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 Compta_et_Facturatio..> 02-Apr-2015 19:15  6.9M  

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Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) iii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP........................................................................3 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ....................................................................................3 Article 1. Préambule .........................................................................................................................3 Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) .......................................3 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................3 Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................3 Article 5. Sauvegarde des données.....................................................................................................3 Article 6. Limitation de garantie .........................................................................................................4 Article 7. Limitations de responsabilité................................................................................................4 Article 8. Dispositions finales .............................................................................................................4 B. Contrat de services EBP...................................................................................................................4 Article 1. Objet du contrat.................................................................................................................4 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation............................................................................4 Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ...........................................................................5 Article 4. Accès aux services..............................................................................................................5 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support.......................................................................5 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance ..............................................................5 Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................6 Article 8. Obligations du client ...........................................................................................................6 Article 9. Limites de responsabilité .....................................................................................................6 Article 10. Loi et attributions de compétences......................................................................................6 C. Mode locatif ...................................................................................................................................7 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line ............................................................7 E. Conditions de vente aux particuliers ..................................................................................................9 Droit de rétractation.........................................................................................................................9 Présentation de l'aide...........................................................................................................................11 L'arborescence .................................................................................................................................11 Les pages ........................................................................................................................................11 MISE EN ROUTE ..................................................................................................................................13 Installation .........................................................................................................................................13 Le dossier de démonstration .................................................................................................................14 Activation du logiciel ............................................................................................................................15 Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................15 Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................15 INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................17 Interface ............................................................................................................................................17 Présentation du volet de navigation .......................................................................................................18 Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................18 Les Actions .........................................................................................................................................19 LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................20 Les champs de saisie ...........................................................................................................................20 Liste déroulante...................................................................................................................................21 Ouverture de la liste..........................................................................................................................21 Sélection des données .......................................................................................................................21 Fonctions de la liste ..........................................................................................................................21 La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................22 Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................24 FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION............................................................................................26 La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................26 Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................28 Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................29 Les filtres ...........................................................................................................................................30 Filtre automatique.............................................................................................................................30 Effacer le filtre..................................................................................................................................30 Les vues.............................................................................................................................................31 Présentation de l’éditeur ....................................................................................................................31 Actions disponibles.........................................................................................................................31 Vues multi-utilisateurs.......................................................................................................................31 Editeur de requêtes...........................................................................................................................31 GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................33 Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................33 Création d'une fiche ..........................................................................................................................33 Enregistrement d'une fiche.................................................................................................................33 Autres .............................................................................................................................................33 Gestion des données .........................................................................................................................33 Navigation .......................................................................................................................................34 Aide ................................................................................................................................................34 Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) iv Notes .................................................................................................................................................35 COMMENT FAIRE ...?............................................................................................................................37 COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................37 Interface ............................................................................................................................................37 Comment commencer ?........................................................................................................................38 Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale .....................................................................39 Pré-requis........................................................................................................................................39 Préparation à la récupération .............................................................................................................39 Création du dossier ...........................................................................................................................39 Analyse et traitements des données ....................................................................................................40 Avertissements.................................................................................................................................40 Résumé de la création de dossier........................................................................................................40 Récupération des documents dans la gestion........................................................................................40 Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................42 Les données de base............................................................................................................................43 Comment créer les données principales ? ...............................................................................................44 Création d'un article..........................................................................................................................44 Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................44 Création d'un fournisseur...................................................................................................................44 Création d'un contact ........................................................................................................................44 Tout est prêt !.....................................................................................................................................45 COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................46 Comment créer un devis ? ....................................................................................................................46 Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................47 Transférer un document .......................................................................................................................48 Préparation du transfert.....................................................................................................................48 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................48 Conséquences du transfert.................................................................................................................49 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................49 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................49 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................50 Regrouper les documents .....................................................................................................................51 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................51 Depuis la liste des documents..........................................................................................................51 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................51 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................51 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................51 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................51 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................52 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................52 Lancement du regroupement...........................................................................................................53 Conséquences du regroupement.........................................................................................................53 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................53 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................54 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................54 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................55 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................56 Comment relancer un devis ?................................................................................................................57 Transfert d'un prospect en client............................................................................................................58 Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................58 Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................58 Transfert d'un document....................................................................................................................58 COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................59 Comment créer une commande ? ..........................................................................................................59 Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................60 Comment solder une commande ? .........................................................................................................61 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................62 Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................63 Saisir un acompte sur un devis/une demande de prix............................................................................63 Saisir un règlement d'acompte ...........................................................................................................63 Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................63 Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................63 COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................65 Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................65 Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................66 Transférer un document .......................................................................................................................67 Préparation du transfert.....................................................................................................................67 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................67 Conséquences du transfert.................................................................................................................68 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................68 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................68 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................68 Table des matières v Regrouper les documents .....................................................................................................................70 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................70 Depuis la liste des documents..........................................................................................................70 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................70 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................70 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................70 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................70 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................71 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................71 Lancement du regroupement...........................................................................................................72 Conséquences du regroupement.........................................................................................................72 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................72 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................73 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................73 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................74 Comment gérer l’état des bons de livraison/réception et de retour ? ..........................................................75 Conséquence lors d’un réapprovisionnement ........................................................................................76 Impression.......................................................................................................................................76 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................77 Comment créer une facture ?................................................................................................................77 Transférer un document .......................................................................................................................78 Préparation du transfert.....................................................................................................................78 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................78 Conséquences du transfert.................................................................................................................79 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................79 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................79 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................79 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................81 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................82 COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................83 Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................83 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................84 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................85 Historique de la ligne ...........................................................................................................................86 Présentation de l'historique ................................................................................................................86 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................86 Exemples.........................................................................................................................................87 Comment interdire une saisie libre dans un document ? ...........................................................................88 Définition des droits ..........................................................................................................................88 Comportement dans les documents.....................................................................................................88 Comportement en cas de transfert......................................................................................................88 Comportement en cas de duplication de document................................................................................88 Historique du document .......................................................................................................................89 Présentation de l'historique ................................................................................................................89 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................89 Exemples.........................................................................................................................................89 Comment gérer l'éco contribution dans les documents de vente ?..............................................................91 Création du barème ..........................................................................................................................91 Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................91 Comment gérer l'analytique ?................................................................................................................92 Accès à la gestion analytique..............................................................................................................92 Le principe général............................................................................................................................92 La gestion analytique grille multi-plans................................................................................................92 La gestion analytique sur plusieurs niveaux..........................................................................................92 Mise en place de votre gestion analytique ............................................................................................93 Historique Clients/Articles.....................................................................................................................95 Historique par documents ..................................................................................................................95 Filtres...........................................................................................................................................95 Lignes de document .......................................................................................................................95 Historique par Articles .......................................................................................................................95 Filtres...........................................................................................................................................95 Lignes articles ...............................................................................................................................96 Les actions.......................................................................................................................................96 Comment gérer le e-commerce - Oxatis ?...............................................................................................97 Options ...........................................................................................................................................97 Paramétrage de la fiche article ...........................................................................................................97 Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................97 Fenêtre d'envoi.................................................................................................................................97 Fiche Articles .................................................................................................................................97 Fiche Contacts ...............................................................................................................................97 Fiche Commandes..........................................................................................................................98 Comment gérer le e-Commerce - e-Pages? .............................................................................................99 Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) vi Options ...........................................................................................................................................99 Paramétrage de la fiche article ...........................................................................................................99 Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................99 Fenêtre d'envoi.................................................................................................................................99 Fiche Articles .................................................................................................................................99 Fiche Contacts ...............................................................................................................................99 Fiche Commandes..........................................................................................................................99 Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?.............................................................................. 100 Comment gérer les effets de commerce ? ............................................................................................. 101 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?....................................................... 102 Consultation de l'échéancier ............................................................................................................. 102 Relances clients .............................................................................................................................. 102 Comment gérer le stock d'un article ? .................................................................................................. 103 Comment visualiser le stock d'un article ?............................................................................................. 104 Comment importer des articles par douchette ?..................................................................................... 105 Choisir le modèle de douchette......................................................................................................... 105 Définir les options ........................................................................................................................... 105 Démarrer et réception des codes barre.............................................................................................. 105 Gérer les données réceptionnées ...................................................................................................... 106 Importer les données dans le document ............................................................................................ 106 Comment réaliser un publipostage ? .................................................................................................... 107 Comment gérer les champs personnalisés ? .......................................................................................... 108 Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 109 Comment sauvegarder ?..................................................................................................................... 110 Comment restaurer ? ......................................................................................................................... 111 Comment consulter le journal des événements ? ................................................................................... 112 Comment envoyer un SMS ? ............................................................................................................... 113 Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS........................................................................................... 113 Paramétrage................................................................................................................................ 113 Fenêtre d’envoi............................................................................................................................ 113 Généralités .................................................................................................................................... 114 Transformation des numéros............................................................................................................ 114 Clients et fournisseurs ..................................................................................................................... 114 Contacts ........................................................................................................................................ 114 Commerciaux/collaborateur ............................................................................................................. 114 Documents .................................................................................................................................... 115 Transfert, regroupement, livraison .................................................................................................... 115 Variables dans le message envoyé .................................................................................................... 115 Comment créer et gérer ROL ? ............................................................................................................ 116 Principe ......................................................................................................................................... 116 La mise en place des publications ..................................................................................................... 116 La diffusion des publications sur votre espace dédié ............................................................................ 116 Manuellement.............................................................................................................................. 116 Automatiquement ........................................................................................................................ 116 La consultation de votre espace de publication ................................................................................... 117 L’administration de votre espace de publication .................................................................................. 117 Comment envoyer un PDF signé ? ....................................................................................................... 118 Paramétrage du certificat dans Open Line .......................................................................................... 118 Premier envoi par email d’un document PDF signé .............................................................................. 118 Réception d’un PDF signé chez le tiers ............................................................................................... 118 Export d’un PDF signé depuis une application open line ....................................................................... 119 DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS.......................................................................................................... 121 FICHIER ........................................................................................................................................ 121 Nouveau dossier................................................................................................................................ 121 Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale ................................................................... 123 Pré-requis...................................................................................................................................... 123 Préparation à la récupération ........................................................................................................... 123 Création du dossier ......................................................................................................................... 123 Analyse et traitements des données .................................................................................................. 124 Avertissements............................................................................................................................... 124 Résumé de la création de dossier...................................................................................................... 124 Récupération des documents dans la gestion...................................................................................... 124 Créer un nouveau raccourci ................................................................................................................ 126 Ouvrir un dossier............................................................................................................................... 127 Lier un dossier .................................................................................................................................. 128 Fermer un dossier.............................................................................................................................. 129 Quitter l'application............................................................................................................................ 130 FAVORIS........................................................................................................................................ 131 Favoris ............................................................................................................................................. 131 Ajouter un favori............................................................................................................................. 131 Gestion des Favoris......................................................................................................................... 131 AFFICHAGE .................................................................................................................................... 133 Table des matières vii Tableau de bord ................................................................................................................................ 133 Création d'un tableau de bord........................................................................................................ 133 Les parties / informations.............................................................................................................. 133 Personnalisation du tableau de bord ............................................................................................... 134 Affichage des alertes.......................................................................................................................... 135 Contenue de l'alerte ........................................................................................................................ 135 Les actions..................................................................................................................................... 135 VENTES ......................................................................................................................................... 137 Ventes - Open Guide Ventes ............................................................................................................... 137 DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 138 Documents de vente - Fenêtre principale de navigation.......................................................................... 138 Actions spécifiques.......................................................................................................................... 139 Devis ............................................................................................................................................... 140 L'entête ...................................................................................................................................... 140 Le corps...................................................................................................................................... 140 Le pied ....................................................................................................................................... 140 Les autres onglets........................................................................................................................ 140 Les actions d'un devis................................................................................................................... 141 Commandes de vente......................................................................................................................... 142 L'entête de la commande .............................................................................................................. 142 Le corps de la commande.............................................................................................................. 142 Le pied de la commande ............................................................................................................... 142 Les autres onglets........................................................................................................................ 142 Les actions d'une commande......................................................................................................... 142 Bons de livraison ............................................................................................................................... 144 L'entête du bon de livraison........................................................................................................... 144 Le corps du bon de livraison .......................................................................................................... 144 Le pied du bon de livraison............................................................................................................ 144 Les autres onglets........................................................................................................................ 144 Les actions d'un bon de livraison.................................................................................................... 144 Bons de retour .................................................................................................................................. 146 L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 146 Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 146 Le pied du bon de retour............................................................................................................... 146 Les autres onglets........................................................................................................................ 146 Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 146 Factures ........................................................................................................................................... 148 L'entête de la facture.................................................................................................................... 148 Le corps de la facture ................................................................................................................... 148 Le pied de la facture..................................................................................................................... 148 Les autres onglets........................................................................................................................ 148 Les actions d'une facture............................................................................................................... 148 Avoirs .............................................................................................................................................. 150 L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 150 Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 150 Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 150 Les autres onglets........................................................................................................................ 150 Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 150 Factures d'acompte............................................................................................................................ 152 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 152 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 152 Les autres onglets........................................................................................................................ 152 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 153 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 154 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 154 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 154 Les autres onglets........................................................................................................................ 154 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 155 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 156 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 156 Préparation à la copie de document................................................................................................... 156 Traitement de la duplication............................................................................................................. 156 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 156 Regrouper les documents ................................................................................................................... 157 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 157 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 157 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 157 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 157 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 157 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 157 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 158 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 158 Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) viii Lancement du regroupement......................................................................................................... 159 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 159 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 159 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 160 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 160 Supprimer un document..................................................................................................................... 161 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 161 Transférer un document ..................................................................................................................... 162 Préparation du transfert................................................................................................................... 162 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 162 Conséquences du transfert............................................................................................................... 163 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 163 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 163 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 163 CLIENTS ..................................................................................................................................... 165 Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 165 Clients / Prospects ............................................................................................................................. 167 Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 169 Contacts........................................................................................................................................... 170 Entête ........................................................................................................................................... 170 Onglets.......................................................................................................................................... 170 Adresse ...................................................................................................................................... 170 Autre adresse .............................................................................................................................. 172 Web ........................................................................................................................................... 172 Notes ......................................................................................................................................... 173 Champs personnalisés .................................................................................................................. 173 Familles de tiers ................................................................................................................................ 174 Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 175 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 176 Historique par documents ................................................................................................................ 176 Filtres......................................................................................................................................... 176 Lignes de document ..................................................................................................................... 176 Historique par Articles ..................................................................................................................... 176 Filtres......................................................................................................................................... 176 Lignes articles ............................................................................................................................. 177 Les actions..................................................................................................................................... 177 Statistiques....................................................................................................................................... 178 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 178 L'onglet Données ............................................................................................................................ 179 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 179 Facturation périodique........................................................................................................................ 180 Entête ........................................................................................................................................... 180 Onglets.......................................................................................................................................... 180 Paramètres ................................................................................................................................. 180 Clients ........................................................................................................................................ 182 Famille clients.............................................................................................................................. 182 Notes ......................................................................................................................................... 182 Actions .......................................................................................................................................... 182 COMMERCIAUX/COLLABORATEURS ................................................................................................ 183 Commercial/Collaborateur .................................................................................................................. 183 Onglet Divers ................................................................................................................................. 183 Adresse ...................................................................................................................................... 184 Contact....................................................................................................................................... 184 Groupes...................................................................................................................................... 185 Comptabilité analytique ................................................................................................................ 185 Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 185 Onglet Notes .................................................................................................................................. 185 Onglet Champs persos..................................................................................................................... 185 Fonctions commerciaux/Collaborateurs................................................................................................. 186 Familles commerciaux/collaborateurs ................................................................................................... 187 Barèmes........................................................................................................................................... 188 Entête ........................................................................................................................................... 188 Onglets.......................................................................................................................................... 188 Commissions..................................................................................................................................... 190 Les filtres....................................................................................................................................... 190 Liste des commissions ..................................................................................................................... 190 Les actions..................................................................................................................................... 190 RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 191 Échéancier ........................................................................................................................................ 191 Les onglets .................................................................................................................................... 191 Les filtres....................................................................................................................................... 191 Les actions..................................................................................................................................... 192 Table des matières ix Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 193 Les onglets .................................................................................................................................... 193 Les filtres....................................................................................................................................... 193 Les actions..................................................................................................................................... 193 Lettres de relance.............................................................................................................................. 195 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 196 Filtres............................................................................................................................................ 196 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 197 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 197 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 198 Catégories ..................................................................................................................................... 198 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 198 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 198 Actions disponibles.......................................................................................................................... 198 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 199 RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 200 Règlements - Open Guide Règlements.................................................................................................. 200 CLIENTS ..................................................................................................................................... 201 Échéancier ........................................................................................................................................ 201 Les onglets .................................................................................................................................... 201 Les filtres....................................................................................................................................... 201 Les actions..................................................................................................................................... 202 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 203 Les onglets .................................................................................................................................... 203 Les filtres....................................................................................................................................... 203 Les actions..................................................................................................................................... 203 Lettres de relance.............................................................................................................................. 205 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 206 Filtres............................................................................................................................................ 206 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 207 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 207 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 208 Échéancier ........................................................................................................................................ 208 Les onglets .................................................................................................................................... 208 Les filtres....................................................................................................................................... 208 Les actions..................................................................................................................................... 209 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 210 Les onglets .................................................................................................................................... 210 Les filtres....................................................................................................................................... 210 Les actions..................................................................................................................................... 210 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 212 Filtres............................................................................................................................................ 212 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 213 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 213 DONNÉES.................................................................................................................................... 214 Banque ............................................................................................................................................ 214 Onglet Adresse ............................................................................................................................... 214 Adresse ...................................................................................................................................... 214 Contact....................................................................................................................................... 215 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 215 Onglet Coordonnées bancaires ......................................................................................................... 215 Onglet frais .................................................................................................................................... 216 Onglet Notes .................................................................................................................................. 217 Moyens de paiement.......................................................................................................................... 218 Modes de règlement........................................................................................................................... 219 Onglet détail .................................................................................................................................. 219 Création des lignes....................................................................................................................... 219 Test des lignes créées................................................................................................................... 220 Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 220 Onglet Web.................................................................................................................................... 221 Onglet Notes .................................................................................................................................. 221 Motifs économiques ........................................................................................................................... 222 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 223 Catégories ..................................................................................................................................... 223 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 223 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 223 Actions disponibles.......................................................................................................................... 223 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 224 ACHATS......................................................................................................................................... 225 Achats - Open Guide Achats................................................................................................................ 225 DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 226 Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 226 Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) x Actions spécifiques.......................................................................................................................... 227 Demandes de prix.............................................................................................................................. 228 L'entête ...................................................................................................................................... 228 Le corps...................................................................................................................................... 228 Le pied ....................................................................................................................................... 228 Les autres onglets........................................................................................................................ 228 Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 229 Commande d'achat............................................................................................................................ 230 L'entête de la commande .............................................................................................................. 230 Le corps de la commande.............................................................................................................. 230 Le pied de la commande ............................................................................................................... 230 Les autres onglets........................................................................................................................ 230 Les actions d'une commande......................................................................................................... 230 Bon de réception ............................................................................................................................... 232 L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 232 Le corps du bon de réception......................................................................................................... 232 Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 232 Les autres onglets........................................................................................................................ 232 Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 232 Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 234 L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 234 Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 234 Le pied du bon de retour............................................................................................................... 234 Les autres onglets........................................................................................................................ 234 Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 234 Facture d'achat ................................................................................................................................. 236 L'entête de la facture.................................................................................................................... 236 Le corps de la facture ................................................................................................................... 236 Le pied de la facture..................................................................................................................... 236 Les autres onglets........................................................................................................................ 236 Les actions d'une facture............................................................................................................... 236 Avoir d'achat..................................................................................................................................... 238 L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 238 Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 238 Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 238 Les autres onglets........................................................................................................................ 238 Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 238 Factures d'acompte............................................................................................................................ 240 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 240 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 240 Les autres onglets........................................................................................................................ 240 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 241 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 242 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 242 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 242 Les autres onglets........................................................................................................................ 242 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 243 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 244 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 244 Préparation à la copie de document................................................................................................... 244 Traitement de la duplication............................................................................................................. 244 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 244 Regrouper les documents ................................................................................................................... 