Onglet Congés payés / DIF Congés payés Planning établissement : Ce champ permet d'appliquer un planning, par défaut, à l'établissement. Lors de la création des salariés de cet établissement ils seront automatiquement rattachés à ce planning. Vous avez la possibilité de créer un nouveau planning en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Mois de fin des exercices de CP : Le clôture des congés étant le plus souvent au mois de mai le champ est renseigné par défaut. Si la clôture des congés de votre établissement n'est pas le mois de mai vous avez la possibilité d'en sélectionner un autre. Mode : Trois modes d'acquisition des congés vous sont proposés : jours ouvrés, jours ouvrables ou autres. Vous devez sélectionner celui qui correspond à l'établissement. Congés payés acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés acquis par mois. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres". Nombre de jours pour le calcul de l'absence CP : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours à prendre en compte pour le calcul de l'absence CP. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres". A quoi correspond 21,67 : C'est une moyenne 5 jours ouvrés * 52 semaines / 12 mois A quoi correspond 26 : C'est une moyenne 6 jours ouvrables * 52 semaines / 12 mois DETAIL DES FONCTIONNALITES 53 Congés supplémentaires acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés supplémentaires acquis par mois. Tous les établissements ne pratiquent pas ce type d'acquisition. En cas de doute, reportez-vous à votre convention collective. Gestion des CP ancienneté : Cette option est à cocher si votre établissement pratique l'acquisition des congés pour ancienneté. Ordre de décompte des CP : Cette option est accessible si votre établissement gère les congés d'ancienneté. L'option offre deux possibilités : o Congés payés acquis sur N-1 puis les congés d'ancienneté, o Les congés d'ancienneté puis les congés payés acquis sur N-1. Provision CP Taux de charge fiscales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état des provisions de congés payés. Taux de charges sociales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état des provisions de congés payés. Si votre taux est de 29%, vous devez saisir 29. DIF (Droit individuel à la formation) Gestion du DIF : Cette option est à cocher si vous souhaitez gérer le compteur du DIF (Droit individuel à la formation) à partir de votre logiciel de paye. Mois de fin des exercices de DIF : Ce champ permet d'indiquer le mois de clôture du DIF. Par défaut le mois de clôture est le même que celui de l'exercice de paye. Droit annuel au DIF (en heures) : De façon général l'acquisition par an est de 20 heures de formation. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous convient. Plafond du droit au DIF : Le plafond du DIF est fixé à 120 heures, soit 6 années de travail. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous convient. Arrondir le nombre d'heures du droit au DIF à la clôture : Si vous souhaitez qu'à la clôture de l'exercice du DIF, le nombre d'heures acquis soit arrondi, vous devez cocher cette option. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 54 Congés de l'établissement Les calendriers référencent mois par mois tous les jours fériés nationaux. Les jours fériés sont de couleurs orange. Vous pouvez ajouter ou supprimer des jours fériés en double cliquant sur le jour concerné. Les jours fériés sont importants pour le décompte des jours de congés. Fiche établissement - Onglet Médecine du travail Service de santé intégré à l'entreprise : Si le service de santé est directement intégré à l'entreprise, vous devez cocher l'option. Dans le cas où l'option est cochée tous les autres champs deviennent non saisissables. Code du service de santé externe : Ce champ saisissable permet d'indiquer le code correspondant à votre service de santé. Adresse Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Organismes Cet onglet vous permet de définir les organismes de cotisation de votre établissement. Ainsi, tous les salariés rattachés à cet établissement seront paramétrés par défaut avec les organismes définis dans cet onglet. L'organisme de sécurité sociale et de Pôle emploi sont obligatoires pour enregistrer une fiche établissement. Organisme de sécurité sociale: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de sécurité sociale de votre établissement. DETAIL DES FONCTIONNALITES 55 Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dans ce champ, seul un organisme avec un régime SS pourra être sélectionné. Organisme de Pôle emploi: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de Pôle emploi de votre établissement. Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dans ce champ, seul un organisme avec un régime CHOMAGE pourra être sélectionné. Organismes : La liste page vous permet d'ajouter, à souhait, les organismes auxquels est rattaché votre établissement, afin qu'ils soient définis, par défaut, sur les salariés rattachés à cet établissement. Pour cela, cliquez sur le bouton "Ajouter", une fenêtre vous permet de saisir ou sélectionner l'organisme de votre choix. • N° de centre payeur : Si vos organismes de retraite et de prévoyance souhaitent que vous établissiez vos déclarations DUCS par centre payeur, il convient de renseigner ici le n° de centre payeur que vous a communiqué l'organisme. • N° de compte cotisant : Vous devez renseigner ici le n° de compte cotisant URSSAF. Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Fiche établissement - Onglet Informations de paye Accès : Établissement - Établissement Date de paiement : Ce champ permet de sélectionner si la date de paiement par défaut doit être sur la période en cours ou suivante. Jour : Ce champ permet d'indiquer le jour de la date de paiement à générer par défaut. Banque principale : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la génération des fichiers de virements. Décalage de paye : Ce champ est renseigné avec la valeur indiquée lors de la création du dossier. Si toutefois votre établissement change, vous pouvez sélectionner un autre mode de décalage. Prendre les plafonds et taux en vigueur à la période d'emploi : Si vous pratiquez le décalage de paye, les plafonds et taux se réfèrent à la période de paye. Cette option permet de se baser sur la période d'emploi au lieu de la période de paye. Cette option n'est accessible que si le champ "Décalage de paye" est à "Décalage" ou "Abandon". Régime Alsace / Moselle : Si votre établissement bénéficie du régime Alsace / Moselle, vous devez cocher cette option. Si vous cochez cette option, tous les salariés crées sur cet établissement auront automatiquement l'option "Régime Alsace / Moselle" cochée. Toutefois vous aurez la possibilité de la décocher. Heures de référence : Ce champ permet d'indiquer les heures de référence de l'entreprise. Mode de régularisation : Il existe 3 modes de régularisation : aucune, progressive et annuelle. La régularisation fortement conseillée est la progressive, car elle permet un lissage des régularisations au fur et à mesure que le salarié a des bulletins. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 56 La régularisation annuelle s'effectue une fois par an (dernier mois de l'exercice) ou sur le dernier bulletin du salarié en cas de sortie. Etablissement de travail temporaire : Si vous êtes un établissement de travail temporaire, cochez cette option. Taux AT : Ce champ permet d'indiquer le taux d'accident de travail principal auquel l'établissement est assujetti. Taux transport : Ce champ permet d'indiquer le taux de transport auquel l'établissement est assujetti. Section prud'homale : Ce champ permet de sélectionner le code de la section prud'homale. Ce code est déterminé en fonction du code NAF de l'établissement. Cette information sert aux élections prud'homales. Une table de référence est disponible dans le cahier technique de la N4DS, que vous trouverez sur le portail de Netentreprises. N° de fraction : Ce champ permet d'indiquer le nombre de fractions pour l'envoi de votre déclaration N4DS. Pour un même établissement le nombre total de fractions doit rester constant. Exemple : 1ère fraction pour les dirigeants 2ème fraction pour les cadre et salariés Code Idcc : Ce champ permet de sélectionner le code de la convention collective de l'établissement. Si le code que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle convention collective en faisant Ajouter de la liste déroulante accessible par l'icône . Immatriculation automatique des salariés Utilise le compteur et le préfixe de l'établissement principal : Cette option n'est pas visible dans l'établissement principal. Lorsque l'option est cochée elle indique que le ou les établissements secondaires utilisent le même préfixe et compteur que l'établissement principal. Si vous ne souhaitez pas utiliser le même préfixe et compteur, vous devez décocher cette option, de là deux possibilités s'offrent à vous: o soit gérer les matricules des salariés de cet établissement en automatique mais avec un préfixe et compteur différents de celui de l'établissement principal. o soit définir un préfixe et un compteur propre à l'établissement. Numérotation automatique du matricule : Cet option permet de choisir ou non une incrémentation automatique des matricules. Fiche établissement : Informations administratives Accès : Établissements - Établissements Cet onglet permet de saisir les informations administratives de votre établissement. Il est important de les renseigner, car ces informations seront reprises sur certaines impressions. Forme juridique ou civilité : C'est un champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Qualité de la personne : C'est un champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. NIC : ce champ permet de saisir 5 caractères. NAF/APE : Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et l'affichage du libellé. Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Capital : Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. Logo : Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. DETAIL DES FONCTIONNALITES 57 Il sera automatiquement repris sur les modèles d'impression avec le logo (bulletins...). Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Importer. Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci. vous pouvez également Couper, copier coller ou supprimer le logo. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... Contact Tél. fixe : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. Fax : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. Tél. portable : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. E-mail : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères. Site internet : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères. Adresse Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Fiche établissement - Onglet Exercices Période de paye : Ce champ indique la période de paye courante. La période de paye est modifiable tant qu'aucun bulletin de l'établissement n'est validé. Exercices : Il existe plusieurs types d'exercices : social, congés payés. Les dates de début et fin se renseignent automatiquement . Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 58 Les dates de clôture se génèrent, elles aussi, automatiquement. Exemple : Si vos congés payés se clôturent en mai alors votre exercice de congés ira du 01/06/NN au 31/05/NN. Pour les exercices de congés payés les exercices N-1 et N sont présents. Fiche Etablissement- Onglet Effectifs Cet onglet permet de connaître en temps réel les effectifs de votre entreprise et de vos établissements. Pour l'ensemble des calculs, les effectifs sont calculés en fonction du statut de présence du salarié et du paramètrage de l'onglet effectif dans la fiche salarié. En conséquence, une valeur est comptabilisée pour l'effectif si le salarié n'a ni un statut Absent sur la fiche salarié ni une date de sortie égale ou inférieure à la date de fin de période courante. En-tête de l'onglet Effectif Effectif établissement: Cette grille comptabilise l'effectif de l'établissement, par type d'effectif, pour la période courante de l'établissement, indiquée au dessus de la grille. La grille est actualisée à chaque clôture périodique. Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante: Etablissement.EffectifFNAL.Effectifcourant Effectif entreprise: Cette grille comptabilise l'effectif de l'entreprise par type d'effectif, tous établissements confondus, sur la période courante. Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante: Entreprise.EffectifFillon.Effectifcourant Les onglets Effectifs : Cet onglet permet de connaître l'effectif de l'établissement et de l'entreprise sur les périodes clôturées. Moyenne des 12 derniers mois : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur les 12 derniers mois clôturés. Moyenne de l'exercice précédent : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur le dernier exercice clôturé. Effectif au 31/12: Cet onglet recense l'effectif au 31 décembre du dernier exercice clôturé. Fiche Établissement Onglet Comptabilité Le paramétrage de cet onglet est nécessaire au transfert comptable. Destination du fichier de transfert : Le répertoire C:\ProgramData\EBP est renseigné par défaut. Ce champ permet de saisir ou sélectionner un autre chemin de destination du fichier de transfert. Journal d'OD : Ce champ permet de saisir le journal d'opérations diverses dans lequel seront générées les écritures comptables. Banque : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la génération des fichiers de virements. Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Date d'écriture : Ce champ permet d'indiquer le jour de paiement des salaires par défaut. DETAIL DES FONCTIONNALITES 59 Clôture périodique Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Clôture périodique Etablissements- Etablissements - Clôture périodique Outils -Clôture périodique La clôture périodique a pour effet de clôturer la période courante d'un établissement afin de passer à la période courante suivante. Les bulletins créés après la clôture périodique auront donc par défaut comme période de paye, la nouvelle période courante. Lors de la clôture périodique, les bulletins en état Brouillon de la période en cours sont automatiquement validés. Sur la dernière période de l'exercice social, la clôture périodique n'aura aucun effet, il faudra faire une clôture annuelle. La clôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de clôture : Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la clôture périodique et propose également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Etablissement à clôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple". Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous souhaitez clôturer. Vous pouvez ensuite Lancer votre clôture périodique. Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la clôture s'est déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le détail. Déclôture périodique Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Déclôture périodique Etablissements- Etablissements - Déclôture périodique Outils -Déclôture périodique La déclôture périodique s'effectue sur la dernière période de paye clôturée d'un établissement. Elle entraîne la suppression de tous les bulletins de la période en cours. Par conséquent, si vous possédez un bulletin validé sur la période en cours la déclôture périodique sera bloquée. La déclôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de déclôture : Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la déclôture périodique et propose également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Etablissement à déclôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple". Motif de cette action : Ce champ vous permet de saisir la justification de la déclôture périodique et garder la trace de cette action et la raison dans le Journal des événements. Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous souhaitez déclôturer. Vous pouvez ensuite Lancer votre déclôture périodique. Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la déclôture s'est déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le détail. TAUX AT Liste des taux AT Accès : Établissements - Taux AT Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 60 La gestion de la liste des taux AT est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les taux AT créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié. Taux AT Accès : Etablissement- Taux AT vous devez créer une fiche pour chaque taux accident de travail défini pour l'entreprise. L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code section : Saisissez un code section Ce code est limité à 2 caractères numériques. Taux : Saisissez un taux manuellement ou à l’aide de la calculatrice accessible par l’icône . Code risque : Ce champ permet de saisir ou sélectionner le code risque de l’établissement. Si le code risque que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des codes risques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code risque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux AT que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux AT dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. Taux : Saisissez le taux d'accident de travail auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage. Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche AT. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DETAIL DES FONCTIONNALITES 61 TAUX TRANSPORTS Liste des taux transport Accès : Établissements - Taux transport La gestion de la liste des taux de transport est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les taux de transport créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié. Taux transport Accès : Etablissement - Taux Transport vous devez créer une fiche pour chaque taux de transport défini pour l'entreprise. L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux de transport que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux transport dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. Taux : Saisissez le taux de transport auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage. Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche transport. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. PLANNINGS Fiche Planning Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 62 Accès: Établissements - Plannings Il est possible de créer plusieurs plannings, et permettre ainsi de les affecter aux différentes catégories de salariés, ne suivant pas le même planning hebdomadaire. Le planning saisi aura un impact sur le décompte des jours de congés payés et d'absences. Nom: Ce champ vous permet de saisir le nom de votre planning, limité à 130 caractères. Description : Champ alphanumérique, saisissable, limité à 255 caractères. 1er jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le premier jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Dans la majorité des cas il s'agit du Dimanche. 2ème jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le deuxième jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Si vos salariés n'ont pas deux jours de repos hebdomadaire, sélectionnez la valeur à vide disponible dans la liste déroulante. Pour faire une recherche du jour de la semaine sans dérouler la liste, vous pouvez saisir la première lettre du jour dans le champ de votre choix, le premier jour de la liste commençant par cette lettre s'affichera. Les jours de repos hebdomadaires saisis dans ces champs seront affichés sur un fond gris dans le planning. Ces champs seront alors non saisissables. Jour : Liste des sept jours de la semaine. Liste non modifiable. Matin et Après midi: Ce planning permet de saisir le temps de travail journalier, par demi-journée, de l'ensemble des salariés de votre entreprise. Il est initialisé par défaut à 3h30 le matin et l'après midi. les valeurs sont saisissables selon un format horaire. Si vous indiquez des valeurs à zéro sur l'ensemble de la journée, ce jour sera considéré comme un jour de repos hebdomadaire supplémentaire. Les valeurs s'afficheront sur un fond jaune. Total : Champ non saisissable. Il totalise l'horaire journalier selon un format horaire. Horaire journalier moyen: Par défaut, ce champ est calculé selon le planning saisi et selon un format Nombre. Il est cependant saisissable manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône . Il est possible d'interroger cette information dans une rubrique grâce à la syntaxe suivante: Salarie.HoraireJournalierMoyen ORGANISMES Liste des organismes Accès : Établissements - Organismes La gestion de la liste des Organismes est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les organismes créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si l'organisme n'est pas utilisé dans une rubrique, un établissement. Fiche Organismes Accès: Etablissements-Organismes DETAIL DES FONCTIONNALITES 63 L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En-tête Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner un régime (Urssaf, Prévoyance, Irc...) Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le régime sélectionné n'est plus modifiable dès lors que l'organisme est affecté et utilisé dans une rubrique, une fiche Salarié... Caisse: Ce champ permet de sélectionner un type de caisse URSSAF, IRC,.... Si la caisse que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des caisses, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche caisse en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom: Ce champ permet de saisir le nom de l'organisme que vous souhaitez créer. Organisme collecteur: Ce champ permet de saisir l'organisme collecteur lorsque celui-ci est différent de l'organisme d'affectation. Cette information sera principalement utile à l'impression de l'état des charges, l'état préparatoire à la DUCS et vous permettra d'effectuer un regroupement par organisme collecteur. Numéro: Il correspond au numéro identifiant communiqué par vos organismes. Déclaration découpée par établissement : Cette option sert à réaliser la DUCS. Elle ne sert que pour la déclaration DUCS URSSAF. Si vous la cochez vous obtiendrez une déclaration DUCS par établissement. Exemple : Vous avez 3 établissements sur Paris. Les 3 reversent leurs cotisations à l'URSSAF de Paris. En cochant cette option chaque établissement établira sa DUCS séparément. Dans le cas contraire, vous obtiendrez une seule déclaration avec un détail par établissement. Type de DUCS : Cette information sert à indiquer à quel type de DUCS appartient l'organisme. Cette information est utilisée ensuite lors de la génération DUCS pour filtrer la liste des organismes. Cette information est obligatoirement à renseigner pour établir une déclaration DUCS. Si vous avez personnalisé les organismes système EBP, le champ type de DUCS ne sera pas initialisé en mise à jour de dossier et vous aurez donc à le renseigner pour établir votre première déclaration. Type d'activité : Ce champ permet de définir le secteur d'activité de l'organisme concerné. Si votre organisme ne figure pas dans la liste de tous les organismes, vérifiez que le type d'activité concerné est bien activé dans les paramètres entreprise. Les Onglets: Comptabilité: L'onglet comptabilité permet de paramétrer les comptes comptables nécessaires au transfert comptable. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. CONTRAT DE PREVOYANCE Liste des contrats de prévoyance Accès : Établissements - Contrats de prévoyance Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 64 La gestion de la liste des contrats de prévoyance est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les contrats de prévoyance crées et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le contrat n'est pas rattaché à une fiche salarié. Contrats de prévoyance Accès : Établissements - Contrats de prévoyance Référence du contrat : Ce champ permet d'indiquer la référence du contrat. Ce champ est à renseigner avec les éléments fournis par votre institution de prévoyance. Désignation commerciale : Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat. C'est un champ de saisie libre. Code délégataire de gestion : Ce champ est à renseigner en complément du code organisme (Ex : Pxxxx). Ce champ est à renseigner uniquement sur instruction spécifique de l'institution de prévoyance, de la mutuelle ou de la société d'assurance qui fournira les valeurs. Code population de rattachement : C'est le code population défini dans le contrat. Les valeurs sont fournies par l'organisme de prévoyance et sont à renseigner seulement sur sa demande. Nature de cotisation : Sélectionner le code nature Organisme : Sélectionnez l'organisme de prévoyance où le contrat de prévoyance a été souscrit. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. DETAIL DES FONCTIONNALITES 65 Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OPÉRATIONS Opérations- Démarrer une tâche Accès : Opérations - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Mise à jour des publications : Permet d'ouvrir l'assistant de mise à jour des publications. Site web Reports on Line : Permet d'ouvrir la page de votre site Reports on Line. Virement de salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des acomptes. Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements. Communication Entreprise-Expert : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements vers un logiciel de comptabilité. PUBLIER SUR REPORTS ON LINE Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Accès : Paramètres &endash; Publier sur Reports On Line - Mise à jour des publications La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de publications sur le site ROL. Cette mise à jour passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web. Cliquer sur le bouton Suivant, pour poursuivre la mise à jour. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 66 2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans ROL. Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont : Sélectionné Case à cocher. Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée). Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité de ne pas les envoyer (dé-sélectionner la case). Libellé Champ non modifiable. Contient le libellé de la fiche publication. Description Champ non modifiable. Contient la description de la fiche publication. Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant. 3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de publications disponible dans votre dossier Lancement de la mise à jour Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur Lancer. La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état). Elle s’effectue en 2 temps : - Génération des documents de publication - Envoi des publications sur le site ROL Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour. Cliquer sur Terminer pour fermer l’assistant. Site Web Accès : Paramètres - Publier sur Reports On Line - Site web Cette fonction permet d’ouvrir votre site web ROL. Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu Paramètres - Publication dans ROL - Compte). Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez : - Au tableau de bord, s’il en existe un. - A la liste des documents dont vous avez l’autorisation. Pour l’administrateur du site, il est possible : - De réaliser/modifier le tableau de bord du site. - De visualiser tous les documents présents sur le site. - De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés. TRANSFERT EN COMPTABILITE Transfert en comptabilité Accès: Opérations- Transfert en comptabilité- Transfert en comptabilité/ Communication Entreprise Expert Le transfert en comptabilité se fait à l'aide d'un assistant au transfert comptable. Page d'accueil DETAIL DES FONCTIONNALITES 67 Cette page vous rappelle le fonctionnement du transfert comptable et vous offre la possibilité de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Choisissez les données à transférer Type de transfert : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de transfert souhaité. Deux possibilités: Openline/ CommExpert. Filtre sur l'établissement Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer le transfert comptable. Filtre sur l'exercice Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, l'exercice sur lequel s'opère le transfert comptable. Filtre sur la période de paye Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, le ou les périodes sur lesquelles s'opère (nt) le transfert comptable. Données à comptabiliser: Les options disponibles permettent de transférer en comptabilité uniquement les salaires, uniquement les règlements ou encore les deux. Cela permet également de sélectionner si le transfert s'opère uniquement sur les bulletins validés, non validés ou encore les deux. Pré visualiser : Ce bouton vous dirige vers l'aperçu de la simulation du transfert comptable préalablement paramétré. A partir de cette fenêtre vous pouvez lancer une impression. Toutes les données nécessaires ont été collectées Un récapitulatif des paramètres saisis, vous permet de contrôler votre transfert. Vous pouvez ensuite lancer le transfert comptable. Un compte rendu vous permet de contrôler si votre transfert s'est déroulé avec succès. Historique des transferts comptables Accès : Opérations- Transfert en comptabilité- Historique des transferts comptables Cette fonctionnalité vous permet de conserver l'historique des derniers transferts exécutés de la paye vers une autre application. La liste précise le numéro du lot, la date et l'heure du transfert, ainsi que la raison sociale de l'établissement. Il est possible, à partir de la liste page, de re-transférer ce même lot par la tâche Retransfert du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. REGLEMENTS Liste des virements Accès : Opérations - Paiements- Virements des salaires Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Les filtres Filtre sur les banques Ce filtre permet de sélectionner la ou les banques pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche. Filtre sur les dates Ce filtre permet de sélectionner la ou les dates pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche. Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. La liste La liste vous permet de recenser l'ensemble des virements créés et enregistrés. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 68 La liste affiche les champs suivants: Référence Virement : Ce champ reprend la référence du virement. Date de virement: Ce champ notifie la date du virement. Montant total du virement: Ce champ totalise le montant global du virement. Code de l'établissement : Ce champ reprend la raison sociale de l'établissement. SIRET: Ce champ reprend le numéro SIRET de l'établissement. Référence SEPA: Ce champ notifie la référence SEPA du virement. Généré en Cfonb: Ce champ est flagué lorsque le fichier a déjà été généré une première fois sous un format Cfonb. Générer un fichier Pour accéder à générer un fichier, il suffit de sélectionner un ou plusieurs virements dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Générer le fichier Cfonb dans la barre des tâches; - sélectionner Générer le fichier Cfonb dans le menu contextuel. Il en est de même pour générer un fichier au format SEPA. Fiche Virement bancaire Accès: Bulletins-Paiements-Virements bancaires Informations bancaires Banque : Ce champ vous permet de sélectionner la banque. RIB/BBAN: Ce champ vous permet de saisir le RIB ou le BBAN de votre banque émettrice. Il est renseigné par défaut selon celui de la fiche banque. Informations virement Numéro national d'émetteur: Initialisé par défaut selon celui de la fiche banque. Il reste tout même modifiable. Date virement: Ce champ vous permet de saisir manuellement ou à l'aide du calendrier accessible par l'icône , la date du virement. Etablissement : Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un établissement. SIRET: Initialisé par défaut selon l'établissement sélectionné, le champ reste saisissable. Référence virement: Saisir une référence limitée à 7 caractères alphanumérique. Options Centralisation par salarié : Cochez cette option si vous souhaitez regrouper les lignes de virement pour un même salarié. Retour à ligne Salaires Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter, une fenêtre Ajouter une ligne de salaire s'ouvre. La zone est remplie automatiquement par la fenêtre Ajouter une ligne de salaire. Voir le bulletin : Ce bouton permet de visualiser le bulletin concerné par le virement, en sélectionnant la ligne de salaire. Rafraîchir les montants : Ce bouton permet de rafraîchir les montants lorsqu'il y eu des modifications sur le bulletin. Code du salarié : Champ non saisissable. Il s'agit du nom et du prénom du salarié. Libellé : Champ saisissable rempli par défaut selon l'intitulé suivant: Salaire+ Période. Montant : Champ non saisissable. Il reprend le net à payer du bulletin de salaire sélectionné. RIB/BBAN : Ce champ permet de saisir le RIB ou le BBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. DETAIL DES FONCTIONNALITES 69 IBAN : Ce champ permet de saisir l'IBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. BIC : Ce champ permet de saisir le BIC du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. Banque : Ce champ permet de saisir la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié. Domiciliation : Ce champ permet de saisir la domiciliation de la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié. Code pays : Ce champ permet de saisir le code pays de la banque du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. Motif économique : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le motif économique de ce virement. Il est obligatoire pour les virements internationaux. Référence : Ce champ permet de saisir la référence du virement. DUCS DUCS - Nouvelle DUCS Pour préparer la déclaration unifiée des cotisations sociales il convient de renseigner les paramètres utiles à la génération à l'aide de la fiche de préparation. Onglet Paramètres Type de DUCS Vous devez sélectionner le type de DUCS que vous souhaitez. Actuellement 2 possibilités : • URSSAF • IRC/IP Etablissement Vous devez sélectionner le ou les établissements à prendre en compte dans la déclaration. Le choix des établissements peut se faire de plusieurs façons : • soit en saisissant directement dans les champs appropriés, • soit en sélectionnant les établissements dans la liste. Lorsque ni la borne de début ni la borne de fin ne sont renseignées cela signifie que ce sont tous les établissements du dossier. Période Vous devez indiquer la période de votre déclaration. La période est une fourchette de mois dans laquelle il faut définir le premier et le dernier mois. Les deux bornes de cette fourchette, ainsi que tous les mois compris entre ces deux bornes sont inclus dans cette période. La date de fin de période doit être supérieure ou égale au premier mois de cette période. Organisme Vous devez sélectionner le ou les organismes à prendre en compte dans votre déclaration. Seuls les organismes correspondant au type de DUCS sélectionné doivent apparaître, si ce n'est pas le cas, vérifiez que sur chaque organisme le champ "Type de ducs" est correctement renseigné. Options Tenir compte de l’organisme collecteur : Cette option est cochée par défaut. Si votre organisme est le collecteur des cotisations d'un autre organisme, cochez cette option. Si vous êtes dans ce cas de figure, sur le champ organisme vous devez sélectionner le collecteur mais aussi les organismes collectés. Exemple : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 70 L'URSSAF collecte les cotisations de Pôle Emploi. l'URSSAF est donc le collecteur de Pôle Emploi. Afin que les cotisations de Pôle Emploi soient intégrées à la déclaration à destination de l'URSSAF il convient donc de cocher cette option. Pour que l'exemple ci-dessus fonctionne, il faut qu'au préalable le champ organisme collecteur soit renseigné sur la fiche organisme de Pôle Emploi. Faire une déclaration Néant : Cette case est à cocher si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période choisie ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. La déclaration sera générée sans aucune cotisation, et aucun paiement. Faire une déclaration papier : Cette option permet de réaliser une impression de votre déclaration à partir des données de paye. Paiement Mode de paiement : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le moyen de paiement utilisé pour payer vos cotisations sociales. Trois choix possibles : • Aucun : l'enregistrement servant au paiement ne sera pas présent dans votre déclaration. • Utiliser le mode de paiement par défaut pour ce ou ces organisme(s) : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. • Télérèglement : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la banque de l'établissement déclarant (Options + Société + Entreprise) Si vous pratiquez le "Télérèglement" vous devez sélectionner Télérèglement sur le champ "Mode de paiement" ce moyen de paiement, à chaque déclaration. Si vos coordonnées bancaires comportent une erreur la déclaration ne pourra pas être générée. Date d'exécution de l'ordre de paiement : Si vous utilisez le mode de règlement prélèvement ou télérèglement, il convient de préciser la date d'exécution de l'ordre de paiement. Référence de paiement : Champ de saisie libre permettant de saisir la référence du paiement. Cette référence permet de rapprocher le paiement à la déclaration. Payer les cotisations de : Ce filtre permet de sélectionner, à l’aide d’une liste déroulante la période sur laquelle porte le paiement. Ce champ n'est à renseigner que dans le cas où le paiement porte sur une période différente de celle de la déclaration. Exemple : Pour une déclaration récapitulative annuelle (DRA) à destination des caisses de retraite il convient le plus souvent de déclarer les cotisations pour l'année entière mais avec un paiement ne portant que sur les cotisations du dernier trimestre. Pour gérer ce cas de figure il convient d'indiquer une période de déclaration allant du 01/01/NN au 31/12/NN et une période de paiement allant du 01/10/NN au 31/12/NN. Chemin de déclaration du fichier EDI Le chemin par défaut est : C:\Users\Public\Documents\DUCS EDI\xxx. Vous avez la possibilité d'indiquer un autre chemin. Les actions de la fiche de préparation Préparer ou Actualiser Une fois que tous les paramètres ont été renseignés, vous avez la possibilité soit : • d'imprimer un état préparatoire • d'accéder à l'éditeur de fichier afin de contrôler et éventuellement de modifier le contenu de votre déclaration. Pour accéder à l'éditeur de fichier, cliquez sur le bouton Préparer ou Actualiser. Placezvous sur l'onglet "Edition". Si vous vous êtes trompé dans les paramètres renseignés, vous pouvez les modifier en revenant dans l'onglet "Paramètres". N'oubliez pas de faire "Actualiser" pour charger votre déclaration avec les nouveaux paramètres saisis. Déclarer le fichier DUCS EDI La fonction "Déclarer le fichier DUCS EDI" permet de convertir le fichier préparé au format tel qu'il est demandé par le cahier des charges par chaque organisme. Vous ne pouvez pas transmettre votre fichier tant que cette étape n'a pas été réalisée. DETAIL DES FONCTIONNALITES 71 Editeur de fichier DUCS Cette partie vous permet de consulter ou modifier votre déclaration. Votre déclaration est composée d'enregistrements. Enregistrement DEB : Déclaration Cet enregistrement décrit et référence la déclaration. Un fichier peut contenir plusieurs déclarations (plusieurs DEB). Exemple : Une déclaration à destination de l'ARRCO et une autre à destinataion de l'AGIRC (mode gestion isolée). Un seul fichier contenant 2 enregistrements DEB. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DEB : Identification de l'émetteur physique : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant ou désigné comme "Concerné par le CRE" ou le SIRET de l'expert comptable. Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société + Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert" est cochée alors l'identification de l'émetteur sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert). Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors l'identification de l'émetteur sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE. Type de bordereau : Sur ce champ est indiqué la périodicité de votre déclaration (mensuelle, trimestrielle, annuelle). Enregistrement FR : Emetteur physique Cet enregistrement décrit l'émetteur de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement FR: Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant. Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société + Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert est cochée" alors l'identification de l'intervenant sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert). Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors l'identification de l'intervenant sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Enregistrement DT : Entreprise / Déclarant Cet enregistrement décrit le déclarant de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DT : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Numéro de référence 2 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend le code APE renseigné sur l'établissement déclarant. Adresse mél de l'intervenant : Cette rubrique reprend l'adresse mail indiquée au niveau du contact de l'établissement déclarant. Enregistrement MR : Organisme destinataire Cet enregistrement décrit l'organisme social destinataire de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 72 Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement MR : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. Enregistrement AE: Tiers rédacteur Cet enregistrement décrit le tiers rédacteur de la déclaration (Expert comptable). Il est facultatif. Il n'est présent que si l'option "Utiliser les données de l'expert pour les déclarations" est cochée dans les Paramètres + Société + Entreprise. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'expert comptable indiqué dans les Préférences + Société + Expert. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Enregistrement FZ: Entité de regroupement Cet enregistrement décrit l'entité de regroupement. Il est facultatif et n'est présent que pour les déclarations à destination des URSSAF et si l'option "Etablissement en versement lieu unique (VLU)" est cochée dans les Paramètres + Société + Entreprise. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement défini comme étant celui responsable du paiement groupé dans les Préférences + Société + Entreprise. Enregistrement GEN : Généralités Cet enregistrement décrit les généralités telles que le total des cotisations, l'effectif global URSSAF. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement GEN : Effectif global de l'éntreprise au 31/12 : Cette rubrique n'est à produire que pour une DUCS de type URSSAF et seulement si la déclaration est un TR (Tableau récapitulatif annuel) Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer (régularisation et acompte inclus) (+ transport et taxe additionnelle en URSSAF). Montant 2 : Cette rubrique permet d'indiquer un acompte ou un crédit à déduire. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip. Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 2, vous devez absolument modifier manuellement la rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2. Montant 3 : Cette rubrique permet d'indiquer une régularisation ou un débit à ajouter. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip. Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 3, vous devez absolument modifier manuellement la rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2. Nombre de lignes total : Cette rubrique indique le nombre de lignes de cotisations pour l'ensemble de la déclaration Enregistrement EN ou WP : Unité déclarée Cet enregistrement décrit l'unité déclarée. Cet enregistrement est obligatoire. Une déclaration peut contenir plusieurs unités déclarées. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement EN : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement de l'unité déclarée. Dans une DUCS de type URSSAF il y a une unité déclarée par établissement. Dans une DUCS de type IRC/IP les unités représentent un contrat ou un centre payeur. Numéro de référence 1 : Pour une DUCS de type URSSAF c'est le n° de compte cotisant. DETAIL DES FONCTIONNALITES 73 Le numéro de compte cotisant se renseigne sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes. Pour une DUCS de type IRC/IP c'est le numéro de contrat indiqué sur la fiche de l'organisme destinataire. Votre organisme de retraite peut vous demander de gérer les unités déclarées par centre payeur, dans ce cas, il convient de renseigner sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes le n° de centre payeur. Numéro de référence 2 : Cette rubrique indique le code APE de l'établissement déclaré. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et uniquement pour une déclaration TR (Tableau récapitulatif annuel). Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer de l'unité déclarée (régularisation et acompte). Montant 2 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte plusieurs taux de transport. Montant 3 : Cette rubrique indique le montant des régularisations de l'unité déclarée. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Montant 4 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements taxes additionnelles transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte plusieurs taux de taxes additionnelles transport. Quantité 1 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés rémunérés au cours de la période de référence de la déclaration. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Quantité 2 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés inscrits dans l'établissement au dernier jour de la période de référence de la déclaration, y compris les salariés absents pour maladie ou congés (à l'exception des apprentis). Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Enregistrement COT : Ligne de cotisation Cet enregistrement décrit la ligne de cotisation. Cet enregistrement est facultatif (non présent dans le cas d'une DUCS néant). Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement COT : Qualifiant ligne cotisation : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code risque indiqué sur la fiche code DUCS. Pour une DUCS de type URSSAF cette rubrique est renseignée avec une valeur fixe non paramétrable. Type de cotisation : Cette rubrique reprend le code déclaré indiqué sur la fiche code DUCS. Instruction codée : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code condition spéciale indiqué sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF. Pourcentage de cotisation : Pour une ducs de type URSSAF cette rubrique n'indique que les taux de cotisations de transport, de taxe additionnelle de transport et d'accident de travail. Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique indique le taux de cotisation. Si la rubrique est de type forfait cette rubrique n'est pas renseignée. Montant monétaire 1 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 1 représente la base déplafonnée. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 1 représente le montant calculé de la cotisation. Montant monétaire 2 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 2 représente la base plafonnée ou la réduction de cotisation. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 2 représente l'assiette ou la valeur unitaire du forfait. Quantité associée 1 : Cette rubrique indique l'effectif concerné par cette ligne. Quantité associée 2 : Pour une ducs de type URSSAF la quantité 2 est utilisée uniquement pour la loi TEPA et représente le nombre d'heures supplémentaires pour les codes 04 et 05. Pour une ducs de type IRC/IP la quantité 2 représente le nombre de forfaits. Numéro référence 1 : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code groupe cotisant indiqué sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 74 Numéro référence 2 : Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire de la cotisation et non de la déclaration. Exemple : Vous transmettez vos déclarations au groupe Malakoff (G022). sur la rubrique référence 1de l'enregistrement MR sera indiqué G022. Par contre sur l'enregistrement COT devra être indiqué le code organisme destinataire de la cotisation, à savoir 0012 si c'est une cotisation à destination de la prévoyance, A202 si c'est une cotisation à destination de l'ARRCO...... Enregistrement TRS : Versement transport Cet enregistrement décrit le versement transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée comporte des taux transport multiples. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TRS : Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié (Onglet Déclarations). Enregistrement TAT : Taxe additionnelle transport Cet enregistrement décrit le versement de la taxe additionnelle transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée comporte des taux de taxe transport multiples. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TAT : Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié (Onglet Déclarations). Enregistrement PAI : Paiement Cet enregistrement décrit le paiement. Cet enregistrement est facultatif. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement PAI : Montant réglé : Cette rubrique indique le montant qui va être versé à l'organisme destinataire de la déclaration. Date associée au paiement : La date qui est produite sur cette rubrique est celle indiquée dans l'assistant de préparation à la DUCS. Editeur de déclaration Ajouter un enregistrement : L'ajout se fait par le menu contextuel (clic droit). Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Ajouter" c'est que l'enregistrement ne peut pas être ajouté. Plusieurs raisons : - L'enregistrement ne peut pas être ajouté à l'emplacement sélectionné, - L'enregistrement est déjà présent et ne peut pas l'être une seconde fois. Supprimer : La suppression se fait par le menu contextuel (clic droit). Elle permet de supprimer un enregistrement de la déclaration. Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Supprimer" c'est que l'enregistrement est obligatoire et donc non supprimable. Il n'est pas possible de supprimer une rubrique (partie droite de l'écran). Déclarer le fichier DUCS EDI : Une fois votre fichier vérifié et/ou corrigé, vous devez le déclarer afin qu'il soit au format autorisé par la norme. Pour cela, cliquez sur le bouton "Déclarer" et suivez les étapes. Les erreurs En bas de l'écran vous disposez d'un récapitulatif des erreurs du fichier. Pour corriger une ligne vous pouvez directement saisir dans la colonne "valeur". Certaines rubriques proposent des listes de choix. A vous de sélectionner la valeur attendue. Pensez à enregistrer vos modifications à l'aide du bouton "Enregistrer" située en haut à gauche de l’écran ou par le menu Fichier + Enregistrer. DETAIL DES FONCTIONNALITES 75 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES DE PAYE Paramètres de paye - Démarrer une tâche Accès : Paramètres de paye - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Ajouter une publication Reports On Line Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des publications. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche publication. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 76 Ajouter un compte Reports On Line Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des comptes du ROL. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche compte du ROL. Variables : permet d'accéder à la liste des variables à saisir et des variables formule. Rubriques : permet d'accéder à la liste des rubriques de brut, des rubriques de cotisation, des rubriques de net, des rubriques de commentaire, des rubriques intermédiaire. Constantes : permet d'accéder à la liste des taux et des plafonds et smic. Tables de calcul : permet d'accéder à la liste des tables de calcul. CONSTANTES Liste des constantes Accès: Paramètres de paye- Constantes La gestion de la liste des constantes est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les constantes créées et enregistrées selon trois onglets: Taux: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type taux Valeurs: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type valeur. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des constantes. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si la constante n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. Fiche Constantes Accès: Paramètres de paye- Constantes L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est un taux ou une valeur. La sélection détermine la présentation de l'onglet Valeurs. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la constante. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des constantes. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la constante que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets DETAIL DES FONCTIONNALITES 77 Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. S'il s'agit d'une valeur : Valeur: Ce champ vous permet de saisir la valeur de la constante, manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône . Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique en saisissant le code de cette constante. S'il s'agit d'un taux: Taux salarial: Saisissez un taux salarial sous un format de type pourcentage. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Taux patronal: Saisissez un taux patronal sous un format de type pourcentage. Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique par la syntaxe suivante: Code de la constante.tauxsal ou Code de la constante.tauxpat Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. VARIABLES Fiche Variables Accès : Paramètres de paye-Variables L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est de type "à saisir" ou de type "formule". Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la variable. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des variables. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la variable que vous souhaitez ajouter. Report mensuel: Cette option n'apparaît que pour les variables de type "A saisir". Cochez cette option si vous souhaitez que la valeur saisie sur un mois soit reportée les mois suivants. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette variable dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Formule Cet onglet vous permet de saisir la formule nécessaire au calcul de la variable. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 78 Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Cet onglet est disponible uniquement si la variable est de type "formule". Vous ne pouvez pas faire appel à des rubriques dans les variables. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des variables Accès: Paramètres de paye- Variables La gestion de la liste des variables est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les variables créées et enregistrées selon trois onglets: Variables à saisir : Cet onglet affiche uniquement les variables de type A saisir. Variables calculées : Cet onglet affiche uniquement les variables de type Formule. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des variables. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si la variable n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. RUBRIQUES Liste des rubriques Accès: Paramètres de paye-Rubriques La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les rubriques créées et enregistrées, triées par type de rubrique. Les onglets suivants sont donc disponibles: Rubrique de brut, Rubrique de cotisation, Rubrique de net, Rubrique de commentaire, Rubrique intermédiaire. L'onglet Tous recense l'ensemble des rubriques. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si le rubrique n'est pas utilisée dans un profil ou un bulletin. Rubrique de brut Accès: Paramètres de paye- Rubrique- Rubriques de brut L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 79 Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue. Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls. Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Cette information est nécessaire au transfert comptable Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Absences: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un type d'absences. Cette liaison permet d'afficher sur le bulletin, la période d'absence, dès lors qu'une absence de ce type est saisie. Si le type d'absences que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des absences, vous avez la possibilité de créer un nouveau type d'absences en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dates à préciser sur le bulletin: Cette option vous permet de préciser sur le bulletin la période à laquelle correspond cette rubrique afin de le préciser sur vos déclarations. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de cotisation Accès: Paramètres de paye- Rubriques- Rubriques de cotisation L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 80 Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner le régime correspondant à la rubrique. Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes, vous avez la possibilité de créer un nouveau régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Organisme : Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme correspondant à la rubrique. Une pré-sélection des organismes est établie sur l'onglet "Courants" selon le régime sélectionné sur le champ précédent. Si l'organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ne pas prendre en compte le taux: Cette option permet de ne pas afficher le détail sur l'état des charges, d'un éventuel changement de taux en cours d'année. Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Contrat : Ce champ permet de lier un contrat de prévoyance pour les rubriques de cotisations de prévoyance, afin de faciliter la déclaration N4DS. Si le Contrat de prévoyance que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des contrats, vous avez la possibilité de créer un nouveau contrat en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type d'activité : Ce champ permet de classer les rubriques par secteur d'activité. Les rubriques visibles dans les listes pages dépendent du ou des types d'activité définis dans les options entreprise. Codes DUCS : Ce champ permet de rattacher le ou les codes DUCS correspondant au type de la rubrique. Sans cela, la déclaration unique des cotisations sociales (DUCS) ne pourra pas fonctionner correctement. Pour rattacher votre code DUCS, cliquez sur l'icône .... Une fenêtre "Codes DUCS associés" s'ouvre. Utilisez le bouton "Ajouter" puis saisissez ou sélectionnez le code DUCS souhaité. Recommencez l'opération autant de fois que vous avez de codes DUCS à paramétrer. Option utiliser les formules par défaut : Cette option signifie que les formules utilisées pour évaluer la rubrique seront celles indiquées sur la fiche code DUCS. Toutefois si les formules ne vous conviennent pas vous avez la possibilité de décocher cette option. A partir de là, le bouton "Formules" deviendra actif et vous pourrez modifier les formules sans avoir à créer une nouvelle fiche code DUCS. Les formules évaluées deviendront celles définies sur la rubrique et non plus celles de la fiche code DUCS. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique DETAIL DES FONCTIONNALITES 81 Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de net Accès: Paramètres de paye-Rubriques-Rubrique de net L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue. Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls. Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Cette information est nécessaire au transfert comptable. Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique intermédiaire Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique intermédiaire Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 82 L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... ,de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de commentaire Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique de commentaire L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 83 Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ..., de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Afficher dans la colonne: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la colonne dans laquelle vous souhaitez voir s'afficher l'information. Les colonnes disponibles sont Nombre ou Base/Taux salarial/Taux patronal/Gain salarial/Retenue salariale/ Montant patronal. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. TABLES DE CALCUL Fiche Table de calcul Accès: Paramètres de paye-Tables de calcul L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite utilisable dans une fonction ou une rubrique par exemple, grâce à la syntaxe suivante Code de la table de calcul [], en prenant soin de préciser entre crochets les éléments nécessaires au calcul. Le salaire d'un apprenti est défini selon un pourcentage du SMIC d'après son âge et son année de scolarité. Une table de calcul à double entrée permet de stocker les valeurs de ces pourcentages. Ainsi, la table de calcul peut être utilisée dans la rubrique du salaire mensuel de l'apprenti. Le calcul s'effectuera automatiquement grâce à la table de calcul, pour laquelle l'âge et l'année de scolarité ont été renseignés. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la table de calcul que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette table de calcul dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 84 Dimension Les dimensions permettent de renseigner les intervalles ou les valeurs pour lesquelles il existe une donnée correspondante. Il est possible d'avoir une ou deux dimensions. Leur paramétrage est identique. Libellé: Saisissez la description de votre dimension Type: Sélectionnez parmi une liste de valeurs système le type d'intervalle que vous souhaitez : Index: A une valeur correspond une autre valeur. Intervalle: A un intervalle correspond une valeur. Intervalle progressif: les valeurs de chaque intervalle se cumulent. Pour ajouter une ligne dans la grille, cliquer sur le bouton Ajouter au dessus de la grille. Libellé: Saisissez le libellé des lignes de votre table de calcul. Valeur: Champ disponible uniquement pour le type Index. Saisissez une valeur ou taux. Intervalle de début: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif. Saisissez la borne de début de l'intervalle. La valeur sera incluse dans l'intervalle. Sur le premier intervalle, vous pouvez choisir le symbole moins l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de début. Intervalle de fin: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif. Saisissez la borne de fin de l'intervalle. La valeur sera exclue de l'intervalle. Sur le dernier intervalle, vous pouvez choisir le symbole plus l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de fin. Table de calcul Une fois les dimensions paramétrées, saisissez directement dans la table de calcul, les données correspondantes aux différents intervalles ou valeurs. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des tables de calcul Accès : Paramètres de paye - Table de calcul La gestion de la liste des tables de calcul est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les tables de calcul créées et enregistrées. Les suppressions restent possibles si le table de calcul n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. NATURES DE RUBRIQUE Liste des natures de rubriques Accès : Paramètres - Divers - Natures de rubriques La gestion de la liste des natures des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les natures de rubriques créées et sauvegardées pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si la nature n'est pas rattachée à une rubrique. Fiche Nature de rubrique Accès : Paramètres de paye- Nature de rubrique L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. DETAIL DES FONCTIONNALITES 85 Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d'après les sous natures ainsi qu'un cumul global généré d'après la nature de rubrique. Vous retrouvez ces cumuls dans la liste page des cumuls avec les syntaxes suivantes: SCAT_Nom de la sous nature pour les cumuls alimentés et CAT_Code de la nature de rubrique pour les cumuls calculés. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la nature de rubrique que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature de rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les Onglets Paramètres Sous natures Code: Saisissez un code limité à 32 caractère de type alphanumérique. Les espaces ne sont pas autorisés. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la sous nature que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette sous nature dans les listes déroulantes en vue standard. Méthodes d'alimentations La ou les méthode(s) d'alimentation choisies seront communes à tous les cumuls correspondant aux sous natures. Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui alimentera le cumul. Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la méthode d'alimentation de la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul. Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/ une formule. Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible. Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. FONCTIONS Liste des fonctions Accès : Paramètres de paye - Fonctions La gestion de la liste des fonctions est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les fonctions créées et enregistrées. Les suppressions restent possibles si la fonction n'est pas utilisée dans une rubrique. Fiche Fonctions Accès : Paramètres de paye-Fonctions L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 86 Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type de retour: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, le format sous lequel la fonction renvoie l'information. Trois types de retour sont disponibles: Numérique/Date/Booléen. Portée: Ce champ permet de définir si la fonction fait appel uniquement à des variables ou bien également à des champs du bulletin. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la fonction que vous souhaitez ajouter. Déclaration: Champ non saisissable. Il précise la syntaxe à utiliser pour interroger cette fonction dans une rubrique par exemple. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette fonction dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Formule Cet onglet permet de saisir une formule, à l'aide de variables, de tables de calcul ou encore d'une autre fonction, etc... Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Paramètres Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à cette fonction. Dans la fonction CP_REGLE_MAINTIEN, suivant la rubrique dans laquelle elle est interrogée, la fonction fait appel aux CP Pris en N ou en N-1. Pour cela, on crée un paramètre CONGES, qui sera remplacé dans la rubrique par CP.Pris N ou CP.PrisN1 selon la rubrique appropriée. Nom: Saisissez un nom de paramètre limité à 32 caractères de type alphanumérique. Type : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type du paramètre. Les types disponibles sont: Numérique/Date/Booléen/Rubrique de brut/Rubrique de net/Rubrique de cotisation/ Valeurs cumulables. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du paramètre que vous souhaitez ajouter. L'ordre dans lequel sont saisis les paramètres devra être conservé lorsqu'ils seront remplacés par les valeurs correspondantes dans une rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. CUMULS Fiche Cumuls Accès : Paramètres de paye-Cumuls L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. DETAIL DES FONCTIONNALITES 87 Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type Formule: Cette option permet d'alimenter un cumul par une formule de son choix. Une fois l'option cochée, l'onglet Formule apparaît. Cumul de taux : Cette option permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux , l'arrondi se fasse à 3 décimales et non à 2 (standard logiciel) Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des cumuls. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du cumul que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce cumul dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Méthode d'alimentation par défaut Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule n'est pas cochée. Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet. Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui alimentera ce cumul. Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul. Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/ une formule. Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible. Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul. Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Alimenté par défaut : Si vous cochez cette option, toutes les rubriques crées selon le type défini dans la colonne "Alimenté par", alimenteront ce cumul. Le cumul sera donc visible par défaut dans l'onglet Cumuls des rubriques en question. Afficher comme propriété : Cocher cette option vous permet d'afficher une propriété qui sera visible dans toutes les rubriques du type défini dans la colonne "Alimenté par", dans la partie Propriétés de l'onglet Paramétrage. Libellé de propriété: Champ saisissable limité à 255 caractères de type alphanumérique, uniquement si l'option "Afficher comme propriété" est cochée. Formule Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule est cochée. Saisissez la formule de votre choix grâce à l'aide à la saisie qui alimentera le cumul crée, indifféremment du type de la rubrique. Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des cumuls Accès: Paramètres de paye- Cumuls La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les cumuls crées et enregistrés selon trois onglets: Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 88 Cumuls alimentés: Cet onglet affiche uniquement les cumuls paramétrés avec une méthode d'alimentation ou bien issus des sous natures de rubrique, ou encore de la création d'un régime. Cumuls calculés: Cet onglet affiche les cumuls de type Formule ou bien issus des natures de rubriques, ou encore de la création d'un régime. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des cumuls. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les cumuls créés à partir d'un régime ou d'une nature de rubrique ne peuvent pas être supprimés à partir de la liste des cumuls. Ces cumuls ne peuvent supprimés qu'à partir de la fiche Nature de rubrique ou bien la fiche Régime. Les suppressions restent possibles si le cumul n'est pas utilisée dans une rubrique. Fiche d'une grille de cumuls Accès : Paramètres de paye - Cumuls - Grilles de cumuls En tête Code: Saisissez un code de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du de la grille des cumuls que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette grille dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Cumuls Cet onglet vous permet de définir les cumuls qui vont composés votre grille. Pour ajouter un cumul, deux possibilités : • Le bouton Ajouter, • Menu contextuel + Ajouter (clic droit) Pour insérer un cumul parmi d'autres cumuls, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre cumul puis cliquer sur Insérer. Pour supprimer un cumul, cliquez sur le bouton Supprimer. Vous pouvez changer la position d'un cumul à l'aide des boutons Monter et Descendre. Tranches Cet onglet vous permet de définir les tranches qui vont composés votre grille. Pour ajouter une tranche, 2 possibilités : • Le bouton Ajouter, • Menu contextuel + Ajouter (clic droit) Pour insérer une tranche parmi d'autres tranches, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre tranche puis cliquer sur Insérer. Pour supprimer une tranche, cliquez sur le bouton Supprimer. Vous pouvez changer la position d'une tranche à l'aide des boutons Monter et Descendre. Notes La gestion d'une "Notes" est commune à toutes les fiches. DETAIL DES FONCTIONNALITES 89 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 90 • Informations société : permet d'accéder aux options du dossier telles que les coordonnées, les préférences graphiques utilisateurs, les préférences utilisateurs, les préférences comptables et de transfert, la police, et la synchronisation... • Services : permet d'accéder à la liste des services. • Natures d'emploi : permet d'accéder à la liste des natures d'emploi. • Régimes de cotisation : permet d'accéder à la liste des régimes. Fiche Banques Accès : Paramètres - Banques La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches. Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques. Créer une fiche Banque est une opération est indispensable pour exécuter les transferts de règlements vers l'application Comptabilité Open Line. Une banque s'identifie par les éléments suivants : Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques. Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque. Ce nom est limité à 40 caractères alphanumériques. Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, - si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut, - si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie, - si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône. Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. DETAIL DES FONCTIONNALITES 91 Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraîne pas la création d’une nouvelle fiche Code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Pays Champ saisissable. Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : Le compte de banque Le journal de banque Onglet Coordonnées bancaires Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte et de définir les éléments nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 92 Les RIB/BBAN, IBAN et BIC sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le R.I.B. transmis par votre établissement bancaire. RIB / BBAN Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN IBAN Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN BIC Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le RIB/BBAN et l'IBAN ETEBAC o Numéro national d'emetteur (NNE) Numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des virements informatiques au format CFONB. Champ saisissable de 6 caractères numériques. Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier ETEBAC. o Formater le ficher ETEBAC (retour à la ligne) Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC avec des retours à la ligne. Pour savoir si vous devez ou non sélectionner cette case, vous devez contacter votre banque. SEPA o Identifiant de créancier SEPA (ICS) Champ saisissable de 35 caractères numériques maximum (minimum 8). Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier SEPA. o Formater le ficher SEPA (retour à la ligne) Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier SEPA avec des retours à la ligne. Onglet Notes La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches. PCG - Plan Comptable Général Accès : Paramètres - PCG (Plan comptable général) Le PCG vous donne la liste intégrale des comptes définie par la réglementation. Vous pouvez modifier les vues. Aucune action (ajout, modification, suppression) n'est directement possible dans cette liste. PUBLICATION REPORTS ON LINE Publications Accès : Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publications La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches. Les publications sont utilisées pour la gestion du site ROL. La fiche publication peut être créée directement depuis : - le menu "Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publication" + ajouter - la publication d’une liste, impression (bouton ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".) Présentation de la fiche DETAIL DES FONCTIONNALITES 93 La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets. Entête Libellé* Champ alphanumérique de 80 caractères maximum. La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document. Description Champ alphanumérique de 200 caractères maximum. Onglets Documents Icône Permet de sélectionner une image pour la publication. Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options. Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre publication ou par le bouton "Importer", aller chercher une icône d'autre provenance Personnaliser. Cette icône est indépendante du logo du dossier. Nom de la publication dans Reports On Line Champ alphanumérique de 40 caractères maximum. La donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête. Il reste modifiable. Date de dernière publication Champ date non modifiable. Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication. Date de prochaine publication Champ date non modifiable. Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité). Inactif Case à cocher. Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier. La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour. Modifié depuis le dernier envoi Case à cocher, non saisissable. Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée. Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit sélectionnée par défaut. Liste de documents Cette liste contient tous les documents associés à la publication. Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description. Il est possible de : - supprimer un document, - modifier la vue de la liste, - changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre). Comptes Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication. La gestion de cette liste est commune à toutes les listes. Le bouton "Voir la fiche compte" permet d'ouvrir la fiche du compte. Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera envoyée. Les informations disponibles sont : Login(email) compte utilisateur Reports On Line Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 94 Prénom Non modifiable. Prénom du compte. Nom Non modifiable. Nom du compte. Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une multisélection dans la liste déroulante des comptes. Périodicité Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site. La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action "Envoyer" est sélectionnée. Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, &ldots;) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois &ldots;). Prochaines dates Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates). En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines&ldots; Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché : "Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous devrez mettre à jour le planificateur de tâche Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste choisi." Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis par vous. Il est accessible en cliquant sur Démarrer/Tous les programmes/Accessoires/Outils système/Tâches planifiées. Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant sur le bouton "Envoyer". Actions de la liste publication Envoyer Permet de forcer l’envoi sur le site ROL des publications sélectionnées et actives. Mettre à jour le planificateur de tâche Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (ROL) pour les publications avec une périodicité. Un message vous demande confirmation de mise à jour : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications seront envoyées automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste.". Supprimer la tâche du planificateur Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée. Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées automatiquement à partir de ce poste." Comptes Accès : Paramètres - Publication Reports On Line &endash; Comptes La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches. Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line. La fiche compte contient : Login (e-mail)* Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail. Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur. Administrateur Case à cocher. Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur. Un seul compte peut-être administrateur. DETAIL DES FONCTIONNALITES 95 Nom Champ saisissable. Prénom Champs saisissable. Mot de passe* Obligatoire. Confirmation* Identique au mot de passe Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte. Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier. Actions A partir de la liste des comptes, il est possible de : - Récupérer les comptes du site - Mettre à jour l'identification CHAMPS SALARIES Services Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Services Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du service que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Service dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Lien de parenté Accès : Paramètres - Liste des champs salariés Les liens de parenté pourront être sélectionnés dans les fiches salariés. La fiche lien de parenté s'identifie par les éléments suivants : Code Le code est à saisir manuellement. Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Il est interdit de créer deux fiches lien de parenté avec le même code. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système. Description Saisissez le libellé du lien de parenté (caractères alphanumériques). Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 96 Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce lien de parenté dans les vues standard, listes déroulantes.... Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Motif d’entrée Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs d’entrée Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif d’entrée dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Situation administrative Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Situation administrative Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code population que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette situation administrative dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Statut catégoriel Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Statut catégoriel Les statuts catégoriels pourront être sélectionnés dans les fiches salariés et les profils. La fiche statut catégoriel s'identifie par les éléments suivants : Code Le code est à saisir manuellement. Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 97 Il est interdit de créer deux fiches statut catégoriel avec le même code. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système. Description Saisissez le libellé du statut catégoriel (caractères alphanumériques). Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce statut catégoriel dans les vues standard, listes déroulantes.... Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Convention Collective (IDCC) Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Conventions collectives (IDCC) Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système : Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code IDCC que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Code IDCC dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Nature d’emploi Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Nature d’emploi Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature d'emploi dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 98 Motif de sortie Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs de sorties Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif de sortie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Type de contrat Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Contrats de travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Type de contrat de travail dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Spécificité du contrat de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Spécificité du contrat de travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : DETAIL DES FONCTIONNALITES 99 Champ saisissable pour indiquer le libellé de la spécificité du contrat que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette spécificité du contrat de travail dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Caractéristique de l’activité Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Caractéristique de l’activité Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système : Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la caractéristique de l’activité du contrat que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caractéristique dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Statut catégoriel CCN Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Statut catégoriel CCN Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du statut catégoriel CCN que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Intitulé du contrat de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Intitulé du contrat de travail Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 100 Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer l’intitulé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet intitulé dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Code emploi PCS-ESE Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Code emploi PCS-ESE Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Catégorie : Saisissez une catégorie. Sous-catégorie : Saisissez une sous-catégorie Description : Champ saisissable pour indiquer l’intitulé de la catégorie socioprofessionnelle que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce code dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Code risque Accès : Paramètres- Divers - Code risque Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code risque que vous souhaitez ajouter. DETAIL DES FONCTIONNALITES 101 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime obligatoire Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime obligatoire Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du Régime que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes populations Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Codes populations Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du codes populations que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Assujettissement à l'AGS Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'AGS Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 102 Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Assujettissements à l'assurance chômage Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'assurance chômage Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Exonération à l'assurance chômage Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération à l'assurance chômage Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Exonération URSSAF Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération URSSAF DETAIL DES FONCTIONNALITES 103 Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime risque maladie Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime risque maladie Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime risque maladie que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime Accident de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime accident du travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime accident du travail que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 104 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime vieillesse Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime vieillesse Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime vieillesse que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Titre de séjour Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Titre de séjour Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du titre de séjour que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce titre de séjour dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Catégories Professionnelles spécifiques Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Catégories professionnelles spécifiques Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. DETAIL DES FONCTIONNALITES 105 Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Salarié travaillant pour une entreprise étrangère Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Salarié travaillant pour entreprise étrangère Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer un libellé. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Evènement Prévoyance/Assurance Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Evènements prévoyances/assurance Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de l'événement que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet événement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Types d'ayants droits Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Types d'ayants droits Code : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 106 Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'ayants droits que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'ayants droits dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles des personnes morales. La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour les fiches (salariés, établissements). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au Code postal. Le département Sélectionnez le département associé au Code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les actions des codes postaux DETAIL DES FONCTIONNALITES 107 A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux". Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux. Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Thèmes Accès : Paramètres- Divers -Thème Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiqué le libellé du thème que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce thème dans les listes déroulantes en vue standard. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 108 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régimes Accès: Paramètres- Divers- Régimes L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de votre régime. Exemple:Irc, Pôle emploi, Cnfb... Le type URSSAF/MSA doit être unique. Code: Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Tranches Cet onglet vous permet de définir les tranches et les méthodes de calcul, rattachées à ce régime. Pour ajouter une tranche, cliquer sur le bouton disponible dans la barre de menu sur le dessus de l'onglet Tranches. Code: Saisir un code, limité à 32 caractères de type alphanumérique. Formule plancher : Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple, en dessous de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur. Formule plafond: Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple, au dessus de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur. Formule du montant de la cotisation: Ce champ vous permet d'indiquer la formule de calcul du montant de la cotisation à l'aide d'une fonction par exemple. Celle-ci sera bornée par les valeurs plancher et plafond précisées précédemment. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Fiches Caisses de cotisations Accès: Paramètres- Divers - Caisses de cotisations En tête Code : Saisissez un code. Ce code doit être unique et ne pourra être modifié après enregistrement. Type de régime : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de régime. Description: Ce champ vous permet de saisir la description de la caisse. SIRET: Ce champ permet de saisir le numéro SIRET de la caisse. DETAIL DES FONCTIONNALITES 109 Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caisse dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Adresse : L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées de l'organisme. Contact: L'onglet Contact permet de visualiser les coordonnées d'un contact établi au sein de l'organisme. Coordonnées bancaires: L'onglet Coordonnées bancaires permet de renseigner les coordonnées bancaires de l'organisme. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. DUCS : Codes DUCS Les codes DUCS EBP ne sont pas modifiables. Si vous devez en modifier-un, dupliquez un code déjà existant. Identifiant : Champ de saisie libre. L'identifiant doit être unique. Par défaut EBP a choisi de mettre un identifiant commençant par un U pour les codes URSSAF, par IRC pour les codes de retraite et IP pour les codes de prévoyance. Type de DUCS : Ce champ permet d'indiquer si le code concerne une déclaration à destination de l'URSSAF ou des Caisses de Retraite et Prévoyance. Format : • Si votre code DUCS est destiné à l'URSSAF, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les suivants : Format A - Format B - Format C - Format D - Format E - Format F - Format K - Format R - Format Y - Format Z - Format E Positif - Format F Négatif. Pour connaître la format à utiliser, référez-vous à la liste des codes DUCS fournie par l'ACOSS. Les formats "E positif" et "F négatif" sont propres à EBP. Ils permettent de traiter le cas spécifique de la réduction Fillon. A savoir lorsque le montant de la réduction Fillon est négatif il faut déclarer le code 671 et lorsque le montant est positif il faut déclarer le code 801. Dans tous les cas ces 2 codes ne doivent pas être utilisés en même temps. • Si votre code DUCS est destiné aux organismes de retraite et prévoyance, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les suivants : Cotisation IRC en % - Cotisation IRC au forfait - Cotisation IRC en % salaire fictif. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont de type forfaitaire alors choisissez le format Cotisation IRC au forfait. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation alors choisissez le format Cotisation IRC en %. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation et une assiette fictive (cas des salariés temps partiel qui cotisent sur un temps plein) alors choisissez le format Cotisation IRC en % salaire fictif. Code déclaré : Indiquez sur ce champ le type de cotisation. Pour les codes à destination de l'URSSAF ce code correspond au code type personnel fourni par l'ACOSS. Pour les codes à destination des caisses de retraite et prévoyance ce code correspond à la table "ligne_irc_assiette" Régime DUCS : Si le code DUCS est spécifique au régime Alsace /Moselle, sélectionnez Alsace/Moselle. Si le code DUCS est spécifique au régime général (donc autre que Alsace/Moselle), sélectionnez Général. Si le code DUCS n'est pas spécifique à un régime, sélectionnez Tous. Le régime DUCS n'est valable que pour les codes DUCS de type URSSAF. Description : Champ de saisie libre. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 110 Options : Actuellement, seuls les codes 900 et 901 (URSSAF) ont besoin d'avoir une option. Si le code DUCS sert à déclarer le transport, sélectionnez Participe aux taux transports. Si le code DUCS sert à déclarer la taxe additionnelle de transport, sélectionnez Participe aux taxes additionnelles sur les transports. Mode étendu : Par défaut ne sont visibles que les éléments les plus couramment utilisés. Toutefois Tableau Le nombre de lignes et de colonnes affiché dans le tableau dépend du type et du format sélectionnés. Exemple : Si vous choisissez un format A vous aurez 3 lignes A, D, P. Si vous sélectionnez un format E vous aurez seulement 2 lignes D et P. Si vous sélectionnez un format Cotisation IRC en %vous aurez seulement 1 ligne SCS. Type de DUCS URSSAF Conditions spéciales : Les conditions spéciales dépendent du format sélectionné. Certains formats proposent les conditions A,D et P d'autres seulement D et P.... Taux : Dans la colonne Taux indiquez les constantes utilisées pour calculer ce code DUCS. Base déplafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base déplafonnée. Par défaut, en général la base déplafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale" Il est important de faire appel aux constantes, elles permettent de détecter les dates d'applications dans le fichier EDI. Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression. Base plafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base plafonnée. Par défaut, en général la base plafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale" Certains montants comme celui de la réduction Fillon, par exemple, doivent être négatifs à l'impression et déclarés en positif en EDI. Cette option permet de gérer cette particularité. Type de DUCS IRC/IP Conditions spéciales : Par défaut, seule la condition spéciale SCS est visible. Pour voir les autres conditions possibles, cochez l'option "Mode étendu". Les conditions spéciales correspondent à la table "AGIRC & ARRCO des conditions spéciales de Cotisations". il n'est pas possible d'ajouter de nouvelles valeurs à la liste proposée. Code risque : Les codes risques correspondent à la table "Codes risques". Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression. Code groupe cotisant : Les codes groupes cotisants correspondent à la table "Catégories de population CPN Agirc Arrco" SOCIETE Entreprise Accès : Paramètres- Société-Entreprise SIREN : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIREN de votre entreprise. Il est limité à 9 caractères numériques. Nombre de fractions pour la norme 4DS : La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner votre fichier N4DS vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les préférences de votre dossier le numéro de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de fraction que vous possédez. Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant. DETAIL DES FONCTIONNALITES 111 Utiliser les données de l'expert pour les déclarations : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Tiers rédacteur, complété avec les informations de l'expert comptable. Déclaration DUCS déclarée en EDI : Cette option est cochée par défaut et ne sert qu'à la déclaration DUCS EDI annuelle (TR) à destination de l'URSSAF. Elle sert à indiquer si vous effectuez vos déclarations DUCS mensuelles et trimestrielles en EDI. Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Emetteur, complété avec les informations de l'établissement destinataire du CRE. Etablissement destinataire du CRE : Ce champ ne peut être renseigné que si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée. Il permet la sélection de l'établissement émetteur de la déclaration et donc destinataire du compte rendu d'exploitation. Etablissement en versement lieu unique (VLU) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Entité de regroupement. Cette option ne doit être cochée que si vous pratiquez le paiement groupé (Versement en lieu unique) pour vos déclarations EDI à destination de l'URSSAF. Etablissement déclarant : Ce champ vous permet de saisir ou de sélectionner l'établissement déclarant. Si l'établissement que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Etablissement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type d'activité : Cochez le ou les types d'activité de votre entreprise. Par conséquent, les listes pages de votre dossier n'afficheront que les paramètres de paye correspondant au type d'activité sélectionné. Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Contact : Ce champ vous permet de saisir le nom d'un contact au sein de l'établissement déclarant. SIRET : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIRET de l'établissement déclarant. Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 112 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Voir l'établissement principal : Ce bouton permet de visualiser la fiche établissement de votre établissement principal. Par défaut, il s'agit du premier établissement que vous avez crée. Préférences utilisateurs Impression des bulletins Nombre d'exemplaires : Ce champ permet de saisir le nombre d'exemplaires de bulletins que vous souhaitez imprimer à chaque impression. Limité à 99 exemplaires. Gérer les duplicatas en impression de bulletin : Cette option permet de générer, par défaut, un duplicata de bulletin à chaque impression ou aperçu du bulletin. Calcul automatique du bulletin Calcul automatique du bulletin lors de la préparation à partir du profil ou à partir du bulletin précédent : Cette option est cochée par défaut. Si vous décochez cette option, vos bulletins ne seront pas calculés après leur préparation, et la coche "Calcul du bulletin"dans la fenêtre de préparation en masse sera décochée. Vous devez calculer un bulletin pour le valider. Contrôle de la fiche salarié Contrôles de la fiche salarié : Ce champ permet de sélectionner, parmi une liste de valeurs système, le moment où vous souhaitez, ou non, être averti, par un message bloquant, des champs obligatoires à la déclaration N4DS. Sont disponibles: A l'enregistrement du salarié/ A la validation du bulletin/ Aucun contrôle. Avertir au moment du calcul du bulletin CP pris par anticipation : Si vous cochez cette option, un message vous averti que votre salarié prend des congés payés par anticipation, lorsque le reste de CP sur l'exercice N-1 est insuffisant et que les CP sont désormais décompté sur l'exercice N. Total CP reste sur N négatif : Si vous cochez cette option, un message vous avertit que votre salarié prend des congés payés qu'il n'a pas encore acquis, et que par conséquent le reste de l'exercice N est négatif. Une rubrique est rattachée à un organisme qui n'est pas affecté au salarié : Cette option, cochée par défaut, vous averti par un message bloquant au calcul du bulletin, qu'une rubrique du profil du salarié fait appel à un organisme auquel votre salarié n'est pas rattaché. Nous vous conseillons de compléter l'onglet Paye de votre salarié. Le salarié est rattaché à un organisme qui n'est pas présent dans les rubriques : Cette option, cochée par défaut, vous averti par un message non bloquant, qu'un organisme rattaché à votre salarié n'est pas utilisé dans les rubriques du profil de votre salarié. Appliquer les contrôles des organismes lorsque le bulletin est crée sans profil : Cette option est décochée par défaut. Vous pouvez cocher cette option pour activer les messages d'avertissements au calcul du bulletin. Saisie des absences Calcul automatique du bulletin à la saisie, la modification et la suppression des absences : Cette option vous permet, si vous la cochez, de lancer un recalcul automatique du bulletin dès que vous saisissez, modifiez ou supprimez une absence dans l'onglet Saisie des Congés/Absences du bulletin. Avertir lorsque la saisie d'une période d'absence est antérieure à la période emploi : Cette option permet d'afficher un message d'avertissement lorsque vous saisissez une période d'absence antérieure à la période d'emploi du bulletin. Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications : Cette option permet de saisir des caractères différents de A...Z 0...9. DETAIL DES FONCTIONNALITES 113 Les points suivants ne sont pas concernés par les caractères supplémentaires : - Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement. - Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . - Matricule des salariés Conserver le matricule pour tous les contrats du salarié : Cette option est cochée par défaut. Elle permet de garder le même matricule pour chaque contrat du salarié. Si vous décochez l'option, l'implémentation du matricule s'effectuera suivant les règles définies dans la fiche établissement. Options - Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Nom - Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 114 Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Les préférences de transfert Accès: Paramètres-Société-Les préférences comptables Les montants négatifs Montants négatifs présents dans les bulletins: Ce champ permet de sélectionner dans la liste déroulante la méthode de comptabilisation des montants négatifs. Deux possibilités: • Conserver le signe et le sens, • Inverser le signe et le sens. Si l'on conserve le signe et le sens un montant de -100 au débit en paye, sera comptabilisé -100 au débit en comptabilité, si l'on inverse le signe et le sens, un montant de -100 au débit en paye sera comptabilisé +100 au crédit en comptabilité. Détail des écritures Détailler les parts salariales et patronales: Cette option permet de distinguer les écritures comptables liées à la part patronales de celles de la part salariales. Libellés des écritures Cette zone vous permet de personnaliser le libellé des écritures générées lors du transfert comptable. Pour cela, saisissez dans le champ adéquate le libellé que vous souhaitez voir s'afficher dans vos écritures comptables. Les numéros entre accolades permettent d'associer de manière automatique et personnalisée, lors du transfert comptable, le champ auxquels ils correspondent. Options - Général Accès : Paramètres - Société - Général Police des caractères Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) : Police par défaut Taille par défaut Synchronisation Accès : Paramètres - Société - Synchronisation Vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Synchronisation automatique des données DETAIL DES FONCTIONNALITES 115 Cette case à cocher permet de définir la liaison automatique entre les applications. Liste des dossiers liés par application Cette liste contient les dossiers liés par application, leurs versions, les identifiants et les informations de connexion pour chaque dossier. Par défaut, cette liste contient uniquement le dossier en cours pour l'application ouverte. Vous pouvez associer d'autres dossiers en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier de l'application déliée. Après la déliaison des dossiers Comptabilité et Gestion commerciale, les pointages exécutés dans l'autre application sont conservés et l'application restante se les approprie : ils deviennent donc directement modifiables. Pour connaître les liaisons possibles, reportez-vous à la page Liaisons entre applications. Champs personnalisés Accès : Paramètres - Champs personnalisés. Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables : o Salarié, o Etablissement. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de document. L'ajout de champs personnalisés est limité à 30 champs par table. La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches. Création des champs personnalisés Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ puis cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ. En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir : Mémo Texte enrichi Texte Entier Décimal Date Date/Heure Valeur facultative Valeur par défaut Valeurs autorisées Longueur maximale Valeur minimale Valeur maximale Formule Nombre de décimales stockées Nombre de décimales affichées Date d'aujourd'hui par défaut Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 116 Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ la saisie d'une valeur est toujours facultative. Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut". L'option "Date d'aujourd'hui par défaut" permet d'avoir une date fixe à la date du jour de création de la fiche. Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1. Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de valeurs autorisées. Si des valeurs sont autorisées : - la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisés, - les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales. Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple cliquez ici). Modification des champs personnalisés Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis effectuer les modifications souhaitées. Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables. Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées. Suppression des champs personnalisés Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ puis cliquer sur "Supprimer un champ". La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton "Annuler", le champ sera toujours présent. Ordre des champs personnalisés Si vous souhaitez positionner verticalement les champs personnalisés dans les fiches, vous devez sélectionner le champs puis cliquer sur Monter ou Descendre. Validation de la création de champs personnalisés Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci dans les fiches et lignes. Visualisation des champs personnalisés Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Salariés, Etablissements, un onglet "champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye DETAIL DES FONCTIONNALITES 117 Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 118 Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier. L'assistant de sauvegarde sélectionne automatiquement la sauvegarde du dossier ("Inclure le dossier"). Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de l'application à sauvegarder Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application est celle à partir de laquelle vous demandez la sauvegarde (application en cours de fonctionnement). Si votre dossier est lié entre la Gestion commerciale et Comptabilité, vous aurez 2 lignes d'application. Nous vous conseillons de sauvegarder toutes les applications liées à votre dossier. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Informations nécessaires à la sauvegarde Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire doit être saisi dans la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur". "Chemin réseau partagé" (texte jusqu'à version 1.0.1). Indiquez, dans la zone "Chemin local correspondant sur le serveur", le chemin physique pour accéder au répertoire partagé depuis le poste serveur. (texte jusqu'à version 1.0.1) Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde. Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de la destination de la sauvegarde Cette partie vous propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde Disque local Case sélectionnée par défaut. Cochez cette case si vous souhaitez réaliser la sauvegarde sur le disque dur. Dossier de sauvegarde Suite à la sélection de la case ci-dessous, sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. DETAIL DES FONCTIONNALITES 119 Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d’une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur ”r;Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client effectuées avec ce mot de passe. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Choix de l'application à sauvegarder Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 120 Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application et les éventuelles autres applications proviennent du fichier de sauvegarde. Nous vous conseillons de restaurer toutes les applications liées à votre dossier. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix du type d'installation Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes : - Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la destination de la restauration (voir paragraphe suivant). La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier DETAIL DES FONCTIONNALITES 121 Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. Comment effectuer une clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période. Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une clôture annuelle. La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique, - soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 122 Comment effectuer une clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF. La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez : - soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture mensuelle ? La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période courante. La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique, - soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique. Comment effectuer une déclôture annuelle ? La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable. La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant. La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle. Mettre à jour le paramétrage Accès : Outils &endash; Mettre à jour le paramétrage Cette option vous permet d'importer des fichiers de mise à jour de paramétrage. Les modifications sont très souvent liées à des changements de la législation (plafonds sécurité sociale, smic...) Si votre dossier est à jour et que vous accédez à ce menu, vous aurez un message "Votre dossier est à jour". Dans le cas où une mise à jour est disponible, une fenêtre "Mise à jour du paramétrage" s'ouvre. 2 possibilités s'offrent à vous : • Mettre à jour le paramétrage système : Cela signifie que vous souhaitez intégrer les nouveautés du paramétrage système. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Elle est composée de 2 onglets : - Mise à jour : indique les éléments que vous pouvez ou non mettre à jour. Pour qu'une ligne soit importée, elle doit être cochée. Pour plus de rapidité vous disposez des boutons "Sélectionner tout" et "Désélectionner tout" - Ajout : indique les nouveaux éléments qui n'existent pas encore dans votre dossier et qui vont donc être créés. Pour tous les éléments de type Ajout vous n'avez pas la possibilité de choisir de les importer ou non. Paramétrage système signifie que seuls les éléments propres à EBP seront modifiés. • Plus tard : Cela signifie que le paramétrage de votre dossier n'est pas modifié. Si vous souhaitez le faire par la suite, vous le pouvez par le menu Outils + Mettre à jour le paramétrage. DETAIL DES FONCTIONNALITES 123 Actions disponibles Importer maintenant : Importe les éléments de mise à jour que vous avez sélectionnés, plus tous les ajouts. Plus tard : Le paramétrage de votre dossier n'est pas mis à jour. Détail de la mise à jour : C'est un document qui récapitule dans son ensemble toutes les modifications de paramétrage apportées à la version. Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône de la liste déroulante puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnée Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (Défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres , les vues personnalisées Olap et les tableaux de bord personnalisés. Liaison de dossier Permet de supprimer les liaisons de dossier entre les applications. Il faut re-créer les raccourcis pour accéder aux dossiers de chaque application. Barre de navigation L'opération "réinitialiser les favoris de la barre de navigation" permet de supprimer de la base les informations concernant les favoris. Cette opération est irréversible. Pour récupérer les favoris, il faudra restaurer un dossier ou importer les favoris (import/export de la configuration). Base de démonstration L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 124 Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements stocke chaque information concernant : - la clôture périodique ; - la clôture annuelle ; - la déclôture périodique ; - la déclôture annuelle ; - la dévalidation des bulletins. Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessite d'être tracé sur un même dossier. Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatifs et les événements avec justificatifs. - Evénement sans justificatif : L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur. C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture périodique. - Evénement avec justificatif : L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification. C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez une déclôture périodique. Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant. Le journal des évènements est affiché à titre informatif : la modification et la suppression y sont impossibles. Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs. Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer un dossier Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier. Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. DETAIL DES FONCTIONNALITES 125 Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. • Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. • Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 126 Import paramétrable Accès : Outils &endash; Import paramétrable L’import paramétrable vous permet d’importer un fichier de salariés de n'importe quel format. Définissez vousmême le format d'import en vous laissant guider par l'assistant. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : • Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. • Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée. Destination et source de l’import Choisissez le type de données à importer : • Salariés : Ce type permet d'importer des salariés. Sélectionnez le fichier à importer. Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré. Codage du fichier • Champs délimités ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu fichier. - Champs délimités signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule, la virgule, l’espace, la tabulation &ldots;). - Champs en largeur fixe signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne. • Commencer l’import à la ligne &ldots; permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer). • Ligne d’entête, la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des colonnes et des champs. Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de caractères. Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités Indiquez le caractère séparateur des champs. Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple). Association Associez chaque champ avec la colonne correspondante. Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à l’étape de début. Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /. - JJMMAA - JJ/MM/AA - JJMMAAAA - JJ/MM/AAAA Import des salariés issus de EBP Paye V16 DETAIL DES FONCTIONNALITES 127 Accès : Outils &endash; Import des salariés issus de EBP Paye V16 Cet import vous permet d’importer un fichier de salariés provenant de l'application EBP Paye version 16.0.0 au minimum. L'import se fait en automatique. Contrairement à l'import paramétrable il n'y a d'association des champs. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : • Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. • Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée. Import des salariés Pour effectuer cette opération, vous devez avoir au préalable effectué un export de vos salariés à partir de l'application EBP Paye. • Fichier .Sal à importer : Sélectionnez le fichier à importer. Le fichier doit avoir l'extension .SAL. • Etablissement d'affectation du fichier : Sélectionner l'établissement d'affectation. • Tous les salariés sont affectés au même établissement : Cette option permet de rattacher automatiquement tous les salariés au même établissement. Cette option n'est valable que dans le cas d'un dossier multi-établissements. Dans le cas où elle est décochée, l'établissement d'affectation sera à renseigner salarié par salarié. • Période courante du fichier source Paye V16 : Dans l'application EBP Paye l'ancienneté se gère en nombre de mois alors que dans la paye Open Line c'est une date. Afin de recalculer la date d'ancienneté par rapport au nombre de mois, il faut indiquer la période courante actuelle de votre dossier dans EBP Paye. • Prendre la date d'entrée en tant que date d'ancienneté : Cette option permet d'indiquer comme date d'ancienneté la même que celle de la date d'entrée. Si cette option est cochée le champ "période courante" est ignoré. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'import. OPTIONS Options - Général Accès : Paramètres - Société - Général Police des caractères Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) : Police par défaut Taille par défaut 129 INFORMATIONS SOCIETÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: • Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. • Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 131 Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A Acompte Absent B BBAN Le BBAN (Basic Bank Account Number : numéro de compte) est l'élément du(des) système(s) national(aux) de numérotation des comptes utilisé dans chaque pays par les institutions financières pour identifier de manière unique le compte d'un client dans une institution financière. BIC Le BIC (Bank Identifier Code) permet d'effectuer un transfert transfrontalier dont le coût pour le titulaire du compte ne dépasse pas le coût d'un virement dans le réseau national de la banque. La norme définit la structure et les composantes d'un code universel d'identification des banques (BIC), destiné à être utilisé dans les traitements automatisés dans les milieux bancaires et financiers. La Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) gère l'enregistrement de ces codes. Pour cette raison, le BIC est aussi souvent appelé code SWIFT. C D E F I IBAN IBAN pour International Bank Account Number. C'est un numéro de compte bancaire international (IBAN) élaborée par l'Organisation internationale de normalisation (ISO) et le European Committee for Banking Standards (ECBS). M Modes de règlement Définissent de quelle manière les clients procèderont aux règlements des factures établies en leur nom. N NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité principale exercée dans l'entreprise ou l'association. Le code NAF est l'un des codes INSEE. Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992. Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du Commerce. On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993. La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993. La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé) pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales. La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003. Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 132 Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire. NIC P Présent R RIB RIB pour relevé d'identité bancaire en France Le RIB est un document papier qui contient l'identité du titulaire d'un compte-chèques. S SIREN Système d’Identification du Répertoire des ENtreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de façon unique chaque entreprise. Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE. Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale) des personnes physiques. Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle. Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire (TVA) N° Siren : 732 829 320. Source INSEE SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement. Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : - la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; - la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Source INSEE Sorti T 133 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 134 EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. Convention d'utilisation d'EBP 135 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 136 conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Convention d'utilisation d'EBP 137 Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 139 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) : Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 3 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP3 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 4.5 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 4.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SLQ Server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp". Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé. L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. SQL Server Compact Edition 3.5 SP2 est également installé. Ensuite, les éléments composant le logiciel sont installés. Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel . Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser les fonctions du logiciel pendant 40 jours en version limitée : 4 mois de paye, clôture annuelle impossible, la déclaration N4DS et le transfert comptable limité à 3 salariés. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 salariés maximum, les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 140 L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : • La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. • Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). • La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. • Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 141 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : des menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Salariés : Démarrer une tâche, Salariés, Documents administratifs, Modèles de documents,Saisie des congés et absences, Types d'absences, Interrogation des données de paye, Impressions ; Bulletins : Démarrer une tâche, Bulletins, Profils, Préparation des bulletins, Calcul des bulletins, Salariés, Documents administratifs, Saisie des variables, Grille de saisie, Saisie des congés et absences, Interrogation des données de paye, Impressions; Etablissements : Démarrer une tâche, Etablissements, Taux AT, Taux transport, Planning, Organismes, Contrat de prévoyance, Documents administratifs, Modèles de documents, Impressions ; Opérations : Démarrer une tâche, Transfert en comptabilité, Communication Entreprise-Expert, Historique des transferts comptables, Virements des salaires, Moyens de paiement, Impressions ; Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 142 Paramètres de paye : Démarrer une tâche, Constantes taux, Constantes plafonds et smic, Variables à saisir, Variables calculées, Grille de saisie, Rubriques de brut, Rubriques de cotisation, Rubriques de net, Rubriques de commentaire, Rubriques intermédiaires, Natures de rubriques, Tables de calcul, Fonctions, Cumuls alimentés, Cumuls calculés, Grilles de cumuls, Impressions ; Paramètres : Démarrer une tâche, Banques, Plan comptable général, Régimes, Caisses, Thèmes, Type d'Absences, Classeurs, Code risque, Civilités, Pays, Codes postaux, Départements, Moyens de paiement, Codes Naf, Entreprise, Préférences graphiques utilisateurs, Préférences utilisateurs, Préférences comptables, Préférences de transfert, Général, Synchronisation, Utilisateurs, Groupes d'utilisateurs; Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : • Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. • Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] • Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] • Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). • Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. • Les champs inaccessibles sont grisés. Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Profil salarié" dans la fiche salarié, onglet Paye - Champ "Pays" dans les parties Adresses... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], INFORMATIONS GÉNÉRALES 143 l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un service dans la fiche salarié ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs rubriques dans le corps du bulletin Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existantes en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 144 Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Réinitialiser le style Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). Barres d'outils du corps des documents Menu contextuel du corps des documents Dans le corps d'un bulletin, vous disposez d'une barre d'outils d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions : Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. INFORMATIONS GÉNÉRALES 145 Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Voir rubrique Ce bouton permet d'accéder directement à la rubrique sélectionnée. Afficher le complément Ce bouton permet d'afficher les compléments de lignes définis dans les formules de vos rubriques. FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (saisie pratique...), vous devez : - soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à créer), - soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter. Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 146 Déplier tout ou Replier tout Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'en-tête des colonnes, des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez, sur au moins une colonne de la liste, en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier dans un ordre croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'en-tête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au-dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). INFORMATIONS GÉNÉRALES 147 Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/Paye/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : • Exporter la sélection consiste à exporter uniquement les lignes, de la fenêtre principale de navigation, sélectionnées. • Exporter Tout consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou non dans la vue. Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Présentation de l’éditeur L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code utilisateur et code Groupe. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 148 Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter. Une boite s’affiche alors pour affecter le vue : • A tous les utilisateurs • un utilisateur précis • un groupe précis Actions disponibles Les actions disponibles sont : o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue Les vues système ne sont pas supprimables o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé. o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut" Vous pouvez également importer ou exporter une vue. Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Vues multi-utilisateurs Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier. Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue. Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur. Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes. Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs. Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et tableau de bord Editeur de requêtes Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment renommée. d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en "Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition INFORMATIONS GÉNÉRALES 149 Ajouter une requête de détail Ajouter une somme GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Imprimer ou Ctrl + P Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une "info bulle" le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - Annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Désactiver le Annuler/Refaire Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire. Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 150 Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation Actions -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Salarié a pour actions associées : Ajouter un nouveau contrat, Nouvelle entrée... Un Bulletin a pour actions associées : Voir salarié, Créer un profil, Valider... Vues - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vues - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. Notes La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. La zone de saisie libre, vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. 151 COMMENT FAIRE...? COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Sociétés. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Préférences graphique utilisateurs : Permet de déterminer le thème des rubriques. Préférences utilisateurs : Permet de définir les contrôles de la fiche salarié, les avertissements liés au calcul du bulletin, les règles de saisie des absences. Préférences comptables : Permet de définir le paramètrage des comptes comptables. Préférences de transfert : Permet de déterminer les libellés des écritures comptables, le détail des écritures. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 152 Les données de base Un certain nombre de données peut être crée au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches Salariés : • Les natures d'emplois, • Les conventions collectives, • Les Codes emplois (PCS-ESE) Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : • Les civilités, • Les codes postaux, • Les départements, • Les pays, • Les codes NAF. Comment créer les données principales Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos établissements, de vos salariés et de vos bulletins. Création d'un établissement Vous pouvez accéder à la liste des établissements depuis le menu Etablissements - Etablissements La liste des établissements répertorie l'ensemble des établissements existants sur le dossier. Elle permet, entre autres, d'identifier la période de paye, d'effectuer une clôture ou déclôture périodique grâce aux tâches Clôture périodique et Déclôture périodique. Pour créer un établissement, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter". Création d'un salarié Vous pouvez accéder à la liste des salariés depuis le menu Salariés - Salariés. La liste des salariés répertorie l'ensemble des salariés existants sur le dossier. Si vous avez plusieurs établissements pour le dossier, la liste des salariés sera triée tout d'abord par établissement. Pour créer un salarié, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" ou bien encore la tâche Assistant de création d'un salarié. Remplissez alors les champs de paramétrage, comme la date d'entrée dans l'entreprise, le profil, le salaire, l'état civil, les informations relatives au contrat de travail..... Le choix de l'établissement est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier l'établissement dès que le salarié aura été enregistré. Création d'un bulletin Vous pouvez accéder à la préparation des bulletins depuis les menus Salariés - Salariés grâce aux tâches : • Préparer le bulletin à partir du profil salariés, • Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent, • Préparer le bulletin sans profil. Vous pouvez modifier ou consulter les bulletins préparés depuis les menus Bulletins - Bulletins - Bulletins. La liste des bulletins est découpée par plusieurs onglets : • en cours : indique tous les bulletins en cours en état brouillon, • par exercice : indique tous les bulletins de l'exercice en état brouillon et validé, • tous : indique tous bulletins de tous les exercices en état brouillon et validé. La liste des bulletins permet, entre autres d'effectuer une validation ou dévalidation des bulletins grâce aux tâches Valider et Dévalider. COMMENT FAIRE...? 153 Tout est prêt Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : • Comment créer un établissement ? • Comment créer un salarié ? • Comment créer un bulletin ? • Comment créer une rubrique ? • Comment créer une variable ? • Comment mettre à jour les taux et les plafonds ? • Comment effectuer une clôture mensuelle ? • Comment effectuer une déclôture mensuelle ? • Comment effectuer une clôture annuelle ? • Comment effectuer une déclôture annuelle ? • Comment saisir une absence ? • Comment effectuer un transfert comptable ? • Comment générer un fichier de virement ? • Comment imprimer ? • Comment sauvegarder ? • Comment restaurer ? TRAVAILLER Comment créer un établissement ? Vous pouvez créer un nouvel établissement dans le menu Etablissement - Etablissements. Pour créer un établissement, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche établissement, saisissez les informations obligatoires. Comment créer un salarié ? Vous pouvez créer un nouveau salarié dans le menu Salarié - Salarié. Pour créer un salarié, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche salarié, saisissez les informations obligatoires. Comment préparer un bulletin ? Pour créer un bulletin, il faut au minimum avoir créer un établissement, et un salarié. Il est ensuite possible de créer des bulletins de manière individualisée par le menu Salariés - Salariés , ou en masse par le menu Bulletins- Préparations des bulletins. Vous pouvez créer ainsi un bulletin : - soit sans profil, par le bouton Créer un bulletin sans profil, accessible dans la fiche salarié ou dans la barre des tâches de la liste des salariés, - soit à partir du profil employé, par la tâche Préparer un bulletin à partir du profil employé accessible par la liste des salariés ou bien directement sur le bulletin, - soit à partir du bulletin précédent, lorsque le salarié en possède au moins un, par la tâche Préparer un bulletin à partir du bulletin précédent accessible dans la liste des salariés ou directement sur le bulletin. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 154 Enfin il est possible d'accéder aux mêmes options avec la préparation en masse des bulletins. Le bulletin est d'abord créer à l'état Brouillon. Il faut nécessairement le calculer avant de l'enregistrer. Il est impossible d'avoir deux bulletins brouillons pour le même salarié, pour créer un second bulletin il faut d'abord valider le premier bulletin par l'action Valider ou par l'intermédiaire de la clôture périodique. Comment créer une rubrique ? Vous pouvez créer une nouvelle rubrique dans le menu Paramètres de paye - Rubriques. Pour créer une variable, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche Rubrique, saisissez les informations obligatoires. Comment créer une variable ? Vous pouvez créer une nouvelle variable dans le menu Paramètres de paye - Variables. Pour créer une variable, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche Variable, saisissez les informations obligatoires. Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ? Certains taux ou plafonds peuvent évoluer en début ou en cours d'année. Le paramétrage des constantes permet de mettre à jour, par anticipation et sans supprimer les anciennes valeurs, vos constantes et vos taux en définissant la période d'entrée en vigueur de la nouvelle valeur. La nouvelle valeur ne sera alors prise en compte, pour le calcul de vos bulletins, qu' à partir de la période indiquée. Pour cela, rendez vous sur les fiches constantes. La déclôture annuelle supprimera les modifications faites après la dernière clôture annuelle. Comment effectuer une clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période. Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une clôture annuelle. La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique, - soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture mensuelle ? La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de COMMENT FAIRE...? 155 l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période courante. La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique, - soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique. Comment effectuer une clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF. La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez : - soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture annuelle ? La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable. La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant. La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle. Comment saisir une absence ? Avant de saisir une absence ou des congés payés, pensez à vérifier le mode de décompte des absences dans les calendriers d'absences du menu Paramètres - Liste de valeurs- Absences ou bien dans la fiche salarié- Onglet Congés payés/DIF, ainsi que le planning du salarié disponible dans la fiche du salarié. Il est ensuite possible de saisir une absence de manière individualisée par l'onglet Congés Payés/Absences du bulletin. La DUCS Grâce au logiciel EBP Paye Open Line vous pourrez effectuer vos DUCS chaque mois ou chaque trimestre et ainsi déclarer et payer par échanges de données informatisés (EDI) à l’aide de votre logiciel de paye. C’est la transmission des déclarations de cotisations sociales au format électronique (DUCS-EDI) par transfert de fichier, généré par votre application de paye. La DUCS-EDI ne se substitue pas à la déclaration annuelle de données sociales (DADS). Votre logiciel est aujourd’hui conforme aux normes DUCS-EDI Coplat, version 4.2. Il ne vous reste plus qu’à vous inscrire à l'aide du kit d'adhésion téléchargeable sur le site Net-entreprises. Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version Classic. Pour utiliser la fonction EDI, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Que signifie DUCS ? La DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales) regroupe les déclarations périodiques. Elle vous permet de déclarer, sous une forme unifiée, les cotisations sociales obligatoires : • Urssaf et Pôle emploi, Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 156 • Retraite complémentaire Agirc-Arrco et prévoyance. La DUCS MSA n’est gérée ni en état préparatoire, ni en déclaration. Qui peut déclarer ? Tous les employeurs ainsi que les tiers déclarants (experts-comptables, associations et centres de gestion agréés...). Quand ? Aux échéances réglementaires. Quels sont les avantages pour l'entreprise ? • Simple : une gestion sans papier, • Souple : La possibilité d’anticiper l’envoi des déclarations et de les modifier jusqu’à la date d’exigibilité, • Fiable : La réception d’un certificat d’enregistrement constitue la preuve des envois. Le logiciel EBP Open Line version Pro vous propose : Un état préparatoire pour les caisses suivantes : • URSSAF, • IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle) Une DUCS EDI agréée pour les organismes suivants : • URSSAF, • IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle) Comment paramétrer la DUCS ? • Paramétrage de la DUCS IRC/IP • Paramétrage de la DUCS URSSAF Comment préparer la DUCS ? • Comment préparer une DUCS ? • Comment préparer une DUCS néant ? • Comment préparer une DUCS annuelle IRC/IP ? Où déposer les déclarations DUCS ? • Où déposer les déclarations DUCS ? Comment imprimer un état préparatoire DUCS ? • Comment imprimer un état préparatoire DUCS ? Comment transférer les écritures en comptabilité ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le logiciel EBP Comptabilité Open Line. Ces écritures concernent : - les éléments du bulletin (charges sociales salariales et patronales, rémunération du personnel...), - les règlements. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures dans les préférences de transfert, Les comptes comptables des salariés, dans les préférences comptables ou bien dans la fiche salarié, Les comptes de charges et de tiers des différents organismes, Les comptes de charges des rubriques de brut et de net. COMMENT FAIRE...? 157 Vous pouvez réaliser un transfert comptable de type Open line ou par l'intermédiaire de ComExpert tous deux accessibles par le menu Opération - Transfert en Comptabilité. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". Comment imprimer ? Une impression peut être lancée de plusieurs façons : A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres. A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré. Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus). Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer. Vous pouvez imprimer entre autres : - un salarié - un bulletin - un établissement - l'état des charges - l'état des absences - un organisme - un régime - le journal des événements - l'interrogation des données de paye - le transfert comptable .... Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles. DIVERS Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Comment créer et gérer ROL ? Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 158 Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc : o Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL. o Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). o Des droits utilisateurs sont à votre disposition : Publication dans ROL : droits sur la fiche publication Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : 1. La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents 2. La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes 3. La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement. Manuellement Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. COMMENT FAIRE...? 159 La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication. Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL : 1. Voir tous les documents diffusés 2. Voir les comptes 3. Supprimer les publications 4. Supprimer des documents 161 DETAIL DES FONCTIONNALITES FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant. Ces étapes consistent à : Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". Si vous possédez une version Gestion commerciale Pro et Comptabilité Pro ou CRM PRO, vous avez la possibilité de créer un dossier avec liaison entre les applications : • Gestion commerciale PRO + Comptabilité PRO + CRM PRO + Paye PRO De même, si vous possédez une version Immobilisation PRO, ... Cliquer ici pour avoir un graphique récapitulatif des liaisons possibles. - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : Saisir le nom du dossier, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir les autres informations, Saisir les informations administratives, les paramètres de l'exercice social, les informations de paye, les organismes, les informations de congés payés. Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les autres options. Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 162 La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. • La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; Vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : • indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; • Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. • Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. DETAIL DES FONCTIONNALITES 163 Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification, lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. FAVORIS Favoris Accès : Favoris Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Ajouter un favori Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation + clic droit et cliquer sur "Ajouter aux favoris" Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris. Aller dans le menu Bulletins + Préparation des bulletins, faire clic droit puis "Ajouter aux favoris". Dans la volet Favoris, vous retrouvez "Préparation des bulletins". Gestion des Favoris Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer. Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers. Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit + Ajouter un dossier. Par défaut, le libellé est "Nouveau dossier". Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance. Le nombre de dossier est illimité. Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier. Chaque dossier et action peuvent être renommer. Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Propriétés. Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action. Le bouton réinitialiser permet de retrouver le libellé d'origine : - pour les dossiers : Nouveau dossier - pour les actions : Nom de l'action d'origine Chaque dossier ou action peuvent être déplacer. Ceci à l'aide des boutons Monter/Descendre (clic droit + Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser. A l'aide de la touche shift, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit + Remonter d'un niveau) 2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers : "sélectionner l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau". Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 164 Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Enlever des Favoris. Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre. Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration. Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données. AFFICHAGE Tableau de bord Accès : Affichage - Tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier si l'option "ne plus afficher" n'est pas sélectionnée. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du tableau de bord. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : la répartition des salariés, la répartition des effectifs, les congés payés, les absences. Vous avez la possibilité de créer votre propre tableau de bord. Création d'un tableau de bord Pour Créer un tableau de bord, vous devez cliquer sur le bouton "Editer" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord". Il est possible de créer un Tableau de bord depuis un tableau existant (système) (Bouton "Nouveau") ou créer un tableau de bord vide (Bouton "Nouveau Vide"). Quelque soit le bouton sélectionné, vous devez ensuite renseigner le libellé de votre nouveau Tableau de bord. Si le Libellé que vous avez saisi ne vous convient pas, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton "Renommer". Si vous souhaitez voir votre tableau de bord lors de l'affichage de la page tableau de bord, vous devez sélectionner votre tableau et cliquer sur le bouton "Par défaut". Un tableau de bord personnalisé peut à tout moment être supprimé. Pour cela, sélectionnez le tableau et cliquez sur "Supprimer". Les parties / informations Dans un tableau de bord personnalisé, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des parties/informations. L'ajout d'une partie s'effectue depuis le bouton "Ajouter" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord". Les parties disponibles sont : Répartition des salariés : Permet d'afficher la répartition hommes/ femmes. Plusieurs types de répartitions possibles : • Répartition des salariés par âge • Répartition des salariés par sexe Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des effectifs : Permet d'afficher la répartition par effectif selon différents critères. Plusieurs types de répartitions possibles : • Répartition des effectifs par statut professionnel • Répartition des effectifs par type de contrat • Répartition des effectifs par ancienneté • Répartition des effectifs par établissement DETAIL DES FONCTIONNALITES 165 Par défaut, l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés pris chaque mois, pour l'exercice en cours, pour l'ensemble des salariés. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher. Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour l'exercice en cours. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher. Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Sur chacune de ces parties, vous disposez de 3 boutons (en haut à droite) : • Icône Rafraîchir : permet de mettre à jour les informations • Editer : Permet de définir l'affichage des informations • Supprimer (croix) : permet de supprimer la partie Après chaque modification, ajout, n'oubliez pas de sauvegarder votre tableau de bord par le bouton "Sauvegarder" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord" ou en cliquant sur le bandeau jaune situé en dessous du titre de la page. Personnalisation du tableau de bord Le bouton "Personnaliser" ou clic droit depuis le Tableau de bord + "Afficher la fenêtre de personnalisation" permet de définir les emplacements des différentes parties dans le tableau de bord. C'est uniquement lorsque la fenêtre de Personnalisation est ouverte que vous pouvez déplacer les différentes parties. Pour déplacer une partie, vous devez sélectionner celle-ci puis la déplacer où vous le souhaitez. Par un clic droit sur une partie dans le tableau de bord, vous disposez : • Cacher la fenêtre de personnalisation • Afficher le texte • Cacher l'élément • Regrouper • Créer un élément Espace vide • Contrainte de taille (redimension, verrou de la taille, largeur, hauteur...) Si un groupe d'éléments (parties) a été créé, par un clic droit sur le groupe, vous disposez : • Cacher la fenêtre de personnalisation • Cacher l'élément • Regrouper • Créer un élément Espace vide • Dégrouper le groupe • Ajouter un onglet Dans la fenêtre de personnalisation, 2 onglets sont présents : • L'onglet "Eléments cachés" vous permet d'ajouter : o un espace vide o un séparateur vertical o un séparateur horizontal o les éléments que vous avez précédemment enlevés • L'onglet "Arbre des éléments" contient les éléments présents dans le tableau de bord avec arborescence des groupes, onglets... SALARIÉS Salariés- Démarrer une tâche Accès : Salariés - Démarrer une tâche Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 166 Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Salariés : permet de créer un nouveau salarié. • Assistant de création salarié : permet d'accéder à l'assistant de création de salarié. • Consulter les congés payés : permet d'accéder à la consultation des congés payés. • Consulter les bulletins: permet d'accéder à la consultation des bulletins. • Consulter les documents administratifs: permet d'accéder aux documents administratifs. • Virements des salaires : permet d'accéder à la liste des virements des salaires. SALARIÉS Assistant de création de salarié Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de salarié. Bienvenue... ...dans l'assistant de création de salarié. Vous pouvez effectuer une sauvegarde du dossier avant de créer votre salarié. Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Champs obligatoires à renseigner Certains champs sont obligatoires pour lancer la création de votre salarié : Matricule Civilité Prénom Nom Date d'entrée dans le contrat Date d'entrée dans l'entreprise Tous les autres champs de l'assistant sont facultatifs. Vous pourrez les renseigner en modifiant la fiche de votre salarié. Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la création de votre salarié. Liste des salariés Accès : Salariés-Salariés Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche la liste des salariés par statut de présence. Les onglets Présent Cet onglet permet d'afficher les salariés présents sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. DETAIL DES FONCTIONNALITES 167 Sortis Cet onglet permet d'afficher les salariés sortis sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. Absents Cet onglet permet d'afficher les salariés absents sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. Tous Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des salariés de l'entreprise, indépendamment de leur statut de présence. Elle précise ainsi le matricule du salarié, la civilité , le nom, le prénom, le numéro de sécurité sociale, la date d'entrée dans le contrat ,le service, le profil, le statut du salarié et enfin si le salarié est En sommeil. La liste est affichée selon un regroupement par établissement. Les tâches disponibles à partir de la liste des salariés Assistant de création d'un salarié : Cette tâche vous permet de créer, rapidement, un nouveau salarié à l'aide d'un assistant. Créer un nouveau document administratif : Cette tâche vous permet de créer un nouveau document administratif (contrat de travail, certificat de travail....). DUE : Cette tâche vous permet de créer la déclaration unique d'embauche. Assistant de mise à jour des salariés : Cet assistant vous permet de mettre à jour rapidement les champs de vos salariés. Vous disposez de plusieurs filtres afin d'affiner les salariés à mettre à jour. Accéder aux bulletins: A partir de la liste, vous pouvez accéder aux différents mode de préparation du bulletin. Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du profil employé, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Préparer le bulletin à partir du profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du bulletin précédent, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste,ayant au moins un bulletin préparé, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Pour créer un bulletin sans profil, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Créer un bulletin sans profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Fiche salarié Accès : Salariés - Salariés La fiche salarié est accessible à partir de la liste des salariés. La fiche salarié se compose d'un en-tête, d'actions et permet d'accéder à plusieurs onglets. En-tête de la fiche salarié Matricule : Le matricule est unique. Le champ accepte les caractères alphanumériques, mais ni les caractères spéciaux ni les espaces. Le code est modifiable tant que la fiche salarié est en cours de création. En revanche, si la fiche salarié a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable. Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Numérotation automatique du matricule qui se trouve dans la fiche de l'établissement du salarié. Ce code est limité à 7 caractères alphanumériques. Civilité : Ce champ permet d'indiquer la civilité de votre salarié. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 168 Nom : Ce champ permet d'indiquer le nom de famille du salarié. Pour les femmes mariées, il convient d'indiquer le nom d'usage. N° SS : Ce champ permet d'indiquer le numéro de Sécurité sociale du salarié. Si votre salarié dispose d'un n° de sécurité sociale provisoire, vous devez le renseigner dans l'onglet Adresse de la fiche salarié. Nom de naissance : Ce champ permet de renseigner le nom de naissance. Pour les femmes mariées, il convient de renseigner le nom de jeune fille. Prénom : Ce champ permet de renseigner le prénom du salarié. Référence du contrat : Ce champ permet de renseigner la référence du contrat de travail. C'est un champ de saisie libre, alphanumérique. Photo : le bouton Charger ou un clic droit dans le cadre Photo vous permet d'insérer une photo ou image. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... Les actions Créer un bulletin sans profil : Cette action vous permet de lancer la création d'un bulletin directement à partir de la fiche salarié. Les onglets Adresse L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées, l'état civil et la situation familiale du salarié. Contrat L'onglet Contrat permet de visualiser les informations relatives à l'entrée, l'emploi et la sortie du salarié. Paye L'onglet Paye permet de visualiser les informations relatives au salaire, au classement conventionnel, aux exonérations URSSAF, aux tranches de cotisation, au régime de retraite, au profil. Congés payés / DIF L'onglet Congés payés/DIF permet de visualiser les informations relatives aux congés payés, au droit individuel de formation (DIF) ainsi que le planning du salarié. Prévoyance / Assurance L'onglet Prévoyance / Assurance permet d'affilier les salariés aux différents contrats de prévoyance et / ou d'assurance et / ou de mutuelle de l'entreprise. Règlement L'onglet Règlement permet de visualiser les informations bancaires et comptables du salarié. Bulletins L'onglet Bulletins permet de visualiser les bulletins réalisés, ainsi que les changements de situations du salarié. Déclarations L'onglet Déclarations permet de visualiser les informations nécessaires aux différentes déclarations. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. ADMINISTRATIF Liste des documents administratifs Accès : Salariés - Administratif La gestion de la liste des documents administratifs est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Créer un document administratif DETAIL DES FONCTIONNALITES 169 Cette action vous permet de réaliser un nouveau document administratif pour un établissement ou un de vos salariés. Nouveau modèle de document administratif Vous permet de créer un nouveau modèle de document administratif. Assistant de création de documents administratifs Accès : Salariés - Administratif ou action de la fiche salarié Nous vous proposons un large choix de modèles de documents. Ces différents modèles sont classés par thème : • Congés, • Embauche CDD, • Embauche CDI, • Portabilité du droit individuel à la formation, • Portabilité de la prévoyance, • Sanctions, • Sortie salarié, • Autres documents. Si le document que vous devez créer n'existe pas, vous avez la possibilité de créer vos propres modèles. Sélection du modèle Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document. En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner. Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. A la fin du traitement, le nouveau document s'ouvre automatiquement. Document administratif Classeur Ce champ permet de sélectionner ou modifier le classeur initialement défini par l'assistant de création du document, parmi une liste déroulante. Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom de fichier Ce champ permet de modifier le nom du fichier initialement paramétré par l'assistant de création de documents. Description Ce champ vous permet de saisir ou modifier le libellé de votre document. Corps du texte Modifiez à souhait le corps du texte à l'aide de la barre d'outil disponible au dessus du texte. Certains champs sont remplis automatiquement à l'aide des champs fusions. Un champ de fusion correspond à une donnée provenant de la paye. Modèle de document administratif Accès : Salariés - Administratif - Modèles de documents administratifs Pour créer un nouveau modèle de document administratif, sélectionnez au niveau du volet des tâches Nouveau modèle de document administratif. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 170 La cible Sélectionnez la cible de votre modèle de document. Plusieurs cibles disponibles : • Salariés • Etablissements • Bulletins Classeur Indiquez le thème de votre document. Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Saisissez le nom de votre document. Le contenu du modèle Réalisez votre document à l'aide de l'outil de traitement de texte. Champs de fusion Dans vos documents vous pouvez faire appel à des champs de fusion. Un champ de fusion correspond à une donnée provenant de la paye. Exemple Salarie.Adresse1 sera remplacé par le champ adresse 1 de la fiche salarié. Salarie.DateEntree sera remplacé par le champ date d'entrée de la fiche salarié. CONGÉS ET ABSENCES Type d'absences Accès : Paramètres-Divers- Type d'absences L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez ajouter. Méthode de calcul: Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la méthode de calcul utilisée pour le décompte des jours d'absences. Quatre méthodes sont disponibles, jours ouvrés, jours ouvrables, jours calendaires et Heures réelles. Nombre de jours pour le calcul de l'absence: Ce champ est nécessaire au calcul de l'indemnité journalière moyenne en cas d'absence. Il est renseigné par défaut en fonction de la méthode choisie, à l'exception de la méthode en heures réelles pour laquelle le champ sera alors grisé et non saisissable. Dans les autres cas, la valeur est modifiable en saisissant manuellement une valeur ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône DETAIL DES FONCTIONNALITES 171 Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. BULLETINS Bulletins- Démarrer une tâche Accès : Bulletins - Démarrer une tâche Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 172 Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Bulletins : permet d'accéder à la liste des bulletins. • Saisie des variables : permet d'accéder à la grille de saisie des variables en vue de préparer les bulletins en masse. • Saisie des congés payés et absences : permet d'accéder au tableau de saisie des congés payés et absences en masse. • Calculer les bulletins : permet d'accéder au calcul des bulletins en masse. • Virement des salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des acomptes. • Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements. BULLETINS BULLETINS Liste des bulletins Accès: Bulletins-Bulletins La gestion de la liste des bulletins est commune à toutes les listes. Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche les bulletins préparés et permet d'accéder au calcul et la validation des bulletins. La liste précise la date de paiement, le statut du bulletin (validé ou brouillon), le nom et le prénom du salarié, le début et la fin de la période d'emploi du bulletin. Les onglets En cours Cet onglet affiche tous les bulletins en état brouillon sur la période courante. La liste est affichée selon un regroupement par établissement puis par période courante. Exercice Les onglets Exercices s'incrémentent au fur et à mesure des clôtures annuelles. Ils affichent tous les bulletins préparés et validés sur cet exercice. La liste affiche également un regroupement par établissement puis par période de paye. Tous Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des bulletins préparés, indépendamment de leur état, de l'exercice ou encore de l'établissement. Accéder au calcul et à la validation des bulletins Pour accéder à la validation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Valider dans la barre des tâches; - sélectionner Valider dans le menu contextuel. Un salarié ne peut avoir deux bulletins en état brouillon. Pour créer un second bulletin sur une même période, il faut nécessairement que le premier soit validé. Pour accéder à la dévalidation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Validé dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Dévalider dans la barre des tâches; - sélectionner Dévalider dans le menu contextuel. DETAIL DES FONCTIONNALITES 173 La dévalidation d'un bulletin est limitée à la période courante et la période M-1, tant que vous n'effectuez pas de déclôture périodique. La dévalidation doit s'effectuer dans l'ordre chronologique de préparation des bulletins, du plus récent au plus ancien. Pour un salarié qui possède deux bulletins validés sur la même période, la dévalidation doit s'effectuer en premier sur le bulletin dernièrement validé puis, après suppression de celui-ci, la dévalidation pourra s'opérer sur le second bulletin. Pour accéder au calcul du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Calculer dans la barre des tâches; - sélectionner Calculer dans le menu contextuel. Le bulletin Accès: Le bulletin est accessible par la liste des salariés et la préparation des bulletins. Le bulletin peut être créé, soit à partir du profil du salarié, soit à partir du bulletin précédent s'il en existe au moins un, ou encore créer de toute pièce par l'utilisateur. Le bulletin peut être ensuite modelé et modifié à votre gré grâce aux actions et au volet de navigation disponible sur la page du bulletin. Les actions Un ensemble d'actions permettent d'agir sur le calcul du bulletin et de prendre en considération les éventuelles modification du paramétrage de celui-ci. Les informations modifiables Certaines informations sont renseignées par défaut à la préparation du bulletin, elles restent cependant modifiables et peuvent avoir un impact sur le calcul du bulletin. Les colonnes du bulletin Si dans au moins une rubrique la formule de la base salariale est différente de celle de la base patronale alors la colonne Base Pat. sera affichée. Les onglets Saisie des variables : Cet onglet vous permet de saisir les variables du bulletin. Congés Payés/Absences : Cet onglet vous permet de saisir les congés payés et/ ou les absences du salarié. Rubriques disponibles : Cet onglet vous permet d'ajouter une rubrique et de consulter les rubriques disponibles. Cumuls : Cet onglet vous permet de consulter les cumuls alimentés par ce bulletin et de faire des reprises. Tranches : Cet onglet vous permet de consulter le calcul de vos tranches et de faire des reprises. Explications des lignes : Cet onglet vous permet d'expliquer le calcul des lignes de votre bulletin. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Duplicata Le duplicata permet de conserver la copie conforme, sous format PDF, d'un bulletin, au moment de l'aperçu ou de l'impression d'un bulletin en état Brouillon. Il est impossible de générer un duplicata d'un bulletin validé. Pour générer un duplicata, il existe deux possibilités: Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 174 - soit en cochant l'option "Gérer les duplicatas en impression du bulletin" dans les préférences utilisateurs. Ainsi à chaque impression, ou aperçu du bulletin, un duplicata sera généré. - soit, si l'option n'est pas cochée, il est toujours possible de cocher l'option "Duplicata des bulletins" dans les filtres d'impressions des bulletins. Pour que les mises à jours du bulletins soient prises en compte dans le duplicata, il est nécessaire de relancer une impression ou un aperçu du bulletin. PROFILS Liste des profils Accès : Bulletins - Bulletins - Profils La gestion de la liste des profils et sous profils est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Inactiver Vous pouvez choisir de rendre un profil ou sous profil Inactif, si vous souhaitez ne pas les afficher dans les vues standard, listes déroulantes... Les profils ou sous profils mis en Inactif sont visibles à partir de l'onglet Tous. Activer Permet de rendre un profil ou sous profil à nouveau actif. Le profil ou le sous profil sera présent dans les vues standard, listes déroulantes... La liste des profils contient plusieurs onglets. A partir de chaque onglet vous pouvez créer de nouveaux profils ou sous profils. Préparer les bulletins des salariés attachés Permet de lancer l'assistant de préparation des bulletins pour tous les salariés ayant le profil sélectionné. Profils et sous profils Accès : Bulletins - Bulletins - Profils A partir de la liste des profils, vous avez la possibilité de créer des profils ou des sous profils. Les profils sont un ensemble de rubriques répondant à un modèle de contrat de travail (Cadre, Non cadre, Apprenti....). Un profil peut être constitué de rubriques et de sous profils. Les profils servent à la préparation des bulletins. Les sous profils sont un sous ensemble de rubriques. Les sous profils sont à insérer dans les profils. Ils servent à faciliter les modifications dans les profils. Exemple Vous disposez d'un sous profil CSG dans lequel est paramétré les rubriques COTCSG et COTCSG1. Vous devez ajouter dans tous vos bulletins la rubrique COTCSG2. En ajoutant simplement la COTCSG2 à votre sous profil, automatiquement tous les profils utilisant ce sous profil seront mis à jour. En-tête Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants : Nom du profil : Indiquez le nom de votre profil. Ce champ est alphanumérique. Le nom est un champ de saisie libre. Description : Saisissez la description du profil. Ce champ est alphanumérique. La description est un champ de saisie libre. DETAIL DES FONCTIONNALITES 175 Statut catégoriel : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un statut catégoriel en particulier. Lors de la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au statut catégoriel du salarié seront proposés. Type de profil : Sélectionner si vous souhaitez créer un profil ou un sous profil. Il n'est pas possible de créer d'autre type. Grille de saisie de variables : La sélection d'une grille de saisie de variables permet de filtrer la liste des variables à saisir par profil. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle grille de variables en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Contrat : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un type de contrat. Lors de la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au type de contrat du salarié seront proposés. Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes déroulantes.... Onglets Création du profil La partie de gauche contient les rubriques ou sous profil du profil. Ce sont les lignes que vous retrouverez sur le bulletin. La partie de droite contient toutes les rubriques, profils et sous profils disponibles. Pour ajouter des lignes à votre profil, plusieurs possibilités : o le double clic, o le menu Ajouter au profil du menu contextuel, o le bouton Ajouter au profil, o Le drag and drop. Pour retirer des lignes du profil, vous devez cliquer sur le bouton Supprimer. Pour modifier l'emplacement des lignes, vous devez utiliser la flèche haute ou flèche basse pour faire Monter ou descendre vos rubriques. Le Bouton "Voir la rubrique" permet de visualiser la fiche de la rubrique. Aperçu des rubriques du profil Cet onglet permet de visualiser les rubriques du profil. L'ordre des rubriques sera identique dans le bulletin. Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. VARIABLES SAISIE DES VARIABLES Saisie des variables Accès : Bulletins - Variables - Saisie des variables Ce tableau vous permet de saisir chaque mois, pour l'ensemble des salariés, les éléments variables du salaire. La saisie des variables est indispensable pour calculer les bulletins. Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau. Les variables calculées apparaissent dans une colonne de couleur grise. Un simple clic sur l'en-tête d'une colonne permet de trier par ordre croissant ou décroissant. La ligne Total permet de donner la somme globale de toutes les valeurs de la colonne. Par défaut, la saisie des variables affiche l'ensemble des salariés, tous profils et services confondus. Vous pouvez filtrer la saisie par service, profil, ou bien encore par grille de variables. Les filtres Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 176 Service : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par service, pour cela, sélectionnez le ou les services à prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au service sélectionné apparaîtront dans la liste. Profil : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par profil, pour cela sélectionnez le ou les profils à prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au profil sélectionné apparaîtront dans la liste. Filtre : Ce champ permet de filtrer la liste des variables. Vous disposez de 3 possibilités de filtrer la liste des variables : o Toutes : Ce filtre affiche toutes les variables du dossier, o Variables du profil : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans les rubriques du profil sélectionné, o Variables de la grille : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans la grille sélectionnée. Grille de saisie : Vous ne pouvez sélectionner une grille de saisie que si le champ "filtre" est positionné sur Variable de la grille. Vue : Par défaut le champ vue propose la période du bulletin courant. C'est la vue qui permet de saisir les valeurs de variables à prendre en compte pour la préparation des bulletins. D'autres vues vous sont proposées à titre de consultation, aucune modification possible : o les 12 mois de l'exercice, o annuel, o annuel hors bulletin. Il existe une dernière vue qui se nomme Reprises. Cette vue permet de reprendre des valeurs cumulées erronées. Exemple Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce cumul devrait être à 1300. Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la différence soit 100. Afin de vérifier l'exactitude de votre cumul après reprise, sélectionnez la vue Annuel, il doit être à 1300. Autre exemple Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce cumul devrait être à 1100. Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la différence soit -200. Voir les champs du salarié : Les champs de la fiche salarié tels que Salaire mensuel, heures mensuelles.... sont des variables de la fiche salarié. Elles ont le même comportement que les autres variables mais ne sont pas présentes dans la liste des variables. Pour voir ces variables, il faut que l'option soit cochée. Les actions Généraliser : Ce bouton permet de généraliser une valeur pour l'ensemble des salariés. Pour cela placezvous sur le premier salarié de la liste, saisissez la valeur puis cliquez sur le bouton Généraliser. Voir le salarié : Ce bouton permet d'accéder à la fiche du salarié de la ligne sélectionnée. Le salarié sélectionné est celui qui dispose d'une pointe de flèche à gauche de son nom. De plus toutes les valeurs de la ligne sont en gras. Calculer le bulletin : Ce bouton permet de lancer à partir de la saisie des variables un calcul des bulletins. Vérifier l'état lecture seule : L'état lecture seule signifie que certaines lignes de la saisie des variables sont bloquées car une modification est déjà en cours pour ces salariés. Ce bouton permet de débloquer les lignes en lecture seule qui n'ont plus de raison d'y être. Exemple Vous avez 2 salariés A et B, le bulletin du salarié A est ouvert en modification, si vous ouvrez la saisie des variables la ligne du salarié A sera en lecture seule (ligne grisée) Si vous enregistrez et fermer le bulletin la ligne est toujours en lecture seule pour le salarié A alors que le bulletin n'est plus en modification. Pour débloquer l'état lecture seule il convient de cliquer sur le bouton vérifier l'état lecture seule. DETAIL DES FONCTIONNALITES 177 Actualiser : A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Liste des grilles de saisie Accès : Bulletin - Variables - Grilles de saisie La gestion de la liste des grilles de saisie est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Inactiver Vous pouvez choisir de rendre une grille de saisie Inactive, si vous souhaitez ne pas afficher cette grille de saisie dans les vues standard, listes déroulantes... Les grilles mises en Inactif sont visibles en sélectionnant la vue Inactif (Système). Activer Permet de rendre une grille à nouveau active. La grille sera présente dans les vues standard, listes déroulantes... Grille de variables Accès : Bulletins - Variables - Grilles de saisie Les grilles permettent de filtrer les variables les plus couramment utilisées. Les grilles servent aux impressions et à la saisie des variables. En-tête Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants : Nom : Indiquez le nom de votre grille. Ce champ est alphanumérique. Le nom est un champ de saisie libre. Description : Saisissez la description de la grille de variables. Ce champ est alphanumérique. La description est un champ de saisie libre. Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes déroulantes.... Onglets Variables Cet onglet permet de saisir ou sélectionner les variables qui vont constituer la grille. A partir de cet onglet vous pouvez : o Ajouter o Supprimer o Insérer (s'insère au dessus de ligne sélectionnée) o Déplacer (Flèche haute et flèche basse) o Couper / copier / coller Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE Interrogation des données de paye Accès: Bulletins - Variables - Interrogation des données de paye Un en-tête Filtre sur l'établissement Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 178 Filtre sur les salariés Ce filtre permet de sélectionner le ou les salariés pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation.. Filtre sur les services Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les services pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Filtre sur les profils Ce filtre permet de sélectionner le ou les profils pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Filtre sur les statuts de présence des salariés Ce filtre permet de filtrer les salariés par leur statut de présence. 3 statuts de présence sont proposés : Présent, Sorti ou Absent. Filtre sur la mise en sommeil des salariés Ce filtre permet de sélectionner les salariés mis en sommeil. Salariés Voir le salarié : Cette action vous permet, après avoir sélectionné un salarié dans la liste de visualiser la fiche du salarié. Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Interroger : Une fois les filtres renseignés, et la formule saisie, cliquer sur ce bouton pour faire apparaître le résultat. Formules Saisissez la ou les formules que vous souhaitez interroger. Pour interroger plusieurs formules aller à la ligne entre chaque formule grâce à la touche Entrée de votre clavier. Exemple Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars : Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année : Saisissez : $HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social précédent : Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours : Saisissez : HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à février N (vous êtes en période de paye mars) Saisissez : $HEUREEL[-9,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours : Saisissez : crhb(HEUREEL) Pour obtenir de l'aide sur la syntaxe des formules, cliquez ici. A chaque changement de formule, cliquer sur le bouton Interroger. Résultats Cette zone permet d'afficher les résultats sous forme de tableau avec la liste des salariés sélectionnés en ligne. Les champs sont non saisissables. Imprimer : Cette action vous permet de lancer l'aperçu puis l'impression du résultat de l'interrogation en cours. Fermer : Cette action ferme la fenêtre d'interrogation des données de paye. Les données saisies ne sont pas conservées. DETAIL DES FONCTIONNALITES 179 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. ÉTABLISSEMENTS Établissements - Démarrer une tâche Accès : Établissements - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Établissements : permet d'accéder à la liste des établissements. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 180 • Documents administratifs : permets d'accéder à la liste des documents administratifs. • Taux AT : permet d'accéder à la liste des taux AT. • Organismes : permet d'accéder à la liste des organismes. • Clôture périodique : permet d'accéder à l'assistant de clôture périodique. • Clôture annuelle : permet d'accéder à l'assistant de clôture annuelle. ETABLISSEMENTS Liste des établissements Accès: Établissements- Établissements Cette liste est affichée pour information seulement. Vous pouvez créer un seul établissement supplémentaire. Il est impossible de supprimer l'établissement principal. La liste précise la forme juridique ou la civilité, la raison sociale, la période paye de l'établissement, si l'établissement est en décalage de paye ou non et enfin le NIC de l'établissement. Clôture/ Déclôture périodique A partir des tâches, vous pouvez accéder à la clôture ou déclôture périodique. Pour accéder à la clôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Clôture périodique dans la barre des tâches; - sélectionner Clôture périodique dans le menu contextuel. Pour accéder à la Déclôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Déclôture périodique dans la barre des tâches; - sélectionner Déclôture périodique dans le menu contextuel. Fiche établissement - Onglet Congés payés / DIF Congés payés Planning établissement : Ce champ permet d'appliquer un planning, par défaut, à l'établissement. Lors de la création des salariés de cet établissement ils seront automatiquement rattachés à ce planning. Vous avez la possibilité de créer un nouveau planning en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Mois de fin des exercices de CP : Le clôture des congés étant le plus souvent au mois de mai le champ est renseigné par défaut. Si la clôture des congés de votre établissement n'est pas le mois de mai vous avez la possibilité d'en sélectionner un autre. Mode : Trois modes d'acquisition des congés vous sont proposés : jours ouvrés, jours ouvrables ou autres. Vous devez sélectionner celui qui correspond à l'établissement. Congés payés acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés acquis par mois. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres". Nombre de jours pour le calcul de l'absence CP : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours à prendre en compte pour le calcul de l'absence CP. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres". A quoi correspond 21,67 : C'est une moyenne 5 jours ouvrés * 52 semaines / 12 mois A quoi correspond 26 : C'est une moyenne 6 jours ouvrables * 52 semaines / 12 mois DETAIL DES FONCTIONNALITES 181 Congés supplémentaires acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés supplémentaires acquis par mois. Tous les établissements ne pratiquent pas ce type d'acquisition. En cas de doute, reportez-vous à votre convention collective. Gestion des CP ancienneté : Cette option est à cocher si votre établissement pratique l'acquisition des congés pour ancienneté. Ordre de décompte des CP : Cette option est accessible si votre établissement gère les congés d'ancienneté. L'option offre deux possibilités : o Congés payés acquis sur N-1 puis les congés d'ancienneté, o Les congés d'ancienneté puis les congés payés acquis sur N-1. Provision CP Taux de charge fiscales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état des provisions de congés payés. Taux de charges sociales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état des provisions de congés payés. Si votre taux est de 29%, vous devez saisir 29. DIF (Droit individuel à la formation) Gestion du DIF : Cette option est à cocher si vous souhaitez gérer le compteur du DIF (Droit individuel à la formation) à partir de votre logiciel de paye. Mois de fin des exercices de DIF : Ce champ permet d'indiquer le mois de clôture du DIF. Par défaut le mois de clôture est le même que celui de l'exercice de paye. Droit annuel au DIF (en heures) : De façon général l'acquisition par an est de 20 heures de formation. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous convient. Plafond du droit au DIF : Le plafond du DIF est fixé à 120 heures, soit 6 années de travail. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous convient. Arrondir le nombre d'heures du droit au DIF à la clôture : Si vous souhaitez qu'à la clôture de l'exercice du DIF, le nombre d'heures acquis soit arrondi, vous devez cocher cette option. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 182 Congés de l'établissement Les calendriers référencent mois par mois tous les jours fériés nationaux. Les jours fériés sont de couleurs orange. Vous pouvez ajouter ou supprimer des jours fériés en double cliquant sur le jour concerné. Les jours fériés sont importants pour le décompte des jours de congés. Fiche établissement - Onglet Médecine du travail Service de santé intégré à l'entreprise : Si le service de santé est directement intégré à l'entreprise, vous devez cocher l'option. Dans le cas où l'option est cochée tous les autres champs deviennent non saisissables. Code du service de santé externe : Ce champ saisissable permet d'indiquer le code correspondant à votre service de santé. Adresse Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Organismes Cet onglet vous permet de définir les organismes de cotisation de votre établissement. Ainsi, tous les salariés rattachés à cet établissement seront paramétrés par défaut avec les organismes définis dans cet onglet. L'organisme de sécurité sociale et de Pôle emploi sont obligatoires pour enregistrer une fiche établissement. Organisme de sécurité sociale: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de sécurité sociale de votre établissement. DETAIL DES FONCTIONNALITES 183 Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dans ce champ, seul un organisme avec un régime SS pourra être sélectionné. Organisme de Pôle emploi: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de Pôle emploi de votre établissement. Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dans ce champ, seul un organisme avec un régime CHOMAGE pourra être sélectionné. Organismes : La liste page vous permet d'ajouter, à souhait, les organismes auxquels est rattaché votre établissement, afin qu'ils soient définis, par défaut, sur les salariés rattachés à cet établissement. Pour cela, cliquez sur le bouton "Ajouter", une fenêtre vous permet de saisir ou sélectionner l'organisme de votre choix. • N° de centre payeur : Si vos organismes de retraite et de prévoyance souhaitent que vous établissiez vos déclarations DUCS par centre payeur, il convient de renseigner ici le n° de centre payeur que vous a communiqué l'organisme. • N° de compte cotisant : Vous devez renseigner ici le n° de compte cotisant URSSAF. Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Fiche établissement - Onglet Informations de paye Accès : Établissement - Établissement Date de paiement : Ce champ permet de sélectionner si la date de paiement par défaut doit être sur la période en cours ou suivante. Jour : Ce champ permet d'indiquer le jour de la date de paiement à générer par défaut. Banque principale : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la génération des fichiers de virements. Décalage de paye : Ce champ est renseigné avec la valeur indiquée lors de la création du dossier. Si toutefois votre établissement change, vous pouvez sélectionner un autre mode de décalage. Prendre les plafonds et taux en vigueur à la période d'emploi : Si vous pratiquez le décalage de paye, les plafonds et taux se réfèrent à la période de paye. Cette option permet de se baser sur la période d'emploi au lieu de la période de paye. Cette option n'est accessible que si le champ "Décalage de paye" est à "Décalage" ou "Abandon". Régime Alsace / Moselle : Si votre établissement bénéficie du régime Alsace / Moselle, vous devez cocher cette option. Si vous cochez cette option, tous les salariés crées sur cet établissement auront automatiquement l'option "Régime Alsace / Moselle" cochée. Toutefois vous aurez la possibilité de la décocher. Heures de référence : Ce champ permet d'indiquer les heures de référence de l'entreprise. Mode de régularisation : Il existe 3 modes de régularisation : aucune, progressive et annuelle. La régularisation fortement conseillée est la progressive, car elle permet un lissage des régularisations au fur et à mesure que le salarié a des bulletins. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 184 La régularisation annuelle s'effectue une fois par an (dernier mois de l'exercice) ou sur le dernier bulletin du salarié en cas de sortie. Etablissement de travail temporaire : Si vous êtes un établissement de travail temporaire, cochez cette option. Taux AT : Ce champ permet d'indiquer le taux d'accident de travail principal auquel l'établissement est assujetti. Taux transport : Ce champ permet d'indiquer le taux de transport auquel l'établissement est assujetti. Section prud'homale : Ce champ permet de sélectionner le code de la section prud'homale. Ce code est déterminé en fonction du code NAF de l'établissement. Cette information sert aux élections prud'homales. Une table de référence est disponible dans le cahier technique de la N4DS, que vous trouverez sur le portail de Netentreprises. N° de fraction : Ce champ permet d'indiquer le nombre de fractions pour l'envoi de votre déclaration N4DS. Pour un même établissement le nombre total de fractions doit rester constant. Exemple : 1ère fraction pour les dirigeants 2ème fraction pour les cadre et salariés Code Idcc : Ce champ permet de sélectionner le code de la convention collective de l'établissement. Si le code que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle convention collective en faisant Ajouter de la liste déroulante accessible par l'icône . Immatriculation automatique des salariés Utilise le compteur et le préfixe de l'établissement principal : Cette option n'est pas visible dans l'établissement principal. Lorsque l'option est cochée elle indique que le ou les établissements secondaires utilisent le même préfixe et compteur que l'établissement principal. Si vous ne souhaitez pas utiliser le même préfixe et compteur, vous devez décocher cette option, de là deux possibilités s'offrent à vous: o soit gérer les matricules des salariés de cet établissement en automatique mais avec un préfixe et compteur différents de celui de l'établissement principal. o soit définir un préfixe et un compteur propre à l'établissement. Numérotation automatique du matricule : Cet option permet de choisir ou non une incrémentation automatique des matricules. Fiche établissement : Informations administratives Accès : Établissements - Établissements Cet onglet permet de saisir les informations administratives de votre établissement. Il est important de les renseigner, car ces informations seront reprises sur certaines impressions. Forme juridique ou civilité : C'est un champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Qualité de la personne : C'est un champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. NIC : ce champ permet de saisir 5 caractères. NAF/APE : Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et l'affichage du libellé. Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Capital : Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. Logo : Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. DETAIL DES FONCTIONNALITES 185 Il sera automatiquement repris sur les modèles d'impression avec le logo (bulletins...). Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Importer. Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci. vous pouvez également Couper, copier coller ou supprimer le logo. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... Contact Tél. fixe : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. Fax : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. Tél. portable : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. E-mail : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères. Site internet : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères. Adresse Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Fiche établissement - Onglet Exercices Période de paye : Ce champ indique la période de paye courante. La période de paye est modifiable tant qu'aucun bulletin de l'établissement n'est validé. Exercices : Il existe plusieurs types d'exercices : social, congés payés. Les dates de début et fin se renseignent automatiquement . Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 186 Les dates de clôture se génèrent, elles aussi, automatiquement. Exemple : Si vos congés payés se clôturent en mai alors votre exercice de congés ira du 01/06/NN au 31/05/NN. Pour les exercices de congés payés les exercices N-1 et N sont présents. Fiche Etablissement- Onglet Effectifs Cet onglet permet de connaître en temps réel les effectifs de votre entreprise et de vos établissements. Pour l'ensemble des calculs, les effectifs sont calculés en fonction du statut de présence du salarié et du paramètrage de l'onglet effectif dans la fiche salarié. En conséquence, une valeur est comptabilisée pour l'effectif si le salarié n'a ni un statut Absent sur la fiche salarié ni une date de sortie égale ou inférieure à la date de fin de période courante. En-tête de l'onglet Effectif Effectif établissement: Cette grille comptabilise l'effectif de l'établissement, par type d'effectif, pour la période courante de l'établissement, indiquée au dessus de la grille. La grille est actualisée à chaque clôture périodique. Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante: Etablissement.EffectifFNAL.Effectifcourant Effectif entreprise: Cette grille comptabilise l'effectif de l'entreprise par type d'effectif, tous établissements confondus, sur la période courante. Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante: Entreprise.EffectifFillon.Effectifcourant Les onglets Effectifs : Cet onglet permet de connaître l'effectif de l'établissement et de l'entreprise sur les périodes clôturées. Moyenne des 12 derniers mois : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur les 12 derniers mois clôturés. Moyenne de l'exercice précédent : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur le dernier exercice clôturé. Effectif au 31/12: Cet onglet recense l'effectif au 31 décembre du dernier exercice clôturé. Fiche Établissement Onglet Comptabilité Le paramétrage de cet onglet est nécessaire au transfert comptable. Destination du fichier de transfert : Le répertoire C:\ProgramData\EBP est renseigné par défaut. Ce champ permet de saisir ou sélectionner un autre chemin de destination du fichier de transfert. Journal d'OD : Ce champ permet de saisir le journal d'opérations diverses dans lequel seront générées les écritures comptables. Banque : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la génération des fichiers de virements. Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Date d'écriture : Ce champ permet d'indiquer le jour de paiement des salaires par défaut. DETAIL DES FONCTIONNALITES 187 Clôture périodique Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Clôture périodique Etablissements- Etablissements - Clôture périodique Outils -Clôture périodique La clôture périodique a pour effet de clôturer la période courante d'un établissement afin de passer à la période courante suivante. Les bulletins créés après la clôture périodique auront donc par défaut comme période de paye, la nouvelle période courante. Lors de la clôture périodique, les bulletins en état Brouillon de la période en cours sont automatiquement validés. Sur la dernière période de l'exercice social, la clôture périodique n'aura aucun effet, il faudra faire une clôture annuelle. La clôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de clôture : Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la clôture périodique et propose également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Etablissement à clôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple". Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous souhaitez clôturer. Vous pouvez ensuite Lancer votre clôture périodique. Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la clôture s'est déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le détail. Déclôture périodique Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Déclôture périodique Etablissements- Etablissements - Déclôture périodique Outils -Déclôture périodique La déclôture périodique s'effectue sur la dernière période de paye clôturée d'un établissement. Elle entraîne la suppression de tous les bulletins de la période en cours. Par conséquent, si vous possédez un bulletin validé sur la période en cours la déclôture périodique sera bloquée. La déclôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de déclôture : Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la déclôture périodique et propose également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Etablissement à déclôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple". Motif de cette action : Ce champ vous permet de saisir la justification de la déclôture périodique et garder la trace de cette action et la raison dans le Journal des événements. Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous souhaitez déclôturer. Vous pouvez ensuite Lancer votre déclôture périodique. Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la déclôture s'est déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le détail. TAUX AT Liste des taux AT Accès : Établissements - Taux AT Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 188 La gestion de la liste des taux AT est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les taux AT créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié. Taux AT Accès : Etablissement- Taux AT vous devez créer une fiche pour chaque taux accident de travail défini pour l'entreprise. L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code section : Saisissez un code section Ce code est limité à 2 caractères numériques. Taux : Saisissez un taux manuellement ou à l’aide de la calculatrice accessible par l’icône . Code risque : Ce champ permet de saisir ou sélectionner le code risque de l’établissement. Si le code risque que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des codes risques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code risque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux AT que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux AT dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. Taux : Saisissez le taux d'accident de travail auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage. Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche AT. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DETAIL DES FONCTIONNALITES 189 TAUX TRANSPORTS Liste des taux transport Accès : Établissements - Taux transport La gestion de la liste des taux de transport est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les taux de transport créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié. Taux transport Accès : Etablissement - Taux Transport vous devez créer une fiche pour chaque taux de transport défini pour l'entreprise. L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux de transport que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux transport dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. Taux : Saisissez le taux de transport auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage. Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche transport. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. PLANNINGS Fiche Planning Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 190 Accès: Établissements - Plannings Il est possible de créer plusieurs plannings, et permettre ainsi de les affecter aux différentes catégories de salariés, ne suivant pas le même planning hebdomadaire. Le planning saisi aura un impact sur le décompte des jours de congés payés et d'absences. Nom: Ce champ vous permet de saisir le nom de votre planning, limité à 130 caractères. Description : Champ alphanumérique, saisissable, limité à 255 caractères. 1er jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le premier jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Dans la majorité des cas il s'agit du Dimanche. 2ème jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le deuxième jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Si vos salariés n'ont pas deux jours de repos hebdomadaire, sélectionnez la valeur à vide disponible dans la liste déroulante. Pour faire une recherche du jour de la semaine sans dérouler la liste, vous pouvez saisir la première lettre du jour dans le champ de votre choix, le premier jour de la liste commençant par cette lettre s'affichera. Les jours de repos hebdomadaires saisis dans ces champs seront affichés sur un fond gris dans le planning. Ces champs seront alors non saisissables. Jour : Liste des sept jours de la semaine. Liste non modifiable. Matin et Après midi: Ce planning permet de saisir le temps de travail journalier, par demi-journée, de l'ensemble des salariés de votre entreprise. Il est initialisé par défaut à 3h30 le matin et l'après midi. les valeurs sont saisissables selon un format horaire. Si vous indiquez des valeurs à zéro sur l'ensemble de la journée, ce jour sera considéré comme un jour de repos hebdomadaire supplémentaire. Les valeurs s'afficheront sur un fond jaune. Total : Champ non saisissable. Il totalise l'horaire journalier selon un format horaire. Horaire journalier moyen: Par défaut, ce champ est calculé selon le planning saisi et selon un format Nombre. Il est cependant saisissable manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône . Il est possible d'interroger cette information dans une rubrique grâce à la syntaxe suivante: Salarie.HoraireJournalierMoyen ORGANISMES Liste des organismes Accès : Établissements - Organismes La gestion de la liste des Organismes est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les organismes créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si l'organisme n'est pas utilisé dans une rubrique, un établissement. Fiche Organismes Accès: Etablissements-Organismes DETAIL DES FONCTIONNALITES 191 L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En-tête Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner un régime (Urssaf, Prévoyance, Irc...) Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le régime sélectionné n'est plus modifiable dès lors que l'organisme est affecté et utilisé dans une rubrique, une fiche Salarié... Caisse: Ce champ permet de sélectionner un type de caisse URSSAF, IRC,.... Si la caisse que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des caisses, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche caisse en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom: Ce champ permet de saisir le nom de l'organisme que vous souhaitez créer. Organisme collecteur: Ce champ permet de saisir l'organisme collecteur lorsque celui-ci est différent de l'organisme d'affectation. Cette information sera principalement utile à l'impression de l'état des charges, l'état préparatoire à la DUCS et vous permettra d'effectuer un regroupement par organisme collecteur. Numéro: Il correspond au numéro identifiant communiqué par vos organismes. Déclaration découpée par établissement : Cette option sert à réaliser la DUCS. Elle ne sert que pour la déclaration DUCS URSSAF. Si vous la cochez vous obtiendrez une déclaration DUCS par établissement. Exemple : Vous avez 3 établissements sur Paris. Les 3 reversent leurs cotisations à l'URSSAF de Paris. En cochant cette option chaque établissement établira sa DUCS séparément. Dans le cas contraire, vous obtiendrez une seule déclaration avec un détail par établissement. Type de DUCS : Cette information sert à indiquer à quel type de DUCS appartient l'organisme. Cette information est utilisée ensuite lors de la génération DUCS pour filtrer la liste des organismes. Cette information est obligatoirement à renseigner pour établir une déclaration DUCS. Si vous avez personnalisé les organismes système EBP, le champ type de DUCS ne sera pas initialisé en mise à jour de dossier et vous aurez donc à le renseigner pour établir votre première déclaration. Type d'activité : Ce champ permet de définir le secteur d'activité de l'organisme concerné. Si votre organisme ne figure pas dans la liste de tous les organismes, vérifiez que le type d'activité concerné est bien activé dans les paramètres entreprise. Les Onglets: Comptabilité: L'onglet comptabilité permet de paramétrer les comptes comptables nécessaires au transfert comptable. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. CONTRAT DE PREVOYANCE Liste des contrats de prévoyance Accès : Établissements - Contrats de prévoyance Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 192 La gestion de la liste des contrats de prévoyance est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les contrats de prévoyance crées et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le contrat n'est pas rattaché à une fiche salarié. Contrats de prévoyance Accès : Établissements - Contrats de prévoyance Référence du contrat : Ce champ permet d'indiquer la référence du contrat. Ce champ est à renseigner avec les éléments fournis par votre institution de prévoyance. Désignation commerciale : Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat. C'est un champ de saisie libre. Code délégataire de gestion : Ce champ est à renseigner en complément du code organisme (Ex : Pxxxx). Ce champ est à renseigner uniquement sur instruction spécifique de l'institution de prévoyance, de la mutuelle ou de la société d'assurance qui fournira les valeurs. Code population de rattachement : C'est le code population défini dans le contrat. Les valeurs sont fournies par l'organisme de prévoyance et sont à renseigner seulement sur sa demande. Nature de cotisation : Sélectionner le code nature Organisme : Sélectionnez l'organisme de prévoyance où le contrat de prévoyance a été souscrit. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. DETAIL DES FONCTIONNALITES 193 Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OPÉRATIONS Opérations- Démarrer une tâche Accès : Opérations - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Mise à jour des publications : Permet d'ouvrir l'assistant de mise à jour des publications. Site web Reports on Line : Permet d'ouvrir la page de votre site Reports on Line. Virement de salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des acomptes. Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements. Communication Entreprise-Expert : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements vers un logiciel de comptabilité. PUBLIER SUR REPORTS ON LINE Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Accès : Paramètres &endash; Publier sur Reports On Line - Mise à jour des publications La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de publications sur le site ROL. Cette mise à jour passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web. Cliquer sur le bouton Suivant, pour poursuivre la mise à jour. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 194 2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans ROL. Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont : Sélectionné Case à cocher. Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée). Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité de ne pas les envoyer (dé-sélectionner la case). Libellé Champ non modifiable. Contient le libellé de la fiche publication. Description Champ non modifiable. Contient la description de la fiche publication. Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant. 3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de publications disponible dans votre dossier Lancement de la mise à jour Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur Lancer. La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état). Elle s’effectue en 2 temps : - Génération des documents de publication - Envoi des publications sur le site ROL Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour. Cliquer sur Terminer pour fermer l’assistant. Site Web Accès : Paramètres - Publier sur Reports On Line - Site web Cette fonction permet d’ouvrir votre site web ROL. Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu Paramètres - Publication dans ROL - Compte). Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez : - Au tableau de bord, s’il en existe un. - A la liste des documents dont vous avez l’autorisation. Pour l’administrateur du site, il est possible : - De réaliser/modifier le tableau de bord du site. - De visualiser tous les documents présents sur le site. - De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés. TRANSFERT EN COMPTABILITE Transfert en comptabilité Accès: Opérations- Transfert en comptabilité- Transfert en comptabilité/ Communication Entreprise Expert Le transfert en comptabilité se fait à l'aide d'un assistant au transfert comptable. Page d'accueil DETAIL DES FONCTIONNALITES 195 Cette page vous rappelle le fonctionnement du transfert comptable et vous offre la possibilité de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Choisissez les données à transférer Type de transfert : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de transfert souhaité. Deux possibilités: Openline/ CommExpert. Filtre sur l'établissement Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer le transfert comptable. Filtre sur l'exercice Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, l'exercice sur lequel s'opère le transfert comptable. Filtre sur la période de paye Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, le ou les périodes sur lesquelles s'opère (nt) le transfert comptable. Données à comptabiliser: Les options disponibles permettent de transférer en comptabilité uniquement les salaires, uniquement les règlements ou encore les deux. Cela permet également de sélectionner si le transfert s'opère uniquement sur les bulletins validés, non validés ou encore les deux. Pré visualiser : Ce bouton vous dirige vers l'aperçu de la simulation du transfert comptable préalablement paramétré. A partir de cette fenêtre vous pouvez lancer une impression. Toutes les données nécessaires ont été collectées Un récapitulatif des paramètres saisis, vous permet de contrôler votre transfert. Vous pouvez ensuite lancer le transfert comptable. Un compte rendu vous permet de contrôler si votre transfert s'est déroulé avec succès. Historique des transferts comptables Accès : Opérations- Transfert en comptabilité- Historique des transferts comptables Cette fonctionnalité vous permet de conserver l'historique des derniers transferts exécutés de la paye vers une autre application. La liste précise le numéro du lot, la date et l'heure du transfert, ainsi que la raison sociale de l'établissement. Il est possible, à partir de la liste page, de re-transférer ce même lot par la tâche Retransfert du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. REGLEMENTS Liste des virements Accès : Opérations - Paiements- Virements des salaires Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Les filtres Filtre sur les banques Ce filtre permet de sélectionner la ou les banques pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche. Filtre sur les dates Ce filtre permet de sélectionner la ou les dates pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche. Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. La liste La liste vous permet de recenser l'ensemble des virements créés et enregistrés. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 196 La liste affiche les champs suivants: Référence Virement : Ce champ reprend la référence du virement. Date de virement: Ce champ notifie la date du virement. Montant total du virement: Ce champ totalise le montant global du virement. Code de l'établissement : Ce champ reprend la raison sociale de l'établissement. SIRET: Ce champ reprend le numéro SIRET de l'établissement. Référence SEPA: Ce champ notifie la référence SEPA du virement. Généré en Cfonb: Ce champ est flagué lorsque le fichier a déjà été généré une première fois sous un format Cfonb. Générer un fichier Pour accéder à générer un fichier, il suffit de sélectionner un ou plusieurs virements dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Générer le fichier Cfonb dans la barre des tâches; - sélectionner Générer le fichier Cfonb dans le menu contextuel. Il en est de même pour générer un fichier au format SEPA. Fiche Virement bancaire Accès: Bulletins-Paiements-Virements bancaires Informations bancaires Banque : Ce champ vous permet de sélectionner la banque. RIB/BBAN: Ce champ vous permet de saisir le RIB ou le BBAN de votre banque émettrice. Il est renseigné par défaut selon celui de la fiche banque. Informations virement Numéro national d'émetteur: Initialisé par défaut selon celui de la fiche banque. Il reste tout même modifiable. Date virement: Ce champ vous permet de saisir manuellement ou à l'aide du calendrier accessible par l'icône , la date du virement. Etablissement : Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un établissement. SIRET: Initialisé par défaut selon l'établissement sélectionné, le champ reste saisissable. Référence virement: Saisir une référence limitée à 7 caractères alphanumérique. Options Centralisation par salarié : Cochez cette option si vous souhaitez regrouper les lignes de virement pour un même salarié. Retour à ligne Salaires Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter, une fenêtre Ajouter une ligne de salaire s'ouvre. La zone est remplie automatiquement par la fenêtre Ajouter une ligne de salaire. Voir le bulletin : Ce bouton permet de visualiser le bulletin concerné par le virement, en sélectionnant la ligne de salaire. Rafraîchir les montants : Ce bouton permet de rafraîchir les montants lorsqu'il y eu des modifications sur le bulletin. Code du salarié : Champ non saisissable. Il s'agit du nom et du prénom du salarié. Libellé : Champ saisissable rempli par défaut selon l'intitulé suivant: Salaire+ Période. Montant : Champ non saisissable. Il reprend le net à payer du bulletin de salaire sélectionné. RIB/BBAN : Ce champ permet de saisir le RIB ou le BBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. DETAIL DES FONCTIONNALITES 197 IBAN : Ce champ permet de saisir l'IBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. BIC : Ce champ permet de saisir le BIC du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. Banque : Ce champ permet de saisir la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié. Domiciliation : Ce champ permet de saisir la domiciliation de la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié. Code pays : Ce champ permet de saisir le code pays de la banque du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. Motif économique : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le motif économique de ce virement. Il est obligatoire pour les virements internationaux. Référence : Ce champ permet de saisir la référence du virement. DUCS DUCS - Nouvelle DUCS Pour préparer la déclaration unifiée des cotisations sociales il convient de renseigner les paramètres utiles à la génération à l'aide de la fiche de préparation. Onglet Paramètres Type de DUCS Vous devez sélectionner le type de DUCS que vous souhaitez. Actuellement 2 possibilités : • URSSAF • IRC/IP Etablissement Vous devez sélectionner le ou les établissements à prendre en compte dans la déclaration. Le choix des établissements peut se faire de plusieurs façons : • soit en saisissant directement dans les champs appropriés, • soit en sélectionnant les établissements dans la liste. Lorsque ni la borne de début ni la borne de fin ne sont renseignées cela signifie que ce sont tous les établissements du dossier. Période Vous devez indiquer la période de votre déclaration. La période est une fourchette de mois dans laquelle il faut définir le premier et le dernier mois. Les deux bornes de cette fourchette, ainsi que tous les mois compris entre ces deux bornes sont inclus dans cette période. La date de fin de période doit être supérieure ou égale au premier mois de cette période. Organisme Vous devez sélectionner le ou les organismes à prendre en compte dans votre déclaration. Seuls les organismes correspondant au type de DUCS sélectionné doivent apparaître, si ce n'est pas le cas, vérifiez que sur chaque organisme le champ "Type de ducs" est correctement renseigné. Options Tenir compte de l’organisme collecteur : Cette option est cochée par défaut. Si votre organisme est le collecteur des cotisations d'un autre organisme, cochez cette option. Si vous êtes dans ce cas de figure, sur le champ organisme vous devez sélectionner le collecteur mais aussi les organismes collectés. Exemple : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 198 L'URSSAF collecte les cotisations de Pôle Emploi. l'URSSAF est donc le collecteur de Pôle Emploi. Afin que les cotisations de Pôle Emploi soient intégrées à la déclaration à destination de l'URSSAF il convient donc de cocher cette option. Pour que l'exemple ci-dessus fonctionne, il faut qu'au préalable le champ organisme collecteur soit renseigné sur la fiche organisme de Pôle Emploi. Faire une déclaration Néant : Cette case est à cocher si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période choisie ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. La déclaration sera générée sans aucune cotisation, et aucun paiement. Faire une déclaration papier : Cette option permet de réaliser une impression de votre déclaration à partir des données de paye. Paiement Mode de paiement : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le moyen de paiement utilisé pour payer vos cotisations sociales. Trois choix possibles : • Aucun : l'enregistrement servant au paiement ne sera pas présent dans votre déclaration. • Utiliser le mode de paiement par défaut pour ce ou ces organisme(s) : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. • Télérèglement : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la banque de l'établissement déclarant (Options + Société + Entreprise) Si vous pratiquez le "Télérèglement" vous devez sélectionner Télérèglement sur le champ "Mode de paiement" ce moyen de paiement, à chaque déclaration. Si vos coordonnées bancaires comportent une erreur la déclaration ne pourra pas être générée. Date d'exécution de l'ordre de paiement : Si vous utilisez le mode de règlement prélèvement ou télérèglement, il convient de préciser la date d'exécution de l'ordre de paiement. Référence de paiement : Champ de saisie libre permettant de saisir la référence du paiement. Cette référence permet de rapprocher le paiement à la déclaration. Payer les cotisations de : Ce filtre permet de sélectionner, à l’aide d’une liste déroulante la période sur laquelle porte le paiement. Ce champ n'est à renseigner que dans le cas où le paiement porte sur une période différente de celle de la déclaration. Exemple : Pour une déclaration récapitulative annuelle (DRA) à destination des caisses de retraite il convient le plus souvent de déclarer les cotisations pour l'année entière mais avec un paiement ne portant que sur les cotisations du dernier trimestre. Pour gérer ce cas de figure il convient d'indiquer une période de déclaration allant du 01/01/NN au 31/12/NN et une période de paiement allant du 01/10/NN au 31/12/NN. Chemin de déclaration du fichier EDI Le chemin par défaut est : C:\Users\Public\Documents\DUCS EDI\xxx. Vous avez la possibilité d'indiquer un autre chemin. Les actions de la fiche de préparation Préparer ou Actualiser Une fois que tous les paramètres ont été renseignés, vous avez la possibilité soit : • d'imprimer un état préparatoire • d'accéder à l'éditeur de fichier afin de contrôler et éventuellement de modifier le contenu de votre déclaration. Pour accéder à l'éditeur de fichier, cliquez sur le bouton Préparer ou Actualiser. Placezvous sur l'onglet "Edition". Si vous vous êtes trompé dans les paramètres renseignés, vous pouvez les modifier en revenant dans l'onglet "Paramètres". N'oubliez pas de faire "Actualiser" pour charger votre déclaration avec les nouveaux paramètres saisis. Déclarer le fichier DUCS EDI La fonction "Déclarer le fichier DUCS EDI" permet de convertir le fichier préparé au format tel qu'il est demandé par le cahier des charges par chaque organisme. Vous ne pouvez pas transmettre votre fichier tant que cette étape n'a pas été réalisée. DETAIL DES FONCTIONNALITES 199 Editeur de fichier DUCS Cette partie vous permet de consulter ou modifier votre déclaration. Votre déclaration est composée d'enregistrements. Enregistrement DEB : Déclaration Cet enregistrement décrit et référence la déclaration. Un fichier peut contenir plusieurs déclarations (plusieurs DEB). Exemple : Une déclaration à destination de l'ARRCO et une autre à destinataion de l'AGIRC (mode gestion isolée). Un seul fichier contenant 2 enregistrements DEB. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DEB : Identification de l'émetteur physique : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant ou désigné comme "Concerné par le CRE" ou le SIRET de l'expert comptable. Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société + Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert" est cochée alors l'identification de l'émetteur sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert). Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors l'identification de l'émetteur sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE. Type de bordereau : Sur ce champ est indiqué la périodicité de votre déclaration (mensuelle, trimestrielle, annuelle). Enregistrement FR : Emetteur physique Cet enregistrement décrit l'émetteur de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement FR: Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant. Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société + Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert est cochée" alors l'identification de l'intervenant sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert). Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors l'identification de l'intervenant sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Enregistrement DT : Entreprise / Déclarant Cet enregistrement décrit le déclarant de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DT : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Numéro de référence 2 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend le code APE renseigné sur l'établissement déclarant. Adresse mél de l'intervenant : Cette rubrique reprend l'adresse mail indiquée au niveau du contact de l'établissement déclarant. Enregistrement MR : Organisme destinataire Cet enregistrement décrit l'organisme social destinataire de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 200 Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement MR : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. Enregistrement AE: Tiers rédacteur Cet enregistrement décrit le tiers rédacteur de la déclaration (Expert comptable). Il est facultatif. Il n'est présent que si l'option "Utiliser les données de l'expert pour les déclarations" est cochée dans les Paramètres + Société + Entreprise. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'expert comptable indiqué dans les Préférences + Société + Expert. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Enregistrement FZ: Entité de regroupement Cet enregistrement décrit l'entité de regroupement. Il est facultatif et n'est présent que pour les déclarations à destination des URSSAF et si l'option "Etablissement en versement lieu unique (VLU)" est cochée dans les Paramètres + Société + Entreprise. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement défini comme étant celui responsable du paiement groupé dans les Préférences + Société + Entreprise. Enregistrement GEN : Généralités Cet enregistrement décrit les généralités telles que le total des cotisations, l'effectif global URSSAF. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement GEN : Effectif global de l'éntreprise au 31/12 : Cette rubrique n'est à produire que pour une DUCS de type URSSAF et seulement si la déclaration est un TR (Tableau récapitulatif annuel) Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer (régularisation et acompte inclus) (+ transport et taxe additionnelle en URSSAF). Montant 2 : Cette rubrique permet d'indiquer un acompte ou un crédit à déduire. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip. Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 2, vous devez absolument modifier manuellement la rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2. Montant 3 : Cette rubrique permet d'indiquer une régularisation ou un débit à ajouter. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip. Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 3, vous devez absolument modifier manuellement la rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2. Nombre de lignes total : Cette rubrique indique le nombre de lignes de cotisations pour l'ensemble de la déclaration Enregistrement EN ou WP : Unité déclarée Cet enregistrement décrit l'unité déclarée. Cet enregistrement est obligatoire. Une déclaration peut contenir plusieurs unités déclarées. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement EN : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement de l'unité déclarée. Dans une DUCS de type URSSAF il y a une unité déclarée par établissement. Dans une DUCS de type IRC/IP les unités représentent un contrat ou un centre payeur. Numéro de référence 1 : Pour une DUCS de type URSSAF c'est le n° de compte cotisant. DETAIL DES FONCTIONNALITES 201 Le numéro de compte cotisant se renseigne sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes. Pour une DUCS de type IRC/IP c'est le numéro de contrat indiqué sur la fiche de l'organisme destinataire. Votre organisme de retraite peut vous demander de gérer les unités déclarées par centre payeur, dans ce cas, il convient de renseigner sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes le n° de centre payeur. Numéro de référence 2 : Cette rubrique indique le code APE de l'établissement déclaré. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et uniquement pour une déclaration TR (Tableau récapitulatif annuel). Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer de l'unité déclarée (régularisation et acompte). Montant 2 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte plusieurs taux de transport. Montant 3 : Cette rubrique indique le montant des régularisations de l'unité déclarée. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Montant 4 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements taxes additionnelles transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte plusieurs taux de taxes additionnelles transport. Quantité 1 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés rémunérés au cours de la période de référence de la déclaration. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Quantité 2 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés inscrits dans l'établissement au dernier jour de la période de référence de la déclaration, y compris les salariés absents pour maladie ou congés (à l'exception des apprentis). Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Enregistrement COT : Ligne de cotisation Cet enregistrement décrit la ligne de cotisation. Cet enregistrement est facultatif (non présent dans le cas d'une DUCS néant). Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement COT : Qualifiant ligne cotisation : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code risque indiqué sur la fiche code DUCS. Pour une DUCS de type URSSAF cette rubrique est renseignée avec une valeur fixe non paramétrable. Type de cotisation : Cette rubrique reprend le code déclaré indiqué sur la fiche code DUCS. Instruction codée : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code condition spéciale indiqué sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF. Pourcentage de cotisation : Pour une ducs de type URSSAF cette rubrique n'indique que les taux de cotisations de transport, de taxe additionnelle de transport et d'accident de travail. Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique indique le taux de cotisation. Si la rubrique est de type forfait cette rubrique n'est pas renseignée. Montant monétaire 1 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 1 représente la base déplafonnée. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 1 représente le montant calculé de la cotisation. Montant monétaire 2 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 2 représente la base plafonnée ou la réduction de cotisation. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 2 représente l'assiette ou la valeur unitaire du forfait. Quantité associée 1 : Cette rubrique indique l'effectif concerné par cette ligne. Quantité associée 2 : Pour une ducs de type URSSAF la quantité 2 est utilisée uniquement pour la loi TEPA et représente le nombre d'heures supplémentaires pour les codes 04 et 05. Pour une ducs de type IRC/IP la quantité 2 représente le nombre de forfaits. Numéro référence 1 : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code groupe cotisant indiqué sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 202 Numéro référence 2 : Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire de la cotisation et non de la déclaration. Exemple : Vous transmettez vos déclarations au groupe Malakoff (G022). sur la rubrique référence 1de l'enregistrement MR sera indiqué G022. Par contre sur l'enregistrement COT devra être indiqué le code organisme destinataire de la cotisation, à savoir 0012 si c'est une cotisation à destination de la prévoyance, A202 si c'est une cotisation à destination de l'ARRCO...... Enregistrement TRS : Versement transport Cet enregistrement décrit le versement transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée comporte des taux transport multiples. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TRS : Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié (Onglet Déclarations). Enregistrement TAT : Taxe additionnelle transport Cet enregistrement décrit le versement de la taxe additionnelle transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée comporte des taux de taxe transport multiples. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TAT : Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié (Onglet Déclarations). Enregistrement PAI : Paiement Cet enregistrement décrit le paiement. Cet enregistrement est facultatif. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement PAI : Montant réglé : Cette rubrique indique le montant qui va être versé à l'organisme destinataire de la déclaration. Date associée au paiement : La date qui est produite sur cette rubrique est celle indiquée dans l'assistant de préparation à la DUCS. Editeur de déclaration Ajouter un enregistrement : L'ajout se fait par le menu contextuel (clic droit). Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Ajouter" c'est que l'enregistrement ne peut pas être ajouté. Plusieurs raisons : - L'enregistrement ne peut pas être ajouté à l'emplacement sélectionné, - L'enregistrement est déjà présent et ne peut pas l'être une seconde fois. Supprimer : La suppression se fait par le menu contextuel (clic droit). Elle permet de supprimer un enregistrement de la déclaration. Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Supprimer" c'est que l'enregistrement est obligatoire et donc non supprimable. Il n'est pas possible de supprimer une rubrique (partie droite de l'écran). Déclarer le fichier DUCS EDI : Une fois votre fichier vérifié et/ou corrigé, vous devez le déclarer afin qu'il soit au format autorisé par la norme. Pour cela, cliquez sur le bouton "Déclarer" et suivez les étapes. Les erreurs En bas de l'écran vous disposez d'un récapitulatif des erreurs du fichier. Pour corriger une ligne vous pouvez directement saisir dans la colonne "valeur". Certaines rubriques proposent des listes de choix. A vous de sélectionner la valeur attendue. Pensez à enregistrer vos modifications à l'aide du bouton "Enregistrer" située en haut à gauche de l’écran ou par le menu Fichier + Enregistrer. DETAIL DES FONCTIONNALITES 203 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES DE PAYE Paramètres de paye - Démarrer une tâche Accès : Paramètres de paye - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Ajouter une publication Reports On Line Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des publications. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche publication. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 204 Ajouter un compte Reports On Line Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des comptes du ROL. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche compte du ROL. Variables : permet d'accéder à la liste des variables à saisir et des variables formule. Rubriques : permet d'accéder à la liste des rubriques de brut, des rubriques de cotisation, des rubriques de net, des rubriques de commentaire, des rubriques intermédiaire. Constantes : permet d'accéder à la liste des taux et des plafonds et smic. Tables de calcul : permet d'accéder à la liste des tables de calcul. CONSTANTES Liste des constantes Accès: Paramètres de paye- Constantes La gestion de la liste des constantes est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les constantes créées et enregistrées selon trois onglets: Taux: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type taux Valeurs: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type valeur. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des constantes. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si la constante n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. Fiche Constantes Accès: Paramètres de paye- Constantes L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est un taux ou une valeur. La sélection détermine la présentation de l'onglet Valeurs. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la constante. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des constantes. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la constante que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets DETAIL DES FONCTIONNALITES 205 Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. S'il s'agit d'une valeur : Valeur: Ce champ vous permet de saisir la valeur de la constante, manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône . Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique en saisissant le code de cette constante. S'il s'agit d'un taux: Taux salarial: Saisissez un taux salarial sous un format de type pourcentage. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Taux patronal: Saisissez un taux patronal sous un format de type pourcentage. Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique par la syntaxe suivante: Code de la constante.tauxsal ou Code de la constante.tauxpat Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. VARIABLES Fiche Variables Accès : Paramètres de paye-Variables L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est de type "à saisir" ou de type "formule". Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la variable. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des variables. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la variable que vous souhaitez ajouter. Report mensuel: Cette option n'apparaît que pour les variables de type "A saisir". Cochez cette option si vous souhaitez que la valeur saisie sur un mois soit reportée les mois suivants. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette variable dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Formule Cet onglet vous permet de saisir la formule nécessaire au calcul de la variable. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 206 Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Cet onglet est disponible uniquement si la variable est de type "formule". Vous ne pouvez pas faire appel à des rubriques dans les variables. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des variables Accès: Paramètres de paye- Variables La gestion de la liste des variables est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les variables créées et enregistrées selon trois onglets: Variables à saisir : Cet onglet affiche uniquement les variables de type A saisir. Variables calculées : Cet onglet affiche uniquement les variables de type Formule. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des variables. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si la variable n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. RUBRIQUES Liste des rubriques Accès: Paramètres de paye-Rubriques La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les rubriques créées et enregistrées, triées par type de rubrique. Les onglets suivants sont donc disponibles: Rubrique de brut, Rubrique de cotisation, Rubrique de net, Rubrique de commentaire, Rubrique intermédiaire. L'onglet Tous recense l'ensemble des rubriques. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si le rubrique n'est pas utilisée dans un profil ou un bulletin. Rubrique de brut Accès: Paramètres de paye- Rubrique- Rubriques de brut L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 207 Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue. Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls. Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Cette information est nécessaire au transfert comptable Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Absences: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un type d'absences. Cette liaison permet d'afficher sur le bulletin, la période d'absence, dès lors qu'une absence de ce type est saisie. Si le type d'absences que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des absences, vous avez la possibilité de créer un nouveau type d'absences en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dates à préciser sur le bulletin: Cette option vous permet de préciser sur le bulletin la période à laquelle correspond cette rubrique afin de le préciser sur vos déclarations. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de cotisation Accès: Paramètres de paye- Rubriques- Rubriques de cotisation L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 208 Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner le régime correspondant à la rubrique. Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes, vous avez la possibilité de créer un nouveau régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Organisme : Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme correspondant à la rubrique. Une pré-sélection des organismes est établie sur l'onglet "Courants" selon le régime sélectionné sur le champ précédent. Si l'organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ne pas prendre en compte le taux: Cette option permet de ne pas afficher le détail sur l'état des charges, d'un éventuel changement de taux en cours d'année. Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Contrat : Ce champ permet de lier un contrat de prévoyance pour les rubriques de cotisations de prévoyance, afin de faciliter la déclaration N4DS. Si le Contrat de prévoyance que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des contrats, vous avez la possibilité de créer un nouveau contrat en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type d'activité : Ce champ permet de classer les rubriques par secteur d'activité. Les rubriques visibles dans les listes pages dépendent du ou des types d'activité définis dans les options entreprise. Codes DUCS : Ce champ permet de rattacher le ou les codes DUCS correspondant au type de la rubrique. Sans cela, la déclaration unique des cotisations sociales (DUCS) ne pourra pas fonctionner correctement. Pour rattacher votre code DUCS, cliquez sur l'icône .... Une fenêtre "Codes DUCS associés" s'ouvre. Utilisez le bouton "Ajouter" puis saisissez ou sélectionnez le code DUCS souhaité. Recommencez l'opération autant de fois que vous avez de codes DUCS à paramétrer. Option utiliser les formules par défaut : Cette option signifie que les formules utilisées pour évaluer la rubrique seront celles indiquées sur la fiche code DUCS. Toutefois si les formules ne vous conviennent pas vous avez la possibilité de décocher cette option. A partir de là, le bouton "Formules" deviendra actif et vous pourrez modifier les formules sans avoir à créer une nouvelle fiche code DUCS. Les formules évaluées deviendront celles définies sur la rubrique et non plus celles de la fiche code DUCS. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique DETAIL DES FONCTIONNALITES 209 Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de net Accès: Paramètres de paye-Rubriques-Rubrique de net L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue. Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls. Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Cette information est nécessaire au transfert comptable. Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique intermédiaire Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique intermédiaire Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 210 L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... ,de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de commentaire Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique de commentaire L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 211 Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ..., de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Afficher dans la colonne: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la colonne dans laquelle vous souhaitez voir s'afficher l'information. Les colonnes disponibles sont Nombre ou Base/Taux salarial/Taux patronal/Gain salarial/Retenue salariale/ Montant patronal. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. TABLES DE CALCUL Fiche Table de calcul Accès: Paramètres de paye-Tables de calcul L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite utilisable dans une fonction ou une rubrique par exemple, grâce à la syntaxe suivante Code de la table de calcul [], en prenant soin de préciser entre crochets les éléments nécessaires au calcul. Le salaire d'un apprenti est défini selon un pourcentage du SMIC d'après son âge et son année de scolarité. Une table de calcul à double entrée permet de stocker les valeurs de ces pourcentages. Ainsi, la table de calcul peut être utilisée dans la rubrique du salaire mensuel de l'apprenti. Le calcul s'effectuera automatiquement grâce à la table de calcul, pour laquelle l'âge et l'année de scolarité ont été renseignés. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la table de calcul que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette table de calcul dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 212 Dimension Les dimensions permettent de renseigner les intervalles ou les valeurs pour lesquelles il existe une donnée correspondante. Il est possible d'avoir une ou deux dimensions. Leur paramétrage est identique. Libellé: Saisissez la description de votre dimension Type: Sélectionnez parmi une liste de valeurs système le type d'intervalle que vous souhaitez : Index: A une valeur correspond une autre valeur. Intervalle: A un intervalle correspond une valeur. Intervalle progressif: les valeurs de chaque intervalle se cumulent. Pour ajouter une ligne dans la grille, cliquer sur le bouton Ajouter au dessus de la grille. Libellé: Saisissez le libellé des lignes de votre table de calcul. Valeur: Champ disponible uniquement pour le type Index. Saisissez une valeur ou taux. Intervalle de début: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif. Saisissez la borne de début de l'intervalle. La valeur sera incluse dans l'intervalle. Sur le premier intervalle, vous pouvez choisir le symbole moins l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de début. Intervalle de fin: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif. Saisissez la borne de fin de l'intervalle. La valeur sera exclue de l'intervalle. Sur le dernier intervalle, vous pouvez choisir le symbole plus l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de fin. Table de calcul Une fois les dimensions paramétrées, saisissez directement dans la table de calcul, les données correspondantes aux différents intervalles ou valeurs. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des tables de calcul Accès : Paramètres de paye - Table de calcul La gestion de la liste des tables de calcul est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les tables de calcul créées et enregistrées. Les suppressions restent possibles si le table de calcul n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. NATURES DE RUBRIQUE Liste des natures de rubriques Accès : Paramètres - Divers - Natures de rubriques La gestion de la liste des natures des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les natures de rubriques créées et sauvegardées pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si la nature n'est pas rattachée à une rubrique. Fiche Nature de rubrique Accès : Paramètres de paye- Nature de rubrique L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. DETAIL DES FONCTIONNALITES 213 Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d'après les sous natures ainsi qu'un cumul global généré d'après la nature de rubrique. Vous retrouvez ces cumuls dans la liste page des cumuls avec les syntaxes suivantes: SCAT_Nom de la sous nature pour les cumuls alimentés et CAT_Code de la nature de rubrique pour les cumuls calculés. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la nature de rubrique que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature de rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les Onglets Paramètres Sous natures Code: Saisissez un code limité à 32 caractère de type alphanumérique. Les espaces ne sont pas autorisés. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la sous nature que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette sous nature dans les listes déroulantes en vue standard. Méthodes d'alimentations La ou les méthode(s) d'alimentation choisies seront communes à tous les cumuls correspondant aux sous natures. Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui alimentera le cumul. Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la méthode d'alimentation de la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul. Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/ une formule. Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible. Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. FONCTIONS Liste des fonctions Accès : Paramètres de paye - Fonctions La gestion de la liste des fonctions est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les fonctions créées et enregistrées. Les suppressions restent possibles si la fonction n'est pas utilisée dans une rubrique. Fiche Fonctions Accès : Paramètres de paye-Fonctions L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 214 Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type de retour: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, le format sous lequel la fonction renvoie l'information. Trois types de retour sont disponibles: Numérique/Date/Booléen. Portée: Ce champ permet de définir si la fonction fait appel uniquement à des variables ou bien également à des champs du bulletin. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la fonction que vous souhaitez ajouter. Déclaration: Champ non saisissable. Il précise la syntaxe à utiliser pour interroger cette fonction dans une rubrique par exemple. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette fonction dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Formule Cet onglet permet de saisir une formule, à l'aide de variables, de tables de calcul ou encore d'une autre fonction, etc... Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Paramètres Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à cette fonction. Dans la fonction CP_REGLE_MAINTIEN, suivant la rubrique dans laquelle elle est interrogée, la fonction fait appel aux CP Pris en N ou en N-1. Pour cela, on crée un paramètre CONGES, qui sera remplacé dans la rubrique par CP.Pris N ou CP.PrisN1 selon la rubrique appropriée. Nom: Saisissez un nom de paramètre limité à 32 caractères de type alphanumérique. Type : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type du paramètre. Les types disponibles sont: Numérique/Date/Booléen/Rubrique de brut/Rubrique de net/Rubrique de cotisation/ Valeurs cumulables. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du paramètre que vous souhaitez ajouter. L'ordre dans lequel sont saisis les paramètres devra être conservé lorsqu'ils seront remplacés par les valeurs correspondantes dans une rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. CUMULS Fiche Cumuls Accès : Paramètres de paye-Cumuls L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. DETAIL DES FONCTIONNALITES 215 Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type Formule: Cette option permet d'alimenter un cumul par une formule de son choix. Une fois l'option cochée, l'onglet Formule apparaît. Cumul de taux : Cette option permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux , l'arrondi se fasse à 3 décimales et non à 2 (standard logiciel) Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des cumuls. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du cumul que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce cumul dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Méthode d'alimentation par défaut Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule n'est pas cochée. Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet. Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui alimentera ce cumul. Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul. Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/ une formule. Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible. Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul. Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Alimenté par défaut : Si vous cochez cette option, toutes les rubriques crées selon le type défini dans la colonne "Alimenté par", alimenteront ce cumul. Le cumul sera donc visible par défaut dans l'onglet Cumuls des rubriques en question. Afficher comme propriété : Cocher cette option vous permet d'afficher une propriété qui sera visible dans toutes les rubriques du type défini dans la colonne "Alimenté par", dans la partie Propriétés de l'onglet Paramétrage. Libellé de propriété: Champ saisissable limité à 255 caractères de type alphanumérique, uniquement si l'option "Afficher comme propriété" est cochée. Formule Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule est cochée. Saisissez la formule de votre choix grâce à l'aide à la saisie qui alimentera le cumul crée, indifféremment du type de la rubrique. Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des cumuls Accès: Paramètres de paye- Cumuls La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les cumuls crées et enregistrés selon trois onglets: Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 216 Cumuls alimentés: Cet onglet affiche uniquement les cumuls paramétrés avec une méthode d'alimentation ou bien issus des sous natures de rubrique, ou encore de la création d'un régime. Cumuls calculés: Cet onglet affiche les cumuls de type Formule ou bien issus des natures de rubriques, ou encore de la création d'un régime. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des cumuls. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les cumuls créés à partir d'un régime ou d'une nature de rubrique ne peuvent pas être supprimés à partir de la liste des cumuls. Ces cumuls ne peuvent supprimés qu'à partir de la fiche Nature de rubrique ou bien la fiche Régime. Les suppressions restent possibles si le cumul n'est pas utilisée dans une rubrique. Fiche d'une grille de cumuls Accès : Paramètres de paye - Cumuls - Grilles de cumuls En tête Code: Saisissez un code de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du de la grille des cumuls que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette grille dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Cumuls Cet onglet vous permet de définir les cumuls qui vont composés votre grille. Pour ajouter un cumul, deux possibilités : • Le bouton Ajouter, • Menu contextuel + Ajouter (clic droit) Pour insérer un cumul parmi d'autres cumuls, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre cumul puis cliquer sur Insérer. Pour supprimer un cumul, cliquez sur le bouton Supprimer. Vous pouvez changer la position d'un cumul à l'aide des boutons Monter et Descendre. Tranches Cet onglet vous permet de définir les tranches qui vont composés votre grille. Pour ajouter une tranche, 2 possibilités : • Le bouton Ajouter, • Menu contextuel + Ajouter (clic droit) Pour insérer une tranche parmi d'autres tranches, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre tranche puis cliquer sur Insérer. Pour supprimer une tranche, cliquez sur le bouton Supprimer. Vous pouvez changer la position d'une tranche à l'aide des boutons Monter et Descendre. Notes La gestion d'une "Notes" est commune à toutes les fiches. DETAIL DES FONCTIONNALITES 217 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 218 • Informations société : permet d'accéder aux options du dossier telles que les coordonnées, les préférences graphiques utilisateurs, les préférences utilisateurs, les préférences comptables et de transfert, la police, et la synchronisation... • Services : permet d'accéder à la liste des services. • Natures d'emploi : permet d'accéder à la liste des natures d'emploi. • Régimes de cotisation : permet d'accéder à la liste des régimes. Fiche Banques Accès : Paramètres - Banques La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches. Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques. Créer une fiche Banque est une opération est indispensable pour exécuter les transferts de règlements vers l'application Comptabilité Open Line. Une banque s'identifie par les éléments suivants : Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques. Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque. Ce nom est limité à 40 caractères alphanumériques. Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, - si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut, - si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie, - si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône. Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. DETAIL DES FONCTIONNALITES 219 Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraîne pas la création d’une nouvelle fiche Code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Pays Champ saisissable. Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : Le compte de banque Le journal de banque Onglet Coordonnées bancaires Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte et de définir les éléments nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 220 Les RIB/BBAN, IBAN et BIC sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le R.I.B. transmis par votre établissement bancaire. RIB / BBAN Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN IBAN Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN BIC Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le RIB/BBAN et l'IBAN ETEBAC o Numéro national d'emetteur (NNE) Numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des virements informatiques au format CFONB. Champ saisissable de 6 caractères numériques. Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier ETEBAC. o Formater le ficher ETEBAC (retour à la ligne) Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC avec des retours à la ligne. Pour savoir si vous devez ou non sélectionner cette case, vous devez contacter votre banque. SEPA o Identifiant de créancier SEPA (ICS) Champ saisissable de 35 caractères numériques maximum (minimum 8). Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier SEPA. o Formater le ficher SEPA (retour à la ligne) Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier SEPA avec des retours à la ligne. Onglet Notes La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches. PCG - Plan Comptable Général Accès : Paramètres - PCG (Plan comptable général) Le PCG vous donne la liste intégrale des comptes définie par la réglementation. Vous pouvez modifier les vues. Aucune action (ajout, modification, suppression) n'est directement possible dans cette liste. PUBLICATION REPORTS ON LINE Publications Accès : Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publications La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches. Les publications sont utilisées pour la gestion du site ROL. La fiche publication peut être créée directement depuis : - le menu "Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publication" + ajouter - la publication d’une liste, impression (bouton ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".) Présentation de la fiche DETAIL DES FONCTIONNALITES 221 La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets. Entête Libellé* Champ alphanumérique de 80 caractères maximum. La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document. Description Champ alphanumérique de 200 caractères maximum. Onglets Documents Icône Permet de sélectionner une image pour la publication. Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options. Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre publication ou par le bouton "Importer", aller chercher une icône d'autre provenance Personnaliser. Cette icône est indépendante du logo du dossier. Nom de la publication dans Reports On Line Champ alphanumérique de 40 caractères maximum. La donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête. Il reste modifiable. Date de dernière publication Champ date non modifiable. Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication. Date de prochaine publication Champ date non modifiable. Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité). Inactif Case à cocher. Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier. La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour. Modifié depuis le dernier envoi Case à cocher, non saisissable. Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée. Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit sélectionnée par défaut. Liste de documents Cette liste contient tous les documents associés à la publication. Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description. Il est possible de : - supprimer un document, - modifier la vue de la liste, - changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre). Comptes Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication. La gestion de cette liste est commune à toutes les listes. Le bouton "Voir la fiche compte" permet d'ouvrir la fiche du compte. Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera envoyée. Les informations disponibles sont : Login(email) compte utilisateur Reports On Line Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 222 Prénom Non modifiable. Prénom du compte. Nom Non modifiable. Nom du compte. Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une multisélection dans la liste déroulante des comptes. Périodicité Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site. La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action "Envoyer" est sélectionnée. Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, &ldots;) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois &ldots;). Prochaines dates Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates). En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines&ldots; Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché : "Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous devrez mettre à jour le planificateur de tâche Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste choisi." Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis par vous. Il est accessible en cliquant sur Démarrer/Tous les programmes/Accessoires/Outils système/Tâches planifiées. Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant sur le bouton "Envoyer". Actions de la liste publication Envoyer Permet de forcer l’envoi sur le site ROL des publications sélectionnées et actives. Mettre à jour le planificateur de tâche Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (ROL) pour les publications avec une périodicité. Un message vous demande confirmation de mise à jour : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications seront envoyées automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste.". Supprimer la tâche du planificateur Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée. Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées automatiquement à partir de ce poste." Comptes Accès : Paramètres - Publication Reports On Line &endash; Comptes La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches. Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line. La fiche compte contient : Login (e-mail)* Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail. Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur. Administrateur Case à cocher. Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur. Un seul compte peut-être administrateur. DETAIL DES FONCTIONNALITES 223 Nom Champ saisissable. Prénom Champs saisissable. Mot de passe* Obligatoire. Confirmation* Identique au mot de passe Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte. Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier. Actions A partir de la liste des comptes, il est possible de : - Récupérer les comptes du site - Mettre à jour l'identification CHAMPS SALARIES Services Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Services Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du service que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Service dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Lien de parenté Accès : Paramètres - Liste des champs salariés Les liens de parenté pourront être sélectionnés dans les fiches salariés. La fiche lien de parenté s'identifie par les éléments suivants : Code Le code est à saisir manuellement. Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Il est interdit de créer deux fiches lien de parenté avec le même code. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système. Description Saisissez le libellé du lien de parenté (caractères alphanumériques). Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 224 Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce lien de parenté dans les vues standard, listes déroulantes.... Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Motif d’entrée Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs d’entrée Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif d’entrée dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Situation administrative Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Situation administrative Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code population que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette situation administrative dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Statut catégoriel Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Statut catégoriel Les statuts catégoriels pourront être sélectionnés dans les fiches salariés et les profils. La fiche statut catégoriel s'identifie par les éléments suivants : Code Le code est à saisir manuellement. Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 225 Il est interdit de créer deux fiches statut catégoriel avec le même code. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système. Description Saisissez le libellé du statut catégoriel (caractères alphanumériques). Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce statut catégoriel dans les vues standard, listes déroulantes.... Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Convention Collective (IDCC) Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Conventions collectives (IDCC) Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système : Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code IDCC que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Code IDCC dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Nature d’emploi Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Nature d’emploi Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature d'emploi dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 226 Motif de sortie Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs de sorties Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif de sortie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Type de contrat Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Contrats de travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Type de contrat de travail dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Spécificité du contrat de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Spécificité du contrat de travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : DETAIL DES FONCTIONNALITES 227 Champ saisissable pour indiquer le libellé de la spécificité du contrat que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette spécificité du contrat de travail dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Caractéristique de l’activité Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Caractéristique de l’activité Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système : Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la caractéristique de l’activité du contrat que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caractéristique dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Statut catégoriel CCN Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Statut catégoriel CCN Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du statut catégoriel CCN que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Intitulé du contrat de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Intitulé du contrat de travail Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 228 Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer l’intitulé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet intitulé dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Code emploi PCS-ESE Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Code emploi PCS-ESE Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Catégorie : Saisissez une catégorie. Sous-catégorie : Saisissez une sous-catégorie Description : Champ saisissable pour indiquer l’intitulé de la catégorie socioprofessionnelle que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce code dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Code risque Accès : Paramètres- Divers - Code risque Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code risque que vous souhaitez ajouter. DETAIL DES FONCTIONNALITES 229 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime obligatoire Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime obligatoire Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du Régime que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes populations Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Codes populations Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du codes populations que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Assujettissement à l'AGS Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'AGS Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 230 Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Assujettissements à l'assurance chômage Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'assurance chômage Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Exonération à l'assurance chômage Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération à l'assurance chômage Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Exonération URSSAF Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération URSSAF DETAIL DES FONCTIONNALITES 231 Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime risque maladie Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime risque maladie Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime risque maladie que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime Accident de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime accident du travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime accident du travail que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 232 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime vieillesse Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime vieillesse Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime vieillesse que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Titre de séjour Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Titre de séjour Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du titre de séjour que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce titre de séjour dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Catégories Professionnelles spécifiques Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Catégories professionnelles spécifiques Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. DETAIL DES FONCTIONNALITES 233 Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Salarié travaillant pour une entreprise étrangère Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Salarié travaillant pour entreprise étrangère Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer un libellé. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Evènement Prévoyance/Assurance Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Evènements prévoyances/assurance Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de l'événement que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet événement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Types d'ayants droits Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Types d'ayants droits Code : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 234 Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'ayants droits que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'ayants droits dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles des personnes morales. La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour les fiches (salariés, établissements). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au Code postal. Le département Sélectionnez le département associé au Code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les actions des codes postaux DETAIL DES FONCTIONNALITES 235 A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux". Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux. Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Thèmes Accès : Paramètres- Divers -Thème Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiqué le libellé du thème que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce thème dans les listes déroulantes en vue standard. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 236 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régimes Accès: Paramètres- Divers- Régimes L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de votre régime. Exemple:Irc, Pôle emploi, Cnfb... Le type URSSAF/MSA doit être unique. Code: Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Tranches Cet onglet vous permet de définir les tranches et les méthodes de calcul, rattachées à ce régime. Pour ajouter une tranche, cliquer sur le bouton disponible dans la barre de menu sur le dessus de l'onglet Tranches. Code: Saisir un code, limité à 32 caractères de type alphanumérique. Formule plancher : Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple, en dessous de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur. Formule plafond: Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple, au dessus de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur. Formule du montant de la cotisation: Ce champ vous permet d'indiquer la formule de calcul du montant de la cotisation à l'aide d'une fonction par exemple. Celle-ci sera bornée par les valeurs plancher et plafond précisées précédemment. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Fiches Caisses de cotisations Accès: Paramètres- Divers - Caisses de cotisations En tête Code : Saisissez un code. Ce code doit être unique et ne pourra être modifié après enregistrement. Type de régime : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de régime. Description: Ce champ vous permet de saisir la description de la caisse. SIRET: Ce champ permet de saisir le numéro SIRET de la caisse. DETAIL DES FONCTIONNALITES 237 Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caisse dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Adresse : L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées de l'organisme. Contact: L'onglet Contact permet de visualiser les coordonnées d'un contact établi au sein de l'organisme. Coordonnées bancaires: L'onglet Coordonnées bancaires permet de renseigner les coordonnées bancaires de l'organisme. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. DUCS : Codes DUCS Les codes DUCS EBP ne sont pas modifiables. Si vous devez en modifier-un, dupliquez un code déjà existant. Identifiant : Champ de saisie libre. L'identifiant doit être unique. Par défaut EBP a choisi de mettre un identifiant commençant par un U pour les codes URSSAF, par IRC pour les codes de retraite et IP pour les codes de prévoyance. Type de DUCS : Ce champ permet d'indiquer si le code concerne une déclaration à destination de l'URSSAF ou des Caisses de Retraite et Prévoyance. Format : • Si votre code DUCS est destiné à l'URSSAF, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les suivants : Format A - Format B - Format C - Format D - Format E - Format F - Format K - Format R - Format Y - Format Z - Format E Positif - Format F Négatif. Pour connaître la format à utiliser, référez-vous à la liste des codes DUCS fournie par l'ACOSS. Les formats "E positif" et "F négatif" sont propres à EBP. Ils permettent de traiter le cas spécifique de la réduction Fillon. A savoir lorsque le montant de la réduction Fillon est négatif il faut déclarer le code 671 et lorsque le montant est positif il faut déclarer le code 801. Dans tous les cas ces 2 codes ne doivent pas être utilisés en même temps. • Si votre code DUCS est destiné aux organismes de retraite et prévoyance, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les suivants : Cotisation IRC en % - Cotisation IRC au forfait - Cotisation IRC en % salaire fictif. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont de type forfaitaire alors choisissez le format Cotisation IRC au forfait. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation alors choisissez le format Cotisation IRC en %. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation et une assiette fictive (cas des salariés temps partiel qui cotisent sur un temps plein) alors choisissez le format Cotisation IRC en % salaire fictif. Code déclaré : Indiquez sur ce champ le type de cotisation. Pour les codes à destination de l'URSSAF ce code correspond au code type personnel fourni par l'ACOSS. Pour les codes à destination des caisses de retraite et prévoyance ce code correspond à la table "ligne_irc_assiette" Régime DUCS : Si le code DUCS est spécifique au régime Alsace /Moselle, sélectionnez Alsace/Moselle. Si le code DUCS est spécifique au régime général (donc autre que Alsace/Moselle), sélectionnez Général. Si le code DUCS n'est pas spécifique à un régime, sélectionnez Tous. Le régime DUCS n'est valable que pour les codes DUCS de type URSSAF. Description : Champ de saisie libre. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 238 Options : Actuellement, seuls les codes 900 et 901 (URSSAF) ont besoin d'avoir une option. Si le code DUCS sert à déclarer le transport, sélectionnez Participe aux taux transports. Si le code DUCS sert à déclarer la taxe additionnelle de transport, sélectionnez Participe aux taxes additionnelles sur les transports. Mode étendu : Par défaut ne sont visibles que les éléments les plus couramment utilisés. Toutefois Tableau Le nombre de lignes et de colonnes affiché dans le tableau dépend du type et du format sélectionnés. Exemple : Si vous choisissez un format A vous aurez 3 lignes A, D, P. Si vous sélectionnez un format E vous aurez seulement 2 lignes D et P. Si vous sélectionnez un format Cotisation IRC en %vous aurez seulement 1 ligne SCS. Type de DUCS URSSAF Conditions spéciales : Les conditions spéciales dépendent du format sélectionné. Certains formats proposent les conditions A,D et P d'autres seulement D et P.... Taux : Dans la colonne Taux indiquez les constantes utilisées pour calculer ce code DUCS. Base déplafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base déplafonnée. Par défaut, en général la base déplafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale" Il est important de faire appel aux constantes, elles permettent de détecter les dates d'applications dans le fichier EDI. Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression. Base plafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base plafonnée. Par défaut, en général la base plafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale" Certains montants comme celui de la réduction Fillon, par exemple, doivent être négatifs à l'impression et déclarés en positif en EDI. Cette option permet de gérer cette particularité. Type de DUCS IRC/IP Conditions spéciales : Par défaut, seule la condition spéciale SCS est visible. Pour voir les autres conditions possibles, cochez l'option "Mode étendu". Les conditions spéciales correspondent à la table "AGIRC & ARRCO des conditions spéciales de Cotisations". il n'est pas possible d'ajouter de nouvelles valeurs à la liste proposée. Code risque : Les codes risques correspondent à la table "Codes risques". Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression. Code groupe cotisant : Les codes groupes cotisants correspondent à la table "Catégories de population CPN Agirc Arrco" SOCIETE Entreprise Accès : Paramètres- Société-Entreprise SIREN : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIREN de votre entreprise. Il est limité à 9 caractères numériques. Nombre de fractions pour la norme 4DS : La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner votre fichier N4DS vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les préférences de votre dossier le numéro de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de fraction que vous possédez. Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant. DETAIL DES FONCTIONNALITES 239 Utiliser les données de l'expert pour les déclarations : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Tiers rédacteur, complété avec les informations de l'expert comptable. Déclaration DUCS déclarée en EDI : Cette option est cochée par défaut et ne sert qu'à la déclaration DUCS EDI annuelle (TR) à destination de l'URSSAF. Elle sert à indiquer si vous effectuez vos déclarations DUCS mensuelles et trimestrielles en EDI. Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Emetteur, complété avec les informations de l'établissement destinataire du CRE. Etablissement destinataire du CRE : Ce champ ne peut être renseigné que si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée. Il permet la sélection de l'établissement émetteur de la déclaration et donc destinataire du compte rendu d'exploitation. Etablissement en versement lieu unique (VLU) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Entité de regroupement. Cette option ne doit être cochée que si vous pratiquez le paiement groupé (Versement en lieu unique) pour vos déclarations EDI à destination de l'URSSAF. Etablissement déclarant : Ce champ vous permet de saisir ou de sélectionner l'établissement déclarant. Si l'établissement que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Etablissement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type d'activité : Cochez le ou les types d'activité de votre entreprise. Par conséquent, les listes pages de votre dossier n'afficheront que les paramètres de paye correspondant au type d'activité sélectionné. Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Contact : Ce champ vous permet de saisir le nom d'un contact au sein de l'établissement déclarant. SIRET : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIRET de l'établissement déclarant. Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 240 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Voir l'établissement principal : Ce bouton permet de visualiser la fiche établissement de votre établissement principal. Par défaut, il s'agit du premier établissement que vous avez crée. Préférences utilisateurs Impression des bulletins Nombre d'exemplaires : Ce champ permet de saisir le nombre d'exemplaires de bulletins que vous souhaitez imprimer à chaque impression. Limité à 99 exemplaires. Gérer les duplicatas en impression de bulletin : Cette option permet de générer, par défaut, un duplicata de bulletin à chaque impression ou aperçu du bulletin. Calcul automatique du bulletin Calcul automatique du bulletin lors de la préparation à partir du profil ou à partir du bulletin précédent : Cette option est cochée par défaut. Si vous décochez cette option, vos bulletins ne seront pas calculés après leur préparation, et la coche "Calcul du bulletin"dans la fenêtre de préparation en masse sera décochée. Vous devez calculer un bulletin pour le valider. Contrôle de la fiche salarié Contrôles de la fiche salarié : Ce champ permet de sélectionner, parmi une liste de valeurs système, le moment où vous souhaitez, ou non, être averti, par un message bloquant, des champs obligatoires à la déclaration N4DS. Sont disponibles: A l'enregistrement du salarié/ A la validation du bulletin/ Aucun contrôle. Avertir au moment du calcul du bulletin CP pris par anticipation : Si vous cochez cette option, un message vous averti que votre salarié prend des congés payés par anticipation, lorsque le reste de CP sur l'exercice N-1 est insuffisant et que les CP sont désormais décompté sur l'exercice N. Total CP reste sur N négatif : Si vous cochez cette option, un message vous avertit que votre salarié prend des congés payés qu'il n'a pas encore acquis, et que par conséquent le reste de l'exercice N est négatif. Une rubrique est rattachée à un organisme qui n'est pas affecté au salarié : Cette option, cochée par défaut, vous averti par un message bloquant au calcul du bulletin, qu'une rubrique du profil du salarié fait appel à un organisme auquel votre salarié n'est pas rattaché. Nous vous conseillons de compléter l'onglet Paye de votre salarié. Le salarié est rattaché à un organisme qui n'est pas présent dans les rubriques : Cette option, cochée par défaut, vous averti par un message non bloquant, qu'un organisme rattaché à votre salarié n'est pas utilisé dans les rubriques du profil de votre salarié. Appliquer les contrôles des organismes lorsque le bulletin est crée sans profil : Cette option est décochée par défaut. Vous pouvez cocher cette option pour activer les messages d'avertissements au calcul du bulletin. Saisie des absences Calcul automatique du bulletin à la saisie, la modification et la suppression des absences : Cette option vous permet, si vous la cochez, de lancer un recalcul automatique du bulletin dès que vous saisissez, modifiez ou supprimez une absence dans l'onglet Saisie des Congés/Absences du bulletin. Avertir lorsque la saisie d'une période d'absence est antérieure à la période emploi : Cette option permet d'afficher un message d'avertissement lorsque vous saisissez une période d'absence antérieure à la période d'emploi du bulletin. Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications : Cette option permet de saisir des caractères différents de A...Z 0...9. DETAIL DES FONCTIONNALITES 241 Les points suivants ne sont pas concernés par les caractères supplémentaires : - Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement. - Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . - Matricule des salariés Conserver le matricule pour tous les contrats du salarié : Cette option est cochée par défaut. Elle permet de garder le même matricule pour chaque contrat du salarié. Si vous décochez l'option, l'implémentation du matricule s'effectuera suivant les règles définies dans la fiche établissement. Options - Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Nom - Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 242 Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Les préférences de transfert Accès: Paramètres-Société-Les préférences comptables Les montants négatifs Montants négatifs présents dans les bulletins: Ce champ permet de sélectionner dans la liste déroulante la méthode de comptabilisation des montants négatifs. Deux possibilités: • Conserver le signe et le sens, • Inverser le signe et le sens. Si l'on conserve le signe et le sens un montant de -100 au débit en paye, sera comptabilisé -100 au débit en comptabilité, si l'on inverse le signe et le sens, un montant de -100 au débit en paye sera comptabilisé +100 au crédit en comptabilité. Détail des écritures Détailler les parts salariales et patronales: Cette option permet de distinguer les écritures comptables liées à la part patronales de celles de la part salariales. Libellés des écritures Cette zone vous permet de personnaliser le libellé des écritures générées lors du transfert comptable. Pour cela, saisissez dans le champ adéquate le libellé que vous souhaitez voir s'afficher dans vos écritures comptables. Les numéros entre accolades permettent d'associer de manière automatique et personnalisée, lors du transfert comptable, le champ auxquels ils correspondent. Options - Général Accès : Paramètres - Société - Général Police des caractères Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) : Police par défaut Taille par défaut Synchronisation Accès : Paramètres - Société - Synchronisation Vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Synchronisation automatique des données DETAIL DES FONCTIONNALITES 243 Cette case à cocher permet de définir la liaison automatique entre les applications. Liste des dossiers liés par application Cette liste contient les dossiers liés par application, leurs versions, les identifiants et les informations de connexion pour chaque dossier. Par défaut, cette liste contient uniquement le dossier en cours pour l'application ouverte. Vous pouvez associer d'autres dossiers en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier de l'application déliée. Après la déliaison des dossiers Comptabilité et Gestion commerciale, les pointages exécutés dans l'autre application sont conservés et l'application restante se les approprie : ils deviennent donc directement modifiables. Pour connaître les liaisons possibles, reportez-vous à la page Liaisons entre applications. Champs personnalisés Accès : Paramètres - Champs personnalisés. Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables : o Salarié, o Etablissement. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de document. L'ajout de champs personnalisés est limité à 30 champs par table. La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches. Création des champs personnalisés Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ puis cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ. En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir : Mémo Texte enrichi Texte Entier Décimal Date Date/Heure Valeur facultative Valeur par défaut Valeurs autorisées Longueur maximale Valeur minimale Valeur maximale Formule Nombre de décimales stockées Nombre de décimales affichées Date d'aujourd'hui par défaut Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 244 Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ la saisie d'une valeur est toujours facultative. Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut". L'option "Date d'aujourd'hui par défaut" permet d'avoir une date fixe à la date du jour de création de la fiche. Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1. Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de valeurs autorisées. Si des valeurs sont autorisées : - la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisés, - les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales. Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple cliquez ici). Modification des champs personnalisés Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis effectuer les modifications souhaitées. Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables. Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées. Suppression des champs personnalisés Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ puis cliquer sur "Supprimer un champ". La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton "Annuler", le champ sera toujours présent. Ordre des champs personnalisés Si vous souhaitez positionner verticalement les champs personnalisés dans les fiches, vous devez sélectionner le champs puis cliquer sur Monter ou Descendre. Validation de la création de champs personnalisés Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci dans les fiches et lignes. Visualisation des champs personnalisés Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Salariés, Etablissements, un onglet "champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye DETAIL DES FONCTIONNALITES 245 Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 246 Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier. L'assistant de sauvegarde sélectionne automatiquement la sauvegarde du dossier ("Inclure le dossier"). Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de l'application à sauvegarder Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application est celle à partir de laquelle vous demandez la sauvegarde (application en cours de fonctionnement). Si votre dossier est lié entre la Gestion commerciale et Comptabilité, vous aurez 2 lignes d'application. Nous vous conseillons de sauvegarder toutes les applications liées à votre dossier. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Informations nécessaires à la sauvegarde Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire doit être saisi dans la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur". "Chemin réseau partagé" (texte jusqu'à version 1.0.1). Indiquez, dans la zone "Chemin local correspondant sur le serveur", le chemin physique pour accéder au répertoire partagé depuis le poste serveur. (texte jusqu'à version 1.0.1) Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde. Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de la destination de la sauvegarde Cette partie vous propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde Disque local Case sélectionnée par défaut. Cochez cette case si vous souhaitez réaliser la sauvegarde sur le disque dur. Dossier de sauvegarde Suite à la sélection de la case ci-dessous, sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. DETAIL DES FONCTIONNALITES 247 Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d’une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur ”r;Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client effectuées avec ce mot de passe. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Choix de l'application à sauvegarder Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 248 Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application et les éventuelles autres applications proviennent du fichier de sauvegarde. Nous vous conseillons de restaurer toutes les applications liées à votre dossier. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix du type d'installation Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes : - Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la destination de la restauration (voir paragraphe suivant). La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier DETAIL DES FONCTIONNALITES 249 Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. Comment effectuer une clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période. Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une clôture annuelle. La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique, - soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 250 Comment effectuer une clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF. La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez : - soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture mensuelle ? La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période courante. La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique, - soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique. Comment effectuer une déclôture annuelle ? La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable. La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant. La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle. Mettre à jour le paramétrage Accès : Outils &endash; Mettre à jour le paramétrage Cette option vous permet d'importer des fichiers de mise à jour de paramétrage. Les modifications sont très souvent liées à des changements de la législation (plafonds sécurité sociale, smic...) Si votre dossier est à jour et que vous accédez à ce menu, vous aurez un message "Votre dossier est à jour". Dans le cas où une mise à jour est disponible, une fenêtre "Mise à jour du paramétrage" s'ouvre. 2 possibilités s'offrent à vous : • Mettre à jour le paramétrage système : Cela signifie que vous souhaitez intégrer les nouveautés du paramétrage système. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Elle est composée de 2 onglets : - Mise à jour : indique les éléments que vous pouvez ou non mettre à jour. Pour qu'une ligne soit importée, elle doit être cochée. Pour plus de rapidité vous disposez des boutons "Sélectionner tout" et "Désélectionner tout" - Ajout : indique les nouveaux éléments qui n'existent pas encore dans votre dossier et qui vont donc être créés. Pour tous les éléments de type Ajout vous n'avez pas la possibilité de choisir de les importer ou non. Paramétrage système signifie que seuls les éléments propres à EBP seront modifiés. • Plus tard : Cela signifie que le paramétrage de votre dossier n'est pas modifié. Si vous souhaitez le faire par la suite, vous le pouvez par le menu Outils + Mettre à jour le paramétrage. DETAIL DES FONCTIONNALITES 251 Actions disponibles Importer maintenant : Importe les éléments de mise à jour que vous avez sélectionnés, plus tous les ajouts. Plus tard : Le paramétrage de votre dossier n'est pas mis à jour. Détail de la mise à jour : C'est un document qui récapitule dans son ensemble toutes les modifications de paramétrage apportées à la version. Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône de la liste déroulante puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnée Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (Défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres , les vues personnalisées Olap et les tableaux de bord personnalisés. Liaison de dossier Permet de supprimer les liaisons de dossier entre les applications. Il faut re-créer les raccourcis pour accéder aux dossiers de chaque application. Barre de navigation L'opération "réinitialiser les favoris de la barre de navigation" permet de supprimer de la base les informations concernant les favoris. Cette opération est irréversible. Pour récupérer les favoris, il faudra restaurer un dossier ou importer les favoris (import/export de la configuration). Base de démonstration L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 252 Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements stocke chaque information concernant : - la clôture périodique ; - la clôture annuelle ; - la déclôture périodique ; - la déclôture annuelle ; - la dévalidation des bulletins. Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessite d'être tracé sur un même dossier. Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatifs et les événements avec justificatifs. - Evénement sans justificatif : L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur. C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture périodique. - Evénement avec justificatif : L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification. C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez une déclôture périodique. Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant. Le journal des évènements est affiché à titre informatif : la modification et la suppression y sont impossibles. Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs. Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer un dossier Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier. Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. DETAIL DES FONCTIONNALITES 253 Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. • Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. • Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 254 Import paramétrable Accès : Outils &endash; Import paramétrable L’import paramétrable vous permet d’importer un fichier de salariés de n'importe quel format. Définissez vousmême le format d'import en vous laissant guider par l'assistant. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : • Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. • Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée. Destination et source de l’import Choisissez le type de données à importer : • Salariés : Ce type permet d'importer des salariés. Sélectionnez le fichier à importer. Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré. Codage du fichier • Champs délimités ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu fichier. - Champs délimités signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule, la virgule, l’espace, la tabulation &ldots;). - Champs en largeur fixe signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne. • Commencer l’import à la ligne &ldots; permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer). • Ligne d’entête, la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des colonnes et des champs. Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de caractères. Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités Indiquez le caractère séparateur des champs. Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple). Association Associez chaque champ avec la colonne correspondante. Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à l’étape de début. Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /. - JJMMAA - JJ/MM/AA - JJMMAAAA - JJ/MM/AAAA Import des salariés issus de EBP Paye V16 DETAIL DES FONCTIONNALITES 255 Accès : Outils &endash; Import des salariés issus de EBP Paye V16 Cet import vous permet d’importer un fichier de salariés provenant de l'application EBP Paye version 16.0.0 au minimum. L'import se fait en automatique. Contrairement à l'import paramétrable il n'y a d'association des champs. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : • Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. • Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée. Import des salariés Pour effectuer cette opération, vous devez avoir au préalable effectué un export de vos salariés à partir de l'application EBP Paye. • Fichier .Sal à importer : Sélectionnez le fichier à importer. Le fichier doit avoir l'extension .SAL. • Etablissement d'affectation du fichier : Sélectionner l'établissement d'affectation. • Tous les salariés sont affectés au même établissement : Cette option permet de rattacher automatiquement tous les salariés au même établissement. Cette option n'est valable que dans le cas d'un dossier multi-établissements. Dans le cas où elle est décochée, l'établissement d'affectation sera à renseigner salarié par salarié. • Période courante du fichier source Paye V16 : Dans l'application EBP Paye l'ancienneté se gère en nombre de mois alors que dans la paye Open Line c'est une date. Afin de recalculer la date d'ancienneté par rapport au nombre de mois, il faut indiquer la période courante actuelle de votre dossier dans EBP Paye. • Prendre la date d'entrée en tant que date d'ancienneté : Cette option permet d'indiquer comme date d'ancienneté la même que celle de la date d'entrée. Si cette option est cochée le champ "période courante" est ignoré. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'import. OPTIONS Options - Général Accès : Paramètres - Société - Général Police des caractères Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) : Police par défaut Taille par défaut 257 INFORMATIONS SOCIETÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: • Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. • Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 259 Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A Acompte Absent B BBAN Le BBAN (Basic Bank Account Number : numéro de compte) est l'élément du(des) système(s) national(aux) de numérotation des comptes utilisé dans chaque pays par les institutions financières pour identifier de manière unique le compte d'un client dans une institution financière. BIC Le BIC (Bank Identifier Code) permet d'effectuer un transfert transfrontalier dont le coût pour le titulaire du compte ne dépasse pas le coût d'un virement dans le réseau national de la banque. La norme définit la structure et les composantes d'un code universel d'identification des banques (BIC), destiné à être utilisé dans les traitements automatisés dans les milieux bancaires et financiers. La Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) gère l'enregistrement de ces codes. Pour cette raison, le BIC est aussi souvent appelé code SWIFT. C D E F I IBAN IBAN pour International Bank Account Number. C'est un numéro de compte bancaire international (IBAN) élaborée par l'Organisation internationale de normalisation (ISO) et le European Committee for Banking Standards (ECBS). M Modes de règlement Définissent de quelle manière les clients procèderont aux règlements des factures établies en leur nom. N NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité principale exercée dans l'entreprise ou l'association. Le code NAF est l'un des codes INSEE. Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992. Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du Commerce. On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993. La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993. La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé) pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales. La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003. Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 260 Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire. NIC P Présent R RIB RIB pour relevé d'identité bancaire en France Le RIB est un document papier qui contient l'identité du titulaire d'un compte-chèques. S SIREN Système d’Identification du Répertoire des ENtreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de façon unique chaque entreprise. Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE. Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale) des personnes physiques. Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle. Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire (TVA) N° Siren : 732 829 320. Source INSEE SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement. Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : - la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; - la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Source INSEE Sorti T 261 Index A Absences...................................27, 42, 155, 170 Assistant de création de salarié .................38, 166 Assujettissement à l'AGS........................101, 229 Assujettissements à l'assurance chômage.102, 230 B Banque ..................................................90, 218 Barre d'outils ..........................................15, 143 Bulletin ........................ 25, 44, 45, 153, 172, 173 C Caisses.................................................108, 236 Calculer..................................................44, 172 Caractéristique de l'activité.......................99, 227 Catégories professionnelles spécifiques ....104, 232 Champs personnalisés............................115, 243 Clôture annuelle ....................... 27, 122, 155, 250 Clôture des CP ........................................52, 180 Clôture périodique ....... 26, 59, 121, 154, 187, 249 Code emploi PCS-ESE ............................100, 228 Code risque ..........................................100, 228 Codes populations .................................101, 229 Congés payés.............................27, 52, 155, 180 Constante...............................................26, 154 Constantes .............................................76, 204 Contrat de prévoyance ................63, 64, 191, 192 Convention collective IDCC .......................97, 225 Cumuls......................................86, 87, 214, 215 D Déclôture annuelle.................... 27, 122, 155, 250 Déclôture périodique.... 26, 59, 122, 154, 187, 250 Dévalider................................................44, 172 DIF ........................................................52, 180 DUCS........................................27, 69, 155, 197 Duplicata................................................45, 173 E Editeur de fichiers DUCS EDI.....................71, 199 Effectifs..................................................58, 186 Entreprise.............................................110, 238 Etablissement ............................25, 52, 153, 180 Etablissement Organismes.................................................54 Etablissement Informations de paye ...................................55 Etablissement Informations admnistratives..........................56 Etablissement Effectifs ......................................................58 Etablissement Organismes............................................... 182 Etablissement Informations de paye ................................. 183 Etablissement Informations admnistratives........................ 184 Etablissement Effectifs .................................................... 186 Etablissements Comptabilité.........................................58, 186 Evènement prévoyance/assurance...........105, 233 Exercice de congés payés .........................57, 185 Exercice social.........................................57, 185 Exonération à l'assurance chômage .........102, 230 Exonération URSSAF ..............................102, 230 F Favoris ...................................................35, 163 Fonctions................................................85, 213 G Général ................................. 114, 127, 242, 255 Grille de variables....................................49, 177 H Historique transferts comptables ...............67, 195 I Import paramétrable..............................125, 253 Import salariés....................... 125, 126, 253, 254 Import salariés d'EBP Paye .....................126, 254 Imprimer ...................................29, 45, 157, 173 Interrogation des données de paye ............49, 177 Intitulé du contrat de travail .....................99, 227 L Lien de parenté .......................................95, 223 M Médecine du travail..................................54, 182 Mise à jour..............................................26, 154 Mise à jour du paramétrage ....................122, 250 Modification d'une DUCS...........................71, 199 Motif de sortie.........................................98, 226 Motif d'entrée..........................................96, 224 N Nature de rubriques .................................84, 212 Nature d'emploi.......................................97, 225 O Options Expert ......................................113, 241 Organisme collecteur ...............................62, 190 Organismes ............................................62, 190 P Paiements...............................................68, 196 Période de paye.......................................57, 185 Plafond...................................................26, 154 Plan Comptable Général ...........................92, 220 Planning ....................................52, 61, 180, 189 Préférences de transfert .........................114, 242 Préférences utilisateurs ..........................112, 240 Préparation d'une DUCS ...........................69, 197 Présentation des vues ..............................19, 147 Profils ....................................................46, 174 R Régime Accident du travail......................103, 231 Régime obligatoire.................................101, 229 Régime vieillesse ...................................104, 232 Régimes ...............................................108, 236 Régimes risques maladies.......................103, 231 Restaurer ...............................................29, 157 Rubrique ................................................26, 154 Rubrique de brut .....................................78, 206 Rubrique de commentaire.........................82, 210 Rubrique de cotisation..............................79, 207 Rubrique de net.......................................81, 209 Rubrique intermédiaire.............................81, 209 Rubriques ...............................................78, 206 S Saisie des variables .................................47, 175 Salarié ......................................25, 38, 153, 166 Salarié travaillant pour une entreprise étrangère ........................................................105, 233 Sauvegarder ...........................................29, 157 Services ....................................11, 95, 139, 223 Situation administrative............................96, 224 Sous profils.............................................46, 174 Spécificité du contrat de travail .................98, 226 Statut catégoriel......................................96, 224 Statut catégoriel CCN...............................99, 227 Synchronisation.....................................114, 242 T Tables de calcul..........................83, 84, 211, 212 Taux ......................................................26, 154 Taux AT.....................................59, 60, 187, 188 Taux de transport....................................61, 189 Textes enrichis ........................................15, 143 Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 262 Thèmes ................................................107, 235 Titre de séjour.......................................104, 232 Transfert comptable.................................28, 156 Transfert en comptabilité..........................66, 194 Type d'ayants droits...............................105, 233 V Valider ...................................................44, 172 Variables ...................... 26, 77, 78, 154, 205, 206 Virement ................................................67, 195 Virements bancaires ................................68, 196 Vues ......................................................19, 147 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line iii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP........................................................................3 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ....................................................................................3 Article 1. Préambule .........................................................................................................................3 Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) .......................................3 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................3 Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................3 Article 5. Sauvegarde des données.....................................................................................................3 Article 6. Limitation de garantie .........................................................................................................3 Article 7. Limitations de responsabilité................................................................................................4 Article 8. Dispositions finales .............................................................................................................4 B. Contrat de services EBP...................................................................................................................4 Article 1. Objet du contrat.................................................................................................................4 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation............................................................................4 Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ...........................................................................5 Article 4. Accès aux services..............................................................................................................5 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support.......................................................................5 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance ..............................................................5 Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................6 Article 8. Obligations du client ...........................................................................................................6 Article 9. Limites de responsabilité .....................................................................................................6 Article 10. Loi et attributions de compétences......................................................................................6 C. Mode locatif ...................................................................................................................................7 Présentation de l'aide.............................................................................................................................9 L'arborescence ...................................................................................................................................9 Les pages ..........................................................................................................................................9 MISE EN ROUTE ..................................................................................................................................11 Installation .........................................................................................................................................11 Le dossier de démonstration .................................................................................................................12 Activation du logiciel ............................................................................................................................13 Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................13 Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................13 INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................15 Interface ............................................................................................................................................15 Présentation du volet de navigation .......................................................................................................16 Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................16 Les Actions .........................................................................................................................................17 LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................18 Les champs de saisie ...........................................................................................................................18 Liste déroulante...................................................................................................................................19 Ouverture de la liste..........................................................................................................................19 Sélection des données .......................................................................................................................19 Fonctions de la liste ..........................................................................................................................19 La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................20 Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................22 FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION............................................................................................24 La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................24 Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................26 Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................27 Les filtres ...........................................................................................................................................28 Filtre automatique.............................................................................................................................28 Effacer le filtre..................................................................................................................................28 Les vues.............................................................................................................................................29 Présentation de l’éditeur ....................................................................................................................29 Actions disponibles.........................................................................................................................29 Vues multi-utilisateurs.......................................................................................................................29 Editeur de requêtes...........................................................................................................................29 GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................31 Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................31 Création d'une fiche ..........................................................................................................................31 Enregistrement d'une fiche.................................................................................................................31 Autres .............................................................................................................................................31 Gestion des données .........................................................................................................................31 Navigation .......................................................................................................................................32 Aide ................................................................................................................................................32 Notes .................................................................................................................................................33 COMMENT FAIRE ...?............................................................................................................................35 COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................35 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line iv Interface ............................................................................................................................................35 Comment commencer ?........................................................................................................................36 Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale .....................................................................37 Pré-requis........................................................................................................................................37 Création du dossier ...........................................................................................................................37 Analyse et traitements des données ....................................................................................................38 Avertissements.................................................................................................................................38 Résumé de la création de dossier........................................................................................................38 Récupération des documents dans la gestion........................................................................................38 Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................39 Les données de base............................................................................................................................40 Comment créer les données principales ? ...............................................................................................41 Création d'un article..........................................................................................................................41 Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................41 Création d'un fournisseur...................................................................................................................41 Création d'un contact ........................................................................................................................41 Tout est prêt !.....................................................................................................................................42 COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................43 Comment créer un devis ? ....................................................................................................................43 Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................44 Transférer un document .......................................................................................................................45 Préparation du transfert.....................................................................................................................45 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................45 Conséquences du transfert.................................................................................................................46 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................46 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................46 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................46 Regrouper les documents .....................................................................................................................48 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................48 Depuis la liste des documents..........................................................................................................48 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................48 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................48 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................48 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................48 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................49 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................49 Lancement du regroupement...........................................................................................................50 Conséquences du regroupement.........................................................................................................50 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................50 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................51 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................51 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................52 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................53 Comment relancer un devis ?................................................................................................................54 Transfert d'un prospect en client............................................................................................................55 Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................55 Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................55 Transfert d'un document....................................................................................................................55 COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................56 Comment créer une commande ? ..........................................................................................................56 Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................57 Comment solder une commande ? .........................................................................................................58 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................59 Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................60 Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................60 Saisir un règlement d'acompte ...........................................................................................................60 Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................60 Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................60 COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................62 Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................62 Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................63 Transférer un document .......................................................................................................................64 Préparation du transfert.....................................................................................................................64 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................64 Conséquences du transfert.................................................................................................................65 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................65 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................65 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................65 Regrouper les documents .....................................................................................................................67 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................67 Depuis la liste des documents..........................................................................................................67 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................67 Table des matières v Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................67 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................67 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................67 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................68 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................68 Lancement du regroupement...........................................................................................................69 Conséquences du regroupement.........................................................................................................69 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................69 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................70 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................70 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................71 Comment gérer l’état des bons de livraison/réception et de retour ? ..........................................................72 Conséquence lors d’un réapprovisionnement ........................................................................................73 Impression.......................................................................................................................................73 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................74 Comment créer une facture ?................................................................................................................74 Transférer un document .......................................................................................................................75 Préparation du transfert.....................................................................................................................75 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................75 Conséquences du transfert.................................................................................................................76 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................76 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................76 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................76 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................78 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................79 COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................80 Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................80 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................81 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................82 Historique de la ligne ...........................................................................................................................83 Présentation de l'historique ................................................................................................................83 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................83 Exemples.........................................................................................................................................84 Comment interdire une saisie libre dans un document ? ...........................................................................85 Définition des droits ..........................................................................................................................85 Comportement dans les documents.....................................................................................................85 Comportement en cas de transfert......................................................................................................85 Comportement en cas de duplication de document................................................................................85 Historique du document .......................................................................................................................86 Présentation de l'historique ................................................................................................................86 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................86 Exemples.........................................................................................................................................86 Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................88 Création du barème ..........................................................................................................................88 Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................88 Comment gérer l'analytique ?................................................................................................................89 Accès à la gestion analytique..............................................................................................................89 Le principe général............................................................................................................................89 La gestion analytique grille multi-plans................................................................................................89 La gestion analytique sur plusieurs niveaux..........................................................................................89 Mise en place de votre gestion analytique ............................................................................................90 Historique Clients/Articles.....................................................................................................................91 Historique par documents ..................................................................................................................91 Filtres...........................................................................................................................................91 Lignes de document .......................................................................................................................91 Historique par Articles .......................................................................................................................91 Filtres...........................................................................................................................................91 Lignes articles ...............................................................................................................................92 Les actions.......................................................................................................................................92 Comment gérer le e-commerce - Oxatis ?...............................................................................................93 Options ...........................................................................................................................................93 Paramétrage de la fiche article ...........................................................................................................93 Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................93 Fenêtre d'envoi.................................................................................................................................93 Fiche Articles .................................................................................................................................93 Fiche Contacts ...............................................................................................................................93 Fiche Commandes..........................................................................................................................94 Comment gérer le e-Commerce - e-Pages? .............................................................................................95 Options ...........................................................................................................................................95 Paramétrage de la fiche article ...........................................................................................................95 Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................95 Fenêtre d'envoi.................................................................................................................................95 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line vi Fiche Articles .................................................................................................................................95 Fiche Contacts ...............................................................................................................................95 Fiche Commandes..........................................................................................................................95 Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?................................................................................96 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?.........................................................97 Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................97 Relances clients ................................................................................................................................97 Comment gérer le stock d'un article ? ....................................................................................................98 Comment visualiser le stock d'un article ?...............................................................................................99 Comment réaliser un publipostage ? .................................................................................................... 100 Comment gérer les champs personnalisés ? .......................................................................................... 101 Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 102 Comment sauvegarder ?..................................................................................................................... 103 Comment restaurer ? ......................................................................................................................... 104 Comment consulter le journal des événements ? ................................................................................... 105 Comment envoyer un SMS ? ............................................................................................................... 106 Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS........................................................................................... 106 Paramétrage................................................................................................................................ 106 Fenêtre d’envoi............................................................................................................................ 106 Généralités .................................................................................................................................... 107 Transformation des numéros............................................................................................................ 107 Clients et fournisseurs ..................................................................................................................... 107 Contacts ........................................................................................................................................ 107 Commerciaux/collaborateur ............................................................................................................. 107 Documents .................................................................................................................................... 108 Transfert, regroupement, livraison .................................................................................................... 108 Variables dans le message envoyé .................................................................................................... 108 Comment créer et gérer ROL ? ............................................................................................................ 109 Principe ......................................................................................................................................... 109 La mise en place des publications ..................................................................................................... 109 La diffusion des publications sur votre espace dédié ............................................................................ 109 Manuellement.............................................................................................................................. 109 Automatiquement ........................................................................................................................ 109 La consultation de votre espace de publication ................................................................................... 110 L’administration de votre espace de publication .................................................................................. 110 Comment envoyer un PDF signé ? ....................................................................................................... 111 Paramétrage du certificat dans Open Line .......................................................................................... 111 Premier envoi par email d’un document PDF signé .............................................................................. 111 Réception d’un PDF signé chez le tiers ............................................................................................... 111 Export d’un PDF signé depuis une application open line ....................................................................... 112 DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS.......................................................................................................... 113 FICHIER ........................................................................................................................................ 113 Nouveau dossier................................................................................................................................ 113 Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale ................................................................... 115 Pré-requis...................................................................................................................................... 115 Création du dossier ......................................................................................................................... 115 Analyse et traitements des données .................................................................................................. 116 Avertissements............................................................................................................................... 116 Résumé de la création de dossier...................................................................................................... 116 Récupération des documents dans la gestion...................................................................................... 116 Créer un nouveau raccourci ................................................................................................................ 117 Ouvrir un dossier............................................................................................................................... 118 Lier un dossier .................................................................................................................................. 119 Fermer un dossier.............................................................................................................................. 120 Quitter l'application............................................................................................................................ 121 FAVORIS........................................................................................................................................ 122 Favoris ............................................................................................................................................. 122 Ajouter un favori............................................................................................................................. 122 Gestion des Favoris......................................................................................................................... 122 VENTES ......................................................................................................................................... 123 Ventes - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 123 DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 124 Documents de vente - Fenêtre principale de navigation.......................................................................... 124 Actions spécifiques.......................................................................................................................... 125 Devis ............................................................................................................................................... 126 L'entête ...................................................................................................................................... 126 Le corps...................................................................................................................................... 126 Le pied ....................................................................................................................................... 126 Les autres onglets........................................................................................................................ 126 Les actions d'un devis................................................................................................................... 127 Commandes de vente......................................................................................................................... 128 L'entête de la commande .............................................................................................................. 128 Table des matières vii Le corps de la commande.............................................................................................................. 128 Le pied de la commande ............................................................................................................... 128 Les autres onglets........................................................................................................................ 