245 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 245 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 245 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 245 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 245 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 245 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 245 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 246 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 246 Lancement du regroupement......................................................................................................... 247 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 247 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 247 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 248 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 248 Supprimer un document..................................................................................................................... 249 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 249 Transférer un document ..................................................................................................................... 250 Préparation du transfert................................................................................................................... 250 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 250 Conséquences du transfert............................................................................................................... 251 Table des matières xi Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 251 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 251 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 251 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 253 Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 253 Fournisseurs ..................................................................................................................................... 254 Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 256 Contacts........................................................................................................................................... 257 Entête ........................................................................................................................................... 257 Onglets.......................................................................................................................................... 257 Adresse ...................................................................................................................................... 257 Autre adresse .............................................................................................................................. 259 Web ........................................................................................................................................... 259 Notes ......................................................................................................................................... 260 Champs personnalisés .................................................................................................................. 260 Familles de tiers ................................................................................................................................ 261 Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 262 Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 263 Historique par documents ................................................................................................................ 263 Filtres......................................................................................................................................... 263 Lignes de document ..................................................................................................................... 263 Historique par Articles ..................................................................................................................... 264 Filtres......................................................................................................................................... 264 Lignes articles ............................................................................................................................. 264 Les actions..................................................................................................................................... 264 Statistiques....................................................................................................................................... 266 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 266 L'onglet Données ............................................................................................................................ 267 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 267 RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 268 Échéancier ........................................................................................................................................ 268 Les onglets .................................................................................................................................... 268 Les filtres....................................................................................................................................... 268 Les actions..................................................................................................................................... 269 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 270 Les onglets .................................................................................................................................... 270 Les filtres....................................................................................................................................... 270 Les actions..................................................................................................................................... 270 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 272 Filtres............................................................................................................................................ 272 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 273 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 273 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 274 Catégories ..................................................................................................................................... 274 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 274 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 274 Actions disponibles.......................................................................................................................... 274 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 275 STOCK / ARTICLES ......................................................................................................................... 276 Stock / Articles - Open Guide Stock / Articles........................................................................................ 276 STOCK........................................................................................................................................ 277 Bons de stock ................................................................................................................................... 277 Bons de stock ................................................................................................................................... 278 Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 279 Bienvenue...................................................................................................................................... 279 Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 279 Classement des données préparées................................................................................................... 280 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 280 Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 281 Entête ........................................................................................................................................... 281 Onglets.......................................................................................................................................... 281 Actions .......................................................................................................................................... 282 Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 283 Mouvements de stock......................................................................................................................... 284 Filtres............................................................................................................................................ 284 Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 284 ARTICLES.................................................................................................................................... 286 Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 286 Article .............................................................................................................................................. 287 Familles articles................................................................................................................................. 289 Sous familles articles ......................................................................................................................... 290 Statistiques....................................................................................................................................... 291 Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) xii Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 291 L'onglet Données ............................................................................................................................ 292 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 292 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 293 Historique par documents ................................................................................................................ 293 Filtres......................................................................................................................................... 293 Lignes de document ..................................................................................................................... 293 Historique par Articles ..................................................................................................................... 293 Filtres......................................................................................................................................... 293 Lignes articles ............................................................................................................................. 294 Les actions..................................................................................................................................... 294 Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 295 Historique par documents ................................................................................................................ 295 Filtres......................................................................................................................................... 295 Lignes de document ..................................................................................................................... 295 Historique par Articles ..................................................................................................................... 296 Filtres......................................................................................................................................... 296 Lignes articles ............................................................................................................................. 296 Les actions..................................................................................................................................... 296 TARIFS CLIENTS .......................................................................................................................... 298 Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 298 Entête ........................................................................................................................................... 298 Onglets.......................................................................................................................................... 298 Détail ......................................................................................................................................... 298 Notes ......................................................................................................................................... 300 Fiche Promotion................................................................................................................................. 301 Entête ........................................................................................................................................... 301 Onglets.......................................................................................................................................... 301 Détail ......................................................................................................................................... 301 Notes ......................................................................................................................................... 303 Catégories tarifaires........................................................................................................................... 304 Entête ........................................................................................................................................... 304 Onglets.......................................................................................................................................... 304 Simulation de tarif ............................................................................................................................. 305 TARIFS FOURNISSEURS................................................................................................................ 306 Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 306 Entête ........................................................................................................................................... 306 Onglets.......................................................................................................................................... 306 Détail ......................................................................................................................................... 306 Notes ......................................................................................................................................... 308 Fiche Promotion................................................................................................................................. 309 Entête ........................................................................................................................................... 309 Onglets.......................................................................................................................................... 309 Détail ......................................................................................................................................... 309 Notes ......................................................................................................................................... 311 Catégories tarifaires........................................................................................................................... 312 Entête ........................................................................................................................................... 312 Onglets.......................................................................................................................................... 312 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 313 Catégories ..................................................................................................................................... 313 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 313 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 313 Actions disponibles.......................................................................................................................... 313 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 314 OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 315 Opérations - Open Guide Opérations .................................................................................................... 315 PUBLIER SUR REPORTS ON LINE.................................................................................................... 316 Mise à jour des publications sur le site Reports On Line .......................................................................... 316 1ère étape : Bienvenue... ................................................................................................................ 316 2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour ...................................................................... 316 3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées ........................................................... 316 Lancement de la mise à jour ............................................................................................................ 316 Site Web .......................................................................................................................................... 317 DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 318 Regrouper les documents ................................................................................................................... 318 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 318 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 318 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 318 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 318 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 318 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 318 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 319 Table des matières xiii 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 319 Lancement du regroupement......................................................................................................... 320 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 320 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 320 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 321 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 321 Livraison de commandes .................................................................................................................... 322 Les filtres....................................................................................................................................... 322 Pièce à générer............................................................................................................................... 322 Commandes................................................................................................................................... 323 Conséquences de la livraison............................................................................................................ 324 Lettres de relance.............................................................................................................................. 325 Générer les factures........................................................................................................................... 326 Les filtres....................................................................................................................................... 326 Factures à générer .......................................................................................................................... 326 Conséquences de la facturation ........................................................................................................ 327 DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 328 Regrouper les documents ................................................................................................................... 328 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 328 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 328 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 328 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 328 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 328 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 328 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 329 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 329 Lancement du regroupement......................................................................................................... 330 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 330 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 330 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 331 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 331 Réception de commandes ................................................................................................................... 332 Les filtres....................................................................................................................................... 332 Pièce à générer............................................................................................................................... 332 Commandes................................................................................................................................... 333 Conséquences de la réception .......................................................................................................... 334 Réapprovisionnement......................................................................................................................... 335 Bienvenue...................................................................................................................................... 335 Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 335 Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 336 Sources de réapprovisionnement : Stock........................................................................................ 336 Sources de réapprovisionnement : Commandes clients .................................................................... 337 Liste des articles concernés par le réapprovisionnement ...................................................................... 337 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 337 Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 338 TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 339 Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 339 Historique des transferts comptables.................................................................................................... 340 Entête ........................................................................................................................................... 340 Pièces transférées........................................................................................................................... 340 Détail des traitements ..................................................................................................................... 340 Actions .......................................................................................................................................... 340 Assistant de publipostage ................................................................................................................... 341 Bienvenue...................................................................................................................................... 341 Action de publipostage .................................................................................................................... 341 Choix des destinataires.................................................................................................................... 341 Modèle et document........................................................................................................................ 341 Nouveau modèle .......................................................................................................................... 342 Modèles de publipostage ............................................................................................................... 342 Destination .................................................................................................................................... 342 Document destination................................................................................................................... 342 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 343 Réalisation du publipostage.............................................................................................................. 343 Map Point ......................................................................................................................................... 344 Choix des filtres (onglet Sélection).................................................................................................... 344 Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)............................................................................... 344 Carte (Onglet Carte) ....................................................................................................................... 344 Recherche des adresses................................................................................................................... 345 e-Commerce................................................................................................................................ 346 Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce.................................................................... 346 Bienvenue...................................................................................................................................... 346 Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 346 Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) xiv Articles ....................................................................................................................................... 346 Clients/contacts ........................................................................................................................... 347 Commandes ................................................................................................................................ 347 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 349 Opération terminée ......................................................................................................................... 349 Mise à jour du site Oxatis ................................................................................................................... 350 Bienvenue...................................................................................................................................... 350 Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 350 Articles ....................................................................................................................................... 350 Clients/contacts ........................................................................................................................... 351 Commandes ................................................................................................................................ 351 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 352 Opération terminée ......................................................................................................................... 352 Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce.................................................................... 353 Bienvenue...................................................................................................................................... 353 Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 353 Articles ....................................................................................................................................... 353 Clients/contacts ........................................................................................................................... 354 Commandes ................................................................................................................................ 354 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 356 Opération terminée ......................................................................................................................... 356 Remplacement de code ...................................................................................................................... 357 Bienvenue...................................................................................................................................... 357 Sélection du code à remplacer .......................................................................................................... 357 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 357 Traitements du remplacement.......................................................................................................... 357 Assistant de mise à jour de fiche ......................................................................................................... 358 Bienvenue...................................................................................................................................... 358 Filtres............................................................................................................................................ 358 Mises à jour ................................................................................................................................... 358 Mode de traitement des fiches ....................................................................................................... 359 Boutons de sélection .................................................................................................................... 359 Liste des champs à mettre à jour ................................................................................................... 359 Contrôle et modification................................................................................................................... 360 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 361 Traitements de la mise à jour ........................................................................................................... 361 Droits utilisateurs ........................................................................................................................... 361 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 362 Catégories ..................................................................................................................................... 362 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 362 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 362 Actions disponibles.......................................................................................................................... 362 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 363 PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 364 Paramètres - Open Guide Paramètres .................................................................................................. 364 PUBLICATION REPORTS ON LINE ................................................................................................... 365 Publication........................................................................................................................................ 365 Présentation de la fiche ................................................................................................................... 365 Entête ........................................................................................................................................ 365 Onglets....................................................................................................................................... 365 Action de la liste publication............................................................................................................. 366 Comptes........................................................................................................................................... 368 Actions .......................................................................................................................................... 368 COMPTABILITE ............................................................................................................................ 369 Plans analytiques............................................................................................................................... 369 Entête ........................................................................................................................................... 369 Les onglets .................................................................................................................................... 369 « Répartition des postes analytiques »............................................................................................ 369 Notes ......................................................................................................................................... 370 Postes analytiques ............................................................................................................................. 371 Fiche Principale............................................................................................................................ 371 Notes ......................................................................................................................................... 371 Champs personnalisés .................................................................................................................. 371 Les grilles analytiques ........................................................................................................................ 372 Entête ........................................................................................................................................... 372 Onglets.......................................................................................................................................... 372 Répartitions................................................................................................................................. 372 Notes ......................................................................................................................................... 372 TAXES ........................................................................................................................................ 373 Taux de TVA ..................................................................................................................................... 373 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 373 Onglet Notes .................................................................................................................................. 374 Table des matières xv Autres taxes ..................................................................................................................................... 375 Les onglets .................................................................................................................................... 375 Général....................................................................................................................................... 375 Comptabilité................................................................................................................................ 375 Notes ......................................................................................................................................... 375 Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 376 DIVERS....................................................................................................................................... 377 Civilités ............................................................................................................................................ 377 Contacts........................................................................................................................................... 378 Entête ........................................................................................................................................... 378 Onglets.......................................................................................................................................... 378 Adresse ...................................................................................................................................... 378 Autre adresse .............................................................................................................................. 380 Web ........................................................................................................................................... 380 Notes ......................................................................................................................................... 381 Champs personnalisés .................................................................................................................. 381 Codes postaux .................................................................................................................................. 382 Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 382 Départements ................................................................................................................................... 383 Pays................................................................................................................................................. 384 Codes NAF........................................................................................................................................ 385 Remises complémentaires .................................................................................................................. 386 Frais de port ..................................................................................................................................... 387 Onglet Calcul.................................................................................................................................. 387 Onglet Coordonnées transporteur ..................................................................................................... 388 Adresse ...................................................................................................................................... 388 Contact....................................................................................................................................... 388 Onglet comptabilité......................................................................................................................... 389 Onglet Notes .................................................................................................................................. 389 Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 390 Unités .............................................................................................................................................. 391 Textes standards ............................................................................................................................... 392 Groupes ........................................................................................................................................... 393 STOCK........................................................................................................................................ 394 Emplacement.................................................................................................................................... 394 SOCIETE..................................................................................................................................... 395 Options - Coordonnées....................................................................................................................... 395 Identification.................................................................................................................................. 395 Adresse de la société....................................................................................................................... 395 Autres informations......................................................................................................................... 396 Options - Identification....................................................................................................................... 397 Informations administratives............................................................................................................ 397 Informations TVA............................................................................................................................ 397 Options - Logo .................................................................................................................................. 398 Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 399 Identification.................................................................................................................................. 399 Adresse du cabinet.......................................................................................................................... 399 Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 401 Expert Comptable ........................................................................................................................... 401 Collaborateur ................................................................................................................................. 401 Options - Options comptables - Options générales ................................................................................. 402 Transfert comptables....................................................................................................................... 402 Ecritures déséquilibrées ................................................................................................................... 402 Formatage des comptes................................................................................................................... 402 Exercice comptable ......................................................................................................................... 403 Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 404 Clients........................................................................................................................................... 404 Fournisseurs .................................................................................................................................. 404 Client, effets à recevoir.................................................................................................................... 404 Fournisseur, effets à payer............................................................................................................... 404 Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 405 Macro............................................................................................................................................ 405 Documents .................................................................................................................................... 405 Règlements.................................................................................................................................... 405 Remises en banque......................................................................................................................... 406 Stock ............................................................................................................................................ 406 Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 407 Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 408 Journaux ....................................................................................................................................... 408 Tiers ............................................................................................................................................. 408 Règlements.................................................................................................................................... 408 Remises / Escomptes ...................................................................................................................... 408 Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) xvi Options - Numérotation...................................................................................................................... 410 Vente ............................................................................................................................................ 410 Achat ............................................................................................................................................ 411 Stock ............................................................................................................................................ 411 Autre............................................................................................................................................. 411 Options - Articles............................................................................................................................... 414 Options - Tarifs et promotions............................................................................................................. 415 Utiliser le tarif le plus avantageux..................................................................................................... 415 Application des............................................................................................................................... 415 Ordre d'application des tarifs et promotions ....................................................................................... 415 Afficher le message d'avertissement en cas de modifications de tarifs/promotions .................................. 415 Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 416 Gestion des messages ..................................................................................................................... 417 Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 418 Etat Accepté................................................................................................................................... 418 États des devis ............................................................................................................................... 418 Options - Documents de vente - Bons de livraison/Bons de retour ........................................................... 419 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 420 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 421 Options - Documents de vente - SMS................................................................................................... 422 Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 423 Options - Documents d'achat - Options générales.................................................................................. 425 Gestion des messages ..................................................................................................................... 425 Options - Documents d'achat - Bons de réception/Bons de retour ............................................................ 426 Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 427 Options - Règlements......................................................................................................................... 429 Gestion des messages ..................................................................................................................... 429 Lettres de relance ........................................................................................................................... 429 Pénalités de retard.......................................................................................................................... 429 Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 430 Justificatif des écart de stock............................................................................................................ 430 Valeur de l'article en entrée ............................................................................................................. 430 Options - Paramétrages...................................................................................................................... 431 Décimales...................................................................................................................................... 431 Devise........................................................................................................................................... 431 Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 431 Transfert de documents................................................................................................................... 432 Options - Nombre d'exemplaires.......................................................................................................... 433 Options - Marquer comme imprimés .................................................................................................... 434 Options - Fonctionnalités disponibles.................................................................................................... 435 Options - SMS................................................................................................................................... 436 Email : paramétrage de l’objet et du corps............................................................................................ 437 Objet............................................................................................................................................. 437 Message ........................................................................................................................................ 437 Envoi d’un e-mail............................................................................................................................ 437 Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 438 Connexion ..................................................................................................................................... 438 Paramètres du site ....................................................................................................................... 438 Tester la connexion ...................................................................................................................... 438 Général ......................................................................................................................................... 438 Options - Oxatis ................................................................................................................................ 440 Connexion ..................................................................................................................................... 440 Paramètres du site ....................................................................................................................... 440 Tester la connexion ...................................................................................................................... 440 Général ......................................................................................................................................... 440 Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 443 Connexion ..................................................................................................................................... 443 Paramètres du site ....................................................................................................................... 443 Tester la connexion ...................................................................................................................... 443 Général ......................................................................................................................................... 443 Options - Service à la personne........................................................................................................... 445 Options - Police par défaut.................................................................................................................. 446 Options - Impression et export............................................................................................................ 447 Options - Services Internet e-mail ....................................................................................................... 448 Paramètres MAPI ............................................................................................................................ 448 Paramètres SMTP............................................................................................................................ 448 Sécurité et authentification............................................................................................................ 448 Options - Synchronisation................................................................................................................... 449 UTILISATEURS............................................................................................................................. 450 Les Utilisateurs.................................................................................................................................. 450 Création d'un utilisateur................................................................................................................... 450 Groupes associés ............................................................................................................................ 450 Table des matières xvii Gestion des droits........................................................................................................................... 451 Les Groupes d'utilisateurs................................................................................................................... 452 Création d'un groupe....................................................................................................................... 452 Utilisateurs associés ........................................................................................................................ 452 Gestion des droits........................................................................................................................... 452 Les Droits utilisateurs......................................................................................................................... 453 Types de droits............................................................................................................................... 453 Application des droits ...................................................................................................................... 453 Gestion commerciale .................................................................................................................... 453 Comptabilité................................................................................................................................ 454 Champs personnalisés........................................................................................................................ 455 Création des champs personnalisés ................................................................................................... 455 Créer un champ personnalisé......................................................................................................... 455 Créer une liste............................................................................................................................. 456 Créer un champ relationnel ........................................................................................................... 456 Créer une table............................................................................................................................ 457 Modification des champs personnalisés .............................................................................................. 457 Suppression des champs personnalisés............................................................................................. 457 Ordre des champs personnalisés....................................................................................................... 457 Validation de la création de champs personnalisés .............................................................................. 457 Visualisation des champs personnalisés ............................................................................................. 458 Personnalisation des champs/tables ..................................................................................................... 459 Présentation de la fenêtre ................................................................................................................ 459 Les Droits utilisateurs...................................................................................................................... 459 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 460 Catégories ..................................................................................................................................... 460 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 460 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 460 Actions disponibles.......................................................................................................................... 460 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 461 OUTILS.......................................................................................................................................... 462 Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 462 Sauvegarde ...................................................................................................................................... 463 Bienvenue...................................................................................................................................... 463 Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 463 Informations nécessaires à la sauvegarde .......................................................................................... 463 Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 463 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 464 Restauration ..................................................................................................................................... 465 Bienvenue...................................................................................................................................... 465 Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 465 Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 465 Choix de l'application à sauvegarder ................................................................................................. 465 Choix du type d'installation .............................................................................................................. 465 Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 466 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 466 Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 467 Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 468 Export du schéma de la base de données ............................................................................................. 469 Bienvenue...................................................................................................................................... 469 Sélection des paramètres d'export du schéma .................................................................................... 469 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 469 Opération terminée ......................................................................................................................... 469 Historique des traitements.................................................................................................................. 470 Imports paramétrables....................................................................................................................... 471 Destination et source de l'import ...................................................................................................... 471 Codage du fichier............................................................................................................................ 472 Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 472 Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 472 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 472 Traitement de l'import..................................................................................................................... 473 Exports paramétrables ....................................................................................................................... 474 Destination et source de l'export....................................................................................................... 474 Filtre ............................................................................................................................................. 474 Champs à exporter ......................................................................................................................... 475 Format de fichier ............................................................................................................................ 475 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 475 Traitement de l'export..................................................................................................................... 475 Import de données ............................................................................................................................ 476 Format des fichiers ......................................................................................................................... 476 Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 476 Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 477 Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) xviii Résumé des paramètres .................................................................................................................. 477 Traitement de l'import..................................................................................................................... 477 Export de données............................................................................................................................. 478 Format des fichiers ......................................................................................................................... 478 Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 478 Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 478 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 478 Traitement de l'export..................................................................................................................... 478 Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 480 Type de données ............................................................................................................................ 480 Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 480 Sélection du type de données........................................................................................................... 480 Editeur de requêtes......................................................................................................................... 480 Aperçu des données ........................................................................................................................ 480 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 480 Traitement de l'export..................................................................................................................... 480 Assistant de maintenance des données................................................................................................. 481 Bienvenue...................................................................................................................................... 