128 Les actions d'une commande......................................................................................................... 128 Bons de livraison ............................................................................................................................... 130 L'entête du bon de livraison........................................................................................................... 130 Le corps du bon de livraison .......................................................................................................... 130 Le pied du bon de livraison............................................................................................................ 130 Les autres onglets........................................................................................................................ 130 Les actions d'un bon de livraison.................................................................................................... 130 Bons de retour .................................................................................................................................. 132 L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 132 Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 132 Le pied du bon de retour............................................................................................................... 132 Les autres onglets........................................................................................................................ 132 Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 132 Factures ........................................................................................................................................... 134 L'entête de la facture.................................................................................................................... 134 Le corps de la facture ................................................................................................................... 134 Le pied de la facture..................................................................................................................... 134 Les autres onglets........................................................................................................................ 134 Les actions d'une facture............................................................................................................... 134 Avoirs .............................................................................................................................................. 136 L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 136 Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 136 Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 136 Les autres onglets........................................................................................................................ 136 Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 136 Factures d'acompte............................................................................................................................ 138 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 138 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 138 Les autres onglets........................................................................................................................ 138 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 138 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 140 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 140 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 140 Les autres onglets........................................................................................................................ 140 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 140 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 142 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 142 Préparation à la copie de document................................................................................................... 142 Traitement de la duplication............................................................................................................. 142 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 142 Regrouper les documents ................................................................................................................... 143 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 143 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 143 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 143 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 143 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 143 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 143 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 144 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 144 Lancement du regroupement......................................................................................................... 145 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 145 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 145 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 146 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 146 Supprimer un document..................................................................................................................... 147 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 147 Transférer un document ..................................................................................................................... 148 Préparation du transfert................................................................................................................... 148 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 148 Conséquences du transfert............................................................................................................... 149 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 149 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 149 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 149 CLIENTS ..................................................................................................................................... 151 Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 151 Clients / Prospects ............................................................................................................................. 153 Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 155 Contacts........................................................................................................................................... 156 Entête ........................................................................................................................................... 156 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line viii Onglets.......................................................................................................................................... 156 Adresse ...................................................................................................................................... 156 Autre adresse .............................................................................................................................. 158 Web ........................................................................................................................................... 158 Notes ......................................................................................................................................... 159 Champs personnalisés .................................................................................................................. 159 Familles de tiers ................................................................................................................................ 160 Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 161 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 162 Historique par documents ................................................................................................................ 162 Filtres......................................................................................................................................... 162 Lignes de document ..................................................................................................................... 162 Historique par Articles ..................................................................................................................... 162 Filtres......................................................................................................................................... 162 Lignes articles ............................................................................................................................. 163 Les actions..................................................................................................................................... 163 Statistiques....................................................................................................................................... 164 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 164 L'onglet Données ............................................................................................................................ 165 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 165 Facturation périodique........................................................................................................................ 166 Entête ........................................................................................................................................... 166 Onglets.......................................................................................................................................... 166 Paramètres ................................................................................................................................. 166 Clients ........................................................................................................................................ 167 Famille clients.............................................................................................................................. 168 Notes ......................................................................................................................................... 168 Actions .......................................................................................................................................... 168 COMMERCIAUX/COLLABORATEURS ................................................................................................ 169 Commercial/Collaborateur .................................................................................................................. 169 Onglet Divers ................................................................................................................................. 169 Adresse ...................................................................................................................................... 170 Contact....................................................................................................................................... 170 Groupes...................................................................................................................................... 171 Comptabilité analytique ................................................................................................................ 171 Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 171 Onglet Notes .................................................................................................................................. 171 Onglet Champs persos..................................................................................................................... 171 Fonctions commerciaux/Collaborateurs................................................................................................. 172 Familles commerciaux/collaborateurs ................................................................................................... 173 Barèmes........................................................................................................................................... 174 Entête ........................................................................................................................................... 174 Onglets.......................................................................................................................................... 174 Commissions..................................................................................................................................... 176 Les filtres....................................................................................................................................... 176 Liste des commissions ..................................................................................................................... 176 Les actions..................................................................................................................................... 176 RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 178 Échéancier ........................................................................................................................................ 178 Les onglets .................................................................................................................................... 178 Les filtres....................................................................................................................................... 178 Les actions..................................................................................................................................... 179 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 180 Les onglets .................................................................................................................................... 180 Les filtres....................................................................................................................................... 180 Les actions..................................................................................................................................... 180 Lettres de relance.............................................................................................................................. 182 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 183 Filtres............................................................................................................................................ 183 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 183 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 184 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 185 Catégories ..................................................................................................................................... 185 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 185 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 185 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 185 RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 186 Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 186 CLIENTS ..................................................................................................................................... 187 Échéancier ........................................................................................................................................ 187 Les onglets .................................................................................................................................... 187 Les filtres....................................................................................................................................... 187 Table des matières ix Les actions..................................................................................................................................... 188 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 189 Les onglets .................................................................................................................................... 189 Les filtres....................................................................................................................................... 189 Les actions..................................................................................................................................... 189 Lettres de relance.............................................................................................................................. 191 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 192 Filtres............................................................................................................................................ 192 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 192 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 193 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 194 Échéancier ........................................................................................................................................ 194 Les onglets .................................................................................................................................... 194 Les filtres....................................................................................................................................... 194 Les actions..................................................................................................................................... 195 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 196 Les onglets .................................................................................................................................... 196 Les filtres....................................................................................................................................... 196 Les actions..................................................................................................................................... 196 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 198 Filtres............................................................................................................................................ 198 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 198 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 199 DONNÉES.................................................................................................................................... 200 Banque ............................................................................................................................................ 200 Onglet Adresse ............................................................................................................................... 200 Adresse ...................................................................................................................................... 200 Contact....................................................................................................................................... 201 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 201 Onglet Coordonnées bancaires ......................................................................................................... 201 Onglet Notes .................................................................................................................................. 202 Moyens de paiement.......................................................................................................................... 203 Modes de règlement........................................................................................................................... 204 Onglet détail .................................................................................................................................. 204 Création des lignes....................................................................................................................... 204 Test des lignes créées................................................................................................................... 204 Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 205 Onglet Notes .................................................................................................................................. 205 Motifs économiques ........................................................................................................................... 206 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 207 Catégories ..................................................................................................................................... 207 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 207 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 207 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 207 ACHATS......................................................................................................................................... 208 Achats - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 208 DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 209 Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 209 Actions spécifiques.......................................................................................................................... 210 Demandes de prix.............................................................................................................................. 211 Le corps...................................................................................................................................... 211 Le pied ....................................................................................................................................... 211 Les autres onglets........................................................................................................................ 211 Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 211 Commande d'achat............................................................................................................................ 213 L'entête de la commande .............................................................................................................. 213 Le corps de la commande.............................................................................................................. 213 Le pied de la commande ............................................................................................................... 213 Les autres onglets........................................................................................................................ 213 Les actions d'une commande......................................................................................................... 213 Bon de réception ............................................................................................................................... 215 L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 215 Le corps du bon de réception......................................................................................................... 215 Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 215 Les autres onglets........................................................................................................................ 215 Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 215 Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 217 L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 217 Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 217 Le pied du bon de retour............................................................................................................... 217 Les autres onglets........................................................................................................................ 217 Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 217 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line x Facture d'achat ................................................................................................................................. 219 L'entête de la facture.................................................................................................................... 219 Le corps de la facture ................................................................................................................... 219 Le pied de la facture..................................................................................................................... 219 Les autres onglets........................................................................................................................ 219 Les actions d'une facture............................................................................................................... 219 Avoir d'achat..................................................................................................................................... 221 L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 221 Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 221 Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 221 Les autres onglets........................................................................................................................ 221 Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 221 Factures d'acompte............................................................................................................................ 223 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 223 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 223 Les autres onglets........................................................................................................................ 223 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 223 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 225 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 225 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 225 Les autres onglets........................................................................................................................ 225 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 225 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 227 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 227 Préparation à la copie de document................................................................................................... 227 Traitement de la duplication............................................................................................................. 227 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 227 Regrouper les documents ................................................................................................................... 228 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 228 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 228 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 228 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 228 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 228 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 228 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 229 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 229 Lancement du regroupement......................................................................................................... 230 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 230 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 230 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 231 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 231 Supprimer un document..................................................................................................................... 232 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 232 Transférer un document ..................................................................................................................... 233 Préparation du transfert................................................................................................................... 233 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 233 Conséquences du transfert............................................................................................................... 234 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 234 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 234 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 234 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 236 Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 236 Fournisseurs ..................................................................................................................................... 237 Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 239 Contacts........................................................................................................................................... 240 Entête ........................................................................................................................................... 240 Onglets.......................................................................................................................................... 240 Adresse ...................................................................................................................................... 240 Autre adresse .............................................................................................................................. 242 Web ........................................................................................................................................... 242 Notes ......................................................................................................................................... 243 Champs personnalisés .................................................................................................................. 243 Familles de tiers ................................................................................................................................ 244 Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 245 Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 246 Historique par documents ................................................................................................................ 246 Filtres......................................................................................................................................... 246 Lignes de document ..................................................................................................................... 246 Historique par Articles ..................................................................................................................... 247 Filtres......................................................................................................................................... 247 Lignes articles ............................................................................................................................. 247 Les actions..................................................................................................................................... 247 Table des matières xi Statistiques....................................................................................................................................... 249 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 249 L'onglet Données ............................................................................................................................ 250 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 250 RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 251 Échéancier ........................................................................................................................................ 251 Les onglets .................................................................................................................................... 251 Les filtres....................................................................................................................................... 251 Les actions..................................................................................................................................... 252 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 253 Les onglets .................................................................................................................................... 253 Les filtres....................................................................................................................................... 253 Les actions..................................................................................................................................... 253 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 255 Filtres............................................................................................................................................ 255 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 255 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 256 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 257 Catégories ..................................................................................................................................... 257 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 257 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 257 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 257 STOCK / ARTICLES ......................................................................................................................... 258 Stock / Articles - Démarrer une tâche .................................................................................................. 258 STOCK........................................................................................................................................ 259 Bons de stock ................................................................................................................................... 259 Bons de stock ................................................................................................................................... 260 Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 261 Bienvenue...................................................................................................................................... 261 Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 261 Classement des données préparées................................................................................................... 262 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 262 Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 263 Entête ........................................................................................................................................... 263 Onglets.......................................................................................................................................... 263 Actions .......................................................................................................................................... 264 Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 265 Mouvements de stock......................................................................................................................... 266 Filtres............................................................................................................................................ 266 Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 266 ARTICLES.................................................................................................................................... 268 Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 268 Article .............................................................................................................................................. 269 Familles articles................................................................................................................................. 271 Sous familles articles ......................................................................................................................... 272 Statistiques....................................................................................................................................... 273 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 273 L'onglet Données ............................................................................................................................ 274 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 274 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 275 Historique par documents ................................................................................................................ 275 Filtres......................................................................................................................................... 275 Lignes de document ..................................................................................................................... 275 Historique par Articles ..................................................................................................................... 275 Filtres......................................................................................................................................... 275 Lignes articles ............................................................................................................................. 276 Les actions..................................................................................................................................... 276 Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 277 Historique par documents ................................................................................................................ 277 Filtres......................................................................................................................................... 277 Lignes de document ..................................................................................................................... 277 Historique par Articles ..................................................................................................................... 278 Filtres......................................................................................................................................... 278 Lignes articles ............................................................................................................................. 278 Les actions..................................................................................................................................... 278 TARIFS CLIENTS .......................................................................................................................... 280 Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 280 Entête ........................................................................................................................................... 280 Onglets.......................................................................................................................................... 280 Détail ......................................................................................................................................... 280 Notes ......................................................................................................................................... 282 Fiche Promotion................................................................................................................................. 283 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line xii Entête ........................................................................................................................................... 283 Onglets.......................................................................................................................................... 283 Détail ......................................................................................................................................... 283 Notes ......................................................................................................................................... 285 Catégories tarifaires........................................................................................................................... 286 Entête ........................................................................................................................................... 286 Onglets.......................................................................................................................................... 286 Simulation de tarif ............................................................................................................................. 287 TARIFS FOURNISSEURS................................................................................................................ 288 Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 288 Entête ........................................................................................................................................... 288 Onglets.......................................................................................................................................... 288 Détail ......................................................................................................................................... 288 Notes ......................................................................................................................................... 290 Fiche Promotion................................................................................................................................. 291 Entête ........................................................................................................................................... 291 Onglets.......................................................................................................................................... 291 Détail ......................................................................................................................................... 291 Notes ......................................................................................................................................... 293 Catégories tarifaires........................................................................................................................... 294 Entête ........................................................................................................................................... 294 Onglets.......................................................................................................................................... 294 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 295 Catégories ..................................................................................................................................... 295 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 295 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 295 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 295 OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 296 Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 296 PUBLIER SUR REPORTS ON LINE.................................................................................................... 297 Mise à jour des publications sur le site Reports On Line .......................................................................... 297 1ère étape : Bienvenue... ................................................................................................................ 297 2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour ...................................................................... 297 3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées ........................................................... 297 Lancement de la mise à jour ............................................................................................................ 297 Site Web .......................................................................................................................................... 298 DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 299 Regrouper les documents ................................................................................................................... 299 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 299 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 299 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 299 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 299 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 299 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 299 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 300 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 300 Lancement du regroupement......................................................................................................... 301 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 301 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 301 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 302 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 302 Livraison de commandes .................................................................................................................... 303 Les filtres....................................................................................................................................... 303 Pièce à générer............................................................................................................................... 303 Commandes................................................................................................................................... 304 Conséquences de la livraison............................................................................................................ 305 Lettres de relance.............................................................................................................................. 306 Générer les factures........................................................................................................................... 307 Les filtres....................................................................................................................................... 307 Factures à générer .......................................................................................................................... 307 Conséquences de la facturation ........................................................................................................ 308 DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 309 Regrouper les documents ................................................................................................................... 309 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 309 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 309 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 309 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 309 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 309 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 309 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 310 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 310 Lancement du regroupement......................................................................................................... 311 Table des matières xiii Conséquences du regroupement....................................................................................................... 311 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 311 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 312 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 312 Réception de commandes ................................................................................................................... 313 Les filtres....................................................................................................................................... 313 Pièce à générer............................................................................................................................... 313 Commandes................................................................................................................................... 314 Conséquences de la réception .......................................................................................................... 315 Réapprovisionnement......................................................................................................................... 316 Bienvenue...................................................................................................................................... 316 Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 316 Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 317 Sources de réapprovisionnement : Stock........................................................................................ 317 Sources de réapprovisionnement : Commandes clients .................................................................... 317 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 318 Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 318 TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 319 Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 319 Historique des transferts comptables.................................................................................................... 320 Entête ........................................................................................................................................... 320 Pièces transférées........................................................................................................................... 320 Détail des traitements ..................................................................................................................... 320 Actions .......................................................................................................................................... 320 Assistant de publipostage ................................................................................................................... 321 Bienvenue...................................................................................................................................... 321 Action de publipostage .................................................................................................................... 321 Choix des destinataires.................................................................................................................... 321 Modèle et document........................................................................................................................ 321 Nouveau modèle .......................................................................................................................... 322 Modèles de publipostage ............................................................................................................... 322 Destination .................................................................................................................................... 322 Document destination................................................................................................................... 322 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 323 Réalisation du publipostage.............................................................................................................. 323 Map Point ......................................................................................................................................... 324 Choix des filtres (onglet Sélection).................................................................................................... 324 Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)............................................................................... 324 Carte (Onglet Carte) ....................................................................................................................... 324 Recherche des adresses................................................................................................................... 325 e-Commerce................................................................................................................................ 326 Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce.................................................................... 326 Bienvenue...................................................................................................................................... 326 Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 326 Articles ....................................................................................................................................... 326 Clients/contacts ........................................................................................................................... 327 Commandes ................................................................................................................................ 327 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 329 Opération terminée ......................................................................................................................... 329 Mise à jour du site Oxatis ................................................................................................................... 330 Bienvenue...................................................................................................................................... 330 Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 330 Articles ....................................................................................................................................... 330 Clients/contacts ........................................................................................................................... 331 Commandes ................................................................................................................................ 331 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 332 Opération terminée ......................................................................................................................... 332 Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce.................................................................... 333 Bienvenue...................................................................................................................................... 333 Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 333 Articles ....................................................................................................................................... 333 Clients/contacts ........................................................................................................................... 334 Commandes ................................................................................................................................ 334 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 336 Opération terminée ......................................................................................................................... 336 Remplacement de code ...................................................................................................................... 337 Bienvenue...................................................................................................................................... 337 Sélection du code à remplacer .......................................................................................................... 337 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 337 Traitements du remplacement.......................................................................................................... 337 Assistant de mise à jour de fiche ......................................................................................................... 338 Bienvenue...................................................................................................................................... 338 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line xiv Filtres............................................................................................................................................ 338 Mises à jour ................................................................................................................................... 338 Boutons de sélection .................................................................................................................... 338 Liste des champs à mettre à jour ................................................................................................... 339 Contrôle et modification................................................................................................................... 340 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 340 Traitements de la mise à jour ........................................................................................................... 340 Droits utilisateurs ........................................................................................................................... 341 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 342 Catégories ..................................................................................................................................... 342 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 342 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 342 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 342 PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 343 Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 343 PUBLICATION REPORTS ON LINE ................................................................................................... 344 Publication........................................................................................................................................ 344 Présentation de la fiche ................................................................................................................... 344 Entête ........................................................................................................................................ 344 Onglets....................................................................................................................................... 344 Action de la liste publication............................................................................................................. 345 Comptes........................................................................................................................................... 347 Actions .......................................................................................................................................... 347 COMPTABILITE ............................................................................................................................ 348 Plans analytiques............................................................................................................................... 348 Entête ........................................................................................................................................... 348 Les onglets .................................................................................................................................... 348 « Répartition des postes analytiques »............................................................................................ 348 Notes ......................................................................................................................................... 349 Postes analytiques ............................................................................................................................. 350 Fiche Principale............................................................................................................................ 350 Notes ......................................................................................................................................... 350 Champs personnalisés .................................................................................................................. 350 Les grilles analytiques ........................................................................................................................ 351 Entête ........................................................................................................................................... 351 Onglets.......................................................................................................................................... 351 Répartitions................................................................................................................................. 351 Notes ......................................................................................................................................... 351 TAXES ........................................................................................................................................ 352 Taux de TVA ..................................................................................................................................... 352 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 352 Onglet Notes .................................................................................................................................. 353 Autres taxes ..................................................................................................................................... 354 Les onglets .................................................................................................................................... 354 Détail ......................................................................................................................................... 354 Comptabilité................................................................................................................................ 354 Notes ......................................................................................................................................... 354 Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 355 DIVERS....................................................................................................................................... 356 Civilités ............................................................................................................................................ 356 Contacts........................................................................................................................................... 357 Entête ........................................................................................................................................... 357 Onglets.......................................................................................................................................... 357 Adresse ...................................................................................................................................... 357 Autre adresse .............................................................................................................................. 359 Web ........................................................................................................................................... 359 Notes ......................................................................................................................................... 360 Champs personnalisés .................................................................................................................. 360 Codes postaux .................................................................................................................................. 361 Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 361 Départements ................................................................................................................................... 362 Pays................................................................................................................................................. 363 Codes NAF........................................................................................................................................ 364 Remises complémentaires .................................................................................................................. 365 Frais de port ..................................................................................................................................... 366 Onglet Calcul.................................................................................................................................. 366 Onglet Coordonnées transporteur ..................................................................................................... 366 Adresse ...................................................................................................................................... 367 Contact....................................................................................................................................... 367 Onglet comptabilité......................................................................................................................... 368 Onglet Notes .................................................................................................................................. 368 Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 369 Table des matières xv Unités .............................................................................................................................................. 370 Textes standards ............................................................................................................................... 371 Groupes ........................................................................................................................................... 372 STOCK........................................................................................................................................ 373 Localisation....................................................................................................................................... 373 SOCIETE..................................................................................................................................... 374 Options - Coordonnées....................................................................................................................... 374 Identification.................................................................................................................................. 374 Adresse de la société....................................................................................................................... 374 Autres informations......................................................................................................................... 375 Options - Identification....................................................................................................................... 376 Informations administratives............................................................................................................ 376 Informations TVA............................................................................................................................ 376 Options - Logo .................................................................................................................................. 377 Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 378 Identification.................................................................................................................................. 378 Adresse du cabinet.......................................................................................................................... 378 Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 380 Expert Comptable ........................................................................................................................... 380 Collaborateur ................................................................................................................................. 380 Options - Options comptables - Options générales ................................................................................. 381 Transfert comptables....................................................................................................................... 381 Ecritures déséquilibrées ................................................................................................................... 381 Formatage des comptes................................................................................................................... 381 Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 383 Clients........................................................................................................................................... 383 Fournisseurs .................................................................................................................................. 383 Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 384 Macro............................................................................................................................................ 384 Documents .................................................................................................................................... 384 Règlements.................................................................................................................................... 384 Remises en banque......................................................................................................................... 385 Stock ............................................................................................................................................ 385 Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 386 Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 387 Journaux ....................................................................................................................................... 387 Tiers ............................................................................................................................................. 387 Règlements.................................................................................................................................... 387 Remises / Escomptes ...................................................................................................................... 387 Options - Numérotation...................................................................................................................... 389 Vente ............................................................................................................................................ 389 Achat ............................................................................................................................................ 390 Stock ............................................................................................................................................ 390 Autre............................................................................................................................................. 390 Options - Articles............................................................................................................................... 393 Options - Tarifs et promotions............................................................................................................. 394 Utiliser le tarif le plus avantageux..................................................................................................... 394 Application des............................................................................................................................... 394 Ordre d'application des tarifs et promotions ....................................................................................... 394 Afficher le message d'avertissement en cas de modifications de tarifs/promotions .................................. 394 Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 395 Gestion des messages ..................................................................................................................... 395 Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 397 Etat Accepté................................................................................................................................... 397 États des devis ............................................................................................................................... 397 Options - Documents de vente - Bons de livraison/Bons de retour ........................................................... 398 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 399 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 400 Options - Documents de vente - SMS................................................................................................... 401 Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 402 Options - Documents d'achat - Options générales.................................................................................. 404 Gestion des messages ..................................................................................................................... 404 Options - Documents d'achat - Bons de réception/Bons de retour ............................................................ 405 Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 406 Options - Règlements......................................................................................................................... 408 Gestion des messages ..................................................................................................................... 408 Lettres de relance ........................................................................................................................... 408 Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 409 Justificatif des écart de stock............................................................................................................ 409 Options - Paramétrages...................................................................................................................... 410 Décimales...................................................................................................................................... 410 Devise........................................................................................................................................... 410 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line xvi Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 410 Transfert de documents................................................................................................................... 411 Options - Nombre d'exemplaires.......................................................................................................... 412 Options - Marquer comme imprimés .................................................................................................... 413 Options - Fonctionnalités disponibles.................................................................................................... 414 Options - SMS................................................................................................................................... 415 Email : paramétrage de l’objet et du corps............................................................................................ 416 Objet............................................................................................................................................. 416 Message ........................................................................................................................................ 416 Envoi d’un e-mail............................................................................................................................ 416 Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 417 Connexion ..................................................................................................................................... 417 Paramètres du site ....................................................................................................................... 417 Tester la connexion ...................................................................................................................... 417 Général ......................................................................................................................................... 417 Options - Oxatis ................................................................................................................................ 419 Connexion ..................................................................................................................................... 419 Paramètres du site ....................................................................................................................... 419 Tester la connexion ...................................................................................................................... 419 Général ......................................................................................................................................... 419 Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 422 Connexion ..................................................................................................................................... 422 Paramètres du site ....................................................................................................................... 422 Tester la connexion ...................................................................................................................... 422 Général ......................................................................................................................................... 422 Options - Service à la personne........................................................................................................... 424 Options - Général .............................................................................................................................. 425 Police par défaut............................................................................................................................. 425 Options - Impression et export............................................................................................................ 426 Options - Services Internet e-mail ....................................................................................................... 427 Paramètres MAPI ............................................................................................................................ 427 Paramètres SMTP............................................................................................................................ 427 Sécurité et authentification............................................................................................................ 427 Options - Synchronisation................................................................................................................... 428 UTILISATEURS............................................................................................................................. 429 Les Utilisateurs.................................................................................................................................. 429 Création d'un utilisateur................................................................................................................... 429 Groupes associés ............................................................................................................................ 429 Gestion des droits........................................................................................................................... 429 Les Groupes d'utilisateurs................................................................................................................... 431 Création d'un groupe....................................................................................................................... 431 Utilisateurs associés ........................................................................................................................ 431 Gestion des droits........................................................................................................................... 431 Les Droits utilisateurs......................................................................................................................... 432 Types de droits............................................................................................................................... 432 Application des droits ...................................................................................................................... 432 Gestion commerciale .................................................................................................................... 432 Comptabilité................................................................................................................................ 432 Champs personnalisés........................................................................................................................ 434 Création des champs personnalisés ................................................................................................... 434 Modification des champs personnalisés .............................................................................................. 435 Suppression des champs personnalisés............................................................................................. 435 Ordre des champs personnalisés....................................................................................................... 435 Validation de la création de champs personnalisés .............................................................................. 435 Visualisation des champs personnalisés ............................................................................................. 435 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 436 Catégories ..................................................................................................................................... 436 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 436 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 436 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 436 OUTILS.......................................................................................................................................... 437 Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 437 Sauvegarde ...................................................................................................................................... 438 Bienvenue...................................................................................................................................... 438 Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 438 Informations nécessaires à la sauvegarde .......................................................................................... 438 Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 438 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 439 Restauration ..................................................................................................................................... 440 Bienvenue...................................................................................................................................... 440 Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 440 Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 440 Table des matières xvii Choix du type d'installation .............................................................................................................. 440 Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 440 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 441 Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 442 Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 443 Export du schéma de la base de données ............................................................................................. 444 Bienvenue...................................................................................................................................... 444 Sélection des paramètres d'export du schéma .................................................................................... 444 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 444 Opération terminée ......................................................................................................................... 444 Historique des traitements.................................................................................................................. 445 Imports paramétrables....................................................................................................................... 446 Destination et source de l'import ...................................................................................................... 446 Codage du fichier............................................................................................................................ 446 Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 447 Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 447 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 447 Traitement de l'import..................................................................................................................... 447 Exports paramétrables ....................................................................................................................... 449 Destination et source de l'export....................................................................................................... 449 Filtre ............................................................................................................................................. 449 Champs à exporter ......................................................................................................................... 449 Format de fichier ............................................................................................................................ 450 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 450 Traitement de l'export..................................................................................................................... 450 Import de données ............................................................................................................................ 451 Format des fichiers ......................................................................................................................... 451 Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 451 Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 452 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 452 Traitement de l'import..................................................................................................................... 452 Export de données............................................................................................................................. 453 Format des fichiers ......................................................................................................................... 453 Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 453 Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 453 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 453 Traitement de l'export..................................................................................................................... 453 Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 455 Type de données ............................................................................................................................ 455 Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 455 Sélection du type de données........................................................................................................... 455 Editeur de requêtes......................................................................................................................... 455 Aperçu des données ........................................................................................................................ 455 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 455 Traitement de l'export..................................................................................................................... 455 Assistant de maintenance des données................................................................................................. 456 Bienvenue...................................................................................................................................... 456 Choix du dossier ............................................................................................................................. 456 Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 456 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 457 Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 457 Outil de requêtage............................................................................................................................. 458 Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 459 Bienvenue...................................................................................................................................... 459 Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 459 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 459 Editeur de modèles ............................................................................................................................ 460 Import/Export de la configuration........................................................................................................ 461 Bienvenue...................................................................................................................................... 461 Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 461 Emplacement du fichier ................................................................................................................... 461 Eléments à traiter ........................................................................................................................... 461 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 461 Archivage ......................................................................................................................................... 462 Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 462 Bienvenue................................................................................................................................... 462 Choix du dossier .......................................................................................................................... 462 Résumé des paramètres ............................................................................................................... 462 Format du fichier d'archive............................................................................................................... 462 Journal des événements ..................................................................................................................... 463 Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 463 Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 463 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line xviii Onglet Suppression......................................................................................................................... 463 Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 464 Onglet Changement de code ............................................................................................................ 464 OPTIONS .................................................................................................................................... 465 Options - Général .............................................................................................................................. 465 Chemins ........................................................................................................................................ 465 Apparence ..................................................................................................................................... 465 Affichage des boîtes de dialogue ....................................................................................................... 465 Options - Services Internet................................................................................................................. 466 Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 466 Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 466 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 467 Assistance technique.......................................................................................................................... 467 Nous contacter .................................................................................................................................. 468 Index ............................................................................................................................................... 469 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 4 EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. Convention d'utilisation d'EBP 5 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 6 conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Convention d'utilisation d'EBP 7 Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 9 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion commerciale PRO Open Line. L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes, Règlements, Articles, Opérations, Paramètres). Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés dans le logiciel. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Champs obligatoires Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière le champ. Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu contextuel. Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de ce terme. Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire. Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Exemple... Remarque Exemple...Astuce Exemple...Exemples... Exemple...Règles de calcul Exemple...Avertissement Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 10 Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 11 MISE EN ROUTE Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 4.5 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 4.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SQL server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp". Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé. L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 12 Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). MISE EN ROUTE 13 Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Gestion commerciale PRO Open Line. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : x La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. x Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). x La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. x Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 15 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Gestion commerciale PRO Open Line évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'utilisateur connecté : Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur, Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 16 Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : des menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille, Historique), Commerciaux/collaborateur (Fiche, Fonctions, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements, Échéancier, Lettres de relance, Remise en banque, Impressions ; Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, Lettres de relance, Remise en banque, ), Fournisseurs (Règlements, Échéancier, Décaissement ), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement) , Motifs économiques), Impressions ; Stock / Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Mouvements de stock), Articles (Fiche, Famille, sous famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseurs), Tarifs (Tarifs et promotions, Catégories tarifaire), Impressions ; Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de commandes, Lettres de relances, Générer les factures), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de commandes, Réapprovisionnement), Documents de stock (Réapprovisionnement), Transfert en comptabilité, Assistant de publipostage, MapPoint, ecommerce, Remplacement de code, Assistant de mise à jour, Publier dans ROL, Impressions; Paramètres : Démarrer une tâche, Comptabilité analytique, Taxes (TVA, Autres taxes, barèmes ecocontribution), Divers (Civilités, Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Remises complémentaires, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, Texte standards, Groupes), Stock (Localisation,), Société, , Champs personnalisés, Publier dans ROL, Impressions. Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. INFORMATIONS GÉNÉRALES 17 Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 18 LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. x Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. x Les champs inaccessibles sont grisés. INFORMATIONS GÉNÉRALES 19 Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Code Client" en entête de document - Champ "Pays" dans les parties Adresses - Champ "Article" dans le corps du document ... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un code client en entête de document ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs articles dans le corps d'un document Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 20 La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Réinitialiser le style Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les INFORMATIONS GÉNÉRALES 21 synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 22 Barres d'outils du corps des documents Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions : Insérer Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné. Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer : o une ligne article de type Bien o une ligne article de type Service o un texte o un texte standard o un Saut de page Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un imprimé sur 2 pages. o un Sous total Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne (Montant Net HT, Montant Net TTC, Montant Marge Nette, Montant Marge Brute). Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente/achat. Il est possible de modifier la description "sous total" ainsi que la police, taille... grâce à la barre d'outils des textes enrichis. Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Couper/Copier/Coller Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas. Recherche Ces boutons permettent de chercher des données. Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3). Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément ou sur le dernier élément correspondant à la recherche. Générer l'article Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles. L'article généré contiendra les informations suivantes : o Code Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur. Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente. o Libellé Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document. o Type Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document. Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien". Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service". o Description commerciale La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document. o Prix de revient Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document. INFORMATIONS GÉNÉRALES 23 o Quantité par défaut La quantité par défaut sera 1. Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1. o Unité L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document. Détail Ce bouton permet d'accéder à : o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs). o au détail du tarif appliqué. Recharger l'article Ce bouton permet de recharger toutes les informations de la ligne article d'après la fiche article. Intervenants Ce bouton est accessible uniquement depuis les factures et les avoirs. Ce bouton permet d'afficher une fenêtre de répartition des interventions. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 24 FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez : - soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez Ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à créer) (exemple : Liste des documents, onglet Factures, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez la création d'une facture, puis ouverture d'une nouvelle fiche Facture) - soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter (exemple : Liste des documents, onglet Factures, double clic sur Ajouter, puis ouverture d'une nouvelle fiche Facture). Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Déplier tout ou Replier tout Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. INFORMATIONS GÉNÉRALES 25 Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 26 Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. INFORMATIONS GÉNÉRALES 27 Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées. x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou pas dans la vue. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 28 Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". INFORMATIONS GÉNÉRALES 29 Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Présentation de l’éditeur L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code utilisateur et code Groupe. Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter. Une boite s’affiche alors pour affecter le vue : • A tous les utilisateurs • un utilisateur précis • un groupe précis Actions disponibles Les actions disponibles sont : o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue Les vues système ne sont pas supprimables o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé. o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut" Vous pouvez également importer ou exporter une vue. Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Vues multi-utilisateurs Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier. Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue. Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur. Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes. Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs. Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et tableau de bord Editeur de requêtes Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 30 d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment renommée. d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en "Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition Ajouter une requête de détail Ajouter une somme INFORMATIONS GÉNÉRALES 31 GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document …). Enregistrement d'une fiche Fichier - Enregistrer ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Enregistrer et Nouveau Ctrl + N Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Enregistrer et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Aperçu Permet de visualiser l'édition de la fiche sélectionnée. Fichier - Imprimer ou Ctrl + P Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - Annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Désactiver le Annuler/Refaire Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire. Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 32 Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation Actions -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier... Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture... Vues - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vues - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. Informations Permet de voir la durée de chargement de la fiche INFORMATIONS GÉNÉRALES 33 Notes La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. 35 COMMENT FAIRE ...? COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Gestion commerciale PRO Open Line évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'utilisateur connecté : Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur, Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 36 Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. COMMENT FAIRE ...? 37 Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale Il est impératif de travailler sur une copie de la base de données d’EBP Gestion Commerciale. Par mesure de sécurité, il est indispensable d’en faire une sauvegarde au préalable. Pré-requis Pour que la récupération de données puisse s’effectuer, il faut que le dossier soit dans la dernière version commercialisée d'EBP Gestion Commerciale. Pour cela, il suffit d’ouvrir le dossier et le migrer avec la dernière version commercialisée. Pour que la récupération de données puisse se dérouler correctement, il faut remplir les conditions suivantes : - Le système d’exploitation de la machine doit être 32 bits (Windows Xp, Windows vista 32 bits, Windows 7 32 bits), - Pervasive 8.6 doit être installé sur la machine, - EBP Gestion Commerciale doit être installée, - EBP Gestion Commerciale et EBP Gestion Commerciale PRO Open Line doivent être activées. Il est vivement conseiller d'effectuer un recalcul des données pour s’assurer que les stocks des articles soient corrects (outils => recalcul des données). Création du dossier Pour récupérer les données, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier (Fichier nouveau). Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. Renseignez les informations nécessaires, comme pour la création d’un dossier classique, jusqu’à la page "Choisissez les applications à récupérer". Sur cette page, vous devez sélectionner la case "Récupérer les données depuis des applications tierces". Suite à la sélection de cette case, un message d'accès restreint s'affiche. Vous devez alors saisir le code du jour fourni par le service technique et valider par Ok. Ensuite, vous devez sélectionner l'application contenant les données à récupérer (EBP Gestion Commerciale ou EBP Gestion Commerciale Pro +). Sur la page suivante "Informations relatives à la récupération de l'application EBP Gestion Commerciale", vous devez : x Renseigner le chemin du dossier x Renseigner le chemin des données communes (répertoire common) x Indiquer le chemin d’installation d’EBP Gestion Commerciale De plus, si vous voulez utiliser les caractères spéciaux (parenthèses, slash, backslash, underscore, tiret et espace) dans vos codes, sélectionnez la case « Utiliser la codification étendue ». Pour récupérer les documents, sélectionner la case "Récupérer les documents de vente". L'étape suivante, vous permettra de préciser cette récupération. Si vous souhaitez récupérer votre liste de codes postaux, sélectionnez la case « Récupérer les codes postaux ». Cette étape permet de définir les paramètres de récupération des documents : x Récupérer les document depuis le : Date à partir de laquelle vous souhaitez récupérer les documents (De cette date à date du jour) Par défaut la date indiquée est date du jour moins un an. Vous pouvez modifier cette date dans la limite de 2 ans. x Récupérer les documents de (Ventes /Achats) Case à cocher Permet de définir les documents à récupérer (vente et/ou achat) x Joindre un PDF du document d'origine Case à cocher Permet de générer une copie du/des document/s en format PDF Ce PDF permet de ré-éditer le document après récupération. Les pages suivantes sont identiques à la création de dossier. Pour lancer le traitement de création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 38 Analyse et traitements des données Suite à la création du dossier, la récupération de données commence par une analyse du dossier afin de détecter et/ou corriger les incohérences, compléter les données manquantes … Pour avoir la liste des données analysées et récupérables cliquez-ici. Lorsqu'il y a des informations manquantes, une page d'assistant vous propose de renseigner des informations supplémentaires. Il peut y avoir plusieurs pages successives. Elles contiennent vos données de EBP Gestion Commerciale et les nouvelles données dans EBP Gestion Commerciale PRO Open Line . Les pages d'assistant pour compléter les informations afin qu'elles soient importées peuvent concerner : x TVA x Recodification des données x Articles x Familles articles x Tiers (clients/fournisseurs/contacts) x Familles tiers (clients/fournisseurs/contacts) x Tarifs x Moyens de paiement x Modes de règlements x Pays x ... Pour confirmer la saisie des informations complémentaires et passer à l'étape suivante, vous devez cliquer sur le bouton Valider. Avertissements A la fin du traitement de récupération, une page d'avertissement est affichée. Elle vous présente les anomalies détectées qui ne bloquent pas la récupération de données. Ce sont soit des fonctionnalités qui ne seront pas récupérées (par ex les barèmes de commission sur le montant global du document) soit des modifications qui seront forcées (par ex N° de TVA intracommunautaire invalide). Ces avertissements sont à examiner dans le détail. Résumé de la création de dossier Cette page vous résume tous les problèmes rencontrés. Avec d’une part la liste des avertissements détectés par l’analyse et d’autre part les avertissements générés pendant la récupération. Suite à la création du dossier, il est vivement conseillé de vérifier les données récupérées. Récupération des documents dans la gestion Les documents récupérés sont présents dans les menus Vente et Achat + Documents.. + Historique de récupération des documents. Chaque ligne représente un document. Pour voir le détail du document, double-cliquez dessus. Seules les informations principales de l'entête et du pied sont visualisables. Si l'option PDF a été sélectionnée lors de la récupération, un fichier PDF est associé à chaque document. Cela vous permet de ré-imprimer le document d'origine. Vous pouvez également ajouter d'autre document numérisé dans cette liste. COMMENT FAIRE ...? 39 Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Sociétés. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). Articles : Permet d'indiquer le type d’article, les marges, frais, ... que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 40 Les données de base Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches clients : x Les familles clients, x Les modes de règlements, x Les banques. D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles : x Les unités, x Les sous-famille articles, x Les familles articles, x Les localisations, x Les barèmes éco-contribution, x Les fournisseurs, x Les tarifs. Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : x Les civilités, x Les codes postaux, x Les départements, x Les pays, x Les codes NAF. COMMENT FAIRE ...? 41 Comment créer les données principales ? Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients. Création d'un article Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles. La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services. Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service . Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail. Création d'un Client / Prospect Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients. La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects. Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Création d'un fournisseur Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Achats - Fournisseurs. La liste des fournisseurs répertorie l'ensemble des fournisseurs que vous possédez. Pour créer un fournisseur utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre fournisseur contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Création d'un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects et fournisseurs. Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 42 Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : Comment rédiger un devis ? Comment relancer un devis ? Comment transférer un devis en facture ? Comment rédiger une facture ? Comment saisir un acompte ? Comment saisir un règlement client ? Comment transférer vos données vers la comptabilité ? Comment imprimer vos données ? Comment gérer l'eco-contribution ? Comment consulter le journal des événements ? Comment sauvegarder un dossier ? Comment restaurer un dossier ? ... COMMENT FAIRE ...? 43 COMMENT GÉRER UN DEVIS ? Comment créer un devis ? Pour créer un devis, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis. Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. . Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 44 Comment accepter un devis ? Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités : changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ; transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé) Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis. COMMENT FAIRE ...? 45 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x SMS Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé. x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012" Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 46 x l'ouverture du document généré après le transfert. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. COMMENT FAIRE ...? 47 Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'ac