481 Choix du dossier ............................................................................................................................. 481 Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 481 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 482 Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 482 Outil de requêtage............................................................................................................................. 483 Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 484 Bienvenue...................................................................................................................................... 484 Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 484 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 484 Editeur de modèles ............................................................................................................................ 485 Import/Export de la configuration........................................................................................................ 486 Bienvenue...................................................................................................................................... 486 Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 486 Emplacement du fichier ................................................................................................................... 486 Eléments à traiter ........................................................................................................................... 486 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 486 Archivage ......................................................................................................................................... 487 Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 487 Bienvenue................................................................................................................................... 487 Choix du dossier .......................................................................................................................... 487 Résumé des paramètres ............................................................................................................... 487 Format du fichier d'archive............................................................................................................... 487 Journal des événements ..................................................................................................................... 488 Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 488 Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 488 Onglet Suppression......................................................................................................................... 488 Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 489 Onglet Changement de code ............................................................................................................ 489 OPTIONS .................................................................................................................................... 490 Options - Général .............................................................................................................................. 490 Chemins ........................................................................................................................................ 490 Apparence ..................................................................................................................................... 490 Affichage des boîtes de dialogue ....................................................................................................... 491 Options - Services Internet................................................................................................................. 492 Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 492 Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 492 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 493 Assistance technique.......................................................................................................................... 493 Nous contacter .................................................................................................................................. 494 Glossaire .......................................................................................................................................... 495 Index ............................................................................................................................................... 497 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion commerciale PRO (Ol Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue.Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spécial « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spécial « mode hébergé » ou « saas») à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 4 Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Convention d'utilisation d'EBP 5 Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci. Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 6 EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP Convention d'utilisation d'EBP 7 ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image). Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous). Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer : Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 8 • un compte • une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier : • avec une limite à 2 pages par document • avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services : • en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs • PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP. Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou Convention d'utilisation d'EBP 9 courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121- 20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): • fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs • fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur • Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-1 : 29 Mai 2013 11 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion commerciale PRO (Ol Technology). L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes, Règlements, Articles, Opérations, Paramètres). Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés dans le logiciel. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Champs obligatoires Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière le champ. Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu contextuel. Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de ce terme. Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire. Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Exemple... Remarque Exemple...Astuce Exemple...Exemples... Exemple...Règles de calcul Exemple...Avertissement Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 12 Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 13 MISE EN ROUTE Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 4.5 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 4.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SQL server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp". Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé. L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 14 Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). MISE EN ROUTE 15 Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Gestion commerciale PRO (Ol Technology). Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : x La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. x Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). x La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. x Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 17 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Gestion commerciale PRO (Ol Technology)évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'utilisateur connecté : Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur, Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 18 Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : des menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Ventes : Open Guide Ventes, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille, sous famille, Historique), Commerciaux/collaborateur (Fiche, Fonctions, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements, Échéancier, Lettres de relance, Remise en banque, Impressions ; Règlements : Open Guide Règlements, Clients (Règlements, Échéancier, Lettres de relance, Remise en banque, ), Fournisseurs (Règlements, Échéancier, Décaissement ), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement) , Motifs économiques), Impressions ; Stock / Articles : Open Guide Stock/Articles, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Mouvements de stock), Articles (Fiche, Famille, sous famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseurs), Tarifs (Tarifs et promotions, Catégories tarifaire), Impressions ; Opérations : Open Guide Opérations, Publier sur Reports On Line, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de commandes, Lettres de relances, Générer les factures), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de commandes, Réapprovisionnement),, Transfert en comptabilité, Assistant de publipostage, MapPoint, e-commerce, Remplacement de code, Assistant de mise à jour, Impressions; Paramètres : Open Guide Paramètres, Publications Reports On line, Comptabilité analytique, Taxes (TVA, Autres taxes, barèmes eco-contribution), Divers (Civilités, Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Remises complémentaires, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, Texte standards, Groupes), Stock (Emplacement,), Société, Utilisateurs, Champs personnalisés, Impressions. Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Open Guide". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Vous avez la possibilité de définir votre Open Guide personnel pour chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. INFORMATIONS GÉNÉRALES 19 Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 20 LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. x Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. x Les champs inaccessibles sont grisés. INFORMATIONS GÉNÉRALES 21 Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Code Client" en entête de document - Champ "Pays" dans les parties Adresses - Champ "Article" dans le corps du document ... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un code client en entête de document ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs articles dans le corps d'un document Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 22 La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Réinitialiser le style Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les INFORMATIONS GÉNÉRALES 23 synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 24 Barres d'outils du corps des documents Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions : Insérer Ce bouton permet d'insérer une ligne au-dessus de la ligne ou vous êtes positionné. Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer : o une ligne article de type Bien o une ligne article de type Service o un texte o un texte standard o un Saut de page Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un imprimé sur 2 pages. o un Sous total Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne (Montant Net HT, Montant Net TTC, Montant Marge Nette, Montant Marge Brute). Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente/achat. Il est possible de modifier la description "sous total" ainsi que la police, taille... grâce à la barre d'outils des textes enrichis. Vous pouvez réaliser chacune de ces actions par un raccourci clavier : o Ctrl + B pour une ligne article de type Bien o Ctrl + R pour une ligne article de type Service o Ctrl + T pour un texte o Ctrl + H pour un texte standard o Ctrl + G pour un Saut de page o Ctrl + L pour un Sous total Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Couper/Copier/Coller Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas. Recherche Ces boutons permettent de chercher des données. Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3). Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément ou sur le dernier élément correspondant à la recherche. Générer l'article Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles. L'article généré contiendra les informations suivantes : o Code Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur. Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente. o Libellé Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document. o Type Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document. Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien". INFORMATIONS GÉNÉRALES 25 Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service". o Description commerciale La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document. o Prix de revient Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document. o Quantité par défaut La quantité par défaut sera 1. Quel que soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1. o Unité L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document. Détail Ce bouton permet d'accéder à : o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs). o au détail du tarif appliqué. Recharger l'article Ce bouton permet de recharger toutes les informations de la ligne article d'après la fiche article (sauf la quantité). Intervenants Ce bouton est accessible uniquement depuis les factures et les avoirs. Ce bouton permet d'afficher une fenêtre de répartition des interventions. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 26 FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez : - soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez Ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à créer) (exemple : Liste des documents, onglet Factures, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez la création d'une facture, puis ouverture d'une nouvelle fiche Facture) - soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter (exemple : Liste des documents, onglet Factures, double clic sur Ajouter, puis ouverture d'une nouvelle fiche Facture). Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Déplier tout ou Replier tout Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. INFORMATIONS GÉNÉRALES 27 Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 28 Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. INFORMATIONS GÉNÉRALES 29 Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées. x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou pas dans la vue. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 30 Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". INFORMATIONS GÉNÉRALES 31 Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Présentation de l’éditeur L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code utilisateur et code Groupe. Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter. Une boite s’affiche alors pour affecter le vue : • A tous les utilisateurs • un utilisateur précis • un groupe précis Actions disponibles Les actions disponibles sont : o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue Les vues système ne sont pas supprimables o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé. o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut" Vous pouvez également importer ou exporter une vue. Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Vues multi-utilisateurs Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier. Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue. Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur. Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes. Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs. Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et tableau de bord Editeur de requêtes Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 32 d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment renommée. d'importer ou exporter une requête (fichier qry), réaliser une condition d'affichage d'une colonne. Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en "Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition Ajouter une requête de détail Ajouter une somme INFORMATIONS GÉNÉRALES 33 GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document …). Enregistrement d'une fiche Fichier - Enregistrer ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Enregistrer et Nouveau ou Ctrl + N Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Enregistrer et Fermer ou Ctrl + E Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Aperçu Permet de visualiser l'édition de la fiche sélectionnée. Fichier - Imprimer ou Ctrl + P Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - Annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Désactiver le Annuler/Refaire Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire. Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 34 Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation Actions -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier... Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture... Vues - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vues - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. Informations Permet de voir la durée de chargement de la fiche INFORMATIONS GÉNÉRALES 35 Notes La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. 37 COMMENT FAIRE ...? COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Gestion commerciale PRO (Ol Technology)évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'utilisateur connecté : Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur, Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 38 Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. Vous avez la possibilité de lancer simultanément jusqu'à 5 instances (dossiers) de chaque application pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. COMMENT FAIRE ...? 39 Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale Pré-requis Pour que la récupération de données puisse se dérouler correctement, il faut remplir les conditions suivantes : - Le système d’exploitation de la machine doit être 32 bits (Windows Xp, Windows vista 32 bits, Windows 7 32 bits); - Pervasive 8.6 doit être installé sur la machine; - EBP Gestion Commerciale et EBP Gestion Commerciale PRO Open Line doivent être activées; - Installer l'utilitaire "EBP Migration vers Open Line". Il est vivement conseiller d'effectuer un recalcul des données pour s’assurer que les stocks des articles soient corrects (outils => recalcul des données). Préparation à la récupération La préparation de la récupération se réalise grâce à l'utilitaire "EBP Migration vers Open Line". Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. Dans un premier temps, vous devez réaliser une sauvegarde sans mot de passe de la/des base/s de Gestion Commercial, Gestion Commerciale PRO ou PRO+. Après lancement de l'utilitaire de migration, sélectionnez la sauvegarde précédemment réalisée. Une liste de dossier s'affiche, sélectionnez le/les dossier/s que vous souhaitez récupérer en Gestion Commerciale Open Line. La page suivante vous propose d'indiquer les paramètres spécifiques à EBP Gestion Commerciale (Lancer le recalcul, dossier en devise, récupération de documents...). L'étape suivante consiste à lancer les opérations de préparation durant laquelle le traitement des informations, l'analyse des modèles sont réalisés. Les traitements réalisés (sauvegarde du dossier converti dans la dernière version Gestion commerciale liée à l'utilitaire) sont sauvegardés dans le répertoire Documents\EBP\Migration. Une fois le traitement terminé, vous pouvez lancer le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Open Line . Création du dossier Pour récupérer les données, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier (Fichier nouveau). Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. Renseignez les informations nécessaires, comme pour la création d’un dossier classique, jusqu’à la page "Choisissez les applications à récupérer". Sur cette page, vous devez sélectionner la case "Récupérer les données depuis des applications tierces". Ensuite, vous devez sélectionner l'application contenant les données à récupérer (EBP Gestion Commerciale ou EBP Gestion Commerciale Pro +). Sur la page suivante "Informations relatives à la récupération de l'application EBP Gestion Commerciale", vous devez renseigner : x le chemin du dossier préparé et migré (par défaut : Documents\EBP\Migration) x le chemin de la base x le chemin des données communes (répertoire common) De plus, si vous voulez utiliser les caractères spéciaux (parenthèses, slash, backslash, underscore, tiret et espace) dans vos codes, sélectionnez la case « Utiliser la codification étendue ». Pour récupérer les documents, sélectionner la case "Récupérer les documents". L'étape suivante, vous permettra de préciser cette récupération. Si vous souhaitez récupérer votre liste de codes postaux, sélectionnez la case « Récupérer les codes postaux ». Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 40 Cette étape permet de définir les paramètres de récupération des documents. Tous les champs sont en "lecture seule". Ils sont renseignés par les choix réalisés dans l'utilitaire de migration. x Récupérer les documents depuis le : Date à partir de laquelle vous souhaitez récupérer les documents (De cette date à date du jour). Par défaut, la date correspond à la date indiquée dans l'utilitaire "EBP Migration vers Open Line". x Récupérer les documents (Ventes /Achats) Case à cocher Permet de définir les documents à récupérer (vente et/ou achat) x Joindre un PDF du document d'origine Case à cocher Permet de générer une copie du/des document/s en format PDF Ce PDF permet de rééditer le document après récupération. Les pages suivantes sont identiques à la création de dossier. Pour lancer le traitement de création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Analyse et traitements des données Suite à la création du dossier, la récupération de données commence par une analyse du dossier afin de détecter et/ou corriger les incohérences, compléter les données manquantes … Pour avoir la liste des données analysées et récupérables cliquez-ici. Lorsqu'il y a des informations manquantes, une page d'assistant vous propose de renseigner des informations supplémentaires. Il peut y avoir plusieurs pages successives. Elles contiennent vos données de EBP Gestion Commerciale et les nouvelles données dans EBP Gestion Commerciale PRO Open Line . Les pages d'assistant pour compléter les informations afin qu'elles soient importées peuvent concerner : x TVA x Recodification des données x Articles x Familles articles x Tiers (clients/fournisseurs/contacts) x Familles tiers (clients/fournisseurs/contacts) x Tarifs x Moyens de paiement x Modes de règlements x Pays x ... Pour confirmer la saisie des informations complémentaires et passer à l'étape suivante, vous devez cliquer sur le bouton Valider. Avertissements A la fin du traitement de récupération, une page d'avertissement est affichée. Elle vous présente les anomalies détectées qui ne bloquent pas la récupération de données. Ce sont soit des fonctionnalités qui ne seront pas récupérées (par ex les barèmes de commission sur le montant global du document) soit des modifications qui seront forcées (par ex N° de TVA intracommunautaire invalide). Ces avertissements sont à examiner dans le détail. Résumé de la création de dossier Cette page vous résume tous les problèmes rencontrés. Avec d’une part la liste des avertissements détectés par l’analyse et d’autre part les avertissements générés pendant la récupération. Suite à la création du dossier, il est vivement conseillé de vérifier les données récupérées. Récupération des documents dans la gestion Les documents récupérés sont présents dans les menus Vente et Achat + Documents... + Historique de récupération des documents. COMMENT FAIRE ...? 41 Chaque ligne représente un document. Pour voir le détail du document, double-cliquez dessus. Seules les informations principales de l'entête et du pied sont visualisables. Si l'option PDF a été sélectionnée lors de la récupération, un fichier PDF est associé à chaque document. Cela vous permet de réimprimer le document d'origine. Vous pouvez également ajouter d'autres documents numérisés dans cette liste. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 42 Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Sociétés. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). Articles : Permet d'indiquer le type d’article, les marges, frais, ... que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. COMMENT FAIRE ...? 43 Les données de base Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques-unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches clients : x Les familles clients, x Les modes de règlements, x Les banques. D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles : x Les unités, x Les sous-familles articles, x Les familles articles, x Les emplacements, x Les barèmes éco-contribution, x Les fournisseurs, x Les tarifs. Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : x Les civilités, x Les codes postaux, x Les départements, x Les pays, x Les codes NAF. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 44 Comment créer les données principales ? Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients. Création d'un article Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles. La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services. Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service . Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail. Création d'un Client / Prospect Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients. La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects. Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Création d'un fournisseur Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Achats - Fournisseurs. La liste des fournisseurs répertorie l'ensemble des fournisseurs que vous possédez. Pour créer un fournisseur utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre fournisseur contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Création d'un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects et fournisseurs. Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. COMMENT FAIRE ...? 45 Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : Comment rédiger un devis ? Comment relancer un devis ? Comment transférer un devis en facture ? Comment rédiger une facture ? Comment saisir un acompte ? Comment saisir un règlement client ? Comment transférer vos données vers la comptabilité ? Comment imprimer vos données ? Comment gérer l'eco-contribution ? Comment consulter le journal des événements ? Comment sauvegarder un dossier ? Comment restaurer un dossier ? ... Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 46 COMMENT GÉRER UN DEVIS ? Comment créer un devis ? Pour créer un devis, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis. Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. . Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. COMMENT FAIRE ...? 47 Comment accepter un devis ? Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités : changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ; transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé) Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 48 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x SMS Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé. .+ x l'ouverture du document généré après le transfert. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. COMMENT FAIRE ...? 49 Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si le devis contient un acompte, une fenêtre de "Création de l'acompte" s'affiche. En transfert de devis en commande, il est possible de choisir la création ou pas du règlement de l'acompte (case à cocher "Générer le règlement"). Dans les autres types de documents, la case est sélectionnée et ne peut être dé-sélectionnée). A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 50 Dans l'onglet Acompte Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. COMMENT FAIRE ...? 51 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 52 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) x Les Commandes x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat) x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures, - Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ». COMMENT FAIRE ...? 53 Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents » étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012" x Ignorer la vérification de l'adresse Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses de facturation différentes. L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le regroupement. x Ignorer la vérification des champs personnalisés Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents. Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour le regroupement. x SMS Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 54 Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. COMMENT FAIRE ...? 55 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 56 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici. A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email (uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document). Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. COMMENT FAIRE ...? 57 Comment relancer un devis ? Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de validité indiquée dans les options du dossier. Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions. La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 58 Transfert d'un prospect en client Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur occasionnel ou régulier. Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en document supérieur. Transfert depuis la fenêtre principale de navigation A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client". Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de navigation. Transfert depuis la fiche A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action". La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client. Transfert d'un document Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes. Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client. De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche Client. Il en va de même pour le regroupement de documents. COMMENT FAIRE ...? 59 COMMENT GERER UNE COMMANDE ? Comment créer une commande ? Pour créer une commande, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes. Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 60 Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente l'action "livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture ou par un regroupement de commandes en BL ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : x les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer x La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …) x La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas (croix rouge). COMMENT FAIRE ...? 61 Comment solder une commande ? Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement. La commande est accessible depuis : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande Le menu Ventes - Documents de vente - Commande Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez cliquez sur le bouton Solder. Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 62 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. COMMENT FAIRE ...? 63 Comment saisir un acompte client ou fournisseur ? La saisie d'un acompte est possible depuis : un devis/ une demande de prix, une commande, un bon de livraison/réception, une facture d'acompte, une facture. Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document. Saisir un acompte sur un devis/une demande de prix Pour saisir un acompte sur un devis/une demande de prix, vous devez vous placer dans le PIED de votre document (onglet Récapitulatif), et saisir le montant souhaité dans la zone Acompte. Ce montant ne génère pas de règlement. Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis/demande de prix a été réalisé/e, vous devez réaliser une facture d'acompte qui elle génèrera un règlement. Saisir un règlement d'acompte La création d'un règlement d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous effectuez un acompte pour un tiers (client ou fournisseur). Ce type de règlement ne génère pas de facture d'acompte. Pour saisir un règlement d'acompte, vous devez vous placer sur le document (Commande ou Bon de livraison/réception), onglet Acompte puis cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner règlement d'acompte de la barre d'outils. Une nouvelle fiche règlement s'affiche avec les informations du tiers. Il est impossible de pointer une échéance. Le n° de la commande ou du bon de livraison/réception est récupérer dans la fiche règlement onglet Notes. Saisir une facture d'acompte La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client. Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte. La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle facture d'acompte. Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte. Si vous ne souhaitez pas générer le règlement de la facture/avoir d'acompte immédiatement, vous devez dé- sélectionner la case "Générer le règlement". Suite à la dé-sélection de cette case, vous aurez la possibilité de définir une date d'échéance pour l'acompte. Le choix de générer ou pas automatiquement le règlement d'acompte après enregistrement du document d'acompte peut être paramétré dans les options du dossier (Paramètres-Société-Documents de vente-Options générales/Paramètres-Société-Documents de achat-Options générales). La génération d'acompte sans règlement est possible uniquement sur les commandes. A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture Lors de la confirmation de la vente ou achat par une commande ou la livraison/réception de la commande, il vous est possible de rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment. Pour les règlements d'acompte sur les commandes et bons de livraison/réception uniquement, il est également possible d'affecter un règlement enregistré précédemment. Lors du transfert de la commande ou du bon de Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 64 livraison/réception en facture, une échéance sera automatiquement créée (elle ne pourra pas être modifiée ni supprimée) et sera pointée avec le règlement d'acompte. Le pointage n'est pas modifiable. De même, lorsque la vente/l'achat a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Pour rattacher une factures d'acompte à un document, vous devez : ouvrir le document, aller sur l'onglet Acompte, cliquer sur le bouton Affecter, sélectionner la facture d'acompte à associer. Pour un exemple de comptabilisation d'une facture avec facture d'acompte ou d'une facture avec une facture d'acompte et un règlement d'acompte provenant d'une commande, cliquer ici. COMMENT FAIRE ...? 65 COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? Comment créer un bon de livraison ? Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison. Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches. Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 66 Comment créer un bon de retour ? Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour. Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. COMMENT FAIRE ...? 67 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x SMS Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé. .+ x l'ouverture du document généré après le transfert. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 68 Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si le devis contient un acompte, une fenêtre de "Création de l'acompte" s'affiche. En transfert de devis en commande, il est possible de choisir la création ou pas du règlement de l'acompte (case à cocher "Générer le règlement"). Dans les autres types de documents, la case est sélectionnée et ne peut être dé-sélectionnée). A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte COMMENT FAIRE ...? 69 Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 70 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. COMMENT FAIRE ...? 71 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) x Les Commandes x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat) x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures, - Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ». Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 72 Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents » étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012" x Ignorer la vérification de l'adresse Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses de facturation différentes. L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le regroupement. x Ignorer la vérification des champs personnalisés Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents. Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour le regroupement. x SMS Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). COMMENT FAIRE ...? 73 Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 74 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. COMMENT FAIRE ...? 75 Comment gérer l’état des bons de livraison/réception et de retour ? Cette gestion permet d’établir une étape intermédiaire entre la commande et le BL/BR pour permettre la préparation de la livraison/retour/réception sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock. Dans un premier temps, vous devez définir les paramètres : x Contrôle du stock x Définition des états vente x Définition des états achat Si les quatre cases « Activer les états… » sont dé-sélectionnées (celles des ventes avec Bon de livraison et bon de retour et celles achats avec bon de réception et bon de retour), les points ci-dessous ne sont pas affichés dans le logiciel : x Quantités liées aux préparations (dans l’article) , x La liste déroulante des états dans les documents concernés x Dans le réapprovisionnement, la liste des choix pour le stock de référence : « stock disponible » x Dans les paramètres sociétés, dans la liste des choix pour le contrôle de stock : « stock disponible » Suivant les options que vous avez définies dans la fiche article (onglet stock), les champs Quantités liées à la préparation ventes et Quantités liées à la préparation achat sont présents. Ils seront renseignés en fonction des quantités saisies sur les bons de livraisons/réceptions et retours et de l’état de ces documents. Lors de la réalisation d’un bon de livraison/réception ou retour, le libellé par défaut est l’état 1 si option sélectionnée et état 10 si option non sélectionnée. Vous pouvez à tout moment modifier manuellement les états dans les documents. Contrôle effectué lors de la réalisation du document : x Si contrôle du stock, un message affiche le stock disponible x Calcul du stock disponible = stock réel – quantité en préparation(bl) - quantité en préparation(bon de retour fournisseur) Il n’est pas pris en compte ni les bons de retour client ni les bons de réception fournisseur considérant que l’article n’est pas encore en stock. x La mise à jour des reliquats sur les commandes, de la quantité à livrer sur l’article, du stock virtuel, du stock disponible se fait quel que soit l’état du document. x Le transfert d’un de ces documents dans un autre état que l’état 10 vers un autre document entraîne le passage à l’état 10 et donc la génération du mouvement de stock à la date du document d’origine, un message informe le changement de l’état. A l'enregistrement du document dans un état différent de l’état 10, ne pas générer de mouvement de stock Exemple avec Bon de livraison et de retour client : Stock réel Quantité restant à livrer Stock virtuel Quantité en préparation BL Quantité en préparation BR Stock disponible Entrée de 5 5 5 5 Commande client de 3 5 3 2 5 Préparation de 3 (bl état entre 1 et 9) 5 0 2 3 2 Modification de la quantité sur le BL de 3 à 2 5 1 2 2 3 Confirmation du bl (génération du mvt de stock) 3 1 2 0 3 Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 76 Bon de retour de 1 en préparation 3 1 3 0 1 3 Confirmation du bon de retour (génération du mvt de stock) 4 1 3 0 0 4 Conséquence lors d’un réapprovisionnement Lors de la réalisation d’un réapprovisionnement, il est possible de tenir compte du stock disponible. Lors du choix stock virtuel personnalisé, il est possible de tenir compte de la quantité en préparation (BL) et de la quantité en préparation (bon de retour fournisseur) Impression Il vous est possible d’éditer un bon de préparation non valorisé et un bon de préparation valorisé COMMENT FAIRE ...? 77 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? Comment créer une facture ? Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures. Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. . La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 78 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x SMS Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé. .+ x l'ouverture du document généré après le transfert. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. COMMENT FAIRE ...? 79 Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si le devis contient un acompte, une fenêtre de "Création de l'acompte" s'affiche. En transfert de devis en commande, il est possible de choisir la création ou pas du règlement de l'acompte (case à cocher "Générer le règlement"). Dans les autres types de documents, la case est sélectionnée et ne peut être dé-sélectionnée). A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 80 Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. COMMENT FAIRE ...? 81 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 82 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici. A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email (uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document). Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. COMMENT FAIRE ...? 83 COMMENT GÉRER UN AVOIR ? Comment créer un avoir ? Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs. Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. . L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 84 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici. A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email (uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document). Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. COMMENT FAIRE ...? 85 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 86 Historique de la ligne L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente ou achat. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte. Présentation de l'historique L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes". Chaque zone contient les champs : N° de document Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents. Date du document Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents. Quantité Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents. Quantité livrée (vente) ou réceptionnée (achat) Ce champ contient les quantités livrées/réceptionnées, il est renseigné uniquement à partir de la livraison/réception ou, transfert d'une commande en document supérieur. Reliquat Ce champ contient les quantités en attente de livraison/réception (non livrées/réceptionnées), il est renseigné uniquement à partir de la livraison/réception ou transfert d'une commande en document supérieur. La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande : Exemple : - Sur une ligne de Bon de livraison/réception s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande. - Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande. La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de Bon de livraison/réception. En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés. Vous pouvez augmenter ou diminuer une quantité sur un bon de livraison ou sur un facture. De ce fait, la commande sera mise à jour (quantité livrée). Si vous décidez d'augmenter la quantité, vous avez le choix de : - tous répartir, la commande (quantité livrée) et le bon de livraison seront mis à jour. - mettre cette quantité en supplémentaire (cocher la cas) sur le bon de livraison, dans ce cas la quantité livrée sur la commande ne sera pas mise à jour. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document. Fonctionnement de l'historique L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez : Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du nouveau document, COMMENT FAIRE ...? 87 Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du document d'origine. Dans le cas d'une livraison/réception partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée/réceptionnée" et "Reliquat" seront renseignés. Exemples Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de vente : Création d'un Devis, Transfert d'un Devis en Commande, Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande, Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande, Regroupement de Bons de livraison en Facture. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 88 Comment interdire une saisie libre dans un document ? Pour un utilisateur, il peut être interdit de saisir librement des articles sans code, non référencés, en sommeil, dans les lignes de document. Cette interdiction s’effectue au niveau des utilisateurs. Définition des droits Les droits « Règle de saisie des ventes » et « Règle de saisie des achats » permettent d’autoriser ou pas la saisie des Articles non-référencés (Code inexistant ou vide) et Articles en sommeil. Par défaut, ces options seront autorisées. Rappel : vous pouvez compléter ces options en bloquant la création, modification, suppression des articles. Et ajouter un droit par colonne sur les lignes de document, au niveau de la description, si vous souhaitez garder la description inchangée (libellé des fiches article). Comportement dans les documents Lorsque les droits « Règle de saisie… » sont autorisés, il est possible de saisir tous les types d’article dont les non-référencés ou en sommeils. Lorsque les droits « Règle de saisie… » sont non autorisés : x lors de la saisie d’un article non référencé ou code vide, un message indique à l’utilisateur qu’il n’est pas autorisé à saisir un code article non référencé x lors de la saisie d’un article en sommeil, un message indique à l’utilisateur qu’il n’est pas autorisé à saisir un code article en sommeil Comportement en cas de transfert Le transfert d’un document contenant des champs articles non référencés dans la base, vide ou en sommeil est autorisé. Comportement en cas de duplication de document La duplication d’un document contenant des champs articles non référencés/vides ou en sommeil sera possible par un utilisateur non autorisé, mais seuls les articles autorisés seront repris. Un message avertit l’utilisateur pour chaque code article non autorisé. Toutes modifications du document créé suite à la duplication, seront soumises au contrôle des droits de l’utilisateur connecté. COMMENT FAIRE ...? 89 Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou achat. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL, Facture. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. (voir exemple) Présentation de l'historique L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Chaque zone contient les champs : N° de document Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents. Date Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents. Type de document Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents. Code du client ou Code du fournisseur Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents. Nom du client ou Nom du fournisseur Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou précédents. Net à payer Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document. Fonctionnement de l'historique L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. En un clic sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez : Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du nouveau document, Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements du document d'origine. Exemples Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de vente : Création d'un Devis, Transfert d'un Devis en Commande, Réalisation d'un Bon de livraison par la Livraison partielle d'une Commande, Réalisation d'un Bon de livraison en 2ème Livraison partielle d'une Commande, Regroupement de Bons de livraison en Facture, Création d'un Bon de retour puis transfert en Avoir Création d'une Facture puis transfert en Avoir, Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte, Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 90 COMMENT FAIRE ...? 91 Comment gérer l'éco contribution dans les documents de vente ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de : saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution, d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC"(documents de vente) . Depuis la fiche article vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents de vente , à chaque fois que vous appelez un article, le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment dans les options, en pied de chaque document de vente , le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de vente - Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 92 Comment gérer l'analytique ? L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. Le principe général Analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d’analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l’application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l’application par des POSTES. La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition, la facture d’achat de matières premiers se répartie à 50% pour l’atelier A, service production et pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l’application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l’article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L’analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s’agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. En version Pro : le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste En version PME le nombre de plans est illimité et 12 niveaux de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres-Comptabilité. La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d’attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. La gestion analytique sur plusieurs niveaux Le multi-niveaux vous permet de définir vos postes analytique selon un arbre, avec des « parents » et des « enfants ». L’entreprise souhaite mettre en place une gestion analytique pour étudier les recettes et les coûts par type d’article produit, mais également d’un point de vue géographique. Le 1er niveau reprend les différents lieux géographiques qui l’intéressent, ce sont les postes « parents » : • Ile-de-France • Autres régions de France • International Ce premier niveau est disponible en version PRO et Ligne PME. COMMENT FAIRE ...? 93 Le 2ème niveau reprend les différents types d’articles produits par l’entreprise, ce sont les postes « enfants » sur lesquels les ventilations s’effectueront. Un découpage par région est alors effectué : • Ile-de-France - Jeux traditionnels - Jeux électroniques - Matériel de puériculture - Services, animation • Autres régions de France - Jeux traditionnels - Jeux électroniques - Matériel de puériculture - Services, animation • International - Jeux traditionnels - Jeux électroniques - Matériel de puériculture - Services, animation L’entreprise pourra ainsi connaître ses coûts par région, par article, ou pour un article d’une région. Ce 2ème niveau est disponible uniquement en version Ligne PME. Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. Les fiches disponibles sont : o COMMERCIAUX o FAMILLES COMMERCIAUX o SECTEURS GEOGRAPHIQUES o CLIENTS o FAMILLES CLIENTS o SOUS-FAMILLES CLIENTS o CATEGORIES TARIFAIRES CLIENTS o GROUPE 1 CLIENTS o GROUPE 2 CLIENTS o FOURNISSEURS o FAMILLES FOURNISSEURS o SOUS-FAMILLES FOURNISSEURS o CATEGORIES TARIFAIRES FOURNISSEURS o GROUPE 1 FOURNISSEURS o GROUPE 2 FOURNISSEURS o ARTICLES o FAMILLES ARTICLES o SOUS-FAMILLES ARTICLES o GROUPE 1 ARTICLES o GROUPE 2 ARTICLES Le transfert comptable de documents réalisés avec au moins une fiche possédant une grille analytique déclenchera une répartition analytique en comptabilité. Si plusieurs affaires dans un document, la répartition analytique s'effectue sur les grilles analytiques de chaque affaire. Pour chaque type de données (article, client et fournisseur), il y a une priorité pour le choix de la grille analytique qui est la suivante : • Articles – Sous-familles – Familles – Groupe 1 – Groupe 2 • Clients – Sous-familles – Familles – Catégorie tarifaire – Groupe 1 – Groupe 2 – Commercial – Famille commercial – Secteur géographique – Groupe 1 commercial – Groupe 2 commercial – Affaire • Fournisseurs – Sous-familles – Familles – Catégorie tarifaire – Groupe 1 – Groupe 2 – Affaire Donc si dans une fiche, il n'y a pas de grille analytique, le logiciel ira regarder dans la priorité suivante, s’il y en a une. Exemple d'application : Grille analytique uniquement sur sous famille article Paramétrage d'une grille analytique sur une sous famille article. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 94 Sous famille et famille article affectées à la fiche article. Aucune grille analytique sur la fiche article. Lors du transfert comptable, le logiciel ira rechercher l’information dans la sous-famille de l’article. L’absence de grille dans la fiche article ne signifie pas qu’il n’y aura aucune ventilation analytique. COMMENT FAIRE ...? 95 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Stock / Articles - Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect), une famille de clients, ..., les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. La gestion de cette page est commune pour chaque historique. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Groupes tiers (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Clients/prospects (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Articles (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 96 En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes : Familles clients/prospects Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous-Familles clients/prospects Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Familles articles Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous-familles articles Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Types d'articles Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Groupes tiers (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Groupes articles (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT. Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de menus : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la sous-famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la sous-famille du client sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille articles Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Afficher la sous-famille articles Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu Paramètres/Sociétés/Synchronisation). COMMENT FAIRE ...? 97 Comment gérer le e-commerce - Oxatis ? Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce Oxatis. Options Dans l’onglet Connexion, vous trouverez les options : x Activer le e-Commerce Oxatis ; x Jeton d'indentification (Token) : Clef d'identification: fournie dans la gestion des droits par utilisateur dans la partie administration du site oxatis ; x Site de e-Commerce : URL du site côté client ; x Titre du site ; x Administrateur (Site d'administration) ; x Mot de passe de l'administrateur du site ; x Tester la connexion : Permet de s'assurer que le jeton d'identification est correct et que la connexion avec le site est possible. Dans l’onglet Général, vous trouverez les options : x Autoriser l'envoi des images : Permet d'envoyer les images des articles x Autoriser le redimensionnement des images : Permet de ne pas redimensionner les images envoyées à condition que leur taille ne dépasse pas la taille maximale. x Taille des images de détail / Taille des vignette : Permet de définir la largeur et la hauteur des images/vignettes x Ignorer les textes enrichis : Permet d'envoyer des "textes brut". x Libellés des causes d'indisponibilité : Permet de définir les libellés des causes d'indisponibilité. x Tarifs : Permet de sélectionner 5 catégories tarifaires correspondant aux 5 tarifs Oxatis. Paramétrage de la fiche article Dans l’onglet Web, vous trouverez les options : x "Publier sur le web" : Permet de pouvoir envoyer l'article sur le site via la fenêtre d'envoi. Les articles n'étant pas cochés comme "publiés sur le web" ne seront jamais envoyés. x Description, x Vignette, x Stock/Disponibilité, x Catégories x Autres x Balises Méta : Champs permettant de référencer les articles sur internet. Paramétrage de la fiche client Dans l'onglet Web, la liste déroulante "Envoi des contacts" permet de dire si le contact du client doit être ou non envoyé sur le net, donc par définition, tous les contacts peuvent être envoyés. Dans l’onglet Gestion, la case à cocher "Client en compte" a été ajouté. Elle permet chez Oxatis de ne pas proposer aux clients concernés la phase de paiement. Fenêtre d'envoi Par l'assistant de mise à jour du site, vous pouvez envoyer les articles, les clients ou importer les commandes. Fiche Articles x Cocher la case "Exporter les articles" pour les envoyer sur le site. x Sélection : Permet de filtrer les articles à envoyer, soit par code article, soit par famille article, soit par fournisseur (Du – Au), soit tous les articles. x Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. x Si la case "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront envoyés avec les images/vignettes. Dans le cas contraire, seuls les articles avec image ou vignette modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. Fiche Contacts x Cocher la case "Exporter les contacts" pour les envoyer sur le site. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 98 x Sélection : Permet de filtrer les contacts à envoyer, soit par code client, soit par famille client(Du – Au), soit tous les contacts. x Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. Fiche Commandes x Cocher la case "Importer les commandes" pour les importer dans le logiciel. x Liste "Type de filtre sur les dates. x La sélection de date pour l'import des commandes (Du-Au) est obligatoire. Cliquez ici pour afficher les concordances entre les données Open Line et les données Oxatis. COMMENT FAIRE ...? 99 Comment gérer le e-Commerce - e-Pages? Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce ePages. Options Dans l’onglet Connexion, vous trouverez les options : x Activer le e-Commerce ePages ; x Site de e-Commerce ; x Titre du site ; x URL des services web ; x Code Utilisateur service web; x Mot de passe service web ; x Tester la connexion : Permet de contrôler que les paramètres entrés sont corrects et que la connexion avec le site est possible. Dans l’onglet Général, vous trouverez les options : x Autoriser l'envoi des images : Permet d'envoyer les images des articles x Territorialité : Permet d'établir la liste de concordances entre la catégorie fiscale ePages et les territorialités d'Open Line. x Information de TVA : Permet d'établir la liste de concordances entre la catégorie fiscale ePages et les taux de TVA d'Open Line. Paramétrage de la fiche article Dans l’onglet Web, vous trouverez les options : x "Publier sur le web" : Permet de pouvoir envoyer l'article sur le site via la fenêtre d'envoi. Les articles n'étant pas cochés comme "publiés sur le web" ne seront jamais envoyés. Paramétrage de la fiche client Dans l'onglet Web, la liste déroulante "Envoi des contacts" permet de dire si le contact du client doit être ou non envoyé sur le net, donc par définition, tous les contacts peuvent être envoyés. Fenêtre d'envoi Par l'assistant de mise à jour du site, vous pouvez envoyer les articles, les clients ou importer les commandes. Cliquez ici pour afficher les concordances entre les données Open Line et les données ePages. Fiche Articles x Cocher la case "Exporter les articles" pour les envoyer sur le site. x Sélection : Permet de filtrer les articles à envoyer, soit par code article, soit par famille article, soit par fournisseur (Du – Au), soit tous les articles. x Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. x Si la case "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront envoyés avec les images. Dans le cas contraire, seuls les articles avec image modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. Fiche Contacts x Cocher la case "Exporter les contacts" pour les envoyer sur le site. x Sélection : Permet de filtrer les contacts à envoyer, soit par code client, soit par famille client (Du – Au), soit tous les Contacts. x Si la case "Forcer l'envoi" est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. Fiche Commandes x Cocher la case "Importer les commandes" pour les importer dans le logiciel. x La sélection de date pour l'import des commandes (Du-Au) est obligatoire. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 100 Comment saisir un règlement client ou fournisseur ? Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou Règlements - Fournisseurs - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant du règlement reçu. Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes. Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement. Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. COMMENT FAIRE ...? 101 Comment gérer les effets de commerce ? La gestion des effets de commence s’effectue par : x Le paramétrage des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est sélectionnée x Le paramétrage du compte tiers (client/fournisseur) x Le paramétrage du moyen de paiement x Le paramétrage de la fiche banque x La réalisation de la fiche règlement x La réalisation de la remise en banque ou décaissement x Le transfert comptable. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 102 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ? L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients. Consultation de l'échéancier La consultation des échéances s'effectue à partir : de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs, de la fiche clientou fournisseur, du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou Règlements fournisseurs- Echéancier. Relances clients Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date donnée. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Relances Clients. Relance avec pénalités de retard Les calculs des intérêts de retard et de l’indemnité sont effectués uniquement pour les clients considérés comme professionnels. Les clients concernés sont ceux ayant un numéro SIREN sur leur fiche et/ou que l’échéance de la facture en retard de paiement possède un numéro de TVA intracommunautaire (onglet "Compléments" de la facture). Le taux d’intérêt de retard pour les lettres de relance avec pénalités est à configurer dans le menu Paramètres / Société / Règlements. Si vous souhaitez gérer les lettres de relance en fonction d'un niveau et historiser ces lettres, vous devez vous placer dans le menu Règlement - Clients puis lettres de relance. COMMENT FAIRE ...? 103 Comment gérer le stock d'un article ? Pour qu'un article puisse être géré en stock, il faut qu'il soit de type bien. Ensuite, à partir de l'onglet stock de la fiche article, vous devez cocher la case "Géré en stock". Pour entrer des articles en stock, vous avez plusieurs possibilités : - créer un bon d'entrée, - réaliser un inventaire, - réceptionner une commande fournisseur (bon de réception), - réaliser un bon de retour et/ou un avoir client, - réaliser un réapprovisionnement . Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités : - créer un bon de sortie, - livrer une commande ou réaliser une facture de vente, - réaliser un bon de retour et/ou un avoir Fournisseur . La page mouvements de stock permet de vérifier les différentes variations de stock d'un article. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 104 Comment visualiser le stock d'un article ? La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir : x La liste des articles (menu Articles/Articles), x La fiche article / onglet Stock, x Les mouvements de stock (Menu Articles/Documents de stock) x . A chaque sélection d'un article par la liste déroulante, vous avez également accès à ces informations si la vue est de type "Défaut (Système)". COMMENT FAIRE ...? 105 Comment importer des articles par douchette ? Les douchettes concernées sont celles à mémoire. L'utilisateur va scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revient sur son poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire. L’import des articles par douchette peut être réalisé à partir des bons d'entrées et des inventaires par le bouton "Import de douchette". Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre. La sélection de ce bouton "Import de douchette" ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle permet de : o Choisir le modèle de douchette o Définir des options o Démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités o Gérer les données réceptionnées o Importer les données dans le document Choisir le modèle de douchette Différents modèles de douchettes sont à votre disposition. Ils sont sélectionnables par le biais de listes déroulantes : x Constructeurs Liste déroulante prédéfinie Elle contient la liste des douchettes constructeurs préconisées par le logiciel. x Modèles Liste déroulante prédéfinie Elle affiche les modèles en fonction du constructeur sélectionné. Ces 2 champs proposent aussi le choix "Autre…" pour le cas où vous possédez un autre modèle que ceux proposés. Dans ce cas une troisième liste déroulante nommée "Autres périphériques" est accessible. Elle permet de sélectionner un élément (périphériques) relié au PC. x Numéro de port Com Ce champ est accessible pour certain modèle de douchette. Définir les options Afin de pouvoir définir les paramètres de votre douchette, nous vous proposons les options suivantes : x Séparateur de codes barre Liste déroulante de choix prédéfinie. Cette liste propose la liste des séparateurs les plus répandus. x Autre séparateur Ce champ est en saisie libre. Il vous permet de saisir le séparateur que vous souhaitez. La valeur doit être saisie en hexadécimal car c'est le format figurant sur toutes les spécifications des douchettes vues à ce jour. x Regrouper les codes barre identiques Case à cocher Elle permet de cumuler les quantités des codes barres identiques sur un seul. Cette option est modifiable pour un import dans les bons d'entrée. Pour un inventaire, elle n’est pas disponible, en effet un même article ne peut pas apparaître sur plusieurs lignes. Démarrer et réception des codes barre Le but de l'import est "d'écouter" les caractères provenant du périphérique (douchette, clavier…) puis de retransmettre les données. Le début d’écoute commence dès lors que vous avez cliqué sur le bouton « Démarrer l'écoute du périphérique ». Ensuite, muni de votre périphérique, vous devez « scanner/saisir » les codes barre de vos articles. Pendant ce temps la douchette mémorise les données. Une fois le prélèvement des codes barre terminé, vous devez scanner le code barre qui sert à transmettre les données (ce code vous est fournis dans le manuel de la douchette). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 106 Le contenu de la mémoire sera récupéré grâce au clique sur le bouton « Arrêter l’écoute du périphérique ». La liste des codes barre se complète automatiquement. Aucune information ne permet de savoir quand le contenu de la douchette est complètement récupéré, c'est la douchette elle-même qui émet un signal sonore. Si plusieurs codes barre identiques sont référencés par le périphérique, la quantité s’incrémentera automatiquement pour une ligne code barre. Gérer les données réceptionnées Cette partie contient la liste des codes barre et quantités réceptionnées suite à l’arrêt de l’écoute du périphérique (douchette, clavier...) Vous disposez sur cette liste des actions suivantes : x Supprimer Ce bouton permet de retirer un code barre de la liste. x Données brutes Suite à la réception des données, il est possible qu’aucun code barre ne s’affiche dans la grille. Si cela provient du séparateur de décimale, vous pouvez le vérifier avec ce bouton « données brutes ». Vous avez alors accès en pied de fenêtre une liste nommées « données brutes » vous permettant de visualiser en l'état les données reçues mais pour lesquelles le séparateur n’est pas correct. Vous pourrez ainsi si nécessaire modifier le séparateur. x Actualiser Ce bouton permet de prendre en compte le changement de séparateur est d'extraire les codes barres des données brutes. Importer les données dans le document Une fois les codes barre récupérés, cliquer sur le bouton "Importer" pour mettre à jour les lignes du document. Les articles qui seront mises à jour ou ajoutés dans le document seront ceux dont le champ "Code barre" sera renseigné et qui trouveront une correspondance avec les codes barres importés. Sur les lignes existantes, les quantités seront augmentées en fonction de celles récupérées le périphérique. Une fois les lignes existantes misent à jour, les articles restants seront ajoutés à la suite. Les paramètres suivants sont enregistrés à la fermeture de la fenêtre « Import de douchette » : x Constructeur x Modèle x Regroupement x Séparateur x Numéro de port COMMENT FAIRE ...? 107 Comment réaliser un publipostage ? Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Le publipostage est possible avec Word 2003, Word 2007 et Word 2010 uniquement. Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée. L'assistant de publipostage vous permet de réaliser étape par étape le paramétrage du publipostage jusqu'au document final "fusionné". Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 108 Comment gérer les champs personnalisés ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables : x Clients, x Fournisseurs, x Contacts x Articles, x Familles clients, fournisseurs, articles x Commerciaux/collaborateur, x Documents (stock, vente, achat), x Lignes de document (stock, vente, achat), x Poste analytique. Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables Clients, Fournisseurs, Articles, Commerciaux/collaborateur, Documents (stock, vente, achat), un onglet "Champs personnalisés" contenant les nouveaux champs sera créé sur les fiches. Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables de lignes de document, il faudra réaliser une nouvelle vue pour insérer les champs personnalisés dans la grille de saisie. Les types de champs personnalisés disponibles sont : o Mémo : Permet de définir une zone de texte. o Texte enrichi : Permet de définir une zone de texte avec possibilité de paramétrer la police de caractères, alignement, couleurs... o Texte : Permet de définir un champ qui autorise la saisie de tous les caractères. Les caractères saisis sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul. o Entier : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres sans décimales. o Décimal : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres avec un nombre défini de décimales. o Date : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date ou la sélection d'une date depuis un calendrier. o Date/heure : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date et une heure ou la sélection depuis un calendrier. o Booléen : Permet de définir un état soit Oui ou Non. Ce champ se matérialise par une case à cocher. Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de valeurs autorisées. COMMENT FAIRE ...? 109 Le Transfert Comptable Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité. Ces écritures concernent : Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), Les échéances, Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), les inventaires. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures, Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, L'option de comptabilisation des stocks (inventaire), Les comptes de stock, La méthode de comptabilisation. Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à définir dans les options comptables. En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser". Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser" est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 110 Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. Vous avez également la possibilité de réaliser une sauvegarde de tous vos dossiers, toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers. COMMENT FAIRE ...? 111 Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils-Sauvegarder tous les dossiers). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 112 Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements Il stocke chaque information concernant : la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation le manque d'un n° TVA intracommunautaire la suppression de documents la dévalidation d'inventaire le changement de code, la dévalidation de document. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des événements. COMMENT FAIRE ...? 113 Comment envoyer un SMS ? Il est possible d’envoyer des sms. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS Trois fournisseurs sont disponibles: x EcoSms : http://boutique.ecosms.fr x SMSToB : http://www.smstob.com x SMSEnvoi : http://www.smsenvoi.com Paramétrage Dans les options (paramètres/société/SMS), vous devez définir : x Service SMS par défaut : Service SMS sélectionné par défaut lors d’un envoi depuis une liste x EcoSMS : Clef d’identification: code d’accès au service x SMSEnvoi x E-mail : email utilisé pour le compte chez smsenvoi x Clef API KEY: Clef disponible sur le site SMSEnvoi sur la page “Modification du compte” x Qualité des sms : qualité de l’envoi (dé doublonnage des numéros, …) voir le site pour la description La procédure pour récupérer la clef API KEY est la suivante : • Aller sur http://www.smsenvoi.com, • Dans le cadre en haut à droite, s’identifier, • Dans le cadre « Manager » à gauche, cliquer sur « Modification du compte », • Dans la fiche du compte, il y a un champ « Clef API KEY », c’est cette valeur qu’il faut mettre dans les options de de l'application. x SMSToB x E-mail : email utilisé pour le compte chez smstob x Mot de passe : mot de passe du compte x Supprimer les accents des messages : Remplace les lettres accentuées par leur homologue non accentué. Les lettres remplacées sont les suivantes: ç ->c, ñ ->n, à â ä á ã ->a, é è ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û ->u Certains fournisseurs effectuent de leur coté des transformations: x EcoSMS : ç ->c, â ã ->a, ê ë ->e, ï î í –>i, ó ô –>o, ú û –>u. Les autres caractères accentués sont correctement transmis. x SMSEnvoi: ç –>c, ñ –>n, â ä á ã ->a, ê ë ->e, ï î í ì ->i, ö ó ô ò ° ->o, ù ü ú û –>u. Les autres caractères accentués sont correctement transmis. x SMSToB : aucune transformation n’est effectuée et les caractères accentués sont mal transmis Fenêtre d’envoi Vous trouverez ci-dessous la description de la fenêtre d'envoi : x Service SMS : service à utiliser pour effectuer l’envoi x Options : Permet d'accéder aux paramètres/société/SMS. x Découvrir ce service... : permet d'accéder au site du fournisseur. x Destinataires : Le numéro est obligatoire et doit être au format international (commencer par un +). Le nom est facultatif et n’est présent qu’a titre informatif pour le moment. x Texte standard : Le bouton “Ajouter” ajoute le texte sélectionné dans la combo à la fin du message. Le bouton “Remplacer” remplace le contenu du message par le texte sélectionné dans la combo. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 114 x Variables : Liste des variables pouvant être ajoutées dans le message. Suivant le contexte, certaines variables peuvent ne pas avoir de valeur. x Message: message à envoyer x x caractères / y SMS : statistiques du message. Le nombre de caractères dépend du fournisseur car certains caractères peuvent compter pour deux (€ [ ] \ ^ { } | ~ ). Le nombre de SMS est le nombre de SMS nécessaire pour envoyer le message. Si le message fait moins de 160 caractères, il faudra un seul SMS, sinon le message est découpé par bloc de 153 caractères. x Envoi différé: Il est possible de programmer l’envoi du message. Le message sera transmit immédiatement au fournisseur, qui lui se chargera de retransmettre le message à la date voulue. Les boutons de la fenêtre d'envoi sont : x Aide Permet d'accéder à l'aide en ligne de cette fenêtre. x Aperçu Permet d'ouvrir une fenêtre contenant l'aperçu des messages avec le nom du destinataire, le n° de téléphone, le nombre d'SMS par destinataire ainsi que le message envoyé. x Envoyer Permet de réaliser l'envoi du SMS. x Annuler Permet d'annuler l'envoi d'un SMS. Généralités L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes clients, contacts, fournisseurs, commerciaux, documents de vente et documents d’achat et pour les opérations de transfert, regroupement et livraison de document. Les actions des listes ne sont activée que si il y a au moins un élément de sélectionné. L’Action depuis une liste est SMS. Les Actions depuis une fiche sont SMS puis choix du fournisseur. Transformation des numéros Les points, les espaces et les tirets sont supprimés. Les numéros doivent être au format international. Si un contact est français ou n’a pas de pays, et que le numéro fait 10 caractères et qu’il commence par 0, celui-ci sera converti automatiquement au format international (+33xxxxxxxxx) Clients et fournisseurs Lors de l’envoi à un client depuis une liste, on tente d’envoyer soit au contact de facturation soit au contact de livraison. x Si le client a un numéro de portable sur le contact de facturation et pas sur le contact de livraison, ou si le numéro de portable du contact de facturation est identique à celui du contact de livraison, c’est le contact de facturation qui sera utilisé. x Si le contact de facturation n’a pas de numéro de portable et que le contact de livraison en a un, c’est le contact de livraison qui sera utilisé. x Si le numéro de portable du contact de facturation est différent de celui du contact de livraison, un question sera posée à l’utilisateur. Lors d’un envoi depuis la fiche, si il n’y a qu’un contact dans la liste de contacts, c’est celui-ci qui sera utilisé. sinon une question sera posée à l’utilisateur pour choisir d’envoyer soit à un contact soit à tous les contacts. Contacts Lors de l’envoi depuis la fiche/liste contact, si le contact n’a pas d’adresse c’est celle du tiers attaché qui sera utilisée pour déterminer le pays du contact. Commerciaux/collaborateur Il n’y a pas de traitement particulier lors de l’envoi à un commercial/collaborateur. COMMENT FAIRE ...? 115 Documents Lors de l’envoi à un document, la sélection du contact se fait comme dans les liste client. Transfert, regroupement, livraison Lors d’un transfert, regroupement ou livraison, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un transfert ou regroupement, ainsi que le texte standard associé. Variables dans le message envoyé Il est possible de mettre des variables dans un message. Les variables sont les suivantes: x Civilité x Nom x Prénom x Numéro de portable x Date du document x Numéro du document x Numéro du document d’origine Les variables concernant les documents ne sont renseignées que pendant l’envoi à partir d’un document. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 116 Comment créer et gérer ROL ? Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc : o Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL. o Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). Des droits utilisateurs sont à votre disposition : 1. - Publication dans ROL : droits sur la fiche publication 2. - Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte 3. - Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne 1. L'enregistrement des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents 2. La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes 3. La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement. Manuellement Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. COMMENT FAIRE ...? 117 La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL : 1. Voir tous les documents diffusés 2. Voir les comptes 3. Supprimer les publications 4. Supprimer des documents Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 118 Comment envoyer un PDF signé ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (certificat personnel). Le certificat personnel est situé dans le magasin de l'utilisateur ou de l'ordinateur et associé à une clé privée à laquelle vous avez accès. Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de : x Créer un certificat x Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Paramétrage du certificat dans Open Line A partir du menu « Paramètres- Société / Général / Impression et export », vous devez cliquer sur « Sélectionner un certificat ». Un écran s’affiche avec les certificats disponibles. Sélectionnez le certificat et cliquez sur Ok. Pour valider la sélection dans l’application, cliquez sur OK. La fenêtre des Paramètres-Société se ferme. Premier envoi par email d’un document PDF signé Après avoir sélectionné un document, cliquez sur "Envoyer par mail", de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document). Choisir le format "Fichier PDF signé"’ et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ». Réception d’un PDF signé chez le tiers Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe. Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet ‘’Signatures’’, il devra cliquer dessus. L’icône indique que la signature de ce fichier PDF est inconnue. Il est nécessaire que le tiers approuve cette signature. Pour cela, il devra cliquer sur « Détails du certificat… ». L’écran « Informations détaillées sur les certificats »s’affiche. Le tiers devra cliquer sur l’onglet « Approbation » (toutes les options sont indiquées avec une croix rouge), puis sur le bouton « Ajouter aux identités approuvées » et sur « OK» sur le message de protection Acrobat. Un écran sur l’import de la configuration des contacts s’affiche, le tiers trouveras dans l’objet et l’émetteur votre nom de certificat. Il doit cliquer sur « Utiliser ce certificat comme racine approuvée » puis « Documents certifiés » puis valider par OK. Si le tiers qui a reçu le mail, ferme le document et l’ouvre à nouveau, la signature sera valable. En retournant sur le volet ‘’Signatures’’, elle est maintenant valable. L’icône indique que le signataire est identifié. Les prochains documents signés et envoyés à ce même tiers, seront valables et reconnus directement. La manipulation d’approbation est à faire sur chaque poste susceptible de recevoir des documents PDF signés. Ces manipulations peuvent être aussi nécessaire pour des certificats délivrés par une autorité de certification. COMMENT FAIRE ...? 119 Adobe indique que les documents PDF signés font apparaître un bandeau bleu signalant la validité de la signature. Pour cela, à l’ouverture du fichier, Adobe doit pouvoir vérifier l’authenticité du certificat délivré par une autorité de certification préconisée par Adobe. Attention à ce que le proxy de votre société, n’empêche pas ce contrôle. Export d’un PDF signé depuis une application open line Depuis une page d’une application Open line, cliquez sur ‘’Imprimer’’, via le bouton ‘’Impression de liste’’ de la barre d’outils. Sur l’écran d’impression, vous devez filtrer la donnée souhaitée puis cliquer sur « Exporter », et sélectionner « Fichier PDF signé ». Ensuite, saisissez un "nom au fichier .PDF" et enregistrez. Le fichier généré est signé. 121 DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant. Ces étapes consistent à : Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". Si vous possédez une version Gestion commerciale Pro et Comptabilité Pro, vous avez la possibilité de créer un dossier avec liaison entre les applications : x Gestion commerciale PRO + Comptabilité PRO De même, si vous possédez une version Immobilisation PRO, ... Cliquer ici pour avoir un graphique récapitulatif des liaisons possibles. - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : Saisir le nom du dossier, Saisir l'application à récupérer (pour avoir plus d'informations sur la récupération de données EBP Gestion Commerciale, cliquer-ici), Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir d'autres informations et les informations de TVA, La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier. Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Sélectionner les fonctionnalités disponibles que vous allez utiliser dans votre application de gestion commerciale. Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 122 A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les autres options. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 123 Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale Pré-requis Pour que la récupération de données puisse se dérouler correctement, il faut remplir les conditions suivantes : - Le système d’exploitation de la machine doit être 32 bits (Windows Xp, Windows vista 32 bits, Windows 7 32 bits); - Pervasive 8.6 doit être installé sur la machine; - EBP Gestion Commerciale et EBP Gestion Commerciale PRO Open Line doivent être activées; - Installer l'utilitaire "EBP Migration vers Open Line". Il est vivement conseiller d'effectuer un recalcul des données pour s’assurer que les stocks des articles soient corrects (outils => recalcul des données). Préparation à la récupération La préparation de la récupération se réalise grâce à l'utilitaire "EBP Migration vers Open Line". Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. Dans un premier temps, vous devez réaliser une sauvegarde sans mot de passe de la/des base/s de Gestion Commercial, Gestion Commerciale PRO ou PRO+. Après lancement de l'utilitaire de migration, sélectionnez la sauvegarde précédemment réalisée. Une liste de dossier s'affiche, sélectionnez le/les dossier/s que vous souhaitez récupérer en Gestion Commerciale Open Line. La page suivante vous propose d'indiquer les paramètres spécifiques à EBP Gestion Commerciale (Lancer le recalcul, dossier en devise, récupération de documents...). L'étape suivante consiste à lancer les opérations de préparation durant laquelle le traitement des informations, l'analyse des modèles sont réalisés. Les traitements réalisés (sauvegarde du dossier converti dans la dernière version Gestion commerciale liée à l'utilitaire) sont sauvegardés dans le répertoire Documents\EBP\Migration. Une fois le traitement terminé, vous pouvez lancer le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Open Line . Création du dossier Pour récupérer les données, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier (Fichier nouveau). Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. Renseignez les informations nécessaires, comme pour la création d’un dossier classique, jusqu’à la page "Choisissez les applications à récupérer". Sur cette page, vous devez sélectionner la case "Récupérer les données depuis des applications tierces". Ensuite, vous devez sélectionner l'application contenant les données à récupérer (EBP Gestion Commerciale ou EBP Gestion Commerciale Pro +). Sur la page suivante "Informations relatives à la récupération de l'application EBP Gestion Commerciale", vous devez renseigner : x le chemin du dossier préparé et migré (par défaut : Documents\EBP\Migration) x le chemin de la base x le chemin des données communes (répertoire common) De plus, si vous voulez utiliser les caractères spéciaux (parenthèses, slash, backslash, underscore, tiret et espace) dans vos codes, sélectionnez la case « Utiliser la codification étendue ». Pour récupérer les documents, sélectionner la case "Récupérer les documents". L'étape suivante, vous permettra de préciser cette récupération. Si vous souhaitez récupérer votre liste de codes postaux, sélectionnez la case « Récupérer les codes postaux ». Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 124 Cette étape permet de définir les paramètres de récupération des documents. Tous les champs sont en "lecture seule". Ils sont renseignés par les choix réalisés dans l'utilitaire de migration. x Récupérer les documents depuis le : Date à partir de laquelle vous souhaitez récupérer les documents (De cette date à date du jour). Par défaut, la date correspond à la date indiquée dans l'utilitaire "EBP Migration vers Open Line". x Récupérer les documents (Ventes /Achats) Case à cocher Permet de définir les documents à récupérer (vente et/ou achat) x Joindre un PDF du document d'origine Case à cocher Permet de générer une copie du/des document/s en format PDF Ce PDF permet de rééditer le document après récupération. Les pages suivantes sont identiques à la création de dossier. Pour lancer le traitement de création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Analyse et traitements des données Suite à la création du dossier, la récupération de données commence par une analyse du dossier afin de détecter et/ou corriger les incohérences, compléter les données manquantes … Pour avoir la liste des données analysées et récupérables cliquez-ici. Lorsqu'il y a des informations manquantes, une page d'assistant vous propose de renseigner des informations supplémentaires. Il peut y avoir plusieurs pages successives. Elles contiennent vos données de EBP Gestion Commerciale et les nouvelles données dans EBP Gestion Commerciale PRO Open Line . Les pages d'assistant pour compléter les informations afin qu'elles soient importées peuvent concerner : x TVA x Recodification des données x Articles x Familles articles x Tiers (clients/fournisseurs/contacts) x Familles tiers (clients/fournisseurs/contacts) x Tarifs x Moyens de paiement x Modes de règlements x Pays x ... Pour confirmer la saisie des informations complémentaires et passer à l'étape suivante, vous devez cliquer sur le bouton Valider. Avertissements A la fin du traitement de récupération, une page d'avertissement est affichée. Elle vous présente les anomalies détectées qui ne bloquent pas la récupération de données. Ce sont soit des fonctionnalités qui ne seront pas récupérées (par ex les barèmes de commission sur le montant global du document) soit des modifications qui seront forcées (par ex N° de TVA intracommunautaire invalide). Ces avertissements sont à examiner dans le détail. Résumé de la création de dossier Cette page vous résume tous les problèmes rencontrés. Avec d’une part la liste des avertissements détectés par l’analyse et d’autre part les avertissements générés pendant la récupération. Suite à la création du dossier, il est vivement conseillé de vérifier les données récupérées. Récupération des documents dans la gestion Les documents récupérés sont présents dans les menus Vente et Achat + Documents... + Historique de récupération des documents. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 125 Chaque ligne représente un document. Pour voir le détail du document, double-cliquez dessus. Seules les informations principales de l'entête et du pied sont visualisables. Si l'option PDF a été sélectionnée lors de la récupération, un fichier PDF est associé à chaque document. Cela vous permet de réimprimer le document d'origine. Vous pouvez également ajouter d'autres documents numérisés dans cette liste. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 126 Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. x La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; Vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : x indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; x Enfin, les paramètres que vous avez saisis sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. x Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 127 Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. Vous avez la possibilité de lancer simultanément jusqu'à 5 instances (dossiers) de chaque application pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 128 Lier un dossier Accès : Fichier - Lier Cette fonction permet de lier ou consulter les dossiers liés par application. Elle est disponible par le menu Paramètres/Société/Synchronisation. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 129 Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant l'enregistrement des modifications. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 130 Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant l'enregistrement des modifications. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 131 FAVORIS Favoris Accès : Favoris Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Tant qu'il n'y a pas d'actions dans les favoris, la menu "Favoris" n'apparaît pas dans la barre de menus (en haut de l'application). Ajouter un favori Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation + clic droit et cliquer sur "Ajouter aux favoris". Il est possible d'ajouter les catégories d'impression dans les favoris. Par défaut, le libellé "(Impression)" est ajouté à la fin du libellé de la catégorie afin de distinguer le libellé de l'action avec le libellé de l'impression. Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris. Vous souhaitez ajouter Factures dans les favoris : Aller sur le menu "Ventes/Documents de ventes/Factures" puis clic droit "Ajouter aux favoris" Aller sur le menu "Favoris", vous visualiser Factures. Vous pouvez modifier à votre convenance ce libellé. Vous souhaitez ajouter l'Impression des factures dans les favoris : Aller sur le menu "Ventes/Impressions" puis dans la page impression, aller sur l'onglet Catégorie + Tous+ Documents de vente + Facture, puis clic droit "Ajouter aux favoris" Aller sur le menu "Favoris", vous visualisez Factures (Impression). Vous pouvez modifier à votre convenance ce libellé. Gestion des Favoris Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer. Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers. Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit + Ajouter un dossier. Par défaut, le libellé est "Nouveau dossier". Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance. Le nombre de dossier est illimité. Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier. Chaque dossier et action peuvent être renommés. Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Propriétés. Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action. Le bouton réinitialiser permet de retrouver le libellé d'origine : - pour les dossiers : Nouveau dossier - pour les actions : Nom de l'action d'origine Chaque dossier ou action peuvent être déplacés. Ceci à l'aide des boutons Monter/Descendre (clic droit + Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser. A l'aide de la touche shift, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit + Remonter d'un niveau) 2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers : "sélectionner l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau". Chaque modification des favoris doit être valider par un clic que le bandeau Enregistrer présent en dessous de la barre de navigation des Favoris. Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste. Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Enlever des Favoris. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 132 Suite à l'ajout dans les favoris de l'entrée "Open Guide", vous avez la possibilité de réaliser votre page/Open Guide de démarrage. Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre. Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration. Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 133 AFFICHAGE Tableau de bord Accès : Affichage - Tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier si l'option "ne plus afficher" n'est pas sélectionnée. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du tableau de bord. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les documents de ventes Cette partie permet de voir la liste des devis dépassés, la liste des devis arrivant à terme dans les 5 jours, la liste des commandes non livrées totalement, la liste des bons de livraison non facturés et la liste des facture non réglées. Chacune de ces listes est limitée en nombre de documents. Les échéances échues Les statistiques sur les ventes Les meilleurs clients Les meilleurs articles Graphique et tableau sur l'évolution du chiffre d'affaires par jour et par mois ... Vous avez la possibilité de créer votre propre tableau de bord. Création d'un tableau de bord Pour Créer un tableau de bord, vous devez cliquer sur le bouton "Editer" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord". Il est possible de créer un Tableau de bord : - de toute pièce : clic sur le bouton "Ajouter" - depuis un tableau existant : sélection d'un tableau de bord système puis clic sur le bouton "Modifier" ou sélection d'un tableau de bord utilisateur et cliquer sur l'icône "Dupliquer". Quelque soit le bouton sélectionné, vous devez ensuite renseigner le libellé de votre nouveau Tableau de bord. Si le Libellé que vous avez saisi ne vous convient pas, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton "Modifier". Si vous souhaitez voir votre tableau de bord lors de l'affichage de la page tableau de bord, vous devez sélectionner votre tableau et cliquer sur le bouton "Par défaut". Un tableau de bord personnalisé peut à tout moment être supprimé. Pour cela, sélectionnez le tableau et cliquez sur "Supprimer". Les parties / informations Dans un tableau de bord personnalisé, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des parties/informations. L'ajout d'une partie s'effectue depuis le bouton "Ajouter" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord". Les parties disponibles sont : Différents modes d'affichage sont possibles. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... x Horloge : Permet d'afficher une Horloge sous différents styles. Vous pouvez également afficher la date et l'heure en digitale. x Statistiques de vente : Permet d'afficher les informations chiffrées des documents de ventes suivant une période à définir. x Meilleurs clients : Permet d'afficher le CA Net HT des meilleurs clients ou familles clients suivant une période à définir. Le nombre de lignes à afficher est également définissable. x Meilleurs articles : Permet d'afficher par quantité, par Chiffre d'affaires ou par marge les meilleurs articles ou familles articles vendus suivant une période à définir. Le nombre de lignes à afficher est également définissable. x Evolution du Chiffre d'affaires par mois : Permet d'afficher l'évolution du Chiffre d'affaires par mois en fonction d'un nombre d'années et de mois. Cet affichage peut être un graphique ou un tableau de données. Pour avez la possibilité de caler les dates de ce graphique sur celles de l'exercice comptable. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 134 x Echéances : Permet d'afficher les échéances à échoir suivant un nombre de jours à définir ainsi que les échéances échues suivant un nombre de mois défini. x Documents de vente : Permet d'afficher une liste définie de documents (Devis dépassés, devis arrivés à terme, commandes non livrées, bons de livraison non facturés, factures non réglées). x Evolution du Chiffre d'affaires par jour : Permet d'afficher l'évolution du Chiffre d'affaires par jours en fonction d'une période et d'un nombre d'années. Cet affichage peut être un graphique ou un tableau de données. x Palmarès des meilleurs clients : Permet d'afficher le top 5 des meilleurs clients (5 par défaut, il est possible de modifier l'affichage du nombre de lignes et le classement par client ou famille clients). Cet affichage peut être un graphique ou un tableau de données. x Evolution du chiffre d'affaires fournisseurs : Permet d'afficher le chiffre d'affaires fournisseur par mois ou année. Cet affichage peut être un graphique ou un tableau de données. x Evolution du volume de ventes : Permet d'affiche le nombre d'articles vendus par mois ou année (entre 2 et 1000 articles). Cet affichage peut être un graphique ou un tableau de données. x Palmarès des meilleurs articles : Permet d'afficher le top 5 des meilleurs articles (5 par défaut, il est possible de modifier l'affichage du nombre de lignes, les chiffres par quantité, CA ou marge). Cet affichage peut être un graphique ou un tableau de données. x Evolution du chiffre d'affaires article : Permet d'afficher l'évolution du chiffre d'affaires (CA Net HT) par article par mois ou année. Cet affichage peut être un graphique ou un tableau de données. x Facturation périodique : Permet d’afficher les factures en retard, à venir et terminées (fiche facturation périodique dont la date de fin de période approche avec définition du nombre de jour avant la fin de la facturation périodique et le nombre de jour après la fin de facturation périodique). Sur chacune de ces parties, vous disposez de 3 boutons (en haut à droite) : Après chaque modification, ajout, n'oubliez pas de sauvegarder votre tableau de bord par le bouton "Sauvegarder" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord" ou en cliquant sur le bandeau jaune situé en dessous du titre de la page. Personnalisation du tableau de bord Le bouton "Personnaliser" permet de définir les emplacements des différentes parties dans le tableau de bord. C'est uniquement lorsque la fenêtre de Personnalisation est ouverte que vous pouvez déplacer les différentes parties. Pour déplacer une partie, vous devez sélectionner celle-ci puis la déplacer où vous le souhaitez. Par un clic droit sur une partie dans le tableau de bord, vous disposez : Si un groupe d'éléments (parties) a été créé, par un clic droit sur le groupe, vous disposez : Dans la fenêtre de personnalisation, 2 onglets sont présents : x L'onglet "Eléments masqués" vous permet d'ajouter : x L'onglet "Mise en page" contient les éléments présents dans le tableau de bord avec arborescence des groupes, onglets... DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 135 Affichage des alertes Cette fenêtre s'affiche automatiquement si une alerte est paramétrée "à l'ouverture du dossier". Elle est également accessible à partir du menu Affichage/Alertes. Depuis le menu affichage, seules les alertes déclenchées "à l’ouverture du dossier" sont affichées. Une alerte présente sur une table pour laquelle il n'y a pas de données ne s'affichera pas. Contenue de l'alerte La fenêtre d'alertes contient la liste hiérarchisée par tables, alertes et messages. Cette liste est affichée par ordre alphabétique des tables. La première case à cocher concerne la table sur laquelle des alertes actives et applicables sont définies, Sous cette case est rattachée une deuxième case à cocher correspondant au nom/libellé de la fiche alerte, Sous cette deuxième case correspond la liste des enregistrements concernés par l'alerte, c'est à dire le message à afficher (données ou texte). Cocher la case sur le niveau de la table coche les cases alertes Les actions Les actions suivantes sont disponibles afin de visualiser rapidement les alertes : Déplier tout Replier tout Vous pouvez également avec les actions ci-dessous et uniquement sur les lignes d’alertes (libellé alerte) : Cacher Ce bouton permet de cacher l’alerte de la fenêtre d’affichage. Elle sera ré-affichée lors du prochain affichage des alertes. Cacher et désactiver Ce bouton permet de cacher l’alerte de la fenêtre d’affichage et coche la case "Alerte inactive" dans la fiche alerte. ce qui met à vide le champ Date de rappel (date/heure de rappel). Rappeler Ce bouton ouvre une fenêtre de rappel. Mais aussi à partir des lignes des enregistrements : Ouvrir la fiche Ce bouton permet d'ouvrir la fiche concernée par l'alerte Pour la table Dossier, ce bouton ouvre les paramètres/société sur la première page S'il y a plus de 4 fiches à ouvrir, un message vous demande confirmation d'ouverture. Livrer Ce bouton est présent lorsque vous avez établi une alerte sur la table Commandes clients ou Lignes de commandes clients. Il ouvre la fenêtre de livraison. Réceptionner Ce bouton est présent lorsque vous avez établi une alerte sur la table Commandes fournisseurs ou Lignes de commandes fournisseurs. Il ouvre la fenêtre de réception. Publipostage Ce bouton est présent lorsque vous avez établi une alerte sur la table Clients attachés à la facturation périodique ou Clients, Facturation périodique. Il ouvre la fenêtre de publipostage. Nouveau règlement Ce bouton est présent lorsque vous avez établi une alerte sur la table échéances de vente ou échéances d'achat. Il ouvre la fenêtre de nouveau règlement. Lettre de relance Ce bouton est présent lorsque vous avez établi une alerte sur la table échéances de vente. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 136 Il ouvre la fenêtre Lettre de relances. Pour quitter la page d'alertes, cliquer sur le bouton Fermer. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 137 VENTES Ventes - Open Guide Ventes Accès : Ventes - Open Guide Ventes Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Open Guide Ventes". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Vous avez la possibilité de réaliser votre page/Open Guide vente. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Clients Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Client. Nouveau devis Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis. Nouvelle facture Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures. Saisir un règlement Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 138 DOCUMENTS DE VENTE Documents de vente - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Documents de vente - Tous La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. La liste des documents de vente contient différents onglets. A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison, Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte. Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Clients (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez voir les documents En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Familles clients Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez voir les documents. Sous-Familles clients Sélectionnez la sous-famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez voir les documents. Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible : Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou : - le document n'a pas déjà été transféré - le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte). Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la date et les options souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés. Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Marquer comme imprimé DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 139 Permet d'indiquer que le document a été imprimé. Marquer comme non imprimé Permet d'indiquer que le document n'a pas été imprimé. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Actions spécifiques Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique : Commandes Réappro. fournisseur Permet de réaliser un réapprovisionnement afin de générer une commande fournisseur. Livrer Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de type commande est sélectionné. Bons de livraison et factures Retourner Permet de retourner globalement ou partiellement le/les bon/s de livraison et la/les facture/s. Factures - Factures d'acompte - Avoirs d'acompte Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 140 Devis Accès : Ventes - Documents de vente - Devis La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également indiquer : o L'état du devis Sélectionnez ici l'état du devis. Les état sont définis dans les options du dossier. Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut. Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en commande, bon de livraison ou facture. o La date de validité Indiquez ici la date de validité du devis. Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du dossier. Date du document : 15/02/2008 Durée de validité des devis (jours) : 10 Date de validité : 25/02/2008 Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement) Le corps Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre devis : En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 141 Compléments Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du document : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Actualiser la TVA Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article. Recharger les informations du client/prospect Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...) Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 142 Commandes de vente Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la commande Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue : Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du document. Pour cela, vous devez confirmer le message. Le corps de la commande Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre commande : En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la commande Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du document : Prix de revient total, Marge en % et montant. Pour les commandes, vous avez également la possibilité de définir une priorité (Haute, Normal, Faible). Cette priorité permet de réaliser un tri supplémentaire lors de la livraison des commandes. Acomptes Cet onglet contient la liste des règlements d'acompte ainsi que les factures et avoirs d'acompte associée au document. Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une commande A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions : DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 143 Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Réappro. fournisseur Permet de réaliser un réapprovisionnement afin de générer une commande fournisseur. Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Actualiser la TVA Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article. Recharger les informations du client/prospect Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...) Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 144 Bons de livraison Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches. Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de livraison Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également indiquer l'état du bon de livraison Les état sont définis dans les options du dossier. Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut. Le corps du bon de livraison Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de livraison : En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de livraison Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du document : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des règlements d'acompte ainsi que les factures et avoirs d'acompte associée au document. Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un bon de livraison A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 145 Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Actualiser la TVA Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article. Recharger les informations du client/prospect Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...) Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 146 Bons de retour Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de retour Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Vous pouvez également indiquer l'état du bon de retour Les état sont définis dans les options du dossier. Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut. Le corps du bon de retour Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de retour : En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de retour Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du document : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un bon de retour A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 147 Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Actualiser la TVA Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article. Recharger les informations du client/prospect Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...) Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 148 Factures Accès : Ventes - Documents de vente - Factures La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Le corps de la facture Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre facture : En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la facture Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Echéances Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. Compléments Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du document : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document. Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une facture A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 149 Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Actualiser la TVA Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article. Recharger les informations du client/prospect Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...) Régler la facture Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 150 Avoirs Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps de l'avoir Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Avoir : En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de l'avoir Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative. Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du client ainsi que les statistiques du document : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un avoir A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 151 En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Actualiser la TVA Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article. Recharger les informations du client/prospect Permet de mettre à jour les informations clients (adresses, commerciaux, remises, port...) Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 152 Factures d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire. Le corps de la facture d'acompte Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant de votre facture d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail de la TVA. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient : o Le commercial/collaborateur lié au tiers (uniquement pour les factures d'acompte de vente), Si le commercial/collaborateur est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans l'entête du document, le commercial/collaborateur sera renseigné automatiquement dans cet onglet. Vous avez également la possibilité de saisir le commercial/collaborateur du tiers directement sur le document. o Information du tiers Le n° de TVA intracommunautaire du tiers, Si le n° de TVA intracommunautaire est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans l'entête du document, il sera renseigné automatiquement dans cet onglet. Vous avez également la possibilité de saisir le n° de TVA intracommunautaire du tiers directement sur le document. o Impression, cette partie contient des informations complémentaires sur l'édition du document. -Imprimé : case à cocher permettant de savoir si un document a déjà été imprimé. Cette case peut être gérée automatiquement grâce au menu "Paramètres/Société/Marquer comme imprimé". Si l’option «Paramétrage des modèles par tiers » est sélectionnée, vous avez également les champs : - Modèle d’impression : reprend le modèle par défaut défini dans la fiche client ou défini dans la liste des modèles. - Nombre d’exemplaires : reprend le nombre d’exemplaires défini dans la fiche client ou défini dans les options. Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 153 Les actions d'une facture d'acompte A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Si la case "Générer le règlement" est sélectionnée, elle permet de valider définitivement un document d'acompte et son règlement avant le transfert du document en comptabilité. Si la case "Générer le règlement" n'est pas sélectionnée, la validation sera définitive pour le document d'acompte avant transfert du document en comptabilité. Le règlement devra lui être ensuite valider pour pouvoir être transféré en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers. Régler la facture Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code tiers, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance de la facture, et l'échéance de la facture est pointée. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage MapPoint Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 154 Avoirs d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes. L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le corps de l'avoir d'acompte Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les montants de votre avoir d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail de la TVA. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient : o Le commercial/collaborateur lié au tiers (uniquement pour les factures d'acompte de vente), Si le commercial/collaborateur est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans l'entête du document, le commercial/collaborateur sera renseigné automatiquement dans cet onglet. Vous avez également la possibilité de saisir le commercial/collaborateur du tiers directement sur le document. o Information du tiers Le n° de TVA intracommunautaire du tiers, Si le n° de TVA intracommunautaire est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans l'entête du document, il sera renseigné automatiquement dans cet onglet. Vous avez également la possibilité de saisir le n° de TVA intracommunautaire du tiers directement sur le document. o Impression, cette partie contient des informations complémentaires sur l'édition du document. -Imprimé : case à cocher permettant de savoir si un document a déjà été imprimé. Cette case peut être gérée automatiquement grâce au menu "Paramètres/Société/Marquer comme imprimé". Si l’option «Paramétrage des modèles par tiers » est sélectionnée, vous avez également les champs : - Modèle d’impression : reprend le modèle par défaut défini dans la fiche client ou défini dans la liste des modèles. - Nombre d’exemplaires : reprend le nombre d’exemplaires défini dans la fiche client ou défini dans les options. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 155 Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un avoir d'acompte A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseuraffectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseurrenseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Si la case "Générer le règlement" est sélectionnée, elle permet de valider définitivement un document d'acompte et son règlement avant le transfert du document en comptabilité. Si la case "Générer le règlement" n'est pas sélectionnée, la validation sera définitive pour le document d'acompte avant transfert du document en comptabilité. Le règlement devra lui être ensuite valider pour pouvoir être transféré en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers. Régler la facture Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code tiers, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance de la facture, et l'échéance de la facture est pointée. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage MapPoint Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 156 TRAITEMENTS... Dupliquer un document Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre du même type. Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé. Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués. Préparation à la copie de document Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Traitement de la duplication Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou fournisseur. Ces informations sont : x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur, x son mode de règlement, x ses conditions commerciales (remise accordée). Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué. Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau document. Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur. Conséquences de la duplication Le nouveau document est à la date du jour. Il contient toutes les informations du document d'origine. Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez : x modifier la date, x changer de client ou fournisseur, x ajouter, modifier ou supprimer des articles x ... Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas repris dans le document final. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 157 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 158 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) x Les Commandes x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat) x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures, - Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ». DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 159 Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents » étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012" x Ignorer la vérification de l'adresse Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses de facturation différentes. L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le regroupement. x Ignorer la vérification des champs personnalisés Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents. Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour le regroupement. x SMS Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 160 Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 161 Supprimer un document Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier : n’est pas validé, n’est pas transféré ou regroupé, n’est pas comptabilisé. Pour supprimer un document, vous devez : soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit + supprimer ou touche "suppr" au clavier soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D. Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert ou regroupement est supprimé auparavant. Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la suppression du devis ou demande de prix est impossible. Si suppression de la commande, la suppression du devis ou demande de prix est possible. Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message : « Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ? Cette suppression sera définitive. » Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message : Pour un document déjà transféré ou regroupé : « Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"……. Supprimer d’abord ce document ». Pour un document transféré en comptabilité : « Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ». Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI d'avertissement s'affichera. La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements. Conséquences de la suppression d'un document Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat, l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques... Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état. Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous souhaitez ne plus avoir ce règlement. Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé sont également supprimées. Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 162 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x SMS Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé. .+ x l'ouverture du document généré après le transfert. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 163 Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si le devis contient un acompte, une fenêtre de "Création de l'acompte" s'affiche. En transfert de devis en commande, il est possible de choisir la création ou pas du règlement de l'acompte (case à cocher "Générer le règlement"). Dans les autres types de documents, la case est sélectionnée et ne peut être dé-sélectionnée). A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 164 Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 165 CLIENTS Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes. La liste des clients/prospects contient les onglets : Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés, Clients, Prospects. Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Transférer en client Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de renseignements. Action disponible uniquement pour une fiche prospect. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du client ou prospect" sélectionné. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu Paramètres/Sociétés/Synchronisation). Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du client" sélectionné. Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client. Créer un document de vente Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer. Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement, n° de TVA...) seront automatiquement renseignées. Changer un code client Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...). Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ... pour chaque Clients. Simulation du tarif La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date donnée. Publipostage Permet de définir le modèle d'envoi de publipostage pour le/les client/s sélectionné/s, puis visualiser le publipostage généré dans word. Changer le statut Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches. Solvabilité Permet d'accéder à une sélection de sites Internet permettant de répondre aux questions de solvabilité. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage MapPoint Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 166 Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Mise à jour des fiches client/prospect Permet de réaliser via un assistant la modification en lot des fiches clients/prospects. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 167 Clients / Prospects Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches. La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille client / prospects Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect. Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur la fiche clients/prospect Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale (décochée). Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques). La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Facturation Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client. Livraison Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client. Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation". Il en va de même pour le contact. Adresses Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses. Contacts Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts. Gestion Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas. Tarifs Cet onglet permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 168 Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de vente, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Divers Permet de renseigner le mode de règlement du client, le commercial/collaborateur, les groupes et les informations administratives. Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du client. Références Permet d'associer à la fiche client une ou plusieurs référence/s articles indépendante/s du code article. Options de facturation Cet onglet permet : o de visualiser la liste des facturations périodiques affectées à ce client ainsi que d’en créer d’autres. "C" o de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en impression d’un type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires. Web Permet de définir l'envoi du client sur Internet. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des clients/prospects. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 169 Contacts - Fenêtre principale de navigation Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes. La liste des contacts contient les onglets : Tous : Tous les contacts sont affichés, Contacts .... : Contacts divers : Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Paramètres - Divers - Contacts. Il contient la liste des contacts sans tiers associé. Contacts clients : Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Ventes - Clients - Contacts. Il contient la liste des contacts associés à un client ou prospect. Contacts Fournisseur : Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Achats - Fournisseurs - Contacts. Il contient la liste des contacts associés à un fournisseur. Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Créer le tiers Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact. Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le type de tiers à créer. Afficher le tiers Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage MapPoint Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 170 Contacts Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches. La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets. A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des contacts. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Type Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact divers). Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Divers". Client / Fournisseur Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact. Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur. Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce champ sont automatiquement renseignés. De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement reprises sur la fiche tiers. Onglets Adresse Cet onglet contient les coordonnées du contact Adresse Sélectionner l'adresse Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de modifier cette adresse. NPAI Champ saisissable de type case à cocher. Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 171 Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir l'e-mail du contact. Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme destinataire. Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé) Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 172 Personne physique Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale (exemple : SARL La tour). Autre adresse Cet onglet contient l'adresse complémentaire du contact. Sélectionner l'adresse Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de modifier cette adresse. NPAI Champ saisissable de type case à cocher. Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Web DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 173 Cet onglet permet de définir si le contact doit être envoyé ou non sur Internet. x Contact web : Permet de dire si le contact doit être ou non envoyé sur le net. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 174 Familles de tiers Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois que cette famille lui sera affectée. Vous pouvez également indiquer par défaut, le taux d'escompte, la facturation TTC (uniquement pour famille client), le frais de port, la catégorie tarifaire, le code commercial/collaborateur et mode de règlement. Il est possible de définir la famille client comme "envoi des contacts (web): Tous les contacts de clients associés à cette famille seront par défaut des clients pouvant être exportés sur un site web. La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts. Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée. un onglet Taxes Cet onglet permet de définir la/les taxes à affecter par défaut à la fiche clients à chaque fois que cette famille lui sera affectée. un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients) Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). un onglet Options de facturation Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et des modèles de document. Les modèles de document sont disponibles uniquement si vous avez sélectionné l'option "Paramétrage des modèles" dans le menu Paramètres/Société/Fonctionnalités disponibles. Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton "Ajouter". Il en va de même pour les modèles paramétrés. Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de la fiche facturation périodique. un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. un onglet Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 175 Sous familles clients/prospects/fournisseurs Accès : Ventes - Clients - Sous-Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Sous-Familles Fournisseurs La gestion de la fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches. La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" peut être affectée à une fiche Clients, Prospects ou Fournisseurs" onglet Divers. La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la sous-famille "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" (au maximum 40 caractères alphanumériques). une famille tiers * Ce champ permet de sélectionner la famille Clients, Prospects ou Fournisseurs à laquelle est associée la Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . un onglet Tarifs Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes/achats, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). un onglet Comptabilité La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts. un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 176 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Stock / Articles - Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect), une famille de clients, ..., les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. La gestion de cette page est commune pour chaque historique. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Groupes tiers (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Clients/prospects (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Articles (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 177 En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes : Familles clients/prospects Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous-Familles clients/prospects Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Familles articles Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous-familles articles Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Types d'articles Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Groupes tiers (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Groupes articles (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT. Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de menus : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la sous-famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la sous-famille du client sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille articles Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Afficher la sous-famille articles Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu Paramètres/Sociétés/Synchronisation). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 178 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Tiers ("Clients", "Fournisseurs") Sélectionnez le/les codes tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Famille Tiers ("Clients", "Fournisseurs") Sélectionnez le/les codes famille tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Sous famille tiers ("Clients", "Fournisseurs") Sélectionnez le/les codes sous famille tiers (clients/fournisseur) sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Groupes tiers (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles". Sous famille article Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Groupes articles (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous avez également la possibilité de : Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques" en début de liste. Supprimer une vue : cette fonction permet de supprimer une vue présente dans "Mes statistiques" Export une vue : cette fonction permet d'export dans un fichier à préciser les vues présentes dans "Mes Statistiques". Importer une vue :cette fonction permet d'importer un fichier ZIP contenant des vues qui seront intégrées dans la partie "Mes Statistiques". DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 179 Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. Personnaliser la vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques". Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques". Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Afficher les champs : Ce bouton permet d'afficher les champs disponibles pour cette statistique (en colonne, en ligne, en données, ordre des champs...) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 180 Facturation périodique Accès : Ventes - Clients – Facturation périodique La gestion de la fiche "Facturation périodique" est commune à toutes les fiches. La fiche Facturation périodique se compose d’une entête et d’onglets permettant de définir les paramètres (fréquence de génération) ainsi que les clients et les familles associées à la facturation. Entête L’entête se compose : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la facturation périodique (au maximum 30 caractères alphanumériques). Onglets Deux modes de facturation périodique sont disponibles : x Copie d'un document de référence, x Regroupement de bons de livraison. L'onglet Paramètres varie en fonction de ces modes. Paramètres Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation. Mode Comme annoncé précédemment, il est possible de choisir entre ces 2 modes : x Si mode "Copie d'un document de référence", Sélectionnez le document de vente (devis, commande, bon de livraison, facture) que vous souhaitez utiliser pour réaliser la facturation périodique, dans le champ document*. x Si mode "Regroupement de bons de livraison", il n'y a pas de document à sélectionner. Période Cette partie permet de définir la période de facturation (Du … Au …) ainsi que la périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, …) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois …). En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du mois le X du mois , le 3ème lundi du mois, X semaines … Options de génération de facture en mode "Copie d'un document de référence" Cette partie permet de définir : o L’actualisation des prix de vente de la pièce/document Case à cocher, non sélectionnée par défaut Cette option permet de mettre à jour le document qui sera généré avec les prix des fiches article et pas ceux du document de référence. o L’actualisation des prix d'achat et de revient Case à cocher, non sélectionnée par défaut Cette option peut être sélectionnée uniquement si l'option "L'actualisation des prix de vente de la pièce" est sélectionnée. Cette option permet de mettre à jour le document qui sera généré avec le prix d'achat et le prix de revient des fiches article et pas ceux du document de référence. Cela permettra de calcul une marge au plus juste. o Appliquer les tarifs et promotions Case à cocher, non sélectionnée par défaut Cette option peut être sélectionnée uniquement si l'option "L'actualisation des prix de vente de la pièce" est sélectionnée. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 181 Cette option permet d’appliquer dans le document généré les tarifs et promotions en cours pour les articles. o Récupérer les données de la fiche client Case à cocher, sélectionnée par défaut Cette option est grisée si plus d’un client est sélectionné dans l’onglet client ou famille client. Si cette case est cochée, les données récupérées sur le document généré sont les coordonnées clients, le frais de port, le commercial, le mode de règlement et la territorialité. o Appliquer les remises et escomptes du client Case à cocher, non sélectionnée par défaut. Si cette case est cochée, les 2 remises ainsi que l’escompte présents sont repris dans le pied du document généré. o Utiliser un mode de règlement personnalisé Case à cocher, non sélectionnée par défaut. Si cette case est cochée, le champ "Mode de règlement" est dégrisé. Vous pouvez alors sélectionner un mode de règlement o Mode de règlement Zone de sélection disponible uniquement si la case à cocher "Utiliser un mode de règlement personnalisé" est sélectionnée. Permet de sélectionner le mode de règlement à affecter à toutes les factures générées. Si des modes de règlement différents sont présents sur le document à copier ou les documents à regrouper, ils seront ignorés. Options de génération de facture en mode "Regroupement de bons de livraison" Cette partie permet de définir : o Regrouper les lignes articles Case à cocher, non sélectionnée par défaut Fonction identique au regroupement de document o Copier les lignes Texte Case à cocher, non sélectionnée par défaut Fonction identique au regroupement de document o Générer un sous-total par document Case à cocher, non sélectionnée par défaut Fonction identique au regroupement de document o Ignorer la vérification de l'adresse Case à cocher, non sélectionnée par défaut Fonction identique au regroupement de document o Ignorer la vérification des champs personnalisés Case à cocher, non sélectionnée par défaut Fonction identique au regroupement de document o Ne pas ajouter les informations des documents d'origine Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012" o Ancienneté minimum des bons de livraison sélectionnez le nombre de jours d'ancienneté à prendre en compte dans la sélection de Bons de livraison o Utiliser un mode de règlement personnalisé Case à cocher, non sélectionnée par défaut. Si cette case est cochée, le champ "Mode de règlement" est dégrisé. Vous pouvez alors sélectionner un mode de règlement o Mode de règlement Zone de sélection disponible uniquement si la case à cocher "Utiliser un mode de règlement personnalisé" est sélectionnée. Permet de sélectionner le mode de règlement à affecter à toutes les factures générées. Si des modes de règlement différents sont présents sur le document à copier ou les documents à regrouper, ils seront ignorés. Simulation des dates de facturation Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 182 Cette partie permet de visualiser dates des prochains documents générés. Ces dates sont définies en fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates). Clients Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. En création d'une facturation périodique, il est proposé de récupérer le client du document de référence par défaut dans cette liste. Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation. Un client bloqué ou partiellement bloqué ne peut pas être défini comme client pour une facturation périodique. Afin de gérer les prélèvements SEPA via les remises en banque, vous disposez des champs RUM, Date de signature de mandat et Séquence de présentation. Lors de la génération des factures (via une copie ou un regroupement de bons), ces champs seront automatiquement repris. Pour le champ séquence de présentation, il sera automatiquement mis à jour au fur et à mesure de la génération des facturations périodiques. Suite à la dernière facture générée, le champ séquence de présentation l’information « Dernier prélèvement série ». Les valeurs renseignées par défaut sont indicatives, elles peuvent évoluer en fonction de la situation réelle, vous pouvez les modifier à votre convenance. Suite à la génération d’une facturation périodique pour un/des client/s, la date de dernière facture et la date de prochaine facture seront mises à jour sur chaque ligne client. Famille clients Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation. Suite à l’affectation d’une famille client, tous les clients associés à cette famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients. Lorsque une famille client est modifiée ou supprimée, un message vous permettra de choisir la suppression des clients (tous, ceux non facturés, aucun) Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Actions A partir de la fiche facturation périodique, vous avez à votre disposition l’action « Générer les factures ». Elle est disponible également dans la fenêtre principale de navigation des Facturations périodiques. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 183 COMMERCIAUX/COLLABORATEURS Commercial/Collaborateur Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Commerciaux/Collaborateurs La gestion de la fiche "Commercial/collaborateur" est commune à toutes les fiches. La fiche commercial/collaborateur se compose d'une entête et d'onglets. Le commercial/collaborateur peut être rattaché soit, à la fiche des clients soit, à un document de ventes (onglet Compléments) ou encore, à une ligne d’article dans le document. Si vous gérez le service à la personne, c'est cette fiche qui sera appelée comme intervenant principale dans les options, la fiche famille article, fiche article de type service ou dans les documents. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille commercial/collaborateur Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le commercial/collaborateur. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille commercial en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre commercial/collaborateur (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Prénom Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial/collaborateur (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial/collaborateur (au maximum 60 caractères alphanumériques). Fonction Ce champ permet de saisir la fonction de votre commercial/collaborateur (au maximum 40 caractères alphanumériques). Commercial Case à cocher permettant de définir si la fiche correspond à un commercial (case sélectionnée) ou un collaborateur (case dé-sélectionnée). La fiche du commercial/collaborateur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Onglet Divers Les informations ci-dessous correspondent aux statut, secteur géographique, coordonnées, contacts, groupes du commercial. Statut Champ permettant la sélection du statut du commercial/collaborateur. Les statuts possibles sont actif, en sommeil et bloqué. Par défaut, le statut est actif. Si le commercial/collaborateur est affecté à un/des client/s et que le statut est changé en "Bloqué", vous avez la possibilité de remplacer automatiquement le commercial sur la/les fiche/s client/s. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 184 Code utilisateur Champ permettant de sélectionner l'utilisateur associé au commercial. Un utilisateur peut être associé à un seul commercial. Secteur Géo. Ce champ permet de saisir ou sélectionner le secteur géographique de votre commercial/collaborateur (au maximum 10 caractères alphanumériques). Si le secteur géographique que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des secteurs géographiques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche secteur géographique en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Adresse Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans fiche commercial/collaborateur mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 185 E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du commercial. Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme destinataire. Groupes Les groupes permettent une classification supplémentaire de vos fiches. Groupe 1 Ce champ permet de sélectionner le groupe de votre commercial/collaborateur. Groupe 2 Ce champ permet de sélectionner le groupe de votre commercial/collaborateur. Comptabilité analytique La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Grille Ce champ permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts. Onglet Barèmes La sélection d'un barème permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial. L'affectation d'un "Barème" à une fiche "Commercial", affecte automatiquement le "Commercial" à la fiche "Barème". Onglet Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. Onglet Champs persos Permet de saisir les données des champs personnalisés. A partir de la fiche commercial/collaborateur, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des commerciaux. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 186 Fonctions commerciaux/Collaborateurs Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Fonctions Commerciaux/Collaborateurs La gestion de la fiche "Fonctions Commerciaux/Collaborateurs" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la fonctions Commerciaux/Collaborateurs (au maximum 65 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de fonctions Commerciaux/Collaborateurs. Les Fonctions Commerciaux/Collaborateurs seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux commerciaux/collaborateurs. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 187 Familles commerciaux/collaborateurs Accès : Ventes - Commerciaux/collaborateurs - Familles commerciaux/collaborateurs La gestion de la fiche "Famille Commerciaux/collaborateurs" est commune à toutes les fiches. L'entête de la fiche famille se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). La fiche famille commerciaux/Collaborateurs se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Barème La sélection d'un barème permet de définir un barème de calcul de commissions pour un ensemble de commerciaux/collaborateurs dont cette famille est affectée. Règles sur la modification ou suppression d'un barème - Si changement du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial. - Si suppression du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial - Si suppression du barème dans la famille (sans suppression du barème lui même), laquelle est attachée au commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial Comptabilité La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Le champ Grille permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 188 Barèmes Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Barèmes La gestion de la fiche "Barème" est commune à toutes les fiches. Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d'articles, de tiers, de familles articles ou tiers. La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possible, et facilite le paramétrage des éléments constituants le calcul des commissions. Le/les barèmes sont associés aux commerciaux/collaborateurs ou familles commerciaux/collaborateurs depuis la fiche commercial/collaborateur ou famille de commerciaux/collaborateurs ou le commercial/collaborateur ou la famille de commerciaux/collaborateurs sont affectés à la ou les fiches barèmes depuis la fiche barème. La fiche barème se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Indiquez un code barème. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Libellé * Saisissez le libellé du barème (au maximum 40 caractères). Objectif basé sur Il permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée. Les types d'objectif possibles sont Chiffre d'affaires, Chiffre d'affaires encaissé, Quantité et Marge. Champ d'application Il permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées. Les types de document disponibles sont "Commande", "Bon de livraison", "Facture", "Facture et avoir", "Bon de livraison et bon de retour". Mode de calcul Il permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche). Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global. Type d'objectif Il permet de regrouper les commissions par date. Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour. Valide du... Au... Ces 2 champs permettent de définir une période de validité de la commission et notamment de gérer des opérations ponctuelles. Onglets La fiche barème se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Définition des paliers La définition des paliers s'effectue suivant les critères suivants : - Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle. La saisie de 3 dans ce champ signifie de 0 à 3. - Formule : Permet de sélectionner l'un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission : o % sur CA, o Montant, o Montant * Qté, o % marge, o Montant fixe + %CA , o % montant. Règles entre le type d’objectifs et les formules Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 189 - Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée. - Pourcentage : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée. Règles entre les formules et les champs de saisie 'Montant" et "%" - Si formule "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n'est pas accessible, - Si formule "% sur CA" ou "%marge", le champ 'Montant" n'est pas accessible, - Si formule "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles, - Si formule "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles. Sélections Cet onglet permet de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les documents pour telles familles clients ou tels clients, sur tels ou tels articles ou familles articles, par tels ou tels commerciaux/collaborateurs. La sélection s'effectue en fonction des champs suivants : o Type de sélection : Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles articles, articles, familles clients, clients, familles commerciaux/collaborateurs, commercial/collaborateur ; o Début : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à prendre en compte ; o Fin : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre en compte. o Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs Début/Fin comme à exclure du calcul de la commission ; La sélection d'un commercial/collaborateur dans cette partie indique que les commerciaux/collaborateurs de l'onglet "Commerciaux / collaborateurs", seront commissionnés sur les commissions de ceux définis ici. Commerciaux/collaborateurs Cet onglet permet d’affecter les commerciaux/collaborateurs sur lesquels le barème va s’appliquer. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche commercial/collaborateur. L'affectation d'un "commercial/collaborateur" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la fiche "Commercial/collaborateur". Familles commerciaux/collaborateurs Cet onglet permet d’affecter les familles commerciaux/collaborateurs sur lesquels le barème va s’appliquer. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche Famille commerciaux/collaborateurs. L'affectation d'une "famille commerciaux/collaborateurs" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la fiche "Familles commerciaux/collaborateurs". Si vous souhaitez qu'une famille de commerciaux/collaborateurs soit prise en compte pour un barème sauf un commercial/collaborateur précis, vous devez : - depuis l'onglet Famille commerciaux/collaborateurs, sélectionner le code de la famille, - depuis l'onglet "Sélections", dans la partie "Par les commerciaux/collaborateurs" saisir le code du commercial/collaborateur à exclure puis cliquer dans la case à cocher de la colonne "Exclusion de la sélection". Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 190 Commissions Accès : Ventes - Commerciaux/Collaborateurs - Commissions La page Commissions vous permet d'obtenir le montant des commissions de chaque commercial. Le calcul des commissions varie en fonction de différents données (Commercial/collaborateur, Barèmes, Clients, onglet compléments des documents de ventes, lignes des documents de ventes...). Les filtres Avant de lancer le calcul des commissions (bouton Actualiser la liste), vous devez définir dans votre entête le ou l’intervalle : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour le calcul du commissionnement. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Commerciaux /collaborateurs (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de commerciaux/collaborateur sur lequel vous souhaitez obtenir le commissionnement. Famille commerciaux/collaborateurs Sélectionnez la famille commerciaux/collaborateurs pour laquelle vous souhaitez obtenir le montant des commissions de chaque commercial/collaborateur. Groupes (Du ... Au ...) Indiquez le groupe ou un intervalle de groupe (groupe 1 et/ou groupe 2) pour lequel vous souhaitez obtenir le montant des commissions de chaque commercial/collaborateur. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Sur chaque document rattaché à un commercial/collaborateur, le logiciel calcule une commission. Liste des commissions Le contenu qui s’affiche est le résultat fidèle du paramétrage effectué dans les fiches des barèmes, des Commerciaux et des lignes d’articles. Vous obtenez pour chaque commercial, le détail des documents entrant dans le domaine d’application de chaque barème. La liste des commissions contient les éléments suivants : o une ligne pour chaque commercial de la base qu'ils aient ou non un barème affecté. Cette ligne contient le chiffre d'affaires et le montant total de la commission du commercial ; o une ligne comportant les caractéristiques du barème et notamment le code du barème et le montant de commission provenant de ce barème ; o une ou plusieurs ligne contenant le détail des lignes de document prises en compte dans le calcul de la commission. Vous avez la possibilité de voir ou pas de détail du calcul des commissions, en cliquant sur les boutons "Déplier tout", "Replier tout" disponibles dans la barre de menus. Les actions A partir des commissions, vous avez accès aux actions suivantes : Affiche le commercial/collaborateur Permet d'afficher la fiche du commercial/collaborateur. Afficher le barème Permet d'afficher la fiche du barème affectée au commercial sélectionné. Afficher le règlement Permet d'afficher le règlement concerné par cette commission. Afficher le document Permet d'afficher le document de vente concerné par cette commission. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 191 RÈGLEMENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise). Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 192 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 193 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 194 Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Dé-Valider Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 195 Lettres de relance Accès : Opération -Lettres de relance ou Règlements - Clients - Lettres de relance ou Ventes - Règlements - Lettres de relance La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter relancer. Relance avec pénalités de retard Les calculs des intérêts de retard et de l’indemnité sont effectués uniquement pour les clients considérés comme professionnels. Les clients concernés sont ceux ayant un numéro SIREN sur leur fiche et/ou que l’échéance de la facture en retard de paiement possède un numéro de TVA intracommunautaire (onglet "Compléments" de la facture). Le taux d’intérêt de retard pour les lettres de relance avec pénalités est à configurer dans le menu Paramètres / Société / Règlements. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de relances. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances". Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 196 Remise en banque / Décaissement Accès : Règlements - Clients – Remises en banque Ou Ventes - Règlements - Remises en banque La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches. Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes : Le numéro de remise en banque * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Banque * Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque. Etat Champ non saisissable En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié. Date * Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible. Moyen de paiement * Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste déroulante. Type de remise Liste déroulante permettant de sélectionner « A l’encaissement, A l’escompte". Par défaut à l’encaissement. Date d’encaissement Champ de type date. Vide par défaut. Transférer la date d’échéance dans le journal de banque Case à cocher Utiliser les comptes de remises Case à cocher. Non sélectionné par défaut. Filtres Tiers Du… au Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Filtrer selon la date de remise en banque prévue Case à cocher Par défaut : sélectionné Ce filtre s’il est sélectionné est réalisé sur les règlements par rapport à leur date de remise en banque prévue et le filtre de date de règlement du au. Dans la cas contraire (non sélectionné), les règlements sont filtrés par rapport à leur date de règlement et le filtre de date de règlement du au. Date de règlement Du… au Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Règlement pour cette banque uniquement Case à cocher Sélectionnée par défaut La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 197 La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quel que soit la banque paramétré dans les fiches règlements. Uniquement les règlements devant être remise en banque Case à cocher La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en banque ». A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets: Détail Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ». Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée sur la fiche règlement), le code d'acceptation et le montant du règlement. Si la remise est pour un effet de commerce, les lignes contiennent les champs frais ainsi que leur libellé et valeur. Un total par colonne est affiché Une date d’écriture de frais, par défaut date de la remise en banque. Lors de la génération d'un fichier ETEBAC pour une remise en banque avec un moyen de paiement "LCR", le champ "Code acceptation" est obligatoire. Pour la génération des prélèvements SEPA, vous disposez des champs RUM, Date de signature de mandat et Séquence de présentation. Ces champs peuvent être renseignés depuis la/les ligne/s d’échéances de la facture et/ou le règlement. Vous pouvez les modifier à votre convenance. Notes La gestion d'une note est commune à toutes les fiches. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez : Enregistrer la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié. Remettre en banque la remise la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque » Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Dé-Valider Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Générer le fichier ETEBAC La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR. Générer le fichier SEPA La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements SEPA, virements SEPA et virements internationaux. Visualisation d’une remise en banque Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 198 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à "utiliser par défaut pour les fiches ou les listes" créer un nouveau modèle (documents de vente uniquement), modifier le modèle sélectionné, renommer le modèle, supprimer le modèle, copier l'identifiant du modèle : l'identifiant du modèle est son code (ici un Guid). Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Actions disponibles Depuis cette page, vous disposez des boutons suivants : Rechercher un modèle Créer un mot clé Définir un modèle par défaut Créer un modèle Modifier un modèle Supprimer un modèle Masquer un modèle ou réafficher le modèle Afficher tous les modèles : permet de différencier les modèles marqués comme cachés : ils sont grisés et en italique Il n’est pas possible de cacher un modèle marqué comme par défaut. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 199 Il n’est pas possible de masquer/cacher un modèle marqué comme par défaut. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. Dans cette fenêtre, au niveau de la liste des modèles, les modèles masqués (cachés) ne sont pas affichés (présents) dans la liste. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 200 RÈGLEMENTS Règlements - Open Guide Règlements Accès : Règlements - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Vous avez la possibilité de réaliser votre page/Open Guide de démarrage. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Clients Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Client. Consulter l'échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Saisir un règlement Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 201 CLIENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise). Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 202 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 203 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 204 Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Dé-Valider Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 205 Lettres de relance Accès : Opération -Lettres de relance ou Règlements - Clients - Lettres de relance ou Ventes - Règlements - Lettres de relance La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter relancer. Relance avec pénalités de retard Les calculs des intérêts de retard et de l’indemnité sont effectués uniquement pour les clients considérés comme professionnels. Les clients concernés sont ceux ayant un numéro SIREN sur leur fiche et/ou que l’échéance de la facture en retard de paiement possède un numéro de TVA intracommunautaire (onglet "Compléments" de la facture). Le taux d’intérêt de retard pour les lettres de relance avec pénalités est à configurer dans le menu Paramètres / Société / Règlements. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de relances. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances". Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 206 Remise en banque / Décaissement Accès : Règlements - Clients – Remises en banque Ou Ventes - Règlements - Remises en banque La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches. Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes : Le numéro de remise en banque * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Banque * Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque. Etat Champ non saisissable En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié. Date * Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible. Moyen de paiement * Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste déroulante. Type de remise Liste déroulante permettant de sélectionner « A l’encaissement, A l’escompte". Par défaut à l’encaissement. Date d’encaissement Champ de type date. Vide par défaut. Transférer la date d’échéance dans le journal de banque Case à cocher Utiliser les comptes de remises Case à cocher. Non sélectionné par défaut. Filtres Tiers Du… au Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Filtrer selon la date de remise en banque prévue Case à cocher Par défaut : sélectionné Ce filtre s’il est sélectionné est réalisé sur les règlements par rapport à leur date de remise en banque prévue et le filtre de date de règlement du au. Dans la cas contraire (non sélectionné), les règlements sont filtrés par rapport à leur date de règlement et le filtre de date de règlement du au. Date de règlement Du… au Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Règlement pour cette banque uniquement Case à cocher Sélectionnée par défaut La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 207 La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quel que soit la banque paramétré dans les fiches règlements. Uniquement les règlements devant être remise en banque Case à cocher La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en banque ». A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets: Détail Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ». Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée sur la fiche règlement), le code d'acceptation et le montant du règlement. Si la remise est pour un effet de commerce, les lignes contiennent les champs frais ainsi que leur libellé et valeur. Un total par colonne est affiché Une date d’écriture de frais, par défaut date de la remise en banque. Lors de la génération d'un fichier ETEBAC pour une remise en banque avec un moyen de paiement "LCR", le champ "Code acceptation" est obligatoire. Pour la génération des prélèvements SEPA, vous disposez des champs RUM, Date de signature de mandat et Séquence de présentation. Ces champs peuvent être renseignés depuis la/les ligne/s d’échéances de la facture et/ou le règlement. Vous pouvez les modifier à votre convenance. Notes La gestion d'une note est commune à toutes les fiches. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez : Enregistrer la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié. Remettre en banque la remise la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque » Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Dé-Valider Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Générer le fichier ETEBAC La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR. Générer le fichier SEPA La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements SEPA, virements SEPA et virements internationaux. Visualisation d’une remise en banque Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 208 FOURNISSEURS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise). Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 209 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 210 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 211 Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Dé-Valider Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 212 Remise en banque / Décaissement Accès : Règlements - Clients – Remises en banque Ou Ventes - Règlements - Remises en banque La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches. Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes : Le numéro de remise en banque * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Banque * Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque. Etat Champ non saisissable En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié. Date * Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible. Moyen de paiement * Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste déroulante. Type de remise Liste déroulante permettant de sélectionner « A l’encaissement, A l’escompte". Par défaut à l’encaissement. Date d’encaissement Champ de type date. Vide par défaut. Transférer la date d’échéance dans le journal de banque Case à cocher Utiliser les comptes de remises Case à cocher. Non sélectionné par défaut. Filtres Tiers Du… au Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Filtrer selon la date de remise en banque prévue Case à cocher Par défaut : sélectionné Ce filtre s’il est sélectionné est réalisé sur les règlements par rapport à leur date de remise en banque prévue et le filtre de date de règlement du au. Dans la cas contraire (non sélectionné), les règlements sont filtrés par rapport à leur date de règlement et le filtre de date de règlement du au. Date de règlement Du… au Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Règlement pour cette banque uniquement Case à cocher Sélectionnée par défaut La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 213 La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quel que soit la banque paramétré dans les fiches règlements. Uniquement les règlements devant être remise en banque Case à cocher La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en banque ». A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets: Détail Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ». Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée sur la fiche règlement), le code d'acceptation et le montant du règlement. Si la remise est pour un effet de commerce, les lignes contiennent les champs frais ainsi que leur libellé et valeur. Un total par colonne est affiché Une date d’écriture de frais, par défaut date de la remise en banque. Lors de la génération d'un fichier ETEBAC pour une remise en banque avec un moyen de paiement "LCR", le champ "Code acceptation" est obligatoire. Pour la génération des prélèvements SEPA, vous disposez des champs RUM, Date de signature de mandat et Séquence de présentation. Ces champs peuvent être renseignés depuis la/les ligne/s d’échéances de la facture et/ou le règlement. Vous pouvez les modifier à votre convenance. Notes La gestion d'une note est commune à toutes les fiches. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez : Enregistrer la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié. Remettre en banque la remise la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque » Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Dé-Valider Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Générer le fichier ETEBAC La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR. Générer le fichier SEPA La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements SEPA, virements SEPA et virements internationaux. Visualisation d’une remise en banque Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 214 DONNÉES Banque Accès : Règlements - Données - Banques La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches. Une banque s'identifie par les éléments suivants : Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 6 caractères alphanumériques. Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques). Il est possible de définir la banque comme banque par défaut (report dans les options) en cliquant sur le bouton "Banque par défaut". Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 215 Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme destinataire. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : Le compte de banque * Le journal de banque * Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection du compte de banque et du journal de banque s'effectuera dans le plan comptable et la liste des journaux de la comptabilité. Le Journal de remise à l’encaissement (autres moyens de paiements) Le Compte Paiements à encaisser (valeur par défaut 5112) (autres moyens de paiements) Les journaux si-dessous sont disponible uniquement si vous avez sélectionné la case "Gérer les comptes effets à payer/à recevoir" dans les Options du dossier. Le Journal d’effets de commerce (pour comptabiliser l’effet de commerce) Le Journal de remise à l'encaissement Le Compte Effets à l'encaissement (valeur par défaut 5112) Le Journal de remise à l’escompte Le Compte Effets à l’escompte (valeur par défaut 5114) Onglet Coordonnées bancaires Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 216 Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre banque et de définir les éléments nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements. Les RIB/BBAN, IBAN et BIC sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le R.I.B. transmis par votre établissement bancaire. RIB / BBAN Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN IBAN Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN BIC Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le RIB/BBAN et l'IBAN ETEBAC o Numéro national d'emetteur (NNE) Numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des virements informatiques au format CFONB. Champ saisissable de 6 caractères numériques. Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier ETEBAC. Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC avec des retours à la ligne. Pour savoir si vous devez ou non sélectionner cette case, vous devez contacter votre banque. SEPA Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier SEPA. Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier SEPA avec des retours à la ligne. Case à cocher permettant de définir l'encodage ou pas du fichier SEPA. Si la case est cochée, le fichier SEPA est généré en UTF-8, sinon (décochée) le fichier SEPA généré sera sans le codage UTF-8). Onglet frais Cet onglet contient les frais bancaires (pour remise à l’encaissement/escompte) Vous pouvez définir 5 types de frais composés des éléments suivants : Libellé Champ saisissable Par défaut : vide Montant Champ saisissable de type numérique Par défaut : vide Type Liste déroulante (pourcentage ou montant) Par défaut : montant Moyens de paiment Liste déroulante Permet de saisir le moyen de paiement pour régler le frais Compte comptable Champ saisissable Si dossier lié, intégré à une compta, liste de choix des comptes. Par défaut sur chaque ligne: 627 Les journaux et comptes sont obligatoires. Si aucun libellé n’est saisi, il sera automatiquement complété. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 217 Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 218 Moyens de paiement Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code moyen de paiement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). une nature * Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. une banque par défaut Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen de paiement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement. La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement. Remettre en banque Case à cocher permettant de définir si ce moyen de paiement permet d'effectuer une remise en banque des règlements. Transférer à la date d’échéance dans le journal de banque Case à cocher, non sélectionné par défaut Elle permet de définir la date d’échéance lors de la comptabilisation d’un règlement. Case à cocher disponible (non grisée) sur les moyens de paiements de nature : LCR, BOR, lettre de change. Générer le règlement… Case à cocher permettant de définir si ce moyen de paiement va générer automatiquement un règlement à l’enregistrement d’une facture La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 219 Modes de règlement Accès : Règlements - Données - Modes de règlement La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants : Le code * Indiquez un code pour votre mode de règlement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. Le libellé * Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement. Onglet détail Cet onglet est divisé en 2 parties : Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement Test des lignes créées Création des lignes Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne. Une ligne contient les renseignements suivants : % Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%. Nbre de jours Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365). La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant. Type de Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer. Jour de règlement Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31). Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le. Mois comptable Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance. Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois, etc...). Moyen de paiement Indiquez ici le moyen de paiement de votre client. Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement. Générer le règlement… Case à cocher reprise du moyen de paiement afin de définir la génération automatique ou pas d’un règlement à l’enregistrement d’une facture. Vous avez la possibilité de modifier la sélection. Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez. La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 220 Test des lignes créées Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une date qui correspond à la date du document un montant qui correspond au montant du document Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance, Montant et Moyen de paiement) L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. L'affichage des échéances de tests est trié par date d'échéances. Exemple 1 Mode de règlement : CH30 Paramétrage d'une ligne échéance : % NB jours Type règlement Jour règlement Mois comptable Moyen de paiement 100 30 Net Chèque Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 Votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100. Exemple 2 Mode de règlement :Prel4 Paramétrage de 4 lignes d'échéances: % NB jours Type règlement Jour règlement Mois comptable Moyen de paiement 25 Comptant Prélèvement 25 30 Net le 15 Prélèvement 25 60 Net le 15 Prélèvement 25 90 Net le 15 Prélèvement Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 € Les dates d'échéance seront calculées ainsi : 1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). Les actions possibles dans la liste x Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste. x Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes. x Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante. x Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 221 Vous pouvez rechercher une donnée grâce aux boutons "Loupe". Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3). Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément ou sur le dernier élément correspondant à la recherche. Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents. Onglet Web Cet onglet est affiché uniquement si la gestion du eCommerce Oxatis est activée dans les paramètres/société. Il permet de saisir le libellé du moyen de paiement Oxatis. Ce libellé correspond à celui présent sur le site Oxatis. Lors de la réception d'une commande du site oxatis avec un moyen de paiement dans le logiciel Open line si le libellé du moyen de paiement Oxatis est renseigné sur un mode de règlement Open line, ce mode de règlement sera repris sur la commande Open line. Dans le cas ou il existe plusieurs modes de règlement avec le même libellé de moyen de paiement oxatis, lors de la réception de la commande oxatis, un message s'affichera afin de sélectionner le mode de règlement souhaité. Dans le cas ou le moyen de paiement de la commande Oxatis n'existe pas dans Open line, lors de la réception de commande, aucun mode de règlement ne sera affecté à la commande open line. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 222 Motifs économiques Accès : Règlements - Données – Motifs économiques La gestion de la fiche "Motifs économiques" est commune à toutes les fiches. Un motif économique est utilisé pour déclarer un virement international à la Banque de France afin d'établir la Balance des Paiements de la France. Cette déclaration est réalisée indirectement par le biais du fichier bancaire généré par l'application. Pour que les virements déclarent l’opérations, ils récupèrent le motif économique sur le règlement. La création du dossier propose par défaut une liste de motifs économiques fournis par la Banque de France. La fiche "Motif économique" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code. Ce code est limité à 3 caractères. un libellé * Saisissez le libellé du Motif économique (au maximum 60 caractères alphanumériques). une note La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les notes expliquent dans quel contexte peut être utiliser le motif économique. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 223 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à "utiliser par défaut pour les fiches ou les listes" créer un nouveau modèle (documents de vente uniquement), modifier le modèle sélectionné, renommer le modèle, supprimer le modèle, copier l'identifiant du modèle : l'identifiant du modèle est son code (ici un Guid). Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Actions disponibles Depuis cette page, vous disposez des boutons suivants : Rechercher un modèle Créer un mot clé Définir un modèle par défaut Créer un modèle Modifier un modèle Supprimer un modèle Masquer un modèle ou réafficher le modèle Afficher tous les modèles : permet de différencier les modèles marqués comme cachés : ils sont grisés et en italique Il n’est pas possible de cacher un modèle marqué comme par défaut. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 224 Il n’est pas possible de masquer/cacher un modèle marqué comme par défaut. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. Dans cette fenêtre, au niveau de la liste des modèles, les modèles masqués (cachés) ne sont pas affichés (présents) dans la liste. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 225 ACHATS Achats - Open Guide Achats Accès : Achats - Open Guide Achats Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Open Guide Achats". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Vous avez la possibilité de réaliser votre page/Open Guide achats. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Fournisseurs Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Fournisseur. Nouvelle demande de prix Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Demande de prix". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Demande de prix. Nouvelle facture Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Factures". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Facture. Saisir un règlement Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 226 DOCUMENTS D'ACHAT Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation Accès : Achats - Documents d'achat - Tous La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. La liste des documents de vente contient différents onglets. A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Demande de prix, Commande, Bon de réception, Bon de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte. Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Fournisseurs (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de Fournisseurs sur lequel vous souhaitez voir les documents En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Familles fournisseurs Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez voir les documents. Sous-Familles fournisseurs Sélectionnez la sous-famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez voir les documents. Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible : Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné. Historique Fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre client renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou : - le document n'a pas déjà été transféré - le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte). Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la date et les options souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés. Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 227 SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. Actions spécifiques Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique : Commandes Réceptionner Permet de réceptionner globalement ou partiellement la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande réceptionnée partiellement" en "Commande réceptionnée totalement" (sans générer de bon de réception). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande réceptionnée totalement" en "Commande non réceptionnée" ou "Partiellement réceptionnée". Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de type commande est sélectionné. Bons de réceptions et factures Renvoyer Permet de renvoyer globalement ou partiellement le/les bon/s de réception et la/les facture/s. Factures - Factures d'acompte - Avoirs d'acompte Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 228 Demandes de prix Accès : Achats - Documents d'achat - Demandes de prix La demande de prix propose des articles à un prix donné. Aucune action n'est effectuée sur le stock. La gestion de la fiche "Demande de prix" est commune à toutes les fiches. La demande de prix se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la demande de prix. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Vous pouvez également indiquer : o L'état de la demande de prix Sélectionnez ici l'état de la demande de prix. Les état sont définis dans les options du dossier. Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut. Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué à la demande de prix lorsqu'elle sera transférée en commande, bon de réception ou facture. o La date de validité Indiquez ici la date de validité de la demande de prix. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Le corps Vous retrouvez le corps de la demande de prix dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre demande de prix : En définissant votre masque de saisie du demande de prix : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du document : Prix de revient total. Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 229 Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une demande de prix A partir d'une demande de prix, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Actualiser la TVA Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article. Recharger les informations du fournisseur Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 230 Commande d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Commandes La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la commande Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue : Réception le : Indiquez ici la date de réception de la commande. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La modification de la date de réception en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du document. Pour cela, vous devez confirmer le message. Le corps de la commande Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre commande : En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la commande Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du document : Prix de revient total. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une commande A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 231 Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Réceptionner Permet d'ouvrir l'assistant de réception globale ou partielle la/les commandes. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Actualiser la TVA Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article. Recharger les informations du fournisseur Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 232 Bon de réception Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de réception La gestion de la fiche "Bon de réception" est commune à toutes les fiches. Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de réception Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Vous pouvez également indiquer l'état du bon de réception Les état sont définis dans les options du dossier. Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut. Le corps du bon de réception Vous retrouvez le corps du bon de réception dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de réception : En définissant votre masque de saisie du Bon de réception : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de réception Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de réception et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du document : Prix de revient total. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un bon de réception A partir d'un bon de réception, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 233 Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Actualiser la TVA Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article. Recharger les informations du fournisseur Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 234 Bon de retour d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de retour La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de retour Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Vous pouvez également indiquer l'état du bon de retour Les état sont définis dans les options du dossier. Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut. Le corps du bon de retour Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de retour : En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de retour Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du document : Prix de revient total. Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un bon de retour A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 235 Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Actualiser la TVA Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article. Recharger les informations du fournisseur Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 236 Facture d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Factures La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Le corps de la facture Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre facture : En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la facture Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Echéances Cet onglet permet de planifier les échéances de votre fournisseur pour le règlement de la facture. Compléments Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du document : Prix de revient total. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document. Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une facture A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 237 Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Actualiser la TVA Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article. Recharger les informations du fournisseur Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 238 Avoir d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Avoirs La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps de l'avoir Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Avoir : En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de l'avoir Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative. Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient notamment le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur ainsi que les statistiques du document : Prix de revient total. Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un avoir A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 239 En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Dupliquer en Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de document. Actualiser la TVA Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article. Recharger les informations du fournisseur Permet de mettre à jour les informations commerciales du fournisseur. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 240 Factures d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire. Le corps de la facture d'acompte Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant de votre facture d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail de la TVA. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient : o Le commercial/collaborateur lié au tiers (uniquement pour les factures d'acompte de vente), Si le commercial/collaborateur est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans l'entête du document, le commercial/collaborateur sera renseigné automatiquement dans cet onglet. Vous avez également la possibilité de saisir le commercial/collaborateur du tiers directement sur le document. o Information du tiers Le n° de TVA intracommunautaire du tiers, Si le n° de TVA intracommunautaire est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans l'entête du document, il sera renseigné automatiquement dans cet onglet. Vous avez également la possibilité de saisir le n° de TVA intracommunautaire du tiers directement sur le document. o Impression, cette partie contient des informations complémentaires sur l'édition du document. -Imprimé : case à cocher permettant de savoir si un document a déjà été imprimé. Cette case peut être gérée automatiquement grâce au menu "Paramètres/Société/Marquer comme imprimé". Si l’option «Paramétrage des modèles par tiers » est sélectionnée, vous avez également les champs : - Modèle d’impression : reprend le modèle par défaut défini dans la fiche client ou défini dans la liste des modèles. - Nombre d’exemplaires : reprend le nombre d’exemplaires défini dans la fiche client ou défini dans les options. Notes Cet onglet permet de saisir une référence, d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 241 Les actions d'une facture d'acompte A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Si la case "Générer le règlement" est sélectionnée, elle permet de valider définitivement un document d'acompte et son règlement avant le transfert du document en comptabilité. Si la case "Générer le règlement" n'est pas sélectionnée, la validation sera définitive pour le document d'acompte avant transfert du document en comptabilité. Le règlement devra lui être ensuite valider pour pouvoir être transféré en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers. Régler la facture Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code tiers, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance de la facture, et l'échéance de la facture est pointée. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage MapPoint Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 242 Avoirs d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes. L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le corps de l'avoir d'acompte Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les montants de votre avoir d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Récapitulatif Cet onglet contient le détail de la TVA. Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient : o Le commercial/collaborateur lié au tiers (uniquement pour les factures d'acompte de vente), Si le commercial/collaborateur est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans l'entête du document, le commercial/collaborateur sera renseigné automatiquement dans cet onglet. Vous avez également la possibilité de saisir le commercial/collaborateur du tiers directement sur le document. o Information du tiers Le n° de TVA intracommunautaire du tiers, Si le n° de TVA intracommunautaire est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du tiers dans l'entête du document, il sera renseigné automatiquement dans cet onglet. Vous avez également la possibilité de saisir le n° de TVA intracommunautaire du tiers directement sur le document. o Impression, cette partie contient des informations complémentaires sur l'édition du document. -Imprimé : case à cocher permettant de savoir si un document a déjà été imprimé. Cette case peut être gérée automatiquement grâce au menu "Paramètres/Société/Marquer comme imprimé". Si l’option «Paramétrage des modèles par tiers » est sélectionnée, vous avez également les champs : - Modèle d’impression : reprend le modèle par défaut défini dans la fiche client ou défini dans la liste des modèles. - Nombre d’exemplaires : reprend le nombre d’exemplaires défini dans la fiche client ou défini dans les options. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 243 Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un avoir d'acompte A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseuraffectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseurrenseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Si la case "Générer le règlement" est sélectionnée, elle permet de valider définitivement un document d'acompte et son règlement avant le transfert du document en comptabilité. Si la case "Générer le règlement" n'est pas sélectionnée, la validation sera définitive pour le document d'acompte avant transfert du document en comptabilité. Le règlement devra lui être ensuite valider pour pouvoir être transféré en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document d'acompte et son règlement en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document d'acompte. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Recharger les informations du client/prospect ou fournisseur Permet de mettre à jour les informations commerciales du tiers. Régler la facture Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code tiers, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance de la facture, et l'échéance de la facture est pointée. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage MapPoint Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 244 TRAITEMENTS... Dupliquer un document Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre du même type. Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé. Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués. Préparation à la copie de document Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Traitement de la duplication Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou fournisseur. Ces informations sont : x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur, x son mode de règlement, x ses conditions commerciales (remise accordée). Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué. Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau document. Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur. Conséquences de la duplication Le nouveau document est à la date du jour. Il contient toutes les informations du document d'origine. Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez : x modifier la date, x changer de client ou fournisseur, x ajouter, modifier ou supprimer des articles x ... Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas repris dans le document final. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 245 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 246 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) x Les Commandes x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat) x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures, - Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ». DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 247 Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents » étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012" x Ignorer la vérification de l'adresse Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses de facturation différentes. L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le regroupement. x Ignorer la vérification des champs personnalisés Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents. Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour le regroupement. x SMS Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 248 Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 249 Supprimer un document Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier : n’est pas validé, n’est pas transféré ou regroupé, n’est pas comptabilisé. Pour supprimer un document, vous devez : soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit + supprimer ou touche "suppr" au clavier soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D. Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert ou regroupement est supprimé auparavant. Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la suppression du devis ou demande de prix est impossible. Si suppression de la commande, la suppression du devis ou demande de prix est possible. Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message : « Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ? Cette suppression sera définitive. » Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message : Pour un document déjà transféré ou regroupé : « Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"……. Supprimer d’abord ce document ». Pour un document transféré en comptabilité : « Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ». Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI d'avertissement s'affichera. La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements. Conséquences de la suppression d'un document Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat, l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques... Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état. Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous souhaitez ne plus avoir ce règlement. Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé sont également supprimées. Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 250 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x SMS Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé. .+ x l'ouverture du document généré après le transfert. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 251 Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si le devis contient un acompte, une fenêtre de "Création de l'acompte" s'affiche. En transfert de devis en commande, il est possible de choisir la création ou pas du règlement de l'acompte (case à cocher "Générer le règlement"). Dans les autres types de documents, la case est sélectionnée et ne peut être dé-sélectionnée). A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 252 Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 253 FOURNISSEURS Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs La gestion de la liste des fournisseurs est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Historique Fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique Fournisseurs/articles avec le filtre Fournisseur renseigné par le "code du Fournisseur" sélectionné. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu Paramètres/Sociétés/Synchronisation). Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre Fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Créer un document d'achat Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer. Sur la fiche document créée, les informations concernant le fournisseur (coordonnées, mode de règlement, n° de TVA...) seront automatiquement renseignées. Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des achats ... pour chaque Fournisseur. Simulation du tarif La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de fournisseur à une date donnée. Changer le statut Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches. Solvabilité Permet d'accéder à une sélection de sites Internet permettant de répondre aux questions de solvabilité. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage MapPoint Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 254 Fournisseurs Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs La gestion de la fiche "Fournisseurs" est commune à toutes les fiches. La fiche fournisseur se compose d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille fournisseur Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le fournisseur. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille fournisseur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale (décochée). Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre fournisseur (au maximum 60 caractères alphanumériques). Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre fournisseur (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Facturation Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du fournisseur. Livraison Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du fournisseur. Si l'adresse de livraison du fournisseur est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation". Il en va de même pour le contact. Adresses Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses. Contacts Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts. Gestion Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas. Divers Permet de renseigner le mode de règlement du fournisseur, les groupes, les documents associés et les informations administratives. Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du fournisseur. Articles Permet de visualiser et d'affecter des articles à ce fournisseur. Références Permet d'associer à la fiche fournisseur une ou plusieurs référence/s articles indépendante/s du code article. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 255 Options de facturation Cet onglet permet de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en impression d’un type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. A partir de la fiche Fournisseur, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 256 Contacts - Fenêtre principale de navigation Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes. La liste des contacts contient les onglets : Tous : Tous les contacts sont affichés, Contacts .... : Contacts divers : Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Paramètres - Divers - Contacts. Il contient la liste des contacts sans tiers associé. Contacts clients : Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Ventes - Clients - Contacts. Il contient la liste des contacts associés à un client ou prospect. Contacts Fournisseur : Cet onglet est présent lorsque l'accès au contact est réalisé par le menu Achats - Fournisseurs - Contacts. Il contient la liste des contacts associés à un fournisseur. Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Créer le tiers Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact. Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le type de tiers à créer. Afficher le tiers Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact. Plan Permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. Itinéraire Permet de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. Géocodage MapPoint Permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. SMS Permet de réaliser l'envoi d'un SMS. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 257 Contacts Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches. La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets. A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des contacts. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Type Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact divers). Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Divers". Client / Fournisseur Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact. Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur. Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce champ sont automatiquement renseignés. De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement reprises sur la fiche tiers. Onglets Adresse Cet onglet contient les coordonnées du contact Adresse Sélectionner l'adresse Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de modifier cette adresse. NPAI Champ saisissable de type case à cocher. Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 258 Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir l'e-mail du contact. Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme destinataire. Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé) Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 259 Personne physique Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale (exemple : SARL La tour). Autre adresse Cet onglet contient l'adresse complémentaire du contact. Sélectionner l'adresse Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de modifier cette adresse. NPAI Champ saisissable de type case à cocher. Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Web Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 260 Cet onglet permet de définir si le contact doit être envoyé ou non sur Internet. x Contact web : Permet de dire si le contact doit être ou non envoyé sur le net. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 261 Familles de tiers Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois que cette famille lui sera affectée. Vous pouvez également indiquer par défaut, le taux d'escompte, la facturation TTC (uniquement pour famille client), le frais de port, la catégorie tarifaire, le code commercial/collaborateur et mode de règlement. Il est possible de définir la famille client comme "envoi des contacts (web): Tous les contacts de clients associés à cette famille seront par défaut des clients pouvant être exportés sur un site web. La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts. Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée. un onglet Taxes Cet onglet permet de définir la/les taxes à affecter par défaut à la fiche clients à chaque fois que cette famille lui sera affectée. un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients) Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). un onglet Options de facturation Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et des modèles de document. Les modèles de document sont disponibles uniquement si vous avez sélectionné l'option "Paramétrage des modèles" dans le menu Paramètres/Société/Fonctionnalités disponibles. Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton "Ajouter". Il en va de même pour les modèles paramétrés. Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de la fiche facturation périodique. un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. un onglet Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 262 Sous familles clients/prospects/fournisseurs Accès : Ventes - Clients - Sous-Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Sous-Familles Fournisseurs La gestion de la fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches. La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" peut être affectée à une fiche Clients, Prospects ou Fournisseurs" onglet Divers. La fiche "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la sous-famille "Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" (au maximum 40 caractères alphanumériques). une famille tiers * Ce champ permet de sélectionner la famille Clients, Prospects ou Fournisseurs à laquelle est associée la Sous Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . un onglet Tarifs Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes/achats, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). un onglet Comptabilité La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts. un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 263 Historique Fournisseurs/Articles Accès : Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles ou Articles - Historique Fournisseurs/Articles L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur, une famille de fournisseurs, ..., les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de cette page est commune pour chaque historique. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs fournisseur(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Fournisseurs (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes : Famille fournisseurs Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous Famille fournisseur Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Groupes tiers (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer et le Solde dû. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille fournisseurs Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 264 Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu Paramètres/Sociétés/Synchronisation). Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté. Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Fournisseur (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes : Famille fournisseur Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous Famille fournisseur Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous famille article Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Types d'articles Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Groupes tiers (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Groupes articles (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne et le PA Net HT. Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la sous famille fournisseur Permet d'afficher la fiche de la sous-famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 265 Afficher la famille fournisseur Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Afficher la sous famille article Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu Paramètres/Sociétés/Synchronisation). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 266 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Tiers ("Clients", "Fournisseurs") Sélectionnez le/les codes tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Famille Tiers ("Clients", "Fournisseurs") Sélectionnez le/les codes famille tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Sous famille tiers ("Clients", "Fournisseurs") Sélectionnez le/les codes sous famille tiers (clients/fournisseur) sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Groupes tiers (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles". Sous famille article Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Groupes articles (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous avez également la possibilité de : Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques" en début de liste. Supprimer une vue : cette fonction permet de supprimer une vue présente dans "Mes statistiques" Export une vue : cette fonction permet d'export dans un fichier à préciser les vues présentes dans "Mes Statistiques". Importer une vue :cette fonction permet d'importer un fichier ZIP contenant des vues qui seront intégrées dans la partie "Mes Statistiques". DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 267 Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. Personnaliser la vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques". Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques". Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Afficher les champs : Ce bouton permet d'afficher les champs disponibles pour cette statistique (en colonne, en ligne, en données, ordre des champs...) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 268 RÈGLEMENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées (en euro et en devise). Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 269 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 270 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Restant à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 271 Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Dé-Valider Permet de dé-valider un règlement précédemment validé et/ou transféré en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 272 Remise en banque / Décaissement Accès : Règlements - Clients – Remises en banque Ou Ventes - Règlements - Remises en banque La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches. Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes : Le numéro de remise en banque * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Banque * Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque. Etat Champ non saisissable En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié. Date * Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible. Moyen de paiement * Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste déroulante. Type de remise Liste déroulante permettant de sélectionner « A l’encaissement, A l’escompte". Par défaut à l’encaissement. Date d’encaissement Champ de type date. Vide par défaut. Transférer la date d’échéance dans le journal de banque Case à cocher Utiliser les comptes de remises Case à cocher. Non sélectionné par défaut. Filtres Tiers Du… au Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Filtrer selon la date de remise en banque prévue Case à cocher Par défaut : sélectionné Ce filtre s’il est sélectionné est réalisé sur les règlements par rapport à leur date de remise en banque prévue et le filtre de date de règlement du au. Dans la cas contraire (non sélectionné), les règlements sont filtrés par rapport à leur date de règlement et le filtre de date de règlement du au. Date de règlement Du… au Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Règlement pour cette banque uniquement Case à cocher Sélectionnée par défaut La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 273 La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quel que soit la banque paramétré dans les fiches règlements. Uniquement les règlements devant être remise en banque Case à cocher La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en banque ». A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets: Détail Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ». Chaque ligne règlement contient le code tiers, le nom du tiers, la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée sur la fiche règlement), le code d'acceptation et le montant du règlement. Si la remise est pour un effet de commerce, les lignes contiennent les champs frais ainsi que leur libellé et valeur. Un total par colonne est affiché Une date d’écriture de frais, par défaut date de la remise en banque. Lors de la génération d'un fichier ETEBAC pour une remise en banque avec un moyen de paiement "LCR", le champ "Code acceptation" est obligatoire. Pour la génération des prélèvements SEPA, vous disposez des champs RUM, Date de signature de mandat et Séquence de présentation. Ces champs peuvent être renseignés depuis la/les ligne/s d’échéances de la facture et/ou le règlement. Vous pouvez les modifier à votre convenance. Notes La gestion d'une note est commune à toutes les fiches. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez : Enregistrer la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié. Remettre en banque la remise la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque » Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Dé-Valider Permet de dé-valider la remise en banque précédemment validée et/ou transférée en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Générer le fichier ETEBAC La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements, virements nationaux et internationaux et LCR. Générer le fichier SEPA La génération de fichier SEPA est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements SEPA, virements SEPA et virements internationaux. Visualisation d’une remise en banque Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 274 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à "utiliser par défaut pour les fiches ou les listes" créer un nouveau modèle (documents de vente uniquement), modifier le modèle sélectionné, renommer le modèle, supprimer le modèle, copier l'identifiant du modèle : l'identifiant du modèle est son code (ici un Guid). Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Actions disponibles Depuis cette page, vous disposez des boutons suivants : Rechercher un modèle Créer un mot clé Définir un modèle par défaut Créer un modèle Modifier un modèle Supprimer un modèle Masquer un modèle ou réafficher le modèle Afficher tous les modèles : permet de différencier les modèles marqués comme cachés : ils sont grisés et en italique Il n’est pas possible de cacher un modèle marqué comme par défaut. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 275 Il n’est pas possible de masquer/cacher un modèle marqué comme par défaut. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. Dans cette fenêtre, au niveau de la liste des modèles, les modèles masqués (cachés) ne sont pas affichés (présents) dans la liste. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 276 STOCK / ARTICLES Stock / Articles - Open Guide Stock / Articles Accès : Stock / Articles - Open Guide Stock / Articles Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Open Guide Stock / Articles". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.* Vous avez la possibilité de réaliser votre page/Open Guide Stock / Articles. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche article.he article Nouveau bon d'entrée Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons d'entrée. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir un bon d'entrée. Nouveau bon de sortie Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons de sorties. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir un bon de sortie. Mouvements de stock Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Mouvements de stock. Statistiques Permet d'ouvrir la page des statistiques. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 277 STOCK Bons de stock Accès : Articles - Documents de stock - Bons... La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Valeur de l'article Liste déroulante permettant de définir la valeur de l'article (prix de revient ou PUMP) sur les lignes du bon d'entrée. Cette valeur sera reprise dans le mouvement de stock de l'entrée. Suivant la définition du calcul du prix de l'article, le prix de revient et donc de vente de l'article seront mis à jour. Cette valeur peut-être définie par défaut dans les paramètres/société/Documents de stock/options générales. La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement). Pour les bons d’entrée vous avez la possibilité de saisir les articles en un seul clic. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton « Import de douchette ». Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 278 Bons de stock Accès : Articles - Documents de stock - Bons... La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Valeur de l'article Liste déroulante permettant de définir la valeur de l'article (prix de revient ou PUMP) sur les lignes du bon d'entrée. Cette valeur sera reprise dans le mouvement de stock de l'entrée. Suivant la définition du calcul du prix de l'article, le prix de revient et donc de vente de l'article seront mis à jour. Cette valeur peut-être définie par défaut dans les paramètres/société/Documents de stock/options générales. La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement). Pour les bons d’entrée vous avez la possibilité de saisir les articles en un seul clic. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton « Import de douchette ». Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 279 INVENTAIRES Assistant d'inventaires Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires La création d'un inventaire passe par un assistant. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Un article de type Service ne peut pas être inventorié. Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents. Bienvenue... ... dans l'assistant de l'inventaire. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir le contenu de l'inventaire. Préparation des données d'inventaire Cette première étape permet de définir le contenu de l'inventaire : Date du jour de l'inventaire La date de l'inventaire est importante notamment lors de la validation de l'inventaire car elle détermine la prise en compte au pas des mouvements de stock pour le calcul du stock actuel. Contenu Cette partie permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire. Celui-ci s'établi à l'aide d'une pré-sélection. o Vide Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire vide. La gestion des douchettes portatives sera donc possible car elles pourront déverser leur contenu dans la grille. Sinon, parce que le logiciel ne permet pas d’insérer le même article plusieurs fois, elles seraient obligées de supprimer les lignes avant le déversement. o Sur la totalité des articles Cette pré-sélection (sélectionné par défaut) permet de générer une feuille d'inventaire avec tous les articles de type bien ou "Nomenclature de fabrication" gérés en stock. o Sur une sélection d'articles Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire en fonction d'une sélection d'articles, familles articles, emplacements ou fournisseurs. Les 3 derniers points signifient que seuls les articles appartenant à tel ou tels type seront pris en compte dans l'inventaire Soit 3 articles A, B, C et une famille articles FAM La famille articles FAM est affectée sur les fiches articles B et C => Lors de la sélection du contenu de l'inventaire pour la famille articles FAM, seuls les articles B et C seront pré-renseignés dans la feuille d'inventaire. Reprendre les quantités en stock des articles Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de la quantité en "Stock actuel" dans le champ "Quantité'. Inclure les articles bloqués et en sommeil Cette option, si elle est cochée, permet la reprise des articles ayant le statut bloqué et/ou en sommeil. Inclure les articles non utilisés Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de tous les articles gérés en stock (avec ou sans mouvement). Si la case n'est pas sélectionnée, les articles sans mouvement de stock ne sont pas inclus dans l'inventaire. Doit être transféré en comptabilité Cette option permet d'indiquer que l'inventaire, une fois validé, pourra être transféré en comptabilité. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 280 Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer la définition du contenu de l'inventaire. Classement des données préparées Cette étape permet de définir le regroupement et le tri des données qui seront présentes dans la feuille d'inventaire. Vous n'avez pas l'obligation de choisir un regroupement ou un tri, pour cela sélectionner "Aucun" pour chaque zone Regroupement Le type de regroupement peut-être "Aucun", "Famille articles", "Emplacement" ou "Fournisseurs". Le regroupement "aucun" est sélectionné par défaut. Tri Les tris possibles varient en fonction du regroupement choisis. Ils peuvent être sur le "code famille articles", le "code article", le "code de emplacement", le "code du fournisseur". Le tri par "code article" est sélectionné par défaut. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés. Résumé des paramètres Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération, puis Fermer afin d'ouvrir la feuille d'inventaire. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 281 Feuille d'inventaire Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires Suite au traitement de l'assistant d'inventaire une feuille d'inventaire est ouverte. Celle-ci peut ensuite être ouverte à tout moment à partir du menu Articles - Stock - Inventaires. La gestion de la feuille d'inventaire est commune à toutes les fiches. Il est impossible de dupliquer un inventaire. Une feuille d'inventaire est composée d'une entête et des onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'inventaire. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Etat de validation L'état de validation n'est pas saisissable. A la création de la feuille d'inventaire, l'état de validation est "En cours". A la validation de la feuille d'inventaire, l'état est "Validé" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire"). Suite au transfert comptable, l'état sera "Transféré" (voir le chapitre : "Comptabilisation d'un inventaire"). Suite à la dé-validation de la feuille d'inventaire comptabilisé ou pas, l'état de validation est "En cours" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire"). Doit être transféré en comptabilité Dès la validation de l'inventaire, la sélection de cette option permet de transférer automatiquement en comptabilité les écritures d'inventaire. L'information de la coche ou non est reprise automatiquement lors de la génération de l'inventaire. Vous pouvez à tout moment cocher ou décocher la case. Onglets La fiche d'inventaire se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles en stock. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. L'enregistrement de la feuille d'inventaire permet de prendre en compte les lignes saisies. En état "En-cours", l'inventaire reste modifiable mais ne peut être transféré en comptabilité. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous devez le "valider" puis le "transférer en comptabilité". Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents. Tant que l'inventaire est en cours : - les documents réalisés à une date avant la date de l'inventaire agissent sur l'inventaire. - les modifications sur la fiche article (emplacement, unité) agissent sur l'inventaire. Un message à l'ouverture de l'inventaire indique le changement sur l'inventaire. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 282 De même, si une famille articles est affectée ou modifiée sur une fiche article et que l'inventaire "en cours" contient un regroupement par famille articles, l'inventaire sera mis à jour pour cet article avec la nouvelle famille affectée. Voir Exemple de mise à jour du stock suivant validation.... Actions A partir de la feuille d'inventaire, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Valider Permet de confirmer l'inventaire et de le préparer à la comptabilisation. Dévalider Cette action est disponible uniquement si l'inventaire n'est pas comptabilisé. Elle permet de modifier l'inventaire. Lancer l'assistant Permet de lancer l'assistant de création d'une fiche inventaire. Si l'utilisateur appelle l'assistant depuis une fiche inventaire en cours, cette fiche sera remplacée par la génération de lignes effectuée par l'assistant. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 283 Stock - Fenêtre principale de navigation Accès : Articles - Documents de stock - Tous Cette fenêtre correspond à la liste des documents de stock. La gestion de la liste des documents de stock est commune à toutes les listes. ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. La liste des documents de stock contient les onglets Tous, Bons d'entrée, Bons de sortie, Inventaire. Pour chaque onglet, le filtre suivant est disponible : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Pour l'onglet Tous et l'onglet Inventaire, une liste d'actions est disponible : Valider : Permet de valider les inventaires sélectionnés et en état "En cours" Dévalider : Permet de dé-valider les inventaires sélectionnés en état "validé" ou "Transféré en comptabilité". Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 284 Mouvements de stock Accès : Articles - Documents de stock - Mouvements de stock L'affichage des mouvements de stock se présente sous la forme d'une fenêtre principale de navigation. La gestion de la liste des mouvements de stock est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout et de la duplication de mouvements qui s'effectue en fait en ajout de documents de stock ou ventes. Chaque ligne article (sauf pour les devis et les documents d’acomptes) présente dans un document génère un mouvement de stock à la condition que l’article gère le stock. Filtres L'affichage de la liste des mouvements de stock varie en fonction des critères suivants : Période Du ... Au ... Indiquez la période ou un intervalle de dates à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. La liste déroulante des articles est limitée aux articles de type Biens. Si saisie manuel d’un code article de type service, le message suivant apparaît : « L’article "code article" est un article de type service, il ne peut être ajouté dans une pièce de stock » En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes : Famille article Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette famille. Sous famille article Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette sous famille. Type de Document Cochez les différents types de documents (Vente, Achat, Stock)sur lesquels vous souhaitez que la recherche des mouvements de stock s'effectue. Groupes articles (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de mouvement Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut : Date de mouvement Date du document dont est issu le mouvement. Code et libellé article Éléments de l'article figurant sur la ligne du document créé pour lequel le mouvement est généré. Numéro de document Numéro du document dont est issu le mouvement. Type de document Le type sera : o soit Stock, o soit Achat, o soit Vente. Le type dépendra du document qui génère le mouvement. Sous-type de document Le sous type sera : o pour les documents de stock : entrée, sortie... o pour les documents d'achat : bon de réception, bon de retour, facture... DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 285 o pour les documents de vente : bon de livraison, bon de retour, facture... Quantité La quantité saisie dans le document va générer le mouvement. o Les quantités d’entrée en stock, les quantités des facture d'achat et les quantités des avoirs de ventes sont inscrites en positif dans le mouvement. o Les quantités de sortie de stock, les quantités des avoirs d'achat et les quantités des factures de vente sont inscrites en négatif dans le mouvement. Il est possible de saisir des quantités négatives donc en fonction du document le mouvement sera inversé (Ex : -1 dans une facture, le mouvement sera ajouté et non enlevé). Prix unitaire du mouvement Pour les documents d’entrée en stock, le prix unitaire est le prix figurant sur le document. Pour les documents de sortie de stock ainsi que pour les documents de ventes (factures et avoirs), le prix unitaire correspond au PUMP calculé sur le mouvement précédent. Valeur du mouvement La valeur du mouvement est le montant total du mouvement Valeur du mouvement = Quantité du mouvement * prix unitaire du mouvement Stock réel Le stock réel correspond au stock physiquement présent dans le dépôt. Stock réel = Stock réel du mouvement précédent + la quantité du mouvement encours Valeur unitaire Le PUMP est recalculé après chaque mouvement d’entrée. (Valeur totale du stock + Valeur du mouvement de l’entrée) / (Stock total + Quantité du mouvement) Valeur du stock C'est le montant total de l'article en stock. Valeur du stock = Stock réel * PUMP A partir des mouvements de stock, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le document : Permet d'afficher le/les documents associés aux mouvements de stock sélectionnés. Afficher l'article : Permet d'afficher le/les fiche/s articles associées aux mouvements de stock sélectionnés. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 286 ARTICLES Articles - Fenêtre principale de navigation Accès : Stock / Articles - Articles La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Changer un code article Permet de recodifier le code d'un article (fiches, documents, mouvements...). Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'affaires, de la marge et du volume des ventes pour chaque article. Changer le statut Permet d'ouvrir le fenêtre de modification du statut de l'article. Mise à jour de fiches article Permet de réaliser via un assistant la modification en lot des fiches articles. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Liste des mouvements de stock Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de la Liste des mouvements de stock avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Créer un bon d'entrée Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon d'entrée à la date du jour (date système) avec la colonne "code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article. Pour chaque ligne, la valeur de l'article correspond au prix de revient de la fiche article. Créer un bon de sortie Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon de sortie à la date du jour (date système) avec la colonne "code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article. Simulation du tarif La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client/fournisseur à une date donnée. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 287 Article Accès : Stock / Articles - Articles La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches. La fiche article se compose d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Type * Le type article peut être Bien, Service. Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut. Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche. Famille article Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Libellé * Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique). Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes. En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation commerciale. La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Permet de définir la description complète de l'article, le tarif, codes barres... Stock Permet de suivre le stock pour tous les articles de type Bien. Permet de définir un article de remplacement en le cas d'une rupture de stock. Divers Permet pour les articles de type "service" de visualiser les informations sur le service à la personne. Pour tous les types d'articles, il vous permet également de visualiser les groupes, les informations de colisage, les dimensions et les taxes associés/ées à cet article. Lors de la réalisation d'un document de ventes ou achats avec l'article, les taxes seront automatiquement insérées. Comptabilité Permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes, achats, stock...). Image Permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents avec images. Articles liés Permet de visualiser les articles associés à cet article. Lors de la réalisation d'un document avec l'article, les articles liés seront automatiquement insérés. Fournisseurs Permet de visualiser la liste des fournisseurs associés à la fiche article (ref fournisseur, prix achat...) Tarifs Permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). Références Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 288 Permet d'associer une ou plusieurs référence/s articles propre à un client/fournisseur indépendante/s du code article Web Permet de définir l'envoi de l'article sur un site ainsi que les références de l'article sur Internet. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre principale de navigation des articles. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 289 Familles articles Accès : Stock / Articles - Familles articles La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille articles" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir l'emplacement, le fournisseur, l'éco-contribution, le non imprimable, le non inclus, la fixation d'un prix, d'une marge..., la gestion de stock, Autoriser les stocks négatifs, le % de marge, le % de frais, l'intervenant principal pour le service à la personne , publier sur le web et les comptes comptables de chaque territorialité à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui sera affectée. La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts. un onglet Taxes Cet onglet permet de définir la/les taxes à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui sera affectée. un onglet Tarifs (clients/fournisseurs) Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur).. un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. un onglet Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 290 Sous familles articles Accès : Stock / Articles - Sous familles articles La gestion de la fiche "Sous famille articles" est commune à toutes les fiches. La fiche "Sous famille articles" peut être affectée à une fiche article onglet Détail, dans la partie Description générale. La fiche "Sous Famille articles" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé (champ : Sous famille articles)* Saisissez le libellé de la sous-famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques). une famille articles * Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle est associée la sous famille article. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . un onglet Tarifs (clients/fournisseurs) Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes/achats, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer" Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur).. un onglet Comptabilité La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts. un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 291 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Tiers ("Clients", "Fournisseurs") Sélectionnez le/les codes tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Famille Tiers ("Clients", "Fournisseurs") Sélectionnez le/les codes famille tiers sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Sous famille tiers ("Clients", "Fournisseurs") Sélectionnez le/les codes sous famille tiers (clients/fournisseur) sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Groupes tiers (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles". Sous famille article Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Groupes articles (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupe 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous avez également la possibilité de : Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques" en début de liste. Supprimer une vue : cette fonction permet de supprimer une vue présente dans "Mes statistiques" Export une vue : cette fonction permet d'export dans un fichier à préciser les vues présentes dans "Mes Statistiques". Importer une vue :cette fonction permet d'importer un fichier ZIP contenant des vues qui seront intégrées dans la partie "Mes Statistiques". Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 292 Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposez des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. Personnaliser la vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques". Enregistrer une vue : un libellé et une description de votre statistique sont demandés. A la validation de la vue, elle est présente dans la catégorie "Mes statistiques". Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Afficher les champs : Ce bouton permet d'afficher les champs disponibles pour cette statistique (en colonne, en ligne, en données, ordre des champs...) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposez des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 293 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Stock / Articles - Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect), une famille de clients, ..., les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. La gestion de cette page est commune pour chaque historique. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Groupes tiers (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Clients/prospects (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Articles (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 294 En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes : Familles clients/prospects Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous-Familles clients/prospects Sélectionnez la sous famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Familles articles Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous-familles articles Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Types d'articles Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Groupes tiers (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Groupes articles (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT. Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de menus : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la sous-famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la sous-famille du client sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille articles Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Afficher la sous-famille articles Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu Paramètres/Sociétés/Synchronisation). DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 295 Historique Fournisseurs/Articles Accès : Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles ou Articles - Historique Fournisseurs/Articles L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur, une famille de fournisseurs, ..., les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de cette page est commune pour chaque historique. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs fournisseur(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Fournisseurs (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes : Famille fournisseurs Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous Famille fournisseur Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Groupes tiers (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer et le Solde dû. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille fournisseurs Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 296 Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu Paramètres/Sociétés/Synchronisation). Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté. Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Fournisseur (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également de filtres supplémentaires suivantes : Famille fournisseur Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous Famille fournisseur Sélectionnez la sous famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous famille article Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Types d'articles Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Groupes tiers (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Groupes articles (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de groupes 1 et/ou 2 sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne et le PA Net HT. Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la sous famille fournisseur Permet d'afficher la fiche de la sous-famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 297 Afficher la famille fournisseur Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Afficher la sous famille article Permet d'afficher la fiche de la sous-famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé (Menu Paramètres/Sociétés/Synchronisation). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 298 TARIFS CLIENTS Fiche Tarif Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions... La gestion de la fiche "Tarif" est commune à toutes les fiches. A partir de la liste des tarifs, vous avez à votre disposition les actions : o regrouper les tarifs, o simulation du tarif. Dans les Paramètres-Société-Tarifs et promotions, vous pouvez déterminer la politique tarifaire du dossier pour les documents de ventes et achats. Vous disposez de différentes politiques d'application de tarifs : o le plus avantageux, o les tarifs sont prioritaires (même s'il y a des promotions), o les promotions sont prioritaires (même s'il y a des tarifs), o les tarifs et les promotions sont cumulables (cumuls de plusieurs tarifs, cumuls de plusieurs promotions, cumuls de tarifs et promotions...). La fiche Tarif se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Indiquez un code Tarif Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Description * Saisissez la description du tarif (au maximum 40 caractères). Date de validité (Du... au...) Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité du tarif. En dehors de cette date, le tarif ne sera pas appliqué. Tarif Sélectionnez la base sur laquelle le calcul du tarif va s'appliquer (Quantité ou CA). Lors de la création d'un tarif depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul du tarif est par défaut "Quantité" Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches tarifs à la sélection d'articles établit pour ce tarif : o Cumuler avec les promotions : Permet de regrouper les fiches "Promotions" notées "Cumuler avec les tarifs" avec cette fiche tarif ; o Dernier tarif cumulable : Permet de définir le tarif comme le dernier d'une chaîne de tarifs notés "Cumuler sur d'autres tarifs" ; o Cumuler sur d'autres tarifs : Permet d'associer le tarif avec les tarifs précédents. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Onglets La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes". Détail Cet onglet est composé de 3 parties : Clients ou Fournisseurs, Articles, Tarifs à appliquer. La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du tarif. Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 299 La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif. La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif. Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous-familles articles ou sur une partie des articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte. La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif. Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas sélectionnée. La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer. Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'un prix et/ou d'une remise, d'une TVA. Les types de calcul disponibles pour les ventes sont : o PV HT : Prix de vente de l'article HT, o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC, o % remise : % de remise accordée pour l'article, o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article, o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article, o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée, o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée, o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée, o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée. o TVA : TVA appliquée sur l'article, o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée, o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée, o Pourcentage sur PA : % du prix d'achat pour l'article, o % sur PA + % remise : % du prix d'achat pour l'article et % remise accordée, o % sur PA + remise HT : % du prix d'achat pour l'article et montant de remise HT accordée, o % sur PA + TVA : % du prix d'achat pour l'article et TVA appliquée, o Coefficient sur PA : Coefficient du PA pour l'article o Coef. sur PA + % remise : Coefficient du PA pour l'article et % remise accordée, o Coef. sur PA + remise HT : Coefficient du PA pour l'article et montant de remise HT accordée, o Coef sur PA + TVA : Coefficient du PA pour l'article et TVA appliquée. Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et inversement. Les types de calcul disponibles pour les achats sont : o PA HT : Prix d'achat de l'article HT, o % remise : % de remise accordée pour l'article, o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article, o PA HT + % remise : Prix d'achat HT de l'article et % remise accordée, o PV HT + remise HT : Prix d'achat HT de l'article et montant de remise HT accordée, o TVA : TVA appliquée sur l'article, o PA HT + TVA : Prix d'achat HT de l'article et TVA appliquée, Un type de tarif "PA..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et inversement. Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus visible. Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer". Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour ce tarif avec des paliers et des types de calcul différents. Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez établir un tarif. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de tarifs s'effectuera pour tous les articles sélectionnés. Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de lignes de tarifs pour tous les articles. Le bouton "Recopier vers le bas" permet de réaliser une copie de la valeur sélectionnée sur les lignes suivantes. Ce bouton est actif uniquement pour les champs "Type de calcul" et "TVA" Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de tarif. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 300 Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de tarif sont mis à jour. Création d'un tarif avec exclusion d'un client et d'un article Création d'un tarif accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en pré- saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client "CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE". Sur la fiche "Tarif", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les paliers" non sélectionnée) : Entête : o Code : PSH0002 o Description : Pré-saison Hiver o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09 o Basé sur "Quantité" Détail : Pour les clients Type d'élément Début Fin Exclure Famille clients/prospects CR0001 CR0001 Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X Pour les articles Type d'élément Début Fin Exclure Famille articles CONS0001 CONS0001 Article LE0C0003 LE0C0003 X Tarifs à appliquer Jusqu'à Type de tarif Prix Remise 5.00 % remise 8 10.00 % remise 15 Plus de 10.00 % remise 30 Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 301 Fiche Promotion Accès : Stocks/Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions... La gestion de la fiche "Promotion" est commune à toutes les fiches. A partir de la liste des promotions, vous avez à votre disposition les actions : o regrouper les promotions, o simulation du tarif. Dans les Paramètres-Société-Tarifs et promotions, vous pouvez déterminer la politique promotionnelle du dossier pour les documents de ventes et achats. Vous disposez de différentes politiques d'application de tarifs : o le plus avantageux, o les tarifs sont prioritaires (même s'il y a des promotions), o les promotions sont prioritaires (même s'il y a des tarifs), o les tarifs et les promotions sont cumulables (cumuls de plusieurs tarifs, cumuls de plusieurs promotions, cumuls de tarifs et promotions...). La fiche Promotion se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Indiquez un code Promotion. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Description * Saisissez la description de la promotion (au maximum 40 caractères). Date de validité (Du... au...) Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité de la promotion. En dehors de cette date, la promotion ne sera pas appliquée. Tarif Sélectionnez la base sur laquelle le calcul de la promotion va s'appliquer (Quantité ou CA). Lors de la création d'une promotion depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul de la promotion est par défaut "Quantité" Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches promotions à la sélection d'articles établit pour cette promotion : o Cumuler avec les tarifs : Permet de regrouper les fiches "tarifs" notées "Cumuler avec les promotions" avec cette fiche promotion ; o Dernière promotion cumulable : Permet de définir la promotion comme la dernière d'une chaîne de promotions notées "Cumuler sur d'autres promotions" ; o Cumuler sur d'autres promotions : Permet d'associer la promotion avec les promotions précédentes. Pour avoir un exemple d'application de promotions dans les documents, cliquez ici. Onglets La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes". Détail Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer. La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du tarif. Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 302 La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"Code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif. La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif. Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous familles articles ou sur une partie des articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte. La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif. Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas sélectionnée. La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer. Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'une prix et/ou remise, d'une TVA et une territorialité. Les types de calcul disponibles sont : o PV HT : Prix de vente de l'article HT, o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC, o % remise : % de remise accordée pour l'article, o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article, o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article, o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée, o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée, o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée, o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée. o TVA : TVA appliquée sur l'article, o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée, o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée, o Pourcentage sur PA : % du prix d'achat pour l'article, o % sur PA + % remise : % du prix d'achat pour l'article et % remise accordée, o % sur PA + remise HT : % du prix d'achat pour l'article et montant de remise HT accordée, o % sur PA + TVA : % du prix d'achat pour l'article et TVA appliquée, o Coefficient sur PA : Coefficient du PA pour l'article o Coef. sur PA + % remise : Coefficient du PA pour l'article et % remise accordée, o Coef. sur PA + remise HT : Coefficient du PA pour l'article et montant de remise HT accordée, o Coef sur PA + TVA : Coefficient du PA pour l'article et TVA appliquée. Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et inversement. Les types de calcul disponibles pour les achats sont : o PA HT : Prix d'achat de l'article HT, o % remise : % de remise accordée pour l'article, o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article, o PA HT + % remise : Prix d'achat HT de l'article et % remise accordée, o PV HT + remise HT : Prix d'achat HT de l'article et montant de remise HT accordée, o TVA : TVA appliquée sur l'article, o PA HT + TVA : Prix d'achat HT de l'article et TVA appliquée, Un type de tarif "PA..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et inversement. Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus visible. Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer". Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour cette promotion avec des paliers et des types de calcul différents. Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez établir une promotion. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de promotions s'effectuera pour tous les articles sélectionnés. Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de lignes de promotions pour tous les articles. Le bouton "Recopier vers le bas" permet de réaliser une copie de la valeur sélectionnée sur les lignes suivantes. Ce bouton est actif uniquement pour les champs "Type de calcul" et "TVA" Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de promotion DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 303 Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de promotion sont mis à jour. Création d'une promotion avec exclusion d'un client et d'un article Création d'une promotion accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en pré-saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client "CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE". Sur la fiche "Promotion", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les paliers" non sélectionnée) : Entête : o Code : PSH0002 o Description : Pré-saison Hiver o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09 o Basé sur "Quantité" Détail : Pour les clients Type d'élément Début Fin Exclure Famille clients/prospects CR0001 CR0001 Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X Pour les articles Type d'élément Début Fin Exclure Famille articles CONS0001 CONS0001 Article LE0C0003 LE0C0003 X Tarifs à appliquer Jusqu'à Type de tarif Prix Remise 5.00 % remise 8 10.00 % remise 15 Plus de 10.00 % remise 30 Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 304 Catégories tarifaires Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Catégories tarifaires... La gestion de la fiche "Catégories tarifaires" est commune à toutes les fiches. A partir de la liste des catégories tarifaires, vous avez la possibilité d'effectuer une simulation de tarif. La fiche "Catégories tarifaires" permet de définir un regroupement supplémentaire de clients. Elle est à définir dans l'onglet Gestion, partie Facturation de la fiche client. La fiche Catégorie tarifaire se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Indiquez un code catégorie tarifaire. Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Description * Saisissez la description de la Catégories tarifaires (au maximum 40 caractères). Onglets Tarifs Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utilisé dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). Comptabilité La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts. Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 305 Simulation de tarif La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une date donnée. La fenêtre est composée des éléments : Date Ce champ permet de saisir la date pour laquelle vous souhaitez avoir le tarif de l'article. Sélection tiers Cette partie permet de sélectionner le tiers, la famille tiers, la sous famille tiers et la catégorie tarifaire pour lequel/laquelle vous souhaitez consulter le tarif. Sélection article Cette partie permet de sélectionner l'article et la quantité pour lequel/laquelle vous souhaitez consulter le tarif. Prix et remise Cette partie est non saisissable. Elle correspond aux informations du tarif (En euros): o TVA o PV HT / PV TTC pour Vente ou PA HT / PA TTC pour les achats o % remise / soit (montant de la remise) o PV Net HT / PV Net TTC pour Vente ou PA Net HT / PA Net TTC pour les achats o Montant Net HT / Montant Net TTC Ces valeurs sont en devise du dossier c'est à dire l'Euros. A partir de la fenêtre de "Simulation de tarif", vous avez la possibilité d'Afficher le détail des tarifs appliqués. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 306 TARIFS FOURNISSEURS Fiche Tarif Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions... La gestion de la fiche "Tarif" est commune à toutes les fiches. A partir de la liste des tarifs, vous avez à votre disposition les actions : o regrouper les tarifs, o simulation du tarif. Dans les Paramètres-Société-Tarifs et promotions, vous pouvez déterminer la politique tarifaire du dossier pour les documents de ventes et achats. Vous disposez de différentes politiques d'application de tarifs : o le plus avantageux, o les tarifs sont prioritaires (même s'il y a des promotions), o les promotions sont prioritaires (même s'il y a des tarifs), o les tarifs et les promotions sont cumulables (cumuls de plusieurs tarifs, cumuls de plusieurs promotions, cumuls de tarifs et promotions...). La fiche Tarif se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Indiquez un code Tarif Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Description * Saisissez la description du tarif (au maximum 40 caractères). Date de validité (Du... au...) Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité du tarif. En dehors de cette date, le tarif ne sera pas appliqué. Tarif Sélectionnez la base sur laquelle le calcul du tarif va s'appliquer (Quantité ou CA). Lors de la création d'un tarif depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul du tarif est par défaut "Quantité" Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches tarifs à la sélection d'articles établit pour ce tarif : o Cumuler avec les promotions : Permet de regrouper les fiches "Promotions" notées "Cumuler avec les tarifs" avec cette fiche tarif ; o Dernier tarif cumulable : Permet de définir le tarif comme le dernier d'une chaîne de tarifs notés "Cumuler sur d'autres tarifs" ; o Cumuler sur d'autres tarifs : Permet d'associer le tarif avec les tarifs précédents. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Onglets La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes". Détail Cet onglet est composé de 3 parties : Clients ou Fournisseurs, Articles, Tarifs à appliquer. La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du tarif. Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 307 La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif. La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif. Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous-familles articles ou sur une partie des articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte. La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif. Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas sélectionnée. La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer. Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'un prix et/ou d'une remise, d'une TVA. Les types de calcul disponibles pour les ventes sont : o PV HT : Prix de vente de l'article HT, o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC, o % remise : % de remise accordée pour l'article, o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article, o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article, o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée, o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée, o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée, o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée. o TVA : TVA appliquée sur l'article, o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée, o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée, o Pourcentage sur PA : % du prix d'achat pour l'article, o % sur PA + % remise : % du prix d'achat pour l'article et % remise accordée, o % sur PA + remise HT : % du prix d'achat pour l'article et montant de remise HT accordée, o % sur PA + TVA : % du prix d'achat pour l'article et TVA appliquée, o Coefficient sur PA : Coefficient du PA pour l'article o Coef. sur PA + % remise : Coefficient du PA pour l'article et % remise accordée, o Coef. sur PA + remise HT : Coefficient du PA pour l'article et montant de remise HT accordée, o Coef sur PA + TVA : Coefficient du PA pour l'article et TVA appliquée. Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et inversement. Les types de calcul disponibles pour les achats sont : o PA HT : Prix d'achat de l'article HT, o % remise : % de remise accordée pour l'article, o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article, o PA HT + % remise : Prix d'achat HT de l'article et % remise accordée, o PV HT + remise HT : Prix d'achat HT de l'article et montant de remise HT accordée, o TVA : TVA appliquée sur l'article, o PA HT + TVA : Prix d'achat HT de l'article et TVA appliquée, Un type de tarif "PA..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et inversement. Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus visible. Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer". Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour ce tarif avec des paliers et des types de calcul différents. Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez établir un tarif. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de tarifs s'effectuera pour tous les articles sélectionnés. Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de lignes de tarifs pour tous les articles. Le bouton "Recopier vers le bas" permet de réaliser une copie de la valeur sélectionnée sur les lignes suivantes. Ce bouton est actif uniquement pour les champs "Type de calcul" et "TVA" Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de tarif. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 308 Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de tarif sont mis à jour. Création d'un tarif avec exclusion d'un client et d'un article Création d'un tarif accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en pré- saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client "CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE". Sur la fiche "Tarif", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les paliers" non sélectionnée) : Entête : o Code : PSH0002 o Description : Pré-saison Hiver o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09 o Basé sur "Quantité" Détail : Pour les clients Type d'élément Début Fin Exclure Famille clients/prospects CR0001 CR0001 Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X Pour les articles Type d'élément Début Fin Exclure Famille articles CONS0001 CONS0001 Article LE0C0003 LE0C0003 X Tarifs à appliquer Jusqu'à Type de tarif Prix Remise 5.00 % remise 8 10.00 % remise 15 Plus de 10.00 % remise 30 Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 309 Fiche Promotion Accès : Stocks/Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Tarif et promotions... La gestion de la fiche "Promotion" est commune à toutes les fiches. A partir de la liste des promotions, vous avez à votre disposition les actions : o regrouper les promotions, o simulation du tarif. Dans les Paramètres-Société-Tarifs et promotions, vous pouvez déterminer la politique promotionnelle du dossier pour les documents de ventes et achats. Vous disposez de différentes politiques d'application de tarifs : o le plus avantageux, o les tarifs sont prioritaires (même s'il y a des promotions), o les promotions sont prioritaires (même s'il y a des tarifs), o les tarifs et les promotions sont cumulables (cumuls de plusieurs tarifs, cumuls de plusieurs promotions, cumuls de tarifs et promotions...). La fiche Promotion se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Indiquez un code Promotion. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Description * Saisissez la description de la promotion (au maximum 40 caractères). Date de validité (Du... au...) Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité de la promotion. En dehors de cette date, la promotion ne sera pas appliquée. Tarif Sélectionnez la base sur laquelle le calcul de la promotion va s'appliquer (Quantité ou CA). Lors de la création d'une promotion depuis une fiche tiers, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul de la promotion est par défaut "Quantité" Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches promotions à la sélection d'articles établit pour cette promotion : o Cumuler avec les tarifs : Permet de regrouper les fiches "tarifs" notées "Cumuler avec les promotions" avec cette fiche promotion ; o Dernière promotion cumulable : Permet de définir la promotion comme la dernière d'une chaîne de promotions notées "Cumuler sur d'autres promotions" ; o Cumuler sur d'autres promotions : Permet d'associer la promotion avec les promotions précédentes. Pour avoir un exemple d'application de promotions dans les documents, cliquez ici. Onglets La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes". Détail Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer. La première partie "Pour les clients" ou "Pour les fournisseurs" permet de définir le champ d'application du tarif. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 310 Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients ou fournisseurs, familles clients ou fournisseurs, sous famille clients ou fournisseurs, catégories tarifaires ou sur une partie des clients ou fournisseurs. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte. La colonne exclure permet d'ignorer un "code client"/"Code fournisseur" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif. La deuxième partie "Pour les articles" permet de définir le champ d'application du tarif. Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les articles, familles articles, sous familles articles ou sur une partie des articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte. La colonne exclure permet d'ignorer un "code article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif. Cette partie est visible uniquement si la case à cocher "Autoriser les articles sur les paliers" n'est pas sélectionnée. La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer. Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de calcul, d'une prix et/ou remise, d'une TVA et une territorialité. Les types de calcul disponibles sont : o PV HT : Prix de vente de l'article HT, o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC, o % remise : % de remise accordée pour l'article, o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article, o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article, o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée, o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée, o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée, o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée. o TVA : TVA appliquée sur l'article, o PV HT + TVA : Prix de vente HT de l'article et TVA appliquée, o PV TTC +TVA : Prix de vente TTC de l'article et TVA appliquée, o Pourcentage sur PA : % du prix d'achat pour l'article, o % sur PA + % remise : % du prix d'achat pour l'article et % remise accordée, o % sur PA + remise HT : % du prix d'achat pour l'article et montant de remise HT accordée, o % sur PA + TVA : % du prix d'achat pour l'article et TVA appliquée, o Coefficient sur PA : Coefficient du PA pour l'article o Coef. sur PA + % remise : Coefficient du PA pour l'article et % remise accordée, o Coef. sur PA + remise HT : Coefficient du PA pour l'article et montant de remise HT accordée, o Coef sur PA + TVA : Coefficient du PA pour l'article et TVA appliquée. Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et inversement. Les types de calcul disponibles pour les achats sont : o PA HT : Prix d'achat de l'article HT, o % remise : % de remise accordée pour l'article, o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article, o PA HT + % remise : Prix d'achat HT de l'article et % remise accordée, o PV HT + remise HT : Prix d'achat HT de l'article et montant de remise HT accordée, o TVA : TVA appliquée sur l'article, o PA HT + TVA : Prix d'achat HT de l'article et TVA appliquée, Un type de tarif "PA..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et inversement. Si la case "Autoriser les articles sur les paliers" est sélectionnée, la partie "Pour les articles" n'est plus visible. Par contre, une colonne "Article" est disponible dans la grille "Tarifs à appliquer". Cette colonne permet de définir une liste d'articles pour cette promotion avec des paliers et des types de calcul différents. Il est possible d'ouvrir la liste des articles et de réaliser une multi-sélection d'articles dont vous souhaitez établir une promotion. A la fermeture de la liste, une création automatique des lignes de promotions s'effectuera pour tous les articles sélectionnés. Le bouton "Ajouter tous les articles" permet de réaliser automatiquement la sélection et création de lignes de promotions pour tous les articles. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 311 Le bouton "Recopier vers le bas" permet de réaliser une copie de la valeur sélectionnée sur les lignes suivantes. Ce bouton est actif uniquement pour les champs "Type de calcul" et "TVA" Le bouton "Actualiser TVA" permet de mettre à jour la TVA des lignes de promotion Vous devez ensuite sélectionner le "taux de TVA à remplacer" puis le "nouveau taux de TVA" souhaité. A la validation de sélection des taux, les taux de TVA des lignes de promotion sont mis à jour. Création d'une promotion avec exclusion d'un client et d'un article Création d'une promotion accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en pré-saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client "CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE". Sur la fiche "Promotion", vous devez saisir les informations suivantes (Option "Autoriser les articles sur les paliers" non sélectionnée) : Entête : o Code : PSH0002 o Description : Pré-saison Hiver o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09 o Basé sur "Quantité" Détail : Pour les clients Type d'élément Début Fin Exclure Famille clients/prospects CR0001 CR0001 Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X Pour les articles Type d'élément Début Fin Exclure Famille articles CONS0001 CONS0001 Article LE0C0003 LE0C0003 X Tarifs à appliquer Jusqu'à Type de tarif Prix Remise 5.00 % remise 8 10.00 % remise 15 Plus de 10.00 % remise 30 Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 312 Catégories tarifaires Accès : Stocks / Articles - Tarifs clients ou Tarifs fournisseurs - Catégories tarifaires... La gestion de la fiche "Catégories tarifaires" est commune à toutes les fiches. A partir de la liste des catégories tarifaires, vous avez la possibilité d'effectuer une simulation de tarif. La fiche "Catégories tarifaires" permet de définir un regroupement supplémentaire de clients. Elle est à définir dans l'onglet Gestion, partie Facturation de la fiche client. La fiche Catégorie tarifaire se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Indiquez un code catégorie tarifaire. Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Description * Saisissez la description de la Catégories tarifaires (au maximum 40 caractères). Onglets Tarifs Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utilisé dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). Comptabilité La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts. Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 313 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à "utiliser par défaut pour les fiches ou les listes" créer un nouveau modèle (documents de vente uniquement), modifier le modèle sélectionné, renommer le modèle, supprimer le modèle, copier l'identifiant du modèle : l'identifiant du modèle est son code (ici un Guid). Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Actions disponibles Depuis cette page, vous disposez des boutons suivants : Rechercher un modèle Créer un mot clé Définir un modèle par défaut Créer un modèle Modifier un modèle Supprimer un modèle Masquer un modèle ou réafficher le modèle Afficher tous les modèles : permet de différencier les modèles marqués comme cachés : ils sont grisés et en italique Il n’est pas possible de cacher un modèle marqué comme par défaut. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 314 Il n’est pas possible de masquer/cacher un modèle marqué comme par défaut. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. Dans cette fenêtre, au niveau de la liste des modèles, les modèles masqués (cachés) ne sont pas affichés (présents) dans la liste. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 315 OPÉRATIONS Opérations - Open Guide Opérations Accès : Opérations - Open Guide Opérations Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Open Guide Opérations". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Vous avez la possibilité de réaliser votre page/Open Guide Opérations. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Mise à jour des publications Permet d'ouvrir l'assistant de mise à jour des publications. Site web Reports on Line Permet d'ouvrir la page de votre site Reports on Line. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. Regrouper les documents Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement des documents Livraison de commandes Permet d'ouvrir la fenêtre de livraison de commandes. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 316 PUBLIER SUR REPORTS ON LINE Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Accès : Opérations – Publier sur Reports On Line - Mise à jour des publications La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de publications sur le site ROL. Cette mise à jour passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour des publications. 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web. Cliquer sur le bouton Suivant, pour poursuivre la mise à jour. 2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans ROL. Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont : o Sélectionné Case à cocher Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée). Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité de ne pas les envoyer (dé-sélectionner la case). o Libellé Champ non modifiable Contient le libellé de la fiche publication o Description Champ non modifiable Contient la description de la fiche publication Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant. 3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de publications disponible dans votre dossier Lancement de la mise à jour Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur Lancer. La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état). Elle s’effectue en 2 temps : o Génération des documents de publication o Envoi des publications sur le site ROL Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour. Cliquer sur Terminer pour fermer l’assistant. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 317 Site Web Accès : Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web Cette fonction permet d’ouvrir votre site web ROL. Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu ParamètresPublication dans ROL-Compte). Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez : - Au tableau de bord s’il en existe un - A la liste des documents dont vous avez l’autorisation. Pour l’administrateur du site, il est possible : - De réaliser/modifier le tableau de bord du site - De visualiser tous les documents présents sur le site - De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 318 DOCUMENTS DE VENTE Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 319 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) x Les Commandes x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat) x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures, - Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ». Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 320 Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents » étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012" x Ignorer la vérification de l'adresse Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses de facturation différentes. L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le regroupement. x Ignorer la vérification des champs personnalisés Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents. Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour le regroupement. x SMS Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 321 Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 322 Livraison de commandes Accès : Opérations - Documents de vente - Livraison de commandes La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente l'action "livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture ou par un regroupement de commandes en BL ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : Filtres, Pièce à générer, Commandes. Les filtres Pour livrer une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un client et une commande précise. Période Sélectionnez la "Date de référence" : Date de commande ou Date de livraison des lignes. Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte en fonction de la date de référence. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Tiers Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à livrer. Commande Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la livraison. Priorité Sélectionnez la priorité des commandes pour lesquelles vous souhaitez réaliser la livraison. Si aucune priorité n'est sélectionnée, l'application du filtre sélectionnera toutes les commandes quelque soit la priorité (Haute, Normal, Faible). Afficher les commandes dont le stock est disponible pour au moins une ligne Cochez cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes ayant au moins une ligne article qui peut être livrée. Afficher les commandes qu'il est possible de livrer en fonction du stock disponible Cochez cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes qui peuvent être livrées. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". Pièce à générer Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré. Date Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document. Nature Sélectionnez le type de document à générer suite à la livraison de la commande (Bon de livraison ou Facture). Regrouper les commandes Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les commandes sélectionnées dans la zone "Commandes". Regrouper les articles DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 323 Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les lignes d'articles identiques. Recopier les lignes articles non livrées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles non livrées : la "Quantité à livrer" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes" . Recopier les lignes articles déjà livrées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles ayant déjà fait l'objet d'une livraison précédemment. Ignorer la vérification de l'adresse Cochez cette option, si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses de facturation différentes. L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné. Ignorer la vérification des champs personnalisés Cochez cette option si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents. Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné. Lors d’une livraison, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’une livraison, ainsi que le texte standard associé. Commandes Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment. Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande non livrée totalement). Vous pouvez rechercher un article grâce aux boutons "Loupe". Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3). Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément ou sur le dernier élément correspondant à la recherche. Une case à cocher "Afficher les lignes déjà livrées" permet de visualiser les lignes totalement livrées d'une commande en plus de celles non livrées ou partiellement livrées. Les boutons "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes (lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes" Le bouton "Afficher le client" permet d'afficher la fiche du client associée à la ligne sélectionnée. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut : Disponible ? : icône permettant de voir si la commande peut être totalement livrée (coche verte) ou pas (croix rouge) Livrer, Numéro du document, Date, Code client, Nom du client . Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" de la ligne "Commande" vous permet de livrer totalement la commande. Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer". Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes : Disponible ? : icône permettant de voir si la ligne de commande peut être livrée (coche verte) ou pas (croix rouge) Livrer, Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 324 Code article, Description, Quantité, Quantité livrée, Quantité à Livrer, Reliquat, Stock réel. Vous pouvez sélectionner les lignes de texte que vous souhaitez voir apparaître sur votre document de livraison. Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à livrer" le nombre d'articles que vous souhaitez livrer. La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" d'une ligne article vous permet de livrer totalement la ligne. La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer". Pour valider la livraison, vous devez enregistrer la saisie que vous venez d'effectuer par : Ctrl + S un clic sur le bouton "Enregistrer et Fermer" le menu Fichier + "Enregistrer" le menu Fichier + "Enregistrer et Fermer" Conséquences de la livraison A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la livraison de la commande. La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré. Les mouvements de stocks sont alors mis à jour. Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer". Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes". L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de "quantité livrée" et "reliquat". Pour avoir un exemple d'historique de lignes d'une commande ayant 2 bons de livraison associés, cliquez ici. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 325 Lettres de relance Accès : Opération -Lettres de relance ou Règlements - Clients - Lettres de relance ou Ventes - Règlements - Lettres de relance La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter relancer. Relance avec pénalités de retard Les calculs des intérêts de retard et de l’indemnité sont effectués uniquement pour les clients considérés comme professionnels. Les clients concernés sont ceux ayant un numéro SIREN sur leur fiche et/ou que l’échéance de la facture en retard de paiement possède un numéro de TVA intracommunautaire (onglet "Compléments" de la facture). Le taux d’intérêt de retard pour les lettres de relance avec pénalités est à configurer dans le menu Paramètres / Société / Règlements. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de relances. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances". Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 326 Générer les factures Accès : Opérations – Documents de ventes - Générer les factures La génération de factures permet de réaliser des factures automatiquement. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "Générer les factures" de la fenêtre principale des facturations périodiques l'action « Générer les factures" de la fiche facturation périodique. La fenêtre de « génération des factures périodiques » est divisée en 2 parties : Filtres, Liste des factures à générer Les filtres Pour générer les factures, vous avez la possibilité de définir la date, de sélectionner la fiche facturation périodique à prendre en compte, définir les clients à prendre en compte ainsi que le mode de génération. Générer les factures jusqu’au Saisir la date jusqu’à laquelle vous souhaitez générer les factures. Facturation périodique Sélectionnez la facturation périodique grâce à laquelle vous souhaitez réaliser les factures. Clients Sélectionnez le/s clients sur lequel/lesquels vous souhaitez obtenir la liste des factures à générer. Mode de génération Sélectionner le mode de génération des factures périodiques x "Copie d'un document de référence" x "Regroupement de bons de livraison" A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". Factures à générer Cette partie affiche les factures qui correspondent aux filtres définis précédemment. Elle est composée des lignes de factures. Les boutons "Dé-sélectionner tout", "Générer tout" et "Passer tout" vous permettent d’affecter rapidement la génération ou le report de date. Les boutons "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes à regrouper ou uniquement les lignes des "factures". Le bouton "Afficher le client" permet d'afficher la fiche du client associée à la ligne sélectionnée. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document de référence associé à la ligne sélectionnée. Pour la ligne "factures", vous disposez des colonnes suivantes par défaut : Générer Case à cocher permettant de définir qu’il faut générer cette facture. Sélectionner par défaut. Passer la date Case à cocher permettant de définir qu’il ne faut pas générer cette facture Non sélectionner par défaut Date de facture Date modifiable Date de la facture qui sera générée. Code facturation périodique Non modifiable DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 327 Il représente le code de la facturation périodique sélectionné dans les filtres Libellé de la facturation périodique Non modifiable Il représente le libellé de la facturation périodique sélectionné dans les filtres Code client Non modifiable Nom du client Non modifiable N° de document de référence Non modifiable Si les cases « Générer » et « Passer la date » ne sont pas cochées, lors de la génération, la facture n’est pas générée et la date de la prochaine facture n’est pas modifiée dans la fiche facturation périodique, client… Si la case « Générer » n’est pas cochée, et que la case « Passer la date » est cochée, lors de la génération, la facture n’est pas générée et la date de la prochaine facture est mise à jour dans la fiche facturation périodique, client… Pour valider la génération de factures, vous devez enregistrer la saisie que vous venez d'effectuer par : x Ctrl + S x un clic sur le bouton "Enregistrer et Fermer" x le menu Fichier + "Enregistrer" x le menu Fichier + "Enregistrer et Fermer" Conséquences de la facturation A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la facturation. La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré. La date de la facture générée est égale à la prochaine date de facture calculée dans la fiche facturation périodique. Les champs des fiches facturation périodique, client et famille client sont mis à jour : x Date de dernière facture (date de la facture qui vient d’être générée) x Date de prochaine facture qui est calculée automatiquement en fonction de la périodicité. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 328 DOCUMENTS D'ACHAT Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 329 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) x Les Commandes x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat) x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures, - Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ». Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 330 Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents » étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012" x Ignorer la vérification de l'adresse Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses de facturation différentes. L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le regroupement. x Ignorer la vérification des champs personnalisés Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents. Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour le regroupement. x SMS Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 331 Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 332 Réception de commandes Accès : Opérations - Documents d'achats - Réception de commandes La réception d'une commande permet de réaliser des réceptions partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de réception ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "réceptionner" de la fenêtre principale de navigation des documents d'achat l'action "réceptionner" de la fiche Commande d'achat. La réception d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de réception ou facture ou par un regroupement de commandes en bon de réception ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement réceptionnée en 1 fois. La fenêtre de réception d'une commande est divisée en 3 parties : Filtres, Pièce à générer, Commandes. Les filtres Pour réceptionner une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un fournisseur et une commande précise. Période Sélectionnez la "Date de référence" : Date de commande ou Date de réception des lignes. Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Tiers Sélectionnez le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à réceptionner. Commande Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la réception (achat). A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". Pièce à générer Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré. Date Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document. Nature Sélectionnez le type de document à générer suite à la réception de la commande (Bon de réception ou Facture). Regrouper les commandes Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les commandes sélectionnées dans la zone "Commandes". Regrouper les articles Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les lignes d'articles identiques. Recopier les lignes articles déjà réceptionnées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles ayant déjà fait l'objet d'une réception précédemment. Recopier les lignes articles non réceptionnées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles non réceptionnées : la "Quantité à réceptionner" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes". Ignorer la vérification de l'adresse Cochez cette option, si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses de facturation différentes. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 333 L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné. Ignorer la vérification des champs personnalisés Cochez cette option si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents. Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné. Commandes Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment. Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande non réceptionnée totalement). Vous pouvez rechercher un contact grâce aux boutons "Loupe". Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3). Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément ou sur le dernier élément correspondant à la recherche. Une case à cochée "Afficher les lignes déjà réceptionnées" permet de visualiser les lignes totalement réceptionnées d'une commande en plus de celles non réceptionnées ou partiellement réceptionnées. Les boutons "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes (lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes". Le bouton "Afficher le fournisseur" permet d'afficher la fiche du fournisseur associée à la ligne sélectionnée. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut : Réceptionner, Numéro du document, Date, Code fournisseur, Nom du fournisseur . Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" de la ligne "Commande" vous permet de réceptionner totalement la commande. Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner". Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes : Réceptionner, Code article, Description, Quantité, Quantité réceptionnée, Quantité à réceptionner, Reliquat, Stock réel. Vous pouvez sélectionner les lignes de texte que vous souhaitez voir apparaître sur votre document de réception. Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à réceptionner" le nombre d'articles que vous souhaitez réceptionner. La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" d'une ligne article vous permet de réceptionner totalement la ligne. La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner". Pour valider la réception, vous devez enregistrer la saisie que vous venez d'effectuer par : Ctrl + S un clic sur le bouton "Enregistrer et Fermer" le menu Fichier + "Enregistrer" Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 334 le menu Fichier + "Enregistrer et Fermer" Conséquences de la réception A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la réception de la commande. La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré. Les mouvements de stocks sont alors mis à jour. Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer". Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes". L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de "quantité réceptionnée" et "reliquat". DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 335 Réapprovisionnement Accès : Opération – Documents d’achat - Réappro.fournisseur. La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. Cet assistant vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types "biens". Un article de type Service ne peut pas être réapprovisionné. Bienvenue... ... dans l'assistant de réapprovisionnement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir les filtres. Préparation des articles à réapprovisionner Cette première étape permet de définir les critères de sélection des articles à réapprovisionner : Sources de réapprovisionnement Permet d'indiquer l'élément à prendre en compte pour le réapprovisionnement. Les choix sont : o Stock o Commandes clients Ensuite les filtres affichés sont en fonction du choix de la source. Articles (Du... Au...) Sélectionnez l’intervalle d’articles pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement. Familles articles (Du... Au...) Sélectionnez l’intervalle de familles articles pour lequel vous souhaitez que les articles soient pris en compte pour réaliser le réapprovisionnement. Sous-familles articles (Du... Au...) Sélectionnez l’intervalle de sous-familles articles pour lequel vous souhaitez que les articles soient pris en compte pour réaliser le réapprovisionnement. Fournisseurs (Du... Au...) Sélectionnez l’intervalle de fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement. Familles Fournisseurs (Du... Au...) Sélectionnez l’intervalle de familles fournisseurs pour lequel vous souhaitez que les fournisseurs soient pris en compte pour réaliser le réapprovisionnement. Sous-familles Fournisseurs (Du... Au...) Sélectionnez l’intervalle de sous-familles fournisseurs pour lequel vous souhaitez que les fournisseurs soient pris en compte pour réaliser le réapprovisionnement. Autres Les options de cette partie permettent d’affiner la sélection d’articles pour le réapprovisionnement. o Inclure les articles en sommeil, o Inclure les articles non facturables en ventes. Par défaut, seul les articles avec le statut Actif sont pris en compte. Si la case à cocher « Inclure les article en sommeil » est sélectionnée, les articles « en sommeil » seront pris en compte. Les filtres ci-dessous sont affichés uniquement lorsque la source de réapprovisionnement est "Commande clients". Clients (Du... Au...) Sélectionnez l’intervalle de clients pour lequel vous souhaitez que les commandes soient prises en compte pour réaliser le réapprovisionnement. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 336 Commande (Du... Au...) Sélectionnez l’intervalle de commandes clients à prendre en compte pour réaliser le réapprovisionnement. Période (Du...au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour la sélection des commandes. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer. Traitement à réaliser Cette étape permet de définir les paramètres de calcul des quantités à réapprovisionner. Ces paramètres diffèrent en fonction de la source de réapprovisionnement. Sources de réapprovisionnement : Stock Les paramètres sont : Stock de référence Le stock de référence est le stock à prendre en compte pour le calcul de la quantité à réapprovisionner. Le stock de référence peut être : o Virtuel : le stock de référence est le stock virtuel de la fiche article o Réel : le stock de référence est le stock réel de la fiche article o Virtuel personnalisé : le stock de référence est le stock virtuel que vous avez défini Le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel. Ce détail est à définir par le choix des documents à prendre en compte : o Commande client : Quantité à livrer o Commande fournisseur : Quantité à réceptionner o Documents de vente : Quantité en préparation des bons de livraison o Document d'achat : Quantité en préparation des bons de retour (achats) Les quantités sélectionnées seront ajoutées ou retranchées au stock réel selon leur nature et la nature de l’article. Quantité à atteindre Les quantités sur les commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de la quantité à atteindre : o Stock minimum o Stock maximum o Consommation sur la période : lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez définir une période de consommation et une tendance en pourcentage. La consommation est calculée par la somme des quantités vendues sur cette période, en prenant en compte les lignes des factures et avoirs. La tendance est appliquée à la quantité vendue sur la période. Ce pourcentage permettra d’augmenter ou de diminuer virtuellement la quantité vendue. Paramètres des commandes fournisseur Ces commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de ces paramètres : o Compléter une commande fournisseur existante o Fermer les commandes au réapprovisionnement Ces paramètres sont définis par défaut dans les options du dossier o Tenir compte des minimums de commande o Tenir compte des multiples de commande Ces paramètres sont définis dans la fiche article/onglet fournisseur ou fiche fournisseur/onglet article. Afficher le détail des articles à réapprovisionner Cette option permet d'afficher sur une page de l'assistant la liste des articles concernés par les réapprovisionnements. Cette liste permet de visualiser la sélection des articles à réapprovisionner et de modifier si nécessaire cette liste (dé-sélectionner la ligne article) ainsi que la quantité à réapprovisionner pour chaque article. Ouvrir les documents générés (limité aux 10 premiers) Cette options permet de limiter à 10 l'ouverture des documents générés. Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser la liste des articles concernés par le réapprovisionnement ou le résumé des paramètres sélectionnéss. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 337 Sources de réapprovisionnement : Commandes clients Les paramètres sont : Réapprovisionnement de commandes clients L'option "Tenir compte uniquement des commandes clients" permet de définir la prise en compte du stock virtuel ou pas (stock réel) de la fiche article. Lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez obtenir le n° de commande du client dans l'ordre de fabrication généré. Pour cela, vous devez avoir sélectionné l'option "Réapprovisionnement par ordre de fabrication : ajouter la référence de la commande client" dans les Paramètre-Société-Documents de stock. Afficher le détail des articles à réapprovisionner Cette option permet d'afficher sur une page de l'assistant la liste des articles concernés par les réapprovisionnements. Cette liste permet de visualiser la sélection des articles à réapprovisionner et de modifier si nécessaire cette liste (dé-sélectionner la ligne article) ainsi que la quantité à réapprovisionner pour chaque article. Ouvrir les documents générés (limité aux 10 premiers) Cette options permet de limiter à 10 l'ouverture des documents générés. Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser la liste des articles concernés par le réapprovisionnement ou le résumé des paramètres sélectionnés. Liste des articles concernés par le réapprovisionnement Cette liste permet de visualiser la sélection des articles à réapprovisionner. La liste contient les colonnes : Sélectionné Case à cocher, sélectionné par défaut Elle permet de sélectionner ou pas la ligne article pour le réapprovisionnement. Code article Non saisissable Elle contient les codes des articles à réapprovisionner. Description commerciale en clair Non saisissable Elle contient les libellés des articles à réapprovisionner. Quantité Champ numérique Par défaut, chaque ligne contient la quantité à réapprovisionner en fonction de la source t des paramètres de réapprovisionnement choisis. Nom Liste déroulante Elle permet de visualiser et changer le tiers associé à l'article Par défaut, la liste s'affiche sur l'onglet des tiers associés à la fiche article. vous pouvez changer d'onglet et sélectionner un autre tiers existant voir en créer un. La gestion de cette liste permet de : o Réaliser une recherche o Sélectionner tout o Dé-sélectionner tout o Imprimer la liste Il est possible de modifier : o Les lignes articles concernées par le réapprovisionnement : sélection ou désélection de la case à cocher. o La quantité à réapprovisionner pour chaque article. Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés. Résumé des paramètres Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 338 Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération des commandes fournisseurs, puis Fermer. Traitements du réapprovisionnement Les articles sont pris en compte si le stock de référence est inférieur ou égal au seuil de réapprovisionnement de la fiche article. Quantité à réapprovisionner = [Quantité à atteindre] – [Stock de référence] Si la « quantité à atteindre » se base sur la consommation sur la période, la quantité à réapprovisionner sera réajustée pour se trouver dans l’intervalle [Quantité minimum – Quantité maximum] Copyright 2013 EBP-Informatique DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 339 TRANSFERT EN COMPTABILITE Le Transfert Comptable Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité. Ces écritures concernent : Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), Les échéances, Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), les inventaires. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures, Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, L'option de comptabilisation des stocks (inventaire), Les comptes de stock, La méthode de comptabilisation. Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à définir dans les options comptables. En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser". Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser" est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 340 Historique des transferts comptables Accès : Opérations - Transfert en comptabilité - Historique des transferts comptables L'historique des transferts comptables contient la liste des transferts effectués et aboutis en comptabilité. La liste des transferts comptables a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La fiche "Historique" se compose des zones N° de lot, date de création et des onglets Pièces transférées, Notes. Lorsque le transfert comptable n'abouti pas car il y a un pb de compte, journal, verrou... ; un n° de lot sera créé avec la date de la demande du transfert mais au niveau des pièces transférées, aucune information sera présente. Entête Cette partie contient : N° de lot Ce numéro est unique. Il est auto-incrémenté par les différents transferts réalisés. Date de création Cette date est la date de réalisation du transfert en comptabilité. Re-transfert Cette case n'est pas saisissable, elle est renseigné lorsque qu'un lot est re-transféré en comptabilité. Pièces transférées Cet onglet contient une numéro document, le tiers et la date. En fonction du transfert réalisé (échéances, ventes, achats, règlements) les données de ces champs seront différentes. Exemples d'historiques : Vente : FA00001 ; Dupond ; 02/06/08 Echéances : FA00001 ; Dupond ; 15/07/08 Règlements : "Rien" ; Dupond ; 15/06/08 Détail des traitements Cet onglet contient la liste des traitements réalisé (création du lot, envoyé pour traitement..., pièces marquées transférées, ...). Actions A partir de la fiche "Lot comptable", vous avez la possibilité d'appeler l'action "Annuler". Cette action permet de supprimer un lot comptable lorsque celui-ci n'a pas abouti (Par exemple : Pièce envoyée dans une autre application mais pas de réponse de cette application). DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 341 Assistant de publipostage Accès : Opérations - Assistant de publipostage Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Le publipostage est possible avec Word 2003, Word 2007 et Word 2010 uniquement. Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée. L'assistant de publipostage vous permet de réaliser par étape le paramétrage du publipostage. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de publipostage Bienvenue... ...dans l'assistant de publipostage avec Microsoft Word. Cette page vous présente les différentes étapes à réaliser pour le publipostage, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Action de publipostage Cette étape vous permet de définir la fusion du publipostage, c'est à dire de définir si à la validation de l'assistant, vous souhaitez : x traiter et envoyer vos courrier client "Publipostage courrier" x traiter et envoyer vos information par E-mailing "Réaliser un E-mailing" Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des destinataires Cette étape vous permet de définir les clients/prospects pour lesquels vous souhaitez envoyer un publipostage. Le publipostage vous propose 3 pré-sélections de "destinataires" : x Tous les clients et/ou les prospects x Meilleurs clients (Chiffre d'affaires) x Clients par date de document (devis, factures) En fonction du destinataire choisi, les filtres suivants seront disponibles : x l'adresse e-mail ou postale (du contact principale de facturation et/ou adresse postale de facturation principale) de la fiche client/prospect à prendre en compte pour ce publipostage ; x si les clients et/ou les prospects sont concernés ; x un intervalle de client/prospect ; x un intervalle de familles clients ; x un intervalle de sous-familles clients, x si l'envoi d'e-mailing est autorisé par le client/contact ; x si le client/contact est une personne physique ou morale; x Nombre de client à prendre en compte ; x un intervalle de familles articles ; x un intervalle de sous-familles articles ; x un intervalle d'articles ; x le type d'article concerné (bien et/ou service) ; x un intervalle de groupes clients ; x un intervalle de groupes articles ; x le type de document à prendre en compte (facture ou devis) ; x un intervalle de dates du premier et du dernier document à prendre en compte. Suite à la sélection des filtres, vous pouvez voir la liste des destinataires. Pour cela cliquer sur le bouton "Aperçu de la liste des destinataire". La pré-visualisation contient des informations différentes en fonction du destinataire sélectionné. Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape de sélection du modèle. Modèle et document Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 342 Cette étape permet de sélectionner le modèle à prendre en compte pour le publipostage. En fonction de l'action sélectionnée, des champs spécifiques seront à renseigner. Nouveau modèle Le publipostage avec un nouveau modèle permet de réaliser un envoi exceptionnel pour un/des client/s dont les coordonnées sont reprises automatiquement. Pour réaliser un publipostage avec un nouveau modèle, vous devez saisir un nom pour le nouveau modèle puis cliquer sur le bouton "Créer un nouveau modèle". Un message vous informe des modalités à suivre pour réaliser votre nouveau modèle : Vous ne pourrez fermer ce message qu’après avoir effectué les modifications dans word. Si vous ne réalisez pas de modification, il sera enregistré sans aucune information ( vide) - dans la page word, réalisez votre document avec les champs de fusion souhaités, - enregistrez votre document et fermez word - cliquez sur OK pour fermer le message. Le modèle est alors automatiquement ajouté dans la liste des modèles de publipostage. Modèles de publipostage Le publipostage avec un modèle existant permet de réaliser un envoi d'un courrier régulier pour un/des client/s dont les coordonnées sont reprises automatiquement. Pour réaliser un publipostage avec un modèle existant, vous devez sélectionner le modèle que vous souhaitez avoir pour le publipostage. Nous vous proposons une dizaine de modèles par défaut. Les boutons vous permettent de gérer cette liste de modèles : • Ajouter : ce bouton permet d'insérer dans la liste des modèles un fichier correspondant à un modèle créé auparavant dans Word. • Ouvrir : suite à la sélection d'un modèle, un clic sur ce bouton permet de visualiser celui-ci dans word. Les pièces jointes "ajoutées" sont copiées dans le dossier. Les modifications qui seront effectuées sur la pièce d'origine ne seront pas prises en compte dans la pièce du dossier. Il faudra supprimer la pièce puis de nouveau associer la pièce. • Modifier : suite à la sélection d'un modèle un clic sur ce bouton permet de modifier et enregistrer celui-ci dans Word. • Supprimer : suite à la sélection d'un modèle, un clic sur ce bouton permet de supprimer définitivement ce modèle de la liste. En création, modification de votre modèle de publipostage, vous avez la possibilité d'insérer des champs personnalisés. Destination Cet écran permet de sélectionner le mode d'envoi du publipostage : x Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer Cette action est sélectionnée obligatoirement si vous avez choisi la création d'un nouveau modèle. Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, une page Word s'ouvre sur l'onglet "Publipostage". Elle contient aucune donnée (création de document) ou les informations du modèle sélectionné. Ensuite, vous devez réaliser la fusion avec le "Blocadresse" et saisir/modifier le texte que vous souhaitez. Pour envoyer le publipostage à vos clients, vous devez accéder à la fonction "Terminer & fusionner". x Envoyer l'e-mailing ou Imprimer directement les courriers Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, l'e-mail sera envoyé ou le mailing s'éditera. Le choix de ce mode d'envoi vous permet de saisir le "Sujet de l'e-mail". Vous devez le renseigner pour passer à l'étape suivante. x Afficher le document présentant une page par destinataire Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, Word s'ouvre avec autant de page que de clients sélectionnés. Document destination Dans le champ "Document destination", vous devez sélectionner le document qui réceptionnera les informations de publipostage (coordonnées des clients). La saisie de ce champ n'est pas obligatoire lorsque vous réalisez une "Impression des courriers" ou un "Envoi d'e-mailing" (courrier ou e-mail). DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 343 Ensuite, cliquer sur Suivant. Résumé des paramètres Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour réaliser le publipostage. Réalisation du publipostage En fonction du choix de l'action, vous aurez les résultats suivants : Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer... Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage". Elle contient le texte du modèle sélectionné et les coordonnées du client. Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner"). Envoyer l'e-mailing directement ou Imprimer directement les courriers Suite au lancement du publipostage, un nouveau message est envoyé avec l'adresse e-mail du client, le sujet saisie précédemment et le PDF du modèle sélectionné et ceci pour tous les clients/prospects filtrés précédemment. ou Suite au lancement du publipostage, l'édition du publipostage est automatiquement réalisé sur l'imprimante par défaut et ceci pour tous les clients/prospects filtrés précédemment. Si vous avez saisi le champ "Document destination", en plus de l'impression ou l'envoi d'e-mail, une page word s'ouvre sur l'onglet Publipostage avec les informations de fusions. Ainsi, vous aurez la possibilité de sauvegarder le document imprimé/envoyé au client/contact. Afficher les documents... Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage" sur une page contenant le texte du modèle sélectionné et les coordonnées du client. Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner"). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 344 Map Point Accès : Opérations - Map point La géolocalisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles : - Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. - Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’. - Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. Choix des filtres (onglet Sélection) Pour effectuer une des trois actions de géolocalisation, vous devez sélectionner/renseigner les zones de filtre suivantes : Trois types de sélection s’offrent à vous pour chaque catégorie : o Aucun : ne sélectionne aucun élément de cette catégorie, o Tous : Sélectionne tous les éléments de cette catégorie, o Personnalisé : Sélectionne les éléments de la catégorie selon les critères définis dans les filtres. Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. o Client : Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Famille Client :Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Fournisseur : Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Famille fournisseur : Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Commercial/collaborateur : Sélectionnez le/les codes commerciaux/collaborateurs sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Famille commerciaux/collaborateurs : Sélectionnez le/les codes famille commercial/collaborateur sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Contact : Sélectionnez le/les codes contacts sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Ville : Sélectionnez le/les villes sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Code postal : Sélectionnez le/les codes postaux sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Département : Sélectionnez le/les départements sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Pays : Sélectionnez le/les pays sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. Vous pouvez combiner les filtres de plusieurs catégories. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton « Réinitialiser les filtres ». Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données) Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés dans l’onglet Sélection. Sous ce tableau, vous pouvez choisir le type d’itinéraire que vous préférez si vous souhaitez effectuer le calcul d’un itinéraire. Carte (Onglet Carte) Cet onglet affiche la carte obtenue suite à l’exécution d’une action de géolocalisation. La liste située à gauche de la carte permet de sélectionner les données localisées sur la carte et ainsi de zoomer sur celles-ci. En en-tête de la carte, vous disposez des boutons suivants : - Sauvegarder la carte : Ce bouton permet de sauvegarder la carte sous un format de fichier MapPoint (*.ptm) - Imprimer la carte : Ce bouton permet d’imprimer la carte : o Si l’action en cours est une localisation, seule la carte sera imprimée o Si l’action en cours est un calcul d’itinéraire, les différents segments de la route seront imprimés sous forme de vignettes DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 345 Recherche des adresses Cette fenêtre vous permet de préciser une adresse au cas où MapPoint serait dans l’impossibilité de trouver une adresse strictement identique sur la carte. Le champ Nom vous rappelle le propriétaire de l’adresse. Si aucune des adresses que MapPoint a trouvé ne correspond à celle recherchée, vous pouvez préciser les informations dans les champs Adresse, Code Postal, Ville, Pays. Afin de vérifier si une adresse correspond bien à vos à ceux que vous recherchez, sélectionnez-là dans la liste. La carte située en arrière-plan zoomera sur celle-ci. Le bouton ‘OK’ validera l’adresse sélectionnera dans la liste alors que le bouton ‘Annuler’ abandonnera l’action de géolocalisation pour cette adresse. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 346 e-Commerce Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce Accès : Opérations - e-Commerce - EBP e-Commerce ou Opérations - e-Commerce - Autres solutions eCommerce Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Après avoir renseigné les options (Connexion, et Général), le paramétrage de la fiche article (onglet Web), le paramétrage de la fiche client (onglet Web) et éventuellement si le/les client/s est/sont en compte (fiche client/onglet Gestion) vous pouvez réaliser l'envoi des données vers le site ou la réception d'une commande. Cet assistant propose d'envoyer les articles, les clients ou d'importer les commandes. Bienvenue... ...dans l'assistant de Mise à jour des données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des données à mettre à jour Articles Les articles de type Biens et Services sont envoyés. Seront envoyés que les articles ayant l'option "Publier sur le web" sélectionnée sur la fiche article. Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers ePages. Les paramètres d'envoi des articles sont : Exporter les articles Case à cocher Permet d'envoyer les articles sur le site Sélection Permet de filtrer les articles à envoyer : o par code article, o par famille article, o par fournisseur, o tous les articles. Forcer l'envoi Case à cocher Si la case est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. Forcer l'envoi des images Case à cocher Si la case est sélectionnée, tous les articles ayant une image pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. Si la case est sélectionnée, le renvoi de l'image est systématiquement, qu'elle soit modifiée ou pas. Les conditions d'envoi des articles sont : x Un article déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ; x Un article déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « forcer l’envoi » est cochée ; x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est modifiée, qu’elle soit en rapport avec ePages ou non ; x Par contre, le renvoi d’une fiche article modifiée entraîne le renvoi de ses images que si l’image a été modifiée et l'option "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée (et si l’option "Autoriser l’envoi des images" est cochée dans les paramètres du dossier) ; x Un article supprimé sur open line sera supprimé sur ePages par la mise à jour ; DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 347 x Les articles en statut En sommeil, bloqué ou partiellement bloqué, non inlcus et non imprimable ne sont pas envoyés sur le net (il n'est pas possible de sélectionner la case "Publier sur le web" pour chacun de ces statuts). Clients/contacts Tous les clients/contacts peuvent être envoyés. Seront envoyés que les clients/contacts ayant l'option "Contact web" sélectionnée sur la fiche client. Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers le site e-Commerce. Les paramètres d'envoi des clients/contacts sont : Exporter les contacts Case à cocher Permet d'envoyer les clients/contacts sur le site Sélection Permet de filtrer les clients/contacts à envoyer : o par client (les contacts des clients et des prospects sont affichés), o par famille client, o Tous. Forcer l'envoi Case à cocher Si la case est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. Les conditions d'envoi des contacts sont : x Un nouveau contact sera envoyé s’il fait parti de la sélection et que l'option "Contact web" est sélectionnée sur sa fiche ; x Un contact/client déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ; x Un contact/client déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « Forcer l’envoi » est cochée ; x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est modifiée, qu’elle soit en rapport avec e-Commerce ou non. Commandes Les paramètres d'import des commandes sont : Importer les commande Case à cocher Permet d'importer les commandes clients dans le logiciel. Période Du...Au Permet de filtrer les commandes à importer La sélection d'une date est obligatoire pour l'import des commandes. Les conditions d'import des commandes sont : Numéro de la commande Le numéro de la commande importée suit la numérotation du dossier qui reçoit Le numéro de la commande ePages est repris dans le champ Référence de la commande, champ affiché par défaut dans la vue Tous et Commandes Le champ Référence de la commande reprend le « titre du site » et le numéro de la commande ePages. Exemple : Commande « titre du site » N° « numéro de la commande ePages » La commande est toujours importée TTC, afin de garantir la restitution exacte du Net TTC calculé par le site. Les montant HT sont donc re-calculés. Une commande en devise peut être émise sur le site ePages. Elle est entièrement exprimée en devise, Open Line l'importe cependant en €uros compte tenu du fonctionnement d’Open Line. Le Net à payer de la commande ePages (exprimé dans la devise) est repris dans le champ Net à payer en devise de la commande Open Line. La devise est reprise et le cours est re-calculé en fonction du Net à payer en euro et du Net à payer en devise (les montants en euros étant repris de la fiche article indiqué sur Open Line). Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 348 Une commande contenant un article avec Eco contribution ne sera pas importée. Article Lors de l'import de la commande si l'article n'existe pas, il sera créé dans le dossier qui reçoit. Le code de l'article suit la codification du dossier qui reçoit. L'identifiant de l'article sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des articles du site". Le prix de l’article sur ePages est exprimé par rapport à un nombre d’unité (champ « Le prix repose sur » par conséquent). Si le prix exprimé sur ePages est pour 2 unités, si l'article doit être créer lors de l’importation de la commande, il est indiqué dans l’article un prix ramené à une unité. Une commande comportant un article dont le statut est bloqué, partiellement bloqué, non facturable vente ne sera pas importée, un message est affiché : "L'article xxx a le statut bloqué…., la commande ne peut donc être importée. Veuillez modifier le statut de cet article pour pouvoir importer votre commande." Client/contact Dans ePages, le client/contact est un utilisateur possédant un e-mail. Lors de l’import de la commande, il est vérifié la présence de l’e-mail dans Open Line. Dans le cas ou l’e-mail n’est pas connu, le client/contact est créé dans le dossier qui reçoit. Le code du client suit la codification du dossier qui reçoit. L'identifiant du client/contact sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des clients du site". Dans le cas ou l’e-mail est connu, si : x le contact ayant cet e-mail est un contact divers, le client est créé automatiquement et le contact est rattaché au client ; x le contact ayant cet e-mail est rattaché à un client, le client n'est pas recréé et le client existant est repris dans la commande. Dans le cas ou l’e-mail est connu mais qu'il y a plusieurs contacts, divers ou pas, qui possèdent cet e-mail, lors de l’import de la commande, un écran de sélection du client/contact parmi tous ceux possédant l’e-mail est proposé. Le contact sélectionné, et donc le client auquel il est rattaché, est alors inséré dans la commande importée. Lors de la prochaine importation de commande avec cet e-mail et ce client, la fenêtre de sélection ne sera pas proposée puisque le client sera automatiquement identifié (l'identifiant du client sur le site ePages correspond dans la base Open Line au champ "valeur" de la table "Informations des clients du site"). Règlement Lors de l’importation de la commande, un règlement est créé uniquement si le statut du règlement sur ePages est "Payée". Ce statut sert UNIQUEMENT à considérer la commande comme réglée ou non, et pas à décider si la commande doit être importer ou pas. Frais de port Une fiche frais de port présente dans une commande est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit. Moyen de paiement Une fiche moyen de paiement est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit. TVA ePages propose à l’utilisateur de définir ses zones fiscales (l’équivalent des territorialités) et à partir de ces zones fiscales, une matrice de taxes (l’équivalent des taux de tva). Vous devez donc définir dans Open line la correspondance entre ePages et Open Line. Une incohérence dans cette correspondance empêchera l’importation de la commande et la nécessité de corriger cette matrice dans Open Line. Dans Epages, il ya par défaut deux zones fiscales qui sont UE et Non UE. A ces zones fiscales sont attachés des pays. Et pour ces deux zones fiscales sont définis des taux de TVA. ePages considère par défaut que la zone fiscale UE correspond à la France, et indique donc dans ses taux de tva les taux français. La zone Non UE est donc considérée comme la zone Import/Export, donc avec par définition des taux de TVA à 0. Lorsqu’un utilisateur, lequel a déclaré lors de son inscription son adresse et par conséquent son pays, passe commande sur ePages, il devient automatiquement un client à qui ePages attribue, en fonction de son pays, une zone fiscale. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 349 Si le client est en France, il aura donc pas défaut, la zone fiscale UE Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour. Opération terminée Cette dernière étape vous permet de visualiser les opérations effectuées. Cliquez sur Fermer pour refermer la fenêtre de l'assistant de mise à jour du site. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 350 Mise à jour du site Oxatis Accès : Opérations - e-Commerce - Oxatis Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce Oxatis. Après avoir renseigné les options (Connexion, et Général), le paramétrage de la fiche article (onglet Web), le paramétrage de la fiche client (onglet Web) et éventuellement si le/les client/s est/sont en compte (fiche client/onglet Gestion) vous pouvez réaliser l'envoi des données vers le site ou la réception d'une commande. Cet assistant propose d'envoyer les articles, les clients ou d'importer les commandes. Bienvenue... ...dans l'assistant de Mise à jour des données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des données à mettre à jour Articles Les articles de type Biens et Services sont envoyés. Seront envoyés que les articles ayant l'option "Publier sur le web" sélectionnée sur la fiche article. Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers Oxatis. Les paramètres d'envoi des articles sont : Exporter les articles Case à cocher Permet d'envoyer les articles sur le site Sélection Permet de filtrer les articles à envoyer : o par code article, o par famille article, o par fournisseur, o tous les articles. Forcer l'envoi Case à cocher Si la case est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. Forcer l'envoi des images Case à cocher Si la case est sélectionnée, tous les articles ayant une image pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. Si la case est sélectionnée, le renvoi de l'image est systématiquement, qu'elle soit modifiée ou pas. Les conditions d'envoi des articles sont : x Un article déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ; x Un article déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « Forcer l’envoi » est cochée ; x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est modifiée, qu’elle soit en rapport avec oxatis ou non ; x Par contre, le renvoi d’une fiche article modifiée entraîne le renvoi de ses images que si l’image a été modifiée et l'option "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée (et si l’option "Autoriser l’envoi des images" est cochée dans les paramètres du dossier) ; x Un article supprimé sur open line sera supprimé sur oxatis par la mise à jour ; x Les articles en statut En sommeil, bloqué ou partiellement bloqué, non inlcus et non imprimable ne sont pas envoyés sur le net (il n'est pas possible de sélectionner la case "Publier sur le web" pour chacun de ces statuts). DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 351 Clients/contacts Tous les clients/contacts peuvent être envoyés. Seront envoyés que les clients/contacts ayant l'option "Contact web" sélectionnée sur la fiche client. Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers Oxatis. Les paramètres d'envoi des clients/contacts sont : Exporter les contacts Case à cocher Permet d'envoyer les clients/contacts sur le site Sélection Permet de filtrer les clients à envoyer : o par client (les contacts des clients et des prospects sont affichés), o par famille client, o Tous. Forcer l'envoi Case à cocher Si la case est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. Les conditions d'envoi des contacts sont : x Un nouveau contact sera envoyé s’il fait parti de la sélection et que l'option "Contact web" est sélectionnée sur sa fiche ; x Un contact/client déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ; x Un contact/client déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « forcer l’envoi » est cochée ; x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est modifiée, qu’elle soit en rapport avec oxatis ou non. Commandes Les paramètres d'import des commandes sont : Importer les commande Case à cocher Permet d'importer les commandes clients dans le logiciel. Type de filtre sur les dates Liste déroulante permettant de sélectionner le type de dates à prendre en compte lors de l'import des commandes. Période Du...Au Permet de filtrer les commandes à importer La sélection d'une date est obligatoire pour l'import des commandes. Les conditions d'import des commandes sont : Numéro de la commande Le numéro de la commande importée suit la numérotation du dossier qui reçoit Le champ Référence de la commande reprend le « titre du site » et le numéro de la commande Oxatis. Exemple : Commande « titre du site » N° « numéro de la commande oxatis » Article Lors de l'import de la commande si l'article n'existe pas, il sera créé dans le dossier qui reçoit. Le code de l'article suit la codification du dossier qui reçoit. L'identifiant de l'article sur le site Oxatis est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des articles du site". La création de l'article dans Open Line ne s'effectuera pas si : x l'article de la commande est inexistant dans le dossier qui reçoit " et qu'il contient une éco contribution dans la commande : La commande n’est pas importée et un message informe l'utilisateur qu’il doit modifier l’article et lui attribuer l’éco contribution (code de l’article et montant de l’éco contribution précisés dans le message) avant de relancer l’importation de sa commande. x l'article de la commande est existant dans le dossier qui reçoit avec une éco-contribution dans le dossier, différentes de celle de la commande : La commande n’est pas importée et un message Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 352 informe l'utilisateur qu’il doit modifier l’article et lui attribuer l’éco contribution (code de l’article et montant de l’éco contribution précisés dans le message) avant de relancer l’importation de sa commande. Sur Oxatis, il existe la notion d’attributs. Si l’article présent dans la commande Oxatis est avec attributs, même si l’article n’existe pas dans Open Line, cet article est repris dans la commande en tant qu' "article non référencé" et ne sera pas créé. Une commande comportant un article dont le statut est bloqué, partiellement bloqué, non facturable vente ne sera pas importée, un message est affiché : "L'article xxx a le statut bloqué…., la commande ne peut donc être importée. Veuillez modifier le statut de cet article pour pouvoir importer votre commande." Client/contact Dans oxatis, le client/contact est un utilisateur possédant un e-mail. Lors de l’import de la commande, il est vérifié la présence de l’e-mail dans Open Line. Dans le cas ou l’e mail n’est pas connu, le client/contact est créé dans le dossier qui reçoit. Le code du client suit la codification du dossier qui reçoit. L'identifiant du client/contact sur le site Oxatis est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des clients/contacts du site". Dans le cas ou l’e-mail est connu, si : x le contact ayant cet e-mail est un contact divers, le client est créé automatiquement et le contact est rattaché au client. x le contact ayant cet e-mail est rattaché à un client, le client n'est pas recréé et le client existant est repris dans la commande. Dans le cas ou l’e-mail est connu mais qu'il y a plusieurs contacts, divers ou pas, qui possèdent cet e-mail, lors de l’import de la commande, un écran de sélection du client/contact parmi tous ceux possédant l’e-mail est proposé. Le contact sélectionné, et donc le client auquel il est rattaché, est alors inséré dans la commande importée Lors de la prochaine importation de commande avec cet e-mail et ce client, la fenêtre de sélection ne sera pas proposée puisque le client sera automatiquement identifié (l'identifiant du client sur le site Oxatis correspond dans la base Open Line au champ "valeur" de la table "Informations des clients du site"). Règlement Lors de l’importation de la commande, un règlement est créé uniquement si le statut du règlement sur Oxatis est Paiement confirmé (rond vert). Ce statut sert UNIQUEMENT à considérer la commande comme réglée ou non, et pas à décider si la commande doit être importer ou pas. Frais de port Une fiche frais de port présente dans une commande est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit. Moyen de paiement Une fiche moyen de paiement est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour. Opération terminée Cette dernière étape vous permet de visualiser les opérations effectuées. Cliquez sur Fermer pour refermer la fenêtre de l'assistant de mise à jour du site. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 353 Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce Accès : Opérations - e-Commerce - EBP e-Commerce ou Opérations - e-Commerce - Autres solutions eCommerce Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Après avoir renseigné les options (Connexion, et Général), le paramétrage de la fiche article (onglet Web), le paramétrage de la fiche client (onglet Web) et éventuellement si le/les client/s est/sont en compte (fiche client/onglet Gestion) vous pouvez réaliser l'envoi des données vers le site ou la réception d'une commande. Cet assistant propose d'envoyer les articles, les clients ou d'importer les commandes. Bienvenue... ...dans l'assistant de Mise à jour des données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des données à mettre à jour Articles Les articles de type Biens et Services sont envoyés. Seront envoyés que les articles ayant l'option "Publier sur le web" sélectionnée sur la fiche article. Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers ePages. Les paramètres d'envoi des articles sont : Exporter les articles Case à cocher Permet d'envoyer les articles sur le site Sélection Permet de filtrer les articles à envoyer : o par code article, o par famille article, o par fournisseur, o tous les articles. Forcer l'envoi Case à cocher Si la case est sélectionnée, tous les articles pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. Forcer l'envoi des images Case à cocher Si la case est sélectionnée, tous les articles ayant une image pour la sélection (marqués comme étant publiés sur le web) seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les articles modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. Si la case est sélectionnée, le renvoi de l'image est systématiquement, qu'elle soit modifiée ou pas. Les conditions d'envoi des articles sont : x Un article déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ; x Un article déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « forcer l’envoi » est cochée ; x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est modifiée, qu’elle soit en rapport avec ePages ou non ; x Par contre, le renvoi d’une fiche article modifiée entraîne le renvoi de ses images que si l’image a été modifiée et l'option "Forcer l'envoi des images" est sélectionnée (et si l’option "Autoriser l’envoi des images" est cochée dans les paramètres du dossier) ; x Un article supprimé sur open line sera supprimé sur ePages par la mise à jour ; Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 354 x Les articles en statut En sommeil, bloqué ou partiellement bloqué, non inlcus et non imprimable ne sont pas envoyés sur le net (il n'est pas possible de sélectionner la case "Publier sur le web" pour chacun de ces statuts). Clients/contacts Tous les clients/contacts peuvent être envoyés. Seront envoyés que les clients/contacts ayant l'option "Contact web" sélectionnée sur la fiche client. Cliquez ici pour avoir la liste des champs envoyés vers le site e-Commerce. Les paramètres d'envoi des clients/contacts sont : Exporter les contacts Case à cocher Permet d'envoyer les clients/contacts sur le site Sélection Permet de filtrer les clients/contacts à envoyer : o par client (les contacts des clients et des prospects sont affichés), o par famille client, o Tous. Forcer l'envoi Case à cocher Si la case est sélectionnée, tous les contacts pour la sélection seront envoyés. Dans le cas contraire, seuls les contacts modifiés depuis leur dernier envoi sur le site seront envoyés. Les conditions d'envoi des contacts sont : x Un nouveau contact sera envoyé s’il fait parti de la sélection et que l'option "Contact web" est sélectionnée sur sa fiche ; x Un contact/client déjà envoyé mais modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ; x Un contact/client déjà envoyé mais non modifié sera envoyé s’il fait parti de la sélection ET si l’option « Forcer l’envoi » est cochée ; x Une fiche est considérée comme modifiée dès qu’une des données présentes dans la fiche est modifiée, qu’elle soit en rapport avec e-Commerce ou non. Commandes Les paramètres d'import des commandes sont : Importer les commande Case à cocher Permet d'importer les commandes clients dans le logiciel. Période Du...Au Permet de filtrer les commandes à importer La sélection d'une date est obligatoire pour l'import des commandes. Les conditions d'import des commandes sont : Numéro de la commande Le numéro de la commande importée suit la numérotation du dossier qui reçoit Le numéro de la commande ePages est repris dans le champ Référence de la commande, champ affiché par défaut dans la vue Tous et Commandes Le champ Référence de la commande reprend le « titre du site » et le numéro de la commande ePages. Exemple : Commande « titre du site » N° « numéro de la commande ePages » La commande est toujours importée TTC, afin de garantir la restitution exacte du Net TTC calculé par le site. Les montant HT sont donc re-calculés. Une commande en devise peut être émise sur le site ePages. Elle est entièrement exprimée en devise, Open Line l'importe cependant en €uros compte tenu du fonctionnement d’Open Line. Le Net à payer de la commande ePages (exprimé dans la devise) est repris dans le champ Net à payer en devise de la commande Open Line. La devise est reprise et le cours est re-calculé en fonction du Net à payer en euro et du Net à payer en devise (les montants en euros étant repris de la fiche article indiqué sur Open Line). DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 355 Une commande contenant un article avec Eco contribution ne sera pas importée. Article Lors de l'import de la commande si l'article n'existe pas, il sera créé dans le dossier qui reçoit. Le code de l'article suit la codification du dossier qui reçoit. L'identifiant de l'article sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des articles du site". Le prix de l’article sur ePages est exprimé par rapport à un nombre d’unité (champ « Le prix repose sur » par conséquent). Si le prix exprimé sur ePages est pour 2 unités, si l'article doit être créer lors de l’importation de la commande, il est indiqué dans l’article un prix ramené à une unité. Une commande comportant un article dont le statut est bloqué, partiellement bloqué, non facturable vente ne sera pas importée, un message est affiché : "L'article xxx a le statut bloqué…., la commande ne peut donc être importée. Veuillez modifier le statut de cet article pour pouvoir importer votre commande." Client/contact Dans ePages, le client/contact est un utilisateur possédant un e-mail. Lors de l’import de la commande, il est vérifié la présence de l’e-mail dans Open Line. Dans le cas ou l’e-mail n’est pas connu, le client/contact est créé dans le dossier qui reçoit. Le code du client suit la codification du dossier qui reçoit. L'identifiant du client/contact sur le site ePages est stocké dans le champ "valeur" de la table "Informations des clients du site". Dans le cas ou l’e-mail est connu, si : x le contact ayant cet e-mail est un contact divers, le client est créé automatiquement et le contact est rattaché au client ; x le contact ayant cet e-mail est rattaché à un client, le client n'est pas recréé et le client existant est repris dans la commande. Dans le cas ou l’e-mail est connu mais qu'il y a plusieurs contacts, divers ou pas, qui possèdent cet e-mail, lors de l’import de la commande, un écran de sélection du client/contact parmi tous ceux possédant l’e-mail est proposé. Le contact sélectionné, et donc le client auquel il est rattaché, est alors inséré dans la commande importée. Lors de la prochaine importation de commande avec cet e-mail et ce client, la fenêtre de sélection ne sera pas proposée puisque le client sera automatiquement identifié (l'identifiant du client sur le site ePages correspond dans la base Open Line au champ "valeur" de la table "Informations des clients du site"). Règlement Lors de l’importation de la commande, un règlement est créé uniquement si le statut du règlement sur ePages est "Payée". Ce statut sert UNIQUEMENT à considérer la commande comme réglée ou non, et pas à décider si la commande doit être importer ou pas. Frais de port Une fiche frais de port présente dans une commande est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit. Moyen de paiement Une fiche moyen de paiement est créée si elle n’existe pas dans le dossier qui reçoit. TVA ePages propose à l’utilisateur de définir ses zones fiscales (l’équivalent des territorialités) et à partir de ces zones fiscales, une matrice de taxes (l’équivalent des taux de tva). Vous devez donc définir dans Open line la correspondance entre ePages et Open Line. Une incohérence dans cette correspondance empêchera l’importation de la commande et la nécessité de corriger cette matrice dans Open Line. Dans Epages, il ya par défaut deux zones fiscales qui sont UE et Non UE. A ces zones fiscales sont attachés des pays. Et pour ces deux zones fiscales sont définis des taux de TVA. ePages considère par défaut que la zone fiscale UE correspond à la France, et indique donc dans ses taux de tva les taux français. La zone Non UE est donc considérée comme la zone Import/Export, donc avec par définition des taux de TVA à 0. Lorsqu’un utilisateur, lequel a déclaré lors de son inscription son adresse et par conséquent son pays, passe commande sur ePages, il devient automatiquement un client à qui ePages attribue, en fonction de son pays, une zone fiscale. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 356 Si le client est en France, il aura donc pas défaut, la zone fiscale UE Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour. Opération terminée Cette dernière étape vous permet de visualiser les opérations effectuées. Cliquez sur Fermer pour refermer la fenêtre de l'assistant de mise à jour du site. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 357 Remplacement de code Accès : Opérations - Remplacement de code Le remplacement de code passe par un assistant. Il est possible de remplacer le code d'une fiche pays, banque, moyen de paiement ou mode de règlement par une autre fiche existante.. Cet assistant vous permet de remplacer dans tous le logiciel, un code par un autre existant. Bienvenue... ... dans l'assistant de remplacement... Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser un remplacement de code. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection du code à remplacer. Sélection du code à remplacer Cette étape permet de sélectionner le code à remplacer et le nouveau code. x Code de la fiche d'origine x Nouveau code La case à cocher "Supprimer la code d'origine après son remplacement" permet à la fin du traitement de supprimer le code d'origine. Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer. Résumé des paramètres Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le remplacement de code, puis Fermer. Traitements du remplacement La fiche d'origine est remplacée par la nouvelle fiche dans toutes les fiches sur lesquelles elle était présente. Dans la liste des pays, il a une fiche pays FR et une fiche pays FRF Sur une fiche client, présence d'une adresse avec FRF Demande le remplacement de FRF par FR avec suppression de FRF. Suite au traitement de remplacement FRF est remplacé par FR sur la fiche client et la fiche FRF est supprimée. Pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents … Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 358 Assistant de mise à jour de fiche Accès : Opération - Assistant de mise à jour La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Clients/prospects Familles clients/prospects et Tarifs/promotions (clients/fournisseurs) est disponible à partir du menu Opérations. La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet "fournisseur de la fiche article" et l'onglet "articles de la fiche Fournisseur". Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. Bienvenue... ...dans l'assistant de mise à jour... Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection des éléments à mettre à jour. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles pour la mise à jour des "articles" et "articles par fournisseurs" sont : x un intervalle d'articles x une prise en compte du stock réel (case sélectionnée "Stock réel différent de 0") x un intervalle de familles articles x un intervalle de sous-familles articles x un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des "articles" uniquement) x un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des "articles par fournisseur" uniquement) x un type d'article (biens, service) x un intervalle de groupe (groupe 1 et/ou groupe 2) x un taux de TVA de l'article Le filtre disponible pour la mise à jour des "Familles articles" est un intervalle de familles articles. Les filtres disponibles pour la mise à jour des "clients/prospects" sont : x un type de tiers (clients ou prospects) x un intervalle de clients/prospects x un intervalle de familles clients/prospects x un intervalle de commerciaux/collaborateurs x un intervalle de données géographiques (code postal, pays...) x un intervalle de groupe (groupe 1 et/ou groupe 2) Le filtre disponible pour la mise à jour des "Familles clients/prospects" est un intervalle de familles clients/prospects. Les filtres disponibles pour la mise à jour des "Tarifs/promotions client ou fournisseur" sont x un intervalle de date (période) x un intervalle de tarifs/promotions x un type de fiche (tarif ou promotion) Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. Mises à jour DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 359 Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de traitement des fiches. Mode de traitement des fiches La sélection du mode de traitement de mise à jour des fiches s'effectue à l'aide d'une liste déroulante. Vous avez le choix de : Verrouiller chaque fiche pendant la mise à jour Ce mode (sélectionné par défaut) vous permet, avant de réaliser la mise à jour, de rendre non modifiable l'élément que vous souhaitez mettre à jour. Il sera modifiable qu'à la validation ou fermeture de l'assistant. Ne verrouiller qu'à la sauvegarde Ce mode vous permet de rendre les éléments non modifiables qu'à la validation de l'assistant. Sans consultation des modifications (gros volumes) Ce mode permet de mettre à jour les fiches sans passer par l'étape de "Contrôle et modification". Si la saisie manuelle est sélectionnée pour certains champs, ce sera sans effet (pas de saisie manuelle proposée). Les fiches sont chargées, modifiées et enregistrées une par une. Si l'opération est annulée, aucune modification n'est conservée. Si le nombre de fiches à mettre à jour dépasse la limite fixée pour l'assistant (évaluation du nombre lorsque l'utilisateur quitte la page de filtre), un message s'affiche pour informer l'utilisateur du nombre de fiches sélectionnées et pour qu'il choisisse quoi faire (redéfinir les filtres, continuer sans contrôle ou ignorer ce message). Boutons de sélection Pour établir la liste des champs à mettre à jour, les boutons suivants sont disponibles : Sélectionner les champs Ce bouton permet d'afficher une fenêtre de choix des champs à mettre à jour. Pour les mises à jour des articles, vous avez la possibilité de sélectionner les champs des détails concernant les tarifs fournisseurs et le stock. Suite à la sélection des champs (case cochée) et à la validation de la fenêtre par OK, tous les champs sélectionnés apparaissent dans la grille. Les champs non modifiables dans la fiche ne sont pas modifiables par l'assistant Flèche bas et Flèche haut Ces boutons permettent de trier les champs affichés mais aussi de définir l’ordre dans lequel les mises à jour seront effectuées. Ajouter le prix d’achat et le prix de vente, si ce dernier est positionné en premier, la mise à jour s'appliquera alors sur le prix de vente puis le prix d’achat. Donc, en fonction des paramètres définis dans la fiche article, le prix de vente peut être recalculé. Vous pouvez rechercher une donnée grâce aux boutons "Loupe". Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3). Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément ou sur le dernier élément correspondant à la recherche. Liste des champs à mettre à jour La liste des champs à mettre à jour est présentée sous forme de grille contenant les colonnes : Champs Liste des champs sélectionnés à l'aide du bouton "Sélectionner les champs" Par défaut la grille contient les champs obligatoires non modifiables, non supprimable : - Mise à jour Article : Code article, Libellé - Mise à jour Articles par fournisseurs : Code fournisseur, Nom, Code article, Libellé - Mise à jour Familles articles : Code famille articles, Familles articles Mode En fonction du type de champ différents modes sont disponibles : o Saisie individuelle : Proposés pour les champs modifiable de type texte, numérique entier, numérique décimal, case à cocher, date/heure, liste de valeurs, champ d'une autre fiche. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 360 Elle permet d’indiquer la nouvelle valeur sur l’étape suivante et pour chaque élément concerné par la mise à jour. o Saisie globale : Proposés pour les champs modifiable de type texte, numérique entier, numérique décimal, case à cocher, date/heure, liste de valeurs, champ d'une autre fiche. Elle permet de déterminer une valeur par défaut à appliquer à l’ensemble des éléments concernés par cette mise à jour. Cette valeur doit alors être renseignée dans la colonne Valeur à appliquer. o Affichage seul : Proposés pour les champs non modifiables (exemple : code de la fiche) Aucune saisie possible. o Différence : Proposés pour les champs modifiables de type numérique entier et numérique décimal. Elle permet d’appliquer à la valeur d’origine un montant à ajouter ou à soustraire et cette modification s’applique sur tous les éléments répondant aux filtres sélectionnés. o Pourcentage : Proposés pour les champs modifiables de type numérique décimal. Il permet d’appliquer un pourcentage de hausse ou de baisse à la valeur d’origine et sur tous les éléments répondant aux filtres sélectionnés. Par défaut, le mode est positionné sur : - Saisie manuelle pour les champs modifiables, - Affichage seul pour les champs non modifiables. Valeur à appliquer Cette colonne permet de saisir une nouvelle valeur, une différence ou un pourcentage. La valeur à appliquer est du même type que le champ à modifier. Comportement La sélection du comportement est disponible uniquement pour la mise à jour des articles ou tiers avec sélection de la colonne famille et "saisie globale". Cette colonne propose les valeurs : o Ne pas appliquer les paramètres de la famille, o Appliquer les paramètres de la famille. Lors de la modification manuelle du code famille articles dans une fiche article, il est possible d’appliquer ou non les paramètres de la famille à l’article. Dans l’assistant de mise à jour, la modification de la famille d’articles est possible. Donc afin de choisir l'appliquer les paramètres de la famille, lorsque le code famille articles est sélectionné et le mode "saisie globale", dans la colonne Comportement, il est possible de choisir l'application ou non des paramètres de la famille. Lors du passage à l'étape suivante, les paramètres définis dans cet écran sont alors appliqués à l’ensemble des données concernées par la mise à jour. Si une nouvelle valeur n’est pas applicable à une des données un message d’informations est alors affiché précisant que la donnée concernée ainsi que sa valeur ne sont pas applicables. Sur cet écran, aucun contrôle de cohérence entre données n'est réalisé. Par exemple, si les champs Famille et Sous-famille sont sélectionnées, il est possible de définir une sous-famille qui n’appartient pas à la famille. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l’étape précédente. Les champs modifiables restent modifiables (champ surligné en saumon). Si la saisie manuelle n’est pas possible (par exemple : Changement du type d’article), un message d’informations est affiché indiquant que le changement n’est pas possible. La grille de la liste des données concernées par la mise à jour contient les colonnes : Sauvegarder Case à cocher Cette case permet d’identifier les données modifiées. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 361 La case est sélectionnée automatiquement si les paramètres de l'étape précédente ont pu être appliqués. Dans le cas contraire, elle est désélectionnée Il est possible de désélectionner la case "Sauvegarder" : dans ce cas, à la validation de l‘assistant, les modifications de données ne seront pas enregistrées. Si aucune modification n’a été effectuée, il n'est pas possible de sélectionner la case. Les champs obligatoires et non modifiables, non supprimable : - Mise à jour Article : Code article, Libellé - Mise à jour Articles par fournisseurs : Code fournisseur, Nom, Code article, Libellé - Mise à jour Familles articles : Code famille articles, Familles articles - Mise à jour Client/prospects : Code (tiers), Nom - Mise à jour Familles clients/prospects : Code famille tiers, Libellé - Mise à jour tarifs/promotions client ou fournisseur : Code tarifs ou promotions, Description Les champs sélectionnés dans l'étape précédente, pour être mis à jour Contrairement à l’étape précédente, des contrôles de cohérence sont effectuées et il s’agit des mêmes que sur la fiche article. Les détails (exemple en Mise à jour d'article le détail du stock) sont accessibles en développant la ligne par le "+"; chaque détail apparaît dans un onglet. Le bouton Précédent permet de revenir sur l’étape précédente mais aucune modification réalisée dans cet écran ne sera conservée. Un message de confirmation vous en informe. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer. Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Droits utilisateurs Il n'y a pas de droit particulier pour les assistants de Mise à jour. - Mise à jour Article : Droit utilisateur pris en compte "Article" - Mise à jour Articles par fournisseurs : Droit utilisateur pris en compte "Article" - Mise à jour Familles articles : Droit utilisateur pris en compte "Familles Article" - Mise à jour Clients/prospects : Droit utilisateur pris en compte "Clients/prospects" - Mise à jour Familles clients/prospects : Droit utilisateur pris en compte "Familles Clients/prospects" - Mise à jour tarifs/promotions clients ou fournisseurs : Droit utilisateur pris en compte "Tarifs clients" ou "Tarifs fournisseurs" Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 362 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à "utiliser par défaut pour les fiches ou les listes" créer un nouveau modèle (documents de vente uniquement), modifier le modèle sélectionné, renommer le modèle, supprimer le modèle, copier l'identifiant du modèle : l'identifiant du modèle est son code (ici un Guid). Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Actions disponibles Depuis cette page, vous disposez des boutons suivants : Rechercher un modèle Créer un mot clé Définir un modèle par défaut Créer un modèle Modifier un modèle Supprimer un modèle Masquer un modèle ou réafficher le modèle Afficher tous les modèles : permet de différencier les modèles marqués comme cachés : ils sont grisés et en italique Il n’est pas possible de cacher un modèle marqué comme par défaut. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 363 Il n’est pas possible de masquer/cacher un modèle marqué comme par défaut. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. Dans cette fenêtre, au niveau de la liste des modèles, les modèles masqués (cachés) ne sont pas affichés (présents) dans la liste. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 364 PARAMÈTRES Paramètres - Open Guide Paramètres Accès : Paramètres - Open Guide Paramètres Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Open Guide Paramètres". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Vous avez la possibilité de réaliser votre page/Open Guide Paramétres. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Ajouter une publication Reports On Line Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des publications. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche publication. Ajouter un compte Reports On Line Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des comptes du ROL. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche compte du ROL. Ajouter un taux de TVA Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche taux de TVA. Ajouter une civilité Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche civilités. Ajouter un code postal Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche codes postaux. Informations société Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs... DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 365 PUBLICATION REPORTS ON LINE Publication Accès : Paramètres - Publication dans Reports On Line– Publication La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches. Les publications sont utilisées pour la gestion du site ROL. La fiche publication peut être créée directement depuis : o le menu « Paramètres - Publication dans Reports On Line– Publication » + ajouter o la publication d’une liste, impression (bouton ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".) Présentation de la fiche La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets. Entête o Libellé* Champ alphanumérique de 80 caractères maximum La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document o Description Champ alphanumérique de 200 caractères maximum Onglets Documents o Icône Permet de sélectionner une image pour la publication. Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options. Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre publication ou par le bouton "Importer", aller chercher un icône d'une autre provenance "Personnalisé". Cet icône est indépendant du logo du dossier o Nom de la publication dans Reports on Line Champ alphanumérique de 40 caractères maximum Rq : la donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête Il reste modifiable. o Date de dernière publication Champ date non modifiable Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication o Date de prochaine publication Champ date non modifiable Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité). o Inactif Case à cocher Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier. La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour. o Modifié depuis le dernier envoi Case à cocher, non saisissable Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée. Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit sélectionnée par défaut. o Liste de documents Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 366 Cette liste contient tous les documents associés à la publication. Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description. Il est possible de : o supprimer un document o modifier la vue de la liste o changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre) Comptes Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication. La gestion de cette liste est commune à toutes les listes. Le bouton "Voir la fiche compte" permet d'ouvrir la fiche du compte. Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera envoyée. Les informations disponibles sont : o Login(email) compte utilisateur Reports on Line Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication o Prénom Non modifiable Prénom du compte o Nom Non modifiable Nom du compte Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une multi-sélection dans la liste déroulante des comptes. Périodicité Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site. La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action « envoyer » est sélectionnée Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, …) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois …). Prochaines dates Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates). En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines… Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché : Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous devrez mettre à jour le planificateur de tâches Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste choisi. Pour mettre à jour le planificateur de tâche windows, vous avez à votre disposition l'action Mettre à jour le planificateur depuis le menu Paramètres-Publication Reports On Line-Publications. Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis par vous. Vous pouvez visualiser les tâches générées via l'application EBP en cliquant sur Démarrer/Tous les programmes/Accessoires/Outils système/Tâches planifiées. Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant sur le bouton "Envoyer". Action de la liste publication o Envoyer Permet de forcer l’envoi sur le site ROL des publications sélectionnées et actives DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 367 o Mettre à jour le planificateur de tâches Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (ROL) pour les publications avec une périodicité. Un message vous demande confirmation de mise à jour : Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications seront envoyées automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste. o Supprimer la tâche du planificateur Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée. Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche : Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées automatiquement à partir de ce poste. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 368 Comptes Accès : Paramètres - Publication Reports On Line – Comptes La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches. Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line. La fiche compte contient : o Login (e-mail)* Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur o Administrateur Case à cocher Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur Un seul compte peut-être administrateur. o Nom Champ saisissable o Prénom Champs saisissable o Mot de passe* Obligatoire o Confirmation* Identique au mot de passe Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte. Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier. Actions A partir de la liste des comptes, il est possible de o Récupérer les comptes du site o Mettre à jour l'identification DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 369 COMPTABILITE Plans analytiques Accès : Paramètres - Comptabilité - Plans analytiques La gestion de la liste des plans est commune à toutes les fiches. Les plans vous permettent d'analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d’analyse, les ateliers.. . La somme des axes enregistrés devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. En version PRO, le nombre de plans est limité à 3 et ils peuvent contenir 1 niveau. En version PME, le nombre de plans est illimité et ils peuvent contenir 12 niveaux. La gestion de l'analytique est activée à partir des Paramètres/Société/Fonctionnalités disponibles. La fiche plans est composée d’une entête et d’onglets. Entête Les champs disponibles sont : Code Il permet de saisir le nom court du plan. Ce code est limité à 40 caractères alphanumériques. Intitulé Saisissez le nom du plan (au maximum 50 caractères alphanumériques). Poste analytique d’attente Champ alphanumérique de 13 caractères maximum Ce champ est saisissable uniquement lorsque le plan est enregistré. Ce poste d'attente permet d’indiquer celui à utiliser automatiquement par le logiciel lorsque le total des ventilations est inférieur à 100 %. Si vous n’indiquez pas de poste, alors vous ne pourrez pas quitter une ventilation tant qu’elle n’atteint pas 100 % du montant à ventiler. L’action Créer le poste d’attente permet de créer le poste d’attente automatiquement et de le placer dans le champ Poste analytique d’attente. Actif Case à cocher, sélectionné par défaut Si la case est sélectionnée, aucune ventilation ne sera effectué sur les postes (onglet «répartition des postes analytiques ») Les onglets « Répartition des postes analytiques » Cet onglet contient une grille composée de 2 colonnes : Code et Intitulé o En version PRO, vous êtes limités à 1 niveau de poste o En version PME, vous êtes limités à 12 niveaux de postes et sous-postes. Les actions de la barre d’outils disponibles sont : o Ajouter + Ajouter Permet de créer un poste analytique à partir du plan, il suffit d’ajouter une ligne par le bouton (raccourci Ctrl + J) et d’indiquer le code et l’intitulé du poste. o Insérer Permet d’ajouter une ligne au dessus de la ligne active o Supprimer Permet de supprimer la ligne active o Vues Permet de définir les champs à visualiser dans la grille de cet onglet o Copier coller, couper, monter descendre Permet de gérer les lignes Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 370 o Voir les postes inactifs Permet de visualiser dans le plan tous les postes appartenant à ce plan mais décochés actifs, ils apparaissent dans ce cas barrés Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 371 Postes analytiques Accès : Paramètres - Comptabilité - postes La gestion de la liste des postes est commune à toutes les fiches. A partir de cette liste, vous pouvez consulter les postes. La création des postes s’effectue uniquement à partir de la fiche plan analytique. En version PRO, vous êtes limités à 1 niveau. En version PME, vous êtes limités à 12 niveaux Fiche Principale La fiche est renseignée par défaut lors de la création des postes à partir de la Elle est composée : o Code Plan (axe analytique) Non saisissable o Code du poste Non saisissable o Intitulé du poste Saisissable o Actif Case à cocher Non saisissable Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 372 Les grilles analytiques Accès : Paramètres – Comptabilité - Grilles La gestion de la liste des grilles est commune à toutes les fiches Une grille analytique peut être paramétrée pour plusieurs plans. Les ventilations par grille s’effectuent en sélectionnant les grilles directement dans les fiches des éléments concernés. La fiche grille est composée d’une entête et d’onglets. Entête Les champs disponibles sont : • Code • Intitulé Champ alphanumérique de 50 caractères maximum Onglets Répartitions o Plan (Axe) analytique : Sélectionnez le plan souhaité pour visualiser ou ajouter des ventilations (seuls les plans actifs sont visualisables). o Grilles de sélection des postes : Cette grille contient les champs code poste et % de répartition de chacun Vous pouvez gérer la liste des postes grâce aux actions : Ajouter, Insérer, Supprimer, Equilibrer Equilibrer : permet de calculer automatiquement le % de répartition manquant dans la répartition et applicable sur la ligne poste sélectionnée. Dans la colonne postes analytiques, vous trouverez les postes actifs créés précédemment lors de l’établissement d’un poste analytique. Saisissez les ventilations en ajoutant des lignes et en sélectionnant les postes (niveau 1 version pro ) et poste de détail (différents niveaux version Ligne PME : dernier niveau) du plan sélectionné. Le total de la colonne Pourcentage doit être de 100 %. Si ce n’est pas le cas, les ventilations devront être complétées lors de la saisie ou seront automatiquement complétées par le logiciel par le poste d’attente, s’il est paramétré dans le plan. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 373 TAXES Taux de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Taux de TVA La gestion de la fiche "TVA" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des taux de TVA est automatiquement généré. Une fiche TVA se compose des éléments suivants : Description Saisissez la description du taux de TVA (au maximum 60 caractères alphanumériques). une Territorialité * Sélectionnez une territorialité dans la liste déroulante. un Taux Champ numérique permettant de définir le taux de TVA pour cette fiche. Le taux et la territorialité ne sont plus modifiables dès lors que la fiche Taux de TVA est sauvegardée. ainsi que des cases à cocher : Par défaut pour la territorialité Cliquez dans cette case afin que ce taux soit proposé par défaut lors de l'appel de la territorialité dans un document. Il est obligatoire de déclarer un taux et un seul par défaut par territorialité TVA non perçue récupérable (DOM)(loi) Cliquez dans cette case lorsque vous souhaitez que la TVA soit calculée, bien que non perçue et non incluse dans le TTC. Cette option est disponible uniquement pour les taux associés à la territorialité DOM, possibilité de cocher l’option sur plusieurs taux, pour une même territorialité DOM. Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce taux de TVA dans les vues standard, listes déroulante.... Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondantes à la territorialité sélectionnée dans le dossier. Il est interdit de créer deux taux de même valeur, pour la même territorialité, peu importe le type. Interdiction de créer deux taux à 19.6, l’un en tant que Normal France, l’autre en tant que Réduit France. Par conséquent les taux livrés par défaut par l'application ne peuvent être ré-utilisés. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir les comptes de TVA et de gestion des ventes/achats par défaut pour toutes les fiches articles. Comptes de TVA Les 2 zones permettent de saisir le compte de TVA sur débits et le compte de TVA sur encaissement pour ce taux de TVA. Comptes de gestion Les zones de cette partie permettent de saisir les comptes de produit et charge. o Les champs Biens et Services concernent les comptes comptables pour les articles. o Le champ Port concerne le compte comptable des frais de port affecté en pied de document. o Le champ Eco-contribution concerne le compte comptable des barèmes éco-contribution affectés sur les lignes articles (uniquement pour les ventes). Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection des comptes s'effectuera dans le plan comptable de la comptabilité. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 374 Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 375 Autres taxes Accès : Paramètres - Taxes – Autres taxes La gestion de la fiche "Autres taxes" est commune à toutes les fiches. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, famille tiers, tiers, les documents de vente et achat. La fiche « Autre taxe » s'identifie par un libellé et les onglets suivants : Libellé * Saisissez le libellé de la taxe (au maximum 100 caractères alphanumériques). Les onglets Général Cet onglet permet de définir le calcul de la taxe Base de calcul de la taxe Le calcul de la taxe s'effectue en fonction de mode de calcul sélectionné ainsi que d'une valeur. La valeur de la taxe peut-être saisie sur 5 décimales (sauf pour la base de calcul "Montant fixe"). Valeur Ce champ permet de saisir la valeur de la taxe que ce soit un montant ou un pourcentage. Unité Ce champ est disponible si la base de calcul contient une notion de poids ou volume. Soumis à la TVA Ca se à cocher sélectionnée par défaut. Cette case permet de définir si la taxe est soumise ou pas à la TVA. Le taux de TVA appliquée sur la taxe sera le taux de la ligne article.. Territorialité sur lesquelles la taxe s'applique Cette liste permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. La gestion des données de cette partie est commune à d'autres onglets. Comptabilité Cette partie permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables de vente et d'achat pour la taxe. Pour chaque Taxe de vente et/ou achat, un compte comptable est associé. Notes La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 376 Barème Eco-contribution Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches. Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la fiche article et les documents de vente. La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution. Une description détaillée du barème est affectée par défaut dans la zone "Note". La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones : Code eco-contrib. * Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du barème. Montant HT Indiquez le montant unitaire HT de l'éco-contribution. Montant TTC Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution. Le montant HT ou TTC de l'éco-contribution est calculé en fonction du taux de TVA défini dans les Paramètres-société-Documents de vente-option générales "TVA pour le calcul de l'éco-contribution". Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 377 DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles des personnes morales. La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / prospects / fournisseurs …) et aux documents de vente (entête de documents). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 378 Contacts Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches. La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets. A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des contacts. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Type Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact divers). Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Divers". Client / Fournisseur Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact. Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur. Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce champ sont automatiquement renseignés. De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement reprises sur la fiche tiers. Onglets Adresse Cet onglet contient les coordonnées du contact Adresse Sélectionner l'adresse Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de modifier cette adresse. NPAI Champ saisissable de type case à cocher. Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 379 Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir l'e-mail du contact. Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme destinataire. Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé) Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 380 Personne physique Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale (exemple : SARL La tour). Autre adresse Cet onglet contient l'adresse complémentaire du contact. Sélectionner l'adresse Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de modifier cette adresse. NPAI Champ saisissable de type case à cocher. Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Web DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 381 Cet onglet permet de définir si le contact doit être envoyé ou non sur Internet. x Contact web : Permet de dire si le contact doit être ou non envoyé sur le net. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 382 Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au Code postal. Le département Sélectionnez le département associé au Code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les actions des codes postaux A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux". Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 383 Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 384 Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 385 Codes NAF Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches. Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives, la fiche Client et la fiche fournisseur. La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF. La fiche "Code NAF" se compose des zones : Code NAF * Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du code NAF. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 386 Remises complémentaires Accès : Paramètres - Divers - Remises complémentaires La gestion de la fiche "Remise complémentaire" est commune à toutes les fiches. Les remises complémentaires pourront être sélectionnées dans les documents ventes et achats. La fiche Remises complémentaires se compose des éléments suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Libellé * Saisissez le libellé de la remise complémentaire (au maximum 30 caractères alphanumériques). Comptabilité Cet onglet permet de définir : o les comptes comptables des remises accordées et obtenues, o si le transfert comptable tient compte ou non des remises. Ces champs sont renseignés automatiquement par les informations présentes dans les options du dossier. Si une modification est réalisée dans les options, elle ne sera pas reportée dans les fiches "remises complémentaires" créées précédemment. Elle sera valable pour les nouvelles fiches. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 387 Frais de port Accès : Paramètres - Divers - Frais de port La gestion de la fiche "frais de port" est commune à toutes les fiches. Les frais de port pourront être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par les éléments suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Saisissez le libellé du frais (au maximum 30 caractères alphanumériques). Applicable sur Liste déroulante Permet de définir une fiche frais de port comme étant disponible dans un document de vente, achat ou les deux. Non soumis à escompte Case à cocher Permet de définir si le frais de port sera soumis ou pas à l'escompte dans le pied de document. Onglet Calcul Cet onglet permet de définir le calcul des frais de port. Ce calcul s'effectue en fonction de mode de calcul sélectionné. Mode de calcul Sélectionner le mode de calcul souhaité : o Montant fixe : ce mode permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document. o % du total HT : ce mode permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage. Celle-ci sera appliquée au total HT du document pour définir le montant du frais de port La saisie d'un palier n'est pas possible pour ces deux modes de calcul. o Palier sur Montant HT facturé : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas pour le calcul). Lors de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le champ total net HT du document. o Palier sur Poids total Brut : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas pour le calcul). Lors de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le poids total brut présent dans l'onglet complément du document. o Palier sur Nombre total de colis : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas pour le calcul). Lors de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le nombre de colis présent dans l'onglet complément du document. o Palier sur Quantité totale facturée : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas pour le calcul). Lors de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec la quantité total des lignes article de types "Biens". o Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas pour le calcul). Lors de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet complément du document. o Saisie par document : Ce mode permet de définir une valeur qui pourra être modifiée dans le pied du document et le libellé du type de frais de port restera affiché. Valeur Ce champ permet de saisir la valeur du frais de port lorsque le mode de calcul est "Montant fixe" ou "% du total HT". Taux de TVA Le taux de TVA affiché par défaut correspond au taux saisi dans les options du dossier. Vous pouvez le changer et sélectionner un autre taux. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance. Calcul des paliers Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 388 La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" suivant les critères suivants : - Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle. La saisie de 3 sur la première ligne dans ce champ signifie de 0 à 3. - Valeur : Permet de saisir une valeur pour ce palier. Onglet Coordonnées transporteur Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du transporteur. Adresse Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 389 Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet comptabilité Cette partie permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. L'affichage des comptes comptables dépend de l'option "Applicable sur" en entête de la fiche. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. Les comptes renseignés sont ceux saisis sur les fiches Taux de TVA. Si la fiche frais de port demande une comptabilisation particulière, vous pouvez saisir un autre compte comptable à cet endroit. Le bouton "Visualiser la fiche de TVA" permet d'ouvrir la fiche Taux de TVA qui est sélectionnée. Le bouton "Voir toutes les TVA" permet de visualiser pour chaque territorialité, tous les taux de TVA disponibles avec les comptes comptables associés. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 390 Secteurs géographiques Accès : Paramètres - Divers - Secteurs géographiques La gestion de la fiche "Secteur géographique" est commune à toutes les fiches. La fiche secteur géographique se compose des éléments suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Libellé * Saisissez le nom du secteur (au maximum 30 caractères alphanumériques). Comptabilité analytique La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Le champ Grille permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les secteurs pourront être sélectionnés dans la fiche Commercial/Collaborateur. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 391 Unités Accès : Paramètres - Divers - Unités La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches. Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues. La fiche unité se compose des éléments suivants : Un Code * Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères. Un libellé * Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques). Un type * Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. Une décimale Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5). Un coefficient de conversion Saisissez le coefficient que vous souhaitez (au maximum 8 décimales). En fonction du type d'unité, le coefficient permet de rapprocher l'unité à ce type de référence. Pour une unité "Gramme", de type Poids, coefficient saisi : 0.001 Dans la fiche article, indiquer l’unité Gramme et saisir dans la valeur du poids brut 125g, son équivalence en kilogramme est donc de 125*0.001 soit 0.125 kilo. Les unités pourront être saisies dans la fiche article, les documents de ventes, les documents d'achats ou les documents de stock. , d'achat ou de stock La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches. Exemple 1 Code unité : M3 Libellé : Mètre cube Type : Volume Décimale : 3 Coefficient de conversion : 1 Exemple 2 Code unité : HEUR Libellé : Heure Type : Temps Décimale : 2 Coefficient de conversion : 1 Exemple 3 Code unité : KG Libellé : Kilo Gramme Type : Poids Décimale : 3 Coefficient de conversion : 1 Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 392 Textes standards Accès : Paramètres - Divers - Textes Standards La gestion de la fiche "Textes standards" est commune à toutes les fiches. Les textes standards sont des modèles de texte que vous pouvez appeler dans vos documents de vente, achat ou stock (onglet notes) mais également dans les lignes de vos documents de ventes, achats ou stocks (onglet Détail, Insérer + texte standard). Ils seront imprimés sur vos documents de vente, achat ou stock. Le texte standard se compose des éléments suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Libellé * Saisissez le libellé du texte standard (au maximum 40 caractères alphanumériques). Onglet Texte * Cette zone de saisie est libre. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Pour effectuer un retour à la ligne dans une zone de saisie, utilisez les touches [Ctrl] +[Entrée] de votre clavier. La partie "Variables" et le bouton "Ajouter" vous permettent de définir des variables dans un texte pour qu’elles puissent être utilisées au moment voulu (par exemple dans un SMS, un email). Suivant le contexte, certaines variables peuvent ne pas avoir de valeur. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 393 Groupes Accès : Paramètres - Divers - Groupes La gestion de la fiche "Groupe" est commune à toutes les fiches. Ces groupes serviront à classer vos données de base par groupes. La fiche "groupe" se compose des éléments suivants : Un libellé * Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques). Un type * Sélectionnez un type de groupe : x Client x Fournisseur x Article x Commercial/Collaborateur une Comptabilité analytique La comptabilité analytique est disponible si elle est activée à partir du menu Paramètre-Société-Fonctionnalités disponibles. L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. La liste déroulante permet d'affecter une grille à votre fiche afin de pouvoir analyser les coûts. Une note La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 394 STOCK Emplacement Accès : Paramètres - Stock - Emplacement La gestion de la fiche "Emplacement" est commune à toutes les fiches. Un emplacement est l'endroit où est stocké physiquement l'article. La fiche emplacement se compose des éléments suivants : Un Code * Indiquez le code de l'unité, sur 20 caractères. Un libellé * Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 50 caractères alphanumériques). La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches. Les emplacements pourront être saisies dans la fiche article et l'inventaire. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 395 SOCIETE Options - Coordonnées Accès : Paramètres - Société Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..). Identification Forme juridique ou civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom - Raison sociale Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Civilité du contact Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom du contact Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Qualité de la personne Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse de la société Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 396 Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Autres informations Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Télécopie/Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 397 IDENTIFICATION Options - Identification Accès : Paramètres - Société Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...) Informations administratives SIRET Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères. Code NAF/APE Ce champ permet la saisie d'un code NAF. Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé. Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . MSA Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques. N° Identification RCS Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ainsi que la ville du greffe auprès duquel est immatriculée la société ; il autorise 200 caractères alphanumériques. N° Identification RM Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 14 caractères alphanumériques. Capital Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. Informations TVA N° de TVA intracommunautaire Ce champ permet de saisir 14 caractères alphanumériques. Territorialité de TVA Ce champ permet la sélection d'une Territorialité. Cette territorialité sera reprise par défaut dans les documents. Elle détermine l'affichage des taux de TVA par défaut. Taux de TVA Ce champ permet la sélection d’une fiche Taux de TVA et l'affichage du Taux. Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondant à la territorialité du dossier (sélectionnée ci-dessus). L'onglet "Liste des TVA" contient les taux de TVA des autres territorialités. Si vous sélectionnez un taux de TVA qui ne correspond pas à la territorialité du dossier (sélectionnée cidessus), la territorialité est alors remplacée par celle correspondante au taux de TVA sélectionné. Mode de calcul de la TVA Ce champ permet de sélectionner le mode de gestion de la TVA : o Sur les débits, o Sur les encaissements, o Mixte. Le changement de mode de calcul n’intervient pas sur les documents déjà émis, qu’ils soient validés ou non. Aide EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) 398 Options - Logo Accès : Paramètres - Société Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de document avec logo. Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Importer. Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci. vous pouvez également Couper, copier coller ou supprimer le logo. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 399 EXPERT Options - Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom - Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pay